Задачи отдела кадров: Цель и задачи отдела кадров

Содержание

Задачи и функции кадровой службы организации

 

Задачи кадровой службы

  • участие в реализации кадровой политики организации
  • разработка предложений по совершенствованию кадровой политики
  • планирование кадровых потребностей
  • поиск, подбор и расстановка кадров
  • обеспечение укомплектованности кадрами организации
  • создание кадрового резерва
  • оценка квалификации и профессионально важных черт работника
  • адаптация сотрудников компании
  • организация профессиональной подготовки кадров по следующим видам обучения:
    • первоначальная профессиональная переподготовка
    • повышение квалификации
    • стажировка
    • постоянно действующие тематические семинары
    • краткосрочные целевые семинары
    • сборы и конференции
  • оформление трудовых отношений с работником:
    • прием сотрудника на работу
    • перевод сотрудника на другую должность, в другой отдел и пр.
    • увольнение сотрудника с работы (с занимаемой должности)
    • предоставление отпуска сотруднику
  • разработка штатного расписания
  • и другие задачи

Функции кадровой службы

  • обработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации
  • оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством РФ
  • учет личного состава
  • хранение и заполнение трудовых книжек
  • ведение документации по делопроизводству
  • контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом
  • изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению
  • анализ деловых качеств специалистов организации с целью рационального использования кадров
  • создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов
  • работа по созданию резерва на выдвижение на руководящие должности
  • подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию работников
  • подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии
  • подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению
  • организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка
  • ведение всей отчетности по кадровым вопросам
  • рассмотрение писем, жалоб, заявлений работников, связанных с кадровыми вопросами
  • подготовка графиков отпусков работников, а также документов, связанных с предоставлением отпусков, ведение учета предоставления отпусков
  • подготовка документов, связанных с медицинским страхованием, назначением пенсий, оформлением допуска к работе с секретными документами сотрудников
  • участие в комиссиях, связанных с оценкой профессионального уровня подготовки кадров (аттестационных, по проведению квалификационного экзамена для присвоения классного чина, конкурсных и других)
  • оформление и выдача служебных удостоверений
  • и другие функции

Организация управления отделом кадров

В каждой конкретной компании деятельность кадровой службы уникальна и зависит от целей и задач, которые она преследует. Возглавляет отдел кадров и руководит его работой, как правило, начальник отдела кадров, который:

  • руководит работниками отдела
  • принимает участие в разработке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия
  • осуществляет работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств
  • обеспечивает прием, размещение и расстановку молодых специалистов
  • организует проведение аттестации работников организации
  • осуществляет своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя организации
  • ведет учет личного состава
  • производит выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников
  • осуществляет хранение и заполнение трудовых книжек
  • ведет установленную документации по кадрам
  • подготавливает материалы для представления персонала к поощрениям, награждениям и т.д.
  Все сотрудники отдела кадров, включая руководящий состав (заместителей и помощников начальника), специалистов и исполнителей, являются подчиненными должностными лицами по отношению к начальнику отдела кадров, который подчиняется руководителю организации (его первому заместителю или его заместителю по персоналу).

Кадровые документы

В своей работе кадровая служба использует перечень определенных документов. Один из важнейших документов компании — это

положение о кадровой службе. Он регламентирует и определяет:

  • работу с персоналом
  • порядок построения и функционирования системы кадрового менеджмента
  • статус кадрового подразделения в иерархической структуре организации

Положение о кадровой службе не предусмотрено Трудовым кодексом РФ, то есть не является обязательным, однако в значительной степени способствует повышению эффективности производственного процесса.

Государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, всеми работодателями на территории Российской Федерации осуществляет федеральная инспекция труда (статья 353 Трудового кодекса РФ). Нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа на должностных лиц (статья 5.27 КоАП).

Федеральная инспекция труда в ходе проведения проверки может потребовать определенный перечень кадровых документов, а так же документы, наличие которых в организации  не обязательно либо обязательно при определенных условиях.

Подавляющее большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным, поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника.

Так, статьей 27 Федерального закона от 17.12.2001 №173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» предусмотрено право работника на досрочное назначение трудовой пенсии, например, за работу с вредными и тяжелыми условиями труда. Однако любая ошибка или неточность в наименовании должности, может привести к тому, что период работы на «вредной» должности не зачтут в качестве льготного и у работника не возникнет права на досрочную трудовую пенсию.

Особое внимание следует уделять ведению трудовых книжек, которые в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ являются основным документом для расчета трудового и страхового стажа работника. В случае потери трудовой книжки другие кадровые документы (приказ о приеме и увольнении, трудовой договор, личная карточка, книга учета движения трудовых книжек, расчетные и платежные ведомости и др.) могут помочь работнику подтвердить трудовой, страховой стаж документально.

В целом от документирования трудовых отношений может зависеть обеспечение социальных, пенсионных и иных гарантий, предоставленных российским законодательством работникам. При этом необходимо отметить, что создание и ведение кадровой документации

— это не право, а одна из обязанностей работодателя, которая регламентирована нормативно-правовыми актами.

Определенный кадровый документ имеет свой срок хранения.

Взаимодействие кадровой службы с подразделениями организации

Так же одной из задач кадровой службы в некоторых организациях является принятие определенных мер для сохранения конфиденциальности ценной информации.

Кадровая служба взаимодействует с другими подразделениями организации, она получает от других подразделений:

  • заявки на прием рабочих и специалистов
  • представления о поощрении
  • графики отпусков и т.д.

Кадровая служба направляет в подразделения:

  • сведения о нарушителях трудовой дисциплины
  • копии приказов о приеме, перемещении внутри организации
  • сведения об увольнении работников
  • сведения об утверждении (изменении) правил внутреннего трудового распорядка
  • информацию, относящуюся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины

От бухгалтерии кадровая служба получает:

  • штатное расписание
  • расчеты потребности в рабочей силе
  • справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца и т.п.

В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию:

  • сведения о списочной численности работников
  • сведения о прогулах сотрудников
  • сведения о текучести кадров
  • табель учета рабочего времени
  • приказы о приеме, переводе и увольнении сотрудников
  • листы временной нетрудоспособности для оплаты
  • сведения об очередных отпусках работников и т.д.

Анализ отдела кадров на предприятии

Чем больше становится сама компания, тем больше растет нагрузка на отдел кадров. Увеличивается количество сотрудников – но насколько эффективно работает отдел? В этом поможет анализ отдела кадров.

Анализ отдела кадров на предприятии. Цели и задачи отдела

Прежде чем начать анализ, необходимо определить цели и задачи отдела. Исходя из этих знаний вы будете определять эффективность работы отдела в целом. Хорошо, если цели и задачи уже были прописаны ранее (в регламентирующем документе). Если нет, самый простой способ – это поговорить с руководителем компании, с коллегами и выяснить, выполнения каких задач ждут от отдела кадров в компании.

Основная цель отдела кадров – помогать компании в эффективном достижении поставленных целей. Среди стандартных задач отдела кадров можно выделить:

  • Подбор сотрудников,
  • Контроль рабочего времени (в том числе контроль за больничными листами, отпусками и т.п.),
  • Документооборот,
  • Контроль за обучением сотрудников,
  • Разработка мотиваций и многие другие задачи.

_____________

Интересно?
Мы знаем об отчетах для HR все:
видео, статьи, вебинары…
Подробнее>>

_____________

Анализ отдела кадров на предприятии. Состав отдела

Также при анализе необходимо учесть кадровый состав отдела и описать его. Обычно состав и структура отдела определяется руководителем компании исходя из нагрузки отдела. В небольших компаниях такого отдела может вообще не быть, а кадровые функции делятся между руководителями различных отделов и бухгалтерией.

В крупной компании, наоборот, структура отдела может быть разветвленной: несколько отделов в одном департаменте, руководитель которого непосредственно подчиняется директору компании.

Обязательно следует провести анализ по следующим показателям:

  • Пол и возраст сотрудников,
  • Образование,
  • Выполнение KPI,
  • Зона ответственности,
  • Соотношение менеджеров и руководителей,
  • Заработная плата.

Важно провести сравнение этих показателей по периодам, найти взаимосвязи между собой и построить прогноз (например, если у вас % сотрудников старшего возраста выше, чем ожидалось, как предотвратить нехватку кадров в будущем).

Мониторинг обучения сотрудников (сделано в Tableau)

Анализ отдела кадров на предприятии. Форма и структура отчета

Отчет по анализу следует начинать со сводной диаграммы, отражающей общую картину (по нескольким основным показателям). И затем «опускаться» на уровень ниже – до отдельных показателей или отделов внутри департамента.

По каждому показателю нужно сделать выводы и обязательно подведите итог в финале отчета – еще раз укажите на важные показатели (как положительные, так и неудовлетворительные).

Если вы делаете выводы идеально будет сразу предложить возможные пути решения и обсудить их с руководством.

И главное — ваш отчет должен быть понятным и легко «читаться»! Используйте графики и диаграммы. Информация будет выглядеть визуально красиво.

Сводный отчет для специалиста по кадрам (сделано в Tableau)

Анализ отдела кадров на предприятии. Трудности анализа

Какие основные трудности поджидают специалистов при анализе и составлении отчета?

  • Много сотрудников, а значит много данных.
  • Данные хранятся в разных источниках – 1С, внутренние отчеты, различные системы учета, бухгалтерские документы.
  • Данные обычно переносятся вручную (!), а это занимает много времени.

В итоге на сбор информации и внесение ее в отчет уходит уйма времени, а создание отчета становится огромной проблемой.

Облегчить процесс создания отчета можно с помощью отчетно-аналитических инструментов типа Tableau.

Анализ отдела кадров на предприятии. Отчет с Tableau

Такие программные решения, как Tableau, называют легкими решениями. Почему?

  • Их легко освоить (специальные знания не требуются).
  • Их легко установить на любой компьютер.
  • С ними легко делать отчеты!

_____________

Интересно?
Мы знаем об отчетах для HR все:
видео, статьи, вебинары…
Подробнее>>

_____________

АНАЛИТИКА ПЛЮС — мы знаем все про быстрые и легкие отчеты!

Наша необычная коллекция обоев для рабочего стола!
Выбирай картинку и скачивай абсолютно бесплатно>>

Положение об отделе кадров — Официальный сайт ПОЧУ

                                                                                                    Москва, 2019г.

I. Общие положения

1.1.Отдел кадров Профессионального образовательного частного учреждения «Колледж информатики и дизайна» (далее – Отдел кадров) является структурным подразделением Колледжа (далее – Колледж). Сокращенное наименование Отдела кадров — ОК.

1.2. Отдел кадров в своей деятельности руководствуется законодательством и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законодательством города Москвы, Уставом и локальными нормативными актами Колледжа.

1.3. Организационное, методическое руководство и контроль деятельности Отдела кадров осуществляет Директор Колледжа.

