Документы автопарка: Учет автотранспорта и 6 важных проблем. Бухучет транспорта и 7 основных ошибок.

Содержание

Учет автотранспорта и 6 важных проблем. Бухучет транспорта и 7 основных ошибок.

Большинство крупных компаний не могут обойтись без собственного транспорта: их подразделения находятся на большом расстоянии друг от друга, сотрудникам надо часто ездить в другие организации, с которыми они сотрудничают, компании занимаются добычей полезных ископаемых и, помимо легковых автомобилей, используют спецтехнику.

Для таких компаний автотранспорт— важная рабочая единица. Беспорядок в его работе негативно сказывается на всех рабочих процессах. Расскажем, как организовать эффективную работу этого направления, сделать ее прозрачной и понятной.Учет автопарка состоит из двух блоков: учет бизнес-процессов и бухгалтерский учет. О них и поговорим в этой статье. Расскажем, как организовать эффективную работу автопарка, сделать ее прозрачной и понятной.

Учет автотранспорта с точки зрения бизнес-процессов: 6 самых важных проблем

Зачастую организации приходится решать такие проблемы при учете автотранспорта.

Проблемы компании при попытках контролировать работу автотранспорта

1.Машины часто ломаются

Сотрудники автопарка плохо следят за техническим состоянием автомобилей, вовремя не устраняют неполадки, не отправляют на техобслуживание. Причины могут быть разные: халатное отношение к ежедневном техосмотру, неудобства при ведении и отслеживании журнала техосмотра, неравномерное распределение заявок между автомобилями. Появляются задолженности по штрафам Своевременно не продлевается страховка на автомобили, так как информация об этом забывается и теряется в бумагах и письмах. 

2.Cложно следить за водителями

Водители устраивают махинации по хищению топлива, потому что их не отслеживают и не штрафуют. В течение дня не выходят на связь и ездят на служебной машине по своим делам.

3.Бумажная работа отнимает все время

На ведение многочисленных журналов и составление отчетов по работе транспорта компании уходит много времени.  Скорее всего, система ведения устарела, либо сотрудники неправильно распределяет рабочее время.

4.Контроль и учет автотранспорта не осуществляется в бухучете

Бухгалтерия жалуется, что в документации по автопарку они находят ошибки и неточности. Неверное заполнение документов на автомобиль на этапе совершения покупки может вызывать подозрения у налоговой. Низкая скорость взаимодействия отделов и сотрудников Чтобы получить любые данные по машинам, его сотрудники обычно долго ищут их в журналах, актах, инструкциях, рассылках, письмах, созваниваются друг с другом, с водителями и сотрудниками компании. 

5.Низкая скорость взаимодействия сотрудников

Чтобы получить данные по автопарку, сотрудники долго ищут их в журналах, актах, инструкциях, рассылках, письмах. Созваниваются друг с другом, с водителями и сотрудниками компании, отрывают их от работы и снижают эффективность автопарка.

6.Не осуществляется учет простоев автотранспорта

Из-за этого одни машины могут быть загружены полностью, а другие — не выезжать на заказы.

Иногда при подсчете времени простоя оказывается, что имеющуюся работу могут выполнить меньше автомобилей. Если от них отказаться и оптимизировать работу, компания сэкономит деньги на обслуживании.

Все эти проблемы выливаются в дополнительные расходы компании на обслуживание автопарка. Организовать грамотный учет автотранспорта — это первое, с чего стоит начать наводить порядок в работе автопарка.

Учет транспорта с точки зрения бухгалтерии: 7 главных проблем


При учете корпоративного автотранспорта важно правильно оформить и собрать необходимые документы. Так впоследствии не будет ошибок и неточностей, за которые придется платить штраф и объясняться с налоговой. Если на начальном этапе оформить все правильно, то будет проще автоматизировать процессы с помощью программы или блока по ведению основных средств в «1С:Бухгалтерия».


Что необходимо сделать бухгалтеру при постановке на учет автотранспортного средства

1.

Неверная оценка состояния транспортного средства Это ведет к неверному указанию срока амортизации. Так по документам автомобиль еще на ходу, а по факту возникают неоднократные поломки из-за того, что срок амортизации истек.

2.Не точно указан эксплуатационный срок

Организация составляет внутренний документ, в котором прописывают планируемый срок эксплуатации автомобиля. В нем важно поставить реальный или максимальный срок из возможного, так как не преднамеренное занижение суммы налога на имущество влечет за собой серьезные последствия.

3.Постановка на учет автотранспорта может быть неправильно задокументирована

Набор заполняемых документов и правила постановки на учет отличаются при приобретении в собственность, покупке в лизинг, покупке в кредит и аренде. Важно правильно собрать и составить эти документы.

4.Неправильное распределение в амортизационную группу

Важно верно указать вид транспортного средства, потому что это влияет на амортизацию и способ списания. А также сделать это с учетом вида налогообложения, в котором находится компания.

5.Неправильно заложенная первоначальная стоимость

Приводит к проблемам с приобретением, ошибкам при подсчете налогов и штрафам при налоговой проверке.

6.Учет автомобильного транспорта не ведется в программе

Если правила бухучета меняются, их важно актуализировать и вовремя менять настройки в программе. А также отслеживать, насколько верно были внесены изменения. Например, верно ли выбран метод распределения расходов в настройках по принятию к учету основных средств, каким образом будет происходить амортизация транспорта на предприятии.

7.Неполный пакет документов

Список необходимых документов прописан законом в правилах бухучета. Важно своевременно собрать и заполнить список необходимых документов, принятый на момент заключения сделки.

Дорогостоящие средства в собственности подлежат тотальному контролю, поэтому нужно обращать внимание на детали при покупке и оформлении.

Так вы в дальнейшем избежите проблем при эксплуатации.

Учет автотранспорта на предприятии: программа поможет решить все эти проблемы

Решить эти вопросы поможет программа по контролю и учету автотранспорта. Компания один раз вносит все данные о транспортном парке в программу и впоследствии получает их в один клик: данные по заявкам, местоположении машин, загрузке водителей, об их расписании, информацию о необходимости оплатить штрафы, продлить страховки, провести ТО, необходимую документацию и отчеты. Программа обеспечивает прозрачность и контроль всех происходящих в этом направлении процессов.

Программа учета работы автотранспорта помогает контролировать работу 

Что делать после устранения проблем с учетом автопарка: ваш второй шаг на пути к эффективному управлению

После того, как компания наладила учет автотранспорта, она по-прежнему может сталкиваться с такими проблемами как:

  • Организация неправильно распределяет свои денежные средства и теряет в деньгах из-за неоправданных затрат на содержание авто.  
  • Передвижение автомобилей и их загруженность сложно контролировать. Бывает, что поездка срывается, потому что нет свободных машин. 
  • Сотрудники компании должны заранее планировать свои поездки, учитывая свои рабочие задачи. Совершение внеплановых поездок часто ставится под вопрос. Это сказывается на качестве их работы. 
  • Оператор распределяет заказы неравномерно: одни автомобили ездят часто и приходят в негодность быстрее, другие — простаивают без дела.
  • Ряд автомобилей закреплены за руководителем компании и топ-менеджерами. Только они могут ими пользоваться. Рядовым сотрудникам не хватает свободных машин и приходится добираться до нужного места на такси или общественном транспорте. 
  • Водители и сотрудники злоупотребляют положением и используют автомобили в личных целях. Это увеличивает пробег автомобиля и вероятность его быстрой поломки. 

Чтобы решить эти проблемы, следует переходить ко второму шагу на пути к эффективному управлению — цифровизации поездок на автомобилях корпоративного автопарка.

Цифровизация поездок — это организация перевозок сотрудников на автотранспорте организации, при которой все процессы строятся на цифровых данных о текущих заявках, местоположении машин, загрузке водителей, об их расписании. Если организация располагает этими данными, то она может сопоставить и объединить их для более грамотного использования машин, что полностью изменит подход к управлению автопарком.

Провести полную цифровизацию поездок на машинах вашего автопарка позволяет система управления автопарком «ТМ:Корпоративные поездки». Этот комплекс помогает сократить время подачи авто и увеличить количество выполненных заказов,а  также снизить время простоя автопарка и упростить контроль водителей.

Программа для учета работы автотранспорта на предприятии «ТМ:Корпоративные поездки» помогает в эффективном управлении автотраспортом

1. Быстрое и удобное оформление заявки на автомобиль


Обычно сотрудники заранее планируют график поездок и оставляют заявки на поездки оператору. Заявки копятся на столе, иногда теряются. Если сотруднику внезапно пришлось куда-то поехать, то на поиск свободной машины уходит много времени.

После внедрения программы оператор сможет быстрее оформить заявку в карточке заказа: внести все данные сразу, как поступит заявка. Также сотрудник сможет самостоятельно оформить заявку через мобильное приложение. Это упростит заказ автомобиля и сократит ожидание. А программа уже сама подберет свободный автомобиль.

