Как прошить и заверить документы: Как прошивать и заверять документы

Содержание

Как прошивать и проверять документы правильно: нормативы и порядок действий

Бумажный способ ведения документооборота используется практически во всех отраслях предпринимательской деятельности и часто требует особой прошивки документов. Эта процедура необходима как для обеспечения соответствия документации единым стандартам, так и для её дополнительной защиты от возможных подделок или просто от утери и для упрощения каталогизации и архивирования бумаг. Узнайте, как правильно прошивать документы и какие нормативные акты регламентируют этот вопрос.

Оглавление: 
1. Как прошивать документы: основные нюансы и нормативные акты
2. Способы прошивки документов:  основные виды
3. Как заверяется прошитый документ: порядок действий

Как прошивать документы: основные нюансы и нормативные акты

Действующее российское законодательство в целом на федеральном уровне никак не регламентирует обязательность прошивания документов или наоборот – отсутствие таковой необходимости.

Одним из немногих нормативов, в соответствии с которым на территории Российской Федерации ведётся документооборот и прошивка документов в целом, является ГОСТ Р-51141-98 «Делопроизводство и архивное дело». Но этот стандарт не является общепринятым в целом и применяется сугубо добровольно.

Обратите внимание

Большинство государственных структур и органов устанавливают свои собственные нормативы делопроизводства, касающиеся подачи необходимых документов. Поэтому прежде чем подшивать документы для подачи в какое-либо учреждение, следует уточнить в его канцелярии правила, по которым таковые документы должны сшиваться. В отношении внутреннего документооборота таковые правила могут быть утверждены как отдельным приказом руководства, так и непосредственно фигурировать в правилах внутреннего распорядка или должностных инструкциях ответственных лиц.

В целом, прошивка документов традиционно проводится при помощи иглы и нитки. Для прокола бумаги, особенно при большой толщине документа может использоваться шило либо дырокол. Нить обычно используется белого цвета, капроновая либо специальный шпагат. Кроме этого, прошив документов может производиться при помощи специальных технических приспособлений, в частности – пресса для фиксации большого количества бумаг, специальных швейных машинок для документов, а также даже дрели и сверла – в случае необходимости прошивки документов объемом, одновременно превосходящим 300 страниц.

Способы прошивки документов: основные виды

Существует множество видов и способов прошивки документов. При этом отдельными учреждениями могут утверждаться весьма специфические индивидуальные варианты проведения прошивки, что может в итоге значительно обезопасить её документооборот, как от утери нужных бумаг, так и от возможных подделок.

Однако в целом большинство предприятий и организаций предпочитают использовать один из традиционных способов, список которых выглядит следующим образом:

Прошивка в две дырки. Это – самый простой способ прошивки, так как прошить документы таким образом можно просто при помощи дырокола и ниток, без использования шила или иглы. В таком случае оба конца нити пропускаются через сделанные в листах документа отверстия сверху вниз и связываются с задней стороны.
Прошивка в три дырки. Прошивка в три дырки выполняется чаще всего уже с использованием иглы, однако можно использовать и дырокол. Основное правило – все отверстия должны располагаться строго на одной линии, поэтому лучше всего предварительно разметить их. Расстояния между отверстиями должны быть равны и не превышать 3,5 сантиметра. Сшить документы в три дырки можно следующим образом – сначала игла продевается с тыльной стороны в среднее отверстие в документах, после чего продевается через верхнее отверстие с передней стороны и снова вдевается с тыльной стороны уже в нижнее отверстие. После этого иголка снова вдевается с передней стороны в среднее отверстие документа, нитки обрезается и связывается с торчащим из средней дырки концом.

Прошивка в четыре дырки. Этот метод позволяет сшить документы в четыре дырки, однако на практике такая прошивка применяется относительно редко. Прошивается такой документ, начиная с тыльной стороны со второй дырки сверху. После неё нить заводится в верхнее отверстие и снова выводится через второе на переднюю сторону. Потом прошивается третье отверстие, нить выводится через четвертое и снов проводится в третье, после чего завязывается узлом.
Прошивка в пять дырок. В целом, такой способ сшить документы позволяет обеспечить максимальную надежность прошивки при относительной возможности выполнить данную процедуру вручную. Он подразумевает прошивку в пять дырок. Она проводится аналогичным способом, как в случае с тремя или четырьмя дырками. Прошивают, начиная от средней дырки с тыльной стороны, двигаясь в любую сторону. Точно таким же образом, как и в предыдущих вариантах сшивания, необходимо возвращаться по верхней стороне в те же самые отверстия. Для такого метода сшивания также применяют и специальные машинки.

Обратите внимание

Общие правила прошивки подразумевают в обязательном порядке выведение обоих концов нити на тыльную сторону документов, их связывание узлом и заклейку данного узла одним бумажным прямоугольным лоскутом. На этом лоскуте и с его помощью будет проводиться дальнейшее заверение всего документа. При необходимости после сшивания может использоваться дополнительная обложка или элемент картона, или плотной бумаги для защиты корешков в случае с объемными документами.

Как заверяется прошитый документ: порядок действий

Прошитые документы нуждаются в обязательном заверении. При этом совсем не обязательно в таковом случае обращаться к нотариусу – заверение производится самим лицом, ответственным за составление такового документа. Заключается оно в уже упомянутом выше скреплении концов нити прошивки бумагой. Эта бумага приклеивается на задний лист документа или на обложку, на ней наносится количество листов и информация о прошивке, а также подпись ответственного лица.

После этого, на листочке с информацией о прошивке и количестве страниц, ставится печать таким образом, чтобы она частично выходила за его край и приходилась на обложку или последний лист документа.

При отсутствии печати – ответственное лицо должно нанести подпись таким образом, чтобы её часть выходила за границы самого бумажного лоскута, закрывающего узел.

Таковой подход позволяет обеспечить надежную защиту от несанкционированного изменения или подделки документа и гарантирует его последующую целостность.

Важный факт

Для заверения документов, срок хранения которых должен превышать десять лет, рекомендуется применять папирусную бумагу. Обычная бумага может за такой срок отклеиться, что в итоге приведет к возможности подделки документа или признания информации в нем недействительной.

Загрузка…

Как правильно заверить копию многостраничного документа? :: Profiz.ru

Вопрос:

Как правильно заверить копию многостраничного документа? Как должна выглядеть наклейка? Допускается ли сшивать копии документов в один пакет, если документы из разных по номенклатуре организации дел? Если да, то как проставить номер дела, в котором хранится документ, в заверительной надписи на наклейке?

Ответ:

Порядок заверения копии, в том числе для предоставления ее в другую организацию, описан в п.

5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016). Отметка о заверении копии должна выглядеть так:

Верно.

Генеральный директор Островская К.А. Островская

17.12.2018

Подлинник документа находится в ООО «АБВ» в деле № 12-13 за 2018 год.

Печать

Порядок заверения многостраничных документов описан в п. 2.51 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44):

«На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии проставляется на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или скрепленного иным образом документа. Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листе документа».

Таким образом, на каждом листе ставится такая отметка:

Верно.

Генеральный директор Островская К.А. Островская

17.12.2018

Печать

А на последнем листе пишем полностью:

Верно.

Генеральный директор Островская К.А. Островская

17.12.2018

Подлинник документа находится в ООО «АБВ» в деле № 12-13 за 2018 год.

Печать

Что касается внешнего вида наклейки, то можно обратиться к письму Минфина России от 29. 10.2015 № 03-02-Р3/62336: «На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка (в виде прямоугольника размером примерно 40—60 мм на 40—50 мм). Наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, за пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2—2,5 см. […] Заверительная надпись опечатывается печатью организации (при наличии). Печать ставится таким образом, чтобы частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, личную подпись, фамилию, инициалы лица, заверившего документы (копии документов), дату их заверения».

Лучше, если заверит копии генеральный директор. Несмотря на то что в приказе Минфина России от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@ (далее – Приказ Минфина № ММВ-7-2/628@) на это нет прямого указания, подпись генерального директора исключит возможные вопросы со стороны проверяющих органов. В крайнем случае нужно сразу давать указание на документ, дающий право другому работнику заверять копии документов, и приложить к направляемому пакету его копию:

Верно.

Главный бухгалтер Козлова А.А. Козлова (по Доверенности от 03.12.2018 № 12)

17.12.2018

[…]

Правила представления многостраничных документов на бумажном носителе (в том числе копий) в налоговую изложены в приложении № 18 к приказу Минфина № ММВ-7-2/628@:

Извлечение
из приложения № 18 к Приказу Минфина № ММВ-7-2/628@

4. Все листы документов должны быть прошиты прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. На оборотной стороне последнего листа каждого тома (части) в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка, на которой находится заверительная надпись.
5. Заверительная надпись обязательно содержит наименование должности лица, удостоверившего подлинность документов…, его личную подпись, фамилию, инициалы, указание на количество листов (арабскими цифрами и прописью) и дату. Заверительная личная подпись должна частично захватывать бумажную наклейку.

Таким образом, отметка о заверении копии и заверительная надпись – два самостоятельных блока информации, которые должны присутствовать на сшитой копии. Путать и смешивать между собой их нельзя.

Приведем пример оформления оборотной стороны многостраничной копии документа на бумажном носителе для представления в налоговую:

В одну сшивку помещается одна копия документа. Сшивок в один адрес может направляться несколько. Направление осуществляется с сопроводительным письмом, в котором в реквизите «Отметка о приложении» (п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016) описывается каждая из них:

Уважаемый Иван Иванович!

В ответ на Ваш запрос направляем вам копии документов ООО «АБВ».

Приложение: 1. Копия Устава ООО «АБВ» на 20 л. в 1 экз.

2. Копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица на 1 л. в 1 экз.

