Журнал регистрации входящих документов | Делопроизводство

О существующих в делопроизводстве правилах регистрации входящих документов уже рассмотрено ранее. уже начато рассмотрение в предыдущей статье. Для полноты понимания вопроса стоит вернуться и прочитать, если вы начали знакомство с темой именно с этой статьи. Так же вам может оказаться полезной информация о регистрации и согласовании приказов по основной деятельности.

Что касается входящих документов, то на сегодняшний день их допускается регистрировать в журнальной форме и на карточках (на бумажных носителях или в электронном виде в СЭД). Давайте рассмотрим преимущества и недостатки каждого способа, чтобы осознанно сделать выбор подходящей формы регистрации.

Бумажный журнал регистрации входящих документов

Изначально для этого использовался обычный бумажный журнал регистрации входящих документов. Его форма не установлена ни в одном нормативно-правовом акте. Значит, предоставлена полная свобода действий, и каждая организация определяет самостоятельно форму этого журнала. Сама организация также предусматривает какие категории документов будут регистрироваться отдельными массивами в разных журналах.

Исходят обычно из следующих соображений:

• в отдельные группы регистрации попадают исходящие, входящие и внутренние документы,
• обычно отдельные виды документов не смешивают при регистрации – например, деловые письма, приказы (при этом по личному составу всегда отдельно от приказов по основной деятельности), акты, протоколы, договоры, служебные записки и др.,
• регистрация проводится в одном месте,
• допускается отдельные большие группы разбивать еще на несколько групп – например, можно выделить в отдельный поток регистрации входящие письма из филиалов или по какому-то определенному вопросу.

Образец журнала регистрации входящих документов с примером его заполнения (допускается удалить, добавить или изменить наименование графы):

Номер	Дата	От кого получен (корреспондент)	Исходящий номер	Исходящая дата	Краткое содержание	Роспись в получении
236	24.04.2014	ООО «Клин»	04-12/102	23.04.2014	о заключении договора

Часто еще предпочитают добавлять графы о количестве листов документа и приложения, а также о содержании поручения с указанием срока исполнения.

Справочную работу с помощью бумажного журнала проводить неэффективно. Чтобы получить информацию о нужном документе (например, узнать, кому отдан документ на исполнение или поступал ли вообще какой-то документ в организацию) надо последовательно изучить каждую страницу.

Поэтому ведение регистрации входящих документов в бумажном журнале рекомендовано, только если:

• документооборот достаточно небольшой (несколько сотен входящих документов в год, т.е. легко просмотреть данные),
• регистрация какой-либо категории документов четко установлена нормативным актом,
• для обеспечения надежности хранения базы регистрации особо ценных документов (как правило, с очень длительными сроками хранения).

Электронный журнал регистрации входящих документов

Гораздо более продуктивный подход – использовать электронный журнал регистрации входящих документов, заполнение формы – аналогично бумажному аналогу. Надо создать отдельный файл на каждый отдельный регистрируемый массив документов.

Даже если регистрация входящих документов будет проводиться в обычном файле формата doc или xls, то гораздо удобнее и быстрее станет возможным получать информацию об интересующем документе (группе документов) по заданному параметру (например, номеру, автору, содержанию и т.д.), используя функции «Найти» и «Фильтр».

Распечатывать журнал необходимо, только если вы хотите получить подпись исполнителя для доказательства направления ему на исполнение конкретного документа. В общем же случае электронный журнал не распечатывается и объективно просто не существует никакой иной необходимости его дублирования на бумаге.

Регистрационные карточки в СЭД

Самый современный подход – это регистрация документов в системе электронного документооборота (СЭД), но для этого СЭД должна быть внедрена и использоваться в вашей организации. В СЭД создается регистрационная карточка (РК) документа и в готовой форме необходимо только заполнить нужные поля. Внешний вид этой карточки разнится в зависимости от применяемой системы электронного документооборота и предъявляемых требований организацией к ее форме.

О преимуществах использования электронного документооборота в организации и выборе СЭД уже было подробно изложено, прочитайте кому это интересно. Если кратко, то это суперудобный поиск, одновременная регистрация несколькими исполнителями в одной базе, проверка на однократность регистрации каждого документа, возможность контроля работы с любым документом на всех этапах, автоматизированное формирование различных полезных отчетов и многое другое.

 

 
Если СЭД не внедрена в организации и журнальная форма не подходит, то допускается вести регистрацию на бумажных карточках, затем помещать их в картотеки по различным категориям (не только по порядку номеров и виду документов, а также дополнительно один и тот же документ можно систематизировать в зависимости от исполнителя, автора, рассматриваемого вопроса в документе и др.).

В дальнейшем справочная работа ведется вручную, внимательно вчитываясь и перебирая вручную карточки. Сами понимаете, получается это непродуктивно – долго и неудобно, особенно если далеко немаленький объем документооборота. Поэтому сегодня использование бумажных карточек для регистрации входящих документов не рекомендуется.

Подводя итог всему вышесказанному, рекомендация по выбору способа регистрации такая: вести журнал регистрации входящих документов в электронном виде – образец приведен (Word, Excel). Если организация пришла к пониманию необходимости ведения электронного документооборота, и позволяют денежные средства, то, разумеется, внедрять подходящую систему электронного документооборота.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 152 комментария

образец, структура и порядок заполнения на предриятиии

В каждой организации ведут журнал регистрации входящих документов. Без него полноценное управление на предприятии становится невозможным. Это необходимо для того, чтобы грамотно следить за поступающей корреспонденцией. При этом руководство само может выбирать, в какой форме вести такие журналы.

Для решения каких задач заводят журнал регистрации входящих документов?

• Проведение продуктивной справочной работы с важными бумагами.
• Контроль внешней и внутренней работы сотрудников
• Приведение в действие решений руководства в указанное время.
• Учёт, систематизация и грамотная обработка поступающей корреспонденции.

Заполнение журнала регистрации входящих документов – работа, выполняемая офис-менеджером, дело-производителем или референтом, секретаря. Если такие сотрудники отсутствуют на предприятии, руководитель может сам назначить человека, который отвечает за заполнение таких бумаг.

Самостоятельно руководство занимается решением вопросов по:

• Количеству граф в журналах.
• Регистрационным формам входящей документации. Она бумажная или электронная.

Регистрация входящих документов в бумажной форме

Это книга, которая изготавливается на предприятиях типографским способом. Она выполняется в формате А4. На каждой странице таблица. Работодатель самостоятельно выбирает, какие графы, в каком количестве вписывать.

В журнале информация о входящих документах вписывается с левой и правой стороны. Пишется всё ручкой, допускается применение чернил чёрного или фиолетового, синего или голубого цвета. Рекомендуется использовать шариковые ручки, они способствуют сохранению информации на больший срок.

Узнать, как составить доверенность на право подписи документов и скачать ее образец, вы можете тут.

Регистрация входящих документов в электронной форме

Для этого тоже назначается ответственное лицо. Оно использует привычный файл для внесения изменений. Поддержка проводится для следующих форматов: docx, doc, xls. На бумаге журналы не дублируют.

Поиск интересующих бумаг упрощается благодаря электронным формам, по сравнению с другими вариантами ведения.

Единственные искажения  возникают в данных по резолюциям и исполнителям, датам поступления писем. Потому бумажные варианты считаются предпочтительным вариантом.

Доверенность на получение трудовой книжки при увольнении сотрудника: зачем нужна и как правильно составить документ – читайте в этой статье.

Электронный документооборот

Система электронного документооборота – это способ, облегчающий регистрацию входящей документации.

Отдельную карточку создают для каждого документа. Исполнение резолюции чётко контролируется обеими сторонами.

Единственная опасность такого документооборота – в том, что к документам иногда получают доступ лица, не имеющие отношения к конкретному запросу. Злоумышленники с большей вероятностью взломают базу, даже если у каждого сотрудника будет отдельная страничка с паролем.

Крупные организации нашли выход для ограничения доступа к важной информации для посторонних лиц. Бумажные журналы для регистрации входящей документации ведутся в каждом из структурных подразделений. А в электронной форме хранятся распоряжения или приказы от руководства.

О графах журнала регистрации

В журнале регистрации входящих документов основными станут графы:

• С указанием на исполнителя.
• Содержательной части
• Корреспондентских данных
• Разновидности деловых бумаг
• Даты
• Регистрационного номера.

Регистрация требует присвоения номеров для всех входящих бумаг. Это надпись из цифр и букв.

Трёхчастная структура предпочтительна при заполнении:

1. Цифра с кодом структурных подразделений по штатному расписанию идёт вначале.
2. Второй символ изображает номер самого журнала.
3. Последним стоит порядковый номер по документу.

Для разделения цифр используют косую черту или тире.

В дате пишут день, месяц и год, когда деловая бумага поступила в организацию. Дата и регистрационные номера прописываются справа, в нижней части.

Корреспонденция входящего вида бывает внешней или внутренней.

К основным типам бумаг относят:

• Текст справок и распоряжений.
• Записки с объяснениями.
• Записки служебного вида
• Заявления, телеграммы
• Письма

Составителей документации называют корреспондентами. Не обойтись без указания полного наименования организации, инициалов и фамилий. Исполнители – это те, кого руководители назначают для решения вопроса, указанного в тексте.

Как составить отчет о среднесписочной численности работников по предприятию, вы можете узнать в материалах нашей новой публикации.

Что на счёт дополнительных граф?

• Исполнительной отметки.
• Резолюции

Внесение двух этих пунктов поможет контролировать решение значимых вопросов, обозначенных в тексте. Такие надписи относят к способам административного воздействия. С их помощью указывают фамилии исполнителей, конкретные поручения.

В журнале регистрации резолюцию прописывают полностью. Благодаря этой информации легче отследить, как выполняются поручения. По итогам ознакомления с документом и определённых действий ставят отметку. Не рекомендуется ставить слова «выполнено». В будущем из-за этого возникают неприятные ситуации.

Дата резолюции – ещё одно необходимое дополнение. Это помогает узнать, в какой именно день руководитель занимался рассмотрением документа. И эта дата может не совпадать с датой регистрации бумаги.

Это актуально в ситуациях, когда по какой-то причине решение проблемы затягивается. И вина за это лежит на руководителе, который вовремя не занялся рассмотрением.

Есть ещё графы, которые включаются по желанию руководителей:

1. Сколько листов входит в документ?
2. Каким способом деловая бумага была доставлена?
3. Что можно сказать в примечаниях?
4. В каком по номеру деле описан документ и его вопрос?

Образец журнала регистрации входящих документов:

Журнал регистрации входящей корреспонденции по предприятию.Образец журнала регистрации входящих документов ОАО Афиша.

Заполнение журнала: по каким правилам это делается?

Организация указывает название и дату на титуле перед тем, как приступить к работе. Дата окончания пишется в тот же самый момент, когда та или иная книга заполняется полностью.

Вторая и третья страница в журнале должны содержать сведения о лицах, на которых лежит ответственность за заполнение. Пишутся периоды работы, фамилии и имена, ставятся личные подписи.

Регистрация документов начинается с четвёртой страницы. Книга нумеруется до начала работы. Запрещено выдёргивать даже одну страницу. Хранится документ на протяжении 5 лет. Прошивка не обязательна, поскольку к документам полной отчётности журналы не относятся.

Основные принципы регистрации входящей корреспонденции

• В пределах одного года нумерация ставится только сквозная.
• Информация допускается только полная. Смысл документа теряется, если данные приводятся лишь сокращённо.
• Однократность. Через регистрацию проходят только один раз. В этот момент документам присваиваются уникальные номера.
• Соблюдение сроков. Регистрация проводится в тот же день, когда деловая бумага поступает в организацию. Срок увеличивается до 3 дней, но только в исключительных случаях.

Не знаете, как заполнить журнал регистрации входящих документов – скачать образец вы можете по следующей ссылке.

Формы регистрации

Документация, для которой регистрация не обязательна:

1. Материалы информационного характера.
2. Копии распоряжений государственных органов, постановлений и нормативной документации.
3. «Личные» пакеты с соответствующей пометкой
4. Журнальные, брошюрные бумаги и книги, другая печатная продукция.
5. Программные описания конференций, совещаний и семинаров, приглашения на мероприятия.
6. Телеграммы и письма с поздравлениями.
7. Письма с рекламным содержанием.
8. Информационно-справочная документация.

В какой срок необходимо зарегистрировать ООО в налоговой и каковы последствия несоблюдения сроков регистрации, вы можете прочесть, перейдя по ссылке.

О журнальной форме

Применяется, если первостепенное значение у учёта. Тогда регистрация проводится для документов с наибольшей ценностью. У каждой организации свои ценные бумаги, требующие этой процедуры. Журнальные системы актуальны для работы с документами ограниченного действия.

Это касается конфиденциальных данных. Форму журналов разрабатывают для каждого вида деловых бумаг. Дробность сведений о документе имеет разную степень.

При незначительном документообороте выбирают журнальные формы. Если объёмы увеличиваются – такая система обрастает рядом недостатков. Одновременное ведение всех документов доступно только одному человеку. Процесс регистрации отнимает слишком много времени, когда  информации становится слишком много.

Невозможно организовать контроль за исполнением важных решений.

Журнальная форма регистрации входящей документации.

Автоматизированная и карточная формы

С помощью карточной системы легко преодолевается ряд недостатков, указанных ранее. В картотеках сведения располагаются в любой удобной последовательности. Несколько человек занимаются работой одновременно. В самом учреждении отдельно устанавливают формы, по которым проводится заполнение карточек.

Автоматизированные процессы регистрации на компьютере становятся наиболее востребованным решением для современных предприятий. Регистрация ведётся на разных рабочих местах. Сведения о документах вносятся в единую базу данных.

Предприятия и номенклатура дел

Номенклатура дел – это перечень по делам, которые заводятся в организации. Указываются сроки хранения. Оформление проводится только в порядке, установленном законодательно.

Сюда входят дела относительно структурных подразделений. То же касается журналов регистрации. Только печатные издания и научно-технические документы – не одна из частей номенклатуры.

Секретарь-референт ответственен за её составление. Эта же функция возлагается на архивиста предприятия, ответственного за работу со всеми документами. Наименования структур подразделения служат разделами. Если их нет – используют обозначения направлений деятельности, должностей руководителей или специалистов.

Как изменить основной ОКВЭД ООО и какие документы для этого нужны – читайте в новой юридической статье.

Дополнительные правила

Телеграммы на предприятии принимаются под расписку. Это касается и входящей, и исходящей документации. Правила регистрации остаются такими же, что и у всех писем.

Руководство компании рассматривает телеграммы, при необходимости – решает обозначенные в них вопросы. Получатель применяет бланк или журнал для переноса текста телеграммы.

