В этой статье мы поговорим о том, что такое деловая записка, объясним, как написать деловую записку, и покажем шаблон и два примера, которые помогут вам написать ее для вашей собственной компании.

Подробнее: 5 шагов к написанию отличного делового письма (с советами)

Что такое деловая записка?

Деловая записка — это короткий, но формальный документ, используемый для общения между сотрудниками. Заметки кратки, эффективны и просты в навигации. Они могут выполнять ту же роль, что и пресс-релизы, за исключением того, что документ предназначен в первую очередь для внутреннего использования, а не для местных и национальных журналистов.Примеры заметок, которые могут понадобиться вашему бизнесу, включают в себя изменения в персонале в организации или обновления о собраниях компании, таких как праздничные вечеринки или встречи.

Подробнее:Понимание основ разработки стратегии

Как написать деловую записку

Выполните следующие действия, чтобы помочь вам написать следующую деловую записку:

1. Перечислите цель записки во вступительном абзаце.

2. Будьте лаконичны и сохраняйте положительный тон во всем.

3. Сообщите сообщение записки в теме письма.

4. Используйте основной абзац и заключение, чтобы разбить информацию.

1. Укажите цель меморандума во вступительном абзаце

Читатели должны сразу понять, что вы сообщаете своей аудитории во вступительном абзаце. Вам необходимо составить содержание своей заметки, чтобы ответить на вопросы, которые могут возникнуть у сотрудников. Перечислите цель служебной записки, прежде чем подробно рассказывать о принятии решения или о том, что привело к текущей ситуации.Таким образом, вы даете хронологическую последовательность событий, чтобы дать больше ясности о действиях, которые должны предпринять сотрудники, если таковые имеются.

2. Будьте лаконичны и сохраняйте позитивный тон на всем протяжении

Поскольку вы пишете эту записку коллегам и руководителям, с которыми вы общаетесь ежедневно, используйте позитивный тон. Короткие и четкие предложения с использованием активного залога помогут вам донести свою цель, что может повысить доверие к вам со стороны коллег.

3. Сообщите содержание служебной записки в строке темы

Строка темы должна сообщить читателю, что именно он должен узнать из служебной записки, и указать, куда поместить ее в папке электронной почты.Например, обновление бюджета для отдела маркетинга помогает читателям понять тему служебной записки и предварительно просматривает потенциальные действия, которые повлияют на отдел и его деятельность в будущем.

4. Используйте основной абзац и заключение, чтобы разбить вашу информацию

В основном абзаце подробно рассказывается о решении, которое объявляет компания, и о том, как оно повлияет на каждого сотрудника в будущем. Вы хотите обратиться к потенциальным чувствам к сотрудникам, но вам нужно сделать это таким образом, чтобы они были понятны сотрудникам.Выразите свою благодарность за их тяжелую работу и ваш план работы с сотрудниками, чтобы справиться с повторяющимися изменениями.

Подробнее: 10 Навыки общения: определения и примеры

Шаблон бизнес-памятки

Просмотрите этот шаблон бизнес-памятки при планировании собственного:

Описание изображения

Деловой меморандум

Дата: Текущий месяц, день, год

: Имена сотрудников организации

От кого: Ваше имя и фамилия, официальное название вашей компании

Тема: Тема, связанная с бизнесом

Текст: Начните с перечисления причин, почему вы пишете эту записку на от имени компании.Идеальная длина — одно предложение, но не более двух предложений. Затем вам необходимо предоставить необходимые сведения о том, что все сотрудники, от руководителей до сотрудников начального уровня, должны знать об этих последних событиях в компании. Объясните, является ли эта записка ответом или продолжением ранее письменного сообщения, отправленного компанией.

Изложите здесь свое заключение относительно служебной записки, но вы можете использовать этот раздел для определения потенциальной реакции со стороны сотрудников и планов, которые ваша компания стремится реализовать, которые дополняют пункты выше.Если вам нужно, чтобы сотрудники действовали в соответствии с этой памяткой или связались с конкретным ответственным лицом, также укажите эту информацию здесь.

Спасибо,

Имя и фамилия
Адрес электронной почты компании
Номер телефона компании

Если применимо, вы можете перечислить приложение, подтверждающее решение, объявленное в служебной записке. Возможно, вам придется скоординировать собрание всех сотрудников, чтобы объяснить записку, и в этом случае вы можете вместо этого представить эти вложения лично.

