Секретарь делопроизводитель должностные обязанности: что включить в перечень обязанностей

Содержание

функциональные обязанности по профессиональному стандарту

В статье рассматриваются квалификационные требования к специалистам в области документационного обеспечения управления, которые в 2015 году были утверждены профессиональным стандартом. Даются рекомендации о закреплении стандартных формулировок трудовых функций в должностных инструкциях секретаря и делопроизводителя, на основании которых производится как разделение должностных обязанностей, так и их кооперация за счет правильного ­взаимодействия и ­взаимозамещения. Поводом для написания статьи послужил вопрос читателя.

Вопрос в тему

В нашем учреждении есть делопроизводитель и секретарь, как правильно распределить между ними должностные обязанности? Службы ДОУ нет и создаваться не будет.

Действительно, в организациях с небольшим объемом документо­оборота на секретаря возлагается ведение делопроизводства по общим функциям управления, а дополнительно, ведение специального делопроизводства (кадрового, по обращениям граждан и конфиденциального). Фактически секретарь выполняет функции всей службы делопроизводства, и кроме того осуществляет организационно-техническое и документационное обеспечение деятельности руководителя (т.е. подготовку совещаний, оформление командировок и поездок, учет административных расходов, контроль исполнения документов, издание ­распорядительных документов, прием посетителей, распределение звонков и т.п.).

Когда документооборот организации увеличивается

, происходит специализация функций. Для организации и ведения делопроизводства принимают на работу еще одного секретаря или ­делопроизводителя, причем наименование этой должности сейчас звучит более современно – специалист (старший, главный) по делопроизводству / ДОУ. А ­секретарю поручаются функции документационного, бездокументного и организационно-технического обеспечения деятельности ­руководства организации.

Подобное разделение квалификационных требований по специальностям «секретарь» и «делопроизводитель» закреплялось в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37). Но каждая организация вопрос распределения основных задач и функций в области работы с документами решала по-своему, и сотрудники, ответственные за организацию и ведение делопроизвоства, и сейчас могут иметь разные наименования должностей. Кроме того, в конкретных должностных инструкциях до сих пор можно встретить смешение различных и несвойственных функций просто потому, что кроме ­секретаря / делопроизводителя в организации их выполнять некому.

Нормативное регулирование

В рамках развития Национальной системы профессиональных квалификаций в настоящее время идет работа по внедрению объективных критериев распределения квалификационных требований по определенным уровням квалификации и закреплению в стандартах

функциональных карт по трудовым функциям, которые выполняются по специальностям, включенным в Общероссийский классификатор специальностей по ­образованию (ОКСО) и Общероссийский классификатор занятости (ОКЗ).

Профессиональные стандарты как основа для определения профессиональной квалификации работника упоминались в Федеральном законе от 03.12.2012 № 236-ФЗ, на основании которого вносились изменения в трудовое законодательство и Федеральный закон «О техническом регулировании». Профессиональные стандарты должны разрабатываться в установленном законом порядке, а при заключении трудового договора работник должен соответствовать квалификационным требованиям, ­установленным ­квалификационным справочником или профессиональным стандартом.

Правила разработки профессиональных стандартов установлены постановлением Правительства РФ от 22.01.2013 № 23, а уровни квалификации, которые должны быть учтены в процессе их разработки, ­закреплены постановлением от 12.04.2013 № 148н.

Федеральным законом от 02.05.2015 № 122-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации и статьи 11 и 73 Федерального закона “Об образовании в Российской Федерации”» предусмотрено, что с 1 июля 2016 г. профессиональные стандарты могут стать ­обязательными для применения:

  • в государственных органах и
  • органах местного самоуправления,
  • в государственных учреждениях и предприятиях, в уставном капитале которых находится более 50% акций / долей, составляющих ­государственную или муниципальную собственность,
  • а также во внебюджетных фондах.

Для коммерческих организаций профессиональные стандарты являются факультативными, они могут быть неким образцом и прототипом наименований должностей, специальностей и профессий, названий трудовых функций и должностных обязанностей, требований к ­образованию и опыту работы.

Применение профессиональных стандартов предусмотрено при формировании политики управления персоналом организации, в процессе организации аттестации работников, тарификации работ и присвоения тарифных разрядов, при разработке системы оплаты труда и в процессе разработки должностных инструкций.

Для сотрудников служб…

Презентация по теме: «Должностные обязанности секретаря – делопроизводителя»

Слайд 1

Министерство образования Сахалинской области ГБПОУ «Сахалинский промышленно-экономический техникум» Презентация по МДК 01.05. Компьютерная обработка документов Тема: Должностные обязанности секретаря – делопроизводителя Подготовила: ст-ка II курса, гр. ОД-1601 Исаченкова Е.Р Проверила: преподаватель Стёпина Е.Н Южно-Сахалинск 2018г.

Слайд 2

Довольно востребованная должность, вакансию которой довольно часто размещают в объявлениях работодатели. Данный работник выполняет довольно важные функции по обработке больших объёмов различной документации. На каждом предприятии существует документооборот, который требует порядка учёта и хранения документов.

Слайд 3

Структурировать, обрабатывать и вести учёт документооборота; Совершать и принимать звонки; Вести переговоры с клиентами; Заниматься входящей и исходящей корреспонденцией; Контролировать документацию, оформленную другими сотрудниками; Отправлять документацию на хранение в архив.

Слайд 5

Аналитический склад ума, который позволит с максимальной скоростью разбирать большой объем документации и принимать правильные решения; Способность к концентрации на одной проблеме в течение длительного времени; Способность к выполнению одновременно нескольких поручений, например, совершать звонки клиентам и обрабатывать документы;

Слайд 6

Хорошая память для запоминания большого объёма информации; Высокое чувство ответственности; Доброжелательность; Коммуникабельность; Грамотная чёткая речь; Спокойный характер и стрессоустойчивость, на случай если работа требует быстрого темпа и больших объёмов; Спокойное восприятие критики в свою сторону.

Слайд 7

Основная задача секретаря — обеспечение нормального функционирования работы руководства путём решения вопросов организационного и документального характера. Если секретарь совмещает ещё и должность делопроизводителя, то он будет заниматься обработкой документов всего предприятия и дополнительно нести ответственность за эту работу.

Слайд 8

Сотрудник, занимающийся только делопроизводством, должен выполнять задачи, касающиеся документооборота. Приём и обработка всей входящей корреспонденции: регистрация писем и направление их согласно классификации адресату. При указании предписаний в письмах — контроль за их исполнением. Ведение записей в журналах и карточках, информация из которых впоследствии необходима для составления банка данных. Сопровождение документации на всех этапах подготовки и оформления согласно правилам и стандартам. Приём, обработка и отправка на архивацию. Строгий учёт отправленной и принятой корреспонденции, необходимый для документационного порядка.

Слайд 9

Чёткое проведение архивирования документов. Оперативность в нахождении необходимого документа в архиве. Создание и ведение справочной базы с учётом удобного поиска. Контроль за правильностью оформления и подписанием документации во избежание проблем с её аннулированием. Ответственность за весь документооборот на предприятии. Если в функции сотрудника входит ещё и секретарская работа, то кроме вышеперечисленных обязанностей, ему нужно принимать входящие звонки и обрабатывать их, работать с резолюциями руководства, составлять план работы начальника и решать организационные вопросы и тому подобное.

Слайд 10

Ознакомившись со своей должностной инструкцией, сотрудник обязан её чётко исполнять, поскольку этот документ имеет организационно-распорядительный характер. Для правильного поведения сотрудника согласно его должностной инструкции, в ней необходимо подробно прописать все должностные обязанности во избежание в дальнейшем возникающих вопросов и противоречий. Должностная инструкция делопроизводителя включает в себя следующие основные разделы.

Слайд 11

В данном пункте согласно утверждённому на предприятии штатному расписанию указывается наименование должности, структурного подразделения, в котором работает делопроизводитель. Тут же прописываются квалификационные требования в случае вакансии этой должности. Обязательно указывается порядок назначения и снятия с должности, должностные лица, заменяющие работника в момент его отсутствия.

Слайд 12

Должностные обязанности делопроизводителя в организации требуют чёткого и верного их выполнения. Составляя должностную инструкцию, очень важно определить функциональные обязанности делопроизводителя с учётом специфики данного предприятия. Круг обязанностей зависит в основном от величины организации, автоматизации систем и технического оснащения и прочего. В данном пункте необходимо перечислить чем должен заниматься делопроизводитель — приёмом, обработкой, хранением, учётом, архивацией документации. Функциональные обязанности и задачи делопроизводителя были описаны в предыдущем разделе.

Слайд 13

Помимо возложенных на делопроизводителя обязанностей, он имеет комплекс прав, которые дают возможность реализовывать свои задачи: Требовать от сотрудников выполнения резолюций руководителя; Запрашивать нужную для работы информацию; получать доступ ко всем информационным базам предприятия; Знакомиться с проектами решений руководителя, касающихся деятельности делопроизводителя; Содействовать руководству и сотрудникам организации любым иным образом.

Слайд 14

Если делопроизводитель не выполнил либо выполнил должностные обязанности ненадлежащим образом, на него возлагается ответственность согласно трудовому законодательству. Если причинён материальный ущерб, совершены правовые нарушения в процессе деятельности, то делопроизводитель привлекается к различным видам ответственности: дисциплинарной, материальной, административной, а иногда даже уголовной. Также возлагается ответственность и наказание за разглашение коммерческой тайны предприятия.

Слайд 15

Законодательство Российской Федерации не требует точно ограниченного рамками закона составления должностных инструкций делопроизводителя. Наименования разделов и их количество в инструкции может варьироваться. Таким образом, уполномоченные лица имеют право вносить коррективы в текст инструкции на своё усмотрение: дополнять или сокращать некоторые разделы.

