• Инструкции для участников торгов
• Общие условия

Эти документы были тщательно подготовлены для согласования и согласования с другими строительными документами.Дополнения или изменения Инструкций для участников торгов и Общих условий осуществляются путем добавления или изменения статей соответственно в Дополнительных инструкциях для участников торгов или Дополнительных условиях (см. 6.1.2). Такие дополнения или изменения требуют рассмотрения и утверждения канцелярией президента и канцелярией главного юрисконсульта до того, как документы будут выданы участникам торгов.

Остальная проектно-сметная документация считается «непрофильной» документацией и требует заполнения Объектом или подрядчиком. Завершение может заключаться в заполнении пробелов, добавлении стандартного текста, добавлении нового текста или подготовке полного документа (см. 4).

(Вернуться к началу)

2.3 КОНТРАКТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Контрактные документы: Объявление о торгах, Инструкции для участников торгов, Дополнительные инструкции для участников торгов, Форма заявки, настоящее Соглашение, Общие условия, Дополнительные условия, Программа позитивных действий, Экспонаты, Спецификации, Список чертежей, Чертежи, Приложения, Уведомление о начале работ, Заказы на изменение, Уведомление о завершении (1), Уведомление о завершении (2), Уведомление о завершении (3) и все другие документы, указанные в настоящем Соглашении, которые вместе образуют договор между Университетом и подрядчиком на выполнение работ («договор» ).Контракт представляет собой полное соглашение между Университетом и подрядчиком и заменяет любые предыдущие соглашения или договоренности.

(Вернуться к началу)

Изменение № 12-005-D (пересмотрено 22 мая 2012 г. )

Письменные документы для групп сообщества: политика и процедуры

Каждый день нашей жизни мы участвуем в группах. Группы имеют множество различных форм: формальные, неформальные, организованные, структурированные, специальные, местные, национальные и любые другие формы, которые только можно вообразить.Группы могут варьироваться от узко определенной до широкой направленности. Один из способов, с помощью которого группа достигает своей цели, — это руководство по тому, как организация принимает решения и выполняет свою работу.

Политики и процедуры, иногда называемые стандартными операционными процедурами, представляют собой устаревшие документы, которые могут быть легко изменены организацией по мере необходимости. Они могут быть отдельными коллекциями (политиками или процедурами) или включены в единый документ.Эти наборы решений, принятых организацией с течением времени, отражают повседневную деятельность организации.

Политики и процедуры — это больше, чем набор заметок или протоколов совещаний. Они представляют собой организованный, согласованный набор решений о способах выполнения работы. Не все политики исходят из соглашений, за которые проголосовали, и не все процедуры исходят от руководящего органа группы. Часто комитеты разрабатывают свои методы выполнения своей работы, такие как набор членов или процесс выдвижения кандидатур.Процедуры, отраженные в руководстве по процедурам, объясняют, как комитет выполняет свою работу. Эти процедуры могут быть изменены и улучшены последующими комитетами, и любые изменения также фиксируются в руководстве.

Политики и процедуры меняются легче, чем уставы, за которые должна проголосовать вся группа. Политика и процедуры могут быть изменены органом, который их устанавливает: политика может быть изменена голосованием совета или решением руководящего комитета. Процедуры могут быть изменены с примечаниями об изменениях, внесенных в процедуры группой, выполняющей работу.

Политики в организации появляются со временем. Многие решения совета касаются выполнения работы для группы, и когда совет или группа голосуют за то, как что-то делать или как принимать решение, это становится политикой. При текучести добровольцев легко иметь руководящую группу без исторических знаний о решениях, принятых в прошлом. Руководства по политике и процедурам становятся институциональной историей группы.

Письменные политики и процедуры выполняют несколько важных функций:

• В целях управления эти документы могут быть основными средствами коммуникации для тех, кто принимает решения или выполняет работу для организации или группы. Эти документы могут стать ценным учебным ресурсом для новых добровольцев, в том числе для членов правления и председателей комитетов.
• Последовательность является доминирующей причиной, по которой группа придерживается своих политик и процедур. Как упоминалось выше, письменные документы помогают группе узнать, что обсуждалось в прошлом и какие решения были приняты с точки зрения того, что следует делать и как это следует делать.
• В качестве инструмента для принятия решений эти письменные документы обеспечивают прозрачность. Все знают, какие решения были приняты, поэтому существует четкое руководство, как выполнять работу комитета, правления или группы.
• Эти документы обеспечивают основу для подотчетности и соблюдения требований членами группы. Политики и процедуры устанавливают границы для рабочих мест, содержат более подробные описания должностных обязанностей для волонтеров, чем включены в устав, и помогают группе соответствовать ожиданиям федерального уровня и штата.

Есть несколько пунктов, которые должны быть включены в политики и процедуры:

• вопросы и проблемы
• ограничения
• критерии членства, включая право на участие, членские взносы, исключения и обязанности
• обязанности и ответственность комитета
• время, даты и места встреч
• этические операции организации
• оговорка о справедливости или недискриминации
• должностные инструкции и обязанности членов правления

В письменных процедурах должно быть указано, какие вопросы и проблемы группа будет решать и как они будут их решать. Это осуществляется из «что» и «почему» в уставе и дополнительно разъясняет нормальную сферу деятельности организации. Операционные процедуры позволяют получить дополнительную информацию о том, как группа будет патрулировать или контролировать свою деятельность. Кроме того, группа может выбрать способ решения непредвиденных или чрезвычайных ситуаций, которые могут возникнуть.

Ограничения поможет организации направить свою энергию и ресурсы только на выполнение своей миссии и цели. Если участник приносит в организацию идею, проект или озабоченность, документы могут помочь организации в определении того, входит ли вопрос в сферу интересов организации.Ограничения также могут уточнять, что считается ненадлежащей деятельностью.

