Как внести изменение в штатное расписание: Как изменить штатное расписание

Содержание

Как правильно вносить изменения в штатное расписание?

Изменение штатного расписания возможно в любое время при возникновении такой необходимости. Как это сделать, читайте в нашей статье.

Как выглядит и когда меняется штатное расписание 

Штатное расписание — это информация:

  • о количестве и названиях отделов предприятия;
  • числе и наименованиях штатных единиц/должностей;
  • фонде заработной платы, т. е. точном размере выплат, совершаемых работодателем в качестве оплаты труда ежемесячно. 

Все это представляется в сводном виде в форме, выбранной работодателем: электронной или бумажной. Относительно формы в законодательстве ограничений не имеется.

Соответственно, при изменении одного из перечисленных пунктов должно быть произведено изменение штатного расписания.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Это может произойти в таких ситуациях, как:

  • уменьшение или увеличение общего числа работников;
  • изменение размеров зарплаты;
  • проведение реорганизации;
  • переименование должностей или отделов. 

Согласно письму Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1 изменения штатного расписания совершаются столько раз, сколько решит работодатель.

А вот всегда ли требуются изменения штатного расписания или достаточно издать приказ, дополняющий/обновляющий информацию в штатке, читайте в следующем разделе. 

Когда необходимо внесение изменений в штатное расписание 

Внести изменения в штатное расписание потребуется, если произошла новация названия должности или размера оклада/тарифа, т.

е. условий труда. Это связано с тем, что указанные пункты являются информацией, которая обязательно отражается в трудовом договоре (ст. 57 Трудового кодекса РФ, далее — ТК РФ).

Соответственно, их изменение должно быть отражено и в штатке, и в трудовом договоре (для последнего оформляется допсоглашение).

Другой ситуацией, когда потребуются изменения штатного расписания, является регулирование числа штатных единиц в большую или меньшую сторону.

Во всех остальных случаях утверждать новую штатку необязательно, достаточно ограничиться приказом об изменении информации в ней.

Таким образом, изменения штатного расписания делаются не всегда. 

Как внести изменения в штатное расписание 

Возьмем частный случай изменения штатного расписания — изменение в связи с сокращением:

  1. Работодатель принимает решение о проведении сокращения.
  2. Он вносит изменения в штатное расписание, убирает оттуда лишние, на его взгляд, штатные единицы.
  3. Попавшему под сокращение работнику работодатель предлагает все имеющиеся у него вакансии (ч. 3 ст. 81 ТК РФ).
  4. Через 2 месяца после изменения штатного расписания и уведомления работника о предстоящем сокращении происходит его увольнение по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. 

Изменение штатного расписания осуществляется путем принятия соответствующего приказа. Подробнее об этом читайте в материале Как выглядит приказ об изменении штатного расписания

. 

Итак, изменения штатного расписания возможны в любое время на усмотрение работодателя. В некоторых случаях это является обязательным, поскольку на основании измененного документа в дальнейшем происходят определенные действия со стороны кадровой службы или бухгалтерии.

Штатное расписание на год: оформляем по всем правилам

Некоторые компании пренебрегают им, однако ГИТ может посчитать это нарушением. На практике штатное расписание необходимо и помогает работодателю как для внутреннего контроля и управления, так и при общении с проверяющими органами. Сегодня разбираемся в аспектах подготовки и ведения документа: штатное расписание на год оформляем по всем правилам. Стоит отметить, что при составлении всех внутренних документов компании важно правильно указывать название должностей, профессий и специальностей сотрудников. Как отмечено в части 2 ст. Точность в наименовании должности очень важна для сотрудника при оформлении льготного пенсионного обеспечения.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте.

Это быстро и бесплатно!

Внесение изменений в штатное расписание

При дополнении штатного расписания работодатель не обязан знакомить работников с изменениями. Исключение должностей или отделов также оформляется приказом, либо утверждается новое штатное расписание без включения в него сокращаемых должностей. Если исключаемая должность вакантна, то уведомление о сокращении численности или штата не требуется.

Приказ об исключении должностей из штатного расписания составляется по форме, разработанной работодателем самостоятельно, указание в нем оклада или заработной платы, в отличие от приказа о вводе штатной единицы, необязательно. Если сокращается не вакантная должность: необходимо руководствоваться ч. Таким образом, дата ввода в действие изменений в штатное расписание не может наступать ранее чем через 2 месяца после издания приказа.

Вторым важным шагом при сокращении следует: издать приказ, в котором указать проводимые мероприятия по сокращению штата или численности работников организации, дату внесения предполагаемых изменений, подразделения, должности, фамилии, имена, отчества работников, подлежащих увольнению, их права и предоставляемые гарантии в соответствии с законодательством. После оформления данных приказов необходимо подготовить и выдать уведомления работникам, подлежащим увольнению в связи с сокращением численности или штата если работники не были ознакомлены под роспись с приказом о сокращении штата или численности.

Законом не установлена обязанность работодателя выдавать работнику экземпляр такого уведомления, поэтому достаточно ознакомить с ним работника под роспись ч. При принятии решения об изменении окладов также издается приказ о внесении изменений в штатное расписание. Поскольку заработная плата относится к существенным условиям трудового договора, необходимо соблюдать порядок внесения изменений в трудовой договор в соответствии со ст.

Если работник не согласен работать в новых условиях, то работодатель обязан в письменной форме предложить другую имеющуюся у него работу, которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. Если такой работы нет или работник отказался от предложенного, трудовой договор прекращается по п.

Штатные расписания организации и изменения к ним хранятся постоянно. Предложения, заключения, справки по разработке и изменению штатных расписаний должны храниться в организации не менее пяти лет. Такое же время нужно хранить проекты штатных расписаний п. А вот переписка по разработке и изменению штатных расписаний хранится три года п.

При дополнении штатного расписания работодатель не обязан знакомить работников с изменениями. Исключение должностей или отделов также оформляется приказом, либо утверждается новое штатное расписание без включения в него сокращаемых должностей.

Если исключаемая должность вакантна, то уведомление о сокращении численности или штата не требуется.

Нужно ли каждый год утверждать новое штатное расписание, если оно не меняется? Ответ Ответ на вопрос: Нет, не нужно. Поэтому утверждать документ заново каждый год или с другой периодичностью не нужно. И как часто их можно вносить? Изменения в штатное расписание можно вносить в любое время, когда в этом есть необходимость, поскольку частоту и периодичность изменения штатного расписания работодатель определяет самостоятельно п. Таким образом, переутверждать штатное расписание каждый год при отсутствии необходимости внести в него какие-либо изменения не нужно.

Приказ об изменении окладов в штатном расписании

Приказ об изменении штатного расписания — это распорядительный акт по предприятию, в соответствии с которым изменяется структура, состав или численность штата, размер заработной платы, наименование подразделений или должностей. Но как бы оно ни было составлено, его нужно утвердить Приказом руководителя. В этом случае руководитель издает приказ об изменении штатного расписания. В каких случаях необходим приказ о внесении изменений в штатное расписание Внося изменения в штатное расписание, руководитель контролирует структуру предприятия, численность штата, и его материальное обеспечение. Приказ о внесении изменений в штатное расписание ШР работодатель имеет право издать при необходимости в любой момент своей деятельности. В частности, можно: исключить вакантные должности или целые подразделения компании, в связи с организационными изменениями; ввести новые единицы, если необходимо расширение производства, реализации или увеличение объема оказываемых услуг; сократить занятые единицы, в связи с сокращением численности или штата организации индивидуального предпринимателя ; изменить оклады; переименовать подразделения или должности. В любом случае решение об этом принимает руководитель, и оно обязательно оформляется специальным распоряжением.

Все, что нужно знать про штатное расписание в 2020 году

После чего 11 сентября года был издан приказ о внесении изменений в штатное расписание с 1 октября года. Обратите внимание! Чтобы ввести новые должности в штатном расписании или новые структурные подразделения, необходимо разработать проект приказа о внесении изменений в штатное расписание с определенной даты и подписать его у руководителя организации. При сокращении должностей учитывайте, что по закону работников надлежит предупредить об этом, по общему правилу, за два месяца ч.

.

.

Изменение штатного расписания: учитываем все нюансы

.

.

.

На практике штатное расписание необходимо и помогает Стоит отметить, что при составлении всех внутренних сроки и правила разработки и внесения изменений;; форму приказа В тексте приказа указывается факт утверждения штатного расписания, общее количество штатных.

Нужно ли каждый год утверждать новое штатное расписание, если оно не меняется?

.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание

.

Как внести изменения в штатное расписание?

.

.

.

.

Как внести изменения в штатное расписание в связи с созданием обособленного подразделения?


автор ответа,

Вопрос

В организации создано обособленное подразделение: в том же городе, оборудованы рабочие места, на которых будут трудиться работники на постоянной основе. Как внести изменения в штатное расписание в связи с созданием обособленного подразделения?

Ответ

Действующее трудовое законодательство не устанавливает особого порядка внесения изменений в штатное расписание в зависимости от создания обособленного  подразделения. Данный порядок работодатель определяет самостоятельно и в зависимости от конкретных изменений при необходимости вносит изменения в штатное расписание (например, при введении новых должностей или увеличении штатных единиц).

Обоснование

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», штатное расписание (форма N Т-3) утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица. Согласно Письму Роструда от 22.03.2012 N 428-6-1, штатное расписание является локальным нормативным актом организации, частоту и периодичность изменения в котором определяет сам  работодатель.

Действующее трудовое законодательство не устанавливает особого порядка внесения изменений в штатное расписание в зависимости от создания обособленного  подразделения. Данный порядок работодатель определяет самостоятельно и, в зависимости от конкретных изменений, при необходимости, вносит изменения в штатное расписание (например, при введении новых должностей или увеличении штатных единиц).

К сведению:

Локальный нормативный акт (ЛНА) — это внутренний документ работодателя, (не отдельного обособленного подразделения), рассчитанный на неоднократное применение и устанавливающий права и обязанности организации, всех или отдельных категорий ее работников в части, не урегулированной трудовым законодательством (ст. 8 ТК РФ).

Таким образом, Работодатель самостоятельно принимает решение о способе внесения изменений в штатное расписание.

Итак, изменения в штатное расписание вносятся на основании принятого работодателем решения, закрепленного приказом. Изменения могут быть следующего характера:

исключение вакантных должностей или целых подразделений в связи с организационными изменениями в работе организации или предприятия;

— ввод новых штатных единиц при необходимости расширения производства или увеличения оказываемых услуг;

— сокращение штатных единиц, связанных с сокращением численности или штата организации, индивидуального предпринимателя;

— изменение окладов;

— переименование подразделений и должностей и др.

Изменения в штатном расписании можно оформлять двумя способами:

— изданием приказа о соответствующем изменении;

— утверждением нового штатного расписания.

На вопрос отвечала:

И.В. Тарасова,   

ведущий эксперт ИПЦ «Консультант+Аскон»

Служебное письмо об изменение штатного расписания графика работы

Вконтакте

Facebook

Twitter

Google+

Одноклассники


Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Служебное письмо об изменение штатного расписания графика работы». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

На основании вышеизложенного прошу Вас рассмотреть вопрос об увеличении отдела на одну штатную единицу менеджера по продажам.

Персональные уведомления составляются в двух экземплярах, причем на том, что остается у работодателя, обязательно ставится отметка о вручении с подписью работника. Эта мера предосторожности позволяет избежать претензий о несвоевременном уведомлении сотрудников о переводе на новый график.
Многие организации делают это, например, при переходе на зимнее и летнее время. Либо при появлении рядом серьёзного конкурента.

Утверждение штатного расписания

Если в документ необходимо ввести новую специальность, должность, структурное подразделение, работодатель издает соответствующий приказ, отражающий это изменение. Унифицированной формы для такого распоряжения не предусмотрено.

Сей документ имеет унифицированную форму № Т-3, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ №1, которая рекомендована к применению во всем компаниях независимо от формы собственности, несмотря на то, что прямого указания об обязательном создании штатного расписания в нормативных документах РФ не содержится.

Главное, его размер должен быть не меньше МРОТа. Иначе работодатель рискует ухудшить положение трудящегося, что недопустимо, согласно ТК РФ. Причем данное условие должно соблюдаться как при формировании штатного расписания на начальном этапе, так и при внесении изменений.
Уведомление также должно содержать информацию о том, почему предприятию сейчас надо перейти на данный график работы.

Штатное расписание — основа деятельности предприятия

Cлужебная записка, сообщающая об изменении штатного расписания (с образцами можно ознакомиться ниже), пишется аналогично другим служебным запискам.

В некоторых случаях реформы проводятся индивидуально. График работы меняется для отдельных сотрудников, в связи с появлением заболеваний. Или из-за занятости у другого руководителя, прохождения обучения.

Перевод на неполный рабочий день может осуществляться по инициативе рядового сотрудника компании, подтвержденной оформленным заявлением, или по указанию владельца. Форма приказа о переводе свободная.

Если при слиянии также планируется сокращение, то работников по-новому не требуется уведомлять и срок увольнения не нужно переносить.

Готовый вариант бумаги при добавлении сотрудников

Если место вакантно, изменение обосновывать не нужно. Если занято — соблюдают ряд требований. Сотрудника нужно уведомить о планируемых изменениях не позже чем за два месяца до того, как изменение вступит в силу.

При дополнении или удалении свободных позиций работодатель не обязан знакомить работников с вносимыми поправками. Если речь идет о нововведениях для действующих сотрудников (например, о сокращении их должностей), то с ними необходимо ознакомить под роспись. Для этого не обязательно предоставлять сам документ, достаточно направить уведомления о внесенных изменениях.
Согласующие визы. Должности и подписи руководителей структурных подразделений, имеющих отношение к оформлению приказа. Например, начальника отдела труда и заработной платы, отдела кадров.

Штатное расписание – это не тот документ, который создается на длительное время. Обычно оно утверждается ежегодно. Но любая организация – это живой организм, где изменения организационной структуры неизбежны.

Образец приказа о внесении изменений в штатное расписание

Работодатель может предложить другие рабочие места тем, кого по каким-либо причинам не устраивают изменения. Иначе трудовой договор прекращается на общих основаниях.

В первой части указываются причины и (или) основания внесения изменений в штатное расписание. Они различны. Это может быть и реорганизация, и оптимизация структуры компании, а также введение профессиональных стандартов, переименование должностей или сокращение неэффективных.

Единственное требование – обязательность таких изменений. Допускается замена штатного расписания новым с оформлением соответствующего приказа.

Образец и правила заполнения1.1 Изменение рабочего графика по инициативе работника1.2 Изменение рабочего графика по инициативе работодателя1.3 Можно ли уволить сотрудника при отказе?2 Делопроизводство 3 Как оформить изменение режима рабочего времени?3. 1 Особенности изменения режима рабочего времени3.1.1 Как изменить?

В законах РФ не содержатся ограничения по периодичности внесения изменений в локальных нормативно-правовых документах организации. Согласно письму №428-6-1 от 22.03.2012, направленному Федеральной службой по труду и занятости, частота изменений в штатное расписание определяется владельцем.

Именно внесение изменений в штатное расписание является отправной точкой для осуществления конкретных преобразований на предприятии.

Ходатайство об изменении штатного расписания

Также причиной внесения изменений в штатное расписание могут стать видоизменения тарифных ставок либо надбавок. Основное, чего следует придерживаться – это общего правила по заполнению подобных документов: Как правильно написать?

Положение о зарплате является существенным условием трудового договора. Поэтому новая информация вносится в договор с соблюдением порядка, установленного статьей 74 ТК РФ. Законодательство обязывает уведомить об этом сотрудников письменно за два месяца до того, как изменение вступит в силу.

Прокурор вступает в процесс и дает заключение по делам о выселении, о восстановлении на работе, о возмещении вреда, причиненного жизни или здоровью, а также в иных случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и другими федеральными законами, в целях осуществления возложенных на него полномочий.

Штатное расписание организации – важный документ (локальный акт), наличие которого необходимо и закреплено трудовым кодексом.

Уведомление об изменении штатного расписания

Оно должно оформляться с точным указанием количества сотрудников в каждом отделе, объема их занятости, размера оклада и надбавок, а также некоторых других сведений.

Необязательно расписывать ее подробно, обычно сотрудник пишет «По семейным обстоятельствам» или «В связи с изменением места жительства» и т. д. Подробные причины можно изложить непосредственному начальству устно. Указывается характер изменения графика – временный или постоянный.

Рассмотрим образец приказа, изданного в связи с сокращением целого структурного подразделения предприятия — отдела по работе с дебиторской задолженностью. Все должности в отделе не заняты, поэтому новые условия вступают в силу через два дня — в первый рабочий день после подписания локального акта. Знакомить с документом никого не нужно.

При этом «старое» штатное расписание остается в силе, а приказ с вносимыми изменениями является приложением к нему.

Уведомление работника о внесении изменений в штатное расписание

Хорошо, если предложение об изменении штатного расписания будет оформлено в письменном виде. Например, в виде служебной записки. Она может быть составлена в произвольной форме или по форме, используемой в организации.

Количество работников изначально закрепляется в, которое в ходе осуществления хозяйственной деятельности может меняться в связи с производственными процессами и оптимизацией кадров в порядке, установленном законом. Нормативная база Его наличие нужно подтверждать при проверке хозяйственной деятельности учреждения контролирующими органами.

В приказы об изменении рабочего режима обязательно перечисляются все сотрудники, для которых вводится новое правило.

Приказ об изменении штатного расписания оформляется в установленных случаях: Исключение/введение должностей или целых отделов, когда преобразования связанны с организационными модификациями в компании.

Как правильно внести изменения в штатное расписание

Если возникла необходимость изменить график рабочего времени, нужно знать, как правильно оформить эти изменения в зависимости от того, в каком документе прописан график.

Обе стороны трудовых отношений подписывают соглашение к трудовому договору по поводу повышения оклада, на основании чего издаётся приказ.

Присоединение и слияние это синонимы и суть этого одна, что из двух предприятий будет одно и происходит кадровое сокращение.

Обычно это кадровик, экономист или бухгалтер. В небольших предприятиях штатным расписанием занимается сам учредитель.

Какие сведения должны содержаться в документе

Обращаем внимание, что у работодателя есть обязанность ежемесячного предоставления сведений о наличии вакантных должностей (п.

Штатное расписание нужно для учета структуры компании, ее численности и состава. В нем фиксируют должности, специальности, профессии сотрудников, указание их квалификаций. Когда требуется внести изменение в штатное расписание (ШР), издают приказ. Подписанный приказ хранят в отдельной папке.

При этом независимо от причин, по которым будут произведены изменения, последние должны быть обязательно полностью отражены в служебной записке. После составления этот документ подлежит регистрации в специальном журнале.

Как выглядит приказ об изменении штатного расписания?

При отказе работника от продолжения работы в случаях, предусмотренных частью пятой настоящей статьи, трудовой договор прекращается в соответствии с пунктом 6 статьи 77 настоящего Кодекса.

Данный список не ограничен представленными случаями, но именно эти встречаются на практике наиболее часто.

Оно рассматривается, после чего руководитель структурного подразделения примет решение о согласии или об отказе.

Вконтакте

Facebook

Twitter

Google+

Одноклассники


Похожие записи:

Штатное расписание в 1С Предприятие

Штатное расписание в 1С Предприятие

2 февраля 2016

В программе 1С УТП есть возможность  вести штатное расписание организации: создавать, вносить изменения и формировать отчёты. Штатное расписание является детализацией структуры организации по должностям (занимаемым штатным единицам).

Обращаем Ваше внимание, что в программе 1С УТП НЕ производится контроль наличия свободных вакансий при приеме на работу, то есть штатное расписание является только лишь кадровым функционалом. 

Штатное расписание создаётся и в последующем изменяется с помощью документа Изменение штатного расписания. Документы — Штатное расписание — Изменение штатного расписания организаций.

При создании документа Вы указываете количество ставок по каждой должности в каждом подразделении организации, вид и валюту тарифной ставки, график работы. Эти параметры являются обязательными.

Также есть возможность указать максимальную и минимальную тарифную ставку (для дополнительного анализа), основное начисление и способ отражения (тогда при приёме на работу на указанную должность эти параметры будут заполнены автоматически).

В документе также есть печатная форма (см. Рисунок). Выглядит она следующим образом:

Введённые документом данные отображаются в регистре сведений Штатное расписание организации.

Для того чтобы внести изменения в штатное расписание нужно создать новый документ Изменение штатного расписания выбрав в нём нужную должность и подразделение, после чего НОВОЕ количество ставок.

