Чем отличается докладная записка от служебной

Взаимодействие сотрудников корпорации друг с другом может осуществляться посредством использования докладных и служебных записок. В чем их особенности?

Что представляет собой докладная записка?

Под докладной запиской принято понимать документ, который адресуется сотрудниками фирмы на вышестоящий уровень управления организацией. Составляется он в целях информирования компетентных лиц фирмы о значимых событиях и фактах в жизни компании, а также направления начальству рекомендаций касательно реагирования на те или иные ситуации.

Докладная записка может быть направлена не только человеку, занимающему вышестоящую должность в управленческой структуре компании, но также и в адрес другой организации, по отношению к которой фирма, где работает составитель документа, является дочерней.

В докладной записке предполагается присутствие:

• заголовка;
• даты составления;
• ФИО и должности лица, которому направляется документ;
• текстового блока о фактах, ставших поводом для написания записки;
• текстового блока о выводах касательно соответствующих фактов;
• текстового блока о рекомендациях и предложениях руководству относительно реагирования на события, о которых сказано в записке;
• ФИО, должности и подписи составителя.

Докладная записка также может дополняться различными приложениями. В этом случае в ее структуре должен присутствовать еще один текстовый блок — с указанием источников, прилагаемых к записке.

Если документ предполагается направить в другую организацию — вероятнее всего, это будет вышестоящая структура (например, главный офис холдинга), то подписывает в этом случае записку чаще всего руководитель фирмы, в которой документ составляется.

к содержанию ↑

Что представляет собой служебная записка?

Под служебной запиской принято понимать документ, который адресуется:

1. составившим его сотрудником тем лицам, которые находятся примерно на одном с ним уровне по должностным полномочиям;
2. руководством фирмы тем подразделениям, которые находятся в подчинении;
3. руководствами отделов, служб, подразделений тем сотрудникам, которые работают в соответствующих структурах фирмы.

Круг вопросов, отражаемых в служебных записках, может быть очень широким. Посредством них в рамках компании осуществляется обмен практически любой информацией. В служебных записках, как и в докладных, могут отражаться значимые для жизни компании события, а также предложения и рекомендации касательно реагирования на них.

Отметим, что посредством служебной записки руководитель фирмы может направлять на уровень подчиненных структур те или иные управленческие распоряжения. Обычно они оформляются приказами, но в ряде случаев составить записку проще. Как правило, подобные распоряжения не имеют статус локального нормативного акта и потому, строго говоря, каких-либо санкций за их неисполнение не предполагается. Но неофициально во многих фирмах служебные записки приравниваются по обязательности исполнения к приказам.

По своей структуре рассматриваемый документ в целом схож с докладной запиской. Но стоит отметить, что он практически не используется при переписке между разными компаниями — вне зависимости от того, являются ли они юридически равнозначными субъектами или находятся в соподчинении. Для этого существуют другие типы источников — например, письма, оферты, уведомления.

к содержанию ↑

Сравнение

Главное отличие докладной записки от служебной в том, что первый документ адресуется сотрудниками начальству или руководству фирмы, а второй — одними сотрудниками другим или же направляется руководством в адрес подчиненных структур и сотрудников. Кроме того, докладная записка может направляться от одной фирмы к другой, а служебная, как правило, используется только во внутреннем документообороте компании.

Структура обоих источников может совпадать — часто бывает, что различия между ними сводятся только к названию, а также к соотношению полномочий составителя и адресата.

Определив, в чем разница между докладной и служебной запиской, отразим выводы в таблице.

к содержанию ↑

Таблица

Докладная записка	Служебная записка
Что общего между ними?
Оба документа могут иметь одинаковую структуру (существенно отличаться только названием, соотношением полномочий составителя и адресата)
В чем разница между ними?
Адресуется сотрудниками начальству или руководству фирмы	Адресуется одними сотрудниками другим, руководством — подчиненным структурам и работникам
Может использоваться компанией для переписки с другим юридическим лицом (как правило, вышестоящей структурой в рамках группы компаний)	Практически всегда используется только во внутреннем документообороте компании

thedifference.ru

Что писать: докладную или служебную записку?

