Как оплатить больничный внешнему совместителю в 2020 году

Оплата больничного листа совместителю — вопрос, вызывающий трудности у многих работников бухгалтерии. В нашей статье вы найдете подробное описание основных аспектов, касающихся оплаты больничных листов совместителям в 2020 году.

Для чего необходим больничный лист

Работник имеет возможность получить больничный лист, то есть документ, свидетельствующий о его временной неспособности выполнять профессиональные обязанности, по нескольким основаниям. Среди них:

• наличие травмы или заболевания у самого работника;
• потребность в уходе за ребенком или другим членом семьи;
• нахождение в карантине самого работника, его ребенка в возрасте до 7 лет или иного недееспособного члена семьи;
• проведение мероприятий по протезированию;
• реабилитация в санаториях после амбулаторного лечения травм или заболеваний.

Отдельным видом социального обеспечения является выплата пособия в связи с материнством, то есть по беременности и родам. Подтверждением данного обстоятельства также выступает больничный лист.

Порядок выдачи больничных листов регулируется приказом Минздрава РФ «Об утверждении порядка выдачи листков нетрудоспособности» от 29.06.2011 № 624н. Согласно пункту 4 данного приказа, работнику может быть выдан как один больничный листок, так и несколько.

Особенности оформления больничного при работе по совместительству

В тех случаях, когда работник оформлен только у одного работодателя, проблем с выпиской больничного обычно не возникает. В случае же оплаты больничного листа при работе по совместительству место получения пособия зависит от того, в каких организациях он трудился в течение предыдущих 2-х лет.

1.    При работе в предшествующие периоду нахождения на больничном 2 года у иных работодателей, за получением пособия он вправе обратиться к любому работодателю, у которого работает в настоящее время (ч. 2.1, 2.2 ст. 13 Закона «Об  обязательном соцстраховании…» от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

2.    Если за последние 2 года места работы сотрудника не изменились (то есть все это время он работал в одних и тех же организациях), совместитель вправе получить и один листок, и несколько. Соответственно, пособие в таком случае ему будет платить каждый работодатель.

Для простоты понимания этих правил используем примеры.

Пример 1.

Филипский А.М. трудится в ООО «Флагман» с 2020 года. В мае 2020 года он заболел. В 2018 и 2019 году он работал в фирме «Прибой» и по совместительству в организации  «Омега». Больничный будет оплачивать ООО «Флагман» исходя из доходов, полученных работником в ООО «Прибой» и ООО «Омега» или исходя из МРОТ, если сотрудник не предоставит справки о доходах по форме, установленной приказом Минтруда от 30.04.2013 №182н.

Пример 2.

Филипский А.М. работает в ООО «Флагман» с 2015 года и в ООО «Прибой» с 2019 года по совместительству. В мае 2020 года он заболел. В расчетный период войдут доходы ООО «Флагман» за 2018 и 2019 годы и ООО «Прибой» за 2019 год. Работник может получить:

1.    1 больничный и представить его в ООО «Флагман», приложив справки из ООО «Прибой» о неполучении пособия и о сумме заработка за 2019 год.

2.    2 больничных и представить их в ООО «Флагман» и ООО «Прибой». При этом каждая фирма будет брать в расчет только свои выплаты.

Объединим порядок оплаты больничного совместителю в 2020 году в сводную таблицу.

Если же сотрудник в расчетном периоде у вас не работал, то порядок оплаты пособия изменится.

Кто должен производить оплату больничного внешнему совместителю 

Ответ на данный вопрос содержит закон «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» от 29.12.2006 № 255-ФЗ. Согласно ст. 3 данного закона, все платежи по больничным листам, за единственным исключением, производятся за счет средств соцстраха.

Этим исключением являются первые 3 дня болезни сотрудника — они оплачиваются за счет средств работодателя.  Средства на оплату остальных дней выделяются из ФСС РФ. При оплате больничного внешнему совместителю, который работал в течение последних 2 календарных лет в нескольких организациях, следует исходить из указанного выше примера.

Оплата больничного пособия зависит от региона, где работает страхователь:

1. Если работодатель ведет деятельность не в пилотных регионах, то он рассчитывает и выплачивает всю сумму пособия из собственных средств. При этом график платежей должен совпадать с периодами выплаты заработной платы. В дальнейшем по заявке организации выплаченные средства с 4-го дня болезни ФСС компенсирует путем перечисления суммы пособия на счет предприятия, либо посредством взаимозачета страховых взносов.

2. Если работодатель трудится в регионе проведения пилотного проекта «Прямые выплаты», то пособие за первые 3 дня болезни он оплачивает самостоятельно, а пособие с 4-го дня болезни соцстрах перечисляет работнику на прямую.

Внимание! Пособие по беременности и родам (БиР) оплачивается за счет средств ФСС в 100-% объеме. 

Расчет платежей при оплате больничного совместителю

Правильный расчет размера пособия на период нетрудоспособности — довольно сложная задача даже для опытного бухгалтера, особенно с учетом регулярных изменений, которые вносятся в законодательство. С 2007 года данный вопрос регулируется постановлением Правительства РФ «Об утверждении Положения об особенностях порядка исчисления пособий…» от 15.06.2007 № 375.

Согласно п. 6 утвержденного им положения (далее — Положение) при расчете пособия принимается во внимание средний дневной заработок за 2 предшествующих наступлению страхового случая календарных года. В заработок включаются все выплаты, которые были произведены работодателем за 2 года (но не более суммы, с которой были уплачены страховые взносы за этот же период в ФСС РФ). Получившаяся сумма делится на 730 (количество дней за 2 года) — итоговая цифра и будет средним дневным заработком.

При этом ее размер не должен превышать суммы, которая является результатом деления базы для уплаты страховых взносов в ФСС РФ на то же число (т. е. 730).

Важно! При расчете пособия по БиР количество дней за расчетные 2 года может равняться 731, если в расчетном периоде был високосный год.

Если работник в течение предшествующих 2 лет не имел заработка вообще либо его размер был меньше МРОТ на момент заболевания, его средний заработок за эти периоды, согласно п. 11(1) Положения, будет исчисляться из величины того же МРОТ. При неполном рабочем дне заработок исчисляется пропорционально фактически отработанному времени.

Ограничения, касающиеся оплаты больничного листа по совместительству

Оплата больничного совместителю осуществляется с теми же ограничениями, что и по основному месту работы. Основное ограничение предусмотрено ст. 7 закона «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» от 29. 12.2006 № 255-ФЗ. Согласно данной норме, конкретная сумму пособия будет рассчитываться в процентах от среднего заработка с учетом страхового стажа работника: чем больше стаж, тем большая доля среднего заработка полагается.

Конкретные величины определяются следующим образом:

Величина страхового стажа	Часть среднего заработка
8 лет и более	100%
от 5 до 8 лет	80%
меньше 5 лет	60%

Для работников, чей трудовой стаж менее 6 месяцев, еще более жесткие ограничения установлены п. 20 Положения, ч. 2 которого определяет, что в случае превышения размера ежемесячного пособия по нетрудоспособности МРОТ, установленного в том же месяце, работнику будет выплачена сумма, равная МРОТ.

Причем данное правило будет распространяться и на случаи, когда срок выплат пособия работнику меньше месяца: в этой ситуации МРОТ будет разделен на 30, после чего полученное частное умножается на количество дней больничного.

Помимо ограничений упомянутым положением предусмотрены и штрафные санкции. Они установлены п. 21 Положения. Например, в случае если работник получил травму, будучи под воздействием алкоголя и наркотических веществ, размер месячного пособия не будет превышать МРОТ. Пособие же на меньший срок будет рассчитано пропорционально количеству дней с учетом данного ограничения.

Подведем итоги

Как видно из представленного материала, порядок осуществления выплат при внешнем совместительстве практически ничем не отличается от порядка оплаты больничного любому другому работнику. На него будут распространяться те же условия и ограничения.

Однако данное утверждение будет верно только в случае, если работник работает совместителем уже третий календарный год. Если в течение 2 предшествующих лет работник не был оформлен в организации вообще и не представил справки от других работодателей о неполучении пособия, то работодатель имеет полное право отказать ему в выплате по больничному.

Если работник отработал только часть из этих 2 лет, то он имеет выбор между предприятиями, на которых он трудоустроен на момент получения больничного. Выбор, как правило, делается в пользу предприятия или предприятий, где средний заработок выше.

На больничном совместитель. Налоги & бухучет, № 87, Октябрь, 2020

Право. В случае наступления временной нетрудоспособности работник-совместитель имеет право на больничные по месту работы по совместительству. Это прямо указано в абз. 1 ч. 1 ст. 30 Закона № 1105.

Назначение. Решение о назначении больничных совместителю комиссия (уполномоченный) по соцстрахованию принимает на основании поданной работником копии листка нетрудоспособности, заверенной подписью руководителя и печатью по его основному месту работы.

Причем ФСС настаивает на том, что для внутренних совместителей здесь исключений нет (см. письмо от 17.01.2017 г. № 5.2-28-65). Просто в этом случае вы сами себе делаете копию больничного и удостоверяете ее подписью руководителя и печатью предприятия. На основании оригинала больничного листа комиссия по соцстрахованию назначает больничные по основному месту работы, на основании копии — по внутреннему совместительству.

Еще один момент, который касается внутренних совместителей. В протоколе комиссии (уполномоченного) по соцстрахованию сведения о назначении пособия по месту работы по совместительству должны быть отражены в отдельной строке.

Расчет. Расчет и начисление больничных совместителю проводим отдельно от больничных по основному месту работы. Отдельно определяем расчетный период. В расчет включаем зарплатные выплаты, начисленные именно по совместительству в расчетном периоде.

Однако суммарная заработная плата, из которой рассчитываются выплаты, по месяцам расчетного периода по основному месту работы и по месту работы по совместительству не может превышать размера максимальной величины базы начисления ЕСВ (в 2019 году — 62595 грн, с января по август 2020 года — 70845 грн, с сентября по декабрь 2020 года — 75000 грн).

Чтобы это требование выполнить при расчете больничных на работе по совместительству, работник должен принести с основного места работы справку о зарплате, начисленной ему в месяцах расчетного периода*. Форма справки приведена в приложении к Порядку № 1266.

Обратите внимание: если совместитель заболел в первый рабочий день, попросите, чтобы работодатель по основному месту работы включил в справку о зарплате информацию о сумме зарплаты, которая будет начислена работнику в месяце наступления страхового случая. Так действовать рекомендует Минсоцполитики в письме от 17.09.2015 г. № 529/18/99-15.

Также не забываем применять спецограничение по сумме больничных, если у работника страховой стаж за 12 месяцев перед наступлением временной нетрудоспособности менее 6 месяцев (см. «Расчет больничных: нескучная теория» этого номера).

Может, это покажется кому-то смешным, но (!) Фонд соцстраха в письме от 17.01.2017 г. № 5.2-28-65 настаивает: справка о зарплате по основному месту работы должна быть, даже если вы начисляете «нетрудоспособные» выплаты внутреннему совместителю. Просто в этом случае вы предоставляете ее сами себе и подкалываете к расчету ☺.

Пример расчета суммы больничных внутреннему совместителю мы привели в статье «Практика покажет…» этого номера.

Здесь отметим: в заявлении-расчете пособие совместителю указываете в отдельной строке.

Что ж, не останавливаемся! Шагаем дальше вместе. В следующей статье разберем отчетно-учетные моменты.

Расчет больничного листа совместителю в 2021 году: пример расчета

В расчете больничного листка совместителю имеются некоторые отличия при составлении документа и расчете суммы к выплате. Как учесть все детали, не допустить ошибок в листке нетрудоспособности совместителя расскажет наш материал.

Совмещение и совместительство: кому полагается больничный лист

Совместитель выполняет профессиональные трудовые функции у своего основного работодателя в пределах фирмы, при условии наличия дополнительного времени в соответствии с нормой ст. 282ТК РФ в части первой.

