Бизнес-планирование проектов — презентация онлайн

1. Бизнес-планирование проектов

1
Юлия Фомина,
Канд. Экон. наук, доцент
Кафедра инновационного и проектного
управления
Экономический факультет
ОмГУ им. Ф.М. Достоевского
Тема 1. Особенности, цели
и задачи бизнес-плана
проекта
Омск, 2017
2

3. Что такое бизнес-план?

• Бизнес-план – это формальный документ,
который обоснует наиболее важные
аспекты нового предприятия или проекта.
• Как правило, бизнес-план разъясняет цели
нового предприятия, их достижимость и
конкретные планы их достижения.
3

4. Что такое проекта?

• Согласно Институту управления проектами,
проект – это временное мероприятие,
предпринимаемое для создания
уникального продукта, услуги или
результата.
4

5. Когда нам нужен бизнес-план для проекта?

• 1) когда мы хотим внедрить свой проекта
как коммерческий;
• 2) когда мы хотим внедрить
некоммерческий проекта в сфере
социального предпринимательства.
5

6. Разработка бизнес-плана поможет вам:

Обдумать концепцию бизнеса
Понять потребность в финансировании
Привлечь инвесторов
Создать команду управления
Разработать маркетинговые мероприятия и
материалы
• Определить ключевых стратегических партнеров и
клиентов
• Сопоставить личные цели и мечты с планируемыми
процессами и результатами проекта
6

7. Результаты бизнес-планирования

• Бизнес-план
• Набор слайдов для презентации
• Краткое описание бизнес-идеи
7

8. Размер бизнес-плана

Оптимальный размер бизнес-плана (без
приложений) от 15 до 35 страниц,
100 страниц – максимум с приложениями
8

9. Какой период времени должен покрывать бизнес-план

Большинство планов делают прогноз на 3-5
лет
9

10. Визуализируйте бизнес-план

• Используйте графики, таблицы, рисунки,

фотографии
10

11. В поисках возможностей

• Прежде всего, надо найти хорошую бизнесидею
11

12.

Основные ресурсы для поиска новых идей для бизнес-плана 1. Нерешенные проблемы,
неудовлетворенные потребности;
2. Предыдущий опыт работы;
3. Обучение или тренинги;
4. Хобби, таланты, и другие личные интересы;
5. Бизнес-опыт родственников или друзей;
6. Возникающие тренды внешней среды.
12

13. Генерация новых бизнес-идей

• Техника мозгового штурма для генерации
новых бизнес-идей
13

14. Используйте “the bug report” (отчет об ошибках) для мозгового штурма бизнес-идей

14

15. Генерация новых бизнес-идей

• PESTEL анализ для трендов внешней среды
Группы факторов
Тренды внешней среды
Политические
Экономические
Социальные
Технологические
Природные
(экологические)
Правовые
15

16. Политические тренды(P)

• Как государство влияет, вмешивается в
экономику, общество
• Изменения в политической стабильности,
военной политике, уровень преступности,
налоговая политика, торговая политика,
экологическая политика и социальная
политика
16

17.

Экономические тренды(E) • Изменения в экономическом росте,
процентных ставках, валютном курсе, налоги
и сборы, уровень инфляции, уровень развития
рынка и банковской инфраструктуры
• у кого есть деньги, чтобы потратить на ваш
продукт
17

18. Социальные тренды (S)

• Изменения в темпах роста населения,
возрасте, возрастной структуре, уровне
образования, заботе о здоровье, средствах
массовой коммуникации, культуре, религии,
традициях и обычаях
18

19. Технологические тренды (T)

• Изобретения и патенты, развитие науки,
НИОКР, уровень технологии и
технологические изменения
19

20. Тренды природной среды E) или экологические тренды

• Климатические и погодные изменения
20

21. Правовые тренды (L)

• Правовые изменения, например,
относительно найма работников, налогов,
потребителей, и др.
21

22. Генерация новых бизнес-идей

• PESTEL анализ трендов внешней среды
Группы факторов
Тренды внешней среды
Political
Economic
Social
Technological
Environmental (ecological)
Legal
22

23.

Оцените ваши идеи Что-то новое
Что-то лучше, чем у других
Новый рынок или рынок с
неудовлетворенным спросом
Новая система доставки или канал
дистрибуции
Усиление интеграции (с поставщиками,
дистрибьютерами, по горизонтали)
23

24. хорошая идея коммерческого проекта имеет следующие характеристики:

• Своевременная – есть текущая потребность или
проблема.
• Решаемая – проблема, которая может быть решена
в ближайшем будущем с доступными ресурсами.
• Важная – клиент считает проблему или потребность
важной.
• Рентабельная – клиент заплатит за решение и
позволит предприятию получить прибыль.
• Контекстная – благоприятная ситуация в
регулировании и отрасли.
24

25. Выбирая лучшую бизнес-идею

Нерешенные проблемы,
неудовлетворенные
потребности,
возможности
Тенденции внешней
среды
Лучшие
идеи
Умения и навыки
учредителей и членов
команды
Личная страсть и
приверженность
25

26.

Техника первой оценки 5.
Рентабельность
нового
предприятия
1. Новизна
идеи
5-ступенчатый
подход к оценке
бизнес-идеи
2. Навыки
членов
команды
4. Способность
найти ресурсы
3. Увлеченность
команды
26
Спасибо за внимание!
E-mail: [email protected]

Читать «Бизнес-планирование и анализ инвестиционных проектов на компьютере» — Гладкий Алексей Анатольевич — Страница 1

Алексей Гладкий

Бизнес-планирование и анализ инвестиционных проектов на компьютере

Введение

Приступать к реализации любого более-менее значимого проекта можно приступать только после составления и утверждения его бизнес-плана.

Содержимое данной книги ориентировано в первую очередь на читателей, слабо знакомых или совсем незнакомых с бизнес-планированием. Она содержит описание основных процессов бизнес-планирования; в ней дается определение и раскрывается экономическая сущность бизнес-планирования, подробно рассматривается структура бизнес-плана, его содержание и основные показатели.

Книга написана простым и понятным языком, адаптирована к российским реалиям и содержит большое количество наглядных примеров, что делает ее легкой и доступной для восприятия.

В первой главе рассказывается о том, что представляет собой типовой бизнес-план, из каких составных частей он состоит, каков порядок его написания.

В последующих главах книги приводится описание популярных программных продуктов, специально предназначенных для создания бизнес-планов на современных предприятиях.

Изучение данной книги позволит вам сформировать достаточно четкое представление о том, как осуществляется бизнес-планирование проектов.

Легкий, доступный стиль изложения и большое количество наглядных иллюстраций способствует быстрому усвоению предлагаемого материала.

Глава 1. Теоретические основы бизнес-планирования

В этой главе мы рассмотрим основные теоретические аспекты, касающиеся бизнес-планирования. В частности, мы поговорим о том, что представляет собой типичный бизнес-план, в чем его суть, какие разделы он должен включать в себя, а также о многом другом.

1.1. Каким критериям должен соответствовать бизнес-план

Каждый бизнес-план должен соответствовать определенным критериям.

Одним из ключевых таких критериев является полнота представления информации. То есть бизнес-план должен включать в себя сведения, которые могут потребоваться инвестору для принятия решения. Разумеется, что никому не интересно участвовать в нераскрытом и не имеющем веских доводов в свою пользу проекте, который к тому же требует серьезных финансовых вложений.

При этом содержащиеся в бизнес-плане сведения должны быть не только полными, но и полезными. Другими словами, не стоит писать в бизнес-плане о том, без чего можно обойтись и от чего не зависит принятие инвестором решения.

В бизнес-плане необходимо осветить интервал времени, достаточный для завершения рассматриваемого проекта либо для вывода его на запланированные объемы производства, продаж, строительства, или др. Как показывает практика, мало кого привлекает проект, не рассмотренный в бизнес-плане полностью – от первых шагов до получения конкретного результата.

Одним из ключевых свойств бизнес-плана является реальность и достоверность его реализации. Все положения проекта необходимо подкрепить обоснованными доказательствами, обязательно – с фактами и наглядными примерами. Бизнес-план должен органично перекликаться с текущим положением дел (рыночной тенденцией, конъюнктурой, и т.д.). Имеющиеся отклонения необходимо аргументированно прокомментировать – иначе проект будет выглядеть непродуманным, сомнительным и неоправданно рискованным, и вряд ли сможет кого-то заинтересовать.

Отсюда вытекает еще один критерий, которому должен соответствовать бизнес-план: это объективность, без различных приписок и выдачи желаемого за действительное. Грамотному инвестору не составит труда быстро понять, что его хотят ввести в заблуждение, поэтому он поставит крест не только на проекте, но и на его инициаторе (т.е. пострадает деловая репутация).

Все отличительные черты, характерные для бизнес-плана, следует подробно проанализировать. В частности, необходимо адекватно рассчитать точку безубыточности, если планируемые объемы реализации будут иметь сезонный характер. Если же реализация проекта подразумевает значительную модернизацию производства и, как следствие – высвобождение персонала, то следует рассмотреть в бизнес-плане возникающие в связи с этим социальные последствия.

Еще один важный критерий – комплексность бизнес-плана. Это значит, что проект должен нести в себе систему взаимосвязанных и согласованных мер в различных видах деятельности предприятия. Также проект должен включать в себя информацию о перспективах дальнейшего развития.

Но нужно учитывать и тот факт, что заранее все предвидеть нереально: текущие обстоятельства в любом случае внесут какие-то изменения в созданные ранее планы. Поэтому проект не должен выглядеть догматичным. Наоборот – хороший бизнес-план всегда динамичен и гибок, и допускает разумные корректировки.

Не стоит забывать, что любой бизнес-план – это плюс ко всему еще и инструмент контроля. Он предусматривает с помощью системы показателей отслеживание того, насколько фактические показатели соответствуют плановым данным.

Бизнес-план должен быть понятен, написан доступным языком, с обязательным соблюдением принятой терминологии и конкретными формулировками. Ни одному инвестору не захочется разбираться в неконкретных определениях, невнятных показателях и анализировать ненужные выводы.

Еще одним важным критерием является лаконичность и компактность бизнес-плана. Оптимальный объем типичного проекта – в пределах 20-30 печатных листов формата А4. Слишком объемная папка бумаг может сразу вызвать потерю интереса и инвестора, пусть даже сам проект и перспективен.

