Основной документ деятельности предприятия: Электронный учебный курс: ДОУ

Содержание

Электронный учебный курс: ДОУ

Тема 5. Системы документации.

Цель изучения: знакомство с основными видами управленческих документов и изучение особенностей составления и оформления организационных, распорядительных и информационно-справочных документов

Вопросы для изучения:

1. Система организационной документации.
2. Система распорядительной документации.
3. Система информационно-справочной документации.

Система организационной документации.

Одна из управленческих функций, реализуемых в деятельности предприятий — это функция организации системы и процессов управления.

Организационная деятельность предприятия выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус предприятия, его компетенцию, структуру, штатную численность и другие аспекты.

Деятельность учреждений фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др. Все эти документы образуют группу организационных документов.

Организационные документы — комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства предприятия. Организационно-правовые документы содержат положения обязательные для исполнения и являются правовой основой деятельности предприятия.

Виды организационных документов:

Устав предприятия — свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Устав — это сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками. Устав входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеет установленную структуру текста.

Требования к составлению устава даны в Гражданском Кодексе РФ ч.1.
Устав должен содержать следующие реквизиты:

Наименование организации;
Наименование вида документа;

Дата документа;
Место составления или издания документа;
Гриф утверждения документа;
Текст устава;
Подпись лица, утверждающего документ.

Положение — это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. (Например, Общее положение о министерствах, Положение о бухгалтерском учете и т.д.) Положения также входят в состав унифицированной системы и имеют установленную структуру текста.

Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений.

Подписывает положение руководитель структурного подразделения, согласовывается с юридическим отделом, утверждается руководителем предприятия.

Положение оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты:

Наименование организации;
Наименование структурного подразделения;
Наименование вида документа;
Дата;
Гриф утверждения документа.

Положение является сложным документом. Структура и содержание Положения определяются, как правило, организацией-разработчиком.
Текст Положения включает следующие разделы:

общие положения.
основные задачи.
функции.
права.
организация работы.

Инструкция — правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, должностных лиц. Заголовок инструкции должен содержать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. (Например, Инструкция по делопроизводству)
Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены новой).

Текст инструкции носит указующий характер и содержит распорядительные слова: ДОЛЖЕН, СЛЕДУЕТ, НЕОБХОДИМО, и т.д.
Инструкция содержит следующие реквизиты:

наименование организации;
наименование вида документа;
дата;
место издания;
заголовок к тексту;
гриф утверждения;

текст;
подпись.

На каждого работника предприятия составляется должностная инструкция — документ, в котором определяются задачи, функции, права и обязанности сотрудника предприятия. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником.

Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой, согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия.
Основные разделы текста должностной инструкции:

общие положения;
должностные обязанности;
права;
ответственность;

В 1 разделе указываются область деятельности специалиста; порядок его назначения на должность и освобождения от должности; квалификационные требования; подчиненность специалиста; нормативные документы.

Во 2 разделе перечисляются конкретные виды работ, выполняемые специалистом.

В 3 разделе устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей.

В 4 разделе указывается, за что конкретно несет ответственность специалист.

Штатное расписание — документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы.
Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, с указанием перечня должностей, сведений о количестве штатных единиц, должностных окладов, и месячном фонде заработной платы.

Штатное расписание содержит следующие реквизиты:

наименование организации;
наименование вида документа;
дата;
место издания;
гриф утверждения;
текст;
визы;
подпись.

Подписывается штатное расписание заместителем руководителя, согласовывается с гл.бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Гриф утверждения заверяется печатью организации.
Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя предприятия.

Структура и штатная численность — организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. (составляется и подписывается также как и штатное расписание).

Правила внутреннего трудового распорядка- организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы:

организация работы предприятия;
взаимные обязанности работников и администрации;
предоставление отпусков;
командирование сотрудников;
внутриобъектный режим.

Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия , визируется юристом и утверждается руководителем предприятия.

Система распорядительной документации.

Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями и организациями.

Распорядительные документы — документы, носящие административный характер и обращенные к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам. Основное назначение распорядительных документов- регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.
Схема подготовки распорядительных документов:

всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта документа;
согласование текста и его подписание;
обсуждение и принятие документа на заседаниях коллегиального органа (постановление, решение)

Текст распорядительного документа состоит из взаимозависимых двух частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать пояснения.
Основную нагрузку несет распорядительная часть.

Распорядительная часть излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: ПОСТАНОВИЛ (постановления), РЕШАЕТ (РЕШИЛ) – решения, ПРИКАЗЫВАЮ — приказы.
ГОСТ указывает: «в распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу…)»

Виды распорядительных документов:

Постановление — это правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения.
Постановления принимаются высшими органами государственной власти по организационным, хозяйственным, политическим и другим вопросам, связанным с осуществлением их полномочий.
Формуляр постановления имеет следующие реквизиты:

герб РФ или субъекта;
наименование организации, издавший документ;
наименование вида документа;
место составления;
дата документа, регистрационный номер;
заголовок к тексту;
текст;
подписи;
визы согласования.

Проекты постановлений обязательно визируются юрисконсультом. Подписывается постановление руководителем органа, издавшего данный документ.

Приказ (по основной деятельности) — правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, для разрешения основных и оперативных задач стоящих перед предприятием.
Приказами оформляются:

порядок деятельности предприятия;
решения и поручения по организации работы;
организационные мероприятия;
итоги работы;
результаты ревизии.

Приказы издаются только при необходимости.
Изменения, дополнения, отмена приказов производится только приказами. Подписывает приказ руководитель организации или его заместитель. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.

Распоряжение — правовой акт, издаваемый по оперативным вопросам на предприятиях единолично заместителями первого руководителя, заместителями главного инженера, а также руководителями структурных подразделений.

Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга подразделений, должностных лиц и граждан. Текст распоряжения имеет те же разделы, что и приказ, только распорядительная часть начинается словами «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ». Подписывается руководителем и согласовывается с заинтересованными в этом документе лицами.

Указание — распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, предприятиями и организациями по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов органов управления.

К вопросам информационно-методического и организационного характера относятся:

А. Организация исполнения приказов;
Б. Организация исполнения инструкций.

Текст указания состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

констатирующая часть раскрывает причины издания документа и начинается словами: «во исполнение…», «в целях», «в соответствии»
распорядительная часть начинается словом ПРЕДЛАГАЮ , в ней указываются предписываемые действия.

Решение — распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый по важнейшим вопросам или для введения норм, положений. Решения составляются по производственным вопросам советами директоров, общим собранием акционеров и т. д.
Текст состоит из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части излагаются причины издания документа. В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем — слово РЕШИЛ на отдельной строке.
Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт строится по схеме: действие- исполнитель — срок исполнения.
Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа.

Система информационно-справочной документации.

Большинство документов, издаваемых в организациях, являются информационно-справочными.

Информационно-справочные документы — это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений.

Виды информационно-справочных документов:

Акт — информационно-справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей.
Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ.
Текст акта состоит из двух частей: вводной, констатирующей.
Во вводной части текста акта указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом.
В констатирующей части содержится описание проделанной работы; фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию.
Постоянная — слова: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (пишутся от левого поля).
Переменная — инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих. Пишется от второго положения табулятора.
Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) по каждому вопросу отдельно,от левого поля без знаков препинания.
Перед словом СЛУШАЛИ ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько. С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.
После ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.
Завершающая часть текста протокола – постановление по вопросу. Начинается словом ПОСТАНОВИЛИ. Она строится по схеме: действие — исполнитель — срок. Протокол подписывают председатель и секретарь. Датой протокола является дата проведения заседания.

Докладная записка — документ, адресованный руководителю своей или вышестоящей организации и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта.

По содержанию докладные записки бывают: информационные; отчетные.
В зависимости от адресата: внутренние, внешние.

Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор-составитель.

Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации.
Текст докладной записки делится на две части:

изложение фактов, послуживших причиной ее составления.
Выводы, предложения организации или должностного лица.

Объяснительная записка — документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины.

Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает их руководитель.

Объяснительные записки, объясняющие причины невыполнения какого-либо поручения, составляются работниками на стандартном листе бумаги. Подписывается автором- составителем.

Справка — документ, подтверждающий какие-либо факты или события.
В справке не даются выводы и предложения. В справке фиксируют сведения определенного периода времени.

Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности.

Если необходимо в справку включить сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы.

Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй подшивается в дело.

Текст справки личного характера начинается с указания фамилии, имени, отчества (в именительном падеже), работника или иного лица о котором сообщают сведения.

Доклад — последовательное изложение на собрании, заседании… информации, касающейся проделанной или планируемой работы руководителем организации или другим должностным лицом.
Чтобы составить хороший доклад, надо определить цель документа и правила оформления.
Цели доклада: информирование и убеждение.

Элементы доклада:

вступление
основная часть
выводы
рекомендации.

Текст доклада должен состоять из коротких предложений. В предложении должно быть не более 20 слов.

Телеграмма — официальное сообщение, переданное по телеграфу.
Текст телеграммы должен быть кратким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте опускаются.

В первой части телеграммы указываются:

Отметка о категории телеграммы;
Адресат;
Текст;
Фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму;

Во второй части телеграммы — под чертой — указываются:

Адрес и наименование организации — отправителя телеграммы;
Наименование должности;
Подпись лица, от имени которого телеграмма исходит;
Печать;
Дата

Телефонограмма — официальное сообщение, переданное по телефону. Этот вид информационно-справочного документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи.
При передачи телефонограммы полагается придерживаться следующих установок:

передавать только краткую, срочную информацию;
проверять правильность записи обратной связью;
текст — не более 50 слов;
не использовать трудно выговариваемые и трудные слова.

Просмотреть или сохранить презентацию по теме лекции в формате MS PowerPoint

устав, должностная инструкция, положение, штатное расписание, их назначение и основные виды

на базе 9 классов

дневное обучение:

1.

Повар, кондитер

срок обучения 3 года (повар, кондитер, официант)

2. Парикмахер

срок обучения 3 года (парикмахер, мастер маникюра, педикюра, визажист)

3. Продавец

срок обучения 3 года (продавец продовольственных и непродовольственных товаров, контролёр — кассир, компьютерная подготовка)

4. Оператор швейного оборудования.

Мариинская группа

срок обучения 3 года (оператор швейного оборудования, швея).
Предоставляются: общежитие, форма, трехразовое бесплатное питание, трудоустройство

5. Слесарь по эксплуатации и ремонту газового оборудования

срок обучения 3 года

вечернее обучение для 10-11 классов:

1. Оператор швейного оборудования

срок обучения 2 года

2. Продавец, контролёр — кассир

срок обучения 2 года

на базе 11 классов

дневное и вечернее обучение для работающей молодежи:

Парикмахер

срок обучения 1 год (парикмахер, мастер маникюра, педикюра, визажист)

на базе 9 и 11 классов коррекционных школ VIII вида

дневное обучение:

Швея

срок обучения 2 года

Деятельность учреждений фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание. Все эти виды составляют группу организационных документов.

Организационные документы — комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

Устав — свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности. Устав — сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками. Сам текст устава предприятия можно с известной долей условности разделить на шесть разделов. Основные разделы текста устава:

общие положения;
организационное единство;
регламент деятельности;
финансово — материальная база;
отчетная и ревизионная деятельность;
порядок ликвидации и ответственность по делам организации.

Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти. Уставы общественных организаций принимают и утверждают съезды этих организаций. Уставы государственных предприятий утверждаются вышестоящими органами. Ниже предлагаем основные реквизиты, входящие в формуляр устава.

наименование министерства или ведомства;
название организации;
название вида документа;
дата, номер;
место издания;
гриф утверждения;
текст;
подпись руководителя.

В комплексе организационных документов коммерческих предприятий особое место занимают должностные инструкции. Должностная инструкция — организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно — технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Должностная инструкция разрабатывается начальником структурного подразделения, согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия. Основные разделы текста должностной инструкции:

общие положения;
должностные обязанности;
права;
ответственность.

В первом разделе указываются область деятельности специалиста; порядок его назначения на должность и освобождения от должности; квалификационные требования; подчиненность специалиста; нормативные документы. Во втором разделе перечисляются конкретные виды работ, выполняемые специалистом. В третьем разделе устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей. В четвертом разделе указывается, за что конкретно несет ответственность специалист.