На практике часто вместо докладной составляют служебную записку. Статья дает четкое представление о том, в чем состоит разница между этими документами и возможно ли использование служебных записок вместо докладных.

 

Докладная записка – информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (п. 118 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4; далее – Инструкция по делопроизводству).

Другими словами, докладная записка обеспечивает связь объектов управления на вертикальном уровне.

В Инструкции по делопроизводству, а также в УСОРД отсутствует такой вид документа, как служебная записка. Несмотря на данный факт, этот вид документа можно встретить в документообороте многих организаций. При этом нельзя считать использование указанного документа неправомерным.

 

Справочно: унифицированная система организационно-распорядительной документации (далее – УСОРД) является рационально организованным комплексом взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в деятельности организаций всех организационно-правовых форм (приказ директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25).

 

Унифицированные формы документов, включенные в УСОРД, устанавливают примерную структуру текста, минимальный необходимый состав реквизитов соответствующих организационно-распорядительных документов и не являются образцами их оформления. Документы, разрабатываемые на основе унифицированных форм, включенных в УСОРД, должны оформляться в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Если организация разработала и включила форму служебной записки в табель и альбом унифицированных форм документов организации, а также указала ее в инструкции по документообороту организации, то этот документ может использоваться в целях документооборота.

При составлении служебной записки в целях единства оформления управленческой документации следует руководствоваться:

– СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

– письмом Государственного комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69.

В каких случаях составляют докладную, а в каких служебную записку?

Служебная записка, как и докладная, не относится к кадровым документам (приказы, распоряжения по личному составу; личные дела; график трудовых отпусков и др.). Как правило, ее составляют по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебная записка создает переписку между структурными подразделениями и обычно содержит определенную просьбу, предложение.

Служебные записки в отличие от докладных записок обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне, т.е. составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

Таким образом, служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса. В противном случае это будет докладная записка.

Ольга Полякова, юрист

www.jurk.by

Оформление докладной, служебной и объяснительной записки

Докладная записка — документ, адресованный вышестоящему руководителю с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса и содержащий выводы и предложения.

В зависимости от содержания докладные записки бывают информационные и отчетные. Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководителя. Цель инициативной записки — побудить руководителя принять конкретное решение. Информационная записка служит способом систематического извещения руководства о выполнении какого-либо поручения, работы.

Текст докладной записки состоит из констатирующей части, в которой излагаются факты, послужившие причиной ее составления, и части, в которой приводятся выводы, предложения, мнения ее автора.

Докладные записки бывают внутренними, которые предназначены руководству организации, где работает составитель, и внешними, направляемыми в вышестоящие организации. Внутренние записки могут быть оформлены на чистом листе бумаги, внешние оформляются на общем угловом бланке формата А4.

Приведем макет оформления внешней докладной записки (рис. 4).

Рис. 4. Макет внешней докладной записки

Служебная записка — документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.

В тексте служебной записки излагаются деловые вопросы, касающиеся работы структурного подразделения или должностного лица, решение которых оказалось в зависимости от выполнения своих функций смежным подразделением или должностным лицом.

Структура текста служебной записки аналогична структуре делового письма. Макет служебной записки выглядит следующим образом:

Адресат: наименование должности, Фамилия И. О. (в дательном падеже)

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Текст по структуре и содержанию аналогичен построению и изложению делового письма.

Должность составителя (подпись) И. О. Фамилия

00.00.0000

Объяснительная записка — документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.

Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги. Реквизиты объяснительной записки подобны реквизитам докладной записки.

Адресат: наименование должности, Фамилия И. О. (в дательном падеже)

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Текст записи должен быть объективным, убедительным, давать четкие разъяснения. По структуре и построению объяснительная записка аналогична докладной записке.