К примеру, в Цех 1 у нас было 2 механика, но с января месяца мы принимаем на работу ещё одного. В таком случае  заполняем документ следующим образом:

Вот как изменилось штатное расписание после введение новой ставки:

Если у Вас обратная ситуация, и штатная единица выбывает из штатного расписания, в таком случае Вам нужно создать новую запись с количеством ставок 0. К примеру, с подразделения Производство выводится штатная единица Начальник цеха:

Кроме того в документе Изменение штатного расписания есть возможность указать надбавки для штатной единицы.

Указываем должность, подразделение, вид надбавки, размер и способ отражения. После этого при приёме на такую должность надбавки для сотрудника будут заполнены автоматически:

Теперь рассмотрим доступные в 1С УТП отчёты по штатному расписанию – это Штатное расписание организаций, Штатная расстановка организаций и Утверждённое штатное расписание организаций. Это меню Отчёта – Штатное расписание.

Отчёт Штатное расписание организации выводит информацию о количестве занятых и вакантных ставок в разрезе должностей:

Отчёт Штатная расстановка организаций, в отличии от предыдущего, выводит информацию о том, кем из сотрудниками заняты должности организации:

Отчёт и Утверждённое штатное расписание организаций выводит уже знакомую нам форму штатки:

Также в программе 1С УТП предусмотрено формирование штатного расписания по данным управленческого учёта. Подробнее об этом см. далее.

О внесении изменений в штатное расписание Российского центра обучения избирательным технологиям при Центральной избирательной комиссии Российской Федерации (утратило силу на основании постановления Центризбиркома России от 02.08.2007 N 22/183-5), Постановление ЦИК России от 23 марта 2007 года №203/1275-4

О внесении изменений в штатное расписание Российского центра обучения избирательным технологиям при Центральной избирательной комиссии Российской Федерации

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 23 марта 2007 года N 203/1275-4

О внесении изменений в штатное расписание Российского центра обучения избирательным технологиям
при Центральной избирательной комиссии Российской Федерации

____________________________________________________________________
Утратило силу на основании
постановления Центризбиркома России от 2 августа 2007 года N 22/183-5
____________________________________________________________________

В целях совершенствования работы Российского центра обучения избирательным технологиям при Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, оптимизации его штатной численности Центральная избирательная комиссия Российской Федерации

постановляет:

Внести изменение в штатное расписание Российского центра обучения избирательным технологиям при Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, утвержденное постановлением Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 20 декабря 2006 года N 192/1217-4 «О структуре и штатах Российского центра обучения избирательным технологиям при Центральной избирательной комиссии Российской Федерации»:

В Отделе бухгалтерского учета и отчетности Российского центра обучения избирательным технологиям при Центральной избирательной комиссии Российской Федерации:

преобразовать одну штатную единицу должности ведущего специалиста I разряда в должность главного консультанта.

Председатель
Центральной избирательной комиссии
Российской Федерации
А.А.Вешняков

Секретарь
Центральной избирательной комиссии
Российской Федерации
О.К.Застрожная

Пояснительная записка к проекту постановления ЦИК России о внесении изменения в штатное расписание РЦОИТ при ЦИК России

В связи с увеличением объема, сложности и ответственности работы Отдела бухгалтерского учета и отчетности РЦОИТ при ЦИК России, вызванного реализацией мероприятий Программы информационно-разъяснительной деятельности ЦИК России в период подготовки и проведения федеральных избирательных кампаний в 2007-2008 годах, и, прежде всего, составлением бухгалтерской отчетности по размещению заказов на поставки продукции, выполнение работ и оказание услуг для государственных нужд, а также по реализации государственных контрактов, заключенных РЦОИТ при ЦИК России по результатам проводимых открытых конкурсов в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, предлагается:

преобразовать одну штатную единицу должности ведущего специалиста I разряда в должность главного консультанта в Отделе бухгалтерского учета и отчетности РЦОИТ при ЦИК России.

Вносимое изменение призвано привести в соответствие объем и качество имеющейся работы, должностным обязанностям, ответственности и размеру оплаты труда, соответствующим должности главного консультанта.

Это позволит, предъявив более высокие, по сравнению с должностью ведущего специалиста I разряда, требования к ответственности, профессионализму и объему выполняемой работы, повысить качество труда, обеспечить надлежащее вознаграждение работнику и усовершенствовать работу отдела в целом.

Электронный текст документа
подготовлен ЗАО «Кодекс» и сверен по:
файл-рассылка Центризбиркома России

приказ о введении структуры предприятия, образец

Кадровое делопроизводство

Штатное расписание

ВВ. МИТРОФАНОВА,
канд. экон. наук, директор

Центра профессионального развития

 

Штатное расписание: разработка, утверждение, унифицированная форма

Внесение изменений в штатное расписание

Внесение изменений в документы сотрудников при изменении штатного расписания

Изменение окладов

Штатное расписание — это документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации.

 Штатное расписание: разработка, утверждение, унифицированная форма

Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37, составление штатного расписания может быть вменено в обязанности экономиста по труду. Поскольку такая должно  сть есть далеко не в каждой организации, то руководство компании самостоятельно решает вопрос, на кого возлагается эта работа.
Если руководитель организации возлагает данную обязанность на работника, у которого она в трудовом договоре и (или) должностной инструкции не прописана, то такое лицо назначается посредством приказа по основной деятельности.
Примерная форма приказа о возложении на работника обязанностей по созданию проекта штатного расписания приведена ниже.

В ТКРФ нет прямого требования о наличие штатного расписания в каждой организации, однако в постановление Госкомстата России от 05.01.04 №1 предусмотренно, что унифецированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в т. ч.

Совет 1: Как оформить изменение оклада

форма Т-3 (Штатное расписание), распространяются на организации всех форм собственности

Утверждается штатное расписание приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.
В данном приказе в отличие от типовой формы приказа по основной деятельности отсутствует констатирующая часть, и приказ может начинаться сразу со слов «ПРИКАЗЫВАЮ», т. к. никаких дополнительных пояснений для введения в действие штатного расписания не требуется. Хотя можно указать причины (при их наличии), по которым происходит утверждение нового штатного расписания.
Форма приказа об утверждении штатного расписания дана ниже.


 

До апреля 2001 г. законодательство не устанавливало каких-либо требований к составлению штатного расписания. С введением Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (постановление Госкомстата России от 06.04.01 № 26) у работодателя появилась возможность использовать уже готовую форму штатного расписания — форму Т-3. В 2004 г. вышел в свет новый Альбом унифицированных форм, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1, в котором в форму Т-3 были внесены незначительные изменения. Фактически изменились подписи виз согласования в конце формы. Приведем пример заполнения штатного расписания.


 

Необходимо обратить внимание на то, что в трудовом договоре работника наименование должности должно соответствовать указанному в штатном расписании.
Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ (ст. 57 ТК РФ).
На данный момент существуют следующие справочники, которыми можно пользоваться при установлении профессии (должности) в штатном расписании:
—  ЕТКС — Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих;
—  Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих;
—  ОКПДТР — Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

Внесение изменений в штатное расписание

Внести изменения в штатное расписание можно двумя путями.
Во-первых, можно изменить само штатное расписание. Новое штатное расписание за следующим регистрационным номером утверждается приказом по основной деятельности.
Во-вторых, как правило, когда изменения, вносимые в штатное расписание, не существенны, их можно оформить посредством приказа по основной деятельности.
В случае если изменения вносятся в штатное расписание посредством приказа, то заголовок приказа может быть следующим:
«О внесении изменений в штатное расписание»;
«Об изменении штатного расписания»;
«О частичном изменении штатного расписания».
В качестве основания в приказе могут быть указаны следующие причины:
—  совершенствование организационной структуры компании;
—  проведение мероприятий, направленных на улучшение деятельности отдельных структурных подразделений;
—  реорганизация компании;
—  расширение или сокращение производственной основы компании;
—  изменение законодательства;
—  оптимизация управленческой работы;
—  планово-экономические расчеты отдела по работе с персоналом, устранение дублирования функций и т. д.
Форма приказа о внесении изменений в штатное расписание дана ниже.
 
 

Когда происходит изменение штатного расписания, необходимо правильно оценивать происходящие в связи с этим изменения.
Когда в действующее штатное расписание вносятся новые должности, исключаются старые, происходит изменение наименования должности, создаются новые отделы, то часто эти процессы затрагивают уже работающий персонал, и тогда необходимо вносить изменения и корректировки в кадровые документы сотрудников в зависимости от того, какие изменения вводятся. Это могут быть:
1)  переименование должности;
2)  перевод;
3)  переименование отдела;
4)  возложение дополнительных обязанностей;
5)  изменение окладов.
Во всех этих случаях сотруднику кадровой службы необходимо производить разные процедуры оформления кадровых документов.
Рассмотрим все эти варианты отдельно.
Переименование должности имеет место, когда у сотрудника, работающего в данный момент времени и выполняющего определенные обязанности, не меняется ничего, что повлекло бы за собой изменение его трудовой функции или обычного распорядка рабочего дня. Однако необходимо помнить, что согласно ст. 57 ТК РФ наименование должности, специальности, профессии является существенным условием трудового договора. Статья 73 ТК РФ предусматривает, что по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, по инициативе работодателя допускается изменение определенных сторонами существенных условий трудового договора. Обязательное условие — в результате таких изменений трудовая функция работника должна остаться неизменной. Кроме того, ч. 2 ст. 73 ТК РФ устанавливает и специальный порядок таких изменений — работник должен быть предупрежден в письменной форме не позднее чем за 2 месяца до их введения.
Таким образом, в случае переименования должности, помимо внесения изменений в штатное расписание (путем издания приказа по основной деятельности), необходимо получить письменное согласие работника. Если работник не согласен — следует действовать в порядке, предусмотренном ст. 73 ТК РФ. После этого вносятся соответствующие корректировки в личную карточку Т-2 и трудовую книжку. Пример внесения записи дан ниже.


 

Согласно ст. 72 ТК РФ перевод — это изменение трудовой функции или существенных условий трудового договора, в частности места работы (с указанием структурного подразделения), если это указано в трудовом договоре, трудовой функции, прав и обязанностей работника, характеристик условий труда, льгот и компенсаций, режима труда и отдыха, условий оплаты труда.
Постоянный перевод по инициативе работодателя в той же организации допускается с письменного согласия работника. Первым документом при оформлении перевода должно быть предложение о переводе, затем — письменно оформленные изменения к трудовому договору, подписанные работником и работодателем. После этого издается приказ о переводе (унифицированная форма Т-5), основанием для которого является изменение к трудовому договору. После этого вносятся изменения в трудовую книжку и личную карточку Т-2.
Ниже представлена схема оформления документов при переводе сотрудника и схема внесения изменений (дополнений) в трудовой договор.
 

Пример внесения записи в трудовую книжку.
В том случае, если наименование структурного подразделения указано в трудовом договоре работника, то его переименование (изменение наименования, например вместо «отдел маркетинга» — «отдел маркетинговых исследований») при отсутствии изменения в трудовой функции работника или иных существенных условий труда осуществляется так же, как и изменение в наименовании должности работника (т. е. при выполнении требований ст. 73 ТК РФ).

Изменение окладов

Когда в штатном расписании изменяются оклады, необходимо внести изменения в следующие документы сотрудника:
1. Трудовой договор. Так как согласно ст. 57 ТК РФ существенными условиями трудового договора являются условия оплаты труда (в т. ч. размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты), то при изменении ставки оклада необходимо оформить изменения к трудовому договору (см. пример выше).
2. Личную карточку Т-2 (разд. 3) (пример дан ниже).

Используются технологии uCoz

Структура и штатная численность организации (документ, предусмотренный ОКУД, код 0252211), а также фонд заработной платы, как правило, определяются на стадии бизнес-планирования при образовании, реорганизации юридического лица или при расширении либо освоении нового вида деятельности, то есть решение этих вопросов первоначально, да и в последующем, являются прерогативой учредителей.

Структура и штатная численность предприятия может быть закреплена в уставных документах (Уставе, Положении). За исключением казенных предприятий, находящихся на бюджетном финансировании, или филиалов (представительств) коммерческих предприятий, такая жесткая регламентация встречается крайне редко. В условиях рыночных отношений, жизненноважным для любого субъекта предпринимательской деятельности в любой сфере деятельности, является оперативное реагирование на происходящие на рынке изменения. Если же структура и штатная численность закреплена в учредительных документах, то изменения возможны после первоначальных соответствующих изменений этих документов и необходимой государственной регистрации таких изменений (целая процедура).

Динамика рыночных отношений требует высочайшей гибкости и оперативности, поэтому в большинстве коммерческих организаций вопрос формирования и изменения структуры, а равно и численности персонала, входит в компетенцию генерального директора. Именно он должен определять структуру, выстраивать служебные отношения, регулировать численный состав, исходя из текущей ситуации на рынке в общем, направлений деятельности и финансового положения возглавляемого им предприятия. Он отвечает перед учредителями за конечный финансовый результат, и не должен спрашивать разрешения у кого бы то ни было на совершение необходимых организационных мероприятий, более того, в средних и особенно малых предприятиях генеральный директор сам является учредителем (соучредителем).

На практике в подавляющем большинстве средних и малых предприятий документ, нормативно закрепляющий структуру и штатную численность, либо отсутствует вообще либо имеет форму схемы, определяющей иерархию служебных связей между структурными подразделениями либо их производственную взаимосвязь (потоки информации и отчетности).

Такая схема представляет собой перевернутое двухмерное дерево и описывает линейно-функциональный тип организационного построения организации. Однако из теории управления известны и другие более сложные типы организационного построения, такие как матричная и проектная, которые являются многомерными.

Если у сотрудника меняется оклад нужно ли делать изменения в штатном расписании

Соответственно схематичное изображение многомерной структуры организации на бумажном носителе (документе) практически нереально.

Исходя из того, что наличие такого документа, как «Структура и штатная численность», не обязательна для организации, в качестве совета, приведем несколько ситуаций, когда создание такого документа только может навредить делу. Не стоит документально закреплять внутреннюю структуру организации, если:

  • организация является действительно малым предприятием и достаточно разработать полные должностные инструкции для сотрудников;
  • все управление (принятие решений) сосредоточено в одних руках;
  • организация занимается одним видом деятельности и нет необходимости разбивать сотрудников на отдельные рабочие группы;
  • организация строится по многомерной системе.

Если же руководитель решил, что документ «Структура и штатная численность» необходим организации, то при его оформлении следует подчиняться следующим правилам.

Какой-либо типовой или унифицированной формы нет, поэтому правила его оформления подчиняются общим требованиям ГОСТа, то есть, он может иметь содержательную часть в виде текста, таблицы или схемы.

Разработка структуры предприятия и определение штатной численности, в лучшем случае, должна входить в обязанности директора (менеджера) по персоналу, обладающего необходимыми знаниями и опытом, а также, наверное, самое важное, информацией о рынке, состоянии фирмы и перспективами развития. Этот документ должен быть согласован с руководителями направлений (структурных подразделений).

На основании утвержденной структуры и штатной численности, отдел кадров готовит к утверждению штатное расписание.Образец схематичного
оформления структуры и
штатной численностиПример табличного
оформления структуры
и штатной численности

Приказ о введении новой должности в штатное расписание образец

Далее заполняется таблица в соответствии с занимаемыми работниками должностями, окладами и другим наименование — к структурным подразделениям относятся филиалы, представительства,отделы, цеха и другое. В 2018 году с 39 до 61 увеличили количество видов деятельности (20 вместо 30 зарплатных налогов). Сначала нужно собрать статистическую информацию касаемо вводимой должности (виды работ, функции сотрудника, временные затраты и т.

Несмотря на подобную дыру в законе, все контрольные службы запрашивают данный документ. Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме. В нашу редакцию нередко поступают вопросы, касающиеся ведения такого важного кадрового документа, как штатное расписание. Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

выполняются конфигурации в действующем штатном расписании без удаления кодов должностей и структурных подразделений.

Как изменить оклад в штатном расписании?

потому работодатель не должен знакомить с ним работника при приеме на работу. Процедура введения новейшей должности заключается в нескольких шагах, объединяющих организационные мероприятия и документальное оформление.

Каждое подразделение включает штатные должности с неотклонимым указанием специальности.Штатного расписания, когда оно дополняется новейшей должностью либо. В табеле указываются должности и причитающийся им размер оклада, надбавок, а также сумма.Как составить приказ об изменении штатного расписания, эталон.Дата утверждения приказа может не совпадать с деньком. Это безвозмездно и займет всего одну минутку! — как нередко пересматриваются аннотации? эталон приказа об утверждении штатного расписания на 2018 год.

Приказ о введении в штатное расписание новой должности образец

В неприятном случае информацию о том, что компания задолжала бюджету, потенциальные и действующие контрагенты будут созидать целый год. эталон наполнения штатного расписания. Мрот составит 11 163 рубля, что на 1 674 рубля больше, чем на данный момент. Приказ о внедрении в штатное расписание новейшей должности эталон ввод новейшей должности в штатное расписание происходит по приказу управляющего. При внедрении штатной численности в штатном расписании могут находиться целые единицы и дробные. С его помощью проверяется и собирается информация о сотрудниках, вознаграждении о проделанной работе и т. Синопской набережной) тел 7(812) самый полный и животрепещущий сборник документов(кодексы, законы, письма и пр. схожий предшествующему метод, как внести конфигурации в штатное расписание при внедрении новейшей должности. Дополнение штатного расписания методом введения новых должностей и структурных подразделений.

Изменение зарплаты в штатном расписании как оформить. Приказ об изменении штатного расписания

— это документ, который является удобным инструментом для работодателя. На основании этого документа работодатели нанимают и переводят сотрудников, корректируют заработную плату и названия должностей, оптимизируют штат и численность персонала. В то же время у кадровиков возникают вопросы, насколько регулярно следует вносить изменения в штатное расписание и как вносить эти изменения.

Примечание! Вопрос о правовой природе штатного расписания вызывает споры.Сторонники первой позиции считают, что это локальный акт … Сторонники второго подхода исходят из того, что это организационно-распорядительный документ.

Загрузить сопутствующие документы:

Внесение изменений в штатное расписание

Давайте выясним основные причины изменения штатного расписания. Обычно основанием для внесения изменений в штатное расписание являются кадровые изменения, происходящие в организации (таблица ниже).Если работодатель примет такое решение, изменится организационная структура, организация, состав и количество ее сотрудников, заработная плата по должностям и так далее. Эти события коснулись штатного расписания организаций.

Стол

Кадровые преобразования, которые необходимо отразить в штатном расписании

Тип изменений

Письменное уведомление сотрудникам

Введены новые должности в штатном расписании, отделах, управлении

Не требуется

Заработная плата, изменение системы оплаты труда

Надо

Позиции переименованы в

Надо

Структурные подразделения переименованы

Необходимо, если в трудовом договоре указано наименование отделения

Сотрудник переведен в другой отдел

Сотрудник переведен на другую должность

Надо

Надо

Вакантные должности исключены

Не требуется

Способы внесения изменений в штатное расписание

Есть два способа подать заявку на изменение штата:

  1. издать приказ о внесении изменений в действующее штатное расписание. В этом случае предлагаемые изменения прописываются в самом тексте приказа;
  2. утвердить новое штатное расписание (об этом тоже издают приказ , но изменения отражаются не в нем, а непосредственно в новом штатном расписании).

Конкретный способ корректировки штатного расписания компания выбирает самостоятельно. Если нововведений небольшие, а кадровый учет ведется в автоматизированной системе, удобнее вносить изменения по заказу. Если в организации планируются масштабные кадровые перестановки, лучше утвердить новый график.

Распоряжение на изменение выдается в произвольной форме. Единой формы нет. В заказе указано:

каковы причины изменения штатного расписания, в чем суть корректировки,

с даты внесения изменений (дата их вступления в силу может не совпадать с датой приказа).

Самые важные изменения этой весны!


  • В работе кадровиков произошли важные изменения, которые необходимо учитывать в 2019 году. Проверьте формат игры, чтобы узнать, учли ли вы все нововведения. Решите все проблемы и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело».

  • Читайте в статье: Почему сотрудник отдела кадров проверяет бухгалтерию, нужно ли мне сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для расписания в 2019 году

  • Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но практически бесполезны.А некоторые из них могут даже вызвать недоумение у инспектора GIT.

  • Инспекторы ГИТ и Роскомнадзор рассказали, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать от новичков при приеме на работу. Наверняка у вас есть документы из этого списка. Мы составили полный список и подобрали безопасную замену для каждого запрещенного документа.

