Образец приказа об утверждении штатного расписания

Для того чтобы сформировать новое штатное расписание, нужно соблюсти определенную процедуру, главной частью которой является издание приказа. Именно этот документ придаст штатному расписанию законную силу, поэтому его оформлению необходимо уделить особое внимание.

Приказ должен быть подписан руководителем или уполномоченным на это лицом, например, заместителем директора, руководителем кадровой службы или главным бухгалтером. Законодательно установленного порядка делегирования таких полномочий не существует, но так как штатное расписание — это внутренний ЛНА, по смыслу норм трудового законодательства передача подобных полномочий должна быть прописана в уставе либо в ином учредительном документе компании.

Примерная формулировка в уставе компании-работодателя о передаче права утверждать штатное расписание может выглядеть следующим образом.

5.1. Генеральный директор является единоличным исполнительным органом Общества.
Он вправе делегировать полномочия в сфере трудовых и связанных с ними отношений, в том числе по приему на работу, переводу на другую работу, увольнению работников, утверждению штатного расписания и подписанию кадровых документов начальнику кадровой службы. Порядок делегирования должен быть закреплен в локальном нормативном акте Общества.

Если речь идет лишь о временном делегировании полномочий на время болезни, пребывания в командировке или в отпуске, то дополнительно потребуется и издание соответствующего приказа об исполнении обязанностей временно отсутствующего гендиректора. Дело в том, что доверенность в данном случае не сработает, поскольку она применяется в сфере гражданских, а не трудовых отношений – п. 1 ст. 182 ГК РФ. Кроме того, по пункту 1 ст. 185 ГК РФ доверенность — это письменное уполномочие, выдаваемое для представительства перед третьими лицами, коими являются, например, контрагенты и госорганы. При передаче полномочий на утверждение ЛНА от руководителя иному работнику факт представительства перед третьими лицами отсутствует.

Для утверждения нового штатного расписания можно использовать как унифицированную форму № Т-3, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, так и самостоятельно разработанный бланк.

К примеру, можно внести в графы 6-8 с общим названием «Надбавки» дополнительные стимулирующие и компенсационные выплаты, которыми поощряются работники в данной организации. Это могут быть:

• персональные надбавки;
• надбавки за стаж работы в компании или в отрасли;
• надбавки за работу с секретными сведениями;
• доплата за вредные условия работы.

В унифицированной форме Т-3 предусмотрены все необходимые реквизиты. Например, есть специальный блок информации об утверждении документа: «Утверждено» с реквизитами приказа и количеством штатных единиц. Именно здесь и должна быть ссылка на приказ.

Новое штатное расписание можно вводить:

• в любой момент, если изменения касаются вакантных должностей;
• через два месяца, если изменения касаются работников. Например, при сокращении должностей даты утверждения штатного расписания и его ввода в действие совпадать не должны. Новое штатное расписание утверждается текущей датой, а вводится не ранее чем через два месяца. Без утверждения нового штатного расписания сокращение работников может быть признано незаконным (Определение ВС Республики Башкортостан от 12.03.2015 № 33-3950/15).

Приказ об изменении штатного расписания

Приказ об изменении штатного расписания – документ, составление которого является целесообразным при добавлении новых штатных единиц, изменения окладов сотрудников или же в других случаях, когда требуется значительные или небольшие изменения в штатном расписании.

Утверждение штатного расписания осуществляется руководителем предприятия или другим уполномоченным лицом (заместителем руководителя) в начале каждого календарного года. Таким образом, данный документ является действующим на притяжении всего текущего года.

Существуют ситуации, при которых происходят изменения действующего штатного расписания. При этом необходимо данные изменения зафиксировать документально. В связи с этим, существуют несколько способов внесения корректировок в штатное расписание. В случае значительных изменений в штатном расписании по предприятию издается новое штатное расписание, которое регистрируется следующем номером по порядку. Если же штатное расписание требует не значительных изменений (к примеру, добавление новых штатных единиц, изменение окала сотрудников, число рабочих часов и др.) целесообразно издать приказ по предприятию.

Документ приказа об изменении штатного расписания состоит из двух частей:

1. Констатирующая. В данной части документа необходимо привести основания, которые послужили причиной внесения данных изменений.
2. Распорядительная. Здесь руководитель предприятия выносит свое решение по поводу изменений в штатное расписание.

В целом, существенные изменения в структуре штатного расписания не должны часто повторяться. Такая ситуация наиболее распространена при реорганизации предприятия. Тем не менее, даже при незначительных изменениях работодателю необходимо поставить в известность всех сотрудников предприятия, на которых отражаются данные изменения. Предупреждение должно осуществиться не позднее, чем за два календарных месяца до официального вступления в силу приказа об изменении штатного расписания, т.к. не соблюдение данного правила противоречит Трудовому Кодексу Российской Федерации.

Приказы об изменении штатного расписания являются приложениями к действующему документу о штатном расписании. В связи с этим, выпуск новой редакции штатного расписания не требуется. Некоторые предприятия оформляют штатное расписание в электронном виде. Этим занимается уполномоченный работник кадровой службы предприятия.

Как внести изменение в штатное расписание образец. Штатное расписание

Предприятие, чтобы адаптировать существующие нормы трудового законодательства к своим условиям работы, может разрабатывать собственные положения, которые должны закрепляться соответствующим образом. Это нужно, чтобы документ обрел юридическую силу. Среди подобных актов важное место отводится штатному расписанию. Для его утверждения используется такой документ, как приказ об утверждении штатного расписания.

Такой локально нормативный акт, как обязателен только в случаях, когда в компании используется наемный персонал.

ТК РФ требует, чтобы суммы, отраженные в трудовом контракте по оплате труда, соответствовали действующему на предприятии штатному расписанию.

