Расчет оплаты командировки выходной день: шпаргалка для бухгалтера — СКБ Контур

Содержание

Пример расчета командировочных в выходной день

С 12 по 18 января у работника командировка. Весь год он работал в организации, за этот год начислена годовая премия. Она полностью будет учтена при определении базы для среднего заработка, так как расчетный период — с С 5 по 10 июля у него командировка. За период с Расчетный период для оплаты командировки по среднему заработку — с

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Статья 153 ТК РФ. Оплата труда в выходные и нерабочие праздничные дни

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Пример расчета командировочных в выходной день

С 12 по 18 января у работника командировка. Весь год он работал в организации, за этот год начислена годовая премия. Она полностью будет учтена при определении базы для среднего заработка, так как расчетный период — с С 5 по 10 июля у него командировка. За период с Расчетный период для оплаты командировки по среднему заработку — с Период для начисления премии полностью вошел в расчетный период, поэтому премию в полной сумме нужно включить в расчет.

Но, если выезд захватил частично другой день например, чтобы добраться до аэропорта на ночной рейс в понедельник, командированному пришлось выехать в аэропорт в 23 часа в воскресенье , то оплата должна быть согласно ст. Как оплачивать время в пути в выходные дни в период командировки — еще один важный вопрос. В письме Минтруда России от Указание на это содержится и в п. Кроме того, для привлечения работника к выполнению служебных обязанностей в выходной день необходимо его согласие ст.

Теперь одним из важных документов, что подтверждает направление сотрудника в командировку является приказ о направлении в командировку. Но несмотря на это, нет утвержденного формата приказа о направлении рабочего в командировку, составляется в свободном виде. Законодательством устанавливается, что выходной день внутри командировки следует оплатить как минимум в двойном размере по сравнению со ставкой, которая действует в обычные дни. При этом конкретный способ калькуляции этой ставки определяется способом оплаты труда, принятом на данном предприятии для данного работника.

К примеру, если командировка начинается в понедельник, но сотруднику, чтобы успеть отправиться на самолёте в место назначения, пришлось выехать в аэропорт в 11 часов вечера, то в результате этот день не может рассматриваться как полностью свободный. Он считается днём отправления в командировку, несмотря на то, что такое отъезд произошёл лишь в последний его час. Аналогичным образом рассматриваются и случаи, когда возвращение сотрудника из командировки произошло ночью или рано утром в субботу.

Если его приезд пришёлся на данный выходной день, он также рассматривается как относящийся к командировке. Это относится и к ситуации, когда он прибыл домой в час ночи в субботу. Бухгалтеру довольно часто приходиться рассчитывать командировочные. Чтобы облегчить эту задачу, мы приготовили удобную шпаргалку. В ней вы найдете информацию о порядке расчета командировочных и о таких нюансах, как доплата до оклада, оплата командировки в выходные, расчет суточных.

Если перед или во время командировки сотрудника на предприятии было повышение окладов тарифных ставок в целом по организации подразделению необходимо индексировать средний заработок для расчета командировочных см. Правительства РФ от Получение двойной оплаты — не единственная компенсация, которая предусмотрена работнику за командировку в выходной. В качестве альтернативы он может выбрать оплату в обычном размере и получение дополнительного выходного дня, в качестве возмещения за потерянный.

В качестве итога можно отметить, что командировка в выходной день должна обязательно оплачиваться работодателем, если при этом сотрудник потратил свое время на выполнение трудовых функций. Факт командировки должен быть официально закреплен в приказе руководителя, вместе с указанием работы в такой день. Для отправки работника за рубеж, помимо основных правил, нужно учитывать определённую специфику. Локальным документом устанавливаются разные суммы на время в дороге для территории России и для других государств.

При пересечении границы из России суточные платятся в инвалюте, как при пребывании за рубежом. В день возвращения в Россию — в рублях. Выходные и праздники. Обратите внимание: в период командировки средний заработок сохраняется за все дни работы по графику компании, которая командировала работника п. Этот случай, когда выходной день в командировке используется работником для законного отдыха, самый простой. Здесь компенсация работнику по его возвращении из командировки по закону не положена ни дополнительный отдых отгул , ни повышенная оплата , ведь в отношении работника и так действуют гарантии ст.

Постановлением Правительства РФ от Популярный юрист. Поделитесь записью.

Порядок оплаты командировки в выходной день на 2019 год

Сотрудникам организаций, часто бывающим в длительных служебных поездках, важно знать, какую оплату они получат в командировке в выходные дни. Из нашей статьи вы узнаете, какими документами регулируется порядок начисления таких выплат, а также с помощью каких формул и программ это можно сделать самостоятельно. Прежде чем перейти к объяснению, как исчисляется оплата командировок в выходные дни, необходимо выяснить какими документами регулируется эта сфера в целом.

Статьей КЗоТ установлено: работникам, которые направляются в служебные командировки, оплата труда за выполненную работу осуществляется в соответствии с условиями, определенными трудовым или коллективным договором, и размер такой оплаты труда не может быть ниже среднего заработка. О нюансах оплаты периода пребывания работника в служебной командировке пойдет речь в данной статье.

Мошкович, старший юрист Если работник выезжает в командировку в нерабочий день, то это время подлежит оплате. Но не по среднему заработку, а как работа в выходной. Действующие правила оплаты труда в нерабочие дни обязывают работодателя подсчитать фактическое время, затраченное работником в выходной день. Следовательно, это нужно делать и в отношении времени выезда в служебную поездку. Если день отъезда работника в командировку, день возвращения из нее или время нахождения в пути приходятся на нерабочий день выходной или праздничный , то это время нужно оплачивать как работу в выходной, то есть не менее чем в двойном размере.

Пример расчета командировки в выходной день

Командировка предоставляется сотрудникам в Российской Федерации достаточно часто, поскольку на многих предприятиях возникает необходимость решения рабочих вопросов на дистанции от основного офиса. В этом случае одного из работников отправляют в поездку, и обычно это на большой срок, поэтому иногда в период отъезда он попадает на выходные или даже праздничные даты. В данные сроки он может рассчитывать на определенное повышение заработной платы, и это является основным условием в данной ситуации. Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:. По закону у работодателя есть возможность выписать командировку, которая будет припадать на законный отдых, но прерывать поездку нельзя, поскольку цель поездки должна быть достигнута. Есть несколько вариантов того, как командировка попадет на выходной день, и среди них:. В стандартном случае при нахождении в командировке человек может ожидать как оклад, так и дополнительные выплаты, которые предназначаются для оплаты аренды жилья, транспортных расходов и питания. То есть, предварительно бухгалтер рассчитывает сумму на разные статьи расходов, если нужно, покупает билеты и бронирует отель или квартиру.

Кадровый учет и расчет зарплаты в 1С 8.3 ЗУП 3.1

Здравствуйте уважаемые читатели блога zup1c. Не так давно на страницах блога были довольно подробно рассмотрены вопросы, касающиеся выплат больничных и отпускных. В этих материалах я представил достаточно интересных возможностей, о которых многие не знали или забыли. Если Вы не читали эти публикации, то можете с ними ознакомиться здесь и здесь. Это будет полезно и новичкам и опытным пользователям программного продукта 1С ЗУП.

Командировка связана с выполнением работником трудовых функций, поэтому она подлежит обязательной оплате. Определенные особенности при этом возникают в том случае, если какие-либо ее дни совпадают с выходными.

Наши трудовые будни проходят не только за компьютерным столом либо в цеху за привычным станком. Многие работники направляются в командировку. Их цели различны: повышение квалификации, передача документации, налаживание деловых отношений и т. В отличие, от рабочей недели, где суббота и воскресенье выходные, командировка может распространяться и на выходные.

Пример расчета оплаты за выходные и праздничные дни

Командировочные облагаются НДФЛ. Оплата командировочных расходов — один из ключевых вопросов в оформлении служебной поездки работника бухгалтером. Как рассчитать положенной сотруднику выплаты — ориентироваться на его стандартную зарплату или взять за основу средний заработок?

Как оплачивается командировка в выходной день: правовые нормы. Командировка в выходной день: правила оплаты. Как рассчитать суточные в выходные дни в командировке. Оплата выходных в командировке: учет командировочных расходов. Направляя работника в служебную командировку, работодатель должен руководствоваться главным законодательным актом в области трудовых отношений — Трудовым кодексом. Кроме того, направление работников в служебные командировки и их оплата регламентируются и другими нормативными документами:.

Оплата командировки в выходной

Сотрудникам организаций, часто бывающим в длительных служебных поездках, важно знать, какую оплату они получат в командировке в выходные дни. Из нашей статьи вы узнаете, какими документами регулируется порядок начисления таких выплат, а также с помощью каких формул и программ это можно сделать самостоятельно. Прежде чем перейти к объяснению, как исчисляется оплата командировок в выходные дни, необходимо выяснить какими документами регулируется эта сфера в целом. Главный законодательный акт, освещающий тему командировок — это Трудовой кодекс Российской Федерации. Командировкам посвящены статьи Другой важный документ — это Постановление Правительства РФ от В нём раскрыто понятие командировки, сроки и оплата труда в период служебного отсутствия, особенности направления в поездки за границу и другие важные аспекты. Всем работникам, часто сталкивающимся с командировками, необходимо ознакомиться с данным нормативным актом.

Позиция Минтруда России: день отправления в командировку и день возвращения из нее в выходной день следует оплатить по нормам ст. ТК РФ, в которой говорится: работа в выходной или.

Оплата выходных в командировке. Унифицированная форма Т командировочное удостоверение. Унифицированная форма Т 9. Отчетные документы для командировочных. Однодневная командировка.

Командировка в выходной день: оплата по Трудовому Кодексу

Расчет среднего заработка проводится бухгалтером в случае направления трудящегося в командировку. Время отсутствия на рабочем месте оплачивается по среднему показателю, который вычисляется за период, равный 12 последним календарным месяцам. Причем оплате подлежат только командировочные дни, пришедшие на рабочие, выходные по календарю не подлежат оплате. Исключением является только случай, когда в выходной командировочное лицо также трудится, тогда оплата вычисляется в особом порядке.

Оплата командировки в выходной день в 2019 году

Вопрос первый связан с тем, как учитывать годовую доплату в зависимости от момента ее начисления, Например, возможна ситуация, что работнику посчитан средний заработок без учета премии, а через какой-то период она начисляется за тот год, к которому относится расчетный период. Нужно ли учитывать такую премию и проводить перерасчет? Для расчета необходимо посчитать суммарный доход за расчетный период — год. В него включают зарплату, а также премии.

Законодательством не установлены минимальный и максимальный сроки выполнения служебных обязанностей во время командировки. Работодатель вправе отправлять сотрудников в длительные поездки, если этого требует необходимость.

Нередко случается, что работники выезжают в командировку или возвращаются из нее в выходной день. Как оплатить данные дни: по среднему заработку или в двойном размере, как за работу в выходной день? Разберем вопрос с позиции рекомендаций финансовых ведомств и судебной практики. Делаем выводы:.

Сотрудникам организаций, часто бывающим в длительных служебных поездках, важно знать, какую оплату они получат в командировке в выходные дни. Из нашей статьи вы узнаете, какими документами регулируется порядок начисления таких выплат, а также с помощью каких формул и программ это можно сделать самостоятельно. Прежде чем перейти к объяснению, как исчисляется оплата командировок в выходные дни, необходимо выяснить какими документами регулируется эта сфера в целом. Главный законодательный акт, освещающий тему командировок — это Трудовой кодекс Российской Федерации. Командировкам посвящены статьи Другой важный документ — это Постановление Правительства РФ от

Высчитываем количество фактически отработанных дней. В их число не включаются больничные, периоды временной нетрудоспособности, нахождение в отпуске по беременности и родам, в ежегодном оплачиваемом отпуске и т. Шаг 2.

Расчет среднего заработка для отпускных

Требования сотрудника неправомерны. При исчислении среднего заработка для оплаты отпуска в расчет не включаются ни приходящиеся на командировку выходные дни, ни выплаты, произведенные за это время (ст. 153 ТК РФ).

Поясним. При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).

Средний заработок за время в командировке, а также за дни в пути, в том числе за время вынужденной остановки, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации (п. 9 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее – Положение № 749).

Если работник привлекается к работе в выходные или нерабочие праздничные дни, то оплата труда производится в соответствии с трудовым законодательством РФ (п. 5 Положения № 749). То есть во время командировки на сотрудников распространяются гарантии повышенной оплаты работы в выходные и нерабочие праздничные дни, установленные ст. 153 ТК РФ.

Получается, за работу в выходные дни, приходящиеся на время командировки, сотруднику:

  • выплачивается не средний заработок, а заработная плата в двойном размере
  • либо (по его желанию) предоставляется другой день отдыха взамен выходного дня, в который он привлекался к работе. Но в этом случае работа оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит (ч. 4 ст. 153 ТК РФ).

В таком же порядке оплачиваются не только выпадающие на выходные или праздники дни командировки, но и другие выходные и нерабочие праздничные дни, которые работник не может использовать по своему усмотрению в связи с командировкой (день отъезда, день приезда, дни нахождения в пути) (см. решение Верховного Суда РФ от 20.06.2002 № ГКПИ02-663, определение Верховного суда Республики Коми от 17.02.2011 № 33-856/2011, письмо Минтруда России от 05.09.2013 № 14-2/3044898-4415).

Порядок исчисления среднего заработка установлен в ст. 139 ТК РФ и Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение № 922).

При любом режиме работы расчет средней зарплаты сотрудника производится исходя из фактически начисленной ему зарплаты и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за ним сохраняется средний заработок (ч. 3 ст. 139 ТК РФ, п. 4 Положения № 922). Причем учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя независимо от их источников. К ним относится и оплата работы в выходные и нерабочие праздники (ч. 2 ст. 139 ТК РФ, подп. «л» п. 2 Положения № 922). На основании этой нормы некоторые специалисты приходят к выводу, что оплата работы в выходные дни, приходящиеся на время командировки, учитывается при расчете среднего заработка.

