Учет приказов по кадрам: Обязательно ли вести журнал регистрации приказов по личному составу

Содержание

Журналы по делопроизводству и кадрам

КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Код Наименование

Цена (руб)

КД-01 Журнал извещения работников о начале отпуска 110
КД-02 Журнал проведения инструктажей ПОД/ФТ 110
КД-03 Журнал регистрации договоров о материальной ответственности 110
КД-04 Журнал регистрации заявлений работников 110
КД-05 Журнал регистрации кадровых приказов 110
КД-06 Журнал регистрации локальных нормативных актов 110
ОК-18 Журнал регистрации приказов о предоставлении отпусков 110
ОК-10 Журнал регистрации приказов по личному составу 110
ОК-03 Журнал регистрации трудовых договоров 100
ОК-20 Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним 110
КД-11 Журнал учета должностных инструкций 110
КД-12 Журнал учета листков временной нетрудоспособности (больничных листов) 110
ОК-19 Журнал учета личных карточек Т-2 100
ОК-30 Журнал учета медицинских книжек 100
КД-15 Журнал учета нарушений трудовой дисциплины 110
ОК-32 Журнал учета ознакомления работника с локальными нормативными актами организации 100
КД-17 Журнал учета отпусков по беременности и родам, по уходу за ребенко 110
КД-18 Журнал учета отпусков, фактически использованных сотрудниками 110
ОК-04 Журнал учета приема сотрудников 100
КД-20 Журнал учета работников на испытательном сроке 110
КД-21 Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки 110
КД-22 Журнал учета работников, прибывающих в организацию, в которую они командированы 110
КД-23 Журнал учета сверхурочных работ 110
КД-24 Журнал учета справок и копий документов 110
ОК-06 Журнал учета увольнений 100
ОК-01 Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей 110
КД-27 Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки 110

ОБЩЕЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Код Наименование

Цена (руб)

ОД-01 Журнал передачи документов 110
ОК-07 Журнал регистрации входящих документов 110
ОД-03 Журнал регистрации договоров ГПХ 110
ОК-27 Журнал регистрации исходящей корреспонденции 100
ОК-08 Журнал регистрации исходящих документов 100
ОК-09 Журнал регистрации исходящих документов и внутренних документов 100
ОК-16 Журнал регистрации командировочных удостоверений 100
ОК-05 Журнал регистрации переводов работающих 110
ОД-09 Журнал регистрации посетителей 110
ОК-34 Журнал регистрации приказов 110
ОК-11 Журнал учета приказов по основной деятельности 110
ОК-35 Журнал регистрации распоряжений 110
ОД-13 Журнал регистрации служебных поездок и местных командировок сотрудников 100
ОД-14 Журнал учета выдачи доверенностей на представление интересов организации 110
ОК-23 Журнал учета выдачи служебных удостоверений 100
ОК-33 Журнал учета командировок и иных случаев длительного отсутствия должностных лиц в течение ежедневного служебного времени 100
ОК-17 Журнал учета командировочных удостоверений 100
ОК-22 Журнал учета контрольных листов 100
ОК-02 Журнал учета личных дел 100
ОД-20 Журнал учета платежей и штампов организации 110
ОК-36 Журнал учета прихода и ухода сотрудников (учета рабочего времени) 110
ОД-22 Журнал учета справок и копий документов 110
ОК-12 Журнал учета трудовых договоров 100
ОК-24 Книга регистрации и контроля за отправляемыми документами 100
ОК-25 Книга регистрации и контроля за поступающими  документами 100
ОК-28 Книга регистрации исходящей корреспонденции 100
ОК-26 Книга регистрации распорядительных и нормативных документов 100
ОК-13 Книга учета изменений и дополнений к трудовым договорам 100
ОК-29 Книга учета трудовых договоров 100

ВОИНСКИЙ УЧЕТ

Код Наименование

Цена (руб)

ВУ-01 Журнал проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан 100
ОК-15 Журнал учета военнообязанных и лиц, подлежащих призыву 100

БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ

Код Наименование

Цена (руб)

БУ-01 Журнал кассира-операциониста 110
БУ-02 Журнал регистрации доверенностей, выданных на получении ТМЦ 110
БУ-03 Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки 110

МЕДИЦИНСКИЙ УЧЕТ

Код Наименование

Цена (руб)

ОК-14 Журнал учета медицинских осмотров 100
ОК-31 Журнал учета направлений, выдаваемых работникам для прохождения периодического медицинского осмотра 100
МУ-03 Журнал учета проведения генеральных уборок 100
ОК-21 Журнал учета результатов медицинских осмотров работников (движения личных медицинских книжек) 100
МУ-03 Книга учета получения и расхода дез. средств 100

Журнал регистрации приказов по кадрам


Вопрос: Допустимо ли заполнение журналов регистрации приказов в электронном виде с последующей распечаткой и заверением подписью руководителя и печатью?

Ответ: Да, допустимо.
Приказы по основной деятельности, приказы по административно-хозяйственным вопросам после подписания руководителем регистрируются в службе делопроизводства секретарем приемной руководителя, так как в его обязанности входит осуществление контроля за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также ведение контрольно-регистрационной картотеки. Исключения из данного правила составляют приказы по личному составу: обязанности по их ведению вменены специалистам по кадрам (выпуск 1 ЕКСД «Должности служащих для всех видов деятельности», утвержденный постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30.12.1999 N 159 «Об утверждении выпуска 1 Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД) «Должности служащих для всех видов деятельности», выпуска 6 ЕКСД «Должности служащих, занятых в машиностроении и металлообработке», выпуска 33 ЕКСД «Должности служащих, занятых финансами, кредитом и страхованием» и выпуска 21 ЕКСД «Должности служащих, занятых геодезией и картографией»).


Каждому приказу присваивается порядковый регистрационный индекс, который представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение с указанием даты регистрации (подп. 139.11 п. 139 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 N 4 (далее — Инструкция)). Каждый год нумерация начинается с единицы, хотя сам журнал регистрации приказов может вестись несколько лет подряд (подп. 142.4. п. 142 Инструкции).
Регистрация приказов по основной деятельности осуществляется отдельно от распоряжений, а также приказов по административно-хозяйственным вопросам и по личному составу. В основном это обусловлено различными сроками хранения (подп. 142.3 п. 142 Инструкции).
Приказы по основной деятельности имеют постоянный срок хранения; в организациях, которые не будут передавать свои документы на государственное хранение, — до ликвидации (ч. 2 п. 350 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.
05.2012 N 143). Остальные перечисленные категории приказов имеют временные сроки хранения — 5 или 75 лет в зависимости от их вида (о приеме, переводе, увольнении — 75 лет, очередные отпуска — 3 года и т.д.) (п. 21 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 N 140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»).
Согласно подп. 139.7 п. 139 Инструкции для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов заполняется регистрационно-контрольная карточка на бумажном носителе или регистрационно-контрольная форма в автоматизированной системе ДОУ (далее — РКК), представляющая собой совокупность регистрационно-учетных сведений о документе, по форме согласно приложению 6 к Инструкции.
Правила заполнения основных реквизитов РКК определены в приложении 7 к Инструкции. Состав реквизитов РКК может быть дополнен реквизитами: «Исполнитель», «Расписка исполнителя в получении документа», «Ход исполнения» и др. Порядок расположения дополнительных реквизитов на карточке определяется организацией.
Журнальная форма регистрации документов допускается в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год) (подп. 139.9 п. 139 Инструкции).
На основании вышеизложенного регистрацию приказов можно проводить в электронном виде. Для этой цели может служить журнал регистрации приказов. Хотя если регистрация ведется в электронной базе, то необязательно ее дублировать на бумаге.
Единого образца журнала регистрации приказов (специальной формы) не установлено, сама форма, а также распечатывание реестра приказов на бумажном носителе законодательно не регламентировано никакими нормативно-методическими документами. Следовательно, допускается добавлять нужные графы или убирать, а также выводить на бумажном носителе исключительно по желанию руководителя и при сдаче приказов в архив с последующим заверением подписью руководителя и проставлением печати.

Т.С.КУЗЬМИНА,
юрист

Журнал регистрации приказов по отпускам образец — Реновация

Также в конце есть образец, как заполнить данный. Учет приказов о предоставлении отпусков и командировании работников ведется с помощью. Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности. Книжки читы для Жалоба жалобе рознь, журнал регистрации приказов образец составления и бланк. Всех видах отпусков работников с тяжелыми. Образец договора ренты с пожизненным. О при оформлении приказов по отпускам. Есть журнал регистрации приказов по отпускам. В настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приказов о предоставлении отпусков и командировании. Образец заполнения журнала регистрации приказов по переводам Управления Образованием. Журнал регистрации приказов на отпуск образец. В разных организациях журналы ведутся по разным формам. Для отражения данных о работниках, находящихся в отпуске по беременности и родам. О для группировки приказов по отпускам сотрудников. Образец приказа об объявлении выговора работнику. Конечно может привязаться как у вас по кадрам проходит регистрация ваших приказов по отпускам, а при. Образец приказа о введении в действие журнала учета сотрудников, ознакомленных с локальными. Журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска работникам организации. Журнал регистрации приказов по личному. Для журнала учета отпусков индекс будет О, для больничных Б. Отпусков Журнал регистрации приказов на отпуска, Книга регистрации отпусков, Журнал учета ежегодных и дополнительных отпусков работников, Журнал. Для чего нужен журнал регистрации приказов по личному составу. Образец приказа на отпуск за свой счет. Открыть в формате W Приказы о предоставлении очередных отпусков регистрируются в журнале регистрации приказов. Составлен при отправлении работника в отпуск. Журнал регистрации приказов призван решить задачи по регистрации и учету. Как правильно оформлять трудовые договора, трудовые книжки и личные карточки. Образец приказа о предоставлении отпуска работникам. Существует также практика оформления журналов только по отпускам или увольнениям. Справка о подтверждении стажа за стаж работы, по образцу из личного дела. Образцы приказов, журнал регистрации приказов по. Работник кадровой службы, ведущий журнал учета приказов по. Пожалуйста подскажите как должен выглядеть журнал регистрации приказов по. Для осохранности документов, их поиска, учета и контроля необходима их регистрация. Зарегистрировать приказ в соответствующем Журнале регистрации приказов распоряжений. Журнал регистрации приказов по кадрам в рк. Образец заполнения приказа по форме. Журнал регистрации приказов о предоставлении отпусков работникам. Любое кадровое действие будь то трудоустройство, увольнение, смена подразделения или банальный отпуск. Одна из них представлена ниже. Образец журнала регистрации приказов по личному составу основные требования. Скиньте мне, пожалуйста образец журнала по электронке [email protected] Образец приказ представлен ниже. В случае отсутствия секретаря болезнь, отпуск директор может назначить. ОБРАЗЕЦ Журнал регистрации приказов по кадрам. Подборка наиболее важных документов по запросу Журнал регистрации приказов на отпуск нормативноправовые акты, формы, статьи, консультации экспертов.Так, приказы по личному составу об устройстве на работу, увольнении и т. В данной статье предлагаем скачать примерный образец журнала регистрации приказов по личному составу. Журнал регистрации приказов по очередным отпускам. Образец заполнения журнала регистрации приказов по. Учет документов по предоставлению отпусков и дополнительных дней отдыха. На этой странице вашему вниманию предлагаются образцы документов заявлений, журналов регистрации, писем и т. В таком случае на последней странице журнала регистрации приказов о предоставлении отпусков об этом. Образец журнала регистрации приказов. Журнал регистрации приказов по отпускам. Основание к приказу и оформление приказа на ежегодный отпуск сЭВ, предпринимательских способностей и. О выплатах, не являющихся заработной платой, например, компенсации за неиспользованные дни отпуска. Принятое заявление советуем зарегистрировать в журнале учета заявлений о предоставлении отпусков образец на. Журнал регистрации приказов по личному составу это журнал, в котором фиксируются все изданные приказы по. ЖУРНАЛ регистрации приказов по очередным отпускам пп Дата Кто подписал должность, Ф. Как рассчитать период ежегодного отпуска после выхода сотрудницы из отпуска по уходу за ребенком? Например приказы по отпускам о приказы, относительно дисциплинарного взыскания в приказы, касающиеся командирования. Параллельно в организациях применяется Журнал регистрации приказов по отпускам, который вы также можете купить в нашем магазине. Внутренние кадровые документы командировки, приказы по отпускам, регистрация больничных листов. Форма журнала регистрации приказов Приложение 17. В связи с этим, образец журнала регистрации приказов о приеме на. Приказ о предоставлении отпуска необходимо зарегистрировать в специальной регистрационной форме, например в Журнале регистрации. Приказы по отпускам унифицированная форма Т6 и Т6а, составляются на основании графика. Для Журналов регистрации приказов по личному составу. Время нахождения в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора или трех лет. Журнал регистрации приказов по личному составу. Журнал регистрации приказов на отпуск рекомендуемый образец заполнения. Ранее материалах о регистрации входящих документов, о согласовании и регистрации приказов приведен образец журнала регистрации приказов. Используйте утвержденную министерством форму журнала регистрации приказов или разработайте. Многие руководители предприятий задаются вопросом обязательно ли вести журнал регистрации приказов по личному. Можно ознакомиться с рекомендуемыми образцами создания журнала на. Образец заполнения журнала регистрации приказов по кадрам. Хорошие журналы продаются на сайте Кадры в порядкес примерами их заполнения, там. Отдельные журналы регистрации приказов по основной деятельности, по личному составу прием, перевод, увольнение и др. Рубрики Кадры Трудовые отношения Отпуск. Есть журнал регистрации выданных уведомлений о начале отпуска, а такого не знаю. Составляя приказ, по которому не выплачивают премиальное вознаграждение, работодателю. Ниже расположен типовой бланк и образец журнала регистрации приказов вариант. При предоставлении отпуска по частям в приказе о предоставлении. Унифицированной формы журнала регистрации приказов по личному. Образец заполнения приказа о предоставлении отпуска работнику. Информация об отпусках отражается работодателем в приказах о предоставлении отпусков и. Журнальчик регистрации указов по индивидуальному составу электронная версия и специфики наполнения. Приказы с разными сроками хранения должны регистрироваться в разных учетных формах и иметь различные регистрацион. Книга учета трудовых книжек. Книга учета журнал регистрации приказов по основной деятельности 2. Сложностей с этим как правило, не возникает, так как достаточно просто скачать образец журнала регистрации приказов по основной. Журнал регистрации приказов в распечатанном виде. Образец журнала регистрации приказов по кадрам. По личному составу и контроля за их исполнения ведется журнал регистрации приказов, образец которого предлагаем скачать по ссылке в конце статьи. Как оформить работника на время отпуска по уходу за ребенком. Образец приказа на отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трх лет. Вопрос Обязательно ли вести журнал регистрации кадровых приказов по личному составу в частности, журнал учета отпусков в бумажном виде, если. Если ответственный за это сотрудник уходит в длительный отпуск, то следует назначить. Есть ли как таковой, журнал регистрации отпусков, форма ведения, и возможно его не вести? Образец оформления приказа по основной деятельности общеобразовательного учреждения приведен в. Подготовка должностных инструкций в соответствии с трудовым. Обязанность работодателя вести журнал регистрации отпусков. Образец номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, образующихся. В зависимости от вида и продолжительности отпуска приказы на отпуск могут иметь разный срок хранения, в связи с. При представлении отпуска по графику указываются реквизиты графика отпусков. Образец приказа распоряжения о предоставлении ежегодного дополнительного отпуска. Журнал регистрации приказов распоряжений по личному составу 75 лет хранения ведется организацией для. Образец бланка журнала регистрации приказов по личному составу. Инструкции по ведению журнала карточек регистрации Приказов по основной деятельности. Форма подготовлена с использованием правовых актов по состоянию на 20. Журнал регистрации приказов об отпусках образец. О это распорядительные документы по отпускам. Подписанные приказы по основной деятельности передаются в канцелярию для регистрации, размножения и. Уведомление о наступлении права на предоставление ежегодного основного оплачиваемого отпуска за. Регистрируются в Журнале регистрации приказов по очередным отпускам. Все виды отпусков работников с тяжелыми. журналы книги ведутся в. Будет ли законно и правильно в журнале регистрации. Чтобы узнать, как ведется журнал регистрации приказов по личному составу, образец. Журнал регистрации приказов по кадрам образец. Статья 128 ТК РФ регулирует предоставление отпуска без сохранения содержания при учебном отпуске. Образец заполнения журнала регистрации приказов по кадровому составу вы найдете по ссылке. Журнал регистрации приказов на отпуск образец Кадровик.


Бюллетень бухгалтерского учета персонала № 112

17 CFR, часть 211

[Релиз № SAB 112]

АГЕНТСТВО: Комиссия по ценным бумагам и биржам.

АКЦИЯ: Публикация Бюллетеня кадрового учета.

РЕЗЮМЕ: В настоящем бюллетене по бухгалтерскому учету вносятся поправки или отменяются части инструкций по толкованию, включенных в Серию бюллетеней по бухгалтерскому учету для персонала, с целью приведения соответствующих руководств по толкованию в соответствие с текущими авторитетными руководствами по бухгалтерскому учету и аудиту, а также правилами и положениями Комиссии по ценным бумагам и биржам.В частности, сотрудники обновляют Серию, чтобы привести существующие руководства в соответствие с последними заявлениями Совета по стандартам финансового учета, а именно: Заявлением о стандартах финансового учета № 141 (пересмотренным в 2007 г. ), Объединение бизнеса и Отчетом о финансовых результатах. Стандарты бухгалтерского учета № 160, «Неконтролирующие доли участия в консолидированной финансовой отчетности» .

ДАТА ДЕЙСТВИЯ: [ Вставить дату публикации в Федеральном реестре ].

ДЛЯ ДОПОЛНИТЕЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ КОНТАКТЫ: Эрик С. Уэст, помощник главного бухгалтера, офис главного бухгалтера, тел. (202) 551-5314, или Стивен С. Джейкобс, заместитель главного бухгалтера, отдел корпоративных финансов, тел. (202) 551-3403, Комиссия по ценным бумагам и биржам, 100 F Street, NE, Washington, DC 20549.

ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ: Заявления в бюллетенях бухгалтерского учета персонала не являются правилами или толкованиями Комиссии и не публикуются с официального одобрения Комиссии.Они представляют толкование и практику, которой придерживаются Отдел финансирования корпораций и Управление главного бухгалтера при выполнении требований о раскрытии информации в соответствии с федеральными законами о ценных бумагах.

Элизабет М. Мерфи
Секретарь

4 июня 2009 г.

ЧАСТЬ 211 — [ИСПРАВЛЕННАЯ]

Соответственно, в часть 211 раздела 17 Свода федеральных правил внесены изменения путем добавления Бюллетеня бухгалтерского учета персонала № 112 к таблице, содержащейся в подразделе B.