Данный акт применяется также с целью планирования, так как его данные используются при составлении бюджета по расходам на зарплату в будущем. Он же обосновывает затраты на оплату труда в целях налогообложения.

Многие компетентные органы при проведении контрольных мероприятий в сфере труда, часто запрашивают именно этот документ. В его разработке участвуют разнообразные специалисты предприятия — кадровые работники, юристы, экономисты и т. д.

Росгосстатом специально для данного бланка разработана стандартизированная форма Т-3. Каждый субъект бизнеса может применять либо ее, либо разрабатывать на ее основе собственный документ.

Внимание! Когда с будущим работником составляется , размер оплаты труда по нему берется из соответствующей данной профессии графы штатного расписания.

В штатном расписании содержится не только информация о зарплате, но также данные о потребности предприятия в работниках по определенным профессиям.

Порядок утверждения штатного расписания

Штатное расписание вводится, в основном, на календарный год, но на малых предприятиях его действие может быть больше этого периода.

Составленный шаблон документа при наличии на предприятии органов профсоюза, необходимо отправить им на согласование. Только после этого можно приступать к процедуре утверждения данного локального акта.

Чаще всего для этого используется распоряжение руководителя, которое составляется на фирменном бланке в свободной форме. Приказ может формироваться кадровой службой или отделом делопроизводства. После этого он передается для подписания руководству. Штатное расписание, для утверждения которого подготавливается в этом случае приказ директора, идет к нему приложением.

На штатном расписание после издания распоряжения, нужно проставить специальный гриф «Утверждено», а также отразить реквизиты соответствующего приказа.

Штатное расписание как локальный документ по регулированию трудовых отношений на предприятии подлежит обязательному ознакомлению.

Процедуру ознакомления работников можно провести путем составления на каждого лица ознакомительного листа, либо оформления специального журнала. Кроме этого, его копия должна быть доступна для прочтения каждому сотруднику.

Важно! При вводе в действие новой версии штатного расписания нужно не забыть старое признать утратившим свое действие. Это можно сделать в приказе, которым выполняется утверждение локального норматива.

Образец приказа об утверждении штатного расписания на 2017 год

На 2017 год образец скачать бесплатно в формате Word.

Как правильно составить приказ об утверждении в организации штатного расписания

Приказ об утверждении нового штатного расписания не наделен специальной формой. Его удобнее оформлять на фирменном бланке, где уже проставлены название компании, ее номера ИНН и ОГРН, адрес, банковские реквизиты и т. д.

Ниже посередине проставляется название документа – «Приказ», после чего записывается его порядковый номер. Под ним этот документ нужно будет далее зарегистрировать в журнале учета приказов.

В следующей строке проставляется название издаваемого документа – «Об утверждении штатного расписания».

Затем необходимо в середине строки записать слово «Приказываю», после чего изложить содержание приказа по пунктам:

• Произвести утверждение штатного расписания в компании. В этом пункте нужно обязательно проставить какое число штатных единиц предусматривает данный документ, а также общий месячный фонд зарплаты.
• Произвести ввод штатки в действие с указанием точной даты. Если дата не будет задана, то считается, что документ начнет действовать с момента издания этого распоряжения.
• Если это необходимо, то старое штатное расписание нужно объявить утратившим действие.
• Определить ответственное лицо, на которое будет возлагаться контроль по исполнению принятого документа. Как правило, когда в компании работают главный бухгалтер и специалист-кадровик, то обязанность возлагается на них.
• Определить ответственное лицо, которое будет производить ознакомление работающего персонала с новым документом.

Затем в приказ включается информация о приложениях к документу. Обычно, им выступает штатное расписание, которого нужно указать реквизиты.

Заключительным этапом на приказе проставляются подписи ответственных лиц, которые были упомянуты в тексте. Кроме этого, они также должны указать свою должность, Ф.И.О. и записать дату, когда они произвели ознакомление с документом.

Как вносятся изменение в штатное расписание

В процессе осуществления деятельности может возникнуть необходимость внести коррективы в действующее штатное расписание. Они разделяются на значительные и нет. В первом случае количество изменений настолько велико, что необходимо оформить новое штатное расписание. Во втором случае внести изменения можно при помощи приказа, изданного руководителем.

Как правило, внесение изменений может происходить по следующим причинам:

• Появляется новая должность;
• Изменение названия должности;
• Сокращение размера штата;
• Изменение размера окладной части или ставки по тарифу;
• Ликвидация пустых должностей.

Подготовкой изменений обычно занимается кадровый специалист. На небольших предприятиях эта работа может быть возложена на бухгалтера.

Внимание! Если процесс внесения изменений происходит путем создания нового штатного расписания, процесс его утверждения аналогичен первичному документу.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

Штатное расписание – это документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности орга. низации.

Штатное расписание: разработка, утверждение, унифицированная форма

Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37, составление штатного расписания может быть вменено в обязанности экономиста по труду. Поскольку такая должность есть далеко не в каждой организации, то руководство компании самостоятельно решает вопрос, на кого возлагается эта работа. Если руководитель организации возлагает данную обязанность на работника, у которого она в трудовом договоре и (или) должностной инструкции не прописана, то такое лицо назначается посредством приказа по основной деятельности.

Примерная форма приказа о возложении на работника обязанностей по созданию проекта штатного расписания приведена ниже.

Утверждается штатное расписание приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

В данном приказе в отличие от типовой формы приказа по основной деятельности отсутствует констатирующая часть, и приказ может начинаться сразу со слов “ПРИКАЗЫВАЮ”, т. к. никаких дополнительных пояснений для введения в действие штатного расписания не требуется. Хотя можно указать причины (при их наличии), по которым происходит утверждение нового штатного расписания.

Форма приказа об утверждении штатного расписания дана ниже.

