Особенности реализации системы 5S в офисе — Leanbase

Метод организации рабочих мест 5S является универсальным и применяется на любых рабочих местах в любых сферах деятельности. Разумеется, мы не сможем охватить абсолютно все рабочие места. Рабочие места, связанные с обслуживанием оборудования, подробно рассматриваются при описании метода ТРМ (Всеобщего обслуживания оборудования), поэтому на них мы также старались не останавливаться подробно.
Однако, чтобы у читателя не сложилось мнения, что 5S — это метод только для производства, мы решили выделить и рассмотреть примеры реализации метода в офисах. Под офисами мы будем понимать все процессы, работающие с нематериальным, информационным продуктом. Это может быть сфера услуг, консалтинг, или один из административных отделов на заводе (бухгалтерия, продажи, кадры и т.п.).
В данном разделе мы остановимся на особенностях реализации 5S в офисах. Суть каждого шага остается неизменной по отношению к любому рабочему месту, однако приоритеты и фокусы в работе могут немножко сместиться. Работа в направлении организации рабочих мест в офисе имеет свои нюансы, о которых нужно помнить. Кроме того, существует определенный набор ошибок, накопленных на практике, которые надо учитывать.

Помним, что существует семь видов потерь, известных вам. Этот список вполне подходит для офиса и для любой другой сферы производства. Тем не менее, поначалу бывает достаточно сложно применить их к офисному процессу. Давайте вспомним их.
Перепроизводством в офисных процессах может быть изготовление лишних копий, выполнение любой работы, которая не востребована заказчиком, разработка ненужных презентаций, документов, отчетов и т.д.

Излишние запасы — это накопление необработанных документов, любой работы, приходящей от внутреннего поставщика, которая копится.
Транспортировка —  это передача документов, лишний перенос и движение информации. Информацию мы не можем пощупать, потрогать, в данном случае это и есть продукт производства.
Лишние движения — это поиск информации, неудобное расположение оргтехники, когда приходится ходить за принтером или ламинатором достаточно далеко. Это поиск файлов в компьютере и в информационных системах предприятия. Все это можно отнести к лишним движениям.
Ожидание тоже может быть разным: ожидание утверждения документа, ожидание начала совещания в приёмной и т.д.
Излишняя обработка — это чрезмерно детализированные и излишние отчеты, сбор, анализ и оформление данных, которые не нужны заказчику (чаще всего это внутренний заказчик). Если вы, например, делаете отчет для руководителя и его интересует лишь динамика производительности, а вы красочно оформляете презентацию и дополнительно приводите какую-то аналитику, которая его не интересует, то это и есть лишняя обработка.
Переделки и дефекты — это исправление ошибок, опечаток в отчетах, утеря документов, уточнение информации и т.д.

Это универсальная классификация потерь. Она подходит под любой процесс.

В отличие от производства, где мы можем наблюдать продукт по мере его преобразования материала, мы можем увидеть его и пощупать, в офисных процессах все гораздо сложнее. Здесь мы не видим материальный продукт, но знаем, что происходит работа и продуктом, как правило, является информация или услуга.

Например, оформление страховки. Человек страхует свой автомобиль, его интересует г

отовый бланк страховки, а именно сам момент получения страховочного сертификата, но процесс оформления может быть достаточно долгим. По мере его выполнения могут изготавливаться лишние копии, копиться необработанные документы, передаваться неоднократно от одного работника к другому, могут происходить лишние движения, поиск информации в компьютере, ожидания работника для утверждения или согласования каких-то документов, может существовать излишн яя обработка, может возникать множество ошибок в процессе. От человека требуются входящие данные: номер паспорта, водительские права и т.д. Здесь мы продукт не видим, однако, если мы понимаем, как движется информация, и знаем, как происходит процесс, то можем выявить все существующие виды потерь.

Вернемся к организации рабочих мест в офисе. Она способна частично либо полностью устранить некоторые виды потерь. К чему ведут потери в офисных процессах?