Исполнение обязанностей секретаря. Должностные обязанности секретаря. Особенности профессии секретаря и требования к работнику

Представляют собой основную часть инструкции по выполнению рабочей деятельности для обозначенной трудовой позиции. Помимо перечня определенных рекомендаций, обязательных к выполнению, подобный документ содержит сведения о требованиях, правах, зоне ответственности секретаря, а также общих трудовых положениях. Не следует считать, что такая профессиональная позиция является простой и не требует учета определенных нюансов.

Общие обязанности

Для начала необходимо разобрать, в чем заключаются классические, унифицированные должностные обязанности секретаря. Вкратце их можно свести к следующим обязательным рекомендациям:

Требования к знаниям

Обязанности работника могут незначительно отличаться в зависимости от его основной специализации. Однако вне зависимости от нее знания в следующих областях для данной должности будут нелишними и весьма полезными:

  • Основы трудового и административного законодательства.
  • Общие нормы этики и делового этикета.
  • Основы делопроизводства.
  • Техника безопасности.
  • Правила работы с вычислительной и приемно-переговорной, а также оргтехникой.
  • Охрана труда.
  • Требования к ведению деловой переписки.

Помимо прочего, выполнять должностные обязанности секретаря надлежащим образом невозможно без знания внутренних основ деятельности предприятия, распорядка деятельности, нормативных документов и многого другого.

Обязанности помощника руководителя

Должностные обязанности секретаря руководителя мало чем отличаются от общих требований, приведенных выше. Он также принимает и передает корреспонденцию, занимается копированием и архивированием документов, контролирует доведение распоряжений руководителя до ответственных лиц, ведет необходимое делопроизводство, обеспечивает закупку первоочередных товаров. Помимо прочего, такой специалист должен уметь заниматься:


Как правило, такие должностные обязанности секретаря руководителя могут выполнять лица, имеющие высшее, а также среднее профессиональное образование. В последнем случае значительным преимуществом является наличие стажа работы по профессии от 2 лет.

Права секретаря

Необходимо помнить о том, что не только должностные обязанности секретаря определяют его работу, сотрудник, безусловно, обладает и определенными правами. Так, к ним можно отнести возможность ознакомления с рабочими проектами и право внесения рациональных предложений в рамках своей служебной инструкции. Кроме того, при выявлении недостатков в рамках своей компетенции секретарь вправе обратить внимание руководителя на данные аспекты.

Требования к деятельности делопроизводителя

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, как правило, незначительно отличаются от тех, что были описаны выше. При этом помощник руководителя в первую очередь должен обеспечивать деятельность непосредственно начальства, в то время как делопроизводитель по большей части сосредоточен на бумажной работе. В инструкцию его трудовой деятельности обязательно должны войти такие аспекты, как:


Требования к деятельности судебного секретаря

Куда более значительные изменения содержат должностные обязанности секретаря судебного заседания. Как правило, эти специалисты занимаются непосредственно ведением и фиксацией заседаний в суде. Кроме того, они подготавливают письма, запросы и иные документы, могут осуществлять вызов лиц, участвующих в судебных прениях. Подобная активная работа может выполняться лицом как с высшим, так и с неполным высшим образованием, без соответствующего опыта работы. Как правило, эту позицию выбирают молодые люди и девушки, желающие набраться опыта в судебной сфере и в дальнейшем продолжить свою карьеру в области юриспруденции.

Некоторым может показаться, что подобная вакансия не требует специальных знаний и умений, поэтому подойдет многим, однако это не совсем так. Чем же еще занимается секретарь суда? Должностные обязанности его подразумевают:

  • Соблюдение Конституции, Федеральных законов и любых других нормативно-правовых актов и распоряжений.
  • Исполнение поручений судьи или других уполномоченных лиц.
  • Взаимодействие с другими сотрудниками судебной структуры для решения вопросов, находящихся в компетенции секретаря.

Общие сведения

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, помощника руководителя и сотрудников суда регулируются особым документом, именуемым должностной инструкцией. Наличие ее в любой компании является обязательным, ведь именно согласно указанному перечню правил сотрудник понимает, какие действия он должен выполнять, а какие нет. Разрабатывается и составляется такой документ при участии руководящего состава и в обязательном порядке содержит такие подразделы, как общие положения, права и обязанности, зона ответственности, взаимоотношения сотрудников внутри фирмы, а также необходимые приложения.

Секретарь нужен любой организации, и следовательно, должностная инструкция секретаря пригодится каждой компании. Важно четко прописать должностные обязанности секретаря, которые вовсе не ограничиваются приемом звонков и милыми улыбками. Мы предлагаем вам образец должностной инструкции секретаря руководителя — генерального директора, главы департамента, директора филиала и т. д.

Должностная инструкция секретаря

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.
1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании.
1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности секретаря

Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
2.4. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя.
2.5. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы.
2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.7. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
2.8. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
2.9. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
2.10. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.11. Организует командировки руководителя: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
2.12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права секретаря

Секретарь имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4. Ответственность секретаря

Секретарь несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Должностная инструкция
секретаря руководителя [наименование организации, предприятия и т. п.]

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей.

1.2. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее [значение] лет.

1.3. Назначение на должность секретаря руководителя и освобождение от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению [вписать нужное].

1.4. Секретарь должен знать:

Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия;

Положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства;

Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

Устав предприятия;

Организацию делопроизводства;

Методы оформления и обработки документов;

Архивное дело;

Машинопись;

Правила пользования приемно-переговорными устройствами;

Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

Основы этики и эстетики;

Правила делового общения;

Правила эксплуатации вычислительной техники;

Основы административного права и законодательства о труде;

Правила внутреннего трудового распорядка;

Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

1.5. Секретарь непосредственно подчиняется руководителю [предприятия, структурного подразделения].

1.6. Во время отсутствия секретаря (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

1.7. [Вписать нужное].

II. Должностные обязанности

Секретарь:

2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.

2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

2.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

2.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.

2.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

2.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование.

2.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу, и т. п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

2.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

2.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

2.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

2.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

2.12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

2.13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

2.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

2.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

2.16. Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.

2.17. [Вписать нужное].

III. Права

Секретарь имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

3.4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

3.6. [Вписать нужное].

IV. Ответственность

Секретарь несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Руководитель структурного подразделения

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

Согласовано:

Начальник юридического отдела

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

С инструкцией ознакомлен:

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

Каждое предприятие ведёт свою деятельность на основании локальных нормативных актов, которые составляются в соответствии с нормами действующего законодательства. А так как каждая фирма — это отдельный организм, то и работать он должен слаженно.

Одним из важных документов, на котором основывается деятельность специалистов предприятия, является должностная инструкция. Это документ, в котором прописаны функциональные обязанности работника того или иного направления, специальности. Она необходима для тщательного ознакомления работников не только со своими обязанностями, но и правами, полномочиями и функциями.

Должностная инструкция — это локальный документ, в котором указываются права и обязанности каждого сотрудника в зависимости от занимаемой должности и выполняемой трудовой функции.
Этот документ разрабатывается специалистами отдела кадров совместно с юристами. Утверждает инструкцию работодатель или наёмный руководитель, если он имеет такие полномочия.

Работодатель обязан ознакомить соискателя с должностной инструкцией до подписания трудового договора. Если этого не будет сделано, то привлечь работника к дисциплинарной ответственности за невыполнение своих должностных обязанностей работодатель не сможет.

В документе обязательно должны быть подробно расписаны должностные обязанности секретаря в зависимости от специфики работы. Чем подробнее указаны эти обязанности, тем легче будет решать досудебные и судебные конфликты между работником и работодателем.

Для чего нужна должностная инструкция

При составлении данного документа, ответственное лицо должно опираться на нормы действующего федерального, регионального и локального уровней. Руководитель предприятия, как лицо ответственное за правильное ведение документооборота, должен проверить это соответствие. Кроме того, кадровый начальник также должен знать о соответствии инструкции действующему законодательству.

Составляет она либо для группы идентичных должностей, либо за конкретной индивидуальной должности. Работник должен быть ознакомлен с документом под роспись. Сделать это нужно при приёме на работу. Если она будет составлена не верно, то у работника и руководителя непременно возникнут разногласия и конфликтные ситуации относительно разделения труда и выполняемых работником функций.

При верном составлении должностных инструкций, руководство должно преследовать конкретные цели и решать следующие задачи:

  • правильно разделить рабочие обязанности между сотрудниками похожих должностей. Необходимо чётко скоординировать их действия для достижения максимально полезного результата;
  • улучшение психологического климата в коллективе, улучшение обстановки. Необходимо максимально снизить процент вероятности возникновения конфликтов;
  • чётко разграничить права и обязанности специалистов одного уровня, дать конкретику по их полномочиям, чётко определить ответственность каждого. При необходимости, можно отдельно сделать акцент на дисциплинарные взыскания, которые могут быть применены к специалисту в виде ответственности за пренебрежение своими обязанностями;
  • осуществить психологическую и должностную разгрузку сотрудников, которые вынуждены совмещать несколько должностей. Мало их просто разгрузить, эту нагрузку необходимо правильно и равномерно распределить;
  • наладить систему психологического и финансового стимулирования и мотивации;
  • правильно распределить обязанности между управленцами.

С помощью должностной инструкции руководство предприятия реализует все аспекты взаимодействия аппарата управления и персонала. Но не всегда удаётся достичь максимально возможного результата. Поэтому нужно правильно выбрать и назначить человека, который будет ответственен за составление должностных инструкций.

В зависимости от масштабов фирмы и численности наёмного персонала, то типовая инструкция составляется для группы идентичных должностей. При необходимости, можно внести коррективы для конкретной должности. Если же фирма небольшая, насчитывает всего 25-50 человек, то документ составляет для каждой должности отдельно. Ответственным является сотрудник отдела кадров.

