Как рассчитать штатное расписание: Штатная и фактическая численность работников организации: формула, виды, отчёт

Содержание

Штатная и фактическая численность работников организации: формула, виды, отчёт

Рано или поздно предприниматель нанимает в компанию сотрудников. По мере роста бизнеса увеличивается и штатная численность организации. Чем больше персонала, тем сложнее становится определение того, какая же у вас фактическая численность работников. Нужно разобраться, для чего нужен этот показатель и как его рассчитать за 1 отчетный период.

Понятие штатного расписания упоминается в ст. 57 Трудового кодекса РФ. Штатное расписание является нормативным документом внутреннего характера, заполняется по форме Т-3, установленной Постановлением Госкомстата №1. Оно может меняться в зависимости от расширения или изменения условий деятельности предприятия. По этому документу рассчитывается количество работников.

Виды численности персонала

Вам нужно знать, что существуют различные типы численности сотрудников, которые по-разному отражаются в налоговой декларации и других отчетах.

Виды численности сотрудников:

1. Нормативная численность.

Определяется нормами труда и объемом необходимых к выполнению работ. Ее значение должно быть идеализировано.

2. Плановая численность.

Она чуть более реалистична относительно текущего времени, чем нормативная, но все же приближена к ней. На такую численность влияют факторы производительности труда, переменчивая специфика самой организации.

3. Штатная численность.

В состав входят лишь те сотрудники, которые установлены штатным расписанием предприятия. К ним не относятся сезонные работники.

4. Фактическая численность работников.

Устанавливается на конкретную дату и включает всех фактически работающих на предприятии сотрудников.

5. Явочная численность.

Включает всех тех сотрудников, которые находятся на своем рабочем месте.

6. Среднесписочная численность.

Такой показатель высчитывается за отчетный период в виде среднего значения количества сотрудников, выполнявших работу полный или неполный день, относительно отработанного ими времени.

Расчет необходимой штатной численности сотрудников

Чтобы грамотно рассчитать необходимую штатную численность, сначала нужно определить, сколько сотрудников нужно для продуктивной работы предприятия.

Для определения необходимой штатной численности нужно учесть:

Планируемый объем работ на рассматриваемый период (например, выручка за год).
Фонд рабочего времени на этот же период (если в часах, то количество часов работы за весь рассматриваемый период).
Предполагаемая выработка (выручка) одного сотрудника в час.
Коэффициент выполнения запланированных норм (плановая выручка за предстоящий год делится на фактическую выручку прошлого года).

Кроме того, что работники предприятия пребывают на рабочем месте в отведенное время, они периодически уходят в отпуск, на больничный, берут отгулы. Поэтому вам необходимо определить коэффициент невыхода на работу своих сотрудников. Этот показатель рассчитывается в часах.

Формула для расчета коэффициента: 1 × % не вышедших на работу сотрудников от общего количества / 100.

Для определения нормативной численности применяется формула: (рабочее время × предполагаемая выработка × предполагаемая выручка × коэффициент выполнения запланированных норм) / плановый объем работ.

(Рабочее время × предполагаемая выработка × предполагаемая выручка × коэффициент выполнения запланированных норм) / плановый объем работ = нормативная численность работников.

В итоге штатная численность в оптимальном размере будет = нормативная численность × коэффициент невыхода на работу сотрудников.

Фактическая численность работников

Определение фактической численности происходит по табелю рабочего времени, который ведется на предприятии, поэтому нужно учесть дату выхода на работу каждого сотрудника.

Для отчета перед Росстатом введено понятие «среднесписочная численность». Согласно п. 77 Приказа Федеральной службы государственной статистики №428, для учета берутся списочные сотрудники предприятия, внешние совместители, работники по договорам гражданско-правового характера. Рассчитывается такая численность путем выяснения среднего количества сотрудников, работающих полный рабочий день, относительно каждого календарного месяца. Отдельно считается количество сотрудников, которые работают на полставки.

Определение фактической численности происходит по табелю рабочего времени.

Часто случается так, что фактическая численность на предприятии больше штатной. Связано это с привлечением временных сотрудников, работа которых нужна лишь периодически. Превышение штатной численности недопустимо лишь предпринимателям, которые работают на упрощенной системе налогообложения (УСН) или патенте (ПСН). На УСН количество работников не должно превысить 100, а на патенте – 15.

Численность работников организации определяет эффективность коммерческой деятельности. Нужно серьезно подходить к установлению штатного расписания. Кроме планируемых людей в штате, руководитель должен учесть и тех, которые будут на него работать по факту. Превышение работников в штате или, наоборот, их недобор говорит о том, что свое штатное расписание вам необходимо пересмотреть.

Составляем штатное расписание на предприятии. Труд и заработная плата. Золотой фонд

Документы статьи

ХКУ
— Хозяйственный кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 436-IV.

КоАП

— Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-Х.

Классификатор профессий

— Классификатор профессий ДК 003:2005, утвержденный приказом Государственного комитета Украины по вопросам технического регулирования и потребительской политики от 26.12.2005 г. № 375.

Постановление № 228

— постановление Кабинета Министров Украины от 28.02.2002 г. № 228 «Об утверждении Порядка составления, рассмотрения, утверждения и основных требований к выполнению смет бюджетных учреждений».

Письмо № 162

— письмо Минтруда от 27.

06.2007 г. № 162/06/187-07.

Что представляет собой штатное расписание?

Согласно разъяснениям Минтруда, предоставленным в

письме № 162, «штатное расписание — это документ, устанавливающий для данного предприятия, учреждения, организации структуру, штаты и должностные оклады работников». Штатное расписание представляет собой перечень должностей на предприятии с указанием их количества и размеров должностных окладов.

На основании штатного расписания, Правил внутреннего трудового распорядка, а также должностных (рабочих) инструкций руководитель предприятия принимает решения по кадровым вопросам, в частности относительно приема граждан на работу, перевода работников на другую работу, установления должностного оклада, тарифной ставки (оклада) конкретного работника в соответствии с его должностью (квалификацией).

Кадровая служба, в свою очередь, руководствуясь штатным расписанием, осуществляет набор персонала, оформляет необходимые кадровые документы, в том числе о приеме на работу, переводе на другую работу, установлении надбавок (доплат), анализирует качественный состав работников и вносит предложения по поводу его улучшения, в установленном порядке подготавливает информационно-справочную документацию, соответствующую статистическую отчетность.

Обязательно ли составлять штатное расписание?

В соответствии со

ст. 64 ХКУ предприятие самостоятельно определяет свою организационную структуру, устанавливает численность работников и штатное расписание. Как видим, данная норма ХКУ предоставляет предприятию свободу в принятии решения относительно составления штатного расписания, но вместе с тем указывает на его необходимость.

Предприятие определяет формы и системы оплаты труда, ориентируясь на минимальные государственные гарантии, генеральное и отраслевые соглашения, устанавливает схемы должностных окладов, условия применения и размеры надбавок, доплат, премий, указывая все это в коллективном договоре. Но в коллективном договоре не отражается соответствие должностей и должностных окладов. Такое соответствие можно установить, составив и утвердив штатное расписание.

Относительно вопроса о необходимости составления штатного расписания Минтруда разъясняет в

письме № 162.

Так, по мнению Минтруда, с учетом необходимости урегулирования и обеспечения прав работников на труд, защиту от незаконного увольнения и оплату труда утверждение штатного расписания на предприятии

является обязательным. Его отсутствие считается нарушением требований законодательства о труде, за которое работодатель может нести административную ответственность в соответствии с ч. 1 ст. 41 КоАП, а именно: наложение штрафа на должностных лиц от 15 до 50 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 255 до 850 ннмдг).

Какие правила нужно соблюдать при составлении штатного расписания?

Штатное расписание разрабатывается на основе внутренних организационно-нормативных документов, таких как организационная структура и численность, Положение по оплате труда.

Что касается наименования структурных подразделений, то для коммерческих предприятий нет каких-либо ограничений в их определении. Как правило, структурные подразделения делятся на группы: административно-управленческий аппарат (дирекция, экономическая служба, бухгалтерия, отдел кадров и т. п.), производственные подразделения, обслуживающие подразделения (хозяйственный отдел, отдел охраны и т. п.).

А вот при указании наименования должности в штатном расписании необходимо учитывать требования нормативно-правовых актов, в частности руководствоваться

Классификатором профессий.

Названия должностей и профессий должны соответствовать названиям в Классификаторе профессий. В штатном расписании должны быть утверждены все возможные на предприятии должности, т. е. утверждаются как должности основных работников, так и должности, на которые принимаются совместители.

