Вы можете направить заполненный «бумажный» бюллетень почтой по адресу, указанному в сообщении о проведении собрания (если предусмотрено обязательное направление бюллетеней до проведения собрания), либо выдать доверенность своему представителю на участие в собрании от Вашего имени. Также можно подключиться к Сервису электронного голосования «Реестр-Онлайн», и принять участие в собрании без нахождения в месте его проведения путем заполнения электронной формы бюллетеня.

О разъяснении порядка заочного голосования высшим органом управления некоммерческой организации :: Министерство юстиции Российской Федерации

Порядок проведения собраний высшего и иных органов юридических лиц, в том числе некоммерческих организаций, определяется их уставами и законодательством Российской Федерации.

Так, по общему правилу, предусмотренному пунктом 4 статьи 29 Федерального закона от 12.01.1996 № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях», общее собрание членов некоммерческой организации или заседание коллегиального высшего органа управления некоммерческой организацией правомочно, если на указанном собрании или заседании присутствует более половины его членов (очная форма проведения собрания).

Принятие высшим органом некоммерческой организации решений без проведения собрания посредством заочного голосования (опросным путем) возможно по вопросам, не отнесенным законом к его исключительной компетенции, при условии, что порядок данной формы голосования определен уставом (пункт 4. 1 статьи 29 Закона № 7-ФЗ).

Исключение составляют случаи, предусмотренные статьей 4 Федерального закона от 08.06.2020 № 166-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в целях принятия неотложных мер, направленных на обеспечение устойчивого развития экономики и предотвращение последствий распространения новой коронавирусной инфекции», согласно которой в 2020 году принятие решений высшим органом управления некоммерческой организацией посредством заочного голосования независимо от наличия в уставе организации соответствующих положений допускается по вопросам:

образования органов некоммерческой организации и досрочного прекращения их полномочий;

утверждения аудиторской организации или индивидуального аудитора некоммерческой организации (для некоммерческих организаций, годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность которых подлежит обязательному аудиту).

Порядок проведения заочного голосования по вопросам, указанным в статье 4 Федерального закона от 08. 06.2020 № 166-ФЗ, может быть определен уполномоченным органом некоммерческой организации самостоятельно при принятии решения о созыве ее высшего органа управления, если иное не предусмотрено уставом некоммерческой организации.

При этом такой порядок должен предусматривать обязательность сообщения всем учредителям (участникам, членам) некоммерческой организации или членам коллегиального высшего органа управления некоммерческой организацией предлагаемой повестки дня, возможность ознакомления всех учредителей (участников, членов) некоммерческой организации или членов коллегиального высшего органа управления некоммерческой организацией до начала голосования со всеми необходимыми информацией и материалами, возможность вносить предложения о включении в повестку дня дополнительных вопросов, обязательность сообщения всем учредителям (участникам, членам) некоммерческой организации или членам коллегиального высшего органа управления некоммерческой организацией до начала голосования измененной повестки дня, а также срок окончания процедуры голосования.

Заочное голосование проводится опросным путем посредством обмена документами с использованием почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, обеспечивающей аутентичность передаваемых и принимаемых сообщений и их документальное подтверждение (пункт 4.1 статьи 29 Закона № 7-ФЗ).

В соответствии с пунктом 5 статьи 181.2 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее – Гражданский кодекс) протокол о результатах заочного голосования должен содержать: дату, до которой принимались документы, содержащие сведения о голосовании членов гражданско-правового сообщества; сведения о лицах, принявших участие в голосовании; результаты голосования по каждому вопросу повестки дня; сведения о лицах, проводивших подсчет голосов; сведения о лицах, подписавших протокол.

Другие вопросы по теме

Проведение общего собрания

Администратор системы

Лицо, которое от имени собственников имеет права администратора на использование системы Вместе. ру при проведении общих собраний собственников в заочной форме. Администратором может быть как физическое лицо, так и юридическое. Администраторов может быть несколько. Одним из администраторов может быть оператор Вместе.ру. Основные функции:

• Идентификация собственников в целях подтверждения их личности для участия в голосованиях,
• Проверка содержания повестки голосования на предмет отсутствия нарушений,
• Размещение сообщения о проведении собрания собственников,
• Приём оформленных в письменной форме решений собственников,
• Размещение решений собственников в системе,
• Обеспечение хранения протоколов и решений в системе.

Основания для отказа в принятии повестки Администратором системы

• Повестка дня содержит вопросы, не входящие в компетенцию общего собрания собственников,
• Повестка и/или иные материалы, подлежащие направлению собственникам, содержат нецензурные выражения, оскорбления, порочащие и заведомо ложные/недостоверные сведения, призывают к насилию, экстремизму, либо иным образом грубо и очевидно нарушают нормы действующего законодательства РФ.

Инициация собрания собственников с помощью Вместе.ру

Инициатором собрания может быть любой собственник или управляющая организация. Система предоставляет собственникам возможность проведения опроса перед инициированием собрания, для того чтобы определиться, нужна ли дому предлагаемая повестка (данная функция не обязательна). Инициатор формирует проект повестки и отправляет её на модерацию администратору. Проект повестки направляется за 20 дней до планируемой даты собрания. Администратор затем проверяет повестку в течение 3-х рабочих дней. Если есть правки, то проект повестки подлежит повторной проверке администратором. Далее может быть сформирован опрос собственников на предмет целесообразности проведения собрания либо начата процедура информирования собственников о факте начала голосования без предварительного опроса.

Порядок информирования о проведении собрания собственников в Вместе.ру

Информация о проведении общего собрания собственников доводится до сведения собственников посредством уведомления не позднее, чем за 10 дней до начала голосования. Вместе.ру с уведомлением каждому собственнику направляются бланки решений по вопросам повестки дня и информация, необходимая для принятия решения.

Кворум для принятия решений собрания

Собрание собственников правомочно, если имеет кворум — то есть если в нем приняли участие собственники, обладающие более чем 50% голосов от общего числа голосов. При отсутствии кворума собрание признается несостоявшимся. По ряду вопросов может потребоваться более высокий кворум.

Порядок голосования на собрании

Голосование по вопросам повестки дня осуществляется собственником лично путем выбора между решениями: «за», «против», «воздержался». Голосование может быть проведено на сайте Вместе.ру в электронной форме либо в письменной форме путем надлежащего заполнения бумажного бюллетеня. Бумажные бюллетени должны быть переданы администратору, который введет данные в систему. Продолжительность голосования составляет 5 дней.

Особенности голосования в электронной форме

Голосование по вопросам повестки дня собрания в электронной форме осуществляется посредством подписания заполненного электронного бюллетеня с помощью простой электронной подписи, в качестве которой выступает код подтверждения из СМС.

Подведение итогов голосования

Итоги голосования подсчитываются системой и автоматически формируются в виде протоколов и решений в течение 1 часа после завершения голосования. Итоги голосования доступны только для собственников соответствующего МКД. Чтобы узнать подробнее, ознакомьтесь с Регламентом подключения.

ЛУКОЙЛ — Общее собрание акционеров ПАО «ЛУКОЙЛ»

Сегодня ускоряются темпы вакцинации, в том числе среди наших работников, смягчаются эпидемиологические ограничения. Это позволило нам в начале текущего года вернуться к нормальному режиму работы в офисах Компании.

2020 год стал для нас, как и для всей нефтяной отрасли, непростым испытанием из-за последствий пандемии коронавируса – беспрецедентного снижения спроса и цен на нашу продукцию, ограничения добычи в рамках сделки «ОПЕК плюс», общего спада в мировой экономике.

Тем не менее мы смогли завершить этот уникально сложный год с прибылью, ещё раз продемонстрировав эффективность нашей бизнес-модели и её устойчивость в любой рыночной ситуации.

Мы оперативно перестроили свою работу, изменили структуру выпуска продукции, эффективно сократили объём добычи в связи с ограничениями «ОПЕК плюс», что позволило минимизировать потери.

Наряду с этим продолжилось развитие приоритетных проектов, в частности, подготовка к запуску месторождения им. Валерия Грайфера на Северном Каспии, строительство комплекса переработки нефтяных остатков на Нижегородском НПЗ и других.

Начало 2021 года даёт нам основания полагать, что финансовые результаты будут существенно лучше, чем в кризисном 2020-м. Мировая экономика оживает: активизируются транспортные потоки, восстанавливается спрос на энергоресурсы и потребительские товары. Появляются условия для дальнейшего поэтапного смягчения сделки «ОПЕК плюс». Мы ожидаем, что следующие несколько лет будут благоприятными для нефтегазовой отрасли – спрос на нашу продукцию будет расти, и мы готовы внести свой вклад в увеличение объёмов производства.

Всё более важным вопросом для нас становится глобальная климатическая повестка. В марте мы представили ориентиры своих амбиций в сфере сокращения выбросов парниковых газов. Они будут заложены в стратегию ЛУКОЙЛа, актуализацию которой мы сейчас ведём.