  • Если оплатить отпуск на день позже, компания будет оштрафована на 50 000 руб. Сократите срок уведомления о сокращении минимум на сутки — суд восстановит работника на работе. Мы изучили юриспруденцию и подготовили для вас безопасные рекомендации.

При утверждении нового штатного расписания представить его проект на подпись в головную кадровую службу и главному бухгалтеру. Если вместо них другие лица имеют право подписать документ на основании доверенности, укажите их фамилии и инициалы.

Важно! Помните, что штатное расписание не может быть введено задним числом.

Информацию о том, как составить штатное расписание, читайте в

.

Как часто можно вносить изменения в штатное расписание

Закон не устанавливает обязательной периодичности смены штатного расписания.Работодатель вправе внести такие изменения в любое время, когда в этом возникнет необходимость. Как часто менять штатное расписание, компания определяет на свое усмотрение. Таким образом, нет необходимости ежегодно утверждать новое штатное расписание, если нет необходимости отражать в нем какие-либо изменения.

Помимо внесения изменений в штатное расписание в случае изменения должностей, изменения размера и состава выплат и т. п., в трудовом законодательстве предусмотрены отдельные процедуры, которые также могут привести к корректировке штатного расписания.Например, изменение штатного расписания в связи с оптимизацией численности или штатного расписания сотрудников (статья 180 ТК РФ), организационными или технологическими изменениями (статья 74 ТК РФ). и другие.

Совет. Если вы собираетесь нанимать новых сотрудников в период внесения изменений в штатное расписание, немедленно примите новичка на новых условиях, чтобы вам не пришлось корректировать его трудовой договор в будущем.

Изменения в штатном расписании, если работник в день увольнения заболел

Если работник находится на больничном в предполагаемый день сокращения штатов, исключить его должность из штатного расписания невозможно. Запрещается увольнение по инициативе работодателя при нетрудоспособности. Поэтому вносить изменения в штатное расписание по мере фактического сокращения сотрудников.

Проект нового штатного расписания разрабатывается одновременно с приказом о сокращении на первом этапе оптимизации штата. В случае увольнения сотрудника позже, чем первоначально планировалось, то изменение штатного расписания относительно количества и должностей таких сотрудников следует прописать строго со следующего дня после их увольнения. Правильность такого подхода подтверждается арбитражной практикой (решения Мосгорсуда от 17 июня 2010 г. № 33-17293, от 25 июня 2010 г. № 4г / 3-3606 / 10).

Посмотрите пример решения похожей ситуации .

Исключение из штатного расписания «вилок» заработной платы.

Сотрудники имеют право на получение оплаты без дискриминации. Поэтому оставлять в штатном расписании «пробки» зарплаты нецелесообразно.

Суть вилки зарплат в том, что зарплаты на одной должности не одинаковы. Вместо конкретной цифры зарплаты в штатном расписании часто прописывают минимальную и максимальную сумму, например, 20 000–40 000 человек.

Разница в заработной плате может иметь место, если сотрудники имеют разный стаж по профессии, в отрасли, разную квалификацию, должностные обязанности и т. Д. (Часть первая статьи 132 ТК РФ).При этом положение о вознаграждении должно отражать четкие критерии, по которым компания выплачивает ту или иную заработную плату. В противном случае суд признает вилки дискриминацией и обяжет работодателя компенсировать разницу в оплате труда (ст. 3, 236 ТК РФ). Таким образом, в исключительных случаях допустимо оставлять вилки в зарплате, но это небезопасный способ. Инспектор обязательно обратит на это внимание. Лучше использовать прибавки или префиксы к должностям («младший», «старший», «ведущий» и т. Д.).

Подробнее об этом. .

Таким образом, мы выяснили, когда работодателю необходимо внести изменения в штатное расписание. Это можно сделать двумя способами — внести изменения в приказ или утвердить новое штатное расписание.

Они вводятся не только в том случае, когда работодателю необходимо ввести новые профессии. Также меняется, если необходимо исключить штатную единицу из расписания.

Это можно сделать:

    под заказ;

    утверждение нового SR.

Учитывайте порядок, в котором сообщение удаляется.

Исключение специальности из SR

Если место свободно

При необходимости работодатель вправе исключить специальность или кафедру из рабочего графика. Для этого составляется приказ об исключении должностей из штатного расписания. Здесь есть один нюанс: если должность, которую планируется исключить из документа, является вакантной, то вам не нужно оформлять уведомление о сокращении или сокращении штата.

В связи с уменьшением

В этом случае возможно утвердить новый СР без включения в него сокращаемых специальностей, а также издать приказ об исключении должности, подлежащей сокращению, из СР и утвердить новый документ после даты предстоящих изменений . Сотрудники, подпадающие под действие, должны быть подписаны письменным документом за два месяца до этого. Об этом указано в ч. 2 ст. 180 ТК РФ … Согласно этому правилу, дата вступления в силу изменений в порядок работы не может наступить ранее, чем через два месяца после выдачи приказа.

Приказ об исключении должности из СР может быть оформлен работодателем в любой форме. Нет необходимости указывать размер ставки или заработной платы.

В заказе указать:

    информация о происходящем событии;

    дата внедрения планируемых нововведений,

    — наименование отделения, профессия и ФИО граждан, которых коснется сокращение;

    Права и гарантии уволенных работников

После выдачи приказа работодатель обязан ознакомить с ним уволенных работников.

Хранение заказов

SR, а также приказы о снятии должности должны постоянно находиться на предприятии. И все предложения по его развитию и изменениям должны храниться в архиве предприятия не менее пяти лет. Такой же срок удержания установлен для кадровых проектов.

Это кадровый документ, отражающий информацию о составе государства. Обычно он составляется в конце года на следующий календарный год.Но иногда возникает необходимость внести в него изменения. Независимо от причин, главное — правильно составить документ и не допустить ошибок при его утверждении.

Причины внесения изменений

Отмечен ряд причин, на основании которых может быть скорректировано штатное расписание:

  • Изменение структуры предприятия.
  • Реорганизация.
  • Изменение объема деятельности.
  • Проведение работ по совершенствованию деятельности предприятия.
  • Изменение законодательной базы.
  • Экономические расчеты, относящиеся к производственной и трудовой сферам организации.
  • Сокращение персонала.
  • Оптимизация предприятия.
  • Исключение или введение новых вакансий и должностей.
  • Изменение заработной платы.
  • Переименование постов.

Способы и особенности внесения изменений

Есть две опции, которые позволяют вносить изменения в документ с расписанием сотрудников организации:

  1. Выдача приказа о внесении изменений с перечислением изменений в тексте приказ. Используется для мелких исправлений.
  2. Составление нового расписания и его утверждение. Применяется в случае значительных изменений.

При внесении изменений также стоит учесть некоторые особенности:

  1. Из штатного расписания могут быть удалены только вакантные должности, то есть те, которые не заняты человеком.
  2. Если снятие вакансии из штатного расписания влечет за собой увольнение, необходимо уведомить работника за два месяца до вступления приказа в силу.
  3. Если изменение штатного расписания связано с изменением условий труда, то задействованные рабочие должны быть уведомлены за два месяца до этого.
  4. Если изменение касается изменения названия должности или отдела, то следует уведомить сотрудников, которых коснется это изменение. Кроме того, в трудовой книжке должна быть сделана соответствующая запись.
  5. Если изменения касаются оплаты труда, то все изменения также дублируются в трудовом договоре и личной карточке Т-2.

В течение года можно вносить неограниченное количество изменений в штатное расписание. Главное — придерживаться законодательства и своевременно информировать трудовой коллектив об изменениях.

Кто и как оформляет заказ?

Приказ, на основании которого вносятся все необходимые изменения в штатное расписание, оформляется в произвольной форме. Основные реквизиты документа:

  1. Название организации или филиала. Указывается полное имя.
  2. Дата подготовки.
  3. Номер бумаги. Он проставляется согласно принятой на предприятии системе заказов.
  4. Причины изменения.
  5. Дата вступления в силу изменений.
  6. Перечень изменений. Это указывает:
  • позиция;
  • зарплата по определенной должности;
  • количество единиц состояния, которые необходимо удалить или добавить.
  1. Подпись ответственного лица.

Подготовкой бумаги и последующим выполнением заказа занимается:

  • Отдел кадров.
  • Бухгалтерский учет.
  • Планово-экономический отдел.
  • Министерство труда и заработной платы.

Все зависит от размера предприятия и функций каждого отдела.

Образцы заказов в зависимости от типа изменений

Предлагаем Вам образцы типовых заказов на изменение расписания работы предприятия.

Появление новой должности

Отмечена дата введения новой должности в штат:

Сокращение

В документе указываются лица, для которых действует сокращение, и дата его вступления в силу :

Переименование должности

В этом случае отмечается название нового имени:

Важно уведомить сотрудников об изменениях следующим документом:

Изменение заработной платы или тарифа ставка

В приказе указано, на сколько и когда изменится тариф:

Устранение вакансий

Перечислены исключенные единицы персонала:

Существенные изменения документов

Как уже упоминалось, желательно внести значительные изменения в форме составления и утверждения нового документа. В этом случае номер расписания будет рядом с ранее принятым. График утверждается в установленном порядке на основании общего приказа.

Видео: Изменение штатного расписания в ZUP 3.0

С помощью видеоурока можно узнать, как правильно вносить изменения в штатное расписание в программе ZUP 3.0:

Изменения в штатное расписание производятся на основание соответствующего приказа, составленное в произвольной форме и содержащее информацию о причине внесения изменений.

Узнайте, как правильно внедрить новое штатное расписание: готовый образец заказа, подробную инструкцию по его составлению, консультации специалистов и перечень необходимых деталей можно найти в статье.

Артикул

Загрузите этот полезный документ:

Когда нужен приказ об утверждении документа

Штатное расписание разработано на любом предприятии — большом и малом, государственном учреждении, коммерческих структурах.Это условно-обязательный документ, благодаря которому оптимизируется работа с персоналом, управленческая деятельность, налоговый и бухгалтерский учет в организации. Как это будет выглядеть, работодатель решает самостоятельно, хотя в большинстве случаев используют единую форму Т-3. Утверждение штатного расписания оформляется письменным приказом.

В журнале «Кадровое дело» вы найдете

Оформить заказ без ошибок несложно, если у вас под рукой есть стандартная форма и подробные рекомендации по ее заполнению.Если документ не имеет установленной формы, резко возрастает риск ошибок: не всегда удается придумать правильный заголовок и преамбулу, неясно, какой должна быть структура.

Как оформить приказ об утверждении штатного расписания: образец

Единая форма приказа об утверждении штатного расписания отсутствует. Поэтому составляйте его в произвольной форме с учетом общих требований к оформлению организационно-распорядительной документации.Сегодня актуален стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016. Его используют как бюджетные, так и коммерческие организации.

Для составления грамотного приказа действуйте по инструкции:

  1. Заполнить колонтитул

Если вы не используете фирменный бланк с информацией о компании — полное и сокращенное наименование юридического лица, адрес и другие реквизиты, укажите их в верхней части формы. Введите название, дату и место составления ниже, регистрационный номер документа.

Регистрационный номер, иногда — вместе с индексом, присваивается в соответствии с номенклатурой дел и инструкциями по ведению кадрового делопроизводства работодателя… Нумерация может быть сплошной или разделенной по типам документов. По присвоенному номеру приказ о штатном расписании вносится в бумажный или электронный журнал регистрации, подшивается к делу, хранится в архиве.

Расскажет специалист журнала «Кадровое дело»

  1. Укажите основание, на котором выдан документ

Поскольку речь идет о штатном расписании, обратитесь к норме закона, которая требует ее введения в действие письменным приказом руководства компании (раздел 1 инструкции, утвержденной постановлением Госкомстата. России No.1 от 5.01.2004 г.).

  1. Выполнить административную часть

Запишите, какой именно документ вступает в силу, укажите его регистрационный номер и дату составления. Здесь же можно привести ключевые характеристики утвержденного штатного расписания, например: « при численности 30 штатных единиц, при месячном фонде заработной платы 932 000 руб. ». Подробно описывать содержание Т- 3 формы, достаточно скопировать данные последней строки.

  1. Перечень приложений к заказу

Обычно прилагается один документ — штатное расписание, но могут быть и другие приложения. Укажите наименования прилагаемых документов и количество листов в каждом из них.

  1. Проверить заказ в установленном порядке

Порядок заверения административных документов по основному виду деятельности прописан в местных нормативных актах компаний. Обычно ставят печать организации (если есть) и подпись должностного лица, уполномоченного отдавать приказы.

Так выглядит типовой порядок штатного расписания (образец). Скачать бесплатно можно в начале статьи .


Для легализации документа и минимизации риска ошибок воспользуйтесь готовым примером заказа на утверждение штатного расписания. Перед тем, как отправить его на подпись, убедитесь, что у вас есть все необходимые реквизиты — какие из них будут подсказаны визуальной шпаргалкой от Системы Кадры.

Кто подписывает приказ о внедрении штатного расписания

Распорядительный документ должен быть подписан генеральным директором… Без подписи руководителя организации приказ об утверждении штатного расписания в дошкольном образовательном учреждении (контроль документации) не вступает в силу. Если документ до утверждения согласован бухгалтерией, отделом кадров и другими службами, дополните форму полями для подписей ответственных должностных лиц: главного бухгалтера, начальника отдела кадров. Рядом с каждой подписью есть место для расшифровки — фамилия и инициалы сотрудника, название занимаемой должности.

Директор компании имеет право передать право подписи другому сотруднику — например, его заместителю или главному бухгалтеру. В большинстве случаев достаточно оформить письменное распоряжение на право подписи кадровых документов. Но если в уставе организации такая возможность не предусмотрена, вам придется оформить доверенность от имени работодателя. Специалист «Системы Кадры» расскажет, как оформить такую ​​доверенность и может ли доверитель ее расторгнуть в любой момент

Внимание! Закон не требует подписей сотрудника по кадрам и главного бухгалтера организации о порядке утверждения штатного расписания, при этом они необходимы для заверения формы штатного расписания.

Вам решать, знакомить ли остальной персонал с приказом на подпись или нет. Все, что сотрудник должен знать о своей должности — имя, зарплата, надбавки, график работы, основные функции и обязанности — прописано в трудовом и коллективном договоре, дополнительных соглашениях, должностной инструкции и местных нормативных актах. Поэтому отсутствие его подписи на приказе об утверждении штатного расписания ни в коем случае не вызовет нареканий со стороны ГИТ.

Утвердить новое штатное расписание письменным приказом, составленным в произвольной форме. Ориентируйтесь на общие нормы трудового законодательства и действующий ГОСТ, проследите, чтобы на бланке была проставлена ​​вся необходимая информация.

К распорядительному документу приложить штатное расписание, заверенное подписями главного бухгалтера и начальника отдела кадров. Чтобы приказ вступил в силу, заверьте его подписью руководителя организации и печатью, если вы используете ее в своей работе.

Изменения в штатном расписании могут быть основаны на разумном объяснении и приказе руководства организации. Есть разные типы и есть несколько вариантов.

Причины внесения изменений в штатное расписание

Штатное расписание в конкретной организации формирует штатный состав и общую численность компании. Данный вид документа является нормативным для предприятия и содержит информацию о списке должностей, штатных единицах, информацию о ежемесячной заработной плате и пособиях, доступных сотрудникам.

Окончательное решение об изменении штатного расписания остается за руководителем предприятия. Только после того, как директор подпишет приказ, изменения вступают в силу.

На практике есть 2 способа внести изменения в штатное расписание:

  1. Выдается приказ о внесении соответствующих изменений, которые указаны в штатном расписании. Этот метод подходит для внесения незначительных изменений.
  2. Формулируется новое штатное расписание, утверждается приказом.

Причины изменения штатного расписания:

  • Реорганизация предприятия. Этот термин означает конец существования и появление новой организации … Также слияние предприятий в одно целое можно отнести к реорганизации.
  • Оптимизация предприятия. Оптимизация проявляется в разных направлениях. В основном организация оптимизирует свои затраты за счет сокращения штата.
  • Изменение объемов производства. Здесь изменения происходят в связи с увеличением или уменьшением объема предприятия.
  • Проведение различных мероприятий.

Согласно ч. 2 ст. 73 ТК РФ, руководство предприятия должно предупредить работника о своем намерении внести изменения за 2 месяца.

Кто оформляет приказы на внесение изменений в штатное расписание

Как уже было сказано выше, приказ об изменении штатного расписания вступает в силу после подписания директора и, соответственно, сотрудника. Но кто оформляет сам заказ и кому доверяют такую ​​серьезную работу? Рассмотрим этот вопрос подробнее.

Данный вид документа оформляется по форме Т-3. Обычно штатным расписанием занимается бухгалтерия предприятия. Хотя, если рассматривать квалифицированный перечень должностей, то такие вопросы должен решать экономист по труду. Но дело в том, что такие экономисты есть в государстве только в крупных организациях. В остальных случаях такой должности нет, и поэтому руководитель сам решает, кому доверить эту работу.

Стоит отметить, что в законодательстве не сказано, кто именно должен решать вопросы, связанные с штатным расписанием.

Варианты изменения штатного расписания

Изменения носят иной характер. Возможны несколько вариантов изменений:

  • изменение заработной платы. Повышение или уменьшение заработной платы по одной или нескольким должностям, либо изменение заработной платы на тарифную ставку и наоборот;
  • Сокращение персонала на
  • человек в связи с оптимизацией или изменением объемов производства;
  • необходимость смены наименования подразделения или должности;
  • снятие с персонала должности, которая больше не нужна.

Все эти изменения можно вносить в документ в течение года в неограниченном количестве.

Изменение штатного расписания, увеличение заработной платы

Если обратиться к Трудовому кодексу РФ, то там сказано, что работодатель не имеет права снижать заработную плату работникам, кроме случаев, предусмотренных ст. 74 ТК РФ. Это может быть связано с уменьшением размера самой штатной ставки.

Исходя из этого, можно рассматривать вопрос только о повышении ставки или заработной платы работника.

Внесены изменения в трудовой договор и личную карту работника формата Т-2. Ниже приведен образец.

Название отдела

Должность (специальность, профессия), категория, квалификация

Ставка тарифа, заработная плата
руб.

База

Личная подпись владельца трудовой книжки

11.07.16
Цех упаковки готовой продукции
Оператор 4 разряда
18000
Арт.233 от
10.07.2016

09.12.16
Склад готовой продукции
Кладовщик
22000
Заказ № 309 от
08.12.2016

15.01.17
Цех нефтепереработки
Оператор 6 разряда
24000
Приказ № 410 от 14.01.2017

Как видно из выборки, зарплата сотрудника растет в сторону увеличения.

Изменение заработной платы на почасовую

Помимо повышения заработной платы, бывают случаи, когда возникает необходимость изменения заработной платы по почасовой оплате… Факторы для принятия данного решения разные: наличие регулярных сверхурочных, увеличение или уменьшение продолжительности рабочего дня (смены) и др.

Для расчета заработной платы за отработанное время вводится почасовая тарифная ставка, и изменения вступают в силу в соответствии с приказом «Об изменении системы оплаты труда».

Сокращение персонала

Этот тип изменения отличается сложностью процесса. Руководитель организации обязан уведомить сотрудника о своих намерениях за 2 месяца.Чаще всего сокращение штатов происходит по причинам оптимизации предприятия из-за сложной ситуации.

Под сокращение попадает незанятая единица, в которой организация больше не нуждается.
После подписания соглашения о сокращении работодатель обязуется выплатить работнику среднемесячную заработную плату в течение двух месяцев. Кроме того, работодатель, принявший решение о сокращении персонала, обязан уведомить службу занятости и профсоюз за два месяца, а в случае массовых увольнений — за три месяца.

Изменение должности в штатном расписании

Изменение должности оформляется в виде письменного обоснования, в котором подробно излагаются причины решения. Кроме того, необходимо письменно уведомить сотрудника об изменении должности не позднее, чем за 2 месяца. Если работник согласен с поставленными условиями, то помимо трудового договора составляется договор, в котором планируются изменения. После этого выдается приказ об изменении наименования должности сотрудника.И последним этапом этого процесса станет внесение соответствующей записи в кадровые документы сотрудника.

Введение новой должности

Этот процесс аналогичен предыдущему. Как правило, потребность во введении новой должности в штате возникает по причинам увеличения числа новых рабочих мест в организации или для достижения повышения эффективности в том или ином отделе.

Удаление позиции

Исключение должности из штатного расписания может быть принято к исполнению только в двух случаях:

  • Должность вакантна, занимаю эту должность длительное время.
  • Должность исключена из штата в целях оптимизации и сокращения штата.

