Когда оплачивается командировка до поездки или после: Срок выплаты суточных при командировках

Содержание

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОСОБЕННОСТЯХ НАПРАВЛЕНИЯ РАБОТНИКОВ В СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ

Утверждено

Постановлением Правительства

Российской Федерации

от 13 октября 2008 г. N 749

Список изменяющих документов

(в ред. Постановлений Правительства РФ от 25.03.2013 N 257,

от 14.05.2013 N 411, от 16.10.2014 N 1060,

от 29.12.2014 N 1595, от 29.07.2015 N 771)

1. Настоящее Положение определяет особенности порядка направления работников в служебные командировки (далее — командировки) как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств.

2. В командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.

3. В целях настоящего Положения местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором (далее — командирующая организация).

Работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

4. Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки.

В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.

5. Оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации.

6. Утратил силу. — Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595.

7. Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки.

В случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).

В случае отсутствия проездных документов фактический срок пребывания работника в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования. При проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается квитанцией (талоном) либо иным документом, подтверждающим заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, содержащим сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25 апреля 1997 г. N 490 «Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации».

При отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работником представляются служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).

8. Утратил силу. — Постановление Правительства РФ от 29.07.2015 N 771.

9. Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.

Работнику, работающему по совместительству, при командировании сохраняется средний заработок у того работодателя, который направил его в командировку. В случае направления такого работника в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними.

10. Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

11. Работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются в соответствии с положениями статьи 168 Трудового кодекса Российской Федерации.

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом положений, предусмотренных пунктом 18 настоящего Положения.

При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

Если работник по окончании рабочего дня по согласованию с руководителем организации остается в месте командирования, то расходы по найму жилого помещения при предоставлении соответствующих документов возмещаются работнику в порядке и размерах, которые предусмотрены абзацем вторым настоящего пункта.

В случае пересылки работнику, находящемуся в командировке, по его просьбе заработной платы расходы по ее пересылке несет работодатель.

12. Расходы по проезду к месту командировки на территории Российской Федерации и обратно к месту постоянной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

13. В случае вынужденной остановки в пути работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами, в порядке и размерах, которые предусмотрены абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения.

14. Расходы по бронированию и найму жилого помещения на территории Российской Федерации возмещаются работникам (кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение) в порядке и размерах, предусмотренных абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения.

15. Утратил силу. — Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595.

16. Оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории Российской Федерации, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом «О валютном регулировании и валютном контроле».

Выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении работника в командировку за пределы территории Российской Федерации осуществляется в порядке и размерах, которые предусмотрены абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения, с учетом особенностей, предусмотренных пунктом 19 настоящего Положения.

17. За время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории Российской Федерации, суточные выплачиваются:

а) при проезде по территории Российской Федерации — в порядке и размерах, которые предусмотрены абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения для командировок в пределах территории Российской Федерации;

б) при проезде по территории иностранного государства — в порядке и размерах, которые предусмотрены абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения для командировок на территории иностранных государств.

18. При следовании работника с территории Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

При направлении работника в командировку на территории 2 или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

19. При направлении работника в командировку на территории государств — участников Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, дата пересечения государственной границы Российской Федерации определяется по проездным документам (билетам).

В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.

20. Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов нормы расходов на выплату суточных, определяемой в порядке, предусмотренном абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения, для командировок на территории иностранных государств.

21. Расходы по найму жилого помещения при направлении работников в командировки на территории иностранных государств, подтвержденные соответствующими документами, возмещаются в порядке и размерах, которые предусмотрены абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения.

22. Расходы по проезду при направлении работника в командировку на территории иностранных государств возмещаются ему в порядке, предусмотренном пунктом 12 настоящего Положения при направлении в командировку в пределах территории Российской Федерации.

23. Работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:

а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

б) обязательные консульские и аэродромные сборы;

в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

д) иные обязательные платежи и сборы.

24. Возмещение иных расходов, связанных с командировками, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы, в порядке и размерах, которые предусмотрены абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения.

25. Работнику в случае его временной нетрудоспособности, удостоверенной в установленном порядке, возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства.

За период временной нетрудоспособности работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

26. Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней:

авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;

(в ред. Постановлений Правительства РФ от 14.05.2013 N 411, от 29.12.2014 N 1595)

абзац утратил силу. — Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595.


Как в Германии платят командировочные | Карьера | DW

До сих пор в Германии, если сотрудника отправляют в командировку, время поездки туда и обратно не оплачивается дополнительно. Но только что принятое судебное решение может все изменить.

Командировка — случай для судебного разбирательства

В октябре немецкий Федеральный суд по трудовым спорам рассмотрел жалобу технического инспектора одной строительной компании из Рейнланд-Пфальца. В обязанности сотрудника входит контроль за строительными работами в Германии и за рубежом. В 2015 году его отправили в командировку в Китай. Рейс был с пересадкой, и на дорогу туда и обратно в общей сложности ушло четыре дня. По условиям тарифного договора в сфере строительства сверхурочные часы должны оплачиваться. Но работодатель оплатил лишь восемь рабочих часов в день, в то время как сотрудник требовал оплаты дополнительных 37 часов.

Спор длится уже более двух лет, и точка в этом деле еще не поставлена. Судьи в Эрфурте стали на сторону технического инспектора и приравняли время в пути к рабочему времени, поскольку такая поездка, как подчеркивается в пресс-релизе суда, «осуществляется в интересах работодателя и должна оплачиваться как работа». Однако правоту истца признали лишь частично. По решению судей оплачено должно быть время, требующееся для прямого рейса эконом-класса. Сотрудник же по собственному желанию выбрал бизнес-класс с пересадкой в Дубае. Какую точно сумму ему теперь должен возместить работодатель, будет решать земельный суд Рейнланд-Пфальца.

Что постановление суда высшей инстанции по трудовым спорам означает для остальных немцев, которым приходится ездить в командировки? Время, затраченное на дорогу до места назначения и обратно, до сих пор в Германии не оплачивалось как рабочее. Были лишь фиксированные суммы суточных (об этом чуть позже). Правда, надо сказать о двух исключениях: если работодатель в явном виде обязывает сотрудника решать служебные вопросы по ходу поездки или если оплата времени на поездку к месту назначения и обратно предусмотрена трудовым контрактом, производственным или тарифным соглашением. Отныне командировочное время следует считать рабочим. Однако вердикт судей в Эрфурте касается конкретно деловых поездок за рубеж. Изменятся ли условия для командировок по Германии, и если да, то как? Об этом станет известно после письменного обоснования решения суда, которое ожидается через несколько недель.

Как немцам оплачивают суточные?

Что же немцам, помимо заработка, платят за командировки сейчас? Работодатель берет на себя расходы на проезд и проживание на период деловой поездки. Отель и билеты заказывает либо фирма, либо сам сотрудник, а сумму ему затем полностью возвращают. Если сотрудник останавливается на ночевку не в отеле, а у знакомых, то ему выделяют деньги при предъявлении расписки. Максимальный размер выплат по проживанию определяет министерство финансов, он зависит от страны и города. В случае частного проживания в Германии сотрудник может получить за это 20 евро в сутки, а, скажем, в командировке в Москве — 110 евро. 

На дорогой обед суточных вряд ли хватит

Помимо этого выделяется фиксированная сумма на питание за каждый календарный день (Verpflegungspauschale). Размер суточных зависит от того, сколько времени сотрудник проводит в командировке. Отсчет начинается с 8 часов пребывания в командировке. За 8 и больше часов, а также за дни приезда и отъезда платят 12 евро, за 24 часа — 24 евро. Эта сумма сокращается, если работодатель предоставляет сотруднику бесплатное питание, если завтрак входит в стоимость номера в отеле или сотрудник получает полноценный обед в самолете.

Если командировка проходит за пределами Германии, здесь также имеют значение город и страна. Например, немцу, находящемуся в Москве, полагается 30 евро суточных, в Санкт-Петербурге — 26 евро, в Португалии — 36 евро, в Норвегии — 80 евро. Размеры выплат также устанавливает министерство финансов Германии. У компаний нередко есть и свои внутренние предписания: например, стоимость билетов не должна превышать определенную сумму, сотрудникам не оплачивают бизнес-класс, или рекомендуется путешествовать поездом вместо самолета.

Работодатель может возместить и дополнительные расходы, например, на такси или деловой ужин в дорогом ресторане, если они обоснованы и документально подтверждены чеками и квитанциями.

Смотрите также: 
Что можно немцам на рабочем месте

  • Что можно немцам на рабочем месте

    В 2016 году в Баварии по вине диспетчера столкнулись два поезда. Специалист допустил ошибку, так как отвлекался на игры на мобильнике. Использование смартфонов в диспетчерской было запрещено. Диспетчеру дали 3,5 года. Немецкие фирмы вправе решать самостоятельно, когда и как их подчиненные могут пользоваться мобильными телефонами. Непрерывное увлечение мобильником может стать причиной увольнения.

  • Что можно немцам на рабочем месте

    Бутерброд или салат, принесенный с собой, — перекус за компьютером иногда помогает сэкономить время. Чаще всего немецкий работодатель относится к этому спокойно. Проблемы могут возникнуть, если вы заняты в отделе сервиса и общаетесь с клиентами. Еду на рабочем месте могут запретить из-за правил гигиены или техники безопасности. Это касается лабораторий, больниц или производственных цехов.

  • Что можно немцам на рабочем месте

    Работник может получить предупреждение, если регулярно обедает за компьютером и его чавканье и запах еды раздражают коллег. Предупреждение проигнорировано неоднократно — начальник вправе уволить. Неприятности могут возникнуть, и если сотрудник прольет кофе на клавиатуру или повредит служебное оборудование. В этом случае его могут обязать покрыть расходы.

  • Что можно немцам на рабочем месте

    Под хиты и дело спорится. А если у шефа другой музыкальный вкус, запретить радио он не вправе. Так решил Федеральный суд по трудовым спорам. Воспрепятствовать этому, однако, могут недовольные коллеги или клиенты. Тогда в лучшем случае придется надеть наушники. Если же музыка мешает сконцентрироваться и приводит к ошибкам в работе — запрет все же возможен , но с согласия производственного совета.

  • Что можно немцам на рабочем месте

    А вот повесить на стену календарь с полуобнаженными моделями в немецком офисе точно не разрешат. Такие снимки по Закону о равном обращении считаются дискриминацией. То же самое касается и журналов с порнографией, лежащих на рабочем столе. Исключение составляют пространства, к которым имеет доступ только сам сотрудник, к примеру, личный шкафчик или ящик спецодежды.

  • Что можно немцам на рабочем месте

    Треть трудящихся в Германии украшают свои рабочие места личными предметами. Чаще всего это фотографии семьи, футбольная атрибутика и растения. В каждой фирме могут действовать свои предписания. Все, что мешает другим или является источником опасности (например, свечи), может быть запрещено. Но и в этом случае начальник не вправе выкидывать вещи, которые принадлежат сотруднику.

  • Что можно немцам на рабочем месте

    Можно ли сотруднику брать с собой на работу домашнего питомца, каждая фирма решает самостоятельно. Но даже в случае разрешения сначала необходимо спросить коллег. Собака должна быть социализированной, а рабочее место — подходящим для нее. Если на предприятии действуют особые гигиенические предписания, животные запрещены.

  • Что можно немцам на рабочем месте

    Допустимы ли личные звонки на работе, прописано в корпоративном кодексе. Если четких правил нет, короткий звонок вопросов не вызовет. Если сотрудник регулярно недорабатывает свое время, он рискует быть уволенным. Особенно если в ход идет служебный телефон. В 2015 году из-за звонков для участия в интерактивной игре на радио бухгалтер из Везеля лишилась работы. И суд посчитал это правомерным.

  • Что можно немцам на рабочем месте

    То же самое касается и использования служебного принтера или ксерокса в личных целях. Если в корпоративных правилах нет четкого разрешения, это может быть истолковано как присвоение имущества работодателя. Такая же проблема может возникнуть, если сотрудник использует служебные конверты или марки для частной почты или заряжает свой смартфон в офисе.

    Автор: Татьяна Вайнман


Как оплачивать командировку в выходной день

Важная командировка может случиться в любой день. А чтобы к началу недели оказаться в пункте назначения или, наоборот, вернуться, уезжать иногда приходится в воскресенье. Я часто слышу от клиентов вопрос: «Наши сотрудники уезжают в командировку в воскресенье и едут из дома в аэропорт заранее. Как считать и оплачивать этот день?»

Выясним, является ли командировка в выходной день рабочим временем. Статья 91 Трудового кодекса (TK) напоминает, что рабочим временем является период, когда сотрудник на основании правил внутреннего трудового распорядка и условий трудового договора должен исполнять свои обязанности. А в ст. 166 кодекса указано, что командировка – это поездка по заданию работодателя и именно он определяет, когда надо выехать и вернуться. Следовательно, день приезда и отъезда в командировку необходимо считать рабочим временем.

С выплатами сложнее. Статья 153 ТК говорит об оплате в двойном размере за работу в выходной, если не дается отдельный день отдыха. Но здесь же упомянут и второй вариант – за работу в выходной человек получает одинарную оплату, а дополнительный отдых не оплачивается. Право выбора за работником, и компания на это повлиять не может. Тем не менее варианты компенсации лучше описать в локальных актах, например в положении о командировках.

Двойная оплата. Если вы оплачиваете сотруднику работу в выходной, еще раз обратите внимание на ст. 153 ТК. Для расчета можно применять дневную или часовую ставку, но конкретный размер устанавливается локальным актом компании – вы определяете, оплачивать работу по двойной ставке за полный день или за каждый час. Пример: сотрудник поехал в командировку в воскресенье в 19. 00. Что выгоднее – оплачивать весь воскресный день или время нахождения в пути? Если оплата почасовая и сотрудник приедет к месту назначения в 6 утра, вам надо заплатить ему за 11 часов в дороге. Если же установить дневную ставку за выходной, то придется платить двойной тариф за весь день. То есть при почасовой схеме оплачиваются часы в пути, а при дневной – весь день. Поэтому предлагаю посчитать и оценить, какие расходы будут в том или ином случае. Как ни странно, возможно, оплата всего дня целиком будет для работодателей более выгодной.

День отдыха вместо двойной оплаты. Альтернатива двойной оплате – день отдыха и оплата за выходной в одинарном размере. Законодатели считают, что, когда сотрудник работает или находится в пути в выходной, он не отдыхает. Если он все-таки отдыхал, то получает оплату в одинарном размере. Если же он жертвует ради работы выходным днем и дополнительно не отдыхает, он должен получить двойную оплату. Поэтому надо реализовать его право на отдых, и это отдельно не оплачивается.

Однако в России часто происходит по-другому: сотрудник работает в выходной, потом берет отгул, который ему оплачивают как обычный рабочий день. Во время проверки Государственной трудовой инспекции компания показывает документы и расписывается в нарушении. Она получает требование оплатить сотруднику выходной день. Поэтом лучше установить законную схему с оплатой выходного и предоставлением дня отдыха, чем не оформить сначала документы на отгулы, а потом заявить об этом инспекторам.

Если же уик-энд – рабочее время для сотрудника в соответствии с его графиком, в эти дни за ним сохраняется средний заработок. Это следует из параграфа 9 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением правительства от 13.10.2008 № 749. При этом средний заработок сохраняется за весь день независимо от того, сколько часов сотрудник находился в пути.

Точная дата дня отдыха. Норма закона описана так, что приоритетной компенсацией считается двойная оплата, а день отдыха можно дать только по желанию работника. Значит, требуется письменное согласие сторон. Но для его оформления надо знать дату будущего отдыха, чтобы сохранить производственный процесс в отсутствие работника. Закон не уточняет, должен ли сотрудник сообщать эту дату. По моему мнению, если в заявлении день не указан, работодатель может не давать отгул и оплатить работу в выходной в двойном размере. В то же время для привлечения к работе в праздник или выходной необходимо согласие сотрудника на основании ст. 113 ТК. Если сотрудник будет недоволен предложенным видом компенсации, он может отказаться от работы в выходной или праздник.

Псковское региональное отделение Фонда социального страхования РФ

Ответ:

Согласно пункту 1 статьи 11.1 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» ежемесячное пособие по уходу за ребенком выплачивается застрахованным лицам (матери, отцу, другим родственникам, опекунам), фактически осуществляющим уход за ребенком и находящимся в отпуске по уходу за ребенком, со дня предоставления отпуска по уходу за ребенком до достижения ребенком возраста полутора лет.

В соответствии с пунктом 2 статьи 11.1 Закона N 255-ФЗ право на ежемесячное пособие по уходу за ребенком сохраняется в случае, если лицо, находящееся в отпуске по уходу за ребенком, работает на условиях неполного рабочего времени или на дому и продолжает осуществлять уход за ребенком.

Согласно статье 166 Трудового кодекса Российской Федерации служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

В период нахождения в служебных командировках работница не может осуществлять  фактического ухода за ребёнком и  признаётся лицом, прекратившим уход за ребенком и утратившим право на ежемесячное пособие по уходу за ребенком.

Нормами ч. 2 ст. 259 ТК РФ предусмотрено, что направление в служебные командировки женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускаются только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением.

Таким образом женщина, имеющая детей в возрасте до трёх лет может:

— либо приступить к исполнению должностных обязанностей в режиме неполного рабочего времени и  отказаться от направления в служебную командировку;

— либо прервать отпуск по уходу за ребёнком, приступить к работе на полный рабочий день и быть направленной в командировку с её согласия. После возвращения из командировки, уведомив работодателя в письменной форме, она может приступить к работе в режиме неполного рабочего времени и продолжать осуществлять уход за ребенком до полутора лет.

 

К списку »

Командировка – не путешествие! — Турпомощь

Командировка – не путешествие!

Министерство культуры ответило на запросы бизнеса

Министерство культуры РФ подтвердило, что командированный сотрудник не является туристом, в интересах которого действует третье лицо в рамках Закона №132-ФЗ. При этом услуги компании, осуществляющей деятельность в сфере делового туризма, связанных с организацией групповых выездов сотрудников с обучающими, развлекательными или  иными целями, а также  деловые поездки  творческих, научных или иных коллективов, направляемых в зарубежную поездку, с получением дохода от источников в стране (месте) временного пребывания, турпродуктом не являются.  Так следует из ответа Минкульта председателю рабочей группы по вопросам делового туризма при правовом комитете  Ассоциации «ТУРПОМОЩЬ» П.В. Васину. 

 

Целью запроса в министерство стала необходимость приведения к единообразию понимания нормативно-правового регулирования деятельности компаний, предоставляющих/оказывающих услуги в сфере корпоративного и делового туризма РФ, а также  изменение условий внесения взносов в фонды Ассоциации «ТУРПОМОЩЬ» для туроператоров в сегменте делового туризма. 