3. …

Автор ответа: Кожанова Евгения Николаевна

Подписаться на журнал Заверение копий многостраничных документов
Свиток: ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ 19 января 2009 г. № 4 Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь

64. Реквизит «Отметка о заверении копии».
Копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в том числе реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена.
Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.
Например:
Верно
Инспектор отдела кадров Подпись А.Г.Леонов
25.01.2008
При пересылке копии документа в другие организации или передаче ее на руки физическому лицу заверительную надпись удостоверяют печатью организации.
На копиях исходящих документов, остающихся в деле организации, реквизиты бланка не воспроизводятся, проставляются дата подписания документа, его регистрационный индекс и отметка о заверении копии, в которой допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.
Например:
Верно
Подпись А.П.Германович
Копии документа, полученные путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное воспроизведение подписи и предназначенные для рассылки или внутреннего пользования, не нуждаются в дополнительном удостоверении, за исключением случаев, предусмотренных актами законодательства Республики Беларусь.
Размноженные экземпляры документа, предназначенные для рассылки и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, допускается удостоверять печатью, проставляемой на месте, отведенном для собственноручной подписи.
Организация может заверять копии только тех документов, которые созданы в самой организации.
Снятие копий с документов сторонних организаций для представления третьим лицам допускается с разрешения этих организаций. Без разрешения сторонних организаций допускается изготавливать и заверять копии документов при решении вопросов приема граждан на работу, подтверждения их трудового стажа, формировании личных дел работников (копии дипломов, свидетельств об образовании, трудовых книжек и др.), а также документов, полученных организацией в подтверждение ее прав, полномочий и обязанностей (лицензий, сертификатов и др.).
Как прошить документы
Введение
При хранении, обработке или предоставлении документации в те или иные инстанции, люди часто сталкиваются с необходимостью прошивания документов. О том, как правильно выполнять их прошивку и как заверить выполненную работу, расскажет эта статья.
Чаще всего, вопрос касательно того, как прошить документы, возникает при передаче деловых бумаг в органы регистрации или контроля. Правильная подготовка документации включает в себя не только содержание в бумагах актуальной и достоверной информации, соблюдение порядка заполнения, но и, казалось бы, такой незначительный нюанс, как прошивка. На самом деле все не так просто. Сшивание считается максимально надежным способом защиты документации от подделывания. Критерии того, как правильно прошивать и затем заверить документы, включая копии, регламентированы рядом нормативных актов и на то есть причины.
Важно! В результате выполненной ненадлежащим образом прошивки может произойти расформирование документации с последующей подменой отдельных листов. Случись такое, доказать будет практически невозможно, а последствия могут быть катастрофическими.
Не выполненное должным образом прошивание может служить поводом для отказа от принятия документации, а это означает впустую потерянные усилия, время, а зачастую и деньги.
Например, при открытии ИП потребуется прошивать страницы для предоставления налоговую. Можно поручить работу по подготовке какой-либо посреднической фирме, оказывающей услуги этой сфере или предпринять попытку сделать своими руками, но без четкого соблюдения инструкции органы контроля, скорее всего, вернут все представленные бумаги. Чтобы этого избежать, следует научиться правильно выполнять эту несложную, но с другой стороны, кропотливую работу самостоятельно.
Прошивание в 3 дырки
Для того чтобы прошить документацию с помощью трех дырок, необходимо приготовить следующие предметы:
Сами документы.
Шило. Если документов немного, шило не понадобится.
Толстую иголку.
Прочные нитки, например, шелковые. Можно использовать тонкую ленту, банковский шпагат или специальные нитки для прошивки ЛШ-210.
Бумажный стикер небольшого размера примерно 3*6 см.
Канцелярский клей.
Печать, чтоб заверить.
Итак, для начала следует подготовить бумажные листы, убрав все скрепки и скобы от степлера, складывая их стопкой в нужном порядке. Затем с левой стороны, вертикально, соблюдая симметрию, иголкой, шилом или дыроколом делаются три прокола на одинаковом расстоянии друг от друга, как показано на образце:
После того как проколы сделаны, в иголку вдевается нитка. Слишком длинную нить вдевать нет необходимости, так как все равно придется отрезать излишки. Для улучшения понимания — дыркам на листах присвоены порядковые номера от одного до трех сверху вниз. Первоначально иголкой продевается стопка листов через отверстие №2 по направлению к лицевой стороне. Важно проследить, чтоб кончик нити длиной около 7 см свободно оставался сзади до самого конца процесса прошивки. Вот как это будет выглядеть на наглядном изображении:
Следующий стежок делается по лицевой стороне посредством направления иглы в отверстие №1. Более понятно процесс показан на фото:
Следующим шагом игла пропускается через прокол № 3 по направлению к лицевой стороне пачки, затем делается стежок из отверстия № 3 к отверстию № 2, в итоге иголка выводится на тыльную сторону листов. Вот как это будет выглядеть на наглядном изображении:
После того как это действие произведено, излишки нити обрезаются, остаются концы длиной около 7 см, которые связываются между собой узелком максимально плотно к бумаге. Собственно, прошивка на этом закончена, но остается еще один важный момент. Осталось наклеить бумажный стикер, который приготавливается заранее. Для наклейки вырезается небольшой кусок бумаги. Строгих требований к его размеру нет, поэтому подойдет бумажная полоска 3*5 см. Плюс или минус сантиметр не существенно, главное, чтоб вырезанный кусок после приклеивания полностью покрывал зону прошивки. На вырезанной бумаге пишется «пронумеровано и прошито». Надпись можно пропечатать на принтере заранее, затем аккуратно вырезать прямоугольник нужного размера. Листы предварительно следует пронумеровать хронологическом порядке посредством вписывания арабских цифр в правый верхний уголок каждой страницы документа, включая копии, общее количество страниц отображается затем на стикере. Вот образец того, как правильно должен выглядеть подобный стикер:

На бумажный корешок с тыльной стороны наносится клей, затем стикер крепится на задней части, закрывая узел и большую часть нитей, так, чтоб оставались только короткие кончики в 1-2 см. Как это выглядит, показано на фото:
Остается только заверить. Графы заполняются, с указанием количества страниц, даты и подписи лица, производившего прошивание страниц. Часть подписи должна выходить за пределы наклейки. Далее ставится печать организации, которая должна также частично выступать за пределы наклейки. Вот таким образом выглядит правильно прошитая документация:

На этом работа по прошиванию в три дырки считается оконченной.
Как выполнить прошивку в четыре прокола
Прошивание в четыре отверстия выполняется так же просто, как и в три прокола. Перечень необходимых для работы предметов не отличается. В документах и их копиях предварительно готовят четыре отверстия. Шить начинают с первой дырки по направлению ко второй, затем третьей, потом четвертой. Оставив конец нити в четвертом отверстии, манипуляции проводят в обратном порядке, делая стежки поочередно от четвертой к первой, после чего нити связывают узлом с тыльной стороны, скрепляя наклейкой. На наклейке указывается количество страниц, дата, после чего работу можно заверить подписью, печатью. Считается, что чем больше количество проделанных отверстий, тем качественнее выполнена работа и выше степень надежности прошивания, а значит риск того, что документы смогут подменить, сводится к минимуму. Каких-либо законодательных указаний к этому моменту нет – можно прошить и в три и в четыре и даже в пять дырок.
Заключение
До того как выполнено сшивание, нужно позаботиться о наличии заверенных копий отдельных страниц, в противном случае для получения копии необходимо будет произвести расшивание всей папки. Сдавая отчеты, лучше заранее поинтересоваться о комплектации пакета, количестве копий, в том числе, заверенных копий.
Отдельно о том, как прошивается документ с большим количеством страниц. Когда речь идет о нескольких листах бумаги, проблем с проколами не возникает. Можно обойтись иголкой, которой и будет выполняться прошивка. Для более плотной пачки придется использовать шило или дырокол. Если речь идет, например, о кассовой документации с большим количеством страниц, а дырокол не рассчитан на столь большое количество листов, можно воспользоваться старым «дедовским» способом, используя тонкий острый гвоздь и молоток. Необходимо проявить предельную осторожность, дабы не повредить отдельные листы, продырявить ровные одинаковые отверстия на протяжении высоты всей пачки бумаги. Например, Книгу учета расходов и доходов в организации придется прошивать вышеописанным способом с указанием общего количества страничек. Заверить Книгу учета до начала ее ведения должен не только руководитель организации, но и уполномоченное должностное лицо из налоговой. Необходимость правильно прошивать документацию может возникать достаточно часто.
О том, как правильно сшить и заверить важные бумаги их копии, расскажет следующее видео:

Post Views: 383
Как прошить документы для налоговой и нужно ли прошивать устав в 2021 году
До 4 июля 2013 года, пока не вступил в силу Приказ ФНС России от 25. 01.2012 № ММВ-7-6/25@, действовало обязательное требование по сшиванию многостраничных документов, подаваемых при государственной регистрации ООО или ИП. А вот осталось ли оно в силе и нужно ли прошивать документы для налоговой, попробуем разобраться.
Обязательно ли прошивать документы в налоговую
Обратимся к упомянутому Приказу ФНС России от 25.01.2012 № ММВ-7-6/25@, а точнее — к разделу «Общие требования к оформлению представляемых документов».
Там ничего не сказано о том, что многостраничные документы подаются в прошитом и пронумерованном виде.
До этого Приказа действовал Приказ ФНС РФ от 01.11.2004 N САЭ-3-09/16@, ныне утративший силу. Также есть Письмо ФНС России от 25.09.2013 N СА-3-14/3512@, где четко сказано, что нет обязательного требования прошивать документы, в том числе учредительные документы, а также заявления.
Но все ли так просто?
Нужно ли прошивать формы заявлений перед заверением у нотариуса
Вообще, нотариус обычно берет за заверение формы заявления полную стоимость, состоящую не только из госпошлины за совершение нотариального действия (около 300р. ), но и за оказание услуг правового и технического характера (УПиТХ), и выходит за всё где-то 1500-1600р. Учитывая, что чаще всего заявление к нему приносят готовое (хотя по-хорошему он должен его тогда составить, или хотя бы распечатать и проверить на соответствие законодательству), то нотариус его и сшивать должен. Все равно деньги берет. Обычно он же его и сшивает, хотя некоторые требуют принести уже прошитым, все зависит от нотариуса.
В свете того, что на подписании у Президента РФ лежит законопроект №285286-7, дающий заявителю право не платить за УПиТХ, если все действия он сделал сам, а также дающий перечень действий нотариуса, подпадающих под УПиТХ, то вскоре прошивать тоже придется самим. Иначе нотариус примет это на счет «иные услуги правового и технического характера», и потребует за это отдельную плату.
В любом случае, форма, заверенная нотариусом, должна быть, по логике вещей, прошита. Вопреки мнению Письма ФНС России от 25.09.2013 N СА-3-14/3512@, поскольку никто не мешает, после заверения у нотариуса листа «Сведения о заявителе», поменять какие-либо листы заявления, и подать их в непрошитом виде, дескать, «запрета-то нет». Да и любой мало-мальски опытный инспектор у вас такую форму просто откажется принимать.
Какие документы рекомендуется прошивать
Да в целом, все те же многостраничные документы. Не потому, что их не примут (за исключением формы заявления, ее, как уже сказано, сшивать обязательно), а скорее для того, чтобы кто-то что-то не потерял. Хотя бы скрепите степлером, или, на худой конец, скрепкой.
Как правильно прошить документы, способы прошивки
Правильного способа, как такового нет. Просто сшивка должна удерживать вместе все листы документа, не мешать его читаемости, и удобству перелистывания. Само собой, если вы устав сошьете не слева, а сверху, или в другом месте, или вообще «уголком», то это скорее всего вызовет в лучшем случае недоумение инспектора. А то и отказ его принять.
Рекомендуемый способ прошивки документов для налоговой – прошивка в три дырки, осуществляется следующим образом:
Как пронумеровать страницы
Страницы нумеруются арабскими цифрами, в большинстве офисных программ есть функция автоматической нумерации. Вряд ли вы будете писать устав или протокол от руки, поэтому воспользуйтесь плодом технического прогресса.
Сквозная нумерация самого заявления осуществляется в специально отведенных для этого знакоместах:
Прошнуровано и пронумеровано образец
Вариантов этой надписи много, на данный момент ее требуется приклеивать на протоколы или договоры, подаваемые в инспекцию. На учредительные документы не нужно, налоговая сама ее сделает. А вот и образец:

Скачать образец наклейки прошито и пронумеровано.