Несмотря на то, что они изложены в уставе, критерии членства могут быть более полно представлены в политиках и процедурах. То, как группа реализует свои определения членства, может меняться со временем, даже если официальные разграничения членства остаются неизменными. Классы членства могут меняться, одним из ярких примеров является изменение значения/определения «семьи» для многих организаций, переход от образа нуклеарной семьи к отражению широкого разнообразия конфигураций.Если членство имеет какие-либо стандарты, они указаны в этих документах.

Многие организации также используют политики и процедуры для четкого определения обязанностей членов и четкого определения и введения в действие типов членства, предусмотренных уставом. Включение этих ролей общего членства устраняет несоответствия в ожиданиях участников друг от друга, и у организации есть инструмент для исключения членов из своего списка, если ожидания не оправдываются. Некоторые организации также включают описания должностных обязанностей членов, а также должностных лиц, членов правления, председателей комитетов и других назначенных ролей в свои процедурные руководства или справочники.

Если взимаются взносы, конкретная сумма ежегодных взносов и календарь крайних сроков сбора включаются в обсуждение членства. Это также распространяется на любое потенциальное разграничение взносов по классам; освобождение от уплаты взносов; фактическое или почетное членство; и срочное членство (например, «пожизненное» или «многолетнее»). Если есть основания для изменения графика или даты взимания взносов, исполнительный комитет имеет право сделать это, если это полномочие определено в уставе и пока процесс представлен в руководстве по процедурам.

В то время как в уставе описываются все постоянные (или текущие) комитеты , в этих документах дополнительно указывается, как эти комитеты функционируют. Политика включает разрешение и порядок создания специальных комитетов, целевых групп, рабочих групп или групп. Процедуры могут определять соответствие ожиданиям для всех комитетов, проблемные области, ограничения, количество членов, срок пребывания в комитетах и ​​ожидаемые результаты, которых должен достичь комитет. Необходимо указать, как люди избираются или назначаются в комитет.Если члены назначаются, должно быть указано, кто назначает членов и как определяется график этих назначений. Если члены избираются, то в процедурах указывается время проведения выборов, количество людей, которые должны проголосовать или присутствовать, и продолжительность срока полномочий. Процедуры также должны включать раздел о том, как смещать лиц (назначенных или избранных), если члены сочтут такие действия необходимыми.

Процедуры являются хорошим местом для включения конкретной информации о времени встреч, датах и ​​местах , тем более что годовой график является обязательным в некоторых штатах для получения статуса НПО.Само собрание указано в уставе, но процесс его проведения более подробно представлен в процедурах. Информация о том, как члены уведомляются (или не уведомляются) о постоянных собраниях и внеочередных собраниях, может быть подробно изложена в этом разделе. Если существуют особые требования к месту проведения собраний (в микрорайоне, особенности доступности и т. д.), их можно указать здесь.

Основной функцией этих документов является рассмотрение этических операций организации . Политика должна учитывать, что представляет собой конфликт интересов, особые соображения, голосование и исключения из любых положений устава или других руководящих документов. Изложение этических операций в процедурах поможет организации защитить себя от самой себя. Некоторые группы называют это «стандартами поведения» для членства.

Одним из пунктов, содержащихся в этих руководящих документах для некоторых организаций, является положение о справедливости или недискриминации . Этот пункт указывает, что ни одно лицо не будет подвергаться дискриминации по признаку расы, цвета кожи, вероисповедания, религии, национального происхождения, возраста, инвалидности, пола, сексуальной ориентации или статуса ветерана или чего-либо еще, что необходимо, чтобы, по крайней мере, соответствовать, если не превышать, требованиям законодательства. .Этот тип заявления является частью федеральных мандатов для предприятий, организаций, групп и частных лиц, получающих федеральные деньги, на получение разрешений на привлечение и получение любых государственных денег или другой поддержки.

Все участники должны иметь доступ к копиям руководящих документов, включая устав. Все должностные лица и руководящие члены должны иметь самую последнюю копию политик и процедур. Процедуры называются «датированными документами», потому что они идентифицируются по самой последней версии по дате, напечатанной на обложке, а также в верхнем или нижнем колонтитуле на каждой странице.Благодаря этой датировке легко убедиться, что используется самая последняя версия. В файле секретаря хранится историческая копия всех версий руководящих документов.

Политика и процедуры должны четко определять, кто является должностными лицами и/или членами правления в организации. Эти документы также должны определять должностные инструкции и обязанности членов правления . СОП/ПДП должны определять обязанности каждого человека и, как и устав, также описывать ограничения должностных лиц.Некоторые организации перешли к очень конкретным описаниям должностных обязанностей для сотрудников, которые включены в СОП/ПАР. Например, предполагается, что президент или председатель организации может или должен принимать на себя обязанности других должностных лиц в их отсутствие. Это ограничение должно быть четко изложено в SOP/PAR. Если организация не хочет, чтобы это произошло, то SOP/PAP является документом, обеспечивающим надлежащее выполнение обязанностей.

Предоставление операционных процедур одному человеку для запоминания и выполнения может иметь катастрофические последствия.Не в интересах группы позволять одному человеку интерпретировать рабочие процедуры. Лучший способ обеспечить последовательность и равенство — иметь письменные документы.

Как и уставы, полезно иметь примеры политик и процедур из нескольких разных организаций. Однако эти руководящие документы индивидуальны для организации и должны отражать уникальность организации.Опять же, можно использовать и другие примеры для выборочной адаптации наиболее подходящих частей, но при написании этих документов в первую очередь следует учитывать индивидуальность организации.

Надежная отправная точка для политик — просмотреть все предыдущие протоколы и зафиксировать каждое предложение, одобренное правлением или организацией. Многие из них попадут в политику. Затем организация этих решений в пригодные для использования документы требует создания соответствующих категорий для политик и связанных с ними процедур.

