Инструкция по ведению и заполнению трудовых книжек: ИНСТРУКЦИЯ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК / КонсультантПлюс

Содержание

3. Заполнение сведений о работе / КонсультантПлюс

3. Заполнение сведений о работе

3.1. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).

Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации. В случае, если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками.

Изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в квалификационные справочники, штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения.

Если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория и т.п.), то об этом в установленном порядке производится соответствующая запись.

Установление работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации. Например, слесарю-ремонтнику была установлена вторая профессия «Электрогазосварщик» с присвоением 3 разряда. В этом случае в трудовой книжке в графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата установления второй профессии, в графе 3 делается запись: «Установлена вторая профессия «Электрогазосварщик» с присвоением 3 разряда», в графе 4 указывается соответствующее удостоверение, его номер и дата.

По желанию работника запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. В графе 1 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер. В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.

3.2. Если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то», а в графе 4 проставляется основание переименования — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

3.3. В трудовые книжки лиц, отбывших наказание в виде исправительных работ, запись о невключении времени работы в период отбытия наказания в непрерывный трудовой стаж вносится следующим образом. В разделе «Сведения о работе» трудовой книжки в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 — дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Время работы с такой-то даты (число, месяц, год) по такую-то дату (число, месяц, год) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж». В графе 4 указывается основание для внесения записи в трудовую книжку — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя (изданный в соответствии с приговором (определением) суда), его дата и номер.

3.4. При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника по последнему месту работы в графу 3 раздела «Сведения о работе» вносится запись: «Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такого-то числа, месяца, года», в графе 4 делается ссылка на соответствующее наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

Открыть полный текст документа

1. Общие положения / КонсультантПлюс

1. Общие положения

1.1. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 г. в трудовой книжке делается запись: «05.09.2003».

Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т.п.

1.2. В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.

Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например: «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе». При изменении формулировки причины увольнения делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)». В графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.

Открыть полный текст документа

Инструкция по заполнению трудовых книжек 2021 с комментариями

Аргументированная полемика вокруг вопроса о необходимости отмены трудовых книжек ведется уже давно. В прошлом году их перевели в электронный формат, но многие работники не захотели отказываться от привычных бумажных документов о стаже. Теперь Минтруд все равно намерен обновить порядок их ведения, сделав его более простым и современным.

Новые правила заполнения и ведения трудовых книжек

Минтруд опубликовал проект ведомственного приказа, обновляющего порядок:

  • ведения и хранения трудовых книжек;
  • выдачи дубликата или самой трудовой книжки при увольнении;
  • выдачи документов при подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о работе в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.

Приказом введутся в действие обновленная инструкция по ведению трудовой книжки с комментариями и изменения в бланке. Документ станет объемнее — для сведений о работе предлагают выделить 14 разворотов, а не 10. Вот так выглядит проект титульного листа:

Главных изменений в порядке оформления несколько:

  1. Сведения о работе по совместительству разрешат вносить как в хронологическом порядке, так и блоками, т. е. сразу о приеме и об увольнении.
  2. Записи разрешат вносить не только от руки, но и с помощью технических средств: штампов (печатей), которые оставляют оттиск или переносят краситель.
  3. При увольнении работникам не придется ставить подпись.

Предусмотрено, что работодатель обязан вернуть трудовую книжку не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления при отказе от ведения бумажного бланка.

Ведение учета заполненных трудовых книжек (вкладышей) и пустых бланков сохранится. Работодателям разрешат использовать самостоятельно разработанные формы учетных книг (журналов).

Обязанности работодателя

Все работодатели (кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями), в соответствии со статьей 66 ТК РФ, обязаны вести трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего у них более пяти дней, если эта деятельность является для сотрудника основной. Они обязаны соблюдать методические рекомендации по заполнению трудовых книжек в 2021 году и правила их хранения и учета.

Где купить бланк

У работника нет необходимости в самостоятельной покупке бланка. Работодатель, в соответствии с пунктом 44 постановления правительства от 16.04.2003 № 225, обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков и вкладышей. При выдаче соответствующего бланка работодатель взимает с сотрудника соответствующую плату, размер которой определяется размером расходов на приобретение этих бланков, что установлено пунктом 47 постановления правительства от 16.04.2003 № 225.

Законодательная база

Разъясняют и регламентируют администрирование правила, утвержденные постановлением правительства от 16.04.2003 № 225. В них прописаны общие вопросы порядка ведения, хранения, внесения изменений, исправлений, выдачи, в том числе дубликатов книжек.

Правила состоят из восьми разделов:

  1. Общие положения.
  2. Ведение документов.
  3. Внесение изменений и исправлений. Дубликат трудовой книжки.
  4. Выдача при увольнении.
  5. Вкладыш.
  6. Учет и хранение.
  7. Ответственность за соблюдение порядка ведения.
  8. Изготовление бланков и обеспечение ими работодателей.

Утвержденная Минтрудом инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним содержит соответствующие предписания по каждому из направлений. Порядок внесения записей в трудовые книжки установлен постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69, которое содержит семь разделов.

Общие положения

Записи следует делать аккуратно, чернилами черного, синего или фиолетового цвета, без каких-либо сокращений. Например, фамилию, имя и отчество необходимо писать полностью, написание фамилии с инициалами не допускается. Используются арабские цифры. Графы заполняются прописными буквами. Есть только одно исключение: при проставлении работником подписи на титульном листе разрешается написать полную фамилию печатными буквами, чтобы избежать путаницы и возможных вопросов.

Заполнение сведений о сотруднике

При заполнении книжки в первый раз на титульном листе указывают следующие данные:

  • фамилия, имя, отчество работника;
  • полная дата рождения;
  • данные о полученном образовании;
  • диплом специалиста (если имеется).

Вот так выглядит образец заполнения титульного листа трудовой книжки:

Раздел содержит информацию, на основании каких документов и в каком порядке вносятся сведения о владельце, в том числе при внесении изменений в персональных данных.

Например, изменения записей о фамилии, имени и отчестве делают на основании паспорта или других документов и со ссылкой на их номер и дату. Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе). Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия, имя или отчество и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Заполнение сведений о работе

В соответствии со статьей 66 ТК РФ), работодатель обязан вести книжки о стаже работы на каждого работника, проработавшего более пяти дней, и когда работа является основной. В разделе описаны порядок и последовательность внесения записей о выполняемой сотрудником функции, о присвоении разрядов, классов или чинов.

Например, в графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).

В третьей графе делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием конкретного наименования, должности, специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, по которому человек принят на работу. Записи о наименовании должности, специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.

Если, в соответствии с Федеральными законами, с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименования этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками.

При приеме на работу книжка заполняется в следующем порядке:

  • 1 графа — проставляется порядковый номер текущей записи;
  • 2 графа — дата, с которой работник зачислен в штат;
  • 3 графа — полное и сокращенное название организации-работодателя, точное наименование должности по штатному расписанию, квалификация;
  • 4 графа — номер и дата приказа о зачислении в штат.

Заполнение сведений о награждении

Согласно инструкции по заполнению трудовых книжек, в этот раздел вносят информацию о присвоенных сотруднику званиях, дипломах, грамотах и других наградах, предусмотренных законодательством РФ и внутренними нормативными документами организации. Обязательными для внесения являются:

  • вручение государственных наград;
  • награждение дипломами, грамотами, знаками отличия;
  • поощрения, прописанные в ТК РФ.

Соответствующую запись с указанием, кем, когда и за какие заслуги наградили работника, делают в графе 3 раздела «Сведения о награждениях». Реквизиты документа-основания указывают в специальном поле.

Еще одним видом награждения является «Благодарность». Ее заносят в документ только в том случае, если она оформлена соответствующим приказом в организации.

Заполнение сведений об увольнении

В силу своей важности и объемности раздел содержит не только подробные и конкретные пояснения и правила внесения записей о причинах прекращения контракта владельца. Для этого дается конкретная инструкция по заполнению трудовых книжек 2020 с комментариями и примерами. При прекращении контракта по основаниям, предусмотренным статьей 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон), в формуляр вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на пункт указанной статьи. Например: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 ТК РФ» или «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 ТК РФ».

Особенности заполнения сведений об увольнении (прекращении договора) и приеме (назначении) на работу в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) или его переходом на выборную работу (должность)

При переходе сотрудника с одной занимаемой должности на другую соответствующую отметку делают в трудовой книжке. Важно отметить, что перевод признается законным, только если есть согласие самого сотрудника.

Существуют два типа переводов с одной должности на другую:

  • внутренний — работодатель остается прежним;
  • внешний — контракт с текущим работодателем расторгается и заключается новый трудовой договор.

Также перевод может быть постоянным или временным — при замещении временно отсутствующего сотрудника. В таком случае в третьей графе:

  • при внешнем переводе указывают дату и номер приказа об увольнении из одной организации (полное название), дату и номер приказа о зачислении в другую организацию (полное название). Указание должностей необходимо в обоих случаях;
  • при внутреннем переводе прописывают так: «переведен на должность» с указанием оной, названием отдела, если необходимо.

Особенности заполнения дубликата

Фактически положения этого раздела делятся на два подпункта: заполнение дубликата у прежнего работодателя и заполнение дубликата, если сотрудник до поступления в организацию трудился у другого работодателя.

Методические указания содержат форму приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее и бланк книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Кто вносит сведения в книжки

В соответствии с пунктом 45 постановления правительства от 16.04.2003 № 225, ведение, хранение, учет и выдачу документов о стаже работников осуществляет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Инструкция по заполнению трудовых книжек с примерами

Где найти образцы записей в трудовой? Все варианты есть в инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69.

Образец записи в трудовой при переводе

Образец записи в трудовой при увольнении

Пример записи о приеме на работу с трудовой функцией «озеленение», указанной как конкретный вид работы

Пример записи при приеме на работу в отдел кадров на должность специалиста по кадровому делопроизводству в филиал организации

Вариант 1, когда филиал указывается в описании должности.

Вариант 2, название филиала указывается в названии организации.

Пример записи о назначении (избрании) генеральным директором

Образец 1. В качестве документа, на основании которого происходит прием на работу, указывается только протокол заседания.

Образец 2. В качестве документа, на основании которого происходит прием на работу, указываются протокол заседания и приказ.

Вносятся ли сведения о дисциплинарных взысканиях

В соответствии с пунктом 5 постановления правительства от 16.04.2003 № 225, сведения о взысканиях в книжку не вносятся, за исключением случая, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Если работник потерял трудовую

Если книжка потерялась, ее можно восстановить, обратившись с заявлением к работодателю по последнему месту работы, который, по пункту 31 постановления от 16.04.2003 № 225, обязан выдать дубликат не позднее 15 дней со дня подачи соответствующего заявления.

Если банк просит копию трудовой

В соответствии с пунктом 7 постановления от 16.04.2003 № 225, работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника не позднее трех рабочих дней выдать ему копию книжки или заверенную выписку.

Как быть с совместителями

Инструкция по заполнению трудовой книжки гласит, что для всех совместителей соответствующие записи в книжку вносятся по их желанию. Для внешних совместителей запись вносится по основному месту его работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (заверенная копия приказа о приеме на работу).

Если совместитель принес свою книжку

Если внешний совместитель не уволен с основного места своей работы и просит вас внести запись о работе по совместительству, ему следует вежливо отказать, сославшись на статью 66 ТК РФ, по требованиям которой все записи вносятся по основному месту работы.

А если совместитель уволен с основного места работы

С точки зрения законодательства, внесение любой записи производится по основному месту деятельности, данное положение никак не обойти.

Внешнее совместительство, по статьям 60.1 и 282 ТК РФ, — это выполнение другой регулярно оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время. ТК не обязывает работодателя проверять, есть ли у внешнего совместителя основное место работы, равно как и не обязывает менять условия контракта при увольнении внешнего совместителя с основного места деятельности. По нормам статьи 72 ТК РФ, изменение определенных сторонами условий договора допускается только по соглашению сторон.

Таким образом, если работодатель не хочет принимать внешнего совместителя на основную работу, запись сделают только после того, как внешний совместитель устроится на другое постоянное место.

Если работодатель решил изменить условия договора внешнего совместителя и оформил контракт с ним по основному месту работы, запись вносится как обычно.

Оформление вкладыша

Если все чистые страницы трудовой заполнены, последующая информация вносится на бланк вкладыша. Его вшивают в конец документа. А на титульном листе основной книжки ставится штамп о выдаче вкладыша с указанием его номера и серии. Стоимость вкладыша оплачивается работником. Правила заполнения такие же, как и для основной трудовой:

  1. Вкладыш заполняется работодателем.
  2. Проставляется дата на титульнике.
  3. Добавляются актуальные сведения, касающиеся трудящегося.
  4. Запись заверяется личной подписью заполнившего и печатью.

Если произошло переименование организации-работодателя

Изменение названия организации не влечет за собой изменение условий труда работника. Но в соответствии с пунктом 2.2 инструкции, эту информацию вносят в трудовую книжку. Порядок заполнения таков:

  • графа 1 и графа 2 не заполняются;
  • графа 3 — вносится информация об изменении названия организации, указывается прежнее и настоящее названия в полном и сокращенном видах;
  • графа 4 — указываются дата и реквизиты документа-основания.

Инструкция по заполнению трудовых книжек

Трудовая книжка является основным документом при трудоустройстве на работу. В ней отдел кадров делает запись о приеме и об увольнении, в соответствии с Законодательством Российской Федерации. Существуют определенные требования к заполнению и ведению журнала учета.

Для чего необходимо наличие трудовой книжки, кто отвечает за ее заполнение

На территории России трудовая книжка служит подтверждением как трудового, так и страхового стажа граждан, без данного документа  невозможно оформление пенсии и различных пособий.

К основным функциям относятся:

  • Для отражения трудоустройства, перехода на другую должность, перевода
  • Для отметки награждений и сведений об увольнении

Важно! Ответственным за внесение записей является, при наличии, работник отдела кадров, в случае его отсутствия директор лично вносит данные в трудовые книжки работников.

Правила по оформлению трудовых книжек

  • При официальном трудоустройстве сотрудника, организация обязана не позднее 5 рабочих дней внести запись в его трудовую книжку
  • Это же правило распространяется и на временных трудоустроенных
  • Каждая запись должна нумероваться сквозным типом
  • Информация вносится на русском языке
  • Сокращения не допускаются, наименование предприятия вносится полностью
  • дата имеет формат ДД.ММ.ГГГГ;
  • используются арабские цифры, перед одинарными ставится 0
  • цвет чернил допускается синий, черный.

Читайте также статью ⇒ Оформляем иностранного сотрудника правильно.

Инструкция по заполнению трудовых книжек

1.Если работник впервые принес трудовую книжку, то работодателю необходимо заполнить титульный лист. Каждая книжка имеет свою серию и номер.

Строка заполнения Содержание
Фамилия, имя, отчество Заполняется полностью, необходимо взять информацию с паспорта либо водительского удостоверения
Дата рождения Аналогично с первоисточника
Образование Предоставляется документ об образовании в соответствии с которым и вносится запись
Дата заполнения Дата фактического трудоустройства, месяц можно написать словами
Печать предприятия Обязательно проставляется на титульном листе

Важно! В случае, когда у сотрудника меняется фамилия по причине заключения брака или развода или по другим обстоятельствам, он обязан предоставить подтверждающий документ, на основании которого работник отдела кадров делает запись с указанием серии и номера документа.

Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации .

2.Сведения о работе

Этот раздел заполняется в соответствии с должностью сотрудника, его повышениях или понижениях, а также чины и разряды. Через весь раздел указывается полное название организации, а также сокращенное, если предусмотрено уставом.

Во второй графе указываем порядковый номер, затем дату принятия на работу, в сведениях о работе – на какую должность принят работник.

В четвертой графе ставим номер приказа и дату.

Пример:

№записи число месяц год Сведения о работе основание
Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка»)
26 01 06 2017 Принята на работу на должность оператора АЗС Приказ №1 от 01.06.2017г.

3.Заполнение при увольнении:

При прекращении трудового договора вносится запись об увольнении с указанием причин и статьи, на основании которой это происходит.

Например:

«Уволена по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или по соглашению сторон согласно п.1 той же статьи

Как исправить запись в трудовой книжке

Не смотря на внимательность сотрудников отдела кадров, человеческий фактор никто не отменял. Каждый может случайно допустить ошибку в оформлении записи в трудовой книжке.

Так в разделе личных данных на титульном листе можно  ошибиться в :

  • Фамилия, имя, отчество – при возникновении ошибки такого характера, необходимо зачеркнуть чертой неверное, правильные пишутся рядом, а на внутренней стороне обложки указать основание внесения поправки

Важно!  Если вы допустили ошибку на титульном листе изначально при оформлении книжки, необходимо завести новую.

  • Дата рождения – при ошибке в самой дате, неверной цифре, исправление вносится тем же образом, что и в ФИО. Ранее писали месяц буквами, это не считается недочетом и исправлению не подлежит.
  • Образование – когда на первой странице не указано данных об образовании, новому работодателю стоит их аккуратно вписать, а при получении нового диплома в графе сведений внести запись о полученном образовании
  • Отсутствует печать организации и подпись ответственного лица: в этом случае обратитесь на прежнее место, для проставления недостающих штампов

В 3 и 4 разделе можно ошибиться в следующем :

  • Неверная нумерация
  • Неверно указаны данные документа, который взяли за основу исправления
  • Работник не поставил подпись о том, что он ознакомлен;
  • Данные о наградах внесли не в тот раздел

Внесение записи о корректировке данных возможно только с указанием основания и признания ее недействительной.

В случае обнаружения ошибки в записи предыдущего работодателя, поправку может вносить новый, но для этого необходимо потребовать от сотрудника документ, который подтвердит, что действительно есть факт ошибки и тогда ее можно устранить.

Когда ошибка допущена в нумерации, поправка вносится тем же образом, вся запись зачеркивается и делается новая.

Оформление выдачи дубликата трудовой книжки

Законодательство не запрещает в  случаях утери, кражи, порчи  оформить сотруднику дубликат трудовой книжки. Сделать это может работодатель. Информация, которая будет внесена в дубликат, должна в точности совпадать с оригиналом книжки и быть подтвержденной.

Важно! Переносу в дубликат подлежит только та информация, которая содержится в подтверждающих документах. Лицо, ответственное за заполнение трудовой книжки, не имеет права вносить любую другую, даже проверенную информацию.

Указать, что данная книжка является дубликатом необходимо в правом верхнем углу титульного листа.

  1. При утере работнику следует обратиться за дубликатом на последнее место трудоустройства. Предприятие должно в течении 15 дней оформить выдачу дубликата.
  1. Если трудовая книжка испорчена и не может быть использована далее. В этом случае после оформления титульного листа и проставления отметки «Дубликат» надо просто аккуратно переписать всю информацию из книжки, пришедшей в негодность.
  2. Если трудовые книжки массово пропали у работодателя из-за чрезвычайного происшествия, то всем работникам выписываются дубликаты. Это делается на основании акта комиссии органов исполнительной власти, оформляемого при участии всех заинтересованных лиц.

О факте выдачи дубликата трудовой книжки , сотрудник кадров должен сделать запись в книге учета трудовых.

Читайте также статью ⇒  Оформление трудовых отношений с иностранными граж­данами.

Ответы на распространенные вопросы

1.Воспрос №1:

Можно ли официально трудоустроиться, а трудовую книжку предоставить позже?

Ответ:

Если вы устраиваетесь на работу  и хотите, чтобы работодатель принял вас на законных основаниях, то вы обязаны предоставить трудовую книжку  в течении пяти дней с момента заключения трудового договора. Поскольку сотруднику отдела кадров необходимо внести запись в книжку, а также ее саму в журнал учета трудовых. А так же бухгалтер длен будет заплатить налоги с вашей заработной платы.

2.Вопрос №2:

Какие штрафные санкции предусмотрены для работодателя за утерю, порчу трудовой книжки сотрудника?

Ответ:

Работодатель несет ответственность за сохранность трудовых книжек работников и при увольнении обязан выдать ее на руки. Если так сложилось, что он ее потерял или произошло какое-либо происшествие, то сотруднику можно сделать дубликат, однако, потребуется восстановление предыдущих записей, что очень хлопотно, поскольку нужно каждое место работы подтвердить документально. В случае отказа руководства в помощи при оформлении дубликата, вы имеете право обратиться с заявлением в трудовую инспекцию и требовать компенсацию , которая рассчитывается исходя из среднего заработка и начисляется за каждый возникший день просрочки.

Ведение трудовых книжек работников: типичные нарушения

Порядок ведения должностными лицами нанимателя трудовых книжек работников определяется, прежде всего, Трудовым кодексом Республики Беларусь, а также Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 9 марта 1998 г. № 30, с последующими изменениями и дополнениями (далее — Инструкция).

Инструкцией подробно регламентируется порядок заполнения, ведения, а также выдачи работникам трудовых книжек при увольнении. Однако проверки соблюдения законодательства о труде показали, что должностными лицами нанимателей допускаются нарушения установленного порядка ведения трудовых книжек работников.

Трудовой кодекс, а также Инструкция четко указывают, что трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих у нанимателя свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной. Несмотря на это одним из наиболее распространенных нарушений трудового законодательства является нежелание нанимателя заводить трудовую книжку на работника, работающего непродолжительный период времени. 

 

ПРИМЕР 1

При проведении плановой проверки КСУП «Л» Гомельской области были выявлены лица, осуществлявшие трудовую деятельность по трудовому договору сроком на 1 месяц, при этом трудовые книжки на них не заводились. Инспектор отдела кадров в своем объяснении пояснил, что трудовые книжки не были заведены, т.к. данная работа является сезонной и для ее выполнения работники привлекаются лишь на 1 месяц.

По результатам проверки за незаведение на работников в установленном порядке трудовых книжек инспектор отдела кадров был привлечен к административной ответственности в виде штрафа в размере четырех базовых величин.

 

Довольно распространенной ошибкой является заполнение трудовой книжки (либо внесение записи о работе при ее наличии) на лиц, выполняющих работу по гражданско-правовым договорам. При этом должностные лица, ответственные за кадровую работу, утверждают, что внесли запись о работе по желанию лица, выполнявшего такую работу.

В таких случаях необходимо руководствоваться п. 5 Инструкции, в соответствии с которым запись в трудовую книжку о выполнении работы по гражданско-правовым договорам не вносится.

При заполнении трудовых книжек работников необходимо помнить, что записи в трудовую книжку производятся чернилами синего, фиолетового или черного цвета. Внесение записей чернилами другого цвета не допускается. Записи о датах производятся арабскими цифрами, число и месяц указываются двумя цифрами, а год — полностью.

Должностному лицу, ответственному за ведение трудовых книжек работников, необходимо учитывать, что заполнение трудовой книжки лицу, впервые поступающему на работу, должно быть осуществлено в срок не позднее одной недели со дня приема на работу. Кроме того, с каждой записью, вносимой в трудовую книжку, наниматель обязан ознакомить работника под роспись в личной карточке формы Т-2, в которой также производится запись, соответствующая записи в трудовой книжке.

Взыскания (за исключением увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания) в трудовую книжку не записываются.

Распространенной ошибкой при занесении данных о работнике в трудовую книжку является запись сведений о фамилии, имени, отчестве, дате рождения, образовании со слов работника. Нанимателю необходимо помнить, что все вышеуказанные сведения заносятся в трудовую книжку только на основании соответствующих документов (паспорт, свидетельство о рождении, диплом, документ, подтверждающий получение среднего специального образования, и др.).

С целью подтверждения правильности внесения нанимателем сведений в трудовую книжку после указания даты ее заполнения работник заверяет правильность сведений своей подписью.

Что касается занесения сведений о работе в трудовую книжку, то наиболее распространенной ошибкой нанимателя является внесение записей по несуществующим наименованиям профессий, должностей и специальностей работников. При занесении в трудовую книжку сведений о работе нанимателю необходимо руководствоваться п. 21 Инструкции, в соответствии с которым запись о наименовании профессии, должности производится на основании штатного расписания и должна соответствовать Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Профессии рабочих и должности служащих»

 

ПРИМЕР 2

При проведении плановой проверки унитарного производственного предприятия «Т» были выявлены нарушения внесения записей в трудовые книжки работников.

В трудовую книжку работника была внесена запись, в соответствии с которой он является водителем погрузчика на УПП «Т», однако при изучении выполняемых им работ и его рабочего места было установлено, что данный работник выполняет свои трудовые обязанности по профессии «машинист автовышки и автогидроподъемника». По результатам проверки нанимателю было выдано предписание о необходимости внесения изменений в трудовую книжку работника.  

 

При внесении изменений в записи трудовой книжки необходимо помнить, что зачеркивание и исправление ранее внесенных записей не допускается за исключением случаев, когда владелец трудовой книжки изменил фамилию либо имя. В таком случае на основании соответствующего документа наниматель зачеркивает прежнюю фамилию (имя) одной чертой и сверху записывает измененную. Также необходимо отметить, что данная процедура проводится и в случаях повторного изменения фамилии (имени). Если заканчивается место для внесения изменений фамилии (имени), то нанимателем может быть выдан по просьбе работника дубликат трудовой книжки…

Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Отдел кадров» № 3 (98), март 2009 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.

О внесении изменений и дополнений в Закон Приднестровской Молдавской Республики «О налоге на добавленную стоимость»

BAA

О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ И ДОПОЛНЕНИЙ
В ЗАКОН ПРИДНЕСТРОВСКОЙ МОЛДАВСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
«О НАЛОГЕ НА ДОБАВЛЕННУЮ СТОИМОСТЬ»

ЗАКОН

ПРЕЗИДЕНТ
ПРИДНЕСТРОВСКОЙ МОЛДАВСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

7 февраля 1995

(СЗМР 95-1)

I. Внести в Закон «О налоге на добавленную стоимость» следующие изменения и дополнения:

1. Исключить из пункта первого статьи 2 подпункт «е».

2. Изложить пункт 2 статьи 4 в следующей редакции:

«Для строительных, строительно-монтажных и ремонтных организаций облагаемым оборотом является стоимость реализованной строительной продукции (работ, услуг)».

3. Дополнить подпункт «с» пункта 1 статьи 5 следующим абзацем: «Образцы изделий должны утверждаться территориальными художественными советами по декоративно-прикладному искусству (там, где они имеются), а также иными организациями, если местными органами власти им предоставлено такое право».

4. Изложить подпункт «у» пункта 1 статьи 5 в следующей редакции: «Платные медицинские услуги для населения, независимо от источника их оплаты, лекарственные средства, изделия медицинского назначения, протезно-ортопедические изделия и медицинская техника, услуги товарно-закупочных и посреднических организаций по реализации вышеназванных лекарственных средств и техники, а также путевки (курсовки) в санаторно-курортные и оздоровительные учреждения, учреждения отдыха, туристско-экскурсионные путевки».

5. Дополнить пункт 1 статьи 5 подпунктом «ы» следующего содержания: «Обороты по реализации объединения «Спецзеленстрой».

6. Дополнить подпунктом «э» пункта 1 статьи 5 следующими словами: «За исключением коммерческой деятельности».

7. Дополнить пункт 1 статьи 5 подпунктом «я» следующего содержания: «Услуги государственных архивов».

8. Подпункты «а-я» пункта 1 статьи 5 считать подпунктами 1.1-3.9″.

9. Дополнить пункт 2 статьи 7 абзацем четвертым следующего содержания: «Основные средства и материальные активы, используемые при производстве товаров (работ, услуг), освобожденных от налога на добавленную стоимость в соответствии с подпунктами «1.4», «1.6-3.9″ пункта 1 статьи 5 настоящего Закона Приднестровской Молдавской Республики, отражаются в учете по стоимости приобретения, включая сумму уплаченного налога».

10. Абзац четвертый считать соответственно пятым.

11. Предложение первое подпункта «а» пункта 2 статьи 7 после слов «соответствующих источников финансирования» дополнить словами: «а также по приобретенным служебным легковым автомобилям и микроавтобусам».

12. Подпункт «б» пункта 2 статьи 7 изложить в следующей редакции: «по товарам (работам, услугам) использованным при осуществлении операций, освобожденных от налога в соответствии с подпунктами «1.4», «1.6-3.9″ части первой статьи 5 настоящего Закона, суммы налога, уплачиваемые поставщиком по таким товарам (работам, услугам), относятся на издержки производства и обращения».

13. Пункт 3 статьи 7 изложить в следующей редакции: «В случае превышения сумм налога по товарно-материальным ценностям, стоимость которых фактически отнесена (списана) на издержки производства и обращения, а также по основным средствам и нематериальным активам (работам, услугам) над суммами налога, исчисленными по реализованным товарам (работам, услугам), возникшая разница засчитывается в уплату предстоящих платежей или возмещается из бюджета за счет общих поступлений этого налога налоговыми инспекциями на основании представленных расчетов в десятидневный срок со дня получения расчета за соответствующий отчетный период. При этом возврат налога не производится по расчетам, предоставленным по истечении годичного срока, следующего за месяцем, в котором был получен последний расчет налоговым органом».

14. В пункте 1 статьи 8 слова «15 числа следующего месяца» заменить словами «20 числа следующего месяца».

15. В пункте 3 статьи 8 слова «до 15 числа» заменить словами «до 20 числа».

16. Статью 8 дополнить пунктом 4 следующего содержания: «Министерству экономики и финансов Приднестровской Молдавской Республики предоставить право устанавливать иные налоговые периоды и сроки уплаты налога».

17. Пункт 1 статьи 10 после слов «Предусмотренных настоящим Законом (после запятой) дополнить словами «действуют только на территории Приднестровской Молдавской Республики» и далее по тексту.

II. Настоящий закон ввести в действие с момента его принятия.

И.СМИРНОВ

ПРЕЗИДЕНТ

    г. Тирасполь

    7 февраля 1995 года

что изменилось в работе кадровика с 1 сентября 2021 года

Минтруд России утвердил[1] новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек (далее — Порядок). Изменения вступили в силу 1 сентября 2021 года.

В связи с этим утратили силу:

• Инструкция по заполнению трудовых книжек[2] и

• Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей[3].

Таким образом, теперь у нас (помимо ст. 66 ТК РФ) только один нормативный правовой акт, который регулирует порядок ведения, учета и хранения трудовых книжек.

Рассмотрим, что изменилось в нашей работе.

Вводятся трудовые книжки нового образца[4]

Станет больше разворотов для внесения записей о трудовой деятельности и меньше — для внесения записей о награждении.

Если у работодателей есть бланки образца 2003 года, их тоже можно будет использовать.