При поступлении писем в электронной форме они сразу заносятся в систему. Отдельная карточка с регистрационными данными заводится для каждого письма. С сопроводительным письмом к файлу присылаются оригиналы.

Допускается применение специального программного обеспечения для упрощения регистрационных процедур. Легко ставится на персональных компьютерах. В базе данных хранятся все карточки, в них и вносятся сведения в случае необходимости.

Содержание и внешний вид карточки бывают разными в программах, но суть остаётся одинаковой. Не доставляет хлопот самостоятельное изменение существующих реквизитов. Или же изменение внешнего вида.

Формы регистрации в электронном виде при желании легко распечатать на бумаге. Автоматизированные системы в эксплуатации удобнее, но никто не заставляет отказываться от бумажной формы ведения документов. Правила по оформлению документов рекомендуется закреплять в локальных нормативных актах.

Больше информации о том, как зарегистрировать входящий документ в электронном журнале на компьютере, содержится в следующем видео:

Не забудьте добавить «FBM.ru» в источники новостей

Журнал регистрации входящих документов

На какие вопросы отвечает представленный материал? Знакомьтесь ниже с информацией.

• Для чего может понадобиться книга для фиксирования образцов документов? Обязательно ли его использовать на предприятии?
• Какие бывают виды рассматриваемого документа? Чем они отличаются друг от друга?
• Какая предусмотрена форма при ведении журнала? Есть ли жёсткие границы?
• Бумажная, журнальная или карточная формы ведения документа. В чём отличия? На чём остановиться? Что лучше?
• Электронная форма ведения журнала. Удобно или нет? В чём преимущества? Есть ли недостатки?
• Какие колонки у книги для фиксирования образцов документов? Являются ли они обязательными?

Для чего может понадобиться книга для фиксирования образцов документов? Обязательно ли его использовать на предприятии?

У книги для фиксирования образцов документов нет стандартного вида. Каждый руководитель вправе установить ту форму, которую считает наиболее удобной. Этот инструмент не должен быть на предприятии в обязательном порядке.

Будет ли этот инструмент введён, решает руководитель предприятия. При этом он значительно облегчает труд многих людей. Его содержание определяется в каждой фирме по разному.

Связано это с тем, что у каждой компании своё направление, и свой внутренний распорядок. Его представляется возможным вести абсолютно в любой сфере деятельности.

Книга для фиксирования документов- образец

Формируется для внесения записей о формировании, поступлении, или убытии образцов документов, номерах и датах. Иногда вносится краткое описание документа.

В общем, в этот документ, представляется возможным внести любую необходимую информацию. Книга для фиксации нужна для учёта, упорядочивания, анализа информации об обороте бумаг.

Все бумаги, внесённые в него пронумерованы, что помогает в перспективе контролировать передвижение образцов документации, а так же, исполняет роль справочной системы для служащих.

Проще говоря, он способен существенно облегчить и ускорить рабочие процессы. Фиксировать необходимо все поступающие, убывающие, локальные образцы документов.

При этом не важно, что в них содержится, и каким образом они попали на предприятие, или убыли с предприятия. Всё заносится в этот документ.

Многие компании, для того, чтобы снизить трудозатраты, разрабатывают списки перечни образцов документов, которые нет необходимости заносить в журнал. Такие документы нет необходимости вносить в книгу.

Книгой, обычно, занимается делопроизводитель. Важно, что бы этим документом, занимался всегда один и тот же человек.

На предприятии допускается наличие нескольких книг для фиксации образцов документации с отличным содержимым. Содержимое таких журналов зависит от типов фиксируемых образцов документов, к примеру, общие и секретные образцы.

Соответственно, к книге с конфиденциальными бумагами, доступ ограничен. Можно помечать информацию цветом для классификации по группам образцов. Для этого используются специальные выделительные маркеры.

Какие бывают виды рассматриваемого документа? Чем они отличаются друг от друга?

• Книга регистрации входящих образцов документов.
• Книга регистрации исходящих образцов документов.
• Книга регистрации внутренних образцов документов.

Внутри каждой книги есть нумерация. Документы, которые имеют отношение только к предприятию, можно фиксировать локально, не выходя за рамки подразделений.

Какая предусмотрена форма при ведении журнала? Есть ли жёсткие границы?

Порядок оформления книги устанавливает руководитель. Представляется возможным выделить два варианта ведения. Речь идёт о бумажном варианте, и об электронном варианте.

Бумажная, журнальная или карточная формы ведения документа. В чём отличия? На чём остановиться? Что лучше?

Таблицу представляется возможным  начертить в простой тетради. Каждую колонку следует подписать. На то, что бы оформить тетрадь, понадобится некоторое количество времени.

Заниматься оформлением тетради должен грамотный специалист, потому что заполнение должно быть аккуратным, без исправлений. Все страницы непременно должны быть пронумерованы.

Названия и последовательность блоков должны быть одинаковыми от страницы к странице. Так же, представляется возможным приобрести книгу для фиксации, в магазине.

На прилавках можно найти различные варианты журналов под любые потребности. Книга наличествует в ом экземпляре. В связи с этим, его оформлением и наполнением всегда занимается один сотрудник.

В те дни, когда поступает много бумаг, необходимо быть особенно внимательным. Если речь идёт о карточках, то их могут формировать сразу несколько специалистов, потому что они копируются.

Электронная форма ведения журнала. Удобно или нет? В чём преимущества? Есть ли недостатки?

Будет сохраняться в электронном виде. Для формирования представляется возможным применить Wоrd или Ехсеl.

Форму можно создать единожды, а в перспективе просто копировать её. Не нужно быть продвинутым компьютерным специалистом.

В настоящее время представляется возможным найти много спецпрограмм для отслеживания оборотов бумаг, например 1С: Документооборот или МикроДок — Документооборот Неt.

Весьма комфортный вид регистрации при отслеживании в автоматическом режиме. Можно вносить данные по каждому образцу документа в выделенном блоке.

Процедура размещения данных становится быстрее потому что некоторые блоки заполняются в автоматическом режиме. Положительные стороны такого вида отслеживания:

• Мало ошибок.
• Быстрый поиск и комфортное чтение.
• Программа сама проверяет, насколько верно внесена новая информация.
• Информация о корреспондентах сохраняется один раз и не требует повторного ввода.

Какие колонки у книги для фиксирования образцов документов? Являются ли они обязательными?

1. Фактическая дата фиксирования.
2. Номер регистрации- номер по порядку, который был присвоен при фиксировании образца документа. Таким образом, можно сделать вывод, что оформлением журнала должен заведовать один сотрудник. Если бумаг много, требуется особая внимательность. Номер и дата фиксации размещаются на главном листе образца документа. В начале каждого года нумерация возобновляется сначала.
3. Тип образца документа: приказ, договор, докладная записка.
4. Корреспондент. Если прибыл образец документа, корреспондентом представляется учреждение, которое отправило бумагу, размещается вся информация об этом учреждении. Если образец документации отсылается, корреспондентом выступает тот человек, который его сформировал. Размещается его ФИO и подразделение, в котором был сформирован образец документа.
5. Дата образца документа переписывается с самого образца документа. Она такая же, как и дата формирования.
6. Номер образца документа соответствует нумерации внутренних образцов документов определенного типа.
7. Комментарии. Краткое описание содержания образца документа.
8. Количество страниц, к которым относятся и приложения. Это нужно для того, что бы не запутаться. Сам образец документа сортируют в тематическом порядке, и при необходимости сшивают. Вообще, условия, правила и помещение для хранения всех образцов документации, прописаны в инструктаже делопроизводителя. В каждой фирме свои правила, главным из которых является- сохранность бумаг.
9. Исполняющего в образец документа вписывает руководитель после того, как ознакомится. В связи с этим, при фиксации этот блок остаётся незаполненным, данные вписывают в процессе выполнения или по завершении. Рядом можно указать подразделение.
10. Информация о передаче в пользование. Не является обязательным блоком, но если будет наличествовать, делопроизводителю станет гораздо проще выполнять свои обязанности. Блок не заполняется, если образец документа находится в архиве. Сохраняет данные о просителе: ФИO, должность, подразделение. При электронном ведении документооборота посредством программного обеспечения, можно не только сохранить данные, но и ознакомиться с историей передвижения бумаг. При применении бумажной книги можно фиксировать такую информацию отдельно.
11. Промежуток выполнения. Блок формируется, если в фирме контролируют корреспонденцию, которая находится в исполнении. В такой ситуации не лишней будет отметка о завершении или нарушении сроков.
12. Номер дела, в котором размещён образец документа, заносят после завершения.

Кроме номера и даты, на образце документа можно фиксировать заметки с перенаправлением на иные образцы документов, к примеру, если поступивший представляется ответом на отосланный запрос.

Файлы с образцами документации, поступившие по электронной почте, распечатывают и фиксируют в последовательности, предусмотренной уставом.

Во многих компаниях хранятся не только данные об отправленной корреспонденции, но и сами образцы документов, перед тем, как отослать, их копируют и размещают в архив.

Одной из ключевых задач, ответственного за отслеживание документации специалиста, представляется отслеживание повторно приходящих копий, чтобы исключить дублирование данных.

Если первым образцом документа является распечатанная копия электронного письма, то поступившему после, оригиналу, присваивается тот же номер, информация в книгу не размещается, образец документа заменяется в архиве на оригинал.

Журнал регистрации документов образец

Ведем учет входящих и исходящих документов по правилам

В каждой, даже самой крошечной компании, как правило, — солидный поток документооборота: это входящие и исходящие, исполнительные и внутренние документы.

Журнал регистрации документов. Ведем учет входящих и исходящих документов по правилам.

В каждой, даже самой крошечной компании, как правило, — солидный поток документооборота: это входящие и исходящие, исполнительные и внутренние документы. Для того, чтобы ни один документ не потерялся и каждый дошел до адресата, есть определенные правила регистрации всей корреспонденции организации, для чего и применяется журнал регистрации документов.

Чаще всего документы, подписанные руководителем, вносит в журнал секретарь-делопроизводитель, бухгалтерские документы, внутренние документы, договора, приказы по личному составу проходят регистрацию в том отделе\\подразделении, где они подготовлены. Все они заносятся в специальный журнал регистрации. Конечно, очень удобно, когда на предприятии действует единая система электронного документооборота: в ней можно быстро найти нужный документ, кроме того, в ней могут работать сразу много пользователей из разных подразделений. Но возможно вести журнал регистрации и вручную, а также в ворде или экселе.

Одно из важных требований для правильного документооборота заключается в том, что документ вписывается в журнал можно только после подписания ответственным лицом. Это делается для того, чтобы в учете не было «мертвых душ» — документов, которые зарегистрировали, но так и не подписали. Еще отметим, что каждый год нумерация в журнале начинается заново.

Документы разных видов удобней регистрировать в разных категориях. Например, наиболее широко в журнале регистрации документов распространены следующие категории: деловые письма (исходящие и входящие), распоряжения, служебные записки, приказы.

Перед внесением документа в журнал регистрации на бланке нужно обязательно прописать номер, присвоенный при его регистрации, и дату. Обратите внимание: даже если у письма несколько адресатов (например, в рамках одного подразделения), зарегистрировать его нужно только один раз.
У журналов регистрации документов нет установленных жестких форм. Но чаще всего используется примерно вид журнала.

Журнал регистрации исходящих документов содержит следующие графы:номер,дату,адресат,краткое содержание,исполнитель ,№ дела, где находится документ,отметка об исполнении.

Журнал регистрации входящих документов содержит следующие графы:номер,дата,корреспондент,исходящий номер,исходящая дата,краткое содержание,роспись в получении

Ряд компаний делят весь поток поступающих и отправляемых писем на несколько групп (например, письма от поставщиков, письма от покупателей, письма по конкретным филиалам и т.п.).

Комментарии для сайта Cackle

Устранение проблемных входящих документов

Напомним, что все проблемные документы попадают в реестр проблемных входящих документов. Для перехода в этот реестр выполните «Главное меню/ Электронная отчетность/ Проблемные входящие документы«.

Если документ оказался в этом реестре, он фактически не получен. Автоматическая обработка соответствующего отчёта налогоплательщика в этом случае останавливается. Чтобы её возобновить, необходимо устранить проблему для каждого документа. Описание ошибок и методы их устранения приводятся чуть ниже по тексту.

Основная информация о проблемном документе указана в столбцах реестра.

Рис. 15-18 – Просмотр проблемных документов в реестре

Если отправителя документа удалось определить, его название отображается в столбце «Отправитель«. Если отправителя определить не удалось, этот столбец остается пустым. В этом случае установить отправителя можно по электронному адресу, который отображается в столбце «Информация«.

В столбце «Примечание»  указано описание ошибки, возникшей при получении документа.

Электронные адреса отправителей

Если отправителем документа является налоговая инспекция, в поле «Информация» отображается электронный адрес данной налоговой инспекции на сервере соответствующего спецоператора связи.

В системе электронной отчётности спецоператора связи «Компания «Тензор» электронные адреса налоговых инспекций формируются по следующему шаблону: <tRRNNPP>@nalog.tensor.ru, где RRNN – код инспекции, PP – порядковый номер ключа. Например, [email protected] – электронный адрес ИФНС с кодом 7602.

Если отправителем письма является спецоператор связи (т.е. не получено подтверждение или служебное письмо спецоператора), то в поле «Информация» отображается электронный адрес спецоператора связи.

Электронный адрес спецоператора связи «Компания «Тензор» – [email protected].

Документ с ошибкой

Открыв (<Enter>) документ с ошибкой из реестра, можно получить более детальную информацию о проблеме:

Рис. 15-19 – Фрагмент просмотра проблемного документа

На закладке «Содержание» можно просмотреть заголовок документа.

На закладке «Информация» дана информация по параметрам входящего документа:

•  «Имя файла» – имя файла, который содержится в письме. Имена файлов ответов получателя и спецоператора связи формируются системой автоматически и имеют стандартный формат. Например, имя файла протокола проверки из ИФНС имеет формат: <Имя файла отчетности>.log. Имя файла подтверждения спецоператора связи – confjrm.html.

Если это поле оставлено пустым, это означает, что данный документ не является документом системы «СБиС++ Электронная отчетность» (было отправлено с использованием другой почтовой системы).

•  «Идентификатор документа» – электронный адрес отправителя и идентификатор исходящего документа-основания, в документооборот по которому входит неполученный документ.

•  «Сертификат подписи (верхней)» – если при получении письма документ из письма удалось расшифровать, в этом поле отображаются реквизиты и серийный номер ключа подписи, который был использован на стороне отправителя при отправке письма. Если расшифровать письмо не удалось, это поле остается пустым.