С печатью (для документов, где ее необходимо ставить):
Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью:
____ (_________________) листов;
Генеральный директор ООО «_________________»
__________________/___________/
М.П.
И без печати (решения, протоколы):
Всего прошито, пронумеровано:
____ (_________________) листов
Председатель общего собрания участников
ООО «_________________»
__________________/___________/
4.7 / 5 ( 7 голосов )
Как прошить книгу доходов и расходов (КУДиР) правильно? — Контур.Бухгалтерия
Кто должен прошивать КУДиР
Книгу доходов и расходов ведут ИП на ОСНО, УСН, ЕСХН и патенте, а также организации на УСН. Книгу можно заполнять вручную или с помощью бухгалтерского сервиса, чтобы избежать ошибок при оформлении. После завершения очередного налогового периода — календарного года — распечатайте книгу и прошейте. Пустые разделы также распечатывайте и сшивайте. При отсутствии прибыли, расходов и деятельности вообще — все равно придется сшить нулевую КУДиР.
Прошить книгу может сам ИП или директор организации. Если в компании есть штатный или приходящий бухгалтер, обычно это проделывает он. На последней странице ставится подпись, которая закрепляет прошивку книги, — ее должен поставить владелец бизнеса.
Заверять в налоговой КУДиР не требуется с 2013 года. На каждый налоговый период (год) заводится новая книга.
Какой законодательный акт устанавливает порядок работы с КУДиР
Работу с книгой регламентирует Приказ Минфина России от 22.10.2012 № 135н «Об утверждении форм Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, Книги учета доходов индивидуальных предпринимателей, применяющих патентную систему налогообложения, и Порядков их заполнения». Вот на что указывает этот документ:
книгу нужно пронумеровать и прошнуровать;

на последней странице прошнурованной книги указывают число страниц в ней;

здесь же заверяют эти данные подписью ИП или директора организации и печатью (при наличии).

Но ни один документ не регламентирует метод сшивания и не дает образец прошивки КУДиР. Хотя, конечно, такая инструкция облегчила бы жизнь всем, кто имеет дело с книгой. В этой ситуации бухгалтеры и предприниматели полагаются на сложившиеся традиции прошивки документов и опираются на нормы Росархива и государственных стандартов. Мы рассказывали о способах прошивки в этой статье.
Как прошить КУДиР
Книгу сшивают, чтобы предотвратить подделывание или изъятие части книги. Именно для этого «хвостик» прошивки заклеивают кусочком бумаги и ставят печать и подпись частично на листе книги, а частично на бумажной наклейке.
Чего делать с книгой нельзя: скреплять листы степлером, склеивать их или соединять с помощью пластиковых держателей, купленных в ближайшем копицентре.
Что понадобится для сшивания книги:
сама книга (все разделы, включая пустые) — правильно заполненная, распечатанная, с пронумерованными листами;

прочная и достаточно толстая нитка или тесьма — подойдет даже атласная ленточка любимого цвета;

игла, шило или дырокол;

клей для бумаги;

листок бумаги приблизительно 8×8 см;

шариковая ручка синего цвета;

печать (при наличии).

Сшивайте книгу по левому боку или за левый верхний угол. Длина шва не имеет значения. Важно только вывести концы нитки или тесьмы на тыльную сторону документа, связать их и оставить «хвостик» около 10 см, чтобы заклеить его листком бумаги.

Программа заполнит и выведет на печать

Выбрала Контур.Бухгалтерию, потому что в ней удобно и понятно работать тем, кто в бухгалтерии вообще не разбирается. Плюс приемлемая цена. Все отчеты и КУДиР программа заполнит, и выведет на печать, если надо.

Вера Сергеева, директор в ООО «ГринРива» (Санкт-Петербург)

Порядок действий:
Нумеруем листы книги, если номер не проставлен при печати.

Складываем листы по порядку, делаем отверстия шилом или дыроколом в левом верхнем углу или по левому боку.

Протягиваем нитку или тесьму через отверстия, формируем шов и выводим концы на тыльную сторону книги.

На тыльной стороне завязываем концы нити или тесьмы, оставляем «хвосты» длиной до 10 см.

Сгибаем маленький листок бумаги в соотношении 1:2. Меньшая часть листка закроет шов с лицевой стороны документа, а большая часть закроет шов с узелком с тыльной стороны.

Беремся за клей и наклеиваем листок. Концы нитки или тесьмы должны торчать из-под листка.

На листке с тыльной стороны документа пишем: «Прошито и пронумеровано N страниц» (обозначьте число страниц в вашей книге).

Можно прописать текущую дату.

Руководитель ставит подпись, чтобы ее часть была на КУДиР, а часть заходила на наклеенный листок.

Точно так же ставим печать, чтобы часть оттиска была на книге, а часть на листке.