В частности, мы заявили цель снизить к 2030 г. контролируемые выбросы в расчёте на единицу энергетического эквивалента на 20% относительно уровня 2017 года, что соответствует сокращению валовых выбросов парниковых газов на 10 млн тонн в год.

Наряду с этим ЛУКОЙЛ продолжит развитие возобновляемых источников энергии там, где для этого есть природные и экономические условия, а также изучение возможностей для участия в перспективных направлениях компенсации выбросов, таких как лесовосстановление.  

Отдельно подчеркну, что эти планы должны будут дополнять, но не изменять основную бизнес-модель ЛУКОЙЛа. Мы верим в будущее нефтяного рынка и в гармоничное развитие различных источников энергии.

Я благодарю всех акционеров ЛУКОЙЛа за доверие и хочу ещё раз подтвердить приверженность Компании стратегии ответственного производителя углеводородов, направленной на создание акционерной стоимости. Мы считаем, что акции ЛУКОЙЛа сохраняют значительный потенциал роста, и это подтверждается оценками независимых экспертов.

О проведении проверок протоколов общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме

О проведении проверок протоколов общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме

Государственная жилищная инспекция Новосибирской области (далее – Инспекция) в соответствии с частью 1.1 статьи 46 Жилищного кодекса Российской Федерации (далее – ЖК РФ), осуществляет проведение внеплановой проверки в целях установления факта соблюдения требований законодательства при организации, проведении и оформлении результатов такого собрания, в случае поступлении в орган государственного жилищного надзора в течение трех месяцев подряд двух и более протоколов общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме, содержащих решения по аналогичным вопросам повестки дня.

В рамках указанных мероприятий в августе 2021 года Инспекцией проведена проверка протоколов от 22. 04.2021 № б/н, от 12.04.2021 № 1 по многоквартирному дому, расположенному по адресу: ул. Планировочная, д. 1/1, г. Новосибирск, в части содержания решений по вопросам выбора способа управления многоквартирным домом. По результатам проверки нарушений при организации, проведении и оформлении результатов общих собраний собственников помещений в указанном многоквартирном доме, оформленных протоколами от 22.04.2021 № б/н, от 12.04.2021 № 1, не установлено.

• Дополнительно сообщаем, что в случае выявления Инспекцией при проведении проверки обстоятельств, свидетельствующих о том, что решение общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме о выборе управляющей компании принято с нарушением требований ЖК РФ, устранение такого нарушения не может производиться в административном порядке путем выдачи предписания. Поэтому обстоятельства, связанные с наличием или отсутствием нарушения требований ЖК РФ при принятии общим собранием собственников помещений в многоквартирном доме решения о выборе управляющей компании, подлежат проверке и установлению только в судебном порядке.

Вместе с тем, положением ч. 6 ст. 46 ЖК РФ установлено, что собственник помещения в многоквартирном доме вправе обжаловать в суд решение, принятое общим собранием собственников помещений в данном доме с нарушением требований ЖК РФ.

Постановление о правилах проведения собраний кредиторов — Российская газета

В соответствии с Федеральным законом «О несостоятельности (банкротстве)» Правительство Российской Федерации постановляет:

1. Утвердить прилагаемые Общие правила подготовки, организации и проведения арбитражным управляющим собраний кредиторов и заседаний комитетов кредиторов.

2. Министерству юстиции Российской Федерации разработать в месячный срок совместно с Федеральной службой России по финансовому оздоровлению и банкротству и утвердить типовые формы бюллетеня для голосования и журнала регистрации участников собрания кредиторов.

Председатель

Правительства Российской Федерации

М. Касьянов

Общие правила подготовки, организации и проведения арбитражным управляющим собраний кредиторов и заседаний комитетов кредиторов

1. Арбитражный управляющий представляет на рассмотрение собрания кредиторов материалы о финансовом состоянии, ходе процедур банкротства должника и иные материалы, рассмотрение которых позволит обеспечить принятие собранием решений по вопросам повестки дня.

2. Если собрание кредиторов не было проведено арбитражным управляющим в установленный срок, оно может быть проведено лицом, требующим его созыва.

3. При подготовке к проведению собрания кредиторов арбитражный управляющий:

а) готовит материалы для представления на рассмотрение собрания кредиторов;

б) составляет список участников собрания кредиторов;

в) предоставляет лицам, требующим проведения собрания кредиторов, реестр требований кредиторов в случае и сроки, установленные законом;

г) составляет повестку дня собрания кредиторов, созываемого по требованию комитета кредиторов, конкурсных кредиторов и (или) уполномоченных органов, в соответствии с представленной ими повесткой дня, а в случае созыва собрания кредиторов по собственной инициативе составляет повестку дня собрания кредиторов самостоятельно;

д) заполняет журнал регистрации участников собрания кредиторов (по установленной форме) в соответствии с данными реестра требований кредиторов на дату проведения собрания.

4. При организации проведения собрания кредиторов арбитражный управляющий:

а) уведомляет о проведении собрания конкурсных кредиторов, уполномоченные органы, а также иных лиц, имеющих право на участие в собрании;

б) предоставляет участникам собрания кредиторов подготовленные им материалы;

в) осуществляет регистрацию участников собрания кредиторов.

5. Регистрация участников собрания кредиторов осуществляется арбитражным управляющим в месте проведения собрания кредиторов. Арбитражный управляющий должен обеспечить регистрацию всех участников собрания кредиторов, прибывших до окончания регистрации. При регистрации участников собрания кредиторов арбитражный управляющий:

а) проверяет полномочия участников собрания кредиторов;

б) вносит в журнал регистрации участников собрания кредиторов необходимые сведения о каждом конкурсном кредиторе и уполномоченном органе, количестве принадлежащих ему голосов и его представителе, об участниках собрания кредиторов без права голоса;

в) выдает конкурсным кредиторам и уполномоченным органам бюллетени для голосования;

г) принимает от участников собрания кредиторов заявки о включении в повестку дня собрания дополнительных вопросов.

6. По окончании регистрации при наличии необходимого количества голосов конкурсных кредиторов и уполномоченных органов арбитражный управляющий проводит собрание кредиторов.

7. При проведении собрания кредиторов арбитражный управляющий:

а) открывает собрание кредиторов и объявляет:

об основаниях созыва собрания кредиторов;

о результатах регистрации, в том числе о количестве зарегистрированных участников, размере установленных требований и количестве голосов участников собрания кредиторов;

о правомочности собрания кредиторов;

о повестке дня собрания кредиторов и заявках о включении в повестку дня собрания дополнительных вопросов;

о лицах, привлеченных арбитражным управляющим в установленном порядке для подготовки, организации и проведения собрания кредиторов;

б) обеспечивает рассмотрение участниками собрания кредиторов материалов, подлежащих согласованию и (или) утверждению собранием в соответствии с повесткой дня;

в) проводит в установленном порядке голосование;

г) объявляет о закрытии собрания кредиторов.

8. Перед проведением голосования по каждому вопросу повестки дня арбитражный управляющий разъясняет порядок голосования и заполнения бюллетеня.

По окончании голосования арбитражный управляющий:

а) осуществляет подсчет голосов и объявляет результаты голосования по каждому вопросу повестки дня;

б) в установленных законом случаях составляет список кредиторов, голосовавших против принятых собранием кредиторов решений или не принимавших участия в голосовании, прилагаемый к протоколу заседания собрания кредиторов.

9. После рассмотрения всех вопросов повестки дня собрания кредиторов арбитражный управляющий проводит голосование о включении в повестку дня дополнительных вопросов и голосование по этим вопросам.

10. Арбитражный управляющий ведет протокол собрания кредиторов, в котором указываются:

а) полное наименование и место нахождения должника — для юридического лица;

фамилия, имя, отчество, паспортные данные и адрес — для физического лица;

б) арбитражный суд, в производстве которого находится дело о несостоятельности (банкротстве) должника, и номер дела о банкротстве;

в) основания проведения собрания кредиторов;

г) дата и место проведения собрания кредиторов;

д) сведения об уведомлении участников собрания кредиторов о проведении собрания;

е) общее количество голосов конкурсных кредиторов и уполномоченных органов по данным реестра требований кредиторов и по результатам регистрации;

ж) список участников собрания кредиторов с правом голоса и без права голоса;

з) повестка дня собрания;

и) фамилия, имя и отчество участников собрания кредиторов, выступавших на собрании;

к) предложения о включении в повестку дня собрания дополнительных вопросов;

л) результаты подсчета голосов и решения, принятые собранием кредиторов по порядку ведения собрания и вопросам повестки дня.

11. По требованию кредитора в протокол собрания кредиторов вносится краткое содержание его выступления либо в случае представления кредитором пояснений в письменной форме или документов указывается факт представления таких пояснений и документов, которые прилагаются к протоколу собрания кредиторов.