Оформление заявки на поездку с помощью программы «ТМ:Корпоративные поездки»


2. Равномерное распределение заявок между автомобилями и водителями
Обычно оператор сам распределяет заказы, выбирает автомобиль. Могло получиться так, что один автомобиль выполнит в два раза больше заказов в день, чем другой. Такой автомобиль выходит из строя быстрее. Также и с водителями: одни водители работают больше, чем другие, и быстрее устают. Это сказывается на их сосредоточенности и внимании во время поездки.

Программа, наоборот, подберет свободный автомобиль с учетом нагрузки между машинами. Заявки будут распределены равномерно. В техническом плане это означает, что у машин будут равномерные пробеги и затраты на техобслуживание выравняются. Водители же будут не так уставать и внимательно следить за дорогой.


3. Контроль работы водителей и сотрудников
Чтобы узнать местоположение и статус водителя, обычно оператор должен созвониться или списаться с ним. По-другому получить эту информацию нельзя. Поэтому водитель или любой другой сотрудник компании мог ездить и решать свои личные дела на служебном автомобиле.

После внедрения программы работа водителей становится прозрачной. Все данные о водителе можно отследить в программе: cколько рабочего времени затратил водитель, когда начал и закончил смену, его местоположение, откуда и куда ездил, сколько поездок в день, месяц, год совершил, какая у них была средняя длина. Это позволяет исключить холостые пробеги автомобилей и поездки сотрудников по личным нуждам.


4. Сокращение количества неиспользуемых автомобилей
Без программы компании сложно оценить действительную загруженность авто— какие-то машины простаивают, другие ездят без перерыва. Программа позволит проанализировать реальную загруженность корпоративных автомобилей. Компания сможет оценить их необходимость и отказаться от ненужных без ущерба продуктивности.

Программа «ТМ: Корпоративные поездки» позволяет оценить реальную загруженность машин


5. Переиспользование машин
В некоторых компаниях определенное количество машин закреплены за директорами или отделами. В распоряжении рядовых сотрудников остается мало машин, и они всегда заняты, потому что востребованы. Директора, наоборот, ездят не так много, машины простаивают.

Программа позволяет оптимизировать использование корпоративного автотранспорта: создать пул общих автомобилей и распределить использование этих машин между всеми сотрудниками равномерно. Каждый автомобиль будет совершать несколько поездок в день, перевозя разных сотрудников.


6. Совместное использование корпоративного автотранспорта
Кроме того, что один автомобиль может развозить разных сотрудников, этот же автомобиль может перевозить сразу нескольких сотрудников. Программа сама формирует составные заказы и подбирает удобный автомобиль.

Например, обычно из аэропорта сотрудников с одного рейса забирают отдельные машины, хотя поездки можно совершить на одном автомобиле. Или, когда несколько точек назначения находятся недалеко друг от друга, эти заявки может также вывезти один автомобиль.

Многократное использование машин, увеличение числа поездок, сокращение холостого пробега и времени ожидания — вот основные и важные эффекты от цифровизации, которые позволяют оптимизировать процессы перевозок и снизить затраты на его содержание.


Документы

Документы
Документы по публичным обсуждениям проекта рекультивации полигона ТБО ООО Новый свет — ЭКО
Документы для контрагентов
Публикации
  • pdf 2013, Колычев Н. А. О лидировании России в области ресурсосбережения, Газета Общество и Экология № 5 (138) Июнь 2013.pdf (3.3 MБ)
  • pdf 2013, Колычев Н.А. Оптимизация обращения с ТБО, журнал Биосфера, №4, 2013.pdf (1.3 MБ)
  • pdf 2017, Колычев Н.А. Нужен ли нам раздельный сбор.pdf (355. 5 Кб)
  • pdf 2017, Колычев Н.А., Малюхин Д.М., О развитии, журнал ТБО 1.2017.pdf (226.8 Кб)
  • doc 2016, Колычев Н.А. О плодах жилищной реформы, сайт СПП СПБ, 2016.doc (80 Кб)
  • doc 2017 Колычев Н. А. Борьба без правил.doc (80 Кб)
Результаты проведения специальной оценки условий труда
Сводная ведомость результатов проведения специальной оценки условий труда (апрель 2018)
Сводная ведомость результатов проведения специальной оценки условий труда по участкам в подразделении ремонтные мастерские (февраль 2017)

Transinet

Благодаря комбинации системы управления транспортным парком и GPS-мониторинга вашего транспортного средства система Transinet собирает и анализирует ежесекундно новые данные. Таким образом, вы в любое время знаете, когда, где и как долго ваш автомобиль останавливался, с какой скоростью он преодолевал конкретный участок маршрута, текущее время управления транспортным средством, точную стоимость за километр для каждого транспортного средства и многое другое. Всю информацию вам автоматически предоставляет система управления транспортным парком, базирующаяся на системе мониторинга.

В конкурентных условиях работы руководителю автопарка нужно уметь быстро реагировать на изменения требований для своего бизнеса, не забывая при этом о систематическом содержании имеющегося материального имущества. И вне зависимости от размера вашего автопарка, наша Система будет решать краткосрочные задачи и помогать вам с распределением и контролем регулярных задач.

Чем будет полезна система Трансинет

Для решения задач у вас всегда под рукой картотека автотранспорта и прицепов с возможностью протоколирования расходов, сцепок, назначения водителей, производимых и планируемых перевозок, а также ведение учета документов, рейсовых документов, лицензий, ДТП, технических осмотров, ремонтов, нарушений дорожных требований и правил перевозок.

Для распределенного контроля над транспортом Система предлагает вам создание неограниченного количества групп, а также систему управления ролями с настройкой нотификаций и видимости информации.

Для отчетности вы можете использовать систему Трансинет в нужном для вас разрезе: отчеты по пробегам, простоям, истории перемещения автотранспорта и прицепов, нарушение границ геозоны, DDD-отчеты, отчеты по расходам, нарушениям и многое другое.

Функции управления автопарком

  • Управление автомобилем, прицепом или водителем
  • Срок технического осмотра
  • Индикатор износа шин и аккумулятора
  • Управление всеми важными документами для транспортных средств, водителей и поставок
  • Уведомления о предстоящем контроле или предельном износе
  • Обзор технических данных ваших автомобилей
  • Управление погрузочным пространством
  • Автоматическое отображение и контроль расчетов по топливным картам
  • Анализ затрат за км/ час работы
  • Учет рабочего времени, управление рабочим временем, временем управления транспортным средством и планирование времени вождения
  • Управление авариями
  • Длительное хранение назначений водителя на транспортное средство
  • Длительное хранение данных транспортного средства
  • Дополнительный расширенный ввод данных (счета, договоры, протоколы аварий и пр. )
    и многое другое

Оценка автотранспорта, оценка автопарка, Охта Консалтинг

Оценка автотранспорта

To play, press and hold the enter key. To stop, release the enter key.

Стоимость услуг

Стоимость услуги

Срок исполнения

Оценка транспортного средства  (1 ТС) 

 1-2  рабочих дня* 

Оценка автопарка  (от 2  до 5 ТС) за каждое ТС

2-3  рабочих дня* 

Оценка автопарка  (свыше 5 ТС) за каждое ТС

от 3  рабочих дней* 

Доставка отчета курьером по Санкт-Петербургу

1 рабочий день 

* после осмотра 

В стоимость включается:

— осмотр и фотофиксация объекта оценки с выездом на место по рабочим дням

— выпуск готового отчета в 2-х экземплярах

Заказать оценку можно 

на сайте online:  
 
 
 
 
круглосуточно без выходных
  

по телефону:   

+7(812)969-75-15       

по рабочим дням с 10-00 до 20-00 

Порядок действий при оценке 

  •  Заказ оценки объекта

  • Оформление задания на оценку и  заключение договора на оказание услуг по оценке    

  • Предоставление  необходимых для оценки объекта документов 

  • Осмотр и фотофиксация объекта оценки

  • Оплата стоимости оценочных услуг

  • Доставка готового отчета

Необходимые для оценки документы 

  • Правоустанавливающие и правоподтверждающие документы  на объект оценки 

  • Техническая документация на объект оценки (гарантийно-сервисная книжка для автотранспорта, находящегося на гарантии)

  • Документы, содержащие сведения о наличии обременений (ограничений) на объект оценки (договор залога, аренды)

  • Реквизиты заказчика и собственника (правообладателя)

  • Иные, необходимые для оценки объекта документы

Осмотр объекта оценки 

  • Оценка объекта предполагает его осмотр и фотографирование.  

  • Для этого заказчик оценки (владелец объекта) должен предоставить оценщику доступ к объекту оценки  

  • Осмотр и фотографирование объекта оценки осуществляется нами по рабочим дням  в любое удобное для вас время.

 

На нашем сайте вы можете заказать осмотр объекта online.