Дело сделано. После этого храним книгу в вашем деловом архиве четыре года.
КУДиР легко вести и выводить на печать в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Сервис подходит для организаций на УСН, для ИП на упрощенке и ОСНО, а также для совмещения режимов. Легко ведите бухучет, начисляйте зарплату, платите налоги вовремя и отправляйте отчетность через интернет в нашем сервисе. Первые 14 дней бесплатны для всех новичков.
Вам будут интересны статьи по теме «КУДиР»
Как подписать прошитый документ — Юридическая консультация
Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция 13 октября Несмотря на простоту действий, прошивка документов является важным организационным моментом, в котором совершать ошибки недопустимо. Именно поэтому в каждой организации должны быть сотрудники, умеющие выполнять этот процесс. Неправильно прошитые документы могут повлечь за собой серьезные проблемы. Делопроизводитель должен помнить об аккуратности и качестве сшивания.
ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как подписать документ в электронном виде?
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!
ЗАВЕРЯЕМ ДОКУМЕНТЫ ПРАВИЛЬНО!
Активировать демодоступ. В статье расскажем, какие документы нужно прошивать и как правильно это делать. Покажем на примерах основные способы прошивки. Если официальные бумаги сшиты неправильно, архив или государственные надзорные органы могут не принять их на хранение или проверку.
Плохо систематизированная документация может стать поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества. Если бумаги сшиты неаккуратно и некачественно, растет риск расформирования сшитого дела или подмены важных официальных бумаг. Это, в свою очередь, может усложнить последующие проверки. Прошивка официальных бумаг необходима для того, чтобы избежать случайных потерь документации.
Если папка прошита, все бумаги в ней надежно закреплены, и замена отдельного листа становится непростой задачей. Это помогает защититься от подделок. Кроме того, прошитые дела более компакты. Их гораздо легче хранить и систематизировать. Сшивать нужно не все бумаги компании, а только многостраничные, которые нужно передать в регистрационные или контролирующие органы. Так же прошивают тендерную документацию и дела перед передачей в архив. Перед тем, как прошивать документы, нужно убедиться, что среди бумаг нет тех, что могут быть затребованы при проверке налоговой службой или переданы в ФНС для отчета.
Документы, которые передаются налоговикам, подшивать не нужно — это затруднит последующую работу с бумагами инспекторам. Единого регламента, который устанавливал бы правила, как прошивать документы, нет. В пункте 3. Помимо Методических рекомендаций, существует ряд отраслевых нормативных актов, устанавливающих правила прошивки официальных бумаг.
Среди них:. Из-за отсутствия жестких однозначных правил подготовка бумаг для передачи в различные инстанции значительно осложняется — приходится руководствоваться разными рекомендациями. Существует несколько способов сшивать документы. Выбор зависит от требований руководства, назначения дела и приспособлений, которые есть в вашем распоряжении.
Брошюровочные машины или биндеры значительно ускоряют процесс сшивания документации. Подобные устройства для прошивки документов позволяют скреплять довольное большое количество листов с помощью пластиковой или металлической пружины.
При креплении на пластик папку можно легко расшить. В некоторых случаях, например при оформлении тендерной документации , целесообразно использовать термобиндер. Это устройство для клеевого бесшовного скрепления. Такое скрепление оптимально для большого количества листов более Довольно распространена прошивка документов металлическими или пластиковыми люверсами. Широко применяются также брошюровочно-переплетные станки, которые позволяют выполнить классическое сшивание иглой и нитью.
Использование переплетной машинки оптимально для прошивки большинства официальных документов. Для сшивания, как правило, используют банковский шпагат, лавсановую ленту или специальные прошивные нитки. Если этих материалов под рукой не оказалось, можно воспользоваться обычными суровыми нитками.
Если листы прошивают хлопчатобумажной швейной нитью, ее складывают в несколько раз, чтобы крепление было более надежным. Например, нить лавсановая для прошивки документов ЛШ Это обозначение вида нити и ее линейная плотность. Такая маркировка означает, что нить изготовлена из полиэфирных волокон и имеет плотность текс.
Такие нитки устойчивы к кислоте, органическим растворителям, большинству слабых щелочей, микроорганизмам и плесени, повышенной влажности, перепадам температур. Они долговечны и удобны в использовании. Наклейки необходимы для того, чтобы закрепить нить на обратной стороне подшивки. Они содержат информацию о количестве листов и выполняют функцию печати, подтверждающей неизменность документации.
К оформлению подобных стикеров существует ряд требований:. Чтобы прошить документ в две дырки, воспользуйтесь канцелярским дыроколом и ниткой. Если дырокола нет и страниц в документе немного, проколоть дырки можно толстой иглой. Сложите листы стопкой и проколите дырки вдоль левого края, отступив от него 1 см.
Нить проденьте через оба прокола так, как показано на схеме ниже, чтобы между отверстиями она образовала петлю. Концы нитки завяжите узлом, сложите вместе и приклейте к обратной стороне последнего листа документа бумажной пломбой. Пломба — это кусок белой бумаги прямоугольной формы, размером приблизительно 8х5 см. Укажите количество листов, фамилию, инициалы, распишитесь с указанием даты. Сложите листы стопкой, загните левый угол на обратную сторону.
Проделайте с помощью иглы в отогнутом уголке бумаги два отверстия и прошейте документ способом в две дырки. Не забудьте зафиксировать концы нити бумажной пломбой. До того, как прошить документы нитками, сложите листы стопкой и пробейте в ней три отверстия, расположенный по одной прямой, отстоящей от левого края стопки приблизительно на 1 см. Нитку, вдетую в иглу с большим ушком, проденьте в среднее отверстие с тыльной стороны.
Действуйте в соответствии со схемой прошивки ниже. Выведенные концы нити свяжите узелком, подровняйте и зафиксируйте при помощи бумажной пломбы. Вдоль левого края сложенных в стопку листов документа пробейте четыре отверстия на расстоянии приблизительно 1. При этом способе прошивки нить вденьте с тыльной стороны в третье отверстие и далее действуйте в соответствии со схемой ниже. При передаче документов в архив, бумаги, которые относятся к одному типу или сопровождают определенное направление деятельности компании, подшивают в общую папку в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Общая папка, которая содержит как одно- так и многостраничные документы, должна иметь твердую обложку. Максимальное количество бумажных листов, подшиваемых в папку, — Ни дыроколом, ни, тем более, иглой, такую толстую пачку бумаги не пробьёшь, поэтому в таких случаях используют шуруповерт и шпагат, а также переплетный станок. Бумаги, подшитые в папки, скрепляются с помощью пластиковой или металлической пружины, что позволяет их легко расшить при необходимости.
Существует несколько базовых правил прошивки документации, касающихся нумерации листов в папке. Соблюдая эти правила, можно быть уверенным в том, что папка дела оформлена верно , и вся документация строго упорядочена. Научитесь прошивать документы правильно. Так с меньшей вероятностью потеряете отдельные листы. Кроме того, во время проверок сведете к нулю отказы в приеме многостраничных документов из-за того, что они оформлены неправильно.
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.
Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Как знакомить с документами: ошибки, которые не останутся для вас без последствий. Ввести код доступа О журнале.
А еще Статьи Оформление документов. Как прошивать документы. Темы: Документооборот Документы делопроизводства Оформление документов. Список нормативных документов, которые помогут оформить дела для архива Шпаргалка от экспертов. Титульный лист дела на бумажном носителе Полезный образец. Титульный лист электронного дела Примените в работе.
Лист-заверитель дела Скачайте готовый образец. Зачем прошивать документы и почему важно делать это правильно Прошивка документов — это отличный способ систематизировать большой объем рабочей документации. Его используют как в текущем делопроизводстве например, при передаче бумаг на проверку , так в архивном хранении. Сам процесс, несмотря на свою кажущуюся простоту, является важным организационным моментом. Ошибки могут вызвать серьезные последствия:.
Скачать схему. Как правильно изъять документ из дела? Правовая база. Налоговый кодекс Гражданский кодекс. Новости партнеров. В Москве обсудили перспективы и практики внедрения профстандартов. Опрос недели. Как часто вы не получаете обратную связь на ваши письма? Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера» Подписка со скидкой! Продукты и услуги партнеров. Адрес электронной почты. Я даю свое согласие на обработку моих персональных данных. Вопрос — ответ Отвечаем на Ваши вопросы Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция
Имея дело с большим объемом документации, ее необходимо как-то систематизировать. Помочь в этом может прошивка, которую используют в делопроизводстве при передаче важных бумаг в архив или на дальнейшую проверку. Скрепив таким образом документы, вы можете не беспокоиться о возможности подмены, поскольку сделать это, не оставив следов, будет практически невозможно. Как правильно сшивать дела и что нужно, чтобы прошить документы, расскажет данная статья готовые образцы также представлены ниже.
Прошивать документы необходимо для их систематизации. Прошитые документы удобно хранить и при необходимости представлять в проверяющие органы, не переживая за сохранность и возможность подмены. Теоретически такое простое дело как прошивание документов не регламентируется нормативными актами.
В делопроизводстве существует необходимость сшить многостраничные документы, заверяя их подписью и печатью. Такие требования существуют при передаче документов в архив, заверении копий документов для банков и финансовых учреждений, сдаче отчетности в фонды и налоговую инспекцию. Оформление и подписание многостраничных документов также в обязательном порядке подлежат сшиву и нумерации. Сшить документы можно как вручную, с помощью степлера или ниток, так и с помощью различных настольных станков.
Как прошивать документы
Активировать демодоступ. В статье расскажем, какие документы нужно прошивать и как правильно это делать. Покажем на примерах основные способы прошивки. Если официальные бумаги сшиты неправильно, архив или государственные надзорные органы могут не принять их на хранение или проверку. Плохо систематизированная документация может стать поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества. Если бумаги сшиты неаккуратно и некачественно, растет риск расформирования сшитого дела или подмены важных официальных бумаг. Это, в свою очередь, может усложнить последующие проверки. Прошивка официальных бумаг необходима для того, чтобы избежать случайных потерь документации. Если папка прошита, все бумаги в ней надежно закреплены, и замена отдельного листа становится непростой задачей.
Как правильно сшивать документы
Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Понять, кто именно подходит вам, как удержать нужного сотрудника, помочь ему двигаться вперед, поможет грамотная оценка компетенций. Правовой статус руководителя в организации — двойственный.
Приезжайте , г.
.
Как правильно прошивать и заверять документы
.
.
.
В статье расскажем, какие документы нужно прошивать и как правильно это делать. Кроме того, прошитые дела более компакты. Подписать документ или утвердить: что правильно · «Руководителю важно.
.
.
.
.
.
.
Как заверить документ
В процессе перевода пенсии могут иногда возникать проблемы, особенно если вы изменили свое имя или домашний адрес. Из-за этих изменений ваш старый пенсионный фонд может захотеть перепроверить вашу личность, и один из способов сделать это — попросить вас предоставить заверенный документ.
Что такое заверенный документ?
Заверенный документ — это документ, подписанный профессионалом или лицом с «хорошей репутацией», чтобы подтвердить, что это «точная копия» оригинального документа.Типичные заверенные документы, которые может запросить поставщик пенсионного обеспечения, включают:
Паспорта
Фотокарта водительских прав
Письма из госучреждения
Выписки из банка / строительного общества или по кредитной карте
Счета за газ, электричество или муниципальный налог
Кто может удостоверять эти документы?