Реквизиты формуляра должностной инструкции:

наименование министерства или ведомства;
наименование организации;
наименование вида документа;
дата, номер;
место издания;
заголовок в именительном падеже;
гриф утверждения;
текст;
подпись автора;
визы.

Деятельность каждого учреждения, организации или предприятия определяется положением о нем. Положение – это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. Положения бывают индивидуальные и типовые. Индивидуальные – это положения о всех отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления предприятием. Типовые – это положения о цехах основного производства, структурных подразделениях.

Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений. Исполнитель составляет проект положения. Положение подписывают руководитель структурного подразделения (деятельность которого регламентируется), вышестоящий руководитель, которому подчиняется данное подразделение, и разработчик.

Проект положения согласовывается с юридическим отделом. Если проект вызывает возражения, замечания, они излагаются на втором экземпляре или на отдельном листе, приложенном ко второму экземпляру проекта. Проект положения представляется на утверждение руководителю предприятия. Положение об организации утверждается распорядительным документом вышестоящей организации. Датой положения является дата утверждения документа, если в тексте не указана другая дата.

Положение является сложным документом. Структура и содержание положения, как правило, определяются учреждением — разработчиком. Основные разделы текста положения:

общие положения;
основные задачи;
функции;
права;
организация работы.

Формуляр — образец положения состоит из реквизитов:

наименование ведомства,

название организации,

наименование структурного подразделения,

гриф утверждения,

наименование вида документа — положение,

дата, номер,

место издания (город),

заголовок,

текст,

подписи,

гриф согласования,

визы.

Штатное расписание — один из основных видов организационных документов. Штатное расписание — документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, указываются перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Подписывается штатное расписание заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.

В соответствии с уставом предприятия разрабатывается его структура и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе. Структура и штатная численность — организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Данный документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения в «структуру и штатную численность» вносятся приказом руководителя предприятия.

Правила внутреннего трудового распорядка — организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы:

организация работы предприятия;
взаимные обязанности работников и администрации;
предоставление отпусков;
командирование сотрудников;
внутриобъектный режим.

Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия, визируются юристом и утверждаются руководителем предприятия.

документы необходимые для поступления

Заявление
Аттестат (подлинник)
Паспорт или свидетельство о рождении (копия)
Медицинская справка (форма 086/у) с выпиской о прививках
Фотографии 3×4 (6 штук)
Справка с места жительства с указанием состава семьи
Папка — скоросшиватель, 2 файла

Зачисление производится на основе заключения договора

без вступительных экзаменов
обучение бесплатное
бесплатное питание
стипендия, льготы сиротам
возможность продолжить обучение по сокращенным программам КТЭТ и КТК

Полезные ссылки

Организационно-правовые документы — Электронный кабинет

ИЗУЧИТЕ ЭТОТ МАТЕРИАЛ ДЛЯ ПОДГОТОВКИ К ЗАНЯТИЮ

Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения.

Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения – в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в организационно-правовые документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы.

Порядок внесения изменений или их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов.

Разрабатывает организационно-правовые документы руководство учреждения или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения.

Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

К организационно-правовым документам относятся устав, учредительный договор, положение об организации, положение о структурном подразделении, положение о коллегиальном (совещательном органе) организации, регламент, штатное расписание, инструкция, должностная инструкция.

Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги (формат А4) или на общем бланке (в зависимости от вида документа), при этом обязательными реквизитами являются следующие: наименование организации (также указывается наименование подразделения, если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

Документы по вопросам производственно-хозяйственной деятельности предприятия

Определяются служебные взаимоотношения структурного подразделения с другими подразделениями предприятия и сторонними организациями по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, согласования документов, совместного выполнения работ и т.д. [c.36]

Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия и т.п. [c.39]

Все деловые документы (корреспонденцию) можно разделить на следующие группы документы по общим и административным вопросам, документы по оформлению имущества к средств предприятия, документы по производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Особое значение приобретают документы, оформляющие права предприятия в области планирования, в области совершенствования техники и технологии производства, в области капитального строительства и капитального ремонта, в области материально-техниче- [c.3]

Основной документ, определяющий направления развития и производственно-хозяйственную деятельность каждого предприятия,— техпромфинплан, который представляет собой развернутый годовой план производственно-хозяйственной, финансовой и социальной деятельности предприятия, разработанный на основе его перспективного плана, утвержденного вышестоящей организацией. Техпромфинплан составляют на год с разбивкой основных показателей по кварталам. В новых условиях хозяйствования объединениям (предприятиям) предоставляется все большая хозяйственная самостоятельность, устраняется излишняя регламентация их деятельности путем стабилизации планов и значительного сокращения числа показателей, утверждаемых ему вышестоящей организацией. В Положении о социалистическом государственном производственном предприятии указано, что утвержденные предприятию плановые задания могут изменяться вышестоящим органом лишь в исключительных случаях с предварительным обсуждением этих вопросов с администрацией предприятия в порядке и сроки, устанавливаемые Советом Министров СССР. Отсюда первостепенной задачей планирующих органов является отработка стабильных планов, которые позволят правильно организовать производственно-хозяйственную деятельность организаций и предприятий газоснабжения. Разработку техпромфинплана начинают с составления его проекта на основе показателей перспективного плана с учетом [c.214]

Должностные обязанности. Обеспечивает соблюдение законности в деятельности предприятия и защиту его правовых интересов. Осуществляет правовую экспертизу проектов приказов, инструкций, положений, стандартов и других актов правового характера, подготавливаемых на предприятии, визирует их, а также участвует в необходимых случаях в подготовке этих документов. Принимает меры по изменению или отмене правовых актов, изданных с нарушением действующего законодательства. Организует подготовку заключений по правовым вопросам, возникающим в деятельности предприятия, а также проектам нормативных актов, поступающим на отзыв предприятию. Обеспечивает методическое руководство правовой работой на предприятии, разъяснение действующего законодательства и порядок его применения, оказание правовой помощи структурным подразделениям в претензионной работе, подготовку и передачу необходимых материалов в судебные и арбитражные органы. Представляет интересы предприятия в суде, арбитражном суде, а также в государственных и общественных организациях при рассмотрении правовых вопросов, осуществляет ведение судебных и арбитражных дел. Участвует в подготовке и заключении коллективных договоров, отраслевых тарифных соглашений, разработке и осуществлении мероприятий по укреплению трудовой дисциплины, регулированию социально-трудовых отношений на предприятии. Возглавляет работу по анализу и обобщению результатов рассмотрения претензий, судебных и арбитражных дел, а также практики заключения и исполнения хозяйственных договоров, разрабатывает предложения по улучшению контроля за соблюдением договорной дисциплины по поставкам продукции, устранению выявленных недостатков и улучшению производственной и хозяйственно-финансовой деятельности предприятия. Руководит подготовкой материалов о хищениях, растратах, недостачах, выпуске недоброкачественной, нестандартной и некомплектной продукции, нарушении экологического законодательства и иных правонарушениях для передачи их следственным и судебным органам, принимает меры по возмещению ущерба, причиненного [c. 122]

Методологическое руководство Б. у. осуществляется Министерством финансов СССР, к-рое разрабатывает и утверждает важнейшие Положения и инструкции по вопросам бухгалтерского учета, подготавливает руководящие документы, представляемые на утверждение правительства, изучает и обобщает передовой опыт счетной работы, осуществляет контроль за соблюдением действующих указаний. На предприятиях, в организациях и учреждениях Б. у. ведут обычно специальные звенья адм.-упр. аппарата — бухгалтерии, возглавляемые главными (старшими) бухгалтерами. Они руководствуются Положением о бухгалтерских отчетах и балансах государственных, кооперативных (кроме колхозов) и общественных предприятий и организаций, в к-рое внесены изменения в соответствии с постановлением Совета Министров СССР от 6 сент. 1957 г. Положением о главных (старших) бухгалтерах государственных, кооперативных, общественных учреждений, организаций и предприятий, утвержденным постановлением Совета Министров СССР от 17 сент. 1947 г. планами счетов бухгалтерского учета и др. руководящими документами. Предприятия и хозяйственные организации союзного, республиканского и местного подчинения с 1 янв. 1960 г. обязаны вести Б. у. своей производственно-хозяйственной деятельности по единому плану счетов бухгалтерского учета, утвержденному Министерством финансов СССР 28 сент. 1959 г. па согласованию с ЦСУ СССР. [c.163]

Получает годовую и квартальную производственную программу по предприятию утвержденный план производственно-хозяйственной деятельности транспортной службы предприятия методические указания по вопросам планирования и внутризаводского хозрасчета завизированные документы о фактическом выполнении основных и учитываемых показателей по транспортным цехам для подведения итогов социалистического соревнования цены на отгруженную продукцию утвержденную сумму предельных ассигнований на содержание служебных легковых автомобилей. [c.194]

Деятельность предприятия регулируется Положением о социалистическом государственном производственном предприятии, утвержденном постановлением Совета Министров СССР от 4 октября 1965 г. Этим важным документом определяются требования по высокоэффективному осуществлению предприятием различных сторон его производственно-хозяйственной деятельности регламентируются его права и ответственность права его руководителей взаимоотношения с профсоюзной организацией порядок образования, изменения, перераспределения и изъятия основных и оборотных фондов, использование амортизационных отчислений, распределение прибыли поря-док реорганизации и ликвидации предприятия и другие корен-ные вопросы его функционирования. [c.17]

Поскольку бизнес-план является документом внутрифирменного планирования, при его разработке на предприятии возникает вопрос в какой мере можно использовать накопленный опыт составления применявшихся ранее на практике тех-промфинпланов Нам представляется, что такая преемственность возможна. В экономических условиях переходного периода бизнес-план предприятия должен быть планом производственной, хозяйственной и финансовой деятельности, своеобразной трансформацией годового техпромфинплана, его адаптацией к рыночным условиям. Ошибочно противопоставление бизнес-плана техпромфинплану как совершенно разных документов. Конечно, по целям они отличаются, но полное отрицание взаимосвязи методических вопросов, их разработки отрицает и преемственность в необходимости планирования. Игнорируется при этом богатейший опыт работников плановых служб предприятий. Это недопустимо для переходного к рынку периода, когда у работников предприятий частично еще сохраняются традиционные для плановой экономики навыки планирования, а новые методы еще достаточно хорошо не известны. [c.253]

Бухгалтерия составляет и оформляет следующие основные организационно-распорядительные документы акты, удостоверяющие хозяйственные операции договоры, фиксирующие отношения сторон в производственно-финансовой деятельности доклады о хозяйственно-финансовой деятельности докладные записки на имя руководства предприятия с предложениями по вопросам деятельности предприятия заключения по результатам инвентаризации ценностей, списанию инвентаря и оборудования и т. п. инструкции по учету товарно-материальных и денежных ценностей, труда и заработной платы, издержек производства и другим разделам деятельности предприятия объяснительные записки протоколы совещаний работников бухгалтерского учета и др. [c.371]

ЦК КПСС и Совета Министров СССР по вопросам коренной перестройки управления экономикой и ряде других партийных и государственных документах. Основные изменения в экономике следующие переход от чрезмерно централизованной, командной системы управления к демократической, основанной преимущественно на экономических методах, путем перевода всех отраслей на полный хозяйственный расчет, самоокупаемость и самофинансирование (первая и вторая модели хозрасчета, коллективный и арендный подряд и т. д.) расширение прав трудовых коллективов в решении вопросов производственного и социального развития перестройка структуры управления народным хозяйством страны в центре и на местах, повышение роли Советов Министров союзных республик, местных Советов в управлении экономикой и социальным развитием своих территорий развитие кооперативов и индивидуально-трудовой деятельности совершенствование внешнеэкономических связей, включая развитие производственной кооперации, создание совместных предприятий. На повестке дня перестройки в экономике — переход союзных и автономных республик на хозяйственный расчет, принятие Закона о местном самоуправлении и местном хозяйстве, реформа налоговой системы, ценообразования и ряд других мер, В социальной сфере основной целью перестройки является существенное повышение благосостояния советского народа [c.212]