Необходимо помнить и о правилах оформления бизнес-плана. Это должно быть сделано так, чтобы он выглядел эргономично, а читатель мог легко и быстро в нем ориентироваться. Именно поэтому любой раздел бизнес-плана, за исключением «Введение» и «Резюме», должен завершаться логичными выводами (отметим, что вместо этого допускается начинать раздел с его основных положений). Благодаря такому подходу инвестор сможет быстро получить полное и связное представление о проекте, ознакомившись с выводами, сформулированными на основании итогов каждого раздела. Именно эта информация является наиболее важной для лица, принимающего решение.

Все разделы бизнес-плана, а также содержащиеся в нем другие объекты (диаграммы, таблицы, и т.п.) необходимо пронумеровать. Настоятельно рекомендуется, чтобы нумерация была «связанной», например: в разделе 1 рисунки имеют нумерацию Рис. 1.1, Рис. 1.2, и т.д., а таблицы – Табл. 1.1, Табл. 1.2, и т.п.

Основной текст бизнес-плана должен включать в себя только сведения, относящиеся к сути проекта. Все объемные элементы документа (отчетные формы, итоги маркетинговых и иных исследований, и т.п.) следует оформить как приложения и поместить в конец документа.

Таким образом, мы рассмотрели основные критерии, которым должен соответствовать типичный бизнес-план. Далее мы познакомимся с типовой структурой стандартного бизнес-плана; об этом и пойдет речь в следующем разделе.

1.2. Структура бизнес-плана

Под структурой бизнес-плана подразумевается систематизация имеющейся в нем информации: в частности, первым идет резюме бизнес-плана, после него – сведения об инициаторе проекта, далее – представление объекта бизнес-плана (товара, работы, услуги), и т. д. Систематизация содержащихся в бизнес-плане сведений нужна для того, чтобы инвестор максимально быстро и адекватно воспринял сущность предлагаемого проекта.

На сегодняшний день нет какой-то унифицированной структуры бизнес-плана, которая была бы обязательной к применению. В первую очередь это обусловлено отсутствием надобности: ведь любой проект индивидуален и содержит множество каких-то специфических особенностей.

Наряду с этим, существует ряд общепринятых норм и правил, которых очень желательно придерживаться при формировании бизнес-плана. В первую очередь это необходимо для того, чтобы, образно выражаясь, говорить с инвестором на одном языке. Соблюдая некоторую очередность представления информации, можно не сомневаться в том, что бизнес-план будет понятным и выглядеть логично.

Бизнес-планирование и инвестиционное проектирование / РУКОН АФК

Бизнес-решения, предлагаемые консультантами группы компаний АФК, помогут уверенно двигаться к успеху в любых ваших начинаниях.

Целью бизнес-планирования и инвестиционного проектирования является определение приоритетных направлений развития и осуществления инвестиционной деятельности, которая является одной из наиболее важных предпосылок устойчивости предприятия в долгосрочной перспективе.

Результатом бизнес-планирования становятся четко сформулированные цели бизнеса и способы достижения этих целей, необходимые ресурсы и предполагаемые доходы в краткосрочной и среднесрочной перспективе, а также пути выхода на рынки сбыта и оценка возможных рисков развития. При этом бизнес-планирование является динамичным процессом, который отражает возможные изменения конъюнктуры рынка и учитывает итоги развития бизнеса на каждом этапе реализации плана.

Инвестиционные вложения предприятия окупаются в течение длительного периода, поэтому оценку их эффективности проводить значительно сложнее, нежели анализ текущей деятельности. Для оценки эффективности капитальных вложений используются специальные методы инвестиционного анализа, учитывающие долгосрочные прогнозы, изменение стоимости денег во времени, а также возможность альтернативных вложений.  

Группа компаний АФК оказывает полный спектр услуг в области бизнес-планирования и инвестиционного консалтинга, который включает в себя:

• разработку бизнес-планов (в т.ч. бизнес-план для получения кредита)  и инвестиционных проектов, включающих, кроме прочего, технико-экономическое обоснование проекта и финансовую модель проекта;
• презентацию бизнес-планов и инвестпроектов кредиторам и инвесторам;
• оценку источников финансирования проектов;
• анализ показателей реализации бизнес-плана, определение причин отклонений и формулировка мероприятий, требуемых для достижения плановых показателей;
• при наличии заинтересованности со стороны заказчика — поиск инвесторов.

Кроме того, экспертами Группы компаний «АФК» накоплен большой опыт и по оказанию услуг в сфере бизнес-планирования для крупных объединений и групп компаний: от разработки инвестиционной политики корпораций и бизнес-планирования производства до алгоритма создания холдинга и построения системы управления холдинговыми структурами.

Планирование проекта | 9 шагов для создания онлайн-плана управления проектом

Вы отвечаете за проект. Замечательно! Прежде чем вы действительно начнете свой проект, вам понадобится план проекта.

Хотя может возникнуть соблазн сразу перейти к своему проекту и разобраться во всем по мере продвижения, у вас будут гораздо лучшие результаты, если вы сначала создадите план проекта. Без базового плана проекта вы можете обнаружить, что ваша команда не имеет направления или, что еще хуже, движется в разных направлениях.

В управлении проектами продолжение работы без плана проекта подвергает вас опасности перерасхода доступных ресурсов и неспособности достичь целей клиента. План проекта гарантирует, что все заинтересованные стороны разделяют одно и то же видение, устанавливает измеримые цели для вашего проекта, устанавливает прочную связь между членами команды и заинтересованными сторонами и служит основой для прозрачности проекта.

Без этого вы настроите себя и свою команду на провал проекта.

Может быть, вы занимаетесь этим какое-то время, или, может быть, это ваш первый большой проект, и вы просто гуглили, «как написать план проекта.«В любом случае, мы здесь, чтобы помочь.

Что такое план проекта?

План проекта, также известный как план управления проектом, — это документ, который описывает, как проект будет выполняться, отслеживаться, контролироваться и закрываться. В нем изложены цели и объем проекта, и он служит официальной точкой отсчета для команды проекта, более крупной компании и заинтересованных сторон.

Он создается на этапе планирования проекта и представляет собой сборник нескольких других документов.Это больше, чем просто расписание или список задач, хотя он и включает эти вещи. План управления проектом официально утверждается в начале проекта, а затем постепенно обновляется на протяжении всего проекта.

Почему важно планирование проекта?

Планирование проекта — это важный этап, который наступает сразу после начала на этапах управления проектом. Благодаря правильному планированию вы оптимизируете весь проект, разбивая его на серию этапов, и обеспечиваете своевременную доступность всех ресурсов.

Ограничения проекта, такие как время, объем и стоимость, обсуждаются в процессе планирования проекта, а планы смягчения последствий разрабатываются после выявления потенциальных рисков. Сравнивая фактический прогресс с планом проекта, вы также можете отслеживать производительность своей команды и предпринимать необходимые шаги для ее улучшения.

Ознакомьтесь с 7 областями, в которых планирование важно для успешных проектов.

Как создать онлайн-план проекта

Если вы думаете: «Ну, это звучит действительно официально и серьезно, не пугайтесь.

Выполните эти девять шагов по управлению проектами, и вы на правильном пути не только в том, как спланировать проект в Интернете, но и в его успешной реализации.

Шаг 1. Определите все заинтересованные стороны

У вашего проекта есть несколько заинтересованных сторон, и не все из них будут вовлечены в каждую деталь проекта. Заинтересованные стороны проекта:

• ваш покупатель,
• конечных пользователей продукта,
• компания и ее руководители,
• и команда, работающая непосредственно над проектом.

В зависимости от характера проекта заинтересованные стороны могут также включать сторонние организации или отдельных членов сообщества, которых проект затронет.

Шаг 2: Определите роли и обязанности

После того, как вы определили заинтересованные стороны, вам необходимо определить основные навыки и компетенции в области управления проектом, необходимые для реализации проекта. Когда у вас есть этот список, вы можете определить роли и распределить обязанности между отдельными заинтересованными сторонами.

Помните, что роль — это не то же самое, что и человек.

• В некоторых случаях один человек может выполнять несколько ролей, например иметь назначенное контактное лицо в чрезвычайных ситуациях, роль, которая добавляет несколько дополнительных рабочих часов к расписанию человека.
• В других случаях несколько человек могут занимать одинаковые роли, например, когда для вашего проекта требуется несколько инженеров-программистов.

Типичные роли включают

Роли различных членов проектной группы будут различаться в зависимости от вашего проекта, но обязательно включите роль отношений с поставщиками и роль отношений с клиентами.

Шаг 3: Проведите стартовое собрание

Стартовая встреча —

• возможность собрать вместе все заинтересованные стороны,
• создавал видение проекта, за которое может справиться каждый,
• и возможность познакомиться и установить хорошие рабочие отношения.

На данном этапе конкретные детали проекта еще не определены, поэтому вам следует включить обсуждение масштабов проекта, бюджета, сроков и целей в повестку дня встречи.Это также когда объявляются роли и объясняется план коммуникации. Стартовая встреча задает тон рабочим отношениям между заинтересованными сторонами на протяжении всего проекта.

Шаг 4. Определите объем проекта, бюджет и график

После официального запуска пора определить три важных концепции:

• объем проекта,
• бюджет,
• и график вашего проекта.

Каждый из этих элементов заслуживает отдельного подробного объяснения, поэтому мы просто кратко их определим здесь.

а. Объем:

Объем проекта говорит вам, что мы собираемся делать (и не делать)? Учитывая запросы заказчика и видение, обсуждаемое командой, каковы цели этого проекта?

г. Бюджет:

Каковы ожидаемые финансовые затраты проекта с учетом объема и ресурсов, необходимых для достижения целей проекта?

г. Хронология:

На временной шкале проекта перечислены фазы вашего проекта и период времени, в течение которого вы можете обоснованно ожидать их завершения.

Шаг 5. Установите цели и расставьте приоритеты

Когда ваша команда поймет цели проекта и вы определили этапы их достижения,

• разбейте общую картину целей вашего проекта на отдельные цели и задачи,
• расставить приоритеты задач по важности и зависимостям,
• и внедрить систему, обеспечивающую корректирующие действия, когда цели не достигаются вовремя.

Возможно, вам придется скорректировать график с учетом ваших целей.

Шаг 6: Определите результаты

Результатом поставки, как определено Институтом управления проектами, является «любой уникальный и поддающийся проверке продукт, результат или возможность оказания услуги, которая создается для завершения процесса, фазы или проекта». Другими словами, результат может быть:

.