Должность составителя (подпись) И. О. Фамилия

00.00.0000

Оформление документации по личному составу Состав кадровой документации

Важнейшей функцией кадровой службы (служба персонала) является документирование трудовых правоотношений. В состав документации, оформляемой кадровой службой, входят первичные учетные, распорядительные, личные, по социальному обеспечению и другие документы.

Самой значительной по объему и важности является документация, связанная-с процессом движения кадров в организации. Речь прежде всего идет о приеме, переводе и высвобождении (увольнении) персонала. В состав этой документации входят также документы по оформлению трудовых отпусков, командированию, оценке деятельности кадров и некоторые другие. Ниже рассмотрим оформление лишь основных документов, связанных с движением кадров.

studfile.net

Служебная, докладная и объяснительная записка — образец

Если служебные или докладные записки составляют не все сотрудники организации, то образец объяснительной может потребоваться рано или поздно любому работнику. Каждая из этих видов служебной документации имеет определенное назначение информационно-справочного характера. Рассмотрим, какие из них лучше всего подходят для того или иного случая.

Докладная записка — образец объяснительной

Вид документа информационного или справочного назначения, адресованный уполномоченному лицу (начальнику отдела, руководителю предприятия) называют докладной. Законодательство не дает четкого определения, она предназначена для изложения выводов, предложений в целях побуждения руководителя к принятию решения.

Составляют докладную по инициативе сотрудника либо в соответствии с устным распоряжением руководителя. Чаще всего с ее помощью вносят предложения, связанные с улучшением технического оснащения на производстве, выражают несогласие с решением руководства, излагают свою позицию при конфликтах с коллегами.

Объяснительная записка образец

В основном тексте этого документа предполагается формулировка своей позиции и четкое изложение доводов по существу вопроса.

Различают следующие виды докладных:

• Отчетные. Предполагают информирование об окончании работ или этапов, исполнении распоряжений;
• Информационные. Составляются регулярно для изложения результатов, деталей, хода и методов выполнения работ;
• Инициативные. Содержат предложения, рекомендации.

Докладная записка образец

Документ может быть внешним или внутренним в зависимости от адресата.

Внешний адресован руководителю вышестоящей организации. Для составления используют общий бланк предприятия. Согласно примеру, докладная записка состоит из нижеследующих элементов:

• название учреждения;
• дата;
• индекс;
• адрес оформления;
• данные адресата;
• заголовок к теме докладной;
• изложенный текст;
• подпись руководящего лица;
• ФИО исполнителя с указанием контактного телефона.

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей

Внутренний документ составляют на имя главы организации, для оформления используют обычный лист. Он содержит следующие элементы:

• обозначение отдела;
• наименование записки;
• дата и регистрационный номер;
• заголовок;
• текст;
• ФИО адресата;
• подпись, фамилия, инициалы, должность составителя.

Одним из видов внутренних документов является докладная о ненадлежащем исполнении либо невыполнении работником обязанностей. Она предназначена для информирования руководства и включает предложение о назначении сотруднику дисциплинарного взыскания.

Служебная записка — пример написания и журнал учета

Это документ информационного характера, используется для взаимодействия горизонтальных (не подчиненных друг другу) объектов управленческой структуры в целях решения вопросов, касающихся их компетенции. Как составить служебную записку?

В общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) этот вид не предусмотрен. При этом его используют в целях производственного назначения:

• для запроса сведений;
• при выдаче инструкций;
• в качестве сопроводительного документа;
• как информационное письмо.

Форма служебной записки. В тексте описывают, что послужило причиной его оформления — просьба, заявка, предложение. Может отображаться информация о проведенных встречах, кадровых перемещениях, изменениях в работе организации и ее подразделений. Документ также может содержать сведения для службы охраны о работающих в выходные дни с целью их допуска в помещение компании.

За трудовые успехи сотрудников могут поощрить денежной премией, ценным подарком, званием, грамотой. Для этого начальник отдела, профсоюз или коллектив оформляет записку.