В штатном расписание следует указывать и

вакантные должности, поскольку на основании этого документа планируется необходимая численность работников

Обращаем внимание, что создание названия должности путем объединения двух названий должностей, если на самом деле имеет место совмещение профессий, является нарушением порядка, установленного

Классификатором профессий. В таком случае в штатное расписание должны быть введены две должности, а работник, который их совмещает, в соответствии со ст. 105 КЗоТ должен получать доплату за совмещение профессий (должностей).

Это не касается двойных должностей, которые в Классификаторе профессий указаны через дефис и являются установленным кодифицированным названием одной должности, например слесарь-электромонтажник, секретарь-машинистка и т. п.

Наименования профессий рабочих в штатном расписании необходимо указывать в точном соответствии с едиными тарифно-квалификационными справочниками (ЕТКС), обратив особое внимание на профессии, включенные в Списки № 1 и № 2 производств, цехов, профессий и должностей, работа в которых дает право на льготную пенсию.

Следует учитывать, что должность, указанная в штатном расписании, на которую принят работник, заносится в его трудовую книжку. При этом согласно

п. 2.14 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения от 29. 07.93 г. № 58 сведения о наименовании работы, профессии или должности вносятся в соответствии с Классификатором профессий.

Вопрос соответствия наименования должности

Классификатору профессий очень важен и принципиален особенно для тех работников, которые имеют право на пенсию по возрасту на льготных условиях. Записи в их трудовых книжках обязательно должны соответствовать еще и Спискам производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение (далее — Списки). В случае если наименование одной и той же профессии или должности в Классификаторе профессий и Списках не совпадает, целесообразно указывать наименование профессии или должности, указанное в Списках.

При составлении штатного расписания используется такое понятие, как «штатная единица», под которым понимается определенная должность в каждом из структурных подразделений предприятия. В зависимости от потребностей предприятия по той или иной должности предусматривается 1; 0,5 и менее штатной единицы. 0,5 и менее штатной единицы устанавливается, как правило, работникам-совместителям. Это означает, что, например, работник, принятый на 0,5 штатной единицы, работает 50 % рабочего времени и получает половину полного оклада, соответствующего данной должности.

Надо отметить, что при подготовке штатного расписания следует руководствоваться экономической обоснованностью и целесообразностью содержания планируемой численности персонала. При этом наличие на предприятии тех или иных служб, их качественный состав и численность определяются направлением хозяйственной деятельности предприятия и объемами выполняемых работ (услуг).

Численность основных производственных рабочих по профессиям рассчитывается исходя из технологической трудоемкости выполняемых работ, номенклатуры и количества выпускаемых изделий.

Для расчета численности вспомогательных рабочих применяются нормы обслуживания, которые зависят от производственных площадей, количества установленного оборудования, количества единиц хранения на складах и других показателей.

Численность специалистов и служащих определяется в соответствии с типовыми структурами аппарата управления, нормативами численности и нормами обслуживания с учетом объемов работы подразделений.

Относительно установления окладов отметим следующее. В коллективном договоре устанавливается схема должностных окладов. Она содержит по каждой должности так называемую вилку должностного оклада (его максимальный и минимальный размер). А в штатном расписании устанавливается оклад для каждого работника в отдельности.

При этом следует иметь в виду, что размер заработной платы зависит от сложности и условий выполняемой работы, профессионально-деловых качеств работника, результатов его работы и хозяйственной деятельности предприятия (ч. 2 ст. 1 Закона Украины «Об оплате труда» от 24.03.95 г. № 108/95-ВР).

Кроме того, при составлении штатного расписания нужно помнить, что

должностной оклад или месячная тарифная ставка (оклад) работника не может быть меньше законодательно установленного размера минимальной заработной платы*. Напомним, что в 2008 году установлены следующие размеры минимальной заработной платы: январь — март — 515 грн., апрель — сентябрь — 525 грн., октябрь — ноябрь — 545 грн., декабрь — 605 грн. При этом, в случае если работника принимают на работу, например в сентябре 2008 года, на 0,5 ставки, месячная заработная плата такого работника должна составлять не менее 262,50 грн. (525 грн. х 0,5). Обращаем внимание: в минимальную заработную плату не включаются доплаты, надбавки и другие поощрительные и компенсационные выплаты.

* При установлении окладов (тарифных ставок) следует также принять во внимание положения Генерального соглашения между Кабмином, всеукраинскими объединениями организаций работодателей и предпринимателей и всеукраинскими профсоюзами и профобъединениями на 2008 — 2009 годы (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2008, № 50, с. 6). Об этом см. подробнее в статье «Новое Генсоглашение — новые обязанности для работодателя» // «Налоги и бухгалтерский учет», 2008, № 50, с. 28, а также в письме Минтруда от 04.07.2008 г. № 435/13/84-08 и комментарии к нему // «Налоги и бухгалтерский учет», 2008, № 68, с. 13.

В штатном расписании могут устанавливаться

надбавки (доплаты) к должностным окладам некоторых категорий работников. Такие надбавки (доплаты) устанавливаются самостоятельно собственником или уполномоченным им органом как составляющие системы оплаты труда и должны иметь постоянный характер. Перечень возможных доплат и надбавок к тарифным ставкам (должностным окладам, окладам) приведен в п.п. 2.2.1 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5.

Доплаты и надбавки могут быть установлены в процентах от должностного оклада (тарифной ставки) или в фиксированной сумме. В первом случае при изменении размера должностного оклада (тарифной ставки) размер доплаты или надбавки будет соответственно изменяться, а во втором случае сумма доплаты (надбавки) остается постоянной независимо от изменения должностного оклада (тарифной ставки).

По какой форме должно быть составлено штатное расписание?

На сегодняшний день типовой формы штатного расписания

нет. Исключение составляют только бюджетные учреждения и организации, для которых постановлением № 228 определено, что типовая форма штатного расписания утверждается Министерством финансов Украины. Форма штатного расписания для бюджетных учреждений и организаций утверждена приказом Министерства финансов Украины «Об утверждении документов, применяемых в процессе исполнения бюджета» от 28.01.2002 г. № 57.

Предприятия и организации других форм собственности вправе составлять штатное расписание в произвольной форме, руководствуясь разъяснениями, изложенными в

письме Минтруда от 20. 01.2005 г. № 18-23.

Штатное расписание должно содержать такие составляющие, как гриф утверждения, заголовок и текст. Кроме того, в штатное расписание вносят такие сведения: наименование структурного подразделения, перечень должностей, количество штатных единиц, размер (суммы) должностных окладов и надбавок, месячный фонд оплаты труда.

Целесообразно составлять штатное расписание таким образом, чтобы должности соответствовали структуре предприятия в порядке подчиненности подразделений и при этом учитывалась бы подчиненность внутри структурного подразделения.

Штатное расписание для работников с повременной оплатой труда можно составлять таким образом. В случае если в штатном расписании нужно утвердить одинаковые наименования должностей, но с разными должностными окладами, то по каждой штатной единице в отдельной строке указывается профессия, квалификация (разряд, класс, категория, группа), тарифная ставка (оклад). Если в пределах структурного подразделения для одинаковых должностей установлены одинаковые оклады, в одной строке устанавливаются количество штатных единиц работников определенной профессии и квалификации (разряда, класса, категории, группы) и тарифная ставка (оклад).

Для работников со сдельной оплатой труда в штатном расписании, как правило, устанавливается тарифная ставка или оклад, которые рассчитываются по определенным методикам на основании Положения об оплате труда и других документов, касающихся оплаты труда.

Кто составляет и утверждает штатное расписание?

Ответ на данный вопрос зависит от структуры предприятия. Так, если на предприятии создан отдел организации труда и заработной платы, именно такой отдел готовит проект штатного расписания предприятия и согласовывает его с руководителями отделов (служб), с заместителями руководителя и руководителем. Если отдела организации труда и заработной платы на предприятии нет, разработкой указанного документа занимается кадровая служба (отдел кадров). На маленьких предприятиях обязанности по подготовке штатного расписания возлагаются на отдельного специалиста (например, бухгалтера).

Утверждается штатное расписание в начале года руководителем предприятия путем издания приказа о его утверждении.

Действует утвержденный документ в течение календарного года.

Первый экземпляр утвержденного штатного расписания остается в деле службы документации, копии направляются в отдел кадров для целей набора работников и составления соответствующих отчетов и в бухгалтерию для начисления заработной платы. Руководителям структурных подразделений направляются соответствующие извлечения из штатного расписания.