•  «Сертификат шифрования» – если при получении документа удалось определить отправителя, в этом поле отображаются реквизиты и серийный номер сертификата, который был использован на стороне отправителя при шифровании документа. Если отправителя определить не удалось, это поле остается пустым.

•  «Примечание» – описание возникшей ошибки.

Перечень проблем и методы их устранения

Проблема (поле «Примечание»)	Решение
Специализированный оператор связи, подписавший подтверждение, не найден в справочнике организаций!	Сертификат оператора, указанный во входящем документе не соответствует сертификату, указанному в карточке оператора. Сообщите об этом вашему спецоператору связи, он примет действия для устранения проблемы и возобновления обработки отчётности.
Не зашифрован или зашифрован неизвестным алгоритмом.   Неизвестный тип письма!	Документ был отправлен без использования СКЗИ или при его шифровании использовалась иная, нежели КриптоПро CSP, криптографическая система. Обо всех случаях получения документов, не являющихся документами системы «СБиС++ Электронная отчетность», сообщайте специализированному оператору связи системы.
Неверная очерёдность сообщений!	Ошибка возникает, когда от получателя отчётности повторно приходит ответ, который уже был успешно получен. Например, повторно приходит подтверждение спецоператора связи. При появлении такой ошибки ничего предпринимать не нужно.
Неверная тема письма!	Ошибка возникает, когда приходит ответ на документ с отчётностью, который был удален из реестра исходящих документов до завершения его автоматической обработки. При появлении такой ошибки ничего предпринимать не нужно.

После исправления ошибки необходимо повторно принять документ, для этого на проблемном документе в контекстном меню реестра выберите команду «Перепринять письмо«.

Управление делопроизводством, документацией и корреспонденцией

В каждой компании ежедневно обрабатываются потоки входящей и исходящей корреспонденции, создаются внутренние документы: приказы, распоряжения, протоколы, служебные записки и т.д. При этом документы поступают в электронном и в бумажном виде. Если процедурам делопроизводства не уделять достаточно внимания, то документы могут теряться, а согласование, подписание и исполнение решений затягиваться.

Обработка и регистрация документов

Входящие документы поступают в организацию разными способами: по почте, с курьером, через сервисы обмена. После занесения в систему документ регистрируется за пару кликов:

При регистрации журнал регистрации, дата и номер присваиваются автоматически

Cистема позволяет изменить или зарезервировать номер регистрации документа, заполнить пропущенные номера в журнале регистрации. Регистрационный номер может включать в себя код подразделения, индекс журнала и другие реквизиты.

После регистрации данные в карточке документа блокируются от дальнейших изменений. Никто не сможет случайно или намеренно их изменить.

Рассмотрение входящей корреспонденции

После регистрации входящего документа создается задание руководителю на рассмотрение, в котором он:

• выносит резолюцию;
• принимает документ к сведению, если тот носит ознакомительный характер и не требует выполнения работ;
• создает поручения и отправляет на исполнение;
• переадресует задание другому сотруднику.

Вынесение резолюции руководителем

Помощнику руководителя Directum RX также позволяет создавать проект резолюции — предварительный вариант решения по входящему документу, и отправлять его на утверждение. А руководителю при рассмотрении не нужно будет открывать каждое поручение: в задании сразу отображается полная информация о проекте резолюции.

Руководителю достаточно нажать кнопку «Утвердить проект резолюции» и поручения автоматически отправятся на исполнение

Исполнение поручений

Механизм поручений позволяет выдавать задания сотрудникам, контролировать ход исполнения и проверять сделанные работы.

Задание на исполнение поручения

Исполнитель поручения может создать подчиненное поручение, чтобы передать часть работ другому сотруднику. А если работы не выполнены в срок по веским причинам, то запросить продление срока.

Если поручение на контроле, то после выполнения работ контролеру придет задание на приемку. Когда контроль не нужен, система отправит автору поручения уведомление о завершении работ.

Сотрудник может полностью делегировать поручение коллеге. Для этого нужно просто установить флажок при создании подчиненного поручения.

Автовыполнение поручений

На любом этапе исполнения поручения можно легко заменить контролера, исполнителя или соисполнителей. Например, это может потребоваться, когда их указали ошибочно, а также при увольнении или переводе одного из сотрудников. В карточке поручения есть кнопка Скорректировать:

При нажатии на кнопку появляется диалог для замены и удаления участников:

Для мониторинга работ по поручениям система также предоставляет удобные инструменты:

• список для поиска поручений по заданным параметрам через панель фильтрации;
• закладка «Поручение» для контроля работ по определенному поручению.
• отчет для контроля сроков исполнения поручений за определенный период.

Список «Поручения»

Закладка «Поручение»

Отчет «Контроль сроков исполнения поручений»

Отправка писем корреспондентам

Для создания документов в системе есть шаблоны, в которые данные подставляются автоматически. Это сокращает время на подготовку документов.

Кроме исходящих писем для одного корреспондента есть возможность создавать письма, адресованные нескольким получателям. Аналогично можно работать и с входящими письмами, если они поступают сразу нескольким специалистам организации. Все адресаты указываются прямо в карточке документа:

Письма, адресованные определенному сотруднику, можно найти по параметру фильтрации «Адресат».

Фильтр по адресату

Список адресатов можно сохранять, чтобы использовать повторно. А также есть возможность распечатать лист рассылки письма— документ с перечнем адресатов и их адресов. Составлять его вручную уже не придется, все данные заполняются автоматически:

Благодаря интеграции с сервисами обмена документ отправляется корреспонденту в один клик прямо из Directum RX. Это позволяет организовать прозрачное согласование электронных юридически значимых документов, сократить время на обработку и доставку, контролировать их возврат.

Если же отправляются бумажные документы, то доступны печать конвертов и подготовка реестра почтовых отправлений. Данные об отправителе и получателе в них заполняются автоматически.

Работа с внутренними документами

Для отправки документа на согласование и подписание достаточно выбрать готовое правило и стартовать процесс. Система сама определит участников и отправит им задания. После согласования документ подписывается руководителем или его заместителем. При этом оформить доверенность на подписание документов для заместителя можно прямо в Directum RX.

Законодательство обязывает работодателей знакомить сотрудников с организационно-распорядительными документами. Поэтому после подписания из карточки приказа, распоряжения или постановления доступна отправка на ознакомление сотрудникам под личную подпись или в электронном виде. Кроме этого система позволяет:

• быстро формировать бланк сотрудникам под подпись — составлять список вручную уже не придется;
• сохранять список сотрудников, которым отправлены документы, для повторного использования;
• контролировать ознакомление с документом по переписке в задаче или из отчета.

Выдача оригиналов и копий бумажных документов

Directum RX позволяет отслеживать текущее местонахождение бумажных документов в организации и обеспечивает их возврат. Для этого в карточке на закладке «Выдача» ответственный за хранение оригиналов документов делает отметку.

За 1 рабочий день до срока возврата документа сотруднику придет задание. Так система напомнит, что нужно вернуть документ.

После возврата ответственному за хранение документов придет задание на контроль. Как только задание будет выполнено, система сама сделает отметку о возврате документа. Документы не потеряются и всегда будут возвращены вовремя.

Автоматизируйте делопроизводство с Directum RX

Directum RX упрощает ежедневную работу с документацией:

• сводит риск потери документов к минимуму;
• сокращает время на обработку и регистрацию входящих документов, а также на подготовку и согласование исходящих и внутренних документов;
• повышает исполнительскую дисциплину сотрудников за счет контроля своевременности исполнения поручений;
• ускоряет поиск местонахождения бумажных документов.

Типовая конфигурация системы TESSA

Общая информация

Типовое решение представляет собой готовую базовую конфигурацию объектов, настроек и программных расширений на платформе TESSA. Все настройки и программные расширения типового решения доступны для просмотра и модификации.

Типовое решение включает в себя следующие основные функциональные блоки:

• Электронная канцелярия (регистрация документов)
• Работа с задачами (назначение и контроль исполнения)
• Универсальный процесс согласования документов с графической визуализацией.

В рамках перечисленных функциональных блоков в типовой конфигурации настроены все необходимые компоненты системы: карточки, представления, нумераторы, поиски и отчеты. Для упрощенного управления компонентами типового решения настроены дополнительные элементы администрирования. Типовое решение может использоваться как в готовом виде, так и служить основой для других решений.

Регистрация документов

В типовой конфигурации настроены следующие возможности по регистрации документов.

Регистрация входящих документов

В системе настроена базовая карточка входящего документа со сквозной нумерацией, представление и реестр входящей документации.

Пример карточки входящего документа:

Реестр входящих:

Регистрация исходящих документов

В системе настроена базовая карточка исходящего документа со сквозной нумерацией, представление и реестр исходящей документации. Предусмотрена связь входящего документа с ответным исходящим документом.

Пример карточки исходящего документа: 

Реестр исходящих:

Регистрация внутренних документов

В системе настроена базовая карточка внутреннего документа со сквозной нумерацией, представление и реестр внутренней документации.

Регистрация договоров

В системе настроена базовая карточка договора со сквозной нумерацией, представление и реестр договоров.

В типовом решении настроена возможность управления внешними документами в разрезе контрагентов. В объединенном представлении при выборе контрагента в связанных реестрах отображаются списки входящих, исходящих и договорных документов.

Ниже приведен пример:

Для базовых карточек входящих, исходящих, внутренних документов и договоров настроена система поиска по комбинации различных параметров

Пример вызова диалога поиска для входящих документов:

Результат поиска всегда содержит подсказку по критериям поиска:

Дополнительные атрибуты поиска могут быть легко настроены с помощью средств администрирования TESSA 

Задачи

В части управления задачами и поручениями в типовой конфигурации настроены следующие возможности:

Создание задачи по любому виду документа

В карточке документа любого из перечисленных выше типов есть возможность создать одну или несколько задач.

Задачи создаются в контексте карточки какого-либо документа, однако задача — это отдельная карточка, к которой могут быть приложены дополнительные файлы и по которой можно смотреть историю исполнения.

Задача содержит следующие параметры:

• исполнитель (сотрудник/роль)
• срок выполнения
• текст задания

Создание дочерних задач из родительской задачи

Исполнитель задачи имеет возможность создать одну или несколько подзадач/дочерних задач. Количество уровней задач не ограничивается.

Возможность отзыва подзадач при завершении родительской (возможность управляется настройкой)

При завершении задачи все незавершенные подзадачи могут быть автоматически отозваны.

Просмотр иерархии задач в карточке документа (функция доступна при наличии лицензии на графический визуализатор процессов)

Уведомление о назначении задачи приходит исполнителю по электронной почте, при этом в карточку документа с заданием можно попасть по ссылке из письма

Ниже приведен пример карточки входящего документ с назначенным заданием:

Универсальный процесс согласования

В типовом решении настроен универсальный процесс согласования, который может быть применен к карточке любого из настроенных видов документа. Возможность использования согласования с типом того или иного документа определяется в карточке настроек процесса. Универсальный процесс согласования в типовом решении предоставляет следующие возможности:

Возможность создавать маршрут любой сложности при помощи смешивания различных этапов согласования 

Универсальный процесс согласования обеспечивает возможность определения последовательности этапов согласования документа, при этом каждый этап может включать несколько согласующих сотрудников/ролей.

Ниже приведен пример настройки смешанного маршрута согласования договора:

Параллельные и последовательные этапы согласования

Внутри каждого этапа согласование может выполняться как последовательно, так и параллельно. Сами этапы выполняются последовательно.

Для этапов согласования в типовом решении определены следующие настройки

• Возможность возврата согласуемого документа на редактирование/доработку по завершении этапа. При включении данной функции система вернет документ на доработку инициатору вне зависимости от того был ли согласован документ на данном этапе или нет.
• Возможность возврата согласуемого документа на редактирование/доработку при несогласовании на последовательном этапе. При включении данной функции система вернет документ на доработку инициатору как только один из последовательно согласующих сотрудников вынесет отрицательное решение по согласованию документа.
• Возможность возврата согласуемого документа на редактирование/доработку при несогласовании на параллельном этапе (после завершения этапа). При включении данной функции система вернет документ на доработку инициатору как только этап параллельного согласования будет завершен, при условии, что хотя бы один из параллельно согласующих сотрудников вынес отрицательное решение по согласованию документа.
• Выдавать права согласующим на редактирование файлов — в процессе согласования сотрудники могут вносить правки в приложенные файлы.
• Выдавать права согласующим на редактирование карточки — в процессе согласования сотрудники могут редактировать поля карточки.

Согласующие имеют возможность согласовать/не согласовать документ с указанием комментария

Ниже приведен пример несогласования документа с комментарием: 

Согласующие могут редактировать файлы, авторами которых они являются, а также файлы, авторами которых является согласующий, которого они замещают.

Согласующие сотрудники могут создавать копию любого файла, приложенного к карточке согласуемого документа для внесения изменений. Данную функцию особенно удобно использовать для работы с файлами Microsoft Word.

 

Для документов формата Microsoft Word (*.docx) Инициатору предоставляется возможность автоматической консолидации различных версий документов с подсветкой замечаний различных согласующих разными цветами. 

Выделение файлов для сравнения (для 2-х файлов)/консолидации (для 3-х и более файлов): 

Автоматическое объединение правок в MS Word: 

Согласующие имеют возможность запрашивать комментарий у любого сотрудника

В рамках выполнения задания на согласование документа согласующий сотрудник может запросить любое количество комментариев у других сотрудников. Комментарии отображаются в задании согласующего в виде таблицы, в ней можно увидеть, ответил ли комментатор, а также текст ответа, что удобно использовать для большого количества комментариев.

Автору вопроса приходит уведомление на почту, когда дан комментарий

При ответе на вопрос автор вопроса получает уведомление по электронной почте, содержащее информацию о времени ответа, ссылку на карточку и текст данного комментария.

Комментатор имеет возможность дать свой комментарий и/или приложить файлы в карточке

Комментаторы могут редактировать файлы, авторами которых они являются, а также файлы, авторами которых является согласант, которого они замещают

Возможность редактирования маршрута во время работы согласования

По ходу процесса согласования система предоставляет возможность корректировки маршрута согласования в части незавершенных и не активных в данный момент этапов.

Настраиваемый доступ к данным и файлам карточки для согласующих сотрудников

С помощью карточки настроек доступа можно определить полномочия участников согласования в части доступа к полям и файлам карточки.

Возможность возврата на редактирование на этапе согласования

Возможность отзыва документа в проект

Инициатор согласования (или другой сотрудник, при наличии определенных прав) имеет возможность отозвать документ с согласования. При этом все активные задания отзываются, а документ возвращается на редактирование Инициатору.

