Документы автопарка: Учет автотранспорта и 6 важных проблем. Бухучет транспорта и 7 основных ошибок.

Содержание

Учет автотранспорта и 6 важных проблем. Бухучет транспорта и 7 основных ошибок.

Большинство крупных компаний не могут обойтись без собственного транспорта: их подразделения находятся на большом расстоянии друг от друга, сотрудникам надо часто ездить в другие организации, с которыми они сотрудничают, компании занимаются добычей полезных ископаемых и, помимо легковых автомобилей, используют спецтехнику.

Для таких компаний автотранспорт— важная рабочая единица. Беспорядок в его работе негативно сказывается на всех рабочих процессах. Расскажем, как организовать эффективную работу этого направления, сделать ее прозрачной и понятной.Учет автопарка состоит из двух блоков: учет бизнес-процессов и бухгалтерский учет. О них и поговорим в этой статье. Расскажем, как организовать эффективную работу автопарка, сделать ее прозрачной и понятной.

Учет автотранспорта с точки зрения бизнес-процессов: 6 самых важных проблем

Зачастую организации приходится решать такие проблемы при учете автотранспорта.

Проблемы компании при попытках контролировать работу автотранспорта

1.Машины часто ломаются

Сотрудники автопарка плохо следят за техническим состоянием автомобилей, вовремя не устраняют неполадки, не отправляют на техобслуживание. Причины могут быть разные: халатное отношение к ежедневном техосмотру, неудобства при ведении и отслеживании журнала техосмотра, неравномерное распределение заявок между автомобилями. Появляются задолженности по штрафам Своевременно не продлевается страховка на автомобили, так как информация об этом забывается и теряется в бумагах и письмах. 

2.Cложно следить за водителями

Водители устраивают махинации по хищению топлива, потому что их не отслеживают и не штрафуют. В течение дня не выходят на связь и ездят на служебной машине по своим делам.

3.Бумажная работа отнимает все время

На ведение многочисленных журналов и составление отчетов по работе транспорта компании уходит много времени.  Скорее всего, система ведения устарела, либо сотрудники неправильно распределяет рабочее время.

4.Контроль и учет автотранспорта не осуществляется в бухучете

Бухгалтерия жалуется, что в документации по автопарку они находят ошибки и неточности. Неверное заполнение документов на автомобиль на этапе совершения покупки может вызывать подозрения у налоговой. Низкая скорость взаимодействия отделов и сотрудников Чтобы получить любые данные по машинам, его сотрудники обычно долго ищут их в журналах, актах, инструкциях, рассылках, письмах, созваниваются друг с другом, с водителями и сотрудниками компании. 

5.Низкая скорость взаимодействия сотрудников

Чтобы получить данные по автопарку, сотрудники долго ищут их в журналах, актах, инструкциях, рассылках, письмах. Созваниваются друг с другом, с водителями и сотрудниками компании, отрывают их от работы и снижают эффективность автопарка.

6.Не осуществляется учет простоев автотранспорта

Из-за этого одни машины могут быть загружены полностью, а другие — не выезжать на заказы. Иногда при подсчете времени простоя оказывается, что имеющуюся работу могут выполнить меньше автомобилей. Если от них отказаться и оптимизировать работу, компания сэкономит деньги на обслуживании.

Все эти проблемы выливаются в дополнительные расходы компании на обслуживание автопарка. Организовать грамотный учет автотранспорта — это первое, с чего стоит начать наводить порядок в работе автопарка.

Учет транспорта с точки зрения бухгалтерии: 7 главных проблем


При учете корпоративного автотранспорта важно правильно оформить и собрать необходимые документы. Так впоследствии не будет ошибок и неточностей, за которые придется платить штраф и объясняться с налоговой. Если на начальном этапе оформить все правильно, то будет проще автоматизировать процессы с помощью программы или блока по ведению основных средств в «1С:Бухгалтерия».


Что необходимо сделать бухгалтеру при постановке на учет автотранспортного средства

1.

Неверная оценка состояния транспортного средства Это ведет к неверному указанию срока амортизации. Так по документам автомобиль еще на ходу, а по факту возникают неоднократные поломки из-за того, что срок амортизации истек.

2.Не точно указан эксплуатационный срок

Организация составляет внутренний документ, в котором прописывают планируемый срок эксплуатации автомобиля. В нем важно поставить реальный или максимальный срок из возможного, так как не преднамеренное занижение суммы налога на имущество влечет за собой серьезные последствия.

