Как заполнять трудовую книжку образец 2019: образец заполнения 2021. Как заполнить трудовую книжку

Содержание

Кадровый портал — Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Кадровый портал — Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Кадровый портал — Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Нет записи в трудовой книжке \ Акты, образцы, формы, договоры \ Консультант Плюс

]]>

Подборка наиболее важных документов по запросу Нет записи в трудовой книжке (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Формы документов: Нет записи в трудовой книжке

Судебная практика: Нет записи в трудовой книжке Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Подборка судебных решений за 2019 год: Статья 265 «Условия, необходимые для установления фактов, имеющих юридическое значение» ГПК РФ
(ООО юридическая фирма «ЮРИНФОРМ ВМ»)Руководствуясь статьей 265 ГПК РФ и приняв во внимание, что решением арбитражного суда установлено, что в спорный период директором общества являлась истица и придя к выводу, что препятствий для оформления трудовых отношений у нее не имелось, учредители возложили на нее обязанности по оформлению всех действий необходимых для деятельности общества, и на нее как на единоличный исполнительный орган была возложена в том числе и обязанность по изданию приказов, внесению записей в трудовую книжку, суд правомерно отказал в установлении факта трудовых отношений в должности директора и факта прекращения трудовых отношений, так как доказательств невозможности внести запись в трудовую книжку работодателем не представлено, а установление судом данного факта вызвано не необходимостью прекратить трудовые отношения, так как отсутствие записей в трудовой книжке лишает истицу возможности поступить на другую работу, а наличием спора в арбитражном суде по вопросу взыскания убытков, причиненных обществу. Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Подборка судебных решений за 2019 год: Статья 11 «Действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права» Трудового кодекса РФ
(В.Н. Трофимов)По мнению суда, по смыслу ст. ст. 11, 15 и 56 ТК РФ во взаимосвязи с положением ч. 2 ст. 67 указанного Кодекса, согласно которому трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя, отсутствие заявления о приеме на работу, записи в трудовой книжке, трудового договора само по себе не исключает возможности признания в каждом конкретном случае отношений между работником, заключившим договор и исполняющим трудовые обязанности с ведома или по поручению работодателя или его представителя, трудовыми — при наличии в этих отношениях признаков трудового договора.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Нет записи в трудовой книжке

Образец заполнения титульного листа трудовой книжки, законодательство и нюансы

Чтобы трудовая книжка официально подтверждала трудовую деятельность, она должна быть правильно оформлена. Образец заполнения титульного листа трудовой книжки поможет оформить этот документ согласно требованиям нормативных актов.

О нормативной базе

Кадровики часто  заполняют документ с ошибками и таковые проявляются при назначении пенсионных выплат. Сотрудники ПФ не могут принять неграмотно подготовленный документ. Не исключено, что будущему пенсионеру придется посещать бывшие места работы, чтобы восстановить или правильно сделать записи в книжке.

По этой причине придется проверять достоверность сведений, в том числе заполнение титульного листа.

Не все сотрудники владеют сведениями о правильном заполнении титульного листа и в результате не могут обнаружить ошибку сразу. Основная задача — заполнение граф документа, а если это невозможно, то необходимо знать о заполнении первой страницы.

Нормативной базой предусмотрено, что вся информация заносится синей либо черной ручкой, а также допускается внесение записей в компьютерном формате. Не нужно допускать ошибок и исправлять недочеты, а записи должны быть аккуратными и разборчивыми.

Так заполняется вся трудовая книжка — без исправлений, подчеркиваний и дополнительных сочетаний.

Какие существуют правила при заполнении

Титульный лист трудовой книжки заполняется от имени работодателя. Необходимо знать, что документ следует оформить, когда работник был принят в организационную структуру и проработал неделю. Бывает, что оформление документа вызывает вопросы и становится во главе ошибок, в его содержании допускаются помарки и исправления.

Человеческий фактор является тому виной. Кадровика могли отвлечь либо он отвлекся сам и поэтому допустил неаккуратность. Чтобы избежать подобных ситуаций, достаточно воспользоваться следующими правилами:

  1. Определиться, каким цветом чернил будут заноситься записи. Можно выбрать фиолетовый, черный или синий.
  2. Нельзя допускать сокращения слов при внесении записи. Нужно писать разборчивым почерком, учитывая при этом компактность письма.
  3. На титульном листе необходимо в полном контексте указать фамилию и инициалы сотрудника. Эти сведения прописаны в паспорте, или в ином документе, удостоверяющем личность.
  4. Сведения о рождении прописываются четко арабскими цифрами, римских цифр не должно быть вообще. Число и месяц прописывают двумя цифрами, а сведения по году рождения из четырех.
  5. Из диплома учебного учреждения нужно заполнить строку об образовании сотрудника. В том же месте указывается, какое образование.
  6. Где находится строка профессия, то прописывается специальность сотрудника, указанная в дипломе.
  7. На титульном листе снизу место отведено для подписи ее владельца, здесь же указывается расшифровка подписи, дата и печать предприятия.

Если гражданин является индивидуальным предпринимателем, то заполняется книжка тоже тщательно, эти записи важны при начислении пенсионных выплат.

Кто может заполнять титульный лист

Трудовую книжку могут заполнить специалисты кадровой службы либо сотрудники, на которых возложены эти обязанности. Главным фактором являет хороший каллиграфический почерк. Не менее важно работнику, заполняющему трудовую книжку работать в тишине и ни на что не отвлекаться, чтобы не допускать ошибок.

Сведения об образовании

При внесении строки «Образование» необходимо воспользоваться записью в аттестате сотрудника. Ее мог заполнить ранее бывший работодатель или его представитель. Реквизиты документа об образовании вписывать не нужно.

Документ об образованииВарианты записей
аттестат, свидетельствующий об общем образовании«основное общее»
документ о среднем образовании«общее среднее»
аттестат о среднем профессиональном образовании«профессиональное среднее»
сотрудник является бакалавром«высшее образование — бакалавриат»
специалист  «специалитет»
магистр«высшее — магистратура»

Записи следует выполнять четко, помарки при этом не допускаются.

Как писать о профессии

В данной строке запись нужно выполнить на основании данных из аттестата или диплома. Несмотря на выполненную запись, копии документов об образовании следует хранить в личном деле работника.

Выпускникам всех заведений присваивается квалификация и специальность, которая прописывается в аттестате или в дипломе. Бывает, что указывается специальность без квалификации, поэтому данную строку можно оставлять без заполнения.

Нарушением нормативной базы это мероприятие считаться не будет. Название специально длиннее, чем названия квалификации. В связи с этим последнее название указывается чаще.

Если требуется выполнить запись о присвоении сотруднику квалификации, то на титульном листе тоже данная информация записывается. Но при этом если не указана квалификация сотруднике, то это не будет рассматриваться как нарушение.

О дате заполнения 

При заполнении документа нужно руководствоваться следующими нормативными актами:

  • трудовое законодательство;
  • постановления о трудовых отношениях;
  • инструкции и иные нормативные акты.

Данными документами нужно руководствоваться при оформлении книжек. Согласно нормативным документам трудовая книжка должна заводиться на работающих более пяти дней в организационной структуре. Поэтому и оформление основано на данном сроке.

На законодательном уровне предусмотрено, что администрация предприятия обязана заполнить книжку в течение семи дней. Работнику необходимо присутствовать у инспектора по кадрам в момент оформления. Подпись владельца должна быть на титульном листе.

Документ начинает заполнять представитель работодателя начиная с того момента, когда работник поступил на работу. Хранение осуществляется до момента увольнения.

В связи с этим обстоятельством гражданину следует проверить правильность внесенных записей. Требуется поставить свою подпись в качестве подтверждения.

Образец заполнения титульного листа трудовой книжки в 2018 г.

Заполнение трудовой книжки регламентировано законодательством.

Заполненный по правилам титульный лист трудовой книжки

Минтруда разработало и утвердило инструкцию по заполнению. Согласно последнему документу установлено:

  1. Все разделы заполняются арабскими цифрами, римскими писать не следует.
  2. Дата приема на работу прописывается в формате: 12.12.2015.
  3. Чтобы записи были четкими, их требуется их заносить гелевыми ручками или шариковыми пастами.
  4. Цвет паст или ручек должен быть черным, фиолетовым или синим, иеной оттенок применять не нужно.
  5. Когда сведения о награждениях были изначально вписаны, то зачеркивать их не нужно.
  6. Не нужно допускать опечаток в документе, будут сложности для установления стажа.
  7. Чтобы кадровый учет был установлен четко, можно пользоваться компьютерной программой «Упрощенка». Буквально за курс можно пройти обучение.

Если имеются ошибки

Не всегда записи бывают верными, и эти ошибки зависимы от человеческого фактора кадровиков. Хотя в общей схеме исправления ошибок в трудовой книжке ничего сложного нет и для всех позиций она практически одинаковая, но некоторые тонкости имеются:

  1. «Запись неверна». Этот текст может быть внесен иной организационной структурой, а другими специалистами в иной фирме вносятся поправки. Поэтому нужны иные документы, подтверждающие изменения. После увольнения сотрудника в организации производят изменения.
  2. Когда случайно была внесена запись об увольнении, а работник продолжает деятельность на предприятии. Как тогда быть. Следует указать дату сегодняшнего дня, цифры должны быть арабскими. Аккуратно производится зачеркивание и прописывается: «запись недействительна». Число и подпись лица, вносившего поправки необходимы. Нужно поставить реквизиты распорядительного документа, подтверждающего достоверные сведения.
  3. Подписи кадровика и владельца трудовой книжки обязательны.
  4. Когда сотрудник вновь принят в организацию и кадровик допустил ошибку при оформлении документа, то ошибки исправляются в той же структуре.

Как исправить ошибку на титульном листе трудовой книжки, смотрите здесь:

Если присутствует буква «ё»

Когда в инициалах или в фамилии есть буква Ё, и если ее записали как Е, то однозначно это может вызвать сложности при оформлении пенсии. Могут потребоваться иные доказывающие бумаги, о том, как правильно пишутся эти слова. Получается, что букву Ё писать требуется так, как она звучит. Неважно в фамилии, отчестве или в имени.

Например, в водительских правах написана буква Ё, а в книжке о трудовой деятельности сотрудника Е. На судебном разбирательстве выяснено, что двоякого значения у второй буквы не существует, и получается, что в целом никакого влияния на определение личности она не оказывает. Смысл в целом не утрачивается и ПФ обязан начислить пенсию без вопросов.

Если требуется внести поправки

При внесении некорректных сведений в документе: о награждениях, о трудовой деятельности можно применить дополнительные поправки, перечеркивания и зачистки. Можно выполнить записи, о том, что данные внесены неверно, и записать верную информацию.

Пример исправления ошибки в трудовой книжке

Если требуется исправить ошибки на титульном листе, то можно аккуратно зачеркнуть неверно внесенные сведения. Такие исправления выполняются синим, фиолетовым либо черным цветом чернил.