В случае если возникает необходимость введения новых штатных единиц, выведения штатных единиц, изменения размера оплаты труда (оклада) или существенных условий труда (систем и размеров оплаты труда, разрядов и наименований должностей и т. п.), в штатное расписание

могут вноситься изменения. В принципе количество и периодичность изменений штатного расписания в течение текущего года не ограничены. В то же время целесообразно при разработке штатного расписания учитывать перспективы развития предприятия, чтобы не пришлось вносить в него изменения ежемесячно.

При внесении изменений необходимо учитывать нормы

ст. 32 и 103 КЗоТ, согласно которым об изменениях существенных условий труда (систем и размеров оплаты труда, льгот, режима работы, установлении или отмене неполного рабочего времени, совмещении профессий, изменении разрядов, наименования должностей и др.) в сторону ухудшения собственник или уполномоченный им орган обязан уведомить работника не позднее чем за два месяца до вступления в силу таких изменений.

Если изменения незначительны, то об их внесении в штатное расписание издается приказ, содержащий основание для таких действий. При этом штатное расписание, утвержденное в начале года, можно не переделывать.

В случае, когда на протяжении календарного года структура предприятия изменяется существенно, а также изменяются должностные оклады, вводятся новые должности, целесообразно издать приказ об утверждении штатного расписания в новой редакции. В данной ситуации штатное расписание составляется с учетом всех изменений и утверждается директором (руководителем) предприятия на момент внесения этих изменений.

Приведем образец приказа об утверждении штатного расписания предприятия и образец штатного расписания.

Общество с ограниченной ответственностью «Шанс»

ПРИКАЗ

28.12.2007

г. Харьков

№ 98-к

Об утверждении штатного расписания

С целью установления соответствия должностей на предприятии с должностными окладами

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить штатное расписание ООО «Шанс» и ввести его в действие с 1 января 2008 года (прилагается).

Директор

Яремчук

Яремчук В. М.

ООО «Шанс»

(наименование предприятия, организации)

УТВЕРЖДАЮ
штат в количестве

18,5 единиц
с месячным фондом заработной
платы 32600 грн

Директор

Яремчук
(подпись)

Яремчук В.

М.
(фамилия, имя, отчество)

28» декабря 200 7 года

Согласовано

Главный бухгалтер

Шевчук
(подпись)

Шевчук Н. Ф.
(фамилия, имя, отчество)

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

ООО «Шанс»

на 2008 год

Вводится с 01. 01.2008 г.

№ п/п	Название структурного подразделения	Должность (профессия)	Код по классификатору профессий ДК 003:2005	Количество штатных единиц	Должностной оклад, грн.	Надбавки (доплаты), грн.	Месячный фонд заработной платы, грн.
1	2	3	4	5	6	7	8
1	Администрация	Директор	1210. 1	1	3000	300	3300
1	Администрация	Директор финансовый	1231	1	2500	—	2500
	Всего по подразделению	Х	Х	2	Х	Х	5800
2	Отдел кадров	Начальник отдела кадров	1232	1	1600	100	1700
2	Отдел кадров	Инспектор по кадрам	3423	1	1300	—	1300
	Всего по подразделению	Х	Х	2	Х	Х	3000
3	Бухгалтерия	Главный бухгалтер	1231	1	2000	100	2100
		Бухгалтер	2411. 2	1	1500	—	1500
		Консультант по налогам и сборам	2411.2	0,5	1800	—	900
		Кассир	4211	1	1300	—	1300
	Всего по подразделению	Х	Х	3,5	Х	Х	5800
4	Производственный отдел	Начальник производственного отдела	1222. 2	1	2000	100	2100
		Инженер по подготовке производства	2149.2	2	1500	—	3000
		Инженер по внедрению новой техники и технологий	2149. 2	1	1600	—	1600
		Инженер по ремонту	2149.2	1	1400	—	1400
	Всего по подразделению	Х	Х	5	Х	Х	8100
5	Отдел сбыта	Начальник отдела сбыта	1233	1	2000	—	2000
		Менеджер (управляющий) по сбыту	1475. 4	2	1800	—	3600
		Экспедитор	3422	2	1400	—	2800
		Водитель	8322. 2	1	1500	—	1500
	Всего по подразделению	Х	Х	6	Х	Х	9900
	Всего по предприятию	Х	Х	18,5	Х	Х	32600

Начальник отдела кадров

Тарасенко
(подпись)

Тарасенко И.

П.
(Ф. И. О.)

Вывод: штатное расписание является важным и необходимым документом в деятельности предприятия, который помогает систематизировать информацию относительно кадрового состава предприятия и установить соотношение между должностями и должностными окладами.

Кейс по расчету численности сменного персонала от HR-ПРАКТИКА

Вместо предисловия

Этот кейс — невыдуманный пример из практики работы специалиста компенсациям и льготам, экономиста или нормировщика.

Одному из коллег задача показалась трудной, пришлось подробно разбирать логику решения, так рабочая задача превратилась в учебный кейс.

Вводные кейса

Склад, компании, торгующей электротехнической продукцией в сентябре текущего года должен отгрузить 39288 единиц товара.

По норме один складской работник отгружает 52 единицы товара в час.

Складские работники работают в режиме 6 дней в неделю с 9 до 18 часов с перерывом на обед.

Планируется, что склад перейдет на круглосуточный режим работы без выходных и перерывов.

Задачи:

Рассчитать необходимую штатную численность персонала на заданный объем работы.
Рассчитать необходимую численность персонала на восьмичасовую смену при шестидневной рабочей неделе с выходным днем в воскресенье.
Рассчитать необходимую численность персонала на смену при круглосуточном режиме работы без выходных и перерывов.

Решение задачи 1.

Необходимая штатная численность персонала в нашем случае не зависит от применяемого режима работы, так для ее расчета используется всего две величины — количество часов. которое нужно отработать, чтобы отгрузить продукцию в заданном объеме, и норма рабочего времени по производственному календарю.

Чтобы рассчитать численность сотрудников склада для штатного расписания, сначала определяем, сколько часов они должны отработать в сентябре месяце, для которого мы делаем расчет штатной численности.

Для этого наш плановый объем (39288 единиц товара) делим на норму выработки (52 единицы товара в час) — 39288/52=756 часов.

756 часов — это количество рабочих часов, за которое будут отгружены 39288 единиц товара.

В сентябре норма времени по производственному календарю для 40-часовой рабочей недели составляет 176 рабочих часов.

Для расчета нужного количества сотрудников склада делим количество рабочих часов, которые нам нужны на отгрузку планового объема (756), на норму рабочего времени по производственному календарю сентября (176 часов) — 756/176=4,3 (сотрудника).

Итак, по нашим расчетам, для выполнения работы нам хватит 4-х работников.

Если поделить на четверых 0,3 недостающей штатной единицы, то получится, что нагрузка на одного сотрудника составит 108%.

0,3/4*100=108%

Это соответствует переработке на 40 минут ежесменно, при превышении значения загрузки, равного 115% количество штатных единиц целесообразно увеличить до 5.

Решение задачи 2.

Рассчитываем, сколько сотрудников склада должны выходить в смену при шестидневном режиме работы с одним выходным днем.

Сначала нам нужно рассчитать объем работы на одну смену.

Это несложно — при шестидневной неделе склад работает в сентябре 26 дней.

Делим месячный объем на количество смен, получаем объем отгрузки за одну смену — 39288/26=1511 — столько единиц товара склад должен отгрузить в сентябре за одну смену.

Смена длится 8 часов, для того чтобы понять, какой объем сотрудник склада осилит за 8 часов, умножаем норму выработки (52 единицы товара в час) на количество часов в смену (8).

52*8=416 единиц товара сотрудник успеет отгрузить за 8 часов

Ну а дальше все совсем просто — есть объем на смену (1511 единиц товара), есть норма выработки на смену (416 единиц товара на одного сотрудника) — 1511/416=3,6 сотрудников на смену, из чего следует, что целесообразно выводить в смену 4-х сотрудников склада.

Возможно, нагрузка будет неравномерно распределена по сменам, тогда в какие-то дни нам хватит 3-х, а в другие дни будут загружены 4 сотрудника.

Итак, задача решена — в смену длительностью 8 часов при шестидневной рабочей неделе, в зависимости от нагрузки, нам нужно 3 или 4 сотрудника.

Решение задачи 3.

Оно аналогично решению задачи 2, отличаются лишь используемые для расчета значения.

В сентябре 30 дней, склад работает днем и ночью, соответственно, количество смен (ночных и дневных) в сумме равно 60.

Делим объем работы на количество смен — 39288/60=655 единиц товара в смену.

