Как эффективно организовать рабочее пространство — Wonderzine

Александра Савина

Большую часть дня мы проводим за работой, будь то офис или домашний кабинет. При этом мы часто жертвуем собственным комфортом и редко думаем о том, как на нас влияет пространство вокруг. Если вам кажется, что вы ничего не успеваете и погрязли под кучей обязанностей, возможно, дело в неразобранной стопке бумаг на столе, где невозможно ничего найти. Делимся советами, которые помогут эффективнее организовать рабочее место, чтобы трудиться продуктивнее.

Избавьтесь от лишнего

Прежде чем приниматься за реорганизацию рабочего места, нужно выкинуть всё ненужное. Даже если вы работаете продуктивнее за неубранным столом, избавиться от того, что не приносит никакой пользы, не помешает. Это касается всего: и рабочих бумаг, и канцелярских принадлежностей, и любых других вещей — старайтесь обходиться необходимым минимумом. Хладнокровно выкиньте то, что не помогает вам в работе: пара памятных вещиц и любимая фотография в рамке не помешают, а вот если их сильно больше, они могут отнимать серьёзную часть рабочей поверхности.

Проводите генеральную уборку раз в несколько месяцев и следите за чистотой регулярно. Выберите наиболее удобный для себя график (например, 15 минут в конце каждого рабочего дня или час в пятницу) и придерживайтесь его — так поддерживать порядок будет легче, а документы и бумаги не будут скапливаться на столе. А чтобы избавляться от ненужного было проще, всегда держите рядом со столом мусорное ведро. Кроме того, в конце рабочего дня полезно протирать стол антибактериальной салфеткой.

Разберитесь с бумагами и документами

Будем честны: бумаги — основной источник мусора на рабочем столе. И, хотя с ними мы работаем всё реже, компаний, полностью перешедших на электронный документооборот, не так много, как могло бы быть. Для того, чтобы разобраться с потоком было проще, на столе можно завести два лотка или две папки — в зависимости от количества документов, с которыми вам приходится иметь дело. В первый нужно складывать всё новое: заявления на подпись, неоткрытые письма и тому подобное. Во второй нужно отправлять бумаги, которые вы посмотрели и которыми нужно заняться позднее, — так ничто не останется без внимания.

Для бумаг, с которыми вам не нужно разбираться прямо сейчас, но которые вы всё равно обязаны иметь при себе, лучше завести определённую систему хранения. Это не обязательно должны быть привычные папки: если на столе у вас не очень много места, можно попробовать подвесить специальные лотки (например, для хранения газет) на стену. Небольшие заметки, записки и напоминания вместо скучной пробковой доски можно вешать на специальную сетку. Особенно важные документы можно сканировать и хранить копию на компьютере.

Продумайте систему ярлыков и помет — возможно, вам будет достаточно просто подписать папки, а может быть, пригодится помечать их цветом, чтобы быстрее находить то, что нужно. Складывая бумаги, спрашивайте себя, действительно ли они вам нужны и будете ли вы обращаться к ним в будущем, — большей частью того, что мы храним «на всякий случай», мы впоследствии так и не пользуемся. Старайтесь не заводить папку «Другое» или «Разное» — скорее всего, со временем вы забудете, что именно там лежит.

Попробуйте внедрить принцип «Бумага — действие». Не позволяйте документам и заметкам просто лежать на столе, рассматривайте их как действие, которое вам нужно выполнить: например, визитка, на которой написан номер телефона, — это повод внести в смартфон новый контакт или сделать в ежедневнике пометку, что вы должны кому-то позвонить.

Используйте коробки и другие инструменты для хранения

После того как разберётесь с бумагами, обратите внимание и на другие предметы на вашем рабочем столе. С какой бы любовью вы ни выбирали канцелярские принадлежности, лучше не хранить их всё время на столе, а доставать по мере необходимости — так пространства будет больше, а пыли меньше. Для мелочи можно, например, использовать подставки для яиц. В отдельную коробочку или контейнер стоит сложить то, чем вы пользуетесь не очень часто: например, штрих, калькулятор или скотч.

Коробки, папки и контейнеры для хранения стоят недорого (их можно найти в той же IKEA), зато помогут намного эффективнее использовать рабочее пространство — как в офисе, так и дома. Выбирайте прочные, которые прослужат долго — и не забывайте продумать систему ярлыков и помет, как и в случае с бумагами.

Держите провода в порядке

Для того чтобы рабочий стол выглядел чище, стоит спрятать провода и удлинители: можно купить специальный контейнер, а можно попробовать сделать его самостоятельно — из обувной коробки. Если места не так много и прятать провода негде, стоит хотя бы аккуратно перевязать их, чтобы они не мешались и не путались.

Рассортируйте файлы на компьютере

Ещё один важный момент в организации рабочего пространства — сортировка файлов на компьютере. Если вы до сих пор этого не сделали, выделите час-два на то, чтобы по-новому организовать документы: браться за это страшно, зато потом вы скажете себе спасибо. Так же как и в случае с обычными бумагами, здесь здорово помогают систематизация и ярлыки, которые удобны именно вам. Если вам часто приходится работать с разными версиями одного и того же документа, полезно продумать систему названий, которая будет понятна всем сотрудникам, работающим над задачей. Кроме того, в название каждой новой версии можно добавлять дату и, при необходимости, время — так будет легко понять, когда были внесены последние изменения, и сравнить версии.

Папки, которые не нужны вам прямо сейчас, зато пригодятся в будущем, можно архивировать — так ориентироваться будет проще. А копию наиболее ценных документов стоит хранить в облачном сервисе — на всякий случай. 

Организуйте дополнительное пространство для хранения

Этот совет нужен в первую очередь тем, кто работает из дома, причём не только с документами, но и с более объёмными материалами: если в офисе оставить бумаги на столе на выходные не так страшно, то дома хочется, чтобы пространство было максимально чистым. Далеко не у всех есть отдельный кабинет или большая рабочая зона, но и в этом случае есть выход. Можно добавить навесные полки над столом или организовать дополнительное пространство для хранения под ним.

Разделите рабочее место на зоны

Это полезный приём, который поможет вам эффективнее справляться с разноплановыми задачами: отведите себе место для работы за компьютером и отдельную зону для задач, которые могут быть решены без него, — с распечатанными документами или, например, мозговым штурмом с блокнотом в руке. Даже если у вас небольшой стол, зонировать пространство всё равно можно: достаточно, например, отодвинуться на другой край или посидеть на общем диване.

Если вы работаете из дома, очень важно выделить отдельное пространство для работы (даже если это будет часть кухонного стола или небольшой складной стол). Это нужно в первую очередь для того, чтобы разделять рабочую и личную жизнь (работая из дома, может быть сложно переключиться из одного режима в другой), но может пригодиться и с более практической точки зрения. Например, полезно иметь отдельный рабочий компьютер, к которому не будут подходить дети и который не сломается в самый неподходящий момент.

Держите нужные вещи под рукой

Думаем, вы и так применяете этот принцип, но проговорить его ещё раз будет нелишним. Обустраивая домашний кабинет, организуя пространство и определяя, где будет лежать та или иная вещь, отталкивайтесь в первую очередь от того, как строится рабочий процесс. Самые нужные вещи должны быть всегда под рукой, в остальном руководствуйтесь тем, как вы используете предметы, — например, храните бумагу рядом с принтером, а стикеры — рядом с зоной, где вы обычно работаете с документами или читаете необходимые по работе книги.

Позаботьтесь о вещах, которые помогут чувствовать себя лучше

Продумывая рабочее пространство, не забывайте о комфорте — в том числе и в мелочах. Очень важно выбрать удобный стул, чтобы не было болей в спине и шее, позаботиться о достаточном освещении (если в офисе темно, купите настольную лампу) и о других вещах, которые могут сделать офисные будни лучше, — например, о подушке под запястье, которая помогает предупредить появление туннельного синдрома, или подставке для ног, которая облегчает нагрузку на спину и шею.

Не ешьте за рабочим столом

Хоть этот совет относится не к организации пространства, а к организации рабочего процесса, и кажется очевидным, им всё равно часто пренебрегают — а зря. Обедая за рабочим столом, можно незаметно для себя съесть больше (когда мы заняты делом, мы не обращаем внимания на то, сколько едим, даже если уже не голодны, и часто выбираем не самые полезные снеки). К тому же перерыв на обед (пусть и небольшой) поможет отвлечься от дел и вернуться к ним с новыми силами.

Если же перекуса за рабочим столом никак не избежать, выбирайте еду, которая не крошится, не проливается и не пачкается (вытряхивать крошки из клавиатуры или пролить суп на рабочий ноутбук — невесёлая перспектива), постарайтесь быть аккуратнее и не мешать другим (сильный запах еды может быть неприятен коллегам), убирайте за собой и обязательно протирайте стол после обеда.

Фотографии: CB2, Blu Dot, ИКЕА, MoMA Design Store

Организация рабочего места дома: 6 пунктов, о которых стоит задуматься

Рассказываем, как обустроить рабочее место дома, чтобы труд был в радость

 

Если кажется, что вы слишком устаете в процессе работы, испытываете стресс и вообще некомфортно себя чувствуете — возможно, вам просто неудобно. Есть такая наука — эргономика. Про взаимодействие человека с его рабочей средой. Проще говоря, наука о том, как сделать так, чтобы труд был приятен и эффективен? Давайте разбираться!

У Железного человека на рабочем месте аккуратно и атмосферно — располагает к работе.

А вот Нео из Матрицы явно не читал про настольный и подстольный уровни хранения вещей. Ладно, эти фото — шутка.

5 общих правил эргономики рабочего места

1. «Стол — всему голова»

Мебель для рабочей зоныВыбор стола — основная задача при организации рабочего места. Вокруг него будет выстраиваться остальная мебель и декор. Рабочая поверхность должна быть достаточно большой, чтобы вместить все инструменты, которыми пользуются постоянно. 

Стандартные размеры офисного стола — 1200х60х75 см. Если вы только изредко проверяете почту, вполне хватит небольшого столика. Чтобы поставить ноутбук и чашку кофе. Если же вы работаете удаленно все время — присмотритесь к многофункциональным большим столам. То, чем пользуетесь все время, располагайте в “пространстве захвата” — зоне стола, которую без труда можно охватить руками. Регулировать высоту посадки проще с помощью кресла. Когда вы сидите,  ноги не должны упираться в стол, тумбы и ящики для хранения. При необходимости используйте специальную подставку для ног.

Существуют подставки с массажным эффектом для снятия стресса и максимального комфорта. Они могут работать от сети, батареек или просто иметь рельефную поверхность.

2. «Утром — деньги, вечером — стулья». Какой стул удобнее?

Рабочее кресло должно быть максимально комфортным. На него ложится главная забота о нашем теле. Правильное расположение ног и рук позволит избежать проблем со здоровьем и обеспечит эффективный процесс работы.

Хороший стул для рабочего места должен отвечать следующий критериям:

• Изменяемое по высоте мягкое сиденье — ноги должны доставать до пола и сгибаться под углом в 90 градусов.
• Эргономичная спинка стула с регулирующимся наклоном для поддержки спины и правильной циркуляции крови в организме.

Хороший стул слева, плохой стул справа.

3. «Луч солнца золотого» или освещение рабочего места

На рабочем месте должно быть достаточно света, его никогда не бывает слишком много. Лучше всего использовать по максимуму естественное освещение и расположить рабочую зону недалеко от окна. Обязательный атрибут — настольная лампа. При необходимости можно установить дополнительное освещение — настенные и напольные светильники. Точечные лампы можно вмонтировать или закрепить на стеллажах, задействовать рейлинги и светодиодные ленты. 

 

4. «В порядке вещей». Мебель для хранения в домашнем офисе

Существуют три уровня хранения вещей, требуемых для работы — над столом, на столе и под столом. Для максимального удобства задействуйте все три уровня. Над столом пригодятся полки для книг и оргтехники, под столом — тумбы и ящики. Расположите мебель так, чтобы до всего можно было легко дотянуться. Над столом разместите полки и шкафчики для книг. Под столом поставьте тумбы и ящики для документов и прочих необходимых вещей. Не забывайте про всевозможные подставки, холдеры, коробки и разделители. 

 

 

 

5. «Работа — не волк» или отдыхаем вовремя

  

 

Ученый И. М. Сеченов экспериментально доказал, что лучший отдых — это смена занятий. Поэтому время от времени делайте перерывы на гимнастику, в том числе и для глаз, отвлекайтесь на то, что повышает вам настроение и даёт мозгу расслабиться. Декор и аксессуары для рабочего места тоже заслуживают внимания,  вдохновение — лучший мотиватор!

Где можно организовать рабочее пространство?

К сожалению, не у всех в доме есть возможность выделить отдельную комнату под кабинет. Но если вы в числе счастливчиков, используйте возможность по максимуму. Не экономьте место для хранения и обязательно обустройте лаундж-зону с мягким диванчиком или креслом.

Если отдельной комнаты нет — не беда! Обустройте рабочую зону там, где найдется место. Чаще всего люди выбирают для этих целей гостиную. В идеале перед ремонтом нужно продумать общий функционал комнаты, единый стиль и зонирование с рабочим местом. Кстати, у нас есть интересный дизайн-проект с рабочей зоной в однушке. Посмотрите, как функционально!

Для отделения рабочего места подойдут перегородки, ширмы или большой напольный стеллаж, который станет также местом для хранения вещей.

Если гостиная кажется слишком шумной для работы, спальня — более подходящий вариант. Часто в спальне есть возможность расположить стол у окна и заниматься своими делами в спокойной обстановке. Главное позаботиться об отделении зоны для сна — занавески, балдахин и различные перегородки в этом помогут.

Балкон –  почти отдельная комната! Плюс балкона — там всегда много света и свежего воздуха, что положительно сказывается на трудоспособности. Минус — площадь ограничена, и мебель придется выбирать исходя их ширины балкона и максимально эффективно задействовать всё пространство. Заранее позаботьтесь об остеклении и утеплении балкона, чтобы там можно было с комфортом находиться круглый год.

Для тех, у кого совсем мало места, у нас есть пара лайфхаков!

1. Используйте откидной столик: он монтируется прямо к стене, открывайте его , когда хотите поработать.

2. Присмотритесь к подоконнику — его можно расширить, удлинить, получится рабочая поверхность. К тому же, у окна всегда много света.

 

Приятный и полезный декор

Даже рабочее пространство уныло без декора. Приятные глазу вещи будут вас вдохновлять и мотивировать: фотографии близких, картинки из журналов, открытки, красивые книгоразделители, папки, закладки и памятные вещицы вроде любимой игрушки или сувенира из поездки. Главное, чтобы эти предметы не захламляли пространство, имели свое место и поднимали настроение.

Для рабочего настроя распечатайте или напишите на стикерах мотивирующие цитаты, составлять списки предстоящих дел на день, неделю, месяц. Графики, календари и расписания помогут грамотно спланировать рабочий процесс. Закрепить всё это можно кнопками, булавками или даже просто скотчем на специальной доске (магнитной или пробковой).

