Журнал кадровых приказов образец: Журнал регистрации кадровых приказов

Содержание

Журнал регистрации кадровых приказов

Журнал регистрации кадровых приказов — применяется для регистрации приказов со сроком хранения 5 лет.


Пример заполнения основного раздела журнала:

Кадровый приказ — правовой акт, издаваемый администрацией для регулирования правоотношений между работником и организацией.  Срок хранения — 5 лет.

К кадровым приказам со сроком хранения 5 лет относятся следующие приказы:

  • О направлении работника (работников) в командировку (краткосрочные командировки внутри страны) 
  • О направлении работника (работников) на учебу/семинары 
  • О привлечении к работе в выходные и праздничные дни 
  • О привлечении к сверхурочным работам 
  • О привлечении работника к дисциплинарной ответственности 
  • О снятии с работника дисциплинарной ответственности 
  • Об отстранении от работы 
  • О прекращении отстранения и допуске к работе 
  • О вынесении взыскания работнику за прогул
  • Об объявлении выговора
  • и т. д.

Также, к приказам со сроком хранения 5 лет относятся различные виды приказов на отпуск:

  • О предоставлении работнику (работникам) ежегодного оплачиваемого отпуска 
  • О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска
  • Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска 
  • О предоставлении учебного отпуска 
  • и т.д. 

Приказы на отпуск удобнее регистрировать в «Журнале регистрации приказов на отпуск», но при небольшой численности штата допустимо регистрировать их вместе с кадровыми приказами со сроком хранения 5 лет.


Регистрация
— это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

(ГОСТ Р 51141-98)

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего

придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Порядок нумерации кадровых приказов не регламентирован. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.00 № 68, отмечено лишь, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 4.1.3).

Для Журнала регистрации кадровых приказов установлен срок хранения

5 лет. Срок хранения журнала исчисляется с даты регистрации последнего приказа.

Контрольная пломба

Журнал опломбирован номерной индикаторной голографической пломбой.

Согласно ГОСТ 31282-2004 контрольная пломба — уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.


Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.

Нормативные материалы:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

Полезная информация:

Семинар по теме:

Журнал регистрации приказов по кадрам, трудовых договоров и дополнительных соглашений КЖ-693 (48 листов, скрепка, обложка офсет, 2 штуки в упаковке)

{{#if (eqw this.forbidden true)}} {{> productAddToCartForbiddenTemplate}} {{else}} {{#if (and (neqw this. stock null) (neqw (uppercase this.stock.stockLevelStatus.code) «OUTOFSTOCK») (neqw this.price null))}} {{else}} Товар недоступен {{/if}} {{/if}}

Арт. {{this.code}} {{#if this.stock}} {{#if (neqw this.stock.stockStatusText null)}} {{{ this.stock.stockStatusText }}} {{else}} {{#if (eqw (uppercase this.stock.stockLevelStatus.code) «ONREQUEST»)}} Под заказ {{else}} {{#if (neqw (uppercase this.stock.stockLevelStatus.code) «OUTOFSTOCK»)}} В наличии {{else}} Нет в наличии {{/if}} {{/if}} {{/if}} {{/if}}

{{/each}} {{#each fields}} {{#each this}} {{/each}} {{/each}} {{#each products}} {{/each}} {{#each products}} {{/each}}
{{@key}} {{this}}
Торговая марка {{#if (neqw this. trademark null)}} {{this.trademark.name}} {{/if}}
Рейтинг {{#if (eqw this.ratingWidth null)}}

{{this.averageRating}}{{#if (eqw this.averageRating null)}}0{{/if}}

Cистематизация кадровых журналов c помощью Excel

Cоздадим рабочую книгу Journal.xls и разобьем ее на рабочие листы с закладками соответствующих журналов: Прием, Перевод, Увольнение, Отпуск, Командировка, Договоры, СУП (система управления предприятием) и Обложка. Количество журналов зависит от документооборота предприятия. При большом объеме документооборота можно вести отдельно журналы регистрации по приему на работу, увольнению и переводам работников (их будет отличать номер с обязательным реквизитом – датой регистрации). Это позволяет быстро получить данные о количестве принятых или уволенных за определенный период. Также данная форма книги позволяет систематизировать издаваемые на предприятии приказы (распоряжения) по срокам хранения1, отследить дату издания того или иного приказа, а также сохранить непрерывность текущих номеров приказов в случае, если необходимо по каким-либо причинам изъять приказ из места их общего хранения.

Журнал приема на работу служит для регистрации приказов (распоряжений), изданных по унифицированным формам № Т-1 или № Т-1а. Срок хранения – 75 лет. Выделим следующие графы указанного журнала: порядковый номер в пределах регистрируемого массива (как правило, за год), дата издания приказа, Ф.И.О. работника, наименование должности работника, наименование отдела (цеха), номер трудового договора, примечание. Можно также указать место хранения приказа (наименование папки) в случае, если необходим быстрый поиск приказов по их содержанию. Пример рабочего листа журнала приема на работу показан на рис. 1.

Рисунок 1

Журнал учета приема на работу

Воспользуемся возможностью электронной таблицы Excel, позволяющей выбрать записи, удовлетворяющие определенному условию, и временно скрыть все остальные с помощью фильтра. Для этого необходимо выбрать пункты меню Данные > Фильтр > Автофильтр. В меню Фильтр:

  • пункт Все не применяется для ограничения набора отображаемых записей и используется по умолчанию для каждого поля;
  • пункт Первые 10 используется в числовых полях, чтобы отобразить первые или последние десять, пять или любое другое количество (или долю) записей;
  • пункт Условие позволяет задать произвольное условие, не входящее в список.

При распечатке данных с включенным фильтром будут напечатаны только отфильтрованные записи. Это позволяет быстро создавать нужные отчеты на основе части информации базы данных Excel.

Журнал переводов на работу служит для регистрации приказов (распоряжений), изданных по унифицированным формам № Т-5 или № Т-5а. Срок хранения – 75 лет. В указанном журнале имеет смысл создать следующие графы: порядковый номер (может дополняться буквенным индексом), дата издания приказа, Ф.И.О. работника, наименование должности (прежнее место и новое место), наименование отдела или цеха (прежнее место и новое место), примечание. В графе «Примечание» контролируется движение документа (подписан / не подписан). Для этого можно использовать пункты меню Вид > Примечание. Пример рабочего листа журнала переводов на работу показан на рис. 2.

Рисунок 2

Журнал учета переводов на работу

Журнал увольнений служит для регистрации приказов (распоряжений) по унифицированным формам № Т-8 или № Т-8а. Срок хранения – 75 лет. Для него можно использовать следующие графы указанного журнала: порядковый номер, дата издания приказа, Ф.И.О. работника, наименование должности, наименование отдела (цеха), дата увольнения, основание прекращения трудовых отношений. Пример рабочего листа журнала увольнений на работу приведен на рис. 3.

Рисунок 3

Журнал учета увольнений

Срок хранения журнала учета трудовых договоров составляет 75 лет. Он может потребоваться в том случае, если предприятие заключает с работниками срочные трудовые договоры. При этом необходимо четко отслеживать не только дату заключения, но и истечение срока действия, иначе, согласно ч. 4 ст. 58 ТК РФ, такой срочный трудовой договор может стать трудовым договором, заключенным на неопределенный срок. Обычно в данном журнале указываются порядковый номер записи и год заключения договора, дата заключения трудового договора, Ф.И.О. поступающего на работу, должность, срок действия и дата прекращения трудового договора (для срочных трудовых договоров), номер изменения к трудовому договору. Пример рабочего листа журнала учета трудовых договоров показан на рис. 4.

Рисунок 4

Журнал учета трудовых договоров

Журнал учета отпусков служит для регистрации приказов (распоряжений), изданных по унифицированным формам № Т-6 или № Т-6а. Он имеет краткий срок хранения – 3 года (ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000). В этом журнале можно создать следующие графы: порядковый номер, дата издания приказа, Ф.И.О. работника, наименование должности работника, даты отпуска, вид отпуска, основание его предоставления. Пример рабочего листа показан на рис. 5.

Рисунок 5

Журнал учета отпусков

Журнал учета командировок служит для регистрации приказов (распоряжений) по унифицированным формам № Т-9 или № Т-9а, а также командировочных удостоверений по унифицированной форме № Т-10. Назовем следующие его графы: порядковый номер, дата, Ф.И.О. командируемого, наименование и номер документа, страна пребывания (важно для срока хранения), даты начала и окончания командировки. Пример рабочего листа журнала командировок показан на рис. 6.

Рисунок 6

Журнал учета командировок

Журнал по системе управления предприятием удобен тем, что в нем, при условии систематического ведения, отражается вся информация о деятельности предприятия. Это приказы по основной деятельности (об утверждении и изменении в штатном расписании, о премировании, о простое, об изменении графика отпусков, о материальной помощи и др.). Данный журнал представляет собой совокупность граф, которые могут быть изменены в соответствии со спецификой предприятия. Примерный перечень следующий: порядковый номер, дата, наименование документа, срок хранения (долгосрочный или краткосрочный), примечание. Пример рабочего листа журнала по основной деятельности или системе управления предприятием показан на рис. 7.

Для защиты рабочих листов от исправлений можно использовать команду меню Сервис > Защита > Защитить лист. Если количество строк в рабочей тетради по высоте соответствует формату А4 (около 30 строк), необходимо распечатать лист журнала приказов.

Рисунок 7

Журнал учета приказов по основной деятельности

Рабочий лист с закладкой Обложка представляет собой унифицированную форму, по которой можно получать обложки для всех журналов регистраций. Пример оформления обложки журнала учета приказов представлен на рис. 8.

Для защиты от несанкционированного доступа журналы регистрации приказов (распоряжений) необходимо пронумеровать, прошнуровать и скрепить печатью предприятия и подписью руководителя. Таким образом, редактор таблиц Excel предоставляет мощный инструментарий для создания, форматирования и редактирования документов. HR-менеджеры смогут самостоятельно систематизировать работу с журналами, что позволит сэкономить время и силы при работе с учетной информацией.

Рисунок 8

Форма заполнения обложки журнала регистрации приказов

1 Сроки хранения документов см. в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000.

Журналы регистрации

Журналы регистрации

Журналы регистрации и учета

В данном разделе Вы можете скачать образцы журналов регистрации применяемых для учета различных документов.

Журнал учета и регистрации трудовых книжек Скачать
Журнал регистрции приказов по основной деятельности Скачать
Журнал регистрции приказов по кадрам Скачать
Журнал регистрции личных дел работников Скачать
Журнал регистрации трудовых договоров Скачать
Журнал регистрации приказов по личному составу Скачать
Журнал регистрации исходящей корреспонденции Скачать
Журнал регистрации входящей корреспонденции Скачать
Журнал регистрации актов, составляемых кадровой службой Скачать



Папки хранения

  • Входящей корреспонденции
  • Исходящей корреспонденции
  • Трудовых договоров и приложений к ним
  • Личных дел уволенных работников
  • Приказов Л\С
  • Приказов ОД
  • Приказов К
  • Табелей учета рабочего времени и листов временной нетрудоспособности
  • Служебных записок и докладных (внутренняя документация организации)
  • Актов (об отсутствии на рабочем месте, об отказе прохождения медицинского освидетельствования и так далее)
  • Личных карточек Т-2

Папки личных дел работников на каждого персонально

  • Копии Приказа на прием на работу и Заявления на прием\Копия Приказа на перевод+ основание
  • Заявление на вычет МЗП (если рабочее место является основным и единственным официальным источником дохода)
  • Копия: Документ, удостоверяющий личность
  • Оригинал: Справка о месте прописки (+ Указание адреса фактического адреса проживания)
  • Копия: Договор с пенсионным фондом\ выписка из ГЦВП о наличии регистрации
  • Оригинал: Справка об отсутствии судимости (если предусмотрено в организации)
  • Оригинал: Медицинская справка формы 086-у
  • Копии: СИК, РНН (если предусмотрено в организации)
  • Копия: Документ о воинском учете мужской половины сотрудников
  • Фото 3х4 (размер фото исключительно индивидуален и зависит от требований в организации)

Журнал регистрации приказов по основной деятельности — образец

Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности на законодательном уровне официально не утвержден, поэтому каждая компания должна разработать собственную форму такого регистра. О содержании и порядке ведения журнала вы узнаете из нашей статьи. 

Для чего используется журнал учета приказов по основной деятельности

Журнал регистрации приказов по основной деятельности заводится для систематизации информации и учета всех издаваемых в компании распоряжений, которые связаны с решением общехозяйственных вопросов. В этом заключается его основное отличие от журнала учета распоряжений по личному составу, в котором регистрируются приказы, касающиеся кадровой сферы.

Так, журнал приказов по основной деятельности, образец которого разрабатывается в отделе кадров, может включать информацию о распоряжениях:

  • о назначении первого руководителя;
  • учреждении обособленного подразделения;
  • утверждении штатного расписания;
  • проведении внутренней проверки или аттестации;
  • сокращении численности штата;
  • утверждении должностных инструкций;
  • по иным общехозяйственным вопросам.