До апреля 2001 г. законодательство не устанавливало каких-либо требований к составлению штатного расписания. С введением Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (постановление Госкомстата России от 06.04.01 № 26) у работодателя появилась возможность использовать уже готовую форму штатного расписания – форму Т.3. В 2004 г. вышел в свет новый Альбом унифицированных форм, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1, в котором в форму Т.3 были внесены незначительные изменения. Фактически изменились подписи виз согласования в конце формы. Приведем пример заполнения штатного расписания.

Необходимо обратить внимание на то, что в трудовом договоре работника наименование должности должно соответствовать указанному в штатном расписании.

Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ (ст. 57 ТК РФ).

На данный момент существуют следующие справочники, которыми можно пользоваться при установлении профессии (должности) в штатном расписании:

– ЕТКС – Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих;
– Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих;
– ОКПДТР – Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

Внесение изменений в штатное расписание

Внести изменения в штатное расписание можно двумя путями.
Во-первых, можно изменить само штатное расписание. Новое штатное расписание за следующим регистрационным номером утверждается приказом по основной деятельности.

Во-вторых, как правило, когда изменения, вносимые в штатное расписание, не существенны, их можно оформить посредством приказа по основной деятельности.

В случае если изменения вносятся в штатное расписание посредством приказа, то заголовок приказа может быть следующим:

“О внесении изменений в штатное расписание”;
“Об изменении штатного расписания”;
“О частичном изменении штатного расписания”.

В качестве основания в приказе могут быть указаны следующие причины:

– совершенствование организационной структуры компании;
– проведение мероприятий, направленных на улучшение деятельности отдельных структурных подразделений;
– реорганизация компании;
– расширение или сокращение производственной основы компании;
– изменение законодательства; – оптимизация управленческой работы;
– планово-экономические расчеты отдела по работе с персоналом, устранение дублирования функций и т. д.

Форма приказа о внесении изменений в штатное расписание дана ниже.

Внесение изменений в документы сотрудников при изменении штатного расписания

Когда происходит изменение штатного расписания, необходимо правильно оценивать происходящие в связи с этим изменения.
Когда в действующее штатное расписание вносятся новые должности, исключаются старые, происходит изменение наименования должности, создаются новые отделы, то часто эти процессы затрагивают уже работающий персонал, и тогда необходимо вносить изменения и корректировки в кадровые документы сотрудников в зависимости от того, какие изменения вводятся. Это могут быть:

1) переименование должности;
2) перевод;
3) переименование отдела;
4) возложение дополнительных обязанностей;
5) изменение окладов.

Во всех этих случаях сотруднику кадровой службы необходимо производить разные процедуры оформления кадровых документов.

Рассмотрим все эти варианты отдельно.

Переименование должности имеет место, когда у сотрудника, работающего в данный момент времени и выполняющего определенные обязанности, не меняется ничего, что повлекло бы за собой изменение его трудовой функции или обычного распорядка рабочего дня. Однако необходимо помнить, что согласно ст. 57 ТК РФ наименование должности, специальности, профессии является существенным условием трудового договора. Статья 73 ТК РФ предусматривает, что по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, по инициативе работодателя допускается изменение определенных сторонами существенных условий трудового договора. Обязательное условие – в результате таких изменений трудовая функция работника должна остаться неизменной. Кроме того, ч. 2 ст. 73 ТК РФ устанавливает и специальный порядок таких изменений – работник должен быть предупрежден в письменной форме не позднее чем за 2 месяца до их введения.

Таким образом, в случае переименования должности, помимо внесения изменений в штатное расписание (путем издания приказа по основной деятельности), необходимо получить письменное согласие работника. Если работник не согласен – следует действовать в порядке, предусмотренном ст. 73 ТК РФ. После этого вносятся соответствующие корректировки в личную карточку Т-2 и трудовую книжку. Пример внесения записи дан ниже.

Согласно ст. 72 ТК РФ перевод – это изменение трудовой функции или существенных условий трудового договора, в частности места работы (с указанием структурного подразделения), если это указано в трудовом договоре, трудовой функции, прав и обязанностей работника, характеристик условий труда, льгот и компенсаций, режима труда и отдыха, условий оплаты труда.

Постоянный перевод по инициативе работодателя в той же организации допускается с письменного согласия работника. Первым документом при оформлении перевода должно быть предложение о переводе, затем – письменно оформленные изменения к трудовому договору, подписанные работником и работодателем. После этого издается приказ о переводе (унифицированная форма Т-5), основанием для которого является изменение к трудовому договору. После этого вносятся изменения в трудовую книжку и личную карточку Т-2.

Ниже представлена схема оформления документов при переводе сотрудника и схема внесения изменений (дополнений) в трудовой договор.

В том случае, если наименование структурного подразделения указано в трудовом договоре работника, то его переименование (изменение наименования, например вместо “отдел маркетинга” – “отдел маркетинговых исследований”) при отсутствии изменения в трудовой функции работника или иных существенных условий труда осуществляется так же, как и изменение в наименовании должности работника (т. е. при выполнении требований ст. 73 ТК РФ).

Изменение окладов

Когда в штатном расписании изменяются оклады, необходимо внести изменения в следующие документы сотрудника:

1. Трудовой договор. Так как согласно ст. 57 ТК РФ существенными условиями трудового договора являются условия оплаты труда (в т. ч. размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты), то при изменении ставки оклада необходимо оформить изменения к трудовому договору (см. пример выше).
2. Личную карточку Т-2 (разд. 3) (пример дан ниже).

Нормативная база

Трудовой кодекс Российской Федерации, ст. 57, 72, 73

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37 (с изм. и доп.)

1393

• Темы:
• Штатное расписание
• Кадровые документы

Работник выполняет свою функцию за плату в соответствии со штатным расписанием. Чтобы его утвердить, нужен образец приказа об утверждении штатного расписания.