• продукт,
• результат,
• или возможности.

Результаты проекта определяются целями проекта и являются важной частью плана проекта.Например, если целью клиента является управление собственным контентом конечными пользователями, конечными продуктами может быть часть программного обеспечения, которое позволяет пользователям управлять контентом, а также учебные материалы для сотрудников и конечных пользователей о том, как использовать вновь созданный контент. программное обеспечение.

Шаг 7. Составьте график проекта

График проекта — это документ, в котором подробно описывается

• график проекта,
• организационных ресурсов, необходимых для выполнения каждой задачи,
• и любую другую информацию, важную для управления командой.

Излишне говорить, что он должен быть исчерпывающим и легким для понимания.

Для создания графика проекта,

• далее разделите фазы вашего проекта на отдельные задачи и мероприятия,
• определить зависимости,
• последовательность действий,
• и оцените необходимые ресурсы и продолжительность каждой задачи.

Информация, которую вы собираете в этом процессе, может выявить необходимые корректировки в ваших ролях, сроках и / или бюджете.Это важный шаг в написании простого плана проекта и полезная часть процесса. Гораздо лучше внести эти корректировки до начала проекта, чем через несколько недель или месяцев.

Шаг 8: Проведите оценку рисков

Риск — это проблема, которая может возникнуть или не возникнуть в ходе вашего проекта. Важно выявлять риски в управлении проектами и снижать их на этапе планирования проекта, чтобы потом не застать врасплох. Проведите собрание или попросите всех членов команды рассказать о рисках, которые вам следует учитывать.

Области риска включают:

• Объем проекта
• Ресурсы (кадровые, финансовые и физические)
• Задержки проекта
• и отказы технологий или связи

Невозможно контролировать все потенциальные риски, но их заблаговременное продумывание может спасти вас от провала проекта.

Шаг 9: Сообщите план проекта

После того, как вы составили план проекта, убедитесь, что вы четко изложили его команде и всем другим заинтересованным сторонам.Возможно, вы создали план коммуникации по проекту, когда составляли расписание своего проекта. Если нет, сделайте это сейчас!

Установление надежных каналов связи и ожиданий для коммуникации по проекту имеет решающее значение. Как руководитель проекта, обязательно смоделируйте тип общения, которого вы ожидаете от всех заинтересованных сторон.

Основные компоненты плана управления проектом

На базовом уровне пример плана проекта состоит из трех компонентов. Составьте список всех этих компонентов, чтобы помочь вам составить план управления проектом.

Деятельность

Что нужно сделать вашей команде, чтобы завершить проект? Действия в вашем плане проекта включают такие вещи, как

Задачи

Для любого управления задачами проект разбит на задачи. Это небольшие работы, которые составляют большую картину вашего проекта. Постепенные цели упрощают измерение успеха и устранение узких мест, а определение этих задач имеет важное значение для разработки плана управления проектом.

ресурса

С чем вы работаете? Ваши ресурсы, конечно же, включают ваш бюджет. Также важно понимать свои потребности в людских и материальных ресурсах. Сколько человек потребуется для работы над этим проектом и вам нужно будет нанять временных работников или субподрядчиков? Какие физические или цифровые материалы необходимы и откуда они берутся?

Как программное обеспечение для планирования проектов может помочь в планировании проектов

Успешный план управления проектом включает в себя эффективную организацию всех действий, задач и ресурсов, составляющих ваш проект. Попытки сделать все это с помощью набора таблиц, которые ужасны для управления проектами и общими документами, или, что еще хуже, с блокнотами, ручками и липкими заметками, подавляюще и неэффективно.

Программное обеспечение

для управления проектами может упростить планирование вашего проекта от начала до конца, предоставляя вам функции управления проектами и прозрачность в проекте, необходимые не только для создания отличного плана управления проектом, но и для эффективного управления вашим проектом. Хорошее программное обеспечение для управления проектами позволяет выполнять административные задачи быстрее и эффективнее, освобождая время, чтобы сосредоточиться на реальном проекте.

Программное обеспечение

для управления проектами также может облегчить эффективную коммуникацию внутри и между командами, помочь вам отслеживать ключевые факторы производительности, хранить все данные проекта в централизованном месте и позволяет вам создавать отчеты по вашему проекту в процессе. Многие проблемы управления проектами, особенно при планировании, можно решить с помощью мощного и эффективного инструмента управления проектами.

Kissflow Project может стать решением для вас!

Проект Kissflow

• проста и интуитивно понятна в использовании,
• освобождает вас от постоянного отслеживания товарищей по команде,
• предлагает несколько представлений для визуализации проектов
• предоставляет состояния «Готово», «Выполняется» и «В ожидании» для ясности в статусе,
• дает вам доступ к мощным отчетам для принятия решений на основе данных, а
• напоминает вам, когда задачи близки к сроку.

Kissflow Project — это намного больше. Зарегистрируйтесь бесплатно сегодня, чтобы познакомиться с его простыми, но мощными возможностями!

Дополнительные ресурсы

---

---

5 этапов процесса управления проектом

Управление проектом — задача не из легких, независимо от ее масштаба и масштабов. От планирования мелочей до обработки постоянно меняющихся требований клиентов и своевременной доставки результатов — многое может пойти не так.Если разделить проект на управляемые этапы, каждый со своими целями и результатами, легче контролировать проект и качество результатов.

В руководстве по управлению проектами, если вы каким-то образом оказались в положении, когда от вас ожидают, что вы будете управлять проектами своей организации, и чувствуете себя перегруженным, лучше начать изучение основных этапов фаз жизненного цикла проекта.

Согласно Руководству PMBOK (свод знаний по управлению проектами) Института управления проектами (PMI), жизненный цикл управления проектом состоит из 5 отдельных фаз, включая инициирование, планирование, выполнение, мониторинг и закрытие, которые объединяются, чтобы воплотить идею проекта. в рабочий продукт.

Пять этапов управления проектом

Этап 1: Начало проекта

Этап инициирования проекта — это первый этап превращения абстрактной идеи в значимую цель. На этом этапе вам необходимо разработать бизнес-кейс и определить проект в широком смысле. Для этого вам необходимо определить потребность в проекте и составить устав проекта.

Устав проекта — важный документ, состоящий из таких деталей, как ограничения проекта, цели, назначение руководителя проекта, бюджет, ожидаемые сроки и т. Д.

После того, как у вас есть цели проекта и объем проекта, определите основных заинтересованных сторон проекта — людей, которые должны быть вовлечены в проект. Создайте реестр заинтересованных сторон с ролями, назначениями, требованиями к коммуникации и влиянием.

Хотя на этом этапе устанавливается четкая цель проекта, в уставе проекта не содержится каких-либо технических деталей, которые возникают на этапе планирования.

Рассмотрим пример производителя автомобилей, которому поручено разработать электромобиль.Выбор конструкции, емкости и мощности аккумуляторной батареи транспортного средства не является частью этапа инициации. Единственная уверенность в том, что электромобиль будет разработан в рамках заданных сроков и бюджета.

Этап 2: Планирование проекта

Этап планирования проекта требует полной тщательности, так как на нем излагается дорожная карта проекта. Если вы не используете современную методологию управления проектами, такую ​​как гибкое управление проектами, ожидается, что второй этап управления проектом займет почти половину всего срока проекта.

На этом этапе основными задачами являются определение технических требований, разработка подробного расписания проекта, создание плана коммуникации и установка целей / результатов.

Есть несколько методов определения целей проекта, но S.M.A.R.T. и C.L.E.A.R. являются самыми популярными.

S.M.A.R.T голов:

Критерий «SMART» обеспечивает критический анализ целей, которые вы ставите перед своим проектом.Это устоявшийся метод, который снижает риск и позволяет руководителям проектов ставить четко определенные и достижимые цели.

Аббревиатура SMART означает

.

C.L.E.A.R. Голы:

Метод постановки целей ‘CLEAR’ разработан с учетом динамичного характера современного рабочего места. Сегодняшний динамично развивающийся бизнес требует гибкости и немедленных результатов, и CLEAR может вам в этом помочь.

Аббревиатура CLEAR означает

.

На этапе планирования определяется объем проекта.Существует возможность изменения объема проекта, если это требуется, но руководитель проекта должен утвердить это изменение. Руководители проектов также разрабатывают иерархическую структуру работ (WBS), которая четко визуализирует весь проект в различных разделах для управления командой.

Подробный график проекта с каждым результатом — еще один важный элемент стадии планирования. Используя эту временную шкалу, менеджеры проектов могут разработать план коммуникации по проекту и график общения с соответствующими заинтересованными сторонами.

Снижение рисков — еще один важный аспект управления проектом, который является частью стадии планирования. Менеджер проекта отвечает за экстраполяцию прошлых данных для выявления потенциальных рисков управления проектом и разработки стратегии их минимизации.

Важный элемент, который часто упускают из виду профессионалы, — это эффективный план управления изменениями. Как руководитель проекта, вы должны быть готовы внести в проект несколько изменений, чтобы избежать узких мест и задержек проекта.

При отсутствии работающего плана управления изменениями происходит смещение объема работ, что создает огромные проблемы для команды проекта на более поздних стадиях проекта. Поэтому лучше всего максимально снизить вероятность непредвиденных изменений.

Этап 3: Реализация проекта

На этапе реализации проекта ваша команда выполняет реальную работу. Ваша задача как менеджера проекта — наладить эффективные рабочие процессы и внимательно следить за прогрессом вашей команды.

Еще одна обязанность менеджера проекта на этом этапе — постоянное поддержание эффективного сотрудничества между заинтересованными сторонами проекта.Это гарантирует, что все будут оставаться на одной странице, а проект будет работать без проблем.

Вам помогут лучшие инструменты для совместной работы над проектами, доступные на рынке. Они не только облегчат вам жизнь, но и повысят эффективность и продуктивность вашей команды.

Этап 4: Мониторинг и контроль проекта

В процессе управления проектом третья и четвертая фазы не являются последовательными по своей природе. Этап мониторинга и контроля проекта выполняется одновременно с его исполнением, обеспечивая тем самым достижение целей и результатов проекта.

Как руководитель проекта, вы можете убедиться, что никто не отклоняется от первоначального плана, установив критические факторы успеха (CSF) и ключевые показатели эффективности (KPI).