1.4. Отдел кадров возглавляет начальник отдела, который подчиняется непосредственно Директору Колледжа.

1.5. Работа Отдела кадров строится на основе планов работы Колледжа и планов работы Отдела кадров, сочетания принципа единоначалия при решении вопросов трудовой деятельности и персональной ответственности каждого работника Отдела кадров за состояние дел на порученном участке и за выполнение отдельных поручений.

План работы Отдела кадров утверждается Директором Колледжа.

1.6. Отдел кадров решает возложенные на него задачи как непосредственно, через соответствующие структурные подразделения Колледжа, а также во взаимодействии с другими структурными подразделениями Колледжа.

1.7. Делопроизводство в Отделе кадров осуществляется согласно установленному в Колледже порядку.

1.8. При осуществлении своей деятельности Отдел кадров соблюдает требования правовых актов по вопросам обеспечения информационной

безопасности.

I.I. Задачи Отдела кадров

2.1. Основными задачами Отдела кадров являются:

2.1.1. Осуществление эффективного подбора, расстановки и реализации трудового потенциала кадров в соответствии с их профессиональными, деловыми и нравственными качествами;

2.1.2. Совершенствование работы Отдела кадров на основе реализации современных персонал-технологий, внедрения новейших технологий работы с документами и методик подбора кадров;

2.1.3. Укрепление трудовой дисциплины и обеспечение соблюдения работниками Колледжа трудового законодательства Российской Федерации;

2.1.4. Организация повышения квалификации, профессиональных знаний, умений и навыков персонала Колледжа, включая научно-педагогических работников;

III. Функции Отдела кадров

3.1. В соответствии с поставленными задачами Отдел кадров выполняет следующие функции:

3.1.1.Формирование и ведение базы данных о количественном и качественном составе работников Колледжа;

3.1.2. Подготовка совместно с руководителями структурных подразделений должностных инструкций;

3.1.3. Подбор работников;

3.1.4. Отбор работников совместно с руководителями заинтересованных подразделений на вакантные должности;

3.1.5. Оформление приема, перевода, перемещения и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации;

3.1.6. Формирование и ведение личных дел работников Колледжа;

3.1.7. Составление графиков отпусков, учет использования работниками отпусков, оформление отпусков в соответствии с утвержденными графиками;

3.1.8. Оформление поощрений и дисциплинарных взысканий;

3.1.9. Оформление, учет и хранение трудовых книжек работников Колледжа;

3.1.1. Оформление и учет командировок работников Колледжа;

3.1.11. Подготовка всех видов статистической отчетности по работе с кадрами, справки, отзывы, характеристики и др. по запросам соответствующих организаций и работников Колледжа;

3.1.12. Составление и ведение установленной отчетности по учету личного состава Колледжа;

3.1.13. Оформление листков нетрудоспособности (больничных листов) для работников Колледжа;

3.1.14. Взаимодействие с Пенсионным фондом Российской Федерации, по вопросу оформления свидетельств обязательного государственного пенсионного страхования;

3.1.17. Ведение табельного учета;

3.1.18. Подготовка документов к сдаче на хранение в архив Колледжа по истечении установленных сроков текущего хранения;

3.1.19. Разработка планов подготовки, переподготовки и повышения квалификации кадров;

3.1.20. Контроль исполнения плана повышения квалификации;

3.1.21. Составление статистической отчетности по повышению квалификации сотрудников;

3.1.22. Подготовка приказов и направлений на повышение квалификации сотрудников Колледжа;

3.1.23. Формирование кадрового резерва;

3.1.24. Взаимодействие с организациями, предлагающими образовательные услуги по повышению квалификации.

IV. Права Отдела кадров

4.1. Отдел кадров для решения возложенных на него задач и функций имеет право:

4.1.1. Вносить на рассмотрение Директору Колледжа предложения по вопросам своей деятельности;

4.1.2. Запрашивать и получать от структурных подразделений Колледжа согласно установленному порядку необходимые статистические, аналитические данные, документы необходимые для принятия решений по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела кадров;

4.1.3. Пользоваться в установленном порядке информационными системами Колледжа и создавать собственные базы данных;

4.1.4. Взаимодействовать в установленном порядке с органами государственной власти, местного самоуправления, юридическими и физическими лицами по вопросам, входящим в компетенцию Отдела кадров;

4.1.5. Давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в компетенцию Отдела кадров;

4.1.6.Принимать участие в разработке штатного расписания Колледжа;

4.1.7. Пользоваться иными правами, предусмотренными законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Уставом Колледжа, локальными нормативными актами Колледжа.

VЗаключительные положения

5.1. Структура и штатная численность Отдела кадров устанавливается в рамках штатного расписания Колледжа, которое утверждается решением Совета Колледжа.

5.2. Начальник Отдела кадров назначается на должность и освобождается от должности Директором Колледжа. В период отсутствия начальника Отдела кадров исполнение его должностных обязанностей возлагается на иное должностное лицо Отдела кадров, назначенное в установленном порядке приказом Директором Колледжа.

5.3. Квалификационные требования, функциональные обязанности, права и ответственность должностных лиц отдела кадров регламентируются должностными инструкциями, утверждаемыми в соответствии с порядком, установленным в Колледже.

5.4. Начальник Отдела кадров:

5.4.1. Руководит деятельностью Отдела кадров на основе принципа единоначалия;

5.4.2. Принимает участие в совещаниях, проводимых Директором Колледжа при рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции Отдела кадров;

5.4.3. Распределяет обязанности между должностными лицами Отдела кадров;

5.4.4. Участвует в подборе, расстановке кадров Отдела кадров, обеспечивает соблюдение работниками Отдела кадров трудовой дисциплины;

5.4.5. Создает условия для повышения профессиональной подготовки должностных лиц Отдела кадров и внедрения передовых приемов и методов работы;

5.4.6. Принимает меры по обеспечению необходимых условий труда для работников Отдела кадров;

5.4.7. Представляет интересы Колледжа в государственных органах и различных организациях по вопросам, входящим в компетенции Отдела кадров, в соответствии с установленным порядком;

5.4.8. Пользуется иными правами, исполняет иные обязанности и несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.5. Начальник Отдела кадров несет персональную ответственность за осуществление возложенных на Отдел кадров функций, в том числе за выполнение в рамках компетенции Отдела кадров программ, планов и показателей деятельности Колледжа.

5.6. Возложение на структурное подразделение функций, не предусмотренных настоящим Положением, кроме специальных (адресных) поручений Директора Колледжа, не допускается.

Содержание. 1.Общие положения Основные задачи отдела кадров Структура отдела кадров Функции отдела кадров…

1. Функции студенческого отдела кадров

соответствии с действующими нормативными и методическими документами Министерства образования и науки Российской Федерации и Федеральной службы по надзору в сфере образования. 2.1. Обеспечение контроля

Подробнее

2. Организационная структура

1 Общие положения 1.1 Настоящее положение об отделе кадров (далее Отдел) разработано в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Республики Башкортостан, и определяет порядок

Подробнее

НИЖЕГОРОДСКИЙ ИНСТИТУТ (ФИЛИАЛ)

АВТОНОМНАЯ НЕКОММЕРЧЕСКАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ МОСКОВСКИЙ ГУМАНИТАРНОЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ (АНО ВО МГЭУ) НИЖЕГОРОДСКИЙ ИНСТИТУТ (ФИЛИАЛ) ПОЛОЖЕНИЕ об отделе кадров Нижегородского института

Подробнее

I. Общие положения II. Задачи

I. Общие положения 1. Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением учреждения. 2. Отдел создается и ликвидируется приказом директора учреждения. 3. Отдел подчиняется непосредственно

Подробнее

ПОЛОЖЕНИЕ об отделе кадров

Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Тульский государственный педагогический университет им. Л.Н.

Подробнее

Положение об отделе кадров

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Петербургский государственный университет путей сообщения Императора

Подробнее

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ УПРАВЛЕНИИ ДЕЛАМИ

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ УПРАВЛЕНИИ ДЕЛАМИ Калуга 2012 1. Общие положения 1.1. Управление делами является структурным подразделением университета и подчиняется ректору и проректору по кадровому менеджменту и воспитательной

Подробнее

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ КАДРОВ

Министерство сельского хозяйства Российской Федерации Азово-Черноморский инженерный институт филиал федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования «Донской государственный

Подробнее

ТВЕРЖДАЮ: В.Г. Литовченко. 28 0ККЯМ 20 года

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «УРАЛЬСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ ВЕТЕРИНАРНОЙ МЕДИЦИНЫ» ТВЕРЖДАЮ: В.Г. Литовченко 28 0ККЯМ 20 года

Подробнее

ПОЛОЖЕНИЕ. об архиве

Министерство общего и профессионального образования Свердловской области Государственное автономное профессиональное образовательное учреждение Свердловской области «Техникум индустрии питания и услуг

Подробнее

2. Цель 3. Задачи 4. Функции

2. Цель Отдел кадров создается с целью обеспечения колледжа трудовым ресурсами, комплектования кадрами работников требуемых профессий, соблюдения прав, льгот и гарантий работников в области трудового права,

Подробнее

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ. II. Структура

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ. 1. Секретариат является самостоятельным структурным подразделением профессионального образовательного учреждения «Уральский колледж недвижимости и управления» (далее Колледж). 2. Секретариат

Подробнее

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 2. СТРУКТУРА

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1. Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением Автономной некоммерческой организации высшего образования «Институт менеджмента, экономики и инноваций» (далее институт).