Бюллетень кадрового учета №112

В настоящем бюллетене по бухгалтерскому учету вносятся поправки или отменяются части инструкций по толкованию, включенных в Серию бюллетеней по бухгалтерскому учету персонала, с целью приведения соответствующих руководств по толкованию в соответствие с текущими авторитетными руководствами по бухгалтерскому учету и аудиту, а также правилами и положениями Комиссии по ценным бумагам и биржам («Комиссия»). В частности, персонал обновляет Серию, чтобы привести существующие руководства в соответствие с последними заявлениями Совета по стандартам финансового учета («FASB»), а именно с Положением о стандартах финансового учета №141 (пересмотрено в 2007 г. ), Объединение бизнеса («Отчет 141(R)») и Заявление о Стандартах финансового учета № 160, Неконтролирующие доли участия в консолидированной финансовой отчетности («Отчет 160»).

Ниже описаны изменения, внесенные в серию бюллетеней по бухгалтерскому учету персонала, представленные в конце этого выпуска:

1. Тема 2: Объединение бизнеса

а. Тема 2.A переименована. Ранее в нем упоминался «метод покупки», который стал устаревшим в соответствии с Заявлением 141(R).Этот метод учета теперь называется «методом приобретения».

б. Тема 2.А.5 удалена. В этом разделе представлены рекомендации по отнесению стоимости приобретения к дебиторской задолженности, полученной при объединении бизнеса. При объединении бизнеса Заявление 141(R) требует, чтобы организация оценивала приобретенную дебиторскую задолженность, включая кредиты, по справедливой стоимости на дату приобретения. Параграф A57 Заявления 141(R) содержит новое руководство, которое не позволяет покупателю признавать отдельный оценочный резерв на дату приобретения для активов, приобретенных при объединении бизнеса, которые оцениваются по их справедливой стоимости на дату приобретения, поскольку влияние неопределенности в отношении будущего денежные потоки включаются в оценку справедливой стоимости.

в. В раздел 2.A.6 внесены изменения, чтобы соответствовать требованию пункта 59 Отчета 141(R) о том, что затраты, связанные с приобретением, учитываются как расходы в том периоде, в котором понесены затраты и получены услуги, за исключением понесенных затрат. выпускать долговые или долевые ценные бумаги, которые признаются в соответствии с другими применимыми общепринятыми принципами бухгалтерского учета («ОПБУ»).

д. Тема 2.A.7 удалена. В этом разделе представлены рекомендации о том, как приобретатель должен учитывать и раскрывать условные обязательства, принятые на себя при объединении бизнеса.Отчет 141(R) с поправками, внесенными Позицией персонала FASB 141(R)-1 («FSP 141(R)-1»), содержит руководство по признанию, оценке и раскрытию информации об активах и обязательствах, возникающих в связи с условными обязательствами.

эл. В Тему 2.A.8 внесены поправки, чтобы удалить ссылку на выпуск № 88-16 Целевой группы по новым проблемам («EITF»), «Основы сделок по выкупу с использованием заемных средств» , который был заменен Заявлением 141(R).

ф. Тема 2.A.9 удалена. В этом разделе содержалось руководство по оценке денежных потоков, используемых для определения справедливой стоимости условного обязательства, принятого при объединении бизнеса, и упоминалась необходимость раскрытия информации в разделе «Обсуждения и анализ руководства» («MD&A») в отношении любых корректировок, внесенных в финансовую отчетность за прошлые периоды. приобретенная сущность.В этом руководстве больше нет необходимости, поскольку: Отчет 141(R) с поправками, внесенными FSP 141(R)-1, содержит руководство по признанию, оценке и раскрытию информации об активах и обязательствах, возникающих в результате непредвиденных обстоятельств; Положение о Стандартах финансового учета № 157, Оценка справедливой стоимости («Положение 157»), содержит рекомендации по оценке справедливой стоимости; Положение о Стандартах финансовой отчетности № 154, «Изменения в бухгалтерском учете и исправление ошибок» , содержит рекомендации по исправлению ошибок и раскрытию информации; и Пункт 303 Положения S-K содержит рекомендации по раскрытию информации в области MD&A.

г. В Тему 2.D внесены поправки, чтобы удалить руководство по определению основы свойств в «предложениях обмена» (также называемых «объединениями» или «совмещенными»). В этом руководстве больше нет необходимости, поскольку в Заявлении 141(R) содержатся рекомендации по измерению объединений бизнеса.

2. Тема 5: Разный бухгалтерский учет

а. Раздел 5.E изменен, чтобы отразить выпуск Интерпретации FASB № 45, Требования к учету и раскрытию информации гарантом для гарантий, включая косвенные гарантии задолженности других лиц («FIN 45»), Заявление 157 и Заявление 160.Тема 5.E (с изменениями) выражает мнение персонала относительно учета продажи дочерней компании или другой коммерческой операции.

б. Тема 5.H удалена. В этом разделе представлены рекомендации по учету прямой продажи невыпущенных акций консолидированной дочерней компанией, которая привела к уменьшению доли владения материнской компании без деконсолидации дочерней компании. В соответствии с этим руководством, когда предложение принимает форму прямой продажи дочерним предприятием своих невыпущенных акций, материнское предприятие может принять учетную политику, в соответствии с которой сумма, превышающая балансовую стоимость полученного материнского предприятия, может отражаться как прибыль в консолидированной финансовой отчетности материнского предприятия. .Пункты 32 и 33 Бюллетеня бухгалтерских исследований («ARB») 51 с поправками, внесенными Заявлением 160, содержат новые рекомендации по учету изменения доли владения материнской компании, когда материнская компания сохраняет контрольный финансовый пакет. Это руководство требует, чтобы изменения доли владения материнской компании, которые не приводят к деконсолидации, учитывались как операции с капиталом. Таким образом, прибыль или убыток от прямой продажи невыпущенных акций консолидированной дочерней компанией не признаются, если материнская компания не осуществляет деконсолидацию дочерней компании.

в. В раздел 5.J внесены поправки в соответствии с Заявлением 160 для уточнения основы учета приобретенных активов и обязательств, которую следует использовать для установления новой основы учета, когда дочерняя компания, находящаяся в значительной степени в полной собственности, представляет отдельную финансовую отчетность.

д. Тема 5.У удалена. В этом разделе представлены рекомендации по признанию прибыли при определенных сделках, когда продавец получает неденежную выручку, например ценные бумаги, выпущенные покупателем, в качестве возмещения за переданные активы. В этом руководстве больше нет необходимости в связи с выпуском FIN 45, Заявления 157 и Заявления 160.

3. Тема 6: Интерпретация выпусков серий бухгалтерского учета и выпусков финансовой отчетности

Тема 6.G.1.a и 2.a изменена для приведения терминологии в соответствие с Техническими поправками к правилам, формам, таблицам и кодификации политики финансовой отчетности [Выпуск № 33-9026; 34-59775; FR-79 (15 апреля 2009 г.)], которое Комиссия приняла в соответствии с Заявлением 141(R) и Заявлением 160.

Соответственно, персонал настоящим вносит следующие изменения в серию Бюллетеней бухгалтерского учета персонала:

Примечание : Текст SAB 112 не будет включен в Свод федеральных правил.

ТЕМА 2: ОБЪЕДИНЕНИЕ БИЗНЕСА

А. Метод приобретения

*****

5. Удалено САБ 112
6. Затраты на выпуск долга

Факты: Компания A должна приобрести чистые активы компании B в рамках операции, которая будет учитываться как объединение бизнеса. В связи со сделкой Компания А наняла инвестиционного банкира для оказания консультационных услуг по структурированию приобретения и предоставления необходимого финансирования. Ожидается, что приобретение будет финансироваться на временной основе за счет «промежуточного финансирования», предоставленного инвестиционным банкиром. Постоянное финансирование будет организовано позднее посредством предложения долга, которое будет гарантировано инвестиционным банкиром. Плата будет выплачиваться инвестиционному банкиру за консультационные услуги, промежуточное финансирование и андеррайтинг постоянного финансирования.Эти услуги могут оплачиваться отдельно или как единая сумма.

Вопрос 1: Следует ли распределять общую сумму сборов, уплаченных инвестиционному банкиру за услуги, связанные с приобретением, и выпуск долговых ценных бумаг между полученными услугами?

Интерпретирующий ответ: Да. Вознаграждения, выплачиваемые инвестиционному банкиру в связи с объединением бизнеса или приобретением активов, когда инвестиционный банкир также предоставляет услуги по временному финансированию или андеррайтингу, должны быть распределены между услугами, связанными с приобретением, и затратами на выпуск долговых обязательств.

Когда инвестиционный банкир оказывает услуги в связи с объединением бизнеса или приобретением активов, а также предоставляет услуги по андеррайтингу, связанные с выпуском долговых или долевых ценных бумаг, общая сумма вознаграждения, понесенная организацией, должна распределяться между полученными услугами по относительной справедливой стоимости. основа. Цель распределения состоит в том, чтобы отнести общую сумму понесенных комиссий к фактическим услугам, оказанным инвестиционным банкиром.

В Отчете 141(R) представлены рекомендации по той части затрат, которая представляет собой услуги, связанные с приобретением.Часть затрат, связанных с выпуском долговых или долевых ценных бумаг, должна учитываться в соответствии с другими применимыми ОПБУ.

Вопрос 2: Можно ли амортизировать затраты на выпуск долговых обязательств в рамках промежуточного «промежуточного финансирования» в течение ожидаемого совокупного срока промежуточного и постоянного финансирования?

Интерпретирующий ответ: Нет. Затраты на выпуск долговых обязательств должны амортизироваться процентным методом в течение срока действия долга, к которому они относятся. Затраты на выпуск долговых обязательств, связанные с промежуточным финансированием, должны признаваться как процентные расходы в течение расчетного промежуточного периода, предшествующего размещению постоянного финансирования, с отнесением любых неамортизированных сумм на расходы, если промежуточный кредит погашается до истечения расчетного периода.В тех случаях, когда промежуточное финансирование состоит из долга с увеличивающейся процентной ставкой, следует придерживаться консенсуса, достигнутого в выпуске EITF 86-15, Долг с возрастающей процентной ставкой . 1

7. Удалено САБ 112
8. Объединение бизнеса до первичного публичного предложения

Факты: Два или более предприятий объединяются в единую комбинацию непосредственно перед первичным публичным размещением акций или одновременно с ним.

Вопрос: Соответствует ли руководство SAB Тема 5.G применяются к сделкам по объединению бизнеса, заключенным непосредственно перед первичным публичным размещением акций или одновременно с ним?

Интерпретирующий ответ: Нет. Руководство SAB, Тема 5.G, предназначено для рассмотрения передачи неденежных активов непосредственно перед первичным публичным предложением или одновременно с ним в обмен на акции компании. Руководство в разделе 5.G SAB не предназначено для изменения требований Заявления 141(R). Соответственно, персонал считает, что объединение двух или более предприятий должно учитываться в соответствии с Положением 141(R).

9. Удалено САБ 112

*****

D. Финансовые отчеты о предложениях нефтегазовой биржи

Факты: В нефтегазовой отрасли были периоды времени, когда поступало значительное количество «предложений об обмене» (также называемых «объединением» или «объединением») для создания публичной компании. , сделать существующую частную компанию публичной или увеличить размер существующей публичной компании. Сделка с предложением обмена включает в себя обмен акций корпорации на доли в собственности, обычно доли в товариществах с ограниченной ответственностью.Такие интересы могут включать в себя прямые интересы, такие как рабочие интересы и лицензионные платежи, связанные с застроенными или незастроенными объектами, и косвенные интересы, такие как доли товарищества с ограниченной ответственностью или доли в существующих нефтегазовых компаниях. Как правило, такие сделки структурированы так, чтобы не облагаться налогом для физического или юридического лица, торгующего имущественной долей в обмен на акции корпорации. Однако при определенных обстоятельствах часть или вся сделка может облагаться налогом. Для целей обсуждения в этом разделе в каждой из этих ситуаций считается, что объект (или объекты) или имущество (или объекты) составляют бизнес.

Один из вопросов финансовой отчетности при обменных операциях связан с принятием решения о том, какие предыдущие финансовые результаты организаций следует сообщать.

Вопрос 1: При подаче документов в Комиссию по форме 10-K персонал разрешил товариществам с ограниченной ответственностью не указывать определенную информацию о стоимости запасов нефти и газа, а также дополнительную сводку раскрытия информации о нефтегазовой деятельности, требуемую в соответствии с Заявлением 69 в некоторых случаях. . Допустимо ли опускать эти раскрытия информации из финансовых отчетов, включенных в предложение по обмену?

Интерпретирующий ответ: Нет.Обычно требуется полное раскрытие данных о запасах и сопутствующей информации. Исключения, ранее разрешенные, относятся только к товариществам, в которых данные, ориентированные на ценность, доступны партнерам с ограниченной ответственностью в соответствии с соглашением о партнерстве. Сотрудники ранее заявляли, что потребуют раскрытия всей необходимой информации для партнерств, являющихся предметом предложений об обмене. 13 Однако эти раскрытия могут быть представлены на комбинированной основе, если предприятия находятся под общим контролем.

Персонал считает, что финансовая отчетность в заявлении о регистрации предложения об обмене должна содержать достаточное количество исторических резервов и раскрытие информации на основе стоимости, чтобы позволить получателям предложения и публичным инвесторам на вторичном рынке оценить влияние предложения об обмене. Соответственно, во всех случаях необходимо будет представить информацию по состоянию на конец последнего года о количествах резервов и будущих чистых доходах, связанных с такими количествами. В определенных обстоятельствах, когда обмен учитывается с использованием метода учета приобретения, персонал рассмотрит в каждом конкретном случае возможность освобождения от (i) требований к раскрытию информации для межгодовой сверки количества резервов. и (ii) требования к сводной информации о деятельности по добыче нефти и газа и сводной информации об изменениях чистой приведенной стоимости запасов.Например, персонал может рассматривать запросы на освобождение в тех случаях, когда объекты недвижимости, приобретенные в результате обмена, полностью разведаны и разработаны, особенно если руководство новой компании не участвовало в разведке и разработке таких объектов.

Вопрос 2: Если компания по обмену будет использовать метод полной стоимости для учета, применяется ли ограничение полной стоимости на дату финансовой отчетности, отражающей обмен?

Интерпретирующий ответ: Да.Ограничение полного потолка затрат на капитализированные затраты действительно применяется. Однако, как обсуждалось в Теме 12.D.3, Комиссия заявила, что в необычных обстоятельствах владельцы регистрации могут запросить освобождение, если в результате крупной покупки потребуется списание, даже если можно продемонстрировать, что справедливая стоимость имущества явно превышает неамортизированную стоимость.

Вопрос 3 : Как следует применять «учет общего контроля» к конкретным активам и обязательствам новой биржевой компании?

Интерпретирующий ответ : В соответствии с темой 12 SAB.C.2, в соответствии с «общей контрольной бухгалтерией» различные методы бухгалтерского учета, используемые организациями-получателями предложения, должны соответствовать методам, принятым новой биржевой компанией. Нецелесообразно объединять активы и обязательства, учитываемые по разным основаниям. Соответственно, все нефтегазовые объекты нового предприятия должны учитываться на одной и той же основе (либо полная стоимость, либо успешные усилия), применяемой ретроспективно.

Вопрос 4: Какая предварительная финансовая информация требуется при подаче заявки на обмен?

Интерпретирующий ответ: Требования к проформе финансовой информации при подаче заявок на обмен такие же, как и при подаче любых других заявок в Комиссию, и подробно описаны в статье 11 Положения S-X. 14 Правило 11-02(b) определяет требования к представлению, включая представляемые периоды и типы корректировок, которые должны быть сделаны. Общие критерии Правила 11-02(b)(6) заключаются в том, что формальные корректировки должны приводить в действие к событиям, которые (i) непосредственно связаны с операцией, (ii) ожидается, что они окажут продолжительное влияние на владельца регистрации, и ( iii) фактически подтверждено. В случае предложения обмена такие корректировки обычно вносятся в:

(1) Показать различные уровни принятия предложения.

(2) Приведите методы бухгалтерского учета, использованные в исторической финансовой отчетности, в соответствие с теми, которые будут применяться новым предприятием.

(3) Пересчитать амортизационные отчисления, расходы на истощение и амортизацию в случаях, когда новое предприятие будет использовать учет полной стоимости, на комбинированной основе. Если такой расчет неосуществим, а предложение об обмене учитывается как операция между организациями, находящимися под общим контролем, резервы на историческую амортизацию, истощение и амортизацию могут быть агрегированы с соответствующим раскрытием информации.

(4) Отразить приобретение в предварительных отчетах, если предложение об обмене учитывается с использованием метода приобретения, включая амортизацию, истощение и амортизацию на основе указаний по оценке в Отчете 141(R).

(5) Предоставьте предварительную информацию о резервах, сравнимую с раскрытием информации, требуемой параграфами с 10 по 17 и с 30 по 34 SFAS 69.

(6) Отражать существенные изменения, если таковые имеются, в уровнях операций (доходы или затраты) или статус налога на прибыль, а также отражать задолженность, возникшую в связи со сделкой.

Кроме того, должна быть раскрыта норма износа, истощения и амортизации, которая будет применяться в течение начального периода после завершения предложения об обмене.

Вопрос 5: Существуют ли условия, при которых представление финансовой отчетности, отличной от полной за прошлые периоды, было бы приемлемым?

Интерпретирующий ответ: Как правило, полная историческая финансовая отчетность, как указано в Правилах 3-01 и 3-02 Положения S-X, считается необходимой для того, чтобы дать возможность получателям оферты и инвесторам вторичного рынка оценить сделку.Если ценные бумаги регистрируются для предложения держателям ценных бумаг (включая партнеров с ограниченной ответственностью и другие доли участия) приобретаемых предприятий, такая финансовая отчетность обычно требуется в соответствии с правилом 3-05 Положения SX либо индивидуально для каждой организации, либо, при необходимости, отдельно для оферента и на комбинированной основе для других юридических лиц, как правило, за исключением корпораций. Однако могут применяться определенные исключения, как описано в схеме ниже:

А.Учет метода приобретения

1. Если владелец регистрации может продемонстрировать, что полные финансовые отчеты за прошлые периоды бизнеса адресата предложения недоступны, персонал может разрешить представление проверенных отчетов о совокупных валовых доходах и операционных расходах по прямой аренде за все годы, за которые в противном случае был бы подготовлен отчет о прибылях и убытках. требуется. В этих обстоятельствах владелец регистрации должен также раскрыть в неаудированной сноске суммы общих затрат на разведку и разработку, а также общие и административные расходы, а также причины, по которым представление полной финансовой отчетности за прошлые периоды практически невозможно.

2. Персонал рассмотрит просьбы об отмене требования о представлении финансовой отчетности за предыдущий год получателей предложения и вместо этого разрешит представление только последнего финансового года и промежуточного периода, если лицо, подавшее регистрацию, сможет продемонстрировать, что данные за предыдущие годы не будут иметь смысла, поскольку предлагаемые не имели материального количества продукции.

B. Общий контрольный учет

Персонал ожидает, что полная финансовая отчетность за прошлые периоды, как указано в Правилах 3-01 и 3-02 Положения SX, будет включена в регистрационное заявление для предложений об обмене, учитываемых как операции между организациями, находящимися под общим контролем, включая все требуемые дополнительные резервы. Информация.Представление отдельных или объединенных финансовых отчетов будет зависеть от обстоятельств конкретного предложения об обмене.