На этапе мониторинга управления проектом менеджер также отвечает за количественное отслеживание усилий и затрат в процессе. Это отслеживание не только гарантирует, что проект остается в рамках бюджета, но также важно для будущих проектов.

Этап 5: Закрытие проекта

Это заключительный этап процесса управления проектом.Этап закрытия проекта означает завершение проекта после окончательной сдачи. Бывают случаи, когда внешний персонал нанимается специально для проекта по контракту. Прекращение действия этих контрактов и заполнение необходимых документов также является обязанностью менеджера проекта.

Большинство команд проводят собрания для размышлений после завершения проекта, чтобы обдумать свои успехи и неудачи в ходе проекта. Это эффективный метод обеспечения постоянного совершенствования внутри компании для повышения общей производительности команды в будущем.

Заключительная задача этого этапа — рассмотреть весь проект и составить подробный отчет, охватывающий все аспекты. Все необходимые данные хранятся в безопасном месте, к которому могут получить доступ менеджеры проектов этой организации.

Упростите процесс управления проектами

В настоящее время использование облачного программного обеспечения для управления проектами является распространенным способом хранения всех документов, связанных с проектом.

Разделение проекта на несколько этапов придает проекту подобие предсказуемости.Он дает основу для работы, облегчая планирование и выполнение. В то время как в прошлом было достаточно таблиц и заметок, требования к управлению цифровыми проектами совершенно другие.

Вам нужны правильные инструменты для планирования, организации и отслеживания проектов. Вам необходимо онлайн-программное обеспечение для управления проектами, чтобы упростить этапы управления проектами для каждого проекта.

Дополнительные ресурсы

---

---

8 основных этапов планирования проекта для начинающих

Роль управления проектами часто выпадает на долю людей, которые не намеревались быть руководителями проектов.Эти люди трудолюбивы, организованы и просто хорошо выполняют свою работу.

Иногда бывает довольно сложно перейти от планирования своей работы к планированию всего для всего проекта, но не обязательно знать об управлении проектом и о том, как составляется график проекта.

Что такое планирование в управлении проектами?

Как вы могли догадаться, график проекта содержит больше, чем ваши средние еженедельные заметки планировщика. Планирование проекта включает в себя создание документа, в наши дни обычно цифрового документа, в котором подробно описывается график проекта и организационные ресурсы, необходимые для выполнения каждой задачи.

График проекта должен быть доступен каждому члену команды. Его цель — передать критически важную информацию команде, поэтому она должна быть исчерпывающей и простой для понимания.

Чем календарное планирование проекта отличается от планирования?

Довольно часто эти два термина используются как синонимы, но они играют разные роли в успешном завершении проекта. На более высоком уровне план проекта является основным планом, а в расписании проекта подробно описываются конкретные задачи.

• Планирование проекта в первую очередь включает выбор соответствующих политик, методологий проекта и процедур, необходимых для своевременного выполнения проекта.
• Планирование проекта , , с другой стороны, преобразует планы, объем и стоимость в оперативный график.

Зачем мне составлять график проекта?

Планирование проекта важно, поскольку оно играет эффективную роль в успехе проекта. Ниже приведены некоторые из преимуществ, если вы правильно составите график проекта.

• Планирование проекта, если оно выполнено правильно, делает работу всего проекта более гладкой.
• Принятие участия в процессе планирования проекта в начале вашего проекта даст вам ясное представление о требованиях, установленных перед вами.
• Это также дает вам возможность выявлять проблемы на раннем этапе и предупреждать клиентов, если сроки невыполнимы. Помимо того, что это хорошо для вас как руководителя проекта, планирование проекта хорошо подходит для , управляющих проектными командами .
• Все знают, чего ожидать и когда. привлекаются к ответственности за те же сроки.
• Другие менеджеры могут эффективно распределять ресурсы для вашего проекта, и они смогут предвидеть, когда будут доступны ресурсы для других проектов.

Каковы этапы процесса планирования проекта?

Как вы составляете график проекта? Итак, процесс планирования проекта можно разбить на восемь управляемых шагов.Следуйте им, и очень скоро вы станете профессионалом в области планирования.

1. Планирование управления расписанием

Основой хорошего графика проекта является установление процедур, политик компании и руководящих принципов документации, которые будут регулировать ваш проект. В плане управления расписанием указаны ресурсы, доступные для проекта, и возможные непредвиденные обстоятельства.

В нем также перечислены заинтересованные стороны проекта, перечислены лица, которые должны утвердить график, и перечислены другие лица, которым необходимо получить копию.

Этот документ также устанавливает, кто имеет право вносить изменения в расписание, члены группы процесса должны следовать, чтобы запросить изменение, и план коммуникации проекта, чтобы предупредить команду об изменениях, внесенных в ходе проекта.

2. Определите мероприятия проекта

Это может быть так же просто, как создание списка задач, которые необходимо выполнить для реализации вашего проекта. В случае сложных проектов может быть полезно организовать эти задачи в виде диаграммы, наглядно отображающей задачи проекта и их подзадачи, и оставаться организованным на работе.

Одна из проблем в этой части процесса планирования проекта — это умение разделить действия. Рассмотрим правило 8/80, которое гласит, что одно действие должно занимать от восьми до восьмидесяти рабочих часов.

При командном управлении задачами задачи, требующие менее восьми часов, могут быть сгруппированы с другими, а задачи более восьмидесяти часов, вероятно, будут слишком громоздкими и должны быть разбиты на более детальную разбивку. Мероприятия также должны быть измеримыми, легко оцениваемыми и связаны как с конечными результатами проекта, так и с бюджетными затратами.

3. Определить зависимости

После того, как вы составили список всех мероприятий проекта, тщательно продумайте каждую, чтобы определить, какие задачи зависят от других для выполнения. Например, если вы строите дом, вы не можете накрыть крышу, пока не будет построен каркас. Важно правильно определить все зависимости вашего проекта, чтобы вы могли точно планировать и избегать задержек в проекте.

Вы можете использовать лучшее программное обеспечение для управления проектами, чтобы справиться с зависимостями задач проекта, взаимодействуя с заинтересованными сторонами, проводя мозговой штурм ограничений, связанных с зависимостями.

4. Последовательность действий

После того, как вы установили зависимости между своими действиями, вы можете упорядочить их. На этом этапе вы не назначаете время своим действиям с точки зрения рабочих часов или сроков выполнения. Вместо этого вы сосредотачиваетесь на порядке , в котором должны выполняться все действия по проекту, чтобы создать наиболее эффективный поток.

5. Оценка ресурсов

Для каждого действия в вашем проекте потребуются ресурсы в виде персонала, затрат на субподрядчиков, инструментов (физических и / или цифровых инструментов, таких как программное обеспечение) и рабочего пространства.Обязательно подумайте о других ресурсах, относящихся к вашей отрасли или проекту. Оцените ресурсы, необходимые для каждой проектной деятельности.

Помните, что распределение ресурсов повлияет на ваш график; если один и тот же член команды отвечает за несколько задач проекта, они не могут быть выполнены одновременно.

6. Расчетная продолжительность

Этот шаг довольно очевиден, но очень важен. Сколько времени займет каждое мероприятие по проекту? Недооценка, конечно, приведет к отставанию от графика и, в конечном итоге, расстроит вашего клиента.

Завышение оценки может привести к тому, что члены команды или другие ресурсы будут бездействовать, ожидая завершения предшествующих задач. Лучший способ оценить продолжительность — использовать данные из аналогичных предыдущих заданий.

Если у вас нет данных для работы и нет отраслевого стандарта, на который вы могли бы сослаться, оценка, основанная на среднем значении наилучшего, наихудшего и наиболее вероятного сценариев.

7. Составить график проекта

На этом этапе у вас должна быть вся информация, необходимая для составления графика проекта.Принимая во внимание продолжительность и требования к ресурсам каждого действия, а также их зависимости и правильную последовательность, вы можете назначить даты начала и сроки выполнения для каждого действия.

Существует несколько моделей и формул для разработки расписания проекта, в том числе критический путь, критическая цепочка и выравнивание ресурсов. Каждый из этих методов достоин отдельной статьи, поэтому мы не будем их здесь рассматривать. Найдите время, чтобы найти метод, который вам подходит.

Например, календарь нельзя игнорировать! Проверяйте запросы на отпуск от членов команды. Не забудьте указать такие факторы, как национальные праздники, корпоративные мероприятия, мероприятия для заинтересованных сторон и другие события, которые могут повлиять на ваше расписание. Если вся компания закрывается на праздничную неделю, вам нужно будет добавить это время к срокам и соответственно управлять ожиданиями клиентов.

8. Монитор и управление

В отличие от остальных этапов планирования проекта, Шаг 8 выполняется.Как руководитель проекта, вы будете отслеживать и контролировать график своего проекта на протяжении всего проекта. Этот шаг включает в себя создание отчетов по проекту и оценку прогресса проекта в соответствии с графиком, управление производительностью и общение с командой.

Когда необходимо внести изменения в график, вы убедитесь, что они выполняются и сообщаются в соответствии с планом, изложенным в Шаге 1. На протяжении всего проекта вы будете следить за тем, чтобы каждое действие выполнялось по графику, и определяете, нужно ли предпринимать корректирующие действия в случае задержек. происходить.

Методы календарного планирования проекта — 3 основных типа

Существует несколько методов планирования проекта, которые помогут разбить проект на небольшие управляемые задачи. Некоторые из этих методов включают

• Списки задач
• диаграммы Ганта и
• Календари

1. Списки задач

Это простейший метод планирования, который работает для небольших проектов без большого количества взаимозависимостей. Однако для более крупных проектов это может быть неправильный выбор, поскольку отслеживание прогресса может стать серьезной проблемой.

Список задач содержит список задач и подзадач, а также членов команды, которым они назначены. Программное обеспечение для управления проектами в Интернете может пригодиться, когда вы используете списки задач.

2. Календарь

Календарь может использоваться для отображения графиков выполнения всех задач на протяжении всего проекта. Это достойный подход для просмотра совпадений между действиями. Но этот подход страдает невозможностью назначать задачи и просматривать зависимости.

3.Диаграммы Ганта

Диаграмма Ганта — это наиболее распространенный инструмент, используемый руководителями проектов для визуализации временных рамок и зависимостей в проекте. Вы можете быстро оценить время, необходимое для выполнения каждой задачи.

На диаграмме показаны все задачи, представленные полосами, когда они установлены на начало и конец, как долго будет длиться каждая задача, зависимости задач и места пересечения.