Подробнее

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ КАДРОВ СМК-ПСП

Министерство сельского хозяйства РФ ФГБОУ ВПО АЧГАА Положение о структурном подразделении 4.2.3. Управление документацией УТВЕРЖДЕНО решением Ученого совета ФГБОУ ВПО АЧГАА Протокол от 2013 г. И.о. ректора

Подробнее

ПОЛОЖЕНИЕ об отделе кадров

Принято ученым Советом протокол 11 от «21» декабря 2012 г. Утверждаю: Ректор подписано И.В. Шешунов «24» декабря 2012 г. Введено в действие приказом от «28» декабря 2012_г. 400-ОД ПОЛОЖЕНИЕ об отделе кадров

Подробнее

ПОЛОЖЕНИЕ об Управлении кадров РАН

Приложение 3 к распоряжению президиума РАН от 25 марта 2015 г. 10105-170 ПОЛОЖЕНИЕ об Управлении кадров РАН 1. Общие положения 1.1. Настоящее Положение определяет задачи, функции, права и ответственность

Подробнее

ПОЛОЖЕНИЕ. об отделе кадров

Министерство образования Республики Башкортостан ГАПОУ Стерлитамакский колледж строительства и профессиональных технологий ЛА-03-16-2015 УТВЕРЖДАЮ Директор ГАПОУ СКСиПТ А.М. Андреев 2015г. ПОЛОЖЕНИЕ об

Подробнее

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ЭЛЕКТРОСТАЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ (ФИЛИАЛ) ФЕДЕРАЛЬНОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО БЮДЖЕТНОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ «МОСКОВСКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ

Подробнее

Общие положения II. Основные цели и задачи

I. Общие положения 1.1. Настоящее Положение определяет основные цели, задачи, функции, права и ответственность отдела кадров и делопроизводства федерального государственного бюджетного образовательного

Подробнее

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ КАДРОВ

Пензенский институт усовершенствования врачей филиал федерального государственного бюджетного образовательного учреждения дополнительного профессионального образования «Российская медицинская академия

Подробнее

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ КАДРОВ

Государственное автономное образовательное учреждение среднего профессионального образования «Энгельсский медицинский колледж» (ГАОУ СПО «ЭМК») УТВЕРЖДАЮ Директор ГАОУ СПО «ЭМК» М.В. Бахарева 20 г. Введено

Подробнее

ПОЛОЖЕНИЕ О СТУДЕНЧЕСКОМ ОТДЕЛЕ КАДРОВ

БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА ЮГРЫ «СУРГУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» стр. 1 из 8 УТВЕРЖДАЮ Ректор С.М. Косенок 2016 г. СурГУ ПОЛОЖЕНИЕ О СТУДЕНЧЕСКОМ

Подробнее

Приложение 7 к приказу от ОД

2 3 Приложение 7 к приказу от 12.01.2015 01 ОД ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ КАДРОВ НИЖНЕВАРТОВСКОГО ЭКОНОМИКО-ПРАВОВОГО ИНСТИТУТА (ФИЛИАЛА) ФЕДЕРАЛЬНОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО БЮДЖЕТНОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ВЫСШЕГО

Подробнее

3. Функции учебного отдела

1. Общие положения 1.1. Учебный отдел является структурным подразделением Государственного бюджетного профессионального образовательного учреждения «Георгиевский региональный колледж «Интеграл» (далее

Подробнее

/ Ч А. А. 2011г.

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования Санкт-Петербургская государственная художественно-промышленная академия имени А. Л. Штиглица УТВЕРЖДАЮ

Подробнее

Общие положения. 2. Задачи

1 1. Общие положения. 1.1. Учебная часть является самостоятельным структурным подразделением НОЧУ ВПО «Санкт-Петербургский институт управления и права» (далее институт), через которое осуществляется управление

Подробнее

ПОЛОЖЕНИЕ О СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ

М И Н О Б Р Н А У К И Р О С С И И Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Юго-Западный государственный университет» Система менеджмента качества Утверждаю

Подробнее

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ КАДРОВ

Комитет по здравоохранению Санкт-Петербурга Санкт-Петербургское государственное бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования «Медицинский колледж 3» Рассмотрено на заседании

Подробнее

Задачи отдела кадров \ Акты, образцы, формы, договоры \ Консультант Плюс

]]>

Подборка наиболее важных документов по запросу Задачи отдела кадров (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Задачи отдела кадров Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: Электронные трудовые книжки: вносим изменения в ЛНА
(Слесарев С.)
(«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2020, N 6)Необходимость такой корректировки Положения, как и в рассмотренной выше ситуации с должностными инструкциями, напрямую зависит от изначальной степени регламентации задач кадровой службы, прав и обязанностей ее работников: насколько детально в Положении ранее был расписан функционал, какие использованы формулировки — общего характера или настолько подробные, что ведение работы с электронными трудовыми сложно отнести к уже имеющимся пунктам. Но даже и в последнем случае палочкой-выручалочкой для руководства станет постулат о том, что появление в силу изменения законодательства необходимости совершения кадровыми специалистами отдельных трудовых действий не свидетельствует о безусловной необходимости прописывать это в ЛНА, поскольку суть трудовой функции кадрового работника и задач кадровой службы не меняется. Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: О роли организаций-работодателей (страхователей) в обеспечении работников социальными пособиями
(Белых Д.В.)
(«Бизнес, Менеджмент и Право», 2018, N 3)Для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам работник предоставляет листок нетрудоспособности, выданный медицинской организацией. ФЗ от 29 декабря 2006 г. N 255 не регламентирует порядок назначения работодателями вышеуказанных пособий. Работодатели устанавливают их самостоятельно, руководствуясь при этом ФЗ N 255, а также соответствующими подзаконными актами. Кроме того, ориентирами здесь являются положения о структурных подразделениях и должностные инструкции . Из положений о структурных подразделениях организаций можно сделать вывод, что вопросами назначения и выплаты пособий по социальному страхованию занимается бюро пенсионного обеспечения и социального страхования отдела социального развития. Одной из задач отдела является организация гарантий материально-бытового обеспечения и социальной защиты работников. Среди задач отдела кадров в положении об этом отделе отсутствуют задачи, связанные с обеспечением работников пособиями по временной нетрудоспособности, беременности и родам. Однако в разделе 4 положения «Взаимоотношения (служебные связи)» указано, что отдел кадров взаимодействует с главной бухгалтерией по вопросам предоставления ей листков временной нетрудоспособности к оплате. Однако в положении о главной бухгалтерии ничего не сказано о назначении и выплате пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам.

Нормативные акты: Задачи отдела кадров

Положение об отделе кадров

Положение об отделе кадров Краевого государственного казенного учреждения «Центр обеспечения действий по гражданской обороне, чрезвычайным ситуациям и пожарной безопасности в Камчатском крае»

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

                     1.1. Настоящее положение определяет назначение, цели, задачи, функции, права, ответственность и основы деятельности отдела кадров (далее — отдел).

                     1.2. Отдел осуществляет кадровое обеспечение деятельности КГКУ «ЦОД» и управление персоналом.

                     1.3. Отдел является самостоятельным структурным подразделением КГКУ «ЦОД»  и подчиняется непосредственно директору и его заместителю.

                     1.4. В своей деятельности отдел руководствуется действующим законодательством, нормативно-правовыми актами и методическими материалами по кадровому менеджменту и вопросам трудового права, организационно-распорядительными документами КГКУ «ЦОД» и настоящим положением.

                     1.5. Деятельность отдела осуществляется на основе текущего и перспективного планирования, сочетания единоначалия в решении вопросов служебной деятельности и коллегиальности при их обсуждении, персональной ответственности работников за надлежащее исполнение возложенных на них должностных обязанностей и отдельных поручений начальника отдела.

                     1.6. Начальник и другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от занимаемых должностей приказом директора КГКУ «ЦОД» в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

                     1.7. Квалификационные требования, функциональные обязанности, права, ответственность начальника и других работников отдела регламентируются должностными инструкциями, утверждаемыми директором КГКУ «ЦОД».

                     1.8. Отдел возглавляет начальник, на должность которого назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы по организации управления кадрами на инженерно-технических и руководящих должностях не менее 5 лет.

                     1.9. Начальник отдела: -руководит всей деятельностью отдела, несет персональную ответственность за своевременное и качественное выполнение возложенных на отдел задач и функций;

                     — осуществляет в пределах своей компетенции функции управления (планирования, организации, мотивации, контроля), принимает решения, обязательные для всех работников отдела;

                     — распределяет функциональные обязанности и отдельные поручения между работниками отдела, устанавливает степень их ответственности, при необходимости вносит предложения директору КГКУ «ЦОД» об изменении должностных инструкций подчиненных ему работников;

                     — вносит руководству КГКУ «ЦОД» предложения по совершенствованию работы отдела, оптимизации его структуры и штатной численности;

                     — участвует в перспективном и текущем планировании деятельности отдела, а также подготовке приказов, распоряжений и иных документов, касающихся возложенных на отдел задач и функций;

                     — принимает необходимые меры для улучшения материально-технического и информационного обеспечения, условий труда, повышения профессиональной подготовки работников отдела;

                     — участвует в подборе и расстановке кадров отдела, вносит директору КГКУ «ЦОД» предложения о поощрении и наложении дисциплинарных взысканий на работников отдела, направлении их на переподготовку и повышение квалификации;

                     — совершенствует систему трудовой мотивации работников отдела; -осуществляет контроль за исполнением подчиненными ему работниками своих должностных обязанностей, соблюдением трудовой дисциплины и деятельностью отдела в целом.

                     1.10. В период отсутствия начальника отдела его обязанности исполняет ведущий специалист или назначенный приказом директора КГКУ «ЦОД» другой работник.

                     1.11. Начальник отдела или лицо, исполняющее его обязанности, имеют право подписи документов, направляемых от имени отдела по вопросам, входящим в его компетенцию.

                     1.12. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими службами и структурными подразделениями ККГУ «ЦОД», а также в пределах своей компетенции со сторонними организациями.

                     1.13. Отдел организует обработку и анализ информации по вопросам соблюдения законности в структурных подразделениях КГКУ «ЦОД», поступающей из правоохранительных органов, средств массовой информации, от работников, граждан и из других источников.

                     1.14. Отдел подготавливает предложения руководству КГКУ «ЦОД» по проведенному анализу полученной информации.

                     1.15. Отдел подготавливает и представляет в установленном порядке руководству КГКУ «ЦОД» предложения по улучшению морально-психологического состояния, профилактике правонарушений и докладывает о принятых мерах.

                     1.16. Отдел подготавливает и представляет в установленном порядке руководству КГКУ «ЦОД» предложения для назначения проверок.

                     1.17. За ненадлежащее исполнение должностных обязанностей и нарушение трудовой дисциплины работники отдела несут ответственность в порядке, предусмотренном действующим законодательством РФ.

                     1.18. Настоящее положение, структура и штатное расписание отдела утверждаются директором КГКУ «ЦОД».

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ОТДЕЛА

                     2.1. Кадровое обеспечение деятельности КГКУ «ЦОД».

                     2.2. Управление персоналом на основе современных методов кадрового менеджмента.

                     2.3. Соблюдение трудового законодательства в деятельности КГКУ «ЦОД».

                     2.4.Организационно-методическое руководство, координация и контроль деятельности структурных подразделений КГКУ «ЦОД» по кадровым вопросам.

                     2.5. Подготовка и представление руководству информационно-аналитических материалов о состоянии и перспективах развития трудовых ресурсов и кадровой службы КГКУ «ЦОД»

                     2.6. Поддержание высокого уровня готовности личного состава КГКУ «ЦОД» к выполнению оператино-служебных задач.

                     2.7. Организовывать обработку и анализ информации по вопросам соблюдения законности в структурных подразделениях КГКУ «ЦОД», поступающей из правоохранительных органов, средств массовой информации, от работников, граждан и из других источников.

                     2.8. Подготавливает и представляет в установленном порядке руководству КГКУ «ЦОД» предложения по улучшению морально-психологического состояния, профилактике правонарушений и докладывать о принятых мерах.

                     2.9. Вносить руководству КГКУ «ЦОД» предложения о принятии мер в случаях нарушения должностными лицами законодательных, нормативных правовых актов Российской Федерации и подготавливает проекты решений руководству КГКУ «ЦОД» по принятию превентивных, профилактических и других мер в области соблюдения законности и правопорядка.