Служебная записка на премию

В законодательстве отсутствуют строгие требования по оформлению служебной. Однако образец заполнения схож по форме с докладной, он может быть разработан и составлен непосредственно в организации с учетом специфики предприятия.

В целях контроля документации заводят журнал регистрации. Он может содержать данные о регистрационном номере, дате, наименовании или кратком содержании, должностном лице, подписавшем документ.

Журнал регистрации служебных записок образец

Помимо журнального предусмотрен карточный или автоматический учет.

Форма объяснительной записки

Этот документ используют для пояснения обстоятельств событий и фактов. Составляет работник предприятия на имя вышестоящего должностного лица.

Подразумевается написание от руки в одном экземпляре на обычном бумажном листе на имя затребовавшего документ. В некоторых организациях предусмотрен набор на компьютере. Правила оформления объяснительной на законодательном уровне не закреплено, тем не менее, существуют типовые образцы заполнения. Составленная не по форме, действительна.

Согласно ТК РФ (ст. 193), прежде чем применять к сотруднику взыскание, с него должна быть затребована объяснительная об обстоятельствах и причинах совершенных действий.

Записку составляет сотрудник либо структурное подразделение.

ktovdele.ru

Докладные и служебные записки

Новая страница 1

Докладные и служебные записки – это, как правило, внутренние документы организации

, видимо, поэтому очень часто этим документам не уделяют должного внимания, не придают особого значения их оформлению. Во многих организациях вообще не делают различий между этими документами или используют во всех случаях только служебные записки, независимо от того, к кому, по какому поводу и с какой информацией обращаются. Однако различия между этими документами существуют. Рассмотрим их.

Докладная записка – документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.

Из определений следует, что докладная записка – документ, составляемый в структурном подразделении и представляемый руководителю вышестоящего уровня, это может быть руководитель подразделения, заместитель руководителя организации или руководитель организации. Служебная записка – документ, по назначению близкий к докладной записке, но составляемый работником или руководителем одного подразделения и направляемый в другое подразделение для решения вопросов, входящих в его компетенцию.

Служебные записки составляются по всем тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию подразделения и не требует обращения к вышестоящему должностному лицу. Служебные записки – это своего рода переписка между структурными подразделениями.

Опыт показывает, что в деятельности практически любой организации возникают ситуации, требующие документирования информационных взаимоотношений подразделений. В таких ситуациях и используются служебные записки.

Конечно, служебная записка не должна заменять докладную записку, хотя бы по той причине, что докладная записка – это документ, направляемый вышестоящему должностному лицу. Таким образом, можно сказать, что с помощью докладных записок реализуются вертикальные информационные взаимосвязи организации, а с помощью служебных записок – горизонтальные.

Докладные и служебные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя.

С точки зрения оформления у этих документов много общего. Они имеют одинаковый состав реквизитов: наименование подразделения – автора документа, наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА или СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА), дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, в необходимых случаях – визы. Поскольку речь идет о внутренних документах, место составления может не указываться. При оформлении реквизитов следует придерживаться общих требований, предъявляемых к оформлению организационно-распорядительных документов.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части – анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, в третьей – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению автора документа, необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит обоснование и выводы или предложения составителя. Докладные записки, составляемые работниками подразделения, представляются руководителю подразделения, составляемые и подписываемые руководителями подразделений, представляются руководителю организации (заместителю руководителя).

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

Текст служебной записки, как правило, состоит из двух частей – обоснования причин ее составления и заключительной части – предложения, просьбы и т.п.

Служебная записка подписывается непосредственно составителем или руководителем подразделения. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания.

Янковая В.Ф.

www.profiz.ru

Докладная или служебная? | Статьи

В отечественном делопроизводстве в процессе реализации управленческих действий и задач составляются записки: докладные и служебные. У работников службы документационного обеспечения управления (ДОУ) по поводу их составления, оформления и обработки возникает ряд вопросов: в чем различие между служебной и докладной запиской, как правильно их оформлять, нужно ли их регистрировать? На эти и другие вопросы мы постараемся дать ответы в данной статье.