Основные правила по составлению должностной инструкции секретаря

Для такой должности, как секретарь (она может быть многоуровневая, начиная от секретаря начальника структурного подразделения, до секретаря руководителя холдинга или концерна), не существует разработанной унифицированной формы должностной инструкции. Поэтому у каждого предприятия есть право выбора по составлению документа.

При составлении документа ответственный сотрудник должен помнить, что необходимо учитывать специфику деятельности конкретного предприятия. На фирмах разной направленности, секретари могут выполнять различные функции и обязанности. Это нужно учесть при составлении.

Можно опираться на общепризнанный шаблон. В каждой должностной инструкции должны быть следующие положения:


При необходимости, в должностную инструкцию секретаря можно внести дополнительные разделы:

  • «условия работы». Здесь можно сделать отсылку на правила внутреннего распорядка для определения режима работы секретаря. Если будет возникать необходимость сопровождения руководителя в служебных поездках, этот нюанс также можно отразить здесь;
  • «право подписи». Секретарь может подписывать документы в рамках своих полномочий.

Должностная инструкция, составленная ответственным сотрудником отдела кадров, должна пройти процедуру согласования с начальником кадровой службы. Кроме того, сам секретарь должен быть ознакомлен с ней под роспись.

Составление должностной инструкции секретаря

Документ составляется в единственном экземпляре. Его подписывает сам секретарь после того, как внимательно прочтёт и изучит. Если на предприятии по штату предусмотрено несколько секретарей, то можно распечатать несколько экземпляров, внеся соответствующие правки для каждого в отдельности, в зависимости от должности руководителя, к которому «прикрепляется» секретарь.

Если самому секретарю необходим для личного пользования дополнительный экземпляр, он может снять копию с уже подписанной им должностной инструкции. Это не запрещено!

Чтобы правильно составить документ, необходимо соблюсти некоторые правила. В частности, в правом верхнем углу должна быть оформлена «шапка». Это место для утверждения инструкции руководителем всего предприятия. Тут необходимо заполнить несколько строк:

  • обязательно должно быть слово «утверждаю»;
  • далее указывается должность руководителя. Например, «генеральный директор» или «директор»;
  • ФИО руководителя;
  • подпись руководителя.

Потом в середине листа необходимо указать название документа. Это «должностная инструкция секретаря». Только после этого прописываются все основные моменты.

Выше упоминались разделы, из которых должна состоять инструкция секретаря. Они прописываются в соответствии с регламентом выполняемых обязанностей. Например, функциональные обязанности секретаря руководителя департамента могут быть несколько «уже» нежели обязанности помощника руководителя всего предприятия.

После того как инструкция будет составлена, её необходимо согласовать с работником, который является ответственным за секретариат. Это может быть руководитель соответствующего структурного подразделения. Если такого человека в штате нет, то с руководителем кадровой службы или иным работником, в чьи обязанности входит такое согласование.

Отметка о согласовании ставится в конце документа. Необходимо заполнить несколько строчек:

  • обязательно указать слово «согласовано»;
  • должность ответственность человека;
  • название фирмы в сокращённом варианте;
  • ФИО этого сотрудника;
  • календарная дата для утверждения;
  • подпись того, кто согласовал инструкцию.

После нужно дать документ на ознакомление самому секретарю. Также нужно заполнить несколько строчек:

  • обязательно указание фразы «с инструкцией ознакомлен»;
  • должность секретаря так, как она указана в штатном расписании;
  • название фирмы в сокращённом варианте;
  • ФИО этого сотрудника;
  • паспортные данные. При необходимости можно снять копию с той страницы паспорта, где указаны личные данные секретаря. Копию приложить к инструкции как подтверждение указанных данных;
  • календарная дата для утверждения;
  • подпись сотрудника, которая подтверждает, что он действительно ознакомился со своей должностной инструкцией.

Не стоит «подмахивать» документ, не прочитав его внимательно. Тщательное ознакомление является гарантом того, что он будет верно исполнять свои обязанности, не будет делать работу за других работников. Если секретарь отступит от своих функциональных обязанностей или не будет выполнять их, его привлекут к ответственности.

Наоборот, если его будут привлекать к ответственности за мнимое неисполнение, он всегда может сослаться на инструкцию и оспорить приказ руководства о назначении дисциплинарного взыскания. Также это поможет при оформлении жалобы в инспекцию по труду или при подаче иска в суд. Поэтому нужно быть внимательным!

Должностные обязанности секретаря

Секретарь нужен любой организации. Поэтому и должностная инструкция такого сотрудника пригодится каждой компании. Секретарь может быть как у руководителя предприятия, так и у начальника структурного подразделения. От этого зависят должностные обязанности секретаря.

В должностные обязанности секретаря входит:

  • приёмка и сортировка корреспонденции, поступающей для начальника;
  • ведение делопроизводства в рамках деятельности отдела или структурного подразделения;
  • приёмка личных заявлений от сотрудников для подписи начальника;
  • подготовка документов и материалов, которые необходимы начальнику для работы;
  • работа с компьютерной, копировальной и другой оргтехникой;
  • ведение контрольной и регистрационной картотеки;
  • печать документов, которые необходимы начальнику для работы;
  • выполнение работы по подготовке различных совещаний, заседаний и прочих встреч;
  • подготовка и печать необходимых для таких встреч документов;
  • организация приёма посетителей;
  • ведение реестра входящих и исходящих документов;
  • вежливое общение по телефону;
  • другие обязанности, которые зависят от специфики деятельности отдела или структурного подразделения.

Должностная инструкция секретаря руководителя

У секретаря руководителя также есть должностная инструкция. В должностные обязанности секретаря руководителя входит:

  • осуществлять работу по организации технического обеспечения деятельности руководителя;
  • принимать и сортировать всю корреспонденцию, которая поступает на имя руководителя;
  • если есть такая необходимость, то рассортировывать всю корреспонденцию по структурным подразделениям и организовывать доставку этой корреспонденции в соответствующие структурные подразделения;
  • организация телефонных переговоров руководителя;
  • приём и запись поступающей информации во время отсутствия руководителя;
  • работа с оргтехникой;
  • организация собраний, совещаний и заседаний;
  • подготовка и печать необходимых материалов для встреч;
  • выполнение отдельных поручений руководителя.

Скачать

Скачать образец должностной инструкции секретаря в формате.doc вы можете

Офис может работать без шефа, но не без секретаря

Джейн Фонда

Профессия секретаря на сегодняшний день одна из наиболее востребованных. Всего несколько лет назад фирме, как правило, был необходим лишь один единственный секретарь. Один человек занимался всем, включая прием звонков, распределение работы, например, целого автопарка, печать документов, чай-кофе для посетителей и составление рабочего дня босса.

Сегодня же в одиночку справляться с таким количеством обязанностей в крупных, да и в средних компаниях просто невозможно. Существует много компаний, где один сотрудник выполняет все секретарские обязанности, а в других организациях работает целый отдел секретарей, которыми управляет руководитель секретариата, все зависит от размеров фирмы, а также от специфики ее деятельности.

Мы постарались выделить и классифицировать все существующие секретарские должности в зависимости выполняемых функций и месте сотрудника в структуре организации.

Если допустить, что в компании трудится максимальное число секретарей, то работа отдела секретариата может выглядеть следующим образом.

Штат операторов на телефоне обзванивает потенциальных клиентов с предложением товаров или услуг. В то же время от клиентов идет поток звонков, потому что фирма дает рекламу в средствах массовой информации. Эти звонки принимает секретарь на телефоне и назначает позвонившим время посещения. Когда посетители приходят в офис, их встречает секретарь на ресепшн, который провожает клиентов в специальное помещение. Там внимательный администратор офиса, пока посетитель ожидает приема, предложит ему чай или кофе. А если в какой-то момент поток клиентов прекратился, то администратор наводит порядок в комнате для посетителей, раскладывает журналы, поливает цветы. При этом есть хозяйственный офис-менеджер, он рассылает курьеров и водителей и следит за наличием канцтоваров, контролирует функционирование офиса. У каждого руководителя личный секретарь, а у руководителей высшего звена еще и секретари-референты и личные помощники. Для полноты картины можно добавить операторов ПК, заполняющих базы данных, печатающих всю документацию, прайс-листы, проспекты, буклеты с постоянно обновляющейся информацией, а также секретарей-делопроизводителей, занимающихся ведением документации, осуществляющих учет и архивирование. Всеми секретарскими службами заведует руководитель отдела секретариата.

И это далеко не полный список секретарских должностей, поэтому попробуем объединить наиболее близкие специализации в некие базовые группы, чаще всего встречающиеся на практике, а именно:

телефонный оператор;
секретарь приемной/администратор/ Секретарь на ресепшн;
секретарь отдела;
секретарь-референт;
офис-менеджер/руководитель секретариата;
личный помощник/персональный ассистент.

Оператор на телефоне

Это, пожалуй, самая низкооплачиваемая, но наиболее востребованная позиция из всех офисных служб. Существует масса других названий данной должности, например сотрудник, чаще сотрудница, для работы на телефоне, менеджер для ведения переговоров, диспетчер на телефоне и т. п.

Основная обязанность такого сотрудника является работа с входящими или исходящими звонками. Как правило, работа не связана с непосредственным обслуживанием посетителей или выполнением заданий руководства.


, умение располагать к себе в ходе телефонной беседы
способности к технике продаж по телефону

Типичные функции:

Звонки от клиентов и заказчиков организации;
— звонки сотрудникам организации с дальнейшей переадресацией;
— звонки от сотрудников организации, участвующих в производственных циклах.

2. Осуществление продаж по телефону при исходящих звонках, либо при входящих звонках от клиентов.

3. Передача по телефону справочной информации.

4. Отображение в специализированных программах организации результатов приема телефонных звонков:

Запись информации о клиентах;
— Результаты продаж;
— Рекламные источники обращений звонков;
— и т.д.