 

Является ли оказание содействия в бронировании по заявке юридического лица при направлении  своих сотрудников в командировки услугами, регламентированными Законом «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации» от 24.11.1996 №132-ФЗ? И чем определяется зона ответственности компании, предоставляющей услуги делового туризма, в случае направления сотрудника юридического лица в командировку, а не в путешествие? Ответ на эти вопросы теперь однозначный. 

 

Как следует из официального ответа ведомства,

«Департамент туризма и региональной политики Минкультуры России рассмотрел Ваше обращение, поступившее в адрес директора департамента 15. 09.2017 вх. No 17/13-828, и сообщает следующее. В соответствии с Федеральным Законом от 24.11.1996 No 132-ФЗ «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации» (далее Закон) используются следующие понятия: 

 

— туризм — временные выезды (путешествия) граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства (далее лица) с постоянного места жительства в лечебно-оздоровительных, рекреационных, познавательных, физкультурно-спортивных, профессионально-деловых, религиозных и иных целях без занятия деятельностью, связанной с получением дохода от источников в стране (месте) временного пребывания; 

 

— турист — лицо, посещающее страну (место) временного пребывания в турист лицо, посещающее страну (место) временного пребывания лечебно-оздоровительных, рекреационных, познавательных, физкультурно-спортивных, профессионально-деловых, религиозных и иных целях без занятия деятельностью, связанной с получением дохода от источников в стране (месте) временного пребывания; 

— заказчик туристского продукта — турист или иное лицо, заказывающее туристский продукт от имени туриста, в том числе законный представитель несовершеннолетнего туриста.  

В соответствии со ст. 166 Трудового Кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ), служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы 

 

Согласно ст. 167 ТК РФ при направлении работника служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. 

 

Таким образом, при направлении юридическим лицом (работодателем) своего сотрудника в служебную командировку заказ необходимых для этого услуг осуществляется от имени Заказчика — юридического лица, для целей определяемых заказчиком в приказе на командировку. Даты, место, цель поездки определяет работодатель (заказчик), при этом в период нахождения сотрудника в служебной командировке последнему выплачивается заработная плата, возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, т. е. командированный сотрудник получает доход в период нахождения в командировке.

 

Кроме того, учитывая, что командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения, работодатель обязан в силу положений ст. 22 ТК РФ обеспечивать безопасные условия труда своим работникам. На работодателя также возложена обязанность способствовать обеспечению безопасности такого работника и во время нахождения в командировке. Наряду с обязанностями, предусмотренными в ст. 167 ТК РФ по возмещению расходов сотрудника в командировке, у работодателя сохраняется обязанность по оплате расходов на оказание экстренной помощи или в иных обстоятельствах в случае необходимости. Учитывая, что заказ услуг осуществляется работодателем не от имени и/или в интересах сотрудника, командированный сотрудник не может являться туристом, а работодатель (Заказчик) -«иным лицом» или «законным представителем», действующим от имени и в интересах сотрудника. »

 

Рабочая группа по вопросам делового туризма при правовом комитете  Ассоциации «ТУРПОМОЩЬ» считает это серьезным результатом, учитывая, что ранее поездки для командированных сотрудников, заказанные у MICE-туроператора, считались турпродуктом, теперь же туроператорам по деловому туризму не придется платить взносы за организацию деловых поездок.

Почасовые сотрудники: компенсация во время командировок

Хотя не освобожденный от уплаты налогов почасовой сотрудник, как правило, не имеет права на дополнительную компенсацию за проезд в Массачусетский технологический институт и обратно или на связанный с ним местный рабочий объект, если сотрудник едет по делам, он должен получать компенсацию в соответствии с рекомендациями на этой странице.

Обзор

Неосвобожденный почасовой работник, как правило, не имеет права на дополнительную компенсацию за проезд в Массачусетский технологический институт и обратно или на связанный с ним местный рабочий объект.

  • Пример : Не освобожденный от налога сотрудник, который обычно работает в кампусе, назначается на день в лабораторию Линкольна. Они не имеют права на компенсацию за время, потраченное на поездки между домом и лабораторией Линкольна.

Однако, если сотрудник едет в командировку, а не на работу, он должен получать компенсацию в соответствии с инструкциями на этой странице.

  • Пример : Не освобожденный от уплаты налогов сотрудник, который обычно работает в кампусе, посещает полуденное совещание в лаборатории Линкольна.Время, потраченное на поездку в Линкольн и обратно, может быть компенсировано.
  • Пример : Неосвобожденного сотрудника, который обычно работает в кампусе, приглашают на конференцию в Чикаго. Они имеют право на компенсацию в соответствии с руководящими принципами «Почасовой поездки».
  • Как правило, работник не должен терять или получать регулярный (базовый) заработок в результате командировки.
  • «Статус командировки»,  , используемый в настоящих рекомендациях, означает время между выходом из дома или обычного рабочего места для начала командировки и возвращением домой или на обычное рабочее место.Сюда входит все время, когда сотрудник работает и не работает, включая сон и общение с коллегами.
  • «В пути»  относится к путешествию из пункта отправления в пункт назначения и обратно или к путешествию между пунктами маршрута. Сюда не входят поездки в и из аэропорта Бостона, железнодорожного или автобусного вокзала.
  • Применение этих рекомендаций в определенных ситуациях может быть затруднено. Руководителям и администраторам рекомендуется проконсультироваться со своим сотрудником по кадрам перед поездкой.

Что такое командировочные?

Организации устанавливают командировочные для покрытия расходов, понесенных персоналом во время командировок. Как правило, эти возмещения производятся для покрытия стоимости гостиничных номеров, питания и транспорта. Тем не менее, политика должна распространяться на все, что требуется сотруднику для ведения официальных дел, указанных в его маршруте. Также могут быть предусмотрены дополнительные условия для более длительных командировок или когда сотрудники должны развлекать клиентов.

Является ли компенсация командировочных юридическим требованием?

В некоторых странах компании несут юридическую ответственность за обеспечение надлежащей системы возмещения командировочных расходов сотрудников. Механика того, как предприятия распоряжаются командировочными, будет варьироваться от страны к стране, как и последствия для налоговых деклараций организаций.

Как правило, расходы на корпоративные поездки имеют законную деловую цель и, следовательно, не облагаются налогом. Поскольку компании часто могут компенсировать эти расходы, в их интересах не спорить о разумных расходах, связанных с поездками.Ожидание того, что сотрудники будут платить из своего кармана вдобавок к времени, которое они потратили в пути вне своего обычного рабочего времени, — это верный способ нанести ущерб уровню удержания персонала.

В Соединенных Штатах большинство компаний имеют так называемый отчетный план командировочных расходов своих сотрудников. Подотчетный план следует указаниям Службы внутренних доходов (IRS), что позволяет сотрудникам получать возмещение коммерческих расходов без представления этих платежей в составе их годовой налоговой декларации.

Что обычно покрывает командировочное?

Несмотря на то, что условия возмещения расходов варьируются от одной компании к другой, путешественники обнаружат, что их покрываемые транспортные расходы обычно включают:

  • Транспортные расходы на дополнительные поездки помимо обычных поездок сотрудников на работу. Сюда могут входить расходы на авиабилеты, такси или местный транспорт, аренду автомобилей, оплату проезда по автомагистралям, плату за парковку и стандартные тарифы на километраж, когда сотрудники используют свои личные автомобили.
  • Компенсация питания и напитков, потребляемых в командировке. Обычно это покрывает завтрак и ужин только в том случае, если было ночное путешествие.
  • Условия проживания.
  • Покрытие непредвиденных расходов, таких как чаевые и чаевые.
  • Расходы на представительские расходы в случаях, когда путешественникам необходимо выйти за рамки своей стипендии на еду и напитки для деловых обедов или напитков с клиентами.
  • Полисы страхования путешествий, приобретенные для командировки.
  • Расходы на медицинские расходы, такие как прививки для международных поездок.
  • Предоставление услуг химчистки или других прачечных, когда работникам необходимо находиться вдали от своего обычного рабочего места в течение длительного времени.

Что такое суточные?

Вместо того, чтобы возмещать отдельные квитанции и покупки, некоторые компании и организации предпочитают устанавливать путешественникам фиксированную сумму, которую они могут потратить в день. Эта практика более известна как суточная ставка и направлена ​​на то, чтобы сделать командировочные расходы более простыми для всех вовлеченных сторон. Ставки суточных дают бизнес-путешественникам возможность гибко планировать свой уровень комфорта, и компании также могут счесть это более рентабельным способом установления бюджета поездки.

Однако установить размер суточных для ваших путешественников может быть сложной задачей, особенно если их деловые поездки приводят их в разные пункты назначения. Для внутренних поездок в пределах континентальной части Соединенных Штатов (CONUS) организации могут ознакомиться с этим полезным постом или использовать этот удобный калькулятор M&IE от Управления общих служб США (GSA).Если вы проживаете в Великобритании, ознакомьтесь с нашими советами, чтобы получить дополнительную помощь в настройке суточных ставок для ваших путешественников.

Как компании могут стандартизировать свои процедуры для командировочных?

Компании, как правило, обнаруживают, что путешественники по-разному используют свои командировочные. Некоторые предпочтут потратить больше на более высокий стандарт проживания, в то время как другие предпочтут раскошелиться на обслуживание номеров, чтобы не ходить ночью в одиночестве.

Стандартизация суммы может помочь упростить дело, но корпоративная политика в отношении командировок необходима для обеспечения соответствия расходов на командировки.В этом документе должно быть указано, что будет и не будет возмещено до того, как сотрудники начнут увеличивать расходы и направлять членов команды к заявлению о своих командировочных расходах.

Внедрение прозрачного процесса утверждения — еще один отличный инструмент для стандартизации командировочных расходов и обеспечения того, чтобы руководство давало зеленый свет значительным расходам перед отъездом. Использование такой системы, как TravelPerk, может помочь компаниям упростить процесс бронирования поездок, подключив корпоративные политики поездок и включив автоматическое одобрение.

Изменив правила игры, автоматизация также позволяет деловым путешественникам контролировать свои мероприятия, повышая удовлетворенность сотрудников и экономя драгоценное время занятых менеджеров по командировкам.

После возвращения из командировки организациям необходимо поддержать сотрудников с возмещением их расходов. После навигации по напряженным маршрутам и упущенного времени с близкими ничто так не раздражает корпоративных путешественников, как необходимость продираться через сложный процесс возмещения путевых расходов.

Установление четких указаний и установление разумного периода времени для выполнения необходимых действий администратора является жизненно важным жестом, позволяющим гарантировать, что тяжелая работа деловых путешественников в дороге не останется неоцененной. Эта информация должна быть простой и стандартизированной, чтобы способствовать соблюдению требований и экономить время для более важных бизнес-задач.

Где можно определить политику расходов на деловые поездки?

Определение командировочных расходов, связанных с работой, будет варьироваться от одной компании к другой.Крайне важно иметь документацию, которая разъясняет сотрудникам допуски до их ухода.

Каждая компания, занимающаяся корпоративными поездками, должна поддерживать четкую и актуальную политику в отношении поездок. В этом документе будут изложены правила, касающиеся корпоративных поездок, в том числе то, как сотрудники должны относиться к командировочным. Политика компании в отношении командировок будет определять, например, разницу между деловыми и личными расходами.

Установленные правила становятся особенно важными, когда предприятия разрешают сотрудникам добавлять время отпуска к своим корпоративным поездкам.Разработанный как привлекательная дополнительная выгода, он может включать в себя поездки с членами семьи или другими лицами, не являющимися сотрудниками, после завершения их маршрута для компании.

В таких случаях наличие определенной системы возмещения может помочь членам команды отделить фактические расходы, начисленные в рабочие дни, от тех, которые были понесены по личным причинам. Установление четких ожиданий может гарантировать, что сотрудники сохранят оригинальные квитанции и другую документацию, необходимую как для обоснования, так и для налоговых целей компании.

Некоторые компании предлагают сотрудникам корпоративную кредитную карту для упрощения возмещения командировочных расходов в случае корпоративных поездок. Затем сотрудники должны продемонстрировать в своих заявлениях о расходах, что все понесенные расходы были связаны с деловыми целями и частью согласованных командировочных расходов. Любые избыточные суммы, выходящие за рамки политики компании, будут оплачиваться работником из собственного кармана.

Этот метод организации командировочных расходов распространен, когда в компании есть сотрудники, которые часто путешествуют по делам.Но другие предприятия будут просить сотрудников использовать свои личные кредитные карты и требовать возмещения расходов по их возвращении.

Какой бы маршрут они ни выбрали, компании должны разъяснить свой подход к командировочным расходам в корпоративной политике командировок. Как компания, вы должны изложить правила корпоративных поездок, которым вы хотите, чтобы ваши сотрудники следовали. Компании могут инициировать эти правила, чтобы удерживать командировочные расходы в соответствии с годовыми бюджетами, но корпоративная культура также может формировать внутреннюю политику.

Например, предприятия, заинтересованные в устойчивом развитии, скорее всего, попросят сотрудников пользоваться общественным транспортом, а не арендовать автомобили, где это возможно. Какие бы правила и положения вы ни установили как организация, изложите и объясните их как можно подробнее в своей корпоративной политике в отношении командировок.

Какова реалистичная компенсация командировочных расходов?

Ответ на этот вопрос зависит от ряда факторов. Пункт назначения, пожалуй, самый важный.Деловые поездки в зарубежные страны неизбежно будут иметь более высокую стоимость, чем поездки внутри страны.

Но даже корпоративные поездки в рамках КОНУСа сильно различаются по фактической стоимости. В целом, от расходов на проживание до средней стоимости ужина, поездка туда и обратно до крупного центра, такого как Нью-Йорк, будет стоить больше, чем деловая поездка в меньший город. Характер деятельности работодателя также может повлиять на размер пособий. Юристам, например, может потребоваться более высокий бюджет для развлечения клиентов, чем тому, кто работает в другом секторе.

Другими факторами, которые могут повлиять на путевые расходы, могут быть трудовой стаж и предпочтения путешественника. Например, организации могут выделить отдельные бюджеты на командировки для своих руководителей и других командировочных. Эти расширенные полисы могут включать ассигнования на авиаперелеты первым или бизнес-классом или более щедрые расходы на питание для персонала высшего уровня.

Обеспечение комфортной и экономичной деловой поездки может быть непростой задачей. Установление четкой корпоративной политики в отношении командировок может помочь сотрудникам в выборе организации корпоративных поездок.Наличие четких границ может также упростить отправку квитанций и возмещение деловых расходов.

Сочетая надежную политику в отношении поездок с инструментом онлайн-бронирования, таким как TravelPerk, предприятия могут упростить процесс бронирования для своих деловых путешественников, достигнув новых рекордов соответствия. Пожалуйста, поговорите с нашей командой сегодня, чтобы узнать, как TravelPerk может помочь вам установить четкую корпоративную политику в отношении командировок, составить более подробные отчеты о расходах и сэкономить на ваших ежегодных расходах на командировки.

Политика командировочных расходов | Политика университета

ТЕКСТ ПОЛИТИКИ                                          
Многие преподаватели, сотрудники и студенты университета вынуждены выезжать за пределы города по делам университета.Сюда входят поездки на конференции, поездки для встреч с фирмами или отдельными лицами, ведущими бизнес с университетом, и поездки для проведения исследований. В таких случаях Университет возместит путешественнику необходимые и разумные расходы, понесенные во время путешествия.
                                                                  
Путешествие следует бронировать по минимальной логической цене и с максимально возможным заблаговременным уведомлением. В оставшейся части этого раздела путешественнику указываются виды расходов, которые могут быть возмещены.
                                                                   
Из-за бюджетных ограничений некоторые факультеты университетов ввели более строгие правила возмещения расходов. В тех случаях, когда существует несоответствие между этой политикой и политикой департамента, грантодающего агентства или донора, применяется более ограничительная политика.

                                               

Роли и обязанности                                      

Роли для возмещения расходов включают:

                                               

Путешественник                     

Лицо, берущее на себя дорожные расходы, должно быть знакомо с политикой Департамента и настоящей политикой Университета, чтобы обеспечить соблюдение требований и разумное расходование средств Университета.Путешественники, чьи расходы будут отнесены на счет спонсируемого проекта, также должны быть ознакомлены с конкретными ограничениями расходов этого проекта. Путешественник также несет ответственность за получение всей надлежащей документации по каждому расходу. Как правило, эта документация представляет собой квитанцию, которая идентифицирует расходы и отражает доказательство оплаты расходов. Конкретная информация о приемлемой форме документации о расходах указана в этой политике. Путешественник также несет ответственность за документирование деловой цели или обоснование каждого расхода.Это помогает документально подтвердить, почему расходы подлежат возмещению и не должны рассматриваться как налогооблагаемый доход.

                                               

Путешественник должен запросить возмещение в течение 10 рабочих дней с даты окончания поездки и должен запросить возмещение не позднее, чем через 120 дней после даты расходов. Поздняя подача может быть возмещена только с одобрения отдела. Должна быть предоставлена ​​подтверждающая документация, чтобы описать обстоятельства, приведшие к поздней подаче, чтобы оценить, является ли это налогооблагаемым событием.Если описанные обстоятельства не помешали бы путешественнику подать заявление в установленный срок (120 дней), возмещение этих расходов считается налогооблагаемым доходом.

                                               

Командировщик несет ответственность за заполнение отчета о расходах в соответствии с политикой и процедурами Университета. Если отчет о расходах подготавливает лицо, не являющееся командиром, путешественник несет ответственность за предоставление составителю соответствующей информации для заполнения отчета о расходах для обеспечения точности всей информации.

 

Подготовитель Делегат 

В некоторых отделах отдельные лица могут составлять отчеты о расходах от имени других сотрудников в своей области. В этих случаях делегат-подготовитель отвечает за подтверждение:

  • характер каждого расхода и деловая цель возмещения Университетом
  • Полнота документации и правильность учета
  • Полнота и достоверность требуемой информации в авансовом отчете.
  • Распределение и разделение расходов на соответствующий(ие) счет(а) Университета и/или проект.

 

Роли утверждающего 

Утверждающий должен быть сотрудником старшего уровня в организации, который имеет право утверждать авансовые платежи и возмещение расходов для преподавателей и сотрудников в Школьном/Административном отделе. Утверждающим лицом может быть начальник командированного лица, финансовый утверждающий или старший коммерческий директор. Если у Получателя нет Супервайзера в Concur, Получатель платежа должен выбрать Первоначального рецензента, назначенного административному отделу.Первоначальный рецензент получит отчеты о командировочных и деловых расходах и запросы (предрейсовые и командировочные / денежные авансы) для первоначального утверждения.

Лица с полномочиями старшего коммерческого директора во всех случаях несут полную ответственность за принятие решения об утверждении исключений из политики.


