Документы компании: что относится к внутренним документам и какие являются обязательными.

Содержание

Обязательные документы компаний

Обязательные организационные документы можно определить как комплекс взаимосвязанных бумаг, регламентирующих структуру, функции организации, права и обязанности работников и руководителей.

 

Какие организационные документы считаются обязательными?

 

К числу обязательных организационных относятся следующие бумаги:

 

 

1. Положения – нормативные документы, регламентирующие организационные и трудовые отношения. Положение может регулировать как деятельность всей компании, так и работу единственного должностного лица. Типичный вариант положения – документ, регламентирующий деятельность филиала, определяющий его внутреннюю структуру, ключевые функции, порядок реорганизации и упразднения.

 

2. Устав – перечень правил, регулирующих взаимоотношения организации с другими юридическими образованиями, частными лицами и государством. Устав составляется учредителями организации и обязательно регистрируется.

 

Этот документ включает такие данные, как:

 

— название, вид, местонахождение фирмы;
— цель функционирования;
— порядок образования имущества и распределения прибыли между акционерами;
— сведения о внутренней структуре.

 

Также есть конкретные требования к отдельным категориям организаций: например, акционерные общества обязаны прописывать условия приобретения акций и доли участников.

 

3. Штатная численность и штатное расписание. Штатная численность устанавливает названия должностей и количество кадровых единиц для каждой должности. Документ подписывается начальником кадровой службы и руководителем фирмы и визируется главным бухгалтером.

 

Штатное расписание устанавливает численный состав сотрудников, а также общий фонд заработной платы. Его составляет главный бухгалтер.

 

4. Должностные инструкции устанавливают права и обязанности сотрудников организации. Создаются инструкции кадровым специалистом, подписываются руководителем фирмы и юридическим консультантом. Срок хранения должностных инструкций – 3 года.

 

5. Договор – правовой документ, регулирующий хозяйственные отношения между субъектами экономической деятельности. Договор имеет обязательные реквизиты – к ним относятся подписи, печати, юридические адреса и банковские реквизиты участников сделки.

 

Обязательные кадровые документы

 

К числу обязательных кадровых документов относятся такие бумаги, как:

 

1. Положение о защите личных (персональных) данных работников дается работнику под подпись при найме и хранится постоянно.

 

2. Трудовые книжки хранятся вплоть до увольнения работника (невостребованные хранятся постоянно). Исключение – совместители: от них трудовая не требуется.

 

3. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Этот документ постоянно заполняется и содержится в отделе кадров в течение 50-ти лет. При упразднении фирмы документ должен быть перемещен в городской архив – там срок его хранения достигает 75 лет.

 

4. Приказы по кадровому составу. К этой категории документов относятся приказы о трудоустройстве, об увольнении, о командировках и перемещениях сотрудников на другие должности. Приказы хранятся 75 лет.

 

5. Приказы по отпускам издаются по письменному заявлению сотрудников и оформляются минимум за три дня до того, как сотрудник отправляется в отпуск. Срок хранения приказов – 5 лет. К этому блоку еще можно отнести график отпусков, который оформляется за две недели до наступления нового календарного года. График сохраняется в течение 12 месяцев, после чего утрачивает актуальность.

 

6. Положения об оплате труда, а также ТУРВы. Положения содержат схему премирования персонала, информируют о доле окладной части при сдельно-премиальной системе. ТУРВ (табель учета рабочего времени) позволяет судить, сколько дней фактически отработал сотрудник за определенный период.

 

Охрана труда: обязательные документы

 

Обязательными являются такие документы по охране труда:

 

1. Инструкция по охране труда (обязательна по Трудовому Кодексу – статья 212).

 

2. Листы ознакомления, подтверждающие, что сотрудники знают требования охраны труда, определенные нормативными актами.

 

3. Сами регулирующие нормативные акты.

 

4. Журналы инструктажей по технике безопасности.

 

5. Перечень должностей, которые освобождены от инструктажей, потому как не связаны с эксплуатацией потенциально опасных объектов.

 

6. Документы, удостоверяющие, что работник прошел инструктаж.

 

7. Приказ о делегации полномочий, если руководитель передал ответственность за охрану труда штатному специалисту.

Документы для регистрации компаний: полный список

Для того, чтобы зарегистрировать компанию, необходимо ответственно подойти к формированию пакета документов. Ведь большинство отказов в регистрации связаны именно с тем, что подаваемые в соответствующие государственные органы необходимые бумаги заполнены некорректно, непродуманно, а порой содержат даже орфографические и стилистические ошибки.

В этой статье поговорим о том, какие именно документы необходимы для открытия компании, а также о том, как избежать ошибок при их составлении.

Что нужно сделать до начала сбора документов?

К моменту, как вы начнете подготавливать документы для регистрации, необходимо будет решить ряд вопросов, а именно:

  • продумать организационно-правовую форму вашего предприятия. Если вы желаете создать юридическое лицо, то скорее всего вы остановитесь на ООО (обществе с ограниченной ответственностью) либо АО (акционерном обществе), другие формы используются гораздо реже. Проконсультируйтесь с юристом о том, какие особенности влечет за собой каждая из этих форм, чтобы учитывать при ведении бизнеса в дальнейшем;
  • придумать название вашей компании. Оно должно быть уникальным, по возможности броским и запоминающимся;
  • определитесь с юридическим адресом будущей компании. Это должен быть адрес либо вашей постоянной регистрации, либо адрес арендованного офиса;
  • выберите те виды деятельности, которыми будет заниматься ваша компания, и найдите их в специальном классификаторе ОКВЭД;
  • договоритесь о составе акционеров или учредителей, доле каждого участника в финансировании деятельности и распределении прибыли;
  • определите размер уставного капитала, если речь идет об открытии ООО;
  • создать новый или определиться с существующим электронным адресом компании. Дело в том, что, начиная с 2018 года, подтверждение регистрации высылается на электронную почту, указанную при подаче документов, а вот бумажные версии предъявляются исключительно по требованию.

Если у вас есть четкие ответы на все вышеперечисленные вопросы, то вы можете смело переходить к подготовке документов. Рассмотрим пакет документов на примере создании ООО — это наиболее часто встречающийся вариант организационно-правовой формы для юридического лица.

Договор об учреждении

Составляется в том случае, если учредитель не один. Необходим для подтверждения того факта, что эти физические лица действительно решили организовать это ООО.

Кстати, в качестве учредителей могут выступать не только физические, но и юридические лица — к примеру, одно ООО может выступать учредителем у другого. В этом случае договор об учреждении подписывают законные представители юридические лиц — например, директор.

Решение или протокол о создании

Если у ООО будет единственный учредитель, то он издает свое решение об открытии компании. Если же у ООО будет двое или больше учредителей, то необходимо сформировать документ, который называется Протокол общего собрания учредителей. Содержание протокола регулируется статьей 181 Гражданского Кодекса РФ — именно там можно посмотреть, какие именно пункты должны обязательно присутствовать в этом документе.

Хочется также отметить, что статус учредителей сохраняется только на первое собрание — после того, как ООО будет зарегистрировано, их статус поменяется, и они станут участниками.

Устав

Один из самых важных документов, регламентирующих деятельность компании на всех этапах ее работы. Вот почему к формированию Устава стоит подойти со всей ответственностью. Там должна содержаться следующая информация:

  • название организации: полное, сокращенное, а также на английском языке;
  • юридический адрес: в случае, если вы пользуетесь арендованным помещением, то потребуется согласие собственника и арендодателя о том, что он не против использования его имущества в качестве вашего юридического адреса;
  • перечень видов деятельности. Поскольку закон не ограничивает их количество, предлагаем сделать список максимально широким, включив в него все пожелания и планы учредителей на ближайшие как минимум 10 лет;
  • кто будет осуществлять управление компанией (например, директор или генеральный директор), какие вопросы будут находиться в зоне его компетенции, а для решения каких нужно будет коллективное собрание участников;
  • особенности функционирования ООО (если таковые имеются).

Важность корректного формулирования данных, указанных в Уставе, обосновывается тем, что дальнейшее внесение изменений в этот документ влечет за собой множество бюрократических проволочек.

Сведения об учредителях

Если учредителем выступает физическое лицо, то достаточно копии его паспорта. Если учредителем выступает юридическое лицо, то необходимо предоставить копию свидетельства о его государственной регистрации.

Заполненное заявление о регистрации

Для этих целей используется форма Р11001. Заполнить его корректно можно, воспользовавшись многочисленными сервисами, которые имеются в сети Интернет. К заполнению этого документа стоит подойти ответственно, поскольку наличие орфографических ошибок в этом документе может стать причиной для отказа в регистрации.

Обратите внимание, что подписывать документ заранее не нужно. Это делается при приеме документов. Если учредителей несколько, то подписывать заявление необходимо каждому из них.

Как облегчить сбор документов?

В принципе, количество документов и их сложность вполне позволяют решить все вопросы без участия помощников, а значит, без дополнительной траты денег. Однако, если вы занимаетесь подобными вопросами в первый раз, могут возникнуть определенные нюансы, которые требуют квалифицированной помощи. И вот тогда без участия юридической фирмы не обойтись. Это поможет как минимум сберечь ваши усилия и нервы, которые вы потратите на решение этих вопросов, а также сократят риск отказа в регистрации в связи с неправильным оформлением документов.