Подобная должность существует обычно в крупных компаниях или в компаниях, ориентированных на большой поток клиентов (сервисные, справочные и прочие службы). Перечень требований к этому сотруднику невелик и обычно ограничивается наличием приятного голоса и желания работать.

Секретарь приемной/администратор/Секретарь на ресепшн

Это название происходит от наименования административной стойки reception, за которой расположено рабочее место секретаря. Отсюда самые разные варианты написания и произношения: ресепшн, рецепция, а также название самой профессии ресепшенист. Изначально такие должности, как и сами стойки администратора, существовали только в гостиницах и салонах красоты. Теперь во многих офисах, где ведут активную работу с посетителями, необходим такой человек. Схожие обязанности у диспетчера, дежурного секретаря, секретаря на телефоне и т. д.

Вакансию секретаря приемной открывают компании, в офисы которых поступает большое число телефонных звонков, приходит много посетителей. Поэтому на должность секретаря приемной обычно приглашают девушек с хорошими внешними данными.

Основные предъявляемые требования:

уверенное пользование компьютером и офисной техникой
знание иностранных языков факультативно
хорошие коммуникативные навыки

Типичные функции:

1. Прием звонков на русском и / или иностранных языках:

От клиентов и заказчиков организации
— звонки сотрудникам организации с дальнейшей переадресацией

2. Встреча и регистрация посетителей на reception

3. Получение писем, факсов, электронной документации
4. Выполняет некоторые другие мелкие поручения руководства. В некоторых случаях ведет статистику, принимает наличность, заполняет формы документов, печатает письма (без самостоятельного составления).
Чаще всего данная должность встречается в иностранных компаниях и российских фирмах, ориентированных на иностранных клиентов. Как правило, одно из основных требований к кандидатам на данную вакансию знание иностранного языка минимум на хорошем разговорном уровне.

Секретарь отдела

Секретарь работающий в составе какого-либо структурного подразделения компании (департамента, отдела, сектора и т.п.), нередко обладающий специальными знаниями, касающимися специфики работы соответствующего структурного подразделения.

Основные предъявляемые требования:

уверенное пользование компьютером и офисной техникой

высшее образование желательно либо специальные знания, касающиеся специфики работы соответствующего структурного подразделения
знание иностранных языков для иностранных компаний
хорошие коммуникативные навыки

Типичные функции:

1. Прием звонков, ответы на стандартные запросы в рамках работы данного структурного подразделения, переадресация звонков на конкретных сотрудников.
2. Встреча посетителей.
3. Покупка канцелярских принадлежностей.
4. Ведение делопроизводства структурного подразделения.
5. Просмотр почты, отбор и структуризация необходимой корреспонденции.

Данная должность встречается только в крупных компаниях имеющих структурные подразделения или множество отделов.

Секретарь-референт

Секретарь-референт больше нацелен на работу вне компании, то есть он выполняет распоряжения начальника, касающиеся общения с клиентами и партнерами, поэтому от него требуют знания иностранных языков. В компетенцию секретаря руководителя попадают вопросы, связанные с процессами, происходящими внутри компании, то есть он выполняет задания, имеющие отношения к самой фирме и ее сотрудникам.
Данный секретарь, также как и личный помощник, работает с одним лицом, но это чаще всего вторые лица компании (заместители директоров, вице-президенты, начальники департаментов и отделов и т.п.). Также секретарь-референт может работать и с первым лицом, без выполнения представительских и некоторых других функций личного помощника.

Основные предъявляемые требования:

высшее образование
опыт работы в аналогичной должности от года
исполнительность, ответственность, обучаемость
уверенное пользование компьютером и офисной техникой

Типичные функции:

1. Самостоятельное составление писем.
2. Контроль исполнения документов и заданий, подведомственного/нных непосредственному руководителю структурного/ых подразделения/й.
3. Составление рабочего графика руководителя.
4. Обзор и подготовка информации для руководителя.
5. Составление аналитических записок и справок для шефа.
6. Подготовка и обеспечение переговоров.

Офис-менеджер/руководитель секретариата

Офис-менеджер — это своего рода администратор офиса. Помимо обычных секретарских обязанностей на него могут возлагаться координация деятельности ряда служб компании (например, автомобильной), исполнение поручений сотрудников, как руководящих, так и рядовых. Эта позиция требует большей самостоятельности, чем должность просто секретаря или секретаря на ресепшн. Офис-менеджер вправе выполнять определенные проекты в пределах своей компетенции (изучение новых товаров и услуг, совершенствование систем работы компании). А также часто именно на этого секретаря возлагаются обязанности по организации корпоративных мероприятий, конференций, доставке обедов в офис и т.п.

Основные предъявляемые требования:
высшее образование
уверенное пользование компьютером и офисной техникой
ответственность, энергичность

Типичные функции:

1. Обеспечение жизнедеятельности офиса (организация закупки канцтоваров, доставки воды, контроль за наличием бумаги в принтерах, ксероксах и многое другое).

2. Решение административных вопросов (аренда здания, уборщицы, водители, секретари и многое другое).
3. Внедрение новых форм организации работы.
4. Представительские полномочия (в госорганах и т.п.).
5. Подбор, руководство и обучение подчиненного персонала.
Должность более типична для компаний с большими офисными помещениями.
Руководитель секретариата встречается только в крупных компаниях, со штатом секретарей в офисе не менее 58.

Личный помощник/персональный ассистент

Одна из самых ответственных секретарских должностей, требующая высшего пилотажа и профессионализма. Хороший помощник, кроме своих профессиональных знаний и навыков, должен иметь очень развитые способности к аналитической деятельности, быть самостоятельным в принятии решений, а самое главное, быть очень хорошим психологом и знать характерные привычки своего босса не хуже, чем его близкие родственники. Все документы, прошедшие через помощника и идущие на стол руководителю, должны быть безупречны. Знание делового этикета в высшей степени востребовано на этой должности. От умения личного помощника вести себя на деловых встречах зависит то, как воспримут руководителя участники этой встречи.
Другими словами это незаменимый помощник, который в курсе всех рабочих моментов и проблем своего руководителя. Предполагается, что данный секретарь работает исключительно с первым лицом. Основной задачей такого специалиста: стать «правой рукой» своего начальника, экономить его очень дорогое рабочее время, избавляя его по максимуму от тех рутинных вопросов и проблем, с которыми вполне может справиться профессиональный, квалифицированный секретарь.

Основные предъявляемые требования:

психологическая совместимость с руководителем
высшее образование
опыт работы в аналогичной должности от двух лет
исполнительность, ответственность, обучаемость, исключительная предупредительность
уверенное пользование компьютером и офисной техникой

Типичные функции:

1. Координирует действия руководителя.
2. Самостоятельно составляет документы.
3. Готовит материалы для совещаний и переговоров.
4. Готовит аналитические записки и справки.
5. Ведет протоколы совещаний, переговоров, собраний акционеров и совета директоров.
6. Переводит с иностранного языка по мере необходимости.
7. Проводит подготовку командировок руководителя (выбор, заказ гостиницы, билетов на транспорт, такси и т.п.).
8. Подчиняется только своему непосредственному руководителю. В редких случаях его работа может координироваться офис-менеджером.

Уровень заработной платы секретарей, зависит от предъявляемых секретарю требований к знаниям, опыту, навыкам и квалификации. Так же нельзя не учитывать финансовое положение конкретной компании и политику, проводимую ею, в отношении заработных плат своих сотрудников.
На уровень заработных плат секретарей, как правило, влияют следующие факторы:

  • владение одним или несколькими иностранными языками;
  • опыт работы на аналогичной позиции;
  • наличие высшего образования;
  • специальные навыки необходимые для конкретной должности, а так же знание специальных компьютерных программ;
  • требования к внешности кандидатов.

Ниже представлена средняя заработная плата по г. Москве секретарей в зависимости от должности и вышеперечисленных факторов, влияющих на уровень заработных плат.

Должностная инструкция делопроизводителя — всеинструкции.рф

I. Общие положения

1. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование по программе подготовки специалистов среднего звена («Документационное обеспечение управления и архивоведение») или среднее профессиональное образование (непрофильное) по программе подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности.

2. Без требования к опыту практической работы.

3. Назначение на должность делопроизводителя, а также освобождение от нее производится приказом руководителя организации.

4. Делопроизводитель должен знать:

4.1. Нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, определяющие порядок документационного обеспечения управления

4.2. Структуру организации, руководство структурных подразделений

4.3. Современные информационные технологии работы с документами

4.4. Порядок работы с документами

4.5. Схемы документооборота

4.6.Системы скоростного письма

4.7. Правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами

4.8. Правила организации и формы контроля исполнения документов в организации

4.9. Типовые сроки исполнения документов

4.10. Принципы работы со сроковой картотекой

4.11. Назначение и технология текущего и предупредительного контроля

4.12. Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов

4.13. Правила документационного обеспечения деятельности организации

4.14. Виды документов, их назначение

4.15. Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами

4.16. Правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов

4.17. Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации

4.18. Системы электронного документооборота

4.19. Правила и сроки отправки исходящих документов

4.20. Требования охраны труда

4.21. Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления

4.22. Правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией

4.23. Порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел

4.24. Правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа

4.25. Правила выдачи и использования документов из сформированных дел

4.26. Критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них

4.27. Порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов

4.28. Порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии

4.29. Правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии

4.30. Правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению

4.31. Правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения

4.32. Правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами

4.33. Правила передачи дел в архив организации

4.34. _____________________________________________________________________

5. Делопроизводитель подчиняется непосредственно ________________________.

6. На время отсутствия делопроизводителя (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее их исполнение.