Ответственный и подотчетный за запрос отчета о расходах и авансового платежа за поездку, который они утверждают, удостоверяя путем утверждения, что поездка:

  • соответствующий
  • действительный
  • соответствует политике
  • в рамках бюджета

 

 Все запросы на возмещение должны быть одобрены лицом с «полномочиями утверждающего» для своего отдела (ов). Утверждение согласованного отчета о расходах удостоверяет, что расходы соответствуют политике Университета и что они представляют собой надлежащее использование ведомственных или грантовых средств.

                                               

Независимо от полномочий утверждающего лицо ни при каких обстоятельствах не может утверждать свой собственный отчет. Деканы и вице-президенты должны иметь свои отчеты, подписанные соответствующим утверждающим лицом. Если финансовый утверждающий отчитывается перед получателем платежа, финансовый утверждающий должен указать утверждающего ADHOC, такого как DAF или SBO.

Если для самого высокопоставленного сотрудника невозможно или нецелесообразно оплачивать общие расходы, необходимо предпринять два шага для обеспечения соблюдения политики Университета:

  1. Общие расходы должны быть представлены в отдельном отчете о расходах.
  2. Самый высокопоставленный сотрудник, присутствовавший на мероприятии, должен проверить расходы, чтобы убедиться, что они действительны.

                                              

Если расходы подтверждены, сотрудник может попросить своего непосредственного начальника утвердить отчет о расходах в Concur.

                                               

Ключевые вопросы соответствия                                                                         
Налоговое управление и федеральные правила требуют соблюдения определенных стандартов при документировании, регистрации и представлении возмещаемых расходов. К ним относятся:

  • Возмещение расходов в разумные сроки.
  • Документирование конкретной деловой цели расходов.
  • Предоставление квитанций и доказательств оплаты.
  • Разделение недопустимых или чрезмерных расходов.

 

 

Предельный срок подачи возмещения
IRS требует, чтобы о возмещении командировочных расходов сотрудников сообщалось в течение разумного периода времени. Определение разумного периода времени будет зависеть от фактов и обстоятельств, но, как правило, не позднее 120 дней после даты расходов.Кроме того, чтобы придерживаться общепринятых принципов бухгалтерского учета, путешественник должен помнить о конце финансового года Университета 30 июня, и все расходы за этот год должны быть представлены до конца года, чтобы гарантировать, что расходы должным образом отражены в отчете. финансовой отчетности и в бюджете отдела на соответствующий финансовый период. Отчеты о расходах должны быть представлены в отдел в течение 10 рабочих дней после возвращения из командировки. Отчеты о расходах должны быть представлены в отдел НЕ ПОЗДНЕЕ 120 дней после окончания поездки.Компенсации, представленные более чем через 120 дней после даты окончания поездки, требуют обоснования получателя платежа и финансового утверждения.

                                               

Если отчет о расходах представляется более чем через 120 дней после даты окончания командировки, сотрудник должен предоставить обоснование несвоевременной подачи, и для этого потребуется подтверждение финансового утверждающего лица. Приемлемые причины для того, чтобы избежать вмененного дохода, включают, помимо прочего, невозможность представить отчет по медицинским показаниям или пребывание за пределами страны в течение длительного периода времени без доступа к Интернету.Исполнительный директор AP рассмотрит и определит, применяется ли вмененный доход.

 

Отчеты о расходах должны быть представлены в течение одного года (365 дней) с даты окончания поездки для покрытия командировочных расходов. Непредставление в течение 365 дней приведет к невозмещению расходов.

 

Примечание для учащихся:

Студенты также должны представить возмещение не позднее, чем через 120 дней, однако не получат вмененный доход, если возмещение будет представлено после 120 дней.

 

Деловая цель                                            

Все расходы должны быть направлены на действительные деловые цели, которые необходимы и разумны для ведения деятельности Университета. Деловая цель должна быть задокументирована для всех расходов, по которым путешественник сверяет или требует возмещения.

                                               

Деловая цель должна быть конкретной. «Поездка в Бостон, Массачусетс, чтобы выступить на конференции Accounts Payable Network» — это должным образом задокументированная деловая цель.«Поездка в Бостон на конференцию» — нет. Коммерческая цель расходов может быть очевидна для путешественника, но не для стороннего рецензента.

 

                                               

Квитанции                                          

Ожидается, что путешественник получит квитанции обо всех расходах, которые он планирует возместить. Квитанция может принимать разные формы (например, кассовый чек, копия

формы заказа, веб-квитанции или подтверждения).В квитанции должно быть указано:

  • дата покупки
  • имя поставщика
  • подробный перечень и цена за единицу закупаемых товаров
  • общая сумма

 

Если путешественник не может получить квитанцию, содержащую всю необходимую информацию, необходимо предоставить документы, демонстрирующие как можно больше требуемых предметов. Копия выписки по кредитной или дебетовой карте путешественника с указанием даты, места и суммы расходов или договора аренды может быть представлена ​​вместе с описанием покупки с указанием суммы любых расходов, подлежащих разделению (например,г. алкоголь).
                                                         

Должны быть предоставлены квитанции на все расходы на авиаперевозки, железнодорожные перевозки, проживание и аренду автомобиля. Для всех других типов расходов должны быть предоставлены квитанции, если расходы равны или превышают 50 долларов США. В противном случае требуется Обоснование получателя платежа и Финансовое одобрение, а также необходимо заполнить Заявление об отсутствии квитанции.

                                                

Подтверждение платежа                                     

Ожидается, что путешественник получит подтверждение оплаты любых расходов, для которых требуются квитанции (как указано в нашей политике). Доказательство платежа может принимать различные формы, но должно демонстрировать, что платеж был произведен, и должно указываться средство, с помощью которого путешественник произвел платеж. Это часто является частью квитанции. Примеры этого могут включать запись:

  • «Выдается наличными»
  • «Оплачено»
  • Нулевой баланс к оплате
  • Оплата дебетовой/кредитной картой (тип карты, последние четыре цифры карты и/или подпись)

 

Если в этой форме нет подтверждения платежа, можно также предоставить выписку по дебетовой или кредитной карте.Пожалуйста, зачеркните любую личную или несвязанную информацию.
 

Обратите внимание: Дата расхода в Concur для командировочных и деловых расходов должна быть либо датой транзакции в квитанции, либо датой платежа для подтверждения оплаты дебетовой/кредитной картой.


Сегрегированные расходы
Федеральное правительство не возместит определенные расходы, называемые «недопуски» и изложили руководящие принципы, запрещающие эти расходы от взыскания к федеральным грантам и контрактам, либо прямо или косвенно. К ним относятся расходы на алкоголь, развлечения, цветы или подарки или чрезмерные расходы, такие как проезд в первом или бизнес-классе, проживание или питание, превышающие установленные Университетом пороги. Чтобы убедиться, что Университет непреднамеренно не отнесет какие-либо из этих расходов на гранты и контракты, «недопустимые» расходы были отнесены к соответствующему счету.
                                                                  
Термины «недопустимые» или «раздельные» не означают, что расходы не подлежат возмещению, а скорее то, что они должны быть отнесены на отдельный счет.
 


Организация для путешествий
, если забронировано через любые другие средства и не взимается на счет бизнес-туристического счета (BTA), также называемых Air / Rail Central Pay Cartment или Carriate Card Card и расходы, путешественник будет возмещен для стоимости стоимости проезда, а также любые сборы и налоги агентства при бронировании на основе самого низкого логического тарифа.

Сотрудникам рекомендуется бронировать поездки через Университетскую компанию по управлению поездками (TMC). Использование предпочитаемого университетом агентства имеет множество преимуществ, в том числе централизованную оплату авиа и железнодорожного транспорта, так что путешественник не должен нести эти расходы из собственного кармана. TMC осведомлен о политике университетов в отношении командировок и руководящих принципах возмещения расходов и поможет выбрать авиаперевозчиков и отели, которые соответствуют этой политике, что ускоряет возмещение расходов. Кроме того, TMC часто имеет доступ к скидкам и льготным ставкам, согласованным с университетом.Наконец, TMC может помочь получить доступ к соответствующей документации по расходам и вести ее. Все туристические агентства взимают комиссию за каждую транзакцию при оформлении билетов.

Если вы едете на групповое собрание или конференцию, сообщите TMC о любых доступных скидках на авиабилеты и проживание, предлагаемых конференцией или собранием ассоциации. Если TMC не может бронировать по специальной цене со скидкой, агент сообщит путешественнику, как сделать бронирование.

Личная поездка не может быть забронирована с помощью Concur или через команду консультантов по деловым поездкам Columbia в World Travel.Персональное бронирование аренды автомобилей и отелей по договорным ценам может быть сделано через портал посетителей и личных путешествий Columbia.

                                            

 

Страхование от отмены поездки

В особых случаях может быть целесообразно приобрести страховку от отмены. Прежде чем приобретать страховку на случай отмены поездки, путешественник вместе с финансовым директором должен определить, является ли покупка оправданной.Должна быть предоставлена ​​соответствующая подтверждающая документация.

 

                                               

Статус освобождения от налогов                                           

Университет является освобожденной от налогов организацией, и физические лица должны потребовать, чтобы налог не взимался. К сожалению, туристическая индустрия (например, авиалинии, железная дорога, гостиница, прокат автомобилей и т. д.) часто не признает этот статус и настаивает на уплате налогов.В этом случае работнику будут возмещены уплаченные налоги. Если поставщик запрашивает свидетельство об освобождении от уплаты налогов, его можно получить в Центре финансовых услуг.

 

                                               

Air Travel                                

Внутренние поездки включают поездки в пределах Соединенных Штатов и их территорий, а все другие направления считаются международными поездками.

При бронировании внутренних или международных авиаперелетов эконом-классом/автобусом разрешается летать на регулярном коммерческом авиаперевозчике.Путешествие должно быть забронировано с использованием самого низкого логического тарифа (LLF), который является самым дешевым невозвратным тарифом для беспосадочного перелета во время полета, которое позволяет путешественнику достичь своей бизнес-цели, не продлевая поездку. Например, если есть стыковочный рейс с менее дорогим тарифом, но требующий большего времени в пути, он не будет считаться LLF. Однако, если есть два беспосадочных рейса, вылетающих из города отправления примерно в одно и то же время и прибывающих в город назначения примерно в одно и то же время, вариант перелета с более низкой стоимостью будет считаться LLF.Хотя могут применяться некоторые ограничения или штрафы, бронирование должно быть сделано за 14 или более дней до поездки, чтобы обеспечить самые низкие тарифы. Для всех поездок (за исключением поездок за счет государственных субсидий) на выбор перевозчика должна влиять цена (а не принадлежность путешественника к программе часто летающих пассажиров или другие личные соображения).

При бронировании международных поездок использование авиаперевозчика США является предпочтительным, но не обязательным, за исключением случаев, когда вы путешествуете за счет спонсируемых фондов или государственных субсидий, поскольку путешественники также должны соблюдать Закон федерального правительства о полетах в Америке. Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с политикой компании Columbia Fly America.

Гранты, спонсируемые государством, требуют, чтобы путешественник летал рейсом авиакомпании, принадлежащей США (Закон о Fly America), или код-шеринговым рейсом, назначенным авиакомпанией США (это рейс, который используется совместно американской и иностранной авиакомпанией). Политика перевозчиков под флагом США доступна на веб-сайте Исследовательского управления по адресу http://research.columbia.edu/usflag-carrier-policy. Исключения из этого требования перечислены в политике.Если поездка не была осуществлена ​​авиакомпанией-перевозчиком в США, путешественник должен заполнить форму исключения Fly America и приложить ее к своему отчету о расходах. Финансовый утверждающий в Concur должен подтвердить причину исключения Fly America.

         

                                      

Путешествие первым или бизнес-классом

Путешествие должно быть забронировано с использованием самого низкого логического тарифа (LLF)  , который является самым дешевым невозвратным тарифом, если он доступен для беспосадочного перелета во время полета, которое позволяет путешественнику достичь своей деловой цели, не продлевая поездку. Например, если есть стыковочный рейс с менее дорогим тарифом, но требующий большего времени в пути, он не будет считаться LLF. Однако, если есть два беспосадочных рейса, вылетающих из города отправления примерно в одно и то же время и прибывающих в город назначения примерно в одно и то же время, вариант перелета с более низкой стоимостью будет считаться LLF. Бизнес-класс может быть использован для поездок, если финансовое лицо, утверждающее ваш факультет или школу, подтвердит наличие соответствующих средств (до покупки) и если выполнено одно из следующих условий:

  • Любой сегмент полета, для которого запланированное время полета в воздухе* превышает пять часов.(Стыковочные рейсы, включающие как минимум один полетный сегмент с запланированным временем полета в воздухе более пяти часов, также могут быть забронированы в бизнес-классе).
  • Документально подтвержденное заболевание, требующее разумного приспособления, одобренное отделом управления отпусками университета.
  • Если рейс соответствует критериям бизнес-класса, но бизнес-класс не предлагается (например, самолет 2-го класса), передний салон будет считаться бизнес-классом, даже если билет может быть оформлен в первом классе.Путешественник несет ответственность за документирование этого исключения в отчете о расходах.

 

*Время полета означает количество времени, в течение которого путешественник непрерывно находится в воздухе на одном рейсе/этапе.

 

Если путешественник решит лететь бизнес-классом или первым классом на рейсе продолжительностью менее пяти (5) часов, не выполнил вышеупомянутые условия и не получил необходимого финансового разрешения, ему будет возмещена только сумма эквивалентно стоимости авиабилетов эконом-класса/автобуса.

 

Во всех случаях требуется разделение тарифов на авиаперелеты сверх тарифов эконом-класса и автобусов. Стоимость авиабилетов первого или бизнес-класса может быть отнесена на счет государственной субсидии только в тех случаях, когда субсидия прямо разрешает такие расходы. Важно отметить, что при покупке тарифа бизнес-класса/первого класса пассажир должен получить информацию о самой низкой логической доступной стоимости авиабилетов эконом-класса/автобуса во время первоначальной покупки.

 

Сумма, превышающая стоимость проезда в эконом-классе/автобусе, должна быть разделена на соответствующий тип расходов, должно быть предоставлено сравнение стоимости авиабилетов в автобусе/эконом-класса и бизнес-класса/первого класса, а также требуется обоснование получателя платежа.

 


Другое воздушное путешествие
Путешествие по некоммерческим средствам (то есть корпоративные самолеты, вертолет) не допускаются.

Документация Требуется
Пассажирский билет / квитанция, посадочный пасс, электронный билет или заявление на сайте или подтверждение, или маршрут, выданный турагентом, должен включать в себя:

  • даты и пункты отправления и прибытия
  • «класс» путешествия (если только у авиакомпании нет только одного класса, например Southwest)
  • общая сумма рейса
  • подтверждение платежа

Путешественнику может быть возмещена стоимость авиабилета до вылета, если рейс не был забронирован через Concur / World Travel с использованием механизма централизованной оплаты. Чтобы получить компенсацию до поездки, путешественник должен приобрести билет не менее чем за 14 дней до утвержденной поездки и предоставить подтверждение оплаты, копию билета или маршрута вместе с уважительной деловой причиной. Дата «окончания поездки» в отчете о расходах должна отражать дату возвращения из поездки.
 


Rail / Bus Travel Travel
Рельсы или автобусные билеты должны быть приобретены в самом низком логическом доступе.Университет ожидает, что билеты приобретаются по самой низкой логичной доступной цене. Хотя могут применяться некоторые ограничения или штрафы, бронирование должно быть сделано за 14 или более дней до поездки, чтобы обеспечить самые низкие тарифы. Если путешественник путешествует внутри страны первым классом, он должен предоставить обоснование вместе с финансовым одобрением. Путешественник должен разделить и предоставить сравнение стоимости для суммы выше экономического класса, если он путешествует внутри страны в первом классе или бизнес-классе (не включая Acela). Международные железнодорожные перевозки не требуют разделения независимо от выбранного класса обслуживания.

                                                

Необходимая документация

Билет, корешок или квитанция об оплате проезда должны содержать:

  • даты и пункты отправления и прибытия
  • класс
  • общая сумма тарифа
  • подтверждение платежа

 

Наземный транспорт
Во время путешествия может возникнуть необходимость использовать несколько видов наземного транспорта.К ним относятся прокат автомобилей, такси, частные автосервисы или личный транспорт. Во всех случаях путешественник должен проявлять разумное суждение и либо использовать предпочитаемого университетом поставщика, либо выбрать наиболее экономичный из доступных вариантов наземного путешествия. Путешественники могут пользоваться другими услугами, такими как Lyft и Uber, при условии, что общая стоимость таких услуг сопоставима с другими вариантами наземного транспорта. Путешественникам необходимо знать, что нет никаких гарантий безопасности при использовании таких услуг.
 

Аренда


автомобили

Арендуйте транспортные средства только тогда, когда менее дорогой сопоставимый транспорт недоступен.Возмещение расходов на аренду автомобилей может относиться к малолитражным, компактным или средним/средним классам для индивидуальных путешественников. Если автомобиль арендован по тарифу, превышающему компактный или средний/средний автомобиль, задокументируйте деловую цель в отчете о расходах, которая потребовала модернизации автомобиля. Все уполномоченные водители должны быть указаны в договоре аренды автомобиля на момент аренды. Компенсация будет производиться за более крупные транспортные средства в исключительных случаях (например, несколько пассажиров в одном автомобиле, перевозка оборудования и т. д.).), что должно быть задокументировано. Путешественникам будет возмещена стоимость покупки бензина для арендованных автомобилей с соответствующей подтверждающей документацией. Расходы на устройства GPS (Global Positioning Mapping) при аренде транспортного средства возмещаются в коммерческих целях. Компании по совместному использованию автомобилей, то есть платформы бронирования, которые позволяют арендовать автомобиль у других владельцев, не могут использоваться, и аренда, забронированная через компанию по совместному использованию автомобилей, не будет возмещена.

                                                                          

Аренда отечественных автомобилей

При аренде автомобиля у Hertz, предпочтительного поставщика проката автомобилей Университета в континентальной части США, включая Аляску, Гавайи и округ Колумбия, не покупайте  Отказ от возмещения ущерба (LDW) и/или страхование ответственности, как согласовано с Университетом включение отказа от возмещения убытков (LDW) и страхования ответственности за аренду бизнеса, связанного с университетом.Путешественникам не будут возмещены  эти расходы, если они будут арендовать автомобиль у Hertz, предпочитаемого поставщика проката автомобилей Университета.

Если предпочитаемый университетом поставщик проката автомобилей недоступен, можно использовать другие компании по прокату автомобилей. Тем не менее, при аренде автомобилей у других поставщиков проката автомобилей необходимо приобрести страховку mus t     при аренде автомобиля у других поставщиков. Примечание. Командирующие университеты, получившие корпоративную карту Visa от Bank of America, имеют право на освобождение от ответственности за ущерб при столкновении при аренде автомобиля, если вся аренда оплачивается корпоративной картой. Корпоративная карта Visa не включает страхование ответственности, которое должен приобрести арендатор.   Важная информация о страховом покрытии Visa при аренде автомобилей при столкновении, а также о включениях и исключениях можно найти в Руководстве по льготам для держателей карт Visa.