Получение правильного программного обеспечения для планирования проектов с помощью Kissflow Project

Очень важно иметь лучшее программное обеспечение для управления проектами, которое поможет вам организовать работу и оставаться такой же. С Kissflow Project вы получаете цифровое рабочее пространство, которое предназначено для предоставления вам и вашей команде инструментов планирования проектов, необходимых для соблюдения графика. Интуитивно понятные канбан-доски дают каждому полезную визуальную информацию о ходе выполнения проекта, а автоматические оповещения держат всех в курсе приближающихся сроков.

Начните использовать Kissflow Project бесплатно и посмотрите, как он может помочь вам освоить процесс планирования проекта.

Дополнительные ресурсы

---

---

Как создать график проекта за 7 простых шагов

Временная шкала — это хронологический список событий, которые произошли или вот-вот произойдут.Сроки проекта такие же, они говорят вам, какие задачи вам нужно выполнить и сколько времени у вас есть на их выполнение.

Иногда клиенты и руководство могут заставить вас завершить проект в рекордно короткие сроки, в то время как вы и ваша команда думаете, что это невозможно. Умение составлять графики проекта, приемлемые для всех заинтересованных сторон, является важным навыком управления проектами, который вам необходим для эффективного управления проектами.

В следующих разделах мы поймем, почему сроки так важны и как вы можете создавать графики с помощью Kissflow Project.

Почему сроки проекта так полезны?

Сроки проекта — одна из немногих концепций в управлении проектами, которые являются общими для всех проектов, независимо от характеристик проекта, отрасли или методологии. Временная шкала объединяет проект и дает вам представление о ходе выполнения. Это дает вам четкое представление о том, чего вы пытаетесь достичь и где вы находитесь, с помощью инструментов управления проектами.

Вот несколько примеров того, как временная шкала проекта может помочь вам отслеживать прогресс проекта:

1. Наличие графика проекта улучшает коммуникацию , потому что каждый будет знать, чего ожидать, и текущее состояние проекта. Это не только позволяет всем участникам быть в курсе, но и помогает новым участникам узнать, что происходит.
2. График проекта будет большим подспорьем на этапе контроля и мониторинга . Вы можете сразу узнать, на каком этапе вашего проекта находится ваш проект, и немедленно отреагировать в соответствии с ситуацией.
3. График управления проектом, показывающий, что все идет по плану , может стать отличным мотиватором для вашей команды.Если все идет гладко, ваша команда будет подходить к своим задачам с правильным отношением, и все автоматически начнется гладко.
4. Временные шкалы проекта также являются отличным инструментом наглядности , который может сразу рассказать вам множество данных. Вы можете получить четкое представление о зависимостях в управлении проектами и о том, как расставлены приоритеты. Поскольку зависимости автоматически закрепляются в графике вашего проекта, вы сможете увидеть, как задержка в выполнении одной конкретной задачи влияет на весь проект.
5. График проекта также показывает, какой объем рабочей нагрузки будет конкретного члена команды за определенный период. Вы можете использовать эту информацию, чтобы обеспечить равное распределение задач и предотвратить перегрузку команды, что является одной из основных причин выгорания проекта.

Виды сроков в управлении проектами

Сроки проекта могут быть разных типов, и каждый из них имеет свой набор преимуществ и ограничений. Некоторые типы графиков в управлении проектами сосредоточены только на результате или на ресурсе, в то время как другие делают больший акцент на задачах.Вам как руководителю проекта решать, какой тип временной шкалы проекта будет соответствовать вашим потребностям и поможет визуализировать всю важную информацию.

Некоторые из наиболее распространенных типов графиков в управлении проектами:

1. Хронология типа шкалы времени

Эта шкала времени объясняет все задачи в хронологическом порядке, где все задачи имеют отношение «от начала до конца». Эта диаграмма отображает все события, начиная с левой стороны, и не может отображать события, происходящие параллельно друг другу.

2. Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта была самым популярным типом временной шкалы благодаря своей универсальности и возможностям. Он подходит практически для любого типа проекта и может сразу показать вам много информации. Рыночные инструменты для совместной работы над проектами используют этот тип временной шкалы, потому что он интерактивен, показывает параллельные задачи, взаимодействует с другими командами и может быть изменен, когда этого требует ситуация.

С помощью этого типа временной шкалы очень легко понять зависимости, порядок приоритета, назначенные элементы и многое другое.

3. Временная шкала на гистограмме

Этот тип временной шкалы более популярен в финансовом секторе или в приложениях, где основное внимание уделяется одному результату за любой период времени. Горизонтальная ось (x) показывает ход времени, а вертикальная ось (y) показывает ресурсы. С помощью этой временной шкалы вы также можете понять общую тенденцию и при необходимости внести изменения в свой подход.

Ключевые элементы в графике проекта

График проекта может состоять из нескольких элементов в соответствии с вашими предпочтениями и потребностями. Некоторые элементы, которые почти всегда являются частью временной шкалы проекта, следующие:

• Список задач, которые необходимо выполнить в проекте
• Даты начала и окончания всех задач
• Зависимости и отношения между задачами

Как создать график проекта за 7 шагов?

Опытные менеджеры проектов всегда уделяют большое внимание хорошему старту, потому что ваш старт определяет, как будет развиваться ваш проект.От начальной встречи до всего процесса инициирования и планирования проекта — все должно пройти в соответствии с графиком.

Составление реалистичного и эффективного графика требует времени и усилий. Если вы предложите нереалистичный график, это демотивирует членов команды и повлияет на их производительность. Точно так же, если ваша временная шкала слишком растянута, ваша команда подсознательно будет расслабляться, и это тоже отрицательно скажется на вашей производительности. Программное обеспечение для построения графика проекта может помочь вам эффективно планировать и управлять сроками в проекте.

Вот шаги по созданию графика проекта, приемлемого для всех заинтересованных сторон:

1. Определите объем проекта и составьте иерархическую структуру работ
2. Разделите свой рабочий пакет на список достижимых задач
3. Определите зависимости вашего проекта
4. Сделайте приоритетный порядок всех задач, используя зависимости
5. Определите ресурсы, необходимые для каждой задачи, и проверьте их доступность
6. Определите время, необходимое для завершения каждой задачи
7. Выберите дату начала / окончания каждой задачи и нарисуйте график проекта

Создайте свою собственную шкалу времени с помощью Kissflow Project

Kissflow Project — это универсальный инструмент для управления проектами, который разработан, чтобы помочь менеджерам проектов от начала до завершения их проектов. Вы можете назначать задачи, знать текущий статус, отправлять напоминания и многое другое с помощью встроенного в продукт шаблона временной шкалы проекта. Зарегистрируйтесь в Kissflow Project сегодня.

Дополнительные ресурсы

---

---

Что такое план проекта? Полное руководство по планированию проекта

Условия планирования проекта

Прежде чем мы погрузимся в составление плана проекта, полезно ознакомиться с некоторыми терминами, с которыми вы столкнетесь. Вот список общих терминов, с которыми вы встретитесь в этом руководстве.

• Результат поставки: Результаты проекта, такие как продукт, услуга, отчет и т. Д.
• Заинтересованное лицо: Любой человек, имеющий личную заинтересованность в проекте — руководитель проекта, спонсор проекта, члены команды, клиенты и т. Д.
• Задачи: Небольшие задания, которые приводят к окончательному результату.
• Milestone: Конец одной фазы проекта и начало следующей.
• Ресурсы: Все, что вам нужно для завершения проекта, например персонал, расходные материалы, материалы, инструменты, люди и многое другое.
• Бюджет: Оценка общих затрат, связанных с завершением проекта.
• Отслеживание и мониторинг: Сбор данных по проекту и проверка того, что они отражают запланированные вами результаты.

Этапы планирования проекта

Процесс планирования проекта имеет решающее значение для успеха вашего проекта, и как руководитель проекта вы должны думать обо всех элементах, составляющих ваш план управления проектом, таких как работа, время, ресурсы и риски.

Теперь мы рассмотрим основные этапы планирования проекта :

1. Краткое описание бизнес-кейса
2. Встреча с ключевыми заинтересованными сторонами
3. Определить объем проекта
4. Собрать команду проекта
5. Определить бюджет проекта
6. Установите цели и задачи проекта
7. Краткое описание результатов проекта
8. Составить график проекта
9. Назначьте задачи членам вашей команды
10. Провести анализ рисков
11. Создайте план проекта
12. Сообщите о своем прогрессе

Следуя этим этапам планирования проекта, вы проясните, чего вам нужно достичь, разработаете процессы, необходимые для достижения этой цели, и разработаете план действий относительно того, как вы собираетесь продвигать этот план плана проекта.

1. Краткое описание бизнес-модели

Если у вас есть проект, для него есть причина — это ваше экономическое обоснование. В бизнес-модели излагаются причины, по которым проект запускается, его преимущества и окупаемость инвестиций. Если есть проблема, которую решают, то эта проблема описана здесь. Бизнес-кейс будет представлен тем, кто принимает решения в вашей организации, с объяснением, что и как нужно делать, а также технико-экономическое обоснование для оценки практичности проекта.В случае одобрения у вас есть проект.

2. Встреча с ключевыми заинтересованными сторонами

У каждого проекта есть заинтересованные стороны, те, кто кровно заинтересован в проекте. От тех, кто получает прибыль, до членов команды проекта, ответственных за его успех. Следовательно, любой руководитель проекта должен определить, кто эти ключевые заинтересованные стороны в процессе планирования проекта, от заказчиков до регулирующих органов. Встреча с ними имеет решающее значение для получения лучшего представления о том, что должен включать план управления проектом и что ожидается от конечного результата.

3. Определите объем проекта

Это относится к работе, необходимой для достижения целей проекта и получения требуемых результатов. Объем проекта должен быть определен и организован иерархической структурой работ (WBS). Таким образом, объем проекта включает в себя то, что вы должны сделать в проекте (конечные результаты, промежуточные результаты, рабочие пакеты, действия, задачи), но также и то, что несущественно. Последнее важно для плана проекта, потому что знание того, что не является приоритетным, помогает избежать расползания объема; то есть использовать ценные ресурсы для чего-то, что не является ключом к успеху вашего проекта.

4. Соберите команду проекта

Вам понадобится способная проектная группа, которая поможет вам составить план проекта и успешно его реализовать. Желательно собрать разнообразную группу опытных профессионалов, чтобы создать многопрофильную команду, которая увидит ваш план управления проектом с разных точек зрения.