7. ________________________________________________________________

II. Должностные обязанности

В обязанности делопроизводителя входит:

1. Организация работы с документами:

— Прием и первичная обработка входящих документов

— Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые

— Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем

— Регистрация входящих документов

— Организация доставки документов исполнителям

— Ведение базы данных документов организации

— Ведение информационно-справочной работы

— Обработка и отправка исходящих документов

— Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства

— Контроль исполнения документов в организации

2. Организация текущего хранения документов:

— Разработка номенклатуры дел организации

— Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения

— Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения

— Формирование дел

— Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела

3. Организация обработки дел для последующего хранения:

— Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

— Составление внутренней описи дел для особо ценных документов

— Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения

— Оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения

— Составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения

— Передача дел в архив организации

III. Права

Делопроизводитель имеет право:

1. Запрашивать и получать необходимую информацию, а также материалы и документы, относящиеся к вопросам своей деятельности.

2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию)

3. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

4. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Принимать самостоятельные решения, руководствуясь квалификационными требованиями и должностными обязанностями

7. ___________________________________________________________

IV. Ответственность

Делопроизводитель несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4. ____________________________________________________________________

Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197 ФЗ (ТК РФ) (с изменениями и дополнениями), профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 15 июня 2020г. №333н и иных нормативно–правовых актов, регулирующих трудовые отношения.

Поделиться ссылкой:

должностные обязанности, преимущества и недостатки профессии. Особенности работы референта

Представляют собой основную часть инструкции по выполнению рабочей деятельности для обозначенной трудовой позиции. Помимо перечня определенных рекомендаций, обязательных к выполнению, подобный документ содержит сведения о требованиях, правах, зоне ответственности секретаря, а также общих трудовых положениях. Не следует считать, что такая профессиональная позиция является простой и не требует учета определенных нюансов.

Общие обязанности

Для начала необходимо разобрать, в чем заключаются классические, унифицированные должностные обязанности секретаря. Вкратце их можно свести к следующим обязательным рекомендациям:

Требования к знаниям

Обязанности работника могут незначительно отличаться в зависимости от его основной специализации. Однако вне зависимости от нее знания в следующих областях для данной должности будут нелишними и весьма полезными:

  • Основы трудового и административного законодательства.
  • Общие нормы этики и делового этикета.
  • Основы делопроизводства.
  • Техника безопасности.
  • Правила работы с вычислительной и приемно-переговорной, а также оргтехникой.
  • Охрана труда.
  • Требования к ведению деловой переписки.

Помимо прочего, выполнять должностные обязанности секретаря надлежащим образом невозможно без знания внутренних основ деятельности предприятия, распорядка деятельности, нормативных документов и многого другого.

Обязанности помощника руководителя

Должностные обязанности секретаря руководителя мало чем отличаются от общих требований, приведенных выше. Он также принимает и передает корреспонденцию, занимается копированием и архивированием документов, контролирует доведение распоряжений руководителя до ответственных лиц, ведет необходимое делопроизводство, обеспечивает закупку первоочередных товаров. Помимо прочего, такой специалист должен уметь заниматься:


Как правило, такие должностные обязанности секретаря руководителя могут выполнять лица, имеющие высшее, а также среднее профессиональное образование. В последнем случае значительным преимуществом является наличие стажа работы по профессии от 2 лет.

Права секретаря

Необходимо помнить о том, что не только должностные обязанности секретаря определяют его работу, сотрудник, безусловно, обладает и определенными правами. Так, к ним можно отнести возможность ознакомления с рабочими проектами и право внесения рациональных предложений в рамках своей служебной инструкции. Кроме того, при выявлении недостатков в рамках своей компетенции секретарь вправе обратить внимание руководителя на данные аспекты.

Требования к деятельности делопроизводителя

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, как правило, незначительно отличаются от тех, что были описаны выше. При этом помощник руководителя в первую очередь должен обеспечивать деятельность непосредственно начальства, в то время как делопроизводитель по большей части сосредоточен на бумажной работе. В инструкцию его трудовой деятельности обязательно должны войти такие аспекты, как:


Требования к деятельности судебного секретаря

Куда более значительные изменения содержат должностные обязанности секретаря судебного заседания. Как правило, эти специалисты занимаются непосредственно ведением и фиксацией заседаний в суде. Кроме того, они подготавливают письма, запросы и иные документы, могут осуществлять вызов лиц, участвующих в судебных прениях. Подобная активная работа может выполняться лицом как с высшим, так и с неполным высшим образованием, без соответствующего опыта работы. Как правило, эту позицию выбирают молодые люди и девушки, желающие набраться опыта в судебной сфере и в дальнейшем продолжить свою карьеру в области юриспруденции.

Некоторым может показаться, что подобная вакансия не требует специальных знаний и умений, поэтому подойдет многим, однако это не совсем так. Чем же еще занимается секретарь суда? Должностные обязанности его подразумевают:

  • Соблюдение Конституции, Федеральных законов и любых других нормативно-правовых актов и распоряжений.
  • Исполнение поручений судьи или других уполномоченных лиц.
  • Взаимодействие с другими сотрудниками судебной структуры для решения вопросов, находящихся в компетенции секретаря.

Общие сведения

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, помощника руководителя и сотрудников суда регулируются особым документом, именуемым должностной инструкцией. Наличие ее в любой компании является обязательным, ведь именно согласно указанному перечню правил сотрудник понимает, какие действия он должен выполнять, а какие нет. Разрабатывается и составляется такой документ при участии руководящего состава и в обязательном порядке содержит такие подразделы, как общие положения, права и обязанности, зона ответственности, взаимоотношения сотрудников внутри фирмы, а также необходимые приложения.

Каждое предприятие ведёт свою деятельность на основании локальных нормативных актов, которые составляются в соответствии с нормами действующего законодательства. А так как каждая фирма — это отдельный организм, то и работать он должен слаженно.

Одним из важных документов, на котором основывается деятельность специалистов предприятия, является должностная инструкция. Это документ, в котором прописаны функциональные обязанности работника того или иного направления, специальности. Она необходима для тщательного ознакомления работников не только со своими обязанностями, но и правами, полномочиями и функциями.

Должностная инструкция — это локальный документ, в котором указываются права и обязанности каждого сотрудника в зависимости от занимаемой должности и выполняемой трудовой функции.
Этот документ разрабатывается специалистами отдела кадров совместно с юристами. Утверждает инструкцию работодатель или наёмный руководитель, если он имеет такие полномочия.

Работодатель обязан ознакомить соискателя с должностной инструкцией до подписания трудового договора. Если этого не будет сделано, то привлечь работника к дисциплинарной ответственности за невыполнение своих должностных обязанностей работодатель не сможет.

В документе обязательно должны быть подробно расписаны должностные обязанности секретаря в зависимости от специфики работы. Чем подробнее указаны эти обязанности, тем легче будет решать досудебные и судебные конфликты между работником и работодателем.

Для чего нужна должностная инструкция

При составлении данного документа, ответственное лицо должно опираться на нормы действующего федерального, регионального и локального уровней. Руководитель предприятия, как лицо ответственное за правильное ведение документооборота, должен проверить это соответствие. Кроме того, кадровый начальник также должен знать о соответствии инструкции действующему законодательству.

Составляет она либо для группы идентичных должностей, либо за конкретной индивидуальной должности. Работник должен быть ознакомлен с документом под роспись. Сделать это нужно при приёме на работу. Если она будет составлена не верно, то у работника и руководителя непременно возникнут разногласия и конфликтные ситуации относительно разделения труда и выполняемых работником функций.

При верном составлении должностных инструкций, руководство должно преследовать конкретные цели и решать следующие задачи:

  • правильно разделить рабочие обязанности между сотрудниками похожих должностей. Необходимо чётко скоординировать их действия для достижения максимально полезного результата;
  • улучшение психологического климата в коллективе, улучшение обстановки. Необходимо максимально снизить процент вероятности возникновения конфликтов;
  • чётко разграничить права и обязанности специалистов одного уровня, дать конкретику по их полномочиям, чётко определить ответственность каждого. При необходимости, можно отдельно сделать акцент на дисциплинарные взыскания, которые могут быть применены к специалисту в виде ответственности за пренебрежение своими обязанностями;
  • осуществить психологическую и должностную разгрузку сотрудников, которые вынуждены совмещать несколько должностей. Мало их просто разгрузить, эту нагрузку необходимо правильно и равномерно распределить;
  • наладить систему психологического и финансового стимулирования и мотивации;
  • правильно распределить обязанности между управленцами.

С помощью должностной инструкции руководство предприятия реализует все аспекты взаимодействия аппарата управления и персонала. Но не всегда удаётся достичь максимально возможного результата. Поэтому нужно правильно выбрать и назначить человека, который будет ответственен за составление должностных инструкций.

В зависимости от масштабов фирмы и численности наёмного персонала, то типовая инструкция составляется для группы идентичных должностей. При необходимости, можно внести коррективы для конкретной должности. Если же фирма небольшая, насчитывает всего 25-50 человек, то документ составляет для каждой должности отдельно. Ответственным является сотрудник отдела кадров.

Основные правила по составлению должностной инструкции секретаря

Для такой должности, как секретарь (она может быть многоуровневая, начиная от секретаря начальника структурного подразделения, до секретаря руководителя холдинга или концерна), не существует разработанной унифицированной формы должностной инструкции. Поэтому у каждого предприятия есть право выбора по составлению документа.

При составлении документа ответственный сотрудник должен помнить, что необходимо учитывать специфику деятельности конкретного предприятия. На фирмах разной направленности, секретари могут выполнять различные функции и обязанности. Это нужно учесть при составлении.

Можно опираться на общепризнанный шаблон. В каждой должностной инструкции должны быть следующие положения:


При необходимости, в должностную инструкцию секретаря можно внести дополнительные разделы:

  • «условия работы». Здесь можно сделать отсылку на правила внутреннего распорядка для определения режима работы секретаря. Если будет возникать необходимость сопровождения руководителя в служебных поездках, этот нюанс также можно отразить здесь;
  • «право подписи». Секретарь может подписывать документы в рамках своих полномочий.

