Как сформировать и отправить реестр больничных листов в ФСС? | Отправка и получение отчетности

На данный момент с помощью функционала сервиса 1С-Отчетность возможна отправка реестров сведений таких как:

• Реестр сведений в ФСС о пособиях по нетрудоспособности,
• Реестр сведений в ФСС о ежемесячных пособиях по уходу,
• Реестр сведений в ФСС о пособиях при рождении ребенка.

Отправка данных реестров сведений возможно только из конфигураций:

1. «Бухгалтерия предприятия», редакция 3.0 (начиная с 3.0.41.48)
2. «Зарплата и управление персоналом», редакция 2.5 и 3.0;
3. «Зарплата и кадры бюджетного учреждения», редакция 1.0;
4. «Управление производственным предприятием», редакция 1.3;
5. «Комплексная автоматизация», редакция 1.1;
6. «Уполномоченный представитель», редакция 1.0

Для использования возможности программы по пилотному проекту в конфигурации «Бухгалтерия предприятия», редакции 3.

0 , необходимо перейти «Зарплата и кадры» — «Настройки учета зарплаты»

Откройте строку необходимой организации

В настройках учета зарплаты, на закладке «Зарплата» заполнить поле «Дата начала расчета больничных территориальным органом ФСС»

Поле заполняется в случае, если организация расположена в регионе, включенном в пилотный проект ФСС по расчету пособий по временной нетрудоспособности в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 21.04.2011 № 294

Формирование

Для формирования реестра необходимо перейти в раздел «Отчеты» – «Регламентированные отчеты»(или «Зарплата и кадры» — «Передача в ФСС сведений о пособиях»).

Далее нажмите кнопку «Создать» и в открывшемся окне, в разделе «Пилотный проект ФСС» выберите и откройте «Реестр сведений, необходимый для назначения и выплаты пособий».

Перед Вами откроется форма реестра.

После заполнения формы реестра последовательно необходимо нажать на «Провести» → «Еще» → «Отправка» → «Отправить в ФСС» для того, чтобы сформировать и отправить реестр

После нажатия кнопки «Отправить в ФСС»

, появится индикатор получения результатов от ФСС.

Если отчет принят и не содержал ошибок, то появится окно с протоколом обработки.

Расчет больничных листов и отпускных в 2017 году — «Моё дело»

Оглавление Скрыть

Как рассчитать больничный?

При расчёте пособия по временной нетрудоспособности (ПВН) первое действие, которое необходимо совершить – определить средний заработок работника за два предшествующих календарных года. При этом берутся все виды выплат и вознаграждений в пользу работника, на которые были начислены страховые взносы в ФСС. Полученную сумму следует разделить на фиксированное значение –

730. В результате мы имеем величину среднего дневного заработка, которую необходимо скорректировать с учётом стажа работника. Полученное значение следует умножить на количество дней болезни.

Формула расчёта выглядит так:

ПВН = СЗ КС ДВН,

• где СЗ – средний заработок работника за два предшествующих календарных года;
• КС – коэффициент, зависящий от продолжительности страхового стажа;
• ДВН – количество календарных дней временной нетрудоспособности.

Страховой стаж работника при расчёте больничного листа учитывается в процентом соотношении от среднего заработка.

Влияние стажа на расчёт и оплату больничного листа

В зависимости от продолжительности страхового стажа пособие работнику выплачивается в следующем процентном соотношении:

• 100% при стаже 8 лет и более;
• 80% при стаже от 5 до 8 лет;
• 60% при стаже менее 5 лет;
• не больше размера МРОТ за полный календарный месяц при стаже менее 6 месяцев.

Автоматический расчёт больничного листа

Вы исключаете любые ошибки в вычислениях и рассчитываете больничные листы максимально быстро, если применяете интернет-бухгалтерию Моё дело.

Рассчитать больничный лист

Система предоставляет Вам для работы Личный кабинет, где в разделе «Зарплата» осуществляются все расчёты, связанные с выплатами сотрудникам.

Вам нужно лишь выбрать работника из списка, отметить с помощью календаря дни больничного листа и выбрать во вкладке «Причина» необходимый пункт. Система определит число дней болезни и автоматически произведёт расчёт суммы больничного, исходя из данных (выплат, премий, других вознаграждений сотрудника).

Все обязательные поля подсвечиваются, чтобы исключить любые неточности в расчётах. Система избавляет Вас от необходимости самостоятельно рассчитывать средний заработок и сверять его с установленными лимитами. В случае если среднемесячный доход за выбранные годы окажется меньше МРОТ, система отметит это и скорректирует расчёт с действующими нормами.

Просто внесите данные о компании, и сервис сделает расчёт!

Таким образом, на расчёт и оформление больничного листа Вы тратите всего пару минут. Полностью рассчитанный и оформленный документ в сравнении с простыми и разрозненными вычислениями, к примеру, в онлайн-калькуляторе расчёта больничного листа по временной нетрудоспособности, экономит Ваше время, Ваши нервы и Ваши деньги.

Кроме того, сервис предоставляет Вам возможность вести учёт на ОСНО и спецрежимах (УСН, ЕНВД), рассчитывать налоги и страховые взносы, начислять зарплату и отпускные, формировать отчётность и отправлять её в электронном виде.

Ваш персональный налоговый календарь всегда заблаговременно сообщит Вам о предстоящих сроках сдачи отчётности и перечисления налоговых платежей.

По любым вопросам в сфере налогового и бухгалтерского законодательства Вам доступны круглосуточные консультации экспертов сервиса «Моё дело».

Рассчитать зарплату сотрудников

Вы хотите производить все расчёты легко и правильно? Тогда прямо сейчас зарегистрируйтесь в интернет-бухгалтерии «Моё дело» и переходите на современный формат работы!

Расчет оплаты больничного листа в программе 1С ЗУП 3.1

В разделе «Зарплата» нажимаем на ссылку «Больничные листы» и создаем новый документ нажатием кнопки «Создать»

В верхней части документа надо заполнить месяц начисления, выбирать сотрудника и внести номер листка нетрудоспособности.

Затем на закладке «Главное» внимательно проставляем причину нетрудоспособности и период. Если этот больничный лист является продолжением, то устанавливаем соответствующую галочку и выбираем предыдущий листок нетрудоспособности.

Также внизу обязательно указываем, когда будем выплачивать пособие по временной нетрудоспособности. Эта дата необходима для правильного заполнения декларации 6-НДФЛ. В программе предусмотрены три варианта для даты выплаты: с авансом, с зарплатой и в межрасчетный период. Если же фактически вы выплатили сотруднику пособие в какой-то другой день, то вернитесь в этот документ и поправьте дату выплаты.

Теперь подробнее остановимся на расчете среднего заработка. Он рассчитывается в программе автоматически, исходя из имеющихся данных. Если необходимо скорректировать начисления прошлых периодов, то это можно сделать здесь же, нажав на зеленый карандашик:

В открывшемся окне мы можем вручную изменить расчетный период, а также добавить справку о заработной плате с предыдущего места работы сотрудника.

Теперь перейдем на вкладку «Оплата»

Здесь есть очень важная ссылка «Страховой стаж». Дело в том, что сотрудник работает в организации с февраля 2014 года и программа берет по умолчанию стаж два года и, как следствие, 60% для оплаты больничного. Здесь у нас есть возможность исправить трудовой стаж сотруднику.

На последней вкладке можно более подробно посмотреть начисления за счет ФСС и работодателя.

Прямо из этого документа можно сразу создать документ на выплату. Обращаю ваше внимание на то, что это возможно только при условии, что в документе «Больничный лист» указана выплата в межрасчетный период. При этом будет автоматически сформирована ведомость на выплату.

Ну и последнее, это печатные формы. Из документа «Больничный лист» по кнопке «Печать» их можно сформировать целых три: 

Расчет пособия по нетрудоспособности

Расчет среднего заработка

И подробный расчет начислений

Ну вот и все, что я хотела вам рассказать. Надеюсь, мои советы помогут вам получать удовольствие от работы в программах 1с. Если у вас остались какие то вопросы, вступайте в наши группы в соц.сетях. Там вы можете получить ответ наших специалистов бесплатно.

Руководитель службы заботы Буданова Виктория

(RUS) Настройка параметров компенсации сотруднику

• Статья
• 08/03/2018
• Чтение занимает 12 мин

Были ли сведения на этой странице полезными?

Оцените свои впечатления

Да Нет

Хотите оставить дополнительный отзыв?

Отзывы будут отправляться в корпорацию Майкрософт. Нажав кнопку «Отправить», вы разрешаете использовать свой отзыв для улучшения продуктов и служб Майкрософт. Политика конфиденциальности.

Отправить

В этой статье

Применимо к: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2

В этом разделе описывается, как настроить типы нетрудоспособностей и травм, тарифную сетку и частоту платежей для выплаты компенсаций сотрудникам.

Параметры компенсации сотруднику необходимы для определения платежа, который сотрудник получает, когда выполняет свои обязанности. Уровень компенсации может быть определен по тарифной сетке, в то время как частота оплат определяет частоту создания платежей.

Параметры компенсации рабочей нетрудоспособности необходимы для определения суммы оплаты, которую получает сотрудник, когда не может работать из-за определенных типов нетрудоспособностей, которые покрываются фондом социального страхования и фондом заработной платы. Когда сотрудники отсутствуют, они получают платежи социального страхования.

Необходимые условия

В следующей таблице показаны обязательные компоненты, которые должны быть подготовлены до начала работы.