• Это увеличение срока выполнения заказа. Если, например, вы могли бы получить ту самую страховку через 20 минут, а вы ждете целый час. Это может привести также к потере управленческих решений, а мы помним, что любое решение, которое принято быстро, является лучшим вариантом, чем отличное, хорошо продуманное, принятое не вовремя.  А как вы знаете, основная задача управления и менеджмента — это принимать решения быстро, вовремя и качественно. Ошибки управленческих решений также могут происходить из-за недостоверной информации. Поэтому потери могут дать и ошибки управленческих решений.
• Может происходить увеличение себестоимости продукта, как следствие наличия потерь. То есть если для оформления страховки требуется 20 минут, а мы тратим час, то каждый сотрудник не успевает обслужить всех клиентов, приходится нанимать еще дополнительных работников, раздувать штат и т.д.
• Опоздание с выбором нового продукта на рынок тоже может иметь серьезные последствия. Буквально день или два решают судьбу компании. Потери существуют практически везде, 5S нужен в офисе в первую очередь для стабилизации процесса, которая заключается в устранении основных потерь, возникающих на рабочих местах.

Мы сейчас не будем рассматривать все офисные процессы, это тема для отдельной книги. Здесь мы посмотрим только на потери на рабочих местах, но это уже будет являться отличным фундаментом для того, чтобы оптимизировать и улучшить офисные процессы в целом.

Цель 5S в офисных процессах такая же, как в производстве — стабилизация, вовлечение персонала, организация рациональных рабочих мест.
Стабилизация в офисе имеет определенную специфику.
Стабилизация по-прежнему выражается в способности выдавать результат: давать определенное количество и качество продукта и предсказывать его (предсказуемый результат). Но стабилизация в офисе зависит от других факторов. Например, от исключения ошибок в работе. Чем меньше ошибок проникают в работу, тем проще предсказать результат и соответственно планировать, прогнозировать его и исключить какие-то другие виды потерь.

Например, ожидание — это исключение остановок процесса. Процесс может останавливаться из-за неорганизованности рабочего места, при скоплении документов, при потере документов и долгом поиске данных. Это исключение возвратов продукта (информации), которые могут возникать, когда недостает данных, либо обнаруживается критичная ошибка, исправить которую может только внутренний поставщик.
Если рабочее место организовано правильно и рационально, то исключается большинство ошибок в работе, соответственно снижается количество возвратов. То же касается уточнения информации. Мы меньше уточняем, реже останавливаем процесс, он становится более стабильным. Если информация под рукой, если мы знаем, что конкретно необходимо сделать, то становится гораздо меньше ошибок и их исправлений. Исключение потери времени на поиск, хождение и ожидание внутренних заказчиков и поставщиков.
Рациональная организация устраняет потери на рабочем месте и позволяет исключить или уменьшить некоторые факторы, негативно влияющие на стабильность процесса.

На чем следует акцентировать внимание при организации рабочего места в офисе?

• Устранение потерь времени на поиск нужного документа. Следует сделать так, чтобы поиск документации, которая используется постоянно, был минимальным. Для этого нужна сортировка и упорядочивание файлов, в том числе и на компьютере. Повышение производительности компьютера способно эту проблему частично решить. Документация, которая нам нужна в первую очередь, хранится в непосредственной близости.
• Устранение запасов и перепроизводства. Скопление документов, которые давно не нужны, должны находиться в архиве, излишки запасов канцтоваров и бумаг — все это мешает нормальной организации рабочего места, отвлекает внимание, порождает мелкие потери времени по поиску, сортировке, перекладыванию и т.д. Здесь надо подумать, откуда эти запасы появляются и как можно предотвратить появление подобных ненужных запасов на рабочем месте в дальнейшем.
• Обратите внимание, как разделить ответственность, зоны и обязанности по поддержанию чистоты. Как правило, в офисах существует достаточно большое количество зон, которые являются зонами безответственности, то есть ни к кому не относятся. Это места общего пользования, принтеры, ламинаторы, конференц-залы. Это такие территории, за которыми никто не смотрит и не ухаживает, но тем не менее, когда необходимо, например, срочно выполнить какую-то работу, может оказаться так, что картридж не заправлен, конференц-зал не подготовлен (кто-то провел совещание и не расставил стулья, не убрал бумаги) и так далее. Такие моменты надо продумать опять же применительно к рабочим местам в офисе, разделить ответственность, она может быть поделена либо по зонам, либо по времени, либо могут быть приняты правила пользования общественными местами. Например, использовали конференц-зал, провели там собрание или совещание, и после совещания тот, кто его проводил, тратит 5-10 минут для того, чтобы привести его в нужное состояние.
• Подумайте, какие ошибки можно исключить с помощью визуализации. Она может сэкономить достаточно много времени. Визуализация может помочь быстро найти документ, человека, сориентироваться в помещении, исключить ошибки в работе. Здесь надо подумать применительно к конкретному рабочему месту: какие ошибки возникают не только у того человека, который работает на конкретном рабочем месте, но и у тех людей, кто приходит к нему, кто с ним взаимодействует. С помощью визуализации часть этих ошибок можно исключить.
• Поищите, где можно устранить излишние перемещения и транспортировку. Здесь можно обратить внимание на электронный документооборот. Можно применить такие решения, как единый рациональный и визуальный сбор корреспонденции. Проблемы с излишними перемещениями, как правило, связаны с почтой в офисе. Иногда, если существует большое количество перемещений на рабочем месте, целесообразно применить диаграмму «спагетти» и проанализировать, куда работник чаще всего перемещается.

