Бизнес-процессы

Содержание:

В состав «1С-Битрикс: Корпоративный портал» разных редакций входят два модуля, обеспечивающих коллективную работу с документами в рамках этого продукта:

• Модуль Документооборот предназначен для организации последовательной обработки статических страниц, а также динамической составляющей сайта. Входит во все редакции.
• Модуль Бизнес-процессы предназначен для организации как последовательной обработки элементов инфоблоков (отдельный линейный процесс с ограничением по времени), так и для создания статусных схем сложных статусных процессов с неопределенным периодом действия. Входит в виде Типовых процессов в младшие редакции и в полном объеме функционала в старшую редакцию «1С-Битрикс: Корпоративный портал — Бизнес-процессы».

Выбор типа документооборота для того или иного вида документов должен осуществляться организационно — руководителем, технически это исполняет администратор портала.

Модуль Документооборот обслуживает линейные схемы работы с документами. Принцип его работы: перемещение документа по статусам в зависимости от выстроенной в схемы работы.

Изначально в дистрибутиве корпоративного портала предусмотрено всего три статуса, достаточных для самой простой схемы документооборота. Для создания реальной схемы документооборота, действующей в конкретном проекте необходимо добавление новых статусов. Статусы может создавать только администратор портала, либо сотрудники, наделенные соответствующими правами доступа к управлению порталом.

Модуль Документооборот

позволяет назначать сотрудников, ответственных за перевод документа в/из статуса в статус, и назначать сотрудников, имеющих права на редактирование документа в том или ином статусе. Также обеспечивается хранение копий документов в зависимости от настроек этого модуля. Настройку может производить только администратор портала.

Модуль Бизнес-процессы — инструмент задания, выполнения и управления порядком обращения информации. Это намного более функциональный инструмент, чем модуль Документооборот.

Бизнес-процесс — это процесс обращения информации (документов) по заранее заданной схеме. В схеме бизнес-процесса могут быть заданы:

• одна или несколько точек входа и выхода;
• последовательность действий (шагов, этапов, функций), совершаемых в заданном порядке и в определенных условиях.

Процессы оборота информации в реальной предметной деятельности могут быть самыми различными. Публикация документа может потребовать самых разных порядков действий, задание разных условий выполнения, уведомлений сотрудников и так далее.

Модуль Бизнес-процессов обладает универсальным механизмом создания и редактирования бизнес-процессов, доступный сотруднику — не программисту. Но надо понимать, что создание схемы бизнес-процесса требует определенного аналитического склада ума и детального знания реального процесса, действующего в компании.

Такой универсальный механизм реализован за счет визуального программирования по технологии drag&drop (бери и тащи), понятной и известной любому пользователю компьютера. Шаблон бизнес процессов создается в особом визуальном конструкторе. Модуль Бизнес-процессов позволяют сотруднику задать нужный порядок прохождения документа, отобразить специфичные потребности этого порядка с помощью простых графических схем.

Порядок следования информации в компании задается с помощью шаблона бизнес-процесса, который конструируется из ряда действий. Действием может быть все, что угодно: от создания документа до отправки электронной почты или обновления строки в базе данных и так далее.

В дистрибутив заложен ряд встроенных действий и типовых бизнес-процесов, которые могут быть использованы для выполнения работ общего назначения. Таких действий — несколько десятков, типовых процессов — несколько экземпляров.

При помощи модуля Бизнес-процессы могут быть описаны два способа обращения документов:

• последовательный бизнес-процесс — действия выполняются одно за другим от точки входа до точки выхода;
• бизнес-процесс со статусами — начала и конца не имеет, в процессе работы происходит переход из одного состояния в другое, может быть завершен в любой точке.

Последовательный процесс

Последовательную схему удобно применять для процессов имеющих определенный ограниченный жизненный цикл. (Например, создание текстового документа и его утверждение). Примерная схема такого процесса состоит из нескольких действий разного типа между начальной и конечной точкой процесса.

Процесс со статусами

Процесс со статусами удобен для бизнес-процессов, не имеющих определенной временной схемы, которые могут повторяться и возвращаться из одного состояния в другое в силу производственной необходимости. (Например, постоянное обновление технической документации на выпускаемую продукцию.) Статусы — это не просто отметка об уровне готовности документа, они позволяют облегчить описание цикличности реального процесса средствами модуля

Бизнес-процессы.

Создание такого шаблона сложнее, чем создание последовательного шаблона, зато представляет очень широкие возможности для автоматизации обработки информации. Примерная схема такого процесса состоит из нескольких статусов, включающих в себя определенные действия и условия смены статуса.

Каждое действие внутри статуса, как правило, — собственный конечный последовательный процесс, который планируется в соответствии с работой над информацией в этом статусе.

Типовые бизнес-процессы включены в состав младших редакций: «1С-Битрикс: Корпоративный портал — Интранет» и «1С-Битрикс: Корпоративный портал — Экстранет» как неизменяемые процессы. Их можно настроить на работу с нужными сотрудниками, но нельзя изменить схему прохождения документа. В редакции «1С-Битрикс: Корпоративный портал – Бизнес процессы» присутствует визуальный конструктор, который позволяет изменить типовые бизнес процессы и создать собственные.

Последовательный процесс «Простое утверждение/голосование»

Рекомендуется для ситуаций, когда требуется принятие решения простым большинством голосов.

Последовательный процесс «Утверждение по первому голосу»

Рекомендуется для ситуаций, когда достаточно одного экспертного мнения из некоторого сообщества.

Процесс со статусами «Утверждение документа со статусами»

Рекомендуется для ситуаций, когда требуется общее согласие по принимаемому решению.

Последовательный процесс «Двухэтапное утверждение»

Рекомендуется для ситуаций утверждения документа с предварительной экспертной оценкой.

Последовательный процесс «Экспертная оценка»

Рекомендуется для ситуаций, когда для принятия решения по документу лицу, принимающему решение, нужна экспертная оценка по документу.

Последовательный процесс «Ознакомление с документом»

Предназначен для ситуаций, когда группу сотрудников нужно ознакомить с каким-то документом.

Список всех бизнес-процессов, относящихся к данному типу документов (как созданные сотрудниками, так и Типовые) доступен по нажатию на кнопку . По нажатию на эту кнопку откроется страница Шаблоны бизнес-процессов.

НА этой странице можно изменить существующие и создать новые бизнес-процессы

Создание и редактирование бизнес-процесса производится в специальном визуальном конструкторе, который присутствует только в редакции «1С-Битрикс: Корпоративный портал – Бизнес-процессы».

При создании процесса выбирается тип создаваемого процесса – последовательный или со статусом. От этого зависит вид визуального конструктора. Выбор типа производится на контестной панели страницы Шаблоны бизнес-процессов.

Первым шагом при создании процесса будет задание его параметров. Параметры процесса – это те данные, которые могут использоваться в любой команде или действии. Вторым шагом – собственно создание и настройка процесса.

Создание процесса со статусами

При создании процесса со статусами сначала создаются нужные статусы и настраиваются их параметры. Затем задаются команды (они бывают разного типа) для данного статуса. Каждая отдельная команда – это отдельный последовательный процесс.

Создание последовательного процесса

При создании последовательного процесса в визуальном конструкторе становится доступен список действий, который можно добавить и изменить.

Добавление действия в визуальном конструкторе производится с помощью всем известной и понятной технологии drag&drop (тяни и бросай) с последующей настройкой параметров. Диалог настройки параметров каждого действия будет иметь свой вид, в зависимости от типа действия.

Запуск процесса для исполнения возможен как вручную, так и автоматически, в зависимости от его настроек. Способ запуска процесса не влияет на его исполнение. Процесс может иметь несколько экземпляров, каждый из которых работает независимо от других.

Для запуска бизнес процесса для какого либо документа в колонке действий у нужного документа надо выбрать Новый бизнес процесс, из открывшегося списка выбрать нужный бизнес-процесс.

После этого в открывшейся форме нужно заполнить поля. (Для каждого типа процесса они будут свои.) И нажать кнопку Запустить

Если в бизнес-процессе предусмотрено уведомление, то сотрудник получит его, когда ход бизнесс-процесса дойдет до операции, где этот сотрудник участвует. Для просмотра и выполнения заданий необходимо перейти на закладку Бизнес-процессы на личной странице.

Что такое исполнимые бизнес-процессы.

Введение в предметную область / Хабр

Недавно на Хабре были опубликованы несколько статей (

раз

,

два

) на тему бизнес-процессов. Там утверждается, что в этой области всё настолько усложнено и запутанно, что разобраться в этом нельзя. Также было высказано подозрение, что теория процессного управления — по сути чистый пиар и маркетинг, не имеющий практической пользы.

Я много лет занимаюсь процессным управлением и, раз уж эта тема была поднята, опишу что это такое и зачем оно нужно.

Термин «процессное управление» применяется к двум разным сферам деятельности:

1. В случае, когда не производится автоматизация исполнения бизнес-процессов. Задача — составить описание бизнеса в виде графических диаграмм, которые легко воспринимаются людьми. Такие диаграммы фактически представляют собой специальный язык общения менеджеров, бизнес-аналитиков и руководителей предприятий и используются для выработки и объяснения базовых решений по организации бизнеса предприятия.
2. В случае, когда бизнес-процессы непосредственно исполняются в компьютерной среде предприятия. Будем называть процессы этого вида — исполнимые бизнес-процессы. Для исполнения таких бизнес-процессов на предприятии устанавливается специальная компьютерная система — BPMS (Business Process Managrment System) в английском варианте наименования, или СУБП (Система Управления Бизнес-Процессами) в русском варианте. Этим бизнес-процессам и посвящена данная статья.

Эволюция развития BPMS и «естественный отбор» за примерно 15 — 20 лет привели к тому, что в существующих на рынке BPMS используется одна и та же базовая концепция. В ней к бизнес-процессам относятся два понятия: определение бизнес-процесса и экземпляр бизнес-процесса. Иногда определение бизнес-процесса также называют шаблоном бизнес-процесса. Определение бизнес-процесса содержит схему бизнес-процесса, роли бизнес-процесса, правила назначения исполнителей на роли. Также определение бизнес-процесса содержит описание структур хранения данных.

Для каждого определения бизнес-процесса можно создавать и запускать на выполнение экземпляры этого бизнес-процесса. Понятия определения и экземпляра бизнес-процесса аналогичны понятиям класса и объекта в программировании. То есть, если определение бизнес-процесса содержит схему бизнес-процесса, типы данных, названия ролей, то в выполняющемся экземпляре бизнес-процесса на схеме находятся перемещающиеся точки управления, на роли назначаются конкретные исполнители, экземпляр бизнес-процесса содержит конкретные данные, типы которых соответствуют типам данных в определении бизнес-процесса.

Проще всего представлять себе перемещающиеся по схеме исполнимого бизнес-процесса точки управления по аналогии с перемещением фишек в настольной игре с кубиком.

Схема исполнимого бизнес-процесса состоит из узлов и переходов (их иногда также называют ребрами). Появление точки управления в узле определенного вида соответствует выполнению некоторого действия в производственной деятельности предприятия. В этот момент времени BPMS генерирует задание конкретному исполнителю. Переходы на схеме бизнес-процесса, а также узлы, предназначенные для разветвлений и слияний точек управления, располагаются таким образом, чтобы содержащиеся в бизнес-процессе действия выполнялись скоординировано и в правильном порядке.

Фактически основная функция BPMS — раздавать задания исполнителем в соответствии с перемещением точек управления по схеме бизнес-процесса и контролировать выполнение этих заданий.

В современных BPMS определение бизнес-процесса также содержит описание средств взаимодействия бизнес-процесса с исполнителем задания. Обычно это графическая форма для взаимодействия экземпляра бизнес-процесса с пользователем, или программный интерфейс для взаимодействия с внешней информационной системой. Еще одним элементом определения бизнес-процесса являются бизнес-правила, которые используются для выбора конкретного пути дальнейшего движения точки управления в точках разветвления маршрутов.

Есть определенное сходство между исполнимым бизнес-процессом и компьютерной программой. В основе и исполнимого бизнес-процесса и компьютерной программы лежат алгоритмы. Для компьютерных программ, так же как для бизнес-процессов для аналитического моделирования, существуют графические нотации (Например, диаграмма классов UML), которые программисты и программные архитекторы используют для объяснения различных программных и архитектурных решений. Однако, сами компьютерные программы пока все-таки массово не разрабатываются в форме графических объектов, они в основном пишутся в виде текстов на языках программирования. В чем ситуация для исполнимых бизнес-процессов отличается от компьютерных программ? В отличие от программы, команды которой выполняет компьютер, часть действий бизнес-процесса выполняют люди. Они делают это существенно дольше компьютера, поэтому экземпляры бизнес-процессов выполняются относительно долго, их состояние меняется медленно. Более того, в отличие от компьютерной программы, во время выполнения бизнес-процессов менеджмент предприятия может заметно влиять на их выполнение, например, увеличивать или уменьшать количество работников, выполняющих те, или иные действия.