Оплата услуг

  • По безналичному расчету 

  • За наличный расчет 

  • Почтой с наложенным платежом

 

Доставка отчета

  • Курьером в пределах Санкт-Петербурга на дом или в офис

  • Почтой России 

  • Экспресс-почтой

 

  На нашем сайте вы можете заказать доставку отчета online.

 

Аутсорсинг автопарка Profi Light — лизинг для владельцев небольших автопарков

PROFI LIGHT — это простое и легкое решение по флит менеджменту для владельцев небольших автопарков.

Если в вашей компании всего несколько автомобилей или Вы предпочли сосредоточиться на бизнесе вместо того, чтобы терять время на управление вашим автотранспортом — PROFI Light верное решение. Даже если ваш автопарк довольно скромного размера Major Profi обеспечит качественный транспортный аутсорсинг.

Вам необходимо только определить тип транспортного средства, срок действия контракта и пробег. Исходя из этого, ежемесячно вы платите фиксированную сумму за ваш автопарк. В рамках PROFI Light вы найдете простое и эффективное управление автопарком, даже если у вас всего один автомобиль.

Программа PROFI LIGHT — это:

Страхование ОСАГО, ДСАГО, КАСКО

Прямые договора на лучших условиях с самыми надежными страховыми компаниями региона. Многолетние партнерские отношения, позволяющие быстро и конструктивно решать все возникающие вопросы наших клиентов.

Плановое ТО

Обслуживание по регламенту производителя на СТО официальных дилеров и сертифицированных партнеров. Корпоративные скидки и персональные условия для клиентов.

Функция единый счет

Вы получаете только один счет за обслуживание по всем включенным услугам, один раз в месяц. Значительно сокращаете весь бухгалтерский и финансовый документооборот, за счет чего оптимизируете нагрузку на персонал, его кол-во и расходы на ФОТ (фонд оплаты труда).

Условия программы:

Первоначальный взнос от 0%

В отличие от других способов приобретения (договора купли-продажи, кредита, финансового лизинга) в операционном лизинге Вы можете приобрести автомобиль с нулевым первоначальным взносом и освободить денежные средства для профильного бизнеса.

Срок лизинга от 1 до 5 лет

Гибкие условия работы, позволяющие точно настроить сроки аренды исходя из задач и потребностей вашего бизнеса.

Финансирование

Стабильное, гарантированное положением на рынке группы компаний Major.

Современный автопарк

Собственный автопарк мусоровывозящей техники соответствует экологическому стандарту безопасности
топлива Евро-4, Евро-5 и оборудован системами спутникового слежения ГЛОНАСС, GPS.

15 шт.

Мусоровоз МК РАРЗ

На базе МАЗ

Мусоровоз МОСКОММАШ

На базе МАЗ

13 шт.

2 шт.

Мусоровоз GEESINKNORBA

На базе VOLVO

Мусоровоз McNeilus

На базе МАЗ

1 шт.

11 шт.

Бункеровоз

На базе ГАЗ 3010 GT

Бункеровоз

На базе FUSO

5 шт.

Программа Автопарк

Программа «Автопарк» предназначена для комплексной автоматизации авто предприятия. Программа позволяет вести учет всего, что связано с автопарком: ТО, ремонты, ДТП, ГСМ, резина, комплектующие, документы на автомобили, путевые листы; прием и обработку поступающих заказов, учет работы и взаиморасчеты с водителями, учет работы операторов и диспетчеров. Она ведет учет договоров проката, платежей и взаиморасчетов с клиентами, историю каждого автомобиля, формирует все необходимые для работы документы и отчеты.

Внешний вид и содержание печатаемых документов может настраиваться конечными пользователями. Предусмотрено резервирование автомобилей; имеется наглядный график изменения состояний автомобилей (шахматка). Гибкая настройка тарифов: тарифы, зависящие от числа дней проката, почасовые тарифы, тарифы за перепрокат, тарифы выходного дня и пр. Имеется поддержка тарифных планов для корпоративных клиентов, автоматизация взаиморасчетов с клиентами. Программа имеет развитую систему разделения доступа сотрудников к различным функциям и отчетам.

Программа Автопарк является сетевой и позволят работать с общей базой данных одновременно с нескольких рабочих мест: операторы, диспетчера, бухгалтеры, руководители. Возможен доступ к базе данных программы из удаленных филиалов через интернет.

 — Скачать программу Автопарк, версия 6. 8 (8.1 Мбайт)

Теперь вы можете посмотреть как эта программа работает не скачивая ее на свой компьютер — на нашем тестовом сервере. Для этого нужно перейти сюда. Для получения пароля доступа обращайтесь на  . На основе этой же технологии доступа к программе через интернет возможна аренда программы.

Программа Автопарк работает в единой среде с другими программами PSoft: Автопрокат, Автосервис и Заказ такси, что позволяет использовать эти программы вместе в едином комплексе автоматизации автопредприятия.

Описание программы Автопарк

Программа Автопарк распространяется как shareware, и поставляется по принципу «как есть», то есть разработчик не несет ответственности за возможные последствия ее неправильного использования. Гарантируется только соответствие функций программы ее документации и внимание к замечаниям и пожеланиям пользователей программы.

Скачать программу Автопарк, версия 6.8 (8.1 Мбайт)

При приобретении программы, мы можем стыковать программу «Автопарк» с электронной картой Вашего города, а также встроить в программу список улиц вашего города (из базы данных КЛАДР). Мы можем помочь перенести основные данные (клиенты, водители, автомобили) из других программ. Также программа может быть адаптирована к Вашим конкретным условиям применения: системе расчета с сотрудниками, системе оценки стоимости заказа и т.п. Программа работает под ОС Windows 10/8/7/Vista/XP/2000/2003/2008/2012. Минимальные требования: компьютер, на котором способна работать какая-нибудь Windows, 8 Мбайт места на жестком диске плюс размер данных. Разрешение экрана монитора должно быть не менее чем 1024 х 768.


Вопросы и предложения по программе можно направлять в PSoft:
e-mail:
тел.: +7 (495) 564-1439
www: https://pisoft.ru

Решения для управления документами для автопарков

ДИСПЕТЧЕР ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЕ АВТОПАРКОМ

Менеджеры автопарка сталкиваются с растущим бременем бумажной работы со стороны Агентства по обслуживанию автомобилей и операторов. Чтобы быть на высоте, соответствовать требованиям и держать свои автомобили в движении, требуется эффективное управление документами.

Многие компании по-прежнему борются с бумажными системами налогообложения транспортных средств, тестирования MOT, отчетов о несчастных случаях, кадровых записей, руководств по процедурам и т. Д. Но с новыми правилами, создающими все больше бумажной работы, эти системы часто перегружены и ненадежны.Менеджеры автопарков нуждаются в системах электронного документооборота, которые позволяют им быстро реагировать на требования VOSA, чтобы их автопарк мог оставаться в пути.

Документация парка

должна вестись аккуратно для соответствия VOSA. Хранить бумажные файлы уже недостаточно. Это не позволяет удаленному персоналу получать доступ к документам, а записи часто бывают неточными или неполными, оставляя оператора незащищенным и открытым для судебного преследования.

УПРАВЛЕНИЕ АВТОПАРКОМ: МЕНЕДЖЕР ДОКУМЕНТОВ ПО УПРАВЛЕНИЮ АВТОПАРКОМ

Document Manager for Fleet Management — это решение для управления цифровыми документами, которое упрощает эксплуатацию и управление парком транспортных средств — будь то грузовые автомобили / грузовые автомобили или легковые автомобили / маломощные грузовые автомобили.

Также фиксируйте и храните текущие записи водителей, работающих в вашем автопарке.

Решение включает центральный репозиторий, в котором хранится широкий спектр документов, относящихся к автопарку, включая электронную почту и другую корреспонденцию, что обеспечивает высокоэффективное централизованное управление автопарком.

Document Manager предоставляет пользователям удаленных сайтов веб-доступ к централизованному хранилищу документов. Местные менеджеры автопарка могут собирать, просматривать и управлять документами через Интернет.Документы, сохраненные локально, мгновенно становятся частью центрального набора данных.

Document Manager обрабатывает все основные типы электронных документов (электронные письма, файлы Word, Excel), отсканированные изображения, налоговые документы, служебные записи, голосовые и фотографические файлы.

Программа архивации

хранит электронную почту вдали от центрального почтового сервера, а программа документооборота может контролировать всю обработку.

Вся информация, относящаяся к каждому транспортному средству, хранится в логической структуре с индексированием, что делает поиск простым и быстрым.

FleetDocs | Программное обеспечение для управления автопарком и мобильные приложения

Компания Mercer Transportation, основанная Биллом Ховардом и Джимом Стоуном, работает с 1977 года и базируется в Луисвилле, Кентукки. Как описывает это Брайан Хелтон: «Итак, вот что самое безумное. Эти ребята основали автотранспортную компанию, и у них не было грузовиков. И ни один из них не водил грузовик. Но у них было право перевозить грузы, если они только могли придумать, как получить грузовики ».