Забудьте про оконтуривание мышек, подписание карандашей и ручек, мониторов, стационарных компьютеров, от подписей, из серии «это телефон», «ножницы» и прочее. Это все бесполезные вещи, которые просто тратят ваше время и ресурсы. Они ни к чему не приводят, не устраняют никаких потерь, не стабилизируют процесс, а самое главное, демотивируют коллектив.
Поэтому, пожалуйста, не занимайтесь подобной ерундой.

Кратко подведём итог, на чём мы фокусируемся при устранении потерь в офисе. Это исключение ошибок в работе, остановок процесса, возвратов продукта, уточнения информации, внесения исправлений, потери времени на поиск, хождения, ожидание внутренних заказчиков и поставщиков. Это все, что повышает стабильность процесса.
Начиная организовывать рабочие места, помните, что основная цель —  стабилизировать процесс при помощи устранения основных потерь, которые есть в офисе, и вовлечь персонал. Такие глупости, как подписи мышек и карандашей, демотивируют персонал.
Ваш акцент в работе должен быть направлен в первую очередь на устранение времени на поиск документации, запасов и перепроизводства, исключение скопления документов, лишних перемещений и бумаг, разделение зон ответственности, закрепление общих правил, а также на исключение ошибок с помощью визуализации.

Статья подготовлена на основании материала из книги «5S. Организация рабочих мест» , 2016 г. Ф.А. Семенычев. Специально для LeanBase.ru

Facebook

Twitter

Вконтакте

Одноклассники

Google+

5s для офиса. Бережливый офис. Эффективное рабочее место методами lean

Об основах системы 5s мы уже рассказывали в одной из предыдущих записей — Система 5S — как улучшить своё рабочее место.

В этом посте я решил рассказать о книге, которую смело можно использовать в качестве учебного пособия и руководства по развертыванию бережливого производства в офисе. Ну и конечно, теперь эту книгу можно пролистать прямо на страницах нашего блога.

«5s для офиса: как организовать эффективное рабочее место» — это первая книга в России о том, как при помощи 5S организовать эффективное рабочее место в офисе, построить бережливый офис.

Система 5S – это инструмент бережливого производства, позволяющий оптимизировать и поддерживать комфортную и производительную рабочую среду. Помимо этого система 5S полезна при подготовке к сертификации по стандартам ISO 9000 и 9001.

В книге «5s для офиса» представлен пошаговый план внедрения системы 5S с шаблонами форм, контрольных листов и другими необходимыми материалами.

Предлагаемые советы об организации эффективного рабочего места столь универсальны, что книгу можно рекомендовать широкому кругу читателей. Офисы и офисная работа — это неотъемлемая составляющая жизни и функционирования любой компании, в том числе производственной направленности.

Особенно полезной книга будет для организаций и работников предприятий непроизводственных отраслей, например, в таких секторах как финансы (в том числе банки), страхование, информационые технологии, торговля и медицина. В общем — всем служащим и офисным работникам независимо от места работы, должности и опыта.

Повысьте эффективность своей работы, сократите потери — это просто!

Теперь книгу Томаса Фабрицио и Дона Теппинга «5s для офиса: как организовать эффективное рабочее место» можно бесплатно читать прямо здесь.

