Как правильно должен быть заполнен больничный лист: Больничный лист 2021 — образец заполнения работодателем

Содержание

Листок нетрудоспособности

Уважаемые коллеги!


Внимание: После посещения медицинского учреждения, где Вам открыли листок нетрудоспособности, необходимо сообщить руководителю, либо лицу его замещающему, о дате невыхода на работу.

Листок нетрудоспособности, закрытый медицинским учреждением, необходимо предоставить в единую приемную управления по работе с персоналом.

Получив от работника листок нетрудоспособности, сотрудник управления проверяет часть бланка «заполняется врачом медицинской организации». В случае обнаружения ошибок, листок нетрудоспособности считается испорченным и возвращается работнику для замены его медицинской организацией. В противном случае у вас могут возникнуть проблемы с выплатой пособия по временной нетрудоспособности . Убедитесь в отсутствии ошибок — управление по работе с персоналом, принимает только правильно оформленные медицинской организацией листки нетрудоспособности.

При получении листка нетрудоспособности в медицинском учреждении, рекомендуем обращать внимание на следующие моменты:


1. Листок нетрудоспособности должен быть заполнен гелевыми, капиллярными или перьевыми ручками, чернилами черного цвета. Запрещено использование шариковых ручек любого цвета, так как такие чернила делают текст немашиночитаемым. Допускается заполнение больничного листка с использованием печатающих устройств. Весь текст заносится в больничный лист в специально отведенные ячейки и только печатными заглавными буквами. Записи в больничном листе не должны заходить за пределы границ ячеек и не должны соприкасаться с их границами.


2. Внимательно прочитайте свою фамилию, имя, отчество, указанные в листке нетрудоспособности! Ошибки встречаются очень часто.


3. В части «место работы» необходимо указывать наименование университета в соответствии с уставом, полное или сокращенное.

Полное наименование: федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Тюменский государственный университет».
Сокращенные наименования:

ФГАОУ ВО ТЮМГУ
ТЮМЕНСКИЙ ГОСУНИВЕРСИТЕТ
ТЮМГУ 

Ни в полном, ни в сокращенных наименованиях знак « — » не применяется. 

Рекомендуем указывать сокращённое наименование — ТЮМГУ. 4. Лечащий врач единолично выдает гражданам листки нетрудоспособности сроком до 15 календарных дней включительно.
Если срок временной нетрудоспособности превышает 15 календарных дней
, листок нетрудоспособности выдается и продлевается по решению врачебной комиссии. При этом в нем под подписью лечащего врача должна стоять подпись председателя врачебной комиссии (пред.вк). 5. На листке нетрудоспособности обязательно наличие двух печатей медицинской организации, выдавшей бланк. 6. При получении первичного листка нетрудоспособности должна стоять галочка в соответствующей ячейке. Если работнику продлевается больничный лист, то ему выдается второй бланк, а в строке «Выдан листок нетрудоспособности (продолжение)» указывается номер продолжения листка нетрудоспособности. 7. Если листок нетрудоспособности является продолжением ранее выданного, то в строке «продолжение листка нетрудоспособности №» указывается номер предыдущего листка нетрудоспособности. Подчеркивание слов «продолжение листка нетрудоспособности» не допускается. 8.
В разделе листка нетрудоспособности «заполняется работодателем», никаких записей вносить не нужно! Эта часть бланка заполняется в управлении по работе с персоналом и управлении бухгалтерского учета.

Путеводитель по листку нетрудоспособности

Выплата пособия по временной нетрудоспособности производится после проведения проверки и заполнения части бланка «заполняется работодателем» в течение 10 дней с момента передачи его в управление по работе с персоналом.

Коллеги, старайтесь бережно относиться к своему здоровью!

Единая приемная 

Адрес: 
г. Тюмень ул. Республики, 9/1
тел. (3452) 59-74-33


Заполнение больничного: контрольные точки. Налоги & бухучет, № 87, Октябрь, 2020

Лицевая сторона бланка

Основанием для начисления больничных является выданный и оформленный в установленном порядке листок нетрудоспособности (ч. 1 ст. 31 Закона № 1105). Контролирует правильность заполнения лицевой стороны больничного листа работника его работодатель. Давайте рассмотрим, на что обратить внимание в первую очередь.

«Первинний», «продовження». По одному страховому случаю может быть выдано несколько больничных листов.

Информация о том, что больничный первичный, т. е. выдан в связи с наступлением страхового случая, или о том, что он является продолжением предыдущего листа, указывается врачом путем подчеркивания соответствующего слова «первинний» или «продовження» на бланке. В случае «продовження» в первом больничном в верхней части бланка подчеркивается «первинний», а в нижней части бланка в строке «Видано новий листок непрацездатності (продовження) № …» ставится номер следующего больничного. Во втором больничном в верхней части тогда уже подчеркивается «продовження листка № …» и указывается номер первого больничного. Такая же связка должна соблюдаться между вторым и третьим больничным и т. д. Только так можно проследить за тем, что вся эта цепь листов относится к одному и тому же страховому случаю.

«місце роботи…». Тут должно быть указано полное название предприятия (учреждения, организации) и его местонахождение (адрес) (п. 3.1 Инструкции № 532).

Указывать сокращенное название (например, «ТОВ НВП «Ромашка») допустимо, только если такое сокращенное название утверждено учредительными документами (письмо ФСС по ВПТ от 19.05.2016 г. № 5.1-31-768).

И еще. В этой графе обязательно должен быть указан юридический адрес работодателя (п. 3.1 Инструкции № 532, письмо ФСС от 21.09.2018 г. № 6-14/Н-1277з-1634). Хотя в самом бланке расшифровка места работы ограничивается названием.

Шифр МКХ-10, диагнозы — «первинний», «заключний». Такая информация заполняется врачом исключительно с согласия пациента (п. 3.2 Инструкции № 532). Поэтому если информация в данных графах не заполнена, это не может быть поводом для отказа в оплате больничного.

Дата выдачи. При амбулаторном лечении дата начала больничного (день установления нетрудоспособности) в табличной части «Звільнення від роботи» и дата выдачи больничного должны совпадать.

Имейте в виду, что п. 2.6 Инструкции № 455 допускает выдачу больничного лицу, обратившемуся за медицинской помощью по завершении рабочего дня, с его согласия со следующего календарного дня.

Если лечение проходило в стационаре, то дата выдачи должна совпадать с днем выписки пациента (последним днем болезни) (п. 2.5 Инструкции № 455).

Графа «Причина непрацездатності». В этой графе в обязательном порядке подчеркивается одна из причин нетрудоспособности.

Обратите внимание, если подчеркнуто «догляд (вік)………….. — 10», то в пустом поле врач отмечает возраст больного ребенка или члена семьи, которому нужен уход. Врачи по-разному указывают возраст ребенка: количество полных лет; количество полных лет и месяцев; год рождения. Какой из этих вариантов выберет врач — не имеет значения, поскольку Инструкция № 532 конкретных указаний на этот счет не дает.

Внимание! Относительно недавно появилась еще одна причина нетрудоспособности — «ізоляція від COVID-19 — 11». Ее врач вписывает собственноручно. Подробнее об оплате такого листка нетрудоспособности см. «Увольте меня… на больничном» этого номера.

Графа «Режим». Тут стоит вид больничного режима в зависимости от того, какой именно назначали больному. Из предложенных п. 3.4 Инструкции № 532: «стаціонарний, амбулаторний, постільний, домашній, санаторний, вільний тощо».

Графы «порушення режиму», «ПРИМІТКА». В случае нарушения пациентом режима врач должен записать в бланк больничного листа дату нарушения и заверить ее подписью (п. 3.4 Инструкции № 532). При этом в графе «ПРИМІТКА» кратко описывается характер нарушения, например: алкогольное, наркотическое опьянение во время лечения; самовольный уход из стационара, неявка (несвоевременная явка) на медицинский осмотр врача, врачебно-консультационную комиссию (ВКК), (медико-социальную экспертную комиссию (МСЭК) и т. п.

Такой больничный лист на особом контроле у комиссии по соцстрахованию. Ведь дни нарушения больничного режима не оплачивают.

Разрешение главврача. Сейчас мы можем самим выбрать врача первичного звена, у которого будем обслуживаться. Выбрать специалиста можно независимо от места регистрации и места жительства (прописки).

В случае выбора лицом лечащего врача не по месту жительства, в графе больничного «Видачу листка непрацездатності дозволяю:» должны стоять подпись главного врача и круглая печать лечебно-профилактического заведения.

«Звільнення від роботи». В разделе «Звільнення від роботи» врач может заполнить несколько строк. В таком случае его должность, фамилия, подпись и печать должны стоять напротив каждой такой записи-строки.

Если временная нетрудоспособность длится более 10 календарных дней при амбулаторном лечении, больничный продлевается. В этом случае в графах «Посада і прізвище лікаря» и «Підпис та печатка лікаря», кроме данных и подписи лечащего врача, обязательно должны стоять данные и подпись заведующего отделением, удостоверенные печатью.

Графа «Стати до роботи». Тут ставим дату выхода на работу. Число и месяц в этой строке должны быть написаны прописью.

«ПРОДОВЖУЄ ХВОРІТИ». Если работник продолжает болеть, то обязательно подчеркивают «ПРОДОВЖУЄ ХВОРІТИ» и указывают номер и серию следующего больничного листа.

Исправления на лицевой стороне бланка

Допустим, просмотрев лицевую сторону бланка больничного, вы заметили ошибку (а может, и не одну). Не медлите, отправляйте работника с больничным на исправление в лечебное учреждение, где такой лист был выписан. Затем проследите, чтобы каждое из исправлений было заверено записью «Виправленому вірити», подписью лечащего врача и печатью медицинского учреждения (п. 4.5 Инструкции № 532).

Важно: в бланке листка нетрудоспособности врачом может быть сделано не более двух исправлений (п. 4.5 Инструкции № 532)

Если исправлений больше, больничный оплате не подлежит — он является недействительным. «Испорченный» больничный верните работнику, чтобы он обменял его на «новый» — дубликат (письмо Фонда от 19.05.2016 г. № 5.1-31-768). В верхнем углу листка нетрудоспособности — дубликата указывается слово «дубликат». В дубликате тоже допускается не более двух исправлений (на лицевой стороне бланка).

Обратная сторона бланка

Обратная сторона листка нетрудоспособности условно поделена на четыре раздела, который заполняет соответствующая служба предприятия (уполномоченный на это работник). Начнем с І раздела. Пройдемся по некоторым его реквизитам.

«Не працював з «___»_____20__р. до «__»_____20__р.». Тут указываем период болезни. Внимание: несмотря на то, что в реквизите стоит предлог «до», необходимо указать, по какое число месяца болел работник. Информация должна соответствовать данным, приведенным на лицевой стороне листка нетрудоспособности.

«Неробочі дні за період непрацездатності». Поскольку сейчас больничные рассчитывают исходя из календарных дней, данную строку можно не заполнять.

Переходим к разделу ІІ.

«Застрахована особа віднесена: до осіб, які постраждали внаслідок аварії на ЧАЕС або доглядають дитину віком до 14 років, яка потерпіла від Чорнобильської катастрофи; ветеран війни (потрібне підкреслити)». Здесь сотрудник отдела кадров подчеркивает соответствующий льготный статус работника, который дает ему право на больничные в размере 100 % средней зарплаты независимо от общего страхового стажа.

Заметьте: в бланке больничного приведен не весь льготный контингент застрахованных лиц. Недостающее основание можно дописать самостоятельно.

«Страховий стаж на день настання непрацездатності: до 5 років, від 5 до 8, від 8 і більше років (потрібне підкреслити)».

Здесь вы должны указать страховой стаж работника (подробнее о порядке его определения читайте «Страховой стаж для больничных: считаем без проблем» этого номера). Но в форме листка нетрудоспособности до сих пор фигурирует старая процентовка для расчета больничных. При заполнении этой части больничного листа по работникам со страховым стажем свыше 3 лет вопросов не возникает. А как быть с работниками, которые еще не накопили 3-летнего страхового стажа? Специалисты ФВПТ предлагают уполномоченному лицу предприятия самостоятельно — от руки — дописать здесь текст относительно стажа до 3 лет.

Идем далее. Раздел ІІІ. Его заполняют на основании протокола заседания комиссии по социальному страхованию.

«ПРИЗНАЧЕНА ДОПОМОГА» «З тимчасової непрацездатності в розмірі__ % за __робочих (календарних) днів». Указываете размер выплаты в процентах в зависимости от общего страхового стажа, а также количество календарных дней болезни, подлежащих оплате.

«Допомога не надається з причини:__». Заполняете только в случае отказа в предоставлении пособия. Указываете причину отказа (перечислены в ст. 23 Закона № 1105).

Раздел IV. Смотрим, что здесь интересного.

«ДОВІДКА ПРО ЗАРОБІТНУ ПЛАТУ». Этот раздел не заполняете, а к листку нетрудоспособности прикладываете расчет средней зарплаты, заверенный подписями руководителя и главного бухгалтера (см. письмо ФВПТ от 20.07.2016 г. № 2.4-46-1257).

Ошибка на оборотной стороне бланка

Если вы допустили ошибку при заполнении обратной стороны, то ее обязательно нужно исправить. Как это сделать?

Инструкция № 532 описывает порядок исправления ошибок только лицевой стороны бланка. Порядок же корректировок неточностей, допущенных на обратной стороне, нигде не прописан. Поэтому остается исправлять ошибки по общим правилам, предусмотренным разд. 4 Положения № 88: неправильный текст или цифры зачеркните и над зачеркнутым надпишите правильный текст или цифры. Плюс к этому сделайте надпись: «Исправлено». Она должна быть подтверждена подписями лиц, которые подписали тот раздел больничного листа, куда закралась ошибка. Обязательно поставьте дату исправления.

А если ошибочно заполнена строка, которая заполнению не подлежит, тогда «ответственному» за ошибку на полях бланка нужно сделать запись: «Строку «…» считать незаполненной» и подтвердить подписью.

Имейте в виду:

количество исправлений на оборотной стороне бланка больничного не ограничено

Их может быть два, три и больше. Обратите внимание на этот момент.

Образец заполнения больничного листа в 2020 году работодателем, образец

Если работник заболел, он обязан предоставить своему работодателю оправдательный документ, так как он отсутствовал на рабочем месте. Больничный лист – это доказательство того, что работник не прогулял работу, а отсутствовал по уважительной причине.

Кроме того, больничный лист – это единственный официальный документ, на основании которого можно получить страховые выплаты. Каждый работодатель ежемесячно платит за каждого своего работника страховые взносы в различные фонды, в том числе, и в фонд социального страхования, который отвечает за выплату страховых взносов при наступлении страхового случая.

Страховой случай – это основание для осуществления выплат в пользу работника. Им является основание получения больничного листа. Это может быть:

  • болезнь сотрудника;
  • травма, полученная на производстве или в быту.

В зависимости от основания получения больничного листа, ФСС по-разному осуществляет выплаты страховых взносов. Чтобы ФСС одобрил осуществление выплат, необходимо чтобы больничный лист был правильно оформлен и заполнен.

Актуальная форма больничного листа была утверждена ещё в 2011 году, и с тех пор она не менялась. Документ о болезни должен быть заполнен не только лечащим врачом, но и работодателем.

Правила заполнения также строго регламентированы. Отступить от них означает испортить бланк больничного листа и сделать его непригодным для осуществления страховых выплат. Поэтому правил заполнения должен придерживаться и врач, и работодатель. Форма больничного листа также утверждена на федеральном уровне. Применять иную форму документа никто не имеет права. Такая мера была предпринята для того, чтобы защитить больничный лист от подделок.

Несколько лет назад участились случаи подделки больничных листов с целью скрыть истинные причины отсутствия на рабочем месте.Поэтому современный бланк больничного листа имеет несколько степеней защиты. На оборотной стороне бланка выведен водяной знак. Это дополнительная степень защиты.

Правила заполнения больничного листа на бумаге

Больничный лист – бумажный бланк, заполняемый на компьютере или от руки. Но сейчас хотят отказаться от бумажных больничных листов и ввести электронные. В некоторых субъектах федерации эта программа работает в пилотном режиме.

В ближайшие годы планируется ввести единую базу для работодателей, врачей и ФСС. Это необходимо для того, чтобы стороны больничного листа быстро взаимодействовали между собой. Всё заполнение будет происходить также на компьютере, через сканер, который будет считывать необходимую информацию с документов больного.

В 2018 году больничный лист заполнятся от руки или на компьютере, но вся информация вводится вручную, а не считывается сканером. Поэтому правильное заполнение больничного листа как врачом, так и работодателем гарантирует работнику получение пособия.

И врач, и ответственный сотрудник от работодателя, обязан придерживаться следующих правил заполнения:

  • буквы располагаются в пределах ячейки без выхода за края и соприкосновения с краем;
  • слова вносятся с помощью печатного устройства или письменно — заглавными буквами;
  • при заполнении вручную используются чернила черного цвета;
  • врачу нельзя ошибаться при заполнении бланка. Если ошибка допущена, или листок утерян до передачи работодателю, больному выдается дубликат;
  • копия при необходимости заполняется на таком же бланке, но с пометкой «дубликат»;
  • работодатель, в отличие от врача, исправляет ошибку без замены бланка. Это делается обычным вычеркиванием. Правильные данные пишут на обороте документа, заверяют подписью, печатью и записью «исправленному верить».

Заполняем больничный лист по шагам — инструкция

Чтобы получить больничный лист, необходимо обратиться за медицинской помощью. Со стороны медицинского учреждения больничный лист заполняет лечащий врач, к которому и обратился заболевший.