Обзавестись собственным образцом журнала регистрации приказов по основной деятельности необходимо сразу после учреждения компании. Это связано с тем, что уже в начале деятельности на предприятии издается ряд важных приказов, которые должны быть зарегистрированы должным образом.

В момент регистрации в журнал не только заносятся сведения о конкретном приказе, но и ему присваивается порядковый номер. Таким образом, благодаря журналу регистрации будет невозможно издать какой-то приказ задним числом, ведь в регистре предусмотрен хронологический порядок ввода информации. 

Форма журнала регистрации приказов по основной деятельности

Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности может быть индивидуальным в каждой компании. Но, следуя общим правилам делопроизводства, необходимо соблюдать общепринятую структуру:

  • Титульный лист. На нем приводится название регистра, наименование компании, срок начала и окончания ведения журнала. Внизу или с обратной стороны этого листа обычно указывается должность и Ф. И. О. лица, ответственного за заполнение журнала.
  • Основная часть, куда заносится вся подробная информация о регистрируемых общехозяйственных распоряжениях. Эта часть имеет табличную форму, состоящую из следующих граф:
    • порядковый номер;
    • дата утверждения приказа;
    • регистрационный (обычно буквенно-цифровой) номер приказа;
    • краткое содержание (название) приказа;
    • данные лица, издавшего приказ;
    • ответственное за исполнение лицо;
    • примечания.

Все страницы в регистрационном журнале в обязательном порядке должны быть пронумерованы и сшиты. Это позволит избежать подлога путем замены и/или изъятия страниц.

При разработке образца журнала регистрации приказов по основной деятельности за основу можно взять унифицированную форму Т-53а, утвержденную постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. А еще можно скачать образец этого журнала на нашем сайте.  

Как заполнить бланк журнала регистрации приказов по основной деятельности

Обычно журналы по регистрации распоряжений заводятся на 1 календарный год. В начале следующего года оформляется новый регистр, в котором нумерация приказов начинается заново. Журналы могут вестись как в бумажной форме, так и в электронном виде. В последнем случае ответственное за ведение журнала лицо должно обладать электронной подписью.

Если журнал ведется в бумажном формате, то при необходимости внести исправление следует соблюдать требования, изложенные в п. 8 ст. 10 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, о заверке поправок подписью ответственного за ведение журнала лица с указанием его фамилии и должности, а также даты внесения исправления. 

Образцы приказов по кадрам — образец книги, журнал регистрации, о назначении, создании

Сегодня при кадровом документообороте необходимо в обязательном порядке осуществлять формирование приказов в соответствующем формате. Этот момент регламентируется законодательными нормами.

Приказы могут быть унифицированы на законодательном уровне или же сформированы на конкретном предприятии. В последствии использоваться по назначению.

Но важно помнить, что подобного рода документы могут быть применены только лишь в определенных случаях. Ведение документооборота соответствующим образом строго обязательно.

В противном случае возможно возникновение большого количества различного рода проблем с контролирующими органами. На данный момент такими вопросами занимается трудовая инспекция.

Сегодня документооборот на предприятии должен осуществляться в соответствии с действующими законодательными нормами. Особое внимание необходимо уделять именно приказным документам.

Так как они имеют существенную юридическую силу и именно на них в первую очередь обращают внимание контролирующие органы.

Особенно важны документы-приказы о создании отдела кадров (образец можно найти в интернете).

При этом все документы рассматриваемого вида можно разделить на несколько групп. В первую очередь это нормативные, формат которых установлен на законодательном уровне.

Также работники отдела кадров в соответствии с законодательными органами совместно с руководством могут формировать иные приказы.

Такие приказные документы не регламентируются в законодательстве. Но при этом должны своим форматом полностью соответствовать законодательным нормам.

К наиболее существенным вопросам, связанным с формированием документации такого типа, сегодня можно будет отнести следующее:

  • что это такое?
  • принципы работы соответствующего отдела;
  • действующие нормативы.

Что это такое

Чтобы избежать возникновения всевозможных сложностей, связанных с формированием соответствующей документации, стоит заранее разобраться с основными определениями.

Также это позволит избежать без затруднений разобраться с основными законодательными нормами, регламентирующими работу отдела кадров, приказов по нему.

Сегодня под термином «кадровая служба» подразумевается перечень специальных подразделений, в состав которых включенные сотрудники.

Они осуществляют непосредственное управление персоналом. Основными функциями данного отдела являются следующие:

  • прием на работу;
  • увольнение;
  • оформление различной документации при увольнении/приеме на работу;
  • адаптация работников;
  • поощрение;
  • обеспечение условий занятости.

В разных предприятиях функции, которые выполняет отдел кадров, может существенно отличаться. В первую очередь это зависит от основного исполнительного органа (директора), а также сферы деятельности.

Так же существенную роль играет величина предприятия. Чем больше его штат, тем большее количество персонала работает в отделе кадров.

Работа отдела регламентируется законодательством. Образец приказа о назначении отдела кадров требует особого внимания.

Принципы работы соответствующего отдела

Основы работы данного отдела достаточно подробно регламентируются законодательными нормами. При этом на основании установленного внутреннего распорядка на предприятии такой отдел может решать иные задачи.

Сегодня работа данного отдела обычно ведется в следующих направлениях:

  • учетно-контрольном;
  • планово-регулятивное;
  • отчетно-аналитическое;
  • координационно-информационное;
  • организационно-методическое.

Учетно-контрольное направление работы подразумевает прием на работу и увольнение, оформление всей необходимой документации в процессе этого.

Планово-регулятивное направление – подбор персонала для ведения определенной деятельности, последующая его адаптация на рабочем месте.

Очень важным является именно отчетно-аналитическое направление работы. Оно подразумевает оценку деятельности сотрудников и последующую подготовку отчетности.

Непосредственно документооборот осуществляется в соответствии с организационно методическим направлением работы.

В некоторых небольших предприятиях количество сотрудников в отделе кадров может быть равно всего одному.

Если же масштабы деятельности предприятия обширны, то кадровый отдел может включать в себя достаточно обширное количество различных сотрудников.

Основными принципами построения эффективной системы управления персоналом является:

Подбор и последующая расстановка сотрудников Должна осуществляться в соответствии с принципом эффективности
Справедливая оплата трудовой деятельности Осуществляемой на конкретном производстве
Продвижение сотрудников по служебной лестнице В соответствии с их трудоспособностью и иными качествами

При этом основной задачей отдела кадров является именно формирование всей документации, необходимой для ведения определенной деятельности на предприятии.

Отсутствие ошибок в составлении приказов о приеме на работу, увольнении и иных случаях является залогом отсутствия проблем с трудовой инспекцией.

Действующие нормативы

Необходимо помнить, что формирование документации сотрудниками отдела кадров должно осуществляться в соответствии с действующими законодательными нормами.

Наиболее существенными нормативными документами, положения которых следует учитывать при формировании различных приказов, сегодня являются следующие:

ст.№189 ТК РФ Каким образом устанавливаются правила внутреннего трудового распорядка, а также иные
ст.№86 ТК РФ Рассматриваются основные моменты, связанные с защитой персональных данных
ст.№57 ТК РФ Что такое штатное расписание, а также расстановка, форма №Т-3
Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек, вкладышей Утверждена на данный момент Минтруда РФ №69 от 10. 10.03 г.
Гл.№21 разд.№6 ТК РФ Положение об оплате труда, материальном стимулировании и премировании
ст.№196, 197 ТК РФ Раскрывается вопрос об обучении за счет предприятия, иные связанные с этим фактом моменты
ст.№81 ТК РФ Рассматривается вопрос об аттестации работников
ст.№123 ТК РФ Установлена постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.04 г.
ст.№68 ТК РФ Необходимость формирования приказа о приеме на работу
ст.№72.1 ТК РФ Как составляется приказ о переводе на другую работу
ст.№84.1 ТК РФ Процесс оформления приказа об увольнении
гл.№19 ТК РФ Приказ о предоставлении отпусков
ст.№128 ТК РФ Как составляется заявление с просьбой о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы
Постановление Госкомстата РФ №1 от 05.01.04 г. На основании и по рекомендациям данного документа составляется личная карточка работника в форме №Т-2
ст. №66 ТК РФ Обозначается необходимость вести трудовую книжку, отражаются все основные связанные с этим фактом моменты
Положение об аттестации работников Отражены образцы проведения заседаний, а также протоколы, формат иных документов
Разд.№10 ТК РФ Журнал проведения инструктажа трудоустроенных сотрудников

Основополагающим документом является именно Трудовой кодекс РФ. На основании статей данного нормативно-правового документа необходимо осуществлять формирование всех документов.

Отклонение от этого правила приведет к проблемам с трудовой инспекцией. Работник всегда имеет право осуществлять защиту своих прав через суд.

Также следует внимательно относиться к регистрации приказов по кадрам. Эта процедура должна осуществляться в соответствии с внутренним документооборотом.

Документация в кадровой службе должна соответствовать строгой отчетности и вестись в соответствии с законодательными нормами.

Стоит избегать нарушения формата документов. Особенно это касается различного рода приказов. Например, на увольнение.

Если документация будет оформлена не соответствующим образом, работник может потребовать восстановить его на рабочем месте.

К наиболее существенным вопросам сегодня стоит отнести:

  • классификация документооборота;
  • необходимые примеры заполнения;
  • образец журнала регистрации приказов по кадрам;
  • распоряжение о создании отдела.

Классификация документооборота

Сегодня на предприятии все документы должны быть оформлены и храниться в соответствии с законодательными нормами. Правила документооборота отражаются в соответствующих нормативно-правовых документах.

Сегодня процесс документооборота может быть организован двумя способами:

Ручной режим Когда составляется специальный график и в соответствии с ним формируются документы
Автоматизированный Электронный

На данный момент практически все предприятия перешли на автоматизированный компьютерный документооборот. Это позволяет осуществлять его безбумажным способом, только на цифровых носителях.

При этом сам электронный документооборот классифицируется на несколько видов:

  • универсальный, коробочный СЭДО;
  • индивидуальные, разработанные для конкретного предприятия СЭДО;
  • комбинированные СЭДО.

Каждая разновидность документооборота имеет как свои достоинства, так и недостатки.

Потому прежде, чем прибегнуть к использованию определенного, необходимо внимательно ознакомиться с основными законодательными нормами.

Наиболее предпочтительным является программное обеспечение, разработанное специально для конкретного предприятия.

Необходимые примеры заполнения

Сегодня при формировании документооборота кадровым работникам стоит заранее ознакомиться с образцами следующих приказов:

Сегодня существует большое количество различных приказов, которые тем или же иным образом связаны с формированием документооборота.

Стоит разобраться с ними заранее. Причем уделить особое внимание как унифицированным в законодательстве, так и обычным.

Так можно будет избежать множества различного рода проблем и затруднений, конфликтов с работником и контролирующими органами.

Образец журнала регистрации приказов по кадрам

Все приказы, издаваемые на предприятии, должны в обязательном порядке регистрироваться в специальном журнале.

Он состоит из двух основных частей:

  • титульного листа;
  • перечня приказов;
  • раздела с реквизитами работников, которые ответственны за ведение журнала.

Сегодня составить такой журнал можно как самостоятельно, так и приобрести. Вестись он может в бумажном/электронном виде.

Распоряжение о создании отдела

Наиболее существенным и важным документом является распоряжение/приказ о создании отдела.

Причем это может быть отдел любого типа. Формат такого документа является типовым. Он не должен нарушать действующие законодательные нормы.

В противном случае будет признан попросту недействительным. Стоит заранее ознакомиться с образцом в случае, если требуется составить такой договор.

Сегодня ведение документооборота представляет собой процедуру достаточно сложную, с множеством различных нюансов. Именно поэтому необходимо заранее ознакомиться со всеми ними.

Записи журнала заработной платы

ПРИМЕЧАНИЕ: В следующих примерах мы предполагаем, что ставка налога на социальное обеспечение для работника составляет 6,2%, а ставка налога работодателя — 6,2%.

В этом разделе расчета заработной платы мы приведем примеры записей журнала для регистрации общей суммы заработной платы, удержаний из заработной платы и затрат работодателя, связанных с фондом заработной платы.

Предположим, что у дистрибьютора есть сотрудники с почасовой оплатой, которые работают в двух отделах: доставка и склад. Рабочая неделя компании — с воскресенья по субботу, а зарплаты датируются и распределяются в четверг после рабочей недели.

За рабочую неделю 18–24 декабря брутто-заработная плата составляет 1000 долларов для почасовых сотрудников в отделе доставки и 1300 долларов для сотрудников на складе. Налоговые удержания — это гипотетические суммы из таблиц удержания федеральных налогов и налогов штата. Другие удержания основаны на соглашениях с сотрудниками и постановлениях суда. Зарплаты датированы и выдаются 29 декабря.

Запись в журнале для записи почасовой заработной платы и удержаний за период работы 18–24 декабря проиллюстрирована в Запись № 1 почасовой платежной ведомости. В соответствии с методом начисления и принципом сопоставления датой, используемой для учета почасовой оплаты труда, является последний день рабочего периода.

Запись о почасовой оплате труда № 1: для регистрации почасовой оплаты труда сотрудников и удержаний за рабочую неделю 18-24 декабря, которые будут выплачены 29 декабря.

