электронная версия и особенности заполнения
Оглавление:
- Содержание журнала регистрации
- Требование к оформлению регистрационного журнала
- Правила заполнения журнала регистрации приказов
- Ведение журнала по кадровым приказам
Постановление Росархива от 6 сентября 2000 года устанавливает порядок учета приказов в организациях. Согласно ст. 358 кадровые приказы учитываются отдельно от остальной документации, для чего на каждом предприятии ведется журнал регистрации приказов по личному составу.
Учет персонала отделен от бухгалтерского и управленческого: вопросы, касающиеся внешнего и внутреннего движения кадров, вынесены за рамки основной деятельности фирмы, поэтому приказы по личному составу не могут регистрироваться вместе с производственными документами. Порядок ведения кадрового делопроизводства определяется внутренними локальными актами организации.
Содержание журнала регистрации
Специального бланка журнала регистрации приказов по личному составу не предусмотрено. Каждая организация может разработать удобную для себя форму данного документа. Как правило, она включает стандартные для учетной книги по кадрам графы:
- Порядковый номер приказа.
- Дата документа.
- Номер, присвоенный приказу.
- Вид приказа.
- ФИО работника.
- Основание для распоряжения.
- Подпись работника об ознакомлении.
- Должность и ФИО ответственного работника службы персонала, обработавшего документ.
- Подпись кадровика.
- Примечания.
Целесообразно не «сваливать» все приказы по персоналу в один журнал, а разделить их по группам, присвоив каждой из них свой индекс и создав на каждую свою регистрационную форму, например, отдельная тетрадь по командировкам, по аттестациям и т.д. В кадровом делопроизводстве рекомендуется для регистрации документов применять индексирование: номер приказа по движению личного состава начинается с индекса ЛС, по отпускам – О, учет больничных маркируется индексом Б, по командировкам – КМ. Соответствующим образом обозначается каждый журнал регистрации.
Требование к оформлению регистрационного журнала
Книга, в которой ведется регистрация, должна иметь твердую обложку. На обложке располагается наименование документа, оформленное типографским способом с указанием индекса.
Титульный лист содержит:
- наименование организации без указания реквизитов;
- продублированное с обложки название документа;
- даты начала и окончания журнала.
Первая страница предназначена для перечня сотрудников, ответственных за ведение журнала:
- должность и подразделение;
- фамилия;
- подпись работника;
- календарный период, на который данное лицо было назначено ответственным;
- реквизиты приказа о назначении.
Страницы должны иметь сплошную нумерацию (проставляется порядковый номер и индекс на каждой странице, начиная с первой после титульного листа). Журнал сшивается и пломбируется – на последней странице располагается надпись, заверяющая количество листов в книге, с подписью руководителя компании / начальника кадровой службы и печатью организации.
Закрытие журнала отмечается также на последнем листе:
- дата окончания записей и передачи в архив;
- на каком основании журнал закрыт (должность, ФИО лица, отдавшего соответствующее распоряжение, дата и номер документа).
Правила заполнения журнала регистрации приказов
Приказы по личному составу являются юридически значимыми документами, поэтому к их регистрации предъявляются строгие требования: при заполнении не допускаются ошибки, помарки, а также сокращения, если они не позволяют однозначно трактовать запись.
- Имя и отчество работников разрешается вносить в виде инициалов, но если в организации трудятся 2 однофамильца с идентичными инициалами, имя-отчество нужно вписать полностью или сокращенно, так, чтобы при чтении записи не было сомнений, какого именно сотрудника касается приказ.
- Номера записей проставляются сплошной нумерацией по всей книге, номера распоряжений присваиваются по принятому в организации шаблону (чаще всего это индекс и цифровой номер).
- Формат даты – стандартный: «дд.мм.гггг».
- В графе «вид приказа» указывается действие, предусмотренное документом в отношении работника: прием, перевод, увольнение, поощрение, взыскание, изменение фамилии, отпуск по уходу за ребенком и прочее.
- В качестве основания указывается документ, ставший причиной для издания распоряжения: заявление работника, трудовой договор (ТД), дополнительной соглашение к трудовому договору (Доп.) и т.д.
Образец заполнения журнала регистрации приказов по личному составу можно посмотреть на нашем сайте.
Ведение журнала по кадровым приказам
Журнал регистрации кадровых приказов заводится с начала деятельности организации и ведется на протяжении всего существования фирмы. Основанием для открытия нового является окончание места для записей в предыдущей книге регистрации – желательно заводить журнал в тетради с большим количеством листов. Досрочное окончание регистрационной формы не предусмотрено.
Закрытая книга передается в архив. Срок хранения журнала регистрации приказов по личному составу составляет 75 лет, что необходимо учитывать, оформляя документ. Типографская книга для журнала должна быть качественной: с твердой износостойкой обложкой, плотной бумагой, хорошо проклеенными и прошитыми листами. Наклейка с названием журнала должна хорошо держаться и исключать вероятность отклеивания – во избежание этого можно заламинировать обложку.
Исправление ошибочных записей допускается в соответствии с правилами делопроизводства. Нельзя удалять, подчищать ошибки, использовать корректирующие средства. Для внесения правки неверную запись аккуратно зачеркивают одной линией и рядом вписывают правильные данные. Если в бланке есть графа для примечаний, факты исправлений можно фиксировать в ней.
Журнал регистрации приказов разрешено вести как в традиционном бумажном, так и в электронном варианте. Во втором случае компьютерный файл с регистрационной таблицей необходимо защитить от несанкционированного доступа и правок. Правила ведения, предусмотренные для бумажной книги, справедливы и для электронной формы.
Электронный бланк журнала регистрации приказов по личному составу скачать можно здесь .
При необходимости электронный журнал можно распечатать с соблюдением всех требований к оформлению: обложка, титульный лист, нумерация, сшив, заверка и опечатывание. При передаче журнала в архив следует обеспечить читаемость и сохранность данных: хорошая бумага, качественная четкая печать.
Приказы по личному составу, относящиеся к документам по внешнему движению рабочей силы, рекомендуется отделять от распоряжений по внутреннему перемещению. Эти данные используются при анализе текучести кадров: количеству и частоте поступлений на работу, увольнений, переводов, которые в целях статистики рассматриваются как увольнение с одной должности и прием на другую. Внутренние кадровые документы – командировки, приказы по отпускам, регистрация больничных листов – учитываются в других журналах.
Согласование и регистрация приказов | Делопроизводство
Сейчас в продолжение темы давайте рассмотрим правила согласования приказов и проведение регистрации приказов.
Согласование приказа
Будет очень хорошо, если порядок согласования приказов прописан в инструкции по делопроизводству организации. Необходимо обязательно проводить согласование приказов с проставлением виз.
Проект приказа по основной деятельности должны визировать, как правило, заместитель руководителя, отвечающий за соответствующее направление деятельности организации, и начальники отделов:
- кто готовит приказ,
- кому даются поручения – еще на стадии подготовки надо заложить рациональную систему исполнения с реалистичным сроком, чтобы в дальнейшем не вносить изменения,
- юридической службы,
- службы делопроизводства – визирует в последнюю очередь, чтобы проверить правильность оформления приказа,
- главный бухгалтер – приказы по финансовым вопросам,
- прочие заинтересованные – если необходимо.
Визы можно проставлять на обороте последнего листа приказа или на листе согласования. Виза обязательно должна содержать расшифровку должности, фамилию с инициалами и дату (про дату не забывать).
Лучше предпочесть последний вариант согласования – на отдельном листе. Когда приходится приказ переделывать, то визы не всегда надо повторно собирать. В нашей организации, например, визирующие очень любят добавлять какую-нибудь мелочь от себя. Пустячок, а им приятно, но только приказ-то надо распечатывать заново.
Итак, проект приказа может визироваться с отметкой «с замечаниями». Эти самые замечания оформляются на отдельном листе в произвольной форме. И они должны учитываться при доработке проекта приказа.
В случае наличия замечаний принципиального характера, проект приказа необходимо перепечатать и согласовать вновь (собрать все подписи заново). Так что стоит подумать какую визу труднее всего получить и начинать согласование с этого человека.
Если присутствуют замечания только редакционного характера, то проект приказа переоформляют, но визы согласования не проставляют повторно.
После получения всех необходимых виз на отдельном листе согласования, на обратной (чистой) его стороне распечатывается последняя (или единственная) страница приказа. Смысл в том, чтобы подписи согласования оказались на обороте приказа после удовлетворения всех пожеланий. Так поступают в федеральных органах власти, у них там очень много визирующих. И таким образом они уменьшают вероятность повторного визирования в процессе согласования в случае переоформления приказа (иногда неоднократного).
Когда согласование приказа завершено – время его подписывать.
Приказы по основной деятельности должен подписывать только руководитель организации. Либо лицо, которому официально предоставлено такое право, например, приказом о распределении полномочий (или допускается отдельным приказом), зафиксировано в должностной инструкции. В случае его временного отсутствия (отпуск, командировка и т.д.) подписывать приказы имеет право исполняющий обязанности руководителя. Кто будет исполнять обязанности руководителя надо закрепить в приказе по основной деятельности – один раз на все случаи жизни, либо издавать каждый раз новый приказ в случае отсутствия руководителя.
После подписания приказа в него нельзя вносить какие-либо изменения. Хотя в нашей организации иногда (действительно очень редко) переделывали приказ задним числом.
Регистрация приказов
Только после подписания приказы регистрируются (принято в этот же день) службой делопроизводства по порядку номеров с указанием даты. Каждый год нумерация опять начинается с единицы, хотя сам журнал регистрации приказов может вестись несколько лет.
Это важно: регистрация приказов по основной деятельности осуществляется отдельно от распоряжений, а также отдельно от приказов по административно-хозяйственным вопросам и по личному составу. В основном это обусловлено различными сроками хранения.
Приказы по основной деятельности имеют постоянный срок хранения. В организациях, которые не будут передавать свои документы на государственное хранение – подразумевается до ликвидации. Остальные перечисленные категории приказов имеют временные сроки хранения – 5 лет или 75 лет в зависимости от их вида. Сейчас не будем об этом подробно.
Регистрацию приказов можно проводить в электронном виде. Этой же цели может служить журнал регистрации приказов – образец его приведен ниже. Если нравится, то назовите книга регистрации приказов. В двух последних случаях имеется в виду регистрация на бумажных носителях.
База данных регистрации приказов по основной деятельности имеет постоянный срок хранения вне зависимости от выбранного названия. Выберите естественно что-то одно. Если регистрация ведется в электронной базе, то вовсе не обязательно (даже и не нужно) ее дублировать на бумаге.
Не существует единого образца журнала регистрации приказов, сама форма не регламентируется никакими нормативно-методическими документами. Поэтому допускается добавить нужные графы или убрать, по вашему мнению, лишние.
Вы можете принять за основу этот образец журнала регистрации приказов.doc
Часто в организации возникают вопросы, что делать, если необходимо приказ зарегистрировать задним числом. Понятно, что не положено, но если очень нужно… Можно попробовать оставлять пустые резервные номера в разумных пределах. Но учитывайте, что пропущенные номера в журнале регистрации приказов не есть хорошо.
Иногда регистрируют приказ под уже существующим номером с добавлением литеры (выглядит № 5а). Двойные номера в журнале регистрации приказов тоже не есть хорошо. В общем, существует маленький простор для маневра.
Конец краткого ликбеза на данную тему. Если будут вопросы по порядку согласования или регистрации приказов, то задавайте в комментариях.
Евгения Полоса
Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:
К записи 284 комментария
Журнал регистрации приказов в электронном виде
Вы здесь:
Для контроля издаваемых в организации приказов в системе делопроизводства применяется журнал регистрации приказов. Данный документ позволяет организовать систему контроля издаваемых документов, а также отследить действующие на данный момент приказы и его назначение по краткому описанию. Регистрация документов позволяет облегчить и упорядочить труд отдела кадров. К тому же хронологическая регистрация издаваемых приказов позволяет защитить организацию от издания документов “задним числом”.
Ведение журнала регистрации
Порядок регистрации, оформления и составления распорядительных документов издаваемых в организации регламентируются на основании разработанного порядка ведения документооборота для внутреннего пользования. Приказы должны издаваться в хронологическом порядке, учитывая при этом дату составления и очередной порядковый номер документа по средством цифровых и буквенных обозначений.
