Кадровый портал — Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

образец, структура и порядок заполнения на предриятиии

В каждой организации ведут журнал регистрации входящих документов. Без него полноценное управление на предприятии становится невозможным. Это необходимо для того, чтобы грамотно следить за поступающей корреспонденцией. При этом руководство само может выбирать, в какой форме вести такие журналы.

Для решения каких задач заводят журнал регистрации входящих документов?

• Проведение продуктивной справочной работы с важными бумагами.
• Контроль внешней и внутренней работы сотрудников
• Приведение в действие решений руководства в указанное время.
• Учёт, систематизация и грамотная обработка поступающей корреспонденции.

Заполнение журнала регистрации входящих документов – работа, выполняемая офис-менеджером, дело-производителем или референтом, секретаря. Если такие сотрудники отсутствуют на предприятии, руководитель может сам назначить человека, который отвечает за заполнение таких бумаг.

Самостоятельно руководство занимается решением вопросов по:

• Количеству граф в журналах.
• Регистрационным формам входящей документации. Она бумажная или электронная.

Регистрация входящих документов в бумажной форме

Это книга, которая изготавливается на предприятиях типографским способом. Она выполняется в формате А4. На каждой странице таблица.

В журнале информация о входящих документах вписывается с левой и правой стороны. Пишется всё ручкой, допускается применение чернил чёрного или фиолетового, синего или голубого цвета. Рекомендуется использовать шариковые ручки, они способствуют сохранению информации на больший срок.

Узнать, как составить доверенность на право подписи документов и скачать ее образец, вы можете тут.

Регистрация входящих документов в электронной форме

Для этого тоже назначается ответственное лицо. Оно использует привычный файл для внесения изменений. Поддержка проводится для следующих форматов: docx, doc, xls.

На бумаге журналы не дублируют.

Поиск интересующих бумаг упрощается благодаря электронным формам, по сравнению с другими вариантами ведения. Единственные искажения  возникают в данных по резолюциям и исполнителям, датам поступления писем. Потому бумажные варианты считаются предпочтительным вариантом.

Доверенность на получение трудовой книжки при увольнении сотрудника: зачем нужна и как правильно составить документ – читайте в этой статье.

Электронный документооборот

Система электронного документооборота – это способ, облегчающий регистрацию входящей документации.

Отдельную карточку создают для каждого документа. Исполнение резолюции чётко контролируется обеими сторонами.

Единственная опасность такого документооборота – в том, что к документам иногда получают доступ лица, не имеющие отношения к конкретному запросу. Злоумышленники с большей вероятностью взломают базу, даже если у каждого сотрудника будет отдельная страничка с паролем.

Крупные организации нашли выход для ограничения доступа к важной информации для посторонних лиц. Бумажные журналы для регистрации входящей документации ведутся в каждом из структурных подразделений.

О графах журнала регистрации

В журнале регистрации входящих документов основными станут графы:

• С указанием на исполнителя.
• Содержательной части
• Корреспондентских данных
• Разновидности деловых бумаг
• Даты
• Регистрационного номера.

Регистрация требует присвоения номеров для всех входящих бумаг. Это надпись из цифр и букв.

Трёхчастная структура предпочтительна при заполнении:

1. Цифра с кодом структурных подразделений по штатному расписанию идёт вначале.
2. Второй символ изображает номер самого журнала.
3. Последним стоит порядковый номер по документу.

Для разделения цифр используют косую черту или тире.

В дате пишут день, месяц и год, когда деловая бумага поступила в организацию. Дата и регистрационные номера прописываются справа, в нижней части.

Корреспонденция входящего вида бывает внешней или внутренней.

К основным типам бумаг относят:

• Текст справок и распоряжений.
• Записки с объяснениями.
• Записки служебного вида
• Заявления, телеграммы
• Письма

Составителей документации называют корреспондентами. Не обойтись без указания полного наименования организации, инициалов и фамилий. Исполнители – это те, кого руководители назначают для решения вопроса, указанного в тексте.

Как составить отчет о среднесписочной численности работников по предприятию, вы можете узнать в материалах нашей новой публикации.

Что на счёт дополнительных граф?

• Исполнительной отметки.
• Резолюции

Внесение двух этих пунктов поможет контролировать решение значимых вопросов, обозначенных в тексте.

В журнале регистрации резолюцию прописывают полностью. Благодаря этой информации легче отследить, как выполняются поручения. По итогам ознакомления с документом и определённых действий ставят отметку. Не рекомендуется ставить слова «выполнено». В будущем из-за этого возникают неприятные ситуации.

Дата резолюции – ещё одно необходимое дополнение. Это помогает узнать, в какой именно день руководитель занимался рассмотрением документа. И эта дата может не совпадать с датой регистрации бумаги.

Это актуально в ситуациях, когда по какой-то причине решение проблемы затягивается. И вина за это лежит на руководителе, который вовремя не занялся рассмотрением.

Есть ещё графы, которые включаются по желанию руководителей:

1. Сколько листов входит в документ?
2. Каким способом деловая бумага была доставлена?
3. Что можно сказать в примечаниях?
4. В каком по номеру деле описан документ и его вопрос?

Образец журнала регистрации входящих документов:

Заполнение журнала: по каким правилам это делается?

Организация указывает название и дату на титуле перед тем, как приступить к работе. Дата окончания пишется в тот же самый момент, когда та или иная книга заполняется полностью.

Вторая и третья страница в журнале должны содержать сведения о лицах, на которых лежит ответственность за заполнение. Пишутся периоды работы, фамилии и имена, ставятся личные подписи.

Регистрация документов начинается с четвёртой страницы. Книга нумеруется до начала работы. Запрещено выдёргивать даже одну страницу. Хранится документ на протяжении 5 лет. Прошивка не обязательна, поскольку к документам полной отчётности журналы не относятся.

Основные принципы регистрации входящей корреспонденции

• В пределах одного года нумерация ставится только сквозная.
• Информация допускается только полная. Смысл документа теряется, если данные приводятся лишь сокращённо.
• Однократность. Через регистрацию проходят только один раз. В этот момент документам присваиваются уникальные номера.
• Соблюдение сроков. Регистрация проводится в тот же день, когда деловая бумага поступает в организацию. Срок увеличивается до 3 дней, но только в исключительных случаях.

Не знаете, как заполнить журнал регистрации входящих документов – скачать образец вы можете по следующей ссылке.

Формы регистрации

Документация, для которой регистрация не обязательна:

1. Материалы информационного характера.
2. Копии распоряжений государственных органов, постановлений и нормативной документации.
3. «Личные» пакеты с соответствующей пометкой
4. Журнальные, брошюрные бумаги и книги, другая печатная продукция.
5. Программные описания конференций, совещаний и семинаров, приглашения на мероприятия.
6. Телеграммы и письма с поздравлениями.
7. Письма с рекламным содержанием.
8. Информационно-справочная документация.

В какой срок необходимо зарегистрировать ООО в налоговой и каковы последствия несоблюдения сроков регистрации, вы можете прочесть, перейдя по ссылке.

О журнальной форме

Применяется, если первостепенное значение у учёта. Тогда регистрация проводится для документов с наибольшей ценностью. У каждой организации свои ценные бумаги, требующие этой процедуры. Журнальные системы актуальны для работы с документами ограниченного действия.

Это касается конфиденциальных данных. Форму журналов разрабатывают для каждого вида деловых бумаг. Дробность сведений о документе имеет разную степень.

При незначительном документообороте выбирают журнальные формы. Если объёмы увеличиваются – такая система обрастает рядом недостатков. Одновременное ведение всех документов доступно только одному человеку. Процесс регистрации отнимает слишком много времени, когда  информации становится слишком много.

Невозможно организовать контроль за исполнением важных решений.

Автоматизированная и карточная формы

С помощью карточной системы легко преодолевается ряд недостатков, указанных ранее. В картотеках сведения располагаются в любой удобной последовательности. Несколько человек занимаются работой одновременно. В самом учреждении отдельно устанавливают формы, по которым проводится заполнение карточек.

Автоматизированные процессы регистрации на компьютере становятся наиболее востребованным решением для современных предприятий. Регистрация ведётся на разных рабочих местах. Сведения о документах вносятся в единую базу данных.

Предприятия и номенклатура дел

Номенклатура дел – это перечень по делам, которые заводятся в организации. Указываются сроки хранения. Оформление проводится только в порядке, установленном законодательно.

Сюда входят дела относительно структурных подразделений. То же касается журналов регистрации. Только печатные издания и научно-технические документы – не одна из частей номенклатуры.

Секретарь-референт ответственен за её составление. Эта же функция возлагается на архивиста предприятия, ответственного за работу со всеми документами. Наименования структур подразделения служат разделами. Если их нет – используют обозначения направлений деятельности, должностей руководителей или специалистов.

Как изменить основной ОКВЭД ООО и какие документы для этого нужны – читайте в новой юридической статье.

Дополнительные правила

Телеграммы на предприятии принимаются под расписку. Это касается и входящей, и исходящей документации. Правила регистрации остаются такими же, что и у всех писем.

Руководство компании рассматривает телеграммы, при необходимости – решает обозначенные в них вопросы. Получатель применяет бланк или журнал для переноса текста телеграммы.

При поступлении писем в электронной форме они сразу заносятся в систему. Отдельная карточка с регистрационными данными заводится для каждого письма. С сопроводительным письмом к файлу присылаются оригиналы.

Допускается применение специального программного обеспечения для упрощения регистрационных процедур. Легко ставится на персональных компьютерах. В базе данных хранятся все карточки, в них и вносятся сведения в случае необходимости.

Содержание и внешний вид карточки бывают разными в программах, но суть остаётся одинаковой. Не доставляет хлопот самостоятельное изменение существующих реквизитов. Или же изменение внешнего вида.

Формы регистрации в электронном виде при желании легко распечатать на бумаге. Автоматизированные системы в эксплуатации удобнее, но никто не заставляет отказываться от бумажной формы ведения документов. Правила по оформлению документов рекомендуется закреплять в локальных нормативных актах.

Больше информации о том, как зарегистрировать входящий документ в электронном журнале на компьютере, содержится в следующем видео:

Не забудьте добавить «FBM.ru» в источники новостей

Бумажная выписка из журнала входящей корреспонденции в Excel

Бумажную выписку / копию электронного документа просто оформить и удостоверить. Только для официального удостоверения необходимо проверить, в каком регламентирующем документе организации закрепляется порядок регистрации поступающих документов в форме простой электронной таблицы Excel, внесено ли название и электронная форма представления этого журнала в номенклатуру дел, как контролируются права доступа к нему. То есть этот журнал, который ведется по годам в форме таблицы Excel, должен быть официальным документом организации.

Далее необходимо четко определить, какая инстанция, какой контролирующий и регулирующий орган (внутренний контроль или внешний регулятор) запросили выписку, потому что для представления в контролирующие органы часто требуется ­удостоверение выписки / копии документа подписью руководителя и печатью организации.

Во всяком случае, выписку готовит секретарь, на чьем рабочем месте ведется журнал. Выписка – это копия части текста документа. Поэтому рекомендуем секретарю создать новый файл Excel (например, с именем «выписка»), скопировать в него ­выделенный фрагмент журнала, а выше оформить в файле название вида документа:

Ниже скопированных из журнала учетно-регистрационных данных (часть таблицы с необходимыми сведениями), лучше на следующей строчке или через 1-2 строки, нужно оформить реквизиты заверительной надписи (как показано в Примере 2).

Файл с именем «Выписка из журнала регистрации поступающих документов» сохраняется (желательно в той же папке, где хранится основной журнал), распечатывается на бумаге и удостоверяется личной подписью секретаря (или иного уполномоченного лица). Далее от руки и той же ручкой, что и личная подпись, оформляется дата выписки.

В Примере 2 мы показали заверительную надпись, которая состоит не только из элементов, рекомендуемых ГОСТ Р 6.30-2003, но и включили в нее местоположение оригинала, из которого делается выписка, как того требует Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х. Это повышает ее достоверность и статус как бумажной копии электронного документа.

Заверительная надпись может быть и целиком оформлена от руки.

Выписка из журнала входящей корреспонденции образец

Статьи по теме

Довольно часто секретарю приходится оформлять выписки из документов для партнерских организаций, надзорных органов, сотрудников компании и других лиц. При этом работать приходится с внутренними документами, содержание которых может составлять коммерческую тайну, да и составить выписку не так просто. Разберемся в нашем материале, какие требования к ней предъявляют.

Выписка из документации состоит из воспроизведенной части или нескольких частей внутреннего документа, оформленного в письменном виде. Чаще всего такие выписки нужны тогда, когда нельзя передать третьим лицам весь документ. Если ни конфиденциальности, ни объема нет, достаточно копии. Выписка – это с точки зрения исполнителя делопроизводственный аналог копии документа, который оформляется, если есть такая потребность.

Это может быть связано с наличием в нем такой информации, которая составляет для компании коммерческую тайну. Другой случай, когда пригодится выписка, относится к документам большого объема. В этом случае весь документ просто не нужен просителю, а достаточно лишь той части, которая содержит нужную информацию.

При этом сразу же становится понятно, что необходимо получить четкий запрос от сторонней организации или заинтересованного лица, какая информация ему нужна.

Выписки заверяют подписью аналогично копиям документов, о чем должно быть требование в инструкции по делопроизводству компании. Можно предусмотреть разный порядок заверения выписки для внутреннего пользования и для сторонней организации. Во втором случае печать организации обязательно, а в первом можно обойтись остальными реквизитами.

Читайте в электронном журнале:

Некоторые ведомства устанавливают жесткие требования к оформлению выписки из отдельных документов, но для частной компании эти требования необязательны. Достаточно будет учесть главные принципы формирования этого типа документа.

Обратите внимание, что на выписке из документа секретарь должен указать номер и дату внутренней регистрации оригинала документа, на который оформляется выписка. Также помните, что личная подпись руководителя или автора документа не нужна для оформления выписки.

Выписку оформляют на обычном листе, оставляют полностью шапку документа со всеми реквизитами за одним исключением: в название добавляют перед видом документа слова:

«Выписка из приказа»

В выписке из документа обязательно нужно оставить как есть регистрационный номер и дату исходного документа.

Вступительную часть документа, например, преамбулу приказа по основной деятельности или причины издания приказа по личному составу, нужно также оставить без редактирования и полностью внести в выписку.

А вот распорядительную часть нужно сократить, оставив лишь существенные стороны документа, которые относятся к запросу. Например, можно оставить один или несколько пунктов приказа.

Затем в выписку вносят должность лица, которое учредило (издало) приказ, ФИО или инициалы и фамилию без подписи.

Особенностью этого формата предоставления информации о внутренних документах компании является необходимость ответственному лицу заверить выписку. Заверение оформляется следующим образом. В самом конце документа ставится запись «Верно», указывается дата заверения, должность, расшифровка подписи ответственного лица (чаще всего это секретарь), подпись и печать компании.

Выписка становится юридически значимым документом только после заверения.

Шаг 1. Изучите исходный документ

Определите, какая часть документа-оригинала нужна.