В дополнение к заработной плате и удержаниям, указанным выше, работодатель понес дополнительные расходы, относящиеся к указанной выше рабочей неделе.Они показаны в записи № 2 почасовой оплаты труда, которая также датируется последним днем ​​рабочего периода. Сюда входят доля работодателя в FICA, расчетные затраты работодателя на налог по безработице, страхование компенсации работникам, компенсируемые отсутствия на работе и взносы компании в план 401 (k) компании. Компания признает эти дополнительные расходы и соответствующие обязательства в том периоде, в котором сотрудники работают и зарабатывают их. Позже, когда компания заплатит за них, она уменьшит ответственность и уменьшит свои денежные средства.(В нашей журнальной записи предполагается, что эта компания не предоставляет своим сотрудникам пенсионные пособия, такие как пенсии или медицинское страхование.)

Запись о почасовой оплате труда № 2: Для регистрации дополнительных расходов компании, связанных с оплатой труда, для почасовых сотрудников за рабочую неделю 18-24 декабря.

В день выплаты жалованья, 29 декабря, чеки будут выданы сотрудникам с почасовой оплатой. Следующая запись будет записывать выдачу этих зарплатных чеков.

Запись о почасовой оплате труда № 3: Для записи распределения чеков по заработной плате сотрудников, получающих почасовую оплату, за декабрь.29. (Эти чеки отражают чистую заработную плату, полученную за рабочую неделю 18-24 декабря).

Некоторые удержания и часть FICA работодателя были переведены в день выплаты жалованья; другие не подлежат оплате до более позднего срока. Некоторые удержания, такие как медицинское страхование, были зарегистрированы как сокращение расходов компании в почасовой ведомости заработной платы №1. Предположим, что суммы в следующей записи о почасовой оплате труда № 4 были переведены в день выплаты жалованья.

Запись о почасовой заработной плате № 4: для регистрации денежных переводов некоторых удержаний из заработной платы и соответствующих компаний, относящихся к почасовой рабочей неделе декабря. 18-24.

Конец месяца и конец года

Продолжим наш пример расчета заработной платы для почасовых сотрудников. Предположим, что отчетный месяц и отчетный год дистрибьютора заканчиваются в субботу, 31 декабря. Принцип согласования требует, чтобы компания отразила все свои декабрьские расходы (а не только свои денежные выплаты) в своей декабрьской финансовой отчетности. Это означает, что компания должна указывать в своем отчете о прибылях и убытках почасовую заработную плату и другие расходы на заработную плату, которые компания понесла (и заработали сотрудники) до 31 декабря.

Напомним, что чеки, выданные 29 декабря, охватывали работу, выполненную почасовыми сотрудниками только до 24 декабря. 31 декабря компания должна зафиксировать стоимость работы, выполненной в течение недели с 25 по 31 декабря. Кроме того, необходимо фиксировать праздничные и отпускные дни сотрудников.

Предположим, что в течение рабочей недели 25-31 декабря некоторым из почасовых сотрудников отдела доставки выплачивались отпуск и несколько дней отпуска. Предположим, что это оплачиваемое время составляло 300 долларов, а оплата часов, отработанных в течение рабочей недели, составляла 700 долларов.Напомним, что в платежных ведомостях каждой рабочей недели предполагалось наличие оплачиваемого отпуска с дебетованием 100 долларов в счет отпусков, отпусков, расходов на больничные дни: отдел доставки и кредита в размере 100 долларов в выходные, отпускные и больничные дни. Теперь, когда время отпуска берется, запись о заработной плате за текущую рабочую неделю уменьшит ответственность компании за счет дебета в счет «Отпуск, отпуск, больничные дни к оплате» на сумму 300 долларов. Заработная плата в размере 700 долларов США списывается на счет расходов на заработную плату: отдел доставки

.

Предположим также, что почасовая оплата сотрудников складского отдела была оплачена за отгул в связи с отпуском и некоторый отпуск.Предположим, что оплачиваемый отпуск составляет 250 долларов, а количество отработанных часов — 1050 долларов. Поскольку оплачиваемый отпуск накапливался каждую рабочую неделю, запись текущей рабочей недели уменьшает ответственность компании за счет дебета в счет Праздник, отпуск, больничные дни к оплате на сумму 250 долларов. Заработная плата в размере 1050 долларов США за отработанные часы списывается на счет расходов на заработную плату: складской отдел

.

Запись о почасовой оплате труда № 1: Для регистрации почасовой оплаты труда сотрудников и удержаний за рабочую неделю 25-31 декабря, которые будут выплачены 5 января.

В дополнение к заработной плате и удержаниям в записи о почасовой оплате труда № 1 работодатель понес дополнительные расходы, относящиеся к указанной выше рабочей неделе. Они показаны в записи № 2 почасовой оплаты труда, которая также датируется последним днем ​​рабочего периода. Сюда входят доля работодателя в FICA, расчетные затраты работодателя на налог по безработице, страхование компенсации работникам, компенсируемые отсутствия на работе и взносы компании в план 401 (k) компании. Компания признает эти дополнительные расходы и соответствующие обязательства в том периоде, в котором сотрудники работают и зарабатывают их.Позже, когда компания заплатит за них, она уменьшит ответственность и уменьшит свои денежные средства. (В нашей журнальной записи предполагается, что эта компания не предоставляет своим сотрудникам пенсионные пособия, такие как пенсии или медицинское страхование.)

Запись о почасовой оплате труда № 2: Для регистрации дополнительных расходов компании, связанных с оплатой труда, для почасовых сотрудников за рабочую неделю 25-31 декабря.

В день выплаты жалованья, 5 января, чеки будут выданы сотрудникам с почасовой оплатой.Следующая запись будет записывать выдачу этих зарплатных чеков.

Запись о почасовой оплате труда № 3: для записи распределения чеков заработной платы сотрудников, получающих почасовую оплату, 5 января. (Эти чеки отражают заработную плату наемных работников с почасовой оплатой из их заработной платы, полученной в течение рабочей недели 25 декабря. -31).

Некоторые удержания и часть FICA работодателя были переведены в день выплаты жалованья; другие не подлежат оплате до более позднего срока. Некоторые удержания, такие как медицинское страхование, были зарегистрированы как сокращение расходов компании в почасовой ведомости заработной платы №1.Предположим, что суммы в следующей Зачислении заработной платы № 4 были переведены в день выплаты жалованья.

Запись о почасовой заработной плате № 4: для записи денежных переводов некоторых удержаний из заработной платы и соответствующих компаний, относящихся к почасовой рабочей неделе 25-31 декабря.

Начисление доплаты к заработной плате

В нашем примере выше рабочая неделя закончилась в тот же день, что и календарный месяц и год: 31 декабря. В другие месяцы и в некоторые годы последняя полная рабочая неделя может заканчиваться 28-го числа месяца.В этом случае работодатель должен будет оценить заработную плату и связанные с ней расходы на 29, 30 и 31 число месяца. Эти оценки будут использоваться для записи корректировочной записи по методу начисления 31-го числа. Это необходимо для того, чтобы все расходы, фактически происходящие в течение месяца, соответствовали доходам за месяц. Учет расходов на заработную плату в надлежащий период имеет решающее значение для точной финансовой отчетности и, следовательно, очень важная часть расчета заработной платы.

Подготовка записей журнала для системы затрат на заказы на выполнение работ — Принципы бухгалтерского учета, Том 2: Управленческий учет

Хотя вы видели систему калькуляции заказов на выполнение работ, в которой используются как Т-счета, так и ведомости затрат на работы, необходимо понимать, как эти операции регистрируются в главной книге компании.

Записи журнала для переноса прямых материалов, прямого труда и накладных расходов в незавершенное производство

Dinosaur Vinyl ведет учет своего инвентаря и заказывает дополнительные запасы, которые необходимо иметь под рукой, когда производственный отдел запрашивает их. Этот инвентарь не связан с какой-либо конкретной работой, и закупки остаются в инвентаре сырья до тех пор, пока не будут назначены для конкретной работы. Например, Dinosaur Vinyl закупила дополнительно 10 000 долларов винила и 500 долларов черных чернил для оформления рекламного щита Macs & Cheese.Если покупка совершается на счету, запись выглядит следующим образом:

Как показано на (Рисунок), для производственного процесса для задания MAC001 руководитель заданий представил форму заявки на материалы на 300 долларов винилом, 100 долларов черными чернилами, 60 долларов красными чернилами и 60 долларов золотыми чернилами. Для процесса отделки для Job MAC001 было заявлено 120 долларов на прокладки и 60 долларов на отделку дерева. Запись, отражающая эти действия:

Сотрудники производственного отдела работают над вывеской и отправляют ее в отдел отделки / сборки, когда они выполнили свою часть работы.

Прямые затраты на фабричный труд включают прямую заработную плату, выплачиваемую работникам, и все другие затраты на заработную плату, связанные с этим трудом. Как правило, это включает заработную плату, налоги с фонда заработной платы и дополнительные льготы, непосредственно связанные с этой заработной платой. Система бухгалтерского учета должна отслеживать труд и другие связанные с этим расходы, связанные с конкретной работой. Эти записи обычно хранятся в табеле учета рабочего времени, ежедневно отправляемом сотрудниками.

10 апреля табель рабочего времени на общую сумму 30 долларов записан для вакансии MAC001 через эту запись:

Монтажный персонал в отделе отделки / сборки выполняет задание MAC001 за два часа.Занятость записана, как показано:

Косвенные материалы также имеют форму заявки на материалы, но затраты регистрируются по-другому. Сначала они переводятся на производственные накладные расходы, а затем распределяются на незавершенное производство. Запись для учета косвенного материала — это дебет производственных накладных расходов и кредит запасов сырья.

Учет косвенных трудовых ресурсов также ведется через табели учета рабочего времени, хотя такая работа не связана напрямую с конкретной работой. Разница между прямым трудом и косвенным трудом состоит в том, что косвенный труд отражает дебет производственных накладных расходов, в то время как кредит относится к заработной плате предприятия.

Временные билеты

Dinosaur Vinyl показывают, что в течение этого периода были понесены косвенные затраты на рабочую силу в размере 4000 долларов США. Запись:

Dinosaur Vinyl также записывает фактические накладные расходы. Как показано на (Рисунок), накладные расходы на производство составили 21 000 долларов США. Запись для записи этих расходов увеличивает сумму накладных расходов в счете производственных накладных расходов.Запись:

Накладные расходы, применяемые к заданию MAC001, составляют 165 долларов. Процесс определения нормы расчета производственных накладных расходов был объяснен и продемонстрирован в разделе «Учет производственных накладных расходов». Запись в журнале для записи производственных накладных расходов для задания MAC001:

Запись журнала для перемещения незавершенных затрат в готовую продукцию

После завершения каждой работы и ведомости затрат на наряд-заказ делается запись для переноса общей стоимости из запасов незавершенного производства в запасы готовой продукции. Общая стоимость продукта для Job MAC001 составляет 931 доллар, а запись:

.

Записи журнала о включении готовой продукции в себестоимость проданной продукции

После продажи товар переходит к покупателю. Товар переводится из запасов готовой продукции в себестоимость реализованной продукции. Также делается соответствующая запись для записи продажи. Знак Job MAC001 имел продажную цену 2000 долларов и стоимость 931 доллар. Это записи для записи передачи товаров и продажи покупателю:

Полученный результат отражен в отчете о прибылях и убытках компании:

Текущие избыточные накладные расходы

В конце каждого года производственные накладные расходы анализируются, и делается корректировочная запись, чтобы избавиться от недопоставленных или перерасходованных накладных расходов.Что бы вы посоветовали компании, у которой накладные расходы превышали каждый из последних пяти лет?

Ключевые концепции и краткое изложение

  • В ведомостях затрат на работу записываются затраты на материалы, оплату труда и накладные расходы для каждого задания, тогда как записи журнала фактически переносят затраты в запасы незавершенного производства, запасы готовой продукции и стоимость проданных товаров.

(Рисунок) В какой счет в системе затрат на производственные заказы приобретенное сырье дебетуется?

  1. запасы сырья
  2. незавершенное производство
  3. Запасы готовой продукции
  4. Себестоимость проданной продукции

(Рисунок) В системе затрат на заказы накладные расходы дебетуются с какого счета?

  1. незавершенное производство
  2. Запасы готовой продукции
  3. производственные накладные расходы
  4. Себестоимость проданной продукции

(Рисунок) С какого счета дебетуется заводская заработная плата в системе затрат на заказы?

  1. запасы сырья
  2. незавершенное производство
  3. Запасы готовой продукции
  4. Себестоимость проданной продукции

(Рисунок) В системе затрат на заказы на выполнение работ понесенные коммунальные расходы дебетуются с какого счета?

  1. незавершенное производство
  2. Запасы готовой продукции
  3. производственные накладные расходы
  4. Себестоимость проданной продукции

(Рисунок) В какой счет в системе затрат на заказы на выполнение работ косвенные трудозатраты дебетуются по дебету?

  1. незавершенное производство
  2. Запасы готовой продукции
  3. производственные накладные расходы
  4. Себестоимость проданной продукции

(Рисунок) Сопоставьте концепцию слева с ее правильным описанием.