Должен знать постановления и решения партии и правительства, определяющие направления развития соответствующей отрасли народного хозяйства СССР постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие и нормативные материалы вышестоящих и других органов по вопросам капитального строительства, а также касающиеся деятельности предприятия профиль, специализацию и особенности структуры предприятия перспективы технического и экономического развития предприятия производственные мощности предприятия основы технологии производства продукции предприятия порядок разработки и утверждения планов капитального строительства технологию производства и способы ведения строительных работ требования научной организации труда при проектировании строительных объектов порядок финансирования капиталь-, ных вложений строительные нормы и правила порядок разработки и оформления проектно-сметной и другой технической документа ции, ведения учета и составления отчетов о деятельности предприятия в области капитального строительства порядок заключения и исполнения хозяйственных договоров достижения науки и техники в СССР и за рубежом в соответствующей отрасли производства и опыт передовых предприятий в облаете капитального строительства экономику, организацию производства, труда и управления основы законодательства СССР правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты. [c.47]

Распоряжение — документ, издаваемый директором (зам. директора) преимущественно по оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности предприятия. [c.58]

Термин оборотные средства по сравнению с термином оборотный капитал более привычен и фигурирует в законодательных, нормативных документах и хозяйственной практике. В бухгалтерском учете оборотные средства выступают в виде оборотных активов в балансе. Далее в настоящей главе мы будем употреблять оба эти термина, однако, когда речь будет идти о стандартизированных понятиях финансового анализа, бухгалтерского учета и материально-вещественных формах, то будет употребляться термин оборотные средства , а при рассмотрении вопросов структуры и цены капитала, кругооборота капитала будет употребляться термин оборотный капитал . В целом, двойственность терминов обусловлена двойственностью природы капитала в его материально-вещественной и стоимостной (денежной) характеристиках, в том, что капитал является как источником, так и результатом деятельности предприятия независимо от специфики производственной деятельности. [c.336]

По текущим оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности руководители предприятия (директор, его заместители, главные специалисты) могут издавать распоряжения и указания. Эти разновидности распорядительных документов составляются аналогично приказам. Констатирующая часть текста в распоряжениях и указаниях отделяется от распорядительной словами Предлагаю , Обязываю , Считаю необходимым , Рекомендую . Образцы распоряжения и указания даны в приложениях 21 и 22. [c.41]

В брошюре рассказывается о важнейших документах, с кото рыми встречаются руководящие и инженерно-технические работники предприятий, приведены основные формы и примерные образцы этих документов. Все разделы и документы изложены в соответствии с пунктами Положения о социалистическом государственном производственном предприятии . В брошюре учтены нормативные акты по экономическим и правовым вопросам деятельности пред приятии по состоянию на 1 июня 1968 г. Рассчитана брошюра па руководящих, инженерно-технических работников предприятий, партийно-профсоюзный актив, может быть использована как пособие на курсах по экономическому образованию кадров и повышению квалификации хозяйственных работников. [c.64]

Должностные обязанности. Обеспечивает соблюдение социалистической законности в деятельности предприятия и защиту его правовых интересов. Осуществляет контроль за соответствием требованиям законодательства проектов приказов, инструкций, положений и Других актов правового характера, подготавливаемых на предприятии, а также участвует в необходимых случаях в подготовке этих документов. Принимает меры к изменению или отмене правовых актов, изданных с нарушением действующего законодательства. Дает заключения по правовым вопросам, возникающим в деятельности предприятия. Обеспечивает методическое руководство правовой работой на предприятии, оказание правовой помощи структурным подразделениям в претензионной работе, подготовку и передачу необходимых материалов в судебные и арбитражные органы. Представляет интересы предприятия в суде, арбитраже, а также в других государственных и общественных организациях при рассмотрении правовых вопросов. Возглавляет работу по анализу и обобщению результатов рассмотрения претензии, судебных и арбитражных дел, а также практики заключения и исполнения хозяйственных договоров, разрабатывает предложения по устранению нарушений договорной дисциплины по поставкам продукции, выявленных недостатков и улучшению производственной и. хозяйственно-финансовой деятельности предприятия. Руководит подготовкой материалов о хищениях, растратах, недостачах, выпуске недоброкачественной, нестандартной и некомплектной продукции и об иных правонарушениях для передачи их следственным и судебным органам, принимает меры к возмещению ущерба, причиненного предприятию. Участвует в разработке и осуществлении мероприятий по укреплению хозяйственного расчета, договорной и финансовой дисциплины, обеспечению сохранности социалистической собственности, па борьбе с растратами и хищениями. Осуществляет контроль за соблюдением на предприятии установленного действующим законодательством порядка приемки продукции. Дает заключения по предложениям о привлечении работников предприятия к-дисциплинарной и материальной ответственности. Участвует в разработке условий и заключении хозяйственных договоров и контролирует их выполнение, в подготовке и заключении коллективных договоров, а также в разработке и осуществлении мероприятий по укреплению трудовой дисциплины на предприятии. Участвует в рассмотрении материалов о числящейся на балансе предприятия дебиторской и кредиторской задолженности, принимает меры к их ликвидации, дает заключения по предложениям о списании безнадежной задолженности. Организует ведение справочно-информаци-онной работы по законодательству и нормативным актам с применением технических средств, учета действующего законодательства. Руководит работой по изменению действующих или отмене утративших силу приказов и других нормативных актов, изданных на предприятии. Обеспечивает необходимую информацию о действующем законодательстве, а также организацию работы по ознакомлению дол- [c.114]

Настоящее, второе издание Справочного пособия директору производственного объединения, предприятия существенно переработано — и структурно, и содержательно — с учетом новейших нормативных документов по совершенствованию хозяйственного механизма, замечаний и пожеланий читателей, высказанных в печати и на читательских конференциях, а также новейших научных разработок и передового опыта хозяйствования. Введены новые главы по теории и практике принятия управленческих решений и природоохранной деятельности предприятий. Заново написаны главы о роли общественных организаций и трудящихся в управлении производством и социалистическом соревновании. Полностью переработан раздел Хозяйственный учет. Контроль и ревизия . При этом сделана попытка изложить вопросы применительно к задачам, непосредственно решаемым директором предприятия. С учетом постановлений ЦК КПСС и Совета Министров СССР Об улучшении планирования и усилении воздействия хозяйственного меха-низма на повышение эффективности производства и качества работы (июль 1979 г. ), Об усилении работы по экономии и рациональному использованию сырьевых, топливно-энергетических и других материальных ресурсов (июнь 1981 г.), О мерах по ускорению научно-технического прогресса в народном хозяйстве (август 1983 г.) и ряда других постановлений переработаны разделы Основы прогнозирования и технико-экономического планирова-ния , Капитальное строительство , Экономические проблемы научно-технического прогресса , Хозяйственный расчет , Система экономического стимулирования . В целях большей смысловой увязки разделов внесены следующие изменения в структуру. Вопросы о роли общественных организаций в управлении производством и социалистическом соревновании излагаются в первом разделе — Организация и методы управления промышленным производством . Это позволило рассмотреть все методы управления во взаимосвязи и взаимовлиянии. Раздел Управление качеством продукции перенесен из 1 тома в начало второго. [c.17]

Документы по закупочной деятельности предприятия

В соответствии с распоряжением Правительства России от 27. 06.2017 № 1340-р ФГУП «Росморпорт» включено в Перечень федеральных государственных унитарных предприятий, имеющих существенное значение для обеспечения прав и законных интересов граждан Российской Федерации, обороноспособности и безопасности государства, утвержденный распоряжением Правительства России от 31.12.2016 № 2931-р.

Федеральные государственные унитарные предприятия, включенные в указанный перечень, в соответствии с пунктом 6 части 2 статьи 1 Федерального закона от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» осуществляют свою закупочную деятельность в соответствии с требованиями указанного федерального закона.

Согласно части 3 статьи 2 Федерального закона от 18.07.2011 № 223-ФЗ ФГУП «Росморпорт» публикует Положение о закупке товаров, работ, услуг для нужд ФГУП «Росморпорт», утвержденное приказом ФГУП «Росморпорт» от 18.12.2018 № 609 (с изменениями от 23.01.2019, от 26.03.2019, от 03.04.2019, от 12.04.2019, от 26. 06.2019, от 10.07.2019, от 17.07.2019, от 29.07.2019, от 31.07.2019, от 11.09.2019, от 03.10.2019, от 21.10.2019, от 01.11.2019, от 29.11.2019, от 20.01.2020, от 26.02.2020, от 21.05.2020, от 26.05.2020, от 03.06.2020, от 05.06.2020, от 02.07.2020, от 24.08.2020, от 15.12.2020, от 20.02.2021, от 19.03.2021, от 21.05.2021, от 25.06.2021, от 14.07.2021, от 15.07.2021, от 14.09.2021, от 15.10.2021, от 22.12.2021).

Положение о закупке товаров, работ, услуг для нужд ФГУП «Росморпорт» разработано в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 26.07.2006 № 135-ФЗ «О защите конкуренции», Федеральным законом от 18.07.2011 № 223-ФЗ, Федеральным законом от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях», Уставом ФГУП «Росморпорт».

Документ устанавливает порядок осуществления закупок ФГУП «Росморпорт», содержит требования к закупке, в том числе порядок подготовки и проведения процедур закупки (включая способы закупки) и условия их применения, порядок заключения и исполнения договоров, а также иные связанные с обеспечением закупки положения.

1. Нормативно-правовые документы, регламентирующие деятельность предприятия. Система менеджмента Набережночелнинской ТЭЦ

Управление внутренней документацией с помощью СЭД Docsvision

Ольга Карачева
20 декабря 2020
Статьи

Внутренняя документация — это весь объём официальных бумаг, разработанных для применения внутри предприятия. Они создаются согласно предписаниям внешних нормативных актов и не выходят за пределы организации, в которой были созданы, и классифицируются по различным параметрам, таким как содержание, предназначение, порядок согласования и другим характеристикам.

Виды внутренних документов организации

Организационно-правовые — учредительный договор, локальные нормативный акты (ЛНА), включая положения о структурных подразделениях, штатное расписание, устав, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции.
Распорядительные (или организационно-распорядительная документация, ОРД) — постановления, решения, приказы, распоряжения.
Информационно-справочные — служебные или докладные записки, объяснительные, заявления, протоколы, акты, справки, предложения.
Трудовые (кадровые) — личные дела, карточки Т-2, трудовые книжки, графики отпусков, приказы, трудовые договора и контракты.
Финансово-бухгалтерские — кассовые книги, первичные документы, акты и приказы по инвентаризации.
Личные — доверенности, расписки, резюме.

В крупных компаниях с большим количеством подразделений принято также обозначать категории входящих и исходящих документов (канцелярские документы). К ним относятся различные заявления, справки, запросы регуляторов и другие важные информационные файлы.

Управление внутренней документацией — это комплексный процесс по обработке перечисленных типов документов, установлению правил их оформления, согласования, перемещения и хранения. Данный алгоритм прописывается в локальных актах и инструкциях по делопроизводству. От момента создания и до достижения предназначенной цели (исполнение) внутренний документ проходит несколько этапов, включая согласование, подпись, рассмотрение, утверждение и регистрацию. После того, как проведены процедуры контроля, он передается на хранение и подшивается в дело или передается в архив (электронный или бумажный).

Использование СЭД для организации управления внутренней документацией

Распространение электронного документооборота и развитие программных средств обработки больших объёмов информации поспособствовали значительному упрощению процесса движения внутренних данных в организациях и стандартизации форматов. На смену бумажным журналам и таблицам пришли цифровые аналоги, а изменения нормативной базы закрепляют полную юридическую значимость электронных дубликатов всё большего числа видов документов. Также разрабатываются инициативы, регламентирующие процедуру реформатирования документов длительного хранения в электронный вид. Таким образом, управление внутренней документацией стало одним из направлений автоматизации документооборота и внутренних бизнес-процессов компании.

Чаще всего в процессе обработки того или иного рабочего запроса необходимо задействовать сразу несколько связанных документов. Ручной поиск и оформление бумажных приказов и актов отнимает большое количество времени и не исключает возможности появления ошибок или неточностей в данных. При использовании систем электронного документооборота из процесса управления исключается человеческий фактор. Значительно упрощается регистрация данных и передача их в нужное подразделение.