Врач заполняет свою часть следующим образом:

  • нужно указать, что выдаётся первичный документ или дубликат. Это нужно делать в левом углу, поставив «галочку» в нужно месте;
  • указываются сведения о медицинском учреждении, в котором выдаётся данный больничный лист;
  • «дата выдачи» — нужно поставить то число, когда заболевший обратился за помощью. Нельзя оформлять больничный лист «задним числом»;
  • заполнить ФИО и дату рождения пациента;
  • со слов пациента вписать название рабочей организации;
  • указать, по какому месту работы выдается больничный лист — по основному или по совместительству. Для этого нужно поставить «галочку» в соответствующей клетке;
  • если больничный оформляется для ухода за родственниками, то нужно указать их личные данные, а также степень родства с обратившимся;
  • если больничный выдается по беременности, или работнику-инвалиду, заполнить соответствующие строчки;
  • в таблицу вписать период освобождения, должность, фамилию, инициалы и подпись врача;
  • поставить дату, с которой пациент должен приступить к работе, и печать медицинского учреждения.

После того как работник выздоровеет, ему нужно принести больничный лист своему начальству. Это необходимо для начисления соответствующего пособия. Работодатель также должен заполнить свою часть документа, и это он должен сделать правильно.

Делается это следующим образом:

  • место работы прописывается в кратком варианте. Например, ООО «Туфелька»;
  • нужно поставить «галочку» и указать, это основное место работы заболевшего, или он трудится здесь по совместительству;
  • регистрационный номер ФСС. Нужно указать тот, который был присвоен данной организации при постановке на учёт в фонд соцстрахования в качестве страхователя;
  • код подчинённости. Его также можно узнать из документов о постановке на учёт в ФСС;
  • ИНН работника и его СНИЛС;
  • условия начисления. Здесь нужно указать определённый числовой код. Полный их перечень представлен на оборотной стороне больничного листа;
  • если работником получена травма на производстве, то нужно указать дату составления акта Н-1;
  • дата начала работы. Эта графа заполняется только при аннулировании договора с работником. Аннулировать трудовой договор руководство вправе, если сотрудник не вышел на работу в положенный срок. Пособие по болезни ему при этом полагается. В поле ставят дату начала работы по трудовому договору;
  • страховой стаж;
  • нестраховые периоды, если таковые имеются;
  • период болезни, за который будет начислено пособие;
  • средний заработок этого работника;
  • средний заработок за каждый день болезни;
  • сумма пособия, которая будет выплачена из средств работодателя;
  • сумма пособия, которая будет выплачена за счёт средств ФСС;
  • итоговая сумма пособия, которое работник получит на руки;
  • ФИО руководителя организации и его подпись;
  • ФИО главного бухгалтера на предприятии и его подпись.

Заполненный больничный лист заверяется круглой печатью работодателя. Важно! Оттиск печати не должен попасть на прописанные сведения. В противном случае больничный лист станет непригодным для чтения его сканером.

Какой ручкой заполнять больничный

Если документ заполняется вручную, то делать это нужно ручкой с чёрной пастой. Правила заполнения больничного листа прописаны в Приказе Минздравсоцразвития № 64Н. Именно в этом Приказе сказано, что разрешается использовать гелиевую, капиллярную или перьевую ручку. То есть пользоваться шариковой нельзя.

Однако Верховный Суд РФ вынес определение. Что использование шариковой ручки никак не может повлиять на выплату пособия. Это лишь технический недочёт, которые не является основанием для отказа в выплатах.

Важно! Если больничный лист заполняется шариковой ручкой, он должен быть заполнен правильно, без помарок, ошибок и чётким почерком. Но, работники ФСС не рекомендуют использовать шариковую ручку для заполнения больничного.

Пример заполненного больничного листа

Правильно заполненный и оформленный больничный лист должен выглядеть следующим образом:

Кто заполняет БЛ: бухгалтер или кадровик

Всегда возникает вопрос о том, в чьи обязанности входит заполнение больничного листа от имени работодателя. Кто должен это делать: бухгалтер или кадровик?

Не имеет значения, кто заполняет больничный лист. Имеет значение тот факт, что ответственность за правильность оформления и заполнения несут те ответственные лица, чьи подписи стоят в самом конце бланка. То есть проверять больничный должны руководитель предприятия и главный бухгалтер, так как именно они заверяют его своими подписями.

Как исправляются ошибки в больничном листе

При заполнении больничного листа могут быть допущены ошибки. Это могут сделать как врач, так и работник, заполняющий бланк от имени работодателя. В зависимости от того, кто допустил ошибку, существует и регламент её исправления. Если ошибку допустил врач, то бланк больничного листа считается испорченным. Его необходимо заменить на новый. При этом составляется акт о замене бланка испорченного больничного листа.

Если же ошибку допускает работодатель, то менять больничный не нужно. Ошибку можно исправить на этом же бланке. Для этого нужно зачеркнуть неверную запись одной линией вдоль. Верные данные указываются на обороте больничного листа, рядом ставится запись «исправленному верить», подпись руководителя и его печать.

Особенности электронного листка временной нетрудоспособности

Оформление больничных в электронном формате становится всё доступнее и реальнее. Уже сейчас в пилотном режиме работает автоматизированная единая система, объединяющая врачей, работодателей и ФСС.

С помощью этой системы врач и работодатель заполняют больничный лист, а ФСС оперативно получает информацию о необходимости начисления выплат. И врач, и работодатель заверяют больничный лист своими ЭЦП, которые «автоматически» оформляются в данной автоматизированной системе.

Для обработки электронных документов работодатели (то есть, организации и ИП) должны иметь специальное программное обеспечение, а также техническую возможность для получения документов в электронном виде. Если такой возможности у работодателя нет, он должен отказаться от электронного документа с ФСС. Но если больничный оформлен в электронном формате, работодатель имеет право запросить его бумажную версию. В остальном оформление выплат происходит по той же схеме.

Итоги

Больничный лист – единственный официальный документ. Который может подтвердить тот факт, что отсутствующий работник не прогуливал, а болел. Причин получения больничного может быть несколько:

  • болезнь работника. При этом не имеет значения, лечится он амбулаторно или в стационаре;
  • травма. Не имеет значения, получена она в быту или на рабочем месте.

В зависимости от причины получения больничного листа, зависит порядок начисления пособия.

Больничный лист заполняется:

  • врачом медицинского учреждения, в которое он обратился за оказанием медицинской помощи. Это учреждение должно иметь соответствующую лицензию, разрешающую оказывать медицинскую помощь и выдавать больничные листы;
  • работодателем. Это делается после того, как работник выпишется, и врач внесёт все нужные сведения.

Существуют определённые правила оформления больничных листов. Их должны придерживаться и врачи, и представители работодателя. В противном случае, ФСС откажет в начислении пособия. Но так как это будет не вина работника, ответственность будет нести сам работодатель или медучреждение. Работник свои деньги получит.

Сейчас активно вводится оборот больничных листов в электронной форме. Это позволяет и врачам, и работодателям, и представителям ФСС, вовремя получать актуальную информацию.

Заполнение больничного листа работодателем: образец и подробная инструкция

Оглавление:

  1. Старый и новый
  2. Проверяем часть, заполненную в поликлинике
  3. Что заполняет работодатель?
  4. Важные моменты

Все знают, что с июля 2011 года появились новые бланки листков нетрудоспособности, основным отличием которых является значительно больший объем закодированной информации. Коды, которыми нужно пользоваться при заполнении бланка, находятся на его обратной стороне. Новые бланки сначала вызвали трудности не только у сотрудников медицинских учреждений, но и у работников отделов кадров и бухгалтерии в организациях. А ведь правильное заполнение больничного листа работодателем не менее важно, чем медицинским сотрудником, так как листок нетрудоспособности является не только оправдательным документом для отсутствующих по болезни работников, но и основанием для денежных выплат.

Старый и новый

Замена старых листков трудоспособности на новые абсолютно обоснована. Кроме того, что старые больничные листы часто подделывались, а значит, наносили государству серьезные материальный ущерб, эти бланки уже давно не соответствовали современным требованиям. Поскольку вся информация, которой было еще и недостаточно, вносилась в бланк вручную, часто возникали проблемы с обработкой листков. Новые бланки имеют более серьезную защиту от подделок и подлежат автоматической обработке. Это значит, что считывание информации происходит при помощи специальной техники, а заполнение некоторых полей от руки производится по клеточкам для облегчения считывания и работы с бланками сотрудников ФСС, врачей поликлиник и бухгалтеров. Часть информации содержится в бинарном коде, который размещается в левом верхнем углу бланка. А номер и серию, которые были у старых бланков, с успехом заменил двенадцатизначный штрихкод.

Проверяем часть, заполненную в поликлинике

Сегодня к заполнению бланков больничных листов предъявляются достаточно жесткие требования. Поэтому, нужно крайне щепетильно относиться и к самому заполнению, и к проверке частей, заполненных специалистами медучреждений. Когда работник сдает больничный лист в организацию, первое, что нужно сделать ответственному сотруднику, проверить, правильно ли заполнен листок представителями медицинского учреждения, которые, к сожалению, не всегда знают, как заполнить больничный лист. Ранее, при использовании бланков старого образца, в заполненном бланке допускались два исправления.

Сейчас исправления в бланке не допускаются вообще.

Если врач ошибся при заполнении бланка, медучреждение обязано выдать пациенту новый бланк. Следовательно, если работник предоставил на предприятие бланк с исправлениями, его необходимо вернуть сотруднику для замены в том медицинском учреждении, где бланк был выдан. На что же стоит обращать внимание при проверке принесенного сотрудником больничного?

Первичный или дубликат? Во-первых, врач должен поставить галочку в графе «первичный» или «дубликат». В графе «дубликат» отметка должна стоять в том случае, если первичный лист нетрудоспособности был утрачен (потерян). А вот если в бланке были обнаружены ошибки, которые допустил врач, и листок был возвращен сотруднику, в медучреждении галочку должны поставить снова в графе «первичный».

Наименование организаций. Во-вторых, необходимо проверить правильность заполнения граф «наименование медицинского учреждения» и «место работы – наименование организации». Инструкция по заполнению больничного листа гласит, что в эти графы может быть вписано как полное, так и сокращенное официальное наименование учреждения. Но в тех случаях, когда ячеек не хватает даже для того, чтобы вписать сокращенное название,организация должна выбрать для себя одно подходящее сокращенное наименование, которое будет применяться только для листков нетрудоспособности. Выбор наименования должен быть официальным (то есть издается приказ по учреждению, о котором извещаются представители ФСС), а сотрудники и специалисты медучреждений должны быть предупреждены о том, как следует именовать организацию в бланке больничного листа. Но следует помнить, что при написании наименования организации нельзя использовать такие обозначения, как тире, скобки, кавычки, точки, знак номера и тире. Разрешено использовать только числовые и буквенные значения.

ОГРН медучреждения. Особое внимание следует уделить графе ОГРН, поскольку именно по этой графе медицинское учреждение идентифицируется в базе данных ФСС. Тут не должно быть никаких разночтений, так как считывание информации из этой графы происходит в автоматическом режиме. точные данные, которые должны быть вписаны в графы в конкретном медицинском учреждении (ОГРН и наименование) следует довести сотрудникам, которые занимаются выпиской больничных.

Как указывается адрес медучреждения? При заполнении графы, в которой указывается адрес медицинского учреждения, необходимо сначала написать название города, потом – улицы, потом – номер дома и только потом – номер офиса. При этом слова «улица», «бульвар», «проспект» не пишутся. Если здание имеет сложный номер, например, дополнительный корпус или строение, то его следует писать через дробь и без пробела.

ФИО и дата рождения больного. Эти данные вносятся в листок нетрудоспособности на основании документа, удостоверяющего личность, который должен быть предъявлен больным. Для этой информации предусмотрены 28 ячеек. Если же фамилия двойная или же слишком длинная, то в бланк вносятся первые 28 символов, инициалы не указываются и выход за поля не допускается.

Коды. Чтобы указать причину нетрудоспособности сотрудника, имеются три поля, в которые вписываются коды: «код», «дополнительный код», «код изменения». На обороте бланка находится вся информация о кодах, с которой должен ознакомиться врач, выписывающий больничный. В поле «код» указывается причина первоначального обращения к врачу, в поле «дополнительный код» — причина дополнительной нетрудоспособности, а поле «код изменения» заполняется в том случае, если произошли изменения в причине нетрудоспособности.

Основной или совместитель? Информация о том, основным является место работы, куда выдается больничный, или местом работы по совместительству заполняется только со слов пациента без предоставления дополнительных документов. Но если человек имеет несколько мест работы и должен предоставить больничный лист во все эти организации, то врач должен выписать два (и более) бланка, но в том бланке, который будет предоставляться в организацию, где пациент — совместитель, нужно указать номер бланка больничного, выданного по основному месту работы.

«Особенные» графы. В бланке имеются также графы, которые заполняются не всегда. Это касается графы «дата 1», которая будет заполнена при изменении причины нетрудоспособности. Например, в случае выдачи больничного по беременности и родам, в этой графе будет указана предполагаемая дата родов. А если пациент после прохождения лечения направляется на реабилитацию в санаторий, то в этой графе будет указана дата начала путевки (в этом случае также будут заполнены строки «номер путевки», «графа 2», «ОРГН санатория»).

Уход за больными. Если пациент берет больничный не ввиду собственной нетрудоспособности, а по уходу за заболевшим родственником или ребенком, то в бланке обязательно заполняются строки с указанием степени родства (эта информация кодируется, а код указан на обороте бланка) и возраста больного. При этом возраст должен быть указан в двух графах: количество полных лет и количество полных месяцев. Для детей, которым еще нет года, указание возраста производится только в месяцах. В случае, если уход выполняется за двумя и более детьми, выдается несколько листков нетрудоспособности (по количеству больных детей). Такие бланки заполняются одинаково с разницей в данных ребенка.

Нахождение в стационаре. Если пациент какое-то время находился на лечении в стационаре, в бланке больничного это должно быть указано в графе «находился в стационаре». Там проставляется дата поступления и дата выписки. При этом, если после выписки из стационара человек продолжал лечение амбулаторно, период нахождения в стационаре и период освобождения от работы в бланке листка нетрудоспособности будут отличаться.

Освобождение от работы. Как правило, освобождение от работы дается не более, чем на десять дней. Потом, если в этом есть необходимость, врач может продлить больничный. Эта информация вносится в раздел «освобождение от работы». Поскольку в этом разделе всего девять ячеек, тут допускаются сокращения. Например, «леч врач» – «лечащий врач». Если больничный продляется больше, чем на тридцать дней, решение о продлении выносит специальная комиссия, а председатель этой комиссии указывается в бланке, как «пред вк». Фамилия и инициалы врача могут записываться сокращенно или полностью, на его усмотрение. Внизу раздела указывается дата выхода на работу. Если ее нет, и пациент продолжает лечиться, то нужно заполнить графу «иное», где указывается нужный код и номер следующего больничного.

Нарушение режима. Заполнение больничного листа 2014 предполагает также заполнение графы «нарушение режима» (если, конечно, оно имело место). Эта информация в новом бланке кодируется (код есть на обороте) и заверяется подписью врача с указанием даты.

Штампы и печати. Заполненный бланк должен обязательно содержать подпись врача (она ставится внизу) и хорошо читаемый оттиск печати с наименованием медицинского учреждения (треугольный, круглый или «для листков нетрудоспособности).

Что заполняет работодатель?

После того как бланк больничного проверен, он поступает на обработку к сотруднику отдела кадров и бухгалтеру, которые продолжают его заполнять. Заполнение нового больничного листа работодателем предполагает внесение необходимой информации в бланк, а именно:

Наименование организации. Необходимо вписать в соответствующую графу наименование предприятия и его идентификационный номер. При этом наименование указывается именно то, которое принято приказом по учреждению. В идеале наименования учреждения, указанное врачом, как место работы пациента, и наименование учреждения, которое вписывает бухгалтер или сотрудник отдела кадров, должны совпадать. Но некоторые несоответствия допускаются, главное – правильно вписанный идентификационный номер.

  1. Идентификация сотрудника. Чтобы правильно идентифицировать нетрудоспособного сотрудника, необходимо обязательно заполнить графы, где указывается его СНИЛС и ИНН.
  2. Профессиональное заболевание. Если больничный выдан по поводу профессионального заболевания сотрудника или причиной нетрудоспособности явилась производственная травма, то необходимо заполнить «Акт формы Н-1».
  3. Особые категории сотрудников. Строка «условные начисления» обязательна для заполнения, если речь идет о сотрудниках, которые работают по срочному трудовому договору, инвалидах, льготниках или тех, чей больничный превышает по продолжительности тридцать дней. Она заполняется в соответствии с кодами, указанными на обороте бланка, а они, в свою очередь, влияют на размер пособия по трудоспособности.
  4. Начало работы. Графа «дата начала работы» предполагает запись даты, которая указана в трудовом договоре сотрудника как дата начала его работы в организации, а не даты возврата на работу после болезни. Ведь сотрудник имеет право на выплату пособия по нетрудоспособности даже в том случае, если заключив трудовой договор заранее, он не успел выйти на работу и ушел на больничный. После предоставления больничного, ему выплачивается пособие, а в графе «дата начала работы» проставляется дата, с которой он должен бы приступить к работе (в последнем случае при условии аннулирования трудового договора).
  5. Страховой стаж. Графа «страховой стаж» очень важна для определения размера пособия, поэтому важно правильно указать в ней полное количество лет и месяцев.
  6. Нестраховые периоды подразумевают сроки воинской службы, временной безработицы, обучения и время учета в службе занятости. Они не входят в страховой стаж и не могут учитываться при начислении пособия по нетрудоспособности. Увидеть, как именно нужно записывать эти периоды, можно скачав образец заполнения больничного листа 2014.
  7. Строка «причитается пособие на период» должна содержать даты, которые дублируют графу «освобождение от работы», заполняемую врачом.
  8. Сумма пособия по нетрудоспособности выплачивается за счет ФСС и работодателя. Работодатель платит за первые три дня, а все остальные дни (а также долечивание, карантин, протезирование) оплачивает фонд ФСС. В бланке сумма пособия указывается в двух частях: которую платит фонд, и которую платит работодатель (и та, и другая указывается с учетом НДФЛ). А вот в строке «итого начислено» указывается сумма пособия за минусом НДФЛ.
  9. Расчет пособия производится на отдельном листке, который потом прикрепляется к бланку, а в строки «средний дневной заработок» и «средний заработок для исчисления пособия» не нужно вписывать полный расчет. Есть необходимость записать туда только наиболее нужную и важную информацию.
  10. После заполнения всех строк и граф, бланк заверяется подписью руководителя (или того лица, которому делегированы эти полномочия) и главного бухгалтера.
Пример заполнения больничного листа по всем правилам можно скачать  здесь.