Для существующих организаций или групп процедуры могут быть начаты с помощью существующих комитетов и рабочих групп, фиксирующих то, как они функционируют. Это особенно верно для комитетов, которые проводят ежегодную работу (выдвижение кандидатур, конференция/ежегодное собрание, банкет и т. д.), поскольку эта работа часто очень специфична и детализирована по своим процедурам.

Один из способов написания процедур для новых групп или новых разделов руководства по процедурам — собрать небольшую группу для мозгового штурма.Пусть каждый напишет на карточках (по одной идее на карточке) все проблемы, с которыми они столкнулись в группах, в которых они были или состоят. Через несколько минут люди по одной прочитали свои карточки. Когда все идеи были высказаны, группа продолжает обсуждение. Новые идеи, возникающие в результате обсуждения, также записываются на карточках для заметок, по одной идее на карточке. Затем карточки можно разделить на группы, связанные с идеями, изложенными выше. По мере написания процедур все эти идеи рассматриваются, чтобы эта группа могла учиться на проблемах или ошибках других.

Как и устав, политики и процедуры следует регулярно пересматривать. Любое изменение в уставе влечет за собой соответствующее изменение в политике, что также меняет процедуры. Регулярный пересмотр обеспечит точное отражение в СОП/ПДП устава и функционирования группы.

Политики и процедуры, или стандартные операционные процедуры, являются важными документами для действующих организаций. Чтобы обеспечить равенство, справедливость и последовательность, эти письменные документы дополняют друг друга, описывая организацию и то, как она функционирует. Чтобы организация продолжала существовать, ее члены должны договориться о том, как они будут организованно функционировать, а согласие в отношении организованного поведения отражено в письменной документации о политиках и процедурах. Эти документы определяют параметры деятельности организации, границы деятельности, объем полномочий и принятое поведение членов. Используя старый пример, подзаконные акты определяют границы парковки, а правила и процедуры — это нарисованные парковочные места на стоянке.Хотя эти документы могут не решить все проблемы, возникающие в организации, эти руководящие документы позволяют процесс для решения проблем или проблем.

В дополнение к политикам и процедурам организация должна действовать в соответствии с кратким текущим набором уставов, отражающих способ ведения организацией своей деятельности. Если вы хотите узнать больше об уставе, обратитесь к информационному бюллетеню «Письменные документы для групп сообщества: Устав».

Ресурсы

• Бенсон, Т. (2010). «Улучшение устава: создание эффективных правил для вашего некоммерческого совета». Вашингтон, округ Колумбия: BoardSource.
• Источник платы. (2013). «Сэмплер ePolicy» (документ Word). Вашингтон, округ Колумбия: BoardSource. Доступно на boardsource.org
• Государственный университет Бойсе. (НД). «Руководство по написанию политик и процедур». Получено с policy.boisestate.edu/policy-writing-guide/
• Копедия. (2013). «Написание политик и процедур». Получено с сайта copedia.com/policy_procedure_templates/policies_and_procedures_samples.хтм
• Дайсон, М. (1999). «Как и когда писать политики и процедуры, второе издание». Квинсленд, Австралия: ACROD.
• Грант Торнтон. (НД). «Справочник члена правления некоммерческой организации». Чикаго, Иллинойс: Grant Thornton LLP.
• Хопкинс, Б.Р. (2008). «Юридические обязанности советов директоров некоммерческих организаций, второе издание». Вашингтон, округ Колумбия: BoardSource.
• КГК Консультант Групп. (2010). «Политика, процесс и процедура: в чем разница?» Получено с kcggroup.com/PoliciesProcessesProcedureDifferences
• Муниципальная лига Мичигана. (2006). «Справочник для должностных лиц общего права». Анн-Арбор: Фонд муниципальной лиги Мичигана.
• Робинсон, М.К. (2001). «Некоммерческие советы, которые работают: конец универсального управления». Хобокен, Нью-Джерси: John Wiley & Sons.

Этот информационный бюллетень является переработкой информационного бюллетеня «Письменные документы для общественных групп: Устав и стандартные рабочие процедуры», первоначально написанного Джо Хеймлихом и Сереаной Дресбах в 1998 году.

Как организовать работу с документами за 7 шагов

1. Руководство по карьере
2. Карьерный рост
3. Как организовать работу с документами за 7 шагов

20 сентября 2021 г.

Для некоторых профессий требуется способность большой объем и разнообразие документов. При работе с цифровыми или физическими документами очень важно организовать свои файлы и рабочее пространство таким образом, чтобы поддерживать вашу производительность и повышать эффективность.В этой статье рассматриваются методы создания эффективной файловой системы для вашего рабочего места.

Как упорядочить документы

Следующие шаги помогут вам сортировать, классифицировать и хранить документы и разработать эффективную систему хранения:

1. Разделите документы по типам.

2. Используйте хронологический и алфавитный порядок.

3. Организуйте место для хранения документов.

4. Цветовая маркировка вашей файловой системы.

5. Пометьте свою файловую систему.

6. Избавьтесь от ненужных документов.

7. Оцифровка файлов.

Давайте рассмотрим каждый из этих шагов более подробно, чтобы вы могли применить эту простую систему организации на своем рабочем месте.

1. Разделите документы по типам

Рассортируйте физические документы по категориям, таким как отчеты, клиентские документы или счета-фактуры. Вы можете дополнительно разделить каждую категорию на уровни подтипов.Например, вы можете сортировать клиентские документы по каждому клиенту, прежде чем организовывать документы одного клиента в отчеты, корреспонденцию и многое другое. Эта многоуровневая стратегия сортировки может помочь вам определить, какие документы нужно сохранить и упорядочить для быстрого доступа.