Должностная инструкция, составленная ответственным сотрудником отдела кадров, должна пройти процедуру согласования с начальником кадровой службы. Кроме того, сам секретарь должен быть ознакомлен с ней под роспись.

Составление должностной инструкции секретаря

Документ составляется в единственном экземпляре. Его подписывает сам секретарь после того, как внимательно прочтёт и изучит. Если на предприятии по штату предусмотрено несколько секретарей, то можно распечатать несколько экземпляров, внеся соответствующие правки для каждого в отдельности, в зависимости от должности руководителя, к которому «прикрепляется» секретарь.

Если самому секретарю необходим для личного пользования дополнительный экземпляр, он может снять копию с уже подписанной им должностной инструкции. Это не запрещено!

Чтобы правильно составить документ, необходимо соблюсти некоторые правила. В частности, в правом верхнем углу должна быть оформлена «шапка». Это место для утверждения инструкции руководителем всего предприятия. Тут необходимо заполнить несколько строк:

  • обязательно должно быть слово «утверждаю»;
  • далее указывается должность руководителя. Например, «генеральный директор» или «директор»;
  • ФИО руководителя;
  • подпись руководителя.

Потом в середине листа необходимо указать название документа. Это «должностная инструкция секретаря». Только после этого прописываются все основные моменты.

Выше упоминались разделы, из которых должна состоять инструкция секретаря. Они прописываются в соответствии с регламентом выполняемых обязанностей. Например, функциональные обязанности секретаря руководителя департамента могут быть несколько «уже» нежели обязанности помощника руководителя всего предприятия.

После того как инструкция будет составлена, её необходимо согласовать с работником, который является ответственным за секретариат. Это может быть руководитель соответствующего структурного подразделения. Если такого человека в штате нет, то с руководителем кадровой службы или иным работником, в чьи обязанности входит такое согласование.

Отметка о согласовании ставится в конце документа. Необходимо заполнить несколько строчек:

  • обязательно указать слово «согласовано»;
  • должность ответственность человека;
  • название фирмы в сокращённом варианте;
  • ФИО этого сотрудника;
  • календарная дата для утверждения;
  • подпись того, кто согласовал инструкцию.

После нужно дать документ на ознакомление самому секретарю. Также нужно заполнить несколько строчек:

  • обязательно указание фразы «с инструкцией ознакомлен»;
  • должность секретаря так, как она указана в штатном расписании;
  • название фирмы в сокращённом варианте;
  • ФИО этого сотрудника;
  • паспортные данные. При необходимости можно снять копию с той страницы паспорта, где указаны личные данные секретаря. Копию приложить к инструкции как подтверждение указанных данных;
  • календарная дата для утверждения;
  • подпись сотрудника, которая подтверждает, что он действительно ознакомился со своей должностной инструкцией.

Не стоит «подмахивать» документ, не прочитав его внимательно. Тщательное ознакомление является гарантом того, что он будет верно исполнять свои обязанности, не будет делать работу за других работников. Если секретарь отступит от своих функциональных обязанностей или не будет выполнять их, его привлекут к ответственности.

Наоборот, если его будут привлекать к ответственности за мнимое неисполнение, он всегда может сослаться на инструкцию и оспорить приказ руководства о назначении дисциплинарного взыскания. Также это поможет при оформлении жалобы в инспекцию по труду или при подаче иска в суд. Поэтому нужно быть внимательным!

Должностные обязанности секретаря

Секретарь нужен любой организации. Поэтому и должностная инструкция такого сотрудника пригодится каждой компании. Секретарь может быть как у руководителя предприятия, так и у начальника структурного подразделения. От этого зависят должностные обязанности секретаря.

В должностные обязанности секретаря входит:

  • приёмка и сортировка корреспонденции, поступающей для начальника;
  • ведение делопроизводства в рамках деятельности отдела или структурного подразделения;
  • приёмка личных заявлений от сотрудников для подписи начальника;
  • подготовка документов и материалов, которые необходимы начальнику для работы;
  • работа с компьютерной, копировальной и другой оргтехникой;
  • ведение контрольной и регистрационной картотеки;
  • печать документов, которые необходимы начальнику для работы;
  • выполнение работы по подготовке различных совещаний, заседаний и прочих встреч;
  • подготовка и печать необходимых для таких встреч документов;
  • организация приёма посетителей;
  • ведение реестра входящих и исходящих документов;
  • вежливое общение по телефону;
  • другие обязанности, которые зависят от специфики деятельности отдела или структурного подразделения.

Должностная инструкция секретаря руководителя

У секретаря руководителя также есть должностная инструкция. В должностные обязанности секретаря руководителя входит:

  • осуществлять работу по организации технического обеспечения деятельности руководителя;
  • принимать и сортировать всю корреспонденцию, которая поступает на имя руководителя;
  • если есть такая необходимость, то рассортировывать всю корреспонденцию по структурным подразделениям и организовывать доставку этой корреспонденции в соответствующие структурные подразделения;
  • организация телефонных переговоров руководителя;
  • приём и запись поступающей информации во время отсутствия руководителя;
  • работа с оргтехникой;
  • организация собраний, совещаний и заседаний;
  • подготовка и печать необходимых материалов для встреч;
  • выполнение отдельных поручений руководителя.

Скачать

Скачать образец должностной инструкции секретаря в формате.doc вы можете

Секретарь нужен любой организации, и следовательно, должностная инструкция секретаря пригодится каждой компании. Важно четко прописать должностные обязанности секретаря, которые вовсе не ограничиваются приемом звонков и милыми улыбками. Мы предлагаем вам образец должностной инструкции секретаря руководителя — генерального директора, главы департамента, директора филиала и т. д.

Должностная инструкция секретаря

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.
1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании.
1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности секретаря

Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
2.4. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя.
2.5. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы.
2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.7. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
2.8. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
2.9. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
2.10. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.11. Организует командировки руководителя: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
2.12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права секретаря

Секретарь имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4. Ответственность секретаря

Секретарь несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Продолжаем серию интервью с профессионалами. В этот раз мы узнали о профессиональных обязанностях секретаря суда, выяснили, чем отличается работа секретаря суда от работы секретаря судебного заседания, оценили, какие перспективы открываются молодым специалистам на этих должностях. Об этом и многом другом нам рассказала , секретарь судебного заседания по уголовным делам 1 инстанции Московского городского суда.

КонсультантПлюс: Судья не работает в одиночку, ему помогают сотрудники судебного аппарата. Один из таких помощников — секретарь суда. Расскажите, в чем заключаются его обязанности, какова его роль в деятельности суда?

Роль секретаря судебного заседания и секретаря суда крайне значима для исполнения судом возложенных на него функций. Недаром говорят, что от работы сотрудников аппарата суда зависит очень многое, начиная от оперативности и заканчивая качеством выполнения задач, стоящих перед судом.

Функции секретаря судебного заседания и секретаря суда подробно описаны в инструкции по делопроизводству, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном суде РФ. Этот документ служит для секретарей руководством к действию.

К примеру, секретарь суда, работающий в отделе делопроизводства, будь то по уголовным или по гражданским делам, выполняет следующие функции: принимает дела, регистрирует их в журналах учета, регистрирует необходимую информацию в электронной базе, в том числе о движении дела, после вступления решения в законную силу готовит дело для исполнения решения и т.д.

Что касается функций секретаря судебного заседания, то они, конечно же, отличны от функций секретаря суда. Секретарь судебного заседания обязан подготовить дело к слушанию, обеспечить необходимые меры для вызова в суд лиц, участвующих в деле, например, путем направления повесток, требований о доставке, передачи телефонограммы и прочее. Непосредственно в день слушания дела секретарь судебного заседания проверяет явку вызванных участников процесса, а также ведет протокол судебного заседания. При этом надо отметить, что, хотя протокол судебного заседания и не является стенограммой, его содержание должно быть максимально полным и достоверным. После рассмотрения дела судьей по существу секретарь судебного заседания оформляет дело для сдачи его в отдел делопроизводства: подшивает в хронологическом порядке документы, приобщенные в ходе слушания, протокол судебного заседания, судебные постановления и решения; составляет опись дела; выписывает статистическую карточку, а при необходимости — исполнительные документы; направляет или вручает участникам процесса копии итогового судебного решения. Далее секретарь сдает дело в канцелярию, где уже секретарь суда проверяет правильность оформления дела и принимает для дальнейшего исполнения.

Помимо этого секретарь размещает информацию о движении дела во внутренних базах данных, а также осуществляет выгрузку необходимой информации и текстов решений на официальных сайтах суда. В настоящее время в условиях развития так называемого электронного правосудия работа с электронными базами данных является одной из наиболее важных функций.

Как видите, работа секретаря суда и секретаря судебного заседания важна в суде.

КонсультантПлюс: Почему вы решили стать юристом? У юриста много возможностей для реализации, почему вы выбрали именно судебную систему, как начали свой путь в профессии?

Вы правы, у юриста много возможностей для трудоустройства, для применения своих знаний и для удовлетворения профессиональных амбиций. Однако я выбрала государственную службу — работу в суде, поскольку именно в суде общей юрисдикции есть возможность постоянно развиваться профессионально и личностно, общаться с людьми и, что самое важное, помогать восстановить справедливость и защищать тех, чьи права были нарушены.

В судебной системе работают добросовестные, порядочные, ответственные люди, а именно эти качества — фундамент моего становления и как личности, как и юриста. Поэтому после окончания колледжа свою трудовую деятельность я начала в Московском городском суде.

КонсультантПлюс: Какие преимущества для себя вы видели в момент принятия решения?

Принимая решение о трудоустройстве в суд, я в силу юного возраста не выделяла для себя как таковых преимуществ. Но сейчас я понимаю, что у любого сотрудника суда всегда есть перспектива стать судьей или же набраться необходимого и очень важного опыта и найти себя в иной юридической деятельности.