Важные моменты

Кроме того что вся информация на бланке больничного должна быть читаемой и достоверной, есть еще несколько важных моментов, о которых необходимо помнить, при оформлении листка нетрудоспособности:

  • его нельзя складывать и мять;
  • Записи не должны выходить за пределы отведенных полей (как и печати, как и подписи), но если такие недочеты есть, больничный не может считаться недействительным, а пособие по нему должно быть выплачено;
  • печать медицинской организации может выступать за границы поля, но не должна попадать на другие информационные поля.

Больничный лист может быть выдан только тем медицинским учреждением, которое имеет право на медицинскую деятельность (к ним не относятся станции скорой помощи, переливания крови, приемные отделения больниц, центры медпрофилактики, грязелечебницы, судмедэксперты).

Заполнение больничного листа: что нужно знать работодателю

Принимая от своего сотрудника больничный лист, каждый работодатель должен знать, что в определенной степени несет ответственность за возмещение фондом социального страхования пособия по временной нетрудоспособности работника. А для этого лист нетрудоспособности должен быть заполнен по всем правилам. Поэтому бухгалтеру и директору, особенно, если он выполняет функцию бухгалтера, необходимо знать, какие требования предъявляются к заполнению больничного.

Прежде, чем начать оформление

Заполнение бланка должно проводиться:

  • с использованием русского языка,
  • печатными буквами,
  • все буквы заглавные,
  • начинать с первой ячейки без отступа слева,
  • писать без выхода за границы ячейки, или касания ее границ,
  • использовать гелевую, перьевую или капиллярную ручку,
  • чернила черного цвета,
  • разрешается заполнение на компьютере.

Нельзя при заполнен использовать шариковую ручку. Печать должна проставляться в строго отведенное для нее место. Допускается выход за его пределы, но без попадания на ячейки с информацией. Бланк документа нельзя мять и складывать, так как он предназначен для дальнейшей работы с машиной по считыванию информации.

При написании названия медицинского учреждения, а также названия места работы больного нельзя использовать кавычки, тире, запятые, двоеточие и другие знаки. Разрешается написание только букв и цифр.

Таких правил должен придерживаться как медицинский работник, так и бухгалтерия работодателя.

Проверка медицинской части бланка

После того, как работник сдал больничный, необходимо сразу же проверить ту часть, которую заполнил врач, и в случае наличия ошибок вернуть сотруднику документ для его замены в медицинском учреждении.

На что необходимо обратить внимание в медицинской части бланка:

  • Лист по нетрудоспособности имеет право выписать только учреждение, имеющее лицензию на занятие медицинской деятельностью.
  • Медицинская часть больничного листа должна быть оформлена по всем правилам написания букв и заполнения ячеек, указанных в соответствующей инструкции.
  • Не допускаются исправления. Если таковые имеются, то необходимо вернуться в медицинское учреждение, чтобы получить новый лист без исправлений.
  • Должны быть правильно заполнены строки с указанием номера больничного, названия медицинского учреждения, его адреса, места работы больного, его ФИО, которое должно соответствовать указанному в удостоверении личности. Для фамилии выделено 28 ячеек, в случае, если она не уместилась в них, то указываются первые 28 букв фамилии.
  • Обязателен код заболевания, код нарушения режима (если имеется).
  • Необходимы подпись и печать лечащего врача, а также печать медицинской организации, которая четко прочитывается и не заходит на информационные ячейки.

Как заполняется часть листа для работодателя

Оформление листа нетрудоспособности проводится с соблюдением правил, идентичных для медицинских работников. Информация, которую обязан указать работодатель:

  • Название организации должно совпадать с указанным в медицинской части больничного листа. Если пишется сокращенное, то такое, которое зафиксировано в учредительных документах. Предусмотрен вариант специально придуманного сокращения для указания в больничных листах. Об этом издается внутренний приказ, оповещается ФСС и памятка раздается работникам предприятия.
  • Далее указывается — основное это место работы или по совместительству.
  • Важным, в данном случае, является номер регистрации в ФСС как страхователя. По этому номеру фонд социального страхования идентифицирует компанию.
  • «Код подчиненности» должен содержать пять цифр территориального ФСС.
  • Указывается ИНН заболевшего сотрудника, а также заполняется строка для СНИЛС.
  • Строка «условные начисления» заполняется для работников, входящих в особый список, расшифровка которого дана на оборотной стороне бланка.
  • В графу «Акт формы Н-1» данные вносятся только, если нетрудоспособность связана с профессиональным заболеванием или производственной травмой и оформлена надлежащим образом.
  • Заполнение строки «Дата начала работ» проводится в случае, когда работодатель имел законное право аннулировать договор, и он это сделал, а работник имел право на оплату нетрудоспособных дней.
  • Данные в поле «страховой стаж» включают полное количество трудовых лет и месяцев работника, которые влияют на размер пособия.
  • В графе «в т.ч. нестраховые периоды» записываются годы воинской службы, начиная с 01.01.2007г., выплата страховых взносов не производится в это время, но годы включаются в трудовой стаж.
  • В ячейках «причитается пособие за период» делается запись тех дат, которые внесены врачом в таблицу «Освобождение от работы».
  • Строчки «Средний заработок для исчисления пособия» и «Средний дневной заработок» должны содержать конкретные цифры. Сам расчет проводится на отдельном листе и прикрепляется к бланку по нетрудоспособности.
  • Далее указывается сумма выплат в двух частях: первая представляет собой оплату за первые три дня нетрудоспособности и осуществляется предприятием, остальную часть оплачивает ФСС.
  • В ячейках «Итого начислено» необходимо написать всю сумму пособия за нетрудоспособный период с учетом налога на доходы физических лиц.
  • После заполнения всех необходимых строк должны быть указаны ФИО главного бухгалтера и директора (или официально доверенного лица), сделана их подпись и проставлена печать.

При допущении ошибок нельзя для их исправления использовать корректирующие средства. Согласно инструкции, неправильную запись нужно зачеркнуть одной чертой и на обороте написать название строки с ошибкой, сделать правильную запись, заверить ее фразой «исправленному верить», подписать и поставить печать (при ее наличии) таким образом, чтобы не перекрыть необходимую информацию.

Внимательно и тщательно заполненный лист поможет избежать дополнительных недоразумений, на исправление которых потратится намного больше времени, чем на оформление больничного листа.

 

Как правильно оформить больничный лист в 2018 году

Содержание:

  1. При оформлении листка нетрудоспособности в больнице лучше не указывать название организации работодателя
  2. Листок нетрудоспособности оформляется вручную черной ручкой
  3. Не всегда техническая ошибка является нарушением
  4. Обязательно указывать по основному месту трудоустройства или по совместительству выдан листок нетрудоспособности
  5. При допущении ошибки данные в листке, вписываемые работодателем, можно исправить
  6. Как внести поправки в учет при подделельном больничном
  7. Ошибки, допущенные  медицинским персоналом, работодателю нельзя исправлять.
  8. Особенности возмещения пособий по нетрудоспособности ФСС

Выданные больничные листы требуют правильного оформления для возмещения части денежных средств из бюджета государства. Контроль порядка начисления пособий по больничным листам организовывает Фонд социального страхования, куда работодатель сдает больничный и отчет.

На что обратить особое внимание в больничном листе

Расчет выплаты по больничным листам работодатель производит на основании заработной платы и стажа работника.  Но пособие оплачивается за счет работодателя только за первые три дня, остальной период, указанный  в листке нетрудоспособности, перечисляет ФСС. В больничном, как и в документах, не допускаются неточности и исправления. Ниже рассмотрены часто встречающиеся ошибки  и способы их избегания. Ведь именно ошибки могут стать основанием невыплаты начисленного пособия по больничному.

  1. При оформлении листка нетрудоспособности в больнице лучше не указывать название организации работодателя

Заполняя место работы в больничном, мед персонал может ошибочно вписать наименование организации по словам работника. Например, правильно ООО «РусАгро», а по больничному – ООО «Русьагро». Поскольку в базе ФСС нет организации с таким названием, а исправления в документе не допускаются, то лучше оставить строку незаполненной.

После сдачи сотрудником бухгалтер впишет правильное название фирмы при оформлении больничного черной гелевой ручкой. Если в больничном листе неверно указано основное место работы, то работодатель не требует получения дубликата листка с верными данными. При неточности в фамилии, имени, отчестве работника, либо в коде заболевания, названии больницы, датах начала или окончания нахождения на больничном следует обязательно взять дубликат листка с исправленной информацией.

В выданном дубликате проверяется следующая информация:

  • бланк дубликата больничного должен соответствовать оригиналу;
  • в дубликате листка нетрудоспособности не ставится отметка в строке первичный, а отмечается «V» в строке «дубликат»;
  • вписывается дата выдачи первого больничного;
  • срок нахождения на больничном указывается в одной строке в графах «С какого числа» и «По какое число включительно»;
  • ставится подпись лечащего врача и подпись председателя врачебной комиссии в больничном листе.
  1. Листок нетрудоспособности оформляется вручную черной ручкой

Обязательным требованием ФСС считается заполнение документа только черной пастой гелевой ручки. Оформление синей или черной шариковой ручкой станет ошибкой, из-за которой придется оформлять дубликат.

  1. Не всегда техническая ошибка является нарушением

Какие ошибки не считаются причиной невыплаты пособия по больничному и требования дубликата:

  • слова написаны прописью;
  • буквы или цифры выходят за границы ячеек;
  • печать попала на заполненные поля;
  • имеются небольшие помарки, лишние пробелы в указании инициалов врача;
  • нет прочерков в незаполненных ячейках;
  • адрес поликлиники  указан непоследовательно.
  1. Обязательно указывать по основному месту трудоустройства или по совместительству выдан листок нетрудоспособности

При выдаче больничного по  совместительству в бланке ставится « V» в ячейке «По совместительству» и вписывается номер листка по основному месту. Когда номер по основному месту не указан, следовательно, работник оформлял один больничный по совместительству. Так как совместители получают пособие по каждому месту работы при предъявлении двух листков.

  1. При допущении ошибки данные в листке, вписываемые работодателем, можно исправить.  

Часть больничного заполняется работодателем, и некоторые ошибки могут возникнуть из-за невнимательности бухгалтера. Так, например, при расчете страхового стажа, указании сумм пособия с вычетом НДФЛ, неверная информация по исчислению расчетного периода.  Такие погрешности работодатель может исправить без требования заменить больничный дубликатом.

Для этого неверные сведения зачеркиваются чертой, а на обороте документа вписываются правильные. Справа от исправления прописывается «Исправленному верить», ставится подпись руководители и печать организации. А в случае, когда бухгалтер вписал информацию в поле, не требующее заполнения, то на обратной стороне листка прописывается «строку № _ считать незаполненной», заверяется подписью и печатью. Допускается корректировать не больше двух ошибок, иначе потребуется запросить дубликат больничного.

Больничные без подписи и печати работодателя принимаются к возмещению, только если в компании не предусмотрено наличие печати. Но подписью работодателя заверить обязательно. Также при участии организации в пилотном проекте в больничном не заполняется «выплачено за счет ФСС».

  1. Как внести поправки в учет при подделельном больничном

Обнаружить подделку сможет ФСС при проверке и не начислит пособие по нетрудоспособности. В таком случае, работодатель обязан исправить сведения в учете следующим образом:

  • произвести возврат сумм, оплаченного больничного листа,  предприятием по начисленным страховым взносам в ФСС. Также оплатить пени (1/300 ставки за день просрочки) или штраф по назначению фонда в размере 20% не перечисленных взносов. В таком же размере грозит штраф за незаполненный больничный лист ;
  • сдать уточненку в ФСС, указав недоимку в отчете за период, когда было  вынесено решение о невыплате за счет средств бюджета;
  • так как выявлено нарушение, то пособие нельзя считать социальным, а выплатой по трудовым отношениям. Следовательно, на сумму ошибочного пособия начисляются взносы по пенсионному, социальному и медицинскому страхованию;
  • с начислений пособия по поддельному больничному удерживается НДФЛ, если ФСС вынес решение об отказе уплаты декретных и детских пособий.
  1. Ошибки, допущенные  медицинским персоналом, работодателю нельзя исправлять.

Иногда ошибки в листке нетрудоспособности допускает медицинское учреждение при заполнении. Поэтому работодателю лучше подстраховаться и попросить дубликат в случаях если:

  • в больничном листе отличается подпись врача или не проставлен штамп медицинского учреждения;
  • в листе нетрудоспособности отсутствует подпись председателя врачебной комиссии, если документ выдан на срок больше 15 дней;
  • при выдаче замены в графе дубликат стоит галочка, а в строке первичный в больничном вместо галочки прочерк.

По направлению лечащего врача работника могут отправить на долечивание. Как правильно должен быть заполнен больничный лист с кодом 31 в 2018 году:

  • в строке «приступить к работе» указывается дата, следующая за днем закрытия больничного, но с этой даты открывается новый листок;
  • в графе «Иное» ставится код 31;
  • в графе «Выдан листок (продолжение) №» вписывается номер нового больничного.

 

Особенности возмещения пособий по нетрудоспособности ФСС

В практике встречаются моменты по решению возмещения пособий только из средств бюджета организации или фонда социального страхования. Так, отвечая на вопрос, нужно ли возмещать пособие по больничному в ФСС при ДТП. Если ДТП совершено на работе, то подобная ситуация подтверждается документально актом о несчастном случае и заключением медицинской организации.

Также часто работодатели задают вопрос: возместит ли ФСС больничный не из государственной поликлиники?  Выдавать листки нетрудоспособности имеют право только лицензированные медицинские учреждения.  Поэтому ФСС начислит пособие независимо от формы собственности медицинской организации, имеющей соответствующую лицензию. Кроме того, в законодательстве прописаны сроки назначения больничного, например, максимальный срок нахождения на амбулаторном лечении равен 15 дней. Если срок больничного листа превышает допустимые нормы, возмещение из ФСС по больничному осуществляется только при медицинском заключении.

Несмотря на то, что управление по отчислениям страховых взносов передано с 2017 года налоговой службе, возмещение расходов работодателей по больничным остается за ФСС.  Для возмещения из ФСС затрат по больничным листам перечень документов по первичным больничным и дубликату больничного предоставляется:

  • заявление организации о возврате  расходов по больничным с указанием  начисленных сумм  и реквизитов;
  • справка-расчет;
  • копии подтверждающих документов о выплате работнику.

Возврат начисленных пособий осуществляется в течение 10 дней со дня сдачи всех документов.

ПРОВЕРЯЕМ ЗАПОЛНЕНИЕ БОЛЬНИЧНОГО ЛИСТА — Информационный центр «АВВА»

    №

    п/п

Графа

Особенности заполнения

Пункт Инструкции №532

1

«Первинний, продовження листка №……»

Нужный тип ЛН выбирается путем подчеркивания. В случае «продовження» должны быть указаны номер и серия предыдущего ЛН.

В случае «продовження» в первом БЛ в верхней части бланка подчеркивается «первинний», а в нижней части бланка в строке «Видано новий листок непрацездатності (продовження) № …» ставится номер следующего (второго) БЛ. Во втором БЛ в верхней части тогда уже подчеркивается «продовження листка № …» и указывается номер первого БЛ.

Ссылка первого БЛ на второй, а второго — на первый должна соблюдаться всегда

п. 3.1

2

«Назва і місцезнаходження закладу охорони здоров’я» и «Місце роботи: назва….»

Название и местонахождение медицинского учреждения должны быть заполнены корректно и могут быть проверены по печати «для листків непрацездатності» и штампу.

В строку с названием места работы со слов заболевшего работника вносится полное название организации или сокращенное, если оно утверждено учредительными документами.

В больничном листе указано сокращенное название юрлица: если  такое сокращенное название утверждено учредительными документами, то такой больничный лист можно не исправлять. О возможности использования сокращенного названия указывали специалисты ФСС по ВПТ в своем письме от 19.05.2016 г. № 5.1-31-768. Если же сокращенное название страхователя не утверждено учредительными документами, то больничный лист необходимо исправить.

Кроме того, обязательным для заполнения является юридический адрес*

—————————————————————————

* Письмо Фонда социального страхования по временной нетрудоспособности от 19.05.2016 г. № 5.1-31-768

п. 2.2

п. 3.1

Если в больничном листе неправильно указано название организации, а больница отказывается исправлять, то в этом случае можно письменно обратиться от лица комиссии по социальному страхованию (уполномоченного лица) страхователя непосредственно к главврачу учреждения здравоохранения, которым был выдан больничный лист, с просьбой указать причину отказа в его исправлении. Если это не поможет, можно отправить запрос в структурное подразделение по вопросам охраны здоровья областной, Киевской городской государственной администрации, в подчинении которого находится заведение здравоохранения, выдавшее больничный лист (письма ФСС по ВПТ от 19.03.2010 г. № 01-14-551 и Минздрава от 12.06.2017 г. № 3.04.02-Н-7698/6898-зв.)

3

«Печатка закладу охорони здоров’я»

Оттиск штампа и печати должен быть четким и читаемым.

п. 3.1

4

«Вік», «Чол./Жін.»

В графе «Вік» указывается число полных лет. Пол – подчёркивается.

п. 3.1

5

«Діагноз первинний», «Діагноз заключний», «шифр МКХ-10»

Данная информация заполняется врачом исключительно с согласия пациента.

В графе «Діагноз первинний» указывается первичный диагноз в первый день выдачи ЛН. В графе «Діагноз заключний»  — окончательный диагноз, а в графе «шифр МКХ-10» — шифр диагноза согласно Международной статистической классификации болезней и родственных проблем.

Поэтому, если эта графа не заполнена – больничный лист подлежит отплате

п. 3.2

6

«Виданий»

Указывается дата выдачи ЛН (число – цифрами, месяц – прописью, год – цифрами)

При амбулаторном лечении дата начала больничного (день установления нетрудоспособности) в табличной части «Звільнення від роботи» и дата выдачи БЛ должны совпадать.

Согласно п.2.6 Инструкции № 455 допускается выдача ЛН лицу, обратившемуся за медицинской помощью по завершении рабочего дня, с его согласия со следующего календарного дня.

Если лечение проходило в стационаре, то дата выдачи ЛН должна совпадать с днем выписки пациента (п. 2.5 Инструкции № 455).

п. 3.1

7

«Причина непрацездатності»

В данной графе в обязательном порядке подчеркивается одна из причин нетрудоспособности.

Если выделен пункт 5 (травмы бытового характера) комиссия по социальному страхованию должна провести расследование. Порядок проведения расследования непроизводственных несчастных случаев и их подробный перечень описаны в Порядке расследования и учета несчастных случаев непроизводственного характера № 270 от 22.03.2001г.  Если ЛН выдан по причине «догляд (вік) — 10», то необходимо также отметить возраст больного ребенка или члена семьи, которому нужен уход, указав:

—  количество полных лет; или

—  количество полных лет и месяцев; или

— год рождения.Какой из этих вариантов выберет врач, — значения не имеет. Инструкция № 532 конкретных указаний в отношении заполнения этой части не содержит.

Во время пребывания работницы(ка) в отпуске для ухода за ребенком до 3 лет, ежегодном отпуске (основном или дополнительном), учебном отпуске, отпуске за свой счет больничный для ухода за больным ребенком не выдается ( п. 3.11 Инструкции № 455).

п. 3.3

8

«Режим»

Указывается больничный режим, назначенный больному: стационарный, амбулаторный, постельный, домашний, санаторный, свободный (выбирается только из этого списка).

В случае назначения стационарного режима лечения указывается период пребывания в лечебном заведении.

В графе «Перевести тимчасово на іншу роботу», при необходимости, указываются даты временного перевода больного на другую работу, удостоверяются подписью председателя врачебно-консультативной комиссии и круглой печатью учреждения здравоохранения.

п. 3.4

п. 3.6

п. 3.7

9

«Відмітки про порушення режиму»

В случае нарушения пациентом режима врач должен записать в бланк ЛН дату нарушения и заверить ее подписью.

В графе «ПРИМІТКА» кратко описывается характер нарушения, например:  алкогольное, наркотическое опьянение во время лечения; самовольный уход из стационара и т. п.; неявка (несвоевременная явка) на медицинский осмотр врача, врачебно- консультационную комиссию; отказ от направления на процедуры или какие-то виды лечения.

Застрахованные лица, которые в период получения пособия по временной нетрудоспособности нарушают режим, установленный для них врачом, теряют право на эту помощь со дня допущения нарушения на срок, устанавливаемый решением органа, назначающего пособие по временной нетрудоспособности (письмо Минсоцполитики от 24.04.2013г. №4566/0/14-13/13).

п. 3.5

10

Установление инвалидности

В графе «Направлений у МСЕК… 20… р.» ставится дата поступления документов в МСЭК.

В графе «Оглянутий у МСЕК… 20… р.» проставляется дата осмотра больного.

В графе «Висновок МСЕК…» делается соответствующая запись, которая удостоверяется подписью главы МСЭК и печатью:

Вариант 1. «визнаний інвалідом певної групи та категорії».

Дата установления инвалидности обязательно указывается в ЛН (п. 4.3 Инструкции №455) и должна совпадать с датой в графе «Направлений у МСЕК… 20… р.»

Закрывается ЛН той же датой, что и поступление документов в МСЭК.

Вариант 2. «інвалідом не визнаний, потребує долікування»Больничный лист продолжается до восстановления трудоспособности или повторного направления на МСЭК.Вариант 3. «інвалідом не визнаний, працездатний».

Период нетрудоспособности заканчивается датой осмотра МСЭК.

В графе «Стати до роботи» ставится следующий после такого осмотра день.

п. 3.9

п. 3.10

п. 3.11

11

«Видачу листка непрацездатності дозволяю»

В случаях получения медицинской помощи больным не по месту его проживания, ЛН подписывается главврачом и заверяется  круглой печатью медицинского учреждения.

п. 3.8

12

«Звільнення від роботи»

В графе «Звільнення від роботи» врач может заполнить несколько строк. В таком случае его должность, фамилия, подпись и печать должны стоять напротив каждой. В случае, если болезнь длится  более 10 дней, кроме данных и подписи лечащего врача, должны стоять данные и подпись заведующего отделением, удостоверенные печатью.

п. 3.12

13

«Стати до роботи»

Указывается дата выхода на работу (число и месяц) прописью.

В случае выписки больничного листка по беременности и родам, выписанный в графе «Стати до роботи» должен стоять 126-й день или 127-й день?

Дата, указанная в графе «Стати до роботи», как окончание отпуска, не является датой выхода на работу, а определяет дату окончания срока 126 календарных дней. Поэтому застрахованное лицо, которое находилось в отпуске в связи с беременностью и родами, должно приступить к работе только на следующий день.

Поэтому, если в графе «Стати до роботи» будет указан 126-й день —  оплачиваем женщине все 126 календарных дней декретного отпуска, а на работу выводим ее (отправляем в отпуск ежегодный или до 3 лет) на 127-й день.

Если в  графе «Стати до роботи» такого больничного листа  указан 127-й день —  день, в который женщина должна приступить к работе (уйти в ежегодный отпуск, отпуск до 3 лет, прочее) – такой больничный также подлежит оплате.

п. 3.13

14

«Продовжує хворіти»

Если работник продолжает болеть, подчеркивается «ПРОДОВЖУЄ ХВОРІТИ» и указываются номер и серия следующего ЛН.

п. 3.13

Узнайте о оплачиваемых больничных днях работодателем

Оплачиваемые больничные листы позволяют сотрудникам брать отпуск с работы, пока они больны, без потери заработной платы. Это значительная выгода для работника и хорошие новости с точки зрения работодателя. Это позволяет больным сотрудникам оставаться дома и не заражать других на рабочем месте, что сотрудники не могли бы сделать, если бы им не платили.

Как начисляются оплачиваемые дни болезни

Сотрудникам начисляются больничные в соответствии с политикой работодателя.Некоторые основывают это число на сроках службы и уровне своего положения в компании, а некоторые присваивают всем одинаковое количество. Некоторые работодатели позволяют переносить больничные дни с одного года на другой, часто ограничиваясь определенным количеством дней или часов, в то время как другие не позволяют им накапливаться.

Исторически сложилось так, что больничные дни были распространенной привилегией, которую работодатели предоставляли добровольно. Не существует федерального закона, обязывающего работодателей предлагать оплачиваемый отпуск по болезни, но по состоянию на 2020 год в 12 штатах и ​​Вашингтоне Д.C. требовать от работодателей предоставления некоторой формы оплачиваемого отпуска больным работникам.

Оплачиваемые дни по болезни являются стандартным пособием

Оплачиваемый отпуск по болезни является частью пакета льгот для 86% работников, занятых полный рабочий день, и 43% работников, работающих неполный рабочий день. Оплачиваемый отпуск по болезни предоставляется 76% всех рабочих в США и его получают 91-94% всех профессиональных и управленческих сотрудников, согласно опросу Бюро статистики труда США.

Работники, занятые полный рабочий день в государственных и местных органах власти, имели доступ к оплачиваемым больничным на 99% рабочих мест.Среди всех должностей профсоюзные работники получали оплачиваемый отпуск по болезни 91% времени, в то время как это число составляло 73% для работников, не являющихся членами профсоюзов. Работники сферы услуг (61%) и строители (59%) реже всего получают оплачиваемый отпуск по болезни, за ними следуют работники по продажам (64%).

На большинстве должностей, занятых полный рабочий день, сотрудники просто ожидают, что какая-то форма оплачиваемого отпуска по болезни будет частью пакета льгот. Действительно, большинство потенциальных сотрудников не согласятся на должность, не предусматривающую полного пакета льгот.

Выплачиваемые дни по болезни выплачиваются работодателям, а также сотрудникам

Хотя оплачиваемые больничные дни обычно рассматриваются как пособие для сотрудников, они также выгодны для работодателей. Плата сотруднику за то, чтобы он оставался дома больным, может показаться не очень хорошим для чистой прибыли, но если этот сотрудник заразен и выходит на работу, существует риск того, что многие сотрудники могут заболеть, что еще больше повредит чистой прибыли.

Больной сотрудник на работе тоже не полностью работает.«Harvard Business Review» определяет презентиизм как «проблему того, что работники находятся на работе, но не могут полностью функционировать из-за болезни или других заболеваний».

С оплачиваемым отпуском по болезни сотрудники могут чувствовать себя более комфортно с перспективой оставаться дома в случае болезни, зная, что они не теряют дневную заработную плату. Надеюсь, это поможет ограничить количество заразных сотрудников на рабочем месте, сократив общее количество рабочих дней, потерянных из-за болезни.

Законодательные требования об оплачиваемых больничных днях

В Соединенных Штатах нет федеральных законов, которые обязывают работодателя предлагать оплачиваемые больничные листы в качестве пособия, но штаты и другие местные муниципалитеты могут принимать такие постановления и законы.

В 2006 году Сан-Франциско стал первым городом в США, обязавшим работодателей предоставлять оплачиваемые больничные дни, а Коннектикут стал первым штатом, сделавшим это в 2011 году. Закон Калифорнии, принятый в 2015 году, требует, чтобы сотрудники зарабатывали как минимум один оплачиваемый час. отпуск за каждые 30 отработанных часов. Начисление началось в первый день приема на работу или 1 июля 2015 года.

По состоянию на 2019 год оплачиваемый отпуск по болезни требуется в других штатах, в том числе в Аризоне, Мэриленде, Массачусетсе, Мичигане, Нью-Джерси, Орегоне, Род-Айленде, Вермонте и Вашингтоне.Еще два штата, Невада и Мэн, приняли законы об оплачиваемых отпусках по болезни в 2019 году. Закон об оплачиваемых отпусках по болезни в Неваде вступил в силу в начале 2020 года, а в штате Мэн — в 2021 году.

Обратите внимание на законодательство вашего штата, поскольку оплачиваемый отпуск по болезни — это практика, время которой пришло.

Распределение оплачиваемых дней болезни

Большинство организаций используют формулу, которая назначает определенное количество часов по болезни, начисляемых в течение каждого периода оплаты. Другие работодатели предоставляют оплачиваемые больничные листы в начале календарного года, хотя это вариант, который может увеличить риск для работодателей.

Например, если служащий использует все свои оплачиваемые больничные дни в течение первых двух месяцев года, а затем увольняется, работодатель оплатил годовое больничное время сотруднику, проработавшему всего пару месяцев.

Некоторые работодатели выбирают политику оплачиваемого свободного времени (PTO), которая объединяет больничные, отпускные и личные дни в один банк дней, который сотрудники могут использовать по своему усмотрению. Однако, когда у сотрудников есть банк дней, есть риск, что они будут рассматривать все дни как время отпуска, не удерживая больных сотрудников вне рабочего места.

Обратите внимание, что предоставленная информация является достоверной, но ее точность и законность не гарантируется. Сайт читают люди со всего мира, а законы и правила в области занятости варьируются от штата к штату и от страны к стране. Обратитесь за юридической помощью или помощью в государственные, федеральные или международные правительственные ресурсы, чтобы убедиться, что ваше юридическое толкование и решения верны для вашего местоположения. Эта информация предназначена для руководства, идей и помощи.

Q&A — Новый закон Калифорнии об оплачиваемых отпусках по болезни

Недавно мы провели веб-семинар под названием Новый закон Калифорнии об оплачиваемых отпусках по болезни: готовы ли вы к грядущим большим изменениям? чтобы помочь работодателям подготовиться к новому закону о оплачиваемых отпусках по болезни в Калифорнии. На вебинар зарегистрировалось более 400 человек, и мы получили более 100 вопросов от участников.

Мы поняли, что всем, включая тех, кто не смог присутствовать на презентации, будет полезно просмотреть вопросы и наши ответы.Полный текст вопросов и ответов приводится ниже.

Хотя мы ответили на все нижеприведенные общие вопросы, мы рекомендуем вам поговорить напрямую со своим юристом Proskauer, чтобы убедиться, что политика вашей конкретной компании полностью соответствует требованиям.

Тем:

Метод начисления
Расчет пособия по болезни
Перенос
Определение права на участие
Независимые подрядчики
Взаимодействие с другими законами
Единовременная выплата
Медицинское свидетельство
Требования к уведомлениям
Штрафы
Обзор политики
Восстановление работы в течение одного года
Отдельные политики для различных групп сотрудников
Использование отпусков по болезни
Временные сотрудники
Профсоюзы
Использование других видов отпусков для соблюдения Закона об отпусках по болезни
Время отпуска
Выписки о заработной плате
Уведомление о предотвращении краж заработной платы
Когда предлагать отпуск по болезни

Метод начисления

Учитывая, что сверхурочная работа включается в начисление 30 часов, будет ли также учтено удвоенное время?
Да, при расчете начисления следует учитывать все отработанные часы.

Должен ли годовой предел PTO составлять 1,75 x годовое начисление? Или это минимум 15,75 дня?
Максимальный размер начисления рассчитывается на основе годового начисления сотрудника. Суды Калифорнии не указали минимальный допустимый множитель, но в административных инструкциях указано, что разрешено ограничение в 1,75 раза в год.

Если работодатель использует метод начисления и ограничивает начисление 48 часами, каковы требования для переноса этих результатов, если не используются дни? Было бы у сотрудника 96 часов в конце 2-го года, если бы часы не использовались?
При использовании метода начисления сотруднику должно быть разрешено переносить все начисленные часы.Вот почему мы рекомендуем установить предел накопления в 48 часов, чтобы сотрудник не накапливал отпуск по болезни сверх 48 часов.

Для сотрудников, нанятых до 1 июля, начисляется ли начисление с даты их найма? И с какого дня они могут начать брать отпуск по болезни?
Работодателям не нужно разрешать сотрудникам накапливать отпуск по болезни до 1 июля 2015 года. Сотрудникам должно быть разрешено использовать накопленный отпуск по болезни на 90-й день работы.

При использовании метода начисления время отпуска считается отработанным для целей начисления?
Нет, работодателям нужно только подсчитывать фактически отработанные часы для целей начисления.

Если сотрудник использует метод начисления, может ли он ограничить количество накопленных дней шестью и ограничить использование сотрудниками 3 днями в году?
Да, при использовании метода начисления сотруднику должно быть разрешено накапливать до 48 часов в год. Однако работодатель может ограничить использование отпуска по болезни до 24 часов в год.

Учитывая, что работодатель может ограничить использование до 24 часов, что происходит с часами, которые работник не использует?
Согласно методу начисления, сотрудникам должно быть разрешено накапливать не менее 48 часов отпуска по болезни в год.Однако работодатель может ограничить использование отпуска по болезни сотрудником до 24 часов в год. После использования 24-часового отпуска оставшийся отпуск остается в банке отпуска по болезни сотрудника и может быть использован в течение следующего года.

Сколько оплачиваемых дней по болезни работодатели обязаны предоставлять своим работникам?
Существуют разные минимумы начисления в зависимости от того, какой метод начисления выбирает работодатель. При использовании единовременной выплаты работодатель выполняет требования закона, предоставляя работникам 3 оплачиваемых дня по болезни в начале года.Если у работодателя есть только политика PTO и он выбирает метод начисления, ему необходимо предоставить сотрудникам один час PTO на каждые 30 отработанных часов. Для штатного сотрудника это будет означать накопление около 9 дней отбора мощности в год. Мы рекомендуем проконсультироваться с юрисконсультом, чтобы определить, какой тарифный план лучше всего подходит для вас, и обеспечить соблюдение требований закона.

Если сотрудник набирает 9 дней отбора мощности в год, это предполагает 40 часов работы в неделю и будет больше, если сотрудник много работает сверхурочно?
Если у работодателя есть только политика PTO и он выбирает метод начисления, ему необходимо предоставить сотрудникам один час PTO на каждые 30 отработанных часов.Для штатного сотрудника, который работает 40 часов в неделю, это будет означать накопление около 9 дней отбора мощности в год. Однако, если сотрудник работает более 40 часов в неделю, то да, ему потребуется дополнительная оплата труда.

<наверх>

Расчет пособия по болезни

Что касается расчета заработной платы, что, если человек, получивший комиссию, освобожден от уплаты налогов и не ведет учет рабочего времени? Вы предполагаете 40 часов?
Это верно. Если рабочая неделя освобожденного сотрудника не установлена ​​на значение, отличное от 40 часов, для целей начисления предполагается 40 часов.

<наверх>

Переход

Если работодатель предоставляет 3 больничных дня в начале года, нет необходимости переносить эти дни на следующий год, верно?
Да, если работодатель предоставляет работникам 3 больничных дня в начале года, работодатель не должен разрешать перенос из года в год.

Можно ли перенести 3 больничных дня на следующий год?
Этот ответ зависит от метода начисления, который использует компания.Если компания предлагает все 3 дня единовременно в начале года, ей не нужно переносить неиспользованный отпуск по болезни на следующий год (хотя при желании можно будет перенести неиспользованный отпуск по болезни). Если компания предлагает накопленный отпуск по болезни, она должна позволять переносить неиспользованный отпуск по болезни.

<наверх>

Определение права на участие

Для тех, у кого есть сотрудники за пределами CA, как вы определяете, имеет ли кто-либо право на получение права с 1 июля 2015 года? Ожидается ли, что работодатели будут оглядываться назад в течение шести месяцев до определения права на участие?
DLSE гласит, что с 1 июля работодатели должны предлагать отпуск по болезни всем сотрудникам, проработавшим в Калифорнии не менее 30 дней с 1 января 2015 года.

Болезнь определяется?
Сотрудники могут использовать оплачиваемый отпуск по болезни для диагностики, лечения или лечения существующего состояния здоровья или профилактики сотрудника или члена его семьи. Термин «член семьи» имеет широкое определение и включает, среди прочего, детей, родителей, бабушек и дедушек, внуков, братьев и сестер, а также зарегистрированных сожителей. Кроме того, отпуск по болезни могут использовать жертвы домашнего насилия, сексуального посягательства или преследования.

Относится ли это также к сотрудникам, работающим неполный рабочий день?
Да, закон требует, чтобы работодатели предоставляли отпуск по болезни любому сотруднику, который работает в Калифорнии не менее 30 дней в течение данного года, включая сотрудников, занятых неполный рабочий день, временных и / или сезонных сотрудников.

<наверх>

Независимые подрядчики

Распространяются ли эти правила на моих 1099-подрядчиков или только на сотрудников?
Закон Калифорнии об отпусках по болезни не накладывает обязательств на предоставление отпусков по болезни независимым подрядчикам. Однако мы рекомендуем проконсультироваться с юристом, чтобы убедиться, что ваша компания правильно классифицирует рабочих как независимых подрядчиков, а не сотрудников. Если компания неправильно классифицирует работника как независимого подрядчика, она потенциально может столкнуться с ответственностью за ненадлежащее непредоставление работнику отпуска по болезни.

<наверх>

Взаимодействие с другими законами

Какая взаимосвязь между оплачиваемым отпуском по болезни в Калифорнии и Сан-Франциско?
Работодатели, работающие в Сан-Франциско, должны соблюдать все требования законов Калифорнии и Сан-Франциско об отпусках по болезни. Мы рекомендуем проконсультироваться с юрисконсультом, чтобы убедиться, что все требования соблюдены.

<наверх>

Паушальная сумма

Что происходит при использовании метода единовременной выплаты, когда сотрудник использует свои 3 дня по болезни? Переходит ли на этом этапе на начисление?
Если работодатель предоставляет работникам 3 больничных дня в начале года, работодатель не обязан предоставлять дополнительные больничные дни.

Если фронт работодателя загружает 24 часа, как работник будет накапливать дополнительные 24 часа?
Если работодатель предоставляет работникам 3 больничных дня в начале года, работодатель не обязан предоставлять дополнительные больничные дни.

Если компания предоставляет единовременную выплату в начале финансового года, 1 апреля, будет ли это подходящим методом единовременной выплаты?
Да, единовременная выплата может быть выплачена в начале финансового года.

Если работодатель выбирает метод единовременной выплаты, он должен предложить только 3 дня вместо 6 дней оплачиваемого отпуска?
Правильно. Если работодатель предоставляет работникам 3 оплачиваемых больничных дня в начале года, работодатель не должен предоставлять дополнительные больничные дни.

Если мы предоставляем 3-дневную единовременную выплату 1 января каждого года, сколько оплачиваемого отпуска по болезни мы должны предоставить действующим сотрудникам на 1 июля 2015 года?
Закон об отпусках по болезни специально не рассматривает этот вопрос.Поэтому наиболее безопасным подходом было бы предложить полные 3 дня оплачиваемого отпуска по болезни 1 июля 2015 года.

Могут ли работодатели по-прежнему применять ограничение начисления с помощью метода единовременной выплаты?
Да, если работодатели предлагают единовременное начисление суммы, они могут установить предел начисления. Кроме того, при единовременном начислении работодателям не нужно разрешать сотрудникам переносить неиспользованный отпуск по болезни из одного года в другой.

Метод единовременной выплаты не требует большого количества записей, учитывая, что это 3 дня в начале года, верно?
Метод единовременной выплаты снизил административные требования, поскольку работодателям не нужно отслеживать начисление и не нужно отслеживать перенос с одного года на другой.Однако работодатели по-прежнему должны соблюдать все требования к ведению документации.

Если работодатель использует метод единовременной выплаты, должен ли он быть отдельной корзиной «Оплачиваемый отпуск по болезни»? Или, если на 1 января дни «незапланированного отсутствия» работодателя составляют 24 часа / 3 дня или более и могут использоваться по тем же причинам, соответствует ли это методу единовременной выплаты?
Работодателям не нужно предлагать конкретную категорию «оплачиваемых отпусков по болезни». Напротив, работодатели могут выполнить требования закона, предложив отпуск в размере, который удовлетворяет требованиям начисления и который может быть использован для целей, требуемых законом об отпусках по болезни.

Требует ли метод единовременной выплаты за 3 дня отдельную политику? Или работодатель может добавить 3 дня в баланс PTO в начале года, а затем сотрудники могут накапливать оставшуюся часть своего PTO по нашим существующим ставкам начисления?
В зависимости от ситуации, похоже, что одна политика, которая предлагает 3 дня PTO в начале года, а затем предлагает PTO с другой скоростью начисления, нарушит закон Калифорнии в отношении начисления PTO. Рекомендуем проконсультироваться с юрисконсультом, чтобы обсудить специфику данного вопроса.

Что касается метода единовременной выплаты, что если сотрудник начнет работу в середине года? Можно ли пропорционально распределить минимум или все сотрудники получают 3 дня независимо от того, когда они начинают?
Закон об отпусках по болезни специально не рассматривает этот вопрос. Поэтому наиболее безопасным подходом было бы предложить полные 3 дня оплачиваемого отпуска по болезни в день начала работы сотрудника.

При использовании метода единовременной выплаты, могут ли работодатели иметь период ожидания для новых приемов на работу в течение года, если все остальные сотрудники получат единовременное количество дней (более 3) 1 января?
Ответ зависит от того, что работодатели планируют предложить новым сотрудникам.Например, они могут предлагать новым сотрудникам отпуск по болезни по методу начисления и предлагать единовременное начисление суммы сотрудникам, работающим с 1 января. Однако мы рекомендуем проконсультироваться с юрисконсультом, чтобы убедиться, что ваша политика соответствует требованиям начисления по каждому методу.

<наверх>

Медицинское свидетельство

Требуется ли работодатель запрашивать справку от врача?
Нет, работодатель не обязан запрашивать справку от врача работника.

Могут ли работодатели потребовать справку от врача?
В законе об отпуске по болезни ничего не говорится о том, может ли работодатель запросить справку от поставщика медицинских услуг. Мы рекомендуем проконсультироваться с юрисконсультом, чтобы обсудить риски и преимущества запроса такой справки.

<наверх>

Требования к уведомлениям

У нас есть 3 освобожденных сотрудника, которые проживают в Калифорнии. У них неограниченное количество дней по болезни. Обязаны ли мы уведомлять их об этом каким-либо другим способом, кроме того, что указано в нашем справочнике?
Да, работодатели должны соблюдать требования закона об отпуске по болезни, требования о размещении и ведении документации независимо от объема предоставленного отпуска по болезни.

Если текущая политика намного более щедрая, чем предусмотрено законом, есть ли какое-либо освобождение от этих требований?
К сожалению, все требования закона к начислению, уведомлению, публикации и ведению документации применяются, даже если у работодателя есть политика более щедрая, чем требуется.

<наверх>

Пенальти

Существуют ли особые штрафы за неуказание больничных дней в выписке о заработной плате или другом письменном виде (или ошибочное сообщение неверного баланса), при условии, что сотрудникам было разрешено использовать больничное время должным образом?
Да, несоблюдение или непредоставление точной информации может привести к штрафу в размере 50 долларов в день, но не более 4000 долларов на человека.

<наверх>

Обзор политики

Есть ли ресурс, который может просмотреть нашу текущую политику, чтобы узнать, соблюдаем ли мы ее?
Проскауэр изучил политики многих компаний и дал им рекомендации по их соблюдению. Если вы хотите, чтобы Proskauer пересмотрел вашу политику, обратитесь к своему адвокату по связям с Proskauer. В качестве альтернативы, если у вас нет существующих отношений с Proskauer, пожалуйста, свяжитесь с нами, чтобы обсудить установление отношений.

<наверх>

Восстановление на работе в течение одного года

Если сотрудник увольняется и набрал 48 часов отпуска по болезни, а затем возвращается в течение одного года, начнется ли начисление для сотрудника снова в дополнение к этим 48 часам?
Если сотрудник возобновляет работу в течение одного года, он должен получить ранее накопленный, но неиспользованный отпуск по болезни при восстановлении на работе. Сотрудник также возобновит накопление отпуска по болезни в соответствии с вашей политикой в ​​отношении отпусков по болезни.

Могут ли вернувшиеся сотрудники использовать «предыдущее» время, даже если им заплатили при увольнении?
Закон об отпусках по болезни не требует, чтобы работодатели выплачивали неиспользованный отпуск по болезни при увольнении с работы. Закон об отпусках по болезни не регулирует обязанности работодателя при таких обстоятельствах. Мы рекомендуем проконсультироваться с юрисконсультом, чтобы обсудить, как лучше всего действовать в этой ситуации.

В какой момент работодатель не обязан возобновлять отпуск по болезни?
Если сотрудник возобновляет работу в течение одного года, он должен получить ранее накопленный, но неиспользованный отпуск по болезни при восстановлении на работе.Если сотрудник отсутствовал более одного года, то работодатель не должен будет восстанавливать отпуск по болезни сотрудника по возвращении.

<наверх>

Отдельные политики для разных групп сотрудников

Можете ли вы иметь разные планы для сотрудников, работающих полный рабочий день, и один для сотрудников, работающих неполный рабочий день?
Да, как правило, работодатели могут иметь отдельные планы отпуска по болезни для сотрудников, работающих полный и неполный рабочий день, при условии, что оба плана соответствуют требованиям закона о начислении.Однако с 3 июля 2015 года вступает в силу постановление Сан-Франциско, касающееся розничных сетей, которое требует, чтобы сотрудники, работающие неполный рабочий день, получали такие же отпускные пособия, как и сотрудники, работающие полный рабочий день (хотя пособия могут распределяться пропорционально в зависимости от отработанного времени). Постановление Сан-Франциско содержит множество обременительных требований для вашего местоположения в Сан-Франциско. Пожалуйста, дайте мне знать, если вы хотите обсудить эти требования.

Можно ли использовать комбинированный метод начисления и единовременной выплаты? Например, разрешить новым сотрудникам накапливать больничные в течение года, когда они были приняты на работу, а затем в начале следующего календарного года все нынешние сотрудники будут получать единовременную выплату?
Да, работодатели могут предлагать сотрудникам отпуск по болезни по методу начисления за первый год работы и предлагать единовременное начисление пособий сотрудникам, проработавшим у вас более одного года.Однако мы рекомендуем проконсультироваться с юрисконсультом, чтобы убедиться, что ваша политика соответствует требованиям начисления для каждого метода.

<наверх>

Использование отпуска по болезни

Может ли работодатель потребовать, чтобы отпуск по болезни использовался с четырехчасовым шагом?
Нет, сотрудникам должно быть разрешено использовать отпуск по болезни с шагом в два часа и более.

Могут ли работодатели разрешить сотрудникам использовать отпуск по болезни с шагом в 1 час?
Да, работодатели могут разрешить сотрудникам брать отпуск с шагом в один час.

Должны ли мы иметь правило 2-х часов (согласно которому сотрудники могут использовать дополнительные 2 часа PTO) для всех сотрудников в США или только в Калифорнии? В качестве альтернативы, можем ли мы указать в политике отбора мощности, что мы не требуем использования отбора мощности для перерыва в работе менее 4 часов?
Обсуждаемые нами требования закона об отпусках по болезни распространяются только на сотрудников Калифорнии. Кроме того, да, вы можете указать, что сотрудникам не нужно использовать свой PTO для отпуска продолжительностью менее четырех часов, при условии, что сотрудникам будет разрешено покидать офис с двухчасовым шагом и получать оплату за это время.

Что делать, если политика отпуска или отпуска требует, чтобы сотрудники использовали его с интервалом в 4 часа?
Для того, чтобы политика PTO соответствовала требованиям закона об отпусках по болезни, сотрудникам должно быть разрешено использовать PTO для тех же целей, которые требуются законом об отпусках по болезни. Таким образом, мы рекомендуем разрешить сотрудникам брать отбора мощности с интервалом в 2 часа.

<наверх>

Выплата по болезни при увольнении

Нужно ли выплачивать начисленное, но неиспользованное время по болезни при увольнении?
Нет, если работодатель предлагает отдельный отпуск по болезни, который не совмещен с отпуском или дополнительным отпуском, накопленный отпуск по болезни не нужно оплачивать при увольнении.

Если сотрудник увольняется, можете ли вы вернуть доллары из окончательной зарплаты?
Работодатели обычно не могут вернуть деньги, выплаченные работникам. Однако вам не нужно платить сотрудникам за неиспользованный отпуск по болезни при увольнении.

<наверх>

Временные сотрудники

Если компания использует временный отпуск, должно ли оно или временное агентство предоставлять временный отпуск по болезни?
Технически, если нанимателем работника является агентство по оказанию временных услуг, оно несет ответственность за соблюдение закона Калифорнии об отпусках по болезни.Однако с 1 января 2015 года работодатели Калифорнии автоматически несут ответственность за нарушения Трудового кодекса своими подрядчиками. Поэтому мы рекомендуем убедиться, что ваше агентство по предоставлению временных услуг соблюдает этот закон.

<наверх>

Профсоюзы

Как работодатели могут претендовать на освобождение от Коллективного договора? Должен ли CBA отдельно и прямо предусматривать отпуск по болезни по всем причинам, перечисленным в уставе?
Есть несколько требований, которым работодатели должны соответствовать, чтобы подать заявку на освобождение от налогов.Мы рекомендуем проконсультироваться с юрисконсультом, чтобы определить, соблюдаете ли вы.

<наверх>

Использование других видов отпусков для соблюдения Закона об отпусках по болезни

Должны ли работодатели иметь особую «политику отпусков по болезни»? Или они могут предоставить отпуск по болезни, который можно использовать для отпуска по болезни?
Работодателям не нужно предлагать конкретную категорию «оплачиваемых отпусков по болезни». Напротив, работодатели могут выполнить требования закона, предложив отпуск в размере, который удовлетворяет требованиям начисления и который может быть использован для целей, требуемых законом об отпусках по болезни.

Что делать, если у работодателей есть политика неограниченного количества оплачиваемых заказов?
Политика неограниченного количества оплачиваемых отпусков может быть согласована, если она соответствует требованиям закона об отпусках по болезни и позволяет сотрудникам использовать их для тех же целей, которые требуются законом об отпусках по болезни. Мы рекомендуем проконсультироваться с юрисконсультом, чтобы определить, соответствует ли ваша политика всем требованиям.

Если компания использует PTO для выполнения обязательства, и сотрудник исчерпывает свой PTO в течение календарного года, но заболевает позже в этом году, должна ли компания предоставлять эти больничные листы?
Если политика в отношении отпуска по болезни удовлетворяет различным требованиям закона об отпусках по болезни, включая требования по начислению и использованию, то работодатель не обязан предоставлять дополнительный оплачиваемый отпуск по болезни после того, как работник исчерпает накопленный отпуск по болезни.

Достаточно ли неограниченного отпуска по болезни?
Если работодатели предлагают неограниченное время по болезни, которое можно использовать для тех же целей, которые требуются законом об отпусках по болезни, то они будут соответствовать требованиям закона о начислении. Тем не менее, работодатели по-прежнему должны убедиться, что вы выполняете другие требования закона, включая уведомление, публикацию и ведение документации.

Если компания предоставляет неограниченное время по болезни, то должна ли она позволять сотрудникам использовать свое время по болезни для выполнения определенных задач, например, для ухода за членом семьи и т. Д.? Другими словами, может ли компания ограничить сотрудников использованием отпуска по болезни?
Если работодатели не разрешают работникам использовать отпуск для ухода за членом семьи, то они не будут соответствовать требованиям нового закона об отпусках по болезни. Мы рекомендуем проконсультироваться с юрисконсультом, чтобы определить наилучший способ пересмотра вашей политики для обеспечения соблюдения.

<наверх>

Время отпуска

Говоря об оплачиваемом отпуске, перечисленное словоблудие гласит, что к нему «никогда не следует» относиться на основе принципа «используй или теряй».Означает ли это, что в некоторых случаях это может быть?
Мы заявили, что работодатели не должны заставлять сотрудников терять время отпуска, потому что это было бы незаконным. Мы не предполагали, что при определенных обстоятельствах сотрудники могут быть лишены накопленного отпуска.

<верх>

Справка о заработной плате

Является ли платежная квитанция единственным способом получить остаток по больничному листу?
Работодатели могут указать сотрудникам остаток отпуска по болезни в квитанции о заработной плате или в отдельном письменном виде в день выплаты жалованья.

Достаточно ли предоставить данные о часах болезни в электронном формате, например на портале самообслуживания сотрудников ADP?
Закон требует, чтобы работодатели предоставляли работникам письменное уведомление, в котором указывается размер оплачиваемого отпуска по болезни, доступного «либо в ведомости заработной платы работника с разбивкой по статьям…, либо в отдельном письменном виде в указанную дату выплаты заработной платы вместе с выплатой работнику заработной платы. ” В законе не оговаривается, могут ли работодатели соблюдать это требование, предоставляя сотрудникам электронную ссылку на их баланс отпуска по болезни, а законодательные органы и административные органы Калифорнии не предоставили никаких указаний по этому вопросу.Примечательно, что в отношении требований раздела 226 Трудового кодекса штата Калифорния к заявлению о заработной плате Департамент по обеспечению соблюдения трудовых норм Калифорнии заявил, что «электронная справка о заработной плате, доступная для сотрудника», квалифицируется как «письменное заявление». Следовательно, вполне естественно, что работодатели могут соблюдать требования закона об отпусках по болезни, предоставив электронное уведомление, к которому сотрудники могут получить доступ. Тем не менее, без конкретных указаний по этой теме остается неопределенность относительно того, будет ли достаточно электронного заявления.

<наверх>

Уведомление о предотвращении кражи заработной платы

Поскольку работодатели не обязаны предоставлять освобожденным работникам индивидуализированное уведомление о заработной плате в соответствии с 2810.5, следует ли, что работодатели не обязаны предоставлять индивидуальное уведомление о законе об отпусках по болезни нынешним освобожденным работникам (в отличие от нынешних освобожденных работников)?
Это верно. Работодатели обязаны предоставлять обновленное уведомление в соответствии с Разделом 2810.5 только нынешним работникам, не освобожденным от налогов.

Требуется ли это Уведомление о предотвращении кражи заработной платы только для сотрудников, не освобожденных от налогов, в Калифорнии или для всех сотрудников в США?
Раздел 2810.5 Трудового кодекса Калифорнии требует распространения уведомления о предотвращении кражи заработной платы среди сотрудников в Калифорнии. Мы рекомендуем проконсультироваться с юрисконсультом относительно аналогичных требований в других штатах, где вы ведете бизнес.

Могут ли работодатели удовлетворить требование об уведомлении об изменениях с помощью проводки? Или работодатели обязаны отправлять отдельные рассылки всем сотрудникам Калифорнии?
Если компания вносит изменения в свою политику в отношении отпусков по болезни, Закон о предотвращении кражи заработной платы требует, чтобы компания уведомила всех сотрудников в Калифорнии, не освобожденных от налогов, об этих изменениях посредством письменного уведомления.

<наверх>

Когда предлагать отпуск по болезни

Применяется ли 90-дневный испытательный срок при использовании метода единовременной выплаты?
Работник должен получить единовременную выплату по больничному листу при начале работы. Однако работодатели могут запретить работнику использовать больничные до истечения 90-дневного испытательного срока.

Если работодатели не предлагают оплачиваемый отпуск по болезни до истечения 1 года, нужно ли им предлагать оплачиваемое время по болезни в течение первого года?
Да, работодатели должны предлагать своим сотрудникам начисление отпуска по болезни при приеме на работу.

Могут ли работодатели установить период ожидания нового сотрудника продолжительностью 90 дней, чтобы начать набирать PTO? Сотрудникам должно быть разрешено накапливать отпуск по болезни при приеме на работу. Однако вы можете ввести правило, согласно которому сотрудники не могут использовать отпуск по болезни, пока они не проработают 90 дней.

<наверх>

Как мне настроить учет отпусков по болезни в соответствии с новым законом штата Вашингтон об отпусках по болезни? 1 час заработка за каждые 40 отработанных часов.

Привет, Кай.

Я помог вам настроить сотрудника на комиссию в QuickBooks.

Шаги, описанные выше моим коллегой Джеймсполом, подходят для QuickBooks Online. Если вы используете QuickBooks Desktop, я расскажу, как выполнить этот процесс.

Вам нужно будет установить элемент комиссии, а затем добавить его в записи ваших сотрудников. Таким образом, товар будет использован для оплаты вашего сотрудника.

Чтобы настроить позицию комиссии:

  1. Щелкните Список вверху и выберите Списки статей расчета .
  2. В левом нижнем углу таблицы Заработная плата Элемент Список щелкните раскрывающийся список Payr oll Item и выберите Новый .
  3. Выберите Custom Setup и нажмите Next .
  4. В Вид позиции расчета выберите Заработная плата . Щелкните Далее .
  5. Из списка Заработная плата выберите Комиссия . Щелкните Далее .
  6. Введите Имя позиции , которое печатается на платежных чеках и отчетах.Щелкните Далее .
  7. Введите счет расходов . Щелкните Далее .
  8. Если вы хотите установить ставку, в окне Ставка по умолчанию введите сумму или процент для расчета этой комиссии. Чтобы ввести процент, введите знак процента (%) после числа. Вы можете изменить эту цифру всякий раз, когда используете комиссию.
  9. Выбрать Готово .

После этого добавьте элемент в запись о сотрудниках:

  1. В меню QuickBooks Desktop вверху щелкните Сотрудники , затем Центр сотрудников .
  2. Дважды щелкните имя сотрудника.
  3. Щелкните вкладку Расчет заработной платы .
  4. Добавьте элемент в Прибыль , щелкнув белое поле под названием элемента и выбрав элемент из раскрывающегося списка.
  5. Введите ставку в столбец ставок.

Чтобы узнать больше об этом процессе вместе с просмотром отчетов с позициями комиссионных, вы всегда можете обратиться к этой статье: Настройка позиции заработной платы комиссии и отчетов.

Однако, если вы используете QuickBooks Online, вы можете выбрать Только комиссия в качестве типа зарплаты сотрудника.

Вот как это сделать:

  1. Перейдите в меню Заработная плата , затем выберите Сотрудники .
  2. Выберите имя сотрудника.
  3. Щелкните значок редактирования ✎ значок рядом с надписью «Оплатить».
  4. В разделе «Сколько вы платите сотруднику » щелкните маленькую стрелку и выберите Только комиссия .
  5. Выбрать Готово .

Полную информацию об управлении комиссионными для ваших сотрудников см. В этой ссылке: Узнайте, как настроить и выплачивать комиссию сотруднику.

Дайте мне знать, как все обстоит. Я буду здесь, чтобы оказать дополнительную помощь, если вам еще что-нибудь понадобится. Всего хорошего!

Как заполнять форму 941 (версия за 2 квартал 2021 г.)

Если у вас есть сотрудники, вам, вероятно, придется заполнять и подавать форму 941 каждый квартал. Форма 941 забита различными разделами и расчетами, что оставляет место для ошибок. Чтобы избежать серьезных ошибок, узнайте, как заполнять форму 941 построчно.

Форма 941, резюме

Форма 941 IRS, Ежеквартальная федеральная налоговая декларация работодателя, сообщает IRS о налогах на заработную плату и заработной плате сотрудников. Форма 941 сообщает о федеральных доходах и налогах FICA каждый квартал.

Вы должны заполнить форму 941, если вы:

  • Подали окончательную декларацию
  • Сезонный работодатель
  • Наем домашнего работника (например, няни)
  • Иметь работников фермы (например, форма 943)
  • IRS просит заполнить форму 944 вместо

Информация, которую вы указываете в форме 941, включает заработную плату, выплаченную сотрудникам, сообщаемые чаевые, удержанные федеральные подоходные налоги, налоги на социальное обеспечение и медицинское обслуживание (как часть сотрудников, так и работодателей), а также удержанные дополнительные налоги.Вы также должны внести корректировки в налоги на социальное обеспечение и медицинскую помощь, выплаты по болезни, чаевые и групповое страхование жизни.

Из-за COVID-19 Налоговое управление США изменило версии Формы 941 на 2020 и 2021 годы, включив в них налоговые льготы по найму и информацию о налоговых льготах, связанных с коронавирусом. Согласно IRS, не использует более раннюю версию формы 941 (например, формы от 2020 года) для сообщения налоговой информации за 2021 год.

Если вам нужно отчитаться по налогам за 1 квартал, используйте форму 941 от марта 2021 года.Чтобы сообщить о налогах за 2 квартал, используйте форму за июнь 2021 года.

IRS также ожидает, что версия от июня 2021 года будет использоваться в 3 и 4 кварталах 2021 года. Однако, если в законы внесены поправки, форму, возможно, придется пересмотреть еще раз.

Как заполнять форму 941 2021

Если от вас требуется заполнить форму 941, вы попали в нужное место. Узнайте, как заполнить форму 941, выполнив следующие действия.

1. Собрать информацию по форме 941

Прежде чем вы сможете начать заполнять форму 941, вы должны собрать некоторую информацию.

Соберите следующие документы для заполнения формы 941:

  • Основная бизнес-информация, такая как название, адрес и идентификационный номер работодателя (EIN)
  • Количество сотрудников, получивших компенсацию в течение квартала
  • Общая сумма заработной платы, выплаченной вами сотрудникам за квартал
  • Налогооблагаемая заработная плата по социальному обеспечению и медицинскому обслуживанию за квартал
  • Общие федеральные подоходные налоги, налоги на социальное обеспечение и медицинское обслуживание, удержанные из заработной платы сотрудников в течение квартала
  • Депозиты по налогу на трудоустройство, которые вы уже сделали за квартал
  • Информация о заработной плате, относящаяся к налоговым кредитам, связанным с коронавирусом, если применимо (Форма 941 2021 года)
  • Информация об оплачиваемом отпуске по болезни или отпуске по семейным обстоятельствам, если применимо (Форма 941 2021 г.)
  • Информация о кредите помощи премиум-класса COBRA, если применимо (форма 941 2021 г.)

2.Заполните бизнес-информацию

В верхней части формы 941 введите свой EIN, название компании, торговое наименование (если применимо) и юридический адрес.

Справа отметьте, для какого квартала предназначена информация. Например, если форма предназначена для второго квартала, поставьте «X» в поле рядом с «апрель, май, июнь».

3. Заполните необходимые разделы формы

Ниже приведена разбивка по ячейкам, которая поможет вам заполнить оставшуюся часть формы.

Форма 941 разбита на пять частей, каждая со своими разделами. В зависимости от вашего бизнеса и сотрудников вам может не понадобиться заполнять все разделы.

Часть 1: Вопросы за квартал

Часть 1 состоит из 15 строк. Некоторые строки состоят из нескольких частей (например, 11a, 11b и т. Д.). Вот подробности о каждой из этих строк и о том, какую информацию вы должны предоставить.

Строка 1

Укажите количество сотрудников, которым вы заплатили в течение квартала. Сюда входят все сотрудники, получившие заработную плату, чаевые и другие компенсации.

Согласно IRS, включайте только общее количество тех, кто работал в эти даты или в периоды выплаты заработной платы, которые включают эти даты: 12 марта (Q1), 12 июня (Q2), 12 сентября (Q3) и 12 декабря (Q4). . Не включать следующее:

  • Домохозяйства
  • Работники, не имеющие заработной платы за период оплаты
  • Сотрудников фермы
  • Пенсионеры
  • Действительный член Вооруженных сил США

Допустим, в сентябре у вас работает 11 сотрудников.Только 10 сотрудников работают в период оплаты труда с 01.09 по 13.09. Поскольку только 10 сотрудников работали до 12 сентября или до этого, вы должны указать только «10» в строке 1.

Если вы укажете более 250 сотрудников в строке 1, вы должны заполнить форму 941 в электронном виде.

Строка 2

Сообщите общую сумму вознаграждения, которую вы выплатили соответствующим сотрудникам в течение квартала. Включите всю заработную плату, чаевые и другие компенсации. Сюда также входят «обычные» выплаты по болезни (например, оплата за неквалифицированный отпуск по болезни).

Строка 3

Укажите федеральный подоходный налог, удерживаемый из заработной платы сотрудников, чаевых и других компенсаций. Сюда входят:

  • Квалифицированная заработная плата по больничному листу
  • Квалифицированная заработная плата за отпуск по семейным обстоятельствам
  • Квалифицированная заработная плата по кредиту удержания сотрудников
  • подсказок
  • Налогооблагаемые дополнительные льготы
  • Дополнительное пособие по безработице

Не включайте подоходный налог, удержанный сторонним плательщиком по болезни, если применимо.И не включайте квалифицированные расходы по плану медицинского страхования.

Строка 4

Если никакая компенсация сотрудников не облагается налогами на социальное обеспечение и медицинскую помощь, отметьте «X» рядом с «Отметьте и перейдите к строке 6» в строке 4. Если вы отметите это поле, вы можете пропустить строки 5a, 5a (i), 5a (ii), 5b, 5c, 5d, 5e и 5f.

Если у сотрудников есть компенсация, облагаемая налогами на социальное обеспечение и медицинскую помощь, заполните следующие строки 5a-5f.

Строки 5a-5d

Самые запутанные строки в форме 941 — это 5a-5d.Чтобы правильно рассчитать итоговые значения для этих строк, разбейте заработную плату по типам (например, обычная заработная плата или чаевые).

Строки 5a-5d представляют собой итоговые суммы налогов на социальное обеспечение и медицинскую помощь, удерживаемых из заработной платы работника, как для работника, так и для работодателя.

В строках 5a и 5b вы должны умножить налогооблагаемую заработную плату социального обеспечения (5a) и налогооблагаемые чаевые социального обеспечения (5b) на 0,124.

Десятичная дробь представляет собой ставку налога на социальное обеспечение по налогооблагаемой заработной плате. И вы, и ваш сотрудник должны внести свой вклад 6.2% от каждой зарплаты для социального обеспечения. В сумме вы и ваш сотрудник вносите 12,4%, то есть сумму, которую вы умножаете на строки 5a и 5b (0,124).

Для версии формы 941 от 2021 года умножьте заработную плату за квалифицированный отпуск по болезни (5a (i)) и за квалифицированный отпуск по семейным обстоятельствам (5a (ii)) на 0,062 для налога на социальное обеспечение. Поскольку оплата квалифицированного отпуска по болезни и отпуска по семейным обстоятельствам не облагается налогом на социальное обеспечение, оплачиваемым работодателем, вам нужно умножить эту заработную плату только на 6,2% (0,062). Квалифицированный отпуск по болезни и заработная плата за отпуск по семейным обстоятельствам требуется в применимых ситуациях в соответствии с FFCRA.

На 2021 год базовая заработная плата в системе социального обеспечения составляет 142 800 долларов США. Годовой доход работника больше не подлежит обложению налогом на социальное обеспечение после того, как он заработал больше базовой заработной платы. Не включайте заработную плату сверх базовой заработной платы в строках 5a-5d (включая строки 5a (i) и 5a (ii)).

В строке 5c умножьте налогооблагаемую заработную плату и чаевые Medicare на 0,029. Вы и ваш сотрудник должны вносить 1,45% от каждой зарплаты в счет налогов на Medicare. В сумме вы и ваш сотрудник платите 2,9%, что составляет 0,029.

В налоге на бесплатную медицинскую помощь не указана база заработной платы.Однако вы должны удержать дополнительные 0,9% налога на Medicare, если сотрудник соответствует одному из следующих пороговых значений:

  • Не замужем с годовым доходом 200 000 долларов США и более
  • Регистрация в браке совместно с годовым доходом в размере 250 000 долларов США или более
  • Женат, подает раздельно с годовым доходом 125 000 долларов США или более

Если применимо, учтите дополнительные 0,9% в строке 5d, умножив налогооблагаемую заработную плату и чаевые, подлежащие дополнительному удержанию в рамках программы Medicare, на 0.009.

Давайте посмотрим на пример расчета итогов по строкам 5a-5d для сотрудника. Допустим, ваш сотрудник за квартал получает 30 000 долларов в виде обычной заработной платы и 2 000 долларов в виде чаевых. Вам не нужно было выплачивать работнику отпуск по болезни или зарплату в связи с отпуском по семейным обстоятельствам.

Строка 5a : Облагаемая налогом заработная плата по социальному обеспечению * x 0,124
Строка 5a (i) : Квалифицированная заработная плата за отпуск по болезни * x 0,062
Строка 5a (ii) : Квалифицированная заработная плата за отпуск по семейным обстоятельствам * x 0,062
Строка 5b : Советы по налогообложению социального обеспечения x 0.124
Строка 5c : налогооблагаемая заработная плата и чаевые по программе Medicare x 0,029
Строка 5d : оставьте поле пустым, если заработок сотрудника не превышает применимый порог Medicare

* Включите налогооблагаемую квалифицированную заработную плату за отпуск по болезни и по семейным обстоятельствам за отпуск, взятый после 31 марта 2021 г., в строку 5a. Используйте строки 5a (i) и 5a (ii) только для заработной платы, выплаченной после 31 марта 2020 г., для отпуска, взятого до 1 апреля 2021 г.

Строка 5a: 30 000 долларов США x 0,124 = 3720,00 долларов США
Строка 5a (i): 0 долларов США x 0,062 доллара США = 0,00 долларов США
Строка 5a (ii): 0 долларов США x 0 долларов США.062 = 0,00 USD
Строка 5b: 2000 USD x 0,124 = 248,00 USD
Строка 5c: 32000 USD x 0,029 = 928,00 USD
Строка 5d: Оставьте пустым

Заполните столбцы 1 и 2 правильными итогами, основанными на вашей заработной плате и расчетах. Обязательно разделите суммы в долларах и центах на форме. Например:

Строка 5e

Сложите итоги из колонки 2 для 5a, 5a (i), 5a (ii), 5b, 5c и 5d вместе, чтобы заполнить итоговую сумму в строке 5e. Используя те же данные, что и выше, вы должны ввести 4896 долларов.00 в строке 5e (3720 долларов США + 248 долларов США + 928 долларов США).

Линия 5f

Строка 5f предназначена специально для документирования налогов, подлежащих уплате с неучтенных чаевых.

IRS может выдать работодателям уведомление и требование по разделу 3121 (q). Это уведомление сообщает вам о количестве чаевых, полученных сотрудниками, о которых не было сообщено (например, сотрудник не сообщил о чаевых или заниженных чаевых своему работодателю).

Если вы получили уведомление, укажите сумму, указанную в списке уведомлений в строке 5f. Не заполняйте строку 5f, если вы не получили уведомление от IRS.

Строка 6

Чтобы получить сумму для строки 6, сложите суммы из строк 3, 5e и 5f (если применимо). Строка 6 — это общая сумма налогов, которые вы должны до внесения каких-либо корректировок.

Строка 7

Заполните строку 7, чтобы указать доли центов в строках 5a-5d. В какой-то момент, когда вы завершите свои расчеты, у вас, вероятно, будет доля копейки. Корректировка дроби относится к удерживаемой доле работника в налогах на социальное обеспечение и медицинскую помощь.

Доля сотрудников налогов на социальное обеспечение и медицинскую помощь из строк 5a-5d может отличаться от сумм, которые вы фактически удержали из заработной платы сотрудников в связи с округлением.

Например, предположим, что у вашего сотрудника было налоговое обязательство в размере 2 225 212 долларов США. Вы не можете отправить 21,2 пенни в IRS. Вместо этого вы округлите сумму до 21 цента.

Строка 7 предназначена для того, чтобы вы сообщали об этих типах несоответствий в копейках. Допустим, вы заплатили 5 500 долларов 14. В вашей форме указано, что вы должны были заплатить 5 500,16 долларов США. Вы должны поставить -.02 в строке 7, чтобы показать расхождение в пенни.

Доли корректировки центов могут быть положительными или отрицательными. Обязательно используйте отрицательный знак (не круглые скобки), чтобы показать уменьшение.

Строка 8

Заполните строку 8, если у вас есть сторонний плательщик по болезни, например, страховая компания, которая передает вам ответственность за долю работодателя в налогах SS и Medicare. Рассчитайте стороннее пособие по болезни за квартал и введите итоговую сумму в строке 8 как отрицательное значение (например, — 130 долларов США).

Строка 9

Строка 9 предназначена для учета корректировок чаевых и группового страхования жизни.

В строке 9 введите отрицательную сумму для:

  • Любая невыплаченная доля служащего налогов на социальное обеспечение и медицинское обслуживание по чаевым
  • Неуплаченная доля работника в налогах на социальное обеспечение и медицинскую помощь от взносов по групповому страхованию жизни, уплаченных бывшим сотрудникам

Не заполняйте строку 9, если у вас нет неполученных налогов на чаевые (налоги на социальное обеспечение и медицинскую помощь) или групповое страхование жизни (доля налоговых поступлений сотрудников).

Строка 10

В строке 10 укажите общую сумму налогов после корректировок (если применимо) из строк 6–9. Сложите итоги строк 6-9 и впишите сумму в строку 10.

Строка 11а

Строка 11a предназначена специально для налоговой льготы на фонд заработной платы для увеличения исследовательской деятельности. Если этот кредит относится к вам, введите сумму кредита из формы 8974, строка 12.

Вы также должны приложить к форме 941 форму 8974 «Налоговый кредит для квалифицированного малого бизнеса для увеличения исследовательской деятельности».

Не заполняйте строку 11a, если этот кредит не относится к вашему бизнесу.

Строка 11б

В строке 11b введите невозмещаемую часть кредита для оплаты квалифицированного отпуска по болезни и семейного отпуска из Рабочего листа 1, шаг 2, строка 2j (если применимо) для отпуска, взятого до 1 апреля 2021 года. Не заполняйте эту строку, если кредит не распространяется на вас.

Строка 11c

В строке 11c введите невозмещаемую часть кредита для удержания сотрудников (ERC) из рабочего листа 2, шаг 2, строка 2h (если применимо).ERC — это 70% квалифицированной заработной платы, которую вы выплачиваете своим сотрудникам за квартал.

Не заполняйте строку 11c, если ERC не относится к вашему бизнесу.

Строка 11д

Строка 11d представляет собой общую невозмещаемую часть кредита на оплату квалифицированного отпуска по болезни и семейного отпуска за отпуск, взятый после 31 марта 2021 года. Введите невозмещаемую часть кредита на оплату квалифицированного отпуска по болезни и семейного отпуска из Рабочего листа 3, шаг 2, строка 2р.

Строка 11e

В строке 11e введите премиальную помощь COBRA, которую вы предоставили за квартал, если применимо.Вы можете получить общую сумму невозмещаемого кредита помощи премиум-класса COBRA из Рабочего листа 5, шаг 2, строка 2g.

Не заполняйте эту строку, если она к вам не относится.

Линия 11f

Укажите в поле количество лиц, которым вы оказывали помощь КОБРЫ премиум-класса в течение квартала. Подсчитайте каждого правомочного человека, получившего помощь, как одного.

Линия 11г

Сложите строки 11a, 11b, 11c, 11d и 11e вместе и введите сумму в строку 11g.

Строка 12

Запишите общую сумму налогов после корректировок и невозмещаемых кредитов в строке 12.Вычтите строку 11g из строки 10 и введите сумму в строке 12. Введенная сумма не может быть меньше нуля.

Согласно IRS, вы можете либо оплатить свою сумму с помощью формы 941, либо внести сумму, если выполняются оба следующих условия:

  • Строка 12 меньше 2500 долларов или строка 12 вашего предыдущего квартального дохода была меньше 2500 долларов
  • У вас не было обязательства по депозиту на следующий день в размере 100 000 долларов США в текущем квартале

Вы должны соблюдать график депозита, если к вам применимы оба следующих условия:

  • Если строка 12 составляет 2500 долларов или больше, а строка 12 вашего предыдущего квартального дохода была 2500 долларов или больше
  • Вы приняли обязательство по депозиту на следующий день в размере 100 000 долларов США в текущем квартале
Строка 13а

Укажите общую сумму вкладов за квартал в строке 13a.Если у вас были переплаты за предыдущие кварталы, которые вы подаете на возврат, включите сумму переплаты в свою общую сумму в строке 13a.

Также включите любую переплату, о которой вы заявили при заполнении формы 941-X или 944-X в текущем квартале.

Строка 13б

Строка 13b зарезервирована для использования в будущем. Оставьте эту строку пустой.

Строка 13c

Строка 13c предназначена для возмещаемой части кредита на оплату квалифицированного отпуска по болезни и семейного отпуска за отпуск, взятый до 1 апреля 2021 года.Соберите информацию из рабочего листа 1, шаг 2, строка 2k.

Строка 13д

В строке 13d введите возвращаемую часть кредита для удержания сотрудников:

  • Кредит на заработную плату, выплаченную после 31 марта 2021 г. и до 1 июля 2021 г. (второй квартал): используйте Рабочий лист 2, этап 2, строка 2i
  • Кредит на заработную плату, выплаченную после 30 июня 2021 года и до 1 января 2022 года (третий и четвертый кварталы): используйте Рабочий лист 4, шаг 2, строка 2i
Строка 13e

Строка 13e — это возвращаемая часть кредита на оплату квалифицированного отпуска по болезни и семейного отпуска за отпуск, взятый после 31 марта 2021 года из Рабочего листа 3, шаг 2, строка 2s.

Линия 13f

В строке 13f введите возвращаемую часть кредита помощи на премию COBRA из Рабочего листа 5, шаг 2, строка 2h. Возмещаемая часть кредита разрешается после того, как доля работодателя в налоге на Medicare снижается до нуля за счет невозмещаемых кредитов, применяемых к доле работодателя в налоге на Medicare.

Линия 13г

Введите общую сумму депозитов и возвращаемых кредитов в строке 13g, сложив строки 13a, 13c, 13d, 13e и 13f.

Линия 13ч

Введите общую сумму авансов, полученных из формы (форм) 7200 за квартал.Если вы подали форму 7200 за квартал, но не получили аванс до подачи формы 941, не указывайте сумму аванса, запрошенную в строке 13h.

Строка 13i

Вычтите строку 13h из строки 13g и введите сумму в строку 13i.

Строка 14

Если в строке 12 больше, чем в строке 13i, введите разницу в строке 14. Вам не нужно платить, если сумма в строке 14 на меньше одного доллара.

Не заполнять строку 14, если строка 12 меньше строки 13i.Перейти к строке 15.

Строка 15

Если строка 13i на больше, чем строка 12, введите разницу в строке 15.

Не заполняйте обе строки 14 и 15. Заполните только одну из этих строк.

Отметьте, хотите ли вы, чтобы сумма была применена к вашему следующему возврату или если вы хотите, чтобы IRS отправило вам возмещение. Если строка 15 меньше одного доллара, IRS отправит возмещение. Или IRS может применить его к вашему следующему возврату, если вы попросите его сделать это в письменной форме.

Часть 2: График вкладов и налоговые обязательства за квартал

В Части 2 укажите информацию о том, делаете ли вы вклады раз в неделю или раз в месяц.Если вы не уверены, к какому типу вкладчиков вы относитесь, проверьте Публикацию 15 IRS, раздел 11.

Рядом со строкой 16 вы увидите три поля.

Отметьте «X» рядом с первым квадратом, если:

  • Строка 12 вашей формы 941 была меньше 2500 долларов или строка 12 вашего предыдущего квартального дохода была меньше 2500 долларов
  • В текущем квартале у вас не было обязательств по депозиту на следующий день в размере 100 000 долларов.

Если вы были ежемесячным вкладчиком в течение всего квартала, поставьте «X» рядом со вторым квадратом и заполните свои налоговые обязательства за 1, 2 и 3 месяцы.Общая сумма ваших обязательств за квартал должна равняться строке 12 в вашей форме.

Если вы делали вклады раз в две недели в течение любой части квартала, отметьте «X» рядом с третьим квадратом. Вы также должны заполнить Приложение B «Отчет о налоговых обязательствах для вкладчиков, работающих на полунедельной основе», и приложить его к форме 941, если вы были вкладчиком на полунедельный срок.

Часть 3. О вашем бизнесе

Над разделом для Части 3 введите название своей компании и EIN еще раз.

Часть 3 включает строки 17-28 и задает вам определенные вопросы о вашем бизнесе.Если вопрос не относится к вашему бизнесу, оставьте поле пустым .

Строка 17

Часть 3, строка 17 спрашивает, закрылось ли ваше предприятие или перестало выплачивать заработную плату в течение квартала. Если вы закрыли свой бизнес или перестали выплачивать заработную плату за квартал, поставьте «X» рядом с полем «Отметьте здесь». Затем введите дату последней выплаты заработной платы. Также приложите заявление к окончательной декларации.

Строка 18а

Если вы являетесь сезонным работодателем и не должны подавать форму 941 каждый квартал, поставьте «X» рядом с «Проверить здесь» в строке 18a.

Строка 18б

Только для третьего и четвертого кварталов 2021 года отметьте квадратик в строке 18b, если вы соответствуете критериям ERC исключительно потому, что ваш бизнес — это запуск восстановления. Не устанавливайте для второго квартала 2021 года.

Строка 19

В строке 19 введите соответствующие расходы плана медицинского страхования, относящиеся к оплате квалифицированного отпуска по болезни за отпуск, взятый до 1 апреля 2021 г. Вы также можете найти это на Рабочем листе 1, шаг 2, строка 2b.

Строка 20

Введите соответствующие расходы по плану медицинского страхования, относящиеся к заработной плате за квалифицированный отпуск по семейным обстоятельствам за отпуск, взятый до 1 апреля 2021 г., из рабочего листа 1, шаг 2, строка 2f.

Строка 21

Введите соответствующую зарплату для ERC (за исключением суммы любых квалифицированных расходов по плану медицинского страхования). Для второго квартала 2021 года введите эту сумму на Рабочем листе 2, шаг 2, строка 2a. Для 3-го и 4-го кварталов 2021 года укажите эту сумму на Рабочем листе 4, шаг 2, строка 2a.

Сумма, которую вы указываете в строке 21, не может превышать 10 000 долларов на сотрудника в квартал.

Строка 22

В строке 22 введите соответствующие расходы плана медицинского страхования для кредита на удержание сотрудников.Для второго квартала 2021 года введите сумму на Рабочем листе 2, шаг 2, строка 2b. Для 3-го и 4-го кварталов 2021 года введите эту сумму на Рабочем листе 4, Шаг 2, строка 2b.

Строка 23

Укажите в строке 23 квалифицированную заработную плату за отпуск по болезни, которую вы выплачивали своим сотрудникам за отпуск, взятый после 31 марта 2021 года. Включите любую квалифицированную заработную плату за отпуск по болезни, исключенную из определения занятости согласно разделам 3121 (b) (1) — (22). И введите сумму на листе 3, шаг 2, строка 2a.

Строка 24

Укажите в строке 24 соответствующие расходы плана медицинского страхования, относящиеся к оплате квалифицированного отпуска по болезни за отпуск, взятый после 31 марта 2021 г.Введите эту сумму на Рабочем листе 3, Шаг 2, строка 2b.

Строка 25

Введите согласованные коллективно согласованные взносы в пенсионный план с установленными выплатами и взносы в программу профессионального обучения, относящиеся к квалифицированной заработной плате в связи с отпуском по болезни за отпуск, взятый после 31 марта 2021 г. Введите эту сумму в Рабочий лист 3, шаг 2, строка 2c.

Строка 26

Укажите соответствующую квалификационную заработную плату за отпуск по семейным обстоятельствам, выплачиваемую вашим сотрудникам за отпуск, взятый после 31 марта 2021 года. Включите квалифицированную заработную плату за отпуск по семейным обстоятельствам, исключенную из определения занятости согласно разделам 3121 (b) (1) — (22).Также введите эту информацию на Рабочем листе 3, Шаг 2, строка 2g.

Строка 27

В строке 27 введите соответствующие расходы по плану медицинского страхования, относящиеся к заработной плате за квалифицированный отпуск по семейным обстоятельствам. Также введите эту сумму на Рабочем листе 3, Шаг 2, строка 2h.

Строка 28

Укажите взносы в пенсионный план с установленными выплатами, заключенные в рамках коллективных договоров, и взносы в рамках программы профессионального обучения, относящиеся к соответствующей заработной плате за отпуск по семейным обстоятельствам за отпуск, взятый после 31 марта 2021 года.Введите эту сумму на Рабочем листе 3, Шаг 2, строка 2i.

Часть 4: Стороннее лицо

Часть 4 запрашивает разрешение у IRS поговорить с вашим сторонним представителем. Назначенное вами стороннее лицо — это физическое лицо (например, служащий или составитель налоговой декларации), которое подготовило форму 941 и обычно отвечает за подготовку налога на заработную плату.

Если вы хотите, чтобы ваше стороннее лицо могло обсудить ваше возвращение с IRS, отметьте «X» рядом с полем «Да». Затем введите имя и номер телефона представителя.Вы также должны выбрать пятизначный PIN-код, который будет использоваться при разговоре с IRS (например, 12345).

Если вы не хотите, чтобы другой человек мог обсудить возвращение с IRS, отметьте поле рядом с «Нет» и переходите к Части 5.

В приведенном ниже примере показано, как бы все выглядело, если бы вы выбрали «Да».

Часть 5: Подпись

После того, как вы заполните все вышеперечисленные разделы, подпишите свою форму в соответствии с Частью 5.

Форму 941 могут подписать следующие люди:

  • Индивидуальное предприятие: Физическое лицо, владеющее компанией
  • Корпорация или LLC, рассматриваемая как корпорация: президент, вице-президент или другое главное должностное лицо
  • Партнерство или ООО, рассматриваемое как партнерство: партнер, член или должностное лицо
  • ООО с одним участником: владелец ООО или главное должностное лицо
  • Доверие или имущество: Доверительный управляющий

Один из уполномоченных подписывающих лиц сверху должен подписать форму 941 в поле рядом с надписью «Подпишите здесь свое имя».Подписывающая сторона также должна напечатать свое имя и должность (например, президент), а также указать дату и свой номер телефона.

Если у вас есть кто-то другой, готовящий форму 941 от имени вашей компании, составитель должен заполнить раздел «Только для платного подготовки». Этот раздел включает в себя имя составителя, подпись, название фирмы, адрес, номер телефона, EIN и дату. Ваш составитель также должен отметить, являются ли они самозанятыми.

После того, как вы заполните все три страницы 941 и подпишете его, вы готовы отправить форму в IRS.

4. Отправить форму 941

Где вы подаете форму 941, зависит от вашего штата и от того, вносите ли вы залог вместе с вашей регистрацией. Чтобы узнать, куда отправить форму 941 по почте, посетите веб-сайт IRS. Вы также можете заполнить форму 941 в электронном виде, в зависимости от вашего бизнеса и штата.

Каждый квартал заполняйте новую форму 941 в IRS. Поскольку форма 941 является ежеквартальной, у нее несколько сроков выполнения:

  • 30 апреля за 1 квартал (1 января — 31 марта)
  • 31 июля за 2 квартал (1 апреля — 30 июня)
  • 31 октября за 3 квартал (1 июля — 30 сентября)
  • 31 января за 4 квартал (1 октября — 31 декабря)

Для получения дополнительных сведений о заполнении формы 941 и отправке ее в IRS обратитесь к инструкциям IRS для формы 941.

Как компания Patriot применяет новую форму 2021 941

Клиенты программы

Patriot Basic Payroll получат предварительно заполненную версию формы 941 со всей информацией, которую мы получили от них. Клиент обязан просмотреть и подать форму 941 в IRS. Клиенты Full Service Payroll также получат предварительно заполненную форму 941, которую Patriot отправит в IRS от имени клиента. Клиенты Full Service Payroll могут просматривать свою форму 941 в налоговых пакетах своей компании.

Готовы оптимизировать процесс расчета заработной платы? Программа расчета заработной платы Patriot проста в использовании и позволяет быстро выполнять расчет заработной платы с помощью трехэтапного процесса.Чего ты ждешь? Начните бесплатную пробную версию сегодня!

Нравится то, что вы читаете? Давай подключимся, друг! Поставьте нам лайк на Facebook и давай поговорим.

Эта статья была обновлена ​​с момента ее первоначальной публикации 24 июня 2019 г.

Это не является юридической консультацией; Для большей информации, пожалуйста нажмите сюда.

Оплачиваемый отпуск по семейным обстоятельствам и отпуск по болезни

После создания учетной записи работодателя есть два варианта подачи квартальных отчетов:

Ручной ввод. Вы ​​должны вручную ввести имя, SSN или ITIN, отработанное время и заработную плату, выплачиваемую отдельно для каждого сотрудника. Вы можете сделать это до 50 сотрудников.

Загрузка файла. Вы ​​скомпилируете имя, SSN или ITIN, отработанное время и заработную плату каждого сотрудника в один файл CSV (например, электронную таблицу Excel). Загрузите спецификации файла CSV и инструкции по его созданию, а затем протестируйте его на нашей странице тестирования.

Скачать файл в формате CSV

______________________________________________________________________________________________________________________________

Чтобы отправлять отчеты, войдите в свою учетную запись оплачиваемого отпуска.На главной странице работодателя нажмите «Отчет о заработной плате» в строке меню и выберите «Отправить квартальную заработную плату».

На всех экранах отчетов есть полоса в верхней части страницы, которая показывает, где вы находитесь в процессе.

Выберите метод подачи

  1. В разделе «Отчетный период» используйте раскрывающиеся меню, чтобы выбрать квартал и год, за которые вы составляете отчет.
  2. В разделе «Методы регистрации» выберите метод, который вы собираетесь использовать.

Предоставьте подробную информацию о заработной плате: ввод вручную

  1. Если вы выберете «Ввод вручную», вы увидите новый раздел под названием «Подробные записи о заработной плате».Обязательные поля отмечены красной звездочкой. Вы можете щелкнуть синий значок «i» рядом с любым полем, чтобы получить дополнительную информацию о том, что следует ввести. Введите необходимую информацию для вашего первого сотрудника и нажмите «Сохранить».
  2. Продолжайте вводить каждого сотрудника, всего до 50, в разделе «Подробные записи о заработной плате», нажимая «Сохранить» после каждой записи.
  3. Вся информация о сотрудниках будет указана в таблице под кнопками «Очистить» и «Сохранить». Если вам нужно отредактировать или удалить запись о сотруднике, вы можете сделать это, выбрав синюю ссылку «Изменить» или «Удалить» в правых столбцах таблицы.
  4. Когда вы закончите ввод всех сотрудников и проверите сводную таблицу на предмет точности, нажмите «Далее».
  5. В разделе «Сводка подробного отчета о занятости и заработной плате» введите общую сумму удержанных премий для всех сотрудников в поле «Общие удержанные премии сотрудникам».
  6. Прочтите «Сертификат о занятости и заработной плате», установите флажок рядом с заявлением о сертификации и нажмите «Отправить».

Предоставьте сведения о заработной плате: загрузка файла

  1. Если вы выберете «Загрузить файл», вы увидите новый раздел под названием «Формат файла».Установите переключатель рядом с надписью «С разделителями».
  2. В разделе «Выбрать файл» нажмите «Обзор», затем найдите и выберите файл отчета о заработной плате на своем компьютере.
  3. После выбора файла введите общую сумму удержанных страховых взносов для всех сотрудников в разделе «Удержание страховых взносов», затем нажмите «Далее», чтобы отправить отчет.

Подтверждение подачи

  1. Запишите номер подтверждения для своих записей и нажмите «Домой».

После того, как вы отправите отчет, вы можете проверить его статус, выбрав «История представления заработной платы» в пункте меню «Отчетность по заработной плате».

На странице «История представления заработной платы» каждый из ваших отчетов будет указан в таблице, где вы можете увидеть дату представления, тип представления, год, квартал и статус, а также другие детали. В разделе «Статус» есть два или три возможных варианта. В зависимости от количества работодателей, отправляющих отчеты в любой момент, может потребоваться некоторое время, чтобы статус вашего отчета изменился.

  • Отправлено: Отчет был успешно отправлен, и система его обрабатывает.
  • Отклонено: Система попыталась принять файл, но обнаружила ошибку. Вам нужно будет загрузить отчет об ошибках, щелкнув синюю ссылку в столбце «Запись ошибок», исправить свой отчет и снова загрузить. (Этот статус применяется к отчетам, отправленным только путем загрузки файлов). Узнайте больше о типичных ошибках отчетов и способах их исправления.
  • Обработано: Отчет был успешно отправлен, и система завершила его обработку.
наверх

Отпуск по болезни для сотрудников университета

Информация о политике

Номер полиса: 09.06
Дата выдачи: 01.07.2006

Ссылки по теме

Заявление о политике

Duke предоставляет сотрудникам университета, отвечающим критериям, начисление до 12 дней по болезни в год с оплатой за личное заболевание или для ухода за больными ближайшими родственниками. Неиспользованный отпуск по болезни можно без ограничений накапливать для использования во время работы.При увольнении неиспользованный отпуск по болезни не возвращается. Однако неиспользованное время по болезни может предоставить дополнительный кредит в рамках пенсионного плана сотрудников для почасового персонала.

Сведения о политике

Руководящие принципы

Отпуск по болезни — это форма страхования, предназначенная для защиты от потери дохода в случае болезни или инвалидности сотрудника. Персонал может использовать отпуск по болезни, когда они больны и не могут работать, или когда им назначен медицинский прием. Персонал также может использовать отпуск по болезни в связи с инвалидностью, связанной с беременностью и / или родами, или для ухода за ближайшим членом семьи (т.е. супруг (а), однополый партнер, родитель или ребенок), который находится на иждивении сотрудника по уходу.

Рекомендации по отпускам по болезни см. В следующей таблице:

Тема Университет — Правила отпуска по болезни
Период ориентации и оценки
  • Персонал может использовать пособие по болезни после завершения 90-дневного периода ориентации и оценки.
Максимальное начисление
  • Не существует ограничений на общее количество дней по болезни, которые может накопить сотрудник с почасовой или ежемесячной оплатой.
Процесс уведомления
  • В каждом отделе есть набор процедур для предварительного уведомления / вызова в случае отсутствия по медицинским причинам.
  • Для того, чтобы правильно распланировать персонал, руководители должны встречаться с персоналом, чтобы обсудить планы на время, проведенное вне работы.
  • Персонал должен звонить каждый день, когда они отсутствуют, и информировать своего начальника, если только руководитель и сотрудник не приняли других мер.
  • Поскольку руководителям необходимо будет обсудить изменение рабочих назначений, сотрудник, не являющийся членом его / ее семьи, должен позвонить, когда он или она не будет работать, и поговорить непосредственно с руководителем или его или ее назначенным лицом.
Платеж
  • Чтобы получать пособие по болезни, у сотрудников должен быть остаток отпуска по болезни.
  • Персонал может запросить у своего начальника разрешение на использование отпуска или дополнительного отпуска по болезни, когда больничное время недоступно. Однако руководитель может решить не утверждать запрос сотрудника, поскольку выходные и праздничные дни должны быть запланированы и утверждены заранее.
Оплата по болезни выходящего на пенсию почасового персонала Сотрудники с почасовой оплатой, которые решат выйти на пенсию, будут иметь право на следующее:
  • При выходе на пенсию будет рассчитан общий накопленный банк неиспользованных часов работы по болезни.
  • Общая сумма неиспользованных часов работы по болезни будет использована для корректировки зачисленных лет службы сотрудника для расчета пенсионного плана.
  • Эта корректировка будет произведена путем пересчета общего количества неиспользованных часов работы по болезни и их преобразования в дополнительные зачетные единицы за выслугу лет, которые затем используются для расчета возможной пенсии сотрудника.
  • Точный метод расчета пенсионных пособий и преобразования неиспользованных часов оплаты по болезни в дополнительные суммы стажа работы будет регулироваться и определяться Пенсионным планом сотрудников (ERP).
Персонал с почасовой оплатой — Право на получение отпуска по болезни и начисление

Персоналу с почасовой оплатой следует обратиться к следующей таблице для получения дополнительной информации о больничных листах от Duke:

Статус работы с почасовой оплатой Право на участие: почасовая оплата Ожидаемое начисление: часы / период выплаты Ожидаемое максимальное начисление: часы и дни / год
Полная занятость: Работа по графику 80 часов каждые две недели Начинается с первого дня занятий. Персонал с почасовой оплатой зарабатывает 3,692 часа по болезни за каждый двухнедельный период оплаты, в течение которого они получают компенсацию за 80 часов. 96,0 часов / год 12 дней / год
Сокращенное расписание Персоналу, работающему по сокращенному графику работы продолжительностью не менее 20 часов, но менее 40 часов в неделю (или 80 часов за двухнедельный период оплаты), должен быть пропорционально установлен отпуск по болезни.
Неполный рабочий день Персонал, работающий менее 20 часов в неделю, не имеет права на отпуск по болезни.
Ежемесячный персонал — Право на отпуск по болезни и начисление

Персоналу с ежемесячной заработной платой следует обратиться к следующей таблице для получения дополнительной информации о больничных листах от Duke:

с ежемесячной заработной платой
Месячная заработная плата Статус работы Право на участие: Ожидаемое начисление: день / период выплаты Ожидаемое максимальное начисление: дней / год
Полная занятость: Работа по графику 80 часов каждые две недели Начинается с рабочего месяца. Один день / месяц 12 дней в году
Сокращенное расписание Персоналу, работающему по сокращенному графику работы продолжительностью не менее 20 часов, но менее 40 часов в неделю, предоставляется отпуск по болезни на пропорциональной основе.
Неполный рабочий день Персонал, работающий менее 20 часов в неделю, не имеет права на отпуск по болезни.

Все, что нужно знать об отпуске сотрудника

Заявки на отпуск сотрудника могут усложняться.А в свете COVID-19 для сотрудников открылось больше возможностей, когда дело доходит до оплачиваемого отпуска. Однако соблюдение правил отпуска может помочь вашему бизнесу в будущем справиться с проблемами несоблюдения.

Как правило, частная компания с более чем 50 сотрудниками и все государственные организации должны предоставлять неоплачиваемый отпуск в соответствии с Законом о семейных и медицинских отпусках (FMLA).

Хотя идеальным вариантом является наличие политики компании, федерального правительства или штата в отношении отпусков, подробно описанных в вашем справочнике для сотрудников, вам, возможно, придется время от времени пересматривать квалификацию.

Подпишитесь, чтобы получать своевременные новости о современных тенденциях на рабочем месте от наших отраслевых экспертов

Что такое отпуск?

В отличие от оплачиваемого свободного времени, которое включает отпуск и больничные, отпуск предоставляется сотрудникам, столкнувшимся с необычными обстоятельствами, такими как серьезная неотложная медицинская помощь или появление нового ребенка.

Отпуск может быть обязательным или добровольным, оплачиваемым или неоплачиваемым.Федеральное правительство и правительства штатов регулируют обязательные отпуска посредством Закона о семейных и медицинских отпусках, Закона об инвалидах США, а теперь и Закона о неотложных семейных и медицинских отпусках (EFMLA). Эти законы гарантируют, что вашему сотруднику будет обеспечена защита работы во время отпуска.

Существует множество причин, по которым работник может запросить отпуск в соответствии с законом FMLA. Сюда входят:

  • Рождение ребенка, усыновление или попечение в приемной семье
  • Тяжелое состояние здоровья
  • Уход за членом семьи
  • Военные причины

В то время как обязательные отпуска требуются по закону, добровольные неоплачиваемые отпуска полностью зависят от работодателя и не обеспечивают защиту рабочих мест для их сотрудников.Работодатели часто предоставляют добровольные отпуска при особых обстоятельствах, если сотрудник не имеет права на обязательный отпуск или уже исчерпал все свои больничные.

В то время как обязательные отпуска требуются по закону, добровольные неоплачиваемые отпуска полностью зависят от работодателя и не обеспечивают защиту рабочих мест для их сотрудников.

Сотрудник, запрашивающий отпуск по законам FMLA или EFMLA, не будет использовать свои больничные или выходные дни. Как правило, все PTO следует использовать до того, как сотрудник запросит неоплачиваемый отпуск в соответствии с FMLA.

Закон FMLA также не требует, чтобы работодатели платили своим работникам во время их отпуска, хотя они могут это делать.

Когда сотрудники могут брать отпуск по личным причинам?

Иногда сотруднику нужен отпуск, который не покрывается законом FMLA. Обычно они связаны с жизненными вехами, такими как брак, выпускной, похороны или неожиданное семейное происшествие. Тем не менее, некоторые сотрудники могут стремиться использовать личный отпуск для поездок, учебы или реализации увлеченного проекта.Поскольку эти ситуации подпадают под действие PTO или даже неоплачиваемого отпуска, работодатели имеют полное право решать, принимать ли запрос или нет.

При оценке запроса на отпуск по личным причинам, даже если он неоплачиваемый, важно учитывать преимущества, которые сотрудник может вернуть на работу из своего отпуска, а также стоимость их замены. Такие события, как свадьба и похороны, могут привести к уединению и сосредоточению вашего сотрудника, когда он вернется на работу, а увольнения, связанные с поездками или личными проектами, могут превратиться в новые навыки, которые ваш сотрудник может использовать на работе.

В целом, было бы лучше, если бы сотрудники использовали свои выходные дни или отпускные дни для таких мероприятий, если это возможно, вместо того, чтобы брать неоплачиваемый отпуск.

На какой срок можно взять отпуск?

Согласно EFMLA, сотрудники могут взять отпуск, чтобы вылечиться от COVID-19 или позаботиться о члене семьи, у которого есть вирус.

Согласно FMLA, ваши сотрудники могут взять отпуск до 12 недель в течение 12-месячного периода, если они уже отработали 1250 часов. Согласно EFMLA, ваш сотрудник должен проработать всего 30 дней, прежде чем получит право на участие в программе.

Согласно EFMLA, сотрудники могут взять отпуск, чтобы вылечиться от COVID-19 или позаботиться о члене семьи, у которого есть вирус. Если на вашего сотрудника не распространяются законы FMLA или EFMLA или он планирует взять отпуск по собственному желанию, время, в течение которого сотрудник может уйти, зависит от работодателя.

Как создать политику запроса отпуска?

Сотрудникам необходимо будет отправить форму от Министерства труда США своему работодателю, чтобы запросить отпуск по закону FMLA.После того, как сотрудник отправит свой официальный запрос, вы должны сохранить копию его письма в его личном деле, чтобы обеспечить соблюдение требований. Если они планируют подать запрос в соответствии с FMLA, в идеале сотрудники должны уведомить своих работодателей за 30 дней, если только причина их отпуска не была неожиданной.

Чтобы помочь сотрудникам правильно запросить отпуск, вы должны добавить свои правила в отношении отпусков в свой справочник сотрудника.

Совет для профессионалов: Zenefits предлагает комплексное решение для управления запросами на отпуск.Попробуйте Zenefits бесплатно.

Даже если ваш сотрудник не намерен брать отпуск по FMLA, он все равно должен уведомить вас об этом в письменной форме с помощью следующего письма:

  • Заявка на отпуск
  • Ожидаемая дата отъезда
  • Дата, когда они планируют вернуться
  • Предложение о помощи
  • Благодарю за внимание

После того, как сотрудник отправит официальный запрос, вы должны поместить копию его письма в его личное дело, чтобы обеспечить соблюдение требований.Если они планируют подать запрос в соответствии с FMLA, в идеале сотрудники должны уведомить своих работодателей за 30 дней, если только причина их отпуска не была неожиданной.

Закладка ( 1 )

Войдите, чтобы добавить закладку

Еще нет учетной записи? Зарегистрировать

Об авторе

Келси Банерджи

Келси Рэй Банерджи — внештатный писатель по финансам и бизнесу.

Похожие записи

Вам будет интересно

Кто может работать оценщиком недвижимости: Профессия оценщик: как стать, функции | зарплата и должностные обязанности оценщика

Программы для создания бизнес процессов: Page Not Found | Lucidchart

Добавить комментарий

Комментарий добавить легко