В скольких экземплярах оформляется внешняя докладная записка: как правильно составить и что необходимо указать

Содержание

Тест на тему «Документационное обеспечение управления»

Дифференцированный зачет по дисциплине «Документационное обеспечение управления»

Задание # 1

(Выберите единственно правильный ответ)Текст служебного письма составляется от

Выберите один из 3 вариантов ответа:

1)

2-го лица единственного числа

2)

3-го лица множественного числа

3)

1-го лица множественного числа

Задание # 2

(Выберите единственно правильный ответ)

Реквизит «ссылка на номер и дату входящего документа» оформляется

Выберите один из 3 вариантов ответа:

1)

во всех письмах

2)

в ответных письмах

3)

в инициативных письмах

Задание #3

(Выберите единственно правильный ответ)

В состав реквизитов служебного письма не входит

Выберите один из 3 вариантов ответа:

1)

адресат

2)

название вида документа

3)

подпись

Задание #4

(Выберите единственно правильный ответ)

Руководитель и главный бухгалтер подписывают

Выберите один из 3 вариантов ответа:

1)

письмо-извещение

2)

гарантийное письмо

3)

рекламное письмо

Задание #5

(Выберите единственно правильный ответ)

Текст служебного письма можно оформить на формате А5, если

Выберите один из 3 вариантов ответа:

1)

нет бланка формата А4

2)

есть соответствующие указания руководителя

3)

текст письма не превышает 6 строк

Задание #6

(Выберите единственно правильный ответ)

Максимальный объем служебного письма

Выберите один из 3 вариантов ответа:

1)

одна страница

2)

три страницы

3)

две страницы

Задание #7

(Выберите единственно правильный ответ)

Печатью удостоверяется

Выберите один из 3 вариантов ответа:

1)

письмо-напоминание

2)

гарантийное письмо

3)

письмо-приглашение

Задание #8

(Выберите единственно правильный ответ)

Отметка о поступлении документа в организацию проставляется

Выберите один из 3 вариантов ответа:

1)

по усмотрению секретаря

2)

на всех документах

3)

только на присылаемых

Задание #9

(Выберите единственно правильный ответ)

В письме отметка о поступлении документа проставляется

Выберите один из 3 вариантов ответа:

1)

в левом нижнем углу последнего листа документа

2)

на любом свободном месте

3)

в правом нижнем углу первого листа документа

Задание #10

К каждому вопросу даны варианты ответов. Правильных вариантов может быть несколько.

Какие признаки характерны для бланков для писем?

Выберите несколько из 4 вариантов ответа:

1)

Наличие адресных данных предприятия на бланке

2)

Наличие отметки для реквизита «Ссылка на индекс и дату входящего документа»

3)

Отсутствие названия вида документа

4)

Расположение обязательных реквизитов заголовочной части документа в левом верхнем углу

Задание #11

К каждому вопросу даны варианты ответов. Правильных вариантов может быть несколько.

Какой вид делового письма направляется адресату для заключения сделки с указанием конкретных условий сделки?

Выберите несколько из 4 вариантов ответа:

1)

Письмо-подтверждение

2)

Сопроводительное письмо

3)

Письмо-предложение

4)

Договорное письмо

Задание #12

К каждому вопросу даны варианты ответов. Правильных вариантов может быть несколько. Автором служебного письма является:

Выберите несколько из 4 вариантов ответа:

1)

исполнитель, составивший документ

2)

должностное лицо, подписавшее документ

3)

исполнитель, оформивший документ

4)

организация, от имени которой отправляется письмо

Задание #13

Определите какое утверждение истинно, а какое нет…

Укажите истинность или ложность вариантов ответа:

1)

Текст докладной записки содержит только обстоятельное изложение вопроса

2)

Адресант в докладной записке указывается в именительной падеже

3)

Внутреннюю докладную записку подписывает составитель

4)

В адресате докладной записки указывают только фамилию

5)

Внутренняя докладная записка оформляется на бланке организации

Задание #14

(Выберите единственно правильный ответ) Внутреннюю докладную записку подписывает

Выберите один из 3 вариантов ответа:

1)

составитель

2)

руководитель подразделения

3)

секретарь

Задание #15

(Выберите единственно правильный ответ)

В скольких экземплярах оформляется внешняя докладная записка

Выберите один из 3 вариантов ответа:

1)

в двух

2)

в одном

3)

в трех

Задание #16

(Выберите единственно правильный ответ) Реквизиты объяснительной записки по поводу объяснения поступка аналогичны

Выберите один из 3 вариантов ответа:

1)

внутренней докладной записки

2)

внутренней справки

3)

служебному письму

Задание #17

(Выберите единственно правильный ответ) Текст докладной записки, как правило состоит

Выберите один из 3 вариантов ответа:

1)

из одной части

2)

из двух частей

3)

из трех частей

Задание #18

(Выберите единственно правильный ответ) В состав реквизитов внешней докладной записки не входит

Выберите один из 3 вариантов ответа:

1)

печать

2)

подпись

3)

заголовок к тексту

Задание #19

Вставьте пропущенные в тексте слова

Докладная записка – документ, адресованный _______________________ по

конкретной теме с ___________________ и предложениями по ней.

Запишите ответ:

1)

Ответ:

2)

Ответ:

Задание #20

Вставьте пропущенные в тексте слова Внешнюю докладную записку, адресованную в вышестоящую организацию подписывает ______________________

Кратко дайте ответы на вопросы:

1. Что определяется кредитным договором?_________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________________

2. Коммерческий контракт представляет собой …?__________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________

3. Что такое оферта?_____________________________________________________________________________

4. Акцепт – это …?_______________________________________________________________________________

5. Перечислить составные части контракта_______________________________________________________

Критерии оценивания: Каждый правильный ответ 1 балл .(макс.кол.-31б.)

Неудовлетворительно

«2»

Удовлетворительно

«3»

Хорошо

«4»

Отлично

«5»

Фактич. Балл

17 и меньше

18-22

23-26

27-31

Ключ к тесту

Задание #1

(Выберите единственно правильный ответ)

Текст служебного письма составляется от

Выберите один из 3 вариантов ответа:

1)

2-го лица единственного числа

2)

3-го лица множественного числа

3)

+

1-го лица множественного числа

Задание #2

(Выберите единственно правильный ответ)

Реквизит «ссылка на номер и дату входящего документа» оформляется

Выберите один из 3 вариантов ответа:

1)

во всех письмах

2)

+

в ответных письмах

3)

в инициативных письмах

Задание #3

(Выберите единственно правильный ответ)

В состав реквизитов служебного письма не входит

Выберите один из 3 вариантов ответа:

1)

адресат

2)

+

название вида документа

3)

подпись

Задание #4

(Выберите единственно правильный ответ)

Руководитель и главный бухгалтер подписывают

Выберите один из 3 вариантов ответа:

1)

письмо-извещение

2)

+

гарантийное письмо

3)

рекламное письмо

Задание #5

(Выберите единственно правильный ответ)

Текст служебного письма можно оформить на формате А5, если

Выберите один из 3 вариантов ответа:

1)

нет бланка формата А4

2)

есть соответствующие указания руководителя

3)

+

текст письма не превышает 6 строк

Задание #6

(Выберите единственно правильный ответ)

Максимальный объем служебного письма

Выберите один из 3 вариантов ответа:

1)

одна страница

2)

три страницы

3)

+

две страницы

Задание #7

(Выберите единственно правильный ответ)

Печатью удостоверяется

Выберите один из 3 вариантов ответа:

1)

письмо-напоминание

2)

+

гарантийное письмо

3)

письмо-приглашение

Задание #8

(Выберите единственно правильный ответ)Отметка о поступлении документа в организацию проставляется

Выберите один из 3 вариантов ответа:

1)

по усмотрению секретаря

2)

на всех документах

3)

+

только на присылаемых

Задание #9

(Выберите единственно правильный ответ)В письме отметка о поступлении документа проставляется

Выберите один из 3 вариантов ответа:

1)

в левом нижнем углу последнего листа документа

2)

на любом свободном месте

3)

+

в правом нижнем углу первого листа документа

Задание #10

К каждому вопросу даны варианты ответов. Правильных вариантов может быть несколько. Какие признаки характерны для бланков для писем?

Выберите несколько из 4 вариантов ответа:

1)

Наличие адресных данных предприятия на бланке

2)

+

Наличие отметки для реквизита «Ссылка на индекс и дату входящегодокумента»

3)

+

Отсутствие названия вида документа

4)

Расположение обязательных реквизитов заголовочной части документа в левом верхнем углу

Задание #11

К каждому вопросу даны варианты ответов. Правильных вариантов может бытьнесколько. Какой вид делового письма направляется адресату для заключения сделки суказанием конкретных условий сделки?

Выберите несколько из 4 вариантов ответа:

1)

Письмо-подтверждение

2)

Сопроводительное письмо

3)

+

Письмо-предложение

4)

+

Договорное письмо

Задание #12

К каждому вопросу даны варианты ответов. Правильных вариантов может быть несколько.Автором служебного письма является:

Выберите несколько из 4 вариантов ответа:

1)

исполнитель, составивший документ

2)

+

должностное лицо, подписавшее документ

3)

исполнитель, оформивший документ

4)

+

организация, от имени которой отправляется письмо

Задание #13

Определите какое утверждение истинно, а какое нет…

Укажите истинность или ложность вариантов ответа:

1)

Истина

Текст докладной записки содержит только обстоятельное изложение вопроса

2)

Истина

Адресант в докладной записке указывается в именительной падеже

3)

Истина

Внутреннюю докладную записку подписывает составитель

4)

Ложь

В адресате докладной записки указывают только фамилию

5)

Ложь

Внутренняя докладная записка оформляется на бланке организации

Задание #14

(Выберите единственно правильный ответ) Внутреннюю докладную записку подписывает

Выберите один из 3 вариантов ответа:

1)

+

составитель

2)

руководитель подразделения

3)

секретарь

Задание #15

(Выберите единственно правильный ответ) В скольких экземплярах оформляется внешняя докладная записка

Выберите один из 3 вариантов ответа:

1)

+

в двух

2)

в одном

3)

в трех

Задание #16

(Выберите единственно правильный ответ) Реквизиты объяснительной записки по поводу объяснения поступка аналогичны

Выберите один из 3 вариантов ответа:

1)

+

внутренней докладной записки

2)

внутренней справки

3)

служебному письму

Задание #17

(Выберите единственно правильный ответ) Текст докладной записки, как правило состоит

Выберите один из 3 вариантов ответа:

1)

из одной части

2)

из двух частей

3)

+

из трех частей

Задание #18

(Выберите единственно правильный ответ) В состав реквизитов внешней докладной записки не входит

Выберите один из 3 вариантов ответа:

1)

+

печать

2)

подпись

3)

заголовок к тексту

Задание #19

Вставьте пропущенные в тексте слова Докладная записка – документ, адресованный _______________________ по конкретной теме с ___________________ и предложениями по ней.

Запишите ответ:

1)

Ответ:

вышестоящему руководству

2)

Ответ:

выводами

Задание #20

Вставьте пропущенные в тексте слова Внешнюю докладную записку, адресованную в вышестоящую организациюподписывает ______________________

Запишите ответ:

1)

Ответ:

руководитель организации

Кратко дайте ответы на вопросы:

1. Что определяется кредитным договором? Размер суммы денежных средства (кредит) заемщику и условия, на которых заемщик обязуется возвратить полученную денежную сумму и уплатить проценты .

2. Коммерческий контракт представляет собой? это специфический вид договора, который регулирует отношения сторон в сфере поставок или же оказания

3. Что такое оферта?  предложение о заключении сделки, в котором изложены существенные условия договора

4. Акцепт – это …? Ответ лица, которому адресована оферта, о её принятии. Акцепт — согласие на оплату. По российскому законодательству акцепт должен быть полным и безоговорочным (принятие предложения на иных условиях признаётся новой офертой)

5. Перечислить составные части контракта Преамбула (или вводная часть), Предмет договора, часть, содержащая существенные условия договора,_ ополнительные условия договора( условия, которые не обязательно предусматривать в каждом договоре, но которые могут существенно влиять на реализацию прав и обязанностей сторон), Прочие условия договора могут включать следующие вопросы(законодательство, регулирующее отношения сторон, особенности согласований связи между сторонами и т. п.)Заключительная часть.

_______________________________________________

Тема: «Информационно-справочные документы: служебные письма и справки»

Цель:Ознакомиться с наиболее распространенными видами служебных (внутренних) писем, изучить особенности, виды и реквизиты документов.

Задание:

1.Используя приведенный ниже теоретический материал составить следующие информационно-справочные документы:

1) Докладная записка;

2) Объяснительная записка;

3)Справка.

2. При подготовке к защите ответить на следующие вопросы:

· Какие реквизиты вы можете назвать (по каждому документу)?

· Для чего используются докладные записки? Какой вид докладной записки вы составили?

· Есть ли отличия между докладной и объяснительной?

· Кто пишет резолюции на докладных и объяснительных записках?

· Какие виды справок вы можете назвать?

 

Теоретический материал, необходимый для выполнения и защиты лабораторной работы

Докладная записка

Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятель­ное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка составляется как по личной инициативе автора (должностного лица), так и по указанию (письменному или устному) руководителя.

По содержанию докладные записки подразделяются на ини­циативные, информационные и отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побу­дить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.

Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

Оформление докладной записки зависит от ее адресата. Ес­ли она адресована руководителю данного учреждения, то счи­тается внутренней, если направляется за пределы учреждения в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на бланке, внутренние — на обычном листе бумаги.

Внешняя докладная записка должна содержать: наимено­вание учреждения, название вида документа (докладная за­писка), дату, индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, фамилию исполнителя-номер его телефона.

Внутренняя докладная записка включает: название структурного подразделения, наименование вида документа, дату, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись (с указанием должности, фамилии, инициалов). Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.

Пример оформления внутренней докладной записки представлен ниже.

  ОАО «Атлант» УПРАВЛЕНИЕ ПЕРЕВОЗОК Генеральному директору ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Т. П. Данилину   12. 07. 2000 № 87 О переводе на должность   В связи с реорганизацией структуры Управления и укрупнением отделов происходит перераспределение функций сотрудников. Прошу перевести старшего экономиста СТ. Николаева из отдела автомобильных перевозок в таможенный отдел с последующим внесе­нием изменений в штатное расписание.   Начальник управления (личная подпись) В.А. Ильин  

Объяснительная записка

Объяснительная записка — документ, составляемый для пояс­нения отдельных положений выполненной работы (проекта, отче­та, разработки).По своему оформлению объяснительные за­писки отличаются от докладных тем, что не содержат выводов и предложений.

Разновидностью объяснительных записок являются докумен­ты, составляемые работниками организации по указанию пря­мых или вышестоящих руководителей по отношениям, возни­кающим в процессе производственной и трудовой деятельности, такие документы составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, дисциплинарных нарушениях, проступках и др.

Объяснительная записка такого рода обычно пишется от руки, адресуется руководителю, который ее потребовал, должна иметь дату.

Текст объяснительной записки должен содержать аргументы, смягчающие проступок служащего или подтверждающие какие-то факты. Требование краткости и четкости текста распространяются и на объяснительные записки.