Последовательность внесения корректировок:

  • в графе 1 проставляется номер по порядку, который следует за номером установленной записи;
  • далее в графе пишется число, когда была подготовлена запись;
  • потом следует заполнить третью графу, то есть, о том, что записи недействительна;
  • в предыдущей графе необходимо написать правильную формулировку;
  • далее в графе прописывается ссылка на распорядительный документ, в котором содержаться достоверные данные о сотруднике;
  • если приказ был издан по ошибке, то нужно указать сведения о приказе, в котором указано все верно.

Можно указать, что записи, установленные за номером нужно считать недействительными, а после продолжить заполнение документа по всем правилам. Исправлять ошибки следует внимательно и аккуратно, чтобы не допустить вновь недочетов. Главное, чтобы вновь не пришлось переписывать.

Смотрите вебинар «Заполнение трудовых книжек: от титульного листа до записи об увольнении» :

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Электронная трудовая книжка | Сайт отделения ПФР и Союза пенсионеров в Кировской области

Ответы на вопросы

Типичные ошибки, возникающие при формировании сведений о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД» согласно таблицы:

Содержание ошибки

Действия страхователя

Ошибки, в результате которых сведения не учитываются на лицевом счете зарегистрированного лица

Файл не прошел форматно-логический контроль

Необходимо сформировать сведения в соответствии с действующим альбомом форматов.

Ошибка «Ранее учтено мероприятие с таким же GUID»

GUID — оригинальный идентификационный номер, который присваивается каждому кадровому мероприятию при создании формы СЗВ-ТД. Данный номер можно увидеть только в структуре файла.

Необходимо заново создать форму СЗВ-ТД, а не корректировать файл с ранее представленной отчетностью. При создании новой формы сгенерируется новый GUID, отличный от предыдущего.

Ошибка «Несоответствие ФИО-СНИЛС зарегистрированного лица»

Необходимо перепроверить правильность заполнения сведений о застрахованном лице и повторить посылку

Ошибка «Нарушение уникальности значений: страховой номер зарегистрированного лица должен быть уникальным в пределах документа»

Необходимо сформировать сведения о зарегистрированном лице в одной форме СЗВ-ТД, указав в разделе «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица» все необходимые кадровые мероприятия.

Ошибки, в результате которых сведения учтены на лицевом счете зарегистрированного лица, но требуют корректировки, дополнения (уточнения)

Нет первичного наполнения, то есть в форме отсутствует запись о последнем кадровом мероприятии по состоянию на 01.01.2020 г. (для всех мероприятий, кроме «ПРИЕМ»)

Необходимо дополнительно представить форму СЗВ-ТД, в которой указать сведения о последнем кадровом мероприятии по состоянию на 01.01.2020 г. При этом дублировать ранее представленные сведения не нужно.

Некорректная дата подачи заявления о выборе формы ведения трудовой книжки, в том числе  дата ранее 01.01.2020 г.

В случае подачи заявлений о выборе формы ведения трудовой книжки с одинаковой (некорректной) датой, необходимо представить сведения по форме СЗВ-ТД об отмене одного или всех заявлений с неверной датой подачи путем проставления знака «X» в поле «признак отмены».

В случае подачи заявления о выборе электронной трудовой книжки с датой ранее даты заявления о выборе бумажной трудовой книжки, необходимо представить сведения об отмене одного или всех заявлений с неверной датой путем проставления знака «Х» в поле «признак отмены».

Примечание: в соответствии с п.5 ст.2 Федерального закона №439-ФЗ от 16.12.2019 работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю заявление о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Обратного действия законодательством не предусмотрено.

Некорректная дата кадрового мероприятия, неверный формат даты. 

Необходимо отменить сведения с некорректной датой мероприятия путем проставления знака «X» в поле «признак отмены».

При необходимости корректирующие сведения представляются в этой же форме СЗВ-ТД в следующей строке раздела «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица» с указанием даты кадрового мероприятия в формате «ДД.ММ.ГГГГ».

Некорректное заполнение информации об основании кадрового мероприятия: объемная информация, указание персональных данных, превышение количества символов.

Необходимо отменить некорректные сведения путем проставления знака «X» в поле «признак отмены».

При необходимости корректирующие сведения представляются в этой же форме СЗВ-ТД в следующей строке раздела «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица» с соблюдением допустимого количества символов при заполнении реквизитов.

 

Допустимое количество символов при заполнении сведений о трудовой деятельности ЗЛ по форме СЗВ — ТД:

  •  /<Сведения> — (1024)
  •  /<Должность> — (4000)
  •  /<СтруктурноеПодразделение> — (4000)
  •  /<ВидПР> — (255)
  •  /<Статья> — (50)
  •  /<Пункт> — (50)
  •  /<Причина> — (1024)
  •  /<Основание>[1]/<Наименование> — (1024)
  •  /<Основание>[2]/<Наименование> — (1024)
  •  /<ОснованиеУвольнения>/<УТ2:НормативныйДокумент> — (1024)
  •  /<ОснованиеУвольнения>/<УТ2:Статья> — (50)
  •  /<ОснованиеУвольнения>/<УТ2:Часть> — (50)
  •  /<ОснованиеУвольнения>/<УТ2:Пункт> — (50)
  •  /<ОснованиеУвольнения>/<УТ2:Подпункт> — (50)
  • /<Работодатель>/<НаименованиеОрганизации> — (1024)

 

Вопрос 1: Работник принят на работу в 2016 г., с января 2020г. данный работник принимается внутренним совместителем на должность уборщика. Нужно ли отражать в форме СЗВ-ТД  последнее кадровое мероприятие по состоянию на 01.01.2020 г. (прием на работу в 2016 г. по основному месту работы)?
Ответ: Нужно, если сведения СЗВ-ТД представляются впервые. Таким образом, за январь 2020 года в форме СЗВ-ТД отражается запись по приему на должность уборщика с отметкой «совместитель» и последнее кадровое мероприятие по состоянию на 01.01.2020  у данного работодателя (прием на основную работу в 2016 г.).

Вопрос 2: По совместителям (не основная работа): должен ли работодатель уведомлять такого работника по 30.06.2020 г., и какому работодателю (основному, или не основному) должно быть подано заявление от работника о выборе ведения трудовой деятельности?
Ответ: Работник об изменении в законодательстве и о праве выбора способа ведения трудовой деятельности должен быть уведомлен по основному месту работы.

Вопрос 3: Нужно ли регистрироваться вновь на сайте ПФР в личном кабинете страхователя, и если были ранее зарегистрированы на сайте, как восстановить пароль?
Ответ: Для сдачи отчетности СЗВ-ТД через «Кабинет страхователя» нужно заново руководителю организации пройти регистрацию в ЕСИА и получить учетную запись как юридическому лицу.

Вопрос 4: Необходимы ли дополнительные программные средства на рабочем месте кадровика?
Ответ: Если страхователь передает сведения через оператора (провайдера), то самостоятельное приобретение и установление дополнительного программного обеспечения не требуется.
При передаче сведений через «Кабинет страхователя»  или на бумажном носителе в клиентскую службу территориального органа ПФР соответствующее бесплатное программное обеспечение можно скачать с портала электронных сервисов ПФР.
Также на сайте ПФР для работодателей выложено ПО «Документы ПУ-6» (разработчик Республика Коми). ПО «SPU-Orb» в настоящее время находится в стадии тестирования, но также будет предложено в качестве бесплатной программы подготовки сведений по форме СЗВ-ТД.

Вопрос 5:  Если у кадровика нет ЭП, каким образом должна быть отправлена отчетность?
Ответ: При направлении отчетности в электронном виде через оператора усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) может быть оформлена на уполномоченного сотрудника страхователя. В таком случае электронное заявление на подключение к системе ЭДО направляется через оператора за подписью уполномоченного сотрудника.

Вопрос 6: Нужно ли в отчетности подавать сведения о награждении?
Ответ: Нет.

Вопрос 7: Нужно ли представлять сведения на председателей ТСЖ, которые выбираются правлением ТСЖ и действуют на основании протокола общего собрания без заключения трудового договора?
Ответ: Сведения по форме СЗВ-ТД заполняются и представляются страхователем в отношении всех лиц, с которыми заключены или прекращены трудовые отношения в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации. Согласно статье 16 ТК РФ трудовые отношения характеризуются как трудовые отношения на основании трудового договора в результате:
— избрания на должность;
— назначения на должность;
— на основании фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя в случае, когда трудовой договор не был надлежащим образом оформлен.
Таким образом, полагаем, что сведения по форме СЗВ-ТД должны представляться в отношении председателей ТСЖ, СНТ, единственных руководителей (учредителей) на общих основаниях.

Вопрос 8: Нужно ли представлять  сведения о переводе, если в организации осуществлен временный перевод работника на должность с льготными условиями труда, дающими право на досрочное назначение пенсии?
Ответ: Нет, если указанная запись не подлежит занесению в трудовую книжку работника. Кроме того, сведения СЗВ-ТД не используются для целей назначения или перерасчета пенсии.

Вопрос 9: В каком виде необходимо вести и хранить на предприятии сведения по электронным трудовым книжкам?
Ответ: Электронные трудовые книжки — это система кадрового учета предприятия, организованная в электроном виде. Выдача работникам сведений о трудовой деятельности в электронном виде по форме СТД-Р может регистрироваться в журнале произвольной формы.

Вопрос 10: Включаются ли в форму СЗВ-ТД работники, совмещающие трудовую деятельность? Например: работник работает в ООО ЛЕС и одновременно заключил трудовой договор в январе 2020 года со страхователем ООО КРОНА (как совместитель). Какой страхователь должен подать форму СЗВ-ТД за январь 2020 года?
Ответ: Сведения СЗВ-ТД представляются, в том числе и на совместителей, тем работодателем, с которым заключен трудовой договор по совместительству. В данном примере за январь 2020 года сведения должны быть представлены ООО КРОНА. При этом записи о последнем кадровом мероприятии по страхователю ООО КРОНА не будет.

Вопрос 11: Куда подают заявление о выборе формата трудовой книжки работники-совместители: только по основному месту работы или по совместительству тоже?
Ответ: Работник-совместитель подает заявление о выборе формата трудовой книжки тому работодателю, который осуществляет ведение и хранение трудовой книжки работника. В случае выбора ведения трудовой деятельности в электронном виде, работодатель выдает работнику бумажную трудовую книжку на руки.

Вопрос 12: Приказ о приеме на работу 31.12.2019 г., в трудовом договоре указано, что фактически приступает к работе с 01.01.2020 г. Нужно ли подавать сведения по форме СЗВ-ТД за январь 2020 года?
Ответ: В данном случае необходимо представить сведения СЗВ-ТД за январь 2020 года по кадровому мероприятию «Прием». В течение 2020 года необходимо ориентироваться на дату кадрового мероприятия, а не на дату соответствующего приказа.