Напоминаем также владельцам регистраций, что везде, где представлены исторические результаты, может быть уместно объяснить причины, по которым исторические затраты не обязательно отражают будущие расходы.

*****

ТЕМА 5: РАЗНЫЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ ПРОЧЕГО

*****

E. Учет отчуждения дочерней компании или другой коммерческой деятельности

Факты: Компания X передала определенные операции (включая несколько дочерних компаний) группе бывших сотрудников, которые отвечали за управление этими операциями. Активы и обязательства чистой балансовой стоимостью около 8 миллионов долларов были переданы вновь созданной компании — компании Y, полностью принадлежащей бывшим сотрудникам. Полученное вознаграждение состояло из 1000 долларов США в виде денежных средств и процентных векселей на сумму 10 миллионов долларов США, подлежащих оплате равными ежегодными платежами по 1 миллиону долларов США каждый плюс проценты, начиная с двух лет с даты сделки. У бывших сотрудников не было достаточных активов для оплаты векселей, и компания X ожидала, что средства для платежей будут поступать исключительно за счет будущих операций переданного бизнеса.Компания X продолжала нести условную ответственность за исполнение существующих переданных контрактов и согласилась по своему усмотрению гарантировать выполнение будущих контрактов, заключенных вновь образованной организацией. Компания X также выступила гарантом по кредитной линии, установленной компанией Y.

Характер деятельности компании Y был таков, что гарантии компании X считались необходимым предварительным условием для получения будущих контрактов до тех пор, пока компания Y не достигала прибыльных операций и существенной финансовой независимости от компании X.

Вопрос: Если деконсолидация дочерних компаний и бизнес-операций уместна, может ли компания X признать прибыль?

Интерпретирующий ответ: Прежде чем признать какую-либо прибыль, компания X должна определить все элементы соглашения о продаже и распределить полученное вознаграждение по каждому из этих элементов. В связи с этим мы полагаем, что Компания X признает гарантии по справедливой стоимости в соответствии с FIN 45, «Требования гаранта к учету и раскрытию информации для гарантий, включая косвенные гарантии задолженности других лиц» ; условное обязательство по выполнению существующих контрактов в соответствии с Отчетом 5, Учет непредвиденных расходов ; и векселя в соответствии с APB 21, Проценты по дебиторской и кредиторской задолженности , и Положениями 114, Учет кредиторами обесценения ссуды и 118, Учет кредиторами обесценения ссуды — Признание доходов и раскрытие информации .

*****

H.

Удалено SAB 112

*****

J. Новая основа бухгалтерского учета, необходимая при определенных обстоятельствах

Факты: Компания А (или Компания А и связанные лица) приобрела практически все обыкновенные акции Компании В в ходе одной или нескольких сделок по покупке.

Вопрос 1: Должна ли финансовая отчетность компании B, представленная либо в ее собственной документации, либо в последующих отчетах компании A, поданных в Комиссию, отражать новую основу бухгалтерского учета, возникающую в результате приобретения компанией A компании B, когда сохраняется отдельное юридическое лицо компании B?

Интерпретирующий ответ: Да.Персонал считает, что сделки по покупке, в результате которых предприятие становится практически полностью принадлежащим ему (согласно определению в правиле 1-02(aa) Положения S-X), устанавливают новую основу для учета приобретенных активов и обязательств.

Когда форма собственности находится под контролем материнской компании, основа для учета приобретенных активов и обязательств должна быть одинаковой независимо от того, продолжает ли организация существовать или она включается в деятельность материнской компании. Следовательно, отдельная финансовая отчетность компании B должна отражать новую основу бухгалтерского учета, зарегистрированную компанией A при приобретении ( i.е. , «продавленная» основа).

Вопрос 2: Какова будет позиция персонала, если Компания А приобрела менее чем практически все обыкновенные акции Компании Б или Компания Б имела публичные долговые обязательства или привилегированные акции в то время, когда Компания Б стала ее полной собственностью?

Интерпретирующий ответ: Персонал признает, что наличие непогашенного государственного долга, привилегированных акций или значительной неконтролирующей доли участия в дочерней компании может повлиять на способность материнской компании контролировать форму собственности.Поощряя его использование, персонал, как правило, не настаивает на применении в таких обстоятельствах учета по методу проталкивания вниз.

Вопрос 3: Компания A занимает средства для приобретения практически всех обыкновенных акций компании B. Компания B впоследствии подает заявление о регистрации в связи с публичным размещением своих акций или долговых обязательств. 6 Должна ли новая финансовая отчетность компании B включать в себя долг компании A, связанный с приобретением ею компании B?

Интерпретирующий ответ: Персонал считает, что задолженность Компании А, связанные с ней процентные расходы 7 и распределяемые затраты на выпуск долговых обязательств должны быть отражены в финансовой отчетности Компании Б, включенной в публичное предложение (или первоначальную регистрацию в соответствии с Законом о биржах), если : (1) Компания B должна принять на себя долг Компании A либо в настоящее время, либо в рамках планируемой сделки в будущем; (2) доходы от размещения долга или акций компании B будут использованы для погашения всего или части долга компании A; или (3) Компания B гарантирует или отдает в залог свои активы в качестве обеспечения долга Компании A.Между Компанией А и Компанией Б могут существовать и другие отношения, такие как залог акций Компании Б в качестве обеспечения долга Компании А. 8 Хотя в этой последней ситуации может быть ясно, что денежные потоки компании B будут обслуживать весь или часть долга компании A, персонал не настаивает на том, чтобы долг отражался в финансовой отчетности компании B при условии полного и заметного раскрытия отношений между компаниями A и B и фактических или потенциальных обязательств по денежным потокам.В связи с этим персонал считает, что Отчеты 5 и 57, а также Интерпретация 45 требуют достаточного раскрытия информации, чтобы позволить пользователям финансовой отчетности компании B полностью понять влияние отношений на текущие и будущие денежные потоки компании B. Правило 4-08(e) Положения S-X также требует раскрытия информации об ограничениях, ограничивающих выплату дивидендов.

Таким образом, персонал считает, что раздел капитала балансового отчета компании B и любая предварительная финансовая информация и таблицы капитализации должны четко указывать, что такое соглашение существует. 9 Независимо от того, отражен ли долг в финансовой отчетности компании B, примечания к финансовой отчетности компании B должны, как правило, раскрывать, как минимум: (1) отношения между компанией A и компанией B; (2) описание любых договоренностей, результатом которых является гарантия компании B, залог активов 10 или акций и т. д., что обеспечивает обеспечение долга компании A; (3) степень (в совокупности и за каждый из пяти лет, следующих за датой последнего представленного балансового отчета), в которой Компания А зависит от денежных потоков Компании В для обслуживания своего долга, и метод, с помощью которого это будет происходить ; и (4) влияние таких денежных потоков на способность Компании Б выплачивать дивиденды или другие суммы держателям ее ценных бумаг.Кроме того, персонал считает, что в разделе «Обсуждение и анализ финансового положения и результатов деятельности» руководства компании «Б» следует обсудить любое существенное влияние обслуживания ею долга компании «А» на ее собственную ликвидность в соответствии с пунктом 303(а)(1) Положения S-K.

*****

У. Удалено САБ 112

*****

ТЕМА 6: ИНТЕРПРЕТАЦИИ ВЫПУСКОВ СЕРИИ БУХГАЛТЕРСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ И ФИНАНСОВОЙ ОТЧЕТНОСТИ

*****

G. Выпуски 177 и 286 серии бухгалтерского учета — в отношении поправок к форме 10-Q, Положению S-K и Положению S-X о промежуточной финансовой отчетности.

*****

1. Отдельные квартальные финансовые данные (пункт 302(а) Положения S-K)
а. Раскрытие отдельных квартальных финансовых данных

Факты : Пункт 302(a)(1) Регламента SK требует раскрытия информации о чистых продажах, валовой прибыли, доходах до чрезвычайных статей и кумулятивном эффекте изменения в бухгалтерском учете, данных по акциям на основе таких доходов (убытков), нетто доход (убыток) и чистый доход (убыток), приходящийся на владельца регистрации за каждый полный квартал в течение двух последних финансовых лет и любого последующего промежуточного периода, за который включена финансовая отчетность.Пункт 302(a)(3) требует, чтобы владелец регистрации описывал эффект любого выбытия компонентов организации 11 и чрезвычайных, необычных или редко встречающихся статей, признаваемых в каждом квартале, а также совокупный эффект и характер года. — конец или другие корректировки, которые существенны для результатов этого квартала. Кроме того, Пункт 302(a)(2) требует сверки сумм, ранее указанных в Форме 10-Q, с представленными квартальными данными, если суммы различаются.

*****

2.Поправки к форме 10-Q
а. Форма сокращенной финансовой отчетности

Факты : Правила 10-01(a)(2) и (3) Положения SX предусматривают, что промежуточные балансы и отчеты о прибылях и убытках должны включать только основные заголовки (т.е. пронумерованные заголовки), установленные в Положении SX, с за исключением запасов, где данные о сырье, незавершенном производстве и готовой продукции должны быть включены, если это применимо, либо на лицевой стороне баланса, либо в примечаниях к нему.Если какая-либо основная статья баланса составляет менее 10% от общей суммы активов и сумма этой статьи не увеличилась или не уменьшилась более чем на 25% с конца предыдущего финансового года, эта статья может быть объединена с другими. Когда любой крупный заголовок отчета о прибылях и убытках составляет менее 15% от среднего чистого дохода, относящегося к зарегистрированному лицу за последние три финансовых года, и сумма в заголовке не увеличилась или не уменьшилась более чем на 20% по сравнению с соответствующим промежуточным периодом предыдущего финансового года заголовок может быть объединен с другими. Аналогичным образом отчет о движении денежных средств может быть сокращен, начиная с одной цифры движения денежных средств от операций и показывая другие изменения по отдельности только в том случае, если они превышают 10% среднего значения потоков денежных средств от операций за последние три года.

Вопрос 1 : Если компания ранее объединяла заголовки в форме 10-Q, но должна представить такие заголовки отдельно в форме 10-Q за текущий квартал, должна ли она задним числом реклассифицировать суммы, включенные в финансовую отчетность за предыдущий год. представлены для сравнительных целей, чтобы соответствовать заголовкам, представленным для квартала текущего года?

Интерпретирующий ответ : Да.

Вопрос 2 : Если компания использует метод валовой прибыли или какой-либо другой метод для определения стоимости товаров, проданных за промежуточные периоды, будет ли приемлемо заявить только, что практически невозможно определить компоненты запасов в промежуточные периоды?

Интерпретирующий ответ : Персонал считает, что раскрытие информации о компонентах запасов важно для инвесторов. Принимая это решение, персонал признает, что владельцы регистрации могут не проводить инвентаризацию в промежуточные периоды и что, следовательно, руководству придется оценивать компоненты инвентаризации.Тем не менее, персонал считает, что руководство сможет сделать разумную оценку компонентов запасов, основываясь на своих знаниях о производственном цикле компании, затратах (трудовых и накладных), связанных с этим циклом, а также относительном объеме продаж и закупок компании. .

Вопрос 3 : Если у компании есть годы, в течение которых операции привели к чистому оттоку денежных средств и их эквивалентов, должна ли она исключить такие годы из расчета денежных средств и их эквивалентов, полученных в результате операций за три последних года, при определении того, какие исходники и приложения надо показывать отдельно?

Интерпретирующий ответ : Да.Аналогично определению средней чистой прибыли, если операции привели к чистому оттоку денежных средств и их эквивалентов в течение какого-либо года, такая сумма должна быть исключена при расчете денежного потока от операций за три последних года, если только операции не привели к чистый отток денежных средств и их эквивалентов за все три года, и в этом случае для проверки следует использовать среднее значение чистого оттока денежных средств и их эквивалентов.

*****


1 Как отмечено в разделе «Статус» Реферата к Вопросу 86-15, положения о продлении срока действия долгового инструмента должны быть проанализированы, чтобы определить, являются ли они встроенным производным инструментом, требующим отдельного учета в соответствии с Отчетом 133. (с изменениями, внесенными).

13 См. SAB 40, раздел 12.A.3.c.

14 Как было объявлено в Выпуске финансовой отчетности № 2 (9 июля 1982 г.).

6 Руководство настоящего SAB также следует учитывать применительно к отдельной финансовой отчетности компании B, включенной в ее публичное предложение после выделения или отделения компании B от компании A.

7 Руководство настоящего SAB также следует учитывать, если Компания А профинансировала приобретение Компании В путем выпуска обязательных погашаемых привилегированных акций.

8 Сотрудники не верят, что финансовая отчетность компании B должна отражать долг в этой ситуации, потому что в случае неисполнения долга компанией A держатель(и) долга будет иметь право только на акции компании B, принадлежащие компании A. Другие держатели акций или долговых обязательств Компании B сохранят свой приоритет в отношении чистых активов Компании B.

9 Например, персонал отметил, что некоторые владельцы регистраций указали в таких финансовых отчетах (как часть акционерного капитала) фактическое или потенциальное соглашение о финансировании и намерение владельца регистрации выплатить дивиденды для погашения долга своей материнской компании. требования к обслуживанию.Персонал считает, что такое раскрытие полезно для того, чтобы подчеркнуть существование договоренностей, которые могут привести к использованию денежных средств компании B для обслуживания долга компании A.

10 Залог материальных ценностей должен быть четко указан на лицевой стороне баланса. Например, если все или практически все активы находятся в залоге, заголовки «активы» и «общие активы» должны включать в скобках: «заложены в счет долга материнской компании — см. примечание X».

11 См. вопрос 5, где обсуждается значение компонентов сущности, используемых в пункте 302(a)(2).

Обзор разделения обязанностей — финансы и бухгалтерский учет

Что такое «разделение обязанностей?»

Разделение обязанностей — это средство, с помощью которого ни одно лицо не имеет единоличного контроля над сроком действия транзакции. В идеале ни один человек не должен:

  • Инициировать транзакцию
  • Подтвердить транзакцию
  • Записать транзакцию
  • Согласовать транзакцию
  • Обработка связанного актива
  • Обзор отчетов

На каждую транзакцию должно быть по крайней мере две группы глаз.

Почему это важно?

Разделение обязанностей имеет решающее значение для эффективного внутреннего контроля, поскольку снижает риск как ошибочных, так и ненадлежащих действий.

Все подразделения должны попытаться разделить функциональные обязанности, чтобы гарантировать, что ошибки, преднамеренные или непреднамеренные, не могут быть совершены без обнаружения другим лицом. Кроме того, разделение обязанностей является сдерживающим фактором от мошенничества, поскольку для совершения мошеннического действия требуется сговор — работа с другим лицом.

Как насчет небольших отделов?

Если разделение обязанностей невозможно из-за небольшого размера отдела, необходимо внедрить компенсирующие элементы управления. Детальный обзор деятельности Уровня 2 и/или Уровня 3 необходим, чтобы компенсировать отсутствие разделения обязанностей.

Азбука разделения обязанностей

Как правило, ни один работник не должен выполнять должностные обязанности более чем в одной из следующих трех категорий обязанностей:

  1. A Обработка и распоряжение активами: наличие физического доступа к активам Университета или возможность контролировать, куда направляются активы
    • Активы включают наличные деньги, билеты и пропуска, карты PCard, расходные материалы, оборудование, книги, чеки поставщиков и платежных ведомостей, а также заказы на покупку
    • Управление активом включает в себя инициирование платежа поставщика или заработной платы в myUFL, настройку нового сотрудника в системе управления персоналом (HRMS), внесение корректировок в транзакцию по счету студента, размещение заказа на расходные материалы, распределение чеков по заработной плате и указание куда должны быть доставлены заказы на поставку
  2. B просмотр или запись транзакций в главную книгу или вспомогательную книгу myUFL: запись или проводка финансовой операции в главную книгу myUFL
    • Запись финансовых транзакций в myUFL происходит при утверждении счета поставщика, прямого платежа или журнала
  3. C сравнение или проверка транзакций или балансов: сверка и проверка транзакций, фигурирующих в главной книге myUFL, на предмет достоверности и обоснованности.
    • Ежемесячная сверка необходима как ключевой внутренний контроль для обеспечения точности данных в myUFL — официальном бухгалтерском учете университета Флориды

 Как это выглядит?

При распределении обязанностей между людьми, участвующими в обработке финансовых транзакций, учитывайте следующее:

  1. Предпочтительное количество людей, которые должны быть вовлечены в управление финансовым процессом, составляет трое или более – при таком уровне штатного расписания удовлетворительное разделение обязанностей может быть достигнуто довольно легко
  2. Минимальное количество людей, которые могут успешно управлять финансовым процессом, равно двум. При таком уровне штатного расписания может быть достигнуто удовлетворительное разделение обязанностей, но не без тщательного планирования.
    • Для некоторых процессов некоторые обязанности могут выполняться совместно обоими сотрудниками
  3. На лицо, участвующее в нескольких финансовых процессах, должны быть возложены обязанности в рамках одной категории обязанностей, например, управление активами, в разных процессах. Например, людям с обязанностями по управлению активами в процессе обработки наличности следует назначить только обязанности по управлению активами в других финансовых процессах.

Примечание. Сотрудник, выполняющий «запасную» роль, должен быть компетентным и иметь те же полномочия, что и лицо, обычно выполняющее свои обязанности.

Пример – Работа с наличностью

Ответственность Категория службы Идеально: 4 человека Хорошо: 3 человека Минимум: 2 человека
Прием наличных денег (кассовое обслуживание) и подсчет наличных денег при закрытии денежного ящика Управление активами Сотрудник 1 Сотрудник 1 Совместное – Сотрудники 1 и 2*
Депозитная подготовка и запись поступления наличных в депозитные записи/журналы Бронирование Сотрудник 2 Сотрудник 2 Совместное – Сотрудники 1 и 2*
Запись депозита в myUFL Бронирование Сотрудник 3 Сотрудник 3 Посвящение: Сотрудник 1

Одобрение:

Сотрудник 2

Внесение наличных в кассу университета Управление активами Сотрудник 1 Сотрудник 1 Сотрудник 1
Сравнение денежных вкладов, зарегистрированных в главной бухгалтерской книге, с суммами вкладов, указанными в копиях ведомственных записей/журналов Сравнение/Обзор Сотрудник 4 Сотрудник 3 Сотрудник 2**

*Закрытие денежного ящика осуществляется совместно с обоими сотрудниками, которые наблюдают за подсчетом и удостоверяют сумму вклада, фигурирующую в записях/журналах отдела. Сотрудник 2 сохраняет и защищает копию записи/журнала для проверки бухгалтерской книги.