Рассчитываем норму выработки на 12-часовую смену — 52*12=624 единицы товара сотрудник успеет отгрузить за смену.

Далее делим объем на сменную выработку и получаем расчет необходимой численности на смену.

655/624=1,05, итак, в смену при круглосуточном режиме работы и длительности смены 12 часов в смену нам нужно выводить одного сотрудника.

Резюме

Конечно, выполняя расчеты в кейсе, я сознательно упростил его решение.

В частности, не применялся коэффициент потерь рабочего времени, норма выработки по умолчанию включала в себя все виды затрат рабочего времени, загрузка по сменам по умолчанию считалась равномерной.

Тем не менее кейс, как мне кажется, полезен для демонстрации принципов решения схожих задач.

Если вы захотите сделать расчет точнее, рекомендую почитать про 12 принципов расчета численности персонала.

Всем успехов и правильных расчетов!

Автор: Денис Карандашев

Перейти в Каталог статей

Перейти в Каталог программ обучения

Перейти в Каталог консультационных услуг

Получайте свежие статьи по почте

Штатное расписание: правила составления и утверждения + образец бланка

В этой статье мы подробно расскажем о том, зачем штатное расписание нужно компаниям, как его правильно составлять и, конечно, приведем пример заполненного бланка штатного расписания.

Штатное расписание – это документ, который включает в себя информацию о структуре предприятия, его кадровом составе и должностных окладах сотрудников. Штатное расписание необходимо для всех государственных и коммерческих предприятий, но несмотря на это очень многие компании пренебрегают его оформлением.

Зачем нужно штатное расписание

В штатном расписании содержится много полезной информации, которая удобно собрана в одном документе:

Все должности, существующие в компании
Прописана структура организации, в том числе зарплаты или тарифные разряды сотрудников

На основании этой информации руководители и менеджеры отдела кадров имеют возможность эффективно делать кадровые перестановки без риска трудовых споров. Помимо этого, штатное расписание помогает упростить пересчет зарплаты сотрудников.
Если штатное расписание в компании оформлено правильно, то оно помогает быстрее и эффективнее работать с другими документами, сверяться по нему и избегать ошибок.

Обязательно или нет?

Очень важен вопрос об обязательности штатного расписания. Рассмотрим, что говорит закон:

С одной стороны, решение о наличии или отсутствии штатного расписания должна принимать компания, в соответствии со своими запросами. А с другой стороны, упоминание в ХКУ говорит о важности такого расписания.

Учитывайте то, что компании сами устанавливают систему начисления зарплат и бонусов; структуру и должности – это прописывается в коллективном договоре. Однако сопоставление должности с окладом указывается только в штатном расписании.

Письмо Минтруда №162 однозначно настаивает на необходимости штатного расписания “для урегулирования и обеспечения прав работников на труд, защиту от незаконного увольнения и оплаты труда”.

Таким образом, штатное расписание – это важный и обязательный документ для каждой компании. Его отсутствие может привести к административной ответственности, согласно с 1 частью статьи 41 Кодекса Украины об административных нарушениях: наложение штрафа от трех до десяти необлагаемых минимальных налогов граждан.

Правила составления штатного расписания

Штатное расписание оформляется исходя из внутренней структуры компании, различных документов, бюджета на зарплату сотрудников и т.д. Это значит, что штатные расписания разных компаний будут сильно отличаться. И даже у одной компании в течение года оно может измениться, например, из-за создания нового отдела, найма новых кандидатов, открытия должности.

Утверждается расписание в начале года приказом об утверждении. Срок действия штатного расписания – один календарный год.

Сложность составления штатного расписания, особенно для коммерческих компаний, состоит в том, что по правилам необходимо указывать унифицированные должности из официального перечня, а некоторые современные профессии там не указаны. Ниже мы разберемся с основным правилами составления штатного расписания для коммерческих и государственных организаций.

Наименование структурных подразделений и должностей

Для указания названий отделов нет никаких особых ограничений, но, как правило, одни делятся на две большие категории:

Административный аппарат: руководители, бухгалтерия, отдел кадров
Рабочий аппарат: все сотрудники или сотрудники по отделам, например, маркетинга, экспорта и т. д.

Что касается наименования должностей, дело обстоит сложнее. Каждая должность должна быть указана с номером, соответствующим должности в Классификаторе профессий. Этот же номер указывается в трудовых книжках сотрудников, поэтому важно, чтобы код из трудовой был таким же, как и код в штатном расписании.

Если должность сотрудника включает функциональные обязанности нескольких профессий, указанных в Классификаторе – нельзя объединять две должности в одну. В таких ситуациях следует прописать в документе обе должности и указать, что сотрудник их совмещает. Также не стоит забывать, что за совмещение работнику полагается надбавка. Обратите внимание, что это не касается двойных должностей, которые написаны в Классификаторе профессий через дефис, например, секретарь-машинистка.

Помимо прочего должны быть указаны:

Все возможные на предприятии должности (как для штатных сотрудников, так и те, на которых можно совмещать или работать удаленно).
Вакантные должности, поскольку на основе расписания формируются планы набора сотрудников и бюджет для этого.

Количество сотрудников и штатных единиц

В штатном расписании используется такое понятие, как “штатная единица”. Это относится не непосредственно к сотруднику, а к количеству его обязанностей. Например, если в графе штатная единица указано 0,5 — значит сотрудник работает неполный день или совмещает должности.

Количество основных сотрудников рассчитывается исходя из сложности выполняемой работы и количества создаваемого продукта.
Для расчета количества вспомогательных рабочих используются нормы обслуживания, которые зависят от размера помещений, количества техники и т.д.

Численность персонала зависит от структуры аппарата управления компании и нормативов численности, если такие имеются.

Установление окладов

Рассмотрение размера окладов стоит начать с коллективного договора, где должна быть прописана зарплатная вилка (минимальная и максимальная зарплата) для каждой должности. А вот точная сумма, которую получает каждый из сотрудников на своей должности, указывается именно в штатном расписании.

Зарплата сотрудников не должна быть меньше суммы, установленной государством, как минимальная заработная плата. При расчете важно также учитывать количество штатных единиц: если сотрудник работает на полставки – его ЗП должна быть не менее половины минимальной, а если на 1,5 ставки, то, соответственно, – 1,5 минимальной зарплаты. Обратите внимание, мы говорим о минимально допустимых размерах окладов сотрудников, а не о рекомендациях, касательно ЗП.

Некоторые категории сотрудников имеют право на доплаты и надбавки. Эта возможность и размер таких бонусов регулируются внутри компании.

Утверждение штатного расписания

Для того чтобы штатное расписание вступило в силу, его необходимо утвердить. Утверждается документ приказом руководителя. Для приказа нет предписанной формы, поэтому составляться он может в произвольной форме, но, конечно, с учетом стандартов оформления документации.

Что обязательно должно быть в приказе об утверждении штатного расписания:

Название документа
ФИО руководителя
Дата, с которой расписание вступает в действие
Дата подписания

Образец приказа об утверждении штатного расписания

Внесение изменений в штатное расписание

В штатное расписание могут быть внесены изменения в следующих случаях:

Увольнение или найм сотрудников
Изменение размера зарплаты
Изменение названий должностей, переформирование отделов и другие изменения в условиях труда

Есть два способа изменить какую-либо информацию в штатном расписании:

Создать и утвердить новое штатное расписание.
Внести изменения в существующее расписание приказом.

Для того чтобы внести изменения, составляется соответствующий приказ, по форме аналогичный приказу об утверждении расписания, но в нем обязательно должны быть указаны причины внесения этих изменений.

Основания для внесения изменений:

Оптимизация организационной структуры компании
Реорганизация
Изменение объемов работы
Проведение мероприятий, направленных на улучшение работы компании или ее отделов

Количество изменений, которые можно внести в годовое штатное расписание не ограничивается.

Образец приказа про внесение изменений в штатное расписание

По какой форме составляется штатное расписание в 2019 году

Для предприятий, которые финансируются из бюджета существует две, утвержденные Минфином формы – обычна и типовая. Для коммерческих предприятий нет обязательной формы.

Официальные формы включают информацию о наименованиях и структурах должностей и отделов, количестве сотрудников, размере заработной платы и бюджете на оплату труда сотрудникам за месяц.

Несмотря на то что коммерческим предприятиям не обязательно использовать, предусмотренные законом формы, не стоит забывать, что штатное расписание является официальным документом, а значит должен как минимум соответствовать стандартам оформления документации.