1. Настройка типов травм и нетрудоспособностей

Можно настроить определенные рабочие нетрудоспособности для ссылки, если сотрудник временно не может работать. Можно использовать форму Больничные листы для регистрации больничного листа, который определяет временную рабочую нетрудоспособность. Сотрудник временно может быть не в состоянии работать из-за различных нетрудоспособностей, связанных с уходом за детьми, болезнью сотрудника, болезнью иждивенцев или профессиональными заболеваниям. В этих случаях компания делает вклады в фонд социального страхования от имени сотрудника. Эти вклады или страховые сборы используются сотрудником, когда он не может работать.

Сотрудник может также отсутствовать в связи с отпуском по уходу за ребенком. Сотруднику не возмещается более 100 процентов средних доходов в месяц по этой нетрудоспособности. Сотрудники, работающие в неблагоприятных условиях, получают компенсацию от правительства в течение более длительного периода, при этом сумма компенсации больше, а минимальные средние доходы выше по сравнению с обычными сотрудниками. Кроме того, сотрудники должны иметь минимальный средний доход, указанный правительством.

Для настройки типов рабочих нетрудоспособностей выполните следующие действия.

1. Щелкните Расчеты с персоналом > Процедуры расчета > Больничные листы > Настройка > Общие настройки.

2. На вкладке Разное выберите подробные сведения для расчетов компенсации.

   Используйте сведения в следующей таблице, чтобы выбрать параметры компенсации.

   Поля	Назначение
   Стаж	Выберите трудовой стаж, который соответствует сроку страхования сотрудника и в течение которого сотрудник делает вклады в социальный фонд. Этот трудовой стаж используется для расчета социального пособия.
   Период расчета ограничения	Выберите количество месяцев, предшествующих дате начала нетрудоспособности, используемой для сбора сведений для расчета средних доходов.
   Из 5-ти дневной рабочей недели в 7-ми дневную	Выберите коэффициент преобразования для преобразования 5 дневной рабочей недели в 7 дневную.
   Группа исключаемых времен	Выберите группу времени, содержащую коды времени, используемые для расчета числа дней, которые исключены из числа календарных дней. Примечание Число исключенных дней используется для расчета ежедневных средних доходов. Ежедневные средние доходы используются для расчета вкладов в социальный фонд для конкретных типов нетрудоспособностей, связанных с уходом за детьми.
   Код группы	Выберите группу времени, содержащую коды времени, для использования при расчете нештатного коэффициента, применяемого, когда дотация компенсации по нетрудоспособности выплачивается из МРОТ.
   Календарь	Выберите календарь, который используется для расчета нештатного коэффициента, когда дотация выплачивается на основе МРОТ. Примечание МРОТ — это минимальное месячное жалованье для сотрудников в России.

3. На вкладке Виды нетрудоспособности выберите один из следующих типов нетрудоспособностей.

   • Заболевание

   • Уход за больным

   • Декретный отпуск

   • Травма

   • Сан.-кур. лечение

   • Отпуск по уходу за ребенком

   • Уход за больным ребенком (амбулаторное лечение)

   • Уход за больным ребенком (стационарное лечение)

   • Уход за больным ребенком-инвалидом

   • Уход за ребенком без ограничения длительности

   • Несчастный случай на производстве

   • Профессиональное заболевание

4. В поле Последовательность введите код серии, относящийся к установленным счетчикам. Правила установленных счетчиков определены для расчета больничного листа и создания проводок по зарплате для выбранного типа нетрудоспособности.

5. Установите флажок Доплата из ФОТ для начисления доплаты по больничным листам из фонда заработной платы. Эта доплата выплачивается сотруднику для компенсации пониженной оплаты из социального фонда, которая рассчитывается по обычным средним доходам.

   Например, если сотрудник болен, компенсацию сотруднику можно вычислить на основе средних доходов. Сотрудник получает 80 процентов от средних доходов, гарантированные по закону, и компания оплачивает остальные 20 процентов как компенсацию за надомную работу во время болезни.

6. В поле Неоплачиваемые дни выберите код ставки, который соответствует числу дней в начале рабочей нетрудоспособности, которая компенсируется из фонда заработной платы, а не из социального фонда.

7. В группе полей Ограничение суммы пособия в поле Применять ограничение по сумме выберите код ставки. Для выбранного кода курса в поле Величина следует установить значение Да в форме Ставки.

   Примечание

   Код ставки можно выбрать в полях Ограничение по месячной сумме, Ограничение по годовой сумме, Ограничение по среднедневному заработку и Ограничение по среднечасовому заработку для определения правил ограничения на основе выручки за предыдущий период, используя расчет средних доходов.

8. В поле Применять ограничения по стажу выберите код ставки. Для выбранного кода курса в поле Величина следует установить значение Да в форме Ставки.

   Примечание

   Код ставки можно выбрать в полях Минимальный стаж для МРОТ, Ограничение по стажу, Ограничение по стажу для уволенных и Ограничение по стажу для МРОТ для определения правил ограничения на значение дотации.

9. В поле Минимальный стаж для МРОТ выберите код ставки для ограничений, примененных к сотруднику в начале занятости. Сотруднику выплачивается только фиксированный процент социального страхования в начале занятости. Значение кода ставки в этом поле доступно на основе значений кода ставки, выбранных в поле Применять ограничения по стажу.

   Примечание

   Выбранный код ставки применяется к трудовому стажу сотрудника в месяцах, и, если рассчитанное значение положительное, можно использовать значение ставки как процент расчета средних доходов, при этом дотация рассчитывается на основе значения МРОТ.

10. В поле Ограничение по стажу выберите код ставки для максимальной дотации по среднему доходу, который зависит от трудового стажа. Код ставки в этом поле применяется к трудовому стажу сотрудника в годах.

    Примечание

    Расчетное значение используется в качестве процента расчета среднего дохода, и дотация рассчитывается на основе среднего дохода, рассчитанного на основании прежних доходов.

11. В поле Ограничение по стажу для уволенных выберите код ставки для максимальной дотации по средним доходам сотрудника после увольнения сотрудника. Код ставки в этом поле применяется к числу дней после даты увольнения сотрудника.

    Примечание

    Если расчетное значение положительное, можно использовать код ставки как процент среднего дохода, который следует выплатить в качестве дотации. Это процентное значение переопределяет значение, указанное в поле Минимальный стаж для МРОТ или Ограничение по стажу.

12. В поле Ограничение по дням выберите код ставки, чтобы указать ограничения для числа дней, для которых рассчитывается льгота в связи с детьми. Этот код ставки применяется к возрасту выбранного ребенка в годах, указанного в форме Родственники.

13. В поле Процент выберите код ставки для указания процента, на основе которого рассчитывается компенсация. Этот код ставки применяется к возрасту выбранного ребенка в годах, указанного в форме Родственники.

14. В поле Ограничение по дням для каждого случая выберите код ставки, который определяет число дней, в течение которых компания обеспечивает компенсацию в одном случае. Этот код ставки применяется к возрасту выбранного ребенка в годах, указанного в форме Родственники.

15. В поле Ограничение по дням в год выберите код ставки, который определяет максимальное число дней в году, в течение которых компания обеспечивает компенсацию. Этот код ставки применяется к возрасту выбранного ребенка в годах, указанного в форме Родственники.

16. В поле Код алгоритма расчета выберите код метода расчета значения средних доходов для компенсации по больничному листу.

17. В поле Код времени выберите код времени для обновления табеля учета рабочего времени сотрудника.

18. В поле Вид страхового стажа выберите тип страхового трудового стажа, который показывает отсутствие сотрудника с определенным кодом в личных формах отчетности и отправляется в пенсионный фонд.

Используйте информацию в следующей таблице для выбора сведений для расчета компенсаций по нетрудоспособности, которые связаны с отпуском по уходу за ребенком.

Предельный возраст	Выберите код ставки, который определяет продолжительность оплачиваемого отпуска по уходу за ребенком в месяцах. Этот код ставки используется для оплаты отпуска и для проверки регистраций отпуска после сравнения значения ставки с возрастом ребенка в конце отпуска. Дополнительные сведения см. в разделе (RUS) Регистрация больничных листов и расчет компенсации.
Средняя продолжительность месяца (дни)	Выберите код ставки, который определяет среднее число дней в месяце, применяемое при расчете среднего дохода.
Ограничение суммы пособия на ребенка (бюджет)	Выберите код ставки, который определяет минимальное ежемесячное пособие по уходу за ребенком для сотрудников, живущих в неблагоприятных условиях. Это пособие финансируется федеральным бюджетом.
Ограничение пособия (% из бюджета)	Выберите код ставки, который определяет процент средних доходов, подлежащий уплате в качестве ежемесячного пособия по уходу за ребенком для сотрудников, живущих в неблагоприятных условиях. Это пособие финансируется федеральным бюджетом.
Ограничение суммы пособия на ребенка (ФСС)	Выберите код ставки, который определяет минимальное ежемесячное пособие по уходу за ребенком из FSS. Примечание FSS — это внебюджетный фонд, предоставляющий застрахованным лицам определенные социальные пособия.
Ограничение пособия (% из ФСС)	Выберите код ставки, который определяет процент средних доходов, подлежащий выплате в качестве ежемесячного пособия по уходу за ребенком из FSS.
Правило выбора дневного среднего заработка	Выберите Максимальная, Минимальная, Первая или Последняя в качестве критерия выбора ежедневных средних доходов из списка ежедневных средних доходов в случае ухода за несколькими детьми одновременно.
Вид стажа, исключаемый из страхового	Выберите код, используемый в личных формах отчетности, который отправляется в пенсионный фонд за период, когда пособие финансировалось федеральным бюджетом для сотрудников, живущих в неблагоприятных условиях.