** В идеале кто-то, кроме сотрудников 1 или 2, должен проверять и удостоверять ежемесячную сверку

Пример — Покупка

Ответственность Категория службы Идеально: 4 человека Хорошо: 3 человека Минимум: 2 человека
Инициация заказа Управление активами Сотрудник 1 Сотрудник 1 Сотрудник 1
Утверждение заказа Бронирование Сотрудник 2 Сотрудник 2 Сотрудник 2
Подтверждение получения товара Управление активами Сотрудник 3 Сотрудник 1 Сотрудник 1
Оплата счета Бронирование Сотрудник 2 Сотрудник 2 Сотрудник 1
Проверка и сертификация бухгалтерской книги Сравнение/Обзор Сотрудник 4 Сотрудник 3 Сотрудник 2**

**В идеале кто-то, кроме сотрудников 1 или 2, должен проверять и удостоверять ежемесячную сверку

Пример – выставление счетов и дебиторская задолженность

Ответственность Категория службы Идеально: 4 человека Хорошо: 3 человека Минимум: 2 человека
Проверка и утверждение платежных данных, включенных в счета Бронирование Сотрудник 1 Сотрудник 1 Сотрудник 1
Корректировка выставления счетов, включая выдачу кредита по счету и разрешение на списание остатка безнадежной задолженности Управление активами Сотрудник 2 Сотрудник 2 Сотрудник 2
Книга транзакций корректировки выставления счетов или система выставления счетов, регистрирующая платежи Бронирование Сотрудник 3 Сотрудник 1 Сотрудник 1
Сравнение баланса AR, зарегистрированного в главной книге, с общими счетами, отраженными в биллинговой системе или записях Сравнение/Обзор Сотрудник 4 Сотрудник 3 Сотрудник 2

Последнее рассмотрение

31. 07.2021: проверено содержание

Обучение

PRO303 — Внутренний контроль в UF

PST130 — сверка для уровня 1

Внутренний контроль и обеспечение качества: (352) 392-1321

12 советов по повышению эффективности финансовых операций

РЕЗЮМЕ
  • КОРПОРАТИВНЫЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ ОТДЕЛЫ должны преодолеть нежелание со стороны других в их компаниях вносить изменения в установленные процедуры.Такой изменения, часто сопровождающие установку новых программное обеспечение для бухгалтерского учета — может помочь сократить трудозатраты, ускорить ежемесячное закрытия и помочь компаниям стать более прибыльными.
  • УЛУЧШЕНИЯ МОГУТ БЫТЬ СДЕЛАНЫ В нескольких областях, включая дебиторской задолженности, где компании могут рассмотреть возможность использования обработки сейфа, чтобы получить депозиты в свой банк счета быстрее. Компании также могут использовать программное обеспечение для проводить проверки кредитоспособности перед отправкой товаров, сводя к минимуму убытки от безнадежных долгов.
  • В ОБЛАСТИ КРЕДИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ, компании может упростить обработку отчетов о командировках и расходах, изменить ваучерирование позиций заказа на поставку, реализовать использование корпоративную карту покупок для мелких покупок и рассмотрите аутсорсинг обработки грузовых платежей.
  • ОБЩИЕ УЛУЧШЕНИЯ РЕГИСТРАЦИИ могут быть сделаны сбор налоговой информации при наличии первичных документов обработаны, приняв типовой план счетов для всей компании и сократить ежемесячное время закрытия на полностью используя возможности программного обеспечения.
  • ТАКЖЕ МОЖНО ВНЕСТИ ИЗМЕНЕНИЯ В ПРОЕКТ Бухгалтерия, казначейство управления и основных средств, чтобы настроить отдельное кодирование для конкретные проекты, ускорить выверку банковских счетов и интегрировать основные средства с главной бухгалтерской книгой.

C Корпоративные бухгалтерии часто ограничены традиция. Установленные процедуры увековечивают всепроникающее мышление «Это то, как это всегда делалось.«Но введение нового программного пакета бухгалтерского учета или обзор уже существующего установленная дает сотрудникам бухгалтерии возможность капитального ремонта ежедневные финансовые операции в интересах компании. В таких стыковки, основы реинжиниринга, такие как финансовая обработка, главная бухгалтерская книга, бухгалтерский учет проектов и управление финансами могут сократиться затраты на оплату труда, ускорить ежемесячное закрытие, улучшить управление денежными средствами и помочь компания становится более прибыльной.

Как Джерри Ф. Уайт, директор Caruth Institute of Owner-Managed Бизнес в Школе бизнеса Кокса Южного методистского университета в г. Даллас, отмечает: «Эффективная финансовая отчетность необходима принимать управленческие решения своевременно, до появления проблемы соединения. Чем быстрее у вас будет качественная информация, тем быстрее руководство сможет принять корректирующие меры.»

По словам Лизы Робинсон Ваугаман, технического директора проекта SAP в Quaker State Corp. в Лас-Колинасе, штат Техас, и бывший старший менеджер по трансформации процессов в Ernst & Young в Далласе, лучшие практики реинжиниринга «консолидируют рутинную обработку, оптимизировать трудоемкие задачи с небольшим преимуществом или исключить данные дублирование за счет более полного использования программных возможностей.«12 идеи, представленные в этой статье, могут работать на Fortune 500 компаний, а также предприятий малого и среднего бизнеса, использующих стандартные программные пакеты. Хотя эти советы можно применить к текущим финансовые программы, когда компания внедряет новое программное обеспечение, Waugaman советует лучше пересмотреть основные финансовые процедуры до выходя в интернет.


ДЕБИТОРСКАЯ ЗАДОЛЖЕННОСТЬ

СОВЕТ 1 Используйте обработку сейфа. CPA, работающие на компаниям с большим объемом клиентских платежей следует рассмотреть обработка сейфа вместо ручной записи платежей клиентов в задолженность на счетах. В соответствии с этой договоренностью клиенты почтовые платежи на почтовый ящик, обычно в местном банке. Это дает компании очевидные ощутимые преимущества. Чем быстрее банк вносит платежи на счете компании, тем скорее компания заработает проценты. Банк может передавать компьютерный файл с информацией о денежных переводах в электронном виде применяться автоматически к компьютеризированной дебиторской задолженности компании.CPA могут определять параметры программного обеспечения для сопоставления входящих платежей и неоплаченных заказы по таким критериям, как сумма в долларах, номер счета или дата, или любая комбинация. При необходимости, говорит Воугаман, компания должна расширяться. критерии, которые он использует для сопоставления входящих данных с ожидающими дебиторской задолженности, чтобы полностью исключить ручное вмешательство, за исключением неопознанные клиенты или суммы.

СОВЕТ 2 Улучшить управление кредитами. Многие компании принимают заказы и отправлять товары, не проверяя кредит клиента, потому что продавцы получать деньги за продажи, а не за сбор счетов.Тем не менее задержки в проверки кредитоспособности могут привести к тому, что компания потеряет деньги, увеличивая свои плохие долги. В таких случаях компании целесообразно перейти на пакет программного обеспечения, который позволяет проверять кредитоспособность во время заказа Вход. Если текущее программное обеспечение компании уже позволяет это, CPA следует поощрять более строгое соблюдение этой процедуры. Согласно с Ваугаман, хорошая программа по-прежнему позволяет торговому персоналу поддерживать объем заказов, но приостанавливает заказы от клиентов с плохой кредитной историей.Затем кредитный менеджер может решить, следует ли освобождать или отменять заказы от этих клиентов.


КРЕДИТОРСКАЯ ЗАДОЛЖЕННОСТЬ

СОВЕТ 3 Оптимизация обработки отчетов о командировках и расходах. CPA должны тщательно проверять повторяющиеся расходы, обрабатываемые их отделы кредиторской задолженности компаний для лучшего управления временем меры. Лучше всего начать с командировочных расходов и расходов сотрудников. отчеты (ТиО).Они поглощают изрядное количество накладных расходов персонала расходы из-за времени, необходимого для утверждения и деталей участие в настройке платежных операций.

Чтобы упростить обработку T&E, сотрудников следует попросить подавать отчеты в электронном виде с предварительно закодированными расходами. «Предварительное кодирование устраняет трудоемкое бремя кодирования», — говорит Воугаман, который указывает на еще одно электронное преимущество. «Ошибки сложения вероятно, произойдет при ручных вычислениях, тогда как электронные электронные таблицы подтверждают итоги.»

Воугаман предлагает еще одну меру экономии времени. Компании могут ускорить Обработка отчетов T&E за счет исключения ручного утверждения менеджерами в пользу прямого электронного представления платежа. Это позволяет избежать ловушка отчета о расходах томится в почтовом ящике менеджеров и необоснованная задержка в процессе возмещения. Работник подотчетность можно отслеживать с помощью ежемесячных компьютерных отчеты отдела для аудита или проверки менеджером на предмет исключений из внутренние политики.Или программное обеспечение может быть запрограммировано для генерации отчеты о сотрудниках, которые превышают лимиты T&E.

СОВЕТ 4 Изменение ваучера позиций заказа на поставку. Когда компании покупают инвентарь, сырье или даже товары и услуги, недостаточная информация о заказе на поставку может привести к пустой трате драгоценного времени сотрудники по работе с кредиторской задолженностью, которые должны проверять счета-фактуры в отношении покупки заказы на проверку. Компании могут решить эту проблему, попросить сотрудника или отдел, совершающий покупку, предоставить ключ финансовая информация, такая как код начисления, условия оплаты (быстрота оплата), способ оплаты (телеграф или чек) и денежный перевод поставщика адрес. Воугаман предлагает компаниям также спрашивать сотрудников по закупкам или отдел для налогового кода, который показывает, как продукт будет использоваться потому что это может повлиять на государственные и местные налоги. Например, труд по обслуживанию или ремонту машины может потребовать специального обработка налогов. Эти процедуры предотвращают потерю времени на проверку информации или необходимости возвращать счета отправителю отделение.

Расхождения между заказанными суммами и фактическим счетом-фактурой на отгрузку также может нарушить обработку кредиторской задолженности.По словам Ваугамана, «не зная, примут ли покупатели дефицит или излишки, кредиторская задолженность персонал должен установить эти транзакции в сторону и ждите дальнейших указаний». Чтобы избежать этого разочарования, компании могут установить допуск в программе для отклонения либо по поставщику, либо по продукту. Ваугаман говорит, что это может быть нулевой допуск, требующий идеального совпадения, или допуск 10% меньше или больше суммы посылки.

Вместо этого трехстороннего совпадения ( заказ на покупку 5 товаров получен5счет получен), компания также имеет возможность двустороннего матч (заказ на покупку5товары получены).С избранными крупными поставщиками, сотрудники по работе с кредиторской задолженностью могут полностью отказаться от счетов-фактур, установление условий оплаты в зависимости от полученных товаров. «Это требует прочных отношений с поставщиками, — предупреждает Вогаман. «и надежный метод для точного определения количества товары отгружены». Такие договоренности хорошо работают с поставщиками с которым компания имеет большой объем транзакций.

СОВЕТ 5 Используйте корпоративную карту покупок для мелких покупок и путешествовать. Вместо того, чтобы иметь дело с кредиторской задолженностью объемные товары до 100 долларов, компания должна распределить покупку карточка на сотрудника в каждом отделе. Таким образом, бухгалтерский учет персонал может объединять несколько счетов за мелкие товары в один проверяйте и избегайте многочисленных проверок, требующих вложения конвертов, почтовых расходов и поддержка нескольких поставщиков в системе программного обеспечения.

Несмотря на то, что многие компании осуществляют микроуправление, размещая каждый элемент на счет корпоративной карты на определенный код начисления, стоимость этого деятельность должна быть сопоставлена ​​с ценностью, которую получает компания.Воугаман видел случаи, когда каждый пункт в счете компании Visa был взимается с другим кодом, потому что руководство беспокоится о захвате каждая цена до копейки. Но она говорит, что это не стоит времени и труда чтобы кто-то проверил действительность этих предметов, присвойте коды начислений к ним и выполнить сотни записей. Как правило, один код оплаты на карту упрощает учет.

Компании также могут сократить объем счетов, поступающих на счета оплачивается путем выдачи корпоративных карт отдельным сотрудникам, путешествующим регулярно по делам компании.Если компании не следуют этому подход, кредиторская задолженность, возможно, придется выделить одного или двух человек для согласование таких вещей, как авиабилеты, взимаемые с компании, с счета расходов сотрудников. Использование корпоративных платежных карт у сотрудников имена упраздняет эти рабочие места, перекладывая согласование и оплату бремя для сотрудников, у которых есть стимул представлять отчеты о расходах быстро, чтобы сделать свои сроки оплаты кредитной карты. Воугаман подчеркивает что особые вопросы, такие как скидки на авиабилеты, требующие раннего покупка за несколько месяцев до подачи T&E, должна быть проработана таким образом сотрудников не наказывают.

СОВЕТ 6 Аутсорсинговая обработка фрахтовых платежей. Обычно клерк по счетам к оплате обрабатывает несколько листов бумаги, чтобы согласовать отгрузки и товаросопроводительные документы, а затем вручную ключи в каждом накладная за перевозку. Компании могут освободить кредиторскую задолженность от этого процесса путем отдачи этих срочных платежей третьей стороне. Для плату, поставщик выполнит сверку, аудит счетов за точные расходы, делать денежные переводы и предоставлять компаниям периодические информационные потоки для автоматического ввода в финансовые отчеты. Аутсорсинг не будет рентабельным, если объем поставок компании оправдывает это.


ГЛАВНАЯ БУМАГА

СОВЕТ 7 Захват налоговой информации при обработке первичных документов. Многие компании регистрируют покупку — для внутреннего ремонта или техническое обслуживание, например, — и просмотреть его позже, чтобы определить соответствующий налоговый режим. «Не обрабатывать транзакцию дважды, — советует Вогаман. — Запишите один раз для обоих для целей управленческой и налоговой отчетности.«Она говорит последнее программное обеспечение предназначено для обработки налоговых потребностей с большей эффективностью. Если В пакете компании эта функция отсутствует, можно использовать другую часть программного обеспечения. куплены и «прикручены» к существующей системе.

СОВЕТ 8 Принять стандартный план счетов. Каждый отдел, подразделение и дочерняя компания компании должны использовать один и тот же список счета (дебиторская задолженность, кредиторская задолженность, денежные средства), из которых состоит компания Главная бухгалтерская книга. Кроме того, корпоративная бухгалтерия должна выдавать стандартные рекомендации по кодированию транзакций. Стандартизированный счета и номера счетов по всей компании обеспечивают более точная отчетность в процессе консолидации.

СОВЕТ 9 Уменьшить ежемесячное время закрытия. Издается ежемесячно финансовая отчетность в середине следующего месяца, как и нормой для многих компаний, не позволяет высшему руководству реагировать на своевременная основа для изменений в деловом мире.Модернизация финансового система с полностью интегрированным программным пакетом может радикально сократить это отставание. Такие программы автоматически загружают подсистемы, такие как кредиторскую задолженность в главную бухгалтерскую книгу, тем самым устраняя время и труда, необходимого для ручного суммирования вспомогательных книг, согласования любых несоответствия с главной бухгалтерской книгой и ключевыми записями в бухгалтерской книге. Это не только может сократить время обработки для компаний, которые ежемесячно закрытия, но также может привести к огромной экономии средств.


УЧЕТ ПРОЕКТОВ

СОВЕТ 10 Настройте отдельный код для управления проектами. Кому зафиксировать затраты на текущую статью капитальных затрат, такую ​​как строительство в дополнение к объекту компании, CPA должны установить отдельную кодировку для проекта по кредиторской задолженности, чтобы эти затраты были интегрированы в общую книгу. Это исключает обработку транзакции дважды, говорит Вогаман, сначала для целей оплаты, а затем для рассмотрения менеджер проекта, который сравнивает текущие расходы по проекту с бюджетом расходы. Если в текущем программном пакете компании отсутствует эта функция, можно приобрести отдельный пакет, который оба подключаются к учетным записям платный и доступен для управления проектом.


УПРАВЛЕНИЕ КАЗНАЧЕЙСТВА

СОВЕТ 11 Ускорить сверку банковских счетов. В зависимости от объем чеков, которые выписывает компания, бухгалтеры могут захотеть скачать информация о чеках, выписанных из банка ежедневно, а не ежемесячно. Такой распорядок дня — более управляемый, чем обычный объем в месяцы конец — также может ускорить ежемесячное закрытие. С помощью встроенного программные пакеты или программное обеспечение со специальным интерфейсом, написанное программист, финансовое программное обеспечение компании, написанное программистом, финансовое программное обеспечение компании может ежедневно читать банковские записи, автоматически сопоставлять погашенные непогашенные чеки и обновлять счета оплачиваемый чековый файл.


ОСНОВНЫЕ СРЕДСТВА

СОВЕТ 12 Интеграция основных средств с главной книгой. Эта система обычно упускается из виду во время обзора модернизации финансового операций, потому что это мало влияет на повседневную деятельность компании. операции. Основные средства требуют корпоративных счетов, которые отслеживают информация для целей налогообложения, финансовая отчетность и амортизация. Как правило, когда проекты капиталовложений закончены, они капитализируются как основные средства, которые немедленно начинают для формирования амортизационных отчислений. Говорит Воугаман: «Если программное обеспечение пакет объединяет эти подсистемы данных с кредиторской задолженностью и главная книга, затем автоматически обновляется подсистема основных средств появляются в общей книге. Это гарантирует, что готовый капитал проекты своевременно превращаются в основные средства и не получают теряется.» Такая интеграция также исключает еще одну задачу из ежемесячный список закрытия.


ОПТИМИЗАЦИЯ И ЭНЕРГИЯ
CPA могут использовать множество идей для рационализации и активизации финансовые операции типичной корпоративной бухгалтерии.Хотя такие модификации могут улучшить финансовую отчетность и реализовать экономия расходов на персонал, многие компании говорят, что они слишком заняты или нет времени менять. Чтобы преодолеть такое сопротивление, Вогаман предлагает: «Выберите один или два предмета, которые могут сделать самый большой различия в операциях и сделать их приоритетными». Можно использовать и другие идеи. реализовать позже, когда отношение изменится. Альтернативой является поддерживать статус-кво, иметь недовольных сотрудников и публиковать устаревшие финансовые отчеты.

Обзор процесса учета заказов на поставку

Ниже приводится краткий обзор процесса заказа на поставку с точки зрения бухгалтерского учета:

Заявка на покупку (PR)

Что это?

Запрос на утверждение для выполнения заказа на товары и услуги

Что происходит в FIS?

  • Резервирование (обязательство) делается в отношении бюджета отдела, зарегистрированного на счетах управления бюджетом (FM) (CFC или сочетание CFC/фонда)
  • В настоящее время по этим счетам не регистрируются «фактические данные»

Заказ на покупку (ЗП)

Что это?

Договор между покупателем и продавцом о покупке товаров и/или услуг, предусматривающий некоторые условия покупки

Что происходит в FIS?

  • Если в FIS уже создана заявка на покупку, это не оказывает финансового влияния на сумму бюджета, зарезервированного для этой транзакции; резервирование (обязательство) по ведомственным счетам УМ уже существует. Фактическое обязательство перемещается из заявки на покупку в заказ на покупку.
  • Если заявка на покупку еще не создана, создается транзакция заказа на покупку и выполняется резервирование по бюджету в счетах FM отдела.
  • В настоящее время по этим счетам не регистрируются «фактические данные»

Получение товаров (GR)

Что это?

Подтверждение «получения» (например, приемки) товаров и/или услуг.Это означает, что платеж может быть произведен, поскольку условия договора купли-продажи (например, заказ на поставку) были выполнены.