Если вами уже предпринимались попытки найти в специальной литературе ответы на эти вопросы, то эти ответы, скорее всего, выглядят туманно и не конкретно. Это вина не авторов, а ситуация, которая сложилась вокруг этих видов документов. Ответ на любой вопрос, связанный с составлением, оформлением, обработкой документов, надо всегда искать в нормативной базе.

   В настоящее время мы можем обратиться к четырем нормативно-методическим документам:

1. Государственной системе документационного обеспечения управления Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР от 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33) (далее – ГСДОУ).
2. Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 477) (далее – Правила).
3. Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)  (далее – Рекомендации).
4. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ  Р 6.30-2003).

   В Правилах о записках ничего не сказано, в ГСДОУ и Рекомендациях о них лишь упоминается*. В преамбуле ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающей состав организационно-распорядительных документов (ОРД), они попали в разряд «и др.».

В ГСДОУ в п. 2.1.10. сказано, что  докладные записки подписываются как документы информационного характера: «Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных его должностной инструкцией».   В Рекомендациях в п. 3.3.5.6. упомянуты разновидности записок: аналитическая, докладная, служебная, объяснительная. Руководству федеральных органов исполнительной власти рекомендовано самим определять виды записок, создаваемых в федеральном органе и «используемых для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками».

   На вопросы, в чем заключается различие между служебной и докладной запиской и в каких случаях составляется та или иная записка, можно ответить, отталкиваясь от определений самих понятий «докладная записка» и «служебная записка».

Отличие докладной записки от служебной

   Автор статьи нашел три определения, данные докладной записке. Первое определение приведено в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД), изданной в 1974 г.: Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами или предложениями составителя. В Кратком словаре видов и разновидностей документов установлено, что докладная записка – сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

    В учебнике «Делопроизводство», допущенным Министерством образования РФ в качестве учебника для студентов высших учебных заведений, обучающихся по специальности 032001 «Документоведение и документационное обеспечение управления», дано следующее определение: докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Она составляется с целью довести до сведения руководства обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями автора докладной записки.

Определений служебной записки не существует. Более того, как вид документа в отечественном делопроизводстве она впервые упоминается в п. 3.3.5.6. Рекомендаций. Сложилась удивительная ситуация: официально вид документа не существует, а на практике им активно пользуются. Причем в организации могут составлять только докладные или только служебные записки — или и служебные, и докладные. Во всех случаях различий между ними не видят. А различие служебной и докладной записки заключается в следующем:

Докладная записка – это письменное обращение подчиненного к вышестоящему должностному лицу. Служебная записка – это письменное сообщение должностных лиц одного уровня.

 В первой половине 1980-х гг. при разработке второй редакции ЕГСД, названной Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ), была сделана попытка ввести служебную записку в систему организационно-распорядительной документации. Она оказалась безрезультатной. Разработчикам ЕГСДОУ было велено в разделе «Документирование управленческой деятельности» написать: переписка между структурными подразделениями запрещена. Руководители структурных подразделений должны договариваться между собой устно или по телефону. Таким образом, служебная записка не была введена в состав организационно-распорядительных документов, хотя на практике она использовалась достаточно широко. В настоящее время руководству федеральных органов исполнительной власти предписано осуществлять информационный обмен между структурными подразделениями. То есть служебной записке возвращен статус официального документа.

Виды докладных записок

По содержанию докладные записки подразделяются на следующие виды:

• Инициативные (составляют с целью побудить адресата принять определенное решение).
•  Информационные (составляют с целью информировать руководство о деталях, методах, результатах выполнения поручений).
•  Отчетные (содержат информацию о выполненной работе).

   В Рекомендациях выделен еще один вид записок – аналитические. В данной статье они не рассматриваются.