После того, как все документы собраны, их можно подавать в ФНС по месту регистрации.

Как классифицировать документы в компании? — Documentolog

Все документы в организации можно классифицировать по следующим признакам: 

  • видам деятельности, 
  • наименованию, 
  • способу фиксации информации, 
  • месту составления, 
  • степени сложности, 
  • степени гласности (секретности), 
  • срокам исполнения, 
  • юридической силе, 
  • стадиям создания, 
  • происхождению, 
  • срокам хранения, 
  • степени обязательности, 
  • степени унификации, 
  • характеру содержания.

По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, по личному составу, учебно-методические, плановые и др.

По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, приказы, распоряжения, указания, акты, протоколы, договора, уставы, инструкции, справки, деловые письма, телеграммы, анкеты.

По способу фиксации информации документы бывают: письменные (рукописные, машинописные, типографические, подготовленные на множительных аппаратах, электронные), графические и фото-, фоно-, кинодокументы.

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация, в свою очередь, делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные (многоаспектные). Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных – несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом (совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования, с грифом «конфиденциально», «лично»).

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные в отличие от подложных, документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным соответствующими правовыми актами, резолюцией руководителя, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы). Подлинники – единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.

С подлинника могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат подлинника. 

Копия – идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа – заверенная часть текста подлинника. Дубликат – второй экземпляр заверенного документа, имеющего одинаковую силу с подлинником.

По происхождению документы классифицируют на служебные (деловые), подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения.

Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и унифицированные в виде анкеты или таблицы.

  • Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа, излагаемого деловым языком.
  • Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка т.п.
  • Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации.

Документы финской строительной компании HONKA

Документы финской строительной компании HONKA

 

 

 

 

 

     Документы компании

 

     1. Отчет о проведении специальной оценки условий труда «РОССА РАКЕННЕ СПБ»

    2. Отчет о проведении специальной оценки условий труда «ХОНКА ПАРК»  

    3.  Политика конфиденциальности 

   4.   Политика конфиденциальности (онлайн версия)

 

 

 

© HONKA все права защищены.
Design by NETLAB

Политика конфиденциальности

Информация, размещенная на сайте, носит ознакомительный характер и ни при каких условиях не является публичной офертой, определяемой положениями Статьи 437 Гражданского кодекса РФ.

Предложение включает комплект поставки деревянного дома производства концерна Honkarakenne Oyj (Финляндия), в том числе:

  1. Несущие стены — клеёный брус HONKA TechTM.
  2. Утеплённые фронтонные конструкции.
  3. Опорные столбы, колонны, наружные и внутренние осадочные элементы.
  4. Конструкции межэтажных перекрытий, клееные балки.
  5. Несущие конструкции крыши.
  6. Окна и наружные двери с принадлежностями.
  7. Конструкции балконов, крылец, террас (импрегнированная доска, лаги, ограждения).
  8. Кровельное покрытие в соответствии с проектом.
  9. Тепло- и шумоизоляционные материалы, мембраны и плёнки.
  10. Доставка указанных материалов и конструкций до места строительства.
  11. Архитектурная, конструкторская и сборочная документация в стандарте Honkarakenne Oyj.
  • Стоимость приведена из расчета доставки материалов до г. Санкт-Петербург или до г. Москва. Для уточнения стоимости доставки в другие регионы свяжитесь с ближайшим представительством.
  • Приведена ориентировочная стоимость. Окончательный расчет возможен после утверждения проекта, согласования комплекта поставки и условий строительства.
  • Стоимость фундамента, внутренних инженерных систем дома, финишных отделочных материалов и интерьерного наполнения не входит в стоимость данного предложения.

 

×

ЛУКОЙЛ — Внутренние документы

Настоящий раздел включает в себя действующие внутренние документы ПАО «ЛУКОЙЛ» (ранее действовавшее наименование — ОАО «ЛУКОЙЛ»), утвержденные Общим собранием акционеров Компании и Советом директоров.

Устав ПАО «ЛУКОЙЛ» (действующая редакция)

  • Текст Устава ПАО «ЛУКОЙЛ», утвержденного решением внеочередного Общего собрания акционеров ПАО «ЛУКОЙЛ» от 03.12.2019, с внесенными изменениями и дополнениями

  • Дополнения в Устав ПАО «ЛУКОЙЛ», утвержденные решением годового Общего собрания акционеров ПАО «ЛУКОЙЛ» от 24.06.2021 (протокол №1)

  • Изменения в Устав ПАО «ЛУКОЙЛ», внесенные на основании решения внеочередного Общего собрания акционеров ПАО «ЛУКОЙЛ» от 03.12.2019 (протокол №2) и Отчета об итогах приобретения ПАО «ЛУКОЙЛ» акций ПАО «ЛУКОЙЛ», утвержденного Советом директоров ПАО «ЛУКОЙЛ» 28. 02.2020 (протокол №5)

  • Устав ПАО «ЛУКОЙЛ», утвержденный решением внеочередного Общего собрания акционеров ПАО «ЛУКОЙЛ» от 03.12.2019 (протокол №2)

Устав ПАО «ЛУКОЙЛ» (предшествующая редакция, действовавшая до 12.12.2019, с изменениями и дополнениями)
  • Текст Устава ПАО «ЛУКОЙЛ» с внесенными изменениями и дополнениями

  • Изменения в Устав ПАО «ЛУКОЙЛ», внесенные на основании решения годового Общего собрания акционеров ПАО «ЛУКОЙЛ» от 20.06.2019 (протокол №1) и Отчета об итогах приобретения ПАО «ЛУКОЙЛ» акций ПАО «ЛУКОЙЛ», утвержденного Советом директоров ПАО «ЛУКОЙЛ» 20.09.2019 (протокол №16)

  • Изменения и дополнения в Устав ПАО «ЛУКОЙЛ», утвержденные решением внеочередного Общего собрания акционеров ПАО «ЛУКОЙЛ» от 03.12.2018 (протокол №3)

  • Изменения в Устав ПАО «ЛУКОЙЛ», внесенные на основании решения внеочередного Общего собрания акционеров ПАО «ЛУКОЙЛ» от 24. 08.2018 (протокол №2) и Отчета об итогах приобретения ПАО «ЛУКОЙЛ» акций ПАО «ЛУКОЙЛ», утвержденного Советом директоров ПАО «ЛУКОЙЛ» 20.11.2018 (протокол №15)

  • Изменения в Устав ПАО «ЛУКОЙЛ», утвержденные решением годового Общего собрания акционеров ПАО «ЛУКОЙЛ» от 21.06.2018 (протокол №1)

  • Изменения и дополнения в Устав ПАО «ЛУКОЙЛ», утвержденные решением годового Общего собрания акционеров ПАО «ЛУКОЙЛ» от 21.06.2017 (протокол №1)

  • Изменения и дополнения в Устав ПАО «ЛУКОЙЛ», утвержденные решением годового Общего собрания акционеров ПАО «ЛУКОЙЛ» от 23.06.2016 (протокол №1)

  • Изменения и дополнения в Устав ПАО «ЛУКОЙЛ», утвержденные решением внеочередного Общего собрания акционеров ПАО «ЛУКОЙЛ» от 14.12.2015 (протокол №2)

  • Изменения и дополнения в Устав ОАО «ЛУКОЙЛ», утвержденные решением годового Общего собрания акционеров ОАО «ЛУКОЙЛ» от 25. 06.2015 (протокол №1)

  • Изменения и дополнения в Устав ОАО «ЛУКОЙЛ», утвержденные решением годового Общего собрания акционеров ОАО «ЛУКОЙЛ» от 26.06.2014 (протокол №1)

  • Изменения в Устав ОАО «ЛУКОЙЛ», утвержденные решением внеочередного Общего собрания акционеров ОАО «ЛУКОЙЛ» от 30.09.2013 (протокол №2)

  • Изменения и дополнения в Устав ОАО «ЛУКОЙЛ», утвержденные решением годового Общего собрания акционеров ОАО «ЛУКОЙЛ» от 27.06.2013 (протокол №1)

  • Изменения и дополнения в Устав ОАО «ЛУКОЙЛ», утвержденные решением годового Общего собрания акционеров ОАО «ЛУКОЙЛ» от 27.06.2012 (протокол №1)

  • Устав ОАО «ЛУКОЙЛ», утвержденный решением годового Общего собрания акционеров ОАО «ЛУКОЙЛ» от 23.06.2011 (протокол №1)

  • Положение о Совете директоров ПАО «ЛУКОЙЛ»

  • Положение о Комитете по аудиту Совета директоров ПАО «ЛУКОЙЛ»

  • Положение о Комитете по кадрам и вознаграждениям Совета директоров ПАО «ЛУКОЙЛ»

  • Положение о Комитете по стратегии, инвестициям, устойчивому развитию и климатической адаптации Совета директоров ПАО «ЛУКОЙЛ»