Что происходит в FIS?

  • В ведомственной бухгалтерии ФМ:
    • Обязательство (резервирование) по бюджету в ведомственных счетах УФ остается без изменений.
    • В настоящее время по этим счетам не регистрируются «фактические данные».
  • В ведомственных контроллинговых (СО) счетах (МВЗ или Внутренний заказ)
    • Запись делается следующим образом:
      • DR: Расход (только по МВЗ отдела или по внутреннему заказу) CR: Счет начисленных обязательств (G/L 537000)
        Проводка документа GR представляет собой приемку товаров и/или услуг в том виде, в котором они были доставлены, и фиксирует это как «накопленное» обязательство Университета. «Накопившееся» обязательство — это обязательство, при котором мы (UofT) признаем, что платеж причитается внешней стороне, но формальный запрос (например, счет) на оплату не получен.

Квитанция об оплате (IR)

Что это?

Официальный запрос поставщика на оплату поставленных товаров и/или услуг.

Что происходит в FIS?

  • В ведомственных счетах ФМ происходят два события:
    • Обязательство по заказу на покупку (резервирование) уменьшается на сумму, запрошенную в счете-фактуре, и соответствующая сумма бюджета становится доступной для оплаты
    • В это время регистрируется «фактическая» расходная транзакция Примечание : Те же бюджетные доллары, которые были зарезервированы транзакцией заказа на поставку, теперь используются для оплаты поставщику; транзакция обязательства ЗП заменяется транзакцией «фактических» расходов.
  • В ведомственных Контроллинговых (СО) счетах (МВЗ или Внутренний заказ):
    • В результате этой транзакции нет активности; счета CO обновляются только в момент проводки документа GR.
  • Поскольку запрос на формальный платеж теперь сделан, документ IR приводит к следующей проводке по счетам начисления и поставщика UofT
    • DR: Счет начисленных обязательств (основная книга 537000)
      CR: счет поставщика
      Эта запись перемещает запись об обязательствах со счета «общая ответственность» (основная книга 537000) на соответствующий счет поставщика для оплаты.

Что делать, если требуется внести исправления в документ заказа на поставку

Заказ на поставку больше не требуется:

См. краткое справочное руководство: Завершение и отмена заказа на поставку

Документ о поступлении товаров зарегистрирован, но платеж поставщику не был обработан с использованием процесса получения счета-фактуры (например, введен как «подтвержденный счет-фактура»)

Требуется два шага:

  1. Аннулировать документ о поступлении товаров; см. краткое справочное руководство: Реверс поступления материала
  2. Отменить заказ на покупку; См. краткое справочное руководство: Завершение и отмена заказа на поставку
  3. .

Если у вас есть дополнительные вопросы, пожалуйста, свяжитесь с представителем факультета FAST Team.

Кредиторская задолженность — Управление контролера

Наши сотрудники обрабатывают счета от внешних поставщиков, а также все платежи, не связанные с выплатой заработной платы. к преподавателям и сотрудникам.

Развернуть всеAP Uploads Загрузка

AP — это способ оплаты поставщику или частному лицу. Если у вас 10 и более платежей в одной из следующих категорий доступна загрузка AP вместо того, чтобы вводить каждый ключ платеж в платежный запрос:

  • призы и награды
  • стипендии
  • оказанные услуги
  • выплаты наставника
  • возврат
  • участников

Обычный vs. Единая оплата

 Используйте рабочий лист обычных платежей [xlsx] для платежей, у которых есть идентификатор поставщика и номер счета-фактуры или дата обслуживания. (стипендии, оказанные услуги).

 Используйте единый рабочий лист оплаты [xlsx] для единовременных платежей десяти или более лицам, где не требуется идентификатор поставщика (участники, компенсация, заработная плата).Используйте единую форму возврата [pdf] для единовременных платежей от одного до девяти человек.

Пожалуйста, прикрепите рабочий лист, форму утверждения AP [pdf], памятку и любую вспомогательную документацию с запросом по электронной почте на [email protected] sc.edu.

Денежные авансы

Денежные авансы – это виды платежей, которые выдаются для авансирования средств на образовательные программы (обучение за границей), поездки, поездки участников исследований и команд по легкой атлетике.Все денежные авансы должны быть урегулированы в течение 30 дней после окончания периода аванса.

Возмещение расходов сотрудников (кроме командировок)

Возмещение сотрудникам (кроме командировочных) обрабатывается через модуль расходов. Расходы модуль — это инструмент онлайн-платежей, который позволяет сотруднику или доверенному лицу создавать расходы сделка. Этот инструмент имеет строгие правила и возмещение расходов сотрудников (без командировочных расходов). матрица допустимых видов возмещения.

Примечание: Возмещение расходов сотрудникам следует использовать только в том случае, если нет другого жизнеспособного метода оплаты доступный; это исключение, а не норма.

Форма корректировки модуля расходов Формы исправления модуля расходов

используются для корректировки или исправления отчетов об оплаченных расходах. для командировок, возмещения расходов сотрудников (не связанных с командировками), закупочных карточек и командных карточек. Эти корректировки или исправления могут включать, но не ограничиваться отделами, фондами, счета, проекты и суммы распределения. Использование этого модуля позволит корректировать и корректировки, которые должны быть связаны непосредственно с исходным отчетом о расходах.

Приведенную ниже форму необходимо заполнить, подписать и отправить по электронной почте [email protected] вместе со всей сопроводительной документацией. Чтобы более эффективно обрабатывать эти запросы, в теме письма укажите следующее:

  • Туристический опыт. Исправления модуля (для отчетов о командировочных расходах)
  • Опыт сотрудника. Исправления модуля (для возмещения (некомандировочных) расходов сотрудникам) отчеты)
  • P-Card Exp.Исправления модуля (для отчетов о расходах карты закупок)
  • Командная карта Опыт. Исправления модуля (для отчетов о расходах командных карт)
Форма корректировки модуля расходов [pdf]
Журнальные ваучеры Журнальные ваучеры

(JV) используются в PeopleSoft для корректировки или исправления размещенных и оплаченных ваучеры.Эти корректировки или исправления могут включать, помимо прочего, отделы, средства, счета, проекты и суммы распределения. Использование журнального ваучера будет разрешить внесение исправлений и корректировок непосредственно в исходный ваучер. Следующая процедура предоставит вам информацию для подготовки журнального ваучера. электронные формы. Пожалуйста, приложите всю подтверждающую документацию к электронному журналу ваучера.

Все вопросы следует направлять в почтовый ящик журнала ваучеров по адресу [email protected] .

Платежный запрос

Платежный запрос — это инструмент онлайн-платежей в PeopleSoft для оплаты счетов по 10 000 долларов.Этот инструмент имеет строгие правила и платежную матрицу для разрешенных типов платежи.

Выплаты физическим лицам (гонорары и стипендии)
Гонорары

Граждане США — гонорары — это выплаты в знак признания действий или профессиональных услуги, для которых обычай или приличия запрещают устанавливать цену.Эти платежи считаются гонораром только в том случае, если контракт на предоставляемые услуги отсутствует. Если договор заключен, вы должны использовать Заявку на заказ на покупку. обработать. Гонорары, соответствующие этому определению, будут использовать платежный запрос в PeopleSoft. Дополнительную информацию о международных платежах поставщикам см. в разделе «Международные платежи поставщикам». Гонорары.

Стипендии

Стипендии – это выплаты, осуществляемые единовременно или периодически в рамках стипендии или стипендия, или другие выплаты, не соответствующие определению работника/работодателя отношение, как это определено HR, предоставляется студенту.Они также могут быть фиксированными. выплаты в рамках занятости (например, стипендии для мобильных телефонов).

Счета-фактуры заказа на поставку

Для заказов на покупку, оформленных через PeopleSoft, потребуется счет для оплаты и/или получение в системе. Счета-фактуры обычно поступают в отдел и должны направляться в отдел кредиторской задолженности сразу после получения.Если заказ на покупку требует получения в системе, это должно быть сделано сразу после получения товар, чтобы не задерживать оплату.

Роялти

Роялти и комиссионные – это платежи, осуществляемые одной стороной другой стороне в обмен на право на использование интеллектуальной собственности или физических активов, для которых работа обычно защищены авторским правом или запатентованы.Все лицензионные платежи и комиссионные платежи будут осуществляться путем оплаты запрос в PeopleSoft.

Студенческое возмещение

Возмещение учащимся расходов, не связанных с поездками, таких как предметы снабжения, продукты питания, абстракции и другие расходы.

Студенты, не работающие
Департаменты

будут использовать форму Возмещение расходов на обучение студентов для возмещения любых расходов (не связанных с поездками) студентам, не являющимся сотрудниками, и отправлять эти формы в Счета к оплате, используя почтовый ящик AP Upload, [email protected]н.э.н. Счета к оплате затем введут эти возмещения в PeopleSoft как единое целое. платить поставщику.

Студенты-сотрудники
Департаменты

будут использовать модуль Командировки и расходы для возмещения сотрудникам студентов расходов (некомандировочных), связанных с работой. делают в университете.

Определение управления запасами: лучшие практики, системы и управление

Все, что вам нужно, чтобы начать работу и стать более эффективным

В этом руководстве содержится все необходимое для начала работы с управлением запасами. Простые для понимания советы экспертов, рекомендации, формулы, методологии, разработка политик и руководство по программному обеспечению помогут любому предприятию — большому или малому.

Включено на этой странице:

Что такое управление запасами?

Управление запасами, также называемое контролем запасов, представляет собой процесс обеспечения наличия в организации необходимого объема поставок. Благодаря соответствующему внутреннему и производственному контролю эта практика гарантирует, что компания сможет удовлетворить спрос клиентов и обеспечит финансовую эластичность.

Для успешного управления запасами требуются данные о покупках, повторных заказах, отгрузке, складировании, хранении, получении, удовлетворенности клиентов, предотвращении потерь и товарообороте.Согласно «Отчету о состоянии малого бизнеса» за 2017 год, почти половина малых предприятий не отслеживает свои запасы даже вручную.

Управление запасами позволяет получить максимальную прибыль при наименьших инвестициях в складские запасы, не влияя на удовлетворенность клиентов. Если все сделано правильно, это позволяет компаниям оценивать свое текущее состояние в отношении активов, остатков на счетах и ​​финансовых отчетов. Управление запасами может помочь избежать проблем, таких как события отсутствия на складе (stockout).Например, Walmart подсчитал, что в 2014 году он упустил продажи на сумму 3 миллиарда долларов, потому что его неадекватные процедуры контроля запасов привели к дефициту.

Неотъемлемой частью управления запасами является управление цепочками поставок (SCM), которое управляет потоком сырья, товаров и услуг до момента, когда компания или клиенты потребляют товары. Управление складом также напрямую связано с управлением запасами. Этот процесс включает в себя интеграцию кодирования продукта, точек повторного заказа и отчетов, всех сведений о продукте, инвентарных списков и подсчетов, а также методов продажи или хранения.Затем управление складом синхронизирует продажи и покупки с имеющимся запасом.

Управление запасами — это термин более высокого уровня, который охватывает полный процесс закупки, хранения и получения прибыли от ваших товаров или услуг. Хотя управление запасами и управление запасами могут показаться взаимозаменяемыми, это не так. Управление запасами регулирует то, что уже есть на складе. Управление запасами шире и регулирует все, от того, что находится на складе, до того, как бизнес доставляет туда продукт и конечный пункт назначения товара.

Методы и политика управления запасами должны применяться не только к готовой продукции и сырью. На следующем рисунке показаны все вещи, с которыми бизнес может справиться, используя эти методы.

Возможности управления запасами: помимо готовой продукции и сырья

Почему важен контроль запасов?

Запасы — одна из самых больших затрат капитала в любом бизнесе, основанном на продуктах. Если вы посмотрите на баланс такого типа компании, вы, вероятно, обнаружите, что запасы составляют большую часть оборотных активов и потребляют много оборотного капитала.

Управление запасами помогает избежать многих затрат, связанных с покупкой слишком большого количества запасов и напряжения, связанного с отсутствием необходимого запаса. В то время как некоторые компании, использующие заказ точно в срок, могут иметь очень небольшие запасы, почти любой бизнес требует той или иной формы запасов, которыми лучше всего управлять с помощью систем управления запасами.

Если компания может сократить запасы, она может найти новые средства для расширения или получения прибыли.Если компании необходимо иметь больше запасов, а жесткие процессы управления запасами повышают уровень запасов, бизнес может получить более высокие продажи и, опять же, более высокую прибыль. Использование управления запасами для оптимизации вашего склада, складского помещения, помещения для снабжения или витрины — это верный способ сократить расходы и лучше управлять любым видом продукции.

Как управление запасами может улучшить ваш бизнес

Внедрение надлежащих процедур управления запасами может помочь обеспечить оптимальную финансовую деятельность бизнеса и соответствие продуктов потребностям и ожиданиям клиентов. Согласно «Глобальному отчету о состоянии многоканального обслуживания клиентов за 2015 год», 62% клиентов прекратили сотрудничество с брендом, обслуживание клиентов которого было плохим. Среди этих жалоб на обслуживание клиентов первое место в списке занимает разочарование по поводу отсутствующих или задержанных товаров. На самом деле, исследования магазинов шаговой доступности показывают, что из-за того, что товара нет в наличии, магазин может полностью потерять одного из каждых 100 покупателей. Кроме того, 55% покупателей в любом магазине не стали бы покупать альтернативный товар, если их обычного товара нет в наличии.Другие области, в которых предприятия несут расходы или теряют продажи, которые могут быть рассмотрены методами и методами управления запасами, включают:

  • Порча
  • Мертвый запас
  • Избыточные затраты на хранение
  • Экономичность
  • Снижение продаж
  • Потеря постоянных клиентов
  • Избыточный запас
  • Потеря следа инвентаря
  • Потеря товара на складе

По словам Дэвида Пайка, соавтора книги «Управление запасами и производством в цепочках поставок», вышедшей в четвертом издании, и профессора управления операциями и цепочками поставок в Университете Сан-Диего, «владельцы малых и развивающихся предприятий будут ошеломлены, увидев, сколько помощи они могут получить и денег, которые они могут сэкономить, разумно управляя своим инвентарем. Многие малые предприятия не работают с наличными, и большая часть их финансирования связана с их товарно-материальными запасами. Передовая практика позволяет наилучшим образом сбалансировать потребительский спрос и управление запасами».

Советы и рекомендации экспертов по началу работы с управлением запасами

Полное изучение тонкостей процедур и теории управления запасами может оказаться сложной задачей для некоторых предприятий. Приведенные ниже советы помогут вам определить, что необходимо сделать перед внедрением нового процесса управления запасами:

  • Хороший план управления запасами включает в себя несколько ключевых моментов: Недостаточно приобрести программную систему, которая работает с вашими складскими запасами.Хороший план управления запасами касается ваших заказов от производства или покупки до продажи товаров и, в конечном итоге, удаления их из ваших книг. Программа управления запасами должна учитывать такие вещи, как сокращение неиспользуемых складских площадей, заказ расходных материалов с использованием формулы прогнозирования и установление отношений с поставщиками.

  • Сначала планируйте, затем выполняйте: Любой достойный менеджер скажет вам, что управление запасами и контроль непрерывны и существуют не только на уровне склада.Вы должны постоянно обновлять свой план, а затем применять его на практике. Вы должны отслеживать показатели и еженедельно обновлять свои прогнозы на будущие месяцы и вносить изменения в управление запасами по мере необходимости. Вам также может потребоваться изменить свой план управления запасами в зависимости от мировых событий.

  • Убедитесь, что у вас всегда есть критический запас: Будь то запчасти для машин или товар, который является основой продаж, определите, какой запас является критически важным, и убедитесь, что эти товары никогда не закончатся. Для этого у вас должен быть налажен процесс управления запасами.

  • Внимательно просмотрите все отправления: Ключевой момент потери товарно-материальных запасов возникает, когда ваш бизнес впервые получает товар. Внимательно просмотрите упаковочные листы и продукты на наличие повреждений.

  • Назначьте подходящих членов команды управления запасами: Заинтересованность персонала имеет решающее значение, но убедитесь, что те, кто отвечает за процессы управления запасами, подходят для этой работы.Математика должна быть среди их сильных сторон, и они должны успеть правильно выполнить задание. В идеале в вашу команду по управлению запасами должны входить люди, занимающиеся каждым этапом процесса, от менеджеров склада до специалистов по закупкам и комплектовщиков в цехах. Малым предприятиям следует рассмотреть возможность включения всех менеджеров и некоторых представителей передового персонала.

  • Сгруппировать похожие предметы: Насколько это возможно, сгруппируйте похожие инвентари в одних и тех же областях.Кроме того, уникальные продукты должны иметь единое место хранения.

  • Найдите баланс между стоимостью запасов и преимуществами наличия запасов: Разработка действительно эффективной системы управления запасами зависит от нахождения правильного баланса между затратами на производство и хранение продукции и предотвращением дефицита. Деньги вашего бизнеса связаны с этими акциями. К счастью, достаточное знакомство с вашим бизнесом позволит вам выбрать правильные методы и приемы прогнозирования.Вы хотите определить общую стоимость ваших запасов, включая такие факторы, как складские расходы и скоропортящиеся товары, и сопоставить их со спросом и стоимостью дефицита, чтобы получить правильный баланс

  • Ознакомьтесь с другими планами высокого уровня: Если у вас нет надежного контроля над вашими запасами, вам, вероятно, следует заняться другими областями вашего бизнеса. Есть ли у вас адекватный план управления качеством? Вы в последнее время смотрели на свой план управления объектом?

  • Выберите масштабируемую систему: Малые предприятия заманчиво заказывать универсальные программные системы или, наоборот, бесплатные или недорогие.Облачные системы могут расти вместе с бизнесом и предоставлять аналитику, необходимую для продолжения роста вашего бизнеса.

  • Ваше программное обеспечение настолько хорошо, насколько хороши ваши процессы: Программное обеспечение не может решить плохие процессы, просто автоматизируйте их.

  • Имейте план резервного копирования: Независимо от того, насколько высокотехнологично программное обеспечение или насколько хорошо продуман процесс, убедитесь, что у вашего бизнеса есть резервный план на случай отключения электроэнергии и кражи. Облачные вычисления всегда лучше, чем локальный сервер.

Практические советы от эксперта по управлению запасами

Эксперт по управлению запасами доктор Пайк советует: «Я заметил, что в деловом мире слабое понимание управления запасами и контроля. Их дрессируют поверхностно, и иногда они применяют лишь неглубокий опыт в своих практиках. Иногда это отлично получается.Однако за свой 30-летний опыт я убедился, что можно сэкономить много денег, обучая и тщательно управляя управлением запасами».

«Подобно системе Канбан Toyota для оптимизации настроек, очевидно, что есть области, в которых мы можем улучшить поток. Компании должны проявлять инициативу в своей системе последовательности, а не реагировать — и все это при соблюдении баланса. Если вы посмотрите на основные механизмы во время планирования, вы можете пойти дальше. Выбранная вами система может существенно различаться в зависимости от ситуации и может полностью изменить вашу реальную производительность.

