Как правильно оформить докладную записку образец?

С докладными записками все знакомы ещё со школьной скамьи. Однако пишутся они не только на нерадивых учеников, но и на работников компаний.

Поэтому нелишне разобраться, что собой представляет этот документ каковы его реквизиты и особенности.

В данной статье рассмотрим не самый приятный, но важный документ — докладную записку, ее особенности написания.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (495) 212-90-15. Это быстро и бесплатно!

С докладными записками все знакомы ещё со школьной скамьи. Однако пишутся они не только на нерадивых учеников, но и на работников компаний.

Поэтому нелишне разобраться, что собой представляет этот документ каковы его реквизиты и особенности.

В данной статье рассмотрим не самый приятный, но важный документ — докладную записку, ее особенности написания.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (495) 212-90-15. Это быстро и бесплатно!

Оглавление:

1. Виды докладных записок
2. Структура документа
3. Докладные записки на сотрудников
4. Образец докладной записки на сотрудника

Докладная записка – документ, адресуемый руководителю по какому-либо вопросу, с изложением отправителем своих выводов и предложений по рассматриваемой проблеме. Вопреки стереотипу, она не обязательно касается дисциплинарных проступков, а может носить информационно-справочный характер и затрагивать любые производственные моменты. Как составляется докладная записка – образец оформления и содержания документа рассмотрим на примере.

Виды докладных записок

Докладные записки подразделяются по целям их написания:

• информационная – представляет собой регулярно представляемую справку о ходе и состоянии выполняемых работ;
• отчетная – документ, содержащий данные о произошедших изменениях, выполненных задачах за определенный период;
• инициативная – служебное письмо, которое предполагает побуждение вышестоящих сотрудников к каким-либо действиям, составляется в связи с конкретными событиями – нарушениями, простоями и т.д.

Как правило, докладная записка используется как элемент обратной связи между руководителем и подчиненным. Это внутренний служебный документ, который составляется на обычной бумаге по форме, утвержденной на предприятии. Если докладная предназначена для вышестоящей организации, заказчика, старшего партнера, она относится к внешним письмам и оформляется на специальном фирменном бланке с реквизитами и печатью.

Структура документа

Видео удалено.

Видео (кликните для воспроизведения).

Докладная записка пишется на имя конкретного лица, поэтому начинается ее составление с указания адресата: должности, фамилии и инициалов. Чуть ниже – ФИО и должность докладывающего сотрудника.

В левом верхнем углу проставляется исходящий номер и дата: для внешних докладных это обязательно, для внутренних – в зависимости от принятых правил делопроизводства. Далее идет наименование документа: «Докладная записка».

Содержательная часть записки состоит из 3 разделов:

1. Фактический, где констатируется наличие инцидента и описываются сопутствующие ему обстоятельства.
2. Аналитический – раскрывающий уже наступившие и потенциальные последствия происшествия.
3. Рекомендательный, в котором докладчик излагает свое видение ситуации и предлагает варианты решения проблемы.

В зависимости от вида записки и вопроса, которого она касается, аналитическую часть можно исключить. Во многих ситуациях свершение факта уже само по себе является предметом разбирательства, безотносительно последствий, которое оно повлекло. Например, докладная записка о прогуле в любом случае констатирует дисциплинарное нарушение, и ее составителю нет необходимости приводить подтверждающие аргументы.

Составляя докладную записку, стоит помнить, что это юридически значимый документ, имеющий силу в суде, поэтому эмоциональная составляющая в тексте неуместна.

В конце документа инициатор записки проставляет свою подпись, после чего документ лично или посредством связи передается адресату.

Докладные записки на сотрудников

Докладные, связанные с нарушением работниками трудовой дисциплины, в организациях оформляются чаще всего. Как правило, это сообщения об опозданиях, отлучках, прогулах, нахождении на работе в пьяном состоянии, невыполнении должностных обязанностей, несоблюдении внутренних инструкций и т.д.

«Жалобы» и «кляузы», как их любят называть сами проштрафившиеся, – особый вид докладных записок. Поскольку на их основании к работнику может быть применено дисциплинарное наказание, вплоть до увольнения, и даже наступить административная ответственность, при подготовке аналитической и рекомендательной части необходимо строго руководствоваться действующими законодательными нормами (ТК РФ, КоАП). Все сомнительные моменты лучше прояснить с юристом и опытным кадровиком.

Например, отсутствие человека на рабочем месте в течение нескольких часов не квалифицируется автоматически как прогул: если прошло менее 4 часов, то это отлучка, а, следовательно, — более мягкое взыскание. В любом случае, прежде чем писать руководству докладную записку о прогуле, нужно запросить у работника объяснение: вероятно, на проступок его побудила уважительная причина.

Что касается рекомендаций о наказании работника, здесь важно учесть:

• причину отлучки;
• наличие дисциплинарных взысканий в прошлом;
• общая характеристика и «ценность» сотрудника для работодателя;
• тяжесть последствий, которые повлекло отсутствие прогульщика на месте.

Все это составитель записки должен изложить в документе и сделать выводы о необходимости наказания и его возможных формах. Предложения о взысканиях подаются исключительно в виде рекомендаций, так как решение по данному вопросу начальство вправе принимать самостоятельно, не опираясь на мнение подчиненных.

Задача докладчика – изложить «голые» факты без эмоций и дать им правовую оценку, чтобы помочь вышестоящему сотруднику увидеть полную картину инцидента. Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины должна содержать указание, какой конкретно пункт правил служебного распорядка был не выполнен, а почему – будет понятно из объяснительной виновного.

Вполне возможно, что директор не усмотрит в провинности работника «состава преступления» или сочтет его объяснения удовлетворительными. Законом не установлено четких понятий уважительных и неуважительных причин, поэтому их трактовка остается на субъективный взгляд руководителя.

Другое дело, если нарушитель отказался оправдываться за свое поведение. В такой ситуации лучшее, что можно сделать – составить акт об отказе от объяснений, приложить его к докладной записке и издать приказ о дисциплинарном взыскании. Если это прогул или алкогольное опьянение, человека можно смело увольнять. В других случаях необходимо вынести предупреждение, выговор, занести эту информацию в личное дело и присовокупить туда все имеющиеся подтверждающие документы. В дальнейшем они послужат основанием для избавления от нерадивого работника по инициативе работодателя.

Образец докладной записки на сотрудника

Рассмотрим пример оформления докладной записки о прогуле:

1. «Шапка» документа: Руководителю АХО Иванову И.И. от старшего специалиста АХО Петровой В.В.
2. Название документа: «Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины».
3. Фактическое содержание: «Довожу до Вашего сведения, что 20.01.2015 г. технический работник Смирнова Алевтина Николаевна отсутствовала на рабочем месте с 14:00 до 18:00. На следующее утро Смирнова вышла на работу без опоздания. По своему отсутствию пояснила, что была вызвана в школу классной руководительницей своего сына Ивана в связи с произошедшей дракой. По случившемуся инциденту в школе присутствовали сотрудники полиции. Пока длились разбирательства, рабочий день подошел к концу. На вопрос, почему не поставила в известность своего непосредственного руководителя, Смирнова ответила, что была очень расстроена и забыла позвонить начальнику».
4. Аналитическая часть: «Смирнова Алевтина Николаевна на нашем предприятии работает более 10 лет, всегда добросовестно относилась к своим обязанностям, дисциплинарных взысканий не имела. По ситуации с прогулом готова предоставить контакты учителя, который подтвердит факт вызова Смирновой в школу. Отсутствие технического работника в период с 14:00 до 18:00 20.01.2015 г. никак не повлияло на работу подразделения».
5. Рекомендации: «В связи с вышеизложенным предлагаю не наказывать Смирнову А.Н., прогул не фиксировать, время отсутствия оформить как административный отпуск. Провести беседу о недопустимости таких ситуаций впредь».
6. Исполнитель: «Старший специалист АХО Петрова В.В., подпись, дата».

Как видно из приведенного примера, составление докладной записки не обязательно влечет за собой карательные меры по отношению к виновному. Однако сотрудник, имеющий в подчинении персонал или отвечающий за определенный фронт работ, не вправе «отпускать грехи» работникам, замалчивая их проступки, и скрывать обстоятельства, способные привести к срыву выполнения поставленных задач. Оперативно и полно довести информацию до вышестоящего руководства – его прямая обязанность.

Видео удалено.

Видео (кликните для воспроизведения).

Источники:

1. История политических и правовых учений / Н.М. Азаркин и др. — М.: Норма, 2007. — 900 c.

Как правильно оформить докладную записку образец?

Оценка 5 проголосовавших: 1

Приветствую вас! на нашем ресурсе. Я Татьяна Туманова. Я уже более 7 лет занимаюсь юрисконсультом. Я считаю, что являюсь специалистом в этом направлении, хочу научить всех посетителей сайта решать сложные и не очень задачи.
Все материалы для сайта собраны и тщательно переработаны с целью донести в доступном виде всю необходимую информацию. Перед применением описанного на сайте всегда необходима ОБЯЗАТЕЛЬНАЯ консультация с профессионалами.

Внутренняя докладная записка — реквизиты и образец заполнения, как правильно оформить?

На предприятии работники редко прибегают к докладу на сослуживцев, однако руководители подразделений, отделов, цехов обязаны их составлять, так как их прямая обязанность – информировать руководителя предприятия об обстановке в рабочем коллективе.

Что такое внутренняя докладная записка

Это информационно-справочный документ, предназначенный для официального общения с вышестоящим звеном внутри предприятия.

Данный документ может формироваться в произвольном стиле на обычном листе А4 с обязательным соблюдением соответствующих норм делопроизводства. Унифицированная форма докладной записки № 0286041 применима только для доклада о нарушении трудовой дисциплины.

Важно: также существуют рекомендационные правила составления внутренней документации производства согласно ГОСТу 6.30 – 2003.

Предназначение любой докладной записки – это информирование начальства и побуждение его к действию в виде требований и предложений.

Какие дисциплинарные взыскания могут применяться после получения внутренней докладной записки — смотрите тут:

Основные разновидности

Внутренняя докладная записка бывает нескольких видов:

• Информативная – обычно ее используют для доклада о выполняемом процессе или о предстоящих мероприятиях и их завершении;
• Инициативная – такая записка используется для доклада о правонарушениях с требованием дисциплинарного взыскания, о премировании работника или представления к награде;
• Отчетная – выполняется в форме отсчета от первого лица, с указанием на выполнение поставленной задачи или плана.

Кто составитель

Составлять документ имеет право любой трудящийся предприятия, однако должна быть соблюдена субординация:

• Работник имеет право обращаться к своему непосредственному начальству, а уже тот в свою очередь при невозможности принятия самостоятельного решения обращается к начальству предприятия;
• Допустимо обращение рабочего к начальству предприятия напрямую, но в таком случае непосредственный руководитель должен завизировать документ;
• Также возможное прямое обращение работника к вышестоящему руководству в случае жалобы на начальника цеха.

Составлять документ необходимо при наличии оснований:

• Нарушение дисциплины, рабочего графика, наличие прогулов, хамского поведения. Тут вы узнаете, как составляется докладная записка о некорректном поведении сотрудника;
• Нанесение ущерба предприятию, хищение, производство брака;
• Отчет о выполнении поставленной задачи;
• Представление к награде, вручению грамоты и премии за особые достижения;
• Рационализаторские предложения.

По каким правила оформляется докладная записка о невыполнении должностных обязанностей – читайте в публикации по ссылке.

Образец заполнения внутренней докладной записки.

Отличия от внешней докладной записки

Докладная записка для внутреннего обращения с начальством имеет отличия от внешней формы:

• Ее доступно составлять на обычном листе, в то время как для внешней докладной записки необходимо использовать бланк предприятия;
• В реквизитах указывается номер подразделения и инициалы составителя, нет необходимости обозначать исходный номер или реквизиты получателя;
• Она может быть подписана самим составителем или его прямым руководителем;
• Предназначен документ для решения вопроса внутри предприятия.

Форма и реквизиты документа

При грамотном составлении документа, следует опираться на рекомендации, указанные в ГОСТе 6.30 – 2003.

Данный документ состоит из нескольких частей, в результате чего он имеет следующие пункты:

1. Реквизиты:

• Название организации с указанием должностного лица – ФИО, должность;
• От кого – ФИО, должность;
• Дата составления.

2. Название документа с указанием на суть вопроса, порядковый номер.
3. Изложение самой сути – кратко, емко, без оскорблений и эмоций. Здесь вы узнаете, как правильно заполнить докладную записку об отсутствии работника на рабочем месте.
4. Требование или предложение:

• Необходимо указывать в данном случае на статьи закона и быть предельно учтивыми.

5. Подпись составителя с расшифровкой.

Пошаговая инструкция составления

Согласно рекомендациям, все бумаги должны иметь поля, размер которых зависит от типа бланка:

• Продольный – при расположении реквизитов по центру, строки одинаково удалены от краев документа;
• Угловые – в них формируется угловая шапка и все строки начинаются от левого края.

Если документ состоит из нескольких листов, страницы необходимо нумеровать. Изложение документа выполняется в прошедшем времени от первого лица в единственном числе.

Название записки пишется заглавными буквами без точки, по центру листа. Заголовок документа должен раскрывать суть записки. Основная часть должна изобиловать фактами, обстоятельствами, побудившими заявителя к написанию и анализом документа.

Требования должны начинаться со слова «Прошу». Приложить перечень приложений, являющихся доказательством, до подписи составителя.

Важно: обязательно должна быть резолюция непосредственного начальства, если документ подается на голову выше.

Пример внутренней докладной.

Ошибки при составлении

При формировании документа прослеживается допущение нескольких грубых нарушений формирования записки:

1. Отсутствие субординации и официального тона – записка должна иметь официальный характер, без эмоций и слезных описаний, она должна пропитаться учтивостью к званию того, к кому обращена. Не допускается использование сленга, нецензурных выражений, сложных к восприятию предложений.
2. Неверное оформление, которое может привести к ничтожности документа, и лишению его какой-либо законной силы, чтобы этого не происходило, необходимо иметь внутри компании разработанные образцы, согласно которым будут составляться бумаги.
3. Неполное раскрытие ситуации, если цель составителя побудить к принятию руководством решения и соответствующих мер, то необходимо как можно больше предоставить фактов и доказательств произошедшего.
4. Излишне длинный текст – как уже упоминалось, текс должен быть сжатым и емким.

Важно: научиться излагать мысль емко, но при этом использовать минимум слов.

Пример внутренней докладной записки

Отдел статистики ООО «Электроника»

Директору Гаврилюк Степану Игоревичу

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

11.11.2017 № 3285-36

О выполнении плана

Довожу до Вашего сведения, что поставленная задача по производству 300 000 штук электромоторов за прошедший квартал выполнена досрочно.

Прошу на основании приложенной документации о сдачи партии оборудования в реализацию предоставить к поощрительной премии цех № 8.

Мастер, цеха № 8

Гаврилов Алексей Михайлович (подпись).

Заключение

Докладная записка является достаточно распространенной формой общения с вышестоящим звеном внутри предприятия, она дает возможность информировать руководство о событиях, происходящих внутри коллектива, о выполнении заданий и прочих важных событиях, ее составление предельно просто, особенно если на предприятии ведение документации упорядочено и имеются образцы.

В чем заключается разница между докладными и служебными записками вы узнаете в этом видео:

Не забудьте добавить «FBM.ru» в источники новостей

Рекомендации по написанию внутренней докладной записки: образец оформления

Что такое внутренняя докладная записка, знают все работодатели, но и у них бывают сложности при ее оформлении и вопросы, где взять образец.

Докладная записка и ее функции

Для чего составляется докладная записка

На практике при осуществлении трудовой деятельности могут быть разные обстоятельства. Бывает и такое, что приходится писать докладную записку, так как необходимо доложить руководству о тех или иных обстоятельствах, сложившихся на работе.

В докладной записке необходимо отразить четкую формулировку обозначенной проблемы, а также лаконично описать, что привело к этому и что может получиться в дальнейшем. Автору необходимо описать свои предложения для решения возникшей задачи.

Итак, докладная записка, написанная внутри предприятия или организации — это документ с отраженной в нем информацией о непосредственной связи с неприятными ситуациями, которые произошли на этом предприятии.

Подготавливается записка на листе 11 формата, на формализованном бланке, если он существует. А также необходимо принять во внимание, что следует указать четко адрес, куда направляется данная записка.

В документе следует правильно написать должность лица, уполномоченного на решение вопроса, изложенного в нем. Такие полномочия подтверждаются функциональными обязанностями руководителя.

При всем прочем следует принять во внимание, что данная бумага обладает юридической силой и поэтому лицо, написавшее ее, несет определенную ответственность.

Итак, назначение докладной записки — это обращение к начальству с какой-либо проблемой, чтобы руководитель сумел правильно оценить произошедшее.

Основные функции документа:

• регулирование задачи производственного или административного характера;
• предложение по решению возникшего вопроса;
• информирование руководства о сложившихся обстоятельствах, в том числе изложение своего мнения по данному поводу;
• доведение до руководства отчетной информации.

В докладной можно написать обо всем случившемся, что влияет на производственный процесс.

Что может послужить причиной подготовки документа

Чего добивается автор докладной записки

На практике при выполнении производственных задач встречаются различные нюансы, которые становятся впоследствии причиной принятия такого решения.

К таковым могут быть отнесены:

1. Записка пишется в целях, чтобы администрация предприятия могла вынести некое решение по результату произошедшего действия. Достаточно указать два фактора о том, что произошло. То есть, сотрудник, написавший записку, ждет положительного решения вопроса.
2. Если имеет смысл сообщить руководству о каких-либо действиях а также бездействиях, которые отрицательно сказываются на технологическом процессе. Данные записки можно назвать аналитическими.
3. Если необходимо представить отчет о том, как выполнена работа и за какое время она была полностью сделана. Сюда же можно лаконично написать об эффективности пройденных исследований, в том числе выполнении распорядительных документов либо указаний от непосредственного руководящего состава. Но такого рода документ может составляться руководителями служб, участков или ИТР.

Рядовые работники тоже обладают правом написания докладных записок.