Вопрос 13: Если последнее кадровое мероприятие в бумажной трудовой книжке «Переименование организации» (реорганизация предприятия) следует ли указывать предшествующее ему кадровое мероприятие?
Ответ: В случае, если последнее кадровое мероприятие в бумажной трудовой книжке работников указано «Переименование организации» (реорганизация предприятия), рекомендуется указывать при представлении СЗВ-ТД предшествующее ему кадровое мероприятие.

Образец заполнения трудовой книжки в 2020 году

Когда человек поступает на официальную работу, все отметки касательно его приема и увольнения отражаются в основном документе — трудовой книжке.

Там можно узнать о том, какой имеется стаж, по каким причинам происходили увольнения, и прояснить информацию по поводу повышения квалификации, что также является вносимой в книжку информацией.

Сейчас в Российской Федерации котируются как старые, так и новые документы, но в любом случае нужно знать, как правильно производить их заполнение и избежать ошибок.

Когда открывается

Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого сотрудника, который проработал более пяти дней, но при условии, что работа является основной.

Данное требование действует в отношении юридических лиц и для ИП, но исключением являются физлица, нанимающие на работу лиц.

Последние не имеют права ни вносить записи в трудовые книжки, ни заводить новые, если речь идет о людях, которые работают первый раз в жизни.

Кто в ответе за грамотность оформления

По Трудовому кодексу Российской Федерации и его статье 66, трудовая книжка составляется по специальной форме, и любые нарушения являются недопустимыми.

Ведь ошибки могут стать причиной проблем с трудоустройством человека в будущем, и исправление полностью будет обязанностью допустившего ошибки работодателя.

Чтобы избежать такого, нужно сразу сделать все качественно, и следить за отсутствием ошибок, в частности грамматических.

Процедура ведения и сохранения этих документов находится полностью в сфере ответственности работодателя, который к тому же обязан сам завести книжку при первом трудоустройстве человека.

Руководитель может заниматься заполнением самостоятельно, либо же передать такие полномочия кадровикам, а также секретарям.

Какой ручкой можно записывать

Касательно ручки, которой вносится информация, можно отметить, что особой разницы нет, ведь подойдет как перьевая, так и шариковая либо гелиевая разновидности этого инструмента.

Цвет текста может быть черным, синим или фиолетовым, но кроме этих нюансов есть и другие правила.

В частности, записи нельзя сокращать, а при необходимости исправлений строки не зачеркиваются, следует просто указать ниже об их недействительности и добавить правильную запись.

Любое внесение информации должно быть подтверждено документально, к примеру при повышении квалификации указываются реквизиты документа, подтверждающего обучение, а когда прием на работу или увольнение происходят по приказу руководства, то вводится номер и дата распоряжения.

Внести все записи при приеме на работу нужно в течение недели, а вот при увольнении вписать всю информацию обязательно следует в тот же день.

Инструкция с комментариями по заполнению (пример)

Трудовая книжка — это тот документ, в котором сохраняется вся информация о стаже человека и его навыках, а также профессиональной квалификации, на основании чего может производиться и дальнейшая трудовая деятельность.

Поэтому допускать неточностей и ошибок там ни в коем случае нельзя, но если это все же произошло, то следует знать и о том, как исправить такую неловкую ситуацию.

Сокращать статьи ТК РФ нельзя, и это правило, из-за нарушения которого может быть испорчен целый личный документ. Образец заполнения трудовой книжки в 2020 году можно скачать здесь.

Титульного листа

Главный лист данной книжки заполняет та организация, на которой человек начал работать впервые в жизни, ей же делается и первая запись.

На основной странице вписываются:

  • ФИО сотрудника;
  • дата рождения;
  • полученный уровень образования;
  • профессия;
  • дата заполнения документа;
  • подпись работника и ответственного на предприятии человека.

Если необходимо внести исправление, причем оно не обязательно будет производиться по причине ранее допущенной помарки, следует зачеркнуть неактуальную информацию и вписать рядом необходимые данные.

Слева будет чистый лист на обложке, там следует внести причину изменений на титульной странице, поставить должность, ФИО и подпись человека, вносившего коррективы в текст.

О приеме на работу

При приеме на работу информацию тоже нужно отразить правильно, для этого в левой графе ставится номер записи по порядку и дату ее осуществления.

В строке “Сведения о приеме на работу” нужно вписать название организации и ИП, причем как полное, так и сокращенное.

Далее пишется информация, касающаяся того, в какой отдел принят сотрудник, и на какую должность, теперь остается только поставить справа дату и номер приказа.

Сведения об образовании

Информация о том, какой уровень образования имеет человек, отражается прямо на титульной странице, и берется только из официальных документов, которые вместе с удостоверением личности являются основаниями для заполнения бумаг.

А вот повышения квалификации или прохождение курсов отражаются прямо в разделе сведений о работе, только в наименовании документа отражаются реквизиты свидетельства, а в самих сведениях говорится о сути изменений.

Перевод

Перевод на иную должность оформляется в виде приказа, в самой книжке следует отразить только ту должность, на которую состоялся перевод, а также на основании какого внутреннего распоряжения это происходит.

Больше никаких записей не делается, поскольку это исчерпывающая информация и именно с той даты человек начнет трудиться на другой должности.

Награждения

Для того, чтобы отражать поощрения сотрудников и присвоение им почетных званий, есть специальный раздел под номером 7, в котором есть строки для названия награды в соответствии с приказом.

Уточнений не нужно, достаточно того, что будет указан тип поощрения, к примеру премия или отпуск, основание, на котором это было предоставлено, и реквизиты документа, который был выпущен начальством для легализации похвалы.

При увольнении

Увольнение может быть по собственному желанию, сокращению штата, нарушению дисциплины или некоторым иным причинам, и это тоже отражается в трудовой.

Меняются только статьи ТК РФ, которые позволяют оформить освобождение от должностных обязанностей.

Формулировать текст нужно так, что трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с соответствующей статьей ТК РФ, справа как обычно ставится номер и дата внутреннего приказа, а вот ФИО кадровиков и самого сотрудника вместе с их подписями ставятся в графе сведений о работе ниже статьи Кодекса.

В случае с другими поводами меняется только начальная формулировка и статья ТК РФ, согласно которой действует работодатель.

Вкладыша

Вкладыши оформляются в тех случаях, когда основная трудовая книжка заканчивается, и в ней больше нет места для новых записей.

Ведь продолжать делать записи в разделе для поощрений нельзя, как и не допускается заводить вторую основную трудовую.

В ней ставится штамп “Выдан вкладыш” с указанием его серии и номера, либо же данная запись вносится черной или синей шариковой ручкой.

Информация, которая находится в основном и дополнительном документе, является одинаковой, но переносить ее не нужно, следует просто продолжать вести записи во вкладыше.

Дубликата

Заполнение дубликата не отличается от норм, которые предъявляются к трудовой документации основного характера, и различия состоят только в надписи или штампе “Дубликат” над названием документа на титульной странице, что обозначает копию.

В остальном заполнение и распоряжение книжкой не имеют каких-то особых нюансов.

Ответственность кадровых работников

За то, что в документе будут допущены ошибки, либо же в дальнейшем из-за нарушений владелец книжки получит проблемы с трудоустройством, будут нести ответ те специалисты, которые производили ее заполнение.

Не первая или особо серьезная ошибка может не только лишить их полномочий, но и привести к увольнению, но можно и наказать кадровика материально, если владелец книжки понес ущерб по его вине, конкретные меры зависят от тех норм, которые прописаны во внутренних нормативах работодателя.

Часто задаваемые вопросы

В процессе эксплуатации трудовых книжек возникает масса вопросов по методам их заполнения и особенностям работы с подобными документами. Поэтому некоторые особенности следует прояснить заранее, дабы они не стали неожиданностью.

Видео: оформление документа

Можно ли писать печатными буквами

Графы с информацией должны заполняться прописью, поскольку того требуют установленные нормы, но на титульной странице можно немного нарушить данное условие.

При подписи сотрудника на этом листе есть возможность указать полную фамилию кадровика с помощью печатных букв, чтобы разграничить данные владельца и специалиста.

Тут же действует и норма, согласно с которой все данные должны быть разборчивыми и понятными.

Какие данные вносятся госслужащими

Когда человек приходит на государственную службу, его трудовая заполняется так же, как и иным категориям людей, но вместо названия организации в графе сведений о приеме на работу следует отразить структурное подразделение органа госвласти.

Должность сотрудника оговаривается по реестру должностей гражданской службы госсектора, и в прочих деталях ничего не различается.

Возможно ли внесение данных без печати

Информация должна вноситься с добавлением печати, которая подтвердит правильность и легальность внесенных данных, и в идеале это должна быть отметка кадрового отдела, но ведь случается, что таких специалистов на предприятии попросту нет.

И в такой ситуации следует использовать личную печать директора, либо же общую отметку организации в целом.

Для трудовых книжек, которые используются в качестве рабочих документов, в которых отражается стаж и квалификация работника, существуют особые правила заполнения, в случае несоблюдения которых книжка будет неправильная.

За это отвечают кадровые специалисты или непосредственные руководители предприятия, и знать нюансы ведения такой документации нужно особенно тщательно и подробно.

Сохранить книгу как шаблон

Сохранить книгу как шаблон

  1. Если вы впервые сохраняете книгу в шаблон, начните с установки расположения личных шаблонов по умолчанию :

    1. Щелкните File > Options .

    2. Щелкните Сохранить , а затем в разделе Сохранить книги введите путь к местоположению личных шаблонов в поле Местоположение личных шаблонов по умолчанию .

      Обычно это путь: C: \ Users \ [Имя пользователя] \ Documents \ Custom Office Templates.

    3. Щелкните ОК .

      После установки этого параметра все настраиваемые шаблоны, которые вы сохраняете в папке «Мои шаблоны», автоматически появляются в разделе Personal на странице New ( File > New ).

  2. Откройте книгу, которую хотите использовать в качестве шаблона.

  3. Щелкните File > Export .

  4. В разделе Экспорт щелкните Изменить тип файла .

  5. В поле Workbook File Types дважды щелкните Template .

  6. В поле Имя файла введите имя, которое вы хотите использовать для шаблона.

  7. Щелкните Сохранить , а затем закройте шаблон.

Создать книгу на основе шаблона

С помощью шаблона, который вы создали выше, вы можете создать новую книгу. В этом разделе рассказывается, как это сделать.

  1. Щелкните File > New .

  2. Щелкните Personal .

  3. Дважды щелкните только что созданный шаблон.

    Excel создает новую книгу на основе вашего шаблона.