И три супер-совета по дзен на рабочем месте бонусом

 

Наглядность

Чтобы работа шла еще быстрее — разместите все самое важное перед глазами. Например, на стене. Для этого можно обклеить стену пробкой и прикалывать к ней все кнопками.

Повесьте сетку или просто натяните веревки над столом и крепите бумаги на прищепки. Покрасьте стену грифельной краской и записывайте все важное на ней. Все это тоже поможет определить границы рабочего пространства.

 

Вдохновение

В любом деле главное — вдохновение. Чтобы ощутить моральный «подъем» и пробудить в себе желание «свернуть горы», окружите себя вещами, которые вдохновляют вас. Модные фотосессии или фотографии котиков. В своем «кабинете» вы вольны делать все что угодно.

Самоорганизация

Все мы разные. Кто-то встает ни свет ни заря, полный сил и энергии, кто-то «просыпается» ближе к ночи. Работая из дома, выбирайте удобное время. Неважно будет это утро, день или ночь, главное, чтобы в это время вы максимально сконцентрировались на поставленных задачах.

Определите, когда вы должны закончить. Стремитесь придерживаться плана и не затягивать. Используйте все, что помогает вам не отвлекаться: включите любимую музыку или наоборот — используйте беруши. Рабочее место также станет для вас «защищенным» пространством: если вы в там — значит сейчас заняты и домашним лучше вас не отвлекать. Будет полезно сделать это новым семейным правилом. «Используйте все, что помогает вам не отвлекаться: включите любимую музыку или наоборот — используйте беруши».

Удобное рабочее место – залог продуктивности. «Офисный» уголок поможет справиться со всеми делами быстро и сделает «удаленку» не ловушкой домашних дел, а свободой организованного человека.

Каким бы ни было ваше рабочее место, главное, чтобы оно нравилось лично вам! Если дела никак не идут и вечно откладываются на потом, может вам просто некомфортно ими заниматься? Гораздо приятнее трудиться сидя за хорошим столом в удобном кресле в окружении вещей, которые мотивируют на новые свершения или просто радуют глаз. Работайте с удовольствием и посвящайте больше времени тому, что действительно важно.

Об остальном мы позаботимся.

Как организовать рабочее место дома — правила эргономики

Текст Виктория Царенкова

Фото www.freepik.com

Если вы работаете из дома, знаете, как трудно бывает настроиться на рабочий лад. В этой статье Вера Халдей, дизайнер логичного интерьера и создатель интерьерной студии ДО́МА, рассказала, как по правилам эргономики обустроить в квартире свое рабочее место. Эти рекомендации помогут вам не только выбрать правильную мебель, но и организовать работу и повысить личную эффективность.

Эргономика рабочего места и две ее составляющие

Эргономика — это научная дисциплина, которая изучает совместимость человека и его рабочей среды, чтобы повысить производительность труда. Задача эргономики — помочь вам организовать процесс работы и повысить вашу эффективность. Еще суть эргономики можно свести к понятиям удобства, комфорта и безопасности.

Сразу хочу кое-что прояснить: организовывать рабочее место не нужно просто ради факта его наличия. Вы можете отлично справляться с рабочими делами, перемещаясь с ноутбуком с дивана на балкон, оттуда — за кухонный стол, а затем — в кресло у окна. Если вам так комфортно, то, возможно, и не нужно ничего менять.

Но если ваша эффективность страдает, попробуйте последовать моим советам по обустройству рабочего места дома.

Две составляющие при организации рабочего места дома:

1. Психологическая

Рабочее место — не просто стол со стулом. Нужно обустроить его так, чтобы сознание могло быстро переключаться на работу. 

  

Я знаю много людей, ушедших из офиса во фриланс. Часто они сетовали, что первое время их производительность катастрофически падала, они выдавали десятую долю того, чего от себя ожидали. С тем же могут сталкиваться и предприниматели, ведущие дела из дома: не можешь собрать себя в кучу, ходишь по квартире с ноутбуком и чашкой кофе в поисках места поудобнее. Или просто не можешь заставить себя сесть за работу. Мне и самой это знакомо.

Конечно, откладывать работу можно по разным причинам, но часть из них кроется в сфере эргономики:

• Во-первых, находясь дома, не понимаешь: я уже пришла к себе на работу или еще нет. Вы проснулись, позавтракали, совершили утренние ритуалы, и вот пора включаться в свой проект, а переключателя из режима «дом» в режим «работа» нет, поскольку декорации вокруг не изменились.

• Во-вторых, если у вас нет четко закрепленного места для работы, то, вероятно, все ваши бумаги и рабочие материалы постоянно кочуют по дому. И вы можете тратить кучу времени, чтобы каждый раз их убирать или перемещать на новое место. Согласитесь, что иногда хочется оставить открытый в нужном месте блокнот или файл, разложенные в определенном порядке материалы для работы, чтобы завтра прийти и начать с той точки, где вчера закончили.

2. Техническая

• Нужно выбрать мебель, работать за которой будет удобно и безопасно для здоровья.

• И правильно расставить эту мебель, организуя рабочее место дома.

Почему так важна дверь

На мой взгляд, залог успеха работы дома — это возможность пойти куда-то работать в границах своей квартиры или своего дома. Те, кто работал в офисе, хорошо знают, как утром ты привычно одеваешься, красишься и выходишь за дверь, и это уже включает настройку на рабочий процесс. Отсюда же дом может восприниматься только как место для жизни и отдыха, и работа остается за его дверями.

Кто-то решает эту задачу, отправляясь с ноутбуком в кафе или коворкинги, и это отличная альтернатива. Но не всегда такие заведения есть под боком. Поэтому так важно организовать дома возможность «пойти на работу».

Основной фактор для этого — чтобы помещение, в котором вы работаете, имело дверь. Кому-то повезло иметь отдельный кабинет. Но даже если у вас его нет, то уходите работать в ту комнату, в которой можно закрыть дверь. Даже если вы живете одна. Когда же есть семья, это критично важно. Иначе это будет не работа, а бесконечное «мама, подай, принеси, посмотри» и так далее. Причем даже няня не всегда спасает.

Я из везучих, у меня есть кабинет. Я запираю дверь всегда, когда работаю, даже если никто не мешает.

Дальше рассмотрим две ситуации: когда кабинет есть и когда его нет.

Как обустроить кабинет у себя дома

Существуют определенные правила, как сделать кабинет удобным для себя и использовать его наилучшим образом.

1. Поставьте рабочий стол правильно

Как неправильно: ставить стол напротив окна, спиной к двери. Такой вариант расстановки мебели встречается часто, потому что в нем есть логика: приятно, поднимая глаза от компьютера, посмотреть в окно. Но для психологического комфорта это не лучший вариант, так как вы не видите вход в комнату.

Сидя спиной к двери, мы невольно чувствуем опасность, поскольку с точки зрения реакций мозга мы все такие же пещерные люди — ожидаем нападения саблезубого тигра из кустов. И пустота за спиной создает напряжение, беспокойство, даже если дома никого, кроме вас, нет. Подсознательно ожидая опасности сзади, мы находимся в тонусе, в готовности «бить или бежать». А на поддержание этого тонуса идут психические ресурсы, которые иначе пошли бы на плодотворную работу.

Как правильно: идеальное расположение стола — сидеть боком к двери, боком к окну и спиной к стене. Так вы будете видеть вход в комнату и чувствовать себя в безопасности. Садиться спиной к окну не совсем удобно — солнечный свет будет давать блики на экране компьютера.

Свет из окна должен падать под пишущую рабочую руку: если вы правша, то естественный свет должен быть слева, если левша, то окно должно оказаться справа. Это правило работает, даже когда большую часть работы мы проводим за мышкой и клавиатурой. Но если совсем не удается разместить стол таким образом, постарайтесь хотя бы расположить его так, чтобы видеть дверь.

Оптимальное расстояние от стола до стены за вашей спиной — 80 сантиметров. Так вам будет не тесно сидеть, а также комфортно садиться или выходить из-за стола. Если на стене висят книжные полки, то расстояние следует еще увеличить на их глубину — это 25–30 сантиметров, то есть ставить стол от стены надо не меньше, чем на метр.

Дизайн интерьера в кабинете Галии Бердниковой — основателя портала Womenbz

2. Создайте приятный акцент на стене, куда будет падать ваш взгляд

Вам должно быть приятно смотреть на стену напротив вас, когда будете поднимать взгляд от монитора. Вот какие идеи я могу вам для этого предложить.

• Можно сделать эту стену акцентом в комнате — покрасить ее в любимый цвет или оклеить восхитительными обоями. Это создаст ощущение особой зоны, которая будет настраивать на позитивные эмоции.

• Повесить там любимую картину, фотографию или классный календарь.

• Поставить аквариум с рыбками.

• Разместить там свою карту желаний.

• Устроить лежанку для кота, чтобы наблюдать кошачьи потягушки, чаще улыбаться и тем самым давать мозгу необходимую разгрузку.

• Сделать «доску почета» — выставить и повесить кубки, медали, фотографии, книги, подарки и прочие доказательства успеха.

Эта стена предназначена как раз для таких вещей — дарящих ощущение силы, гармонии, вдохновения. Поэтому подумайте, что именно вас вдохновляет.

Карта желаний основателя Womenbz Галии Бердниковой

Выбор мебели

Обустраивая кабинет, важно не просто правильно расставить предметы интерьера, но и подобрать подходящую мебель. От этого зависит не только ваше удобство, но также здоровье и эффективность. Так, неправильно выбрав высоту стола или стула, вы будете ощущать дискомфорт, от чего станете расходовать больше энергии и быстрее уставать. Если стол слишком низкий или стул слишком возвышается над столешницей, вы будете сутулиться. Если столешница завышена или стул расположен чересчур низко, вы будете задирать голову и напрягать мышцы шеи.

Поэтому учитывайте следующее.

• Стандартная высота стола — 74–75 сантиметров. Она рассчитана из усредненного роста 175 сантиметров. Плюс-минус 5 сантиметров роста — приемлемая погрешность, так что стандартные столы теоретически годятся для довольно большой группы людей.

Проблема в том, что правильное положение тела за столом зависит не только от роста, но и от пропорций тела. Так, у двух людей при одинаковом росте может отличаться длина ног, и это влияет на комфортное положение тела за столом. Поэтому лучше выбирать стол регулируемой высоты и подгонять посадку за ним уже под себя.

Регулируя высоту стола, ориентируйтесь на то, что столешница должна располагаться на уровне солнечного сплетения, при этом предплечья свободно лежат на ней и плечи находятся на естественном уровне, а не задираются вверх.

Кроме того, можно заказать стол по индивидуальному заказу. Для этого можно ориентироваться на формулу:

высота стола = ваш рост х 75 см / 175 см.

Однако имейте в виду, что эта формула подходит для оценки в «первом приближении», так как учитывает только ваш рост. Профессиональный же столяр будет снимать с вас индивидуальную мерку или сделает стол с регулировкой высоты.   

• Я рекомендую выбирать ортопедическое кресло с качественной поддержкой спины и шеи. Сама я пользуюсь креслом, у которого спинка состоит из двух половин, адаптирующихся под положение моей спины, что очень удобно.

Имейте в виду, что, когда вы сидите, ноги должны прочно стоять на полу и быть согнуты под углом 90 градусов.

Альтернативный вариант эргономичной посадки — кресла с коленной поддержкой. Они придуманы в Японии, примеры таких кресел можно посмотреть по ссылке. Если в своем кресле я наклоняюсь вперед к компьютеру, то вся прекрасная поддержка для спины на этом заканчивается. В кресле с упором на колени физически не получается наклониться вперед — спина остается прямой, мышцы не перегружаются.

Каким сделать фон за спиной, если вы проводите видеотрансляции и онлайн-встречи

Если часть вашей работы связана с видеоформатом — выступаете спикером на онлайн-событиях, консультируете онлайн или создаете видеоконтент, тогда картинка за вашей спиной имеет большое значение.

Важно. Если у вас на заднем плане висят полки или наклеены обои с крупным рисунком, сделайте пробную съемку или звонок в скайпе и посмотрите, как это выглядит в кадре. Такие детали интерьера могут создать потешный эффект для зрителей. Например, шея и плечи будут на фоне стены, а голова «лежит» на полке. Или у вас из затылка «растет» букет цветов, или полоски на обоях создают эффект заячьих ушей.

Поэтому я рекомендую следующее:

• Идеальный фон — это однотонная стена нейтрального цвета. Фактура лучше подойдет матовая, поскольку она обеспечит более правильный и мягкий свет. Вообще тон стены следует выбирать так же, как одежду. Он должен быть психологически комфортным для вас и подходить к цвету кожи, глаз, волос. Избегайте зеленых и желтых оттенков, так как они могут придать зеленоватый или болезненный цвет вашему лицу.

• Если фон у вас за спиной не самый удачный, а затевать ремонт не входит в планы, то можно заказать переносной съемочный фон — пресс-волл: это такая ширма или выезжающее полотно. Его ширина должна быть не менее 90 сантиметров. Если хотите использовать пресс-волл не только для съемок из дома, то его конструкция должна быть жесткой и разборной.

Пресс-волл можно сделать однотонным по тем же правилам выбора цвета и фактуры, что и для стены. А можно разместить на нем название вашего бренда, логотип и другую информацию о вашем бизнесе. При этом обращайте внимание, чтобы эти элементы пресс-волла не сыграли ту же злую шутку в кадре, что полки или обои с рисунком.

Если пока не хотите заказывать пресс-волл, то можно повесить на стену за спиной постер, карту, календарь, картину или самоклеющиеся обои. При этом учитывайте как рекомендации выше, так и то, чтобы эти элементы интерьера отражали ваше позиционирование, гармонично и стильно смотрелись в кадре.

Как обустроить рабочее место без отдельного кабинета

• Если у вас нет отдельного помещения под кабинет, то хороший вариант — обустройство рабочего места на утепленном балконе. Здесь как раз хватит пространства на небольшой стол и кресло. А этого, в сущности, достаточно, чтобы создать место для работы, где можно уединиться.

И снова на первый план выходит дверь, а также шторы, которые огораживают комнату от балкона. Важно, чтобы закрывание штор было в зоне вашего контроля, а не семьи, чтобы вас никто не отвлекал. Поэтому вешайте шторы со стороны балкона. Также можно сделать крючок на дверь балкона с вашей стороны, чтобы открывание двери тоже контролировали вы.

• Для организации рабочего места в одной из комнат действуют те же правила, что и для отдельного кабинета. Конечно, с учетом того, насколько это реализуемо в конкретном помещении.

Какую комнату лучше выбрать для работы, зависит от ваших обстоятельств, привычек и распорядка дня в семье, вашего чувства комфорта в той или иной части дома.

Я считаю, что неплохой вариант для рабочего места — это спальня. Часто именно здесь можно уединиться, в отличие от гостиной или кухни, где всегда кто-то есть. Но, опять-таки, это зависит от образа жизни вашей семьи. Например, ваш муж может возражать, если вы работаете ночью и мешаете ему спать. Поэтому отталкивайтесь от своей ситуации и отслеживайте свои ощущения — где вам удобнее и комфортнее заниматься делами. Кому-то отлично работать на кухне, мне же это неудобно.