Образец штатного расписания на 2019 год

Кто составляет штатное расписание

Нет никаких четких правил по поводу того, кто должен составлять штатное расписание в компании. Это зависит от структуры организации и наличия в ней разных отделов. Как правило, этим занимается отдел кадров и бухгалтерия, которые согласовывают расписание с руководителями других отделов, а затем, с директором. В небольших компаниях этим занимается один человек, чаще всего бухгалтер.

Оригинал документа остается в документах компании, а копии передаются в отдел кадров и бухгалтерию. При необходимости, руководители отделов получают необходимые им сводки из расписания.

Выводы

Оформление штатного расписания по всем правилам хоть и занимает много времени, но в то же время позволяет административным отделам компании в будущем это время сэкономить на других задачах. Например, при найме новых сотрудников и пересчете зарплаты.

Поскольку штатное расписание является официальным документом, стоит следовать правилам и не допускать ошибок при его составлении. А все документы, которые уже утратили силу (за прошлые годы) стоит хранить, как минимум 5 лет.

Формы для заполнения вы можете скачать здесь:

Штатная единица это ставка или человек

Иногда самый простой вопрос может поставить в тупик. Штатная единица это ставка или человек? Все знают, что штатное расписание, иными словами «штатка» – это документ, в котором содержится информация о трудовых ресурсах фирмы. В том числе, сведения о численности работников, названия их должностей, наименования структурных подразделений. А что такое штатная единица? Расскажем об этом в материале.

Смысл «штатки»

Под штатным расписанием понимается документ, содержащий в себе структурированную информацию о персонале организации. В «штатке» перечислены все, предусмотренные компанией должности и количество запланированных единиц по каждой из них. Штатная единица – это единица из перечня должностей в штатном расписании. Она соответствует одному рабочему месту.

Подробнее об этом см. «Бланки штатного расписания: excel и ворд».

Сразу скажем, что трудовое законодательство не содержит прямого требования для работодателей оформлять штатное расписание. Значит, составлять или не составлять штатное расписание остается на усмотрение компании.

Однако, несмотря на необязательность, «штатку» лучше составить. Ведь штатное расписание содержит полную информацию о людских ресурсах организации и о месячном фонде оплаты труда (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Понятно, что количество штатных единиц это совокупность всех должностей, предусмотренных штаткой. Количество штатных единиц в компании определяется потребностями в конкретных видах работ, срочностью их выполнения, экономической целесообразностью и другими объективными факторами.

Понятно, что имея в своем распоряжении «штатку», можно наглядно увидеть структуру организации и рассчитать необходимое количество денег на содержание работников.

Трудовые отношения – это соглашение между работником и работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем) о выполнении работы, определенной договором, за плату. Во время работы сотрудник находится под управлением и контролем работодателя, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и трудится в интересах работодателя (ст. 15 ТК РФ).

Подытожив сказанное, штатная единица – не человек, а должность, ставка в организации. Штатная единица может быть занята работником, а может быть вакантной.

Штатное расписание

На практике многие организации применяют в своей работе штатную расстановку. Это документ, в котором указано, какие единицы и кем заняты. То есть в штатной расстановке прописывают Ф.И.О. сотрудников, занимающих те или иные должности, а также их табельные номера и другие необходимые сведения. Например, указание на инвалидность, совместительство, пенсионный возраст и т.п. Иными словами, штатная расстановка – это персонализированное штатное расписание.

В отличие от штатного расписания для штатной расстановки действующим законодательством унифицированной формы не предусмотрено. Поэтому она может быть составлена в произвольном виде.

Обычно в качестве основы для расстановки используют форму штатного расписания № Т-3, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, в которую добавляют необходимые графы.

Подробнее об этом см. «Составляем штатную расстановку: образец».

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Facebook

Twitter

Вконтакте

Google+

Об отражении в штатном расписании доплаты до минимального размера оплаты труда — НТВП Кедр

Распечатать

Вопрос:

Как отразить в штатном расписании доплату до минимального размера оплаты труда

Ответ юриста

Размер оклада, как правило, указывают в штатном расписании организации. Если ваше штатное расписание оформлено по унифицированной форме N Т-3, размеры окладов указывайте в графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.».

Если вы используете самостоятельно разработанную форму штатного расписания, рекомендуем в ней тоже предусмотреть специальную графу для включения сведений о размерах окладов, чтобы избежать претензий со стороны контролирующих органов.

Готовое решение: Как установить должностной оклад работнику (КонсультантПлюс, 2019) {КонсультантПлюс}

Для установления размера оклада исходите из квалификации работника и работы, которую он будет выполнять. Вы самостоятельно оцениваете ее сложность, количество, качество и условия выполнения. При этом вам нужно соблюсти требования о МРОТ или размере минимальной зарплаты в субъекте РФ, где трудится работник. Максимальный размер оклада работников обычных организаций законом не ограничен. Далее подробно расскажем об этом.

Квалификацию работника, а также сложность, количество, качество, условия выполняемой им работы обязательно учтите при установлении оклада. Это важно при установлении как оклада, так и зарплаты в целом, которая может состоять не только из оклада, но и, например, оклада и премии (ч. 1 ст. 21, ч. 1 ст. 129, ч. 1 ст. 132 ТК РФ). На это часто обращают внимание контролирующие органы и суды.

Обратите внимание, что у работников с одинаковыми должностями и сложностью труда должны быть одинаковые оклады (ч. 2 ст. 22 ТК РФ, Письмо Минтруда России от 25.10.2017 N 14-1/В-953).

Разница в окладах может быть чревата для вас неприятными последствиями. Например, работник может обратиться в суд, узнав, что его оклад меньше, чем у коллеги с такой же должностью. Вам придется доказывать, что это обоснованно. Например, представить в суд должностные инструкции, где обязанности одного из работников шире, чем у другого.

Чтобы избежать споров с работниками, рекомендуем уточнять различия не только в самих обязанностях, но и в названиях должностей (например, словами «младший», «старший», «ведущий» или категорией - специалист 1, 2, 3-й категории) либо устанавливать доплаты, надбавки за пределами оклада, например, за квалификацию. Тогда разницу в окладах работников с одинаковыми должностями вы сможете обосновать в случае вопросов контролирующих органов или суда.

Минимальный размер оклада при работе на полной ставке (если зарплата состоит только из оклада) не может быть ниже МРОТ или размера минимальной зарплаты в субъекте РФ, где трудится работник (ч. 3 ст. 133, ч. 11 ст. 133.1 ТК РФ).

Оклад можно установить меньше МРОТ (минимальной зарплаты в субъекте РФ, если на работодателя распространяется соответствующее региональное соглашение) при следующих условиях (ст. 129, ч. 3 ст. 133, ч. 11 ст. 133.1 ТК РФ, Письмо Минздравсоцразвития России от 09.07.2010 N 22-1-2194):

— оклад — часть зарплаты работника;

— общий размер зарплаты (например, с ежемесячными премиями) не ниже МРОТ (минимальной зарплаты в субъекте РФ).

Районные коэффициенты при сопоставлении зарплаты работника с МРОТ (минимальной зарплатой в субъекте РФ) не учитываются. Это касается и процентных надбавок за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, в других местностях с особыми климатическими условиями (Постановление Конституционного Суда РФ от 07.12.2017 N 38-П).

Оплату работы, выполняемой работником за пределами нормальной продолжительности его рабочего времени (например, оплату сверхурочной работы, работы в выходной или нерабочий праздничный день за пределами месячной нормы рабочего времени), также не учитывайте при сопоставлении зарплаты работника с МРОТ. Однако, если работа в выходной или нерабочий праздничный день выполняется в пределах указанной нормы, учесть ее оплату необходимо (Письмо Минтруда России от 04.09.2018 N 14-1/ООГ-7353).

В соответствии с региональным соглашением в составе минимальной зарплаты в субъекте РФ могут не учитываться и другие суммы. В Москве к ним относятся, например, надбавки за вредную (опасную) работу (п. 3.1.3 Московского трехстороннего соглашения на 2016 — 2018 годы от 15. 12.2015).

Максимальный размер оклада работников обычных организаций законом не ограничен (ч. 1 ст. 132 ТК РФ).

Готовое решение: Как установить должностной оклад работнику (КонсультантПлюс, 2019) {КонсультантПлюс}

В данном случае в штатном расписании доплата до минимального размера оплаты труда не отражается.

Данная доплата устанавливается приказом о доплате к зарплате до МРОТ. Приказ составляется в произвольной письменной форме, нормативной формы для него не предусмотрено.

Укажите в приказе Ф.И.О., должность работника, структурное подразделение, в котором он трудится, размер доплаты и дату, с которой доплата производится.

Ознакомьте с приказом работника под подпись.