3.Постановка на учет автотранспорта может быть неправильно задокументирована

Набор заполняемых документов и правила постановки на учет отличаются при приобретении в собственность, покупке в лизинг, покупке в кредит и аренде. Важно правильно собрать и составить эти документы.

4.Неправильное распределение в амортизационную группу

Важно верно указать вид транспортного средства, потому что это влияет на амортизацию и способ списания.

А также сделать это с учетом вида налогообложения, в котором находится компания.

5.Неправильно заложенная первоначальная стоимость

Приводит к проблемам с приобретением, ошибкам при подсчете налогов и штрафам при налоговой проверке.

6.Учет автомобильного транспорта не ведется в программе

Если правила бухучета меняются, их важно актуализировать и вовремя менять настройки в программе. А также отслеживать, насколько верно были внесены изменения. Например, верно ли выбран метод распределения расходов в настройках по принятию к учету основных средств, каким образом будет происходить амортизация транспорта на предприятии.

7.Неполный пакет документов

Список необходимых документов прописан законом в правилах бухучета. Важно своевременно собрать и заполнить список необходимых документов, принятый на момент заключения сделки.

Дорогостоящие средства в собственности подлежат тотальному контролю, поэтому нужно обращать внимание на детали при покупке и оформлении. Так вы в дальнейшем избежите проблем при эксплуатации.

Учет автотранспорта на предприятии: программа поможет решить все эти проблемы

Решить эти вопросы поможет программа по контролю и учету автотранспорта. Компания один раз вносит все данные о транспортном парке в программу и впоследствии получает их в один клик: данные по заявкам, местоположении машин, загрузке водителей, об их расписании, информацию о необходимости оплатить штрафы, продлить страховки, провести ТО, необходимую документацию и отчеты. Программа обеспечивает прозрачность и контроль всех происходящих в этом направлении процессов.

Программа учета работы автотранспорта помогает контролировать работу 

Что делать после устранения проблем с учетом автопарка: ваш второй шаг на пути к эффективному управлению

После того, как компания наладила учет автотранспорта, она по-прежнему может сталкиваться с такими проблемами как:

  • Организация неправильно распределяет свои денежные средства и теряет в деньгах из-за неоправданных затрат на содержание авто.  
  • Передвижение автомобилей и их загруженность сложно контролировать. Бывает, что поездка срывается, потому что нет свободных машин. 
  • Сотрудники компании должны заранее планировать свои поездки, учитывая свои рабочие задачи. Совершение внеплановых поездок часто ставится под вопрос. Это сказывается на качестве их работы. 
  • Оператор распределяет заказы неравномерно: одни автомобили ездят часто и приходят в негодность быстрее, другие — простаивают без дела.
  • Ряд автомобилей закреплены за руководителем компании и топ-менеджерами. Только они могут ими пользоваться. Рядовым сотрудникам не хватает свободных машин и приходится добираться до нужного места на такси или общественном транспорте. 
  • Водители и сотрудники злоупотребляют положением и используют автомобили в личных целях. Это увеличивает пробег автомобиля и вероятность его быстрой поломки. 

Чтобы решить эти проблемы, следует переходить ко второму шагу на пути к эффективному управлению — цифровизации поездок на автомобилях корпоративного автопарка.

Цифровизация поездок — это организация перевозок сотрудников на автотранспорте организации, при которой все процессы строятся на цифровых данных о текущих заявках, местоположении машин, загрузке водителей, об их расписании. Если организация располагает этими данными, то она может сопоставить и объединить их для более грамотного использования машин, что полностью изменит подход к управлению автопарком.

Провести полную цифровизацию поездок на машинах вашего автопарка позволяет система управления автопарком «ТМ:Корпоративные поездки». Этот комплекс помогает сократить время подачи авто и увеличить количество выполненных заказов,а  также снизить время простоя автопарка и упростить контроль водителей.

Программа для учета работы автотранспорта на предприятии «ТМ:Корпоративные поездки» помогает в эффективном управлении автотраспортом

Process Street — это программное обеспечение BPM с множеством функций, призванных сэкономить вам и вашей команде ненужное время и усилия.Когда дело доходит до плохого управления автопарком, многие основные проблемы связаны с плохим управлением процессами.

Имея все процессы и обязанности, необходимые для правильного управления автопарком, легко увидеть, как программное обеспечение, такое как Process Street, может упростить задачу.