  • Политика по вознаграждению и возмещению расходов (компенсациям) членов Совета директоров ПАО «ЛУКОЙЛ»

  • Положение о Корпоративном секретаре ПАО «ЛУКОЙЛ»

  • Положение о Правлении ПАО «ЛУКОЙЛ»

  • Кодекс деловой этики ПАО «ЛУКОЙЛ»

  • Политика ПАО «ЛУКОЙЛ» по противодействию коррупции

  • Положение о внутреннем аудите в ПАО «ЛУКОЙЛ»

  • Политика ПАО «ЛУКОЙЛ» по управлению рисками и внутреннему контролю

  • Положение о порядке подготовки и проведения общего собрания акционеров ПАО «ЛУКОЙЛ»

  • Политика ПАО «ЛУКОЙЛ» по работе с акционерами

  • Положение о дивидендной политике ПАО «ЛУКОЙЛ»

  • Положение об информационной политике ПАО «ЛУКОЙЛ»

  • Положение о предоставлении информации акционерам ПАО «ЛУКОЙЛ»

  • Политика Группы «ЛУКОЙЛ» в области промышленной безопасности, охраны труда и окружающей среды в XXI веке

  • Политика управления человеческим капиталом

  • Политика Группы «ЛУКОЙЛ» в области устойчивого развития

Вас может также заинтересовать

ПАО НОВАТЭК Компания : Корпоративное управление

Название документа

Дата

Ссылка на документ

Дата 10 июня 2005

Ссылка на документ

Дата 18 апреля 2014

Ссылка на документ

Дата 30 сентября 2016

Ссылка на документ

Дата 05 февраля 2010

Ссылка на документ

Дата 30 января 2014

Ссылка на документ

Дата 10 мая 2005

Ссылка на документ

Дата 15 октября 2009

Ссылка на документ

Дата 18 апреля 2014

Ссылка на документ

Дата 28 апреля 2010

Ссылка на документ

Дата 18 апреля 2014

Ссылка на документ

Дата 15 октября 2009

Ссылка на документ

Дата 07 апреля 2009

Ссылка на документ

Дата 24 марта 2005

Ссылка на документ

Дата 24 марта 2005

Ссылка на документ

Дата 26 августа 2016

Ссылка на документ

Дата 28 апреля 2014

Ссылка на документ

Дата 31 августа 2009

Ссылка на документ

Дата 01 сентября 2014

Ссылка на документ

Дата 12 марта 2015

Ссылка на документ

Дата 10 марта 2016

Ссылка на документ

Дата 26 августа 2016

Ссылка на документ

Дата 28 апреля 2010

Ссылка на документ

Дата 24 апреля 2015

Ссылка на документ

Дата 28 апреля 2014

Ссылка на документ

Дата 26 августа 2016

Ссылка на документ

Дата 28 апреля 2014

Ссылка на документ

Документы компании

Выбрать раздел

Свидетельство о внесении в Единый Федеральный Реестр Туроператоров (бессрочное)

Свидетельство о внесении в Единый Реестр Турагентов

Полное наименование:

Общество с ограниченной ответственностью «Туристическая компания Факел»

Сокращенное наименование:

ООО «ТК Факел»

Реестровый номер:

РТО 015774

Адрес, место нахождения:

248001, г. Калуга, ул. Кирова, д. 39

Адрес официального сайта в сети «Интернет»:

www.fakeltour.ru

ИНН:

4027100225

ОГРН:

1104027002452

Общий размер финансового обеспечения:

500000

Сфера туроператорской деятельности:

внутренний туризм

Способ финансового обеспечения:

договор страхования гражданской ответственности туроператора

Документ:

№ 1/14007320/21 от 01.06.2021 

Срок действия финансового обеспечения:

с 15. 10.2021 по 14.10.2022

Наименование организации, предоставившей финансовое обеспечение:

ПАО СК «Росгосстрах»

Адрес (место нахождения) организации, предоставившей финансовое обеспечение:

140002, ОБЛАСТЬ МОСКОВСКАЯ, РАЙОН ЛЮБЕРЕЦКИЙ, ГОРОД ЛЮБЕРЦЫ, УЛИЦА ПАРКОВАЯ, ДОМ 3

Номер приказа:

475-Пр-15

Дата приказа:

09/11/2015

Номер выданного свидетельства:

001324

21 Часто используемые деловые документы

  1. Руководство по трудоустройству
  2. Карьерный рост
  3. 21 Часто используемые деловые документы
Редакция Indeed

5 августа 2021 г.

Хорошо организованная деловая документация имеет решающее значение для организации. Независимо от вашей роли в компании, вы, вероятно, столкнетесь с различными деловыми документами, и знакомство с их характеристиками может повысить вашу профессиональную эффективность.Знание наиболее распространенных деловых документов может быть ценным навыком, и вы можете получить его с помощью исследований. В этой статье мы обсудим, что такое деловые документы, и перечислим некоторые из наиболее часто встречающихся деловых документов.

Что такое деловые документы?

Деловые документы представляют собой файлы различных типов, в которых записываются различные сведения о внутренних и внешних сделках организации. Обычно они необходимы руководству компании, поскольку предоставляют информацию, необходимую для ее надлежащего ведения, а также сведения о различных транзакциях с другими сторонами.В зависимости от формата деловые документы могут иметь физическую или цифровую форму.

Связанные: Документация на рабочем месте

21 тип деловых документов

Вот некоторые из наиболее часто встречающихся деловых документов:

1.

Контракты

Компании часто соглашаются сотрудничать с другими сторонами по таким причинам, как продажи, закупки, лицензирование или любой другой тип соглашения. Точные детали этого сотрудничества фиксируются в контрактах, которые подписываются обеими сторонами и обязывают всех участников выполнять свои согласованные обязательства.Контракты являются юридически обязывающими и имеют юридическую силу.

2. Документация по уставу

Документация по уставу компании представляет собой набор внутренних правил и положений, установленных ее руководством с целью информирования всех сотрудников о согласованных стандартах и ​​практиках. Обычно в нем описывается управленческая структура компании, возможные проблемы управления и индивидуальная роль каждого сотрудника в благополучии организации. Они не всегда требуются по закону, но обычно полезны для любого типа организации.

Связанные: 8 типов бухгалтерских документов, которые вы должны знать

3. Соглашение о неразглашении

Эти соглашения подписываются между организацией и различными другими сторонами, такими как сотрудники, деловые партнеры, подрядчики и фрилансеры. Их цель состоит в том, чтобы защитить важную информацию компании, такую ​​как сведения о различных проектах, списках клиентов, финансовых отчетах или будущих стратегиях, путем получения согласия других сторон не раскрывать их. Они могут иметь решающее значение для благополучия организации, поскольку могут сохранить ее конкурентные преимущества.

4. Трудовой договор

Этот документ подписывается каждый раз, когда компания нанимает нового сотрудника. Он охватывает как обязанности и роль сотрудника в компании, так и обязательства компании по отношению к сотруднику. Они необходимы для поддержания хороших отношений между организациями и их сотрудниками и могут использоваться обеими сторонами в суде в качестве доказательства того, что другая сторона не выполнила свои обязательства.

5. Бизнес-план

Бизнес-план часто является первым документом, созданным владельцем бизнеса.Это план, в котором описывается, чего компания стремится достичь, каковы сроки достижения ее целей и как их достичь. Создание эффективного бизнес-плана обычно требует тщательного изучения конкурентов, целевой аудитории и рынка в целом.

Связанный: Что такое бизнес-план?

6. Финансовые документы

Управление бюджетом часто является важной частью обеспечения долгосрочного успеха организации. Финансовые записи, такие как балансовые отчеты, отчеты о прибылях и убытках, банковские выписки, квитанции и отчеты о заработной плате, помогают руководству организации отслеживать все доходы и расходы, обеспечивая финансовое здоровье компании.Они также используются для создания годовых финансовых отчетов для анализа финансовых показателей организации за этот год.

7. Транзакционные документы

Подобно финансовым документам, транзакционные документы помогают руководству организации поддерживать здоровый бюджет. К ним относятся все документы, выданные в результате сделки, такие как счета-фактуры, квитанции и платежные поручения. Отслеживание их помогает компании всегда знать, какие средства приходят и уходят.

8.Соответствие и нормативные документы

В зависимости от отрасли, в которой работает компания, может потребоваться доказательство того, что ее деятельность осуществляется в рамках определенных нормативных ограничений и стандартов. Комплаенс и нормативные документы служат доказательством того, что компания находится в рамках всех нормативных границ. Большинство этих документов касаются обращения с работниками, соблюдения налогового законодательства и проведения операций в соответствии с отраслевыми и экологическими стандартами.

9. Деловые отчеты

Деловые отчеты — это документы, которые помогают руководству организации получить представление о различных внутренних аспектах.В них изложены различные элементы, касающиеся компании, ее операций, сотрудников, подрядчиков и другой соответствующей информации, помогающей руководству принимать обоснованные решения. Они также могут показать деловую ситуацию организации потенциальным инвесторам.

См. также: Как стать успешным специалистом по документам

10.