В управление внутренней документацией также включается и этап передачи актов, приказов и других бумаг на хранение и в архив. Все передвижения документов должны быть зарегистрированы согласно утвержденным положениям в организации. Функциональность СЭД позволяет провести этот этап с минимальным участием сотрудников предприятия, должным образом зафиксировав перемещения документа.

Составные части процесса управления внутренней документацией

Грамотное распределение внутренних документов (в электронном и бумажном виде) на предприятии способствует эффективному ведению хозяйственной деятельности, поскольку их поиск и обработка не отнимают большого количества времени и не отрывают от основных должностных обязанностей.

Благодаря использованию автоматизированной системы делопроизводства данные всегда упорядочены и находятся в доступе. Отсюда вытекает положительное следствие — упрощение взаимодействия с проверяющими органами (аудиторами, налоговой инспекцией). После получения от них соответствующего запроса можно не только быстро найти нужный акт или договор, но и показать всю сеть взаимосвязанных документов по определённому факту хозяйственной жизни.

Помимо прочего управление внутренней документацией включает следующие направления:

установление процедур и указаний руководящего характера;
разработка, принятие и применение стандартов и политики в области управления документами внутри организации;
формирование списка ответственных лиц и распределение установленных полномочий по сотрудникам, связанным с реализацией внутреннего документооборота;
подбор, тестирование, внедрение, администрирование и использование подходящих СЭД;
решение вопросов по усовершенствованию управления файлами в рамках системы электронного документооборота.

Использование Docsvision для управления внутренней документацией

Комплексные решения для автоматизации электронного документооборота на базе платформы Docsvision проработаны с учётом богатого опыта внедрений в крупных и средних компаниях и понимания задач, которые необходимо решить в процессе внутреннего поиска, обмена и хранения важных корпоративных документов.

Преимущества выбора Docsvision в качестве платформы автоматизации внутренней документации:

Скачать буклет бесплатно
экономия на разработке и внедрении за счет большого количества партнерских решений;
уменьшение объема бумажной документации;
возможность интеграции с другими корпоративными решениями;
высокий уровень конфиденциальности информации;
поддержка быстрого ввода ручным или автоматическим способом;
хранение данных согласно созданным папкам и обеспечение отдельного доступа для разного типа пользователей;
большой набор атрибутов, приписываемых тому или иному документу;
поддержка простой электронной цифровой подписи для отображения факта ознакомления с информацией.

Обучение управлению внутренней документацией

Управление внутренней документацией с применением СЭД принесёт максимальную выгоду предприятию, если руководители и сотрудники будут хорошо знакомы с функциями системы и станут использовать её в текущих рабочих процессах. Помимо услуг по внедрению платформы электронного документооборота, которые оказывают как партнёры Docsvision, так и сам вендор, компания «ДоксВижн» организует обучение в форме вебинаров или очных семинаров по платформе, её использованию и настройке. После внедрения платформы Docsivision заказчики получают доступ к технической поддержке.

Помимо управления внутренней документацией платформа Docsvision предлагает готовые прикладные решения автоматизации сквозных процессов внешнего (с покупателями и поставщиками) документооборота и договоров, электронного архива и хранения всех видов контента предприятия, кадрового документооборота, цифрового управления процессами и командой.

Готовые решения СЭД →

Ольга Карачева

Главный бизнес-аналитик «ДоксВижн»

Что такое корпоративный документооборот (EDM)?

Управление корпоративными документами (EDM) — это стратегия надзора за бумажными и электронными документами организации, чтобы их можно было легко получить в случае аудита соответствия или повестки в суд. Первоначально этот термин относился к электронным документам, созданным на компьютере, или к бумажным документам, которые были отсканированы в цифровой формат. Значение расширилось и теперь включает электронную почту, изображения, внутренние документы, такие как служебные записки компании, и внешние документы, такие как маркетинговый или коммерческий контент.

В контексте соответствия нормативным требованиям управление корпоративной документацией должно учитывать следующее:

Как долго компания должна хранить документы;
, где бизнес должен хранить документы;
как отслеживать изменения в документах; и
как восстановить документы в случае аварии.

EDM также означает электронный документооборот, управление инженерными данными и электроэрозионную машину.