По индивидуальному шифру в последующем будет гораздо проще найти необходимый документ. При этом можно применять определенные коды для установления принадлежности документов к конкретным подразделениям организации. Группировка приказов может осуществляться также и по их смысловому назначению.
Например:
- “В” – статус применяется для документов издаваемых при вынесении взысканий и поощрения сотрудников.
- “О” – для группировки приказов по отпускам сотрудников.
- “КМ” – приказы по командировкам работников.
- “К” – кадровые.
- “ЛС” – по личному составу, срок хранения таких документов составляет 75 лет.
Такая группировка документов позволяет быстрее находить необходимые документы. Как таковой специализированной и утвержденной формы журнала нет, поэтому его можно разработать сами, так и при желании, можно приобрести в специализированных магазинах уже готовый журнал. Отметим, что для правильного ведения все страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы, а на обороте скреплен печатью и подписью руководителя.
Добавлять, вырывать листы запрещается, иначе смысл такого документа теряется. Кроме того, на сшиве должно быть указано общее количество листов в журнале, после чего на нем ставится подпись руководителя и печать организации. Ответственность за правильное ведение и хранение документа возлагается на отдел кадров.
Требования к оформлению журнала
Как уже сказали, определенных закрепленных на законодательном уровне требований к оформлению нет, но следует внести в него определенные графы:
- Графа порядкового номера, который должен присваиваться для каждого документа, для того, чтобы избежать появления документов изданных задним числом.
- Номер приказа и его дата издания.
- Вид приказа (Перемещение, Увольнение, прием сотрудников и т.д.). Описание краткого содержания, например, если он издается для направления сотрудников в командировку, то необходимо указать пункт назначения, сроки поездки.
- ФИО нескольких работников или конкретного, в отношении которого издается приказ.
- Может быть указано основание создание документа, например, письмо, заключение срочного трудового договора или по стандартной форме.
- Также в некоторых случаях стоит указывать, кто принял документ на хранение, в особенности, если предприятие имеет сложную организационную структуру.
Ведение журнала в электронном виде
В случае большого документооборота регистрация приказов может быть организована и в электронном виде. Так например, программа 1C осуществляет такой процесс автоматически. Но в программу, как известно можно внести изменения, поэтому периодически необходимо распечатывать листы документа, пронумеровывать, ставить визу руководителя, скреплять и передавать в архив. Также можно вести хронологию при помощи электронных таблиц, таких как Excel.
Образцы журналов
Журнал регистрации приказов по личному составу образец скачать Word.
Скачать бланк журнала регистрации издаваемых приказов по личному составу, Word.
Журнал регистрации приказов по основной деятельности Excel.
Инструкция: оформляем журнал регистрации приказов по личному составу
Что такое приказ по личному составу
Этот термин в ТК РФ отсутствует. Такими распоряжениями принято считать все официальные бумаги, которые относятся к кадровому документообороту, например:
- о приеме на работу;
- переводе на другую должность;
- увольнении;
- изменении персональных данных;
- изменении заработной платы или премировании;
- об отпуске;
- о командировке.
Некоторые из них нужно хранить в организации 5 лет, но большая часть распоряжений хранится 75 лет. Поэтому так важно вести правильный учет.
Как регистрировать приказы
Процесс регистрации представляет собой перенос реквизитов приказа по личному составу в определенную установленную форму и присвоение документу номера и даты.
Все виды распоряжений по личному составу должны быть зарегистрированы. Почему это важно? Дело в том, что проект документа приобретает юридическую силу по факту его регистрации. Если процесса регистрации не было, правовые последствия для работника и работодателя не наступают.
Регистрация помогает решить 3 задачи:
- учет;
- контроль исполнения;
- возможность оперативно получить доступ к приказу по личному составу.
Регистрировать нужно один раз — при издании.
Когда приказов по личному составу много, номера можно устанавливать по каждой процедуре индивидуально, если мало — возможна сплошная нумерация. К примеру, приказам на прием, перевод и увольнение дать единую нумерацию, на различные отпуска — другую.
Формой для регистрации может быть:
- журнал или книга;
- база данных.
Журнальный формат предполагает подробное отражение информации о том, кем и с какими целями разработан документ. Автоматизированная база данных предполагает внесение сведений о приказах с применением специально разработанного ПО.
Требование к оформлению журнала
Трудовым законодательством требования к наличию и оформлению журнала не установлены. Учреждение само определяет форму и алгоритм ведения документа. Наиболее приемлемым вариантом является электронный формат: он требует меньшего объема затрат, чем работа с бумажными носителями.
Журнал регистрации распоряжений по личному составу предназначен для систематизации и упорядочивания кадрового документооборота и позволяет оперировать большим объемом информации одновременно, а также выполняет следующие функции:
- регистрация изданных компанией кадровых документов;
- быстрый поиск точной информации и документов о работниках;
- хранение и архивирование бумаг компании.
По п. «б» ст. 258 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (от 25.08.2010 № 558), ведение работодателем журнала регистрации необходимо. Действующим законодательством не предусмотрены обязательные требования к его форме и содержанию, не установлена ответственность за его отсутствие.
Образец заполнения журнала приказов по личному составу целесообразно утвердить локальным нормативным актом юридического лица, так же, как и образец приказа по личному составу.
Электронный учет кадровых документов
Большинство работодателей ведут кадровый учет в электронном виде, следовательно, важная задача — оптимизировать его цифровую версию в соответствии с реальными потребностями организации. Электронную форму всегда можно откорректировать: добавить необходимые реквизиты, изменить их последовательность, сформировать необходимый отчет на печать. В электронной версии поиск нужной информации занимает намного меньше времени. В конце отчетного года или другого периода единый реестр учета выводится на печать и архивируется вместе с соответствующими ему кадровыми документами. Ведение книги в электронном виде особенно актуально для крупных организаций, где кадровые бумаги издаются несколькими структурными подразделениями и филиалами. Как правило, книга регистрации автоматически формируется программой и содержит следующие данные:
- Дата издания.
- Уникальный номер регистрации в программе.
- Краткое описание.
- Исполнитель.
Образец журнала регистрации приказов по личному составу в электронной форме
Скачать
Бумажный учет кадровых документов
Каждый работодатель правомочен самостоятельно утверждать свой собственный способ регистрации и виды журналов. Не все распоряжения работодателя проводятся через программу по кадровому документообороту, и ведение книги вручную, на бумаге, остается по-прежнему актуальным.
Образец журнала учета приказов по личному составу на бумажном носителе
Скачать
Образец книги регистрации приказов по личному составу о приеме на работу
Крупные организации с интенсивным кадровым документооборотом ведут одновременно несколько журналов по видам и тематике: отдельно — о приеме на работу, отдельно — о направлении в служебную командировку и другие. В зависимости от этого формируются различные по содержанию и количеству граф книги учета.
Скачать
Сроки хранения журналов и приказов по личному составу
Сроки хранения регламентируются статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Как правило, кадровые документы имеют нормативный срок хранения — не менее 75 лет со дня создания. Однако для некоторых из них установлен более короткий срок хранения — всего 5 лет:
- о дисциплинарных взысканиях;
- о ежегодных оплачиваемых отпусках;
- об учебных отпусках;
- о дежурствах;
- о краткосрочных командировках по России и за рубеж.
Журналы хранятся столько же, сколько и документы по личному составу, в них перечисленные, — 75 лет. Либо 5 лет, если в книге учета фиксировались только документы, которые можно утилизировать через 5 лет.
Журнал регистрации распоряжений
Журнал регистрации распоряжений применяется для учета всех распоряжений на предприятии.
Кроме того, фиксация Журнале регистрации распоряжений служит также обеспечению сохранности распоряжений, организует массив поиска, придает юридический вес.
Журнальная форма регистрирования документации является наиболее распространенной на сегодняшний день. Данная форма обеспечивает возможность быстро определить количество документов.
Большим плюсом является невозможность убрать уже внесенные данные. Это обеспечивает преимущество журнальной формы регистрирования перед электронной.
Следует соблюдать простые правила регистрации, принятых в делопроизводстве. Фиксируются только документы, требующие обязательного учета (к таковым относятся распоряжения). Документ регистрируется единожды, нет нужды регистрировать копии. Регистрация проводится в день подписания.
Также на данный журнал распространяется правило, действующее для всех журналов регистрации – нумерация документов ограничена одним календарным годом. По окончании года записи отделяются жирной линией, проставляется номер нового года и нумерация начинается заново.
Важными для деятельности предприятия являются графы журнала регистрации распоряжений, фиксирующие лиц получивших распоряжения и исполнителей.
Основные данные, которые следует выносить на обложку журнала – название предприятия, дата начала ведения (впоследствии и дата окончания ведения). В случае смены названия вносится уточнение и на обложку.
Все исправления ошибок и неточностей следует вносить в журнал согласно действующим правилам внесения изменений и дополнений, принятым в делопроизводстве. Подчистки и использование различных видов корректоров не допускается.
Графы для заполнения Журнала регистрации распоряжений:
- Дата
- Регистрационный номер
- Содержание распоряжения
- Исполнитель
- Кто получил
- Подпись
Магазин Сити Бланк Журнал регистрации распоряжений стандартного формата А4, ориентирование книжное, количество страниц свободное. Оценив объем документации в своей организации, покупатель сам выбирает нужное число страниц. Наши дополнительные услуги – ламинирование, опечатывание и прошнуровка журнала в типографии.
Все особенности заказа, которые не возможно указать на странице выбора параметров журнала оговорите с менеджерами нашего магазина.
Журнал регистрации приказов по основной деятельности
Для чего нужен журнал приказов по основной деятельности
Структура журнала регистрации приказов
Итоги
Для чего нужен журнал приказов по основной деятельности
В таком журнале регистрируются приказы, которые устанавливают нормы, затрагивающие деятельность всех или большинства сотрудников фирмы — как рядовых специалистов, так и руководство (генерального директора, заместителей директора, главного бухгалтера). В этом их отличие от приказов по личному составу, которые значительно более персонифицированы.
Приказы по основной деятельности могут регулировать:
- вопросы хозяйственной деятельности;
- вопросы планирования;
- порядок отчетности;
- выстраивание стратегии продаж;
- задачи по расширению бизнеса.
Типичными правовыми актами, регистрируемыми в рассматриваемом журнале, например, принято считать приказы:
- о назначении директора;
- создании филиала;
- введении штатного расписания;
- утверждении правил трудового распорядка;
- обеспечении коммерческой тайны.
Таким образом, в перечне приказов по основной деятельности могут быть как нормативные, обязательные для всех сотрудников, так и персонифицированные локальные правовые акты (в этом случае их действие распространяется главным образом на представителей руководства, занимающих ведущие должности с точки зрения основной деятельности компании).
Обязательно ли ведение журнала регистрации таких приказов? Законодательством РФ для частных организаций и ИП подобная обязанность не установлена. Но, как показывает практика внутрикорпоративного документооборота в российских фирмах, использование журнала способствует повышению эффективности учета приказов по основной деятельности.
Структура журнала регистрации приказов
Унифицированная форма журнала регистрации приказов по основной деятельности нормативно-правовыми актами не утверждена и разрабатывается фирмами самостоятельно. Чаще всего журнал состоит из таких элементов, как:
- титульный лист;
- раздел, в котором указывается перечень сотрудников, ответственных за ведение журнала;
- основной раздел, служащий непосредственно для регистрации приказов по основной деятельности.
На титульном листе журнала может быть приведено:
- наименование фирмы;
- наименование документа;
- дата начала заполнения журнала;
- дата завершения заполнения журнала.
В разделе об ответственных сотрудниках могут быть зафиксированы:
- Ф. И. О., должности ответственных лиц;
- ссылки на документы, устанавливающие полномочия ответственных лиц;
- подписи ответственных лиц, подтверждающие ведение ими журнала в определенный период времени;
- даты, соответствующие периодам времени, в рамках которых ответственные лица ведут журнал.