Поэтому руководителям и менеджерам предприятия важно быстро понимать, в каком состоянии находятся исполняющиеся экземпляры бизнес-процессов предприятия. Такое понимание дает графическая схема бизнес-процесса с нанесенными на нее текущими положениями точек управления, а также пройденными этими точками маршрутами с момента запуска экземпляра бизнес-процесса. Для компьютерных программ такие диаграммы в большинстве случаев смысла не имеют, т.к. скорость перемещения точек управления будет существенно превышать пределы человеческих возможностей по их отслеживанию.

Процессный подход в случае исполнимых бизнес-процессов

Процессный подход предполагает, что деятельность предприятия можно представить в виде множества выполняющихся экземпляров бизнес-процессов. Он эффективен для предприятий, в производственной деятельности которых происходит многократное повторение одних и тех же цепочек действий, совершаемых различными исполнителями. Такими предприятиями является большинство офисных компаний, занимающихся различными видами работ с документами, таких как — банки, страховые, инвестиционные компании, консалтинговые компании, издательства. Также использование процессного подхода эффективно на предприятиях, деятельность которых описывается четкими регламентами, например, — в органах государственного управления.

Процессным управлением в случае исполнимых бизнес-процессов можно назвать следующую деятельность:

1. На предприятии бизнес-процессы выделены, построены в исполнимом виде и внедрены в эксплуатацию путем загрузки в BPMS. Процессное управление в этом случае является результатом:
   • Действий бизнес-аналитиков, разработавших исполнимые бизнес-процессы, в частности — схемы бизнес-процессов
   • Принятия управленческих решений менеджерами в узлах схем экземпляров бизнес-процессов, имеющих различные возможные варианты дальнейшего движения точек управления
   • Принятия управленческих решений исполнителями заданий при вводе в экземпляры бизнес-процессов данных (от которых существенно зависит их дальнейшее поведение).
2. К процессному управлению относится оперативное изменение схем и других элементов определений бизнес-процессов в ответ на изменение условий бизнеса предприятия.
3. Также к процессному управлению относится косвенное административное влияние на выполнение конкретных экземпляров бизнес-процессов. Например, влияние по «человеческим ресурсам» — менеджмент предприятия может увеличивать или уменьшать количество работников, выполняющих определенные операции, или изменять требования к квалификации работников, выполняющих некоторые действия, а также принимать конкретные кадровые решения, назначая сотрудников на те, или иные роли. Также менеджеры могут анализировать состояния исполняющиеся экземпляров бизнес-процессов, проводить разбор возникающих коллизий и принимать различные административные решения, влияющие на эффективность исполнения экземпляров бизнес-процессов, не изменяя при этом схемы бизнес-процессов.

Основные преимущества процессного подхода в случае исполнимых бизнес-процессов

В случае использования исполнимых бизнес-процессов на предприятии появляется аналог производственного конвейера, от которого можно получить увеличение производительности труда, сравнимое с тем, которое было получено от внедрения конвейера на производстве. Повышение производительности труда достигается вследствие того, что данный механизм позволяет исключить из действий сотрудников рутинные операции, неэффективные процедуры, связанные с поиском и передачей информации, существенно повысить скорость взаимодействия сотрудников. Работники выполняют поступившие задачи, не отвлекаясь на:

• Получение от других работников необходимых для выполнения задания данных
• Передачу результатов своего труда другим работникам
• Изучение должностных инструкций

Все необходимое для выполнения задания возникает перед работником на экране компьютера.

Однако, наиболее эффектное использование исполнимых бизнес-процессов связано с понятием «Процессная трансформация»: После того, как BPMS внедрена в эксплуатацию и все работники предприятия привыкли к тому, что их деятельность является выполнением заданий BPMS, оказывается что, изменяя определения бизнес-процессов, можно очень быстро перестраивать бизнес предприятия. Так как в случае BPMS работникам не надо заботиться о том, от кого получить исходную информацию и кому отправить результат работы, можно легко и очень быстро изменять последовательности действий, исполнителей и типы используемых данных. При этом не требуется изменять должностные инструкции, проводить тренинги по обучению и аттестации. Во многих случаях исполнителей заданий можно даже не информировать об изменении бизнес-процессов, так как это не отразится на характере их работы.
Это приводит к качественным изменениям в управлении. Получаемая скорость изменения бизнеса в десятки и даже сотни раз может превосходить скорость изменения традиционными методами. При этом стоимость преобразования бизнеса небольшая. Это может стать существенным конкурентным преимуществом.

Более подробное описание исполнимых бизнес-процессов

Схема бизнес-процесса

Схема обычно определяется как математическое понятие — направленный граф: множество узлов, соединенных между собой переходами (также иногда называемыми стрелочками или ребрами). Узлы бизнес-процесса могут быть двух типов — узлы, соответствующие шагам процесса, и маршрутные узлы. Во время выполнения по переходам перемещаются точки управления (указатели на активные узлы экземпляра бизнес-процесса).

В выполняющемся экземпляре бизнес-процесса одновременно может быть несколько точек управления. В соответствии с бизнес-логикой точка управления в маршрутном узле может разделиться на несколько точек управления, также точки управления могут ждать друг друга в определенном маршрутном узле и далее слиться в одну точку управления.

В узле, соответствующем шагу процесса, находится узел-действие. Если точка управления пришла в узел-действие, то BPMS дает задание исполнителю (сотруднику или информационной системе) и ждет ответа (сообщения, что работа выполнена). После ответа исполнителя точка управления движется по переходу к следующему узлу бизнес-процесса.

Маршрутный узел соответствует появлению, удалению, разветвлению-слиянию точек управления или выбору перехода, по которому точка управления будет перемещена дальше. В таких узлах BPMS выбирает на основании содержащихся в маршрутных узлах бизнес-правил следующий узел (узлы), в который будет направлена точка управления. Часто с этими узлами связано более одного входящего или исходящего перехода.

Поясним поведение наиболее часто используемых в бизнес-процессах узлов, а также приведем их графические изображения в соответствии с нотацией BPMN.

Узел «начало» соответствует точке начала исполнения бизнес-процесса. У него нет входящих ребер (переходов) и есть только одно исходящее ребро. В момент запуска экземпляра бизнес-процесса в узел помещается точка управления, которая тут же выходит из него по исходящему ребру. В бизнес-процессе должен существовать единственный узел «начало». Обозначается «тонкой» окружностью (Рис. 1 а)

Рисунок 1.

Обозначения узлов: а – начало; б – завершение потока; в – окончание; г – действие

Узел «завершение потока» должен иметь одно или более входящих ребер и ни одного исходящего. При попадании какой-либо точки управления в этот узел она удаляется. Экземпляр бизнес-процесса, в котором не осталось ни одной точки управления, считается завершившимся. В бизнес-процессе может существовать несколько узлов «завершение потока». Этот узел не обязателен, если в бизнес-процессе существует хотя бы один узел «окончание». Обозначается «жирной» окружностью (Рис. 1 б).

Узел «окончание» соответствует точке окончания исполнения бизнес-процесса. Узел «окончание» должен иметь один или более входящих ребер (переходов) и ни одного исходящего ребра. При попадании управления в узел «окончание» удаляются все точки управления в этом экземпляре процесса, а также во всех его подпроцессах. В бизнес-процессе может существовать несколько узлов «окончание». Этот узел не обязателен, если в бизнес-процессе существует хотя бы один узлел «завершение потока». Обозначается черной окружностью внутри окружности (Рис. 1, в).

Узел «действие» генерирует задание исполнителю, обозначается прямоугольником со скругленными углами, в центре которого пишется имя узла (Рис. 1 г)

Узел «исключающий шлюз» может иметь несколько входящих и несколько исходящих ребер. Для каждой пришедшей в него точки управления выбирается, по какому из исходящих ребер она будет перемещена далее. Обозначается ромбом, в котором изображен «крестик» (Рис. 2 а).

Рисунок 2.

Обозначения узлов: а – исключающий шлюз; б – параллельный шлюз

Узел «параллельный шлюз» обозначается ромбом, в котором изображен «плюс» (Рис.2 б). Может иметь несколько входящих и несколько исходящих ребер. Для каждого входящего ребра пришедшая по нему в параллельный шлюз точка управления ставится в очередь. Если для всех входящих ребер их очереди заполнены хотя бы одной точкой управления, то все точки управления, находящиеся на первой позиции очереди каждого входящего ребра, удаляются, а на каждом исходящем ребре генерируется точка управления.

Рисунок 3.

Пример (упрощенный) схемы бизнес-процесса “Оплата счета поставщика”

Переменные бизнес-процесса

При помощи переменных происходит обмен информацией между шагами процесса Переменные бизнес-процесса также используются при выборе конкретного внутреннего перемещения точки управления между узлами по какому-либо из возможных переходов. Переменные бизнес-процесса могут являться входящими и исходящими параметрами при взаимодействии BPMS с информационными системами предприятия.

Роли бизнес-процесса

В экземпляре бизнес-процесса производится связывание узлов-действий с исполнителями заданий при помощи ролей. При разработке бизнес-процесса создается роль и ставится в соответствие определенным узлам-действиям. Во время выполнения бизнес-процесса ролям назначаются конкретные исполнители. Здесь можно провести аналогию с театральным спектаклем: в процессе написании сценария определяются используемые в спектакле роли. Потом, при постановке в конкретном театре, на роли назначаются актеры – исполнители ролей.

В бизнес-процессе также могут быть различные правила выполнения заданий. Например, бизнес-процесс может послать задание на выполнение всем членам некоторой группы пользователей, а выполнять это задание будет первый пользователь, взявший задание на выполнение, — у остальных членов группы это задание будет отозвано.

Системы управления бизнес-процессами и их основные компоненты

Современная BPMS должна обеспечивать разработку бизнес-процессов в графической среде, исполнение экземпляров бизнес-процессов, мониторинг состояний экземпляров, ведение истории событий экземпляров бизнес-процессов, интеграцию приложений при помощи используемых бизнес-процессами коннекторов, администрирование пользователей, а также возможность замещения исполнителей заданий.

Для выполнения этих функций в BPMS служат следующие графические интерфейсы:

• интерфейсы для работы с заданиями исполнителей
• интерфейсы для работы с загруженными в BPMS определениями бизнес-процессов
• интерфейсы для работы с выполняющимися в BPMS экземплярами процессов
• интерфейсы для администрирования пользователей и групп пользователей
• интерфейсы для настройки замещений исполнителей заданий

Для создания и изменения бизнес-процессов обычно применяются графические дизайнеры, являющиеся частью среды разработки, которые могут быть как отдельными самостоятельными программами, так и интернет-приложениями.

Типичная BPMS состоит из следующих основных компонентов:

• Среда исполнения бизнес-процессов
• Среда разработки бизнес-процессов и связанных с ними объектов
• Клиент-оповещатель о поступивших заданиях
• Компонент-коннектор к другим информационным системам

Также BPMS может содержать симулятор бизнес-процессов, используемый для отладки бизнес-процессов перед их загрузкой в промышленную систему.

Среда исполнения бизнес-процессов – это основной компонент BPMS. Она реализует исполнение экземпляра бизнес-процесса в соответствии с его определением. Этот компонент содержит определения загруженных в него бизнес-процессов и выполняющиеся экземпляры бизнес-процессов. Генерирует списки заданий и визуальные формы, соответствующие заданиям. Как правило, среда исполнения бизнес-процессов позволяет создавать и изменять свойства пользователей, а также дает возможность устанавливать различные права на объекты системы.

Среда разработки бизнес-процессов и связанных с ними объектов служит для создания и модификации исполнимых бизнес-процессов. В этой среде определяются последовательность выполнения шагов бизнес-процесса и данные, назначаются роли участникам процесса, вводятся правила маршрутизации, определяются графические формы заданий, используемые участниками бизнес-процесса для выполнения задач. Среда разработки позволяет сконструировать графическую схему бизнес-процесса с описанием ее деталей в виде свойств отдельных элементов (действий, подпроцессов, маршрутных узлов и т.д.) или бизнес-процесса в целом. Среда разработки — инструмент разработчика бизнес-процессов (бизнес-аналитика), он, в частности, обеспечивает внесение изменений в бизнес-процесс путем простой модификации графической схемы и свойств элементов.

Клиент-оповещатель о поступивших заданиях представляет собой компонент, обеспечивающий доступ пользователей к функциональности среды исполнения бизнес-процессов. В частности, он: Отображает списки заданий и визуальные формы заданий. Позволяет пользователям выполнять задания. Позволяет администратору системы устанавливать права на объекты системы. Дает возможность осуществлять мониторинг исполнения экземпляров бизнес процессов. А также реализует оповещение пользователя о поступивших задачах.

Компонент-коннектор к другим информационным системам в различных BPMS реализован по-разному. В данной статье будем рассматривать компонент-коннектор, представляющий собой набор специальных приложений — бот-станций. Каждая бот-станция должна располагаться на отдельном сервере, одна из бот-станций (локальная бот-станция) может располагаться на том же сервере, что и среда исполнения. Бот-станции содержат специальные сущности — ботов, которые периодически опрашивают среду исполнения. Боты представляют собой автоматических исполнителей, чем-то напоминающих человека (такая организация коннектора более удобна управленцам, — им легче думать в этих таких терминах). Если выполняющиеся в среде исполнения экземпляры бизнес-процессов содержат задачи для ботов, загруженных в бот-станцию, то боты выполняют эти задачи и возвращают результаты работы в среду исполнения. В частности, при этом боты могут обращаться к другим информационным системам.