Протокол собрания кредиторов составляется в 2 экземплярах и подписывается арбитражным управляющим. Один экземпляр протокола направляется арбитражным управляющим в суд в течение 5 дней с даты проведения собрания кредиторов. В случае проведения собрания кредиторов лицом, требующим его созыва, протокол собрания кредиторов составляется в 3 экземплярах, первый из которых направляется в арбитражный суд, второй — арбитражному управляющему не позднее чем через 5 дней с даты проведения собрания кредиторов, а третий экземпляр хранится у лица, проводившего собрание.

12. Арбитражный управляющий в случае возложения на него проведения заседания комитета кредиторов в соответствии с регламентом комитета кредиторов:

а) уведомляет членов комитета кредиторов о проведении заседания;

б) ведет протокол заседания комитета кредиторов;

в) представляет по решению комитета кредиторов информацию о финансовом состоянии и ходе процедуры банкротства должника.

13. Заседание комитета кредиторов проводится арбитражным управляющим по месту нахождения должника или его органов управления либо в ином месте, определенном арбитражным управляющим по согласованию с комитетом кредиторов.

Информационное сообщение о проведении годового Общего собрания акционеров ПАО «Газпром»

17 советов о том, как провести собрание

Частью работы менеджера является проведение совещаний. Одно можно сказать наверняка, нужно быть готовым. Встречи могут быть любыми: от быстрой встречи с парой сотрудников до официальной презентации в PowerPoint для высшего руководства. Встречи могут быть очень продуктивными, но они также могут быть пустой тратой времени. Вам нужно принять правильное решение, когда и когда не проводить собрание. Возможно, вы обнаружите, что можете достичь целей собрания, просто отправив электронное письмо или позволив на быструю конференц-связь.

Несмотря на то, что встречи чрезвычайно важны, неэффективные встречи не только останавливают нормальный повседневный рабочий процесс с небольшой выгодой, но и влияют на моральный дух сотрудников. Вам нужно знать, что делать до, во время и после встречи, чтобы добиться результатов.

Если вы проводите совещание, вот 17 основных методов, которым нужно следовать:

1. Отправить приглашение на встречу. Обычно это делается через Outlook или любой другой сервер обмена электронной почтой, который вы используете. Подумайте о том, кто должен присутствовать и кто может захотеть присутствовать (вы можете скопировать этих людей).Если некоторые ключевые игроки не могут уложиться в требуемое время, назначьте другое время, которое лучше всего подходит для всех. Вы должны создать свои собственные групповые контакты, чтобы вам не приходилось вводить имя каждого, если это встреча с несколькими людьми. Например, у вас должен быть список контактов уровня 1, содержащий только техников уровня 1 и их руководителя. Вот три элемента, которые должны быть в каждом приглашении на собрание:

 

• Укажите цель. Укажите причину встречи в заголовке сообщения. Например, «На этой встрече мы рассмотрим выпуск нового продукта». Люди хотят иметь возможность сразу увидеть, о чем идет речь на собрании и почему они должны быть там.

 

• Подготовьте повестку дня . Не просто так. Вам нужно поставить темы, о которых вы хотите поговорить, в формате маркированного списка. Убедитесь, что вы продумали каждую тему и подготовили почву для определения фактов, проблем и возможностей презентации.Убедитесь, что темы и цели четко написаны, чтобы участники знали, что будет обсуждаться, и были хорошо подготовлены к рассмотрению. Вы также должны быть на 100% готовы обсудить любые вопросы, связанные с встречей, вместе со всеми необходимыми материалами.

 

• Установить таймфрейм . Большинство совещаний должны длиться от ½ до 1 часа. Вы также можете установить временные рамки для каждого пункта повестки дня.

 

2. Разошлите любые материалы встречи не менее чем за два дня до встречи . Это включает в себя документы, PowerPoint, диаграммы, графики и любые другие материалы для чтения. Это даст людям информацию о том, что будет рассмотрено, и даст им время хорошо подготовиться к встрече. Если возможно, разошлите этот материал одновременно с запросом на встречу.

 

3. Сделайте копии для всех. Вы должны распечатать достаточное количество копий повестки дня и материалов собрания и подготовить их к раздаче еще до начала собрания.Обязательно используйте этот материал. Это должен быть тот же материал, который вы ранее отправили на предварительное рассмотрение.

 

4. Начать встречу вовремя . Не опаздывайте на собственную встречу, а если ждете участников, ждите не более 5 минут. Они поймут суть и придут на следующую встречу раньше. Если всегда ждать всех участников, то всегда будут задержки.

 

5. Установка основных правил (также известных как «Нормы») . Одной из самых больших проблем на собраниях является использование ноутбуков для проверки электронной почты, получение звонков по сотовым телефонам, конфликты между сотрудниками при обсуждении определенной темы, люди, которые хотят взять на себя управление собранием, и люди, которые просто хотят сделать время и выйти как можно скорее. Вежливо сообщите всем, что вам потребуется их полное безраздельное внимание и что они должны выключить все электронные гаджеты. Вам также следует заявить, что вы ожидаете, что все будут действовать профессионально, и что вы ожидаете от всех равного участия.

 

6. К делу. Целью встречи является достижение какого-либо результата, будь то информация, обсуждение новых целей, обсуждение нового процесса и т. д.  После обычных двух-трех минут любезностей пора переходить к делу. Не смущайтесь, прекращая болтовню, и переходите сразу к первому пункту. Вы проявите сильные лидерские качества, если будете эффективно использовать свое время. Это вызовет больше энтузиазма и чувство выполненного долга.Будьте эффективным фасилитатором, направляя участников на путь достижения целей собрания.

 

7. Убедитесь, что вы расставили приоритеты темам встречи. Если у вас есть десять тем для обсуждения, не помещайте самые важные в конец списка.

 

8. Следите за повесткой дня и отмечайте каждый пункт после обсуждения.  Это покажет всем, что вы серьезно относитесь к каждой теме, когда придет время двигаться дальше, и что вы полностью контролируете ситуацию.

 

9. Делайте заметки на протяжении всей встречи. Убедитесь, что у вас есть ручка и блокнот, и делайте побольше заметок. Это не только гарантирует, что вы охватите все важные моменты, но и покажет другим, насколько вы серьезны, что придаст им уверенности в том, что их точки зрения приняты правильно. Если возможно, попросите кого-нибудь из группы делать для вас заметки, особенно если вы находитесь в режиме презентации.

 

10. Легко уйти от темы.  Постарайтесь сосредоточиться и придерживаться повестки дня встречи. Иногда можно уйти от темы, если она относится к обсуждаемому вопросу, но в большинстве случаев, даже если обсуждаемая тема интересна, она не относится к повестке собрания. Вы должны предложить организовать еще одну встречу для обсуждения другой темы, если это важно, но как можно скорее верните всеобщее внимание к вашей встрече. Распространенная фраза, которую можно использовать, когда вы хотите вернуть совещание к повестке дня, звучит так: «Мы можем отключить это, если вы хотите продолжить обсуждение.”  Если одновременно ведется слишком много разговоров, найдите тот, который является наиболее важным, и попросите их поделиться обсуждаемой информацией, это может быть очень интересно, и все должны знать эту тему. Вы также можете спокойно позволить людям, которые участвуют в других беседах, присоединиться к групповому обсуждению. Вы можете сказать участникам: «Если одновременно будет вестись слишком много разговоров, некоторые очень хорошие идеи могут быть потеряны».

 

11. Заставьте тихих людей говорить больше, а доминирующих — меньше.  В большинстве случаев у вас будет один или два человека, которые будут постоянно делиться своими взглядами на каждое ваше заявление. Иногда люди боятся сказать слово, потому что их пугает доминирующий человек, у которого может быть больше знаний и, конечно, больше уверенности в себе. У вас всегда будут монополизаторы, заядлые болтуны, адвокаты дьявола, циники, дамы, цыплята, шутники и злые люди. Делайте все возможное, чтобы вовлечь всех в разговор и поддерживать равные условия.Осторожно прервите доминирующего человека и спросите кого-нибудь еще в комнате, что он думает по этому поводу. Чем больше вы знаете персонажей в вашей компании, тем лучше вы сможете справиться с ними.

 

12. Заставьте их слушать, не говоря ни слова.  Иногда правильный внешний вид может привлечь внимание людей. Такие вещи, как поднятие бровей, пристальный взгляд или даже просто прекращение речи на полуслове, помогут привлечь их внимание и снова сфокусироваться на вас. Обычно это происходит, когда одновременно ведется слишком много разговоров.

 

13. Ищите признаки того, что вы достаточно долго говорили. Вы сможете сказать, когда группа начинает ерзать, смотреть на свои часы или часы, или когда очевидно, что кто-то еще хочет говорить. Вы хотите, чтобы вас знали как человека, который устраивает хорошие встречи, а не как свинья на собраниях.

 

14. Знайте, когда закончить встречу .Если темы встречи заканчиваются раньше отведенного времени, и если по делу больше нечего обсуждать, то идите и заканчивайте встречу. Если он опаздывает, постарайтесь завершить его как можно скорее. Довольно часто люди планируют другие встречи или обедают между вашей встречей и следующей встречей, которую они запланировали. Так что постарайтесь не выходить за отведенное время.