Готовое решение: Как рассчитать и оформить доплату к зарплате до МРОТ (КонсультантПлюс, 2019) {КонсультантПлюс}

Разъяснение дано в рамках услуг «ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ» консультантом по правовым вопросам ООО НТВП «Кедр-Консультант» Макшаковым Игорем Борисовичем, январь 2019 г.

При подготовке ответа использована СПС КонсультантПлюс.

Анализ штата медсестер: общее представление о штатных сотрудниках

Понимание расчета эквивалента полной занятости поможет вам узнать, сколько сотрудников требуется для удовлетворения потребностей вашего отделения.

Эта статья впервые появилась в HCPro Nurse Leader Insider , родственной публикации HealthLeaders.

Разработка и мониторинг кадрового бюджета — одна из самых, если не самых сложных обязанностей руководителя медсестры. Труд потребляет большую часть финансовых ресурсов организации.Поэтому каждый должен действовать ответственно, чтобы обеспечить финансовое здоровье организации. Но как узнать, сколько сотрудников вам нужно на вашем посту, чтобы удовлетворить потребности отдела (не слишком много и не слишком мало)? Это вопрос на 100 000 долларов!

Как руководитель медсестры, вы должны знать, какова ваша средняя ежедневная перепись для вашего отдела и персонала. Сведение штата к тому объему, которое есть у вас, является ключом к продуктивности вашего отдела.Вы можете спросить себя, где принимаются во внимание безопасность пациентов и качество обслуживания, а не просто деньги? Существует также несколько научно-обоснованных исследований лидерства, которые доказывают, что чем выше отношение RN к пациенту, тем ниже неблагоприятные исходы для пациентов. Успешный руководитель медсестры учится находить правильный баланс между качеством, безопасностью, удовлетворенностью персонала и финансовой ответственностью при разработке наиболее эффективного плана укомплектования персоналом.

Что такое эквивалент полной занятости?

Первым шагом к пониманию кадрового бюджета является понимание расчета FTE.FTE — это сотрудник или группа сотрудников, которые работают полный рабочий день, что составляет 80 часов за 14-дневный период оплаты или в общей сложности 2080 часов в год. Вы можете рассчитать, сколько один человек потребляет из запланированного в бюджете распределения FTE, используя следующее уравнение:

часов в день, в течение которых сотрудник работает × Количество дней за период оплаты, который работает сотрудник / 80 часов (количество часов, в течение которых сотрудник FTE работает в 14- дневной период оплаты)

Пример:
8 часов в день × 6 дней за период оплаты = 48 часов за период оплаты, разделенные на 80 часов / FTE = 0. 6 FTE

12 часов / день × 6 дней / период оплаты = 72 часа / период оплаты, разделенный на 80 часов / FTE = 0,9 FTE

Примечание редактора: это отрывок из книги, адаптированный из The Nurse Leader’s Guide to Business Навыки: стратегии оптимизации финансовых показателей от Памелы Хант, BS, MSN, RN, и Деборы Лафон, RN, BSN, MS, DBA, CCRN.

Сколько сотрудников вам нужно? — FPM

Многие практики врачей бороться долго и трудно с поиском только правильное количество членов для работы в самый раз рабочие места в нужное время.Немногие практики когда-либо справляются с борьбой и достигают кадровой «утопии». Те, кто действительно добивается благоприятного уровня укомплектования персоналом и стабильности, обычно испытывают это лишь ненадолго.

Ошибка, которую допускают многие практики, заключается в чрезмерно упрощенном и реакционном подходе: если работа отстает или кто-то просит о помощи, они добавляют сотрудников. если накладные расходы становятся слишком высокими, сокращаются расходы на персонал.

Этот ретроспективный подход редко срабатывает, создавая эффект маятника, который приводит к тому, что на борту слишком много или слишком мало сотрудников.Чрезмерное укомплектование персоналом приводит к увеличению затрат, но не всегда соответствующее повышение эффективности или качества. Недостаточное укомплектование персоналом может привести к снижению удовлетворенности пациентов, уменьшению сбора и ухудшению финансовых показателей.

Так в чем секрет успешного кадрового обеспечения? Хотя ответ во многом зависит от найма людей, рабочая этика, опыт и знания которых позволяют им хорошо подходить для этой работы, врачи могут получить общее представление о своих кадровых потребностях, сравнивая свою практику с отраслевыми эталонами и при необходимости корректируя цифры.

КЛЮЧЕВЫЕ МОМЕНТЫ

Практики могут начать оценивать уровень своего персонала, консультируясь с отраслевыми эталонами, которые широко доступны.
При сравнении уровней укомплектования персоналом с эталонными данными практикующим специалистам может потребоваться скорректировать их численность в зависимости от уникальных обстоятельств.
Высокая производительность врачей может оправдать более высокий уровень укомплектования кадрами, чем предполагают контрольные показатели.

Как это сделать

Первым шагом в сравнительном анализе является поиск надежных источников данных для врачебной практики, таких как Ассоциация управления медицинскими группами (MGMA), Ресурсы поддержки практики (PSR), Американская медицинская ассоциация (AMA). ) и Американская ассоциация медицинских групп (AMGA), а также местные медицинские общества (контактную информацию см. в разделе «Ресурсы для сравнительного анализа»).Сравнивая свою практику с отраслевыми стандартами производительности, постарайтесь найти данные о практике, аналогичной вашей, и обратитесь по крайней мере к двум источникам для более широкой перспективы.

Следующий шаг — определить, что измерять. Когда дело доходит до укомплектования персоналом, большинство практикующих специалистов хотят знать ответы на два вопроса: достаточно ли у нас людей для выполнения работы? И соответствуют ли наши расходы на персонал аналогичным расходам?

Чтобы ответить на эти вопросы, найдите контрольные показатели, которые относятся к следующему:

Количество вспомогательного персонала на одного врача, эквивалентного полной занятости (FTE),
Процент валового дохода, потраченный на заработную плату вспомогательного персонала.

В таблице «Быстрое сравнение» показаны два набора контрольных показателей кадрового обеспечения — один от PSR и один от MGMA. Третий столбец в сетке предоставляет практикам место для ввода собственных данных для сравнения. Чтобы практики могли сравнивать «яблоки с яблоками», важно, чтобы они понимали, как были получены эти эталоны, и следовали той же методологии при расчете своих собственных чисел. В разных обследованиях могут использоваться разные методологии (их описание обычно можно найти в документе обследования), но в целом они будут напоминать следующие:

Вспомогательный персонал на одного врача, работающего с полной занятостью.Отношение вспомогательного персонала к числу врачей с полной занятостью показывает количество штатных сотрудников, необходимое для адекватной поддержки одного врача, работающего полный рабочий день. (Поставщики среднего звена не включены в этот расчет, но будут учтены позже в разделе «Корректировка чисел».) Ассоциация управления медицинскими группами (MGMA), один из лидеров в области сравнительного анализа практики, использует следующую методологию для определения врачей с полной занятостью:

Определите, сколько врачей в вашей практике работают «полный рабочий день» (определяемое как минимальное количество часов, которое считается нормальной рабочей неделей в вашей практике).
Для каждого врача, который работает меньше, чем полный рабочий день, разделите его или ее среднее количество рабочих часов в неделю на норму полной занятости, чтобы определить статус FTE. Например, если д-р А. работает 30 часов в неделю в практике, которая считает 40 часов полной занятостью, его статус FTE составляет 0,75 (30/40 = 0,75).
На основании шагов 1 и 2, описанных выше, рассчитайте общее количество врачей, работающих с полной занятостью. Например, если у вас есть два врача, работающих полный рабочий день, и два врача, каждый из которых работает по 30 часов в неделю в практике, где 40 часов составляет полную рабочую неделю, ваше количество врачей с полной занятостью будет 3.5 (1 + 1 + 0,75 + 0,75 = 3,5).

Следуйте той же процедуре для определения вашего вспомогательного персонала FTE. Затем разделите количество обслуживающего персонала с полной занятостью на количество врачей с полной занятостью. Этот коэффициент — ваш коэффициент укомплектования персоналом. Например, 15 вспомогательных сотрудников с полной занятостью, разделенные на 3,5 врачей с полной занятостью = 4,3 вспомогательного персонала на одного врача с полной занятостью.

Расходы на персонал как процент от выручки. Чтобы определить расходы на персонал как процент от дохода, разделите сумму, выплаченную в виде заработной платы персонала, на валовой доход за тот же период.Для эталонных показателей MGMA эта цифра включает заработную плату и льготы вспомогательному персоналу. Другие, например, Practice Support Resources, Inc. (PSR), включают только заработную плату. Практика должна иметь возможность получать свои расходы на персонал на основе информации за год до даты, доступной в его отчете о прибылях и убытках.