Как работает корпоративный документооборот?
Стратегия управления документами предприятия позволяет организации иметь четкий план процессов управления документами. Организация может использовать стратегию EDM, чтобы решить, как получать, обрабатывать, просматривать, хранить, извлекать и утилизировать документы, а также когда бизнес должен выполнять каждый шаг. Стратегия EDM определяет, как бизнес должен настроить процесс для повышения эффективности.
Организация может использовать систему управления документами (DMS) для создания единого представления всех документов предприятия и предоставления инструментов рабочего процесса для отслеживания и контроля изменений.DMS позволяет предприятиям захватывать документ, сканируя физический документ или загружая цифровую версию.
После сканирования или загрузки документа пользователь может пометить и проиндексировать документ с помощью ключевых слов и метаданных, чтобы пользователи могли быстро находить их по ключевым словам или полнотекстовому поиску. DMS упорядочивает и помещает документ в папку, к которой имеют доступ соответствующие сотрудники. Эти системы также помогают обеспечить соответствие, накладывая ограничения на доступ к определенным документам и обеспечивая дополнительную безопасность.
Почему важно управление корпоративной документацией?
Организации имеют огромное количество контента как в бумажном, так и в цифровом формате, который пользователи могут хранить в общедоступных или частных сетях, на общих дисках, в электронной почте или в картотеках. Однако хранение физических файлов сопряжено с риском.
Система EDM снижает потребность и связанные с этим расходы на физическое пространство для хранения. Непредвиденные обстоятельства, такие как пожар или наводнение, потенциально могут повредить или уничтожить физические файлы.Системы EDM обычно включают в себя план резервного копирования данных и аварийного восстановления, который обеспечивает предприятия цифровой резервной копией.
Организации с файлами в нескольких местах также могут испытывать трудности с поиском необходимой им информации, что имеет решающее значение для соблюдения требований законодательства. Системы EDM обеспечивают лучшую организацию, поскольку все файлы находятся в одном центральном месте, и пользователи могут легко находить файлы с помощью полнотекстового поиска. Имея все файлы в одном цифровом месте, пользователи могут получить доступ к файлам в любом месте в любое время.
Системы
EDM могут интегрироваться с различными другими приложениями, включая системы управления контентом, Microsoft Office и Salesforce. Поскольку пользователи обычно работают с другими инструментами в рамках своего рабочего процесса, важно, чтобы система EDM компании могла легко интегрироваться с другими приложениями.
В компании много движущихся частей, и система EDM может помочь устранить узкие места и поддерживать организованный рабочий процесс. Контроль версий и безопасность в системе EDM позволяют пользователям легко видеть, кто имеет доступ к определенным документам и какие изменения внесли другие пользователи, что также обеспечивает организованный рабочий процесс.
Различия между EDM и управлением корпоративным контентом Системы
EDM и системы управления корпоративным контентом (ECM) могут показаться похожими, но это не взаимозаменяемые термины. Предприятия используют систему EDM для организации бумажных и электронных документов и структурированного контента; Системы ECM позволяют организациям собирать, управлять, хранить, сохранять и доставлять множество дополнительных типов контента. Системы ECM могут упорядочивать бумажные и цифровые документы, но они также могут обрабатывать другой неструктурированный контент, такой как аудио- и видеофайлы, социальные сети, веб-страницы, контракты, заказы на покупку, счета-фактуры и квитанции.
Программное обеспечение
EDM предназначено для контроля жизненного цикла документов и обеспечения соответствия. Он фокусируется не только на хранении файлов, но и на инструментах и процессах, которые предприятия используют на протяжении всего жизненного цикла контента.
EDM является подкатегорией ECM, поэтому система ECM может работать неправильно без установленной системы EDM.
Типы систем управления документами
Системы управления документами доступны в виде локального и облачного программного обеспечения.
Локальная DMS позволяет предприятиям использовать собственное хранилище и самостоятельно выполнять обслуживание. Предприятия с локальной DMS несут ответственность за собственную безопасность. Этот тип DMS не зависит от Интернета — если подключение к Интернету прерывается, пользователи DMS по-прежнему могут получить доступ ко всем своим документам. Недостатком локальных DMS являются большие первоначальные затраты, а также ежегодные расходы на обновления программного обеспечения. Файлы в локальной DMS не сохраняются автоматически в облаке, поэтому важно часто создавать резервные копии.
Облачная DMS доступна для бизнеса онлайн. Поставщик облачных услуг обычно взимает ежемесячную или годовую плату, которая включает обслуживание и обновления программного обеспечения. В отличие от локального варианта, облачная DMS не так дорога и не требует больших первоначальных затрат. Пользователям облачной DMS не нужно создавать резервные копии своих файлов, поскольку они автоматически сохраняются в облаке. Пользователи могут получить доступ к облачной системе везде, где есть Интернет, однако, если подключение к Интернету прервется, пользователь не сможет получить доступ к своим файлам.Облачные DMS полностью зависят от поставщика, чтобы поддерживать систему в рабочем состоянии, в то время как локальная система зависит от собственных ИТ-ресурсов компании.
Основные функции и компоненты DMS
DMS позволяет предприятиям сканировать, хранить и извлекать деловые документы, но имеет дополнительные функции, в том числе:
Классификация документов: позволяет пользователям классифицировать документы с полями метаданных;
поиск по ключевым словам: увеличивает возможность поиска контента в DMS;
просмотр документа: позволяет пользователям просматривать изображение документа без установки дополнительного программного обеспечения;
редактирование документов: позволяет пользователям редактировать и создавать новые версии документов;
контроль версий: позволяет пользователям видеть все изменения, которые другие пользователи вносят в документ, и восстанавливать старые версии документов;
совместное использование документов: позволяет пользователям обмениваться документами с внутренними или внешними пользователями;
безопасность и аудит: предоставить пользователям возможность контролировать, какие лица или группы могут получить доступ к документам и какой уровень доступа у них есть; и
рабочих процессов документов: позволяют администраторам определять рабочий процесс документов в организации.
Преимущества использования системы управления документами
Система управления документами может улучшить работу организации и то, как она справляется с процессами соответствия и совместной работы. Вот некоторые преимущества DMS:
Требования соответствия для документов могут быть сложными, но DMS может снизить риск несоблюдения требований соответствия, таких как рекомендации по безопасности и конфиденциальности HIPAA. DMS может автоматизировать определенные функции, такие как графики хранения записей, поэтому предприятия с меньшей вероятностью рискуют несоблюдением требований.
Безопасность документов. Документы компании лучше защищены, когда они находятся в безопасном общем хранилище. DMS требует, чтобы пользователи вошли в систему, что обеспечивает дополнительный уровень безопасности для защиты контента от кибератак и хакеров.
Улучшенный поиск и поиск. Поиск документов занимает много времени, но DMS может извлекать файлы по ключевому слову или фразе. DMS также может индексировать категории в документе или папке и обеспечивать еще более плавный поиск.
DMS обеспечивает внутреннюю совместную работу, а также внешнюю совместную работу с людьми с авторизованным доступом. Пользователи могут получать доступ к документам из разных источников из разных мест. DMS также предлагают контроль версий, который необходим пользователям для восстановления старых версий документов.
Ведущие инструменты и поставщики систем управления документами
Существует множество DMS с различными возможностями. Вот несколько лучших вариантов для рассмотрения:
Microsoft SharePoint
Microsoft SharePoint предоставляет пользователям возможности управления документами и совместной работы.Предприятия могут создавать настраиваемые поля метаданных, соответствующие потребностям организации.
Синтекс SharePoint
Плюсы:
Простота создания, совместной работы и редактирования документов
Доступно отдельно или в комплекте с Microsoft Office 365
Минусы:
Многие возможности, которые могут потребовать дополнительной подготовки персонала
М-файлы
M-Files — это система управления документами, которая предоставляет предприятиям множество функций для организации, оцифровки бумажных документов и автоматизации рабочих процессов. M-Files предлагает локальные, облачные или гибридные системы.
М-файлы
Плюсы:
Простой в использовании интерфейс, созданный по образцу Проводника Windows
Интегрируется с Adobe Sign, что позволяет пользователям применять электронные подписи к документам M-Files
Интегрируется с Microsoft Office и Salesforce CRM
Предупреждает пользователей о наличии дубликатов документов
Минусы:
Цены недоступны в Интернете, поэтому компании должны обратиться в M-Files за ценой
DocuWare
DocuWare — это облачный вариант управления документами и автоматизации рабочих процессов, который позволяет предприятиям переносить свои цифровые и бумажные документы на унифицированную платформу.
Скриншот DocuWare
Плюсы:
Обеспечивает мобильную поддержку
Охватывает широкий спектр задач по работе с документами
Минусы:
Предлагает ограниченную интеграцию
Некоторые функции требуют отдельной загрузки из приложения
Что такое корпоративный документооборот?
Большинство компаний сталкиваются с серьезными проблемами при хранении документов и доступе к ним, и тому есть множество причин:
Некоторые документы представлены в печатной форме, другие в цифровом формате, а некоторые хранятся в обоих форматах.
Цифровые документы часто хранятся в нескольких местах — на отдельных рабочих столах или в цепочках электронной почты, облачных учетных записях или корпоративных серверах.
Люди непоследовательны в том, как они хранят как цифровые, так и бумажные файлы.
Знакомо? Неудивительно, что 82 процента работников говорят, что их производительность страдает из-за того, что им трудно найти нужные документы. Эта неорганизованность не только влияет на способность сотрудников выполнять задачи, но также увеличивает вероятность потери или повреждения файлов и создает уязвимости в системе безопасности.
Система управления корпоративными документами призвана решить эти проблемы путем организации и оптимизации документооборота в системах крупной компании. В этом посте вы узнаете, как ваша организация может извлечь выгоду из стратегии управления корпоративными документами и как выбрать решение для управления корпоративными документами.
Что такое корпоративный документооборот?
Управление корпоративными документами — это процесс хранения, поиска, защиты, обновления, совместного использования и извлечения цифровых документов для крупных организаций. Стратегия корпоративного управления документами будет информировать организацию о выборе и настройке технологий для реализации своих рабочих процессов с документами.
Помимо решения проблем с производительностью, многие крупные компании принимают корпоративную стратегию управления документами по юридическим причинам. Чтобы соответствовать государственным и отраслевым нормам, организациям нужен способ, позволяющий отслеживать, защищать и легко извлекать документы в случае аудита соответствия или повестки в суд. Для целей соответствия корпоративная стратегия управления документами должна отвечать на следующие вопросы:
Как долго мы должны хранить документы?
Где хранить документы?
Как мы будем отслеживать изменения в документах?
Как восстановить документы в случае аварии?
Внедрение корпоративной системы управления документами
Традиционно большинство документов на уровне предприятия были либо в бумажной форме (и управлялись с использованием физических процессов), либо хранились на внутренних серверах. Сейчас организации все чаще обращаются к облачному программному обеспечению для хранения документов и управления ими.
Основным инструментом, который предприятия используют для этого, является система управления документами (DMS), программное решение, которое обеспечивает центральное электронное место, где собираются, хранятся и отслеживаются все документы организации.
Несмотря на то, что решения для хранения файлов, такие как Dropbox, Microsoft OneDrive и Google Drive, могут пересекаться, корпоративное программное обеспечение для управления документами должно выходить за рамки возможностей этих служб и включать следующие функции:
Функция захвата документов и оптического распознавания символов. Функции захвата документов позволяют предприятиям в процессе оцифровки документов собирать корпоративную информацию посредством сканирования или фотоизображения. Функция оптического распознавания символов (OCR) делает все отсканированные документы, изображения и текст PDF доступными для поиска и редактирования.
Хранение, поиск и извлечение. DMS должна иметь возможность хранить документы в различных типах файлов (например, текстовые документы, PDF-файлы, электронные таблицы и электронные письма) и включать метаданные для каждого файла.Он также должен предоставлять инструменты для организации и поиска файлов в соответствии с различными определяемыми пользователем критериями, а также предоставлять возможность помечать документы с помощью настраиваемых полей ключевых слов.
Совместная работа и контроль версий. Такие функции, как совместное использование документов, одновременное редактирование несколькими пользователями и история изменений с контролем версий, важны для совместной работы группы и отслеживания изменений документов в DMS.
Интеграции. Для оптимального использования DMS должна интегрироваться с другими ключевыми бизнес-системами, такими как бухгалтерский учет, управление взаимоотношениями с клиентами (CRM) и управление персоналом. Эти интеграции не только помогают вам использовать возможности хранения и обмена документами, предлагаемые в DMS, но также позволяют выполнять текстовый поиск документов в масштабах всей компании.
Настраиваемые рабочие процессы документов. Решения для управления корпоративными документами часто содержат возможности рабочих процессов на основе правил. Рабочий процесс на основе правил позволяет администратору создать правило, определяющее поток документов в организации.
Например, рабочий процесс может требовать, чтобы счет автоматически направлялся в бухгалтерию для утверждения, прежде чем он будет отправлен клиенту.Это обеспечивает быстрое перемещение документов по намеченным рабочим процессам и обеспечивает прозрачность текущего местоположения активных документов.
Безопасность и соответствие. Предприятиям в отраслях, которые сталкиваются со значительными проблемами в области регулирования, например, предоставляющих юридические, финансовые и медицинские услуги, потребуется DMS с расширенными функциями безопасности и соответствия требованиям.
Эти функции включают журналы аудита, возможности разрешений и интеграцию с системой управления устройствами, включая такие вещи, как многофакторная проверка подлинности.Также должны быть ограничения на обмен файлами и функции защиты данных, такие как контроль доступа.
