Образцы и бланки журналов регистраций 2019 года

Журнал регистрации нужен для отражения факта формирования/поступления в компанию какого-либо документа. Он подразделяется на множество видов. Некоторые виды книг нужно вести на протяжении всего года, другие заводятся на короткий срок. Журналы позволяют упорядочить документооборот, систематизировать его по хронологическому принципу.

Функции журнала регистрации

Журнал регистрации наделен следующими функциями:

• Фиксация даты регистрации, от которой будет отсчитываться срок выполнения документа.
• Упорядочивание справочных данных о документации.
• Быстрый и простой поиск нужной бумаги.
• Упорядочивание всей документации.

Регистрация представляет собой присвоение документу определенного регистрационного номера. Последний включает в себя 12 символов. Эти 12 символов могут быть дополнены указанием наименования документа, ФИО подписавшего, корреспондента, исполнителя. Регистрировать требуется все документы, которые были созданы в компании или поступили извне.

Регистрация – это внесение записи о документе в журнале, присвоение номера и проставление его на бумаге. Наличие номера обозначает, что бумага входит в документооборот компании. Регистрационный номер может составляться несколькими фирмами. В этом случае каждая компания ставит свой регистрационный номер. Можно указывать обозначения через черту.

ВНИМАНИЕ! Где проставлять номер? Все зависит от конкретного документа, его формы.

Какие журналы должны быть в компании?

В любой организации должен быть обязательный перечень журналов:

• По учету входящей корреспонденции.
• По учету исходящей корреспонденции.
• По учету приказов, касающихся главной деятельности компании.
• По учету соглашений.

Рассмотренный перечень книг используется в работе практически любой организации. При этом не имеет значение размер компании, размер ее штата, форма собственности. При этом нужно учитывать, что чем больше фирма, тем большее количество видов журналов она использует. Формы этих книг не утверждены, а потому организация может определять их самостоятельно. При этом следует пользоваться образцом.

Требуется ли регистрировать каждый документ?

Компания имеет полное право регистрировать каждый документ. Однако делать это в обязательном порядке не требуется. Более того, регистрация каждой бумаги даже не желательна. Связано это с тем, что регистрация занимает много времени. Она заставляет сотрудников компании бросать свои дела ради рутинной работы.

Как определить, какой документ нуждается в регистрации? Регистрировать следует те бумаги, которые потенциально нужно будет отслеживать.

Электронная или бумажная форма?

Журналы регистрации могут вестись и в бумажной, и в электронной форме. Большая часть фирм уже использует электронную форму. Она более проста, более удобна в использовании. Для ведения таких книг нужны специальные программы. Они могут быть как простейшими, так и сложными.

Однако остались еще предприятия, которые ведут бумажный документооборот. Он актуален для тех книг, в которых нужно ставить росписи сотрудников. К примеру, к таким книгам относится Журнал регистрации печатей и штампов. Для ведения бумажных книг могут использоваться тетради, специальные журналы.

Как хранить журналы?

Все журналы нужно внести в номенклатуру. Электронные книги требуется включить в систему электронного документооборота. Срок хранения документов установлен Перечнем типовых бумаг, утвержденным приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года. Для обычных книг этот срок составляет 5 лет. Если это журнал регистрации приказов о приеме/увольнении, срок увеличивается до 75 лет.

Программы

Ведение электронных книг осуществляется посредством специальных программ:

• Microsoft Excel. В этой программе реализован самый минимум функций, который потребуется секретарю.
• Microsoft Access . Программа с расширенным функционалом. Поможет сформировать единую базу данных. Позволяет связывать регистрационные журналы между собой, фильтровать бумаги по определенным параметрам.
• Гугл.Драйв и Яндекс.Диск. Системы работают по принципу, аналогичному Excel. Отличие заключается в том, что с этими программами можно работать удаленно.

Это наиболее экономичные решения, которые подходят небольшим компаниям. Но большие предприятия пользуются более серьезными системами.

assistentus.ru

Журнал регистрации исходящих документов. Образец, бланк 2019

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала регистрации исходящих документов .docСкачать образец журнала регистрации исходящих документов .doc

Значение

Фиксация факта отправки какой-либо бумаги не менее важна, чем фиксация факта его принятия. Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем. От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции.

Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам. С таким журналом ее можно будет легко оформить в единое дело, с номерами, датами и перечнем ответственных лиц.

Требования к заполнению

Журнал регистрации исходящих документов, как и все остальные журналы этого типа, имеет в своем составе два части: обложку и страницы. На обложке написаны название, дата начала и окончания ведения (вторую удобно проставлять при завершении документа), наименование организации, другие основные реквизиты. Основная часть должна:

• Быть представлена одинаковыми страницами (даны в прикрепленном бланке и образце журнала).
• Прошиваться. Для удобства архивирования страницы прикалываются в двух-трех местах. Таким образом, когда журнал заканчивается, его удобно помещать в папки.
• Также каждая из страниц журнала должна быть пронумерована.
• Завершаться визой руководства. В конце количество страниц считается, сверяется. На самой последней странице документа – оборотной части обложки – проставляется количество страниц. Руководитель организации здесь же ставит свою подпись, печать.

В делопроизводстве существует правило: не производить регистрацию неподписанного документа. Только после подписи лица, которое имеет на это право, документ приобретает юридическую силу и может быть занесен в реестры.

Хранится документ 3 года (если сотрудники организации не работают в неблагоприятных условиях труда), а затем специально созванная экспертно-проверочная комиссия проверяет ценность документа. Если он не представляет ценности для дальнейшего использования и не может являться доказательством при спорах, следственных и судебных разбирательствах, то его уничтожают. Естественно, заполняя при этом акт об уничтожении документов.

Какие данные указывать при заполнении

Журнал устроен достаточно просто: обложка плюс таблица. Последняя представлена графами, в которых должны быть указаны:

• Дата документа. Исходящие письма принято располагать в хронологическом порядке. Это значительно упрощает поиск деловой переписки. Датой считается день подписания.
• Регистрационный номер исходящей документации. Первый исходящий документ с начала журнала – 1, второй – 2 и т.д. Обычно документ ведется с начала календарного года, как и начинаются регистрационные номера.
• Адресат.
• Краткое содержание. Это может быть название и номер документа или просто вопрос, по которому ведется переписка. На практике часто выходит, что письма маленького объема (в несколько строк) могут вообще не иметь наименования. Тогда это графа остается пустой.
• Кем подписана исходящая бумага.
• Исполнитель.
• Отметка о направлении копии исходящего письма в дело.
• Сведения об отправке документа. Здесь записываются данные, которые не подпадают под категорию других граф, но необходимы для ориентировки в журнале.

Каждое исходящее деловое письмо должно быть описано в собственной строке. Если к заполняющему документ работнику поступает сразу несколько писем, то регистрировать их следует по убыванию значимости. Номер и дата каждой бумаги располагается в отдельной строке.

Заполнение журнала в электронном виде неприемлемо, так как в нем должен расписываться исполнитель, ставится отметка о прикреплении копии документа в дело и пр. Ошибки также нежелательны. Но если была указана неверная информация, то следует ее зачеркнуть одной чертой, а верную подписать рядом, с припиской «Исправленному верить» и подписью руководителя (либо другого ответственного за заполнение журнала лица).

Вариации

Иногда прибегают к оформлению совмещенного журнала входящей и исходящей документации. Это бывает удобно, если объем деловой переписки небольшой.

Стоит иметь в виду, что поиск и восстановление всего хода диалога, к примеру, с деловым партнером или клиентом, будет затруднен. Время на оформление увеличится. Но каждая организация вправе самостоятельно выбирать форму подачи такой информации.

Виды пересылаемых документов

Заноситься в журнал регистрации исходящих документов может множество разнообразных бумаг. Например:

• справки;
• акты;
• запросы;
• телеграммы;
• переводы;
• заявки и пр.

Хотя журнал регистрации исходящих документов и не относится к документам строгой отчетности, он бывает полезен в организациях, где ведется деловая переписка, требующая учета и контроля.

Сколько хранить

Время хранения журнала не должно быть меньше срока хранения тех документов, которые в нем зарегистрированы. Это правило действует даже в случае, если в нем отмечались приказы по основной деятельности или кадровые документы, имеющие постоянный срок хранения.