ПРИМЕЧАНИЕ НАУЧНОГО РЕДАКТОРА
Учитывая, что с 01.01.2021 поступающим на работу впервые трудовые книжки не оформляются, бланки трудовых книжек могут понадобиться только для оформления дубликатов либо новых трудовых книжек взамен утраченных или испорченных.

Сведения о трудовой деятельности вносятся в трудовую книжку дистанционного работника по его желанию

Сейчас в России активно развивается дистанционный труд. Согласно Порядку и в полном соответствии с Трудовым кодексом РФ сведения о трудовой деятельности дистанционного работника вносятся в его трудовую книжку по его желанию — при условии ее предоставления работником, в т. ч. путем направления по почте заказным письмом с уведомлением (при условии, что трудовая книжка на работника ведется)[5].

Трудовую книжку можно заполнять с использованием технических средств

Теперь записи в трудовой книжке могут быть полностью или частично произведены с использованием технических средств путем переноса красителей (т. е. на принтере) или в виде оттиска штампа (печати)[6].

Таким образом на законодательном уровне легализованы способы, которые давно применяются на практике.

В случае признания временного перевода постоянным запись в трудовую книжку вносится по определенным правилам


СИТУАЦИЯ

Системного администратора А. перевели на должность начальника отдела на период временного отсутствия работника Б. Работник Б. вскоре уволился, и работника А. с его письменного согласия оставили на позиции начальника отдела. Временный перевод стал постоянным.


Трансформация временного перевода в постоянный теперь фиксируется в трудовой книжке следующим образом[7]:

– графа 1 — порядковый номер записи;

– графа 2 — дата фактического начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом;

– графа 3 — наименование структурного подразделения организации с указанием его конкретного наименования, наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации;

– графа 4 — дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого работник был временно переведен и на основании которого работник переведен на постоянной основе.

Внесены изменения в правила внесения записей о работе на условиях совместительства

Как и прежде, запись о работе по совместительству производится по желанию работника по месту основной работы и на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Новые правила[8]:

• если работнику потребовалось внести запись о работе по совместительству и он на данный момент нигде не работает, он вправе обратиться к работодателю, у которого осуществлял работу по совместительству;

• записи о приеме на работу по совместительству, о переводе и об увольнении могут вноситься в трудовую книжку как в хронологическом порядке, так и блоками (одновременно о приеме и увольнении) после увольнения из каждой организации на основании соответствующих документов;

• запись о работе по совместительству вносится также в тех случаях, когда такая работа имела место до трудоустройства к работодателю, работа у которого для работника является основной.

Урегулирован вопрос о внесении записей о государственной службе

Записи о профессиональной служебной деятельности в виде государственной гражданской и муниципальной службы, военной и государственной службы иных видов, которые устанавливаются федеральными законами, вносятся в трудовую книжку по месту прохождения службы с учетом положений соответствующих федеральных законов, иных нормативных правовых актов, устанавливающих порядок прохождения государственной службы.

Сведения о трудовой деятельности лиц, осуществляющих военную и государственную службу иных видов, за исключением сведений составляющих государственную тайну, вносятся при увольнении со службы, если ведение (выдача) трудовых книжек предусмотрено федеральными законами, регулирующими прохождение соответствующего вида государственной службы[9].

 

Уточнен срок выдачи дубликата трудовой книжки

Ранее срок для оформления дубликата составлял 15 календарных дней. Теперь дубликат должен быть выдан не позднее 15 рабочих дней со дня подачи работником заявления.

Уточнен порядок внесения записи о том, что выдан вкладыш в трудовую книжку

Как и прежде, при выдаче каждого вкладыша на титульном листе трудовой книжки (на ее первой странице) ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается его серия и номер.

Теперь предусмотрено: если на титульном листе отсутствует место для внесения записи о выдаче последующего вкладыша, такую запись следует сделать на титульном листе первого вкладыша.

Работодатель самостоятельно разрабатывает форму книг (журналов) для учета трудовых книжек

Как и прежде, работодатели должны вести учет:

• бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

• учет трудовых книжек и вкладышей в них.

Ранее формы учетных книг утверждал Минтруд России. Теперь работодатели обязаны самостоятельно разрабатывать книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек[10].

ПРИМЕЧАНИЕ НАУЧНОГО РЕДАКТОРА
Разумеется, начатые ранее утвержденные Минтрудом России книги учета могут использоваться далее. Но чтобы соблюсти букву закона (Порядка), рекомендуем оформить приказ о применении этих книг.

Не требуется применять сургучную печать и пломбы

Учетные книги или журналы должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены только подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии)[11].

Установлен срок выдачи трудовой книжки работнику, подавшему заявление о переходе на сведения о трудовой деятельности (СТД), закреплена формулировка записи, которая вносится в трудовую книжку

Работодатель должен выдать работнику трудовую книжку на руки не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления. Если работник подал заявление менее чем за три рабочих дня до увольнения, работодатель выдает трудовую книжку не позднее дня увольнения.

В трудовую книжку вносится следующая запись:

– графа 1 — порядковый номер вносимой записи;

– графа 2 — дата выдачи трудовой книжки;

– графа 3 — запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»;

– графа 4 — ссылка на заявление работника с указанием даты и номера его регистрации[12].

Не нужно дублировать записи из трудовой книжки в личной карточке и собирать подписи работников

В связи с отменой Правил, утвержденных Постановлением № 225, перестал действовать и п. 12 этого документа, который предписывал работодателям с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Порядок не предусматривает эту обязанность. Следовательно, утратила силу единственная правовая норма, которая обязывала нас вести бумажные личные карточки для кадрового учета. Сегодня требуется их вести только для воинского учета по правилам, установленным нормативными правовыми актами Минобороны России.

 


[1] Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек».

[2] Утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

[3] Утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила; Постановление № 225).

[4] Постановление Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250 «Об отдельных вопросах, связанных с трудовыми книжками, и признании утратившими силу некоторых актов Правительства Российской Федерации и отдельных положений некоторых актов Правительства Российской Федерации». Начало действия документа — 01.01.2021. Трудовые книжки нового образца вводятся с 01.01.2023.

[5] Абзац 2 п. 2 Порядка.

[6] Абзац 2 п. 3 Порядка.

[7] Абзац 6 п. 10 Порядка.

[8] Пункт 11 Порядка.

[9] Пункт 14 Порядка.

[10] Пункт 39, абзац 1 п. 40 Порядка.

[11] Абзац 4 п. 40 Порядка.

[12] Пункт 35 Порядка.

А. В. Гайсина,
специалист по кадровому учету

Как написать рабочую инструкцию

НАПРАВЛЯЮЩИЕ НАПРАВЛЯЮЩИЕ

Более девяти из 10 несчастных случаев на производстве происходят из-за человеческой ошибки. Это приводит к серьезным травмам и ежегодно обходится отрасли в миллиарды долларов. Тем не менее, многого из этого можно было бы избежать с помощью более точных и четких рабочих инструкций. Это руководство покажет вам, как писать рабочие инструкции или стандартные рабочие процедуры.

Знание того, как писать рабочие инструкции или СОП, ясно и кратко для ваших коллег, гарантирует, что они точно знают, как должны выполняться их различные задачи.Это снижает риск, поскольку уменьшается вероятность того, что что-то пойдет не так. Это также повышает эффективность; рабочие инструкции гарантируют, что самый лучший способ выполнения работы ясен и известен людям, выполняющим ее.

Это подробное руководство покажет вам, как писать рабочие инструкции, которые ваши коллеги могут понять и извлечь из них пользу. Помните, что сказал Эйнштейн:

Если вы не можете объяснить это просто , вы не понимаете его достаточно хорошо.

Кстати о простоте: если вы относитесь к тому типу людей, которые легче усваивают информацию с помощью визуального или звукового формата, посмотрите наше видео ниже о том, где начинаются рабочие инструкции и почему они важны:

(мы надеемся, что это видео даст вам веские аргументы в пользу важности этой области.)

В чем разница между рабочими инструкциями, рабочими руководствами, СОПами и т. Д.?

Рабочие инструкции также называются рабочими руководствами, стандартными рабочими процедурами (СОП), рабочими инструкциями или руководствами пользователя, в зависимости от ситуации. В любом случае цель рабочих инструкций — четко объяснить, как выполняется конкретная рабочая задача. Они похожи на пошаговые инструкции, которые мы получаем, когда учимся водить автомобиль: проверьте, находится ли рычаг переключения передач в нейтральном положении, включите зажигание, нажмите сцепление, переключитесь на первую передачу и так далее.

Важно то, что рабочие инструкции не следует путать с процессами или картами процессов. Давайте быстро посмотрим, как рабочие инструкции вписываются в наши общие уровни документации процесса:

  1. Иерархия процессов показывает вашу общую архитектуру процессов и то, как она поддерживает ваш бизнес. (Подробнее об этом читайте в нашем Руководстве по созданию иерархий процессов)
  2. Процесс — это цепочка действий, которые преобразуют входы в выходы.(Заинтересованы? Прочтите наше Руководство по простому отображению процессов)
  3. Процедура описывает , как выполнять процесс — последовательность и кто что делает. В Gluu мы объединяем процесс и процедуру в единый простой формат (поскольку люди все время их путают).
  4. Рабочая инструкция — или рабочее руководство, рабочая инструкция или стандартная рабочая процедура — подробно описывает, как выполняется действие в рамках процесса (или процедуры).

Таким образом, ваша рабочая инструкция должна быть частью общего плана улучшения процесса.

С этой ясностью перейдем к теме написания рабочих инструкций. (О, еще одна вещь: для ясности по всему жаргону BPM см. Наш Глоссарий BPM)

Почему так важны стандартные рабочие процедуры?

Они уменьшают воздействие, когда ключевые люди уходят

Рабочие инструкции или СОП создают и сохраняют знания внутри компании. Когда «как дела» передаются устно, остается место для интерпретации и человеческой ошибки. И знания о том, как наиболее эффективно выполнить задачу, теряются, когда указанный сотрудник покидает компанию и забирает эти знания с собой.Хорошие рабочие инструкции избегают всего этого.

Рабочие инструкции снижают риск

Они снижают риск, потому что наиболее безопасный способ выполнения работы ясен и известен тем, кто имеет значение.

Избегайте ошибок и «ищите виноватых»

Четкость позволяет избежать ошибок. Что особенно важно, это позволяет избежать обвинений. Когда что-то идет не так, возникает тенденция обвинять или возлагать ответственность на людей, что естественно. Но если это происходит часто, это может повлиять на моральный дух персонала. Наличие четких рабочих инструкций сводит к минимуму эту проблему.

Экономия времени

В приведенной ниже таблице показано собственное исследование Gluu по рентабельности инвестиций при написании рабочих инструкций. Дело в том, что ваши первоначальные затраты времени окупаются после того, как ваша рабочая инструкция будет использована всего три раза. Это относится только к экономии времени — мы даже не упомянули о том, как важно избегать ошибок и доработок. В рамках Lean:

это также называется «Стандартная работа».

Как выглядит хорошая инструкция?

Рабочие инструкции должны четко разъяснять, как сотрудники выполняют свои задачи.Не должно быть места для интерпретации. Они не должны быть расплывчатыми. Вы хотите свести к минимуму вероятность того, что они запутают ваших сотрудников. Это означает, что ваши инструкции должны быть максимально краткими и простыми. Интернет изобилует забавными примерами плохо написанных инструкций и других, имеющих смешное двойное значение. Вот несколько основных правил, которые помогут вам:

# 1 все ясно

Как сказал Джордж Оруэлл…

«Хорошее письмо — как оконное стекло».

Вы смотрите сквозь него и сразу понимаете смысл. Каждый сотрудник должен понимать ваши рабочие инструкции. Избегайте многосложных слов, сложных предложений, жаргона, сокращений, слишком большого количества технических терминов (без их объяснения) и ненужной болтовни.

Напишите свои рабочие инструкции таким образом, чтобы их было легко понять для каждого сотрудника, выполняющего задание. Используйте активный голос, чтобы помочь вашему читателю, который относится к структуре предложения подлежащее, глагол, существительное.Например, человек (субъект) потягивал (глагол) свое пиво (существительное) , а не его пиво, которое мужчина пил.

# 2 доступно

Хорошо иметь рабочие инструкции, но какая польза от них, если они доступны только в офисе, когда сотрудники, которые в них нуждаются, находятся в производственном цехе? Люди, выполняющие работу, должны иметь свободный доступ к ее инструкциям по работе, когда и где они им нужны. Путешественники или магазинные бумаги?

(Здесь такой инструмент, как Gluu, может помочь вам получить нужные инструкции в нужном формате в руки нужного сотрудника в нужное время.)

# 3 заслуживает доверия

Сотрудники должны рассматривать рабочие инструкции как достоверные, полезные и точные. В противном случае это просто еще одна хорошая идея, которая никого не волнует. Проконсультируйтесь с наиболее опытным сотрудником, выполняющим задание, и попросите его объяснить, как выполняется работа. Убедитесь, что ваши инструкции соответствуют действительности.

(Опять же, такой инструмент, как Gluu, может помочь вам привлечь нужных людей и сотрудничать в его обновлении по мере вашего обучения и развития.)

# 4 согласованно

Рабочие инструкции должны следовать единому стилю.Согласованность в терминологии, макете, средствах массовой информации и методах упрощает их отслеживание и усвоение. Также с точки зрения последовательности они должны придерживаться набора навыков сотрудников.

(Gluu помогает обеспечить единообразие формата во всей организации.)

# 5 коротко и просто

Мы уже коснулись этого выше, но это действительно важный момент. Как сказал Альберт Эйнштейн: «Если вы не можете объяснить это просто, вы недостаточно хорошо это понимаете». Найдите время, чтобы понять это полностью.Это позволит избежать ошибок в дальнейшем. Написание рабочей инструкции — это не значит выглядеть умно. Вместо этого подумайте о языке, на котором написано руководство по эксплуатации вашего телевизора. А еще лучше взгляните на язык, на котором написана детская книга. Постарайтесь сделать его максимально коротким и простым.

# 6 это визуальный

Мы живем в визуальной культуре. Многим из нас удобнее работать с визуальными средствами массовой информации, чем с чтением книг и газет. Для этого постарайтесь по возможности использовать изображения, рисунки и видео в своих рабочих инструкциях.Подумайте о том, кто будет использовать ваши рабочие инструкции, и постарайтесь подготовить их соответствующим образом.

(Gluu позволяет добавлять и показывать изображения и видео прямо на планшетах или телефонах, используемых персоналом первой линии.)

# 7 написано людьми, которые знают

Рабочую инструкцию должен писать человек, имеющий наибольший опыт в выполнении задания. Не поручайте задачу составления рабочих инструкций человеку, который не на 100% знаком с работой.Вы не можете ожидать, что оператор будет знать, как писать рабочие инструкции в полной мере, если он еще не полностью знаком с ролью. Это означает, что один человек никогда не сможет написать рабочие инструкции вашей компании, если она не маленькая. Мы спросили ряд отраслевых экспертов о том, почему участие является ключевым фактором, и вы можете увидеть их ответы в этой статье здесь.

(Gluu позволяет делегировать право собственности знающим людям — независимо от того, где они находятся.)

Итак, с этими основными правилами ясно, как вы на самом деле это пишете? Об этом следующий раздел.