Чтобы настроить параметры метода расчета средних доходов для расчета пособий по рабочей нетрудоспособности, выполните следующие действия.

1. В форме Настройки расчета б/л на вкладке Обзор выберите существующую запись или создайте новую запись кода расчета среднего дохода. Дополнительные сведения см. в разделе (RUS) Регистрация больничных листов и расчет компенсации.

2. На вкладке Средний заработок выберите сведения о расчете для ежедневных или почасовых средних доходов.

3. В поле Расчет по фондам выберите код ставки, который определяет число лет, используемых для расчета средних доходов на основе вкладов в фонд FSS, включая предыдущие занятости.

4. В поле Кол-во месяцев выберите код ставки, который определяет число месяцев для использования в расчете среднего дохода. Источник платежа может быть определен из фонда заработной платы или из фонда здравоохранения для расчетных средних доходов.

5. В поле Алгоритм расчета выберите По окладу или По факт. заработку в качестве принципа расчета больничных листов.

6. В поле Тип расчета выберите По дням или По часам, чтобы рассчитать средний доход.

7. Установите флажок Пересчет среднего заработка для перерасчета средних доходов для каждого месяца предоставления пособия.

8. Установите флажок Пересчет среднего заработка из МРОТ для перерасчета средних доходов, если пособие рассчитывается на основе МРОТ для каждого месяца предоставления пособия.

9. Введите необходимые сведения в группах полей Суммовые параметры, Временные параметры и Премии. Дополнительные сведения см. в разделах (RUS) Настройка отпусков, командировок и поощрений для зарплаты и (RUS) Настройка процедур расчета зарплаты.

   Примечание

   Значения в этих группах полей применимы, только если настроено поле Кол-во месяцев.

2. Создание тарифной сетки и частоты оплат

Можно использовать форму Тарифные сетки, чтобы создать каталог шкал зарплаты в организации. Можно создать новые шкалы зарплаты,подтвердить запланированные шкалы зарплаты и отменить подтвержденные шкалы зарплаты. После создания тарифной сетки можно указать частоту оплаты в зависимости от статуса занятости сотрудника. Компания планирует как минимум один расчет зарплаты в месяц или любое количество промежуточных зарплат. Расчет зарплат зависит от требований правительства и политик компании.

Для создания тарифной сетки выполните следующие действия.

1. Щелкните Расчеты с персоналом > Кадровый учет > Состав > Тарифные сетки.

2. Щелкните Создать, чтобы создать шкалу зарплаты.

3. В поле Код выберите код для списка кодов шкал зарплаты, определенных заранее.

4. В поле Описание введите описание шкалы зарплаты.

5. В поле Дата начала выберите дату, с которой начнет действовать шкала зарплаты.

6. В поле Cтавка первого разряда введите минимальную заработную плату сотрудника первого уровня для выбранной шкалы зарплаты.

7. На вкладке Разное в поле Номер журнала о переводе можно просмотреть номер журнала приказов о переводе, который создается при утверждении шкалы зарплаты для сотрудников, нанятых и оплачиваемых на основе измененной тарифной сетки.

8. Необязательно: щелкните Копирование, чтобы создать шкалу зарплаты на основе текущей шкалы зарплаты в форме Копирование тарифной сетки.

   1. В поле Код введите код шкалы зарплаты.

   2. В поле Дата начала выберите дату начала шкалы заплаты.

   3. В поле Коэффициент укажите ставку индексации для расчета зарплаты сотрудника первого уровня.

   4. Щелкните ОК, чтобы создать шкалу зарплаты в форме Тарифные сетки.

      Примечание

      Новая шкала зарплаты автоматически создается в форме Тарифные сетки. Минимальная заработная плата для предыдущей шкалы зарплаты умножается на значение ставки индексации, и заработные платы для новой шкалы зарплаты отображаются в поле Cтавка первого разряда.

9. Щелкните Разряды, чтобы обновить зарплаты и тарифные ставки для уровней зарплаты выбранной шкалы зарплаты в форме Тарифные разряды.

   1. Щелкните Создать, чтобы создать уровень зарплаты.

      Примечание

      Можно создать уровень зарплаты для любой шкалы зарплаты, не помеченной как Активно.

   2. В поле Разряд введите цифровой код для уровня зарплаты.

   3. В поле Описание введите краткое описание уровня зарплаты.

   4. В поле Коэффициент укажите ставку индексации для расчета зарплаты сотрудника первого уровня.

      Примечание

      Минимальная заработная плата для текущей тарифной сетки умножается на этот курс индексации для отображения суммы в поле Оклад.

10. Щелкните Утверждение, чтобы открыть форму Утверждение тарифной сетки.

11. В поле Номер приказа обновите номер приказа о переводе.

12. В поле Дата приказа обновите дату выпуска приказа о переводе.

13. Щелкните OK, чтобы закрыть форму.

    Примечание

    В форме Тарифные сетки флажок Активно устанавливается автоматически для отображения статуса шкалы зарплаты как утвержденной.

14. Щелкните Отмена, чтобы отменить утверждение шкалы зарплаты в форме Отмена утверждения тарифной сетки.

15. Щелкните OK, чтобы закрыть форму.

    Примечание

    В форме Тарифные сетки флажок Активно снимается автоматически для отображения отмены статуса шкалы зарплаты.

3. Создание типов контрактов

Компании нанимают сотрудника на основе правил, которые регламентируются трудовыми или гражданскими кодексами. Сотрудники, нанятые в соответствии с законами трудового контракта, дополнительно классифицируются как типы работников постоянная, временная, на определенный срок или сезонная. Эти типы работников нанимаются в соответствии с трудовым договором. Компания не нанимает на полную занятость работники, работающих по гражданскому контракту, и их период работы соответствует согласованному периоду, указанному в договоре. Дополнительные сведения см. в разделе (RUS) Наем, перевод и увольнение работника.

Далее

(RUS) Настройка параметров для зарплаты

Связанные задачи

(RUS) Настройка процедур расчета зарплаты

(RUS) Настройка отпусков, командировок и поощрений для зарплаты

Техническая информация для системных администраторов

При отсутствии доступа к страницам, которые необходимы для выполнения этой задачи, свяжитесь с системным администратором и предоставьте сведения, представленные в следующей таблице.

Категория	Необходимые условия
Конфигурационные ключи	Щелкните Администрирование системы > Настройка > Лицензирование > Конфигурация лицензии. Выберите конфигурационные ключи СНГ Зарплата и СНГ Расчеты с персоналом — общее.
Полномочия и роли безопасности	Для выполнения этой задачи необходимо иметь следующие роли: Менеджер по компенсациям и льготам Помощник по управлению персоналом Менеджер по управлению персоналом Администратор модуля «Зарплата» Менеджер модуля «Зарплата Чтобы сконфигурировать настройку параметров компенсации сотруднику, необходимо быть членом роли безопасности, включающей следующие полномочия. Включить обработку льгот (HcmBenefitProcessEnable) Запрос на процесс обработки льгот (HcmBenefitInquire) Запрос на обработку льгот (HcmBenefitProcessInquire) Запрос на основные данные зарплаты (PayrollMasterDataInquire) Включить обработку компенсаций (HcmJobTypeMaintain) Запрос на обработку компенсаций (HcmCompensationInquire)
Роли безопасности и привилегии	Чтобы сконфигурировать настройку параметров компенсации сотруднику, необходимо быть членом роли безопасности, которая включает привилегии, описанные в следующей таблице. Привилегии Наиме- Процедура Ведение базовой информации по зарплате HcmPayrollBaisMaintain Создание тарифной сетки и частоты оплаты. Ведение частоты платежей HRMCompPayFrequencyMaintain Ведение данных о тарифных сетках RPayScaleDataMaintain Ведение травм и заболеваний HRMInjurySetupMaintain Настройка типов рабочих нетрудоспособностей и травм. Ведение типов травм HRMInjurySetup_InjuryTypeMaintain

Учет больничных отпусков сотрудников

Учет больничных отпусков сотрудников

10 мая 2017

В программе «1С: Управление торговым предприятием» фиксировать больничные листы сотрудников нужно с помощью документа «Начисление по больничному листу». Чтобы открыть журнал документов «Начисление по больничному листу»:

В интерфейсе «Полный» перейдите в меню Документы – Расчет зарплаты – Начисление по больничному листу.

В интерфейсе «Бухгалтерский» перейдите в меню Зарплата и кадры – Расчет зарплаты – Первичные документы – Больничные листы.

В интерфейсе «Расчет зарплаты организации» перейдите в меню Расчет зарплаты – Первичные документы – Больничные листы.

Перед расчетом выплат в документе Начисление по больничному листу необходимо правильно заполнить организацию, сотрудника, месяц начисления, период и причину больничного листа. 

Месяц начисления – это месяц, с которого выплаты по данному больничному будут учитываться при расчете зарплаты сотрудника.

Период «На больничном с … по …» — период нетрудоспособности согласно предоставленному сотрудником больничному листу.

Причина – именно по этому полю определяется порядок расчета выплат по средней заработной плате, количество дней оплачиваемых за счет предприятия, отображение этих начислений в регламентированной отчетности.