При помощи интерфейсов для работы с заданиями исполнителей пользователь может:

• Получать, фильтровать, выполнять задачи, генерируемые экземплярами бизнес-процессов
• Запускать новые экземпляры бизнес-процессов
• Просматривать состояния выполняющихся экземпляров бизнес-процессов
• Загружать в среду исполнения новые определения бизнес-процессов, или новые версии уже содержащихся в среде исполнения определений бизнес-процессов

Рисунок 4. Пример интерфейса, отображающего список задач пользователя.

Рисунок 5. Пример интерфейса, в котором можно запускать новые экземпляры бизнес-процессов и загружать новые определения бизнес-процессов.

При помощи интерфейсов для администрирования системы администратор может:

• Создавать-удалять пользователей и группы пользователей
• Включать (исключать) пользователей в группы
• Раздавать права на объекты системы пользователям и группам пользователей
• Принудительно останавливать экземпляры бизнес-процессов
• Добавлять, изменять правила замещения пользователей

Рисунок 6. Пример интерфейса, в котором можно просматривать состояния выполняющихся экземпляров бизнес-процессов

Используя среду разработки, бизнес-аналитик может разрабатывать бизнес-процессы, включая бизнес-правила, различные элементы коннекторов к внешним системам и другие элементы, а также загружать их в среду исполнения.

Рисунок 7. Пример интерфейса, в котором можно разрабатывать бизнес-процессы

При помощи симулятора бизнес-процессов можно тестировать разработанные бизнес-процессы на условной конфигурации на клиентском компьютере аналитика, не загружая их в промышленную систему.

Описание работы пользователей и компонентов BPMS

На одном сервере запускается среда исполнения бизнес-процессов. На нескольких серверах могут быть запущены бот-станции.

На клиентских компьютерах пользователей запускается клиент-оповещатель о поступивших заданиях или браузер, в котором открывается web-интерфейс BPMS.

На клиентских компьютерах аналитиков запускается среда разработки бизнес-процессов и связанных с ними объектов. Также на клиентских компьютерах аналитиков запускается симулятор бизнес-процессов.

В среде исполнения выполняются экземпляры бизнес-процессов.

Размещенные в бот-станциях боты (автоматические исполнители заданий) периодически опрашивают среду исполнения бизнес-процессов. Если выполняющиеся в среде исполнения экземпляры бизнес-процессов содержат задачи для ботов, то боты выполняют эти задачи и возвращают результаты работы в среду исполнения.

Web-интерфейсы и клиенты-оповещатели периодически обращаются к среде исполнения и отображают задачи пользователей.

Пользуясь web-интерфейсом BPMS пользователи:

• Получают, фильтруют, выполняют задачи, генерируемые экземплярами бизнес-процессов
• Запускают новые экземпляры бизнес-процессов
• Просматривают состояния выполняющихся экземпляров бизнес-процессов

Пользуясь web-нтерфейсом BPMS администраторы:

• Загружают или изменяют определения бизнес-процессов
• Создают или изменяют параметры пользователей и групп пользователей
• Раздают права на объекты системы
• Изменяют параметры ботов и бот-станций

При помощи среды разработки аналитики:

• разрабатывают и модифицируют бизнес-процессы

Для разработки бизнес-процесса аналитику надо:

• при помощи «мыши» нарисовать схему бизнес-процесса
• определить участвующие в процессе роли, назначить для ролей исполнителей
• задать данные бизнес-процесса (переменные процесса)
• определить графические элементы форм заданий бизнес-процесса
• связать узлы схемы бизнес-процесса с соответствующими ролями пользователей или ботов (автоматических исполнителей)

После того, как бизнес-процесс разработан, он загружается в BPMS. После этого можно запускать экземпляры данного бизнес-процесса и выполнять генерируемые ими задания.

При помощи симулятора бизнес-процессов аналитики тестируют разработанные бизнес-процессы на условной конфигурации перед загрузкой их в промышленную BPMS.

Клиенты-оповещатели сигнализируют пользователям о появлении новых заданий.

Реинжиниринг и эволюционное управление бизнес-процессами

Исторически процессный подход сначала включал в себя только бизнес-процессы для аналитического моделирования. В рамках этого подхода проводилось выделение бизнес-процессов предприятия, анализ выделенных бизнес-процессов и генерировались предложения по повышению эффективности бизнеса путем изменения бизнес-процессов. Далее производилось внедрение измененных бизнес-процессов на предприятии.

Так как изменение бизнес-процессов для аналитического моделирования не связано с автоматизацией, внедрение измененных бизнес-процессов являлось дорогой процедурой, предусматривало переобучение персонала, изменение должностных инструкций, часто — изменение организационной структуры предприятия. Такие изменения очень затратно делать последовательными небольшими шагами. Поэтому такие изменения производились редко, но сами изменения являлись значительными. В литературе такое преобразование бизнес-процессов получило название — реинжиниринг бизнес-процессов. Реинжиниринг бизнес-процессов подразумевает радикальное перепроектирование бизнес-процессов предприятия для достижения существенного эффекта производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельности.

При использования исполнимых бизнес-процессов стоимость внедрения изменений относительно небольшая, поэтому в этом случае часто применяется эволюционное изменение бизнес-процессов. На предприятии устанавливается BPMS, разрабатываются, загружаются в систему и внедряются в эксплуатацию бизнес-процессы «как есть», после чего они постепенно, в течение длительного времени преобразуются в бизнес-процессы «как надо» и постепенно эволюционируют вслед за изменением условий деятельности предприятия.

К бизнес-процессам часто привязывают расчет различных показателей эффективности деятельности предприятия (КПЭ), как финансовых, так и нефинансовых. Существуют методы процессного управления, основанные на КПЭ, предусматривающие предвидение результатов деятельности и планирование путей их достижения.

Для образного понимания того, как бизнес-процессы используются в качестве инструмента управления бизнесом в случае эволюционного управления с использованием КПЭ А. Белайчук (председатель Ассоциации профессионалов по управлению бизнес-процессами) предложил следующую аналогию: Управление предприятием можно образно сравнить с управлением автомобилем. В этом случае КПЭ являются аналогом того, что видит водитель — вид через лобовое стекло автомобиля и значения показателей датчиков (скорость, давление масла, количество оборотов двигателя, количество бензина и т.п.), а бизнес-процессы выполняют роль руля, педалей (газ, тормоз, сцепление) и рычага переключения передач автомобиля. То есть, служат для непосредственного управления траекторией в пространстве и времени.

Современный взгляд на процессное управление предполагает разнесение управления по нескольким уровням.

На первом уровне рассматривается общее стратегическое управление предприятием. На этом уровне используются бизнес-процессы для аналитического моделирования. Задача бизнес-процессов данного уровня – формирование общих представлений об основных бизнес-процессах предприятия и обмен этими представлениями между управленцами. Этот уровень не предполагает реальное исполнение разработанных бизнес-процессов.

Описать последовательности действий в бизнес-процессах первого уровня можно и просто в виде текста, такие описания называются — текстовые регламенты. Однако визуальную информацию люди воспринимает существенно быстрее и легче, чем текстовые описания. Поэтому наибольшее распространение получили именно графические представления бизнес-процессов для аналитического моделирования.

На верхнем уровне процессного управления также используются средства имитационного моделирования. Этот класс программ не предусматривает реального исполнения бизнес-процессов предприятия в компьютерной среде. Системы имитационного моделирования содержат настраиваемую статистическую модель бизнес-процессов организации. Задавая различные параметры этой модели и многократно «проигрывая» бизнес-процессы на условных автоматических пользователях, можно получить значения различных показателей деятельности и таким образом прогнозировать изменение реальных показателей предприятия в будущем в зависимости от тех или иных изменений в бизнес-процессах. Если статистическая модель построена правильно, то имитационное моделирование может быть средством определения оптимальных параметров бизнес-процессов.

На следующем уровне стратегические бизнес-процессы предприятия переводятся в исполнимые бизнес-процессы. На этом уровне схемы бизнес-процессов принято изображать в нотациях BPMN, UML (Диаграмма деятельности) и родственных им. На этом уровне текущая деятельность предприятия представляется в виде множества выполняющихся экземпляров бизнес-процессов.

Следующий (третий) уровень процессного управления соответствует бизнес-объектам предприятия. Состояние всего предприятия на текущий момент времени определяется состоянием всех бизнес-объектов предприятия на этот момент временя. Процессный подход предполагает, что состояния бизнес-объектов изменяются экземплярами бизнес-процессов второго уровня при выполнении соответствующих заданий. Для этого слоя в качестве хранилищ традиционно используются системы управления контентом (ECM-системы), или системы управления базами данных. Также возможно на этом уровне использовать ERP-системы. Для объяснения концепции бизнес-объектов можно воспользоваться аналогией с бухгалтерским учетом: бухгалтерское состояние предприятия на фиксированный момент времени определяется денежными остатками на счетах бухгалтерского учета, а изменение состояния предприятия определяется бухгалтерскими проводками. В рамках данной аналогии проводки будут соответствовать бизнес-процессам, а остатки на счетах — бизнес-объектам.

Математические основы исполнимых бизнес-процессов

Успех языка запросов к реляционным базам данных SQL обычно связывают с тем, что в основе его лежит солидная математическая теория — реляционная алгебра. Разработчики языков описания исполнимых бизнес-процессов также стараются положить в основу языка серьезную математическую теорию.

Большинство существующих языков описания исполнимых бизнес-процессов в той или иной степени относят к одной из двух математических теорий:

• теория сетей Петри
• концепция Пи-исчисления

Теория сетей Петри основана на классической теории графов, является расширением теории конечных автоматов. Она возникла в 60-х годах ХХ века и с тех пор постоянно развивается. Теория сетей Петри — сложная, очень хорошо разработанная теория, в ней строго определены такие понятия, как состояния, условия, переходы и т. п. Также теория включает графическую нотацию (систему графических обозначений, на основе которых можно рисовать соответствующие графы). Сети Петри хорошо исследованы математиками — установлены многие их свойства, доказано большое количество теорем.

Практическое использование теории сетей Петри в основном было связано с описанием поведения очень сложных систем, например элементов интегральных схем. Построив для системы соответствующую сеть Петри, далее можно было использовать результаты соответствующих теорем и таким образом исследовать свойства системы.

Для описания BPMS использовать концепцию сетей Петри в явном виде неудобно, так как графическая нотация сетей Петри не является интуитивно понятной. Бизнес-аналитикам, а тем более менеджерам с ней сложно работать. Кроме того, появились некоторые классы бизнес-процессов, которые нельзя описать с ее помощью.

Наследниками теории сетей Петри стали первые языки определения бизнес-процессов (например, WPDL и XPDL коалиции WfMC). Они основаны на теории графов и концептуально включают в себя многие понятия и концепции сетей Петри: узлы, переходы, условия и т.д. Однако, в отличие от сетей Петри, эти языки не являются строгими — в ряде случаев можно составить такие предложения языка, которые будут синтаксически допустимыми, однако поведение порожденного бизнес-процесса не будет определено однозначно.

Концепция Пи-исчисления (Pi calculus) была разработана в конце 80-х годов ХХ века Робином Милнером и основана на алгебре параллельных процессов. В отличие от сетей Петри, математическими объектами Пи-исчисления являются не графы, а выражения над элементами специальных множеств и преобразования над этими выражениями. В настоящее время Пи-исчисление является перспективной, но еще молодой и развивающейся теорией, в ней много открытых вопросов и нерешенных проблем. Математически было доказано, что функциональные возможности Пи-исчисления выше, чем сетей Петри.

Разработчики языков BPEL и BPML утверждают, что эти языки обладают более высокой выразительной мощностью, чем языки, основанные на сетях Петри, так как в основе этих языков лежит Пи-исчисление. Однако существуют и скептики, считающие, что связь этих языков с концепцией Пи-исчисления не очевидна, и предполагающих, что эти утверждения ближе к маркетинговому ходу, чем к реальному использованию этой теории при построении данных языков.

Для чего нужны «бизнес-процессы»?

Учитель философии:
Да, сударь. Все, что не проза, то стихи, а все, что не стихи, то проза.

Журден:
Скажите на милость! Сорок с лишком лет говорю прозой — и невдомек!

Мольер Жан-Батист
«Мещанин во дворянстве»

Каждый человек в жизни и на работе совершает некоторые наборы действий для достижения своих целей (получение чего-то полезного). Одни наборы действий совершает однократно, а некоторые выполняет многократно.

Многократное повторение набора действий (операций), совершаемое одним или несколькими исполнителями для изменения (преобразования) материальных предметов и информации (принято называть «входом»), производимое с помощью других предметов (инструментов, оборудования, информации) и направленное на получение желаемого результата («выхода») — называется
бизнес-процессом.