В основном разделе журнала регистрации приказов по основной деятельности могут фиксироваться:
- порядковые номера приказов;
- даты, номера, наименования приказов;
- количество листов в каждом приказе;
- Ф. И. О. и должности сотрудников, на которых распространяется действие того или иного приказа.
Где скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности
Загрузить образец журнала приказов по основной деятельности, подготовленный нашими специалистами, вы можете на нашем сайте.
Скачать образец журнала приказов по основной деятельности
Итоги
Юрисдикция журнала регистрации приказов может распространяться на отдельные группы сотрудников, всех работников организации или же на ее руководство. Он необходим в первую очередь для упорядочения оборота данных локальных правовых актов и должен вестись ответственными сотрудниками фирмы.
Ознакомиться с особенностями других учетных кадровых регистров вы можете в статьях:
- «Журнал регистрации приказов по личному составу – образец»;
- «Журнал учета инструкций по охране труда — форма и образец»;
- «Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте – образец»;
- «Журнал вводного инструктажа по охране труда — образец».
Журнал регистрации приказов по основной деятельности
Журнал регистрации приказов по основной деятельности является важным регистрационным документом в любой организации. В него заносятся все приказы, касающиеся деятельности всей организации в целом. В отличие от журнала приказов по личному составу, вносимая в регистр документация имеет неперсонифицированный характер.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала регистрации приказов по основной деятельности .docСкачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности .doc
Обязанности
Каждая компания, в которой издаются приказы по основной деятельности (а без них никак не обойтись) обязана вести журнал регистрации приказов по основной деятельности. Об этом сказано в самом начале (в части А 258 статьи) Перечня архивных документов, который был принят Приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года.
Однако это является лишь косвенным указанием. Прямого приказа либо распоряжения на этот счет не имеется. Но при проверках контролирующих органов журналы такого типа лучше предъявлять. Кроме того, его наличие:
- Позволяет доказать само существование того или иного приказа. Данная возможность очень упрощает жизнь при возникновении судебных разбирательств. Сам факт наличия записи указывает на существование документа.
- Позволяет ориентироваться в приказах по основной деятельности, быстро находить и ссылаться на необходимый.
- Значительно упрощает документооборот организации в целом, позволяет классифицировать приказы.
Функционал
К приказам по основной деятельности имеют отношение:
- Документы о назначении руководителя на свою должность.
- Бумаги о создании филиала, подразделения организации.
- Документы относительно формирования штатного расписания.
- Документы о трудовом распорядке.
- Документы о соблюдении коммерческой тайны и пр.
Стоит отметить, что назначения руководителя и его заместителей относятся к приказам по основной деятельности, тогда как распоряжения о назначении других сотрудников относятся к приказам по личному составу.
Здесь нет никакой дискриминации. Просто руководители, по своей сути, обычно обладают гораздо более широкими полномочиями. Юридическая тонкость состоит в том, что их назначение либо увольнение в конечном итоге влияет на всю организацию в целом. Поэтому в журнале приказов по основной деятельности и регистрируются приказы о назначении управленческого звена компании.
Помимо этого, в журнал могут заноситься другие приказы, которые проходят по:
- Хозяйственной деятельности компании.
- Установлению порядка отчетности. Как налоговой, так и других видов.
- Планированию, общему выстраиванию стратегии поведения организации в конкретной сфере и пр.
Практика показала, что в журнал регистрации приказов по основной деятельности очень удобно заносить все приказы с постоянным сроком хранения, если это не противоречит общей направленности регистрируемой документации.
Элементы
Журнал должен иметь обложку и вложенные в нее страницы. На обложке обычно располагаются:
- Наименование документа.
- Наименование организации, сотрудники которой его ведут.
- Если есть, то наименование структурного подразделения.
- Номер дела по номенклатуре и номер тома.
- Виза руководителя, количество заполненных листов (эта информация должна появляться при окончании).
- Дата начала и дата окончания. Первая графа обязательна для заполнения. Во вторую информация бывает проставлена только после регистрации последнего приказа.
Обложка может быть напечатана на обычном формате А4, но удобнее производить печать на плотной бумаге и прошивать. Так листы журнала будут надежно закреплены, их будет удобнее заполнять.
Вложенные страницы содержат две таблицы.
- Первая таблица описывает ответственных за ведение журнала лиц.
- Вторая создана для подробного перечня приказов по основной деятельности.
Графы обеих следует заполнять. Они включают:
- Порядковые номера регистрируемых документов.
- Даты издания. Здесь важно соблюдать хронологию.
- Номера приказов по основной деятельности.
- Название. Они могут повторяться. Главное, чтобы номера и даты были разные.
- Краткое содержание регистрируемого документа. Достаточно одного-двух предложений.
- ФИО и табельные номера (при наличии) фигурирующих в приказе лиц (те, на которых регистрируемая бумага распространяется).
Нигде нет унифицированной формы журнала, так что каждая организация вправе формировать собственный бланк и образец. У некоторых вообще нет страницы ответственных за заполнение лиц. У других – в основную таблицу добавлены столбцы подписей ответственных за доставку. Это вопрос удобства.
Важно: располагать информацию о приказах и складывать их листы в дело нужно строго в хронологическом порядке. Только так можно будет быстро найти запрашиваемый документ. Для той же цели используется нумерация.
Возможно ли вести электронный журнал
В электронном виде этот журнал вести можно. Однако здесь есть нюансы:
- Если есть бумажный и электронный варианты бумаги и в них есть расхождения, то предпочтение отдается печатному. Таковы негласные правила проводимых проверок.
- Электронная версия не всегда может быть доступна для использования. Виной тому обновления, компьютерные вирусы, зависания. Все эти минусы техники проявляются в самый неподходящий момент. Так что бумажную версию необходимо иметь в страховочных целях. Бывают случаи, когда при обновлении той или иной программы полностью утрачивается введенная ранее информация.
Конечно, при ошибках, помарках, опечатках журнал приказов по основной деятельности придется перепечатывать и заново заверять подписями.
Если после закрытия журнала (при окончании года) в напечатанном бланке остаются пустые строки, то их необходимо перечеркнуть. В конце от руки записывается количество заполненных листов.
Срок хранения
Документация такого вида имеет постоянный срок хранения. В организации всегда должен присутствовать и вестись журнал регистрации приказов по основной деятельности, иначе она не имеет права осуществлять какую-либо работу.
В некоторых случаях такие журналы передаются в государственный архив для использования их в качестве справочного материала.
Журнал регистрации приказов по личному составу. Образец и бланк 2021 года
Формирование журнала регистрации приказов по личному составу происходит обычно тогда, когда предприятие имеет достаточно большой штат работников. В таких случаях вся кадровая документация подлежит обязательному учету и контролю, для чего создаются отдельные обобщающие документы в виде журналов.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала регистрации приказов по личному составу .docСкачать образец заполнения журнала регистрации приказов по личному составу .doc
Расшифровка понятия «личный состав»
Личный состав любой организации – это все те люди, которые работают в ней на условиях трудового договора. При этом не имеет значения, трудится ли человек на постоянной основе или его работа носит временный, срочный или сезонный характер.
Таким образом, все приказы, выпущенные в отношении этих лиц, считаются приказами по личному составу. Это могут быть приказы о
- трудоустройстве,
- сокращении,
- отпуске,
- материальном поощрении,
- дисциплинарном взыскании,
- дежурствах,
- переводе на другую должность и т.д.
На сегодняшний день список таких приказов является открытым, что подразумевает под собой то, что кадровая служба каждой организации вправе самостоятельно формировать их перечень. При этом сведения обо всех этих распоряжениях должны заноситься в соответствующий журнал регистрации.
Единственное исключение составляет руководящая «верхушка» фирмы – приказы о назначении директора и главного бухгалтера, а также иных работников, упомянутых в уставе, относятся к приказам об основной деятельности юридического лица. А это значит, что их вносить в журнал регистрации приказов по личному составу не нужно.
Зачем нужен журнал
Значение журнала понять не сложно: он позволяет систематизировать данные о распоряжениях руководства предприятий в отношении подчиненных, а также оптимизировать работу с ними.
Для того, чтобы сведения были полными, в журнале должны регистрироваться все без исключения приказы относительно кадрового состава предприятия в хронологическом порядке.
При необходимости журнал помогает быстро отыскать нужный приказ, а также, в случае возникновения сложных спорных ситуаций между работодателем и работником и доведения дела до инспекции по труду или суда, дает возможность подтвердить или опровергнуть правомерность тех или иных действий каждой из сторон трудовых взаимоотношений.
Что необходимо фиксировать в документе
Для того, чтобы документ выполнял свою функцию, в него вносится ряд определенных сведений, в том числе дата выпуска каждого приказа, коротко – суть, ФИО работника и т.д. Кроме того, журнал должен иметь начальную дату его формирования и дату закрытия.
При этом организация имеет право самостоятельно решить, нужно ли вести отдельные журналы по каждому типу приказов или достаточно того, что все приказы будут вноситься в один журнал.
Ответственный за ведение
Обычно обязанность по ведению журнала регистрации приказов возлагается на руководителя/специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или даже секретаря, т.е. того работника, который отвечает за работу с документацией по личному составу предприятия.
В любом случае, это должен быть сотрудник, контролирующий кадровый документооборот, а также имеющий представление о том, как правильно вести подобного рода документы.
Основные правила составления
Унифицированной единой формы журнала нет, поэтому работники компаний могут формировать его в произвольном виде или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон документа, по его образцу. При этом документ должен включать в себя ряд обязательных сведений. К ним относятся:
- наименование предприятия;
- дата открытия журнала, дата его окончания;
- должность, фамилия-имя-отчество ответственного за его ведение сотрудника;
- срок хранения документа.
Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы, которую следует разделить на несколько столбцов. В них надо вписать:
- порядковый номер приказа, дату его выпуска;
- номер документа, его вид, содержание;
- ФИО и табельный номер работника, которого он касается;
- основание для выпуска распоряжения.
При необходимости таблицу можно дополнить и другой информацией, или, напротив, сократить.
На что обратить внимание при оформлении
Как и содержание журнала, его оформление полностью отдано на откуп составителям. Журнал допустимо формировать в простой рукописной или электронной форме. При этом, если журнал ведется на компьютере, дублировать его в распечатанном виде необязательно. Ну а если руководство компании считает необходимым ведение документа в «живом» виде, то использовать для журнала можно как простые чистые листы бумаги, так и фирменные бланки предприятия.
ВАЖНО! В приказе должно быть указано ответственное за ведение журнала регистрации приказов лицо.
Проштамповывать журнал необходимо только в том случае, если норма по визированию таких документов с помощью штемпельных изделий закреплена в локальных актах фирмы.
Обычно данные журналы достаточно внушительны по объему и имеют не один десяток страниц. В таких случаях все листы журнала необходимо пронумеровывать, скреплять между собой при помощи крепкой нити, прописывая с внешней стороны дату создания документа и проставляя подпись ответственного лица.
Как и сколько времени хранить журнал
Как правило, журнал регистрации приказов по личному составу лежит в кадровом отделе компании в отдельном месте, куда нет доступа посторонним лицам.
Срок хранения документа определяется либо законодательством РФ, либо внутренними нормативно-правовыми документами предприятия. После того, как журнал утрачивает свою актуальность, его полагается уничтожить.
Журнал регистрации приказов: виды, порядок оформления
Последние изменения:
Кадровая внутренняя документация в компании подлежит отдельной фиксации, установленный порядок регламентируется нормативно-правовыми актами. Каждая организация обязана вести журнал регистрации приказов в разрезе направлений и в соответствии со сроками хранения, определёнными для различной документации распорядительного характера.
Виды журналов регистрации
Постановление Росархива от 06.09.2000 года регламентирует механизм учёта и регистрации распоряжений в соответствующих реестрах приказов и распоряжений, специально предназначенных для кадровых документов.
Регистрировать приказы в организации необходимо в специально предусмотренных книгах, не имеющих унифицированной формы, предусмотренной законодательством.
Если форма ведения и регистрации устанавливается организацией самостоятельно, то сроки хранения жёстко регламентированы и составляют от 5 до 75 лет. Представляется целесообразным вести несколько журналов приказов и распоряжений в зависимости от количества времени хранения регистрируемых документов.