В то же время указанная норма должна применяться с учетом иных норм Положения № 922. Так, согласно подп. «а» п. 5 Положения № 922 при исчислении среднего заработка из расчетного периода исключаются время, а также начисленные за это время суммы, когда за сотрудником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ (за исключением перерывов для кормления ребенка, предусмотренных трудовым законодательством РФ).

Как видно в сравнении:

  • п. 2 Положения № 922 говорит о видах выплат, а
  • п. 5 Положения № 922 перечислены периоды времени, которые исключаются из расчета вместе с начисленными за это время суммами.

Соответственно, любые суммы, которые начислены за время, исключаемое из расчетного периода, при исчислении среднего заработка не учитываются.

Как следует из ст. 167 ТК РФ, а также п. 4 и п. 9 Положения № 749, весь период командировки является временем, в течение которого за работником сохраняется средний заработок. Факт выплаты за дни командировки иных сумм, помимо среднего заработка, этого обстоятельства не меняет. Следовательно, весь период командировки исключается из расчетного периода, а все суммы, начисленные за это время, при расчете не учитываются. Поэтому в дальнейшем при исчислении среднего заработка не включаются в расчет ни приходящиеся на командировку выходные дни, ни выплаты, произведенные за это время по правилам ст. 153 ТК РФ.

Добавим, что аналогичное мнение высказано в письме Минтруда России от 13.08.2015 № 14-1/В-608. Среди специалистов Роструда также имеются сторонники данного подхода.

Позиции, что все начисленные за время командировки суммы, включая выплаты за работу в выходные дни, при расчете среднего заработка не учитываются, придерживаются и суды (см., например, определение Московского городского суда от 12.11.2012 № 11-3088/2012, Верховного суда Республики Коми от 07.03.2013 по делу № 33-1396/2013, решение Красноперекопского районного суда г. Ярославля от 06.02.2018 по делу № 2-238/2018).

Должны ли включаться в расчет средней заработной платы суммы оплаты труда за работу в праздничные выходные дни?, Салехард | вопрос №17782425 от 30.08.2021

Галина!

При направлении сотрудника в командировку за ним сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Порядок сохранения такого заработка определяется в п. 9 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение № 749).

Из него следует, что средний заработок сохраняется именно за рабочие дни по графику командирующей организации, отработанные сотрудником в месте командировки (п. 9 Положения). При этом оплата труда в случае привлечения сотрудника к работе в выходные дни должна осуществляться в соответствии с трудовым законодательством (п. 5 Положения № 749).

В трудовом законодательстве только одна норма регулирует порядок оплаты работы в выходные или праздничные дни – ст. 153 ТК РФ.

В ней указано, что работа в выходные и праздничные дни подлежит оплате не менее чем в двойном размере либо оплачивается в одинарном размере, но при этом сотруднику предоставляется дополнительный день отдыха.

Таким образом, если сотрудник привлекался к работе в месте командировки в выходной день, то такой день оплачивается в двойном размере (либо в одинарном, но с предоставлением отпуска).

Однако ни Положение № 749, ни нормы ТК РФ не дают ответа на вопрос, что в этом случае брать за основу – оклад сотрудника или средний заработок.

По моему мнению, в данном случае необходимо использовать тарифную ставку (оклад) сотрудника, поскольку ст. 153 ТК РФ, регулирующая порядок оплаты работы в выходные, устанавливает именно такой порядок оплаты (а не из среднего заработка).

В то же время есть иной взгляд на проблему: работу в выходной день в командировке можно оплачивать исходя из среднего заработка.

Аргументом в этом случае служит ст. 167 ТК РФ, согласно которой при направлении сотрудника в командировку ему гарантируется сохранение среднего заработка. Поскольку работа в выходные осуществляется в командировке, то нормы статей 153 и 167 ТК РФ должны применяться в совокупности, т.е. работа должна оплачиваться не менее чем в двойном размере среднего заработка. Такое мнение встречается в судебной практике (см. апелляционное определение Тюменского областного суда от 18.04.2012 по делу № 33-1500/2012, определение Московского городского суда от 09.09.2011 по делу № 4 г/3-7846/11).

Отметим, что выходные дни в период командировки в Табеле учета рабочего времени обозначаются кодом «РВ» или «03» (письмо Роструда от 04.03.2013 № 164-6-1). Также не является ошибкой указание в Табеле кода «К» или «06» в качестве основного и дополнительно кода «РВ» или «03» (письмо Минтруда России от 14.02.2013 № 14-2-291).

Поскольку существует подобная неопределенность, то выбранный способ оплаты (а также порядок обозначения таких дней в Табеле учета рабочего времени) необходимо закрепить в локальных нормативных документах работодателя.

В комментируемом письме Минтруд России высказал точку зрения по вопросу включения оплаты за работу в выходной день в командировке в расчет среднего заработка.

В частности, ведомство указало, что согласно пп. «а» п. 5 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение № 922), при расчете среднего заработка исключаются периоды сохранения среднего заработка и начисленные за этот период суммы.

Как указано в письме, определяющим критерием при включении тех или иных выплат в расчет является период, за который они начислены. Поскольку пп. «а» п. 5 Положения из расчета исключаются периоды, за которые за работником сохраняется средний заработок, а период командировки таковым и является, то Минтруд России делает следующий вывод.

Оплата выходных дней, которые пришлись на период командировки, не включается в расчет среднего заработка в соответствии с Положением № 922.

Стоит отметить, что в данном разъяснении Минтруд России не рассматривал вопрос о том, в каком порядке оплачивается данный период – в размере двойного среднего или в размере двойной тарифной ставки (оклада). В связи с этим нельзя однозначно сказать, относится ли данное разъяснение только к тем случаям, когда выходной день в командировке оплачивается в размере двойного среднего заработка (или одинарного среднего заработка с предоставлением выходного дня), либо ко всем случаям оплаты выходных дней в командировке.

Дело в том, что из буквального толкования пп. «а» п. 5 Положения № 922 следует, что определенные суммы не включаются в расчет потому, что выплачены в размере среднего заработка. Кроме того, согласно пп. «л» п. 2 Положения № 922 оплата работы в выходные и нерабочие праздничные дни включается в расчет среднего заработка.

Рекомендации

Работодателю необходимо определить, исходя из какого размера будут оплачены выходные дни, в которые командированный сотрудник привлекался к работе – среднего заработка или тарифной ставки (оклада). Этот порядок следует закрепить в локальных нормативных документах по оплате труда. Кроме того, не лишним будет установить порядок проставления отметок в Табеле учета рабочего времени по таким дням.

Порядок расчета среднего заработка в обоих случаях также необходимо закрепить в локальных документах работодателя.

Цитата:

О расчете среднего заработка при направлении в служебную командировку работника, привлекаемого в период командировки к работе в выходные или нерабочие праздничные дни. (Письмо Минтруда России от 13.08.2015 N 14-1/В-608)

Вам помог ответ?ДаНет

Оплата командировки в выходные дни: исполняем поручение шефа

Пересечение времени командировки сотрудников с выходными или праздничными днями – не редкость. Поэтому часто возникает вопрос: должна ли происходить оплата командировки в выходные дни? А если да, то в каком размере?

Выходные могут приходиться на время командировки по одной из причин:

1. Командировка длительная, затрагивает 2 или более недель.

2. Сотрудник уезжает в командировку в воскресенье (например, чтобы начать с понедельника выполнение задания) или приезжает в субботу. Т.е. на командировку приходится не само выполнение задания, а время пути.

«Командировочные» выходные

Особенности оплаты труда в командировках регламентированы Положением о направлении в командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749). Согласно п.9 Положения за все дни командировки по графику работы командирующей организации  за работником сохраняется средний заработок. Однако выходные по графику дни по среднему не оплачиваются.

Рассмотрим первый вариант, когда командировка является продолжительной по времени. Допустим, работник уезжает в понедельник одной недели, а возвращается – в пятницу следующей. Субботу и воскресенье первой недели (выходные дни для командирующей организации) он проводит в месте командировки.

Оплата командировки в выходные дни зависит от того, привлекался ли сотрудник к работе в эти выходные дни или нет. Если график работы в организации, в которую командирован сотрудник, совпадают с графиком работы командирующей организации, и работник в эти выходные отдыхал, то они ему не оплачиваются.

Если по служебной необходимости работник в выходной день был на работе и выполнял служебное задание, то оплата этого дня производится согласно Трудовому кодексу, а именно ст. 153 – не менее чем в двойном размере (если работа производилась свыше месячной нормы рабочего времени). Работник также имеет право получить отгул за работу в выходной день, тогда оплата выходного дня производится в одинарном размере.

Важно: для работы в выходной день обязательно должен быть составлен приказ о привлечении работника к труду в выходной день во время командировки. Позаботьтесь также о том, чтобы в Правилах внутреннего трудового распорядка вашей организации был предусмотрен режим работы в выходные и праздничные дни (письмо Минфина от 04.02.2009 № 03-03-06/1/39).

Выходные в пути

Теперь давайте коснемся другой ситуации, когда работник проводит выходные в дороге. Обычно на практике это не учитывается как работа в выходной день, работнику могут дать или не дать отгул. Однако такой порядок противоречит законодательству. Что такое выходные для работника? Это его время отдыха.

Согласно ст. 106 ТК время отдыха – это время, когда работник свободен от исполнения трудовых обязанностей, и он может использовать это время так, как ему заблагорассудится. Естественно, что время, проведенное в дороге, не может быть использовано работником для отдыха. Получается, что это уже не выходной, а рабочий день, и работник привлечен в этот день на работу (Решение Верховного Суда РФ от 20.06.2002 N ГКПИ2002-663).

Как же произвести оплату за выходной в пути? Определенно, в том же порядке, что и работу в командировке в выходной день. Однако что же удваивать? Допустим 2 ситуации: работник возвращается из командировки в 2.00 субботы, т.е. в выходной день он 2 часа исполнял трудовые обязанности, или же работник  вернулся в 22.00 той же субботы, т.е. выполнял трудовые обязанности 22 часа. Есть ли разница в оплате?

Ответа на вопрос, выплачивать ли работнику двойную дневную ставку в полном объеме или же пересчитывать ее на количество отработанных часов, законодательство не содержит. официальных разъяснений чиновников также нет.

С точки зрения обоснованности расходов можно сказать, что оплата 2 часов работы не может производиться по полной дневной удвоенной ставке, иначе это завышает оплату труда. Также согласно ст. 132 ТК заработная плата работника зависит от количества затраченного труда. Т

Давайте приведем пример. Пусть работник отправляется в командировку в воскресенье 2 сентября в 17.00, а возвращается в следующую субботу – 8 сентября в 15.00. Тогда за время нахождения в пути в выходной день по удвоенной часовой ставке будет оплачено: за 2 сентября – 7 часов, за 8 сентября – 15 часов. Или работник может взять 2 дня отдыха (по одному за каждый выходной в пути), тогда время в пути будет оплачено по одинарной часовой ставке.

В любом случае методику расчетов следует закрепить в локальном акте организации. По неофициальным разъяснениям чиновников (например, Н.З. Ковязиной, заместителя директора Департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России) расчет производится именно так.

Последствия «командировочных» выходных

Еще одна любопытная ситуация возникает при последующих командировках работника и отпусках, если в данной командировке ему производилась оплата командировки в выходные дни в двойном размере. Допустим, работник направляется в новую командировку. Соответственно вам придется рассчитать ему средний заработок. Вопрос на засыпку: нужно ли учитывать выходные дни в командировке и начисленную оплату за эти дни в двойном размере при расчете среднего заработка?

Скажем сразу, что официального ответа чиновников по этому вопросу нет. Вообще возможны 2 варианта:

1. Учитываем дни и оплату в двойном размере. Основание: пп. «а» п. 5, пп. «л» п.2  Положения о расчете среднего заработка (Постановление Правительства РФ от 24.12.07 № 922). Из расчетного периода исключается время, когда у работника сохранялся средний заработок, а оплата командировки в выходные производится не по среднему заработку, а по другим правилам – как за работу в выходные дни. При расчете среднего заработка учитываются выплаты за работу в выходные и праздничные дни. Несмотря на то, что буквально получается именно так, с точки зрения логики командировок эта версия хромает.

2. Не учитываем дни и оплату в двойном размере. Основание  — ст. 167 ТК: при направлении в служебную командировку за работником сохраняется средний заработок. Т.е. за время командировки полагается средний заработок, а это время согласно Положению исключается из расчета. Эта позиция выигрывает с точки зрения логики.

О том, как оплатить рабочие дни, на которые выпала командировка, читайте здесь . А о том, как оплатить суточные работнику – смотрите тут .

А что думаете вы по оплате командировок в выходные дни? Справедлива ли оплата времени, проведенного работником в выходные в пути? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

 

Нужно ли для расчета среднего заработка учитывать оплату работы в выходной день в командировке?

Нужно ли для расчета среднего заработка учитывать оплату работы в выходной день в командировке?Исходя из разъяснений Минтруда России, оплата работы командированного работника в выходные дни в командировке исключается из расчета среднего заработка. При этом существует противоположная судебная практика.
При направлении в служебную командировку работодатель обязан сохранить за работником место работы (должность) и средний заработок, а также возместить расходы, связанные с командировкой (ст. 167 ТК РФ).

Порядок исчисления средней заработной платы
Порядок расчета средней зарплаты установлен ст. 139 ТК РФ, согласно которой:
• для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя независимо от источников этих выплат;
• расчет средней заработной платы производится работнику исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата;
• в коллективном договоре, локальном нормативном акте могут быть предусмотрены и иные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение работников;
• особенности порядка исчисления средней заработной платы установлены Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее — Положение).
Расчетным периодом для расчета среднего заработка работника является период, состоящий из 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале — по 28-е (29-е) число включительно) (п. 4 Положения).
Из расчетного периода исключается время, когда за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации, за исключением перерывов для кормления ребенка, предусмотренных трудовым законодательством Российской Федерации (пп. «а» п. 5 Положения).