5.

Определите бюджет проекта

После определения объема проекта у вас будет список задач, которые необходимо выполнить для успешной реализации проекта.Для этого вам потребуются такие ресурсы, как оборудование, материалы, человеческий капитал и, конечно же, деньги. Бюджет вашего проекта оплатит все это. Первым шагом к созданию бюджета проекта является оценка затрат, связанных с каждой задачей. Когда у вас есть эти оценочные затраты, вы можете установить базовый план затрат, который является основой для бюджета вашего проекта.

6. Установите цели и задачи проекта

Цели и задачи — разные вещи, когда дело доходит до планирования проекта. Цели — это результаты, которых вы хотите достичь, и они обычно бывают широкими.С другой стороны, цели более конкретны; измеримые действия, которые необходимо предпринять для достижения вашей цели. При создании плана проекта цели и задачи, естественно, вытекают из экономического обоснования, но на этом этапе вы углубляетесь в детали. В некотором смысле вы настраиваете цели, сформулированные в бизнес-модели, и создаете четко определенные задачи. Эти цели и задачи собраны в уставе проекта, который вы будете использовать на протяжении всего жизненного цикла проекта.

7. Краткое описание результатов проекта

У проекта может быть множество результатов.Результатом может быть товар, услуга или результат, необходимые для выполнения задачи, процесса, фазы, подпроекта или проекта. Например, конечный результат является причиной проекта, и как только этот результат создается, проект завершается. Как определено в объеме проекта, проект состоит из подпроектов, фаз, рабочих пакетов, действий и задач, и каждый из этих компонентов может иметь конечный результат. Первое, что нужно сделать, — это определить, каков будет окончательный результат и как вы узнаете, что качество соответствует ожиданиям ваших заинтересованных сторон.Что касается других результатов проекта, они также должны быть идентифицированы, и кто-то из команды должен нести ответственность за их успешное выполнение.

8. Создайте расписание проекта

График проекта — это то, на чем все держится. Все зависит от времени, от задач до бюджета. Графики составляются путем сбора всех задач, необходимых для достижения вашего окончательного результата, и установления их на временной шкале проекта, которая заканчивается к вашему крайнему сроку. Это может привести к неуправляемой работе впереди, поэтому графики разбиты на фазы, обозначенные вехами, которые отмечают конец одной фазы проекта и начало следующей.

9. Назначьте задачи членам вашей команды

План установлен, но он все еще существует в абстрактном виде, пока вы не возьмете задачи из своего расписания и не начнете распределять их среди членов вашей команды. Их роли и обязанности должны быть четко определены, чтобы они знали, что делать. Затем, когда вы назначаете им задачи из своего плана, они должны быть четкими, с указаниями и любой сопутствующей документацией, которая потребуется им для выполнения задач.

10.

Проведите анализ рисков

Каждый проект имеет определенный уровень риска.Существует несколько типов рисков, таких как, среди прочего, риск объема работ, технические риски и риск графика. Даже если ваш план проекта тщательный, внутренние и внешние факторы могут повлиять на время, стоимость и масштаб вашего проекта (тройное ограничение). Следовательно, вы должны рассматривать свое планирование как гибкое. Есть много способов подготовиться к риску, например, разработать план управления изменениями, но на данный момент самое важное, что нужно сделать, — это отслеживать ваш прогресс на всем этапе выполнения, используя отчеты о статусе проекта и / или программное обеспечение для планирования проекта для отслеживания рисков. .

11. Создайте план проекта

Как обсуждалось выше, план управления проектом — это документ, состоящий из нескольких элементов. Прежде чем мы перейдем к подробному объяснению каждого из них, важно понять, что вы должны включить их все, чтобы иметь надежный план проекта. Компоненты, которые вам понадобятся, могут отличаться в зависимости от вашего проекта, но в целом вам понадобятся следующие основные документы для создания плана управления проектом:

• Устав проекта
• График проекта
• Бюджет проекта
• Описание объема проекта
• План управления рисками
• План управления изменениями
• План управления затратами
• План управления ресурсами
• План управления заинтересованными сторонами

12.Сообщите о своем прогрессе

Ваша конечная цель — обеспечить успешный проект для заинтересованных сторон. Они вложили деньги и не будут удовлетворены, пока не будут смотреть на отчеты о статусе проекта, чтобы отслеживать прогресс. Построив иерархическую структуру работ (WBS) на этапе планирования проекта, вы можете разбить проект для них, чтобы они понимали, как будет выполняться ваш план проекта. Информирование заинтересованных сторон важно для управления их ожиданиями и обеспечения их удовлетворения. Регулярные встречи, на которых вы представляете отчеты о проделанной работе, — отличный способ показать им, что все идет вперед, как запланировано, и обсудить любые вопросы или проблемы, которые могут у них возникнуть. В вашем плане управления заинтересованными сторонами будет указано, как вы будете вовлекать заинтересованные стороны в проект.

Как создать план проекта с помощью ProjectManager

Программное обеспечение для планирования проектов — это инструмент, который помогает планировать, систематизировать и управлять графиком и ресурсами, необходимыми для завершения проекта. ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение для управления проектами, которое организует проекты от планирования до завершения.Подпишитесь на бесплатную 30-дневную пробную версию и следуйте инструкциям, чтобы составить подробный план проекта, охватывающий все детали.

1. Составьте список задач для плана

Задачи — это строительные блоки любого проекта, и начало любого плана — это определение всех задач, которые приводят к вашему окончательному результату.

Откройте инструмент, чтобы добавить свои задачи на диаграмму Ганта или в одно из других множественных представлений проекта. Вы можете импортировать список задач из любой электронной таблицы или использовать один из наших шаблонов для начала.

2. Добавьте продолжительность и стоимость задач

У каждой задачи есть примерная продолжительность, то есть время, необходимое для ее выполнения. Им также потребуется определенная сумма финансирования, которую необходимо собрать, чтобы сформулировать ваш план.

Добавьте даты начала и окончания для каждой задачи в диаграмме Ганта, и они заполнят временную шкалу проекта, чтобы вы могли видеть весь проект в одном месте. Также есть столбец для стоимости задачи.

3. Связать зависимые задачи

Задачи не всегда отделены друг от друга.Часто один не может начать или остановиться, пока другой не начнется или не остановится. Это называется зависимостью задач, и ее необходимо отметить в вашем плане.

Связывайте зависимые задачи, перетаскивая одну за другой. Пунктирная линия указывает на то, что они связаны, чтобы вы знали об этом и могли избежать узких мест в дальнейшем в проекте.

4. Установите вехи и исходный уровень

Веха указывает конец одной фазы и начало другой, что помогает с отслеживанием и моральным духом. Базовый план определяет ваш план, чтобы вы могли сравнить его с фактическим прогрессом.

На диаграмме Ганта есть фильтр, который автоматически устанавливает базовый уровень, поэтому вы можете использовать его для отслеживания вашего фактического прогресса в сравнении с планом. Базовую линию также можно заблокировать одним щелчком мыши.

5. Бортовая команда и назначение

Объединение команды и инструмента — вот как претворяется в жизнь план проекта. Чем проще и плавнее этот переход, тем быстрее вы приступите к работе над проектом.

Пригласите свою команду из программного обеспечения, и оно сгенерирует электронное письмо со ссылкой.Перейдя по этой ссылке, они окажутся в системе и получат доступ к инструментам, необходимым для управления своими задачами.

6. Мониторинг прогресса и отчет для заинтересованных сторон

Отслеживание вашего прогресса и последующее обновление информации о заинтересованных сторонах — это то, как вы не сбиваетесь с пути и управляете ожиданиями заинтересованных сторон.

Наблюдайте за прогрессом на нашей панели в реальном времени, которая вычисляет данные и отображает их по шести метрикам проекта. Отчеты можно фильтровать и публиковать для более глубокого изучения этих цифр.

7. При необходимости скорректировать план

Ни один план не остается неизменным на протяжении всего проекта. Что-то случается, и требуются перемены. Следовательно, возможность легко редактировать свой план является ключом к процессу планирования проекта.

Измените свой план на диаграмме Ганта простым перетаскиванием. Переместите старую дату на новую дату, и не только эта задача будет исправлена, но и все затронутые задачи также обновятся автоматически.

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение, которое помогает менеджерам планировать и помогает группам организовываться. Диаграммы Ганта контролируют все аспекты вашего плана проекта от планирования до назначения задач и даже отслеживания прогресса. Несколько представлений проекта обеспечивают прозрачность рабочего процесса и предоставляют каждому инструменты, необходимые для достижения наилучших результатов.

Готовы составить свой план? Попробуйте ProjectManager сегодня с помощью этой бесплатной 30-дневной пробной версии.

Менеджер проекта отвечает за составление плана проекта, и, хотя вы не можете составить весь контент самостоятельно, вы будете тем, кто нажимает клавиши, чтобы напечатать все это.Используйте шаблоны, чтобы сэкономить время. Загрузите наш бесплатный шаблон плана проекта и напишите свой план в два раза быстрее!

Какова цель плана управления проектом?

Цель плана управления проектом — служить руководством для этапов выполнения и контроля. План проекта предоставляет всю информацию, необходимую для фазы выполнения, такую ​​как цели проекта, задачи, объем работ, этапы, риски и ресурсы. Затем эта информация помогает менеджерам проектов отслеживать и контролировать ход проекта.

Вначале мы планируем сэкономить время позже. Хороший план проекта означает, что вам не нужно беспокоиться о том, появятся ли участники проекта в нужные даты, потому что вы запланировали их присутствие. Вам не нужно беспокоиться о том, как оплачивать эти счета — вы спланировали свой финансовый процесс. Вам не нужно беспокоиться о том, все ли согласны с тем, как выглядит качественный результат — вы уже спланировали, какие меры качества вы собираетесь использовать.

Хороший план проекта определяет процессы, которым должны следовать все, чтобы избежать многих головных болей в будущем.Например, если вы укажете, что оценки будут составляться экспертами в предметной области на основе их суждений, и это будет одобрено, впоследствии никто не сможет жаловаться на то, что они хотели, чтобы вы использовали другой метод оценки. Они знали о сделке с самого начала.

Планирование упрощает работу.