Совместительство признается внешним при условии, что работник трудится за пределами юрисдикции основного работодателя в соответствии с нормой ст. 282ТК РФ части третьей.

Оба случая оформляются трудовым договором (или ГПХ) в зависимости от договоренности и фактической необходимости. Внешнее совместительство допускает труд у нескольких работодателей и не ограничивается количеством рабочих мест.

В каждом случае работник подлежит включению в программу по страхованию социальной, медицинской и пенсионной нормы. Следовательно, им полагается начисление страхового стажа, компенсации дней по нетрудоспособности, иные пособия, не запрещенные законом.

Отличительный признак заключается в одном. Внутренний совместитель трудится у одного страхователя, и получать пособие по болезни или при наступлении беременности по основному месту.

При внешнем совместительстве работник вправе получить пособия по больничному листу по одному или нескольким местам работы (в зависимости от того как оформлен листок).

Правила составления больничного листа совместителю

Детальное составление листка нетрудоспособности закреплено правилами Минздрава и соцразвития от 29.11.11 №624н, от 29.12.06 № 255-ФЗ. В них допускается выдача лечебным учреждением по каждому работодателю отдельного листка. Поэтому обратим внимание, что отличает больничный лист основной и второстепенный:

1. Ячейка место работы внешнего совместителя содержит метку V;
2. Период болезни совпадает с указанным сроком в основном листке;
3. Номер основного документа дублируется в листке совместителя;
4. ФИО, СНИЛС и прочие сведения работника в точности как в основном.

Больничный лист совместителю выдается по желанию сотрудника. Он самостоятельно принимает решение о выборе места оплаты дней нетрудоспособности. Блок больничного листа, который предназначен для расчета размера компенсации заполняется страхователем по каждому месту работы внешнего совместителя индивидуально. Исходные данные для определения размера среднего заработка берутся из фактически начисленного сотруднику дохода.

Отмечено, что работник сам выбирает, какому работодателю передает больничный, поэтому по месту второй работы можно принести копию основного больничного листа для подтверждения уважительной причины пропуска работы, но оплата по копии не производится.

Особенности оплаты больничного листа по беременности совместителю

Получить пособие при наступлении нетрудоспособности, а также беременности сотрудник имеет право только по предъявлению документа основания. Детали оформления данной ситуации рассмотрим в таблице:

Место трудоустройства сотрудника	Основание для оплаты нетрудоспособности
В течение последних двух лет у текущего работодателя	Дни оплачивает каждый, если работник представил б/л основной и по совместительству (255-ФЗ)
У различных работодателей частично	Оплачивается по выбору одним из работодателей на основании одного б/л
При смене места трудоустройства в текущем периоде	Оплату осуществляет текущий работодатель на основании одного б/л, а также справке о среднем заработке (форма 182н)

Если сотруднику оплачивают пособие по беременности и родам на одном (по выбору) месте трудоустройства, то у иных работодателей следует получить справочную информацию о том, что у них пособие не оформляется и не выплачивается.

Важно! Беременной сотруднице нужно получить справку по среднему заработку у совместителей (по форме ФСС №182н) и передать ее тому страхователю, который осуществляет расчет и выплату пособия.

Исправление частых ошибок листа нетрудоспособности совместителя

Не следует забывать, что больничный документ, а точнее часть заполняемая врачом не должна содержать ошибок и помарок в тексте. В блоке, который предназначен для работодателя, исправлять неточности требуется по правилам: ошибку аккуратно перечеркнуть, заверить подписью «исправленному верить» и печатью фирмы.

Правило 1: каждый страхователь (у которого трудится сотрудник) формирует сумму пособия из доходов, фактически полученных в текущем периоде либо в момент наступления страхового случая. Выплата компенсации осуществляется по месту предъявления больничного листа.

Правило 2: текущий страхователь начисляет пособие из доходов, которые получены у текущего работодателя на момент страхового события (получения листка нетрудоспособности), а также с учетом всех доходов, которые имелись в расчетном периоде. От сотрудника потребуется документальное подтверждение всех доходов за расчетный период, который равен двум годам, предшествующим страховому событию (болезни или беременности).

Правило 3: сотруднику, который совмещает несколько вакансий у одного страхователя выписывать второй лист нетрудоспособности не нужно. Так как он считается внутренним совместителем, то порядок утвержденный порядком ч.2, 2.1, 2.2 № 255-ФЗ на него не распространяется.

Распространенные вопросы

Вопрос 1: Сотрудник устроился внешним совместителем, ранее трудоустроен не был, и не проработав полгода принес больничный лист. Надо ли его оплатить?

Ключевым моментом для расчета компенсации является двухлетний заработок, который формирует среднедневной заработок и сумму пособия. Оплата пособия по закону (п.5 ст.13 255-ФЗ) осуществляется по одному из мест работы на выбор сотрудника. Важно получить от сотрудника документы:

• Больничный листок на имя застрахованного лица;
• Оригинал справки о среднем доходе от второго работодателя;
• Справку, о том второй страхователь не начислял пособия и не оплачивал данного страхового случая.

Вопрос 2: Сотрудница трудится по сокращенному графику как внешний совместитель. По основному месту трудоустройства она числится в отпуске по уходу за ребенком и получает пособие. Должен ли работодатель оплачивать дни нетрудоспособности в таком случае?

Основанием для оплаты нетрудоспособных дней остается листок с пометкой выдан по совместительству. На это указывает порядок оформления больничных листов Минздрава от 01.08.2007 № 624н, потому как по основному месту работница получает детское пособие. Средний заработок по данному страховому случаю формируется из доходов, которые фактически получены сотрудницей по совместительству. Выплаты или вознаграждения, которые имеют место быть по основной работе, в расчет не включают по норме ст. 13,14 255-ФЗ.

Работник – внешний совместитель представил бумажный больничный лист, а по основному месту работы во время болезни продолжал работать. Каков порядок оплаты такого больничного листа? Оплатит ли его ФСС?

Эксперт в консультации «Как оплатить больничный внешнему совместителю» в СПС КонсультантПлюс разъяснил следующее.
Пособие по временной нетрудоспособности за первые три дня болезни начисляет и выплачивает организация, в которой трудится работник, за остальные дни – ФСС (п. 8 Положения о выплатах пособий по ВНиМ в 2021 году).

Совместителю, отработавшему у вас весь расчетный период, больничный считайте так же, как и основным работникам. Но в расчет берите только выплаты вашего учреждения. Даже если они меньше 24-кратного МРОТ, пособие считайте из фактического заработка (ч. 2 ст. 13 Закона № 255-ФЗ, ст. 6 Закона № 478-ФЗ, Письмо ФСС от 08.07.2011 № 14-02-01/15-6179Л).

Совместителю, который в расчетном периоде у вас не работал, больничный оплачивайте, только если он принесет справку с основной работы, что там пособие не получал. Пособие посчитайте из выплат других работодателей, подтвержденных справками о заработке (ч. 2.1, 5.1 ст. 13 Закона № 255-ФЗ, ст. 6 Закона № 478-ФЗ, Письмо ФСС от 08.07.2011 № 14-02-01/15-6179Л).

Совместителю, который устроился к вам в расчетном периоде, предложите попросить основного работодателя рассчитать пособие с учетом заработка по совместительству. Для этого выдайте работнику две справки. Одну – о заработке за два предыдущих года. Другую – что ваша компания пособие по больничному не выплачивала (ч. 2.2, 5.1 ст. 13 Закона № 255-ФЗ, ст. 6 Закона № 478-ФЗ).

Если же совместитель настаивает, чтобы вы оплатили ему больничный, пособие считайте в общем порядке, но только из ваших выплат. Даже если они меньше 24-кратного МРОТ, пособие считайте из фактического заработка (Письмо ФСС от 08.07.2011 № 14-02-01/15-6179Л). Выплаты другого работодателя можно учесть, только если есть справки о заработке и о том, что он пособие не платил.

Читайте подробнее

оформление, отпуск, больничный, увольнение — Эльба

В статье расскажем: как оформить совместителя, где чаще всего ошибаются работодатели, чем совместительство отличается от совмещения.

Что такое совместительство

Совместительство — это когда работник трудится в свободное от основной деятельности время и выполняет дополнительные задачи. Ключевое здесь — в свободное время. Вот выдержка из Трудового кодекса.

Внутренний совместитель занят у одного работодателя.

Внешний совместитель работает у нескольких работодателей.

Для работодателя совместительство хорошо тем, что позволяет закрыть потребность в сотруднике, не оплачивая полную ставку. Для сотрудника совместительство — дополнительный доход и возможность получить опыт на другой должности.

По совместительству работают уборщицы, кассиры, приходящие бухгалтеры, юристы, кадровые и другие специалисты.

Иван продаёт строительные материалы. В будни поток клиентов небольшой, в выходные — все бегут за шпатлёвкой и новыми обоями, а значит нужен ещё один кассир. Брать на полную занятость смысла нет: будут простои. Поэтому Иван нашёл Марину — внешнего совместителя, кассира выходного дня. Она работает по совместительству в субботу и воскресенье. Так можно, потому что на основной работе Марина занята только в будни.

Кто не может быть совместителем

• несовершеннолетние;
• водители, машинисты, трактористы, диспетчеры, бортмеханики, матросы — те, кто на основном месте управляет транспортом или управляет движением транспорта; полный список профессий смотрите в постановлении правительства;
• сотрудники, у которых основная и дополнительная работа с вредными и опасными условиями труда; 
• военнослужащие, кроме тех, кто будет заниматься педагогической, научной или творческой деятельностью;

Нужно ли разрешение на работу совместителю от основного работодателя

Сотрудники вправе работать по совместительству, не спрашивая основного работодателя, но и у этого правила есть исключения. Получить письменного разрешение на совместительство должны:

• руководители организаций;
• спортсмены и тренеры.

Сдавайте отчётность без бухгалтерских знаний

Эльба подходит для ИП и ООО с сотрудниками. Сервис подготовит всю необходимую отчётность, посчитает зарплату, налоги и взносы и сформирует платёжки.

Как оформить совместителя

Внутренние совместители не предъявляют работодателю никаких новых документов — они у вас уже есть, но бюрократии всё равно не избежать.

Для оформления внутреннего совместителя:

• оформите и подпишите второй трудовой договор в двух экземплярах: один оставьте себе, второй отдайте работнику;
• заполните вторую личную карточку с данными второго трудового договора;
• издайте второй приказ о приёме на работу, ознакомьте с ним сотрудника под подпись в течение трёх дней;
• запись в трудовой книжке — только по желанию работника.

Продолжительность рабочего дня при совместительстве

Совместители работают не больше четырёх часов в день. Если в этот день сотрудник не занят в другом месте, он может отработать полный день.

В течение месяца продолжительность рабочего времени не должна быть больше половины месячной нормы — ч. 1 ст. 284 ТК РФ.

Труд совместителей оплачивается пропорционально отработанному времени, с учётом районных коэффициентов и надбавок.

Отпуск совместителей

Отпуск совместителю нужно предоставить одновременно с отпуском по основной работе.

Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, отпуск нужно предоставить авансом — ст. 286 ТК РФ.

Больничный и декрет совместителей

Совместителям выплачивают больничные, как и другим сотрудникам по трудовым договорам.

Внутренним совместителям оплачивайте больничное пособие так же, как обычным сотрудникам: для расчёта сложите вознаграждение по основному месту и по совместительству. Средний дневной заработок рассчитайте с учетом всех выплат.

С внешними совместителями — особый порядок. Кто оплачивает больничный зависит от того, где сотрудник работает на день открытия больничного листа и где он работал в расчётный период. Расчётный период — два календарных года до болезни. Если сотрудник заболел в 2019 году, расчётный период — 2017 и 2018 год.