После заполнения этих полей по кнопке «Заполнить и рассчитать все» производится расчет начислений для сотрудника. При этом отдельными строками отображаются начисления за счет организации и за счет ФСС, согласно указанной причине больничного выше. Например, в случае общего заболевания 5 дней оплачиваются за счет организации, остальные дни отображаются отдельной строкой и будут оплачены за счет ФСС.

 

В случае продолжения больничного листа, чтобы избежать повторного начисления нового больничного за счет организации, необходимо указать ссылку на предыдущий больничный лист в поле «Первичный б/л». Тогда начисление по второму больничному листу отразится полностью за счет ФСС.

 

При начислении аванса документом «Начисление зарплаты работникам организаций» с активной галкой «Предварительный расчет начислений» за месяц, ранее указанный в документе начисления больничного, будет начислена заработная плата с вычетом дней больничного.

При окончательном начислении зарплаты за этот же месяц суммы начислений по больничным листам можно увидеть на закладке «Начисления», в подзакладке Проводки, а также на последней закладке «Расчетный листок».

При работе по внутреннему совместительству в документе начисления по больничному листу автоматически добавятся строки для второго назначения сотрудника, фиксируя таким образом невыходы по второму месту работы.

Если больничный вносится за период, в котором у сотрудника уже был оформлен отпуск, эти дни будут вычтены из расчета отпускных. Аналогично, при вводе больничного после оформленного начисления основной зарплаты за тот же период, суммы за эти дни будут отсторнированы.

Подробнее о принципах расчета средней заработной платы для больничных начислений читайте в нашей предыдущей статье «Расчет больничных и декретных выплат с ограничениями по минимальной зарплате в 2017 году».

Как оформить больничный в 1С:Бухгалтерия?

Отправить эту статью на мою почту

Листок нетрудоспособности или больничный лист – это документ, которым работник организации подтверждает свою временную нетрудоспособность. Выдается такой листок нетрудоспособности медицинским учреждением в случае наступления временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, за больными членами семьи и т.д.

В программе 1С данный факт предъявления работником листа нетрудоспособности с целью отражения его отсутствия на рабочем месте и начисления полагающегося ему пособия регистрируется документом Больничный лист.

Эту статью мы посвятим вопросу как оформить больничный в 1С:Бухгалтерия?

Для начала вам потребуется сделать настройки, включив возможность ведения в программе 1С больничных листов. Сделать это вы можете перейдя в раздел Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты → Расчет зарплаты. Здесь надо включить опцию ведения больничных, отпусков и исполнительных документов.

После этого в можно приступать к оформлению документа. Введение больничного в 1С: Бухгалтерии выполняется так же в разделе Зарплата и кадры → Все начисления по команде Создать.

Перед вами откроется новый документ, в котором необходимо заполнять следующие параметры:

 Организацию;

 Сотрудника. При выборе сотрудника, предоставившего лист нетрудоспособности, из справочника автоматически происходит расчет величины средней заработной платы по данным предшествующих двух календарных лет.

 Номер листка нетрудоспособности. Надо ввести номер, указанный на бланке, полученном от сотрудника медицинского учреждения. Найти этот номер в бумажном документе, предъявленном работником, можно в двух местах — сверху под штрих-кодом, а так же на корешке под штрих-кодом. Так же сейчас доступно использование электронного документа, в этом случае после ввода номера надо нажать команду Получить из ФСС (данные в этом варианте заполнятся автоматом).

 Указать каким вводится листок — первичный или продолжение уже оплаченного ранее больничного? Если продолжением, то надо выбрать соответствующий вариант и выбрать документ из списка ранее оформленных больничных в 1С Бухгалтерии;

 Причина нетрудоспособности выбирается в соответствии с кодом причины, указанным в листке нетрудоспособности;

 Период нетрудоспособности;

 Отметку о нарушении режима и его дату. Если нарушения как такового не было указано в листе нетрудоспособности, то выбирается значение Отсутствует;

 Стаж работы (в зависимости от выбранного значения автоматически будет установлен определенный процент оплаты, полагающейся сотруднику).

 Отдельной строкой вы можете ввести в документе произвольный текст, для этого предназначено поле Комментарий.

Расчет начислений и НДФЛ подлежащий уплате и суммы к выплате выполняется автоматически, проверить можно нажав на соответствующие ссылки. Обратите внимание, данные на основание которых выполняется вычисление среднего заработка можно вывести как по годам, так и по месяцам.

Так же проверить расчет среднего заработка можно по данным печатной формы Расчет среднего заработка.

Обсудить статью на 1С форуме?

Читайте также

Ведите хорошие записи, чтобы доказать, что вы соблюдаете Закон об оплачиваемых отпусках по болезни штата Нью-Джерси

Когда 29 октября вступит в силу закон штата Нью-Джерси об оплачиваемом отпуске по болезни, каждый работодатель в штате должен будет предоставить каждому сотруднику 40 часов оплачиваемого отпуска по болезни. Другими словами, закон коснется практически всех предприятий в штате, даже тех, кто уже предлагает щедрые выплачиваемые пособия по болезни.

Требования закона к ведению документации кажутся довольно простыми, так зачем волноваться? Как объяснил адвокат Джеффри Коррадино на семинаре по оплачиваемым отпускам по болезни NJBIA, «Несоблюдение записей приведет к презумпции несоблюдения PSLA, если вы не предоставите« четкие и убедительные доказательства обратного ».’”

Джеффри Коррадино — поверенный Джексона Льюиса. Он обсудит соблюдение нового закона Нью-Джерси об оплачиваемых отпусках по болезни на нашем семинаре 19 октября

.

Ускоренный курс по законам штата Нью-Джерси об оплачиваемых больничных и семейных отпусках .

«Я думаю, что произойдет то, что Министерство труда Нью-Джерси начнет проверять вашу политику в отношении оплачиваемого отгула во время аудиторских проверок, чтобы убедиться, что вы соблюдаете закон», — добавил Коррадино.

Хорошие записи могут сделать все гладко.

Компании должны будут регистрировать часы работы сотрудников, чтобы показать, что они накопили оплачиваемое время по болезни из расчета один час на каждые 30 отработанных часов. Для освобожденных сотрудников, если вы не используете предполагаемый 40-часовой метод, вам также необходимо начать подсчет часов, которые они работают. Вам также нужно будет отслеживать количество часов по болезни, которые берет каждый сотрудник, и размер, который им выплачивают во время отпуска.

Коррадино говорит, что всегда лучше хранить в отпуске отдельные файлы, чтобы лучше защитить конфиденциальную информацию.Закон штата требует, чтобы работодатели относились к любой информации о том, почему сотрудник уходит в отпуск (например, о состоянии здоровья, домашнем насилии и т. Д.), Как конфиденциальную. Его нельзя раскрывать, кроме как внутри компании по служебной необходимости или извне с письменного разрешения сотрудника.

Устав требует, чтобы компании вели эти записи в течение пяти лет. «Я всегда говорю своим клиентам вести учет занятости за текущий год плюс шесть». — сказал Коррадино.

FFCRA Вопросы, связанные с возвращением к работе, Обязательства сотрудников по ведению учета и запрещенные действия

В этом кратком описании отслеживаются правила DOL, касающиеся того, какие права и обязанности связаны с возвращением сотрудника на работу после экстренного семейного отпуска и отпуска по болезни и / или экстренной помощи Отпуск по болезни в соответствии с FFCRA, а также обязательства работодателя в отношении ведения документации FFCRA и описание в правилах того, что будет «запрещенными действиями».”

В правилах DOL четко указано, что, как и в случае с FMLA, правомочные сотрудники в соответствии с FFCRA имеют право на восстановление на той же или эквивалентной должности после возвращения на работу из оплачиваемого отпуска по болезни или расширенного семейного отпуска или отпуска по болезни. Однако работодатель может отказать в восстановлении при таких обстоятельствах:

• (1) Работодатель может доказать, что правомочный сотрудник не был бы трудоустроен в противном случае (например, в связи с увольнением).
• (2) Исключение для ключевого сотрудника (только для EFMLEA).Отказ в отпуске необходим для предотвращения существенного и тяжкого экономического ущерба деятельности работодателя.
• (3) У работодателя менее 25 сотрудников, и в этом случае работодатель может отказать в восстановлении правомочному сотруднику, взявшему отпуск EFMLEA , если выполнены все из следующих условий:
  • (i) Соответствующий требованиям сотрудник взял отпуск по уходу за сыном или дочерью из-за того, что школа или детский сад недоступны / закрыты по причинам, связанным с COVID-19;
  • (ii) Положение правомочного сотрудника на момент отпуска не существует на момент возвращения из-за экономических или производственных условий, влияющих на занятость. и вызваны чрезвычайной ситуацией в области общественного здравоохранения во время отпуска;
  • (iii) Работодатель прилагает разумные усилия для восстановления правомочного сотрудника на такой же или эквивалентной должности; И
  • (iv) Если разумные усилия работодателя терпят неудачу, работодатель прилагает разумные усилия, чтобы связаться с правомочным сотрудником в течение одного года, если эквивалентная должность становится доступной. Годовой период начинается в более раннюю из дат окончания отпуска, связанного с чрезвычайной ситуацией в области общественного здравоохранения, или в дату, равную 12 неделям после , начало отпуска правомочного сотрудника.