 

15. Прежде чем завершить встречу,   убедитесь, что вы рассмотрели важные вопросы.  Убедитесь, что все важные вопросы были обсуждены, пройдитесь по пунктам действий и убедитесь, что никто не остался в замешательстве. Спросите, есть ли у кого-нибудь вопросы, и если да, повторите заданный вопрос, чтобы человек почувствовал себя хорошо, что вы поняли, что он сказал, и что вы поделились им со всеми, если они его не услышали.

 

16. Отправьте обзор после встречи. В зависимости от важности собрания рекомендуется разослать краткий обзор или «Протокол» вскоре после собрания не только участникам, но и всем, кто, по вашему мнению, может быть заинтересован.Это нужно сделать в течение нескольких часов после встречи, чтобы сохранить энтузиазм. Люди будут решать задачи лучше и быстрее, пока они еще свежи в их памяти. В протоколе должно быть указано, кто присутствовал, что обсуждалось, какие договоренности были достигнуты и какие действия были назначены. Распространение протокола информирует тех, кто не присутствовал на собрании, о достигнутом прогрессе и напоминает всем об их действиях.

 

17. Создайте список действий и запланируйте контрольную встречу .Вы обнаружите, что довольно часто назначается последующая встреча. Если это так, назначьте следующую встречу как можно скорее, чтобы сохранить энтузиазм. Это также придает истинную цель первоначальной встрече. Вот почему так важно, чтобы все понимали, о чем эта встреча. Не должно быть путаницы в поставленных задачах. Создайте список того, что ожидается от группы или отдельного человека, и разошлите его участникам вместе с приглашением на последующую встречу, которая обычно проводится через неделю.Вы должны включить:

 

• Конкретная задача.
• Имя человека, взявшего на себя обязательство «владеть» задачей.
• Срок выполнения задачи.
• Соглашение о том, что представляет собой завершение задачи.
• Истинная ответственность за задачу и ожидаемый срок. Вы должны убедиться, что они знают, что вы ожидаете этого.

 

Совещания, если они проводятся правильно и считаются необходимыми, являются ключом к успеху отдела и компании.Хорошей идеей является регулярное собрание, даже если оно длится всего несколько минут. Таким образом, люди привыкнут к рутине, и вам не будет казаться, что вы только и делаете, что устраиваете встречи. Вот пара идей для регулярно назначаемых встреч:

 

• Проведите запланированную ежедневную встречу , желательно утром около 9:00 или 10:00, с ключевыми лицами , такими как SME, руководители или руководители вашего отдела. Держите его около 15 минут.Настройте ежедневное событие календаря и отправьте приглашение по электронной почте. Не должно быть повестки дня, просто открытый разговор. Эти быстрые ежедневные встречи помогают держать всех в курсе. Вы можете обсудить ход выполнения проектов, просмотреть поставленные задачи, убедиться, что любые нерешенные проблемы решены или над ними ведется работа, а также освещать события и события внутри компании. Затем ваши супервайзеры и/или лидеры могут передавать соответствующую информацию остальной команде. Если бы вы руководили всего несколькими людьми, вам бы хотелось встретиться со всем персоналом.

 

• Проведите запланированное ежемесячное совещание  со всем персоналом  вашего отдела. Всегда придерживайтесь графика, иначе его не воспримут всерьез. Это также было бы идеальным временем, чтобы купить пиццу или бутерброды для всей команды. Вы можете сделать это «обедать и учиться», если хотите. Всегда подчеркивайте важность общения и будьте открыты для всех задаваемых вопросов. Если вы не знаете ответа, не придумывайте его, дайте им знать, что вы изучите его и вернетесь к ним.Однако важно то, что вы действительно вернетесь к ним как можно скорее. Это вызывает уважение и доверие. Это также укрепляет характер и дает им понять, что вы действительно слушаете и заботитесь о них, даже если вы даете им ответ, который им не нравится.

 

• Попросите людей ходить на ваши встречи. Начните с шутки или остроумного юмора. Задайте вопрос, не связанный с работой, чтобы они расслабились и разговорились. Ограничьте светскую беседу не более чем на одну-две минуты.Это поможет растопить лед и создать комфортную атмосферу. Также не делайте ваши встречи скучными и предсказуемыми. Разбейте их, иногда используя презентации или раздаточные материалы, иногда просто организуйте устную встречу, иногда нарисуйте ее сами на доске, иногда пусть кто-то другой ведет большую часть встречи, иногда меняйте место, иногда приносите еду, а иногда принести в бутылках воды или газировки. Цель состоит в том, чтобы быть известным как человек, который действительно знает, как провести хорошую встречу во всех отношениях.

 

 

УРОК 7 – КАК ДОСТИГАТЬ СВОЕЙ ТОЧКИ С ПОМОЩЬЮ ИСКУССТВА ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ


Текст этих материалов или любая его часть не могут быть воспроизведены или переданы в любой форме или любыми средствами, электронными или механическими, в том числе фотокопирование, запись, хранение в информационно-поисковой системе или иным образом, за исключением использования обучающимися в личных целях. Автор специально отказывается от какой-либо ответственности за любую ответственность, убытки или риск, личный или иной, которые возникают в результате, прямо или косвенно, использования и применения любого содержания этого курса.


6 золотых правил проведения эффективных совещаний

Главная > Инструментарий > Встречи > Золотые правила

 


Дон Джейкобсон

Встречи непопулярны, потому что они отнимают время — обычно люди. Однако есть хорошие встречи и есть плохие встречи. Встречи могут быть отличным способом использования времени, если они хорошо организованы. К сожалению, верно и обратное, и кажется, что пустая трата времени, плохо организованные встречи слишком распространены.

 

В этой статье описаны 6 правил управления собраниями, которые помогут сделать встреча более продуктивная и менее разочаровывающая. Каждое из правил требует приверженность всех участников.

 

Золотое правило №1: Проводите свои встречи так, как вы бы хотели, чтобы их проводили другие что вы посещаете.
Это самое фундаментальное золотое правило организации совещаний. Запуск Эффективное совещание — или быть хорошим участником собрания — это все о том, чтобы быть внимательный к другим.Все остальные золотые правила организации совещаний из этого принципа.

 

Золотое правило № 2: Будьте готовы и убедитесь, что все участники могут быть максимально Что ж.
Раздайте повестку дня собрания за день до собрания (раньше, если предстоит много предварительного чтения или подготовки) и убедитесь, что каждый имеет доступ к любым соответствующим справочным материалам.

 

Участников, из конечно, обязаны ознакомиться с повесткой дня и справочными материалами и прибыв на встречу подготовленным.Если организатор собрания не предоставили адекватную информацию о целях встречи, участники следует проявить инициативу, чтобы спросить. Никто не должен приходить на встречу не зная, почему они там — и что должно быть достигнуто.

 

Если в повестку дня нечего поставить, организатор должен спросить самому себе, действительно ли нужна встреча.

 

Золотое правило №3: Придерживайтесь расписания.
Начинайте встречу вовремя и заканчивайте ее вовремя (или даже раньше). Начиная с время требует дисциплины со стороны организатора и участников. Прибытие опоздание показывает отсутствие внимания ко всем, кто пришел вовремя. Но если все участники знают, что организатор собирается правильно начать встречу вовремя, существует гораздо большая вероятность того, что все остальные сделают стремление быть пунктуальным.

 

Своевременная отделка также имеет решающее значение.Если бы все согласились, что встреча продлится час, встреча не должна продолжаться дольше этого времени. Сохранение реалистичности повестки дня, конечно, важно. Наконец, если только 20 протоколы необходимы для достижения целей собрания, собрание должно закончиться только через 20 минут. Было бы пустой тратой времени каждого пусть это продолжается дольше, чем это.

 

Также важно время, на которое назначено собрание. Планирование регулярные встречи в неудобное время (т.г. после окончания официального рабочий день) может очень негативно сказаться на моральном состоянии. Чрезвычайные ситуации реальность для большинства организаций и может потребовать проведения встреч в неурочное время, но обычные встречи должны быть запланированы на время, разумно удобно для участников.

 

Золотое правило №4: Оставайтесь в теме.
В большинстве групп есть по крайней мере один человек, который склонен идти по касательной или рассказывать неуместные* военные истории во время встреч.Будь то организатор или один из участников, все участники собрания обязаны аккуратно возвращая совещание к основным пунктам повестки дня.

 

*Примечание: не все рассказы плохи; рассказывание историй может быть очень полезным, если оно намеренно используется в качестве инструмента наставничества или обучения.

 

Золотое правило № 5: Не проводите ненужных совещаний.
Тщательно оцените, как часто на самом деле необходимо проводить рутинные встречи.За Например, если вы проводите ежедневные собрания сотрудников, насколько они продуктивны? Они могут проводить реже? Или, возможно, их можно где-то держать стоя и уложились в несколько минут? Совещания персонала являются важным средством для поддержание хорошей связи в офисе, но важно найти правильный баланс между хорошим общением и продуктивным использованием времени.