Шаг 2. Выделите цитаты

В выписке нельзя менять формулировки, цитаты должны точно совпадать с исходным документом. Выделите и скопируйте всю необходимую информацию, включая реквизиты документа.

Шаг 3. Оформите выписку

Перепишите заголовок документа по образцу выше, вставьте выбранные цитаты из исходника, реквизиты документа (дату, номер, ответственное лицо).

Шаг 4. Заверьте

Когда выписка готова, заверьте ее. Это обязанности секретаря или кадрового работника, если бывший сотрудник подал запрос по поводу работы в вашей организации.

Разместите печать и подпись руководителя компании, если это предусмотрено локальным нормативным актом по делопроизводству.

В каждой организации ведут журнал регистрации входящих документов. Без него полноценное управление на предприятии становится невозможным. Это необходимо для того, чтобы грамотно следить за поступающей корреспонденцией. При этом руководство само может выбирать, в какой форме вести такие журналы.

Для решения каких задач заводят журнал регистрации входящих документов?

• Проведение продуктивной справочной работы с важными бумагами.
• Контроль внешней и внутренней работы сотрудников
• Приведение в действие решений руководства в указанное время.
• Учёт, систематизация и грамотная обработка поступающей корреспонденции.

Самостоятельно руководство занимается решением вопросов по:

• Количеству граф в журналах.
• Регистрационным формам входящей документации. Она бумажная или электронная.

Регистрация входящих документов в бумажной форме

Это книга, которая изготавливается на предприятиях типографским способом. Она выполняется в формате А4. На каждой странице таблица. Работодатель самостоятельно выбирает, какие графы, в каком количестве вписывать.

Узнать, как составить доверенность на право подписи документов и скачать ее образец, вы можете тут.

Регистрация входящих документов в электронной форме

Для этого тоже назначается ответственное лицо. Оно использует привычный файл для внесения изменений. Поддержка проводится для следующих форматов: docx, doc, xls. На бумаге журналы не дублируют.

Поиск интересующих бумаг упрощается благодаря электронным формам, по сравнению с другими вариантами ведения. Единственные искажения возникают в данных по резолюциям и исполнителям, датам поступления писем. Потому бумажные варианты считаются предпочтительным вариантом.

Доверенность на получение трудовой книжки при увольнении сотрудника: зачем нужна и как правильно составить документ – читайте в этой статье.

Электронный документооборот

Система электронного документооборота – это способ, облегчающий регистрацию входящей документации.

Отдельную карточку создают для каждого документа. Исполнение резолюции чётко контролируется обеими сторонами.

Крупные организации нашли выход для ограничения доступа к важной информации для посторонних лиц. Бумажные журналы для регистрации входящей документации ведутся в каждом из структурных подразделений. А в электронной форме хранятся распоряжения или приказы от руководства.

О графах журнала регистрации

В журнале регистрации входящих документов основными станут графы:

• С указанием на исполнителя.
• Содержательной части
• Корреспондентских данных
• Разновидности деловых бумаг
• Даты
• Регистрационного номера.

Регистрация требует присвоения номеров для всех входящих бумаг. Это надпись из цифр и букв.

Трёхчастная структура предпочтительна при заполнении:

1. Цифра с кодом структурных подразделений по штатному расписанию идёт вначале.
2. Второй символ изображает номер самого журнала.
3. Последним стоит порядковый номер по документу.

Для разделения цифр используют косую черту или тире.

В дате пишут день, месяц и год, когда деловая бумага поступила в организацию. Дата и регистрационные номера прописываются справа, в нижней части.

Корреспонденция входящего вида бывает внешней или внутренней.

К основным типам бумаг относят:

• Текст справок и распоряжений.
• Записки с объяснениями.
• Записки служебного вида
• Заявления, телеграммы
• Письма

Составителей документации называют корреспондентами. Не обойтись без указания полного наименования организации, инициалов и фамилий. Исполнители – это те, кого руководители назначают для решения вопроса, указанного в тексте.

Как составить отчет о среднесписочной численности работников по предприятию, вы можете узнать в материалах нашей новой публикации.

Что на счёт дополнительных граф?

• Исполнительной отметки.
• Резолюции

Внесение двух этих пунктов поможет контролировать решение значимых вопросов, обозначенных в тексте. Такие надписи относят к способам административного воздействия. С их помощью указывают фамилии исполнителей, конкретные поручения.

Дата резолюции – ещё одно необходимое дополнение. Это помогает узнать, в какой именно день руководитель занимался рассмотрением документа. И эта дата может не совпадать с датой регистрации бумаги.

Это актуально в ситуациях, когда по какой-то причине решение проблемы затягивается. И вина за это лежит на руководителе, который вовремя не занялся рассмотрением.

Есть ещё графы, которые включаются по желанию руководителей:

1. Сколько листов входит в документ?
2. Каким способом деловая бумага была доставлена?
3. Что можно сказать в примечаниях?
4. В каком по номеру деле описан документ и его вопрос?

Образец журнала регистрации входящих документов:

Журнал регистрации входящей корреспонденции по предприятию. Образец журнала регистрации входящих документов ОАО Афиша.

Заполнение журнала: по каким правилам это делается?

Организация указывает название и дату на титуле перед тем, как приступить к работе. Дата окончания пишется в тот же самый момент, когда та или иная книга заполняется полностью.

Вторая и третья страница в журнале должны содержать сведения о лицах, на которых лежит ответственность за заполнение. Пишутся периоды работы, фамилии и имена, ставятся личные подписи.

Основные принципы регистрации входящей корреспонденции

• В пределах одного года нумерация ставится только сквозная.
• Информация допускается только полная. Смысл документа теряется, если данные приводятся лишь сокращённо.
• Однократность. Через регистрацию проходят только один раз. В этот момент документам присваиваются уникальные номера.
• Соблюдение сроков. Регистрация проводится в тот же день, когда деловая бумага поступает в организацию. Срок увеличивается до 3 дней, но только в исключительных случаях.

Не знаете, как заполнить журнал регистрации входящих документов – скачать образец вы можете по следующей ссылке.

Формы регистрации

Документация, для которой регистрация не обязательна:

1. Материалы информационного характера.
2. Копии распоряжений государственных органов, постановлений и нормативной документации.
3. «Личные» пакеты с соответствующей пометкой
4. Журнальные, брошюрные бумаги и книги, другая печатная продукция.
5. Программные описания конференций, совещаний и семинаров, приглашения на мероприятия.
6. Телеграммы и письма с поздравлениями.
7. Письма с рекламным содержанием.
8. Информационно-справочная документация.

В какой срок необходимо зарегистрировать ООО в налоговой и каковы последствия несоблюдения сроков регистрации, вы можете прочесть, перейдя по ссылке.

О журнальной форме

Применяется, если первостепенное значение у учёта. Тогда регистрация проводится для документов с наибольшей ценностью. У каждой организации свои ценные бумаги, требующие этой процедуры. Журнальные системы актуальны для работы с документами ограниченного действия.

Это касается конфиденциальных данных. Форму журналов разрабатывают для каждого вида деловых бумаг. Дробность сведений о документе имеет разную степень.

При незначительном документообороте выбирают журнальные формы. Если объёмы увеличиваются – такая система обрастает рядом недостатков. Одновременное ведение всех документов доступно только одному человеку. Процесс регистрации отнимает слишком много времени, когда информации становится слишком много.

Невозможно организовать контроль за исполнением важных решений.

Журнальная форма регистрации входящей документации.

Автоматизированная и карточная формы

Автоматизированные процессы регистрации на компьютере становятся наиболее востребованным решением для современных предприятий. Регистрация ведётся на разных рабочих местах. Сведения о документах вносятся в единую базу данных.

Предприятия и номенклатура дел

Номенклатура дел – это перечень по делам, которые заводятся в организации. Указываются сроки хранения. Оформление проводится только в порядке, установленном законодательно.

Сюда входят дела относительно структурных подразделений. То же касается журналов регистрации. Только печатные издания и научно-технические документы – не одна из частей номенклатуры.

Как изменить основной ОКВЭД ООО и какие документы для этого нужны – читайте в новой юридической статье.

Дополнительные правила

Телеграммы на предприятии принимаются под расписку. Это касается и входящей, и исходящей документации. Правила регистрации остаются такими же, что и у всех писем.

Руководство компании рассматривает телеграммы, при необходимости – решает обозначенные в них вопросы. Получатель применяет бланк или журнал для переноса текста телеграммы.

При поступлении писем в электронной форме они сразу заносятся в систему. Отдельная карточка с регистрационными данными заводится для каждого письма. С сопроводительным письмом к файлу присылаются оригиналы.

Содержание и внешний вид карточки бывают разными в программах, но суть остаётся одинаковой. Не доставляет хлопот самостоятельное изменение существующих реквизитов. Или же изменение внешнего вида.

Формы регистрации в электронном виде при желании легко распечатать на бумаге. Автоматизированные системы в эксплуатации удобнее, но никто не заставляет отказываться от бумажной формы ведения документов. Правила по оформлению документов рекомендуется закреплять в локальных нормативных актах.

Больше информации о том, как зарегистрировать входящий документ в электронном журнале на компьютере, содержится в следующем видео:

Бумажную выписку / копию электронного документа просто оформить и удостоверить. Только для официального удостоверения необходимо проверить, в каком регламентирующем документе организации закрепляется порядок регистрации поступающих документов в форме простой электронной таблицы Excel, внесено ли название и электронная форма представления этого журнала в номенклатуру дел, как контролируются права доступа к нему. То есть этот журнал, который ведется по годам в форме таблицы Excel, должен быть официальным документом организации.

Далее необходимо четко определить, какая инстанция, какой контролирующий и регулирующий орган (внутренний контроль или внешний регулятор) запросили выписку, потому что для представления в контролирующие органы часто требуется ­удостоверение выписки / копии документа подписью руководителя и печатью организации.

Во всяком случае, выписку готовит секретарь, на чьем рабочем месте ведется журнал. Выписка – это копия части текста документа. Поэтому рекомендуем секретарю создать новый файл Excel (например, с именем «выписка»), скопировать в него ­выделенный фрагмент журнала, а выше оформить в файле название вида документа:

Ниже скопированных из журнала учетно-регистрационных данных (часть таблицы с необходимыми сведениями), лучше на следующей строчке или через 1-2 строки, нужно оформить реквизиты заверительной надписи (как показано в Примере 2).

Файл с именем «Выписка из журнала регистрации поступающих документов» сохраняется (желательно в той же папке, где хранится основной журнал), распечатывается на бумаге и удостоверяется личной подписью секретаря (или иного уполномоченного лица). Далее от руки и той же ручкой, что и личная подпись, оформляется дата выписки.

В Примере 2 мы показали заверительную надпись, которая состоит не только из элементов, рекомендуемых ГОСТ Р 6.30-2003, но и включили в нее местоположение оригинала, из которого делается выписка, как того требует Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х. Это повышает ее достоверность и статус как бумажной копии электронного документа.

Заверительная надпись может быть и целиком оформлена от руки.

Составьте форму журнала регистрации входящих документов образец. Журнал регистрации документов образец

Об имеющихся в делопроизводстве определенных правилах уже было сказано раньше, и начат рассказ в предыдущей статье. В случае если знакомство с темой начато вами именно с этой статьи, то для более полного уяснения вопроса необходимо вернуться и перечитать предыдущую. Кроме того, весьма полезной может быть информация о .

На современном этапе правила делопроизводства допускают регистрацию входящей корреспонденции как в бумажном журнале, так и на карточках (бумажных или в электронном виде с помощью СЭД). Чтобы осознанно сделать выбор в пользу подходящей именно вам формы регистрации, стоит рассмотреть преимущества и недостатки каждого.

Регистрация входящих документов в бумажном журнале

Для такого вида регистрации входящих документов изначально использовали простой бумажный журнал. Нормативно-правовые акты, касающиеся делопроизводства, не устанавливают его конкретную форму, предоставляя, таким образом, каждой организации свободу действий. Компания также сама решает, в каких журналах, и какого рода документы будут регистрироваться.

Как правило, руководствуются следующими принципами:

• для исходящих, входящих и внутренних документов создают отдельные журналы регистрации;
• на практике чаще всего стараются не смешивать отдельные категории документов при регистрации: например, деловые письма, приказы (при этом по личному составу всегда отдельно от ), акты, протоколы, договоры, и др.;
• регистрирование документации проводят в одном месте;
• если группа достаточна большая, то допустимо разбить ее еще на несколько подгрупп, например, входящие письма из какой-либо конкретной организации, филиала или по тематике (определенному вопросу).

Ниже вашему вниманию представлен образец журнала регистрации входящей документации, и продемонстрирован пример его заполнения (допустима корректировка, добавление некоторых граф или их названий):

Достаточно часто можно встретить графы о наличии приложения в документе, количестве листов, о содержании поручения и о том, в какие сроки его необходимо исполнить.

Пожалуй, самый главный недостаток такого журнала — неэффективность справочной работы. Потому что для получения о нужном документе какой-либо информации придется последовательно и внимательно изучать каждую страницу журнала, что может занять достаточно длительное время.

• объем документооборота достаточно мал, когда количество входящих документов едва достигает нескольких сотен за год;
• для отдельной категории документов специальным нормативно-правовым актом установлена именно такая форма регистрации;
• необходимо обеспечить дополнительную надежность и защиту данных, особо ценных документов, чаще всего они имеют длительный срок хранения.

Регистрация входящей документации в электронном журнале

Значительно более продуктивной и удобной, а кроме того занимающей гораздо меньше времени, является регистрация входящей корреспонденции в электронном журнале. Притом, что заполнение формы происходит по аналогии. На каждую отдельную группу документов создается отдельный файл.

Несомненный плюс заключается в экономии времени и гораздо более быстром поиске необходимой информации, даже если все записи ведутся в формате.doc или.xls. Используя функции поиска и фильтра, вы можете по заданным параметрам (к примеру, автор, номер, содержание и т. д.) в любой момент найти все, что нужно.

Нет никакой необходимости распечатывать электронный журнал или дублировать его в бумажном варианте, что, кстати говоря, до сих пор многими практикуется. Бумажный вариант может понадобиться только в том случае, если необходимо проставить подпись исполнителя, чтобы иметь на руках доказательство направления на исполнение определенного документа.

Регистрационные карточки в СЭД

Самый современный и удобный подход — это регистрация документов в , но для этого необходимо иметь уже настроенную и используемую СЭД. Далее в ней просто создается шаблон регистрационной карточки (РК) и при необходимости заполняются только поля. В зависимости от требований, которые предъявляет организация, и применяемой ею системы электронного документооборота внешний вид и построение карточки может различаться.

О преимуществах и уже было рассказано достаточно подробно, кто интересуется, тот может прочитать. Резюмировав все сказанное, можно сказать кратко только одно — это крайне удобная система поиска и одновременно регистрации в единой базе несколькими исполнителями. Кроме того, есть функции проверки регистрации каждого документа на повторность и возможности контролировать работу с любым документом на любом этапе, а так же возможность составлять отчеты автоматизировано и много других полезных приложений и функций.