Если вы обнаружите документы, не подходящие ни к одной из основных категорий, сложите вместе стопку документов, которые вы собираетесь уничтожить или переработать. Также разумно создать стопку документов, которые вы хотите преобразовать в цифровые файлы.Начните с простого опроса и категоризации ваших документов, чтобы начать процесс подачи.

Подробнее: Административные навыки: определение и примеры для вашей карьеры

2. Используйте хронологический и алфавитный порядок

Некоторые документы имеют дату и время для отслеживания деятельности и решений в организации. После разделения по типу и подтипу рассмотрите возможность сортировки каждого документа в хронологическом порядке, если это применимо. Например, если вы сортируете документы по клиентам, рассмотрите возможность размещения датированных документов в порядке от самых новых до самых старых, чтобы самые последние документы были впереди.Вы также можете упорядочить документы от самых старых до самых новых, если вы предпочитаете видеть полную историю клиента на сегодняшний день.

Недатированные документы можно упорядочить по важности или частоте использования. Наконец, подумайте о том, чтобы расположить документы в алфавитном порядке, прежде чем помещать их в папку. Вы можете расположить их в алфавитном порядке по имени клиента или по основным категориям, таким как счета или отчеты. Какой бы метод вы ни выбрали, убедитесь, что вы выбрали систему, которая кажется естественной и соответствует вашему текущему рабочему процессу.

3. Организуйте свое пространство для хранения документов

Шкафы для документов и ящики могут предложить индивидуальное пространство для хранения. Используйте файловые папки для хранения групп документов в зависимости от их типа и подтипа. Вы можете продолжать использовать хронологический или алфавитный порядок при размещении папок в шкафах или ящиках. Например, вы можете сортировать в алфавитном порядке по имени клиента или в хронологическом порядке по самому последнему клиенту, которого вы приобрели. Хранение документов вдали от рабочего места помогает поддерживать порядок на рабочем столе, чтобы вы могли более эффективно выполнять задачи.

Подумайте о том, чтобы приобрести полку для папок, которую можно разместить на своем столе, чтобы систематизировать документы, которые вы регулярно просматриваете или к которым обращаетесь, например формы, которые вы заполняете каждый день. Каждой полке можно присвоить определенный тип или подтип для сохранения категоризации. Вы также можете использовать полку для оптимизации процесса подачи документов по мере получения новых документов. Разделите новые файлы на несколько основных категорий и поместите их на соответствующую полку. Этот метод облегчит вам задачу, когда вы отложите их позже.

Связанный: 14 способов организовать работу

4.Цветовой код вашей файловой системы

Визуальные маркеры, такие как цветные вкладки, могут сэкономить ваше время при просмотре документов. Вы можете использовать папки разного цвета для различных типов и подтипов документов. Некоторые папки имеют ярлыки разных цветов. С помощью любого из этих вариантов вы можете создать ключ с цветовой кодировкой, чтобы отслеживать цвет, назначенный категории документа.

5. Пометьте свою файловую систему

Пометка категорий документов поможет вам быстро определить нужную папку.Некоторые папки поставляются с бумагой для изготовления собственных этикеток. Вы можете либо написать этикетки от руки, либо распечатать лист напечатанных этикеток сразу.

Вы можете еще больше оптимизировать систему маркировки, используя ручки или чернила разных цветов, которые соответствуют цвету вашего ключа. Маркеры также можно использовать для черного текста, чтобы раскрасить этикетку. Производители этикеток также могут позволить вам быстро распечатать наклейки с одной этикеткой. Этот инструмент особенно полезен при маркировке полки или шкафа для документов, а также при необходимости замены существующих этикеток новыми.

6. Избавьтесь от ненужных документов

Создание организованной системы хранения документов может помочь вам найти способы сократить количество документов, которые вы храните. Утилизируйте документы, которые больше не актуальны, чтобы уменьшить беспорядок, или уничтожьте их для дополнительной безопасности.

Подумайте о том, чтобы поставить рядом со столом небольшой контейнер для мусора или специальную корзину для документов, которые вы хотите уничтожить. Регулярно избавляясь от ненужных файлов и документов, вы можете поддерживать чистоту и порядок на рабочем месте.

Связано: 5 ключевых советов по улучшению навыков тайм-менеджмента

7. Оцифровка файлов

В некоторых случаях более эффективно конвертировать физические документы в цифровые файлы, хранящиеся на вашем компьютере. Это сделает их легкодоступными, удобными для отправки и уменьшит беспорядок. Если это так, отсканируйте документы в цифровые документы для хранения в упорядоченных папках на вашем компьютере. Попробуйте выполнить те же действия, что и при создании физической файловой системы:

1. Сортировка по типу и подтипу.

2. Используйте хронологический и алфавитный порядок для организации файлов.

3. Цветовой код по типу и подтипу с использованием функции цвета файла или флага в вашей операционной системе.

4. Документы должны быть четко обозначены типом или подтипом и датой документа, если применимо. Эффективная система заголовков документов может выглядеть так: «Клиент ABC_Invoice_Mar2021».

Оцифровка файлов позволяет осуществлять быстрый поиск документов на компьютере.Это также уменьшает беспорядок и потребность в физическом пространстве для хранения.

Хотя создание системы навигации по документам может показаться непосильной задачей, вы сможете добиться стабильного прогресса, если будете следовать этому процессу и сосредотачиваться на каждом шаге. Имея установленную процедуру, вы можете оптимизировать рабочий процесс, снизить стресс и повысить производительность. Даже если у вас уже есть организационная система, разумно регулярно выделять время на обслуживание и обслуживание, так как в загруженное время файлы легко накапливаются.