Штатное расписание является одним из обязательных кадровых документов, который должен быть у каждой компании. Расскажем, какую информацию нужно включить в «штатку» и как его утвердить. Также приведем образец приказа об утверждении штатного расписания.

Штатное расписание надо утвердить приказом

Для утверждения штатного расписания создается соответствующий приказ. Образец приказа об утверждении штатного расписания представлен ниже.

Этот приказ обязательно подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо.

Приказ составляется на бланке организации и должен сразу начинаться со слов «ПРИКАЗЫВАЮ». Поскольку дополнительных пояснений для введения в действие штатного расписания не требуется.

Предусматривает проставление в специальной графе номера и даты приказа о его утверждении (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1). Ставить печать компании на штатном расписании не требуется, а вот ознакомить сотрудников – следует. Но только в том случае, если такая обязанность работодателя прописана в коллективном договоре (абз. 8 письма Роструда от 15.05.14 № ПГ/4653-6-1).

Какие сведения содержит штатное расписание

Как составить образец приказа об утверждении штатного расписания, рассказали. Теперь напомним, какую информацию должна содержать «штатка».

В штатном расписании обычно описывают структуру компании. А именно: сколько и какие подразделения в нее входят, перечень должностей с указанием квалификации и оклада, доплат, надбавок (постановление от 05.01.04 №1).

Компания может разработать свою форму штатного расписания либо использовать унифицированную № Т-3. Подтверждает это и Роструд (письмо от 09.01.13 № 2-ТЗ).

Как составляется штатное расписание

Прежде чем взять образец приказа об утверждении штатного расписания, надо составить саму штатку. Здесь есть определенный порядок:

• сначала укажите наименование компании так, как оно прописано в учредительных документах, сокращенное название укажите в скобках;
• понадобится код ОКПО (8 цифр), возьмите его из письма, которое вам прислал орган статистики;
• надо присвоить номер этому документу, используя сквозную нумерацию;
• обязательно следует указать дату составления документа. Не путайте ее с периодом действия «штатки». Для этого есть специальное поле «На период»;
• в графе об утверждении документа пропишите реквизиты приказа, который утвердит штатное расписание.

Как указывать должность и трудовую функцию в штатном расписании

В форме «штатки» есть соответствующие строки, где надо прописать должность, профессию или специальность работника. Надо отметить, что трудовая функция работника определяется в соответствии с тем, как она прописана в штатном расписании (абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Получается, что работодатель вынужден конкретизировать ту работу, которую будет выполнять работник. Если этого не сделать, работодатель может получить риски в случае сокращения штата или численности.

Это интересно:

Штатное расписание: правила составления и утверждения + образец бланка

В этой статье мы подробно расскажем о том, зачем штатное расписание нужно компаниям, как его правильно составлять и, конечно, приведем пример заполненного бланка штатного расписания.

Штатное расписание – это документ, который включает в себя информацию о структуре предприятия, его кадровом составе и должностных окладах сотрудников. Штатное расписание необходимо для всех государственных и коммерческих предприятий, но несмотря на это очень многие компании пренебрегают его оформлением. 

Зачем нужно штатное расписание

В штатном расписании содержится много полезной информации, которая удобно собрана в одном документе:

• Все должности, существующие в компании
• Прописана структура организации, в том числе зарплаты или тарифные разряды сотрудников

На основании этой информации руководители и менеджеры отдела кадров имеют возможность эффективно делать кадровые перестановки без риска трудовых споров. Помимо этого, штатное расписание помогает упростить пересчет зарплаты сотрудников. 
Если штатное расписание в компании оформлено правильно, то оно помогает быстрее и эффективнее работать с другими документами, сверяться по нему и избегать ошибок.

Обязательно или нет?

Очень важен вопрос об обязательности штатного расписания. Рассмотрим, что говорит закон:

С одной стороны, решение о наличии или отсутствии штатного расписания должна принимать компания, в соответствии со своими запросами. А с другой стороны, упоминание в ХКУ говорит о важности такого расписания.

Учитывайте то, что компании сами устанавливают систему начисления зарплат и бонусов; структуру и должности – это прописывается в коллективном договоре. Однако сопоставление должности с окладом указывается только в штатном расписании.

• Письмо Минтруда №162 однозначно настаивает на необходимости штатного расписания “для урегулирования и обеспечения прав работников на труд, защиту от незаконного увольнения и оплаты труда”.

Таким образом, штатное расписание – это важный и обязательный документ для каждой компании. Его отсутствие может привести к административной ответственности, согласно с 1 частью статьи 41 Кодекса Украины об административных нарушениях: наложение штрафа от трех до десяти необлагаемых минимальных налогов граждан. 

Правила составления штатного расписания

Штатное расписание оформляется исходя из внутренней структуры компании, различных документов, бюджета на зарплату сотрудников и т.д. Это значит, что штатные расписания разных компаний будут сильно отличаться. И даже у одной компании в течение года оно может измениться, например, из-за создания нового отдела, найма новых кандидатов, открытия должности.

Утверждается расписание в начале года приказом об утверждении. Срок действия штатного расписания – один календарный год.

Сложность составления штатного расписания, особенно для коммерческих компаний, состоит в том, что по правилам необходимо указывать унифицированные должности из официального перечня, а некоторые современные профессии там не указаны. Ниже мы разберемся с основным правилами составления штатного расписания для коммерческих и государственных организаций. 

Наименование структурных подразделений и должностей

Для указания названий отделов нет никаких особых ограничений, но, как правило, одни делятся на две большие категории:

• Административный аппарат: руководители, бухгалтерия, отдел кадров
• Рабочий аппарат: все сотрудники или сотрудники по отделам, например, маркетинга, экспорта и т.д.