Основной документ – журнал регистрации приказов по личному составу, которых нужно иметь как минимум два с соответствующим хранением в течение периодов. В книге, предназначенной для хранения на протяжении 75-ти лет, фиксируются:
- приём, увольнение, совмещение должностей и кадровые перемещения;
- прохождение аттестаций и переаттестаций, курсов повышения квалификационного уровня и переобучения;
- оплата труда, доплаты и премирование;
- отпуска за вредные условия труда и время ухода за детьми;
- длительные служебные командировки внутри страны и за юридической территорией, преимущественно связанные с вредностью.
В книге, хранящейся 5 лет, будет учитываться документация следующего характера:
- ежегодные отпуска и отпуска, связанные с обучением;
- кратковременные служебные поездки, учитывая однодневные;
- дисциплинарные взыскания.
- изменения правил, регулирующих внутренний распорядок;
- утверждения обновления штатного расписания;
- назначения работников на руководящие посты;
- сокращение численности.
Журнал регистрации приказов по основной деятельности не включает кадровые документы по административно-хозяйственной деятельности, поскольку первые подлежат хранению в течение 75 лет, а вторые – на протяжении 5 лет, для фиксации которых создаётся отдельная книга.
Порядок оформления
Ведение в удобной для предприятия форме не отменяет требования соблюдения правил, предусмотренных для подобной документации. Титульный лист обязан содержать информацию о дате начала внесения записей и окончания.
Для ведения каждой книги назначается ответственный сотрудник, информация о котором размещается:
- на титульной странице;
- на последнем листе;
- в конце каждой страницы при ведении в электронном виде.
Книга принадлежит к документации строгой отчётности, предусматривающей обеспечение сохранности путём предотвращения извлечения или дополнительной вставки новых листов. Страницы пронумеровываются, прошнуровываются и с обратной стороны скрепляются подписью руководителя и печатью организации, дающей возможность зарегистрировать журнал и осуществлять его дальнейшее ведение.
Подтирки, подчистки и замазки специальными средствами категорически запрещены. В случае ошибочного внесения записи она подлежит корректировке путём зачёркивания одной чертой с внесением подписи работника, совершившего ошибку, и внесение правильной записи в ту же графу. Сотрудник, ответственный за ведение, назначается ответственным за хранение.
Как часто необходимо вносить информацию и нужно ли вести журнал ежедневно? Соответствующая информация вносятся по мере формирования распоряжений, а соблюдение выполнения регламентируется внутренними документами, позволяющими проводить проверку в присутствии назначенного ответственного лица.
Регистрация приказов
Поскольку стандартного порядка внесения записей в книги нормативными актами не предусмотрено, как заполнять журнал в разрезе граф, решает каждая организация индивидуально. Примерный образец заполнения включает:
- Номер, присваиваемый в момент издания. Чтобы правильно вести нумерацию приказов без нумерологических сбоев, целесообразно разработать схему, состоящую из цифр и букв, понятную и наглядную для учёта.
- Название распорядительного документа.
- Дата формирования, которой считается дата подписания руководителем.
- Вид распоряжения, в связи с причиной издания:
- отпуска;
- приём или увольнение;
- внесение изменения в штатное расписание;
- перевод на другую должность;
- назначение совмещения.
- Информация о сотруднике – виновнике составления.
- Краткое содержание, находящееся в преамбуле.
Ведение ряда книг для регистрации кадровой документации упорядочивают документооборот, упрощают поиск конкретного информационного документа вне зависимости от количества регистрируемых распоряжений ежедневно и количества прошедших лет до момента запроса, включая 75-летний период.
© 2021 zakon-dostupno.ru
Журнал регистрации кадровых приказов: правила заполнения
Юридическая консультация > Трудовое право > Ведение журнала регистрации кадровых приказов в делопроизводстве предприятияКадровая документация требует от сотрудника точности и аккуратности. Провести анализ документов, зарегистрировать приказы — для всего этого необходима глубокая сосредоточенность, и следование правовой базе. Кадровая документация является основой, на которой стоит все производство.
Благодаря все изложенному выше, кадровая документация обычно является объектом частых проверок соответствующих организаций. То, насколько корректно оформлены документы по кадрам, определяет ее юридическую силу.
Каждый сотрудник компании напрямую зависит от того, насколько точно он оформлен в кадровой документации. До тех пор, пока документацию не зарегистрируют правильным образом, фактически нет ее существования
Юридическая сторона
Журнал регистрации кадровых приказов схож с другими подобными журналами
Сотрудники кадрового отдела обычно должны вести ряд журналов, где регистрируют различные приказы. К примеру, в одном журнале отображается в приказах деятельность организации. А в другом содержатся только приказы о кадрах. Также бывают журналы, где описаны отпуска или увольнения.
Обычно журналы регистрации приказов похожи между собой наличием стандартных колонок. Среди этих колонок должны быть запасные, для заполнения соответствующими работниками в случае необходимости.
Закон не предусматривает единой формы для всех журналов регистрации. Поэтому ниже мы приведем наш образец такого журнала. Но предприятие вправе разработать свою форму журнала регистрации приказов.
Порядок регуляции
Деятельность компании предполагает образование ряда документов, Перечень которых утверждает приказ Минкультуры РФ от 25.08. 2010 № 558. Базовое положение этого нормативного документа предписывает обязательное наличие сроков хранение кадровой документации.
Например, журналы регистрации различных приказов по сотрудникам предприятия должны быть сохранены двумя сроками: в 5 и 75 лет. Поскольку имеют место 2 разных срока, кадровый отдел должен вести сразу 2 таких журнала.
Распоряжения могут нумероваться в произвольном порядке, так как законодательная база не определяет этот порядок. В то же время, существует Типовая инструкция делопризводства, утвержденная Росархивом (приказ № 68 от 27.11.00), в соответствии с которой приказы следует нумеровать по порядку в пределах одного года по календарю. Также по этой инструкции специалисты обязаны отдельно нумеровать приказы по деятельности предприятия и приказы, касающиеся сотрудников.
Кадровый учет требует от специалистов, ведущих документацию, крайней аккуратности. Следует знать порядок ведения журнала различных договоров (например, трудовых). Если есть необходимость в трехсторонних договорах цессии, то их, обычно, необходимо заключать в банковских компаниях.
Есть ли необходимость в ведении?
Журналы хранятся 5 или 75 лет
Как мы уже говорили, приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 предписывает необходимый срок, в течение которого необходимо сохранить журналы регистрации документации по распоряжениям в отношении всей деятельности организации. Исходя из этого становится очевидным обязательное ведение журналов регистрации.
Письменно или в электронном виде?
Ведение регистрационного журнала может производиться в электронном виде. Правовая база не предусматривает какую-то особенную форму приказной документации, имеющей, кроме того, специальные оговорки о ее оформлении. Под последним мы имеем ввиду прошивку журнала, печатное удостоверение или нумеровку.
В случаях, когда журналы регистрации формируются в программе 1С, нумерация для приказов происходит сама собой. И тогда ведение описываемой документации в письменном виде не имеет обязательного характера.
Разновидности приказных регистрационных журналов и их примеры
На сегодняшний день для компаний актуален следующий список регистрационных журналов:
- о трудоустройстве, увольнении или переводе сотрудников;
- о командировании работников;
- журналы отпусков;
- о дисциплинарных взысканиях либо поощрительных мероприятиях.
Порядок работы с журналом
Многие предприятия давно перешли на документацию в электронном виде
Главные этапы работы по ведению регистрационных журналов таковы:
- грамотное построение делопроизводства;
- ведение документации, связанной с деятельностью хозяйственно-административной части;
- надежное сохранение документов предприятия.
В действительности процесс делопроизводства — кропотливая работа, в которой важную роль играет большое количество специалистов организации. Процесс документооборота и его формирование входят в непосредственные обязанности делопроизводительного отдела компании.
Но отдел делопроизводства — это понятие достаточно расплывчатое, так как его обязанности обычно выполняются либо общей службой, либо возлагаются на канцелярию, что зависит от масштабов предприятия.
Если организация не обладает большими размерами, то делопроизводство обычно входит в обязанности секретаря. В самом начале работы специалисту следует разработать общие инструкции по работе с документами. Лучше всего разработанные инструкции задокументировать официально.
В настоящее время работу с документами чаще всего предприятие разрабатывает самостоятельно. По этой причине нормативно-правовые акты не предписывают порядок канцелярской работы, а всего лишь носят рекомендательный характер.
Для оптимального формирования процесса документооборота следует иметь следующие главные документы:
- инструкция для делопроизводства. Этот документ является локальным актом. Он отражает весь порядок работы, связанной с документацией, проходящей внутри организации. В случае, если в компании на данный момент пока нет готовых правил обращения с документами, то написание инструкции теряет свою актуальность. И тогда целесообразно на неопределенное время пользоваться существующими положениями.
- номенклатура дел. Необходимый организованный список документации содержит ее установленные сроки, в которые она должна быть сохранена. Он необходим для определения дальнейшего движения (перенесения в архив либо утилизации).
Обратите внимание на то, что журнал содержит приказы, касающиеся работников предприятия. На титульном листе регистрационного журнала необходимо указывать полное дословное название этого журнала. Такое название должно быть написано только заглавными буквами. После наименования документа должно следовать полное название организации.
Если организация является крупной, количество регистрационных журналов должно соответствовать количеству служб или отделов, включенных в процесс делопризводства. Дата оформления регистрационного журнала должна быть также указана на титульном листе.
Журнал необходимо прошить, пронумеровать, затем отдать на подпись и печать администрации компании. Особенно хорошо, если приказная документация опломбировывается номерной пломбой (следует обратить внимание, что пломбировка не будет считаться действительной, если ее номер не вписан в журнал).
Кто несет ответственность?
Ответственность за ведение журнала несет определенный работник
Основная работа предприятия регулируется, прежде всего, его главой в лице директора. Он, в свою очередь, возлагает ответственность по распоряжениям и приказам на руководителей отделов.
Иногда задачи организации носят комплексный характер. В этом случае директором создается специальная комиссия, в которую входят специалисты в разных областях.
Распоряжения следует делить на разновидности в зависимости от того, являются ли они главными или оперативными. Вариант классификации приказов:
- Приказы по основной работе предприятия. Распоряжения этого уровня издаются наряду с другими задачами основной деятельности предприятия.
- Приказы по работе администрации.
- Приказы по этой классификации должны регистрироваться и храниться отдельно. Это связано с установленными сроками хранения. Распоряжения по работе администрации следует хранить в течение 5 лет, в то время как документы, регулирующие основную деятельность предприятия находятся на постоянном хранении. Регистрационные журналы — такой вид документации, который предназначен только для внутреннего пользования . Его никто не имеет права передавать сотрудникам каких-либо сторонних предприятий без особого разрешения главы компании.
- Ознакомление с записями журнала регистрации должно проходить только в присутствии ответственного за этот журнал человека. Руководитель предприятия регулярно проверяет журнал регистрации для контроля и оценки работы канцелярской службы.
Сотрудник, ответственный за ведения журнала приказа, обязан хранить его у себя. Когда журнал заканчивается, ответственный должен отметить это на обратной сторон.
Необходимые пункты
Журнал регистрации кадровых приказов: заполнение
Как было изложено выше, законодательство не предусматривает специальную форму журнала регистрации приказов. Однако специалисты дают рекомендации по основным разделам журнала, которые можно использовать. Например:
- порядковый номер,
- дата приказа,
- номер распоряжения,
- основное содержание приказа,
- сотрудник,
- табельный номер,
- основание распоряжения.
Примерные резервные колонки:
- кто подписал приказ,
- кто исполняет приказ,
- куда передали приказ,
- расписка о получении, дата,
- отметка о направлении в дело, и так далее.
Иногда требуется колонка «Примечания». Тогда следует сделать такую отметку: «запись № ……………… в столбце № ………… не действительна». После этого вносится новая запись.