И, тем не менее, нужно подчеркнуть, что большинство судей — это бывшие секретари и помощники судей, ведь именно они знают все тонкости судебной работы и, как правило, из секретарей и помощников вырастают блестящие профессионалы.

КонсультантПлюс: Какие знания, навыки и личные качества необходимы для человека, занимающего эту должность?

Для работы в суде каждому сотруднику необходимо, прежде всего, знать действующее законодательство Российской Федерации, следить за законодательными изменениями и тенденциями. Кроме того, секретарю суда или судебного заседания следует быть собранным и ответственным. И, конечно же, секретарь должен быть коммуникабельным и вежливым. Ведь за защитой своих прав в суде зачастую обращаются люди, оказавшиеся в трудной ситуации из-за незнания своих прав или закона как такового. Поэтому никогда нельзя ставить себя выше тех, кто пришел в суд, надлежит относиться уважительно и корректно к каждому. Зачастую секретарь суда является тем человеком, которого в первую очередь встречают граждане, пришедшие в суд.

КонсультантПлюс: Какой у вас распорядок дня? Сколько дел в день в среднем рассматривается, сколько граждан с заявлениями вы принимаете, какое количество документов нужно подготовить и т.д. Сложно ли успеть справится со всеми этими делами?

Каждый рабочий день в суде очень насыщенный. Хоть судьи по гражданским и уголовным делам рассматривают разное количество дел — ведь дела отличаются своей спецификой, — нагрузка на любого судью и, соответственно, секретаря судебного заседания и секретаря суда высока.

Естественно, в каждом судебном заседании принимает участие секретарь и выполняет все те функции, о которых я говорила выше. С существующим объемом работы справиться непросто, для этого требуется опыт и определенные навыки. Надо признать, что со временем какие-то процессуальные или процедурные действия секретарь делает, как говорят, на автомате. Но, тем не менее, например, составление протокола судебного заседания в силу индивидуальности каждого дела требует большого внимания и концентрации.

КонсультантПлюс: Что вам особенно нравится в вашей работе?

Работа секретаря интересна тем, что всегда есть возможность наблюдать за правосудием и быть причастным к этому. Кроме того, работа в суде сильно дисциплинирует и делает более ответственным. Многому учат люди, которые приходят в суд отстаивать свою позицию по делу. В целом в моей работе мне нравится то, что я не стою на месте, занимаюсь интересным делом, перенимая колоссальный опыт и знания судей, с которыми работаю. Все это в совокупности помогает налаживать и правильно выстраивать отношения с людьми.

КонсультантПлюс: Как вы думаете, какие перспективы открывает эта профессия для молодых специалистов?

Профессиональное развитие сотрудников суда проходит в несколько этапов. Чаще всего государственная служба в суде начинается именно с должностей секретаря суда или секретаря судебного заседания. Вторая ступень профессионального развития — это консультант суда или помощник судьи. После пяти лет работы помощником можно сдать квалификационный экзамен на должность судьи. В случае успешной сдачи экзамена и одобрения квалификационной коллегией судей Москвы, прохождения иных процедур, предусмотренных законом, происходит назначение на должность судьи либо на основании постановления Городской Думы (мировые судьи), либо на основании указа Президента (федеральные судьи). И те, и другие приносят присягу в Президиуме Московского городского суда. Надо сказать, что церемония принесения присяги проходит в торжественной обстановке и всегда волнительна, она заставляет гордиться достижениями коллег, уже ставших судьями, и стимулирует к собственному росту.

КонсультантПлюс: Какие лично у вас планы на будущее? Известно, что практически все судьи начинали свою деятельность в качестве секретаря суда. Вы хотели бы в будущем стать помощником судьи, а затем судьей? Если да, то на каких вопросах вы хотели бы специализироваться?

Естественно, все это входит в мои планы на будущее. Поскольку моя работа связана с уголовным правом, мне хотелось бы сначала стать помощником судьи, а затем стать судьей-криминалистом.

КонсультантПлюс: Как вы относитесь к использованию справочных правовых систем в судебной работе? Используете ли вы систему КонсультантПлюс и, если да, какие задачи решаете с ее помощью?

Правовые системы очень помогают в работе. Они облегчают поиск необходимых документов, как нормативно-правовых актов, так и материалов судебной практики. В частности, в систему КонсультантПлюс включены все редакции документов, редакции удобно искать и сравнивать. К примеру, нередко в рамках рассмотрения уголовных дел изучаются обвинения в совершении преступлений многолетней давности, поэтому необходимо знать законы, действовавшие на тот период времени, учитывать, ухудшают ли они положение виновного лица, и т.п.

КонсультантПлюс: Что вы посоветуете студентам юридических факультетов, которые хотели бы работать секретарем судебного заседания: к чему им быть готовыми и как строить карьеру?

Независимо от того, кем хочет быть студент, он должен учиться, развиваться и быть готовым к принятию ответственных и взвешенных решений. С выбором будущей профессии студент вполне может определиться в период прохождения практики. Если студент примет решение работать в суде, ему надо быть готовым к трудной, ответственной и напряженной работе. Бояться этого не стоит, поскольку с опытом страх уйдет, а интерес к работе возрастет. Я считаю, что стремление стать судьей должно быть у каждого секретаря суда, ведь отправление правосудия — это венец юридической карьеры.


Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя: правила составления и образец

Должностная инструкция – один из основных документов для работника, в котором подробно описаны его обязанности, ответственность, система подчинения и взаимозаменяемости. Этот документ позволяет четко разграничить обязанности между сотрудниками компании, тем самым обеспечивая максимально эффективные условия для трудового процесса.

Инструкция составляется для любой должности в организации, но в этой статье мы поговорим об инструкции секретаря-делопроизводителя: как правильно ее составить и какие обязанности нужно туда включить.

Лица, разрабатывающие и утверждающие документ

Должностная инструкция должна по всем пунктам соответствовать нормам трудового законодательства, иначе она будет считаться незаконной. И в случае, если между работодателем и работником возникнут судебные разбирательства, то при наличии незаконной инструкции суд всегда будет на стороне работника.

Утверждает инструкцию руководитель компании или его заместитель. Если это филиальная сеть, документ утверждает директор филиала. Правда, тут важно соблюсти условие: в доверенности руководителя филиала должен быть указан пункт о передаче ему соответствующих полномочий.

В идеале должностную инструкцию разрабатывает руководитель отдела. Ведь именно он владеет тонкостями работы своих подчиненных.

Это будет актуально прежде всего для крупных компаний, в которых создан отдел секретариата и назначен начальник этого отдела. Для мелких фирм, где секретарь-делопроизводитель присутствует в единственном лице и подчиняется напрямую руководителю компании, инструкцию составляет специалист отдела кадров.

Разработанная должностная инструкция может быть согласована и завизирована следующими службами компании:

  • юридический отдел;
  • отдел труда и заработной платы;
  • специалист отдела кадров и т.д.

После того, как инструкция разработана и утверждена, она вводится в действие соответствующим приказом. Обязательными его пунктами являются:

  • дата, с которой инструкция вводится в действие;
  • назначение сотрудника, ответственного за исполнение этого документа;
  • отмена действия устаревших документов.

Инструкция составляется в двух экземплярах. С утвержденной инструкцией необходимо ознакомить работника под роспись, оставив ему один экземпляр, тогда как второй остается у работодателя.

Основные положения инструкции

Единого бланка должностной инструкции, утвержденного какими-либо государственными стандартами, не существует. Но при разработке рекомендуется использовать нормативную основу – Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который утвержден постановлением Минтруда от 21.08.1998 г. № 37.

Впрочем, приведенная там информация носит рекомендательный характер. Поэтому каждая организация сама решает, какой круг обязанностей можно доверить данному специалисту и какой перечень требований к нему предъявлять.

Перед тем, как приступить к разработке должностной инструкции, следует описать должность секретаря-делопроизводителя.

Такое детальное описание перечня выполняемых работ позволит сформировать четкие требования, предъявляемые и к самой должности, и к тому лицу, которое будет ее занимать.

Обязательными пунктами должностной инструкции секретаря-делопроизводителя будут следующие:

Должностная инструкция, если она хорошо проработана и грамотно составлена, является документом длительного действия. Ее изменение может понадобиться только в случаях внесения существенных корректировок в обязанности секретаря, например в связи со структурными изменениями в организации. Это будет не менее актуально, если внесены существенные изменения в законодательство о труде, государственные стандарты и т. д.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя на предприятии

Сейчас довольно часто можно встретить в объявлениях о поиске секретаря-делопроизводителя. Данный факт отражает нынешнюю востребованность этой профессии. Этот работник является незаменимым на предприятии, так как его прямой обязанностью является обработка большого количества документации. Чем еще входит в его компетенцию? И почему в последнее время он стал таким востребованным? Необходимо разобраться в этом подробнее.

Основы профессии секретаря делопроизводителя

Как правило, у каждого среднего и крупного предприятия имеется в штате сотрудников делопроизводитель. В основном этот работник занимается только бумажной работой, что собственно и является его прямой обязанностью. Такая профессия может ошибочно восприниматься как довольно скучная и неинтересная. На самом деле масштабы созданного на предприятии документооборота поражают, и с ним разбирается данный сотрудник.

Секретарь делопроизводитель

Именно для структурирования и обработки документооборота на предприятии и необходим делопроизводитель. Выделяют пять основных обязанностей и функций, ложащихся на плечи этого работника:

  • Обработка и ведение всего документооборота в организации;
  • Постоянные звонки и разговоры с клиентами;
  • Учет и использование приходящей корреспонденции;
  • Постоянный контроль документации, которой занимаются другие работники;
  • Отправление документов в архив.

Как уже стало понятно, секретарь-делопроизводитель должен обладать соответствующими навыками, и быть знакомым с нормами и правилами делопроизводства.