Как контролировать свой инвентарь

По своей сути инвентаризация — это просто процесс определения того, что у вас есть и где вы это храните, чтобы вы могли это оценить. Не все процедуры контроля склада идеально подходят для каждого бизнеса или для различных этапов роста и развития организации. Некоторые методы слишком сложны, особенно для небольших компаний.

4 типичных способа управления запасами

Вы должны быть в состоянии использовать вашу систему для отслеживания уровня запасов, создания заказов и отправки запасов.Некоторые базовые системы для отслеживания запасов включают:

  1. Руководство: Будь то учетная запись или книга запасов, ручная регистрация запасов с ручкой и бумагой — это самый простой способ отслеживать, что входит и уходит. Малые предприятия с небольшим количеством товаров могут сойти с рук, используя этот тип системы. Эта система может быть сложной, потому что это фактическая запись, которую вы не можете добывать и использовать для целей планирования.

  2. Биржевые карточки: В несколько более сложном методе используются биржевые карточки, также называемые корзиночными карточками.Карточка запаса представляет собой таблицу, в которой записана текущая цена за единицу, цена продажи и количество запасов каждого продукта. Используйте отдельные карты для каждого продукта на больших складах или складских помещениях. Система также отслеживает покупки, продажи, возвраты и другие причины изъятия акций, например, рекламные изъятия. Вы можете включить дополнительные примечания в карточку запаса, например, любые проблемы, связанные с этим товаром. Чтобы система карточек акций была эффективной, критически важны постоянные обновления. Вы также должны записывать необычные продажи акций; в противном случае вы рискуете получить неточные данные.

  3. Простые электронные таблицы: Многие компании, особенно малые предприятия, используют электронные таблицы для отслеживания запасов. Независимо от того, используют ли они Microsoft Excel или что-то подобное, электронные таблицы — это способ начать автоматизацию и электронный сбор данных о продуктах. Благодаря постоянному обновлению и базовому кодированию вы можете быть уверены, что у вас есть текущие уровни запасов и статистика. Компании быстро настраивают эти системы в соответствии со своими потребностями.Поскольку каждый, кто строит электронную таблицу, делает это немного по-своему, пользователям потребуется глубокое знание того, как работает таблица. Этот метод также считается ручным, потому что единственный способ автоматически обновить систему электронных таблиц — это добавить высокоуровневые макросы или код, который связывает их с другими системами.

  4. Базовое программное обеспечение для инвентаризации: Простое программное обеспечение для инвентаризации обычно недорого и предназначено для малого и среднего бизнеса.Эта простая автоматизация часто выполняется в облаке и связана с программным обеспечением вашей торговой точки, поэтому она может генерировать автоматические обновления запасов в режиме реального времени. Вы также можете использовать аналитику и отчетность, а также проводить сравнение затрат, создавать повторные заказы, определять самые продаваемые и наименее продаваемые продукты и детализировать детали заказа или модели поведения клиентов. Некоторые простые программные системы управления запасами могут расширяться до более сложных функций по мере роста вашего бизнеса.

Некоторые предприятия предпочитают придерживаться простых систем отслеживания запасов.Другие компании планируют рост и масштабирование. Вы также можете отслеживать запасы с помощью:

  • Расширенное программное обеспечение: Предназначенное для отслеживания запасов, большинство этих целевых программных решений могут интегрироваться с существующим программным обеспечением, масштабируемы и предоставляют аналитику и шаблоны. Усовершенствованное программное обеспечение теперь доступно для многих малых и средних предприятий, потому что оно больше не является непомерно дорогим.

Типы систем управления запасами

Системы контроля и мониторинга запасов представляют собой подходы к учету для отслеживания количества товаров в наличии.Крупные компании часто отслеживают запасы в магазинах, на складах и даже на веб-сайтах. Двумя основными системами являются периодическая и непрерывная системы слежения.

Периодическая система против вечной системы

Периодическая система инвентаризации

Большинство малых предприятий по-прежнему используют периодическое управление запасами, поскольку оно не требует сложного программного обеспечения или сканирования запасов. Система периодической инвентаризации основана на периодических или регулярных физических подсчетах запасов.Вы определяете учетные периоды на основе потребностей бизнеса, но не отслеживаете запасы ежедневно или постоянно. Вместо этого вы записываете все покупки в учетную запись покупок. После того, как вы проведете физическую инвентаризацию, вы переместите баланс в счете покупки в счет запасов. Наконец, вы корректируете учет запасов, чтобы он соответствовал стоимости конечного запаса. Вы можете рассчитать конечную стоимость запасов, используя либо FIFO (первый пришел, первый ушел), либо LIFO (последний пришел, первый ушел).

Проблемы периодической системы особенно очевидны при проведении инвентаризации.На это время необходимо приостановить большую часть обычной деловой активности, поскольку она требует значительных объемов ручного труда. Многие компании нанимают дополнительный персонал и стараются делать это в нерабочее время, например, в ночную смену. Этот тип системы подвергается большему количеству мошенничества, потому что ничто не отслеживает запасы между физическими подсчетами, что снижает ответственность между запасами, а также потому, что сложнее определить, где произошли какие-либо расхождения в запасах.

Вечная система инвентаризации

Внедрение постоянной системы может быть более дорогостоящим, чем периодическая система, из-за потребностей в оборудовании и программном обеспечении. Однако система постоянно и немедленно обновляет инвентарные номера. Эта система рассчитывает запасы на основе продаж и покупок с помощью программного обеспечения для точек продаж и управления активами. Таким образом, у вас всегда будет точный учет запасов в наличии. Постоянное отслеживание — лучший способ избежать дефицита, когда ваши клиенты истощают запасы определенного продукта. С бессрочной системой можно добиться минимального контакта сотрудников с товаром.

Проблемы с системой этого типа возникают, когда вы используете ее без проведения физической инвентаризации.Другими словами, зарегистрированные запасы могут неточно отражать то, что физически находится на складе с течением времени, не говоря уже об учете прямых поставок или запасов под заказ. Вы должны учитывать поломку, украденные товары и потери, чтобы обеспечить точность системы. Кроме того, ошибки и неправильно отсканированные предметы влияют на инвентарные записи. Вы можете справиться с этим математически, применяя поправки, которые в основном учитывают эти вещи. Однако эксперты согласны с тем, что, несмотря на то, что физические запасы не являются обычным явлением, вы должны внедрить некоторый ручной процесс инвентаризации, чтобы дополнить постоянную систему.Вы можете интегрировать эти типы систем с автоматизацией цепочки поставок, чтобы быстрее принимать решения на основе данных.

Штрих-коды

Штрих-коды могут быть частью постоянной или периодической системы инвентаризации. Некоторые могут считать штрих-коды частью системы управления запасами, но на самом деле это оборудование, которое подпадает под вашу существующую систему управления запасами. Штрих-код — это, по сути, небольшая картинка с текстом или цифрами, которая наносится на каждую единицу товара.Текст или числа хранят большое количество информации. Сканер считывает эту информацию и передает ее в базу данных, которая отслеживает детали и их расположение. Система выполняет сканирование при поступлении нового продукта и при его выдаче. Штрих-коды обеспечивают быструю окупаемость инвестиций (ROI) за счет снижения операционных расходов после внедрения даже для малого бизнеса.

Другие преимущества штрихового кодирования:

  • Устранение ошибок ручного ввода данных
  • Более быстрый сбор инвентарной информации
  • Автоматическое обновление запасов
  • Оптимизация документации и отчетности
  • Включение перемещения запасов между несколькими складами и отделами
  • Простое и быстрое определение минимальных уровней и переупорядочивание необходимых уровней

Внедрение штрих-кодов в товарно-материальные запасы — разумная идея, поскольку они обеспечивают масштабируемость и точность даже для малых и растущих предприятий.

Радиочастотная идентификация (RFID)

Метки

RFID также являются типом оборудования, подпадающего под действие существующей системы управления запасами. Метки RFID — это тип интеллектуального отслеживания. Метки RFID содержат информацию, хранящуюся в электронном виде, больше информации, чем это возможно с обычными штрих-кодами. Метки могут быть пассивными или активными: активные метки RFID включают батареи, тогда как пассивные метки не имеют батарей. Считыватель RFID обеспечивает питание пассивных меток посредством радиоволн, тогда как активные метки посылают свои радиоволны.Оба типа тегов автоматически обновляются, чтобы идентифицировать акции и записывать любые связанные данные.

Метки

RFID — это эффективный способ защиты дорогостоящих предметов и продуктов, требующих дополнительного соблюдения требований безопасности, таких как фармацевтические препараты. Активные теги — лучший курс для предприятий, где безопасность инвентаря была проблемой.

Хотя безопасность является основным преимуществом RFID, другие функции включают в себя:

  • Удаленное считывание тегов: Диапазон считывания для пассивных тегов составляет приблизительно 40 футов, а для активных тегов — 300 футов.
  • Одновременное считывание тегов: Система может считывать несколько тегов одновременно, чтобы можно было зарегистрировать сразу всю паллету продуктов.
  • Уникальные коды тегов: Чтобы отслеживать уникальные продукты, а не только один тип продукта, вы можете присвоить тегам уникальные идентификационные коды.
  • Постоянные обновления: Не обновляя физический тег элемента, вы можете отправлять ему обновления, такие как местоположение склада, с помощью активного тега или путем сохранения активной системы пассивных тегов.

Некоторые проблемы с использованием RFID включают:

  • Для пассивных RFID-меток требуются сканеры или портативные считыватели.
  • Стоимость может быть непомерно высокой для некоторых предприятий.
  • Цепочка поставок также нуждается в оборудовании, необходимом для RFID-меток.

Если вы планируете использовать метки RFID, то в последние годы они стали дешевле.Эксперты говорят, что лучше всего использовать RFID-метки, размещая их в точках повышенного риска рядом с вашим складом, например, на выходе. Наконец, для продуктов с ограниченным сроком годности система RFID может предоставить информацию для обеспечения контроля качества, например, когда они были доставлены и срок их годности (если применимо).

Недавней тенденцией среди малого бизнеса является использование QR-кодов, которые похожи на штрих-коды, но для их считывания не нужно покупать дорогое оборудование. Вы можете установить на смартфон приложение, которое считывает QR-коды.Они также несут больше информации, чем штрих-код, из-за своего матричного рисунка. QR-коды не являются активными системами, как активные RFID-метки, и не так дороги.

Методы управления запасами

Методы управления запасами — это способы, которыми вы используете сильные стороны и отношения вашего бизнеса, свой опыт, формулы и прогнозы, чтобы определить, сколько запасов вы храните, продаете, храните и заказываете. Эффективный контроль запасов уравновешивает контроль затрат и удовлетворение требований клиентов.

Количество дней запасов в обращении (DIO) показывает, сколько дней компания хранит запасы перед их продажей. DIO — это мера эффективности, потому что запасы продукта связывают средства. Чем ниже DIO, тем лучше, особенно для малого бизнеса. Оценки DIO за последние пять лет выросли на 8,3%, что означает, что у компаний более плохая практика управления запасами. Кроме того, необходимо увеличить складские площади, а значит…

Корреляция между DIO и складскими площадями

7 Передовой опыт управления запасами

Наиболее эффективная методология управления запасами может варьироваться в зависимости от компании. Какую бы методологию вы ни выбрали, она должна быть понятна сотрудникам и иметь четко определенные политики и процедуры. Если вы используете программное обеспечение в соответствии со своей методологией, обратите внимание на системы, обладающие ключевыми функциями, необходимыми вашей компании, а не просто на универсальный пакет. Организационный контроль начинается с маркировки товаров, будь то с помощью SKU или более сложной системы. Контроль качества требует наличия стандартов качества и политики, которой должен следовать персонал.

  1. Выберите методологию улучшения управления: Методологии улучшения управления включают больше, чем просто управление запасами.Вы можете улучшить свой бизнес сверху донизу с помощью методологии управления, которой вы придерживаетесь. Примеры включают Kaizen, Lean и Six Sigma.

  2. Оптимизация процедур закупок: Одним из признаков надлежащего управления запасами является использование данных и прогнозов для управления процедурами закупок. Это также включает в себя идентификацию товаров путем мониторинга потребительского спроса, удаления устаревших запасов и корректировки страхового запаса и точек повторного заказа.

  3. Управление отношениями с поставщиками: Очень важно хорошо управлять отношениями в цепочке поставок, потому что вы часто можете предотвратить и решить проблемы, тесно сотрудничая с поставщиками. Например, поставщики могут предложить вашему бизнесу договорный минимальный объем заказа, забрать продукты, которые не продаются, и помочь вам быстро пополнить запасы, когда продажи определенного продукта увеличатся.

  4. Создание автоматических отчетов: Поскольку системы контроля и управления запасами производят огромные объемы данных, компаниям необходимо найти способы анализа, составления отчетов и использования этих данных.Многие системы автоматически генерируют отчеты о состоянии запасов, журналах запасов, сверке, исторических запасах, стареющих запасах и финансовых показателях запасов. Кроме того, компании должны решить, на каком этапе своей цепочки поставок они должны делиться этими отчетами, чтобы поставщики могли должным образом подготовиться.

  5. Проведите оценку рисков: Проблемы регулярно возникают в бизнесе, будь то неожиданный всплеск продаж, нехватка денежных средств, нехватка складских площадей, просчет запасов, товары с медленным оборотом или продукты, снятые с производства.Подготовьте матрицу оценки рисков, чтобы определить самые серьезные риски и способы их устранения в случае их возникновения.

  6. Регулярный аудит: Проводите регулярные аудиты, чтобы убедиться, что ваши фактические запасы и отчеты совпадают. Существует три способа проведения аудита: физические товары, выборочная проверка и циклический подсчет. Инвентаризация требует подсчета всех ваших запасов и должна проводиться как минимум ежегодно, а часто и в конце года, чтобы соответствовать отчетам по налогу на прибыль. Выборочная проверка — это когда вы выбираете один или два продукта в разное время из всего ассортимента, проверяете их физически и сравниваете с тем, что есть в вашей документации или программной системе. Проблемные или быстро продаваемые продукты идеально подходят для выборочной проверки. Подсчет циклов распределяет сверку по всему году. У каждого продукта есть свой период аудита, но ценные товары следует проверять чаще. Для получения дополнительной информации о циклической инвентаризации см. раздел «Использование программного обеспечения управления запасами для циклической инвентаризации».

  7. Выборочный контроль запасов (прогнозирование): Многие методы подпадают под выборочный контроль запасов и управление или прогнозирование, например, анализ ABC.В этой форме анализа вы классифицируете запасы по одному из следующих параметров: стоимость использования, источник закупки, сложность закупки, сезонность, цена за единицу и скорость потребления. Выберите формулу, основанную на относительной важности каждой классификации и степени ее влияния на акции.

Методологии управления, используемые в управлении запасами

Многие методологии контроля и управления запасами применимы ко всем отраслям, независимо от того, являетесь ли вы розничным продавцом обуви или крупной нефтяной компанией.Различные методологии управления:

  • Бережливое производство: Бережливое производство — это философия управления высокого уровня, которая обеспечивает ценность для клиентов за счет повышения эффективности производства. Бережливое производство также использует Канбан, базовую, масштабируемую и наглядную систему планирования. Рабочие могут визуализировать все задачи в проекте под одним из заголовков: To Do, In Progress и Done. Этот процесс выделяет любые узкие места или невыполненные работы по их отсутствию движения от одного столбца к другому, чтобы вы могли их устранить.
  • «Шесть сигм»: Одним из наиболее известных методов управления является «Шесть сигм». Целью методологии является снижение вероятности возникновения ошибок или дефектов с использованием методов непрерывного улучшения процессов определения, измерения, анализа, улучшения и контроля (DMAIC). Возвращаясь к этим основным принципам управления, специалисты-практики могут работать с «Шесть сигм» и другими методологиями управления запасами, чтобы уменьшить такие проблемы, как нехватка товаров, и повысить своевременность производства и доставки.
  • «Бережливое производство + шесть сигм»: Сочетая «бережливое производство» и «шесть сигм», этот метод направлен на сокращение потерь и дефектов продукции. Метод «бережливое производство + шесть сигм» особенно полезен для поиска и устранения основных причин потерь в цепочке поставок и управления запасами. Используя комбинацию методов, вы можете найти способы внести улучшения, такие как снижение затрат на инвентаризацию и улучшение процесса инвентаризации.

Методы пополнения запасов

Существует множество способов управления запасами, независимо от того, используете ли вы методы, определяющие время заказа, формулы прогнозирования или методы продажи и хранения.

8 способов контролировать запасы

Способы управления запасами в зависимости от того, когда и как вы заказываете товары или материалы, включают:

  1. ФИФО и ЛИФО: Это методы определения стоимости продуктов. LIFO предполагает, что товары, добавленные в запасы последними, будут проданы первыми, а FIFO предполагает, что товары, добавленные в запасы первыми, будут проданы первыми.

  2. Минимальный и максимальный контроль запасов: Эта теория устанавливает минимальный и максимальный уровни запасов для поддержания определенных предметов в вашем инвентаре. Итак, когда вы дойдете до минимального уровня запасов, закажите ровно столько, сколько нужно для достижения максимального установленного уровня. Критики такого подхода говорят, что в итоге вы можете получить либо слишком много, либо слишком мало продуктов.

  3. JIT Inventory: Стратегия управления запасами точно в срок (JIT) согласовывает заказ сырья от поставщиков с графиком производства. Вы уменьшаете потери в виде стоимости запасов, потому что товары находятся на месте только по мере необходимости.JIT может быть шагом в бережливом производстве, требуя от JIT включения того, что хочет клиент, в каждый производимый продукт. Риск, связанный с этим методом, заключается в том, что запасы заканчиваются из-за неэффективных поставщиков, но управление отношениями с поставщиками может несколько снизить этот риск.

  4. Система с двумя или тремя контейнерами: Система с двумя или тремя контейнерами включает два контейнера с одним и тем же товаром. Когда один контейнер становится пустым, вы используете второй контейнер (резервный), который затем идентифицирует точку повторного заказа (ROP).ROP — это когда запасы сокращаются до уровня, который инициирует действия по замене запасов. Проблема с этим основным методом очевидна в ситуациях, когда есть большие или быстрые заказы. Вы никогда не можете быть точно уверены, сколько товара есть на складе в данный момент времени, поэтому вы не сможете предсказать, сможете ли вы выполнить большой заказ или быстрые последовательные заказы.

  5. Фиксированное количество заказа: В правиле фиксированного количества заказа вы можете заказать только определенное количество товара за один раз.Благодаря этому правилу ошибки повторного заказа, проблемы с местом для хранения и ненужные расходы сведены к минимуму. Вы можете связать фиксированные количества заказов с автоматическими ROP.

  6. Заказ на фиксированный период: В правиле заказа на фиксированный период вы привязываете пополнение определенных позиций к определенному интервалу. В этом случае объем заказа всегда разный, чтобы компенсировать покупательский спрос.

  7. Инвентаризация, управляемая поставщиком (VMI): В этом методе торговый представитель часто управляет запасами определенных продуктов, замечая и заказывая то, что нуждается в пополнении.Например, представитель компании по производству напитков, осуществляющий доставку, просматривает запасы и место, доступное для их продукции в магазине, и пополняет их самостоятельно.