Образец заполнения журнала приказов по личному составу предприятия
| № п/п | Дата | Номер приказа | Разновидность приказа | Сотрудник | Табельный номер приказа | Основание |
| 100 | 3.05.2014 | 20-лс | Перевод на другую должность | Иванов Иван Иванович | 28394 | Дополнительное соглашение № 5 от 29.04.2014 к трудовому договору № 74 от 1.01.2012 |
| 101 | 3.05.2014 | 21-лс | Прием на работу | Орлова Ольга Павловна | 30492 | Заявление |
| 102 | 3.05.2014 | 22-лс | Прием на работу | Антонов Петр Николаевич | 67540 | Заявление |
Журналы регистрации положено хранить в течение 75 лет согласно приказу Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.
В таких журналах должны содержаться приказы следующего характера:
- о приеме на работу;
- об оплате труда;
- о совмещении профессий;
- о повышении квалификации;
- о смене фамилии сотрудника;
- о длительных командировках.
- о поощрении персонала;
- об отпусках
- о дежурстве;
- о переводе;
- об увольнении работника
В течение 5 лет следует хранить журналы, содержащие следующие распоряжения:
- о дежурствах,
- об учебных и очередных отпусках,
- о непродолжительных командировках,
- о дисциплинарных взысканиях
Как регистрировать приказы задним числом
Журнал регистрации кадровых приказов — один из документов по организации кадрового делопроизводства
Регистрировать приказы задним числом исключено по причине того, что журналы регистрации следует нумеровать, прошивать и скреплять печатью. Но на предприятиях нередко бывают случаи нарушения порядка регистрации, так как возникают ситуации, в которых имеют интерес и сотрудник, и администрация.
Существует две приемлемые возможности обойти регистрационный порядок:
- Способ первый. Если канцелярия не осуществляла последующей регистрации распоряжений, то приказ можно записать задним числом.
- Способ второй. В случае, если последующая регистрация производилась, то на имя главы организации пишется служебная записка, а в ней описывается сложившаяся ситуация. Приказ регистрируется текущим числом. На практике такой приказ издается под дробью 11/1-П (или под любым индексом, буква индекса не имеет юридической силы.). Такой вариант является более благоприятным на случай контроля со стороны соответствующих органов.
Следует особо отметить порядок исправления ошибок. В случае их появления следует полностью заменить только те документы, которые не пересекаются с документами, которые заменить нельзя.
Регистрация документов задним числом должна быть соизмеримой со сложившимися ситуациями. К примеру, с сотрудником происходит несчастный случай за пределами предприятия, а ознакомление с приказом и подпись этого сотрудника зарегистрированы задним числом. Такой факт только привлечет внимание органов, проводящих расследование.
С распространенными ошибками в кадровом делопроизводстве вас ознакомит видеоматериал:
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.
Поделиться
ВКонтакте
Класс
Telegram
Заполнение книги приказов Образцы формы бланки формуляры документов
Главная Образцы формы бланки формуляры документовПрежде чем перерабатывать бланк, очень нужно тщательно посмотреть изложенные в нем статьи законодательства. С течением лет они вполне могут потерять актуальность. Сэкономленные деньги, как правило, не лишние. Верно изложенный шаблон станет спасительным в разрешении трудностей при написании заявления. Это поможет сохранить ресурсы на найме юриста.
Внутри любой компании или организации имеют хождение письменные распоряжения, приказы, поручения, которые направлены на решение задач предприятия, на непосредственное осуществление её деятельности. Они обретают облик внутренних или локальных документов, которые согласно российскому законодательству должны собираться, регистрироваться и храниться в особых книгах. Что такое книга приказов? Это и есть специальный журнал, куда заносятся изданные внутри компании приказы.
Книга приказов: образец
К оформлению данной книги предъявляются строгие требования: страницы журнала должны быть пронумерованы, прошнурованы, а также скреплены печатью юридического лица и подписью генерального директора. При необходимости предприятие может завести несколько книг учёта:
Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности может выглядеть следующим образом:
Заполнение книги приказов
Как вариант, листы книги приказов можно оформить «шапкой» следующего содержания:
Регистрация приказов в подобных журналах должна вестись по мере выхода распоряжений руководства. Вносить данные в книгу необходимо максимально аккуратно, без помарок и исправлений. В ряде случаев в таких документах предусматривается графа «под подпись исполнителя», где расписывается исполнительный работник предприятия, в адрес которого опубликован приказ. Титульный лист журнала регистрации приказов по основной деятельности и др. оформляется просто: указывается наименование книги и период регистрации. Например, «Книга приказов по личному составу за 2015 год». На обратной стороне последней страницы книги необходимо наклеить полоску бумаги, на которой указать: «пронумеровано и прошнуровано n-ное количество листов». Здесь же указывается ФИО и должность лица, ответственного за ведение книги, а также ставится печать организации.
Заполнение книги приказов
Внутри любой компании или организации имеют хождение письменные распоряжения, приказы, поручения, которые направлены на решение задач предприятия, на непосредственное осуществление её деятельности. Они обретают облик внутренних или локальных документов, которые согласно российскому законодательству должны собираться, регистрироваться и храниться в особых книгах. Что такое книга приказов? Это и есть специальный журнал, куда заносятся изданные внутри компании приказы.
Книга приказов: образец
К оформлению данной книги предъявляются строгие требования: страницы журнала должны быть пронумерованы, прошнурованы, а также скреплены печатью юридического лица и подписью генерального директора. При необходимости предприятие может завести несколько книг учёта:
Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности может выглядеть следующим образом:
Заполнение книги приказов
Как вариант, листы книги приказов можно оформить «шапкой» следующего содержания:
Регистрация приказов в подобных журналах должна вестись по мере выхода распоряжений руководства. Вносить данные в книгу необходимо максимально аккуратно, без помарок и исправлений. В ряде случаев в таких документах предусматривается графа «под подпись исполнителя», где расписывается исполнительный работник предприятия, в адрес которого опубликован приказ.
Титульный лист журнала регистрации приказов по основной деятельности и др. оформляется просто: указывается наименование книги и период регистрации. Например, «Книга приказов по личному составу за 2015 год». На обратной стороне последней страницы книги необходимо наклеить полоску бумаги, на которой указать: «пронумеровано и прошнуровано n-ное количество листов». Здесь же указывается ФИО и должность лица, ответственного за ведение книги, а также ставится печать организации.
Журнал регистрации приказов по основной деятельности: какие приказы регистрировать и для чего?
Теория менеджмента утверждает, что эффективность деятельности предприятия на три четверти зависит от качества администрирования, которое включает в себя работу, во-первых: с кадрами, а во-вторых — с документами. Эти две стороны номенклатурной деятельности во многом переплетаются и взаимодействуют друг с другом. Они включают в себя не только умение отдавать приказы, но и способность проверять их исполнение.
Грамотно составленный приказ, должен, как и хорошее литературное произведение, состоять из трех основных пунктов:
Предмет приказа — основание для его издания и перечень мероприятий для исполнения.
Время исполнения — срок для выполнения всего приказа или периоды исполнения каждого пункта отдельно.
Исполнитель — ответственный за исполнение и тот, кто осуществляет общий контроль за воплощением приказа в жизнь.
И если хоть один из пунктов отсутствует, то теряется как смысл отдачи самого приказа, так и контроль за его действенностью и эффективностью.
Содержание статьи:
Для чего необходим?
Для того чтобы держать весь документооборот предприятия под контролем в его повседневной хозяйственной и экономической деятельности, служат регистрационные книги. Из них основными для любой организации являются журналы регистрации приказов и распоряжений администрации:
Руководители малых предприятий зачастую считают, что для них необязательно оформление кучи ненужных, на их взгляд, документов. Возможно, это и так для предприятий с кадровым составом менее трех человек. Но в любых других случаях при первой же проверке налоговой инспекцией, органами Минсоцтруда, МВД, Пенсионного фонда проверяющие могут затребовать документы, обосновывающие и подтверждающие выполнение хозяйственных операций и расходы по ним.
Как составить договор на испытательный срок? Всю необходимую информацию найдете тут .
Ищете пример расчета заработной платы? Он находится здесь.
И зачастую результаты проверок напрямую зависят от правильности и тщательности ведения внутренней документации предприятия. Когда проверяющие органы видят правовую и хозяйственную культуру администрации предприятия, качественное и своевременное ведение документации, они обычно более снисходительно подходят и к остальным вопросам деятельности, по которым проводится проверка.
Тем более что основные правила ведения документации закреплены в законах и подзаконных актах и обязательны к исполнению независимо от формы собственности предприятия.
Какие приказы регистрируются?
Если с тем, какого рода распоряжения должны регистрироваться в первых двух книгах из указанных выше, более‑менее все понятно, то третья — «Журнал регистрации приказов по основной деятельности» вызывает у руководителей малых предприятий больше всего вопросов и непонимания: что за приказы должны в нее заноситься? А ведь распоряжения, которые в ней регистрируются, являются основополагающими для всех приказов, помещаемых в две другие книги.
Конечно, основная тематика этих распоряжений определяется организационно‑правовой формой предприятия и характером его хозяйственной деятельности, поэтому дать конкретные ответы и рекомендации для каждого частного случая невозможно. Но по преобладающим видам распоряжений, характерных для любой организации, все их типы по основной деятельности можно определить, как:
А как же назначение директора и главбуха — это же кадровые вопросы? Тем не менее назначения главных руководящих лиц предприятия также являются субъектами основной деятельности и должны регистрироваться в этом журнале.
Зачем необходима регистрация?
Регистрация — это форма учета фактов создания, получения или отправки определенных документов в конкретное время. Как говорит закон, любой распорядительный акт, в том числе и приказ, вступает в действие с момента его опубликования или регистрации.
Несомненно, упорядочение этого учета помогает не только в правильном контроле за документооборотом, но и является основным фактором в решении любых вопросов, споров или разногласий, возникающих в ходе повседневной деятельности организации.
Взаимодействие с контрагентами по хозяйственно‑финансовой деятельности также во многом регулируется приказами и распоряжениями администрации и могут служить основанием для ведения дел в арбитраже или суде. Конечно, все распоряжения должны отдаваться в строгом соответствии с законом, а противоречащие ему не будут иметь юридической силы.
Приказы о назначении руководящих органов дают им право заниматься хозяйственной и правовой деятельностью, подписывать юридические и бухгалтерские документы. Распоряжения по структуре организации и штатному расписанию определяют круг обязанностей каждого подразделения и конкретного работника.
Внутренние нормативные документы регулируют основные правила внутреннего распорядка и контроля. Распоряжения о финансировании, материальном и другом обеспечении являются основанием для ведения правильного бухгалтерского учета и налогообложения.
Даже, казалось бы, такие необычные распоряжения, как Приказы о единой униформе, о финансировании некоммерческой деятельности, о благотворительности и другие подобные им, занесенные в этот журнал послужат оправданием при проверках для обоснования различных дополнительных расходов. А Приказ о действиях в чрезвычайных ситуациях, например, поможет избежать материальных и людских потерь в случаях пожара, наводнения, землетрясения и т. п.
Законы об архивном деле в РФ определяют различные сроки хранения документации предприятий. И эта причина — одна из тех, которые определяют разделение различных видов документов по разным регистрационным книгам.
Так, распоряжения по административно‑хозяйственной деятельности имеют самый короткий срок хранения — 5 лет. А приказы по личному составу — уже 75 лет. Распоряжения же по основной деятельности должны храниться постоянно в течение всего времени существования предприятия.
Правила заполнения
Законодательство не определяет единой формы для ведения Журнала приказов по основной деятельности предприятия. Даже нет единого названия: в одних организациях его называют Журналом, в других — Книгой.
Однако, сложилась определенная практика заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности бланка, устанавливающая следующий порядок граф:
- Регистрационный номер — порядковый номер в пределах текущего календарного года.
- Дата приказа — календарная дата, когда был подписан документ.
- Наименование или краткое содержание, определяющие предмет издания приказа.
- Ответственный за исполнение — ФИО лица, на которого возложен контроль за выполнением приказа.
- Примечания — различная информация по теме и исполнению распоряжения.
- В дополнение к этим могут быть и другие графы, необходимые, по мнению администрации, в этой, конкретной организации.
Как правило, журнал ведется в течение одного календарного года, а в начале следующего открывается новый и нумерация начинается сначала. Однако, внутренним распоряжением руководителя может быть определен и другой порядок учета. Желательно, чтобы записи делались чернилами одного цвета: синего или черного. Журнал должен быть пронумерован и прошит.