Оплата труда работника в выходной день в командировке
Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ).
Работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (п. 3 Положение об особенностях направления работников в служебные командировки утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение N 749)).
Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации (п. 9 Положения N 749).
Оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с ТК РФ (п. 5 Положения N 749).
Согласно ст. ст. 106, 107 ТК РФ выходные дни (еженедельный непрерывный отдых) и нерабочие праздничные дни являются временем отдыха, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению.
Работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере (ст. 153 ТК РФ):
• сдельщикам — не менее чем по двойным сдельным расценкам;
• работникам, труд которых оплачивается по дневным и часовым тарифным ставкам, — в размере не менее двойной дневной или часовой тарифной ставки;
• работникам, получающим оклад (должностной оклад), — в размере не менее одинарной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада), если работа в выходной или нерабочий праздничный день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере не менее двойной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада), если работа производилась сверх месячной нормы рабочего времени.
При этом оплата в повышенном размере производится всем работникам за часы, фактически отработанные в выходной или нерабочий праздничный день. Если на выходной или нерабочий праздничный день приходится часть рабочего дня (смены), в повышенном размере оплачиваются часы, фактически отработанные в выходной или нерабочий праздничный день (от 0 часов до 24 часов).
Отметим, что согласно разъяснениям Минтруда России день отъезда, приезда работника в командировку в выходной день, а также привлечение его к работе в выходной день необходимо компенсировать по правилам, установленным ст. 153 ТК РФ. При этом в день отъезда в командировку или возвращения из нее, приходящийся на выходной день работника, учитываются часы с момента отправления (прибытия) транспорта до окончания суток выходного дня, то есть выходной, приходящийся на отъезд в командировку (прибытие из командировки), подлежит оплате в двойном размере (Письмо Минтруда России от 21.02.2020 N 14-1/ООГ-1110).
По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

Случаи, когда выходные дни приходятся на время командировки
Варианты, когда выходные приходятся на время командировки, могут быть следующими:
1) работник проводит выходные в месте командирования, при этом к труду не привлекается;
2) в выходные работник привлекается к труду в месте командирования;
3) на выходные приходится время в пути (в командировку или из командировки).
Вариант 1
По среднему заработку оплачиваются только рабочие по графику командирующей организации дни нахождения работника в командировке (например, с понедельника по пятницу) (п. 9 Положения N 749). Соответственно, выходные дни, приходящиеся на время командировки, но в которые работник к труду не привлекается, оплате по среднему заработку не подлежат.
Вариант 2
Привлечение работника к работе в выходной день в командировке необходимо компенсировать по правилам, установленным ст. 153 ТК РФ, если более высокий размер оплаты не предусмотрен коллективным договором, локальным нормативным актом организации или трудовым договором (Письма Минтруда России от 21.02.2020 N 14-1/ООГ-1110, Роструда от 24.01.2020 N ПГ/37602-6-1).
Вариант 3
Дни выезда, приезда, а также дни нахождения в пути в период командировки подлежат оплате согласно ст. 153 ТК РФ не менее чем в двойном размере (Письмо Минтруда России от 13.10.2017 N 14-2/В-921).

Включение оплаты работы в выходной день в командировке в расчет среднего заработка
Исходя из прямого толкования и применения в совокупности норм ст. 153 ТК РФ, п. п. 5 и 9 Положения N 749:
• выходные и нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период командировки работника, не признаются периодом, за который работнику сохраняется средний заработок, поскольку они не являются рабочими днями по графику, установленному в командирующей организации;
• суммы повышенной оплаты труда за работу в эти дни, рассчитанные в соответствии с нормами ст. 153 ТК РФ, включаются в расчет среднего заработка. Данная позиция подтверждается судебной практикой (см. Решение Московского районного суда г. Санкт-Петербурга от 08.10.2018 по делу N 2-1472/2018(2-7716/2017;)~М-6059/17).
Однако в Письме Минтруда России от 13.08.2015 N 14-1/В-608 выражено иное мнение: время нахождения работника в служебной командировке, в том числе время привлечения к работе в период командировки ввиду необходимости в выходные или праздничные дни, а также начисленные за это время суммы исключаются при исчислении среднего заработка. Данная позиция основывается на том, что из нормы пп. «а» п. 5 Положения N 922 следует, что определяющим критерием для исключения из расчета среднего заработка начисленных сумм является период (время), за который они начислены (период командировки).

Подготовлено на основе материала
Аудиторско-консультационной группы
«Коллегия Налоговых Консультантов»


Как оплачивается командировка в выходные дни? Основные и частные случаи

Юридическая консультация > Трудовое право > Оплата труда > Порядок оплаты командировки в выходные дни: основные случаи, частности, судебная практика

Бывает, что сотруднику приходится возвращаться из командировки или отбывать в командировочную поездку в субботу или воскресение. Перед бухгалтером предприятия в этом случае встает вопрос: как оплачивается командировка в выходные дни?

Выплатить ли за воскресение командировочные по среднему уровню заработка или нужно оплачивать сверхурочную работу в двойном размере? Рассмотрим подробнее основные и частные случаи командировочных выплат.

Оплата рабочего времени во время командировки

Растраты за дорогу должны возмещаться

Срок, который работнику приходится провести по производственной нужде за пределами родного предприятия, определяется в приказе, подписанном директором или другим уполномоченным лицом.

В этом документе четко прописывается пункт командировки, ее сроки (начало и конец), время, которое работник проведет в пути. Подтвердить время нахождения в командировке сотрудник может по отметкам (подпись кадровика, печать учреждения) в командировочном удостоверении, а также по датам, указанным в билетах на поезд, самолет и т.д.

Все дни, проведенные в командировке и подтвержденные соответствующими документами, работнику должны оплатить. Оплату производят либо по окладу, соответствующему должности командированного лица, либо по его среднему заработку. Два подхода к оплате выходного дня, проведенного в командировке:

  1. Если производство или другая организация, куда прибыл командированный работник, работает по стандартному пятидневному режиму, то в субботу-воскресенье командированному на предприятии работать не придется и оплачивать эти дни тоже не нужно. При командировке для обучения выходным считается тот день, в который нет занятий, даже если он не приходится на субботу-воскресенье.
  2. Если же по соображениям организации работы производства нужно, чтобы командированный был на работе в выходной день, то директором издается дополнительный приказ. В этом приказе выходной день, на который выпала командировка, объявляется для сотрудника рабочим днем. На основании приказа осуществляется оплата этого дня.

Помимо оплаты по среднему заработку, работнику, отправленному в командировку, должны быть выплачены суточные. Эти деньги являются компенсацией затрат, понесенных сотрудником на проживание в гостинице, свое питание в командировке и иные надобности. Подтверждение затрат осуществляется с помощью чеков, квитанций и иных документов финансовой отчетности.

Оплата выходных во время командировки

Оплата командировочных рассчитывается согласно календарным данным

Наиболее частая причина открытия командировки в выходной день – необходимость командированному работнику быть на рабочем месте в понедельник утром. Если дорога достаточно длинна, то выезжать может быть необходимо в воскресенье или даже субботу.

Эти дни являются законными выходными работника, но используются им не для личных, а для производственных нужд. Поэтому такие дни должны быть оплачены как сверхурочная работа. Если командировка открыта для прохождения обучения, то определение.

Является ли тот или иной день сверхурочным, делается несколько по-иному. Рабочим считается день, в который есть занятия. Но продолжительность ученой недели не должна превышать определенных значений, определяемых по санитарным нормам. Трудовое законодательство нашей страны вводит понятие сверхурочной работы.

Такой работой считается любая производственная деятельность работника, выполняемая во время, выходящее за пределы рабочего времени, предусмотренного трудовым законодательством и трудовым договором. Очевидно, что такой сверхурочной работой является и нахождение работника в выходной день в командировке.

Как компенсировать потерянные выходные?

«Потерянные» выходные должны компенсироваться

Способы компенсации потерянных выходных дней, предусмотренные трудовым законодательством:

  • Оплата отработанного в командировке в выходные дни времени в двойном размере от среднего заработка или дневного оклада.
  • Оплата времени в одинарном размере с предоставлением отгула за каждый сверхурочно отработанный в командировке день.
  • Суточные должны быть выплачены за каждый день, подтвержденный отметками в командировочном удостоверении или проездными документами.
  • Если командированный сотрудник возвратился из командировки позже назначенного срока, то суточные и иные причитающиеся ему выплаты перечисляются только за дни, подтвержденные командировочным удостоверением. Отсутствие же на работе в остальные дни – повод для дисциплинарного разбирательства.
  • Оплачено отсутствие на рабочем месте сверх сроков, помеченных в командировочном удостоверении, может быть только при наличии дополнительного приказа. В этом приказе (как и все упомянутые раньше приказы, этот подписывает директор) должно быть указано, по какой причине продлена командировка, а также должна быть ясно прописана новая дата возвращения.

Трудовым законодательством РФ установлена наибольшая длина командировки в сорок суток. Продлять командировку после этой даты незаконно. Но если существует производственная необходимость более долгой командировки, то через сорок суток первая командировка объявляется закрытой и начинается новая.

Если предприятие имеет необходимость направления сотрудников в частые командировки, то в трудовом договоре могут дополнительно предусматриваться льготы для командированных.
Все изложенное показывает, что в трудовом законодательстве есть четкие инструкции для бухгалтера. Следование этим положениям позволит точно рассчитать выплаты, причитающиеся командированному сотруднику.

Мнение юриста-эксперта:

Статья подробно дает читателю основные понятия о подходе к оплате командировочных расходов в выходные дни. Но, следует отметить, что речь идет лишь об общем подходе, который установлен государством. Но законодатель предусмотрел права работодателя на установление собственных положений и дополнительных выплат в период нахождения работника в командировке. Весь вопрос состоит в том, за счет каких источников предприятие финансирует такие выплаты.

Есть категория затрат, которые включаются в производственные и иные затраты до налогообложения прибыли. А есть расходы, которые государство разрешает финансировать за счет чистой прибыли. Причем если эти расходы связаны с выплатой работникам, то они могут облагаться налогом на доходы физических лиц (НДФЛ). Это надо знать работникам. На большинстве предприятий для расчета зарплаты, в том числе и командировочных расходов, существуют компьютерные программы. С их помощью все расчеты производятся автоматически.

Главное – правильно внести исходные сведения. Знать полностью всю процедуру расчетов, совсем необязательно. А работникам выдаются расчетные листки, в которых отражены все расчеты. Если по ним возникнут вопросы, всегда можно обратиться к специалисту предприятия, который производил начисления.

Командировка приходится на выходной день. Как оплатить? Расскажет видео:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Поделиться

ВКонтакте

Класс

WhatsApp

Telegram

    

Зарплата и управление персоналом 8 редакции 3.0 – Учет без забот

Опубликовано 04.12.2015 10:54
Автор: Administrator
Просмотров: 30086

Почти ни один бухгалтер в своей работе не обходится без оформления направлений сотрудников в служебные командировки. Такая поездка работника может повлечь за собой не только регистрацию и расчет оплаты, но и вызвать определенные вопросы, например, когда командировка совпала с выходным днем. Подобные случаи встречаются достаточно часто, тем самым обеспечивая бухгалтеру некоторые трудности при оформлении и учете командировок в 1С. Попытаемся в этой статье разобраться, каким образом строится работа с командировками в программе «1С: Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3.0. 

Итак, в разделе «Зарплата» есть пункт «Командировки».                                                   

Данный пункт будет активным, если в первоначальных настройках расчета зарплаты проставлен флажок в соответствующей позиции.                                                   

Для работы с документом «Командировка» достаточно одного флажка. Второй флажок, который касается внутрисменного отсутствия, требуется в случае, когда, например, сотрудник часть дня был в командировке, а оставшееся рабочее время находился в офисе.

Вернемся в раздел «Зарплата», по обращению к пункту «Командировки» открывается форма списка документов.                        

Можем заметить, что присутствуют две кнопки с функцией создания. С помощью первой кнопки создается документ для регистрации и расчета оплаты командировки одного сотрудника.                           

Месяц указываем тот, в котором будут регистрироваться расчеты, отраженные в данном документе, по умолчанию проставляется текущий месяц. Не забываем, что дата используется в печатных формах. Из справочника «Сотрудники» выбираем нужного.

Так закладка «Главное» выглядит, при условии, что в настройках отсутствует «галочка», отвечающая за внутрисменную командировку. Требуется задать начало и окончание командировки. В случае ведения в программе штатного расписания, доступна возможность освобождения ставки на период отсутствия по средством установки флажка. Автоматически, используя предшествующие данные о заработке, рассчитывается средний заработок и начисление. Необходимо определиться как будет происходить выплата, из предложенных вариантов, выбирается подходящий.

Когда служебная поездка заканчивается не в этом месяце, а в следующих, программа позволяет определить, каким образом планируется оплата целиком или помесячно. Выбирая второй вариант, обеспечиваем начисление этим документом только за текущий месяц, расчет оплаты за остальные месяца будет происходить при начислении зарплаты. Средний заработок для подобных расчетов в дальнейшем соответствует значению, полученному в документе «Командировка».                                       

При переходе на закладку «Начислено (подробно)», можем посмотреть детальный расчет с указанием количества отработанных дней.                                            

На закладке «Стаж ПФР» доступно для заполнения единственное поле «Территориальные условия», которое заполняется из одноименного справочника. Используется в том случае, когда сотрудник отправляется в особые территориальные условия.                                      

Для печатных форм требуется заполнение закладки «Дополнительно», вносим информацию о том, куда был отправлен сотрудник, сколько дней провел в пути, основание, финансирование и цель поездки.              

После заполнения документ записываем и проводим. Имеем возможность из данного документа распечатать приказ о направлении и расчеты, также командировочное удостоверение и служебное задание. Две последние позиции с 2015 года оформлять не требуется.                                                  

Если в организации принято совмещение должностей и это отмечено в настройках программы, то на основании документа «Командировка» возможно создание документа «Совмещение должностей», чтобы назначить доплату тому, кто будет, например, исполнять обязанности сотрудника, уехавшего в командировку.  