Правило: для того чтобы иметь право на уничтожение журнала регистрации исходящих документов, необходимо удостовериться в том, что сроки хранения всех отмеченных в нем бумаг истекли.

Обычно срок не превышает 3-5 лет. Но бывают исключения из правил. По этой причине опытные кадровики, секретари, главы подразделений или другие сотрудники, на чью долю выпало ведение журнала, частенько прибегают к разделению журналов. В одном регистрируют документы с постоянным сроком хранения (также те, что хранятся 75 лет), а другой оставляют под «скоропортящиеся» документы, теряющие юридическую силу в течение 3-5 лет. На обложку журнала в этом случае наносят отметку. Главное – избежать путаницы.

assistentus.ru

Образцы и бланки журналов учёта 2019 года

Любая компания обязана вести регистрационные формы. К ним относятся журналы учета. Ведут их, как правило, представители кадровой службы. Существует очень много форм журналов учета. Рассмотрим самые распространенные из них.

Журнал учета документации

Журнал учета документации представляет собой реестр. Нужен он для облегчения учета бумаг с разным предназначением и сроками. Все документы, используемые в компании, должны регистрироваться. Под регистрацией и понимается внесение сведений о бумагах в реестр. В журнале отражается эта информация о документе:

• Факт составления бумаги.
• Передача документа в исполнение.

Для идентификации каждой бумаге присваивается регистрационный номер. Использование его обязательно.

Журнал учета документации наделяется этими функциями:

• Контроль над выполнением задачи, под которую формировался документ.
• Анализ имеющихся бумаг.
• Отчетная работа.

В журнал вносятся сведения не обо всех документах. В частности, не регистрируются рекламные и информационные печатные издания. К таким изданиям относятся газеты, журналы, телеграммы с поздравлениями, прейскуранты и тому подобное.

Различают виды документов, которые подлежат регистрации. В частности, различают входящие и исходящие бумаги. Входящие регистрируются только после подготовки. Она включает в себя просмотр, обработку и распределение.

Журнал учета рабочего времени

Журнал учета трудового времени актуален для всех организаций, в которых есть наемные сотрудники. Документ не считается обязательным. Однако завести его рекомендуется, так как журнал облегчает управление персоналом.

Документ необходим для фиксации фактически отработанных часов. По каждому работнику учет ведется отдельно. Журнал учета времени ведется со следующими целями:

• Учет времени, которое персонал проводит на своем рабочем месте.
• Это основание для начисления ЗП.
• Поддержание дисциплины в организации.
• Обоснование наложения на работника дисциплинарного взыскания.

Рабочее время может учитываться по-разному. Есть ежедневные, еженедельные, суммированные методы учета. Журнал может вестись как в электронном, так и в бумажном виде. Электронная форма считается наиболее удобной. Но для ее использования нужно программное обеспечение. Оно может быть различным: от бюджетных программ для автоматизированных систем.

Если журнал ведется в бумажной форме, требуется нумеровать его. Обязательно скрепление суровой нитью. Обычно журнал ведется представителем кадрового или бухгалтерского отдела.

Единая форма для документа не установлена. То есть, каждая компания может установить свою форму на основании образца. Установленная форма должна быть отражена в учетной политике. Документ, вне зависимости от его вида, будет подразделяться на титульный лист и основную часть.

Сколько времени хранится журнал?

Что делать, если в журнале не осталось свободных листов? Документ нельзя выбрасывать или утилизировать. Его нужно хранить в организации на протяжении какого-то периода. Для рассматриваемого документа этот срок составляет 5 лет. Компания может установить в своей учетной политике другой срок. Однако он не может быть меньше 5 лет. Только по истечению этого срока журнал уничтожается.

Какие книги должен вести кадровый отдел?

Такая форма, как журнал, широко используется кадровыми отделами компаниями. Кадровые сотрудники занимаются ведением этих журналов:

• регистрации заявлений;
• учета сотрудников, отправленных в командировки;
• регистрации ЧП на производстве.

Журналы могут использоваться для учета сверхурочной работы, отгулов, отпускных дней, которые не были использованы сотрудниками. Они могут вестись по унифицированной или по свободной форме.