                     2.10. Осуществлять контроль за организацией пропускного режима на объектах КГКУ «ЦОД».

                     2.11. Контролировать проведение мероприятий по антитеррористической защищенности объектов КГКУ «ЦОД».

                     2.12. Участвовать в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений руководства КГКУ «ЦОД», а также выполнение иных решений и задач в соответствии с целями КГКУ «ЦОД».

3. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ОТДЕЛА

                     В соответствии с возложенными задачами отдел кадров осуществляет следующие функции:

                     3.1. Комплектование организации кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем организации, внешними и внутренними условиями ее деятельности.

                     3.2. Формирование и ведение банка данных о количественном и качественном составе кадров КГКУ «ЦОД», их развитии и движении.

                     3.3. Прогнозирование и определение текущей и перспективной потребности в кадрах и источников ее удовлетворения на основе изучения рынка труда, установления прямых связей с учебными заведениями и службами занятости, контактов с предприятиями аналогичного профиля.

                     3.4. Информирование работников КГКУ «ЦОД» об имеющихся вакансиях, использование средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников.

                     3.5. Разработка кадровой политики и кадровой стратегии организации.

                     3.6. Осуществляет работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контролирует правильность использования работников в подразделениях КГКУ «ЦОД».

                     3.7. Прием и расстановка молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, совместно с руководителями подразделений КГКУ «ЦОД» их стажировки, проведение мероприятий по адаптации вновь принятых работников к производственной деятельности.

                     3.8. Создание резерва для выдвижения на основе таких организационных форм, как планирование деловой карьеры, подготовка кандидатов на выдвижение по индивидуальным планам, ротационное передвижение руководителей и специалистов, обучение на специальных курсах, стажировка на соответствующих должностях.

                     3.9. Аттестация работников организации, ее методическое и информационное обеспечение, анализ результатов аттестации, разработка мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий, подготовка предложений по совершенствованию проведения аттестации.

                     3.10. Разработка, адаптация и внедрение систем комплексной оценки работников и результатов их деятельности, служебно-профессионального продвижения персонала.

                     3.11. Своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами КГКУ «ЦОД», учет личного состава, выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек, и ведение установленной документации по кадрам, подготовка материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям.

                     3.12. Подготовка документации по пенсионному страхованию, документов для назначения пенсий работникам КГКУ «ЦОД», представление их в орган социального обеспечения и пенсионный фонд.

                     3.13. Совершенствование научно-методического обеспечения кадровой работы, ее материально-технической и информационной базы, внедрение современных методов управления кадрами с использованием автоматизированных систем «АСУ-кадры» и автоматизированных рабочих мест работников кадровых служб, создание банка данных о персонале организации, его своевременное обновление и пополнение, оперативное представление необходимой информации пользователям.

                     3.14. Контроль исполнения руководителями подразделений КГКУ «ЦОД» действующих нормативно-правовых актов, а также приказов и распоряжений директора КГКУ «ЦОД» по вопросам кадровой политики и работы с персоналом.

                     3.15. Обеспечение социальных гарантий трудящихся в области занятости, соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставление им установленных льгот и компенсаций.

                     3.16. Анализ кадровой работы в организации, разработка предложений по ее улучшению.

                     3.17. Табельный учет рабочего времени, составление и выполнение графиков отпусков, контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях КГКУ «ЦОД» и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, анализ причин текучести кадров, разработка и участие в реализации предложений по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, предотвращению потерь рабочего времени.

                     3.18. Ведение воинского учета и представление сведений о численности работающих и забронированных военнообязанных запаса гражданского персонала КГКУ «ЦОД»;

                     3.19. Ведение учета и составление установленной отчетности по кадровой работе.

                     3.20.Организация социальной защиты работников членов их семей.

                     3.21. Осуществление взаимодействия с органами культуры, искусства, женскими и детскими организациями, религиозными конфессиями, организациями ветеранов и инвалидов войн и труда, Советом ветеранов в интересах воспитания личного состава КГКУ «ЦОД».

                     3.22. Участие в подготовки и проведении учений в командно-штабных учениях и штабных тренировках с органами управления, сборов, соревнований и состязаний аварийно-спасательных команд.

                     3.23. Рассмотрение писем, жалоб и заявлений организаций и граждан по вопросам, отнесенным к компетенции отдела;

                     3.24. Организация изучения, прогнозирования социальных процессов, общественного мнения и настроений среди работников;

                     3.25. Организация изучения и прогнозирования криминогенной обстановки, проведение мероприятий по укреплению трудовой дисциплины, профилактике правонарушений, сплочению трудовых коллективов;

                     3.26. Проведение ежегодного мониторинга социально-экономического и правового положения работников и членов их семей;

                     3.27. Осуществление в пределах своей компетенции иных функций в соответствии с целями и задачами КГКУ «ЦОД».

4. ПРАВА И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

                     4.1. Отдел имеет право:

                     — получать поступающие в КГКУ «ЦОД» документы и иные информационные материалы по своему профилю деятельности для ознакомления, систематизированного учета и использования в работе;

                     — запрашивать и получать от руководителей КГКУ «ЦОД» и структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения возложенных на него задач и функций;

                     — проверять соблюдение трудового законодательства в деятельности КГКУ «ЦОД»;

                     — осуществлять в пределах своей компетенции проверку и координацию деятельности структурных подразделений КГКУ «ЦОД» по кадровым вопросам, о результатах проверок докладывать директору;

                     — вносить предложения по совершенствованию форм и методов работы отдела;

                     — участвовать в подборе и расстановке кадров по своему профилю деятельности;

                     — вносить предложения директору по повышению квалификации, поощрению и наложению взысканий на работников отдела и других структурных подразделений КГКУ «ЦОД» по своему профилю деятельности;

                     — участвовать в совещаниях при рассмотрении кадровых вопросов.

                     4.2. Начальник отдела кадров несет персональную ответственность за:

                     — выполнение возложенных на отдел функций и задач;

                     — организацию работы отдела, своевременное и квалифицированное выполнение приказов, распоряжений, поручений вышестоящего руководства, действующих нормативно-правовых актов по своему профилю деятельности;

                     — рациональное и эффективное использование материальных, финансовых и кадровых ресурсов;

                     — состояние трудовой и исполнительской дисциплины в отделе, выполнение его работниками своих функциональных обязанностей;

                     — соблюдение работниками отдела правил внутреннего трудового распорядка, санитарно-противоэпидемического режима, противопожарной безопасности и техники безопасности;

                     — ведение документации, предусмотренной действующими нормативно-правовыми документами;

                     — предоставление в установленном порядке достоверной статистической и иной информации о деятельности отдела;

                     — готовность отдела к работе в условиях чрезвычайных ситуаций.

                     4.3. Работники отдела кадров отвечают за:

                     — сохранность психологической информации о личности работников, что относится к конфиденциальной информации, то есть являющейся закрытой и не подлежащей разглашению. Запрещается в психологических заключениях на любом носителе указывать персональные данные и иные сведения (Ф.И.О., должность, подразделение и др.), позволяющие идентифицировать конкретного работника.

                     — сохранность психологической информации должно быть организовано таким образом, чтобы идентификация объектов психологических исследований была исключена (независимо от того, хранится ли эта информация в памяти компьютера или на бумажных носителях), для чего используется «кодирование» работников. Кодовые обозначения хранятся только у психолога. Выдача психологической информации о работниках официальным пользователям производить под кодовыми номерами.

                     — использование психологической информации допускается только в служебных целях следующими официальными пользователями:

                     а) психологам — для выработки необходимых заключений, выводов и рекомендаций, оценки профессионально важных качеств работников;

                     б) руководству КГКУ «ЦОД» — для учета этой информации при принятии решений;

                     в) руководителю отдела, выполняющего функции кадрового обеспечения, — для оптимизации решений кадровых вопросов (найм персонала, перемещения по службе, зачисление в кадровый резерв и др.).

                     — сохранность психологических заключений по работникам КГКУ «ЦОД» осуществлять отдельно от личных дел работников (в сейфе) и находящихся в ведении психолога. Хранение информации должно быть организовано таким образом, чтобы исключить доступ к ней лиц, не являющихся официальными пользователями психологической информации.

                     — осуществлять доступ к психологическим заключениям по конкретным лицам для ознакомления предоставляется в присутствии психолога. По запросу директора КГКУ «ЦОД» копия психологического заключения может быть передана ему;

                     — обсуждение психологической информации по конкретным лицам в виде заключений или рекомендаций осуществляется только с работниками, прошедшими психодиагностическое обследование, и официальными пользователями.

                     4.4. Осуществлять взаимодействие с правоохранительными органами по профилактике преступлений и правонарушений в КГКУ «ЦОД».

5. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ И СВЯЗИ

                     5.1. Для выполнения функций и реализации прав отдел кадров взаимодействует со структурными подразделениями КГКУ «ЦОД» — по вопросам соблюдения трудового законодательства, выполнения поручений директора и заместителя директора.

6. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ

                     6.1. Рабочие места работников отдела кадров организованы в отдельном помещении, обеспечены оргтехникой, техническими средствами связи и оборудованы для приема посетителей.

Отдел Кадров

Основные задачи отдела кадров

• Подбор и расстановка кадров университета административно-управленческого, инженерно-технического, учебно-вспомогательного и обслуживающего персонала.
• Организация работы по замещению кадров профессорско-преподавательского состава университета.
• Прогнозирование и определение потребности в кадрах на основе планов экономического и социального развития университета.
• Изучение профессиональных, индивидуальных и других качеств сотрудников университета на замещение должностей, входящих в номенклатуру ректора университета и создание резерва на выдвижение
• Ведение учета личного состава университета.
• Оформление приема, перевода, увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, постановлениями Правительства РФ, приказами вышестоящих организаций, приказами и распоряжениями ректора.
• Ведение и хранение трудовых книжек, личных дел сотрудников.
• Ведение установленной документации по кадрам, подготовка проектов приказов, касающихся кадровых вопросов.
• Подготовка и оформление документов необходимых для назначения пенсий.
• Организация и выполнение графика отпусков.
• Осуществление контроля за соблюдением трудовой дисциплины и правил внутреннего распорядка сотрудниками.
• Составление, ведение уставной отчетности по учету личного состава и ее представление вышестоящим и контролирующим органам.
• Оформление (совместно с приемной комиссией) и ведение личных дел студентов очной и заочной формы обучения, внесение в них изменений, связанных с переводом, изменением фамилии, предоставлением академического отпуска, изменением формы обучения, отчислением из университета в соответствии с положениями, инструкциями, приказами ректора университета.
• Подготовка и выдача дипломов о высшем образовании выпускникам университета.
• Обеспечение исполнения гражданами воинской обязанности, установленной Федеральными законами «Об обороне», «О воинской обязанности и военной службе», «О мобилизационной подготовке и мобилизации в Российской Федерации»; документальное отражение сведений воинского учета о гражданах, состоящих на воинском учете.