Бухгалтерский учет

Работодатели должны хранить документацию FFCRA в течение четырех лет, независимо от того, был предоставлен отпуск или отказано. Работодатель также должен задокументировать информацию, которую работник предоставляет устно . Если работодатель отклоняет запрос на оплачиваемый отпуск по болезни или расширенный семейный отпуск и отпуск по болезни в связи с освобождением сотрудников младше 50 лет , решение должно быть документально подтверждено «уполномоченным должностным лицом [работодателя] о том, что он имеет право на такое освобождение», и работодатель должен поддерживать эту документацию в течение четырех лет.

Чтобы запросить налоговые льготы от IRS, работодатель также должен поддерживать:

• (1) Документация, показывающая расчеты / сумму оплачиваемого отпуска по болезни, расширенного семейного и медицинского отпуска для сотрудников, которые имеют на это право. Сюда входят записи о работе, удаленной работе, оплачиваемых отпусках по болезни, расширенных семейных и медицинских отпусках.
• (2) Документация, показывающая, как работодатель определял сумму квалифицированных расходов по плану медицинского страхования, которые работодатель отнес на заработную плату;
• (3) Копии форм IRS 7200 работодателей, представленных в IRS;
• (4) Копии форм 941 IRS, которые работодатель отправил в IRS, или, если работодатель использует стороннего плательщика, хранит документы, представленные стороннему плательщику, которые показывают право на получение кредита; и
• (5) Другие документы, необходимые для поддержки запроса работодателя на налоговые льготы, которые требует IRS.

Другие важные требования к ведению документации включают следующее:

• Имя сотрудника, дата или даты, на которые запрашивается отпуск, изложение причины, связанной с COVID-19, по которой сотрудник запрашивает отпуск, и письменная поддержка по таким причинам, и заявление о том, что сотрудник не может работать, в том числе из-за средства удаленной работы по этой причине.
• Если отпуск основан на постановлении о карантине или рекомендации о самокарантине, в заявлении сотрудника должно быть указано название государственного учреждения, заказавшего карантин, или медицинского работника, рекомендующего карантин.Если человек, помещенный на карантин, не является сотрудником, задокументируйте его отношение к сотруднику.
• Если отпуск основан на недоступности / закрытии школы или учреждения по уходу за детьми, в заявлении работника должны быть указаны: имя и возраст детей, о которых будет осуществляться уход, название школы или детского сада, а также указание, что никакие другие лицо будет обеспечивать уход за ребенком в течение периода расширенного FMLA. Если ребенок старше 14 лет, ему необходимо задокументировать особые обстоятельства, если сотрудник использует это как причину, по которой он / она не может работать или удаленно работать в дневное время.

Запрещенные действия и исполнение в соответствии с EPSLA

В правилах DOL прописано, что работодатели не могут увольнять, дисциплинировать или дискриминировать сотрудника, который берет оплачиваемый отпуск по болезни в соответствии с EPSLA. Кроме того, работодатели не могут увольнять, дисциплинировать или дискриминировать сотрудников, которые подают жалобы, возбуждают дело, дают свидетельские показания или планируют давать показания по вопросам, связанным с EPSLA.

Отказ предоставить оплачиваемый отпуск по болезни считается невыплатой минимальной заработной платы, требуемой FLSA, и, следовательно, подлежит исполнению и штрафным положениям FLSA (разделы 216 и 217).Любое увольнение, дисциплинарное взыскание или дискриминация считаются нарушением раздела 15 (a) (3) FLSA и подлежат принудительному исполнению и наказанию в соответствии с положениями FLSA (разделы 216 и 217).

Запрещенные действия и правоприменение в соответствии с EFMLEA

В правилах DOL прописана другая схема обеспечения соблюдения оплачиваемого отпуска по семейным обстоятельствам в чрезвычайной ситуации. Положения FMLA о вмешательстве и дискриминации применимы к имеющим на это право сотрудникам, берущим или пытающимся взять отпуск в соответствии с EFMLEA. Таким образом, применяются положения о принудительном исполнении Закона о законах о правах транспорта. Правомочный сотрудник может подать частный иск для обеспечения соблюдения EFMLEA только в том случае, если на работодателя распространяется действие FMLA в отсутствие EFMLEA.

Советник по Закону о семейных и медицинских отпусках

Требования к ведению документации

Работодатели, подпадающие под действие закона FMLA, обязаны вести и хранить определенные записи, относящиеся к их обязательствам по закону.От них не требуется предоставлять какие-либо записи в DOL, если иное не требуется официальным лицом DOL.

Никакого особого порядка или формы записей не требуется. Однако работодатели должны хранить записи, указанные в правилах FMLA, в течение не менее трех лет и предоставлять их для проверки, копирования и транскрипции представителями DOL по запросу.

Охватываемые работодатели, у которых есть правомочные сотрудники, должны вести записи, раскрывающие следующее:

• Базовый расчет заработной платы и идентификационные данные сотрудников;
• Даты отпуска FMLA берут сотрудники, имеющие право на FMLA (отпуск должен быть обозначен в записях как отпуск FMLA), включая часы отпуска, если отпуск FMLA берется с шагом менее одного полного дня;
• Копии уведомлений сотрудников об отпуске, предоставленных работодателю в соответствии с FMLA, если они составлены в письменной форме, и копии всех уведомлений о праве на получение отпуска, предоставленных сотрудникам в соответствии с требованиями FMLA (копии могут храниться в личных делах сотрудников).
• Любые документы (включая письменные и электронные записи), описывающие льготы работникам или политику и практику работодателя в отношении использования оплачиваемого и неоплачиваемого отпуска.
• Выплаты премий по выплате вознаграждения работникам.
• Записи о любых спорах между работодателем и правомочным сотрудником относительно обозначения отпуска в качестве отпуска по закону FMLA, включая любое письменное заявление работодателя или работника о причинах назначения и разногласий.

Записи и документы, относящиеся к медицинским освидетельствованиям, переаттестациям или историям болезни сотрудников или членов их семей, созданные для целей FMLA, должны храниться как конфиденциальные медицинские записи в отдельных файлах / записях от обычных файлов персонала. Если применяется Закон о недискриминации в отношении генетической информации от 2008 г. (GINA), записи и документы, созданные для целей FMLA и содержащие семейный медицинский анамнез или генетическую информацию, как определено в GINA, должны храниться в соответствии с требованиями конфиденциальности Раздела II GINA (). см. 29 CFR 1635.9), которые позволяют раскрывать такую ​​информацию в соответствии с требованиями Закона о правах ребенка. Если также применим Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA), такие записи должны вестись в соответствии с требованиями конфиденциальности ADA, за исключением следующих случаев:

• Руководители и менеджеры могут быть проинформированы о необходимых ограничениях в работе или обязанностях сотрудника и необходимых приспособлениях;
• Персонал по оказанию первой помощи и безопасности может быть проинформирован, если физическое или медицинское состояние работника может потребовать неотложной помощи; и
• Правительственным чиновникам, расследующим соблюдение Закона о правах свободы в торговле (FMLA) (или других соответствующих законов), должна быть предоставлена ​​соответствующая информация по запросу.

К работодателям сотрудников летных экипажей авиакомпаний применяются дополнительные требования к ведению документации.

Перейдите к Поддержание выплат сотрудникам или вернитесь к Права и обязанности работодателя Меню .

Для получения дополнительной информации об этом аспекте FMLA см. Правила FMLA: § 825.500

Ведете ли вы записи об отпусках по болезни? . . . DOL хочет знать.

Ваша конфиденциальность важна для нас. Это уведомление объясняет нашу политику конфиденциальности и возможные варианты использования вашей информации на нашем веб-сайте.

Личная информация. Как правило, вы можете просматривать наш веб-сайт анонимно, не предоставляя никакой личной информации. Однако мы будем собирать личную информацию, если вы предоставите ее нам в следующих случаях:

Вы запрашиваете дополнительную информацию о наших услугах или публикациях или подписываетесь на наши информационные бюллетени;

Вы регистрируетесь для участия в мероприятии, которое мы проводим;

Вы отправляете форму запроса на консультацию;

Вы задаете вопрос через нашу контактную форму, отправляете нам электронное письмо через веб-сайт или оставляете комментарий в нашем блоге;

Вы подаете заявление о приеме на работу.

Мы используем эту информацию, чтобы отвечать на ваши запросы или запросы. За исключением поставщиков, предоставляющих услуги хостинга, управления базами данных и разработки, связанные с работой нашего веб-сайта, мы не будем раскрывать или продавать вашу личную информацию, если это не одобрено вами или не требуется по закону.

Наш сайт содержит ссылки на другие сайты, на которых может быть другая информационная практика. Посетители должны ознакомиться с уведомлениями о конфиденциальности других сайтов, поскольку мы не контролируем информацию, которая отправляется этим третьим лицам или собирается ими.

Файлы cookie и сбор информации об использовании. Мы можем собирать сведения о посещениях отдельных веб-страниц. Собранная информация может включать информацию о браузере и устройстве, ссылающуюся веб-страницу, время, потраченное на это, и страницы, к которым был осуществлен доступ во время посещения нашего веб-сайта. Эта информация об использовании собирается, чтобы помочь нам управлять и администрировать наш веб-сайт, улучшать содержание нашего веб-сайта, а также настраивать и улучшать взаимодействие с пользователем на веб-сайте.

Мы используем файлы cookie для отслеживания пользовательских предпочтений.Файл cookie — это небольшой файл данных, который определенные веб-сайты записывают на ваш жесткий диск при их посещении. Если вы предпочитаете не получать файлы cookie через наш веб-сайт, вы можете настроить свой браузер так, чтобы он предупреждал вас, прежде чем принимать файлы cookie, и отказываться от файлов cookie, когда ваш браузер предупреждает вас о его наличии. Вы также можете отказаться от всех файлов cookie, отключив их в своем браузере. Если вы решите не принимать файлы cookie, некоторые функции нашего сайта могут быть отключены или станут непригодными для использования.