Как установить шаблон по умолчанию в Excel

Вы замечаете, что создаете новые книги в Excel, а затем вносите одни и те же изменения в каждую из них? Может быть, вы хотите изменить размер шрифта, процент масштабирования или высоту строки по умолчанию?

Если это так, вы можете сэкономить время и проблемы, установив шаблон по умолчанию для Excel, который будет использоваться каждый раз при создании новой книги.Если вы правильно назовете шаблон и поместите его в нужное место, Excel будет использовать ваш настраиваемый шаблон для создания всех новых книг.

Примечание. Самая большая проблема, связанная с этим советом, — это определение правильного места для файла шаблона. Это может быть до безумия сложным, в зависимости от того, какую платформу и версию Excel вы используете. Если вы расстроены и не можете заставить что-то работать, вы можете установить свою собственную папку автозагрузки вручную, как описано ниже.

Настройки, которые можно сохранить в шаблоне

Шаблон может содержать множество настраиваемых параметров.Вот несколько примеров настроек, которые можно сохранить в шаблоне книги:

  • Форматирование и стили шрифтов
  • Параметры отображения и настройки масштабирования
  • Параметры страницы и печати
  • Ширина столбца и высота строки
  • Форматы страниц и настройки области печати для каждого листа
  • Количество (и вид) листов в новых рабочих тетрадях
  • Текст-заполнитель (заголовки, заголовки столбцов и т. Д.)
  • Настройки проверки данных
  • Макросы, гиперссылки и элементы управления ActiveX
  • Варианты расчета рабочей тетради

Помните: этот параметр применяется только к новым книгам, созданным после установки файла настраиваемого шаблона.

Процесс

  1. Откройте новую пустую книгу и настройте параметры по своему усмотрению
  2. Сохраните книгу как шаблон Excel с именем « книга » (Excel добавит .xltx ) **
  3. Переместите шаблон в папку автозагрузки, используемую Excel
  4. Закройте и перезапустите Excel, чтобы убедиться, что настройки свежие.
  5. Проверьте, использует ли Excel шаблон при создании новых книг

** На основании приведенных ниже комментариев кажется, что имя вашей книги должно быть локализовано для вашей версии Excel.Например, если вы используете чешскую версию, вам нужно использовать «Сешит» вместо «книга».

Общие папки автозагрузки

При каждом запуске Excel создается так называемая «папка автозагрузки» с именем XLSTART. Главное — поместить файл шаблона в эту папку, чтобы Excel его нашел. К сожалению, точное местоположение XLSTART зависит от используемых вами версий Excel и Windows. Вот несколько распространенных местоположений:

C: \ Program Files \ Microsoft Office \ OFFICEx \ XLSTART
C: \ Users \ user \ AppData \ Microsoft \ Excel \ XLSTART
C: \ Users \ user \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Excel \ XLSTART

Не можете найти XLSTART?

Если вы не можете найти папку автозагрузки для Excel (XLSTART), вы можете использовать редактор VBA, чтобы подтвердить путь запуска Excel:

  1. Запустить Excel
  2. Откройте редактор VBA (Alt + F11)
  3. Открыть немедленное окно (Control + G)
  4. Тип: ? заявление.StartupPath в окне
  5. Нажмите Enter

Путь запуска появится под командой. После подтверждения местоположения XLSTART вставьте файл шаблона.

Установите свой собственный каталог запуска

Если вы не можете найти каталог автозагрузки Excel или если размещение шаблона глубоко в иерархии приложений кажется неправильным, вы можете указать Excel, чтобы он просматривал вашу собственную папку автозагрузки, установив следующий параметр:

  1. Создайте каталог под названием « xlstart », где вам нравится
  2. Поместите свой собственный шаблон в новый каталог
  3. В Параметры> Дополнительно> Общие> Открыть все файлы в , введите путь к xlstart
  4. Проверка работоспособности шаблона


Сообщите Excel о вашей собственной папке автозагрузки… убедитесь, что вы используете правильный путь на вашем компьютере!

Проверьте, используется ли ваш шаблон

После того, как вы выполните шаги по настройке шаблона по умолчанию, убедитесь, что вы проверили, чтобы убедиться, что ваш шаблон используется. Один из простых способов сделать это — (временно) дать ячейке A1 в шаблоне ярко-желтую или оранжевую заливку. Таким образом, вы можете сразу увидеть, используется ли ваш настраиваемый шаблон. Убедившись, что все работает, снимите маркер.

Установка шаблона Excel по умолчанию на Mac

Процесс установки шаблона Excel по умолчанию на Mac аналогичен шагам, описанным выше для Windows.Опять же, подтверждение папки автозагрузки может быть сложной задачей, в зависимости от того, установлен ли у вас Excel 2011 или 2016 (2008 год не тестировался). В Excel 2016, по данным Microsoft, на данный момент нет папки автозагрузки.

Кроме того, с середины 2016 года имя шаблона должно быть «workbook» (вручную удалите расширение .xltx), а не «book», как описано в этой хорошей статье на Excelsemipro. (Местоположение, упомянутое в этой статье, похоже, также изменилось в более поздних версиях 2011 г.).

Из-за путаницы с папкой автозагрузки я рекомендую на Mac вот что:

  1. Создайте новый каталог в папке домашних документов под названием « xlstart »
  2. Перейдите в Настройки> Общие> При запуске, откройте все файлы в и установите xlstart в качестве пути
  3. Откройте новую книгу и настройте параметры по своему усмотрению
  4. Сохраните книгу как шаблон Excel с именем « workbook.xltx «внутри xlstart
  5. Вручную удалите расширение « .xltx », чтобы файл назывался только « workbook »
  6. Закройте и перезапустите Excel, чтобы убедиться, что настройки обновлены.
  7. Проверьте, использует ли Excel шаблон при создании новых книг

Я тестировал это с Excel 2011 и Excel 2016, установленными на одном Mac в мае 2016 года, и оба использовали один и тот же шаблон, как и ожидалось.

Примечание: повторное тестирование в январе 2020 г.Шаг № 5 выше (удаление расширения) не нужен. Кроме того, я смог использовать «book.xltx» в качестве имени файла, как в версии для Windows.

Шаблон для новых листов

Шаблон книги управляет внешним видом и макетом листов, уже находящихся в книге, но не новыми листами. Когда вы вставляете новый лист, он наследует настройки листа Excel по умолчанию. Если вы хотите управлять новыми листами с помощью собственного шаблона, следуйте приведенной ниже процедуре.

  1. Откройте новую пустую книгу и удалите все листы, кроме одного
  2. Внесите необходимые изменения в лист
  3. Сохранить как шаблон Excel с именем « лист.xltx «в указанное выше место **
  4. Закройте файл

** Если вы используете неанглийскую версию Excel, вам может потребоваться локализовать это имя.

Чтобы проверить, работает ли шаблон листа, откройте книгу и добавьте новый лист. Вы должны увидеть свои настройки на всех недавно вставленных листах.

Введение в Microsoft Forms для Excel

Вы уже пробовали Microsoft Forms?

Это отличный новый инструмент от Microsoft, который позволяет быстро и легко создавать опросы, викторины и опросы.

Их можно использовать в самых разных сферах. Вы можете использовать их, чтобы получать отзывы клиентов, собирать отзывы и отзывы или даже использовать их в качестве форм для ввода данных.

Я использую эти формы в своих курсах, чтобы получать отзывы и отзывы студентов, чтобы улучшить свое преподавание. Я также предложил их другу, который искал простое решение для ввода данных.

Давайте посмотрим!

Подпишитесь на Microsoft Forms

Если вы зарегистрированы в Office 365, значит, у вас уже есть Microsoft Forms, и к нему можно получить доступ из OneDrive, SharePoint, Excel Online или с веб-сайта Forms.

Если у вас нет учетной записи Office, вы все равно можете зарегистрироваться для бесплатного использования форм здесь https://forms.office.com/, создав учетную запись Microsoft.

Создание новой формы или теста

Есть несколько способов создать форму или тест с помощью Microsoft Forms.

Создание формы в OneDrive

Вы можете создавать формы в OneDrive для личных или деловых людей. Перейдите в папку, в которой вы хотите сохранить результаты формы ➜ щелкните New ➜ выберите Forms for Excel .

Затем вам будет предложено назвать книгу, связанную с вашей формой. Эта книга будет сохранена в выбранной вами папке и будет там, где будут сохранены все отправленные формы.

Создание формы в SharePoint

То же самое можно сделать для создания формы, если у вас есть бизнес-учетная запись Office 365 с SharePoint в Интернете. Перейдите в папку, в которой вы хотите сохранить результаты формы ➜ щелкните New ➜ выберите Forms for Excel .

При этом также будет предложено ввести новое имя книги, в которой будут сохранены отправленные вами формы.

Создание формы в Excel Online

Если вы работаете с Excel Online, вы также можете создавать формы. Перейдите на вкладку Insert ➜ нажмите кнопку Forms ➜ выберите в меню New Form .

Будет создана форма, связанная с текущей книгой.

Создание формы с веб-сайта

После входа в https: // forms.office.com/ вы попадете на главную страницу, где сможете создавать новые формы и тесты. Если вы не попали на главную страницу, вы всегда можете перейти на нее с любого экрана, используя кнопку в верхнем левом углу экрана с надписью Forms .

На главном экране щелкните либо New Form , либо New Quiz .

Различные типы вопросов

Microsoft Forms в настоящее время имеет два типа форм. Есть форм и тестов .Оба они позволяют создавать вопросы одного типа. Единственное различие между ними заключается в том, что вы можете назначать баллы и правильные ответы на вопросы викторины для расчета баллов в викторине.

Доступ ко всем вопросам можно получить, нажав кнопку Добавить новый . Это покажет список доступных вариантов вопросов, но обратите внимание, что некоторые из них скрыты в меню, доступном при нажатии на эллипсов .

Типы вопросов

Доступно 7 типов вопросов.У каждого есть разные варианты.

  • Параметр Choice позволяет определить список возможных ответов, из которых пользователь может выбрать один или несколько ответов.
  • Параметр Текст позволяет создавать вопросы с длинными или краткими текстовыми ответами.
  • Параметр Рейтинг позволяет создавать вопросы со звездочкой или числом от 2 до 10.
  • Параметр Дата позволяет пользователю выбрать дату в календаре для ответа на вопрос.
  • Вопросы Ranking позволяют пользователю перетаскивать элементы, чтобы ответить на такие вопросы, как порядок предпочтений.
  • Параметр Likert позволяет создавать вопросы типа шкалы «согласен / не согласен».
  • Параметр Net Promoter Score позволяет вам задавать такие вопросы, как «Какова вероятность того, что вы порекомендуете [бренд X] другу или коллеге?» которые используют оценку стиля чистого промоутера.

Совет . Некоторые типы вопросов, такие как варианты Choice и Ranking , позволяют копировать и вставлять из диапазона в Excel или текстового файла с разделителями строк.Это удобно, если вам нужно добавить длинный список вариантов.