Если есть возможность, проконсультируйтесь с бухгалтером, чтобы не ошибиться. Для тех, кто привык полагаться только на себя, собрали все ситуации в таблицу.

Где работает	Кто платит	Что учитывать при расчёте пособия
У тех же работодателей, что и в расчётном периоде.	Каждый работодатель — больничный по временной нетрудоспособности и по беременности и родам. Один работодатель по выбору работника — пособие по уходу за ребёнком.	Заработок за расчётный период у того работодателя, который выплачивает пособие.
Не у тех же работодателей, что в расчётном периоде.	Один работодатель из тех, где сотрудник трудится на момент наступления страхового случая — по выбору работника. Если сотрудник решил получать пособие у вас, попросите его принести справки из других мест работы о том, что там пособие не назначали.	Заработок за расчётный период по всем местам работы.
У нескольких работодателей, а в расчётном периоде — как у тех же, так и у других работодателей.	Работник выбирает одну из компаний, в которых работает на момент наступления страхового случая. Или просит каждого работодателя рассчитать больничные за себя.	В первом случае: заработок за расчётный период по всем местам работы. Во втором случае: заработок у работодателя, который платит пособие.

Единовременное пособие при рождении ребёнка платит один работодатель. Внешний совместитель имеет право на это пособие, если не получал его на основном месте работы.

Увольнение совместителей

Трудовой договор можно прекратить, если на место совместителя нашли сотрудника, для которого это место будет основным. Компаниям с небольшим документооборотом часто хватает бухгалтера-совместителя. Потом бизнес вырастает, берут нового сотрудника на полный рабочий день, а с совместителем расстаются. Это нормально. 

Предупреждайте совместителя минимум за две недели. Для этого подготовьте письменное уведомление и ознакомьте с ним сотрудника под подпись. После этого издайте приказ об увольнении, выплатите зарплату и компенсацию за неиспользованный отпуск. Такое увольнение возможно, если трудовой договор заключён на неопределённый срок. А вот срочный трудовой договор прекратить по этой причине нельзя.

Если совместитель увольняется по собственному желанию, порядок такой же, как при обычном увольнении. Разница лишь в трудовой книжке, куда запись вносится по желанию сотрудника.

Частые ошибки при работе с совместителями

Эксперт по трудовому праву, издатель медиахолдинга Актион-МЦФЭР, Вероника Шатрова отмечает три распространенные ситуации, которые могут привести к серьезным штрафам от трудовой инспекции:

«Во-первых, есть сотрудники, которые могут работать по совместительству только с разрешения своего основного работодателя. В частности, такое правило распространяется на руководителей организации — ст. 276 ТК РФ. При этом совершенно неважно какой деятельность планирует заняться руководитель по совместительству: руководить ещё одной компанией или стать преподавателем. Поэтому, если берёте по совместительству руководителя обязательно требуйте дополнительный документ — согласие. Нарушение этого правила обойдётся компании в 50 000 ₽ по ст. 5.27 КоАП РФ.

Во-вторых, если перед вами бывший сотрудник госслужбы, то не забудьте уведомить о его приеме по общим правилам. То что такое уведомление было направлено при основном трудоустройстве вашего совместителя, значения не имеет. В противном случае компания рискует нарваться на штраф до 500 000 ₽ по ст. 19.29 КоАП РФ.

В-третьих, многие компании продолжают ошибочно полагать, что раз совместитель работает не больше половины рабочего времени и получает пропорционально зарплату, то и отпуск он должен получать лишь на половину дней от общеустановленного количества дней отдыха. Такое заблуждение грозит компании очередным штрафом трудовой инспекции до 50 000 ₽ — при первичном нарушении. И до 70 000 ₽ — при повторном. Именно такие санкции установлены в ст. 5.27 КоАП РФ».

В чём разница между совместительством и совмещением

Совмещение — дополнительные обязанности к основной работе. Сотрудник выполняет их в основное рабочее время, а не в свободное, как при совместительстве.

Особенности совмещения:

• совмещать можно только в одной организации;
• второй трудовой договор заключать не нужно, вместо него составляют и подписывают соглашение о совмещении и приказ о совмещении;
• в личную карточку и трудовую книжку не делают запись о совмещении;
• совмещение можно прекратить досрочно — достаточно письменно предупредить вторую сторону за три рабочих дня.

Комментирует Шатрова Вероника, эксперт по трудовому праву:

«Если у сотрудника и основное место работы и совместительство в одной компании (внутренний совместитель), то выбор в пользу совместительства компании делают, когда важно отделить время, которое сотрудник проводит за основной и дополнительной работами. Если время и сам процесс не важен, а интересует только готовый результат в срок — тогда выгоднее оформить через совмещение. Это поможет упростить кадровое оформление: достаточно будет составить допсоглашение к трудовому договору и приказ».

Зарплата и управление персоналом 8 – Учет без забот

Опубликовано 30.09.2017 00:34

Автор: Administrator

Просмотров: 16689

Совсем недавно на нашем форуме задали интересный вопрос о том, как отразить в 1С факт отсутствия сотрудника по причине болезни. Особенностью данной ситуации является то, что сотрудник работает как внешний совместитель, а пособие по временной нетрудоспособности получает только по основному месту работы. То есть работодателю в качестве объяснения причины отсутствия была предоставлена копия больничного листа, начисление по которому производить не нужно. Давайте рассмотрим пример отражения такой ситуации в программе 1С: Зарплата и управление персоналом 8 редакции 3.

Переходим на вкладку «Кадры» и создаем документ «Больничный лист».

 

Заполняем первую вкладку документа в соответствии с полученной копией больничного.

Как мы видим, суммы начисления на данном этапе в больничном указаны, но работа с документом еще не закончена. Переходим на вкладку «Оплата» и снимаем галочку «Назначить пособие с».

После выполнения данного действия на вкладке «Начислено (подробно)» обнуляются суммы начислений, а вид расчета автоматически изменяется на «Отсутствие по болезни».

Если автоматического изменения начислений не произошло, то возвращаемся на вкладку «Главное» и нажимаем кнопку «Пересчитать документ».

Проводим и закрываем документ.
При расчете заработной платы за месяц дни отсутствия по болезни будут учтены, сумма оклада за отработанное время уменьшена, но начисление пособия не будет осуществлено. Убедиться в этом можно, сформировав расчетный листок по сотруднику после расчета зарплаты за месяц.

Автор статьи: Ольга Шулова

Давайте дружить в Facebook

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов 

Добавить комментарий

Коронавирус: DOL издает руководство по Закону об экстренном оплачиваемом отпуске

Министерство труда США (DOL) выпустило руководство по оказанию помощи работодателям и работникам в соблюдении прав и обязанностей в соответствии с Законом о реагировании на коронавирус для семей (FFCRA).

Руководство содержит полезную информацию, некоторые из которых мы кратко изложили ниже. Для получения дополнительной информации о самом законодательстве ознакомьтесь с нашим предыдущим сообщением в блоге. Для получения дополнительной информации вы можете найти руководство DOL в Интернете.

Примечание. Департамент труда выпустил дополнительное руководство по FFCRA.

Разъяснение эффективного дня

Во-первых, DOL пояснил, что положения об оплачиваемом отпуске FFCRA вступают в силу 1 апреля (, а не 2 апреля). Положения о отпусках вступают в силу 1 апреля и применяются к отпускам, взятым в период с 1 апреля по 31 декабря, т.е. последней даты вступления в силу чрезвычайного законодательства.

Как рассчитать порог на 500 сотрудников

Закон применяется к работодателям, у которых менее 500 сотрудников.Чтобы сделать это решение, работодатели должны включать сотрудников, работающих полный и неполный рабочий день, в пределах США

.

В расчет работодатели также должны включить:

• Работники в отпуске
• Временные сотрудники, которые совместно наняты вами и другим работодателем (независимо от того, удерживаются ли совместно нанятые работники только за счет вашего или другого работодателя)
• Поденщики, предоставленные временным агентством (независимо от того, являетесь ли вы временным агентством или фирмой-клиентом, если есть постоянные трудовые отношения)

Независимые подрядчики в соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах не учитываются в качестве сотрудников для определения этого порога.

Как рассчитать оплачиваемый отпуск по болезни или оплачиваемый отпуск по семейным обстоятельствам и медицинский отпуск для сотрудников, работающих неполный рабочий день

Работники, занятые неполный рабочий день, имеют право на оплачиваемый отпуск, исходя из среднего количества рабочих часов за двухнедельный период. Вы должны рассчитывать часы отпуска на основе количества часов, в течение которых сотрудник обычно должен работать.

Однако, если обычные часы работы неизвестны или если график частично занятого сотрудника меняется, вы можете использовать среднее значение за шесть месяцев для расчета среднего количества часов в день.Сотрудник, работающий неполный рабочий день, может взять оплачиваемый отпуск по болезни на это количество часов в день в течение периода до двух недель и может взять расширенный семейный отпуск и отпуск по болезни (PFML) на такое же количество часов в день в течение 10 недель после этого. .

Какова обычная ставка оплаты труда сотрудника по счету?

Обычная ставка заработной платы сотрудника, используемая для расчета оплачиваемого отпуска, представляет собой среднее значение вашей обычной ставки за период до шести месяцев до даты вашего отпуска.

Плакаты по трудовому праву для удаленных сотрудников

Если работник не работал на работодателя в течение шести месяцев, обычная ставка, используемая для расчета оплачиваемого отпуска, представляет собой среднее значение регулярной ставки заработной платы работника за каждую неделю, проработанную у текущего работодателя.

Могут ли работники использовать 80-часовой отпуск по болезни для самостоятельного карантина и использовать другую сумму оплачиваемого отпуска по болезни по другой причине?

Нет. Сотрудники могут взять оплачиваемый отпуск по болезни не более двух недель (или 10 дней) по любой комбинации квалификационных причин.

Общее количество часов, в течение которых сотрудник будет получать пособие по болезни в соответствии со счетом, ограничено 80 часами.

Как оплачиваемый отпуск по болезни и PFML взаимодействуют в рамках FFCRA?

Оплачиваемый отпуск по болезни и оплачиваемый отпуск по семейным обстоятельствам в соответствии с FFCRA будут выполняться одновременно, если причина отпуска соответствует обоим условиям.

Так, например, если сотрудник находится дома со своим ребенком из-за закрытия детской школы по причинам COVID-19, сотрудник будет иметь право как на оплачиваемый отпуск по болезни, так и на оплачиваемый отпуск по семейным обстоятельствам. Первые 10 рабочих дней в рамках оплачиваемого семейного отпуска и отпуска по болезни не оплачиваются, поэтому этот период покрывается 80 часами оплачиваемого отпуска по болезни для ухода за ребенком. Тогда работник будет иметь право на две трети своей обычной ставки заработной платы за дополнительные 10 недель оплачиваемого семейного и медицинского отпуска по уходу за ребенком.

Связано: Коронавирус — что работодатели должны знать

Может ли работодатель отказать в оплачиваемом отпуске по болезни в соответствии со счетом, если работник получил отпуск по приемлемой причине до 1 апреля?

Нет, льготы по FFCRA налагают новые требования на оплачиваемый отпуск для работодателей с 1 апреля.

Как определить, был ли работник трудоустроен не менее 30 календарных дней

Согласно части счета, содержащей оплачиваемый отпуск по семейным обстоятельствам и отпуск по болезни, сотрудники, проработавшие не менее 30 дней, имеют право на оплачиваемый отпуск.

Работник считается проработанным у своего работодателя не менее 30 календарных дней, если работодатель включал работника в его платежную ведомость в течение 30 календарных дней, непосредственно предшествующих дню начала отпуска работника.

Например, если сотруднику необходимо взять отпуск начиная с 1 апреля, он должен быть в фонде заработной платы работодателя по состоянию на 2 марта.

Заключение

Вызов коронавируса будет ощущаться в ближайшие месяцы.