7 шагов для очистки рабочих инструкций

Вы когда-нибудь покупали мебель в разобранном виде, приходили домой, пытались следовать инструкциям по сборке и полностью запутались? Если да, то вы не одиноки. Это случилось со многими из нас. По этой причине очень нужны хорошие технические писатели. Техническое написание — это большая тема, выходящая за рамки данной статьи, но вот семь шагов по улучшению ваших рабочих инструкций:

ШАГ 1

Напишите четкое название

Что во введении? Ну, на самом деле довольно много.Очень важно сделать эту часть правильно. Для этого убедитесь, что вы сделали следующее:

  • Приведите контекст: кратко объясните, частью какого процесса является задача.
  • Определите владельцев: кратко объясните, кто является владельцем процесса, а кто владельцем задачи.
  • Укажите результат: кратко объясните, какой результат или цель задачи
  • Название должно относиться к работе: Хорошим примером может быть «как дезинфицировать руки».
ШАГ 2

Опишите цель — почему

Какова цель вашей рабочей инструкции? Зачем вы его готовите? Если вы спросите, почему вопросы, это поможет вам сделать шаг назад и подумать о том, чего вы пытаетесь достичь.Ответ на вопрос «почему» — это не просто результат, который вы уже определили. Прежде чем вдаваться в подробности, спросите, почему вы должны углубить свое понимание. Узнайте больше о ценности вопросов почему здесь.

Итак, ясной целью «как дезинфицировать руки» было бы «Избегать распространения бактерий, чтобы другие рисковали заболеть».

ШАГ 3

Опишите, как это сделать

Прежде всего, вам нужно перечислить материалы, необходимые для выполнения работы. Для удобства чтения лучше всего перечислить их в виде маркированного списка и различать предоставленные и непредоставленные материалы.Организуйте свой маркер-список логически. Например, в случае дезинфекции рук:

  • Мыло хозяйственное
  • Мыло жидкое противомикробное в дозаторе
  • Проточная вода
  • Полотенца

Включите любые релевантные или полезные ссылки прямо в текст в виде естественных гиперссылок. Это позволяет вашему читателю легко прояснить ситуацию.

Чтобы описать, например, как сотрудники должны дезинфицировать руки, вы должны сначала выбрать формат объяснения этого.Есть три основных варианта. Формат поваренной книги, таблица решений и блок-схема. Вы можете выбрать разные форматы для разных заданий, возможно, в зависимости от их сложности. Помните, что многие люди обучаются визуально, поэтому таблицы и блок-схемы, возможно, с изображениями, могут быть лучшим подходом.

ШАГ 4

Формат для удобного чтения

Считайте свою рабочую инструкцию учебным пособием. Поставьте себя на место читателя и подумайте, что поможет ему или ей переварить документ.

  1. Выберите способ форматирования документа и придерживайтесь его. Если вы практикуете бережливое производство, то вот пример формата, который стоит рассмотреть.
  2. Разбейте все шаги на числовую последовательность. Если шагов больше 10, разделите разные темы. Один шаг описывает одно действие, выполнение которого занимает не более 15 секунд.
  3. Используйте изображения или рисунки. Убедитесь, что изображение соответствует тексту. Обратитесь к изображению в тексте. Разместите изображения на левой стороне листа бумаги и сохраните текст на правой стороне.
  4. Выделите важную информацию заглавными буквами, полужирным шрифтом или курсивом.
  5. Превратите любой список в маркированный или нумерованный.

Инструменты, такие как функция рабочих инструкций Gluu в нашем продукте Understand, имеют встроенное форматирование, которое упрощает обеспечение единообразия. Например. полезно форматировать риски таким же образом, чтобы люди быстро научились их замечать:

ШАГ 5

Перепишите и упростите

Ключевое правило хорошего письма — краткость.Коротко, просто и понятно.

  1. Используйте короткие и простые предложения. Предложения не должны быть длиннее 15 слов и не должны быть предложениями.
  2. Используйте короткие и простые слова. Многосложные слова звучат умно, но замедляют читателя. Упростите им задачу и представьте, что вы пишете для пятилетнего ребенка.
  3. Избегайте сокращений, и если вы должны использовать их, то произнесите их по буквам в первый раз и заключите аббревиатуру в скобки рядом с ней. С этого момента используйте аббревиатуру.
  4. Включите список сокращений, к которым читатель может обратиться.
  5. Решите, какое слово или термин вы будете использовать для описания чего-либо, и придерживайтесь его. Не используйте разные слова для обозначения одного и того же. Например, если вы используете термин «хозяйственное мыло», то используйте его только во всем документе.

Как обсуждалось выше, используйте активные предложения, а не пассивные:

Правильно : Тщательно вытрите руки.

Неправильно : Руки следует тщательно высушить.

ШАГ 6

Добавить ссылку

Всегда полезно предоставить источники и предложения для дальнейшего чтения и изучения.Добавьте сноски или добавьте приложение в конце документа.

ШАГ 7

Тест с коллегой!

Чтобы ваши рабочие инструкции были легкими для понимания и выполнения, попросите коллегу выполнить задание, следуя ему. Это покажет вам, сбивают ли вас с толку определенные части или объяснения или нуждаются в дополнительных разъяснениях.

  1. Попросите соответствующего коллегу прочитать черновик вашей рабочей инструкции и высказать свое мнение о нем.Соответствует ли рабочая инструкция тому, как на самом деле выполняется задача? Это сбивает с толку? Что может быть яснее?
  2. Попросите коллегу выполнить работу, следуя черновику рабочей инструкции. НЕ помогайте ему / ей и не давайте дополнительных объяснений. Наблюдать.
  3. Сделайте заметки о том, что следует добавить или изменить в вашем экземпляре рабочей инструкции.

Пример проверенного формата СОП

Lean.org предлагает несколько полезных шаблонов для написания стандартных рабочих инструкций.В основном это более продвинутые заводские настройки:

Источник: https://www.lean.org/Search/Documents/53.pdf


Контрольный список вашей рабочей инструкции

Чтобы обобщить и упростить, вот контрольный список, который вы должны иметь под рукой, когда планируете написать следующую рабочую инструкцию.

  • Идентифицированный процесс, в который входит задача
  • Определено цель задачи
  • Понял объем задачи
  • Именованные лица, ответственные за задачу
  • Заявленные инструменты, необходимые для выполнения задачи
  • Упомянул о любых требованиях безопасности
  • Выбран подходящий и полезный формат
  • Б / у полезные наглядные пособия
  • Проверено на простой язык и короткие предложения
  • Удален ненужный жаргон и технические термины
  • Проверено на коллеге.

Пришло время применить это на практике!

Как мы часто говорим, важно помнить, что

«Совершенство — враг хорошего».

Просто начни, учись и совершенствуйся по ходу дела. Одна из идей — проинформировать своих коллег о том, что вы делаете, и попросить их указать на любые ошибки или упущения. Это гарантирует, что ваша рабочая инструкция будет хорошо принята. Здесь, в Gluu, мы верим в написание рабочих инструкций в рамках интегрированной системы для управления бизнес-процессами.


Вы нашли это полезным?
Если да, то мы будем очень признательны, если вы поделитесь:


… или, если вы чувствуете себя готовыми, ознакомьтесь с нашей функцией рабочих инструкций, чтобы прямо сейчас приступить к своим собственным рабочим инструкциям.

Уход за книгами и бумагами

Общие проблемы

Выживание всего, что сделано из бумаги, зависит от свойств самой бумаги, применяемых материалов и их влияния друг на друга.В отличие от таких материалов, как текстиль, где старые предметы обычно более хрупкие, чем новые, с бумагой часто бывает наоборот. При хранении в хороших условиях бумага, произведенная в Европе с периода позднего средневековья до середины XIX века, как правило, находится в хорошем состоянии. Однако на бумагу, изготовленную после середины 19 века, могут влиять некачественные материалы, из которых она была сделана. Таким образом, срок жизни некоторых современных бумаг составляет всего несколько десятилетий.

Начиная с середины XIX века, рост спроса на материалы для чтения совпал с развитием механизированного производства бумаги и печати.Это позволило широко использовать дешевую древесную массу в большом количестве в качестве сырья для изготовления бумаги. Древесную массу можно просто измельчить, а затем превратить в бумагу. Этот тип целлюлозы, известный как древесная масса, содержит все кислотные компоненты, присутствующие в древесине. Бумага из древесной массы, например Газета дешевая в производстве, но по своей природе очень кислая.

Типы бумаги

Бумага использовалась для создания изобразительного искусства и литературы с момента ее изобретения в Китае более 2000 лет назад.Бумага изготавливается из ряда натуральных материалов, которые различаются в зависимости от страны и культуры происхождения, таких как Япония, Китай и Индия. В европейской традиции есть две основные категории: бумага ручной и машинной обработки. Несмотря на это, существует огромное разнообразие по весу, текстуре и цвету. Документы и произведения искусства на бумаге состоят как из бумаги, так и из чернил, краски или других декоративных элементов.

Самая ранняя европейская бумага изготавливалась вручную из растительных волокон, как правило, из переработанных льняных или хлопчатобумажных тряпок.Их измельчали, пропитывали и мацерировали для разделения волокон, получая водянистую пульпу, которую процеживали через сетчатые формы для изготовления листов бумаги. Изготовленная таким образом бумага очень впитывает и действует как промокательная бумага. Создание четких линий или четкого текста может оказаться затруднительным, поскольку влажные чернила или краска растекаются и растекаются.

Для предотвращения впитывания чернил поверхность бумаги «проклеена». Термин проклейка был позаимствован у художников, которые предварительно обрабатывали деревянные панели и полотна разбавленным клеем, называемым размером, для герметизации поверхности.Самая ранняя калибровка бумаги заключалась в погружении бумаги в разбавленный желатин, чтобы придать ему более твердую, менее впитывающую и более упругую поверхность. К желатину добавляли квасцы (сульфат алюминия-калия), чтобы способствовать его сцеплению с бумагой и замедлить рост плесени. Бумага, сделанная вручную из льна или хлопка, имеет длинные волокна, которые делают бумагу более прочной. Кроме того, квасцы этого типа обычно химически стабильны.

Кислотность

Кислотность — одна из наиболее важных причин повреждения бумаги, поскольку она ослабляется и в конечном итоге разрушает волокна, из которых состоит бумага.В результате бумага, изготовленная из древесной массы, быстро разрушается изнутри. Первым признаком этого является то, что бумага становится желтой, затем коричневой и становится все более хрупкой. Например, газеты делают из древесной массы, а кислоты, содержащиеся в бумаге, вызывают ее обесцвечивание и хрупкость. Разрушение газеты изнутри ускоряется при воздействии света и / или высокой влажности. Древесная масса может быть подвергнута химической обработке для удаления кислот и примесей. Бумага из очищенной древесной массы дороже, но служит дольше, чем бумага из древесной массы.Однако в прошлом его срок службы все еще был ограничен, потому что его почти всегда обрабатывали квасцами-канифолью.

Квазин-канифольный клей был введен в производство в середине 19 века наряду с древесной массой. Он был сделан из смеси квасцов, в данном случае сульфата алюминия, и канифоли, смолистого материала, оставшегося при перегонке скипидара. Этот тип квасцов отличается от более раннего типа и не является химически стабильным. Клейкое вещество из квасцов и канифоли было дешевым, могло добавляться во время изготовления бумаги, а не на отдельном этапе, и давало отличную поверхность для печати.К сожалению, во влажных условиях он выделяет серную кислоту, которая разрушает бумагу, желтеет и делает ее очень хрупкой.

Чернила

Железно-галловые чернила, распространение чернил на оборотную сторону и коррозия бумаги чернилами.

Другая проблема, которая может повредить бумагу (обычно в книгах, рисунках и письмах), связана с типом использованных чернил. Железно-галловые чернила, изготовленные из танина (галлов), купороса (сульфата железа), гуммиарабика и воды, использовались в Европе примерно с конца 12 века.В зависимости от того, как изначально были сделаны чернила, железно-галловые чернила могут «прожигать» дыры прямо насквозь. Аналогичная проблема возникает с зеленым пигментом из меди, который часто использовался в старых исламских книгах в качестве зеленой границы вокруг текста.

Первым признаком повреждения железной желчью является коричневый ореол вокруг чернильных линий. Это усугубляется влажными условиями, и хотя сухие условия замедляют процесс, они не могут его предотвратить.

Foxing

Термин «foxing» описывает обезображивание небольших желто-коричневых пятен или пятен на бумаге.Две основные причины — это загрязнение бумаги плесенью и железом. Плесень питается самой бумагой, а также любой грязью или органическими веществами на ней, например, следами от пальцев, пятнами от еды и раздавленными насекомыми. Крошечные металлические примеси могут быть обнаружены в бумаге в результате первоначального производственного процесса или из-за грязи и загрязнения. Влажные условия способствуют росту плесени и вызывают ржавчину железных примесей. В некоторых случаях консерватор может уменьшить обезображивающий эффект лисицы, но во многих случаях вам просто нужно принять этот старый урон.

Официальный описательный и иллюстрированный каталог Большой выставки 1851 г., Vol. 2. Pressmark: EX.1851.72

В наши дни вновь напечатанные книги должны быть недолговечными, и то, как мы их используем, отражает это. Люди часто с силой открывают страницы новой книги в мягкой обложке и сильно надавливают на внутреннюю часть корешка, чтобы книга оставалась открытой. Иногда это сопровождается треском при разрыве крепления. Хотя это нормально для одноразового бестселлера, вам нужно будет проявить больше осторожности, если вы хотите передать свои особые книги следующему поколению.

Сначала решите, имеют ли ваши бумаги и книги историческую, эстетическую или сентиментальную ценность. Если вы считаете, что они имеют значительную денежную ценность, подумайте о том, чтобы их оценили, застраховали и профессионально сохранили.

Стоимость запущенного и некачественного ремонта высока. Поскольку книги обычно не являются декоративными предметами сами по себе и, следовательно, не выставляются на всеобщее обозрение, часто возникает сопротивление затратам на профессиональную консервацию. Вы должны сбалансировать это с денежной и сентиментальной ценностью ваших книг.

Работа с книгами

Никогда не снимайте книгу с полки, кладя палец на верхнюю часть корешка и потянув книгу на себя — это повредит головную крышку, которая со временем отломится. Попробуйте вынуть книгу, проведя рукой по верху и осторожно надавив на передний край, или нажав
на боковые книги дальше вперед, чтобы вы могли обхватить рукой корешок книги и крепко обхватить каждую сторону. . Убедитесь, что вы поддерживаете тяжелые книги другой рукой.

Уход за мягкой обложкой

Самый распространенный тип переплета в современном доме называется «идеальный» переплет и используется для журналов и журналов, современных книг в мягкой обложке и некоторых современных переплетов. И обложка, и страницы склеены по краю корешка толстым слоем термоклея. Это самый дешевый вид переплета, предназначенный для одноразового использования. Часто это сочетается с использованием некачественной кислой бумаги.

Когда клей по корешку высыхает или разрывается, страницы начинают выпадать.Вы можете положить книгу в книжную коробку и хранить ее. Это, по крайней мере, сохранит детали вместе и минимизирует дальнейшие повреждения. Если книга представляет ценность, профессиональный реставратор может ее отремонтировать и переплетать.

Семейные Библии

Большие семейные Библии особенно уязвимы для повреждения при чтении, обращении и ненадлежащем хранении. Часто конструкция оказывается недостаточно прочной, чтобы выдержать вес текстового блока и досок. Кроме того, чем старше том, тем больше вероятность того, что переплет будет поврежден и станет хрупким, поэтому важно выдерживать всю структуру и вес книги, когда вы поднимаете ее и читаете.Клинья из пенопласта — лучшее решение.