Кстати, вспомним, что Сбербанк России внедряет собственную Производственную систему Сбербанка основанную на lean.

«5s для офиса» как нельзя лучше подойдет сотрудникам Сбербанка для изучения и применения на практике одного из самых эффективных и простых методов бережливого производства  и для построения по-настоящему бережливого офиса. О примерах 5s в офисе мы писали в одном из прошлых постов Сбербанк выбирает Бережливое производство, когда только стало известно, что крупнейший банк страны встал на путь бережливости.

Дополнительные материалы к книге «5s для офиса» доступны здесь

Рекомендую:

«Бережливое производство — инновация? Инновация!»

Toyota — секрет её величия. Тойодаизм

Лучшая книга 2009 года

Павел Рабунец

Руководитель и главный редактор Leaninfo.ru. Отвечает за развитие издательского направления — Leanbooks.ru. Преподает «бережливое производство» в Томском политехническом университете.

Поделиться с друзьями:

Подписывайтесь на Leaninfo.ru в соцсетях: Facebook или ВКонтакте.
Или следите за новостями бережливого производства по email.

Смотрите также:

как организовать эффективное рабочее место – Leanbooks.ru

О чем книга?
Офис является неотъемлемой частью процесса улучшений. «5S для офиса» — это первая книга в России о том, как при помощи 5S организовать эффективное рабочее место в офисе. Первая книга о том, как построить бережливый офис.

Система 5S – это инструмент, позволяющий оптимизировать и поддерживать комфортную и производительную рабочую среду. Это первый шаг на пути к созданию бережливой компании и внедрению других инструментов системы менеджмента компании Toyota. Данный инструмент – основа для повышения управляемости, оптимизации и улучшения бизнес-процессов и повышения производительности труда. Помимо этого система 5S полезна при подготовке к сертификации по стандартам ISO 9000 и 9001.

Мероприятия, лежащие в основе 5S (сортировка, рациональное расположение, уборка, стандартизация и совершенствование), абсолютно логичны. Они представляют собой базовые правила управления любым продуктивно работающим офисом. Однако именно системный подход, который система 5S применяет к этим мероприятиям, и делает ее уникальной.

Для кого эта книга?
Предлагаемые советы об организации эффективного рабочего места столь универсальны, что книгу можно рекомендовать широкому кругу читателей.

В чем польза от этой книги?
Как организовать эффективное рабочее место? Как разглядеть потери, кажущиеся, на первый взгляд, мелкими и малозначительными, а в итоге выливающиеся в огромные суммарные траты ежемесячно и ежегодно? Ответы на эти вопросы приведены в книге.

В книге представлен пошаговый план внедрения системы 5S с шаблонами форм, контрольных листов и другими необходимыми материалами.

В книге изложены универсальные принципы организации эффективного рабочего места, которые доказали свою эффективность в организациях различных сфер бизнеса:

• Туристические компании
• Медицинские учреждения
• Банки, страховые, инвестиционные, консультационные компании
• Образовательные, социальные, государственные учреждения и др.

Оригинальное название книги: 5S for the Office: Organizing the Workplace to Eliminate Waste

 

Дополнительные материалы к книге «5s для офиса»

Вы можете пролистать любые фрагменты книги «5S для офиса». Также возможен поиск по всему содержанию.

Семинар Бережливый офис. 5S на рабочем месте 2021

1. Содержание Системы 5S

• Сортировка
• Создание порядка
• Стандартизация
• Подробное рассмотрение различных стратегий в системе 5S
• Визуальный менеджмент

2. Система организации и рационализации рабочих мест 5S в офисе

3. Визуализация. Примеры решений по визуализации

4. Борьба с основными видами потерь. Программы сокращения затрат

• Анализ видов потерь
• Организация работы рабочих групп по оценке и минимизации потерь
• Анализ инструментов, направленных на сокращение потерь
• Примеры инициатив по борьбе с потерями, реализованные в западных и российских компаниях

5. Внедрение проекта «Бережливое производство» в офисе

• Основные понятия
• Основные бизнес-процессы в офисе
• Виды потерь
• Оптимизация и улучшение офисных бизнес-процессов
• Организация рабочего пространства
• Способы применения системы 5S в офисе

6. Повышение вовлеченности персонала в процессе внедрения решений бережливого производства

• Методы преодоления сопротивления персонала изменениям
• Принципы сбалансированного предложения

7. Подходы к внедрению бережливого производства

• Типичные ошибки при подготовке и внедрении решений бережливого производства
• Основные этапы внедрения

  Практикум: Разработка для компаний слушателей перечня мероприятий, направленных на сокращение затрат и скрытых потерь.
  