Поскольку закон скоро вступит в силу, работодатели должны позаботиться о том, как они применяют оплачиваемый отпуск по болезни, оплачиваемый отпуск по семейным обстоятельствам и отпуск по болезни в соответствии с FFCRA. Законодательство охватывает только вопросы, связанные с COVID-19.

Помните, что не все работники подпадают под действие законодательства — предприятия с 500 и более работниками освобождаются от уплаты налогов. Однако некоторые штаты, в том числе Колорадо и Нью-Йорк, ввели свои собственные законы об оплачиваемых отпусках по болезни, связанных с коронавирусом. Другие юрисдикции также внесли изменения в законодательство об оплачиваемых отпусках, чтобы охватить COVID-19.

Работодатели должны работать, чтобы понимать, как FFCRA и связанные с ними законы применяются к ним, когда они ориентируются в новом законодательстве.

[США] Отпуск по болезни и по семейным обстоятельствам — Справочный центр

В этой статье описывается оплачиваемый отпуск в соответствии с Законом об экстренном оплачиваемом отпуске по болезни, а также оплачиваемый отпуск в соответствии с Законом об экстренном семейном отпуске и расширении отпуска по болезни.

Обновление от 10 марта 2021 г.: С принятием Американского плана спасения 2021 г. отпуск по болезни и по семейным обстоятельствам был продлен до конца сентября 2021 г.Этот законопроект также включает изменения в требованиях к отпуску и предельном размере заработной платы. Более подробная информация поступит из соответствующих государственных источников.

Обновление от 27 декабря 2020 г. : Дата окончания отпусков по болезни и родственникам продлена до 31 марта 2021 г., теперь, когда подписан законопроект 133 HR. Работодатели больше не обязаны предоставлять отпуск, но могут сделать это добровольно и потребовать компенсацию. Инструкции по вводу отпуска см. На странице

.

Кто считается подходящим работодателем?

Освобождение для малого бизнеса

Как рассчитывается размер квалифицированного отпуска?

Как мне получить отпуск по болезни в качестве кредита?

Примеры расчета налогового кредита

Как мне зарегистрироваться в программе «Экстренный оплачиваемый отпуск в волне»?

Как рассчитать среднее количество часов для сотрудника, занятого неполный рабочий день?

Где я могу увидеть сумму кредита, которую я востребовал в Wave?

Как ведется учет налоговых кредитов в Wave?

Требования к отчетности

Срок неисполнения

Кто считается подходящим работодателем?

Предприятия и освобожденные от налогов организации со штатом менее 500 сотрудников — требуются для предоставления оплачиваемого отпуска по болезни, экстренного оплачиваемого отпуска по болезни и отпуска по болезни в соответствии с Законом.Правомочные работодатели смогут претендовать на эти кредиты на основании соответствующего отпуска, который они предоставят в период с 1 апреля по 31 декабря 2020 г. .

В связи с доступным оплачиваемым отпуском в чрезвычайных ситуациях, который был продлен до 30 сентября 2021 года, предприятиям больше не требуется предоставлять этот отпуск. Отпуск может быть предоставлен работодателем добровольно, и такому работодателю разрешается требовать кредиты на основании соответствующего отпуска.

Освобождение для малого бизнеса

Малые предприятия, в том числе религиозные или некоммерческие организации, с числом сотрудников менее 50, будут иметь право на освобождение от требований в отношении отпусков, связанных с закрытием школ или недоступностью ухода за детьми , где требования могут поставить под угрозу возможность продолжения бизнеса.

Малый бизнес может претендовать на это освобождение, если уполномоченное должностное лицо предприятия установило, что:

• Предоставление оплачиваемого отпуска по болезни или расширенного семейного отпуска и отпуска по болезни приведет к тому, что расходы и финансовые обязательства малого бизнеса превысят доступные коммерческие доходы и заставят малый бизнес прекратить работу с минимальной производительностью;
• Отсутствие работника или служащих, запрашивающих оплачиваемый отпуск по болезни или расширенный семейный отпуск или отпуск по болезни, повлечет за собой существенный риск для финансового здоровья или операционных возможностей малого бизнеса из-за их специализированных навыков, знания своего дела или обязанностей; или
• Отсутствует достаточное количество работников, способных, желающих и квалифицированных, а также доступных в нужное время и в нужном месте для выполнения работы или услуг, предоставляемых работником или работниками, запрашивающими оплачиваемый отпуск по болезни или расширенный семейный отпуск и отпуск по болезни, и эта рабочая сила или услуги необходимы малому бизнесу для работы с минимальной производительностью.

Обратите внимание, что это исключение не распространяется на оплачиваемый отпуск по болезни, в котором сотрудник не может работать из-за карантина.

Департамент труда (DOL) поощряет работодателей и сотрудников к сотрудничеству для достижения наилучшего решения для поддержания бизнеса и обеспечения безопасности сотрудников.

Как рассчитывается размер квалифицированного отпуска?

С 1 апреля 2020 года по 31 марта 2020 года сотрудники получили двухнедельный отпуск (или десять дней), равный количеству часов, которые они отработали в среднем за двухнедельный период (включая сотрудников, занятых неполный рабочий день).Максимальное количество часов отпуска, которое может взять один сотрудник, составляет 80 часов (обычно две недели) за весь этот период времени. Некоторые сотрудники имели право на расширенный десятинедельный отпуск, предусмотренный Законом об отпусках по семейным и медицинским причинам.

С 1 апреля 2021 г. сотрудники, которые ранее использовали какие-либо часы экстренного оплачиваемого отпуска, получат новое выделение в 80 часов с перенастройкой часов. Расширенный отпуск не был переназначен, однако расширенный оплачиваемый отпуск теперь доступен на дополнительный двухнедельный период (всего 12 недель).

• Экстренный оплачиваемый отпуск по болезни составляет 100% от заработной платы сотрудника, но не более 511 долларов в день.
• Экстренный оплачиваемый семейный отпуск по болезни, а также расширенный отпуск составляет две трети заработной платы сотрудника, но не более 200 долларов в день.

Wave автоматически ограничит эту заработную плату и часы при вводе в табель учета рабочего времени .

Причины, необходимые для отпуска с 1 апреля 2021 г .:

1. Сотрудник подлежит карантину или изоляции от правительства или поставщиков медицинских услуг;
2. Сотрудник испытывает симптомы COVID-19 и ищет диагноз;
3. Сотрудник ухаживает за лицом, рекомендованным на карантин;
4. Работник ухаживает за сыном или дочерью, школа или место опеки которых закрыты;
5. Сотрудник проходит вакцинацию в связи с COVID – 19 или восстанавливается после травмы, инвалидности, болезни или состояния, связанного с такой иммунизацией, или
6. Сотрудник ищет или ожидает результатов теста или диагностики COVID-19, потому что либо сотрудник подвергся воздействию COVID-19, либо работодатель запросил тест или диагностику.

Теперь все вышеперечисленные причины относятся как к оплачиваемым отпускам по чрезвычайным обстоятельствам, так и к расширенным оплачиваемым отпускам.

Причины, отвечающие критериям для каждого вида отпуска до 1 апреля 2021 года

Сотрудники имеют право на отпуск по следующим причинам:

1. Подпадает под действие федерального, государственного или местного постановления о карантине или изоляции в связи с COVID-19.
2. Поставщик медицинских услуг посоветовал пройти самостоятельный карантин из-за опасений, связанных с COVID-19.
3. Испытывает симптомы COVID-19 и ищет медицинский диагноз.
4. Ухаживает за лицом, в отношении которого действует карантин или рекомендовано пройти карантин.
5. Ухаживает за сыном или дочерью, а школа или место ухода за ребенком закрыты, или поставщик услуг по уходу за ребенком недоступен из-за мер предосторожности, связанных с COVID-19.
6. Находится в каком-либо другом аналогичном состоянии.

Оплачиваемый отпуск по болезни должен рассчитываться на основе большей суммы обычной ставки заработной платы работника или применимой минимальной ставки заработной платы.Существует двухуровневая ставка заработной платы:

.

• Если отпуск по болезни сотрудника вызван указанными выше причинами 1 , 2 или 3 , оплата рассчитывается на основе полной суммы, которую бы выплатили работнику (не более 511 долларов в день).
• Если отпуск предназначен для пунктов 4 , 5 или 6 , указанных выше, ставка заработной платы составляет две трети от полной суммы заработной платы (не более 200 долларов в день).

Самостоятельно занятые лица также имеют право на оплачиваемый отпуск по болезни, но оплата будет производиться в виде налогового кредита.

Как мне получить отпуск по болезни в качестве кредита?

Правомочные работодатели, которые оплачивают соответствующий отпуск по болезни или отпуск по уходу за ребенком, смогут удержать своих федеральных налогов на заработную плату, равную сумме квалификационного отпуска по болезни и / или по уходу за ребенком, который они заплатили , вместо того, чтобы депонировать их в IRS.

Налоги на заработную плату, которые доступны для удержания, включают:

• Удержание федерального подоходного налога
• ER и EE Доля налога на социальное обеспечение
• ER и EE Часть налога на Medicare

Кредит применяется к налогам для всех сотрудников, независимо от того, получают они оплачиваемый отпуск или нет.

Если не хватает налога на заработную плату для компенсации, возврат невостребованной суммы будет запрошен при заполнении формы 941, квартальной федеральной налоговой декларации работодателя, или вы можете заполнить форму 7200 авансовый платеж по кредитам работодателя.

Примечание. На заработную плату в рамках оплачиваемого отпуска не распространяется часть социального обеспечения работодателя, как указано Налоговой службой (IRS) в их часто задаваемых вопросах.

Примеры расчета налогового кредита

Если правомочный работодатель заплатил 5000 долларов за отпуск по болезни и в противном случае должен внести 8000 долларов в качестве налога на заработную плату, включая налоги, удерживаемые со всех его сотрудников, работодатель может использовать до 5000 долларов из 8000 долларов налогов, которые он собирался внести для оформления отпуска с установленным требованием. платежи.По закону работодатель должен будет внести оставшиеся 3000 долларов только в день следующего обычного депозита.

Выплаченный отпуск по болезни в размере 5000 долларов США
8000 долларов США Налоги ФРС и ЕС (SS, Medi, FIT)
= 3000 долларов США к уплате налогов

Если правомочный работодатель заплатил 10 000 долларов по больничному листу и должен был внести 8 000 долларов в виде налогов, работодатель мог бы использовать все 8 000 долларов налогов, чтобы уплатить квалифицированный отпуск и подать запрос на ускоренный кредит на оставшиеся 2 000 долларов.Ожидается, что ускоренные платежи будут выплачиваться непосредственно работодателю IRS. IRS рассчитывает обработать эти запросы в течение двух недель или меньше.

Выплаченный отпуск по болезни в размере 10000 долларов США
8000 долларов США Налоги Федеральной резервной системы и EE (SS, Medi, FIT)
= 2000 долларов США для ускоренного платежа, подлежащего уплате из IRS в ER

* Обратите внимание, что неиспользованные кредиты не переносятся из квартала в квартал.

Как мне зарегистрироваться в программе «Экстренный оплачиваемый отпуск в волне»?

Вы сможете ввести оплачиваемый отпуск по болезни как для почасовых, так и для оплачиваемых сотрудников в пределах табелей учета рабочего времени. Для этого перейдите на вкладку Заработная плата в левом меню:

1. Нажмите Расписания
2. Сначала вы увидите своих почасовых сотрудников и сможете переключиться на ваших сотрудников, наемных сотрудников, щелкнув Наемные сотрудники
3. Щелкните стрелку рядом с именем своего сотрудника
4. В двух нижних рядах вы увидите Отпуск по болезни, вызванный COVID-19, и Отпуск по семейным и медицинским причинам, связанным с COVID-19. В зависимости от причины отпуска ваших сотрудников вы сможете ввести либо часов отпуска по болезни, либо часов отпуска по семейным обстоятельствам и отпуска по болезни на сотрудника (один сотрудник не может получить оба оплачиваемых отпуска одновременно)
5. Нажмите Сохранить

При просмотре следующей платежной ведомости эти суммы будут отображаться как «COVID — Отпуск по болезни» и «Отпуск по семейным и медицинским причинам COVID-19» в разделе «Налоговые льготы» в вашей ведомости по заработной плате .
Обратите внимание, что суммы, введенные в расширенный отпуск, попадут в налоговую кредитную линию «Отпуск по семейным и медицинским причинам COVID-19». Ваши сотрудники также будут видеть свою заработную плату за оплачиваемый отпуск, указанную в их платежных ведомостях.