Дети до 13 лет не являются целевой аудиторией этого сайта.Делая этот сайт общедоступным, мы не собираемся запрашивать личную информацию у этих детей. Если вам не исполнилось 13 лет, пожалуйста, не предоставляйте нам никаких личных данных о себе.

Изменения политики. Мы оставляем за собой право изменять эту политику конфиденциальности в любое время. Пожалуйста, периодически просматривайте политику на предмет изменений. Вы можете отправлять любые вопросы относительно этой политики по адресу [email protected].

Последняя редакция: 04.06.2020

3 совета по организации оплачиваемого отпуска по болезни

То, что когда-то считалось гуманным пособием, предлагаемым добросовестными работодателями, быстро становится правом, предусмотренным законом.

Еще в 2011 году Коннектикут стал первым штатом, в котором действует закон об оплачиваемых отпусках по болезни. За четыре года, прошедшие с тех пор, все больше городов приняли такие законы. В Сан-Франциско постановление об оплачиваемых отпусках по болезни этого города предписывает работодателям предоставлять застрахованным работникам оплачиваемый отпуск по болезни продолжительностью до 72 часов в год по ставке начисления в один час на каждые 30 отработанных часов.

Затем, 10 сентября 2014 года, губернатор Джерри Браун подписал Закон 2014 года о здоровых рабочих местах и ​​здоровых семьях. Закон требует, чтобы все работодатели Калифорнии предоставляли сотрудникам один час оплачиваемого отпуска по болезни за каждые 30 часов работы, начиная с 1 июля 2015 года.

Анализ воздействия Закона об оплачиваемых отпусках по болезни

Для специалистов по персоналу и расчету заработной платы, уже обремененных постоянно растущим сводом новых правил и положений работодателей, это означает больше административных обязательств.

Поскольку неправильное управление оплачиваемым отпуском по болезни связано с реальными финансовыми издержками, очень важно, чтобы эти обязательства были полностью поняты и выполнены.

Работодателям, нарушившим закон, грозят административные штрафы. Закон также уполномочивает комиссара по вопросам труда или генерального прокурора взыскивать гражданские штрафы, гонорары адвокатов, издержки и проценты с нарушивших закон работодателей, а также восстанавливать сотрудников.

• Правила начисления, использования и перехода. Закон регулирует порядок начисления и использования оплачиваемого отпуска по болезни, а также перенос неиспользованного времени.
• Расчет заработной платы при больничном. Ставки оплаты отпуска по болезни довольно просты для почасовых сотрудников, но немного сложнее рассчитать для наемных сотрудников и сотрудников, которые работают с разными ставками заработной платы или получают комиссионные.
• Обязанности работодателя по ведению делопроизводства. Компании несут ответственность за учет рабочего времени и ведение учета, включая предоставление сотрудникам оплачиваемых отпусков по болезни и ведение учета отпусков по болезни в течение трех лет.

3 совета по организации оплачиваемого отпуска по болезни

Соблюдение требований и точность — отличительные черты специалистов по персоналу и расчету заработной платы.Вот три передовых метода, которые помогут вам справиться с административными обязанностями по оплачиваемому отпуску по болезни:

1. Ознакомление с законом.
Найдите время, чтобы понять закон, чтобы разработать свою стратегию управления. Многие предприятия уже предоставляют оплачиваемый отпуск по болезни, который освобождает их от некоторых требований, если их политика соответствует определенным критериям.

Отслеживайте, как другие предприятия планируют интегрировать требования закона к управлению и отчетности.Кроме того, проконсультируйтесь со своим юрисконсультом по вопросам самого закона, а также исключений и исключений, чтобы убедиться, что вы полностью осведомлены о своих юридических обязательствах. К сожалению, некоторые второстепенные формулировки Закона неясны и могут создать проблемы после 1 июля.

2. Автоматизируйте административные задачи там, где это возможно.
Автоматизация обеспечивает мощный способ упростить администрирование отпусков по болезни и большинство других функций учета рабочего времени и учета рабочего времени. Это не только гарантирует точность, но и устраняет необходимость в ручном сборе данных и составлении отчетов.

Если вы уже используете автоматизированную систему, возможно, многое из того, что вам нужно, уже доступно для вас. Многие из ваших задач, такие как отслеживание отработанных часов, расчет правил оплаты отпуска по болезни, подсчет и отчетность по начислению и доступным остаткам, могут быть легко добавлены или обновлены в вашей системе учета рабочего времени и посещаемости.

Если же. ваш бизнес не использует программу учета рабочего времени и посещаемости, или ваша текущая система не допускает необходимых обновлений, было бы выгодно приобрести и установить новую систему или рассмотреть вопрос о передаче этих функций на аутсорсинг поставщику услуг по расчету заработной платы, например Accuchex.

3. Ведите точный учет.

Это должно быть само собой разумеющимся, но из-за растущей угрозы штрафов и судебных исков со стороны государства и местных органов, это следует повторить. Обязательства по ведению документации являются обычным требованием в трудовом законодательстве и почти всегда возлагаются на работодателей.

В случае оплачиваемого отпуска по болезни важные записи включают отработанное время, количество накопленных отпусков и количество отпусков, взятых для каждого отдельного сотрудника. Кроме того, по закону эти записи должны храниться не менее трех лет.

Однако часто эти записи могут поддерживаться вашим существующим программным обеспечением для управления заработной платой. Если это так, то ваши существующие возможности отчетности позволят вам быстро и точно получить доступ к этой информации. Упреждающее ведение документации помогает обеспечить, чтобы соблюдение требований демонстрировало должную осмотрительность со стороны вашей компании, делая информацию быстро доступной в случае возникновения разногласий.

Оптимизация процесса оплачиваемого больничного листа

Оптимизированная стратегия предоставления отпуска по болезни поможет вашей организации выполнять свои обязательства, обеспечивая при этом точность и своевременность.Так что найдите время, чтобы понять закон, автоматизировать отслеживание и расчеты отпусков по болезни и уделить первоочередное внимание точному учету. Таким образом, вы обеспечите соблюдение норм.

Еще один ключевой шаг в обеспечении соблюдения требований в отношении персонала и повышения рентабельности вашей компании — это рассмотреть вопрос об аутсорсинге. Такое профессиональное агентство, как Accuchex, может предоставить столь необходимую помощь с вопросами и потребностями в человеческих ресурсах. Accuchex — это поставщик услуг по управлению заработной платой, предлагающий полный спектр услуг по тайм-менеджменту, страхованию и пенсионным вопросам.

Если вы ищете надежный ресурс по вопросам управления персоналом, мы можем помочь. Вы также можете бесплатно загрузить: Руководство по аутсорсингу расчета заработной платы, которое поможет вам принять обоснованное решение, или позвоните в Службу управления расчетами заработной платы Accuchex по телефону 877-422-2824.

Документация и учет: оплачиваемый отпуск по COVID-19 и налоговые льготы за оплачиваемый отпуск работодателем

18 марта 2020 года президент Трамп подписал Закон о реагировании на коронавирус в первую очередь для семей (FFCRA), который устанавливает два новых требования к оплачиваемым экстренным отпускам в ответ на глобальную пандемию COVID-19. FFCRA распространяется на частных работодателей с числом сотрудников менее 500 и некоторых государственных работодателей. Дополнительную полезную информацию о требованиях FFCRA к оплачиваемому отпуску можно найти в Ресурсном центре Бина, Кинни и Кормана по COVID-19.

Обзор закона об оплачиваемых отпусках по болезни

Раздел E FFCRA, «Закон об оплачиваемом отпуске по болезни в чрезвычайных ситуациях» («EPSLA»), дает некоторым сотрудникам право брать оплачиваемый отпуск по болезни продолжительностью до двух недель. EPSLA требует, чтобы покрытые работодатели предоставляли работникам до двух недель оплачиваемого отпуска по болезни с полной оплатой до определенного предела, когда работник не может работать, потому что он: (1) подчиняется федеральному закону штата, или местный карантин или изоляция в связи с COVID-19; (2) поставщик медицинских услуг посоветовал пройти карантин из-за опасений, связанных с COVID-19; или (3) испытывает симптомы COVID-19 и ищет медицинский диагноз или получает частичную оплату в пределах установленного лимита; (4) когда сотрудник не может работать из-за необходимости заботиться о человеке, на которого распространяется федеральный, государственный или местный карантин или изоляция в связи с COVID-19; (5) медицинский работник посоветовал (а) самостоятельно пройти карантин из-за опасений, связанных с COVID-19; или (6) нуждается в уходе за сыном или дочерью сотрудника, школа или место ухода за которыми закрыты, или чей поставщик услуг по уходу за детьми недоступен по причинам, связанным с COVID-19.

Обзор закона о расширенных семейных и медицинских отпусках

Раздел C FFCRA, «Закон об экстренном семейном отпуске и расширении отпуска по болезни» («EFMLEA»), вносит поправки в Раздел I Закона о семейных и медицинских отпусках (FMLA) и разрешает некоторым сотрудникам брать на себя до двенадцати недель расширенной семьи. и отпуск по болезни, десять из которых оплачиваются, когда правомочный сотрудник не может работать из-за необходимости заботиться о сыне или дочери сотрудника, чья школа или место ухода закрыты, или чей поставщик услуг по уходу за детьми недоступен из-за COVID -19 связанных причин.