У каждого поставщика пенсионных услуг будут определенные правила в отношении того, кто может и не может удостоверять личный документ, но в целом вы должны Вы обнаружите, что любое из следующих действий может вам помочь:
Сотрудник банка или строительного общества
Советник
Министр религии
Врач или стоматолог
Бухгалтер
Адвокат или нотариус
Преподаватель или преподаватель
Человек, которого вы спрашиваете, не должен быть:
Связанные с вами
Проживает по тому же адресу, что и вы
Имею отношения с вами
В качестве альтернативы, некоторые отделения почты предлагают услуги по сертификации документов за небольшую плату.
Как заверить документ
Чтобы заверить документ, просто возьмите ксерокопию и оригинал и попросите человека заверить копию по телефону:
Надпись на документе
«Сертифицировано как подлинная копия увиденного мной оригинала».
Подпись и датировка
Печать своего имени под подписью
Укажите род занятий, адрес и номер телефона
Свидетельские документы
Чтобы засвидетельствовать документ, просто попросите кого-нибудь поставить свою подпись в соответствующем разделе или рядом с вашей подписью.
Человек, которого вы спрашиваете, должен быть не моложе 18 лет, а не:
Связанные с вами
Проживает по тому же адресу, что и вы
Иметь с вами финансовую или иную заинтересованность
О PensionBee
PensionBee объединяет все ваши старые пенсии в один новый онлайн-план, поэтому вам будет проще отслеживать свои сбережения. Воспользуйтесь нашим пенсионным калькулятором, чтобы узнать, сколько вы должны откладывать на пенсию каждый месяц, и начните осмысленно планировать свой выход на пенсию уже сегодня.
Статьи по теме:
Последний раз редактировалось: 28.03.2019
заверенных копий | Мобильная нотариальная контора
Подтверждение ксерокопий
Этот материал подготовлен для нотариусов и посвящен законам, регулирующим их обязанности, и не предназначен для использования в качестве юридической консультации. Для получения дополнительной информации или в сложных ситуациях клиенту может быть рекомендовано обратиться за советом к лицензированному юристу.
Во Флориде нотариусы имеют право удостоверять подлинность фотокопий определенных документов.Хотя эти документы широко известны как заверенные фотокопии, нотариус называет эти документы заверенными фотокопиями. Нотариус может делать заверенные фотокопии, если соблюдены следующие критерии.
■ Документ должен быть оригинальным. Нотариус не может сделать заверенную фотокопию с фотокопии или другой заверенной копии.
■ Документ не может быть общедоступным, заверенные копии которого можно получить у другого публичного должностного лица. Если заверенную копию можно получить из официального источника, нотариус должен отклонить запрос.
■ Изготовление ксерокопии должно контролироваться нотариусом. Нотариусу недостаточно сравнить фотокопию с оригиналом. Нотариус должен фактически делать ксерокопию или контролировать другое лицо, пока он или она делает ксерокопию. После изготовления ксерокопии (или надзора за ее изготовлением) нотариус заполняет нотариальное свидетельство практически в той же форме, которая предусмотрена законом.
Один из наиболее часто задаваемых вопросов относительно заверенных фотокопий — является ли конкретный документ общедоступным.Нотариусы должны принять решение по этому вопросу, прежде чем засвидетельствовать подлинность любой фотокопии. Следующие документы являются примерами публичных записей, копии которых НЕ МОГУТ быть нотариально засвидетельствованы:
■ Свидетельство о рождении
■ Свидетельство о браке
■ Свидетельство о смерти
■ Свидетельство о гражданстве или натурализации
■ Документы, поданные в суд
■ Документы, зарегистрированные секретарем суда
■ Государственные архивы государственных учреждений
■ Студенческие записи (стенограммы и т. Д.)) хранится в государственных учреждениях образования
■ Уже поданные федеральные или штатные налоговые декларации
■ Профессиональные лицензии, выданные штатом Флорида
■ Любой документ, ксерокопирование которого запрещено. Это не полный список публичных записей. Если документ выпущен государственным учреждением, нотариус должен связаться с этим учреждением, чтобы определить, доступна ли его заверенная копия. Если таковой имеется, нотариус должен отказаться от заверенной фотокопии.Кроме того, нотариус должен спросить человека, был ли документ подан в суде или в официальном протоколе в здании суда.
Следующие документы CAN должны быть фотокопированы с оригинала (если они не поданы или зарегистрированы официально) и нотариально заверены, поскольку заверенные копии не могут быть получены у другого государственного должностного лица:
■ Водительское удостоверение Флориды
■ Название автомобиля во Флориде
■ Карточка социального страхования
■ Диплом
■ Медицинская карта
■ U.С. паспорт
■ Купчая
■ Договор
■ Аренда
■ Карта иностранца-резидента
■ Личное письмо
Мы не предоставляем заверенные копии свидетельств о рождении. В нашу компанию продолжают поступать многочисленные запросы о заверении копий свидетельств о рождении. Нотариус НЕ может делать заверенную фотокопию свидетельства о рождении, независимо от того, было ли оно выдано во Флориде, другом штате или другой стране. Свидетельства о рождении являются официальными записями, и заверенные копии можно получить у государственного служащего, хранящего записи.
Типичная проблема возникает, когда человек покидает страну в течение нескольких дней и его или ее туристическое агентство требует наличия «нотариально заверенного» свидетельства о рождении. Слово «нотариально заверенный» немедленно отправляет человека к нотариусу. Фактически, человек должен получить «заверенную» копию свидетельства о рождении, а не «нотариально заверенную» копию. Нотариусы должны отказаться от заверения или нотариального заверения этих документов по двум причинам. Во-первых, нотариус не может засвидетельствовать подлинность фотокопии публичной записи, если копия может быть сделана другим публичным должностным лицом.Департамент здравоохранения Флориды хранит записи актов гражданского состояния, такие как свидетельства о рождении, свидетельства о смерти, свидетельства о браке и некоторые записи о разводе. Департамент предоставляет заверенные копии этих документов по запросу уполномоченного лица. Во-вторых, нотариус может засвидетельствовать подлинность только фотокопии оригинала документа. У большинства людей нет оригинала свидетельства о рождении; у них есть только заверенная копия.
Кроме того, закон Флориды запрещает даже ксерокопирование свидетельств о рождении.Это устранило бы альтернативную процедуру прикрепления аффидевита к фотокопии свидетельства о рождении, в котором сторона клянется, что фотокопия является истинной копией свидетельства о рождении. Должностные лица Бюро статистики естественного движения населения в Джексонвилле, где хранятся записи актов гражданского состояния Флориды, сообщают, что свидетельства о рождении и другие записи актов гражданского состояния доступны в их офисе и могут быть доступны за последние 30 лет в департаментах здравоохранения округа в большинстве округов Флориды. Офис в Джексонвилле принимает заказы по телефону с использованием основных кредитных карт для оплаты и даже предлагает экспресс-доставку или ночную доставку за дополнительную плату.Лучше, конечно, запрашивать такие записи в письменной форме, учитывая 2-3 недели на доставку.
Если нас попросят сделать заверенную копию свидетельства о рождении или другой записи о рождении, мы любезно откажемся и направим сторону в государственный офис, в котором хранится эта запись. Если документ представляет собой запись актов гражданского состояния Флориды, сторона может обратиться в департамент здравоохранения округа или написать по номеру:
Бюро статистики естественного движения населения Департамента здравоохранения
Vital Records Section 1217 Pearl Street Jacksonville, Florida 32202
Для телефонных заказов или получения дополнительной информации сторона может позвонить в офис в Джексонвилле по телефону (904) 359-6931 или (904) 359-6912.
Государственное нотариальное заверение копии | Работа
Автор Chron Contributor Обновлено 5 октября 2020 г.
Обычно государственные нотариусы назначаются правительством штата, они выступают в качестве государственных должностных лиц, которые действуют как беспристрастные свидетели при подписании важных документов. Нотариусы заверяют, что стороны, подписывающие документы, обеспечивают законную идентификацию, понимают значение документа, который они подписывают, и не подписывают под каким-либо принуждением или ненадлежащим давлением.Наряду с нотариальным заверением документов нотариус также может предоставить копии.
Чем они занимаются
По данным Национальной нотариальной ассоциации, нотариус выполняет нотариальное заверение копии, когда он удостоверяет, что копия документа является верной, полной и правильной копией. Подтверждение копии — это действие по созданию копии оригинального документа самому, присутствию, когда кто-то другой делает копию с оригинального документа, или проверке ранее сделанной копии.В различных ситуациях требуются заверенные копии, такие как доверенности, завещания и последние завещания.
Обычно нотариус может делать только заверенные копии с оригинала документа. В некоторых случаях, например, когда оригинал документа больше не существует, нотариус может сделать отметку на заверенной копии, что это «фотокопия фотокопии», — заявляет Национальная нотариальная ассоциация. После изготовления любых заверенных копий нотариус должен приложить к заверенной копии нотариальное свидетельство, поясняющее, что такое заверение.Он также должен сохранить копию для своих нотариальных записей.
Процесс нотариального заверения копии
Чтобы нотариус мог сделать копию, владелец оригинала документа должен явиться к нотариусу вместе с оригиналом. Затем нотариус удостоверяет личность хранителя, делает копию, заполняет форму подтверждения копии и накладывает официальную нотариально заверенную печать. Форма заверения копии включает в себя определенные детали, такие как дата, имя нотариуса, подпись нотариуса, официальная печать, а также утвержденная государством заверенная точная копия формулировки, которая известна как джурат.В некоторых штатах нотариус должен указать свой государственный идентификационный номер.
Точная формулировка джурата зависит от того, что нотариус заверяет, и от государства, в котором он работает. Госсекретарь штата Техас приводит следующий пример заверенного шаблона истинной копии:
«В этот день (года) я подтверждаю, что предыдущий или прилагаемый документ является подлинной, точной, полной и неизменной копией, сделанной мной. (описание документа), представленного мне хранителем документа, и что, насколько мне известно, фотокопия документа не является ни публичным документом, ни публично записываемым документом, заверенные копии которого доступны из официального источника, другого чем нотариус.»
Исключения
Некоторые штаты не принимают заверение копий для любых документов, в то время как другие принимают его только для определенных документов. Например, Нью-Йорк не принимает никаких сертификатов копий, а в Калифорнии разрешены только сертификаты копий, включая доверенности и некоторые нотариальные журналы.Кроме того, в некоторых документах нельзя использовать копии сертификатов, включая свидетельства о натурализации в США, записи актов гражданского состояния, такие как свидетельства о рождении или смерти, или регистрируемые документы, такие как документы.Клиенты, желающие получить заверенную копию этих типов записей, должны запросить ее у хранителя этой записи, такого как правительство штата или федеральное правительство.
Сертификация копий хранителем документов
Государства, в которых не разрешается заверение копий, могут разрешить так называемое «заверение копий хранителем документов». Заверение копии хранителем документов — это процесс, при котором владелец оригинала документа подписывает нотариально заверенный документ, подтверждающий, что копия идентична оригиналу.В случае заверения копии хранителем документа хранитель оригинала документа, а не нотариус, гарантирует легитимность копии. Нотариус нотариально заверяет документ с указанием того, что копия является оригиналом, а не нотариально заверяет фактически заверенную копию.
TheBestNotary.net
Копирование сертификата
Копирование сертификата
Государственный нотариус выполняет заверение копии, когда он подтверждает, что копия документа является верной, полной и правильной копией, согласно Национальной нотариальной ассоциации.
Нотариус выполняет заверение копии, делая копию оригинального документа сам, присутствуя, когда кто-то другой делает копию с оригинального документа, или проверяя ранее сделанную копию.
В различных ситуациях требуются заверенные копии, такие как доверенности, завещания и последние завещания.
Процесс