Вы сможете ввести оплачиваемый отпуск для сотрудников, пока не достигнете максимальной суммы, как описано ранее.

Если у сотрудника больше нет уважительной причины для использования оплачиваемого отпуска по болезни до того, как его оплачиваемый отпуск по болезни исчерпан, сотрудники могут взять оставшийся оплачиваемый отпуск по болезни позже, до 31 марта 2021 года, если возникнет другая соответствующая причина. .

Wave продолжает упорно работать над улучшением этой функции. Эта статья будет обновляться по мере улучшения функции.

Как рассчитать среднее количество часов для сотрудника, занятого неполный рабочий день?

Сотрудник, занятый неполный рабочий день, имеет право на отпуск в течение своего среднего количества часов, которое они обычно работали бы в течение двухнедельного периода. В разделе часто задаваемых вопросов Министерства труда описаны несколько различных сценариев, которые помогут вам определить среднее количество часов для этих сотрудников:

• Рассчитайте количество часов отпуска на основе количества часов, в течение которых сотрудник обычно должен работать.
• Если обычные часы работы неизвестны или если график вашего сотрудника меняется, вы можете использовать среднее значение за шесть месяцев для расчета среднего количества часов в день. Такой сотрудник, работающий неполный рабочий день, может взять оплачиваемый отпуск по болезни на это количество часов в день в течение периода до двух недель и может взять расширенный семейный отпуск и отпуск по болезни на такое же количество часов в день в течение до десяти недель после этого.
• Если ваш сотрудник не работал по крайней мере шесть месяцев, используйте количество часов, в течение которых вы и ваш сотрудник договорились, что этот сотрудник будет работать при приеме на работу.
• Если такого соглашения нет, вы можете рассчитать соответствующее количество часов отпуска на основе среднего количества часов в день, которое сотрудник должен был проработать в течение всего срока его или ее занятости.

Обратите внимание, что ваш сотрудник должен проработать с вами 30 или более календарных дней до первого дня отпуска, чтобы иметь право на расширенный семейный отпуск и отпуск по болезни. Такой сотрудник, работающий неполный рабочий день, может взять оплачиваемый отпуск по болезни в течение своего среднего количества часов в день в течение периода до двух недель и может взять расширенный семейный отпуск и отпуск по болезни на такое же количество часов в день в течение до десяти недель. после этого.

Где я могу посмотреть сумму кредита, которую я востребовал в Wave?

Вы сможете просмотреть накопленную сумму кредита, перейдя в меню Заработная плата слева и нажав COVID-19.

На этой странице вы сможете увидеть запрашиваемую сумму по кредиту, а также остаток на балансе. Вы также сможете увидеть заработную плату в отпуске, отраженную в вашем отчете о заработной плате и налогах , который легко доступен с правой стороны страницы COVID-19 .

Обратите внимание, что суммы кредита для семейного и медицинского отпуска, а также расширенного семейного и медицинского отпуска включены в ту же сумму кредита. Это связано с тем, что оба этих листа при составлении отчетов сгруппированы вместе.

Как ведется учет налоговых кредитов в Wave?

Ознакомьтесь с нашим пошаговым руководством по учету налоговых вычетов:

Требования к отчетности

Работодатели будут сообщать свою общую квалификационную заработную плату за отпуск и соответствующие кредиты за каждый квартал в своих федеральных налоговых декларациях, обычно в форме 941, квартальной федеральной налоговой декларации работодателя.IRS выпустило обновленную форму 941 за третий квартал.

Срок неисполнения

Труда будет издавать временную политику неисполнения, которая предоставляет работодателям период времени для соблюдения Закона. В соответствии с этой политикой лейбористы не будут возбуждать принудительные меры против любого работодателя за нарушение Закона, если работодатель действовал разумно и добросовестно в соответствии с Законом. Вместо этого трудовые ресурсы будут сосредоточены на помощи в соблюдении нормативных требований в течение 30-дневного периода .

Правила

DOL для FFCRA, часть II: Расчет сумм и оплаты за отпуск, прерывистый отпуск и как это работает с PTO

В Части I этого поста мы рассмотрели некоторые логистические вопросы, необходимые для начала работы с положениями об оплачиваемом отпуске FFCRA. Сегодня мы продолжим наш обзор временных правил FFCRA Министерства труда и обсудим рекомендации по предоставлению отпуска на основе отработанных часов, расчет суммы оплаты за отпуск FFCRA, периодический отпуск и то, как политика оплачиваемого отпуска пересекается с оплачиваемым отпуском. покинуть.

Кто работает полный рабочий день по сравнению с сотрудником, работающим неполный рабочий день, и сколько часов EPSL они получают? (§ 826.21)

Сотрудники, занятые полный рабочий день — Как вы знаете, сотрудник, занятый полный рабочий день, имеет право на оплачиваемый отпуск по болезни (EPSL) продолжительностью до 80 часов по одной из шести квалификационных причин. Но кого считать «штатным сотрудником»? Согласно правилам, штатные сотрудники обычно должны работать не менее 40 часов в рабочую неделю (§ 826.21 (a) (2)). Если у сотрудника нет нормального еженедельного графика, то посмотрите на среднее количество часов, которое сотрудник должен работать (включая часы отпуска любого типа) за меньший из шести месяцев или за весь период занятости сотрудника. .Если это среднее значение в неделю составляет не менее 40 часов, в соответствии с этим законом сотрудник работает полный рабочий день.

Сотрудники, занятые неполный рабочий день — Любой сотрудник, не занятый полный рабочий день, работает неполный рабочий день (§ 826.21 (b)). Как и в случае с сотрудниками, занятыми полный рабочий день, если сотрудник, занятый неполный рабочий день, имеет нормальный недельный график, он или она может получить количество оплачиваемых часов отпуска по болезни, равное количеству часов, обычно запланированных на двухнедельный период. Если у сотрудника, работающего неполный рабочий день, нет нормального недельного графика, расчет будет более сложным, и это зависит от того, как долго он или она проработали у вас:

• • Если шесть месяцев или более, подсчитайте среднее количество часов, которое сотрудник должен был проработать каждый календарный день в течение этого шестимесячного периода (отсчитывая от даты начала оплачиваемого отпуска по болезни).Сотрудник имеет право на получение в 14 раз больше среднего (до 80 часов).

• • Если менее шести месяцев, сотрудник имеет право на количество часов, которое вы согласовали при найме на работу, в среднем каждый календарный день, в 14 раз больше, чем вы согласились при приеме на работу. Если соглашения не было, работник получает в 14 раз больше среднего количества часов за календарный день, который он должен был проработать в течение всего срока пребывания в должности, включая любые часы отпуска любого типа (§ 826.21 (б) (2) (i)).

Сколько денег сотрудники получают за EPSL? (§ 826.22)

Размер EPSL сотрудника зависит от причины отпуска. Эмпирическое правило заключается в том, что сотрудник, который болен или может быть болен COVID-19 (т.е. . , берет отпуск по причинам (1), (2) или (3), как указано в нашем последнем сообщении), затем работник имеет право на получение более высокой из следующих величин: обычной ставки заработной платы работника, федеральной минимальной заработной платы или любой применимой минимальной заработной платы штата или местного уровня.Эти выплаты ограничены 511 долларами в день и 5110 долларами в совокупности на одного сотрудника.

С другой стороны, если сотрудник берет отпуск по уходу за кем-то или у него есть ребенок, место ухода за которым недоступно (например, по причинам (4), (5) или (6), как указано в нашем последнем сообщении), он или она имеет право на две трети обычной ставки заработной платы. Эти выплаты ограничены 200 долларами в день и 2000 долларами в совокупности на одного сотрудника. Ниже объясняется, как рассчитать «обычную ставку» заработной платы.

На сколько недель EFMLA имеет право сотрудник? (§ 826.23)

Соответствующий критериям сотрудник может получить до 12 недель EFMLA в период с 1 апреля по 31 декабря 2020 г. Напомним, что это доступно только для сотрудника, проработавшего 30 дней, который не может работать или работать удаленно из-за обязательств по уходу за детьми (т. (5), как описано в нашем последнем посте). Кроме того, если у вас есть 50 или более сотрудников и ранее они подпадали под действие FMLA, у сотрудника по-прежнему будет всего 12 недель. Любой EFMLA засчитывается из 12 недель обычного FMLA сотрудника (§ 826.23 (б)).

Сколько денег получают сотрудники по EFMLA? (§ 826.24)

Первые две недели (или 10 дней) EFMLA не оплачиваются. Однако эти же сотрудники могут использовать EPSL, чтобы покрыть это время, или использовать любой оплачиваемый отпуск в соответствии с политикой компании (например, PTO или отпуск). Если вы хотите (а сотрудник не пользуется EPSL), вы можете потребовать от сотрудника взять в течение этого времени оплачиваемый отпуск, предоставляемый компанией (§ 826.23 (c)). Что вы не можете сделать, так это потребовать от сотрудника использовать PTO вместо EPSL.

По истечении первых двух недель вы платите две трети средней регулярной ставки сотрудника, умноженной на запланированное количество часов сотрудника за каждый день отпуска. При желании вы можете рассчитывать оплату EFMLA с почасовыми приращениями, что будет иметь смысл в ситуациях с прерывистым отпуском (§ 826.24 (c)). Эти выплаты EFMLA не превышают 200 долларов в день и 10 000 долларов на каждого сотрудника.

Интересно, что если сотрудник выбирает или вы требуете, чтобы сотрудник использовал накопленный отпуск или оплачиваемый отпуск одновременно с EFMLA, то вы должны выплатить сотруднику заработную плату за полный рабочий день.Вы можете получить налоговую льготу только в размере 200 долларов США в день или 10 000 долларов США в совокупности для EFMLA для этого сотрудника. Это, возможно, лишает работодателей стимулов требовать от сотрудников использования их накопленных PTO, потому что PTO не покрывается налоговым кредитом.

Как рассчитать регулярную ставку заработной платы? (§ 826.25)

Итак, как работодатель рассчитывает регулярную ставку заработной платы работника для целей EPSL и EFMLA? Положения FFCRA вносят некоторую ясность в этот вопрос — используйте метод Закона о справедливых трудовых стандартах в 29 C.F.R. § 778.109. В соответствии с этим правилом вы рассчитываете обычную ставку оплаты труда путем деления общего вознаграждения сотрудника за рабочую неделю (за вычетом установленных законом исключений) на общее количество отработанных часов. Например, если сотруднику А платили 1000 долларов за рабочую неделю и он работал в эту неделю 40 часов, то обычная ставка оплаты труда сотрудника А за неделю составляла 25 долларов в час. Некоторые установленные законом исключения из обычной ставки заработной платы включают подарки, выплаты за отпуск, возмещение расходов и дискреционные бонусы.

В соответствии с правилами FFCRA, вы затем усредняете регулярные ставки за определенный период, чтобы получить обычную ставку EPSL или EFMLA. Для сотрудников, проработавших не менее шести месяцев на дату отпуска, вы рассчитываете среднюю регулярную ставку за шесть месяцев. Для сотрудников, проработавших менее шести месяцев, вы рассчитываете обычную ставку сотрудника за весь период занятости.

Могут ли сотрудники периодически сдавать EPSL или EFMLA?