В качестве примера того, как вы можете использовать Process Street для оптимизации управления автопарком, мы собрали несколько наших пользовательских шаблонов, которые мы создали для общих процессов управления автопарком.

Шаблоны управления парком

Вот список шаблонов из этой статьи, если вам нужен ярлык:

Контрольный список для внутреннего аудита управления автопарком

Аудиты важны для обеспечения соответствия вашей системы управления автопарком соответствующим внутренним или внешним политикам, государственным нормативным актам и любым связанным стандартам или требованиям.

С помощью этого индивидуального контрольного списка для внутреннего аудита управления автопарком вы можете легко следовать пошаговым инструкциям, не упуская из виду важные детали при проведении аудита.

Контрольный список для ежемесячного отчета по управлению автопарком

Ежегодно менеджер автопарка должен просматривать этот контрольный список отчетов, чтобы убедиться, что действующая система управления автопарком работает без сбоев.

Этот ежемесячный контрольный перечень отчетов по управлению автопарком охватывает внутренние стандартные операционные процедуры и позволит вам систематически оценивать текущее состояние управления автопарком, включая области, требующие улучшения.

Контрольный список безопасности водителя для управления автопарком

Автопарки без программ безопасности подвергаются финансовой опасности и, скорее всего, не соблюдают местные, государственные или федеральные правила.

Безопасность флота — это еще и социальная ответственность. Транспортные средства компании взаимодействуют с автомобильной публикой, и безопасность ваших транспортных средств напрямую влияет на других водителей на шоссе.

Этот контрольный список безопасности водителя для управления автопарком охватывает все шаги, необходимые для уменьшения опасности несчастных случаев и исправления потенциально опасных привычек вождения.

Вот еще несколько шаблонов контрольных списков, связанных с управлением автопарком, которые мы создали:

Как использовать Process Street для вашей системы управления автопарком

Использование приведенных выше шаблонов поможет вам и вашей компании сэкономить время, деньги и избавиться от головной боли, разбив все повторяющиеся процессы на краткие и простые контрольные списки.

Вы можете использовать созданные нами пользовательские шаблоны как есть или легко редактировать их, чтобы они лучше соответствовали вашим процедурам. Они могут помочь быстро научить новых сотрудников вашим процессам, свести к минимуму количество ошибок в целом и облегчить вам жизнь.

Process Street можно использовать для управления автопарком и даже больше. Это мощное программное обеспечение BPM, созданное для оптимизации рабочих процессов и экономии вашего времени и усилий.

Не стесняйтесь зарегистрироваться бесплатно, чтобы получить доступ ко всем шаблонам, которыми мы здесь поделились, и многому другому — это займет всего пару минут!

Вот еще несколько ресурсов по управлению автопарком:

А если вы хотите узнать больше о Process Street и управлении бизнес-процессами, вот несколько отличных руководств:

Использует ли ваша компания автономную или онлайн-систему управления автопарком? Есть ли другие процессы управления автопарком, которые вы бы хотели, чтобы мы встроили в шаблоны? Оставьте комментарий ниже и дайте нам знать!

Решение для управления автопарком

с JobRouter

Решение может содержать множество ценных виджетов: менеджеры автопарка могут контролировать, сколько транспортных средств в парке, сколько предварительных заказов на автомобили есть в системе или сколько шагов эскалации есть — это означает, что шаги не выполняются. отредактирован ответственными лицами в указанные сроки.Кроме того, каждый водитель транспортного средства может видеть, когда требуется следующая проверка водительских прав. Особенно интересно: обзор стоимости, который можно отфильтровать по датам или автомобилям. Он отображает затраты, возникшие при использовании транспортного средства.

Определенные вами группы лиц, например руководители отделов, могут решить, какой сотрудник должен получить автомобиль. Следовательно, они должны перейти к начальному этапу «заказать автомобиль» и выбрать соответствующего сотрудника. После этого отдел кадров будет проинформирован о выборе и сможет принять или отклонить заказ.Если заказ принят, следующим шагом будет сообщить об этом менеджеру автопарка.

Менеджер автопарка выбирает подходящие автомобили. Они предлагаются водителю, который может сравнить автомобили и выбрать один из них.

Если водитель принял предложение, об этом информируется менеджер автопарка. Он получает список дел, который можно составить заранее индивидуально. Как только он завершит все задачи, он нажимает Отправить в правом верхнем углу и закрывает экземпляр.