Независимо от того, вводит работодатель новую должность или исключает ее, он обязан сообщить об этом работнику не позднее, чем за 2 месяца до подписания приказа.

Порядок хранения заказа

Согласно действующему законодательству, штатное расписание не имеет сроков и может храниться в течение всего жизненного цикла организации.

Однако документы должны храниться в специальных папках в доступном месте и для любой авторизованной проверки, предоставляемой по первому запросу руководства организации.

Штатное расписание не является обязательным документом. Но несмотря на это, любая серьезная организация осознает удобство и полезные качества формы Т-3. Таблица в большинстве случаев создается один раз в год. Но при других обстоятельствах в штатное расписание вносятся изменения. Поэтому организации необходимо хранить этот документ в доступном месте.

В контакте с

Как часто следует проводить подбор персонала. Как внести изменения в штатное расписание? Как часто можно менять штатное расписание

Нормативный документ, отражающий структуру организации, ее штатное расписание и численность, в соответствии с ее уставом составляет штатное расписание. Внесение изменений в штатное расписание возможно только на основании приказа о внесении изменений в штатное расписание.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание

Решение об изменении штатного расписания принимает работодатель (руководитель организации или индивидуальный предприниматель). Это решение нужно закрепить. Законодательство не предусматривает единой формы указанного приказа. Следовательно, работодатель имеет право развивать его самостоятельно. Подписание приказа об изменении штатного расписания производится руководителем или другим уполномоченным лицом организации.

Изменения могут касаться следующих положений штатного расписания:

  • исключение вакантной должности или нескольких должностей, единиц в связи с любыми организационными изменениями в работе работодателя;
  • введение новых должностей, если принято решение о расширении производства или увеличении объема оказываемых услуг или выполняемых работ;
  • сокращение штата работодателя;
  • изменение заработной платы работников;
  • переименование подразделений и должностей.

Работодатель может также принять решение о других основаниях изменения штатного расписания.

Обращаем ваше внимание, что работодатель обязан ежемесячно предоставлять информацию о наличии вакансий (п. 3 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1). Такая информация предоставляется в службы занятости.

В таблице ниже приведены сведения о возможных причинах внесения изменений, а также об основных этапах, которые должен пройти работодатель при принятии решения о внесении изменений в штатное расписание.

Основания для внесения изменений в штатное расписание Порядок (порядок) внесения изменений в штатное расписание Обязанность ознакомить сотрудников организации или индивидуального предпринимателя с изменениями в штатном расписании
1. Дополнение штатного расписания за счет введения новых должностей и структурных подразделений. Создание приказа (проекта приказа) о введении новых штатных единиц, который содержит следующие сведения:
  • наименований вновь вводимых структурных подразделений, должностей;
  • количество новых штатных единиц;
  • вновь установленный размер заработной платы (доплаты, надбавок).
не предоставляется
2. Исключение вакантных должностей Оформление приказа (проекта приказа) об исключении штатных единиц, в котором содержится следующая информация:
  • дата внесения изменений;
  • наименование исключенных позиций;
  • без учета штатных сотрудников.
не предоставляется, так как эти позиции не заняты
3. Сокращение персонала
  • Уведомление сотрудников о намерении сократить;
  • Создание приказа об исключении определенных штатных должностей или об утверждении нового штатного расписания, которое не будет включать избыточные должности
Письменное уведомление работников не менее чем за 2 месяца до даты вступления в силу нового штатного расписания / внесенных в него изменений (ч. 2 ст. 180 ТК РФ) и предложения вакантных должностей уволенные работники (ч. 3 ст. 81, ст. 82, 180 ТК РФ (далее — ТК РФ)).
Из указанной нормы следует, что внесенные изменения не могут вступить в силу ранее, чем через 2 месяца после уведомления.
4. Изменение заработной платы сотрудников Изменение размера заработной платы, установленного штатным расписанием, влечет изменение условий трудового договора в части установления размера оплаты труда (п. 5 ч. 2 ст. 57 Гос. ТК РФ и п. 3 раздела «Штатное расписание» Инструкции по применению и заполнению первичной учетной документации по учету труда и оплаты труда, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). И такое изменение по инициативе работодателя возможно только при изменении каких-либо организационных или технологических условий труда (ч. 1 ст. 74 ТК РФ).
Перед внесением таких изменений работодатель обязан принять ряд мер, а именно уведомить сотрудников о:
  • о предстоящих изменениях в положениях трудового договора. Форма уведомления написана;
  • причины, вызвавшие необходимость внесения таких изменений (п. 2 ст. 74 ТК РФ).
После принятия решения об изменении заработной платы и надлежащего уведомления работников работодатель имеет право изменить заработную плату на основании приказа о внесении изменений в штатное расписание.
Срок уведомления не позднее, чем за 2 месяца до внесенных изменений.
В случае отказа работника от работы в изменившихся условиях трудовое законодательство предписывает работодателю предложить ему другую работу, которая у него есть (ч. 3 ст. 74 ТК РФ).Причем делать это нужно в письменной форме. Если такой работы нет или работник не согласен с предложенными вариантами, то трудовой договор с работником прекращается (п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
5. Переименование должностей и отделов Создание приказа (черновика) о переименовании должностей и отделов, который содержит следующую информацию:
  • дата, с которой внесены изменения;
  • название переименованных должностей;
Срок уведомления — не позднее, чем за 2 месяца до внесенных изменений.
Форма уведомления написана.
Если работник не согласен с предложенными условиями, то работодатель обязан предложить другую существующую работу.
Если такой работы нет или работник не согласен работать на предложенных условиях или работать на существующей должности, то трудовой договор с работником расторгается (

Этот документ оформляется по мере необходимости, при возникновении необходимости — например, руководство в связи с сокращением объемов работ решило сократить штат или численность персонала, или вопрос касается изменения должностных окладов и т. д.Как часто нужно менять? Дата в штате предприятия — важнейший показатель, свидетельствующий о сроке его действия в первоначальном виде. Каждая новая версия штатного расписания утверждается руководителем на определенный период, обычно на 1 год. Если необходимы срочные кадровые изменения, сокращения и т. Д., В любое время может быть утверждена новая версия, датированная днем ​​ее утверждения. Периодом его изменения может быть любой регулярный период календарного года или время, оставшееся до 1 января следующего года, например, 9 месяцев или полгода.

Курсы, семинары, тренинги

Внимание

Хотя ТК РФ не обязывает компании составлять и утверждать штатное расписание, постановление Роскомстата определяет необходимость ведения первичной документации для учета заработной платы для всех форм собственности. Этот график составлен по единой форме Т-3. Он составляется на определенную календарную дату, и его утверждение обычно происходит 1 января каждого года.

Информация

Штатное расписание должно быть утверждено приказом руководителя. Такой график — довольно «мобильный документ», и каждая организация периодически сталкивается с необходимостью внесения в него изменений и дополнений, которые, в свою очередь, тоже вносятся на основании приказа руководителя.

Сколько раз в год можно менять штатное расписание?

Как часто и в каких случаях необходимо вносить изменения в штатное расписание? В такой график обязательно вносить изменения, если в организации происходит структурная реструктуризация — формируются новые отделы, меняется количество и должностная структура сотрудников, в том числе вводятся новые должности и / или исключаются старые… Изменения можно внести либо полностью заменив это расписание, либо отдав приказ о внесении изменений.
В случае внесения изменений в штатное расписание, необходимо отразить причины изменений.

Ipc-zvezda.ru

Штатное расписание — это производственный документ, который не создается в течение длительного периода времени. Перестановки в штате, снижение или повышение заработной платы, а также другие обстоятельства нужно корректировать.

Кадровые изменения носят рутинный характер и должны производиться в соответствии с требованиями законодательства и правами работников.Важные этапы этого процесса представлены в этой статье, они помогут избежать ошибок в корпоративной документации.

Кадровое обеспечение в вопросах и ответах

Важно

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, сколько раз в год может меняться руководитель предприятия, а также вносить изменения в штатное расписание. Ответ Штатное расписание является локальным документом организации и согласно Инструкции по использованию и заполнению форм первичной бухгалтерской документации (утверждено Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. №


).1) используется для формализации структуры, штатного расписания и штатного расписания организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, информацию о количестве штатных единиц.
Законодательство не содержит ограничений по замене и количеству изменений, вносимых в штатное расписание в течение года.

Причины внесения изменений в штатное расписание

В связи с внесением изменений в ТК РФ, которые предполагают выполнение профессиональных стандартов и соответствие наименований должностей и ведомств определенному справочнику, в некоторых организациях возникла необходимость в различных переименованиях. .Согласно законодательству необходимо, чтобы наименования должностей и кафедр соответствовали единому тарифно-квалификационному справочнику должностей и профессий.
Для переименования должностей необходимы основания для досрочного назначения пенсии. Рабочие могут надеяться на это, когда их рабочее время составляет менее десяти лет в штатном расписании.


Кроме того, необходимо учитывать профессиональные стандарты тех организаций, акции которых принадлежат Российской Федерации в размере пятидесяти одного процента.

  • Увеличение или уменьшение заработной платы.

Штатное расписание (ШР или в просторечии — «штат») содержит перечень структурных подразделений, наименования должностей, специальностей, профессий с квалификацией, а также информацию о количестве ставок (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Этим же постановлением утверждена единая форма № Т-3, которая установлена ​​во всех программных продуктах кадрового учета и, как правило, используется организациями и предпринимателями.

Форма Т-3 для штатного расписания

Обратите внимание, что это не обязательно для неправительственных организаций. Федеральная служба по труду и занятости (Роструд) неоднократно указывала в своих письмах, что имеет право использовать формы первичных учетных документов, разработанные самостоятельно.

Утверждение персонала

Утверждается приказом работодателя, который подписывается руководителем организации или другим уполномоченным им лицом.

Внесение изменений в штатное расписание

Закон не устанавливает ни количество таких документов, ни конкретные сроки или сроки исправления. Как правило, в таких случаях издается приказ об утверждении СР. Если нововведения не масштабные, можно обойтись заказом на внесение изменений. Он утверждает нововведения, при этом они могут быть указаны в тексте документа или оформлены приложением. Документ подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом. Единой формы нет, работодатель вправе разработать ее самостоятельно. Главный принцип — исправить все внесенные корректировки. Вы можете использовать наш пример распоряжения о смене персонала.

Правки производятся в следующих случаях:

  • при введении новой должности или нового структурного подразделения;
  • при смене имени;
  • при изменении заработной платы или тарифной ставки;
  • при ликвидации вакантных должностей и отделов;
  • с сокращением штата или количества.

Введение новых штатных единиц

При необходимости нанять специалиста, должность которого не предусмотрена в штате, или добавить в организацию целое подразделение, выдается приказ о введении новых подразделений. Он должен содержать информацию о наименовании структурного подразделения, названии должности, количестве ставок, заработной плате или тарифной ставке.

Изменение названия должности или отдела

Переименование, как правило, не влечет за собой корректировки трудовой функции сотрудника (или всего подразделения). Если рабочая функция изменится, то переименование проводить нельзя. Требуется организовать перевод сотрудника (или нескольких сотрудников) на новую должность.Смена наименования повлечет за собой внесение изменений и дополнений в трудовой договор, в трудовую книжку и личную карточку работника. Таким образом, такие нововведения требуют не только уведомления, но и получения согласия сотрудников. В случае отказа работодатель должен руководствоваться ст. 74 ТК РФ, без пропуска обязательного уведомления работника за два месяца до внесения корректировок. Такой образец приказа можно использовать для изменения штатного расписания.

Корректировка заработной платы или заработной платы

Это изменение условий оплаты труда, согласованных в трудовом договоре. Поэтому требует обязательного согласования с работником, даже если зарплата повышается. В случае отказа работника работодатель должен руководствоваться ст. 74 ТК РФ.

Снятие вакантных должностей и единиц

Данная процедура не требует согласования с сотрудниками.Эти должности не заняты, поэтому могут быть ликвидированы по решению работодателя.

Важный момент! Если планируется сокращение штата, то удалять вакантные должности из СР лучше до начала процедуры сокращения, а не одновременно с ней.

Уменьшение размера

Это самые трудоемкие инновации, и их следует подготовить заранее. Работодатель должен гарантировать, что вакансии исключены из СР и что новая структура отвечает потребностям организации.О предстоящем увольнении сотрудники уведомляются работодателем лично и под роспись не менее чем за два месяца. Соответствующий приказ также должен быть выдан не менее чем за 2 месяца до внесения изменений. Используйте приведенный ниже образец заказа, чтобы внести изменения в штат.

Чтобы узнать, какие профессии существуют и сколько получают работающие в них сотрудники, нужно посмотреть штатное расписание. Этот документ является одним из основных на предприятии, он фиксирует не только заработную плату, но и количество сотрудников, необходимых для деятельности.Учитывая важность документа, мы составляем штатное расписание на 2019 год по всем правилам.

Штатное расписание по форме Т-3 является локальным нормативным актом, закрепляющим его организационную структуру на предприятии.

А также список профессий, которые существуют в компании, с указанием количества людей, необходимых для деятельности. Фактически, документ полностью состоит из таблицы, в которой данные сгруппированы по отделам.

В нем отражается заработная плата за календарный месяц в разрезе составных частей.На основании этих показателей определяются затраты компании на привлечение наемной рабочей силы, составляются различные планы и принимаются важнейшие решения в области управления компанией.

Штатное расписание руководствуется при вводе данных в сотрудников — это соглашение должно содержать наименование профессии сотрудника, соответствующее строго утвержденному штатному расписанию, а также определенную заработную плату.

На основании этого документа специалист по кадрам также может определить наличие вакансий.Для этого им необходимо сравнить информацию из штатного расписания с фактическим количеством нанятых сотрудников. Если есть необходимость на предприятии, инспектор по кадрам подает заявление в службу занятости.

Внимание! Законодательство не закрепляет этот локальный акт как часть обязательных стандартов, которые должны быть в каждой компании. Однако, если компания решит проводить процедуры, установленные государством (например, увольнение с целью сокращения штата), то штатное расписание должно существовать.

Кроме того, другими локальными актами компании может быть предусмотрено ее обязательное присутствие в компании. К ним в первую очередь относятся. А также необходимость наличия штатного расписания на предприятии можно установить путем ссылки в трудовом договоре с работником на него.

При этом каждый руководитель должен помнить, что его компания может быть привлечена к ответственности не за отсутствие штатного расписания, а за неправильное его оформление.

ООО и ИП — кто должен составлять штат?

ТК РФ в части регулирования обязательных условий устанавливает необходимость соответствия профессии, указанной в договоре, и соответствующей заработной платы данным по штатному расписанию хозяйствующего субъекта.

Из этого можно сделать вывод, что штатное расписание обязательно должно быть в компании или у предпринимателя, если у них есть трудовые договоры.

Таким образом, если индивидуальный предприниматель работает самостоятельно без привлечения наемных работников, он не должен составлять штатное расписание. Доведение их до исполнителей по гражданско-правовым договорам также не потребует исполнения этого локального акта.

ООО и другие организационные формы юридического лица, имеющие как минимум договоренность с директором компании, должны уже разработать и использовать штатное расписание.

Создание штатного расписания в компаниях в основном поручается специалистам кадровой фирмы, которые выполняют ряд мероприятий по определению затрат на рабочую силу для каждой профессии, указанной в этом законе. На основании полученных исследований определяется необходимое количество сотрудников, чтобы предприятие могло осуществлять свою деятельность.

Если количество сотрудников на предприятии невелико, эта обязанность может быть возложена на бухгалтера, экономиста, юриста или самого руководителя.

Требования к документам

Законодательство не требует соблюдения каких-либо особых правил относительно штатного расписания, за исключением того, что указанная в нем должность или профессия должны соответствовать должностям и профессиям, которые работодатель прописывает в трудовых договорах, составляемых с каждым сотрудником .

  • Рекомендуется придерживаться формы штатного расписания, устанавливаемой Росстатом (форма Т-3).
  • Локальный акт утверждается приказом главы.
  • Допускается составление штатного расписания на нескольких листах, при этом не обязательно их зашнуровать и скрепить подписью и печатью. Можно просто скрепить листы скрепкой.
  • В некоторых ситуациях отраженные в штатном расписании профессии обязательно должны соответствовать справочникам профессий и должностей, а в документах помимо наименования также должны отражаться их коды (Например, наличие профессий с опасными и вредные факторы).
  • Наличие фирменной пломбы на штатном расписании необязательно.
  • При изменении штатного расписания, если они незначительны, можно просто оформить заказ на эти корректировки, а само штатное расписание оставить как было.

Далее проставляется номер текущего штатного расписания. Его необходимо назначить исходя из количества документов, которые ранее использовались в этом году. Рядом написана дата создания этого расписания.

Далее следует дата, с которой документ вступает в силу.Он может совпадать с датой составления или быть позже. Однако недопустимо, чтобы день начала акции был раньше, чем день регистрации документа.

Справа от этого поля находятся столбцы, в которых записывается информация о порядке утверждения документа (его номер и дата), а также общее количество штатных единиц в нем.

Сам документ выглядит как большая таблица.

Счетная таблица «Структурная единица» должна содержать наименование подразделения согласно разработанной организационной структуре.В том случае, если вместе с письменным обозначением отделения вводится еще и цифровой, его следует указать в следующем столбце.

Как правило, код формируется из цифр или первых букв названия отдела. Однако если у компании несколько филиалов или обособленных подразделений, то код отдела может также включать в себя обозначение города, код города и т. Д.

В столбце «Должность» необходимо записать названия должностей, которые присутствуют в компания. Очень важно выстроить структуру документа таким образом, чтобы после указания названия отдела в предыдущем столбце, позиции, входящие в него, указывались в столбце.

При указании должностей рекомендуется руководствоваться справочником ОКПДТР. Но для коммерческих компаний это правило необязательно. При этом бюджетные учреждения обязаны вносить должности в штатное расписание только из этого справочника, а также дополнительно указывать категорию или класс сотрудника.

бухпрофи

Важно! Коммерческая компания обязана указать категорию и класс тех должностей, которые вредны или опасны. Это важно при установлении льготного стажа работы и времени досрочного выхода на пенсию.

В столбце «Количество штатных единиц» вводится количество сотрудников, которые будут приняты на эту должность. Если также предусмотрен прием работников по совместительству, то их количество записывается дробно, в соответствии с размером выплачиваемой ставки — например, 0.5.

В графе «Размер заработной платы» фиксируется заработная плата, которую работник будет получать при работе на данной должности. Необходимо помнить, что точно такая же заработная плата фиксируется в трудовом договоре с работником.

Также следует учесть:

  • Если на предприятии или применительно к данной должности принята сдельная форма оплаты, то сумма выручки, полученная путем умножения тарифной ставки на объем созданной за месяц продукции, составляет записано в этой колонке.
  • Если для данной должности введена почасовая оплата, то в этом столбце можно записать размер оплаты за один час. После этого в той же строке, но в графе «Примечание» необходимо указать — «Почасовая оплата», а также сделать ссылку на распорядительный документ, устанавливающий данную особенность.

Далее следуют несколько столбцов, объединенных одним подзаголовком «Надбавки». Здесь необходимо записать информацию о различных поощрительных выплатах, если таковые имеются и установлены Положением о заработной плате, Положением о бонусах или другими внутренними актами.Размер премии может быть записан не только как фиксированная сумма, но и как процент, коэффициент и т. Д.

В графе «Итого» записывается общий фонд оплаты труда по данной должности. Он рассчитывается как произведение заработной платы на количество штатных должностей.

В столбце «Примечание» необходимо внести различные пояснительные примечания. Например, если на момент оформления нового штатного расписания на какую-либо должность есть вакансия, то этот факт необходимо отразить в этой графе.

Документ заполняется подсчетом и указанием общей численности штатных единиц и общей суммы фонда заработной платы.

После этого полностью оформленный документ должен быть подписан главным бухгалтером и сотрудником отдела кадров, ответственным за его оформление.

Порядок утверждения штатного расписания

Шаг 1. Разработать документ

В первую очередь необходимо определить все потребности организации в кадровом обеспечении для составления предлагаемой формы штатного расписания для рассмотрения.

Если в компании принято, что каждый год нумерация всех значимых документов начинается с начала, то нумерация штатного расписания может производиться по такому же принципу. Более того, это будет наиболее целесообразно, если изменения штатного расписания каждый год будут массовыми — это избавит вас от большого количества документов в будущем.

Внимание! Если вводится новое штатное расписание, то желательно включить в него пункт об отмене старого, которым до этого времени руководствовалась кадровая служба.