101million.com/buhuchet/nalogi/srednespisochnaya-chislennost-rabotnikov.html .Какая существует франшиза прачечной? Тут перечислены варианты.
На обложке необходимо указать срок, в течение которого он ведется и сведения о лице, ответственном за его заполнение. На последней странице — общее количество листов. Для ведения журнала должен быть назначен ответственный, обычно это секретарь‑референт.
Если каждый работник предприятия твердо знает круг своих обязанностей, имеет четкие представления о внутреннем взаимодействии подразделений и сотрудников, не раздумывая действует в соответствии с требованиями администрации в любой предвиденной и непредвиденной ситуации, такой порядок работы, установленный руководством организации, послужит и финансовому, и коммерческому ее успеху.
Форма журнала регистрации приказов по личному составу
Приказы по личному составу необходимы для оформления трудовой деятельности каждого работника в организации любого юридического статуса. В соответствии с их содержанием бухгалтерия насчитывает заработную плату, премии, компенсации, отпускные начисления. Если работник хочет взять в банке кредит, вместе с другими документами требуют предоставить документы о трудовой деятельности, в том числе и копию приказа о приеме на работу.
Таким образом, приказы по личному составу формально отражают трудовой путь сотрудников организации. В судебных разбирательствах по поводу трудовых споров они имеют юридическую силу, подтверждающую ту или иную версию спора.
Виды приказов по движению кадров
К приказам по личному составу, имеющим постоянный срок хранения, относятся следующие:
В отдельную группу можно выделить кадровые распоряжения, которые имеют срок хранения до пяти лет:
Таким образом, в организации накапливается большой массив документов ежедневного пользования. К ним также обращаются в случае проведения аудита, проверки или предоставления определенной справки работнику. Для систематизации и оптимизации работы с документами, их быстрого поиска и подтверждения их наличия в организации создают журналы учета документов, в том числе и по личному составу.
Для чего нужен этот журнал?
Если в организации регистрируется документ, значит признается его законность, его производственная сила. Регистрация производится путем присвоения документу уникального номера. Журнал регистрации приказов по личному составу позволяет упорядочить данный вид документации в организации, защитить деятельность компании от подделок приказов или утверждения несвоевременных распоряжений, издания приказов задним числом .
Для того чтобы журнал выполнял свою функцию, его необходимо пронумеровать и прошнуровать. В журнале по порядку должны фиксироваться утвержденные руководителем организации документы.
Его страницы нельзя изымать или добавлять, или подменять, или уничтожать каким-либо образом. С этой целью журнал перед его заполнением необходимо прошнуровать, пронумеровав перед этим каждую страницу.
Шнуровка закрепляется специальным бланком, в котором указывается количество страниц в числовом и буквенном обозначении, проставляется подпись ответственного лица — чаще всего, руководителя компании и печать соответствующего уровня. То есть, подпись ответственного лица закрепляется печатью для документов, подпись генерального директора или руководителя организации – гербовой печатью.
Когда журнал составляется и запускается в производственный процесс?
Так как приказы по учету кадров формируются с первого дня работы компании, их необходимо определённым образом регистрировать. На сегодняшний день нет единых утвержденных на государственном уровне требований по оформлению данного документа. поэтому этот формат можно утвердить локальным нормативных актом организации, например, в «Положении о делопроизводстве компании».
Есть требования по ведению самих приказов по личному составу, но формат журнала их регистрации может разрабатываться специалистами предприятия самостоятельно.
С другой стороны, можно купить готовый к применению журнал в интернет- или книжных магазинах. Кадровики-консультанты на основе собственного опыта разработали удобный формат этого управленческого документа и распространяют разными способами. Все зависит от потребностей и возможностей компании.
Можно купить готовый журнал:
Можно ознакомиться с рекомендуемыми образцами создания журнала на интернет страницах сайтов по кадровому делопроизводству и на их основе разработать свой формат. Основным требованием является тот факт, что завести его надо с началом деятельности организации .
В каких случаях издается приказ об изменении штатного расписания — читайте в этой статье .
Кто должен вести этот журнал?
Так как журнал по учету кадровых приказов является одним из основных архивных документов, то в организации должен быть работник, который несет ответственность за его заполнение. Ответственного работника можно назначить отдельным приказом по основной деятельности, возложив на него обязанности по ведению данного журнала. Но чаще всего, данная функциональная обязанность представлена в должностной инструкции специалиста по кадровому делопроизводству. с которой он должен ознакомиться под роспись при приеме на работу.
Если кадровик, который ведет журнал по учету кадровых документов в соответствии с функциональными обязанностями, уходит в длительный отпуск по любому основанию, необходимо возложить исполнение данной рабочей функции на другого работника при помощи соответствующего приказа.
Требования к оформлению
Как было отмечено выше, нет единых законодательно закрепленных требований к оформлению журнала по учету кадровых документов, но необходимо опираться на общие правила оформления журналов по регистрации различных документов.
Титульный лист содержит реквизиты организации, даты начала и окончания ведения журнала, номер документа в соответствии с номенклатурой дел в компании, сведения о работнике, ответственном за ведение журнала и срок хранения (75 или 5 лет). Также необходимо указать литеры, которые присвоены приказам, подлежащим учету в данном журнале:
Сам журнал оформляется следующими графами:
На каждой странице может также стоять подпись ответственного лица, заполнившего ее. Изымать листы из журнала нельзя, если необходимо внести какое-то исправление, то оно вносится под следующим по порядку номером и указывается основание, почему оно внесено.
Электронная форма журнала
При большом документообороте в компании и при высокой текучести кадров очень сложно отследить их движение при помощи такого журнала в бумажном варианте.
С помощью электронной формы документа собрать эту информацию будет достаточно просто. Бумажный вариант придется долго и очень внимательно просматривать, а если изучается деятельность работника, например, за три года, этот процесс займет очень много времени.
Если в организации управленческий документооборот ведется с помощью программы 1С. то в ней автоматически регистрируются все приказы. Также можно создать электронную версию в Excel для внутреннего пользования. Если в организации журнал первоначально ведется в электронной форме, которая потом распечатывается, то все распечатанные листы нумеруются, прошиваются и опечатываются для сдачи в архив.
Источники:
mosadvokat.org, 101million.com, znaydelo.ru
Следующие статьи:
Как отслеживать заказы для малого бизнеса (Silhouette или Cricut)
Если вы обнаружили, что «систематизируете» заказы на стикерах или блокноте, возможно, пришло время немного упорядочить и упростить работу с помощью бесплатного «программного обеспечения» для управления заказами для малого бизнеса.Многие мастера Silhouette не собирались продавать свои вещи, когда они начинали со своим Silhouette CAMEO … но неизбежно друг, сосед или друг друга спрашивают: «Могу ли я купить у вас что-нибудь?» И у вас есть небольшой бизнес практически в одночасье без возможности отслеживания заказов.
Один заказ легко запомнить или записать в блокнот, но возьмите его у кого-то, кто занимал эту должность шесть лет назад, а теперь у него несколько сотрудников … это не способ масштабирования. Вам нужна система заказов для малого бизнеса. Также поверьте мне … С самого начала внедрить систему управления заказами НАМНОГО проще, а инструменты Google Suite — все бесплатные — позволяют сделать это легко.
Если вы используете Etsy или другой веб-сайт с системой корзины, такой как Shopify или Wix, вам может не понадобиться это делать, но большинство малых предприятий Silhouette начинают работу на Facebook или из уст в уста, и именно здесь вам нужно какое-то отслеживание заказов. система.
Как отслеживать заказы для малого бизнеса Silhouette
Вот мой совет о том, как отслеживать заказы для вашей компании Small Silhouette. Зайдите в Google Forms. (Если у вас еще нет учетной записи Gmail, вам необходимо создать ее, прежде чем вы сможете создать форму. Сейчас хорошее время, чтобы создать бесплатный адрес электронной почты для малого бизнеса!)Вы собираетесь создать форму либо с нуля, либо с помощью одного из шаблоны. Если вы новичок, я бы посоветовал воспользоваться формой заказа. шаблон — вы можете его изменить.
В самом верху формы назовите форму … Я бы посоветовал вам просто называть ее как-то вроде «(Название магазина) Форма заказа»). В описании вы можете указать что-нибудь о собираемой вами информации и рассказать им, что произойдет дальше. Вы собираетесь сначала отправить им счет на оплату (да… да, вы собираетесь забрать деньги ПРЕЖДЕ, чем начнете что-либо делать). Объясните, сколько времени у вас закончилось, и т. д. Затем добавьте блоки, щелкнув + для всей необходимой информации.Каждый блок должен требовать (сдвиньте эту полосу) различной информации, которую вы хотите собрать.
Предлагаю собрать:
- Имя
- Адрес электронной почты
- Телефон
- Предпочтительный способ связи (звонок / текст / электронная почта)
- Товар
- Кол-во
- Размер
- Цвет
- Предпочитаемый клиентом способ оплаты (кредитная карта, чек, Paypal)
- Способ доставки (если есть варианты) подъезд / доставка / встреча)
Отправлять заказы (ответы на формы) в электронную таблицу автоматически
Вверху формы вы увидите вторую вкладку с надписью «Ответы». Это НЕ то место, куда вы пойдете, чтобы увидеть свои ответы. Вместо этого вы собираетесь автоматически настроить это так, чтобы оно выгружалось в электронную таблицу в Google Таблицах … тоже бесплатно. Щелкните маленький зеленый логотип электронной таблицы, и появится всплывающее окно.Я предполагаю, что у вас еще нет электронной таблицы, поэтому нажмите «Создать новую электронную таблицу», а затем выберите «Создать».
Откроется электронная таблица, и вы заметите, что теперь есть столбцы вверху для каждого бита информации, которую вы собираете.
ЭТО — место, где вы собираетесь отслеживать свои заказы …. так что добавьте эту страницу в закладки.
Со стороны покупателя форма заказа будет выглядеть так:
Информация о каждом, кто заполнит вашу форму заказа, будет автоматически помещена в эту таблицу, на которую вы легко сможете ссылаться.
Если вы хотите получать уведомления всякий раз, когда кто-то размещает заказ, щелкните меню «Инструменты» и выберите «Правила уведомлений», чтобы настроить оповещения по электронной почте.
Совет: Хотите сделать еще один шаг вперед в своей автоматизации? Используйте Zapier для автоматического электронного письма или черновика электронного письма всем, кто размещает заказ, чтобы поблагодарить их или предоставить им дальнейшие действия. Zapier бесплатен до 5 раз. Подключите Google Таблицы (выберите: при добавлении новой строки)> Gmail (выберите: черновик электронной почты).Вы можете создать систему в электронной таблице, чтобы упорядочивать заказы по статусу или цвету — как вам удобнее. Вы даже можете добавить дополнительные столбцы, такие как «Статус заказа» или «Оплачено / Неоплачено», в качестве примечания для себя.Эти столбцы останутся пустыми после заполнения формы.
Передача формы заказа клиентам
После настройки листа вернитесь к форме заказа. Нам нужно получить ссылку, чтобы вы могли предоставить ее любому, кто интересуется заказом у вас.Вверху формы нажмите «Отправить». Щелкните тот, который выглядит как щелчок по бумаге, а затем установите флажок «Короткая ссылка».
Теперь вы можете отправить текстовое сообщение, электронную почту или сообщение по этой ссылке любому, кто спрашивает о размещении заказа, чтобы они могли заполнить форму.Вы даже можете разместить ссылку на своей странице в Facebook или поделиться в других социальных сетях.
Хотите больше советов по успешному открытию, развитию и ведению малого бизнеса Silhouette? Посмотрите мою электронную книгу Cutting a Profit.
Примечание: этот пост может содержать партнерские ссылки. Нажимая на них и покупая товары по моим ссылкам, я получаю небольшую комиссию. Это то, что помогает финансировать школу Silhouette, так что я могу продолжать покупать новые продукты, связанные с Silhouette, чтобы показать вам, как получить максимальную отдачу от вашей машины!
Получайте уроки Silhouette School на свой электронный почтовый ящик! Выберите Один раз в день или Еженедельно.