Возможность отмены документа

На этапе редактирования/доработки Инициатором есть возможность снять документ с согласования. Статус документа устанавливается в «отменен»

Возможность запуска согласования после отмены

Отмененный документ можно снова запустить на согласование

Настраиваемые права на создание карточки, запуск согласования, возврат на редактирование, отзыв согласования, отмену согласования — с возможностью использования контекстных ролей (напр. Инициатор, Руководитель Инициатора, Создатель карточки и т.п.)

Подробная история согласования документа в листе согласования, приложенном к карточке

В любой момент есть возможность посмотреть полную историю согласования документа — история формируется в виде html-файла, приложенного к карточке согласуемого документа.

 

В системе есть возможность настроить прямой или обратный порядок отображения этапов и циклов согласования:

Визуализация (графическая карта) актуального состояния бизнес-процесса согласования в графическом виде (функция доступна при наличии лицензии на графический визуализатор процессов)

Универсальный процесс согласования в любой момент времени может быть отображен в виде наглядной графической схемы этапов процесса с подсветкой блоков. При наведении курсора мыши на блок появляется подсказка с дополнительными комментариями о статусе исполнения данного блока.

Пример визуализации процесса приведен ниже:

 

Отчеты и уведомления

Просмотр истории заданий процесса согласования, сгруппированных по циклам согласования

Типовое решение предоставляет возможность просмотреть историю заданий процесса согласования, сгруппированных по циклам согласования.

История запросов комментариев группируется по родительским заданиям, в рамках исполнения которых были запрошены комментарии.

Почтовые уведомления при отправке любых заданий, запросе комментария, ответе на запрос комментария.

Все почтовые уведомления содержат ссылки для быстрого открытия карточек из почтового клиента. 

Представление «Мои задания» — реестр заданий текущего сотрудника, который можно раскрывать и просматривать по различным связанным критериям в любом порядке и любой вложенности

Доступны следующие критерии просмотра представления:

• По сроку
• По типу документа
• По типу задания
• По роли
• По замещению
• По подразделению автора
• По состоянию

Пример реестра «Мои задания»:

 

Пример раскрытия представления «Мои задания» по критериям состояние > тип задания > срок задания: 

Представление «Задания от меня» с возможностью просмотреть задания по различным связанным критериям, которые можно группировать между собой в любом порядке и любой вложенности

Доступны следующие критерии просмотра представления:

• По сроку
• По типу документа
• По типу задания
• По состоянию задания

Пример реестра «Задания от меня»:

 

Пример раскрытия по цепочке «По сроку задания» > «По типу задания»:

Отчет по текущим заданиям, предоставляющий различную информацию о текущих заданиях в системе со следующими возможностями:

• Показывает количество новых, в работе, просроченных заданий с группировкой по подразделениям
• Показывает количество новых, в работе, просроченных заданий с группировкой по сотрудникам
• Показывает степень просроченности
• При выборе подразделения показывает статистику по сотрудникам
• При выборе сотрудника показывает список его заданий
• Позволяет фильтровать отчет по различным параметрам:
  
  • По набору диапазонов дат
  • По набору типов документов
  • По набору типов заданий
  • По ролям
  • По подразделениям
  • По сотрудникам
• Учитывает замещение
• Позволяет управлять возможностью просмотра отчета

Пример отчета по текущим заданиям:

Отчет по исторической активности, представляющий статистику по завершенным заданиям со следующими возможностями:

• Показывает количество завершенных, просроченных заданий с группировкой по подразделениям
• Показывает количество завершенных, просроченных заданий с группировкой по сотрудникам
• Показывает степень опоздания выполнения
• При выборе подразделения показывает статистику по сотрудникам
• При выборе сотрудника показывает список его заданий
• Позволяет фильтровать отчет по различным параметрам:
  • По набору диапазонов дат
  • По набору типов документов
  • По набору типов заданий
  • По ролям
  • По подразделениям
  • По сотрудникам
• Учитывает замещение
• Позволяет управлять возможностью просмотра отчета

Пример отчета по завершенным заданиям:

 

Средства настройки и администрирования типового решения

Для большей гибкости, а также с целью удобства и простоты управления элементами типового решения в состав решения были включены несколько системных карточек с настройками:

Карточка настроек типа документа

Данная настройка определяет правила нумерации документа, возможность использования универсального процесса согласования с этим типом документа, а также возможность ручной регистрации документов данного типа.

Пример карточки настройки типа документа:

Настройка доступа по ролям/контекстным ролям на различные операции с карточкой, связанной с процессом согласования

В решении присутствует служебная карточка настроек доступа, с помощью которой можно определить параметры доступа к данным и операциям с карточкой согласуемого документа.

Доступ определяется для любых ролей, в т.ч. контекстных. Доступ разделяется для данных карточки, файлов и маршрута.

Доступ может быть разный для разных этапов согласования, а также для утвержденной карточки.

Настройка доступа на просмотр отчетов

В типовом решении настроена специальная служебная карточка, которая определяет соответствие ролей смотрящих и предоставляющих для просмотра отчеты.

Ниже приведен пример карточки настройки прав на просмотр отчетов:

 

Готовая базовая конфигурация объектов, настроек и программных расширений на платформе TESSA

• Входит в стандартную поставку платформы
• Может использоваться как в готовом виде, так и в качестве основы для других решений
• Полностью открыта для изучения, модификации и доработки, (в т.ч. на уровне программного кода расширений)

Регистрация документов

• Преднастроенные справочники сотрудников и контрагентов
• Карточки базовых типов документов (входящие, исходящие,внутренние, договорные, прочие) с возможностью простого и быстрого расширения
• Реестры для основных документов (в т.ч. связанные входящие-исходящие, контрагенты-договоры и т.д.)
• Подсветка степени нарушения срока заданий

Управление поручениями

• Назначение поручений по любым видам документов
• Различные типы поручений
• Групповые и индивидуальные поручения
• Назначение ответственного исполнителя
• Делегирование и создание дочерних резолюций
• Графическое дерево процесса исполнения поручений
• Контроль исполнения поручений

Согласование документов

• Универсальный параллельно-последовательный процесс согласования документов
• Возможность автоматического и ручного определения маршрута
• Лист согласования и история согласования
• Графическая визуализация хода согласования
• Запрос комментариев по ходу согласования
• Сравнение и консолидация документов в Microsoft Word
• Автозавершение заданий на согласование

Отчеты и уведомления

• Почтовые уведомления по различным событиям с веб-ссылкой на карточку
• Уведомления со списком назначенных задач
• Сводные интерактивные статистические отчеты по исполнению заданий

Дополнительные средства быстрой настройки

• Управление типами документов
• Управление нумерацией (проектная и итоговая)
• Многокритериальное управление доступом

Работа с входящими документами — приложение Dynamics NAV

• 13.10.2021
• 2 минуты на чтение

В этой статье

Некоторые бизнес-операции не записываются в Dynamics NAV с самого начала. Вместо этого внешний деловой документ поступает в вашу компанию в виде вложения электронной почты или бумажной копии, которую вы сканируете в файл.Это типично для покупок, когда такие входящие файлы документов представляют собой квитанции об оплате расходов или небольших покупок.

Из файлов PDF или файлов изображений, представляющих входящие документы, вы можете настроить внешнюю службу OCR (оптическое распознавание символов) для создания электронных документов, которые затем можно преобразовать в записи документов внутри Dynamics NAV.

В окне Входящие документы вы можете использовать различные функции для просмотра квитанций о расходах, управления задачами OCR и преобразования файлов входящих документов вручную или автоматически в соответствующие документы или строки журнала.Внешние файлы могут быть прикреплены на любом этапе процесса, в том числе к разнесенным документам и к результирующим записям поставщика, клиента и главной книги.

Процесс входящего документа может состоять из следующих основных действий:

• Запишите внешние документы внутри Dynamics NAV, создав строки в окне Входящие документы одним из следующих способов:
  • Вручную, используя простые функции на ПК или с мобильного устройства, одним из следующих способов:
    • Используйте кнопку Создать из файла , а затем заполните соответствующие поля в окне Входящий документ .Файл прикрепляется автоматически.
    • Используйте кнопку Новый , а затем заполните соответствующие поля в окне Входящий документ и вручную прикрепите связанный файл.
    • На планшете или телефоне используйте кнопку Create from Camera , чтобы создать новую запись входящего документа, а затем, например, отправить изображение в службу OCR.
  • Автоматически, получая документ из службы OCR в виде электронного документа после того, как вы отправили по электронной почте соответствующий PDF-файл или файл изображения в службу OCR.Экспресс-вкладка Финансовая информация автоматически заполняется в окне Входящий документ .
• Используйте службу OCR для преобразования файлов PDF или изображений в электронные документы, которые можно преобразовать в записи документов в Dynamics NAV.
• Создавайте новые документы или строки общего журнала для записей входящих документов, вводя информацию по мере ее чтения из файлов входящих документов.
• Прикрепляйте файлы входящих документов к документам покупки и продажи любого статуса, в том числе к записям поставщика, клиента и главной книги, которые возникают в результате разноски.
• Просмотрите записи входящих документов и их вложения из любого документа или записи купли-продажи или найдите все записи главной книги без записей входящих документов в окне План счетов .

до	См.
Настройте функцию «Входящие документы» и настройте службу OCR.	Как: настроить входящие документы
Создавайте записи входящих документов, прикрепляйте файлы, используйте OCR для преобразования файлов PDF в электронные документы, конвертируйте электронные документы в записи документов, проверяйте записи входящих документов из учтенных документов продаж и закупок.	Обработка входящих документов

См. Также

Dynamics 365 Business Central
Закупки
Работа с Dynamics NAV

Как создать записи входящих документов

Чтобы создать документ или строку журнала в Microsoft Dynamics NAV из входящего документа, необходимо сначала создать запись входящего документа.

Вы можете создать запись входящего документа в окне Входящие документы одним из следующих способов:

• Вручную, используя простые функции в окне Входящие документы , либо с ПК, либо с мобильного устройства, одним из следующих способов:
  
  • Используйте кнопку Create from File , а затем заполните соответствующие поля в окне Incoming Document .Файл прикрепляется автоматически.
    Это описано в следующей процедуре.
    
  • Используйте кнопку Новый , а затем заполните соответствующие поля в окне Входящий документ и прикрепите связанный файл.
    Это описано в следующих процедурах.
    
  • На планшете или телефоне используйте кнопку Create from Camera , чтобы создать новую запись входящего документа, а затем, например, отправить изображение в службу OCR.Дополнительные сведения см. В разделе «Как создать записи входящих документов с помощью фотографии».
    
• Автоматически, используя функции автоматизации, которые помещают электронные документы в новые или существующие записи входящих документов одним из следующих способов:
  
  • Получите документ из службы OCR в виде электронного документа после отправки по электронной почте связанного PDF-файла или файла изображения в службу OCR. Экспресс-вкладка Финансовая информация автоматически заполняется в окне Входящий документ .Дополнительные сведения см. В разделе Практическое руководство. Использование оптического распознавания текста для преобразования файлов PDF и изображений в электронные документы.
    
  • Получите документ от торгового партнера в электронном виде через службу обмена документами. Экспресс-вкладка Финансовая информация автоматически заполняется в окне Входящий документ . Для получения дополнительной информации см. Как получать и конвертировать электронные документы.
    

Следующие процедуры показывают, как создать запись входящего документа вручную, либо сначала выбрав файл для прикрепления, либо прикрепив файл позже.

Примечание
Большинство полей в окне Входящий документ заполняются автоматически. Все поля на экспресс-вкладке Финансовая информация заполняются автоматически, если запись входящего документа основана на электронном документе.

Чтобы создать запись входящего документа вручную

1. В поле Поиск введите Входящие документы , а затем выберите связанную ссылку.

2. На вкладке Home в группе New выберите Create from File . В окне Вставить файл выберите файл, а затем выберите Открыть .

3. Либо на вкладке Home в группе New выберите New . Затем вы должны будете прикрепить файл позже. См. Раздел Чтобы прикрепить файл к записи входящего документа.

4. В окне Входящий документ заполните поля на экспресс-вкладке Общие , как описано в следующей таблице.

   Поле	Описание
   Описание	Введите описание входящего документа. Имя прикрепленного файла вставляется по умолчанию.
   Ссылка на документ	Это поле необязательно. Укажите расположение файла, представляющего входящий документ. Это необязательно.
   OCR Service Doc. Код шаблона	Это поле актуально, только если вы используете OCR. Укажите код шаблона документа, который должен использовать поставщик услуг OCR при преобразовании связанного файла PDF или изображения в электронный документ. Дополнительные сведения см. В разделе Практическое руководство. Использование оптического распознавания текста для преобразования файлов PDF и изображений в электронные документы. Примечание Чтобы просмотреть все новые шаблоны документов, поддерживаемые службой OCR, нажмите кнопку Обновить список шаблонов документов в окне Настройка службы OCR .
   Тип обмена данными	Укажите определение обмена данными, которое будет использоваться для преобразования входящего документа в документ, например счет-фактуру покупки.Для получения дополнительной информации см. Обмен данными.

   Остальные поля заполняются автоматически.

Чтобы прикрепить файл к записи входящего документа

1. В поле Search введите Incoming Documents , а затем выберите связанную ссылку.

2. Выберите строку для записи входящего документа, к которой вы хотите прикрепить файл, а затем на вкладке Действия в группе Процесс выберите Прикрепить файл .

3. Либо откройте окно Входящий документ , а затем на вкладке Действия в группе Общие выберите Прикрепить файл .

4. В окне Вставить файл выберите файл, представляющий рассматриваемый входящий документ, а затем нажмите кнопку Открыть .

Теперь можно приступить к созданию записей документов в Microsoft Dynamics NAV вручную или автоматически.Вы также можете связать новую запись входящего документа с существующим проведенным или неучтенным документом, чтобы к исходному файлу было легко получить доступ из Microsoft Dynamics NAV. Для получения дополнительной информации см. Использование входящих документов.

См. Также

Входящий документ% 20 — определение английского языка, грамматика, произношение, синонимы и примеры

Программы этого типа ориентированы на профессии в стране, спрос на которые наиболее высок, и на лиц, большинство из которых имеют как низкий уровень образования, так и низкие доходы .

UN-2

(7) В целях содействия устойчивому и инклюзивному росту, инвестициям и занятости и тем самым содействия повышению благосостояния, более справедливому распределению доходов и большей экономической, социальной и территориальной сплоченности в Союзе, Фонд InvestEU должен поддерживать инвестиции в материальные и нематериальные активы, в том числе в культурное наследие.