 

Справка

Справка — документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий. Справки бывают служебного и личного характера.

Справки служебного характера представляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений, организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государст­венного надзора и др.). Составляются справки и внутри отдель­ных организаций по запросу руководителя. Справка оформляется на бланке, имеет следующие реквизиты: наименование орга­низации, наименование вида документа, дата, место составле­ния, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Справки, на­правляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью. Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В него включают ссылку на период времени, к которому отно­сятся включаемые в справку данные, а также ссылку на доку­менты, послужившие основанием для составления справки.

Справки личного характера, как правило, выдаются сотруд­никам организаций для подтверждения факта их работы, зар­платы, трудового стажа и др. Справка должна иметь следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида до­кумента, дата, регистрационный номер, текст, подпись, печать. Типовой состав информации справок личного характера позво­ляет использовать при их оформлении трафаретные тексты, в которых основная часть напечатана заранее, а переменные дан­ные могут вноситься от руки или на пишущей машинке.

Текст справки личного характера следует начинать с фами­лии, имени и отчества работника (в именительном падеже). Не
рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «Настоя­щая справка дана…», «Настоящим подтверждается, что……………………. действительно работает….» и т.д.

Организация, в которую предоставляется справка, обяза­тельно указывается в ее тексте.

 

  ПЛАНОВО- Заместителю генерального ЭКОНОМИЧЕСКОЕ директора ОАО «Виктор» УПРАВЛЕНИЕ А.Ю. Соколову   ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 23.04.2007 О разработке бизнес-плана   Бизнес-план разрабатывается отделом на период: неделя, декада, месяц в трех экземплярах. 1-й экз. предоставляется в бухгалтерию АО, 2-й — начальнику ПЭУ, 3-й остается в делах отдела реализа­ции. Срок составления плана — за день до наступления планируемого периода. Порядок разработки и представления планов установлен в Положении об отделе и приказе «О распределении обязанностей по управлению» от 14.11.2006 № 123. Начальник отдела Личная подпись М.Л. Филонов  

 

Международный Налоговая инспекция Институт управления по г. Архангельску   СПРАВКА 13.10.2006 №34 г. Архангельск   Об обучении   Попова Нина Львовна с 01.09.2006 обучается в группе 11 ОЮ первого курса юридического факультета с пятилетним сроком обучения.   Президент-ректор института, Подпись А.Н. Ежов академик  

Лабораторная работа № 3

Тема: «Информационно-справочные документы: акты, протоколы»

Цель:Изучить особенности этих документов, порядок их оформления, структуру и причины составления.

Задание:

1.Используя приведенный ниже теоретический материал составить:

1) Протокол;

2) Акт.

2. При подготовке к защите ответить на следующие вопросы:

· В каких случаях оформляется протокол?

· В чем особенности полного протокола?

· Какая информация фиксируется в акте?

· Опишите структуру акта.

· Опишите структуру протокола.

· Кто визирует эти документы (конкретно для каждого документа)?

Теоретический материал, необходимый для выполнения и защиты лабораторной работы

Протокол

Руководитель предприятия, издавая приказ, несет полную ответственность за принятое решение. Однако существуют организации, в которых некоторые (или даже все) решения принимаются группой ответственных лиц. Это так называемые коллегиальные решения, а соответствующая группа лиц называется коллегиальным (или совещательным) органом. Коллегиальными органами можно назвать совет директоров компании, ученый совет института, совет трудового коллектива. Полномочия коллегиального органа определяются в уставе учреждения.

Коллегиальный орган принимает решения в ходе совещания. Эти решения отражаются в специальных документах, называемых протоколами.

Служебная записка жалоба на сотрудника. Докладная записка на ученика

Многим приходилось писать докладную записку, на не все понимают, что это такое, зачем она составляются, куда подаются, и чего можно ей добиться. В этой публикации будем разбираться.

После ее прочтения, Вы будете услышаны руководством. И для этого не нужно будет докрикиваться до высоких кабинетов.

Что такое докладная и зачем ее пишут

И хотя она называется запиской, во-первых это официальный документ. Она может быть направлена в следующие инстанции:

  • Непосредственному начальнику.
  • Начальнику смежного подразделения.
  • Вышестоящему руководству.
  • Руководителю главенствующего предприятия.

Как видно из списка, возможности у этого документа очень велики. Среди целей можно отметить несколько основных:

Пишется докладная, как по инициативе сотрудника, так и по требованию начальства. Это зависит от причин ее написания.

Исходя из преследованных целей записки, их можно разбить на три категории:

  1. Инициационная.
  2. Информативная.
  3. Отчетная.

Первый тип преследует цель инициировать определенные действия и решения руководства. Поэтому она содержит предложения о выходе из ситуации или улучшении производственного процесса и быта на предприятии.

Второй тип сообщает о происшествии или разъясняет его обстоятельства. Отчетные докладные записки, как правило, пишутся регулярно и содержат итоги и текущее состояние описываемого процесса.

В зависимости от принадлежности адресата, докладные делятся на внутренние (адресат — сотрудник того же предприятия) и внешние (адресат — сотрудник ведущей организации).

Правила написания докладной

По форме, внешняя и внутренняя докладные записки немного отличаются друг от друга. Например, внутренняя пишется от руки на листе формата А-4, а внешняя — распечатывается на фирменном бланке. Внутреннюю подписывает составляющий сотрудник, а внешнюю — руководитель организации-отправителя.

По содержанию, все докладные обладаю схожим оформлением. Она содержит заголовок, текст и подпись. В заголовке указываются адресат и составитель. Текст состоит из двух частей: в первой описываются причины и предпосылки появления докладной, во второй — выводы и предложения составляющего записку.

Итогом подачи докладной записки является резолюция руководителя. На основании его решения производятся взыскания, поощрение, модернизация производственного процесса, возлагаются обязанности, вносятся изменения в быт коллектива.

Ниже расположен типовой бланк и образец докладной записки вариант которой можно скачать бесплатно.

Докладные записки могут быть информационными, инициативными и отчетными. Различают также докладные и объяснительные записки – вторые объясняют причины поступков и событий или разъясняют отдельные части документа.

Пример докладной записки

Классическим примером докладной записки может служить инициативный документ по поводу обеспечения рабочего процесса необходимыми предметами.

В верхней части справа размещаем информацию об адресате:

Директору ООО «Сфера».
Павлову Н.П.
Слева в верху – наименование структурного подразделения: Отдел документооборота
По центру: Докладная записка.
Далее – дата и номер документа в левой части: 07.05.2013 №1.
В правой – место: г. Москва.
Ниже – заглавие: О замене картриджа.

Текст: Довожу до Вашего сведения, что имеющийся картридж для принтера пришел в негодность в связи с превышением срока его использования. Данное обстоятельство не позволяет выполнять поставленные Вами задачи по ведению документации.
Прошу Вас рассмотреть вопрос о замене вышедшего из строя картриджа на новый.
Внизу – сведения об адресате и его подпись: заместитель начальника отдела – подпись – Власов Д.И.

Докладная записка образец

Предложенный образец написания докладной записки поможет проинформировать начальство о результатах – в том числе промежуточных – выполнения какого-либо поручения.

В правом верхнем углу:

Руководителю ЗАО «Стойка».
Ниже по центру: Докладная записка.
Далее дата и номер: 07.05.2013

Краткое содержание: О завершении первого этапа проведения конкурса.
Текст: В рамках проведения конкурса профессионального мастерства среди молодых строителей прошел первый отборочный тур, в котором приняло участие 14 специалистов. Успешно прошли испытание 11 человек. Второй этап конкурса состоится 14 мая в 14.00 в строении 1А.
С красной строки: Бригадир – подпись – Семенов С.А.

Докладная записка на ученика

Докладная записка может служить мерой воздействия на ученика, если иные воспитательные приемы не работают. Тогда учителем составляется докладная записка директору или завучу.

Например: О необходимости перевода учащегося
Довожу до Вашего сведения, что несмотря на проведенные беседы и встречи с родителями, ученик 7б класса Иванов В.В. продолжает нарушать дисциплину. 7 мая им был сорван урок литературы, а 8 мая – урок биологии.
В результате действий Иванова В.В. другие ученики не смогли получить знания. В связи с этим предлагаю поддержать решение педагогического совета и рассмотреть вопрос о переводе Иванова В.В. в 7а класс.

Докладная записка о прогуле

Распространенной разновидностью докладной является записка на руководителя о совершенном сотрудником прогуле без уважительной причины.

Например: О нарушении трудовой дисциплины.
Довожу до Вашего сведения, что 07.05.2013 бухгалтер Глазкова Нина Дмитриевна с 09.00 до 13.00 отсутствовала на рабочем месте.
Документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия, Глазковой Н.Д. не предоставлено. В связи с вышеизложенным предлагаю объявить Глазковой Н.Д. выговор.

Форма докладной записки

Докладные записки составляются в свободной форме: первая часть – изложение сути вопроса, вторая – выводы и предложения. Оформление зависит от адресата.

Внешняя докладная записка в вышестоящую организацию отправляется на фирменном бланке и содержит те же реквизиты, что и обычное письмо.
Внутренняя докладная записка включает: наименование структурного подразделения, название документа – докладная записка, дату, номер, адресат, заголовок текста, текст и подпись.

Интересное видео: Докладная записка (написана по мотивам реальной докладной записки)

Если служебные или докладные записки необходимо составлять далеко не каждому сотруднику организации, то образец объяснительной записки может потребоваться рано или поздно почти любому работнику. Каждая из этих видов служебной документации имеет свое определенное назначение информационно-справочного характера. Рассмотрим, какие виды записок лучше всего подходят для того или иного случая.

Вид документа информационного или справочного назначения, адресованный уполномоченному лицу, например, начальнику отдела или руководителю предприятия, называют докладной. Законодательство не дает ей четкого определения, она предназначена для изложения выводов, предложений в целях побуждения руководителя к принятию какого-либо решения.

Составлена она может быть как по инициативе сотрудника, так и в соответствии с устным распоряжением руководителя . Чаще всего с ее помощью вносят предложения, связанные с улучшением технического оснащения на производстве, выражают несогласие с каким-либо решением руководства, излагают свою позицию при конфликтах с коллегами.

Oбъяснительная записка образец

В основном тексте этого документа предполагается формулировка своей позиции и четкое изложение доводов по существу вопроса.

Различают следующие виды докладных записок:

  • Отчетные. Предполагают информирование об окончании каких-либо работ или этапов, исполнении распоряжений и т.д.;
  • Информационные. Составляются для изложения результатов, деталей, хода и методов выполнения работ. Являются регулярными;
  • Инициативные. Содержат инициативы, предложения, рекомендации и т.д.

Докладная записка образец

Докладные могут быть внешними или внутренними в зависимости от того, кто является адресатом документа.

Внешние адресованы руководителю вышестоящего предприятия или организации. Чтобы составить этот документ используют общие бланки предприятия. Согласно примеру, докладная записка должна состоять из нижеследующих элементов:

  • названия учреждения, предприятия;
  • даты;
  • индекса;
  • адреса оформления;
  • данных адресата;
  • заголовка к теме докладной;
  • изложенного текста;
  • подписи руководящего лица;
  • ФИО исполнителя, с указанием контактного телефона.

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей

Внутренние докладные записки составляются на имя главы организации, для их оформления используются обычные листы. Такой документ содержит следующие элементы:

  • обозначение отдела;
  • наименование документа;
  • дату и регистрационный номер;
  • заголовок к теме;
  • текст;
  • ФИО адресата;
  • подпись, фамилию и инициалы, а также должность составителя.

Одним из видов внутренних документов является докладная записка о невыполнении должностных обязанностей. Она предназначена для информирования о невыполнении или ненадлежащем исполнении работником его непосредственных обязанностей, а также включает предложение о назначении этому сотруднику дисциплинарного взыскания.

Служебная записка — пример написания и журнал учета

К одной из разновидностей докладных записок относится служебная. Она является документом информационного характера и используется для взаимодействия различных горизонтальных (т.е. не подчиненных друг другу) объектов управленческой структуры в целях решения вопросов, касающихся их компетенции. Как пишется служебная записка?

В общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) не предусмотрен этот вид документации. При этом их используют в различных целях производственного назначения:

  • для запроса информации;
  • при выдаче инструкций;
  • в качестве сопроводительного документа;
  • как информационное письмо.

В тексте данного вида документа содержатся данные о том, что послужило причиной его оформления, т.е. просьба, заявка, предложение и т.д. В ней может содержаться информация о проведенных встречах, кадровых перемещениях сотрудников, каких-либо изменениях в работе организации и ее подразделений и т.д. Документ также может содержать информацию для службы охраны о сотрудниках, работающих в выходные дни с целью их допуска в помещение компании.

За трудовые успехи сотрудников могут , ценным подарком или званием, грамотой. Для этого оформляется служебная записка на премию, составленная начальником отдела, профсоюзом или коллективом.


Служебная записка на премию

В законодательстве отсутствуют строгие требования по оформлению служебной записки. Однако образец заполнения служебной записки схож по форме с докладной, он может быть разработан и составлен непосредственно в организации с учетом специфики предприятия.

В целях контроля документации следует завести специальный журнал. Согласно образцу журнала регистрации служебных записок, он может содержать данные о регистрационных номерах документов, их дате, наименовании или кратком содержании, данных о должностном лице, подписавшем документ и т.д.


Журнал регистрации служебных записок образец

Помимо журнальной регистрации, предусмотрен также карточный или автоматический учет документации.

Форма объяснительной записки

Для пояснения обстоятельств каких-либо событий и фактов предусмотрен такой вид документа, как объяснительная записка, составленная работником предприятия на имя вышестоящего должностного лица.

Подразумевается ее написание от руки в одном экземпляре на обычном бумажном листе на имя затребовавшего ее лица. В некоторых организациях предусмотрено оформление объяснительной записки на компьютере. Форма объяснительной записки на законодательном уровне не закреплена, тем не менее, в некоторых учреждениях существуют типовые формы ее оформления. В то же время объяснительная записка, составленная не по форме, является действительной.

Согласно ТК РФ (ст. 193), прежде, чем применять к сотруднику дисциплинарное взыскание, с него должна быть затребована объяснительная, где сотрудник может сообщить обстоятельства и причины совершенных действий.

Объяснительные могут быть составлены либо сотрудником, либо структурным подразделением в целом.

Внутренняя информация распространяется с помощью специальных информационно-справочных документов, одним из видов которых является докладная записка. С ней обращаются к людям, занимающим вышестоящие должности, с тем, чтобы поставить в известность о тех или иных фактах для побуждения к принятию определенного решения.

Докладная записка как внутренний документ имеет определенные принципы составления, зависящие от ее цели. Раскроем, как именно следует составлять докладные в тех или иных рабочих ситуациях.

Отдел кадров
Генеральному директору
ООО «Омега»
Н.В. Грощенко

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 1

О нарушении трудовой дисциплины (прогуле)

Настоящим довожу до сведения руководства, что позавчера, 04.11.2016 г., сотрудницей отдела кадров Валерьевой Татьяной Олеговной допущено грубое нарушение трудовой дисциплины. После обеденного перерыва, завершившегося в 14:00, она не возвратилась на свое рабочее место и отсутствовала до конца рабочего дня (с 14:00 до 18:00). Оправдательных документов и удовлетворительных объяснений своего отсутствия Т.О. Валерьева в течение последующих двух дней не предоставила.