13 задач, которые должен выполнять ваш HR-специалист — помимо набора персонала

По мере роста малых предприятий и стартапов и увеличения числа сотрудников потребность в ком-то, кто будет управлять функциями управления персоналом (HR), становится преобладающей.

Независимо от того, станет ли эта задача прерогативой генерального директора, внешнего поставщика кадровых услуг или штатного сотрудника (неполный или полный рабочий день), этот человек должен будет выполнять ряд обязанностей, в том числе рекрутинг, но далеко не единственный.

Сабрина Бейкер, консультант по персоналу и владелец Acacia HR Solutions в Лос-Анджелесе, поговорила с Small Business Trends по телефону и рассказала об этих четырех функциях, которые HR должен взять на себя помимо набора персонала.



Обязанности отдела кадров

Соответствие законодательству

По словам Бейкера, самая большая единственная функция, которую должен выполнять сотрудник отдела кадров, — это обеспечение соответствия компании требованиям штата и федерального законодательства.

«Всегда предлагаются обновления и новые правила, и HR должен думать о том, какое влияние они окажут на бизнес», — сказала она. «Возьмем, к примеру, новый закон о сверхурочной работе. У компании могут возникнуть большие проблемы, если она не соблюдает правила ».

Политики и процедуры

Еще одна важная обязанность отдела кадров, сказал Бейкер, — это работа с владельцем бизнеса и руководящим персоналом над разработкой ряда политик и процедур, а затем их публикация в справочнике для сотрудников.

«Каждому малому бизнесу нужен справочник, как только у него появляется хотя бы один сотрудник», — сказала она. «Он должен включать политики, которые охватывают такие темы, как отпуск и время болезни, отпуск, управление производительностью, поведенческие проблемы и многое другое. Политика и процедуры обеспечивают единообразие, поэтому работодателю не нужно делать все на ходу ».

Обучение сотрудников

После разработки справочника специалист по персоналу должен обучить сотрудников тому, что в него включено, сказал Бейкер.Это также должно быть частью ориентации новых сотрудников.

Видение и основные ценности

«Как правило, генеральный директор или основатель определяет видение компании, — сказал Бейкер, — но HR может помочь выяснить, какими они должны быть, а затем привлечь персонал к ответственности за их соблюдение».

В качестве примера она привела этику сотрудничества.

«HR играет важную роль в том, чтобы мы поощряли атмосферу сотрудничества внутри компании, а затем вознаграждали такое поведение, когда мы видим, что оно воплощается в жизнь», — сказала она.

Брендинг работодателя

«Генеральный директор или владелец бизнеса будет строить бренд компании с точки зрения потребителя, но работа HR — создать бренд работодателя в сознании работников», — сказал Бейкер. «Это включает в себя такие действия, как проверка сотрудников, обеспечение высокого морального духа и развитие продуктивной культуры сотрудников».

Еще один аспект брендинга, с которым сталкивается отдел кадров, — это продвижение компании как предпочтительного работодателя.

«Тем не менее, это касается набора персонала в отношении того, почему кандидаты хотят работать на вас, а не на конкурента», — сказал Бейкер.

Защита интересов сотрудников

Последняя область, которую она указала, имеет жизненно важное значение для роли HR в отношении защиты интересов сотрудников.

«Персонал должен быть нейтральной стороной, куда сотрудники могут приходить, сообщать о проблемах, жаловаться и задавать вопросы», — сказала она. «HR — это посредник, который может доводить проблемы сотрудников до руководства и действовать от их имени».

Еще больше обязанностей по работе с персоналом

Вот еще семь задач, которые должен выполнять специалист по персоналу в дополнение к тем, которые изложил Бейкер.

Удержание сотрудников

Поощрение сотрудников оставаться в компании — еще одна область, где HR играет роль. (Это одна из причин, по которой компания позиционируется как предпочтительный работодатель.)

Мероприятия будут включать в себя удержание сотрудников на работе, предоставление возможностей для продвижения по службе, перекрестное обучение для выполнения работы вне рутинной работы, а также использование программ признания и поощрения сотрудников.

Компенсация и льготы

Разработка плана вознаграждения сотрудников и программ льгот является неотъемлемой частью сферы ответственности HR и должна быть одним из первых проектов, которым отдел занимается при создании.

Администрирование льгот

Администрирование плана льгот после его разработки — также работа отдела кадров. В небольших компаниях это часто включает открытую регистрацию для получения медицинской страховки.

Обзоры производительности

G&A Partners, поставщик решений для управления персоналом, сообщает в своем блоге, что производительность сотрудников напрямую влияет на успех бизнеса. Следовательно, реализация стратегической стратегии повышения эффективности сотрудников имеет жизненно важное значение и представляет собой еще одну задачу, которую HR должен выполнять вместе с руководителем сотрудника.

Конфликт на рабочем месте

К сожалению, иногда сотрудники вступают в конфликт друг с другом или с руководством. В любом случае работа отдела кадров — попытаться разрешить проблемы на рабочем месте, когда они возникают. Это включает обучение сотрудников методам разрешения конфликтов, а также разработку политик и процедур управления и разрешения конфликтов.

Файлы сотрудников

Согласно сообщению в блоге компании When I Work, поставщика HR-технологий, сотрудники отдела кадров должны хранить три отдельных файла для каждого сотрудника: I-9, общий и медицинский.

Требуемая по закону форма I-9 — это форма, используемая правительством США для определения и подтверждения права сотрудников на работу. Общие файлы включают в себя такие документы, как резюме, обзоры, дисциплинарные меры, формы W-4 и многое другое. А медицинская карта содержит записи врачей, информацию об инвалидности и другие медицинские данные.

Тенденции в сфере управления персоналом

В связи с быстрыми изменениями, происходящими на рабочем месте, для специалистов по персоналу важно оставаться в курсе тенденций отрасли.

Один из способов — вступить в Общество управления человеческими ресурсами, ведущую ассоциацию профессионалов в области человеческих ресурсов. Другой — читать блоги, официальные документы и статьи от поставщиков продуктов и услуг, специалистов-практиков и консультантов. Наконец, участвуйте в группах и форумах социальных сетей для специалистов по персоналу.

Отдел кадров Фото через Shutterstock


Топ-10 задач HR-менеджеров

Оцифровка сегодняшнего рынка труда и рабочей среды

Оцифровка повседневной и личной деятельности не только присутствует в нашей повседневной жизни — оцифровка также довольно широко проникла в мир бизнеса. некоторое время назад и больше не ограничивается глобальными конгломератами.Даже для малых и средних компаний так называемая Индустрия 4.0 предлагает все больше возможностей и возможностей.

Однако как это влияет на те части рабочего мира, которые связаны с человеческими качествами, такими как человеческие навыки, межкультурная осведомленность или базовая социальная компетентность — область управления человеческими ресурсами?

Как видно из исследования «Стратегия и организация персонала 2017», проведенного Немецкой ассоциацией управления человеческими ресурсами (Deutsche Gesellschaft für Personalführung e.V.) в сотрудничестве с кадровой и управленческой консалтинговой фирмой в 2017 году оцифровка управления человеческими ресурсами все еще не является постоянным элементом кадровой стратегии 80% из более чем 300 опрошенных менеджеров по персоналу.

В чем причина?

Необходимо или вообще возможно ли оцифровать эти отделы?

10 основных обязанностей менеджера по персоналу

Многие малые и средние компании имеют сомнения по поводу оцифровки отделов управления персоналом.Вопрос в том, какие именно задания должен выполнять менеджер по персоналу, которые, возможно, следует оцифровать?

Ниже мы составили для вас обзор 10 наиболее важных обязанностей менеджера по персоналу:

  • Бюджет требований к рабочей силе: текущая численность согласовывается с прогнозом численности персонала, и если есть расхождения, она используется в качестве фундамент для принятия решений об увеличении или сокращении штата.
  • Набор персонала : Приобретение рабочей силы, необходимой компании, на основе качественного, количественного, временного и географического аспектов.
  • Назначение персонала : Работа, которую необходимо выполнить, распределяется между сотрудниками на основе количественных и качественных аспектов.
  • Развитие персонала : Поддержка сотрудников в их усилиях по профессиональному и личному развитию становится все более важной частью управления персоналом, а также вносит значительный вклад в долгосрочную лояльность лучших сотрудников и обладателей компетенций по отношению к компании.
  • Освобождение сотрудников : В большинстве случаев этот термин относится к индивидуальным решениям персонала, направленным на прекращение трудовых отношений.Перед увольнением сотрудника, возможно, придется рассмотреть вопрос о поиске альтернативного назначения для сотрудника.

Все перечисленные выше задачи гарантируют, что идеальное количество сотрудников с надлежащей квалификацией и ноу-хау окажется в нужном месте внутри компании в нужное время.

Другие важные обязанности, за которые несут прямую ответственность специалисты по кадрам, включают:

  • Управление заработной платой: Определение заработной платы, справедливой для обеих сторон, на основе работы, которую выполняют сотрудники.Кроме того, необходимо учитывать бонусы за достижения или ставки капитала, а также преимущества.
  • Управление людьми: В большинстве случаев управление человеческими ресурсами выполняет только часть этих обязанностей. Эти задачи, по большей части, связаны с информационными обязательствами, например, часто с ведением учета рабочего времени и журналов отсутствия.
  • Поддержка человеческих ресурсов : Эта разнообразная дисциплина включает, например, положения, относящиеся к Общему закону о равных возможностях, встречи по реинтеграции с возвращающимися сотрудниками и управление их реинтеграцией, приемом на работу и увольнением или поддержкой после инцидентов, связанных с моббингом.

Эти три дисциплины направлены на поддержание и, при необходимости, повышение производительности, мотивации и морального духа сотрудников.

Следующее также входит в обязанности менеджера по персоналу:

  • Оценка сотрудников: сотрудникам часто требуются рекомендательные письма, промежуточные рекомендательные письма или письма об увольнении. Необходимая информация предоставляется руководителями компании и собирается по запросу менеджеров по персоналу.
  • Управление человеческими ресурсами : Первоначальная настройка и обновление кадровых файлов, а также административные действия, такие как управление заработной платой, входят в число постоянных обязанностей управления персоналом.

Последние две обязанности по управлению персоналом требуют обработки больших объемов данных в специально созданной или выделенной HRIS.

Программное обеспечение для управления персоналом: практическое дополнение к управлению персоналом — или больше работы для менеджеров по персоналу?

Люди — это важный, в идеале, самый важный ресурс для компании.Следовательно, ответственность управления персоналом — это не что иное, как администрирование, поддержка, мотивирующий и удовлетворяющий этот ресурс.

Эту задачу нельзя недооценивать — ни с точки зрения ключевой роли, которую она играет, ни с точки зрения требуемых временных затрат.

В интересах каждой компании идеально оборудовать и поддерживать управление человеческими ресурсами.