При выборе DMS убедитесь, что он оснащен стандартизированными и современными протоколами безопасности, такими как 256-битное шифрование AES и SSL/TLS.
Сочетая корпоративную стратегию управления документами с многофункциональной DMS, ваша организация гарантирует, что сотрудники могут легко получить доступ ко всем документам, менеджеры могут контролировать и просматривать их, а вы можете защитить документы от неавторизованных пользователей.
Эта статья была первоначально опубликована 5 февраля 2021 г. и обновлена 8 декабря 2021 г.
Почему бумага до сих пор правит предприятием
Печать, сканирование и другие операции с бумажными документами широко используются в корпоративном офисе. Хотя в некоторых компаниях произошел отход от гигантских многофункциональных устройств, главным образом потому, что сотрудники предпочитают оставаться в своих рабочих капсулах, мы по-прежнему полагаемся на бумагу в нашей повседневной жизни, согласно исследованию, проведенному Wakefield Research и Infotrends. .
Параллельные исследования, опубликованные в этом месяце, показывают, что 73 процента «владельцев и лиц, принимающих решения» в компаниях с менее чем 500 сотрудниками печатают по крайней мере четыре раза в день, по данным Уэйкфилда, ориентированного на малый и средний бизнес. (МСБ). Исследование Infotrends больше сосредоточилось на корпоративном рабочем процессе и показало, что регистрация, выставление счетов и печать заметок по-прежнему являются обычным явлением, особенно в отделах, ориентированных на бумажные документы, таких как отделы кадров, юридический и бухгалтерский учет.
Infotrends обнаружил, что компания может тратить до 27 000 долларов в год на системы управления документами и обслуживание в среднем 5000 страниц в месяц.
Тенденции на рабочем месте
По словам представителя Brother International Джеффа Сэндлера, одна из самых интересных тенденций, когда дело доходит до печати, заключается в том, что корпорации перемещают принтеры из центрального узла через холл и с собственного стола сотрудников и делают их более доступными в рабочих местах для более удобного использования. меньший коллектив рабочих.
«Во многих случаях люди избавляются от локальных устройств на своих столах и централизованных многофункциональных устройств (MFD), потому что они не хотят ехать так далеко, чтобы добраться до этих устройств», — говорит Сандлер. «Мы не выступаем за то, чтобы вы избавились от всех копиров и МФУ. Мы видим, что небольшие группы сотрудников используют устройства меньшего размера ближе к месту работы».
Рэнди Дазо, директор группы InfoTrends, говорит, что бумага по-прежнему является важной частью корпоративного рабочего процесса. «Компании используют бумагу как часть своего рабочего процесса и транзакций для юридических процессов и соблюдения внутренних и внешних стандартов», — говорит он. «Бумага — это наименьший общий знаменатель для сбора и хранения этой информации».
[См.: 14 советов по созданию безбумажного офиса ]
Он говорит, что современное рабочее место можно разделить на две категории. Сотрудники используют печать и сканирование для неструктурированных действий и специальных бизнес-процессов. Они могут использовать для этого централизованное многофункциональное устройство, потому что сканировать квитанцию о расходах, преобразовывать печатный деловой документ в текст для встречи или даже сканировать распечатанное электронное письмо гораздо быстрее.
Другая категория предназначена для «транзакционных» процессов в более структурированных условиях, таких как отдел кадров, бухгалтерия и юридический отдел. В этих условиях печать и сканирование, как правило, являются частью ежедневного рабочего процесса, например, сканирование заказов на покупку или распечатка счетов-фактур.
Переход на безбумажный? Не так быстро
Еще одна интересная тенденция, связанная с печатью, сканированием и копированием, заключается в том, что все эти виды деятельности резко возросли, когда доступ в Интернет стал настолько распространенным. Кен Вейлерштейн, вице-президент по исследованиям в Gartner, говорит, что уровень печати стал выше, потому что в Интернете стало доступно гораздо больше контента.
Сегодня, по его словам, сотрудники печатают в среднем 400 страниц в месяц. Он говорит, что многие компании нашли самый простой способ «уйти без бумаги», оцифровав документы, хранящиеся в Интернете, но полностью отказаться от печати и сканирования было невозможно.
«Paper — это портативный, универсальный и знакомый способ обмена документами и комментирования их», — говорит Вейлерштейн.«Легче читать длинные документы на бумаге, чем на экране. Бумага общепризнанно считается действительной для контрактов и других юридических документов, а подписи знакомы и принимаются в большей степени, чем любая цифровая подпись».
Кит Кмец, вице-президент по программам обработки изображений, печати и документов в IDC, говорит, что многие компании внедрили концепцию «безбумажного света». Это означает, что почти все внутренние процессы полностью безбумажные, но внешние процессы по-прежнему включают печать и сканирование как способ интеграции в цифровую систему хранения.
Еще одна тенденция, на которую указывает Сандлер из Brother, заключается в том, что распространение мобильных устройств, таких как смартфоны и планшеты, сделало крупные компании более, а не менее зависимыми от печати и сканирования. Сотрудникам нужен способ легко перемещать документы на мобильные устройства.
Сэндлер говорит, что компании все еще сканируют страховые формы, превращают распечатанные слайды в PDF-файл, который можно использовать на iPad, и импортируют подписанные контракты. Распространение мобильных устройств создало новую потребность в оцифровке документов и обеспечении их легкого доступа.
Факсы живут
Наряду с тенденциями в области печати и сканирования факсимильная связь по-прежнему является частью корпоративного рабочего процесса, хотя и быстро сокращается. Вейлерстайн говорит, что разрыв между крупными организациями и малым и средним бизнесом все еще существует, и факсимильная связь по-прежнему используется для преодоления этого разрыва.
«Прежде чем вы сможете отказаться от факса, обе стороны должны договориться о том, как они будут общаться, а предприятиям не хватает влияния, чтобы заставить своих клиентов отказаться от факса», — говорит он.«Как и в случае с другими способами отказа от бумаги, они просто не всегда считают, что это стоит усилий».
В прошлом году компания IDC Kmetz провела опрос, чтобы выяснить, почему компании до сих пор используют факсимильные аппараты. В целом он обнаружил, что некоторые компании отправляют факсы немного меньше, а некоторые чуть больше, но тенденция остается относительно неизменной. В большинстве случаев отправка факсов по-прежнему является частью рабочего процесса из-за низкой стоимости, простоты, простоты отслеживания и безопасности. Он определенно не исчезнет, говорит он.
Это может означать переосмысление некоторых стратегий централизованного управления документами. Сотрудники в таких структурированных областях, как бухгалтерия и юриспруденция, могут по-прежнему полагаться на факсимильные сообщения и нуждаться в устройстве, поддерживающем эту функцию, в то время как для «специальных» операций факс может не использоваться.
[См.: Может ли Skype для бизнеса Office 365 заменить вашу систему АТС? ]
Сэндлер говорит, что именно поэтому важно проводить ежегодный обзор процессов внутри компании и выяснять, не простаивает ли этот МФУ в углу большую часть времени, по-прежнему ли сотрудники отправляют факсы и сканируют в большинстве отделов, и увеличивается ли объем печати. или уменьшается.
Дополнительные тренды
Вайлерстайн из Gartner отмечает несколько других тенденций, связанных с печатью, сканированием и копированием. Он говорит, что в последнее время наблюдается тенденция к «безбумажному» использованию цифровых подписей, хотя некоторые отрасли, такие как недвижимость и юриспруденция, сопротивляются этому всплеску.
Цветная печать находится на подъеме. Он говорит, что в последние годы компании печатают примерно на 20 процентов больше цветных материалов, чем черно-белых, в основном из-за снижения цен на расходные материалы для цветной печати.
Печать юридических документов также стала объектом пристального внимания. Туан Тран (Tuan Tran), генеральный менеджер и глобальный руководитель отдела лазерных принтеров и корпоративных решений в HP, говорит, что существует тенденция «печати по запросу», когда пользователь печатает документ, но затем должен подтвердить свою личность на принтере, чтобы сгенерировать документ. задание на печать.
«Организации внедряют программное обеспечение, которое позволяет пользователям выдавать задания на печать, а затем получать их на любом принтере или МФУ в офисе, а не на ближайшем к рабочему столу, — говорит Вейлерштейн.«Принтер извлекает задание с сервера в то время, когда оно необходимо, а не сервер печати отправляет задание на печать в то время, когда оно используется».
Он говорит, что основным фактором для синхронизированной печати и аутентификации является то, что это не позволяет другому сотруднику забрать документы. Вейлерштейн говорит, что в последние годы резко возросло использование синхронизированной печати, использования серверов печати и печати по запросу.
В конце концов, тенденции на рабочем месте меняются — иногда в сторону безбумажного офиса или перехода к более локализованной печати в рабочих модулях.Все эксперты согласились: важно сравнивать отраслевые тенденции с реальными потребностями и процессами для ваших сотрудников.
Что такое ЕСМ? | Управление корпоративным контентом
Управление корпоративным контентом (ECM), иногда называемое управлением документами или записями, представляет собой процесс (стратегии, методы и инструменты) управления всем жизненным циклом контента организации, включая документы Word, электронные таблицы Excel, файлы PDF и отсканированные изображения. . Целью ECM-решения является снижение рисков и повышение производительности, эффективности и качества обслуживания клиентов за счет отказа от выполнения бумажных задач и повышения прозрачности процессов.
Что нужно знать о решении ECM?
Управление корпоративным контентом — это общий термин для технологии, стратегии и метода, используемых для сбора, управления, доступа, интеграции, измерения и хранения информации.
Ценность современного решения ECM не ограничивается простым сканированием, хранением и поиском решений. Идеальное решение ECM включает в себя все возможности и сильные стороны платформы.
Иногда используется термин «управление транзакционным контентом», но это только часть ECM. Как уже упоминалось, ECM — это общий термин, а управление транзакционным контентом, часто связанное с бизнес-процессами, которые помогают управлять действиями и решениями, — это просто еще один термин в этом контексте.
Воспринимайте решение ECM больше как свою стратегию корпоративного контента. Помните, термин ECM превратился в термин, больше связанный с бизнес-процессами и стратегиями контента, чем с системой управления корпоративным контентом.
Решения ECM превратились в сервисы контента. Решения ECM первого поколения больше не полностью отражают то, как пользователи создают, используют и взаимодействуют с информацией. Успешный подход к контент-сервисам поможет вам справиться с этими изменениями и бороться с информационными хранилищами, предоставляя нужную информацию нужным людям в нужное время.
Какую пользу приносит управление корпоративным контентом вашему бизнесу?
Основная функция ECM-решения заключается в одновременном уменьшении беспорядка при одновременном повышении видимости и доступности данных и процессов, что в конечном итоге позволяет сэкономить время и значительно снизить затраты.
Вам поможет решение ECM:
Быстрый архив информации и быстрый доступ к ней, где бы вы ни находились и когда вам это нужно
Избавьтесь от бумажной работы по стандарту и сделайте бумажные записи более доступными и эффективными
Организуйте и структурируйте данные вашей компании таким образом, чтобы упростить перекрестные ссылки, обеспечивая бесценный контекст и прозрачность процессов
Каковы особенности решения ECM?
Возможности решения ECM должны позволить вам создавать неограниченное количество специализированных решений, которые интегрируются и работают с вашими основными приложениями и системами для улучшения бизнес-процессов. Функции, на которые следует обратить внимание, можно разделить на девять основных функций.
Capture: это важная отправная точка вашего путешествия по управлению контентом; захватывайте ваши документы — даже в структурированных и неструктурированных форматах — и автоматически и интеллектуально извлекайте, классифицируйте и проверяйте информацию, прежде чем легко интегрировать ее с основными бизнес-приложениями.
Управление контентом: Получите полное представление о ваших процессах; автоматизированное управление контентом упрощает доступ к нужным файлам, чтобы ваша команда могла принимать более быстрые и обоснованные решения.
Автоматизация бизнес-процессов: оптимизация критически важных процессов; автоматизируйте повторяющиеся задачи, маршрутизируйте документы, управляйте исключениями и расширяйте ключевые процессы с помощью настраиваемых инструментов рабочего процесса и встроенных правил и действий, которые легко настраиваются без необходимости ИТ-поддержки.
Управление делами: Получите полную информацию обо всем деле от начала до конца; сотрудники получают полный обзор всей информации, необходимой им для эффективного управления делами и повышения качества обслуживания клиентов.
Управление общением с клиентами: улучшите общение с клиентами с помощью интеграции управления контентом; создавать индивидуально персонализированный контент и обрабатывать широкий спектр коммуникационных потребностей, чтобы удовлетворить ожидания клиентов.
Совместная работа: безопасный обмен и совместная работа; обменивайтесь контентом, совместно работайте над документами и распространяйте связанные процессы на своих пользователей — как внутренних, так и внешних — в безопасной среде.
Отчетность и аналитика: Откройте для себя, проанализируйте и переосмыслите отчетность и аналитику; Получите представление о своем контенте и процессах в режиме реального времени с помощью интерактивных информационных панелей и журналов аудита всех действий.
Поиск: находите нужный контент, где бы он ни находился; интеллектуальные инструменты запросов помогают выполнять поиск в репозиториях, сайтах, системах электронной почты, интрасетях и многом другом с единой платформы.
Управление записями и хранением: Соответствие нормативным требованиям и стандартам соответствия; настроить автоматизированные правила и рабочие процессы для легко упускаемых из виду задач, таких как утверждение, передача в хранилище, архивирование и удаление.
Что делает OnBase уникальным в мире управления корпоративным контентом?
OnBase, корпоративная информационная платформа Hyland, управляет контентом и обрабатывает все с одной платформы, централизуя ваши жизненно важные данные и инфраструктуры в одном безопасном месте и доставляя их вам, когда и где вам это нужно.Имея только одну платформу для поддержки, обслуживания и обновления, платформа OnBase помогает снизить совокупную стоимость владения (TCO) и разрастание ИТ. Платформа OnBase также масштабируется для организаций любого размера и типа, что позволяет адаптировать решения к вашим конкретным требованиям. Хайленд, создатель OnBase, был признан Gartner, Inc. лидером в области платформ контент-услуг 10 лет подряд.
5 типов деловых документов | Малый бизнес
Автор: Дженис Тингам Обновлено 1 февраля 2019 г.