В связи с допущенным грубым нарушением трудовой дисциплины, предлагаю объявить Т.О. Валерьевой выговор с занесением в личную карточку.

Начальник отдела кадров (подпись) Р.В. Сухаревский

Докладная записка о невыполнении работником своих должностных обязанностей

Этот документ призван донести до руководства информацию о том, что работником ненадлежащим образом выполнены либо не выполнены совсем его профессиональные обязанности. В финале документа содержится просьба о дисциплинарном воздействии. Без такой докладной какие-либо санкции в отношении сотрудника могут быть признаны необоснованными.

Пример докладной записка о невыполнении должностных обязанностей

ФАЙЛЫ

Отдел метрологии
Генеральному директору
ООО «Росмашинстрой»
Радковскому К.Л.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 2

О невыполнении должностных обязанностей

Настоящим документом довожу до вашего сведения, что инженер отдела метрологии Антон Петрович Райсфейдер допустил нарушение графика поверок приборов учета электроэнергии (не проконтролировал выполнение утвержденного графика), что повлекло наложение на организацию штрафа государственным инспектором по контролю над приборами учета.

В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить А.П. Райсфейдеру выговор с занесением в личную карточку и не начислять ему премию по результатам работы за следующий месяц.

Главный метролог (подпись) П.К. Желтковский

Докладная записка о некорректном поведении сотрудника

Данная разновидность докладной записки информирует начальство о недопустимом поведении оскорбительного характера на рабочем месте. Предлагаемые меры воздействия должны быть направлены не только на требование наказать виновника, но и не допускать подобных ситуаций в дальнейшем.

Пример докладной записки о недопустимом поведении сотрудника

ФАЙЛЫ

Административно-хозяйственный отдел
Генеральному директору
ООО «Просперити»
Гиацинтовой А.В.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 3

О некорректном поведении сотрудника

Довожу до вашего сведения, что 24.08.2016 г. бригадиром озеленителей территории Зайковским В.И. было допущено некорректное поведение в адрес заместителя начальника административно-хозяйственного отдела Антонины Павловны Финогеновой. Зайковский В.И. допустил нетактичное замечание касательно внешнего вида А.П. Финогеновой, добавив оскорбление нецензурными выражениями. Следует отметить, что это не первое грубое высказывание Зайковского В.И. в адрес сотрудников отдела, что нарушает рабочую обстановку и провоцирует конфликтные ситуации.

Прошу привлечь Зайковского В.И. к дисциплинарной ответственности за некорректное поведение на рабочем месте.

Начальник административно-хозяйственного отдела (подпись) Неклюев М.Л.

Внутренняя докладная записка – это документ, в котором, обычно, затрагиваются важные вопросы, имеющие прямую связь с производственными неприятностями организации.

Он должен быть составлен на обычном листе бумаги формата А4 или на формальном бланке, характерном для определённого предприятия.

Стоит помнить, что при составлении такого документа указание конкретного адресата является обязательным условием .

Необходимо чётко прописать должностное лицо, которое имеет необходимые полномочия для рассмотрения подобной бумаги. Его полномочия должны подтверждаться должностной инструкцией, а также приписанными в ней функциональными обязанностями.

Важно! Подобная бумага несёт определённую юридическую силу. Таким образом, написавший её человек несёт ответственность за своё творчество.

Причины составления такого документа

Если проанализировать основные ситуации , возникающие на производстве, то можно сделать вывод, что причинами для составления подобных документов могут послужить:

  • побуждение администрации к принятию определённых решений . В такой ситуации при составлении необходимо изложить 2 – 3 факта и краткий анализ того, как они влияют на производственную ситуацию. Необходимо сделать выводы , и изложить предложения относительно решения вопроса.
  • Необходимость проинформировать начальство о разнообразных нюансах, а также ситуациях. Подобные документы обычно пишутся периодически и имеют аналитический характер .
  • Предоставление отчёта. В записках такого типа обычно излагают результаты проделанной работы за конкретный период. Здесь также может быть изложено, насколько эффективно были проведены исследования, выполнены распоряжения руководителей или их указания. Стоит отметить, что правом на составление подобного документа обладают руководители отдельных и структурных подразделений.

Однако подобное правило не должно ущемлять права рядовых сотрудников обращаться к начальству.

Чем отличается от внешней?

  1. Как уже упоминалось выше, внутренняя записка представляет собой документ, посылаемый от одного руководящего лица другому в пределах одного предприятия. Примечательно, что при его оформлении допускается как использование фирменного бланка, так и простого листа бумаги.
  2. После составления подобная бумага подписывается составителем и отсылается адресату . При этом человек, составлявший документ должен в обязательном порядке обозначить свою фамилию, имя и должность.
  3. В отличие от своего внутреннего собрата внешняя записка всегда выходит за пределы одной фирмы . Такой документ, как правило, отправляется в вышестоящие инстанции.
  4. Стоит отметить существенное отличие подобной бумаги . Дело в том, что её составление должно обязательно производиться на бланке той организации, в которой производилось составление. Помимо стандартной информации, на нём должны быть обозначены реквизиты фирмы, а также её печать.
  5. Внешняя записка обязательно должна содержать подпись человека, занимающего должность руководителя предприятия.

Правила написания

Внутренняя докладная записка обладает определённой юридической силой , поэтому стоит серьёзно отнестись к оформлению.

Информация, которая в ней содержится, должна относиться сугубо к специфике работы , а также излагаться кратко и только по существу вопроса, изложение не относящихся к нему деталей не допускается.

  • стиль изложения должен быть сугубо информационным. Никаких проявлений чувств или эмоций подобная бумага содержать не должна.
  • Все обозначенные факты или рекомендации должны быть изложены по делу . Все детали должны быть чётко обозначены.
  • Документ должен составляться в соответствии с определёнными правилами . Если в нём обнаружатся явные ошибки или будет отсутствовать обязательная информация, то на основании этого бумагу могут признать недействительной.

Важно! Именно изложение этих основных частей определяет информативность документа и его полезность для руководства предприятия.

Помимо дополнительных сведений разного рода, документ должен содержать основную текстовую часть, которую можно разделить на:

  1. констатирующую часть , подробно описывающую все факты и обязательства вопроса.
  2. Аналитическую часть , содержащую возможные последствия.
  3. Рекомендательную часть , в которой составитель излагает свои советы и рекомендации.

Пошаговая инструкция

Как уже упоминалось выше, текст внутренней докладной записки состоит из двух частей:

  1. в вводной части прописывают состояние вопроса , факты которые послужили поводом для составления. Ещё необходимо показать результаты их анализа.
  2. Основная часть должна содержать выводы, предложения, просьбы . Завершить основную часть необходимо чётким предложением или просьбой.

Что касается реквизитов, то бумага, о которой идёт речь, должна содержать :


Если при рассмотрении будут обнаружены какие любо нарушения, то документ признают недействительным с большой долей вероятности. Если же составитель с ходу сможет соблюсти все правила , касающиеся написания бумаги, то он может не сомневаться, что вышестоящее руководство получит её и тщательно изучит.

Важно! Стоит отметить, что план и форма бумаги должны неукоснительно соблюдаться.

Пример оформления

Для наглядности человеку, который никогда не писал ничего подобного, но собирается, стоит рассмотреть пример подобного документа . В конкретном примере будет изложено, как составить докладную записку , если человек нарушает дисциплину, то есть опаздывает или, вообще, не появляется на рабочем месте.

Составляется бумага так:

  1. первым делом, необходимо в верхнем правом углу указать адресата и отправителя , например, директору ПАО АКБ «БАНК» Кострову И.П, руководитель отдела продаж Махнов К.С.
  2. Далее, нужно обозначить наименование документа в подобном случае докладная записка и чуть ниже, и левее поставить дату составления, например, 31.03.2015.
  3. Следующим шагом, нужно написать основную часть . Например: Довожу до вашего сведения, что менеджер по клиентам Митрохина М.А. отсутствовала на рабочем месте с 8:00 до 17:00. Это превышает допустимый порог в 4 часа и считается прогулом. Сотрудница не предоставила объяснений и не показала документов, которые подтвердили бы уважительность причины отсутствия. В связи с изложенным выше, предлагаю применить к Митрохиной М.А. дисциплинарное наказание, а именно увольнение.
  4. Последним шагом, составитель должен указать свою должность, фамилию, инициалы, подпись, а также дату.

Пример на фото ниже:

Подобный документ должен составляться, только если есть весомый повод для этого. Если составитель планирует с помощью такой бумаги чего – то добиться, то ему необходимо чётко следовать правилам составления .

Рекомендуем также

Как написать отличный запрос предложений (RFP) для проекта вашего веб-сайта

Это довольно обширная тема, но ваша цель здесь — описать, какие ограничения или требования вам известны заранее. Веб-сайт по своей сути является техническим программным продуктом, поэтому именно эти детали могут наиболее существенно повлиять на график и результаты. Вот некоторые примеры технических требований:

Электронная коммерция: Планируете ли вы продавать товары или снимать деньги с кредитных карт? Некоммерческая организация может захотеть принимать только простые (или повторяющиеся) пожертвования, но розничным торговцам требуются тележки для покупок, учетные записи пользователей, управление запасами и калькуляторы доставки.Если вы принимаете пожертвования или продаете вещи, необходимо ли включить какие-либо дополнительные правила, такие как скидки для определенных пользователей, подарочные карты и т. Д. Все эти детали помогут поставщикам порекомендовать лучшие инструменты для проекта.

Программное обеспечение для управления контентом: Вам нужно что-то особенное, например, Drupal или WordPress? Вы открыты для альтернатив, с которыми вы, возможно, не знакомы? (Существуют буквально тысячи готовых вариантов программного обеспечения CMS.) Поставщик, возможно, также разработал собственное решение, которое удовлетворит ваши потребности.Большие проекты могут потребовать написания специальной платформы для вашей компании. Здесь также совершенно приемлемо сказать, что у вас нет предпочтений и вы открыты для рекомендаций от поставщиков.

Язык программирования серверной части: Совместима ли ваша система только с определенным языком, например PHP, Ruby или Python, для разработки пользовательского веб-программного обеспечения? У вас есть существующая инфраструктура, в которой поставщик должен свободно владеть?

Поддержка старых браузеров: Сколько посетителей все еще используют старые браузеры, например Internet Explorer 11 (выпущенный в октябре 2013 г.)? Нужна ли им поддержка? Чтобы веб-сайт работал или отображался в устаревшем браузере, почти всегда требуется дополнительное время на разработку.

Интеграции стороннего программного обеспечения: Зависит ли ваша организация от сторонних сервисов в таких вещах, как информационные бюллетени по электронной почте, автоматизация маркетинга, CRM / управление контактами, управление запасами, интранет, бухгалтерский учет / Quickbooks или управление запасами? Если да, обязательно укажите те, для которых важна синхронизация / интеграция с веб-сайтом, и опишите, как вы ожидаете, что это будет работать. Например, когда кто-то подписывается на рассылку новостей, контакт должен автоматически добавляться в Highrise или Salesforce.Если кто-то покупает продукт и соглашается, он должен быть добавлен в нашу базу данных Mailchimp и т. Д. Иногда эта функция будет включена прямо из коробки, а иногда поставщику придется написать что-то индивидуальное.

Учетные записи пользователей: Требуется ли вам управление членством на вашем сайте? Это будет сделано для того, чтобы люди могли получить доступ к специальному или скрытому контенту на вашем сайте, возможно, после отправки адреса электронной почты или оплаты просмотра технического документа. Более простым примером могут быть страницы, защищенные паролем, которые может просматривать любой желающий с тем же паролем и не требующие входа в учетную запись.

Доступность: Требуется ли, чтобы веб-сайт был доступен для слепых или слабовидящих пользователей? Этот пункт становится все более распространенным в RFP, и важно знать, что требования доступности лежат в широком диапазоне, и вы должны знать, насколько далеко вы хотите зайти (или предоставить рекомендации веб-агентствам). Для веб-сайтов, аудитория которых искажена, более крупный текст по умолчанию и области щелчка будут влиять на дизайн. Правительственные и общественные сайты часто требуют соблюдения Раздела 508.

Адаптивный дизайн для мобильных устройств: В настоящее время это почти несложно, и каждая фирма, с которой вы общаетесь, должна быть включена в него. Но об этом стоит хотя бы упомянуть в вашем RFP, особенно для большего количества нестандартных проектов, просто чтобы убедиться, что он находится на радаре агентств. Кроме того, вы можете следить за тем, пытаются ли они взимать с вас плату за то, что должно быть включено в большинство современных веб-проектов.

Ввод заметок и рисование в OneNote для Windows 10

С OneNote для Windows 10 вы можете писать заметки от руки, а также рисовать или набрасывать объекты в записной книжке.Это особенно хорошо работает на устройствах с сенсорным экраном, но вы также можете рисовать с помощью мыши. Новый набор перьев можно настраивать и переносить. Вы определяете нужные ручки, карандаши и маркеры, и затем они становятся доступными в OneNote, Word, Excel и PowerPoint.

Для начала в меню Рисование коснитесь Рисование мышью или касанием .

Выберите чернила

  1. Чтобы изменить ширину пера, выберите тонкую или среднюю форму пера в меню Draw .

  2. Чтобы изменить цвет пера, коснитесь Цвет чернил и коснитесь одного из доступных цветов.

Стереть росчерки

  1. Чтобы стереть то, что вы нарисовали, нажмите Ластик и выберите один из следующих вариантов:

Выбрать росчерки

Преобразовать рукописный текст в текст

OneNote включает удобный инструмент преобразования, позволяющий преобразовывать рукописный текст в печатный.Он даже сохранит размер и цвет ваших чернил, а также блики и эффекты.

  1. На вкладке Draw нажмите Lasso Select .

  2. На странице обведите рукописный текст, который хотите преобразовать.

  3. На вкладке Draw нажмите Ink to Text .

Построение точных форм

  1. Чтобы нарисовать фигуру, которую OneNote автоматически очищает, нажмите Преобразовать в фигуры в меню Нарисовать .

  2. Нарисуйте фигуру, например круг, треугольник или прямоугольник.

    Нарисованная от руки фигура превращается в фигуру с прямыми линиями или чистыми углами.

Вернуться к вводу

Панорамирование и масштабирование при рисовании

  • Чтобы выйти из режима рисования, чтобы можно было панорамировать и масштабировать, коснитесь Выбрать объекты или Введите текст .

    Выберите одно из следующего:

    • Чтобы увеличить или уменьшить масштаб, сведите и растяните экран двумя пальцами.

    • Для прокрутки проведите одним пальцем вверх и вниз.

    • Для панорамирования проведите одним пальцем влево и вправо.

    • Когда вы закончите, нажмите Нарисовать , чтобы нарисовать снова.

Продажа бренда внутри

Когда вы думаете о маркетинге, вы, скорее всего, думаете о маркетинге для ваших клиентов: как вы можете убедить больше людей покупать то, что вы продаете? Но не менее важен и другой «рынок»: ваши сотрудники, те самые люди, которые могут оживить бренд для ваших клиентов. Тем не менее, помогая руководителям разрабатывать и проводить кампании по брендингу, мы с коллегами обнаружили, что компании очень часто игнорируют эту важную группу.