Загружаемый шаблон бизнес-памятки
Чтобы отредактировать шаблон в Документах Google, выберите «Файл» > «Открыть» > «Загрузить» > и выберите нужный файл на своем устройстве.

Если применимо, вы можете перечислить вложение, подтверждающее решение, о котором объявляется в служебной записке. Возможно, вам придется скоординировать собрание всех сотрудников, чтобы объяснить записку, и в этом случае вы можете вместо этого представить эти вложения лично.

Подробнее: Руководство по написанию заметок с советами и примерами

Примеры деловых записок

Ниже приведен образец деловой записки, который вы можете использовать в качестве руководства для своего следующего документа:

Описание изображения

Обновление продукта для GHY Компьютер

Дата: дек.17, 2020

Кому: Всем сотрудникам

От: Джейсона Саксона, вице-президента по маркетингу

Тема: Обновление продукта для компьютера GHY

Принимая во внимание ответы, которые мы получили за последние три месяца от тестировщиков продуктов и клиентов опросов, я пишу, чтобы сообщить вам, что запуск продукта для компьютера GHY будет отложен со 2 января 2021 г. до 2 апреля 2021 г.

Мы считаем, что дополнительное время для проверки возможностей компьютера с обновленные программы помогут клиенту расширить использование программного обеспечения для выполнения повседневных задач.Некоторые сотрудники выразили убеждение, что эта задержка приведет к увеличению продаж конкурентов, поэтому организация решила продавать наши нынешние компьютеры со скидкой 30 % до момента запуска компьютера, предлагая праздничные распродажи со скидкой 50 % в течение новый год. Торговые представители могут делиться этой информацией с текущими клиентами и лидами.

Отдел маркетинга будет информировать организацию о новых обновлениях. Мы понимаем, что это изменение может повлиять на доход и прибыль, получаемые отделом продаж.Менеджеры имеют право отказаться от текущих целей продаж на четвертый квартал и работать с представителями над удержанием текущих клиентов для обеспечения обслуживания клиентов, когда это необходимо.

Хотя эта задержка является неприятной новостью для всех нас, мы верим в обещание наших сотрудников оправиться от этого и добиться процветания в 2021 финансовом году. Мы верим, что наши нынешние клиенты останутся преданными нам, несмотря на эту новость.

Спасибо,

Джейсон Саксон
[email protected]
458-983-6470

Downloadable Memo Example
устройство.

Вот еще один образец бизнес-памятки, который вы можете использовать в качестве руководства для следующего документа:

Описание изображения

North Star Lighting
17 декабря 2019 г.

Кому: Всем сотрудникам

От: Эйвери Андерсон, менеджер по маркетингу продукции

Тема: Выход Лорен Райли на пенсию

Я пишу это сообщение, чтобы сообщить вам, что Лорен Райли уйдет на пенсию из North Star Lighting с 1 марта 2020 года. Лорен была преданным сотрудником North Star Lighting, проработавшим более трех десятилетий. с компанией, восемь из них в качестве вице-президента по продажам.

Мы чувствуем, что Лорен отдала нам все за время своего пребывания в должности, и мы ценим ее усилия по оказанию помощи в расширении отдела продаж с 20 до 40 сотрудников.

Мы знаем, что это будет переходный период для всех нас, и компания находится в процессе найма ей замены, что будет сложно, учитывая ее большую роль. На праздничной ноте мы планируем устроить ей вечеринку в честь выхода на пенсию, так что следите за новостями от меня по этому поводу.

Я призываю вас зайти в офис Лорен, чтобы поздравить ее с этим заслуженным достижением.Еще раз спасибо, Лорен, за всю вашу тяжелую работу.

С уважением,
Эйвери
Эйвери Андерсон
[email protected]
(458) 317-1234

Загружаемый образец памятки
с вашего устройства.

Внутренний меморандум подробно описывает крупную реорганизацию Microsoft, без упоминания об увольнениях

С началом нового финансового года Microsoft сегодня утром компания разослала сотрудникам внутреннюю записку с подробным описанием изменений в ее потребительском и коммерческом бизнесе.

В служебной записке, полученной GeekWire, не упоминаются тысячи увольнений, о которых широко сообщалось в рамках реорганизации продаж.

Но служебная записка — прислана исполнительным вице-президентом Microsoft по международному коммерческому бизнесу Джадсоном Альтхоффом; исполнительный вице-президент по глобальным продажам, маркетингу и операциям Жан-Филипп Куртуа; и директор по маркетингу и исполнительный вице-президент по маркетингу и потребительскому бизнесу Крис Капоссела — подробно рассказывает о том, как Microsoft меняет свои подходы, чтобы лучше реагировать на запросы партнеров и клиентов.