Шаг 3. Ознакомить сотрудников компании с принятым документом

Все сотрудники, принятые в компанию, должны быть знакомы с местными нормативными актами, действующими в компании, которые влияют на трудовую деятельность. Этот документ не влияет напрямую на трудовую деятельность и, по мнению Роструда, знакомить рабочих с ним не нужно.

Внимание! Если в трудовом или коллективном договоре заработная плата сотрудников устанавливается на основании штатного расписания, утвержденного компанией, то обязательно, чтобы все сотрудники были с ним ознакомлены.Для этого вы можете подать заявку.

Порядок внесения изменений в штатное расписание

Этот документ должен всегда оставаться актуальным. Поскольку штат периодически запрашивается при проверках государственными органами, необходимо своевременно вносить в него все возникающие изменения.

Порядок внесения изменений в штатное расписание будет напрямую зависеть от того, сколько изменений необходимо отразить в документе:

  • Если их много, то проще полностью отменить старое штатное расписание, и внедрить новый документ, в котором учтены все необходимые изменения.
  • Если количество правок, которые необходимо внести в штатное расписание, невелико, то ответственному сотруднику лучше всего оформить приказ о внесении изменений в штатное расписание.

Обычно можно выделить следующие ситуации, в которых необходимо внести изменения в документ:

  • Создание новых отделов или подразделений;
  • Организация новых должностей;
  • Изменение названия существующих постов;
  • Изменение заработной платы или ставок сотрудников;
  • Закрытие отдела, подразделения, штатного аппарата.

Если изменение штатного расписания влечет за собой изменение условий труда сотрудника (изменение заработной платы, должности и т. Д.), То необходимо предварительно получить его письменное согласие. А после введения нового документа в действие с сотрудником составляется дополнительное соглашение к договору, в котором учитываются все внесенные изменения.

В новом порядке необходимо ознакомить всех тех сотрудников, которые в дальнейшем будут заниматься оформлением необходимых документов… Вы также можете добавить в список знакомых тех сотрудников, которых напрямую коснутся вносимые изменения.

Если в приказе вводятся новые должности, то необходимо указать их название, а также количество единиц персонала. Этот документ принимается немедленно, если он не затрагивает интересы кого-либо из уже нанятых сотрудников.

Внимание! Если количество единиц уменьшается, то в составленном документе необходимо записать наименование, количество единиц персонала, которое будет отображаться, и дату введения приказа в силу. Следует помнить, что процесс сокращения — это длительный процесс, в котором необходимо своевременно уведомлять как самих сотрудников, так и компетентные органы.

Срок уведомления может составлять 2-3 месяца, в зависимости от количества людей, подлежащих сокращению. Также закон определяет типы работников, которых нельзя увольнять.

Периодичность подготовки документа и сроки хранения

Обычно штатное расписание выдается сроком на один год и действует в течение всего этого периода.Однако, если организация небольшая и в ней очень мало кадров, вы можете принять этот документ на несколько лет вперед.

После внесения изменений в штатное расписание, предыдущий документ теряет силу и становится недействительным. Однако на предприятии он должен храниться еще какой-то период, поэтому, как обычно, проверки затрагивают несколько предыдущих периодов. И это обычно до 2-3 лет.

Внимание! Существует правило, что недействительные штатные расписания должны храниться как минимум еще 3 года с даты истечения срока. То же правило распространяется и на документы, с помощью которых были внесены изменения в штатное расписание.

Что нужно знать руководителю и бухгалтеру при составлении штатного расписания. Какие требования необходимо соблюдать при заполнении единой формы Т-3.

Документооборот необходим для того, чтобы отслеживать различные показатели деятельности компании в динамике. Без него организация процессов будет довольно хаотичной. Поскольку в современном мире персонал — это главный актив любой компании, документы, связанные с управлением человеческими ресурсами, должны выполняться максимально точно и правильно.

Кадровое обеспечение — позволяет задать штатное расписание подразделений организации, проанализировать организационную структуру и систему оплаты труда, а также облегчает процесс подбора персонала на вакансии в компании.

Для чего нужен этот документ, он обязателен?

Штатное расписание необходимо для того, чтобы можно было обосновать ситуации увольнения сотрудников в связи с сокращением штата в случае их обращения в суд. Также это может служить основанием для отказа при приеме на работу (из-за отсутствия той или иной должности).Поэтому грамотная подготовка этого документа является основанием для правовой защиты интересов компании.

Кроме того, часто инспекционные компании (в частности, инспекция труда) требуют его присутствия при проверках. Отсутствие документа является нарушением законодательства РФ об охране труда. Соответственно, согласно Кодексу РФ об административных правонарушениях (статья 5.27), организация, не представившая график, грозит штраф в размере от 30 до 50 тысяч рублей.Кроме того, чиновник будет оштрафован (сумма варьируется от 1 до 5 тысяч рублей).

Наконец, без штатного расписания невозможно доказать, что на момент сокращения компания не могла предоставить сотрудникам альтернативные вакансии.

Таким образом, наличие данной бумаги не является обязательным с точки зрения законодательства РФ, и теоретически решение налоговой или трудовой инспекции о наложении штрафа может быть обжаловано в суд. Однако на практике документ должен поддерживаться любой компанией во избежание возможных конфликтов. При этом важно понимать, что для бюджетных организаций его присутствие закреплено законодательно.

Требования к нему

Поскольку штатное расписание является так называемым локальным нормативным актом, особых требований к нему не так много:

  • Одним из основных является то, что компания обязана оформить этот документ по единой форме Т-3, установленной федеральным законом.Его нельзя сокращать (должны присутствовать все необходимые точки), можно ввести дополнительные данные
  • График должен вступить в силу с первого числа месяца
  • Очень важно, чтобы каждая страница была пронумерована
  • Документ должен быть прошит, иметь печать организации, подпись руководителя и лица, ответственного за оформление

Кто компилирует?

На данный момент законодательство четко не определяет, кто должен участвовать в разработке документа.

В компаниях с разветвленной организационной структурой ответственность за сбор данных может лежать на сотрудниках следующих отделов:

  • кадровая служба
  • бухгалтерия
  • юридический отдел (наименее распространенная ситуация)

В небольших фирмах это может сделать руководитель или любое другое уполномоченное им лицо. В этом случае заказ выдается на имя конкретного сотрудника, который будет заниматься работой с этим документом. Другой вариант определения ответственного — указать этот факт в должностной инструкции или трудовом договоре.

Для упрощения процедуры оформления необходимо прописать ее нюансы в делопроизводстве:

  • термины и основные правила разработки / модификации
  • Форма заказа на утверждение расписания и изменений
  • ответственных за формирование документа и подписание приказов
  • сотрудников, с которыми необходимо согласовать проект расписания или его изменения
  • состав нормативных актов, регулирующих все вопросы, связанные с ним

Как указано?

После составления штатного расписания его необходимо утвердить. Перед тем, как итоговая форма для подписания будет готова, необходимо согласовать ее с сотрудниками, указанными в инструкции.

После этого необходимо сделать согласование с помощью специального приказа или приказа, который должен быть подписан либо руководителем компании, либо уполномоченным лицом. В приказе обязательно должны быть указаны даты составления, утверждения и вступления в силу — они могут совпадать или отличаться друг от друга, но дата вступления в силу не может быть раньше даты составления или утверждения.

Состав и порядок заполнения

Прежде всего, унифицированная форма должна содержать ряд реквизитов (они необходимы для каждого бухгалтерского документа):

  • наименование и номер документа
  • дата его составления
  • название компании
  • подтверждение факта осуществления деятельности и выражения стоимости в натуральном или денежном выражении
  • ФИО и подпись ответственного за правильность

В таблице (слева направо) должна быть указана следующая информация:

  • структурное подразделение
  • код отдела
  • должность, звание, квалификационный класс (например, инженер 1 разряда)
  • шт. Шт.
  • зарплата (указывается в рублях, единицы измерения только в заголовке таблицы — например, 20 000.00)
  • надбавок (в рублях) — например, на ученую степень. Для них выделено 3 столбца
  • Итого
  • руб. — в этом столбце указана общая сумма заработной платы
  • примечание

После заполнения всех столбцов в таблице необходимо заполнить строку «Итого». В нем необходимо просуммировать все значения столбцов (размер зарплаты, сколько там будет штатных единиц и т. Д.). После этого ставятся необходимые подписи и печать.

Как мне внести изменения?

На момент 2017 года существует 2 основных способа внесения изменений в штатное расписание:

  1. Итак, вы можете изменить этот документ напрямую, создав новый, который будет иметь следующий регистрационный номер. В этом случае новая версия должна быть утверждена приказом по основному виду деятельности.
  2. Однако чаще всего вносятся незначительные изменения. В этом случае достаточно внести изменения в соответствующем порядке. Приказ может называться: «Об изменении штатного расписания» или «О внесении изменений в штатное расписание».«

Причем эта процедура должна иметь обоснование. Это могут быть следующие причины:

  • необходимость оптимизации административной деятельности
  • Улучшение организационной структуры компании
  • реорганизация
  • устранение дублирования функций и формирование центров ответственности
  • изменения в законодательстве РФ
  • Необходимость организации мероприятий по совершенствованию деятельности отдела в компании
  • сокращение основного бизнеса, его расширение или диверсификация

В случае переименования должности сотрудника необходимо получить его письменное согласие до внесения изменений.

Срок годности и частота приготовления

В законодательстве РФ отсутствуют нормы, регулирующие периодичность составления штатного расписания. Если в компании высокий уровень текучести кадров, желательно делать это раз в месяц. Однако чаще всего его делают раз в 6 или 12 месяцев, при необходимости только внося изменения. Это связано с тем, что такой график является так называемым плановым документом.

Также возможно оформление формы Т-3 на несколько лет — но это могут сделать только те фирмы, которые не планируют корректировать штат, вводить новые должности или убирать некоторые из существующих.

Таким образом, данный вариант нельзя считать целесообразным на момент 2017 года — кризисные условия вынуждают организации постоянно менять различные аспекты своей деятельности.

Что касается срока хранения, то на данный момент документ должен храниться в компании 3 года. В этом случае этот период исчисляется со следующего года после года, в котором график перестал действовать. Таблицу (которая может служить более легкой альтернативой рассматриваемой бумаге) необходимо хранить 75 лет.

Требуется ли у предпринимателей штатное расписание?

Штатное расписание — это обязательный локальный акт, который используется для формализации структуры, штатного расписания и штатного расписания организации (ст. 8 ТК РФ). Нужно ли индивидуальному предпринимателю иметь штатное расписание, как его составить, утвердить и заполнить.

Иметь или не иметь

Штатное расписание упоминается только в статье 57 ТК РФ, согласно которой в трудовом договоре указывается должность, специальность, профессия (с квалификацией) в соответствии со штатным расписанием организации или конкретной должности. функция сотрудника.

Отсюда следует, что если в трудовом договоре указывается должность, специальность или профессия (как это обычно бывает), то у работодателя, заключившего такой трудовой договор с работником, должно быть штатное расписание.

И наоборот, если все трудовые договоры, заключенные с работниками, описывают трудовую функцию (т.е. описывают конкретную работу, которую работник обязан выполнять), то необходимость в штатном расписании отпадает.

Кроме того, статья 57 ТК РФ однозначно говорит о «штатном расписании организации», а не о штатном расписании предпринимателя. Однако должностные лица федеральной инспекции труда могут расценить нехватку кадров у индивидуального предпринимателя как нарушение трудового законодательства и наложить на него штраф в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ.

  • количество ваших сотрудников превышает 3-4 человека
  • Обязанности сотрудников связаны со стандартными функциями определенной должности, специальности или профессии
  • Вам необходимо четко структурировать свой персонал, распределив обязанности между сотрудниками

Иногда в трудовых договорах с работниками указано, что они приняты на работу по определенным должностям, специальностям или профессиям, и отсутствует штатное расписание, которое фиксировало бы наличие этих должностей, специальностей и профессий.

В данном случае отсутствие штатного расписания не может помешать работнику реализовать свои трудовые права. А трудовой договор нельзя считать незаключенным только на том основании, что у работодателя нет штатного расписания.

Иногда сотрудников нанимают на должности, не предусмотренные существующим штатным расписанием. Противоречие между штатным расписанием и трудовым договором следует разрешить в пользу последнего (ст. 8 ТК РФ).Работник считается принятым на должность, специальность или профессию, указанную в трудовом договоре.

Отсутствие штатного расписания может привести к некоторым проблемам. Работодатель, не имеющий штатного расписания, лишен возможности сократить количество или штат сотрудников. Точнее, работодатель может сократить количество или штат сотрудников, но в случае возникновения спора не может документально подтвердить законность своих действий.

Порядок размещения

Форма штатного расписания утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. (УФ Т-3). Обычно этой формой пользуются работодатели. Но, в принципе, они могут использовать и другую, самостоятельно разработанную форму. Почему?

Немного истории. В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 21. 11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» установлено, что первичные учетные документы принимаются к бухгалтерскому учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм. первичной бухгалтерской документации. И только документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, могут быть составлены в любой форме, но обязательно должны содержать все детали, указанные в ст.9 Закона «О бухгалтерском учете». А разработку и согласование альбомов унифицированных форм первичной бухгалтерской документации Правительство поручило Госкомстату России. Отсюда был сделан вывод, что если Госкомстат России утвердил какую-либо единую форму, то она должна применяться.

Но штатного расписания тогда не было и не является сейчас первичным бухгалтерским документом. Ведь он не оформляет никаких хозяйственных операций, подлежащих отражению в бухгалтерском учете.Не проводится на основании учетных проводок штатного расписания (даже заработная плата временных рабочих рассчитывается не на основании штатного расписания, а на основании табеля).

А с 2013 года у негосударственных организаций появилась возможность использовать самостоятельно разработанные формы даже для первичных учетных документов. Но использование этих форм в соответствии с ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ должно быть утверждено либо приказом руководителя организации, либо приложением к учетной политике.

Итак, работодатели вправе не использовать единое штатное расписание, а разработать собственное.

Наименования должностей, профессий и специальностей, фигурирующих в штатном расписании, устанавливаются работодателем самостоятельно.

Если выполнение работы на определенных должностях, специальностях или профессиях связано с предоставлением каких-либо льгот или наличием ограничений, то эти должности, специальности и профессии и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификации. справочники (статья 57 ТК РФ).

На данный момент существуют следующие справочники:

  • ЭТКС — Единый тарифно-квалификационный справочник должностей и профессий рабочих
  • ЭКС — Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих
  • ОКПДТР — Общероссийский классификатор профессий, должностей сотрудников и разрядов заработной платы

Если в указанных справочниках таких профессий и должностей нет, то в штатном расписании (и в трудовых договорах) следует указывать наименования профессий и должностей в соответствии с нормативным правовым актом, предоставляющим льготы или устанавливающим ограничения. .Трудовое законодательство Российской Федерации содержит достаточно большое количество нормативных правовых актов, предусматривающих льготы и ограничения для различных категорий работников. Поэтому при составлении штатного расписания работодателю лучше придерживаться соответствующих квалификационных справочников.

Рассмотрим, как правильно заполнить СР на примере заполнения единой формы Т-3.

Графа 4 (количество штатных единиц)

В случае, если предусматривается поддержание неполной штатной единицы, количество неполных штатных единиц указывается в соответствующих долях, например 0.25 (см. Инструкцию по использованию и заполнению первичных форм бухгалтерского учета, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Столбцы 6-8 (припуски)

Если работодатель не может заполнить данные графы в рублях, например, из-за того, что надбавки для работника установлены в процентах или коэффициентах, то допускается указывать проценты или коэффициенты в соответствующих графах.

Если размер процентов и коэффициентов изменится, то, на наш взгляд, не будет ошибкой поставить прочерки в соответствующих столбцах, а в столбце 10 сделать ссылку на документ, регулирующий изменение этих процентов и коэффициенты.Например, процентное пособие для работников Крайнего Севера варьируется в зависимости от продолжительности «северного» стажа. Поэтому при заполнении граф 6-8 можно поставить прочерки (при отсутствии других надбавок), а в графе 10 сделать ссылку на соответствующий нормативный правовой акт, регулирующий установление процентных надбавок к заработной плате работникам. Крайнего Севера.

Прочие поощрительные выплаты, кроме надбавок, не показаны. То есть нет необходимости отражать премии и другие поощрительные выплаты, не являющиеся надбавками, в единой форме штатного расписания.Какие именно надбавки заслужили право присутствовать в единой форме штатного расписания, неясно. Более того, в трудовом законодательстве нет официального определения премии.

Столбец 9. (итого)

Расчет общей заработной платы возможен только в том случае, если тарифные ставки и надбавки установлены в одних и тех же единицах за один и тот же период времени. Если в соответствующих столбцах, помимо рублей, используются проценты и коэффициенты, а в организации используется не только повременная, но и сдельная система оплаты труда, то в столбцах 5 вывести итоговую сумму невозможно. — 9 единиц единого штатного расписания.

Как утвердить

Штатное расписание утверждает работодатель самостоятельно. Трудовое законодательство не предусматривает учета мнения представительного органа работников при утверждении штатного расписания.

Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации или индивидуального предпринимателя. В этом порядке, в отличие от стандартной формы приказа по основному виду деятельности, нет констатирующей части, и приказ может начинаться сразу со слов «Я ЗАКАЗЫВАЮ», так как для введения СР дополнительных пояснений не требуется. .Хотя можно указать причины (если есть) утверждения нового штатного расписания.

Вопрос о проставлении печати на штатном расписании законодателем не решен. Унифицированная форма штатного расписания не предусматривает обязательной установки пломбы.

Работодатель также самостоятельно решает вопросы внесения изменений и дополнений в СР. Работодатель может вносить изменения в штатное расписание сколь угодно часто. В случае возникновения спора об увольнении сотрудников с целью сокращения штата, целесообразность изменения штатного расписания судами не рассматривается.

Образец заполнения

Как составить?

В штатном расписании указать следующие данные:

  • Полное наименование организации, согласно учредительным документам
  • Организация ОКПО
  • Штатный номер (можно использовать любой метод нумерации)
  • Дата фактического составления
  • Необходимо указать срок действия штатного расписания (обычно эта дата составляет 1 год)
  • В правом верхнем углу проставляется штамп «Утверждено» и указываются реквизиты приказа об утверждении и введения штатного расписания.
  • Название должности сотрудника согласно ЕКСД
  • Количество сотрудников на каждую позицию
  • Размеры тарифных ставок (окладов) сотрудников
  • Постоянные надбавки и надбавки
  • Если на предприятии изменяются перечень должностей, количество работников, заработная плата и надбавки, то эти изменения необходимо внести в штатное расписание.

Если этого не сделать, то могут возникнуть проблемы с контролирующими органами.

Порядок согласования

Штатное расписание должно быть утверждено руководителями всех структурных подразделений или отдельными работниками руководящих должностей. После этого штатное расписание отправляется на рассмотрение главному бухгалтеру и руководителю отдела кадров. После утверждения штатного расписания бухгалтером и руководителем отдела кадров издается приказ руководителя об утверждении нового штатного расписания.При оформлении приказа дата и номер проставляются в штатном расписании.

Кто главный?

Обычно штатное расписание составляет кадровик или бухгалтер. Но его приготовление можно поручить любому сотруднику предприятия. Ознакомление Штатное расписание не является локальным нормативным актом организации, поэтому работодатель не обязан знакомить с ним сотрудников.

Заказ на изменение

Распоряжение о внесении изменений оформляется в свободной форме и в нем должны быть указаны следующие реквизиты:

  • Название организации
  • Тип документа
  • Дата регистрации и номер
  • Горловина «Одобренная»
  • Представительские визы
  • Приказ согласовывается с главным бухгалтером и руководителем

Изменение в связи с исключением должности

Исключить должность из штатного расписания можно только в случае сокращения штата.Для этого издается приказ о внесении изменений, должность снимается и утверждается новое штатное расписание.

Вы можете исключить определенную позицию только при определенных условиях, например:

  • Кризис
  • Изменение условий труда и др.

В случае сокращения штата уволенный сотрудник получает предупреждение за два месяца до увольнения.

Порядок сокращения персонала и изменения штатного расписания:

  • Составление приказа (указывается причина его выдачи, прописывается название позиции, которая исключается)
  • Документ сертифицирован
  • В текущее штатное расписание внесены изменения без удаления кодов должностей и структурных подразделений
  • Составлен приказ о мероприятиях по сокращению персонала.Заказ заверяется и с ним знакомятся сокращенные сотрудники

Для введения новой должности в штатное расписание необходимо:

  • Оформить приказ о внесении изменений в график
  • Внести изменения в штатное расписание
  • Составить должностную инструкцию для нового сотрудника

Срок удержания персонала

Штатное расписание должно храниться на предприятии в течение трех лет, начиная с года, когда постановление перестало действовать.