Почему так важен внутренний маркетинг? Во-первых, потому что это лучший способ помочь сотрудникам установить сильную эмоциональную связь с продуктами и услугами, которые вы продаете. Без этой связи сотрудники могут подорвать ожидания, установленные вашей рекламой. В некоторых случаях это происходит потому, что они просто не понимают, что вы пообещали публике, поэтому в конечном итоге работают с разными целями. В других случаях может случиться так, что они на самом деле не верят в бренд и чувствуют себя отстраненными или, что еще хуже, враждебно настроенными по отношению к компании.Мы обнаружили, что, когда люди заботятся о бренде и верят в него, они мотивированы работать усерднее, и их лояльность к компании возрастает. Сотрудники едины и вдохновлены общим чувством цели и идентичности.

К сожалению, в большинстве компаний внутренний маркетинг проводится плохо, если вообще проводится. В то время как руководители признают необходимость информировать людей о стратегии и направлениях компании, немногие понимают необходимость убедить сотрудников в силе бренда — они принимают это как данность.Более того, люди, отвечающие за внутренние коммуникации, обычно это специалисты по персоналу, не обладают маркетинговыми навыками для успешного общения. Информация выдается сотрудникам в виде памяток, информационных бюллетеней и т. Д., Но она не предназначена для того, чтобы убедить их в уникальности бренда компании. Отдел маркетинга может время от времени участвовать, чтобы рассказывать сотрудникам о новой рекламной кампании или усилиях по брендингу. Но обычно цель состоит в том, чтобы рассказать людям, чем занимается компания, а не продать им идеи.

Мы обнаружили, что, применяя многие принципы потребительской рекламы к внутренним коммуникациям, лидеры могут направлять сотрудников к лучшему пониманию видения бренда и даже страсти к нему. Применение этих принципов позволяет сотрудникам «жить» видением в своей повседневной деятельности. И когда сотрудники придерживаются этого видения, клиенты с гораздо большей вероятностью будут воспринимать компанию так, как вы обещали. На следующих страницах я изложу принципы внутреннего маркетинга.

Принцип 1

Выбери момент

Большинство людей имеют ограниченную терпимость к инициативам изменений, и упражнения по брендингу и видению не являются исключением. Но в определенные поворотные моменты, когда компания сталкивается с серьезными проблемами или изменениями, сотрудники ищут пути и относительно восприимчивы к этим инициативам. Такие моменты могут вызвать как положительную, так и отрицательную энергию — энтузиазм по поводу новых программ или непродуктивные слухи.Таким образом, поворотные моменты — идеальные возможности для внутренней кампании по брендингу; менеджеры могут направлять энергию людей в позитивное русло, четко и ясно формулируя то, что делает компанию особенной. В самом деле, мы обнаружили, что усилия по внутреннему брендингу, запущенные без такого импульса, почти всегда могут потерпеть неудачу. Без естественного поворотного момента менеджерам, стремящимся к внутреннему развитию бренда, может потребоваться продумать такой момент, возможно, запустив новую маркетинговую стратегию.

British Petroleum воспользовалась такой возможностью, когда объединилась с Amoco, а затем с ARCO. Он переименовал себя в BP, изменил дизайн своего логотипа и одновременно начал кампанию для персонала и общественности, заявив, что выходит «за рамки нефти». Компания изменила позиционирование своего бренда и отказалась от своей идентичности нефтяной компании, чтобы стать энергетической компанией, перейдя от закрытой корпорации старого стиля к открытому совместному предприятию новой экономики. Этот разрыв с прошлым дал сотрудникам каждой из исходных компаний новую и отличительную индивидуальность.Опрос, проведенный после запуска кампании внутреннего брендинга, показал, что 76% сотрудников положительно относятся к новому бренду, 80% знают о ценностях бренда, которые составляют новые сообщения бренда, а полные 90% считают, что компания собирается в правильном направлении.

Приход нового руководства — еще один удачный момент для внутреннего ребрендинга. Сотрудники ожидают, что сразу же узнают о новом лидере, и обычно открыты для новых идей в такие моменты. Карли Фиорина воспользовалась этим окном, когда взяла на себя управление Hewlett-Packard.Она лично интересовалась стратегией брендинга и играла активную роль. Чтобы продемонстрировать свою приверженность, Фиорина появилась в рекламных роликах, в которых утверждалось, что «первоначальный стартап снова будет действовать как единое целое». Новый девиз компании, «изобретать», стал мантрой внутри компании, а гараж соучредителя Билла Хьюлетта, где он и Дэйв Паккард сделали свои первые изобретения, стал символом как внутренних, так и внешних коммуникаций. Новый лидер, заново открывший для себя наследие компании, вызвал прилив энергии во всей организации.

Точно так же, когда Артур Мартинес был назначен генеральным директором Sears в 1992 году, он воспользовался своей новой ролью, чтобы активизировать и сосредоточить внимание сотрудников, используя такие маркетинговые инструменты, как опросы, фокус-группы и новый слоган, чтобы вывести компанию из продаж. спад. Это сработало: продажи выросли, и моральный дух тоже.

Но выбрать подходящий момент также означает знать, когда отступить. Мартинес и другие руководители Sears, вдохновленные своим успехом, в последующие годы активизировали кампанию.Они не знали, когда оставить все в покое, и к 1998 году сотрудники были настолько завалены маркетинговыми материалами, что начали чувствовать себя сбитыми с толку и отключенными. Классический случай усталости от инициативы, когда сотрудники на цехах были завалены сообщениями, не имеющими отношения к их отделам, заполняли анкету за опросом и теряли значительное время продаж, посещая бесчисленные учебные классы. Один разочарованный руководитель явился на встречу с тачкой, в которой лежали записки, анкеты и обучающие видео на месяц.Момент явно прошел. Итак, на ежегодном собрании в том году, в парадоксальной попытке вернуть энергию 1993 года, генеральный директор объявил, что не будет «никаких новых инициатив, новых больших идей». Подход «назад к основам» стал облегчением для сотрудников и вдохнул новую жизнь в те темы обслуживания клиентов, которые они охватили пятью годами ранее. Сегодня компания поддерживает последовательный поток внутренних маркетинговых инициатив на низком уровне, но сократила внутренние кампании, чтобы достичь более подходящего темпа.

Принцип 2

Связь внутреннего и внешнего маркетинга

Сотрудникам необходимо слышать те же сообщения, которые вы отправляете на рынок. Однако в большинстве компаний внутренние и внешние коммуникации часто несовместимы. Это может сбивать с толку и ставить под угрозу восприятие сотрудниками честности компании: руководство говорит им одно, но они замечают, что общественности посылается другое сообщение. Одна медицинская страховая компания, например, заявила, что благополучие пациентов является приоритетом компании номер один, в то время как сотрудникам сказали, что их главная цель — повысить стоимость своих опционов на акции за счет сокращения затрат.Одно крупное учреждение, оказывающее финансовые услуги, сообщило клиентам, что оно серьезно смещается с финансового ритейлера на финансового консультанта, но год спустя исследование показало, что качество обслуживания клиентов в компании не изменилось. Оказалось, что руководители компании не предприняли никаких усилий для продажи изменений внутри компании, поэтому сотрудники все еще производили транзакции и не изменили свое поведение, чтобы соответствовать их новой роли консультанта.

Разумеется, важно дать сотрудникам возможность оправдать ожидания клиентов, но это не единственная причина, по которой компании необходимо согласовывать внутренние и внешние сообщения.Другая причина — помочь компании достичь целей, которые в противном случае были бы недостижимы. В 1997 году, когда IBM запустила свою кампанию в области электронного бизнеса (которая, как многие считают, изменила имидж компании), она предпочла игнорировать исследования, свидетельствовавшие о том, что потребители не были готовы признать IBM лидером в области электронного бизнеса. Хотя для внешнего мира это выглядело как внешнее маркетинговое усилие, IBM также использовала кампанию, чтобы склонить сотрудников к идее Интернета как будущего технологий.Внутренняя кампания изменила отношение сотрудников ко всему, что они делали, от того, как они называли продукты, до организации персонала и их подхода к продажам. Кампания была успешной во многом потому, что она дала сотрудникам чувство направления и цели, что, в свою очередь, восстановило их уверенность в способности IBM предсказывать будущее и возглавлять технологическую отрасль. Сегодня исследования показывают, что люди в четыре раза чаще ассоциируют термин «электронный бизнес» с IBM, чем с его ближайшим конкурентом, Microsoft.

Тип «двустороннего брендинга», реализованный IBM, успешно усиливает обе стороны уравнения. Внутренний маркетинг становится сильнее, потому что он может опираться на ту же «большую идею», что и реклама. Потребительский маркетинг становится сильнее, потому что сообщения разрабатываются на основе поведения и отношения сотрудников, а также сильных сторон и возможностей компании — действительно, темы взяты из самой души компании. Этот процесс может привести к более четкой рекламной идее, потому что маркетологи с большей вероятностью создадут сообщение, уникальное для компании.

Возможно, даже более важно, принимая во внимание сотрудников, компания может избежать создания сообщения, которое не находит отклика у сотрудников или, что еще хуже, вызывает недовольство. В 1996 году United Airlines отложила свой лозунг «Лети в дружелюбное небо», когда представила опрос, который выявил всю глубину недовольства клиентов авиационной отраслью. Стремясь исправить недостатки отрасли, United запустила новую кампанию «Повышение», в которой стремилась выделиться, признавая плохое обслуживание и обещая постепенные улучшения, такие как более качественное питание.Хотя это было логической предпосылкой для кампании, учитывая веяния времени, кампания, сосредоточенная на отвращении клиентов к полетам, глубоко разочаровывала персонал. Недовольство сотрудников в конечном итоге лишило United возможности реализовать обещанные улучшения, что, в свою очередь, подорвало обещание «расти». Три года спустя United решила, что сопротивление сотрудников подрывает ее успех, и свернула кампанию. С тех пор компания перешла к более инклюзивному сообщению бренда с линией «United», которую могут принять обе аудитории.Здесь фундаментальный принцип рекламы — найти и решить проблему клиента — потерпел неудачу в United, потому что она не учитывала внутренний рынок.

Когда дело доходит до исполнения, наиболее распространенный и эффективный способ связать внутренние и внешние маркетинговые кампании — создать внешнюю рекламу, нацеленную на обе аудитории. IBM очень эффективно использовала эту тактику, когда запустила свою кампанию в области электронного бизнеса. Она взяла восьмистраничную рекламу в Wall Street Journal , декларирующую свое новое видение, сообщение, адресованное как клиентам, так и внутренним заинтересованным сторонам.Это дорогостоящий способ привлечь внимание, но при умеренном использовании это наиболее эффективная форма общения; Фактически, вам нужно сделать это только один раз, чтобы все в компании прочитали его. Есть и символическое преимущество. Такая тактика сигнализирует о том, что компания очень серьезно относится к своему обещанию; это также сигнализирует о прозрачности — одно и то же сообщение обращается к обеим аудиториям.

Реклама — не единственный способ связать внутренний и внешний маркетинг. В Nike ряд руководителей высшего звена теперь имеют дополнительный титул «Корпоративный рассказчик».Они сознательно избегают рассказов о финансовых успехах и сосредотачиваются на притчах о том, что «просто делаю это», отражая и усиливая рекламные кампании компании. Одна история, например, вспоминает, как легендарный тренер и соучредитель Nike Билл Бауэрман, пытаясь создать лучшую обувь для своей команды, залил резину в семейную вафельницу, породив прототип знаменитой вафельной подошвы Nike. Говоря о таких изобретательских шагах, компания надеется сохранить в компании дух новаторства, который характеризует ее рекламные кампании.

Но хотя их сообщения должны быть согласованы, компании также должны выполнять внешние обещания, немного опережая внутренние реалии. Такие обещания стимулируют сотрудников и дают им возможность выполнять свои обязанности. В 1980-х годах Ford превратил «Качество — это работа 1» из внутреннего призыва к лозунгу потребителей в ответ на угрозу, исходящую от более дешевых и надежных японских автомобилей. Это было сделано до того, как претензия была полностью оправдана, но, выставив ее на публичную арену, она дала сотрудникам стимул не отставать от японцев.Однако, если обещание заходит слишком далеко вперед, оно теряет доверие. Когда осажденная компания British Rail запустила кампанию, объявляющую об улучшении обслуживания под лозунгом «Мы добираемся туда», это было сделано преждевременно. Привлекая внимание к разрыву между обещанием и реальностью, он вызвал деструктивное освещение в прессе. Это, в свою очередь, деморализовало персонал, который на законных основаниях гордился своими достижениями в сфере обслуживания.

Принцип 3

Сделайте бренд живым для сотрудников

Цель кампании внутреннего брендинга очень похожа на цель внешней кампании: создать эмоциональную связь с вашей компанией, которая выходит за рамки любого конкретного опыта.В случае сотрудников вы также хотите, чтобы соединение сообщало о том, как они подходят к своей работе, даже если они не взаимодействуют с клиентами. Вы хотите, чтобы у них в голове было видение бренда и они учитывали, поддерживают ли они бренд в каждом принимаемом ими решении. Как ты это делаешь? Примерно так же, как вы развиваете связь с внешней аудиторией. Вам необходимо спланировать и провести профессиональную кампанию по брендингу, чтобы представить и объяснить сообщения, а затем закрепить их, вплетая бренд в ткань компании.Сообщения должны быть направлены на «точки соприкосновения» сотрудников, повседневные взаимодействия, которые влияют на то, как люди воспринимают рабочее место.

Профессиональная кампания по брендингу — это то, на что это похоже. Он принимает форму кампании потребительского брендинга с рядом этапов, которые начинаются с исследования и продолжаются через планирование и выполнение коммуникационной стратегии, призванной убедить ваших сотрудников в достоинствах и авторитете вашего бренда. А разработка и проведение этой кампании должны быть ответственностью отдела маркетинга.У специалистов по маркетингу есть необходимые навыки, они понимают контекст, окружающий внешнюю кампанию, и, что, возможно, наиболее важно, они имеют уникальные возможности для сопоставления внутренней кампании с внешней.

Маркетинговое исследование является обязательным условием любой кампании потребительского маркетинга, но компании редко инвестируют в такие исследования, когда их аудитория — это их сотрудники. Компании могут использовать многие из тех инструментов для внутреннего рынка, которые они использовали бы для потребителей: фокус-группы, глубинные интервью и опросы.Затем они могут сопоставить свои выводы, чтобы создать общую картину культуры, которая показывает, где проживают различные субкультуры и как информация проходит через организацию. Зачем беспокоиться? Потому что, когда организации узнают, что у людей на уме, они могут соответствующим образом адаптировать свои кампании.