В тех случаях, когда форма регистрации в бумажном журнале не подходит, а СЭД не установлена, то допустим вариант с использованием бумажных карточек. Некоторое неудобство заключается в том, что их необходимо классифицировать и систематизировать, используя различные основания, например порядковый номер, автор и т.д.

Подводя итог всему сказанному, в заключение совет следующий: регистрацию входящей корреспонденции целесообразнее всего вести в электронной системе документооборота. Если его установка и внедрение недоступно организации по каким-либо причинам (например, финансовые), то стоит отдать предпочтение электронному журналу в формате Word, Excel. Использование бумажных журналов и карточек давно себя изжило, устарело и попросту неэффективно.

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто.

ФАЙЛЫ

Значение

Фиксация факта отправки какой-либо бумаги не менее важна, чем фиксация факта его принятия. Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем. От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции.

Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам. С таким журналом ее можно будет легко оформить в единое дело, с номерами, датами и перечнем ответственных лиц.

Требования к заполнению

Журнал регистрации исходящих документов, как и все остальные журналы этого типа, имеет в своем составе два части: обложку и страницы. На обложке написаны название, дата начала и окончания ведения (вторую удобно проставлять при завершении документа), наименование организации, другие основные реквизиты. Основная часть должна:

• Быть представлена одинаковыми страницами (даны в прикрепленном бланке и образце журнала).
• Прошиваться. Для удобства архивирования страницы прикалываются в двух-трех местах. Таким образом, когда журнал заканчивается, его удобно помещать в папки.
• Также каждая из страниц журнала должна быть пронумерована.
• Завершаться визой руководства. В конце количество страниц считается, сверяется. На самой последней странице документа – оборотной части обложки – проставляется количество страниц. Руководитель организации здесь же ставит свою подпись, печать.

В делопроизводстве существует правило: не производить регистрацию неподписанного документа. Только после подписи лица, которое имеет на это право, документ приобретает юридическую силу и может быть занесен в реестры.

Хранится документ 3 года (если сотрудники организации не работают в неблагоприятных условиях труда), а затем специально созванная экспертно-проверочная комиссия проверяет ценность документа. Если он не представляет ценности для дальнейшего использования и не может являться доказательством при спорах, следственных и судебных разбирательствах, то его уничтожают. Естественно, заполняя при этом акт об уничтожении документов.

Какие данные указывать при заполнении

Журнал устроен достаточно просто: обложка плюс таблица. Последняя представлена графами, в которых должны быть указаны:

• Дата документа. Исходящие письма принято располагать в хронологическом порядке. Это значительно упрощает поиск деловой переписки. Датой считается день подписания.
• Регистрационный номер исходящей документации. Первый исходящий документ с начала журнала – 1, второй – 2 и т.д. Обычно документ ведется с начала календарного года, как и начинаются регистрационные номера.
• Адресат.
• Краткое содержание. Это может быть название и номер документа или просто вопрос, по которому ведется переписка. На практике часто выходит, что письма маленького объема (в несколько строк) могут вообще не иметь наименования. Тогда это графа остается пустой.
• Кем подписана исходящая бумага.
• Исполнитель.
• Отметка о направлении копии исходящего письма в дело.
• Сведения об отправке документа. Здесь записываются данные, которые не подпадают под категорию других граф, но необходимы для ориентировки в журнале.

Каждое исходящее деловое письмо должно быть описано в собственной строке. Если к заполняющему документ работнику поступает сразу несколько писем, то регистрировать их следует по убыванию значимости. Номер и дата каждой бумаги располагается в отдельной строке.

Заполнение журнала в электронном виде неприемлемо, так как в нем должен расписываться исполнитель, ставится отметка о прикреплении копии документа в дело и пр. Ошибки также нежелательны. Но если была указана неверная информация, то следует ее зачеркнуть одной чертой, а верную подписать рядом, с припиской «Исправленному верить» и подписью руководителя (либо другого ответственного за заполнение журнала лица).

Вариации

Иногда прибегают к оформлению совмещенного журнала входящей и исходящей документации. Это бывает удобно, если объем деловой переписки небольшой.

Стоит иметь в виду, что поиск и восстановление всего хода диалога, к примеру, с деловым партнером или клиентом, будет затруднен. Время на оформление увеличится. Но каждая организация вправе самостоятельно выбирать форму подачи такой информации.

Виды пересылаемых документов

Заноситься в журнал регистрации исходящих документов может множество разнообразных бумаг. Например:

• справки;
• акты;
• запросы;
• телеграммы;
• переводы;
• заявки и пр.

Хотя журнал регистрации исходящих документов и не относится к документам строгой отчетности, он бывает полезен в организациях, где ведется деловая переписка, требующая учета и контроля.

Сколько хранить

Время хранения журнала не должно быть меньше срока хранения тех документов, которые в нем зарегистрированы. Это правило действует даже в случае, если в нем отмечались приказы по основной деятельности или кадровые документы, имеющие постоянный срок хранения.

Правило: для того чтобы иметь право на уничтожение журнала регистрации исходящих документов, необходимо удостовериться в том, что сроки хранения всех отмеченных в нем бумаг истекли.

Обычно срок не превышает 3-5 лет. Но бывают исключения из правил. По этой причине опытные кадровики, секретари, главы подразделений или другие сотрудники, на чью долю выпало ведение журнала, частенько прибегают к разделению журналов. В одном регистрируют документы с постоянным сроком хранения (также те, что хранятся 75 лет), а другой оставляют под «скоропортящиеся» документы, теряющие юридическую силу в течение 3-5 лет. На обложку журнала в этом случае наносят отметку. Главное – избежать путаницы.

Журнал регистрации входящих документов не имеет унифицированной формы. Не является обязательным к заполнению, решение о создании и ведении принимается руководством.

Составляется для хранения отметок о фактах создания, получения или отправки документов, № и датах, кратком содержании.

Журнал регистрации служит для учета, систематизации, обработки сведений о документообороте, имеет свою сквозную нумерацию, позволяющую в дальнейшем вести внутренний контроль над движением и исполнением документации, а так же служит поисково-справочной системой для сотрудников.

Регистрации подлежат все входящие, исходящие, иногда внутренние документы, независимо от их содержания и способа доставки или отправки.

Некоторые организации, с цель избежать лишних трудовых затрат, утверждают перечни документов не требующих отметки в книге учета корреспонденции. Журнал ведет делопроизводитель или секретарь .

В организации может существовать несколько журналов учета документации с разным содержанием, в зависимости от видов регистрируемых документов, например, общедоступные и конфиденциальные. Допускается выделение записей цветом для обозначения принадлежности к разным группам.

Виды журналов

• журнал регистрации входящих документов;
• журнал регистрации исходящих документов;
• журнал регистрации внутренних документов;

Каждый из журналов имеет свою внутреннюю нумерацию. Внутрифирменные документы могут учитываться децентрализовано внутри своих структурных подразделений.

Форма ведения журнала

Форма ведения журнала определяется руководством:

Бумажная, журнальная или карточная

За основу может быть принята обычная тетрадь с расчерченной вручную таблицей и подписью заголовков в колонках. Требует времени для создания. Ведение следует поручить аккуратному сотруднику, так как должны отсутствовать помарки, исправления, зачеркивания.

Обязательна нумерация всех страниц. Последовательность колонок и заголовки граф обязаны быть идентичны на каждом развороте. В канцелярских магазинах продаются различные формы журналов учета, предприятие может выбрать для себя любую удобную из представленных форму и утвердить.

Журнал существует в единственном экземпляре , поэтому его ведением занимается единовременно один человек. При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий. Карточки создаются под копирку и их заполнением могут заниматься сразу несколько человек.

Электронная

Будет храниться на электронном носителе. Для создания и ведения можно воспользоваться, например, офисными программами Word или Excel. Шаблон разрабатывается один раз, далее копируется. Не требует от работника углубленных знаний в ПК.

На рынке представлено большое количество специализированных программ по работе с документооборот, одни из них 1С: Документооборот или МикроДок — Документооборот Net.

Наиболее удобная форма регистрации при автоматизированном учете это заполнение информации по каждому документу в отдельном окне.

Процесс введения информации ускоряется за счет автоматического заполнения некоторых полей (дата и номер регистрации) и из выпадающих списков.

Плюсы электронного учета :

• минимум опечаток,
• удобный поиск и чтение,
• проверка программой на корректность вводимых данных,
• возможность хранения сведений о корреспондентах, чтобы не вносить их повторно.

Графы журнала регистрации входящих документов

1. Дата регистрации только текущая (фактическая).
2. Регистрационный номер или индекс — присвоенный порядковый номер в цифровом или буквенно-цифровом представлении при регистрации документа. Отсюда следует, что ведением журнала должен заниматься единовременно один человек. При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий.
   Зарегистрированный номер вместе с датой регистрации переносится на лицевой лист документа. Отсчет нумерации принято начинать заново с началом нового года.
3. Вид документа : приказ, распоряжение, договор, заявка, докладная записка, и т.д..
4. Корреспондент. При входящем документе в его роли выступает организация-отправитель, заносятся все необходимые для идентификации данные. В случае исходящей документации в качестве корреспондента заносят Ф.И.О. создателя, дополнительно прописывают структурное подразделение, в котором составлен документ.
5. Дата документа берется непосредственно с самого документа, соответствует дате создания.
6. Номер документа отвечает порядковой нумерации внутрифирменных документов определенного вида.
7. Содержание . Краткое изложение целевого назначения документа.
8. Количество листов , в т. ч. приложений, подсчитывают и вписывают в графу №8, дабы избежать потерь или путаницы. Сам документ складывают в смысловом порядке, скрепляют по желанию. Вообще, порядок, форма и место хранения всей документации утвержден в инструкции делопроизводителя, индивидуально для каждого предприятия, главное условие, обеспечение сохранности.
9. Исполнителя в документ вносит руководитель после ознакомления, поэтому при регистрации это поле оставляют пустым, информацию заносят в ходе выполнения или по окончании. Рядом могут указывать структурное подразделение.
10. Отметка о выдаче во временное пользование (кому и когда выдан). Не входит в список обязательных полей, включение его в состав журнала может облегчить работу делопроизводителя. Поле остается пустым, если документ лежит в архиве.Хранит информацию о просителе: Ф.И.О, возможно должность или структурное подразделение. При программном ведении документооборота существует возможность не только хранить текущую информацию, но и просмотреть всю историю запросов.
    При использовании бумажного журнала возможен вариант внесения записей на карандаш.
11. Срок выполнения . Графа создается, если в компании жестко отслеживают письма, находящиеся на исполнении. В данном случае не помешает отметка об окончании или просрочке.
12. Номер дела , в которое помещен документ, вписывают после исполнения.

Основными в этом списке являются графы под номерами 1, 2, 4, 7.

Кроме регистрационного номера и даты на документе разрешено делать пометки со ссылками на другие документы, например, если входящий является ответом на отправленный запрос.

Файлы с документацией, полученные по электронной почте, распечатывают и регистрируют в уставном порядке.

В некоторых организациях сохранятся не только записи об исходящей корреспонденции, но и сами документы, перед отправкой их копируют и подшивают в архив.

Одной из главных задач ответственного за учет документации сотрудника ставится отслеживание повторно присылаемых копий, чтобы исключить дублирование информации.

Если первоучтенным документом оказывается распечатанная копия электронного или полученного факсом письма, то пришедшему после оригинала присваивается тот же регистрационный номер, данные в журнал не заносятся, документ заменяется в архиве на подлинник.

Он позволяет :

• учитывать, систематизировать, обрабатывать поступающую корреспонденцию;
• своевременно исполнять решения руководства;
• контролировать деятельность сотрудников по внутренним и внешним вопросам;
• проводить продуктивную справочную работу по документам.

Заполняет журнал секретарь, референт, делопроизводитель или офис-менеджер. В случае отсутствия ответственного за регистрацию входящих документов сотрудника его функции выполняет назначенное руководством лицо.

В законодательстве РФ отсутствует утвержденный шаблон журнала.

Руководство определяет самостоятельно:

• в какой форме будет проходить регистрация входящих документов: бумажной или электронной
• какие графы (с учетом обязательных) включить в журнал.

Бумажная форма журнала регистрации входящих документов

Бумажная форма журнала регистрации входящих документов – изготовленная типографским способом книга формата А 4.

Страницы сделаны в форме таблицы. Обычно предусмотрена возможность вписывать необходимые конкретному работодателю графы.

Информация о входящем документе записывается как с левой стороны разворота книги, так и с правой. Используют ручку с голубыми, синими, фиолетовыми или черными чернилами. Для сохранности записей предпочтительней шариковая ручка.

Электронная форма журнала

Электронный журнал ведется в привычном файле на компьютере ответственного за делопроизводства лица. Используются форматы xls, doc, docx. Журнал обычно не дублируется на бумаге.

Здесь легче, чем в бумажном журнале, находить интересующий документ. Однако существует возможность простого искажения информации о дате поступления письма, исполнителе, резолюции. Поэтому бумажная форма журнала предпочтительней.

Система электронного документооборота

Современный способ регистрации входящей корреспонденции – система электронного документооборота.

Для каждого документа создается карточка. Существует возможность контроля исполнения резолюции.

В СЭД подстерегает опасность доступа к документам лиц, которые не имеют к конкретному вопросу никакого отношения. Хотя у сотрудников есть отдельные странички с паролями, злоумышленники в состоянии их взломать.

Для снижения вероятности ознакомления с документами ограниченного доступа крупные организации нашли выход. Во всех структурных подразделениях ведутся бумажные журналы регистрации входящей корреспонденции. СЭД используется только для распорядительных документов: распоряжений, приказов руководства.

Основные графы журнала регистрации входящих документов

Существуют основные графы журнала:

• регистрационный номер
• дата документа
• вид документа
• корреспондент
• содержание
• исполнитель.

Регистрационный номер – уникальный набор цифр (букв и цифр), который присваивается входящему документу.

• первая цифра – код структурного подразделения (по штатному расписанию)
• вторая цифра – код журнала регистрации входящей корреспонденции (по номенклатуре дел организации или структурного подразделения)
• третья цифра – порядковый номер документа.

Цифры в регистрационном номере разделяются тире или косой чертой. Простой пример. Код структурного подразделения – 100. В номенклатуре журнал регистрации стоит под номером 25.

Регистрационные номера входящих документов этого подразделения будут выглядеть:

• 100-25/01 (вариант – 100-25-01)
• 100-25/02
• 100-25/03 и т.д.

Дата документа – день, месяц, год его поступления в организацию (подразделение). После занесения всех необходимых данных в журнал на самом документе ставят в правом нижнем углу регистрационный номер и дату. Пример: Вх. № 100-25/01 от 15.01.2014.

Входящая корреспонденция может быть внутренней и внешней. Основные виды документов :

• письма
• телеграммы
• заявления
• служебные записки
• объяснительные записки
• распоряжения
• справки.

Исполнитель – назначенный руководителем сотрудник для решения указанного в документе вопроса.