  Практикум: Разработка плана внедрения бережливого производства для компаний слушателей.

8. Результаты применения концепции “бережливого производства” в компании

• Трудности, с которыми сталкиваются компании при внедрении “бережливого производства”
• Опыт успешных предприятий.
  
• Решение кейсов.

Подведение итогов работы на семинаре

! Предварительная подготовка: Желательно заранее прислать наиболее острые и волнующие вопросы из тех, что будут освещаться на семинаре. Это сэкономит время и сделает семинар более практичным.

В результате обучения Вы:

• Познакомитесь с передовыми концепциями, технологиями и методами повышения операционной эффективности компании, основанными на базе бережливого производства
• Получите практические навыки применения инструментов, используемых в проектах бережливого производства и направленных на сокращение затрат и скрытых потерь
• Рассмотрите схемы мотивации и вовлечения персонала в процесс непрерывных улучшений
• Рассмотрите подходы к внедрению бережливого производства. Разработаете для своей компании план мероприятий направленных на повышение операционной эффективности компании

руководители подразделений и отделов, сотрудники, ответственные за внедрение и функционирование технологии бережливого управления

! Предварительная подготовка: Желательно заранее прислать наиболее острые и волнующие вопросы из тех, что будут освещаться на семинаре. Это сэкономит время и сделает семинар более практичным.

! Возможно проведение мероприятия в корпоративном, индивидуальном формате, в форме вебинара.

Занятия проводятся в режиме интенсивного взаимодействия тренера и участников. Используются работа в малых группах, мозговой штурм, наглядные материалы. Моделируются ситуации, в которых участники будут ощущать действие тех же факторов, с которыми они сталкиваются или могут столкнуться на работе. В ходе последующего обсуждения участники не только наблюдают, анализируют, делают выводы и получают необходимую теоретическую информацию, объясняющую их непосредственный практический опыт, но и соотносят с помощью ведущего свой имеющийся и полученный опыт и знания.

Предоставляются

Сертификат. Есть возможность получения удостоверения о повышении квалификации (дополнительная стоимость).

Обучение проводит ведущий бизнес-школы с большим опытом работы по указанной теме. Точная кандидатура ведущего определяется ближе к дате проведения. Уточняется по завпросу.

Внедрение системы 5С в Пензе и области

5С является новой офисной системой, благодаря которой в офисе создаются благоприятные условия для выполнения необходимых операций, поддержания чистоты, аккуратности, а также экономии времени и энергии. Впервые данная система появилась в Японии в середине XX века, и она насчитывала в себе 4 действия. В те времена все японские предприятия переживали не лучшие времена, поэтому при помощи данного метода попытались наладить производство. Со временем организаторы данной системы смогли добавить еще один пункт. В систему 5С входят:

• сортировка;
• соблюдение порядка;
• содержание в чистоте;
• стандартизация;
• совершенствование.

Сортировка

Сортировка подразумевает под собой избавление от всех ненужных вещей и сохранение лишь самого необходимого. Очень часто сотрудники и руководители в офисе не уделяют должного внимания различным устаревшим документам и прочим бумажкам. Именно это и способствует тому, что трудоспособность уменьшается, а время уходит лишь на то, чтобы найти нужный документ. В данном случае система 5С в Пензе направленна именно на решение этих проблем, поэтому все сотрудники вовлечены в уборку и утилизацию ненужных вещей.

Порядок

Соблюдение порядка направлено на то, что после сортировки происходит расстановка необходимого по своим местам. Каждый предмет и документ должен иметь свое место, чтобы улучшить результат работы сотрудников офиса и не тратить много времени на поиски необходимого. Для того, чтобы четко обозначить предметы, которые могут лишь вредить работе, на них можно нанести красные стикеры, обозначив предметы на удаление.