Отслоившийся и сломанный блок фотоальбома.

Змеи в употреблении.

Поддерживайте книгу чистыми свернутыми полотенцами.

Башмак книжный.

Типичное повреждение, вызванное открытием без опоры.

Открытие книги на столе приводит к концентрации нагрузки на самое слабое место переплета, соединение между корешком и передней и задней панелями. Как только эти стыки будут сломаны, обложки и корешок могут сломаться, шитье может сломаться, текстовый блок может расколоться, и страницы начнут выпадать.Если не лечить, книга в конечном итоге будет уничтожена.

Обычные копировальные аппараты требуют, чтобы книги прижимались к стеклянной платформе. Это повреждает шитье, позвоночник и суставы. В библиотеках обычно есть специальные копировальные аппараты, которые позволяют копировать страницу, не прижимая книгу к плоской поверхности: если вам нужно сделать ксерокопию, воспользуйтесь одним из них.

Использование клиньев из пенопласта для больших книг

Клинья из пенопласта полностью поддерживают доски вплоть до стыка с корешком. Это означает, что почти весь вес книги приходится на клинья из пенопласта, а не на корешок и суставы.Они также ограничивают расстояние открытия книги и предотвращают случайное повреждение корешка из-за слишком плоского сдвига страниц. Змеи (утяжелители для штор: небольшая цепочка из свинцовых утяжелителей, вшитая в тюбик ткани) могут быть размещены на страницах, чтобы страницы оставались открытыми, не повреждая корешок (поставщики: Conservation Equipment или Conservation By Design).

Использование клиньев из пенопласта зависит от того, находитесь ли вы в начале, в середине или в конце книги, потому что форма корешка меняется по мере того, как вы читаете.Используйте дополнительные плоские пеноблоки, чтобы поддержать книгу в ее естественной форме, если она открыта в начале или в конце. В качестве альтернативы вы можете свернуть чистые сухие полотенца для рук, чтобы поддерживать книгу без клиньев из пенопласта.

В современных переплетах и ​​старых книгах, особенно больших книгах, доски больше, чем текстовый блок. Когда они хранятся в вертикальном положении на книжной полке, текстовый блок не поддерживается и будет медленно «опускаться» на полку. Вначале этот процесс искажает позвоночник: верхняя часть позвоночника уплощается, нижняя часть выталкивается наружу, и со временем соединения между досками и позвоночником начинают рваться.Это повреждение можно предотвратить, храня книгу горизонтально или, если вертикально, в книжной «обуви».

Книжная обувь изготавливается консерваторами по индивидуальному заказу. Они сделаны из архивных материалов и включают в себя опору для текстового блока, чтобы компенсировать зазор между текстовым блоком и полкой. Не рекомендуется использовать футляры-футляры, похожие на башмак для книг, но закрытые сверху, поскольку они затрудняют извлечение книги, не потянув за соединение, и не поддерживают текстовый блок.

Упаковка и хранение книг

Избегайте хранения книг на чердаках и в подвалах и держите коробки немного приподнятыми над полом и подальше от стен. Это предотвращает повреждение от небольшого затопления, а воздушный поток поможет избежать повреждения насекомыми и плесени.

При упаковке книг в ящики для хранения убедитесь, что корешок поддерживается, иначе доски, корешок и текстовый блок могут отделиться друг от друга. Разложите книги ровно, перевернутыми корешками, с самым большим внизу и самым маленьким вверху, чтобы не было слишком много в стопке, или упакуйте книги корешком вниз вместе с книгами одинакового размера.Не кладите книги сверху в свободное место.

Фазовая коробка.

Индивидуальные постоянные ящики архивного качества — лучший вариант для среднесрочного и длительного хранения ценных книг, редких предметов, пергаментных блоков и книг в пергаментном переплете, томов в кожаном переплете и книг с фурнитурой. Несмотря на свою дороговизну, коробка должна точно соответствовать книге и защищать ее от повреждений, вызванных светом, жарой, влажностью и загрязнением. Фазовые коробки изготавливаются индивидуально из картона архивного качества.Это самый дешевый способ сохранить в хорошем состоянии книги, которые вы цените. Они могут быть хороши для книг, у которых есть такие аксессуары, как металлические застежки или украшения, которые в противном случае могли бы натереть или зацепиться за соседние книги.

Коробки Diecut серийно производятся, бывают стандартных размеров (которые могут не соответствовать вашей книге) и доставляются в плоской упаковке. Они сделаны из картона для складных коробок архивного качества и могут быть полезны для журналов и комиксов. Однако некоторые размеры можно приобрести только в больших количествах.

Корпус с четырьмя створками.

Вложения с четырьмя клапанами — это более дешевый и простой способ защиты небольших книг, бумажных брошюр, брошюр и т. Д., Которые уязвимы или имеют незакрепленные страницы. Их можно просто сделать из манильской или крафт-бумаги архивного качества или тонкой карты, как показано на обертке ниже.

Обертывание — самый дешевый вариант; он действует как суперобложка и является хорошим выбором для поврежденных книг, например если обложки или страницы незакреплены или книжный шкаф находится под прямыми солнечными лучами.Оберните книгу в лист плотной бумаги архивного качества или тонкой карты, например крафт-бумаги (120 г / кв.м), манильской (225 г / кв.м) или обложки (300 г / кв.м), в зависимости от размера книги. Выбирайте бумагу без лигнина, кислот, буферов и с pH 7–8,5.

Если доски отсоединились, и ни одно из вышеперечисленного невозможно, можно использовать льняные ленты, чтобы снова закрепить доски и предотвратить повреждение текстового блока.

Кожаные переплеты

Кожа прошла химическую обработку (дубление), поэтому при намокании она не гниет.Кожа из квасцов только частично дубильна путем обработки квасцами. В правильных условиях он очень износостойкий и долговечный. Однако, если он намокнет, он испортится и будет поврежден. Необработанная кожа, такая как пергамент или пергамент, которая была покрыта известью, растянута и высушена, также может быть износостойкой и долговечной. Однако, если он намокнет, он сократится и начнет разлагаться.

Избегайте кожаной отделки книг. Это не помогает сохранить кожу и на самом деле может быть очень разрушительным, особенно если было нанесено слишком много.

Как бороться с красной гнилью

Это касается кожи, которая выглядит порошкообразной, оранжево-красной и хрупкой. Это вызвано сочетанием оригинального метода дубления (растительное дубление) и загрязнения окружающей среды. Загрязнение диоксидом серы реагирует с образованием серной кислоты, которая атакует кожу изнутри. После того, как повреждение произошло, единственное, что вы можете сделать, это попытаться ограничить ущерб, причиненный манипуляциями.

Вы можете упаковать книгу в коробку или обернуть ее материалами, которые впитывают кислоты, выделяемые испорченной кожей.Использование кожаной повязки или других материалов, таких как вазелин, не поможет (и может нанести еще больший ущерб), потому что проблема не на поверхности, а глубоко внутри самой кожи.

Регулярное обслуживание книг

Если вы снимаете книги с полок один или два раза в год, чтобы вытирать их, они будут чистыми, и это хороший способ обнаружить проблемы с плесенью или насекомыми до того, как будет нанесен слишком большой ущерб. Накройте стол чистой бумагой на улице в теплый и сухой день. Возьмите каждую книгу по очереди, крепко держите ее за передний край и мягкой щетиной, например щеткой для бритья старого образца, слегка стряхните пыль.

Работайте от края корешка к переднему краю, иначе вы столкнетесь с пылью по корешку. Избегайте использования пылесоса из-за риска отсосать любые незакрепленные фрагменты. Этот метод не подходит, если страницы сильно искажены, смяты или повреждены из-за того, что на них может попасть пыль. Пропылесосьте или протрите полки перед заменой книг.

Если бумага в хорошем состоянии, возможно, удастся удалить пыль и грязь с полей страниц с помощью Chemsponge, также известного как химическая или дымовая губка (поставщики: Conservation By Design или Conservation Equipment).Они изготовлены из вулканизированной резины и должны использоваться в сухом виде — жидкость не требуется. Они работают, задерживая грязь на поверхности губки. Когда это произойдет, просто отрежьте грязную поверхность, чтобы обнажить чистую губку. Chemsponge не удалит повреждения плесенью, лисицу или пятна, и не рекомендуется, если бумага хрупкая или разорванная, или если поверхность бумаги выглядит «пушистой».

Очищайте только поля и следите за тем, чтобы не чистить области печати или иллюстрации, потому что вы можете размазать или удалить чернила.Оставляйте аннотации, заметки и рисунки на полях, так как они могут быть историческими свидетельствами, которые увеличивают денежную ценность и интерес к вашей книге. Во время уборки важно регулярно мыть и сушить руки, иначе вы перенесете больше грязи, чем удалите. Отрежьте небольшой кусок Chemsponge, примерно 25 x 25 x 10 мм. Слегка проведите этим по грязной части поля.

Если Chemsponge не удаляет грязь, вы можете проконсультироваться с консерватором. Если фрагменты бумаги удалены, немедленно остановитесь.Если вы обнаружите в книге листы бумаги, их следует хранить в конверте с пометкой, где указано, где в книге был обнаружен фрагмент.

Очистка заплесневелых книг

Рост плесени вызван высокой относительной влажностью или влажностью в сочетании с плохой циркуляцией воздуха. При уходе за антиквариатом важна относительная влажность. Относительная влажность измеряет количество влаги в воздухе по отношению к максимальному количеству влаги, которое воздух может удерживать при этой температуре.Если условия станут более сухими и относительная влажность упадет ниже 70%, плесень перейдет в спящий режим, но снова активируется при повышении относительной влажности.

Если у вас есть заплесневелые книги, попробуйте определить источник сырости, например протечки или книги у холодной внешней стены и устраните основную причину вашей проблемы. Определите, активна ли плесень или находится в спящем состоянии, тщательно протестировав ее с помощью тонкой кисти. Если плесень сухая и порошкообразная, она, вероятно, находится в спящем состоянии, а если плесень мягкая и размазанная, она, вероятно, активна.Если плесень активна, переместите книги в теплое сухое место, пока она не станет спящей.

Чтобы удалить плесень, вынесите книгу / книги на улицу в теплый и сухой день. Держите каждую книгу так, чтобы она оставалась плотно закрытой, чтобы предотвратить загрязнение текстового блока, и очистите, как описано ранее. Тщательно очистите полку коммерческим фунгицидом или раствором 5–10% отбеливателя, протрите / ополосните полку водой, чтобы удалить все остатки отбеливателя, и дайте им высохнуть перед заменой книг.

Чего нельзя делать …


Не пользуйтесь старомодными чистящими средствами
Хлеб — это традиционный материал для сухой чистки, используемый для удаления грязи с бумаги. Если вы потрете кусок свежего белого хлеба между пальцами, вы увидите, что он довольно эффективно собирает грязь. Небольшая липкость хлеба — это причина, по которой он работает, а также может быть проблемой. Он может оставлять липкие следы, которые притягивают больше грязи. Остатки масла или мелкие крошки, застрявшие в бумажных волокнах, будут способствовать росту плесени и нападению вредителей.

Не обрезайте документы или рисунки до размеров рамы
Раньше произведения искусства на бумаге иногда вырезали по размеру рамы, крепления или альбома. Это может быть сделано некоторыми коммерческими монтажниками сегодня. Однако важно не вырезать документы или произведения искусства, потому что вы можете случайно удалить важные исторические свидетельства, такие как подписи, поля и отметки на пластинах, которые увеличивают происхождение и ценность произведения.

Не ламинировать бумагу
Ламинирование используется для усиления бумаги путем герметизации ее между листами пластика с использованием тепла и давления.Хотя это нормально для одноразовой бумаги, с которой много обращаются, это не подходит для исторической или ценной бумаги. К сожалению, используемые пластмассы химически нестабильны, со временем становятся желтыми и хрупкими, производя кислоты, которые разрушают бумагу, чернила и пигменты. Ламинирование необратимо, потому что тепло и давление означают, что пластик полностью приклеен к бумаге, поэтому, если вы цените свою бумагу, не ламинируйте ее.

Не используйте самоклеящуюся ленту для ремонта.
Одно из худших действий, которые вы можете сделать с бумагой, — это попытаться устранить разрывы с помощью самоклеящейся ленты, такой как липкая лента, липкая пластиковая или малярная лента.Обычно они изготавливаются из тонкой гибкой основы в сочетании с липким клеем при комнатной температуре.

В краткосрочной перспективе удаление чувствительной к давлению ленты может удалить верхний слой бумажных волокон. В среднесрочной перспективе основа отваливается, а клей, оставшийся на бумаге, притягивает грязь и может прилипнуть к другим бумагам, хранящимся рядом с ним, и повредить их. Со временем клей может проникнуть в бумагу, оставляя необратимое изменение цвета до желтого или коричневого цвета. Если клей с возрастом станет кислым, он также повредит бумагу.

Избегайте использования ленты на обратной стороне бумаги, например, при изготовлении самодельных креплений. Со временем клей с ленты может протолкнуть бумагу и вызвать необратимые пятна обесцвечивания на лицевой стороне.

В современных лентах, чувствительных к давлению, используется акриловый клей. Они не сильно обесцвечиваются и не просачиваются сквозь бумагу с возрастом, хотя могут немного впитаться в зависимости от пористости бумаги. Однако они не растворяются в воде или растворителях и часто не могут быть удалены без повреждения бумаги.

Также доступны ленты, чувствительные к давлению «архивного качества». Их можно назвать химически стабильными, не желтеющими, бескислотными или удаляемыми с помощью растворителей или воды. То, что они «архивные», не означает, что вы можете использовать их в своих ценных произведениях искусства или документах. Остатки клея удалить сложно или невозможно. Кроме того, использование воды или растворителя может оказаться невозможным без повреждения бумаги. Обратимость касается не только материала, но и того, к чему он применяется.Ленты, в которых используется водорастворимый крахмальный клей, доступны и являются лучшей альтернативой.

Лучше не использовать какую-либо липкую ленту.

Современные бытовые клеи, такие как UHU, Superglue, Blutack, Copydex, Pritstick и резиновые цементные клеи, не подходят для ценной бумаги. Клей со временем выйдет из строя, и по мере того, как продукты распадутся, они испачкаются, повредив саму бумагу. Иногда бывает трудно удалить высохший клей, который стал темным и ломким.

Не используйте липкую ленту для герметизации бумаги.
Инкапсуляция иногда рекомендуется в качестве альтернативы термоуплотненному ламинированию. Бумага помещается между двумя листами химически инертного пластика, которые скрепляются двусторонней лентой по краям, но не контактируют с бумагой. Бумага удерживается электростатическим зарядом пластика.

Основная проблема заключается в использовании двустороннего скотча, который обычно имеет очень прочный клей.Если вы случайно прикоснетесь к бумаге скотчем, прощения не будет. Если ее оторвать, лента примет верхний слой бумаги, туши или краски. Случайный контакт может произойти при небольшом движении бумаги во время герметизации или при разделении пластиковых листов для извлечения бумаги. Хорошей альтернативой является изоляция бумаги между патентованными рукавами, свариваемыми термической сваркой с двух или трех сторон.