не задано

Пожалуйста, обратитесь к ответу на вопрос № для получения информации о низком доходе , сокращенном на (базовое значение) до налогообложения.

MultiUn

Комментарии относятся к двум схемам субсидирования: схема налогообложения валового дохода (раздел 24 Закона об особых экономических зонах, SEZA) и освобождение от импортных пошлин на машины, сырье, материалы и запасные части (разделы 4 (c) и 23 СЭЗА).

ЕврЛекс-2

1. «фонды» означают финансовые активы и экономические выгоды любого рода, включая, помимо прочего, наличные деньги, чеки, требования о деньгах, векселя, денежные переводы и другие платежные инструменты; депозиты в финансовых учреждениях или других организациях, остатки на счетах, долги и долговые обязательства; публичные и частные ценные бумаги и долговые инструменты, включая акции и акции, сертификаты ценных бумаг, облигации, векселя, варранты, долговые обязательства, контракты с производными финансовыми инструментами; проценты, дивиденды или другой доход или их стоимость, возникающая из активов; кредит, право зачета, гарантии, гарантии исполнения или другие финансовые обязательства; аккредитивы, коносаменты, векселя продажи; документы, подтверждающие заинтересованность в средствах или финансовых ресурсах, а также в любом другом инструменте экспортного финансирования;

ЕврЛекс-2

Кроме того, мы должны сократить или отменить европейскую помощь тем странам, которые отказываются сокращать военные расходы и продолжают тратить более 1% своего годового дохода на вооружение и армию.

Europarl8

Как правило, кредиторы не одобряют отрицательный денежный поток, но некоторые допускают его, если заемщик имеет высокий доход за пределами .

WikiMatrix

Программа пожилых людей обеспечивает минимальный ежемесячный доход для пожилых людей из Британской Колумбии, которые получают федеральную пенсию по старости и гарантированную надбавку к доходу или федеральное пособие на супруга.

UN-2

Также постановляет ассигновать сумму в 11 932 100 долл. США по разделу 36 «Налогообложение персонала» для компенсации соответствующей суммы по статье Поступления , раздел 1, Поступления по плану налогообложения персонала бюджета по программам на двухгодичный период 2010–2011 годов;

UN-2

Здесь многие души скрываются друг за другом перед своей очередь приветствовать входящего члена .

Литература

Кроме того, чистое изменение этих обязательств в течение года, закончившегося 30 июня 2011 года, показано отдельной строкой как «начисленные расходы, не предусмотренные бюджетом» в ведомости доходов и расходов, резервов и остатков средств;

UN-2

Другое решение — сосредоточиться на особо сложных случаях предупреждения преступности, например, в Рио-де-Жанейро, Бразилия, где УНП ООН оказывает помощь городским властям в фавелах (сообщества с низким уровнем дохода ) в сокращении незаконного оборота наркотиков и сопутствующих криминальных проблем (проект

MultiUn

У нас есть приближающийся шаттл с раненым членом экипажа на борту.

OpenSubtitles2018.v3

После распределения операционных расходов чистый операционный доход от продажи карточек и подарков (до инвестиционных фондов) для # прогнозируется на уровне # млн. По сравнению с # последними оценками в # млн. Долларов (см. Таблицу

MultiUn

Однако достаточно отметить, как справедливо утверждала Комиссия, что если в ходе основного разбирательства семейные отношения между Чакрунами существовали до въезда г-на Чакруна на территорию Союза, сумма дохода При рассмотрении заявления г-жи Чакроун учитывалась бы минимальная заработная плата, а не 120% от нее.

ЕврЛекс-2

Этот механизм основан на различии между секторами, в которых рыночные цены тесно связаны с ценами вмешательства, и секторами, в которых меры вмешательства имеют гораздо более косвенный эффект и существенно влияют только на доходов , которые фермеры получают непосредственно от конкретных мер вмешательства.

ЕврЛекс-2

Комитет подчеркивает важность инициатив по усилению поддержки МВФ стран с низким уровнем дохода, включая обеспечение того, чтобы основы макроэкономической политики поддерживали более высокий и устойчивый рост и сокращение бедности; улучшение управления и укрепление институтов для поддержки роста и развития частного сектора; снижение уязвимости к потрясениям; и помощь странам, когда они будут готовы, выйти за рамки постоянной зависимости от финансовых механизмов МВФ.

imf.org

Рубрика: Прочие доходы Доходы

MultiUn

Однако компетентные органы могут согласиться снизить эти коэффициенты, чтобы избежать частой смены режима для фирм, работающих близко к пределам коэффициента, или рассмотреть структуру дохода или внебалансовую деятельность вместо итоговой суммы баланса [статья 3 (3)] .

ЕврЛекс-2

Комитет далее рекомендует зачислить на счет государств-членов прочие поступлений, и корректировки в размере 2 076 200 долл. США за период, закончившийся 30 июня 2008 года, в порядке, определяемом Ассамблеей.

UN-2

Заявляет, что, введя и сохранив положения о дополнительных пенсиях в параграфах № — № Федерального закона о подоходном налоге (Einkommensteuergesetz), Федеративная Республика Германия не выполнила свои обязательства в соответствии со статьей № ЕС и статьей № Регламента. (ЕЭС) № № / № Совета № Октябрь № о свободе передвижения рабочих внутри Сообщества и статья № ЕС, в той мере, в какой эти положения

oj4

Эти цифры объясняют низкий уровень посещаемости школ для семей с ограниченным доходом

MultiUn

Добровольные взносы в виде приемлемых для Генерального секретаря услуг и поставок зачисляются на счет поступлений или указываются в финансовых ведомостях;

UN-2

Предположительно, цель практики заключалась в том, чтобы убрать стимул для магазинов и предприятий уклоняться от отчетности о доходах .

WikiMatrix

Мне нужно, чтобы вы помогли мне вычислить мой доход налогов.

Татоеба-2020.08

По почте: общие вопросы об электронной почте и официальных записях

Этот документ информирует сотрудников DOI об их обязанностях по управлению записями, сделанными или полученными по электронной почте (e-mail). Документ разделен на пять разделов, в которых рассматриваются вопросы, поднятые об электронной почте. Новые вопросы и ответы на них будут добавляться в этот список по мере их поступления.Если у вас есть вопросы по электронной почте, обращайтесь к сотруднику по документации бюро / офиса или к сотруднику отдела документации.

---

РАЗДЕЛ A: ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА В КАЧЕСТВЕ ЗАПИСИ

1 кв. Когда сообщения электронной почты записи ?

A1. Вы должны обращаться с сообщениями электронной почты так же, как с бумажной корреспонденцией.

Электронное сообщение является записью, если оно документирует миссию DOI или предоставляет доказательства бизнес-транзакции DOI, и если вам или кому-либо другому потребуется получить сообщение, чтобы узнать, что было сделано, или использовать его в других официальных действиях.

2 кв. Должен ли я управлять входящей и исходящей электронной почтой как записями?

A2. Да, вы должны применять описанный выше стандарт как для входящей, так и для исходящей электронной почты. Причина в том, что и отправитель, и получатель сообщений электронной почты несут ответственность за документирование своей деятельности и деятельности своих организаций. И отправитель, и получатель должны определить, является ли конкретное сообщение электронной почты необходимой частью этой документации.

3 квартал.Достаточно ли надежны системы электронной почты для передачи официальных сообщений?

А3. Да, системы электронной почты очень надежны для передачи сообщений . Однако вам следует использовать электронную почту для бизнеса только тогда, когда вы достаточно уверены, что сообщение не будет изменено после передачи. Учитывайте характер и конфиденциальность сообщения, задействованные технологии и людей, с которыми вы общаетесь, когда решаете использовать электронную почту для бизнеса.

4 кв.Как электронная почта может быть официальным документом, если она не подписана?

A4. Подпись ничего не делает записью. Многие типы записей, такие как руководства, отчеты, фотографии и карты, не содержат подписей, но они все же могут быть записями.

Q5. Если запись электронной почты отправляется нескольким получателям, какая копия является официальной записью?

А5. Это зависит от обстоятельств. Разные копии одного и того же сообщения могут быть записями. Если вы предпримете какое-либо официальное действие, связанное с сообщением, и если сообщение необходимо для адекватного и полного документирования действия, сообщение будет записано в вашем офисе, независимо от того, хранятся ли копии где-либо еще.Если запись находится в официальных файлах вашего офиса, ваша копия не является записью, и вы можете удалить ее. Если вы получите сообщение только для информации и не предпримете действий, связанных с ним, ваша копия не будет записью.

Q6. Если я работаю над черновиком материала, достаточно ли мне сохранить только мой последний черновик?

А6. В некоторых случаях может быть достаточно последней черновой версии, а в других — нет. Следуйте политике вашего Программного Офиса в отношении того, какие черновики вы должны хранить.Эта политика должна быть доступна в форме требований к ведению записей для того типа работы, которую вы выполняете.

Q7. Распространяются ли эти правила на подрядчиков DOI?

А7. Да, это руководство распространяется на подрядчиков DOI и других агентов, а также на сотрудников DOI. Условия контракта должны гарантировать, что системы подрядчиков удовлетворяют юридическим требованиям по созданию и ведению адекватных и полных записей транзакций DOI, когда эти транзакции выполняются подрядчиками.

---

РАЗДЕЛ B: СОХРАНЕНИЕ ПОЛНОГО ЭЛЕКТРОННОГО СООБЩЕНИЯ

1 кв. Существуют ли особые требования к хранению сообщений электронной почты в качестве записей?

A1. Основные требования, которые применяются ко всем записям, относятся также и к записям электронной почты. Однако существуют некоторые особые требования к записям, сделанным или полученным по электронной почте. Убедитесь, что:

1. запись электронной почты включает данные передачи, которые идентифицируют отправителя и получателя (ей), а также дату и время отправки и / или получения сообщения;
2. , когда электронная почта отправляется в список рассылки, информация, идентифицирующая все стороны в списке, сохраняется до тех пор, пока сохраняется сообщение; и
3. , если система электронной почты использует коды или псевдонимы для идентификации отправителей или получателей, запись их настоящих имен сохраняется до тех пор, пока любая запись, содержащая только коды или псевдонимы.Например, если вы общаетесь с кем-то через Интернет (например, с грантополучателем или исследователем), а его адрес электронной почты не указывает, кто они такие (например, адрес JerryR @ …), тогда запись должна быть сохранены от того, кто они есть. Это можно сделать, просто всегда включив их полное имя в текст сообщения.

2 кв. Почему необходимо сохранять передаваемые данные об отправителе, получателе, дате и времени электронного письма?

A2. Вы не должны удалять имена отправителя и адресата, дату или отметку времени из письма на бумаге.Данные, идентифицирующие отправителя и получателя, время и дату отправки сообщения, а также время и дату получения на копии получателя (-ов) являются одинаково важными элементами, составляющими полную запись электронной почты.

3 квартал. А как насчет вложений в сообщение электронной почты? Я должен их тоже оставить?

А3. Да, это так. Если сообщение квалифицируется как часть документации о ваших действиях, вам необходимо убедиться, что связанные элементы, которые обеспечивают контекст для сообщения, также поддерживаются.Это включает в себя вложения. Вы бы сохранили их в тех же условиях, что и в случае, если бы они были бумажными приложениями к бумажной записке или входящему письму.

4 кв. Если мое исходящее сообщение является записью, следует ли мне запрашивать квитанцию ​​о вручении, чтобы убедиться, что человек, которому я ее отправил, получил ее?

A4. Нет необходимости запрашивать квитанцию ​​о вручении или квитанцию ​​о прочтении по электронной почте больше, чем это необходимо для бумажной копии. Мы не отправляем все письма заказным письмом. Если для записи важно задокументировать время открытия сообщения, то квитанция должна храниться вместе с сообщением до тех пор, пока сохраняется сообщение.Вам также необходимо иметь какие-то средства привязки квитанции к сообщению, чтобы было ясно, какое исходящее сообщение подтверждает квитанция.

Q5. Нужно ли мне сохранять и исходное сообщение, и ответ?

А5. Требование состоит в том, чтобы создать и поддерживать понятную запись, документирующую деятельность. Некоторые ответы на сообщения электронной почты содержат достаточно информации из исходного сообщения, которую можно использовать самостоятельно, но в большинстве случаев это не так. Самый простой способ обеспечить понятность сообщений электронной почты, которые станут частью записи, — это включить исходное сообщение в любой ответ и сохранить их как единое целое.Если электронная почта отправляется туда и обратно, а самое последнее сообщение содержит всю последовательность сообщений, вам нужно сохранить только последнее сообщение (включая предыдущие сообщения и ответы), если оно также содержит вложения и другие данные, такие как отправитель, получатели, дата и время, необходимые для полной записи.

---

РАЗДЕЛ C: ОБСЛУЖИВАНИЕ И УДЕРЖАНИЕ СООБЩЕНИЙ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ

1 кв. Как долго мне нужно хранить записи электронной почты?

A1. Сохраняйте записи электронной почты в соответствии с планом файлов вашего офиса и графиками удаления записей DOI. Точная продолжительность будет зависеть от активности, документированной в сообщении. Удержание колеблется от 30 дней до 30 лет.

2 кв. Что делать, если сообщение не квалифицируется как запись?

A2. Удалить сообщение электронной почты, которое не является записью, когда оно больше не используется.

3 квартал. Где я могу хранить записи электронной почты?

А3. Вы должны хранить записи электронной почты в утвержденной системе ведения записей. Эта система может быть как бумажной, так и электронной. В любом случае система ведения документации должна:

1. логически связать или сгруппировать записи в соответствии с файловым планом вашего офиса;
2. обеспечивает доступ к записям уполномоченным лицам на протяжении всей их жизни;
3. поддерживает хранение записей столько, сколько необходимо;
4. облегчает уничтожение записей по графику; и
5. позволяет передавать те записи, которые не будут уничтожены, в Национальный архив.

4 кв. Означает ли это, что мне нужно распечатать все сообщения электронной почты?

A4. Нет. Во-первых, не все сообщения электронной почты будут записываться. Во-вторых, если в вашей организации есть электронная система для управления сообщениями, которые квалифицируются как записи, записи должны храниться в этой системе. Однако, если такой системы не существует, вам следует распечатать сообщения, которые квалифицируются как записи, и сохранить их в файлах вашей организации.

Q5.Могу ли я вести записи в системе электронной почты?

А5. Нет. После того, как вы определили, что сообщение электронной почты является официальной записью, вы должны убедиться, что оно хранится в утвержденной файловой системе, которая удовлетворяет требованиям к ведению записей, изложенным в пунктах 1–5 выше (см. Ответ на вопрос 3). . Вы, конечно, можете сохранить свою личную копию в своей личной электронной почте, но вы должны убедиться, что запись размещена в утвержденной файловой системе.