Любой бизнес — это сеть бизнес-процессов, независимо от того описаны они или нет. Когда говорят об описании бизнес-процесса, в первую очередь подразумевают создание его реальной модели.

Почему нужна такая модель? Потому что бизнес-процессы выполняются в разных условиях (среду нельзя назвать 100% стабильной) и разными людьми. «Вход», входящая информация, сырье – раз от раза может отличаться как по количеству, так и по качеству. Поэтому каждый раз процесс (экземпляр) протекает несколько иначе, чем было задумано.

Итак, описание бизнес-процесса — это создание модели действительности, либо текстовым образом (инструкция, регламент, стандарт), либо графическим (схема). Например, рис.1. Способов создания схем довольно много и они называются нотациями или языками.

Рис.1.

Но зачем создавать модели, коль скоро мы и так делаем то, что положено и получаем ожидаемый результат?

Об этом мы и поговорим.

Как уже было сказано, результат чаще всего бывает разный — мы получаем или не совсем то, что планировали, или совсем не то, чего ожидали — некоторый разброс, как по количеству, так и по характеристикам.

Обычно в таком случае мы пытаемся разобраться, кто виноват, что делать и в чем причина. Мы что-то меняем, объясняем и отдаем на откуп исполнителям, мотивируя их на «правильный» результат.

Но потери уже произошли (время, материалы и т.п.), издержки выросли, производительность упала.

Рис.2.

Как не допустить повторения ошибок в будущем? Решат ли проблему предлагаемые изменения?

Первое применение моделирования бизнес-процессов

Создав модель, мы можем протестировать, проверить ее на устойчивость к отклонениям, используя тот или иной метод («Что если?», HAZOP и др.) и заранее, до того как наступит нежелательное событие, улучшить наш бизнес-процесс, избежав потерь и снижения производительности.

Как написать «правильную» инструкцию для работника? Как обеспечить согласованность действий многих работников?

Второе применение моделирования бизнес-процессов

На основе нашей модели бизнес-процесса, тех действий, в которых участвует данный сотрудник, мы можем не только перечислить действия работника, но и описать когда и как он должен их совершать, а также то, как должен выглядеть результат.

Модель бизнес-процесса требует описания «входов-выходов», инструментов, трудоемкости, условий, частоты и т.п.

Третье применение моделирования бизнес-процессов.

Эта модель позволяет понять сколько людей потребуется для успешной работы при увеличении/снижении объемов работ.

Как между сотрудниками распределить обязанности, чтобы гарантированно области ответственности не пересекались (не дублировались) или чтобы какая-то работа, действие не осталось без исполнителя?

Четвертое применение моделирования бизнес-процессов

Коррекция/создание структуры, штатного расписания предприятия.

Рис.3.

Разработали новую стратегию? Изменились условия (внутренние, внешние)? Как это повлияет на работу организации? Что и как надо изменить чтобы достойно встретить вызовы?

Пятое применение моделирования бизнес-процессов

Изменение в стратегии (продуктах/услугах, клиентах), в обстоятельствах неизбежно влияет на бизнес, на его отдельные бизнес-процессы. Моделирование бизнес-процессов позволит понять, что требуется изменить перестроить в них чтобы добиваться нужного результата.

Рис.4.

Как описывать бизнес-процессы, разрабатывать регламенты/инструкции, изменять в соответствии с ними структуру предприятия, адаптировать к целям, стратегиям, управлять бизнес процессами можно узнать из других публикаций или на наших общих и/или корпоративных семинарах: «Процессный подход: Бизнес-процессы, регламентация, целостность системы БП, управление, организационная структура»

23 апреля 2018

Поделитесь с друзьями интересным материалом

визуальная система автоматизации процессов для людей бизнеса

Как схемы бизнес-процессов повышают эффективность работы

Когда вы рисуете схему бизнес-процесса – вы визуализируете его полностью, используя квадратики, стрелочки и другие символы, чтобы обозначать этапы процесса и действия участников. Это помогает представить сложные процессы в виде простых для понимания и наглядных диаграмм. Именно построение таких схем лежит в основе в Workflowsoft – онлайн системы управления бизнес-процессами.

Почему составление схемы повышает эффективность?

Глаз воспринимает графику гораздо быстрее, чем текст — как доказано экспериментально, в тысячи быстрее. Именно поэтому наглядные схемы, иллюстрирующие процессы и объясняющие сферы ответственности, задачи, сроки, последовательность действий, приносят отличные результаты. Создание схем делает всю работу гораздо более прозрачной для всех участников.

Схему бизнес-процесса можно сравнить с составлением дороги на плане местности перед походом. Если вы полагаетесь только на слова знакомых туристов или на содержание статьи в интернете, велика вероятность, что вы потеряетесь. Вам будет сложно увидеть общую картину и понять, куда двигаться, если у вас нет плана. В хорошем плане будет предусмотрен оптимальная дорога, альтернативная дорога, ориентиры.

С схемами бизнес-процессов все обстоит так же: они предоставляют общий обзор процесса, помогая понять, что идет сначала, а что потом и от чего это зависит.

Какие еще преимущества?

Создавая схемы процессов в Workflowsoft, вы воспроизводите путь выполнения процесса и предоставляете всем участникам согласованное понимание того, какие предъявляются требования, какие ресурсы есть, и какова конечная цель. Какие еще преимущества?

Возможность увидеть нестыковки, а не только чувствовать их

Без построения схем возникает ощущение борьбы с проблемами, о существовании которых вы не знаете. Но если нарисовать процесс, зафиксировав его этапы, станет понятно, где следует искать проблемы.

Проверка на избыточность

Схемы процессов помогают выявить и устранить случаи непродуктивной траты ресурсов. Дополнительная работа и лишние препятствия могут быть неочевидны до того момента, пока вы не увидите картину в целом.

Повышение прозрачности

Построение схем процессов помогает создать схематичный план с именами или ролями участников на каждом этапе. Это повышает прозрачность: становится понятно, кто и что должен делать на каком этапе процесса.

Обнаружение оптимальных схем

Создав схему процесса, вы сможете увидеть пути, которые быстрее приводят к цели, а также слишком длинные пути. Если вы думаете, что путь Б более эффективен для достижения цели, чем путь А, нарисованная схема поможет в этом убедиться.

Кроме того, схемы процессов полезны для того, чтобы обучать новых сотрудников работе с существующими процессами, определять наилучшие практики, моделировать процессы, повышать эффективность взаимодействия и обеспечивать нормативно-правовое соответствие.

Сомневаетесь? Рисуйте схему!

Создание схемы обычно не является сложным. Иногда, для того, чтобы внести ясность в процессы, достаточно доски и маркера. Или салфетки.

Но любую схему с доски или салфетки рано или поздно надо оцифровать. На самом деле, вы сразу можете начать создавать схему в Workflowsoft, без доски, маркера или салфетки. Так как графический редактор процессов Workflowsoft простой и интуитивный, то вам не потребуется рисовать что-то предварительно на бумаге.

После того, как схема была построена, вы сможете не только разглядывать ее в виде блоков и стрелочек, но и запустить процесс – и он заработает! В Workflowsoft, один раз создав схему того или иного бизнес-процесса (например, обработки заявок или согласования договоров), вы сможете запускать его снова и снова и отслеживать выполнение.

Построить модель бизнес-процесса с «0»

НАУЧИТЕСЬ ВИЗУАЛИЗИРОВАТЬ (ОТОБРАЖАТЬ) БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ, ЧТОБЫ СТАТЬ ЭФФЕКТИВНЫМ БИЗНЕС-АНАЛИТИКОМ

Когда в бизнесе возникает проблема, не всегда легко понять, почему она возникает. Часто все, что вы в конечном итоге видите, — это симптомы, по которым нелегко установить источник, причину проблем.

Поэтому одним из основных требований к любому успешному бизнес-аналитику является использование методов бизнес-анализа, так называемых нотаций (графических языков), для создания практических схем бизнес-процессов.

Наличие визуального отображения процесса облегчает понимание того, что должно происходить, а также кто отвечает за каждую задачу. Это позволяет организации/предприятию реагировать на возникающие проблемы и изменениям на рынке.

Узнайте, как строить (рисовать, разрабатывать, проектировать, моделировать) схемы бизнес-процессов, четко их отображая, что позволяет снизить затраты и повысить эффективность работы любой организации/предприятия.

Регистрация на курс предоставляет вам неограниченный по сроку доступ ко всем материалам курса. Кроме того, вы получите индивидуальную поддержку по любым возникающим вопросам или сомнениям. И все это сопровождается гарантией возврата денег. Вы много приобретаете и при этом ничего не теряете.

Что входит в этот курс?

Этот курс позволит вам с нуля получить практические навыки — компетенции в использовании того, что необходимо для создания схем бизнес-процессов: термины, методы и методологии, графические символы различных нотаций и их использование, уровни построения схем процессов и многое другое.

• Видеоуроки, построенные на простых и понятных примерах, помогают вам получать конкретное понимание изучаемого материала.

• Домашние задания к каждому уроку закрепляют ваши знания и понимание, а также формируют компетенции.

• Индивидуальная он-лайн поддержка означает, что любые вопросы, которые у вас есть, можно легко решить и прояснить.

• Доступ без истечения срока действия к материалам курса, чтобы вы могли учиться в удобном для вас темпе и возвращаться в любое время, когда чувствуете себя неуверенно или нуждаетесь в переподготовке.

Это самый исчерпывающий курс по формированию компетенций в разработке схем бизнес-процессов и он шаг за шагом проведет вас через все, что вам нужно знать, в практичной и простой для понимания форме.

Каждый урок и последующие действия основываются на предыдущих навыках, которые вы усвоили, поэтому к концу вы будете уверенно создавать схемы любых бизнес-процессов, с которыми вы сталкиваетесь.

В дополнение ко всем инструментам — программам, которые вам понадобятся, чтобы приступить к моделированию схем бизнес-процессов, вы также в моем лице познакомитесь с предметной областью бизнес-анализа. Я не просто преподаватель, написавший этот курс, я также ресурс и наставник, через руки которого прошли сотни студентов и тысячи разработанных ими схем процессов и который направит вас к долгой и плодотворной карьере в области бизнес-анализа!

Более подробно о курсе смотрите в «Ознакомительном занятии» (в свободном доступе).

Автоматизация бизнес-процесса создания документации в Битрикс24

Шаг за шагом: автоматизируем бизнес-процессы и получаем выгоды

Бизнес-процессом называется последовательность действий, выполнение которых приводит к конкретному результату − созданию продукта или услуги. Как правило, бизнес-процессы носят регулярный и повторяющийся характер, поэтому их можно и нужно автоматизировать.

Пожалуй, в любой компании есть стандартные бизнес-процессы, которые не зависят от вида деятельности (оплата счетов, подготовка и отправка накладных, оформление заявлений или отпусков сотрудников и пр. ), и уникальные − они определяются отраслью и спецификой самой организации в отличие от конкурентов. К примеру, для студии дизайна интерьеров − это будет подготовка дизайн-проекта, для интернет-агентства − разработка сайта или маркетинговой стратегии, для экспедитора − доставка товара и т.д. При этом у каждой фирмы, даже совсем небольшой, бизнес-процессов может быть довольно много.

---

Что дает автоматизация бизнес-процессов?

Прежде чем автоматизировать бизнес-процессы, сначала их надо упорядочить и регламентировать. Это нужно для того, чтобы сотрудники знали четкий алгоритм своих действий по выполнению той или иной производственной задачи, а руководители могли этим процессом управлять.

Первый шаг — это создание инструкций на любых носителях (на бумаге или в цифре). Но даже неукоснительное соблюдение установленных правил в этом случае не избавляет от возможных ошибок, а иногда и вовсе усложняет руководителю поиск ответственных.

Так что высший пилотаж — это внедрение автоматизированных решений, когда система по заранее прописанному сценарию подсказывает, что нужно делать в тот или иной момент времени.

Пропустить важный шаг просто-напросто не получится. Каждый этап реализуется в заданной последовательности, всем задействованным сотрудникам отводится определенная роль, а руководитель всегда имеет возможность узнать статус выполнения задач.

При автоматизации бизнес-процессов персонал может не тратить рабочее время на рутинные операции, а сосредоточиться на основной деятельности.

---

Бизнес-процессы в Битрикс24: реальный кейс

В Битрикс24 есть возможность настройки бизнес-процессов. Правда, конструктор доступен не на всех тарифах. «Информатика и Сервис» в общей сложности выполнила около 120 подобных проектов для разных компаний и готова поделиться опытом.

Летом 2017 года мы автоматизировали бизнес-процесс по созданию конструкторской и технической документации (КТД) для компании, занимающейся разработкой систем кондиционирования. Что конкретно сделано и какой эффект получен?

Для начала мы подробно обсудили с заказчиком все детали процесса. В этой деятельности занято до 10 человек, и мы общались с каждым из них, чтобы полностью разобраться в том, как в компании ведется разработка КТД.