Не используйте сухой монтаж.
Этот метод используется для крепления фотографий, бумаги и плакатов, особенно если их также необходимо выровнять.Для сухого монтажа используется тонкая бумага, пропитанная клеем. Салфетка помещается между обратной стороной монтируемой бумаги и поддерживающей бумагой или картой. Тепло и давление используются для расплавления клея в салфетке и приклеивания бумаги к держателю. Как всегда, проблемы и повреждения вероятны по мере старения клея; Сухой монтаж — это процесс, от которого очень трудно отказаться.

Не используйте скрепки, скобы и самоклеящиеся заметки.
Все они предназначены для использования в одноразовых офисных документах.Они не подходят ни для временного, ни для постоянного использования на ценных бумагах или произведениях искусства. Металлические зажимы и скобы разъедают, оставляя пятна ржавчины на бумаге. Скрепки часто рвут бумагу, когда их вынимают, и могут привести к необратимому искажению бумаги. Самоклеющиеся ноты оставляют после себя следы. Цветные папки или ленты могут испачкать бумагу во влажных условиях, в то время как резиновые ленты врезаются в бумагу, когда они новые, а затем становятся липкими по мере старения и гибели.

Если вы обнаружите что-либо из этого на своей старинной бумаге, аккуратно удалите их.Если вы думаете, что они интересны, храните их отдельно, например, вы можете сфотографировать документ, перевязанный цветной лентой, а затем хранить цветную ленту в защитном футляре рядом с исходными буквами.

Произведено Секцией сохранения бумаги, книг и картин, Виктория и Альберта

3 причины важности документации

Поддержание системы организованной, точной и последовательной документации на рабочем месте необходимо и полезно.Делая документацию приоритетом, особенно когда речь идет о отделе кадров (HR) компании, это может помочь смягчить споры, предложить ресурсы, когда они необходимы, и ответить на важные вопросы о компании. В этой статье мы обсудим, почему важна документация, и способы улучшения процесса документирования.

Что такое документация?

Документация относится к набору записей, которые профессионалы или компании ведут для предоставления доказательств или информации, которые могут быть использованы для обоснования решений.На рабочем месте хранится документация о занятости и действиях и событиях компании в соответствии с требованиями законодательства и политикой компании.

Лучшие методы работы с персоналом включают ведение как официальных, так и неофициальных записей о трудовых событиях. Сюда могут входить такие элементы, как:

  • Действия
  • Взносы
  • Дисциплинарные меры
  • Споры
  • Расследования
  • Оценка эффективности
  • Нарушения политики

Ведение обширных записей позволяет отделу кадров сохранять письменную историю событий.Документация может помочь руководству в продвижении по службе, дисциплинарных мерах, повышении заработной платы и увольнении. Документация всегда должна быть основанной на фактах, подтверждающей идеи, не полагаясь на мнение других.

Связано: Как документировать процессы на рабочем месте (с помощью шаблона)

Почему важна документация?

Хотя существует множество причин, по которым поддержание согласованной, организованной системы документации может помочь вам и вашей организации в достижении успеха, следует учитывать три основные категории:

1.Это демонстрирует профессионализм.

Документация показывает как сотрудникам, так и клиентам, что вы привержены защите важной информации и стремитесь предоставлять заинтересованным сторонам фактическую информацию по мере необходимости. Сама по себе практика ведения точной документации обеспечивает доступную и управляемую структуру для решения проблем, приносящих пользу каждому.

2. Он предоставляет полезные рекомендации по производительности.

Документирование ваших процессов обеспечивает согласованность, эффективность и стандартизацию.Это позволяет всем, кто следит за ними, работать с максимальной отдачей и четко понимать ваши ожидания. Потратив время на документирование каждой из ваших процедур в пошаговом формате, вы сэкономите время и деньги в долгосрочной перспективе. Эта документация также должна включать миссию и видение компании, роли и обязанности на каждой должности, а также любые другие ожидания людей, которые присоединятся к вашей компании.

После того, как вы обозначите, что важно для бизнеса и как достичь целей, ваши общие групповые усилия станут более прямыми и целенаправленными.В результате ваши сотрудники могут быстрее и легче достигать целей.

3. Бизнес может быть более прибыльным

Документирование информации и процессов экономит время сотрудников, предлагая ответы на вопросы в доступной форме. Сотрудники могут тратить больше времени на работу, чем на решение проблем для себя или своих коллег. Когда предприятия документируют процедуры, они могут работать более эффективно.

Связано: что такое проектная документация? (С наконечниками)

Формальное vs.неофициальная документация

Хотя записи о занятости должны быть формальными, другие документы могут быть неформальными. Например, менеджер может вести случайный учет обсуждений, которые он вел с сотрудниками в течение года, чтобы обсудить с ними их цели, проекты или уровень морального духа во время индивидуальных проверок.

Неофициальная документация может даже состоять из заметок или писем, сохраненных в личном деле сотрудника. Если сотрудник записывает предложение и передает его руководству, они могут сохранить его для дальнейшего использования.Электронная почта и межофисная онлайн-коммуникация также могут служить неформальной документацией, когда возникает необходимость.

Напротив, официальная документация соответствует определенным стандартам и соглашениям, установленным компанией и официальными процедурами управления персоналом. Различия, присущие этим двум типам, помогают проиллюстрировать, почему полная документация так важна.

Как правильно вести документацию сотрудников

Ведение кадровых файлов сотрудников — одна из важнейших обязанностей отдела кадров.Несмотря на то, что требования вашей компании могут различаться, надежный кадровый файл сотрудника должен включать, помимо прочего, данные сотрудника:

Если сотрудник уволен или увольняется из компании по другой причине, HR должен продолжить документирование с помощью сотрудника:

Связано: 8 функциональных областей управления персоналом

Примеры документации помимо HR

Документация предназначена не только для учета сотрудников и методов управления. Он также может включать такие элементы, как технические спецификации, требования, бизнес-логику и руководства компании.Вот несколько примеров отраслевой документации:

1. Разработка программного обеспечения

Разработка программного обеспечения — это отрасль, в которой документация важна. Независимо от того, говорите ли вы о небольшой команде или о большой корпорации, многие люди часто участвуют в проектах по разработке программного обеспечения. Таким образом, надлежащая техническая документация гарантирует качественное выполнение задач.

Проектная документация при разработке программного обеспечения может:

  • Определить проект
  • Описать, как должен выглядеть продукт
  • Установить стандарты кодирования
  • Руководства по стилю и шаблоны проектирования
  • Сформулировать стандарты тестирования
  • Определить предмет тестирования
  • Документируйте результаты тестирования
  • Предоставьте инструкции по установке, использованию и обслуживанию продукта

В такой отрасли, как разработка программного обеспечения, документация должна быть исчерпывающей, поскольку любые ошибки создают пробелы между теми, кто имеет доступ к информации.Например, если заинтересованные стороны не полностью осознают продукт, у них могут быть другие ожидания от него, чем то, что инженеры пытаются реализовать. В документации не только четко указана важная информация, но и предотвращаются неудачи и недоразумения.

2. Управление компьютерной системой

Системная документация относится к решению, которое служит справочным материалом для будущих обновлений программного и аппаратного обеспечения или работ по обслуживанию. Другими словами, он описывает возможности и требования программного обеспечения и информирует читателей о его функциональных возможностях.Системная документация является более технической, чем другие формы документации, потому что она включает в себя такие аспекты, как:

  • Документация по тестированию
  • Документация по исходному коду
  • Документация по API
  • Документация по архитектуре программного обеспечения
  • Инструкции по решению для продвинутых пользователей

Пользовательская документация в данной области системной документации относится к информации, которую пользователь, не являющийся ИТ-специалистом, может легче усвоить. Типы пользовательской документации включают руководства пользователя, учебные руководства, руководства по установке и примечания к выпуску.

3. Исследование

Проведение исследования и запись результатов требуют, чтобы вы построили и поддержали аргумент. Документирование вашей учебы и признание тех, чьи идеи вы основываете, имеют решающее значение. Причины для документирования вашего исследования могут включать:

  • Предоставление кредита или ссылки на оригинального создателя или автора
  • Обеспечение доступа к источникам, которые вы использовали в своем исследовании
  • Предоставление вашим читателям возможности следить за исследованием
  • Предоставление другим возможности проверить достоверность полнота и точность вашего исследования
  • Прозрачность, честность и доверие во избежание плагиата

Частью профессионального исследователя является ведение письменной, аудио- и визуальной документации о вашем исследовании.Это включает в себя запись их гипотез, выводов, вопросов и выводов. Ученые также должны собирать данные для их анализа — форму документации. Кроме того, ученые могут захотеть повторить эксперимент, чтобы увидеть, изменяются ли результаты теста в зависимости от определенной переменной. Чтобы повторить эксперимент точно так же, как и раньше, им нужна документация предыдущего эксперимента или оригинального ученого.

Тем, кто выполняет научные исследования, необходим точный набор инструкций для проверки гипотез, повторения экспериментов, получения результатов и публикации своих выводов.Без надлежащей документации по исследованиям у нас не было бы передовых технологий, лекарств и сельскохозяйственных методов, которыми мы пользуемся сегодня.

Связано: 7 методов ведения систематизированных заметок

Последствия ненадлежащей документации

Многие отрасли требуют тщательной документации, выполняемой определенным образом. Если организациям не удается вести систематизированный учет, некоторые из последствий могут включать:

  • Текущие проверки
  • Неправильное выставление счетов
  • Неэффективность для роста сотрудников
  • Потерянный доход
  • Нарушение безопасности

Во всех организациях используется документация для регистрации разнообразная информация.Независимо от вашего карьерного пути, важно понимать, какую роль документация играет в рабочей силе и какую пользу вы можете извлечь из ведения систематизированного учета для вашей собственной карьеры.

По теме: Вопросы и ответы: Почему так важно управление файлами? Plus Benefits

Требования к надлежащей практике документации (GDP): Фармацевтические руководящие принципы

Надлежащая практика документации GDP — это систематическая процедура подготовки, рассмотрения, утверждения, выпуска, регистрации, хранения и архивирования документов.

Согласно контролю документации GMP «Если не записано, значит, не было». В документе представлена ​​информация о том, когда, где, кто, почему и как выполнить задачу. В документе представлены доказательства, подтверждающие, что задачи были выполнены в должном порядке.

Основные требования GDP:
1. Всегда записывайте записи во время активности одновременно.
2. Всегда записывать дату с подписью в записях GMP.

3. Всегда используйте несмываемую шариковую ручку для записи данных в записи GMP.
4. Всегда вводите данные непосредственно в записи GMP на английском языке.
5. Никогда не используйте карандаш, стираемую ручку или ручку с водорастворимыми чернилами для заполнения записей GMP.
6. Никогда не используйте белые чернила или корректирующую жидкость для исправления записи в записях GMP.
7. Никогда не подписывайтесь за кого-либо на каком-либо документе. Распишитесь только за работу, которую вы выполнили сами.
8. Никогда не датируйте записи GMP задним числом.
9. Никогда не выбрасывайте исходные необработанные данные любого рода.
10. Никогда не используйте бумагу для заметок, незакрепленную бумагу или «вывешивайте» для записи данных.
11. Никогда не выбрасывайте и не уничтожайте записи GMP, пока не истечет срок хранения.
12. Документация и записи, используемые на протяжении всего производственного процесса, а также вспомогательные процессы, должны соответствовать основным требованиям GDP.

Список таких документов приведен ниже (Список не ограничен):
Записи о серийном производстве
Спецификация материалов
Спецификации
СОП
Протоколы
Методы испытаний
Контрольные списки
Формы / журналы
Оценки обучения
Сертификат анализа
Технология передаточный документ
Проверочные документы
Протоколы технического обслуживания
Записи калибровки

Общие требования
Указанные ниже требования должны применяться ко всей документации GMP в среде GMP.
A. Четко составленная документация:
● Все документы должны быть точными и написанными таким образом, чтобы не допускать ошибок и обеспечивать единообразие.
● Если документы должны использоваться вместе, например СОП и форму, тогда каждый должен ссылаться на другой.
● Обеспечьте прослеживаемость между двумя или более документами / записями с использованием официальных номеров документов или идентификации записей.

B. Использование несмываемых чернил:
● Все записи должны быть заполнены нестираемой ЧЕРНОЙ или СИНЕЙ шариковой ручкой для удобочитаемости в течение длительного времени.
● Не используйте карандаш или чернила, которые можно стереть.

C. Разборчивые рукописные записи:
● Документ непригоден для использования, если он не читается, поэтому необходимо следить за тем, чтобы почерк был разборчивым. Все записи должны быть сделаны во время выполнения задач и должны быть разборчиво подписаны и датированы.
● То же самое и с электронными документами и записями — язык должен быть ясным и недвусмысленным.

D. Проверка и утверждение:
● Чтобы убедиться, что информация верна и точна, документы и записи должны проверяться лицом, выполнившим задачу и обладающим соответствующими знаниями.Подпись и дата проверяющего / утверждающего подтверждают, что проверка была проведена.
● Неподписанные документы или записи являются неполными и не должны использоваться для выполнения какой-либо задачи или рассматриваться как свидетельство выполненной задачи

E. Подписи сотрудников:
● Рукописные подписи должны быть уникальными для конкретного лица и внесены в реестр подписей чтобы гарантировать, что подпись прослеживается до соответствующего сотрудника (или подрядчика).
● Ни одному сотруднику не разрешается расписываться за другого сотрудника, если это не делегировано.Подписи ни в коем случае нельзя подделывать.
● Управление записью подписей должно регулироваться процедурой и регулярно проверяться, чтобы она оставалась актуальной — новый сотрудник должен подписать регистр подписей во время введения в должность, регистр подписей должен указывать дату ухода сотрудника.

Подготовка документов
1. Четкие и краткие заголовки должны использоваться для заголовков, таблиц, графиков и т. Д.
2. Страницы в составном документе должны быть пронумерованы как X или Y.
3. Полнотекстовое написание с аббревиатурой в скобках следует использовать впервые. Аббревиатура может использоваться вместо полнотекстового написания в остальной части документа.
4. Все документы должны иметь подпись и дату лица, подготовившего документ, просмотревшего документ и утвердившего документ.
5. Все составные документы должны иметь дату вступления в силу, дату утверждения и номер текущей версии.
6. При подготовке документов необходимо соблюдать соответствующие СОП.
7. Следует использовать слова, понятные каждому. Незнакомые слова ухудшают понимание читателем написанного. Определения сокращений всегда должны быть включены в документ для справки. Наиболее эффективно это достигается включением определений в табличный формат в начале или в конце документа.
8. Убедитесь, что содержимое документа не сжато в меньшую область, чтобы ограничить количество страниц. Документы с небольшими полями и без пробелов между абзацами и заголовками могут быть трудными для просмотра, трудными и медленными для чтения.Разместите содержимое так, чтобы шрифт / шрифт был легко читаем для всех пользователей.
9. При создании документа рассмотрите контекст, в котором документ может быть использован в будущем, и достаточно ли у читателя справочной информации.
10 Люди лучше запоминают информацию, когда есть сильные визуальные подсказки, например диаграмма. Если документ должен быть длинным, рассмотрите возможность использования таблиц для структурирования информации для облегчения понимания читателем.
11. Обучение документа следует планировать только после утверждения документа и должно быть завершено до даты вступления в силу.

Связано: Как подготовиться к проверке FDA

Выдача и поиск записей GMP
1. Все формы, связанные с деятельностью, должны быть частью соответствующих СОП.
2. QA ведет список форм, влияющих на GMP, и связанных с ними СОП.
3. Следует вести записи о выдаче и поиске таких форм.