В качестве разновидности докладной записки можно рассматривать Представление. Представление используют при документировании трудовых отношений. Составляет данную разновидность докладной записки руководитель структурного подразделения в адрес руководства организации в случаях поощрения работников, наложения взысканий, проведения аттестации. Текст представления состоит из двух частей. В первой дается характеристика работника, с указанием фактов его биографии и общей характеристики трудовой деятельности. Во второй излагается мотив создания документа и предлагаемые решения.

Служебные записки могут быть инициативными и информационными.

Текст инициативной записки состоит всегда из двух частей: вводной и заключительной.

Вводная часть содержит изложение конкретных фактов, событий, причин (возможно, их анализ), побудивших автора написать докладную записку. В заключительной – предложения, рекомендации, выводы, просьбы автора докладной записки по изложенным фактам.

Информационные и отчетные записки могут состоять только из вводной части, хотя не исключается вариант, когда их текст состоит из двух частей.

Теоретически, в зависимости от адресата, докладные записки делят на внутренние и внешние (служебные записки по своей сути могут быть только внутренними).

  Внешними считаются те, которые направляют в вышестоящие организации.    Внутренние докладные записки направляются руководству организации.

   Вероятно, в теории документоведения и ДОУ следует отказаться от деления докладных записок на внутренние и внешние. Во-первых, потому, что при оформлении внешней докладной записки надо использовать общий бланк, указав на нем справочные данные организации-автора записки, т.е. смешав требования к оформлению общего бланка и бланка письма. Во-вторых, потому, что на практике внешние докладные записки давно не составляют, поскольку в вышестоящие инстанции подчиненные организации направляют письма лишь в случае, если они хотят что-то предложить или о чем-то попросить и т.д.  

Оформление записок

Записки как документы, вошедшие в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД), составляются и оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. Это не письма, поэтому их надо оформлять на общем бланке организации.

   Докладные и служебные записки составляются на листе бумаги от руки или печатаются. Записки могут  составляться как по личной инициативе должностного лица, сотрудника организации, так и по указанию (письменному или устному) руководителя. 

При оформлении записок надо помнить, что обязательными реквизитами для них являются: наименование структурного подразделения, где работает автор записки, наименование вида документа, дата составления, регистрационный индекс,

заголовок, адресат, текст, подпись.

Этот перечень совпадает с реквизитами «докладной (аналитической, служебной, объяснительной) записки», перечисленными в п. 3.3.3.6. Рекомендаций.

     Так как докладные и служебные записки являются внутренними документами, на их бланке не указывают наименование организации, так как оно входит в реквизит «адресат», В реквизите «адресат» указывается должность лица, которому адресуется записка, его инициалы и фамилия. Например:

                                                                                Генеральному директору ОАО «СТРЕЛА»

                                                                               А.Т. Зорину

                                                                            

                                                                              Начальнику общего отдела ООО «Марс»

                                                                              Г.И. Орлову 

При оформлении реквизита «наименование вида документа», если подчиненный обращается к вышестоящему должностному лицу, указывают «докладная записка», а если руководитель структурного подразделения пишет другому руководителю структурного подразделения, то в бланке надо написать «служебная записка».

 При таком разграничении станет легче искать нужную записку, потому что в организации будет два дела: «Служебные записки», содержащее переписку между руководителями структурных подразделений, и «Докладные записки», содержащее письменные обращения работников к вышестоящим должностным лицам.

  Дата в записках, как и во всех ОРД, оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год – четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 4 ноября 2011 г. следует оформить следующим образом: 04.11.2011

На практике не всегда указывают  реквизит «наименование места составления или издания документа» — и с этим можно согласиться, поскольку записки, как правило, являются внутренними документами организации.

Записки могут иметь заголовок, который, как и в других ОРД, отвечает на вопрос «О чем», пишется с заглавной буквы, а точка в его конце не ставится. Например:

О ремонте подсобных помещений

О командировочных расходах в 2011 году

Об отчетах структурных подразделений  за 2011 год

Текст докладной записки может включать две части: вводную и заключительную.