У каждого типа вопросов свое меню. Например, на приведенном выше рисунке показаны доступные варианты вопросов стиля Choice .

  1. Вы можете скопировать, удалить или переместить вопрос из меню в правом верхнем углу вопроса.
  2. Вы можете добавить актуальный вопрос вместе с подзаголовком (опция подзаголовка находится в меню «Многоточие»).
  3. Forms имеет встроенные возможности ИИ, чтобы предлагать ответы на некоторые типы вопросов.Вы можете выбрать отдельные элементы из предложений или добавить их все.
  4. Для множественного выбора вы можете добавить или удалить варианты. Вы можете отметить правильный ответ (для викторин) и добавить комментарии к вариантам.
  5. Вы можете добавить больше вариантов выбора.
  6. Для викторин вы можете присвоить значение балла для подсчета баллов в викторине.
  7. Вы можете разрешить несколько ответов и задать вопрос, требующий ответа для отправки формы.
  8. Дополнительные параметры доступны в меню Эллипсы .

Профили формы

Разделы в формах или викторинах позволяют разбить форму на части.

Если в вашей форме много вопросов и вы не используете разделы, то пользователь увидит все вопросы на одной странице. Добавление разделов означает, что вы можете разбить его на несколько страниц, и пользователь увидит следующий раздел вопросов только после завершения текущего раздела.

Это может помочь в увеличении скорости отправки форм, так как длинные списки вопросов могут отбить у пользователя желание ответить на все вопросы и отправить форму.

Вы можете добавить разделы, нажав Добавить новый Эллипсы меню ➜ Раздел .

Предварительный просмотр формы

Когда вы закончите создание формы, вы можете легко просмотреть ее и увидеть, что именно увидит пользователь.

Нажмите кнопку Preview в правом верхнем углу, чтобы просмотреть и протестировать форму. Однако будьте осторожны, поскольку отправка формы в режиме предварительного просмотра все равно добавит ответ к вашим результатам, и вам придется вручную удалить ответ, чтобы удалить его из результатов.

Вы сможете предварительно просмотреть, как выглядит форма как на мобильном устройстве, так и на компьютере, с помощью кнопок в правом верхнем углу в режиме предварительного просмотра.

Настройки формы и теста

Каждая форма имеет некоторые важные настройки, которые можно найти в меню Эллипсы .

  1. Для викторин вы можете выбрать автоматическое отображение результатов респондентам после отправки.
  2. Формы и тесты могут быть общедоступными или частными для организации.При совместном использовании внутри организации вы можете записать имя респондента и ограничить пользователей одним отправлением.
  3. Есть варианты открытия или закрытия формы для приема ответов. Вы можете установить дату начала и окончания приема ответов. Вы можете перемешать порядок, в котором появляются вопросы. Вы можете добавить собственное сообщение с благодарностью, которое появляется после того, как пользователь отправит форму.
  4. Вы можете настроить параметры уведомлений, чтобы отправлять уведомления по электронной почте каждому пользователю или себе при получении нового ответа.

Разветвление формы

Выше приведен пример формы, в которой используется ветвление.

Ветвление — одна из самых полезных функций в Формах, но, к сожалению, она скрыта внутри меню Ellipses . Это позволит вам отображать следующие вопросы в зависимости от того, как пользователь ответил на предыдущий вопрос.

Чтобы создать условную форму, щелкните эллипсы в правом верхнем углу ➜ затем выберите Ветвление .

В этом примере пользователю задается вопрос, использовали ли он ранее Microsoft Forms, и предлагается два варианта: Да или Нет . Если пользователь выбирает «да», его просят оценить продукт из 5 звезд. Если пользователь отвечает «нет», его спрашивают, почему бы и нет. Таким образом, пользователям не будут показываться вопросы, которые к ним не относятся.

Просмотр результатов формы

В какой-то момент вам захочется взглянуть на ответы, которые были отправлены людьми, использующими вашу форму.Это можно сделать на вкладке Responses любой формы, где вы можете увидеть обобщенную версию результатов.

  1. Вы можете просмотреть подробную информацию о каждом результате отдельно.
  2. Вы можете просмотреть все результаты в соответствующем файле Excel.
  3. Вы можете поделиться результатами, создав сводную ссылку. Щелкните эллипс ➜ выберите Создать сводную ссылку .

Фактически, я создал сводную ссылку на приведенный выше пример, которую можно просмотреть здесь.

Темы форм

Вы мало что можете сделать, чтобы изменить внешний вид ваших форм, но вы можете изменить цвет или фоновое изображение.

Перейдите в меню Theme в правом верхнем углу. Здесь вы можете выбрать одну из нескольких предустановленных тем или, нажав на значок плюс , вы можете выбрать собственный цвет или фоновое изображение.

Совместное использование форм

Как вы собираетесь использовать свою новую форму?

Вся суть создания формы заключается в сборе информации от пользователей, поэтому после создания формы вам нужно будет поделиться ею со своей пользовательской аудиторией! Все это можно сделать из меню Поделиться в правом верхнем углу.

  1. Вы можете сделать форму доступной для всех, у кого есть ссылка, или только для людей внутри вашей организации.
  2. Вы можете скопировать эту ссылку и отправить ее любому, кому вы хотите заполнить форму.
  3. Поделиться формой можно с помощью ссылки, QR-кода, встроенного кода HTML-формы (см. Пример встроенной формы выше) или по электронной почте.
  4. Вы можете поделиться копией своей формы в качестве шаблона по ссылке, чтобы другие могли изменить ее для собственного использования.
  5. Вы можете совместно создавать формы внутри организации или с внешними пользователями с учетной записью Office.
  6. Ссылка для совместной работы над редактированием формы может быть скопирована и предоставлена ​​всем, кому вы хотите предоставить доступ для редактирования формы.

Выводы

Если вам нужно собирать информацию от разных пользователей, то Microsoft Forms может быть для вас инструментом.

С помощью форм вы можете быстро и легко создавать анкеты, которыми вы можете поделиться как внутри, так и за пределами своей работы.

Эти формы автоматически собирают и сохраняют ответы в книге Excel, чтобы их можно было легко просмотреть и проанализировать позже.

Это еще один отличный инструмент в пакете Office, который хорошо работает с Excel, и вы определенно захотите изучить его.

Flash Fill в Excel 2019, 2016 и 2013 с примерами

В руководстве объясняются основы функции Flash Fill и приводятся примеры использования Flash Fill в Excel.

Flash Fill — одна из самых удивительных функций Excel. Он берет утомительную задачу, на выполнение которой вручную потребовались бы часы, и выполняет ее автоматически в мгновение ока (отсюда и название).И это происходит быстро и просто, вам не нужно ничего делать, а просто предоставить пример того, что вы хотите.

Что такое Flash Fill в Excel?

Excel Flash Fill — это специальный инструмент, который анализирует вводимую вами информацию и автоматически заполняет данные, когда идентифицирует шаблон.

Функция Flash Fill была представлена ​​в Excel 2013 и доступна во всех более поздних версиях Excel 2016, Excel 2019 и Excel для Microsoft 365.

Начато в декабре 2009 года как попытка старшего научного сотрудника Microsoft Сумита Гулвани помочь бизнес-леди, которую он случайно встретил в аэропорту, с ее задачей слияния, спустя несколько лет он превратился в мощную способность автоматизировать многие рутинные операции Excel.

Flash Fill легко справляется с десятками различных задач, которые в противном случае потребовали бы сложных формул или даже кода VBA, таких как разделение и объединение текстовых строк, очистка данных и исправление несоответствий, форматирование текста и чисел, преобразование дат в желаемый формат и многое другое. .

Каждый раз Flash Fill объединяет миллионы небольших программ, которые могут выполнить задачу, затем сортирует эти фрагменты кода с помощью методов машинного обучения и находит ту, которая лучше всего подходит для работы.Все это делается за миллисекунды в фоновом режиме, и пользователь видит результат практически сразу!

Где находится Flash Fill в Excel?

В Excel 2019, Excel 2016 и Excel 2013 инструмент Flash Fill находится на вкладке Data в группе Data tools :

Ярлык Excel Flash Fill

Те из вас, кто предпочитает большую часть времени работать с клавиатурой, могут запустить Flash Fill с помощью этой комбинации клавиш: Ctrl + E

Как использовать флэш-заливку в Excel

Обычно Flash Fill запускается автоматически, и вам нужно только указать узор.Вот как:

  1. Вставьте новый столбец рядом со столбцом с исходными данными.
  2. В первой ячейке нового добавленного столбца введите желаемое значение.
  3. Начните вводить текст в следующей ячейке, и если Excel обнаружит шаблон, он покажет предварительный просмотр данных, которые будут автоматически заполнены в следующих ячейках.
  4. Нажмите клавишу Enter, чтобы принять предварительный просмотр. Выполнено!

Как выполнить флэш-заливку в Excel нажатием кнопки или ярлыком

В большинстве случаев Flash Fill запускается автоматически, как только Excel устанавливает шаблон во вводимых вами данных.Если предварительный просмотр не отображается, вы можете активировать Flash Fill вручную следующим образом:

  1. Заполните первую ячейку и нажмите Enter.
  2. Нажмите кнопку Flash Fill на вкладке Data или нажмите сочетание клавиш Ctrl + E.

Параметры заливки Flash в Excel

При использовании мгновенного заполнения в Excel для автоматизации ввода данных рядом с автоматически заполненными ячейками появляется кнопка Параметры мгновенного заполнения . При нажатии этой кнопки открывается меню, в котором можно сделать следующее:

  • Отменить результаты Flash Fill.
  • Выберите пустые ячейки, которые не удалось заполнить Excel.
  • Выберите измененные ячейки, например, чтобы отформатировать их все сразу.

Примеры заливки Excel Flash

Как уже упоминалось, Flash Fill — очень универсальный инструмент. Приведенные ниже примеры демонстрируют некоторые из его возможностей, но это еще не все!

Извлечь текст из ячейки (разделить столбцы)

До появления Flash Fill для разделения содержимого одной ячейки на несколько ячеек требовалось использование функции Text to Columns или функций Excel Text.С помощью Flash Fill вы можете мгновенно получить результаты без сложных текстовых манипуляций.

Предположим, у вас есть столбец адресов, и вы хотите выделить почтовые индексы в отдельный столбец. Укажите свою цель, введя почтовый индекс в первую ячейку. Как только Excel поймет, что вы пытаетесь сделать, он заполнит все строки под примером извлеченными почтовыми индексами. Вам нужно только нажать Enter, чтобы принять их все.

Формулы для разделения ячеек и извлечения текста:

Инструменты для извлечения и колки:

  • Text Toolkit для Excel — 25 инструментов для выполнения различных операций с текстом, включая разделение ячейки любым символом, таким как запятая, пробел, разрыв строки; извлечение текста и чисел.
  • Инструмент
  • Разделить имена — быстрый и простой способ разделить имена в Excel.