Запись времени и даты в записи GMP
1. Время следует вводить в 24-часовом цикле. Запишите время в формате ЧЧ: ММ.Например, 11:05 должно быть записано как 11:05, а 23:05 должно быть записано как 23:05.
2. Дата вводится в формате ДД.ММ.ГГ. Например, 27 июля 2013 должно быть записано как 27.07.13. Поставьте «0» перед цифрой, если цифра меньше 10 для записи даты.

Запись данных в записи GMP
1. Дата и время должны быть записаны в записях GMP, как указано выше.
2. Данные должны регистрироваться только в формате, должным образом оформленном и утвержденном отделом обеспечения качества.
3. Записи в бортовых журналах производить в хронологическом порядке. Записи никогда не следует заполнять заранее.
4. Запись данных должна производиться обученным и уполномоченным персоналом.
5. Данные следует записывать так, как они отображаются на соответствующей панели оборудования.
6. Необычное наблюдение во время мероприятия должно быть записано, подписано и датировано. Об этом же следует сообщить ответственному за этот район и QA.
7. Если какое-либо наблюдение / подпись / дата должны быть повторены, то же самое следует переписать.То же (—- «—), маркировка или« как указано выше »или« делать »не должны использоваться.
8. Введенные вручную записи должны быть проверены и подписаны вторым лицом на предмет точности и полноты.
9. Исходные данные / распечатки, созданные в ходе мероприятия, должны быть подписаны слева внизу с указанием даты и должны быть прикреплены к соответствующим записям. Распечатки, сделанные на термобумаге, необходимо скопировать. Копия термобумаги вместе с фотокопией должна быть приложена к соответствующей записи.

Исправление записи в записях GMP
1.Неправильные записи в записях GMP не следует перезаписывать или блокировать, чтобы сделать их нечитаемыми.
Всегда используйте одинарный контур зачеркивания (например, неправильный ввод), чтобы пометить неправильный ввод таким образом, чтобы он оставался читаемым.
2. Правильная запись должна быть написана рядом с зачеркнутой записью. Лицо, исправляющее запись, должно поставить первоначальную подпись и дату вместе с исправленной записью. Только тот, кто сделал исходную запись и зачеркнул, должен вносить исправления. Если это невозможно, сообщите об этом в QA.
3. Причина исправления записи также должна быть зафиксирована в протоколе. В случае нехватки места в документе причина исправления должна быть указана в нижнем колонтитуле записи знаком (*).

Обработка отсутствующих записей в записях GMP
1. Записи в записях GMP должны выполняться одновременно с мероприятием. Однако в исключительных случаях, когда отсутствует запись в записях GMP, следует соблюдать процедуру, указанную ниже.
2. Отсутствующая запись в записях GMP может быть повторно введена позже, если данные можно восстановить.(Например, время запуска блендера опущено оператором, однако запись для него упоминается в журнале использования оборудования)
3. В таком случае должна быть сделана запись с четким указанием даты, когда действие было выполнено, и даты, когда действие было зарегистрировано в документе.
4. Задокументируйте объяснение, подтверждающее запись и причину задержки записи.
5. Отсутствие записи в записях GMP для неизвлекаемых данных следует обрабатывать с помощью процедуры расследования событий (например, оператор пропустил считывание температуры сушки во время операции, когда нет механизма автоматической записи данных).

Работа с пустым или неиспользуемым пространством
Пустое / неиспользуемое пространство в записях GMP должно быть зачеркнуто, как показано ниже, в одну строку со знаком и датой, чтобы гарантировать, что запись не может быть добавлена ​​позже.


Аннулирование записей GMP
Аннулирование записей GMP должно быть разрешено только в редких случаях с одобрения QA и в исключительных случаях, таких как разлив химического вещества в записи. Для определения дальнейших действий необходимо следовать процедуре расследования события.Причина отмены должна быть задокументирована для отмены документа и подписана ответственным лицом и QA.

20 советов по поддержанию здорового баланса между работой и личной жизнью

Поддерживать баланс между работой и личной жизнью легко, когда вы индивидуальный предприниматель, не так ли? Обычно вы работаете из дома, и вам не на кого больше отвечать, поэтому выключить его должно быть легко.

К сожалению, это не всегда так. Фактически, многие индивидуальные предприниматели, работающие на дому, изо всех сил пытаются найти здоровый баланс между работой и личной жизнью, потому что границы более размыты.

Элла Легг, основательница консалтинговой компании Ella Smith Communications по копирайтингу, знает, как трудно достичь этого баланса, испытав это на собственном опыте.

Вот ее 20 лучших советов по достижению и поддержанию здорового баланса между работой и личной жизнью.

Используйте свои сильные стороны

Не пытайтесь быть всем для всех. Сосредоточьтесь на своих сильных сторонах и отдайте остальных на аутсорсинг. Если вы не разбираетесь в учетных записях или графическом дизайне, отдайте их на аутсорсинг, вместо того чтобы тратить время зря.

Расставьте приоритеты со своим временем

У вас может быть список дел с 50 задачами, поэтому вам нужно распределить приоритеты по четырем категориям.

Это:

  • Срочно и важно
  • Важно, но не срочно
  • Срочно, но не важно
  • Ни срочно, ни важно.

Знай свои пики и впадины

Вы жаворонок?

Если да, поручайте утрам тяжелые задачи с высокой концентрацией внимания.Не оставляйте сложные дела до ночи и наоборот.

Участок личного времени

Когда возникают личные проблемы, может возникнуть соблазн погрузиться в работу. Не делайте этого. Если у вас нет времени на личную жизнь — время «я», включая семью и здоровье, — у вас не будет бизнеса, чтобы вернуться в

.

Установили часы работы — и придерживаемся их

Установите для себя часы работы и сделайте все, что в ваших силах, чтобы их придерживаться. В противном случае, прежде чем вы это узнаете, вы будете работать до полуночи каждую ночь.

Найдите время для своих финансов

Независимо от того, работаете ли вы на себя или нет, важно быть уверенным в своих финансах. Для этого вам необходимо установить бухгалтерское программное обеспечение и использовать его с первого дня.

Денежный поток — одна из самых больших проблем, с которыми сталкивается малый бизнес. Вам следует начать использовать инструменты бухгалтерского учета на раннем этапе, чтобы вы с самого начала знали, что происходит в финансовом отношении.

Управляйте своим временем в долгосрочной перспективе

Создайте график своей деятельности.Определенные компьютерные программы могут помочь с этим, или вы можете настроить свою собственную электронную таблицу Excel или таблицу Word.

Поместите даты вверху, а действия — внизу. Разбейте каждую задачу на компоненты.

Включите семейные обязательства, такие как праздники, дни рождения и т. Д., Чтобы не забывать, что в эти дни вы недоступны для работы.

Сделайте так, чтобы ваше рабочее место работало на вас

Работа на себя, как правило, требует долгих часов и небольшого простоя, поэтому инвестируйте в оборудование, которое поможет вам.

Это включает в себя удобное кресло, эргономичную клавиатуру, подставку для ноутбука и т. Д.

Эргономическая оценка вашего рабочего места стоит каждого цента.

Технологии

Вместо того, чтобы ехать на встречу, используйте Skype или технологии конференц-связи, такие как GoToMeeting. Но не забудьте выключить их.

Сделайте упражнения обязательными, а не обязательными

Легко отказаться от посещения тренажерного зала, вечерней пробежки или занятия йогой, потому что клиент хочет, чтобы что-то было сделано вчера.

Вместо этого убедитесь, что упражнениям уделяется столько же внимания, сколько вашим клиентам и зарабатыванию денег. Здоровое тело означает свежий ум, а это означает, что вы будете лучше функционировать и выполнять задачи за меньшее время.

Найдите время, чтобы найти время

Инвестируйте в инструменты учета рабочего времени. Существует множество инструментов, которые можно использовать для отслеживания всего: от частоты и продолжительности встреч до поиска и преобразования потенциальных клиентов.

Программное обеспечение

для учета рабочего времени позволяет быстро понять, сколько времени занимает конкретная задача.

Таким образом, вы можете эффективно оценить, сколько времени займет ваша следующая рабочая задача.

Знайте и развивайте свою сеть

Сделайте приоритетом рост вашей сети и создайте структурированную систему потенциальных клиентов / конверсий, чтобы вы могли отслеживать время / затраты, необходимые для роста вашей сети.

Установите ориентиры на ранней стадии и извлеките уроки заранее.

Делай то, что любишь

Найдите время для того, что любите, кроме работы, и уделите этому время, которого оно заслуживает.Это зарядит вас энергией и освежит, а также позволит развить творческую мысль, необходимую каждому владельцу бизнеса.

Будьте реалистичны

В конце каждого рабочего дня выполняйте небольшой самоанализ. Спросите себя, что сработало сегодня, а что нет, что пошло не так и как проблему можно исправить.

Помните, что тысячи компаний, подобных вашей, каждый день получают одни и те же уроки. Не забывайте обращаться за помощью к ценным ресурсам вокруг вас — ваших коллег.

Выйти

Работать на себя может быть одиноко, поэтому запланируйте несколько телефонных звонков или чашечку кофе с единомышленниками-владельцами бизнеса, чтобы обсудить идеи и предложить друг другу поддержку.

Получить бизнес-тренера

Найдите деньги для бизнес-тренера. Таким образом, вы сможете раньше, чем позже, узнать, как избавиться от вредных привычек и внедрить хорошие.

Идти навстречу клиентам — буквально

Не всегда соглашаются на встречу с клиентом в его офисе.Вместо этого встретитесь на полпути, возможно, в кафе или ресторане. Это сэкономит вам время и силы, не говоря уже о деньгах, потраченных на путешествие.

Управляйте своим разумом

Когда закрадывается страх, неуверенность в себе или тревога, поработайте над своим психическим здоровьем, например, медитация или чтение деловой книги.

Как вариант, проведите время с кем-нибудь, кто поднимет вас и поддержит.

Сделайте перерыв

Не забывайте делать перерыв в течение дня.

Некоторые задачи легче, чем другие, поэтому, если у вас есть час в рукаве, подумайте, можете ли вы «позволить себе» отдых или нет.

У вас может не быть времени каждый день просто сидеть и «быть», но сделайте все возможное, чтобы дать себе перерыв на обед.

Также старайтесь вставать и растягиваться каждые 15 минут. Это поможет вам стать более ясным, целенаправленным и продуктивным.

С праздником

Найдите время для отпуска и бронируйте перерывы, по крайней мере, раз в квартал. Даже длинные выходные каждый квартал лучше, чем ничего.

Но не забудьте посоветовать своим клиентам и покупателям как можно раньше.

Теги: Блог о карьере, Индия

Делиться

Как писать эффективные рабочие инструкции —

Любая организация полагается на эффективную и качественную документацию, чтобы иметь возможность работать, двигаться вперед и достигать постоянного совершенствования . В отрасли основные документы имеют различный характер, и среди них рабочие инструкции являются подлинным хранилищем для всех участников компании: рабочих, новых сотрудников , руководителей, руководителей и лиц, принимающих решения.

Но как убедиться, что инструкции, которые нас просят создать, эффективны и используются? Как их записать? Вот 5 лучших практик для достижения эффективных рабочих инструкций…

1. Будьте проще!

Простота и эффективность часто объединяются в промышленном мире. Короче говоря, это означает избавить документ от лишней информации, от любых данных, которые затрудняют поддержку. Но также рискует не только вызвать проблемы у пользователя, но и ввести его в заблуждение или ошибку.

Также требуется стандартизированная минималистская структура в процессе создания, включающая только элементы рабочих инструкций и интеграцию необходимых ссылок.

2. Пишите четкие и точные документы

Ясность и точность. Это два слова, которые вам нужно запомнить, когда речь идет об улучшении и , оптимизирующих эффективность , время и снижая вероятность ошибок. Вам нужно будет описать операции и рабочую процедуру , которая будет выполнять через ясные и точные визуальные эффекты, чтобы исключить любые интерпретации , которые может иметь читатель, который, таким образом, действительно руководствуется выполнением своей миссии в пределах своей позиция.

Это также позволяет дополнительно прояснить и упростить взаимосвязи между должностями во всех их различных аспектах: соответствующие должности, ожидаемое время перехода на каждую должность, порядок вмешательства для каждой должности, условия связи, средства перехода от от станции к станции. Другими словами, ясность и точность облегчают рабочий процесс .

3. Безбумажный режим!

Опора на надежную, практичную и простую в обновлении жизненно важна для сотрудников компании.Цель состоит в том, чтобы уменьшить или даже устранить ошибки, сбои и дефекты , особенно из-за документов, оставшихся в их старых версиях без ревизии . Нам нужно четко понимать одну вещь. Несомненно, что использование классического формата бумаги больше не может удовлетворять этому типу требований. В течение нескольких лет предпочтение отдается цифровым средствам массовой информации, и это по нескольким причинам: централизация информации, включая более легкий доступ к ней, особенно для экранов мобильных устройств (планшеты, смартфоны…) и, ​​главным образом, из соображений безопасности.

Принятие актуальной версии безбумажная / дематериализация для создания рабочих инструкций соответствует тем же нормативным требованиям и той же логике оцифровки рабочей среды, которая характеризует 4.0 промышленность .

4. Сделайте рабочие инструкции одним из столпов системы качества компании.

СМК (Система менеджмента качества), как определено в стандарте ISO 9001, ориентирована на разработку, сопровождение и виды обслуживания для эффективной документации по качеству .Рабочие инструкции являются одним из важнейших компонентов документации по качеству. Этот стандарт, упомянутый выше, символизирует в виде документальной пирамиды, на вершине которой находится руководство по качеству. Вот почему рабочие инструкции становятся основой способности организации достичь своих измеримых качественных целей и обеспечить эффективность

5. Поставьте себя на место пользователя

Когда вы создаете рабочую инструкцию, кажется очевидным думать о человеке, который будет ее просматривать, и развернуть их.Только поставив себя на место пользователя, а также вовлекая его в разработку и принимая во внимание его наблюдения, собранные в области , вы можете написать настраиваемый документ на предмет как можно ближе возможно к реальности.

6. (Бонус) Используйте программное обеспечение цифровых рабочих инструкций

Один из подходящих способов написать эффективные рабочие инструкции — использовать специальное программное обеспечение. Picomto — это программное обеспечение с цифровыми рабочими инструкциями, которое позволяет создавать визуальные и интерактивные рабочие инструкции.Не стесняйтесь обращаться к нашему эксперту, чтобы узнать больше о нашем решении.

Советы по поиску работы — HelpGuide.org

работа и карьера

Лучший способ найти подходящую работу — построить отношения — и это проще, чем вы думаете. Эти советы помогут вам начать работу.

Вы уже знаете, как подключиться к сети

Вы не решаетесь подключиться к сети из-за страха оказаться назойливым, назойливым или корыстным? Не будет. Нетворкинг — это не использование других людей или агрессивное продвижение себя — это построение отношений и общение с другими: людьми, которых вы знаете, людьми, которых вы на самом деле не знаете, и новыми людьми, которых вы никогда раньше не встречали.И хотя это может показаться устрашающим, это может быть полезно и весело, даже если вы стесняетесь.

Нетворкинг — это не что иное, как знакомство с людьми. Осознаёте вы это или нет, но вы уже общаетесь каждый день и куда бы вы ни пошли. Вы общаетесь, когда начинаете разговор с человеком, стоящим рядом с вами в очереди, представляете себя другим родителям в школе вашего ребенка, встречаетесь с другом друга, догоняете бывшего коллегу по работе или останавливаетесь, чтобы поболтать с твой сосед. Каждый, с кем вы встречаетесь, может помочь вам в поиске работы.