Планы проекта

также очень полезны для отслеживания прогресса. Вы можете вернуться к ним и проверить, что вы сказали, что собираетесь сделать и как, сравнивая это с тем, что вы делаете на самом деле.Это дает вам хорошую проверку реальности и позволяет при необходимости изменить курс, возвращая проект в нужное русло.

Инструменты, такие как информационные панели, могут помочь вам убедиться, что ваш проект идет по плану. ProjectManager имеет панель управления в реальном времени, которая автоматически обновляется при обновлении задач.

Элементы плана проекта

Уже рассмотренный процесс планирования проекта — это лишь малая часть того, что является глубоким кладезем практик, созданных для управления вашим проектом.Они начинаются с диалога — общения с заинтересованными сторонами, командами и т. Д.

Результатом этапа планирования является документ, называемый планом проекта. Руководство к своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK) — пятое издание говорит, что план проекта состоит из множества вспомогательных планов. К ним относятся:

• Описание содержания проекта для определения всех задач и результатов, необходимых для завершения проекта
• План управления рисками для работы с рисками проекта, включая процессы регистрации и отслеживания рисков
• План управления изменениями для управления любыми изменениями, которые будут внесены в план проекта
• План управления затратами для управления затратами и элементами бюджета проекта, включая любые закупки или договоренности с поставщиками, которые могут у вас быть
• План управления ресурсами для управления материальными ресурсами, такими как оборудование и человеческие ресурсы в команде, как с точки зрения доступности, так и навыков
• План управления заинтересованными сторонами, определяющий, кто, когда и в каком формате будет получать сообщения о проекте
• План качества, определяющий целевые показатели качества для проекта

Это много документации.

На самом деле, вы редко будете оформлять их как отдельные документы. Что вам нужно, так это план проекта, в котором рассказывается о важных элементах каждого из них. В любом случае нет смысла создавать большой документ, в котором точно описывается, как работает ваш бизнес. Если у вас уже есть структурированный процесс управления рисками, не теряйте время, записывая все это снова в план проекта.

Ваш план управления проектом должен включать достаточно информации, чтобы быть уверенным, что вы точно знаете, какие процессы и процедуры необходимо соблюдать и кто должен участвовать.Получите одобрение вашего плана проекта с заинтересованными сторонами, спонсором проекта и вашей командой, чтобы в дальнейшем не было сюрпризов. Как объяснялось выше, диаграммы и методы планирования проекта, такие как диаграммы Ганта, CPM, WBS или PERT, могут помочь вам в создании плана проекта.

Сколько времени занимает этап планирования проекта?

Трудно ответить. Планирование высадки на Луну займет больше времени, чем новое приложение для знакомств.

Лучший способ оценить, сколько времени займет фаза планирования вашего проекта, — это посмотреть на аналогичные проекты, которые выполнялись ранее, и посмотреть, сколько времени потребовалось для их планирования. Также поговорите с менеджером проекта, если сможете, потому что он поймет, хватило ли этого времени или нет!

Легко увидеть, сколько времени заняли другие проекты, если у вас есть инструмент управления проектами, который архивирует ваши старые расписания проектов и делает данные доступными для всех, кто в них нуждается. Затем вы можете искать похожие проекты и подробно изучать их графики.

Методы процесса планирования проекта

План проекта — это разработка того, что делать и как это делать, поэтому вам нужно привлечь много людей.Есть несколько хороших инструментов и методов для получения информации от других людей, в том числе:

• Мастерские
• Индивидуальные встречи или интервью
• Опросы или фокус-группы клиентов для сбора и проверки требований.

Вам также следует вооружиться инструментом управления задачами, например списком или доской канбан. Они невероятно полезны для записи важных вещей, которые должны быть в вашем плане проекта. Программное обеспечение для канбан-доски может помочь структурировать ваш план, записав ключевые заголовки и затем перемещая их по мере необходимости, пока вы не получите последовательность, которая выглядит правильно.

И, наконец, вам понадобится онлайн-система управления проектами для хранения вашего плана управления проектами. Убедитесь, что у всех в команде есть доступ к последней версии плана проекта.

Как управлять планом проекта

План вашего проекта — это не высеченный на камне документ. Вы должны возвращаться к нему и вносить в него изменения так часто, как вам нужно. Его части, такие как расписание вашего проекта, будут меняться почти ежедневно. Другие части, такие как планы закупок и процессы управления затратами, вообще не изменятся в течение всего срока реализации вашего проекта.

Важно помнить, что если ваш план управления проектом не работает для вас, подумайте, что вы можете сделать, чтобы его изменить. Он нужен, чтобы направлять управление вашим проектом, а не мешать вам поступать правильно. Если вам нужно проверить, как вы управляете работой и ресурсами проекта, вернитесь и просмотрите это. Внесите необходимые изменения, снова утвердите план и поделитесь им с командой.

Как составить план проекта, когда у вас нет всех ответов

Да, такое бывает — в большинстве случаев! Редко бывает иметь всю информацию в начале проекта.Большинство менеджеров хотят, чтобы вы погрузились в процесс и приступили к работе, но, возможно, вы не сможете позволить себе роскошь знать все детали.

Ничего страшного; у нас есть методы, которые помогут справиться с неопределенностью.

Во-первых, это предположение о проекте. Вы используете их, чтобы сделать оговорки в своем плане и задокументировать то, что вы считаете правдой на данный момент. Например:

• Предполагаем, что ресурсы будут доступны.
• Мы предполагаем, что необходимое финансирование имеется.
• Мы предполагаем, что запрошенные цвета будут соответствовать бренду компании и что маркетинговое подтверждение не требуется.

Вы понимаете. Затем, если команда дизайнеров вернется и скажет, что они хотят, чтобы продукт представлял собой совершенно новую палитру цветов и что Маркетинг должен это одобрить, вы вправе сказать, что вам придется изменить временные рамки в расписании, чтобы сделать это возможно.

Вы планировали, основываясь на предположении (с которым все согласились, потому что документ утвержден), и это предположение оказалось неверным.

Следующие шаги по планированию проекта

Самое важное, что нужно запомнить, — не торопить процесс планирования проекта.При правильном выполнении планирование проекта требует времени. И стоит делать это правильно, потому что, если вы этого не сделаете, мы гарантируем, что вы столкнетесь с проблемами позже, поскольку люди не поймут, что они должны делать и почему.

Хорошее планирование ведет к успеху. Это дает вам уверенность в том, что у вас есть все процессы, инструменты и системы, необходимые для достижения идеального результата.

Теперь, когда вы узнали все о планировании проектов, пора действовать. Подпишитесь на бесплатную 30-дневную пробную версию ProjectManager и начните планировать свой проект уже сегодня!

Начать бесплатную пробную версию

Семь шагов к успешному планированию проекта

В последнее время я был частью нескольких проектных команд.Некоторые из этих событий заставили меня сесть и проанализировать процесс планирования проекта, чтобы понять, как можно улучшить планирование и реализацию управления проектами.

Почему проекты, которыми руководят талантливые люди, откладываются или не завершаются? Почему проектным командам иногда кажется, что они стреляют по движущейся цели? Я считаю, что отсутствие надлежащего планирования или неспособность создать систематический подход могут быть фатальными для проектов.

Что такое планирование проекта?

Планирование проекта — это процесс определения ваших целей и объема, ваших целей и этапов (результатов), а также назначения задач и бюджетных ресурсов для каждого шага. Хорошим планом легко поделиться со всеми участниками, и он наиболее полезен, когда его регулярно пересматривают. Просто обрисовать план и никогда больше не обсуждать его со своей командой — хороший рецепт потраченного впустую времени и усилий.

Вы можете планировать свой проект в простом документе Google или использовать программное обеспечение для управления проектами. Преимущество использования программного обеспечения для управления проектами заключается в том, что вы обычно можете хранить все свои документы и результаты в одном месте, и вы можете избежать потери важных обсуждений и решений по электронной почте или в Slack.Например, с помощью такого инструмента, как Basecamp, легко отслеживать прогресс и отслеживать разговоры и вопросы, требующие совместной работы с несколькими разными людьми.

Если вы думаете об управлении проектами как предприниматель или в рамках быстро развивающегося стартапа, может показаться, что вначале все это занимает слишком много времени. Но на самом деле вы сэкономите много времени и ресурсов, если с самого начала задокументируете свой план проекта и будете использовать его в качестве дорожной карты, чтобы держать вас и вашу команду в правильном направлении.

Вот семь ключей к успешному планированию проекта, которые помогут вам начать работу.

1. Думайте о своем плане как о дорожной карте для заинтересованных сторон

Каждому проекту нужна дорожная карта с четко определенными целями, которые не должны измениться после завершения первой фазы проекта. Все заинтересованные стороны, извлекающие выгоду из результата или участвующие в выполнении проекта, должны быть названы, а их потребности указаны в процессе первоначального планирования проекта.

Эти заинтересованные стороны могут включать:

• Руководитель проекта или лицо, несущее полную ответственность за завершение
• «Клиент» , который получает результаты — это может быть кто-то из вашей команды (внутренний) или фактический платящий клиент.
• Команда, или люди, ответственные за любую тактику, которая является частью плана.

Не думайте, что вы автоматически понимаете потребности и цели каждой заинтересованной стороны. Прежде чем вы зайдете слишком далеко в документирование своего плана проекта, поговорите с ними, чтобы убедиться, что вы действительно понимаете проект, а также способности и ресурсы каждого члена команды.

2. Разбейте проект на список результатов

Составьте список всех результатов. Этот список должен разбить более крупный проект на более мелкие задачи, которые могут быть назначены конкретным членам команды, и вы должны указать предполагаемые сроки, связанные с каждым результатом или задачей.

Убедитесь, что вы понимаете и документируете процесс утверждения для каждого результата. Если ваш проект предназначен для внешнего заказчика, убедитесь, что вы четко представляете себе процесс его внутреннего утверждения, чтобы вас не удивили задержки и не замедлили попытки преодолеть противоречивые мнения.

3. Поговорите со своей командой

Назовите поименно всех лиц и / или организации, участвующих в каждой поставке или задаче, и подробно опишите их обязанности. В противном случае недопонимание может привести к задержкам и ситуациям, когда членам команды, возможно, придется переделывать свою работу.

Проведите стартовое собрание, чтобы обсудить с вашей командой план атаки. Попросите их помочь вам подумать о том, как лучше всего выполнить работу. Это не только поможет вам повысить свою эффективность, но и привлечет их внимание, потому что они будут чувствовать себя более ответственными за процесс. Использование инструмента управления проектами, такого как Basecamp, может помочь держать всех в курсе и хранить документы и разговоры в одном месте.