То, что Mercer тогда предприняла для того, чтобы сдвинуть бизнес с мертвой точки, сейчас называется лизингом поездок.Перед каждой загрузкой Стоун и Ховард встречались с каждым водителем грузовика, осматривали его оборудование и позволяли им бежать под их руководством в течение одной поездки. Как только Стоун и Ховард получили пару арендаторов поездок, они начали говорить людям, что готовы перевезти груз. Так они построили парк из более чем 2000 грузовиков. Только один водитель за раз. В настоящее время водители берут в аренду под руководством Мерсера и возят только Мерсер. Сейчас у Mercer есть 2300 независимых подрядчиков, занимающихся грузовыми перевозками.

В то время как у Mercer есть много видов грузов, которые они перевозят, U.S. Government — их крупнейший заказчик, для которого они перевозят военную технику во все 50 штатов. Это было то, что тащил Джейсон Миллер, когда он закончил с Венскими сосисками на обед несколько недель назад.

По словам Хелтона, произошло следующее: «Всего две недели назад, когда с COVID-19 дела только начинали накаляться, к нам приехал водитель в Западной Вирджинии, Джейсон Миллер, который только что уехал из дома в тот же день. и после нескольких часов езды был готов перекусить перед тем, как устроиться на ночь.Так уж получилось, что он отправился в путь в тот день, когда люди в этом районе начали беспокоиться о распространении коронавируса. На стоянках для грузовиков еще не было уверенности, как они собираются обслуживать людей, и где Миллер остановился, чтобы купить еду, в Ричмонде, Кентукки, именно на этой остановке для грузовиков был временно закрыт ресторан, и они все убирали . Сотрудники стоянки для грузовиков находились в подвешенном состоянии, ожидая узнать, как они собираются действовать, чтобы предотвратить распространение болезни.Миллер в конце концов купил банку Венских колбас Либби в местном магазине, чтобы утолить голод на ночь: это был ужин. Он разговаривает со своей женой по телефону, рассказывая ей всю свою печальную историю, и без их ведома их сын Логан подслушивает разговор. На следующий день Логан, тринадцатилетний мальчик, берет свое содержание в клуб Сэма, готовит обед, идет к стоянке грузовиков возле своего дома и раздает обеды водителям грузовиков на стоянке.Этот парень потратил 100 долларов своих собственных денег, накопленных за счет своего суточного, чтобы эти водители не голодали. Это потрясающая история с мест ».

«Мы так гордимся Логаном Миллером и благодарны его отцу Джейсону и всем водителям грузовиков, которые едут по дороге для нашего клиента, Mercer Transportation. Благодарим вас за то, что во время этой пандемии поставки продолжаются », — говорит Доннисс Лезерс, менеджер по работе с национальными клиентами, WEX.

Вот замечательное радиоинтервью с Брайаном Хелтоном, Логаном Миллером и его отцом Джейсоном Миллером.(Оператор-владелец Mercer)

Видео, на котором Логан Миллер рассказывает о том, что он сделал:


Брайан Хелтон, Mercer Transportation, отдел маркетинга

Документация для сотрудников коммерческого флота

Как менеджер флота, не отставать от своих транспортных средств — это только часть битвы. Помимо графиков технического обслуживания, ведения учета и отслеживания расходов, вы должны управлять людьми, которые взаимодействуют с вашим автопарком. Вам необходимо знать, кто управляет каждым транспортным средством, актуальны ли у них сертификаты или лицензии, и убедиться, что у всех есть соответствующая документация. У вас болит голова при одной мысли об этом? Не волнуйтесь, с правильными инструментами и процедурами со всем этим можно будет справиться.

В этой статье мы сосредоточимся конкретно на том, что вам нужно знать, если вы управляете парком машин в соответствии с требованиями CDL (лицензия коммерческих драйверов). Правила могут отличаться от штата к штату, но вот основные из того, что вам нужно знать.

Документация на каждый автомобиль

Для каждого транспортного средства в парке должна быть под рукой информация о теге / названии и страховая документация, независимо от того, кто ведет машину.Если у вас есть несколько автомобилей, лучше всего хранить эту информацию в общем месте, чтобы ее было легко найти. Конечно, каждому водителю, управляющему коммерческим транспортным средством (с полной массой 26 001 фунт или более), потребуется иметь под рукой свой CDL, и он должен быть обновлен. Это помогает сохранить копию лицензии вместе с датой продления в системе управления автопарком. Таким образом, вы можете установить автоматические напоминания и держать водителей в курсе их сертификатов.

Для каждого транспортного средства этой классификации также требуются записи о предрейсовом и послерейсовом осмотре.Вы должны оформить это в письменном виде. С помощью онлайн-программного обеспечения легко регистрировать эти записи и получать к ним доступ по мере необходимости, находитесь ли вы в офисе или в дороге.

Что хранить в месте ведения бизнеса

Существует ряд требований в отношении того, что вы должны хранить в месте ведения бизнеса, если в вашем парке есть автомобили, управляемые CDL. По запросу инспекторов DOT вас могут попросить предоставить эти материалы в любое время.

Правила FCMSA

Во-первых, у вас в офисе должна быть самая последняя версия Федеральной ассоциации безопасности автотранспортных средств (FMCSA).Вы также должны поставить свою подпись водителям и поставить дату, когда они получили правила, а также согласились их соблюдать.

Программа технического обслуживания

Как менеджер автопарка, вы также должны будете доказать, что в вашей компании действует программа регулярного технического обслуживания и что она выполняется надлежащим образом. Ключевым моментом здесь является автоматизация как можно большей части этой программы. Установка повторяющихся напоминаний по электронной почте вашим сотрудникам — лучший способ соблюдать требования. Некоторые продукты позволяют вам установить «порог», когда приходит уведомление, поэтому обязательно воспользуйтесь этой функцией и включите в расписание действия по обслуживанию до того, как они наступят.Программное обеспечение для управления автопарком позволит вам легко доказать наличие графика и его своевременное соблюдение.

Записи об инцидентах

Если автомобиль из вашего автопарка попал в аварию, вы обязательно должны тщательно задокументировать все важные детали и сохранить их. Фотографии, отчеты об авариях, вовлеченные стороны и любые задокументированные судебные разбирательства — все это здорово, когда вы находитесь под рукой. Вы можете хранить эту информацию в Интернете, чтобы она была доступна в любое время, а также иметь бумажные копии в офисе.

Информация для сотрудников

Необходимо постоянно обновлять записи, касающиеся свидетельств водителей, квалификаций и служебной истории. Ваша компания несет ответственность за действия ваших сотрудников, поэтому вы можете быть привлечены к ответственности, если водитель, не соблюдающий правила, управляет транспортным средством. Вместо того, чтобы копаться в этой информации всякий раз, когда это необходимо, сделайте это просто, храня все в одном легкодоступном месте. Веб-хранилище файлов — отличное решение для этого.

Протоколы проверок на наркотики и алкоголь

Существуют различные правила, которые конкретно касаются проверки на наркотики и алкоголь для вашего автопарка.В дополнение к проверке перед приемом на работу вы должны ежегодно проверять не менее 10% ваших водителей на предмет злоупотребления алкоголем и 50% на наркотики. Если водитель попал в аварию, он должен быть проверен в течение 8 часов, если потребуется. Излишне говорить, что это может быть сложная система для внедрения и поддержки, особенно если у вас большой парк. Вы можете передать ответственность стороннему агентству по тестированию на наркотики / алкоголь и попросить его предоставить вам соответствующие записи. По-прежнему, вероятно, неплохо иметь спланированный график и гарантировать, что все ваши записи хранятся в удобном месте.

В следующей статье, посвященной управлению записями сотрудников, мы коснемся обязанностей, связанных с автотранспортными и транспортными компаниями.

Управление автопарком в эпоху цифровых технологий

Как и в случае с любым бизнесом, управление автопарком связано со значительной долей бумажной работы. Хотя сегодня «бумажная» часть оформления документов становится все менее распространенной, поскольку все больше автопарков переходят на оцифровку своих документов. Хотя многие автопарки уже частично безбумажные благодаря использованию компьютеризированных систем управления техническим обслуживанием (CMMS) или систем управления транспортировкой (TMS) в офисе, использование мобильных устройств и приложений для использования этих же систем является постоянной тенденцией.

Например, водители могут снимать изображения документов, таких как отчеты об осмотре транспортных средств водителем (DVIRS), с помощью мобильного приложения или заполнять DVIR непосредственно в приложении, чтобы быстро и эффективно сообщить сервисной мастерской, если что-то не так с их транспортное средство. Часто эти мобильные приложения интегрируются в компьютерные системы управления главного офиса автопарка для передачи документации в нужную систему (диспетчеризация, учет, обслуживание и т. Д.)).

За счет внедрения практики оцифровки деловых документов в масштабах всей организации, включая документы водителя и отдела технического обслуживания, автопарк может снизить эксплуатационные расходы и повысить эффективность. Этот процесс начинается с оценки доступного оборудования и программ, понимания процесса перехода к безбумажной работе и передовых методов организации этих цифровых активов.