Что касается наименования должностей, дело обстоит сложнее. Каждая должность должна быть указана с номером, соответствующим должности в Классификаторе профессий. Этот же номер указывается в трудовых книжках сотрудников, поэтому важно, чтобы код из трудовой был таким же, как и код в штатном расписании.

Если должность сотрудника включает функциональные обязанности нескольких профессий, указанных в Классификаторе – нельзя объединять две должности в одну. В таких ситуациях следует прописать в документе обе должности и указать, что сотрудник их совмещает. Также не стоит забывать, что за совмещение работнику полагается надбавка. Обратите внимание, что это не касается двойных должностей, которые написаны в Классификаторе профессий через дефис, например, секретарь-машинистка.

Помимо прочего должны быть указаны:

• Все возможные на предприятии должности (как для штатных сотрудников, так и те, на которых можно совмещать или работать удаленно).
• Вакантные должности, поскольку на основе расписания формируются планы набора сотрудников и бюджет для этого.

Количество сотрудников и штатных единиц

В штатном расписании используется такое понятие, как “штатная единица”. Это относится не непосредственно к сотруднику, а к количеству его обязанностей. Например, если в графе штатная единица указано 0,5 — значит сотрудник работает неполный день или совмещает должности.

• Количество основных сотрудников рассчитывается исходя из сложности выполняемой работы и количества создаваемого продукта.
• Для расчета количества вспомогательных рабочих используются нормы обслуживания, которые зависят от размера помещений, количества техники и т.д.

Численность персонала зависит от структуры аппарата управления компании и нормативов численности, если такие имеются.

Установление окладов

Рассмотрение размера окладов стоит начать с коллективного договора, где должна быть прописана зарплатная вилка (минимальная и максимальная зарплата) для каждой должности. А вот точная сумма, которую получает каждый из сотрудников на своей должности, указывается именно в штатном расписании. 

Зарплата сотрудников не должна быть меньше суммы, установленной государством, как минимальная заработная плата. При расчете важно также учитывать количество штатных единиц: если сотрудник работает на полставки – его ЗП должна быть не менее половины минимальной, а если на 1,5 ставки, то, соответственно, – 1,5 минимальной зарплаты. Обратите внимание, мы говорим о минимально допустимых размерах окладов сотрудников, а не о рекомендациях, касательно ЗП.

Некоторые категории сотрудников имеют право на доплаты и надбавки. Эта возможность и размер таких бонусов регулируются внутри компании.

Утверждение штатного расписания

Для того чтобы штатное расписание вступило в силу, его необходимо утвердить. Утверждается документ приказом руководителя. Для приказа нет предписанной формы, поэтому составляться он может в произвольной форме, но, конечно, с учетом стандартов оформления документации. 

Что обязательно должно быть в приказе об утверждении штатного расписания:

• Название документа
• ФИО руководителя
• Дата, с которой расписание вступает в действие
• Дата подписания

Образец приказа об утверждении штатного расписания

Внесение изменений в штатное расписание

В штатное расписание могут быть внесены изменения в следующих случаях:

• Увольнение или найм сотрудников
• Изменение размера зарплаты
• Изменение названий должностей, переформирование отделов и другие изменения в условиях труда

Есть два способа изменить какую-либо информацию в штатном расписании:

1. Создать и утвердить новое штатное расписание.
2. Внести изменения в существующее расписание приказом.

Для того чтобы внести изменения, составляется соответствующий приказ, по форме аналогичный приказу об утверждении расписания, но в нем обязательно должны быть указаны причины внесения этих изменений.

Основания для внесения изменений:

• Оптимизация организационной структуры компании
• Реорганизация
• Изменение объемов работы
• Проведение мероприятий, направленных на улучшение работы компании или ее отделов

Количество изменений, которые можно внести в годовое штатное расписание не ограничивается.

Образец приказа про внесение изменений в штатное расписание

По какой форме составляется штатное расписание в 2019 году

Для предприятий, которые финансируются из бюджета существует две, утвержденные Минфином формы – обычна и типовая. Для коммерческих предприятий нет обязательной формы.

Официальные формы включают информацию о наименованиях и структурах должностей и отделов, количестве сотрудников, размере заработной платы и бюджете на оплату труда сотрудникам за месяц. 

Несмотря на то что коммерческим предприятиям не обязательно использовать, предусмотренные законом формы, не стоит забывать, что штатное расписание является официальным документом, а значит должен как минимум соответствовать стандартам оформления документации. 

Образец штатного расписания на 2019 год

Кто составляет штатное расписание

Нет никаких четких правил по поводу того, кто должен составлять штатное расписание в компании. Это зависит от структуры организации и наличия в ней разных отделов. Как правило, этим занимается отдел кадров и бухгалтерия, которые согласовывают расписание с руководителями других отделов, а затем, с директором. В небольших компаниях этим занимается один человек, чаще всего бухгалтер.

Оригинал документа остается в документах компании, а копии передаются в отдел кадров и бухгалтерию. При необходимости, руководители отделов получают необходимые им сводки из расписания.

Выводы

Оформление штатного расписания по всем правилам хоть и занимает много времени, но в то же время позволяет административным отделам компании в будущем это время сэкономить на других задачах. Например, при найме новых сотрудников и пересчете зарплаты.

Поскольку штатное расписание является официальным документом, стоит следовать правилам и не допускать ошибок при его составлении. А все документы, которые уже утратили силу (за прошлые годы) стоит хранить, как минимум 5 лет.

Формы для заполнения вы можете скачать здесь:

Как написать приказ об изменении штатного расписания в 2019 году

Одним из основных документов, регламентирующих кадровую политику в организации любого юридического статуса является штатное расписание. В соответствии с данным документом проводится набор специалистов и руководителей всех уровней, определение их должностного оклада и остальных выплат (премии, доплаты), распределение персонала по отделам и отслеживание вакантных позиций.