В результате сформировали блок-схему, которая описывает алгоритм действий в рамках бизнес-процесса. На каждом этапе определено, кто и за что отвечает. Таким образом, при постановке стандартных задач их не нужно каждый раз вводить вручную − это происходит в автоматическом режиме.

---

Подробно о бизнес-процессе

Бизнес-процесс разделен на 5 стадий: вступление, проверка, оценка, разработка и окончание. В реальности его прохождение выглядит примерно так: поступает заявка от клиента; сотрудники проверяют исходные данные; проводят оценку ТЗ, его выполнимость; разрабатывают КД и ТД; передают готовую документацию в архив. Это только самый верхний уровень. Каждый этап разбит на множество мелких задач. В общем виде это и есть карта, или маршрут бизнес-процесса.

---

Процесс

Начинается он с формы запуска, похожей на шаблон постановки задачи из специального модуля Битрикс24. Кроме стандартных пунктов типа ответственного и срока выполнения, мы дополнили шаблон нестандартными, кастомными действиями. В частности, добавили постановщика (при создании задачи система отправляет уведомление не только исполнителю, но и постановщику). Кроме того, дописали информацию о сотруднике – должность, контакты. При этом роли распределили без привязки к конкретным специалистам.

Форма сразу включает в себя описание задачи. Этот текст подготовлен заранее, его не нужно заново набирать и редактировать − он подтягивается автоматически.

Процесс переходит на следующий этап (так называемый статус), только если выполнен предыдущий. Скажем, если заказчик не предоставил достаточно данных, то заявка при проверке вернется на исходную позицию. Или если окажется, что компания не обладает достаточными ресурсами для реализации проекта, то после соответствующей оценки заявка не попадет на стадию реализации, а будет отклонена. Для этого тоже есть стандартная форма ответа. Ответственный сотрудник не должен самостоятельно его сочинять.

Если документация успешно разработана, то проект передается архивариусу, а задача получает статус выполненной. При этом вся история операций сохраняется в системе. К ней можно обратиться в любой момент. Это особенно важно при возникновении конфликтных ситуаций. Весь процесс выглядит абсолютно прозрачно. Руководитель может проверить действия любого сотрудника. Перевести стрелки не удастся.

---

Выводы

Прежде всего автоматизация бизнес-процессов экономит рабочее время. Стандартные действия можно доверить системе, а самим заняться более важными делами. Вы можете быть уверены, что вовремя получите нужные уведомления и ничего не пропустите.

Блок-схема, описывающая алгоритм действий всех причастных сотрудников, должна быть максимально удобной и работоспособной. Настроенный бизнес-процесс не статичен, его всегда можно усовершенствовать. Это пригодится, если обнаружились лишние действия, от которых можно отказаться, или, наоборот, возникли новые задачи.

Руководитель всегда может провести работу над ошибками, выявить слабые места и оптимизировать процесс. Всю историю можно отсортировать по статусу, исполнителям и остальным фильтрам.

---

Кому подходит?

Автоматизация бизнес-процессов актуальна для любого бизнеса независимо от масштаба и вида деятельности. Просто практика показывает, что крупные компании имеют возможность автоматизировать все процессы, вплоть до оформления больничных и отпусков сотрудников. Малые − автоматизируют только основные бизнес-процессы, а остальные выполняют по старинке.

Важно отметить, что автоматизировать бизнес-процессы вовсе недорого. Штатные инструменты Битрикс24 уже дают широкие возможности. А «Информатика и Сервис» готова доработать эти решения и настроить бизнес-процессы с учетом особенностей вашего бизнеса. Нюансов всегда предостаточно и их нужно учесть, чтобы процессы работали, как часы.

---

Как создать диаграмму бизнес-процесса (с примерами)

В идеальном мире каждый бизнес-процесс должен быть задокументирован. Сотрудники будут иметь все необходимое для выполнения своей работы и будут точно знать, как выполнять каждый шаг.

Но так бывает не всегда — 60% сотрудников испытывают трудности с получением необходимой для работы информации. Это говорит о том, что компании недостаточно документируют свои процессы, что может привести к противоречивым результатам.

Итак, как вы можете улучшить свои процессы? И как вы можете гарантировать, что у сотрудников есть информация, необходимая им для качественного выполнения своей работы?

Начать следует с диаграммы бизнес-процесса.

В этой статье мы расскажем, что такое диаграмма бизнес-процессов, как она может помочь вашей компании и как ее создать. Мы также рассмотрим использование программного обеспечения для автоматизации бизнес-процессов для документирования и автоматизации ваших процессов.

Нажмите на ссылки ниже, чтобы перейти прямо к разделу, в котором вы хотите узнать больше о :

Что такое диаграмма бизнес-процесса?

Диаграмма бизнес-процесса — это визуальное представление процесса, который ваша компания выполняет для достижения цели.Он использует стандартные символы для описания каждого шага процесса.

Схему бизнес-процесса можно использовать для отображения чего угодно, от адаптации новых сотрудников до разработки и запуска нового продукта.

Обычно схема бизнес-процесса выглядит как блок-схема. Это может быть базовая блок-схема или более сложная кросс-функциональная блок-схема, охватывающая несколько отделов.

Вот пример диаграммы бизнес-процесса для заказов на поставку:

Создание схемы бизнес-процессов — первый шаг к повышению операционной эффективности.Это может помочь вам понять, как работает процесс, позволяя выявить неэффективность, которая раньше могла быть неочевидной.

Когда вы делитесь схемой процесса с коллегами, руководителями и заинтересованными сторонами, вы можете получить отзывы о том, как настроить и оптимизировать процесс.

Если вы считаете, что ваши бизнес-процессы максимально эффективны, подумайте еще раз: в 2020 году 68 % организаций столкнулись со сбоем ключевых процессов из-за быстрого перехода на удаленную работу. 

Использование диаграммы бизнес-процессов повышает производительность, сводит к минимуму ошибки и облегчает цифровую трансформацию, если вы сочетаете ее с программным обеспечением для автоматизации рабочих процессов.

Давайте подробнее рассмотрим преимущества диаграмм бизнес-процессов.

Как схема бизнес-процесса помогает вашему бизнесу?

Схемы бизнес-процессов содержат много ценной информации для вашего бизнеса. Они показывают вам, как ваши процессы работают на самом деле, а не только то, как вы думаете, что они должны работать.

Это невероятно полезно.

Когда вы используете эту информацию для выявления препятствий и оптимизации рабочих процессов, вы получаете выгоду для всего вашего бизнеса.Вот как диаграмма бизнес-процессов приносит пользу вашей компании.

Повышает эффективность и производительность

44% организаций измерили окупаемость инвестиций (ROI) своих бизнес-процессов с помощью того, сколько времени сэкономили сотрудники. Результаты? 66% отделов, отдающих предпочтение автоматизации, говорят, что они сократили время, затрачиваемое на выполнение ручных задач, на 11–30%.

Снижает бизнес-затраты

Диаграмма бизнес-процесса разбивает каждый шаг процесса, что может помочь вам определить возможности автоматизации и снизить эксплуатационные расходы.46% отделов, отдающих приоритет автоматизации процессов, говорят, что они сократили расходы на 11–30%.

Увеличивает прозрачность

Благодаря четкой диаграмме процесса каждый член команды может видеть, что ему нужно сделать. Модели бизнес-процессов расширяют эту идею, помогая всем увидеть, как они являются частью более широкой картины.

Создает запись институциональных знаний

Когда сотрудники покидают организацию, они уносят с собой много знаний. Если эта информация не будет задокументирована, она, скорее всего, исчезнет навсегда.Создание диаграммы бизнес-процесса и ее обновление помогает сохранить знания компании.

Сокращает количество ошибок и избыточности

Когда каждый знает свою роль в бизнес-процессе, у вас будет меньше ошибок и меньше случаев, когда люди выполняют одну и ту же работу дважды.

Предпочитаете видеть и слышать, а не читать об этом?
Покажем, как это просто.

Улучшает качество обслуживания сотрудников и клиентов

Сотрудники и клиенты ценят, когда процессы выполняются быстро, будь то возврат товара или подписание всех ваших новых документов о найме.

С помощью диаграмм бизнес-процессов вы можете ускорить свои процессы, а также сохранить их точность, что приведет к повышению качества обслуживания сотрудников и клиентов.

В то время как любая часть бизнеса может выиграть от картирования и автоматизации процессов, некоторые отделы получат более высокую рентабельность инвестиций, чем другие.

Согласно исследованию Salesforce, следующие отделы получают самый высокий ROI от автоматизации процессов:

• ИТ: 52%
• Операции: 47%
• Служба поддержки клиентов: 37%

Прежде чем приступить к созданию схемы бизнес-процесса, необходимо понять, как она устроена.

5 основных частей диаграммы бизнес-процесса

Ключевой целью картирования бизнес-процессов является соединение различных источников и типов информации.

Средний бизнес-процесс состоит из пяти компонентов. Подумайте, где искать или с кем вы будете сотрудничать, чтобы найти следующую информацию:

• Цель или результат: Каков конечный результат бизнес-процесса? Определите точки A и B, чтобы вы могли заполнить пробелы позже в процессе.

• Этапы существующего процесса: Каковы основные этапы процесса? Обсудите со своей командой шаги, которым они следуют, или выполните весь процесс полностью самостоятельно. Если какой-либо шаг включает в себя подпроцесс, обратите внимание на это и здесь.

• Участвующие лица или отделы: Какие навыки или ресурсы необходимы для завершения этого процесса? Нужно ли привлекать конкретных людей или отделы? Имейте в виду, что для разных шагов могут потребоваться разные люди.Например, контрактам может потребоваться пройти несколько раундов утверждения, прежде чем они будут обработаны.

• Правила или условия перехода от шага к шагу: Меняется ли процесс в зависимости от того, кто в нем участвует, например, от нового или важного клиента, или от других факторов, таких как бюджет и временные рамки?

• Программное обеспечение, инструменты или устройства: Какие ресурсы вам потребуются для завершения процесса? Это может включать что угодно, от платформы поддержки клиентов, которая регистрирует жалобы клиентов, до инструментов BPM, которые отслеживают запросы на отпуск. Убедитесь, что он есть у всех, кому нужен доступ к этим инструментам.

Вам также необходимо подумать о том, как вы будете создавать, публиковать и управлять диаграммой бизнес-процесса. Используя инструмент BPM с множеством параметров настройки, такой как frevvo, вы сможете создавать диаграммы рабочих процессов, соответствующие вашим потребностям.

7 шагов для создания диаграммы бизнес-процесса

Теперь давайте шаг за шагом пройдемся по созданию бизнес-диаграммы.

Это упражнение иногда называют отображением бизнес-процессов.Цель состоит в том, чтобы создать блок-схему бизнес-процесса, часто известную как блок-схема.

К концу этих шагов у вас будет больше, чем блок-схема процесса — у вас будет полностью автоматизированный бизнес-процесс.

1. Опишите свой бизнес-процесс 

Приступая к составлению карты бизнес-процесса, начните с описания шагов процесса, как вы их понимаете. Вы можете сделать это на клочке бумаги, белой доске или инструменте карты разума.

Рассмотрите все компоненты, перечисленные в предыдущем разделе, а также все, что может быть уникальным для вашей организации.Если у вас есть инструмент управления проектами или другие записи, используйте их для отслеживания текущего состояния вашего бизнес-процесса.

2. Сбор необходимой информации

Составьте список пробелов в вашей первоначальной схеме блок-схемы бизнес-процесса. Затем выясните, где найти эту информацию.

Вам также нужно провести мозговой штурм. Если есть явные сбои в бизнес-процессе, как их исправить? Кого вы можете нанять, чтобы помочь найти решение?

Это также хорошее время, чтобы подумать о том, кто будет выполнять каждую роль в вашем бизнес-процессе.Некоторые шаги могут быть привязаны к определенным должностям, например, менеджеры или вице-президенты, но вам может потребоваться назначить кого-то для выполнения определенных аспектов вашего процесса.

3. Попросите коллег поделиться своим мнением 

Прежде чем приступить к работе над диаграммой бизнес-процесса, узнайте мнение других людей, которые используют этот процесс. У них может быть информация или идеи, которые вы не видите с вашей позиции.

В идеале вы получите обратную связь от человека, который участвует в каждом этапе бизнес-процесса.Это поможет вам создать организационный контекст вашего бизнес-процесса, что поможет вам лучше всего его оптимизировать.

Затем доработайте черновой вариант карты процесса в соответствии с полученными отзывами.

4. Создайте свой бизнес-процесс с помощью инструмента BPM

Лучший способ визуализировать процесс — использовать инструмент управления бизнес-процессами.

Инструмент BPM, такой как frevvo, может помочь вам создавать блок-схемы с использованием стандартизированных понятий, которые достаточно просты для понимания всей вашей командой.Вы также можете использовать построитель рабочих процессов без кода, чтобы создать и автоматизировать свою диаграмму, чтобы ускорить работу.

5. Назначение ролей

На каждом шаге блок-схемы бизнес-процесса назначьте конкретных людей или типы пользователей, ответственных за задачи.