Вводная часть содержит изложение конкретных фактов, событий, причин (возможно, их анализ), побудивших автора написать записку, а заключительная – предложения, рекомендации, выводы, просьбы автора записки согласно изложенным фактам.

Записки могут иметь приложение (приложения). В таких случаях требуется оформить реквизит «приложение». Например:

Приложение: на 3 л. в 2 экз. (если приложение названо в тексте).

Приложение: проект положения об отделе маркетинга на 4 л. в 2 экз. (если приложение не названо в тексте).

Приложение: 1. Проект положения о защите персональных данных на 6 л. в 1 экз.

                       2. Проект штатного расписания на 3 л. в 2 экз. (если приложений  

                       несколько, их нумеруют).

При необходимости записки могут визироваться.  Например:

Начальник службы безопасности

Рощин П.П. Рощин

12.11.2011

Подписывает записку ее автор. Он пишет наименование своей должности, ставит личную подпись, а затем дает ее расшифровку. Например:

Начальник отдела снабжения                                Петров                              А.О. Петров

Руководитель, которому адресована записка, проставляет на ней резолюцию, в соответствии с которой будут осуществлены управленческие действия: подготовлены проекты документов, проведены мероприятия и т.д.

                                                                                                                  Е.С. Котиной

                                                                                                                 Подготовить приказ

                                                                                                                к 15.09. 2011

                                                                                                              Томилин

                                                                                                            10.09.2011 

Пример оформления докладной записки:

                            

                      

                                                         

      

    

Регистрация записок  

Нужно ли регистрировать служебные и докладные записки? Если документ не зарегистрирован, не учтен, то всегда можно сказать, что его не было, поэтому все разновидности записок обязательно нужно регистрировать.

 Пример: начальник отдела сообщил генеральному директору в докладной записке, что в отведенном ему служебном помещении рушится потолок, поэтому требуются средства на ремонт. Генеральный не отреагировал — потолок рухнул и работник стал инвалидом. Кто должен отвечать? Если докладная записка была зарегистрирована, то к ответу привлекут генерального директора, а если записку не зарегистрировали и наличие ее подтвердить нечем, то отвечать придется начальнику отдела, так как его обвинят в том, что он не сообщил руководству о грядущей опасности.

   Если внутренние документы в вашей организации регистрируются в службе ДОУ, она может поставить регистрационный порядковый номер в бланке записки.

Долгое отсутствие служебных записок в составе организационно-распорядительных документов (ОРД) привело к тому, что документоведение не касалось вопросов их статуса и оформления.  Правила и рекомендации существовали только для докладных записок.

            Все изложенное в данной статье по проблеме различия  между служебной и докладной записками основано на  наработках практиков в области документационного обеспечения управления и на требованиях ГОСТ Р 6.30-2003 к оформлению ОРД. Это позволило сделать вывод о том, что различие между этими двумя типами записок состоит  в служебном положении их авторов, и оформляться они должны как документы, входящие в состав ОРД. Регистрировать их как внутренние документы нужно обязательно, выбирая один из двух способов, рассмотренных в статье.

www.sekretariat.ru

Служебная записка 2019 — образец написания

В каких случаях составляется и кем

В любой организации возникает ситуация, когда сотрудники оповещают руководство о возникших проблемах, просят пояснить возникшие обстоятельства или предлагают пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют образец, как правильно написать служебную записку. Они бывают:

1. Докладные. Пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
2. Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
3. Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.

Причиной создания является инициатива сотрудников или устное или письменное указание руководителя.

Требования к документу

В перечне первичных учетных документов, применяемых государственными учреждениями, определяемых Приложением № 1 Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, нет унифицированной формы, чтобы составлять эту бумагу. Она пишется в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4. При необходимости в организации с разветвленной структурой возможна разработка этого бланка.