Штатное расписание обычно утверждается на год. Предполагается, команда из какого количества специалистов и какого уровня может реализовать бизнес-план или запланированные на год задачи. На основе штатного расписания рассчитывается фонд заработной платы на отчетный период.

Организация является «живым организмом», и в течение года могут в ее структуре и системе произойти определенные подвижки, какие-то задачи будут реализованы раньше срока, другие потребуют дополнительных усилий и кадров, в третьих задачах, а значит и в специалистах, отпадет надобность.

Любое незапланированное движение кадров или изменение существенных условий труда должно быть отражено в штатном расписании.

На законодательном уровне нет ограничений по внесению изменений в «штатку», но любые изменения в штатной расстановке необходимо утверждать на уровне руководителя организации. Если изменения в организации происходят по поводу размера утвержденного фонда заработной платы и не меняют систему оплаты труда, не превышают его, достаточно вносить изменения с помощью приказов по личному составу.

Кто подготавливает приказ?

Инициатором внесения изменений в штатное расписание может быть любой сотрудник организации. Если он обосновывает и убедительно доказывает свою позицию, руководитель может согласиться пересмотреть штатное расписание или временно внести изменения. Чаще всего руководители структурных подразделений сталкиваются с такой необходимостью как внесение новой должности, изменение должностей или их сокращение.

Распоряжение на внесение изменений в документ поступает от руководителя организации или уполномоченного должностного лица. Составляет приказ специалист, на которого возложена данная обязанность.

Это должно быть отражено в должностной инструкции или трудовом договоре в разделе «функциональные обязанности» или в специальном приказе о назначении ответственного за составление штатного расписания.

Традиционно курирует данную работу отдел кадров или планово-экономический отдел. В настоящее время данная работа входит в обязанности отдела по управлению персоналом или человеческими ресурсами. Специалист по персоналу создает документ, который согласовывается с руководителями следующих структурных подразделений:

• отдела по работе с персоналом;
• бухгалтерии;
• отделом юридической службы.

После согласования документ подается на утверждение руководителю. С ним также должен ознакомиться начальник отдела, в котором произвели изменения.

В каких ситуациях бывает нужно внести изменение в расписание?

Внесение изменений в штатное расписание проводится:

• в связи с увеличением или сокращением штата;
• если временно или постоянно вводится новая должность;
• если эта должность перебрасывается из одного подразделения в другое;
• в связи с изменением (повышением или понижением) окладов.

Необходимо учитывать, что приказ вводит изменения в рамках действующего штатного расписания на основе утвержденного фонда заработной платы.

В документе надо указать, за счет каких средств будут начислять заработную плату по новой должности. Это возможно при наличии вакантных должностей или сокращении одной из должностей.

Например, необходимо ввести дополнительно штатную единицу водителя. В штатном расписании утверждено 4 ставки водителя, необходимо для потребностей компании ввести 5-ю ставку. Руководитель организации дает задание руководителю отдела по управлению человеческими ресурсами разработать предложение, как это можно сделать в рамках действующего штатного расписания.

В утвержденном штатном расписании есть вакантная должность слесаря 4 разряда, должностной оклад которого соответствует вновь вводимой должности водителя. Специалист по работе с персоналом разрабатывает проект приказа примерно следующего содержания:

«В связи с производственной необходимостью, приказываю:

1. Ввести в штатное расписание должность водителя в транспортный отдел с заработной платой соответствующей должности слесаря 2 разряда.
2. Бухгалтерии начисление заработной платы производить за счет вакантной должности слесаря 2 разряда производственно-технического отдела.»

В другом случае проводится сокращение должности в одном отделе и вводится новая должность в том же или другом подразделении. Если должности равноправные, то заработная плата с одной перебрасывается на другую, на фонд оплаты труда в целом это не влияет, поэтому достаточно ввести изменения приказом.

Внесение изменений в документы сотрудников

В том случае, если изменения, внесенные в штатное расписание, затрагивают работающего в организации сотрудника, необходимо подписать с ним дополнительное соглашение. В нем необходимо указать, какие существенные условия труда поменялись у работника или какая ему поручается дополнительная работа.

Например, ввели в штатное расписание должность специалиста по риск-менеджменту за счет вакантной должности бухгалтера и решили поручить экономисту финансово-экономического отдела выполнять работу по данной должности в порядке совмещения. Необходимо подготовить следующие документы:

• Дополнительное соглашение о поручении, в котором указать размер доплаты – 30 или 50 % должностного оклада по совмещаемой должности.
• Приказ на данного сотрудника на совмещение.

Дополнительное соглашение и копия приказа подшивается в личное дело работника. Запись в трудовую книжку не производится.

В том случае, если работника берут на новую должность на условиях внутреннего совместительства, с ним подписывают отдельный трудовой договор, в котором указывают все условия:

• должность, подразделение;
• на какой срок;
• условия совместительства;
• размер оклада;
• другие условия.

Издается приказ о приеме на работу по совместительству. Запись в трудовую книжку производится по желанию работка.

В третьем случае, если должность сокращается, а работника переводят на другую, вновь вводимую, подготавливают следующие документы:

• Уведомление о том, что должность сокращается, а работнику предлагают другое место работы. Его вручают работнику за два месяца.
• В случае согласия подписывается дополнительное соглашение о переводе на другую должность и приказ на перевод.
• В случае несогласия – приказ на увольнение в связи с сокращением штатной единицы согласно статьи 180 ТК РФ с выплатой выходного пособия и компенсации.

Копии персональных приказов всегда подшиваются в личные дела работников. Запись о переводе или увольнении по данной статье обязательно производится в трудовую книжку.