A. Стоимость заказа на поставку и. вычисляет накладные расходы, применяемые к каждому заданию
Б. Заявка на материалы ii. исходный документ с указанием количества часов, отработанных сотрудником на определенных должностях
C. Избыточные накладные расходы iii. первичный документ с указанием сырья, назначенного для конкретного производственного задания
D. заданная ставка накладных расходов iv.система учета затрат, используемая производителями кормов для домашних животных
E. Стоимость процесса v. Система учета затрат, используемая юридическими фирмами
F. билет на время vi. результат, когда фактические накладные расходы меньше суммы, назначенной для каждой конкретной работы
г. Недоставленные накладные расходы vii. результат, когда фактические накладные расходы превышают сумму, назначенную для каждой конкретной работы

(Рисунок) В течение недели компания совершает следующие операции.

  • Закупка запасов сырья на сумму 1000 долларов США
  • Распределение запасов сырья на сумму 500 долларов для Иова 5
  • Расчет заработной платы за 20 часов с выделением 1000 долларов на задание 5
  • Заводские коммунальные платежи на сумму 750 долларов
  • Накладные расходы по ставке 10 долларов в час

Какова стоимость задания 5 в конце недели?

(Рисунок) В течение месяца Job AB2 использовал специализированное оборудование в течение 450 часов и израсходовал 500 долларов на коммунальные услуги, 300 долларов на амортизацию завода и 100 долларов на налог на имущество на заводе. Подготовьте в журнале записи для следующего:

  1. Запишите понесенные расходы.
  2. Запишите распределение накладных расходов по заранее определенной ставке 1,50 доллара за машинный час.

(Рисунок) Работа 113 была завершена за 5000 долларов, а Работа 85 была завершена за 3000 долларов и продана за 4500 долларов. Подготовьте в журнале записи для следующего:

  1. Завершение работы 113.
  2. Завершение и продажа Работа 85.

(Рисунок) В индивидуальных листах вакансий компании указаны следующие расходы:

Накладные расходы применяются в 1.В 25 раз больше прямых затрат на рабочую силу. Используйте данные из ведомостей затрат для выполнения следующих задач:

  1. Примените накладные расходы к каждому заданию.
  2. Подготовьте запись для записи о назначении прямых материалов в незавершенное производство.
  3. Подготовьте запись для записи о назначении непосредственного персонала на незавершенное производство.
  4. Подготовьте запись для записи присвоения производственных накладных расходов незавершенному производству.

(Рисунок) Сводная информация о заявках на материалы и табелях учета рабочего времени вместе с распределением накладных расходов показывает следующие затраты:

  1. Подготовьте запись для записи присвоения прямого материала незавершенному производству.
  2. Подготовьте запись для записи о назначении непосредственного персонала на незавершенное производство.
  3. Подготовьте запись для записи присвоения производственных накладных расходов незавершенному производству.

(Рисунок) В течение недели компания совершает следующие операции.

  • Закупка запасов сырья на сумму 3000 долларов США
  • Распределение запасов сырья на сумму 700 долларов для Иов 7
  • Расчет заработной платы за 10 часов и 3000 долларов назначены на должность 7
  • Заводская амортизация 1750 долларов США
  • Накладные расходы по ставке 200 долл. США в час

Какова стоимость задания 7 в конце недели?

(Рисунок) В течение месяца Job Arch3 использовал специализированное оборудование в течение 350 часов и потратил 700 долларов на коммунальные услуги, 400 долларов на амортизацию завода и 200 долларов на налог на имущество на заводе.Подготовьте в журнале записи для следующего:

  1. Запишите понесенные расходы.
  2. Запишите распределение накладных расходов по заранее определенной ставке 1,50 доллара за машинный час.

(Рисунок) Работа 113 была завершена за 7 500 долларов, а Работа 85 была завершена за 2 300 долларов и продана за 4 500 долларов. Подготовьте в журнале записи для следующего:

  1. Завершение работы 113.
  2. Завершение и продажа Работа 85.

(Рисунок) В индивидуальных листах вакансий компании указаны следующие расходы:

Накладные расходы применяются в 1.В 75 раз больше прямых затрат на рабочую силу. Используйте данные из ведомостей затрат для выполнения следующих задач:

  1. Примените накладные расходы к каждому заданию.
  2. Подготовьте запись для записи присвоения непосредственного материала незавершенному производству.
  3. Подготовьте запись для записи о назначении непосредственного персонала на незавершенное производство.
  4. Подготовьте запись для записи присвоения производственных накладных расходов незавершенному производству.

(Рисунок) Сводка заявок на материалы и табелей учета рабочего времени вместе с распределением накладных расходов показывает следующие затраты:

  1. Подготовьте запись для записи присвоения прямого материала незавершенному производству.
  2. Подготовьте запись для записи о назначении непосредственного персонала на незавершенное производство.
  3. Подготовьте запись для записи присвоения производственных накладных расходов незавершенному производству.

(Рисунок) Следующие данные обобщают операции в течение года. Подготовьте запись в журнале для каждой транзакции.

  1. Закупка сырья на счету: 3000 долларов США
  2. Сырье, используемое в Иове 1: 500 долларов
  3. Сырье, используемое как косвенное сырье: 100 долл. США
  4. Непосредственный труд для работы 1: 300 долларов
  5. Непрямые трудозатраты: 50 долларов США
  6. Коммунальные услуги, произведенные на счету предприятия: 700 долларов США
  7. Корректировка записи для заводской амортизации: 250 долларов
  8. Производственные накладные расходы в процентах от прямых затрат труда: 200%
  9. Работа 1 переведена в готовую продукцию
  10. Работа 1 продана за 3000 долларов
  11. Производственные накладные расходы превышены: 100 долл. США

(Рисунок) В марте для компании Ajax произошли следующие события.Подготовьте запись в журнале для каждой транзакции.

  1. Материалы закуплены на счету на сумму 35 429 долларов США.
  2. Для начала работ по Работе C15 было запрошено
  3. материалов на сумму 25 259 долларов США.
  4. Прямые затраты на рабочую силу для задания C15 составили 24 129 долларов.
  5. Фактические накладные расходы составили 32 852 долл. США.
  6. Заводские накладные расходы были отнесены на счет Задания C15 в размере 200% от прямых затрат на оплату труда.
  7. Работа C15 была переведена в производство готовой продукции на сумму 97 646 долларов США.
  8. Job C15 был продан за 401 000 долларов.

(Рисунок) Следующие данные обобщают операции в течение года. Подготовьте запись в журнале для каждой транзакции.

  1. Закупка сырья на счету: $ 1,500
  2. Сырье, используемое в Иове 1: 400 долларов
  3. Сырье, используемое как косвенное сырье: 50 долларов США
  4. Непосредственный труд для работы 1: 200 долларов
  5. Косвенный труд, понесенный для работы 1: 30 долларов США
  6. Коммунальные услуги на счету предприятия: 500 долларов США
  7. Корректировка записи для заводской амортизации: 200 долл. США
  8. Производственные накладные расходы в процентах от прямых затрат труда: 100%
  9. Работа 1 переведена в готовую продукцию
  10. Работа 1 продана за 1000 долларов
  11. Производственные накладные расходы не реализованы: 100 долл. США

(Рисунок) В марте для компании Ajax произошли следующие события.Подготовьте запись в журнале для каждой транзакции.

  1. Материалы закуплены на счету на сумму 5 429 долларов США.
  2. Для начала работ по Работе C15 было запрошено
  3. материалов на сумму 2500 долларов США.
  4. Прямые затраты на рабочую силу для задания C15 составили 4250 долларов.
  5. Фактические накладные расходы по счету составили 5 385 долларов США.
  6. Заводские накладные расходы были отнесены на счет задания C15 из расчета 200% прямых затрат на оплату труда.
  7. Работа C15 была переведена в производство готовой продукции на сумму 15 250 долларов.
  8. Job C15 был продан за 28 000 долларов.

(Рисунок) Как ведомости затрат на работы действуют как вспомогательная бухгалтерская книга для незавершенного производства, если в ведомости затрат на работы не вносятся записи журнала?

Последствия для управления человеческими ресурсами

Аннотация

Современные организации должны сохранять бдительность и адаптироваться к непредвиденным событиям, таким как внешние кризисы, которые создают повышенную неуверенность среди их сотрудников и создают непосредственные угрозы для производительности и жизнеспособности организаций.Однако с недавней пандемией COVID-19 организациям внезапно приходится преодолевать беспрецедентные явления и тем самым находить новые решения проблем, возникающих во многих сферах их деятельности. В этой статье мы обсуждаем некоторые из этих проблем, уделяя особое внимание последствиям COVID-19 для управления человеческими ресурсами (HRM), поскольку организации помогают своим сотрудникам справляться с недавно изменившейся рабочей средой и приспосабливаться к ней. Кроме того, мы предлагаем несколько направлений для будущих исследований и выступаем за комплексную программу исследований для решения обсуждаемых проблем.

Ключевые слова: Управление человеческими ресурсами, Регулировка сотрудников, Благосостояние, Кризис, COVID-19

1. Введение

Организации сталкиваются с растущей неопределенностью при решении сегодняшних «грандиозных задач» или очень важных проблем, которые обычно не встречаются ограничены национальными, экономическими или социальными границами (Eisenhardt et al., 2016, Ferraro et al., 2015). Сегодняшние грандиозные вызовы разнообразны и включают ряд сложных проблем, таких как изменение климата, серьезные экономические спады и политическая нестабильность (Джордж, Ховард-Гренвилл, Джоши и Тиханьи, 2016).В нашем взаимосвязанном мире эти серьезные проблемы могут представлять непосредственную угрозу жизнеспособности и выживанию организаций, побуждая организации оставаться отзывчивыми и адаптивными в процессе организации и управления своим персоналом. Но с недавней вспышкой COVID-19 («Коронавирус (COVID-19)», 2020) организации сталкиваются с грандиозной проблемой беспрецедентных масштабов, которая вынуждает их погрузиться в беспрецедентную территорию и напрямую управлять ею, поскольку они меняют свою рабочую силу в технической сфере. , физическими и социально-психологическими способами, невиданными ранее.

Пандемия COVID-19 создала особенно сложную среду для управления человеческими ресурсами (HRM), когда менеджерам приходится быстро рисковать «неизвестными неизвестностями», поскольку они стремятся помочь своим сотрудникам адаптироваться и справиться с радикальными изменениями, происходящими в рабочая и социальная среда. Например, сотрудники, которые раньше проводили все или большую часть своего времени, работая в пределах физических границ своей организации, теперь должны быстро адаптироваться к удаленной рабочей среде. Из-за размещения заказов и закрытия второстепенных предприятий даже те, кто мог бы хорошо приспособиться к условиям удаленной работы, теперь сталкиваются со своими собственными уникальными проблемами из-за неспособности искать альтернативные рабочие места (например,д. , кафе, библиотеки, коворкинг-помещения) вне дома. Это, вероятно, еще больше ограничило сегментацию между работой и частной сферой, что привело к большим трудностям в «отключении» от требований работы (Chawla, MacGowan, Gabriel, & Podsakoff, 2020). Помимо возросшей неспособности разделить работу и личную жизнь, закрытие школ и учреждений по уходу за детьми увеличило родительские требования к сотрудникам, еще больше стирая границы между работой и семейной сферой. Хотя эти взаимосвязи между работой и семьей кажутся особенно сложными для сотрудников с детьми, одинокие и бездетные работники не застрахованы от негативных последствий таких измененных условий труда, поскольку они могут подвергаться наибольшему риску одиночества, ощущаемого отсутствия цели и связанных с ними негативных последствий. влияние на благополучие (Achor, Kellerman, Reece, & Robichaux, 2018).

В то же время нынешняя грандиозная проблема COVID-19 предоставляет ученым в области менеджмента благоприятный момент для координации исследовательских усилий и превращения их в практические идеи для поддержки организаций в решении одной из величайших проблем современной истории. Он также предлагает ученым захватывающую возможность изучить разные дисциплины в поисках рекомендаций и вдохновения, чтобы комплексно решать уникальные проблемы управления человеческими ресурсами, с которыми в настоящее время сталкиваются организации. Ведь даже если потенциальные решения существуют, эта глобальная проблема требует скоординированных и комплексных (исследовательских) действий.

С этой целью цель этой короткой статьи — кратко изучить проблемы и возможности, которые COVID-19 представляет для практики управления человеческими ресурсами, а также связанные с ними направления для будущих исследований. Хотя последствия COVID-19, несомненно, будут далеко идущими, мы сосредоточимся на некоторых темах, касающихся адаптации и благополучия сотрудников, когда они ориентируются в текущей рабочей среде.