Miller Brewing Company очень серьезно отнеслась к отношению сотрудников, когда запустила новую внутреннюю кампанию по брендингу, направленную на повышение морального духа сотрудников. Компания провела углубленное исследование, которое показало, что сотрудники очень гордились традициями пивоварения компании, мифологизированными такими историями, как история основателя Фредерика Миллера, который в 1855 году нес дрожжи в кармане из Германии.Внутренняя кампания стала праздником страсти сотрудников к отличному пиву. Пивоварни украшали огромные плакаты с изображением сотрудников, изображающие рабочих как героев компании. Компания также распространила материалы, подкрепляющие кампанию, в том числе книгу, посвященную призванию пивовара, и футболки с надписью «I Make Miller Time». В соответствии с Принципом 2, эти внутренние результаты повлияли и отразили внешнюю потребительскую рекламу Miller, которая опиралась на наследие мастерства бренда.В новых телевизионных рекламных роликах сотрудники разговаривают с камерой, выражая свою страсть к пиву Miller. Дополнительный бонус внутреннего исследования: собирая истории, подобные истории Фредерика Миллера, организации могут быть уверены, что корпоративный фольклор не уйдет за дверь, когда увольняются долгосрочные сотрудники, — сохраняя культуру для будущих поколений сотрудников.

После исследования следующим этапом является планирование кампании — полноценной коммуникационной стратегии, подобной стратегии Миллера, которая отражает стратегию потребительского маркетинга.Размышляя о кампании, высшее руководство должно сначала ответить на несколько ключевых вопросов: что сотрудники думают о компании? Что мы хотим, чтобы они думали? Что их в этом убедит? И почему они должны нам верить? Как только на эти вопросы будут даны ответы, можно начинать работу по созданию коммуникационных материалов.

К сожалению, подход большинства компаний к этой задаче настолько универсален, настолько удален от передовых реалий бизнеса и, откровенно говоря, настолько скучен, что сама перспектива кампании и новых кофейных кружек может вызвать коллективный стон или Хуже того, издевательство над кулером.Чтобы преодолеть естественный цинизм людей, кампания и информационные материалы должны звучать правдоподобно для сотрудников и затрагивать самую душу компании, отражая и укрепляя то, что волнует людей и что заставляет их приходить на работу по утрам. В материалах не должно быть жаргона и репутации, и они должны быть сосредоточены на сути компании.

Чтобы быть эффективными, эти материалы должны быть такими же креативными и привлекательными, как и материалы, которые вы доставляете внешней аудитории. Как и в случае с рекламной кампанией для потребителей, вам нужно удивить и очаровать свою аудиторию.Это задача убеждения, а не информации, и сухие безжизненные материалы будут быстро отложены или выброшены. (Рекомендации по тому, как сделать эти материалы привлекательными и полезными для сотрудников, см. На боковой панели «Как создавать материалы для коммуникации, которые сотрудники будут фактически использовать».)

Когда дело доходит до доставки сообщения, возникает соблазн отправить записку, видео или пакет красочных материалов и считать, что это сделано, но ничто не заменит личный контакт на высшем уровне организации.В самом деле, отказ от общения на личном уровне может подорвать самую изощренную и дорогостоящую кампанию по ребрендингу. Провал слияния Deutsche Bank и Dresdner Bank в 2000 году можно отчасти объяснить неспособностью руководства убедить инвестиционных банкиров Deutsche в видении конкурентоспособности недавно объединенной компании. Многие ключевые сотрудники ушли, и угроза массового ухода вынудила Deutsche отказаться от сделки после значительного ущерба для стоимости акций обеих компаний.

Стоит отметить, что ранние исследования могут окупиться, когда дело доходит до внедрения. Например, если вы определили субкультуру сопротивления, вы можете уделить больше внимания сопротивляющимся, когда продвигаете бренд. Или, если вы узнали, кто самые влиятельные сотрудники — те, кто формирует отношение к ним окружающих, — тогда вы можете напрямую ориентироваться на этих сотрудников, и, если вы привлечете их к работе, они могут помочь в распространении информации.

Заключительный этап брендинговой кампании — это обратная связь и участие целевой аудитории.Для крупных, географически разнесенных организаций интрасеть компании может стать отличным помощником в общении и взаимодействии. Действительно, мы обнаружили, что в компаниях, которые не используют интрасети для откровенного диалога, сотрудники неизбежно обращаются к внешним веб-сайтам, таким как Vault, чтобы пожаловаться на компанию. Компания Accenture осознала этот риск, когда в январе 2001 г. произвела ребрендинг. Она создала интерактивный веб-сайт, чтобы люди могли задавать вопросы и просматривать ответы на вопросы, которые были опубликованы другими. Джо Форхенд, генеральный директор Accenture, также включает кнопку обратной связи для каждого внутреннего сообщения, которое он отправляет сотрудникам, и лично отвечает на каждый вопрос или предложение.

Однако пока потенциал этой среды не реализован. Например, нет причин, по которым председатель не может транслировать в Интернет время от времени «беседы у камина», о которых не могли даже мечтать предыдущие поколения менеджеров. Но не позволяйте Интернету заменять времяпрепровождение лицом к лицу или прогулку по коридорам: чаты у камина могут транслироваться в разные места компании, так что каждый может принять участие одновременно, но лидер не должен скрываться в своем офисе, чтобы доставить сообщение.

Чаты у камина могут стать частью попытки вплести брендинг в ткань организации.Поскольку невозможно провести серию крупных кампаний — это дорого, и сотрудники начинают отказываться от них, компания должна приложить все усилия, чтобы внедрить брендинг в повседневную жизнь, чтобы сотрудники всегда «жили» брендом. Такие точки соприкосновения сотрудников отражают точки соприкосновения с потребителями, которые стали привычными в потребительском маркетинге, где каждая точка взаимодействия с потребителем дает возможность укрепить бренд. (Некоторые из лучших примеров точек соприкосновения с потребителями — это торговые точки, такие как Niketown или фургоны и униформа UPS, которые намеренно стилизованы под военные, чтобы выразить дисциплину и пунктуальность.)

Наиболее очевидное место для начала — физическое пространство компании. Когда Condé Nast попросил архитектора Фрэнка Гери спроектировать кафетерий для офиса (в том числе Vogue и Vanity Fair, ), он использовал изогнутые стеклянные панели, чтобы отразить видимую и видимую культуру моды. журнал мир. Nike отмечает свое наследие и преданность спортсменам, называя ключевые достопримечательности кампуса компании в честь легенд спорта: улица Бауэрман-драйв ведет к кампусу, где вы найдете Центр развития ребенка Джо Патерно и фитнес-центр Бо Джексона.

Компании также могут очень эффективно укрепить бренд с помощью политики компании. Компания Quality Bicycle Products, в которой работает 195 человек в пригороде Миннеаполиса, включает в качестве части своего видения приверженность делу защиты окружающей среды. Чтобы воплотить это видение в жизнь для людей, которые там работают, компания предлагает финансовое вознаграждение: сотрудникам, живущим в пределах десяти миль от компании, платят 2 доллара в день за велосипед, попутную машину или поездку на автобусе на работу. Деньги выплачиваются в кредит на продукцию компании.Политика найма и найма — это другие области, которые могут служить точками соприкосновения. Компания Hollywood Video, которая считает свою страсть к фильмам своим отличием от гигантской сети Blockbuster, требует, чтобы сотрудники демонстрировали знания и энтузиазм в отношении фильмов. Southwest Airlines известна тем, что во время собеседований тщательно оценивает личность кандидатов, оценивая всех потенциальных сотрудников — от пилотов до механиков — по шкале от одного до пяти по семи признакам, соответствующим основным ценностям бренда. В то время как другие компании могут рассматривать только более традиционные ценности, такие как честность или ответственность, Southwest сохраняет свою уникальную индивидуальность бренда, нанимая только людей, которые идеально подходят для них.

Включая видение бренда в эти точки взаимодействия с сотрудниками, компании со временем внедряют это видение в опыт сотрудников до такой степени, что поведение бренда становится инстинктивным. Ярким примером является Apple, а также Disney и Virgin Airlines. Неслучайно, несмотря на огромные проблемы со стороны мира ПК, как внутри компании, так и за ее пределами по-прежнему широко распространено фанатичное отношение к Apple.

Встраивая послания бренда в повседневную жизнь сотрудников, менеджеры могут сделать так, чтобы их поведение внутри бренда стало инстинктивным.

В условиях необходимости разрабатывать новые продукты и сокращать производственные расходы, внутренний маркетинг легко упускается из виду. В конце концов, в периоды финансовых затруднений даже бюджеты внешнего маркетинга подвергаются тщательной проверке, несмотря на общеизвестный факт, что внешний маркетинг важен. Но бизнес-правда заключается в том, что, если сотрудники не заботятся о своей компании, они, в конце концов, внесут свой вклад в ее упадок. И вы должны дать им повод для беспокойства.

Версия этой статьи появилась в выпуске Harvard Business Review за январь 2002 года.

вопросов и ответов | USCIS

Да, иммиграционная и таможенная служба (ICE) продолжает придерживаться этой политики. Для получения дополнительной информации свяжитесь напрямую с ICE.

Сотрудники должны заполнить все применимые поля в Разделе 1 формы I-9, за исключением полей, в которых требуется указать номер телефона, адрес электронной почты и номер социального страхования сотрудников. Однако сотрудник должен ввести свой номер социального страхования, если работодатель участвует в E-Verify.Следуйте инструкциям по форме I-9, чтобы определить, может ли поле быть пустым или требуется «Н / Д». В инструкциях указано, когда сотрудник может использовать «Н / Д» или должен использовать «Н / Д». Обязательные поля должны быть заполнены либо запрашиваемой информацией, либо N / A.

Нет. Раздел 2 представляет собой обзор представленных сотрудником документов и должен быть подписан. Если Раздел 2 не подписан лицом, просмотревшим документы, форма I-9 не заполнена.

Да. Сотрудник должен представить приемлемое свидетельство разрешения на работу (из Списка A или Списка C), чтобы показать, что он все еще имеет право на работу.Когда работодатель определяет, что документ не истек, выглядит подлинным и относится к работнику, он должен указать название документа, номер документа и дату истечения срока действия, если таковая имеется, в Разделе 3, а затем подписать и поставить дату в Разделе 3.

Сотрудник H-1B, который проверяет продолжение разрешения на работу H-1B, может по своему усмотрению представить свою форму I-94 в виде документа List C # 7.

Нет, форма I-94 и форма I-20 не содержат разрешения на трудоустройство для повторной проверки в случае студентов F-1, ищущих работу в рамках факультативного практического обучения (OPT), продления STEM OPT или работы за пределами университетского городка, основанной на тяжелых экономических условиях. трудности.Если в этих случаях разрешение на работу предоставляется, USCIS выдает документ о разрешении на работу (EAD) в качестве доказательства разрешения на работу.

OPT EAD студента с истекшим сроком действия вместе с одобренной формой I-20 считаются приемлемыми документами Списка A для студента, который участвует в OPT и чей статус F-1 и разрешение на работу были автоматически продлены в результате своевременного подали ходатайство об изменении статуса H-1B (пробел).

OPT EAD с истекшим сроком действия с одобренной формой I-20 также является приемлемым документом Списка A в случае студента F-1 OPT с ожидающим рассмотрения заявлением о продлении срока STEM.Студент имеет право работать до тех пор, пока USCIS не примет решение по его или ее заявлению, но не более 180 дней с даты истечения первоначального срока действия OPT EAD.

Для получения дополнительных указаний по повторной проверке и расширению F-1 STEM OPT и ограничениям для студентов см. Руководство по заполнению формы I-9 Handbook (PDF).

Заграничный паспорт сотрудника удостоверяет личность и, следовательно, не требует повторной проверки по истечении срока его действия. В случае студента формы I-94 и I-20 устанавливают разрешение на работу.Повторная проверка инициируется документом с более ранней датой окончания. Оба документа следует рассматривать как группу; повторная проверка не должна выполняться каждый раз, когда истекает срок действия одного из документов в группе. Чтобы выполнить требования повторной проверки, сотрудник может представить любой документ по своему выбору из Списка A или Списка C. классификация работника как неиммигрантского (т.е. разрешение на работу в соответствии со статусом конкретного работодателя), то все документы должны быть зарегистрированы в Разделе 3.

В квитанции-подтверждении, напечатанной с веб-сайта USCIS, указано, что это не уведомление о получении и не может использоваться в качестве доказательства того, что заявка находится на рассмотрении. Это неприемлемый чек за утерянный EAD. Форма I-797C, Уведомление о действии, которая отправляется сотруднику по почте службой USCIS, является приемлемой квитанцией, подтверждающей, что заявка на замену EAD была подана.

Да. Форма I-94 в сочетании с формой I-20 является приемлемым документом List C # 7. Документы индивидуально не квалифицируются.

Правила

формы I-9 позволяют работодателям выбирать, хранить ли копии документов, которые сотрудники представляют для заполнения формы I-9. Таким образом, вы можете начать или прекратить практику хранения копий документов в любое время, если вы делаете это для всех сотрудников, независимо от национального происхождения или статуса гражданства, или если вы нарушаете антидискриминационные законы.

Не уничтожайте ранее сохраненные копии документов. Правила DHS гласят, что после того, как вы сделаете копии документов, вы должны сохранить их вместе с формами I-9 или хранить их вместе с записями сотрудника.

Кроме того, если вы участвуете в E-Verify, вы должны сохранять копию любого документа, который представляет любой сотрудник, который запускает сопоставление фотографий. Если сотрудник предъявляет паспортную карту США, карту постоянного жителя (форма I-551) или документ о разрешении на работу (форма I-766), вы должны скопировать лицевую и оборотную стороны этих карт. Если сотрудник предъявляет паспорт США, вы должны скопировать первую страницу и обратную страницу со штрих-кодом.

Срок действия начинается в первый полный день работы сотрудника, а в случае повторной проверки — с даты, когда требуется повторная проверка (другими словами, когда истекает срок действия документа, требующего повторной проверки, или когда истекает срок действия разрешения на работу).

Например, если сотрудник начинает работу в понедельник, работодатель должен засчитать вторник как день 1 и отсчитать 90 дней, чтобы определить срок действия квитанции.

Если тот же сотрудник приступает к работе в понедельник, но не предоставляет квитанцию ​​для заполнения Раздела 2 до четверга, работодатель все равно должен засчитать вторник как День 1 и отсчитать 90 дней, чтобы определить срок действия квитанции.

Вы можете принять документ с другим именем, чем имя, указанное в Разделе 1, при условии, что вы решите вопрос о том, обоснованно ли этот документ относится к сотруднику.Вы также можете приложить краткую памятку к форме I-9 с указанием причины несоответствия имени вместе с любой подтверждающей документацией, которую предоставляет сотрудник. Сотрудник может предоставить документацию, подтверждающую изменение его или ее имени, но не обязан это делать. Однако, если вы решите, что документ с другим именем не является разумно подлинным и не связан с ней, вы можете попросить ее предоставить другие документы из Списков приемлемых документов в форме I-9.

Вы должны изучить документ (-ы), и если они с достаточным основанием выглядят на их лице подлинными и имеют отношение к человеку, который их представляет, вы должны принять их.В противном случае это может быть несправедливой практикой при приеме на работу, связанной с иммиграцией. Если документы на их лице не кажутся подлинными или не имеют отношения к человеку, который их представляет, вы не должны принимать их. Вы можете спросить, есть ли у сотрудника другая документация, соответствующая форме I-9.

Карта постоянного жителя с наклейкой, выпущенной USCIS, продлевающей срок ее действия, является документом Списка А и принимается для формы I-9. Работодатели не обязаны подтверждать право на трудоустройство законного постоянного жителя и не должны повторно подтверждать разрешение на работу этого сотрудника.