Когда вы найдете такое место, важно его «застолбить» — устроить там хранилище связанных с работой предметов, например поставить коробочку с документами, положить ежедневник, блокнот для мыслей и идей, повесить на стену календарь или карту желаний.

И еще у вас должен быть персональный источник света. Это важно не только для здоровья глаз, но и для зонирования. Здесь подойдет даже небольшая лампа на прищепке. Собственный источник света сразу обозначит, что это место — ваша рабочая зона, именно сюда вы приходите работать.

И в завершение хочу сказать, что переключаться в рабочее состояние помогают простые ритуалы. Например, если вы организовали рабочее место в спальне, то после пробуждения сразу заправляйте постель. Так у вас будет срабатывать переключатель, что раз вы застелили постель, значит, теперь это кабинет и после завтрака сюда вы приходите уже на работу.

Как правильно организовать рабочее пространство, секреты, хитрости, сложности

Большую часть жизни современный человек проводит на работе, поэтому вопросы простора, чистоты и организованности рабочего места сегодня очень актуальны. Дело в том, что бардак не только снижает общую продуктивность сотрудника, но и заставляет его постоянно терять время на поиски нужных предметов и документов.

Как организовать рабочее пространство: уборка

Как организовать эффективное рабочее место?

Как организовать рабочее место в офисе: систематизация и эффективность

Как должно быть организовано рабочее место?

Как правильно организовать рабочее пространство: правила

Как организовать рабочее место дома?

Сделать свою работу более эффективной и повысить концентрацию, чтобы успевать больше, поможет грамотная систематизация вещей, находящихся на рабочем столе.

Как организовать рабочее пространство: уборка

Любая перестановка должна начинаться с генеральной уборки. Чистый стол – это не только вопрос гигиены, но и просторное поле для творчества.

Тщательно протереть рабочие поверхности будет проще, если все вещи с них на время убрать. И хотя кажется, что это долгий процесс, на самом деле переставлять и перетирать все предметы рабочего стола по одному будет гораздо дольше.

Уделите процессу уборки достаточно времени: используйте специальные моющие средства, отполируйте царапины, ответственно отнеситесь к устранению засохших пятен, обработайте поверхности полиролью. Вы удивитесь, насколько преобразится рабочее место, попутно повысив и вашу продуктивность.

Далее необходимо избавиться от бесполезных вещей. Разбейте все предметы со своего стола на два «лагеря»: нужные и ненужные. В процессе может обнаружиться, что большую часть вашего рабочего пространства занимают позапрошлогодние календари, устаревшие бумаги и прочие вещи, захламляющие стол. Весь этот мусор нужно выкинуть.

Если рядом с вами всегда стоял какой-то памятный предмет, например, фотография, ее убирать необязательно. Хотя можно заменить новой, «освежив» тем самым пространство.

Если в процессе уборки обнаружились вещи, которые в ежедневной работе не используются, но выкинуть их нельзя, то просто аккуратно сложите их в контейнер и переместите в шкаф. Таким образом вы и место освободите, и важные для себя предметы сохраните.

Как организовать эффективное рабочее место?

Хорошо организованное рабочее место – это всегда упорядоченное пространство. Попробуйте изменить привычное расположение вещей на столе. Вы можете разместить их «зеркально» старой расстановке или изначально продумать, как лично вам будет удобнее использовать предметы на рабочей поверхности. Так вы внесете эффект новизны в обыденный, привычный глазу вид. Вполне вероятно, что обновленное таким образом пространство вдохновит вас на более продуктивную деятельность.

Чтобы понять, в каком конкретно порядке расставить вещи, подключите интуицию. У каждого человека свое понимание комфорта, поэтому важно определить, как именно вам будет удобнее всего расположиться: сядьте за стол, закройте глаза и подумайте, в какой части своего рабочего пространства вы бы подсознательно искали тот или иной предмет. А затем просто разместите вещи соответственно вашему представлению об их оптимальном местоположении.

Еще один совет касается канцелярских принадлежностей. Запаситесь бумагой, карандашами, скрепками и прочими вспомогательными вещами впрок. Однако и здесь есть свой лайфхак: будучи постоянными незаметными спутниками рабочего процесса, некоторые канцелярские «штучки» могут также разбавить однообразие и монотонность вашей ежедневной деятельности. Для этого стоит купить не белые, а цветные стикеры или красивую необычную ручку. Такие мелочи создают комфортную для человека обстановку.

Рабочий стол – это не только чистое и упорядоченное пространство, предназначенное для компьютера и канцелярии. Это место, где сотрудник проводит значительную часть своего времени, поэтому тут всегда есть место любимому, греющему душу предмету. Фотография в яркой рамке, небольшое кашпо, сувенирная статуэтка, смешная чашка – уместно все, что сможет порадовать вас. Главное, не переборщить с количеством.

Как организовать рабочее место в офисе: систематизация и эффективность

Расположив предметы на рабочем столе, задумайтесь, как можно сгруппировать их так, чтобы освободить больше места:

• Ручки, карандаши и прочие пишущие предметы соберите в специальную подставку;
• Все электронные девайсы расположите рядом с компьютером;
• Скрепки, файлы, степлер и прочее храните около принтера.

Сохраняя строгий порядок, вы сможете находить вещи интуитивно, а значит освободите время для решения более важных вопросов.

Второстепенные, но все-таки используемые предметы рекомендуем распределить по ящикам рабочего стола. Для мелких принадлежностей лучше всего купить лоток, который по габаритам подойдет к вашим выдвижным ящикам. Место для каждой вещи выбирайте в зависимости от частоты применения: те, что необходимы каждый день, размещаются в верхних ящиках, остальные – в нижних.

Все неиспользуемые предметы, которые по каким-то причинам нельзя выкинуть, стоит сложить в шкаф. Если такой возможности нет, то от захламленности вас избавят специальные большие пластиковые контейнеры. Хранить их можно как возле рабочего стола, так и под ним.

Старые бумаги рассортируйте по папкам и уберите в картотеку. Для документов, используемых ежедневно, приобретите лотки. Чаще всего они многоступенчатые, что позволяет, не смешивая, хранить разные бумаги в одном месте.

Как должно быть организовано рабочее место?

Систематизировав таким образом свое рабочее пространство, вы сможете меньше времени тратить на поиск нужных вещей, освободив его либо для решения важных рабочих вопросов, либо для отдыха.

Однако, если не приучить себя поддерживать порядок на столе, через пару дней рабочее место опять захламится. Важно запомнить, что у каждой вещи есть свое место, куда и стоит ее возвращать после использования. Само собой, выработка стойкой привычки может занять некоторое время, но результат того стоит.

Как правильно организовать рабочее пространство: правила

Еще несколько советов, которые помогут правильно организовать рабочее место, навести идеальный порядок и повысить вашу эффективность:

• Продумайте систему хранения документов. Если это папки, то они должны быть подписаны и пронумерованы;
• Не забудьте о мусорном ведре возле рабочего стола;
• Не переборщите с личными вещами. Они отвлекают от рабочего процесса и снижают продуктивность;
• Приобретите ящики для хранения ненужных предметов и бумаг;
• Не пренебрегайте удобством стула. Он обязательно должен быть оснащен спинкой.

Как организовать рабочее место дома?

Работать дома с одной стороны очень комфортно, а с другой – сильно расслабляет. У фрилансеров и людей, трудящихся в формате «home office» часто возникают проблемы с самоорганизацией. Никто не контролирует время начала и конца работы, не отслеживает количество и продолжительность перекуров, не следит за длительностью обеда и так далее.

Чтобы избежать неприятных моментов, нужно помнить, что домашнее рабочее место по сути ничем не отличается от офисного. Все приемы организации пространства на территории работодателя применимы и для дома.

Основное правило, неукоснительное соблюдение которого необходимо для продуктивной деятельности в привычном месте, – наличие четкого графика работы и отдыха. Никто не может концентрироваться на одном занятии слишком долго, даже находясь дома, поэтому стоит обозначить время, после которого нужно делать обязательные перерывы. Например, давать себе 15 минут отдыха после каждого часа работы.

Здесь важно, чтобы эти 60 минут действительно тратились на рабочие вопросы, без гаджетов и прочих отвлекающих вещей. Такой формат организации трудовой деятельности поможет вам и продуктивно работать, и успевать по хозяйству (никто не мешает за отведенные на отдых 15 минут пропылесосить или помыть посуду).

---

Популярные статьи в категории:

Не нашли нужную информацию? Задайте вопрос менеджеру

Как организовать рабочее место школьника: правила и лайфхаки

25.08.2020 20:00 Содержание статьи:

Карина Батурова

Как превратить комнату вчерашнего дошкольника в комнату ученика? Нужно ли перекрашивать стены? Какой высоты покупать стол и куда его ставить? Отвечаем на все вопросы по организации рабочего места школьника.

С — сосредоточенность

Если мы имеем дело с ситуацией «в первый раз в первый класс», главная задача — научить ребенка учиться. Вчерашнему дошкольнику придётся привыкать к рутине ежедневных домашних занятий. Чтобы сделать переломный момент менее стрессовым, нужно уделить должное внимание зональности.

Как добавить солнца в питерскую квартиру

В этой статье мы расскажем, как добавить солнца и простора в квартиру, которая в них нуждается.

Тяжело сосредоточиться на уроках, когда любимые игрушки рядом — только руку протяни. Придётся убрать их из поля зрения — игровая зона и рабочее место школьника не должны соприкасаться.

Яркие постеры и аппликации лучше расположить вне зоны видимости ученика, например на противоположной стене. Чтобы усилить эффект разделения, учебную зону можно «отрезать» от игровой части комнаты с помощью стеллажа или декоративной перегородки.   

Это не значит, что обстановка за рабочим столом должна быть спартанской. За эстетичный дизайн могут отвечать подобранные по цвету канцелярские принадлежности, контейнеры, коробки и лотки для бумаги.

Продуманная система хранения буквально расставит всё по местам и поможет ребёнку научиться организовывать учебный процесс и следить за вещами.

Не забудьте предусмотреть место для школьного ранца — полку или крючок, чтобы рюкзак с учебниками не мигрировал по квартире.

Фаворит детей и родителей — грифельная доска в детской комнате. Она может стать переходным звеном между игровой и рабочей зоной, сделает учебный процесс увлекательнее, а дизайн интереснее. 

Свет знания

Зрение, как и честь, рекомендуется беречь смолоду. Рабочему месту школьника необходим хороший доступ естественного света. Чтобы обеспечить комфортное освещение, окно должно быть слева, если школьник правша, или справа, если ребёнок левша. Такое расположение даст возможность эргономично задействовать стену напротив: разместить на полках учебники, канцелярию, поставить глобус, повесить атлас, украсить стену специальной пробковой, проволочной или магнитной доской, к которой можно крепить записки, фотографии и школьное расписание. 

Если окна не выходят на южную сторону, идеальный вариант для детской — стол, расположенный параллельно окну. Компактное решение для рабочего места — расширенный подоконник-столешница.

Если места для полноценной учебной зоны в комнате нет, можно закрепить на стене компактный откидной стол. От идеи «спрятать» рабочий стол на первом этаже двухъярусного комплекса с кроватью лучше отказаться. Решение популярное, но утомительное для глаз ученика. Одна настольная лампа не сможет обеспечить комфортное рабочее освещение, нужен полноценный общий свет.  

Если школьников двое, а комната одна, можно разместить столы в ряд, или, если позволяет метраж, использовать для этих целей тот же расширенный подоконник. Столы также можно установить напротив друг друга, или буквой «Г», главное чтобы окно было неподалёку.

Простая математика

Разобравшись с местоположением стола, нужно ещё определиться с его высотой. Ученику комфортно, когда край стола находится на один-два сантиметра ниже уровня его груди в сидячем положении. «Взрослый» стол со стандартной высотой 75 сантиметров подойдет только школьникам, рост которых уже перемахнул за отметку 150 сантиметров. Ребятам пониже подойдет решение «на вырост» — специальные столы или парты-трансформеры, высоту которых можно регулировать. Другой вариант — стол, выполненный на заказ, здесь можно поэкспериментировать с формой, цветом и материалом. Но более практичным выбором всё-таки будет трансформер, который «растёт» вместе со школьником и даёт возможность регулировать угол наклона столешницы для максимально комфортного учебного процесса. 

Какие требования к стулу? Должна быть спинка, чтобы не навредить осанке, в идеале — анатомическая, ступни ребёнка должны касаться пола, а колени сгибаться под углом 90°. Оптимальный выбор — регулируемый по высоте стул. Он может составить пару даже обычному «взрослому» столу, если тот оказался «велик» ребёнку, но придётся подобрать подставку для ног.

Если ребёнок неусидчивый, крутящийся стул на колесах противопоказан — он неизбежно будет использован как транспортное средство.

Цвет настроения

В рабочей зоне не место игрушкам, плакатам и другим радостям жизни, значит и ярким краскам не место? Необязательно. Учебный уголок не должен походить на тюремную камеру с голыми серыми стенами, яркий оттенок может присутствовать. Некоторые психологи даже рекомендуют задействовать оранжевый, жёлтый или красный цвет в целях повышения умственной активности ребёнка. Главное — не перебрать с дозировкой: ярко-красная стена перед глазами — перебор, сочные цветовые акценты — уместно.

Если школьник гиперактивен, психологи рекомендуют снизить накал страстей с помощью синих и зелёных оттенков, известных своим антистрессовым эффектом.

Узнайте, как ребенок реагирует на оттенок: цвета, не соответствующие темпераменту, могут оказаться раздражителями, будут нервировать и отвлекать от учёбы.

7 лайфхаков для эргономичного хранения вещей

Слишком много места в квартире не бывает. Зато бывает слишком много вещей. Мы собрали 7 простых лайфхаков, которые помогут грамотно распорядиться пространством и не захламлять интерьер.

Чтобы понять, как грамотно организовать рабочее место школьника, прислушивайтесь не только к общим рекомендациям, но и к ощущениям ребёнка, следите за тем, какие предметы отвлекают от учёбы, а какие наоборот настраивают на рабочий лад.

Правильная организация рабочего места за компьютером.

Как правильно организовать компьютерное рабочее место? Далеко не каждый задумывается об этом, а ведь от правильной организации рабочего места зависит не только, насколько удобно вам будет работать, но и ваше здоровье в целом. Существуют простые способы обезопасить себя при общении с компьютером. Например, правильно организовать свое рабочее место. Следующие рекомендации помогут вам в этом.

1. Устанавливать монитор желательно в углу комнаты или развернуть его задней панелью к стене.

В помещении, где работают несколько человек, при размещении рабочих мест с ПЭВМ расстояние между рабочими столами с видеомониторами (в направлении тыла поверхности одного видеомонитора и экрана другого видеомонитора) должно быть не менее 2,0 м, а расстояние между боковыми поверхностями видеомониторов — не менее 1,2 м. Ни в коем случае нельзя ставить компьютеры друг против друга. Не оставляйте монитор включенным на длительное время, чаще пользуйтесь «ждущим» режимом. Заземлите ПК.