 

Международный прокат автомобилей :

При аренде автомобилей у уполномоченного поставщика проката автомобилей Hertz или ЛЮБОЙ компании по аренде автомобилей в международном регионе , необходимо приобрести страховку от ответственности за ущерб и ущерб .

Возмещение расходов на аренду автомобилей может относиться к малолитражным, компактным или средним/средним классам для индивидуальных путешественников. Компенсация будет производиться за более крупные транспортные средства в исключительных случаях (например, несколько пассажиров в одной машине, перевозка оборудования и т. д.), что должно быть подтверждено документально. Если автомобиль арендован по тарифу, превышающему компактный или средний/средний автомобиль, задокументируйте деловую цель в отчете о расходах, которая потребовала модернизации автомобиля.

 

Необходимая документация

Путешественник должен получить и предоставить квитанцию ​​​​от агентства по аренде автомобилей, которая включает:

  • даты и пункты проката
  • класс
  • общая сумма аренды
  • подтверждение платежа



Путешествие по частным транспортным средстве
При поездке в бизнес-целях личный автомобиль может использоваться для экономии времени, транспортного оборудования, сокращения затрат, когда несколько человек путешествуют вместе или путешествуют в местах в разумных расстояниях. Если личное транспортное средство используется главным образом для удобства путешественника, и разрешенная поездка осуществляется в место, расположенное на расстоянии более 500 миль от пункта отправления, возмещение не будет превышать меньшее из следующих значений: 1) стоимость возмещения расходов на проезд плюс пошлины; или 2) стоимость авиабилета туда и обратно между ближайшим коммерческим аэропортом, обслуживающим города отправления и назначения, плюс стоимость трансфера в аэропорт и из аэропорта.
                                                                   
За использование личного автомобиля в служебных целях путешественнику будет возмещена сумма, основанная на утвержденных Федеральным налоговым управлением США руководствах по пробегу по шоссе.Компенсация за пробег покрывает расходы на топливо, техническое обслуживание/ремонт, страховку, транспорт и эксплуатационные расходы, поэтому они не будут возмещаться отдельно. Путешественнику не будет возмещена стоимость покупки или аренды автомобиля.
                                                                  
В дополнение к пробегу могут возмещаться дорожные сборы и необходимые сборы за парковку.

                                               

Университет не несет ответственности за ущерб, причиненный личному автомобилю, используемому в служебных целях Университета, и не несет ответственности за франшизы или любой другой незастрахованный ущерб, причиненный транспортному средству.Расходы на ремонт автомобиля не возмещаются. Университет ни при каких обстоятельствах не возмещает штрафы за парковку и нарушение правил передвижения на личном транспортном средстве

 

Пробег личного автомобиля:

  • 0,560 долл. США за милю за поездку 1 января 2021 г. или после этой даты
  • 0,585 долл. США за милю за поездку 1 января 2022 г. или после этой даты

                                              

Другие виды наземного транспорта
Путешественникам будет возмещена стоимость проезда на автобусе, метро или другом общественном транспорте, маршрутном такси, такси или частном автомобиле, а также разумные чаевые, когда это необходимо для деловых целей. Компенсация будет предоставлена ​​за проезд между отелями, железнодорожными вокзалами, аэропортами, ресторанами, рабочими местами или встречами.

                                               

Необходимая документация

Путешественники должны попытаться получить квитанцию ​​от водителя или транспортной компании. Квитанции об оплате проезда должны содержать:

  • даты и пункты отправления и назначения
  • имен пассажиров
  • общая сумма тарифа
  • подтверждение платежа

                                              

 

                                               

Жилье                                           

Университет возместит путешественникам стоимость их номеров и любые применимые налоги и сборы, если они путешествуют по утвержденным Университетом делам.

Внутренние поездки включают поездки в пределах Соединенных Штатов и их территорий. Все остальные направления считаются международными поездками. При бронировании жилья помните о пороговых значениях, применимых как к внутренним, так и к международным поездкам.

 

Стоимость проживания в отеле в США не должна превышать 350 долларов США за ночь (без учета налогов). Международные путешественники должны получить стоимость номера, не превышающую 400 долларов США за ночь (долларов США без учета налогов).Расходы на проживание, превышающие 350 долларов США за ночь в США и 400 долларов США за ночь в других странах (не более чем на 50%), требуют обоснования получателя платежа и финансового одобрения. Кроме того, расходы на проживание, превышающие 525 долларов США за ночь в США и 600 долларов США за ночь в других странах (более 50%), требуют одобрения старшего коммерческого директора.

                                               

Если конференция проводится в гостинице, стоимость которой превышает указанные суммы, приложите флаер конференции с указанием места проведения конференции и предлагаемых номеров в гостинице. Если вы путешествуете в рамках спонсируемого проекта, на проживание в котором распространяются тарифы GSA, стоимость отеля, превышающая эту сумму, должна быть отнесена к соответствующему счету.

 

Авансовые платежи за бронирование гостиниц

Любые платежи за отели/арендную плату, сделанные заранее в качестве личных расходов, не будут возмещены до даты окончания поездки.

Если вам необходимо заранее забронировать гостиницы/аренду, используйте Корпоративную карту. Поездка останется несогласованной до даты окончания поездки.Несогласованные расходы должны быть добавлены в отчет о расходах, но не представлены до тех пор, пока расходы не будут произведены. Добавление несогласованных списаний в отчет о расходах гарантирует, что отдел обслуживания карт не будет ежемесячно получать напоминания о «несогласованных списаниях»

.

Если люди не хотят тратить деньги на карманные расходы, они могут запросить аванс на оплату проезда.

 

Требуется документация                     

Путешественник должен предоставить детализированный счет за проживание, который включает:

  • даты прибытия и отъезда
  • подробные начисления
  • общая сумма проживания
  • подтверждение платежа

 

Проживание в частном доме                              

Путешественникам, которые останавливаются в частной резиденции с родственниками или друзьями во время командировки, может быть возмещена разумная сумма расходов, понесенных в связи с выражением признательности хозяевам за их гостеприимство. Это может включать в себя небольшой подарок хозяину или оплату еды и не должен превышать 100 долларов США. Если подарок превышает 100 долларов, требуется обоснование получателя платежа.

                                               

Требуется документация                                       

Подробные квитанции и подтверждение оплаты любых понесенных расходов, связанных с расширением признательности.

 

                                               

Арендное жилье                                 

В зависимости от продолжительности пребывания путешественнику может быть выгоднее остановиться в арендованном жилье.

                             

Требуется документация                     

Путешественник должен предоставить детализированный счет за аренду или соглашение, которое включает:

  • даты пребывания
  • подробные начисления
  • общая сумма проживания
  • подтверждение платежа (лист с нулевым балансом)

 

 

Плата за проведение совещаний и конференций                                                     
Плата за проведение собраний или конференций возмещается университетом. Предпочтительно, чтобы либо использовалась карта P-card, либо счет за эти расходы выставлялся непосредственно Университету. Однако, если путешественник оплатит регистрационный сбор, он будет возмещен.
                    

Требуется документация           

Чтобы получить компенсацию за конференционный взнос, путешественник должен представить флаер или другую литературу с описанием конференции, регистрационную форму, повестку дня или квитанцию ​​об оплате конференционного взноса. Документация должна включать:

  • даты и место проведения конференции
  • общая сумма взносов за конференцию
  • подтверждение платежа

 

Путешественнику может быть заранее возмещена стоимость участия в конференции.Чтобы получить компенсацию до поездки, путешественник должен представить подтверждение оплаты и копию флаера конференции или регистрации, а также уважительную деловую причину. Дата «окончания поездки» в отчете о расходах должна отражать дату возвращения из поездки.
 


Расходы на багаж авиакомпании (плата за багаж)
При поездке по воздуху авиакомпании могут взимать плату за первую или вторую проверенную сумку.Университет возместит эту сумму, если сумка понадобится в командировке или при путешествии с тяжелыми или громоздкими материалами или оборудованием, необходимым для работы.
                                                                  
Если поездка включает в себя деловые и увеселительные поездки, а сумка используется для удовольствия (клюшки для гольфа, лыжи и т. д.), доплата не возвращается.
 


Разное Туристические расходы
В ходе поездки путешественник может понести дополнительные расходы, имеющие право на возмещение.К ним относятся:

  • Расходы на обработку и хранение багажа
  • Офисные расходы (копировальные услуги, почтовые расходы и т. д.)
  • Деловые телефонные звонки (включая мобильный телефон), факсы, подключение к Интернету, включая те, которые необходимы для бронирования транспорта и гостиницы
  • До 3 личных звонков в день разумной продолжительности
  • Сборы за конвертацию валюты, банкоматы и дорожные чеки
  • Плата за провоз сверхнормативного багажа в связи с размером или весом перевозимого предмета по требованию Университета
  • Разумные и обычные чаевые носильщикам, посыльным и другому обслуживающему персоналу
  • Доступ в Интернет
  • Прививки при выезде за границу по делам университета
  • Расходы на стирку или уборку в поездках продолжительностью более пяти (5) дней, если не подтверждены документально чрезвычайные обстоятельства

 

Список невозмещаемых расходов можно найти в Приложении B.

                                               

Необходимая документация

При необходимости путешественники должны получить и предоставить загруженные фотографии или сканы кассовых чеков на различные расходы. В квитанции должны быть указаны:

  • дата
  • приобретенные товары или оказанные услуги
  • общая сумма
  • подтверждение платежа

 

Комбинированные пакеты
В целях экономии некоторые путешественники могут рассмотреть возможность бронирования пакета (авиабилет, гостиница, аренда автомобиля) на дисконтных веб-сайтах, таких как Expedia, Orbitz или Priceline.Правила, касающиеся стоимости авиабилетов, отелей и аренды автомобилей, продолжают действовать. TMC, назначенный университетом, также может предоставлять пакетные предложения и дополнительную поддержку путешественников в случае изменений и отмен.

 

Бронирование групповых поездок

Бронирование блоков мест в самолетах или гостиничных номеров должно бронироваться организаторами поездок с использованием учетной записи для деловых поездок или корпоративной карты, а не личной карты.

 

Продление путешествия сверх минимального количества дней, необходимого по личным причинам                                                      
быть равным или меньшим, чем это было бы для дат, необходимых для деловой поездки.Обоснование получателя платежа требуется в отчете о расходах, который документирует личные дни в маршруте.

Университет не берет на себя расходы и не возмещает расходы на проживание, местный транспорт, питание или другие расходы, превышающие минимальное количество дней, необходимых для поездки или посещения конференции. Если у путешественника нет законной деловой цели в отношении расходов (не включая авиа- или железнодорожные тарифы), понесенных в связи с их длительным пребыванием, все расходы относятся либо на счет деловых поездок университета (BTA), либо на центральный расчетный счет авиа- и железнодорожных перевозок, либо на счет «Поездки и расходы». Корпоративная карта должна быть возмещена Университету. Личные расходы путешественнику также не возмещаются.
 

Требуется документация                              

Если возмещаются авиа- или железнодорожные расходы, связанные с более ранним вылетом и/или более поздним возвращением, общую стоимость авиа- или железнодорожных тарифов следует сравнить с расходами на поездку в даты, необходимые для деловой поездки. Документация должна включать ценовое предложение от авиаперевозчика и/или железнодорожного перевозчика на даты, которые были бы использованы, если бы путешествие не было продлено.Применяются все требования к документации для конкретного вида расходов.

                                               

 

Использование наград Frequent Traveller Awards для путешествий          

Путешественникам не будет возмещена стоимость авиабилетов, приобретенных или частично приобретенных, а также проживания и повышения класса обслуживания, полученных с использованием миль для часто летающих пассажиров. Путешественникам не будут возмещены кредиты, выданные авиакомпанией за личные поездки, использованные для покупки авиабилетов для деловых поездок.

 

  Использование кредитных карт и премиальных программ/баллов авиакомпаний                   

Путешественникам не будет возмещена стоимость авиабилетов, купленных или частично купленных, а также проживания и повышения класса обслуживания, полученных с использованием кредитной карты или баллов авиакомпаний.

 

Расходы на изменение или отмену планов поездок        

Университет возместит расходы на приобретенные путевки (например, авиабилеты, депозиты) или дополнительные сборы, наложенные в связи с отменой или изменением организации поездок, только если это необходимо для деловых нужд.

 

                                               

Питание                                      

Университет возмещает работникам расходы на питание во время командировок по делам Университета.

Групповое питание во время поездок по делам университета также покрывается индивидуальными пороговыми значениями на человека, которые задокументированы в этой политике.

                                               

Бизнес-питание                                          

Деловое питание возмещается на фактической или суточной основе и включает:

  • Стоимость завтрака, обеда или ужина, съеденного индивидуальным путешественником, находящимся за пределами Университета в рамках утвержденной деловой поездки.
  • Разумные и необходимые расходы на питание для деловых встреч с участием только сотрудников Университета и студентов, в ходе которых проходят предметные деловые дискуссии. Частота таких встреч и связанные с ними расходы должны быть разумными и соответствовать цели обсуждения и характеру ведения дел. К таким встречам относятся:
    • Встречи за завтраком, обедом и ужином, необходимые для ведения университетской деятельности.
    • Официально организованные собрания, необходимые для выполнения задач официальных комитетов, назначенных университетом, школой или кафедрой.
    • Собрания организованной рабочей группы сотрудников или студентов, которые требуют, чтобы работа группы продолжалась в течение обычного времени приема пищи.
  • Разумные и необходимые расходы на питание для групп сверстников для сотрудничества в исследованиях или административных встреч, во время которых проходят целенаправленные деловые обсуждения.

                                              

За исключением редких случаев, стоимость этих блюд, подлежащих возмещению, или блюд, подлежащих оплате по счету непосредственно продавцу, не должна превышать следующие пороговые значения, за исключением чаевых и налогов:

  • До 25 долларов США за завтрак
  • До 35 долларов за обед
  • До 75 долларов за ужин

 

Утверждение старшего бизнес-директора требуется, когда расходы на деловое питание превышают индивидуальные пороговые значения питания до чаевых и до налогообложения (25 долларов США за завтрак, 35 долларов США за обед, 75 долларов США за ужин), и сумма, превышающая порог, должна быть отделена.
Эти пороговые значения не являются суточными и не должны взиматься как таковые. Путешественники должны представить индивидуальные квитанции, показывающие фактическую стоимость каждого приема пищи.

Бизнес-еда, организованные CU, связанные с некоторыми внешними сторонами
Университет будет платить за утвержденные, необходимые и разумные затраты на бизнес-питание, которые размещаются и оплачиваются сотрудниками CU и включают гостей, коллеги по бизнесу, доноры, попечители, и потенциальных сотрудников, что приносит пользу Университету в бизнесе.Примеры ограничены сбором средств, наймом сотрудников, собраниями попечителей и признанием выступающего. Это может произойти как на месте, так и во время поездок за город.
 

Утверждение старшего бизнес-директора требуется, когда расходы на деловое питание превышают индивидуальный порог в размере 150 долларов США на человека до вычета чаевых и налогов на питание, и сумма, превышающая порог, должна быть отделена.

Возмещению подлежит стоимость алкогольных напитков, выпитых во время еды. Однако стоимость не может быть отнесена на счет спонсируемого проекта и должна быть отнесена на отдельный счет.Кроме того, возмещение расходов на деловые обеды, отвечающие следующим критериям, требует выделения на соответствующий счет:

.
  • Возмещение расходов на деловые обеды, требующие присутствия супруга (супруги) сотрудника, его второй половинки и/или иждивенца, требует обоснования получателя платежа и подтверждения финансового утверждающего лица.
  • Расходы на деловые обеды в частных домах

 

Требуемая документация                    
Необходимо получить ресторанные или кассовые чеки за деловые обеды и предоставить их отсканированные копии вместе с отчетом о расходах получателя.В квитанции должны быть указаны:

  • дата и место
  • вид питания (завтрак, обед, ужин), указанный получателем платежа
  • купленные продукты питания (указать алкоголь)
  • общее количество еды
  • подтверждение платежа

 

Стоимость алкогольных напитков не может быть отнесена на спонсируемый исследовательский счет и должна быть отделена от соответствующего счета.
                                                                  
Список участников (или число участников, если их больше 10), связь с Университетом и деловая цель обеда также должны быть четко документированы.

Использование на сущность для питания
на DIEMS может использоваться для экземпляров внутренних и международных путешествий. Если требуются суточные, путешественник должен выбрать суточные на продолжительность одного и того же дня поездки (т. е. нельзя чередовать суточные и фактические квитанции за один и тот же день). Использование суточных и фактических расходов на питание в одном и том же отчете о расходах требует обоснования получателя.Суточные не могут быть использованы в командировках, где нет ночевки, в этих случаях следует использовать фактические квитанции. Суточные должны быть заявлены в соответствии с опубликованной правительством нормой суточных расходов на питание и непредвиденные расходы (M&IE).

                                                                  

  • Копия раздела о присуждении гранта/бюджета, подтверждающая, что он предусматривает выплату суточных, или письменное одобрение агентства, предоставляющего грант
  • Письменное одобрение руководителя проекта Администрации спонсируемых проектов департамента, санкционирующего расходы

 

 

Возмещение транспортных расходов супругов, других значимых лиц и иждивенцев               

В большинстве случаев Университет не возмещает расходы на транспорт, проживание и питание супруга/супруги, второй половинки или иждивенца путешественника. Возмещение может быть разрешено только в ограниченных обстоятельствах, когда поездка супруга, второй половинки или иждивенца:

  • Требуется университету для конкретного делового мероприятия или встречи, связанной с поездкой «R&R (отдых и восстановление сил)», разрешенной в соответствии с условиями спонсируемого проекта.

 

Необходимо предоставить обоснование получателя платежа и финансовое утверждение.

                                               

Департаменты, решившие возместить расходы на поездку супруга, второй половинки и/или иждивенца без законной деловой цели, должны проинформировать путешественника о том, что возмещение расходов на поездку, не являющееся сотрудником, будет являться налогооблагаемым доходом сотрудника и будет сообщено в IRS.

                                               


Набор сотрудников Travel Travel
Путешествие на потенциальные сотрудники и их семьи должны быть уполномочены школой или отделением для того, чтобы быть возмещены. Возмещение утвержденных путевых расходов, таких как авиабилеты, гостиница и питание, понесенные в процессе найма, не облагаются налогом для потенциального сотрудника.
                                                                   
После принятия предложения о приеме на работу департаменты и учебные заведения должны обратиться к разделу «Расходы на переезд и переезд» политики в отношении коммерческих расходов.
 