Чистота

Содержание в чистоте обеспечивает порядок на рабочем месте. Ежедневная уборка рабочего места в определенное время суток помогает не зацикливаться на несуществующих проблемах и решать рабочие моменты. Кроме того, правило чистоты подразумевает, что каждая вещь стоит исключительно на своем месте.

Стандартизация

Стандартизация – метод, который заключается в вышеперечисленных пунктах. Для этого необходимо заранее продумать стандарты чистоты и оборудования рабочих мест, о чем должен заботиться каждый офисный сотрудник.

Совершенствование

Совершенствование подразумевает под собой правила, которые каждый сотрудник должен стараться выполнять постоянно. Иными словами, это должно превратиться в привычку.

На сегодняшний день свою популярность 5С набирает в Пензенской области, так как благодаря соблюдению данных правил работа сотрудников офиса становиться более плодотворной и имеет хороший результат.

Польза от внедрения 5С

Многие еще скептически относятся к внедрению данной программы, однако, уже сейчас можно выделить ряд преимуществ ее использования. Среди них:

Такие нововведения значительно улучшают условия труда, способствуют эффективной работе, помогают улучшить производительность и качество продукции. Также при помощи 5С можно значительно сократить риски финансовых потерь.

Мероприятия, которые лежат в основе системы 5С являются абсолютно логичными и правильными. Они представляют собой базовые правила, которые помогают сотрудникам офиса и руководителю добиться продуктивной работы без ущерба для чего-либо. Именно наличие системных правил и делает эту систему уникальной и действенной.

5S в офисе: в Новосибирске по-новому организовали рабочие места сотрудников завода: uacrussia — LiveJournal

Актуальность инструментов бережливого производства уже не первый год диктуется большинством ведущих российских предприятий, таких как Сбербанк, группа «ГАЗ», госкорпорация «Росатом» и др. В 2016 году руководство ОАК и компании «Сухой» поставило филиалам задачу по формированию нового облика офисных помещений в части повышения культуры организации рабочих мест по системе 5S. Пионерами освоения нового метода на Новосибирском авиационном заводе (НАЗ) им. В. П. Чкалова стали производственные рабочие, продемонстрировавшие успешный опыт внедрения системы.

В конце 2016 года на заводе была создана рабочая группа, состоящая из активных представителей офисных подразделений. Одним из первых этапов реализации проекта стало проведение обучения методу организации рабочих мест по системе 5S. За 2017 год обучение прошли более 73 % сотрудников от общего числа офисного персонала НАЗ им. В. П. Чкалова.

Что такое «система 5S»?

5S – это система организации и рационализации рабочего места, рабочего пространства. Система стала одним из инструментов бережливого производства. Изначально она была разработана в послевоенной Японии. Название 5S произошло от английского 5 steps, то есть пять шагов. Эти шаги в системе 5S японцы назвали пятью японскими словами, также начинающимися с буквы «с»:
• «сэири», то есть «сортировка» или «нужное-ненужное», – это четкое разделение вещей на нужные и ненужные и избавление от последних;
• «сэитон, иначе говоря, «соблюдение порядка», «всему свое место», – организация хранения необходимых вещей, которая позволяет быстро и просто их найти и использовать;
• «сэисо», что в переводе означает «уборка» или «содержание в чистоте», – содержание рабочего места в чистоте и опрятности;
• «сэикэцу» значит «поддержание порядка», а также «стандартизация» – необходимое условие для выполнения первых трех правил;
• «сицукэ», буквальный перевод которого означает «воспитание» или «обучение», но это слово также имеет такие смыслы, как «совершенствование» и «формирование привычки», – это воспитание привычки точного выполнения установленных правил, процедур и технологических операций.

Целями системы 5S является снижение числа несчастных случаев на производстве, повышение уровня качества продукции, снижение количества дефектов, а также создание комфортного психологического климата, стимулирование желания работать. Кроме того, благодаря системе 5S достигается унификация и стандартизация рабочих мест, повышается производительность труда за счет сокращения времени поиска предметов в рамках рабочего пространства.

Следующим шагом стала разработка и создание в программе Visio стандартов использования офисной техники, паспортов рабочих мест каждого сотрудника в отдельности и офисного помещения в целом с указанием размещения сотрудников, мебели и оргтехники. Каждому рабочему месту присвоен инвентарный номер, который дублируется в паспорте рабочего места.
Участники рабочей группы внедрили в телефонный справочник завода интерактивную карту, содержащую информацию о месторасположении любого сотрудника.