2. Во время работы расстояние до экрана монитора должно быть не менее 70 см.

Для профессиональных операторов персонального компьютера, школьников и студентов на всей территории Российской Федерации действуют санитарные правила и нормы СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы» (в редакции СанПиН 2.2.2/2.4.2198-07 Изменение № 1, СанПиН 2.2.2/2.4.2620-10 Изменение № 2, СанПиН 2.2.2/2.4.2732-10 Изменение № 3).

Основными мероприятиями для профилактики зрительного утомления являются: правильная организация рабочего места, ограничение продолжительности работы с компьютером в соответствии с категорией пользователя и характером выполняемой им работы; для профессиональных пользователей — обязательные регламентированные перерывы, во время которых следует выполнять специальные упражнения для глаз; в школах, техникумах и вузах — подключение к компьютерам таймеров, нормирующих время работы с монитором, регулярное выполнение упражнений для глаз, восстановление физической работоспособности.

3. Рабочее место должно быть комфортным и достаточно освещённым, лучи света не должны попадать прямо в глаза.

Монитор лучше располагать чуть дальше, чем это делают при обычном чтении. Верхний край экрана должен располагаться на уровне глаз или чуть ниже. Если вы работаете с текстами на бумаге, листы надо располагать как можно ближе к экрану, чтобы избежать частых движений головой и глазами при переводе взгляда. Освещение необходимо организовать так, чтобы на экране не было бликов. Создайте хорошую освещенность в помещении, где вы работаете. Применяйте современные светильники, которые дают оптимальное освещение. В комнате, где вы работаете, не применяйте краски и обои холодных тонов, а также темные. Лучшие цвета для человека — белый, лимонно-желтый и салатный.

4. Не следует забывать о том, что экран компьютера способен собирать пыль. Для достижения четкости изображения регулярно протирайте его антистатическим раствором или используйте специальные салфетки. Для протирки мониторов нельзя применять спирт – может испортиться антибликовое покрытие.

Клавиатуру также необходимо протирать. Лучше всего делать это ватным тампоном. Время от времени клавиатуру стоит переворачивать и вытряхивать. Увлажняйте воздух зимой и подсушивайте летом. Боритесь с пылью. Вешалка для верхней одежды, место для обуви должны быть изолированы от помещения.

5. По возможности изолируйте себя от шума. Старайтесь не создавать его сами. Приучайтесь разговаривать спокойным голосом, не говорите много.

6. Мебель, которой вы пользуетесь при работе на компьютере, должна быть удобной, так как от этого зависит удобство расположения рук, ног и позвоночника. Пренебрегать позвоночником нельзя — он очень быстро и заметно на это реагирует. В последние годы производится огромное количество офисных стульев и кресел, которые позволяют комфортно чувствовать себя в течение всего рабочего дня.

Высота компьютерного стола должна быть такой, чтобы во время работы экран располагался несколько ниже линии взгляда, и вам не приходилось бы проводить несколько часов подряд с поднятой вверх головой. Под столом должно быть достаточно пространства для того, чтобы время от времени можно было вытянуть уставшие ноги; а кресло должно быть так называемым «компьютерным»- крутящимся, с регулируемой высотой, подлокотниками и удобной спинкой, с полумягким нескользящим покрытием; при необходимости под спину можно подложить подушечку для профилактики пояснично-крестцового остеохондроза. В положении сидя ступни ног должны располагаться на полу, бедро — параллельно полу, спина прямая. 

Глубина стола должна быть такой, чтобы расстояние до экрана монитора было не менее 50 см. Ширина его зависит от количества периферийных устройств и различных канцелярских принадлежностей. Конструкция рабочего стула должна обеспечивать:

• ширину и глубину поверхности сиденья не менее 400 мм;

• поверхность сиденья с закругленным передним краем;

• регулировку высоты поверхности сиденья в пределах 400 — 550 мм и углом наклона вперед до 15 град, назад до 5 град.;

• высоту опорной поверхности спинки 300 20 мм, ширину — не менее 380 мм и радиус кривизны горизонтальной плоскости — 400 мм;

• угол наклона спинки в вертикальной плоскости в пределах 30 градусов;

• регулировку расстояния спинки от переднего края сиденья в пределах 260 — 400 мм;

• стационарные или съемные подлокотники длиной не менее 250 мм и шириной — 50 — 70 мм;

• регулировку подлокотников по высоте над сиденьем в пределах 230 30 мм и внутреннего расстояния между подлокотниками в пределах 350 — 500 мм.

Спинка офисного кресла служит устойчивой опорой для поясничного и нижней половины грудного отдела позвоночника. Небольшая выпуклость в нижней части спинки фиксирует средние поясничные позвонки в правильном положении физиологического изгиба, присущего поясничному отделу позвоночника. Важным моментом является наличие у спинки специального регулятора наклона. В процессе работы необходим регулярный отдых, поскольку однообразная поза достаточно утомительна для глаз, шеи и спины. В течение работы обязательно нужно делать небольшие перерывы по 10 — 15 минут ежечасно, при этом желательно делать упражнения для шеи и глаз или просто провести время в движении.

Естественно помещение должно проветриваться. Эти простые советы помогут сохранить вам здоровье, а также выполнять работу более эффективно. (по материалам СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы» (с изменениями СанПиН 2.2.2/2.4.2732-10)

Материал подготовлен методистом ГМЦ ДОгМ Л.А. Шутилиной

Как организовать рабочее место дома для повышения эффективности работы

Вы долго изучали рынок недвижимости и теперь знаете «в лицо» всех крупных застройщиков Петербурга. Теперь вы – настоящий профи и, заветная цель – купить квартиру наконец достигнута. Квартира куплена, ключи получены, чистовая отделка выполнена. Вот оно счастье: у вас есть своя, пусть даже очень миниатюрная, жилплощадь. Но как грамотно обустроить домашнее рабочее место, если площадь ограничена? Поделимся советами изобретательных владельцев мини-квартир.

Для чего это нужно?

---

Грамотная организация рабочего места дома. Многие спросят, а для чего это вообще необходимо? Ведь дома нужно отдыхать, а не работать! 

Возможно, ваша работа связана с интеллектуальным трудом. В таком случае вам необходимо постоянно развиваться и совершенствоваться в профессии, быть в курсе современных трендов: слушать семинары, онлайн курсы, тренинги, возможно, иногда брать часть работы на дом. Либо вы в принципе работаете удаленно из дома. Хотим поговорить о том, как создать уютное рабочее пространство.

Многие знают, как важно зонирование пространства в квартире. Часто бывает так, что кровать – это и столовая, и кинозал, и офис и место для сна. Доказано, что при работе в таком пространстве, рабочий настрой улетучивается, так как человек привык не только работать в кровати, но и заниматься другими делами. Сосредоточиться в таком случае будет достаточно сложно. Поэтому наличие рабочего кабинета в квартире не блажь, а разумный выбор. Даже если размеры квартиры не позволяют вам выделить место для отдельного личного кабинета, создание обособленного рабочего пространства с помощью зонирования тоже хороший вариант.

Выбор места

---

Разложив рабочие документы, ноутбук и прочие канцелярские принадлежности на кухонном столе, на кровати или подоконнике вы непременно их потеряете, испачкаете, поломаете и испортите настроение себе и окружающим. Далее, не имея домашнего рабочего места, вы будете работать в некомфортных для себя условиях, что может способствовать не только дискомфорту, но и заболеваниям опорно-двигательного аппарата. Если вы программист или геймер, то рабочий стол – ваша постоянная, бессменная резиденция, ну, и конечно, расположившись на кухонном столе, вы обязательно, увлекшись работой, будете поглощать всё съедобное и несъедобное. Наверняка вы согласитесь: рабочее место дома просто необходимо.

• Гостиная
  Если вы счастливый обладатель квартиры с гостиной, то вы можете оборудовать рабочее пространство именно там. В этом вам помогут ширма, стеллаж и прочее.

• Балкон
  Отличное место для создания собственного кабинета. Отдельное помещение, где можно уединиться от шума «домашних», сосредоточиться и спокойно работать. А также много света и свежего воздуха. Вот только для работы на балконе вам придется утеплить его и поменять холодное остекление на теплое.

• Спальня 
  Кому-то может быть комфортно работать в спальне, так как спокойная атмосфера располагает к умственному труду. Главное не расслабиться по полной программе: чтобы вас не манила кровать, отделите рабочую зону и не работайте лицом к кровати.

• Другие варианты 
  Если пространство не позволяет вам выделить полноценную рабочую зону или вы работаете время от времени, то возможно вам подойдут более простые варианты. Такие как ниша в стене, рабочее пространство на подоконнике или возможно просто откидной столик.

Подбираем мебель

---

При планировании расстановки предметов мебели в квартире особое место нужно выделить для рабочего стола. Выбор места его расположения играет первостепенную роль. В идеале это пространство должно быть хорошо освещено и находиться рядом с естественным источником света – то есть с окном. 

Точно также важен выбор стула: подбирайте удобный и эргономичный стул с удобной спинкой и регуляцией высоты и наклона.

Если вы сидите за рабочим столом целый день, то вам могут пригодиться специальные приспособления. Речь идёт о подставках и гамаках для ног, подушках под спину, анатомических креслах, которые помогут не только увеличить работоспособность, но и позаботиться о здоровье. Монитор должен находиться на расстоянии 10-15 сантиметров ниже уровня глаз, а ваши спина и шея непременно должны быть прямыми.

Выбираем освещение

---

Стоит подчеркнуть, что стол должен быть хорошо освещённым и достаточно просторным, чтобы была возможность сидеть в комфортной позе. Поэтому, при недостатке света, поставьте на стол дополнительную лампу. Особенно, если вы привыкли трудиться не только в дневное, но и ночное время.

Выбор приборов освещения огромный: напольные лампы, поворотные светильники на штанге, точечные лампы, настенные светильники.

Главное чтобы освещения было вам достаточно, и свет не отражался в мониторе.

Организация рабочего процесса

---

Не меньше увеличивает производительность труда грамотное устройство системы хранения вещей на рабочем столе. Вот несколько советов по организации рабочего процесса, придерживаясь которых, вы наведёте порядок не только на столе, но и в голове, а, возможно, и в жизни.

• Порядок
  На рабочем столе должен быть всегда порядок. Бумажные «завалы» и посторонние предметы недопустимы.

• Ничего лишнего
  На столе должны быть только те вещи и предметы, которые необходимы для работы в данный момент, поэтому начинать и заканчивать работу нужно с разбора документов и канцелярских принадлежностей.

• Дополнительные места для хранения 
  Внутри рабочего стола, вверху, внизу или рядом с ним обязательно должны быть организованы зоны хранения в виде ящичков, полочек, отсеков. Важные предметы храним на столе, те, которые в данный момент не нужны, но всегда могут понадобиться – в самом ближнем ящике, те, которыми пользуйтесь редко – в самых дальних отсеках.

• Календарь 
  Очень удобно, когда перед глазами висит настенный календарь, в котором отмечены важные для вас дела и даты. Не нужно постоянно доставать телефон, чтобы заходить в календарь.

• Доска для заметок 
  Расположите рядом с рабочим столом доску для заметок. Она может быть железная, деревянная, пробковая. Её фактура – исключительно ваши предпочтения.

• Мусорная корзина
  Организуйте корзину для ненужных бумаг и предметов, чтоб не отвлекаться для того, чтобы вставать и выбрасывать мусор.

• Не ешьте за рабочим столом 
  Не принимайте пищу во время работы. Это тоже сильно отвлекает. 

Декор и милые аксессуары для уюта

---

Конечно нельзя забывать и об уюте. Большое количество ненужных безделушек, непременно будет отвлекать вас от важных дел, но парочка красивых картин, дорогие сердцу фотографии, красивая ручка придадут вам оптимизма, бодрости и уверенности в себе и в своей работе.

Окружите рабочее место теми вещами, которые вас вдохновляют и мотивируют. Главное не переборщить с этими аксессуарами, так как захламление пространства приносит дополнительный «шум».

Выберите цветовое решение для себя:

• насыщенные оттенки: желтый, синий, зеленый стимулируют мозговую активность
• пастельные тона: бежевый, кремовый и др. создают уют на рабочем месте.

Поставьте на стол комнатные растения, если вы их любите. Они очистят воздух и будут радовать вас в период цветения. Будьте осторожны при выборе, так как многие растения могут вызывать головную боль и аллергические реакции.

---

Какое бы вы не организовали рабочее пространство, выбирайте то, что нравится лично вам. Пусть оно будет комфортным, уютным и мотивирующим на новые свершения!

19 идей организации офиса в 2021 году для лучшей производительности

Что, если бы я сказал вам, что есть что-то, что вы могли бы сделать сегодня, что повысило бы вашу эффективность, уменьшило бы ежедневный стресс и, возможно, даже подготовило бы вас к небольшому хорошему продвижению по службе?

Не хватает времени? Загрузите этот список в формате PDF. Легко сохраните его на своем компьютере для быстрого ознакомления или распечатайте и поделитесь им в своем офисе.

Наши любимые идеи по организации офиса для повышения производительности:

Я знаю, ты, наверное, думаешь: «Это безумие, Джефф.Убирайся отсюда с этим мешком горячей ерунды. Кто вообще дал тебе ключи от блога SnackNation ?? »

Правильный вопрос. Но, оказывается, есть что-то, что проверяет все эти флажки и оказывается полностью под вашим контролем.

Организует вашу рабочую среду. И мы собираем лучшие идеи по организации рабочего офиса!

Выслушайте меня.

Организованная рабочая среда — это гораздо больше, чем просто визуальная привлекательность. Во-первых, было доказано, что организация домашнего офиса снижает стресс.

Появление беспорядка сигнализирует вашему мозгу, что есть над чем поработать. Когда ваш мозг перегружен всей этой (реальной и предполагаемой) работой, он вызывает стрессовую реакцию. Организация рабочего места снижает частоту реакции на стресс и дает вам чувство контроля.

Организация

Plus поможет вам стать более эффективными. Поиск файлов на неорганизованной рабочей станции просто тратит время и снижает вашу эффективность.

Если ваша цель — продвинуться по служебной лестнице, есть свидетельства того, что беспорядок снижает ваши шансы на получение следующего повышения, как за счет повышения вашей эффективности, так и за счет создания положительного впечатления о ваших рабочих привычках у руководителей.

Есть и культурный аргумент в пользу организации офиса. То, как вы организуете свой офис, влияет на то, как ваша команда ведет себя в этом пространстве, поэтому стратегическая организация вашего офиса поможет вам создать корпоративную культуру, которая нужна вашей команде для достижения своих целей. Я надеюсь, что вы начинаете понимать силу простых идей офисного органайзера.

Если мысль о переделке грязного стола или перемещении офисной мебели вызывает у вас учащенное сердцебиение, не волнуйтесь, мой грязный амиго.

Мы собрали лучшие идеи для организации офиса — это уловки, советы и хитрости, которые мы либо используем здесь, в SnackNation, либо другие компании делают то, что нам очень нравится.

И поскольку оба типа важны, мы включили советы по организации личной организации и более общие советы по организации офиса.