 

Золотое правило № 6: Завершайте встречи четким изложением следующие шаги и кто их должен предпринять.
Если на собрании были приняты какие-либо решения (даже если решение было «подробнее изучить вопрос») организатор встречи должен четко резюмировать, что нужно сделать и кто будет это делать. Если организатор не делает этого, один из участников должен взять на себя инициативу высказаться и запросить разъяснения следующие шаги. Это очень важно. Если участники покидают собрание и никто не несет ответственности за действия по принятым решениям, тогда встреча будет пустой тратой времени каждого.

 

Эти простые правила помогут сделать встречи более продуктивными. Реализовать их не всегда легко, так как они требуют подготовки и дисциплины, но это может иметь огромное значение для производительности вашего организация.

 




© 2002-2021 GovLeaders.org

Проведение собрания — роль председателя

Если были сделаны соответствующие приготовления, сцена готова к эффективному совещанию.

Повестки дня будут подготовлены и распространены. Участники прибудут, зная, что предстоит обсудить, и имея достаточную справочную информацию для внесения соответствующих вкладов. Если это уместно, они проконсультируются с людьми, которых они представляют, и обсудят любые относящиеся к делу вопросы.

См. нашу страницу: Встречи — Планирование и структура, чтобы узнать, как это сделать.

---

На этой странице исследуется роль председателя, в обязанности которого входит управление собранием.

Роль председателя

На более официальном собрании председатель изложит цель собрания и напомнит участникам, зачем они здесь.

На такой встрече нет необходимости ссылаться на эту процедуру, поскольку она подразумевается в установленном этикете, а именно:

• Председатель управляет собранием.
• Все замечания передаются через председателя.
• Участники не перебивают друг друга.
• Члены стремятся достичь консенсуса.
• Если консенсус не достигнут, проводится голосование.
• Большинство побеждает в голосовании.
• Все участники принимают решение большинства.

Это одна модель , но могут использоваться и другие модели.

Во время обсуждения председатель несет ответственность за то, чтобы оно продолжалось гладко, привлекая всех присутствующих участников и не позволяя одному или двум людям доминировать на собрании. Подведение итогов председательствующим на заседаниях может:

• Указывает прогресс или отсутствие.
• Переориентируйте дискуссию, которая отклонилась от темы.
• Завершить один пункт и перейти к следующему.
• Выделите важные моменты.
• При необходимости помогите секретарю.
• Проясните любое недопонимание.

Председатель должен темп собрания, чтобы оно проходило вовремя. Если планирование было выполнено должным образом, это не должно быть проблемой.

В конце собрания председатель должен напомнить участникам, чего они достигли, и поблагодарить их за вклад.Наконец, следует договориться о времени и дате следующей встречи. Опять же, это одна из распространенных моделей эффективных совещаний. Успешных результатов можно достичь разными способами, используя разные стратегии для разных целей, поэтому адаптируйтесь к конкретным ситуациям.

---

Роль участников

Несмотря на то, что руководить собранием является роль председателя, участие всех участников также имеет основополагающее значение для успеха собрания.

Для обеспечения эффективной встречи все участники должны:

• Проведите все необходимые приготовления перед встречей.
• Прибыть вовремя.
• Будьте открытыми.
• Прислушиваться к мнению других.
• Принять участие.
• Избегайте доминирования на слушаниях.
• Избегайте конфликтных ситуаций.
• Избегайте посторонних разговоров, которые отвлекают других.
• Задавайте вопросы, чтобы уточнить понимание.
• Записывайте любые согласованные действия. (См.: Ведение заметок )
• После встречи предпримите любые согласованные действия и проинформируйте других, если это необходимо.

См. также: Роль секретаря и протоколы .

---

Почему встречи могут быть неэффективными

Существует множество причин, по которым совещания неэффективны, некоторые из них включают:

• Собрание является ненужным и вращается вокруг обсуждения тривиальных вопросов, что приводит к пустой трате драгоценного времени участников.
• Собрание не имеет четкой цели , т. е. цели и задачи четко не определены.
• Несоответствующий стиль руководства , т. е. председатель доминирует и закрывает или игнорирует другие вклады. См. нашу страницу: Стили Лидерства .
• Председатель практически не контролирует и позволяет одному или двум членам доминировать в ходе заседания.
• Собрание слишком большое , что ограничивает ход обсуждения и не позволяет всем участникам внести свой вклад.
• Появляются решения, которые не являются действительно репрезентативными.
• О проблемах говорят, а не обсуждают.
• Решения задерживаются или не выполняются.
• Однозначных решений не принято.
• Протокол составлен неточно или считается, что председатель или секретарь манипулирует им в своих целях.
• Присутствуют не те люди , что препятствует эффективному проведению собрания, например, присутствующим приходится ссылаться на другого человека и, следовательно, они не могут эффективно комментировать.

---

Резюме

Существует множество типов собраний и множество причин, по которым собрания могут быть неэффективными.

Чтобы встречи были эффективными, требуется участие всех присутствующих. Важны ключевые навыки межличностного общения и слушания .

Чтобы собрание прошло успешно, необходима хорошая подготовка, а роль председателя имеет первостепенное значение. Если эти условия соблюдены, то все участники должны покинуть собрание с чувством выполненного долга, а не с ощущением, что их время было потрачено впустую.

Проведение встреч | eActivities

Все клубы, общества и проекты должны будут регулярно проводить собрания комитетов, чтобы быть в курсе того, что нужно делать, и гарантировать, что Группа работает бесперебойно и проводит успешные мероприятия и мероприятия для членов.

В этой статье мы рассмотрим:

Большинство заседаний комитетов, которые проводятся в течение года, называются «очередными заседаниями комитетов».

Раз в год председатель CSP должен организовывать «Ежегодное общее собрание» (AGM), чтобы информировать всех членов о состоянии CSP, принимать любые изменения в уставе CSP и избирать комитет на следующий учебный год.

Для получения дополнительной информации о ежегодных общих собраниях см. учебное пособие «Управление клубом, обществом или проектом по выборам» и контрольный список информации о передаче.

Периодичность

Большинство комитетов клубов, обществ и проектов собираются раз в неделю в течение семестра. Если предстоит большое событие, возможно, вам придется встречаться чаще.

Кто посещает

Комитет Клуба, Общества или Проекта – все Клубы, Общества и Проекты должны иметь как минимум Председателя, Казначея и Секретаря для формирования комитета Клуба, Общества или Проекта. Проекты могут иметь все это или их комбинацию, одобренную их группой управления. Председатель может разрешить некоторым членам комитета пропустить собрание, например, по усмотрению Председателя. если есть большой подкомитет, отвечающий за крупное мероприятие, обычно только «председатель» подкомитета должен присутствовать на заседаниях комитета группы. Все члены Союза могут присутствовать на любом заседании комитета Группы и наблюдать за ним.

Кто чем занимается

Обычно собрание ведет председатель клуба, общества или проекта.Председатель отвечает за:

Заседания — Информирование всех членов комитета о дате, времени и месте проведения собраний (не менее чем за неделю).

Напоминание – напоминание о необходимости прислать секретаря, извинения и вопросы повестки дня.

Участие — обеспечение того, чтобы каждый на собрании внес свой вклад и был выслушан .

Голосование – голосование по вопросам на собрании.

Приказ – поддержание порядка на собрании.

Дата – установка даты следующего собрания.

Секретарь отвечает за:

Повестку дня собрания – составление повестки дня собрания и ее заблаговременное распространение среди всех членов комитета.

Информировать – составление протоколов собраний и распространение их среди всех членов комитета вскоре после собрания.

Протокол – ведение протокола во время собрания.

Действие — протоколирование того, кто получил баллы за действия на собрании и что необходимо сообщить на следующем собрании — вводится и сохраняется для дальнейшего использования.

Образец повестки собрания

• Извинения (для тех, кто не смог присутствовать на собрании).
• Протокол последней встречи.
• Вопросы, вытекающие из протокола.
• Бизнес Председателя.
• Отчет казначея.
• Вопросы для обсуждения (это основная часть встречи, например, любые мероприятия или поездки, которые вы можете организовать).
• Дата следующей встречи.

Вам нужна помощь?

Комитет группы управления/Учредительный профсоюзный комитет:  Председатель вашей ГУ/комитет ТС обучен помогать вам в этом вопросе. Пожалуйста, найдите соответствующий контакт здесь.

Электронная почта профсоюза Контактное лицо:   [email protected] 

Контактное лицо: Менеджер по возможностям и развитию студентов.

Учебная неделя:  Во время нашей Учебной недели на эту тему было проведено занятие. Запись и слайды можно найти здесь.

121 Сессия:  Доступно по этой теме, бронируйте здесь.