Налоговые льготы работодателя для оплачиваемого отпуска

FFCRA предоставляет малым и средним работодателям возмещаемые налоговые льготы, которые возмещают им (доллар к доллару) затраты на выплату заработной платы за оплачиваемый отпуск по болезни и семейный отпуск своим сотрудникам за отпуск, связанный с COVID-19. Мой коллега Викрам Агарвал представил здесь прекрасное резюме налоговых льгот работодателя по оплачиваемым отпускам FFCRA.

В отношении оплачиваемого отпуска по болезни FFCRA предоставляет работодателям малого и среднего бизнеса возмещаемые налоговые льготы, которые возмещают им (доллар к доллару) затраты на выплату заработной платы за оплачиваемый отпуск по болезни и семейный отпуск своим сотрудникам за отпуск, связанный с COVID-19.

В случае оплачиваемого расширенного семейного отпуска и отпуска по болезни малые и средние работодатели имеют право на полностью возвращаемый налоговый кредит, равный требуемому оплачиваемому семейному отпуску и отпуску по болезни (оплата квалифицированного семейного отпуска). Этот налоговый кредит также включает долю работодателя в налоге на медицинскую страховку, взимаемую с этой заработной платы, и расходы на поддержание медицинского страхования работника в период отпуска по семейным обстоятельствам (квалифицированные расходы по плану медицинского страхования), а с работодателей не взимается часть социального обеспечения, выплачиваемая работодателем. налог, взимаемый с этой заработной платы.

Исключение для малых работодателей из требований к оплачиваемому отпуску

FFCRA также содержит исключение для «мелких работодателей», , то есть , имеющих менее 50 сотрудников, в соответствии с которыми такие работодатели могут иметь право на освобождение от требования о предоставлении оплачиваемого отпуска из-за учебы, ухода за детьми или ребенка. закрытие или недоступность поставщиков медицинских услуг, если выплаты за отпуск могут поставить под угрозу жизнеспособность их бизнеса как непрерывного предприятия.

Для того, чтобы претендовать на доступный налоговый кредит для оплачиваемого отпуска по болезни, расширенного семейного отпуска и отпуска по болезни, работодатели должны подтвердить право работника на оплачиваемый отпуск, потребовав от таких работников предоставить определенные письменные подтверждения своего права.Работодатели также должны вести определенные дополнительные письменные записи для подтверждения права работодателя на получение налогового кредита за оплачиваемый отпуск, доступного в соответствии с FFCRA. Наконец, небольшой работодатель, требующий предусмотренного законом освобождения от требований FFCRA в отношении оплачиваемого отпуска, должен вести документацию, подтверждающую, что его коммерческая жизнеспособность будет поставлена ​​под угрозу из-за предоставления сотруднику оплачиваемого отпуска.

DOL и IRS Требования к документации и ведению записей для оплачиваемого отпуска

На прошлой неделе Министерство труда (DOL) издало временные правила, применимые к оплачиваемым отпускам по болезни в соответствии с EPSLA и EFMLEA, в которых прописана информация, требуемая от сотрудников, запрашивающих оплачиваемый отпуск по болезни, семейный отпуск и медицинский отпуск, а также требования к ведению документации для работодатели.Правила DOL также содержат требования к ведению документации для работодателей, требующих освобождения малого бизнеса от требований FFCRA по оплачиваемому отпуску. Одновременно с этим Налоговая служба (IRS) опубликовала набор часто задаваемых вопросов, в котором содержатся инструкции для работодателей о том, как подать заявку на получение налоговой льготы за оплачиваемый отпуск. Краткое изложение требований к документации и ведению записей, связанных с оплачиваемым отпуском в соответствии с FFCRA, и освобождением малого бизнеса от требований к оплачиваемому отпуску, приведено ниже.

Сотрудник Документация об оплачиваемом отпуске

• Сотрудник должен предоставить работодателю документацию, содержащую следующую информацию, прежде чем брать оплачиваемый отпуск по болезни в соответствии с EPSLA или расширенный семейный отпуск и отпуск по болезни в соответствии с EFMLEA:

(1) Имя сотрудника;

(2) Дата (даты), на которую запрашивается отпуск;

(3) Причина отпуска; и

(4) Устное или письменное заявление о том, что работник не может работать по уважительной причине для отпуска.

• Чтобы взять оплачиваемый отпуск по болезни, потому что сотрудник подлежит федеральному, государственному или местному карантинному или изоляционному постановлению, связанному с COVID-19 , сотрудник также должен сообщить работодателю название государственного учреждения, выпустившего карантин. или порядок изоляции.
• Чтобы взять оплачиваемый отпуск по болезни, поскольку медицинский работник посоветовал работнику самостоятельно пройти карантин из-за опасений, связанных с COVID-19 , работник должен дополнительно сообщить работодателю имя поставщика медицинских услуг, который сообщил на карантин из-за опасений, связанных с COVID-19.
• Чтобы взять оплачиваемый отпуск по болезни, когда сотрудник не может работать из-за необходимости ухода за лицом, на которое распространяется федеральный, государственный или местный карантин или изоляция в связи с COVID-19 , сотрудник должен дополнительно предоставить работодателю с одним из: (1) названием государственного учреждения, издавшего приказ о карантине или изоляции, которому подчиняется лицо, о котором идет речь; или (2) имя поставщика медицинских услуг, который посоветовал пациенту пройти карантин из-за опасений, связанных с COVID-19.
• Чтобы взять оплачиваемый отпуск по болезни из-за необходимости заботиться о сыне или дочери сотрудника, чья школа или место ухода закрыты, или чьи услуги по уходу за детьми недоступны по причинам, связанным с COVID-19 , сотрудник должен дополнительно предоставить : (1) имя сына или дочери, о которых заботятся; (2) название школы, учреждения по уходу или учреждения по уходу за детьми, которые закрылись или стали недоступны; и (3) заявление о том, что никакое другое подходящее лицо не будет ухаживать за сыном или дочерью в течение периода, в течение которого работник берет оплачиваемый отпуск по болезни или расширенный семейный отпуск и отпуск по болезни.
• Работодатель может также попросить сотрудника предоставить такие дополнительные материалы, которые необходимы работодателю для поддержки запроса на налоговые льготы в соответствии с FFCRA.

Работодатель Требования к ведению документации

• Работодатель должен хранить всю документацию, которая должна быть предоставлена ​​сотрудником, запрашивающим оплачиваемый отпуск EPSLA или EFMLEA на четыре года , независимо от того, был предоставлен отпуск сотруднику или отказано .Если сотрудник предоставил устные заявления в поддержку своего запроса на оплачиваемый отпуск по болезни или расширенный семейный отпуск или отпуск по болезни, работодатель должен задокументировать и хранить такую ​​информацию в своих записях в течение четыре года .
• Работодатель, который отклоняет просьбу работника об оплачиваемом отпуске по болезни или расширенном семейном отпуске или отпуске по болезни, должен документально подтвердить определение своего уполномоченного должностного лица о том, что он имеет право на такое освобождение, и хранить такую ​​документацию в течение четырех лет .
• Чтобы запросить налоговые льготы от IRS, работодателю рекомендуется вести следующие записи за четыре года :

(1) Документация, показывающая, как работодатель определял размер оплачиваемого отпуска по болезни и расширенного семейного отпуска и отпуска по болезни, выплачиваемого работникам, имеющим право на получение кредита, включая записи о работе, удаленной работе и оплачиваемом отпуске по болезни, а также расширенном семейном отпуске и отпуске по болезни ;

(2) Документация, показывающая, как работодатель определял сумму квалифицированных расходов по плану медицинского страхования, которые работодатель отнес на заработную плату;

(3) Копии любых заполненных форм 7200 IRS, которые работодатель отправил в IRS;

(4) Копии заполненных форм IRS 941, которые работодатель отправил в IRS, или, для работодателей, которые используют сторонних плательщиков для выполнения своих обязательств по налогу на трудоустройство, записи информации, предоставленной стороннему плательщику относительно права работодателя на получение кредита. заявлено в форме IRS 941 и

(5) Другие документы, необходимые для обоснования его запроса на налоговые льготы в соответствии с применимыми формами IRS, инструкциями и информацией о процедурах, которые необходимо соблюдать, чтобы потребовать налоговую льготу.

Определение освобождения малого бизнеса и ведение учета

Временные правила DOL объясняют, что небольшой работодатель (менее 50 сотрудников) освобождается от требования предоставлять оплачиваемый отпуск по болезни, расширенный семейный отпуск и отпуск по болезни, когда:

(1) Такой отпуск приведет к тому, что расходы и финансовые обязательства мелкого работодателя превысят доступный доход от бизнеса и заставят мелкого работодателя прекратить работу с минимальной производительностью;

(2) Отсутствие работника или служащих, запрашивающих такой отпуск, может создать существенный риск для финансового здоровья или операционных возможностей мелкого работодателя из-за их специализированных навыков, знания бизнеса или обязанностей; или

(3) Мелкий работодатель не может найти достаточно других работников, которые способны, хотят и обладают квалификацией и которые будут доступны в нужное время и в нужном месте, для выполнения работы или услуг, предоставляемых работником или служащими, запрашивающими отпуск, и этой рабочей силы. или мелкому работодателю необходимы услуги для работы с минимальной производительностью.