ЭЙ! Для вас важно стать профессионалом?

Да!

Внедрить процесс цифрового входа

Попросить посетителей войти в систему, используя бумажную книгу посетителей, — это задача, которую большинство посетителей не воспринимают всерьез, особенно когда речь идет об использовании общей ручки (уууууу). Не говоря уже о ручном процессе поиска и уведомления персонала о прибытии посетителя.

Бесконтактная система входа в систему помогает произвести наилучшее первое впечатление, которое только можно вообразить; он автоматизирует весь процесс, позволяя посетителям входить в систему с помощью iPad или собственного смартфона и уведомляя персонал с помощью мгновенного уведомления о прибытии посетителя.

Профессиональный администратор может сосредоточиться на человеческом общении; Зрительный контакт и теплая улыбка дополняют ультрасовременную бесконтактную систему входа в систему, чтобы произвести лучшее первое впечатление, которое только можно представить в офисе.

Такие компании, как SwipedOn, помогают снизить нагрузку на персонал стойки регистрации при появлении очереди посетителей, давая им возможность приветствовать их устно, продолжая выполнять высокоприоритетные задачи и позволяя технологиям позаботиться о процессе входа в систему. У SwipedOn даже есть 14-дневная бесплатная пробная версия, чтобы опробовать простоту бесконтактного входа.

Автоматизация повторяющихся задач

Я предполагаю, что есть масса задач, которые вы выполняете на регулярной основе, и отнимают непропорционально много вашего времени.

Если вы офис-менеджер, вы можете отвечать за пополнение запасов канцелярских товаров, планирование встреч или регистрацию посетителей. По сути, автоматизация этих задач снимает их с вашей тарелки.

Черт возьми, это большая часть причины, по которой мы разработали модель членства SnackNation именно так, как и мы, — чтобы сэкономить вам время и нервы, связанные с поиском и заказом вкусных закусок каждый месяц.

Бонус: Использование программного обеспечения, как понедельник.com позволяет легко настраивать автоматические задачи и другие повторяющиеся функции. Этот инструмент управления задачами — король производительности и лучшее введение в автоматизацию, которое вы можете получить. У них также есть отличная 14-дневная бесплатная пробная версия, которую вы можете попробовать, чтобы начать работу.

Спрячьте провода

Из всех идей по организации рабочего стола эта должна быть нашей самой любимой. Со всеми мониторами, компьютерными вышками, мышами, ноутбуками, телефонами и зарядными устройствами, которые украшают типичный офисный стол, количество проводов перед нами может быстро выйти из-под контроля.

Поскольку уменьшение визуального беспорядка помогает снизить стресс, очень важно спрятать все эти спутанные провода. Если на вашем столе нет щели, чтобы их спрятать, попробуйте использовать зажимы для бумаг, чтобы сгруппировать их вместе и убрать из поля зрения.

(через Lifehack)

Кстати, вы также избавите себя от необходимости постоянно ловить один кабель, который, кажется, всегда падает за ваш стол в страну, откуда нет возврата.

В SnackNation мы используем комплект для настенного покрытия шнура Simple Cord Cable Concealer!

Поскольку ваш стол станет тем местом, которое вам нужно для максимальной продуктивности, внедрение полезных инструментов, которые позволят сохранить каждый стол в офисе организованным, фирменным и элегантным, а также безупречным, может стать спасением для вас. аккуратно.

В SnackNation нам нравятся инструменты организации на Swag.com, которые позволяют скрывать провода и уменьшать беспорядок с легкостью с фирменными настольными лотками и настольными органайзерами .

Как только ваш стол будет усовершенствован и эти спутанные провода будут надежно убраны, вам захочется приступить к работе и провести день!

Обозначить все

Если вы хотите оставаться организованным, производитель этикеток должен быть вашим лучшим другом.

Простые вещи, такие как маркировка шкафов, не только сэкономят ваше время и нервы, но и уменьшат количество прерываний, которые вы можете получить в течение дня.

Люди перестанут спрашивать вас, где бумага для принтера пять миллионов раз в день, если вы приклеите этикетку «БУМАГА ДЛЯ ПРИНТЕРА» на правом шкафу или ящике. (Хорошо, некоторые сотрудники, вероятно, все еще будут.)

Не останавливайтесь за своим столом, погрузитесь в компьютерные файлы, чтобы вывести свою продуктивность на новый уровень. Отсортируйте файлы по проектам и заархивируйте «окончательные» и «черновые» версии результатов.

Для дополнительных приключений доведите папку до почтового ящика. Возьмите под свой контроль один из этих 9 способов сортировки писем.

Мы используем Fellowes Partition Additions, Clip, Bulk Pack из 20 штук на SnackNation!

Этикетки для шнуров своими руками

Вы когда-нибудь работали над важным проектом, когда внезапно ваш монитор гаснет?

Сначала вы паникуете, думаете, что, возможно, сломали компьютер и навсегда потеряли работу.Затем вы помните, как Джим в проходе позвонил в ИТ, потому что его компьютер был «сломан», и, как выяснилось, он был просто отключен от сети.

С проблеском надежды на этот незакрепленный штекер вы пролезаете под стол и обнаруживаете то, что лучше всего можно описать как кабельные джунгли.

Избегайте этого времени, сделав этикетки своими руками для важных шнуров в вашей жизни.

Один простой прием: используйте цветную ленту, чтобы отличить монитор от обогревателя помещения вашего соседа.

(через простой интервал)

Другой вариант, купить собственный разноцветный удлинитель.С вашей собственной недвижимостью не возникнет путаницы, если ваше зарядное устройство для компьютера таинственным образом пропадет, потому что кто-то принял его за свое.

Мы используем систему идентификации шнуров и кабелей Dotz Cord ID Pro в SnackNation!

Go безбумажный

Вот простой способ избавиться от всех случайных обрывков бумаги, грязных блокнотов и записок, которые засоряют многие наши столы — избавьтесь от бумаги!

Такие приложения, как Evernote, Google Keep, Bear и многие другие, упрощают создание заметок в облаке.

Я лично перешел на Evernote около двух лет назад и не могу поверить, что так долго пользовался ручкой и бумагой. Evernote позволяет мне делать заметки быстрее, синхронизировать мои заметки на разных устройствах, получать к ним доступ из дома и (лучшая часть IMO) искать в моих заметках, чтобы найти точную информацию, которая мне нужна.

Инструменты, такие как Dropbox и Box, необходимы, когда дело доходит до уменьшения беспорядка с бумагой и сбоев в картотеке. Сохранение и совместное использование файлов в облаке поможет вашему офису сократить количество отходов бумаги и, к счастью для вас, количество постоянных застреваний в принтере.

Используйте блокнот в стиле «Daily Docket»

Если отсутствие бумаги доставляет вам дискомфорт, попробуйте переключиться с скучного старого списка дел на блокнот в стиле «ежедневный список дел».

Сверхпростая и интуитивно понятная компоновка ежедневного блокнота поможет вам визуализировать весь день одним махом, а также разделить ваши поручения, задачи, встречи и заметки.

Мы рекомендуем планшет InkWell Press.

Если вы больше разбираетесь в домашнем хозяйстве, вы можете сделать свой собственный блокнот, используя всего 4 расходных материала.Здесь вы найдете бесплатные обложки для печати.

В качестве забавного и креативного офисного подарка вы даже можете создавать собственные страницы для своих коллег. Не забудьте указать то, что им всегда удается забыть, например пароль от Wi-Fi.

Используйте пространство на стене с пользой

Если вы сидите у стены или высокой кабинки, не позволяйте этому пространству тратиться зря. Используйте его, чтобы освободить драгоценное место на столе, храня почту, канцелярские товары или электронику на стене.

Эта перфорированная доска выглядит круто, и все офисные принадлежности всегда под рукой.

(через Lifehack)

Полки в виде сот — это модно и функционально, и их довольно легко сделать самостоятельно. Вот учебник от Boxy Colonial — или эти соты ручной работы от Farmhouse.

Нам также понравилось это подвесное решение для хранения, в котором используются переработанные контейнеры для дезинфицированных салфеток. Вот набор инструкций. (Через Make It Love It.)

Если у вас нет места для создания собственной подвесной доски для канцелярских принадлежностей, соберитесь со своей командой и составьте общую коллекцию.Изготовление доски не только поможет вам лучше узнать друг друга, но и позволит связать ваши любимые канцелярские принадлежности.

Создание почтовой станции своими руками из старых книг

Эта супер-милая идея пришла из фильма «По ту сторону пикетного забора». Несколько старых книг в твердом переплете, немного краски и декоративной ткани — все, что нужно, чтобы создать почтовое решение, которое выглядит потрясающе и сохраняет ваш рассудок.

(через пикетный забор)

Если почта не загромождает ваш стол, вы поднимете свою продуктивность на новый уровень.Вдохновите членов вашей команды взять на себя ответственность за свою почту с помощью ваших новых папок и произведите впечатление на своего начальника с помощью этого простого организационного решения. И это одна из тех забавных идей настольного органайзера, которые вы можете реализовать прямо сейчас.

Очистите свой шкаф с помощью полок для поддонов своими руками

Лучший способ освободить место в шкафу — пойти вертикально. Стеллажи позволяют эффективно хранить закуски, канцелярские товары или неиспользованную технику. Но не платите большие деньги. Вы можете сделать свои собственные стеллажи в деревенском, но функциональном стиле, используя использованные упаковочные поддоны.

(Via Ana White.)

Или модные полки из старых трубок и дерева для индустриального вида. Вот руководство от Cherished Bliss.

Использовать старую коробку в качестве подставки для монитора

Если ваш офис похож на наш, вы получаете постоянный поток посылок. Оставшиеся коробки могут занимать много места, и от них будет сложно избавиться.

В следующий раз, когда вы найдете классную коробку, не слишком потрепанную, вы можете использовать ее как быструю и удобную подставку для монитора.Он не только снимет напряжение с вашей шеи, но и послужит прохладной полкой для ваших любимых письменных принадлежностей.

Если вы хотите перейти на новый уровень, вы можете обернуть коробку декоративной оберточной бумагой или накрыть ее любимыми наклейками.

Использовать собственное хранилище по требованию

Иногда у вас есть тонна вещей, которые вы не используете, просто занимая место, но вытащить все эти старые столы и этот офисный гамак (в то время казалось крутой идеей) просто неосуществимо.Плюс вам некуда их поставить!

Убер-удобные решения для самостоятельного хранения данных по запросу, такие как Clutter, позаботятся обо всем этом за вас. Они забирают ваши вещи, хранят их для вас за пределами офиса, а затем приносят обратно, когда вам это нужно.

Организуйте свой почтовый ящик

Просто безумие, сколько времени мы тратим на электронную почту. Даже если ваш физический стол изящный и объемный, беспорядок в почтовом ящике может вызвать у вас такое же переутомление.

Сложные системы маркировки действительно не подходят — они обычно просто создают для вас больше работы.Если вы используете Gmail, переключите свой почтовый ящик в режим приоритета, откажитесь от подписки вместо того, чтобы удалять информационные бюллетени, которые больше не представляют никакой ценности, и создайте фильтры для определенных типов писем (например, с множеством получателей).

Сотрудник Mailchimp также поделился фантастической системой обработки электронной почты, которая ограничивает время, проводимое в вашем почтовом ящике. Вместо того, чтобы тратить кучу времени на маркировку всего, этот человек отмечает все письма, требующие действия, непрочитанными — все остальное архивируется.

Ознакомьтесь с полной системой здесь.

И, конечно же, вы также можете уменьшить объем почтового трафика, используя Slack для внутренней связи.

Использование системы продажи билетов для управления входящими запросами

Это отличный совет для офис-менеджеров, ИТ-специалистов, помощников администратора или всех, чья работа требует от них отправки тонны входящих запросов.

ZenDesk — отличное решение для продажи билетов, которое не только помогает вам отслеживать все эти входящие запросы, но и помогает вам отвечать на них таким образом, чтобы не прерывать ваш рабочий процесс и не нарушать ваш распорядок дня.

Если платная система, такая как ZenDesk, не подходит, вот решение для самостоятельного изготовления от офис-менеджера Меган.

«У меня есть [таблица Excel], которую я храню в сети, которую я обновляю.

Каждый раз, когда кто-то присылает мне электронное письмо с просьбой сделать что-то, я помещаю это в этот список. Я поставил это как задачи, которые у меня есть.

Наверху у меня отложенные задачи. У меня есть повторяющиеся задачи, каков их статус, какова задача, каков их статус, когда наступают сроки выполнения, кто несет ответственность, кому это нужно передать, а затем у меня есть задачи, которые находятся в процессе .Все устарело.

Каждую неделю я делаю новый лист, чтобы вернуться к старым.

Это просто вопрос усердия и обновления. Еще я распечатываю запрос по электронной почте и сохраняю эту стопку бумаги с делами. Затем я сравню его со своим списком, чтобы убедиться, что он там и готов «.

Загрузите шаблон Меган здесь (спасибо, Меган!).

Сделайте разделители ящиков с ящиками для хлопьев

Создайте идеальное место для ножниц и ленты, укорачивая коробки с хлопьями и накрыв их войлоком или контактной бумагой.Этот простой в исполнении проект отлично смотрится и избавит от беспорядка на вашем столе.

Приручить беспорядок на столе с корзиной под полкой

Чувствуете, что вам постоянно не хватает места на столе? Освободите часть этих ценных квадратных метров с помощью простой и недорогой корзины под полкой.

Уберите предметы первой необходимости, разогрейте пальцы для набора текста и вытяните локти. Благодаря этому быстрому решению вы можете приступить к работе, не беспокоясь о том, что постучите чем-нибудь об пол.

Нет ничего проще!

Создание офисной библиотеки

Если вы похожи на нас, у вас может быть куча случайных справочников, валяющихся в случайных конференц-залах, на которые никто не смотрит — в основном потому, что они не знают, что они там есть!

Разместите их в расположенной в центре офисной библиотеке, чтобы побудить людей открыть их.

Все, что нужно, — это несколько полок, ваш верный производитель этикеток (он же лучший друг), и вы в деле.Организуйте по темам, а затем в алфавитном порядке по авторам.

Ставьте свои рабочие места на колеса

Вот крутой трюк от мира стартапов. Установите ролики в нижней части столов, чтобы упростить реорганизацию офиса за считанные минуты.

В чем преимущество? Возможность перенастроить дает вашей команде (или компании) определенную степень гибкости, которая поощряет сотрудничество и вдохновляет на творчество.

Квитанции из магазина в каменщике

Сколько раз вам приходилось что-то возвращать, оформлять расходы или регистрироваться для получения гарантии — если бы вы могли найти квитанцию!

Бумажные квитанции по-прежнему существуют для многих предприятий.Держите их в безопасности, но поместите их в каменную банку.

Если это слишком аналогово, переходите на цифровой. Используйте приложения для отслеживания расходов, такие как Concur, и никогда больше не беспокойтесь о потере квитанции. Или вы можете начать сокращать квитанции, используя виртуальную кредитную карту для документирования онлайн-расходов.