Одним из самых больших изменений, согласно служебной записке, является упрощение модели клиента до двух сегментов: корпоративные и малые, средние и корпоративные (SMC) клиенты. Microsoft также создает несколько новых команд и централизует функции под другими зонтиками.

Вот взгляд на обоснование Microsoft изменений, согласно меморандуму:

Наши коммерческие и потребительские предприятия открывают огромные рыночные возможности на сумму 4,5 триллиона долларов. Мы располагаем уникальными возможностями для обеспечения успеха наших клиентов и партнеров, проводя их через цифровую трансформацию и становясь их предпочтительным партнером. Чтобы помочь нам в этом, с сегодняшнего дня мы начинаем вносить изменения в наши коммерческие и потребительские модели. Эти изменения позволят нам наилучшим образом удовлетворить растущие потребности наших клиентов и партнеров и дать им возможность достичь большего.

Чтобы возглавить эту цифровую трансформацию и воспользоваться этой возможностью, объявляемые нами изменения были основаны на следующих факторах роста, которые позволят нам направить нужные ресурсы для нужного клиента в нужное время.

Согласно служебной записке, к таким «драйверам роста» относятся:

• Предоставьте коммерческим и потребительским клиентам и партнерам возможность цифровой трансформации.
• Эффективно создавайте решения вместе с клиентами и партнерами.
• Согласуйте наши усилия по продажам и партнерству с отраслями для большего цифрового влияния
• Повысить нашу техническую глубину и лучше согласовать продажи и услуги с областями решения
• Повышение внимания к успеху клиентов как напрямую, так и через партнеров
• Расширение масштабов деятельности для обеспечения большей поддержки малых, средних и корпоративных клиентов

Памятка продолжилась намеками на то, что сотрудники узнают больше об изменениях в ближайшие дни:

За последний год мы внесли изменения во внутреннюю работу с целью повышения качества обслуживания клиентов, партнеров и сотрудников. Мы будем опираться на эти изменения, чтобы обеспечить более быстрое принятие решений, увеличить нашу реакцию на клиентов и партнеров, а также продолжать учиться и расти. Мы выслушали наших клиентов, партнеров и сотрудников по всему миру и получили представление о рынке, чтобы наметить смелый путь вперед. Мы объявляем об изменениях в A14 (14 зон), в соответствии с местным законодательством, которые учитывают уникальные атрибуты наших отдельных подзон и зон с несколькими подобластями. Ваши лидеры поделятся подробностями об этих изменениях в ближайшие дни.

Сегодня утром Microsoft опубликовала следующее краткое заявление о реорганизации: «Microsoft внедряет изменения, чтобы лучше обслуживать наших клиентов и партнеров».

В рамках изменений, введенных Microsoft сегодня, корпоративные группы сосредоточатся на шести основных отраслях: производство, финансовые услуги, розничная торговля, здравоохранение, образование и правительство. В этих областях отделы продаж сосредоточатся на современных рабочих местах, бизнес-приложениях и приложениях, а также инфраструктурных решениях.

Он также рекламировал важность своей «Цифровой комнаты выигрыша», специальной группы, созданной для того, чтобы «как можно быстрее прикоснуться к некоторым из самых больших возможностей по всему миру». Эта группа работает вместе с новой организацией по разработке коммерческого программного обеспечения, описанной в служебной записке как «глобальные черные пояса», для обеспечения работы отделов продаж на местах.

Эти изменения указывают на цель более пристального внимания к растущему бизнесу облачных вычислений Microsoft. Стоимость коммерческого облака Microsoft достигла 15 долларов.2 миллиарда долларов в мартовском квартале по сравнению с 14 миллиардами долларов в предыдущем квартале. Между тем, выручка группы интеллектуальных облачных сервисов компании за квартал выросла на 93% до 6,8 млрд долларов.

«Мы будем продолжать поддерживать партнеров-ISV с помощью выделенных ресурсов для разработки программного обеспечения и ускорять рост облачных технологий с помощью наших программ Global Developer Evangelism», — говорится в служебной записке.

Microsoft также стремится наладить отношения с потребителями, «создав у конечных пользователей желание пользоваться теми же инструментами для творчества, которые есть у людей на работе, с помощью нашей современной области решений для рабочих мест на базе Surface, устройств Windows и Office 365.Microsoft отмечает, что игры растут на всех типах устройств благодаря развитию киберспорта, игрового вещания и смешанной реальности.

Чтобы воспользоваться этими тенденциями, Microsoft недавно переименовала приобретенный в прошлом году потоковый сервис Beam в Mixer и интегрировала его в Xbox. Компания уделяет большое внимание смешанной реальности, а также гарнитуре HoloLens, а также серии гарнитур, созданных партнерами Microsoft, дебют которых запланирован на конец этого года.

Microsoft заявила в служебной записке, что создаст «процветающую партнерскую инфраструктуру», основанную на Surface, устройствах Windows, Office 365 и Xbox. В служебной записке говорится: «Мы также запустим новые вертикальные решения IoT и будем осваивать новые рынки, включая голосовую связь, смешанную реальность и искусственный интеллект».

«Мы уверены, что эти изменения позволят нам в полной мере воспользоваться открывающимися перед нами возможностями и позволят Microsoft победить на потребительском рынке».

Microsoft провела прямую трансляцию для сотрудников в 8:00.м. сегодня утром, чтобы дать более подробную информацию о реорганизации.

«Эти изменения потребуют от всех сотрудников WCB, GSMO и MCB работать по-новому», — говорится в меморандуме. «В течение недели вы будете продолжать получать известия от своих менеджеров и лидеров, поскольку мы готовимся к успешному 2018 ФГ».

Новый финансовый год Microsoft начался 1 июля.

Развивающаяся история, продолжение будет дальше.

Тим Кук критикует утечки внутренней информации в утечке меморандума

Согласно новой утечке меморандума Тим Кук заявил, что лица, которые делятся внутренней информацией внутри Apple, не принадлежат компании.

С Грани:

Во вторник вечером Тим Кук разослал сотрудникам Apple электронное письмо о собрании, которое просочилось в The Verge на прошлой неделе. Он сказал, что компания делает «все, что в наших силах, чтобы выявить тех, кто сделал утечку», и отметил, что «люди, которые сливают конфиденциальную информацию, не принадлежат» Apple.

Эта новость последовала за внутренней встречей в Apple 17 сентября, на которой компания обсудила тестирование непривитых сотрудников, Apple против Epic, равенство в оплате труда сотрудников, конфиденциальность и многое другое.Мы знаем это, потому что просочились почти все детали внутренней встречи. Теперь, в недавно просочившемся электронном письме (да, это именно так иронично, как вы думаете), Кук раскритиковал этот шаг. Из электронной почты:

Я пишу сегодня, потому что я слышал от многих из вас, что они были невероятно разочарованы, увидев, что содержание встречи просочилось к репортерам. Это произошло после запуска продукта, когда большая часть деталей наших объявлений также просочилась в прессу.

Кук выразил разочарование не только внутренней встречей, но и утечками информации до презентации iPhone 13.Apple выпустила свой новый смартфон на прошлой неделе вместе с новыми Apple Watch Series 7, iPad mini 6 и iPad, однако большая часть деталей всех ее планов была раскрыта инсайдерами до мероприятия. Кук продолжил:

Я хочу, чтобы вы знали, что я разделяю ваше разочарование. Эти возможности для общения в команде действительно важны. Но они работают только в том случае, если мы можем быть уверены, что контент останется в Apple. Я хочу заверить вас, что мы делаем все, что в наших силах, чтобы найти тех, кто слил информацию.Как вы знаете, мы не допускаем раскрытия конфиденциальной информации, будь то интеллектуальная собственность продукта или подробности конфиденциальной встречи. Мы знаем, что ликеры составляют небольшое количество людей. Мы также знаем, что людям, которые сливают конфиденциальную информацию, здесь не место.

Cook поблагодарил сотрудников за их усердную работу по созданию продуктов и сказал: «Мы продолжим измерять наш вклад в жизнь, которую мы меняем, связи, которые мы укрепляем, и работу, которую мы делаем, чтобы сделать мир лучше». место.»

Инцидент напоминает сагу 2018 года, когда Bloomberg просочился во внутреннюю записку, в которой подробно описывалось, как Apple поймала и уволила сотрудника, который слил подробности о дорожной карте программного обеспечения Apple.

Рубашки Pride с тематикой Apple, которые вы полюбите носить

Знаменитый радужный логотип Apple часто ассоциируется с движением ЛГБТ+. Продемонстрируйте свою поддержку, надев футболку Pride с тематикой Apple, в том числе ту, которая нам нравится больше всего.