                     

Либо другая ситуация: командированный сотрудник имеет совместительство, тогда прямо в этом документе появляется гиперссылка для оформления его отсутствия как совместителя.                                

Кнопка «Выплатить» приходит в действие в случае выбора выплаты в межрасчетный период, ведь в других случаях выплата осуществляется вместе с зарплатой.                                                    

Также можем заметить, что при таком выборе выплаты происходит расчет удержаний. Аналогичную картину наблюдаем при выборе «С авансом». По «карандашику» открываются подробности расчета удержаний и среднего заработка.                                                                                                                                         

Выше было рассмотрено заполнение документа «Командировка» по кнопке «Создать», при нажатии на кнопку «Создать Т-9а» мы обратимся к формированию приказа на командировки нескольких сотрудников одновременно.     

Заполнение происходит по кнопке «Добавить». В ходе внесения данных в табличную часть получим в последней колонке «Учет отсутствий и начислений» информацию в виде гиперссылки. Как видим, в нашем примере по первому сотруднику отсутствия учтены, так как для него уже внесен документ «Командировка», а по второму требуется оформить. То есть для завершения оформления командировок, чтобы рассчитать зарплату в этот период, необходимо по каждому командированному сотруднику внести отдельный документ «Командировка» по гиперссылке.

Теперь затронем некоторые сложные обстоятельства. Что делать когда командировка приходится на выходной день? Рабочие и выходные дни сотрудника, находящегося в командировке, определяются также по графику основного места работы. Из этого следует, что если в выходные дни в командировке сотрудник отдыхал, то и в программу нет надобности что-то вносить. Если же он работал в эти дни, тогда вносим документ «Оплата праздничных и выходных дней».

Те рабочие дни, которые сотрудник провел в командировке отражаются в табеле буквой «К».                       

Что касается внутрисменной командировки, о которой упоминалось в начале, когда говорилось о постановке флажков в учете отсутствий. То, при наличии как раз второго флажка, на главной закладке документа «Командировка» появляется возможность внести данные о командировке на неполный день.                            

В итоге в табеле учета рабочего времени увидим следующую комбинацию:                           

Так выглядит оформление и расчет оплаты сотрудника, направленного в служебную командировку. Обращаем внимание, что от первоначальных настроек зависит вид документов и возможность ввода информации.

Автор статьи: Кристина Саввина 

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов 


Добавить комментарий

Как рассчитать суточные для деловой поездки

Многие компании покрывают командировочные расходы деловых путешественников, чтобы компания могла списать эти расходы. Для деловых путешественников это может сделать весь процесс намного более доступным и доступным, особенно для поездок в дорогие места. Для тех, кто путешествует по делам, знание того, как рассчитываются суточные для ваших поездок, может помочь вам лучше документировать свои расходы для вашего работодателя. В этой статье мы объясняем, что такое суточные, различные категории, покрываемые суточными, и как рассчитать суточные.

Что такое суточные?

Суточные обычно относятся к сумме денег, которую работодатель предоставляет командирующему сотруднику для покрытия его расходов в командировке. Обычно суточные связаны с проживанием, питанием и непредвиденными расходами (M&IE). Компании не обязаны выплачивать суточные своим сотрудникам, однако это позволяет компании списывать командировочные расходы как расходы, если они выполняются в соответствии с государственными директивами.

Для сотрудников суточные могут быть весьма полезными для покрытия командировочных расходов.Некоторые работодатели могут работать с туристической компанией, так что определенные расходы, такие как авиабилеты и отели, оплачиваются непосредственно компанией, не требуя процесса возмещения. Другие расходы, такие как питание, могут потребовать, чтобы вы оплатили их заранее, а затем представили на возмещение. Размер суточных может варьироваться в зависимости от государственных правил и от того, как ваша компания выбирает размер суточных для поездки.

Связано: Подробное руководство по суточным

Типы суточных

Для большинства сотрудников ваши суточные попадают в одну из двух категорий:

  • Жилье: Это относится к отели, хотя это также может включать в себя аренду Airbnb или аналогичную частную аренду для деловой поездки.Краткосрочное пребывание в квартире может покрываться суточными, если командировка более длительная.
  • M&IE: Это включает в себя любое платное питание в течение дня, а также чаевые по поводу еды и других услуг, таких как обработка багажа.

Многие компании излагают свою политику в отношении командировок в своих справочниках для сотрудников.

Связано: Все, что вам нужно знать о командировочных суточных

Как рассчитать суточные

Благодаря руководству правительства по определению суточных, процесс расчета суточных довольно прост:

1.См. Инструкции IRS

Компания обычно предлагает своим сотрудникам суточные, чтобы они могли списать расходы на свои налоги в соответствии с правительственными указаниями. Управление общих служб США разработало руководящие принципы относительно того, сколько следует тратить на проживание и ТОиР в разных местах, в разное время года или в разных ситуациях. Поскольку большинство компаний следуют этим рекомендациям, вы можете обратиться к ним, чтобы получить представление о том, какие суточные доступны вам в этих различных местах или ситуациях.

2. Разберитесь, что исключается.

Когда вы готовитесь к рабочей поездке и рассчитываете доступные суточные, очень важно знать, какие виды командировочных расходов не покрываются суточными. В первую очередь, это транспортные расходы на:

  • Рейсы
  • Поезда
  • Такси и вызов пассажиров
  • Прокат автомобилей и компенсация пробега вашего собственного транспортного средства

Для этих типов расходов ваш работодатель может указать, сколько вам разрешено тратить и как покрываются расходы.Авиабилеты могут быть забронированы через туристическую службу вашего работодателя, в то время как расходы на такси могут быть возмещены после поездки.

Прочие расходы, которые могут быть покрыты командировочными расходами, но не включены в суточные:

  • Плата за доступ в Интернет во время полета или в отеле
  • Расходы на печать вне офиса
  • Прачечная или химчистка
  • Проверка багажа.

Обсудите со своими менеджерами, какие расходы разрешены во время поездки, чтобы вы знали, какие расходы будут возмещены, на что покроются суточные и что ваш работодатель не будет платить.

3. Определите, какой метод использовать.

Согласно правительству, существует два метода расчета суточных. Эти два метода — стандартный метод и метод «высокий-низкий». У каждого из них есть свои преимущества, и ваш работодатель может выбрать наиболее подходящий вариант для вашей поездки.

При использовании стандартного метода место, куда вы направляетесь, определяет, сколько вы должны потратить на суточные. Не во всех местах установлены собственные суточные, и в этом случае вы должны использовать стандартную сумму в 96 долларов для проживания и 55 долларов для M&IE.Существуют ставки суточных, зависящие от местоположения, которые подпадают под стандартный метод, особенно в штатах с дорогими городскими районами или туристическими направлениями. Они могут варьироваться в зависимости от месяца, но обычно предполагают более высокие суточные, чтобы учесть расходы на пребывание в этом месте.

Другой вариант — метод «высокая-низкая», когда работодатели могут выбирать между двумя различными вариантами выбора ставки суточных. Высокая ставка предназначена для районов с высокой стоимостью, а низкая — для районов с более низкой стоимостью.Разница между ставками не так велика, но преимущество состоит в том, что проще отслеживать два варианта суточных. С помощью этого метода вам не нужно будет искать суточные для того места, где вы путешествуете, но обязательно подумайте, какие расходы будут для вашего пункта назначения.

4. Ознакомьтесь с политикой вашего работодателя.

Изучите, есть ли у вашего работодателя твердое правило о том, какой метод использовать для определения суточных для сотрудника в поездке, или есть указания о том, как выплачиваются суточные.Если ваш работодатель всегда использует метод «высокая-низкая», вы знаете, как определить, будет ли место, куда вы собираетесь, дорого или дешево.

Кроме того, некоторые работодатели могут дать вам определенную сумму денег, которую вы можете потратить на M&IE в день, и все остальное, что вам разрешено оставить. Другим работодателям необходимо, чтобы вы сохраняли все соответствующие квитанции для подачи на возмещение, поэтому суточные покрывают только то, что вы потратили, и не более того. Большинство работодателей, у которых есть сотрудники, путешествующие, имеют определенные правила, которые охватывают все, от бронирования рейса до подачи квитанций о возмещении, поэтому важно ознакомиться с этими правилами.

Связано: Как подготовить отчет о расходах

5. Изучить расходы на поездку

Как только вы узнаете, какой метод вы будете использовать и какие суточные ставки доступны для вашего местоположения путешествуя в, вы можете оценить расходы на поездку. Два наиболее важных числа, о которых следует помнить при расчете суточных, — это сумма, которую вы можете платить за ночлег, и сумма, которую вы платите за M&IE. Также не забывайте о неполных днях в пути, потому что в эти дни ваши суточные — это процент от ставки за полный день.

У некоторых работодателей есть туристические службы для помощи в перелетах и ​​гостиницах. Это может быть полезно, если у вашей компании есть ограничения на то, что вы можете потратить на перелеты, и чтобы расходы на проживание не выходили за рамки суточных, поскольку могут быть скидки или корпоративный тариф. Что касается жилья, это также может позволить вам оплачивать расходы напрямую через вашего работодателя, вместо того, чтобы оплачивать их самостоятельно и получать возмещение. Что касается расходов на M&IE, выясните, сколько будет стоить питание в вашем пункте назначения, чтобы заранее знать, как распределять доступные средства.

Независимо от того, как вы бронируете поездку, вы должны помнить, что превышение доступной суточной для вашей поездки часто приводит к тому, что вы несете ответственность за превышение. Это может быть нормально, особенно если вы собираетесь, чтобы в поездке к вам присоединилась вторая половинка или друг, или чтобы продлить ваше пребывание по личным причинам. В этой ситуации большинство работодателей платят до максимальных суточных для этого места или метода и просят вас платить что-либо дополнительно.

Определение командировочных расходов

Что такое командировочные расходы?

Командировочные расходы — это расходы, связанные с поездкой с целью ведения деловой деятельности.Разумные командировочные расходы, как правило, могут быть вычтены бизнесом, когда сотрудники несут расходы, путешествуя вне дома специально для деловых целей. Эти бизнес-цели могут включать конференции или встречи.

Хотя многие командировочные расходы могут быть вычтены, те, которые являются необоснованными, расточительными или экстравагантными по своему характеру, или те, которые предназначены для личных целей, исключаются. Налоговая служба (IRS) считает, что сотрудники уезжают из дома, если их деловые обязанности требуют, чтобы они находились вдали от своего «налогового дома» (общего района, где находится их основное место работы) значительно дольше, чем обычный рабочий день. , и им нужно выспаться или отдохнуть, чтобы выполнять свои обязанности во время отсутствия.

Ключевые выводы

  • Командировочные расходы — это расходы, связанные с поездками с целью ведения деловой деятельности.
  • Вычитаются только обычные и необходимые командировочные расходы; расходы, которые не являются обычными и необходимыми или являются необоснованными, щедрыми или экстравагантными, а также командировочные расходы для личных целей не подлежат вычету
  • IRS считает, что сотрудники уезжают из дома, если их деловые обязанности требуют, чтобы они находились вдали от своего «налогового дома» значительно дольше, чем обычный рабочий день.
  • Примеры командировочных расходов включают авиабилеты и проживание, транспортные услуги, стоимость еды и чаевых, использование средств связи.
  • Командировочные расходы, понесенные во время неопределенного рабочего задания, которое, согласно IRS, длится более одного года, не подлежат вычету в налоговых целях.

Общие сведения о командировочных расходах

Хорошо организованные записи, такие как квитанции, аннулированные чеки и другие документы, подтверждающие вычет, могут помочь людям получить компенсацию от работодателя и помочь предприятиям подготовить налоговые декларации и ответить на вопросы IRS.Примеры дорожных расходов могут включать:

  • Авиабилеты и проживание с целью ведения бизнеса вдали от дома
  • Транспортные услуги, такие как такси, автобусы или поезда до аэропорта или до места назначения и вокруг него
  • Стоимость питания и чаевых, услуги химчистки одежды, а также стоимость деловых звонков во время деловой поездки вне дома
  • Стоимость аренды компьютеров и других средств связи в командировке

Путевые расходы не включают регулярные проездные.

Виды командировочных расходов

Использование личного автомобиля во время деловой поездки, включая фактический пробег, дорожные сборы и плату за парковку, может быть включено в дорожные расходы. Стоимость использования арендованных автомобилей также может быть засчитана как командировочные расходы, но только для той части поездки, которая используется для деловых целей. Например, если во время деловой поездки путешественник посетил члена семьи или знакомого, стоимость проезда от отеля до их посещения не подлежит вычету на командировочные расходы.

Командировочные расходы, понесенные во время бессрочной работы на срок более одного года, не подлежат вычету в налоговых целях. IRS позволяет рассматривать другие виды обычных и необходимых расходов как связанные с командировками для целей вычета. Такие расходы могут включать проезд до делового обеда и обратно, наем публичной стенографистки, оплату аренды компьютера, связанной с поездкой, а также доставку багажа и демонстрационных материалов, используемых для деловых презентаций.Командировочные расходы также могут включать в себя эксплуатацию и обслуживание домашнего трейлера в рамках деловой поездки.

Компенсационный отпуск для путешествия

Информационный бюллетень: Отгул в связи с поездкой — Примеры

Примеры достойного времени в пути

Пример 1: Поездка на временное место службы в рабочий день
Из дома на деловую встречу
6:00 — 7:00 7:00 — 8:00 8:00 — 8:30.м. 8:30 — 11:30 11:30 — 12:30
Поездка в аэропорт Ждать в аэропорту Ждать в аэропорту Самолет вылетает / приземляется Поездка на строительную площадку
Некредитное время в пути Расчетное время в пути Обычное рабочее время Обычное рабочее время Обычное рабочее время
От деловой встречи до дома
4:30 — 5:30 стр.м. 17:30 — 19:00 19:00 — 22:00 10:00 — 23:00
Поездка в аэропорт Ждать в аэропорту Самолет вылетает / приземляется Ехать домой
Расчетное время в пути Расчетное время в пути Расчетное время в пути Некредитное время в пути

В рабочий день сотрудник должен ехать из дома во временное место службы для дневного заседания.Обычное рабочее время сотрудника с 8:00 до 16:30. В общей сложности сотрудник тратит 13 часов (с 6:00 до 12:30 и с 16:30 до 23:00) на дорогу к месту работы и обратно. Однако время с 8:00 до 12:30. подлежит компенсации в рамках обычного рабочего времени сотрудника. Кроме того, время, потраченное сотрудником на поездку в нерабочее время на транспортный терминал (например, аэропорт или вокзал) или обратно в пределах его или ее официального места службы, считается эквивалентом времени в пути и не является засчитываемой поездкой. время.(См. 5 CFR 550.1404 (d).) В этом случае сотрудник тратит 2 часа на поездку в аэропорт и обратно в пределах своего официального места службы.