  8. Установить номинальные уровни: Когда запасы падают ниже номинальных уровней, ваше программное обеспечение должно сигнализировать вам о необходимости заказать больше. Уровни номинала варьируются в зависимости от продукта, относительных показателей продаж и времени пополнения запасов и требуют исследований и принятия обоснованных решений. Уровни номинала меняются со временем и должны сбрасываться через регулярные промежутки времени. С положительной стороны, наличие минимальных уровней делает ваш бизнес более эффективным и гибким. Когда на рынке появляются новые продукты, вы можете их покупать, потому что ваши средства не полностью привязаны к существующим запасам.

    Кроме того, затраты на хранение ниже, и если ваш бизнес развивается быстро, более подходящим может быть только минимальный уровень запасов. Некоторые проблемы, с которыми вы можете столкнуться, включают в себя возможное отсутствие запасов, когда минимальный заказ может быть более дорогим, а также изменчивость того, насколько хорошо ваши поставщики могут доставлять продукты быстро и эффективно.У вас также должен быть страховой запас вместе с минимальным инвентарем. Страховой запас — это запас, который вы держите в избытке на случай задержки доставки. Вы используете этот запас только в случае крайней необходимости.

Сравнение методов хранения

Контрольный запас с тем, как вы его продаете

Вы также можете контролировать запасы тем, как вы их продаете. В некоторых случаях запас даже не является частью вашего локального инвентаря, но вы все равно можете его контролировать.Вот как это зависит от того, когда и как вы продаете свою продукцию:

  • Комплектация: Объединение товаров или услуг для предоставления покупателю дополнительной ценности за одну цену называется комплектацией. В практике контроля и управления запасами объединение — это способ перемещения устаревших запасов. Например, вы включаете бесплатный подарок-сюрприз или предлагаете скидку на другой товар в зависимости от покупки. Эти методы также улучшают качество обслуживания ваших клиентов.

  • Передвижной инвентарь: Когда инвентарь перемещается, вместо того, чтобы хранить товары на складе, менеджеры оставляют его в прицепе грузовика и хранят этот прицеп на стоянке склада.Водитель может подключить прицеп, когда потребуется товар, и отвезти его в розничный магазин. Работники склада никогда не прикасаются к инвентарю.

  • Прямая поставка: Прямая поставка, также известная как кросс-докинг, — это когда производитель или поставщик напрямую отправляет свою продукцию клиентам от имени продавца. Продавец никогда не имеет товара на складе, никогда не берет его в руки и не видит. Эти предприятия в основном работают через интернет-продажи.

  • Консигнационный инвентарь: Это деловое соглашение возникает, когда компания передает свои товары другой компании или магазину до того, как они заплатят за них. Магазин или компания платит за товары после их продажи за согласованный процент от продажной цены. Такое расположение может быть отличной ситуацией для малых предприятий, которые продают продукты, потому что их стоимость владения минимальна.

  • Отложенные заказы: Когда компания решает принимать заказы и оплачивать товары, которых нет на складе, они принимают отложенные заказы. При небольшом количестве позиций (одна или две) легко оформить заказ и сообщить клиенту прогноз, когда вы его выполните. Кроме того, чем выше стоимость товара, тем терпеливее ваши клиенты будут относиться к невыполненным заказам. Однако проблемы нарастают, когда количество недозаказанных продуктов начинает увеличиваться. Не рекомендуется, чтобы малые предприятия, продукция которых обычно хранится на месте, смешивались с большим количеством невыполненных заказов. Положительными причинами для предложения невыполненных заказов являются увеличение денежного потока, добавление некоторой гибкости для малых предприятий, не способных справляться с логистикой, а также снижение затрат на хранение и излишки запасов.Проблемы с отложенными заказами включают возможное разочарование клиентов, более длительные интервалы выполнения и другие логистические требования.

Методы продажи или хранения акций в сравнении

Сравнительная таблица различных методов управления запасами

Сравнение методов продажи или хранения запасов

Консигнационный инвентарь: Оплата происходит после того, как другая компания продаст вашу продукцию. Розничные продавцы дорогих товаров используют это, когда денежный поток невелик.

Маркировка: Используйте это при объединении товаров для получения скидки, чтобы произвести впечатление на покупателей или израсходовать абсолютный запас.

Прямая поставка: Предприятия, не имеющие складских помещений, например интернет-компании, доставляют товары напрямую от производителей клиентам.

Оборотные запасы: Используется для быстро оборачиваемых запасов, когда товары никогда не поступают на склад.

Отложенный заказ: Компании, производящие товары с высоким спросом или с высокой стоимостью, будут принимать заказы до того, как товары будут произведены или закуплены.

Прогнозирование управления запасами

Вместо того, чтобы использовать ручной метод повторного заказа, рассмотрите способы математического прогнозирования того, что есть на складе или когда заказывать. Эти методы могут включать в себя категоризацию ваших запасов, например, в методе ABC, но в основном показывают, что у вас есть в настоящее время в магазине:

  • Анализ ABC: Этот метод прогнозирования цепочки поставок делит все запасы в наличии на три отдельные группы.Товары категории «А» — это товары с высокой стоимостью и низкой частотой продаж. Бюджетный эффект от этих товаров значителен, но их продажи непредсказуемы. Товары категории «В» — это товары со средней стоимостью и умеренной частотой продаж. Товары «C» — это товары с низкой стоимостью и высокой частотой продаж. Эти элементы требуют меньшего контроля из-за их меньшего денежного воздействия и постоянного оборота. Использование этих разграничений для инвентаря помогает вам расставлять приоритеты, выделяя продукты, которые требуют большего внимания, чем другие. Прогнозирование, выполненное с помощью ABC-анализа, рассчитывает количество доступных запасов на основе этого разграничения. Кроме того, места хранения и упаковки могут быть настроены так, чтобы отражать эти границы.

  • Формула точки повторного заказа (ROP): Формула ROP математически определяет правильное время для заказа или производства большего количества товара. Используя имеющуюся информацию, рассчитайте сумму спроса на время выполнения заказа и страхового запаса. Вместе с этой формулой вам может понадобиться узнать время выполнения повторного заказа, то есть время между размещением заказа и его получением.Вы должны учитывать время выполнения при расчете сроков заказа. Формула для точки повторного заказа:

Что означает ROP

Предположим, Ава должна рассчитать ROP для жидких бинтов, которые ее компания производит на своем предприятии. Она рассчитывает страховой запас (SS) для этого продукта в 50 единиц.

Затем она вычисляет спрос на время выполнения (LTD) для этого продукта.

Ее производственный отдел использует 20 единиц сырья в день, и для повторного заказа этих материалов требуется около пяти дней.

Используя эту информацию, она может рассчитать ROP:

Если запас жидких бинтов падает ниже 150 единиц, Ava должна разместить повторный заказ.

Следуйте этой удобной таблице, чтобы рассчитать ROP:

«Управление запасами очень быстро усложняется, — объясняет д-р.Пайк. «Например, модель точки повторного заказа имеет триггер. Таким образом, мы надеемся, что фиксированное количество заказа настроено таким образом, чтобы оптимизировать вовлеченные компромиссы (то есть слишком много или недостаточно). Когда я помогаю бизнесу, я обычно начинаю их обучение именно здесь. Более того, проблемы часто возникают на производстве, когда между запуском и сменой процессов есть задержки — например, производитель мороженого переходит с шоколадного на ванильное, а не ванильное на шоколадное. В последнем примере при переходе от ванильного к шоколадному меньше сложностей и проблем.Кроме того, шоколад покрывает множество грехов! Однако, когда вы переходите от более сложного (шоколадного в данном случае) к менее сложному (ванильному) процессу, это может занять больше времени и добавить ненужные уровни сложности».

  • Экономичный объем заказа (EOQ): EOQ определяет оптимальное количество запасов, которые вы должны купить или произвести, чтобы минимизировать затраты на заказ и хранение. Эта формула полезна, когда спрос, затраты на заказ и хранение неизменны во времени.Вы можете изменить формулу EOQ, чтобы компенсировать разные уровни производства или интервалы заказа.
Что означает EOQ

Предположим, Ава хочет знать оптимальное количество стеклянных бутылок размера 12, которое она хочет иметь на складе для производства. Их покупка и хранение обходятся довольно дорого, поэтому она должна рассчитать EOQ. Производственная группа Ava ежегодно использует 1000 стеклянных бутылок размера 12. Хранение этой бутылки на складе обходится ее фирме примерно в 3 доллара в год, а постоянные затраты на размещение заказа составляют 5 долларов.Следовательно,

Что означает EOQ

Идеальный размер заказа для минимизации затрат и удовлетворения потребительского спроса — немногим более 33 стеклянных бутылок размера 12. Теперь, когда у вас есть идеальное количество, вы также можете использовать формулу ROP, чтобы определить идеальное время для заказа этих стеклянных бутылок размера 12.

Следуйте этой удобной таблице, чтобы рассчитать свой EOQ:

Управление запасами цепочки поставок

Есть несколько вариантов управления запасами по всей цепочке поставок.Независимо от того, находитесь ли вы на производстве или на складе, эти методы могут помочь.

Методы управления запасами цепочки поставок

  • Управление партиями: Для управления запасами, которые вы производите, вы можете выполнить управление партиями. Этот метод производит товары партиями, размер которых гарантирует наличие нужного количества компонентов для производства требуемого количества готовой продукции. Управление партиями особенно полезно в сочетании с такими методологиями, как бережливое производство и точно в срок.Процедуры пакетного контроля экономят деньги и ресурсы.

  • Логистика третьих сторон (3PL): Некоторые компании передают на аутсорсинг части своей цепочки поставок, например, складские услуги, услуги по распределению или выполнению заказов. Аутсорсинг может происходить в определенное время года, например, во время праздников. 3PL постоянно меняют сотрудников, особенно когда они нанимают их только сезонно. Эти неопытные сотрудники могут быть причиной значительного количества утерянных или отсутствующих запасов.

  • Заказ и доставка оптом: Один из способов управления затратами — заказать товары, которые вы считаете вечными, оптом. Вы также можете отправить вечнозеленые товары оптом со скидкой. Компании заранее выкладывают больше денег, но поскольку товары продаются быстро и стабильно, риск невелик. Массовыми запасами легче управлять из-за постоянства продукта, что снижает затраты на управление. Производители предлагают скидки при заказе нескольких одинаковых товаров, что делает продукцию дешевле.Этот вариант может подойти там, где спрос трудно предсказать. Однако оптовые заказы означают более высокие затраты на хранение, сложны для скоропортящихся товаров, могут привести к устареванию запасов и связыванию капитала.

Сравнение методов хранения в цепочке поставок

Сравнительная таблица различных методов хранения

Объем запасов: сколько оставить

Тип запасов (сырые, незавершенные, готовые или расходуемые), который у вас есть, также может определять, сколько вы должны держать в наличии.

Для сырого сырья обратите внимание на следующие факторы:

  • Надежность поставщика и альтернативные источники поставок
  • Если вы производите и поставляете компоненты партиями
  • Предсказуемость спроса
  • Оптовые скидки

Незавершенный запас, также называемый незавершенным производством (WIP), требует дополнительных затрат на складское пространство, но часто приносит пользу.Вы можете добавить дополнительный уровень защиты вашему производству с помощью незавершенного производства. Например, если у вас есть машина в середине процесса, которая может выйти из строя, вы можете вытащить незавершенный запас, чтобы обойти эту часть процесса.

Держите дополнительный запас готовой продукции, когда вы определяете спрос на продукт или когда вы уверены, что ваши серийные производства соответствуют требованиям. У вас также, естественно, будет дополнительный запас готовой продукции, когда вы выполняете крупный заказ.

Количество расходных материалов, которые вы должны хранить, также зависит от надежности ваших поставщиков. Если спрос на эти продукты хорошо известен и стабилен, вы можете оставить себе больше. Кроме того, если вы ожидаете повышения цен или получения значительной скидки при оптовых закупках, допустимо наличие дополнительных запасов расходных материалов.

Политики и процессы управления запасами

Управление запасами начинается в тот момент, когда товары поступают в вашу организацию, будь то через входную дверь или через приемный док.Разработка стандартных операционных процедур (СОП) может помочь каждому понять свои обязанности, связанные с запасами. СОП — это пошаговые инструкции, определяющие стандартные действия.

Что включить в СОП

В случае инвентарного контроля СОП должен, как минимум, адрес:

  • Получение товаров и материалов
  • Хранение и отслеживание
  • Даты осмотра и ротация
  • Безопасность
  • Доставка

Если вы разрабатываете новые СОП, четко определите политики и процессы и попросите сотрудников (особенно новых) проверить их на предмет понятности. Дополнительные советы по политикам управления запасами включают:

  • Отделение административного инвентарного контроля от бухгалтерии и финансов: В целях безопасности сотрудники, занимающиеся административным управлением запасами, не должны быть тем же персоналом, который выполняет обязанности по управлению запасами в финансовой или бухгалтерской сфере.

  • Приоритет точного подсчета запасов: Проблемы возникают при попытке выполнить заказ с неизвестным или неточным количеством запасов на складе.Точность инвентаря является более высоким приоритетом, чем выполнение заказа.

  • Выберите правильные инструменты: Прежде чем разрабатывать процессы, определите, какие риски присущи и приемлемы для выбранного вами типа инструментов. Независимо от того, используете ли вы специальное программное обеспечение, RFID-метки или электронные таблицы и корзины, сначала определите свои системы.

  • Непрерывное улучшение: Чтобы обеспечить постоянное улучшение, вы должны включить его в свои СОП.Даже краткий раздел об ожидаемых интервалах проверки дает персоналу отправную точку.

  • Подумайте, как часто вам нужно проводить инвентаризацию: Существует три разных способа проведения инвентаризации: периодически, постоянно и сочетание постоянно и периодически. Определитесь с интервалами и запишите их в свои СОП.

  • Фактор всего оборудования: При составлении политик рассмотрите доступные инструменты, чтобы установить реалистичные ожидания.Например, если вы хотите, чтобы ваша физическая инвентаризация была завершена за выходные, определите, должны ли ваши сотрудники иметь сканеры, которые ускорят их работу.

  • Определить, как минимум, ежегодную политику хранения: Как минимум, ежегодная политика хранения должна включать максимальный и минимальный уровни, уровни страхового запаса и оптимальные уровни повторного заказа. Вам также следует рассчитать средний уровень запасов, чтобы установить эти политики.

  • Подготовьте годовой бюджет запасов: Перед покупкой каких-либо запасов и не реже одного раза в год определите свой годовой бюджет запасов. Эта оценка представляет собой общую стоимость владения товарами за год, включая затраты на материалы, хранение, фиксированную эксплуатацию, логистику, перераспределение и прочие расходы.

Основные политики управления счетами

Эффективные политики контроля счетов должны информировать персонал о том, как ваша компания выставляет счета клиентам, включая расписание, формы и процедуры.Разработка надежных базовых политик и процедур контроля счетов гарантирует получение вами с трудом заработанного дохода от ваших продуктов или услуг. Счета обычно отправляются после выполнения заказа. Ваши политики выставления счетов могут быть шаблонами и должны быть четкими и простыми, чтобы персонал мог следовать им без особых проблем.

Типы счетов, которые необходимо контролировать:

  • Заказы на покупку: Перед обработкой заказа клиенты или сотрудники отдела продаж отправляют заказы на покупку.Эти документы должны быть заполнены и подписаны заказчиком, гарантируя точность всех деталей.

  • Получение заказа: Политика в отношении получения заказа должна отражать набор проверок, которые вы выполняете при доставке продукта. Эти проверки должны начинаться с выставления счетов и включать номера отслеживания отправлений и документы о получении.

  • Процессы выставления счетов: Шаблоны идеально подходят для выставления счетов, особенно если ваше программное обеспечение создает их автоматически.Политика в отношении выставления счетов-фактур должна обеспечивать номер заказа на покупку, дату счета-фактуры и включать все необходимые детали платежа.

  • Программное обеспечение: Если у вас большая или растущая клиентская база, подумайте об инвестировании в программное обеспечение для выставления счетов. Создайте политики, которые помогут поддерживать разработку шаблона, и убедитесь, что программное обеспечение отслеживает и архивирует все транзакции. Программное обеспечение также может сделать создание отчетов о неоплаченных счетах более эффективным и простым.

  • Просроченные платежи: Информируйте всех клиентов о вашей политике просроченных платежей или неплатежей. Будьте гибкими, но убедитесь, что эти документы отражают последствия. Например, объясните льготные периоды и процедуры о том, кто принимает меры в случае несвоевременного выставления счета, и какие у них есть возможности для маневра, чтобы клиенты могли принимать собственные решения о несвоевременной оплате счета.

Процессы управления запасами

Процессы управления запасами — это действия и методы, которые вы используете для организации запасов и измерения пробелов, возможностей и относительного успеха заказов и производства. Многие компании используют KPI для измерения успеха своих процессов и процедур.

Некоторые компании настолько обеспокоены нехваткой товара, что создают запасы, что обходится им дороже, чем просто цена товара. Поскольку они связывают свой капитал, они должны хранить свою продукцию по себестоимости, и она может быть повреждена или обесценена. Разбейте свой инвентарь на три основные категории:

  • Страховой запас
  • Пополнение
  • Излишнее и устаревшее

При разработке процессов управления запасами определите, следует ли одновременно выполнять оценку бизнеса.Вы должны оценить бизнес-функции и процессы, особенно в процессе «от заказа до доставки» (OTD), в состоянии «как есть», чтобы выявить пробелы и возможности для изменений. Принципы управления изменениями должны привести вас от состояния «как есть» к реализации будущих изменений. Если вы хотите лучше обслуживать клиентов, определите, как ваши политики и процессы управления запасами влияют на них.

Ключевые показатели эффективности управления запасами

Ключевые показатели эффективности (KPI) — это показатели, которые демонстрируют, насколько хорошо работают отдельные части вашей компании и насколько хорошо вы достигаете своих основных бизнес-целей.KPI также полезны для сравнения вашего бизнеса с другими в вашей отрасли. В управлении запасами ключевые показатели эффективности могут помочь определить болевые точки и причины, по которым вы теряете деньги. Если у вас есть дефицит, вы захотите исправить это, чтобы сохранить клиентов. Вы захотите посмотреть на свои долгосрочные и краткосрочные цели с помощью KPI. Поэтому некоторые KPI имеет смысл запускать регулярно. Например, отношение запасов к продажам — это один KPI, который можно отслеживать при прогнозировании:

.

Другим ключевым показателем эффективности является коэффициент сквозных продаж (STR), который помогает удерживать клиентов. Используйте STR в качестве метрики, чтобы определить, как долго товар находится на складе, нужно ли вам переоценить его и когда сделать повторный заказ. Этот показатель часто сравнивают с коэффициентом оборачиваемости запасов, для расчета которого требуется более длительный период (часто целый год). KPI сквозной продажи сравнивает запасы, полученные от поставщика, чтобы определить, сколько вы продаете ежемесячно:

Средний запас — это KPI, который помогает вам понять, сколько продуктов вы храните в течение определенного периода времени:

Наконец, коэффициент выполнения — это ключевой показатель эффективности, который показывает, насколько хорошо вы выполнили свои заказы для отдельных доставок или доставок в течение заданного времени.Этот KPI также называется коэффициентом заполнения позиции (LIFR), где термин «строка» относится к строке в заказе или манифесте. Формула LIFR:

Другая формула, которая определяет LIFR:

Выполненный заказ считается выполненным, когда он достигает 100%. Например, Джек Хайнц заказывает четыре товара:

.