Унифицированная форма предполагает, что документ должен вестись в строгом соответствии с образцом, установленным законом. Она утверждена для книг учета трудовых книжек, приходно-расходных книг.

Как правило, для составления книги используется таблица. В ней указываются эти данные:

• Название документа.
• Название компании.
• Дата начала и завершения ведения.
• Регистрационный номер.
• Информация о сотруднике, который регистрирует журнал.

ВАЖНО! Даже если компания самостоятельно устанавливает форму журнала, в нем все равно должны быть обязательные реквизиты.

assistentus.ru

Журнал учета документов

Журнал учета документов — реестр, облегчающий учет документов, имеющих разное предназначение и контроль над соблюдением сроков их обработки и исполнения. При составлении формы журнала учета документов, работодателю необходимо обратить внимание на состав обязательных реквизитов, установленных для того или иного типа регистрируемых документов. На что обратить внимание при разработке и заполнении журнала учета документов рассказывается в статье.

Из статьи вы узнаете:

• зачем нужен журнал учета документов;
• какие виды журналов учета документов существуют;
• каковы недостатки и преимущества ведения бумажного журнала учета документов;
• какие графы включить в журнал учета первичных документов;
• какие графы включить в журнал учета нормативных документов;
• как долго хранится журнал регистрации.

Зачем нужен журнал учета документов

Все деловые бумаги, составляющие документооборот компании, являются документами, то есть, имеют юридическую значимость. Составляются они с различными целями — информационными, распорядительными, инструктивными, заявительными и пр.

Почти во всех случаях обработки и использования документов необходим контроль над их исполнением. Он может быть осуществлен только в том случае, когда документ прошел внутреннюю регистрацию, то есть, ему был присвоен регистрационный номер и сведения о нем были внесены в журнал учета документов.

Процедура регистрации

Все процедуры, составляющие процессы создания, получения и обработки документов, строго регламентированы. Это основное условие их юридической силы. Порядок регистрации деловых бумаг установлен ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Согласно этому стандарту, регистрация документа — это внесение учетных сведений о нем в реестр, имеющий установленную форму.

Сведения, в том числе, фиксируют факт создания документа, его получения, отправления или передачи для исполнения. При этом для точной и однозначной идентификации, документу присваивается учетный регистрационный номер — специальный реквизит, считающийся обязательным. Такими реестрами являются журналы регистрации.

Процедура регистрации обязательно проводится в отношении большинства документов. Она необходима для:

• учета;
• контроля над исполнением и выполнением тех задач, для которых создан документ — например, ознакомления, применения в работе или принятия к сведению;
• поиска, анализа, отчетной работы с документами.

К тем видам документов, сведения о которых не вносятся в журналы регистрации, можно отнести:

• печатные издания, имеющие информационный и рекламный характер — газеты, журналы, брошюры, буклеты, листовки и пр.;
• прайс-листы и прейскуранты, присылаемые без сопроводительных писем;
• копии информационных изданий и материалов, присылаемые с целью ознакомления;
• поздравительные телеграммы, письма и адреса;
• программы тренингов, курсов, семинаров, совещаний и конференций;
• пригласительные билеты;
• личная корреспонденция, присылаемая на адрес компании.

Документы, требующие регистрации и внесения в журналы регистрации, подразделяются на входящие и исходящие. Регистрация входящих бумаг осуществляется после первичного просмотра, распределения и обработки. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов», введенным в действие с 3 марта 2003 года, регистрационный номер и дата регистрации составляют обязательный реквизит, имеющий порядковый номер 12. После присвоения регистрационного номера основные сведения сведения о документе вносятся в журнал учета документов.

Обратите внимание: с 1 июля 2017 года ГОСТ Р 6.30-2003 будет заменен новым ГОСТом Р 7.0.97-2016.

Читайте по теме в электронном журнале

Виды журналов учета документов

Исходящие документы, создаваемые и подписываемые в компании, должны регистрироваться в день подписания. Регистрация и внесение учетной записи в журнал учета документов производятся одновременно. При этом следует учитывать, что регистрация может быть произведена только после того, как документ будет полностью оформлен, то есть, заполнены все реквизиты, являющиеся обязательным для данного вида деловых бумаг. В частности, это касается поля «Согласовано» или «Утверждаю».