В этом примере отгул сотрудника в связи с правом на командировку выглядит следующим образом:

Общее время в пути: 13 часов

минус

Время в пути в обычное рабочее время: 4,5 часа

Проезд в / из аэропорта в пределах официального места службы: 2 часа

Отпуск для проезда: 6.5 часов

В начало

Пример 2: Поездка на временное место службы в нерабочий день
Поездка из дома в гостиницу в воскресенье
17:00 — 18:00 18:00 — 19:30 19:30 — 22:00 10:00 — 22:30
Поездка в аэропорт Ждать в аэропорту Самолет вылетает / приземляется Поездка в гостиницу
Некредитное время в пути Расчетное время в пути Расчетное время в пути Расчетное время в пути
Поездка из гостиницы домой в следующую субботу
6:30 — 7:00 а.м. 7:00 — 10:30 10:30 — 13:00 13:00 — 14:00
Поездка в аэропорт Ожидание в аэропорту — задержка 2 часа Самолет вылетает / приземляется Ехать домой
Расчетное время в пути Частично засчитываемое время в пути Расчетное время в пути Некредитное время в пути

Сотрудник должен прибыть во временное место службы для проведения недельной конференции.Обычное рабочее время сотрудника с понедельника по пятницу с 8:00 до 16:30. Поскольку конференция начинается рано утром в понедельник, сотрудник едет в гостиницу на временном месте службы в воскресенье вечером перед конференцией. Планируется, что конференция продлится вечером в пятницу, поэтому сотрудник вернется домой в субботу утром.

В общей сложности сотрудник тратит 13 часов (с 17:00 до 22:30 в воскресенье и с 6:30 до 14:00 в следующую субботу) на поездки на конференцию и обратно.Однако час, который сотрудник тратит в воскресенье на поездку в аэропорт, и час, который сотрудник проводит в субботу, путешествуя из аэропорта в пределах своего официального места службы, считается эквивалентным времени в пути и не засчитывается в статусе поездки.

В этом примере отгул сотрудника в связи с правом на командировку выглядит следующим образом:

Общее время в пути: 13 часов

минус

Проезд в / из аэропорта в пределах официального места службы: 2 часа

Увеличенное время ожидания: 2 часа

Отпуск на дорогу: 9 часов

В начало

Пример 3: Поездка из временного места службы в рабочий день (при отмене стыковочного рейса)
От временного места службы до промежуточного аэропорта для стыковочного рейса в пятницу
5:30 — 6:30 а.м. 6:30 — 8:00 8:00 — 11:00 11:00 — 16:30
Поездка в аэропорт Ждать в аэропорту Самолет вылетает / приземляется Стыковочный рейс задержан из-за суровой погоды.
Рейсы отменены.
Расчетное время в пути Расчетное время в пути Обычное рабочее время Обычное рабочее время
Сотрудник регистрируется в гостинице возле аэропорта.Нет похвального времени в пути. Сотрудник возвращается в аэропорт в субботу утром.
6:30 — 7:00 7:00 — 8:30 8:30 — 12:00 12:00 — 13:00
Поездка в аэропорт Ждать в аэропорту Самолет вылетает / приземляется Ехать домой
Расчетное время в пути Расчетное время в пути Расчетное время в пути Некредитное время в пути

В пятницу (рабочий день) сотрудник должен ехать из временного места службы домой.Однако из-за суровой погоды стыковочный рейс сотрудника отменяется до утра субботы (нерабочий день). В пятницу рабочий день сотрудника с 8:00 до 16:30. В общей сложности сотрудник тратит 17,5 часов (с 5:30 до 16:30 в пятницу и с 6:30 до 13:00 в субботу) в пути из временного места службы. Однако время с 8:00 до 16:30. подлежит компенсации в рамках обычного рабочего времени сотрудника. (Для целей этого примера мы предполагаем, что у сотрудника есть 30-минутный перерыв на обед в его обычные рабочие часы.) Продленный период ожидания с 16:30. время в пути до отъезда сотрудника в аэропорт в субботу утром не засчитывается, поскольку сотрудник может использовать это время в своих целях. (См. 5 CFR 550.1404 (b) (2).) Кроме того, время, затраченное сотрудником на поездку в нерабочее время на транспортный терминал (например, аэропорт или вокзал) или обратно в пределах своего официального места службы. считается равным времени в пути и не считается временем в пути.(См. 5 CFR 550.1404 (d).) В этом случае сотрудник потратил 1 час на поездку из аэропорта в пределах своего официального места службы.

В этом примере отгул сотрудника в связи с правом на командировку выглядит следующим образом:

Общее время в пути: 17,5 часов

минус

Время в пути в обычное рабочее время: 8,5 часов

Проезд из аэропорта в пределах официального места службы: 1 час

Отпуск на дорогу: 8 часов

В начало

Пример 4: Поездка на временное место службы и обратно в рабочий день
Поездки на тренировку и обратно
6:00 — 7:00 а.м. 7:00 — 8:00 8:00 — 16:30 16:30 — 17:30 17:30 — 18:30
Поездка на тренировку Поездка на тренировку Обучение Ехать домой Ехать домой
Некредитное время в пути Расчетное время в пути Обычное рабочее время Некредитное время в пути Расчетное время в пути

Сотрудник должен выезжать на временное место службы в рабочий день для прохождения однодневного обучения.Место обучения находится в 2 часах езды от дома сотрудника. Обычное рабочее время сотрудника с 8:00 до 16:30. В общей сложности сотрудник тратит 4 часа (с 6:00 до 8:00 и с 16:30 до 18:30) на дорогу до и после тренировки.

Если сотрудник перемещается напрямую между домом и временным местом службы за пределами своего официального места службы, время, потраченное на поездку в нерабочее время, засчитывается. Однако агентство должно вычесть время, которое сотрудник провел бы в обычных поездках из дома на работу / с работы на дом.(См. 5 CFR 550.1404 (c).) В этом случае нормальное время ежедневной поездки сотрудника на работу составляет 2 часа (1 час в одну сторону). Следовательно, из засчитываемого времени в пути сотрудника необходимо вычесть 2 часа.

В этом примере отгул сотрудника в связи с правом на командировку выглядит следующим образом:

Общее время в пути: 4 часа

минус

Нормальное время в пути: 2 часа

Отпуск на дорогу: 2 часа

В начало

Пример 5: Поездка в несколько временных мест службы в рабочий день
Путешествие из дома на место первой презентации
6:00 — 7:00 а.м. 7:00 — 8:00 8:00 — 8:30 8:30 — 10:00 10:00 — 10:30 10:30 — 12:00 полдень
Поездка в аэропорт Ждать в аэропорту Ждать в аэропорту Самолет вылетает / приземляется Поездка на площадку Презентация
Некредитное время в пути Расчетное время в пути Обычное рабочее время Обычное рабочее время Обычное рабочее время Обычное рабочее время
Путешествие с первого места презентации на второе место презентации
12:00 до 12:30 п.м. 12:30 — 13:30 13:30 — 14:30 14:30 — 15:00 15:00 — 16:30
Поездка в аэропорт Ждать в аэропорту Самолет вылетает / приземляется Поездка на площадку Презентация
Нормальное рабочее время Обычное рабочее время Обычное рабочее время Обычное рабочее время Обычное рабочее время
Поездка со второй площадки презентации на дом
4:30 — 5:00 стр.м. 17:00 — 18:30 18:30 — 21:30 9:30 — 22:30
Поездка в аэропорт Ждать в аэропорту Самолет вылетает / приземляется Ехать домой
Расчетное время в пути Расчетное время в пути Расчетное время в пути Некредитное время в пути

Сотрудник должен в рабочий день совершить поездку в два временных места службы для проведения презентаций перед заинтересованными сторонами.Обычное рабочее время сотрудника с 8:00 до 16:30. В общей сложности сотрудник проводит 13,5 часов в пути (с 6:00 до 10:30, с 12:00 до 15:00 и с 16:30 до 22:30) между домом и двумя площадками для проведения презентаций. Однако время с 8:00 до 16:30. компенсируется как обычное рабочее время сотрудника. (Для целей этого примера мы предполагаем, что у сотрудника есть 30-минутный перерыв на обед в течение ее обычного рабочего времени.) Кроме того, 2 часа, которые сотрудник тратит на поездку в аэропорт и из аэропорта в нерабочее время, в пределах ее официальное место службы не соответствует времени в пути.

В этом примере отгул сотрудника в связи с правом на командировку выглядит следующим образом:

Общее время в пути: 13,5 часов

минус

Время в пути в обычное рабочее время: 5,5 часов

Проезд в / из аэропорта в пределах официального места службы: 2 часа

Отпуск на дорогу: 6 часов

В начало

Командировочные расходы, связанные с бизнесом, подлежат вычету

Командировочные расходы — те расходы, которые вы несете, когда вы находитесь вдали от дома по работе, — могут обеспечить вам значительные вычеты из деловых расходов.Однако они подчиняются многочисленным правилам, которые вы должны тщательно соблюдать, иначе вы рискуете неприятно удивиться, когда вас одитируют.

Путевые расходы являются одними из самых распространенных вычетов из деловых расходов. Однако этот вид расходов также является одним из самых запутанных! Когда стоимость поездки вычитается из деловых расходов? Как насчет конвенций — особенно в других городах? Что, если вы приведете свою семью?

Будет легче спланировать деловые поездки и по возможности совмещать бизнес с отпуском, если вы ознакомитесь с основными правилами IRS.

Ниже приводится список расходов, которые вы можете вычесть в зависимости от фактов и обстоятельств:

  • 50 процентов стоимости питания при путешествии
  • авиа, ж / д и автобусы
  • плата за провоз багажа
  • гостиничные расходы
  • Расходы на эксплуатацию и техническое обслуживание автомобиля, включая расходы на газ, масло, смазку, мойку, ремонт, запчасти, шины, расходные материалы, плату за парковку и дорожные сборы
  • расходы на эксплуатацию и обслуживание домов-трейлеров — при условии, что один является «обычным» и «необходимым» для вашего бизнеса
  • местные транспортные расходы на проезд на такси или другой транспорт между аэропортом или вокзалом и гостиницей, от одного клиента к другому или от одного места деятельности к другому, а также чаевые, связанные с вышеуказанными расходами
  • Расходы на уборку и стирку
  • Стоимость аренды компьютера
  • гонорары за стенографию
  • расходы на телефон или факс
  • советов по приемлемым расходам
  • расходы на транспортировку образцов и демонстрационных материалов и стоимость помещения для образцов

Путевые расходы должны быть связаны с бизнесом

Ваша поездка должна быть связана, прежде всего, с коммерческой деятельностью, чтобы на нее можно было вычесть франшизу.Экскурсионные поездки не подлежат вычету. Вы можете вычесть командировочные расходы только в том случае, если вы уезжаете из дома в связи с существующим бизнесом.

Путевые расходы, понесенные вами в связи с приобретением или открытием нового бизнеса, не подлежат вычету в качестве коммерческих расходов. Однако вы можете добавить эти затраты к своим стартовым расходам и решить вычесть их часть, а оставшуюся погасить в течение 180 месяцев.

Совет: Если ваш супруг (а) путешествует с вами, вы, как правило, не можете требовать вычета расходов вашего супруга.Чтобы командировочные расходы супруга (или иждивенца, или любого другого лица в этом отношении) подлежали вычету, супруг (или другое лицо) также должен быть сотрудником компании. Кроме того, поездка супруга (-и) должна осуществляться с добросовестной деловой целью, и в противном случае расходы должны вычитаться супругом.

Расходы должны быть обычными, необходимыми и разумными.

Командировочные расходы — это вид деловых расходов. Следовательно, вы должны быть в состоянии удовлетворить общие требования к коммерческим расходам, чтобы потребовать вычет.

Вы не можете вычесть командировочные расходы, если они являются расточительными или экстравагантными — расходы должны быть разумными с учетом фактов и обстоятельств. Однако IRS дает здесь большую свободу действий. Вам не откажут в расходах только потому, что вы решили лететь первым классом или пообедать в четырехзвездочных ресторанах.

Вы должны быть «вдали от дома», чтобы вычесть дорожные расходы.

Звучит очевидно, но вы должны ехать, чтобы вычесть путевые расходы.То есть вы должны быть «вдали от дома».

Однако, как и в большинстве случаев налогового законодательства, все не так просто, как кажется. Для этого вы уезжаете из дома, если выполняете следующие два условия:

  • Путешествие осуществляется вдали от общего района или в непосредственной близости от вашего налогового дома.
  • Ваше путешествие достаточно долгое или достаточно далекое, поэтому нельзя разумно ожидать, что вы завершите путешествие туда и обратно, не выспавшись или не отдохнув. Это не означает, что вам нужно оставаться на ночь в пункте назначения; например, может случиться так, что у вас была встреча на весь день, и вам нужно было несколько часов поспать в отеле перед поездкой домой.

Как правило, ваш налоговый дом — это вся территория или окрестности (например, город и прилегающие районы) вашего основного места работы, независимо от местоположения вашего личного или семейного дома.