% PDF-1.6 % 327 0 объект > эндобдж 333 0 объект > поток 2007-06-20T22: 16: 17-05: 002007-06-20T19: 16: 52-07: 002007-06-20T19: 16: 52-07: 00iText 1.3 от lowagie.com (на основе itext-paulo-153 ) application / pdfuuid: e441620d-f252-4cbc-9925-12fd56709909uuid: 566a1d66-258d-4b25-bc0c-fa8f62f3ba32 конечный поток эндобдж 329 0 объект > / Кодировка >>>>> эндобдж 1 0 объект > эндобдж 15 0 объект > / Font> / ProcSet [/ PDF / Text / ImageB] >> / Type / Page >> эндобдж 36 0 объект > / Font> / ProcSet [/ PDF / Text / ImageB] >> / Type / Page >> эндобдж 50 0 объект > / Font> / ProcSet [/ PDF / Text / ImageB] >> / Type / Page >> эндобдж 60 0 объект > / Font> / ProcSet [/ PDF / Text / ImageB] >> / Type / Page >> эндобдж 74 0 объект > / Font> / ProcSet [/ PDF / Text / ImageB] >> / Type / Page >> эндобдж 84 0 объект > / Font> / ProcSet [/ PDF / Text / ImageB] >> / Type / Page >> эндобдж 96 0 объект > / Font> / ProcSet [/ PDF / Text / ImageB] >> / Type / Page >> эндобдж 108 0 объект > / Font> / ProcSet [/ PDF / Text / ImageB] >> / Type / Page >> эндобдж 120 0 объект > / Font> / ProcSet [/ PDF / Text / ImageB] >> / Type / Page >> эндобдж 136 0 объект > / Font> / ProcSet [/ PDF / Text / ImageB] >> / Type / Page >> эндобдж 150 0 объект > / Font> / ProcSet [/ PDF / Text / ImageB] >> / Type / Page >> эндобдж 164 0 объект > / Font> / ProcSet [/ PDF / Text / ImageB] >> / Type / Page >> эндобдж 174 0 объект > / Font> / ProcSet [/ PDF / Text / ImageB] >> / Type / Page >> эндобдж 182 0 объект > / Font> / ProcSet [/ PDF / Text / ImageB] >> / Type / Page >> эндобдж 192 0 объект > / Font> / ProcSet [/ PDF / Text / ImageB] >> / Type / Page >> эндобдж 204 0 объект > / Font> / ProcSet [/ PDF / Text / ImageB] >> / Type / Page >> эндобдж 218 0 объект > / Font> / ProcSet [/ PDF / Text / ImageB] >> / Type / Page >> эндобдж 230 0 объект > / Font> / ProcSet [/ PDF / Text / ImageB] >> / Type / Page >> эндобдж 242 0 объект > / Font> / ProcSet [/ PDF / Text / ImageB] >> / Type / Page >> эндобдж 254 0 объект > / Font> / ProcSet [/ PDF / Text / ImageB] >> / Type / Page >> эндобдж 262 0 объект > / Font> / ProcSet [/ PDF / Text / ImageB] >> / Type / Page >> эндобдж 274 0 объект > / Font> / ProcSet [/ PDF / Text / ImageB] >> / Type / Page >> эндобдж 286 0 объект > эндобдж 299 0 объект > эндобдж 309 0 объект > эндобдж 318 0 объект > эндобдж 320 0 объект [321 0 R 322 0 R 323 0 R 324 0 R 325 0 R 326 0 R] эндобдж 319 0 объект > поток xŘkOFW + 5s񍪪da и 1C2xs & 8c} ygQoj; VqiX6 C ] s ֟ t1ϾB.* r` ٘ lP448b˵; (RZ6k6z.ybá ݀ 0` # ޤ7 D = vl0J4f ۨ 5, млрд; ‘ZD {>) t / ot (5ɟaw 5AynS}) ~ +

Как мы определяли оптимальные уровни укомплектования персоналом

Вызов

Недавно мы заключили контракт с крупным игроком в Зимбабве. Компания хотела знать, не оплачивает ли она ненужные затраты на рабочую силу из-за чрезмерного укомплектования штатов. Это упражнение потребовало, чтобы мы вошли в каждый отдел и выяснили, не укомплектованы ли сотрудники по отдельным ролям и семействам должностей, и предоставили возможность выявить неукомплектованные отделы.В этом посте вы узнаете, как мы сокращаем расходы и повышаем производительность за счет сокращения избыточного штата и устранения нехватки персонала.

Как мы вмешались

Часто говорят, что практикующие специалисты по персоналу полагаются на субъективное суждение при выборе, когда нанимать, поддерживать или сокращать свой персонал. Это приводит к переукомплектованности или недоукомплектованности кадрами, что, в свою очередь, ведет к ненужным затратам на рабочую силу или невыполнению целей и сроков. Чтобы избежать этого, мы разработали методологию, включающую участие экспертов в предметной области (руководителей отделов — HOD) и статистические методы для определения необходимости корректировки численности персонала для каждой должности.