Самый простой способ отслеживать получение заказов на закупку — ListingMirror
Заказы на закупку являются жизненно важной частью любого бизнеса электронной коммерции. У вас должны быть заказы на покупку, потому что они служат юридически обязательным документом между покупателем и поставщиком. Заказ на поставку защищает как покупателя, так и поставщика и имеет решающее значение для управления запасами. До появления передовых технологических решений отслеживание заказов на поставку было сложным кошмаром.К счастью, современные технологии предлагают эффективные решения на каждом этапе отслеживания заказов на покупку, особенно их получения. Узнайте больше о том, как изменился процесс получения заказов на покупку и как Listing Mirror упростит его.
Старый метод: отслеживание заказов на закупку вручную
Традиционный метод отслеживания заказов на закупку требует много бумаги, времени и головной боли. Заказы на закупку заполнялись на бумаге и отправлялись поставщику от руки или на пишущей машинке.Этот старый процесс требовал множества копий разного цвета, чтобы все документы можно было правильно прикрепить и подшить. При таком большом количестве документов один из них можно было легко забыть или потерять, что могло привести к оплате неверного номера счета. Ручная обработка заказов на поставку вручную имела много недостатков. Среди основных проблем этого старого метода:
- Неточность и подверженность ошибкам
- Утомительная и длительная задача
- Несоответствия
- Дорогостоящие и трудоемкие
Решение: цифровые заказы на закупку
К счастью, есть теперь расширенные возможности программного обеспечения для обработки заказов на поставку.Технологии делают обработку заказов на поставку намного более эффективной. Inventory Intellect от Listing Mirror упрощает весь процесс управления запасами и упрощает получение заказов на покупку. Упростите управление заказами на закупку с Inventory Intellect. Вы можете легко создавать и отправлять заказы на покупку, используя каталоги поставщиков, и получать товары по заказам на покупку в приложении. Процесс получения заказа на поставку прост и гарантирует правильную обработку ваших заказов на покупку.Чтобы получать заказы на покупку с помощью Listing Mirror, вы просто:
- Откройте свой заказ на покупку.
- При использовании Lite версии необходимо вручную ввести полученные товары в соответствующую графу. При использовании про-версии у вас есть доступ к сканеру штрих-кода, который автоматически завершает этот процесс, когда вы сканируете артикулы.
- Сохраните обновленный заказ на поставку. После этого заказ на покупку автоматически перейдет в статус «получен».
- После оплаты заказа заказ на поставку переходит в состояние «выполнено».
Полную демонстрацию получения заказов на покупку с помощью Inventory Intellect смотрите ЗДЕСЬ. выберите облачное решение для управления запасами Inventory Mirror и упростите управление производственными заказами. Узнайте больше, посетив наш сайт ЗДЕСЬ.
Как эффективно отслеживать заказы на покупку?
Ручная обработка заказов на поставку часто оказывается черной дырой. Они втягивают кучу документов, времени и денег и не позволяют командам закупщиков увидеть свет. Проекты откладываются, путаница увеличивается, и никто не знает, что происходит на другой стороне.
Заказы на поставку остаются критически важным ресурсом в организации, и все же отделы закупок постоянно вынуждены делать больше с меньшими затратами. Ожидается, что они увеличат экономию, оптимизируют закупки и контролируют расходы с ограниченными ресурсами, при этом имея дело с процессом, который часто трудно объяснить. Лучший способ продвинуться вперед — прекратить подавать PO в черную дыру неэффективного процесса и найти обходной путь, похожий на червоточину.
Благодаря мощному решению для отслеживания заказов на закупку, например Kissflow Procurement Cloud, отслеживающему заказы на покупку, компаниям больше не нужно беспокоиться о путанице заказов на покупку или оплате счетов с неправильным заказом на покупку.
Что такое отслеживание заказа на покупку? Почему это важно?
Отслеживание заказов на закупку, также известное как система отслеживания заказов на поставку, представляет собой программное приложение, используемое для просмотра статуса заказов на закупку в реальном времени. Реализованный в виде облачного программного обеспечения или локально, он позволяет осуществлять электронную обработку заказов на поставку для быстрой и простой обработки заказов на поставку.
Он помогает предприятиям управлять всем циклом заказа на поставку, от создания до утверждения заказа на поставку. Эти средства отслеживания заказов на закупку предлагают отделу закупок способ устранить неэффективность обработки заказов на закупку.
Вот пять причин, по которым система отслеживания заказов на покупку превосходит традиционную систему отслеживания заказов на покупку:
- Экономия времени за счет автоматизации создания, маршрутизации и утверждения заказов на поставку
- Предлагает лучший способ хранения и доступа к конвейеру заказов на покупку
- Стандартизирует процесс, чтобы его не приходилось каждый раз изобретать заново.
- Обеспечивает соблюдение политик, правил и контрактов
- Точность и последовательность в оптимизации расходов организации
Болевые точки ручного отслеживания заказов на закупку
Есть лишь несколько слабых аргументов в пользу того, чтобы управлять процессом старомодным способом: с бумажными формами, электронной почтой и электронными таблицами.Цифровой вариант намного лучше — он обеспечивает эффективность и безошибочную согласованность.
Каждый последний запрос на покупку утверждается или отклоняется вовремя, а затем используется для создания заказа на покупку. Ни один заказ на покупку никогда не теряется или выполняется плохо только потому, что кто-то пропустил уведомление об одобрении по электронной почте или потерял некоторые данные заказа на поставку.
Болезни традиционного процесса заказа на покупку показаны на изображении ниже:
Как эффективно отслеживать заказы на покупку?
Процесс заказа на поставку больше не должен быть бумажным и повторяющимся.С помощью технологических продуктов, таких как программное обеспечение для отслеживания заказов на закупку, организации могут легко отслеживать все элементы покупки и оплаты.
Эти системы отслеживания заказа на поставку сокращают ручной труд и бумажную работу, связанную с процессом, одновременно повышая точность и согласованность на протяжении всего цикла заказа на поставку.
Благодаря эффективному облачному программному обеспечению для закупок, такому как Kissflow, предприятиям больше не нужно работать над смешиванием заказов на покупку или оплатой счетов с неправильным заказом на покупку.
Организации могут перестать просматривать переполненные почтовые ящики и электронные таблицы для отслеживания заказов на покупку. Покупатели могут получить все важные сведения, такие как дата заказа, информация о поставщике, и даже просмотреть исходные запросы на покупку одним щелчком мыши.
Инструмент цифровых закупок, такой как Kissflow Procurement Cloud, может изменить способ отслеживания заказов на закупку. Помимо устранения бумажной работы, сокращения ручного вмешательства и человеческих ошибок, обеспечения прозрачности и снижения эксплуатационных расходов на протяжении всего цикла от закупки до оплаты, он повышает точность, ускоряет выполнение и повышает эффективность процесса в процессе заказа на поставку.
Это некоторые из наиболее важных функций, которые должно иметь программное обеспечение для заказов на покупку.
Быстрое создание заказа на поставку
Создание заказов на поставку путем автоматического заполнения данных из заявок на покупку
Автоматическое 3-стороннее согласование
Автоматическое сопоставление заказов на покупку со связанными счетами и заявками до утверждения счета
Отчетность в реальном времени
Выявляйте узкие места на заказ и задержки, используя полезную аналитическую информацию из визуально насыщенных отчетов
Облачное хранилище
Удобное хранение, доступ и утверждение заказов на покупку с помощью централизованного хранилища
Разрешения на основе ролей
Безопасное хранение информации о покупках с помощью индивидуальных средств управления условным доступом
Автоматические уведомления
Требовать своевременных действий от заинтересованных сторон, отправляя автоматические напоминания
Отслеживание в реальном времени
Отслеживайте, утверждайте и отслеживайте статус любого заказа на поставку одним щелчком мыши
Kissflow: лучшее отслеживание заказов на поставку и многое другое
Специалисты по закупкам тратят слишком много времени на борьбу с последствиями технологической черной дыры с помощью заказов на поставку.Когда им разрешено использовать молниеносные червоточины для доставки заказов на поставку туда, где они должны быть, члены группы снабжения могут использовать свою деловую хватку и аналитические навыки для решения более серьезных проблем.
Kissflow Procurement Cloud устраняет этот пробел с помощью простого и элегантного подхода к отслеживанию заказов на поставку. Помимо заказов на закупку, он может выполнять ряд важных функций закупок, таких как заявки на покупку, управление поставщиками, утверждение счетов и многое другое.
Ищете цифровое решение, которое позволит вам контролировать заказы на покупку? Взгляните на Kissflow Procurement Cloud и убедитесь, насколько легко управлять жизненным циклом заказа на покупку.
Радуйте своих клиентов и упростите управление заказами
Если вы занимаетесь бизнесом хотя бы несколько дней, вы, вероятно, знаете, как важно иметь определенный, организованный процесс для управления новыми заказами по мере их поступления, в отличие от инвентаря и заказов, разбросанных по всему офису. Это не только снижает стресс и хаос для вас и ваших сотрудников, но и облегчает управление (если не превзойти) ожидания ваших клиентов.Мы собрали семь советов от опытных профессионалов в области электронной коммерции о том, как они изо дня в день радуют своих клиентов. Добавьте сведения о доставке прямо на странице продукта. Очень важно дать вашим клиентам представление о том, чего они могут ожидать, если они совершат покупку в вашем магазине. Это начинается с того, что мы честно и открыто говорим обо всех важных деталях доставки. Для Линдси Ханненберг, которая управляет World Class Tiles, это начинается с четкого указания деталей доставки и заказа в поле «Доступность» для каждого продукта в своем магазине.
Заниженные обещания и перевыполнение Это золотое правило практически для любого аспекта ведения бизнеса. Но это особенно важно при сообщении времени доставки. Дэниел Ренсинг, управляющий The Smart Baker, сказал, что вам нужно оставить небольшую буферную зону во время доставки. Это позволит вам оправдать ожидания клиентов, даже если сейчас у вас напряженный сезон или случится что-то неожиданное. Это также позволяет доставить вашим клиентам больше «ВАУ-моментов», если они получат заказ раньше, чем ожидали.Отправьте как можно быстрее Следуя за точкой зрения Даниэля, важно доставить вашу продукцию как можно быстрее. Хорошее практическое правило — не реже одного раза в день. Джина Кинг, управляющая Veppo, ввела политику доставки в тот же день. Чтобы сделать обслуживание клиентов более быстрым и качественным, она старается отправить большую часть товаров менее чем за 8 часов. Добавьте индивидуальности к своему заказу и электронным письмам с подтверждением доставки Вашим клиентам будут автоматически отправляться электронные письма во время определенных событий, включая создание учетной записи клиента, когда совершается покупка и / или создается / изменяется статус заказа.Чтобы определить, как отмечать отправку электронного письма, мы рекомендуем ознакомиться с этим пошаговым руководством. Это может включать добавление краткого сообщения личного магазина о вашем магазине. Или это может быть добавление ссылок на ваши профили в социальных сетях, чтобы клиентам было проще делиться своими покупками. Как отметил Остин Курпуйс, который работает в Orchard Corset, это может быть отличной тактикой для увеличения количества обращений из уст в уста, если вы отправляете свою продукцию в течение 24 часов. Будьте активны в обмене сообщениями с клиентами. Иногда что-то может пойти не так. Товар может закончиться. Доставка может занять больше времени, чем ожидалось. Заказы могут потеряться в пути. Такое бывает. Как отмечает Терри Лин, руководитель Baller Leather, именно то, как вы справляетесь, может определить, простит ли клиент вас или разглагольствует перед всеми более чем 3000 друзьями на Facebook. Это начинается с упреждающего обмена сообщениями на вашем сайте, связанного с процессом доставки, а также с важной контактной информацией службы поддержки клиентов, и продолжается до любых электронных писем, которые вы отправляете своим клиентам.Большинство ошибок можно уменьшить, просто проявив инициативу и предоставив клиенту честную информацию. Не стоит недооценивать силу рукописного письма с благодарностью. Когда в последний раз вы получали написанную от руки открытку с благодарностью? Наверное, недавно. Остин сказал, что этот относительно небольшой личный жест может иметь большое значение для создания незабываемых впечатлений и укрепления доверия к вашему бренду. Следите за новостями и запрашивайте отзывы о продукте Тот факт, что вы отправляете заказ, не означает, что ваша работа сделана.После получения заказа рекомендуется отправить электронное письмо с просьбой оставить отзыв о продукте. Вы даже автоматизируете этот процесс в своей панели управления, и он автоматически отправит электронное письмо через X дней после отправки заказа. Обзоры продуктов могут помочь повысить коэффициент конверсии, добавив элемент социального доказательства, как показано в Kore Essentials. Чтобы узнать больше советов по управлению заказами, посмотрите полную запись с нашей видеовстречи здесь.