Чтобы заполнить форму I-9 для работы на территории кампуса, от сотрудника-студента F-1 требуется только предъявить заграничный паспорт с не истекшим сроком действия и форму I-94, указывающую на неиммиграционный статус F-1. Работодатели не обязаны записывать информацию из формы I-20 студента в Разделе 2. Работа на территории студенческого городка разрешается до завершения курса обучения студента. В отметке о допуске неиммигрантов F-1 в форме I-94 / I-94A обычно указывается «D / S», что означает продолжительность статуса. В форме I-20 студента F-1 указана самая поздняя дата окончания обучения.Эта дата может использоваться как дата, к которой работодатели должны подтвердить разрешение студента на работу, и должна быть указана работником в Разделе 1.

Выданные государством временные водительские права являются приемлемым документом формы I-9, список B, если он содержит фотографию или идентифицирующую информацию, такую ​​как имя, дата рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес. Необходимо соблюдать все условия временных водительских прав, например, что истекшие права должны сопровождать временные водительские права, чтобы они были действительными.

Беженец может по своему усмотрению представить любые соответствующие документы из Списков приемлемых документов. DHS предоставляет беженцам электронные или бумажные формы I-94 «Запись о прибытии-отбытии» в качестве доказательства их статуса и разрешения на работу. Электронная форма беженца I-94 содержит код приема «RE», а бумажная форма I-94 имеет штамп о допуске беженца. Беженец может использовать свою еще не истекшую форму I-94 в качестве квитанции для получения документа, удостоверяющего как разрешение на работу, так и личность в течение 90 дней.После выдачи формы I-94 USCIS обработает для беженца документ о разрешении на работу (форма I-766). Если сотрудник представил форму I-94 со штампом о допуске беженца, срок действия которого не истек, в качестве квитанции, до истечения 90 дней он должен предоставить либо документ о разрешении на работу, либо комбинацию документа из списка B и неограниченной карты социального обеспечения.

Письмо о высадке на транспорт, выданное Государственным департаментом беженцев, является приемлемым документом, удостоверяющим личность по Списку B # 2, если он содержит фотографию или идентифицирующую информацию (имя, дату рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес) и является подлинным и относиться к человеку, который его представляет.

№ A Форма I-94, Запись о прибытии / отбытии с отметкой «условно-досрочное освобождение» не является доказательством разрешения на работу и, следовательно, не является приемлемым документом из Списка C. Прежде чем условно-досрочно освобожденные смогут работать, они должны подать заявление о разрешении на работу. Если мы одобрим их заявку, мы выдадим документ о разрешении на работу, который является приемлемым документом списка А.

Примечание. Иностранный предприниматель, освобожденный условно-досрочно в соответствии с Программой правил международного предпринимательства, имеет право на трудоустройство в связи с предоставлением условно-досрочного освобождения.Заграничный паспорт условно-досрочно освобожденного предпринимателя и форма I-94 «Запись о прибытии / отъезде», имеющая то же имя, что и паспорт, и неистекшее подтверждение условно-досрочного освобождения предпринимателя (PE-1) принимаются в качестве документа Списка А.

Да. Подпись на карте не требуется, чтобы карта была действительной. Вы можете принять неподписанную карточку социального обеспечения, если она разумно выглядит подлинной и относится к лицу, предъявившему ее.

Работодатель должен приложить примечание к форме I-9 работника с объяснением несоответствия.Убедитесь, что записка подписана и датирована.

Работодатель не имеет права исправлять ошибки или упущения в Разделе 1. Если работодатель обнаруживает ошибку или упущение в Разделе 1 формы I-9 сотрудника, работодатель должен попросить сотрудника исправить ошибку. Лучший способ исправить ошибку — вызвать сотрудника:

Подчеркните неверную информацию;

Введите правильную или опущенную информацию; и

Начальная и дата исправления или пропущенная информация.

Сотрудники, которым требуется помощь для исправления или ввода пропущенной информации в Разделе 1, могут получить помощь от составителя и / или переводчика для исправления или ввода пропущенной информации. Составителю или переводчику следует:

Внесите исправление или отметьте пропущенную информацию или помогите сотруднику внести исправление или отметьте пропущенную информацию. Сотрудник, составитель или переводчик должен провести черту через неверную информацию и ввести правильную информацию или отметить пропущенную информацию;

Попросите сотрудника инициализировать и указать дату исправления или пропущенной информации, если это возможно; и

Инициал и дата исправления или пропущенная информация рядом с инициалами сотрудника.

Если составитель и / или переводчик, который помог с исправлением или отметил пропущенную информацию, заполнил блок сертификации составителя и / или переводчика, когда сотрудник первоначально заполнил форму I-9, он или она не должны заполнять блок сертификации снова. Если составитель и / или переводчик ранее не заполняли блок сертификации составителя и / или переводчика, он должен:

Заполните блок сертификации; или

Если блок сертификации был ранее заполнен другим составителем и / или переводчиком:

o Проведите черту через предыдущую информацию о подготовителе и / или переводчике; и
o Введите информацию о новом составителе и / или переводчике (и укажите «для исправлений»).

Если работник больше не работает на работодателя, работодатель должен приложить к существующей форме подписанное и датированное заявление с указанием ошибки или упущения и объяснением, почему исправления не могут быть внесены (например, потому что работник больше не работает на работодателя. ).

Работодатель может исправлять только ошибки, допущенные в Разделе 2 или Разделе 3 Формы I-9. Лучше всего исправить форму по номеру:

Подчеркните неверную информацию;

Введите правильную или опущенную информацию; и

Начальная и дата исправления или пропущенная информация.

Работодатель не должен скрывать какие-либо изменения, внесенные в Форму I-9, например, стирая текст или используя корректирующую жидкость, а также работодатель не должен задним числом датировать Форму I-9. Работодатель, допустивший несколько ошибок в разделах 2 или 3 формы, может переделать разделы, содержащие ошибки, в новой форме I-9 и приложить их к ранее заполненной форме. Работодатель должен приложить объяснение изменений, внесенных в существующую форму I-9, или причины, по которой была заполнена новая форма I-9, а также подписать и поставить дату на объяснении.

Если форма I-9 никогда не заполнялась или отсутствует, текущая версия формы I-9 должна быть заполнена как можно скорее. Работодатели не должны заполнять форму задним числом, но должны четко указывать фактическую дату начала приема на работу в сертификационной части Раздела 2. Работодатели должны приложить подписанное и датированное объяснение предпринятых корректирующих действий.

Работодатели, которые заполняют и хранят форму I-9 только в бумажном формате, должны сохранять форму I-9 с оригинальными собственноручными подписями.Работодатели должны хранить Формы I-9 в течение трех лет после даты найма или одного года после даты увольнения сотрудника, в зависимости от того, что наступит позже. Фотокопии или отправленные по факсу копии заполненной формы I-9 не принимаются для выполнения этого требования к хранению.

Работодатели могут сканировать и загружать оригинальные подписанные формы, чтобы хранить их в электронном виде. После того, как эти Формы I-9 будут надежно сохранены в электронном формате, исходные бумажные Формы I-9 могут быть уничтожены.

№Вы не можете удерживать оплату за выполненную работу или форму W-2 от любого сотрудника по любой причине, связанной с формой I-9.

Работодатели, желающие внедрить электронную форму I-9 с функцией электронной подписи, могут воссоздать форму I-9, которая включает такую ​​функцию, при условии, что полученная форма будет разборчивой; нет изменений в имени, содержании или последовательности элементов данных и инструкций; никакие дополнительные элементы данных или язык не вставляются; и стандарты, указанные в 8 CFR 274a.2 (e) — (i), в зависимости от обстоятельств, соблюдены. Система, используемая для создания и хранения электронной формы I-9, также должна соответствовать правилам, указанным в 8 CFR 274a.2 (e) — (i). См. Страницы 28-29 Справочника для работодателей (M-274) (PDF): Инструкции по заполнению формы I-9 для получения дополнительной информации.

Работодатели должны использовать только самую последнюю версию формы I-9. Независимо от того, заполняет ли сотрудник Раздел 1 формы I-9 в старой версии формы I-9, работодатель должен заполнить Раздел 2 той же версии формы, даже если это происходит в день начала использования формы или после него. новая форма I-9.

Управляйте своими поставщиками

Поставщик определяется как лицо или организация, которые предоставляют продукт или услугу другому предприятию.

Поиск надежного поставщика по конкурентоспособной цене жизненно важен для успеха вашего бизнеса.

Условия, которые вы согласовываете со своим поставщиком, должны основываться на:

  • способе их оплаты — банковский тратт, коммерческий счет, оплачиваемый банком, иностранная валюта
  • потенциальные расходы — администрирование, налогообложение, транспорт, общие платежи и транзакции
  • возможные риски — просрочка платежа поставщику или неисправные, просроченные или недоставленные товары

В этом руководстве объясняется, как построить прочные деловые отношения с вашими поставщиками с помощью хороших навыков ведения переговоров, сотрудничества, управления и оценки эффективности.

Получите качественные услуги от своих поставщиков

Чтобы обеспечить продуктивные рабочие отношения, выберите поставщиков, которые предлагают качественные услуги и отвечают вашим конкретным потребностям.

Служба качества

Существует ряд национальных и международных органов по сертификации, которые позволяют вам проверить качество потенциального поставщика.

Наиболее широко признанным и уважаемым из них является сертификат Международной организации по стандартизации (ISO 9000).

ISO 9000 — это набор стандартов управления качеством, которые используются и признаются во всем мире тысячами компаний в более чем 100 странах. Его цель — продвигать и облегчать международную торговлю посредством предоставления единого набора стандартов, которые принимаются и соблюдаются во всем мире. Прочтите об ISO 9000 на веб-сайте Международной организации по стандартизации (ISO).

Особые потребности

Выберите поставщиков, которые могут удовлетворить ваши конкретные потребности. Например, если для вас приоритетом является более быстрое выполнение работ, тогда нет смысла выбирать на основании затрат, если требования к обороту не могут быть выполнены.

Один из способов формализовать это — составить соглашение об уровне обслуживания (SLA) между вашим бизнесом и вашим поставщиком. См. Страницу в этом руководстве о соглашениях об уровне обслуживания.

С SLA вы можете согласовать цели и указать стандарты производительности , которые помогают определить и защитить отношения между вашим бизнесом и поставщиком. В большинстве случаев он определяет основные обязанности торговых отношений между бизнесом и поставщиком. Обычно он охватывает такие вопросы, как управление проблемами, компенсация, гарантии и средства правовой защиты, разрешение споров и соблюдение правовых норм.Это также может быть чрезвычайно полезно в случае судебного разбирательства.

Построение хороших отношений с поставщиками

Стоит вкладывать время в построение хороших отношений с ключевыми поставщиками. Если вы можете сэкономить деньги или улучшить качество товаров или услуг, которые вы покупаете у своих поставщиков, ваш бизнес выиграет.

Советы по работе с поставщиками

При работе с поставщиками учитывайте следующее:

  • Встретьтесь со своими контактами лично и посмотрите, как работает их бизнес.Понимание того, как работает ваш поставщик, дает вам лучшее представление о том, какую пользу он может принести вашему бизнесу.
  • Познакомьтесь с людьми, которые будут управлять вашей учетной записью, и убедитесь, что с ними можно легко связаться.
  • Спросите об их планах развития или расширения. Повлияет ли это на товары или услуги, которые они вам предоставляют?
  • Помогите своим поставщикам, своевременно размещая заказы, четко указывая сроки и вовремя оплачивая. См. Страницу в этом руководстве о том, как вы можете помочь своим ключевым поставщикам.
  • Не упускайте из виду любые возможности, которые вы можете им предложить — в хороших отношениях клиент-поставщик они сделают то же самое для вас.
  • Сделайте свой бизнес важным для поставщиков, и они будут усерднее работать на вас. Некоторые поставщики могут предложить более выгодные предложения, если вы пообещаете использовать их исключительно.

Однако это может вызвать серьезные проблемы, если они выйдут из бизнеса.

Не игнорируйте возможности, предлагаемые в других местах. Держите свои варианты открытыми, отслеживая предложения, предлагаемые другими поставщиками.

Обдумайте, нужен ли договор или соглашение об уровне обслуживания (SLA). Этот процесс защитит от самоуспокоенности со стороны поставщика. См. Страницу в этом руководстве о соглашениях об уровне обслуживания.

Как вы можете помочь своим ключевым поставщикам

В интересах всех, чтобы вы преуспевали в отношениях с ключевыми поставщиками. Поставщики заслуживают пристального внимания, поскольку их работа может иметь решающее значение для вашего бизнеса.

Вот несколько способов, которыми вы можете помочь своим ключевым поставщикам:

  • Согласуйте свой производственный график с их графиком.
  • Обсудите способы снижения общих затрат за счет размера или сроков выполнения заказов / контрактов.
  • Рассмотрите дополнительные продукты или услуги, которые может предоставить ваш поставщик.
  • Сообщите им о стратегических изменениях или новых продуктах на ранней стадии — это поможет им адаптироваться к этим изменениям.
  • Проанализируйте, насколько хорошо вы прогнозируете продажи и планируете удовлетворять свои потребности в поставках. Совместное использование результатов этого анализа с вашими поставщиками позволит вам разработать точные планы продаж и отточить общие прогнозы и графики продаж.
  • Используйте систему заказов на поставку для контроля и мониторинга закупок товаров и услуг у поставщиков — это облегчает внутренний финансовый контроль и предотвращает недопонимание спецификаций со стороны поставщика. См. Наше руководство по контролю запасов и инвентаризации.
  • Оперативно оплачивайте счета. Несвоевременная оплата ухудшит ваши отношения с поставщиком и может привести к менее выгодным условиям в будущем. В идеале у вас должна быть политика оплаты, которая обязывает ваш бизнес оплачивать неоспоримые счета вовремя — копия должна быть отправлена ​​вашим поставщикам.

Есть много способов, с помощью которых технологии, особенно средства связи через Интернет, могут помочь вам в развитии и поддержании хороших отношений с вашими поставщиками.

Используйте технологии для повышения эффективности

Высокоскоростное Интернет-соединение, такое как широкополосное, позволит вам более тесно сотрудничать с вашими поставщиками посредством обмена планами, прогнозами и данными о потребителях.

Обмен такой информацией с вашими поставщиками облегчает вам:

  • анализировать в реальном времени информацию о продажах, заказах или рыночных тенденциях
  • прогнозировать и быстро реагировать на изменения спроса
  • повышать эффективность — точная информация о запасах означает вы будете заказывать только те расходные материалы, которые вам нужны.

Электронное сотрудничество с вашими поставщиками, такое как использование электронной почты и обмен электронными таблицами, может быть простым, но наибольшие преимущества дает обмен информацией в «реальном времени».Для этого требуются более сложные технологии, например:

  • Планирование запасов или системы прогнозирования — используйте свои учетные записи для прогнозирования рыночного спроса на ваш продукт.
  • Системы онлайн-аналитики — анализируйте прошлые показатели продаж и сравнивайте прогнозы различных поставщиков.
  • Системы планирования ресурсов предприятия (ERP) — позволяют планировать и составлять график всего вашего бизнеса. Подключив систему заказов и закупок к системе ваших поставщиков, можно автоматически размещать и отслеживать заказы, а поставщик автоматически выставляет счет-фактуру.