Имеется ли отличие от внешней докладной

Докладная записка, написанная работниками внутри объекта предприятия, отличается от той, что направляется в сторонние организации, а именно:

1. Докладная записка, которая предназначена для информирования своего руководителя, представляет бумагу, которая направляется от одного руководителя к другому, вышестоящему, и делается это в единой организационной структуре. Стоит отметить, что в этом случае можно использовать для этих целей разработанный на объекте бланк, а также простые листы бумаги.
2. После того как подготовлен документ, его необходимо подписать, а после направить адресату. Не стоит забывать, что следует указывать свою фамилию, подпись и дату составления.
3. Внутренняя докладная записка, как правило, остается на данном предприятии и далее не выходит. Если же записка написана для иных структур, то тогда ее следует направить по почте в адрес.
4. Но основное отличие такого документа в следующем: составление бумаги в иные организации производится на соответствующем бланке. Необходимо обозначить на бланке реквизиты организационной структуры и поставить печать.
5. На записке во внешние организации обязательно ставиться подпись руководителя или директора предприятия.

Правила составления

Неправильно считать, что докладная, написанная внутри предприятия, не должна быть оформлена грамотно, она тоже обладает юридической силой. В связи с этим стоит внимательно подойти к оформлению.

Все сведения, изложенные в ней, должны относиться к специфике производственной деятельности. Информация должна соответствовать поставленному вопросу, излагаться кратко и лаконично. При этом не нужно писать лишнее, так как содержание будет сложно восприниматься и суть из проблемы сложно будет увидеть.

Специалистами рекомендуется при изложении внутренней докладной использовать некоторые рекомендации по составлению:

1. Необходимо применять информационный стиль при изложении сведений. Не нужно описывать какие-либо чувства, а также на эмоциях объяснять, что произошло.
2. Все факты, которые излагаются, должны быть написаны по существу, а некоторые детали необходимо описывать довольно подробно.
3. К составлению документа должны быть применены определенные рекомендации. При обнаружении в бумаге какой-либо недостоверной информации или ошибок такой документ к рассмотрению руководством принят не будет.
4. Необходимо помнить, что грамотное изложение основных деталей и определяет изюминку информации документа, а также представляет некоторую ценность для руководителя.

Структура документа:

• необходимо подробно описать все факты, которые повлияли на события, такая часть называется констатирующей;
• описать, какие последствия возможны исходя из сложившейся ситуации, то есть аналитическая часть;
• предложить, какие советы или рекомендации могут последовать от написавшего докладную;
• перед тем как передать записку руководителю рекомендуется ее предварительно проверить.

Алгоритм составления

Сам текст записки состоит из следующих разделов:

1. Состояние самой излагаемой проблемы, явившейся поводом для составления документа. А также следует указать на результат проведенного анализа обнаруженной проблемы.
2. В основной части документа следует указать некоторые выводы и предложения по решению проблемы.
3. Завершить докладную следует выводом.

А также в бумаге указываются следующие данные:

• дата составления;
• подпись подготовившего записку лица;
• наименование адреса;
• инициалы и фамилия руководителя объекта;
• наименование документа или заголовок, касающийся текста;
• в тексте описываются факты, а также цифры и иные обозначения;
• человек, подготовивший документ, обязательно должен поставить подпись.

При обнаружении несоответствий или ошибок в подготовленном документе его могут признать недействительным, и вероятность этого события увеличивается. Если же, напротив, все написано грамотно, то можно рассчитывать на положительное решение руководства по рассмотрению документа.

Образец докладной

Чтобы понять, как правильно написать документ, особенно неопытному сотруднику, можно принять во внимание как пишется образец записки. К примеру, при нарушении трудового регламента, при обнаружении факта опоздания или невыхода на работу предлагается оформить бумагу следующим образом.

В верхнем углу, справа следует указать адрес, а также отправителя. К примеру: «Директору ОАО ПМК Коновалову Н.Л. от организатора продаж Меньшикова Г.Д.»

После следует написать наименование документа, по центру пишется «Докладная», а после немного ниже, а также слева стоит обозначить дату, когда составлен документ.

В основной части следует описать проблему. К примеру: «Я, организатор продаж Меньшиков Г.Д., довожу до вас, что экономист по договорной работе Кочеткова Д.Т. не вышла на рабочее место 24.01.2015, то есть отсутствовала с 08.30 до 17.30. Данное нарушение считается прогулом на основании трудового законодательства. Причем от работницы не поступило никаких объяснений, и она отказалась писать объяснительную. Считаю уместным применение дисциплинарного наказания, а именно — увольнение с предприятия».

В конце докладной необходимо написать полностью должность, а также фамилию и инициалы, поставить подпись и число (подпись без даты недействительна).

В чем разница между докладными и служебными записками, смотрите в этом видео:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Докладная на учащегося о непосещении занятий образец

Вконтакте

Facebook

Twitter

Google+

Одноклассники

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Докладная на учащегося о непосещении занятий образец». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

В некоторых случаях докладная может носить просто информационный характер, т.е. информировать о выполнении распоряжения, завершении или ходе выполнения работ, задач.

Что же тогда делать? Почти год назад я написала свои размышления о том, почему в классе может не быть дисциплины. Это очень хорошая статья для родителей, чтобы лишний раз вспомнить, что воспитание в главной степени зависит от родителей, но никак не от школы. Обратите пожалуйста, на неё ваше внимание ещё раз — почему в классе нет дисциплины.
Сделать это желательно письменно, так как это будет доказательством перед родителями, что претензии к ним и их ребенку не голословны. Теперь перейдем к вопросу статьи — как написать докладную на имя директора школы. Пишут её обычно учителя и другие работники школы. Для чего пишут докладную директору?

Что представляет собой докладная записка

Предложенный образец написания докладной записки поможет проинформировать начальство о результатах – в том числе промежуточных – выполнения какого-либо поручения.

Текст: В рамках проведения конкурса профессионального мастерства среди молодых строителей прошел первый отборочный тур, в котором приняло участие 14 специалистов. Успешно прошли испытание 11 человек. Второй этап конкурса состоится 14 мая в 14.00 в строении 1А.

Лист бумаги должен быть чистым и ровным. Никаких капель, отпечатков, помарок, потертостей и мятой бумаги быть не должно.

Например: О необходимости перевода учащегосяДовожу до Вашего сведения, что несмотря на проведенные беседы и встречи с родителями, ученик 7б класса Иванов В.В. продолжает нарушать дисциплину. 7 мая им был сорван урок литературы, а 8 мая – урок биологии.В результате действий Иванова В.В. другие ученики не смогли получить знания.

Учитель должен давать знания, предусмотренные программой и воспитывать теми средствами, которые предусмотрены школьным курсом.

Приглашаем Вас в гимназию для получения объяснений «___» ________ 20__г. в ______ часов в кабинет № ____.

Проявлять искреннее внимание ( приветствие, знаки внимания, умение выслушать, комплимент, общие интересы, хобби). 3.Проявлять уважение. Признание нужно каждому человеку. Если педагог покажет ученикам, что он их уважает, что их дела очень значимы для школы или класса,он и будут учиться строить правильные взаимоотношения с людьми.

Докладная записка пишется работником вышестоящему руководству с одной целью – донести до начальства какую-либо важную информацию, требующую вмешательства руководства. При этом документ носит внутренний характер.

В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить А.П. Райсфейдеру выговор с занесением в личную карточку и не начислять ему премию по результатам работы за следующий месяц.

Рекомендуемые курсы ПК и ППК для Вас

Распространенной разновидностью докладной является записка на руководителя о совершенном сотрудником прогуле без уважительной причины.

Цель написания докладной записки — информировать руководство о сложившейся ситуации и побудить к принятию определенного решения.

Информирует об оскорбительном поведении должностного лица на рабочем месте и содержит просьбу о принятии мер по недопущению такого поведения в будущем.

Тогда учителем составляется докладная записка директору или завучу. Например: О необходимости перевода учащегосяДовожу до Вашего сведения, что несмотря на проведенные беседы и встречи с родителями, ученик 7б класса Иванов В.В.

Форма и виды докладных записок

В связи с допущенным грубым нарушением трудовой дисциплины, предлагаю объявить Т.О. Валерьевой выговор с занесением в личную карточку.

Иногда в свете происходящих событий на предприятии руководителю крайне важно знать мнения подчиненных, чтобы скорректировать свои дальнейшие действия. От работников требуется единолично составить развернутый ответ, дополненный собственными идеями и рекомендациями. Что касается тематики докладных, то она может быть различной: от разового предоставления сведений до периодической отчетности.

Информирует о факте нарушения работником трудовой дисциплины и содержит просьбу о привлечении его к дисциплинарной ответственности.

Написать докладную директору на ученика который ничего не делает Докладная на ученика, образец которой практически нереально найти в папке с шаблонами у школьного секретаря, на самом деле может быть написана в произвольной форме, но есть общие правила, такие, как написание заголовка документа или место написания даты и подписи.

Информирует о факте нарушения работником трудовой дисциплины и содержит просьбу о привлечении его к дисциплинарной ответственности.

Полагаю что Вы как руководитель учебного заведения не должны оставлять подобные факты без внимания, тем более что ранее мной уже подавались докладные в отношении этого ученика, которые были оставлены вами бехз рассмотрения.

Образец докладной на ребенка 2 класса

В иных случаях педагогу остается одно — доложить директору о сложившейся ситуации. Сделать это желательно письменно, так как это будет доказательством перед родителями, что претензии к ним и их ребенку не голословны. Теперь перейдем к вопросу статьи — как написать докладную на имя директора школы.
Для объяснительной записки берется лист формата А4, оформляется преимущественно от руки. Можно распечатать записку, поскольку подпись родителя однозначно проставляется вручную. Стиль написания записки – официальный. Мысли нужно формулировать четко, писать только по делу.

Довожу до Вашего сведения, что 07.05.2013 бухгалтер Глазкова Нина Дмитриевна с 09.00 до 13.00 отсутствовала на рабочем месте.

Обычно в колонтитуле содержится полное наименование учебного заведения, соответственно в «шапке» можно указать принятое сокращенное название – например ПТУ №26 им. Чкалова.

• По центру пишется заголовок – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА и регистрационный номер.
• Ниже следует информационная часть, начинается, как правило, со стандартной фразы – «Довожу до вашего сведения, что…» – и далее описывается суть проблемы.
• Далее нужно обязательно упомянуть, чем вы подтверждаете свои слова – например, табель. К этому пункту вообще нужно подойти с особенной серьезностью- в противном случае, вашу докладную записку просто оставят без внимания, ибо нет доказательства неправомочности поведения студента.

  Плюс такая неподготовленность нанесет серьезный удар по реноме жалобщика – никто же не хочет стать персоной нон-грата и быть заподозренным в собирании личной армии против неугодного лица.

Были даны разъяснения по поводу того, что если подросток плохо сдаст ОГЭ, то в большинство учебных заведений после 9 класса, его примут только на коммерческой основе, а смогут ли платить.

Как правильно оформить докладную записку. конкретные примеры

Декабрь с 7-12: Уважаемые родители! Вы проигнорировали посещение школы 11 декабря! Спасибо за понимание! Педагог должен проявлять внимание к любым улучшениям и раскрывать сильные стороны ученика -Оказывать индивидуальную помощь ученику Чтобы решить все вышеназванные задачи, учитель должен и сам проанализировать свои плюсы и минусы в данных педагогических ситуациях. Главное, что нужно решить учителю: что же мешает ему наладить партнерские отношения с данным учеником? План действий учителя.

Мотивация к учебной деятельности у ребенка отсутствует. По школьной программе Ученик1 не успевает. К учебе относится безразлично. Произвольное внимание неустойчиво. В работу на уроке включается с большим трудом. К целенаправленной деятельности не способен. Работоспособность на занятии очень низкая, предложенные задания не выполняет. На замечания не реагирует.

Отличие от служебной записки Докладная предназначена для передачи сведений «по вертикали», а служебная записка передает информацию между равными по статусу работниками. В отличие от докладной, служебная записка не предусмотрена ОКУД.

Докладная о нарушении трудовой дисциплины Такой документ является официальным подтверждением дисциплинарного проступка сотрудника. Для того, чтобы стало возможным наложение на него дисциплинарного взыскания, руководство нужно уведомить о нарушении.

Могут обойтись и без этого – если например, имидж человека, в котором он ходит на занятия (лекции, или практические), чересчур эпатажен. Но совсем другое дело, если у него или у нее неаттестация по большей части предметов или пропусков уроков слишком много. Или же проступок совершен далеко выходящий за рамки обычной дисциплины учебного заведения.

Учитель стал практически бесправным, ученики пользуются этим,а родители считают, что учитель должен «справляться». Ребёнок может заявиться пьяным в класс, не выполнять задания, мешать другим учащимся. Но ни в каких документах и должностной инструкции не сказано, что учитель должен устанавливать дисциплину в классе, справляться и т.д.

Форма докладной записки Докладные записки составляются в свободной форме: первая часть – изложение сути вопроса, вторая – выводы и предложения. Оформление зависит от адресата.

Как правильно составить докладную записку на студента: образец и рекомендации

После звонка классного руководителя****************. в *****************о том кто несет за ним ответственность в данный момент, пришел с домашним заданием по физике, но весь урок просидел с телефоном под партой, думая, что я не вижу.

Как написать докладную? Докладная пишется как обычное заявление на имя директора школы, на листе А4 (можно даже на тетрадном) от руки или на компьютере. Образец для вас. Удачи вам в решении школьных проблем! Комментируйте и ставьте лайки.

Довожу до вашего сведения, что 24.08.2016 г. бригадиром озеленителей территории Зайковским В.И. было допущено некорректное поведение в адрес заместителя начальника административно-хозяйственного отдела Антонины Павловны Финогеновой. Зайковский В.И. допустил нетактичное замечание касательно внешнего вида А.П. Финогеновой, добавив оскорбление нецензурными выражениями. Кто рассматривает докладную? Директор школы. Докладная фиксируется в книге входящей корреспонденции, что делает её обязательной к рассмотрению. Докладная передается в зависимости от ситуации, но если дело касается нарушения дисциплины, то её передадут заместителю директора по воспитательной работе, социальному педагогу, психологу и классному руководителю.

Как грамотно оформить докладную записку

Все сведения даются в хронологической последовательности и так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественно политической деятельности данного человека..

Итак, докладная записка адресуется руководству по выбранному вопросу с изложением выводов и предложений (коммуникация по вертикали).. Образец докладной записки пример о командировании работников на семинар отдел эксплуатации Директору оао «Кувырком»информационных систем К..

Лицензия на право ведения образовательной деятельности №5251 от 25.08.2017 г.

В рамках данного урока раскрывается смысл понятий «Докладная записка», «Внутренняя и внешняя докладная записка» приводятся способы оформления…

Докладные записки могут быть информационными, инициативными и отчетными. Различают также докладные и объяснительные записки – вторые объясняют причины поступков и событий или разъясняют отдельные части документа. Пример докладной записки Классическим примером докладной записки может служить инициативный документ по поводу обеспечения рабочего процесса необходимыми предметами.

Между тем, настоящий документ составлен в соответствии с требованиями Федерального Закона О ПОРЯДКЕ РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙГРАЖДАН РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, и соответственно требует его разрешения в предусмотренные законодательством сроки.

Правильная стратегия заключается в создании условий, в которых ученики смогут самостоятельно принять решение изменить свое поведение. Такой выбор ученик может сделать, если в процессе взаимодействия педагог поймет скрытые мотивы его неправильного поведения. Задачей педагога является помочь ученику почувствовать себя полноправным членом большого школьного коллектива.

Вконтакте

Facebook

Twitter

Google+

Одноклассники

Похожие записи:

Как написать докладную записку о невыполнении должностных обязанностей. Как правильно оформить докладную записку

Внутренняя информация распространяется с помощью специальных информационно-справочных документов, одним из видов которых является докладная записка. С ней обращаются к людям, занимающим вышестоящие должности, с тем, чтобы поставить в известность о тех или иных фактах для побуждения к принятию определенного решения.

Докладная записка как внутренний документ имеет определенные принципы составления, зависящие от ее цели. Раскроем, как именно следует составлять докладные в тех или иных рабочих ситуациях.

Отдел кадров
Генеральному директору
ООО «Омега»
Н.В. Грощенко

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 1

О нарушении трудовой дисциплины (прогуле)

Настоящим довожу до сведения руководства, что позавчера, 04.11.2016 г., сотрудницей отдела кадров Валерьевой Татьяной Олеговной допущено грубое нарушение трудовой дисциплины. После обеденного перерыва, завершившегося в 14:00, она не возвратилась на свое рабочее место и отсутствовала до конца рабочего дня (с 14:00 до 18:00). Оправдательных документов и удовлетворительных объяснений своего отсутствия Т.О. Валерьева в течение последующих двух дней не предоставила.

В связи с допущенным грубым нарушением трудовой дисциплины, предлагаю объявить Т.О. Валерьевой выговор с занесением в личную карточку.

Начальник отдела кадров (подпись) Р.В. Сухаревский

Докладная записка о невыполнении работником своих должностных обязанностей

Этот документ призван донести до руководства информацию о том, что работником ненадлежащим образом выполнены либо не выполнены совсем его профессиональные обязанности. В финале документа содержится просьба о дисциплинарном воздействии. Без такой докладной какие-либо санкции в отношении сотрудника могут быть признаны необоснованными.

Пример докладной записки о невыполнении должностных обязанностей

ФАЙЛЫ

Отдел метрологии
Генеральному директору
ООО «Росмашинстрой»
Радковскому К.Л.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 2

О невыполнении должностных обязанностей

Настоящим документом довожу до вашего сведения, что инженер отдела метрологии Антон Петрович Райсфейдер допустил нарушение графика поверок приборов учета электроэнергии (не проконтролировал выполнение утвержденного графика), что повлекло наложение на организацию штрафа государственным инспектором по контролю над приборами учета.

В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить А.П. Райсфейдеру выговор с занесением в личную карточку и не начислять ему премию по результатам работы за следующий месяц.

Главный метролог (подпись) П.К. Желтковский

Докладная записка о некорректном поведении сотрудника

Данная разновидность докладной записки информирует начальство о недопустимом поведении оскорбительного характера на рабочем месте. Предлагаемые меры воздействия должны быть направлены не только на требование наказать виновника, но и не допускать подобных ситуаций в дальнейшем.

Пример докладной записки о недопустимом поведении сотрудника

ФАЙЛЫ

Административно-хозяйственный отдел
Генеральному директору
ООО «Просперити»
Гиацинтовой А.В.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 3

О некорректном поведении сотрудника

Довожу до вашего сведения, что 24.08.2016 г. бригадиром озеленителей территории Зайковским В.И. было допущено некорректное поведение в адрес заместителя начальника административно-хозяйственного отдела Антонины Павловны Финогеновой. Зайковский В.И. допустил нетактичное замечание касательно внешнего вида А.П. Финогеновой, добавив оскорбление нецензурными выражениями. Следует отметить, что это не первое грубое высказывание Зайковского В.И. в адрес сотрудников отдела, что нарушает рабочую обстановку и провоцирует конфликтные ситуации.