                                                                   Путешественнику иногда приходится нести расходы на экстренную покупку расходных материалов или оборудования. Путешественнику будут возмещены эти экстренные расходы в размере до 500 долларов США. Расходы, превышающие 500 долларов США, не будут возмещены, если путешественник не представит обоснование и не получит финансовое одобрение. Расходы, превышающие 2500 долларов США, для которых обычно требуется Заказ на поставку, не будут возмещены без одобрения отдела закупок.

                                               

Несмотря на то, что Университет освобожден от налога с продаж, если налоги уплачиваются при экстренной покупке во время путешествия, путешественнику будет возмещена сумма. По возможности путешественник должен запросить освобождение от уплаты налогов.

 

Налог с продаж

Владельцы карт должны напомнить продавцам во время покупки, что в соответствии с налоговым законодательством некоторых штатов Университет освобожден от налога с продаж. Чтобы получить список штатов, в которых Университет освобожден от налогов, обратитесь в Центр финансовых услуг по телефону 212-854-2122. Номер налогового освобождения университета печатается на корпоративной карте T&E, и держатели карт должны иметь при себе копию формы освобождения от налогов, чтобы представить ее продавцу во время покупки.Чтобы запросить копию формы об освобождении от налогов университета, обратитесь в Сервисный центр по телефону 212-854-2122. Если с держателя карты взимается налог с продаж при покупке корпоративной карты T&E, которая должна быть освобождена от налогов, держателю карты следует напрямую связаться с продавцом и запросить кредит.

 

Страхование от несчастных случаев во время путешествия

Университетский полис страхования от несчастных случаев во время деловых поездок покрывает всех действующих сотрудников, работающих полный рабочий день, а также выпускников и ассистентов преподавателей. Работники, охваченные коллективным договором, исключаются из страхового покрытия, если соглашение специально не предусматривает покрытие в соответствии с настоящей политикой. Дополнительная страховка не требуется и не возмещается. Страхование предоставляется круглосуточно при нахождении в командировке вне места постоянной командировки работника. Поездка на работу и с работы не входит в страховое покрытие.

                                               

Сотрудникам, работающим полный рабочий день, предоставляется страховка во время оплачиваемого отпуска только во время проведения исследований в рамках проекта, финансируемого другим учреждением.Преподаватели Университета получают страховку во время творческого отпуска при условии, что такие меры были приняты проректором. Покрытие во время летних каникул исключается, если физическое лицо не получает дополнительную компенсацию от Университета в течение этого времени или поездка оплачивается Университетом. Покрытие также исключается, если человек работает в другом учреждении во время творческого отпуска.

                                               

Покрытие дополнительно регулируется положениями и условиями договора страхования Университета.Конкретную информацию о страховом покрытии можно получить в Департаменте управления рисками.

 

                                               

Возмещение командировочных расходов физических лиц, не являющихся работниками и студентами

Департамент может принять решение о возмещении командировочных расходов лицам, не являющимся сотрудниками и студентами, в том числе:

  • Собеседуемые при приеме на работу
  • Лекторы, приглашенные докладчики и другие официальные посетители
  • Консультанты

 

Эти лица должны быть проинформированы о политике Университета в отношении командировок заранее до их поездки.Расходы, которые не соответствуют требованиям, не возмещаются и не авансируются до поездки. Эти расходы должны быть подтверждены документально, поскольку в противном случае они подлежат отчетности по форме 1099.

                                                         

Для нерезидентов США до возмещения расходов необходимо предоставить копию формы I-94 или страницу паспорта с отметкой о въездной визе. Университет должен убедиться, что физическое лицо имеет право на возмещение в зависимости от типа визы в соответствии с таблицей по адресу: https://finance.columbia.edu/content/visa-payment-salary-eligibility-chart               

 

Если департамент бронирует проживание в гостинице для посетителя, использующего местную гостиницу, лицо должно идентифицировать себя как сотрудника Университета или предоставить идентификационный номер. Список местных гостиниц доступен на туристическом портале.

                                               

Необходимая документация

Департамент должен задокументировать служебную цель, для которой возмещается поездка человека.Запросы на возмещение должны сопровождаться копией формы I-94 или страницы паспорта с отметкой о въезде в страну (для нерезидента США), списком всех расходов по типу расходов (например, проезд, проживание, питание и т. д.) а также соответствующие квитанции и подтверждение оплаты. Детали должны быть предоставлены для обеспечения надлежащего разделения расходов.

 

                                               

Travel Advances                             

При условии одобрения департамента путешественник (только сотрудник или студент Колумбийского университета с активным профилем Concur) может запросить аванс для покрытия личных непредвиденных расходов во время путешествия.Запросы для лиц, не имеющих активного профиля Concur, должны выполняться и согласовываться лицом, имеющим активный профиль Concur. Любой аванс должен быть запрошен в течение разумного периода времени (от 10 до 20 дней) до официальной командировки. Аванс на поездку предназначен для покрытия расходов, которые не могут быть обоснованно сняты с кредитной карты.

                                               

Следующие обстоятельства могут потребовать авансового платежа:

  • Международные поездки
  • Поездки командами или большими группами
  • Поездки в целях найма

 

Запросы на авансовые платежи должны включать описание обстоятельств, которые потребуют аванса, и подробный бюджет ожидаемых расходов.
                                                                 Каждый непогашенный аванс на поездку должен быть выверен до того, как будет выдан новый аванс. Есть два исключения:

  • Когда вторая поездка состоится в течение пяти рабочих дней после первой.
  • Когда аванс используется для финансирования программ или исследовательских операций.Обратите внимание: путешественник должен выверить непогашенный аванс на поездку, прежде чем ему будет выплачено возмещение, будь то командировочные или другие расходы, связанные с бизнесом.
    При увольнении все работники должны незамедлительно выверить все непогашенные авансы



Примирение продвижения путешествий
Напоминание по электронной почте отправляется сотрудникам и их руководителю / отделению, если денежный аванс не согласен в течение 60 дней с момента окончания поездки, а электронные письма напоминания будут отправлены еженедельно, пока не будет примирился.
Авансовые платежи по командировкам должны быть выверены в течение 90 дней с даты окончания коммерческой деятельности. Для наград, выдаваемых как государственными, так и негосударственными спонсорами, сроки сверки расходов и отчетности могут быть более строгими или ограниченными в соответствии с правилами проекта. Кроме того, отдельные школы/департаменты могут устанавливать более короткие сроки для согласования авансов. В этих случаях, пожалуйста, следуйте указаниям награды или школы/департамента.

 

Если авансовый платеж не будет выверен в течение 120 дней после поездки, путешественник должен быть проинформирован о том, что произойдет следующее без дополнительного уведомления:

  • Приостановление права на авансовый платеж
  • Отчет об авансе как доходе в IRS в годовой форме путешественника W-2
  • Удержание налога на аванс из зарплаты командировочного
  • Сотрудник продолжает нести ответственность за расчет аванса, чтобы он был должным образом отнесен на счет отдела

 

Если фактические расходы меньше аванса, путешественник должен возместить университету неиспользованный аванс личным чеком, депонированным на счет 65399.Личный чек может быть депонирован отделом с помощью устройства RDC (Remote Deposit Capture) (если он есть в отделе) или депонирован через Отдел платежей и депозитов https://sfs.columbia.edu/departmental-deposits

.

 

ПРИЛОЖЕНИЕ A — Положения, которым соответствует настоящая Политика

Руководство IRS

Чтобы авансовые платежи и возмещение командировочных и деловых расходов были исключены из налогооблагаемого дохода физического лица, политика Университета должна соответствовать определению IRS «подотчетного плана» со следующими четырьмя требованиями:

  • Авансы и возмещения должны быть сделаны только для деловых расходов и должны быть необходимыми и разумными.
  • Необходимые и разумные расходы — это расходы, для которых существует четкая деловая причина и затраты на которые не являются чрезмерными.
  • Путешественники должны представить отчет о расходах в Concur, подтверждающий сумму, время и деловую цель расходов в течение десяти рабочих дней после понесения расходов. Квитанции (фотографии или сканированные копии) должны быть представлены вместе с отчетом о расходах.
  • Работники должны вернуть любую сумму аванса сверх обоснованных расходов в течение десяти рабочих дней после завершения командировки.

 

Чтобы выполнить эти требования, физические лица должны представить отчет о расходах в Concur и предоставить документацию, подтверждающую расходы. В документации необходимо указать:

  • Подробная документация о закупке
  • Документация о деловой цели покупки
  • Подтверждение платежа

 

Федеральные директивы

Федеральное правительство не будет возмещать определенные расходы и установило правила, запрещающие относить эти расходы на федеральные гранты и контракты прямо или косвенно.Чтобы соответствовать этим требованиям, путешественники университета должны знать следующее:

  • Федеральные правила, касающиеся авиаперелетов: путешественники, получающие федеральные гранты, должны соблюдать правила о перевозчиках под флагом США. За очень редкими исключениями, путешествия должны осуществляться авиаперевозчиками США. Если поездка не была осуществлена ​​авиакомпанией-перевозчиком в США, путешественник должен заполнить форму исключения Fly America и приложить ее к своему отчету о расходах.
  • Разделение затрат: некоторые затраты должны быть отнесены к соответствующему счету, чтобы обеспечить надлежащее исключение из расчетов ставок косвенных затрат.Эти счета не могут быть списаны со счетов государственных субсидий. Это относится к расходам, которые правительство считает не связанными с университетской деятельностью (цветы, алкоголь, развлечения) или чрезмерным расходам (бизнес/первый класс, роскошные отели).

 

Вопросы о том, какие командировочные или связанные с ними деловые расходы подлежат возмещению в рамках конкретного гранта или контракта, следует направлять соответствующему сотруднику проекта Администрации спонсируемых проектов.

                                                

Ожидания от организации 501(c)3                            

IRS предоставляет университету освобождение как организации 501(c) 3 для выполнения нашей миссии, которая освобождает университет от уплаты определенных налогов.Поскольку Университет напрямую поддерживается студентами и донорами, а косвенно — налогоплательщиками, мы должны бережно распоряжаться этими средствами. Это может помочь запомнить «тест на первой полосе» — покажутся ли расходы приемлемыми для других, если они будут опубликованы на первых страницах местной газеты?

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ B — Невозмещаемые расходы

Следующие разные расходы не подлежат возмещению. Политика университета рассматривает эти расходы как личные, ненужные или предотвратимые расходы, понесенные во время путешествия.В результате для путешественников могут быть налоговые последствия в случае возмещения. Эти невозмещаемые расходы включают (но не ограничиваются):

  • Членские взносы авиакомпаний или VIP-клубов или однодневные вступительные взносы
  • Использование телефона
  • Присмотр за детьми
  • Парикмахерские и парикмахерские
  • Предметы одежды или туалетные принадлежности
  • Оплата интернета дома
  • Расходы на сверхнормативный багаж, связанные с личным имуществом
  • Расходы, связанные с отпуском или личными днями, использованными до, во время или после командировки
  • Мили для часто летающих пассажиров (Путешественникам не будет возмещена стоимость авиабилетов, приобретенных или частично приобретенных, а также проживания и повышения класса обслуживания, полученных с использованием миль для часто летающих пассажиров)
  • Путешественникам не будут возмещены кредиты, выданные авиакомпанией за личные поездки, использованные для покупки авиабилетов для деловых поездок
  • Кредитная карта и программа Airline Rewards/баллы
  • Подарочные карты в качестве платежного механизма не должны использоваться для покрытия командировочных и деловых расходов, поскольку они не подлежат возмещению
  • Вертолетные услуги для местных поездок/развлечений
  • Расходы на стирку или уборку в поездках продолжительностью 5 (пять) дней или менее, если не подтверждены документально чрезвычайные обстоятельства
  • Утеря или кража наличных авансов или авиабилетов
  • Потеря или кража личных средств или имущества
  • Потерянный багаж
  • Багаж и портфели
  • Журналы, газеты, материалы для личного чтения
  • Медицинские расходы во время путешествия
  • Алкогольные напитки в мини-баре
  • Фильмы
  • Плата за незаезд в отеле или автосервисе
  • Интернет-аукционы
  • Персональные развлечения
  • Уход за домашними животными
  • Рекреационные расходы
  • Сауны, массажи, спа-процедуры
  • Чистка обуви
  • Сувениры или личные подарки
  • Закуски
  • Чаевые свыше 20 процентов

                                              

Если для какой-либо из этих покупок существует бизнес-причина, исключение политики должно получить соответствующее одобрение.Могут быть рассмотрены некоторые исключения; однако такие возмещения должны соответствовать плану подотчетности IRS и должны быть одобрены старшим бизнес-директором (SBO). Кредиторская задолженность будет полагаться на одобрение лица, назначенного «SBO» для разрешения исключения. Лицо, запрашивающее исключение, должно задокументировать обстоятельства, связанные с отступлением от политики, и предоставить отделу достаточные объяснения, чтобы старший коммерческий директор мог оценить ситуацию.Отдел счетов к оплате также примет одобрение исключений от старшего коммерческого директора по электронной почте, прикрепленной к подтверждающей документации ваучера, или в качестве специального утверждающего лица в системе в качестве SBO.

Командировки и расходы – Общая политика в отношении командировок и расходов

Исходная дата выдачи : 9 марта 2015 г.

Дата последней редакции : 9 июня 2020 г.

Дата вступления в силу : 1 июля 2020 г.

1.   Цель политики

Целью данной политики является установление общих параметров для проведения спонсируемых университетом поездок и учета расходов.

Правила университетских командировок предназначены для обеспечения:

  • «Поездки, спонсируемые университетом» и связанные с ними мероприятия должным образом планируются, утверждаются, приобретаются и оплачиваются в соответствии с политикой
  • Бюджет или финансирование доступны до возникновения расходов
  • Производительность и безопасность путешествующих по университетским делам
  • Справедливая и равноправная компенсация для всех, кто путешествует по делам университета. Путешественники не получают и не теряют средства в результате командировок в университеты
  • Соответствие внешним и внутренним требованиям
  • Использование необходимых контрактов для консолидации объема закупок, ограничения командировочных расходов, достижения наилучших цен и предложения услуг высочайшего уровня
  • Разумное и эффективное использование ресурсов Университета
  • Сбор данных для поддержки решений университета в отношении будущих усовершенствований и повышения эффективности

2.Ответственный системный офицер UW

Вице-президент по финансам

3.   Объем

Эта политика распространяется на общие операции, связанные с поездками, спонсируемыми Университетом, включая приобретение и оплату поездок, спонсируемых Университетом, независимо от принадлежности путешественника или источника финансирования.

4. Фон

Настоящая политика была выпущена под руководством Попечительского совета, поскольку она касается управления политикой университетских поездок и расходов, созданной в соответствии с Wis.Стат. с. 36.11(56) .

5.   Определения

Поездки, спонсируемые университетом: Поездки:

  • полностью или частично оплачивается Университетом;
  • оплачивается прямо или косвенно университетом;
  • организован университетом при оплате участников или спонсоров;
  • , организованный другими лицами за пределами Университета и оплачиваемый Университетом;
    и/или
  • спонсируется Университетом в форме имени, организации, связи, управления, кадрового обеспечения, транспорта или предоставления помещений.

6. Заявление о политике

Университет ожидает, что путешественники будут разумно использовать средства и ресурсы UW, понимать и соблюдать политику в отношении командировок, а также своевременно представлять отчеты о командировках, чтобы гарантировать соблюдение Университетом всех применимых требований соответствия. Расходы на командировки будут незамедлительно возмещены Университетом, если они являются разумными, необходимыми и соответствуют требованиям политики и нормативно-правового соответствия.

Политика университетских командировок устанавливается в рамках общесистемного процесса управления командировками и предназначена для достижения бизнес-целей, как определено выше.Политика распространяется на всех преподавателей, сотрудников, посетителей, студентов, гостей и другой персонал, не являющийся университетским, включая консультантов/подрядчиков, путешествующих или использующих средства и/или ресурсы, находящиеся в ведении системных учреждений UW. Таким образом, все политики в отношении командировок и операционные стандарты должны последовательно применяться в каждом учреждении системы UW.

В отношении командировочных расходов, финансируемых спонсируемыми программами (например, гранты или контракты), условия применимого гранта или контракта будут иметь преимущественную силу, если они более строгие, чем политика Университета в отношении командировок.

Поездки, финансируемые NCAA, имеют особые требования, некоторые из которых могут быть менее строгими, чем правила или тарифы университета. Поездки, финансируемые NCAA, будут регулироваться политикой NCAA.

Мероприятия, спонсируемые UW, и представительские мероприятия являются неотъемлемой частью деятельности Университета, но могут иметь или не иметь связанный с ним компонент поездок. Политика в отношении мероприятий, спонсируемых системой штаб-квартиры и UW , охватывает требования и максимальные ставки для мероприятий, спонсируемых университетом, представительских расходов и организованных обедов.С этой политикой необходимо ознакомиться до покупки и оплаты сопутствующих товаров и услуг.

A.      Предрейсовое разрешение

Перед тем, как организовать поездку, путешественники должны получить разрешение на деловую поездку от уполномоченного уполномоченного органа путешественника. Требования к утверждению перед поездкой различаются в зависимости от учреждения и часто от подразделения/департамента. Путешественник обязан следовать всем внутренним процедурам утверждения поездки до бронирования поездки. Компенсация командировочных расходов до трудоустройства, после окончания трудового договора или во время продолжительных отпусков (т.г. Отпуск с оплатой или без оплаты, творческий отпуск, исследовательская работа и т. д.) не гарантируется и должен быть одобрен заранее, чтобы понести расходы. Учреждения имеют право одобрять или отказывать в поездках во время отпуска или в периоды отсутствия на работе в соответствии с необходимостью того, чтобы путешественник представлял учреждение. Каждый случай будет оцениваться учреждением и должен быть одобрен на уровне подразделения или выше.

B.      Особые условия для международных поездок

Несмотря на то, что международные поездки имеют решающее значение для выполнения миссии Университета, они представляют определенные неотъемлемые риски для Университета и тех, кто путешествует от имени Университета.

Специальное удостоверение личности, паспорт, виза, таможня, страхование и другие требования, установленные университетом, индустрией туризма или правительством, могут применяться к международным поездкам, независимо от того, путешествуют ли они индивидуально или в составе группы. Путешественники и те отделы, которые организуют поездки, несут ответственность за определение того, какая документация и другие особые обстоятельства применимы к международным поездкам по конкретному пункту(ам) назначения.

Путешественники должны убедиться, что любая поездка, финансируемая из федерального бюджета, соответствует Закону о полетах по Америке/Соглашению об открытом небе.Могут применяться другие ограничения, политики и процедуры Спонсируемой программы.

C.      Определение подходящего вида транспорта

Утверждающий орган несет ответственность за определение наиболее подходящего и экономически эффективного средства передвижения в соответствии с утвержденной деловой целью поездки и с учетом всех сопутствующих расходов (например, рабочего времени сотрудников, ночлега, питания, пробега).

Стандартными приложениями для расчета времени и расстояния являются MapQuest или Google Maps .