Существуют особые правила, регулирующие следующие ситуации:

  • Более одного места деятельности. Если вы ведете свой бизнес более чем в одном месте, вы должны учитывать общее время, которое вы обычно проводите, работая в каждом месте, степень вашей деловой активности в каждом месте и относительную сумму вашего дохода с каждого места, чтобы определить вашу «основную сумму». «место деятельности.
  • Нет постоянного места ведения бизнеса. Если у вас нет постоянного места жительства и основного места работы, вы можете считаться странствующим — ваш налоговый дом находится там, где вы работаете, и, следовательно, вы никогда не сможете удовлетворить требование об отсутствии дома.
  • Временное назначение. Когда вы временно (на год или меньше), а не на неопределенный срок, работаете вдали от основного места работы, ваш налоговый дом не меняется — все ваши расходы «вне дома» вычитаются.

Требуется ассигнование, если поездка совмещает работу и отдых

А как насчет деловых и личных путешествий? IRS внимательно следит за налогоплательщиками, которые пытаются классифицировать личную поездку без вычета налогов как бизнес-поездку с вычетом.Таким образом, если вы путешествуете в пункт назначения и занимаетесь как личной, так и деловой деятельностью, вы можете вычесть свои командировочные расходы в пункт назначения и обратно только в том случае, если поездка в первую очередь связана с вашим бизнесом.

Основная цель поездки определяется исходя из фактов и обстоятельств каждого случая. Важным фактором является количество времени, которое вы потратили на личные дела во время поездки, по сравнению с количеством времени, потраченным на действия, непосредственно связанные с бизнесом.Путевые расходы за пределами США могут быть дополнительно ограничены, если какая-либо часть вашей поездки предназначена для личных целей.

Если поездка носит преимущественно личный характер, никакие командировочные расходы не подлежат вычету. Это верно, даже если вы занимаетесь какой-либо деловой деятельностью, пока находитесь там. (Тем не менее, вы можете вычесть определенные расходы, которые вы понесли, пока находитесь в пункте назначения, если они в противном случае квалифицируются как бизнес-вычеты.)

Пример: Келли едет из Чикаго, штат Иллинойс, в Феникс, штат Аризона, чтобы навестить свою хорошую подругу Сьюзен на две недели.Находясь в Фениксе, она встречается с двумя клиентами, покупает им каждый обед и обсуждает деловые контракты на предстоящий год. Келли не может вычесть стоимость поездки в Аризону. Однако, учитывая ограничения на расходы на питание, она может вычесть стоимость двух деловых обедов.

Строгие ограничения на питание

Блюда, съеденные в одиночку во время путешествия, подлежат вычету.

Стоимость ужина вычитается только в том случае, если ваша командировка длится ночь или достаточно продолжительна, чтобы вы остановились на сон или отдых.

Конечно, если вы принимаете деловых гостей дома или в гостях, вы можете вычесть часть стоимости, если вы соблюдаете обычные правила вычета расходов на питание и развлечения. Однако, даже если вы соответствуете требованиям, вы можете вычесть только 50 процентов стоимости обеда.

Специальное исключение из правила 50 процентов применяется к работникам, которые находятся вне дома во время работы в соответствии с правилами Министерства транспорта. В эту группу рабочих входят служащие воздушного транспорта, водители грузовиков и автобусов между штатами, служащие железных дорог и моряки торгового флота.Для этих рабочих питание облагается франшизой на 80 процентов.

Стандартное питание упрощает ведение учета

Предполагая, что вы путешествуете вдали от дома на необходимый период времени, вы можете выбрать вычесть половину стандартной нормы питания (SMA), а не половину фактических затрат на питание, стирку, уборку и чаевые.

Преимущество использования стандартного пособия на питание состоит в том, что вам не нужно вести учет фактических расходов на питание, хотя вам все равно придется вести записи, чтобы подтвердить время, место и деловую цель вашей поездки.Самый большой недостаток в том, что стандартные порции питания не очень щедры. Скорее всего, ваши фактические расходы — и, следовательно, ваши отчисления — будут больше.

Стандартное пособие на питание — это «федеральная ставка на питание и непредвиденные расходы», и его размер варьируется в зависимости от того, где и когда вы путешествуете. Эти ставки суточных периодически обновляются для отражения инфляции в регионе и публикуются в Интернете на веб-сайте Управления общего обслуживания и в публикации IRS 1542, Ставки суточных (для поездок в пределах континентальной части США).

Совет. Существуют также суточные, которые включают проживание, питание и непредвиденные расходы, но эти комбинированные суточные, как правило, недоступны для самозанятых людей.

Однако во многих регионах тарифы намного выше, и вам всегда следует проверять, используете ли вы тариф для вашего местоположения. Предположим, что стандартное пособие на питание для большинства мест в Иллинойсе составляет 46 долларов в день, а в Чикаго — 71 доллар. Это означает, что если вы приехали в Чикаго по делам, вы можете вычесть 12 долларов.На 50 ед. В день на питание больше, чем «стандартный» тариф.

Помните, что вы можете вычесть только 50% от допустимой суммы: 35,50 долларов для Чикаго против 23 долларов для стандартной ставки.

Для поездок за пределы континентальной части США вы можете использовать федеральные суточные (OCONUS), которые ежемесячно публикуются правительством. Иностранные суточные можно приобрести в Государственной типографии, а также в Государственном департаменте.

IRS внимательно изучает командировочные расходы за границу

Деловые поездки за границу не подлежат налогообложению.Однако из-за возможности злоупотреблений (например, тайком в отпуске в Париже под видом деловой поездки) эти расходы внимательно изучаются IRS.

Хорошая документация — необходимость. Если вы путешествуете за пределы США исключительно в деловых целях, все ваши командировочные расходы, связанные с тем, чтобы добраться до места назначения и обратно, подлежат вычету. Однако, если вы проводите часть своего времени в другой стране, занимаясь личными делами, вам, возможно, придется распределить свои командировочные расходы и вычесть только те суммы, которые выделены на бизнес.

Вы должны распределить расходы между коммерческими расходами, вычитаемыми из налогооблагаемой базы, и личными расходами, не вычитаемыми из налогооблагаемой базы, пропорционально количеству дней, которые вы потратили на некоммерческую деятельность во время поездки, если вы не выполняете одно из определенных условий.

Поездки за границу исключительно по делам полностью вычитаются. Путевые расходы за границу полностью вычитаются, если вы провели 100 процентов своего времени за границей в командировках. Однако, если вы занимаетесь какой-либо некоммерческой деятельностью, будь то осмотр достопримечательностей или посещение старого друга, вам, возможно, придется разделить бизнес-расходы, вычитаемые из налогооблагаемой базы, и личные расходы, не подлежащие вычету.

Время, потраченное на личные цели, может привести к распределению. Если вы проводите часть своего времени в другой стране, занимаясь личными делами, вам, возможно, придется распределить свои командировочные расходы пропорционально количеству дней, которые вы потратили на некоммерческую деятельность во время поездки, если вы не выполняете одно из следующих условий:

  • Менее одной недели за пределами США. Вы находились за пределами США неделю или меньше, совмещая деловую и личную деятельность (неделя — это семь последовательных дней, не считая дня, когда вы покидаете США.С., но с учетом дня вашего возвращения в США).
  • Менее 25 процентов времени на личные дела. Вы находились за пределами США более недели, но вы потратили менее 25 процентов общего времени, проведенного в другой стране, на личные дела (считая оба дня, когда началась ваша поездка). и день, когда это закончилось).
  • Отпуск не рассматривался. Вы можете установить, что личный отпуск не был важным фактором.

Если вы соответствуете одному или нескольким из этих условий, ваша поездка считается полностью деловой.Это означает, что вы можете вычесть все свои командировочные расходы, связанные с бизнесом.

Распределение требуется, когда личное время превышает 25 процентов

Если вы не соответствуете хотя бы одному из условий, изложенных выше, и потратили 25 или более процентов своего времени на личные дела, вам придется распределить свои командировочные расходы на дорогу к месту назначения и обратно между вашим бизнесом и личные действия для определения вашей франшизы. Вы должны распределить свои расходы на зарубежные поездки , даже если ваша поездка была в основном по деловым причинам.

Отпуск не подлежит вычету. Однако, если ваша поездка была в первую очередь с целью отпуска, вся стоимость поездки является не подлежащим вычету личным расходом. Однако, если вы ведете побочные дела, вы можете вычесть расходы, понесенные вами во время поездки, которые были непосредственно связаны с вашим бизнесом.

Расходы на конвенцию могут вычитаться

Вы можете вычесть свои командировочные расходы (включая проезд, проживание и питание для себя) при посещении конгресса в Соединенных Штатах, если вы можете доказать, что участие в конгрессе приносит пользу вашему бизнесу.Эти правила распространяются на мастер-классы, конференции и семинары, а также на собрания.

Вы можете пройти тест на деловые отношения, продемонстрировав, что ваши деловые обязанности и ответственность связаны с программой или повесткой дня съезда. Повестка дня не обязательно должна касаться конкретно ваших обязанностей или ответственности — достаточно привязки. Однако вы должны продемонстрировать какую-то цель получения дохода для посещения конгресса. В любом случае вы не сможете вычесть какие-либо некоммерческие расходы (например, осмотр достопримечательностей), понесенные вами во время посещения конгресса.

Пример: Кэролайн, дизайнер интерьеров, принимает участие в выставке Window Covering Association of America в Кентукки. Она вернулась с новым энтузиазмом к своей профессии и со знаниями о нескольких новых поставщиках. Кэролайн может вычесть свои расходы, потому что посещение шоу приносит пользу ее бизнесу.

Правила становятся намного более строгими, если конгресс проводится за пределами Северной Америки или на круизном лайнере. По сути, IRS не хочет, чтобы люди вычитали свой отпуск. Однако они признают, что по крайней мере некоторые из этих поездок совершаются с добросовестными деловыми целями.Вот что вам нужно знать:

Съезды, проводимые за пределами Северной Америки.

Чтобы иметь возможность вычесть расходы на участие в конференции за пределами Северной Америки, она должна иметь прямое отношение к вашему бизнесу, и проведение конференции за пределами Северной Америки должно быть столь же разумным, как и внутри нее. Например, было бы разумно проводить съезд за пределами Северной Америки, если бы многие участники съезда жили за границей. Вы также должны выполнить требования по вычету командировочных расходов за пределами США.S ..

Однако есть способ насладиться экзотическим регионом, не затрагивая правила иностранных конвенций: знать, какие страны считаются входящими в «Североамериканскую зону». Для целей конвенционных путешествий «территория Северной Америки» включает очевидное: Соединенные Штаты, их владения, подопечную территорию Тихоокеанские острова, Канаду и Мексику. Однако сюда также входят страны, у которых есть информационные соглашения с Соединенными Штатами. Государства и, возможно, определенные требования налогового законодательства.

IRS ведет список этих стран, многие из которых являются туристическими мекками, которые вы, возможно, не считаете североамериканскими. В их числе:

Антигуа и Барбуда Аруба Багамы
Барбадос Бермудские острова Коста-Рика
Доминика Доминиканская Республика Гренада
Гайана Гондурас
Ямайка
Маршалловы Острова, Республика
Микронезия, Федеративные Штаты Нидерландские Антильские острова
Палау, Республика Панама Тринидад и Тобаго

Съезды на круизных судах. Следующие требования должны быть выполнены, прежде чем вы сможете вычесть расходы, понесенные в связи с конференцией или семинаром, проводимым на круизном судне:

  • Соглашение должно иметь прямое отношение к активному ведению вашего бизнеса.
  • Круизное судно должно быть зарегистрировано в США
  • Все порты захода круизного лайнера должны находиться в США (или их владениях).
  • Вы должны приложить к своей налоговой декларации подписанное вами письменное заявление, в котором указывается общее количество дней поездки (за исключением дней, которые вы потратили в пути до и из порта судна), количество часов каждый день, которые вы посвятили работе по расписанию. мероприятий, а также программу запланированных деловых мероприятий собрания.
  • Вы должны приложить к своей налоговой декларации письменное заявление, подписанное должностным лицом организации или группы, спонсирующей съезд, которое включает график деловой активности на каждый день съезда и количество часов, в течение которых вы посещали запланированные деловые мероприятия. .

Если вы соответствуете требованиям, вы можете ежегодно вычитать до 2000 долларов США из расходов на посещение семинара или конгресса на круизном лайнере. В случае совместного возвращения, максимум 4000 долларов будет вычитаться, если каждый из супругов посещал соответствующие съезды круизных судов.

Как рассчитываются суточные в дни поездки?

Управление деловыми поездками — это сложный танец перелетов, отелей, питания и управления расходами на деловые поездки в перерывах между встречами, от коротких поездок на такси и кофе до обедов со стейками и развлечений с десятком клиентов в чужом городе.

В то время как более крупные расходы можно легко установить в рамках хорошо разработанной корпоративной политики в отношении командировок, некоторые элементы являются столь же детализированными и отчетливыми, как суточные.

Суточные — это суточные, которые компания назначает деловым путешественникам для покрытия расходов, часто включая их транспорт, гостиницу, питание и непредвиденные расходы.Суточные могут варьироваться в зависимости от компании. Немногие факторы напрямую влияют на то, как бизнес-путешественники принимают решения в дороге, а также на суточные. Это также одна из областей, где менеджеры по командировкам могут максимально контролировать бюджет командировок с помощью подробной отчетности и прозрачности.

Учить больше!

Полный контрольный список для неуправляемых поездок . Скачать сейчас
Ставки суточных и способы составления отчетов о расходах после поездки являются основными факторами в принятии политики в отношении командировок.Суточные также являются одной из самых спорных частей деловых поездок после поездки, когда деловые путешественники перечисляют и отправляют свои квитанции, а менеджеры по поездкам или финансовые команды просматривают одну за другой, чтобы убедиться, что они находятся в рамках политики.

Плюсы и минусы суточных

Руководители компании несут ответственность за определение суточных, доступных для деловых путешественников. У некоторых бизнес-путешественников могут быть ограничения по ценам на авиабилеты и отели, которые они выбирают, а также параметры того, сколько они могут потратить на еду и транспорт, помимо принятия более крупных решений о покупке.В то время как авиабилеты и отели часто оплачиваются непосредственно работодателем, деловым путешественникам обычно приходится нести другие повседневные расходы.