Используйте этот магнит, чтобы не класть посуду в раковину

Как это досадно, когда в офисной раковине скапливается посуда… несмотря на наличие офисной посудомоечной машины! Некрасивая посуда в раковине создает у посетителей впечатление, что ваш бизнес НЕ СЕРЬЕЗНЫЙ.

К счастью, есть простое решение. Чаще всего налипание посуды происходит из-за того, что люди не понимают, что посудомоечная машина либо грязная и еще не запускалась, либо чистая и ее необходимо опорожнить. Этот магнитный знак от Dish Nanny сообщает вашему офису, что нужно делать.

Кстати, КУДА ДЕЛАЮТСЯ ВСЕ ВИЛКИ ??? Серьезно, люди забирают их домой? Они случайно выбрасывают их? Есть ли черный рынок столового серебра, о котором я не знаю? Есть ли гномы, которые крадут вилки из ничего не подозревающих офисов?

ГДЕ.ЯВЛЯЮТСЯ. THE. ВИЛКИ. ЛЮДИ.

Деклаттер

Чтобы организовать работу, нужно время. Начните любую организационную инициативу с того, что сначала расчистите все, что вы планируете организовать. Это избавит вас от траты времени на организацию вещей, которые вы не собираетесь использовать. Это также гарантирует, что ваша окончательная схема организации будет максимально полезной, поскольку вы будете организовывать только то, что вам действительно нужно.

Вы можете подумать: «Конечно, мне нужно все, что я планирую организовать!» Даже если это правда, все равно не помешает все проверить на всякий случай.У всех нас есть побуждение хранить вещи, иногда все. В конце концов, мы никогда не знаем, когда сможем использовать их снова. Найдите секунду, чтобы убедиться, что вы довольны дизайном своего офиса, а затем предпримите необходимые шаги для организации.

Обратите особое внимание на повторяющиеся элементы и элементы с повторяющимися функциями. Например, у вас есть 3 ручки, 2 традиционных карандаша, 2 механических карандаша и, может быть, цветная гелевая ручка? Выберите всего 1 или 2 пишущих инструмента, а остальные пожертвуйте.

Совет:

Выбрасывать полезные предметы — расточительство.Обязательно подарите или поменяйте местами функциональные предметы, которые вам больше не нужны в вашем рабочем пространстве. Подумайте о том, чтобы устроить «обмен офисами» в углу кухни или в комнате отдыха. Каждый может выставить сброс, который он хочет отдать. Люди, которые действительно в них нуждаются, могут их схватить.

Вы также можете работать со своими коллегами, чтобы организовать ежемесячный сбор пожертвований GoodWill. Укажите место для «свалки» и попросите одного добровольца доставлять ящик для пожертвований в конце каждого месяца.

Если вы действительно не можете расстаться с некоторыми из своих вещей, подумайте о том, чтобы положить их в коробку и хранить ее в совершенно недоступном месте.Это убережет вас от загромождения вашего рабочего места и избавит вас от неудобств, связанных с расставанием с вещами, от которых вы не хотите отказываться.

Создать «посадочную площадку»

Назначьте секцию стола своей «площадкой для приземления». Отметьте область, используя декоративный коврик, разделочную доску или поднос. Вы даже можете создать границу, используя декоративную ленту для васи или утиную ленту.

Взгляните на свою «посадочную площадку». С этого момента это единственное место на всем столе, на которое можно ставить вещи.Все остальное остается в ящике или в шкафу. Остальная часть вашего стола останется нетронутой, не испорченной даже карандашом или мобильным телефоном.

Когда посадочная площадка заполнена, самое время положить вещи на свои места, прежде чем вы будете выставлять какие-либо другие предметы.

Это может показаться чрезмерным, но часто беспорядок из незаметного становится неконтролируемым, когда мы избавляемся от привычки откладывать вещи. Если вы храните что-то на столе, которым вы пользуетесь только один раз в неделю или даже один раз в день, это не «ускорит ваш рабочий процесс.«Это загромождает ваш стол.

Сделайте стикер «Детокс»

Мы любим стикеры так же сильно, как и все остальные, но иногда мы замечаем, что злоупотребляем ими. Ощущение, когда вы берете липкую заметку и записываете что-то, кажется настолько естественным, что легко понять, почему мы становимся жертвами «беспорядка липких заметок», хаоса, который вы чувствуете, когда у вас есть 12 липких заметок, прикрепленных к монитору вместо одной простой полной … список страниц.

Сделайте перерыв от липких заметок, чтобы положить конец беспорядку.Вернитесь к липучкам, когда будете готовы использовать только несколько штук каждый день. Ваше рабочее место станет менее загроможденным, и вам понравятся стикеры больше, чем когда-либо.

Используйте прозрачные контейнеры

Иногда мы подсознательно избегаем откладывать вещи, потому что боимся забыть, куда мы их положили. (Помните тот раз, когда вы не могли найти важные заметки о встрече, потому что положили свой блокнот синий и не могли его найти?)

Разместите предметы в прозрачных корзинах, чтобы уменьшить беспорядок, сохраняя при этом визуально доступность предметов, как если бы они были аккуратно размещены на вашем столе.

Вы — мастер советов и приемов по организации офиса? Чего не хватает в нашем списке? Дайте нам знать об этом в комментариях! (Но держите его организованным.)

Хотите придерживаться этих идей? Загрузите этот список в формате PDF. Легко сохраните его на своем компьютере для быстрого ознакомления или распечатайте и поделитесь им в своем офисе.

Справочные ресурсы для Office

советов по организации работы

Давайте рассмотрим несколько советов, как оставаться организованным на рабочем месте:

Организованность на работе повышает эффективность и продуктивность сотрудников.

Сосредоточьтесь на важном и срочном . Не тратьте время на то, что в данный момент неважно. Хорошо спланируйте свой день. Перед тем, как начать свой день, составьте список дел, которые вам нужно выполнить, прежде чем называть его днем.

Список TO-DO поможет вам узнать, что все важно и что нужно сделать с высоким приоритетом. Поставьте галочку напротив выполненных задач.

Приведите в порядок свой стол .Выбросьте все, что вам не нужно. Важные документы следует хранить в папке. Держите все на своих местах. Обозначьте файлы соответствующим образом. Беспорядок на столе не позволяет сотрудникам сосредоточиться на работе.

Выработайте привычку пользоваться ежедневником или органайзером на работе . Важные задачи следует записывать в ежедневник с указанием даты, которую вы хотите выполнить. Таким образом, вы не забудете ни одной важной задачи, а также достигнете целей в желаемые сроки. Аккуратно запишите все свои обязательства в свой ежедневник.Настольный календарь также поможет вам хорошо спланировать свой день.

Ни один сотрудник не может работать без перерыва от восьми до девяти часов. Здоровая конкуренция необходима для извлечения максимальной выгоды из сотрудников, но она не должна приводить к ненужному давлению на рабочем месте. Сотрудникам нужно получать удовольствие от своей работы. Поговорите со своими коллегами и узнайте, чем они занимаются. Постарайтесь воспользоваться их опытом и знаниями. Выделите время для серфинга в Интернете, проверьте обновления на сайтах социальных сетей, поговорите с семьей и друзьями или узнайте, что нового в ваших соответствующих доменах.Убедитесь, что вы не тратите свое время на сплетни с коллегами по работе или на распространение ненужных слухов. Наслаждайтесь обедом, но не забудьте вернуться к своему столу, когда время обеда закончится. Правильно распоряжайтесь своим временем. Не обсуждайте работу во время обеда с коллегами по работе и не думайте ни о чем другом во время работы. Не работайте только тогда, когда рядом ваш начальник. Работайте для собственного удовольствия.

Некоторые люди имеют тенденцию писать важные контактные телефоны и другую важную информацию на отдельных бумагах.Поверьте, вы никогда не найдете бумагу, когда она вам действительно понадобится. Запишите все важные контактные номера в блокнот. Держите всю необходимую информацию под рукой . Сохраните номера телефонов всех важных клиентов в своей телефонной книге.

Не говори «да» всему. Не берите на себя дополнительные обязанности только в угоду своему начальству . Позже это доставит вам неприятности. Делегирование работы по специализации и опыту имеет первостепенное значение. Принимайте работу в соответствии с вашим образованием и уровнем интересов.Очень важно помогать коллегам, но следите за тем, чтобы не пострадала ваша собственная работа.

Всегда заводите привычку заканчивать работу вовремя. Не сидите допоздна на работе. Поверьте, это мешает вашей семейной жизни, а также увеличивает уровень стресса. Сотрудникам необходимо вовремя приходить в офис, завершать работу и вовремя уходить.

Авторство / ссылки — Об авторе (ах)

Статья написана «Прачи Джунджа» и проверена командой Management Study Guide Content .В состав группы MSG по содержанию входят опытные преподаватели, профессионалы и эксперты в предметной области. Мы являемся сертифицированным поставщиком образовательных услуг ISO 2001: 2015 . Чтобы узнать больше, нажмите «О нас». Использование этого материала в учебных и образовательных целях бесплатно. Укажите авторство используемого содержимого, включая ссылку (-ы) на ManagementStudyGuide.com и URL-адрес страницы содержимого.

10 простых советов по организации вашей рабочей жизни

Мнения, высказанные предпринимателями, участник являются их собственными.

Производительность — это эффективность — делать больше, быстрее и с меньшими затратами. И с учетом растущих требований сегодняшнего дня в любое время и в любом месте, это как никогда важно. Чтобы получить максимальную отдачу от своего дня, вам нужно сосредоточиться на трех сегментах своей жизни: времени, пространстве и мышлении.

Связано: 5 способов оставаться продуктивным в дороге в качестве предпринимателя

Щелкните слайд-шоу, чтобы увидеть 10 простых советов по продуктивности, которые помогут вам организовать свою рабочую жизнь, организованную с учетом этих трех жизненно важных потребностей.

Время

Изображение предоставлено: Сюжетные блоки

Люди, как известно, плохо справляются с несколькими задачами, поэтому управление своим временем имеет решающее значение для повышения производительности. Самая большая потеря времени — это неожиданные (и обычно неважные) задачи. Все мы знаем, что побуждение прочитать только что пришедшее письмо или взглянуть на последнее всплывающее уведомление — это склонность психолога Даниэля Левитана, автора книги Организованный разум , называет это предвзятостью новизны.Это непреднамеренное переключение задач отнимает больше времени, чем вы думаете. Ученый из Калифорнийского университета в области информации Глория Марк обнаружила, что на восстановление после незначительных перерывов уходит в среднем 26 минут. Чтобы этого избежать, распланируйте свой день и разделите непредвиденные прерывания:

Связано: одиночество может быть вашим самым мощным инструментом мышления

Используйте время в пути для выполнения координационных задач:

Изображение предоставлено: Сюжетные блоки

Это безумие — не тратить время в пути на работу, чтобы отсеять трудоемкие задачи.Во время утренней поездки на работу я провожу обзор своих внешних консультантов — получаю последние новости об открытых проектах и ​​выясняю, нужна ли им помощь. К тому времени, как я прихожу в офис, у меня есть точное представление о статусе моих проектов.

Сократить время всех встреч на 25 процентов:

Изображение предоставлено: Shutterstock

Вы получите такой же объем работы, потому что так много времени тратится на установку конференц-связи и бесполезное подшучивание.(См. Это юмористическое видео для демонстрации.) Если вы сократите одну встречу с пятью людьми в день с одного часа до 45 минут, вы получите обратно 25 часов рабочего времени в месяц. Это примерно 300 часов в год — почти два месяца работы!

График регулярных перерывов в дневное время:

Изображение предоставлено: Сюжетные блоки

Бегать от встреч подряд непродуктивно, потому что вы устаете и теряете концентрацию.Отметьте время в своем календаре и делайте перерывы. Сделав эти перерывы обычным делом, вы повысите предсказуемость, создав регулярный график, чтобы ваш ум был организован. Если вы можете себе это позволить, вздремните на 10-20 минут после обеда.

Космос

Изображение предоставлено: Shutterstock

«Пространство» относится к вашей среде — вашему офису, а также к вашему виртуальному пространству. Рабочее пространство может быть не последней границей, но это важный элемент повышения производительности труда.Вот несколько советов, связанных с космосом:

Работа вне офиса, когда это имеет смысл:

Изображение предоставлено: Сюжетные блоки

Когда вам нужно написать документ или исследовать тему, отсутствие перерывов в работе улучшит концентрацию. Некоторые компании обнаруживают, что разрешение сотрудникам работать из дома дает другие преимущества, включая сокращение времени в пути, более короткое время обеда и меньшее количество больничных.Посмотрите, как вы можете применить задокументированные стратегии с китайского туристического сайта Ctrip, AIIM и WordPress в своей рабочей среде.

Связано: 6 лучших практик для работы на дому

Суммируйте количество мест, куда вам нужно обратиться за информацией:

Изображение предоставлено: Сюжетные блоки

Слишком много приложений для навигации — электронная почта, инструменты микроблогов, такие как Yammer, инструменты чата, такие как Lync, утилиты социальных сетей, такие как Twitter и LinkedIn, и операционные системы, такие как SAP, Oracle и Salesforce.Сделайте так, чтобы уведомления из каждого приложения отображались в одном месте.

Отключить всплывающие уведомления на мобильных устройствах и на рабочем столе:

Изображение предоставлено: Shutterstock

Не позволяйте приложениям прерывать вашу концентрацию раздражающими всплывающими сообщениями. Выключи их. Сейчас же. И ограничьте проверку своей электронной почты определенным временем в течение дня. Вы не пожалеете.

Начните день со структурированным «моим временем»:

Изображение предоставлено: Shutterstock

Просмотрите электронную почту и обновления в социальных сетях, которые накопились за ночь, и отсортируйте отставание.Выбирайте быстрые ответы и рекомендации, чтобы другие люди могли начать работать над задачами. Запланируйте более крупные задачи. И удалите то, что является информационным или неважным.

Образ мышления

Изображение предоставлено: Shutterstock

Поставьте себя в положение, в котором вы можете сосредоточиться на выполнении правильной задачи на данный момент:

Converse, не электронная почта:

Изображение предоставлено: Shutterstock

Поднимите трубку или пройдите по коридору и поговорите напрямую с коллегами.Для географически удаленных людей используйте чат. Вы можете дать точное направление и быстро устранить недоразумения. Количество времени, потраченного впустую на увековечение бесконечных цепочек писем, ошеломляет — и порождаются бессмысленные ошибки.

Нарезать большие проблемы на более мелкие куски:

Изображение предоставлено: Shutterstock

Это уменьшит чувство перегрузки и откладывание на потом, связанных с выполнением большой работы.Один из практических способов сделать это — применить методы Agile для управления своими рабочими задачами. Рожденный в мире разработки программного обеспечения, Agile вносит большой вклад в управление задачами, разбивая большие работы на короткие спринты. Наличие решения на протяжении всего процесса снижает беспокойство при выполнении большой работы.

Используйте контрольные списки для повторяющихся задач, чтобы уменьшить количество ошибок:

Изображение предоставлено: Сюжетные блоки

Контрольные списки помогут вам не сбиться с пути, особенно когда вы перегружены работой или работаете в условиях ограниченного времени.Чтобы получить отличное руководство по использованию контрольных списков, взгляните на Манифест Контрольного списка Атула Гаванде.