Нетворкинг — это еще и помощь другим. Как люди, мы запрограммированы на общение с другими. Без этих связей вы можете оказаться в изоляции и испытать одиночество и даже депрессию. Итак, настоящая цель нетворкинга должна состоять в том, чтобы оживить ваши существующие отношения и развить новые.

Выход на скрытый рынок вакансий через сети может потребовать больше планирования и нервов, чем поиск в Интернете, но он намного эффективнее. Открытость для общения и помощи другим — в хорошие и плохие времена — может помочь вам найти подходящую работу, завязать ценные связи в выбранной вами области, а также сохранять сосредоточенность и мотивацию во время поиска работы.

Нетворкинг — лучший способ найти работу, потому что:
  • Люди ведут бизнес в основном с людьми, которых они знают и любят. Резюме и сопроводительные письма сами по себе часто слишком безличны, чтобы убедить работодателей нанять вас.
  • Объявления о вакансиях имеют тенденцию привлекать кучу соискателей , что ставит вас в острую конкуренцию со многими другими. Сеть делает вас рекомендованным членом гораздо меньшего пула.
  • Возможно, желаемую вакансию вообще не рекламируют. Нетворкинг ведет к информации и потенциальным вакансиям, часто до того, как будет создано официальное описание должности или объявлено о вакансии.

Совет по работе с сетями 1. Вы знаете больше людей, чем думаете

Вы можете подумать, что не знаете никого, кто мог бы помочь вам в поиске работы. Но вы знаете больше людей, чем вы думаете, и очень велика вероятность, что по крайней мере некоторые из этих людей знают кого-то еще, кто может дать вам карьерный совет или указать на вакансию. Никогда не узнаешь, если не спросишь!

Составьте список людей в вашей сети

Ваша сеть больше, чем вы думаете.В него входят все члены вашей семьи, друзья, соседи, сослуживцы, коллеги и даже случайные знакомые. Начните просматривать свои учетные записи в социальных сетях и адресную книгу и записывать имена. Вы удивитесь, насколько быстро этот список будет расти.

[Читать: Заводить хороших друзей]

Подумайте о людях, которых вы знаете по бывшей работе, в средней школе и колледже, церкви, школе вашего ребенка, спортзале, социальных сетях или вашем районе. Также подумайте о людях, с которыми вы познакомились благодаря своим близким связям: коллеге вашей сестры; начальник твоего лучшего друга; супруга вашего соседа по комнате в колледже; друзья ваших родителей; деловой партнер вашего дяди.Не забудьте указать таких людей, как ваш врач, домовладелец, бухгалтер, химчистка или инструктор по йоге.

Да, у вас
или есть сеть вакансий, и она более мощная, чем вы думаете:
  • Вы уже принадлежите ко многим сетям (семья, друзья, коллеги, члены гражданского клуба и т. Д.) И вашей сети поиска работы может быть естественным результатом этих первичных контактов.
  • Каждая сеть соединяет вас с другой сетью (например, учитель вашего ребенка может связать вас с другими родителями, школами и поставщиками школ).
  • Каждый член сети может знать о доступной работе или о связи с кем-то, кто знает о ней.

Совет 2. Обратитесь к своей сети

Все связи в мире не помогут вам найти работу, если никто не знает о вашей ситуации. После того, как вы составите свой список, начните контактировать с людьми в вашей сети. Сообщите им, что ищете работу. Определите, какую работу вы ищете, и спросите их, есть ли у них какая-либо информация или знакомы ли они с кем-нибудь в соответствующей области.Не думайте, что некоторые люди не смогут помочь. Вы можете быть удивлены тем, кого они знают.

Определите, чего вы хотите

, прежде чем вы начнете сетевое взаимодействие

Сетевое взаимодействие наиболее эффективно, когда у вас есть конкретные цели работодателя и карьерные цели. Трудно получить потенциальных клиентов с помощью стандартного запроса «дайте мне знать, если вы что-нибудь услышите». Вы можете подумать, что вам повезет с работой, если вы оставите себя открытым для всех возможностей, но на самом деле эта «открытость» создает черную дыру, которая высасывает из связи весь сетевой потенциал.

[Читать: Поиск подходящей карьеры]

Общий сетевой запрос на работу хуже, чем отсутствие запроса вообще, потому что вы можете потерять этот сетевой контакт и возможность. Спрашивать конкретную информацию, потенциальных клиентов или интервью гораздо более целенаправленно и проще для сетевого источника. Если у вас возникли проблемы с поиском работы, вы можете обратиться за помощью к близким друзьям и членам семьи, но избегайте контактов с более отдаленными людьми в вашем кругу общения, пока не поставите четкие цели.

Начните со своих рекомендаций

Когда вы ищете работу, начните со своих рекомендаций. Ваши лучшие рекомендации — люди, которые любят вас и могут одобрить ваши способности, послужной список и характер — являются основными центрами сетевого взаимодействия.

  • Свяжитесь с каждым из ваших справочников в сети и расскажите о своих возможностях и подтвердите свое согласие на их использование.
  • Опишите свои цели и обратитесь к ним за помощью.
  • Держите их в курсе ваших поисков работы.
  • Подготовьте их к любым звонкам от потенциальных работодателей.
  • Сообщите им, что произошло, и поблагодарите их за помощь независимо от результата.
Если вы нервничаете, пытаясь связаться с вами…

Какими бы ни были ваши страхи, постарайтесь помнить следующее:

  • Приятно помогать другим. Большинство людей с радостью помогут вам, если смогут.
  • Людям нравится давать советы и получать признание за свой опыт.
  • Практически каждый знает, каково быть без работы или искать работу. Они сочувствуют вашей ситуации.
  • Безработица может быть изолирующей и вызывать стресс. Общаясь с другими, вы обязательно получите столь необходимое ободрение, товарищество и моральную поддержку.
  • Повторное общение с людьми в вашей сети должно доставлять удовольствие, даже если у вас есть какие-то планы. Чем больше это похоже на рутинную работу, тем более утомительным и тревожным будет этот процесс.

Совет 3. Сосредоточьтесь на построении отношений

Сетевое взаимодействие — это процесс компромиссов, который включает в себя установление связей, обмен информацией и задавание вопросов. Это способ общения с другими, а не способ получить работу или услугу. Вам не нужно раздавать визитки на улицах, звонить всем в своем списке контактов или работать в комнате с незнакомцами. Все, что вам нужно сделать, это протянуть руку помощи.

Будьте искренними. В любой ситуации, связанной с поиском работы или налаживанием контактов, вашей целью должно быть быть самим собой — настоящим вами.Скрытие того, кто вы есть, или подавление своих истинных интересов и целей только навредит вам в долгосрочной перспективе. Стремление к тому, чего вы хотите, а не к тому, что, по вашему мнению, одобрят другие, всегда будет более полезным и в конечном итоге успешным.

Будьте внимательны. Если вы снова встречаетесь со старым другом или коллегой, не торопитесь, чтобы наверстать упущенное, прежде чем выпалить призыв о помощи. С другой стороны, если этот человек занятый профессионал, которого вы плохо знаете, относитесь с уважением к его или ее времени и сразу же обращайтесь с просьбой.

Просите совета, а не работу. Не просите о работе, просьба вызывает сильное давление. Вы хотите, чтобы ваши контакты стали союзниками в вашем поиске работы, а не заставляли их чувствовать себя в засаде, поэтому вместо этого попросите информацию или идеи. Если они смогут нанять вас или направить к кому-то, кто сможет, они это сделают. В противном случае вы не ставили их в неудобное положение, когда они отказывали вам или говорили, что они не могут вам помочь.

Будьте конкретны в своем запросе. Прежде чем уйти и снова встретиться со всеми, кого вы когда-либо знали, соберитесь с силами и сделайте небольшую домашнюю работу.Будьте готовы сформулировать то, что вы ищете. Это ссылка? Взгляд изнутри на отрасль? Направление? Знакомство с кем-нибудь в этой области? Также не забудьте предоставить обновленную информацию о своей квалификации и недавнем профессиональном опыте.

[Читать: Эффективное общение]

Притормозите и наслаждайтесь сетевым процессом работы

Лучшие водители гоночных автомобилей — мастера замедления. Они знают, что самый быстрый способ объехать трассу — это замедляться по мере приближения к поворотам, чтобы они могли быстрее ускориться, когда они направляются на прямую.Во время нетворкинга помните о мантре гонок «медленно приходить, быстро уходить».

Эффективная работа в сети — это не тот процесс, который нужно торопить. Это не означает, что вы не должны пытаться быть эффективными и сосредоточенными, но спешите, экстренное общение не способствует построению отношений для взаимной поддержки и выгоды. Когда вы общаетесь, вы должны замедлиться, присутствовать и попытаться получить удовольствие от процесса. Это увеличит ваши шансы на успех в гонке за работой. То, что у вас есть повестка дня, не означает, что вам не нравится повторное общение.

Не будьте сетевиком наугад

Не будьте сетевиком наугад: подключайтесь, получайте то, что вы хотите, а затем исчезайте, чтобы никто не услышал, пока вам не понадобится что-то в следующий раз . Инвестируйте в свою сеть, отслеживая и оставляя отзывы тем, кто был достаточно любезен, чтобы предложить свою помощь. Поблагодарите их за направление и помощь. Сообщите им, получили ли вы собеседование или работу. Или воспользуйтесь возможностью сообщить об отсутствии успеха или необходимости в дополнительной помощи.

Совет 4. Оцените качество своей сети

Если ваши сетевые усилия ни к чему не приводят, возможно, вам придется оценить качество вашей сети. Найдите время, чтобы подумать о сильных, слабых сторонах и возможностях вашей сети. Без такой оценки мало шансов, что ваша сеть будет адаптироваться к вашим потребностям и будущим целям. Вы можете не замечать, насколько вы привязаны к истории или как определенные связи сдерживают вас. И вы можете упустить возможность расшириться и наладить новые связи, которые помогут вам двигаться вперед.

Проведение инвентаризации вашей сети и ее отсутствия — время потрачено не зря. Если вы чувствуете, что ваша сеть устарела, пора обновить ее! Простое понимание ваших потребностей поможет вам установить новые и более актуальные контакты и сети.

Оцените свою сеть

Ставьте себе 1 балл за каждый вопрос, на который вы ответили положительно.

  • Доверяете ли вы, что ваша сеть расскажет вам правду о вас самих?
  • Ваша сеть так же бросает вам вызов, как и поддерживает?
  • Ваша сеть выглядит живой и динамичной?
  • Отражает ли ваша сеть ваши будущие цели так же, как и ваше прошлое?
  • Надежны ли сети, подключенные к вашей сети?

5 баллов — Ваша сеть в отличной форме!

3-4 точки — Вам необходимо улучшить вашу сеть.

0–2 балла — Ваша сеть нуждается в обновлении.

Совет 5: Воспользуйтесь преимуществами как «сильных», так и «слабых» связей.

У всех есть как «сильные», так и «слабые» связи. Сильные связи занимают этот внутренний круг, а слабые связи менее установлены. Добавление людей в сети требует много времени, особенно сильных связей. Чтобы иметь нескольких «лучших друзей», нужно потратить время и силы. Не менее сложно поддерживать связь с новыми знакомыми. Но добавление новых «слабых» участников придает вашей сети жизнеспособность и еще более когнитивной гибкости — способность рассматривать новые идеи и варианты.Новые отношения укрепляют сеть, обеспечивая связь с новыми сетями, точками зрения и возможностями.

Советы по укреплению вашей сети вакансий

Используйте свои прочные связи. Ваши сильные связи логически и надежно приведут к новым слабым связям, которые построят более прочную сеть. Используйте существующую сеть, чтобы добавлять участников и повторно общаться с людьми. Начните с привлечения людей из вашего близкого окружения, которым вы доверяете, чтобы они помогли вам заполнить пробелы в вашей сети.

Подумайте, куда вы хотите пойти. Ваша сеть должна отражать то, куда вы идете, а не только то, где вы были. Очень важно добавлять в вашу сеть людей, которые отражают проблемы, должности, отрасли и области интересов. Если вы недавно закончили школу или сменили профессию, вступите в профессиональные ассоциации, которые представляют ваш желаемый карьерный путь. Посещение конференций, чтение журналов и знание жаргона в выбранной вами области могут подготовить вас к тому, чего вы хотите.

Сделайте процесс подключения приоритетным. Сделайте общение привычкой — частью своего образа жизни. Связь так же важна, как и ваши упражнения. Он вдыхает в вас жизнь и придает уверенности. Узнайте, как ваша сеть работает в этой среде, какие шаги они предпринимают и как вы можете помочь. По мере того, как вы подключаетесь, мир будет казаться меньше, и управлять маленьким миром будет намного проще.

Совет 6: Найдите время, чтобы поддерживать свою сеть

Поддержание вашей рабочей сети так же важно, как и ее создание. Накопление новых контактов может быть полезным, но только в том случае, если у вас есть время на развитие отношений.Избегайте иррационального стремления познакомиться с как можно большим количеством новых людей. Главное — качество, а не количество. Сосредоточьтесь на развитии и поддержании существующей сети. Вы обязательно откроете для себя невероятный массив информации, знаний, опыта и возможностей.

Запланируйте время со своими ключевыми контактами

Составьте список людей, которые имеют решающее значение для вашей сети — людей, которых вы знаете, которые могут быть очень важны для вас. Всегда будут те, с кем вы потеряли связь.Повторно подключитесь, а затем запланируйте обычную встречу или телефонный звонок. Вам не нужна причина для связи. Это всегда заставит вас чувствовать себя хорошо и даст вам пару идей.

Расставьте приоритеты для остальных своих контактов

Ведите постоянный список людей, с которыми вам нужно повторно связаться. Людей, чей взгляд на мир вам дорог. Людей, с которыми вы хотите познакомиться поближе, или чье общество вам нравится. Расставьте приоритеты для этих контактов, а затем включите время в свой обычный распорядок, чтобы вы могли пройти вниз по списку.

Делайте заметки о людях в вашей сети

Сбор карточек и их хранение — это начало. Но поддержание ваших контактов, новых и старых, требует обновлений. Делайте заметки об их семьях, их работе, их интересах и потребностях. Если у вас нет фотографической памяти, вы не запомните всю эту информацию, пока не запишите ее. Разместите эти обновления и заметки на обратной стороне их визитных карточек или введите их в свою базу данных контактов.

Найдите способы ответить взаимностью

Всегда помните, что успешная работа в сети — это улица с двусторонним движением.Ваша конечная цель — развивать взаимовыгодные отношения. Это означает не только получать, но и отдавать. Отправьте благодарственное письмо, спросите их об их семье, отправьте по электронной почте статью, которая, по вашему мнению, может их заинтересовать, и периодически проверяйте, как у них дела. Поддерживая отношения в процессе поиска работы и не только, вы создадите сильную сеть людей, на которых можно рассчитывать за идеями, советами, отзывами и поддержкой.

Похожие записи

Вам будет интересно

Каким бизнесом заняться в условиях кризиса – Какой открыть бизнес в кризис 2019

Нутрии разведение и содержание – Разведение нутрий в домашних условиях: правила ухода, содержания, реализации

Добавить комментарий

Комментарий добавить легко