Протоколы деловых встреч

Ведение протоколов наиболее важных встреч компании может помочь всем участникам проанализировать, что обсуждалось, и обоснованность принятых решений.Это может прояснить любые неуверенности и разногласия, показывая точно то, что было сказано, в недвусмысленных выражениях. Эффективный протокол собрания часто включает максимально возможный объем информации, в том числе список всех присутствующих на собрании и их голосование по различным решениям.

11. Соглашения с подрядчиками

Всякий раз, когда организация нанимает подрядчика, обе стороны должны четко изложить детали сотрудничества. Некоторая информация, которую чаще всего включают в такое соглашение, касается того, кому принадлежит выполненная работа, каков крайний срок и сумма, причитающаяся подрядчику.Он также может содержать сведения о стандартах качества.

12. Страхование бизнеса

Страхование бизнеса – это способ защиты компаний от различных рисков. Некоторыми из наиболее распространенных бизнес-рисков являются крупные потери бизнеса, стихийные бедствия, катастрофы, несчастные случаи и кражи. Документ о страховании бизнеса — это файл, в котором организация хранит различные страховые полисы, покрывающие различные риски.

13. Партнерское соглашение

Партнерские соглашения – это контракты, подписанные между двумя или более лицами, которые решили начать совместный бизнес.В нем четко указаны обязанности каждой стороны и доля прибыли и убытков. Его роль заключается в том, чтобы облегчать отношения между партнерами и выступать в качестве обязательного документа в случае разногласий.

14. Политика компании

В документе политики компании изложены все ее политики в отношении различных вопросов, таких как здоровье и безопасность, поведение сотрудников, заработная плата для каждой должности, руководящие принципы поведения, дисциплинарные меры и любые другие внутренние правила или положения. устанавливается организацией.Его основная роль заключается в том, чтобы действовать как точка отсчета, когда сотрудникам требуется руководство о том, как справляться с определенными ситуациями. Он также может выступать в качестве быстрого способа разрешения различных внутренних споров.

См. также: 16 основных документов отдела кадров, которые нужны каждому отделу кадров

15. Товарный знак

Товарный знак — это документ, защищающий интеллектуальную собственность организации, в частности различные элементы, отличающие ее от других компаний. Он может относиться к любому элементу, связанному с брендом, компанией, продуктом или услугой, например к символам, фразам и логотипам.Товарный знак, зарегистрированный в соответствующих органах, влечет за собой юридическую ответственность любого, кто копирует любой элемент под соответствующим товарным знаком.

16. Соглашение о франшизе

Некоторые компании предпочитают передавать свой бренд и деловую практику другим сторонам в форме франшизы. Договор франчайзинга — это договор, который подписывается франчайзером и лицом, желающим открыть франшизу, и определяет условия, на которых последний может открыть свой бизнес. Документ обычно содержит подробную информацию о том, как франчайзер будет помогать франчайзи с технической и операционной поддержкой, а также о том, как франчайзи будет компенсировать франчайзеру и срок действия соглашения.

17. Опционное соглашение для сотрудников

Опционные планы для сотрудников — это акции, которые организация предлагает своим сотрудникам по сниженным ценам. Причина обычно заключается в мотивации сотрудников, поскольку успех компании обычно пропорционален цене ее акций. В документе четко указывается количество размещенных акций, их начальная цена и другие существенные детали соглашения.

18. Решения совета директоров

Решения, которые совет директоров принимает на своих собраниях, регистрируются как решения совета директоров.Они могут относиться ко многим аспектам компании, таким как то, как она распределяет свои ресурсы, возможное расширение, добавление нового члена правления и другие важные решения для организации. Большинство решений правления требуют единогласного решения членов правления.

19. Условия использования в Интернете

Хотя это и не всегда требуется по закону, веб-сайт организации должен иметь свои собственные условия использования. Это помогает компании избежать ответственности в случае, если какой-либо контент на веб-сайте или его гиперссылки неверны.Он также регулирует, что посетители могут публиковать на вашем веб-сайте, когда это применимо.

20. Деловая презентация

Деловая презентация — это презентация, которую обычно создают новые компании, в которой описываются основные характеристики, качества и стремления организации. Его цель – представить различным заинтересованным сторонам, таким как клиенты, потенциальные инвесторы и акционеры. Одними из наиболее часто встречающихся элементов презентации являются сведения о сотрудниках, конкурентных преимуществах, проблемах, решениях, товарах, услугах, прогнозах рынка и необходимых инвестициях.

21. Бизнес-лицензия

В зависимости от сферы деятельности или географического положения компании для ее деятельности может потребоваться одно или несколько разрешений, выдаваемых государственными органами. В каждом штате обычно есть свои условия лицензирования, при этом расположение штаб-квартиры компании обычно определяет, какая местная лицензия требуется. Бизнес-лицензии являются важными документами для организации, поскольку без них было бы незаконно работать.

компанияdocuments.com

В то время, когда данных много, а фактов мало, мы понимаем важность возможности получать своевременную, последовательную и экономичную бизнес-аналитику.

Мы можем быстро и точно получить корпоративную информацию о любой тематической компании по всему миру, чтобы помочь вам в принятии бизнес-решений. Мы предоставляем корпоративную информацию в формате отчета о поиске компании, выписки из реестра или официальных копий поданных документов компании. Мы также предлагаем специализированные и всесторонние комплексные исследования, ориентированные на ваши требования.

Вся наша информация получена в результате нового расследования.У нас нет баз данных, которые могут содержать устаревшую информацию.

Как клиент, вы можете рассчитывать на личное общение и совет от члена нашей профессиональной и преданной команды. В Company Documents мы не просим вас подписываться на дорогостоящую услугу подписки или создавать учетную запись для доступа к данным. Вы можете разместить заказ сегодня на свежее и индивидуальное исследование в более чем 200 юрисдикциях по всему миру.

Группа документации компании старается предоставить самую последнюю информацию, как правило, в течение 7 рабочих дней.Ускоренная услуга может быть доступна в некоторых юрисдикциях за дополнительную плату. Пожалуйста, уточните, является ли ваше исследование срочным.

Для любой компании по всему миру вы можете заказать у нас онлайн сегодня — настройка учетной записи не требуется.

 

Комплексная проверка и услуги по расследованию

У нас есть доступ к корпоративной информации и официальным документам в большинстве стран мира, и, используя нашу хорошо зарекомендовавшую себя глобальную сеть агентов и контактов, мы также можем проводить корпоративную разведку, комплексную проверку, расследования и исследования соответствия.

Некоторые из услуг, которые мы в настоящее время предлагаем нашим клиентам, включают:

В некоторых юрисдикциях доступны другие типы следственных исследований. Ознакомьтесь со страницами наших стран, чтобы увидеть стандартную доступность, или свяжитесь с нами, чтобы сообщить о своих требованиях.

 

Документы компании — Наши услуги

У нас есть доступ к корпоративной информации и официальным документам компаний в большинстве стран
по всему миру, и, используя нашу хорошо налаженную глобальную сеть агентов и контактов, мы также можем проводить все виды корпоративной разведки, должной осмотрительности, расследований и исследований соответствия.Самое главное, что вся наша информация получена в результате нового расследования, мы не храним базы данных, которые могут содержать устаревшую информацию.

Наши популярные корпоративные исследовательские услуги включают

Поиск по названию компании

Документы компании Поиск имени — Подтверждение того, что название компании существует в корпоративном реестре в определенной стране или юрисдикции, которые вы указываете.

Документы компании Поиск по названию во всем мире — Если вы не уверены, в какой стране зарегистрировано название конкретной компании, мы можем помочь, выполнив поиск по названию компании во всем мире.За номинальную плату за каждую юрисдикцию мы проверим любой реестр компаний по всему миру, чтобы подтвердить, что название компании существует.

Профиль компании

Отчет о профиле документов компании поможет вам, предоставив подтверждение компании, доступные регистрационные данные компании, описание и контактную информацию. Из-за различных требований юрисдикции к раскрытию информации содержание доступной информации будет различаться в зависимости от страны регистрации. Однако часто доступны следующие детали:

  • Полное название компании и суффикс e.г. ООО; Инк; СА; МБК.
  • Номер компании; Дата регистрации; агент по регистрации.
  • Статус компании напр. активен / распущен (и если распущен, причина и дата).
  • Юридический адрес компании и контактные данные.
  • Уставный капитал.
  • Имена директоров/должностных лиц/руководителей.
  • Имена акционеров и их доли.
  • Торговая деятельность.
  • Финансовые детали.

Профильные отчеты обычно предоставляются в официальном заголовке нашей компании, но иногда могут предоставляться в различных форматах в зависимости от страны регистрации.

Выписка из официального реестра

Выписка из официального реестра — это информация, полученная непосредственно из официального реестра компании в соответствующей юрисдикции, с подробным описанием текущих сведений о рассматриваемой компании. Содержание и подробности таких официальных выписок могут различаться в зависимости от юрисдикции, однако информация, содержащаяся в выписке, часто аналогична информации, указанной выше для профильного отчета, но получена непосредственно из официального источника реестра. Выписки из реестра
могут предоставляться в разных форматах в зависимости от страны происхождения и часто включают официальные документы на местном языке.