До цифрового

Делая шаг назад, до появления мобильных приложений и настольных компьютерных систем автопаркам приходилось все делать вручную. В офисе документы хранились в картотечных шкафах, и их нужно было копировать, скреплять скобами и отправлять по факсу или почте по назначению. Этот процесс документации также означал, что сотрудникам пришлось бы физически искать эти документы, чтобы найти их — если они могли их найти. Неправильное размещение документа или его потеря при транспортировке не было редкостью.

Эта форма документации также была довольно негибкой. Как только флот определенным образом организовал свои документы, маловероятно, что флот сможет это изменить.

«Это жесткая система, которая не позволяет развиваться и расти бизнесу», — говорит Уилл Чу, генеральный директор и соучредитель Vector, поставщика решений по управлению перевозками для автопарков. «Автопарк может позже решить систематизировать свои документы по клиентам, но не может, потому что им придется повторно подавать все свои документы».

Ручной процесс был так же тяжел для водителей. До наступления цифровой эпохи водители использовали различные методы, чтобы вернуть документы в офис. Между сканированием стоянки грузовиков, отправкой факсов, отправкой конвертов на ночь и возвращением в офис или указанным местом высадки у водителей было много вариантов.

Но, как отмечает Чу, «все эти методы либо медленные, либо дорогие, либо и то, и другое, поэтому они имеют огромное влияние на чистую прибыль флота».

Помимо затрат и времени водителей, эти методы сопряжены с другими проблемами, такими как поиск места высадки для ночевки документов или даже поиск рабочего оборудования.Подумайте, как часто что-то выходит из строя с принтером или факсом, отмечает Чу. Подумайте о том, сколько водителей грузовиков используют и злоупотребляют этим оборудованием в течение всего дня.

«Сегодня многие автотранспортные компании пытаются запретить своим водителям останавливаться на стоянке грузовиков только для того, чтобы сканировать документы», — говорит Уэс Поллок, вице-президент по продажам и стратегическому партнерству компании Eleos Technologies, поставщика мобильных приложений для автопарков. . «Автопарки понимают, что, когда их грузовики стоят на стоянке, высока вероятность повреждения оборудования.Они подвергаются более высокому риску попасть в небольшие аварии на стоянке грузовиков ».

При всех этих возможных осложнениях вполне логично, что автопарки выбирают цифровой путь.

Рассмотрим рабочий процесс

«Ценность ведения электронных документов выходит далеко за рамки отказа от бумаги», — говорит Синди Нельсон, вице-президент по маркетингу, подбору персонала и адаптационным решениям компании EBE Technologies, поставщика решений для рабочих процессов на базе искусственного интеллекта (ИИ) для коммерческих предприятий. рынок.

Благодаря использованию CMMS или TMS вместе с мобильными приложениями для оцифровки документов, парки получают невероятную ценность, отмечает Нельсон, «за счет оптимизации процессов, повышения производительности, повышения точности информации, понимания узких мест в работе, позволяя соответствующим людям делать более своевременные решения благодаря доступу к документам в режиме реального времени [и] сокращению накладных расходов на управление транзакциями, которые можно автоматизировать с помощью рабочих процессов драйверов ИИ ».

Кроме того, когда парк использует CMMS или TMS, это позволяет им работать между любыми разрозненными системами, такими как диспетчерская и бухгалтерский учет.Нельсон отмечает, что когда дело доходит до обновления любых документов в этих отдельных системах, они должны сделать это только один раз, поскольку CMMS или TMS будут передавать это обновление между всеми системами.

Оцифровка документов может помочь автопаркам снизить ответственность. В случае аварии наличие легко отслеживаемых и доступных документов, таких как записи о техническом обслуживании, предоставит автопаркам доказательства, необходимые для подтверждения того, что были проведены надлежащие проверки или что актив обслуживался до того, как произошел инцидент.

От бумаги к цифровому

При переходе от бумажного документооборота к цифровому следует учитывать несколько важных аспектов: оборудование, обучение и время.

В зависимости от того, является ли парк уже частично цифровым (с использованием CMMS или TMS в офисе) или обрабатывает все документы вручную, необходимо подумать, есть ли у автопарка необходимое оборудование для настройки оцифровки документов. Тип оборудования, как правило, представляет большую проблему для автопарков, у которых уже есть CMMS или TMS и которые хотят интегрировать мобильное приложение для водителей.Автопаркам следует подумать о соответствии между приложением и оборудованием, качеством изображения, сохранением и дальностью действия.

Совместимость

Райан Спарроу, менеджер по продукту DocumentPower компании McLeod Software, поставщика программных решений для управления перевозками и грузовыми перевозками для отрасли грузоперевозок, отмечает, что автопарки должны быть уверены, что у водителей есть портативные устройства, совместимые с приложением. Решение предоставить водителям планшет или другое мобильное устройство остается за автопарком, но независимо от того, используют ли водители свои собственные устройства или устройства, предоставленные компанией, автопаркам необходимо убедиться, что любое мобильное приложение, которое они выберут, будет работать с этими устройствами. .

Качество изображения

Когда водители используют мобильное приложение для сканирования документов, качество изображения должно быть достаточно хорошим, чтобы документы можно было использовать для учета автопарка, выставления счетов или любых возможных судебных разбирательств. Sparrow из McLeod Software отмечает, что их мобильное приложение McLeod Anywhere преобразует любые захваченные изображения из 8-мегабайтного цветного изображения в 20-килобайтное черно-белое изображение TIFF, что является отраслевым стандартом для хранения изображений в системах управления документами.

«Хранение изображений таким образом дает два преимущества», — говорит Воробей. Во-первых, водитель не несет огромных затрат на передачу данных по своим личным тарифным планам. Небольшой передаваемый файл — ключ к тому, чтобы драйверы продолжали использовать приложение. Многие автопарки не субсидируют пакеты данных для телефонов водителей.

Кроме того, функция улучшения изображения, встроенная в приложение, удаляет пятна, выравнивает и улучшает цвет изображения, делая белые цвета ярче, а черные — темнее.Это улучшение важно, поскольку среда, в которой создаются эти изображения, например, кабина грузовика или стоянка для отдыха, не всегда хорошо освещена.

Другой аспект качества изображения зависит от используемого устройства. Если сравнить камеру смартфона с камерой планшета, качество изображения на телефоне будет лучше, чем на планшете.

«Традиционно планшеты не использовались для фотосъемки, поэтому качество камеры на планшетах не дотягивает до того, что мы видели на телефонах последнего поколения», — говорит Поллок из Eleos Technologies.«Поскольку компании теперь используют мобильные приложения в качестве интерфейса для драйверов, они загружают в грузовики планшеты массового уровня».

Проблема с этими планшетами, отмечает Поллок, в том, что в большинстве из них нет функции вспышки для камеры, которая помогает получить хорошее изображение. Автопарки должны тщательно выбирать продукты перед покупкой и пытаться использовать их.

«Мы видели, как компании совершали такой переход только для того, чтобы понять, что качество их изображений начинает ухудшаться из-за некачественной камеры на планшете», — говорит Поллок.«Мы всегда рекомендуем нашим клиентам протестировать несколько планшетов и протестировать их в реальной среде, чтобы увидеть, что лучше всего подойдет им».

Удержание

Каждый флот будет иметь документы, которые необходимо хранить, и другие, которые можно выбросить через определенный период времени. Для автопарков важно понимать, есть ли у их мобильных приложений и CMMS или TMS лимиты хранения. Если группы не будут осторожны, необходимые им документы могут быть удалены из-за параметров хранения на устройстве, на котором они хранятся.

Дуг Шриер, вице-президент по продуктам и инновациям Transflo, поставщика комплексного программного обеспечения для водителей и менеджеров автопарка, отмечает, что существуют системы со встроенной функцией удержания.

Если в системе нет встроенных средств хранения, то решение о процессе очистки от ненужных документов остается на усмотрение флота.

«С электронными файлами правила хранения могут устанавливаться в зависимости от типа документа, нормативов, политики компании и т. Д., И документы будут автоматически очищаться или скрываться в зависимости от конкретного правила», — заявляет Нельсон из EBE Technologies. «Это исключает возможность сохранения документов, которые должны были быть удалены и, поскольку они существуют, могут использоваться как« доступные для обнаружения »».

Диапазон

В какой-то момент водитель, вероятно, окажется вне зоны действия и не сможет удаленно отправлять захваченные изображения с мобильного устройства. Флот должен учитывать это при выборе мобильного приложения. Находясь в дороге, водители не всегда могут иметь сильный сигнал в сети передачи данных, необходимый для отправки этих документов обратно в офис.В некоторых мобильных приложениях, таких как Vector Mobile, приложение будет удерживать изображение до тех пор, пока водитель не вернется в зону досягаемости, и автоматически отправит изображение после обнаружения приема.