Это зависит от обстоятельств.Общий ответ заключается в том, что вы и ваш сотрудник должны согласиться на график периодических отпусков, иначе он недоступен. Если вашему сотруднику необходимо взять отпуск по уходу за ребенком (то есть по причине (5), как указано в нашем последнем посте), независимо от того, работает ли он удаленно, вы можете согласиться на прерывистый график. Кроме того, если сотрудник работает удаленно (либо регулярно, либо из-за кризиса COVID-19), вы и сотрудник можете договориться о прерывистом графике.

Прерывистый отпуск недопустим, если (а) сотрудник должен явиться на место работы (а не работать удаленно) и (б) уходит в отпуск, потому что он или она заболели или ухаживают за кем-то, кто болен COVID-19 (я.е., причины с (1) по (4), как указано в нашем последнем посте).

Основные моменты, которые следует помнить о прерывистом отпуске:

• Хорошо фиксируйте, когда сотрудник работает или не работает. Вы должны платить сотрудникам, не освобожденным от налогов, за каждый отработанный час по обычной ставке. Кроме того, вам потребуются записи об отпуске для получения налоговой льготы.
• Вы можете взимать с сотрудника плату только за фактически взятый им отпуск.
• Сотрудник, освобожденный от уплаты налогов, может иметь право на еженедельную зарплату.Соответственно, хотя вы можете заплатить освобожденному сотруднику EPSL или EFMLA и получить налоговый кредит для этого платежа, вы должны быть уверены, что его недельная заработная плата не снижается в течение любой рабочей недели, в течение которой освобожденный сотрудник выполняет какую-либо работу, если только вычет не разрешен. Хотя FLSA разрешает вычет из еженедельной заработной платы освобожденного работника в случае неоплачиваемого периодического FMLA, неясно, будет ли такое же обращение с выплаченными EPSL или EFMLA.

Могут ли сотрудники брать отгул вместо оплачиваемого отпуска FFCRA или в дополнение к нему? (§ 826.70 (f)), § 826.160)

Может быть. В правилах четко указано, что вы не можете требовать от сотрудника замены имеющегося оплачиваемого отпуска на EPSL или EFMLA. Кроме того, работник сохраняет права на другой оплачиваемый отпуск, например право на оплачиваемый государством отпуск по болезни, льготы в соответствии с коллективным договором или политику компании, действовавшую до 1 апреля 2020 г. (§ 826.160 (a)).

Если ваша политика разрешает или требует, чтобы работник использовал накопленные оплачиваемые отпуска (отпуск, оплачиваемый отпуск и т. Д.) Одновременно с неоплачиваемым FMLA, вы «должны выплатить Правомочному сотруднику полную сумму, на которую Соответствующий работник имеет право в соответствии с ранее выплаченным работодателем. политика отпусков на время взятого отпуска »(§ 826.160 (б) (2)). Это будет зависеть от вашей политики. Например, если ваша политика требует, чтобы сотрудник использовал любой доступный оплачиваемый отпуск перед тем, как перейти на неоплачиваемый статус, вам, возможно, придется разрешить сотруднику дополнять EPSL или EFMLA (даже если вы не получите налоговый кредит для дополнения).

Еще впереди

Мы еще не закончили. Наша следующая (и, надеюсь, последняя) часть будет посвящена вопросам льгот, восстановлению на работе и правоприменению.

DOL дает дополнительные рекомендации FFCRA по расчету оплачиваемого отпуска, отработанных часов и ставки оплаты: SimplyHR

DOL дает дополнительные рекомендации FFCRA по расчету оплачиваемого отпуска, отработанных часов и размера оплаты

Вопросы и ответы DOL можно найти здесь полностью.Ключевые моменты пятого набора включают:

Расчет количества часов оплачиваемого отпуска по болезни в экстренных случаях, доступных для сотрудников с нерегулярным рабочим днем ​​(DOL Q&A # 80). Когда невозможно определить количество часов, которое сотрудник обычно работал бы в течение двухнедельного периода, работодатели должны сделать оценку. Чтобы оценить количество часов, в течение которых сотрудник обычно работал бы, работодатели должны:

1. Определить применимый шестимесячный период. Этот шестимесячный период заканчивается в первый день оплачиваемого отпуска по болезни.
2. Определите общее количество календарных дней в течение соответствующего шестимесячного периода.
3. Определите общее количество отработанных часов по графику, включая отработанные часы и часы в отпуске.
4. Рассчитайте среднее количество часов, которое сотрудник должен был отработать в течение календарного дня. Разделите общее количество запланированных часов на общее количество календарных дней в течение соответствующего шестимесячного периода.
5. Рассчитайте количество часов оплачиваемого отпуска по болезни. Умножьте среднее количество часов, которое сотрудник должен был отработать за календарный день, на 14.

• Пример: Сотрудник с ненормированным рабочим днем ​​уходит в отпуск, начинающийся 13 апреля 2020 г. Шестимесячный период, используемый для оценки среднего количества часов, начинается 14 октября 2019 г. и заканчивается 13 апреля 2020 г. всего 183 календарных дня. В течение этого периода сотрудник отработал 1150 часов и взял 50 часов отпуска — всего 1200 часов по расписанию. Чтобы рассчитать количество часов в календарном дне, разделите 1200 часов на 183 календарных дня, что в среднем составит 6.557 часов в календарный день. Чтобы вычислить среднее значение за две недели, умножьте среднее значение за календарный день на 14, что составляет 91,8 часа. Поскольку работодатели обязаны предоставлять максимум 80 часов оплачиваемого отпуска по болезни в течение двухнедельного периода, работник имеет право на 80 часов оплачиваемого отпуска по болезни.
• ПРИМЕЧАНИЕ: За каждый взятый оплачиваемый отпуск по болезни вы должны выплачивать работнику сумму, равную по крайней мере его обычной ставке.

Расчет количества часов для оплаты сотрудников с нерегулярным рабочим днем ​​за каждый день расширенного семейного отпуска и отпуска по болезни (DOL Q&A # 81). Расширенные семейные пособия и отпуск по болезни для сотрудников с ненормированным рабочим днем ​​и проработанных не менее шести месяцев должны рассчитываться на основе среднего рабочего дня часов. Для расчета работодатели должны:

1. Определить применимый шестимесячный период. Шестимесячный период должен заканчиваться в первый день оплачиваемого отпуска по болезни.
2. Определите общее количество рабочих дней за соответствующий шестимесячный период.
3. Определите общее количество отработанных часов по графику, включая отработанные часы и часы в отпуске.
4. Рассчитайте среднее количество часов в рабочий день. Разделите общее количество запланированных часов на общее количество рабочих дней в течение соответствующего шестимесячного периода.

• Пример: Сотрудник с ненормированным рабочим днем ​​уходит в отпуск, начинающийся 13 апреля 2020 г. Шестимесячный период, используемый для оценки средней продолжительности рабочего времени, — с 14 октября 2019 г. по 13 апреля 2020 г. 183 календарных дня. Из 183 календарных дней сотрудник отработал 1150 часов в течение 130 рабочих дней и взял 50 часов отпуска — всего 1200 часов по расписанию.Чтобы подсчитать количество часов в рабочий день, работодатель разделит 1200 часов на 130 рабочих дней, что в среднем составляет 9,2 часа в рабочий день. 9,2 часа — это количество часов, которое необходимо оплатить этому сотруднику за каждый день расширенного семейного отпуска и отпуска по болезни.
• ПРИМЕЧАНИЕ: Чтобы рассчитать сумму, которую следует платить сотруднику с ненормированным рабочим днем ​​за каждый взятый день расширенной семьи и отпуск по болезни, умножьте среднее количество часов в рабочий день, рассчитанное выше, на 2/3 обычной ставки сотрудника.Помните, что существует ограничение в 200 долларов в день и максимум в 10 000 долларов.

Будьте последовательны при округлении для расчета количества часов (DOL Q&A # 84). Работодатели могут продолжать свою обычную практику округления при подсчете количества часов оплачиваемого отпуска по болезни или количества часов, которые необходимо оплатить работникам с нерегулярным графиком за каждый день отпуска для расширенной семьи и отпуска по болезни. Ключ должен быть последовательным как в обычно используемом почасовом приращении, так и в применении практики округления к сотрудникам.

• Пример: После расчета количества часов оплачиваемого отпуска по болезни до 91,803 часа, работодатели, отслеживающие время с получасовым приращением, округлили бы до 92 часов. Работодатели, отслеживающие время с шагом в четверть часа, округлили бы до 91,75 часа. Работодатели, отслеживающие время с шагом в десять часов, округляются до 91,8 часа.

Расчет средней регулярной ставки сотрудников для целей Закона о борьбе с коронавирусом в первую очередь для семей (FFCRA) (DOL Q & As # 82-83, 85). Согласно FFCRA, работодатели должны платить работникам по их средней регулярной ставке за каждый час оплачиваемого отпуска по болезни или расширенного семейного отпуска и отпуска по болезни. Для сотрудников с фиксированной почасовой оплатой обычной ставкой является почасовая оплата или почасовой эквивалент заработной платы. Для сотрудников, получающих сдельную оплату, комиссионные или чаевые, обычная ставка может меняться от недели к неделе. Чтобы рассчитать обычную ставку для сотрудников с переменным доходом, работодатели должны:

1. Определить применимый шестимесячный период.Шестимесячный период должен заканчиваться в первый день оплачиваемого отпуска по болезни.
2. Определите общее количество полных рабочих недель за этот период. DOL предполагает в своем примере рабочую неделю с понедельника по воскресенье.
3. Общее количество отработанных часов без учета отпусков.
4. Общая сумма, полученная в виде неисключаемого вознаграждения за каждую полную рабочую неделю в течение шестимесячного периода.

• ПРИМЕЧАНИЕ: Комиссионные и сдельная оплата учитываются, но чаевые учитываются только в той степени, в которой работодатели применяют их для выполнения обязательств по минимальной заработной плате.Кроме того, в этот расчет не включаются выплаты за отпуск.

5. Определите среднюю регулярную ставку, разделив неисключаемое вознаграждение (№4 выше) на общее количество отработанных часов (№3 выше).

• ПРИМЕЧАНИЕ: Расчет средней регулярной ставки сотрудников, получающих фиксированную заработную плату, зависит от того, получает ли сотрудник определенное количество часов в течение каждой рабочей недели или фиксированная заработная плата компенсирует сотруднику независимо от количества часов в течение каждой рабочей недели.Первое будет просто почасовым эквивалентом заработной платы, но второе предполагает сложение заработной платы, выплаченной за все полные рабочие недели за последние шесть месяцев, и деление суммы на общее количество часов, отработанных в рабочие недели. Работодатели могут использовать разумную оценку, если им не хватает записей о количестве часов, отработанных сотрудником.
• ПРИМЕЧАНИЕ: Работодателям необходимо указать шестимесячный период только один раз при расчете регулярной ставки в соответствии с FFCRA.Вместо определения и пересмотра нового шестимесячного периода каждый раз, когда сотрудник уходит в отпуск, шестимесячный период основывается на первом дне сотрудника берет оплачиваемый отпуск по болезни или расширенный семейный отпуск и отпуск по болезни. Для работников со стажем менее шести месяцев работодатели могут рассчитывать обычную ставку за весь период занятости.