Расследование официальных копий

Получение доказательств существования конкретной компании и самостоятельное извлечение поданных копий официальных корпоративных документов, хранящихся в соответствующем реестре компаний, может быть необходимо для:

  • Due Diligence — Для удовлетворения требований, когда подтверждение существования компании имеет первостепенное значение.
  • Отслеживание активов — Для выяснения того, какие дополнительные сведения могут быть раскрыты из таких документов компании, поскольку могут возникнуть факты, которые могут помочь в проведении любого мероприятия по отслеживанию.
  • Юридический — Когда официальные корпоративные документы могут потребоваться в качестве доказательств.

Расследования реестра компаний часто могут получить следующие официальные копии документов, если таковые имеются:

  • Свидетельство о регистрации
  • Сертификат о хорошем состоянии
  • Учредительный договор
  • Устав
  • Ипотечные или залоговые документы
  • Счета или финансовые документы
  • Реестр директоров
  • Реестр акционеров
  • Резолюции
  • Прочие документы по мере поступления.

Сертифицированные официальные документы

Официальная копия общедоступного корпоративного документа в архиве соответствующей компании, должным образом заверенная либо соответствующим корпоративным регистратором, либо нотариусом.

В некоторых странах за эту услугу может взиматься номинальная дополнительная плата. Также мы можем организовать нотариальное заверение и апостиль.

Судебный обыск

Поиск имени физического или юридического лица, чтобы показать любые решения и текущие или прошлые гражданские или уголовные судебные процессы в списке.Типы судов и наличие записей различаются в зависимости от юрисдикции. В некоторых судах поиск возможен только в последних записях.

Поиск активов

Поиск по названию компании или имени физического лица с целью отследить любые активы, включая любые материальные активы, денежную и интеллектуальную собственность.

Кредитный отчет

Сводный отчет, показывающий основные сведения о рассматриваемой компании, учетные данные и сведения о ее бизнесе, включая контактные данные, сведения об управлении и доступную финансовую информацию. Этот отчет также покажет любую неблагоприятную или негативную информацию для субъекта. Доступная информация будет варьироваться в зависимости от юрисдикции в зависимости от местной доступности.

Отчет о должной осмотрительности

Расследования в отношении отдельных лиц или предприятий с целью определения их репутации и полномочий. Расследования должной осмотрительности проводятся по нескольким направлениям для получения как официальных зарегистрированных данных, судебных исследований, так и информации для прессы / СМИ. Источники, доступные нам и нашим местным агентам для использования в расследованиях должной осмотрительности, могут варьироваться в зависимости от места жительства субъекта.

Поиск в Земельном реестре

Поиски для установления права собственности в данной юрисдикции. В некоторых юрисдикциях в земельных реестрах можно искать по имени владельца, но в большинстве случаев поиск будет проводиться по указанному адресу.

Пресса/поиск СМИ

Поиск, чтобы показать любую положительную или отрицательную местную и глобальную прессу и средства массовой информации по указанной теме. Поиски в прессе и СМИ могут также охватывать местные ресурсы на официальном языке юрисдикции.

Посещение сайта

Личный визит наших местных агентов по интересующему адресу, а также ряд фотографий и отчет, чтобы показать недвижимость по этому адресу, а также если есть какие-либо очевидные доказательства проживания человека или действующего бизнеса.

Банкротство и поиск неплатежеспособности

Обыск, проводимый перевозчиком для проверки того, было ли физическое лицо, компания, покупатель или заемщик объявлено, в настоящее время или может быть объявлено банкротом или когда-либо было возбуждено производство по делу о несостоятельности.

Поиск ипотеки, залога или удержания

Поиск компании или собственности/адреса, чтобы выяснить, есть ли у субъекта зарегистрированная ипотека/обременение или залоговое удержание. По закону залог или залог — это форма обеспечительного интереса, предоставленного в отношении объекта собственности для обеспечения выплаты долга или выполнения какого-либо другого обязательства.

Поиск индивидуальной компании

Поиск по имени человека, чтобы выяснить, имеет ли субъект какие-либо назначения в качестве директора или акционера в какой-либо компании в пределах этой конкретной юрисдикции.

 

Отправка документов компании и отчетность

Отчеты и копии документов обычно предоставляются в формате PDF и отправляются клиенту по электронной почте.

Если вам требуются оригиналы документов, они также могут быть отправлены вам курьерской службой за символическую плату.

Для получения дополнительной информации о любой из вышеперечисленных услуг, пожалуйста, свяжитесь с одним из членов команды.

CompanyDocuments.com Условия сотрудничества

 

определений, типов, преимуществ и шагов для их создания!

«Если вы этого не задокументировали, вы этого не делали!»

Подумайте о повседневной работе вашего бизнеса.

Скорее всего, вы имеете дело с многочисленными документами, общаетесь с коллегами, потенциальными клиентами, поставщиками и так далее. Но где доказательство?

Представляем: Деловые документы!

Если вы еще не знаете, деловые документы являются обязательным условием для любого бизнеса.

Хорошая документация расскажет историю вашего бизнеса — почему вы его начали, где вы сейчас находитесь и куда вы направляетесь.

Деловые документы не только упрощают рабочие процессы, но и помогают в решении юридических и финансовых вопросов.

Итак, с чего начать изготовление этих документов? Мы расскажем вам обо всем! Но прежде чем мы углубимся в детали создания бизнес-документа, давайте разберемся с его определением.

 

Что такое деловые документы? (Определение)

Деловые документы относятся ко всем файлам, документам, бумагам, книгам, отчетам, записям, письмам и т. д., связанным с бизнесом.

Проще говоря, деловые документы — это все документы, относящиеся к действиям, происходящим в бизнесе.

Это могут быть финансовые транзакции, данные клиентов, соглашения, протоколы собраний или любые другие внутренние или внешние письменные сообщения. Список бесконечен.

Давайте рассмотрим некоторые из наиболее широко используемых типов деловых документов…

 

Типы деловых документов, которые вы можете создать!

1. Финансовое соглашение

Финансовые соглашения — это деловые документы, которые помогают вам оценить эффективность вашего бизнеса.Они также помогают в подаче налогов и создании новых бюджетных планов.

Каким бы бизнесом вы ни занимались, ваши финансы всегда должны быть актуальными. Если вы теряете деньги или получаете огромную прибыль, все это должно быть записано в ваших финансовых соглашениях.

Некоторые типы финансовых соглашений:

  • Отчет о прибылях и убытках
  • Отчет о прибылях и убытках
  • Отчет о заработной плате
  • Бухгалтерский баланс

 

2.119Бизнес-отчеты

Бизнес-отчеты — это документы, которые оценивают определенные аспекты вашего бизнеса и используют эти данные, чтобы помочь вам принимать более обоснованные решения. Он может включать данные о продажах, графики, тематические исследования и другие формы данных.

Просто бизнес-отчет пригодится, чтобы сделать выводы о проблемах или проблемах и предоставить действенные рекомендации на будущее.

Бизнес-отчеты — идеальный помощник, особенно когда вы присматриваетесь к новому партнерству или ищете способы привлечь новых инвесторов.

Подробнее: План развития бизнеса: что это такое и как составить идеальный план?

 

 3. Устав компании

Если вы вошли в мир бизнеса, само собой разумеется, что вам придется иметь дело с огромным количеством юридических документов.

Вот почему устав компании обязателен для любого бизнеса.

Устав компании — это деловая документация, устанавливающая четкие и краткие положения или правила, которые компания создает для бесперебойной работы.

Это также отличный документ для разрешения споров внутри организации, и он обеспечивает точное разграничение индивидуальных ролей и обязанностей.

 

4. Трудовой договор 

Можно с уверенностью сказать, что ни один бизнес не может процветать в одиночку, и поэтому вам придется нанимать сотрудников.

Трудовой договор — это деловой документ, который должен подписать любой новый сотрудник при приеме на работу. Он охватывает ожидания компании от сотрудника, условия работы, должность, описание работы и обязательства компании.

Еще одна необходимая вещь для фирм, поскольку она защищает интересы не только сотрудников, но и бизнеса.

 

5. Документ с протоколами собраний 

Каждая корпорация проводит несколько совещаний за время своего существования. Таким образом, каждый раз, когда происходит одно такое крупное совещание, было бы разумно вести протокол собрания.

Просто в этом деловом документе записывается все, что обсуждалось на собрании, количество участников, темы обсуждения, последующие шаги и многое другое.Это очень полезно не только для будущих ссылок, но также может быть отправлено членам, которые не смогли присутствовать на собраниях, чтобы держать их в курсе.

Это лишь некоторые из множества типов деловых документов, но теперь, когда вы уловили суть, давайте сразу перейдем к пониманию того, зачем вообще нужны деловые документы

.

Подробнее: Вертикали бизнеса: определение, преимущества и примеры!

 

Почему важны деловые документы? (Преимущества)

1.Гарантии деловой этики 

Когда вы создаете точные и надежные деловые документы, охватывающие все ваши операции с головы до ног, ваш бизнес становится менее подверженным развалу.