Это избавит водителя от беспокойства о том, находится ли он в хорошем районе или сейчас подходящее время для сканирования. Водитель может просто сканировать документ и двигаться дальше.

После того, как автопарк определит лучший смартфон, планшет, ноутбук и т. Д. Для своих нужд, им следует сделать обучение приоритетным. Это обучение могут предоставить поставщики услуг, предлагающие организацию документов и оцифровку.Например, с помощью приложения Vector Mobile отдел по работе с клиентами компании предоставляет водителям справочные материалы и видеоролики, может проводить веб-семинары или выезжать для обучения на месте, пока приложение внедряется.

Важно помнить, что процесс перехода от бумажных документов к цифровым потребует времени.

«Все всегда ищут серебряную пулю, чтобы преобразовать существующие файлы в цифровые, но, в конце концов, сканирование и индексирование файлов документов — это что-то вроде ручного процесса», — говорит Нельсон из EBE Technologies. .«Некоторые компании предпочитают хранить устаревшие файлы в бумажном виде, а весь процесс продвижения вперед осуществляется в цифровом формате. В зависимости от приложения или отдела устаревшие файлы могут устареть раньше, чем позже, и энергия на их преобразование в цифровой формат не имеет значения ».

Также следует отметить, что нет никаких юридических оснований для хранения бумажных копий документов. С 1990-х годов FMCSA поощряет автомобильных перевозчиков использовать оцифрованные документы для сбора информации и ведения учета.

Лучшие практики для организации

После перехода от бумажной документации к цифровой, группам машин необходимо будет решить, как организовать документы таким образом, чтобы они лучше всего подходили для их работы. Для начала Воробей из McLeod Software говорит, что флот должен рассмотреть три вопроса:

  • Что это за документ?
  • Кому он принадлежит?
  • Как получить документ из системы?

«Ответив на эти три вопроса, [флоты] смогут спроектировать структуру [своей] системы управления документами», — говорит Спарроу.

Для CMMS или TMS автопарка организация будет основана на правильном индексировании каждого документа.

«Ключ к организации — это возможность прикрепить столько идентификаторов [индексов], связанных с документами [независимо от отдела или архива], сколько необходимо, чтобы их мог легко найти персонал», — говорит Нельсон из EBE Technology. «Доступ к документу можно получить по типу документа, коду водителя, номеру заказа, номеру отправителя или идентификатору аварии».

Что касается организации документов в мобильных приложениях, многие приложения имеют функцию фильтрации, которая упрощает поиск и поиск документов.Водители могут фильтровать по году, типу документа, компании, местонахождению и т. Д. Благодаря такой функции поиска водители могут быстро и эффективно получать доступ к документам.

Заключение

Даже по мере того, как все больше парков переходит на цифровую документацию, важность поддержки этих документов остается прежней.

«Для автопарков критически важно вести исторические записи, чтобы обеспечить полную видимость операций», — говорит Мэтт Гунценхаузер, директор по продажам U.S. и Канада, Webfleet Solutions, компания Bridgestone, которая предоставляет решения в области телематики и управления автопарком.

Используя оцифровку документов, автопарки могут значительно повысить операционную эффективность за счет повышения производительности, повышения точности, оптимизации процессов и многого другого.

Система управления автопарком: необходимые шаблоны для менеджеров автопарка | Процессная улица

За последние годы количество дорожно-транспортных происшествий с коммерческими автопарками в США увеличилось примерно на 20%.

Отрасль управления автопарком, в свою очередь, отреагировала новым акцентом на важность безопасности транспортных средств и водителей, в основном из-за предотвратимого характера многих из этих дорожно-транспортных происшествий.

Системы управления автопарком становятся все более сложными; далеко за пределами базовой системы отслеживания cc в прошлом.

Сегодня все больше предприятий, зависящих от транспортных средств, внедряют эти системы для улучшения контроля за их водителями и транспортными средствами, поощрения более безопасных привычек вождения и обеспечения большей прозрачности в масштабах компании.

Если ваша компания управляет большим парком из сотен или тысяч автомобилей, система управления автопарком является ключом к отслеживанию всего, что связано с вашими сотрудниками и активами.

Управление вашим автопарком без установленной системы по своей сути оставляет место для потенциальных осложнений и человеческих ошибок, даже если ваш автопарк меньше по размеру. Например, если водитель попадает в аварию, у вас могут возникнуть проблемы при подаче страхового иска, или может быть сложно быстро связаться с вашим водителем, чтобы получить расчетное время прибытия для клиента.

Системы управления парком машин

предназначены для смягчения этих потенциальных проблем и помогают укрепить ваши повседневные процессы, делая их более эффективными и организованными, чем когда-либо прежде.

В этой статье на Process Street мы рассмотрим:

Начнем с основ.

Что такое управление автопарком?

Управление автопарком — это набор инструментов, используемых для управления производительностью коммерческого транспорта. Это может быть отслеживание транспортных средств, диагностика, техническое обслуживание, мониторинг работы водителя, расхода топлива и т. Д.

Эти задачи исторически выполнялись вручную и требовали утомительного и трудоемкого ведения учета и хранения, что также оставляло место для человеческой ошибки.

Внедрение системы управления автопарком (FMS) делает все эти необходимые задачи быстрее, проще и точнее, чем когда-либо прежде.

Системы управления парком

решают такие проблемы, как плохое управление задачами и отсутствие автоматизации, техническое обслуживание транспортных средств и в целом помогают управлять и анализировать производительность сотрудников.

Что такое система управления автопарком (FMS)?

Источник

Система управления автопарком — это любая существующая система, которая помогает управлять автопарком и управлять им.При управлении транспортом, особенно большим автопарком, невероятно важно учитывать наблюдение за транспортными средствами. Это обеспечивают системы управления автопарком.

Существует два типа систем управления автопарком: автономные системы управления автопарком и онлайн-системы управления автопарком.

Автономная система управления автопарком — это когда в транспортном средстве есть записывающее устройство, а собранные данные позже обрабатываются и анализируются. Со временем и с внедрением технологий эта система превратилась в онлайн-систему управления автопарком, когда автомобили используют программное обеспечение для подключения к серверу через Интернет и обеспечения анализа данных в реальном времени.

Онлайн-система управления автопарком позволяет повысить эффективность процессов и обязанностей, задействованных при управлении большим автопарком.

Система управления автопарком может включать такие функции, как:

  • Диагностика автомобиля и отслеживание местоположения
  • Техобслуживание автомобилей
  • Управление расходом топлива
  • Управление безопасностью
  • Управление производительностью водителя
  • Дистанционный мониторинг тахографа

Ключевые обязанности менеджера автопарка

Источник

Когда дело доходит до управления флотом, приходится выполнять множество обязанностей. Кроме того, можно легко упустить из виду, на чем следует сосредоточиться при разработке протокола управления автопарком вашей компании.

Вот почему мы составили список ключевых обязанностей, которые должны информировать вас при принятии решений по мере продвижения вперед с вашим управлением автопарком:

Документирование и регулярное обновление точных данных обо всех деталях, касающихся вашего автопарка

Пример: ведение полных записей для всех транспортных средств и обеспечение легкого доступа к информации для сотрудников, например, если им нужно найти точную дату последней смены шин конкретного транспортного средства.

Определение возможных рисков на каждом этапе процессов вашей компании и разработка способов их минимизации

Пример: Предоставление обширных политик проверки водителей, а также программ обучения безопасному вождению для минимизации дорожно-транспортных происшествий во время работы.

Просмотр записанных данных и устранение замеченных проблем во избежание дальнейших неудач

Пример: менеджеры автопарка имеют возможность анализировать общие маршруты своих водителей и предлагать им альтернативные маршруты, позволяющие избежать интенсивного движения и сократить время в пути.

Строительные процессы или стандартные рабочие процедуры, специфичные для различных ситуаций, с которыми могут столкнуться ваш автопарк и сотрудники

Пример: программа управления автопарком с подробным планом действий для таких ситуаций, как: дорожно-транспортные происшествия, поломки транспортных средств, неудачные проверки и т. Д.

Все эти обязанности взаимосвязаны. Вы не можете решить какие-либо проблемы, например, не имея задокументированных данных и регулярно обновляя их. Вот почему важно рассматривать управление автопарком как разновидность управления бизнес-процессами.

Использование программного обеспечения BPM, такого как Process Street, может помочь вам отслеживать все ваши процессы и обязанности, гарантируя, что вы не пропустите ни одного шага на своем пути.

В противном случае ручное управление всеми этими процессами может легко стать беспорядочным и дезорганизованным, особенно если все еще документируется на бумаге.

Бывший управляющий автопарком Тим Уиттенбрук подчеркнул важность использования контрольных списков для управления своим автопарком:

«С контрольным списком в моем программном обеспечении для управления автопарком я отлично справляюсь… даже с большим количеством отвлекающих факторов. Это помогает мне опередить любые потенциальные проблемы, и я могу легко управлять производительностью драйверов, когда меня нет рядом.