Например, если вы создаете рабочий процесс утверждения заказа на покупку, вам может потребоваться назначить утверждающих на уровне менеджера и в финансовом отделе.

Когда вы создаете новый рабочий процесс в frevvo, вы можете назначать этапы утверждения отдельным пользователям в зависимости от их ролей.

Интегрируя источники данных с frevvo, вы можете автоматически заполнять информацию, такую ​​как менеджеры и цепочки одобрения. Это упростит бизнес-процесс, который адаптируется к вашему рабочему процессу.

6. Установите правила и условия 

Следующим шагом является установка правил и условий, регулирующих вашу автоматизацию. Хотя это может показаться пугающим, у frevvo есть мастера, которые помогут вам настроить необходимые элементы управления и правила.

Ваши правила и условия помогут вашему процессу пройти максимально гладко.При правильной настройке все легко перемещается между людьми, устройствами и инструментами, поэтому процесс не останавливается.

Например, предположим, что утверждение счетов происходит мучительно медленно. Сотрудникам приходится постоянно гоняться за подписями своих менеджеров, из-за чего процесс занимает еще больше времени.

Во frevvo можно создать рабочий процесс утверждения счетов, который автоматически направляет формы нужному утверждающему для подписания. Вы также можете добавить динамическую маршрутизацию в свой рабочий процесс (например,ж., направить счет вышестоящему руководителю для дополнительного утверждения выше определенной суммы).

Вот пример того, как это выглядит:

Утвержденные счета направляются непосредственно в финансовый отдел для осуществления платежа.

Описывая, что должно произойти в случае почти любого исхода, вы можете свести ошибки к минимуму. Всегда есть четкий план того, что должно произойти, поэтому ничего не проваливается.

7. Запустите и протестируйте свой бизнес-процесс

Прежде чем запускать автоматизированный бизнес-процесс, протестируйте автоматизацию процесса со своей командой. Возможно, вам придется внести несколько небольших изменений, чтобы он работал правильно.

При необходимости обучите своих сотрудников тому, как работает этот процесс или как использовать ваш инструмент BPM. Поскольку прозрачность является ключевым преимуществом отображения бизнес-процессов, важно, чтобы у вашей команды было то, что им нужно.

Помните, что BPM — это не одноразовое действие. Вы всегда будете контролировать, оптимизировать и улучшать свои бизнес-процессы. С frevvo вы можете легко вносить изменения в любое время.

Создайте диаграмму бизнес-процесса сейчас

Диаграмма бизнес-процессов помогает визуализировать рабочие процессы, чтобы их можно было оптимизировать.

При создании диаграмм бизнес-процессов обязательно получайте информацию от всех членов вашей команды. Вы также должны убедиться, что каждый понимает свою роль в бизнес-процессе.

Затем преобразуйте свою диаграмму в автоматизированный бизнес-процесс с помощью frevvo, который вы можете попробовать здесь в течение 30 дней.

Подробное руководство по созданию схемы бизнес-процессов в 2021 году

Бизнес-процессы — основа любого бизнеса. Оптимизированные бизнес-процессы приводят к операционному совершенству.Когда бизнес работает на оптимальном уровне, производительность и экономия средств высоки. Инновации в предложениях продуктов и услуг — это цель любого бизнеса, и оптимизация бизнес-процессов — первый шаг к этой цели.

Оптимизация бизнес-процессов означает устранение избыточных и повторяющихся шагов. Всестороннее понимание бизнес-процесса необходимо для оптимизации рабочего процесса. Визуальное представление в виде диаграммы бизнес-процесса помогает понять, что, как, кто и почему процесс.

Создание диаграмм бизнес-процессов

Диаграмма бизнес-процесса является основным представлением бизнес-процесса. Это упрощает сложность процесса для лучшего понимания его хода. Вся последовательность бизнес-процессов изображена на диаграмме процесса.

Рис. Пример диаграммы бизнес-процесса

Первым шагом в создании диаграммы процесса является определение различных задач в процессе, их последовательности и взаимосвязи.После создания списка задач необходимо определить задачи, требующие вмешательства человека. Системные задачи — это те, которые не требуют вмешательства человека. Эти задачи могут быть легко автоматизированы для уменьшения человеческих усилий. Сбор данных, отправка электронных писем, копирование данных и т. д. считаются системными задачами. После завершения задач необходимо определить их взаимосвязь и последовательность выполнения.

Ниже приведены шаги для создания блок-схемы бизнес-процесса:

1) Определить основные задачи в процессе

Этот шаг определяет различные входы и выходы в процессе.Ресурсы, информация и любой другой элемент рассматриваются как входные данные. Продукты процесса, такие как решения, разрешения и информация, рассматриваются как выходы.

2) Определить последовательность выполнения задачи

Упорядочивание действий в процессе важно для выявления повторяющихся или избыточных шагов.

3) Назначьте правильный символ для каждого действия

Блок-схемы используют символы для представления решений, входов, выходов, начала и конца процесса.Использование правильных символов помогает правильно понять процесс.

4) Определить взаимосвязь между задачами

Соединители

, обычно в виде стрелок, линий или пунктирных линий, используются для соединения двух задач.

5) Уточнить начало и конец процесса

Важно указать, когда процесс начинается и заканчивается. Это может показаться очень очевидным шагом, но некоторые ведомства забывают упомянуть об этом.

6) Просмотрите бизнес-диаграмму

Проверка схемы технологического процесса обеспечивает правильность представления.

Диаграммы бизнес-процессов используются в качестве эталона для автоматизации процесса. Правильность и ясность схемы технологического процесса имеет решающее значение для успешной автоматизации.

Добавление ценности диаграмм бизнес-процессов

Визуальное представление рабочего процесса необходимо для простой и быстрой автоматизации.

Рис. Пример схемы рабочего процесса

В чем польза от использования схемы рабочего процесса?

• Повышенная ясность и прозрачность:
  Блок-схема помогает лучше визуализировать процесс.Эти диаграммы помогут вам понять: производительность процесса, требуемый уровень ручного мониторинга и области улучшения.
• Повышает производительность:
  Диаграммы рабочих процессов можно использовать для визуализации потока процессов в различных сценариях. Рабочий процесс процесса можно настроить для достижения оптимальных результатов в различных сценариях, используя диаграмму в качестве справки.
• Соответствие требованиям и безопасность:
  Подробное сопоставление каждой задачи в рабочем процессе эффективно выполняется на диаграмме рабочего процесса.Записи данных и документацию можно сопоставить с задачами для обеспечения соответствия требованиям и безопасности данных.

Четкое понимание рабочего процесса процесса может быть получено из хорошо разработанной схемы рабочего процесса.

Рисование диаграмм бизнес-процессов

Самое полное решение

С 2000 года компания yWorks занимается созданием профессиональных библиотек программного обеспечения для построения графиков и диаграмм. yWorks позволяет клиентам реализовать даже самые сложные требования к визуализации , чтобы помочь им получить представление в свои связанные данные.Семейство библиотек yFiles для программирования программного обеспечения является самым передовым и комплексным решением , доступным на рынке, поддерживающим самый широкий спектр платформ, интеграции, методы ввода, источники данных, серверные части, IDE и языки программирования.

Идеально подходит для всех случаев использования

yFiles не только позволяет вам создавать ваших собственных приложений , но и хорошо интегрируется с вашими существующими решениями и информационные панели на настольных компьютерах, мобильных устройствах и в Интернете. Разработчики могут использовать краткие, богатые, полные API для создания свежие, новые приложения и пользовательский интерфейс, которые соответствуют вашему корпоративному стилю и точно соответствуют вашим конкретным вариантам использования. Просмотрите и выберите из сотни демонстраций исходного кода и интеграций, чтобы получить идеи и начать работу в кратчайшие сроки.

Честное и простое лицензирование

yFiles обеспечивает интеграций с белой этикеткой в ​​ваши приложения, бесплатных и бессрочных лицензий .Нет зависимостей стороннего кода.

Лучшие в отрасли автоматические макеты

yFiles предоставляет вам полный набор полностью настраиваемых, расширяемых алгоритмы автоматической компоновки , которые не просто отображают элементы на экране, но помогают пользователям понять свои данные и взаимосвязи, просто взглянув на диаграммы.

Непревзойденная настраиваемость

Десятилетия работы ушли на создание самых гибких , расширяемых и простых в использовании API для построения диаграмм, которые доступны на рынке. Все можно настроить с помощью yFiles: сбор и импорт данных, создание графиков, отображение, взаимодействие, анимация, компоновка, экспорт, печать и подключение сторонних сервисов.

Алгоритмы включены

С помощью yFiles вы можете анализировать графики, подключенные данные и сети как на лету, так и в интерактивном режиме с помощью полный набор эффективные реализации алгоритма графа . Вычислять меры центральности, выполнять автоматическую кластеризацию, рассчитывать потоки, запускать алгоритмы достижимости, находить пути, циклы и зависимости.Для лучшего взаимодействия с пользователем используйте результаты для управления визуализацией, интерактивностью и макет.

Непревзойденная производительность разработчиков

Разработчики быстро создают сложные приложения для построения диаграмм с помощью yFiles. Обширный API был тщательно разработаны и тщательно документированы. Есть руководств разработчиков , учебники по исходному коду , видеоролики о начале работы , и полностью задокументированы исходных кодов демонстрационных приложений , которые помогают реализовать даже самые продвинутые функции. Поиск встроенной документации по API для всех основных IDE с сотнями фрагментов кода и связанными связанными темами заставляет писать надежный код на одном дыхании. Образцы интеграции для многих основных сторонних систем помогают быстро повысить производительность.

Не просто средство просмотра статических данных

С yFiles вы можете больше, чем просто анализировать и просматривать данные. Создавать интерактивных, глубоко интегрированных приложений которые не только позволяют вам использовать источники данных, но также позволяют пользователям создавать, изменять и работать как с существующими, так и с изменение данных.Интеграция со сторонними службами для автоматического запуска действий и применения обновлений. С yFiles, ограничений нет: вы сами решаете, что может ваше приложение.

Высокопроизводительные реализации

Хотя не рекомендуется перегружать конечного пользователя чрезмерно сложными графическими визуализациями, конечно, все аспекты библиотеки подготовлены для работы с большими объемами данных. Разработчики могут создавать как качественные диаграммы визуализации и богатого взаимодействия с пользователем, а также настроить алгоритмы и визуализации для отличной работы даже для крупнейших графов и сетей.

Общий сбор данных

Вам не нужно позволять пользователям создавать диаграммы с нуля или использовать файлы определенного формата. yFiles позволяет вам импортировать графики из любого источника данных , который доступен через API. Программно создайте модель в памяти с помощью интуитивно понятного мощного API. Обновите диаграмму в режиме реального времени в ответ к внешним событиям и изменениям.

Поддержка мирового уровня

Получите наилучшую поддержку для своих команд разработчиков.Прямое подключение к более чем дюжине основных библиотек yFiles. разработчикам , чтобы получить ответы на свои вопросы. Если у вас нет времени на внедрение или ваша команда не достаточно большой для реализации, позвольте yWorks помочь вам с консультации и проектная работа, чтобы быстро запустить вашу команду и приложения.

Проверенное решение

Клиенты из всех отраслей по всему миру используют yFiles почти двадцать лет как для внутренних, так и для клиентские приложения и инструменты.См. ссылки для неокончательный список.

Диаграмма бизнес-процесса

Актеры и действия

Улучшение бизнес-процесса требует сначала понимания процесса. Диаграмма шагов в этом процессе в значительной степени способствует этому пониманию. Диаграммы бизнес-процессовБизнес-процессы могут быть представлены диаграммами процессов, содержащими участников в плавательных дорожках и действия, соединенные стрелками. Точки принятия решений в бизнес-процессе представлены ромбами.обычно состоят из действий, связанных стрелками. Однако также важно четко понимать, кто выполняет каждое действие. По этой причине мы создаем плавательную дорожку — вертикальную часть диаграммы бизнес-процесса. для каждого участника процесса. Актеры передают метафорическую эстафету между собой на разных стадиях процесса.

Простой способ построить схему бизнес-процесса — сначала определить всех участников Человек или компьютер, которые выполняют действия или принимают решения в бизнес-процессе.и поместите каждую на плавательную дорожку. Процесс начинается в верхней части страницы и продолжается вниз по странице, следуя стрелкам. Стрелки представляют собой общение между участниками, а ромбы — точки принятия решений. В то время как актеры обычно являются людьми, компьютер, выполняющий роль человека, также может быть актером.

Иногда мы можем упростить схему бизнес-процесса, исключив из нее все элементы, кроме основных. Это делает схему менее загроможденной и более удобной для чтения. На предыдущей странице у нас есть диаграмма процесса, сокращенная до трех элементов — плавательных дорожек, действий и стрелок.

Для уровня анализа, необходимого в этом курсе, упрощенной схемы более чем достаточно. Тем не менее, хорошо знать полный лексикон, особенно ромб точки принятия решения, показанный на следующей странице.

Бизнес-процесс

To-Be для решения IBM по маршрутизации пакетов. В этом решении метки радиочастотной идентификации (RFID) в коробках взаимодействуют со своим окружением, чтобы сообщить свое географическое положение обратно в службу поддержки. Если грузовик повернул не туда, ящики уведомят службу поддержки.Сотрудник службы поддержки, в свою очередь, свяжется по телефону с водителем грузовика, чтобы изменить маршрут грузовика.

Это сложнее, чем

То, что мы показали на предыдущей странице, на самом деле является упрощенной формой диаграммы бизнес-процесса. Для целей этого курса упрощенная форма отлично подходит. Однако для полноты картины мы показываем более сложную диаграмму, больше в духе универсального языка моделирования (UML). Дело не в том, что диаграмма в стиле UML лучше — просто вы должны быть готовы ее увидеть.В следующей таблице перечислены некоторые символы, которые могут встретиться на блок-схеме процесса.

Таблица 2.1

Состояние действия		Действие в потоке
Стартовое состояние		Начало потока; можно использовать только одно начальное состояние
Конечное состояние		Конец потока; разрешено любое количество конечных состояний
Переход		Указывает на передачу управления от одного объекта к другому
Точка принятия решения		Показаны возможные варианты и пути следования
Вилка		Начало параллельных процессов
Присоединиться		Интеграция параллельных процессов
Плавательная дорожка		Представляет владение или назначение группы действий
Артефакт		Объект, задействованный в системе, такой как сервер или база данных

Ключевые выводы

• Бизнес-процесс можно изобразить на схеме, показав действующих лиц в плавательных дорожках, выполняющих действия. Коммуникация или обмен сообщениями между участниками представлены стрелками.

Вопросы и упражнения

1. Схема процессов «как есть» и «будет» до и после онлайн-знакомств.

Универсальный язык моделирования (UML) в стиле «как есть» для записи оценок.

Методы

Следующие приемы, приведенные в разделе PowerPoint справочника по программному обеспечению, могут быть полезны при выполнении заданий в этой главе.: Изменение макета • Выравнивание • Вставка формы • Вставка текстового поля

L1 Назначение: Диаграмма бизнес-процессов

Создание диаграмм «как есть» и «будет» бизнес-процесса на основе видеорекламы. Многие рекламные ролики на телевидении на самом деле являются рекламой улучшения бизнес-процессов. IBM была особенно активна в этой области. Акцент IBM на улучшении бизнес-процессов имеет смысл, учитывая, что IBM является одной из крупнейших консалтинговых организаций в мире.В этом упражнении вы просмотрите рекламный ролик на YouTube, а затем создадите диаграммы бизнес-процессов «как есть» и «будет», которые неявно представляет рекламный ролик.

Настройка

Запустите PowerPoint.

Содержание и стиль

• Используйте инструменты рисования в PowerPoint, чтобы создать плавательные дорожки и представить бизнес-процессы «как есть» и «будет» на отдельных слайдах.
• Убедитесь, что вы озаглавили каждый слайд, чтобы определить, какой из них есть какой.
• Выровняйте и разместите содержимое последовательно. Острый вид диаграмм говорит о профессионализме.
• Включите символ авторского права и свое имя в левом нижнем углу.
• Когда вы закончите, отправьте файл PowerPoint в соответствии с инструкциями вашего преподавателя. Вашему преподавателю может потребоваться печатная копия или электронная подача в систему управления курсом.

Результат

Отправка в электронном виде: сохраните файл как презентацию PowerPoint.Отправьте его в электронном виде.

Представление статьи: создайте распечатку, распечатав слайды непосредственно из PowerPoint.

Sample To-Be для рекламы грузовых автомобилей IBM RFID.

См. «Практическое картирование бизнес-процессов», раздел

Цели обучения

После прохождения этого модуля вы сможете:

• Объясните, каким образом карта бизнес-процесса отражает все нюансы процесса.
• Решите, насколько подробно должна быть представлена ​​карта бизнес-процессов.
• Объясните ценность семинара по картированию бизнес-процессов.

Введение в карту процессов Большой Солнечной Медведицы

В то время как Ursa Major Solar объединяет данные о клиентах по продажам, обслуживанию и маркетингу, ее архитектор решений Salesforce, бизнес-аналитик и администратор внимательно изучают свои бизнес-процессы. Они хотят определить новый унифицированный бизнес-процесс, который критически рассматривает динамику между отделами и фокусируется, прежде всего, на клиентском опыте.

Для Большой Солнечной Медведицы это не простой бизнес-процесс. Он течет от пути к лидеру, доходу и обслуживанию — есть много шагов и почти столько же задействованных лиц, от торговых представителей до маркетологов и команды по сделке. Итак, как отделы продаж, маркетинга, обслуживания и эксплуатации работают вместе, чтобы обеспечить безупречное качество обслуживания клиентов?

Это вопрос на миллион долларов. И именно здесь проявляется мощь платформы Customer 360.

Платформа Salesforce Customer 360 является ключом к клиентоориентированной бизнес-модели Ursa Major Solar.Он обеспечивает единый источник правды для всех отношений в бизнесе. Компания Ursa Major Solar знает, что связанные деловые отношения обеспечивают значимое взаимодействие с клиентами.

На этой диаграмме представлен общий маркетинговый обзор процесса, который мы хотим наметить для Большой Солнечной Медведицы. Все схемы процессов в этом модуле описываются с использованием стандарта UPN.

Уровень 1: привести к доходу

Эта карта процесса описывает описанный выше поток.Эта диаграмма является верхним уровнем или уровнем 1. Вы можете видеть, что большинство шагов на этой диаграмме, представленных блоками действий, имеют другой уровень детализации, показанный в верхнем левом углу каждого блока. Диаграммы нижнего уровня более детализированы и обеспечивают удобочитаемость этой диаграммы верхнего уровня.

Карта процесса начинается с входящего интереса. Если есть неполные данные, процесс заканчивается. В противном случае: 

.

1. Поле 1 — Ведущий прогресс:  Менеджер по работе с клиентами продвигает лида в Sales Cloud.
2. Поле 2. Запуск кампании: Если оценка интереса недостаточно высока, администратор отдела маркетинга запускает кампанию с помощью Marketing Cloud.
   1. Если компания успешно выходит на лида, процесс завершается.
   2. Если лид отписывается, процесс возвращается к шагу выполнения лида.
3. Поле 3 — Продажа покупателю:  Если оценка потенциального клиента достаточно высока, в Sales Cloud создаются учетная запись и контакт, и руководитель учетной записи продает покупателю.
   1. Если возможности продажи нет, процесс возвращается к этапу продвижения вперед.
4. Вставка 4 — Прогноз дохода: Если есть возможности по дате, вице-президент по продажам прогнозирует доход в Sales Cloud, и процесс завершается.
5. Вставка 5. Поднять и принять предложение:  Если руководитель аккаунта закрывает возможность со связанным продуктом, финансовый администратор поднимает предложение для клиента с помощью Revenue Cloud.
6. Ячейка 6 — Оформление и подтверждение заказа:  Если клиент принимает предложение, он подтверждает заказ.
7. Вставка 7 — Отгрузка продукта: После подтверждения заказа производственный отдел отправляет продукт с использованием системы ERP.
8. Поле 9 — Выставление счета:  Или после подтверждения заказа финансовый администратор выставляет счет с помощью Revenue Cloud.
9. Ячейка 8 — Повышение платежа: После получения счета или отправки товара клиент взимает платеж.
10. Вставка 10 — Учет выручки : После оплаты клиентом и выставления счета финансовый администратор регистрирует выручку с помощью Revenue Cloud.

Процесс завершается получением дохода для компании и комиссией для бухгалтера.

Для простоты мы сделали ряд предположений об этом процессе и задействованных передачах. В реальном мире каждый шаг процесса проверяется на живом семинаре с заинтересованными сторонами.

Сопоставление диаграмм нижнего уровня делает всю карту процесса более четкой и информирует о предположениях, которые мы сделали в диаграмме верхнего уровня. Масштаб каждой диаграммы более низкого уровня определяется входными и выходными данными поля, из которого вы выполняете детализацию, а это означает, что по мере детализации вы получаете более детализированные входные и выходные данные.

Уровень 2: Ведение к доходу → Ведение прогресса

Здесь вы можете видеть, что при детализации поля прогресса на диаграмме верхнего уровня вы попадаете на уровень 2, прогресс. На этой карте показано, как создается лид, квалифицируется и развивается.

 

Этот процесс начинается с входящего лида. Весь этот процесс происходит в Sales Cloud.

1. Поле 1 — Создать интерес: Администратор отдела маркетинга создает интерес.
2. Вставка 2. Лид с дедупликацией: После того, как администратор отдела маркетинга создаст новую лид и запись о конфиденциальности, он дедублирует лид.
3. Блок 3. Квалификация и сохранение интереса:  После консолидации интереса администратор по маркетингу квалифицирует и поддерживает интерес.
4. Поле 4 — Назначить интерес: Если оценка интереса составляет 8 или более, администратор по продажам назначает интерес.
5. Блок 5 — Преобразование интереса в организацию: После того, как интерес назначен территории, администратор продаж преобразует интерес в организацию.

Процесс завершается созданием учетной записи и соответствующего контакта в Sales Cloud.

Но это еще не все — этот процесс требует еще одного уровня детализации. Некоторая информация все еще отсутствует. Например, посмотрите на поле 1, Создать лид . Есть пара открытых вопросов.

• Каковы шаги для создания интереса? Отличаются ли эти шаги, если лид поступает из веб-формы, электронного письма, списка импорта или маркетингового партнера?
• Как получаются и создаются записи о конфиденциальности в соответствии с GDPR, CCPA и любыми другими применимыми правилами конфиденциальности?

Также необходима вспомогательная информация.Помните, что каждое поле может иметь вложения для добавления контекста. Существует два основных типа вспомогательной информации.

• Активы реализации: требования , пользовательские истории, метаданные Salesforce, диаграммы отношений сущностей (ERD)
• Операционные активы: примечания, стандартные операционные процедуры (СОП), разделы справки, метрики, ссылки на приложения

Уровень 3: Лид к доходу → Прогресс лид → Создать лид

Давайте перейдем к следующему (и последнему) уровню. Эта карта показывает нам, как создается лид.

Этот процесс начинается с лида, который приходит из Интернета, электронной почты, электронной таблицы или от партнера.

1. Блок 1 — Обработка лида из Интернета: Если это из Интернета, администратор отдела маркетинга обрабатывает лид в Marketing Cloud.
2. Поле 2 — Обработка электронной почты для потенциального клиента: Если это электронное письмо, администратор отдела маркетинга обрабатывает лид в Marketing Cloud.
3. Поле 3. Подготовка данных: Если это из электронной таблицы, администратор отдела маркетинга подготавливает данные в электронной таблице.
4. Вставка 4 — Импорт интересов: Подготовив файл данных, администратор отдела маркетинга импортирует интерес в Marketing Cloud.
5. Вставка 5. Подготовка данных о потенциальном партнере по маркетингу: Если это от партнера, администратор по маркетингу подготавливает данные о потенциальном партнере по маркетингу в электронной таблице.
6. Блок 6 — Импорт потенциальных клиентов и ссылка на партнера: После подготовки файла данных администратор отдела маркетинга импортирует интерес в Marketing Cloud и добавляет ссылку на партнера.
7. Вставка 7. Добавление записи о конфиденциальности данных: После того, как лид находится в Marketing Cloud, администратор отдела маркетинга добавляет запись о конфиденциальности данных.

Процесс завершается выводом нового интереса и записи о конфиденциальности в Marketing Cloud.

Сколько уровней вы должны развернуть?

Универсального ответа не существует. Хотя приведенный выше пример имеет три уровня, разные части процесса верхнего уровня имеют меньше (или больше) уровней.

Существует три фактора, определяющих количество уровней детализации, необходимых для описания процесса.

• Сложность: Вам необходимо добавить достаточное количество уровней детализации, чтобы устранить всю двусмысленность. Если вы сомневаетесь, добавьте больше деталей. Если карта бизнес-процессов оставляет место для двусмысленности, это приводит к пустой трате времени и усилий как разработчиков, так и конечных пользователей.
• Нормативные требования: Если у процесса есть обязательства по соблюдению, он должен быть очень конкретным — и с контролем версий — чтобы вы могли доказать, что он соблюдается точно и последовательно.
• Опыт пользователей: Чем менее опытен персонал, следящий за (новым) процессом, тем более предписывающими должны быть процессы.Им нужен вспомогательный контент, связанный с каждым этапом процесса. Если процесс выполняется реже, требуется больше документации. Думайте о процессе как о ресурсе самообслуживания.

Подумайте о паре примеров. Если вы составляете карту процесса презентации продаж, вам не нужно подробно описывать каждый шаг и нюанс. Но процесс — презентация — может включать ссылки на стандартные презентации, ускорители и примечания по работе с возражениями, ссылки на основные объекты и автоматизацию и многое другое.