Деловые документы охватывают все, даже мельчайшие детали, и представляют здравый обзор вашего бизнеса. Таким образом, ваш бизнес может гарантировать свою репутацию и честность клиентам, инвесторам и, возможно, регулирующим органам.

 

2. Раскрывает новые возможности 

Хорошая документация рассказывает захватывающую историю вашего бизнеса: как он начинался с нуля и куда движется.

Особенно, когда вы ищете новых инвесторов, безупречная документация о вашем росте, ваших достижениях и многом другом — отличный способ произвести на них впечатление.

И не забывайте – каждая новая возможность, на которую вы подписываетесь, начинается с делового документа (контракта)!

 

3. Плавное корпоративное управление

Деловые документы, такие как устав компании, четко определяют правила и нормы вашего бизнеса.

Эти документы — отличный способ убедиться, что сотрудники, менеджеры и все в фирме знают об этих ожиданиях.

Когда они знают лучше, они сделают лучше! Таким образом, деловые документы прокладывают путь к плавному и эффективному корпоративному управлению.

Итак, без лишних слов — давайте научимся создавать эффективные деловые документы для вашей фирмы за 5 простых шагов!

 

Как создавать деловые документы? (Шаг за шагом)

Шаг 1. Определите потребность в документе 

Каждый деловой документ служит определенной цели в вашей фирме. Определение этой цели имеет решающее значение, если вы хотите сделать документ эффективным.

Таким образом, первым и главным шагом будет осознание необходимости и цели документа. Используйте эту цель как маяк в процессе написания, чтобы не отклоняться от нее.

Если в процессе написания вы чувствуете, что фокус документа изменился, вы можете внести необходимые изменения.

Убедитесь, что читатели с самого начала знают, почему чтение и понимание этого документа полезно.

 

Шаг 2. Узнайте, кто ваш читатель?

Теперь, когда вы знаете, зачем вам нужен этот деловой документ, определите, кто будет его читать. Читатели могут быть самыми разными, от ваших сотрудников, менеджеров, инвесторов, клиентов до конкретного отдела.

После определения задайте соответствующий тон всему документу, независимо от того, должен ли он быть авторитетным или неформальным.

Когда вы знаете, кто ваша аудитория, вы можете лучше обращаться к ней и добиваться от нее нужного вам действия.

 

Шаг 3. Создание контура

Теперь, когда все основные элементы расставлены по своим местам, пришло время создать контур.

Вы должны понимать, что это не очередной дневник или блог, деловой документ должен быть тщательно и замысловато структурирован.

Начните с генерирования идей о том, как должен выглядеть документ, а затем организуйте эти идеи в связную структуру. Для длинных документов используйте заголовки и подзаголовки для обозначения разделов документа.

Поначалу это может показаться сложным, но как только вы нарисуете четкий контур, ваш процесс письма может стать намного проще!

 

Шаг 4. Будьте лаконичны 

Теперь можно приступать к написанию. Постарайтесь сделать его максимально четким и лаконичным.

Избегайте ненужных жаргонизмов, которые могут запутать читателя, и избегайте чрезмерного использования отраслевого жаргона. Вам нужно погрузиться прямо в суть и сделать ваш документ легко воспринимаемым.

Исследования показывают, что продолжительность концентрации внимания среднего человека составляет всего около восьми секунд.

Мы не говорим, что ваш документ должен быть настолько коротким, чтобы читатель мог прочитать его за 8 секунд. Это просто невозможно. Но чем четче ваше письмо, тем слаще!

Используйте маркеры, таблицы и другие данные, чтобы сделать документ интересным. Чем более организованным кажется ваш контент, тем проще его использовать и понимать.

 

Шаг 5. Вычитка

И последнее, но не менее важное: вычитка ОБЯЗАТЕЛЬНА!

Используйте средства проверки орфографии и грамматики и ищите неправильные орфографические и грамматические ошибки.Если возможно, просмотрите его на следующий день со свежей точки зрения. В общем, эти дополнительные усилия, безусловно, того стоят!

Вот и все — ваши деловые документы готовы!

Создание деловых документов может занять много времени и часто может оказаться неаккуратным и непоследовательным, если вы не уделите им должного внимания.

У нас есть идеальная платформа, которая поможет вам создавать согласованные бизнес-документы нового поколения для всей вашей команды и организации — Bit.ai.

Давайте углубимся и покажем вам, как работает Bit.ai может помочь вашей компании создать впечатляющие современные деловые документы:

Подробнее: Деловые письма: определение, типы, формат и советы!

 

Создавайте документы своей мечты с помощью Bit.ai 

Bit.ai — это инструмент для удаленной совместной работы и документирования нового поколения, который станет вашим спасением при создании деловых документов!

Как? Что ж, позвольте сообщить вам…

Bit docs позволяет вам объединять любой тип цифрового контента внутри ваших документов, чтобы ваше общение было четким и впечатляющим.Автоматизация дизайна следует за вами, когда вы создаете заголовки, вводите пробелы, добавляете интерактивные виджеты и многое другое. Выполняйте свою работу быстрее, начав с одного из интерактивных шаблонов бизнес-документов Bit. ai!

И, если вы не знали, на проблемы с документами приходится 21,3% снижения производительности.

Но с Bit.ai вы можете попрощаться с этими заботами!

Давайте углубимся в то, как вы можете создавать надежные деловые документы с помощью Bit…

1.Поздоровайтесь с мощными шаблонами 

Весь процесс создания бизнес-документа стал намного проще.

Bit предлагает вам широкий выбор интуитивно понятных и мощных шаблонов, назовите нужный шаблон, и у Bit он наверняка есть. Выполните поиск по различным категориям и профессиональным ролям, чтобы найти шаблон, который вам нужен для начала работы.

Каждый шаблон представляет собой красиво оформленный документ и полезный план, чтобы вы могли сосредоточиться на добавлении своей работы в свой бизнес-документ.Просто заполните все данные и настройте его в соответствии с вашими потребностями.

 

2. Повысьте привлекательность 

Визуальные эффекты повышают желание читать любой контент на 80 %, а с помощью Bit вы можете сделать свои деловые документы невероятно привлекательными.

Будь то изображения, GIF-файлы, видео, расширенные вставки, вложения файлов или любые другие виды мультимедиа. Более 100 мультимедийных интеграций Bit позволяют добавлять все что угодно, просто вставив общую ссылку в документ.Например, вставляйте таблицы Google, опросы Typeform, диаграммы Tableau, видео с YouTube и многое другое!

Это еще не все! Вы также можете выбирать из различных тем и цветов, чтобы быстро изменить внешний вид вашего делового документа с помощью пары щелчков мыши в любое время. Расскажите о функции экономии времени!

 

3. Удобная совместная работа для групп

Есть ли в вашей организации или группе единое централизованное хранилище для всех ваших деловых документов? Представьте, что все ваши коллеги работают в одной системе для совместной работы, обмена знаниями и доступа к информации для выполнения своей работы? Немного.ai может сделать эту мечту реальностью!

Рабочие пространства Bit помогают синхронизировать вас и вашу команду, организуя ваши документы по командам, проектам, клиентам и т.  д. удаляются легко.

Одна из лучших особенностей Bit заключается в том, что независимо от того, где находится ваша команда, совместная работа в режиме реального времени и мощное совместное редактирование позволяют эффективно создавать деловые документы из любой точки мира!

 

4.Эффективный обмен и отслеживание документов 

Итак, ваши деловые документы готовы, но как вы делитесь ими и оцениваете реакцию людей?

С помощью Bit вы можете создавать отслеживаемые ссылки, чтобы понять, как пользователи взаимодействуют с вашими документами.

Эти ссылки предоставят информацию в режиме реального времени и сообщат вам, сколько времени кто-то потратил на чтение вашего бизнес-документа, как далеко они прокрутили и многое другое.

Поговорите о лучшем понимании уровней вовлеченности аудитории!

 

5.Полностью адаптивные бизнес-документы

Все документы Bit полностью адаптивны, поэтому, что бы вы ни создавали, вы можете быть уверены, что они будут одинаково красиво выглядеть на любом устройстве.

Независимо от того, получает ли ваша аудитория доступ к вашему документу через общие ссылки на iPhone, iPad или настольном компьютере, все будет выглядеть идеально!

Не волнуйтесь, вы, наконец, можете оставить те дни микротекста, сжатия и масштабирования позади!

О, и да, интерактивность документов Bit по-прежнему будет первоклассной и хорошо сохраненной! 😃

 

6.Портал клиентов

Что делать, если вы хотите предоставить своим клиентам, поставщикам или подрядчикам доступ к нескольким документам с доступом для входа и аутентификации?

Что ж, вам не нужно беспокоиться о том, чтобы переходить туда и обратно через запутанные цепочки электронной почты и тратить драгоценное время из-за функции клиентского портала Bit!

Вы можете легко приглашать своих клиентов, поставщиков, подрядчиков в свои рабочие места через гостевой доступ. Гостям могут быть предоставлены два типа доступа к документам: только для чтения или только для комментирования.

Таким образом, вы сможете легко и организованно общаться со всеми своими клиентами!

 

Это только верхушка айсберга!