Как только транспортное средство будет готово к передаче, менеджер автопарка может инициировать следующий шаг: он выбирает водителя, место и время.Впоследствии водителю сообщается об этом, и он может забрать свой автомобиль.

Как менеджер автопарка вы можете в любое время создавать новые файлы для заказанных автомобилей. Все данные, относящиеся к автомобилю, можно записать в поле формы. Это, например, общие данные, такие как номерные знаки, а также данные договора лизинга, данные о сборах и страховании, а также документы на автомобиль.

Контроль водительских прав выполняется впервые, когда менеджер автопарка начинает создавать файл транспортного средства.После этого время следующей проверки (через 6 месяцев) будет рассчитано автоматически. Шаг выполнения проверки будет назначен водителю автоматически. По истечении этого срока водитель получит еще одно уведомление по электронной почте и попросит выполнить проверку водительских прав.

На отдельном этапе запуска водитель имеет возможность сообщить о повреждении или аварии. Таким образом, он может ввести время повреждения или аварии и загрузить все соответствующие документы.Менеджер автопарка может проверить документы и решить, какие документы нужно отправить в страховую. Он также может указать номер претензии и сумму ущерба на отдельном этапе. Они хранятся в базе данных.

На отдельном стартовом этапе менеджер автопарка имеет возможность назначать водителям штрафные билеты или уведомления о штрафах. Для этого просто выберите нужный драйвер, загрузите соответствующие документы и отправьте шаг. Загруженные документы будут отправлены водителю по электронной почте.Дополнительно водителю назначается этап, на котором он может подтвердить, что он оплатил штрафы за нарушение правил дорожного движения. Кроме того, загруженные документы будут храниться в отдельном архиве.

Водитель может записывать текущий пробег в JobRouter®. После отправки шага в базе данных обновляется пробег автомобиля. Таким образом, он может быть проверен автоматически, если пришло время для осмотра транспортного средства или соблюден ли оговоренный в договоре лизинга пробег.

Решение также поддерживает отмену регистрации транспортного средства.Вы можете отметить уже выполненные задачи в заранее определенном списке дел. После выбора желаемого транспортного средства и выполнения всех заданий можно просто отправить шаг. Затем автомобиль удаляется из автопарка.

С помощью таблицы вы можете искать автомобили и открывать файл с нужными автомобилями. Эта таблица содержит все сохраненные данные и документы, относящиеся к соответствующему автомобилю. С помощью таблицы вы можете искать автомобили и открывать нужный файл транспортного средства. Эта таблица содержит все сохраненные данные и документы, относящиеся к соответствующему автомобилю.

Политика флота — живой документ — тенденции рынка

Фото: pxhere

Политика флота не должна оставаться статичной. Это должен быть живой документ, который обновляется по мере возникновения новых потребностей. Вот показательный пример.

В апреле прошлого года водитель в Нью-Джерси попал в автомобильную аварию в маске N95. После нескольких часов езды в маске он потерял сознание якобы из-за кислородного голодания и врезался в деревянный столб.Он был единственным пассажиром в машине во время аварии. В то время как маска N95 фильтрует вдыхаемый и выдыхаемый воздух, при длительном использовании она, как утверждается, может затруднить дыхание из-за накопления углекислого газа в маске при выдохе, что препятствует поступлению кислорода.

Какой должна быть политика вашего автопарка в отношении ношения маски N95 при управлении транспортным средством компании? Более фундаментальный вопрос заключается в том, нужно ли водителю даже носить маску, если он единственный пассажир в автомобиле.Вам необходимо обсудить это с вашим юридическим лицом; HR; управление рисками; отделам окружающей среды, здоровья и безопасности (EHS) для их оценки.

Одно я могу сказать с уверенностью: если служащий управлял автомобилем компании, ведя дела компании в маске N95, и ударил другой автомобиль, я уверен, что найдется предприимчивый поверенный, который решительно отстаивает, что это была вина компании. и должен нести ответственность. Я обращаюсь к отрасли с просьбой пересмотреть политику вашего парка техники, чтобы убедиться, что она актуальна в сегодняшних условиях.

Политика флота должна быть живым документом

У каждого флота есть своего рода ДНК, которая состоит из процедур и правил, которые кодифицированы в корпоративной политике флота. Именно эти политики определяют тип эксплуатируемого парка и его характеристики.