Прошу привлечь Зайковского В.И. к дисциплинарной ответственности за некорректное поведение на рабочем месте.

Начальник административно-хозяйственного отдела (подпись) Неклюев М.Л.

Если служебные или докладные записки составляют не все сотрудники организации, то образец объяснительной может потребоваться рано или поздно любому работнику. Каждая из этих видов служебной документации имеет определенное назначение информационно-справочного характера. Рассмотрим, какие из них лучше всего подходят для того или иного случая.

Докладная записка — образец объяснительной

Вид документа информационного или справочного назначения, адресованный уполномоченному лицу (начальнику отдела, руководителю предприятия) называют докладной. Законодательство не дает четкого определения, она предназначена для изложения выводов, предложений в целях побуждения руководителя к принятию решения.

Составляют докладную по инициативе сотрудника либо в соответствии с устным распоряжением руководителя . Чаще всего с ее помощью вносят предложения, связанные с улучшением технического оснащения на производстве, выражают несогласие с решением руководства, излагают свою позицию при конфликтах с коллегами.

Объяснительная записка образец

В основном тексте этого документа предполагается формулировка своей позиции и четкое изложение доводов по существу вопроса.

Различают следующие виды докладных:

• Отчетные. Предполагают информирование об окончании работ или этапов, исполнении распоряжений;
• Информационные. Составляются регулярно для изложения результатов, деталей, хода и методов выполнения работ;
• Инициативные. Содержат предложения, рекомендации.

Докладная записка образец

Документ может быть внешним или внутренним в зависимости от адресата.

Внешний адресован руководителю вышестоящей организации. Для составления используют общий бланк предприятия. Согласно примеру, докладная записка состоит из нижеследующих элементов:

• название учреждения;
• дата;
• индекс;
• адрес оформления;
• данные адресата;
• заголовок к теме докладной;
• изложенный текст;
• подпись руководящего лица;
• ФИО исполнителя с указанием контактного телефона.

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей

Внутренний документ составляют на имя главы организации, для оформления используют обычный лист. Он содержит следующие элементы:

• обозначение отдела;
• наименование записки;
• дата и регистрационный номер;
• заголовок;
• текст;
• ФИО адресата;
• подпись, фамилия, инициалы, должность составителя.

Одним из видов внутренних документов является докладная о ненадлежащем исполнении либо невыполнении работником обязанностей. Она предназначена для информирования руководства и включает предложение о назначении сотруднику дисциплинарного взыскания.

Служебная записка — пример написания и журнал учета

Это документ информационного характера, используется для взаимодействия горизонтальных (не подчиненных друг другу) объектов управленческой структуры в целях решения вопросов, касающихся их компетенции. Как составить служебную записку?

В общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) этот вид не предусмотрен. При этом его используют в целях производственного назначения:

• для запроса сведений;
• при выдаче инструкций;
• в качестве сопроводительного документа;
• как информационное письмо.

Форма служебной записки. В тексте описывают, что послужило причиной его оформления — просьба, заявка, предложение. Может отображаться информация о проведенных встречах, кадровых перемещениях, изменениях в работе организации и ее подразделений. Документ также может содержать сведения для службы охраны о работающих в выходные дни с целью их допуска в помещение компании.

За трудовые успехи сотрудников могут , ценным подарком, званием, грамотой. Для этого начальник отдела, профсоюз или коллектив оформляет записку.

Служебная записка на премию

В законодательстве отсутствуют строгие требования по оформлению служебной. Однако образец заполнения схож по форме с докладной, он может быть разработан и составлен непосредственно в организации с учетом специфики предприятия.

В целях контроля документации заводят журнал регистрации. Он может содержать данные о регистрационном номере, дате, наименовании или кратком содержании, должностном лице, подписавшем документ.

Журнал регистрации служебных записок образец

Помимо журнального предусмотрен карточный или автоматический учет.

Форма объяснительной записки

Этот документ используют для пояснения обстоятельств событий и фактов. Составляет работник предприятия на имя вышестоящего должностного лица.

Подразумевается написание от руки в одном экземпляре на обычном бумажном листе на имя затребовавшего документ. В некоторых организациях предусмотрен набор на компьютере. Правила оформления объяснительной на законодательном уровне не закреплено, тем не менее, существуют типовые образцы заполнения. Составленная не по форме, действительна.

Согласно ТК РФ (ст. 193), прежде чем применять к сотруднику взыскание, с него должна быть затребована объяснительная об обстоятельствах и причинах совершенных действий.

Записку составляет сотрудник либо структурное подразделение.

Многие относятся к докладным запискам, как к формальности, отнимающей время и нервы. Но встречаются ситуации, когда эта формальность способна уберечь работника от несправедливых претензий руководства. Задокументированные прошения в любой момент подстрахуют вас от неприятностей, чего нельзя сказать о просьбах, изложенных в устной форме, которым даже не всегда придают значение. Таким образом, эти документы подтверждают факт взаимоотношений, их регистрируют как исходящую документацию.

Пишем докладную записку

Что такое докладная записка?

Докладная записка – это важный документ внутренней коммуникации , без него не обходится ни одно влиятельное учреждение. Для нормального функционирования организации образец докладной записки должен находится под рукой почти у всех работников. Отличие ее от служебной записки в том, что она имеет иерархическую направленность, то есть всегда поступает от подчиненного к вышестоящему руководству. Записка выступает документом информационного характера, которую пишут с целью вовремя проинформировать начальство вышестоящей инстанции или другого структурного отдела о событиях, влияющих на устойчивость системы менеджмента на предприятии.

Докладная имеет юридическую силу, потому что её цель не только проинформировать руководство организации, но и побудить к выносу определенного решения по озвученной ситуации. Составляется документ по личной инициативе сотрудника или же по требованию руководителя. Код записки согласно классификатору управленческой документации — 0286041 по ОКУД. В документе должна быть четко описана возникшая проблема, а так как он имеет юридическую силу, то в нем должны отсутствовать орфографические и юридические ошибки.

Определение докладной записки

В документе не только обстоятельно излагается происшествие, но и пишется вывод с приведением вариантов урегулирования ситуации. После этого руководитель обязан изучить документ и наложить свою резолюцию. В последующем эта резолюция выступает основанием для утверждения и осуществления различных мер (наложения взыскания, вынесения поощрения и т. п.). Таким образом, докладная записка — это элемент обратной связи между руководителем и подчиненным.

Цели докладных записок

Основные цели, преследуемые при формировании этого документа:

• Повысить эффективность личной работоспособности . Когда работнику что-то мешает, и он предлагает пути решения этой проблемы.
• Исправить ситуацию . Когда работнику известны определенные факты, не касающиеся его лично, но, по его мнению, мешающие стабильной и эффективной работе. Пишется докладная руководству, чтобы ситуация была разрешена в ближайшее время.
• Снять с себя ответственность . Если работник донес какую-то информацию до вышестоящих лиц и хочет снять с себя ответственность за исправление происшествия. После этого претензий к составителю быть не должно.
• Защититься, когда ущемляются права . Тут записка выступает попыткой мирного урегулирования инцидента.

Одна из целей докладной записки, снять с себя ответственность

Виды докладных записок

Они бывают двух типов:

1. Внутренняя — пишется по желанию работника или его начальника с целью увеличить эффективность работы фирмы. Подпись здесь ставит автор. Раз документ считается внутренним, то, оформление осуществляют на бумаге формата А4.
2. Внешняя — направляется в вышестоящие инстанции. Такой тип подписывает только руководитель компании,а печатается он на фирменном бланке.

В обоих случаях дата ставится в день написания и подписания.

• Информационные — как правило, составляются регулярно, они детально информируют о способах и особенностях проведения работы. Также с их помощью можно донести до руководства идеи по улучшению рабочего процесса.
• Отчетные — сообщают об итогах исполненного распоряжения в конкретный период. Составляют их, как правило, работники самого низкого звена.
• Инициативные — те, где работник предлагает начальству вынести определенное решение в связи с конкретными событиями – нарушениями, простоями и т. д.

Внутренняя докладная записка

Нередко среди докладных приходится писать начальству «репрессивные» записки, на сотрудников хамов и лентяев. Составлять их следует особо внимательно, потому что даже малейший недочет способен привести к неприятностям в дальнейшем. Нарушение дисциплины, является поводом для финансового взыскания, только для этого в документе должны быть приведены веские аргументы. Неправильно сформулированный документ можно подать в суд, пожаловавшись на то, что начальство злонамеренно ущемляет права специалиста. Поэтому важно знать, как написать докладную записку правильно.

Структура документа

Докладная записка включает два или три смысловых раздела:

1. Фактическая часть, где констатируют причины инцидента побудившие для ее формирования с подробным изложением сопутствовавших обстоятельств.
2. Аналитическая — представляет анализ ситуации с потенциальными последствиями происшествия и различными вариантами устранения проблемы.
3. Резюмирующая часть, где докладчик описывает свое мнение, приводит убедительные доводы и рекомендует принять какие-то конкретные действия по разрешению инцидента. А после руководитель сам решает, какие санкции предпринять. Так как у начальства нет времени на разбирательства, то чаще всего оно, соглашается с предложениями автора не вникая в подробности.

Внешняя докладная записка

Составлять докладную записку можно как в текстовом, так и в табличном варианте. Аналитический раздел в документе может отсутствовать в зависимости от вида вопроса. В таком случае документ имеет только фактическую часть и вывод с решениями проблемы. При помощи него можно вносить не только предложения по улучшению каких-то производственных процессов, но и выразить свое недовольство с принятыми мерами. Прежде чем приступить к оформлению докладной, нужно четко сформулировать проблему или свою точку зрения и уже потом начинать ее изложение на бумаге.

докладная записка…

Вопрос юристу:

Здравствуйте! Помогите, пожалуйста! заведующая отделением, где я работаю, написала главному врачу на меня докладную. Как я могу узнать ее содержание? На ковер вызывали, содержание докладной, практически не озвучили.

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
Елена, Вам должны предложить написать объяснение по тому или иному факту нарушения дисциплины, из этого предложения Вы можете узнать в общем содержание докладной.
———————————————————————

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
Здравствуйте,Елена.

Вы имеете полное право ознакомится с докладной, потребуйте текст. Обращайтесь.
———————————————————————

докладная записка…

Вопрос юристу:

Могут ли составить докладные записки задним чеслом, и при этом работник даже не будет знать что на него составлена служебная записка?

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
Составление любого документа «задним числом» является нарушением
———————————————————————

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
Докладная записка это документ на основании которого работодатель должен провести разбирательство и при наличии вины работника привлечь его к дисциплинарной ответственности (приказом). Просто докладная без разбирательства — это просто бумага. В случае если Вас уволят смело обращайтесь в суд по вопросу незаконного увольнения.
———————————————————————

Докладная записка о не исполнении сотрудником трудовых обязанностей пишется от руки или можно распечатать с компьютера…

Вопрос юристу:

Докладная записка о не исполнении сотрудником трудовых обязанностей пишется от руки или можно распечатать с компьютера?

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
Можно распечатать с компьютера. Подпись от руки.
———————————————————————

Как написать ответ на докладную записку, и надо ли на нее отвечать, а также регистрировать?…

Вопрос юристу:

Здравствуйте! как написать ответ на докладную записку, и надо ли на нее отвечать, а также регистрировать? спасибо.

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
Смотря какая докладная записка. Если она в отношении вас и фиксирует какой-либо ваш проступок, то от вас должна быть затребована объяснительная. Конкретизируйте вопрос.
———————————————————————

докладная записка…

Вопрос юристу:

Написал докладную записку руководителю на своего подчиненного. Руководитель показал докладную записку моему подчиненному. Это правомочно?

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
Правомочно. потому что подчиненный должен дать объяснения руковоству. а для этого он должен знать, о чем.
———————————————————————

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
да, все верно.
———————————————————————

Я написала докладную записку, не позднее какого срока после случившегося должна её отдать?…

Вопрос юристу:

Я заведующий отделом, мой подчиненный не первый раз ходит жалуется на меня директору, сегодня она сама создала конфликтную ситуацию перед началом рабочего дня, затем пошла на меня нажаловалась. Возможно, написала служебную записку. Что я могу предпринять в этой ситуации. Я написала докладную записку, не позднее какого срока после случившегося должна её отдать?

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
Я заведующий отделом, мой подчиненный не первый раз ходит жалуется на меня директору

Наталья, докладную можете подать, а можете и не подавать руководителю, исключительно на ваше усмотрение, -нет таких сроков.
———————————————————————

КАК НАПИСАТЬ ДОКЛАДНУЮ ЗАПИСКУ О ДИСЦИПЛИНАРНОМ НАРУШЕНИИ, (НАПРИМЕР ОПОЗДАЛ СОТРУДНИК НА РАБОТУ) МОЖНО ЛИ НАПИСАТЬ ЕЕ В…

Вопрос юристу:

КАК НАПИСАТЬ ДОКЛАДНУЮ ЗАПИСКУ О ДИСЦИПЛИНАРНОМ НАРУШЕНИИ, (НАПРИМЕР ОПОЗДАЛ СОТРУДНИК НА РАБОТУ) МОЖНО ЛИ НАПИСАТЬ ЕЕ В ПЕЧАТНОЙ ФОРМЕ НА КОМПЬЮТЕРЕ. И НУЖНА ЛИ ОНА (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) ДЛЯ ДЕ ПРЕМИРОВАНИЯ СОТРУДНИКА, ЕСЛИ ОН НАПИСАЛ ОБЪЯСНИТЕЛЬНУЮ.

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
Можно такую записку написать, если причина опоздания неуважительная, пишется в произвольной форме, можно напечатать, можно от руки. Если положениями о премировании предусмотрено депремирование, то оно применяется за нарушение трудовой дисциплины, невыполнение трудовых заданий и т.п. Однако прежде депремирования должен быть приказ (распоряжение) о наложении дисциплинарного взыскания, вынесенный на основании докладной непосредственного начальника и письменной объяснительной работника, из которых прямо следует, что причина опоздания является неуважительной. Как правило, за единичное опоздание меры дисциплинарного воздействия не применяются, тем более, депремирование.
———————————————————————

Как написать докладную записку коллективную против увольнения начальства…

Вопрос юристу:

Как написать докладную записку коллективную против увольнения начальства

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
Такие записки пишутся в свободной форме.В ней нужно указать причины несогласия
———————————————————————

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
кому будете писать? Лучше не пишите заявление на увольнение по собственному желанию и вас никто не сможет уволить, а так — пока фактов нет — ваша докладная ни к чему не приведет
———————————————————————

Мною была составлена докладная записка о нарушении трудовой дисциплины сотрудника и отдана руководителю, но руководитель…

Вопрос юристу:

Мною была составлена докладная записка о нарушении трудовой дисциплины сотрудника и отдана руководителю, но руководитель не отреагировал. В течении какого времени должны ответить на докладную записку.

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
Уважаемая Ольга Александровна!

Срок ответа Трудовым кодексом не конкретизирован. Кроме того, работодатель не обязан принимать решение о проверки сообщения о нарушении трудовой дисциплины.

Статьей 192 ТК РФ установлено, что за совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить одно из дисциплинарных взысканий. До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение.
———————————————————————

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
Трудовым кодексом не предусмотрена обязанность руководителя ответить вам на докладную записку, также не предусмотрена обязанность привлечь работника к дисциплинарной ответственности на основании докладной записки, вообще привлечение работника к дисциплинарной ответственности это право руководителя, а не обязанность, причем для привлечения к дисциплинарной ответственности статьей 193 предусмотрена определенная процедура, в ходе которой от работника берется объяснения в письменной форме и по результатам объяснений работодатель вправе посчитать, что оснований для привлечения к ответственности не имеется. Вы сами вправе обратиться к руководителю и поинтересоваться его позицией по вашему обращению (докладной записке), что я вам и рекомендую сделать
———————————————————————

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
Такого понятия как служебная записка в законодательстве не существует. Таким образом к данному документу можно применить понятие заявление. Если работодатель гос учреждение то ссылаться можно на 59 ФЗ. Если коммерческая структура то ответ должен быть подготовлен в соответствии со сроками утвержденным федеральным законодательством , а именно в течении 30 дней с момента регистрации.
———————————————————————

Мне необходимо написать докладную записку на добавление вакансии — помощник инженера — конструктора производства. Помогите…

Вопрос юристу:

Здравствуйте! Мне необходимо написать докладную записку на добавление вакансии — помощник инженера — конструктора производства. Помогите пожалуйста. ..Спасибо!

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
Пишите в произвольной форме

и обоснуйте необходимость вакансии — помощник инженера — конструктора производства
———————————————————————

Мой коллега написал на меня докладную записку, будто бы я ему на грубила и отказалась принимать клиента. Но это не правда…

Вопрос юристу:

Мой коллега написал на меня докладную записку, будто бы я ему на грубила и отказалась принимать клиента. Но это не правда. Инцидент произошел 06.06.2014г., о докладной записке я узнала от третих лиц 13.06.2014г. Мне передали чтоб я написала заявление на увольнениепо собственному желанию. С 16.06.2014г. я нахожусь в отпуске, но естественно в нашей компании никаких документов подтверждающих мое нахождение в отпуске нет. Сейчас мне начальник угрожает, говорит либо я напишу по собственному желанию либо он меня уволит по статье за прогулы. Что мне делать?

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
Поскольку у Вас в компании все так «естественно», думаю, что Вам самой надо решить и либо договариваться с руководством либо выполнить их требование
———————————————————————

Имеет ли право маз директора написать докладную записку сотрудника на другого сотрудника?…

Вопрос юристу:

Имеет ли право маз директора написать докладную записку сотрудника на другого сотрудника?

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
Здравствуйте. Нет, не может — только от своего имени.
———————————————————————

Хочу написать докладную записку директору с жалобой на заведующую….

Вопрос юристу:

Хочу написать докладную записку директору с жалобой на заведующую.

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
пишите конечно, если считаете что ваши права нарушены, специальных познаний не требуется, можете изложить все в свободной форме.
———————————————————————

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
добрый день. данная записка пишется в свободной форме.
———————————————————————

Как написать докладную записку на проверяющего, в том что он пишет пункты предписания о нарушении нами работниками, но…

Вопрос юристу:

Как написать докладную записку на проверяющего, в том что он пишет пункты предписания о нарушении нами работниками, но они не были нарушены. Дезинформирует начальство? Спсб.