Как правило, сведения о разных видах документов вносятся в разные журналы. Именно поэтому на предприятии могут быть оформлены следующие виды журналов регистрации;

Понятно, что все виды регистрируемых документов могут иметь разный состав сведений, которые необходимо отразить в журнале. Форма журнала учета документов не утверждена на государственном уровне, поэтому у работодателя имеется возможность разработать и утвердить ее самостоятельно, локальным нормативным актом, регламентирующим документооборот на предприятии.

Недостатки и преимущества ведения бумажного журнала учета документов

Учет документов на предприятии также может вестись в карточной и электронной форме. В компаниях, где документооборот невелик, чаще всего используется журнальная форма, в которую вносятся записи о документах, имеющих наиболее высокий статус и приоритет. Так, например, законом установлена обязанность работодателя по ведению журнала учета трудовых книжек и вкладышей в них.

В бухгалтерии также ведутся журналы учета первичных документов, потеря которых чревата для компании крупными неприятностями.

Кроме того, журналы используются и в том случае, когда необходимо зарегистрировать документы, имеющие гриф секретности, коммерческой или служебной тайны.

Как правило, в журнале предусматривается отдельная графа, в которой сотрудник, получающий документ на исполнение, проставляет собственноручную подпись с указанием даты. Эта подпись является подтверждением принимаемой на себя сотрудником ответственности за сохранность и сроки исполнения документа.

Минусы ведения журнала в бумажной форме

Неудобство ведения журнала учета документов в бумажной форме заключается в невозможности одновременного доступа к нему нескольких работников. Если документопоток компании большого объема, процесс внесения записей в журнал может занимать много времени. Кроме того, по «бумажному» журналу затруднен поиск нужного документа, особенно, если не соблюден порядок внесения записей и регистрационные номера не расположены по порядку.

Как следствие — затруднен и контроль над своевременностью обработки и исполнения документов.

Выход в этом случае такой: на предприятии необходимо организовать автоматическую форму регистрации документов, дополнив ее журналами регистрации для тех из них, которые имеют наибольшую важность. В таком случае, при комбинированном способе учета, целесообразно завести только один журнал учета выдачи документов, в котором будут регистрироваться сведения о выданных документах и проставляться подписи лиц, получивших их на руки.

Читайте также:

Журнал учета первичных документов

В бухгалтерском учете любые виды операций, производимых в ходе хозяйственной деятельности компании, должны быть подтверждены соответствующим первичным документом. Такое документы оформляются в момент совершения операции или же сразу после ее завершения. Каждый такой документ должен быть зарегистрирован в журнале учета первичных документов.

Форма такого журнала может быть разработана с учетом наличия обязательных для первичных документов реквизитов. К таковым относятся следующие сведения:

• наименование первичного документа;
• дата его составления;
• наименования хозяйствующего субъекта, от чьего имени составлен документ;
• суть хозяйственной операции;
• единицы, в которых измеряется хозяйственная операция;
• должность ответственного лица, совершившего хозяйственную операцию;
• подпись и расшифровка подписи ответственного лица.

Образец журнала учета первичных документов представлен ниже.

Журнал учета нормативных документов

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Работодатель вправе самостоятельно разрабатывать и утверждать локальные нормативные акты, регламентирующие и регулирующие трудовые взаимоотношения на конкретном предприятии. Их также должны регистрироваться в специальном журнале учета нормативных документов.

Поскольку эти документы находятся в открытом доступе и в подразделениях имеются их копии, такой журнал ведется с целью не проконтролировать исполнение данных документов, а учесть их наличие. Соответственно, нет необходимости включать в такой журнал графу с указание должности и фамилии исполнителя, а также его подписи. Образец журнала учета нормативных актов представлен ниже.

Хранение журнала учета документов

Вся документация, составляющая документооборот предприятия, имеет свои сроки хранения. Они устанавливаются «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», разработанным Росархивом.

В соответствии с пунктом 784 данного Перечня, книги, журналы, табели регистрации прихода и ухода (местных командировок) работников хранятся в течение одного года. То есть, период хранения журнала регистрации документов составляет один календарный год.

Читайте также: