Изменения в штатное расписание и в организационную структуру, если меняется наименование должности и вводится новое структурное подразделение

В соответствии с абз. 3 ч. 2 ст. 57 Трудового кодекса РФ обязательным для включения в трудовой договор является условие о трудовой функции (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы).

Поэтому изменение наименования должности влечет за собой внесение изменений в штатное расписание и в трудовой договор.

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (далее — Указания), утвержденным Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление), штатное расписание (унифицированная форма N Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации.

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Согласно Указаниям штатное расписание утверждается приказом, подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Изменения в штатное расписание вносятся также в соответствии с приказом руководителя организации или уполномоченного им на это лица. С изменениями в штатном расписании необходимо ознакомить тех работников, которых это касается.

Что касается порядка внесения изменений, то возможно несколько вариантов действий. Если изменения носят единичный характер, целесообразнее издать приказ о внесении изменений в штатное расписание. В этом случае вносимые изменения можно зафиксировать в самом приказе, а в штатном расписании напротив исправленной позиции (в примечании) указать номер и дату приказа об изменении.

Если изменения коснулись не только наименования должности, но и структурных подразделений, целесообразнее издать новое штатное расписание.

Следует понимать отличие переименования от перевода на другую должность. При переводе на другую работу внутри одной организации происходит постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения. Переименование должности влечет за собой только изменение названия должности, но функция, закрепленная в трудовом договоре, не меняется.

Пунктом 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, предусмотрено, что изменения и дополнения, внесенные в штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа вносятся соответствующие изменения и дополнения.

Таким образом, при внесении изменений в штатное расписание необходимо внести соответствующие изменения и дополнения в трудовой договор, в трудовую книжку и личную карточку работника на основании приказа руководителя.

Вывод. Для того чтобы внести изменение в штатное расписание, нужно издать приказ о внесении изменений либо утвердить новое штатное расписание. Если должность, название которой меняется, не вакантна, то при изменении штатного расписания необходимо внести соответствующие изменения в трудовой договор, заключив дополнительное соглашение, в трудовую книжку, личную карточку работника на основании приказа руководителя.

 

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс

Вопрос: Каким образом вносятся изменения в штатное расписание и в организационную структуру, если меняется наименование должности («менеджер по работе с клиентами» на «специалист договорного отдела») и вводится новое структурное подразделение? (Консультация эксперта, 2010) {КонсультантПлюс}

Внесение изменений в штатное расписание

Изменение штатного расписания

Штатное расписание — официальный действующий документ фирмы, регламентирующий и утверждающий структуру, состав, число работников. Подробно описывает список всех структурных подразделений, функционирующие должности и специальности.

В документе прописана сумма заработной платы каждой единицы. Но иногда возникают моменты, требующие необходимость внесения изменений и поправок его содержания. Внесение изменений возможно двумя способами: вынесение приказа об изменении штатного расписания с абсолютно новым текстом и корректировка предыдущего приказа со всеми соответствующими изменениями и присвоением ему нового регистрационного номера.

Образец внесения изменений в штатное расписание

Внесение изменений в штатку возможно в результате возникновения следующих обстоятельств:

• 1.утверждение новых должностей и подразделений;
• 2.устранение существующей должности или подразделения;
• 3.сокращение численности организации;
• 4.изменение заработной платы;
• 5.переименование существующих должностей в новые;
• 6.реорганизация фирмы.

Этот перечень неисчерпывающий, это всего лишь наиболее распространенными причинами, влекущими изменение штатки.

Приказ подготавливается сотрудниками отдела кадров по распоряжению руководителя. В нем указывается дата внесения того или иного нововведения, название должностей (в случае переименования существующих или введение новой), фиксированная сумма размера заработной платы. Далее указывается причина введения изменений в существующий документ. В конце документа ставится подпись руководителя организации.

Приказ об изменении штатного расписания

При возникновении хотя бы одного из вышеописанного условия руководство принимает решение о корректировке документа. Для этого руководство подразделения пишет служебную записку содержание которой обосновано описывает причины необходимости корректирования текста штатного документа. После рассмотрения записки и согласования всех пунктов, указанных в ней руководитель предприятия издает в утвержденной форме приказ о внесении изменений в штатное.

В этом документе содержится список всех изменений. Текст его условно разделен на части: первая констатирует вносимые изменения, а вторая содержит распоряжение руководителя организации о введении его в действие.

Изменение должностей в штатном расписании

Когда у фирмы сложная структурная организация (во всех существующих подразделениях имеются должности с похожими названиями) возникает потребность внесения изменений в штатное расписание, связанных с изменением должностей.

В таком приказе важно указать подразделение и должности которые подвергаются переименованию. Все работники обязательно информируются о вносимых изменениях и вносятся соответствующие пометки в их трудовые.

Изменение размера оклада в штатном расписании

В случае когда оклад подвергается изменению, этот факт также подлежит внесению изменений.

Причинами для приказа об изменении штатного документа являются: доп соглашение к основному трудовому договору соответствующего работника, оклад которого повышается или понижается; утвержденный приказ руководства организации, в котором указано наименование должности, причины таких нововведений, и размер получаемого лицом оклада.

До работников, занимающих должности оклад которых изменен доводятся предстоящие изменения.

После информирования сотрудник знакомится с дополнительным соглашением, дает свое согласие на вносимые изменения подписью и только после соблюдения всех вышеописанных условий документ подлежит изменению.

Введение новой должности в штатном расписании

Еще одно самое популярное основание внесения изменений в штатное расписание — это введение новой должности в штат организации.

Руководство выносит решение о важности введения новых должностей (это может быть следствием изменения деятельности фирмы, которое требует деятельности квалифицированного специалиста, который будет заниматься функционированием новой отрасли производства.

После этого в действующую штатную документацию вносится изменение. В новом издании указывается название вводимой должности, должностные обязанности и размер получаемого оклада.

Внесение изменений в штатное расписание

Абсолютно в каждой организации процесс набора сотрудников осуществляется не по прихоти начальства, а в соответствии с главными документами, на основании которых компания функционирует. Одним из таких документов, безусловно, является штатное расписание, которое содержит в себе важные сведения о подразделениях данной компании, о количестве единиц сотрудников в каждом из них и т.д. Более того, штатное расписание включает в себя и данные об установленном окладе для каждого служащего.

В процессе функционирования предприятия у его руководителя может появиться необходимости во внесении в действующее штатное расписание определенных поправок. Это можно быть связано с самыми различными изменениями, например, с внедрением новых методов производства, с расширением компании, а также с иными обстоятельствами.

Сразу следует отметить, что редакция существующего штатного расписания представляет собой достаточно серьезную процедуру, к которой каждый директор должен относиться с максимальной ответственностью. Неверно составленное штатное расписание может быть признано недействительным уполномоченным органом. Кроме того, любая проверка трудовой инспекции непосредственно связана с внимательным изучением именно этого документа. Выявление там различных ошибок может являться полноценным основанием для последующего установления соответствующих мер ответственности в отношении работодателя.

Еще одним важным нюансом будет являться и тот факт, что обязанность по грамотному составлению штатного расписания, а также по надлежащему внесению поправок в него, возлагается не только на руководителя компании, но и на других лиц. В частности, в процедуре формирования данного документа всегда принимают участие начальники отдела кадров. Помимо этого, определенные сведения, включая, например, систему оплаты на конкретной должности, должны быть внесены туда главным бухгалтером. После указания в документе необходимой важной информации, абсолютно все лица, которые принимали в этом участие, должны поставить собственные подписи в положенном месте.

Порядок внесения изменений в штатное расписание

Процедура внесения необходимых изменений в действующее штатное расписание осуществляется на основании статьи 72 ТК РФ. Там сказано, что начальным этапом в этом процессе всегда должно являться издание соответствующего приказа. Решение может быть принято руководителем компании либо иным лицом, которое обладает всеми необходимыми полномочиями.

Дальнейший порядок процедуры внесения изменений во многом будет зависеть от непосредственных причин поправок. Например, если речь идет о смене организацией своего прежнего названия – о данном факте обязательно должны быть уведомлены все сотрудники данного учреждения. При этом следует учесть, что уведомления им нужно разослать заранее, не позднее, чем за два месяца до вступления всех изменений в свою законную силу.

Следующим этапом по внесению редакций в действующее штатное расписание, станет изготовление уполномоченными лицами необходимого пакета документов. Делать это нужно в соответствии с официальным перечнем, который устанавливается действующими законодательными нормами. Одним из таких документов будет являться служебная записка, которая будет содержать в себе информацию о необходимости внесения поправок. Тут же указываются и непосредственные причины появления подобной необходимости.

Например, такой причиной может являться увеличение объемов регулярно производимой продукции и постоянных заказов. Этот факт, в свою очередь, ведет к необходимости увеличения количества сотрудников на определенных должностях. Может быть и наоборот – причиной для внесения изменений будет являться резкое сокращение объема продаж. Это может привести к необходимости уменьшения текущего штата сотрудников. Вне зависимости от конкретных причин, главное – чтобы они были просто и понятно указаны в служебной записке.

Если речь идет о сокращении штата, работодателю нужно не забыть о дополнительных и важнейших аспектах данной процедуры. В частности, каждому из сокращаемых сотрудников необходимо выдать специальное уведомление. Кроме того, при наличии в данной организации других подходящих должностей, все они должны быть предложены служащим.

Более упрощенная процедура сокращения будет действовать в том случае, если должности, которые нужно убрать, являются вакантными. В такой ситуации работодатель может приступить к данному процессу сразу же, без выдержки двухмесячного срока.

Обоснование внесения изменений

Штатное расписание для каждой конкретной компании всегда составляется в индивидуальном порядке, с обязательным учетом объема регулярно выполняемых задач, а также иных дополнительных факторов. Однако, как показывает существующая практика, компанию, которая постоянно работает на основании одного и того же штатного расписания, можно встретить достаточно редко. Это вполне объяснимо, ведь с организацией могут происходить самые различные изменения, включая слияние с другими компаниями, изменения текущего направления деятельности и т.д. Помимо этого, причинами для появления необходимости внесения поправок могут выступать и различные денежные вопросы, например, увеличение окладов, изменения в тарифной сетке и иные события.

Если же говорить о главных основаниях осуществления всех этих изменений – таковыми всегда будут являться различные документы. Нередко это бумаги бухгалтерской отчетности – справки о доходах за последний временной период, подтверждение факта сокращения регулярной прибыли и т.д. Главное, чтобы это документальное основание было отмечено в самом штатном расписании. В противном случае, созданное расписание может быть признано полностью недействительным.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание

Решение о необходимости внесения изменений в существующее штатное расписание всегда должно приниматься руководителем компании либо иным лицом, у которого имеются все требуемые полномочия. В дальнейшем данное решение фиксируется в главном документе – соответствующем распоряжении начальства. Сразу следует отметить, что унифицированной формы такого приказа действующими законодательными нормами не предусмотрено. Следовательно, у руководителя имеется полноценное право на разработку собственного бланка, который потом может использоваться в компании, при возникновении подобной необходимости.

В созданном приказе должны содержаться следующая основная информация:

• дата, с которой все указанные изменения должны вступить в свою законную силу;
• ссылка на служебную записку либо иной документ, который является главным основанием для внесения соответствующих изменений в действующее расписание;
• основная суть вносимых изменений. Здесь следует подробно изложить информацию о том, в чем именно будут заключаться поправки, какие вопросы они затронут и т.д.;
• далее следует указать все новые данные, например, будущее количество штатных единиц и т.д.;
• если изменения были связаны с денежным вопросом, ответственному лицу необходимо будет указать новые размеры окладов для определенных должностей и иные сведения, которые также подверглись изменениям.

Если изменения заключаются, например, в сокращении штата, в приказе обязательно должна быть отражена информация о точном количестве удаленных должностей. Следует помнить, что в случае отсутствия в приказе важных сведений документ не будет обладать необходимой правовой силой.

Внесение изменений при изменении оклада

Процедура внесения поправок в существующее штатное расписание по причине изменения оклада должна осуществляться на основании действующих законодательных норм. Для того чтобы изменить ранее назначенную сотрудникам заработную плату, у уполномоченного лица должны иметься веские основания для подобных действий. К наиболее часто встречающимся из них можно отнести:

• изменение текущего уровня прожиточного минимума. Как известно, данная величина может подлежать пересмотру, на основании соответствующего решения Правительства РФ;
• проведение работодателем сокращения штата;
• внесение серьезных изменений в текущее кадровое устройство компании, которое неизбежно влечет за собой соответствующие поправки в текущих размерах оклада;
• проведение массовых ликвидаций повторяющихся позиций на производстве;
• введение специальной системы стимулирования сотрудников для достижения ими максимальных результатов во время исполнения профессиональных обязанностей;
• иные обстоятельства, которые будут оказывать прямое влияние на текущий размер оклада служащих.

Следует отметить, что процедура внесения необходимых изменений в штатное расписание может быть осуществлена одним из двух доступных способов:

1. Полное переделывание ранее существующего расписания. То есть при выборе данного способа работодатель практически изготавливает новый документ. Как правило, такой метод актуален в тех случаях, при которых количество требуемых изменений действительно высоко. В данной ситуации, прежний документ остается под старым номером и продолжает свое полноценное действие.
2. Вынесение руководителем распоряжения и внесение необходимых поправок. Данный способ подразумевает, что прежнее расписание продолжит свое действие с незначительными изменениями. Такой метод удобно применять в тех случаях, когда уполномоченному лицу нужно внести лишь небольшое число поправок.

    

Внесение изменений при изменении должностей

Для изменения должности, как и для внесения иных поправок, требуется наличие письменного обоснования. В этом обосновании указываются непосредственные причины принятия такого решения.

Еще одним важным нюансом, на который нужно обратить особое внимание, будет являться и предварительное уведомление сотрудника, занимающего данную должность. Уведомление следует оформить в письменном виде, с обязательным указанием там всех основных сведений, включая причину внесения поправок. При этом необходимо помнить и об установленных временных требованиях. Так, уведомление должно быть передано сотруднику не позднее, чем за два календарных месяца до момента вступления всех изменений в свою законную силу.

В том случае, если служащий полностью согласен с будущими изменениями, к его действующему трудовому договору работодатель составляет дополнительное соглашение. В нем прописывается непосредственная причина составления данного документа, а также указываются иные важные сведения.

Уведомление о внесении изменений

Уведомление о внесении изменений в текущее штатное расписание является важным документом, который должен быть выдан каждому сотруднику. Если говорить об основных правилах его составления – он может быть сформирован работодателем в свободном порядке. Как правило, весь необходимый текст помещается на фирменный бланк организации.

Помимо этого, уведомление обязательно должно включать в себя следующие важные сведения:

• данные о сотруднике, которому оно направляется – его имя, должность, наименование структурного подразделения, табельный номер и т.д.;
• основная информация о причинах составления данного уведомления, включая ссылки на соответствующие статьи ТК РФ, а также иные нормативно-правовые акты;
• точная дата, в которую все изменения, указанные в данном уведомлении, вступят в свою законную силу.

После ознакомления с данным документом и в случае отсутствия каких-либо возражений у служащего, он должен подтвердить факт согласия личной подписью в положенном месте. В ситуации, когда сотрудник отказывается подписывать документ, работодатель должен зафиксировать этот факт в специальном акте, которые составляется в присутствии трех свидетелей.

Правила написания приказа о внесении изменений в штатное расписание

Утверждение основного организационного порядка может быть подвержено соответствующим поправкам, если это необходимо для нужды самой организации. Внесение каких-либо дополнений в уже составленный бланк может предусматриваться случаями, описанными в трудовом законодательстве, а также по инициативе самого руководителя. При этом в каждом случае должен соблюдаться императивный порядок, в соответствии с которым должны оформляться поправки (ст. 57-я ТК РФ).

Правила написания приказа о внесении изменений в штатное расписание

Если речь идет о частичном дополнении, то основная часть действующей формы не затрагивается. Утверждается она на текущий год, поэтому в таких случаях целесообразно использовать дополнительные унифицированные документы.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Оформление изменений в штатном расписании, составляемые на втором дополнительном бланке, начинается с указания обстоятельств, которыми вызваны подобные решения ответственного лица. После этого прежние нормы указываются как недействующее, а в дополнительном бланке дается ссылка на новые положения. Если уполномоченное лицо не имеет право проставления подписи, то уже готовые документы оно передает на подпись условному руководителю организации.

Кто может вносить изменения в штатное расписание?

Сделать это может как руководитель организации, так и любое уполномоченное лицо, являющееся сотрудником данного учреждения. Но в любом случае издавать должный приказ о внесении поправок должен только работодатель. Заполнение же самой формы может быть возложено на работника.

В какой срок вносятся изменения в штатное расписание?

Императивных сроков для обязательного внесения дополнений — нет. Но после их конечного отражения приказ должен быть вынесен не позднее 3-х суток (ст. 57). В зависимости от оснований данный срок может быть увеличен, но не более чем на оду неделю.

Издание приказа является конечным действием для ввода поправок в силу. После этого руководитель должен представлять сотрудникам образец уведомления об изменении штатного расписания.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание — образец

Форма должна соответствовать методическим рекомендациям на этот счет, но бланк в каждом случае можно использовать отдельный для каждой организации. Вносить поправки допускается и по локальным правилам.

Скачать образец

Основания и варианты изменения штатного расписания

Такими основаниями могут являться:

• ввод новой должности;
• мероприятия по сокращению/увеличению текущего штата;
• переименование должности;
• увеличение/уменьшение окладной части;
• ликвидация штатной единицы;
• поправки в положения по региональному МРОТ.

Каждое из этих оснований обязательно прописывается в локальном приказе.

Изменение штатного расписания в связи с введением новой должности

Для этого достаточно в общий реестр должностей добавить еще одну штатную единицу, если ее деятельность никак не влияет на рабочие обязанности остальных сотрудников. Если влияние предусматривается, то на это в документе проставляется соответствующая ссылка с указанием уже недействующего положения. Первый вариант применяется на практике намного чаще.

В связи с сокращением штата

В этом случае из реестра должностей исключаются все сокращенные должности, которые будут здесь формально фигурировать до начала следующего года. Об их недействительности в документе проставляется соответствующая ссылка (печать). Одновременно они исключаются и из ведомственного табеля. На следующий год данные локальные формы составляются уже с их исключением (ст. 57).

В связи с переименованием должности

В служебном реестре напротив с искомой должностью проставляется печать о переименовании с указанием нового наименования. Бланк будет действовать до конца текущего года именно в этом виде. На следующий год в процессе утверждения расписания штатная единица указывается уже в новом наименовании без каких-либо ссылок.

В связи с изменением оклада

Если оклад увеличивается/уменьшается в отношении одного сотрудника, то здесь нужно действовать по аналогии с процедурой переименования — используется действующий бланк с проставлением ссылки о новой величине оклада. Если поправки касаются всего штата, то вносить их можно только после того, как будет издан соответствующий приказ об изменении штатного расписания в связи с увеличением МРОТ.

В связи с ликвидацией должности

Действие уполномоченного лица в этом случае будут аналогичны случаю сокращения сотрудника. Основная часть реестра не затрагивается, потому что на текущий год достаточно указания обстоятельств, свидетельствующих о ликвидации. С нового года реестр составляется уже без исключенной ранее должности.

Сколько раз в год можно вносить изменения в штатное расписание?

В диспозиции статьи 57-ой ТК РФ не обозначено каких-либо ограничений на этот счет. Соответственно, вносить поправки можно несколько раз за текущий год, предварительно издав приказ об их внесении. На следующий год реестр не должен содержать никаких дополнений по мере их внесения в соответствии с уже новыми потребностями организации.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Загрузка…

Приказ о корректировки штатного расписания. Приказ об утверждении штатного расписания: как правильно составить

Предприятие, чтобы адаптировать существующие нормы трудового законодательства к своим условиям работы, может разрабатывать собственные положения, которые должны закрепляться соответствующим образом. Это нужно, чтобы документ обрел юридическую силу. Среди подобных актов важное место отводится штатному расписанию. Для его утверждения используется такой документ, как приказ об утверждении штатного расписания.

Такой локально нормативный акт, как обязателен только в случаях, когда в компании используется наемный персонал.

ТК РФ требует, чтобы суммы, отраженные в трудовом контракте по оплате труда, соответствовали действующему на предприятии штатному расписанию.

Данный акт применяется также с целью планирования, так как его данные используются при составлении бюджета по расходам на зарплату в будущем. Он же обосновывает затраты на оплату труда в целях налогообложения.

Многие компетентные органы при проведении контрольных мероприятий в сфере труда, часто запрашивают именно этот документ. В его разработке участвуют разнообразные специалисты предприятия — кадровые работники, юристы, экономисты и т. д.

Росгосстатом специально для данного бланка разработана стандартизированная форма Т-3. Каждый субъект бизнеса может применять либо ее, либо разрабатывать на ее основе собственный документ.

Внимание! Когда с будущим работником составляется , размер оплаты труда по нему берется из соответствующей данной профессии графы штатного расписания.

В штатном расписании содержится не только информация о зарплате, но также данные о потребности предприятия в работниках по определенным профессиям.

Порядок утверждения штатного расписания

Штатное расписание вводится, в основном, на календарный год, но на малых предприятиях его действие может быть больше этого периода.

Составленный шаблон документа при наличии на предприятии органов профсоюза, необходимо отправить им на согласование. Только после этого можно приступать к процедуре утверждения данного локального акта.

Чаще всего для этого используется распоряжение руководителя, которое составляется на фирменном бланке в свободной форме. Приказ может формироваться кадровой службой или отделом делопроизводства. После этого он передается для подписания руководству. Штатное расписание, для утверждения которого подготавливается в этом случае приказ директора, идет к нему приложением.

На штатном расписание после издания распоряжения, нужно проставить специальный гриф «Утверждено», а также отразить реквизиты соответствующего приказа.

Штатное расписание как локальный документ по регулированию трудовых отношений на предприятии подлежит обязательному ознакомлению.

Процедуру ознакомления работников можно провести путем составления на каждого лица ознакомительного листа, либо оформления специального журнала. Кроме этого, его копия должна быть доступна для прочтения каждому сотруднику.

Важно! При вводе в действие новой версии штатного расписания нужно не забыть старое признать утратившим свое действие. Это можно сделать в приказе, которым выполняется утверждение локального норматива.

Образец приказа об утверждении штатного расписания на 2017 год

На 2017 год образец скачать бесплатно в формате Word.

Как правильно составить приказ об утверждении в организации штатного расписания

Приказ об утверждении нового штатного расписания не наделен специальной формой. Его удобнее оформлять на фирменном бланке, где уже проставлены название компании, ее номера ИНН и ОГРН, адрес, банковские реквизиты и т. д.

Ниже посередине проставляется название документа – «Приказ», после чего записывается его порядковый номер. Под ним этот документ нужно будет далее зарегистрировать в журнале учета приказов.

В следующей строке проставляется название издаваемого документа – «Об утверждении штатного расписания».

Затем необходимо в середине строки записать слово «Приказываю», после чего изложить содержание приказа по пунктам:

• Произвести утверждение штатного расписания в компании. В этом пункте нужно обязательно проставить какое число штатных единиц предусматривает данный документ, а также общий месячный фонд зарплаты.
• Произвести ввод штатки в действие с указанием точной даты. Если дата не будет задана, то считается, что документ начнет действовать с момента издания этого распоряжения.
• Если это необходимо, то старое штатное расписание нужно объявить утратившим действие.
• Определить ответственное лицо, на которое будет возлагаться контроль по исполнению принятого документа. Как правило, когда в компании работают главный бухгалтер и специалист-кадровик, то обязанность возлагается на них.
• Определить ответственное лицо, которое будет производить ознакомление работающего персонала с новым документом.

Затем в приказ включается информация о приложениях к документу. Обычно, им выступает штатное расписание, которого нужно указать реквизиты.

Заключительным этапом на приказе проставляются подписи ответственных лиц, которые были упомянуты в тексте. Кроме этого, они также должны указать свою должность, Ф.И.О. и записать дату, когда они произвели ознакомление с документом.

Как вносятся изменение в штатное расписание

В процессе осуществления деятельности может возникнуть необходимость внести коррективы в действующее штатное расписание. Они разделяются на значительные и нет. В первом случае количество изменений настолько велико, что необходимо оформить новое штатное расписание. Во втором случае внести изменения можно при помощи приказа, изданного руководителем.

Как правило, внесение изменений может происходить по следующим причинам:

• Появляется новая должность;
• Изменение названия должности;
• Сокращение размера штата;
• Изменение размера окладной части или ставки по тарифу;
• Ликвидация пустых должностей.

Подготовкой изменений обычно занимается кадровый специалист. На небольших предприятиях эта работа может быть возложена на бухгалтера.

Внимание! Если процесс внесения изменений происходит путем создания нового штатного расписания, процесс его утверждения аналогичен первичному документу.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

1393

• Темы:
• Штатное расписание
• Кадровые документы

Работник выполняет свою функцию за плату в соответствии со штатным расписанием. Чтобы его утвердить, нужен образец приказа об утверждении штатного расписания.

Штатное расписание является одним из обязательных кадровых документов, который должен быть у каждой компании. Расскажем, какую информацию нужно включить в «штатку» и как его утвердить. Также приведем образец приказа об утверждении штатного расписания.

Штатное расписание надо утвердить приказом

Для утверждения штатного расписания создается соответствующий приказ. Образец приказа об утверждении штатного расписания представлен ниже.

Этот приказ обязательно подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо.

Приказ составляется на бланке организации и должен сразу начинаться со слов «ПРИКАЗЫВАЮ». Поскольку дополнительных пояснений для введения в действие штатного расписания не требуется.

Предусматривает проставление в специальной графе номера и даты приказа о его утверждении (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1). Ставить печать компании на штатном расписании не требуется, а вот ознакомить сотрудников – следует. Но только в том случае, если такая обязанность работодателя прописана в коллективном договоре (абз. 8 письма Роструда от 15.05.14 № ПГ/4653-6-1).

Какие сведения содержит штатное расписание

Как составить образец приказа об утверждении штатного расписания, рассказали. Теперь напомним, какую информацию должна содержать «штатка».

В штатном расписании обычно описывают структуру компании. А именно: сколько и какие подразделения в нее входят, перечень должностей с указанием квалификации и оклада, доплат, надбавок (постановление от 05.01.04 №1).

Компания может разработать свою форму штатного расписания либо использовать унифицированную № Т-3. Подтверждает это и Роструд (письмо от 09.01.13 № 2-ТЗ).

Как составляется штатное расписание

Прежде чем взять образец приказа об утверждении штатного расписания, надо составить саму штатку. Здесь есть определенный порядок:

• сначала укажите наименование компании так, как оно прописано в учредительных документах, сокращенное название укажите в скобках;
• понадобится код ОКПО (8 цифр), возьмите его из письма, которое вам прислал орган статистики;
• надо присвоить номер этому документу, используя сквозную нумерацию;
• обязательно следует указать дату составления документа. Не путайте ее с периодом действия «штатки». Для этого есть специальное поле «На период»;
• в графе об утверждении документа пропишите реквизиты приказа, который утвердит штатное расписание.

Как указывать должность и трудовую функцию в штатном расписании

В форме «штатки» есть соответствующие строки, где надо прописать должность, профессию или специальность работника. Надо отметить, что трудовая функция работника определяется в соответствии с тем, как она прописана в штатном расписании (абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Получается, что работодатель вынужден конкретизировать ту работу, которую будет выполнять работник. Если этого не сделать, работодатель может получить риски в случае сокращения штата или численности.

Это интересно:

Штатное расписание – это документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности орга. низации.

Штатное расписание: разработка, утверждение, унифицированная форма

Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37, составление штатного расписания может быть вменено в обязанности экономиста по труду. Поскольку такая должность есть далеко не в каждой организации, то руководство компании самостоятельно решает вопрос, на кого возлагается эта работа. Если руководитель организации возлагает данную обязанность на работника, у которого она в трудовом договоре и (или) должностной инструкции не прописана, то такое лицо назначается посредством приказа по основной деятельности.

Примерная форма приказа о возложении на работника обязанностей по созданию проекта штатного расписания приведена ниже.

Утверждается штатное расписание приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

В данном приказе в отличие от типовой формы приказа по основной деятельности отсутствует констатирующая часть, и приказ может начинаться сразу со слов “ПРИКАЗЫВАЮ”, т. к. никаких дополнительных пояснений для введения в действие штатного расписания не требуется. Хотя можно указать причины (при их наличии), по которым происходит утверждение нового штатного расписания.

Форма приказа об утверждении штатного расписания дана ниже.

До апреля 2001 г. законодательство не устанавливало каких-либо требований к составлению штатного расписания. С введением Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (постановление Госкомстата России от 06.04.01 № 26) у работодателя появилась возможность использовать уже готовую форму штатного расписания – форму Т.3. В 2004 г. вышел в свет новый Альбом унифицированных форм, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1, в котором в форму Т.3 были внесены незначительные изменения. Фактически изменились подписи виз согласования в конце формы. Приведем пример заполнения штатного расписания.

Необходимо обратить внимание на то, что в трудовом договоре работника наименование должности должно соответствовать указанному в штатном расписании.

Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ (ст. 57 ТК РФ).

На данный момент существуют следующие справочники, которыми можно пользоваться при установлении профессии (должности) в штатном расписании:

– ЕТКС – Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих;
– Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих;
– ОКПДТР – Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

Внесение изменений в штатное расписание

Внести изменения в штатное расписание можно двумя путями.
Во-первых, можно изменить само штатное расписание. Новое штатное расписание за следующим регистрационным номером утверждается приказом по основной деятельности.

Во-вторых, как правило, когда изменения, вносимые в штатное расписание, не существенны, их можно оформить посредством приказа по основной деятельности.

В случае если изменения вносятся в штатное расписание посредством приказа, то заголовок приказа может быть следующим:

“О внесении изменений в штатное расписание”;
“Об изменении штатного расписания”;
“О частичном изменении штатного расписания”.

В качестве основания в приказе могут быть указаны следующие причины:

– совершенствование организационной структуры компании;
– проведение мероприятий, направленных на улучшение деятельности отдельных структурных подразделений;
– реорганизация компании;
– расширение или сокращение производственной основы компании;
– изменение законодательства; – оптимизация управленческой работы;
– планово-экономические расчеты отдела по работе с персоналом, устранение дублирования функций и т. д.

Форма приказа о внесении изменений в штатное расписание дана ниже.

Внесение изменений в документы сотрудников при изменении штатного расписания

Когда происходит изменение штатного расписания, необходимо правильно оценивать происходящие в связи с этим изменения.
Когда в действующее штатное расписание вносятся новые должности, исключаются старые, происходит изменение наименования должности, создаются новые отделы, то часто эти процессы затрагивают уже работающий персонал, и тогда необходимо вносить изменения и корректировки в кадровые документы сотрудников в зависимости от того, какие изменения вводятся. Это могут быть:

1) переименование должности;
2) перевод;
3) переименование отдела;
4) возложение дополнительных обязанностей;
5) изменение окладов.

Во всех этих случаях сотруднику кадровой службы необходимо производить разные процедуры оформления кадровых документов.

Рассмотрим все эти варианты отдельно.

Переименование должности имеет место, когда у сотрудника, работающего в данный момент времени и выполняющего определенные обязанности, не меняется ничего, что повлекло бы за собой изменение его трудовой функции или обычного распорядка рабочего дня. Однако необходимо помнить, что согласно ст. 57 ТК РФ наименование должности, специальности, профессии является существенным условием трудового договора. Статья 73 ТК РФ предусматривает, что по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, по инициативе работодателя допускается изменение определенных сторонами существенных условий трудового договора. Обязательное условие – в результате таких изменений трудовая функция работника должна остаться неизменной. Кроме того, ч. 2 ст. 73 ТК РФ устанавливает и специальный порядок таких изменений – работник должен быть предупрежден в письменной форме не позднее чем за 2 месяца до их введения.

Таким образом, в случае переименования должности, помимо внесения изменений в штатное расписание (путем издания приказа по основной деятельности), необходимо получить письменное согласие работника. Если работник не согласен – следует действовать в порядке, предусмотренном ст. 73 ТК РФ. После этого вносятся соответствующие корректировки в личную карточку Т-2 и трудовую книжку. Пример внесения записи дан ниже.

Согласно ст. 72 ТК РФ перевод – это изменение трудовой функции или существенных условий трудового договора, в частности места работы (с указанием структурного подразделения), если это указано в трудовом договоре, трудовой функции, прав и обязанностей работника, характеристик условий труда, льгот и компенсаций, режима труда и отдыха, условий оплаты труда.

Постоянный перевод по инициативе работодателя в той же организации допускается с письменного согласия работника. Первым документом при оформлении перевода должно быть предложение о переводе, затем – письменно оформленные изменения к трудовому договору, подписанные работником и работодателем. После этого издается приказ о переводе (унифицированная форма Т-5), основанием для которого является изменение к трудовому договору. После этого вносятся изменения в трудовую книжку и личную карточку Т-2.

Ниже представлена схема оформления документов при переводе сотрудника и схема внесения изменений (дополнений) в трудовой договор.

В том случае, если наименование структурного подразделения указано в трудовом договоре работника, то его переименование (изменение наименования, например вместо “отдел маркетинга” – “отдел маркетинговых исследований”) при отсутствии изменения в трудовой функции работника или иных существенных условий труда осуществляется так же, как и изменение в наименовании должности работника (т. е. при выполнении требований ст. 73 ТК РФ).

Изменение окладов

Когда в штатном расписании изменяются оклады, необходимо внести изменения в следующие документы сотрудника:

1. Трудовой договор. Так как согласно ст. 57 ТК РФ существенными условиями трудового договора являются условия оплаты труда (в т. ч. размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты), то при изменении ставки оклада необходимо оформить изменения к трудовому договору (см. пример выше).
2. Личную карточку Т-2 (разд. 3) (пример дан ниже).

Нормативная база

Трудовой кодекс Российской Федерации, ст. 57, 72, 73

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37 (с изм. и доп.)

Рекомендации по составлению штатного расписания

Предприятие самостоятельно определяет свою организационную структуру, устанавливает численность работников, штатное расписание (ч. 3 ст. 64 ХКУ).

Штатное расписание — это документ, устанавливающий для данного предприятия, учреждения, организации структуру, штаты и должностные оклады работников. В штатном расписании содержатся названия должностей, численность персонала и оклады по каждой должности. Принятие, утверждение руководителем предприятия штатного расписания проводится путем издания специального локального нормативного акта (приказа), который будет определять количество работников каждой профессии с распределением штатных единиц по структурным подразделениям предприятия.

Разработка штатного расписания должна осуществляться на основе внутренних организационно-нормативных документов (действующей структуры и численности, положения по оплате труда) и с учетом требований нормативно-правовых актов, в частности, Классификатора профессий ДК 003-2010 (названия должностей и профессий должны соответствовать названиям в таком Классификаторе).

Период действия штатного расписания можно не указывать. Если не указать период его действия, то можно применять его на протяжении всей деятельности предприятия до внесения в него изменений и дополнений.

Ограничения в отношении срока утверждения штатного расписания есть только для бюджетных учреждений — они утверждают свои штатные расписания в месячный срок с начала года (согласно абзацу 1 п. 45 постановления КМУ от 28.02.2002 p. № 228).

Другие (небюджетные) работодатели пересматривают и утверждают штатные расписания при необходимости.

Штатное расписание утверждается приказом руководителя предприятия, который составляют в произвольной форме. Главное, что должно быть указано в приказе, — это дата, с которой предусмотрено введение в действие штатного расписания. Она может отличаться от даты издания приказа или совпадать с ней. «Задним числом» ввести в действие штатное расписание нельзя — это единственное ограничение.

Первый экземпляр утвержденного штатного расписания остается в кaнцелярии, а копии направляются в отдел кадров для набора работников и составления отчетов, и в бухгалтерию — для начисления зарплаты.

В течение года в штатное расписание могут быть внесены изменения в случае введения (выведения) штатных единиц, изменений размера должностных окладов, а также изменений существенных условий труда (названий должностей, разрядов, категорий и т.д.).

Если в штатном расписании отсутствуют вакантные должности, то работодатель не может принять на работу новых сотрудников.

Изменения в штатное расписание вносятся на основании приказа по предприятию, в котором должны быть освещены причины внесения этих изменений.

Практикуют два способа внесения изменений в штатное расписание:

1) издать приказ о внесении изменений в штатное расписание, перечислив изменения в тексте этого приказа;

2) утвердить приказом новое штатное расписание.

Приказ о внесении изменений составляют в произвольной форме. В нем указывают основания изменений и конкретную дату, с которой изменения вступают в силу.

Основаниями для внесения изменений в штатное расписание в этом приказе могут быть, например:

1) оптимизация организационной структуры предприятия;

2) реорганизация предприятия;

3) изменение объемов деятельности;

4) проведение мероприятий, направленных на улучшение деятельности предприятия или его подразделений.

Увольнение работника, кроме сокращения штата, например, в связи с изменением объемов деятельности, не является основанием для удаления из штатного расписания должности, которую занимал этот работник.

Количество и периодичность изменений штатного расписания в течение текущего года не ограничено.

Соответствующие рекомендации предоставило Управление Гоструда в Хмельницкой области, которое приводит образцы указанных документов.

 

 

 

 

Когда необходимо вносить изменения (дополнения) в штатное расписание и как их оформлять

Внесение изменений или дополнений в штатное расписание, как правило, обусловливается изменением размеров оплаты труда работников, необходимостью дополнения штатного расписания новыми должностями (профессиями) или исключением ненужных вакансий, перераспределением обязанностей, структурными изменениями.

Важно помнить, что если изменения и дополнения, которые предстоит внести в штатное расписание, связаны с изменением существенных условий труда работников, то необходимо соблюдать требования ст. 32 Трудового кодекса Республики Беларусь.

 

Обратите внимание! Изменения (дополнения) в штатное расписание должны вноситься одновременно или до наступления обстоятельств, являющихся основанием для таких изменений.

 

Например, приказ о приеме на работу на новую должность, которой ранее не было в штатном расписании, может быть издан после или в один день с датой внесения в штатное расписание соответствующего дополнения.

Оформление изменений и дополнений в штатное расписание происходит в том же порядке, что и утверждение штатного расписания.

 

Обратите внимание! Штатное расписание как локальный нормативный правовой акт подлежит обязательному согласованию с юрисконсультом и должно им визироваться до представления на подпись директору.

 

Обязанность ежегодно утверждать новое штатное расписание законодательством не установлена. Руководитель решает этот вопрос с точки зрения целесообразности: если в течение года произошло большое количество изменений и дополнений, то для удобства в работе есть смысл утвердить новое штатное расписание.

Документ может утверждаться двумя способами: изданием распорядительного документа или должностным лицом. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу (п. 52 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего документ, включая видовое наименование организации, его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.

 

Григорий Батюлев, начальник службы экономической безопасности, правового и кадрового обеспечения ОАО «МИСОМ ОП»

Как мы должны сообщать о сложных кадровых изменениях?

Сотрудники и члены сообщества разочарованы недавними новостями о массовых увольнениях, увольнениях или сокращении заработной платы в больницах.

Многие задаются вопросом, почему медицинские работники не могут быть переведены на работу, чтобы заполнить пробелы в лечении COVID-19. Они опасаются, что больницы не будут готовы к ожидаемому всплеску случаев COVID-19 в конце этого месяца.

СМИ и общество не благосклонно отзываются о больницах, которые меняют штат сотрудников: люди критикуют больницы за то, что они, по-видимому, отдают предпочтение своей финансовой прибыли перед заботой о героях здравоохранения, которые рискуют своей жизнью, чтобы обеспечить пациентам безопасную помощь.

Вот что могут сделать руководители системы здравоохранения, чтобы очистить эти мутные воды.

1. Уточните, какие типы сотрудников затронуты, определите изменение и объясните, почему это лучший курс действий для ухода за пациентами и безопасности сотрудников. Ответственная прозрачность помогает общественному пониманию. Например, объясните, почему некоторых членов команды нельзя перераспределить. Что касается отпусков и сокращения заработной платы, дайте понять, что это временно.
2. Будьте уязвимы и сострадательны. Вы нелегко приняли это решение и изо всех сил пытались сделать это трудное решение. Людям нужно это слышать. Они также хотят знать, что вы поддерживаете сотрудников в это трудное время, поддерживая пособия для тех, кто был уволен, и помогая им подавать документы на пособие по безработице.
3. Ведите с лучшими намерениями, а не финансовым посланием. Пациенты и сотрудники должны знать, что вы заботитесь о них лично. Возможно, вы сокращаете зарплату всем, чтобы никого не уволить. Люди поймут эту приверженность команде.
4. Поделитесь своими краткосрочными и долгосрочными планами.Ваше сообщество должно знать, как вы готовитесь к предстоящему всплеску и как это кадровое изменение не отразится отрицательно на уходе после COVID-19.
5. Если возможно, расскажите, как ваши лидеры активно решают принимать удары. Критика вознаграждения руководителей усилилась на фоне новостей о кадровых изменениях. Если они не сокращаются, почему бы и нет? Компенсация руководителей системы здравоохранения обнародована в возрасте 990 лет. Не думайте, что их не заметят по другую сторону этой пандемии. И помимо риска плохой огласки, лидерам просто необходимо показать, как они защищают членов своей команды, изменяя размер своей компенсации.

Вывод: Организации, демонстрирующие свою приверженность сотрудникам и, соответственно, заботу о пациентах, завоюют лояльность сотрудников и пациентов. Те, кто этого не сделает, получат вопросы об их культуре и приверженности своей миссии и пострадают от репутационного удара, от которого они, возможно, никогда не оправятся полностью. Когда пандемия закончится и вам потребуется пополнить штат, вернутся ли к вам ваши сотрудники? Или они поедут куда-нибудь?

Как сообщить об изменениях на рабочем месте за 8 шагов

Если есть что-то, что мы все знаем наверняка, так это то, что изменения постоянны.Слияния и поглощения, замедление роста, смена руководства и обновление политики в масштабах всей компании — какие бы изменения ни были, вы можете держать пари, что они повлияют на ваших сотрудников.

В последние годы мы наблюдали, как гигантские организации перемещаются по водам управления изменениями на мировой арене. Независимо от того, видим мы это или нет, компании, сообщающие об изменениях публично, также часто сообщают об этом внутри — и это может быть непросто при любом размере.

Изменить не всегда легко, но вовлечение сотрудников, информирование и расширение их возможностей на протяжении всего процесса имеет большое значение как для опыта сотрудников, так и для результатов изменений.По оценкам исследования McKinsey, 70% программ изменений не достигают своих целей, в основном из-за сопротивления сотрудников.

Нужна помощь в создании коммуникаций, которые успокаивают расшатанные нервы сотрудников во время перемен? Эти передовые методы информирования об изменениях на рабочем месте направят вас на путь плавных переходов.

8 методов и приемов сообщения об изменениях:

1. Будьте ясны и честны, сообщая об изменениях сотрудникам

Любой оборот, приукрашивание или жаргон будет выглядеть как попытка что-то скрыть.Вы завоюете доверие сотрудников, если будете использовать простой и понятный язык и абсолютно честно сказать, что меняется и почему. Не разговаривайте с сотрудниками свысока — это только заставляет их чувствовать себя обиженными и недооцененными. Некоторые компании ошибаются, полагая, что их сотрудники «не могут сказать правду», но люди хорошо реагируют на уважительное и честное общение. Сотрудники объединенных компаний понимают, почему изменения вносятся реже, чем в несоединенных компаниях. При перемешивании слишком легко забыть, что сотрудникам нужны основы: что и зачем.

2. Будьте осторожны при сообщении об организационных изменениях

Беспокойство вызывают не только публичные мероприятия: кадровые изменения часто находят отклик у сотрудников. Внезапно компания обезопасила свое здоровье, и, возможно, это сказывается на их больном ребенке. Или компания может внедрять программу оздоровления, основанную на результатах, заставляя сотрудников менять образ жизни, а не побуждая их сосредоточиться на том, что для них наиболее важно. Принимайте эти опасения во внимание при принятии решения о том, как сообщить об изменениях на рабочем месте — и сразу же признайте их. Иногда людям просто нужно чувствовать себя услышанными — во времена, когда доверие подорвано, сочувствие и понимание — это первые шаги к восстановлению.

3. Расскажите сотрудникам, что им выгодно.

Это вековое маркетинговое кредо: что мне от этого? Мы все стремимся к №1, поэтому рекламировать «хорошее корпоративное гражданство» как причину изменений — пустая трата времени. Объясните преимущества изменения и чего могут ожидать сотрудники. Да, все будет иначе. Признайте это. Да, всем может не понравиться то, что меняется.Признайте это тоже. Но, как правило, есть и положительный момент, так что опишите и это.

Если нет потенциала роста, так и скажите. Признайтесь, что происходит … ну, отстой, и поговорите о том, что вы сделаете, чтобы изменения были как можно более плавными. Затем поблагодарите сотрудников за терпение, сотрудничество и поддержку в течение всей смены.

4. Устанавливайте ожидания с помощью коммуникации управления изменениями

Сотрудники чувствуют себя увереннее и быстрее переходят на работу, когда вы четко представляете, что именно и когда произойдет. Если вам нужно использовать пошаговый список, сделайте это. Если ваши сотрудники хорошо реагируют на графику, используйте их. Просто убедитесь, что вы сформулировали ожидания, объясняя процесс, чтобы люди могли ясно видеть дорогу впереди.

5. Сообщите сотрудникам, что им нужно делать

Термин «призыв к действию» так часто используется не зря. Очень важно указать, что и когда нужно сделать. Это то, что люди ищут в конце общения, поэтому используйте маркированные списки, жирный шрифт, ссылки на веб-сайты и т. Д.чтобы выделить необходимое действие. Даже если для ваших сотрудников нет важного следующего шага, сделайте его. Убедитесь, что все чувствуют себя вовлеченными, и они присоединятся к вам во время изменения или перехода.

6. Каскадирование сообщений руководства об изменениях

Сообщения об изменениях обычно лучше всего доставлять сверху. Разработайте стратегию каскадного обмена сообщениями, которая начинается с вашего генерального директора или старшего вице-президента, а затем поощряет директоров и менеджеров более подробно обсудить изменение со своими командами. Обязательно используйте различные средства массовой информации: электронную почту, общие собрания, приложения для корпоративных коммуникаций, домашнюю рассылку (особенно, если затронуты члены семьи) и FAQ для мельчайших подробностей. А также не забывайте участвовать в прямой беседе — создавайте возможности для сотрудников доставлять сообщения или задавать вопросы в частном порядке. Сделайте это темой для руководителей один на один. Просто убедитесь, что люди чувствуют, что могут задавать сложные личные вопросы.

7. Настроить связь управления изменениями

Тщательно подумайте, затронут ли изменение конкретную аудиторию.Например, в связи с изменениями в системе здравоохранения вы можете захотеть наладить общение с семьями или людьми с хроническими заболеваниями. Когда изменение происходит изолированно в отделе или учреждении, широко сообщайте о нем, но покажите сотрудникам, что они ближе к изменению, которое вы вкладываете в их опыт. Такой вид таргетинга гарантирует, что вы не перегружаете всю организацию поддержкой, которая действительно нужна только избранной группе.

8. Создайте двусторонние стратегии для сообщения об изменениях

Помните, что мы говорили выше — о сотрудниках, которые должны чувствовать себя услышанными? Создайте двусторонние каналы связи, где они могут задавать вопросы, выражать свои опасения и получать ответы.Выделенный псевдоним электронной почты — отличное начало, но ратуша (или серия статей) идет еще дальше. Это более личное и — если вы все сделаете правильно — кажется, что «мы все вместе». Позвольте сотрудникам задавать вопросы и обращайтесь ко всем им четко и честно . Если вы ничего не уберете из этого поста, запомните эти два слова о том, как сообщить об изменениях на рабочем месте.

Четкая и честная речь является ключом к общению с сотрудниками в любое время, но особенно в неопределенные, а иногда и тревожные времена перемен.

Как правильно вносить кадровые изменения

Вы знаете, что пора внести некоторые изменения в свой штат.

Вы давно думали об этом.

• Возможно, вы добавили в свой бизнес новые системы, которые сделали управление им более эффективным. Теперь, когда системы налажены, пришло время уволить некоторых сотрудников, потому что у вас их слишком много.
• Возможно, вы реорганизовали то, как вы управляете своим складом и управляете электрическими компонентами в нем, и вам необходимо перевести людей в новые роли на основе вашей обновленной операционной модели.
• Или вы работаете в растущей фирме, и пришло время добавлять людей в вашу команду для выполнения новых ролей.

Независимо от причины вашего организационного изменения, вы, вероятно, обеспокоены тем, как эти изменения могут повлиять на рабочий процесс — и денежный поток — вашего бизнеса по оказанию электрических услуг.

При тщательном планировании организационные изменения — даже крупные — не окажут негативного влияния на вашу компанию. Фактически, если все сделано правильно, изменения в вашей рабочей силе могут начать приносить прибыль в виде увеличения бизнеса с первого дня.

Ваша организация — это семья

Вы можете задаться вопросом, почему изменение в вашей фирме может показаться такой большой проблемой для ваших сотрудников. Причина в том, что большинство людей рассматривают свое рабочее место и своих коллег как второй дом и семью. Они построили близкие личные отношения со своими коллегами. И, вероятно, в их «рабочей семье» есть такой способ выполнения дел, иерархия и иерархия, с которыми они привыкли. (Эта статья из TINY News забавно и увлекательно объясняет динамику бизнес-семьи.)

Подобно семейным вопросам, проблемы, связанные с изменением рабочего места, могут быть связаны как с эмоциональными проблемами, так и с причинами или организационными. И вы должны быть готовы управлять не только практическими, но и эмоциональными аспектами процесса управления изменениями.

Вот как некоторые общие изменения могут быть восприняты работниками вашей фирмы как эмоционально, так и практически:

• Сокращение вашей рабочей силы
  • Эмоционально: Сотрудники будут скучать по коллегам, которые стали друзьями.
  • Практически: Они хотят знать, кто возьмет на себя обязанности уволенных работников.
• Привлечение новых сотрудников
  • Эмоционально: Ваши сотрудники задаются вопросом, что собой представляют «новые люди».
  • Практически: Они думают о том, как новые сотрудники вписываются в существующую организацию.
• Изменение обязанностей
  • Эмоционально: Сотрудники обеспокоены тем, что вы можете отдавать предпочтение одному работнику перед другим.
  • Практически: Они хотят знать, какими будут их конкретные новые обязанности и как это изменение повлияет на их повседневную жизнь.

Итак, что вы можете сделать, чтобы управлять как эмоциональными, так и практическими аспектами изменения рабочего места? Вот как можно начать.

Поставьте себя на место сотрудника

Согласно отчету The Houston Chronicle, первое, что вам следует сделать в начале процесса управления изменениями, — это понять, как ваши сотрудники отреагируют на это.Изменения могут повлиять на них четырьмя разными способами:

Психический стресс: Когда многие люди переживают перемены, они испытывают стресс. Страх перед неизвестностью, недостаток общения и предполагаемая несправедливость могут вызвать стресс у ваших сотрудников. Согласно отчету Центров по контролю за заболеваниями, стресс на рабочем месте может очень существенно повлиять на производительность. Ошибки могут увеличиваться, как и прогулы сотрудников — две вещи, которые могут повлиять на вашу прибыль, когда ваш бизнес претерпевает изменения.

Семейный стресс. Влияние изменения рабочего места не заканчивается на пороге вашей компании. Они также могут повлиять на домашнюю жизнь ваших сотрудников. Изменения в расписании или должностных обязанностях могут вызвать трудности с такими вещами, как обязанности по уходу за детьми, режим сна и необходимость выполнять работу по дому. Нарушения в семейной жизни могут повлиять на производительность сотрудников почти больше, чем любой другой фактор.

Утрата лояльности. Некоторые сотрудники рассматривают период организационных изменений как возможность «спрыгнуть с корабля» и искать возможности в другом месте.Те, кто остается в вашей компании — либо по собственному желанию, либо потому, что не могут найти работу в другом месте — могут чувствовать себя менее лояльными к вам и вашему электрическому бизнесу. Отсутствие лояльности может привести к снижению мотивации — худшему, что может случиться в то время, когда вам больше всего нужно, чтобы ваши сотрудники перешли на новые должности.

Увеличено время отсутствия на работе. Сотрудники, сталкивающиеся с переменами, часто делятся на два лагеря: те, кто решает их лоб в лоб и пытается извлечь из них максимум, и те, кто предпочитает избегать их.Сотрудники, которые любят перемены, могут стать огромным активом для вашей компании. Но «избегающие», вероятно, возьмут больше свободного времени, будут ходить на более длительные обеды и увеличивать перерывы. Опять же, эта форма более низкой производительности сотрудников сократит вашу прибыль в то время, когда вы меньше всего можете себе это позволить.

Гибкие сотрудники, которые могут быстро адаптироваться к изменениям, — ваши самые ценные активы в компании.

Поставить себя на место сотрудников — важный первый шаг на пути к эффективному управлению изменениями.

Вопросы, которые вы должны себе задать

Вам трудно понять своих сотрудников? Daptiv, компания, имеющая опыт управления организационными изменениями, предлагает задавать себе подобные вопросы, чтобы лучше понять, как ваши сотрудники будут реагировать на изменения:

Потребуется ли от ваших сотрудников приобретать новые навыки в соответствии с их новой ролью в вашей организации? Как эти новые навыки применимы к тому, что уже известно?

Почему это важно: Узнавать что-то новое вызывает у многих стресс. Чуткость к этому поможет облегчить изменения. Поддержите своих сотрудников, уделив время тому, чтобы связать то, чему им нужно научиться на новой работе, с тем, что они уже знают и делают хорошо.

Пример: Джон руководит горнодобывающим бизнесом в Нью-Мексико. Он решил, что эффективность его горнодобывающей деятельности повысится, если он сможет использовать своих дальнобойщиков для управления автопогрузчиками на своем складе, когда они не занимаются пикапами и доставками.

Водители не были уверены в использовании этого нового оборудования.Джон упростил переход, объяснив, что навыки вождения были основополагающим навыком для управления вилочными погрузчиками, а изучение дополнительных функций было бы относительно простым дополнением.

Будет ли это организационное изменение увеличит или уменьшит объем работы, выполняемой сотрудником? Будет ли это большим изменением?

Почему это важно: Слово «относительный» здесь является ключевым. Если вы найдете способ минимизировать размер изменений для ваших сотрудников или найти способы объяснить, как их новый мир будет сравниваться со старым, это поможет им более плавно перейти в вашу новую организационную структуру.

Пример: Минни управляет небольшим бизнесом, сдающим в аренду светильники, динамики и другое электрическое оборудование для концертных площадок. Во время кризиса она просила сотрудников работать в две смены, чтобы пережить кризис.

Минни смогла объяснить, что ограничивала длительные смены периодом кризиса, который продлится примерно две недели. Ее сотрудники были счастливы вмешаться, зная, что жизнь вернется в нормальное русло в ближайшее время.

Почему происходит это изменение?

Почему это важно: Люди от природы подозрительны.Если вы сможете объяснить причину изменений, люди будут чувствовать себя более комфортно.

Пример: Подрядная электрическая фирма Боба быстро растет. Когда он решил нанять новых сотрудников, слухи на его складе разошлись. Людей интересовало, как новые люди повлияют на бизнес.

Боб использовал часть собрания персонала, чтобы объяснить, почему он добавляет новых работников в свою команду. Он поделился прогнозами роста бизнеса и новой организационной структуры.Как только его сотрудники получили четкое представление о том, почему он вносит изменения и как это повлияет на них, они почувствовали себя более комфортно, и сплетни прекратились.

Каково общее влияние изменения?

Почему это важно: Текущее изменение является разовым, или это еще не все? Ваши сотрудники будут чувствовать себя более комфортно, если вы скажете им, что изменения конечны и ограничены. Бесконечные изменения могут привести к незащищенности сотрудников. (Если изменение носит неограниченный характер, вам все равно нужно быть честным и объяснить им это.)

Пример: В сфере оказания помощи в чрезвычайных ситуациях было много консолидаций. Чтобы оставаться конкурентоспособным с другими фирмами в Коннектикуте, компании в Хартфорде пришлось уволить нескольких рабочих. Через несколько недель после увольнений трое сотрудников покинули корабль и перешли на работу в другие предприятия по оказанию чрезвычайной помощи.

Владелец фирмы остановил отток и удержал других высокопоставленных сотрудников от увольнения, объяснив, что он не планирует никаких будущих увольнений.Он был очень конкретным и поделился статистикой и информацией о конкурентах, которые помогли его работникам чувствовать себя в большей безопасности на своей работе.

Как это повлияет на семьи?

Почему это важно: В то время как сотрудники рассматривают своих коллег как семью, их «настоящие» семьи занимают центральное место в их жизни. Организационные изменения, которые мешают им заниматься такими вещами, как забирать детей из школы или заботиться о стареющих родителях, оттолкнут их от «вашей» семьи.Проведите политику открытых дверей со своими сотрудниками, чтобы они чувствовали себя комфортно при обсуждении с вами семейных вопросов. И найдите время, чтобы помочь найти решения этих проблем.

Пример: У всех сотрудников Минни в фирме по аренде концертных площадок есть семьи, и Минни знала, что двойные смены повлияют на выполнение семейных обязанностей ее сотрудника. Когда она объявила о двойной смене, она дала понять, что любой может поговорить с ней в любое время о потребностях своей семьи, и она сделает все возможное, чтобы они могли проявлять гибкость, чтобы они могли заботиться о своих родителях и детях.

Действительно ли ваша компания предана своим сотрудникам?

Почему это важно: Если вам кажется, что вы готовы приложить не меньше усилий для организационных изменений, чем ваши сотрудники, они будут с вами надолго. И даже если вы хотите минимизировать влияние на вашу прибыль, у вас должна быть некая реалистичная «финансовая подушка» для поддержки ваших сотрудников.

Пример: Джон знал, что, когда он просил водителей его горнодобывающей компании взять на себя дополнительные обязанности, он знал, что необходим переходный период. В свои ежемесячные прогнозы он добавил время для тренировок и некоторую неэффективность. Его сотрудники оценили, что он дал им достаточно — без давления — времени, чтобы изучить свои новые обязанности.

Как только вы поймете мышление своего сотрудника и получите четкое представление о том, как изменения повлияют на него, самое время начать разговор.

Общайтесь. Общаться.

И снова общаемся.

Коммуникация — самая важная часть процесса управления изменениями.

Согласно отчету о сравнительном анализе передовой практики управления изменениями, в исследовании, в котором участвовали 288 компаний из 51 страны, большинство респондентов считают, что важно сообщать сотрудникам об изменениях не реже одного раза в неделю или чаще.

То же исследование также показало, что компании творчески подходят к тому, как они сообщают об изменениях. Этот список может помочь вам подумать о вариантах, которые могут быть эффективными для вашего бизнеса.

Коричневый ланч в пакетиках	Доска объявлений	Посты в кафетерии	Деревья связи
Буклеты	Информационные бюллетени	Демонстрации	Встречи
Электронная почта	Факсы	Фокус-группы	Вопрос и ответ
Заметки	Интранет	Листовки	Индивидуальные встречи
Плакаты	Презентации	Roadshows	Ратуши
Обучение	Видео	Голосовая почта	Мастерские

Хотя все эти методы могут быть эффективными для передачи сообщения, большинство респондентов считают, что личное общение является лучшим.

Еще одна вещь, которую следует учитывать, — это кто должен передавать эти сообщения. Разбивка по результатам исследования может помочь вам подумать, кто должен делать это для вашей фирмы.

Большинство компаний используют старшего руководителя, чтобы делать объявления о крупных организационных изменениях, и привлекают менеджеров и руководителей для поддержки этих сообщений и разъяснения их работникам в более личной форме.

Наконец, исходя из всего, что мы рассмотрели в предыдущих разделах, вот конкретные вещи, которые вы должны сообщить о своих организационных изменениях, чтобы они были плавными:

• Причина смены
• Каким будет рабочее место после перемен
• Что меняется, как это изменится и когда изменится
• Ожидание, что изменение произойдет, а не выбор
• Обновления статуса
• Влияние изменения на повседневную деятельность сотрудника
• Как изменение повлияет на безопасность работы
• Поведение и действия, ожидаемые от сотрудников
• Как получить помощь и ответы на вопросы.

Наконец

Самое важное, что вы можете сделать, чтобы ваши организационные изменения были успешными и не повлияли на вашу прибыль, — это всегда быть честными. Честность имеет решающее значение, и сотрудники всегда могут уловить отсутствие откровенности или полноты.

Честные, ясные, постоянные и хорошо продуманные коммуникации, ориентированные на ваших сотрудников и их проблемы, перенесут вас из того состояния, в котором находится ваша организация сегодня, туда, где вы хотите, чтобы она была в будущем.Это увеличит, а не уменьшит вашу прибыль.

Истинная причина, по которой сотрудники борются с переменами

Если ваша компания вносит изменения, вы, скорее всего, столкнетесь с сопротивлением, страхом и беспокойством со стороны сотрудников. Многим людям не нравятся перемены на рабочем месте, и для этого есть веская причина.

Многие люди высоко ценят стабильность, особенно когда дело касается их средств к существованию. К сожалению, из-за этого вашей организации может быть сложно внести необходимые изменения, при этом сохраняя свои лучшие таланты.Хорошая новость в том, что есть методы, которые вы можете использовать, чтобы управлять изменениями, сохраняя при этом удовлетворенность сотрудников. Вот несколько из них:

• Держите своих сотрудников в курсе. Перемены становятся гораздо более пугающими, если сотрудники не знают, чего ожидать, или чувствуют, что их оставили в неведении. Объясните своим сотрудникам, что меняется, почему происходят изменения и каковы сроки внесения изменений. Убедившись, что все знают, чего ожидать, вы можете развеять опасения даже самых обеспокоенных сотрудников и сделать так, чтобы всем было намного проще принять изменения.
• Нарисуйте картину того, какой будет жизнь после перемены. Сотрудники ценят стабильность и уверенность, и перемены меняют то, что, по их мнению, будет выполнять их роль. Поскольку людям нравится знать, чего ожидать, убедитесь, что ваши сотрудники знают как можно больше о том, какой будет жизнь после внедрения улучшений. Когда люди могут представить себе, что они будут делать, им не придется беспокоиться или бояться, смогут ли они добиться успеха в своей новой роли.
• Помогите сотрудникам понять, что у них еще есть роль. Одна из основных причин, почему люди не любят перемены и предпочитают стабильность на работе, заключается в том, что они опасаются, что потеряют средства к существованию, если ваша организация внесет изменения. Если сотрудники останутся на борту, заверьте их, что их работа не уйдет только из-за того, что происходят изменения.

Эффективно управляя изменениями, вы можете помочь сотрудникам, которые борются с изменениями, принять обновления и улучшения, которые делает ваша организация. Со всеми участниками изменения будут происходить намного проще, и ваши сотрудники — и ваша компания — смогут быть более инновационными, продолжая при этом процветать.

Чтобы узнать больше об управлении изменениями или помочь в создании сильной команды, которая привыкла бы к изменениям, обратитесь в High Profile. Мы помогаем компаниям найти квалифицированных сотрудников в Далласе, Форт-Уэрте и прилегающих районах, поэтому позвоните нам по телефону 972-991-7900 или свяжитесь с нами через Интернет сегодня.

Связанные

Реформа государственной кадровой модели в мире после COVID-19

Страхование по безработице и пособия по социальному обеспечению — это продукт Великой депрессии.Пандемия 2020 года также может стать для государственных органов стимулом к ​​тому, чтобы они смирились с новой экономикой и модернизировали свои модели найма и укомплектования персоналом.

Журнал

Forbes сообщает, что в результате пандемии COVID-19 примерно 2,7 миллиарда человек, или более четырех из пяти рабочих в мире, пострадали от карантина и мер по сохранению дома. Америка находится в процессе резкого скачка от исторически низкого уровня безработицы до максимумов эпохи депрессии.

Немногие, если какие-либо организации, частные или государственные, готовы отреагировать на глубину, серьезность и масштаб изменений, которые это натиск имеет и будет иметь в отношении кадрового обеспечения и работы на рабочих местах в будущем.Хотя американские правительства по праву считаются стабильными и устойчивыми, адаптация к изменениям обычно не рассматривается как одна из их сильных сторон. Эта отраслевая характеристика не всегда помогает нам, особенно когда мы переживаем бедствия и восстанавливаемся после них. Как настойчиво подчеркивал Джон Друкер: «Самая большая опасность во времена турбулентности — это не турбулентность, а действие в соответствии со вчерашней логикой».

Первоначальный анализ показывает, что доходы правительств штатов и местных органов власти снизятся на целых 25% в течение следующего года или дольше, поскольку американская экономика пытается восстановить свои позиции.До 80% бюджетов некоторых штатов и местных органов власти расходуется на персонал, поэтому предсказуемое снижение расходов на персонал снова станет основным направлением деятельности. Если история верна, правительства будут вводить мораторий на найм, вводить отпуска, сокращать сверхурочные и неполные часы и прибегать к увольнениям. Неблагоприятные воздействия будут особенно серьезными из-за жестких ограничений многих архаичных правил государственной службы и неустойчивых трудовых соглашений.

Большинство правительственных планов сокращения рабочих мест будет продиктовано правилами, которые отдают предпочтение трудовому стажу превыше всего.Исследования неоднократно показывают, что, когда трудовой стаж является основным или исключительным основанием для увольнений со стороны правительства, женщины и представители меньшинств страдают несоразмерно. И хотя старшие сотрудники обладают ценным опытом, им иногда не хватает энергии, оптимизма, современной образовательной базы, технических навыков и восприимчивости, чтобы изменить то, что более характерно для более молодых сотрудников. Когда эффективность сотрудников рассматривается в порядке увольнения, это обычно используется как фактор, определяющий трудовой стаж. Наконец, когда увольнения необходимы для облегчения бремени заработной платы, удержание старших сотрудников с самой высокой заработной платой противоречит интуиции.

Большинство правительственных моделей занятости основаны на полной занятости, не подвергающейся угрозе, в течение десятилетий карьеры с гарантированными рабочими правами, которые конкурируют с правами собственности. Эта модель больше не подходит для поколения X и поколения Y, которые сейчас преобладают в рабочей силе. Мы знаем, что предыдущие поколения характеризовались в основном своим упорным трудом и преданностью, тогда как представители поколения X и поколения Y ценят баланс между работой и личной жизнью, инновации и перемены. Они меняют работодателей и профессии гораздо чаще, чем предыдущие поколения, и по своему выбору.Не совсем отличительная черта большинства правительственных бюрократов.

Эрика Волини, руководитель отдела кадрового обеспечения Deloitte Consulting, отмечает: «Важнейшей целью восстановления должно стать повышение устойчивости персонала, отказ от жесткой рутины и структуры». Сейсмические изменения в правительственных учреждениях могут потребовать одобрения избирателей, законодательной реформы и модифицированных трудовых соглашений. Это будет непросто и быстро. Тем не менее, результатом будет более гибкая, гибкая и отзывчивая рабочая сила, состоящая из разнообразного набора сотрудников, работающих неполный и полный рабочий день, и независимых подрядчиков с частным, государственным, военным и некоммерческим опытом, знаниями и навыками.

Как изменились планы найма и кадры в ответ на COVID-19?

Пандемия COVID-19 вызвала беспорядки в нашей рабочей среде в последние недели и сильно повлияла на то, как компании набирают новые таланты. Работодателям и их отделам кадров пришлось использовать более инновационные методы для найма и адаптации новых сотрудников, одновременно обеспечивая поддержку своим сотрудникам при их переходе на удаленную работу.

Вот почему мы собрали группу старших экспертов по кадрам, финансам и операциям со всей корпоративной Америки, чтобы лучше понять, как повлияла деятельность по подбору персонала и какие проблемы представляет COVID-19, когда дело доходит до привлечения, адаптации и удержания талант.

Мы задали нашей группе 5 ключевых вопросов, связанных с воздействием COVID-19, и в ближайшие недели будем сериализировать эту сессию. Во втором видео наши участники показывают, что прием на работу продолжается даже в разгар пандемии. Чтобы узнать больше о горячих точках приема на работу и о том, как продолжается набор персонала в этих сложных условиях, посмотрите видео прямо сейчас:

Мы благодарим членов нашей экспертной группы за потраченное время и за открытый обмен мнениями:

Дженн Райан — старший вице-президент по операциям — Xometry

Дуглас Кригер — Директор по глобальным закупкам — Herbalife

Julie Bank — Старший вице-президент по персоналу — Brighton Health Plan Solutions

Джон Рорик — вице-президент по обслуживанию клиентов — AgileOne

Стив Лагнадо, финансовый директор — Insider Inc

Как пандемия повлияла на вас с точки зрения приема на работу и как она изменила фокус в будущем?

Когда разразилась пандемия, хозяйственная деятельность многих компаний пришла в упадок.Старший вице-президент по персоналу Brighton Health Plan Solutions, Julie Bank, рассказала нам о сложной фазе перехода от офиса к удаленной работе — то, к чему бизнес был не готов и обнаружил, что он должен был реализовать в чрезвычайно короткий промежуток времени. «Это был такой вихрь, но нас ударили очень рано … Мы позвонили, что собираемся закрыть офис, через несколько часов нас проинструктировали, что нам нужно закрыть офис», — вспоминает Джули.

«Нам пришлось развернуть офис, который не был настроен для виртуальной работы, чтобы стать виртуальной рабочей средой.Я говорю о звонках и претензиях сотрудников с двумя мониторами, вышек. Это была не та организация, которая была готова к виртуализации. Но мы сделали это. Благодаря нашей превосходной ИТ-команде и множеству — 48 часов — действительно долгих ночей, когда мы развертывали машины для отдельных лиц, к среде у нас появился офис из 40 человек. Нам позвонили в субботу, и к среде я всех подключил. К среде все работали удаленно, так что мы довольно быстро собрались вместе ».

В разгар всего хаоса, будучи вынужденной перейти на удаленную работу за такой короткий период времени, Джули настаивает на том, что работа на дому имеет свои преимущества.Она объясняет, что в ее компании теперь есть резервы многообещающих кандидатов в местах, откуда они обычно не набирались. Несмотря на то, что у них есть руководители, которые раньше были категорически против удаленной работы, осознание того, что удаленность позволит им подключиться к людям, обладающим компетенциями по всей стране, — это изменение, которое они готовы принять в будущем.

Как пандемия сказывается на -требовании навыков и способности найти идеального найма?

По мере того, как компании постепенно возобновляют свою деятельность по найму (для организаций, которые приостановили набор из-за пандемии), есть явные признаки того, что менеджеры по найму и рекрутеры будут искать разные наборы навыков и искать набор из гораздо более широкого круга кандидатов. поскольку местонахождение не имеет большого значения, когда вы нанимаете людей для работы виртуально.

Дженн Райан, старший вице-президент по операциям Xometry, объяснила, как их рекрутеры теперь больше сосредоточены на кандидатах с навыками, которые можно оптимизировать для удаленной работы. «Мы ищем людей шире. Нам нужны люди, которые могут определить, когда вы работаете удаленно, вы должны уметь определять потребность и двигаться к ней даже для отдельного сотрудника. Поэтому я думаю, что мы уделяем больше времени тому, как этот человек подходит к работе, а не изучению стандартного набора учетных данных. И мы действительно проводим более ситуативное интервью, чтобы найти это.”

Пандемия не только нарушает традиционные стратегии приема на работу, от собеседования до процесса адаптации, она также изменит сами вопросы, задаваемые во время собеседований. Согласно проектам Julie Bank, которые публикуют COVID-19, все больше кандидатов будут задавать рекрутерам вопросы о том, насколько успешной была организация во время пандемии. Люди захотят работать с компаниями, которым они могут доверять, чтобы заботиться о них, прежде чем они подумают о присоединении к вашей команде — и пандемия действительно сделала это центром внимания.

Вы предпочтительный работодатель? Как вы относитесь к своим людям? Как вы планируете защищать людей в свете COVID? Что вы делали и как руководили во время этого изменения? Это то, что мы считаем «вопросами будущего» в сфере найма, и рекрутеры (а также работодатели) должны быть в состоянии с уверенностью ответить на эти вопросы, потому что это многое расскажет о вас (организации) и ваших способностях. выполнить в очень напряженное время.

После пандемии вполне вероятно и ожидается, что у большего числа компаний будет действовать план действий в чрезвычайных ситуациях, который поможет им подготовиться и лучше подготовиться к тому, чтобы справиться с последствиями такой пандемии и других непредвиденных обстоятельств в будущем. Джули Бэнк признала, что, хотя у ее компании были планы на случай непредвиденных обстоятельств, у них не было плана на покрытие пандемии такого масштаба. «У нас есть целевая группа. У нас это было. Но у нас этого не было для пандемии, которая должна была уничтожить каждый офис, который у нас был, — и это был пробел.Мы не были к этому готовы; что через минуту все офисы были отключены ».