Q6. Можно ли хранить записи электронной почты на резервных лентах или дисках?

А6. Нет, резервные копии, созданные для облегчения восстановления системы или файла в случае случайной или непреднамеренной потери, обычно не подходят для целей ведения документации. Однако в случаях запросов FOIA записи электронной почты на резервных лентах могут быть найдены и извлечены.

Q7. Нужно ли мне хранить как электронную, так и бумажную копию одного и того же сообщения электронной почты?

А7. Нет, если вы сохраняете всю запись в любой форме, и она должным образом хранится в утвержденной файловой системе, вам не нужно хранить как электронные, так и бумажные копии.

---

РАЗДЕЛ D: ДОСТУП К СООБЩЕНИЯМ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ

1 кв. Применяется ли FOIA к сообщениям электронной почты?

A1. Да, электронная почта регулируется FOIA, и ее выпуск подлежит тем же исключениям FOIA, которые применяются к другим записям агентства.

2 кв. Что мне делать с сообщениями электронной почты, которые содержат конфиденциальную информацию, например секретную, служебную информацию или информацию Закона о конфиденциальности?

A2. Если вы получаете электронное письмо, содержащее конфиденциальную информацию, примените те же стандарты и меры предосторожности к этому электронному письму, содержащему конфиденциальную информацию, как и к той же информации на любом другом носителе.Однако вам не следует использовать систему электронной почты для передачи сообщений, содержащих конфиденциальную деловую информацию, информацию, подпадающую под действие Закона о конфиденциальности, или другую конфиденциальную информацию. На момент написания этой статьи системы электронной почты не считались такими же безопасными или частными, как Почтовая служба США, и не имели такой правовой защиты.

---

РАЗДЕЛ E: КАК НАСЧЕТ БУДУЩЕГО?

1 кв. Будет ли у нас когда-нибудь простой способ вести записи электронной почты в электронном виде?

A1. Электронное управление записями на данном этапе — непростая задача. Сектор управления информацией (IMB) разрабатывает политику Агентства для электронного управления записями. Это первый шаг в этом процессе. Вторым шагом будет определение системных требований, необходимых для достижения целей, изложенных в политике. ММБ внимательно следит за работой других федеральных агентств, в том числе Министерства обороны, которые решают проблему требований. Надеюсь, к тому времени, когда наша политика будет разработана, некоторые из этих инициатив будут завершены, и появится руководство по различным программным возможностям, которое поможет определить, насколько хорошо программное обеспечение различных поставщиков соответствует требованиям к ведению документации.

---

Как получить дополнительную информацию?

Если у вас есть вопросы политики в отношении электронной почты в качестве записи, вам следует обратиться к сотруднику по документации вашего бюро / офиса или к сотруднику по документации Департамента. Для получения дополнительной информации посетите страницу «Политики и рекомендации».

nav-content.en-gb / через-how-connect-disconnect-income-document-records.md в реальном времени · MicrosoftDocs / nav-content.en-gb · GitHub

title	описание	центр документации	автор	мс.prod	мс тема	мс. Devlang	мс. Tgt_pltfrm	мс рабочая нагрузка	ms.search.keywords	мс дата	гс. Автор	мс тип перевода	мс. Sourcegitcommit	мс. Openlocfilehash	мс. Contentlocale	мсек. Последняя передача
Создание входящих документов из документов	Вы можете создавать записи входящих документов, таких как электронные счета, и управлять задачами распознавания текста, электронной коммерцией и обменом документами.		СоренГП	динамика-нав-2018	артикул	на	на	на	электронный документ, электронный счет, входящий документ, OCR, электронная торговля, обмен документами, импортный счет	02.06.2017	sgroespe	HT	4fefaef7380ac10836fcac404eea006f55d8556f	fd8eba03f98d4d667a25639c1c958edf6936b0cb	ru	16.10.2017

Вы можете хранить внешние бизнес-документы в [! INCLUDEd365fin], прикрепив файлы документов к соответствующим записям входящих документов.Если документ, например счет-фактура покупки, не начал свое существование как запись входящего документа, вы все равно можете создать и подключить к нему запись входящего документа позже. Вы также можете прикреплять файлы входящих документов к учтенным документам покупки и продажи, а также к проводкам поставщика, клиента и главной книги, используя FactBox Входящие файлы документов , например, в окнах Размещенные счета-фактуры закупок и Записи в бухгалтерской книге поставщиков . .

Из окон План счетов и Записи в Главной книге вы можете использовать функцию поиска, чтобы найти записи главной книги для учтенных документов покупки и продажи, которые не имеют записей входящих документов, а затем централизованно связать с существующими записями или создать новые с прикрепленными файлами документов.Дополнительные сведения см. В разделе Как найти опубликованные документы без записей входящих документов.

Следующие процедуры показывают, как прикрепить файл к существующей накладной покупки, который не был создан из записи входящего документа, и как прикрепить файл к записи в бухгалтерской книге поставщиков. Прикрепление файла к разнесенным документам покупки или продажи работает аналогичным образом.

Для создания и подключения записи входящего документа из накладной покупки

1. Щелкните значок, введите Счета-фактуры закупок , а затем выберите связанную ссылку.
2. Выберите строку для счета-фактуры, к которому вы хотите прикрепить файл, а затем выберите действие Создать входящий документ из файла .
3. В качестве альтернативы выберите строку для счета-фактуры покупки, к которому вы хотите прикрепить файл, а затем выберите действие Прикрепить файл .
4. В окне Вставить файл выберите файл, представляющий рассматриваемый входящий документ, а затем нажмите кнопку Открыть .

Создание и подключение записи входящего документа из записи книги поставщиков

1. Выберите значок, введите Записи в бухгалтерской книге поставщика , а затем выберите связанную ссылку.
2. Выберите строку для записи в книге поставщиков, к которой вы хотите прикрепить файл, а затем выберите действие Создать входящий документ из файла .
3. В качестве альтернативы выберите строку для записи в бухгалтерской книге поставщиков, к которой вы хотите прикрепить файл, а затем выберите действие Прикрепить файл .
4. В окне Вставить файл выберите файл, представляющий рассматриваемый входящий документ, а затем нажмите кнопку Открыть .

Удаление соединения из записи входящего документа с проведенным документом

Вы можете в любой момент удалить вложения файлов из неопубликованных документов, удалив соответствующую запись входящего документа.Если документ проводится, сначала необходимо удалить соединение из записи входящего документа.

1. Выберите значок, введите Входящие документы , а затем выберите связанную ссылку.
2. Выберите строку для записи входящего документа, связанную с проведенным документом, который вы хотите удалить, а затем выберите действие Удалить ссылку на запись .

Связь с проведенным документом удалена. Теперь вы можете перейти к подключению другой записи входящего документа к опубликованному документу, как описано в этом разделе.

См. Также

Обработка входящих документов
Входящие документы
Закупки
[Работа с [! INCLUDEd365fin]] (ui-work-product.md)