Этого можно добиться, выбрав тщательно подобранный HRIS .

Он не может и не должен заменять любую из вышеперечисленных обязанностей; однако хорошее программное обеспечение может сэкономить значительное количество времени. В идеале он может обрабатывать некоторые задания автоматически.

An опрос с кандидатом на вакансию никогда не должны проводиться без менеджера по персоналу, руководителя отдела или руководителя группы. Тем не менее, можно значительно сократить время, затрачиваемое на административные задачи, что позволит менеджерам по персоналу посвятить сэкономленное время другим задачам.

kiwiHR был разработан, чтобы помочь управлению персоналом в выполнении большей части его работы и сэкономить время. Воспользуйтесь его преимуществами, решая важные дела, программное обеспечение для управления отсутствием , создание цифровые файлы персонала , или управление важными встречами или сроками с помощью нашего простого пользовательского интерфейса.

kiwiHR — это программное обеспечение, доступное для любого конечного устройства по бюджетной цене.

Вы найдете всю информацию о сотрудниках в едином Система управления персоналом , без необходимости создавать единственный файл Excel или выполнять поиск в вашем архиве.kiwiHR поможет вам сделать первый шаг к оцифровке управления людьми, позволяя автоматизировать и оптимизировать часть вашей заработной платы, управления персоналом и поддержки сотрудников, а также процессы управления персоналом, что окажет прямое влияние на оценки сотрудников.


Наша миссия — оцифровать управление персоналом малых и средних компаний с помощью доступного инструмента — kiwiHR. Удобство использования и упрощение процессов управления персоналом — наши главные приоритеты.

Попробуйте kiwiHR совершенно бесплатно в течение 14 дней и убедитесь из первых рук, что программное обеспечение для управления персоналом — это именно тот инструмент поддержки, который нужен вашему управлению человеческими ресурсами — тот, который вы надеялись найти.

Если у вас возникнут какие-либо вопросы — отправьте нам сообщение по адресу [email protected] — мы с нетерпением ждем вашего ответа!

Test kiwiHR

Q1 2020 КОНТРОЛЬНЫЙ СПИСОК ОСНОВНЫХ ЗАДАЧ, СВЯЗАННЫХ С ЧЕЛОВЕКОМ

Новые правила и часто меняющиеся законы о труде на национальном, региональном и местном уровнях делают управление человеческими ресурсами более сложной задачей, чем когда-либо прежде.Мы упростили задачу с помощью контрольного списка, включающего некоторые из наиболее важных кадровых задач, связанных с начислением заработной платы, льготами и соблюдением нормативных требований, чтобы помочь малому и среднему бизнесу подготовиться к первому кварталу Нового года.

ЗАПЛАТА

Проверить требования к минимальной заработной плате. Федеральный закон требует, чтобы работникам, не освобожденным от налогов, выплачивалась минимальная заработная плата в размере 7,25 долларов в час, но эта ставка заработной платы может варьироваться, поскольку многие штаты приняли законы о более высокой минимальной заработной плате. В случаях, когда на работника распространяются как государственные, так и федеральные законы о минимальной заработной плате, работник имеет право на получение более высокой из двух минимальных заработных плат.Проверьте требования к заработной плате в штатах, где у вас есть работники.
Проверить новые пороговые значения для правила сверхурочной работы FLSA. 24 сентября 2019 года Министерство труда США объявило окончательное правило, согласно которому 1,3 миллиона американских рабочих будут иметь право на сверхурочную оплату. С 1 января 2020 года новое правило увеличивает минимальный порог заработка до 35 568 долларов в год для сохранения статуса освобожденного от уплаты налога для исполнительных, административных и профессиональных сотрудников в соответствии с требованиями Закона о справедливых трудовых стандартах (FLSA) к минимальной заработной плате и сверхурочной оплате.Это позволяет работодателям засчитывать часть определенных бонусов и комиссий для удовлетворения уровня заработной платы. Уточните, какие льготы и льготы могут быть предложены сотрудникам без дополнительных сверхурочных рисков или ответственности.

Определите сотрудников, на которых распространяется новое правило, и внесите необходимые корректировки в будущие планы найма. Обновите должностные инструкции и проинформируйте менеджеров о рисках нарушения заработной платы и рабочего времени. Кроме того, имейте в виду, что в некоторых штатах есть более высокие пороги заработной платы и другие тесты для освобожденных сотрудников.Помимо новых пороговых значений сверхурочной работы, пересмотрите все законы о занятости города, округа и штата, включая требования к подаче документов для контрактных рабочих, фрилансеров и удаленных сотрудников, находящихся в других штатах.

Подготовка ведомостей заработной платы и форм независимых подрядчиков. Просмотрите записи сотрудников и подготовьте формы W-2 и W-3. Если вы платили фрилансерам или независимым подрядчикам в 2019 году, вы должны заполнить формы 1096 и 1099 MISC. Все формы должны быть поданы 31 января 2020 года.

Подготовьте корпоративные налоговые декларации и дополнения. Крайний срок подачи корпоративных налоговых деклараций, форм 1120, 1120-A и 1120-S, и запроса продления на шесть месяцев, формы 7004, истекает 15 марта 2020 года.

Файл FICA и FUTA. FUTA, форма 940, предназначена для ежегодной отчетности и уплаты налогов по безработице. Крайний срок подачи заявок — 31 января 2020 г. Форма 941 FICA предназначена для ежеквартальной отчетности по налогу на заработную плату. Включенные налоги на заработную плату предназначены для удержания федерального подоходного налога и удержания налогов FICA для социального обеспечения и медицинской помощи.Крайний срок подачи заявок — 31 января 2020 г., за 4 квартал.

СООТВЕТСТВИЕ

Проверьте требования OSHA к ведению документации. Квалифицированные предприятия с 10 или более сотрудниками должны ежегодно с 1 февраля по 1 апреля публиковать заполненную форму OSHA 300A со сводкой о производственных травмах и заболеваниях. Эта информация используется, чтобы помочь OSHA выявлять и сокращать количество травм и заболеваний. Обратите внимание, что количество сотрудников включает сотрудников всех подразделений вместе взятых.

Обновленные федеральные и государственные плакаты о труде. Убедитесь, что ваши рабочие плакаты и объявления актуальны и размещены на вашем рабочем месте на видном месте. Трудовое законодательство различается в зависимости от штата, и не все компании обязаны публиковать одинаковые уведомления. Например, некоторые малые предприятия могут не подпадать под действие Закона об отпусках по семейным обстоятельствам и медицинским отпускам (FMLA) и не подпадать под действие его требований к размещению. Чтобы определить конкретные федеральные плакаты, необходимые для вашего рабочего места, посетите бесплатный онлайн-инструмент Министерства труда FirstStep Poster Advisor по адресу www.dol.gov.

Оцените программу отпуска по семейным обстоятельствам и отпуск по болезни. Проверьте своих штатных сотрудников (FTE), чтобы определить, обязаны ли вы соблюдать FMLA в 2020 году. Закон о семейных и медицинских отпусках (FMLA) дает право работникам покрываемых страховкой работодателей брать неоплачиваемый отпуск с сохранением работы для определенной семьи, по медицинским и военным причинам.

Застрахованный работодатель — это частный работодатель с 50 или более сотрудниками в радиусе 75 миль в течение 20 или более рабочих недель в текущем или предыдущем календарном году; государственные учреждения, независимо от количества сотрудников; и государственные и частные начальные и средние школы, независимо от количества сотрудников.
Только сотрудников, отвечающих критериям , имеют право на отпуск по закону FMLA. Правомочный работник — это тот, кто работает на покрытого работодателя не менее 12 месяцев, которые не обязательно должны быть последовательными. Сотрудник должен проработать не менее 1250 часов в течение 12 месяцев, непосредственно предшествующих отпуску, в месте, где у работодателя есть не менее 50 сотрудников в пределах 75 миль.

Пересмотреть законы о запрете истории заработной платы. Все больше штатов, округов и городов вводят запреты, запрещающие работодателям запрашивать у заявителя историю заработной платы как часть процесса подачи заявления, а также принимать ответные меры против заявителей, которые отказываются предоставить историю заработной платы.Просмотрите свой процесс приема на работу на предмет новых заявлений кандидатов, руководящих принципов проведения собеседований и практики проверки рекомендаций, чтобы убедиться, что вы соблюдаете применимые местные законы и правила.

ПРЕИМУЩЕСТВА

Подготовить отчет ACA. В соответствии с Законом о доступном медицинском обслуживании (ACA) ответственность за доступное медицинское страхование возлагается на работодателя, а требования к отчетности зависят от количества сотрудников, работающих полный рабочий день (FTE) или эквивалента. Работодатели с 50 или более штатными сотрудниками в прошлом году считаются приемлемыми крупными работодателями (ALE) в текущем году.Если ваша компания является ALE, убедитесь, что ваш план медицинского обслуживания соответствует требованиям ACA в отношении покрытия и доступности.

Крайний срок для соответствующих работодателей распространения формы 1095-C среди сотрудников на 2019 налоговый год был продлен до 2 марта 2020 года. Формы 1094-C и 1095-C должны быть поданы до 28 февраля 2020 года, если они подаются в бумажном виде. , и 31 марта 2020 г., при подаче в электронном виде. Кроме того, уточните у своего брокера по выплатам, есть ли изменения в отчетности и рассылаются ли необходимые ежегодные уведомления сотрудникам, например, Medicare Part D, HIPPA и CHIPRA.

Подготовьте отчет по плану ERISA. Применимые работодатели должны подать отчет о плане вознаграждений работникам, форму 5500, в Департамент труда (DOL), если в первый день года плана ERISA (который отличается от года политики) 100 или более участников зачислен в покрытие. Кроме того, страхование здоровья и жизни и пенсионные планы требуют от работодателей предоставления данных о зачислении и остатках до конца года.

ОБЩЕЕ HR

Просмотрите и обновите свой справочник сотрудника. Проводите ежегодный обзор политик и процедур вашей компании, чтобы убедиться, что ваше руководство для сотрудников актуально и соответствует новым правилам. Убедитесь, что он включает в себя стандарты поведения, политику общения и конфиденциальности, компенсацию и обзоры производительности, социальные сети, посещаемость, периоды перерывов, льготы, праздники, проводимые компанией на 2020 год, а также процедуры увольнения, дисциплины, безопасности на рабочем месте, сексуальных домогательств и чрезвычайные ситуации на рабочем месте.

Нужна помощь? В зависимости от вашего бизнеса и отрасли ваш контрольный список HR на первый квартал 2020 года может немного отличаться и даже быть более сложным.Как профессиональная организация работодателей (PEO), сертифицированная IRS, Propel HR уже более 20 лет является ведущим поставщиком решений для управления персоналом и начисления заработной платы. Мы сотрудничаем с предприятиями малого и среднего бизнеса, чтобы управлять заработной платой, льготами сотрудников, соблюдением требований и рисками, а также другими функциями управления персоналом таким образом, чтобы максимально повысить эффективность и снизить затраты. Чтобы узнать больше, посетите www.propelhr.com, а чтобы загрузить полезный одностраничный контрольный список Q1 2020 HR Checklist , посетите www.mypropelpro.com/checklist.