D.      Исключения из политики в отношении потребностей в разумных приспособлениях

Университет понимает необходимость размещения путешественников с проблемами со здоровьем или физическими ограничениями в соответствии с законами штата и федеральными законами о размещении инвалидов. Удовлетворение конкретных потребностей может привести к расходам, которые обычно выходят за рамки политики или тарифных ограничений. Разумные приспособления могут принимать различные формы, такие как дополнительные платежи за помощь носильщика/Skycap, дополнительные сборы за услуги, взимаемые поставщиком для обеспечения необходимых приспособлений и т. д.Бюро путешествий каждого учреждения должно проконсультироваться с соответствующим отделом учреждения (например, отделом кадров, отделом позитивных действий и т. д.), чтобы получить одобрение запросов на разумное приспособление.

E.       Максимальная стоимость проезда в университете

Максимальные тарифы на проезд и квалификационные требования Университета основаны на таблицах тарифов федерального правительства, которые различаются в зависимости от местоположения и даты расходов. Ставки устанавливаются и периодически пересматриваются общесистемным комитетом Университета по управлению поездками и применяются ко всем поездкам и связанным с ними мероприятиям, когда используются университетские средства (независимо от источника) и ресурсы.

Политика университетских командировок, стандарты процесса и ставки были разработаны для справедливого и единообразного вознаграждения путешественников, ведущих бизнес для Университета с минимальным администрированием. Оплата проезда и возмещение расходов должны соответствовать политике, включая требования к документации, обеспечивающие соответствие требованиям IRS. Произведенные платежи или возмещенные расходы в соответствии с политикой Университета в отношении командировок и операционными стандартами не считаются доходом, подлежащим налогообложению, если иное не указано отдельно.

Тарифы на проезд в Университете будут применяться единообразно и последовательно для всех, кто путешествует по делам, спонсируемым Университетом, включая лиц, не являющихся сотрудниками, и студентов. Системные учреждения, школы, колледжи, отделы или департаменты, которые желают более строгого финансового контроля, не могут ограничивать или изменять предписанные тарифы на поездки, но могут ограничить общую поддержку Университета в отношении поездки или связанной с ней деловой деятельности.

В редких случаях, когда поездка должна быть приобретена или оплачена в соответствии с требованиями внешнего спонсора (спонсоров), документация, подтверждающая эти исключительные требования, должна быть утверждена в виде исключения до оплаты.

F.       Неслужащие по контракту или соглашению

Для лиц, не являющихся сотрудниками и оказывающих услуги по соглашению или контракту с Университетом, соответствующие командировочные расходы должны соответствовать политике Университета в отношении командировок, максимальным ставкам и требованиям к квитанциям. Командировочные расходы, не соответствующие требованиям Университета, не будут оплачиваться как командировочные, а будут оплачиваться как плата за услуги. Институциональный персонал, ответственный за организацию услуг, не являющихся сотрудниками, несет ответственность за информирование лиц, не являющихся сотрудниками, о правилах университетских поездок и требованиях к оплате или возмещению расходов.Настоятельно рекомендуется проконсультироваться с отделом закупок учреждения по соглашениям и контрактам, чтобы убедиться, что они соответствуют требованиям политики в отношении командировок.

G.      Расходы канцлера или супруги/партнера президента

Средства Университета могут быть использованы для оплаты проезда и связанных с этим расходов супруги/партнера ректора или президента, когда супруг/партнер должен выступать в качестве официального представителя Университета. Оплата или возмещение командировочных и связанных с этим расходов супруга или партнера должны быть документально подтверждены путем предоставления официального объявления о программе или мероприятии или деловой программы вместе с объяснением, указывающим официальную деловую активность, в которой супруг или партнер выступал в качестве причины. /он должен был присутствовать на мероприятии.

Командировочные и связанные с этим расходы супруги/партнера канцлера или президента должны быть одобрены главным коммерческим директором учреждения.

H.      Требования университета к плану подотчетности

Чтобы компенсация и платежи, связанные с поездками, считались необлагаемым налогом доходом, политика Университета в отношении командировок и операционные стандарты должны соответствовать Правилам плана подотчетности IRS. Чтобы считаться «Подотчетным планом», договоренность о возмещении деловых расходов работодателя должна соответствовать следующим условиям:

  • Возмещения и авансы, предоставляемые путешественникам в рамках плана, должны относиться только к деловым расходам.
  • Авансовые платежи должны быть сверены в течение 30 дней после окончания командировки.
  • Чтобы иметь право на возмещение:
    • Командировочные расходы должны быть представлены с необходимой подтверждающей документацией в течение 90 дней после окончания командировки.
    • Расходы, не связанные с поездками, должны быть представлены вместе с необходимой подтверждающей документацией в течение 90 дней с даты возникновения расходов.
    • Возмещение стоимости обучения должно быть представлено вместе с необходимой подтверждающей документацией в течение 90 дней с даты окончания курса.

Деканы, директора деканатов подразделений или руководители бизнес-офисов подразделений имеют право делать исключения для сотрудников, позволяющие возмещать расходы в соответствии с Планом подотчетности, когда вышеуказанные требования не выполняются. Все исключения из Плана подотчетности, предоставляемые сотрудникам, должны соответствовать следующим требованиям:

Эти исключения будут считаться налоговыми отчетами работника, если не применяются смягчающие обстоятельства. Смягчающими обстоятельствами для работников считаются тяжелая болезнь или иная непредвиденная чрезвычайная ситуация, не зависящая от работника.Халатность сотрудника и напряженный график/рабочая нагрузка не считаются смягчающими обстоятельствами.

Никакие исключения не будут предоставляться для лиц, не являющихся сотрудниками, в отношении отчетов о командировках или расходах, не связанных с командировками, которые представляются сверх 90-дневных требований Плана отчетности. Вместо этого запросы на возмещение расходов, не являющиеся сотрудниками, поданные сверх 90-дневных требований Плана отчетности, должны быть представлены в счетах к оплате с использованием отчета о платежах для отдельных лиц (PIR) и списаны со счета с кодом 2620 (Services-Professional).

Возмещение расходов , а не в соответствии с вышеуказанными требованиями плана отчетности будет отражаться как налогооблагаемый доход для возмещаемого лица.

I.        Этика

Сотрудникам государственного университета запрещено принимать ценные вещи для личной выгоды, полученные в ходе деятельности университета. Если не указано иное, путешественники из Университета не могут лично получать выгоду от контрактов, связанных с поездками, использовать согласованные скидки или получать освобождение от налогов для личных поездок.

Преимущества или услуги в рамках программ вознаграждения поставщиков (программы часто летающих пассажиров авиакомпаний, программы проживания в отелях и т. д.), полученные в результате оплачиваемых поездок в университет, должны применяться к будущим деловым поездкам. Любые преимущества или услуги, полученные в результате личных поездок, должны использоваться для будущих личных поездок и не должны применяться к командировкам Университета. Путешественникам не будет выплачиваться компенсация за использование вознаграждений программы путешествий.

J.        Учет командировочных и связанных с ними расходов

Независимо от способа оплаты, все заявленные командировочные расходы должны быть своевременно подтверждены, полностью подтверждены в отчете о командировочных расходах и документированы с официальной деловой целью Университета.Требуемая документация может включать такие элементы, как повестки дня и маршруты, подтверждающие даты, время и цели заявленных расходов. Предпочтителен полный учет всех командировочных расходов.

Некоторые учреждения используют журнал карт покупок как часть этого учета, поэтому путешественники должны использовать процесс своего учреждения для учета как предоплаты карт покупок, так и возмещений. Для путешественников с предоплаченными транзакциями по покупательской карте другого лица как минимум имя держателя карты должно быть включено в отчет о расходах, а расходы зарегистрированы как предоплаченные в отчете о командировочных расходах для целей учета.

Расходы, отраженные в отчете о командировочных расходах, должны быть зарегистрированы по типу командировочных расходов, месту расходов, поставщику (если это требуется для типа расходов), дате понесения расходов, способу оплаты (т. личные формы оплаты, лично оплачиваемые расходы и/или аванс наличными). Учет командировочных расходов таким образом удовлетворяет требованиям IRS к ведению учета деловых поездок.

Путешественники не могут требовать возмещения командировочных или связанных с ними расходов на других путешественников.При совместном путешествии каждый путешественник должен оплачивать свои дорожные расходы. Чтобы сократить наличные расходы и связанные с ними возмещения, если это разрешено учреждением, рекомендуется использовать проездную карту отдела закупок для предоплаты авиабилетов, проживания и / или обязательных депозитов и регистрационных сборов.

K.      Общие требования к получению и подтверждающей документации

В большинстве случаев поставщик предоставил оригинальные детализированные квитанции в отношении командировочных расходов, если индивидуальные расходы превышают 25 долларов США.Просмотрите требования к уровню поступления по типу расходов , так как в некоторых случаях поступления требуются независимо от суммы. Квитанции и/или другая подтверждающая документация в иностранной валюте должны быть конвертированы в доллары США для целей документации. См. Требования к обмену валюты для иностранной конвертации квитанций. Документация и квитанции на иностранном языке должны быть переведены до подачи. Google Translate является стандартом для выполнения этого требования.

Регистрационные сборы, которые часто включают другие виды расходов, должны включать в квитанцию ​​следующую информацию:

  • Даты проведения конференций, съездов, семинаров и т. д.
  • Место и название события
  • Сумма сбора и разбивка конкретных расходов (питание и т. д.), покрываемых сбором.

Примечание: Для этого может потребоваться получение как квитанции об оплате, так и копии соответствующей страницы с веб-сайта регистрации, регистрационной формы, брошюры, заявления и т. д.

L.       Покупка туристических услуг

В соответствии с политикой Попечительского совета 21-5 Университет принял методологию консолидации поставщиков туристических услуг для всех поездок, спонсируемых Университетом.

Компания Университета по управлению поездками и другие стратегические партнеры по поездкам были выбраны для оказания помощи в управлении программой поездок Университета, предоставляя самые дешевые варианты деловых поездок с высочайшим уровнем обслуживания, включая; Выделенное университетом управление учетными записями и поддержка, консультационные услуги, отчетность по данным, связь, отслеживание путешественников, уведомления о предупреждениях, нерабочее время и экстренная помощь.

Каждая политика командировок на основе расходов определяет необходимые контракты и стандарты процесса для использования контрактов.

M.    Освобождение от налога с продаж

Покупки правительственных учреждений Висконсина, включая систему Университета Висконсина, как правило, освобождаются от налога штата Висконсин с продаж и налога на использование. Ожидается, что те, кто путешествует или организует поездки для других, запросят и получат освобождение от налога с продаж штата Висконсин на услуги, связанные с поездками. Университет также имеет освобождение от налога с продаж в других штатах, и путешественники должны предпринять разумные попытки получить освобождение от налога с продаж в соответствии с требованиями налогового органа.

N.     Туристические предпочтения и связанные с этим расходы

Чтобы обеспечить разумное использование средств на поездки, Университет не может оплачивать или возмещать какие-либо дополнительные расходы, связанные с предпочтениями путешественников, в том числе:

  • Поездка до или после требуемых дат деловой поездки
  • Использование методов транспортировки, которые не являются самыми эффективными или рентабельными (т. е. выбор вождения, а не полета при полете был бы наиболее эффективным и рентабельным вариантом.)
  • Решение о совмещении деловых и личных поездок
  • Решение взять с собой попутчика(ов) в командировку

В тех случаях, когда добавление дополнительных дней к поездке (например, пребывание в субботу или перелет в определенный день) оказывается наиболее рентабельным, расходы на проживание и питание в течение минимально необходимых дополнительных дней могут быть оплачены университетом, если общая сумма расходов поездки, включая потерянное рабочее время, меньше, чем расходы на деловую только часть поездки.

Дополнительные транспортные расходы, связанные с посещением факультативных экскурсий или других мероприятий, которые не были включены в качестве деловой необходимости при оплате регистрационного или программного взноса, будут считаться личными и не будут оплачиваться или возмещаться Университетом.

O.     Оплата транспортных расходов

Утвержденными способами оплаты проезда в университет и связанных с этим расходов являются Карты закупок университета, утвержденные для поездок, институциональных или индивидуальных корпоративных проездных карт.Эти карточные продукты сокращают или устраняют наличные расходы и обеспечивают скидки для учреждений, увеличивая экономию на поездках и эффективность. В соответствии с соглашениями с держателями карт, только расходы, соответствующие политике, могут быть предварительно оплачены с помощью университетских карт для закупок.

P.      Обмен валюты (международные поездки)

Международные расходы, оплаченные и полученные в иностранной валюте, должны представляться для оплаты или возмещения в долларах США с использованием обменного курса, действующего на дату платежа.Приложите документацию, указывающую, какой обменный курс использовался для конвертации (например, выписку по кредитной карте, банковскую квитанцию ​​и т. д.). Для конвертации наличных валют обменные курсы можно найти в OANDA , стандартном приложении университета для конвертации. При конвертации наличных выберите для конвертации +/- 0 (ноль) межбанковский курс. Если покупки были сделаны с помощью кредитной карты, используйте обменный курс, указанный в выписке по кредитной карте.

В.     Предоплата расходов

Следующие расходы, соответствующие политике, могут быть предварительно оплачены или предварительно возмещены (по усмотрению учреждения) с использованием карт, выпущенных университетом:

  • Авиабилеты и связанные с ними расходы
  • Регистрация конференций и собраний, включая любые до или после мероприятий для деловых целей
  • Депозит за размещение, если это документально подтверждено требованием поставщика (для резервирования)
  • Гарантии проживания и аренды транспортных средств (для сохранения бронирования)

 

Расходы на проживание могут быть оплачены с помощью университетских карт для закупок по завершении пребывания, но не могут быть оплачены заранее.

Все прочие командировочные расходы будут возмещены после завершения поездки при своевременном и точном представлении отчета о командировочных расходах.

Р.      Невозмещаемые/оплачиваемые расходы

Следующий список не является исчерпывающим, но включает типичные расходы, которые не будут оплачиваться или возмещаться из источников финансирования Университета:

  • Расходы, не связанные с деятельностью UW
  • Расходы, не представленные в течение 90 дней или повторно не представленные в течение 90 дней после отправки обратно
  • Расходы, оплаченные или возмещенные из внешних источников
  • Алкогольные напитки
  • Расходы на супруга, члена семьи или попутчика (супруга/партнер канцлера и президента может быть разрешена в соответствии с отдельной политикой)
  • Любые расходы, понесенные в результате добровольного отказа от бронирования билетов (авиаперелет, автомобиль, гостиница и т.) или штрафные санкции, наложенные поставщиком, за исключением случаев, официально обоснованных в качестве исключения.
  • Внутренние телефонные звонки
  • Утерянные/украденные денежные средства или личное имущество
  • Предметы личного пользования и услуги, например туалетные принадлежности, багаж, одежда, стрижка и т. д.
  • Расходы на общественные мероприятия или мероприятия, не связанные с бизнесом, такие как экскурсии, спортивные мероприятия, экскурсии и т. д.
  • Реальные идентификаторы
  • Штрафы за нарушение правил дорожного движения, парковочные талоны и другие штрафы
  • Дополнительные расходы по личным причинам, связанные с арендой транспортных средств
  • Слесарные сборы для личных транспортных средств
  • Ремонт, буксировка, смазка и т.д.для личного транспорта
  • Превышение стоимости обходных или боковых поездок по личным причинам
  • Стоимость парковки в закрепленном штаб-квартире
  • Питание во время деловых встреч, регистрации на конференциях и т. д.
  • Плата за просмотр фильмов в номере отеля/мотеля
  • Персональные развлечения
  • Дополнительные расходы на дополнительных лиц
  • Расходы, понесенные за поздний выезд из гостиницы
  • Расходы на проживание, понесенные в нелицензированных учреждениях
  • Проживание в пределах 50 миль от дома или штаб-квартиры
  • Страхование полетов
  • Страхование путешествий
  • Плата за дополнительный багаж личных вещей, таких как клюшки для гольфа, лыжи и т. д.
  • Авиакомпания, автомобиль, гостиница, корпоративный клуб или другие членские взносы
  • Расходы на уход за детьми
  • Гонорары питомника
  • Штрафы и проценты за просрочку платежа по корпоративной карте
  • Поздравительные открытки
  • Цветы
  • Подарки
  • Любые непредвиденные расходы, включенные в суточные

С.       Роли и обязанности

  Путешественник:

Командирующий по служебным делам университета несет ответственность за следующее:

  • Понимание и соблюдение политик университета в отношении закупок и оплаты командировок.
  • Понимание и соблюдение максимального(ых) тарифа(ов) на проезд для места(ов) и даты(ов) путешествия.
  • Получение одобрения или разрешения перед поездкой до начала поездки и/или несения командировочных расходов.
  • Использование контрактных поставщиков при необходимости
  • Предоставление необходимой информации о поездке, включая экстренные контакты, до ввода статуса поездки.
  • Проявление такой же осторожности в отношении расходов и достижения целей путешествия, какое предусмотрительный человек проявил бы при личной поездке.
  • Отсутствие чрезмерных или предотвратимых расходов, включая, помимо прочего, продление деловых поездок для отдыха; использование обходных маршрутов; изменение планов поездок для личного удобства и т. д.
  • Лично оплачивать любые дополнительные расходы и/или дополнительные расходы, понесенные в личных целях, для удобства и/или дополнительных расходов, не предусмотренных политикой университета.
  • Точное и своевременное представление отчетов о командировочных расходах, включая соответствующие квитанции и сопроводительную документацию, в соответствии с требованиями университетской политики командировок и операционных стандартов.
  • Своевременный учет авансов наличными и своевременное погашение любого излишка аванса.
  • Незамедлительно вернуться в штаб-квартиру или домой, когда университетские дела будут завершены.
  • Получение и хранение квитанций и/или другой сопроводительной документации, в том числе предоплаченных по операциям с картами
  • Соответствие вышеизложенному, если путешественник решает делегировать организацию поездки и подготовку отчета о расходах другому лицу
Организатор путешествий:

Организатор путешествий несет ответственность за следующее:

  • Понимание и соблюдение политик университета в отношении закупок и оплаты командировок.
  • Понимание и соблюдение максимального(ых) тарифа(ов) на проезд для места(ов) и даты(ов) путешествия.
  • Использование контрактных поставщиков при необходимости
  • Консультирование студентов и лиц, не являющихся сотрудниками, о необходимых методах покупки, правилах и максимальных ставках.
  • Бронирование, покупка билетов и оплата в соответствии с правилами поездок и максимальными тарифами.
  • Сбор и предоставление информации о путешественниках в соответствии с требованиями политики.
  • Обеспечение предоставления путешественникам квитанций и другой подтверждающей документации для документального подтверждения использования выданных университетом карт для закупок.
Командировочный инспектор и/или делегированный утверждающий орган:

Начальник командира или делегированный утверждающий орган для командира несет ответственность за:

  • Рассмотрение предполагаемых расходов на поездку, уместности дат поездки и деловой цели поездки.
  • Проверка того, что путешественники предоставили необходимую информацию до ввода статуса поездки.
  • Проверка наличия бюджетных средств или определение уровня покрытия расходов на запланированную поездку.
  • Проверка понесенных и заявленных к возмещению расходов на соответствие предварительно утвержденным планам поездок, а также на их разумность, необходимость и соответствие политике Университета в отношении поездок и расходов.
  • Проверка того, что поездка была приобретена и оплачена в соответствии с политикой Университета о поездках и расходах.
  • Отказ в возмещении, если расходы не были одобрены, уместны, чрезмерны или не соответствуют политике.