Штрафы за неправильное укомплектование штатов

Согласно ст. 5.27 КоАП РФ должностное лицо может быть оштрафовано от 2 000 до 5 000 рублей; для лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица — от 2 000 до 5 000 рублей; на юридических лиц — от 50 000 до 80 000 руб.

По материалам: znaydelo.ru, slob-expert.ru

Растут быстро? Вот трехлетний план укомплектования персоналом, который вам необходимо знать

Организационный и финансовый рост захватывает и вдохновляет, но он также может быстро стать подавляющим.Я узнал, что лучший способ смягчить это перегрузку — создать здоровую и активную линейку будущих лидеров и менеджеров в вашей организации.

В Avid4 Adventure мы стабильно добивались 30-40% годового роста доходов за последнее десятилетие. Но по мере роста наших доходов возрастала и наша потребность в дополнительном штатном и специализированном персонале. Не так давно за нашим штатным столом сидело всего несколько человек — все носили столько разных организационных головных уборов, что у нас даже не было отделов. Теперь у нас есть стабильная структура отделов и растущее количество возможностей полной и частичной занятости в рамках каждой из этих функций.

Но просто создание большего количества мест за столом — это не здоровый рост — вы должны убедиться, что «нужные люди занимают правильные места». «Правильные люди» — это те, кто искренне верят в ваше видение и искренне руководствуются вашими основными ценностями. Обеспечение того, чтобы эти люди занимали «правильное место», означает, что потребности в конкретной должности совпадают с конкретными навыками, опытом и карьерными целями сотрудника.Я знаю — это сложный вопрос! Вот как это работает в Avid4 Adventure.

Трехлетний план укомплектования персоналом

В прошлом году мы разработали наш трехлетний план укомплектования штатов, чтобы опередить растущую кривую роста персонала. Наша теория заключается в том, что прозрачность и чрезмерная коммуникация в отношении прогнозируемых будущих кадровых потребностей приведут к увеличению количества кандидатов и найму на работу, другими словами, к увеличению числа нужных людей на нужных местах.

Первым шагом в разработке нашего трехлетнего плана укомплектования персоналом было для каждого отдела отменить план, чтобы оценить свои предстоящие административные потребности.Для этого нам нужно было согласовать, куда движется компания и как мы собираемся этого добиться. В Avid4 у нас уже было следующее:

  • Документ о концепции компании на 10 лет
  • Трехлетнее видение отдела, поддерживающее видение нашей компании
  • Годовые цели отдела

Каждый отдел использовал эти ориентиры для прогнозирования любого ожидаемого найма на следующие три года.

После определения прогнозируемых должностей для каждого отдела мы набросали, как будет выглядеть каждое положение.Каждая позиция должна иметь следующую описательную информацию:

    • Дата начала — (Месяц / Год)
    • Тип должности — Полная, почасовая, полная занятость, неполная занятость, контракт и т. Д.
    • Отделение
    • Диапазон заработной платы (или почасовая оплата)
    • Top 2-3 Особые навыки / опыт, необходимые для этой должности
    • Top 2-3 Особые навыки / опыт, необходимые для этой должности
    • Бюджетная потребность или возможная потребность — «Бюджетная потребность» означает, что это запланированные расходы — мы уверены, что эта позиция будет доступна. «Возможный» означает, что мы думаем о том, чтобы предложить эту позицию, но она не подтверждена.

Затем мы собрали всю эту информацию в простую электронную таблицу, которую вы можете легко отсортировать по году, типу должности, отделу или диапазону окладов. Для большинства перечисленных позиций мы создали короткое 2-3-минутное видео, чтобы пользователи могли узнать о позиции немного больше. Также есть ссылка на быструю форму Google, чтобы люди могли выразить интерес к одной или нескольким будущим вакансиям.Вот фотография того, как выглядит электронная таблица:

Трехлетний план укомплектования персоналом заранее рассылается всем нашим сотрудникам. Для нас это означает действующий персонал в штаб-квартире, а также персонал нашего сезонного / частично занятого летнего лагеря (каждое лето мы нанимаем более 650 сезонных сотрудников!). Совместное использование плана помогает нашим нынешним сотрудникам увидеть возможности повышения мобильности. Мы также передаем план укомплектования персоналом потенциальным кандидатам вне компании, которые выразили заинтересованность в сотрудничестве с нами. Это становится для нас инструментом привлечения лучших талантов, показывая им путь внутрь.

Кадровые планы и повышение квалификации

Одна из моих любимых частей этой системы — это то, что личное и профессиональное развитие включено в план еще до того, как кто-то подаст заявку на работу. В разделе «Особые навыки и опыт» как внутренние, так и внешние кандидаты могут увидеть, чего им нужно достичь, чтобы лучше всего подходить для этой должности. Что касается будущих внутренних кандидатов, мы стремимся поддерживать разработку, которая им понадобится для этого.Когда текущий сотрудник заполняет форму «Я заинтересован», мы сразу же обращаемся к нам, чтобы ответить на вопросы и составить план, как помочь ему занять желаемую должность.

Хотя мы используем трехлетнюю систему укомплектования штатов только первый год, мы получили положительные отзывы от наших сотрудников. Традиционно сотрудники привыкли чувствовать себя «в темноте» на работе или получать информацию только по мере необходимости. Недостаточное общение на рабочем месте является обычным явлением и обычно приводит к сомнениям, страху и недоверию.Но наши сотрудники говорят нам, что наш трехлетний план укомплектования персоналом превосходит их ожидания в отношении коммуникации, поскольку он прозрачен и честен.

По мере развития этой программы мы будем обновлять наш кадровый план каждый год, чтобы он всегда представлял собой скользящий трехлетний период. В любой момент внутренние и внешние кандидаты могут изучить ожидаемые возможности на этот год, следующий год и через 2 года в будущем. Конечно, планы могут измениться, и должность, которую мы надеемся нанять на следующий год, может не состояться.Но даже если изменения происходят время от времени, мы считаем, что это по-прежнему обеспечивает полезную видимость для всех основных целей и направления развития компании.

Как составить собственный трехлетний план укомплектования персоналом

Трехлетний план укомплектования штатов штаб-квартиры работает на наш бизнес, потому что (1) мы продолжаем быстро расти и (2) у нас много сезонных сотрудников, которые постоянно просят нас расширить возможности в компании. Тем не менее, каждая компания уникальна, и я бы никогда не стал предлагать модель «включай и работай» для чего-то подобного.Однако я верю, что каждая целеустремленная компания может выполнить определенные ключевые действия.

Вот как начать:

1. Создайте долгосрочное видение. Наличие видения помогает согласовать все в компании и создает дорожную карту, в которой компания движется.

2. Оцените кадровые потребности и изменения в ближайшие годы. Ваше видение — это ваш пункт назначения, а ваш кадровый план станет частью стратегии, которая определяет, как вы туда доберетесь.Какие роли будут меняться по мере вашего роста? Кто вам нужен на борту для реализации вашего видения?

3. Поделитесь своим кадровым планом. Превосходите коммуникационные ожидания, делясь своими долгосрочными прогнозами кадрового обеспечения с заинтересованными сторонами и потенциальными кандидатами. Вы привлечете новых мотивированных кандидатов и откроете двери для роста существующих сотрудников.

Хотите, чтобы на ваш почтовый ящик доставили еще больше целевых статей для руководителей? Подписаться!

Планирование сотрудников: передовой опыт на 2021 год

Практические рекомендации

, часть 1. Создание расписания сотрудников

График работы определяет, какие ресурсы необходимы, когда и где.Для правильного планирования необходимо смотреть далеко вперед, чтобы оценить спрос и предложение ресурсов. Заблаговременное планирование особенно важно, когда потребности меняются в разные периоды планирования. Когда вы планируете эффективно, планирование сотрудников снижает затраты на рабочую силу за счет соответствия ресурсов спросу.

Эти три шага помогут вам выработать стратегический подход к планированию персонала и создать наиболее эффективный график сотрудников для вашей организации:

Совет 1. Определите потребности в ресурсах

Во-первых, четко осознайте, какие трудовые ресурсы необходимы для достижения производственных целей. Поскольку все основано на основном расписании, особенно важно правильно уладить потребности в ресурсах. Вы хотите:

Определите ресурсы, необходимые для каждой роли, по местоположению и продолжительности смены. Например, больнице могут потребоваться четыре медсестры и два CNA в педиатрии с 8:00 до 18:00. Существует бесчисленное множество способов определить местоположение (например, этажи в больнице или будки для мероприятий), поэтому убедитесь, что вы четко и последовательно классифицируете местоположения. Вы можете организовать ресурсы для каждой роли разными способами, например, в виде сетки на доске, в электронной таблице или с помощью программного обеспечения для онлайн-планирования.

Определите тенденции, которые можно применить к текущим усилиям по планированию. Просмотр данных за прошлые периоды планирования может помочь вам предвидеть потребности и справедливо планировать сотрудников. Например, вы можете заметить закономерность заниженного расписания определенной роли или смены.

Планируйте будущие события заранее. Хотя вы не всегда можете предсказать будущие графики работы на основе прошлых графиков, вы можете учитывать другие факторы. Например, приближающийся летний отпуск может потребовать большего количества дежурных спасателей.

Определите необходимую квалификацию для каждой смены. Если у вас есть план, по которому люди могут работать посменно, вы получите нужных сотрудников в нужное время. Допустим, вам нужно четыре медсестры на смену, но хотя бы одна должна свободно говорить по-испански. Наличие плана по квалификации доступных сотрудников до того, как вы их составите, гарантирует, что у вас есть нужные сотрудники, запланированные в нужное время.

Integrated Time and Attendance Использование технологии для отслеживания времени и посещаемости повышает эффективность процессов планирования рабочей силы за счет автоматизации.Если на вашем рабочем месте не используется программное обеспечение учета рабочего времени, вы можете попробовать добавить эту функцию в службу программного обеспечения для планирования рабочего времени вашего сотрудника.

Совет 2. Оценка пула ресурсов

Как только вы точно поймете, что вам нужно, вы сможете оценить, соответствуют ли ваши текущие трудовые ресурсы этим потребностям. В дополнение к вашим почасовым работникам на этом этапе вам может потребоваться учесть любые ресурсы, не связанные с персоналом. Вот несколько важных факторов, которые следует учитывать при оценке:

Когда вы поймете потребности в ресурсах, посмотрите вперед, чтобы определить предстоящие события, которые могут повлиять на доступность сотрудников.Например, если приближается трехдневный уик-энд, ваш трудовой запас может быть меньше, чем обычно.

Если вы прогнозируете значительное увеличение потребности в ресурсах, вам, вероятно, потребуется дополнительный анализ. В этом случае оцените, что вам понадобится, по роли, местоположению и доступности. Дайте себе дополнительное пространство сверх ожидаемого спроса, чтобы убедиться, что вы можете выделить достаточно ресурсов.

Если речь идет о ресурсах, не связанных с персоналом, они также должны быть включены в график. Например, если охранная фирма предоставляет своим охранникам транспортные средства для обхода, эти автомобили следует добавить к сменам в основном графике работы.

Точное прогнозирование потребностей в ресурсах имеет важное значение, но может быстро усложниться, когда задействованы не связанные с персоналом ресурсы, почасовые потребности в работниках и колеблющийся спрос. В сложных средах планирования очень помогает технология планирования рабочей силы. Такие инструменты, как Планировщик спроса Shiftboard, используют сложные алгоритмы для прогнозирования ресурсов на основе исторических моделей.

Совет 3. Определите правила планирования

Правила, политики и процессы — все это определяет то, как вы составляете рабочий график.И это быстро усложняется. Стаж, сверхурочная работа, местонахождение и сертификаты — общие факторы, которые необходимо отразить в почасовом графике. Правила планирования, основанные на этих факторах, также могут быть уникальными для вашей организации, поэтому четкие рекомендации чрезвычайно важны. Чтобы избежать путаницы, перед назначением смен убедитесь, что все менеджеры понимают руководящие принципы или правила.

7 шагов для создания эффективных кадровых стратегий

Специализированная кадровая стратегия имеет решающее значение для любого бизнеса, желающего понимать своих людей.

Ваши люди являются самым большим активом вашей компании и могут дать вашему бизнесу конкурентное преимущество.

Но забота об этих людях требует подхода, ориентированного на людей.

Что такое кадровая стратегия?

Кадровые стратегии часто путают со стратегиями найма, но это не одно и то же.

Набор на работу — это единственный шаг на пути к трудоустройству, он включает в себя поиск и поощрение потенциальных кандидатов к подаче заявок на должности.

Укомплектование персоналом — непрерывный процесс.

Он включает в себя начальный этап найма, но он выходит далеко за рамки этого и включает в себя то, как вы управляете и удерживаете компетентную и довольную рабочую силу, соответствующую цели, на нужных должностях в нужное время для достижения целей компании.

Сегодня мы делаем еще один шаг вперед.

Это не просто заполнение вакансий, а взгляд на свой персонал в целом, чтобы получить представление и создать для своих сотрудников отличные возможности для привлечения и удержания лучших.

Таким образом, кадровые стратегии больше похожи на «кадровые стратегии».

Стратегии управления персоналом смотрят на то, где находятся ваши высокоэффективные сотрудники и как вы держитесь за них, а также на такие вещи, как то, как вы обеспечиваете их значимой работой.

Вот наши семь шагов к построению эффективной кадровой стратегии таким образом.

1. Определите свои бизнес-цели

Лучшей отправной точкой для кадровой или кадровой стратегии является бизнес-план вашей организации, который должен содержать как краткосрочные, так и долгосрочные цели компании.

Будь то увеличение товарооборота, выход в новые сектора, запуск новых продуктов или рост за счет приобретений, все эти цели по своей сути двигаются вашими людьми.

Итак, ваша стратегия должна быть полностью согласована с целями компании.

2. Определите свой нынешний кадровый ландшафт

Теперь, когда вы знаете, каковы цели вашей организации, вам нужно полное представление о вашей текущей рабочей силе.

Точное представление о ваших людях начинается с единственного источника правды.

Если ваши данные о людях хранятся в разрозненных системах и в электронных таблицах, все они должны быть объединены в одну систему, чтобы дать вам максимальное представление о ваших сотрудниках.

Отсюда вы можете создавать отчеты и ценные сведения о ваших сотрудниках, например, составлять точные отчеты о численности персонала, выявлять пробелы в навыках и выявлять потенциальных кандидатов на руководящие должности в рамках планирования преемственности.

3. Анализируйте шаблоны людей

В любой организации всегда наблюдается естественный прилив и отлив кадров; Если вы будете на шаг впереди потенциальных движений, то не обойдетесь без сюрпризов.

На самом базовом уровне наличие четкого представления о датах увольнения и информации поможет вам заблаговременно нанять и заполнить эти должности, сводя к минимуму риск потери знаний, когда кто-то уходит, не завершив передачу.

Сделав еще один шаг вперед, вы можете проанализировать свою рабочую силу, чтобы заранее определить потенциальные перемещения.

Современная система управления персоналом и персоналом скажет вам:

  • Численность работников, приближающихся к пенсионному возрасту
  • Предстоящие декретные и отцовские отпуска
  • Предстоящие акции, для которых потребуется план преемственности
  • Лица со средним стажем работы в компании.

Используя такие отчеты и анализируя эти шаблоны, вы можете заранее планировать устранение потенциальных пробелов и планировать соответственно.

4. Определение персонала и потребностей в людях

Для успешной кадровой и кадровой стратегии вам сначала необходимо понять навыки, опыт и ресурсы, необходимые для достижения ваших бизнес-целей.

Чтобы максимально повысить эффективность процесса найма, вам также необходимо учитывать график мероприятий, необходимых для выполнения каждой роли, и планировать соответственно.

Вам необходимо проанализировать дополнительные данные, чтобы установить это.

Например, какие роли вам нужны? Сколько времени обычно требуется, чтобы их нанять? Каковы временные рамки для введения в курс дела и выхода на полную производительность?

Существующие данные о вашей рабочей силе предоставят полезную информацию, которую вы можете использовать в качестве ориентира.

5. Создайте прогноз кадрового обеспечения на будущее

Учитывая текущую картину кадрового потенциала, неплохо было бы составить долгосрочный план укомплектования персоналом на следующие пять-десять лет.

Это должно быть сделано вместе с вашим исполнительным руководством, владельцами или акционерами.

Им необходимо будет поделиться долгосрочным видением компании, чтобы вы могли принять во внимание, будет ли реструктуризация компании или какие-либо будущие приобретения, которые повлекут за собой новые или другие потребности в персонале для бизнеса.

Кроме того, поработайте над прогнозным планированием преемственности, поскольку разные сотрудники будут продвигаться по службе в течение следующих пяти-десяти лет, а также над тем, какие отделы станут жизненно важными для будущего успеха компании и, следовательно, будут расширяться в размерах.

Помимо создания этого прогноза, поймите, что необходимо для его выполнения в вашей компании.

Есть ли у вас кадровая команда адекватного размера, чтобы соответствовать вашим прогнозам? А как насчет бюджета?

Создайте этот план вместе со своим прогнозом в формате, который будет понятен и понятен всем в компании.

6. Развитие сильного бренда работодателя и культуры рабочего места

Есть ли у вас стратегии брендинга работодателя и кадрового маркетинга для привлечения тех, кто вам нужен?

Понимание того, как вы создаете среду, в которой люди любят работать, жизненно важно для сохранения всего наилучшего как части вашей стратегии.

Не думайте, что все, что вам нужно для создания идеальной стратегии работы с людьми, можно почерпнуть в стенах вашего собственного офиса.

Обратитесь к своим коллегам из других компаний и попросите их уловить — девять раз из 10 они будут более чем готовы поделиться своим опытом.

Ищите в Интернете модели, которые вы можете воспроизвести, посещайте мастер-классы и семинары, а также используйте социальные сети для поиска идей.

7. Регулярно пересматривайте план

Бизнес-потребности могут быстро меняться, поэтому даже запланировать ежегодный 12-месячный обзор вашего плана вряд ли будет достаточно.

Регулярно пересматривайте свой план, чтобы убедиться, что вы можете гибко адаптировать и адаптировать потребности людей в бизнесе, если условия меняются в любой момент.

Прекращение действия или подписание контракта с вашим крупнейшим клиентом может серьезно повлиять на ваши кадровые потребности и операционную прибыль.

Если в основе вашей кадровой стратегии лежит создание отличного опыта работы с персоналом, вы используете данные, чтобы получить истинное практическое представление о своих сотрудниках, и, следуя этим шагам, вы получите все ингредиенты для создания успешной кадровой стратегии, которая работает.

6 способов создать потрясающий опыт работы с персоналом

Узнайте о шести шагах, которые руководители отдела кадров и персонала могут предпринять для создания потрясающих впечатлений от сотрудников на протяжении всего их жизненного цикла с небольшой помощью технологий.

Загрузите бесплатное руководство

2.1 Стратегическое планирование — Управление человеческими ресурсами

Цели обучения

  1. Объясните разницу HRM и управления персоналом.
  2. Уметь определять шаги в стратегическом планировании HRM.

Раньше управление персоналом (HRM) называлось отделом персонала. В прошлом отдел кадров нанимал людей и занимался оформлением документов и процессов найма. Считается, что первый отдел кадров был создан в 1901 году Национальной кассовой компанией (NCR). Компания столкнулась с крупной забастовкой, но в конечном итоге победила профсоюз после локаута. (Мы обращаемся к профсоюзам в главе 12 «Работа с профсоюзами».) После этой тяжелой битвы президент компании решил улучшить отношения с рабочими, организовав отдел кадров для рассмотрения жалоб, увольнений, вопросов безопасности и других вопросов сотрудников.Департамент также следил за новым законодательством, касающимся законов, влияющих на организацию. Многие другие компании приходили к тому же осознанию того, что отдел необходим для удовлетворения сотрудников, что привело к повышению производительности. В 1913 году Генри Форд увидел текучесть кадров на уровне 380 процентов и попытался уменьшить текучесть кадров, увеличив заработную плату с 2,50 до 5 долларов, хотя в этот период 2,50 доллара были справедливыми (Losey, 2011). Конечно, этот подход работал недолго, и эти крупные компании начали понимать, что им нужно делать больше, чем нанимать и увольнять, если они собираются удовлетворить спрос клиентов.