Образец формы служебной записки содержит реквизиты, позволяющие быстро сориентировать пользователей в сути документа, его источнике, актуальности даты и порядковом номере. Этот документ не подлежит обязательной регистрации. Но организация может решить их регистрировать, например, для контроля.

Важные особенности и формулировки

В деловом поведении, особенно у госслужащих, должна соблюдаться этика. Служебная записка «Довожу до вашего сведения» не отвечает требуемым высоким этическим нормам. Написать о нарушении трудового распорядка можно проще, пропустить в докладной фразу «довожу до вашего сведения» и сразу начать излагать факты и суть происшествия. Например: «Вчера, 13.09.2019, было сорвано занятие в учебном классе из-за…».

Если в учреждении принят электронный документооборот, образец, как писать служебную записку в электронном виде не имеет существенных отличий. При отправке по электронной почте запросите уведомление о том, что письмо прочитано адресатом.

Пошаговое составление

Правило работы со служебной запиской состоит из нескольких шагов:

1. Сотрудник создает служебку.
2. Согласовывает ее с непосредственным руководителем и заинтересованными лицами — со специалистами, которые будут участвовать в исполнении работ.
3. Затем передается на рассмотрение адресату в указанное подразделение или отдел.
4. Адресат знакомится с содержанием и выносит резолюцию, отдает поручения, если они необходимы.
5. Документ отправляется на исполнение, а автор уведомляется о результате.

Если директор не написал отказ, только его положительная резолюция является основанием для принятия каких-либо мер или выполнения работ.

Рассмотрим ситуацию, когда заместитель директора составляет служебку на имя руководителя учреждения. Допустим, ему необходимо получить разрешение для доступа сотрудников сторонних фирм на территорию школы до заключения договора на поставку оборудования. При прочтении директор поставит резолюцию о том, что надо составить список лиц для доступа, или отдаст распоряжение подготовить временные пропуска. Вот пример, как пишется служебная записка: «Прошу разрешить ООО «Спортивный инвентарь» доступ на территорию школы 2 сентября 2019 года в 14-00. Это необходимо для подписания договора поставки спортивного инвентаря, который необходим для подготовки к соревнованиям».

Пример написания служебной записки для бюджетной организации

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»

Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

И.И. Иванову

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

«02» сентября 2019 г.

В связи с подготовкой к городским соревнованиям по конкуру прошу предоставить доступ в тренировочные секции школьной команде по конкуру в составе:

1. Аллюрова А.А., 10-А класс.
2. Галопов Г.Г., 9-Б класс.
3. Рысьев Р.Р., 10-Б класс.

Преподаватель верховой езды

П.П. Петров

Образец служебной записки «Довожу до вашего сведения»

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»

Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

И.И. Иванову

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

«02» сентября 2019 г.

Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 2 сентября, была сорвана лекция о вреде табака лошадям. Сидоров С.С., отвечающий за техническое оснащение, не настроил вовремя проектор, из-за чего оказалось невозможным продемонстрировать презентацию и слайды, наглядно показывающие губительное воздействие капли никотина на среднестатистическую лошадь.

При попытке выяснить причины случившегося оказалось, что Сидоров С.С. находился в курительной комнате, где смотрел видеоролики про лошадей, а про важную лекцию он забыл.

Прошу применить к Сидорову С.С. взыскание в виде выговора.

Преподаватель верховой езды

П.П. Петров

Как и сколько хранить

Документы в организации, законченные делопроизводством, помещаются в архив на разные сроки хранения в зависимости от их вида и типа. В 2019 г. актуальным остается перечень видов документов с указанием сроков хранения из Приказа Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 с изменениями от 16.02.2016.

Объяснительные, докладные и другие служебные записки хранятся вместе с другими документами, образующимися в процессе деятельности государственных организаций, — перепиской, актами, заявками о выдаче пропусков, заявлениями об утере удостоверений и др. Срок хранения их в архиве — 5 лет.

gosuchetnik.ru

No related posts.