Объединить данные из нескольких ячеек (объединить столбцы)

Если у вас есть противоположная задача, нет проблем, Flash Fill также может объединять ячейки. Более того, он может разделять объединенные значения пробелом, запятой, точкой с запятой или любым другим символом — вам просто нужно показать Excel требуемую пунктуацию в первой ячейке:

Этот метод особенно полезен для объединения различных частей имени в одну ячейку, как показано в разделе «Как объединить имя и фамилию с помощью Flash Fill».

Формулы для соединения значений ячеек:

Инструменты для объединения:

Чистые данные

Если некоторые записи данных в вашем листе начинаются с начального пробела, Flash Fill может избавиться от них в мгновение ока. Введите первое значение без пробела, и все лишние пробелы в других ячейках тоже исчезнут:

Формулы для очистки данных:

Инструменты для очистки данных:

  • Text Toolkit для Excel — обрезайте все начальные, конечные и промежуточные пробелы, кроме одного символа пробела между словами.

Форматировать текст, числа и даты

Довольно часто данные в ваших электронных таблицах форматируются одним способом, а вы хотите — другим. Просто начните вводить значения именно так, как вы хотите, чтобы они отображались, а Flash Fill сделает все остальное.

Возможно, у вас есть столбец с именами и фамилиями в нижнем регистре. Вы хотите, чтобы фамилия и имя были в правильном регистре и разделены запятыми. Кусочек торта для Flash Fill 🙂

Возможно, вы работаете со столбцом чисел, который необходимо отформатировать как номера телефонов.Эту задачу можно выполнить, используя предопределенный специальный формат или создав собственный числовой формат. Или вы можете сделать это легко с помощью Flash Fill:

Чтобы изменить формат дат по своему вкусу, вы можете применить соответствующий формат даты или ввести правильно отформатированную дату в первую ячейку. К сожалению, никаких предложений не появилось … Что, если мы нажмем ярлык Flash Fill (Ctrl + E) или нажмем его кнопку на ленте? Ага, прекрасно работает!

Заменить часть содержимого ячейки

Замена части строки другим текстом — очень распространенная операция в Excel, которую также можно автоматизировать с помощью Flash Fill.

Допустим, у вас есть столбец номеров социального страхования, и вы хотите подвергнуть цензуре эту конфиденциальную информацию, заменив последние 4 цифры на XXXX.

Для этого либо используйте функцию REPLACE, либо введите желаемое значение в первую ячейку и позвольте Flash Fill автоматически заполнить оставшиеся ячейки:

Расширенные комбинации

Flash Fill в Excel может выполнять не только простые задачи, как показано в приведенных выше примерах, но также выполнять более сложные перегруппировки данных.

В качестве примера давайте объединим различные части информации из 3 столбцов и добавим к результату несколько пользовательских символов.

Предположим, у вас есть имена в столбце A, фамилии в столбце B и имена доменов в столбце C. На основе этой информации вы хотите сгенерировать адреса электронной почты в следующем формате: [email protected] .

Для опытных пользователей Excel нет проблем с извлечением инициала с помощью функции LEFT, преобразованием всех символов в нижний регистр с помощью функции LOWER и объединением всех частей с помощью оператора конкатенации:

= НИЖНИЙ (ЛЕВЫЙ (B2,1)) & "."& НИЖНИЙ (A2) &" @ "& НИЖНИЙ (C2) &". Com "

Но может ли Excel Flash Fill автоматически создавать для нас эти адреса электронной почты? Конечно!

Ограничения и предостережения в отношении заливки Excel Flash

Flash Fill — отличный инструмент, но у него есть несколько ограничений, о которых вы должны знать, прежде чем начать использовать эту функцию для своих реальных наборов данных.

1. Результаты Flash Fill не обновляются автоматически

В отличие от формул, результаты Flash Fill статичны.Если вы внесете какие-либо изменения в исходные данные, они не будут отражены в результатах Flash Fill.

2. Может не идентифицировать образец

В некоторых ситуациях, особенно если исходные данные расположены или отформатированы по-другому, Flash Fill может споткнуться и дать неверные результаты.

Например, если вы используете Flash Fill для извлечения отчества из списка, где некоторые записи содержат только имя и фамилию, результаты для этих ячеек будут неправильными. Таким образом, рекомендуется всегда проверять результат Flash Fill.

3. Игнорирует ячейки с непечатаемыми символами

Если некоторые из автоматически заполняемых ячеек содержат пробелы или другие непечатаемые символы, Flash Fill пропустит такие ячейки.

Итак, если какая-либо из результирующих ячеек пуста, очистите эти ячейки (вкладка Home > Formats group> Clear > Clear All ) и снова запустите Flash Fill.

4. Может преобразовывать числа в строки

При использовании Flash Fill для переформатирования чисел имейте в виду, что они могут преобразовать ваши числа в буквенно-цифровые строки.Если вы предпочитаете сохранять числа, используйте возможности формата Excel, который изменяет только визуальное представление, но не базовые значения.

Как включить и выключить Flash Fill

Flash Fill в Excel по умолчанию включен. Если вам не нужны предложения или автоматические изменения в ваших таблицах, вы можете отключить Flash Fill следующим образом:

  1. В Excel перейдите к Файл > Параметры .
  2. На левой панели щелкните Advanced .
  3. В разделе Параметры редактирования снимите флажок Автоматически мигать заливкой .
  4. Щелкните OK, чтобы сохранить изменения.

Для повторного включения Flash Fill просто снова установите этот флажок.

Excel Flash Fill не работает

В большинстве случаев Flash Fill работает без сбоев. Когда он не работает, может появиться ошибка, указанная ниже, и следующие советы помогут вам исправить ее.

1. Приведите больше примеров

Flash Fill учится на примере.Если он не может распознать шаблон в ваших данных, заполните еще пару ячеек вручную, чтобы Excel мог опробовать разные шаблоны и найти тот, который лучше всего подходит для ваших нужд.

2. Заставить его запустить

Если предложения Flash Fill не появляются автоматически при вводе текста, попробуйте запустить его вручную.

3. Убедитесь, что Flash Fill включен

Если он не запускается автоматически или вручную, проверьте, включена ли функция Flash Fill в вашем Excel.

4. Ошибка заполнения флэш-памяти сохраняется

Если ни одно из приведенных выше предложений не сработало, а Excel Flash Fill по-прежнему выдает ошибку, вы ничего не можете сделать, кроме как ввести данные вручную или с помощью формул.

Вот как вы используете Flash Fill в Excel. Благодарю вас за чтение и надеюсь увидеть вас в нашем блоге на следующей неделе!

Вас также может заинтересовать

Power Query — импорт всех файлов в папке

В этом посте мы рассмотрим использование Power Query для импорта всех файлов в папке.Мы указываем Power Query путь к папке, нажимаем несколько кнопок, и он импортирует и объединяет все файлы в единую таблицу. Это мощная штука, верно! Если мы хотим добавить еще один файл в таблицу вывода, нам нужно только сохранить копию файла в папке и нажать кнопку «Обновить», новый файл также будет импортирован. Это может сэкономить вам часы и часы.

Прежде чем мы приступим к этой технике, есть один момент, о котором я должен вам знать. Все импортируемые файлы должны иметь аналогичную структуру и образец столбцов.Power Query — это волшебство, но вы должны дать ему разумный шанс.

Загрузите файл примера

Я рекомендую вам загрузить файл примера для этого поста. Тогда вы сможете работать с примерами и увидеть решение в действии, а файл будет полезен для дальнейшего использования.


Загрузите файл: Power Query — файлы примеров

В примерах в этом посте используются следующие файлы:

  • Пример 10 — январь 2019.csv
  • Пример 10 — февраль 2019.csv
  • Пример 10 — март 2019.csv
  • Пример 10 — апрель 2019.csv
  • Пример 10 — январь 2019.xlsx
  • Пример 10 — февраль 2019.xlsx
  • Пример 10 — март 2019.xlsx
  • Пример 10 — апрель 2019.xlsx

Настройка файлов для примеров

Для работы с примерами в этом посте , начните с перемещения файлов января и февраля в отдельную папку.Это файлы, которые мы будем импортировать изначально.

Не включайте файлы за март или апрель, мы добавим их позже как часть примеров.

Импортировать все файлы CSV из папки

Легче всего работать с файлами CSV или текстовыми файлами, так что это отличное место для начала. Что позволяет с ними легко работать?

  • Они всегда содержат один лист
  • Первая строка рассматривается как строка заголовка
  • Объединенные ячейки не разрешены

В Excel щелкните Данные -> Получить данные -> Из файла -> Из папки

Откроется окно папки.Щелкните Обзор… , перейдите к папке, которую нужно использовать, затем щелкните OK .

Отображается предварительный просмотр атрибутов папки и файла. Если файлы полностью однородны и нет необходимости вносить изменения, мы можем просто нажать Объединить (кнопка раскрывающегося списка) -> Объединить, закрыть и загрузить . Однако вы заметите, что у нас в папке есть файлы с расширением .csv и .xlsx; мы не можем легко их совместить. Вместо этого мы нажмем Преобразовать данные и подробнее рассмотрим, что здесь происходит.

Откроется редактор Power Query. Он не показывает данные из файла, как это было раньше, вместо этого он показывает данные о файлах.

Наше первое преобразование будет заключаться в сохранении только файлов, которые мы хотим объединить (файлы CSV для нашего текущего примера). Всегда рекомендуется фильтровать только те файлы, которые нам нужны; никогда не знаешь, когда другой пользователь может решить сохранить случайный файл в папке.

Отфильтруйте столбец Extension , чтобы включить только .csv .

Отсюда у нас есть два варианта:

  1. Использовать настраиваемый столбец
  2. Объединить файлы

Какой метод вы выберете, зависит от вас, и вы даже можете решить использовать разные методы для разных обстоятельств.

Метод 1. Использование настраиваемого столбца

В первом методе используется настраиваемый столбец, содержащий функцию Power Query.

Начните с выбора столбцов Content и Name , затем нажмите Home -> Remove Columns -> Remove Other Columns .Это удаляет столбцы атрибутов файла, которые нам не нужны. Мы сохранили столбец Имя , чтобы проиллюстрировать, что с помощью этого метода вы можете сохранить атрибуты файла до конечного результата.

Нажмите Добавить столбец -> Пользовательский столбец .

В окне Custom Column введите следующую информацию:

Новое имя столбца: CSV

Формула настраиваемого столбца:

 = Csv.Document ([Content]) 

Нажмите OK .

В окно предварительного просмотра добавлен новый столбец с именем CSV.

Вы увидите новый значок в заголовке столбца CSV. Это значок «Развернуть», который указывает на то, что столбец содержит дополнительные сведения, которые можно развернуть.