Была проведена масштабная визуализация предметов на столах, в ящиках и на полках, с сортировкой папок-регистраторов по полкам и цветам в зависимости от частоты использования. Кроме того, визуализировали и систему хранения информации в электронном виде. В одной папке консолидировали все используемые в работе шаблоны документов. В них же были предоставлены варианты иконок для обозначения электронной документации.

Для централизованной закупки канцелярских принадлежностей было решено разработать унифицированный перечень. Из него можно было выбрать набор для каждого рабочего места и подразделения в целом.

Удобства оценили все

После начала реализации системы 5S на НАЗ им. В. П. Чкалова появилось осознание преимуществ работы на эффективно организованном месте. Опытным путем заводчане приходят к самостоятельному совершенствованию полученных знаний и просят советов у специалистов управления развития производственной системы. Руководство завода, в свою очередь, поддерживает преобразование административных помещений, приводя их дизайн к корпоративному стандарту компании «Сухой».

В настоящий момент в офисах новосибирского завода эффективно организованы более 30 % рабочих мест, и дальнейшая работа направлена на 70-процентный охват к завершению 2018 года.
Рабочей группой проекта были подготовлены фиксированные критерии оценки и годовой план-график проверки освоения стандартов системы 5S. В качестве положительной мотивации сотрудников ежегодно проводится конкурс на лучшее рабочее место. Победители награждаются почетными грамотами и денежными премиями.

Все этапы, запланированные ранее рабочей группой, уже успешно завершены. Но выдвигаются новые предложения, мероприятия по оптимизации рабочего процесса продолжаются. Например, в дальнейших планах – создание единой базы паспортов рабочих мест и офисных помещений, предоставление руководителям, специалистам и служащим возможности стать инициаторами подачи рационализаторских предложений, то есть внедрения философии кайдзен. Намечена также интеграция паспортов офисных подразделений в интерактивную карту филиала.

Ничего лишнего. Организация рабочего места по системе 5S | GeekBrains

Японский способ навести и поддерживать порядок на столе и в жизни.

https://gbcdn.mrgcdn.ru/uploads/post/1932/og_image/1203efd47116d0f552323ea028b97ab5.jpg

5S — это японская система, которая помогает упорядочить ту сферу, в которой она применяется. Считается, что если следовать ей в жизни, это поможет стать немного счастливее. Но это уже продвинутый уровень.

Чтобы проверить, работает ли система, предлагаем начать с малого — организовать рабочий стол по этому принципу. Это должно помочь обнаружить и устранить проблемы трудового процесса и повысить его эффективность.

Неопрятное и захламленное рабочее место вынуждает отвлекаться, подолгу искать нужные вещи. Это злит и мешает чувствовать удовлетворенность от того, чем вы занимаетесь. 5S помогает навести порядок и легко поддерживать его.

В чем суть

Система состоит из пяти этапов, названия каждого из которых начинаются в японском языке на букву «с». При переводе обычно это пытаются сохранить. В этом нет никакого сакрального смысла, но так получается красивее — название 5S сохраняет оригинальное значение.

Итак, вот эти пять элементов:

1. Сортировка.
2. Соблюдение порядка.
3. Сияющая чистота.
4. Стандартизация.
5. Самодисциплина.

Каждый из них подразумевает действия, которые в итоге должны привести к порядку на столе и облегчить процесс работы.

1. Сортировка

Этап, в котором нет места сантиментам. Все, что лежит на вашем столе и вокруг него, должно быть рассортировано по двум характеристикам — нужное и ненужное. Во вторую группу отправятся и мусор, и бумаги, которые еще вчера были нужны, а сегодня превратились в хлам, и милые сердцу вещицы вроде фигурок «Мстителей» или счастливого евроцента из первого путешествия за границу. Все это стоит выкинуть, отдать нуждающимся, отнести домой или хотя бы подальше от рабочего стола, если работаете на удаленке.

После этого нужно еще раз рассортировать нужное на то, что необходимо часто, и то, что вы используете изредка. А вот что с этим делать — уже в следующем пункте.