Однако недавно отдел кадров разделился на управление человеческими ресурсами и развитие человеческих ресурсов, поскольку эти функции развивались на протяжении столетия. Управление человеческими ресурсами не только имеет решающее значение для успеха организации, но и должно быть частью общего стратегического плана компании, потому что сегодня многие предприятия зависят от людей в получении прибыли. Стратегическое планирование играет важную роль в том, насколько продуктивна организация.

Таблица 2.1 Примеры различий между управлением персоналом и HRM

Управление персоналом В центре внимания HRM Focus
Администрирование полисов Помощь людям в достижении стратегических целей
Автономные программы, например обучение Учебные программы по управлению персоналом, интегрированные с миссией и ценностями компании
Отдел кадров, ответственный за управление людьми Линейные руководители разделяют совместную ответственность во всех областях найма и управления людьми
Создает стоимость внутри организации Способствует достижению целей организации по прибыли

Большинство людей согласны с тем, что следующие обязанности обычно относятся к HRM.Каждый из этих аспектов имеет свою часть в общем стратегическом плане организации:

  1. Персонал. Персонал включает разработку стратегического плана, чтобы определить, сколько людей вам может понадобиться нанять. Затем на основе стратегического плана HRM выполняет процесс найма, чтобы нанять и выбрать правильных людей для правильной работы. Мы более подробно обсуждаем вопросы кадрового обеспечения в Главе 4 «Набор», Главе 5 «Отбор» и Главе 6 «Компенсация и льготы».
  2. Основные политики на рабочем месте. Разработка политики, помогающей достичь целей стратегического плана, является задачей HRM. После разработки политик отдел кадров должен разработать информацию об этих политиках в отношении безопасности, защиты, расписания, времени отпусков и гибкого графика. Конечно, менеджеры по персоналу работают в тесном сотрудничестве с руководителями организаций для разработки этой политики. Политика на рабочем месте будет рассмотрена на протяжении всей книги.
  3. Компенсации и льготы. Помимо зарплаты, план 401 (k), льготы по здоровью и другие льготы обычно входят в обязанности менеджера по персоналу. Компенсация и льготы обсуждаются в главе 6 «Компенсация и льготы» и в главе 7 «Удержание и мотивация».
  4. Удержание. Оценка сотрудников и выработка стратегии удержания лучших сотрудников — это задача, которую контролируют менеджеры по персоналу, но другие менеджеры в организации также вносят свой вклад. В главе 9 «Успешное общение с сотрудниками», в главе 10 «Управление эффективностью сотрудников» и в главе 11 «Оценка сотрудников» рассматриваются различные типы стратегий удержания, от обучения до оценки.
  5. Обучение и развитие. Помощь новым сотрудникам в развитии навыков, необходимых для их работы, и помощь нынешним сотрудникам в повышении их квалификации также являются задачами, за которые отвечает отдел HRM. Определение потребностей в обучении, а также разработка и реализация программ обучения — важные задачи в любой организации. Обучение подробно обсуждается в главе 9 «Успешное общение с сотрудниками», включая планирование преемственности. Планирование преемственности включает в себя обработку ухода менеджеров и подготовку нынешних сотрудников к тому, чтобы взять на себя управленческие роли, когда менеджер действительно уйдет.
  6. Нормативные вопросы и безопасность работников. Как правило, ответственность за своевременное обновление новых нормативных актов, касающихся занятости, здравоохранения и других вопросов, возлагается на отдел управления персоналом. В то время как различные законы обсуждаются на протяжении всей книги, профсоюзы и законы о безопасности и гигиене труда на рабочем месте рассматриваются в главе 12 «Работа с профсоюзами» и главе 13 «Безопасность и здоровье на рабочем месте».

В небольших организациях менеджер или владелец, скорее всего, выполняет функции управления персоналом (de Kok & Uhlaner, 2001).Они нанимают людей, обучают их и определяют, сколько им следует платить. Более крупные компании в конечном итоге выполняют те же задачи, но, поскольку у них больше сотрудников, они могут позволить себе нанять специалистов или менеджеров по персоналу для управления этими областями бизнеса. В результате высока вероятность того, что вы, как менеджер или предприниматель, будете выполнять задачи управления человеческими ресурсами, отсюда и ценность понимания стратегических компонентов управления человеческими ресурсами.

HRM против управления персоналом

Кадровая стратегия — это тщательно продуманный и систематический план действий, разработанный отделом кадров.Это определение говорит нам, что стратегия управления персоналом включает подробные пути реализации стратегических планов управления персоналом и планов управления персоналом. Думайте о стратегическом плане управления персоналом как об основных целях, которых хочет достичь организация, а о плане управления персоналом как о конкретных действиях, выполняемых для достижения стратегического плана. Другими словами, стратегический план может включать в себя долгосрочные цели, а план управления персоналом может включать краткосрочные цели, связанные с общим стратегическим планом. Как упоминалось в начале этой главы, в прошлом отделы кадров назывались отделами кадров.Этот термин означает, что отдел оказывал «поддержку» остальной части организации. Компании теперь понимают, что человеческая сторона бизнеса — самый важный актив в любом бизнесе (особенно в этой глобальной экономике), и поэтому HR имеет гораздо большее значение, чем двадцать лет назад. В то время как управление персоналом в основном включает в себя действия, связанные с процессом найма и соблюдением законодательства, человеческие ресурсы включают гораздо больше, включая стратегическое планирование, которому посвящена эта глава.Модель Ульриха HR, распространенный способ взглянуть на стратегическое планирование HRM, дает общее представление о роли HRM в организации. Говорят, что его модель положила начало движению, которое изменило взгляд на HR; HR больше не является просто функциональной областью, он стал скорее партнерством внутри организации. Хотя его модель с годами изменилась, текущая модель рассматривает согласование кадровой деятельности с общей глобальной бизнес-стратегией для формирования стратегического партнерства (Ulrich & Brockbank, 2005).Его недавно пересмотренная модель рассматривает пять основных областей HR:

  1. Стратегический партнер. Партнерство со всей организацией для обеспечения согласования функции управления персоналом с потребностями организации.
  2. Агент смены. Умение предвидеть изменения и реагировать на них в рамках HR-функции, но в компании в целом.
  3. Административный эксперт и функциональный эксперт. Способность понимать и внедрять политики, процедуры и процессы, относящиеся к стратегическому плану управления персоналом.
  4. Разработчик человеческого капитала. Средство для развития талантов, которые, по прогнозам, понадобятся в будущем.
  5. Сотрудник адвокат . Работает для сотрудников в настоящее время в организации.

Согласно Ульриху (Ulrich, 2011), реализация этой модели должна происходить с пониманием общих целей компании, проблем, проблем и возможностей. Например, специалист по персоналу должен понимать динамичный характер среды управления персоналом, такой как изменения на рынках труда, корпоративной культуре и ценностях, клиентах, акционерах и экономике.Как только это произойдет, HR может определить, как лучше всего удовлетворить потребности организации в этих пяти основных областях.

Рисунок 2.1

Чтобы успешно написать стратегический план управления человеческими ресурсами, необходимо понимать динамическую внешнюю среду.

УЧР как стратегическая составляющая бизнеса

(нажмите, чтобы посмотреть видео)

Дэвид Ульрих обсуждает важность включения HR в стратегическое планирование.

Принимая во внимание модель Ульриха, при создании хорошего стратегического плана управления человеческими ресурсами следует учитывать следующие четыре аспекта:

  1. Сделайте применимым. Часто люди тратят чрезмерное количество времени на разработку планов, но планы хранятся где-то в файле и на самом деле никогда не используются. Хороший стратегический план должен быть руководящими принципами для функции HRM. Его следует пересматривать и изменять по мере изменения аспектов бизнеса. Вовлечение всех сотрудников в отдел кадров (если это более крупный отдел) и общение между всеми в отделе улучшат план.
  2. Будьте стратегическим партнером. Согласование корпоративных ценностей в стратегическом плане HRM должно быть главной целью плана.Кроме того, стратегический план УЧР должен быть согласован с миссией и целями организации в целом. Например, если миссия организации состоит в продвижении социальной ответственности, то в стратегическом плане HRM это должно быть учтено в критериях приема на работу.
  3. Вовлекайте людей. Стратегический план УЧР не может быть написан в одиночку. План должен вовлекать всех в организации. Например, по мере разработки плана менеджер по персоналу должен встретиться с разными людьми в отделах и выяснить, какими навыками обладают лучшие сотрудники.Затем менеджер по персоналу может убедиться, что нанятые и опрошенные люди обладают такими же качествами, что и лучшие люди, уже выполняющие свою работу. Кроме того, менеджер по персоналу, вероятно, захочет встретиться с финансовым отделом и руководителями, которые составляют бюджет, чтобы они могли определить потребности в человеческих ресурсах и нанять нужное количество людей в нужное время. Кроме того, как только отдел кадров определит, что необходимо, сообщение плана может получить положительную обратную связь, которая обеспечит соответствие плана бизнес-целям.
  4. Узнайте, как можно использовать технологии. У организаций часто нет денег или желания исследовать программное обеспечение и найти недорогие варианты его внедрения. Люди иногда нервничают по поводу новых технологий. Однако лучшие организации — это те, которые используют технологии и находят подходящие способы их использования для своего бизнеса. Существуют тысячи вариантов программного обеспечения HRM, которые могут сделать процессы управления персоналом быстрее, проще и эффективнее. Хорошие стратегические планы обращаются к этому аспекту.

Менеджеры по персоналу знают бизнес и, следовательно, знают потребности бизнеса и могут разработать план для удовлетворения этих потребностей. Они также следят за текущими событиями, поэтому знают, что происходит в мире, что может повлиять на их стратегический план. Например, если они узнают, что надвигается экономический спад, они скорректируют свой стратегический план. Другими словами, стратегический план должен быть живым документом, который меняется вместе с бизнесом и миром.

Рисунок 2.2

Хороший стратегический план управления человеческими ресурсами признает и рассматривает использование программного обеспечения в операциях управления человеческими ресурсами.

Отзыв персонала

Вы когда-нибудь смотрели на стратегический план своей организации? Какие области затрагивает план?

Шаги к созданию стратегического плана

Как мы уже говорили в Разделе 2.1.2 «Этапы создания стратегического плана», стратегические планы управления человеческими ресурсами должны иметь несколько элементов, чтобы быть успешными. Здесь следует различать: стратегический план управления персоналом отличается от плана управления персоналом.Думайте о стратегическом плане HRM как об основных целях, которых хочет достичь организация, в то время как HR-план состоит из подробных планов, обеспечивающих выполнение стратегического плана. Часто стратегический план рассматривается как еще один отчет, который необходимо написать. Вместо того, чтобы бросаться вперед и писать его, не задумываясь, лучше тщательно продумать план.

Цель Раздела 2 «Проведение стратегического анализа» — предоставить вам некоторые основные элементы, которые следует учитывать и исследовать, прежде чем писать какие-либо планы управления человеческими ресурсами.

Проведите стратегический анализ

Стратегический анализ рассматривает три аспекта отдельного отдела HRM:

  1. Понимание миссии и ценностей компании. Невозможно планировать HRM, если не знаешь ценностей и миссий организации. Как мы уже говорили в этой главе, менеджеру по персоналу необходимо согласовать цели отдела с целями организации. Стоит поговорить с руководителями, менеджментом и руководителями компании, чтобы убедиться, что вы хорошо понимаете миссию и ценности компании.

    Еще один важный аспект — понимание жизненного цикла организации. Возможно, вы узнали о жизненном цикле на занятиях по маркетингу или другим бизнес-классам, и это относится и к HRM. Жизненный цикл организации относится к появлению, росту, зрелости и упадку организации, которые могут меняться со временем. Например, когда организация только начинается, она находится на этапе внедрения, и для согласования управления человеческими ресурсами с целями организации может потребоваться другая стратегия укомплектования персоналом, компенсацией, обучением и трудовыми отношениями с сотрудниками.Это может быть противоположностью организации, которая изо всех сил пытается остаться в бизнесе и находится в фазе упадка. Эта же организация, однако, может создать, например, новый продукт, который может снова ввести организацию в фазу роста. Таблица 2.2 «Этапы жизненного цикла и стратегия управления персоналом» объясняет некоторые стратегии, которые могут отличаться в зависимости от жизненного цикла организации.

  2. Понимание миссии и ценностей отдела кадров. HRM-отделы должны разработать свою собственную ведомственную миссию и ценности.Эти руководящие принципы для отдела будут меняться по мере изменения общей миссии и ценностей компании. Часто заявление о миссии представляет собой список того, что делает отдел, что в меньшей степени относится к стратегическому подходу. Мозговой штурм о целях, ценностях и приоритетах HR — хороший способ начать. Заявление о миссии должно отражать, как человеческие ресурсы организации помогают этой организации в достижении бизнес-целей. Плохое заявление о миссии может выглядеть следующим образом: «Отдел кадров Techno, Inc.предоставляет ресурсы менеджерам по найму и разрабатывает планы вознаграждения и другие услуги, чтобы помочь сотрудникам нашей компании ».

    Стратегическое заявление, которое выражает то, как человеческие ресурсы помогают организации, может выглядеть следующим образом: «HR отвечает за то, чтобы наши человеческие ресурсы были более талантливыми и мотивированными, чем у наших конкурентов, что дает нам конкурентное преимущество. Это будет достигнуто путем отслеживания показателей текучести кадров, компенсаций и продаж компании и сравнения этих данных с данными наших конкурентов »(Кауфман, 2011).Когда формулировка миссии написана таким образом, легче использовать стратегический подход к процессу планирования персонала.

  3. Понимание задач, стоящих перед отделом. HRM-менеджеры не могут быстро справиться с изменениями, если они не могут их предсказать. В результате, менеджер по управлению персоналом должен знать, с какими предстоящими проблемами могут столкнуться, чтобы составить планы для более эффективного решения этих проблем, когда они появятся. Это делает стратегический план и план управления персоналом гораздо более удобными.

Таблица 2.2 Этапы жизненного цикла и стратегия управления персоналом

Стадия жизненного цикла Персонал Компенсация Обучение и развитие Трудовые отношения с сотрудниками
Введение Привлечь лучшие технические и профессиональные таланты. Достичь или превзойти ставки на рынке труда для привлечения необходимых талантов. Определите будущие требования к навыкам и начните строить карьерные лестницы. Установить базовую философию отношений между сотрудниками в организации.
Рост Набрать достаточное количество и состав квалифицированных рабочих. План преемственности управления. Управляйте быстрыми движениями на внутреннем рынке труда. Соответствует внешнему рынку, но учитывает влияние внутреннего капитала. Создать официальные компенсационные структуры. Плесень эффективная управленческая команда посредством развития менеджмента и организационного развития. Поддерживайте трудовой мир, мотивацию и моральный дух сотрудников.
Срок погашения Поощрять достаточную текучесть кадров, чтобы минимизировать увольнения и открыть новые вакансии. Поощряйте мобильность, поскольку реорганизация меняет рабочие места. Контролировать компенсационные расходы. Сохраняйте гибкость и навыки стареющей рабочей силы. Контролируйте затраты на рабочую силу и поддерживайте трудовой мир Повышайте продуктивность.
Отклонить Планирование и реализация сокращения и перераспределения персонала; На этом этапе может произойти сокращение и замена. Ввести более жесткий контроль над расходами. Оказание услуг по переподготовке и карьерному консультированию. Повысьте производительность и добейтесь гибкости в правилах работы. Согласование политики обеспечения занятости и корректировки занятости

Определите стратегические проблемы с персоналом

На этом этапе специалисты по управлению персоналом проанализируют задачи, решаемые на первом этапе. Например, отдел может увидеть, что он стратегически не соответствует миссии и ценностям компании, и на основании этой информации решить внести изменения в миссию и ценности отдела.

Многие организации и отделы будут использовать инструмент стратегического планирования, который выявляет сильные и слабые стороны, возможности и угрозы (SWOT-анализ) для определения некоторых проблем, с которыми они сталкиваются. После того, как этот анализ будет выполнен для бизнеса, HR может приспособиться к потребностям бизнеса, понимая бизнес-стратегию. См. Таблицу 2.3 «Пример SWOT-анализа отдела кадров компании Techno, Inc.» в качестве примера того, как SWOT-анализ компании может быть использован для разработки SWOT-анализа для отдела кадров.

После согласования SWOT-анализа компании HR может разработать собственный SWOT-анализ, чтобы определить расхождения между стратегическим планом HR и стратегическим планом компании. Например, если менеджер по персоналу обнаруживает, что сильной стороной отдела являются его многочисленные программы обучения, организации следует продолжать этим заниматься. Если слабым местом является отсутствие в организации постоянной компенсации по всем должностям, тогда появляется возможность пересмотреть и пересмотреть политику компенсации.Другими словами, SWOT-анализ компании дает основу для решения некоторых проблем в организации, но его можно сократить, чтобы также решить проблемы внутри отдела.

Таблица 2.3 Пример SWOT-анализа кадрового отдела компании Techno, Inc.

Сильные стороны Наем талантливых людей
Рост компании
Внедрение технологий в бизнес-процессы
Отличные отношения между HRM и менеджментом / руководителями
Слабые стороны Нет стратегического плана для HRM
Без планирования циклов вверх / вниз
Нет формального обучения
Отсутствие программного обеспечения, необходимого для управления бизнес-процессами, включая кадровые стратегии вывода на рынок
Возможности Разработка кадрового плана для управления персоналом с учетом роста отрасли
Приобретение программного обеспечения HRM для управления обучением, укомплектованием персоналом и оценкой потребностей в непредсказуемом бизнес-цикле
Продолжить развитие HRM и взаимоотношений с руководителями путем присутствия и участия в ключевых встречах и процессах принятия решений
Разработка программ обучения и возможностей внешнего развития для продолжения развития внутреннего маркетингового опыта
Угрозы Экономика
Замена техники

Расставьте приоритеты и действия

На основе данных, собранных на последнем этапе, менеджер по управлению персоналом должен расставить приоритеты для целей, а затем составить планы действий для решения этих проблем.Например, если организация обнаруживает, что у нее отсутствует комплексная программа обучения, следует разработать планы, учитывающие эту потребность. (Потребности в обучении обсуждаются в главе 8 «Обучение и развитие».) Важным аспектом этого шага является участие руководства и руководителей в организации. Когда у вас будет список проблем, которые вы будете решать, обсудите их с руководством и руководителями, поскольку они могут видеть другие проблемы или другие приоритеты иначе, чем вы. Помните, чтобы быть эффективным, HRM должно работать с организацией и помогать организации в достижении целей.Это следует учитывать во всех аспектах планирования управления человеческими ресурсами.

Составление плана управления персоналом

После того, как менеджер по управлению персоналом встретится с руководителями и руководством и приоритеты будут согласованы, планы готовы к разработке. Подробная разработка этих планов будет обсуждаться в Разделе 2.2 «Написание плана управления человеческими ресурсами». Иногда у компаний есть отличные стратегические планы, но когда происходит разработка деталей, может быть трудно согласовать стратегический план с более подробными планами.Менеджер по управлению персоналом всегда должен обращаться к общему стратегическому плану перед разработкой стратегического плана управления персоналом и планов управления персоналом.

Даже если в компании нет отдела кадров, стратегические планы управления персоналом и планы управления персоналом все равно должны разрабатываться руководством. Разрабатывая и отслеживая эти планы, организация может обеспечить внедрение правильных процессов для удовлетворения постоянно меняющихся потребностей организации. Стратегический план рассматривает организацию в целом, стратегический план управления персоналом рассматривает отдел в целом, а план управления персоналом рассматривает конкретные проблемы в отделе кадров.

Основные выводы

  • Управление персоналом и HRM — это разные взгляды на должностные обязанности персонала. Двадцать лет назад управление персоналом было сосредоточено на административных аспектах. Сегодня HRM включает в себя стратегический процесс, который требует, чтобы работа с другими отделами, менеджерами и руководителями была эффективной и соответствовала потребностям организации.
  • В целом, HRM фокусируется на нескольких основных областях, которые включают укомплектование персоналом, разработку политики, компенсацию и льготы, вопросы удержания, обучение и развитие, а также вопросы регулирования и защиту работников.
  • Чтобы быть эффективным, менеджер по персоналу должен использовать технологии и привлекать других.
  • В рамках стратегического планирования HRM должно проводить стратегический анализ, выявлять кадровые проблемы, определять и приоритизировать действия, а затем составлять план HRM.

Упражнения

  1. В чем разница между планами управления персоналом и стратегическими планами управления персоналом? Как они такие же? Насколько они разные?
  2. Какая из сфер деятельности HRM, по вашему мнению, является наиболее важной? Оцените их и обсудите причины вашего рейтинга.