Глава 5: Управление записями

Глава 5: Записи Управление Управление записями ПРООН связано с созданием, использованием и поддержанием текущие записи систематическим образом и относятся к любой информации, независимо от физической формы или характеристик, происходящих из или полученных ПРООН в рамках своей официальной деятельности. 5.1.1 Входящая и исходящая корреспонденция Обычная почта Обычная почта открывается регистратором, передается адресату и, в конечном итоге, хранится органом регистрации в соответствии с соответствующим файлом коды. Конфиденциальное или личное внимание Конфиденциальная или личная почта не открывается и проходит мимо. регистрационный блок адресату.При случайном открытии отдел реестра кладет его обратно в конверт, скрепляет скрепками и отправляет в адресат с запиской извинений. Могут потребоваться действия для обеспечения отправители соответствующим образом маркируют конверты. Переписка может быть подана в секретный файл с необязательной перекрестной ссылкой на предметный файл, или рассекречены и хранятся в обычных файлах. Личная переписка может скопировать в личное дело адресата. Получатель конфиденциальная / личная переписка отвечает за присвоение файла номер (при необходимости). Исходящая почта Конфиденциальное или личное внимание Отправитель определяет, является ли корреспонденция конфиденциальной или личной. внимание. Если пакет запечатан, проверьте подпись удостоверяющего дипломатического сотрудника. 5.1.2 Файлы и архивы Файлы должны содержать записи, исходящие от или полученные организацией. в письменной, аудио, видео, электронной и всех других формах. 5.1.2.1 Глобальная система классификации заявок Текущая глобальная система классификации файлов ПРООН использует предмет классификация файлов. Основные предметы в целом делятся на следующие категории: серии деятельность префикс 100 серии организационная деятельность ORG 200 серии общая деятельность АДМ финансовая деятельность FIN кадровая деятельность PER общественная информационная деятельность ПАБ 300/400 серии программная деятельность ПРО 500 серии юридические вопросы НОЖКА Данная классификационная система организована таким образом, чтобы позволить расширение установленных сюжеты и освоение новых предметов за счет большого промежутка нумерации система.Полную глобальную систему подачи документов можно найти в разделе 5.4.2: Глобальный список заявок. Файлы проекта хранятся отдельно по номерам проектов. Страновые отделения следует проверить выполнимость различных файлов проекта (проектные документы, оборудование, общие, стипендии и т. д.) для того же проекта. 5.1.2.2 Техническое обслуживание Хронология и / или чтение файлов Организационным подразделениям в штаб-квартире и страновых отделениях следует вести ежедневный хронологический файл и / или файл чтения для одной копии каждого исходящая корреспонденция.Файл для чтения обычно уничтожается после распространения среди соответствующих сотрудников. Хронологический файл будет храниться максимум один год. Мастер-копия хранится в основном предметном файле. Основной предметный файл Ежедневная подача Подача документов должна выполняться ежедневно во избежание скопления бумаг. и убедитесь, что файлы всегда актуальны. Правильная подача Входящую корреспонденцию следует размещать в хронологическом порядке. согласно дате в переписке (а не дате получения). В сотрудник, ответственный за регистрацию, должен проверять как исходящие, так и входящие соответствие для правильной классификации файлов. Завершенные действия Сотрудник, ответственный за регистрацию, должен проверять входящие переписка перед подачей, чтобы убедиться, что все необходимые действия были завершенный. Корпуса и насадки Приложения и приложения следует подавать в хронологической последовательности. с сопроводительным письмом в соответствующем тематическом файле. Если корпус / насадка слишком громоздка, чтобы ее можно было подпилить с обшивкой письмо / переписка в тематическом файле, перекрестная ссылка должна быть сделана на сопроводительное письмо с указанием объемного документа хранится в отдельном ящике файл с меткой «коробочный файл, содержащий отчеты / публикации, слишком громоздкие для основного файл.»Если приложение / приложение является копией полученного сообщения или отправлено в более раннюю дату, сотрудник должен убедиться, что он уже в файле в правильной хронологической последовательности. Если вложение / приложение отсутствует, только что полученное вложение необходимо подать в хронологическом порядке в соответствующем тематическом файле. 5.1.2.3 Архивирование Ответственное подразделение в штаб-квартире или страновом офисе выдает руководящие принципы архивирования, которые будут отражать местную ситуацию и включать следующие директивы: См. политику хранения при архивировании. Подготовка файлов к архивированию Удаление файлов перед архивированием. Разложите отдельные бумаги по файлам или закрепить резинкой. Отдельные постоянные и временные файлы и архив их в отдельных коробках. По возможности размещайте файлы общего характера в один архивный ящик, например файлы проектной документации, файлы персонала. Подготовить список содержимого каждого поля с указанием имени файлов и содержимого (например, IND / 78/008 Документы проекта) и поместите одну копию в коробку.Отправить в соответствующий блок архивации с необходимым количеством копий оглавления. Подразделение архивации и организационное подразделение сохраняют копии списка содержание. Подтверждение графика хранения После получения и проверки ящиков, Отдел архивации свяжется с организационной единицей, и подтверждает и записывает дату утилизации в соответствии с графику хранения. Запрос на возврат файлов Организационные подразделения могут запрашивать файлы в письменной форме или по электронной почте, указав, если возможно, номер файла и описание коробки. Обычная ссуда срок 30 дней. Если файлы требуются более 30 дней, организационные подразделения должны запросить продление. Подразделение архивации поддерживает записи всех перемещений файлов. Утилизация Архивный отдел подтверждает дату утилизации организационное подразделение до утилизации файлов. 5.2 Роли и Обязанности 5.2.1 Введение 5.2.1.1 Штаб-квартира Хранение и мониторинг архивных, постоянных и непостоянных документов Ответственность за административное обслуживание (ASD) / COHSS в Штаб-квартира. ASD наблюдает за внедрением управления записями и архивами программы, обеспечивая полноту и актуальность руководящих принципов, пересматривая графики хранения, обеспечивающие охват новых записей, а также архивирование и получение записей штаб-квартиры ПРООН. Управление записями и систематическое ведение файлов (в соответствии с установленными процедура) являются обязанностью каждого подразделения Штаб-квартиры. руководители отдела несут ответственность за соблюдение этих правил и эффективно внедрены процедуры управления записями и архивирования. 5.2.1.2 Страновые офисы Управление записями и систематическое ведение файлов (в соответствии с установленными процедура) являются обязанностью каждого странового офиса.Резидент Представители несут ответственность за соблюдение этих правил. соблюдаются соответствующие процедуры управления записями и архивирования. эффективно реализовано. Офисы могут выбрать централизованную файловую систему (с записями подразделение управления, несущее общую ответственность) или назначить сотрудника для контролировать децентрализованную файловую систему. Смесь централизованных общих файлов также могут быть рассмотрены децентрализованные файлы проекта.Какая бы система ни использовалась, четкие внутренние инструкции о том, кто несет ответственность за файлы, должны быть изданы Постоянный представитель. Документы и циркуляры, выпущенные страновым отделениям следует рассматривать как часть этой ответственности за подачу документов. Хранение и мониторинг архивных, постоянных и непостоянных записей ответственность Постоянного представителя. 5.2.1.3 Заинтересованный персонал Назначенный персонал должен знать свои обязанности и обязанности других единиц для обеспечения правильного управления записями и архивирования. 5.2.2 Указания Классификация Создатель записи несет ответственность за ее классификацию. Вся корреспонденция должна содержать соответствующий номер / имя тематического файла в в соответствии с глобальной регистрацией система классификации. Если объект классифицируется как конфиденциальный, датированный в тематическом файле должна быть сделана перекрестная ссылка, указывающая на конфиденциальное письмо / документ существует в отдельном конфиденциальном файле.Все документы должны иметь соответствующий классификационный символ и должны быть выданы в числовом порядке. Языки Циркулярные письма готовятся в одной или нескольких из шести официальные языки: арабский, китайский, английский, французский, русский и Испанский. Все остальные документы и переписка (если иное не уполномоченный директором Финансово-административного бюро Услуги) должны быть подготовлены на английском, французском или испанском языках (основной рабочие языки).Письма на арабском языке с ответом также на Арабский язык должен сопровождаться неподписанной копией на английском языке. Это относится на письма, полученные на всех других языках, не являющихся рабочими языками ООН. Зазоры Переписка и документы, содержащие заявления о политике ПРООН (кроме тех, которые специально цитируются из официальных отчетов или которые пытаются для интерпретации установленной политики) должны быть представлены Ассистенту Администратор обеспокоен.Информация, подлежащая распространению, в которой сделана ссылка на мнение, выраженное Администратором, или заявление приписываемые ему / ей должны быть одобрены Администратором. Все остальные корреспонденция и документы должны быть очищены и иметь подписи в соответствии с письменная политика соответствующего подразделения или странового офиса. 5.3.1 Определение Записи — это любая информация, независимо от физической формы или характеристик, исходящие от ПРООН или получаемые ею в рамках ее официальная деятельность.Файлы содержат записи, исходящие от или полученные организация письменных, аудио, видео, электронных и других формы. Управление записями относится к созданию, использованию и обслуживанию текущие записи систематическим образом. Архивирование занимается сохранением и ведение долгосрочных записей на временном или постоянном / бессрочном основе в соответствии с установленным графиком хранения. 5.3.2 Ключевая цель, основная политика и будущее Проезд 5.3.2.1 Введение В целях повышения эффективности и результативности операций продвигать качество программ и позволит ПРООН выполнять свою роль агентства развития, недавно были представлены следующие инициативы: С введением децентрализации страновые отделения делегируются расширенные полномочия по утверждению, ответственность за проверку странового отделения и система отчетности, а также усиленное и независимое управление финансовыми и административные обязанности. Внедрение ПРООН современных технологий управления информацией (через внедрение стандартизированной автоматизации делопроизводства в штаб-квартире и стране офисы) способствовал гораздо более быстрому и эффективному обмену информацией. В результате поток информации внутри отделов в штаб-квартире, страновые офисы, а также с дочерними организациями, а также с другими офисами потрясающе. Переход к более децентрализованной, автоматизированной и прозрачной оперативная практика способствует эффективности и результативности ПРООН.На в то же время отдельные сотрудники несут большую ответственность за создание, распространение, ведение и сохранение официальных отчетов. Пока официальный записи более доступны, риск потери важных официальных записи выше. Поэтому крайне важно, чтобы технологически современные, систематическое и эффективное управление и хранение важных записей происходит в комплексный и скоординированный подход к быстро движущимся, высокотехнологичным операционная практика. 5.3.2.2 Ключевая цель Целью процедур ведения документации и архивов ПРООН является создать и внедрить систематическую программу управления записями / файлами, которая позволяет сотрудникам создавать, поддерживать, оценивать и сохранять официальную ПРООН записей, что обеспечивает легкий доступ и непрерывность информации. 5.3.2.3 Основная политика Записи ПРООН, независимо от физической формы или характеристик, являются собственностью организации.Они не могут быть уничтожены или удалены из единицы происхождения, кроме как в соответствии с установленными руководящими принципами или одобрение и консультации с руководством исходного офиса. 5.3.3 Подача документов 5.3.3.1 Предметная классификация Текущая система классификации в настоящее время пересматривается, чтобы учесть рассмотрение перехода организации к электронному управлению файлами, и обеспечить включение многих новых инициатив и мандатов ПРООН. В ожидании завершения пересмотренной системы подачи заявок существующая глобальная система классификации заявок использоваться. Все официальные файлы должны соответствовать этой системе. Это из крайне важно, чтобы файлы были точно идентифицированы. Глобальная система классификации файлов включает в себя все возможные предметных вопросов, но не предполагается, что каждое страновое отделение или штаб-квартира unit создает файл для каждого указанного номера. Система должна быть изменена в зависимости от местных условий, размера офиса и / или сферы деятельности. 5.3.3.2 Реестр Реестр страновых отделений ПРООН — это институциональная память для входящих и исходящие сообщения и файлы. Учитывая меньшее укомплектование штатов страновых отделений и внедрение электронных коммуникаций, это Резидент Ответственность представителя (независимо от того, централизованный или децентрализованный), чтобы назначить кого-то для обеспечения переписки правильно закодированы и поданы, а также письменные инструкции по внутренним коммуникациям и имеются функции реестра. 5.3.3.3 Политика хранения архивов Программные файлы Документальные материалы, касающиеся политики, процедурного или технического характера. вопросы, которые могут рассматриваться как имеющие постоянную архивную ценность для организацию следует сохранить. Список таких файлов находится в разделе 5.4.1 Файлы для постоянного Удержание. Штаб-квартира является основным хранилищем программы файлы. Следует поддерживать программные файлы, отличные от постоянных. в течение семи лет после завершения проекта. Финансовая отчетность Внешние аудиторы ПРООН подтвердили в феврале 2000 г., что максимальная количество лет, в течение которых любой финансовый файл должен храниться, составляет десять (10) лет. Этот применяется как в штаб-квартире, так и в страновых офисах. Личный кабинет Записи для сотрудников штаб-квартиры, набираемых на месте, и всего Персонал, набранный на международной основе, сохраняется в Штаб-квартире.Страна офисы ведут учет персонала, набранного на месте. Список постоянных записи о персонале находятся в разделе 5.4.1. Файлы для постоянного хранения. Документация в файле, отличном от Вышеупомянутые записи должны храниться как минимум семь годы. Действующие договоры аренды Как в штаб-квартире (Отдел административного обслуживания), так и в стране офисы должны вести постоянный учет всех действующих договоров аренды на офисные помещения и / или жилье. Прочие административные, кадровые, программные, организационные файлы Список постоянных файлов / записей находится в разделе 5.4.1 Файлы для постоянных Удержание. Все остальные файлы / записи должны храниться не более семи лет. Хронология / чтение файлов Один набор файлов хронологии и / или чтения должен быть сохранен для максимум один год. Страновые отделения: постоянные файлы после закрытия отделения ПРООН Отдел административного обслуживания (ASD) будет координировать эту операцию. Управление людских ресурсов, Отдел Финансы, и соответствующее бюро сообщит страновому офису о файлы / записи для отправки в штаб-квартиру или уничтожения. 5.3.3.4 Списание внеоборотных записей Во избежание ненужного накопления записей в ограниченном офисе пространство, удаление файлов должно производиться ежеквартально каждой организационной подразделение / страновой офис.Если такая частота нецелесообразна или не нужна, файлы должны выходить на пенсию не реже одного раза в календарный год. Удаление файлов должно включать очистку файлов (удаление дубликатов копий, черновиков и любых ненужные документы). При очистке файлов наивысший приоритет должен быть отдан завершенным или неактивным файлы, но устаревшие части файлов, полуактивные файлы и файлы, которые редко должен быть изъят из употребления. Исходящие офисы могут иметь доступ к пенсионерам файлы за несколько дней.При необходимости на пенсии файлы должны быть доступны в течение одного рабочего дня. Личные и рабочие файлы, содержащие информацию ПРООН неличного природа часто поддерживается отдельными офицерами по разным причинам. Это Следует помнить, что эти файлы являются собственностью организации. Когда лица, выходящие на пенсию из организации, эти файлы должны быть проверены. Записи утилизируются в соответствии с официальным графиком хранения.Когда подлежит утилизации, Группа архивации рассмотрит список записи, подлежащие удалению, проконсультируйтесь с офисом-отправителем (при необходимости) и разрешить утилизацию в случае необходимости. Если это оправдано, пересмотренная дата утилизации может должно быть создано, и Отдел архивации должным образом уведомлен о таком изменении. Файлы будут утилизировать путем сжигания и / или измельчения. 5.3.3.5 Хранение архивных материалов Главный офис Штаб-квартира ПРООН использует частную компанию для физического хранения официальные записи.Группа управления архивами и записями может сделать компьютеризированный, детализированный список всех удаленных файлов, доступных для исходящих офис. Этот список представляет собой перечень заархивированных файлов, которые можно отсортировать. по разным категориям, используется для проверки того, были ли файлы удалены, и для помощи в поиске файлов. 5.3.4 Управление формами По мере возможности, страновые отделения должны загрузить электронную версии форм или создайте необходимые формы на месте.Формы можно найти на веб-страницах BFAS и / или OHR в разделе ФОРМЫ. ПРООН Отдел административного обслуживания штаб-квартиры продолжит поставки ограниченного количество декалей и бланков ООН. Бланк Приказ прилагается. как часть MOM, а также может быть найден под заголовком FORMS. Страна офисы должны обеспечить, чтобы их номер кода счета был четко обозначен, когда заказ. 5.3.5 Руководства ПРООН Руководств ПРООН являются собственностью организации.Страновые отделения получат только ограниченные копии. Эти ПРООН выпускает руководства для офисов и должностей, а не для частных лиц. Это обязанность постоянного представителя следить за тем, чтобы руководство не было удалено или взяты любым сотрудником, и что все руководства актуальны и доступны для использование сменяющими друг друга офицерами. С появлением руководств ПРООН, передаваемых в в страновых офисах в электронном виде, постоянный представитель должен обеспечить, чтобы все сотрудники имеют доступ к последней версии такой электронной информации. 5.3.6 Информационный отчет и финансовый директор Ожидается, что страновые отделения обновят информационный отчет и страновое поле Office Manual прямо в предоставленные базы данных. Шаблоны имеют Предусмотрено единообразие и простота ввода необходимых данных. Страна офисы несут ответственность за предоставление имен двух координаторов, которые будут отправьте этот проект в штаб-квартиру [[email protected]], чтобы получить необходимые пароли — страновой офис должен предоставить штаб-квартире полное имя, должность должность и адрес электронной почты соответствующих сотрудников. Те немногие страновые отделения, которые считают, что не смогут ввести для получения информации напрямую следует обращаться за советом к координатору штаб-квартиры [mailto: %20%[email protected]]. После подтверждения того, что конкретное страновое отделение не может напрямую ввести информации, Отдел административного обслуживания будет продолжать обновлять Информация. Информационный отчет Информационный отчет — очень важный документ, который должен дать ответы на большинство запросы о заселении в новое место службы.