2. Проблемы и возможности управления персоналом в эпоху COVID-19

2.1. Подрыв «пригодности»

Возможно, одна из самых серьезных проблем HRM, проистекающих из пандемии COVID-19, связана с адаптацией новых и действующих сотрудников к радикально изменившимся условиям работы, таким как перевод на удаленную рабочую среду или внедрение новых политик и процедур на рабочем месте, чтобы ограничить человеческий контакт. Такие кардинальные изменения в том, как и где сотрудники выполняют свою работу, вероятно, будут иметь важные последствия для опыта сотрудников в отношении соответствия личности и среды (PE fit) или уровня соответствия между атрибутами, которыми они обладают, и атрибутами окружающей среды (Kristof, 1996 ). Теория соответствия P-E утверждает, что людей привлекают и выбирают организации, рабочая среда которых отражает те же ценности, культуру и особенности работы, что и их собственные важные убеждения, ценности и желания (Kristof-Brown & Guay, 2011).На основе этих процессов сотрудники, которые поступают в организации, где их P-E соответствует максимальному уровню, обычно процветают и испытывают повышенный уровень удовлетворенности, вовлеченности и общего благополучия (Kristof-Brown, Zimmerman, & Johnson, 2005). Однако, когда рабочая среда, которая поддерживает выполнение этих потребностей и желаний, резко меняется — как это происходит в настоящее время в ответ на пандемию COVID-19 — заметность растущего разрыва между индивидуальными потребностями и текущей рабочей средой, вероятно, приведет к к опыту misfit (Follmer, Talbot, Kristof-Brown, Astrove, & Billsberry, 2018).

Например, одно из наиболее часто встречающихся желаний в рамках рабочих отношений P-E fit фокусируется на фундаментальной цели человека — развитии отношений и стремлении к общению с другими (Barrick, Mount, & Li, 2013). На протяжении всего процесса найма и отбора людей привлекает организация, основанная на этой фундаментальной потребности (Yu, 2016), и действительно, дошедшие до нас исследования подтверждают представление о том, что рабочие отношения удовлетворяют это фундаментальное желание ассоциации с другими (Edwards & Cable, 2009).Но по мере того, как организации адаптируют свою рабочую силу в ответ на текущую пандемию способами, которые фундаментально ограничивают физическое взаимодействие, потенциальное несоответствие, проистекающее из этого новообретенного несоответствия P-E, представляет собой потенциальную катастрофу для благополучия сотрудников и производительности для организаций.

Соответственно, по мере того, как организации продолжают адаптировать свои кадровые практики перед лицом COVID-19, понимание того, как эти беспрецедентные изменения влияют на восприятие сотрудниками соответствия требованиям P-E и как устранить потенциальные несоответствия, будет иметь решающее значение. Например, по мере того, как организации должны переходить к виртуальным формам найма, отбора и обучения вместо личного общения (Maurer, 2020a, Maurer, 2020), становится все более важным понимать, как эти методы повлияют на будущая структура ценностей и культуры организации, поскольку эти новые методы, безусловно, могут привлекать и удерживать людей иначе, чем традиционные подходы лицом к лицу. С этой целью необходимы исследования, чтобы понять, какое влияние COVID-19 оказывает на способность сотрудников ориентироваться в процессе поиска работы, как переход к виртуальному найму влияет на их способность формировать и оценивать восприятие соответствия в отношении потенциальных ситуаций трудоустройства, а также эффективность виртуальных центров оценки и обучающих программ.

Кроме того, необходимо будет понять, могут ли определенные методы социализации помочь сбалансировать потенциальные представления о несоответствии между существующими сотрудниками и как их лучше всего реализовать. Продолжая предыдущий пример, касающийся потребности в социальных отношениях, нынешняя панацея для уравновешивания социальных связей, которую используют многие организации, включает возможности виртуальной социализации, такие как виртуальные обеды, перерывы на кофе и счастливые часы (Maurer, 2020b). Хотя эти методы потенциально уменьшают восприятие несоответствия в результате резкого изменения социальной структуры рабочей среды, они также могут вызывать у участников чувство неудовлетворенности, поскольку они тоскуют по социальным взаимодействиям, которые у них были в их предпандемической трудовой жизни (Феттерс , 2020, Сакко и Исмаил, 2014).Соответственно, необходимы дополнительные исследования, чтобы лучше понять, как трансформированные практики построения сообщества приводят к восстановлению баланса в случае несоответствия P-E. Основываясь на работе Chawla et al. (2020) в отношении повседневной деятельности по восстановлению сотрудников, например, в будущих исследованиях можно будет изучить ежедневное воздействие и восстановление, которые испытывает участие в виртуальной социальной деятельности с коллегами в качестве замены личных встреч.

2.2. Непропорциональное влияние работы и семьи

По мере того, как организации преодолевают проблемы, связанные с COVID-19, им также необходимо оставаться внимательными к сотрудникам, на которых могут непропорционально сильно повлиять текущие изменения рабочей среды. Возможно, наиболее примечательно то, что изменения, которые мы наблюдаем в ответ на текущий кризис в области здравоохранения, уже начали обострять конфликт между работой и семьей, который относится к «форме межролевого конфликта, в котором ролевое давление со стороны работы и семейной области несовместимо друг с другом. немного уважения »(Greenhaus & Beutell, 1985, стр. 77). За последние несколько лет мы стали свидетелями растущего интереса к практикам на рабочем месте, ориентированным на семью, и их применению, таким как гибкий график работы, услуги, включая уход за детьми на месте, и льготы, включающие субсидии по уходу за детьми.Было обнаружено, что такая политика важна для сведения конфликта между семьей и работой (Neal, Chapman, Ingersoll-Dayton, & Emlen, 1993), особенно среди сотрудников, работающих на дому (Golden, Veiga, & Simsek, 2006).

Но по мере того, как нынешняя пандемия продолжает разворачиваться, потенциал конфликта между профессиональной и семейной сферами может быть больше, чем когда-либо. Действительно, помимо управления повышенным напряжением, которое может возникнуть в результате перехода к удаленной работе (особенно для тех, кто не привык к такой автономной рабочей среде), сотрудникам приходится решать проблемы, связанные с уходом за детьми, в связи с повсеместной приостановкой работы школ и служб по уходу за детьми, и справиться с постоянными заботами о здоровье и безопасности семьи и друзей.Эти вновь обретенные требования еще больше размыли рабочие и семейные роли, что затруднило поддержание адекватных границ между работой и семьей (Giurge & Bohns, 2020).

Соответственно, понимание того, какое влияние эти экстремальные семейные требования в сочетании с повышенным уровнем автономии работы и, следовательно, самоответственностью могут оказать на производительность и благосостояние сотрудников, и какие методы могут облегчить такие новые возможности конфликта между семьей и работой, будет быть важным.Например, понимание того, могут ли дополнительные типы организационной поддержки, помимо эмоциональной или инструментальной по своей природе, помочь в борьбе с конфликтом между семьей и работой, могут поддержать организации, стремящиеся поддерживать благополучие сотрудников (French, Dumani, Allen, & Shockley , 2018). Одна из форм поддержки, которая, вероятно, будет все более и более необходимой для сотрудников, уравновешивающих размытые рабочие и семейные роли, — это информационная поддержка. В нынешнем контексте такие формы поддержки могут включать в себя помощь сотрудникам в курсе последних событий, касающихся здоровья и безопасности, доступности местных вариантов ухода за детьми или престарелых, а также возможности саморазвития и обучения, которые могут помочь сотрудникам адаптироваться к условиям жизни. изменение ролей и требований.

В соответствии с нашим предыдущим обсуждением пригодности PE, этот последний пример, в частности, может быть использован, чтобы помочь сотрудникам, не привыкшим к своим новым условиям труда, лучше адаптироваться и достигать соответствия при максимальной эффективности практик и инициатив, направленных на сокращение конфликта между семьей и работой. . Рассмотрим, например, роль автономии работы или степень свободы действий людей в отношении того, как и когда выполнять задачи или какие методы используются при выполнении своей работы (Langfred, 2000), в уменьшении конфликта между работой и семьей. В целом, повышение автономии работы может помочь смягчить давление со стороны семьи, которое, как правило, возникает в условиях удаленной работы, предоставляя сотрудникам достаточные когнитивные и эмоциональные ресурсы для управления дополнительными и часто несовместимыми требованиями (например, Golden et al., 2006). Тем не менее, с распространением COVID-19 многим сотрудникам предписано работать из дома, а не выбирать себе такие автономные режимы работы, которые могли бы естественным образом соответствовать потребностям и предпочтениям других сотрудников.То есть, при рассмотрении тех, кто не привык работать в удаленном контексте, степень эффективности предоставления большей автономии работы может во многом зависеть от того, в какой степени человек ценит автономию и связанную с ней самоответственность в первую очередь (Shin, 2004, Стиглбауэр, Ковач, 2018).

Недавняя работа указывает на эффективность интервенций самоутверждения в помощи сотрудникам в согласовании таких ценностей и потребностей с изменившейся средой (Tasselli, Kilduff, & Landis, 2018; см. Также Dweck, 2008, McQueen and Klein, 2006), которые могут формировать фундамент, на котором будущие исследования могут начать решать проблемы сегодняшнего конфликта между работой и семьей.Кроме того, использование индуктивных подходов, показывающих, как сотрудники, попавшие в такую ​​новую и динамичную рабочую среду, могут достичь баланса между работой и семьей, может открыть новые интересные направления в литературе по конфликтам между работой и семьей и обеспечить соответствующие практические последствия для организаций, поддерживающих люди, справляющиеся с серьезными перебоями в работе и личной жизни.

2.3. Непропорциональное воздействие на альтернативные структуры семьи

Помимо необходимости установления взаимосвязей между работой и семьей, серьезная проблема нашего текущего кризиса в области здравоохранения, вероятно, высветит уязвимости во все более актуальном, но малоизученном сегменте современной структуры семьи: бездетных и одиноких наемных работников.За последние несколько десятилетий уровень бездетности и отсрочки рождения первого ребенка увеличился в Соединенных Штатах и ​​во всех западных культурах (Abma and Martinez, 2006, Kreyenfeld and Konietzka, 2017, Matthews and Hamilton, 2002), что является общественным сдвигом. может иметь важные последствия на рабочем месте. Хотя ученые-организаторы уделяют мало внимания этому сегменту рынка труда, имеющиеся ограниченные исследования показывают, что одинокие и бездетные сотрудники могут сталкиваться с уникальными формами конфликта между работой и личной жизнью (Picard, 1997, Swanberg et al., 2005). Кроме того, эти люди могут подвергаться особенно высокому риску одиночества и ощущения социальной изоляции (Achor, Kellerman, Reece, & Robichaux, 2018), возможно, из-за отсутствия связывающих (семейных) связей, ощущаемого отсутствия цели и изоляция.

Текущая серьезная проблема, с которой мы сталкиваемся, может только усугубить такие социально-психологические проблемы. Например, уже есть некоторые первые признаки того, что общественные и организационные меры, принятые для борьбы с текущей пандемией (например,g., укрытие на месте заказов, переход на удаленную работу) усилили у сотрудников чувство одиночества и социальной изоляции (Kopp, 2020, Robinson, 2020). Это не совсем удивительно, учитывая, что люди, работающие из дома, как правило, сообщают о меньшей вовлеченности, чем те, кто работает в рамках традиционных рабочих схем (Morganson, Major, Oborn, Verive, & Heelan 2010). Но в сочетании с недавними мерами по социальному / физическому дистанцированию, закрытием второстепенных предприятий и размещением заказов на приют, ощутимое отсутствие вовлеченности и принадлежности может стать особенно заметным среди бездетных (Miller, 2020) и одиноких (Smith, 2020), что создает значительный риск для их психического здоровья и благополучия, а также производительности организаций.

Соответственно, проблемы, вызванные COVID-19, побуждают организации и исследователи учитывать уникальные проблемы и требования, с которыми сталкиваются бездетные и одинокие сотрудники. Организации могут захотеть начать решение этой проблемы с принятия более инклюзивного и, следовательно, творческого подхода к поддержке всех сотрудников с учетом различных форм семейного статуса. Например, менеджеры по персоналу могут захотеть улучшить систему управления персоналом, ориентированную на взаимоотношения, чтобы противостоять большему риску изоляции среди бездетных и одиноких сотрудников и лучше подготовить их к непредвиденным событиям (например, нашему текущему кризису), которые могут вызвать чувства. одиночества и социальной изоляции.Такие системы управления персоналом, ориентированные на взаимоотношения, могут помочь сотрудникам наладить связи как внутри организации, так и за ее пределами (Kehoe & Collins, 2017) и, таким образом, создать запас ресурсов, необходимых для того, чтобы справиться с возможными социальными потрясениями, подобными тому, с которым мы сейчас сталкиваемся, например, сосредоточив внимание на развитие сети, обучение и обратная связь. Дополнительные возможности включают регулярное спонсирование профессиональных и общественных мероприятий, на которых бездетные и одинокие люди могут найти смысл, укрепить цель и создать формальные механизмы (например, регулярные встречи команды), чтобы побудить сотрудников общаться друг с другом (Collins & Clark, 2003).