Ссылки

де Кок, Дж. И Лоррейн М. Уланер, «Контекст организации и управление человеческими ресурсами в небольшой фирме» (Документы для обсуждения Института Тинбергена 01-038 / 3, Институт Тинбергена, 2001 г.), по состоянию на 13 августа 2011 г., http: / /ideas.repec.org/s/dgr/uvatin.html.

Кауфман, Г., «Как исправить HR», Harvard Business Review , сентябрь 2006 г., по состоянию на 11 июля 2011 г., http://hbr.org/2006/09/how-to-fix-hr/ar/ 1.

Лоузи, М., «HR достигает совершеннолетия», HR Magazine , 15 марта 1998 г., по состоянию на 11 июля 2011 г., http: // findarticles.ru / p / article / mi_m3495 / is_n3_v43 / ai_20514399.

Ulrich, D., «Evaluating the Ulrich Model», Acerta, 2011, по состоянию на 11 июля 2011 г., http://www.goingforhr.be/extras/web-specials/hr-according-to-dave-ulrich#ppt_2135261 .

Ульрих Д. и Уэйн Брокбанк, Предложение ценности HR (Бостон: Harvard Business Press, 2005), 9–14.

Как составить идеальный график работы для вашей команды

Идеальный график работы — это то, к чему стремятся многие менеджеры.К сожалению, немногие достигают этого. И это несмотря на то, что технологии позволяют упростить процесс и сделать его правильным с первого раза проще, чем когда-либо.

Независимо от того, используете ли вы приложения для онлайн-планирования, имеете ли вы собственные инструменты, такие как Excel, или полагаетесь на ручку и бумагу, необходимо помнить о некоторых важных моментах. Эти моменты варьируются от создания смены среди ваших лучших сотрудников до планирования худших и использования лучших инструментов для работы. В этой статье мы обсудим 10 советов, как создать идеальный график работы для вашей команды.

Что такое идеальный график работы?

Прежде чем мы сможем приступить к созданию идеального графика работы, стоит подумать, как будет выглядеть идеальный готовый продукт. Давайте рассмотрим некоторые из вещей, которые должен делать ваш рабочий график.

Особенности вашего рабочего графика должны включать

Прежде всего, ваш рабочий график должен гарантировать, что каждая смена укомплектована соответствующим образом для каждой должности.Возможно, вам вообще не понадобится бармен для обеденных смен в будние дни, но, возможно, вам понадобятся три человека за стойкой в ​​пятницу и субботу вечером. Всегда получайте правильные цифры.

Для этого нужно знать о событиях — местных или национальных — которые могут вызвать необычный всплеск числа клиентов. Обратите внимание на спортивные мероприятия, концерты, фестивали и театральные представления. Также следите за списком бронирования. По вечерам в будние дни обычно бывает много, но вы не хотите, чтобы вас застали врасплох из-за того, что во вторник запланировано несколько крупных вечеринок.

Второе требование к вашему графику работы — он не должен содержать ошибок. Может показаться, что мы констатируем очевидное, но составление рабочего графика — непростой процесс. Сделать ошибку намного проще, чем составить идеальный рабочий график. Вот три наиболее распространенных ошибки планирования:

  1. Двойное планирование сотрудника. Допустим, у вас есть сотрудник, который в одни смены работает хозяином, а другие — автобусом. Убедитесь, что таких сотрудников не назначили дважды в один и тот же временной интервал.
  2. Планирование персонала на неправильную должность. Независимо от того, насколько хороши повара на своем рабочем месте, это не значит, что они умеют работать с грилем. Не назначайте сотрудника на должность, которой его не обучали.
  3. Сотрудники с недостаточным или избыточным расписанием. Убедитесь, что вы не даете сотруднику, работающему неполный рабочий день, слишком много смен. У этих членов команды могут быть другие обязательства помимо работы, которые они не могут пропустить. Точно так же штатному персоналу необходимо предоставить достаточное количество смен для выполнения своих финансовых обязательств.Однако не давайте одному сотруднику слишком много смен в каждую неделю. Это помогает снизить затраты на рабочую силу, поскольку вам не придется платить больше за сверхурочные.

Если вы можете избежать этих трех распространенных ошибок, вы на правильном пути. Но что еще нужно сделать, чтобы составить идеальный график работы? Проще говоря, идеальный график работы — это такой график, который делает вас и ваш персонал счастливыми, одновременно повышая эффективность и прибыль. Так как же создается этот святой Грааль рабочего графика? Начните с 10 советов, перечисленных ниже.

1. Знай свою команду

Знание своей команды, возможно, является самой основной частью создания рабочего графика. На самом деле настолько элементарно, что вам может быть интересно, почему мы вообще удосужились упомянуть об этом. Мы говорим об этом из-за того простого факта, что многие менеджеры плохо разбираются в своих сотрудниках. Некоторые даже полностью пропускают этот шаг. Все, что их беспокоит, — это обеспечить достаточное количество людей для работы в каждую смену. Так почему же так важно знать свою команду? Потому что это позволяет вам делать выбор для дальнейшего успеха бизнеса, а не просто получать достаточно серверов для обеда.

Настоящее знание членов своей команды дает вам свободу и гибкость для сочетания навыков, сильных и слабых сторон и типов личности (и это лишь некоторые из них), чтобы создать идеальный переход для любой ситуации. Чтобы упростить этот процесс, мы рекомендуем составить список, который включает:

  • Имя сотрудника
  • Соответствующие навыки
  • Сертификаты
  • Статус полной или частичной занятости
  • Ограничения сверхурочной работы
  • Тип личности (например,д., общительный, дружелюбный, интровертный и т. д.)
  • Другие примечания, которые могут оказаться полезными (например, эффективный, может справиться с большой толпой, дотошный и т. д.)

Таким образом, когда вы пытаетесь поставить Вместе с расписанием вы можете обратиться к своему списку, чтобы найти подходящего сотрудника, который заполнит брешь в отличной смене, вместо того, чтобы полагаться на свою память. Затем, когда вы узнаете больше о своих сотрудниках, добавляйте их в список, чтобы иметь полное представление о каждом члене команды. Даже базовый список качеств и навыков вашего сотрудника может значительно упростить следующий шаг.

2. Создавайте смены вокруг своих лучших сотрудников

Мы все знаем, кто наши лучшие сотрудники. Если нет, пора составить список, как мы упоминали выше. Учитывайте такие качества, как эффективность, привлекательность, опыт и то, насколько хорошо они работают с другими. Составив список, выстраивайте смены среди сотрудников, наиболее подходящих для этого конкретного времени.

Это служит двум целям:

  1. Во-первых, это обеспечивает работу сотрудников, наиболее подходящих для каждой смены.Так, например, наиболее эффективные сотрудники работают во время наибольшей спешки (обед), в то время как более представительные сотрудники работают, когда клиенты с большей вероятностью задерживаются (ужин). Это не значит, что вам не нужно какое-то подобие эффективности и представительности в каждую смену, но сотрудник, который с большей вероятностью будет стоять и болтать с клиентом в течение пяти минут, вероятно, не лучший выбор для полудня. порыв.
  2. Вторая цель, которой служит создание смен вокруг ваших лучших сотрудников, заключается в том, чтобы вы знали, что у вас есть основной опыт, на который могут положиться другие сотрудники.Опытный сотрудник может быстро улучшить качество смены, потому что другие, менее опытные сотрудники наблюдают, учатся и поднимаются до более высоких стандартов. Это верно для новичков, которые все еще проходят обучение, а также для недавних сотрудников, которые прошли обучение, но все еще осваивают основы. Совместное использование некоторых из ваших лучших сотрудников с некоторыми из ваших новых сотрудников — отличный способ обеспечить стабильность во всех сменах.

3. Установите метод общения в рамках всей группы

Коммуникация важна для любого бизнеса.Но в сфере ресторанов и розничной торговли это может означать разницу между наличием достаточного количества сотрудников для работы в смену и нехваткой персонала. Установление метода коммуникации в рамках всей команды позволяет вам и вашим сотрудникам точно знать, где искать свой рабочий график. Больше не нужно искать в приложениях электронной почты, мгновенных сообщений и текстовых сообщениях новейшее расписание работы или запрос на отпуск, который вам нужен. Все используют один и тот же инструмент, поэтому все работают на одной странице.

Если вы еще этого не сделали, сразу же настройте этот метод общегрупповой связи.В наши дни, когда большинство людей используют смартфоны, лучше всего выбрать метод, использующий эту технологию всестороннего присутствия. Текстовые сообщения — один из таких методов. Обмен мгновенными сообщениями — другое.

Еще один отличный вариант — такое приложение, как Sling. Слинг — это инструмент, созданный специально для ресторанов, поэтому на этом важном этапе вам не придется гадать. Такие приложения, как Sling, объединяют мощные инструменты планирования с не менее мощными средствами связи. Это позволяет улучшить внутреннее общение с помощью чата и обмена сообщениями, фотографиями, видео и ссылками.Кроме того, вы можете общаться с конкретным человеком, группой или всеми сотрудниками одновременно. Эти и другие коммуникационные функции делают такие приложения, как Sling, лучшим выбором для общения в команде.

4. Быстро составьте расписание

Публикация нового рабочего графика — всегда нервное время для сотрудников. Большинство из них обратятся к своим личным календарям, чтобы начать планировать свою личную жизнь и посмотреть, нет ли каких-либо серьезных конфликтов. Вашим сотрудникам нужно это время, чтобы приспособиться.Кроме того, вам нужно уделить достаточно времени разрешению этих конфликтов и изменений, которые они приносят. Вот почему так важно составить график как можно быстрее.

Мы рекомендуем доработать и распространить расписание не менее чем за две недели до окончания текущего расписания. Это дает вашим сотрудникам достаточно времени, чтобы:

  • Составить график и перенести личные обязательства
  • Торговые смены
  • Найти замену
  • Обсудить с вами дни и часы работы

Самый быстрый способ распределить свое расписание — с помощью облачное приложение.Эти приложения позволяют создавать один документ, размещать его в Интернете и предоставлять доступ, чтобы ваши сотрудники могли просматривать расписание двадцать четыре часа в сутки, семь дней в неделю, триста шестьдесят пять дней в году. Это намного быстрее, чем пытаться раздать печатную копию каждому члену команды. И в качестве дополнительной экономии времени, когда вы вносите изменения в онлайн-документ, они мгновенно становятся видимыми для всех участников. Это значительно упрощает разрешение конфликтов и выполнение замен.Это также сокращает путаницу, связанную с наличием нескольких копий расписания.

5. Уважайте предпочтения в работе и просьбы о перерывах в работе как можно больше

В самых простых случаях соблюдение предпочтений в работе и запросов на отгулы создает доброжелательность, повышает удовлетворенность сотрудников и помогает удерживать хороших сотрудников. Это, мягко говоря, довольно важная часть процесса планирования. Это также может быть невероятно трудоемкой частью процесса планирования.

Но вы можете сократить время, необходимое для обработки всей этой информации, сохраняя рабочие предпочтения и запросы на отгулы ваших сотрудников в одном месте.Неважно, это папка Manilla, заметка на телефоне или документ на компьютере. Важно то, что вы часто обращаетесь к этой информации при создании расписания.

Один из наиболее эффективных способов сделать это — использовать мастер-документ в облаке, аналогичный документу, который вы использовали для создания и распространения вашего расписания. Вы можете дать своим сотрудникам разрешение на добавление в этот документ, а затем попросить их отправить свои предпочтения в отношении работы и свободного времени в этом одном месте.Это очень похоже на ящик с просьбой о перерывах, прикрепленный к стене в комнате отдыха, только этот «ящик» доступен в любое время и в любом месте.

После того, как вы определите, как ваши сотрудники отправляют свои предпочтения в работе и запросы на отгулы, важно установить некоторые правила для управления этим процессом. Вы должны решить такие вопросы, как, когда сотрудники могут и не могут запрашивать выходной, насколько заблаговременно нужно подавать запрос, и все, что характерно для вашего бизнеса. Например, из-за того, как построено ваше расписание, сотрудники могут брать отпуск только блоками по пять дней или меньше.Это обязательно должно быть прописано в правилах.

Затем вам нужно будет установить правила, определяющие, как вы будете выбирать между перекрывающимися запросами, которые могут становиться все более и более распространенными по мере приближения праздников. Вы можете адаптировать критерии разрешения конфликтов по поводу отсутствия свободного времени для каждой конкретной ситуации, но всегда следует учитывать такие вещи, как стаж, причина запроса, что лучше для бизнеса и когда запрос был отправлен. Установление подобных правил поможет сделать процесс разрешения проблем прозрачным и понятным для ваших сотрудников.Вы можете объяснить сотруднику A конкретные причины, по которым вы позволяете сотруднику B иметь свободное время (стаж и сотрудник B получил свой запрос первым), вместо того, чтобы позволять сотруднику A думать, что это был какой-то вид фаворитизма. Это делает всех счастливыми, обеспечивает бесперебойную работу и помогает избежать конфликтов между всеми вовлеченными сторонами.

6. Заставьте сотрудников выполнять часть работы Составление расписания

В составлении расписания многие менеджеры забывают, что им не нужно делать всю тяжелую работу в одиночку.Предоставление вашим сотрудникам возможности самостоятельно составлять расписание — отличный способ:

  • Снять часть бремени
  • Удерживать их в своей работе.

Подумайте о том, чтобы назначить одного или двух лучших сотрудников на каждую смену как способ начать. Затем дайте всем доступ к этому неполному расписанию и позвольте им заполнить, когда они хотят работать.

Если вы хотите попробовать этот метод планирования, разрешите изменения в течение установленного периода времени (возможно, два дня), а затем закройте расписание для внесения изменений извне.Наконец, пройдите и внесите изменения в соответствии с потребностями каждой смены. Когда все закончится к вашему удовлетворению, снова сделайте расписание доступным для всех.

Если вы планировали все с самого начала, вы можете попробовать этот новый метод в течение нескольких месяцев, чтобы увидеть, как он работает. Это упрощает планирование таких приложений, как Sling. Вы создаете общий документ в Интернете, а затем предоставляете всем доступ к этому документу на несколько дней. Когда придет время завершить расписание, закройте документ, внесите изменения и снова откройте его для просмотра.Это так просто.

7. Дайте возможность сотрудникам найти себе замену

Возложите на своих сотрудников ответственность за поиск замены для работы в смену, когда они не могут работать, — это еще один способ снизить вашу рабочую нагрузку. Вместо того, чтобы попросить сотрудника позвонить вам и сказать, что он не придет сегодня, сотрудник может разослать всем уведомление о том, что он болен и ему нужна замена. Командная коммуникационная сеть, упомянутая ранее в статье, является краеугольным камнем этого процесса.

Другие сотрудники, желающие работать, могут ответить столь же быстро. То, что с вашей стороны могло занять час или больше и бесчисленное количество телефонных звонков, теперь можно завершить за считанные минуты. Тем не менее, у вас всегда должны быть инструкции, чтобы все не вышло из-под контроля и не повлияло на ваш бизнес. Во-первых, убедитесь, что все знают, что все сделки, замены и замены должны быть одобрены вами, менеджером, и что ничто не является окончательным, пока вы не дадите разрешение.Сообщите всем членам команды, что это положение существует, чтобы каждая смена получала правильный набор навыков.

Еще одно хорошее руководство, которое следует иметь, заключается в том, что все замены, обмены и замены должны производиться кем-то, кто выполнил эту работу раньше и все еще может делать это с разумной степенью эффективности. Вам не нужны помощники официанта для повара или помощники повара для официанта.

Требование, чтобы они нашли себе замену, — отличный способ привить вашим сотрудникам чувство зрелости и внимательности.Кроме того, это помогает сотрудникам почувствовать себя вовлеченными в бизнес и подумать о том, что участвует в процессе планирования. Показывая своим сотрудникам, что участвует в создании рабочего графика и поиске замен, вы можете создать ощущение, что график нельзя менять по воле случая. Если они запланированы и у них есть возможность, им нужно работать.

8. Создайте диаграмму доступности


Иногда сотрудник не может найти замену для оплаты своей смены. Когда это произойдет, вам решать, кому поработать.Это такие времена, когда диаграмма доступности делает все намного проще.

Чрезвычайные ситуации подойдут. Это неизбежно. Но вместо того, чтобы оставлять все на волю случая, диаграмма доступности может служить вашим «планом Б». Самая простая версия — это просто список всех сотрудников с указанием дней и времени, в которые они могут работать. Они могут не быть запланированы на все эти дни и часы, и поэтому, возможно, они захотят подобрать дополнительную смену здесь или там. Более сложная версия — это еще одно полное расписание, в котором перечислены доступные сотрудники, которые могут приходить в каждую смену.

Думайте о своей диаграмме доступности как о второй строке в баскетбольной команде. Если кто-то не может «играть», у вас есть несколько вариантов, кто захочет уйти со скамейки запасных. В конечном итоге это упрощает процесс замены, убирая из него мысли. Это также может снизить уровень стресса, когда возникает необходимость в замене в последнюю минуту.

9. Имейте резервную копию

Поэт Роберт Бернс однажды написал о схемах мышей и людей и о том, как они так часто идут наперекосяк.Отсюда и возникает поговорка: «Самые продуманные планы мышей и людей…», означающая, что независимо от того, насколько тщательно все спланировано, что-то может пойти не так. Если вы какое-то время проработали менеджером, вы хорошо знакомы с этим фактом жизни. Таким образом, даже если у вас есть диаграмма доступности, в которой указаны сотрудники, готовые к работе в короткие сроки, вам может потребоваться резервная копия для этой резервной копии или план C для вашего плана B.

Вот почему мы рекомендуем создать список доверенных и надежных сотрудников, работающих неполный рабочий день, с которыми вы можете связаться, когда все остальные варианты не сработают.Эти работники могут быть бывшими сотрудниками, которые уволились в хороших отношениях, или потенциальными сотрудниками, которые прошли собеседование, но не были приняты на работу. Вы можете подумать, что эти люди никогда не захотят прийти в такое короткое время, но вы никогда не узнаете, пока не спросите. Бывшие сотрудники могут с нетерпением ждать возможности снова поработать с вашей командой, а потенциальные сотрудники могут ухватиться за шанс попасть в дверь.

10. Используйте лучший инструмент для работы

Если вы когда-либо пробовали забить гвоздь отверткой, вы знаете, как важно использовать лучшие инструменты для работы.Создание графика работы ничем не отличается. Правильные инструменты могут упростить работу и ускорить ее выполнение.

Даже инструменты, предназначенные для других целей (например, Word или Excel), могут упростить процесс планирования по сравнению с устаревшим методом ручки и бумаги. А теперь, когда облачные вычисления проникают во все уголки делового мира, бесплатные онлайн-версии Word и Excel (например, Google Docs and Sheets) делают этот процесс еще проще.

Итак, хотя вы уже можете использовать одно или другое из этих приложений, действительно ли оно лучше всего подходит для работы? Есть ли лучший инструмент? Для ресторанов доступны инструменты, специально предназначенные для ресторанной индустрии.Такие приложения, как Sling, содержат мощные функции, которые помогают упростить составление расписания, чем когда-либо прежде.

Поскольку Sling создан специально для планирования работы ресторанов, не требуется сложного форматирования, чтобы расписание выглядело так, как вы хотите. Нет бесконечных поисков неработающего шаблона. Невозможно придумать способ сделать что-то с программой, предназначенной для других целей. Все, что вам нужно сделать, — это сконцентрироваться на максимально возможном графике.

Затем, в процессе планирования, Sling может уведомить вас, когда вы дважды забронировали сотрудника. Он может уведомить вас, если вы забыли запрос на отпуск. Он даже может предложить предложения, которые помогут вам составить идеальный график. Когда расписание завершено, Sling может отправлять автоматические уведомления, чтобы напомнить вашим сотрудникам, что расписание доступно, что были внесены изменения или что у них приближается смена. Действительно, Sling может предоставить все, что нужно опытному менеджеру для создания идеального графика работы в кратчайшие сроки.Это похоже на то, что у вас есть личный помощник, который ничего не делает, кроме как помогает упростить процесс планирования. И, что самое главное, Sling можно использовать бесплатно.

Лучший способ составить рабочий график

Такое приложение, как Sling, действительно является лучшим решением для создания идеального рабочего графика для вашей команды. Он может помочь вам выполнить все приведенные выше советы, а также предоставить простые способы назначать и отслеживать задачи, создавать страницы в социальных сетях и многое, многое другое.

Похожие записи

Вам будет интересно

Как делать холодные звонки – схема разговора и техника продаж по телефону

Краткое описание выполняемой работы менеджера: Должностные обязанности менеджера в организации

Добавить комментарий

Комментарий добавить легко