Apple публикует внутренний меморандум, подтверждающий право сотрудников обсуждать оплату труда.

С 2016 года Apple заявляет, что ее работники в США получают равную оплату за равный труд. Но, по словам двух нынешних и бывших сотрудников, он незаметно пресекал попытки рабочих подтвердить это утверждение.

Теперь, согласно служебной записке, Apple сообщает сотрудникам, что они имеют право обсуждать свою заработную плату и высказывать свои опасения внешним сторонам, что является серьезным изменением для известного скрытного технологического гиганта.

Заметка была размещена на внутреннем сайте Apple, к которому имеют доступ 80 000 почасовых и штатных сотрудников компании в США.

«Наша политика не запрещает сотрудникам свободно говорить о своей заработной плате, часах или условиях труда», — говорится в служебной записке. «Мы призываем любого сотрудника, у которого есть проблемы, сообщать о них так, как они считают наиболее удобным, внутри компании или за ее пределами, в том числе через своего руководителя, любого менеджера Apple, службу поддержки персонала, бизнес-партнера по работе с персоналом или деловое поведение.

Apple не сразу ответила на запрос NBC News о комментариях.

Формулировка подтверждает право, данное работникам частного сектора в соответствии с Национальным законом о трудовых отношениях, который позволяет работникам организовывать и обсуждать свое рабочее время и заработную плату.

Меморандум перекликается с формулировкой политики делового поведения Apple, в которой говорится, что ничто в правиле «не должно интерпретироваться как ограничивающее ваше право свободно говорить о своей заработной плате, часах или условиях труда.”

Apple отказалась добавлять аналогичные формулировки в свои трудовые договоры, когда группа активистов и акционеров попросила ее в начале этого года. По словам технической активистки Ифеомы Озомы, компания заявила, что этот язык уже включен в ее политику делового поведения.

Меморандум является победой для организаторов Apple, таких как Шер Скарлетт, которая заявила в обвинении Национального совета по трудовым отношениям, что компания ограничила их возможность обсуждать оплату и условия труда, закрыв неофициальные опросы о заработной плате и заблокировав канал Slack по равной оплате труда.

С августа против Apple было подано восемь обвинений в несправедливой трудовой практике по различным вопросам, от незаконного увольнения до домогательств. Одно из этих обвинений было снято.

NLRB, федеральное агентство, контролирующее трудовое законодательство США, расследует оставшиеся семь обвинений. Если он сочтет что-либо заслуживающим доверия, он может заставить Apple опубликовать уведомление, очень похожее на опубликованное сегодня, подтверждающее, что работники имеют право высказываться.

«Это победа для рабочих, потому что она показывает, что Apple знает, что они бы проиграли, если бы дело было рассмотрено в судебном порядке», — сказала Вина Дубал, профессор юридического колледжа Калифорнийского университета в Гастингсе. «Но это также подчеркивает, как мало закон сдерживает несправедливую трудовую практику и как мало могут получить рабочие, когда нарушаются их права на организацию».

В течение нескольких месяцев работники Apple возражали против отсутствия прозрачности в отношении того, сколько люди зарабатывают.

На странице разнообразия и инклюзивности Apple говорится: «Во всем мире сотрудники всех полов зарабатывают одинаково, занимаясь аналогичной работой с сопоставимым опытом и производительностью.Но сотрудники, проводившие неофициальные опросы о заработной плате, обнаружили возможные разрывы в заработной плате и попросили Apple изучить их подробнее. Говорят, компания этого не сделала.

Компания также закрыла три опроса сотрудников о равенстве в оплате труда, сославшись на правила, запрещающие сбор информации, позволяющей установить личность, и размещение опросов в корпоративном аккаунте компании.

В сентябре Скарлетт, инженер-программист Apple, подала иск NLRB против компании, утверждая, что она мстила работникам за участие в защищенной деятельности, когда они пытались обсудить свою зарплату.Недавно она рассчиталась с Apple и попросила NLRB снять с нее обвинение.

«Шер и другие смелые сотрудники помогли выявить в Apple проблемы справедливости и прозрачности в оплате труда, — сказал ее адвокат Александр Л. Фельстинер. раньше их не было. Мы надеемся, что важнейшая организационная работа будет продолжена».

Скарлетт сказала, что не может говорить о деталях своего урегулирования.Она также не смогла прокомментировать, планирует ли она продолжать работу с #AppleToo, правозащитной группой, которую она помогла создать.