Компания использует документы для общения, ведения бизнеса и анализа своей производительности.Деловые документы варьируются от кратких сообщений электронной почты до сложных юридических соглашений. Некоторые документы готовятся сотрудниками и владельцами бизнеса, а другие составляются профессионалами, не работающими в компании, такими как бухгалтеры и юристы. Поскольку документы служат доказательством деятельности организации и на них можно ссылаться в течение многих лет, важно, чтобы они были хорошо написаны.
Электронные письма и меморандумы
Сотрудники обычно используют электронную почту для передачи информации друг другу. До того, как электронная почта стала преобладающей, меморандумы использовались для внутриофисных сообщений. Заметки по-прежнему используются в ситуациях, когда сообщение предназначено для сопровождения определенного файла, и в случаях, требующих большей конфиденциальности, чем электронная почта.
Как записка, так и электронное письмо идентифицируют отправителя и получателя и содержат строку темы. Текст форматируется в один или несколько абзацев.
Деловые письма для внешнего общения
Деловые письма используются для общения с людьми за пределами офиса.Получателями могут быть клиенты, коллеги в других компаниях, поставщики услуг, специалисты, которые консультируют бизнес, государственные служащие и соискатели. Деловое письмо обычно оформляется блочным стилем, в котором все элементы письма, кроме фирменного бланка, выравниваются по левому полю.
Его можно отправить по электронной почте или доставить по почте. Если письмо отправляется в тексте электронного письма, отправитель указывает свое имя, должность и контактную информацию в нижней части электронного письма.
Деловые отчеты для передачи информации
Деловые отчеты содержат информацию в более формальном формате и обычно длиннее, чем письмо. Отчеты охватывают множество тем, таких как соответствие требованиям безопасности, данные о продажах, финансовые данные, технико-экономические обоснования и маркетинговые планы. Они могут включать статистику, диаграммы, графики, изображения, тематические исследования и результаты опросов. Некоторые отчеты публикуются в интересах инвесторов. Если отчет является периодическим, например ежемесячный отчет о продажах, шаблон используется для удобства и для возможности сравнения с предыдущими отчетами.
Транзакционные документы для ведения бизнеса с клиентами
Компания использует документы для ведения бизнеса со своими клиентами. Для экономии времени эти документы могут быть отформатированы в виде формы, такой как форма заказа, передаточная страница, счет-фактура или квитанция. Типы используемых транзакционных документов несколько различаются в зависимости от характера бизнеса. Страховой агент, например, создает страховые заявки и полисы, а кредитор использует кредитные заявки и ипотечные документы.
В некоторых областях предприятия заключают соглашения и контракты с другими; эти документы могут быть составлены юристом компании.
Финансовые документы для управления бизнесом
Предприятие использует финансовые документы, чтобы оставаться в рамках своего бюджета, готовить бюджетные предложения и подавать налоговые декларации. К таким документам относятся квитанции, отчеты о заработной плате, оплаченные счета, банковские выписки, отчеты о прибылях и убытках, балансы и формы налоговой отчетности. Эти документы может подготовить бухгалтер компании.
Владелец бизнеса использует эти документы для определения финансового успеха компании и выявления непродуктивных областей.Глава отдела может использовать финансовые документы для подготовки бюджетного предложения.
Управление Oracle WebCenter Enterprise Capture
Oracle WebCenter Enterprise Capture обеспечивает масштабируемый захват бумажных и электронных документов, ориентированный на процессно-ориентированные приложения обработки изображений и корпоративные приложения, поддерживающие работу с изображениями.
В этой главе обсуждаются следующие темы:
Захват задокументирован в следующих руководствах:
4.1 Об Oracle WebCenter Enterprise Capture
Oracle WebCenter Enterprise Capture предоставляет организациям единую систему для ввода как бумажных, так и электронных документов. Capture поддерживает как централизованный, так и распределенный захват изображений с помощью удобного веб-интерфейса, способного использовать сканеры промышленного уровня в больших объемах. Поддержка стандартного отраслевого интерфейса сканирования TWAIN позволяет Capture использовать широкий спектр ведущих в отрасли сканеров изображений документов для оцифровки бумажного содержимого.Существующие файлы электронных документов могут быть легко захвачены пользователями или автоматически захвачены с помощью процесса импорта, который может отслеживать сервер электронной почты или сетевую папку. После захвата документы систематизируются и индексируются путем применения метаданных с помощью ручных или автоматизированных процессов, использующих технологию распознавания штрих-кода. После того, как документы завершены, они фиксируются в системе управления контентом. Capture полностью интегрирован с Oracle WebCenter Content: Imaging и с Oracle WebCenter Content, чтобы предоставить организациям единую систему для захвата, хранения, управления и извлечения критически важного бизнес-контента.
Capture также интегрирован с Oracle WebCenter Forms Recognition, который использует интеллектуальные возможности сбора данных для распознавания, классификации и извлечения информации из документов. Для получения дополнительной информации см. Руководство по интеграции Oracle Fusion Middleware Oracle WebCenter Forms Recognition/Enterprise Capture.
Благодаря указанным выше дополнительным возможностям Capture упрощает обработку больших объемов деловых документов, автоматизируя извлечение данных и сводя к минимуму потребность в человеческом вмешательстве.
Пакеты и документы являются основными движущими силами работы в Capture. В Capture документы сканируются или импортируются и сохраняются партиями. Пакет состоит из отсканированных изображений или файлов электронных документов (таких как файлы PDF или Microsoft Office), которые организованы в документы и имеют присвоенные значения метаданных (индекс). Каждый документ имеет общий набор значений метаданных.
Захват включает следующие основные процессы:
Capture: сканируйте или импортируйте документы пакетами в рабочей области Capture.
Преобразование
: преобразование документов без изображений, таких как PDF-файлы или документы Microsoft Office, в стандартный формат изображения.
Классификация: разделите пакет на его логические документы и назначьте каждому документу набор значений метаданных.
Зафиксировать: записать все документы пакета (изображения и не изображения) и их метаданные в выбранном формате вывода в определенное место или репозиторий содержимого, а затем удалить их из рабочей области Capture.
4.2 Клиент Oracle WebCenter Enterprise Capture
Клиент Oracle WebCenter Enterprise Capture — это приложение для конечного пользователя, которое работник умственного труда, пользователь бизнес-приложения или оператор сканирования использует для создания пакетов с помощью сканеров или путем импорта файлов электронных документов. После создания пакетов пользователи могут классифицировать и индексировать документы.
Основной функционал клиента включает:
Сканирование и импорт документов с использованием стандартного TWAIN-совместимого интерфейса для сканирования с настольных сканеров или других TWAIN-совместимых устройств ввода
Просмотр, редактирование и индексирование документов
Выпуск пакетов для дальнейшей обработки документов, возврата в репозиторий контента или прикрепления к записям бизнес-приложений
4.
3 Рабочая область Oracle WebCenter Enterprise Capture
Рабочая область Oracle WebCenter Enterprise Capture представляет собой полную среду Capture, обеспечивающую централизованное расположение метаданных, профилей конфигурации и физических данных для конкретной среды. Менеджер рабочего пространства может определить более одного рабочего пространства. Менеджеры рабочих областей настраивают и управляют рабочими областями, к которым им предоставлен доступ, и контролируют доступ других к рабочей области. Пользователи клиента Capture создают пакеты и получают к ним доступ в рабочей области, к которой им предоставлен доступ.
В этом разделе рассматриваются следующие темы:
4.3.1 О рабочих областях захвата
Рабочее пространство Capture обеспечивает следующие преимущества:
Отдельная рабочая область, полезная для управления вводом документов для отдела, отдела или даже организации
Совместно используемые элементы для повторного использования в нескольких компонентах Capture
Безопасный доступ к рабочим областям, обеспечиваемый пользовательскими/групповыми ограничениями Capture на рабочие области
Возможность копирования рабочего пространства для легкой адаптации его конфигурации к другой среде
Возможность ограничить доступ к пакетам, созданным в рабочей области
4.
3.2 О консоли Capture Workspace
Консоль Capture Workspace предоставляет централизованное расположение конфигурации, в котором менеджеры рабочих областей настраивают рабочие области для использования во всем приложении Capture. Например, менеджеры рабочих пространств создают и настраивают рабочие пространства и их элементы, создают поля метаданных, списки выбора, поиск в базе данных, настраивают профили, а затем используют их в различных областях, таких как профили клиентов и задания пакетной обработки. Менеджеры рабочего пространства также могут планировать порядок обработки для конкретной среды.
Для получения дополнительной информации о ролях менеджера рабочей области см. документ Oracle Fusion Middleware, управляющий Oracle WebCenter Enterprise Capture.
4.4 Процессоры Oracle WebCenter Enterprise Capture
Oracle WebCenter Enterprise Capture предоставляет следующие процессоры, которые менеджеры рабочей области настраивают для автоматизации в консоли рабочей области:
Процессор импорта
: обеспечивает автоматический массовый импорт из таких источников, как папка файловой системы, файл списка с разделителями (текстовый/ASCII) или папка учетной записи сервера электронной почты. Задание импорта отслеживает источник и импортирует с заданной периодичностью, например раз в минуту, час или день.
Процессор преобразования документов
. Автоматически преобразует документы, не являющиеся изображениями, в указанный формат в Capture с использованием технологии Oracle Outside In. Например, процессор преобразования документов может преобразовывать файлы документов, такие как PDF-файлы или документы Microsoft Office, в формат изображения TIFF. Документы также можно объединять различными способами во время конвертации.
Процессор распознавания
: автоматически выполняет распознавание штрих-кодов и патч-кодов, разделение документов и автоматическую индексацию.
Обработчик фиксации: выполняет профили фиксации для автоматического вывода пакетов в указанное расположение или репозиторий содержимого, а затем удаляет пакеты из рабочей области. Поддерживаемые форматы вывода документов включают многостраничный TIFF, PDF/A только с изображениями и PDF с возможностью поиска. Профиль фиксации указывает, как выводить документы и их метаданные, и включает сопоставления полей метаданных, формат вывода, инструкции по обработке ошибок и настройки драйвера фиксации.
4.5 Oracle WebCenter Enterprise Capture Security
Вход в систему Capture, доступ и аутентификация пользователя интегрированы с Oracle Platform Security Services (OPSS). После аутентификации права пользователей зависят от назначенных им ролей Capture, которые назначает системный администратор в Oracle Enterprise Manager.
4.6 Управляемые вложения
Бизнес-решения, использующие Oracle WebCenter Content, могут использовать Capture для сканирования бумажных документов непосредственно из своего приложения и индексирования содержимого.
Как использовать функцию слияния в Word для создания и печати стандартных писем, в которых используются данные из рабочего листа Excel
Резюме
В этой статье объясняется, как использовать функцию слияния в Microsoft Word для создания и печати стандартных писем с использованием данных из рабочего листа Microsoft Excel.
При использовании функции слияния сообщений Word Word объединяет основной документ со списком получателей для создания набора выходных документов:
Основной документ содержит основной текст, одинаковый во всех выходных документах.Он может содержать фирменный бланк, текст и инструкции в полях слияния для вставки текста (например, имен и адресов получателей), которые варьируются от одного выходного документа к другому.
Список получателей — это база данных, содержащая данные, которые должны быть объединены в выходные документы. Например, список получателей представляет собой файл базы данных Microsoft Access или рабочий лист Excel.
Эта база данных обычно представляет собой список имен, адресов, номеров телефонов и других категорий личной информации.
Выходные документы являются результатом слияния почты. Текст в выходном документе может быть одинаковым во всех выходных документах, но вы можете применить форматирование к определенным документам.
Шаг 1. Настройка файла данных Excel
Прежде чем приступить к работе с мастером слияния, убедитесь, что ваш рабочий лист Excel правильно структурирован для этой цели.Обратите внимание на следующие требования к таблице данных:
Первая строка должна содержать имена полей для каждого столбца, например, Заголовок, Приветствие, Имя, Отчество, Фамилия, Адрес1 и Адрес2.
Имя каждого поля должно быть уникальным.
Каждая строка должна содержать информацию об определенном элементе.Например, в списке рассылки каждая строка может содержать информацию о конкретном получателе.
В таблице не должно быть пустых строк.
Создайте файл данных Excel, а затем упорядочите его, используя поля, которые вы хотите использовать для своего письма, как показано в следующем образце файла данных.
После создания файла данных Excel сохраните его, а затем закройте файл данных.
Для получения дополнительных сведений о том, как создать список адресов для слияния, щелкните следующий номер статьи базы знаний Майкрософт:
294688 как создать и настроить список адресов для слияния в Word 2002 и более поздних версиях Word
Шаг 2. Настройка основного документа
В Microsoft Office Word 2003 и более ранних версиях Word выберите пункт Письма и рассылки в меню Сервис, а затем щелкните Мастер слияния.
В Microsoft Office Word 2007 щелкните Начать слияние в группе Начать слияние на вкладке Рассылки , а затем щелкните Пошаговый мастер слияния .
Под Выберите тип документа , нажмите Letters .
Активный документ становится основным документом. Основной документ содержит текст и графику, одинаковые для всех версий объединенного документа.Например, обратный адрес и приветствие в бланке письма одинаковы для каждой версии.
Щелкните Далее: Начальный документ .
Используйте один из следующих методов:
Начните с документа, который в данный момент отображается в окне документа.Для этого нажмите Использовать текущий документ .
Затем вы можете либо ввести букву в окне документа, либо подождать, пока мастер не предложит сделать это на более позднем этапе.
Начните с шаблона. Для этого выполните следующие действия:
Нажмите Начните с шаблона .
Нажмите Выберите шаблон .
На вкладке Слияние выберите нужный шаблон в диалоговом окне Выбор шаблона и нажмите кнопку ОК.
Начните с существующего документа. Для этого выполните следующие действия:
Щелкните Начать с существующего документа .
В поле Начать с существующего выберите нужный документ и нажмите кнопку Открыть.
Если вы не видите документ, щелкните Дополнительные файлы , а затем щелкните Открыть. В диалоговом окне «Открыть» найдите нужный документ и нажмите «Открыть».