Разъяснение, когда работодатели могут потребовать от сотрудников использовать их существующий оплачиваемый отпуск в соответствии с политикой компании в отношении оплачиваемого расширенного семейного медицинского отпуска и оплачиваемого отпуска по болезни (DOL Q&A # 86). Работодатели могут , а не , требовать оплачиваемый отпуск в соответствии с политикой компании (например, оплачиваемый отпуск или отпуск), чтобы работать одновременно с оплачиваемым отпуском по болезни в соответствии с EPSLA. Однако работодатели могут потребовать , чтобы любой оплачиваемый отпуск, предоставляемый в соответствии с политикой компании, шел одновременно с оплачиваемым расширенным семейным отпуском и отпуском по болезни. Для этого работодатель должен выплатить работнику полную заработную плату во время отпуска до тех пор, пока работник не исчерпает доступный оплачиваемый отпуск в соответствии с политикой компании. Работодатели имеют право на налоговые льготы только в отношении заработной платы, выплачиваемой в размере двух третей от обычной ставки заработной платы сотрудников (до 200 долларов в день и всего 10 000 долларов).Сотрудники, которые исчерпали доступный оплачиваемый отпуск в соответствии с политикой компании, по-прежнему будут получать оставшуюся оплачиваемую расширенную и доступную медицинскую семью в соответствии с ограничениями, указанными в EFMLA.

Сотрудники не обязаны брать оплачиваемый отпуск по болезни в соответствии с EPSLA или в соответствии с политикой компании в течение первых двух недель неоплачиваемого расширенного семейного отпуска и отпуска по болезни, но не одновременно. Однако сотрудники с частичным или отсутствующим оплачиваемым отпуском по болезни, доступным в соответствии с EPSLA, могут использовать оплачиваемый отпуск в соответствии с политикой компании для покрытия части первых двух неоплачиваемых недель расширенного семейного отпуска и отпуска по болезни.

Разъяснение о праве на оплачиваемый отпуск по болезни, когда им не разрешают работать в связи с постановлением о принудительном пребывании дома, в приюте на месте, карантине или изоляции (DOL Q&A # 87). Ранее в DOL Q&A # 60 отдел объяснил, что сотрудники могут иметь право на оплачиваемый отпуск по болезни, если они не могут выполнять работу (включая удаленную работу) одним из вышеуказанных приказов. Однако сотрудники не имеют права на оплачиваемый отпуск по болезни, если их работодатели закрываются или у них нет работы из-за приказа о предоставлении убежища на месте.В Q&A № 87 Департамента труда также отмечается, что сотрудники не имеют права на оплачиваемый отпуск по болезни, если у работодателей нет работы из-за карантина или изоляции или по другим причинам.

• Пример: Сотрудник может взять оплачиваемый отпуск в соответствии с FFCRA, когда ему или ей запрещается покидать зону содержания, а работодатель находится за пределами зоны, открыт и доступная работа может выполняться только у работника. место ведения бизнеса (без удаленной работы).
• Пример: Сотрудник не имеет права на оплачиваемый отпуск в соответствии с FFCRA и должен запросить компенсацию по безработице, когда его или ее работодатель закрывает одно или несколько офисов из-за карантинного постановления, и у сотрудника нет работы для выполнять.

Разъяснение относительно возмещения для сотрудников, когда DOL возбуждает принудительные меры против работодателей, отказывающихся компенсировать работникам оплачиваемый отпуск по болезни (DOL Q&A # 88). Отказ в выплате сотрудникам компенсации за оплачиваемый отпуск по болезни представляет собой невыплату минимальной заработной платы, и на работодателей распространяются положения Закона о справедливых трудовых стандартах. В соответствии с положениями о правоприменении работодатели будут нести ответственность перед затронутыми сотрудниками в размере полной суммы, причитающейся им в соответствии с FFCRA, которая представляет собой обычную ставку или применимую минимальную заработную плату, в зависимости от того, какая из них больше (и с учетом применимых ограничений FFCRA).

• ПРИМЕЧАНИЕ: Есть дополнительные последствия для работодателей, которые отказываются предоставить оплачиваемый отпуск по болезни. Работодатели могут нести ответственность за штрафы до 10 000 долларов и шесть месяцев тюремного заключения. За повторное нарушение работодатели сталкиваются с растущими штрафами в размере 1100 долларов за каждое последующее нарушение.

Наши юристы Группы практики трудоустройства и трудоустройства постоянно следят за развитием событий и готовы ответить на ваши вопросы относительно этих высокоуровневых обновлений, а также конкретных ситуаций, с которыми ваш бизнес может столкнуться в связи с COVID-19.

* Этот пост предполагает, что читатель знаком с основами FFCRA, и предназначен для краткого обзора основных выводов для работодателей.

Ссылка на страницу ресурсов по COVID-19

Это не заставило себя долго ждать: Калифорния вносит поправки в новый закон об отпусках по болезни | Хопкинс и Карли

В прошлом году Калифорния стала первым штатом в стране, принявшим закон, обязывающий работодателей предоставлять оплачиваемый отпуск по болезни большинству сотрудников. Части нового закона вступили в силу 1 января 2015 года, а остальные — 1 июля 2015 года.Однако в закон были включены некоторые непонятные положения, которые вызвали множество вопросов и комментариев со стороны работодателей. На прошлой неделе Законодательное собрание приняло поправку к новому закону как срочную поправку, которая вступила в силу немедленно.

Возможно, наиболее существенное изменение касается порядка, в котором работодатели должны платить работникам во время отпуска по болезни. Согласно первоначальной версии закона отпуск по болезни оплачивался по обычной почасовой ставке каждого сотрудника, и предполагалось, что освобожденные от налога сотрудники будут работать 40 часов в неделю.Для сотрудников, получающих комиссионные или сдельную оплату, применяемая ставка оплаты была эквивалентна общей заработной плате сотрудника за предыдущие 90 дней, разделенной на количество отработанных часов. Согласно закону с поправками, работодатели должны платить работникам, не освобожденным от уплаты налогов, по обычным ставкам, применимым в течение рабочей недели, в течение которой работник использует отпуск по болезни. Для освобожденных от налогообложения сотрудников оплата отпуска по болезни рассчитывается таким же образом, как и оплата во время других форм оплачиваемого отпуска (например, отпуска или оплачиваемого свободного времени). Поправки также исключают из первоначального закона положения, касающиеся расчета отпуска по болезни для сотрудников, оплачиваемых на комиссионной или сдельной основе.Многие существующие политики в отношении оплачиваемых отпусков по болезни описывают расчет оплаты отпуска по болезни с использованием первоначальных положений закона, поэтому такие политики следует пересмотреть как можно скорее.

Поправки также изменяют правила начисления отпуска по болезни. Работодатели могут выбрать отпуск по болезни, используя либо метод начисления, либо метод единовременной выплаты. Первоначально закон требовал от работодателей, использующих метод начисления, предоставлять один час оплачиваемого отпуска по болезни на каждые 30 отработанных часов.Поправки теперь позволяют работодателям использовать альтернативные методы начисления при условии, что выбранный метод предусматривает начисление на регулярной основе и начисление не менее 24 часов отпуска по болезни к 120-му дню работы сотрудника.

Поправки также содержат «дедовскую оговорку», которая разрешает работодателям сохранять определенные правила отпуска по болезни или оплачиваемого свободного времени, которые существовали до вступления в силу нового закона. Согласно поправкам, ранее существовавшие политики могут удовлетворять требованиям нового закона, если они (а) вступили в силу до 1 января 2015 г., (б) разрешают начисление отпуска по болезни или отгула на регулярной основе, и (в) предусматривают для начисления не менее восьми часов отпуска по болезни в течение первых трех месяцев работы каждый календарный год и 24 часов отпуска по болезни в течение первых девяти месяцев работы.

Поправки также включают ряд технических пояснений. Наиболее важные технические уточнения включают следующее:

• Разъяснение 30-дневного правила приемлемости — Поправки разъясняют двусмысленность в законе, подтверждая, что сотрудники должны отработать 30 дней в Калифорнии у соответствующего работодателя в течение года с начала работы, чтобы иметь право на получение заработной платы. больничный.

• Внедрение ограничения — Поправка разъясняет, что ограничение, которое работодатель может наложить на использование оплачиваемого отпуска по болезни (24 часа или три дня в году), может измеряться на основе календарных лет, даты найма сотрудника или любых 12- месячный период.

• Восстановление отпуска по болезни при повторном приеме на работу. Первоначальная версия закона требовала от работодателей восстанавливать остатки неиспользованных отпусков по болезни для сотрудников, которые были повторно приняты на работу в течение года после выхода на работу. Поправка подтверждает, что работодатели не обязаны восстанавливать остатки неиспользованного отпуска по болезни или оплачиваемого свободного времени, если работодатель заплатил работнику за неиспользованный остаток при увольнении (как это требовалось бы с оплачиваемым отпуском).

• Отслеживание «неограниченного» отпуска по болезни — Работодатели должны уведомлять сотрудников в письменной форме (посредством квитанций о заработной плате или отдельных документов в каждый день выплаты заработной платы) о размере имеющегося у них отпуска по болезни.Поправки уточняют, что работодатели, которые разрешают неограниченный отпуск по болезни или оплачиваемый отпуск, могут указывать отпуск по болезни как «неограниченный» в ведомостях заработной платы.

Новый закон об отпусках по болезни вызвал множество вопросов, которые выходят за рамки данной Рекомендации, в том числе некоторые из них все еще не решены недавней поправкой. Работодатели также должны осознавать, что в некоторых городах, таких как Сан-Франциско и Окленд, приняты собственные местные постановления об отпусках по болезни. Работодатели, которые подчиняются местным постановлениям, должны соблюдать как новый закон штата, так и все применимые местные законы, а это означает, что сотрудники, как правило, будут пользоваться преимуществами самых щедрых положений каждого закона.

Что делать работодателям сейчас?

• Пересмотреть правила расчета пособия по болезни на основе формулировок из первоначальной версии закона. Многие политики в отношении отпусков по болезни, основанные на новом законе, включают положения, требующие, чтобы оплата отпуска по болезни рассчитывалась на основе правил, которые были отменены поправкой. Работодатели, придерживающиеся такой политики, должны посоветоваться с адвокатом и как можно скорее пересмотреть их.

• Если у вас нет политики в отношении отпуска по болезни — работодатели, которые не приняли правила в отношении отпуска по болезни (или оплачиваемого отпуска), должны немедленно создать и внедрить политику, которая соответствует требованиям закона.

• Соблюдать требования к уведомлениям и размещению — Помимо требования к работодателям предоставлять сотрудникам оплачиваемый отпуск по болезни, новый закон также налагает требования к уведомлению и размещению, и эти требования вступили в силу с 1 января 2015 г. Работодатели, которые не приняли никаких мер для соблюдения этих требований следует сделать это немедленно.

Новый дополнительный оплачиваемый отпуск по болезни в связи с коронавирусом COVID-19 в Калифорнии, имеющий обратную силу с 1 января 2021 г.

Труд и занятость 22.03.21 Джеймс Ю.Wu

В пятницу, 19 марта 2021 года, губернатор Калифорнии Гэвин Ньюсом подписал закон SB 95, который вводит в действие дополнительный оплачиваемый отпуск по болезни COVID-19. Закон вступает в силу немедленно, однако у покрываемых работодателей есть 10-дневный льготный период до 29 марта 2021 года, чтобы начать предоставление отпуска. Кроме того, закон имеет обратную силу с 1 января 2021 года. Вот некоторые сведения:

Какие работодатели покрываются страховкой? Государственные и частные работодатели Калифорнии с более чем 25 сотрудниками по всей стране.

Какие сотрудники покрываются страховкой? Любой сотрудник Калифорнии может иметь право на дополнительный оплачиваемый отпуск по болезни. Нет никаких требований к продолжительности службы или других аналогичных квалификационных требований.

По каким причинам сотрудники могут получить этот новый оплачиваемый отпуск по болезни? Сотрудники, которые не могут работать или работать удаленно по любой из следующих семи причин, имеют право на дополнительный оплачиваемый отпуск по болезни:

1. Сотрудник подвергается карантину или изоляции в связи с COVID-19.

2. Медицинский работник посоветовал работнику самостоятельно пройти карантин из-за опасений, связанных с COVID-19.

3. Сотрудник идет на прием, чтобы получить вакцину для защиты от заражения COVID-19.