Организуйте свой компьютер с помощью архивариуса

Хизер ВанМуверик — кандидат исторических наук в Калифорнийском университете в Риверсайде и конгрессмен Джордж Браун, выпускник, стажер отдела специальных коллекций в библиотеке Ривера. Найдите ее на ее сайте или в Twitter.

У меня есть честь начать нас здесь, в GradHacker, с Недели цифрового рабочего процесса! В дополнение к организации, у вас есть шанс принять участие в особом розыгрыше.Для получения дополнительной информации о том, как выиграть, посетите GradHacker в Twitter и Facebook!

Как и почти у каждого аспиранта, которого я знаю, мой компьютер был в беспорядке!

На самом деле, я был так парализован огромным объемом и разнообразием материалов, которые мне нужно было хранить на моем единственном ноутбуке — от исследований диссертаций, заявок на гранты и заметок на докторских экзаменах до моих рецептов, фотографий из отпуска и налоговых документов — что я вообще ничего не организовывал. Неудивительный результат: я никак не мог найти нужный мне документ, а мой рабочий стол выглядел как игра Где Уолдо? .

Пытаясь получить контроль над своим компьютером, я испробовал (и потерпел неудачу) все самые известные организационные методы. Минималистские стратегии, вроде предложенных на Zen Habits и Life Hacker , продержались пару недель. Книги о привычках, такие как Сила привычки и На крючке , помогли мне взять на себя ответственность за свое утро, но мало повлияли на мой компьютер. И даже старый резервный план Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок» не мог справиться с моим организационным параличом.

Учитывая все это, может показаться неожиданным, что, помимо того, что я кандидат наук и несмотря на мой грязный компьютер, я еще и архивариус. Да, я профессиональный организатор с многолетним опытом и обучением обработке архивных коллекций. Тем не менее, как любил восклицать мой старый босс, «архивариусы — самые грязные люди!»

После особо надоедливых, долгих и безрезультатных поисков конкретного изображения Екатерины Великой на компьютере я перешел на другую работу архивариуса-обработчика. В тот день мне нужно было определить лучший способ пометить набор папок. Это включает в себя множество перемещений папок из одной стопки в другую и обратно, расположение папок в одном порядке и передумание на полпути, а также продумывание всех возможных комбинаций. Архивариусы всегда начинают с плана, но чаще всего этот план быстро выбрасывается в окно, когда мы лучше разбираемся в материалах.

После часа перемещения этих папок у меня не только появился четкий набор критериев для меток папок, но я также понял, почему все мои попытки организовать мой компьютер потерпели неудачу: я подходил к своим документам полностью задом наперед.

Любой детсадовец скажет вам, что невозможно вставить квадратный колышек в круглое отверстие, но именно к этому и сводились все мои прошлые попытки. Вместо того чтобы создавать организационную систему, которая лучше всего работала бы с теми материалами, которые у меня были, я пытался вписать свои материалы в воображаемую первозданную организационную систему. Чтобы довести мою метафору до предела: мне нужно было сначала измерить свой квадратный колышек, а затем сделать отверстие, чтобы вместить его.

Итак, я начал подходить к своему компьютеру, как к необработанной коллекции.Хотя на это ушло почти месяц, я смог организовать все свои файлы, документы и изображения в течение почти восьми месяцев — периода времени, который намного превосходит все мои другие попытки.

Хорошей новостью является то, что вам не нужно быть архивариусом, чтобы правильно организовать свой компьютер. Прежде чем приступить к процессу, важно помнить об этих трех принципах. Все организационные схемы должны ориентироваться на:

1. Долговечность : Из-за большого объема работы над каждой коллекцией и ее уникальности архивариусы хотят, чтобы их материалы прослужили долго.Любой план обработки включает в себя положения о таких вещах, как едкие материалы (например, расщепление газетной печати), пожары, наводнения и кражи. Эти планы варьируются от цифровой избыточности до технического обслуживания здания. Прежде чем начать свой собственный проект обработки, убедитесь, что у вас есть четкий план того, как вы собираетесь его защищать. Есть много вариантов для изучения. Я использую комбинацию Dropbox для активных элементов и BackBlaze для старых элементов, но все, что вы решите, будет в порядке.

2. Репликация : Каждый архив обычно включает множество отдельных коллекций, существующих независимо друг от друга. Теоретически одни и те же принципы должны применяться к каждой из них, а это означает, что пользователь может легко переключаться между каждой коллекцией и сразу знать, как получить доступ к необходимой информации. То же самое относится и к хорошо организованному компьютеру. Независимо от того, является ли файл личным или профессиональным, планом урока для написания тезисов или вашим пивным журналом, убедитесь, что применяются одни и те же принципы, чтобы вы могли легко перемещаться между своими папками.

3. Гибкость : Времена меняются, и архивариусы должны предвидеть потребности будущих пользователей коллекции и требования будущих технологий. В идеале организация вашего компьютера должна быть достаточно гибкой, чтобы учитывать непредвиденные обстоятельства. Например, вы можете переключиться с ПК на Mac, поэтому ваша система должна быть взаимно понятной. Или, возможно, ваш текущий проект текстовый, а ваш будущий основан на аудио. Ваша система должна быть достаточно гибкой, чтобы адаптироваться к вашим новым потребностям.

Вооружившись этими рекомендациями, пришло время очистить свой компьютер раз и навсегда.

1. Создание гигантской папки с файлами : Большая часть материалов поступает в архив в грязных, неорганизованных картонных коробках с файлами, которые часто лежат на складе. Такое состояние неорганизованности не только не разочаровывает, но и освобождает архивариусов для поиска наилучшей структуры коллекции. Чтобы воспроизвести это на своем компьютере, создайте новую папку на рабочем столе, назовите ее как-нибудь глупо (я назвал свою «Хороший корабль организован») и скопируйте в нее каждый документ, файл, изображение или фрагмент.И я имею в виду все. Это ваша возможность очистить свой Google Диск и коробку от заброшенных флэш-накопителей, наконец-то утилизировать эти старые компьютеры и избавиться от компакт-дисков и дискет.