Щелкните Далее: Выберите получателей .
Шаг 3. Укажите источник данных Excel
В разделе Выберите получателей нажмите Использовать существующий список .
Щелкните Просмотрите .
В диалоговом окне Select Data Source найдите и щелкните лист Excel, который вы хотите использовать.
По умолчанию Word открывает папку «Мои источники данных».
Нажмите Открыть.
Если лист Excel содержит информацию о нескольких вкладках, выберите вкладку, содержащую нужную информацию, и нажмите кнопку ОК.
Все записи в источнике данных отображаются в диалоговом окне «Получатели слияния». Здесь вы можете уточнить список получателей для включения в слияние.
Шаг 4. Выберите получателей
В диалоговом окне «Получатели слияния» выберите получателей, которых вы хотите включить. Для этого воспользуйтесь одним из следующих способов:
Используйте флажки для указания получателей.
Этот метод наиболее полезен, если список короткий. Щелкните, чтобы установить флажки рядом с получателями, которых вы хотите включить, а затем снимите флажки рядом с получателями, которых вы хотите исключить.
Примечание. Если вы знаете, что хотите включить в слияние большую часть списка, нажмите «Выбрать все», а затем щелкните, чтобы очистить определенные записи. Точно так же, если вы хотите включить в список только несколько записей, нажмите «Очистить все», а затем выберите нужные записи.
Сортировать элементы в списке.
Этот метод полезен, если вы хотите просмотреть элементы в алфавитном или цифровом порядке. Щелкните заголовок столбца элемента, по которому вы хотите выполнить сортировку. Например, если вы хотите отобразить список в алфавитном порядке по фамилии, щелкните заголовок столбца «Фамилия».
Фильтр элементов в списке.
Этот метод полезен, если список содержит записи, которые вы не хотите видеть или включать в слияние. После того, как вы отфильтровали список, вы можете использовать флажки для включения и исключения записей, как описано ранее. Чтобы отфильтровать список, выполните следующие действия:
Щелкните стрелку рядом с заголовком столбца элемента, по которому вы хотите отфильтровать.
Нажмите любой из следующих:
(Пробелы): этот параметр отображает все записи, в которых соответствующее поле пусто.
(не пустые): этот параметр отображает все записи, в которых соответствующее поле содержит информацию.
Если источник данных содержит записи с одной и той же информацией, а в столбце 10 или менее уникальных значений, можно выполнить фильтрацию по определенной информации.Например, если есть несколько адресов, в которых в качестве страны указана Австралия, вы можете отфильтровать по Австралии.
В диалоговом окне «Получатели слияния» отображаются только назначенные записи. Чтобы снова отобразить все записи, щелкните (Все).
Примечания
Для расширенной сортировки и фильтрации щелкните стрелку рядом с именем любого столбца, а затем щелкните (Дополнительно). Используйте вкладки «Фильтровать записи» и «Сортировка записей», чтобы настроить нужный запрос сортировки или фильтрации.
Если у вас установлено программное обеспечение для проверки адресов, нажмите «Подтвердить» в диалоговом окне «Получатели слияния», чтобы проверить адреса получателей.
Нажмите OK, чтобы вернуться к мастеру слияния.
Word использует получателей, указанных вами для слияния.
Нажмите Далее: Напишите письмо .
Шаг 5. Заполните письмо и добавьте поля слияния
Если вы еще этого не сделали, введите текст, который должен отображаться в каждом бланке основного документа.
Вставка полей слияния
Вставьте поля слияния, в которые вы хотите объединить имена, адреса и другую информацию из источника данных. Чтобы вставить поля слияния, выполните следующие действия:
В основном документе щелкните место, куда вы хотите вставить поле.
Вставьте любой из следующих:
Адресный блок с именем, адресом и другой информацией:
Нажмите Адресный блок .
В диалоговом окне «Вставить адресный блок» выберите элементы адреса, которые вы хотите включить, и нужные форматы, а затем нажмите «ОК». Чтобы получить справку по параметру, щелкните знак вопроса, а затем щелкните параметр.
Чтобы получить справку по параметру, щелкните знак вопроса, а затем щелкните параметр.Если появится диалоговое окно «Соответствие полей», возможно, Word не сможет найти часть информации, необходимой для блока адреса. Щелкните стрелку рядом с
(недоступно) , а затем выберите поле из источника данных, соответствующее полю, необходимому для слияния.
Горячая линия:
Нажмите Строка приветствия.
Выберите формат строки приветствия, включающий приветствие, формат имени и следующие знаки препинания.
Выберите текст, который должен отображаться в случаях, когда Word не может интерпретировать имя получателя. Например, Word не может интерпретировать имя, если источник данных не содержит имени или фамилии получателя, а содержит только название компании.
Нажмите OK.
Если появится диалоговое окно «Сопоставление полей», возможно, Word не сможет найти некоторую информацию, необходимую для строки приветствия. Щелкните стрелку рядом с (недоступно), а затем выберите поле из источника данных, соответствующее полю, необходимому для слияния.
Другие области информации:
Щелкните Дополнительные элементы.
Используйте один из следующих методов:
Щелкните Поля адреса, чтобы выбрать из полей адреса, которые будут автоматически сопоставлены с соответствующими полями в вашем источнике данных, даже если поля источника данных не имеют того же имени, что и ваши поля.
Щелкните Поля базы данных, чтобы выбрать поля, которые всегда берут данные непосредственно из столбца в базе данных.
В поле Поля щелкните нужное поле.
Нажмите «Вставить», а затем нажмите «Закрыть».
Если появится диалоговое окно «Сопоставление полей», возможно, Word не сможет найти часть информации, необходимой для вставки поля. Щелкните стрелку рядом с (недоступно) , а затем выберите поле из источника данных, соответствующее полю, необходимому для слияния.
Примечание. Если вы вставите поле из списка «Поля базы данных», а затем переключитесь на источник данных, в котором нет столбца с таким же именем, Word не сможет вставить информацию об этом поле в объединенный документ.
Электронные почтовые расходы:
Чтобы добавить электронные почтовые расходы, необходимо сначала установить программу электронных почтовых расходов, например такую, которую можно приобрести у стороннего поставщика в Интернете. Чтобы использовать электронную почту, выполните следующие действия:
Щелкните Электронные почтовые расходы.
Если у вас не установлена программа электронной почты, Word предложит вам установить ее и предложит подключиться к следующему веб-сайту Microsoft Office:
Печать Онлайн-почта
http://office.microsoft.com/services/service.aspx?sid=2.4
Вставьте почтовые расходы в соответствии с инструкциями программы.
Для добавления электронных почтовых отправлений необходимо сначала установить программу электронных почтовых отправлений, например такую, которую можно приобрести у стороннего поставщика в Интернете.Чтобы использовать электронные почтовые отправления, выполните следующие действия. Почтовый штрих-код: необходимо выбрать тип письма или конверта, который поддерживает штрих-код POSTNET. Чтобы использовать почтовый штрих-код, выполните следующие действия:
Нажмите Почтовый штрих-код .
В диалоговом окне Вставить почтовый штрих-код выберите соответствующие поля адреса.
Примечание Параметр «Почтовый штрих-код» отображается только в том случае, если вы используете версию Word для США.
Повторите шаги a и b для всех полей, которые вы хотите вставить. ПРИМЕЧАНИЯ:
Нельзя вводить символы поля слияния (» «) или вставлять их с помощью команды «Символ» в меню «Вставка».
Если поля слияния отображаются внутри фигурных скобок, например {MERGEFIELD City}, Word отображает коды полей вместо результатов полей. Это не влияет на слияние, но если вы хотите вместо этого отобразить результаты, щелкните правой кнопкой мыши код поля и выберите в контекстном меню пункт Переключить коды полей.
Например, при использовании образца базы данных, показанного ранее, ваше письмо может содержать поля AddressBlock и GreetingLine, и поэтому ваша первая страница будет выглядеть примерно так:
26 февраля 2002 г.
AddressBlock
GreetingLine
Напечатайте свое письмо здесь.
С уважением,
Введите свое имя здесь
Примечание. Вы также можете использовать панель инструментов слияния для вставки полей слияния, работы с основным документом слияния или выполнения слияния. Чтобы отобразить панель инструментов слияния, выберите Письма и рассылки в меню Инструменты, а затем щелкните Показать панель инструментов слияния .
Панель инструментов слияния предоставляет дополнительные команды, которые не включены в панели задач мастера слияния.Например, вы можете использовать меню «Вставить поле Word» на панели инструментов «Слияние», чтобы вставить поля Word для управления процессом слияния. Например, вы можете вставить поле ЕСЛИ, которое вставляет текст только в том случае, если конкретное поле слияния имеет указанное значение.
Кроме того, вы можете нажать Проверить наличие ошибок, чтобы Word выполнил слияние и сообщил обо всех ошибках, содержащихся в основном документе.
Изменение формата объединенных данных
Для форматирования объединенных данных необходимо отформатировать поля слияния в основном документе.Не форматируйте данные в источнике данных, так как их форматирование не сохраняется при объединении данных в документ. Чтобы изменить формат объединенных данных, выполните следующие действия:
В основном документе выберите поле, содержащее информацию, которую вы хотите отформатировать, включая окружающие символы поля слияния (<< >>).
В Word 2003 и более ранних версиях Word нажмите «Шрифт» в меню «Формат» и выберите нужные параметры.
В Word 2007 выберите нужный параметр в поле Theme Fonts в группе Font на вкладке Home .
Формат с использованием кодов полей
Чтобы управлять другими аспектами форматирования, нажмите клавиши ALT+F9, чтобы отобразить коды полей, а затем добавьте переключатели в поля слияния. Когда вы работаете с полями, переключатель — это специальная инструкция, которая вызывает определенное действие.Как правило, переключатель добавляется в поле для изменения результата.
Примеры использования переключателей:
Чтобы число 34987,89 отображалось как 34 987,89 долларов США, добавьте переключатель Числовое изображение (\#).
Чтобы печатать имена клиентов заглавными буквами, добавьте переключатель Формат (\*).
Чтобы убедиться, что объединенная информация имеет тот же шрифт и размер в пунктах, которые вы применяете к полю слияния, добавьте переключатель Charformat (\*).
Шаг 6. Сохраните документ
После того, как вы завершили основной документ и вставили все поля слияния, убедитесь, что вы сохранили документ, прежде чем продолжить. Для этого выполните следующие действия:
В Word 2003 и более ранних версиях Word щелкните Сохранить как в меню Файл.
В Word 2007 нажмите кнопку Microsoft Office , а затем нажмите Сохранить как .
Назовите документ и нажмите Сохранить.
Нажмите Далее: Предварительный просмотр писем .
Шаг 7. Предварительный просмотр писем и точная настройка списка получателей
Когда мастер отображает область задач «Шаг 5 слияния», мастер заменяет каждое из полей слияния в основном документе, содержащем фактический текст из первой записи списка получателей.Таким образом, вы можете увидеть, как будет выглядеть ваш первый выходной документ.
Например, если вы продолжите использовать образец базы данных, показанный ранее, первая страница должна выглядеть как следующая страница после нажатия Далее: Предварительный просмотр писем :
26 февраля 2002 г.
Эндрю Фуллер
908 W. Capital Way
Такома 98401
Уважаемый Эндрю Фуллер,
Напечатайте свое письмо здесь.
С уважением,
Введите свое имя здесь Для предварительного просмотра дополнительных записей используйте один из следующих способов:
Чтобы просмотреть элементы по порядку, нажмите кнопку со стрелкой влево или вправо.
Чтобы найти и просмотреть конкретный элемент, нажмите Найти получателя , а затем введите критерии поиска в диалоговом окне Найти запись.
Настройте список получателей, если хотите. Для этого воспользуйтесь одним из следующих способов:
Чтобы исключить определенного получателя из операции слияния, нажмите Исключить этого получателя .
Чтобы изменить список получателей, щелкните Изменить список получателей , а затем внесите изменения в диалоговом окне Получатели слияния .
Шаг 8. Завершите слияние
Для завершения слияния используйте любой из следующих методов.
Персонализация отдельных букв
Чтобы персонализировать отдельные элементы, вы фактически завершаете слияние, а затем редактируете нужную информацию в результирующем объединенном документе.Для этого выполните следующие действия:
Нажмите Редактировать отдельные письма .
В диалоговом окне Объединить в новый документ выберите записи, которые вы хотите объединить.
Нажмите OK.
Word создает и открывает новый объединенный документ.Ваш основной документ также остается открытым, и вы можете вернуться к нему, если хотите изменить все документы.
Прокрутите до информации, которую вы хотите изменить, и внесите изменения.
Распечатайте или сохраните документ так же, как любой обычный документ.
Печать писем
Для печати писем используйте один из следующих способов:
Если вы персонализировали элементы и активен объединенный документ, выполните следующие действия:
В Word 2003 и более ранних версиях Word щелкните Печать в меню Файл.
В Word 2007 нажмите кнопку Microsoft Office , а затем нажмите Печать .
Выберите нужные параметры.
Если вы хотите печатать напрямую из мастера слияния, выполните следующие действия:
На шаге 6 мастера слияния ( Завершить слияние ) нажмите «Печать».
В диалоговом окне «Объединить в принтер » используйте один из следующих методов и нажмите кнопку «ОК»:
Чтобы напечатать все документы, щелкните Все.
Чтобы распечатать документ, который вы видите в окне документа, нажмите Текущая запись .
Чтобы напечатать диапазон документов, щелкните От, а затем введите номера записей в полях От и Кому.
В диалоговом окне «Печать» выберите нужные параметры.
Сохранение объединенных писем для дальнейшего использования
Если вы хотите отредактировать объединенные письма или сохранить их для дальнейшего использования, вы можете собрать их в один документ.Для этого выполните следующие действия:
Нажмите Редактировать отдельные письма .
В диалоговом окне «Объединить в новый документ » используйте один из следующих методов и нажмите «ОК»:
Чтобы объединить все документы, щелкните Все.
Чтобы объединить только тот документ, который вы видите в окне документа, щелкните Текущая запись .
Чтобы объединить диапазон документов, щелкните От, а затем введите номера записей в полях От и Кому.
Word открывает один новый документ, содержащий все отдельные буквы.Затем вы можете сохранить документ для последующего использования, как и любой обычный документ.
Каталожные номера
Для получения дополнительных сведений щелкните следующие номера статей, чтобы просмотреть статьи в базе знаний Майкрософт:
318117 Как использовать адреса из листа Excel для создания меток в Word
318115 Как создать шаблон письма с использованием информации из базы данных Access в Word 2002
318112 Как использовать адреса из базы данных Access 2002 для создания меток в Word 2002
294686 Как использовать слияние для создания списка, отсортированного по категориям, в Word 2002 и более поздних версиях Word
2 Часто задаваемые вопросы о слиянии почты в Word 2002
294688 как создать и настроить список адресов для слияния в Word 2002 и более поздних версиях Word
294693 Как использовать слияние для создания каталога в Word 2002 и более поздних версиях Word
294683 Как использовать слияние для создания форм писем в Word 2002 и более поздних версиях Word
.
No related posts.