2. Сохранение порядка

На вашем рабочем столе остались только необходимые вещи, но и их нужно разложить так, чтобы уже завтра не вернуться к хаосу и завалам. У каждого инструмента должно появиться свое место, которое отвечает нескольким критериям:

1. Вещь лежит на видном месте.
2. Ее легко взять.
3. Ее легко использовать.
4. Ее легко вернуть на место.

Чем чаще вы используете предмет, тем тщательнее стоит выбирать место, где он будет лежать. Скажем, если вы каждые десять минут записываете что-то в ежедневник, едва ли есть смысл убирать его в ящик стола. С большой долей вероятности вам быстро надоест доставать его оттуда, и вы просто перестанете возвращать его на место.

Зато блокнот можно пристроить рядом с клавиатурой со стороны нерабочей руки. Смотрите, как просто: вы протягиваете руку, берете ежедневник, подтягиваете к себе, открывая в процессе, и тут же начинаете делать записи рабочей рукой — ни одного лишнего движения.

А вот гарнитура, которую вы используете раз в неделю для интернет-планерки, в ящике стола будет вполне на своем месте.

3. Сияющая чистота

Чтобы рабочий стол оставался чистым, его нужно периодически приводить в порядок. Этому правилу, не апеллируя ко всяким японцам, с детства учат русские мамы. И оно работает.

Проще всего поддерживать чистоту, если определить время для уборки. Это звучит гораздо зануднее, чем есть на самом деле. Например, заведите правило — перед окончанием рабочего дня выкидывать ненужные бумаги в мусорное ведро, лишние файлы — в корзину, а рабочие инструменты возвращать на место. Всего 5 минут, и рабочий стол будет выглядеть так, что и маме показать не стыдно.

4. Стандартизация

На производстве этот этап предполагает разработку должностных инструкций, включая поощрения и наказания для сотрудников. Ничто не мешает вам сделать то же самое. Систематизируйте правила, которые придумали на предыдущем этапе, и решите, как вы можете поощрить себя за их выполнение. Так вы будете разбирать ежедневные завалы с мыслью, что впереди вас ждет что-то приятное.

5. Совершенствование

Этот этап не закончится никогда, потому что нет предела совершенству. В процессе работы за преобразившимся столом вы начнете понимать, что некоторые решения были неправильными. Внесете коррективы и впредь будете действовать уже с новыми вводными.

Зачем все это нужно

Описание системы выглядит сложно. На практике все гораздо проще. Немного усилий, и вот что вы получаете взамен:

1. Чистый стол, на котором не задерживаются лишние вещи. Работать за ним легко и приятно: вы не отвлекаетесь, ничего не мешает.
2. Все необходимое под рукой. Вам не нужно искать ту самую важную бумажку. Она лежит с другими не менее важными документами, в установленном вами порядке. Больше не придется тратить время впустую. Рука автоматически тянется к месту, где должен быть нужный предмет, и, что важно, находит его там.
3. На рабочем месте легко ориентироваться не только вам. Вы легко объясните по телефону или в чате, что и где лежит, даже человеку, который впервые в глаза видит ваше рабочее место. Вы знаете точные координаты и не используете фразу «ну где-то там, на столе».

Кому подойдет

Всем подойдет, но в особенности тем, у кого много подручных материалов. Если вы используете только ноутбук, теоретически можете поставить его даже на гору мусора. Ничего не помешает — вам нужны только компьютер и клавиатура. Но если потребуются документы, бумаги с записями, макеты, что-то еще, то стол моментально исчезнет под завалами. В таких условиях любой лишний предмет сеет хаос.

А вы как организуете рабочее место? Делитесь в комментариях.

Организуйте свой офис, внедрив методологию 5S

Взломы офисной организации: методология 5S

Вам кажется, что ваше рабочее место загромождено, чем бы вы ни занимались? Если вы ответили утвердительно, вы можете попробовать методологию 5S. Это эффективный японский метод организации рабочего места, проверенный годами. Название 5S означает «Сортировка», «Установить в порядке», «Сиять», «Стандартизировать» и «Выдержать». Общий принцип, лежащий в основе этого, заключается в том, чтобы иметь эффективное рабочее пространство, вы должны идентифицировать элементы в пространстве, хранить их по категориям, поддерживать их должным образом и, конечно, поддерживать этот организационный порядок.