Некоторые работодатели устанавливают фиксированные суточные или фиксированные суточные, которые работодатели выплачивают деловым путешественникам независимо от того, сколько они тратят. Тогда бизнес-путешественник решает, пойти ли он поужинать стейком в ближайшем баре или заработать немного денег, выбрав фаст-фуд.

Фактическое количество определяется местами назначения, которые часто посещают бизнес-путешественники, и тем, сколько компания готова инвестировать в то, чтобы бизнес-путешественники могли получить удовольствие от поездки.За кадром отлаженная бизнес-поездка в конечном итоге позволит сократить расходы, позволяя компании вкладывать больше денег в обеспечение безопасности и продуктивности своих деловых путешественников в дороге.

Суточные устанавливаются, потому что назначенные командировочные расходы становятся бизнес-расходами, не облагаемыми налогом. Типичные не облагаемые налогом расходы на деловые поездки включают все транспортные расходы, включая самолеты, поезда, автобусы и арендуемые автомобили, а также короткие поездки с использованием такси или приложений для совместного использования.В нее также входят расходы на багаж, питание, проживание и непредвиденные расходы.

Когда суточные идут не так

Неправильная выплата суточных в контексте плохо разработанной политики в отношении командировок или использования устаревшего решения для управления командировками может в конечном итоге стоить компании дополнительных денег.

В прошлом менеджмент командировок достигал своей цели по сокращению расходов за счет удовлетворения путешественников, превратив деловую поездку из возможности в ужасный источник разочарования сотрудников и главную причину напряженности в отношениях с руководством.

В надежде снизить затраты, улучшить отчетность и оптимизировать процесс командировок, компании предложат платформу управления командировками, чтобы навязать политику. Хотя эти строгие правила, казалось, снижали командировочные расходы, заставляя сотрудников тратить в рамках политики, на самом деле они часто добивались прямо противоположного результата в результате примитивных или чрезмерно жестких платформ.

Сотрудники чувствовали себя в ловушке системы, которая вызывала у них разочарование и доставляла негативный опыт, путешествуя по работе.Когда сотрудники не применяют текущее решение, они находят способы использовать альтернативные сайты и бронируют вне системы. Корпоративные менеджеры по командировкам и администраторы теряют время и ресурсы, разбирая жалобы, неправильно представленные расходы и расходы, не соответствующие установленным правилам.

Это не означает, что суточные должны быть неограниченными и зависеть только от усмотрения деловых путешественников. Но важно сотрудничать с компанией по управлению деловыми поездками, которая понимает важность удовлетворения путешественников не меньше, чем деньги компании.Цель состоит в том, чтобы разработать корпоративную политику в отношении поездок — и установить суточные — вместе с поставщиком технологий, который помогает бизнес-путешественникам не только добираться туда, где им нужно, но и создавать среду, в которой сотрудники чувствуют себя расслабленными и счастливыми, чтобы они могли сосредоточиться на том, что они должны достичь, находясь там, а не процесс — и расходы — связанные с этим.

Расходы критичны для суточных

Ручное списание расходов — один из худших элементов, которые корпоративные менеджеры по командировкам могут включить в свою корпоративную политику в отношении поездок.Отсутствие предложения или интеграции с новейшими технологиями управления расходами входит в пятерку основных нарушителей политики в отношении поездок. Это утомительно и отнимает много времени — во время самой деловой поездки и после нее.

Любой дорожный воин может сказать вам, что вызовы в деловых поездках не прекращаются, когда обратный рейс попадает в взлетно-посадочную полосу. Устаревшие туристические платформы и программы часто создают дополнительные препятствия, когда дело доходит до процессов расчета и возмещения командировочных расходов.

Путешественники, и особенно дорожные воины, должны иметь возможность оплачивать расходы на ходу в несколько кликов.Это можно легко исправить, используя новейшие технологии управления расходами, через интеграцию и партнерство, которые откроют программу путешествий вашей компании в будущем. Дорожные воины могут быстро и легко организовать свои расходы на ходу. Финансовым отделам не придется иметь дело со счетами, выставленными месяцами назад, что обеспечит лучшую видимость и контроль над командировочными расходами.

TripActions сотрудничает с Expensify, чтобы оптимизировать процесс списания расходов. Деловые путешественники, которые бронируют билеты на TripActions, могут автоматически передавать свои бронирования и квитанции в Expensify, где финансовые отчеты затем объединяются, чтобы дать администраторам четкое представление об истинной стоимости всей поездки.

Рассчитайте суточные с учетом сегодняшних путешественников

При расчете суточных важно учитывать реалии деловых поездок сегодня. Устаревший взгляд на деловые поездки не включает в себя одноранговые службы обмена. Однако, как отмечается в наших прогнозах на 2019 год, использование приложений экономики совместного потребления среди деловых путешественников растет, и мы видим все больше усилий по интеграции таких услуг в корпоративные политики и инструменты для путешествий.

Благодаря сервисам автоматического списания расходов для бизнес-пользователей от Lyft и Uber, путь к интеграции в корпоративную политику хорошо известен.

Поощрение к экономии

Деловые путешественники тратят меньше, когда им предоставляется возможность получать вознаграждения.

В то время как программы стимулирования обычно разрабатываются на основе бронирования отелей, менеджеры по поездкам могут предоставить деловым путешественникам возможность увеличить суточные на ежедневные расходы на питание и транспорт, сделав более осмотрительный выбор при бронировании отелей. Это может в конечном итоге сэкономить деньги компании, а также предоставить деловым путешественникам больше свободы в их повседневных поездках.

Если вы хотите узнать больше о том, как рассчитать суточные для своих деловых путешественников, и использовать технологии, которые упрощают и упрощают эту задачу для деловых путешественников и менеджеров по поездкам, свяжитесь с нами сегодня.

Сочетание бизнеса и удовольствия с путешествием

01 февр. Сочетание бизнеса и удовольствия с путешествием

Размещено в 13:20 в разделе «Налоговое планирование» веб-админом.

Для наших клиентов и друзей:

Хотя бизнес — это бизнес, а удовольствие — удовольствие, мир редко придерживается абсолюта.Таким образом, в это время года вы можете совместить несколько отпускных дней с деловой поездкой. Немного спланировав, вы можете заставить дядю Сэма субсидировать ваше время простоя. Вот стратегии для этого.

Объединение планов деловых поездок и отпусков для внутренних поездок

Если вы отправляетесь в командировку в пределах США и добавляете несколько дней отпуска, вы знаете, что можете вычесть часть своих расходов. Вопрос только в том, сколько. Во-первых, давайте покроем чисто транспортные расходы.Под этим мы подразумеваем расходы на дорогу к месту вашей деловой активности и обратно, которые включают проезд в аэропорт вылета и обратно, саму стоимость авиабилетов, плату за багаж и чаевые, проезд на такси в аэропорт назначения и обратно и т. Д. Расходы на проезд по железной дороге или на поездку на личном автомобиле также попадают в эту категорию. Суть в том, что ваши внутренние транспортные расходы полностью вычитаются, если основной причиной поездки является бизнес, а не удовольствие. С другой стороны, если отпуск является основной причиной вашего путешествия, никакие транспортные расходы не подлежат вычету.

IRS не указывает, как определить, является ли основная причина внутренних поездок по делам. Очевидно, что количество дней, потраченных на работу, а не на отдых, является ключевым фактором. Мы можем обратиться к правилам, регулирующим поездки за границу, чтобы получить рекомендации по этому вопросу. Они говорят, что ваши дни в пути считаются рабочими днями, как и выходные и праздничные дни, если они приходятся на дни, посвященные работе, и было бы непрактично возвращаться домой. «Дни ожидания», когда необходимо ваше физическое присутствие, также считаются рабочими днями, даже если в эти дни вас не вызывают на работу.Любой другой день, в основном посвященный деловой активности в обычное рабочее время, также считается рабочим днем, как и те дни, когда вы намеревались работать, но не смогли по независящим от вас причинам (трудности с местным транспортом, отключение электроэнергии и т. Д.). ).

Что касается внутренних поездок, вы должны иметь возможность заявить, что бизнес был основной причиной пребывания, если рабочие дни превышают личные. Обязательно соберите доказательства об этом и храните их в своей налоговой отчетности.Например, если ваша поездка направлена ​​на встречи с клиентами, запишите все в свой ежедневник и скопируйте страницы для своего налогового файла. Если вы посещаете собрание или обучающий семинар, сохраните программу и сделайте несколько заметок, чтобы показать, что вы посещали занятия.

По прибытии в пункт назначения ваши личные расходы в рабочие дни полностью вычитаются. К наличным расходам относятся проживание, чаевые в отеле, питание (с учетом правила отказа в размере 50%), сборы за семинары и конференции, а также стоимость проезда в такси.Расходы за личные дни не подлежат вычету (за исключением случая «ночлег в субботу», описанного далее в этом письме).

Пример: Вы — индивидуальный предприниматель. Вы договариваетесь о деловой встрече с важным клиентом в Сан-Франциско в среду утром. Вы вылетаете в воскресенье вечером и проводите весь день понедельника, осматривая достопримечательности. Во вторник вы проводите большую часть дня, готовясь к встрече, приходите на встречу на следующее утро, ведете клиента на обед и возвращаетесь домой в среду вечером.Таким образом, воскресенье, вторник и среда считаются рабочими днями. Деловая встреча, очевидно, потребовала поездки, и вы явно не тратили слишком много времени на личные дела. Таким образом, вы можете вычесть свои авиабилеты, а также проживание на ночь в воскресенье и вторник, 50% стоимости питания в воскресенье, вторник и среду, другие ваши личные расходы в эти дни и 50% стоимости проживания. обедать с вашим клиентом.

Максимизация налоговых льгот при ночлеге в субботу

Отличный способ максимизировать вычеты за личные части поездки — это ночлег в субботу, который снижает общую стоимость поездки.Если вы можете показать, что пребывание в течение одного или двух дополнительных дней обходится меньше (или не больше), чем возвращение домой сразу после завершения деловой встречи, IRS позволяет вам вычесть дополнительные расходы на питание и проживание (с учетом правила отказа в размере 50% для питание) на дополнительный день (дни). Естественно, у вас все еще должна быть доминирующая бизнес-цель для поездки в первую очередь. Обязательно задокументируйте, что ваша экономия на авиабилетах равна или превышает наличные расходы на пребывание в отеле на дополнительный день (дни). Храните доказательства в своей налоговой отчетности.

Пример: У вас деловая встреча в Нью-Йорке в понедельник утром. Вы с супругом летите в город в субботу утром и проводите выходные, осматривая достопримечательности. Стоимость вашего авиабилета туда и обратно составляет всего 400 долларов по сравнению с 1 200 долларов, если вы приехали в воскресенье вечером и вылетели в понедельник. В этой ситуации суббота — это личный день, поскольку обычно вы летаете в воскресенье. Без проблем. Если ваши расходы на питание и проживание в субботу не превышают 800 долларов, вы можете списать всю поездку (с учетом правила отказа на питание в размере 50%).Конечно, вы, как правило, не можете вычесть дополнительные расходы на своего супруга (его или ее авиабилет и питание, а также любые дополнительные расходы за размещение двух человек вместо одного в номере отеля), и вы не можете вычесть чисто личные расходы, такие как шоу билеты и бейсбол. Тем не менее, с точки зрения налогообложения это очень много.

Вычет расходов на поездки за границу

Когда вы путешествуете за пределы США в основном по деловым причинам, общее правило заключается в том, что вы должны распределять все свои командировочные расходы, включая транспорт, между служебными и личными.Однако есть два больших исключения, и вы можете заранее спланировать, чтобы воспользоваться ими. Вы можете вычесть 100% расходов на транспортировку , если вы путешествуете в основном по делам и соответствуете одному из следующих правил:

  • Правило одной недели. Вы соблюдаете это правило, если ваша командировка длится неделя или меньше, не считая дня вашего отъезда, но считая день вашего возвращения. В этом случае вы можете вычесть 100% ваших транспортных расходов и 100% других ваших личных расходов в рабочие дни (с учетом правила 50% запрета на питание).Вы не можете вычесть наличные расходы, понесенные в выходные дни. Хорошие новости: выходные и праздничные дни, приходящиеся на рабочие дни, считаются рабочими днями. То же самое для промежуточного рабочего дня между двумя днями деловых встреч. «Дни ожидания», когда ваше физическое присутствие необходимо для работы, также учитываются, даже если в эти дни вы тратите большую часть своего времени на личные дела. Наконец, рабочие дни включают в себя день вашей обратной поездки и дни, когда вы намеревались работать, но не смогли по независящим от вас причинам.
  • Правило 25% . Вы также можете вычесть 100% транспортных расходов для поездок продолжительностью более недели, если вы тратите меньше , чем 25% своих дней в отпуске. Для этого считайте день отъезда и день возвращения как рабочие дни, если вы путешествуете в деловой пункт назначения или из него. Также посчитайте все остальные типы рабочих дней, упомянутые в приведенном выше правиле одной недели. Однако, опять же, вы не можете вычесть расходы на питание, проживание и другие расходы, относящиеся к личным дням.

Даже если вы не соответствуете ни одному из двух вышеупомянутых исключений, вы (или, что более вероятно, ваш работодатель) все равно можете вычесть 100% ваших транспортных расходов, если вы путешествуете от имени своего работодателя с возмещением. или договоренность о командировочных, и вы не являетесь руководителем компании и не связаны со своим работодателем. Наконец, в качестве общего условия, 100% ваших транспортных расходов в зарубежные пункты назначения вычитаются, если вы можете доказать, что личный отпуск не учитывался при выборе поездки.