2. MPLP Ваш компьютер : Вплоть до 2005 года передовая практика архивирования требовала от архивариусов полной обработки отдельных коллекций перед переходом к следующей. Делая упор на совершенство и записывая вещи на отдельный лист бумаги, архивам требовался большой профессиональный персонал только для того, чтобы не отставать от новых коллекций.Обеспокоенные тем, что в Соединенных Штатах для обработки требовалось больше материала, чем было фактически доступно исследователям, Марк А. Грин и Деннис Мейснер предложили новую систему: MPLP (Больше продукта, меньше процесса). Они предложили архивариусам вместо того, чтобы сосредотачиваться на совершенстве, сосредоточиться на том, чтобы доставлять материалы пользователям как можно быстрее. Стандарты MPLP требуют от архивариусов сортировки коллекции, не больше и не меньше. Применительно к вашему компьютеру MPLP означает, что вы должны сосредоточиться не на чистой, идеальной системе, а на удобной и эффективной.Когда ваш Giant File Box будет готов, создайте две подпапки. Я, например, начал с «Личное» и «Профессиональное». Затем быстро отсортируйте каждый из ваших файлов в одну из этих двух категорий. Как только это будет сделано, сделайте это снова. Для меня «Личное» превратилось в «Скучные вещи» и «Веселые вещи»; и «Веселые штучки» в конечном итоге превратились в «Еда», «Шитье», «Фотографии» и «Чтение». Продолжайте постепенно сортировать файлы, пока не найдете место для всего.

3. Часто меняйте свое мнение : Я шучу, что большую часть времени в архиве я трачу на стирание названий папок. Сегодня, например, я переименовал целую подсерию и засыпал свой стол обломками ластика. Когда вы начнете организовывать свои папки, вы будете иметь в виду идеальную платоническую версию вашей системы; однако эта система не будет работать. Когда вы сталкиваетесь с документом, который не помещается ни в какую конкретную папку, спросите себя, следует ли вам добавить новую папку или реструктурировать старые папки, чтобы включить в них новый элемент. Постоянно возвращаясь назад и переоценивая то, что вы уже сделали, ваш конечный результат будет более персонализированным, адаптированным к вашим конкретным потребностям.

4. Сохранить названия папок напоследок : После того, как архивариус поместит последний клочок бумаги в последнюю папку в последнем ящике, он или она начнет все сначала с самого начала. Вполне естественно, что определенные названия папок в данный момент имеют смысл, но по мере развития коллекции это название может потерять свое значение. Не поддавайтесь желанию переименовать файлы до самого конца. Эти придирчивые детали могут легко отвлечь вас от вашей цели и высосать все ваше драгоценное время, так что не поддавайтесь!

Да, этот более гибкий подход к организации вашего компьютера потребует времени; однако, поскольку он персонализируется в соответствии с вашими данными, вашей личностью и вашим рабочим процессом, вам придется иметь дело с ним только один раз — организовать его и забыть.

Очистка вашего компьютера — это только первый шаг в процессе создания устойчивой и эффективной организационной системы. Как только вы разберетесь со своими данными, вы сможете начать создавать базы данных для вашей информации, очищать свой почтовый ящик и взять под контроль свою цифровую жизнь.

На этой неделе GradHacker сосредоточится на идеях по управлению вашей информацией и рабочим процессом. Если вы хотите узнать больше об организации своей цифровой жизни, следите за обновлениями, поскольку Анджали и Трэвис дадут свои советы позже на этой неделе!

Как вы организовали свои компьютерные файлы? Какие схемы сработали для вас? Дайте нам знать об этом в комментариях!

[Изображение предоставлено автором. ]

Систематизация больших документов  | Техническое письмо  | Разработчики Google

Как организовать большой набор информации в связный документ или сайт? В качестве альтернативы, как вы реорганизуете существующий беспорядочный документ или сайт во что-то доступное и полезное? Может помочь следующая тактика:

• Выбор для написания одного большого документа или набора документов
• Организация документа
• Добавление навигации
• Постепенное раскрытие информации

Когда писать большие документы

Вы можете организовать сбор информации в более длинные автономные документы или набор более коротких взаимосвязанных документов.Набор более коротких взаимосвязанных документы часто публикуются в виде веб-сайтов, вики или аналогичных структурированных формат.

Некоторые читатели более позитивно реагируют на более длинные документы, чем другие. Учитывать следующие точки зрения двух гипотетических читателей, которым вы пишете документация для:

• Хонг считает чтение длинных документов трудным и дезориентирующим. Он предпочитает использовать поиск по сайту, чтобы найти ответы на его вопросы.
• Rose удобен при навигации по большим документам.Она часто использует встроенный функцию поиска по страницам в своем веб-браузере, чтобы найти полезную информацию о текущая страница.

Итак, должны ли вы организовать свой материал в один документ или в набор документы на сайте? Примите во внимание следующие рекомендации:

• Практические руководства, вводные обзоры и концептуальные руководства часто работают лучше, чем более короткие документы, если они предназначены для читателей, которые плохо знакомы с предметом иметь значение. Например, читатель, который совершенно не знаком с вашей темой. может с трудом запоминать множество новых терминов, понятий и фактов.Помните, что ваша аудитория может читать вашу документацию, чтобы получить быстрый и общий обзор темы.
• Подробные руководства, практические руководства и справочные страницы командной строки могут хорошо работать с более объемными документами, особенно если они предназначены для читателей, уже есть некоторый опыт работы с инструментами и предметом.
• Отличный учебник может опираться на повествование, чтобы провести читателя через серию связанных задач в более длинном документе. Однако даже большие учебники могут иногда полезно разбить на более мелкие части.
• Многие длинные документы не предназначены для чтения за один присест. Например, пользователи обычно просматривают справочную страницу в поисках объяснения команды или флага.