Яннеке Пэрриш, одна из соучредителей группы, была уволена из Apple в октябре после того, как удалила файлы со своего рабочего телефона во время внутреннего расследования утечки. Она также предъявила компании обвинение в несправедливой трудовой практике, утверждая, что она отомстила ей за организацию.

Пэрриш сказала, что считает последний меморандум Apple большой победой сотрудников.

«В течение нескольких месяцев мы говорили, что рабочие имеют права и что наши голоса заслуживают того, чтобы их услышали», — сказала она. «Apple предпринимала многочисленные попытки помешать нам использовать свои голоса и обсуждать условия труда и оплаты. Это заявление показывает, что у нас есть законное право говорить. Это также показывает силу голосов рабочих в унисон. Когда мы работаем вместе и говорим вместе, даже самые крупные компании должны нас слышать».

Зои Шиффер — репортер в группе технических расследований NBC News.

Прочитать внутреннюю записку штаба Трампа

Как написать служебную записку, которую люди прочитают

Меморандум или «памятка» используется для общения внутри учреждения или компании. Меморандум используется, помимо прочего, для передачи просьб, договоренностей, жалоб, уведомлений о собрании, предложений и т. д. Первое, что нужно уяснить, — это цель вашего меморандума. Это может быть запрос, в котором вам нужно быть убедительным, чтобы получить то, что вам нужно, или меморандум-подтверждение, чтобы формализовать какое-то соглашение, имевшее место на встрече, что очень важно с точки зрения бумажного следа. Это может быть служебная записка, предлагающая или требующая решения конкретной проблемы, или служебная записка с отчетом о прогрессе в конкретном проекте или начинании.Первое и, возможно, самое важное — использовать заголовок, который привлекает внимание и вызывает у аудитории вопрос. Это побуждает их читать дальше, поскольку это имеет какое-то значение. Например, такой заголовок, как «Хорошие результаты первого квартала, но для достижения некоторых целей требуются дополнительные усилия», дает хорошее резюме служебной записки, но побуждает людей читать дальше, чтобы узнать, какие области все еще нуждаются в улучшении.

Памятки отличаются краткостью, прямотой и простотой навигации.Они менее формальны, чем письма, но должны быть выполнены в профессиональном и лаконичном стиле. Часто цель деловой записки двояка: обозначить проблему и предложить решение. В других случаях служебные записки могут предоставлять или запрашивать фактическую информацию. Помните, что разные люди будут читать памятку по-разному, и вам нужно учесть их всех:

• Те, кто читает только резюме
• Те, кто просматривают всю записку на предмет ключевых моментов и нескольких интересующих их деталей
• Те, кто прочитал весь документ, чтобы найти детали, подтверждающие его основные утверждения или рекомендации.

Начните с краткого изложения — оно предназначено для лиц, принимающих решения, у которых нет времени читать всю памятку. Читатели должны быстро понять содержание и значение памятки. Если у читателей есть вопрос или проблема, они хотят немедленно узнать ответ или решение — если читателям нужна дополнительная информация, они могут продолжить чтение. Спросите себя: кто является предполагаемым получателем этой записки? Что я хочу, чтобы получатель сделал после прочтения записки? Какую информацию получатель будет искать в записке? Такого рода вопросы помогут определить ваш контент, структуру и стиль.Резюме служит для следующих целей:

• Представляет основную просьбу, рекомендацию или заключение
• Обобщает, а затем предварительно просматривает основные факты, аргументы и доказательства
• Прогнозирует структуру и порядок информации, представленной в остальной части меморандума
• Как и строка темы, пояснительная записка дает краткий обзор цели и содержания служебной записки. Читатель использует его для руководства как при первом чтении, так и при последующем быстром обзоре.

Основная часть должна быть как можно короче, но при этом содержать всю необходимую информацию и аргументы в пользу того, что вы просите или предлагаете. Не запутайтесь в сложных формулировках: чем короче и лаконичнее ваша заметка, тем больше людей ее заинтересуют. Используйте простой английский язык — вы не должны использовать сложный язык при написании своей заметки, потому что читатели могут в конечном итоге упустить важные моменты, и ваш меморандум не будет служить своей цели.