С Bit ваш процесс документирования бизнеса станет не только супергладким и упорядоченным, но и станет увлекательным занятием для ваших команд!

И, поскольку у вас еще не было достаточно причин выбрать Bit, вы можете начать с бесплатной учетной записи до 5 участников.

Не упустите шанс попробовать Bit — оно того стоит!

Наша команда в деле.ai создал несколько замечательных бизнес-шаблонов, чтобы сделать ваши бизнес-процессы более эффективными. Обязательно ознакомьтесь с ними перед поездкой. y они могут понадобиться нашей команде!

 

Заключение

Плохая документация зачастую хуже, чем ее полное отсутствие.

Рано или поздно вы поймете, что деловые документы необходимы для защиты интересов вашего бизнеса. Мы надеемся, что эта запись в блоге помогла вам понять, зачем вообще нужны деловые документы.

Теперь, когда вы знаете, как создавать деловые документы, используйте Bit.ai в качестве инструмента для создания интерактивных деловых документов и сохранения их в одном удобном месте для совместной работы. Благодаря надежным функциям Bit деловая документация становится проще простого.

Не забудьте написать нам в Твиттере @bit_docs и рассказать о своем опыте создания деловых документов с помощью Bit!

Дополнительная информация: 

План встречи: что это такое и как составить эффективный?

9 проектных документов, которые вы должны создать для своего проекта!

Документ бизнес-требований (BRD): что это такое и как его написать? (Шаги включены)

13 бизнес-целей, которые вы должны поставить в 2021 году

Доверенность (письмо о полномочиях): определение, примеры и шаги!

Отчет о ключевых показателях эффективности: что это такое и как создать идеальный отчет?

9 ведущих поставщиков виртуальных комнат данных в 2021 году

11 важных деловых документов, которые вы всегда должны хранить

Существуют определенные деловые документы, которые требуются по закону для вашего бизнеса, и другие, которые просто рекомендуется хранить. Если у вас есть эффективные методы и инструменты управления документами, они всегда будут у вас под рукой, когда они вам потребуются.

Что такое деловые документы?

Reference.com определяет бизнес-документы как файлы, связанные с транзакциями, которые являются как внутренними, так и внешними, и они могут быть как электронными, так и физическими. Деловые документы могут служить многим целям, таким как обеспечение соответствия требованиям, обеспечение управления, защита целостности вашей организации и другие причины.

Однако бывает сложно определить, какие документы следует сохранить, а какие можно выбросить. В качестве руководства мы составили этот список некоторых наиболее важных деловых документов, которые вы должны иметь под рукой в ​​своей организации.

Важные деловые документы, которые следует хранить

Документ №1 Счета

Убедитесь, что все клиентские счета размещены среди ваших деловых документов, чтобы они были в одном месте для справки, если возникнут какие-либо вопросы о выставлении счетов за услуги.

Документ № 2 Соглашения о конфиденциальности

Все соглашения о конфиденциальности, подписанные любыми сотрудниками или подрядчиками, которые могут иметь доступ к конфиденциальной информации, также должны быть сохранены.

Документ №3 Трудовые договоры 

Все сотрудники, которых вы нанимаете, также должны предоставить документацию, отражающую условия их должности и занятости, в том числе должностную инструкцию, зарплату, условия и т. д. Ее следует хранить вместе с важными деловыми документами.

Документ № 4 Соглашения с подрядчиками

Независимые подрядчики также подписывают аналогичную документацию в качестве сотрудников, которых следует сохранить для вашего бизнеса. Документы для подрядчиков будут включать информацию о том, кому принадлежит выполненная работа, а также другие изложенные условия.

Документ №5 Соглашения о партнерстве 

Убедитесь, что у вас есть соглашения о партнерстве, в которых указано, кто и какой процент бизнеса владеет, а также подразделение прибылей и убытков.

Документ № 6 Устав компании

Вы должны убедиться, что у вас есть копия устава вашей компании или операционного соглашения, в зависимости от вашей бизнес-структуры.

Документ № 7 Соглашение с поставщиком 

Ваши соглашения с поставщиками должны быть частью вашей коллекции деловых документов, чтобы у вас был доступ к условиям всех ваших взаимоотношений с поставщиками.

Документ № 8 Регистрация предприятия 

Вы также должны убедиться, что у вас есть документы о регистрации вашего бизнеса, в которых указано, в качестве какого бизнеса вы зарегистрированы, например, ООО, Партнерство, Корпорация C или Индивидуальное предприятие.

Документ № 9 Политика конфиденциальности

Если вы хотите собирать какую-либо информацию от посетителей ваших цифровых маркетинговых площадок, мероприятий или в вашем офисе, вам необходимо иметь политику конфиденциальности, определяющую, что вы будете и не будете делать с их информацией. Сохраните и эту документацию.

Документ № 10 Проектные контракты 

Убедитесь, что все ваши проектные контракты также являются частью вашей коллекции деловых документов, чтобы вам не пришлось беспокоиться о том, что ваши клиенты будут сомневаться в объеме и параметрах проекта.

Документ № 11  Бизнес-лицензия 

Где бы ни находился ваш бизнес, возможно, вам потребуется бизнес-лицензия или разрешение на работу.

Управление документами

Теперь, когда у вас есть представление о некоторых основных деловых документах, которые следует держать под рукой, давайте рассмотрим наилучший способ их хранения и управления ими. Управление документами, согласно Balance Small Business, определяется как управление всеми вашими бизнес-документами таким образом, чтобы ими можно было делиться, хранить, систематизировать и даже создавать эффективным образом.Существуют специальные системы управления документами, которые могут помочь вам в решении таких задач. Некоторые могут оцифровывать ваши физические документы, если вы планируете обращаться с ними именно так.

Другим решением для управления документами является использование универсального инструмента управления отношениями с клиентами (CRM), который включает в себя расширенные возможности управления документами для хранения всех ваших деловых документов.

Agile CRM — одно из таких решений, которое может помочь вам организовать эти документы, чтобы вы могли получить к ним доступ в одном месте или для документов, связанных с вашими сотрудниками или поставщиками, вы могли получить доступ из контактных данных.Это может позволить вам легко прикреплять соответствующие документы к сделкам, контактам, компаниям и электронным письмам в самой CRM, делая все доступным прямо с вашим инструментом продаж и маркетинга.

Заключение

Сбор и хранение этих деловых документов в централизованном месте для быстрого доступа и загрузки поможет вам защитить интересы вашего бизнеса. Этот список поможет вам собрать наиболее важные документы, которые должны быть у вас под рукой. Внедрение эффективной системы управления документами, такой как решение CRM, поможет поддерживать их организованность.

Если вы хотите проверить, подходит ли Agile CRM для хранения ваших бизнес-документов, попробуйте бесплатно для первых 10 пользователей.

Руководство по деловым документам для малого бизнеса 2022

Однажды я работал на человека, который утверждал, что может рассказать о вас все по багажнику вашей машины. Его багажник был автомобильным эквивалентом дзен-сада: казалось бы, пустым, но в нем было все, от термоодеяла из майлара до светящейся таблички, которую можно было разместить на дороге в случае аварии.

Я сделал мысленную пометку никогда не открывать свой багажник перед ним.

Когда дело доходит до ваших деловых записей, вы хотите быть тем парнем. Надлежащее ведение документации малого бизнеса — это гораздо больше, чем требование закона. Он защищает ваши законные права, информирует о планировании и повышает эффективность работы.

Чтобы добиться этого, вам необходимо создать систему управления документами, в которой будет подробно описано, какие документы хранить, как долго их хранить и как распоряжаться ими, когда придет время.


Документ 1: Учредительные документы

Если вы являетесь индивидуальным предпринимателем, ваша учредительная документация может быть не более чем заявкой на получение федерального идентификационного номера работодателя (EIN).Однако после того, как вы создадите коммерческую единицу, такую ​​как товарищество, корпорация или ООО, у вас будут корпоративные документы, такие как:

  • Партнерские соглашения
  • Учредительный договор
  • Регистрация вымышленного имени и подтверждение публикации
  • Сертификаты полномочия из других штатов
  • Информация о совете директоров
  • Устав

Учредительные документы являются постоянными документами компании, которые вы должны хранить в течение всего срока вашего бизнеса.

Это онлайн-руководство от Управления по делам малого бизнеса США — отличная отправная точка для разработки системы управления документами для вашего малого бизнеса.


Документ 2: Личные дела сотрудников

Федеральные законы требуют, чтобы предприятия хранили документы сотрудников в течение различных минимальных периодов времени. Если жалоба подана против вашего бизнеса, требования к ведению документации распространяются до тех пор, пока претензия не будет разрешена.