Связано: 6 способов лучше управлять своим вниманием и повышать производительность

Как организовать свое рабочее место, чтобы стать более продуктивным

Большинство работающих людей часто проводят больше времени в офисе, чем дома в течение недели. Ваш стол может быстро стать местом сбора, где вещи просто хранятся и хранятся, и вскоре он может превратиться в огромный беспорядок.Беспорядок на вашем столе и в вашем рабочем пространстве может быстро перекинуться на саму работу, которую вы производите.

Почему нужно организовывать рабочее место

Неорганизованное рабочее пространство может привести к ряду рабочих проблем, которые могут у вас возникнуть. Неорганизованное рабочее место лишь увеличивает количество времени и энергии, необходимое для выполнения даже самых маленьких и простых задач. Неорганизованное рабочее место может быть вызвано следующими причинами:

• Дополнительный стресс из-за невозможности найти вещи, когда они вам нужны.
• Снижает продуктивность , потому что вы тратите время на поиск вещей, к которым у вас должен быть легкий доступ.
• Добавляет, что отвлекает. Чем больше вещей загромождает ваш стол, тем больше шансов, что вы переключите свое внимание с работы на бессмысленный объект.
• Может увеличить риск заболевания. С дезорганизацией появляется еще больше шансов, что бактерии, микробы и вирусы заселят ваше рабочее место.

Источник: http: // slane.co.nz

Организация рабочего места

• Найдите дополнительные десять или пятнадцать минут в конце рабочего дня, чтобы привести в порядок свой рабочий стол. Вы должны оставить свое рабочее место так, чтобы по крайней мере 80% рабочего стола было видно и не было беспорядка. Делая это в конце дня, вы настраиваете себя на более продуктивный день, когда на следующее утро собираетесь в офисе.
• Ограничьте потребность дотягиваться до вещей, которыми вы пользуетесь регулярно. Старайтесь держать предметы, к которым вам нужен быстрый доступ, в ящиках или шкафах рядом с вами, когда вы сидите. Ручки, почтовые бланки, специальные бланки и другие различные канцелярские принадлежности должны быть легко доступны и найдены без необходимости постоянно вставать и опускаться за ними.
  

  Ограничение количества шагов, которые необходимо предпринять для поиска этих предметов, повысит вашу продуктивность в течение рабочего дня.

• Создайте организованную систему хранения документов. файлов цветового кода, которые затем были разделены на определенные категории. Используйте визуальную систему хранения документов, которая позволяет вам видеть, где именно вам нужно искать важную информацию. Храните самые свежие файлы в подвесной файловой системе на столе и другие файлы, которые можно заархивировать в картотеке подальше от вашего стола. Это позволяет вам легко искать самые свежие документы, которые вам понадобятся, без необходимости искать в сотнях ненужных файлов.
• Настройте систему фильтрации электронной почты, чтобы вы могли быстро игнорировать или сохранять получаемые электронные письма. Многие люди часами читают, отвечают и ищут в своих электронных письмах. Чтобы повысить продуктивность , вы хотите иметь возможность легко находить электронные письма, на которые нужно немедленно отвечать, и удалять те, которые не связаны ни с одной из работ, на которых вам нужно сосредоточиться.
• Хотя вы хотите сделать свое рабочее место индивидуальным, вы хотите ограничить количество предметов, которые у вас есть на столе. Убедитесь, что любые личные детали, которые вы добавляете на свой стол, являются небольшими и не отвлекают.Они должны быть в состоянии добавить немного цвета или удовольствия вашему рабочему пространству, но не должны снижать вашу продуктивность .

Источник: //memecreator.org

Если вы хотите быть более продуктивным, чем содержать свое рабочее место в чистоте и порядке, это один из самых простых способов решить ряд проблем с производительностью. Дезорганизация вашего стола может мешать вашему тайм-менеджменту, качеству работы и даже вашей надежности. Потратьте дополнительное время и немного усилий, чтобы настроить системы и уменьшить беспорядок на вашем столе.

Не просто организуйте свое рабочее место; организовать свое мышление

«Компания, которая не может успешно реализовать 5 S, не может рассчитывать на эффективную интеграцию JIT, реинжиниринга или любых других крупномасштабных изменений. Хорошие рабочие места развиваются, начиная с 5 S. Плохие рабочие места разваливаются, начиная с 5 S».
―Хироюки Хирано, Пять столпов визуального рабочего места

Для тех из вас, кто не знаком с концепцией Хирано о пяти столпах визуального рабочего места — сокращенно пяти S, — это пять организационных принципов, которые могут максимизировать полезность физической рабочей среды.Пять СС — это Сэйри, Сейтон, Сэйкэцу, Сэйсо и Сицукэ. Был разработан соответствующий набор примерных английских альтернативных названий: Sort, Straighten, Standardize, Shine / Clean и Sustain. Японские концепции и их английские эквиваленты очерчены и определены на Рисунке 1.

Компоненты 5S в физической рабочей среде
Рисунок 1

В сфере производства принцип пяти S уже давно стал основой для любого успешного повышения производительности.Сортировка, организация и стандартизация физической рабочей среды таким образом, чтобы надлежащие инструменты и оборудование были под рукой, когда и где бы они ни были необходимы, критически важны для выполнения работы. Поддержание организованного рабочего места становится еще более важным, если вы пытаетесь добиться постоянного улучшения.

Но любое рабочее место включает в себя две области: физическую и психическую. Недостаточно гарантировать, что физическое или визуальное рабочее место не загромождено, организовано и систематизировано.Если люди, которые в нем работают, психически неорганизованы и не имеют систематического мышления для решения проблем и принятия решений, цели останутся недостижимыми.

Мы считаем, что для достижения максимальной производительности и качества мозг сотрудников должен быть таким же незагроможденным, как и их рабочее место. У них должен быть легкий и постоянный доступ к ментальным инструментам, которые позволят им работать и решать критические проблемы. И эти мыслительные процессы должны быть так же стандартизированы, как и производственное оборудование и процессы.

Вот способы, которыми вы можете применить концепцию пяти S к своей невизуальной рабочей среде — интеллектуальному потенциалу ваших сотрудников — для достижения производственного превосходства.

1. Сейри — Сорт

Уберите то, что не нужно, и оставьте то, что нужно.

Концепция структурированного мышления существует уже много столетий. Но ценность общего процесса и языка для решения проблем или решений никогда не была выше, чем в сегодняшней сложной, глобальной, быстро меняющейся деловой среде.Многие проблемы, с которыми сталкиваются организации, взаимосвязаны; Часто самая большая проблема при решении проблемы — это возможность отсортировать все составные части, чтобы их можно было решать по очереди. Мы называем этот процесс мысленной сортировки «оценкой ситуации». На рисунке 2 перечислены некоторые из вопросов, которые мы рекомендуем задавать, чтобы определить конкретные проблемы, с которыми вы сталкиваетесь. После того, как вы разбили их на управляемые проблемы, вы можете отделить высокоприоритетные от менее важных.

Некоторые начальные вопросы для проблем сортировки

Какие отклонения в бизнес-системах или производительности процессов происходят? Какие решения нужно принять? Какие планы нужно реализовать? Какие ожидаются изменения, которые создадут угрозы или возможности? Какие возможности существуют? Что нас беспокоит в нынешних рыночных условиях? Какая проблема заставляет нас тратить больше всего энергии? С какими угрозами мы сталкиваемся? Какие области следует улучшить? Какие действия нам нужно предпринять? Чем мы недовольны? Где мы не соблюдаем стандарты? Где мы превышаем стандарты? Какие новые цели или стандарты мы хотели бы достичь?

Рисунок 2: Сортировка вопросов

2.Seiton — Выпрямление

Размещайте вещи так, чтобы люди могли легко достать то, что им нужно, в любое время.

Точно так же, как работники должны иметь под рукой подходящие инструменты для выполнения физической работы, им нужна правильная информация для выполнения своих умственных задач. Рациональный процесс получения информации, необходимой для решения проблем и принятия решений, — лучший из известных нам инструментов для поддержания организованности умственного рабочего места.На рисунке 3 приведены некоторые из вопросов, которые мы рекомендуем задать, чтобы получить доступ к важной информации, необходимой для начала решения проблем на рабочем месте:

Некоторые вопросы, которые следует задать для получения информации о проблемах

Что, собственно, не так? (С каким одним объектом у нас возникла проблема, и что происходит, чего быть не должно?) Знаем ли мы причину? Если нет, нужно ли его искать? Что мы знаем о проблеме «ЕСТЬ»: что это такое, где она, когда возникает и в какой степени? Что мы знаем о проблеме «НЕТ»: в чем может быть проблема, но ее нет? Где, когда и в какой степени это могло произойти, но не произошло? Что отличает «ЕСТЬ» от «НЕ ЯВЛЯЕТСЯ»? Какие изменения произошли в этих отличительных чертах? Как эти изменения могли вызвать проблему? Как каждая возможная причина учитывает данные ЕСТЬ и НЕ ЯВЛЯЕТСЯ? Какая из возможных причин кажется наиболее вероятной?

Некоторые вопросы, которые нужно задать для получения информации о решениях

Надо ли делать выбор? Что мы договорились решить? Каких желаемых результатов, преимуществ и целей мы хотим достичь? Какие цели являются обязательными, измеримыми и реалистичными (что делает их ОБЯЗАТЕЛЬНЫМИ целями)? Какова относительная важность остальных целей WANT? Какие существуют альтернативы? Соответствуют ли альтернативы ОБЯЗАТЕЛЬНОМУ? Из оставшихся альтернатив, какая лучше всего работает против ХОЧЕТОВ? Какие риски? Стоит ли выгода от риска?

Рисунок 3: Вопросы для выпрямления

3.Seiketsu — Стандартизация
Поддерживайте чистоту после очистки; устраните отвлекающие факторы.

Часто, когда команда сначала собирается, чтобы решить проблему или принять решение, все говорят сразу. Идеи выдвигаются, отбрасываются и часто возвращаются снова через несколько минут. Без единого систематического процесса решения проблем команда может бесконечно ходить по кругу, тратя драгоценное время и деньги, пытаясь разобраться в ситуации.

Когда все в команде используют один и тот же мыслительный процесс, порядок быстро восстанавливается. Информация собирается в упорядоченной, пошаговой последовательности. В любой момент все в команде, от технических специалистов до менеджеров, находятся на одной странице. Никаких прыжков взад и вперед, никаких переходов по уже покрытой земле, никакой фиксации на причинах или альтернативах домашних животных. Это наиболее эффективный способ найти корень проблемы или принять успешное решение.

4.Seiso — Shine / Clean
Держите вещи в чистоте и полировке; отсутствие мусора и грязи на рабочем месте.

Лучший метод внедрения визуальной концепции пяти S Seiso в мышление организации — это видимое, ясное, повторяемое и устойчивое мышление. Такой образ мышления требует внимательности — постоянного совершенствования умственной ориентации. Эта внимательность способствует активному уточнению и дифференциации данных, которые могут быть эффективно применены к высокоприоритетным проблемам, с которыми сталкивается организация.Это не рецептный подход к управлению и решению критических проблем, а, скорее, публичный, систематический, последовательный подход к рассмотрению каждой ситуации и учету ее уникальных обстоятельств.

В контексте сохранения ясности организационного мышления внимательность увеличивается, когда люди становятся более осведомленными о том, как работают системы и как действия могут иметь непредвиденные последствия. Осознанность заключается в обеспечении наличия всей информации, необходимой для принятия значимых действий, вовлечения нужных людей и использования стандартного процесса для сбора, сортировки, организации, анализа и подтверждения данных с течением времени.Использование последовательного рационального процесса для конкретных ситуаций и многократное и наглядное использование этого процесса обуславливает стремление организации к ясному мышлению.

5. Shitsuke — Sustain
Вдохновляющая гордость и приверженность стандартам, разработанным всеми.

Последний компонент пяти практик S — Сицукэ. Этот элемент имеет решающее значение при применении к невидимому рабочему месту. Сотрудники могут быть обучены использованию навыков критического мышления для сортировки проблем и их решения с помощью рационального анализа, но постоянное использование этих вновь приобретенных навыков должно быть устойчивым, если организация хочет достичь долгосрочных результатов.Система эффективности, поддерживающая использование рационального процесса, может гарантировать, что он станет частью культуры организации.

Наша модель системы показателей состоит из пяти элементов: ситуация, исполнитель, реакция, последствия и обратная связь. Руководству необходимо уделять пристальное внимание каждому из них, чтобы гарантировать, что они способствуют организованному и ясному мышлению.

На рисунке 4 перечислены некоторые вопросы, которые необходимо задать и ответить в каждой из этих пяти областей при построении системы эффективности для поддержки рационального мышления.

Щелкните здесь, чтобы увидеть рисунок 4: Система производительности должна поддерживать рациональное мышление

(Авторские права принадлежат компании Kepner-Tregoe Inc., 2006 г.)

End Note
Хотя верно то, что «хорошие рабочие места развиваются, начиная с пяти S», недостаточно уделять внимание визуальному рабочему месту. Непрерывное улучшение может происходить только тогда, когда невидимое рабочее место — мыслительные процессы, которые сотрудники применяют к своей работе — в равной степени способствует производительности.

Об авторе:
Эндрю Маршалл ([email protected]) — партнер и глобальный директор по операционным возможностям консалтинговой фирмы Kepner-Tregoe Inc., расположенной в Принстоне, штат Нью-Джерси. С 1958 года KT (www .kepner-tregoe.com) помогает организациям значительно улучшить свои стратегические и операционные результаты. Опыт компании в реальном мире и уникальный и проверенный «

KT Way

», используемый в сотрудничестве с командами клиентов, обеспечивает предсказуемые, измеримые результаты и предлагает более эффективную альтернативу традиционному бизнес-консалтингу.

Основы рабочего места: Организация рабочего места

Урок 4: Организация рабочего стола

/ en / workingbasics / ознакомление-с-компьютером-рабочей станцией / содержание /

Введение

К концу этого урока вы должны уметь:

• Осознать, почему важно оставаться организованным
• Определить способы стать более организованными на рабочем месте

Почему важно организовать рабочее пространство

Есть несколько преимуществ для организации рабочего пространства.

• Улучшенное управление временем.
  Потратив время на организацию, вы сэкономите время в долгосрочной перспективе. Постоянная работа по устранению беспорядка может серьезно снизить вашу продуктивность. Отличные тайм-менеджеры настраивают и организуют свое рабочее пространство, чтобы сократить время, необходимое для выполнения каждой задачи.
• Быстро находите важные предметы.
  Ваш начальник когда-нибудь просил вас принести важный документ, который вы не смогли найти? Организация рабочего места избавит вас от смущения и разочарования.
• Помните о важных задачах.
  Распространенная фраза «вне поля зрения, вне поля зрения» во многом верна. Визуальные подсказки могут помочь вам запомнить важные задачи и расставить приоритеты. Например, чистый и аккуратный стол может помочь вам справиться с одной задачей за раз.
• Поддерживайте профессиональный вид.
  Ваша одежда, манеры поведения и рабочее пространство отражают вас и вашего работодателя. Минимальный беспорядок свидетельствует о профессионализме.
• Сосредоточьтесь на целях на рабочем месте.
  Упорядоченное рабочее место может помочь вам точно настроить и достичь ваших повседневных целей, тем самым помогая вам достичь ваших долгосрочных профессиональных целей.