Эти системы могут быть очень дорогими. Системы ERP можно арендовать у поставщика услуг приложений, однако все равно будут возникать некоторые дополнительные расходы, такие как обучение персонала.

При обмене информацией убедитесь, что ваши данные и данные ваших поставщиков защищены.

Соглашения об уровне обслуживания

Соглашения об уровне обслуживания (SLA) — это соглашения или контракты с поставщиками, которые определяют услуги, которые они должны предоставлять, и уровень обслуживания, который должен быть предоставлен, а также устанавливают обязанности и приоритеты.

SLA сами по себе представляют собой договорных обязательств и часто встроены в договор — в форме одного или нескольких пунктов или целого раздела. SLA можно использовать в любом контракте с поставщиком, где способность бизнеса удовлетворить требования потребителей зависит от поставщика.

SLA — это сложные документы, которые должны быть четко определены и не могут быть составлены специальным образом.

Составление SLA

Важно, чтобы вы участвовали в составлении договора вместе с поставщиком.

Типовые SLA установлены:

  • предоставляемая услуга
  • стандарты обслуживания
  • график поставки
  • соответствующие обязанности поставщика и клиента
  • положения о соответствии законодательным и нормативным требованиям
  • механизмы для мониторинга и отчетности обслуживание
  • условия оплаты
  • порядок разрешения споров
  • положения о конфиденциальности и неразглашении
  • условия прекращения

Если поставщики не могут обеспечить согласованный уровень обслуживания, SLA обычно предусматривают компенсацию, обычно в виде скидок на ежемесячная плата за обслуживание.При составлении соглашения об уровне обслуживания с поставщиком выделите наиболее важные компоненты сделки, чтобы вы могли применить к ним самые строгие штрафы. Включите периодические проверки производительности в SLA.

SLA требуют постоянного обсуждения и обновления. Если потребности вашего бизнеса изменятся, вам могут потребоваться другие критерии эффективности. Аналогичным образом следует принимать во внимание усовершенствования в технологиях при пересмотре вашего SLA.

Проверяйте эффективность своих поставщиков

Рекомендуется регулярно проверять эффективность работы своих поставщиков.Если у вас есть соглашение об уровне обслуживания (SLA), это поможет вам наиболее объективно оценить отношения между бизнесом и поставщиком.

В противном случае, даже на этом этапе, возможно, стоит использовать SLA для определения условий и уровня обслуживания, которое вам требуется от вашего поставщика. Процесс проверки особенно важен, поскольку он не позволит существующим поставщикам успокоиться.

Ответы на следующие важные вопросы помогут вам убедиться, что вы заключили самую выгодную сделку:

  • Цена — получаете ли вы лучшую цену? Предлагает ли ваш поставщик оптовые скидки или другие выгодные условия?
  • Качество — довольны ли вы качеством ваших расходных материалов?
  • Innovation — регулярно ли ваши поставщики информируют вас о новых продуктах и ​​услугах, которые могут помочь улучшить ваш бизнес?
  • Доставка — пунктуальны ли поставщики? В хорошем состоянии ли припасы?
  • Управление счетами — быстро ли ваши поставщики отвечают на любые заказы или запросы, которые вы им размещаете?
  • SLA — Выполняют ли ваши поставщики срок действия соглашения?

Если после процесса проверки вы обнаружите, что ваши поставщики не соблюдают определенные аспекты вашего соглашения, SLA обычно предусматривает компенсацию, обычно в виде скидок на ежемесячную плату за обслуживание.См. Страницу в этом руководстве о соглашениях об уровне обслуживания.

Вам также необходимо будет проверить свою производительность. Например, несвоевременная оплата поставщикам не побудит их поддерживать высокие стандарты.

Прекращение контракта с поставщиком

Существует множество причин для расторжения контракта с поставщиком. Они могут постоянно не предоставлять вам услуги или товары, отвечающие вашим требованиям, или, например, вы можете найти более дешевого или более надежного поставщика в другом месте.

Сначала проверьте контракт, чтобы узнать, есть ли штрафов за досрочное расторжение сделки. В идеале при составлении контракта вы должны согласовать оговорку о выходе, которая сводит к минимуму ваши платежи. В противном случае штрафы могут быть такими, что вы будете фактически привязаны к этому поставщику. Если качество и эффективность вашего поставщика снизятся, ваш бизнес может пострадать.

Помимо финансовых препятствий для смены поставщиков, вы также столкнетесь с рабочими поставщиками.Ваш бизнес может нарушиться, если вы переключитесь на нового поставщика с другими процессами или системами.

Убедитесь, что ваш существующий поставщик предоставляет вам всю информацию, необходимую для более плавного перехода. Если возможно, договоритесь, чтобы ваш новый поставщик взял на себя ответственность за процесс перехода.

Чтобы избежать таких проблем, вам следует подумать о возможных подводных камнях расторжения контракта на ранней стадии переговоров по контракту. Например, если контракт заключается на заказное программное обеспечение, вы должны с самого начала четко определить право собственности на интеллектуальную собственность.

Вам следует подумать о том, чтобы обратиться за юридической консультацией при составлении важных контрактов.

Было бы неплохо иметь руководящие принципы для действий при расторжении контракта с поставщиком и помочь вам избежать отчуждения поставщика, который вам может понадобиться в будущем.

Объясните поставщику, почему вы расторгаете договор. Они могут предложить вам более выгодную сделку — и избавить вас от неприятностей — за счет снижения цены или повышения качества товаров или услуг, которые они предоставляют.


Исходный документ, Управляйте своими поставщиками , © Crown copyright 2009
Источник: Business Link UK (ныне GOV.UK / Business)
Адаптировано для Квебека предпринимателями Info


Меморандум о взаимопонимании (MOU) Определение

Что такое меморандум о взаимопонимании (MOU)?

Меморандум о взаимопонимании — это соглашение между двумя или более сторонами, изложенное в официальном документе. Это не является юридически обязательным, но сигнализирует о готовности сторон продвигать контракт.

Меморандум о взаимопонимании можно рассматривать как отправную точку для переговоров, поскольку он определяет масштаб и цель переговоров.Такие меморандумы чаще всего встречаются при переговорах по международным договорам, но также могут использоваться в деловых сделках с высокими ставками, таких как переговоры о слиянии.

Меморандум о взаимопонимании (MOU)

Как работает Меморандум о взаимопонимании

Меморандум о взаимопонимании — это выражение согласия действовать. Это свидетельствует о том, что стороны достигли взаимопонимания и продвигаются вперед. Хотя это не является юридически обязательным, это серьезное заявление о неизбежности заключения контракта.

Ключевые выводы

  • Меморандум о взаимопонимании — это документ, в котором в общих чертах описывается соглашение, достигнутое двумя или более сторонами.
  • Меморандум о взаимопонимании отражает взаимоприемлемые ожидания всех сторон, участвующих в переговорах.
  • Меморандум о взаимопонимании, хотя и не имеет обязательной юридической силы, сигнализирует о неизбежности заключения обязывающего контракта.
  • Меморандум о взаимопонимании чаще всего встречается в международных отношениях.

Согласно законодательству США, меморандум о взаимопонимании является письмом о намерениях.Фактически, меморандум о взаимопонимании, меморандум о соглашении и письмо о намерениях практически неотличимы друг от друга. Все выражают согласие относительно взаимовыгодной цели и желание довести ее до конца.

Меморандумы о взаимопонимании отражают взаимоприемлемые ожидания вовлеченных людей, организаций или правительств. Чаще всего они используются в международных отношениях, потому что, в отличие от договоров, они могут быть составлены относительно быстро и в секрете. Они также используются во многих U.S. и государственные органы штата, особенно когда крупные контракты находятся на стадии планирования.

Содержание Меморандума о взаимопонимании (MOU)

Меморандум о взаимопонимании четко определяет конкретные моменты понимания. Он называет стороны, описывает проект, по которому они соглашаются, определяет его объем и детализирует роли и обязанности каждой стороны.

Хотя Меморандум не является юридически обязательным документом, он является значительным шагом из-за времени и усилий, затраченных на переговоры и составление эффективного документа.Для составления меморандума о взаимопонимании участвующим сторонам необходимо достичь взаимопонимания. В процессе каждая сторона узнает, что наиболее важно для других, прежде чем двигаться дальше.

Процесс часто начинается с того, что каждая сторона эффективно составляет свой собственный меморандум о взаимопонимании. Он рассматривает свой идеальный или предпочтительный исход, то, что, по его мнению, он может предложить другим сторонам, и какие моменты могут не подлежать обсуждению с его стороны. Это исходная позиция каждой стороны для переговоров.

Меморандум о взаимопонимании сообщает о взаимоприемлемых ожиданиях вовлеченных людей, организаций или правительств.

Преимущества и недостатки меморандума о взаимопонимании (MOU)

Меморандум о взаимопонимании позволяет всем сторонам четко заявить обо всех своих целях и задачах. Это снижает неопределенность и предотвращает возникновение неожиданных споров в будущем. Кроме того, четко излагая, чего каждая сторона ожидает от другой, Меморандум о взаимопонимании представляет собой схему любого контракта, который обе стороны могут или не могут пожелать заключить в будущем.

Однако самый большой недостаток Меморандума о взаимопонимании, в зависимости от вашей точки зрения, заключается в том, что он не имеет обязательной юридической силы.Хотя в некоторых случаях это может быть выгодно, поскольку ни одна из сторон не обязана делать то, что они говорят в Меморандуме о взаимопонимании, они могут просто уйти или изменить свои ожидания. Для создания меморандумов о взаимопонимании может потребоваться значительное время и планирование, и если одна из сторон полностью изменит свои требования, создание меморандума о взаимопонимании будет большой тратой ресурсов.

Реальный пример меморандума о взаимопонимании (MOU)

Во время торговых переговоров с представителем Китая в Вашингтоне в апреле 2019 года репортер спросил президента США Дональда Трампа, как долго он будет ожидать от У.Срок действия меморандумов о взаимопонимании между Южно-Китаем. «Мне не нравятся меморандумы о взаимопонимании, потому что они ничего не значат», — ответил бывший президент. После некоторого обсуждения было решено, что любой документ, появившийся в результате переговоров, будет называться торговым соглашением, а не меморандумом.

Меморандум о взаимопонимании Часто задаваемые вопросы

Является ли Меморандум о взаимопонимании юридическим документом?

Меморандум о взаимопонимании (MOU) не имеет обязательной юридической силы, хотя обычно указывает на неизбежность заключения юридического контракта.

В чем разница между MOU и MOA?

Меморандум о взаимопонимании — это документ, который описывает очень широкие концепции взаимопонимания, целей и планов, разделяемых сторонами.Напротив, MOA — это документ, в котором подробно описываются конкретные обязанности и действия, которые должны быть предприняты каждой из сторон для достижения их целей.

Как написать меморандум о взаимопонимании?

Меморандум о взаимопонимании должен четко указывать следующее: какие стороны участвуют, контекст соглашения, предполагаемая дата вступления соглашения в силу, контактные данные всех соответствующих сторон, общая цель соглашения, на что надеется каждая сторона. для достижения, а также место для всех необходимых подписей.

Почему важен Меморандум о взаимопонимании?

Меморандум о взаимопонимании важен, поскольку он позволяет каждой стороне четко заявить о своих целях и ожиданиях друг от друга. Составление меморандума о взаимопонимании может помочь решить любые споры до того, как каждая из сторон заключит юридически обязывающий договор.

Итог

Хотя Меморандум о взаимопонимании не является юридически обязательным, он позволяет сторонам подготовиться к подписанию контракта, объясняя общие концепции и ожидания их соглашения. Четкое сообщение того, что каждая сторона надеется получить от соглашения, может иметь важное значение для беспрепятственного выполнения подписания юридического контракта в будущем.

Эффективное общение по электронной почте — Центр письма • Университет Северной Каролины в Чапел-Хилл

О чем этот раздаточный материал

Этот раздаточный материал предназначен для того, чтобы помочь студентам, преподавателям и профессионалам университета научиться более эффективно пользоваться электронной почтой. Это может помочь вам определить, является ли электронная почта лучшим способом общения в конкретной ситуации, и написать сообщения, которые успешно передают ваш смысл предполагаемой аудитории.

Фон

Хотя электронная почта является ценным инструментом, она создает некоторые проблемы для писателей.Непонимание может легко возникнуть, когда люди по-разному относятся к сообщениям, которые они отправляют и получают. Электронная почта используется для множества различных целей, в том числе для связи с друзьями, общения с профессорами и руководителями, запроса информации и подачи заявок на работу, стажировки и стипендии. В зависимости от ваших целей отправляемые вами сообщения будут различаться по своей формальности, целевой аудитории и желаемым результатам.

Итак, как вы узнаете, что отправка электронного письма является наиболее эффективным способом достижения ваших коммуникационных целей? Когда короткое сообщение подходит, а когда лучше отправить более длинное и профессионально звучащее электронное письмо? Как решить, какой стиль письма подходит для каждой задачи? Продолжайте читать, чтобы получить ответы на эти вопросы!

Когда электронная почта является подходящей формой общения?

Электронная почта — хороший способ донести ваше сообщение, когда:

  • Вам необходимо связаться с человеком, с которым трудно связаться по телефону, который не ходит в кампус регулярно или не находится в той же части страны или мира (например, с человеком, который живет в другое время). зона).
  • Информация, которой вы хотите поделиться, не зависит от времени. Отправка электронного письма происходит мгновенно, но это не означает, что автор может ожидать мгновенного ответа. Для многих людей ведение переписки по электронной почте является частью их работы, и они делают это только в обычные рабочие часы. Если ваш читатель не пообещал иное, предположим, что ему может потребоваться несколько дней, чтобы ответить на ваше сообщение.
  • Вам необходимо отправить кому-нибудь электронный файл, например, документ для курса, электронную таблицу, полную данных, или черновик вашей статьи.
  • Вам необходимо быстро распространить информацию среди большого количества людей (например, записку, которую нужно разослать всему персоналу офиса).
  • Вам необходима письменная запись разговора. Сохранение важных писем может быть полезно, если вам нужно вернуться к тому, что кто-то сказал в предыдущем сообщении, предоставить какое-либо доказательство (например, доказательство того, что вы заплатили за услугу или продукт) или просмотреть содержание важной встречи. или памятка.

Когда электронная почта НЕ является подходящей формой общения?

Электронная почта не является эффективным средством связи, если:

  • Ваше сообщение длинное и сложное или требует дополнительного обсуждения, которое лучше всего провести при личной встрече.Например, если вы хотите получить обратную связь от вашего научного руководителя о вашей работе или если вы задаете своему профессору вопрос, требующий большего, чем ответ «да / нет» или простое объяснение, вам следует вместо этого назначить встречу.
  • Информация строго конфиденциальна. Электронная почта НИКОГДА не является приватной! Имейте в виду, что ваше сообщение может быть отправлено другим людям без вашего ведома. Резервная копия вашей электронной почты всегда хранится на сервере, откуда ее могут легко получить заинтересованные стороны, даже если вы удалили сообщение и думаете, что оно исчезло навсегда.
  • Ваше сообщение эмоционально заряжено, иначе тон сообщения может быть легко неверно истолкован. Если вы не решаетесь сказать что-то кому-то в лицо, не пишите это по электронной почте.