Как насчет процесса импорта потенциальных клиентов из электронной таблицы и добавления разрешений на конфиденциальность данных? Этот немного другой. Он состоит из нескольких шагов, которые необходимо подробно задокументировать, чтобы убедиться, что они выполняются правильно каждый раз. Эти шаги включают в себя инструкции по работе с электронной таблицей, примеры пустых электронных таблиц и скриншоты настройки страниц загрузчика данных.

Картирование процессов на практике

Использование живых семинаров для планирования бизнес-процессов гораздо эффективнее, чем просить заинтересованных лиц заполнить анкету или проводить индивидуальные интервью.Хотя живые семинары — очные или виртуальные — могут показаться дополнительной работой, преимущества огромны. Вот несколько для начала.

• Семинар в прямом эфире способствует достижению консенсуса в группе, генерированию идей и быстрых результатов для улучшения процесса.
• Поскольку вы разрабатываете диаграмму процесса вживую на семинаре, вам не нужно интерпретировать заметки или фотографии досок, когда вы вернетесь к своему рабочему столу, чтобы построить диаграмму процесса.
• Легче заставить всех согласиться и подписать, когда участники видят, как разрабатывается процесс, и имеют возможность внести свой вклад.

Не стоит недооценивать, сколько времени это экономит или какую ценность дает предварительное дополнительное время.

Заинтересованные стороны имеют решающее значение для этого процесса. Убедитесь, что все заинтересованные стороны, вовлеченные от входа до результата, участвуют в сеансе картирования. Если кого-то не хватает, это делает семинар недействительным, потому что сила картирования процесса заключается в сотрудничестве и разрешении процесса, а не в документации. По мере того, как вы переходите к диаграммам более низкого уровня, область действия сужается, а заинтересованных лиц становится меньше.Кроме того, по мере сужения области вы обнаружите, что ваши семинары проходят быстрее.

Во время семинара владелец сквозного процесса должен установить сцену, объяснить основные правила, разрешить разногласия по поводу правильного процесса и назначить следующие шаги.

Картирование процессов в реальном мире

Вы узнали, что такое картографирование бизнес-процессов и почему оно полезно, и воочию убедились в его ценности с помощью Большой Солнечной Медведицы. Карта бизнес-процессов — ключевая часть документации, поддерживающей внедрение Salesforce.Тщательный бизнес-анализ, в том числе хорошая карта процесса, позволяет всем быть в курсе, делает вашу команду более гибкой и приводит к лучшей архитектуре решения.

Если вы пытаетесь пропагандировать картографирование процессов в своей компании, начните с процесса с низкими ставками, который приведет к легким победам. И помните, что вы всегда можете попрактиковаться, нанося на карту реальные процессы, которые вы замечаете в своей повседневной жизни, например, поход в супермаркет или заправку шин вашего велосипеда.

BPMN: подробное руководство по моделированию бизнес-процессов

Элементы потока — это геометрические фигуры, которые вы видите в приведенном выше примере модели бизнес-процесса. Они включают прямоугольники, круги и ромбы. Эти элементы потока представляют определенные события и действия, происходящие в процессе.

Прямоугольные формы обычно используются для обозначения действий в рамках процесса. Активности могут быть двух основных типов — подпроцессы и задачи.

Поскольку люди используют диаграммы BPMN для описания процесса простыми терминами, понятными ряду заинтересованных сторон, важно, чтобы они не были слишком сложными. Использование подпроцессов помогает сохранить простоту.

Подпроцессы — это набор задач, которые необходимо выполнить, чтобы процесс был успешным, но на которых вы не хотите сосредотачиваться при отображении этого конкретного процесса.

Например, простой подпроцесс в приведенном выше примере может заключаться в том, как продавец в магазине собирает информацию о кредитной заявке клиента.

Возможно, есть несколько вариантов, в том числе заполнение формы на веб-сайте, заполнение заявления в бумажном виде в магазине или ввод информации в электронном виде на планшете в отделе обслуживания клиентов.

Это все возможные варианты, но, чтобы упростить визуализацию процесса, вы не хотите сосредотачиваться на этом уровне детализации на этой конкретной диаграмме.

Задача — это основной строительный блок процесса, который нельзя разбить на более низкий уровень детализации.

Кружки обычно обозначают событий . События — это то, что происходит, что может повлиять на процесс, и они могут быть внутренними или внешними.

Существует три типа событий: Начальные события, Промежуточные события и Конечные события.На некоторых диаграммах указывается триггер, вызывающий событие.

Ромбики обозначают шлюзов . Шлюзы несут ответственность за контроль результатов процесса, направляя действия либо на то, чтобы они происходили, либо на то, чтобы их не было.

Давайте еще раз посмотрим на наш пример, чтобы увидеть, как это работает на практике. Когда кредитный отдел завершает оценку кредита, они должны решить, насколько вероятно, что клиент сможет погасить кредит.

Если риск слишком высок, компания отклоняет заявку.Это предписывает продавцу сообщить покупателю, что его заявка была отклонена. Это вызывает стоп-событие.

Как создать диаграмму бизнес-процесса

1. Руководство по карьере
2. Карьерный рост
3. Как создать диаграмму бизнес-процесса

Редакция Indeed

16 марта 2021 г.

Бизнес-диаграмма — это инструмент успех в бизнесе. Он подробно описывает несколько этапов процесса с помощью простого языка и четкого отображения.Создание собственной схемы бизнес-процессов требует от вас сбора полезной информации, которой вы можете поделиться с вашей компанией. В этой статье мы объясним, что такое диаграмма бизнес-процесса, преимущества создания диаграммы бизнес-процесса и способы ее создания.

Что такое схема бизнес-процесса?

Диаграмма бизнес-процесса — это карта, отображающая отдельные этапы процесса. Эта диаграмма создается с использованием различных форм, таких как круги и квадраты, и стрелок, показывающих направление процесса.Диаграмма бизнес-процесса часто используется для процедурной работы и служит картой для достижения цели.

Диаграммы бизнес-процессов рассматривают альтернативы и варианты выбора, которые возможны на каждом этапе карты. Например, на диаграмме может быть два маршрута с ответом «да» или «нет». В зависимости от того, как пользователь выбирает, они следуют определенному маршруту на диаграмме. Эти диаграммы кратко объясняют мыслительный процесс или подход бизнеса к определенной работе. это полезный инструмент для сотрудников, нуждающихся в руководстве, или людей за пределами компании, которым интересно, как работает бизнес.

Связано: Как создать модель бизнес-анализа

Компоненты диаграммы бизнес-процесса

При построении диаграммы бизнес-процесса вы создаете карту с несколькими символами и дизайном. Вы либо адаптируете общий набор форм и символов, либо создаете свои собственные для использования.

Ниже приведены общие формы и символы, используемые на диаграмме бизнес-процесса, и их значение:

• Круг: представляет события

• Квадрат: представляет действия

• сплошная стрелка: представляет передачу задач

• Пунктирная стрелка: Представляет сообщения

Преимущества создания диаграммы бизнес-процесса

Создание диаграммы бизнес-процесса дает много преимуществ.Диаграмма бизнес-процесса упрощает процедурную информацию, сосредотачиваясь на наиболее важных этапах процесса. Вот дополнительные преимущества диаграммы бизнес-процессов и причины, по которым ваша компания может ее создать:

Поощряет взаимное мышление

Диаграмма бизнес-процесса обеспечивает основу для бизнеса и сотрудников. В результате все в бизнесе обращаются к одной и той же информации. Этот постоянный источник информации поощряет сотрудников к единомышленникам в отношении бизнеса.Взаимное мышление позволяет избежать разногласий, непонимания и широкого спектра мнений, потому что стандарты уже установлены.

Упрощает сложные темы

Диаграммы бизнес-процессов фокусируются на самой важной информации, опуская ненужные детали. Такой подход позволяет избежать путаницы и помогает людям понимать информацию, используя общий язык.

Предоставляет ссылку

Чрезвычайно полезно иметь визуальное представление бизнес-плана. Представленная диаграмма бизнес-процесса служит мотиватором и кратким справочником.Например, если сотрудник не уверен в следующем шаге, он может быстро обратиться к диаграмме для подтверждения.

Ход выполнения документов

Диаграмма бизнес-процесса — отличный инструмент для документирования процесса проекта. Обозначенные шаги помогают сотрудникам увидеть, где они находятся в прогрессе и насколько они близки к достижению целей.

Связано: 8 шагов к созданию временной шкалы проекта и основные преимущества

Как создать диаграмму бизнес-процесса

Вот несколько шагов, которые необходимо учитывать при создании диаграммы бизнес-процесса:

1.Обсудите идеи с командой

Запишите мысли и идеи вас и ваших сотрудников. Подумайте, как интегрировать их в диаграмму. Мозговой штурм проходит в очень свободной форме, поэтому приветствуется незапланированное обсуждение и множество вопросов. Во время мозгового штурма поощряйте новаторское мышление и рассматривайте все идеи.

2. Сбор информации о проекте

Получение информации имеет важное значение для информированной схемы бизнес-процессов. Чем больше у вас информации, тем лучше ваша диаграмма отражает ваш проект.

3. Перечислите ключевые слова шагов

Сбор ключевых слов — отличный первый шаг к созданию диаграммы бизнес-процесса. Создайте ключевые слова, учитывая исходную информацию, полученную в результате мозгового штурма и сбора информации. Сосредоточьтесь на уникальных и полезных словах, которые напоминают вам о самых ценных частях каждого шага.

4. Нарисуйте карту с фигурами и символами

Рисование диаграммы бизнес-процесса является визуальным подспорьем для ваших данных. Нарисуйте карту от руки или используйте компьютерную программу для лучшей читабельности.Некоторые предприятия предпочитают карты на доске, чтобы при необходимости можно было легко изменить информацию. Используйте такие формы, как круги, квадраты и треугольники, чтобы обозначить определенный шаг.

5. Анализ потока диаграммы

Анализ потока диаграммы фокусируется на визуальной структуре диаграммы и способе представления информации. Просмотрите схему бизнес-процесса несколько раз с несколькими сотрудниками. Подумайте, насколько легко им следовать и какие шаги могут сбивать с толку.

Если вам трудно понять часть диаграммы, подумайте о замене этого компонента.

6. Получение отзывов от заинтересованных сторон и сотрудников

Обратная связь очень важна при создании эффективной диаграммы бизнес-процессов. Он поощряет честные мнения и предложения заинтересованных сторон и сотрудников, которые впоследствии используются для пересмотра. Поскольку схема бизнес-процесса предназначена для всего бизнеса, важно учитывать точку зрения других.Дополнительные мнения дают представление об эффективности диаграммы.

Связано: Руководство по предоставлению конструктивной обратной связи

7. Пересмотрите диаграмму, чтобы реализовать обратную связь и изменения

После получения обратной связи подумайте, что вы хотите отредактировать и изменить в диаграмме. Никакое количество изменений не является неправильным, и это действительно зависит от вашей конкретной диаграммы и ее цели. Потратьте время, чтобы просмотреть вашу диаграмму еще несколько раз и пересмотреть ее, прежде чем делиться ею, чтобы выявить пропущенные ошибки или необходимые изменения.

8. Поделитесь диаграммой с бизнесом

Совместное использование диаграммы вашего бизнес-процесса часто является самым захватывающим шагом. Это когда люди начинают использовать вашу диаграмму для работы, применяя ее напрямую. Обратите особое внимание на эффективность вашей диаграммы и на то, как люди реагируют на ее использование. Эти наблюдения помогут вам улучшить текущую схему бизнес-процессов и создать более эффективные схемы в будущем.

Дополнительные советы по созданию схемы бизнес-процесса

При создании схемы бизнес-процесса учитывайте следующие советы:

Сделайте ее легко читаемой

Чтобы использовать схему бизнес-процесса, человек должен уметь ее читать.Чем легче читать вашу диаграмму, тем больше вероятность того, что она будет использоваться. Ваша диаграмма должна быть простой для понимания и удобной для ссылок.

Предоставление необходимого объема информации

Предоставление необходимого объема информации во избежание путаницы и перегрузки ваших сотрудников. Убедиться в этом можно, проанализировав, сколько времени требуется другим, чтобы прочитать схему и понять ее направления.

Создание дополнительных диаграмм

Если вы считаете, что у вас слишком много информации для одной диаграммы, подумайте о создании другой.Разделение информации уделяет особое внимание каждой теме. Это также позволяет избежать необходимости включать всю информацию в одну диаграмму и потенциально снизить ее удобство использования.

Связанный: Вопросы и ответы: что такое блок-схема?

При необходимости обновите диаграмму

Вы можете получить новую информацию, которая будет полезна для включения в диаграмму. Не стесняйтесь добавлять эту информацию и обновлять диаграмму по мере необходимости.

Предоставьте ключ

Если вы используете много фигур и символов, предоставьте ключ к вашей диаграмме.Ключ объясняет значение каждой фигуры и символа, включенного в схему вашего бизнес-процесса. Это помогает людям легче понять схему и следовать ей.

Поддержание согласованности

Поддержание согласованности во всех диаграммах означает сохранение согласованности с ключевыми словами, формами и символами, которые вы используете.

No related posts.