Мой контрольный список в программном обеспечении для управления автопарком помогает мне отслеживать прогресс. Я удостоверяюсь, что хорошо сравниваю каждый контрольный список, чтобы обеспечить бесперебойную работу флота. С помощью программного обеспечения я могу документировать каждый прогресс в цифровом виде по каждому контрольному списку ».

Process Street позволяет хранить все процессы и задачи в одном месте, а при необходимости быстро и легко вносить любые изменения.

Преимущества систем управления автопарком

Источник

Целью системы управления автопарком является мониторинг производительности и технического обслуживания транспортных средств, чтобы гарантировать, что все работает эффективно. Это позволяет компаниям снизить риски, связанные с использованием транспортных средств, повысить производительность и эффективность, снизить общие затраты и способствует соблюдению любых СОП или государственных постановлений.

Некоторые преимущества внедрения онлайн-системы управления автопарком включают:

Автоматизирует отчеты по парку и ручные задачи

Многие системы управления автопарком могут синтезировать всю записанную информацию в ежечасные, ежедневные или еженедельные отчеты о парке машин без дополнительных усилий.Эта функция позволяет вам легко получить обзор производительности ваших сотрудников и состояния автомобиля, а также иметь возможность вносить любые изменения на основе отчетов, если это необходимо.

Некоторые другие примеры ручных задач, которые можно автоматизировать с помощью системы управления автопарком:

  • Определение местонахождения определенных транспортных средств
  • Документирование квитанций на топливо, подтверждения поставок, любые другие формы
  • Составление отчетов об осмотре транспортных средств
  • Ручной вызов водителей для ETA

Увеличивает рентабельность за счет повышения топливной экономичности

В результате расширения возможностей системы управления автопарком, управляющие автопарком могут лучше понять поведение своих водителей и лучше подготовлены для управления своим автопарком. Например, менеджер автопарка сможет легко увидеть, регулярно ли работает конкретный водитель на холостом ходу и тратит ли топливо впустую, в то время как в противном случае это было бы невозможно узнать.

Некоторые системы даже ведут учет квитанций о топливе, в которых содержится дополнительная информация о привычках заправки водителем и о самом транспортном средстве. Доступ к такой информации позволяет руководству вносить изменения, чтобы минимизировать потери топлива, и отслеживать эти изменения, чтобы убедиться, что они выполняются.

Повышает безопасность и снижает количество нарушений правил вождения

С помощью системы управления автопарком вы сможете отслеживать не только привычки ваших водителей заправлять топливо, но и их поведение при вождении. Это позволяет менеджерам автопарков оценивать модели вождения отдельных водителей и, при необходимости, доводить до их сведения о любых небезопасных привычках вождения и, как следствие, сокращать количество автомобильных аварий и нарушений правил вождения во время работы.

Защищает вашу компанию и увеличивает страховые выплаты

К сожалению, не все аварии можно предотвратить, но внедрение системы управления автопарком гарантирует, что вы сможете предоставить страховым компаниям доказательства, что ваши водители не были виноваты.

Не только это, но и страховая компания может также предоставлять скидки или бонусы для компаний, которые используют системы управления автопарком, потому что они понимают, что эти компании с большей вероятностью будут придерживаться безопасных методов вождения и минимизировать количество несчастных случаев в целом. Просто спросите свою страховую компанию, предлагают ли они какие-либо стимулы, основанные на внедрении системы управления автопарком или других политиках безопасности.

Повышает удовлетворенность и лояльность клиентов

Большинство систем управления автопарком могут предоставлять клиентам более эффективные и надежные услуги с уведомлениями об ожидаемом времени прибытия и сокращенным временем ожидания. Как и в любом другом бизнесе, если клиенты получают высококачественный продукт или услугу, они, скорее всего, сохранят лояльность к вашему бизнесу и будут возвращаться.

Неважно, каким бизнесом вы занимаетесь, если вы ежедневно управляете большим парком транспортных средств, вам нужна какая-то система управления автопарком, чтобы убедиться, что ваш автопарк работает безопасно, эффективно и просто наилучшим образом. может быть. Система управления автопарком — ключ к успеху.

Посмотрите это короткое вступительное видео, чтобы понять, что такое Process Street:

Process Street — это программное обеспечение BPM с множеством функций, призванных сэкономить вам и вашей команде ненужное время и усилия.Когда дело доходит до плохого управления автопарком, многие основные проблемы связаны с плохим управлением процессами.

Имея все процессы и обязанности, необходимые для правильного управления автопарком, легко увидеть, как программное обеспечение, такое как Process Street, может упростить задачу.

В качестве примера того, как вы можете использовать Process Street для оптимизации управления автопарком, мы собрали несколько наших пользовательских шаблонов, которые мы создали для общих процессов управления автопарком.

Шаблоны управления парком

Вот список шаблонов из этой статьи, если вам нужен ярлык:

Контрольный список для внутреннего аудита управления автопарком

Аудиты важны для обеспечения соответствия вашей системы управления автопарком соответствующим внутренним или внешним политикам, государственным нормативным актам и любым связанным стандартам или требованиям.

С помощью этого индивидуального контрольного списка для внутреннего аудита управления автопарком вы можете легко следовать пошаговым инструкциям, не упуская из виду важные детали при проведении аудита.

Контрольный список для ежемесячного отчета по управлению автопарком

Ежегодно менеджер автопарка должен просматривать этот контрольный список отчетов, чтобы убедиться, что действующая система управления автопарком работает без сбоев.

Этот ежемесячный контрольный перечень отчетов по управлению автопарком охватывает внутренние стандартные операционные процедуры и позволит вам систематически оценивать текущее состояние управления автопарком, включая области, требующие улучшения.

Контрольный список безопасности водителя для управления автопарком

Автопарки без программ безопасности подвергаются финансовой опасности и, скорее всего, не соблюдают местные, государственные или федеральные правила.

Безопасность флота — это еще и социальная ответственность. Транспортные средства компании взаимодействуют с автомобильной публикой, и безопасность ваших транспортных средств напрямую влияет на других водителей на шоссе.

Этот контрольный список безопасности водителя для управления автопарком охватывает все шаги, необходимые для уменьшения опасности несчастных случаев и исправления потенциально опасных привычек вождения.

Вот еще несколько шаблонов контрольных списков, связанных с управлением автопарком, которые мы создали:

Как использовать Process Street для вашей системы управления автопарком

Использование приведенных выше шаблонов поможет вам и вашей компании сэкономить время, деньги и избавиться от головной боли, разбив все повторяющиеся процессы на краткие и простые контрольные списки.

Вы можете использовать созданные нами пользовательские шаблоны как есть или легко редактировать их, чтобы они лучше соответствовали вашим процедурам. Они могут помочь быстро научить новых сотрудников вашим процессам, свести к минимуму количество ошибок в целом и облегчить вам жизнь.

Process Street можно использовать для управления автопарком и даже больше. Это мощное программное обеспечение BPM, созданное для оптимизации рабочих процессов и экономии вашего времени и усилий.

Не стесняйтесь зарегистрироваться бесплатно, чтобы получить доступ ко всем шаблонам, которыми мы здесь поделились, и многому другому — это займет всего пару минут!

Вот еще несколько ресурсов по управлению автопарком:

А если вы хотите узнать больше о Process Street и управлении бизнес-процессами, вот несколько отличных руководств:

Использует ли ваша компания автономную или онлайн-систему управления автопарком? Есть ли другие процессы управления автопарком, которые вы бы хотели, чтобы мы встроили в шаблоны? Оставьте комментарий ниже и дайте нам знать!

Решение для управления автопарком

с JobRouter

Решение может содержать множество ценных виджетов: менеджеры автопарка могут контролировать, сколько транспортных средств в парке, сколько предварительных заказов на автомобили есть в системе или сколько шагов эскалации есть — это означает, что шаги не выполняются. отредактирован ответственными лицами в указанные сроки.Кроме того, каждый водитель транспортного средства может видеть, когда требуется следующая проверка водительских прав. Особенно интересно: обзор стоимости, который можно отфильтровать по датам или автомобилям. Он отображает затраты, возникшие при использовании транспортного средства.

Определенные вами группы лиц, например руководители отделов, могут решить, какой сотрудник должен получить автомобиль. Следовательно, они должны перейти к начальному этапу «заказать автомобиль» и выбрать соответствующего сотрудника. После этого отдел кадров будет проинформирован о выборе и сможет принять или отклонить заказ.Если заказ принят, следующим шагом будет сообщить об этом менеджеру автопарка.

Менеджер автопарка выбирает подходящие автомобили. Они предлагаются водителю, который может сравнить автомобили и выбрать один из них.

Если водитель принял предложение, об этом информируется менеджер автопарка. Он получает список дел, который можно составить заранее индивидуально. Как только он завершит все задачи, он нажимает Отправить в правом верхнем углу и закрывает экземпляр.