Примечание: Эти обязательства распространяются на все способы оплаты Университета

Главный коммерческий директор учреждения:

Главный коммерческий директор несет полную ответственность за разработку формальных процессов и внутреннего контроля для надлежащего выполнения требований аудита и утверждения в своем учреждении, которые включают:

  • Обеспечение того, чтобы путевые расходы были сделаны в соответствии с политикой университетов в отношении закупок
  • Обеспечение того, чтобы расходы, предварительно оплаченные по картам для покупок, авансированные или представленные для возмещения, были своевременно учтены в соответствии с правилами подотчетного плана, одобрены, подтверждены соответствующими квитанциями или другой необходимой документацией, соответствуют требованиям бюджета и командировкам в университет. и
  • Политика расходов.
  • Обеспечение наличия внутреннего контроля, предотвращающего дублирование или мошеннические платежи
  • Установление формального процесса документирования и утверждения на соответствующих уровнях любых исключений из политик. Этот процесс должен обеспечивать последовательность.
  • Внедрение формального процесса сбора средств с путешественников на оплату путевых расходов, предварительно оплаченных или возмещенных университетом, в случае несоответствия политике.

Т.Несоответствие

Любая связанная с поездкой покупка, совершенная не в соответствии с этой политикой, будет считаться несанкционированной и не будет возмещена.

Командировочные расходы, предварительно оплаченные Университетом, но впоследствии признанные несанкционированными, подлежат возмещению с путешественника. Это может включать вычет из чека заработной платы сотрудника или работу с главным юрисконсультом для возмещения расходов со студентов или не сотрудников. Главный коммерческий директор учреждения будет нести ответственность за реализацию процессов по возврату средств от путешественников, когда дорожные расходы были предварительно оплачены Университетом, но позже были признаны неправомерными.

U.     Процедурные стандарты

Особые политики в отношении командировочных расходов в дополнение к стандартным операционным процедурам являются неотъемлемой частью достижения бизнес-целей этой общей политики командировок. Приверженность обеспечивает эффективное управление программой поездок университета.

7.   Связанные документы

8.  История политик

Редакция 2:                  9 июня 2020 г.

Редакция 1:                  11 января 2018 г.

Первое одобрение:          9 марта 2015 г.

9.Запланированная проверка

Январь 2023

налоговых правил, когда в командировке требуется паспорт

Просмотреть все | Информационный бюллетень, выпуск

, август 2016 г.

I Если вы много путешествуете по делам, вы можете совершать некоторые международные поездки, а также поездки по Соединенным Штатам. Отправляясь за границу, вы можете добавить к поездке несколько дополнительных дней для отдыха и осмотра достопримечательностей.

Имейте в виду, что налоговые правила для деловых поездок за границу отличаются от правил для внутренних поездок.

Всякий раз, когда вы проводите отпуск в зарубежной командировке, общее правило гласит, что вы должны распределить все свои дорожные расходы, включая транспортные расходы, между рабочими и личными днями.

Хорошая новость: Вы можете воспользоваться двумя лазейками и вычесть все свои транспортные расходы за границу, несмотря на то, что гласит общее правило.

Вот что вам нужно знать.

Воспользуйтесь «Правилом одной недели».” Если ваша командировка длится одну неделю или меньше, вы можете автоматически вычесть 100 процентов транспортных расходов (включая стоимость авиабилетов и такси до и из аэропортов). Это верно, даже если вы фактически проводите большую часть своего времени в отпуске. Исключительно для того, чтобы выяснить, имеете ли вы право на недельную лазейку, не засчитывайте день вашего отъезда. Но сделать считать день, когда вы вернетесь.

Конечно, вы также можете вычесть из кармана ежедневные расходы на проживание (включая проживание в гостиницах, такси, чаевые и 50 процентов на питание) за все рабочих дней , пока вы находитесь за пределами страны.Вы не можете вычесть ежедневные расходы на проживание в дни отпуска.

К счастью, определение рабочего дня довольно либерально. Например:

  • Количество дней в пути.
  • Выходные и праздничные дни, приходящиеся на рабочие дни, учитываются.
  • Вы можете включить промежуточные дни недели между рабочими днями.
  • Вы также можете подсчитать любые дней ожидания , когда ваше присутствие физически необходимо по деловым причинам — независимо от того, действительно ли вы призваны на работу в эти дни.
  • Наконец, вам разрешено подсчитывать дни, когда вы намереваетесь работать, но не можете этого сделать по независящим от вас причинам (например, трудности с транспортом, вызванные погодой или террористическим актом).

Как видите, эти инструкции довольно удобны для налогоплательщиков. Но имейте в виду, что главная причина вашей поездки все же должна быть деловой. В противном случае нет ваших транспортных расходов не подлежат вычету.

Воспользуйтесь преимуществом «Правила 25 процентов». Очевидно, что некоторые зарубежные командировки длятся больше недели. Возможно, вы сможете воспользоваться еще одной лазейкой — правилом 25 процентов. Если вы соответствуете требованиям, вы снова можете вычесть 100 процентов ваших транспортных расходов и всех ваших ежедневных личных расходов на проживание в течение рабочих дней (с учетом 50-процентного ограничения на питание).

Хитрость заключается в том, чтобы убедиться, что вы тратите на меньше 25 процентов от общего числа дней отпуска. Для этого вы можете считать день отъезда и день возвращения рабочими днями.Вы также можете подсчитывать все другие типы рабочих дней, перечисленные ранее. Во многих случаях легко соблюсти правило 25 процентов.

Проконсультируйтесь со своим налоговым консультантом, если у вас есть какие-либо вопросы о вычетах на деловые поездки.

Copyright 2016

Поездки по университетским делам — Библиотека политик

Университет Святой Марии обеспечивает возмещение всех разумных расходов на разрешенные официальные поездки в соответствии с рекомендациями, изложенными в следующих правилах.Цель состоит в том, чтобы предоставить справочный инструмент и руководство по административным процедурам для подразделений Университета, которые возмещают работникам допустимые командировочные расходы, связанные со служебными командировками Университета. Ожидается, что при ведении бизнеса от имени Университета преподаватели, сотрудники и студенты будут использовать качественные услуги и условия, подходящие для ведения бизнеса. Ожидается, что каждый отдел будет придерживаться Политики университета в отношении командировок, чтобы помочь обеспечить соблюдение университетом правил и положений IRS и способствовать надлежащему управлению средствами университета.Университет оставляет за собой право отказать в возмещении командировочных расходов за несоблюдение правил и процедур Университета. Региональные вице-президенты могут налагать дополнительные ограничения, помимо тех, что указаны в настоящей политике.

Путешествие, не требующее ночевки, не считается путешествием, как это определено в этой политике. Таким образом, разрешение на поездку и формы возмещения расходов не требуются, но могут быть представлены при желании. Путешественникам могут быть возмещены регистрационные сборы и расходы на парковку при наличии надлежащего разрешения и оригинальных квитанций с использованием чекового запроса.Питание, потребляемое сотрудником во время ведения деятельности Университета, не требующее ночевки, не является допустимым IRS расходом на ведение бизнеса. Согласно IRS, «вам должно быть необходимо остановиться для полноценного сна или отдыха, чтобы должным образом выполнять свои обязанности во время поездки вдали от дома по делам». Поэтому университет не будет возмещать расходы на питание.

При путешествии с другими лицами, не являющимися сотрудниками Университета Святой Марии, например, с членами семьи, путешественник должен отдельно организовать свою поездку.Университет не будет оплачивать такие поездки.

До того, как произойдет командировка , сотрудники Университета, которые планируют понести дорожные расходы во время ведения университетских дел или посещения утвержденных конференций, должны заполнить и утвердить Отчет о разрешении на командировку и расходах (TAER). Все поездки, независимо от способа оплаты, должны быть авторизованы до поездки. Первый столбец этой формы показывает расчетное количество поездок. Он также включает разрешенные даты поездки, а также деловую цель.Если в поездку включены другие лица, имена этих путешественников также должны быть указаны. Форма должна быть подписана командиром и должна быть одобрена непосредственным руководителем (директором или заведующим кафедрой) и соответствующим деканом или вице-президентом. Для поездок с общими расходами в размере 10 000 долларов США и более требуется одобрение президента.

Оригинал Разрешение на поездку и отчет о расходах необходимо отправить в отдел по работе с кредиторами до поездки. К TAER должна быть приложена копия повестки дня или брошюра с описанием мероприятия или конференции.После получения отделом счетов к оплате копия утвержденной формы командировки будет отправлена ​​путешественнику.

Разрешение на поездку и отчет о расходах можно использовать для получения аванса на поездку, как описано ниже.

Командировочные авансы могут быть выданы в сумме, не превышающей предполагаемых расходов работника. Аванс не дается на авиабилеты или регистрационные сборы. Отдел счетов к оплате будет выдавать платежи по авансам на командировки при соблюдении всех следующих требований:

  • TAER заполнен, утвержден и получен в отделе счетов к оплате за две недели до поездки.Приложите к TAER копию повестки дня конференции.
  • Бюджетные деньги имеются на всю сумму поездки.
  • Сотрудник, запрашивающий аванс на командировку, не имеет непогашенных авансов на командировки, причитающихся Университету, или непогашенных Разрешений на командировки и отчетов о расходах , причитающихся за предыдущую командировку.

После поездки оставшаяся часть Разрешение на поездку и Отчет о расходах должна быть заполнена и представлена ​​в счет кредиторской задолженности в течение пятнадцати (15) рабочих дней после завершения поездки.Эта часть формы используется для учета фактической общей стоимости поездки. К заполненной форме следует приложить все оригиналы и детализированные дорожные квитанции. Все квитанции должны быть организованы по категориям расходов и наклеены на чистую бумагу формата Letter. Любой аванс, превышающий фактические расходы, должен быть депонирован в Бизнес-офисе на тот же счет командировочных расходов, который указан в форме и в прикрепленной квитанции.

Путешественник должен приложить все усилия, чтобы получить оригинальные детализированные квитанции обо всех командировочных расходах.Если квитанции отсутствуют, а плата составляет менее 75 долларов США, путешественник должен заполнить форму Documentation for Missing Receipts . Документация должна включать следующее: сумму в долларах, дату, деловую цель каждой позиции и объяснение того, почему квитанции не могут быть получены. Эта форма должна быть приложена к TAER. В соответствии с требованиями IRS возмещение расходов на сумму более 75 долларов США, не подтвержденных надлежащими квитанциями, считается налогооблагаемым доходом работника.

Непредоставление TAER с необходимыми документами и квитанциями в течение пятнадцати (15) рабочих дней может привести к тому, что путешественник будет лишен права авансового платежа. Это также может привести к тому, что стоимость поездки будет добавлена ​​к налогооблагаемому доходу путешественника и будет облагаться всеми применимыми налогами на заработную плату в соответствии с требованиями IRS. См. раздел «Рассмотрение IRS» ниже.

Если потребуется возмещение, чеки будут выданы в соответствии с политикой оплаты Университета.

Компенсируемые поездки для сотрудников, не освобожденных от налогов

В соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA) работник, не освобожденный от уплаты налога, должен получать оплату за все часы, в течение которых сотрудник «страдал или ему разрешалось работать». Ниже описано, при каких обстоятельствах время, затраченное на поездку, считается компенсируемым (т. е. время считается отработанным).

График работы нормального университета

для целей настоящей политики: с понедельника по пятницу с 8:00 до 17:00.

В целом FLSA не считает обычные поездки на работу отработанными часами.Исключением будет выполнение поручений во время поездки из дома на работу или наоборот, если это связано с работой. Это будет компенсируемое время.

Поездки в течение рабочего дня, в городе

Как правило, время, затраченное на поездки в рамках основной деятельности Университета, засчитывается как отработанное время (т. е. проезд с места работы на место работы подлежит компенсации).

Поездки за город – без ночлега

Если работник направляется на работу в другой город на один день и поездка осуществляется в интересах работодателя и по его просьбе, она является частью основной деятельности работодателя и, следовательно, подлежит компенсации.Это справедливо даже в том случае, если работник путешествует обычным перевозчиком, поскольку это особое задание, а не обычная поездка домой на работу.

В целом, считается ли время в пути отработанным временем, когда сотрудник уезжает в ночное время, зависит от того, происходит ли поездка в рамках обычного рабочего графика сотрудника.

Компенсируемые поездки:

  • Любая часть разрешенной командировки, которая происходит в рамках обычного графика работы сотрудника , считается отработанными часами и подлежит компенсации.
  • Командировка в нерабочие дни (выходные) также считается отработанным временем, если она приходится на обычный рабочий график работника (с 8:00 до 17:00).
  • Таким образом, любая утвержденная университетом командировка, связанная с работой, которая происходит в любой день недели с 8:00 до 17:00. подлежит компенсации.
  • Вождение транспортного средства, независимо от того, происходит ли поездка в рабочее время или вне его, считается отработанным временем. Другими словами, вождение считается ручным трудом, который должен учитываться как отработанное время, если это идет на пользу университету.
  • Если работник обязан посещать приемы пищи, общественные мероприятия и т. д., это время считается отработанным.
  • Время ожидания в аэропорту считается рабочим временем , если оно приходится на обычные рабочие часы (с 8:00 до 17:00).
  • Любая работа во время командировки, которую сотрудник должен выполнять, засчитывается как отработанное время (например, ответы на электронные письма, звонки, связанные с работой).
  • Если сотруднику требуется ездить в качестве помощника или помощника в автомобиле, время в пути считается как отработанное время.

Некомпенсируемые поездки:

  • Регулярные приемы пищи не считаются отработанными часами.
  • Поездка в качестве пассажира в нерабочее время, на самолете, поезде, автобусе или автомобиле не считается отработанным временем. Поездка в качестве пассажира не считается отработанным временем (например, авиаперелет после 17:00 или до 8:00 не подлежит компенсации).
  • Время сна не считается рабочим временем.
  • Время, проведенное в гостинице с свободой использования времени в личных целях работника, не считается отработанным временем.
  • Время ожидания в аэропорту в нерабочее время не считается рабочим временем.
  • Поездки между домом и работой или между отелем и местом работы считаются нормальным временем в пути и не считаются отработанными часами.
  • Когда сотрудник перемещается между двумя или более часовыми поясами, следует использовать часовой пояс, связанный с пунктом отправления, чтобы определить, попадает ли поездка в обычные рабочие часы.
  • Если часовой пояс меняется в течение дня поездки, часы должны рассчитываться по «фактическим» часам при расчете компенсации за дни поездки.
  • Если сотрудник управляет автомобилем по личным предпочтениям, когда доступен разрешенный рейс или другой режим передвижения, и поездка на автомобиле будет превышать разрешенный режим, будет учитываться только предполагаемое время в пути, связанное с разрешенным режимом. учитываются как отработанные часы.

Путешествие с участием нескольких путешественников

Если путешествуют несколько человек, и только один путешественник несет ответственность за оплату расходов, тогда имя путешественника в TAER будет лицом, ответственным за расходы.Дополнительные путешественники должны быть указаны отдельно в TAER как дополнительные путешественники.

Если дополнительные путешественники понесут какие-либо транспортные расходы, такие как питание или парковка, они также должны заполнить TAER.

Студенты Университета, командировочные расходы которых оплачиваются Университетом, подпадают под действие политики командировок в той же степени, что и сотрудники Университета.

Если студент несет ответственность за расходы, понесенные во время путешествия, он следует той же политике, что и сотрудники университета.Адекватная документация в соответствии с настоящей Политикой требуется для покрытия расходов студентов.

Расходы, понесенные супругом командированного в университет в связи с посещением университетского мероприятия или ведением официальных дел университета, могут быть возмещены, если будет установлено, что присутствие супруга служило добросовестной деловой цели университета.

Чтобы установить добросовестную деловую цель Университета, необходимо выполнить следующие условия:

  • Путешественник должен показать, что основной целью поездки супруга/супруги было участие в деятельности, непосредственно связанной с работой основного путешественника в Университете.
  • Участие в официальных мероприятиях, которые по протоколу или традиции требуют присутствия супруга получателя, может считаться добросовестной деловой целью Университета. Церемониальные мероприятия, встречи выпускников, мероприятия по сбору средств и общественные мероприятия являются примерами мероприятий, которые могут потребовать присутствия супруга получателя.
  • Деловая цель, связанная с поездкой супруга/супруги, должна быть задокументирована в отчете о расходах путешественника в соответствии с требованиями обоснования IRS.При отсутствии таких доказательств расходы на супружеский проезд не возмещаются.
  • Путешествие супруга должно быть одобрено региональным вице-президентом до организации поездки, и путешествие супруги вице-президента должно быть одобрено президентом.

Путешественники, путешествующие в зарубежные страны, должны следовать тем же правилам и процедурам, что и внутренние путешественники. Кроме того, путешественник обязан предоставить курс конвертации для дат поездки в другую страну вместе с проездными документами.Все квитанции должны быть конвертированы в доллары США перед отправкой. Одним из веб-сайтов для получения коэффициента конверсии является oanda.com. Ставки суточных для командировок в зарубежные страны должны быть утверждены региональным вице-президентом до поездки.

Ожидается, что иностранные путешественники будут бронировать авиабилеты по самой низкой цене. Бизнес-класс или премиум-эконом-класс для международных поездок разрешены, если поездка длится восемнадцать часов или более, при условии наличия средств на разницу в цене и одобрения регионального вице-президента до бронирования авиабилетов.

Публикация IRS 535 гласит, что возмещение работникам командировочных расходов, понесенных в ходе обычной деятельности, должно осуществляться в соответствии с подотчетным планом. План подотчетности требует от сотрудников выполнения всех следующих требований:

  1. Они должны оплатить или понести вычитаемые расходы при оказании услуг в качестве сотрудников Университета.
  2. Они должны надлежащим образом отчитаться перед Университетом об этих расходах в разумный срок – 60 дней.
  3. Они должны вернуть любую избыточную компенсацию или пособия в течение разумного периода времени – 60 дней.

Сотрудники должны надлежащим образом учитывать командировочные расходы, представляя оригиналы подробных квитанций, как описано в разделах ниже. Любые расходы в размере 75 долларов США или более, которые должным образом не обоснованы, не соответствуют подотчетному плану.