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
тогда уж жалобу, а не докладную
———————————————————————

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины составлена и прикреплена к приказу об отстранении от работы однако в…

Вопрос юристу:

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины составлена и прикреплена к приказу об отстранении от работы однако в ней отсутствует подпись

Как мне обжаловать эту докладную записку которая не содержит подписи составителя

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
Не обходимо обажаловать приказ, если он нарушает права работника. Докладная записка может быть основанием для издания приказа.
———————————————————————

Подскажите, как правильно составить докладную записку вышестоящему руководству. Дело в том, что была выявлена крупная…

Вопрос юристу:

Здравствуйте. Подскажите, как правильно составить докладную записку вышестоящему руководству. Дело в том, что была выявлена крупная недостача. Налицо, умышленное присвоение материальных ценностей за которые несет ответственность весь коллектив. Обычная практика — поделить недостачу на всех, никого не устраивает. К тому же, все работники подозревают одного сотрудника. Доводы, хоть и заслуживают внимания, но прямыми доказательствами не являются. Как правильно изложить в докладной записке не только суть проблемы и просьбу о соответствующей проверке, но и обратить внимание на деятельность конкретного человека?

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
Пишите записку в прооизвольной форме.
———————————————————————

Подскажите, пожалуйста, нужно ли цитировать нанесенное оскорбление в докладной записке директору?…

Вопрос юристу:

Здравствуйте!

Подскажите, пожалуйста, нужно ли цитировать нанесенное оскорбление в докладной записке директору?

С уважением, Julia!

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
Добрый день!

Цитирование оскорбления излишне, особенно если в нем содержится ненормативная лексика. Если будет необходимость, сообщите директору суть оскорбления при личной беседе.
———————————————————————

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
Да, думаю. что необходимо процитировать.
———————————————————————

Имеет ли право написать на сотрудника докладную записку директору за уход с субботника раньше времени и не поставив в…

Вопрос юристу:

Имеет ли право написать на сотрудника докладную записку директору за уход с субботника раньше времени и не поставив в известность ответственного заместителя директора?

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
Здравствуйте.

Да, можно
———————————————————————

Докладная записка на руководителя…

Вопрос юристу:

Здравствуйте!

Я работаю менеджером по продажам в оптовом отделе 3 года. Несколько месяцев назад у нас появился новый сотрудник — его назначили руководителем оптового отдела. Этот человек не вникая в специфику компании, не пройдя никакого обучения, стал заставлять делать меня и ещё несколько менеджеров работу, которая не входит в наши обязанности, стал постоянно отвлекать от рутинной работы, грубить. Совершив какие-то ошибки в работе, во всем обвиняет окружающих, высказывает претензии, ходит жаловаться высшему руководству. Вносит дисбаланс в слаженную до этого работу, отнимает время, не умеет общаться с людьми.

Хотим с коллегами написать на него докладную записку, как это грамотно сделать? Могут ли его уволить? Заранее спасибо!

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
Здравствуйте, Вероника Юрьевна.

Нужно написать докладную записку руководителю. Потом можете писать претензию руководителю за привлечение к работе не обусловленным трудовым договором . Обращайтесь.
———————————————————————

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
Сначала убедитесь, что в вашей организации на каждого из вас есть должностная инструкция, из которой видно, что вы обязаны делать, а что нет. С этой инструкцией вас должны были под роспись ознакомить еще при приеме на работу. Если ее вообще нет, то вам тем более ничего не могут навязывать дополнительно. Если она есть, возьмите копию и покажите этому руководителю. что там таких обязанностей нет. Можно через приемную подать докладную с описанием ситуации в отделе. Только обязательно регистрируйте докладную, секретарь обязан это сделать в журнале входящей документации. Копию докладной с отметкой секретарая о приеме оставьте себе (т.е. сразу два экз. делайте). На будущее всегда сложные ситуации фиксируйте докладными, чтобы потом можно было доказать свою невиновность, и виновность иных лиц.Будут вопросы, пишите мне.
———————————————————————

Нужно ли регистрировать докладную записку об оскорблении и если да, то у кого?…

Вопрос юристу:

Нужно ли регистрировать докладную записку об оскорблении и если да,то у кого?

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
Любое заявление подаваемое Вами регистрировать в Ваших интересах. Заявление подлежит регистрации у сотрудника в чьи обязанности входит регистрация входящей корреспонденции (зачастую это секретарь руководителя) Удачи.
———————————————————————

Как нужно грамотно написать докладную записку руководителю, чтобы ее уволили?…

Вопрос юристу:

На нашем предприятии охранница проходной постоянно грубит и хамит работникам. как нужно грамотно написать докладную записку руководителю, чтобы ее уволили?

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
Докладные пишутся в произвольной форме. Опишите что конкретно и когда произошло.
———————————————————————

Докладная записка чем грозит?…

Вопрос юристу:

Работаю в организации 3 года, никаких нареканий никогда не было всегда отчетность сдаю в срок, всю работу выполняю быстро. В мае я заболела у меня есть на руках больничный, Но начальник отдела зная как я работаю и постоянно остаюсь после работы (большие объемы работы) не стала проводить больничный и закрыла табель как за полностью отработанный месяц. Заместитель директора узнав об этом написала на директора докладную записку для служебного расследования на каком основании начальник отдела закрыла мне табель, когда я болела. А я не предоставила больничный в отдел кадров (больничный у меня на руках). Что нам грозит за это. Пожалуйста ответьте очень важно.

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
Ничем это Вам не грозит. Представьте в кадры закрытый листок нетрудоспособности и выписной эпикриз из поликлиники.
———————————————————————

Я написала докладную записку на сотрудницу которая меня оклеветала. скажите пожалуйста я имею право не присутствовать на…

Вопрос юристу:

Я написала докладную записку на сотрудницу которая меня оклеветала.скажите пожалуйста я имею право не присутствовать на разбирательстве этого факта по докладной,чтобы не встречаться с этой сотрудницей.

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
ну как бы это надо подтверждать ее действия то зачем тогда писали и при разбирательстве должны присутствовать
———————————————————————

Пыталась подать докладную записку. Получила по электронной почте ответ, что она не принята по ряду причин. Какими юридическими…

Вопрос юристу:

Пыталась подать докладную записку. Получила по электронной почте ответ, что она не принята по ряду причин. Какими юридическими документами регулируется порядок приема докладных записок

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
Докладная записка подается за личной подписью.
———————————————————————

Можно ли писать докладную записку директору о нарушении должностных обязанностей на несколько человек? Или нужно писать…

Вопрос юристу:

Можно ли писать докладную записку директору о нарушении должностных обязанностей на несколько человек? Или нужно писать на каждого? У нас есть группа инженеров службы эксплуатации. Им была поставлена задача на месяц. В течении месяца задача не выполнена. Они тупо проигнорировали её.

Ответ юриста на вопрос: докладная записка
Здравствуйте Константин!

Если задача ставилась группе, то и докладную пишите на группу. В ином случае, индивидуально на каждого.
———————————————————————

Работая с предприятиями негосударственной безопасности, можно заметить, что тщательно оформленная учетно-контрольная документация (в соответствии с инструкциями МВД) сочетается с отсутствием иной служебной переписки. Основным доводом является стандартное: «Не хочется бюрократию разводить».
Однако служебная переписка является не столько лишним потоком бумаги, сколько страховкой (причем абсолютно бесплатной) как в целом, так и отдельных сотрудников в частности. Соответствующие примеры будут приведены при рассмотрении конкретных вариантов документации.

Оформление документации

Все документы служебной переписки оформляются на листах бумаги форматом А4 (допускается развернутый двойной тетрадный лист). С левой стороны листа необходим отступ 3 см для возможности подшивки в дела. При невозможности окончания документа на одной странице лучше продолжить писать на новом листе, а не на обороте. Если документ не конфиденциального плана, то листы скрепляются скрепкой или степлером. Номера ставят, начиная со второй страницы, стандартно — по центру в верхней части листа.
В верхнем правом углу документа оформляется «шапка». В «шапке» указываются получатель и отправитель. Необходимо следить, чтобы должность и место работы получателя писались в разных строках. Перед должностью и фамилией отправителя допускается предлог «от». Ниже, по центру, пишется название документа.

Начальнику СБ
Завода СПКБиМ
г-ну Цукерману А. И.
от старшего смены охраны
Гастарабермишвили Р. Д.
РАПОРТ
Далее, с красной строки, пишется основной текст. После основного текста ставится дата (слева) и подпись (справа, без расшифровки). Далее могут указываться приложения. Дата ставится или двойными регистрами через точки («22.03.02.»), или с письменным указанием месяца («22 марта 2002 г.»).
При рукописной подготовке документа подпись ставится только после основного текста. При машинописной — после основного текста и внизу каждой страницы.
… Докладываю на Ваше решение.
22.03.02. «Гастарабермишвили»

Документы служебной переписки

По движению документы делят на входящие (приходящие в данное структурное подразделение со стороны), исходящие (документы, распространяемые данным структурным подразделением) и внутренние (документы, необходимые для работы только данного структурного подразделения и не выходящие за его пределы).
По типам документации выделяют: приказы, инструкции, рапорты, докладные записки, служебные записки, объяснительные, информационные записки и письма, аналитические записки и письма и ряд менее значимых документов.

Приказы.

Приказы издаются начальником СБ по фактам: структурной перестройки, кадровой работы (прием, увольнение, командировка, благодарность и пр.), информационного уведомления сотрудником и т. д. В приказе обязательно указывается его номер и дата выхода. Напоминаем об этом не случайно, поскольку даже Министерством обороны был издан приказ о посылке офицеров МО и ГТТТ в Чечню от 12.08.96. На официальном бланке приказа год обозначен не был.

Инструкции.

Инструкции являются основными документами по правилам и порядку производства работ сотрудниками. Инструкции подписываются автором (обычно руководителем соответствующего структурного подразделения) и обязательно (!) заверяются начальником СБ. Инструкции, ограничивающие права персонала предприятия (не СБ), обязательно заверяются директором предприятия. Только в таком виде они становятся обязательными для всех сотрудников, поскольку начальник СБ имеет власть только над подчиненной ему СБ. Такими документами могут быть «Инструкция по контрольно-пропускному режиму», «Инструкция по внутреннему режиму» и др. Следует обратить особое внимание на то, чтобы в инструкциях четко определялись санкции за неисполнение работ и был отработан механизм выявления нарушений. В противном случае инструкция теряет смысл.

Рапорты.

Рапорты на имя начальника СБ пишутся сотрудниками по факту нештатных ситуаций. Важная особенность: рапорты следует писать не только по факту чрезвычайных ситуаций с применением оружия или спецсредств (как Часто и делается), но даже и по, казалось бы, малозначительным. Так, в один банк зашел человек в состоянии алкогольного опьянения, который пытался пройти в кассу и «получить свои кровные деньги». Еще из холла был выведен охранником- на улицу (видеонаблюдения не велось) с применением болевых приемов рукопашного боя. Охранник посчитал происшествие малозначительным и не стал оформлять соответствующих документов. Человек через два дня обратился в районный отдел милиции с заявлением об избиении его сотрудником СБ банка. К заявлению прилагалась справка от врача по факту обнаружения следов от побоев. По данному заявлению было возбуждено уголовное дело, которое прекращено только после оформления задним числом рапорта сотрудника по данному происшествию.

Докладные записки.

Докладные записки пишутся на имя руководителя СБ в порядке рекомендательного доклада о необходимости совершенствования системы охраны и безопасности объекта, по факту обнаружения случаев нарушения установленных инструкций (кляуза) и иным фактам служебных отношений. Здесь мы имеем дело с письменной формой доклада. Такие докладные записки обычно заканчиваются фразой: «Докладываю на Ваше решение». (При обращении к единичному лицу слова «Вы», «Вас», «Ваше» и пр. всегда пишутся с прописной буквы). Приведем пример правильно подготовленной докладной записки. Охранник одного из территории завода написал руководителю СБ обстоятельную докладную записку о необходимости технического совершенствования поста, так как в настоящем виде тот не мог служить целям соответствующей инструкции. Документ был подшит в дело, никаких действий по его факту не последовало. Через некоторое время на объекте было совершено крупное хищение через участок данного поста. При наложении взыскания и материальной ответственности на сотрудника в качестве оправдательного документа он предъявил копию докладной записки. Вина и взыскание были сняты, материальная ответственность отменена.

Служебные записки.

Служебные записки пишутся на имя руководителя параллельного структурного подразделения по вариантам улучшения взаимодействия при совместной работе.

Объяснительные записки.

Объяснительные записки пишутся на имя руководителя СБ по факту объяснения работником нарушений ведомственных и должностных инструкций со своей стороны.
Аналитические записки и отчеты, информационные записки и письма являются исходящими документами Информационного подразделения и будут рассмотрены ниже.

Необходимо отметить, что данная схема является основой для организации любого предприятия. Сначала определяются цели предприятия. На основе целей определяется структура. Только после этого можно приступать к ее формированию.

Отсутствие работника на рабочем месте: как оформить, образец докладной

С увольнением за прогул вроде всё понятно. Но вот незадача, бумажек слишком много придётся писать, чтоб вменить работнику дисциплинарное взыскание. И без этих бумажек никуда. Если надлежаще не оформить отсутствие работника на рабочем месте, суд признает увольнение незаконным, если до него всё-таки дойдёт, и восстановит работника на работе, как униженного и оскорблённого.

Поэтому, чтоб работодателю не наделать ошибок и зря не укорять работника, давайте учиться правильно оформлять отсутствие работника на рабочем месте. Это поможет избежать недоразумений как в отношениях с сотрудниками, так и в отстаивании интересов в суде.

Оформляем отсутствие работника на рабочем месте

Все документы являются образцами.

Примерные образцы

1. Докладная записка непосредственного руководителя прогульщика о его отсутствии на рабочем месте

                                                                                                                                                                                   Генеральному директору

ООО «Кожмех»

Иванову И. И.

от начальника отдела

лёгонькой промышленности

Петрова П. П.

Докладная записка

о нарушении трудовой дисциплины

Настоящим ставлю Вас в известность, что 31 декабря 2011 г. наладчик станков отдела лёгонькой промышленности Сидоров Сидор Сидорович отсутствует на своем рабочем месте с начала рабочего дня, то есть с 08.00 ч. О своём невыходе на работу Сидоров С. С. меня не предупреждал.

Я пытался связаться с Сидоровым С. С. по мобильному телефону, который не доступен, а домашний телефон не отвечает.

Я опросил наладчика станков Тарасова Тараса Тарасовича, известна ли ему какая-либо информация о Сидоровом С. С. Однако Тарасов Т. Т. пояснил, что Сидоров С. С. с ним не связывался сегодня и где тот находится ему не известно.

До настоящего момента связаться с Сидоровым С. С. не представляется возможным. На время 16.50 ч. сведения об уважительных причинах Сидорова С. С. отсутствуют. При выходе Сидорова С. С. на работу с него будет запрошено объяснения о причинах отсутствия на рабочем месте в течение всего рабочего времени.

Петров П. П.
31 декабря 2011 г.

2. Распоряжение руководителя организации об оформлении факта отсутствия сотрудника на рабочем месте

Распоряжение

г. Энск                                                                                                             01 января 2012 г.

На основании докладной записки начальника отдела лёгонькой промышленности Петрова П. П. об отсутствии наладчика станков того же отдела Сидорова Сидора Сидоровича на своем рабочем месте в течение всего рабочего времени 31.12.2011 г. с 08.00 до 17.00, без предупреждения о наличии уважительных причин, поручаю:

1. Бухгалтеру Марьиной М. М. составить акт о фиксации факта отсутствия Петрова П. П. на рабочем месте.
2. Юридическому отделу оказать правовое содействие Марьиной М. М. в оформлении указанного акта.
3. Контроль за выполнением настоящего Распоряжения оставляю за собой.

Генеральный директор                                                                                  И. И. Иванов

3. Акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте

Акт
об отсутствии работника на рабочем месте

г. Энск                                                                                                            01 января 2012 г.

Мною, бухгалтером ООО «Кожмех» Марьиной Марией Марьяновной, в присутствии руководителя отдела лёгонькой промышленности Петрова Петра Петровича и наладчиков станков этого отдела Тарасова Тараса Тарасовича и Филиппова Филиппа Филипповича, составлен настоящий Акт о нижеследующем:

Работник Сидоров Сидор Сидорович, работающий в должности наладчика станков отдела лёгонькой промышленности, отсутствовал на рабочем месте в течение всего рабочего времени 31.12.2011 г. с 08.00 до 17.00, без предупреждения о наличии уважительных причин.

Содержание данного Акта подтверждаем личными подписями:

Петров П. П.

Тарасов Т. Т.

Филиппов Ф. Ф.

Настоящий акт составил:
бухгалтер Марьина М. М.

С актом ознакомился и один экземпляр получил:
Сидоров С. С.

01 января 2012 г.

4. Требование работодателя о предоставлении работником объяснения в связи с отсутствием на рабочем месте

Сидорову С. С.
01 января 2012 г.

Сидор Сидорович,

В связи с Вашим отсутствием на рабочем месте в течение всего рабочего дня 31.12.11 г. с 08.00 до 17.00 без уважительных причин, был составлен соответствующий акт.

В соответствии со ст. 193 ТК РФ Вам необходимо в течение трех рабочих дней с момента получения настоящего Требования предоставить по данному факту нарушения трудовой дисциплины объяснения в письменном виде с изложением причин Вашего отсутствия и оправдательных документов.

Генеральный директор ООО «Кожмех»                                                  И. И. Иванов

Требование получил Сидоров С. С.

01 января 2012 г.

5. Акт об отказе сотрудника от предоставления объяснения о причинах отсутствия на рабочем месте

Акт
об отказе предоставить объяснения в письменной форме

г. Энск                                                                                                          04 января 2012 г.

Мною, начальником отдела лёгонькой промышленности Петровым П. П, в присутствии наладчиков станков отдела лёгонькой промышленности Тарасова Т. Т. и Филиппова Ф. Ф., составлен настоящий акт о нижеследующем:

Сегодня 01 января 2012 г. в нашем присутствии Сидоров Сидор Сидорович, занимающий должность наладчика станков отдела лёгонькой промышленности, отказался предоставить затребованные от него сегодня письменные объяснения по факту своего отсутствия на рабочем месте в течение всего рабочего времени 31 декабря 2011 г.

Свой отказ от предоставления объяснений Сидоров С. С. мотивировал тем, что у него болит рука и он не может писать.