Чтобы нотариус мог сделать копию документа, владелец оригинала документа должен явиться к нотариусу вместе с оригиналом документа.
Затем нотариус удостоверяет личность хранителя, делает копию, заполняет форму подтверждения копии и проставляет официальную нотариально заверенную печать. Как правило, нотариус может делать только заверенные копии с оригинала документа.
В некоторых случаях, например, когда оригинал документа больше не существует, нотариус может сделать отметку на заверенной копии, что это «фотокопия фотокопии», — заявляет Национальная нотариальная ассоциация.
После изготовления любых заверенных копий нотариус должен приложить к заверенной копии нотариальное свидетельство, объясняющее, что такое заверение.Он также должен сохранить копию для своих нотариальных записей.
Исключения
Некоторые штаты не принимают заверение копий для любых документов, в то время как другие принимают его только для определенных документов.
Например, Нью-Йорк не принимает никаких свидетельств о копиях, а в Калифорнии разрешены только свидетельства о копиях, включая доверенности и некоторые нотариальные журналы.
Кроме того, некоторые документы могут никогда не использовать сертификаты копии, в том числе U.Свидетельства о натурализации, записи актов гражданского состояния, такие как свидетельства о рождении или смерти, или регистрируемые документы, такие как документы.
Клиенты, желающие получить заверенную копию этих типов записей, должны запросить ее у хранителя этой записи, такого как правительство штата или федеральное правительство.
Заверение копии хранителем документов
Государства, которые не разрешают заверение копий, могут разрешить так называемое «заверение копий хранителем документов».
Заверение копии хранителем документов — это процесс, при котором владелец оригинала документа подписывает нотариально заверенный документ, подтверждающий, что копия идентична оригиналу.
В случае заверения копии хранителем документа, хранитель оригинала документа, а не нотариус, гарантирует легитимность копии.
Государственный нотариус нотариально заверяет документ, подтверждающий, что копия является оригиналом, а не нотариально заверяет фактически заверенную копию.
Удостоверение подлинности и апостиль
Общая информация
Зарубежные страны иногда требуют, чтобы подписи должностных лиц / сотрудников штата Аляска на ваших документах были официально подтверждены, прежде чем они примут их.На Аляске эту услугу предоставляет наш вице-губернатор (и только вице-губернатор). Гаага признает право генерального прокурора Аляски и секретаря апелляционных судов выдавать апостиль, но в нашей относительно короткой истории как штат ни один из эти организации еще не приступили к исполнению своих обязанностей. Вице-губернатор в настоящее время является единственным источником этих сертификатов на Аляске.
Сертификаты, которые мы производим, постоянно прикрепляются с помощью металлической петли к документу с заверенной подписью, и вице-губернатор будет подтверждать подлинность только мокрых / оригинальных подписей.Сертификаты можно получить, отправив документы по почте в наш офис в Джуно.
Документы должны быть либо нотариально заверенными нотариусом Аляски (с аутентификацией у нас не должно возникнуть проблем), либо они должны быть оригиналом, предоставленным вам должностным лицом Аляски, подпись и информация которого мы должны иметь для этой цели в файле (т. Е. менее уверенная вещь).
Существует два разных сертификата для использования за границей, Апостиль и Сертификат полномочий.Любая страна, указанная в «таблице статуса» Гааги, принимает апостиль, в то время как странам, не указанным в этом списке, требуется сертификат полномочий вместо апостиля. Чтобы избежать путаницы и убедиться, что сертификаты используются должным образом и что вы получите соответствующий сертификат, мы требуем, чтобы в рамках этого процесса было указано название страны назначения.
Аляска выполняет требование Государственного департамента США об отказе в выдаче сертификатов для чего-либо, кроме законного иностранного использования в соответствии с международным договором.Поданные заказы, не предназначенные для законного использования за рубежом, будут отклонены.
Если вам требуется официальное удостоверение нотариального заверения для использования в Соединенных Штатах, а не за рубежом, мы также предоставляем Сертификат о хорошей репутации, который действителен только для использования в США. Требования для получения Сертификата о хорошей репутации идентичны. к иностранным сертификатам — просто укажите при заказе, что сертификат предназначен для использования в США.
Этот процесс требует строгого соблюдения определенных стандартов документов.Вице-губернатор не будет проверять подлинность документов, которые не соответствуют стандартам или политике офиса в отношении проверки подлинности. Пожалуйста, найдите время, чтобы внимательно прочитать остальную часть этих инструкций, особенно если вы спешите и не можете позволить себе задержек.
Вам нужно будет отправить по почте оригиналы документов, плату в размере 5 долларов США за каждый сертификат, записку с вашей контактной информацией, адресом, на который вы хотите вернуть свой завершенный заказ, и названием страны, в которой вы получите ваши документы (или нашу форму заказа). Кому:
Офис лейтенантаГубернатор
Отдел аутентификации
P.O. Box 110015
Джуно, AK 99811
Важно включить в адрес слово «Аутентификация», если вы надеетесь, что ваш заказ будет обработан как можно быстрее. Мы сортируем почту, как только она приходит, в поисках заказов на аутентификацию, чтобы они обрабатывались как можно скорее. Если адрес на вашем конверте не содержит этой визуальной подсказки, может пройти несколько часов, прежде чем кто-то откроет остальную часть письма и заметит, что в нем содержится запрос на аутентификацию.
Для получения информации или помощи обращайтесь в April Simpson:
Электронная почта [email protected] или по телефону (907) 465-3509 (или по бесплатному телефону в пределах Аляски (877) 764-1234 и спросите на апрель)
Ваши сборы могут быть оплачены личным чеком или денежным переводом, выплачиваемым штату Аляска, либо картами Visa и Mastercard. Ваши документы будут возвращены обычной почтой USPS на любой внутренний адрес, если вы не предоставите другой способ возврата. Если вы хотите ускорить возврат документов, прочтите раздел о способах доставки.
Мы сделаем все возможное, чтобы вернуть ваш выполненный заказ в тот же день, когда мы его получим. Если у вас есть какие-либо вопросы, особые требования или вы хотите обсудить вашу конкретную ситуацию, пожалуйста, позвоните или отправьте электронное письмо администратору нотариуса для получения личной помощи.
Требования к документам
Ваши документы должны иметь подлинники подписей и должны быть должным образом нотариально заверены уполномоченным нотариусом Аляски, или они должны быть официальными заверенными копиями Аляски Vital Records, Суда или других официальных государственных документов с подписями, которые у нас есть для этой цели.Более старые заверенные копии могут содержать подписи, которые не могут быть аутентифицированы. Если ваши копии не были выпущены совсем недавно, вам следует воспользоваться процессом проверки. Если подпись на копии не может быть подтверждена, вам необходимо получить свежезаверенную копию.
1. Оригиналы подписей.
Вице-губернатор заверяет подписи должностных лиц, которые нотариально заверили или заверили ваши документы. Официальные подписи на ваших документах должны быть оригиналами или, если официальные государственные документы, должны быть тем же документом, выданным вам государством.Фотокопии подписей не принимаются для аутентификации. Если вам нужно заверить более одной копии одного и того же документа, необходимо будет создать дубликаты оригиналов и заверить каждую копию отдельно. Если вам нужно более одной заверенной копии официального государственного документа, вам необходимо будет получить столько официально заверенных копий, сколько вам нужно.
2. Нотариальные заверения должны соответствовать требованиям законодательства.
Если вы не отправляете официальные заверенные копии свидетельств естественного движения населения, судебных или других официальных государственных документов, ваши документы должны быть нотариально заверены.Просмотрите нотариальные заверения, чтобы убедиться, что они заполнены и соответствуют требованиям законодательства. Если вам нужна помощь в определении соответствия ваших документов требованиям, обратитесь к администратору нотариуса или отправьте их по факсу администратору нотариуса для проверки перед отправкой по почте. В надлежащим образом нотариально заверенном документе на Аляске:
Подпись Принципала на заявлении или на документе, который каким-либо образом обязывает Принципала (Принципал — это лицо, подпись которого нотариально заверена.)
Нотариальное свидетельство. Образец нотариального свидетельства можно посмотреть ниже.
Подпись нотариуса.
Срок окончания нотариальной комиссии.
Отпечаток печати нотариуса, который можно воспроизвести при фотокопии или отправке по факсу. Тисненые печати должны быть закрашены карандашом или тушью в соответствии с законодательством Аляски.
Нотариально заверенные документы должны содержать все эти элементы. Нотариально заверенные документы не могут быть удостоверены. Вам нужно будет вернуть их нотариусу для исправления, прежде чем предъявить их для аутентификации.
Нотариальное свидетельство — это формулировка, в которой указаны реквизиты нотариального заверения. Обычно он появляется в документе после подписи Принципала, хотя может быть и на отдельном листе бумаги, прикрепленном к документу. Никаких конкретных формулировок законом Аляски не требуется, но закон требует нотариального свидетельства на всех нотариальных удостоверениях. Следующий образец предоставлен, чтобы помочь вам выяснить, содержит ли ваш документ нотариальное свидетельство.
Образец нотариального свидетельства
Штат Аляска
_______ Судебный округ Подписан (или подтвержден) передо мной по телефону
_______________________ (город),
__________________________ (имя подписавшего)
_______________ (дата).
____________________________
Подпись нотариуса
Срок действия моей комиссии истекает: ___________________
Нотариальное свидетельство является обязательной основой для каждого нотариального заверения. Он связывает вместе другие элементы и предоставляет подробную информацию о совершаемом нотариальном действии. Даже если нотариус подписал и поставил свою печать, нотариальный акт не соответствует требованиям законодательства, если нотариальное свидетельство отсутствует.
3.Государственные нотариусы и нотариусы, не уполномоченные на работу.
Закон
Аляски предоставляет почтмейстерам США, военным офицерам, судьям Аляски, судьям, магистратам и судебным секретарям право совершать нотариальные действия в качестве унтер-нотариусов. Вице-губернатор не хранит файлы подписей унтер-нотариусов, поэтому их нотариальные заверения обычно не могут быть заверены. Мы можем собирать подписи сотрудников суда во многих ситуациях, но мы не ведем автоматически файлы с подписями для всех сотрудников суда.Сбор этих подписей может занять некоторое время и во многих случаях может оказаться невозможным, если человек больше не работает.
Большинство нотариусов на Аляске уполномочены вице-губернатором. Если возможно, вам следует попытаться нотариально заверить ваши документы у уполномоченного нотариуса. Самый простой способ найти уполномоченного нотариуса — это посетить ваш банк. Если у вас возникли проблемы с поиском нотариуса, обратитесь за помощью к администратору нотариуса или просмотрите нашу базу данных нотариусов.Если вы хотите убедиться, что ваш документ был нотариально заверен уполномоченным нотариусом, прежде чем отправлять его, или проверьте, есть ли у нас подпись конкретного судебного служащего в файле, пожалуйста, просмотрите раздел о проверке документов.
4. Официальные заверенные копии актов гражданского состояния Аляски (свидетельства о рождении, свидетельства о браке и т. Д.)
Лейтенант-губернатор удостоверяет официальные заверенные копии записей актов гражданского состояния, которые были выданы непосредственно офисом Vital Records на Аляске.Судебная система Аляски также участвовала в выдаче заверенных копий записей актов гражданского состояния до 2005 года, и в целом мы не сможем подтвердить подлинность подписей на этих заверенных копиях. Если у вас есть выданная судом копия записи актов гражданского состояния, требующая аутентификации, вам, вероятно, потребуется заказать новую заверенную копию в офисе статистики естественного движения населения. Мы будем рады просмотреть ваш документ, чтобы проверить, можем ли мы с ним работать или нет.
Управление естественного движения населения в Джуно также будет напрямую принимать заказы на заверенные копии записей актов гражданского состояния.Если вы заказываете заверенные копии в Vital Statistics, они получают правильный сертификат от вице-губернатора за дополнительную плату. Копии жизненно важных записей можно заказать в Интернете по адресу http://dhss.alaska.gov/dph/VitalStats/Pages/default.aspx, или вы можете распечатать форму заказа и отправить им свой заказ по факсу (они только указывают, что вы можете закажите апостиль в своей форме заказа, но до тех пор, пока вы укажете название страны, мы позаботимся о том, чтобы вы получили соответствующий сертификат — так что не торопитесь и закажите «апостиль», даже если вам нужен сертификат подлинности — но обязательно укажите также название страны.)
Если вам нужно заказать новые копии ваших жизненно важных записей и у вас есть достаточно времени, вы можете избежать дополнительной платы за аутентификацию, взимаемой Vital Statistics (они взимают 12 долларов за услугу аутентификации), сначала заказав сертифицированные копии, а затем отправив их лейтенанту. • Губернатор для аутентификации. Если вы спешите и вам нужны новые копии как можно скорее, самый быстрый способ сделать это — заказать заверенные копии непосредственно в Vital Statistics и заплатить немного более высокую плату за аутентификацию.
Для получения информации или помощи в заказе заверенных копий записей естественного движения населения непосредственно из Vital Statistics, пожалуйста, свяжитесь с офисом Alaska Health Analytics и Vital Records в Джуно по телефону (907) 465-3392.
Изготовление ксерокопий ваших документов статистики естественного движения населения штата Аляска (AS 18.50.320 (5)) является нарушением закона. Вице-губернатор не сможет удостоверять подлинность фотокопий основных статистических документов, даже если они были должным образом нотариально заверены посредством процедуры «Подтверждение копий» хранителем документов, описанной в других местах этих инструкций.
5. Официальные заверенные копии документов Суда Аляски и / или нотариальных заверений судебного должностного лица.
Лейтенант-губернатор будет заверять официальные заверенные копии судебных документов и документов, которые были должным образом нотариально заверены должностными лицами суда, при условии, что у нас есть их подписи в файле (подробности см. В разделе «Другие официальные государственные документы» ниже). Судебная система Аляски поддерживает онлайн-справочник, если вам нужна контактная информация для заказа записей.
Очень сложно идентифицировать подписывающих лиц в судебных документах, поэтому мы были бы очень благодарны, если бы вы помогли нам в этом, попросив клерка напечатать их имя под своей подписью или приложить стикер и т. Д.на имя судебного должностного лица, подпись которого удостоверяется.
6. Прочие официальные государственные документы.
Лейтенант-губернатор собирает подписи для различных государственных чиновников в целях проверки подлинности по мере необходимости. Если какой-либо подписи еще нет в файле, нам необходимо будет собрать ее, прежде чем мы сможем обработать ваш заказ. Сбор подписей для этой цели требует сотрудничества официальных лиц, подписавших ваш документ. Хотя официальные лица, с которыми мы связались до сих пор, были готовы помочь, возможно, в конечном итоге мы можем столкнуться с должностным лицом, которое отказывается сотрудничать.Кроме того, мы можем собирать подписи только тех лиц, которые в настоящее время работают. Если нам не удастся собрать подпись или если ваши копии старые и должностное лицо, подписавшее их, больше не работает на государство, вам необходимо будет получить новые копии с подписями, с которыми мы можем работать, или вам придется получить нотариально заверенные копии документа. Получить то, что вам нужно в этой ситуации, может быть непросто. Не стесняйтесь обращаться к нотариусу-администратору за помощью, если у вас возникли проблемы.
Если вы будете подавать официальные государственные документы для проверки подлинности, это может ускорить выполнение вашего заказа, если вы договоритесь с нотариусом о проверке ваших документов перед их отправкой. Это позволяет нам идентифицировать и пытаться собрать любые недостающие подписи, пока ваш заказ находится в пути. Если вы решите не пользоваться этой услугой, и ваших документов недостаточно для аутентификации, может возникнуть значительная задержка в обработке вашего заказа во время сбора недостающих подписей или пока вы получаете новые копии своих документов.
Копирование сертификата хранителем документов
В отличие от некоторых других штатов США, нотариусы Аляски не имеют полномочий напрямую удостоверять документы или ксерокопии документов.
Обходной путь к этому ограничению здесь, на Аляске, — это процесс, который мы называем «Подтверждение копий хранителем документов», при котором буквально любой, кроме уполномоченного нотариуса, может «заверить» копию / документ, используя этот процесс. Нотариус не делает никаких заявлений со ссылкой на основной документ, а просто нотариально заверяет подпись лица, которое делает заявление о подтверждении копии.
Лицо, удостоверяющее документ (то есть «хранитель документов» или кто-либо еще, кому нужна самозаверенная копия), подписывает заявление о заверении копии, имеет свою подпись на этом заявлении, нотариально заверенную, и затем мы можем выдать удостоверения (при необходимости) на основании подписи нотариуса.
Правильно оформленное заверение копий хранителем документов будет соответствовать требованиям губернатора по получению апостиля или сертификата полномочий, но готовый продукт может не соответствовать требованиям правительства, в которое вы будете подавать свои документы.Обратитесь в соответствующее консульство и убедитесь, что копия, заверенная этим методом, будет приемлемой. Невыполнение этого требования может привести к отклонению вашего подтверждения копии Хранителем документов страной, которая будет получать ваш документ, даже если нотариальное заверение было заверено нашим офисом.
При этом необходимость прибегать к процессу CCBDC является чрезвычайно распространенной вещью для кого-то, и иностранные страны, похоже, редко отклоняют эти документы.Возможно, будет проще рискнуть и отправить материалы такого типа, чтобы узнать, будут ли они приняты, чем пытаться связаться с иностранными агентами, чтобы узнать о его приемлемости.
Изготовление копий ваших документов по статистике естественного движения населения штата Аляска (AS 18.50.320 (5)) является нарушением закона. Вице-губернатор не сможет удостоверять подлинность фотокопий основных статистических документов, даже если они были должным образом нотариально заверены посредством процесса «Подтверждение копий» хранителем документов.
Подготовка фотокопий / документов для процесса CCBDC.
Нотариус не несет ответственности за подготовку ваших документов для этого процесса, поэтому после того, как вы определили, что Копирование Сертификации Хранителем документов будет приемлемо для страны-получателя (или решите рискнуть), создайте свою фотокопию и добавьте копию Заверение хранителем документов нотариальное свидетельство к вашему документу до получения услуг уполномоченного нотариуса для приведения к присяге и нотариального заверения вашей подписи.
Желательно добавить формулировку непосредственно к фотокопии (лицевой или оборотной), но при необходимости вы можете приложить незакрепленное свидетельство (отдельный лист бумаги с нотариальной формулировкой).
Формулировка, приведенная ниже, является всего лишь шаблоном, и ее следует изменить в соответствии с вашей конкретной ситуацией.
Вставляйте соответствующую информацию в поля, когда вы пишете или печатаете ее в документе.
На большинстве официальных заверенных копий (т. Е. Школьных аттестатов) аналогичный документ уже проштампован или напечатан.В этом случае все, что требуется, — это добавить нотариальный сертификат под обычным заявлением о заверении копии и подписью.
Удостоверение копии Хранителем документов
Штат Аляска
_________ Судебный округ
Я, _________ (имя) ______________, настоящим подтверждаю, что прилагаемый
репродукция ____ (описание документа) _____ верное, правильное и
полная фотокопия имеющегося у меня документа.
_______________________________________________________
Подпись и адрес хранителя оригинала документа
Подписан и дал присягу передо мной _ (день) _день _ (месяц) _, _ (год) _
________________________________
Подпись нотариуса
Срок действия моей комиссии истекает: _____________
Школьные справки и дипломы.
Если вы заранее сотрудничаете с регистратором вашей школы, они могут включить нотариальное свидетельство в свой обычный процесс заверения копии и предоставить вам нотариально заверенный оригинал. Эти нотариально заверенные оригиналы всегда предпочтительнее, так как нотариально заверяется подпись настоящего хранителя документа. Не все регистраторы будут знакомы с этим процессом, поэтому может потребоваться, чтобы они прочитали эти инструкции или посмотрели, захотят ли они связаться с администратором нотариуса, чтобы обсудить ваши особые потребности.
Ссылки для заказа дипломов / выписок из конкретных школ на Аляске:
— Университет Аляски в Фэрбенксе
Проверка документов
Поскольку неполные документы не могут быть обработаны и должны быть либо возвращены для исправления, либо созданы и заполнены новые копии, мы настоятельно рекомендуем вам просмотреть свои документы перед отправкой заказа по почте.
Дважды проверьте, активно ли нотариусы наняты, посмотрев их самостоятельно, или, если подпись принадлежит другому государственному должностному лицу или сотруднику, а не уполномоченному нотариусу (или если вы просто хотите быть особенно осторожными), вы можете отправить изображения нотариальных заверений по электронной почте / подписи, чтобы мы проверили их перед отправкой вашего заказа.
Это позволяет нам убедиться, что подписи на ваших документах, которые вам необходимо заверить, соответствуют требованиям. В некоторых случаях процесс проверки также позволяет нам выполнить некоторые необходимые подготовительные работы, которые могут ускорить обработку вашего заказа.
Чтобы воспользоваться этой услугой, отсканируйте / сфотографируйте только нотариально заверенные страницы (или те, которые были подписаны и запечатаны государственным должностным лицом) ваших документов и отправьте их по электронной почте на адрес [email protected]. Пожалуйста, укажите свое имя, контактные телефоны и название страны, которая будет получать ваши заверенные документы.Мы проверим нотариальные заверения / подписи и свяжемся с вами, чтобы сообщить результаты.
Подготовка заказа
Мы сосредоточимся исключительно на подписях должностных лиц, подписавших или нотариально заверивших ваши документы. Вы можете ускорить процесс, расположив документы так, чтобы все одинаковые подписи были сгруппированы вместе.
Сшивайте или скрепляйте страницы многостраничных документов вместе, чтобы дать нам визуальный сигнал о том, что это многостраничный документ, который необходимо хранить вместе.После того, как мы прикрепим сертификат, его уже нельзя будет удалить. Если вы хотите сохранить копии ваших документов, вам следует сделать их перед отправкой документов на аутентификацию. После того, как мы вернем их с постоянно прикрепленными сертификатами, их будет намного сложнее скопировать.
Каждый из ваших документов требует сертификата, удостоверяющего подлинность каждого нотариуса, нотариально заверившего документ. Сертификаты объединены с вашим исходным документом, и они будут постоянно скреплены вместе с помощью устройства для изготовления глазков, поэтому вам следует отправлять весь документ, а не только страницы, которые были нотариально заверены.
Когда ваши документы будут заполнены и проверены, отправьте оригиналы (копии подписей не принимаются) по адресу:
Офис лейтенанта-губернатора
Отдел аутентификации
P.O. Box 110015
Джуно, AK 99811
Важно включить в адрес слово «Аутентификация», если вы надеетесь, что ваш заказ будет обработан как можно быстрее. Мы сортируем почту, как только она приходит, в поисках заказов на аутентификацию, чтобы они обрабатывались как можно скорее.Если адрес на вашем конверте не содержит этой визуальной подсказки, может пройти несколько часов, прежде чем кто-то откроет остальную часть письма и заметит, что в нем содержится запрос на аутентификацию.
Комиссии
Стоимость аутентификации составляет 5 долларов США за сертификат. Мы принимаем именные чеки, денежные переводы, кассовые чеки, карты Visa и Mastercard. Если вы будете расплачиваться картой Visa или Mastercard, приложите заполненную форму заказа кредитной карты к вашим материалам. Пожалуйста, не отправляйте наличные вместе с заказом.Кредиты, которые могут быть применены к вашему следующему заказу, будут выданы в случае переплаты. Пожалуйста, сделайте ваши чеки подлежащими оплате в «Штат Аляска».
Общее количество сертификатов, необходимых для ваших документов, будет зависеть от количества различных нотариусов и количества документов, которые вы отправляете для аутентификации. Для одностраничного документа с одним нотариальным заверением потребуется один сертификат (5 долларов США). Для многостраничного документа с одним нотариальным заверением потребуется один сертификат (5 долларов США).Для многостраничного документа с двумя нотариальными заверениями одним и тем же нотариусом все равно потребуется один сертификат (сбор в размере 5 долларов США). Для многостраничного документа с двумя нотариальными заверениями двумя разными нотариусами потребуется два сертификата (сбор в размере 10 долларов США). Если бы вы отправили все эти документы для аутентификации, общая стоимость составила бы $ 25,00
.
Доставка
Стоимость сертификата включает возврат вашего заказа почтой USPS первого класса в любой точке США. Обратите внимание, что доставка USPS первого класса не сопровождается информацией об отслеживании.Если вы хотите отслеживать свой заказ после того, как ваш заказ был обработан и отправлен из нашего офиса, обязательно включите предоплаченный почтовый ящик с возможностью отслеживания. Сохраните этот номер для отслеживания в своих записях, поскольку это не информация, которую наш офис хранит или может предоставить после отправки вашего заказа.
Мы делаем все возможное, чтобы ваш заказ был оформлен в тот же день, когда он был получен. Почта первого класса обычно занимает два или три дня на Аляске и, возможно, на несколько дней дольше для остальной части страны.
Если вам не хватает скорости доставки почты первого класса — или вы потребуете, чтобы мы возвращали ваш завершенный заказ непосредственно в зарубежный пункт назначения — вам необходимо будет предоставить подготовленный и предварительно оплаченный почтовый ящик как часть вашего заказа. Заказы, которые не включают почтовую программу — готовые к работе — все равно будут возвращены почтой USPS первого класса.
Если вам нужно сократить время доставки на несколько дней, вы захотите приобрести почтовую программу Priority Mail Express с отметкой (без учета почтовых расходов!) В USPS, чтобы включить ее в свой заказ на обратную доставку.
Если после прочтения этой информации у вас все еще есть вопросы, связанные с доставкой, не стесняйтесь обращаться к нам для обсуждения.
ДЛЯ ТЕХ, КОТОРЫЕ НЕ ПРОПУСТИТЕ НАШИ СОВЕТЫ ПО ИСПОЛЬЗОВАНИЮ ЭКСПРЕСС-ПОЧТЫ ЧЕРЕЗ ПОЧТУ:
Понятно. Вы всегда использовали FedEx, UPS, DHL или какой-либо другой акроним, и у вас никогда не было проблем с сервисом. Кроме того, с ними у вашей компании есть контракт, и добраться до почтового отделения непросто.
Прежде чем перейти к любимой услуге, прочтите информацию ниже, чтобы мы могли объяснить проблемы, с которыми вы можете столкнуться при использовании любимой услуги здесь, в Джуно.
ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ДОСТАВКА / СОВЕТЫ: 
Для тех, кто так спешит, что они рассматривают возможность сесть на самолет и полететь в Джуно для получения этих сертификатов, рассмотрите возможность использования вместо этого Alaska Airlines Goldstreak . Вам также нужно будет нанять курьерскую службу, чтобы доставить ваши документы туда и обратно в аэропорт, но Goldstreak, вероятно, является самым быстрым способом перевезти что-то в Джуно и из другого места в штате.
USPS Priority Mail Express — это наш настоятельно рекомендуемый способ доставки для клиентов, которые спешат.Почтовое отделение будет принимать экспресс-почту до позднего вечера каждого рабочего дня, и это единственный способ доставки из Джуно, который может быть доставлен в ночное время. Никакая другая услуга (кроме Goldstreak авиакомпании Alaska Airlines) не работает быстрее.
Есть один «Попался!» с экспресс-почтой: вы должны использовать почтовые марки на обратном почтовом ящике вместо того, чтобы позволить почтовому служащему продавать вам дозированные почтовые расходы (те, которые они распечатывают там на стойке). но в почтовом ящике, который вы указываете для возврата вашего заказа, должны быть почтовые марки.
FedEx — хороший второй вариант для обратной доставки (после USPS Priority Mail Express). Рядом с нашим офисом у FedEx есть почтовый ящик, который забирают раз в день. К сожалению, получение товара происходит в первую очередь каждое утро в будние дни, а это означает, что , ваш возврат FedEx не будет получен до следующего дня после того, как мы обработаем ваш заказ. И если ваш заказ будет обработан в пятницу, он будет находиться в этом ящике все выходные. Если вы решите использовать FedEx, просто знайте, что это представляет собой автоматическую задержку в один день (а иногда и трехдневную задержку) до того, как его заберут (и это в дополнение к двум с лишним дням, которые потребуются им, чтобы доставить его в вам, потому что на Аляске нет ночной службы FedEx, независимо от того, что FedEx сообщает вам или продает вам!)
FedEx предлагает вам создать предоплаченный авиасчет, который вы включаете в свой заказ, через их веб-сайт (http: // www.fedex.com) Использование их веб-сайта вынуждает вас полностью и правильно заполнить авиасчет и может предотвратить задержки в получении вашего завершенного заказа.
Если вы собираетесь отправить что-то в наш офис через FedEx, обязательно используйте адрес нашего почтового отделения (документы FedEx не могут быть отправлены по почте на абонентский ящик).
Офис лейтенанта-губернатора
Департамент аутентификации
240 Main Street, Room 301
Джуно, AK 99801
Приоритетная почта USPS: По нашему опыту, обычная приоритетная доставка USPS может иногда занимать в два раза больше времени, чем почтовая доставка первого класса, но она поставляется с информацией для отслеживания, которую мы настоятельно рекомендуем.
ИБП здесь беспорядочно, и лучше всего избегать , если вы действительно спешите. У нас нет почтового ящика UPS, и UPS обычно занимает несколько дней , чтобы ответить на наши звонки и забрать посылки.
Не используйте DHL для обратной отправки. DHL не имеет физического присутствия в Джуно. DHL с радостью доставит в Джуно (они передают отгрузку в USPS) и могут даже позволить вам подготовить обратный авиасчет из Джуно обратно самому себе, но, поскольку у них нет физического присутствия в Джуно, мы не можем вернуть что-то в через DHL (даже если они заберут ваши деньги и скажут, что это возможно!)
Предоплаченная почтовая программа первого класса : Если вы решите добавить предоплаченную почтовую программу первого класса USPS, пожалуйста, учтите, что мы будем добавлять один лист бумаги для каждой подписи и прикреплять ваши сертификаты с металлическими проушинами.Заполненные вами документы будут немного тяжелее отправленного вами пакета. Если вы отправляете большой объем документов для аутентификации, вам может потребоваться добавить дополнительные почтовые расходы, чтобы компенсировать этот дополнительный вес.
Контрольный список для окончательного заказа
Перед отправкой документов для аутентификации проверьте свой заказ по этому списку, чтобы убедиться в его полноте.
Соответствуют ли ваши документы всем стандартам аутентификации?
Если вы не уверены, что ваши документы соответствуют стандартам документов, есть ли у вас Lt.Офис губернатора проверяет ваши документы, чтобы убедиться, что они могут быть аутентифицированы?
Сортировали ли вы документы нотариально и скрепили ли страницы многостраничных документов скобками или скрепками?
Приложили ли вы записку (или форму заказа), содержащую вашу контактную информацию и название страны, в которую будут поступать ваши документы?
Если требуется экспресс-возврат, включили ли вы для этой цели предварительно оплаченный, предварительно адресованный авиасчет, почтовый ящик или конверт? (В противном случае ваш заказ будет возвращен почтой первого класса)
Если мы будем пересылать ваши документы третьему лицу или в консульство, включили ли вы все, что им понадобится?
Вы подробно описали какие-либо особые запросы или необычные обстоятельства, связанные с вашим заказом?
Использование заявлений и документов для обоснования вашего дела
Заявления
Иногда, когда вы подаете ходатайство или ответ на ходатайство в суд, вы можете делать заявления об информации, которую суд не знает.Заявления, которые вы делаете, могли никогда не быть включены в какие-либо документы, подаваемые в суд, и не были упомянуты в суде.
В этих случаях закон Мэриленда гласит, что вы должны подать документ, называемый «аффидевит», вместе с вашим ходатайством или ответом. Показания под присягой — это особый документ, который обещает, что заявление, которое вы делаете, соответствует действительности. Заявление под присягой должно быть подписано вами, и под страхом наказания за лжесвидетельство клясться (или подтвердить), что то, что вы говорите, является правдой. Например: «Я торжественно подтверждаю под страхом наказания за лжесвидетельство и на основании личного знания, что содержание вышеизложенного документа соответствует действительности.”
Прочтите правило: Md. Rule 2-311
Сертифицированные документы
Иногда вам может потребоваться приложить документы (например, письма, школьные или медицинские записи) к вашему ходатайству или вашему ответу, чтобы показать суду, что вы говорите правду. Когда вы прилагаете эти дополнительные документы, вы должны указать в своих показаниях под присягой, что документы, которые вы прилагаете, являются подлинными и что они никоим образом не были изменены. Будет полезно, если вы сможете предоставить заверенные копии документов для подачи в суд.
Что касается школьной или медицинской документации, вы можете попросить клерка в школе или больнице заверить ваши записи. Как правило, за сертификацию взимается небольшая плата. Обычно официальный регистратор учреждения ставит на документе печать, чтобы показать, что документ является точной и полной копией оригинала. Иногда получение заверенной копии может занять до 2 недель, поэтому очень важно убедиться, что вы проверили сроки подачи ходатайства или ответа, и дать себе достаточно времени, чтобы получить заверенные записи.
Если вы планируете использовать письма в поддержку своего дела, лучше всего, если вы сможете найти оригиналы. Заверенные квитанции о вручении писем будут еще лучше для вашего случая. Вы по-прежнему можете использовать копии, но если вы это сделаете, убедитесь, что вы указали в своих показаниях под присягой, что копии точно такие же, как оригиналы, и никоим образом не были изменены. Вы также должны объяснить в своем письменном показании, почему у вас нет заверенных или оригинальных копий документов, и объяснить, как вы пытались получить оригиналы.
Получить заверенные копии паспорта или проездного документа
Некоторые организации могут запросить у вас заверенную копию вашего канадского паспорта или проездного документа.
Заверенная точная копия — это репродукция части вашего проездного документа, который был
подтверждено сотрудником по электронной записи паспорта
сертифицирована как подлинная и аутентичная копия оригинала
от
г.
с печатью паспортной программы
Заверенная копия не может содержать копию визы или штампа в вашем паспорте или проездном документе.
Подписанные и неподписанные истинные копии
Некоторым организациям требуются заверенные копии вашего подписанного паспорта или проездного документа . Если вы не уверены, так ли это, свяжитесь с организацией и спросите их.
Если вы попросите заверенные подлинные копии при подаче заявления на новый паспорт или проездной документ, вы получите неподписанных подлинных копий .
Если вам нужно подписанных подлинных копий
ждать получения нового паспорта или проездного документа
подпиши
подайте заявку на заверенную копию с вашим подписанным паспортом или проездным документом
Для получения дополнительной информации свяжитесь с нами.
Как получить заверенные копии
Заполните форму Запроса на заверенную копию канадского проездного документа [PPTC 516] (PDF, 52,47 КБ).
Ответьте на несколько вопросов, чтобы узнать, как подать заявление на получение паспортных услуг. (открывается в новой вкладке)
В зависимости от ваших ответов мы либо скажем вам
отправить необходимые документы по почте или
свяжитесь со службой поддержки Канады, чтобы назначить личную встречу.
Отправьте заполненную форму и паспорт или проездной документ для заверения.
Подпишите свой паспорт или проездной документ перед тем, как подать его.
В зависимости от инструкций, которые мы вам дали, вы либо
по почте, или
принесите его на личную встречу
Оплатите комиссию одним из допустимых способов. (открывается в новой вкладке)
Если вы отправляете заявку по почте, вы можете прикрепить одно из следующего:
Если у вас назначена личная встреча
оплатите пошлину, когда придете на прием
Мы, , не принимаем наличных или личных чеков.
No related posts.