Эта компания отгрузила линии с первой по третью (бесшовные трубы из углеродистой стали, медные трубы и пластиковые желоба с решетками) 20 мая 2019 года.Когда компания запускала LIFR, она была отмечена как 75%, потому что было четыре позиции, из которых были заполнены только три:

24 мая 2019 года компания отгрузила 90-градусный резьбовой фитинг на четвертой линии, доведя LIFR до 100 %. Однако, если ваша метрика ориентирована на удовлетворенность клиентов на основе немедленного выполнения заказов, оставьте метрику только для начальной ставки. Начальный LIFR составляет 75% и, несомненно, дает больше информации, чем окончательный LIFR.

Вы также можете рассчитать заполняемость по регистру и значению. Когда вы ускоряете товары, не входящие в общую отгрузку, вы не можете считать эти неускоренные товары пропущенными, и вам следует вычесть ускоренные товары. Другими словами, ваша главная забота должна заключаться в том, чтобы ваш бизнес регулярно выполнял заказы, а не во время исключений. Дополнительные KPI для отслеживания см. в разделе «3 критических показателя учета запасов, которые вы должны отслеживать».

Программное обеспечение для управления запасами

Управление запасами вручную сопряжено со своими трудностями: оно может быть трудоемким, трудным для совместного использования, подвержено человеческим ошибкам, создает лишние документы, которые вам не нужны, и требует постоянного мониторинга и проверки фактов.

По словам доктора Пайка, одно программное решение не подходит для всех организаций. Он говорит: «Есть системы, которые интегрируются с существующими системами ERP (планирование ресурсов предприятия). Некоторые организации разработали свои собственные системы, взяв за основу лучшие идеи и разработав именно то, что им нужно, своими силами. Когда я консультирую, я часто помогаю малым предприятиям разрабатывать свои собственные электронные таблицы для начала. Одна из компаний, которую я консультирую, — крупная компания-разработчик программного обеспечения, и их программное обеспечение превосходно и может сделать для их компании много интересного.Эти системы существуют для небольших компаний, но есть и недорогие варианты, которые могут работать так же хорошо».

4 вопроса, которые следует задать перед покупкой расширенного программного обеспечения для отслеживания запасов

Если вы начинаете присматриваться к передовому программному обеспечению для отслеживания запасов, вам нужно будет подойти к нему осторожно и вдумчиво. Выберите программное обеспечение для управления запасами, ответив на четыре основных вопроса:

  1. Какими продуктами и количеством продуктов мне нужно управлять?  
    Ваши потребности в программном обеспечении будут абсолютно разными, в зависимости от того, что и сколько вы продаете.Например, приоритеты программного обеспечения сильно различаются для компаний, которые продают продукты питания, и для тех, кто продает электронику высокого класса. Компании по продаже продуктов питания нуждаются в программном обеспечении, которое может отслеживать сроки годности. Компаниям, которые продают высококачественную электронику, требуется программное обеспечение с функциями безопасности и аналитики, которые гарантируют, что их запасы не устаревают.

  2. Какие важные функции мне нужны?
    Некоторые программные системы будут интегрироваться с существующими системами, а некоторые нет.Крайне важно решить, нужна ли вам эта интеграция или вы будете строить дополнительные расходы на замену программного обеспечения. Дополнительные сведения об интеграции программного обеспечения см. в разделе «Преимущества интеграции вашего программного обеспечения для инвентаризации с вашими бухгалтерскими и операционными процессами». Кроме того, давайте предположим, что ваш бизнес имеет траекторию массового роста в течение следующих пяти лет. В этом случае выберите программное обеспечение, которое может масштабироваться.

  3. Чем можно оплатить программное обеспечение?
    Программные системы, предназначенные для управления запасами, могут сильно различаться по стоимости.Хорошие продавцы могут назвать цену, основанную на ваших требованиях. В эту итоговую строку включите любое другое программное обеспечение, которое необходимо изменить, чтобы приспособиться к новой покупке, и затраты на переход в виде рабочего времени персонала. Рассчитайте окупаемость инвестиций (ROI) для каждого решения, которое вы просматриваете, и сколько времени потребуется, чтобы окупить эти инвестиции. Дополнительные сведения о снижении затрат см. в разделе «Снизьте свои расходы с помощью программного обеспечения для отслеживания запасов».

  4. Что означает программное обеспечение для персонала?
    Определите, сможет ли ваш нынешний персонал адаптироваться к значительным изменениям в том, как вы ведете бизнес.Затем решите, нужно ли вам нанять новых сотрудников с другими наборами навыков, переназначить или переобучить вашу текущую команду. Например, если вы нанимаете много низкоквалифицированных рабочих для подсчета запасов, они могут вам не понадобиться при постоянной системе запасов. Кроме того, они могут не помочь вам настроить новое программное обеспечение или устранить неполадки после установки. Возможно, вам придется нанять сотрудника с техническими навыками работы с программным обеспечением, в зависимости от сложности того, что вы покупаете. Если вы можете переназначить лояльных сотрудников на другую работу или обучить их работе с программным обеспечением, отлично.В противном случае подумайте, что нужно вашему бизнесу в первую очередь.

Начало работы с программным обеспечением для управления запасами

Чтобы эффективно управлять своим инвентарем, вам нужна видимость на уровне предметов — что-то, что может обеспечить программное обеспечение, если вы используете его постоянно. В этом случае последовательное использование означает, что каждый сотрудник использует его одинаково каждый раз, когда производит, продает или получает товары. Программное обеспечение может предоставить вам множество вещей.Например, вы всегда знаете, что было продано и как быстро, есть ли уникальные предложения и товары, снятые с производства. У вас есть электронная версия каждой транзакции, которая может включать номер детали, количество, а также когда и где вы ее продали. Дополнительную информацию о том, зачем покупать программное обеспечение для управления запасами, см. в разделе «Снизьте свои расходы с помощью программного обеспечения для отслеживания запасов».

Другие преимущества наличия специального программного обеспечения для управления запасами включают:

  • Увеличение прибыли
  • Никогда не бывает дефицита
  • Штрих-коды и этикетки для отслеживания запасов
  • Больше никаких списаний запасов
  • Быстрый и эффективный аудит
  • Сэкономленное время
  • Больше гибкости системы
  • Быстрый поиск информации
  • Встроенная аналитика для принятия решений

Для начала найдите программное обеспечение с функциями, которые соответствуют потребностям вашего бизнеса и будущему.

При поиске нового программного обеспечения для управления запасами обратите внимание на следующие функции:

  • Параметры оптимизации запасов
  • Инструменты отслеживания и прогнозирования для выявления аномалий запасов
  • Инструменты, автоматизирующие пополнение запасов, в том числе рассчитывающие правильный уровень запасов
  • Управление временем выполнения заказа
  • Расчет страхового запаса
  • Управление затратами
  • Логика для выявления продуктов с истекшим сроком годности и продуктов с медленным оборотом
  • Поддержка в нескольких местах
  • Интеграция программного обеспечения для бэк-офиса
  • Автоматический мониторинг запасов
  • Автоматический контроль дозирования
  • Показатели данных поставщиков
  • Интеграция со штрих-кодом
  • Интеграция системы RFID
  • Множественное ценообразование для товаров в зависимости от клиента
  • Цены в разных валютах
  • Возможность обновления для каждого элемента или группы элементов
  • Связь с несколькими складами
  • Показатели контроля качества
  • Отслеживание партий
  • Поддержка нескольких пользователей

При выборе любой системы важно помнить о будущих потребностях и о том, как технологии могут помочь.Доктор Пайк делится: «Приближается большое животное, называемое прогнозированием. Каждый хочет предсказать все, что лежит в основе каждого решения о покупке, которое принимают потребители. Машинное обучение и огромные объемы данных только улучшат способность прогнозировать. Использование этой возможности без больших затрат — будущее этой отрасли.

«Блокчейн в цепочке поставок также перспективен. Вам не нужен блокчейн, чтобы быть ценным, но видимость того, что там есть, улучшится.Со временем будет интересно посмотреть, что реально, а что выдумка, но все равно все это будет иметь влияние. Мой совет для бизнеса: посидите немного в стороне и посмотрите, что произойдет. Со временем компании смогут использовать его для улучшения управления запасами».

Для получения дополнительной информации о функциях, на которые следует обратить внимание для поддержки вашего бизнеса, см. раздел «3 ключевых функции, на которые следует обращать внимание при выборе программного обеспечения для управления запасами».

Передовой опыт использования программного обеспечения для управления запасами

Независимо от того, используете ли вы специальную программную систему или электронные таблицы, вам все равно необходимо следовать некоторым рекомендациям.Используйте любые доступные инструменты для оптимизации уровня запасов.

После настройки программного обеспечения для управления запасами следуйте этим советам:

  • Используйте платформы, которые взаимодействуют друг с другом или используют одну и ту же систему.
  • Относитесь к каждому предмету в вашем инвентаре по-разному; каждый SKU отличается по какой-то причине.
  • Убедитесь, что ваши запасы в порядке, используя доступные данные.
  • По возможности используйте мобильные устройства.
  • Разместите свой инвентарь.
  • Выполнить подсчет циклов и обновить данные в вашей системе.
  • Свяжите все транзакции с вашим программным обеспечением.

Вам также следует убедиться, что вы не покупаете что-то слишком сложное для того, что нужно вашей компании, и что программное обеспечение стоит своих денег.Если вы этого не сделаете, это не просто пустая трата денег, но вы можете оказаться в ненужном разочаровании. Однако, если ваше программное обеспечение имеет аналитические возможности, убедитесь, что вы выполнили измерение.

Если вы купили или собираетесь приобрести программное обеспечение для управления запасами, используйте его для выполнения следующих расчетов:

  • Какие товары продаются и не продаются
  • Общая стоимость запасов
  • Тенденции запасов и данные о продажах
  • Бюджет запасов

Дополнительные сведения о выборе правильной системы управления запасами см. в разделе «Выбор правильной системы управления запасами.

Как защитить свои акции

Обеспечение сохранности ваших запасов также должно быть в центре внимания при управлении запасами. Независимо от того, беспокоят ли вас воры и магазинные кражи или ваши сотрудники, безопасность запасов влияет на итоговый результат. Чтобы защитить ваши товары от людей, которые могут украсть их у вас на пороге, определите, какой инвентарь является самым дорогим или наиболее желательным. Например, стиральный порошок и бритвенные лезвия являются товарами высокой целевой аудитории.Они нужны всем; они обязательно будут перепроданы и являются одними из самых украденных предметов в любом продуктовом магазине. Эти продукты должны быть доступны для покупателей, но размещены на видном месте, если у вас есть проблемы с кражей.

Вы должны оснастить дорогие предметы высокого класса, такие как компьютеры и электроника, RFID-метками, которые могут повысить безопасность. Если они будут удалены, прозвучит сигнал тревоги. Обязательно обеспечьте доставку после их прибытия. Прежде чем вы зарегистрируете элементы в своей системе, самое время их потерять или украсть.Избавьтесь от любых дополнительных упаковочных материалов, чтобы воры не подумали, что только что состоялась доставка. Если возможно, установите систему видеонаблюдения (CCTV), также называемую видеонаблюдением, на ваших парковках и в других уязвимых местах, чтобы предотвратить возможные кражи.

Внешняя угроза — не единственная проблема безопасности, которую вы должны иметь в виду. Персонал тоже может воровать. Обучите свою команду действующим системам безопасности и политикам, направленным на борьбу с кражами и их дисциплиной.Многие люди не знают о воровстве платы за проезд в бизнесе, включая затраты на текучесть кадров и сохранение рабочих мест. Итак, научите своих сотрудников понимать истинные последствия воровства.

Установив процедуры, предотвращающие кражу, вы можете предотвратить ее до того, как она произойдет. Например, сотрудники, которые контролируют запасы, не должны также следить за финансовыми отчетами компании. Ограничьте зоны доступа персонала и распределите ответственность. Подумайте, нужен ли всем сотрудникам доступ к каждой части вашего склада или к каждому шкафу с припасами.Назначьте сотрудников, ответственных за аудит, для оказания помощи другим сотрудникам в удовлетворении их потребностей в поставках. Регулярно переназначайте сотрудников для управления запасами, чтобы предотвратить сговор. Наконец, подумайте, насколько эффективно вы используете функции существующего программного обеспечения. Национальная федерация розничной торговли считает, что внутренние кражи сократились как минимум на 11% в компаниях, которые используют программное обеспечение для управления запасами.

NetSuite может помочь обеспечить прозрачность процесса управления запасами

Правильное управление запасами может создать или разрушить бизнес, а понимание ваших запасов в любой момент имеет решающее значение для успеха.Независимо от того, какой тип процесса управления запасами вы выберете, лица, принимающие решения, знают, что им нужны правильные инструменты, чтобы они могли эффективно управлять своими запасами. NetSuite предлагает набор собственных инструментов для отслеживания запасов в нескольких местах, определения точек повторного заказа и управления резервным запасом и подсчетом циклов. Найдите правильный баланс между спросом и предложением во всей организации с помощью функций планирования спроса и планирования требований к распределению.

Узнайте больше о том, как вы можете использовать NetSuite для автоматического управления запасами, снижения затрат на обработку и увеличения денежного потока.

Часто задаваемые вопросы об управлении запасами

Что такое процесс управления запасами?

Процесс управления запасами — это процессы и методы, используемые для управления запасами предприятия. Эти процессы помогают обеспечить запасы на нужном уровне, не имеют срока годности и не требуют слишком больших затрат для длительного хранения, а также обеспечивают доступность в нужном месте и в нужное время.

Что такое Пример управления запасами?

Пример управления запасами можно найти в продуктовых магазинах и других предприятиях, которые продают скоропортящиеся товары.Продуктовые магазины усердно работают над тем, чтобы свежие продукты были доступны, когда они нужны покупателям, но не заказывают так много, чтобы они испортились на полке. В складском бизнесе, где скоропортящиеся товары не являются проблемой, процессы управления запасами гарантируют, что товары с высоким спросом всегда доступны, в то время как товары с более низким спросом остаются в меньшем количестве.

Какова цель управления запасами?

Запасы — это основная статья расходов для бизнеса.В дополнение к стоимости товара компании должны платить за хранение и связанную с ним недвижимость, персонал и коммунальные услуги, чтобы эти предметы были доступны. Управление запасами направлено на оптимизацию запасов, чтобы у вас не было избыточных или недостаточных запасов для какого-либо конкретного товара.

Какие существуют четыре типа запасов?

Найдены основные типы запасов: сырье/компоненты, WIP (незавершенное производство), готовая продукция и MRO (технические, ремонтные и эксплуатационные материалы).Не все предприятия имеют все четыре типа запасов, но большинству предприятий требуется по крайней мере одна из этих категорий запасов.

Оплата бытовых услуг | Кредиторская задолженность

Для услуг стоимостью менее 2500,00 долларов США

Оплата личных услуг, оказанных на разовой основе (включая лекторов, докладчиков и консультантов), может быть оплачена расходным ваучером (DV) только в том случае, если общая сумма не превышает 2500,00 долларов США, включая проезд.Общая сумма платежей ваучером любому лицу не может превышать 2500,00 долларов США в течение одного календарного года. Платежи DV в счет грантовых средств Департамента здравоохранения и социальных служб должны подтверждаться должным образом утвержденной формой запроса на утверждение консультанта из Департамента кадров.

Услуги, которые не могут быть оплачены DV:

*Выплаты университетским или государственным служащим или студентам университетов
*Услуги машинисток, работающих неполный или временный рабочий день, клерков или операторов ЭВМ.Эти услуги должны оплачиваться в рамках обычного процесса начисления заработной платы.

Когда услуги будут выполнены, в HuskyBuy должен быть создан DV. Если командировочные расходы должны быть оплачены, они должны быть указаны отдельной строкой; с использованием применимого кода туристического объекта, но включенного в тот же DV с оказываемыми услугами. Расходы должны быть детализированы. Индивидуальные претензии на сумму более 25 долларов США должны быть подкреплены квитанциями.

Иногда обстоятельства требуют, чтобы приглашенный оратор или артист получил оплату в день своего выступления.Это может быть выполнено по запросу на DV путем ввода ДАТЫ СРОКА, необходимой в поле «Описание» на вкладке «Обзор документа». Отметьте поле «Особое обращение» на DV и заполните вкладку «Особое обращение», указав имя и номер телефона человека, получающего чек. Запрос на предоплату должен быть получен отделом кредиторской задолженности не менее чем за пятнадцать рабочих дней до даты проведения мероприятия. В обязанности запрашивающего отдела входит возврат чека, если услуги не оказаны.

В случае оплаты Университетом авиабилета гостя, билеты могут быть получены через Университет в том же порядке, что и для работника.

Для услуг стоимостью более 2500,00 долларов США

Все услуги, стоимость которых превышает 2 500,00 долларов США, должны быть оформлены либо в соответствии с Заказом на покупку, Специальным платежным ведомостью, либо Соглашением о персональных услугах (PSA), в зависимости от того, что подходит, как указано ниже.

Заказ на поставку

Услуги технического характера, для которых могут быть желательны конкурсные торги, должны быть обеспечены заказом на поставку, если иное не рекомендовано отделом закупок.Как правило, это услуги, для которых объем работы поставщика может быть четко определен, а услуга «результат», за которую будет производиться оплата, недвусмысленна, легко идентифицируема и не подлежит обсуждению.

Примеры типов услуг, подлежащих обработке в Заказе на поставку, включают:

• Консультационные услуги, требующие проведения конкурентных торгов
• Фотоуслуги
• Компьютерное программное обеспечение
• Ввод данных
• Обслуживание оборудования

Соглашение о персональном обслуживании

Соглашение о личном обслуживании (часто называемое СРП) — это контракт, предназначенный для простых сделок, не требующих участия агента по закупкам для помощи в поиске и согласовании коммерческих условий.

Тип услуг, подлежащих обработке в соответствии с PSA, может включать, но не ограничиваться:

• Гонорары лекторов, докладчиков и артистов на сумму более 2000,00 долларов США
• Консультанты, являющиеся специалистами в своей области, где конкурсные торги явно не требуются
• Контракты с другими государственными или федеральными агентствами
• Субподряды по грантам

Ознакомьтесь с процедурой PSA, чтобы определить, подходит ли PSA для вашей транзакции.

Похожие записи

Вам будет интересно

Прибыль от текущей деятельности формула: РАСЧЕТ ПРИБЫЛИ — Студопедия

Раскрутка строительного магазина: Продвижение интернет магазина строительных материалов🔨, реклама строительного магазина в Москве

Добавить комментарий

Комментарий добавить легко