5 советов по проведению виртуальной встречи

Хотя мы еще не управляем роботами-гуманоидами, не выходя из дома, как персонажи фильма 2009 года Суррогаты , наше ежедневное взаимодействие — как профессиональное, так и личное — становится все более частым. ;проводятся с помощью виртуальных средств.

Поскольку владельцы бизнеса рассматривают виртуальные мероприятия как экономичный способ достижения множества целей, включая веб-семинары, обучение и конференции, важно убедиться, что эффективное общение не жертвуется ради экономии. Хотя маловероятно, что виртуальные встречи полностью заменят предпринимателям необходимость личных встреч, их простота внедрения и удобство могут способствовать повышению производительности вашего бизнеса. Однако виртуальные встречи подходят не для всех ситуаций, поэтому крайне важно знать, когда и как использовать эту технологию.

Донна Деннис, президент компании Leadership Solutions Consulting, а также создатель и координатор трехдневного семинара Американской ассоциации менеджмента по управлению виртуальными и удаленными командами, говорит, что основное внимание было уделено технологиям; где-то между человеческими BlackBerry и электронной почтой многие лидеры упустили из виду отношения. «Теперь основное внимание уделяется управлению задачами, отношениями и технологиями», — говорит Деннис, которая подробнее останавливается на этом в своей готовящейся к изданию книге «Управление знаниями и электронное обучение».

Ли Э. Миллер, тренер по влиянию и автор книги UP: Influence, Power and the U Perspective: The Art of Getting What You Want , добавляет: столкнуться лицом к лицу — это то же самое, что и влиять, когда вы взаимодействуете виртуально. Это не так. Правила другие, потому что люди по-разному реагируют, когда они взаимодействуют виртуально».

Вот несколько советов, которые помогут вам успешно провести виртуальную встречу.

5 советов по проведению виртуальной встречи: как подготовиться

«Первое, что мы делаем, прежде чем решить, какие технологии и программное обеспечение потребуются, — это определить, кто является участвующей аудиторией и какой информацией будет делиться», — говорит Дрю. Бауэрс, психолог-исследователь из группы человеческого фактора Исследовательского института Дейтонского университета. «Мы обнаружили, что выступающим лучше всего либо разрабатывать свои данные или презентацию в соответствии со средой, в которой они будут выступать, либо выбирать наилучшую среду для представления данных, которые у них есть. Бауэрс говорит: «Вы не можете просто взять презентацию, которую вы сделали перед живой аудиторией на конференции, и вывести ее на видеомонитор для виртуальной аудитории и ожидать тех же результатов, потому что вы ограничены степени, в том, как вы можете взаимодействовать с вашей виртуальной аудиторией.

inlinebuyerzonewidget
Деннис отмечает, что, когда вы планируете встречу в физическом месте, вы можете более небрежно относиться к повестке дня встречи и предоставлению материалов. У вас также есть преимущество в том, что вы настроите участников в коридоре, у кофемашины и т. д.Однако успешная виртуальная встреча требует гораздо большей предварительной подготовки. Коларик рекомендует планировать виртуальные встречи заранее. «Заранее отправьте повестку дня, создайте визуальные эффекты, чтобы усилить свое сообщение, и разошлите их всем перед собранием, пригласите членов каждой команды, которые должны принять участие», — говорит она.

Кроме того, не забудьте отправить информацию для входа в систему (коды доступа, URL-адреса и телефонные номера) по крайней мере за день, чтобы участники могли протестировать все необходимые загрузки программного обеспечения. Вы также можете попросить участников войти в систему как минимум за 15 минут до начала, чтобы проверить подключение, предлагает Лаура Стэк, автор и президент The Productivity Pro, обучающей фирмы по тайм-менеджменту. «Проведите перекличку и убедитесь, что все работает. Просмотрите временную шкалу. Расскажите, как связаться с вами в автономном режиме, если у участника дискуссии возникнут проблемы, — говорит Стэк. in, то хорошей идеей будет назначить фасилитатора, который будет помогать основному докладчику.Фасилитатор может поддерживать участников с техническими проблемами, а также отслеживать любые поступающие вопросы в чате. Попытка докладчика прочитать вопросы в чате замедляет ход презентации.

Копать глубже: новый инструмент для видеоконференций iMeet

5 советов по проведению виртуальной встречи: технические инструменты и требования

Прелесть технологии онлайн-совещаний заключается в том, что ее могут использовать даже самые молодые, простые операции. Все, что требуется, — это подключение к Интернету, звук (из компьютерных динамиков, микрофона или по телефону) и веб-камера (автономная или интегрированная с монитором/ноутбуком).Большим группам также может понадобиться проекционный экран или большой телевизионный монитор.

Выбирая услугу, думайте о «малом», говорит Сьюзан Коларик, помощник вице-президента по учебным технологиям в Университете Святого Лео в Сент-Лео, Флорида. «Самые эффективные веб-конференции — это те, в которых используются только те технологии, которые необходимы. KIS — будь проще — это лучший способ заставить людей сосредоточиться на вашем сообщении, а не на технологии». Некоторые онлайновые веб-продукты включают Adobe Acrobat Connect, GoToMeeting, Microsoft Office Live Meeting и WebEx.

Предприниматели также должны помнить, что не каждая система видеоконференцсвязи будет работать вместе. Избегайте смущения из-за задержек и технических сбоев, проверяя подключение всех сайтов перед встречей. «Попытка использовать аналоговую видеосистему на одном конце и цифровую систему на другом может вызвать множество проблем, и даже цифровая конференция может быть проблематичной, если более старая программа требует обновления, прежде чем она сможет «говорить с «более новая программа», — говорит Бауэрс.

Копать глубже: запретная для полетов зона: виртуальные встречи


5 советов по проведению виртуальных встреч: не отвлекайтесь

Рик Маурер, автор книг Beyond the Wall of Resistance и Why Don’t Что я хочу? советует пользователям избавиться от отвлекающих факторов. Преимуществом виртуальных встреч является возможность проводить их практически в любом месте; недостатком виртуальных встреч также является возможность проводить их практически в любом месте. Участники онлайн-совещаний могут позвонить или войти в систему из местной кофейни, залов ожидания в аэропорту, домашних офисов и т. д.Чтобы свести к минимуму фоновый или «дорожный шум» (вы не хотите, чтобы ваш ребенок, домашнее животное или звонящие телефоны были в центре внимания), вы можете «отключить звук всех участников и отвечать на вопросы только через окно чата», — говорит Стэк.

Маурер также советует не пытаться втиснуть несколько дел в одну встречу. «Сосредоточьтесь на одной или двух темах. Если вам нужно охватить больше тем, дайте людям время потянуться, сходить в туалет или пополнить запасы кофе. Каждая часть встречи должна быть короткой — не более 30 минут.»

Примечание: Рубашки в полоску плохо передают изображение в камеру, равно как и большие блестящие украшения. И то, и другое может визуально отвлекать. Старайтесь свести движения тела к минимуму, так как чрезмерное движение может ухудшить качество видео.

Копать Deeper: Встреча в Интернете: какие инструменты использовать?

5 советов по проведению виртуальной встречи: Этикет

«Ключом к успешной видеоконференции или встрече по телефону является помнить, что вы находитесь на встрече, «, — подчеркивает Коларик.«Уделите все свое внимание участникам, как если бы вы находились в одной комнате. Не отвлекайтесь на электронную почту, веб-серфинг или текстовые сообщения. Старайтесь не есть и не пить, чтобы вы могли быть готовы, если возникнут вопросы. направлено к вам».

Хорошее эмпирическое правило? Коларик говорит: «Когда вы входите в комнату, всегда предполагайте, что микрофоны уже подключены к другим местам! Это помогает предотвратить трансляцию любого постороннего разговора перед встречей, когда вы, возможно, этого не планировали».

Она также отмечает, что встречи в формате видеоконференций должны фактически проходить немного медленнее, чем обычные встречи, из-за двух-трехсекундной задержки для связи большинства систем.Если вы ведете встречу, убедитесь, что после вопроса достаточно пауз. Если вы являетесь участником, привлеките внимание к себе, прежде чем обращаться к группе, подав сигнал рукой или сказав «вопрос» или «комментарий», а затем подождите пару секунд, прежде чем продолжить». камеру. Это сделает разговор между участниками более естественным. Ниже приводится краткая шпаргалка по этикету:

8 правил этикета видеоконференцсвязи

Будьте вежливы с другими участниками
Говорите четко   
Следите за движениями тела минимальный    
Двигайтесь и жестикулируйте медленно и естественно   
Поддерживайте зрительный контакт, глядя в камеру   
Одевайтесь надлежащим образом   
Сделайте сеанс анимированным
Будьте собой и получайте удовольствие!

Не издавайте отвлекающих звуков
Не кричите
Не делайте отвлекающих движений
Не перебивайте других колонки
Не вести посторонних разговоров
Не носить «шумные» украшения
Не накрывать микрофон

Источник: Санкт-Петербург. Leo University Office of Information Technology

Примечание: Если вы ведете бизнес в глобальном масштабе, посетите такие сайты, как Executiveplanet.com и Kissbowshakehands.com, чтобы найти ресурсы по международному деловому этикету.