Как только транспортное средство будет готово к передаче, менеджер автопарка может инициировать следующий шаг: он выбирает водителя, место и время.Впоследствии водителю сообщается об этом, и он может забрать свой автомобиль.

Как менеджер автопарка вы можете в любое время создавать новые файлы для заказанных автомобилей. Все данные, относящиеся к автомобилю, можно записать в поле формы. Это, например, общие данные, такие как номерные знаки, а также данные договора лизинга, данные о сборах и страховании, а также документы на автомобиль.

Контроль водительских прав выполняется впервые, когда менеджер автопарка начинает создавать файл транспортного средства.После этого время следующей проверки (через 6 месяцев) будет рассчитано автоматически. Шаг выполнения проверки будет назначен водителю автоматически. По истечении этого срока водитель получит еще одно уведомление по электронной почте и попросит выполнить проверку водительских прав.

На отдельном этапе запуска водитель имеет возможность сообщить о повреждении или аварии. Таким образом, он может ввести время повреждения или аварии и загрузить все соответствующие документы.Менеджер автопарка может проверить документы и решить, какие документы нужно отправить в страховую. Он также может указать номер претензии и сумму ущерба на отдельном этапе. Они хранятся в базе данных.

На отдельном стартовом этапе менеджер автопарка имеет возможность назначать водителям штрафные билеты или уведомления о штрафах. Для этого просто выберите нужный драйвер, загрузите соответствующие документы и отправьте шаг. Загруженные документы будут отправлены водителю по электронной почте.Дополнительно водителю назначается этап, на котором он может подтвердить, что он оплатил штрафы за нарушение правил дорожного движения. Кроме того, загруженные документы будут храниться в отдельном архиве.

Водитель может записывать текущий пробег в JobRouter®. После отправки шага в базе данных обновляется пробег автомобиля. Таким образом, он может быть проверен автоматически, если пришло время для осмотра транспортного средства или соблюден ли оговоренный в договоре лизинга пробег.

Решение также поддерживает отмену регистрации транспортного средства.Вы можете отметить уже выполненные задачи в заранее определенном списке дел. После выбора желаемого транспортного средства и выполнения всех заданий можно просто отправить шаг. Затем автомобиль удаляется из автопарка.

С помощью таблицы вы можете искать автомобили и открывать файл с нужными автомобилями. Эта таблица содержит все сохраненные данные и документы, относящиеся к соответствующему автомобилю. С помощью таблицы вы можете искать автомобили и открывать нужный файл транспортного средства. Эта таблица содержит все сохраненные данные и документы, относящиеся к соответствующему автомобилю.

Политика флота — живой документ — тенденции рынка

Фото: pxhere

Политика флота не должна оставаться статичной. Это должен быть живой документ, который обновляется по мере возникновения новых потребностей. Вот показательный пример.

В апреле прошлого года водитель в Нью-Джерси попал в автомобильную аварию в маске N95. После нескольких часов езды в маске он потерял сознание якобы из-за кислородного голодания и врезался в деревянный столб.Он был единственным пассажиром в машине во время аварии. В то время как маска N95 фильтрует вдыхаемый и выдыхаемый воздух, при длительном использовании она, как утверждается, может затруднить дыхание из-за накопления углекислого газа в маске при выдохе, что препятствует поступлению кислорода.

Какой должна быть политика вашего автопарка в отношении ношения маски N95 при управлении транспортным средством компании? Более фундаментальный вопрос заключается в том, нужно ли водителю даже носить маску, если он единственный пассажир в автомобиле.Вам необходимо обсудить это с вашим юридическим лицом; HR; управление рисками; отделам окружающей среды, здоровья и безопасности (EHS) для их оценки.

Одно я могу сказать с уверенностью: если служащий управлял автомобилем компании, ведя дела компании в маске N95, и ударил другой автомобиль, я уверен, что найдется предприимчивый поверенный, который решительно отстаивает, что это была вина компании. и должен нести ответственность. Я обращаюсь к отрасли с просьбой пересмотреть политику вашего парка техники, чтобы убедиться, что она актуальна в сегодняшних условиях.

Политика флота должна быть живым документом

У каждого флота есть своего рода ДНК, которая состоит из процедур и правил, которые кодифицированы в корпоративной политике флота. Именно эти политики определяют тип эксплуатируемого парка и его характеристики.

Подумайте об этом. Создавая политику, например, кто имеет право управлять транспортным средством компании, вы, по сути, определяете размер своего автопарка. По моему опыту, лучше всего управляемый флот — это тот, который придерживается письменной политики в отношении флотилии.Важно, чтобы политика автопарка отражала общую бизнес-стратегию компании, но, что еще важнее, она должна быть актуальной.

Политика в отношении автопарка должна постоянно пересматриваться, чтобы гарантировать, что она не устареет из-за меняющихся условий ведения бизнеса, которые могут сделать компанию уязвимой для новых рисков.

Чтобы быть в курсе изменений в бизнес-среде, регулярно пересматривайте политику парка машин, чтобы она оставалась актуальной. Иногда обстоятельства бывают непредвиденными и не зависящими от нас, что первоначально потребует внесения изменений в процедуры, которые впоследствии могут быть институционализированы в качестве официальной политики в отношении автопарка.

Сегодняшняя пандемия является ярким примером того, как сегодняшняя политика в отношении флота оказывается крайне неадекватной для удовлетворения потребностей нового флота, вызванных кризисом в области здравоохранения. Автопарки находятся на передовой в борьбе с глобальной пандемией COVID-19, и ваша политика должна быть актуальной. Пункт об общих обязанностях OSHA требует, чтобы работодатели обеспечивали рабочее место, свободное от признанных опасностей, которые могут привести к смерти или серьезному физическому ущербу, под которые подпадет COVID-19. Для многих сотрудников служебный автомобиль — это рабочее место.Как менеджер автопарка, ваша миссия состоит в том, чтобы установить политики и процедуры для снижения потенциальных инфекций среди тех, кто использует активы автопарка, и минимизировать риск распространения вируса среди других, с которыми взаимодействуют водители.

В большинстве политик в отношении автопарка не обсуждается необходимость соблюдения политики и рекомендаций в отношении санитарии для транспортных средств. Как только пандемия осталась позади, стоит ли вам рассмотреть вопрос о включении этих руководящих принципов в политику вашего флота?

Аналогичным образом, следует ли вам рассмотреть вопрос о расширении правил санитарии, включив в них оборудование, перевозимое в транспортных средствах компании, которое водители используют для выполнения требований автопарка, например карманные компьютеры, сканеры и ящики для инструментов? Если вы управляете автопарком, следует ли вам управлять им так же, как до пандемии, или же сегодняшние процедуры должны стать новой политикой автопарка?

Вот еще один пример: в ответ на пандемию многие автопарки ограничивают транспортировку рабочих бригад на одном автомобиле к месту работы. Поскольку «социальное дистанцирование» доказало свою эффективность в замедлении распространения вируса COVID-19, следует ли обновить политику в отношении автопарка, чтобы дать руководителям на местах рекомендации по количеству сотрудников, разрешенных на одно транспортное средство?

Разработка политики автопарка — совместная работа

Исторически сложилось так, что отрасль управления автопарком всегда находится в состоянии постоянных изменений, и тем более сегодня в результате появления новых технологий безопасности и связи, нормативных требований и деловых практик, требующих адаптации политики автопарка .

При разработке или переоценке политик в отношении парка транспортных средств необходимо решить множество проблем, и эти проблемы будут варьироваться в зависимости от компании. Таким образом, вы должны добиваться участия всех затронутых отделов, таких как отдел закупок; EHS; управление рисками и человеческие ресурсы, в дополнение к группам пользователей транспортных средств, таким как продажи и операции.

Привлечение всех этих заинтересованных сторон к процессу принятия решений увеличивает вероятность поддержки политики. Также важно добиться такого участия, чтобы политика была всеобъемлющей и чтобы важные компоненты не были случайно упущены.

Не только политики в отношении автопарка структурируют то, как вы управляете своим автопарком и как вы управляете своими транспортными активами; они также служат источником справочных материалов для водителей и их менеджеров, которые могут проконсультироваться, когда на вопрос требуется быстрый ответ.

Таким образом, политика автопарка должна быть гибкой, чтобы ее можно было изменять с учетом меняющихся приоритетов бизнеса. Во время кризиса, такого как нынешняя пандемия, лучше всего разработать перспективный план действий. Вам нужно знать, что вы собираетесь делать, а затем действовать активно для достижения этих целей.

Сообщите мне, что вы думаете.

[адрес электронной почты защищен]

.

Похожие записи

Вам будет интересно

Незаконное получение прибыли: УК РФ Статья 171. Незаконное предпринимательство / КонсультантПлюс

Что такое дисциплинарные взыскания: Виды дисциплинарных взысканий по ТК РФ

Добавить комментарий

Комментарий добавить легко