Если вышеуказанные требования не соблюдены, все суммы, выплаченные или рассматриваемые как выплаченные, считаются частью не подлежащего учету плана.Следовательно, такие суммы подлежат налогообложению и учитываются как заработная плата начиная с W2.

Допустимые затраты, способы оплаты и требования к документации

Организация командировок и оплата не должны производиться до тех пор, пока TAER не получит все надлежащие утверждения и не будет представлен в отдел кредиторской задолженности.

Ожидается, что путешественники будут бронировать авиабилеты по минимально возможной цене. Для внутренних перелетов бизнес-класс, эконом-премиум и первый класс не могут быть забронированы или включены в расходы.Бизнес-класс и эконом-премиум для международных поездок разрешены, если продолжительность поездки составляет восемнадцать часов или более. Университет также возместит путешественнику разумную плату за багаж при предоставлении оригинала квитанции об оплате багажа. Сборы за раннюю регистрацию и повышение класса обслуживания не возмещаются.

Авиаперелет можно забронировать следующими способами:

  • Покупка в Интернете с использованием кредитной карты, выпущенной университетом.
  • Уполномоченное туристическое агентство университета — Corporate Travel (210-366-9565).Заказ на покупку требуется для бронирования любой поездки через Corporate Travel.
  • Использование личных средств. Этот вариант следует использовать только в крайнем случае.

Компенсация не будет предоставлена ​​до тех пор, пока поездка не будет завершена и вся документация не будет представлена ​​в счет кредиторской задолженности в соответствии с требованиями и описанием в настоящих рекомендациях.

Документация, необходимая для представления вместе с окончательным TAER после завершения поездки:

  • Оригинал датированной квитанции или распечатка из интернета, если билеты заказываются онлайн, с указанием суммы перелета и дат совершения перелетов.Отметьте на квитанции, если оплата производится с помощью личной кредитной карты или кредитной карты, выпущенной университетом.
  • При покупках через Corporate Travel счет будет выставляться напрямую университету. Приложите копию квитанции авиакомпании или посадочного талона.

Регистрационные взносы можно оплатить следующими способами:

  • Интернет-оплата с использованием кредитной карты, выпущенной университетом.
  • Проверка кредиторской задолженности, выданная до начала конференции. Регистрационный сбор будет обработан Отделом счетов к оплате после получения Check Request с копией регистрационной формы и утвержденным TAER.Запрос должен быть получен не менее чем за две недели до даты регистрации.
  • Использование личных средств. Этот вариант следует использовать только в крайнем случае.

Компенсация не будет предоставлена ​​до тех пор, пока поездка не будет завершена и вся документация не будет представлена ​​в отдел кредиторской задолженности в соответствии с требованиями и описанием в настоящих инструкциях

Документация, необходимая для представления вместе с окончательным TAER после завершения поездки:

  • Оригинал датированной квитанции или распечатка из интернета, если регистрация оплачивается онлайн.Отметьте на квитанции, если оплата производится с помощью личной кредитной карты или кредитной карты, выпущенной университетом.
  • Для покупок через Счета к оплате необходимо приложить копию регистрационной формы, отметив, что она была оплачена через Счета к оплате.

Если регистрационный сбор для участия в конференции/семинаре не взимается или он был отменен, копия повестки дня или брошюра с описанием конференции/семинара должны быть приложены к TAER, чтобы показать деловую цель поездки.

Путешественникам следует бронировать стандартные номера в нероскошных/недорогих отелях.Возмещение производится только за стоимость стандартного номера, доступа в Интернет, парковки и применимых налогов и ограничивается количеством ночей, разрешенным в TAER.

При проживании в Техасе путешественник должен взять с собой Сертификат об освобождении от проживания в отеле, чтобы предоставить отель при регистрации.

Личные телефонные звонки, расходы на прачечную и чаевые по багажу включены в раздел «Прочие расходы» ниже. Обслуживание номеров, включенное в счет отеля, должно учитываться как часть расходов на питание и не включаться в стоимость проживания.

Плата за такие предметы, как услуги прачечной, развлечения в номере, услуги оздоровительного клуба, использование мини-бара, сборы за позднюю регистрацию отъезда и т. д., считаются личными расходами и не подлежат возмещению.

Многие агентства интернет-бронирования, такие как Expedia и Orbitz, предлагают скидки на пакетные предложения, которые включают в себя сочетание дорожных расходов, оплаченных вместе (например, авиабилеты и проживание). Хотя они часто обеспечивают экономию средств, эти пакетные предложения редко включают требования к документации, необходимой для возмещения расходов университетом.Если продавец не может предоставить разбивку всех расходов и применимых налогов (таких как стоимость авиабилетов, налог на стоимость авиабилетов, стоимость номера за ночь и налог за номер за ночь), расходы не будут возмещены. IRS требует, чтобы квитанции содержали определенную информацию, и если эта информация не предоставляется продавцом, требования IRS не были выполнены.

Проживание можно оплатить следующими способами:

  • Выданная университетом кредитная карта.
  • Проверка кредиторской задолженности.Плата за проживание может быть обработана отделом счетов кредиторов до поездки. Платеж будет обработан после того, как утвержденный TAER будет отправлен и находится в файле. Копию сметной стоимости отеля следует приложить к чековому запросу и представить в отдел кредиторской задолженности не менее чем за две недели до даты отъезда. Оригинал датированной квитанции/отчета, который включает ежедневную детализации расходов и показывает нулевой остаток, должен быть получен в отеле при отъезде и приложен к окончательному TAER.
  • Авансовый платеж, полученный путешественником. Не менее чем за две недели до поездки подайте утвержденный TAER и укажите предполагаемую сумму расходов на проживание в отеле в поле «Запрошенный заранее». Оригинал датированной квитанции/отчета, который включает ежедневную детализацию расходов и показывает нулевой остаток, должен быть получен в отеле при отъезде и приложен к окончательному TAER.
  • Использование личных средств. Этот вариант следует использовать только в крайнем случае.

Компенсация не будет предоставлена ​​до тех пор, пока поездка не будет завершена и вся документация не будет представлена ​​в счет кредиторской задолженности в соответствии с требованиями и описанием в настоящих рекомендациях.

Документация, необходимая для представления вместе с окончательным TAER после завершения поездки:

  • Оригинал квитанции с датой, включающей ежедневную детализацию расходов и показывающей нулевой остаток к оплате. Отметьте на квитанции, если оплата производится личной кредитной картой, кредитной картой, выданной университетом, или чеком, выданным университетом. IRS требует, чтобы квитанция об отеле включала название и местонахождение отеля, даты пребывания и отдельные суммы для оплаты таких расходов, как проживание, питание, телефон и т. д.. . Если используется агентство по бронированию, такое как Expedia, может быть представлена ​​окончательная квитанция, показывающая, как была произведена оплата, если в ней указаны номер и налоговая ставка за ночь, а также количество ночей.

Путешественники должны проявлять благоразумие и финансовую ответственность при выборе ресторанов. Возмещение расходов на питание будет производиться за утвержденное количество дней проведения мероприятия плюс один день в пути, как указано в TAER. Путешественник должен проявить здравый смысл, чтобы гарантировать, что употребление алкогольных напитков не поставит под угрозу безопасность преподавателей, сотрудников и студентов.Согласно IRS, возмещение расходов на питание является допустимым деловым расходом только в том случае, если требуется ночлег. Таким образом, Университет не возмещает расходы на питание во время путешествия, если не требуется ночлег.

Путешественникам разрешается использовать как метод суточных, так и квитанцию. На всю поездку может применяться только один метод. Университет поощряет сотрудников пользоваться питанием, предоставляемым на конференциях, чтобы максимизировать средства на поездки, доступные для всех сотрудников.

  • Стоимость суточных составляет 30 долларов США в день и требует ночевки. Никаких квитанций не требуется. Метод суточных включает чаевые. Если путешественник выбирает метод суточных, но организует деловой обед с другими людьми в статусе командировки, Университет возместит стоимость этого конкретного обеда на основании квитанции. Имена лиц, присутствовавших, и деловая цель должны быть написаны на квитанции.
  • Путешественник должен получить оригинал детализированного чека на каждый прием пищи и разумные чаевые (15-20 процентов) в размере TAER.Чаевые свыше 20 процентов не компенсируются. Питание, включенное в счет отеля за обслуживание номеров, также должно быть подтверждено оригинальной детализированной квитанцией. Плата за питание, указанная в счете отеля или квитанции по кредитной карте, сама по себе не является достаточным документом.

Питание можно оплатить следующими способами:

  • Выданная университетом кредитная карта.
  • Авансовый платеж, полученный путешественником. Не менее чем за две недели до поездки подайте утвержденный TAER и укажите предполагаемую сумму расходов на питание в поле «Запрошенный заранее».
  • Использование личных средств. Этот вариант следует использовать только в крайнем случае.

Компенсация не будет предоставлена ​​до тех пор, пока поездка не будет завершена и вся документация не будет представлена ​​в счет кредиторской задолженности в соответствии с требованиями и описанием в настоящих рекомендациях.

Документация, необходимая для представления вместе с окончательным TAER после завершения поездки:

  • Для метода суточных квитанции не требуются.
  • Для метода получения требуется оригинал подробной квитанции.Квитанция кредитной карты не принимается.
  • Если во время путешествия вы принимаете деловые обеды, IRS требует, чтобы квитанция ресторана представляла собой детализированную квитанцию ​​с подробной информацией о расходах. Также укажите имена участников, их деловую принадлежность к университету и краткую тему обсуждения.

Арендованные автомобили могут использоваться по мере необходимости с соответствующими разрешениями TAER при ведении университетской деятельности, и они должны быть самыми экономичными из доступных.Использование арендованного автомобиля, как правило, не требуется при проживании в отеле, где проводится конференция. В редких случаях, когда требуется автомобиль, пожалуйста, задокументируйте деловую причину. Университет возместит работнику стоимость бензина, приобретенного для арендованного автомобиля.

Нет необходимости приобретать страховку в компании по аренде автомобилей. Сотрудники застрахованы университетской страховкой. Пожалуйста, свяжитесь с помощником вице-президента по административным и финансовым вопросам, чтобы получить необходимую страховую информацию, необходимую при аренде автомобиля на имя университета.

Университет возместит путешественнику расходы на другой наземный транспорт, включая такси, транспорт до аэропорта, плату за парковку и дорожные сборы.

Наземный транспорт можно оплатить следующими способами:

  • Кредитная карта, выпущенная университетом.
  • Авансовый платеж, полученный путешественником. Не менее чем за две недели до поездки подайте утвержденный TAER и укажите предполагаемую сумму расходов на наземный транспорт в поле «Запрошенный заранее».
  • Использование личных средств. Этот вариант следует использовать только в крайнем случае.

Компенсация не будет предоставлена ​​до тех пор, пока поездка не будет завершена и вся документация не будет представлена ​​в счет кредиторской задолженности в соответствии с требованиями и описанием в настоящих рекомендациях.

Документация, необходимая для представления вместе с окончательным TAER после завершения поездки:

  • При аренде автомобиля получите оригинал датированной квитанции с указанием суммы и даты использования автомобиля. Отметьте на квитанции, если оплата производится с помощью личной кредитной карты или кредитной карты, выпущенной университетом.
  • Если газ был куплен, приложите оригинал чека за газ.
  • Для других наземных перевозок получите оригиналы датированных квитанций.

Университет разрешает пособие по пробегу автомобиля, ежегодно публикуемое IRS. Ставка доступна на веб-сайте IRS или в офисе счетов к оплате. Пробег покрывает все расходы на эксплуатацию автомобиля, включая бензин, масло, страховку, шины и ремонт. Заявленная надбавка за пробег не может превышать наименьшую стоимость проезда на автобусе авиакомпании туда и обратно, а также аренду автомобиля (при необходимости).Если запрашивается компенсация за километраж, путешественник должен приложить документацию о стоимости авиабилетов на автобус (предварительная покупка за 14 дней) с веб-сайта авиакомпании. Компенсация будет меньше из стоимости авиабилета или мили.

Personal Auto Mileage можно оплатить следующими способами:

  • Авансовый платеж, полученный туристом. Не менее чем за две недели до поездки подайте утвержденный TAER и укажите предполагаемую сумму расходов на личное авто в милях в поле «Запрошено заранее».
  • Возмещается после поездки при подаче окончательного TAER.

Документация, необходимая для представления вместе с окончательным TAER после завершения поездки:

  • Журнал пробега, показывающий даты, пункт назначения, начальные и конечные показания одометра или расчет пробега из MapQuest, а также деловую цель поездки.
  • Если запрошена компенсация за километраж, путешественник должен приложить документацию о стоимости авиабилетов на автобус (предоплата за 14 дней) с веб-сайта авиакомпании.Компенсация будет меньше из стоимости авиабилета или мили.

Сотрудникам возмещаются расходы на поездки в течение рабочего дня, превышающие обычные поездки туда и обратно из дома в университет Святой Марии. Отделы, которые возмещают стоимость проезда на автомобиле в течение рабочего дня, должны вести учет поездок сотрудника туда и обратно, чтобы обеспечить точный расчет возмещения.

Путешественник должен иметь как минимум минимальный установленный законом лимит страхования ответственности, требуемый законом, при использовании личного автомобиля для работы в университете.

Деловые телефонные звонки, факсы или использование Интернета подлежат возмещению. Если эти расходы включены в счет отеля, сделайте отметку о деловой цели и укажите сумму в разделе «Прочие расходы» в TAER.

Личные телефонные звонки, сделанные из гостиничного номера, подлежат возмещению, если они разумны – до 5 долларов США в день. Отметьте в счете отеля, что это были личные звонки, и укажите сумму в графе «Прочие расходы» в TAER.

Университет допускает ставку в размере 4 долларов США.00 в день на непредвиденные расходы (например, чаевые носильщикам багажа, швейцарам в отеле, услуги прачечной) за количество утвержденных дней проведения мероприятий плюс один день в пути. Никаких квитанций не требуется. Включите сумму в графу «Прочие расходы» в TAER.

Поездки за счет федеральных фондов

Преподаватели, сотрудники и студенты университета регулярно путешествуют в поддержку спонсируемой исследовательской деятельности. Университет возмещает этим путешественникам необходимые и разумные деловые расходы, понесенные во время путешествия.Возмещаемые расходы должны соответствовать политике университета, федеральному законодательству и законодательству штата, а также ограничениям, налагаемым на каждый спонсируемый проект. Поездки допустимы как прямые расходы, если такие поездки принесут непосредственную пользу проекту. На проекты, спонсируемые из федерального бюджета, распространяются определенные федеральные правила, изложенные в Управлении управления и бюджета (OMB), ограничения конкретных агентств, а также Политика университета в отношении командировок. Положения и условия индивидуального соглашения должны быть рассмотрены до того, как будут понесены и/или обработаны какие-либо командировочные расходы.Когда существует конфликт между политикой университета и требованиями к наградам, применяется самая ограничительная политика. Поскольку каждая награда имеет уникальные требования, трудно предоставить исчерпывающий список ограничений для спонсоров. В следующем списке перечислены только некоторые распространенные недопустимые расходы.

  • Алкогольные напитки
  • Развлечения
  • Путешествия иностранными авиалиниями

Закон Fly America (FAA) требует использования авиаперевозчика США для зарубежных поездок, финансируемых из федерального бюджета.

Сводка командировочных расходов, не подлежащих возмещению университетом

  • Бизнес-класс, расширенный или премиум-эконом Авиабилеты для поездок с продолжительностью непрерывного полета менее 18 часов.
  • Авиаперелет первого класса
  • Повышение класса обслуживания
  • Плата за раннюю регистрацию
  • Чаевые за питание, превышающие 20 процентов
  • Книги, журналы, газеты для личного пользования
  • Прачечная и химчистка
  • — фильмы о полетах, фильмы об отелях и т. д.
  • Взносы по страхованию от несчастных случаев во время путешествия и/или приобретение дополнительной туристической страховки
  • Прочие расходы, не связанные непосредственно с выполнением командировки
  • Предметы мини-бара

Налоговое управление США обновляет суточные в связи с деловыми поездками

Налоговое управление США опубликовало в пятницу свое ежегодное обновление специальных ставок суточных для обоснования обычных и необходимых деловых расходов, понесенных во время поездок вдали от дома (Уведомление 2021-52).

Новые тарифы действуют с октября.с 1 сентября 2021 года по 30 сентября 2022 года. В частности, это специальные суточные ставки, включая тарифы на питание и непредвиденные расходы в транспортной отрасли; ставка вычета только непредвиденных расходов; а также ставки и перечень мест высокой стоимости для целей метода обоснования высокой-низкой стоимости.

Обновленные ставки действительны для суточных, выплачиваемых любому сотруднику 1 октября 2021 г. или после этой даты, за поездку вдали от дома в эту дату или после этой даты, и заменяют ставки в Уведомлении 2020-71, в котором были указаны ставки для окт.с 1 января 2020 г. по 30 сентября 2021 г.

Rev. Proc. 2019–48 предусматривают общие правила использования федеральной ставки суточных для обоснования суммы обычных и необходимых расходов на проживание, питание и непредвиденных расходов, уплаченных или понесенных в связи с деловыми поездками вдали от дома.

Высоко-низкий метод обоснования

Для целей метода обоснования «высокий-низкий» ставки суточных составляют 296 долларов США за поездку в любой дорогостоящий населенный пункт и 202 доллара США за поездку в любой другой населенный пункт в пределах континентальной части Соединенных Штатов (CONUS), что немного выше, чем в прошлом году.

Сумма этих ставок, которая считается уплаченной за питание для целей гл. 274 (n) стоит 74 доллара за поездку в дорогое место и 64 доллара за поездку в любой другой населенный пункт в пределах CONUS, что также немного выше, чем в прошлом году.

Уведомление содержит список населенных пунктов с высокими затратами (места, в которых федеральная ставка суточных составляет 249 долларов или более, что на 4 доллара выше, чем в прошлом году) в течение всего календарного года или его части.

Непредвиденные расходы

С 2012 года в непредвиденные расходы включаются только гонорары и чаевые, выплачиваемые носильщикам, носильщикам багажа, персоналу отелей и персоналу на кораблях.Ставка суточных для вычета только непредвиденных расходов остается неизменной и составляет 5 долларов в день для любого места поездки.

Транспортная отрасль

Ставки специального питания и непредвиденных расходов для налогоплательщиков в транспортной отрасли составляют 69 долларов США для любого места поездки в пределах CONUS и 74 доллара США для любого места поездки за пределами CONUS, что на 3 доллара больше, чем в прошлом году.

Пол Боннер ( [email protected] ) — старший редактор JofA .

Похожие записи

Вам будет интересно

Заполнение больничного листа работодателем в 2019: Больничный лист 2021 — образец заполнения работодателем

Подоходный с больничного листа: Удерживается ли ндфл с больничного листа по уходу за ребенком

Добавить комментарий

Комментарий добавить легко