Копать глубже: пример и план для виртуальной компании

5 советов по проведению виртуальной встречи: привлечение участников может негативно сказаться на построении отношений.Она рекомендует растопить лед, обойдя «виртуальную» комнату и попросив всех представиться и рассказать что-нибудь о своих выходных или рассказать о чем-то, чего они с нетерпением ждут, чтобы добавить элемент общения в процесс. «Все, что вы можете смоделировать от встреч лицом к лицу, хорошо».

Стэк призывает участников задавать свои вопросы по теме до начала программы. Она также рекомендует другие методы вовлечения аудитории во время вебинара, такие как участие в опросе или вопрос и запрос ответов в чате.

Colaric предлагает часто задавать вопросы, чтобы привлечь удаленных участников и поддерживать личную связь. Но, подчеркивает она, будьте откровенны в своих вопросах. «Задайте конкретному человеку конкретный вопрос. Задавание открытых вопросов большой удаленной аудитории часто приводит к «мертвому эфиру», а затем к одновременному разговору нескольких человек».

Копаем глубже: как общается виртуальная компания

Раскрытие информации от редакции: Inc. пишет о продуктах и ​​услугах в этой и других статьях.Эти статьи являются редакционно независимыми — это означает, что редакторы и репортеры исследуют и пишут об этих продуктах без какого-либо влияния каких-либо отделов маркетинга или продаж. Другими словами, никто не говорит нашим репортерам или редакторам, что писать или включать какую-либо конкретную положительную или отрицательную информацию об этих продуктах или услугах в статью. Содержание статьи полностью на усмотрение репортера и редактора. Однако вы заметите, что иногда мы включаем ссылки на эти продукты и услуги в статьи.Когда читатели нажимают на эти ссылки и покупают эти продукты или услуги, Inc может получить компенсацию. Эта рекламная модель, основанная на электронной коммерции, как и любая другая реклама на страницах наших статей, не влияет на наше редакционное освещение. Репортеры и редакторы не добавляют эти ссылки и не будут ими управлять. Эта рекламная модель, как и другие, которые вы видите на Inc, поддерживает независимую журналистику, которую вы найдете на этом сайте.

Как провести онлайн-встречу

Как провести совещание, когда все работают из дома? Вы можете провести конференц-связь, но чтобы оставаться на связи при удаленной работе, мы рекомендуем проводить онлайн-встречи по видео.

Видеовстреча — это не страшно, и вам даже не нужно иметь специальное оборудование, большинство ноутбуков имеют отличную веб-камеру и микрофон.

Чтобы помочь вам начать работу, мы составили руководство по проведению отличной онлайн-встречи.

Что такое онлайн-встречи?

Онлайн-встречи (также известные как виртуальные встречи) — это встречи, проводимые удаленно с использованием подключения к Интернету и компьютерного приложения. Они работают аналогично стандартному видеозвонку, но большинство провайдеров онлайн-конференций предлагают больше функций, чем стандартный видеозвонок.

В последние годы популярность онлайн-совещаний возросла благодаря увеличению числа удаленных сотрудников и простоте использования приложений. Если вы новичок в онлайн-встречах, не волнуйтесь, вам нечего бояться.

Как провести собрание по сети
Выберите правильную платформу

Для начала вам нужно выбрать инструмент онлайн-встречи. Есть из чего выбрать, и все они имеют свои сильные и слабые стороны. Выбор инструмента будет зависеть от того, какой инструмент лучше всего подходит вашей команде.При поиске инструмента учтите:

• Какой ключевой аспект мне нужен для этого удаленного собрания команды?

Вы хотите просто видеть свою команду? Тогда, возможно, вам будет достаточно видеоконференций. Возможно, вам нужно вместе поработать над документом, такой инструмент, как Microsoft Teams, позволит получить удаленный доступ к файлам и провести видеоконференцию. Вам нужно поделиться своим экраном? Тогда вам нужен инструмент, позволяющий совместно использовать экран.

• Сколько человек должно участвовать в вашей дистанционной встрече?

Хотя вы можете найти эффективные варианты для видеочата один на один (ваш мобильный телефон для одного), это может быть неподходящим вариантом для проведения встречи с более чем 20 удаленными сотрудниками.

Вы обнаружите, что какую бы платформу вы ни выбрали (мы перечислили варианты в конце), организовать встречу довольно просто. Убедитесь, что каждый из ваших сотрудников знает, как присоединиться к собранию или создать его.

Проверьте вашу систему

Не ждите, пока вы захотите провести совещание для проверки своих систем. Ничто не отнимает больше времени, чем попытки настроить микрофон или камеру во время встречи. Убедитесь, что ваша камера и микрофон работают нормально, а программное обеспечение для собраний поддерживает несколько участников.

Сообщить о повестке дня

Мы все были на достаточном количестве совещаний, чтобы знать, что если у собрания нет четкой цели или повестки дня, оно может быстро сойти с рельсов. То же самое верно и для онлайн-встреч. Подготовьте повестку дня с ключевыми вопросами для обсуждения.

Если вам нужна помощь в составлении повестки дня, убедитесь, что она включает следующее:

• Основные темы для обсуждения
• Структура встречи (например, когда и как долго вы планируете обсуждать каждую тему для обсуждения)
• Члены команды/команды, которые будут присутствовать
• Что каждый член/команда должен принести на собрание
• Любые соответствующие документы, файлы или исследования
Наличие стула для совещаний

Чтобы не сбиться с пути, попросите кого-нибудь «управлять» собранием.Опять же, речь идет о добавлении структуры к собранию и обеспечении его продуктивности. Наличие стула может помочь поддерживать некоторый порядок, все говорящие одновременно далеко не идеальны на обычной встрече, это чистый шум на онлайн-встрече.

Сведите к минимуму отвлекающие факторы

Отвлекающие факторы могут быстро сбить встречу с курса. Убедитесь, что все участники сидят в закрытой и хорошо освещенной комнате с четким фоном. Выключите все, что может создавать фоновый шум.Вы также можете обнаружить, что лучше использовать наушники и микрофон-ошейник вместо микрофона вашего ноутбука, чтобы обеспечить четкую связь.

Заинтересуйте всех

Несколько минут дружеской беседы перед тем, как приступить к встрече, действительно могут создать настроение, необходимое для успешной онлайн-встречи. Потратьте несколько минут в начале встречи, чтобы проверить всех, наверстать упущенное или просто поговорить о том, что происходит.

Этикет онлайн-встреч

Ключ к успешному проведению видеоконференции или конференции по телефону — помнить, что вы участвуете в конференции.Чтобы собрания проходили гладко, следуйте этим правилам поведения на собраниях.

• Установите зрительный контакт, глядя в камеру.
• Говорите четко и не закрывайте микрофон
• Сведите движения тела к минимуму
• Не работайте над другими задачами (например, проверкой электронной почты) во время собрания
• Не перебивать других выступающих
• Отключите все уведомления и убедитесь, что ваш мобильный телефон находится в беззвучном режиме

Эти советы помогут вам провести продуктивное совещание независимо от того, где находятся ваши сотрудники.

Платформы для онлайн-конференций

Найти онлайн-платформу для встреч несложно, потому что есть из чего выбирать. Мы перечислили некоторые из популярных и наиболее рекомендуемых вариантов.

Включает совместный обмен сообщениями в команде, расшифровку видео и настраиваемые параметры команды.

Помимо проведения онлайн-совещаний, Zoom позволяет проводить обучение по продуктам, видеовебинары и многое другое.

Входит в состав подписки на Office 365 и предлагает всем пользователям совместное использование экрана и параметры календаря.

HighFive не использует пароли или пин-коды для присоединения к собраниям; вместо этого пользователи ждут в виртуальной комнате для собраний, пока менеджер собрания не впустит их, что делает их более безопасными.

Бесплатная многофункциональная коммуникационная платформа, которая поддерживает телефонные звонки, видеоконференции и обмен мгновенными сообщениями для десяти пользователей.

В дополнение к видеочату, совместному использованию экрана и обмену мгновенными сообщениями Adobe Connect позволяет создавать микросайты, управлять электронной почтой, измерять вовлеченность и создавать постоянные виртуальные комнаты, которые можно настроить в соответствии с вашим брендом.

Сводка

Возможно, вы новичок в онлайн-встречах, но их нечего бояться. Их легко настроить, и вы быстро адаптируетесь к удаленному проведению собрания.

В Infotech мы проводим наши удаленные встречи с помощью Microsoft Teams. Платформа позволяет нам обмениваться документами и файлами между членами команды, а у Teams есть собственная специальная платформа для онлайн-совещаний. Мы провели встречи с более чем 15 участниками и еще не столкнулись с проблемой.