10 задач управления персоналом, которые вы должны автоматизировать

Где вы видите автоматизацию в своей повседневной жизни? Это везде! Каждый раз, когда вы заказываете пиццу в Интернете, включаете пылесос Roomba или используете смартфон для регулировки температуры или освещения в доме, вы используете автоматизированную систему, которая работает за вас.

А как насчет автоматизации на рабочем месте? Может быть, вам повезло работать в компании, где документы, регистрация и уведомления автоматизированы. Все это отличные кандидаты для автоматизации, наряду с другими повторяющимися задачами, которые отнимают у нас так много времени на работе.

Сегодня мы рассмотрим десять задач отдела кадров, которые вы можете и должны автоматизировать. Это задачи, которые вызывают ненужную нагрузку и, если их выполнять вручную, могут привести к потенциальным ошибкам, проблемам соответствия и потере данных.

Согласно Forbes.com, «большинство HR-процессов теперь можно автоматизировать». Пора перестать воспринимать HR как отдел, который полон ручных процессов, утомительных повторений, груд документов и других факторов стресса, и начнет пользоваться преимуществами автоматизации управления персоналом.

1. Обновить выбор преимуществ

Если вы когда-либо работали в отделе кадров или рядом с ним, вы знаете все об ужасах Open Enrollment. Это сумасшедший промежуток времени, когда каждый сотрудник вашей организации должен оценить свои преимущества и внести любые изменения, которые ему необходимы.

Как будто понимание самих преимуществ не является достаточно трудным, вы также должны управлять всеми документами и вводом данных, необходимыми для внесения изменений. Когда сотрудники ждут прямо до крайнего срока или даже после него (как они часто делают), вы остаетесь сжигать полуночное масло, пытаясь уложиться в свои собственные сроки.

Благодаря автоматизированному процессу получения льгот сотрудники могут получить доступ к порталу самообслуживания и сделать свой выбор. Поскольку процесс является электронным, вам не нужно вводить данные в какую-либо другую систему, особенно когда портал может быть интегрирован с любым HR-программным обеспечением, которое вы уже используете.

2. Обработка запросов на ВОМ

Если вы все еще используете Outlook для отправки и утверждения оплачиваемого отпуска, вы отстаете. Для более согласованного процесса запроса PTO вы можете настроить рабочий процесс на своей платформе Enterprise Automation, начав его с настраиваемой электронной формы, которую сотрудники заполняют всякий раз, когда они хотят взять отпуск. Оттуда система автоматически проверяет их доступные PTO и направляет запрос соответствующему менеджеру для утверждения или отклонения.Обе стороны получают напоминание, когда наступает дата выхода на откуп, и платежная ведомость автоматически уведомляется о разнице в часах и кодах оплаты.

3. Обновите данные сотрудников один раз во всех ваших системах

Когда у сотрудника есть изменение адреса или любое другое обновление, его можно запросить через портал самообслуживания для сотрудников. Оттуда данные могут быть отправлены в любые другие системы, которые вы хотите подключить к порталу. Таким образом, информация вводится только один раз, что позволяет избежать административных ошибок.

4. Напоминания об отзывах сотрудников компании

Это обычная проблема — отзывы сотрудников не проходят, когда более насущные вопросы требуют внимания руководства. С тех пор о них забывают на несколько недель, а может, и месяцев. Инструменты автоматизации HR-процессов могут помочь вам отслеживать эти важные даты, даже позволяя «отложить» обзоры и другие связанные задачи в том случае, если вы не совсем готовы и вам нужно ненадолго отложить их. В обязательном порядке вы будете получать напоминания, которые помогут вам не отставать от графика проверок сотрудников.

Более того, платформа Enterprise Automation может предоставить вам аналитику, необходимую для оценки производительности вашей команды. Вы можете видеть, сколько работы выполняется и сколько времени требуется для выполнения каждой задачи. Со временем эта аналитика может показать улучшение или снижение производительности, и ее можно использовать для постановки целей.

5. Организуйте, индексируйте и подайте документы о приеме на работу

Как выглядит пакет New Hire Packet в вашей организации? Это папка с формами, которые нужно заполнить, подписать и подать вручную? Помимо ненужного ручного труда, сколько денег ваша организация тратит на всю эту paper ? Время и деньги, потраченные на адаптацию, оказывают конкретное влияние на чистую прибыль, особенно если вы работаете в отрасли с высокой текучестью кадров.

Эти расходы можно свести к минимуму за счет автоматизированного набора персонала. Благодаря автоматизированному пошаговому процессу менеджеры по персоналу могут значительно сократить время адаптации, обеспечивая при этом единообразие процесса адаптации каждого нового сотрудника. Учебные материалы могут быть стандартизированы. Пакеты льгот могут быть всегда наготове, без необходимости распечатывать большой пакет различных документов. Более того, каждый шаг процесса подписывается лицом, ответственным за его выполнение, поэтому ничего не пропадает.

6. Обеспечить соответствие

Согласно статье на сайте BenefitPro.com, «соблюдение требований I-9 представляет собой область со значительным потенциальным финансовым риском для работодателей, поскольку ICE осуществляет расчет за технические нарушения (неправильное заполнение формы). Например, компания Abercrombie & Fitch, использующая электронную систему, недавно достигла урегулирования с ICE в размере 1,04 миллиона долларов за технические нарушения ».

При таких строгих требованиях к I-9 и другой документации, связанной с кадрами, как никогда важно иметь программное обеспечение для управления кадровыми документами, которое может систематизировать ваши файлы.

Фактически, вы даже можете настроить свой автоматизированный рабочий процесс адаптации персонала, чтобы требовал наличия определенных документов, прежде чем переходить к следующему шагу. Если форма I-9 не была отправлена ​​в систему, вы получите уведомление, чтобы можно было отправить недостающий файл.

7. Будьте готовы к проверке

Аудиты — это угроза не только для бухгалтеров. Они также могут нависать над головами специалистов по персоналу. Фактически, Benefitspro.com перечисляет аудиты соответствия I-9 как одну из 5 основных проблем, вызывающих озабоченность у HR-менеджеров: «Иммиграционная и таможенная служба Министерства внутренней безопасности проводит рекордное количество расследований по обеспечению соблюдения требований на рабочих местах, уголовных преследований, аудиторских уведомлений инспекционные и административные сборы.”

Как программное обеспечение для управления кадровыми документами может помочь вам в случае аудита? Это легко. Наличие всех ваших документов в одном месте означает, что они организованы и готовы к передаче аудиторам, вам не нужно будет отозвать банковские ящики из внешнего хранилища или копаться в тысячах страниц в файловой комнате на месте. С помощью одного целевого поиска вы можете вспомнить все документы, которые вам нужно предоставить, не тратя впустую свои ресурсы и не беспокоясь о том, что может отсутствовать в ваших записях.

8. Защитите конфиденциальные документы

Менеджеры по персоналу

обрабатывают всевозможные конфиденциальные файлы, от медицинских записей до отчетов о заработной плате, и большинство из них содержат номера социального страхования сотрудников и другую идентифицирующую информацию, которая не предназначена для публичного просмотра.

Сотрудники

доверяют вам свою личную информацию, и очень важно нести ответственность за эти данные. Программное обеспечение для управления кадровыми документами позволяет вам точно настроить, кто может просматривать каждый тип документа, и вы даже можете редактировать информацию, которая должна оставаться конфиденциальной.Установив эти ограждения, вы можете быть уверены, что ваш отдел кадров соответствует требованиям HIPAA.

9. Создайте резервную копию данных

Если вы храните все свои записи в файловой комнате на месте, что произойдет, если ваш город станет жертвой стихийного бедствия? Есть ли у вас план аварийного восстановления?

Вот как аварийное восстановление работает с системой управления кадровыми документами: вы храните свои электронные документы в облаке, что означает, что они хранятся в безопасном удаленном объекте.Даже если в вашем районе случится бедствие, ваши файлы и данные останутся в безопасности. Как только ваша команда сможет добраться до безопасного места, они смогут получить доступ к этим документам из любого места с подключением к Интернету и продолжить работу в обычном режиме.

10. Стандартизация и автоматизация процесса подачи заявок и приема на работу

Если вы менеджер по найму, вы знаете, насколько изнурительным может быть процесс приема на работу. Публикация вакансии — самая легкая часть. После этого вам нужно просмотреть стопки резюме, переслать их другим для повторной проверки, запланировать телефонные и личные собеседования и многое другое.Как бы срочно вы ни хотели заполнить вакансию, сложно выполнить все этапы своевременно. Кажется, что новых сотрудников никогда не нанимают достаточно быстро.

Все эти препятствия — причины инвестировать в автоматизацию управления персоналом для процесса адаптации. После того, как процесс приема на работу настроен, каждый шаг доставляется в вашу рабочую очередь для выполнения. Утомительные, повторяющиеся задачи выполняются за вас, оставляя вам задачи, требующие вмешательства человека. Лучшие приложения можно даже автоматически направлять другим пользователям для проверки.И настраиваемые автоматические электронные письма могут быть отправлены кандидатам на каждом этапе процесса, в зависимости от того, будут ли они переходить к следующему этапу или нет.

Когда дело доходит до автоматизации HR-процессов, это не просто вопрос эффективности. Это еще не все: соответствие, возможность аудита, видимость, безопасность, согласованность. Чтобы вместе с нашей командой изучить, как HR-автоматизация может преобразовать вашу организацию по всем этим направлениям, свяжитесь с нами, чтобы запланировать демонстрацию и обсуждение.

20 HR-задач для виртуальных помощников │Small Revolution

Являетесь ли вы занятым предпринимателем, у вас недостаточно времени для трудоемкого управления персоналом и других подобных обязанностей?

Хорошие новости:

Работа с персоналом в вашей онлайн-компании — одна из множества задач, которые вы можете передать на аутсорсинг компетентному виртуальному помощнику.

Удаленный менеджер по персоналу с подтвержденным опытом и разнообразными навыками может предложить широкий спектр услуг, которые помогут вам успешно управлять своими сотрудниками и сэкономить много времени и денег.

Узнайте, как стать успешным виртуальным помощником . Получите бесплатную шпаргалку.