Организация рабочего места

Как стать организованным — это первый шаг к тому, чтобы оставаться организованным. Если вы начинаете новую работу или отчаянно хотите организовать свое текущее рабочее пространство, примите во внимание следующие советы.

• Изучите, как используется ваше рабочее пространство.
  Перечислите обязанности, которые вы выполняете здесь (в зависимости от вашей работы, некоторые могут быть выполнены в другом месте), и пронумеруйте их в порядке важности.
• Сгруппировать похожие объекты вместе.
  Сложите похожие предметы кучей на полу, чтобы их было легко увидеть, прежде чем определить их окончательное местонахождение. Сделайте еще одну кучу для всего, что не связано с вашими должностными обязанностями.
• Группы и отдельные элементы, связанные с каждой должностной обязанностью.
  Сгруппируйте книги, материалы и принадлежности, связанные с определенной задачей. Эта стратегия может не сработать, если вы выполняете несколько схожих обязанностей.
• Выбрасывайте ненужные предметы в корзину.
  Когда вы группируете и разделяете элементы, спросите себя: «Нужно ли мне это хранить? Если да, как часто я использую это? Если нет, то почему?»

Ваши должностные обязанности и профессиональные цели должны определять, как организовано ваше рабочее пространство.

Убираем его

Теперь, когда вы нашли время разобрать свои вещи, вы должны выяснить, как расположить его таким образом, чтобы это помогло вам эффективно выполнять свои обязанности.

• Избегайте ненужных движений, храня часто используемые предметы на близком расстоянии или на уровне глаз.
• Если возможно, создайте отдельные участки, где вы работаете на одном конкретном рабочем месте.
• Размещайте важные напоминания на уровне глаз.
• Ограничьте свой рабочий стол элементами, которые вы используете ежедневно.
• Положите книги и руководства на книжную полку. Держите те, которые вы используете ежедневно, под рукой.
• Сведите к минимуму количество декоративных элементов. Ознакомьтесь с политикой вашего работодателя, прежде чем приносить на работу личные или декоративные предметы.
• Положите предметы, которыми вы пользуетесь лишь несколько раз в год, в глубокое хранилище.Сначала убедитесь, что они правильно помечены.

Инструменты для организации

Есть несколько канцелярских принадлежностей , которые помогут вам организовать рабочее пространство.

Файлы

• Расположите папок в алфавитном порядке, чтобы вы могли быстро находить файлы.
• Используйте подвесные напильники , чтобы держать ящик для файлов в чистоте.
• Используйте цветных папок , чтобы дать визуальные подсказки относительно содержимого каждой папки.
• Используйте ярлыков папок с файлами , чтобы при необходимости можно было повторно использовать папки.

Органайзеры

• Есть много различных типов органайзеров для ящиков , которые помогут вам организовать содержимое ящика.
• Пластиковые контейнеры, корзины и ящики (доступны в разных размерах) могут помочь вам организовать более крупные предметы.
• Лотки для бумаги удобны для работы с бумагой. Рассмотрите возможность создания ящика входящих сообщений для элементов, которые необходимо обработать, и ящика исходящих сообщений для элементов, которые необходимо зарегистрировать.
• Кофейные чашки удобны для хранения ручек и карандашей.

Мусорная корзина

• Мусорная корзина — ценный организационный инструмент, если он используется правильно. Ежедневно выбрасывайте ненужные предметы.
• Если вы не уверены, следует ли выбрасывать предмет, создайте корзину для вторичной переработки . Используйте небольшую коробку для хранения вещей, которые не обязательно выбрасывать. Четко пометьте его, чтобы он не попал в корзину. Регулярно опорожняйте его.

• Как организовать свой рабочий стол: полезная статья из WikiHow
• Книга: Как организовать работу , Дон Б.Сова
• Книга: Хорошие вещи для организации Марты Стюарт

/ ru / workingbasics / понимание-ваши-выплаты-льготы-и-зарплата / содержание /

14 способов организовать работу

Производительность на рабочем месте может помочь компаниям добиться успеха в достижении целей компании. Один из способов повысить производительность — улучшить организацию, потому что это помогает сотрудникам больше сосредоточиться на своих индивидуальных задачах и более эффективно сотрудничать с коллегами.Если вы хотите чувствовать себя уверенно на работе и более стабильно соблюдать установленные сроки, важно научиться организовываться.

В этой статье мы объясняем, что значит быть организованным, почему организация важна и шаги, которые вы можете предпринять, чтобы быть организованным на рабочем месте.

Что значит быть организованным?

Организованность означает, что вам легче сосредоточиться на задачах, чтобы вы могли более эффективно работать на рабочем месте. Организация может повысить производительность труда сотрудников и способствовать эффективному сотрудничеству над проектами.Когда сотрудники организованы на рабочем месте, это упрощает расстановку приоритетов в проектах и ​​их завершение в установленные сроки.

Сотрудники могут оставаться организованными, поддерживая порядок на рабочем месте и избегая беспорядка, или ведя подробный календарь, чтобы не отставать от своего графика.

Подробнее: Организационные навыки: как их развивать и использовать

Почему важно быть организованным?

Когда вы на работе, важно быть организованным, чтобы вы могли одновременно сбалансировать множество различных задач.Организованность также может помочь вам следующими способами:

• Достигать целей
• Поддерживать баланс между работой и личной жизнью
• Сохранять темп
• Повышать продуктивность
• Сохранять концентрацию
• Снижать уровень стресса и беспокойства

Достигать целей

Когда вы организованы, у вас больше шансов достичь своих карьерных целей. С планом ваша работа становится более рациональной, и вы можете быстрее выполнять задачи.Например, организованность может сэкономить ваше время, что может позволить вам преследовать другие карьерные цели в свободное время, например, вернуться в школу или получить сертификаты, чтобы продвигать свою роль в вашей компании. Когда вы организованы, вы также можете помочь своей компании в достижении ее целей.

Поддержание баланса между работой и личной жизнью

Организация может способствовать лучшему балансу между работой и личной жизнью, потому что у вас больше шансов выполнить свои задачи в рабочее время, вместо того, чтобы брать проект домой, работать сверхурочно или звонить по работе и отвечать на электронные письма вне вашего рабочего места.Вы также можете приятно провести выходные дома, если сможете выполнить все порученные вам задачи в течение рабочей недели. Поддержание баланса между работой и личной жизнью поможет вам подготовиться к каждой новой неделе с ясным умом.

Подробнее: 10 советов по улучшению баланса между работой и личной жизнью сейчас (которые на самом деле работают)

Сохраняйте темп

Когда вы остаетесь организованным в течение дня, вы можете быстрее выполнять задачи и набирать обороты. твоя работа. Momentum может дать вам мотивацию, необходимую для выполнения задач вовремя и в порядке приоритета.Это также помогает вам отмечать пункты из вашего списка дел и может способствовать чувству выполненного долга в конце рабочего дня.

Повысьте продуктивность

Когда вы организованы, вы можете посвятить больше времени выполнению своих рабочих задач, а не поиску заметок и электронных писем и просмотру документов на своем столе. Организация также улучшает общение, что помогает командам стать более продуктивными в целом.

Оставайтесь сосредоточенными

Имея чистое и организованное рабочее пространство, вы можете больше сосредоточиться на своих задачах.Не только легче найти то, что вам нужно, но и меньше отвлекающих факторов. Когда вы сосредоточены на задаче, вы также можете лучше понимать, что еще вам нужно сделать и к какому сроку. Было бы полезно записать свои задачи в порядке важности, чтобы вы точно знали, над чем работать дальше.

Снижение стресса и беспокойства

Организованность помогает снизить стресс и тревогу, потому что вы можете сосредоточиться на одном проекте или цели за раз и меньше отвлекаться.Это может помочь вам разработать более плавный рабочий процесс и позволит вам работать с максимальной отдачей.

Как оставаться организованным на рабочем месте

Есть много способов оставаться организованным на рабочем месте. Рассмотрите возможность принятия следующих мер, чтобы максимизировать продуктивность и эффективность вашего рабочего места:

1. Блокируйте ваши дни по времени.
2. Установите распорядок.
3. Придерживайтесь своего графика.
4. Используйте свой электронный календарь.
5. Запишите вещи.
6. Составьте цветной список дел.
7. Разработайте контрольные списки и шаблоны.
8. Создайте файловую систему.
9. Регулярно производите чистку.
10. Получите настольные органайзеры.
11. Избегайте многозадачности.
12. Делайте регулярные перерывы.
13. Выделите определенное время для писем.
14. Используйте подходящие инструменты.

1. Временная блокировка ваших дней

Временная блокировка ваших дней может помочь вам сосредоточиться на ваших задачах. Блокировка времени включает в себя планирование вашего календаря таким образом, чтобы вы выполняли определенные задачи в определенное время дня, что помогает свести к минимуму отвлекающие факторы.Когда вы используете временные рамки в качестве ориентира для своего дня, вы можете быть гибкими и настраивать их по мере необходимости на основе встреч и других поступающих в последний момент запросов.

2. Установите распорядок дня

Когда вы создаете распорядок дня, у вас больше шансов сформировать привычки, которые придадут вам структуру и сделают каждый день более гладким. Распорядок становится более автоматическим, чем дольше вы его используете, и он может помочь вам достичь ваших целей более эффективно, потому что шаги, которые вы предпринимаете для их достижения, теперь более упорядочены.

3. Придерживайтесь своего расписания

После того, как у вас будет время заблокировано для вашего дня, придерживайтесь этого расписания и своего распорядка как можно лучше. Хотя могут происходить отклонения, наличие расписания облегчает возвращение к задаче, которую вам нужно выполнить. Расписания также важны, когда вы работаете с коллегами над проектом. Например, ваши коллеги могут рассчитывать на то, что вы выполните задачу, прежде чем они выполнят свою часть работы, поэтому важно придерживаться графика, чтобы гарантировать, что вы выполните всю свою работу вовремя.

4. Используйте свой электронный календарь

На рабочем месте у вас, вероятно, регулярно проводятся встречи с коллегами, руководителями или со всем офисом. Использование календаря электронной почты для настройки предупреждений об этих встречах может помочь вам оставаться организованными и заранее подготовиться к ним. Электронный календарь также полезен для ввода сроков выполнения задач, чтобы вы могли завершить свою работу вовремя и придерживаться своего распорядка.

5. Записывайте вещи

Записывайте что-то, это поможет вам запомнить важную информацию и предоставит место для ссылки на свои заметки позже, если это необходимо.Вы можете записывать вещи на бумаге или в цифровой записной книжке, в зависимости от того, что лучше всего подходит для вас и вашего рабочего места. Подумайте о том, чтобы записывать заметки о встречах, важные даты и список дел.

6. Составьте список дел с цветовой кодировкой

Когда элементы имеют цветовую кодировку, гораздо легче взглянуть на свой список дел и понять, что вам нужно сделать. Например, вы можете использовать цветовой код в зависимости от каждого проекта и его уровня приоритета. Делая это, вы сразу знаете, над какими элементами вам нужно работать в первую очередь, и все задачи для определенного проекта сгруппированы вместе.

7. Разработка контрольных списков и шаблонов

Если у вас есть повторяющиеся проекты и задачи, разработайте контрольные списки и шаблоны, которые помогут вам оптимизировать и стандартизировать рабочие процессы. Контрольные списки помогают убедиться, что вы не пропустите ни одного шага при завершении проекта, а шаблоны упрощают повторяющиеся задачи, поскольку вам не нужно каждый раз начинать с нуля, поэтому оба инструмента могут улучшить вашу продуктивность, сосредоточенность и организацию.

8. Создайте файловую систему

Независимо от того, идет ли речь о физических или цифровых документах, создание файловой системы помогает уменьшить беспорядок и оставаться организованным.Например, у вас могут быть папки для различных типов важных документов, таких как счета-фактуры и контракты. Вы также можете настроить папки электронной почты для разных категорий, таких как проекты или отправители, чтобы гарантировать, что вы сохраняете всю важную корреспонденцию, не сохраняя слишком много элементов в своем почтовом ящике.

Подробнее: Как организовать свой почтовый ящик Gmail

9. Регулярно очищайте

Чистое рабочее пространство помогает сотрудникам оставаться мотивированными, сосредоточенными и продуктивными.Это также упрощает и ускоряет поиск важных документов и других документов. Каждую неделю уделяйте время тому, чтобы избавиться от ненужного беспорядка и упорядочить предметы по папкам или ящикам стола.

10. Купите органайзеры на столе

При уборке рабочего места может оказаться полезным использование органайзеров для стола и ящиков. Например, у вас может быть органайзер для ваших пишущих инструментов и записных книжек, а другой — для канцелярских кнопок, скрепок и других небольших офисных предметов. Храните похожие предметы вместе и увеличивайте пространство на столе и внутри ящиков, чтобы ваше пространство оставалось чистым и организованным.

11. Избегайте многозадачности

Вместо многозадачности сосредоточьтесь на выполнении одного проекта или задачи за раз. Это может предотвратить ошибки, снизить стресс на рабочем месте и помочь вам уложиться в сроки. Вы также можете почувствовать себя более успешным, если сосредоточитесь на конкретной задаче, не отвлекаясь, и как только она будет выполнена, вы можете вычеркнуть эту задачу из своего списка дел и использовать ее как импульс для начала следующей задачи дня.

12. Делайте регулярные перерывы

Чтобы оставаться организованным в течение рабочего дня, подумайте о том, чтобы делать регулярные перерывы.Встаньте из-за стола и прогуляйтесь по офисному зданию или выйдите на улицу и насладитесь прогулкой на свежем воздухе в течение нескольких минут. Регулярные перерывы помогут вам сосредоточиться и свести к минимуму отвлекающие факторы. Если вы отрабатываете импульс и сосредоточены на конкретной задаче, подождите, пока не дойдете до хорошей точки остановки, чтобы сделать перерыв.

13. Выделите определенное время для электронных писем

Вместо того, чтобы тратить много времени в течение дня на проверку своего почтового ящика всякий раз, когда приходит новое электронное письмо, выделите в своем расписании блоки времени для проверки своей электронной почты.В это время отвечайте на приоритетные сообщения, помечайте все письма, которые вам понадобятся позже, и организуйте информационные письма по папкам.

Включив организацию в свой почтовый ящик, вы можете сосредоточиться на задачах, не отвлекаясь, и при этом своевременно отвечать на электронные письма.

14. Используйте правильные инструменты

Независимо от того, какая у вас работа или в какой отрасли вы работаете, вы можете воспользоваться определенным программным обеспечением и инструментами, такими как Trello для управления проектами или Focus To-Do для управления своим временем и держать вас в фокусе.

No related posts.