Если вам нужна помощь в организации онлайн-совещаний для вашего бизнеса или что-либо еще, касающееся удаленной работы, свяжитесь с нами.Вы можете связаться с нами здесь, по электронной почте [email protected] или по телефону 01634 52 52 52.

7 советов по эффективному проведению групповых собраний и экономии времени

Не все люди одинаково ценят командные собрания.

Некоторые используют совещания или командные собрания для лучшего общения и устранения недопонимания. Другие могут рассматривать их просто как способ сообщить команде или клиенту о статусе проекта.

Последние, однако, на самом деле не сосредотачиваются на практических результатах: эффективной работе.

Единственная большая проблема заключается в том, что не все менеджеры проектов и команды могут извлечь максимальную пользу из собрания команды.

Вернее, они не знают, как организовать по-настоящему полезное…

Так что же они делают?

Они придерживаются распорядка ежедневных или еженедельных совещаний и слишком обычных совещаний по поводу других будущих встреч.

СОВЕТ : Когда дело доходит до тайм-менеджмента и решений для личной продуктивности, которые я пробовал, для преодоления прокрастинации мне помогло добраться до ее корней и понять, что ее движет.Прочтите эту статью, в которой есть советы, как перестать прокрастинировать.

Но помните:

Собрания команды должны быть посвящены тому, чтобы все было сделано в срок, в соответствии с бюджетом и стандартами качества.

Это означает отсутствие безделья, такого как расспросы о следующей поездке вашего коллеги, никаких поздних стартов, никаких «сверчков» после того, как кто-то поделился мнением, никаких лидеров, берущих на себя всю дискуссию, и никаких других похитителей времени.

Однако это влияет не только на вашу производительность.

Компании ежегодно тратят колоссальные 37 миллиардов долларов только на бесцельные командные собрания. Кстати, это только для США. И стоимость встреч не только денежная. Непродуктивные встречи могут снизить уровень удовлетворенности работой и побудить больше людей уйти с работы. Шутки в сторону. Просто ознакомьтесь с этим исследованием о влиянии участия на встречи и вовлеченность сотрудников.

Если вы уже запутались в этом лабиринте или просто хотите сделать свои встречи еще более эффективными, ознакомьтесь с этими практическими советами по проведению эффективных групповых собраний:

Заранее определите все встречи

Чтобы доказать роль совещаний в вашей компании, определите, когда вы должны их проводить, как долго и какие срочные вопросы необходимо решить.


Вы можете заявить, что собрание должно быть созвано только в том случае, если у него есть цель.

Это гарантирует, что вы больше не будете собирать свою команду только потому, что пришло время для этой ежедневной встречи, которую вы запланировали в своем расписании, даже если вам действительно нечего обсуждать.

Примечание

Если вы используете один из инструментов из этого списка инструментов управления проектами, вы можете избегать определенных встреч. Это связано с тем, что большинство проблем и запросов, связанных с проектом, можно обсудить с помощью таких инструментов.

Или, может быть, вы хотите отказаться от регулярных совещаний команды и сосредоточиться на обсуждении вопросов, требующих немедленной обратной связи.

Просто замените разделы «Что я сделал вчера» и «Что я буду делать сегодня» в ваших собраниях Scrum каналом связи, таким как Slack. Затем проведите собрание, чтобы обсудить, как можно решить проблемы проекта.

Вот и все. Ежедневное совещание команды, продолжительность которого сократилась вдвое по сравнению с обычным временем.

Наконечник

Создайте руководство по проведению совещаний по проекту.Одним из правил может быть то, что ни одна встреча не будет превышать 30 минут. Начните с обсуждения срочных дел и оставьте то, что не успели, на следующий раз. Хорошее приложение Pomodoro с рабочей сессией, установленной на 30 минут вместо 20, должно помочь.

Поддерживайте активность всех в обсуждениях

Многие вопросы остаются нерешенными просто потому, что их не обсуждают. Как еще вы собираетесь найти проблему, если не позволите членам вашей команды поднимать ее?

Чтобы все были вовлечены, распределите свои вопросы равномерно и попросите всю команду ответить на них.Это гарантирует, что все сотрудники смогут сказать что-то хотя бы несколько раз. Измените вопросы и их время для большей вовлеченности.

Знание того, что к ним можно обратиться с вопросом в любое время, повышает вероятность того, что сотрудники будут активно слушать и принимать участие в собрании команды.

Поощряйте людей задавать вопросы и быть услышанными. Участие каждого члена в собрании также заставит их чувствовать себя более ценными и повысит их ответственность.

Примечание

Если вы используете инструменты для видеоконференций, убедитесь, что ни у кого нет технических проблем. Сотрудники могут использовать это как предлог, чтобы выключить свои камеры и быть менее активными в разговоре.

Не позволяйте одному человеку контролировать все время собраний команды

Никто не хочет присутствовать на совещании команды, на котором говорит только один человек. В основном потому, что вы будете полусонными через них.

Несмотря на то, что присутствие ведущего имеет решающее значение для поддержания темы собрания, этот человек никогда не должен брать на себя всю дискуссию.

Если в конце люди остаются с десятками вопросов без ответов и неясными обязанностями, вы делаете это неправильно.

Вместо этого, как организатор собрания, ваша главная роль заключается в том, чтобы направлять всех участников в обсуждениях, чтобы каждый из них мог поделиться ценными отзывами и решениями проблемы.

Установите одну четкую цель для каждого собрания команды

Люди с большей вероятностью посетят встречу, если будут знать, что она будет продуктивной. Чтобы гарантировать это, установите одну четкую цель или причину для ее проведения.

Целью вашей встречи может быть помощь в планировании задач на следующую неделю, будущий информационный бюллетень, новый дизайн веб-сайта, получение отзывов ваших разработчиков об исправлении неизбежной ошибки или другая практическая цель.

Чтобы все было организовано, создайте повестку собрания команды. Этот документ содержит все темы для обсуждения, заказанные после их появления, и рассылается перед встречей, чтобы у людей было достаточно времени для подготовки к ней.

Вы также можете попросить свою команду подумать о возможных темах и идеях, которые они позже обсудят на собрании, чтобы не тратить время на мозговой штурм.

Наконечник

При отправке электронных писем для информирования вашей команды о собрании избегайте расплывчатых строк темы, таких как «Сегодняшнее собрание» или «Совещание по проекту», и добавляйте теги, чтобы выделить темы собрания, отдел и другие детали. Примеры: #budget, #marketing, #design, #sprintplanning и т. д.

Выбирайте правильных людей

Теперь проблема в том, что сотрудники не могут просто пропустить напоминание о собрании команды. Они получают сообщение для следующей встречи. Они посещают его. И часто просто ждут, когда это закончится.

Почему?

Потому что не все встречи предназначены для всей вашей команды. Ваш отдел маркетинга может не иметь никакого отношения к срочной встрече, которую вы созвали, чтобы решить проблему с отображением в браузере.

Точно так же наличие слишком большого количества людей на совещании команды может быть проблемой, если вы руководитель проекта и хотите получить быструю и действенную обратную связь.Вести беседу с более чем 6-8 людьми сложнее и обычно доказывает, что организатор не выбрал правильных членов команды для встречи.

Наконечник

Если необходимо решить простую проблему, не звоните всей команде. Проведите встречу один на один с одним или двумя сотрудниками, которые могут немедленно решить проблему. Вы также можете выбрать этот тип встреч для проверки статуса и дальнейшего обмена отзывами.

Уменьшить количество ежедневных совещаний команды

Если у вас едва хватает нескольких часов на работу, потому что вас позвали на следующую встречу, значит, пора сократить их количество.

Возможно, вы уже привыкли к тому, что каждые 3-4 часа собираются команды. Так что придерживаться нового графика может быть сложнее. Начните с того, что запишите все, что вы хотели обсудить, и проведите одну встречу в конце дня. Таким образом, сотрудникам не придется прерывать работу несколько раз.

Последующая информация о встречах

Ни одна встреча не будет успешной, пока то, что вы решили, не будет реализовано на практике.

Как руководитель проекта вы также должны сделать вывод по каждому аргументу, резюмировать ключевые моменты обсуждения и направить дальнейшие действия, чтобы применить результаты встречи.

Напомните членам вашей команды об их обязанностях, создайте задачи и убедитесь, что они выполняются в соответствии с тем, о чем вы говорили на собрании.

Завершение обсуждения без какой-либо документации — серьезная ошибка, из-за которой собрание может быть потрачено впустую. Тем не менее, решить эту проблему можно так же просто, как отправить вашей команде памятку по электронной почте со всеми обсуждаемыми вопросами, будущими обязанностями, приоритетами и сроками.

---

Теперь, когда вы знаете, что нужно для того, чтобы собрания вашей команды были организованы и эффективны, что вы собираетесь делать дальше?

Воспользуйтесь приведенными выше советами, посмотрите, что вы делаете правильно, а что неправильно, и откорректируйте их так, чтобы вы действительно выполняли свои задачи во время совещаний, а не просто ждали, пока истечет время.

.

No related posts.