Кто ваша аудитория?

Люди по-разному думают, как должна выглядеть электронная почта, поэтому всегда полезно знать ожидания своей аудитории. Например, некоторые люди считают электронную почту быстрой и неформальной формой общения — способом поздороваться или задать быстрый вопрос.Однако другие считают электронную почту просто более удобным способом передачи официального письма. Такие люди могут посчитать неформальное электронное письмо грубым или непрофессиональным.

Такое сообщение можно отправить другу, но не профессору:

Привет, Джоан,

Вы знаете, о чем идет речь? Вы можете мне помочь?

м

Хотя для вас может быть очевидно, что вы не стали бы отправлять такое электронное письмо своему профессору, давайте внимательно рассмотрим, какие предположения это сообщение делает о читателях и их ожиданиях.Тон этого сообщения очень небрежный; предполагается, что читатель знает, кто отправитель, и имеет с ним тесные личные отношения. Поскольку оно содержит двусмысленную ссылку на «задание», это сообщение также предполагает, что читатель знаком с рассматриваемым предметом (например, предполагается, что читатель будет знать, какой курс и какое конкретное задание имеет в виду отправитель). Писатель также делает неявное предположение о том, что читатель комфортно владеет языком, который часто используется при отправке мгновенного сообщения или текстового сообщения.Некоторые читатели могут принять букву «U» как знак того, что писатель слишком ленив, чтобы напечатать слово «ты».

Делать предположения об ожиданиях вашей аудитории увеличивает риск того, что ваше сообщение или его тон будут неверно истолкованы.
Чтобы убедиться, что ваше сообщение имеет ожидаемый эффект, используйте следующие вопросы, которые помогут вам подумать о своей аудитории и ее потребностях:

  • Кто ваша аудитория? Как часто ваша аудитория использует электронную почту для общения?
  • Как ваша аудитория относится к вам — например, читатель — ваш учитель? Ваш босс? Друг? Странник? Насколько хорошо вы их знаете? Как бы вы поговорили с ними в социальной ситуации?
  • Что вы хотите, чтобы ваша аудитория думала или предполагала о вас? Какое впечатление вы хотите произвести?

Важные компоненты эффективного электронного письма:

Строки темы

Строки темы электронного письма похожи на заголовки газет.Они должны передавать суть вашего сообщения или идею, которую вы хотите, чтобы читатель унес. Поэтому будьте как можно более конкретными. Однословные темы, такие как «Привет», «Вопрос» или «К вашему сведению», неинформативны и не дают читателю представления о важности вашего сообщения. Если ваше сообщение чувствительно ко времени, вы можете указать дату в строке темы, например «Встреча в четверг, 2 декабря». Подумайте о строках темы в сообщениях электронной почты, которые вы получаете. Какие из них, по вашему мнению, наиболее эффективны? Почему?

Приветствия и сообщения

Используйте какое-нибудь приветствие и какую-нибудь подписку.Не начинайте с текста и не останавливайтесь в конце без вежливой подписи. Если вы плохо знаете этого человека, вы можете не знать, как к нему обращаться («Как мне называть моего преподавателя / профессора?») Или как подписаться (С уважением? С уважением?). Тем не менее, всегда лучше приложить какие-то усилия. В случае сомнений обращайтесь к кому-нибудь более формально, чтобы не обидеть его. Вот несколько распространенных способов обращения к читателю:

  • Уважаемый профессор Смит,
  • Здравствуйте, мисс.МакМахон,
  • Привет, Мэри Джейн,

Если вы не знаете имя человека, к которому обращаетесь, или если электронная почта адресована разнородной группе, попробуйте что-нибудь общее, но вежливое:

  • Кому это может быть интересно,
  • Уважаемые члены приемной комиссии,
  • Всем привет,

Ваше заключение чрезвычайно важно, потому что оно позволяет читателю узнать, кто с ним связывается. Всегда указывайте свое имя в конце сообщения.Если вы плохо знаете читателя, вы можете также подумать о том, чтобы указать свою должность и организацию, к которой вы принадлежите; например:

Мэри Уоткинс
Старший научный сотрудник
Bain and Company

Джозеф Смит
UNC-CH, класс 2009 г.

В завершение для большей части переписки подойдет что-нибудь краткое, но дружелюбное или, возможно, просто ваше имя:

  • Спасибо,
  • С наилучшими пожеланиями,
  • Увидимся завтра,
  • С уважением,

Для очень формального сообщения, такого как заявление о приеме на работу, используйте вид закрытия, который вы можете увидеть в деловом письме:

  • С уважением,
  • С уважением,

Копия: и Скрытая копия: («точная копия» и «слепая копия»)

Копирование отдельных лиц в электронном письме — хороший способ отправить ваше сообщение основному получателю и одновременно отправить кому-нибудь копию.Это может быть полезно, если вы хотите передать одно и то же сообщение более чем одному человеку. В профессиональных условиях копирование чьего-либо электронного письма может помочь в работе, особенно если человек, получающий копию, выполняет надзорную роль. Например, копирование вашего босса в электронном письме не отвечающему коллеге может побудить сотрудника ответить. Однако имейте в виду, что когда вы отправляете сообщение более чем на один адрес с использованием поля «Копия», как исходный получатель, так и все получатели копий могут видеть все адреса в полях «Кому:» и «Копия:».Каждый человек, получивший сообщение, сможет увидеть адреса всех, кто его получил.

Слепое копирование электронных писем группе людей может быть полезно, когда вы не хотите, чтобы у всех в списке были адреса друг друга. Единственный адрес получателя, который будет виден всем получателям, — это адрес, указанный в поле Кому :. Если вы не хотите, чтобы кто-либо из получателей видел адреса электронной почты в списке, вы можете указать свой собственный адрес в поле Кому: и использовать скрытую копию: исключительно для отправки вашего сообщения другим пользователям.Однако не думайте, что слепое копирование всегда будет мешать получателям узнать, кто еще был скопирован — кто-то, кто слепо скопировал, может нажать «ответить всем» и отправить ответ всем, показывая, что они были включены в исходное сообщение.

Дополнительные советы по написанию более эффективных писем

Подумайте о своем сообщении, прежде чем писать его. Не отправляйте электронные письма в спешке. Во-первых, определитесь с целью вашего сообщения и того, какого результата вы ожидаете от общения. Затем подумайте об аудитории вашего сообщения и о том, что им может понадобиться, чтобы ваше сообщение принесло желаемый результат.Вы также улучшите ясность своего сообщения, если систематизируете свои мысли до того, как начнете писать. Запишите несколько заметок о том, какую информацию вам нужно передать, какие вопросы у вас есть и т. Д., А затем организуйте свои мысли в логической последовательности. Вы можете попробовать такие методы мозгового штурма, как составление карт, составление списков или набросков, чтобы упорядочить свои мысли.

Обдумайте тон вашего сообщения. Когда вы общаетесь по электронной почте, ваши слова не поддерживаются жестами, интонациями голоса или другими сигналами, поэтому кому-то может быть легче неправильно понять ваш тон.Например, сарказм и шутки часто неверно истолковываются и могут оскорбить вашу аудиторию. Точно так же будьте осторожны с тем, как вы обращаетесь к своему читателю. Например, начав электронное письмо своему профессору или ТА со слов «Привет!» может восприниматься как грубый или самонадеянный (например, «Эй, ты!»). Если вы не уверены, как ваше сообщение может быть получено, вы можете попробовать прочитать его вслух другу, чтобы проверить его тон.

Стремитесь к ясности и краткости в написании. Вы когда-нибудь отправляли электронное письмо, которое вызывало замешательство и требовало еще хотя бы одного сообщения, чтобы исправить? Непонимание может возникнуть, если сообщение нечеткое, дезорганизованное или слишком длинное и сложное, чтобы читатели могли легко его понять. Вот несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы ваше сообщение было понято:

  1. Кратко изложите цель написания в самом начале сообщения.
  2. Обязательно предоставьте читателю некоторый контекст. Если вы задаете вопрос, вырежьте и вставьте любой соответствующий текст (например, сообщения об ошибках компьютера, приглашения к назначению, которые вы не понимаете, часть предыдущего сообщения и т. Д.) В электронное письмо, чтобы у читателя был какой-то фрейм ссылка на ваш вопрос.При ответе на чужое письмо часто бывает полезно включить или переформулировать сообщение отправителя.
  3. Используйте абзацы для разделения мыслей (или рассмотрите возможность написания отдельных писем, если у вас есть много не связанных между собой моментов или вопросов).
  4. Наконец, укажите желаемый результат в конце сообщения. Если вы запрашиваете ответ, сообщите читателю, какой тип ответа вам требуется (например, ответ по электронной почте, возможное время встречи, рекомендательное письмо и т. Д.)) Если вы запрашиваете что-то, у кого есть срок выполнения, обязательно выделите этот срок на видном месте в своем сообщении. Завершение электронного письма следующим шагом может быть действительно полезным, особенно в рабочих условиях (например, вы можете написать «Я позвоню вам в следующий день или около того» или «Давайте обсудим это дальше. на собрании в среду »).

Отформатируйте сообщение так, чтобы его было легко читать. Используйте пробелы, чтобы визуально разделить абзацы на отдельные блоки текста.Выделите важные детали, чтобы их было легко различить. Используйте жирный шрифт или заглавные буквы, чтобы выделить важную информацию, например сроки выполнения. (Но не набирайте все свое сообщение заглавными буквами или жирным шрифтом — ваш читатель может воспринять это как «крик» и не сможет определить, какие части сообщения особенно важны.)

Корректура. Перечитайте сообщения перед их отправкой. Проверьте грамматику, орфографию, заглавные буквы и пунктуацию. Если ваша почтовая программа поддерживает это, используйте инструменты проверки орфографии и грамматики.Попробуйте прочитать свое сообщение вслух, чтобы вы могли уловить ошибки или неуклюжие фразы, которые в противном случае вы могли бы пропустить.

Вопросы, которые следует задать себе перед отправкой сообщения электронной почты

  • Подходит ли это сообщение для электронной почты, или можно лучше передать информацию письмом, телефонным звонком или личной встречей?
  • С какой целью я отправил это электронное письмо? Будет ли сообщение показаться получателю важным или будет восприниматься как раздражение и пустая трата времени?
  • Сколько писем обычно получает читатель и что заставляет его прочитать это сообщение (или удалить его)?
  • Соответствуют ли формальность и стиль моего письма ожиданиям моей аудитории?
  • Как будет выглядеть мое сообщение, когда оно дойдет до получателя? Легко ли читать? Правильно ли я использовал грамматику и пунктуацию? Разделил ли я свои мысли на отдельные абзацы? Выделены ли в тексте важные элементы, такие как сроки выполнения?
  • Обеспечил ли я достаточно контекста, чтобы моя аудитория могла легко понять или проследить за цепочкой сообщения?
  • Я назвал себя и помог читателю ответить соответствующим образом?
  • Сможет ли получатель открывать и читать какие-либо вложения?

Образцы писем

Используйте то, что вы только что узнали, чтобы объяснить, почему электронное письмо Студента 2 профессору Джонсу более эффективно, чем электронное письмо, написанное Студентом 1.Чем отличается тон сообщений? Что делает электронную почту Студента 2 более уместной? Какие элементы придают ему ясность? Если бы вы были профессором Джонсом и получили оба сообщения, как бы вы ответили на каждое из них?

Электронное письмо от студента 1:

Привет,
Мне нужна помощь с бумагой, могу я прийти к вам в офис завтра

тыс.

Электронное письмо от студента 2:

Привет, доктор Джонс,

Я нахожусь в вашем классе ENGL 101 по четвергам, и у меня есть вопрос по поводу работы, которую нужно сдать в следующий вторник.Я не уверен, что понимаю, что означает следующее предложение в подсказке:

«Напишите 10-страничный документ, аргументирующий за или против требования ENGL 101 для всех первокурсников UNC и обеспечивающий адекватную поддержку вашей точки зрения».

Я не уверен, что можно считать «адекватной» поддержкой. Можно ли использовать 3 источника?

Могу я прийти к вам в офис завтра в 14:00, чтобы обсудить с вами свой вопрос? Пожалуйста, дайте мне знать, подходит ли это вашему расписанию. В противном случае я мог бы прийти в пятницу после 1:00.

Спасибо,

Тим Смит

Вот две версии электронного письма от руководителя Джейн Доу группе ее сотрудников. Какая версия, по вашему мнению, наиболее эффективна? Почему?

Версия 1 электронного письма Джейн Доу:

Тема: завтра
Как вы знаете, завтра днем ​​мы встретимся, чтобы обсудить статус всех наших текущих проектов. Пончики будут предоставлены. Обязательно приходите вовремя и возьмите с собой материалы, над которыми вы работали на этой неделе — принесите достаточно копий для всех.Некоторые из этих материалов могут включать ваши календари, отчеты и любые важные электронные письма, которые вы отправили. Кроме того, я хотел бы напомнить вам, что запросы на разрешение на парковку должны быть поданы позже на этой неделе; вам следует передать их мисс Джонс, и если ее нет за своим столом, когда вы зайдете, вы можете отправить их ей по электронной почте.

Электронная почта Джейн Доу, версия 2:

Тема: материалы для ср. собрание персонала

Привет всем —

На завтра в 15:00. собрание персонала в конференц-зале, принесите 15 копий следующих материалов:

  • Календарь вашего проекта
  • Одностраничный отчет с описанием вашего прогресса
  • Список целей на ближайший месяц
  • Копии любых сообщений с отчетами о проделанной работе, которые вы отправили клиентам за последний месяц

Увидимся завтра —

Джейн

Консультации по работам

Мы ознакомились с этими работами при написании данного раздаточного материала.Это не полный список ресурсов по теме раздаточного материала, и мы рекомендуем вам провести собственное исследование, чтобы найти дополнительные публикации. Пожалуйста, не используйте этот список в качестве модели для формата вашего собственного списка литературы, так как он может не соответствовать используемому вами стилю цитирования. Инструкции по форматированию цитат см. В руководстве по цитированию библиотек UNC. Мы периодически пересматриваем эти советы и приветствуем отзывы.

Lamb, Sandra E. 2006. Как это написать: полное руководство ко всему, что вы когда-либо напишете , 2-е изд.Беркли: десятискоростной пресс.

Терминелло, Верна и Марсия Дж. Рид. 2002. Электронная почта: эффективное общение . Нью-Джерси: Прентис-Холл.


Эта работа находится под лицензией Creative Commons Attribution-NonCommercial-NoDerivs 4.0 License.
Вы можете воспроизвести его для некоммерческого использования, если вы используете весь раздаточный материал и указали источник: Центр письма, Университет Северной Каролины, Чапел-Хилл,

Сделать подарок

.

Похожие записи

Вам будет интересно

Заявление на отпуск по болезни образец: образец 2020, нужно ли писать?

Что должен уметь специалист по кадрам: Что должен знать кадровик в первую очередь, или 20 нормативных актов, которые обязан знать специалист по кадрам

Добавить комментарий

Комментарий добавить легко