С точки зрения разработки практических идей для определения и решения этой проблемы, мы предвидим несколько возможностей для будущих исследований. Возможно, наиболее важным является исследование, чтобы понять связанные с работой предшественники и механизмы, способствующие возникновению чувства одиночества и социальной изоляции бездетных и одиноких сотрудников (Achor et al., 2018), а также то, какие буферы могут смягчить такие чувства в целом и во время в частности, о текущем контексте COVID-19. Например, исследователи могут начать с выявления различных способов, которыми бездетные и одинокие сотрудники воспринимают себя стереотипными или стигматизируемыми на работе, учитывая, что такие негативные социальные сигналы могут усиливать опыт социальной изоляции сотрудников и, следовательно, их несоответствие (Follmer et al., 2018) — проблема, которая может быть особенно актуальной, поскольку принадлежность и вовлеченность сотрудников в текущую среду еще больше усугубляются. Большая часть исследований структуры семьи была сосредоточена на стигматизации сотрудников с детьми — особенно женщинах с детьми — и отрицательных последствиях, связанных с такой стигматизацией (Corse, 1990, Fuegen et al. , 2004; последний обзор см. В Grandey, Габриэль и Кинг, 2019). Однако исследования в таких областях, как социальная психология и гендерные исследования, например, предполагают, что бездетные и одинокие сотрудники могут сталкиваться со своим собственным уникальным набором стигм (Park, 2002, Remennick, 2000, Byrne and Carr, 2005), потенциально способствуя развитию вредные последствия для здоровья и благополучия (Ashburn-Nardo, 2017, Maslach and Jackson, 1985).

Наконец, сейчас подходящее время для ученых, чтобы прислушаться к призыву предыдущих исследований интегрировать изучение бездетных и одиноких сотрудников в литературу о конфликте между работой и личной жизнью (Casper, Weltman, & Kwesiga, 2007). Это может помочь пролить свет, например, на то, сталкиваются ли и в какой степени бездетные и одинокие сотрудники с повышенными рабочими ожиданиями и обязанностями (Picard, 1997), как эти дополнительные требования мешают требованиям, не связанным с работой (например, уход за престарелыми родителями, добровольные обязательства), а также то, как нынешний кризис в области здравоохранения может усугубить или ослабить эти эффекты.

3. Идеи предпринимательства

Вышеупомянутое обсуждение выдвигает на первый план предложения по практике и исследованиям в решении некоторых проблем, с которыми сегодня сталкиваются организации, когда они решают серьезную проблему COVID-19. Кроме того, мы полагаем, что дальнейшие рекомендации о том, как организации могут адаптировать свои методы управления персоналом таким образом, чтобы облегчить перечисленные выше проблемы и повысить способность сотрудников к процветанию в такие динамичные и нестабильные времена, можно получить, изучив разные дисциплины.В частности, сфера предпринимательства, которая фокусируется на обнаружении, оценке и использовании возможностей, возникающих в неоднозначных и динамичных по своей природе средах, может предложить некоторые ценные идеи.

Как показано выше, пандемия COVID-19, вероятно, имеет глубокие социально-психологические, физические и технические последствия для сотрудников, которые пытаются приспособиться к резко изменившейся рабочей среде. Хотя некоторые из этих проблем, несомненно, уникальны и, следовательно, потребуют новых методов и теорий для решения, некоторые из проблем, с которыми в настоящее время сталкиваются сотрудники, напоминают повседневный опыт работы предпринимателей.В конце концов, предприниматели часто сталкиваются с тяжелыми условиями работы, включая высокий уровень неуверенности и ответственности (McMullen & Shepherd, 2006), потребность гибко и постоянно приспосабливаться к новым ситуациям (Rauch, Fink, & Hatak, 2018) и сильную взаимосвязанность сфер работы и семьи (Aldrich, Cliff, 2003, Jennings, McDougald, 2007). Тем не менее, несмотря на эти профессиональные особенности, многие предприниматели очень эффективны в своей работе и часто сообщают о более высоком уровне субъективного благополучия, чем сотрудники (например,g., обзор см. в Stephan, 2018).

Соответственно, организации могут найти вдохновение для решения проблем, связанных с адаптацией сотрудников и их благополучием в текущей рабочей среде, рассматривая способы, которыми предприниматели решают аналогичные проблемы. Например, одна из причин, по которой предприниматели часто преуспевают, несмотря на то, что они работают в крайне нестабильной и сложной среде, заключается в том, какое значение они придают автономии (Prottas, 2008, Van Gelderen, 2016) и их способности создавать «идеальную работу» (Baron, 2010 ).Смогут ли сотрудники в сегодняшней динамичной среде использовать некоторые характеристики предпринимателей, чтобы лучше адаптироваться к новым условиям работы? Предыдущие исследования показывают, что принятие характеристик, типичных для предпринимателей (например, оценка автономии, терпимости к неопределенности, открытый и проактивный подход к новым ситуациям), может быть полезным для сотрудников в традиционных условиях занятости (например, Gawke, Gorgievski, & Bakker, 2017). С этой целью исследование роли дизайна рабочих мест в развитии предпринимательских качеств сотрудников (De Jong, Parker, Wennekers, & Wu, 2015) в сочетании с недавними работами, демонстрирующими податливость личности и ценностей в ответ на радикальные жизненные события (Tasselli et al. al., 2018) может стать основой для будущих исследований с целью изучения и информирования организаций о том, как лучше всего помочь сотрудникам адаптироваться и преуспевать в текущей нестабильной рабочей среде.

Точно так же организации могут рассматривать то, как предприниматели справляются с уменьшением физического и социального взаимодействия, как плодотворную область, помогающую сотрудникам ориентироваться в ограниченном физическом и социальном взаимодействии, с которым они в настоящее время сталкиваются. Недавние исследования показывают, что некоторые предприниматели могут быть очень восприимчивы к чувству одиночества, социальной изоляции и снижения благосостояния (Fernet, Torrès, Austin, & St-Pierre, 2016).Хотя социальная поддержка со стороны других на работе, как правило, может смягчить эти недостатки (обзор см. В Stephan, 2018), у предпринимателей, как правило, гораздо меньше источников социальной поддержки, связанных с работой, по сравнению с традиционными работниками (Rahim, 1996, Tetrick et al. , 2000) . Тем не менее, что интересно, некоторые предприниматели преодолевают эти ограничения, используя альтернативные, зависящие от предметной области источники социальной поддержки, такие как положительные отзывы клиентов, в конечном итоге повышая их благосостояние (Anderson and Hughes, 2010, Lechat and Torrès, 2017).Использование таких индуктивных подходов для выявления таких недооцененных или неиспользованных источников социальной поддержки, вероятно, будет необходимо для понимания того, как лучше всего помочь сотрудникам справиться с текущей динамичной рабочей средой и приспособиться к ней.

Информация для сотрудников и пенсионеров Boeing

Обзор

Как бывший сотрудник, возможно, вам потребуется обновить свой адрес в файле. В дополнение к обновлению вашего адреса в The Boeing Company в Worklife, не забудьте обновить свой адрес, указав поставщиков льгот, упомянутых ниже, чтобы своевременно получать соответствующие сообщения о льготах.

Боинг

Бывшие сотрудники Boeing или дочерней компании *, которые покинули компанию с 1 января 2011 г .:

Если вы являетесь бывшим сотрудником Boeing или дочерней компании * и покинули компанию 1 января 2011 г. или позднее, вы можете обновить свой адрес в компании Boeing Company в Worklife.

уволенные сотрудники, которые не могут получить доступ к Worklife, должны связаться с EHD по телефону (888) 469-0911 или (425) 234-0911.

ВАЖНО: Как бывший сотрудник, вам также необходимо будет обновить свой адрес напрямую у поставщиков льгот.Следуйте приведенным ниже инструкциям для Health & Insurance и Retirement Benefits , в зависимости от обстоятельств.

Если у вас есть вопросы, обращайтесь в Worklife по телефону 1-866-473-2016

Бывшие сотрудники Boeing или дочерней компании *, уволившиеся из Компании до 1 января 2011 г . ; Бенефициары / QDRO или другие получатели пособий после выхода на пенсию:

Если вы бывший сотрудник Boeing или дочерней компании *, который покинул компанию до января.1 августа 2011 г., или вы являетесь Бенефициаром или QDRO, вы должны обновить свой адрес напрямую у Поставщиков льгот. Следуйте приведенным ниже инструкциям для Health & Insurance и Retirement Benefits , в зависимости от обстоятельств.

Если у вас есть вопросы, обращайтесь в Worklife по телефону 1-866-473-2016.

Здравоохранение и страхование

После выхода из Boeing обновляйте свою личную контактную информацию:

  • Перейдите на веб-сайт «Ресурсы ваших пособий»
  • Выберите «Ваш профиль» на верхней черной полосе, а затем выберите «Личная информация».
  • Просмотрите свою основную контактную информацию — нажмите кнопку «Изменить», чтобы обновить личную электронную почту и адресную информацию.

Перейдите на веб-сайт и введите свое имя пользователя и пароль (отличные от Worklife) или нажмите «Новый пользователь», чтобы создать учетную запись.

Выпускники после 2011 года могут войти в Worklife, чтобы получить доступ к сервисному центру Boeing по здравоохранению и страхованию, щелкнув ссылку быстрого доступа «Мои медицинские и страховые пособия».

Или позвоните в Worklife по телефону 866-473-2016 и скажите «Здоровье и страхование»

Пенсионные выплаты

После выхода из Boeing обновляйте свою личную контактную информацию:

ПРИМЕЧАНИЕ: При первом доступе к веб-сайту вам нужно будет нажать «Зарегистрироваться как новый пользователь» и создать учетную запись, используя регистрационный ключ, который был отправлен вам по почте.После этого вы сможете войти в систему, используя созданное вами имя пользователя и пароль.

  • Выберите меню «Обзор», выберите «Профиль», «Личная информация» и обновите свою контактную информацию.

Или вы можете позвонить в Центр пенсионного обслуживания Boeing по телефону 833-787-2772 для получения поддержки.

Риск-ориентированный подход к входному тестированию журнала

ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ РЕЗЮМЕ

Верхняя сторона запись в журнале наиболее восприимчива к мошенничество со стороны руководства. Возможно изготовление корректировки во вспомогательной книге, но это требует сговора с другими организационные подразделения, что намного труднее выполнить.

Самый частый виды управленческого мошенничества включают фиктивный или преждевременный доход признание. В одну сторону это может происходит через переопределение руководством внутреннего контроля.

SAS нет. 99 требует внешних аудиторов для проверки записей журнала; внутренний аудиторы и судебно-медицинские эксперты могут найти это полезно при разработке их процедур для проверки записей журнала.Практика AICPA Предупреждение 2003-02 предоставляет дополнительные руководство по внедрению SAS № 99 и обсуждает использование компьютерного аудита инструменты для повышения эффективности тестирования.

Анализ данных — это критический компонент для журнала тестирования записи. Исключительно тестирование вручную, наверное, не самый эффективный подход.

В тестах следует использовать кто, что, когда, где и почему методология. Как любой инструмент, компьютерное тестирование имеет свои ограничения. Он не заменяет квалифицированный аудитор или эксперт по расследованию мошенничества.Но скорее автоматизация позволяет аудитору или специалисту по расследованию мошенничества, чтобы сосредоточить внимание на его или ее энергия в журнале самого высокого риска записи взяты из полного набора записи, а не на случайной выборке.

Ричард Б. Ланца , CPA, CITP, CFE, PMP, является президентом Аудит специалистов по программному обеспечению и Скотт Гилберт — это независимый консультант.Их электронная почта адреса [email protected] и [email protected] , соответственно.


В недавних крупных мошенничествах, таких как WorldCom, руководство над журналом процесс входа был ключевым фактором. Конечно, можно внести изменения в вспомогательные книги, но это требует сговора с другими организационные отделы. Таким образом, верхняя сторона вход является предпочтительным методом для совершения финансовых заявление о мошенничестве.

ПОЧЕМУ КОНТРОЛЬ ЕСТЬ НЕ ВСЕГДА ЭФФЕКТИВНЫЙ
Эффективная система внутренний контроль поможет предотвратить материальный искажения, вызванные ошибкой или мошенничеством, от в финансовой отчетности компании. В последнее время была проделана большая работа по обеспечению того, чтобы средства управления установлены, задокументированы и протестированы на предоставить доказательства того, что они разработаны и работает эффективно.Однако вся эта работа напрасно, если сотрудники могут обойти структура управления. Недавнее исследование Ассоциация сертифицированных исследователей мошенничества (ACFE) задокументировал ограничения внутреннего контроля для обнаружения мошенничества при обнаружении внутреннего контроль был не первым, а четвертым по количеству распространенный способ обнаружения мошенничества.

Компании к сожалению, слишком привыкли к своим внутренний контроль и почти никогда не думает дальше «Что может пойти не так» в попытке сломать контроль.Походы, посвященные тому, «что есть контроль »упускают возможность обход такого контроля. Лучше сосредоточиться тестирование не на элементах управления на месте, а скорее об ожидаемом обходе таких средств контроля. К сожалению, сотрудники, в том числе старшие менеджмент, слишком умны для их же блага и может быстро найти способы обойти контроль.Например, в записях журнала сотрудники могут размещать множество небольших записей в различные ведомственные главные книги в попытке обходить процессы утверждения, а также затруднить аудиторам обнаружение должностное преступление.