Корректировка чисел

Многие практики не могут принять свои числа за чистую монету. Смягчающие обстоятельства в практике часто влияют на требования к численности персонала или учитывают заработную плату сотрудников, которая выше или ниже контрольных показателей.По этой причине перед тем, как делать какие-либо выводы относительно их штатной численности, практикующие должны учитывать следующие моменты.

Провайдеры среднего уровня. Практикам, возможно, потребуется скорректировать целевые уровни укомплектования персоналом в зависимости от того, нанимают ли они практикующих медсестер или помощников врача. Например, исследование затрат MGMA 2001 г. 1 дает ориентиры в 0,38 MLP и 4,67 вспомогательного персонала на одного врача в семейной практике. Если в вашей практике нет поставщиков среднего звена, ваши потребности в персонале могут быть меньше.Если в вашей клинике большое количество MLP на одного врача, вам, вероятно, понадобится больше сотрудников, чем предполагают контрольные показатели, для поддержки дополнительных поставщиков.

Производительность врача. Практикам также может потребоваться больше или меньше персонала, чем предполагают контрольные показатели, в зависимости от количества пациентов, которых каждый врач принимает в день, и количества процедур и дополнительных услуг, которые предоставляет офис. Поэтому, сравнивая врачей, работающих с полной занятостью, также рекомендуется сравнивать совокупные расходы на одного врача или количество посещений в неделю или в год.

Например, Краткий справочник по статистике управления практикой PSR 20012 предоставляет следующие контрольные показатели производительности семейных врачей:

Общая годовая валовая оплата: от 417 000 до 550 000 долларов,
Амбулаторные посещения в неделю: от 95 до 125,
Стационарных посещений в неделю: от 6 до 12.

(Согласно PSR, эти диапазоны охватывают примерно половину обследованных практик, причем около 25 процентов выше и 25 процентов ниже диапазонов.) Используя эти цифры, практика может захотеть скорректировать количество врачей FTE, которых она использует при оценке соответствующего персонала. Врачи, показатели продуктивности которых близки к крайним значениям этих диапазонов или выходят за их пределы, могут ввести в заблуждение фактическое количество врачей, работающих на полной занятости. Например, рассмотрим практику, в которой работают три врача с полной занятостью, общая годовая валовая плата составляет 1 800 000 долларов. Если разделить общие расходы на максимум диапазона, 550 000 долларов, скорректированное число врачей FTE составит 3,27. Более высокая производительность врачей может потребовать более высокого уровня укомплектования персоналом.

Спутниковые точки. Расположение спутников — отличный способ увеличить количество пациентов в клинике, но иногда они требуют более тяжелого персонала. Если спутниковая локация функционирует как независимая практика на постоянной основе со своим собственным вспомогательным персоналом, то ее штатное расписание должно быть сопоставимо с уровнем традиционной практики. Однако, если спутниковое местоположение практики используется только часть времени, когда врачи и офисный персонал перемещается между двумя учреждениями, общие потребности практики в персонале для этих двух мест могут быть немного больше.

БЫСТРОЕ СРАВНЕНИЕ

Представленная здесь сетка предоставляет два набора эталонных показателей укомплектования персоналом для семейной врачебной практики (один из Краткого справочника по статистике управления практикой 2001 г. , подготовленный «Ресурсами поддержки практики», и второй — из обзора затрат 2001 г. Ассоциации управления медицинскими группами). Практики могут указать собственную численность персонала в третьем столбце и при необходимости сравнить и скорректировать их. PSR предоставляет диапазон для исследуемых практик, в то время как MGMA предоставляет медианное значение. Другие источники данных сравнительного анализа перечислены в разделе «Ресурсы для сравнительного анализа».»

Посмотреть / распечатать таблицу

	PSR	MGMA	Ваша практика
Вспомогательный персонал на одного врача FTE	4 905	3,0–9
Расходы на вспомогательный персонал в процентах от валовой выручки *	25–27%	31,57%

PSR

MGMA

Ваша практика

Вспомогательный персонал на одного врача FTE

905

3,0–9

Расходы на вспомогательный персонал в процентах от валовой выручки *

25–27%

31,57%

Стили практики

02. Врачам также следует учитывать, как их стили практики влияют на их кадровые потребности. Хорошо организованному врачу, который принимает пациентов по расписанию и своевременно оформляет документы, вероятно, потребуется меньше вспомогательного персонала, чем менее организованному врачу.Точно так же сотрудники, которым приходится иметь дело с пациентами, недовольными длительным ожиданием, или которым приходится просматривать груды диаграмм, чтобы найти нужную запись, не смогут выполнить столько работы за определенный период времени. Планировка офиса, система управления практикой и демографические данные пациентов также могут влиять на эффективность сотрудников. Если у вас уровень укомплектованности персоналом выше контрольных показателей, подумайте, оправдывают ли ваш стиль практики, помещения и оборудование дополнительный персонал или вашей практике нужно больше этих областей.

РЕСУРСЫ БЕНЧМАРКИНГА

Врачи могут получить доступ к надежной информации сравнительного анализа из ряда ресурсов, включая следующие:

Американская медицинская ассоциация

Характеристики и распределение врачей в США (члены AMA: 150 долларов США; не члены: 170 долларов США) и медицинские группы в США (члены AMA: 74,95 доллара; лица, не являющиеся членами: 99,95 доллара). Позвоните по телефону 800–621–8335 или посетите сайт www.ama-assn.org/ama/pub/category/2672.html.

Ассоциация американских медицинских групп

Исследование заработной платы и производительности медицинских групп (члены AMGA: 175 долларов; лица, не являющиеся членами: 250 долларов США) и Исследование финансовых операций медицинских групп (члены AMGA: 175 долларов США; лица, не являющиеся членами: 250 долларов США). Позвоните по телефону 703–838–0033 или посетите commerce.amga.org/store/category.cfm?category_id=2.

Ассоциация управления медицинскими группами

Исследование затрат (участники MGMA: 240 долларов США; лица, не являющиеся членами: 450 долларов США), а также эффективность и практика успешных медицинских групп (члены MGMA: 265 долларов США; лица, не являющиеся членами: 475 долларов США). Электронная почта [email protected], тел. 877–275–6462, доб. 895 или посетите www.mgma.com/surveys/.

Practice Support Resources Inc.

Краткий справочник по статистике управления практикой, отдельные специальности (45 долларов США) и 14 специальностей (199 долларов США).Позвоните по телефону 800–967–7790 или посетите сайт www.practicesupport.com.

Компетенция и опыт сотрудников. Практикам также следует помнить, что опыт и знания их вспомогательного персонала часто влияют на количество необходимого вспомогательного персонала. Если уровень текучести кадров в практике высок, это обычно означает, что практика большую часть времени работает в режиме «обучения». Новым сотрудникам обычно требуется больше времени для выполнения рутинных задач и обязанностей, чем ветеранам.Те сотрудники, которые имеют практику в течение двух или более лет, вероятно, будут выполнять свою работу более эффективно, будут смотреть вперед в том, что необходимо сделать, принимать решения самостоятельно и избавлять врача от некоторых низкоуровневых задач. . Если ваша укомплектованность персоналом высока по сравнению с установленными контрольными показателями, подсчитайте процент сотрудников, проработавших в вашей организации менее одного года. Если это число превышает 30 процентов, это может объяснить, почему у вас высокий уровень штата.Чтобы сократить количество сотрудников, которые вам понадобятся в будущем, начните изучать способы привлечения и удержания более опытных сотрудников.

Работа, выполняемая другими лицами за пределами практики. На кадровые потребности практики также влияют обязанности, которые она делегирует другим вне практики. Например, врачи могут получать услуги от сети больниц или организации управленческих услуг (MSO) — такие услуги, как согласование контрактов на управляемое медицинское обслуживание и подтверждение полномочий, расшифровка записей, выставление счетов, управление человеческими ресурсами и общие бухгалтерские функции. Регулировка этих функций изменит количество сотрудников, необходимых для вашей практики.

Чтобы оценить, насколько велика корректировка для работы, выполняемой вне клиники, вы можете обратиться к Обзору затрат MGMA, в котором среднее количество сотрудников на одного врача с полной занятостью разбито по должностным обязанностям, как показано в «Контрольные показатели кадрового обеспечения MGMA по категориям должностей. »

Если ваша практика не оказывает клинических лабораторных и радиологических услуг и отправляет расшифровку, например, внешнему источнику, общее количество штатных сотрудников, которые вам требуются, вероятно, будет меньше, чем эталонный показатель MGMA, равный 4.67 на врача.