Щелкните значок «Развернуть», затем щелкните OK , так как мы хотим сохранить все столбцы данных.

Теперь мы развернули все данные из обоих файлов, и файлы за январь и февраль объединены.

Чтобы привести таблицу в порядок, выполните следующие действия:

  • Удалите столбец «Содержимое »
  • Добавьте заголовки столбцов: «Исходный файл», «Дата», «Клиент», «Продукт», «Продавец» и «Стоимость».
  • В фильтре столбца Значение, чтобы удалить текст «Значение»
  • Задайте типы данных для каждого столбца

Наше окно предварительного просмотра теперь должно выглядеть так:

Вот и все, нажмите Close & Load , чтобы загрузить таблицу в Excel.

Метод 2: Объедините файлы

Теперь время для метода 2. Он использует волшебный встроенный процесс объединения Power Query.

Предположим, что мы не использовали метод 1, окно предварительного просмотра должно выглядеть следующим образом:

Вы заметили значок с двумя стрелками вниз в верхней части столбца «Содержимое»? Это значок «Объединить файлы», он переходит от уровня файла к уровню содержимого и объединяет каждый файл.Идите и щелкните по нему… вы знаете, что хотите.

Откроется окно «Объединить файл», в котором будет показан образец данных с использованием первого файла в запросе в качестве примера. Все выглядит хорошо, поэтому нажмите ОК.

Power Query теперь творит чудеса. Как только все будет готово, мы увидим, что файлы были объединены, это все, что потребовалось, одна кнопка! Как показано на скриншоте ниже, для этого было сделано множество преобразований и шагов.

Данные предварительного просмотра должны выглядеть следующим образом.

Вы можете видеть, что данные за январь и февраль были объединены в эту единую таблицу.

Щелкните Home -> Close & Load , чтобы загрузить данные в Excel.

Добавление файлов в папку

Я создал сводную таблицу, чтобы показать, что файлы января и февраля были объединены.

Скопируйте файл Example 10 — March 2019.csv в папку.

А теперь на минутку… в Excel нажмите Data -> Refresh All , данные будут обновлены.

«Если она обновлена, почему не обновлялась сводная таблица ?» — Хороший вопрос. Сводная таблица обновляется до завершения загрузки данных из запроса, поэтому нам нужно снова нажать Data -> Refresh All , чтобы обновить сводную таблицу.

Чтобы отключить необходимость в двойном обновлении, следите за моим сообщением об обновлении данных.

Равномерность файла — ключ к успеху

Теперь добавьте в папку файл Example 10 — April 2019.csv .Щелкните Data -> Refresh All

Method 1 обновит без каких-либо проблем. Однако метод 2 приведет к ошибке.

Почему это произошло? Что пошло не так? Откройте Example 10 — April 2019.csv и внимательно посмотрите на первую строку. В этом файле столбец с именем Клиент , который существует в других файлах, изменился на Продано на .

В рамках автоматических шагов Power Query продвигает первую строку файла CSV в качестве заголовков столбцов.Когда мы первоначально объединили файлы с помощью метода 2, в качестве образца файла использовался февраль, поэтому заголовки столбцов с февраля были установлены в качестве заголовков столбцов для всего запроса. Power Query не знает, что апрель отличается от других файлов.

Метод 1 не использует заголовки столбцов из файлов CSV, но использует относительные положения столбцов. Это нормально, если порядок столбцов не изменится в каких-либо файлах, и в этом случае вы можете комбинировать разные типы данных, не зная об этом.

Вот почему единообразие файлов является ключом к успеху этой техники.

Импорт книг Excel из папки

Метод импорта книг Excel практически идентичен CSV-файлам. Но это создает другие проблемы. В предыдущих сообщениях мы уже видели, что Power Query любит жестко кодировать значения в запросе. Это становится проблемой, когда во всех наших книгах Excel есть листы с разными именами. Угадайте, что… да, все наши файлы примеров имеют разные имена рабочих листов.

Скопируйте пример 10 — March 2019.xlsx и Example 10 — April 2019.xlsx в папку.

В Excel выполните следующие действия:

  • Нажмите Данные -> Получить данные -> Из файла -> Из папки .
  • В окне папки нажмите Обзор… перейдите к папке, затем нажмите ОК .
  • Когда появится список файлов, нажмите кнопку Transform Data .
  • Откроется окно редактора Power Query.
  • В расширении Фильтр столбца включает только файлы .xlsx

Давайте посмотрим на те же два метода, что и раньше

Метод 1 — Использование настраиваемого столбца

Метод 1 использует формулу настраиваемого столбца как прежде.

Выберите столбцы Content и Name , затем Удалить другие столбцы .

Теперь давайте добавим новый столбец, нажмите Добавить столбец -> Пользовательский столбец .

В окне Настраиваемый столбец введите следующую информацию.

Новое имя столбца: ExcelFile

Формула настраиваемого столбца:

 = Excel.Рабочая книга ([Содержимое]) 

Щелкните OK .

Добавлен новый столбец ExcelFile . Щелкните значок Expand , затем щелкните OK , чтобы включить все столбцы.

Перечислены все рабочие листы и таблицы из книги. Апрельский файл содержит рабочий лист и таблицу, поэтому отфильтруйте столбец ExcelFile.Kind , чтобы удалить таблицы и оставить только листы.

Выберите ExcelFile.Столбец Data , затем Удалить другие столбцы . Щелкните значок «Развернуть» в столбце ExcelFile.Data .

Посмотрите в окно предварительного просмотра — Да-да! Теперь все рабочие листы объединены. Затем Закройте и загрузите , чтобы получить данные в Excel.

Метод 2: объединение файлов

Теперь время для метода 2. Он снова использует встроенный процесс объединения Power Query. Предполагая, что мы не использовали метод 1, окно предварительного просмотра должно выглядеть следующим образом:

Щелкните значок объединения, как мы это делали при использовании метода 2 для файлов CSV.

Поскольку Пример 10 — April.xlsx был первым в списке файлов, Power Query будет использовать его как образец файла. В окне «Объединить файлы» выберите апрельский лист и нажмите ОК .

Если все листы имеют одинаковое имя, значит, вам повезло. Все данные будут объединены в единую таблицу.

Но для нашего сценария, как и следовало ожидать, в окно предварительного просмотра загружаются только данные за апрель. Существует только одна рабочая книга с рабочим листом под названием April , поэтому будет загружен только один рабочий лист.Мы должны найти место в M-коде, где имя листа было жестко закодировано, и скорректировать его.

Откройте запрос файла образца преобразования.

Щелкните шаг «Навигация» среди примененных шагов.

Код M для этого шага выглядит следующим образом:

 = Источник {[ Item = "April",  Kind = "Sheet"]} [Data] 

Удалить выделенный раздел. Теперь M-код должен быть таким:

 = Source {[Kind = "Sheet"]} [Data] 

Вернитесь к основному запросу и снова посмотрите на окно предварительного просмотра.Теперь все листы объединены — это волшебство.

Завершите запрос

Нам нужно будет сделать некоторые преобразования, чтобы навести порядок.

  • Удалите 3 верхних строки
  • Сделайте первую строку заголовком, нажав Преобразовать -> Использовать первую строку в качестве заголовков
  • Выберите последний столбец и отфильтруйте, чтобы удалить «null» и «Value».
  • Примените правильные типы данных к каждому столбцу.

Наконец, Закройте и загрузите запрос в Excel.

Примечания и советы

Вот несколько дополнительных советов:

  • При поиске файлов Power Query также просматривает подпапки. Это замечательно, когда файлы организованы в рамках определенной структуры. Но если папки немного беспорядок, то может потребоваться небольшая уборка, чтобы заставить этот метод работать.
  • Спланируйте, что может пойти не так, подумайте о том, что может случиться, если кто-то другой сохранит в папке другой тип файла. При создании запроса включите дополнительные шаги фильтрации, чтобы гарантировать, что импортируются только те файлы, которые вы хотите.
  • Данные, поступающие из ИТ-системы, обычно хорошо работают с этим методом. Я считаю, что любые данные, требующие ввода данных пользователем, вызывают проблемы… почему? Поскольку люди что-то меняют, они добавляют столбцы, переименовывают листы, набирают статические значения. Если ваши файлы поступают из пользовательского ввода, будьте готовы использовать метод объединения и добавления.


Получите нашу БЕСПЛАТНУЮ электронную книгу на VBA с 30 наиболее полезными макросами Excel VBA.
Автоматизируйте Excel, чтобы сэкономить время и перестать выполнять ту работу, которую могла бы выполнять обученная обезьяна.

Вводя свой адрес электронной почты, вы соглашаетесь получать электронные письма от Excel Off The Grid. Мы будем уважать вашу конфиденциальность, и вы можете отказаться от подписки в любое время.


Не забывайте:

Если вы нашли этот пост полезным или у вас есть лучший подход, оставьте комментарий ниже.

Вам нужна помощь в адаптации этого к вашим потребностям?

Я полагаю, что примеры в этом посте не совсем соответствуют вашей ситуации. Все мы используем Excel по-разному, поэтому невозможно написать сообщение, которое удовлетворит потребности всех.Потратив время на то, чтобы понять методы и принципы, изложенные в этом посте (и в других местах на этом сайте), вы сможете адаптировать их к своим потребностям.

Но, если вы все еще боретесь, вам следует:

  1. Прочитать другие блоги или посмотреть видео на YouTube на ту же тему. Вы получите гораздо больше пользы, открыв свои собственные решения.
  2. Спросите «Excel Ninja» в своем офисе. Удивительно то, что знают другие люди.
  3. Задайте вопрос на форуме, например в Mr Excel, или в сообществе ответов Microsoft.Помните, что люди на этих форумах обычно проводят свое время бесплатно. Так что постарайтесь сформулировать свой вопрос, сделайте его ясным и кратким. Составьте список всего, что вы пробовали, и предоставьте снимки экрана, фрагменты кода и примеры рабочих книг.
  4. Воспользуйтесь Excel Rescue, моим партнером-консультантом. Они помогают, предлагая решения небольших проблем с Excel.

Что дальше?
Не уходите, об Excel Off The Grid можно узнать еще много. Ознакомьтесь с последними сообщениями:

Изменить пустую книгу Excel по умолчанию

В.Возможно ли в выпуске Office 365 Excel 2016 создавать новые пустые книги, которые автоматически форматируются для включения верхних и нижних колонтитулов с датой, временем, именем файла и информацией о пути к файлу?

A. Да, можно изменить пустую книгу Excel по умолчанию; вы даже можете изменить новые рабочие листы по умолчанию, которые вы вставляете в существующие книги. Вот как это сделать в выпуске Excel 2016 Office 365; процедуры примерно одинаковы для всех выпусков Excel, хотя пути к файлам могут немного отличаться.