Некоторые из HR-операций, которые обычно делегируются специализированному HR Virtual Assistant, следующие:

  1. Напишите подробные описания должностей и ожидания или требования со стороны кандидатов с целью найти для вас наиболее подходящего и серьезного кандидата
  2. Разместите список вакансий в своей онлайн-компании на популярных досках вакансий и в социальных сетях
  3. Создавайте и проводите тесты перед приемом на работу, чтобы отбирать кандидатов , которые не подходят для конкретной работы или вашей команды
  4. Просмотрите онлайн-профили всех соискателей и резюме вместо того, чтобы тратить на это часы и дни
  5. Выполнить анкетных проверок отобранных кандидатов , включая историю занятости, рекомендации и т. Д.
  6. Проведите первоначальное собеседование по Skype или телефону при приеме на работу , чтобы выяснить, подходит ли кандидат на определенную должность или нет
  7. Расписание Skype или телефон собеседований при приеме на работу (или любые другие способы собеседования соискателей, которые вы предпочитаете) с отобранными кандидатами с самым высоким рейтингом
  8. Приветствуйте вновь нанятых кандидатов , отправив им вежливое поздравительное электронное письмо, содержащее следующие шаги, которые они должны предпринять, и контактные данные ответственного лица для любых дополнительных вопросов, которые могут возникнуть у них
  9. Отправьте электронное письмо с прикрепленным трудовым договором и / или подробным объяснением обязанностей нового члена команды и стандартных рабочих процедур , которым необходимо следовать в вашей компании
  10. Компиляция, обновление, управление и защита базы данных сотрудников , содержащей все необходимые файлы сотрудников и записи
  11. Помогите новым сотрудникам со всем процессом адаптации и предоставьте необходимую поддержку и наставничество в первые несколько недель
  12. Создавайте и обновляйте формы и другие документы , содержащие все процедуры и политики вашей компании (например,грамм. вознаграждения, оплачиваемый отпуск, льготы и т. д.), видение, основные ценности, правила и тому подобное, а также обеспечение того, чтобы каждый сотрудник был знаком с внутренними правилами, полностью понимал и принимал их
  13. Настройте систему расчета заработной платы, рассчитайте, отслеживайте, сообщайте и управляйте каждым платежом сотруднику и счетом-фактурой
  14. Настройте другие системы отслеживания в своей компании, такие как посещаемость сотрудников, чтобы отслеживать все свободное время ваших сотрудников (праздники, больничные и т. Д.) И присутствие на работе
  15. Храните, обновляйте и управляйте всей соответствующей документацией сотрудников, выполняйте все необходимые административные обязанности и другие повседневные задачи, связанные с сотрудниками, и решайте их административные запросы
  16. Подготовить отчетов о различных действиях сотрудников (аттестация, обучение, жалобы и т. Д.))
  17. Подготовка учебных материалов материалов и координация учебных занятий для новых виртуальных сотрудников
  18. Координатор сотрудников проектов (крайние сроки), опросы, HR-встречи, протоколы и тому подобное
  19. Действовать как посредник между компанией и ее сотрудниками (полный, неполный или внештатный) для обеспечения бесперебойной связи и быстрого решения любых запросов
  20. Помогайте с любыми другими ежедневными HR-операциями , такими как обеспечение высокого уровня мотивации ваших онлайн-сотрудников и тому подобное.

Если у вас есть онлайн-бизнес с 30–50 или, возможно, даже большим количеством сотрудников, вы, несомненно, понимаете, сколько усилий требуется для управления всеми этими людьми, не говоря уже о выполнении различных административных обязанностей, связанных с персоналом.

Загрузите бесплатную шпаргалку требуемых навыков.

К счастью, виртуальный помощник с соответствующими кадровыми, организационными и коммуникативными навыками, а также хотя бы базовым пониманием трудового законодательства в вашей стране может выполнить все перечисленные задачи за вас и, возможно, даже более.

Правильный человек не только сократит вашу рабочую неделю, чтобы вы могли сосредоточиться на более прибыльных делах, но и поможет вам расширить свой бизнес.

Просто убедитесь, что вы всегда заботитесь о безопасности и конфиденциальности онлайн-данных при передаче на аутсорсинг любых HR-задач, содержащих конфиденциальную информацию.

В настоящее время владельцы бизнеса со всего мира нанимают виртуальных помощников для выполнения административных, организационных и кадровых обязанностей.

Присоединяйтесь к ним — наймите своего виртуального помощника и начните развивать свой онлайн-бизнес и повышать свою эффективность уже сегодня!

Не тратьте впустую больше времени и денег, пытаясь совладать со всей кадровой и административной работой самостоятельно.

Щелкните здесь, чтобы загрузить бесплатную шпаргалку о том, как стать успешным виртуальным помощником-фрилансером.

Автор фото: Freepik от Яналя

(HR) Human Resources Generalist образец описания должности

HR Общие обязанности включают:

  • Управление компенсационными и льготными планами
  • Содействие в привлечении талантов и найме
  • Проведение адаптации сотрудников и помощь в планировании обучения и развития

Нанять специалиста по персоналу? Подпишитесь на 15-дневную бесплатную пробную версию Workable, чтобы опубликовать эту вакансию и нанимать лучше и быстрее.

Краткое описание вакансии

Мы ищем специалиста по управлению персоналом (Отдел кадров) , который присоединится к нашей команде и реализует различные программы управления персоналом.

Что такое специалист по персоналу?

HR Специалисты широкого профиля обладают обширными знаниями в области человеческих ресурсов, от найма до адаптации и от вознаграждения сотрудников до оценки. Если вы увлечены HR, знакомы с трудовым законодательством и хотите начать свою карьеру в этой области, это место для вас.

Чем занимается специалист по персоналу?

Ваша роль в качестве специалиста по персоналу будет далеко не одномерной. Вы будете выполнять широкий спектр кадровых задач, таких как организация тренингов, управление льготами и увольнениями сотрудников, а также разработка кадровой политики. Вы будете использовать информационные системы управления персоналом, чтобы обеспечить актуальность и конфиденциальность всех данных о сотрудниках. И вы также будете основным контактным лицом по вопросам, связанным с кадрами.

Цель состоит в том, чтобы обеспечить бесперебойную и эффективную работу отдела кадров, чтобы обеспечить максимальную ценность для организации в целом.

Обязанности

  • Администрирование компенсационных и льготных планов
  • Содействие в привлечении талантов и найме
  • Проводить адаптацию сотрудников и помогать в организации инициатив по обучению и развитию
  • Оказывать поддержку сотрудникам по различным вопросам, связанным с персоналом, таким как отпуск и компенсация, и решать любые проблемы, которые могут возникнуть
  • Продвигайте программы управления персоналом для создания эффективного и бесконфликтного рабочего места
  • Содействие в разработке и реализации кадровой политики
  • Выполнять задачи, связанные с управлением эффективностью
  • Собирайте и анализируйте данные с помощью полезных HR-показателей, таких как время найма и текучесть кадров
  • Организация ежеквартальных и годовых обзоров эффективности сотрудников
  • Ведение файлов и записей сотрудников в электронной и бумажной форме
  • Повысьте удовлетворенность работой, быстро решая проблемы, применяя новые льготы и льготы и организуя командные мероприятия
  • Обеспечить соблюдение трудовых норм

Требования

  • Подтвержденный опыт работы в качестве специалиста по персоналу
  • Понимание общих политик и процедур управления персоналом
  • Хорошее знание трудового законодательства
  • Отличное знание MS Office; Системы HRIS (например,грамм. PeopleSoft) будет плюс
  • Отличные коммуникативные навыки и навыки работы с людьми
  • Способность решать проблемы
  • Желание работать в команде с ориентированным на результат подходом
  • BSc / BA в области делового администрирования или соответствующей области
  • Дополнительное обучение персонала будет плюсом

(Кадры) Образец описания должности помощника по кадрам (pdf)

Обязанности помощника по персоналу

  • Помощь в повседневной работе кадровых служб
  • Оказание канцелярской и административной поддержки руководителям отдела кадров
  • Составление и обновление записей сотрудников (бумажные и электронные копии)

Наем помощника по персоналу? Подпишитесь на 15-дневную бесплатную пробную версию Workable, чтобы опубликовать эту вакансию и нанимать лучше и быстрее.

Краткая информация о вакансии

Мы ищем помощника по персоналу для выполнения различных административных обязанностей по управлению персоналом.

Чем занимается помощник по кадрам?

Обязанности HR-помощника включают в себя широкий спектр вспомогательных мероприятий внутри нашего отдела кадров, от координации встреч до ведения базы данных сотрудников и размещения объявлений о вакансиях. Важная часть вашей роли будет заключаться в обеспечении связи между HR и сотрудниками, обеспечивая беспрепятственное общение и быстрое решение запросов и вопросов.Вы также будете помогать в создании политик, процессов и документов.

Квалификация помощника по персоналу

навыков HR Assistant, которые нам нужны, включают отличные организационные способности, знакомство с программным обеспечением HR и сильные коммуникативные навыки. Чтобы стать идеальным кандидатом на должность помощника по кадрам, вы также должны иметь степень в области управления персоналом и некоторый опыт работы в нашей отрасли. Вы должны уметь работать автономно и сохранять спокойствие под давлением. После наших тренингов вы сможете помочь менеджерам по персоналу на протяжении всего жизненного цикла набора персонала (например,грамм. прием на работу новых сотрудников и поиск кандидатов.)

В конечном итоге вы обеспечите организацию и бесперебойную работу нашего отдела кадров для привлечения, найма и удержания наших сотрудников.

Обязанности

  • Помощь в повседневной работе отдела кадров и обязанностей
  • Оказание канцелярской и административной поддержки руководству отдела кадров
  • Составление и обновление записей сотрудников (бумажные и бумажные копии)
  • Обрабатывать документацию и составлять отчеты, относящиеся к деятельности персонала (укомплектование персоналом, наем, обучение, жалобы, оценка эффективности и т. Д.)
  • Координация HR-проектов (встречи, обучение, опросы и т. Д.) И ведение протокола
  • Обработка запросов сотрудников по вопросам, правилам и нормам управления персоналом
  • Содействовать в составлении платежной ведомости путем предоставления соответствующих данных (отсутствия, премии, отпуска и т. Д.)
  • Связь с государственными службами при необходимости
  • Надлежащее рассмотрение жалоб и процедур рассмотрения жалоб
  • Координировать общение с кандидатами и назначать собеседования
  • Проведение первичной ориентации для вновь нанятых сотрудников
  • Помогите нашим рекрутерам найти кандидатов и обновить нашу базу данных

Требования

  • Подтвержденный опыт работы в качестве помощника по кадровым вопросам, помощника по персоналу или соответствующей должности отдела кадров / административной должности
  • Навыки быстрого набора текста (в частности, MS Office)
  • Практический опыт работы с HRIS или HRMS
  • Знакомство с программным обеспечением ATS и базами данных резюме
  • Базовые знания трудового законодательства
  • Отличные организаторские способности
  • Сильные коммуникативные навыки
  • Диплом в области управления персоналом или смежной области

Загрузите этот образец описания должности помощника по персоналу в формате pdf бесплатно.

Похожие записи

Вам будет интересно

B2C b2g: B2C, B2B, B2G #определение #СЭД #ECMJ

Какие бывают виды рекламы – классификация и методы, эффективность, особенности

Добавить комментарий

Комментарий добавить легко