Заключение

Пандемия все еще должна полностью разыграться, и, вероятно, пройдут годы, прежде чем мы полностью поймем все способы ее воздействия на наши рабочие места и рынок труда. Но одно можно сказать наверняка: эта пандемия изменит поведение сотрудников и работодателей — вместе с их соответствующими приоритетами — и, по всей вероятности, в результате этого произойдут некоторые очень интересные изменения в мире труда.

Если вы пропустили часть I этого панельного обсуждения, щелкните здесь.

Зарегистрируйтесь сегодня, чтобы получить БЕСПЛАТНЫЙ пропуск в FPC EXECUTIVE SUITE и CAREERPULSE , где вы получите доступ к нашим актуальным эксклюзивным советам и многому другому!

Регистрируясь в FPC Executive Suite и CAREERPULSE, вы даете нам разрешение отправлять вам коммерческие электронные сообщения (CEM) из FPC NATIONAL. Не волнуйтесь, мы никому не передаем ваш адрес электронной почты, и вы всегда можете отказаться от рассылки, если не хотите получать наши сообщения.

Связанные

Как уменьшить сопротивление переменам со стороны сотрудников

Сопротивление переменам — естественная реакция, когда сотрудников просят измениться. Изменения доставляют дискомфорт и требуют новых способов мышления и действий. Людям сложно сформировать видение того, как будет выглядеть жизнь по другую сторону перемен. Таким образом, они склонны цепляться за известное, а не за неизвестное.

Однако сотрудники не боятся перемен, они боятся неизвестного. Они боятся изменений. Они боятся выйти из-под контроля.

Изменение порождает тревогу и неуверенность

Сотрудники могут потерять чувство безопасности. Они могут предпочесть статус-кво. Диапазон реакций при внесении изменений непредсказуем.

Большинство изменений не затрагивает ни одного сотрудника. В результате сопротивление изменениям часто возникает при их внесении.

Ваши ожидания играют роль в сопротивлении сотрудников

Сопротивление переменам лучше всего рассматривать как нормальную реакцию.Даже самые отзывчивые и отзывчивые сотрудники могут испытывать сопротивление.

Поэтому не вводите изменения, полагая, что вы не испытаете ничего, кроме сопротивления, или что сопротивление будет серьезным.

Вместо этого внесите изменения в позитивном духе и верьте, что ваши сотрудники хотят сотрудничать, извлекать максимальную пользу из каждой рабочей ситуации и что они будут полностью и с энтузиазмом поддерживать изменения с течением времени.

Своим мышлением и подходом вы можете повлиять на то, в какой степени сопротивление тормозит изменения.Вы можете уменьшить естественное сопротивление своими действиями и привлечением сотрудников. В глубине души они хотят стать частью более широкой картины организации.

Связь и вход уменьшают сопротивление

В лучшем случае у каждого сотрудника будет возможность обсудить, внести свой вклад и повлиять на изменения, которые вы преследуете. Рационально это зависит от того, насколько велико изменение и на скольких людей оно повлияет.

Например, при проведении изменений в масштабах всей компании вклад сотрудника, скорее всего, повлияет на то, как внедрить изменения на уровне отдела, а не на вопрос о том, вносить ли изменения в первую очередь.Общее руководство в этих случаях исходит от старших руководителей, которые запросили отзывы от своих подчиненных.

Формирование команды лидеров

В некоторых случаях создается группа лидеров, которая будет руководить организационными изменениями. Эти команды могут состоять из разных сотрудников организации. Или они часто укомплектованы менеджерами и руководителями высшего звена, которые последовательно контролируют части организации.

Если коммуникация является сильной стороной вашей организации, возможность внести свой вклад, возможно, дошла до солдат на передовой.Но зачастую это не так, потому что ввод и обратная связь должны проходить через все фильтры, представленные менеджментом среднего звена.

Эти рекомендации предназначены для миллионов менеджеров, руководителей, руководителей групп и сотрудников, которых просят периодически что-то или все менять на работе. Вы могли или не могли иметь вклад в направление, выбранное вашими старшими руководителями или вашей организацией.

Управляйте сопротивлением переменам

Эти советы помогут вам минимизировать, уменьшить и сделать менее болезненным сопротивление, которое вы создаете при внесении изменений.Это не исчерпывающее руководство по борьбе с сопротивлением переменам, но реализация этих предложений даст вам фору.

Владеть изменениями

Независимо от того, где возникло изменение — а изменение может проявиться в любой точке вашей организации, даже если оно возникло у вас, — вы должны сами владеть изменением. Вы несете ответственность за внесение изменений. Вы можете сделать это эффективно, только если вы спланируете, как вы будете реализовывать изменения с людьми, на которых вы влияете или контролируете в своей организации.

Преодолей

Хорошо, у вас была возможность сказать старшим менеджерам, что вы думаете. Вы громко говорили в фокус-группе. Вы представили команде свое рекомендованное направление с данными и примерами. Власти избрали иное направление, нежели то, которое вы поддерживали.

Время двигаться дальше. Как только решение принято, ваше время волнений закончится. Согласны вы или нет, но когда организация, группа или команда решат двигаться дальше, вам нужно сделать все, что в ваших силах, чтобы выбранное направление было успешным.Все остальное — саботаж и сделает вашу жизнь несчастной. Это может даже привести к увольнению.

Не допускается предвзятая и дробная поддержка

Даже если вы не поддерживаете направление, как только оно будет принято, вы обязаны ему на 100 процентов своим руководством и поддержкой. Слабая или частичная поддержка подрывает усилия — она ​​не принесет вам очков от ваших менеджеров или старших руководителей и не заставит ваших коллег и подчиненных вас уважать.

Если вы не можете поверить в то, что выбранное вами направление — это то место, куда вы идете, вы можете, по крайней мере, поверить в то, что вы его поддерживаете.Как только направление выбрано, ваша задача — заставить его работать. Все, что меньше, является неуважением, подрывает и разрушительно по отношению к руководству высшего руководства.

Поддержите изменение, или вам пора двигаться дальше и уходить. (Не ждите, пока ваши старшие руководители уволят вас из-за отсутствия поддержки. Вы можете нанести большой ущерб, ожидая конца.)

Минимизировать сопротивление

Если ваши сотрудники думают, что вы честны, доверяете вам и чувствуете лояльность к вам, они с гораздо большей вероятностью быстро согласятся с изменениями.

Итак, усилия, которые вы потратили на построение отношений такого типа, сослужат вам хорошую службу во время реализации изменений. (В целом они хорошо послужат вам, но особенно в периоды стресса и перемен.)

Сообщите об изменении

Несомненно, у вас есть подчиненные, коллеги по отделу и сотрудники, которым вы должны сообщить об изменении. То, как вы сообщаете об изменении людям, на которых вы влияете, имеет самое важное влияние на то, какое сопротивление изменениям возникнет.

Одним из ключевых факторов является среда, в которой широко распространено мнение о необходимости изменений. Итак, одна из ваших первых задач в эффективном общении — это обосновать, «почему» это изменение было необходимо.

В частности, проинформируйте сотрудников о том, на что ваша группа может и не может повлиять. Потратьте время на обсуждение того, как реализовать изменение и заставить его работать. Ответить на вопросы; поделитесь своими предыдущими оговорками, но заявите, что вы согласны и собираетесь внести изменения сейчас.

Попросите сотрудников присоединиться к вам в этом начинании, потому что только команда может внести изменения. Подчеркните, что у вас есть знания, навыки и сильные стороны, которые помогут продвигать команду вперед, и то же самое делает каждый из ее членов. Все имеют решающее значение для того, чтобы изменения работали — и, ну и дела, жизнь после изменений может стать лучше.

Помогите сотрудникам определить, что им нужно, чтобы внести изменения

Значительная часть сопротивления исчезает, когда сотрудники ясно понимают, какую пользу им принесет изменение.

Следует также подчеркнуть выгоды для группы, отдела и организации. Но для отдельного сотрудника нет ничего важнее, чем знать о положительном влиянии на его собственную карьеру или работу.

Кроме того, сотрудники должны чувствовать, что время, энергия, целеустремленность и сосредоточенность, необходимые для реализации изменения, в равной степени компенсируются выгодами, которые они получат от внесения изменений.

Довольные клиенты, рост продаж, повышение заработной платы, признание со стороны начальника и захватывающая новая роль или проект — вот примеры того, как вы можете помочь сотрудникам почувствовать компенсацию за время и энергию, которые требуются для любых изменений.

С уважением слушайте сотрудников

Вы можете ожидать, что сотрудники испытают тот же спектр эмоций, который вы испытали, когда вам представили изменение. Никогда не преуменьшайте реакцию сотрудника даже на самое простое изменение.

Вы не можете знать или ощущать влияние точки зрения отдельного сотрудника. Возможно, это изменение покажется многим сотрудникам незначительным, но оно серьезно повлияет на любимую задачу другого сотрудника.Если вы выслушаете сотрудников и позволите им выразить свою точку зрения в среде без осуждения, это снизит сопротивление изменениям.

Дайте возможность сотрудникам вносить свой вклад

Контроль над своей работой — один из пяти ключевых факторов того, чего сотрудники хотят от работы. Этот аспект контроля следует, когда вы стремитесь минимизировать сопротивление изменениям. Предоставьте сотрудникам контроль над любым аспектом изменения, которым они могут управлять.

Если вы общались прозрачно, вы указали направление, обоснование, цели и параметры, которые были установлены вашей организацией.В этих рамках ваша задача — дать сотрудникам возможность заставить изменения работать.

Практикуйте эффективное делегирование и установите критические точки пути, в которых вам нужна обратная связь для усилий по внесению изменений, и не мешайте им.

Создание цикла обратной связи и улучшения

Означают ли эти шаги, что внесенное изменение является правильным или оптимальным? Не обязательно. Вы должны поддерживать открытую линию связи во всей организации, чтобы обратная связь доходила до ушей сотрудников, возглавляющих работу.

Изменение деталей, постоянное улучшение и корректировка — естественная и ожидаемая часть любых организационных изменений. Большинство изменений не залиты бетоном, но должно быть желание изучить улучшение (спланировать, сделать, изучить, предпринять дополнительные действия).

Если вы внесете изменения в организационную среду, ориентированную на сотрудников, с прозрачным обменом информацией и высоким уровнем доверия, у вас будет огромное преимущество.

Итог

Но даже в наиболее благоприятной среде вы должны понимать и реагировать на ряд человеческих эмоций и реакций, которые возникают во время сильных изменений.

.

No related posts.