1. Найдите папку XLSTART. Запустите окно File Explorer и найдите на всем компьютере папку XLSTART . У вас может быть несколько папок XLSTART , и в этом случае используйте папку XLSTART , связанную с вашим именем пользователя. Запишите расположение этой папки. Например, моя папка XLSTART , связанная с моим именем пользователя, находилась в C: \ Users \ CarltoncCollins \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Excel \ XLSTART.

2. Измените пустую книгу. Откройте новую пустую книгу Excel 2016 и внесите все необходимые изменения в новую пустую книгу по умолчанию. Например, чтобы добавить в книгу верхние или нижние колонтитулы, на вкладке Макет страницы щелкните стрелку раскрывающегося списка в правом нижнем углу группы Параметры страницы , чтобы открыть диалоговое окно Параметры страницы (обозначено синим стрелка на скриншоте ниже). Выберите вкладку Header / Footer , нажмите кнопку Custom Header (обозначена зеленой стрелкой на том же снимке экрана), а затем в появившемся диалоговом окне Header (обозначено оранжевой стрелкой) поместите курсор и щелкните значки File , Path , Date и Time (обведены красным также на снимке экрана ниже), чтобы вставить эти поля в заголовок (как показано красными стрелками).(В изображенном примере я вставил поля имени файла и пути в свой заголовок слева, а поля даты и времени в моем заголовке справа.) Выполните аналогичные шаги, чтобы добавить Номера страниц в Пользовательский нижний колонтитул а затем щелкните OK , OK .

Как добавить код макроса в книгу Excel

Как скопировать код VBA макроса Excel в книгу, с веб-сайта или файла примера. Различные типы кода, куда его вставить.Пошаговые видео, письменные шаги.

Скопируйте код Excel VBA в обычный модуль

Чтобы увидеть шаги по вставке макроса в книгу и запуску макрос, пожалуйста, посмотрите этот короткий видеоурок. Письменный инструкции под видео.

Скопируйте код Excel VBA в обычный Модуль

Вместо того, чтобы начинать с нуля, если вам нужен макрос Excel, вы можете часто можно найти образцы кода на авторитетных сайтах в Интернете.Чтобы скопировать это код и добавьте его в одну из своих книг, выполните следующие действия:

  1. Скопируйте образец кода, который вы хотите использовать
  2. Откройте книгу, в которую вы хотите добавить код
  3. Удерживая клавишу Alt, нажмите клавишу F11, чтобы открыть Visual Basic. Редактор
  4. Выберите «Вставить» | Модуль
  5. Там, где мигает курсор, выберите Правка | Вставить

Для запуска кода:

  1. На ленте Excel щелкните вкладку Вид
  2. В крайнем правом углу щелкните Макросы
  3. Выберите макрос в списке и нажмите кнопку «Выполнить».

Скопируйте код Excel VBA в модуль рабочего листа

Другой тип кода Excel — это код события, который запускается автоматически, когда что-то конкретное происходит в книге.Например, если вы введете число в ячейке или выберите запись в раскрывающемся списке ячейки, на листе был изменен. Это может вызвать событие Worksheet_Change.

Код события рабочего листа хранится в модуле рабочего листа. Чтобы добавить рабочий лист код события на лист, выполните следующие действия:

  1. Скопируйте код, который хотите использовать
  2. Выберите рабочий лист, в котором вы запускаете код
  3. Щелкните правой кнопкой мыши вкладку листа и выберите Просмотреть код , чтобы открыть Редактор Visual Basic.

  4. Там, где мигает курсор, выберите Правка | Вставить

Скопируйте код Excel VBA в модуль книги

Другой тип кода — это код события книги, который следует добавить в модуль кода рабочей книги:

  1. Скопируйте код, который хотите использовать
  2. Выберите книгу, в которой вы хотите сохранить код
  3. Удерживая клавишу Alt, нажмите клавишу F11, чтобы открыть Visual Basic. Редактор
  4. В Project Explorer найдите свою книгу и откройте список Объекты Microsoft Excel
  5. Щелкните правой кнопкой мыши объект ThisWorkbook и выберите Просмотреть код
  6. Там, где мигает курсор, выберите Правка | Вставить

Копия Код Excel VBA из другой книги

Чтобы просмотреть шаги по копированию макроса из одной книги в другую, в любой версии Excel, посмотрите этот короткий видеоурок.Письменный инструкции под видео.

Копирование кода Excel VBA из другой книги

Вы можете найти код в образце книги в Интернете и решить добавить его в одна из ваших рабочих тетрадей. Вы можете скопировать весь код в модуль, выполнив следующие:

  1. Откройте обе книги
  2. Удерживая клавишу Alt, нажмите клавишу F11, чтобы открыть Visual Basic. Редактор
  3. В Project Explorer найдите свою книгу и книгу с код, который вы хотите скопировать.Скриншот справа, код находится в VBACodeCopy.xls и будет скопирован в MyForm.xlsm
  4. В книге с кодом щелкните значок +, чтобы просмотреть список Модули
  5. Щелкните по модулю, который вы хотите скопировать, и перетащите его по проекту. где вы хотите разместить копию.
  6. Отпустите кнопку мыши, и копия модуля появится в рабочая тетрадь.

Для запуска кода:

  1. На ленте Excel щелкните вкладку Вид
  2. В крайнем правом углу щелкните Макросы
  3. Выберите макрос в списке и нажмите кнопку «Выполнить».

Разрешить запуск макросов в книге

Чтобы использовать макросы в Excel, вам может потребоваться включить их при открытии файла.Если вы впервые используете макросы на своем текущем компьютере, вы также может потребоваться настроить параметры безопасности макросов.

Следуйте приведенным ниже инструкциям, чтобы внести эти изменения.

Включить макросы при открытии файла

Когда вы открываете книгу, содержащую макросы, вы можете увидеть предупреждение в верхней части листа над панелью формул.

  1. Нажмите кнопку «Параметры».
  2. Щелкните Включить это содержимое, чтобы разрешить запуск макросов книги, и нажмите ОК.

Проверьте настройки безопасности макросов

Если вы раньше не запускали макросы, возможно, потребуется изменить макрос. уровень безопасности. (Возможно, вам придется согласовать это с вашим ИТ-отделом.)

  1. На ленте щелкните вкладку Разработчик и в группе Код щелкните Макро-безопасность.
  • В категории «Параметры макроса» в разделе «Параметры макроса» нажмите «Отключить». все макросы с уведомлением
  • Нажмите ОК.
  • Если вы изменили настройку, закройте книгу, а затем снова откройте ее
  • Запуск макроса Excel

    После копирования макроса в обычный модуль выполните следующие действия, чтобы запустить макрос. Если макрос не запускается, проверьте настройки макроса.

    Для запуска макроса Excel:

    1. Скопируйте код макроса в обычный модуль кода в вашем файле.
    2. Затем на вкладке «Просмотр ленты» щелкните верхнюю часть кнопки «Макрос», чтобы открыть окно «Макрос».
    3. В списке макросов щелкните макрос, который вы хотите запустить.
    4. Нажмите кнопку «Выполнить»

    Создание макроса события рабочего листа

    Чтобы увидеть, как создать макрос события изменения рабочего листа Excel, посмотрите это короткое видео.

    В блоге Contextures есть письменные инструкции, и вы можете загрузить образец файла, использованный в этом видео.

    Изменить скопированный код Excel VBA

    Если вы скопируете код VBA в файл Excel, вам может потребоваться внести изменения к именам объектов или другим параметрам, чтобы код работал правильно в вашем файле. Вот три вещи, которые необходимо проверить, прежде чем пытаться запустить код в вашем файле:

    Проверьте имена и диапазоны листов

    Если в коде есть имена листов или ссылки на диапазоны, вы можете изменить их, чтобы соответствовать вашей книге.

    • Найдите в коде ссылки на «Рабочие листы» на «Таблицы», и измените их на имена листов в своей книге.
    • Также ищите ссылки «Диапазон», например Диапазон («A1: G100»), и настройте их в соответствии с расположением ваших данных.

    Эти ссылки могут быть в верхней части процедуры в операторе Set:

     Set ws = Worksheets ("SalesData") 

    или в другом месте кода.

    Если вы запустите код без изменения ссылки, вы можете увидеть сообщение об ошибке: ошибка времени выполнения ‘9’: индекс вне диапазона

    Чтобы узнать, в чем проблема, нажмите кнопку «Отладка» и строку кода. будет выделен желтым.

    Чтобы остановить код, щелкните меню «Выполнить», затем щелкните «Сброс».

    Измените имя листа в выделенной строке, сохраните изменения, и попробуйте код еще раз.

    Добавить и назвать объекты

    Если код относится к объектам на листе, обязательно добавьте эти объекты в своей книге и используйте правильное имя объекта в коде.

    Например, в коде для данных Поле со списком проверки, вам нужно добавить поле со списком на рабочий лист, и назовите его TempCombo. Или, если ваше поле со списком имеет другое имя, измените ссылки на код, чтобы они совпадали.

    Укажите целевые столбцы или строки

    Некоторый код предназначен для запуска, когда ячейка в определенной строке или столбце изменено.Например, в примере кода, показанном ниже, есть красный точка в строке, в которой говорится, что столбец 3 — единственный, в котором изменение будет происходить.

    ПРИМЕЧАНИЕ. Во всех этих примерах вы можете использовать строку вместо столбца , чтобы ограничить цель определенными строками.

    A) В вашей книге, если вы хотите, чтобы код запускался, когда ячейка в столбце E заменен, вы можете заменить 3 на 5.

      Если цель.Столбец = 5 Тогда  

    B) Или добавьте дополнительные столбцы в код. Например:

     Если Target.Column = 3 _
        Или Target.Column = 5 _
        Или Target.Column = 6 Тогда 

    C) Если вы не хотите ограничивать код определенным столбцом, вы можете удалите две строки (If … End If), отмеченные красными кружками. В В этом случае код будет запускаться для изменения в каждом столбце.

    D) Если вы хотите, чтобы код запускался в любом столбце, ЗА ИСКЛЮЧЕНИЕМ определенного столбца, используйте оператор Not Equal To — <> — вместо знака равенства.Для пример:

      Если Target.Column <> 3  n 

    Получить файл образца

    Чтобы увидеть примеры модулей книги, модулей рабочего листа и модулей обычного кода, загрузите файл примера добавления кода в книгу. Заархивированный файл имеет формат xlsm и содержит макросы. Не забудьте включить макросы при открытии файла, если вы хотите протестировать макросы.

    Связанные руководства

    Создание пользовательской формы Excel

    Советы по поиску и устранению неисправностей макросов

    Пользовательская форма с комбинированными полями

    Править Ваш записанный макрос

    .

    Похожие записи

    Вам будет интересно

    Какие документы на ип: Порядок регистрации ИП | ФНС России

    С чего можно начать свое самообразование: с чего начать и как не бросить — Нож

    Добавить комментарий

    Комментарий добавить легко