Подумайте об этом. Создавая политику, например, кто имеет право управлять транспортным средством компании, вы, по сути, определяете размер своего автопарка. По моему опыту, лучше всего управляемый флот — это тот, который придерживается письменной политики в отношении флотилии.Важно, чтобы политика автопарка отражала общую бизнес-стратегию компании, но, что еще важнее, она должна быть актуальной.

Политика в отношении автопарка должна постоянно пересматриваться, чтобы гарантировать, что она не устареет из-за меняющихся условий ведения бизнеса, которые могут сделать компанию уязвимой для новых рисков.

Чтобы быть в курсе изменений в бизнес-среде, регулярно пересматривайте политику парка машин, чтобы она оставалась актуальной. Иногда обстоятельства бывают непредвиденными и не зависящими от нас, что первоначально потребует внесения изменений в процедуры, которые впоследствии могут быть институционализированы в качестве официальной политики в отношении автопарка.

Сегодняшняя пандемия является ярким примером того, как сегодняшняя политика в отношении флота оказывается крайне неадекватной для удовлетворения потребностей нового флота, вызванных кризисом в области здравоохранения. Автопарки находятся на передовой в борьбе с глобальной пандемией COVID-19, и ваша политика должна быть актуальной. Пункт об общих обязанностях OSHA требует, чтобы работодатели обеспечивали рабочее место, свободное от признанных опасностей, которые могут привести к смерти или серьезному физическому ущербу, под которые подпадет COVID-19. Для многих сотрудников служебный автомобиль — это рабочее место.Как менеджер автопарка, ваша миссия состоит в том, чтобы установить политики и процедуры для снижения потенциальных инфекций среди тех, кто использует активы автопарка, и минимизировать риск распространения вируса среди других, с которыми взаимодействуют водители.

В большинстве политик в отношении автопарка не обсуждается необходимость соблюдения политики и рекомендаций в отношении санитарии для транспортных средств. Как только пандемия осталась позади, стоит ли вам рассмотреть вопрос о включении этих руководящих принципов в политику вашего флота?

Аналогичным образом, следует ли вам рассмотреть вопрос о расширении правил санитарии, включив в них оборудование, перевозимое в транспортных средствах компании, которое водители используют для выполнения требований автопарка, например карманные компьютеры, сканеры и ящики для инструментов? Если вы управляете автопарком, следует ли вам управлять им так же, как до пандемии, или же сегодняшние процедуры должны стать новой политикой автопарка?

Вот еще один пример: в ответ на пандемию многие автопарки ограничивают транспортировку рабочих бригад на одном автомобиле к месту работы. Поскольку «социальное дистанцирование» доказало свою эффективность в замедлении распространения вируса COVID-19, следует ли обновить политику в отношении автопарка, чтобы дать руководителям на местах рекомендации по количеству сотрудников, разрешенных на одно транспортное средство?

Разработка политики автопарка — совместная работа

Исторически сложилось так, что отрасль управления автопарком всегда находится в состоянии постоянных изменений, и тем более сегодня в результате появления новых технологий безопасности и связи, нормативных требований и деловых практик, требующих адаптации политики автопарка .

При разработке или переоценке политик в отношении парка транспортных средств необходимо решить множество проблем, и эти проблемы будут варьироваться в зависимости от компании. Таким образом, вы должны добиваться участия всех затронутых отделов, таких как отдел закупок; EHS; управление рисками и человеческие ресурсы, в дополнение к группам пользователей транспортных средств, таким как продажи и операции.

Привлечение всех этих заинтересованных сторон к процессу принятия решений увеличивает вероятность поддержки политики. Также важно добиться такого участия, чтобы политика была всеобъемлющей и чтобы важные компоненты не были случайно упущены.

Не только политики в отношении автопарка структурируют то, как вы управляете своим автопарком и как вы управляете своими транспортными активами; они также служат источником справочных материалов для водителей и их менеджеров, которые могут проконсультироваться, когда на вопрос требуется быстрый ответ.

Таким образом, политика автопарка должна быть гибкой, чтобы ее можно было изменять с учетом меняющихся приоритетов бизнеса. Во время кризиса, такого как нынешняя пандемия, лучше всего разработать перспективный план действий. Вам нужно знать, что вы собираетесь делать, а затем действовать активно для достижения этих целей.

Сообщите мне, что вы думаете.

[адрес электронной почты защищен]

.

Похожие записи

Вам будет интересно

Находится на больничном листе: как правильно сформулировать в документе

Приказ о внесении – Приказ о внесении изменений в приказ. Образец 2019-2020 года

Добавить комментарий

Комментарий добавить легко