В оставшейся части этого модуля рассматриваются приемы, которые могут быть полезны для написания более длинные документы, такие как учебные пособия и некоторые концептуальные руководства.

Организация документа

В этом разделе предлагаются некоторые методы планирования более объемного документа, в том числе составление плана и составление введения. После того, как вы завершили первый черновик документа, вы можете сверить его со своим планом и введение, чтобы убедиться, что вы не пропустили ничего, что изначально планировали покрывать.

Схема документа

Начав со структурированного плана высокого уровня, вы сможете сгруппировать темы и определить, где требуется больше деталей. Структура помогает перемещать темы прежде чем вы приступите к написанию.

Возможно, вам будет полезно думать о плане как о повествовании для вашего документ.Не существует стандартного подхода к написанию плана, но есть следующие рекомендации содержат практические советы, которые могут оказаться полезными:

• Прежде чем попросить своего читателя выполнить задание, объясните ему, почему он делаю это. Например, следующие пункты маркированного списка иллюстрируют раздел план из учебника по аудиту и улучшению доступности интернет страницы:
  • Внедрить плагин для браузера, который проверяет доступность веб-страниц; объясните, что читатель будет использовать результаты аудиторского отчета, чтобы исправить несколько ошибок.
  • Перечислите шаги для запуска подключаемого модуля и аудита доступности веб-сайта. страница.
• Ограничьте каждый шаг своего плана описанием концепции или завершением конкретная задача.
• Структурируйте свой план таким образом, чтобы ваш документ вводил информацию, когда это наиболее актуально для вашего читателя. Например, ваш читатель, вероятно, не нужно знать (или хотят знать) об истории проекта в вводные разделы вашего документа, когда они только начинают с основами.Если вы чувствуете, что история проекта полезна, то включить ссылку на этот тип информации в конце вашего документа.
• Попробуйте объяснить концепцию, а затем продемонстрировать, как читатель может применять его либо в типовом проекте, либо в своей работе. Документы, которые чередование концептуальной информации и практических шагов может быть особенно увлекательный способ обучения.
• Прежде чем приступить к черновику, поделитесь планом со своими участниками. Планы особенно полезны, если вы работаете с командой авторов. которые будут просматривать и тестировать ваш документ.

Общее упражнение

Просмотрите и обновите следующий общий план введения в длинную руководство. Чтобы решить это упражнение, вы можете сделать любое из следующего:

• Изменить порядок существующих тем.
• Добавьте недостающие темы, которые, по вашему мнению, должны быть во введении.
• Удалите все темы, которые вы считаете неуместными для введения.

## История проекта

Описывается история развития проекта.## Предпосылки

Перечисляет концепции, с которыми читатель должен быть знаком до начала, а также
любые программные или аппаратные требования.

## Дизайн системы

Описывает, как работает система.

## Аудитория

Описывает, для кого предназначен учебник.

## Настройка учебника

Объясняет, как настроить среду, чтобы следовать руководству.

## Исправление проблем

Объясняет, как диагностировать и решать потенциальные проблемы, которые могут возникнуть при
работа по учебнику. 

## Полезная терминология

Перечислены определения терминов, которые читатель должен знать, чтобы следовать
руководство.

Щелкните значок, чтобы увидеть возможный ответ.

## Аудитория

Описывает, для кого предназначен учебник.

## Предпосылки

Перечисляет концепции, с которыми читатель должен быть знаком до начала, а также
любые программные или аппаратные требования.

## Настройка учебника

Объясняет, как настроить среду, чтобы следовать руководству.

## Полезная терминология

Перечислены определения терминов, которые читатель должен знать, чтобы следовать
руководство.

Представить документ

Если читатели вашей документации не могут найти отношение к теме, они скорее всего проигнорирует. Чтобы установить основные правила для ваших пользователей, мы рекомендуем предоставление введения, которое включает следующую информацию:

• Что охватывает этот документ.
• Какие предварительные знания вы ожидаете от читателей.
• То, что документ не охватывает.

Помните, что вы хотите, чтобы вашу документацию было легко поддерживать, поэтому не постарайтесь охватить все во введении.

В следующем абзаце демонстрируются идеи из предыдущего списка. в качестве обзора гипотетической платформы публикации документов под названием Froobus:

В этом документе объясняется, как публиковать файлы Markdown с помощью системы Froobus.
Froobus — это система публикации, которая работает на сервере Linux и конвертирует
Файлы Markdown в HTML-страницы. Этот документ предназначен для людей, которые
знаком с синтаксисом Markdown. Чтобы узнать о синтаксисе, см. Markdown
ссылка. Вы также должны уметь выполнять простые команды в
Линукс терминал.Этот документ не содержит информации об установке или
настройка системы публикации Froobus. Для получения информации об установке Foobus,
см. Начало работы. 
 

После того, как вы закончите первый черновик, проверьте весь документ на соответствие ожидания, которые вы установили в своем обзоре. Предоставляет ли ваше введение точный обзор тем, которые вы освещаете? Возможно, вам будет полезно думайте об этом обзоре как о форме обеспечения качества документации (QA).

Вводное упражнение

Для этого упражнения просмотрите и отредактируйте следующее введение, чтобы лучше практическое руководство для гипотетического языка программирования под названием F@.Удалите любой информацию, которую вы считаете неуместной в этом контексте, и добавьте любую информацию, которую вы ощущение отсутствует.