Если вы используете электронную почту для общения по проектам, подумайте об использовании почтового ящика для группы, которое позволит вам назначать электронные письма, которые требуют внимания, связанного с проектом, членам команды по мере необходимости, вместо того, чтобы бесконечно пересылать огромные потоки разговоров туда и обратно.

4. Определить риски

Определите риски, связанные с вашим проектом. Продумайте, что вы будете делать, если что-то займет намного больше времени, чем ожидалось, или если затраты окажутся намного больше, чем вы изначально ожидали.

Необязательно иметь конкретный план действий для каждого возможного отрицательного результата, но вы должны провести некоторое время со своей командой, обдумывая, что может пойти не так. Затем вы можете сделать все возможное, чтобы снизить эти риски с самого начала, чтобы не оказаться застигнутыми врасплох позже.Факторы риска также могут иметь некоторое влияние на ваш бюджет.

5. Создайте бюджет

К вашему списку этапов и результатов должна быть приложена информация о стоимости проекта и предполагаемом бюджете. Не поддавайтесь желанию вкладывать большие суммы в большие проекты, не определяя, как именно эти деньги должны быть потрачены. Это поможет вашей команде понять, с какими ресурсами им нужно работать, чтобы выполнить свою работу. Когда вы устанавливаете начальный бюджет, эти числа могут быть диапазонами, а не абсолютными величинами.

Для некоторых товаров может потребоваться запрос предложений у нескольких разных поставщиков. Может быть полезно кратко задокументировать согласованный объем проекта в бюджетной документации, если вам в конечном итоге потребуется внести изменения в более крупный проект из-за бюджетных ограничений или если ваш поставщик не выполнит в точности то, что вы ожидали.

6. Добавьте вехи

Используйте свой список результатов как основу для добавления вех и задач, которые необходимо будет выполнить для достижения более широкой цели.Установите разумные сроки, учитывая продуктивность, доступность и эффективность членов проектной группы.

Подумайте о своих вехах в рамках SMART. Ваши цели должны быть:

• Конкретно: Четко, кратко и написано на языке, понятном каждому.
• Измеримый: При необходимости используйте числа или количественный язык. Избегайте расплывчатых описаний, которые оставляют успех на усмотрение личного, субъективного толкования.
• Допустимо: Заручитесь поддержкой заинтересованных сторон в отношении ваших целей, этапов и результатов.
• Реалистично: Сложные цели — это одно, но не ставьте цели, которых невозможно достичь. Это расстраивает вашу команду и заинтересованных лиц и может в конечном итоге задержать выполнение вашего проекта, потому что выполнение невозможного обычно стоит дороже и занимает больше времени.
• По времени: Установите конкретные сроки. Если вам нужно изменить сроки, связанные с вашими вехами, задокументируйте, когда и почему вы внесли это изменение.Избегайте скрытых изменений или редактирования сроков без уведомления вашей команды и соответствующих заинтересованных сторон.

7. Установить руководящие принципы отчетности о ходе работы

Это могут быть ежемесячные, еженедельные или ежедневные отчеты. В идеале для вашего проекта должно быть создано совместное рабочее пространство онлайн или офлайн, где все стороны могут отслеживать прогресс. Убедитесь, что у вас есть план коммуникации — задокументируйте, как часто вы будете сообщать заинтересованным сторонам о достигнутом прогрессе и как вы будете делиться информацией — например, на еженедельной встрече или ежедневно по электронной почте.

Используйте структуру, которую вы установили, когда вы определили основные этапы, для составления отчетов. Старайтесь не воссоздавать какие-либо колеса и не тратить время на создание новых отчетов каждый раз, когда вам нужно сообщить о прогрессе. Имейте в виду, что использование программного обеспечения для управления проектами, такого как Basecamp, может держать заинтересованные стороны в курсе, не загромождая ваш почтовый ящик и не теряя разговоров в длинных чатах Slack.

Секрет эффективного планирования и управления проектами — это оставаться организованным и хорошо общаться с вашей командой и заинтересованными сторонами.Независимо от того, решите ли вы использовать программное обеспечение для управления проектами или нет, подумайте о том, где и как вы храните все материалы и ресурсы, относящиеся к вашему проекту, — по возможности храните все в одном месте. Удачи!

Планирование проекта: что это такое и шаги по созданию плана

От

Что такое планирование проекта?

Планирование проекта — это дисциплина, определяющая, как завершить проект в определенные сроки, обычно с определенными этапами и назначенными ресурсами.Один вид планирования проекта делит деятельность на следующие этапы:

• Установка измеримых целей
• определение результатов
• планирование
• плановые задания

Планы поддержки могут включать в себя человеческие ресурсы, методы коммуникации и управление рисками.

Предприятия часто имеют руководство по планированию проектов информационных технологий, в котором указаны используемые процессы. Инструменты, используемые для составных частей плана, включают диаграммы Ганта и диаграммы PERT.

Почему важно планирование проекта?

Планирование проекта важно на каждом этапе проекта. В нем излагаются основы проекта, включая следующее:

• объем
• объективов
• голов
• график

Планирование позволяет руководителям проектов воплощать нематериальные идеи в реальность. Ключевые цели планирования включают следующее:

• облегчить общение и предоставить центральный источник информации для персонала проекта;
• помочь спонсору проекта и другим ключевым заинтересованным сторонам узнать, что требуется;
• определяет, кто будет выполнять определенные задачи, а также когда и как эти задачи будут выполняться;
• облегчает управление и контроль проекта по мере его выполнения;
• позволяют осуществлять эффективный мониторинг и контроль над проектом;
• управлять рисками проекта; и
• генерирует обратную связь, полезную для следующего этапа планирования проекта.

Руководители проектов должны обладать различными навыками. Посмотрите на дюжину действительно важных вещей.

Какие компоненты плана проекта?

Три основных части плана проекта — это объем, бюджет и сроки. Они включают следующие аспекты:

• Объем. Объем определяет, что команда проекта будет делать, а что не будет. Он принимает во внимание видение команды, то, чего хотят заинтересованные стороны, и требования клиента, а затем определяет, что возможно.В рамках определения объема проекта менеджер проекта должен установить цели производительности.
• Бюджет. Руководители проектов смотрят, какая рабочая сила и другие ресурсы потребуются для достижения целей проекта, чтобы оценить его стоимость.
• Хронология. Это показывает продолжительность времени, ожидаемого для завершения каждой фазы проекта, и включает график этапов, которые будут выполнены.

Как составить план проекта?

Планирование проекта включает следующие 10 шагов:

1. Определите заинтересованные стороны. Заинтересованные стороны включают всех, кто заинтересован в проекте. В их число могут входить заказчик или конечный пользователь, члены проектной группы, другие люди в организации, на которую будет влиять проект, а также сторонние организации или отдельных лиц, заинтересованных.
2. Определите роли. Роль каждой заинтересованной стороны должна быть четко определена. Однако некоторые люди будут выполнять несколько ролей.
3. Представьте заинтересованных лиц. Проведите встречу, чтобы собрать вместе заинтересованные стороны и объединить видение, лежащее в основе проекта.Охватываемые темы должны включать объем, цели, бюджет, график и роли.
4. Ставить цели. Возьмите то, что было почерпнуто из собрания, и доработайте это до плана проекта. Он должен включать цели и результаты, определяющие, к чему приведет продукт или услуга.
5. Расставьте приоритеты задач. Перечислите задачи, необходимые для достижения целей, и расставьте приоритеты на основе важности и взаимозависимостей. Диаграмма Ганта может быть полезна для отображения зависимостей проекта.
6. Создайте расписание. Установите график, учитывающий ресурсы, необходимые для всех задач.
7. Оценить риски. Определите риски проекта и разработайте стратегии их снижения.
8. Общайтесь. Поделитесь планом со всеми заинтересованными сторонами и предоставьте обновленную информацию в формате и с частотой, ожидаемой заинтересованными сторонами.
9. Переоценка. По мере того, как основные этапы достигнуты, пересмотрите план проекта и исправьте все области, которые не соответствуют ожиданиям.
10. Окончательная оценка. После того, как проект будет завершен, необходимо оценить производительность, чтобы извлечь уроки из опыта и определить области, которые следует улучшить.

Посредством этих шагов организация может гарантировать надежность и информированность плана проекта.

Какие 5 этапов проекта?

Обычно проекты проходят пять этапов. Жизненный цикл проекта включает:

• Начало определяет цели и задачи проекта.Это также когда рассматривается осуществимость, наряду с тем, как измерить цели проекта.
• Планирование определяет объем проекта. Он устанавливает, какие задачи необходимо выполнить и кто их будет выполнять.
• Выполнение — это когда создаются результаты. Это самый продолжительный этап проекта. В процессе выполнения план приводится в действие и при необходимости дополняется.
• Мониторинг и управление происходят во время фазы выполнения и могут считаться частью одного и того же шага.Этот этап гарантирует, что проект идет по плану.
• Закрытие и проверка — это окончательный вариант Контракты закрываются, а окончательные результаты передаются клиенту. Оцениваются успехи и неудачи.

Планирование — это второй этап жизненного цикла проекта, но он влияет на все этапы жизненного цикла проекта.

Какие есть инструменты и программное обеспечение для планирования проектов?

Программное обеспечение для планирования и управления проектами упрощает процесс планирования проекта.Лучшие инструменты поддерживают сотрудничество между заинтересованными сторонами, имеют интуитивно понятный пользовательский интерфейс и обеспечивают встроенное отслеживание рабочего времени и выставление счетов.

Некоторые программные инструменты для планирования проектов включают следующее:

• Asana предлагает различные виды проекта в соответствии с предпочтениями команды.
• ClickUp поставляется с несколькими функциями Agile, в том числе настраиваемым построителем автоматизации, который позволяет пользователям создавать повторно используемые шаблоны задач.
• Freedcamp позволяет пользователям организовывать свои проекты с помощью диаграммы Ганта или Канбана
• У Hive есть инструмент для создания шаблонов в функции управления задачами, который ускоряет создание задач.
• Scoro представляет собой комбинацию инструментов и включает управление взаимоотношениями с клиентами
• Trello предоставляет функции Канбан, управление бюджетом, управление ресурсами и функции отслеживания прогресса.
• Wrike интегрируется с такими инструментами, как Jira, Slack и Dropbox.

  No related posts.