Дополнительные графы журнала регистрации входящих документов

Для полного контроля исполнения проблемного вопроса в журнал рекомендуется включать дополнительные графы:

• резолюция
• отметка об исполнении.

После рассмотрения входящего документа руководитель пишет на нем резолюцию.

Эта надпись – способ административного воздействия – включает не только фамилию исполнителя, но и конкретное поручение: что необходимо сделать.

Резолюция переписывается полностью в журнал регистрации. Информация помогает отслеживать правильность выполнения поручения руководителя. Возможны варианты резолюции, которые подразумевают различные действия исполнителя:

• Иванову П.П. Для ознакомления
• Иванову П.П. Собрать информацию
• Иванову П.П. Собрать информацию, подготовить черновой вариант ответа
• Иванову П.П. Собрать информацию, подготовить ответ, отправить до 01.02.2014.

Отметка об исполнении – это итоговый результат работы с конкретным входящим документом. Часто здесь пишут только слово «Выполнено». Делать так не рекомендуется. Подробная информация поможет в будущем избежать неприятных ситуаций.

Полезно включить в журнал регистрации графу «Дата резолюции ». Информация покажет, когда руководитель рассмотрел входящий документ. Характерный пример. Секретарь зарегистрировал письмо в день его поступления – 27.01.2014. У руководителя появилось время прочесть его только 30. 01.2014.

Решение обозначенной в письме проблемы затягивается. Но виноват не исполнитель, не секретарь, а руководитель, который не смог рассмотреть документ в день его регистрации. Увидеть подобную ситуацию поможет графа «Дата резолюции».

Для отражения в журнале полной информации о корреспонденте рекомендуется включить графу «Исходящий номер, дата документа ». По этим данным можно быстро найти необходимое письмо. Когда во входящем документе исходящий номер отсутствует, пишут «б/н» (без номера).

В журнал также допускается включение граф

• в дело №
• примечание
• способ доставки документа
• количество листов документа.

В образце журнала регистрации входящих документов приводятся примеры правильного заполнения его граф.

Основные правила заполнения журнала

До начала работы с журналом на титульной странице следует написать название организации и дату.

Когда определенная книга регистрации входящей корреспонденции полностью заполняется, записывают дату окончания журнала.

На второй, третьей страницах журнала обычно находится информация о лицах, ответственных за регистрацию входящей корреспонденции. Здесь приведены данные:

• Ф.И.О.
• должность
• документ о возложении обязанности вести журнал (приказ, распоряжение)
• период работы
• подпись.

С четвертой страницы журнала начинается собственно регистрация документов. До начала работы книгу полностью нумеруют. Выдергивать страницы из нее запрещается. Срок хранения – 5 лет. Журнал – это не документ строгой отчетности: прошивать его необязательно.

Регистрация входящей корреспонденции ведется на принципах:

• Своевременности. Входящий документ должен быть зарегистрирован в день поступления в организацию (структурное подразделение). Иногда приказом срок регистрации увеличивают до 3 дней
• Однократности. Документ регистрируют 1 раз, присваивая уникальный номер
• Полноты информации. Например, правильное заполнение графы «Содержание»: об уменьшении урожая картофеля в 2012 г. в связи с использованием устаревшего оборудования. Если написать здесь кратко «о картофеле», смысл входящего документа будет утерян
• Сквозной нумерации в пределах одного календарного года.

Применяется для регистрации документов, отправляемых корреспондентам из организации.

Вид основного раздела журнала:

Регистрация — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

(ГОСТ Р 51141-98)

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу , т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Регистрация документа производится после его подписания или утверждения . Документы нумеруются в пределах календарного года. Регистрационный номер документа заносится в графу 1.

Регистрационный номер документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрационный номер и дата регистрации документа проставляются на подлиннике документа от руки в реквизитах бланка и на копии с визами, которая остается в организации и подшивается в дело, в соответствии с номенклатурой дел. Первый экземпляр отправляется адресату.

Датой отправляемого документа является дата его подписания или утверждения руководителем или уполномоченным лицом. Дата проставляется в графе 2. Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год (09.02.2013).

Наименование вида документа указывается на всех документах, кроме писем. Наименование вида и разновидность конкретного документа определяется его содержанием и назначением, например, справка, запрос, заявка, акт сверки взаиморасчетов, телеграмма и пр. Вид документа отмечается в журнале в графе 3.

Краткое содержание или Заголовок документа обычно указывается вначале текста исходящего документа. К текстам писем небольшого объема (4-5 строк) заголовок можно не составлять. Необходимо быстро оценить содержание документа или спросить у исполнителя, о чем документ. Заголовок или краткое содержание также пишется в журнале в графе 3.

Адресат отмечается в журнале в графе 4: пишется кому и куда направляется документ. Это Ф.И.О. (если это имеется на документе) и организация. Наименование организации адресата пишется полностью или допускается сокращенно.

В графе 5 указывается количество листов в документе . Если к документу имеется приложение, то количество листов в приложении проставляется через дробь. Например, 2/15. Листы документа и приложения должны быть полистно просчитаны и только после этого занесены в журнал. На документе с приложением в конце текста письма делается запись следующим образом: Приложение: на 15 л. в 1 экз .

В графе 6 проставляется количество экземпляров . В письмах, рассылаемых большому количеству адресов, исх. № документа будет один и тот же на всех экземплярах. В адресате перечисляются все адресаты и номера экземпляров.
Например:
Директору ЗАО «Перспектива» И.А.Максимову – Исх.№ 165 / экз.1.
Заместителю директора ОАО НПО «Альтернатива» – Исх.№ 165 / экз.2.
Директору ООО «Прогресс» И.И.Пионерскому – Исх.№ 165 / экз.3.

Исполнитель — сотрудник, ответственный за письмо. Он работал с контрагентом, писал письмо, подписывал его у директора. Как правило, он и приносит документ на регистрацию. В графу 7 заносится Ф.И.О. и указывается структурное подразделение исполнителя документа .

В графе 8 ставится отметка о способе отправки документа . Основные способы отправки: по почте, по электронной почте, факсом, телефонограммой, курьером. Письмо может также забрать представитель получателя — естественно, под роспись, что тоже нужно указать в графе «способ отправки».

В графе 9 отмечаем дату, когда документ был фактичестки отправлен .

Если есть возможность узнать входящий номер , который получило письмо у адресата, это нужно сделать и зафиксировать его в графе 10.

В графе 11 можно указать дополнительную информацию , относящуюся к данному документу – отметка об исполнении, полученном ответе, о возврате недоставленного документа и пр.

Полезная информация:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета, и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

ВАЖНО: НЕ прошнурован, а лишь подготовлен для шнуровки: журнал имеет сквозные отверстия и надпись-заверитель на последней странице журнала.

Журнал регистрации входящих документов — Энциклопедия по экономике

С помощью СУБД можно относительно просто создавать базу данных (БД) с различными структурами, удобными для работы с документами, вносить в них необходимые изменения и дополнения. СУБД позволяют хранить данные в одном или более файлах. Они могут быть связаны между собой или независимы друг от друга. Данные в БД хранятся в матричной (табличной) форме. Каждый файл данных состоит из записей (строк) и полей (столбцов). Например, в файле БД, созданном для регистрации входящих документов, полями будут графы Журнала регистрации входящих документов , а записями — сведения о документах, внесенные построчно в графы журнала.  [c.199]

Порядок регистрации входящих документов рассмотрен в разделе 2.4., журнал регистрации входящих документов приведен на рис. 35.  [c.85]

Рассмотрите структуру таблицы Входящие (рис. 18.43). Она соответствует форме журнала регистрации входящих документов, описанной в теоретическом курсе. В ней содержится поле Фамилия, которое является полем подстановки из запроса Исполнитель.  [c.399]

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ  [c.170]

Приложение 54 Образцы регистрационных журналов ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ  [c.111]

Текст резолюции вносится в журнал (карточку) регистрации входящих документов.  [c.47]

Осуществить регистрацию письма делового партнера как входящего, записать в Журнал регистрации входящих писем, наложить резолюцию, заполнить регистрационно-контрольную карточку (РКК), отметить постановку документа на контроль, отметить за исполнителя факт исполнения документа, направить его в соответствующее Дело.  [c.201]

Для регистрации входящих документов применяется специальный журнал, в котором регистрационный номер (индекс) состоит из порядкового номера по данному журналу (171) и номера дела (1-3), в которое подшивается документ.  [c.131]

В ведении регистратора находились журнал и четыре регистрационных книги. В журнал в течение года регистратор кратко записывал содержание всех дел, решенных в коллегии (записи располагались по алфавиту с указанием, куда и когда послано дело) он же вел регистрационные книги ( регистратуры ) А, В, С и D. Книги А и В были предназначены для регистрации исходящих документов, С и D — для регистрации входящих. Коллежская система делопроизводства предусматривала регистрацию документов не только в течение всего процесса производства дела, но и после — в архиве. Если в приказах на поступивших документах дьяк проставлял дату поступления, то в коллегиях наряду с датой появляется и регистрационный номер, соответствовавший номеру записи в регистрационной книге. Книга А использовалась для записи краткого содержания всех документов -реляций и докладов, отправленных из коллегии на имя царя или в Сенат книга В — для записи краткого содержания документов, направленных другим учреждениям и лицам книга С содержала расположенные в хронологической последовательности краткие выписки из указов и рапортов, полученных в течение года от царя и Сената, с указанием номера присланной бумаги и номера, присвоенного ей в коллегии, а также реестр к ним. Все это по завершении года переплеталось и приобретало форму книги. Книга D содержала краткие выписки из всех полученных от коллегий, губерний и других учреждений и лиц документов, которые группировались по территориальному и хронологическому принципам и по завершении года вместе с реестром переплетались.  [c.11]

Входящие документы являются в основном письмами, которые поступают в организацию по почте, то есть в бумажном виде, а не в виде электронного документа. Входящие документы подлежат регистрации в специальном журнале. Такой журнал можно создать в среде баз данных.  [c.399]

Определяются правила учета и хранения органами Федерального казначейства документов по исполнению судебных актов, предусматривающих обращение взыскания на средства федерального бюджета по денежным обязательствам федеральных бюджетных учреждений. Порядок распространяется на организацию указанных работ в отношении документов по исполнению исполнительных листов и судебных приказов об обращении взыскания на средства бюджетов бюджетной системы РФ по денежным обязательствам получателей бюджетных средств, лицевые счета которых открыты в органах Федерального казначейства. Учет и хранение указанных документов обеспечиваются путем ведения в электронном виде Журнала учета и регистрации исполнительных документов. Поступивший на исполнение в орган Федерального казначейства исполнительный документ подлежит регистрации в Журнале не позднее следующего дня после его поступления. Дата, зафиксированная при регистрации исполнительного документа в качестве входящей корреспонденции, указывается в Журнале датой  [c.52]

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в Журнале регистрации документов с грифом «КТ» (рис. 9.2). При значительном объеме документов могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов предприятия, содержащих гриф КТ . Все листы журналов, учитывающих документы КТ, нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала в заверительном листе указывается количество листов (цифрами и прописью).  [c.166]

Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос «о чем » или «чего «, например «Приказ. .. о реорганизации АО», «Журнал регистрации входящих документов». Заголовки таких документов, как протокол, инструкция, акт, устав, договор, сочетаются в падеже с названием вида документа, например, «Акт инвентаризации», «Протокол заседания Совета директоров», «Договор аренды».  [c.45]

Регистрационные графы в журнале и карточке существенных различий не имеют. Учреждение (организация, предприятие) по своему усмотрению может выбрать оптимальный состав регистрационных граф. Для регистрации входящих и исходящих документов с помощью персонального компьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала или карточки. Поиск документов на ПК осуществляется последовательным просмотром ( пролисты-ванием ) журнала или по разным ключам (автор, корреспондент, исполнитель, дата и т.д.).  [c.155]

Для регистрации входящих и исходящих документов с помощью персонального компьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала. Поиск документов на ПК может осуществляться последовательным просмотром («пролистыванием») журнала или по разным «ключам» (автор, корреспондент, исполнитель, дата и т. д.).  [c.107]

Журнал регистрации входящих документов по охране труда

Рекомендуется вести Журнал регистрации входящих документов по охране труда в электронном и бумажном виде. Записи в журнале входящей документации по охране труда должны вестись в строго хронологическом порядке, без пропусков строк и исправлений. Все входящие документы по охране труда должны оперативно передаваться на рассмотрение и исполняться.

Журнал

ведение журнала в Exchange Online | Документы Microsoft

• 636Z» data-article-date-source=»git»> 14.05.2021
• 10 минут на чтение

В этой статье

Ведение журнала может помочь вашей организации реагировать на юридические, нормативные и организационные требования, регистрируя входящие и исходящие сообщения электронной почты. При планировании сохранения сообщений и соответствия требованиям важно понимать ведение журнала, то, как оно вписывается в политики соответствия вашей организации и как Exchange Online помогает вам защитить журналируемые сообщения.

Почему ведение журнала важно

Во-первых, важно понять разницу между ведением журнала и стратегией архивирования данных:

• Ведение журнала — это возможность записывать все сообщения, включая сообщения электронной почты, в организации для использования в стратегии хранения или архивирования электронной почты. Чтобы соответствовать растущему числу нормативных и нормативных требований, многие организации должны вести записи сообщений, которые происходят, когда сотрудники выполняют повседневные бизнес-задачи.

• Архивирование данных относится к резервному копированию данных, удалению их из собственной среды и хранению в другом месте, что снижает нагрузку на хранилище данных. Вы можете использовать ведение журнала Exchange в качестве инструмента в стратегии хранения или архивирования электронной почты.

Хотя ведение журнала может не требоваться определенными правилами, соблюдение может быть достигнуто посредством ведения журнала в соответствии с определенными правилами. Например, корпоративные служащие в некоторых финансовых секторах могут нести ответственность за претензии, предъявленные их сотрудниками своим клиентам.Чтобы проверить правильность заявлений, корпоративный служащий может создать систему, в которой менеджеры регулярно проверяют некоторую часть коммуникаций между сотрудниками и клиентами. Ежеквартально руководители проверяют соответствие и одобряют поведение своих сотрудников. После того, как все менеджеры сообщают об одобрении корпоративному должностному лицу, корпоративный служащий от имени компании сообщает регулирующему органу о соблюдении требований. В этом примере сообщения электронной почты могут быть одним из типов коммуникаций между сотрудниками и клиентами, которые менеджеры должны проверять; поэтому ведение журнала можно использовать для сбора всех сообщений электронной почты, отправленных сотрудниками, работающими с клиентами.Другие механизмы связи с клиентами могут включать факсы и телефонные разговоры, которые также могут регулироваться. Возможность вести журнал всех классов данных на предприятии — важная функция ИТ-архитектуры.

В следующем списке показаны некоторые из наиболее известных нормативов США и других стран, в которых ведение журнала может помочь стать частью ваших стратегий соответствия:

• Закон Сарбейнса-Оксли 2002 г. (SOX)

• Правило Комиссии по обмену ценными бумагами 17a-4 (Правило 17 A-4 Комиссии по ценным бумагам и биржам)

• Национальная ассоциация дилеров по ценным бумагам 3010 и 3110 (NASD 3010 и 3110)

• Закон Грамма-Лича-Блайли (Закон о финансовой модернизации)

• Закон о защите конфиденциальности финансовых учреждений от 2001 г.

• Закон о защите конфиденциальности финансовых учреждений от 2003 г.

• Закон 1996 года о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA)

• Объединение и укрепление Америки путем предоставления соответствующих инструментов, необходимых для пресечения и пресечения терроризма Акт 2001 г. (Патриотический акт)

• Директива Европейского Союза о защите данных (EUDPD)

• Закон Японии о защите личной информации

Правила журнала

Ниже приведены ключевые аспекты правил журнала:

• Область действия правила журнала : определяет, какие сообщения регистрируются агентом ведения журнала.

• Получатель журнала : указывает SMTP-адрес получателя, для которого требуется вести журнал.

• Почтовый ящик журнала : указывает один или несколько почтовых ящиков, используемых для сбора отчетов журнала.

В Exchange Online существует ограничение на количество правил журнала, которые вы можете создать. Дополнительные сведения см. В разделе ограничения правил журнала, транспорта и папки «Входящие».

Область действия правила журнала

Вы можете использовать правило журнала для ведения журнала только внутренних сообщений, только внешних сообщений или того и другого.В следующем списке описаны эти прицелы:

• Только внутренние сообщения : правила журнала с областью действия, заданной для ведения журнала внутренних сообщений, отправляемых между получателями внутри вашей организации Exchange.

• Только внешние сообщения : правила журнала с областью действия, заданной для ведения журнала внешних сообщений, отправленных получателям или полученных от отправителей за пределами вашей организации Exchange.

• Все сообщения : правила журнала с заданной областью для ведения журнала всех сообщений, проходящих через вашу организацию, независимо от их происхождения или назначения. К ним относятся сообщения, которые, возможно, уже были обработаны правилами журнала во внутренней и внешней областях.

Получатель журнала

Вы можете реализовать целевые правила ведения журнала, указав SMTP-адрес получателя, для которого необходимо вести журнал. Получателем может быть почтовый ящик, группа рассылки, почтовый пользователь или контакт. На этих получателей могут распространяться нормативные требования, или они могут быть вовлечены в судебные разбирательства, в которых сообщения электронной почты или другие сообщения собираются в качестве доказательств.Ориентируясь на конкретных получателей или группы получателей, вы можете легко настроить среду ведения журнала, которая соответствует процессам вашей организации и отвечает нормативным и юридическим требованиям. Ориентация только на определенных получателей, для которых необходимо вести журнал, также сводит к минимуму хранение и другие расходы, связанные с хранением больших объемов данных.

Все сообщения, отправленные получателям ведения журнала, указанным в правиле ведения журнала, или от них, заносятся в журнал. Если вы укажете группу рассылки в качестве получателя ведения журнала, все сообщения, отправленные членам группы рассылки или от них, заносятся в журнал.Если вы не укажете получателя ведения журнала, все сообщения, отправленные получателям или от получателей, которые соответствуют области действия правила журнала, заносятся в журнал.

Примечание

SMTP-адрес, указанный для получателя журнала, не может содержать подстановочный знак. Например, SMTP-адрес не может быть указан как *@contoso.com .

Почтовый ящик журналов

Почтовый ящик журналов используется для сбора отчетов журнала. Способ настройки почтового ящика журналов зависит от политик вашей организации, нормативных требований и требований законодательства.Вы можете указать один почтовый ящик журналов для сбора сообщений для всех правил журнала, настроенных в организации, или вы можете использовать разные почтовые ящики журналов для разных правил журнала или наборов правил журнала.

Вы не можете назначить почтовый ящик Exchange Online почтовым ящиком журналов. Вы можете доставлять отчеты журнала в локальную систему архивации или в стороннюю службу архивации. Если вы запускаете гибридное развертывание Exchange с вашими почтовыми ящиками, разделенными между локальными серверами и Exchange Online, вы можете назначить локальный почтовый ящик в качестве почтового ящика журналов для вашего Exchange Online и локальных почтовых ящиков.

Почтовые ящики журналов содержат конфиденциальную информацию. Вы должны защитить почтовые ящики журналов, потому что они собирают сообщения, которые отправляются получателям в вашей организации и от них. Эти сообщения могут быть частью судебного разбирательства или могут регулироваться нормативными требованиями. Различные законы требуют, чтобы сообщения оставались защищенными от подделки до того, как они будут отправлены в следственный орган. Мы рекомендуем вам создать политики, которые определяют, кто может получить доступ к почтовым ящикам журналов в вашей организации, ограничивая доступ только для тех лиц, у которых есть прямая потребность в доступе к ним. Поговорите со своими законными представителями, чтобы убедиться, что ваше решение для ведения журнала соответствует всем законам и постановлениям, применимым к вашей организации.

Важно

Если вы настроили правило ведения журнала для отправки отчетов журнала в почтовый ящик журналов, который не существует или является недопустимым местом назначения, отчет журнала остается в транспортной очереди на серверах центров обработки данных Microsoft. В этом случае персонал центра обработки данных Microsoft попытается связаться с вашей организацией и попросить вас устранить проблему, чтобы отчеты журнала могли быть успешно доставлены в почтовый ящик журналов.Если вы не решили проблему через два дня после того, как с вами связались, Microsoft отключит проблемное правило ведения журнала.

Альтернативный почтовый ящик журналов

Когда почтовый ящик журналов недоступен, вы можете не захотеть, чтобы отчеты о недоставке журнала собирались в почтовых очередях на серверах почтовых ящиков. Вместо этого вы можете настроить альтернативный почтовый ящик журналов для хранения этих журнальных отчетов. Альтернативный почтовый ящик журналов получает отчеты журнала в виде вложений в отчеты о недоставке (также известные как отчеты о недоставке или сообщения о недоставке), создаваемые, когда почтовый ящик журналов или сервер, на котором он расположен, отказывается доставить отчет журнала или становится недоступным.Как и в случае с почтовым ящиком журналов, вы не можете назначить почтовый ящик Exchange Online в качестве альтернативного почтового ящика журналов.

Когда почтовый ящик журналов снова станет доступен, вы можете использовать функцию «Отправить снова » в Outlook, чтобы отправлять отчеты журнала для доставки в почтовый ящик журналов.

При настройке альтернативного почтового ящика журналов все отчеты журнала, которые отклонены или не могут быть доставлены по всей организации Exchange, доставляются в альтернативный почтовый ящик журналов.Поэтому важно убедиться, что альтернативный почтовый ящик журналов и сервер почтовых ящиков, на котором он расположен, могут поддерживать множество отчетов журнала.

Осторожно

Если вы настраиваете альтернативный почтовый ящик журналов, вы должны следить за почтовым ящиком, чтобы убедиться, что он не становится недоступным одновременно с почтовыми ящиками журнала. Если альтернативный почтовый ящик журналов также становится недоступным или одновременно отклоняет отчеты журнала, отклоненные отчеты журнала теряются и не могут быть восстановлены.Из-за существующих ограничений на получение электронной почты для почтовых ящиков Exchange Online настройка альтернативного почтового ящика журналов в качестве почтового ящика Exchange Online не поддерживается.

Поскольку альтернативный почтовый ящик журналов собирает все отклоненные отчеты журнала для всей организации Exchange Online, вы должны убедиться, что это не нарушает какие-либо законы или правила, применимые к вашей организации. Если законы или нормативные акты запрещают вашей организации разрешать хранение отчетов журнала, отправленных в разные почтовые ящики журналов, в одном и том же альтернативном почтовом ящике журналов, возможно, вы не сможете настроить альтернативный почтовый ящик журналов.Обсудите это со своими законными представителями, чтобы определить, можете ли вы использовать альтернативный почтовый ящик журналов.

При настройке альтернативного почтового ящика журналов следует использовать те же критерии, которые использовались при настройке почтового ящика журналов.

Важно

Альтернативный почтовый ящик журналов следует рассматривать как специальный выделенный почтовый ящик. Любые сообщения, адресованные непосредственно в альтернативный почтовый ящик журналов, не заносятся в журнал.

Журнал отчетов

Отчет журнала — это сообщение, которое генерирует агент ведения журнала, когда сообщение соответствует правилу журнала и должно быть отправлено в почтовый ящик ведения журнала.Исходное сообщение, соответствующее правилу журнала, включается без изменений как вложение к отчету журнала. Тело отчета журнала содержит информацию из исходного сообщения, такую ​​как адрес электронной почты отправителя, тема сообщения, идентификатор сообщения и адреса электронной почты получателя. Это также называется журналированием конверта и является единственным методом ведения журнала, поддерживаемым Microsoft 365 и Office 365.

Журнальные отчеты и сообщения, защищенные IRM

При реализации ведения журнала необходимо учитывать журналирование отчетов и сообщений, защищенных IRM.Сообщения, защищенные IRM, повлияют на возможности поиска и обнаружения сторонних систем архивирования, не имеющих встроенной поддержки RMS. В Microsoft 365 или Office 365 вы можете настроить расшифровку отчета журнала, чтобы сохранить копию сообщения в открытом виде в журнальном отчете.

Важно

Функция расшифровки отчета журнала в настоящее время не поддерживает явное использование шаблонов OME. Если вы используете правило потока обработки почты (также известное как правило транспорта) для применения шаблона OME, отчет журнала не будет содержать расшифрованную копию сообщения.В настоящее время расшифровка отчета журнала работает только с шаблоном OME по умолчанию, который неявно применяется Exchange Online (к сообщениям OME).

Устранение неисправностей

Когда сообщение соответствует области действия нескольких правил журнала, срабатывают все соответствующие правила.

• Если правила сопоставления настроены для разных почтовых ящиков журнала, отчет журнала будет отправлен в каждый почтовый ящик журнала.

• Если все правила сопоставления настроены для одного и того же почтового ящика журнала, в почтовый ящик журнала отправляется только один отчет журнала.

Ведение журнала всегда определяет сообщения как внутренние, если адрес электронной почты в команде SMTP MAIL FROM находится в домене, который настроен как обслуживаемый домен в Exchange Online. Сюда входят поддельные сообщения из внешних источников (сообщения, в которых значение заголовка X-MS-Exchange-Organization-AuthAs также является анонимным). Следовательно, правила журнала, которые относятся к внешним сообщениям, не будут запускаться поддельными сообщениями с адресами электронной почты SMTP MAIL FROM в обслуживаемых доменах.

Сценарии дублирования отчетов журнала в гибридной среде Exchange

В гибридной среде Exchange известны следующие сценарии, приводящие к дублированию отчетов журнала, и они учитываются при разработке:

1. Облако в облако : любые ситуации, когда электронная почта разветвляется, приведет к дублированию ведения журнала, например:

• Транспортный фрагмент (в сообщении слишком много получателей).

• Внутренние и внешние получатели существуют в одном и том же сообщении — две вилки создаются для целей спама / фишинга (одна, в которой существуют внутренние получатели, а другая — внешние).

• Любые будущие потребности, когда облако должно разветвлять сообщение.

2. Локально в облако : один раз, когда локальные журналы, и один раз, когда облачные журналы. Этого можно избежать, реализовав тестовую версию PreventDupJournaling в клиенте.

3. Из облака в локальную среду : после ведения журнала в облаке локальные журналы. Мы не можем предотвратить этот сценарий.

Возникли проблемы? Обратитесь за помощью на форумы Exchange.Посетите форумы в Exchange Online или Exchange Online Protection.

Если у вас возникли проблемы с почтовым ящиком JournalingReportDNRTo , см. Статью Правила транспорта и почтовых ящиков в Exchange Online не работают должным образом.

7 шаблонов электронной почты для общих сообщений экспертной оценки

Если вы проводите экспертную оценку в одном или нескольких академических журналах, вы, вероятно, всегда будете искать способы ускорить свой процесс.Любая возможность сэкономить хотя бы несколько минут на рецензировании может помочь сократить общие временные рамки для принятия решения по рукописи и нагрузку на редакцию, сделав как авторов, так и редакторов намного более счастливыми. Один из часто упускаемых из виду способ сэкономить время во время рецензирования — использовать шаблоны электронной почты. Большинство редакторов еженедельно (или, возможно, ежедневно!) Рассылают по электронной почте запросы на рецензию, напоминания о рецензировании, письма с решениями рукописей и этот список можно продолжать. Журналы могут сэкономить времени, просто сократив написание электронных писем с использованием шаблонов.

Шаблон электронного письма — это образец электронного письма, который содержит основную информацию, которую редактор должен включить в электронное письмо по определенной теме. Например, ваш журнал может составлять шаблоны электронных писем для решений рукописей, которые содержат следующие шаги, которые редакторы должны отправлять всем авторам принятых, отклоненных или пересмотренных и повторно представленных материалов. С шаблонами, вместо того, чтобы переписывать почти повторяющиеся электронные письма, редакторы могут просто вытащить нужный им шаблон, добавить любую необходимую настройку и отправить его.

В идеале, ваше программное обеспечение для экспертной оценки должно включать встроенные шаблоны электронной почты с возможностью добавления тегов слияния. Теги слияния позволят вам автоматически объединить определенную информацию, например имя получателя, с вашим электронным письмом после его отправки. Если вы управляете рецензированием вручную, вы все равно можете создавать шаблоны, сохраняя документ с текстом шаблона, который редакторы могут вставлять в электронные письма по мере необходимости.

В этом сообщении блога мы расскажем, как разработать эффективные шаблоны электронной почты для журналов, с которыми вы работаете, включая 7 примеров.Вы можете изменить назначение и повторно использовать эти примеры шаблонов в соответствии со своими потребностями.

Поехали!

Как создавать эффективные шаблоны электронной почты

Преимущества использования шаблонов электронной почты для экономии времени очевидны, но вам может быть интересно, как лучше всего их составить. Ключ к созданию эффективных шаблонов электронной почты (как показано в названии этого блога) — сосредоточиться на создании шаблонов специально для наиболее распространенных рецензий, которые отправляет ваш журнал — подумайте о письмах с решениями рукописей, напоминаниях о рецензиях и часто задаваемых вопросах.Это электронные письма, передающие основную информацию журнала или ожидания, которые редко меняются и часто могут быть улучшены за счет большей единообразия. Например, журналы могут сэкономить время на написании электронных писем и потенциально повысить общую производительность рецензентов, если все редакторы будут использовать один и тот же шаблон электронного письма с запросом на рецензию, содержащий инструкции для рецензентов и любую другую полезную информацию.

Для начала мы рекомендуем создать шаблоны писем для следующего:

• Письмо о принятии рукописи
• Письмо об отказе от рукописи после экспертной оценки
• Письмо об отказе от стола
• Запрос на пересмотр и повторную отправку
• Запрос судьи

После того, как у вас будут шаблоны для перечисленных выше общих корреспонденций журнала, встретитесь со своими редакторами, чтобы обсудить другие частые сообщения, которые потенциально могут быть шаблонными.

Одна проблема, с которой сталкиваются многие журналы при рассмотрении вопроса о внедрении шаблонов электронной почты, заключается в том, не будут ли они казаться слишком автоматизированными. Хотя шаблоны могут показаться менее личными, правда в том, что хорошо продуманный шаблон электронной почты действительно может облегчить редакторам поиск времени для решения проблем отдельных авторов. Все шаблоны электронной почты должны включать встроенные возможности настройки, чтобы ваша команда могла вставлять информацию, относящуюся к получателям, по мере необходимости. Например, все письма с отказом должны включать место для подробностей о том, почему рукопись автора не подходит для вашего журнала.

Убедитесь, что каждый редактор знает, как получить доступ к вашим шаблонам электронной почты.

При разработке коллекции шаблонов электронной почты важно убедиться, что все редакторы знают, как получить к ним доступ (и знают о них в целом!). Именно здесь может быть особенно полезно использование программного обеспечения для экспертной оценки, которое включает в себя функции шаблонов электронной почты. Большинство систем экспертной оценки предоставляют функциональные возможности для настройки шаблонов писем с решениями, а некоторые также включают возможность создания пользовательских шаблонов электронной почты.Например, встроенная функция обсуждения рукописей Scholastica включает возможность создания шаблонов обсуждения.

Если вам нужно хранить шаблоны электронной почты в документе, это тоже нормально. Только убедитесь, что у всех редакторов всегда есть доступ к последней версии. Легкий способ сделать это — использовать общую файловую систему, например Google docs.

Примеры шаблонов электронных писем для экспертной оценки

Чтобы помочь вам начать работу, мы разработали несколько шаблонов для общих писем, которые вы можете настроить в соответствии с потребностями вашего журнала.Мы также создали документ Google с версиями этих шаблонов в формате Markdown, которые можно скопировать и вставить прямо в Scholastica.

Письмо о принятии рукописи

Одним из важных моментов работы редактора журнала является информирование ученых, написавших высококачественные рукописи, о том, что вы хотели бы опубликовать их работы. У вас будет еще больше времени, чтобы насладиться этим моментом, когда у вас будет шаблон письма-подтверждения для начала! Целью вашего письма-подтверждения должно быть включение как можно большего количества предварительной информации о следующих шагах, которые автор должен предпринять, чтобы переместить свою заявку в публикацию, а также ответить на любые общие вопросы, которые авторы обычно задают на этом этапе процесс подачи.

Вот пример письма о приемке:

 1 
 2 
 3 
 4 
 5 
 6 
 7 
 8 
 9 
 10 
 11 
 12 
 13 
 14 
 15 
 16 
 17 
 18 
 19 
 

Письмо с отказом от рукописи после экспертной оценки

Вам нравится отправлять письма о принятии рукописей, но создание устрашающих писем с отказом, вероятно, в десять раз хуже. Ни один редактор не любит сообщать плохие новости.Но мы обещаем, что есть способы сделать ваши отказы более конструктивными, а наличие шаблона поможет вам убедиться, что вы всегда включаете всю необходимую информацию.

Пример ниже:

 1 
 2 
 3 
 4 
 5 
 6 
 7 
 8 
 9 
 10 
 11 
 12 
 13 
 14 
 15 
 

 Привет {Вставьте имя автора}, 
 
 отправка рукописи "{Insert title}" в {Insert journal name}.После тщательного рассмотрения редакционной коллегией журнала и группой экспертов-рецензентов я с сожалением сообщаю вам, что мы не можем принять ваше сообщение. 
 
 Хотя {укажите положительные качества рукописи здесь}, наша редакционная коллегия и эксперты-рецензенты определили, что статья {вставьте подробное объяснение того, почему статья не соответствует вашим стандартам публикации}. В первую очередь были высказаны следующие опасения: 
 
 - [указать конкретную проблему ...] 
 - [указать конкретную проблему...] 
 - [Укажите конкретную проблему ...] 
 
 Я включаю комментарии рецензента в это электронное письмо для вашей справки. Я надеюсь, что вы найдете эту информацию полезной для публикации в другом журнале, и мы надеемся увидеть больше ваших работ в будущем. 
 
 С уважением, 
 
 {Вставьте имя редактора} 
 

Письмо с отказом от стола

Бывают случаи, когда вы получаете рукопись, которая явно не подходит для вашего журнала, либо потому, что это не звуковое представление или потому, что это выходит за рамки конкретных целей и объема вашего журнала.В этом случае важно иметь возможность быстро отправить автору письменный отказ, как во избежание задержки принятия решения по рукописи вашего журнала, так и из вежливости по отношению к автору, чтобы он или она могли переработать заявку, где это необходимо, и отправить это в другую публикацию.

Вот образец отклонения стола:

 1 
 2 
 3 
 4 
 5 
 6 
 7 
 8 
 9 
 10 
 11 
 

 Здравствуйте, {укажите имя автора}, 
 
 Спасибо за отправку вашей рукописи "{Insert title} "на {Вставить название журнала}.
 
 После тщательного рассмотрения нашими редакторами мы с сожалением сообщаем вам, что мы должны отклонить эту заявку по редакционным причинам, и впоследствии мы отказались отправить статью внешним рецензентам. Мы обнаружили, что {Вставьте объяснение, почему эта конкретная рукопись не подходит для вашей публикации ...}. Эта статья может больше подходить для {Вставьте названия других журналов}}. 
 
 Благодарим вас за проявленный интерес и надеемся, что вы решите отправить еще одну статью на рассмотрение в будущем.
 
 С уважением, 
 
 {Вставьте имя редактора} 
 

Запрос на пересмотр и повторную отправку

Где-то между радостями отправки писем о принятии и проблемами отправки отклоненных рукописей лежит запрос на пересмотр и повторную отправку. Ваш журнал, скорее всего, отправит одно из них автору, прежде чем вы примете его или ее сообщение. Возможно, даже более важным, чем тело электронного письма вашего запроса на пересмотр и повторную отправку, является то, что вы убедитесь, что комментарии рецензента, которые вы отправляете автору, разумны и указывают на действия по улучшению.Как только вы это сделаете, обязательно прикрепите их к своему электронному письму и объясните все дальнейшие шаги, которые должен предпринять автор, чтобы внести необходимые изменения.

Вот пример:

 1 
 2 
 3 
 4 
 5 
 6 
 7 
 8 
 9 
 10 
 11 
 12 
 13 
 14 
 15 
 

 Привет {Вставьте имя автора}, 
 
 отправка рукописи "{Insert title}" в {Insert journal name}.Редакционная группа и группа экспертов-рецензентов оценили вашу статью и сочли, что она имеет потенциал для публикации, поэтому мы хотели бы предложить вам отредактировать статью и повторно отправить ее на дальнейшее рассмотрение. 
 
 Мы признательны за то, что в вашем документе рассматривается {укажите положительное качество ключевой цели документа}, но были высказаны некоторые опасения в отношении {вставьте ключевые проблемы}. Дополнительные сведения о необходимых исправлениях см. В прилагаемых комментариях рецензента. 
 
 Мы просим вас отправить исправленную версию вашей рукописи, {Вставьте объяснение, как это сделать}.Обратите внимание, что исправленная рукопись должна сопровождаться резюме ваших ответов на комментарии рецензентов. 
 
 У вас есть {Insert number} недель, чтобы ответить на это изменение и повторно подать запрос, заканчивающийся {Insert hard deadline}, после чего мы будем предполагать, что вы отозвали свою заявку из {Insert journal name}. 
 
 Пожалуйста, обращайтесь ко мне с любыми вопросами. 
 
 С уважением, 
 
 {Вставьте имя редактора} 
 

Решение об отказе в каскадном или переносе рукописей

В организациях, которые публикуют несколько журналов в рамках одной и той же дисциплины, могут быть случаи, когда отправка рукописи в один журнал невозможна. лучше всего подходит для этой публикации, но потенциально может подойти для связанной публикации.В этом случае редактор может выбрать отправку решения об отклонении рукописи с возможностью каскадирования или передачи рукописи в другой журнал.

Приведенный ниже шаблон основан на решении о переводе со стороны стола. Вы также можете создать вариант этого шаблона для принятия решения после экспертной оценки.

 1 
 2 
 3 
 4 
 5 
 6 
 7 
 8 
 9 
 10 
 11 
 12 
 13 
 

 Привет {укажите имя автора}, 
 
 Спасибо за отправку рукописи {Вставить заголовок} "на {Вставить название журнала}.После редакционной проверки мы определили, что, к сожалению, ваша рукопись не подходит для публикации в нашем журнале, который посвящен {вставьте конкретную информацию журнала ...}. 
 
 Однако редакция считает, что ваша рукопись достойна рассмотрения, и хотела бы предложить вам передать ее в {альтернативный журнал}, где она будет иметь соответствующую аудиторию. Обратите внимание, что принятие этого предложения о передаче не гарантирует принятие вашей рукописи, поскольку редакторы {альтернативного журнала} все равно должны будут оценить рукопись.Если вы хотите, чтобы ваша рукопись была передана в {альтернативный журнал} для рассмотрения в этом журнале, пожалуйста, [укажите конкретные шаги ...]. 
 
 Если вы предпочитаете отправить свою статью в другую публикацию, сообщите об этом редакторам, выполнив [вставьте конкретные шаги ...]. Как только вы это сделаете, ваша заявка будет отклонена, и вы получите подтверждение по электронной почте. Как только вы получите это подтверждение, вы сможете отправить публикацию по вашему выбору. 
 
 Благодарим вас за отправку рукописи в {Insert journal name} и ждем вашего решения о возможности передачи.
 
 С уважением, 
 
 {Вставьте имя редактора} 
 

Обновление сообщения автору

Другая распространенная корреспонденция редакторов многих журналов — это ответы на вопросы авторов о статусе их публикации. Вы можете ускорить ответы на электронные письма с запросом о статусе с помощью шаблона, который включает параметр обновления статуса для каждого из основных этапов процесса экспертной оценки. Приведенный ниже шаблон включает список возможных вариантов статуса, которые вы можете изменить или добавить по мере необходимости.

Вот образец электронного письма с обновлением о ходе отправки:

 1 
 2 
 3 
 4 
 5 
 6 
 7 
 8 
 9 
 10 
 11 
 12 
 13 
 

 Привет {укажите имя автора}, 
 
 Спасибо за отправку рукописи {Вставить заголовок} "на {Вставить название журнала}. Мы находимся в процессе оценки вашей рукописи. На данный момент ваша рукопись: 
 
 - Назначена редактору и ожидает подтверждения рецензента 
 - Находится на внешнем рецензировании, отправлено [количество] из [количества] необходимых рецензий 
 - Все внешние рецензии представлены и ожидают окончательного редакционного рецензирования 
 
 Мы оцениваем все представленные рукописи как можно быстрее и ценим ваше терпение в процессе рецензирования.[Вы можете отслеживать статус своей рукописи в нашей системе рецензирования, перейдя на ...]. 
 
 С уважением, 
 
 {Вставьте имя редактора} 
 

Еще один совет по сокращению количества электронных писем с запросами о статусе отправки — включить обновление статуса рукописи в вашем программном обеспечении для рецензирования. Например, в Scholastica есть индикатор состояния отправки, на который авторы могут ссылаться, чтобы узнать, где находится их рукопись на рецензировании. Если в вашем журнале есть эта функция, не забудьте включить ее в электронные письма с запросом о статусе отправки, как указано выше.

Запрос рефери

Мы потратили много времени на изучение корреспонденции авторов, но как насчет тех запросов на проверку, которые вы всегда пишете? Идеальный запрос на рецензию должен быть понятным и точным, включая ссылки на документы рецензирования ваших журналов для тех, кто хочет больше узнать о вашем конкретном процессе рецензирования.

Вот один подход:

 1 
 2 
 3 
 4 
 5 
 6 
 7 
 8 
 9 
 10 
 11 
 12 
 13 
 14 
 15 
 16 
 17 
 

 имя} Привет {Вставить ссылку 
 {Insert journal name} только что получил рукопись, озаглавленную «{Insert manuscript name}», которая, я считаю, является вашей областью знаний, и думаю, что вас может заинтересовать рецензирование.Я включаю аннотацию статьи в это письмо для вашей справки. 
 
 Хотели бы вы отправить экспертную рецензию на эту статью? Мне понадобятся ваши комментарии к обзору в течение следующих {Insert number} недель до {Insert hard deadline}. 
 
 [ВСТАВЬТЕ РЕЗЮМЕ…] 
 
 Если вы хотите просмотреть это сообщение, мне нужно, чтобы вы: {Вставьте следующие шаги}. 
 
 Для получения дополнительной информации о политике рецензирования {Insert journal name’s} вы можете {Объяснить ссылку на веб-страницу для посещения или прикрепить PDF-файл с дополнительной информацией}.
 
 Я с нетерпением жду вашего ответа. 
 
 С уважением, 
 
 {Вставьте имя редактора} 
 

Собираем все вместе

Мы надеемся, что эти образцы шаблонов электронной почты для рецензирования вам пригодятся! Создание шаблонов электронной почты для общей корреспонденции — отличный способ ускорить рецензирование, а также способствовать более стандартизированным редакционным рабочим процессам. Эти примеры охватывают наиболее частые случаи использования шаблонов электронной почты, которые мы видели. Не забудьте также встретиться со своими редакторами, чтобы обсудить, где и как вы можете получить выгоду от дополнительных шаблонов электронной почты для другой обычной корреспонденции журнала.

Версия шаблонов Markdown для пользователей Scholastica:

Мы также поместили версии этих шаблонов электронной почты в формате Markdown в Документ Google для пользователей Scholastica. Markdown — это синтаксис форматирования, который Scholastica использует для обеспечения того, чтобы ваш текст всегда форматировался так, как вы хотите. Вы можете легко скопировать и вставить эти шаблоны прямо в свою учетную запись Scholastica!

Шаг 3. Настройка ведения журнала в Office 365 для всех или выбранных пользователей

Настройка правила журнала для архивирования сообщений электронной почты, отправленных или полученных выбранными пользователями вашего домена, представляет собой двухэтапный процесс.Действия по ведению журнала электронной почты для правил потока почты Office 365 следующие:

1. Создать список рассылки пользователей, для которых необходимо включить ведение журнала

2. Настройте правило журнала для списка рассылки, чтобы начать архивирование сообщений электронной почты.

я. Чтобы создать список рассылки, перейдите на вкладку Главная> Группы.

ii. Выберите Список рассылки в качестве типа создаваемой группы

iii.Предоставьте подробную информацию, как указано ниже

• Дайте название группе

• Установить адрес электронной почты группы

• Предоставьте описание.

• Добавить группу в домен Office 365

iv. Выберите недавно добавленную группу из списка и нажмите «Изменить», чтобы добавить участников.

v. Добавить участников в группу.

Членами этого списка должны быть пользователи домена Office 365, для которых необходимо включить ведение журнала.

vi. Выберите пользователей, которых нужно добавить в список рассылки, и сохраните список.

vii. Закройте окна, чтобы завершить процесс.

viii. Вы можете отредактировать расширенные настройки этой группы, чтобы скрыть ее из списков адресов.

ii. Перейдите в Центр администрирования Exchange

iii. Выберите параметр «Управление соответствием» и перейдите на вкладку «Правила журнала»

iv. Создайте новое правило и предоставьте подробную информацию, как указано ниже

1.Отправляйте отчеты журнала на стандартный идентификатор Vaultastic в формате journal@{domain}.vaultastic.com

Пример: для домена thinkshop.io идентификатор Vaultastic для получения всех отчетов журнала будет иметь следующий вид: [email protected]

2. Дайте название правилу.

3. Выберите применение правила, если сообщение отправлено или получено от определенного пользователя или группы.

Выберите вновь созданный Распределенный список выбранных пользователей, для которых необходимо включить архивирование.

Добавьте группу и нажмите ОК.

4. Выберите в Журнал всех сообщений , как входящих, так и исходящих.

5. Сохраните правило.

v. Чтобы отразить изменения, выйдите из системы и повторно войдите на портал администрирования.

vi. Согласно правилу, вся почта, отправленная / полученная пользователями из списка рассылки, будет заархивирована в соответствующую учетную запись на сервере Vaultastic.

Чтобы настроить несколько доменов O365 в организации для архивирования в Vaultastic, настройте отдельное правило журнала для каждого домена O365.

Психологический бюллетень — APA Publishing

Редактор

Блэр Т. Джонсон, доктор философии
Университет Коннектикута, США

Младшие редакторы

Люси Боуз, доктор философии
Оксфордский университет, Великобритания

Ноэль А. Кард, доктор философии
Университет Джорджии, США

Шери Л. Джонсон, доктор философии
Калифорнийский университет, Беркли, США

Родольфо Мендоса-Дентон, PhD
Калифорнийский университет, Беркли, США

Дафна Ойсерман, PhD
Университет Южной Калифорнии, США

Ннамди Поул, доктор философии
Смит-колледж, США

Джеймс Э.Пустеевский, к.м.н.
Университет Висконсина Мэдисон, США

Ронг Су, доктор философии
Университет Айовы, США

Пауль Верхаген, доктор философии
Технологический институт Джорджии, США

Даниэль Войер, доктор философии
Университет Нью-Брансуика, Канада

Томас Л. Уэбб, доктор философии
Университет Шеффилда, Великобритания

Редакторы-консультанты

Долорес Альбаррасин, PhD
Иллинойсский университет в Урбане-Шампейн , США

Тэмми Д.Аллен, доктор философии
Университет Южной Флориды , США

Аск Карл, канд.
Гетеборгский университет , Швеция

Рэнди П. Ауэрбах, доктор философии
Колумбийский университет , США

Карен Барч, PhD
Университет Вайоминга , США

Эллиот Т. Беркман, доктор философии
Орегонский университет , США

Дэниел Берри, ЭдД
Миннесотский университет , США

Белосток Эллен, к.б.н.
Йоркский университет , Канада

Нишель К.Карпентер, доктор философии
Университет Рутгерса — Нью-Брансуик , США

Стивен Дж. Сеси, доктор философии
Корнельский университет , США

Ман-пуи Салли Чан, PhD
Иллинойсский университет в Урбане-Шампейн , США

Сесилия Ченг, доктор философии
Гонконгский университет , Гонконг

Майк В. Л. Чунг, доктор философии
Национальный университет Сингапура , Сингапур

Пим Кейперс, PhD
Vrije Universiteit Amsterdam , Нидерланды

Дев К.Далал, доктор философии
Университет в Олбани, Государственный университет Нью-Йорка , США

Поль де Бёк, доктор философии
Государственный университет Огайо , США

Эко Дж. К. де Геус, доктор философии
Vrije Universiteit Amsterdam , Нидерланды

Элис Х. Игли, доктор философии
Северо-Западный университет , США

Пол В. Иствик, доктор философии
Калифорнийский университет, Дэвис , США

Эли Финкель, PhD
Северо-Западный университет , США

Р.Крис Фрейли, доктор философии
Университет Иллинойса в Урбана-Шампейн , США

Барбара Л. Фредриксон, доктор философии
Университет Северной Каролины в Чапел-Хилл , США

Дэниел Фулфорд, PhD
Бостонский университет , США

Джейн Гиллхэм, доктор философии
Swarthmore College , США

Уша Клэр Госвами, доктор философии
Кембриджский университет , Великобритания

Уильям Х.Готтдинер, доктор философии
Колледж уголовного правосудия Джона Джея, США

Мартин Хаггер, доктор философии
Калифорнийский университет, Мерсед , США

Лорен С. Холлион, доктор философии
Питтсбургский университет , США

Сэм А. Харди, доктор философии
Университет Бригама Янга , США

Элизабет П. Хайден, доктор философии
Университет Западного Онтарио, Канада

Эмили Олден Хеннесси, доктор философии
Гарвардская медицинская школа, США

Джанет С.Гайд, доктор философии
Университет Висконсин-Мэдисон , США

Сара Джаффи, доктор философии
Пенсильванский университет , США

Мария Кангас, PhD
Университет Маккуори , Австралия

Карбах Юлия, PhD
Университет Кобленц-Ландау , Германия

Дебора А. Каши, доктор философии
Университет штата Мичиган , США

Элисон К. Коенка, доктор философии
Университет Содружества Вирджинии , США

Бенедек Курди, PhD
Корнельский университет , США

Ричард М.Ли, доктор философии
Миннесотский университет , США

Кристен Линдквист, доктор философии
Университет Северной Каролины в Чапел-Хилл , США

Сунци Лю, доктор философии
Государственный университет Джорджии , США

Келли Линч, доктор философии
Техасский университет в Сан-Антонио , США

Кейт Мэддокс, доктор философии
Университет Тафтса , США

Ирис Маусс, доктор философии
Калифорнийский университет, Беркли , США

Блейкли Б.МакШейн, доктор философии
Северо-Западный университет , США

Моника Мелби-Лервог, PhD
Университет Осло , Норвегия

Венди Берри Мендес, доктор философии
Калифорнийский университет, Сан-Франциско , США

Диана Метр, доктор философии
Университет штата Юта , США

Грегори Э. Миллер, доктор философии
Северо-Западный университет , США

Нора С. Ньюкомб, PhD
Университет Темпл , США

Паула М.Ниденталь, доктор философии
Университет Висконсин-Мэдисон , США

Дениз С. Онес, PhD
Миннесотский университет , США

Фред Освальд, доктор философии
Университет Райса , США

Джон Пачанкис, доктор философии
Йельский университет , США

Эрика А. Паталл, доктор философии
Университет Южной Калифорнии , США

Пэн Пэн, доктор философии
Техасский университет в Остине , США

Терри Д.Пиготт, доктор философии
Государственный университет Джорджии , США

Лаура С. Ричман, доктор философии
Duke University , США

Ханна Ротштейн, доктор философии
Колледж Баруха, CUNY , США

Камило Руджеро, доктор философии
Университет Северного Техаса , США

Айелет Мерон Рушио, Ph.D.
Пенсильванский университет , США

Фрэнк Л. Шмидт, доктор философии
Университет Айовы , США

Тали Шарот, PhD
Universty College London , Великобритания

Паскаль Ширан, доктор философии
Университет Северной Каролины в Чапел-Хилл , США

Джеймс А.Шепперд, доктор философии
Университет Флориды , США

Джонатан Смоллвуд, доктор философии
Йоркский университет , Великобритания

Хосе А. Сото, доктор философии
Государственный университет Пенсильвании , США

Бонни Спринг, доктор философии
Северо-Западный университет , США

Майя Тамир, доктор философии
Еврейский университет Иерусалима , Израиль

Эмили Э. Таннер-Смит, доктор философии
Орегонский университет , США

Киара Р.Тимпано, доктор философии
Университет Майами , США

Элизабет Типтон, доктор философии
Северо-Западный университет , США

Эндрю Р. Тодд, доктор философии
Калифорнийский университет, Дэвис , США

Линда Р. Тропп, доктор философии
Массачусетский университет, Амхерст , США

Эллиот М. Такер-Дроб, доктор философии
Техасский университет в Остине , США

Джек Л.Вевеа, доктор философии
Калифорнийский университет, Мерсед , США

Вольфганг Фихтбауэр, PhD
Маастрихтский университет , Нидерланды

Джефф Уорд, доктор философии
Университет Эссекса, Соединенное Королевство

Эдвард Роберт Уоткинс, доктор философии
Эксетерский университет , Соединенное Королевство

Брентон М. Верник, доктор философии
Университет Южной Флориды , США

Дженнифер Вили, доктор философии
Иллинойсский университет в Чикаго , США

Дэвид Уилсон, доктор философии
Университет Джорджа Мейсона , США

Эйдан Г.К. Райт, доктор философии
Питтсбургский университет , США

Рецензенты-методисты

Акабчук Ребекка Леонидовна, PhD
Университет Коннектикута, США

Джули М. Бриссон
Университет Коннектикута, США

Bariş Sevi
Университет Коннектикута, США

Координатор экспертной оценки

Чарли Рецлафф
Американская психологическая ассоциация, США

текстовых сообщений, электронных писем, заметок и писем — основы технического письма

Обмен текстовыми сообщениями, электронная почта и размещение в социальных сетях в профессиональном контексте требует, чтобы вы были знакомы с «сетевым этикетом» или надлежащим этикетом для использования Интернета.Все мы слышали новости об уволенных людях и компаниях, бойкотированных за оскорбительные или неуместные публикации в социальных сетях. Люди даже попали в тюрьму за незаконное использование личных сообщений. Цифровой мир может казаться свободным для всех, «диким диким западом» без четких правил или положений; однако это явно опасная перспектива для профессионала, поскольку последствия нарушения негласных правил, ожиданий и руководящих принципов профессионального общения могут быть очень дорогостоящими.

То, как вы пишете, имеет большое значение. Написание в онлайн-среде требует такта, навыков и осознания того, что то, что вы пишете, может существовать очень долго и может быть замечено людьми, которых вы никогда не считали своей целевой аудиторией. От текстовых сообщений до заметок и писем, от деловых предложений до пресс-релизов — ваше письменное деловое общение представляет вас и вашу компанию: ваша цель — сделать его ясным, кратким, конструктивным и профессиональным.

Мы создаем личные страницы, публикуем сообщения и взаимодействуем с помощью онлайн-технологий как обычная часть нашей карьеры, но то, как мы ведем себя, может в буквальном смысле оставить прочный имидж. Фотография, которую вы разместили на своей странице в Instagram или в ленте Twitter, могла быть увидена вашим потенциальным работодателем, или это бесчувственное замечание в сообщении Facebook может вернуться и преследовать вас позже.

Следование нескольким инструкциям по размещению сообщений в Интернете, подробно изложенным ниже, может помочь вам в дальнейшем избежать затруднений:

• Знайте свой контекст
  • Избегайте предположений о своих читателях; помните, что культура влияет на стиль и методы общения
  • Ознакомьтесь с политиками допустимого использования ИТ-ресурсов в вашей организации.

• Помните человека
  • Помните, что за словами стоит человек; попросите разъяснений перед вынесением решения
  • Проверьте свой тон перед публикацией; избегайте шуток, сарказма и иронии, поскольку они часто могут быть неправильно истолкованы и «потеряться при переводе» в онлайн-среде
  • Отвечайте людям, использующим их имена
  • Помните, что культура, возраст и пол могут играть роль в общении людей
  • Сохраняйте подлинность и ожидайте того же от других
  • Помните, что люди могут не отвечать сразу.Люди участвуют по-разному, некоторые просто читают сообщение, а не прыгают в него.
• Признать, что текст постоянный
  • Будьте рассудительны и дипломатичны; то, что вы говорите в Интернете, может быть трудно или даже невозможно отозвать позже.
  • Учитывайте свою ответственность перед группой и рабочей средой
  • Согласуйте основные правила текстового общения (формального или неформального; при необходимости просите разъяснений), если вы работаете совместно

• Избегайте пламени: исследуйте, прежде чем реагировать
  • Принимать и прощать ошибки
  • Учитывайте свою ответственность перед группой и рабочей средой
  • Обратитесь за разъяснениями, прежде чем реагировать; то, что вы слышали, не всегда то, что было сказано
  • Обратитесь за советом к своему руководителю.*

• С уважением относиться к частной жизни и оригинальным идеям
  • Процитируйте первоначального автора, если вы отвечаете конкретным тезисом, высказанным кем-то другим
  • Прежде чем пересылать сообщение, попросите разрешения у автора электронного письма.

* Иногда поведение в сети может казаться настолько неуважительным и даже враждебным, что требует внимания и последующих действий. В этом случае немедленно сообщите об этом своему руководителю, чтобы сотрудники могли позвонить по номеру для помощи.

Для получения дополнительной информации о сетевом этикете перейдите по следующим ссылкам:

Какое бы цифровое устройство вы ни использовали, письменное общение в форме коротких сообщений или текстовых сообщений стало обычным способом общения. Это полезно для коротких разговоров, и это удобный способ оставаться на связи с другими, когда разговор по телефону может быть утомительным. Текстовые сообщения бесполезны для длинных или сложных сообщений, поэтому следует внимательно относиться к аудитории.

При отправке текстовых сообщений всегда учитывайте свою аудиторию и свою компанию и выбирайте слова, термины или сокращения, которые передадут ваше сообщение надлежащим и эффективным образом.

Если ваша рабочая ситуация позволяет или требует, чтобы вы общались с помощью текстовых сообщений, помните следующие советы:

• Знайте своего получателя: “? % dsct »может быть понятным способом спросить близкого сотрудника, какую скидку можно предложить конкретному покупателю, но если вы пишете текст своему боссу, возможно, будет разумнее написать:« На какую% скидку получает Мюррей. Заказ на 1000 долларов? »
• Предвидеть непреднамеренное неверное толкование: в текстовых сообщениях часто используются символы и коды для представления мыслей, идей и эмоций.Учитывая сложность общения и полезный, но ограниченный инструмент текстовых сообщений, помните о его ограничениях и не допускайте неправильного толкования с помощью коротких сообщений.
• Используйте правильно: Слишком частое общение с кем-либо может граничить с преследованием. Текстовые сообщения — это инструмент. Используйте его, когда это уместно, но не злоупотребляйте им.
• Не пиши и води: исследования показывают, что вероятность аварии резко возрастает, если водитель пишет текстовые сообщения за рулем. Попадание в аварию при ведении дел компании плохо отразится на вашем суждении, а также на вашем работодателе.

Электронная почта знакома большинству студентов и сотрудников. В бизнесе он в значительной степени заменил печатные бумажные копии писем для внешней (вне компании) корреспонденции, и во многих случаях он заменил служебные записки для внутренней (внутри компании) переписки.

Электронная почта может быть очень полезна для сообщений, которые содержат немного больше, чем текстовое сообщение, но все же лучше всего использовать для довольно коротких сообщений. Многие компании используют автоматические электронные письма для подтверждения сообщений от общественности или для напоминания сотрудникам о необходимости периодических отчетов или платежей.Вам также может быть поручено «заполнить» форму электронной почты, в которой используются стандартные абзацы, но вы выбираете из меню предложений, чтобы формулировка подходила для конкретной транзакции.

Электронные письма могут быть неформальными в личном контексте, но деловое общение требует внимания к деталям, осознания того, что ваше письмо отражает вас и вашу компанию, и профессионального тона, чтобы при необходимости его можно было переслать любой третьей стороне. Электронная почта часто служит для обмена информацией внутри организаций.Хотя электронная почта может иметь неформальный вид, помните, что при использовании в деловых целях она должна демонстрировать профессионализм и уважение. Никогда не пишите и не отправляйте то, что вы не хотели бы читать публично или перед президентом вашей компании.

Как и любое письмо, профессиональное общение требует внимания к конкретному контексту письма, и вас может удивить, что даже элементы формы могут указывать на сильное понимание писателем аудитории и цели. Изложенные здесь принципы применимы и к образовательному контексту; используйте их при общении со своими инструкторами и одноклассниками.

Начните с правильного приветствия: правильных приветствия демонстрируют уважение и избегают путаницы в случае, если сообщение было случайно отправлено не тому получателю. Например, используйте приветствие типа «Дорогая мисс X» (внешнее) или «Привет, Барри» (внутреннее).

Включите ясную, краткую и конкретную строку темы: это поможет получателю понять суть сообщения. Например, «Предложение прилагается» или «Электрические характеристики для проекта Y».

Закройте подпись: идентифицируйте себя, создав блок подписи, который автоматически содержит ваше имя и контактную информацию.

Избегайте сокращений: электронное письмо — это не текстовое сообщение, и аудитория может не найти ваш остроумие повод ROTFLOL (кататься по полу, громко смеясь).

Будьте кратки: опустите ненужные слова.

Используйте хороший формат: разделите сообщение на короткие абзацы для удобства чтения. Хорошее электронное письмо должно доходить до сути и заключаться в трех небольших абзацах или меньше.

Перечитайте, отредактируйте и проверьте: выявляйте и исправляйте орфографические и грамматические ошибки до того, как вы нажмете «отправить».«Чтобы устранить проблемы, вызванные поспешным, плохо написанным электронным письмом, потребуется больше времени и усилий, чем потратить время на то, чтобы сделать все правильно с первого раза.

Ответить быстро: следите за эмоциональным откликом — никогда не отвечайте в гневе — но возьмите за привычку отвечать на все электронные письма в течение 24 часов, даже если только для того, чтобы сказать, что вы предоставите запрошенную информацию через сорок восемь или семьдесят два часа.

Используйте вариант «Ответить всем» экономно: не отправляйте свой ответ всем, кто получил исходное электронное письмо, если только ваше сообщение не обязательно должно быть прочитано всей группой.

Избегайте использования заглавных букв: заглавные буквы используются в Интернете для выражения выразительных эмоций или «криков» и могут считаться грубыми.

Тестовые ссылки: если вы включаете ссылку, протестируйте ее, чтобы убедиться, что она работает.

Отправьте электронное письмо заранее, если вы собираетесь прикрепить файлы большого размера: аудио и визуальные файлы часто бывают довольно большими; будьте осторожны, чтобы не превысить лимит почтового ящика получателя или не сработать спам-фильтр.

Оставьте отзыв или свяжитесь с нами: , если вы не получите ответ в течение суток, напишите по электронной почте или позвоните.Спам-фильтры могли перехватить ваше сообщение, поэтому получатель, возможно, никогда его не получил.

Совет : добавьте адрес получателя последним (после того, как вы написали и вычитали свое сообщение), чтобы избежать преждевременной отправки. Это даст вам время сделать последний обзор написанного, убедиться, что ссылки работают, убедитесь, что вы добавили вложение, и т. Д. ., Прежде чем добавлять адрес отправителя и нажимать кнопку «Отправить».

Образец электронного письма ниже демонстрирует перечисленные выше принципы.

От: Стив Джобс

Кому: Отдел кадров

Дата: 12 сентября 2015 г.

Тема: Обучение в безопасной зоне

Уважаемые коллеги:

Пожалуйста, рассмотрите возможность записи на следующий доступный семинар по безопасной зоне, предлагаемый Колледжем. Как вы знаете, наш отдел работает над увеличением количества добровольцев в безопасной зоне в нашем районе, и я надеюсь, что некоторые из вас могут присутствовать на следующем семинаре, запланированном на пятницу, 9 октября.

Для получения дополнительной информации о программе Safe Zone посетите http://www.cocc.edu/multicultural/safe-zone-training/

Пожалуйста, дайте мне знать, если вы примете участие.

Стив Джобс
Генеральный директор Apple Computing
[email protected]

или заметки — одна из самых универсальных форм документов, используемых в профессиональных учреждениях. Записки — это внутренние документы (отправляемые внутри организации) для передачи или запроса информации, определения политики, представления кратких отчетов и предложения идей.Хотя они часто используются для информирования, они также могут быть убедительными документами. Компания или учреждение обычно имеет свой собственный стиль или шаблон, который используется для таких документов, как письма и служебные записки.

Рисунок 7.1.1 показывает образец нашего «внутреннего» стиля памятки (стиль, который мы будем использовать для заданий памяток, написанных для этого класса), с аннотациями, указывающими на различные важные особенности. Основными форматируемыми частями памятки являются логотип или фирменный бланк (необязательно), блок заголовка и сообщение.Прилагаемые заметки PowerPoint подробно рассматривают некоторые из этих функций.

Блок заголовка отображается в верхнем левом углу заметки, непосредственно под словом MEMO или MEMORANDUM большими жирными заглавными буквами. В этом разделе содержится подробная информация о получателе, отправителе и цели. Он включает в себя следующие строки:

• TO: укажите полное имя получателя и должность или должность в организации
• ИЗ : укажите полное (ваше) имя отправителя (ваше) и должность или должность
• ДАТА : укажите полную дату, когда вы отправили записку
• SUBJECT или RE : напишите короткую фразу, кратко описывающую основное содержание вашей памятки.

Разместите горизонтальную линию под блоком заголовка и разместите свое сообщение ниже.

Длина заметки может варьироваться от нескольких коротких предложений до многостраничного отчета, включающего рисунки, таблицы и приложения. Независимо от продолжительности существует простой организационный принцип, которому вы должны следовать. Организуйте содержание памятки так, чтобы она отвечала читателю на следующие вопросы:

1. Открытие: Почему я это читаю?
2. Подробная информация: Что мне нужно знать?
3. Закрытие: Что мне теперь делать?

Заметки обычно очень прямые и лаконичные.Нет необходимости начинать с общих представлений, прежде чем перейти к вашей точке зрения. Ваши читатели — коллеги в одной организации и, вероятно, знакомы с контекстом, в котором вы пишете. Вступительные предложения сообщения памятки должны дать читателю понять, должны ли они читать эту памятку полностью и почему (если в служебной записке мне сообщается о неработающем лифте в здании, в которое я никогда не захожу, тогда я не буду действительно надо читать дальше).

Средняя часть сообщения должна содержать всю информацию, необходимую для адекватного информирования читателей и выполнения цели памятки.Начните с самой общей информации, а затем добавьте более конкретные факты и детали. Убедитесь, что есть достаточно деталей, чтобы поддержать вашу цель, но не перегружайте своих читателей ненужными деталями или информацией, которая им уже хорошо известна.

Последняя часть сообщения указывает, какие действия требуются или требуются от читателей, если таковые имеются. Если вы просите своих читателей что-то сделать, будьте как можно вежливее и постарайтесь указать, какую пользу это действие принесет им.

Для получения дополнительной информации о написании заметок посетите страницу заметок в Online Writing Lab в Университете Пердью: Части памятки.

Письма — это короткие сообщения, отправляемые получателям, которые часто находятся за пределами организации. Они часто печатаются на фирменных бланках, представляющих бизнес или организацию, и обычно ограничиваются одной или двумя страницами. Хотя электронная почта и текстовые сообщения сегодня могут использоваться более часто, деловое письмо остается распространенной формой письменного общения.Он может служить для того, чтобы познакомить вас с потенциальным работодателем, объявить о продукте или услуге или даже помочь передать чувства и эмоции (например, соответствующие письма).

Существует много типов букв и множество адаптаций с точки зрения формы и содержания, но в этой главе представлены пятнадцать элементов традиционного блочного письма. Письма могут служить для ознакомления потенциальных работодателей с вашими навыками и квалификацией (сопроводительное письмо), предоставления важной или конкретной информации, предоставления документации о событии или решении или представления прилагаемого отчета или подробного документа (сопроводительное письмо). Рисунок 7.1.2 показывает сопроводительное письмо, предназначенное для ознакомления получателя с техническим отчетом.

Типичное письмо состоит из 7 основных частей:

1. Фирменный бланк / логотип : Имя отправителя и обратный адрес
2. Заголовок: указывает получателя, часто включая адрес и дату
3. Приветствие : «Уважаемый ______» используйте имя получателя, если известно.
4. Введение : устанавливает общую цель письма
5. Тело : формулирует детали сообщения
6. Заключение: повторяет основную мысль и может включать призыв к действию
7. Строка для подписи: иногда включает контактную информацию

Имейте в виду, что буквы представляют вас и вашу компанию в ваше отсутствие. Чтобы эффективно общаться и создавать положительный имидж, помните, что

• Ваш язык должен быть ясным, кратким, конкретным и уважительным
• каждое слово должно способствовать достижению вашей цели
• Каждый абзац должен быть посвящен одной идее
• части письма должны образовывать законченное сообщение
• письмо не должно содержать ошибок.

Есть много возможных причин, по которым вы могли бы написать письмо в профессиональном контексте. Вот список наиболее распространенных видов писем:

Передаточные письма: w Если вы отправляете отчет или другой документ, например резюме, внешней аудитории, отправьте его с сопроводительным письмом, в котором кратко объясняется цель прилагаемого документа и краткое изложение. Щелкните ссылку, чтобы загрузить шаблон письма-уведомления (.docx).

Письма-запросы: вы можете запросить информацию о компании или организации, например, ожидают ли они открытия вакансий в ближайшем будущем или финансируют ли они заявки на гранты от некоммерческих групп. В этом случае вы должны отправить письмо-запрос с запросом дополнительной информации. Как и в случае с большинством деловых писем, ваш запрос должен быть кратким, представившись в первом абзаце, а затем четко изложив свою цель и / или просьбу во втором абзаце.Если вам нужна очень конкретная информация, рассмотрите возможность размещения запросов в форме списка для ясности. Завершите разговор в дружеской манере, чтобы выразить признательность за полученную помощь.

Дополнительные письма: Каждый раз, когда вы обращаетесь к кому-либо с просьбой, напишите дополнительное письмо, в котором выразите признательность за время, которое получатель письма потратил на то, чтобы удовлетворить ваши потребности или рассмотреть ваше заявление о приеме на работу. Если у вас было собеседование при приеме на работу, дополнительное письмо с благодарностью интервьюеру за его / ее время особенно важно для демонстрации вашего профессионализма и внимания к деталям.

Письма в профессиональном контексте могут использоваться для многих других целей, таких как общение с поставщиками, подрядчиками, партнерскими организациями, клиентами, государственными учреждениями и т. Д. Дополнительные примеры профессиональных писем можно найти в образцах писем, предоставленных Дэвидом Макмерри в его онлайн-учебнике по техническому письму: Online Technical Writing: examples, Cases & Models .

Информация в этой главе была адаптирована из следующего источника:

Глава «Профессиональные коммуникации» в Technical Writing Аннемари Хэмлин, Крис Рубио, Мишель ДеСильва.Этот источник находится под международной лицензией Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0.

Рисунок 7.1.1 Описание изображения:

Особенности оформления одностраничного меморандума.

• Логотип или фирменный бланк располагается вверху страницы по центру или по правому краю (в данном случае это фирменный бланк Университета Виктории).
• «Меморандум» отображается вверху страницы с выравниванием по левому краю крупным жирным шрифтом.
• Блок заголовка (который появляется под заголовком «Меморандум») включает «до», «от», «дату» и «тему» ​​в вертикальном списке.Эти значения выровнены по вертикали для удобства чтения.
• Разделительная линия отделяет блок заголовка от сообщения.
• Сообщение начинается с ответа: «Почему я это читаю?»
• В теле сообщения содержится подробная информация: («Что мне нужно знать?»)
• Есть таблица, которая красиво отформатирована. (Заголовок таблицы выделен жирным шрифтом и курсивом над таблицей, заголовки столбцов выделены жирным шрифтом и выровнены по центру, а текст выровнен по левому краю.)
• Заключительный абзац резюмирует и указывает, какие действия (если таковые имеются) ожидаются от читателя (отвечая: «Что бы вы хотели, чтобы я сделал сейчас?»).
• В тексте этого документа используется соответствующий шрифт с засечками (Times New Roman).
• Также есть подпись (по желанию)

[Вернуться к рисунку 7.1.1]

Почтовый сервер Domino и маршрутизация почты

Как ответить на EMAIL от хищного издателя?

Если вы хотите повеселиться, вы можете подумать о том, чтобы отправить что-нибудь в журнал. Вы должны действовать осторожно и быть уверенным, почему вы это делаете. Но есть несколько сценариев, о которых вы, возможно, захотите подумать.

СОЗДАТЬ БУМАГУ

СОЗДАЙТЕ ЯВНО ФАЛЬШИВНУЮ БУМАГУ

Возможно, вы захотите придумать свои собственные идеи для совершенно возмутительной статьи, просто чтобы посмотреть, как далеко она зайдет.

ВКЛЮЧИТЕ СКРЫТОЕ СООБЩЕНИЕ

Было бы интересно включить очевидное сообщение глубоко внутри статьи, которое предназначено исключительно для проверки процесса рецензирования. Например, вы можете сказать:

«. Примечание для рецензентов: у меня есть оговорки, что это хищнический журнал, и я был бы признателен за ваше особое мнение по этому поводу. »

или даже (возможно, в разделе« Заявление об ограничении ответственности »):

« Я отправляю эту статью добросовестно и что журнал [название журнала] не считается хищническим издателем.Если есть доказательства того, что журнал является хищническим, я оставляю за собой право отозвать статью и не платить никаких сборов за обработку статьи или любых других сборов, например, за отзыв статьи. Доказательства, которые я бы рассматривал в качестве подтверждения того, что журнал является хищническим, включают (но не ограничиваются) очень быстрое время рецензирования, обзоры, которые указывают на то, что рецензенты не являются экспертами в своей дисциплине, обзоры носят очень общий характер и не содержат никаких указаний. знания предметной области, обзоры, которые очень короткие и не требуют внесения каких-либо изменений в статью, которые имеют технический / научный характер.

Принимая этот документ и отправляя его на рецензирование, вы соглашаетесь соблюдать этот отказ от ответственности.