В этом руководстве перечислены передовые методы работы с языком программирования F@.
F@ был разработан в 2011 году как проект сообщества с открытым исходным кодом. Это руководство
дополняет руководство по стилю F@. В дополнение к рекомендациям, описанным в этом руководстве,
убедитесь, что вы также установили линтер командной строки F@ и запустили его в своем коде. 
Язык программирования широко применяется в индустрии здравоохранения.Если у вас есть
предложения по дополнению списка лучших практик, задайте вопрос в
Репозиторий документации F@.
 

Щелкните значок, чтобы увидеть возможный ответ.

В этом руководстве перечислены передовые методы работы с языком программирования F@.
Перед просмотром этого руководства пройдите вводный курс по новым функциям F@.
Разработчики. Это руководство дополняет руководство по стилю F@. В дополнение к лучшим
описанные в этом руководстве, убедитесь, что вы также установили линтер командной строки F@.
и запустите его в своем коде.Если у вас есть предложения по дополнению списка
лучших практик, зарегистрируйте проблему в репозитории документации F@.
 

Обеспечение навигации и указателей для ваших читателей гарантирует, что они смогут найти то, что они ищут и информацию, в которой они нуждаются, чтобы отклеиться.

Очистить навигацию включает:

• вводная и краткая информация
• ясное, логичное развитие темы
• заголовки и подзаголовки, помогающие пользователям понять тему
• меню оглавления, которое показывает пользователям, где они находятся в документе
• ссылки на соответствующие ресурсы или более подробную информацию
• ссылки на то, что нужно узнать дальше

Советы в следующих разделах помогут вам спланировать заголовки в вашем документация.

Предпочитать заголовки на основе задач

Выберите заголовок, описывающий задачу, над которой работает ваш читатель. Избегать заголовки, основанные на незнакомой терминологии или инструментах. Например, предположим, что вы документируют процесс создания нового веб-сайта. Чтобы создать сайт, читатель должен инициализировать фреймворк Froobus. Для инициализации Foobus framework, читатель должен запустить инструмент командной строки carambola . Во-первых С первого взгляда может показаться логичным добавить любой из следующих заголовков в инструкции:

• Запуск команды carambola
• Инициализация инфраструктуры Foobus

Если ваши читатели уже не очень хорошо разбираются в терминологии и концепции для этой темы, может быть предпочтительнее использовать более знакомый заголовок, например Создание сайта .

Укажите текст под каждым заголовком

Большинство читателей ценят хотя бы краткое введение под каждым заголовком. предоставить некоторый контекст. Не размещайте заголовок третьего уровня сразу после заголовок второго уровня, как в следующем примере:

## Создание сайта
### Запуск команды carambola
 

В этом примере краткое введение может помочь читателю сориентироваться:

## Создание сайта

Чтобы создать сайт, вы запускаете инструмент командной строки `carambola`. Команда
отображает ряд подсказок, которые помогут вам настроить сайт.

### Запуск команды carambola
 

Упражнение на курс

Помощь читателям в навигации по вашей документации помогает им найти информацию, необходимую им для успешного использования вашего инструмента. Часто четкое и хорошо организованное оглавление или план действует как карта, которая помогает пользователи ориентируются в функциях вашего инструмента.

Для этого упражнения улучшите следующий план. Вы можете переставить, добавлять и удалять темы, а также создавать дополнительные записи.

Об этом руководстве
Расширенные темы
Построить дерево навигации по ресурсам
Определить пути к ресурсам
Определение и создание проектов
Запускаем среду разработки
Определение и создание ресурсов
Что дальше
Определить ресурсы изображения
Аудитория
Смотрите также
Создайте ресурс изображения
Определить проект изображения
Создайте имиджевый проект
Настройка учебника
Выберите корень учебного ресурса
Об этом руководстве
 

«> Щелкните значок, чтобы увидеть возможный ответ.

## Об этом руководстве

### Аудитория

### Об этом руководстве

### Расширенные темы

## Настройка учебника

### Выберите корень учебного ресурса

### Запускаем среду разработки

### Построить дерево навигации по ресурсам

### Определение путей к ресурсам

## Определение и создание ресурсов

### Определение ресурсов изображения

### Создайте ресурс изображения

## Определение и сборка проектов

### Определение проекта изображения

### Создание проекта изображения

## Определение и создание баз данных

### Определение базы данных

### Создать базу данных

## Отправка, публикация и просмотр базы данных

### Отправка базы данных

### Опубликовать базу данных

### Просмотр базы данных

## Настройка правил отображения для точечных данных

### Определение, настройка и построение векторных данных

## Смотрите также

### Примеры файлов данных

## Что дальше
 

Постепенное раскрытие информации

Изучение новых концепций, идей и методов может стать полезным опытом для многие читатели, которым удобно читать документацию самостоятельно шаг. Однако столкнувшись со слишком большим количеством новых концепций и инструкций, быстро может быть подавляющим. Читатели более восприимчивы к более длинным документы, которые постепенно раскрывают им новую информацию, когда они в ней нуждаются. Следующие методы могут помочь вам включить постепенное раскрытие информации в вашу документы:

• По возможности старайтесь вводить новые термины и понятия рядом с инструкции, основанные на них.
• Разбейте большие стены текста. Чтобы избежать нескольких больших абзацев в одном страницы, стремитесь представить таблицы, диаграммы, списки и заголовки, где подходящее.
• Разбейте большую серию шагов. Если у вас особенно длинный список сложные шаги, постарайтесь упорядочить их в более короткие списки, объясняющие как выполнять подзадачи.
• Начните с простых примеров и инструкций и постепенно добавляйте больше интересные и сложные техники. Например, в учебнике для создание форм, начните с объяснения того, как обрабатывать текстовые ответы, а затем ввести другие методы для обработки множественного выбора, изображений и других типы ответов.

  No related posts.