Содержание настоящего Акта подтверждаем личными подписями:

Тарасов Т. Т., наладчик станков отдела лёгонькой промышленности

Филиппов Ф. Ф., наладчик станков отдела лёгонькой промышленности

Акт составил:

Петров П. П., начальник отдела лёгонькой промышленности

Конечно, любой документ всего лишь надо переделать под свою ситуацию, потому что прогул бывает и длительным, и с уважительными причинами. Все эти факты необходимо отражать.

Отдыхайте вовремя!

Формат

и примеры — Zippia

Коммуникация повышает продуктивность бизнеса. Один из методов, который используют многие компании для внутреннего общения, — это написание служебных записок.

Большинство людей слышали термин «памятка» раньше, но не уверены в том, какое форматирование требуется для этого профессионального обмена.

Расскажите нам о своих целях, и мы подберем для вас подходящую работу.

Посмотреть мои работы

Что такое памятка?

Офисный меморандум, часто сокращаемый до меморандума, — это метод передачи основной информации и предупреждений коллегам или служащим в компании. Обычно памятки рассылаются нескольким людям, чтобы привлечь внимание широкой публики к конкретному напоминанию, событию или обновлению политики.

Это декларация, информирующая людей, работающих в компании, и часто требует, чтобы получатель памятки предпринял какие-либо действия.

Поскольку служебные записки рассылаются для оповещения всей группы сотрудников, он обрабатывает только информацию, полезную для нескольких сторон или целого подразделения.

Если есть ситуация, которая касается только одного или нескольких человек в компании, этим людям будет отправлено простое деловое электронное письмо вместо широко распространенной памятки.

Профессиональная памятка отличается от электронного письма своей длиной и формальностью. Существуют определенные правила форматирования, которым нужно следовать при написании деловой электронной почты или письма, которые не требуются при составлении памятки, например приветствия.

Памятка имеет менее строгую структуру, потому что цель памятки — сразу перейти к основным моментам.

Почему формат памятки важен?

Формат памятки напрямую зависит от ее эффективности. Цель деловой памятки — привлечь внимание к чему-то, что волнует всех в организации. Формат памятки требует, чтобы общение было кратким и по существу.

Если не придерживаться этого форматирования, сообщение заметки может сбивать с толку.

Типы заметок

Тип памятки, используемой в профессиональном обмене, зависит от цели, которую он пытается достичь. Ниже приведены несколько примеров типов напоминаний для отправки в зависимости от ситуации:

1. Информационный запрос. Популярная причина отправки служебной записки профессиональной команде — запрос информации. Каждый, кто работает в компании, выполняет определенную роль, о которой знает больше всего. Отправка короткой памятки — это эффективный способ собрать информацию из различных источников.

2. Призыв к действию. Целью деловой памятки часто является просьба к получателям сделать что-нибудь. Это памятка с призывом к действию — следует ли прекратить определенное поведение, внедрить новую политику всей компании или запросить присутствие на мероприятии.

3. Прогресс обновления. Если организация занимается долгосрочными проектами, она запрашивает у своих сотрудников периодические обновления относительно их прогресса. Памятка — отличный способ узнать о ходе работы, потому что она прямая.

4. Подтверждение. Рекомендуется отправить подтверждение после обсуждения любого профессионального решения или деловой встречи. Это делается путем отправки записки с подтверждением заинтересованным сторонам.

   Памятка-подтверждение действует как запись общения или планов встречи на случай, если любой из сторон потребуется вернуться к деталям.

Создать бесплатное резюме

Создайте профессиональное резюме за считанные минуты.

Как отформатировать памятку

Независимо от цели заметки, форматирование остается неизменным. Ниже приведены пять шагов, как правильно отформатировать заметку:

1. Напишите заголовок. Первый шаг к форматированию заметки — это написание правильного заголовка. Традиционный заголовок памятки начинается с названия и адреса компании, которые уже должны быть напечатаны вверху, если вы используете фирменный бланк. Мы также рекомендуем разместить слово «Меморандум» или «Меморандум», чтобы получатели сразу знали, на что они смотрят.

2. Определите получателей. Затем обратитесь к получателям по именам и / или титулам. Ваша информация как отправителя также должна быть четко указана в начале памятки.

   Например:

3. Дополнительные получатели. Если вам нужен кто-то еще, чтобы просмотреть заметку, но он не указан в разделе «Кому:», размещение его копии в документе — мудрое решение.

4. Введите дату и тему. Датировать памятку или нет — решать вам. Чем он официальнее, тем важнее указать дату для официального учета. Также включите прямую строку темы, которая дает читателю краткий обзор информации, которой нужно следовать.

5. Сделайте краткое введение. Начните записку, как если бы вы начинали любое деловое письмо, представив тему, которую вы собираетесь обсуждать, в основных абзацах. Для памятки не обязательно профессиональное приветствие, так что сразу переходите к цели переписки.

6. Напишите тело. Самая важная часть заметки — это ее основная часть, потому что в ней описывается конкретный вопрос, требующий внимания. Подробно описывайте ситуацию или просьбу, но все же сделайте это как можно короче. Обычно текст заметки не превышает одного-двух абзацев.

7. Закройте профессионально. Завершите служебную записку традиционным завершением, указав свое имя и контактные данные или последний призыв к действию.Кроме того, укажите соответствующую контактную информацию, такую ​​как должность, адрес электронной почты и номер телефона. Памятка с просьбой к получателям сделать что-то дает им все ресурсы, необходимые для выполнения задачи.

8. Приложение (а). Если к заметке прилагаются дополнительные ресурсы или документы, с которыми получателям необходимо ознакомиться, обязательно приложите их для удобства вместе с заметкой.

Наш инструмент для создания резюме проведет вас через процесс создания выдающегося резюме архитектора.

Шаблоны заметок

1. [Логотип компании + фирменный бланк]

   Меморандум

   Кому:
   От:
   Тема: 3-10 слов

   Дата: (необязательно)
   CC: (необязательно)

   Кратко опишите основную причину, по которой вы отправляете напоминание.

   Затем перейдите к более подробным сведениям о предмете, предоставьте дополнительные доказательства, предоставьте отзыв, подтвердите информацию, сделайте запрос, сообщите людям о ходе работы или призовите к действию, в зависимости от характера вашей заметки.

   Закройте профессионально и дайте получателям знать, что вы доступны, если у них есть вопросы или им нужна дополнительная информация.

2. Заметка: [Название памятки]

   Дата:
   Кому:
   Откуда:
   Тема:

   Введение

   Введение в тему

   Обзор

   Дополнительная справочная информация

   Хронология

   Предоставьте график

   На вынос

   Обобщите основные моменты и дайте четкое послание, чтобы перейти к

Создайте профессиональное резюме за считанные минуты.

Наш конструктор резюме с искусственным интеллектом поможет вам написать убедительное и актуальное резюме для работы, которую вы хотите.

Советы по написанию деловой памятки

1. Будьте прямолинейны. Памятка просто и напрямую передает информацию внутри компании. Когда вы пишете основную часть заметки, будьте максимально прямолинейны. В отличие от делового письма, которое начинается с любезностей, вы хотите включить только информацию, имеющую отношение к цели памятки.

2. Профессиональное приветствие необязательно. Поскольку служебная записка должна быть более целенаправленным разглашением информации, профессиональное приветствие не требуется. Отправляя массовую памятку каждому члену компании, многие люди предпочтут пропустить этот этап официального письма и начать с введения.

3. Закрытие подписью может быть более эффективным. Использование подписи в конце памятки необязательно. Иногда закрытие записки без подписи может быть более эффективным, поскольку придает документу более формальный вид, а не разговорный.

4. Используйте маркированные точки. Один из методов, который помогает сохранить краткость заметок, — это использование маркеров для четкого представления информации. Хотя маркированные списки обычно не используются в профессиональных электронных письмах, они вполне подходят для деловых заметок.

5. Вычитайте заметку перед ее отправкой. Как профессионал, корректура любого письменного документа должна быть второй натурой. Несмотря на то, что памятка представляет собой краткий и случайный обмен информацией, опечатки и грамматические ошибки по-прежнему отвлекают читателя.

Примеры памяток

1. Пример № 1: Записка с запросом информации

   Кому: Недавним сотрудникам маркетингового отдела Jackpot Brands

   От: Скотт Трейнор, менеджер по маркетингу в Jackpot Brands

   Тема: Налоговая информация для недавних сотрудников

   Здравствуйте,

   Эта памятка рассылается десяти недавним сотрудникам маркетингового отдела Jackpot Brands и касается их налоговой информации.

   Прежде чем завершить процесс адаптации и предоставить вам право на получение зарплаты, нам необходимо проверить вашу информацию. Ниже прилагается пустая форма W-9. Нам нужна информация: ваше полное имя, адрес и номер социального страхования. Все остальные документы будут завершены в ваш первый день.

   Спасибо и поздравляю, предложение о работе.

   С уважением,

   Скотт Трейнер
   [email protected]
   (853) -684-4648

2. Пример № 2: Заметка с призывом к действию

   Кому: Ким Тейлор, младший административный менеджер, Бруклинский медицинский центр

   От кого: Бетани Рейнольдс, директор по персоналу

   Subject Line: Обязательный семинар по сексуальным домогательствам

   Это сообщение информирует всех административных руководителей Бруклинского медицинского центра о предстоящем обязательном собрании.

   Каждый год сотрудники Бруклинского медицинского центра принимают участие в семинаре, чтобы узнать больше о том, что представляет собой сексуальное домогательство и как с ним справиться в случае неприятного случая, когда оно возникает. Семинар будет охватывать различные темы, такие как словесные сексуальные домогательства и процесс сообщения.

   Семинар по сексуальным домогательствам для административного персонала состоится 14 декабря 2020 года в 13:00 в конференц-зале A. Он должен длиться около двух часов с 10-минутным перерывом между лекциями.

   Еще раз, явка обязательна.

3. Пример № 3: Заметка о прогрессе обновлений

   Кому: Всем учителям девятых классов исторического факультета средней школы Джона Грейвса

   От: Райан Бойс, администратор по вопросам образования, средняя школа Джона Грейвса

   Тема: Успеваемость девятиклассников-историков

   Всем привет,

   Я обращаюсь ко всем учителям девятых классов исторического факультета средней школы Джона Грейвса, чтобы узнать, как они готовятся к экзаменам штата.

   Экзамены по истории в масштабе штата сдают учащимся девятых классов ближе к концу каждого учебного года, чтобы оценить их способность удерживать знания. Оценки учащихся отражают успехи нашего учебного заведения. В этом году экзамен по истории штата планируется провести 30 апреля 2021 года в 15:00.

   Так как мы находимся примерно в середине учебного года, сильные и слабые стороны вашего ученика должны быть очевидны. Я прошу подробно рассказать об успеваемости вашего класса в девятом классе.

   Спасибо за предоставление обновления. С любыми вопросами обращайтесь к администратору системы образования Райану Бойсу по адресу [email protected].

4. Пример № 4: Подтверждающая записка

   Кому: Том Карсон, младший продавец, Deed’s Technology Company

   От кого: Энтони Майклс, региональный менеджер по продажам, Deed’s Technology Company

   Тема: Подтверждение запланированной встречи

   Это электронное письмо подтверждает запланированную встречу с Томом Карсоном, младшим продавцом в Deed’s Technology Company.

   Ваш запрос на официальную встречу с региональным менеджером по продажам для проверки вашей работы и возможности повышения по службе был одобрен. Встреча назначена на понедельник, 21 декабря 2020 года, в 9:30. Оно будет проходить в торговом центре Deed по адресу 73 Blake Ave, Miami, FL 64828, в комнате 748.

   Проверка эффективности будет проводиться с вашим региональным руководителем Энтони Майклсом. Пожалуйста, приходите вовремя и будьте готовы обсудить детали вашего трудоустройства.

   Спасибо.

Никогда не упускайте возможность, которая подходит именно вам.
Начать

Broad Institute of MIT и Harvard

Разработано в сотрудничестве с доктором Дэном Померой, менеджером лаборатории международной политики Массачусетского технологического института.

Критерии успеха

1. Нижняя строка впереди. Начните с самых важных рекомендаций.
2. Предоставьте актуальный краткий справочный материал. Не предполагайте, что политики или сотрудники имеют какое-либо представление о данной теме. Поймайте их как можно короче. О чем идет речь, и каково ее значение для читателя? Чем прямее значение, тем эффективнее памятка.
3. Расставьте приоритеты в доказательствах, подтверждающих ваши рекомендации или выводы. Какие факторы влияют на тему?
4. Реализация и рекомендации. Предоставьте план реализации ваших рекомендаций. Будьте как можно более конкретными.

Структурная схема

Назначение

Памятка по политике может содержать краткое изложение информации, имеющей отношение к директивному органу, или рекомендацию по политике, которую он должен реализовать. Также можно предоставить разработчикам политики несколько вариантов их реализации. Если предлагается несколько вариантов, вы захотите обсудить плюсы и минусы каждого из них и дать директивному органу контекст, необходимый для выбора одного.

Ваша работа или проблема, о которой вы пишете, скорее всего, широкая и сложная, с множеством нюансов. В служебной записке вы должны выделить наиболее важные моменты на одной странице, которую разработчик политики может использовать для принятия решения.

Навыки

Предвидеть поведение читателя и организовать памятку для аудитории

Если на просмотр документа дается ограниченное время, многие люди бегло просматривают заголовки и заголовки разделов или читают первое предложение абзаца, чтобы определить важность абзаца.Спрогнозируйте поведение читателя, чтобы усилить воздействие своей заметки:

• Разделите заметку на разделы и используйте заголовки, чтобы передать основную мысль раздела. При описании важности государственных программ здравоохранения в Западной Вирджинии используйте заголовок раздела, например, «23% жителей Западной Вирджинии полагаются на Medicare для медицинского страхования» вместо «Важность Medicare в Западной Вирджинии».
• Не прячьте самый важный момент вашего абзаца , наращивая его.Поместите самый важный момент абзаца в первое предложение и используйте оставшуюся часть абзаца, чтобы поддержать или расширить суть.
• Используйте отдельные абзацы и интервалы для каждого важного момента , чтобы читатель не пропустил их. Это должно быть больше похоже на краткое изложение, чем на сплошное эссе, чтобы повысить удобочитаемость.

Используйте рисунки и таблицы только там, где это необходимо

Если вы считаете необходимым предоставить большой объем числовых данных, подумайте, могут ли таблицы или рисунки быть более подходящими.Перечисление данных в текстовой форме может быть огромным и может скрыть основную мысль. И наоборот, использование сложных или ненужных таблиц может запутать читателей и снизить эффективность памятки. Предоставляйте только необходимую информацию, но будьте готовы предоставить полный источник любых предоставленных данных.

Подумайте о выводах из данных (отдельные значения или тенденции) и о том, какой формат наиболее точно передает основную мысль. Лучший формат будет зависеть от аудитории, данных и основных моментов.

Пример:

Вариант 1 — Текст с данными

«За последние 5 лет в Новой Англии выросло количество возобновляемых источников энергии. В 2011 году возобновляемые источники выработали 7261 ГВтч электроэнергии, что составляет 5,6% годовой выработки. В 2012 году возобновляемая генерация увеличилась более чем на 10% до 8000 ГВтч электроэнергии и составила 6,2% от 128000 ГВтч электроэнергии в энергосистеме Новой Англии. Количество возобновляемой генерации продолжало расти как в общем объеме выработки в ГВт-ч, так и в процентах от общей генерации каждый год с 2011 года, увеличившись до 7.7% от общей выработки в 2015 году при общей выработке почти 10 000 ГВтч ».

Вариант 2 — Текст с таблицей

«За последние 5 лет в Новой Англии выросло количество возобновляемых источников энергии. В таблице 1 показано, как с 2011 года производство возобновляемой энергии выросло как в общем объеме производства в ГВт-ч, так и в процентах от общего объема производства ».

Таблица 1. Годовая выработка возобновляемой энергии в энергосистеме Новой Англии

Год	Общая выработка (ГВтч)	Возобновляемая генерация (ГВтч)	Всего в процентах от возобновляемой генерации	Годовое изменение производства возобновляемых источников энергии
2011	129163	7261	5.6%
2012	128081	7991	6,2%	10,1%
2013	129377	8752	6,8%	9,5%
2014	127176	9358	7,4%	6,9%
2015	126955	9747	7,7%	4,2%

Вариант 3 — текст с цифрой

«За последние 5 лет в Новой Англии выросло количество возобновляемых источников энергии.На Рисунке 1 показано, как с 2011 года увеличилась доля возобновляемой генерации в общем объеме генерации ».

Рисунок 1. Рост генерации из возобновляемых источников в процентах от общей генерации в Новой Англии, 2011–2015 гг.

Вариант 4 — Текст с выносом

«За последние 5 лет в Новой Англии выросло количество возобновляемых источников энергии. В то время как общий объем возобновляемой генерации продолжает расти (7,7% от общей генерации в 2015 году), годовой рост общей возобновляемой генерации замедляется.”

Артикул:

Вилкоксен, Питер — http://wilcoxen.maxwell.insightworks.com/pages/275.html

Фракт, Стив — http://wws.princeton.edu/admissions/wws-blog/item/policy-memo-writing-tips

Годовая статистика производства NE-ISO за 2015 год

Авторы

деловых заметок — Информационная служба WAC

Меморандум, сокращение от слова «меморандум», происходит от латинского слова «меморандус», что означает «запоминать».»Это компактное письменное сообщение, предназначенное для того, чтобы помочь кому-то что-то вспомнить. Например, список продуктов, которые нужно забрать по дороге домой с работы, представляет собой памятку, простой список вещей, которые нужно помнить позже.

После принятия мер , служебные записки часто выбрасывают. В отличие от писем, внешних сообщений компании, служебные записки являются внутренней формой общения, и их стандартная практика заключается в их сохранении. Их цель — доставлять информацию или инструкции и писать их — серьезное дело, нос к точильному камню.Их объем должен быть ограничен одной темой, чтобы читатель быстро «понял сообщение» и, при необходимости, предпринял действия.

Привязанный к одной теме, каждый служебный, межведомственный и корпоративный меморандум становится частью институциональной памяти организации. Они записывают повседневную деятельность и устраняют необходимость в длительных встречах. Как исторические документы они часто упоминаются при написании отчетов или разрешении споров относительно прошлой деятельности. Короче говоря, они ускоряют повседневную работу по ведению бизнеса; они держат людей, которых нужно держать в курсе, в курсе.