Избегайте чрезмерного использования лексики и жаргона в своей работе.Стиль вашего письма должен соответствовать вашей аудитории: в этом случае ваша аудитория — это ваш босс, ваши коллеги или и то, и другое. Итак, ваш стиль должен быть профессиональным, простым, сердечным и легко читаемым. Чтобы добиться такого стиля, используйте короткие активные предложения. Избегайте жаргона и претенциозного языка. Поддерживайте позитивный или нейтральный тон; по возможности избегайте негативных выражений. Помимо облегчения чтения заметок, профессиональный стиль письма также повышает доверие к автору.

Формат внутренней памятки следующий:

МЕМОРАНДУМ
КОМУ:
Копия:
ОТ:
ДАТА:
ТЕМА
ТЕЛО
ПРИВЕТСТВИЕ

Как написать деловую записку

Сейчас 9 утра. м. в понедельник, и ваша электронная почта заполнена объявлениями, обновлениями и множеством задач, которые нужно добавить в список дел. Хотя это больше не факс или распечатка, искусство деловой записки все еще живо и процветает в цифровом пространстве. Деловые заметки по-прежнему являются ценным средством коммуникации, помогающим вам и вашим коллегам не отставать от постоянного развития вашей компании, обеспечивая тем самым бесперебойную работу.

Понимание того, как написать деловую записку, имеет решающее значение для достижения положительных изменений и прогресса.Итак, давайте подробнее рассмотрим цель служебной записки, какую информацию она должна включать и как ее эффективно составить. Мы также обсудим, как вы можете помочь всей своей команде быстро улучшить навыки написания деловых заметок, чтобы вы могли увидеть результаты раньше, чем позже.

Что такое деловая записка?

Деловая записка — это внутренний информативный деловой документ. Деловые заметки похожи на внутренние пресс-релизы; они идеально подходят для быстрого обмена краткой, но важной информацией, часто (но не всегда) с несколькими людьми одновременно. Язык деловой записки менее формален, чем деловые письма, но должен быть профессиональным и вежливым, особенно при включении каких-либо действий для предполагаемого получателя(ей).

Деловая записка подходит для передачи следующего:

• Изменения в составе персонала, в том числе прибавление в команде, увольнение и изменение ролей
• Обновления о предстоящих событиях, таких как собрания или собрания компании
• Смены в повседневных операциях или рабочих процессах

Вы можете использовать заметки для решения бизнес-задач и объявления решений.В отличие от бизнес-предложений или бизнес-кейсов, цель бизнес-памятки не в том, чтобы получить одобрение предлагаемого решения; решение, представленное в служебной записке, уже должно быть утверждено. Цель меморандума — объявить о том, что пришло время реализовать решение, и при необходимости предоставить инструкции о том, как это сделать.

лучше всего подходят для решения одной проблемы или изменения за один раз.

Цель использования деловой заметки для передачи сообщения состоит в том, чтобы быть кратким и эффективным.Поэтому форматирование вашей заметки должно сделать документ максимально удобным для чтения и навигации.

Хотя конкретные детали форматирования, такие как цвета и шрифт, зависят от внутренних правил вашей организации, все заметки должны разъяснять следующую информацию в заголовке (в верхней части документа):

• Дата: дата, когда вы отправляете записку предполагаемой аудитории
• Кому : Имя и/или должность лица (лиц) или группы (групп), которым в основном адресована ваша записка
• Cc (необязательно): имя или должность любого другого лица, которое получит копию, если применимо
• От : Ваше имя; обычно это сопровождается вашими рукописными инициалами и, возможно, вашей должностью
.
• Тема : Фраза, резюмирующая содержание меморандума; подумайте об этом как о неофициальном названии вашего меморандума

За этой информацией следует тело записки — сообщение, которое вы отправляете.Если сообщение простое и изложено в одном или двух абзацах, никакого специального форматирования не требуется. Но если проблема немного сложнее, заголовки и/или маркеры могут стать отличным способом разбить текст и разбить информацию на более удобоваримые части.

Как только вы поймете, как писать деловую записку, следующий шаг — научиться писать ее эффективно. Идеальная деловая записка читается быстро и легко; оно должно быть четким и кратким, уверенным и прямым, но не механическим.Большинство деловых заметок не длиннее одной страницы, но они передают всю необходимую информацию в удобной для читателя форме.