Хотите больше советов от опытных профессионалов в области электронной коммерции? Ознакомьтесь с нашей предстоящей видеовстречей сообщества, посвященной ведению блогов.RSVP здесь.
KeepTraK — Рабочие задания и журналы
ЗАКАЗЫ И ЖУРНАЛЫ РАБОТ (300 $)
Обзор:
Запросы на обслуживание и журналы похожи на рабочие задания с некоторыми улучшениями.
KMaint позволяет хранить, извлекать, редактировать, обновлять, классифицировать, получать отчеты и вести записи с журналами.
Там, где PM предназначены для рутинной работы, которую вы будете выполнять снова и снова, журналы предназначены для одноразового использования и случайных элементов, которые так часто появляются.Например, водонагреватель вышел из строя и требует ремонта. Бревна идеально подходят для таких вещей.
Быстро и легко создавайте заявки на работу. Вы можете обновить и добавить запрос на работу, а также изменить статус и срочность. KeepTrak о том, что происходит на рабочем месте. Сохраните, в чем проблема: что было сделано кем, какие детали использовались, а также затраты и рабочая сила. К журналу можно применить шестнадцать различных флагов состояния, например «Части заказа как можно скорее», «Завершено» или «Срочно не выполнено».Вы также можете удалить большинство наших Статусов и создать новые, которые лучше отражают вашу ситуацию.
Используйте наши уже созданные отчеты или создайте свои собственные с помощью нашего Конструктора настраиваемых отчетов. Например, вы можете с помощью пары щелчков мыши получить отчет, в котором показаны все «открытые» рабочие запросы или все рабочие задания, созданные в указанные даты или время.
Используйте Custom Report Builder для быстрого создания отчетов на основе местоположения, оборудования, времени, человека, слова или фразы и т. Д. И т. Д. Возможности безграничны.
Рабочие задания становятся частью постоянной истории работы для каждого элемента и всего вашего предприятия.
Главный экран
Главный экран управляет всеми функциями запросов на обслуживание и журналов.
Главный экран просмотра журналов разделен на 5 основных областей для простоты использования:
1. Область сайта Catolog — указывает, над чем работать с
2. Состояние — показывает приоритет и открытость или закрытие
3. Информация о назначении — кому надо делать
4. Проблема — по какому вопросу надо действовать на
5.Действие — что было сделано для устранения проблемы
Снимок экрана построителя настраиваемых отчетов:
Образец скриншота запроса на работу:
Офис Регистратора Университета Офис Регистратора Университета
Рекорд достижений
Стенограмма — это запись об успеваемости студентов Вашингтонского университета, и классы, взятые в любом кампусе Университета Вашингтона, будут указаны в одной транскрипте.Вашингтонский университет в партнерстве с Parchment принимает и обрабатывает онлайн-заказы на официальные стенограммы для всех трех кампусов UW . Студенты, бывшие студенты и выпускники могут заказывать официальные стенограммы 24 часа в сутки, 7 дней в неделю. Официальные стенограммы могут быть отправлены в электронном виде или по почте в бумажном формате. Официальные стенограммы недоступны для личного получения.
Расшифровка заказов
Неофициальные стенограммы
Неофициальные стенограммы доступны бесплатно для нынешних или бывших студентов, которые посещали после 1983 года с активным UWNetID , войдя в MyUW.
Неофициальная стенограмма
Официальные стенограммы
Официальные стенограммы доступны для покупки и доставки в службе документов Parchment с UWNetID или без него.
Пергамент
Пергамент [UWNetID]
Сборы за стенограмму
Платеж обрабатывается компанией Parchment, и « College Transcript » будет отображаться в качестве предварительной авторизации кредитной карты и / или транзакции.
| Тип расшифровки | Комиссия за стенограмму за стенограмму | Плата за печать за стенограмму | Стоимость доставки на получателя |
|---|---|---|---|
| PDF — доставлено получателю | $ 11 | – | – |
| PDF — Доставлено в колледж / университет | $ 11 | – | – |
| PDF — загружено сторонней организацией | $ 11 | – | – |
| Печатные — почта 1-го класса | $ 11 | 2 доллара.40 | $ 0 |
| Печатный — FedEx в 48 штатов | $ 11 | $ 2,40 | $ 23 |
| Напечатано — FedEx на Аляску / Гавайи | $ 11 | $ 2,40 | $ 30 |
| Печатный — FedEx International | $ 11 | $ 2,40 | $ 53 |
Проверка личности и UWNetID
Пергамент требует подтверждения личности учащегося и авторизации заказа стенограммы в соответствии с правилами FERPA.Учащиеся могут подтвердить свою личность, войдя в систему со своим UWNetID , что позволяет ускорить проверку с помощью Parchment. Однако для размещения заказа на расшифровку UWNetID не требуется. Студентов попросят предоставить личные идентификационные маркеры, которые Пергамент будет использовать для сопоставления с документами, удостоверяющими личность студентов UW.
Официальные стенограммы содержат то же имя, что и запись вашего студента в студенческой базе данных университета. Помните об этом при вводе вашей информации на экране заказа и обязательно укажите любые предыдущие имена, если вы изменили свое имя после посещения UW. Имейте в виду, что если у вас есть другое имя в файле Ассоциации выпускников или другой организации UW, или если вы являетесь текущим или предыдущим сотрудником (включая работу студента), имя, которое отображается в вашем MyUW и на странице заказа стенограммы, может быть отличается от того, что есть в базе данных студентов. То же имя, что и в вашей неофициальной стенограмме на MyUW, будет и в официальной.
Если вы хотите обновить свою информацию в нашей базе данных о студентах, чтобы новое имя студента появилось в ваших официальных стенограммах, пожалуйста, ознакомьтесь с Политикой университета по изменению названия.
Пергамент [UWNetID] Пергамент
Для восстановления UWNetID требуется номер студента UW (UWID) и код частного доступа (PAC). Пожалуйста, свяжитесь с [email protected] для получения помощи с забытыми номерами студентов или PAC.
студентов, учившихся до 1983 года
Записи для студентов, которые учились в Вашингтонском университете до 1983 года, могут быть на микрофильмах. Благодаря усовершенствованным функциям «Пергамент» эти студенты теперь могут запрашивать и получать официальные электронные стенограммы.При размещении заказа на стенограмму, пожалуйста, предоставьте как можно больше информации, чтобы помочь в поиске записей, например:
- Ориентировочные даты посещения
- Другие имена (например, девичья, замужем, изменение имени)
Если вы посещали до 1983 года и хотите получить расшифровку стенограммы unofficia l , эти документы нельзя получить через пергамент или отправить по электронной почте. Пожалуйста, свяжитесь с [email protected] для получения помощи с запросом ваших неофициальных стенограмм.
Запросы на особые услуги
Задание для расшифровки стенограммы
Студенты могут потребовать, чтобы транскрипт сохранялся до тех пор, пока оценки или степени не будут опубликованы. Тем не менее, студентам рекомендуется проверить свои неофициальные стенограммы, прежде чем размещать заказ в Parchment по номеру:
- Подтвердить публикацию оценок за последний квартал
- Подтвердите получение степени и дату ее присвоения
- Подтвердить, что изменения оценок были опубликованы
Офис регистратора университета не разрешает бесплатно перепечатывать или повторно заказывать официальные стенограммы из-за невыполнения этого требования.
Формы сопоставления стенограмм
Студенты, отправляющие свои стенограммы в службы подачи заявок, такие как AMCAS, LSAC, NCARB, SOPHAS, AACOMAS или другие профессиональные агентства по сертификации, экзаменам и лицензированию, смогут предоставить любой идентификатор службы подачи заявок или загрузить необходимые формы при заказе через пергамент. Пергамент предоставляет список установленных агентств для выбора в форме заказа.
Выпускник / Профессиональный только для записи
Если вы учились в Вашингтонском университете одновременно на уровне бакалавриата и выпускника / профессионального уровня, вы можете заказать официальную расшифровку стенограммы только вашего диплома об окончании / профессиональном образовании.
Не размещайте заказ на стенограмму выпускника / профессионального образования, если вы учились только в качестве студента или студента без зачисления в школу.
Служба поддержки клиентов по пергаменту
Представители Parchment доступны с 5:00 до 17:00 (тихоокеанское стандартное время) с понедельника по пятницу по телефону 847-716-3005, чтобы ответить на вопросы или помочь с заказом стенограмм в Интернете. Студенты также могут проверить статус своего заказа, посетив веб-страницу Parchment Self ServicePlus и введя свой номер заказа.
Пергамент Self-ServicePlus
UW PCE Academic Records
Студенты, которые были зачислены только на курсы без кредита / почасового обучения или получили сертификат через UW Professional and Continuing Education (PCE) через Continuum College , не будут иметь записи об успеваемости. Доступен неофициальный отчет о курсах повышения квалификации (требуется NetID). Официальные копии можно получить, связавшись с Офисом документации UW PCE.
Сколько времени занимает возврат денег?
Ваш возврат будет обработан в течение 5-7 рабочих дней.Как только магазин зарегистрирует ваш возврат или отмену, вы получите возмещение в соответствии с политикой возврата. Войдите в систему , чтобы просмотреть статус вашего последнего возврата или отмены.
На заметку: Возврат осуществляется по-разному, в зависимости от того, сколько вы заплатили, и от того, был ли магазин обработан полным или частичным возмещением.
Оплата 4 частями
Возврат осуществляется по-разному, в зависимости от статуса вашего графика платежей, суммы, которую вы заплатили, а также от того, был ли магазин обработан полным или частичным возмещением.
- Полный возврат
После регистрации возврата по вашему заказу любые оставшиеся платежи будут отменены, а уже оплаченная сумма будет возвращена первоначальному способу оплаты. - Частичное возмещение
Если частичное возмещение превышает остаток по вашему заказу, сумма возмещения будет вычтена из непогашенного остатка, а разница будет зачислена на первоначальный метод оплаты.
Если частичное возмещение меньше, чем остаток по вашему заказу, сумма будет вычтена из непогашенного остатка и равномерно распределена между оставшимися платежами.Вы можете просмотреть любые обновления вашего тарифного плана в нашем приложении .
Оплата в течение 30 дней
Вы получите электронное письмо с обновленной информацией о платеже и обновлениями платежей в My Klarna .
Финансирование
Если общая сумма задолженности превышает возмещение, возмещение будет вычтено из общего баланса вашего финансового счета.
Если общая сумма задолженности меньше возмещения, возмещение будет доступно в виде положительного остатка на вашем счете Klarna, что позволит вам снова совершить покупку, используя свою учетную запись в любых участвующих интернет-магазинах.Обратитесь в службу поддержки клиентов, чтобы заполнить форму возврата, если вместо этого вы хотите, чтобы возврат был зачислен на ваш банковский счет.
Все еще ждете возврата?
В зависимости от вашего финансового учреждения, перевод средств на ваш счет может занять до 14 дней. Чтобы проверить статус возврата, сначала убедитесь, что магазин соответствующим образом обновил ваш план оплаты, а затем сверьте возврат с вашим первоначальным способом оплаты. Если по прошествии 14 дней вы не получили возмещение или ваша первоначальная форма оплаты связана с уже закрытым банковским счетом или кредитной картой, поговорите с в нашей службе поддержки клиентов .Если ваш план оплаты еще не был изменен магазином, свяжитесь с ним напрямую, чтобы подтвердить возврат или отмену заказа.
Если политика магазина разрешает возврат только в виде кредита магазина, вы все равно несете ответственность за свои платежи компании Klarna, связанные с этой покупкой.
Добавить комментарий
Комментарий добавить легко