4. Сотрудник испытывает симптомы, связанные с вакциной COVID-19, которые мешают ему работать или удаленно.

5. Сотрудник испытывает симптомы COVID-19 и хочет поставить медицинский диагноз.

6. Сотрудник ухаживает за членом семьи, в соответствии с определением, который находится в карантине или периоде изоляции, или которому было рекомендовано пройти самокарантин в связи с COVID-19.

7. Сотрудник ухаживает за ребенком, согласно определению, школа или место опеки которого закрыты или недоступны по иным причинам по причинам, связанным с COVID-19 на территории.

«Член семьи» определяется как ребенок, родитель, отчим, законный опекун, супруг, зарегистрированный сожитель, дедушка или бабушка, внук и брат или сестра.«Ребенок» — это биологический, усыновленный или приемный ребенок, пасынок, подопечный или ребенок, по отношению к которому работник заменяет родителей. Это определение ребенка применимо независимо от возраста или статуса зависимости.

Какой оплачиваемый отпуск может получить работник? Размер отпуска зависит от того, работает ли сотрудник полный или неполный рабочий день.

• Полный рабочий день сотрудников имеют право на 80 часов дополнительного оплачиваемого отпуска по болезни COVID-19.Для целей этого нового закона «штатные» работники — это те, кто классифицируется работодателем как занятые полный рабочий день, или те, кто должен был работать у работодателя в среднем не менее 40 часов в неделю в течение двух предшествующих недель. дату, когда застрахованный работник взял дополнительный оплачиваемый отпуск по болезни COVID-19.

• Сотрудники, работающие неполный рабочий день , имеют право на дополнительный оплачиваемый отпуск по болезни COVID-19 в зависимости от количества часов, которые они работают, а именно:

1.Если у сотрудника есть нормальный недельный график, общее количество часов, в течение которых застрахованный сотрудник обычно должен отработать у работодателя в течение двух недель.

2. Если сотрудник работает переменное количество часов, в 14 раз больше среднего количества часов, которое застрахованный сотрудник работал каждый день для работодателя в течение шести месяцев, предшествующих дате, когда застрахованный сотрудник взял дополнительный оплачиваемый отпуск по болезни COVID-19. Если работник проработал на работодателя менее шести месяцев, но более 14 дней, этот расчет вместо этого должен производиться за весь период, за который охваченный работник проработал на работодателя.

3. Если работник работает переменное количество часов и проработал на работодателя в течение 14 дней или меньше, оплачиваемый отпуск равен общему количеству часов, в течение которых застрахованный работник проработал у этого работодателя.

Какова ставка оплаты оплачиваемого отпуска? Размер заработной платы, на которую имеют право сотрудники, зависит от того, освобожден ли сотрудник от уплаты налогов.

• Освобожденный сотрудников : Работодатели должны использовать ту же ставку оплаты для этого дополнительного оплачиваемого отпуска по болезни, которую он использует для расчета заработной платы за другие формы оплачиваемого отпуска.

• Не освобождены сотрудников имеют право на наивысшее из следующего:

1. Рассчитывается так же, как и обычная ставка оплаты за рабочую неделю, в которой застрахованный сотрудник использует дополнительный оплачиваемый отпуск по болезни COVID-19, независимо от того, действительно ли сотрудник в эту рабочую неделю работает сверхурочно.

2. Рассчитывается путем деления общей заработной платы застрахованного сотрудника, не включая надбавку за сверхурочную работу, на общее количество часов, отработанных сотрудником в течение полных периодов оплаты за предыдущие 90 дней работы.

3. Государственный минимальный размер оплаты труда.

4. Минимальная местная заработная плата, на которую имеет право застрахованный работник.

Примечательно, что этот новый дополнительный оплачиваемый отпуск по болезни ограничен 511 долларами в день и 5 110 долларами в совокупности.

Требования к уведомлению работодателя: Работодатели должны проинформировать своих сотрудников об этом новом законе. Офис комиссара по вопросам труда опубликовал образец уведомления, которое можно найти здесь.

Кроме того, работодатели должны будут указать этот остаток отпуска и выплаты в детализированных ведомостях заработной платы сотрудников.Для сотрудников, которые работают с переменным графиком, работодатель может выполнить требование к ведомости заработной платы для покрытых сотрудников, выполнив первоначальный расчет доступного дополнительного оплачиваемого отпуска по болезни COVID-19 и указав «(переменная)» рядом с этим расчетом. Работодатели должны позже обновить расчет, когда застрахованный сотрудник просит использовать дополнительный оплачиваемый отпуск по болезни COVID-19 или запрашивает соответствующие записи.

Имеет обратную силу с 1 января 2021 г .: Новый закон предусматривает, что он «имеет обратную силу до 1 января 2021 г.».Порядок ретроактивных платежей следующий:

• Если сотрудник ранее брал отпуск 1 января 2021 года или после этой даты, который в противном случае соответствовал бы требованиям дополнительного оплачиваемого отпуска по болезни COVID-19, и работодатель не предоставил оплачиваемый отпуск (или не выплачивал компенсацию на требуемом уровне), то по факту по устному или письменному запросу работника работодатель должен предоставить застрахованному работнику обратную выплату, которая предусматривает такую ​​компенсацию.
• Для таких ретроактивных выплат количество часов отпуска, соответствующее сумме ретроактивной выплаты, засчитывается в общее количество часов дополнительного оплачиваемого отпуска по болезни COVID-19, который работодатель обязан предоставить застрахованному работнику в соответствии с новым мандат.
• Этот ретроактивный платеж должен быть выплачен в день выплаты зарплаты в течение следующего полного периода оплаты после получения устного или письменного запроса застрахованного работника и должен быть отражен в соответствующей ведомости заработной платы.

Прочие примечания: Это дополнительное право на оплачиваемый отпуск по болезни в связи с COVID-19 является дополнением к любым другим требованиям к оплачиваемому отпуску в Калифорнии. Кроме того, работодатели не должны требовать от работника использовать любой другой оплачиваемый или неоплачиваемый отпуск, оплачиваемый отпуск или время отпуска, предоставленное работодателем работнику, до того, как работник использует дополнительный оплачиваемый отпуск по болезни COVID-19 или вместо дополнительного оплачиваемого отпуска по болезни COVID-19. оплачиваемый отпуск по болезни.

Работодатели, предоставившие дополнительный оплачиваемый отпуск по болезни COVID-19 для отпуска, взятого после 1 января 2021 года по тем же причинам и по (или выше) той же ставке, что и в соответствии с этим новым законом, могут засчитать эти часы в счет нового дополнительного оплачиваемого отпуска по болезни.

Хотя это специально не рассматривается в новом законе, эти платежи в соответствии с новым законом Калифорнии могут иметь право на получение федерального налогового кредита в соответствии с Законом о американском плане спасения от 2021 года, только что подписанным президентом Байденом. Это недавнее предупреждение Quarles & Brady касается этого нового федерального закона.

Новый закон Калифорнии отражен в новых разделах 248.2 и 248.3 Трудового кодекса, и срок его действия истекает 30 сентября 2021 года.

Действуйте сейчас, чтобы соответствовать: Охватываемые работодатели должны немедленно предпринять шаги для соблюдения этого нового права, в том числе:

• Отправьте образец уведомления из офиса Уполномоченного по вопросам труда и предоставьте его в электронной форме удаленным работникам.
• Работодатель также должен работать со своим отделом / поставщиком заработной платы, чтобы гарантировать, что новое право будет должным образом отражено в квитанциях о заработной плате.
• Важно отметить, что если работодатель предоставил эквивалентный (или более выгодный) оплачиваемый отпуск по тем же причинам, связанным с COVID-19, то работодатель должен подумать, будет ли он определять такую ​​предварительную оплату как оплачиваемый отпуск в соответствии с новым законом.
• Ознакомьтесь с новыми часто задаваемыми вопросами, опубликованными Управлением комиссара по вопросам труда, по ссылке.

Если у вас есть какие-либо вопросы о новом дополнительном оплачиваемом отпуске по болезни в связи с коронавирусом COVID-19 в Калифорнии или связанных с ним проблемах с отпусками сотрудников, обратитесь к местному адвокату Quarles & Brady или:

Оплачиваемый отпуск по болезни в Калифорнии: как рассчитать заработную плату для сотрудников, работающих неполный рабочий день, альтернативных графиков работы и сотрудников, получающих неустойчивую заработную плату

Поскольку 1 июля является крайним сроком для начала начисления оплачиваемого отпуска по болезни сотрудникам, работодатели пытаются решить некоторые неясности, порожденные законом.Законодательство оставило работодателям множество безответных вопросов. Некоторые из наиболее распространенных вопросов, с которыми сталкиваются работодатели, как рассчитать ставку начисления для сотрудников, работающих неполный рабочий день, и сотрудников, работающих по альтернативному графику работы (например, 4-дневный 10-часовой график), и как рассчитать сумму задолженности сотрудникам, оплачиваемым сдельная оплата или комиссионные при использовании оплачиваемого отпуска по болезни. Как изложено ниже, Департамент производственных отношений (DIR) попытался объяснить некоторые из этих вопросов.

Ставка начисления для сотрудников, работающих неполный рабочий день

Важно отметить, что закон позволяет работодателям ограничивать накопление отпуска по болезни для работника 24 часами или тремя днями. Следовательно, если сотрудник работает только шесть часов в день и болеет три дня, он использовал только 18 часов оплачиваемого отпуска по болезни. В часто задаваемых вопросах DIR занял позицию, согласно которой трехдневное ограничение не может «использоваться для запрета сотруднику, работающему неполный рабочий день, использовать по крайней мере 24 часа накопленного отпуска в год.«Таким образом, в соответствии с толкованием закона DIR, работникам, занятым неполный рабочий день, должен быть предоставлен как минимум 24 часа накопленного отпуска, даже если это более трех рабочих дней.

Ставка начисления для сотрудников, работающих по альтернативному графику работы

Если работодатель предпринял надлежащие шаги для установления альтернативного графика рабочей недели (например, заставил сотрудников работать четыре дня по 10 часов в день), работодатель должен знать о некоторых потенциальных проблемах при расчете количества отпуска, доступного для этих сотрудников. .Позиция DIR, по-видимому, заключается в том, что сотрудники, работающие по графику 4–10, на самом деле получают и могут брать 30 часов оплачиваемого отпуска по болезни, а не 24 часа. В DIR говорится, что «минимальные требования устава — 3 дня или 24 часа», и поэтому работник, работающий по графику 4-10, имеет право на 30-часовой оплачиваемый отпуск по болезни.

Расчет суммы, причитающейся по сдельной оплате, наемным работникам или другим работникам с непостоянной заработной платой

Чтобы определить, сколько работодатель должен заплатить работнику во время отпуска по болезни, работодатель должен рассчитать обычную ставку заработной платы работника.Если заработная плата сотрудника колеблется, например, при получении комиссионных или сдельной оплате, обычная ставка оплаты труда рассчитывается путем деления его общей компенсации за предыдущие 90 дней на количество отработанных часов. DIR предоставляет следующий пример:

Если работнику выплачиваются комиссионные или сдельная оплата, разделите общую компенсацию за предыдущие 90 календарных дней на количество отработанных часов и оплатите эту ставку. Сотруднику выплачивалась сдельная оплата в размере 0,36 доллара за квадратный фут за 16 500 квадратных футов в течение 400 часов работы в течение 90 дней.Он заработал 5940 долларов:

.

• Его почасовая оплата оплачиваемого отпуска по болезни составляет 5 940 долларов ÷ 400 часов = 14,85 долларов за час

Работнику оплачиваются только комиссионные. За 90 дней она проработала 480 часов и заработала 9000 долларов:

.

• Ее почасовая оплата оплачиваемого отпуска по болезни составляет 9000 долларов США ÷ 480 часов = 18,75 долларов США за час

Фото: Александр Норманд

.