По причинам (1), (2) и (3) работодатель может отказать в оплачиваемом отпуске по болезни или расширенном семейном отпуске и отпуске по болезни только тем сотрудникам, которые имеют на это право, отсутствие которых приведет к превышению расходов и финансовых обязательств мелкого работодателя на доступный бизнес. доходов, представляют значительный риск или мешают мелкому работодателю работать с минимальной производительностью, соответственно.

DOL пояснил, что если небольшой работодатель решает отказать в оплачиваемом отпуске по болезни или расширенном семейном отпуске или отпуске по болезни сотруднику или сотрудникам, чья школа или место ухода за ребенком закрыты, или чей поставщик услуг по уходу за ребенком недоступен, мелкий работодатель должен документально подтвердить факты и обстоятельства, которые соответствуют критериям, изложенным выше, для оправдания такого отказа.Работодатель не обязан отправлять такие материалы или документацию в DOL, а должен хранить такие записи в своих собственных файлах.

Дополнительные вопросы об оплачиваемом отпуске и налоговых льготах работодателя

Мы будем предоставлять дополнительную информацию о новых законах об оплачиваемом отпуске и дополнительных мерах по облегчению положения, которые могут быть приняты по мере их объявления. Если вам потребуется помощь в этом вопросе, свяжитесь с Дугом Тейлором по телефону (703) 525-4000 или rdougtaylor @ beankinney.com.

Эта статья предназначена только для информационных целей и не содержит юридических консультаций. Проконсультируйтесь с юристом. Любые взгляды или мнения, выраженные здесь, принадлежат авторам и не обязательно являются взглядами какого-либо клиента.

Краткое изложение положений об оплачиваемых отпусках по болезни в штате Нью-Йорк — Whiteman Osterman & Hanna LLP

Работодатели в Нью-Йорке должны будут пересмотреть требования об отпусках по болезни своих сотрудников в соответствии с новым законом, внесенным в бюджет штата Нью-Йорк. Начиная с 1 октября 2020 года, глава 56 Закона 2020 года установила минимальные стандарты для отпуска по болезни в Нью-Йорке, включая минимальный размер отпуска по болезни, который должен предоставляться по стандартам начисления и переноса, а также использование отпуска по болезни. Кроме того, новый закон предотвращает репрессалии работодателя за использование работником отпуска по болезни, требует восстановления работника на его / ее должности после использования отпуска по болезни и требует, чтобы работодатель предоставил сводку использования в течение трех рабочих дней в письменной форме. запрос сотрудника.Наконец, новый закон требует от работодателя вести учет отпусков по болезни сотрудников в течение шести лет.

Глава 56 требует, чтобы работодатели Нью-Йорка имели следующие минимальные стандарты в отношении отпуска по болезни, предоставляемого сотрудникам:

Минимальный отпуск по болезни

1. Работодатели с 4 или меньше сотрудников в любой календарный год и чистый доход 1 миллион долларов или меньше в предыдущем налоговом году: 40 часов неоплачиваемого отпуска по болезни в каждый календарный год.
2. Работодатели с 4 или меньше сотрудников в любом календарном году и чистой прибылью более одного миллиона долларов в предыдущем налоговом году и работодатели с от 5 до 99 сотрудников в любой календарный год: 40 часов оплачиваемый отпуск по болезни в каждом календарном году.
3. Работодатель с 100 и более сотрудниками в любой календарный год: 56 часов оплачиваемого отпуска по болезни в каждый календарный год.

Определение «Календарный год»

1. Для целей определения количества сотрудников «календарный год» означает период с 1 января по 31 декабря.
2. Для целей использования, начисления и переноса отпуска по болезни сотрудника «календарный год» означает либо период с 1 января по 31 декабря, либо регулярный и последовательный двенадцатимесячный период, как определено работодателем.

Начисление отпуска по болезни

Сотрудникам будет начисляться отпуск по болезни из расчета один час за каждые тридцать отработанных часов, начиная с начала работы или 1 октября 2020 года, в зависимости от того, что наступит позже. Работодателям разрешается предоставлять весь отпуск, требуемый в соответствии с этим разделом, в начале календарного года.Однако, если работодатель решит это сделать, ему запрещается сокращать или отменять такой отпуск в зависимости от количества часов, в течение которых работник фактически работает.

Использование отпуска по болезни

1 января 2021 года и после этой даты, а также по устному или письменному запросу работника работодатель должен предоставить накопленный отпуск по болезни для следующих целей:

1. Психологические или физические болезнь, травма, состояние здоровья сотрудника или члена его семьи, независимо от того, был ли ему поставлен диагноз или ему требуется медицинская помощь на момент запроса сотрудником такого отпуска;
2. Для диагностики, ухода или лечения психического или физического заболевания, травмы, состояния здоровья или необходимости медицинского диагноза или профилактического ухода для сотрудника или члена его семьи;
3. Отсутствие на работе по любой из следующих причин, когда сотрудник или член его семьи стал жертвой домашнего насилия, сексуального преступления, преследования или торговли людьми:
   • для получения услуг в приюте для домашнего насилия, изнасилования кризисный центр или программа других услуг;
   • для участия в планировании безопасности, временного или постоянного переезда или принятия других мер для повышения безопасности сотрудника или членов его семьи;
   • для встречи с адвокатом или другим поставщиком социальных услуг для получения информации и совета, а также для подготовки или участия в любом уголовном или гражданском разбирательстве;
   • для подачи жалобы или отчета о происшествии в семье в правоохранительные органы;
   • для встречи с окружным прокурором;
   • для приема детей в новую школу; или
   • для принятия любых других действий, необходимых для обеспечения здоровья или безопасности сотрудника или члена его семьи, или для защиты тех, кто связан с этим сотрудником или работает с ним.

«Член семьи» определяется как ребенок, супруг / супруга, домашний партнер, родитель, брат или сестра, внук или бабушка или дедушка, а также ребенок или родитель супруга / супруги или домашнего партнера сотрудника.

«Родитель» определяется как биологический, приемный родитель, приемный родитель или приемный родитель либо законный опекун сотрудника или лица, заменявшего его, когда сотрудник был несовершеннолетним ребенком.

«Ребенок» определяется как биологический ребенок, усыновленный или приемный ребенок, ребенок под опекой или ребенок сотрудника, замещающего родителей.

В качестве условия предоставления отпуска по болезни работодатель не может требовать раскрытия конфиденциальной информации, касающейся болезни, травмы или состояния здоровья (психического или физического) сотрудника или члена его семьи, а также работодатель не может требовать информацию об отсутствии работы, потому что домашнего насилия, сексуального преступления, преследования или торговли людьми.

Минимальные надбавки к отпуску

Работодатели могут устанавливать минимальные надбавки за использование отпуска по болезни, которые не могут превышать четырех часов.За использование оплачиваемого отпуска по болезни сотрудникам должна выплачиваться компенсация в размере их обычной ставки заработной платы или соответствующей минимальной заработной платы (в зависимости от того, что больше).

Перенос неиспользованного отпуска

Неиспользованный отпуск по болезни должен быть перенесен на следующий календарный год, но работодатель с менее чем 100 сотрудников может ограничить использование отпуска по болезни 40 часами в календарный год, а работодатель с 100 и более сотрудников могут ограничить использование отпуска по болезни до 56 часов в календарный год.Однако НЕТ требования выплачивать отпуск по болезни или разрешать человеку брать отпуск по болезни по окончании своей работы.

Противодействие репрессалиям и защита рабочих мест

Работодатели не могут увольнять, угрожать, наказывать, дискриминировать или преследовать сотрудника за то, что он реализовал права в соответствии с требованиями предоставления отпуска по болезни в соответствии с главой 56.
Когда сотрудник возвращается после любого отпуска по болезни, взятого в соответствии с данным разделом, он (-и) должен быть восстановлен на той должности (-ах), которую он (-ые) занимал (-ые) до любого отпуска, взятого с той же оплатой и условиями найма.

Письменное резюме имеющегося отпуска

По устному или письменному запросу сотрудника работодатель должен предоставить сводную информацию о размере отпуска по болезни, который сотрудник накопил и использовал в текущем или любом предыдущем календарном году. Эта информация должна быть предоставлена ​​в течение трех рабочих дней с момента запроса.

Дополнительный отпуск не требуется

Дополнительный отпуск по болезни не требуется, если работодатель принял политику отпуска по болезни или политику отпусков, которая предусматривает количество отпусков, которое соответствует или превышает требования главы 56 и удовлетворяет начислению , переход и использование требований. Хотя Министерство труда будет интерпретировать это положение, которое должно дать больше рекомендаций, это потенциально может включать в себя личный или иной отпуск.

Коллективные договоры

Коллективные договоры, заключенные 1 октября 2020 года или после этой даты, могут вместо отпуска, предусмотренного в Главе 56, предоставлять сотрудникам сопоставимые льготы в виде оплачиваемых выходных дней. и такие оплачиваемые выходные имеют форму отпуска, компенсации или других льгот сотрудникам.Сертифицированные агенты по ведению коллективных переговоров могут согласовывать условия отпуска по болезни, которые отличаются от требований главы 56, но в соглашении должны быть прямо признаны положения главы 56.

Хранение документации

Глава 56 требует от работодателя вести учет сотрудников в связи с отпуском по болезни в течение шести лет.

Whiteman Osterman & Hanna LLP может помочь в решении этих и других вопросов, пока вы и ваш бизнес работаете над принятием новых и сложных решений, связанных с пандемией COVID-19.