Когда бизнес-организация разрабатывает официальный бланк, она часто также разрабатывает официальный памятный лист с логотипом компании, размещенным в верхней части страницы. Помимо профессионального внешнего вида, напечатанные памятные листы часто содержат специализированные информационные поля, в которых предусмотрены определенные процедуры для ускорения внутренней коммуникации.

Если готовый лист для заметок недоступен, его можно легко создать. Щелкните ссылки в строке меню руководств по написанию слева, чтобы просмотреть руководства по написанию информационных и учебных деловых заметок.Каждое руководство содержит инструкции, видео-комментарии и образцы.

Информационные заметки

Информационная записка — это внутреннее сообщение, адресованное одному или нескольким лицам. Цель состоит в том, чтобы передать в строке темы одну или несколько частей информации, которые относятся конкретно к теме. Помимо фактической информации, содержание памятки должно указывать на то, почему информация, содержащаяся в ней, актуальна для читателя.

Определите своего читателя

Информационные записки часто, хотя и не всегда, предназначены для нескольких читателей.Независимо от того, есть ли у вас один, несколько или много, вы знаете, кто они, потому что они работают с вами.

В большинстве случаев это люди из вашей организации, которые разделяют потребность в одной и той же информации. Однако иногда они будут извне вашей организации и иметь прочные внутренние связи, например, субподрядчик, чье участие в совместном проекте требует, чтобы вы регулярно общались.

Степень или близость ваших рабочих отношений в сочетании с характером информации, которую вы даете, будут определять уровень формальности, которую вы должны использовать в своем заголовке.

Заполните заголовок памятки. Решите, какой уровень формальности вы собираетесь использовать, и заполните поле TO. Пока вы на нем, заполните поля ОТ и ДАТА. Поле SUBJECT пока можно не трогать.

Определите свою цель

Цель информационной заметки — раскрыть новую или обновить старую информацию таким образом, чтобы она приносила пользу читателю или обновляла его. Он должен быть представлен четко и ясно в понятной контекстной структуре.

Чтобы информационная памятка была наиболее эффективной, представьте наиболее важные элементы в первых абзацах. Люди заняты; уважайте свое время. У ваших читателей может быть время только просмотреть основные моменты и заголовки вашей заметки, не говоря уже о том, чтобы дойти до конца, но они прочитают ваш первый абзац.

Определите свою цель. Под заголовком составьте подробный список предоставляемой вами информации. Обязательно подумайте, насколько это актуально для читателя. Ответьте на вопросы типа «W».Фрагменты в порядке. Со временем этот список станет частью вашего открытия.

По завершении ваша цель будет четко обозначена. Позже, при составлении памятки, этот список будет преобразован в полные предложения и абзац.

Определите свой охват

Объем информационного сообщения должен соответствовать теме заголовка, чтобы его цель была четко понятной для читателей, одновременно предупреждая их об актуальности информации, которую она доставляет.

Строка темы должна определять конкретную тему, к которой относится ваша информация, а начальный абзац должен убирать из головы читателя любые вопросы относительно встроенных в эту тему кто, что, где, когда и почему.

Если требуется, краткое изложение и обсуждение после открытия должны конкретизировать важные детали и закрыть все «ну и что?» Двери, которые могли быть оставлены открытыми. Подумайте об этом так: комната «игнорировать эту записку» находится прямо через эти двери «ну и что».Закрой их.

Определите объем вашей служебной записки. Во-первых, напишите четкое описание вашей темы в строке темы. Быть конкретным. Затем просмотрите свой список ответов на вопросы с буквой «W». Усильте его новыми строками, содержащими важную информацию, которая поможет вашему читателю понять актуальность заметки.

Опять же, фрагменты предложения в порядке. По завершении вы определите свой объем. Позже, при составлении памятки, этот список будет преобразован в полные предложения и абзацы.

Организуйте свое письмо

Перед составлением информационной записки выберите организационный метод, который лучше всего соответствует логическому или последовательному порядку, в котором вы хотите, чтобы подробности отображались.

Простой план поможет организовать ваши мысли. В полях редактирования шагов 2 и 3 вы уже приступили к выполнению этой задачи, создав списки, которые помогли вам установить цель и определить объем. Вернитесь к ним. Вместе они включают большую часть содержания, которое станет основной частью вашей заметки.

Начните систематизировать свою памятку. Просмотрите проделанную вами работу и составьте свои списки так, чтобы выстроить структуру, в которой ваш читатель будет четко понимать актуальность вашей информации.

Если ваш план кажется неорганизованным, возможно, у вас что-то не в порядке. Не стесняйтесь перемещать вещи. По завершении у вас будет простой план, который вы сможете использовать в качестве справочного руководства, когда начнете составлять памятку.

Составьте меморандум

Лучший способ составить информационную записку — быстро написать; вы должны работать по наброску.Вы уже организовали себя с последовательно упорядоченным списком, следовательно, у вас уже есть план. Этот список — все, что вам нужно. Вернитесь к нему и превратите каждый фрагмент в полное и законченное предложение, выражающее единственную мысль или идею.

Ваш голос должен быть естественным и сильным, чистым и связным, как если бы вы разговаривали с кем-то лично. Пишите быстро и сосредоточьтесь на изложении своей цели. Когда вы закончите, прочтите черновик вслух. Слушайте, как если бы вы были читателем.Содержит ли объем вашей служебной записки все, что есть в вашем организационном списке? Включает ли он все, что нужно знать читателю?

Имейте в виду, что вы пишете черновик. На данный момент вы можете игнорировать орфографию и грамматику, структуру предложений и абзацев. Это технические детали, которые будут устранены, когда вы проанализируете и исправите свою работу.

Начните писать меморандум. Начните с того момента, в котором вы чувствуете себя наиболее сильным или уверенным, а затем приступайте к остальным.Не забывайте делать это быстро. По завершении у вас будет черновик, который можно будет сохранить и отредактировать.

Закройте записку

Информационная записка должна закрываться так же четко, как открывается. Ваш последний абзац — это последняя возможность сделать выводы или дать рекомендации, и он должен четко указывать на то, что вы серьезно относитесь к делу; однако к нему также следует относиться как к возможности для укрепления доброй воли.

Представительный и услужливый тон — это в порядке вещей. По возможности предлагайте дальнейшую помощь.Эта, казалось бы, маленькая вещь на самом деле совсем не маленькая; он напоминает вашим читателям, что вы на их стороне, что вы командный игрок.

Закройте заметку. Добавьте заключительное замечание в конце вашего черновика и запомните; это административный инструмент, используемый для передачи важной информации. Будьте настолько представительны, насколько позволяют отношения с вашим читателем, уважая при этом иерархические слои в вашей компании. По завершении у вас будет готовый черновик, который вы сможете просмотреть и отредактировать.

Обзор и исправление памятки

Просмотр и редактирование вашего черновика — последний шаг в написании информационной памятки.Это время последней проверки. Теперь, когда вы оттачиваете текстовое содержание своей заметки, проверяя, четко ли сформулирована ваша цель и что ваш объем достаточно широк, чтобы читатель понял вашу директиву.

Ищите очевидные ошибки. Проверьте слова с орфографическими ошибками, неправильную структуру предложения и грамматические ошибки. Убедитесь, что вы говорите прямо и по делу. Используйте сильный активный голос.

Помните об общей целостности вашей заметки. Ищите точность, ясность и чувство полноты.Спросите себя, работают ли переходы между абзацами и соответствуют ли ваша точка зрения, тон и стиль всему тексту.

Тщательно исследуйте свой выбор слов. Неоднозначные слова приводят к путанице. Жаргонные и абстрактные термины могут быть совершенно непонятными, а аффектации, клише и банальный язык имеют тенденцию преуменьшать суть вашего сообщения.

Просмотрите и отредактируйте свою памятку. По завершении у вас будет полностью сформированная информационная памятка. Вам следует сделать перерыв, а затем просмотреть ее еще раз.

Памятки с инструкциями

Инструктивная памятка — это внутреннее сообщение, адресованное одному или нескольким лицам. Цель состоит в том, чтобы передать одну или несколько директив, которые относятся конкретно к теме, указанной в строке темы. Он будет требовать и ожидать, что будут предприняты действия. Объем служебной записки должен включать достаточно информации, чтобы читатель мог точно понять, что это за инструкции, кто их издал, а также когда, где и почему они должны быть выполнены.

Определите своего читателя

Информационные записки часто, хотя и не всегда, предназначены для нескольких читателей.Независимо от того, есть ли у вас один, несколько или много, вы знаете, кто они, потому что они работают с вами.

В большинстве случаев это люди из вашей организации, которые разделяют потребность в одной и той же информации. Однако иногда они будут извне вашей организации и иметь прочные внутренние связи, например, субподрядчик, чье участие в совместном проекте требует, чтобы вы регулярно общались.

Степень или близость ваших рабочих отношений в сочетании с характером информации, которую вы даете, будут определять уровень формальности, которую вы должны использовать в своем заголовке.В образце информационной памятки читатель идентифицируется как по его полному имени, так и по занимаемой должности.

Решите, какой уровень формальности вы собираетесь использовать, и заполните поле TO. Пока вы на нем, заполните поля ОТ и ДАТА. Поле SUBJECT пока можно не трогать.

Определите свою цель

Цель учебной памятки состоит в том, чтобы передать четкую директиву, в соответствии с которой ее читатель может затем действовать. Он должен быть представлен четко и ясно в понятной контекстной структуре.

Для того, чтобы инструкция была наиболее эффективной, опирайтесь на формулировку вашей директивы. Включая свои инструкции в обсуждение, которое следует за вводным и итоговым разделами, вы показываете своим читателям, как директива вписывается в общую картину.

Определите свою цель. Под заголовком составьте список дел. Фрагменты в порядке. Со временем этот список станет учебной частью вашего обсуждения. Таким образом, это наиболее логичное место для начала создания заметки.

По завершении ваша цель будет четко обозначена. Позже, при составлении памятки, этот список будет преобразован в полные предложения и абзац.

Определите свой охват

Объем учебной памятки должен строго соответствовать теме заголовка, чтобы ее цель была четко понятной для читателей, одновременно предупреждая их об актуальности информации, которую она доставляет.

Строка темы должна определять конкретную тему, к которой относится ваша информация, а начальный абзац должен убирать из головы читателя любые вопросы относительно встроенных в эту тему кто, что, где, когда и почему.

Если требуется, краткое изложение и обсуждение после открытия должны конкретизировать важные детали и закрыть все «ну и что?» Двери, которые могли быть оставлены открытыми. Подумайте об этом так: комната «игнорировать эту записку» находится прямо через эти двери «ну и что». Закрой их.

Определите объем вашей служебной записки. Во-первых, напишите четкое описание вашей темы в строке темы. Быть конкретным. Затем просмотрите свой список ответов на вопросы с буквой «W». Усильте его новыми строками, содержащими важную информацию, которая поможет вашему читателю понять актуальность заметки.

Опять же, фрагменты предложения в порядке. По завершении вы определите свой объем. Позже, при составлении памятки, этот список будет преобразован в полные предложения и абзацы.

Организуйте свое письмо

Перед составлением инструктивной памятки выберите организационный метод, который лучше всего соответствует логическому или последовательному порядку, в котором вы хотите, чтобы подробности отображались.

Простой план поможет организовать ваши мысли. Вы уже приступили к выполнению этой задачи, создав списки, которые помогли вам установить вашу цель и определить объем.Вернитесь к ним. Вместе они включают большую часть содержания, которое станет основной частью вашей заметки.

Начните систематизировать свою памятку. Просмотрите проделанную вами работу и составьте свои списки так, чтобы выстроить структуру, в которой ваш читатель будет четко понимать актуальность вашей информации.

Если ваш план кажется неорганизованным, возможно, у вас что-то не в порядке. Не стесняйтесь перемещать вещи. По завершении у вас будет простой план, который вы сможете использовать в качестве справочного руководства, когда начнете составлять памятку.

Составьте меморандум

Лучший способ составить учебную памятку — это быстро написать; вы должны работать по наброску. Вы уже организовали себя с последовательно упорядоченным списком, следовательно, у вас уже есть план. Этот список — все, что вам нужно. Вернитесь к нему и превратите каждый фрагмент в полное и законченное предложение, выражающее единственную мысль или идею.

Ваш голос должен быть естественным и сильным, чистым и связным, как если бы вы разговаривали с кем-то лично.Пишите быстро и сосредоточьтесь на изложении своей цели. Когда вы закончите, прочтите черновик вслух. Слушайте, как если бы вы были читателем. Содержит ли объем вашей служебной записки все, что есть в вашем организационном списке? Включает ли он все, что нужно знать читателю?

Имейте в виду, что вы пишете черновик. На данный момент вы можете игнорировать орфографию и грамматику, структуру предложений и абзацев. Это технические детали, которые будут устранены, когда вы проанализируете и исправите свою работу.

Начните писать меморандум. Начните с того момента, в котором вы чувствуете себя наиболее сильным или уверенным, а затем приступайте к остальным. Не забывайте делать это быстро. По завершении у вас будет черновик.

Закройте записку

Учебная памятка должна закрываться так же четко, как открываться. Ваш последний абзац — это последняя возможность сделать выводы или дать рекомендации, и он должен четко указывать на то, что вы серьезно относитесь к делу; однако к нему также следует относиться как к возможности для укрепления доброй воли.

Представительный и услужливый тон — это в порядке вещей. По возможности предлагайте дальнейшую помощь. Эта, казалось бы, маленькая вещь на самом деле совсем не маленькая; он напоминает вашим читателям, что вы на их стороне, что вы командный игрок.

Закройте заметку. Добавьте заключительное замечание в конце вашего черновика и запомните; это административный инструмент, используемый для передачи важной информации. Будьте настолько представительны, насколько позволяют отношения с вашим читателем, уважая при этом иерархические слои в вашей компании.По завершении у вас будет готовый черновик, который вы сможете просмотреть и отредактировать.

Обзор и исправление памятки

Просмотр и редактирование вашего черновика — последний шаг в написании инструктивной памятки. Это время последней проверки. Теперь, когда вы оттачиваете текстовое содержание своей заметки, проверяя, четко ли сформулирована ваша цель и что ваш объем достаточно широк, чтобы читатель понял вашу директиву.

Ищите очевидные ошибки. Проверьте слова с орфографическими ошибками, неправильную структуру предложения и грамматические ошибки.Убедитесь, что вы говорите прямо и по делу. Используйте сильный активный голос.

Помните об общей целостности вашей заметки. Ищите точность, ясность и чувство полноты. Спросите себя, работают ли переходы между абзацами и соответствуют ли ваша точка зрения, тон и стиль всему тексту.

Тщательно исследуйте свой выбор слов. Неоднозначные слова приводят к путанице. Жаргонные и абстрактные термины могут быть совершенно непонятными, а аффектации, клише и банальный язык имеют тенденцию преуменьшать суть вашего сообщения.

Просмотрите и отредактируйте свою памятку. По завершении у вас будет полностью сформированная памятка с инструкциями. Вы должны дать себе передышку, а затем пересмотреть это еще раз.

Форматирование деловых заметок

Формат деловой памятки отличается от формата делового письма двумя существенными признаками: 1) она не включает внутренний адрес и 2) не включает приветствие или приветственное завершение. Те элементы, которые требуются в деловом письме, не требуются в деловой записке.

Есть только два решения о форматировании, каждое из которых является простым вопросом предпочтения. Заголовок может быть отформатирован по вертикали или горизонтали, а тело — в виде полного или измененного блочного стиля.

• Стиль полного блока: выравнивание по левому краю, абзацы с одинарным интервалом, разделенные двойным пробелом.
• Модифицированный стиль блока: абзацы с одинарным интервалом с отступом, не разделенные двойным пробелом.
• Дополнительные страницы: все страницы, кроме первой, должны включать заголовок, содержащий имя получателя, номер страницы и дату.

Три элемента деловой заметки — это заголовок, заголовок и основной текст. Когда требуются дополнительные обозначения, они должны быть выровнены по левому краю на два поля ниже основного текста.

Название памятки

Заголовок деловой заметки — это слово MEMO или MEMORANDUM, набранное соответствующим стилем шрифта по центру вверху первой страницы. Напечатанный жирным шрифтом в верхнем регистре, он информирует читателя о том, что документ является внутренним сообщением.

Нет никаких жестких правил, регулирующих размер букв, но размер шрифта, который вы выбираете, должен быть на один или два пункта больше, чем у текста, найденного в фактическом сообщении.Стандартный текст сообщения — 12, поэтому выберите 14 или 16 на панели инструментов. Примерьте каждую по размеру и выберите ту, которая вам нравится.

При написании деловых заметок в будущем придерживайтесь своего выбора, поскольку постоянный внешний вид поможет вашим читателям выработать привычку распознавать сообщения, исходящие от вашего стола.

На предварительно напечатанном памятном листе слово MEMO будет отображаться под логотипом компании и над заголовком.

Заметка

Заголовок деловой заметки состоит из четырех отдельных информационных полей и должен начинаться двумя пробелами под заголовком.

Каждое поле идентифицируется одним словом, за которым следует двоеточие, напечатанное жирным шрифтом в верхнем регистре. Хотя это и не обязательно, общепринято, что их порядок появления следующий:

КУ:

• Здесь идет имя получателя. Общепринятой практикой является то, что такие титулы, как Mr., Mrs., и Dr. , в этой области не используются. Однако формальные ситуации требуют использования полных имен. При необходимости следует указать название или должность, например, Агент по закупкам .
• Когда неформальные ситуации требуют использования имени или прозвища, во что бы то ни стало, продолжайте. Это суждение, которое вы должны сделать, основываясь на ваших отношениях с читателем.
• Когда два или три человека должны получить одну и ту же памятку, все их имена могут быть помещены в одну строку. Они должны располагаться в алфавитном порядке или в порядке убывания, в зависимости от того, где они занимают место в организационной структуре компании.
• Если количество людей, которым предполагается получить одну и ту же памятку, слишком велико, поместите в строку только первое или самое важное имя.Остальные могут быть названы в нотации cc.
• Во многих случаях уместно использовать общий термин, например Colorado, Wyoming and Montana Sales Associates вместо имени собственного.

ОТ:

• Здесь ваше имя. Как и в случае с именем получателя, такие титулы, как Mr., Mrs., и Dr. , обычно не используются в этом поле. Однако в формальных ситуациях вы должны использовать свое полное имя, а затем название должности, например, Менеджер по связям с общественностью , если это помогает идентифицировать вас для тех, с кем вы не знакомы.
• Опять же, как и в случае с именем получателя, ваше решение об уровне формальности — это суждение, которое должно основываться на ваших отношениях с читателем. Если имя или псевдоним уместно, во что бы то ни стало, продолжайте.
• Вы должны вручную написать свои инициалы в конце вашего напечатанного имени. Он персонализирует вашу деловую заметку, авторизуя ее содержимое.