ЭТАЛОННЫЕ МАТЕРИАЛЫ ПЕРСОНАЛА MGMA ПО КАТЕГОРИЯМ РАБОТ

Исследование затрат MGMA 2001 года разбивает среднее количество штатных сотрудников на одного врача с полной занятостью для семейных практик, как показано ниже. (Предупреждение: не ожидайте, что сумма этих чисел будет равняться общему среднему соотношению персонала к числу врачей, занятых в полной занятости; это определяется отдельно. )

Просмотр / печать таблицы

	9 PSR
Вспомогательный персонал на одного врача	3. 0–5,0	4,67
Затраты на вспомогательный персонал как процент от валовой выручки *	25–27%	31,57%

Медицинские секретари, транскриберы

Общий административный	0,24
Офис	0.80
Административная управляемая медицинская помощь	0,16
Уборка, техническое обслуживание, безопасность	0,14
		0,34
Медицинские записи	0,43
Другая административная поддержка	0. 13
RNs	0,44
LPN	0,40
4149
4949	49	0,34
Радиология и визуализация	0,21
Вспомогательный персонал по контракту	0. 23

Общий административный

0,24

Деловой офис

0,80

, обслуживание, охрана

0,14

Медицинские приемные

1.0

Медицинские секретари, транскриберы

0,34

Медицинская документация

0,43

0,44

LPN

0,40

Медсестры, помощники медсестры

0. 76

Клиническая лаборатория

0,34

Радиология и визуализация

0,21

49 909 Персонал, занятый по контракту. Окончательная корректировка включает сравнение заработной платы сотрудников с валовой выручкой. При использовании этого сравнения важно помнить, что доход (деньги, вложенные в практику) во многом зависит от способности персонала выполнять работу.Нехватка персонала в биллинговой конторе или неопытный персонал на стойке регистрации обычно приводят к снижению доходов практики. Таким образом, сокращение штата для экономии денег может быть похоже на остановку часов для экономии времени — бесполезное занятие.

Фактически, может потребоваться увеличение расходов на персонал в краткосрочной перспективе для увеличения доходов в долгосрочной перспективе.

Если ваши расходы на персонал в процентах от выручки намного превышают сравнительные цифры, сначала проверьте, есть ли у вас проблема с доходами, а не с кадрами.Например, ваш график оплаты может быть слишком низким, у вас могут быть плохие контракты на медицинское обслуживание или вам может потребоваться улучшить свои сборы. Проблемы с доходами могут нарисовать более мрачную кадровую картину, чем существует на самом деле.

Движение вперед

После того, как практика завершит процесс сравнительного анализа, врачи и руководители практики должны задать себе следующие вопросы, прежде чем вносить какие-либо кадровые изменения:

Доволен ли я тем, как практика работает в настоящее время?
Готов ли я повысить эффективность своей работы, чтобы у меня было меньше времени персонала?
Готов ли я платить больше за персонал, чтобы привлекать и удерживать более опытных сотрудников?
Удовлетворены ли мои сотрудники и пациенты тем, как работает практика?

Если укомплектование практикующего персонала немного выше контрольных показателей, но его эффективность в других ключевых областях высока, врачи должны с осторожностью относиться к сокращению штата. Исследования, проведенные MGMA, а также другими частными организациями, показывают, что более эффективные практики (с высоким уровнем удовлетворенности пациентов и высоким доходом), как правило, имеют немного больше вспомогательного персонала на одного врача. Этот вывод подчеркивает проблему принятия эталонов за чистую монету, фактор, который должен иметь первостепенное значение в умах врачей и менеджеров, поскольку они стремятся к наиболее благоприятному уровню укомплектования кадрами для своей практики. Только объединив отраслевые данные с вашими собственными уникальными знаниями о своей практике, вы сможете продвигаться вперед с продуманным кадровым планом.

Калькулятор FTE, затраты на сотрудников и доход на сотрудника

Общая сумма, которую вы тратите на поиск, найм и содержание сотрудника, включает множество факторов. Рассмотрим типичные расходы на сотрудников, указанные ниже, а также любые другие расходы, уникальные для вашего бизнеса:

Набор / найм — В зависимости от вашего типа бизнеса вы можете потратить большие деньги на привлечение лучших специалистов. Подбирая лучших сотрудников для своей компании, внимательно отслеживайте свои расходы — и добавляйте их в свои затраты на количество сотрудников.

Заработная плата — Базовая компенсация, вероятно, составляет основную часть расходов ваших сотрудников. При приеме на работу убедитесь, что суммы, которые вы платите новым и существующим сотрудникам, близки, чтобы избежать драмы на рабочем месте и обидеть чувства. Помните — найм большего количества сотрудников может означать, что вы не сможете позволить себе повышение зарплаты нынешнему персоналу.

При приеме на работу для стартапов сбалансируйте риски работы с новым (потенциально нестабильным) бизнесом с компенсацией капитала. Увеличьте личные вложения ваших сотрудников в вашу компанию в виде акций по результатам.Конечно, вы также можете предоставить ограниченные доли в акциях вашей компании (а также опционы).

Налоги — При расчетах учитывайте взносы в FICA / Social Security, FUTA / по безработице и Medicare, которые вы делаете от имени своих сотрудников. Учет страховых взносов на компенсацию рабочих. Помните, что эти числа зависят от типа сотрудника; вы платите гораздо больше за страхование сотрудников фабрики, чем офисных работников.

Пособия — Большинство работодателей предлагают своим сотрудникам различные льготы, включая медицинское / стоматологическое страхование / страхование жизни, страхование инвалидности и пенсионные планы.Ваша компания также может возмещать сотрудникам определенные расходы на обучение. Помните, что, хотя отпуск является преимуществом, вы, вероятно, уже учли его как часть базовой заработной платы.

Площадь помещения — Если вы нанимаете сотрудников на месте (рассмотрите возможность перехода на удаленный доступ), вам необходимо предоставить им безопасную и продуктивную рабочую среду. Как я упоминал в приведенном выше примере, ваша воображаемая компания, занимающаяся прядильщиками, должна сравнивать свои квадратные футы на одного сотрудника с другими предприятиями в вашей нише. Предложение большего рабочего пространства вашим сотрудникам стоит дороже, но может повысить их продуктивность и удержание; сбалансируйте эти факторы, внимательно изучив своих конкурентов.

При расчете затрат на персонал разделите затраты на ваше предприятие (включая мебель) на количество сотрудников (используя FTE, как я сделал в примере).

Оборудование — От телефонов / компьютеров для офисных / торговых сотрудников до рабочих станций для промышленных сотрудников компании тратят большие деньги на оборудование, которое используют их сотрудники.Включите затраты на устройства, обновления программного обеспечения (периодические, но дорогие) и затраты на установку офисных систем связи. Если вы предоставляете униформу, защитное снаряжение или другие носимые предметы, обязательно учитывайте их при расчетах затрат на сотрудников.

Сколько агентов вам нужно?

Для растущих компаний с амбициозными целями обслуживания клиентов и ограниченными ресурсами, укомплектование колл-центра может оказаться непростой задачей. Какое магическое количество агентов колл-центра вам нужно для команды, достаточно большой, чтобы удовлетворить спрос и хорошо обслуживать клиентов?

Расчет уровня укомплектованности колл-центра не так прост, как разделение количества минут разговора в день на часы в день.Чтобы получить правильную цифру, нужно еще многое сделать. Как только у вас появятся правильные данные и вы включите их в правильную формулу, вы уже выиграли половину битвы.

Все, что осталось сделать, это преодолеть истощение колл-центров, чтобы вы могли перестать пытаться заполнить вакансии, пытаясь создать свою команду.

Вот несколько передовых практик, которые помогут вам добиться успеха на обоих фронтах.

Формула Erlang C: балансировка целей обслуживания клиентов с затратами на персонал call-центра

Erlang C — это стандартная формула для определения количества агентов колл-центра, необходимых на основе объемов вызовов, среднего времени обработки (AHT) и клиента цели обслуживания. Но пользоваться калькулятором на Erlang не так просто, как кажется.

Если вы укажете неправильные числа — например, невероятно высокие 100% для максимальной занятости или производительности агента — вы либо увеличите расходы колл-центра без ощутимой отдачи, либо закончите со слишком небольшим количеством агентов и более низким качеством обслуживания.

Процесс определения количества входящих контактов в течение заданного периода времени довольно прост, но вычисление среднего времени обработки (AHT) немного сложнее.