Вот как написать эффективную деловую записку:

• Тема сообщения должна быть краткой, но в то же время точной. Избегайте общих или расплывчатых тем, таких как «Предстоящая встреча», в пользу чего-то более конкретного, например «Уведомление об изменении даты предстоящей встречи отдела маркетинга». Таким образом, даже занятые читатели, которые только бегло просматривают документ, поймут, о какой проблеме идет речь.
• Укажите основную тему вашей записки. С самого первого предложения должно быть понятно, о чем эта записка. Если ваша записка слишком длинная, первый абзац должен кратко суммировать следующее содержание.
• Не забывайте о своей аудитории. Адаптируйте содержание вашего сообщения к приоритетам вашей основной аудитории. Подумайте, что для них важнее всего, и подчеркните этот элемент в начале вашего сообщения, чтобы привлечь внимание ваших читателей. Для заметок, распространяемых между несколькими командами, обязательно используйте язык, знакомый всем, избегая жаргона, который может быть понятен только некоторым членам команды.
• Включайте только соответствующую информацию. Некоторая вспомогательная информация может оказаться полезной и даже необходимой для иллюстрации конкретных моментов. Однако, если вы можете удалить предложение или абзац, не теряя при этом смысла сообщения, его обычно лучше не использовать.
• Выберите правильный тон. Все заметки должны быть уверенными и прямыми, но обязательно учитывайте содержание и аудиторию. Например, деликатные кадровые вопросы требуют более чуткого тона, чем незначительные изменения в расписании.Если вы сомневаетесь, используйте детектор тона Grammarly. Он оценивает тон вашей заметки и ее соответствие вашему сообщению, гарантируя, что она доставлена ​​эффективно и звучит именно так, как задумано.
• Выберите правильный канал связи. Существуют тонкие, но важные различия между отправкой заметки по электронной почте и ее публикацией в канале чата или на платформе для обмена личными сообщениями, поэтому обязательно тщательно выбирайте канал при отправке сообщения. Срочное обновление, например, может лучше подходить для чего-то вроде Slack, чем для электронного письма, которое нельзя открыть сразу.
• Избегайте потенциально запутанных или вводящих в заблуждение ошибок. Каким бы простым ни было сообщение, всегда важно перечитать написанное, чтобы исключить опечатки и другие ошибки, которые могут привести к недопониманию. Grammarly не только выявляет опечатки и грамматические ошибки, но также может определять ваш тон и давать предложения по выбору слов для более четкого письма.

Эффективная памятка повышает производительность, доставляя нужную информацию нужным людям как можно быстрее и эффективнее.Хорошее написание служебных записок также может повысить вовлеченность сотрудников, поскольку члены команды обычно чувствуют себя более связанными с компанией, когда их держат «в курсе».

Быстро улучшите навыки делового письма вашей команды

На индивидуальном уровне, чтобы научиться писать эффективную деловую записку, требуется немного практики, но в конечном итоге это поможет вам и членам вашей команды общаться и сотрудничать более уверенно и эффективно. Однако у вас может не быть времени для медленного развития навыков делового письма, так как же вы и ваша команда можете начать улучшать сейчас ?

Команда Zapier столкнулась с аналогичными проблемами и внедрила Grammarly Business, чтобы повысить согласованность и улучшить взаимодействие между внутренними командами.Вот как ваша организация может повторить их успех:

• Объединение существующих руководств по коммуникациям в единое внутреннее руководство по стилю бренда. Это поможет всем быть на одной странице в отношении использования терминов, характерных для компании. Между тем, четкое изложение рекомендаций для конкретных ситуаций поможет улучшить качество письма в различных областях, включая заметки.
• Поощряйте улучшения в командах. Поделитесь своим руководством по стилю со всеми членами вашей команды, но обязательно поделитесь им 90 463 и за пределами 90 464 вашей команды.Это сведет к минимуму вероятность недопонимания даже при сотрудничестве с другими отделами вашей организации.
• Оптимизация процесса редактирования . Хотя у вас и вашей команды всегда должно быть время, чтобы перечитать свою работу, реальность такова, что мир бизнеса движется быстро. Внедрение виртуального инструмента делового письма, такого как Grammarly, позволит вам и вашей команде сверять документы с настраиваемым руководством по стилю, а также вычитывать ошибки в орфографии, грамматике, дикции и тоне — и все это за считанные секунды.

Помните: эффективная памятка ведет к плавно реализованным решениям; плохо написанный может привести к недопониманию, значительным неудачам или даже провалу. Инвестиции в эффективную коммуникацию — это инвестиции в будущее вашего бизнеса.

Grammarly Business может помочь вашей команде быстро научиться писать более качественные деловые заметки, улучшая навыки письма на 72% всего за шесть месяцев . Чтобы узнать больше или получить Grammarly Business для вашей команды, свяжитесь с нами сегодня!

.

No related posts.