В общих чертах наша методология определяется следующим образом:

1. Определение драйверов численности — Каждая роль состоит из определенного набора обязанностей. Если бизнес-деятельность, связанная с этими обязанностями, изменяется, количество должностных лиц, необходимых для выполнения этой роли, изменяется. Это особенно актуально для оперативных и тактических ролей. Например, количество требуемых на руднике зависит от количества смен на руднике. Количество сотрудников по персоналу, необходимых для компании, зависит от ее общей численности персонала.Количество смен и общая численность персонала компании являются определяющими факторами численности персонала для должностей охранников и сотрудников отдела кадров соответственно.
2. Привлечение HOD к предоставлению данных — Мы поощряем участие каждого HOD на этапе сбора данных. Это стимулирует поддержку со стороны этих важных заинтересованных сторон, поскольку увеличивает шансы на то, что они выполнят наши рекомендации. Мы объяснили всем HOD в этой компании важность предоставления точных данных и того, как они будут использоваться.Мы запросили следующую информацию у каждого HOD:
   1. Среднее количество сотрудников в квартал на каждой должности
   2. Драйверы численности — для анализа, сколько сотрудников необходимо для выполнения работы
   3. Средний срок пребывания в должности и средняя заработная плата сотрудников на каждой должности. Затраты на сокращение штатов в Зимбабве связаны с количеством лет, в течение которых человек проработал в организации, и его средней заработной платой.
   4. Ориентировочная стоимость найма сотрудника по должностям
3. Анализ данных — Если предоставляется более одного драйвера численности, мы объединяем драйверы численности в агрегированное измерение деловой активности с использованием средневзвешенных значений.Затем мы ранжируем итоговую совокупную коммерческую деятельность за исследуемый период: для этого конкретного упражнения у нас было семнадцать кварталов деловой активности. Если в квартале деловая активность составляет ноль процентов (0%), это означает, что в этом квартале активность меньше всего по сравнению с другими кварталами. Если в квартале наблюдается стопроцентная (100%) деловая активность, это означает, что в этом квартале наблюдается самая высокая зарегистрированная деловая активность за исследуемый период.
   Полученные в результате ранжированные виды деловой активности помечаются как относительная деловая активность, поскольку они представляют собой сравнение нескольких периодов.Мы используем обычную регрессию наименьших квадратов (регрессию OLS), чтобы установить связь между относительной деловой активностью и количеством сотрудников в каждой роли. Если коэффициент детерминации (R в квадрате) составляет менее 50%, мы используем простые вычисления пропорций, чтобы определить необходимое количество сотрудников в должности.

По теме: Всегда продолжайте учиться: 5 онлайн-курсов по HR-аналитике

На диаграмме ниже (щелкните, чтобы увеличить) показан пример взаимосвязи между относительной деловой активностью и количеством сотрудников на должности техника.

Впереди родственный (бесплатный) ресурс! Продолжить чтение ниже ↓

51 Шпаргалка по показателям HR

Управление персоналом, управляемым данными, начинается с внедрения соответствующих показателей HR. Загрузите БЕСПЛАТНУЮ шпаргалку с 51 HR Metrics

В приведенном выше примере для увеличения относительной деловой активности на 22,5% требуется дополнительный технический специалист, если рабочая нагрузка должна поддерживаться. Квадрат R, равный 70,4%, означает сильную связь между деловой активностью и количеством сотрудников.Указанное уравнение регрессии OLS можно использовать для определения необходимого количества сотрудников с учетом текущей относительной деловой активности. Изолированная точка данных, обозначенная 98%, представляет текущую относительную деловую активность технических специалистов.

Связано: как получить максимальную отдачу от показателя чистого промоутера сотрудника

Учитывая установленную взаимосвязь между относительной деловой активностью и количеством технических специалистов, линия тренда предполагает, что численность персонала превышает требуемую.Корректировка в сторону уменьшения для двух технических специалистов сместит точку данных вниз к линии тренда, которая представляет собой оптимальную численность персонала. Если точка была ниже линии тренда, потребуется корректировка вверх по направлению к линии тренда.

Чтобы определить, есть ли в отделе избыточный или недоукомплектованный персонал, мы определяем количество сотрудников, которое потребовалось бы, если бы относительная деловая активность находилась на уровне 25-го и 75-го процентилей соответственно. Если относительная деловая активность отдела превышает уровень 75-го процентиля, мы помечаем отдел как потенциально недоукомплектованный.Если относительная деловая активность отдела ниже 25-го процентиля, мы помечаем его как потенциально переукомплектованный.

 
  SELECT
пка,
c1,
ПКБ,
c2
ИЗ
А
ВНУТРЕННЕЕ СОЕДИНЕНИЕ B НА pka = fka;  
  Язык кода: SQL (язык структурированных запросов) (sql)  

 
  имя_таблицы.имя_столбца  
  Язык кода: CSS (css)  

 
  SELECT
customer.customer_id,
имя,
фамилия,
количество,
payment_date
ИЗ
покупатель
ВНУТРЕННИЙ СОЕДИНЕНИЕ оплата
    ПО payment.customer_id = customer.customer_id
ЗАКАЗАТЬ ПО payment_date;  
  Язык кода: SQL (язык структурированных запросов) (sql)  

 
  SELECT
c.customer_id,
имя,
фамилия,
Эл. адрес,
количество,
payment_date
ИЗ
клиент c
ВНУТРЕННИЙ СОЕДИНЕНИЕ платеж p
    ВКЛ p.customer_id = c.customer_id
КУДА
    c.customer_id = 2;  
  Язык кода: SQL (язык структурированных запросов) (sql)  

 
  SELECT
Пользовательский ИД,
имя,
фамилия,
количество,
payment_date
ИЗ
покупатель
ВНУТРЕННИЙ СОЕДИНЕНИЕ платежа ИСПОЛЬЗОВАНИЕ (customer_id)
ЗАКАЗАТЬ ПО payment_date;  
  Язык кода: SQL (язык структурированных запросов) (sql)  

 
  SELECT
c.customer_id,
c.first_name имя_клиента,
c.last_name customer_last_name,
с.first_name staff_first_name,
s.last_name Staff_last_name,
количество,
payment_date
ИЗ
клиент c
ВНУТРЕННИЙ СОЕДИНЕНИЕ платеж p
    ВКЛ p.customer_id = c.customer_id
INNER JOIN сотрудники
    ВКЛ p.staff_id = s.staff_id
ЗАКАЗАТЬ ПО payment_date;  
  Язык кода: SQL (язык структурированных запросов) (sql)