ДАТА:

• Во избежание недоразумений дату всегда следует указывать по буквам.Это культурная вещь.
• В США числовое представление 7/4/04 означает 4 июля 2004 г .; в других странах — 7 апреля 2004 года.
• В глобально взаимосвязанном деловом мире точность в этом вопросе важна.

ТЕМА:

• Это важное поле должно быть точным и кратким. В нем должно быть точно указано, о чем идет речь. Читатель должен сразу понять, к чему относятся информация или инструкции, содержащиеся в теле.
Выставка
• как тематика не режет; это слишком расплывчато. Бюджет выставки / путешествия лучше, но Правила выставки / счета расходов за первый квартал намного полнее.
• Сделайте все ключевые слова с большой буквы. Артикли, союзы и предлоги должны начинаться с заглавной буквы только тогда, когда они встречаются в начале или в конце вашей темы.

Заголовок может размещаться как в вертикальном, так и в горизонтальном расположении. Выберите тот, который вам нравится, и придерживайтесь его; последовательный внешний вид поможет вашим читателям выработать привычку распознавать сообщения, исходящие от вашего стола

Памятка

Тело деловой заметки, в зависимости от темы, может состоять из одного или двух предложений или до нескольких страниц.

Чем длиннее записка, тем важнее выбрать метод организации, который будет иметь логический смысл для вашего читателя.

Имейте в виду, что памятка перестает быть памяткой, если длится слишком долго. Если требуется более двух страниц, просмотрите содержимое. Вы захотите увидеть, не отклонились ли вы от темы и не увлеклись другими предметными областями.

Если у вас две темы, отправьте две записки. Если нет, а памятка все еще длинная, вы можете превратить ее в отчет или краткое изложение отчета и отправить его вместе с памяткой, в которой кратко описывается, о чем она.

Сложная записка будет включать следующие четыре элемента:

Открытие

• Кто, что, где, когда, почему? В первом предложении деловой памятки должна быть указана цель или причина написания.
• Цель — это ответ на некоторые или все вопросы с буквой «W», которые человек может разумно задать после прочтения строки SUBJECT в служебной записке.
• Если одного предложения недостаточно для передачи цели, еще одно или два предложения могут предоставить справочную информацию, необходимую читателю для понимания цели памятки.

Сводка

• После открытия детализируйте детали; предоставлять, описывать и анализировать любую информацию или инструкции, относящиеся к рассматриваемой теме.
• Главное — представить детали в простой форме. Читатель должен уметь быстро выделить то, что ему или ей важнее всего знать.
• Часто это можно сделать в виде маркированного списка, однако важно не переусердствовать.Списки по своей природе скудны по контексту. Они отлично подходят для простых сообщений, но, тем не менее, вы должны предоставить достаточно информации, чтобы список имел контекстуальный смысл.
• Более сложные сообщения можно разбить на подразделы с описательными заголовками, выделенными жирным шрифтом, подчеркнутыми или выделенными курсивом.

Обсуждение

• При необходимости, дополните свое резюме разделом, завершающим детали вашей деловой заметки. Включите контекстный материал, который конкретно поддерживает информацию или инструкции, которые вы предоставляете.
• Помните, что памятка также является справочным инструментом и может быть вызвана в любое время, чтобы предоставить письменный снимок предыдущего события, действия или решения. Избегайте схематичности с деталями.
• Включите имена людей, время встреч, ранее предпринятые действия, принятые решения и т. Д., Если они имеют непосредственное отношение к теме вашего сообщения.

Закрытие

• Заключительное слово — это возможность повторить свои наблюдения и анализ, сделать рекомендации и предложить решения.Вы написали это; теперь призываем к действию.
• Если рассчитываете на сотрудничество, будьте внимательны. Как и в любой другой форме общения, уважительный тон имеет большое значение для достижения желаемых результатов.

Дополнительные обозначения

В ряде ситуаций деловая записка должна быть помечена дополнительными пометками. Они должны быть размещены на два поля ниже основного текста заметки.

Когда служебная записка ссылается на один или несколько документов, приложенных автором, вложение отмечается одним из следующих способов:

• Корпус: пакет оптовых цен
• Корпуса (5)
• Прил.(или Encs.)

Когда служебная записка была продиктована помощнику, она должна быть подписана. И писатель, и помощник отмечаются своими инициалами. Инициалы писателя пишутся прописными буквами, а инициалы помощника — строчными буквами одним из следующих способов:

Когда копии служебной записки отправляются указанным деловым партнерам или другим заинтересованным сторонам, эти получатели подтверждаются своим полным именем, как в следующем примере.

• куб.см: Энни Гетц
• куб.см: Гленн Виджет, Ида Мэй Нотт

Цитирование

Питер Коннор. (1994-2021). Деловые заметки. Информационный центр WAC. Государственный университет Колорадо. Доступно на https://wac.colostate.edu/resources/writing/guides/.

Информация об авторских правах

Авторские права © 1994-2021 Государственный университет Колорадо и / или авторы, разработчики и участники этого сайта. Некоторые материалы, представленные на этом сайте, используются с разрешения.

Что должно быть указано в заголовке деловой памятки? — MVOrganizing

Что должно быть указано в заголовке деловой памятки?

Заголовок сегмента Убедитесь, что вы обращаетесь к читателю по его или ее правильному имени и должности. Вы можете позвонить президенту компании «Макси» на поле для гольфа или в неформальной записке, но «Рита Максвелл, президент» будет более подходящей для официальной записки. Будьте конкретны и лаконичны в теме письма.

Как написать заголовок памятки?

Заголовок: в заголовке вы должны четко обозначить свой контент «Меморандум», чтобы ваши читатели точно знали, что они получают.Затем вам нужно добавить «ДО», «ОТ», «ДАТА» и «ТЕМА». Эта информация имеет отношение к предоставлению контента, например, к кому вы обращаетесь и почему.

Каковы четыре основных заголовка заметки?

Вверху укажите, для кого написана памятка, кто ее отправляет, тему и дату. Тема письма служит заголовком заметки. Самые длинные записки состоят из введения, обсуждения и заключения.

Как вы называете записку?

В товарную позицию включается:

1. Кому: имя юриста, для которого вы пишете служебную записку, написанное правильно, и любое соответствующее название должности.
2. От кого: Ваше имя и должность.
3. Информация о клиенте: имя клиента и номер файла.
4. Тема:
5. Дата:

Как выглядит памятка?

Формат памятки намного проще. Вы пишете «Меморандум» или «Меморандум» вверху, за которым следуют строка «Кому», строка «От», строка даты, строка темы, а затем фактическое тело сообщения.

Нужен ли заголовок для заметки?

Заголовок деловой заметки — это слово MEMO или MEMORANDUM, набранное соответствующим стилем шрифта по центру вверху первой страницы.Нет никаких жестких правил, регулирующих размер букв, но размер шрифта, который вы выбираете, должен быть на один или два пункта больше, чем у текста, найденного в фактическом сообщении.

Есть ли подпись в служебной записке?

Основное правило написания заметок: чем короче записка, тем лучше. Заметки отличаются от букв и не имеют завершения, кроме краткого предложения. Подпись внизу не ставится. При необходимости автор записки ставит инициалы или ставит подпись рядом со своим именем в заголовке.

Как закончить записку?

Лучшее завершение записки — это четкое завершающее действие, указанное в последнем абзаце. И четко сформулируйте, что вы хотите, чтобы ваш читатель узнал или сделал после прочтения памятки, чтобы ваш читатель мог легко ответить.

Что вы делаете в первую очередь при написании служебной записки?

Шаблон памятки Начните памятку с предложения, описывающего причину, по которой вы пишете. Оно должно быть очень коротким — примерно одно или два предложения.Во введении следует четко указать цель памятки, чтобы читатель сразу понял, о чем она.

Как написать генеральному директору служебную записку?

Все заметки начинаются со стандартного заголовка, состоящего из четырех строк с двойным интервалом, обычно смещенных в левую часть страницы. Введите полное имя генерального директора вашей компании после строки «Кому:». Введите свое имя после строки «От:». Следующая строка начинается с «Дата:» и обычно указывает месяц, день и год в заметке.

Какие бывают 5 типов памяток?

Некоторые (очень общие) типы бизнес-меморандумов

• Оперативные записки.
• Финансовые записки.
• Экологические памятки.
• Объявления (изменение политики, встречи и т. Д.)
• Требование к действию.
• Форма служебных записок.
• Обложка для служебных записок.
• Директивы.

Как создать памятку?

Структура служебной записки

1. Часть 1: ЗАГОЛОВОК.
2. TO: укажите имена и титулы всех, кто получит вашу памятку.
3. ОТ: укажите свое полное имя и титул.
4. ДАТА: укажите полную и точную дату — не забудьте указать год.
5. ТЕМА: дайте краткое, но конкретное описание того, о чем идет речь.

Как написать служебную записку?

Напишите полную дату, когда вы составляете памятку, в поле «Дата». Напишите тему памятки в поле «Тема». Подходящей темой для служебной записки является краткое изложение ее цели. Например: «Запрос на аудит отчетов за ноябрь.«Каждая памятка должна включать тему.

Какие бывают типы записок?

Существует четыре типа памяток, которые вам, возможно, придется написать, каждый из которых имеет свой собственный организационный формат: информация, решение проблем, убеждение и внутреннее предложение памятки. Памятка более неформальная по виду и тону, чем письмо, оформлена в особом формате.

Какие три части памятки?

Части служебной записки

• Хорошая памятка систематизирует информацию, которую нужно передать как для удобства читателя, так и для простоты понимания, а также для наиболее эффективного достижения цели писателя.
• Заголовок.
• Открытие.
• Резюме.
• Обсуждение, абзацы
• Ваше закрытие.
• Вложения.
• Заголовок каждой заметки имеет один и тот же основной формат:

Когда бы вы использовали памятку?

Используйте памятку, когда пишете долговечное сообщение. Если ваше сообщение представляет собой подробное предложение, важный отчет, серьезную рекомендацию, техническое объяснение, протокол собрания, новую политику или что-то еще, с чем читатели будут обращаться более одного раза, сделайте это памяткой.

В чем разница между памяткой и уведомлением?

Как существительные, разница между памяткой и уведомлением состоит в том, что памятка — это короткая заметка; меморандум, а уведомление — это акт наблюдения; восприятие.

В чем разница между памяткой и электронной почтой?

Электронные письма обычно используются как внутри организации («внутри компании»), так и за ее пределами, когда тема является относительно неформальной и рутинной. Записки используются только для общения внутри организации, особенно когда тема более формальная, нестандартная и серьезная, чем то, что вы пишете в электронном письме.

Как адресовать служебную записку сотрудникам?

Обратитесь к получателю соответствующим образом. Записка — это формальное деловое общение, и вам также следует обращаться к читателю формально. Используйте полное имя и титул человека, которому вы отправляете записку. Если вы отправляете памятку всему персоналу, вы можете написать: «Кому: всем сотрудникам».

Как написать записку?

Начните с того, кому адресована записка

1. TO: Имя и должность физического лица.
2. Копия: Все остальные получатели.
3. ОТ: Ваше имя и титул.
4. ДАТА: Месяц, день, год без сокращений.
5. ТЕМА: Конкретная тема служебной записки.

Как начать записку для начальника?

Шаги по составлению памятки начальнику

1. Шаг № 1: Начните с заголовка. Типа напишите слово «меморандум» заглавными буквами в верхнем левом углу страницы.
2. Шаг № 2: Установите двойной интервал и введите или напишите адресата меморандума в следующей строке.
3. Шаг № 3: Добавьте получателей, если они есть.

Как запросить разрешение на служебную записку?

Выполните следующие действия, чтобы составить профессиональный запрос на одобрение.

1. Выберите способ связи.
2. Профессионально обратитесь к получателю.
3. Начните с того, что вам нужно.
4. Объясните, зачем вам это нужно.
5. Скажите им, почему они должны волноваться.
6. Проявите свой энтузиазм по поводу их ответа.
7. Завершите ваше сообщение.

Как написать служебную записку начальнику отдела?

Заголовок памятки — это четырехстрочный раздел, который включает строку «Кому» (напишите имя руководителя вашего отдела и ее должность), строку «от» (ваше имя и должность), строку «Дата». »И« тема ». Во всех заметках используется этот тип заголовка. Напишите вступление к памятке.

Что такое памятка?

: обычно краткое письменное сообщение или отчет: меморандум Используйте заголовки, маркеры и списки для систематизации меморандума и предложения.-

Что такое памятка на чеке?

Строка для заметок — это место для любых заметок о цели проверки. Линия даты служит меткой времени для проверки. Строка подписи подтверждает, что владелец счета одобрил платеж. Контактная информация и / или логотип вашего банка обычно печатаются на чеке.

Как адресовать записку нескольким получателям?

Кому: перечислить имена получателей напоминания. Если получателей несколько, можно использовать название группы, например «Все сотрудники» или «Члены кадрового комитета».ОТ: Укажите имя и должность писателя (писателей). SUBJECT: Думайте о строке SUBJECT как о заголовке заметки.

Уважаемый, все правильно?

Уважаемый, все вполне приемлемо. Уважаемые коллеги. Это зависит от того, насколько формальным или неформальным вы хотите быть, и от того, что обычно используется на вашем рабочем месте. Если сомневаетесь, делайте то, что кажется нормальной практикой.

Как начать официальное электронное письмо нескольким получателям?

Если это официальное письмо, вы можете использовать «Уважаемые господа», но если это неформальное письмо, можно просто «Привет».«Привет» относится к одному или нескольким людям, точно так же, как «ты» относится к одному или нескольким людям.

Как написать краткую и обстоятельную памятку о встрече

Последнее, от чего вы хотите избавиться от участников собрания, — это путаница или отсутствие ясности. Организация решений и документирование происходящего во время встречи с помощью служебной записки станет источником истины и местом, куда участники и заинтересованные стороны могут пойти искать ответы и сохранять ясность. Не говоря уже о том, что наличие напоминаний о встречах менее разрушительно, чем другие средства коммуникации, такие как обмен сообщениями или даже больше встреч!

В нашем руководстве по напоминаниям о встречах вы узнаете, как их составить, и дадим пример, который вы можете адаптировать к своим собственным потребностям.Давайте начнем!

Что такое памятка о встрече?

В памятке к собранию участникам сообщается «кто», «почему», «когда» и «где» вашего собрания, а также некоторые подробности того, чего вы ожидаете от участников. Независимо от того, посвящена ли встреча конкретному отделу или всем сотрудникам компании, создание памятки дает участникам возможность увидеть, что их ждет впереди.

Заметки о встрече позволяют организовать встречу и обеспечить выполнение всего важного. В нашем руководстве по напоминаниям о встречах вы узнаете, как их составить, и дадим вам пример, который вы можете адаптировать к своим собственным потребностям.

Руководство по стилю памяток для встреч

Памятка о встрече должна быть написана с учетом следующих советов по стилю:

1 Знайте, почему у вас встреча

Прежде чем приступить к написанию памятки, составьте четкое представление о плане и целях встречи. Это гарантирует, что ваша памятка останется краткой и содержательной. Кратко опишите основную цель вашей встречи вместе со списком тем, которые вы хотите охватить, и любых задач, которые вы хотите выполнить во время встречи.

2 Решите, как доставить памятку

Вы можете отправить памятку по электронной почте или раздать участникам бумажную копию. Для заметки, отправленной по электронной почте, укажите тему, чтобы она не потерялась или не пропала из виду в почтовых ящиках получателей.

3 Включите тему письма

Ваша тема должна в нескольких словах объяснить цель вашей встречи. Избегайте расплывчатых заголовков, таких как «Встреча в пятницу» или «Встреча в 15:30 в конференц-зале.Вместо этого используйте более конкретную, но подробную фразу, например «Пятничное совещание по повышению вовлеченности персонала». Эта строка темы дает вашим читателям некоторый контекст о встрече, прежде чем они откроют ваше электронное письмо.

4 Составьте текст электронного письма с заметкой

Включите общее приветствие для ваших получателей с последующим коротким предложением. Отправной точкой для этого предложения может быть: «Подробную информацию о встрече по повышению вовлеченности на рабочем месте см. В прикрепленной записке.”(Обратите внимание, как вы указали тему встречи, а не просто то, что она происходит!) Затем вы можете поделиться любой справочной информацией о встрече, которую вы решили не включать в памятку.

5 Обеспечение легкого доступа к печатным копиям

Если вы решили раздавать физические копии вместо отправки электронных писем, размещайте свои заметки там, где получатели имеют к ним прямой доступ, например, в почтовом ящике на рабочем месте. Размещение заметки на доске объявлений может напомнить получателям о встрече и проинформировать тех, кто еще не знает.

6 Используйте правильную грамматику и форматирование

При написании памятки не забывайте придерживаться стандартов профессионального письма, как и при общении на рабочем месте. Для правильного форматирования строки должны быть выровнены по левому краю и с одинарным интервалом. Вместо отступа поместите строку между каждым абзацем, чтобы обозначить начало нового. После каждого предложения ставьте пробел после знаков препинания.

7 Сделайте заметку доступной для понимания

Хотя вам следует избегать неформальности в своей заметке, вы также должны воздерживаться от использования слишком сложных слов и структур предложений, которые трудно понять.Обдумайте тон, который вы используете при составлении корпоративных электронных писем, и внесите этот стиль в свою памятку. Оставайтесь объективными, чтобы четко объяснить цель и детали встречи. Ваш язык должен быть как можно более прямым и конкретным, чтобы получатели практически не нуждались в интерпретации ваших слов.

Что следует включить в памятку?