Информация должна быть краткой и соответствует потребностям новичков. Рекомендуется не более половины страница может быть отдана любому подразделу главы. Постоянные представители несет ответственность за содержание и обеспечение актуальности отчета. Страна офис несет ответственность за включение данных в интранет ПРООН и за копирование и распространение, при необходимости, в другие страновые офисы и ООН агентства. Страновым офисам рекомендуется обновлять информационный отчет по крайней мере раз в год. Инструкция по обновлению и Заполнение шаблона информационного отчета описано в разделе 5.4.3. Финансовый директор CFO — одно из наиболее широко используемых руководств. Постоянные представители несет ответственность за обеспечение регулярного обновления информации и, по крайней мере, раз в квартал, и ASD будет продолжать следить за тем, чтобы это было сделано. В Приложения к финансовому директору будут по-прежнему напрямую включаться во внутреннюю сеть ПРООН. штаб-квартирой. Инструкция по обновлению и Заполнение шаблона финансового директора см. В разделе 5.4.4. 5.3.7 Распространение информации административного Природа для ПРООН и агентств ООН Часто необходимо информировать агентства ООН и штаб-квартиру ПРООН / страну отделения определенных условий, преобладающих в месте службы, которые имеют относящиеся к административным формальностям. Это в основном (но не исключительно) касается всех аспектов командировки с точки зрения требований правительство программы, а также услуги и возможности, доступные на местном уровне через офис ПРООН или иным образом.Такие циркуляры будут транслироваться специальными странового офиса в страновые офисы ПРООН и / или затронутые агентства ООН. Информационные копии также будут отправлены в Бюро и Административное управление. Отдел обслуживания (ASD), который, в свою очередь, будет консультировать туристическую службу ООН, и вставить соответствующие статьи в Информацию о страновом полевом офисе Буклет . 5.3.8 Отчеты страновых офисов Страновые отделения обязаны направлять в Штаб-квартира на регулярной основе: Тип отчета Процесс Информационный отчет Страновые отделения обязаны вводить информацию напрямую, как за 5.3.6 и 5.4.3. Срок: не реже одного раза в год Руководство для полевого офиса в стране Страновые отделения обязаны вводить информацию напрямую, как согласно 5.3.6 и 5.4.4. Срок сдачи: не реже одного раза в квартал Инвентарь / FOINVENT Дискета требуется до 31 января каждого года. Транспортные средства, находящиеся на хранении ПРООН Отчет требуется до 5 января каждого года. Прокат рулона Отчет требуется до 7 числа каждого месяца. Местная инспекционная комиссия и комитет по местным контрактам членство Списки участников требуются ежегодно. Отчет о деятельности Комитета по местным контрактам Годовое резюме и копии протоколов местного комитета по контрактам должны быть представлен секретарю Консультативного комитета по закупкам 15 января каждого года. План автоматизации делопроизводства Ежегодная подача должна подаваться в начале каждого год. Акт передачи Описано в разделах 5.3.9 и 5.3.9.1 Это предназначены для новых представителей-резидентов или другого нового персонала, и представлен во время смены персонала. Копии должны быть отправлены в штаб-квартиру. (ASD) и в региональное бюро. План безопасности Включает список международного персонала в целях безопасности.Годовые и полугодовые списки необходимо отправлять в службу безопасности ООН. Координатор. Справочник страновых офисов Справочник всего персонала. Копии отправляются в региональное бюро. и координатор по вопросам безопасности штаб-квартиры. План аварийного восстановления Единовременная потребность при запуске оборудования автоматизации делопроизводства или модифицированный. Акт медицинской эвакуации Ежегодно в Управление людских ресурсов (OHR). Штатное расписание FOST ежеквартально в OHR. АЭС и ДПМ в OHR раз в полгода. Прочие Как указано в других руководствах ПРООН. 5.3.9 Отчетность о процедурах передачи при отбытии Для обеспечения бесперебойной работы и потока информации во время смены руководства уходящий старший персонал (Постоянный представитель и / или заместитель постоянного представителя, операционный менеджер) должны подготовить отчет о передаче.Этот отчет является формальным средством, с помощью которого уходящий персонал член предоставляет синопсис новому сотруднику о статусе различных аспекты взаимоотношений ПРООН: с правительством программы, агентствами в рамках системы Организации Объединенных Наций, двусторонние программы помощи, помощь координация, управление чрезвычайными ситуациями, управление программами, управление операциями (общее управление, финансы, автоматизация делопроизводства, человеческие ресурсы) и другие связанные вопросы. Даже если уходящий сотрудник может организовать личный инструктаж по передаче, должен быть подготовлен отчет о передаче в качестве фона для обсуждения и необходимого распространения среди других стороны. Отчет о передаче, подготовленный Постоянным представителем, должен быть всесторонний; те, которые предназначены для депутатов, должны относиться к их конкретным сферам деятельности. операции внутри странового офиса. Передаточные отчеты депутатов должны быть одобрено Постоянным представителем. Подробное описание функций страновых отделений (см. Организационное руководство) может быть полезным в качестве справочного материала для готовим этот документ. Хотя следует избегать длинных описательных отчетов (рекомендуется десять страниц в качестве оптимального объема), деятельность странового отделения должна быть точно и кратко рассмотрено.Информация включена во внутреннюю отчеты страновых отделений или отчеты, представленные в штаб-квартиру, следует направлять до и не тиражируется. Электронная версия отчета о передаче следует хранить на дискете в страновом офисе. Это должно быть рассматривается как конфиденциальный файл. Уходящий сотрудник должен направить копии отчета о передаче к: приходящий сотрудник (через Постоянного представителя или Исполняющий обязанности офицера, в зависимости от обстоятельств). Администрация, Кабинет Администратора. соответствующее региональное бюро. Управление людских ресурсов. Финансовый отдел. Отдел административного обслуживания. 5.3.9.1 Отчет о передаче: рекомендуемое содержание Отношения с правительством программы Общие отношения с соответствующими государственными министерствами и ведомствами.Важная информация, которая может быть полезна приезжающему резиденту Представитель по отношению к правительственным координирующим органам и каналам коммуникации. Отношения с исполнительными агентствами, другими организациями США Система наций и неправительственные организации Анализ взаимоотношений с представительствами ООН, прочее организации системы Организации Объединенных Наций и неправительственные организации.Укажите, регулярно ли проводятся координационные встречи, и какие действия необходимо предпринять (если таковые имеются) для поддержания и укрепления этого процесс согласования. Функции / отношения координатора-резидента Анализ должен включать действия, предпринимаемые в качестве координатора-резидента, и отношения с другими агентствами ООН и правительством программы. Отношения с программами двусторонней помощи Режим участия и проблемы, возникшие с двусторонними техническими помощь в государственных проектах.Предложения по обслуживанию и укрепление этих отношений. Координация помощи Существующие экономические и социальные условия в стране, текущие политика и планы развития. Поскольку координация помощи — это прежде всего ответственность правительства, предложения о том, как ПРООН могла бы помочь в улучшение функции координации помощи. Связи с общественностью и сбор средств Донорские связи для определения стратегий, выгодных отношений с неправительственных организаций и других местных представителей национальных или международные партнеры. Управление в чрезвычайных ситуациях Анализ деятельности по реабилитации и развитию, в том числе национальные системы предупреждения, готовности, координации, сотрудничества и взаимосвязь между оказанием чрезвычайной помощи и развитием. Где страновой офис переживает стихийные бедствия, хорошо задокументированное приложение о шагах для принятия во время такого случая должен быть приложен. Ситуация безопасности Текущее состояние безопасности, включая вопросы, требующие внимание (текущее действие плана безопасности, особые меры предосторожности) вопросы и т. д.). Управление программами Основные вопросы, касающиеся статуса страновой программы, проектов мониторинг и оценка (круглый стол, консультативная группа и другие, пиковые бюджеты, конвейер, так далее.). Записка о национальной стратегии и возможности мобилизации неосновного финансирования (совместное несение расходов, СУМ и другие отчисления в трастовые фонды из глобальных и тематических фондов, таких как Global Экологический фонд, Монреальский протокол и т. Д.). Статус каждого текущий и планируемый проект не следует включать, так как эта информация доступный новому представителю-резиденту в других отчетах. Соответствующие отчеты, представленные в штаб-квартиру, которые касаются вопросов программы и, если необходимо, могут быть назначены необходимые последующие меры. Предложения и осуществляемые мероприятия по повышению качества управления программами / проектами. Проблемы, которые могли негативно повлиять на реализацию проекта, и меры по их устранению. направления действий следует выделить. Операционный менеджмент Комментарии к текущей организационной структуре странового офиса (цепочки подчинения, подчиненность, области, требующие оптимизации и усиление). Следует выделить хронические и повторяющиеся проблемные области; должны быть включены предложения о возможных коррективных или последующих действиях. В общее управление, финансы, автоматизация делопроизводства и человеческие ресурсы ситуация должна быть отражена.Уходящим сотрудникам следует подчеркнуть: рекомендации по дальнейшим действиям по различным вопросам. Человеческие ресурсы Органиграмма, план работы офиса, текущее состояние персонала, закрепленного за страновой офис, FOST, восприятие сотрудниками своих функций, моральный дух в Общее. Адекватность и состояние услуг, функционирование PAR / MRG система, реализация национального офицера схема.Структура местной заработной платы, шкала АЭС, назначение и Панель продвижения, план обучения, ассоциация персонала и т. Д. Предложения для необходимые последующие действия. Финансы Государственные взносы (невыплаченные объявленные взносы, GLOC). Финансы (бюджет, статус распределения, внебюджетные фонды, дополнительные фонды, ARL). Подотчетность (удостоверяющие и утверждающие сотрудники как по финансам, так и по дипломатической почте, банковские счета, лица с правом подписи банка, мелкие и безопасные хранители, делегирование полномочия на закупку, уровень аванса, банковское соглашение).Аудит (последний аудиторские отчеты). Мнения о возможных областях риска и о том, насколько эффективны финансовое управление и внутренний контроль могут сохраняться и усилен. Общее управление Проблемы с жильем в целом и статус информационного отчета. Помещения странового офиса, амбулатория и магазинные операции (если применимо), инвентарь. Местная собственность Смотровая комиссия , Комитет по местным контрактам , транспорт, оборудование, связь (факс, телефон, электронная почта, дипломатическая почта, телекс), изменения будут введены или объединены для обеспечения наиболее рентабельного использования средства связи.Существующие сервисные контракты на командировки, техническое обслуживание помещений и локальной вычислительной сети (LAN) служба поддержки. Информационные системы управления и автоматизация делопроизводства Статус автоматизации делопроизводства (включая использование компьютеризированных информационные системы управления), адекватность инфраструктуры и план автоматизации делопроизводства. Помещения общего пользования Соглашения об общих помещениях (если применимо), совместное использование агентств, CSA резюме, план этажа, любые договоренности о субподряде, бюджеты и т. д. При необходимости прочие вопросы Проблемы, не охваченные в вышеперечисленных областях, которые могут иметь прямое и / или косвенное влияние на работу страновых отделений как по программе, так и по администрация. 5,4 Связанные Информация 5.4.1 Файлы для постоянного хранения Личные записи сотрудников личная история из P.11 свидетельства о браке изменение семейного положения Указ о разводе свидетельство о рождении документы об усыновлении национальный статус сотрудников с более чем одним национальность P.78 изменение гражданства уведомление о разрешении Генеральным секретарем деловое свидание, встреча обозначение, изменение или отзыв бенефициара П.2 сертификатов, дипломов и др. (Доп. образование) результаты языковых экзаменов награды за работу за пределами ООН награды за работу в ООН благодарственных писем кадровая книжка / информационный бюллетень изменение адреса форма действий персонала п.5 урегулирование окончательных выплат по отделение п.35 свидетельство об окончательном разрешении ведомостей расходов на младших сотрудников категории специалистов Действие по расчету заработной платы персонала предложений о приеме уведомление о расторжении отчет о несчастном случае или болезни в связи с обслуживанием изменение медицинской классификации экземпляров отчетов / аттестаций конфиденциальная переписка Файлы программ / проектов проектных предложений заявок на проекты итоговый отчет подписанный проектный документ и исправления окончательный бюджет проекта оценочные отчеты документальных материалов, например, касающихся политики, процедурные или технические вопросы, которые могут рассматриваться как имеющие постоянный архивная ценность для организации Административная документация Опись имущества длительного пользования удостоверяющих сотрудников кредитный союз Политика таможенного оформления и импортных процедур (страновой офис) Утилизация офисного оборудования (штаб-квартира и страна офис) инструкции и справочники протокол опросной комиссии (штаб-квартира и страна офис) Создание / аренда офиса (штаб-квартира и страна офис) политики и процедуры контрактов и закупок (штаб-квартира и страна офис) Записи управления персоналом обязанности, обязанности и привилегии персонала (часы работы работа, официальные праздники) окладов и надбавок (шкала, язык надбавка, корректив по месту службы, суточные, специальная должность надбавка, сверхурочные и отгулы, авансы) Совет по назначениям и продвижению по службе (штаб-квартира и страновой офис) Деятельность в области общественной информации полис Консультативный комитет по общественной информации отдельных публикаций специальные статьи публичная информация (включая День ООН и День) Организационная документация законодательные акты (Омнибусный статут, резолюции, консенсус) основных исследования участие в ПРООН канал связи (правительства, агентства) управленческих проверок сотрудничество и консультация Постоянные представители (глобальные, региональные, Другие) механизм ПРООН — организация и управление Администратор и заместитель администратора управляющий совет (круг ведения, правила и процедуры, члены, собрания, представительство, комитеты, отчеты) Консультативный совет по планированию политики планирование конференций 5.4.2 Глобальный список подачи 5.4.3 Инструкции по обновлению и заполнению Шаблон информационного отчета Откройте Netscape Navigator Измените URL-адрес на — http://stone.undp.org/main/undpintra.cfm Введите свой логин и пароль. Затем нажмите Редактировать информационный отчет. в разделе «Управление страной» Выберите Регион и Страна и введите информацию на шаблон. Помощь по шаблонным заголовкам приведена ниже. Информация о стране : — Информация о стране добавляется автоматически в информационный отчет путем заполнения финансового директора: т.е. почтовый адрес, Почтовый адрес, телефон, факс, электронная почта FO, адрес электронной почты реестра CO. I Введение в систему ООН в _______ — Агентства ООН — автоматически вставляется из CFO — Mission Выписки: страновое отделение для включения II Проживание в ______________ — Физическое состояние Особенности, Климат, Природные ресурсы, Политические и административные Организации, Показатели развития, Люди, Язык, Религия, Образование: страновой офис для вставки. III Проживание в _______________ — Супруги и Возможности трудоустройства, магазины и рынки, еда и рестораны, PTT, телевидение, Радио и Интернет, Чем заняться, Путешествие по этой стране: страновой офис для вставки — Официальные праздники: вставляется автоматически от финансового директора — Службы ООН: страновой офис для вставки. IV_____________Values ​​- Обзоры экспатриантов, советы по еде, Подарки и социальные правила: страновой офис для вставки V Перед вылетом в _____________ — Контрольный список перед отъездом Страновой офис для вставки — Visa Требования: автоматически вставляется из финансового директора — Другое Visa Требования, Путешествие в эту страну, Домашние животные, Пересылка Информация / импорт: страновых офисов для включения VI Поселение в ___________ — Прибытие Контрольный список, гостиницы, охота на дом, мебель / техника, помощь по дому, Коммунальные услуги, Диапазон ежемесячных затрат, Транспортные средства, Банковское дело, Школа, Здравоохранение, Безопасность, страхование: страновой офис, чтобы указать VII Полезная информация — Справочная информация, Другие номера телефонов: страновой офис для вставки — Номер телефона: автоматически вставляется из CFO. Дата обновления появится автоматически. 5.4.4 Инструкции по обновлению и заполнению CFO Шаблон Откройте Netscape Navigator Измените URL-адрес на: http://stone.undp.org/main/undpintra.cfm Введите свой логин и пароль. Затем нажмите «Отправить» кнопка Найдите «Country Management» и нажмите CFO Edits Выберите Регион и Страна и введите информацию на шаблон. Оказывается помощь в заполнении заголовков шаблона брифинга. ниже. [Чтобы начать НОВУЮ строку, необходимо поставить в конце предложение] Информация о стране — Автоматический ввод с помощью DIMA. Постоянный координатор ООН / Постоянный представитель ПРООН — Информация вставлено OHR. Персонал ПРООН Страновой офис для ввода.Однако имена сотрудников должны быть добавлены в базу данных персонала ПРООН перед включением. [Если сомневаешься свяжитесь с DIMA [email protected] Почтовый адрес / почтовый адрес / основной формат телефона / принципал Формат факса — Страновой офис для ввода. Дополнительные обязанности РОП — Страновой офис для ввода URL — Страновой офис для ввода [адрес домашней страницы CO] Последнее обновление страны / организации: — Автоматический ввод с помощью DIMA Формат телефона / Формат факса / Электронная почта и регистрационный адрес электронной почты — Страна офис для ввода Обслуживает: — Страновой офис для ввода [Множественный выбор] Регион / Неактивен — По умолчанию «Нет» и «Нет» [оставить как есть] Другой персонал ООН / Врачи ООН / агентства с офисом в Страна / Координационная группа и каналы связи по вопросам ПРООН / Часы работы ; Официальные праздники / Требования к визе / Инокуляции / Отель Размещение / Транспорт. — Страновой офис для ввода. Не просматриваемые примечания — Страновой офис для ввода. Спутник A Спутник B Спутник M — Техническое обслуживание штаб-квартиры Деление [TSD] для ввода URL-адрес для информации — Страновой офис для ввода Дата обновления появится автоматически.

Программное обеспечение для регистрации документов

Реестр документов — это список всех документов по проекту.Обычно это чертежи, процедуры, формы спецификаций … и т. д. Важно, чтобы в реестре документов можно было четко идентифицировать последняя редакция конкретного документа. QDMS — популярная система, которая очень хорошо выполняет эту функцию.

Реестр документов действует как центральное хранилище для всех входящих документы в системе.Документы классифицируются по проекты и дисциплины в Матрица распределения регистров документов QDMS.

Некоторые преимущества реестра документов приведены ниже:

• Время, необходимое для подачи и извлечения документов, составляет значительно сокращается за счет централизованного реестра документов.
• Регистр документов уменьшает пространство для хранения, так как все документы хранятся в одном месте и не дублируются.
• Регистр документов можно также использовать для снятия бумажных копий необходимые документы.
• QDMS обеспечивает контролируемый доступ к документам через реестр документов.
• Раздать документы из реестра документов — Распечатайте или отправьте по электронной почте одним щелчком мыши.

  No related posts.