Обзор аудита Комитеты

Учитывая высокий риск отказа руководства, здоровье необходимо взять чек компании процедуры аудита вокруг записи в журнале процесс.Следующие вопросы должны помочь сформировать заключение по эффективность существующих автоматизированных Журнальные тесты:

  1. Какие внутренние процедуры в настоящее время выполняется для тестирования не только элементы управления в записи журнала процесс, но и обход контролирует этот процесс?

  2. Испытания соответствуют требованиям специальные тесты, обнародованные в SAS No. 99 и практическое предупреждение 2003-02?

  3. Как выполняются тесты? Являются они сделаны на выборочной основе или они автоматизированы так, что 100% данные анализируются?

  4. Насколько тесно автоматизированы тесты соответствуют списку, представленному в этот документ?

  5. Если мы в настоящее время не выполнение автоматической записи в журнале тесты, какие шаги мы предпримем в качестве компания привлечь консультативную ресурсы или программное обеспечение продукты / обучение для выполнения этих впереди тесты?

ТРЕБУЕТСЯ ЗАПИСЬ В ЖУРНАЛ
Учитывая возможность журнала записи, чтобы эффективно подорвать финансовую аудит отчетности, проверка записи в журнале стала требование для внешних аудиторов. Проактивный комитеты по аудиту и отделы внутреннего аудита также могут извлечь пользу из руководства, представленного в GAAS. Заявление о стандарте аудита (SAS) № 99, Рассмотрение мошенничества в финансовой Отчет об аудите, гласит: «Аудитор должен процедуры проектирования для проверки соответствия записи журнала, записанные в главной книге, и другие настройки.«Более конкретно, SAS нет. 99 требует, чтобы аудитор во время всех аудитов (а) получил понимание финансовых процесс отчетности и контроль над журналом записи и другие корректировки; (б) идентифицировать и выберите записи журнала и другие корректировки для тестирование; (c) определить сроки тестирования; и (d) опросить лиц, причастных к процесс финансовой отчетности о несоответствующих или необычная деятельность, связанная с обработкой записи журнала или другие корректировки.

Внутренний аудитор подержанный компьютер Инструмент для обнаружения мошенничества WorldCom

Круглый дебет на 500 миллионов долларов на счет PP&E был красный флаг что привлекло внимание Джина Морса одним Полдень среды. Скандал с WorldCom знакомо, но большая часть охвата не акцентировал внимание на методах, которые раскрыл мошенничество WorldCom.Пять лет после его монументальных открытий Морс говорил с JofA о его опыт — и что могут другие аудиторы учиться на нем.

Морс был внутренний аудитор, который развил навык для техники. «Я был привязан к тому, чтобы быть человек, к которому можно обратиться за информацией вне систем », — говорит Морс.Как Дипломированный финансовый аналитик и бухгалтерский учет студент, Морс также имел сильное чувство как транзакции могут повлиять на финансовую отчетность компании и мотивирующие факторы того, что Уолл-стрит аналитики любят смотреть.

Как внутренний аудитор, Морс должен был иметь полный доступ ко всем системам компании, но, по словам Морса, ему было отказано доступ к финансовым система отчетности при консолидации уровень.«Информация — это сила», — говорит Морс. «Это смешно для аудитора или внешний аудитор не имеет полного доступ к необработанным данным ».

Так Морс говорит, что он разработал запросы к базе данных в уровень транзакций с использованием надстройки Excel который взаимодействует с Essbase, консолидированная база данных.«Essbase — это чрезвычайно удобный инструмент », — говорит Морс. «Вы просто нажимаете на учетные записи, которые вы хотят, и они открываются ».

Но из-за ограничений доступа, говорит Морс он мог видеть только одну сторону сделка. Друг в финансовом группа поддержки системы управленческой отчетности написал небольшую программу, которую Морс говорит позволил ему следить за записью в любом месте система. «Я был в аккаунте в СИЗ под названием «Мебель, приспособления и Другое », когда я увидел заявку на 500 миллионов долларов», — говорит Морс. «Мне пришлось довести это до конца. четыре или пять разных аккаунтов. я, наконец вернулся туда, откуда он отчет о прибылях и убытках за декабрь. Это было частью записи 1,7 миллиарда долларов, связанной с капитализация линейных затрат из третий и четвертый кварталы 2001 г.”

В какой-то момент запросы Морса бежали замедляли весь система финансовой отчетности, поэтому он говорит, что приходилось начинать работать ночью. «Затем я загрузил бы учетную запись в Access, поэтому я мог бы проанализировать это в течение дня ».

Морс твердо верит в использование технологии в аудите.«Компьютеры — это замечательная вещь, и вы можете использовать инструменты как просто как Excel и Access », — говорит он. «Ты копать — вы попадаете в необработанные данные. Ты ищешь аномальные вещи. Как только вы попадете туда, ваш собственные глаза — ваш лучший инструмент ».

— Мэтью Ламоро

SAS нет.99 за ним последовало уведомление о практике AICPA 2003-02, который предоставляет аудиторам дополнительные инструкции относительно дизайна и производительности журнала процедуры входного аудита для выполнения обязанности, изложенные в SAS No. 99. Подробнее что важно, это практическое предупреждение обеспечивало фактическое тесты, которые необходимо завершить, и специальное примечание для использование компьютерных инструментов аудита (CAAT) для повысить эффективность теста.

КЛЮЧ ДЛЯ АНАЛИЗА ДАННЫХ
Аудиторы и эксперты по расследованию мошенничества мог бы использовать ручные средства для просмотра общего бухгалтерская книга, однако это обычно оказывается неэффективным учитывая широту бухгалтерской книги и ограничения человеческого глаза. Это не значит эти ручные средства неэффективны, потому что мнение человека при просмотре записей по-прежнему Очень ценно; но полагаясь исключительно на руководство средства могут быть не самым эффективным подходом. В виде отмечено в «Практическом предупреждении 2003-02 гг.», «Журнал записи и другие корректировки часто существуют только в электронном виде, требующем извлечения желаемых данных для любого качественного анализа. В ИТ-среде, это может быть необходимо для аудитора использовать CAAT (например, составить отчет писатели, программное обеспечение или инструменты для извлечения данных, или другие системные методы) для определения записи в журнале и другие корректировки, которые будут проверено.»Практическое предупреждение» продолжает объяснять различные тесты записи в журнал, которые будут сложно или невозможно завершить без компьютер.

Практическая реальность такова, что мошенничество с финансовой отчетностью встречается в 1% цифровых транзакций, поэтому улучшенные инструменты для обнаружения требуется вне ручного просмотра. Это область, где дополнительное тестирование транзакций с использованием анализа данных может обеспечить превосходную защиту от руководства переопределить, выполнив более обширный поиск необычная активность в бухгалтерской книге.Сегодня варианты программного обеспечения диапазон от высокопроизводительного интеллектуального анализа данных предприятия программное обеспечение стоимостью 250 000 долларов США, вплоть до простого в освоении индивидуальные инструменты для ноутбука за 200 долларов или меньше. CAAT такие инструменты, как ACL, IDEA, ActiveData для Excel, Microsoft Access или даже Microsoft Excel можно эффективные инструменты начального уровня для анализа данные системы учета. Консультанты также могут выполнить эти тесты, если компания не может или не желает разрабатывать собственный анализ данных компетенции.

Преимущества автоматизированного Тестирование

  • Снижает один из основных рисков влияющие на аудит финансовой отчетности: мошенническая запись в верхней части журнала.

  • Тесты не только внутренние контроля, но и обход контролирует.

  • Дает больше шансов обнаружение любой проблемы из-за мошенничества в процесс записи в журнале, так как он анализирует 100% данных.

  • Освобождает аудиторов и экзаменаторов для более полезных задач, таких как получить лучшее понимание бизнес организации (тем самым что позволяет улучшить будущие тесты).

  • Подтверждает выводы аудита и рекомендации с существенным количественные данные, а не образец выбор.

ПРОВЕДЕНИЕ ИСПЫТАНИЙ
Согласно SAS No.99, мошеннические корректировки часто имеют определенные уникальные идентификационные характеристики. Такие характеристики может включать записи (а), внесенные в несвязанные, необычные или редко используемые аккаунты; (б) сделано физическими лицами которые обычно не делают записи в журнале; (c) записывается в конце периода или как записи после закрытия, в которых мало или совсем нет объяснение или описание; (d) сделано либо до или во время подготовки финансового выписки без номеров счетов; (е) содержащие круглые числа или последовательное окончание номер; (f) применяется к счетам, которые содержат транзакции, которые являются сложными или необычными в характера, содержат существенные оценки и корректировки на конец периода, были подвержены ошибкам в прошлом не примирились своевременно основы или содержат несогласованные разногласия, содержат внутрифирменные транзакции или иным образом связанный с выявленным риском материального искажение из-за мошенничества.

В то время как выше полезное руководство, более точный список компьютерные тесты записи в журнал представлены ниже и организованы в пять Ws. Уровень сложность, с которой применяются эти тесты будет зависеть от ваших технических навыков и возможности программного обеспечения, которое вы выберете.

Кто
Обобщение записей журнала по лица, входящие, чтобы определить, авторизованный.

Что
Извлечение нестандартного или заполняемого вручную журнала записи (по сравнению с системными записями, такими как счета проводка книги к оплате) для дальнейшего анализа.

Стратифицировать размер записей журнала на основе суммы (с использованием дебетовой стороны сделка).

Обобщите записи журнала по общему бухгалтерский счет для выявления повторяющихся и уникальных последовательности счетов, используемые в записи журнала (на основе на первых пяти дебетовых и кредитных счетах проводки).

Обобщить деятельность главной книги по поле суммы (абсолютное значение дебета или кредит) для определения наиболее часто встречающихся сумм.

Счет главной книги точечной диаграммы (суммы дебета и кредита отдельно) и числа сделок.

Когда
Извлечь записи журнала, опубликованные на выходные и праздничные дни.

Извлеките записи журнала, относящиеся к годом ранее, которые были произведены сразу после окончания финансового года.

Суммируйте записи в журнале и обработка списания по дням, месяцам и годам.

Где
Извлечь записи журнала, сделанные в предварительные отчеты и обобщение по лицу ввод и соответствующие номера счетов.

Извлечь записи журнала в общие бухгалтерские счета заведомо проблемные или сложные на основе прошлых проблем (ошибки учета в журнал, впоследствии исправленный бухгалтерией или аудиторов) в компании или отрасли в Общее.

Списание дебетов по выручке и резюмируйте по счету главной книги.

Почему (необычная активность)
Извлечь проводку из главной книги суммы (дебет или кредит), превышающие средний суммы для этого счета главной книги указанный процент. (В пять раз больше среднего хорошая отправная точка.)

Извлеките записи журнала, которые приравнивают для округления кратных 10,000, 100,000 и 1,000,000.

Извлечь записи журнала с ключом такие тексты, как «подключить» и «сеть к нулю» в любом месте запись.

Извлекать сделанные записи в журнале ниже установленных лимитов утверждения бухгалтерией, особенно многократные записи сумм ниже таких пределы.

Извлекайте записи журнала, которые не нетто до нуля (дебет минус кредит).

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ EXCEL ДЛЯ АНАЛИЗА ЖУРНАЛА ЗАПИСИ
Хотя это выходит за рамки данного статью, чтобы предоставить подробные инструкции о том, как для выполнения всех вышеперечисленных тестов с использованием специальных инструменты, ниже приведены два примера использования Майкрософт Эксель.

билетов на выходные. Аудиторы можно использовать Excel для анализа поля отметки времени или для получения поля даты с помощью WEEKDAY () функция. В раскрывающемся меню «Вставить» выберите «Функция» и найдите WEEKDAY в «Вставить окно функции». Например, WEEKDAY (A1) преобразует ячейку поля даты A1 в день недели, используя 1 для понедельника, 2 для Вторник и так далее.Выбрав верхнюю часть столбец, содержащий функции WEEKDAY (), Функция «Автофильтр», расположенная в разделе «Данные». пункт меню в Excel, можно использовать для фильтрации всех WEEKDAY (Date_Field) значения, которые равны значения программы по умолчанию 6 или 7 (см. снимок экрана ниже).

Круглые кратные. Кому извлекать записи журнала, которые приравниваются к округлению кратные 10,000, 100,000 и 1,000,000, используйте функция Excel MOD (), которая обеспечивает остаток после того, как одитор разделит число на делитель. Например, предположим, что в ячейке находится 10 422 доллара США. A1, а функция MOD (A1,1000) помещается в ячейку B1. Результат в B1 будет 422 доллара, потому что это будет остатком от деления 10 422 доллара на 1000 долларов.Или, если в ячейке A2 было 100 000 долларов, тогда MOD (A1,1000) приведет к нулевому значению, которое обозначает круглое число. Однажды аудитор использует функцию MOD () для каждой суммы, размещенной в запись в журнале, он или она может отфильтровать все нули элементы, использующие функцию «Автофильтр». Примечание: функция будет записана как MOD (A2,1000) для округленные кратные 1000 долларов США (см. снимок экрана ниже).


ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Как любой инструмент, компьютерный журнал вступительное тестирование имеет свои ограничения. Это не заменить квалифицированного аудитора или специалиста по расследованию мошенничества. Но скорее, компьютерные инструменты позволяют аудитору или мошенничеству экзаменатора, чтобы сосредоточить свою энергию на записи журнала с наибольшим риском, выбранные из полного набор записей, а не на случайной выборке.К быть эффективными, аудиторы и исследователи мошенничества должны потратьте время на изучение того, как использовать инструменты. Но эффективность, которую они получат, намного перевешивает время и затраты на изучение новых инструментов, которые могут значительно расширить возможности пользователей высказывать свое мнение о справедливость комплекта финансовой отчетности.

Обработка журналов: финансовые операции — Северо-Западный университет

Обработка журнала

Обзор

Журналы создаются в соответствии с бизнес-правилами и архитектурой плана счетов для допустимых значений для записи и упорядочивания финансовой информации для управления и отчетности. Журналы должны быть утверждены, действительны и пройти проверку бюджета перед разноской в ​​главную бухгалтерскую книгу. Журналы, которые не публикуются, отслеживаются с помощью корректирующих действий, которые принимаются по мере необходимости, и проводятся / удаляются бухгалтерскими службами.

В зависимости от метода ведения журнала проверка кодировки транзакции, бизнес-правил и утверждений может применяться по-разному или в разное время. Однако при разноске все транзакции будут снова отредактированы системой. Системное редактирование сравнивает введенные значения со значениями, действительными в Плане счетов.В то же время система также сравнивает операцию транзакции с установленным бюджетом для этой операции, чтобы определить, допустима ли транзакция на основе бюджетных правил и доступности расходов.

График публикации журнала

Журналы отправляются системой автоматически каждый час после применения всех утверждений. Бухгалтерские службы также могут периодически проводить транзакции по мере необходимости.

Типы актуальных журналов

Для обработки существует пять (5) типов журналов фактических данных:

  • Журнал коррекции
  • Журнал внутренних продаж
  • Журнал передачи
  • Журнал агентства
  • Бухгалтерский баланс

Журналы фактических данных НЕ предназначены для перемещения бюджетной поддержки.

Способы ведения журнала

Существует четыре основных процесса, которые создают проводки журнала в NUFinancials:

  • Системные интерфейсы и прочие автоматизированные интерфейсы
  • Прямой ввод данных
  • Портальные транзакции с рабочим процессом
  • Таблица загружена

Журналы из систем и других автоматизированных интерфейсов

Системные интерфейсы (SES, AIMS, HRIS) и интерфейсы на основе единиц (центры пополнения баланса, такие как NUIT) написаны так, чтобы включать в себя различные системные изменения и проверки перед загрузкой в ​​главную книгу. Они передаются по установленному расписанию и загружаются автоматически. NUFinancials редактирует и проверяет бюджет транзакций до их проводки; если какая-либо из строк журнала содержит ошибку, весь журнал не разносится и ему присваивается статус ошибки. Журналы, которые не публикуются, отслеживаются, при необходимости принимаются корректирующие меры и повторно отправляются для публикации в Службу бухгалтерского учета.

Внутрисистемные модули (A / P, Expenses, Grants) также создают журналы в главной книге; ошибочные журналы перерабатываются и должны быть исправлены перед публикацией.

Прямой ввод данных в журналы

Прямой ввод данных в NUFinancials ограничен центральными офисами, в первую очередь бухгалтерскими службами (AS) и бухгалтерскими службами для исследований и спонсируемых программ (ASRSP) из-за сложности функциональности и отсутствия бизнес-правил и рабочего процесса в системе для контроля того, как и какие транзакции создаются. Конкретные источники назначаются персоналу центрального офиса, чтобы контролировать деятельность прямого входа, и существуют бизнес-процессы для обеспечения соответствующих утверждений перед публикацией. Другие центральные офисы, которые используют этот тип журнала, — это Управление бюджета и планирования, Студенческие счета и Студенческие ссуды.

NUPortal для ввода журналов

Все остальные подразделения будут использовать функцию журнала NUPortal для создания журналов с целью корректировки учета, начисления внутренних продаж и переноса фактических денег между строками диаграммы (НЕ для перемещения поддержки бюджета, поскольку журналы бюджета используются для перемещения финансирования). Портал включает рабочий процесс утверждения.Бумажные формы для ввода данных в NUFinancials использоваться не будут.

Совет: при создании журнала фактических данных через NUPortal необходимо ввести значение учетной записи. В строке учета щелкните увеличительное стекло в разделе «Учетная запись», чтобы найти все доступные значения. Или введите «первую цифру» серии Account, чтобы ограничить возвращаемые значения. Например, введите «7» для расходов, не связанных с персоналом, «4» для выручки, «5» для внутренних продаж.

Процесс ведения электронного журнала для больших многострочных журналов

У пользователей также есть инструмент для больших многострочных журналов для тех же целей: шаблон электронной таблицы Excel.Пользователи будут напрямую импортировать электронные таблицы в NUFinancials, затем редактировать и отправлять их.

Щелкните здесь, чтобы перейти к учебному руководству: База знаний НУ: Создание журнала в виде электронной таблицы

Щелкните здесь, чтобы увидеть пустой шаблон журнала электронной таблицы: Шаблон журнала электронной таблицы

Журнал коррекции

Исправьте строку диаграммы или счет в существующем опубликованном журнале. Не использовать для изменения баланса счета.

  1. Журнал должен быть введен в течение 90 дней с исходной даты журнала, в противном случае требуется форма обоснования.
  2. Счета должны относиться либо к расходам (серия 7), либо к доходам (серия 4), но не одновременно к одному и тому же журналу.
  3. Счета переводов
  4. (серия 8) использовать нельзя.
  5. Утверждение ASRSP потребуется для всех журналов, содержащих спонсорские средства (6 серий).
  6. Журнал должен уравновеситься.
  7. Для увеличения:
    • Расход, введите положительную сумму (дебет)
    • Доход, введите отрицательную сумму (кредит)
  8. Для уменьшения:
    • Расход, введите отрицательную сумму (кредит)
    • Доход, введите положительную сумму (дебет)

Внутренний журнал продаж

Новая продажа товаров или услуг от одного подразделения NU к другому подразделению NU.Исправьте продажу товаров или услуг от одного подразделения NU к другому подразделению NU. (Используйте журнал агентства для продаж с фондами 700).

  1. Журнал должен быть введен в течение 90 дней с исходной даты продажи или даты окончания периода обслуживания.
  2. Необходимо использовать Счет доходов RDX (серия 5) и Счет расходов (серия 7), которые наиболее точно отражают характер транзакции.
  3. При исправлении или корректировке вы должны ссылаться на исходный внутренний журнал продаж. Журнал корректировок должен сторнировать исходную транзакцию, и должна быть создана новая ISJ с правильной транзакцией.
  4. Утверждение ASRSP через рабочий процесс потребуется для всех журналов, содержащих спонсорские средства.
  5. Журнал должен уравновеситься.
  6. Для увеличения:
    • Расход, введите положительную сумму (дебет)
    • Доход, введите отрицательную сумму (кредит)
  7. Для уменьшения:
    • Расход, введите отрицательную сумму (кредит)
    • Доход, введите положительную сумму (дебет)

Журнал передачи

Перемещает сумму из одной строки диаграммы в другую.Не использовать для изменений бюджета или строк диаграммы активности агентства или спонсора.

  1. Необходимо использовать переводные счета (серия 8).
  2. Недопустимо для строк диаграммы, где Fund ChartField находится в Grants (600), Agency (700).
  3. Журнал должен уравновеситься.
  4. Для увеличения:
    • Расход, введите положительную сумму (дебет)
    • Доход, введите отрицательную сумму (кредит)
  5. Для уменьшения:
    • Расход, введите отрицательную сумму (кредит)
    • Доход, введите положительную сумму (дебет)

Журнал агентства

Агентские средства представляют внешние организации; Следует использовать коды счетов фактических расходов и доходов.

  1. Необходимо использовать хотя бы один код фонда агентства (серия 7).
  2. Необходимо использовать только код счета доходов (серия 4) и код счета расходов (серия 7), которые наиболее точно отражают характер транзакции.
  3. Утверждение ASRSP через рабочий процесс потребуется для всех журналов, использующих спонсорские средства.
  4. При исправлении или корректировке вы должны ссылаться на исходный журнал агентства.
  5. Журнал должен уравновеситься.
  6. Для увеличения:
    • Расход, введите положительную сумму
    • Доход, введите отрицательную сумму
  7. Для уменьшения:
    • Расход, введите отрицательную сумму
    • Доход, введите положительную сумму

Бухгалтерский баланс

Balance Sheet Journal, ранее отправленный через журнал выгрузки, который включает строки с кодами счетов серий 10000 и 20000.

  1. Должен использовать как минимум один балансовый код счета, например 1xxxx и / или 2xxxx.
  2. Утверждение ASRSP через рабочий процесс потребуется для всех журналов, использующих спонсорские средства.
  3. Журнал должен уравновеситься.
  4. Для увеличения:
    • Актив и / или Расход, введите положительную сумму
    • Обязательство и / или доход, введите отрицательную сумму
  5. Для уменьшения:
    • Актив и / или Расход, введите отрицательную сумму
    • Обязательства и / или Выручка, введите положительную сумму
  6. Приложение, необходимое для получения разрешений.

Использование счетов в журналах передачи

Транзакции передачи перемещают поддерживающие денежные средства между управляющими единицами, когда транзакция бюджета не может быть использована. Большая часть бюджетной деятельности может быть обработана с помощью Бюджетного журнала через NUPortal. Однако вы не можете перемещать «бюджет» между двумя разными подарочными или благотворительными проектами. Используйте журнал переводов портала фактических данных для этого движения долларов.

Перевод представляет собой внутреннюю транзакцию университета и должен быть исключен из финансовой отчетности.Чтобы облегчить это исключение, необходимо использовать определенные пары кодов переноса для записи внутренних транзакций по расходам и доходам.

Необязательные переводы (описание NMT) являются типичными программными операциями внутреннего финансирования. Обязательные переводы (описание MT) обычно используются только центральным офисом. Другие специальные коды могут быть привязаны к школе (например, внутренние транзакции Медицинской школы Файнберга).

ресурсов

Контактная информация

Контактная информация
Вопросы о Контакт
Обработка журнала, обработка транзакции передачи Бухгалтерские услуги, 847.491,5337
Утверждение журнала спонсируемых проектов

Эванстон
Яни Раскина, координатор аудита расходов, 847.491.4697

Чикаго
Розанна Сиан, координатор по аудиту расходов, 312.503.0835

Расчет заработной платы и компенсаций — Отдел кадров ПФР

Как правило, внеплановые платежи по заработной плате запрашиваются, когда табель не представлен к установленным крайним срокам расчета заработной платы, имеет административные ошибки, несвоевременное оформление документов, возврат средств, выплаты или утерянные чеки.В большинстве этих случаев менеджер / отдел должен запросить внеплановую оплату для сотрудника. Проверки вне цикла следует запрашивать только тогда, когда существуют реальные финансовые трудности, заставляющие сотрудника получить чек до следующей выплаты заработной платы по циклу.

Чеки заработной платы вне цикла выплачиваются на основе установленных критериев, чтобы минимизировать финансовые трудности для сотрудника. Обычно мы утверждаем эти выплаты как единовременное исключение для каждого сотрудника при смягчающих обстоятельствах.Расчет заработной платы будет определять в каждом конкретном случае, имеет ли сотрудник право на внеплановую выплату, и уведомит отдел, как только решение будет принято.

Рекомендации, используемые для утверждения запроса вне цикла:

  • Сотрудник ранее не был утвержден для выплаты вне цикла работы.
  • Сотрудник получает менее 50% своей обычной двухнедельной заработной платы.
  • У сотрудника есть смягчающие обстоятельства, при которых пропуск зарплаты приведет к серьезным финансовым затруднениям.
  • Выплата сотруднику не была обработана из-за ошибки отдела или административного сотрудника, и сотрудник не виноват.

Обратите внимание, что внеплановые выплаты не будут производиться в отношении дополнительной оплаты / дополнительной оплаты (компенсация в дополнение к базовой оплате), стипендий, сверхурочных или корректировок ставок оплаты. Эти типы транзакций будут выплачены сотруднику в следующем цикле заработной платы.

Запрос платежа вне цикла:

Время / Отпуск не в срок:

1) Введите и отправьте недостающие записи о времени / отпуске.
2) Убедитесь, что Срок оплаты утвержден руководителем сотрудника.
3) Отправьте электронное письмо на адрес [email protected] с просьбой о внеплановой оплате. Ваш адрес электронной почты должен включать следующее:

  • Имя сотрудника
  • «Пантера сотрудника» ID
  • Сроки / неоплаченные отпуска
  • Объяснение того, почему время / отпуск не были заявлены в установленный срок
  • Объяснение того, как это будет исправлено, чтобы избежать повторения в будущем

Оформление документов / Контракт не оформлен в срок:

1) Подтвердите, что документы / контракт поданы и утверждены.

Похожие записи

Вам будет интересно

Как заполнять книгу кассира образец рб: Как правильно заполнить книгу кассира?

Процедура оформления ип: Порядок регистрации ИП | ФНС России

Добавить комментарий

Комментарий добавить легко