При составлении памятки включите следующие компоненты, чтобы помочь приглашенным подробно ознакомиться с деталями встречи:

• Заголовок .В центре документа жирными заглавными буквами напишите заголовок страницы словами, которые соответствуют характеру вашего собрания, например «Меморандум о встрече с персоналом» или «Меморандум о встрече».
• Куда / От. В этой строке указывается группа людей, адресованная записке. Включите свое имя и титул в отдельную строку, указав вас как отправителя.
• Дата и время. Укажите дату встречи. Включите время и обязательно укажите, будет ли встреча утром или днем.
• Тема. Кратко проинформируйте получателей о том, что будет обсуждаться на встрече. В строке темы, которую вы выбрали для своего электронного письма, должно быть указано, что включить сюда. Не стесняйтесь использовать один и тот же в обоих местах.
• Расположение. Включите подробные сведения о том, где будет проходить встреча.
• Участники. Перечислите полные имена и должности людей, которые будут руководить или участвовать в вашем собрании.
• Резюме и цель. В разделе, отличном от предыдущей информации, используйте сводку, чтобы описать любую справочную информацию, которая имеет отношение к цели собрания. Вы должны указать темы, которые вы собираетесь обсудить, и любые цели, которых вы хотите достичь во время встречи. Этот раздел должен включать общий план встречи и быть самой подробной частью памятки.
• Действия. Сообщите вашим приглашенным, как они могут подготовиться к встрече. Сообщите им любую информацию, с которой они должны быть знакомы, или любые исследования или инструменты, которые они должны принести.
• Подтверждение и закрытие . Сообщите вашим приглашенным, должны ли они сообщить вам, будут ли они присутствовать на вашей встрече, и с кем им следует связаться, если у них возникнут какие-либо вопросы.

Наконечник Pro

Используйте инструмент управления встречами, например Fellow, чтобы составить повестку дня совместной встречи, на которую можно ссылаться при написании служебной записки, чтобы не забыть ни о каких решениях или важных моментах!

Какой длины должна быть записка?

Храните заметку на одной странице.Таким образом, напоминания, отправленные по электронной почте, не требуют прокрутки, а бумажные копии можно легко сохранять и ссылаться на них без потери нескольких страниц. Более короткие заметки также позволяют участникам легко добавлять необходимую информацию в свои календари и заметки.

Если вам сложно придерживаться одной страницы, еще раз вернитесь к основной цели встречи и темам, которые вы хотите затронуть. Затем просмотрите заметку и убедитесь, что все, что в ней написано, имеет прямое отношение к ее назначению. Записка должна быть кратким изложением приглашения на вашу встречу, а не исчерпывающим документом с заметками о встрече.

Советы по написанию памятки

По мере того, как вы приближаетесь к завершению своей заметки, примите во внимание следующие советы, прежде чем отправлять ее своим приглашенным:

• Краткая информация . Подумайте об использовании маркированного списка, если у вас есть расширенный список тем, которые вы хотите затронуть во время встречи. Благодаря этому абзацы будут небольшими и удобными для чтения.

• Повторите подтверждение. Осторожно напомните получателям еще раз подтвердить их присутствие.Вы уже сделали это, когда доставили памятку — теперь сделайте это еще раз в самой памятке.

• Вычитка. Перед отправкой памятки обязательно проверьте документ и свою электронную почту на предмет орфографических, грамматических ошибок или неправильного форматирования.

• Выберите срок доставки. Отправьте памятку за несколько дней до встречи, чтобы приглашенные могли должным образом подготовиться. Запланируйте рассылку электронной почты в то время дня, когда получатели, скорее всего, будут рядом со своими почтовыми ящиками, например, в начале рабочего дня.

Пример памятки

Заметки о встрече могут показаться большим количеством, но их создание не должно быть сложным. Просто используйте приведенный ниже пример в качестве шаблона для начала:

МЕМОРАНДУМ СОВЕТА СОВЕЩАНИЯ

Кому: Cumbington LLC Члены правления

ОТ: Кристал Овертон, главный операционный директор, Cumbington LLC

ДАТА ВСТРЕЧИ, ВРЕМЯ: 19 октября 2021 года, в 11.00

РАСПОЛОЖЕНИЕ: The Teal Boardroom, 41-й этаж

ТЕМА ВСТРЕЧИ: Улучшение вовлеченности на рабочем месте в подготовку к первому кварталу 2022 года

---

УЧАСТНИКИ:

Crystal Overtoon, COO

Майкл Дювер, соруководитель отдела управления персоналом

Элисон Томпсон, руководитель отдела кадров

Мари Авале, директор по квартальному управлению

РЕЗЮМЕ И ЦЕЛЬ ЗАСЕДАНИЯ:

По мере развития целей Cumbington LLC члены совета директоров проведут собрание для обсуждения нескольких инициатив.Эти инициативы будут направлены на содействие большей вовлеченности сотрудников и повышение морального духа среди сотрудников на рабочем месте. Мы обсудим, как эти цели будут согласованы с другими, поставленными на первый квартал 2022 года. Мы также определим бюджеты для этих мероприятий и мероприятий по взаимодействию.

Каждого члена правления просят принести список, по крайней мере, из трех предложений по взаимодействию. Будьте готовы поделиться этими идеями во время неформальной трехминутной презентации во время встречи.

Пожалуйста, сообщите секретарю Камбингтона Джеймсу Мистоллу о вашей готовности принять участие в этом собрании. Вы также можете задать ему любые вопросы. С ним можно связаться по электронной почте [введите адрес электронной почты] или по телефону [введите здесь номер телефона]. Ждем вашего участия 19 октября 2021 года.

Сделайте памятку важной

Памятка о встрече может дать вашим сотрудникам адекватное представление о том, чего ожидать от предстоящей встречи. Он также представляет вас организованным и помогает сохранить планирование в центре вашей компании.А чтобы не терять организованности во время встречи, Fellow предлагает всевозможные инструменты для встреч, которые помогут вам превратить идеи из записки в содержательные обсуждения и действия.

Когда писать памятку, а не электронное письмо

До того, как электронные письма требовали всеобщего внимания, люди общались внутри через средство, называемое межведомственным меморандумом — меморандум. Мы напечатали и распечатали его, подписали или поставили инициалы и разослали по внутренней почте людям, которые читали его, чтобы принимать решения, действовать или располагать важной информацией.

В наши дни мы заменили записки безудержными электронными письмами. Мы зашли слишком далеко в электронной почте, ожидая, что она будет передавать длинные, сложные и важные сообщения всем. Наши почтовые ящики переполнены, а важные сообщения не читаются.

Пора снять напряжение с электронной почты. Если вы хотите, чтобы люди прочитали ваши важные идеи и информацию, вам нужно оживить памятку. Рассмотрим эти предложения:

1. Определите, как лучше всего использовать электронную почту. Электронная почта выигрывает для быстрых, временных сообщений, которые читатели быстро читают, действуют и удаляют.Электронные письма выделяются краткими запросами и ответами, быстрыми обновлениями, короткими напоминаниями или проверками, своевременными объявлениями и аналогичными краткосрочными сообщениями. Они идеально подходят для краткого представления вложений, например заметок.

2. Используйте памятку, когда пишете долговечное сообщение. Если ваше сообщение представляет собой подробное предложение, важный отчет, серьезную рекомендацию, техническое объяснение, протокол собрания, новую политику или что-то еще, с чем читатели будут обращаться более одного раза, сделайте это памяткой.Ваши читатели смогут сохранить документ, прочитать его и найти, когда информация понадобится снова.

3. Используйте памятку при форматировании. Если фрагмент содержит маркеры, жирные заголовки, столбцы, таблицы, график или даже хороший баланс белого пространства, памятка поможет вам сохранить это форматирование. Чтобы гарантировать форматирование, сохраните заметку в формате PDF. Если ваша аудитория читает электронные письма на своих телефонах, вложение может быть единственным способом сохранить желаемое форматирование.

4. Если люди будут распечатывать ваше сообщение, используйте памятку, а не электронную почту. Если ваше сообщение размещено на доске объявлений — например, в комнате отдыха сотрудников — напишите памятку. Если люди будут обсуждать ваши идеи на встрече, напишите памятку, чтобы облегчить им распечатку задуманного вами документа.

5. Чтобы общаться официально, выберите заметку. Заметки предоставляют место в верхней части сообщения для вставки названия и логотипа компании, а также профессиональных титулов отправителей и получателей.Эти включения делают сообщение более формальным. Кроме того, хорошо отформатированное сообщение передает значение.

6. Если вы беспокоитесь, что ваше сообщение слишком длинное, как электронное письмо, напишите заметку. Невероятно длинные электронные письма часто получаются, когда вы пытаетесь включить в них важную и длительную информацию. Но записки работают лучше всего, когда люди будут возвращаться к вашему сообщению за информацией. (См. Пункт 2.) Например, если вы сообщаете детали четырехэтапного строительного проекта, используйте памятку.Чтобы передать плюсы и минусы важного решения о покупке, изложите свое исследование в памятке.

Прикрепите свою заметку к электронному письму, которое дает вашим читателям краткое изложение содержания заметки. Некоторым читателям этого резюме будет достаточно. Те, кому нужна информация, прочитают и сохранят памятку.

7. Для передачи сложной информации людям за пределами вашей организации (клиентам, гражданам и т. Д.) Рассмотрите записку или письмо. Письмо — это традиционный формат для внешней переписки, особенно с людьми, которых вы обслуживаете, такими как клиенты и пациенты.Но вы можете выбрать памятку для написания поставщикам, консультантам, участникам, клиентам, профессиональным коллегам и другим лицам, которые сотрудничают с вами для достижения результатов.

8. Чтобы отправить памятку, просто прикрепите ее к короткому сообщению электронной почты. Или отправьте печатную копию по внутренней почте, если такой подход имеет смысл.

На прошлой неделе я смотрел фильм «Мир юрского периода». Речь идет о динозаврах, процветающих сегодня, в то время как эти существа не принадлежат им. Вы можете думать о записках как о динозаврах, но подумайте еще раз. Памятка поможет сделать ваши сообщения профессиональными, актуальными и имеющими непреходящую важность.

***************

Эта статья изначально появилась в нашем ежемесячном электронном журнале Better Writing at Work. Подпишитесь, чтобы ежемесячно получать практическую статью на ваш почтовый ящик.

Lynn
Обучение синтаксису

Полное руководство по написанию служебных записок — Quartz

В недавней служебной записке всего штата от двух старших руководителей Yahoo читатели обращались к читателям как «пилигрим», затем «матрос» и упоминали «Ти-Рекс», «Ити-Битси». Птеродактиль »,« повозки гиппокампа »и« Объективизм Айн Рэндиан »- все в одном абзаце.

Это широко осмеянное электронное письмо послужило напоминанием о том, что внутренние записки имеют такое же значение, как и любая маркетинговая брошюра или пресс-релиз, особенно с учетом того, насколько высока вероятность их утечки в Интернете в наши дни. «То, что мы пишем в форме памятки, станет нашей деловой персоной», — говорит Сандра Лэмб, автор книги How to Writ It .

Этим персонажем может быть кто-то, кто говорит на жаргоне и «неестественную болтовню бизнес-школы» — как это сделал генеральный директор Microsoft Стив Баллмер в памятной записке о смене руководства.Это могло быть жестокой прозаичностью, поскольку бывший генеральный директор Nokia Стивен Элоп стал тревожным звонком для сотрудников. Или это может быть забавно и до такой степени честно, как генеральный директор Groupon Эндрю Мейсон, когда объявил о своей отставке. Вот несколько советов, которые помогут сделать вашу памятку ясной, эффективной и запоминающейся — по правильным причинам.

1. Будьте краткими

«Записка, состоящая из большого количества слов, скорее всего, будет менее привлекательной для ваших скучных во времени коллег и высшего руководства, у которых есть ограниченное время, чтобы быстро оценить, сохранять ли, читать или удали свою памятку », — говорит Джейн Дворжак, 30 лет проработавшая в сфере связей с общественностью и бизнес-коммуникаций.В качестве дополнения можно поделиться более длинными и подробными документами.

2. Начинайте четко

Проявите стиль в теме письма и сделайте первое предложение сильным и убедительным. «Ваше первое предложение — самое важное для вас», — говорит Роберт Д. Бен, лектор Гарвардского университета и автор уважаемой памятки о написании служебных записок. Это должно заставить читателей захотеть продолжить чтение.

Записка от генерального директора сайта сделок LivingSocial начинается со слов: «Это важное письмо, поэтому, пожалуйста, прочтите его до конца.Недавно мы пережили кибератаку… »

3. Выберите правильный тон

Многие памятки предназначены только для информирования. Но некоторым нужно дать своим читателям почувствовать что-то — вдохновленное, или уверенное, или (как в случае с запиской Элопа для Nokia) испуганное.

Если вы хотите вдохновлять, выйдите за рамки простых «что» и начните с «почему» и «как». Поделитесь некоторыми подробностями или историей, которая привлекает, впечатляет или передает ваши ценности или ваше видение. Когда Тим Кук занял пост генерального директора Apple в 2011 году, его записка продемонстрировала его эмоциональную приверженность культуре, ценностям Apple и «лучшим продуктам в мире».

Но если нет особого чувства, к которому вы стремитесь, придерживайтесь фактического и профессионального тона. В противном случае слишком сильный тон (мы смотрим на вас, Yahoo) просто отвлечет ваших читателей от вашего сообщения.

4. Будьте прозрачны и ясны в своих целях.

Что вы хотите, чтобы команда сделала после того, как они прочитают письмо до конца? Знайте, чего вы хотите достичь, и сформулируйте шаги, которые вы хотите от каждого. Не позволяйте никому гадать, чего от них ждут.

Объясняйте причины своего решения открыто. Например, если вы вводите новую политику компании, запрещающую собак на работе, объясните, почему она вступает в силу. И дайте полную и ясную картину фактов. Поделитесь потенциальными опасностями, а также ожидаемыми результатами. (Но помните об утечках — см. Пункт 11 ниже.)

5. Четко напишите

Перед тем, как начать, «сформулируйте в одном предложении то, что вы хотите сказать, подумайте, кому вы хотите это сказать и что вы хотите сказать». хочу, чтобы конечный результат был », — говорит Лэмб. « Поразмышляйте над этим», и вы с большей вероятностью создадите убедительную записку.

Когда вы приступите к письму, избегайте длинных слов и жаргона, даже если вы думаете, что люди их понимают. Пишите просто. Подумайте об олимпийских прыжках в воду: аккуратно, без всплеска, скоро уйду », — предлагает Брайан А. Гарнер в статье Harvard Business Review о деловых письмах.

Если сотрудники, для которых английский является вторым языком, собираются прочитать вашу памятку, избегайте сленга. Это сложнее, чем кажется.Американский английский, как предупреждает руководство по стилю Quartz, пронизан спортивным сленгом. Даже такое простое слово, как «пятно», может иметь множество значений, некоторые из которых очень разговорны.

6. Ожидайте реакции

Продумайте, как люди, скорее всего, отреагируют на ваше объявление и что вызовет беспокойство или стресс. В большинстве случаев, если это большие изменения, работники задаются вопросом: «Что это значит для меня и моей работы?» Затем они подумают о том, что это значит для их команды; и только потом, что это значит для компании.В служебной записке о том, как сообщать о больших изменениях, Гретхен Россвурм, вице-президент по корпоративным коммуникациям в Celanese, называет это динамикой «сначала я, потом мы».

7. Остерегайтесь сквернословия

После того, как вы удалите плохие каламбуры, удалите и все, что слишком критично по отношению к конкретным людям. Как сказал тренер по американскому футболу Винс Ломбарди: «Хвалите публично, критикуйте наедине». Приберегите указание пальцем, жалобы и разочарования для небольшой групповой встречи с людьми, которые действительно их заслуживают.Лэмб говорит: «Если вы думаете, что вам нужна публика, чтобы кого-то унизить, это не очень хорошо отразится на вас».

8. Составьте свое коммюнике

«Это больше не просто« памятка », — говорит Марк МакКленнан, старший вице-президент Schwartz MSL Boston, имеющий 18-летний опыт работы в сфере корпоративных коммуникаций. Некоторые компании используют собственные видео или социальные каналы в дополнение к письменным сообщениям.

Так что подумайте о лучшем средстве передачи фактов и правильных эмоций.Видео могут быть более убедительными или увлекательными, чем памятка, особенно для молодых сотрудников; они могут показать им местонахождение нового завода или дать более четкое представление о некоторых продуктах или услугах.

9. Отредактируйте — дважды. И попросите кого-нибудь сделать это тоже

С записками, как с электронными письмами, никогда не отправляйте их в спешке или гневе. После того, как вы напишете памятку, отложите ее как минимум на 15 минут, но еще лучше — от 15 до 24 часов, — говорит Лэмб, который работал тренером по письму для руководителей предприятий и среднего звена.

Затем: «Вернитесь назад и критически прочтите» и внимательно отредактируйте, — говорит она. Удалите посторонние материалы.

Чтобы проверить это еще более внимательно, прочтите его вслух.

Затем найдите кого-нибудь еще, чтобы прочитать это, желательно кого-нибудь, занимающего совершенно иную позицию и с точки зрения вашей. Выберите кого-нибудь, кто скажет вам, собираетесь ли вы оттолкнуть половину своей рабочей силы или если вы будете выглядеть идиотом. Попросите ее прочесть ее тон, а также ясность и содержание.

«Если это что-то важное, попросите коллегу улучшить это», — пишет легенда рекламы Дэвид Огилви в меморандуме 1982 года под названием «Как писать».

10. Плохие новости требуют дополнительных усилий

Действительно резкие новости, такие как увольнения или слияние, могут потребовать целой стратегии коммуникации, включая размещение материалов на корпоративном веб-сайте, проведение групповых встреч и привлечение консультантов после того, как меморандум будет опубликован. выпущенный. Более подробная информация и последующие действия важны для устранения страхов, вопросов и проблем.«Особенно если новости серьезные, люди воспринимают плохие новости только постепенно», — пишет Гертнер-Джонсон в своих 20 советах по сообщению плохих новостей.

Также помните о времени выхода важных новостей. По словам МакКленнана, коммуникация должна осуществляться одновременно с общественностью и сотрудниками. «План внутренних коммуникаций так же важен, если не более важен, чем план внешних коммуникаций», — сказал он.

11. Ожидайте утечки информации

СМИ каждую неделю публикуют просочившиеся меморандумы.AllThingsD опубликовал десятки из них. Некоторые медиа-компании, такие как Buzzfeed и Gawker, публикуют собственные служебные записки, чтобы предупредить кого-либо еще. «Обеспечьте баланс между прозрачностью и осмотрительностью», — предлагает Пол Маккаби, глава стратегического агентства по связям с общественностью, в сообщении о просочившихся служебных записках.

Политики давно использовали просочившиеся записки в качестве пробных шаров или как способ заставить недоброжелателей высказаться о том, почему они возражают против предложения или политики. Руководители бизнеса также могут проверить идеи таким образом, но будьте осторожны с государственными постановлениями о раскрытии существенных изменений в компании.

Так что просмотрите свое послание, представьте, что его читают миллионы людей под провокационным заголовком и язвительным рифом от блоггера, и спросите себя, не вызовет ли оно вас серьезно или раскроет что-то деликатное. Если вы можете жить с публичностью, то, наверное, хорошо.