Минимальные периоды времени для документов сотрудников:

  • Записи о приеме на работу: Комиссия по равным возможностям при трудоустройстве (EEOC) требует, чтобы вы сохраняли объявления о вакансиях, описания вакансий, заявления, резюме, заметки о собеседованиях и проверочные документы, такие как кредитные записи и результаты тестов за один год с даты найма или увольнения сотрудника, в зависимости от того, что наступит позже.
  • Трудовые договоры: Подписанные справочники для сотрудников, формы трудовых договоров, соглашения о неразглашении и неконкуренции, письменные политики, изменения политики и другие трудовые соглашения должны надежно храниться не менее одного года.
  • Записи об инвалидности: В соответствии с Законом об американцах с ограниченными возможностями вся информация об инвалидности, включая просьбы о приспособлении, должна храниться в отдельном защищенном файле в течение одного года.
  • Медицинские документы и документы о пособиях: Медицинские и медицинские документы, которые собирает ваша компания, должны храниться отдельно от личных дел в надежном месте в течение одного года.Планы пособий, предложения и регистрационные документы должны храниться в течение одного и того же периода.

В этом руководстве Американского института дипломированных бухгалтеров содержится подробная информация о требованиях к документам плана льгот.

  • Кадровые записи: Служебные аттестации, отчеты о вознаграждениях, документы о продвижении по службе, табели учета рабочего времени, дисциплинарные записи, документы об увольнении и рекомендации должны надежно храниться в течение двух лет.
  • Записи о заработной плате: В соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах, Законом о равной оплате труда и Законом о дискриминации по возрасту при приеме на работу вы должны вести учет заработной платы, подтверждающие документы, такие как табели учета рабочего времени, и любые документы, которые могут подтверждать требование о выплате смещение на два-три года. Поскольку жалобы на дискриминацию в оплате труда могут касаться давних неравенств, вы можете захотеть хранить соответствующие записи о заработной плате в файле на неопределенный срок.
  • Отпуск по Закону об отпуске по семейным обстоятельствам и болезни (FMLA): Ведите учет всех заявлений на отпуск и документации по FMLA в течение трех лет.
  • Разрешение на работу: Работодатели должны хранить формы I-9 для каждого сотрудника в течение трех лет после даты приема на работу или в течение одного года после увольнения, в зависимости от того, что наступит позже. Вам нужно только сохранить страницы с подписями.Вы не обязаны делать копии документов, удостоверяющих личность, но если вы это сделаете, обязательно обращайтесь со всеми сотрудниками одинаково и храните их вместе с I-9.
  • Несчастные случаи: Управление по безопасности и гигиене труда (OSHA) требует от большинства работодателей вести учет несчастных случаев и травм в течение пяти лет. Сюда не входят легкие травмы, требующие простой первой помощи.
  • Записи о компенсации работникам: Если ваша работа связана с опасностями, которые могут привести к длительному заболеванию, OSHA требует, чтобы вы хранили записи о воздействии на сотрудников и соответствующие медицинские документы в течение 30 лет.

Это лишь минимальные требования к бизнес-документам, установленные федеральными властями. Многие юридические и финансовые консультанты рекомендуют хранить документы гораздо дольше.


Документ 3: Налоговые декларации и другая финансовая отчетность

Налоговая служба (IRS) требует от компаний вести следующую налоговую отчетность:

  • Налоговые декларации: Храните налоговые декларации и подтверждающие документы не менее трех лет. годы.
  • Налоговая регистрация и налоговая декларация: Налоговая отчетность также должна храниться в течение трех лет.
  • Финансовые документы: Счета-фактуры, квитанции, банковские выписки и финансовые отчеты должны храниться не менее трех лет.
  • Отчеты о налогах на заработную плату: Законы штата и федеральные законы требуют, чтобы отчеты о налогах на заработную плату хранились от четырех до семи лет.
  • Документы по бизнес-активам: Документы, титулы, записи о покупках, записи об оценке и документы о праве собственности должны храниться в файле в течение всего срока службы актива.
  • Кредиты: Кредитные документы должны храниться в течение всего срока кредита.
  • Прочие финансовые документы: Многие финансовые специалисты рекомендуют постоянно хранить деловые формы, такие как облигации, финансовые отчеты, журналы и бухгалтерские книги.

Поскольку IRS может провести расследование в течение шести лет, если заподозрит серьезное налоговое нарушение, вы можете перестраховаться и хранить все налоговые записи не менее шести лет.

Национальная федерация независимого бизнеса публикует полезное руководство по хранению документов.


Документ 4: Контракты, лицензии и другие юридические документы

Даже малые предприятия создают значительное количество юридических и административных документов.

Примеры юридических документов, которые необходимо хранить, включают следующее:

  • Деловые соглашения с поставщиками, аффилированными лицами и независимыми подрядчиками
  • Лицензии, разрешения и сертификаты
  • Годовые отчеты, подаваемые министру штата
  • Свидетельства о полномочиях для работы в других штатах
  • Аренда
  • Соглашения о возмещении убытков
  • Страховые полисы
  • Патенты, товарные знаки и авторские права
  • Записи о недвижимости
  • Протоколы заседаний совета директоров

Ваш бизнес контракт, все юридические соглашения и другие лицензии должны сохраняться документации до тех пор, пока они остаются в силе и в течение разумного периода после этого.

Единый закон о сохранении личных деловых записей (UPPBRA), принятый во многих штатах, предусматривает базовый период в три года, если не указан более конкретный срок хранения.

Чтобы защитить свой бизнес, вам необходимо хранить юридические документы, по крайней мере, до тех пор, пока длится срок исковой давности для потенциальных споров и юридических проблем. Сроки исковой давности — это юридические сроки для подачи конкретных видов исков, и они различаются в зависимости от штата.

Например, сроки исковой давности по искам о нарушении контракта варьируются от трех до 15 лет в разных штатах.

Все эти нормативные требования могут показаться чрезмерными, но суть хранения документов проста: вы никогда не сможете быть слишком организованными и никогда не сможете архивировать записи слишком долго.


Место для всего

В век цифровых технологий систематизировать, хранить и защищать документы стало проще, чем когда-либо. Имея упорядоченный план управления документами, вы тоже можете двигаться вперед, зная, что у вас есть инструмент на все случаи жизни и способ найти его, когда вы столкнетесь с неожиданной неровностью дороги.

Что такое «корпоративные документы»? | Кипр документы компании

Ваши запросы *

Пожалуйста selectCompany FormationNomineeChange AgentCompany RenewalAccount ConsultancyAccounting Открытие и AuditMerchant счета OnlineShelf CompanyServiced OfficeTrademark Регистрация ServiceTrust и Фонд ServiceBusiness LicensingCompany Забастовка OffOthers

Как вы узнали о нас *

Пожалуйста selectFacebookYoutubeLinkedinTwitterNewspaperTelevisionGoogle searchDisplay adsReferralOthers

Ваша страна

Пожалуйста selectAfghanistanÅland IslandsAlbaniaAlgeriaAmerican SamoaAndorraAngolaAnguillaAntigua и BarbudaArgentinaArmeniaArubaAustraliaAustriaAzerbaijanBahrainBangladeshBarbadosBelarusBelgiumBelizeBeninBermudaBhutanBoliviaBosnia и HerzegovinaBotswanaBouvet IslandBrazilBritish Virgin IslandsBruneiBulgariaBurkina FasoBurundiCambodiaCameroonCanadaCape VerdeCaribbean NetherlandsCayman IslandsCentral африканских RepublicChadChileChinaChristmas IslandCocos (Килинг) IslandsColombiaComorosCongo — BrazzavilleCongo — Kinsh asaCook IslandsCosta RicaCote d’IvoireCroatiaCubaCuracaoCyprusCzech RepublicDelaware (Соединенные Штаты Америки) DenmarkDjiboutiDominicaDominican RepublicEast TimorEcuadorEgyptEl SalvadorEquatorial GuineaEritreaEstoniaEthiopiaFalkland IslandsFaroe IslandsFederated Штаты MicronesiaFijiFinlandFranceFrench GuianaFrench PolynesiaFrench Южный TerritoriesGabonGambiaGeorgiaGermanyGhanaGibraltarGreeceGreenlandGrenadaGuadeloupeGuamGuatemalaGuernseyGuineaGuinea-BissauGuyanaHaitiHeard острова и МакДональда IslandsHondurasHong KongHungaryIcelandIndiaIndonesiaIranIraqIrelandIsraelItalyJamaicaJapanJerseyJordanKazakhstanKenyaKiribatiKorea, NorthKosovoKuwaitKyrgyzstanLabuan, MalaysiaLaosLatviaLebanonLesothoLiberiaLibyaLiechtensteinLithuaniaLuxembourgMacauMacedoniaMadagascarMalawiMalaysiaMaldivesMaliMaltaMarshall IslandsMartiniqueMauritaniaMauritiusMayotteMexicoMoldovaMonacoMongoliaMontenegroMontserratMoroccoMozambiqueMyanmarNamibiaNauruNepalNetherlandsNew CaledoniaNew ZealandNicaraguaNigerNigeriaNi ue Остров Норфолк Северные Марианские острова Норвегия Оман Пакистан Палау Палестина Панама Папуа-Новая Гвинея Парагвай Перу Филиппины Острова Питкэрн Польша Португалия Пуэрто-Рико (U.

Похожие записи

Вам будет интересно

Что такое налоговая оптимизация – : , ,

Аббревиатура ио – Как правильно писать ВРИО в документах?

Добавить комментарий

Комментарий добавить легко