Если 100% ваших транспортных расходов не подлежат вычету в соответствии с каким-либо из вышеперечисленных правил, бизнес-процент ваших транспортных расходов по-прежнему подлежит вычету — при условии, что поездка предназначена в первую очередь для служебных целей. Чтобы рассчитать процентное соотношение деловой активности, разделите дни, потраченные в основном на деловую деятельность, на общее количество дней за пределами страны, считая дни отъезда и возвращения. Дни в пути считаются рабочими днями, так же как другие типы дней считаются рабочими днями для целей правила одной недели и правила 25%.Вы также можете вычесть наличные расходы, относящиеся к вашим рабочим дням (при условии 50% -ного запрета на питание).

Пример: В четверг вы летите в Париж на встречи с клиентами в пятницу и понедельник. Вы отдыхаете со следующего вторника по пятницу и возвращаетесь домой в субботу. Два дня в пути, два дня встреч и выходные дни между ними считаются рабочими днями. Однако четыре дня отпуска составляют 40% вашего времени, поэтому вы не пройдете тест на 25%. Следовательно, вы должны распределять авиабилеты между служебными и личными.Вы можете вычесть 60% стоимости авиабилета плюс ваши личные расходы за шесть рабочих дней.

Пример: То же, что и выше, за исключением того, что на этот раз у вас есть только два выходных дня (20% от общего количества дней). Помните, что выходные дни между вашими деловыми встречами также считаются рабочими днями. Теперь вы можете вычесть 100% стоимости авиабилета, потому что вы прошли тест на 25%. Вы также можете вычесть свои личные расходы за восемь рабочих дней.

Пример: То же, что и выше, за исключением того, что на этот раз вы вернетесь домой в четверг, через три дня после завершения деловых встреч.Теперь считается, что ваша поездка продлится всего неделю (день отъезда не учитывается). Таким образом, вы можете вычесть 100% стоимости авиабилета в соответствии с правилом одной недели. Вы также вычитаете свои личные расходы за все рабочие дни.

Поездка для участия в зарубежных конгрессах

Если причиной поездки за пределы Северной Америки является участие в бизнес-конференции, непосредственно связанной с вашей торговлей или бизнесом, вы можете иметь право на вычеты. Тем не менее, вы должны соблюдать все правила поездок за границу, которые только что обсуждались. которые провели осмотр достопримечательностей и другую личную деятельность.В противном случае вы можете вычесть регистрационные сборы и другие расходы, непосредственно связанные с бизнесом, только во время вашей поездки. Независимо от местоположения, вы не можете вычесть командировочные расходы для посещения конференций и семинаров по инвестициям или финансовому планированию.

К счастью, более строгие правила для иностранных конвенций во многих случаях неприменимы, потому что определение «Северной Америки» для этой цели очень либеральное . Сюда входят Канада, Мексика, Пуэрто-Рико, Виргинские острова США, Американское Самоа, Северные Марианские острова, Гуам, Маршалловы острова, Микронезия, Палау, Нидерландские Антильские острова, Багамы, Аруба, Антигуа, Барбуда, Барбадос, Бермуды, Коста-Рика, Доминика, Доминиканская Республика, Гренада, Гайана, Гондурас, Ямайка, Сент-Люсия, Тринидад и Тобаго, острова Мидуэй, атолл Пальмира, остров Бейкер, остров Хауленд, остров Джарвис, остров Джонстон, риф Кингмана и остров Уэйк.

Соглашения на круизных судах

Отчисления, связанные с соглашениями, непосредственно связанными с вашей торговлей или бизнесом, которые проводятся на борту круизных судов, ограничены до 2 000 долларов США на человека в течение календарного года. Кроме того, судно должно быть зарегистрировано в США, и все его порты захода должны находиться в США или их владениях. Наконец, следующая информация должна быть приложена к вашей налоговой декларации в том году, в котором вычитается вычет:

1. Подписанное заявление с указанием общего количества дней поездки (без учета поездок на судно и обратно), количества часов, потраченных каждый день. посещение запланированных деловых мероприятий и программа запланированных деловых мероприятий конвенции.

2. Заявление, подписанное должностным лицом спонсирующей организации, которое включает график ежедневных деловых мероприятий и количество часов, в течение которых вы посещали эти мероприятия.

Вывод

Вот и все. Мы надеемся, что это письмо поможет вам спланировать прекрасные поездки, которые также принесут вам приятные налоговые льготы. Однако мы понимаем, что описанные здесь правила довольно сложны. Звоните нам, если у вас есть вопросы или вам нужна дополнительная информация.

Искренне Ваш,
Джоэл И.Леви, CPA, MST, PFS

PS: Поскольку ситуация каждого человека уникальна, а налоговое законодательство постоянно меняется, позвоните мне или проконсультируйтесь со своим налоговым специалистом.

Получение максимальной отдачи от деловых поездок

Время в пути

Цидо

С первым или вторым выстрелом в руках многие из нас начинают испытывать непривычный оптимизм по поводу открытия. Нас заперли в закрытом помещении уже полтора года, и теперь, похоже, у нас, наконец, появится шанс слезть с диванов и выйти за дверь.И хотя «путешествие возвращается» может быть немного преувеличением, похоже, что сейчас хорошее время, чтобы снова задуматься о том, чтобы снова стать мобильным. У владельцев бизнеса есть несколько преимуществ, когда они максимально используют свои путешествия, поэтому сегодня я хочу рассказать об основах повышения ценности деловых поездок.

Не забудьте обыкновенное и необходимое

Прежде чем мы конкретно перейдем к путешествиям, я хочу еще раз вернуться к двум важным словам относительно деловых вычетов — обычные и необходимые.Эти два слова лежат в основе того, как IRS определяет коммерческие расходы. Но они могут иметь в виду не то, что вы думаете.

«Обычные» в этом контексте означает тип расходов, которые обычно несет такой бизнес, как ваш. Например, составители налоговых деклараций обычно платят за программное обеспечение, страховку от халатности и непрерывное образование. Поскольку это обычное дело и принято в профессии, они считаются обычными расходами.

Однако этот момент может сильно зависеть от бизнеса.Для налоговых инспекторов не принято вычитать грудные имплантаты в качестве вычета для бизнеса. Но для танцоров в стриптиз-клубах? Это отдельная история. Несмотря на то, что мой бизнес по составлению налогов не может вычесть эти расходы, стриптизерша в клубе в городе могла бы.

Необходима другая часть уравнения. Я до сих пор не уверен, почему IRS использует именно это слово, поскольку оно означает «полезный и подходящий для вашей торговли или бизнеса», а не обязательный или необходимый, как вы могли ожидать.Если расходы полезны, вы можете считать их коммерческими расходами.

За вычетом командировочных

В частности, для деловых поездок вычитаемые расходы — это обычные и необходимые расходы на поездку вдали от дома по работе. Вашим «домом» в данном случае является весь город или район, в котором вы работаете или где у вас есть основное место работы, и это не обязательно может быть то место, где вы живете. Если у вас нет постоянного или основного места работы из-за характера вашей работы, то вашим налоговым домом может быть то место, где вы регулярно проживаете.Вы должны находиться вдали от налогового дома на период, значительно превышающий обычный рабочий день, и вам необходимо выспаться или отдохнуть, чтобы удовлетворить потребности вашей работы во время отсутствия.

При определении вашего основного места ведения бизнеса IRS учитывает такие факторы, как общее время, которое вы обычно проводите в каждом месте, уровень вашей деловой активности на каждом участке и то, является ли ваш доход от каждого места значительным или незначительным.

Вычитаемые командировочные расходы вдали от дома включают, помимо прочего, следующие расходы:

  1. Путешествуйте самолетом, поездом, автобусом или автомобилем между домом и местом работы.(Если вам предоставят билет или вы едете бесплатно из-за частого путешественника или аналогичной программы, ваши затраты равны нулю.)
  2. Тарифы на такси или другие виды транспорта между: (a) аэропортом или вокзалом и вашим отелем, (b) отелем и местом работы ваших клиентов, клиентами, местом деловых встреч или временным местом работы.
  3. Перевозка багажа и образцов или демонстрационных материалов между вашим постоянным и временным местом работы.
  4. Использование вашего автомобиля в командировке.Вы можете вычесть фактические расходы или стандартную ставку пробега, а также связанные с бизнесом сборы и плату за парковку. Если вы арендуете автомобиль, вы можете вычесть из расходов только ту часть, которая используется для бизнеса.
  5. Проживание и питание, не связанное с развлечениями.
  6. Химчистка и прачечная.
  7. Деловые звонки во время деловой поездки. (Это включает деловое общение с помощью факсимильного аппарата или других устройств связи.)
  8. Чаевые, которые вы платите за услуги, связанные с любыми из этих расходов.
  9. Прочие аналогичные обычные и необходимые расходы, связанные с вашей деловой поездкой. (Эти расходы могут включать в себя проезд до делового обеда и обратно, гонорары государственной стенографистки, плату за аренду компьютера, а также эксплуатацию и обслуживание домашнего трейлера.)

Вместо того, чтобы вести учет расходов на питание и вычитать фактическую стоимость, вы обычно можете использовать стандартное пособие на питание, которое варьируется в зависимости от того, куда вы путешествуете. Вычет за деловые обеды обычно ограничивается 50% невозмещенной стоимости, но в 2021 и 2022 годах вы можете вычесть 100%, если вы покупаете еду в ресторане.Вы не можете вычесть чрезмерные или экстравагантные расходы или расходы на личные нужды.

См. Публикацию 463 для получения дополнительной информации о том, что подлежит вычету, а что нет.

Комбинация деловых и личных поездок

Как я уже упоминал выше, вы можете вычесть только те суммы, которые являются обычными и необходимыми для бизнеса. Однако знание правил, касающихся вычета командировочных, позволит вам использовать бизнес-отпуск, который также может быть использован в личных целях.

Путешествие внутри страны

Предположим, вы путешествуете по Соединенным Штатам, чтобы совмещать работу и отдых.В этом случае вы можете вычесть 100% расходов на поездку в пункт назначения и обратно, если поездка в первую очередь связана с вашим бизнесом. Что делает деловую поездку «связанной прежде всего с вашим делом»? Как и в случае с вашим налоговым домом, IRS в качестве определяющего фактора уделяет внимание тому, сколько времени вы тратите на каждый вид деятельности. Предположим, вы уезжаете на десять дней и проводите семь дней, встречаясь с клиентами, и пару дней отдыхаете у бассейна. Это в первую очередь считается деловой поездкой, и вы можете вычесть общую стоимость проезда до места назначения и обратно.

Вы также можете вычесть проживание, 50% расходов на питание (или потенциально 100% в 2021 и 2022 годах) и другие квалифицированные деловые расходы за те дни, которые вы проводите в бизнесе, но только в той степени, в которой вы понесли бы расходы, если бы поездка была исключительно по делам. Дни в пути считаются рабочими днями, как и выходные, праздничные или другие резервные дни, если они приходятся на дни, посвященные работе, и возвращаться домой не имеет смысла.

Если вместо этого вы проводите больше времени на отдыхе, чем на работе (скажем, семь дней отдыха и три дня встреч с клиентами), никакие расходы на поездку в пункт назначения и обратно не будут считаться вычетом.Но вы можете списать любые расходы, которые у вас есть в пункте назначения, которые будут квалифицироваться как бизнес-вычеты. Если, например, когда вы навещаете друзей в Орегоне и находясь там, вы приглашаете клиента на обед, чтобы обсудить дела, ваш транспорт к клиенту и обратно, а также стоимость еды будут квалифицироваться как вычитаемые бизнес-расходы. .

Если ночевка в субботу вечером позволяет сэкономить на стоимости авиабилета, вы можете вычесть 50% расходов на питание, проживание и другие связанные с бизнесом расходы, понесенные за дополнительную ночь.Это связано с тем, что бизнес-цель проживания заключается в сокращении транспортных расходов.

Зарубежные поездки

Когда пункт назначения находится за границей, вы должны распределять свои командировочные расходы пропорционально количеству дней, которые вы тратите на деловую и личную деятельность. Однако есть несколько случаев, когда правило распределения не применяется.

Например, если вы находитесь за пределами страны в течение семи дней подряд или меньше (не считая дня, когда вы покинули страну).S., но считая день вашего возвращения в США), то вам не нужно делать перерасчет. Это означает, что вы можете прилететь в Германию на четырехдневную встречу и осмотреть достопримечательности в течение двух дней и вычесть свои дорожные расходы.

Правило распределения также не применяется, если вы находитесь за пределами США более недели, но потратили менее 25% своего времени на личные дела. (В этой ситуации, как ни странно, и день вашего отъезда, и день вашего возвращения считаются рабочими днями.) Вы также освобождаетесь от требования распределения, если у вас нет существенного контроля над организацией поездки.

Если вы путешествуете за пределы США в основном в отпуск, вся стоимость поездки является не подлежащим вычету личным расходом. Но если вы потратите некоторое время на посещение профессиональных семинаров или программу повышения квалификации, вы можете вычесть регистрационные сборы и другие расходы, которые непосредственно связаны с вашим бизнесом.

Прочие передовые методы

Документ, документ, документ: Поскольку правила могут быть немного запутанными, а количество времени, которое вы тратите на бизнес и личную деятельность, очень велико, лучше вести журнал для обоснования своей деловой активности.Запись должна включать даты отъезда и возвращения, количество дней, проведенных в командировке, и причину поездки. Кроме того, перед отъездом может быть полезно обрисовать план поездки и задокументировать свои планы. Эта документация поможет подтвердить деловую цель поездки.

Возьмите с собой семью, но не вычитайте личные расходы: Вы можете поехать на бизнес-конференцию, взять с собой семью и вычесть общую стоимость поездки туда и обратно.Вы бы все равно понесли эти расходы. Если вы решите лететь, вычетом подлежит только ваш авиабилет. Возможно, вам также придется внести некоторые изменения, когда вы делите номер в отеле с семьей. Вы можете вычесть только ту стоимость, которую вы заплатили бы за одноместный, а не за двухместный номер.

Похожие записи

Вам будет интересно

Открытие реклама: Банк «Открытие» запустил рекламную кампанию «Радуйтесь больше – платите меньше» | Новости

Когда должны оплатить больничный: В какой срок оплачивается больничный лист в 2021 году

Добавить комментарий

Комментарий добавить легко