Конечно, можно обучится всему необходимому на предприятии, но лучше до этого потратить время на хорошую теоретическую подготовку.

Немаловажные особенности профессии

Каким является идеальный делопроизводитель на предприятии? Ведь возложенные обязанности и условия в которых он находится не проходят бесследно. И таких факторов довольно много. Но, отдельно выделить личные качества, которые наиболее подойдут для такой работы. Что именно будет требоваться от работника:

  • Аналитический склад ума. Это необходимо для того, чтобы максимально быстро разбираться с большим объемом документов и при этом принимать правильные решения;
  • Возможность концентрироваться на протяжении долгого времени на одной проблеме;
  • Возможность выполнять несколько поручений в одно время. К примеру, это могут быть звонки клиентам и обработка документации;
  • Развитая память, так как постоянно будет необходимо что-нибудь запоминать;
  • Ответственность;
  • Коммуникабельность и доброжелательность;
  • Спокойствие стрессоустойчивость. Поскольку работа иногда может идти в очень быстром темпе;
  • Быть восприимчивым к возможной критике в свою сторону;
  • Поставленная правильная и четкая речь.

Если сотрудник обладает вышеперечисленными качествами, то в таком случае он будет легко справляться с работой. Однако, у данной специальности существуют медицинские противопоказания, в случае если претендент будет иметь следующие проблемы:

  • Проблемы с органами дыхания. Астматикам категорически запрещается такая пыльная работа;
  • В случае если у работника есть болезни или пороки сердца. Сюда же входит аритмия и гипертония;
  • Всевозможные нервные расстройства.

Если их у работника нет, то в таком случае для его работы в качестве делопроизводителя не существует никаких преград.

Круг обязанностей секретаря делопроизводителя

На сегодняшний день фактически в каждом населенном пункте на предприятии работает делопроизводитель. Он имеет ряд своих должностных обязанностей, которые необходимо четко и правильно выполнять. Рассмотрим их:

  • Принимать и обрабатывать всю поступающую корреспонденцию. Так делопроизводитель должен провести регистрацию письма, после чего направить его адресату. Если в нем указаны предписания, то необходимо будет проконтролировать их исполнение. После чего подобного рода информация записывается в журналы и карточки из которых в последствии будет составлен банк данных;
  • Должен сопровождать документ на всех стадиях оформления. А именно подготовить его, после чего оформить в соответствии с правилами и стандартами. В последствие принять и обработать его и отправить на хранение в архив. Кроме того, делопроизводитель в случае востребования какого-то документа должен быть готовым быстро предоставить его;
  • Проведение учета отправленных и принятых бумаг и документов. Прежде всего необходимо для того, чтобы ничего не потерять;
  • Проведение архивации документации. Здесь важно отметить, что этот процесс должен быть максимально четким, так как в случае востребования документа он должен быть быстро найден;
  • Правильный подход при создании справочной базы и ее последующем ведении. Очень важно, чтобы в последствии можно было быстро найти необходимый документ;
  • Проведения контроля за оформлением и подписанием документа. Ведь в случае если документ быть неверно составлен его действие может быть аннулировано либо же создаст проблемы предприятию;
  • Принятие ответственности за всю документацию на предприятии.

С перечнем возложенных предприятием обязанностей может справиться только делопроизводитель, имеющий специальную подготовку. Стоит отметить, что все обязанности, возложенные на него, максимально оптимизируют его работу и делают ее эффективной и быстрой.

Что написано в должностной инструкции главного инженера? Об этом вы узнаете в нашей статье.

Здесь указаны права и обязанности кладовщика, его должностная инструкция.

Что должен уметь и знать электрик? Об этом вы узнаетет тут максимально подробно.

Специфика работы

Как правило, работа предприятия или организации зависит от потока ее внутренних и внешних документов. А вот как раз их систематизацией и последующим переформатирование в отлаженный бюрократический магазин занимается делопроизводитель. Интересно, что даже в государственных учреждениях таких как детский сад или школа, объем документации также находится на большом уровне.

Садики стоит даже выделить в связи с тем, что они в соответствии с относительно недавно принятым законопроектом «об образовании» были наделены большей автономией и расширили свой спектр прав.

Работа секретаря-делопроизводителя

Также это может касаться и других видов деятельности, в том числе научной и кадровой. Непосредственно руководство таких организаций ведет свою деятельность по направления изначально установленным в уставе предприятия. При этом для фирмы жизненно важным является проведение переговоров, деловой переписки и подписание договоров. Все эти факторы прежде всего влияют на документооборот внутри самого предприятия. И весь этот объем нужно систематизировать и обработать. В связи с этим у секретаря делопроизводителя возникает обязанность изучать и распределять документы по их классификации:

  • Относящиеся к распорядительным;
  • Относящиеся к информационным и справочным;
  • Относящиеся к организационным;
  • Относящиеся к кадровым;
  • Относящиеся к финансовым и техническим.

После классификации документы нужно систематизировать, только после чего отправлять их для выполнения.

Важные функции секретаря делопроизводителя

При составлении должностной инструкции, нужно тщательно изучить и учесть функциональные обязанности секретаря делопроизводителя.

При этом важно не путать их с должностными, так как между этими определениями существует серьезная разница.

Функциональные обязанности подразумевают в первую очередь те основные действия, которые должен взять на себя секретарь делопроизводитель:

  • Это обработка все приходящий документов, после чего следует занесение их в регистр и отправка согласно классификации, в подразделение;
  • Проведение учета и контроля при документообороте, а также слежение за исполнением;
  • После обработки документации отправка ее к указанному адресату;
  • Проведение организации для максимально лучшего хранения документации.

Здесь были перечислены основные положения, согласно которым организовывается работа делопроизводителя. Стоит отметить, когда указывается или отмечается о должностных обязанностях, то подразумевается функции, которые будет выполнять сотрудник в организации. Поэтому вышеперечисленные действия были изначально рассчитаны на определенную структуру, созданную внутри компании.

Должностная инструкция секретаря делопроизводителя – права и обязанности

Отметим также и важность того, что на секретаря накладываются не только обязанности, но и определенные права. К ним относится непосредственно возможность ознакомится с рабочим проектом.

В случае если секретарь обнаружил в силу своей компетенции недостатки или ошибки в нем, то он обладает правом обратить внимание руководства на них.

Описание работы административного клерка [+3 образца работодателя]

Чем занимается административный клерк?

Административные служащие отвечают за бесперебойную работу офиса, выполняя канцелярские задачи для сотрудников, такие как изготовление копий и отправка документов по факсу, ведение заметок во время собраний или планирование встреч между сотрудниками и клиентами. Некоторые административные клерки выполняют общие бухгалтерские задачи в офисе. Они также могут проводить исследования для предстоящих встреч и использовать эту информацию для построения диаграмм, данных и отчетов, которые сотрудники будут использовать во время презентаций.

Навыки и квалификация административного делопроизводителя

Успешный кандидат на должность административного служащего будет иметь различные предварительные навыки / квалификацию, необходимые для выполнения служебных обязанностей. Используйте этот раздел, чтобы выделить уровень образования, многолетний опыт и навыки, которые вы хотите получить от идеального соискателя. Вот примеры квалификации административного клерка:

  • Требуется аттестат об окончании средней школы или его эквивалент
  • Предыдущий опыт секретарской должности
  • Отличные организаторские способности, навыки управления временем и коммуникативные навыки
  • Возможность использования текстовых редакторов и программного обеспечения для управления документами с минимальной скоростью набора текста 60 слов в минуту
  • Практическое знание основ бухгалтерского учета
  • Сильные навыки межличностного общения и адаптируемость
  • Умение составлять инвентарь и оформлять офисные счета

Ожидаемая заработная плата административного делопроизводителя

Административный служащий зарабатывает в среднем 14 долларов.97 в час. Ставка заработной платы может зависеть от уровня опыта, образования и географического положения.

Требования к образованию и обучению административных служащих

Административным служащим для работы нужен как минимум аттестат об окончании средней школы или его эквивалент, но некоторым работодателям может потребоваться степень младшего специалиста или бакалавра. Клерки могут пройти курсы по программному обеспечению для работы с электронными таблицами, текстовым редакторам, бухгалтерскому учету и другим смежным навыкам, чтобы повысить свои шансы на получение должности.

Работодатели часто проводят обучение без отрыва от производства, которое может длиться до месяца, чтобы познакомить новых офисных клерков с их процедурами. Эта роль требует отличных секретарских навыков, таких как телефонные разговоры, ввод данных, хранение, ведение документации и способность сохранять конфиденциальность. Компании будут обучать успешных кандидатов использованию офисного оборудования, правильному общению, общим рабочим процедурам и руководствам.

Требования к опыту административного делопроизводителя

Администраторы будут иметь отличные навыки офисного администрирования.Они будут внимательно относиться к деталям и практически не будут нуждаться в надзоре для выполнения своих обязанностей для бесперебойной работы офиса. Правильные кандидаты будут обладать отличными навыками обслуживания клиентов, чтобы поддерживать хорошие отношения и эффективное общение с персоналом, клиентами и общественностью. Им также необходимы безупречные организаторские навыки для точного хранения и извлечения записей, планирования встреч, ведения протоколов собраний и инвентаризации запасов.

Идеальные кандидаты в административные служащие должны обладать базовыми знаниями в области бухгалтерского учета, технически подкованными и продолжать повышать свои навыки для повышения производительности и эффективности офиса.

Образцы должностных инструкций на аналогичные должности

Если вы ищете кандидатов на должности, аналогичные административному клерку, ознакомьтесь с нашими шаблонами описания должностей для соответствующих должностей:

Должностная инструкция секретаря [с образцами работодателя]

Чем занимается секретарь?

Секретари

могут работать в любом офисе или на предприятии, где есть стойка регистрации для выполнения административных задач, составления расписаний сотрудников и управления перепиской.Они приветствуют посетителей и определяют причину их визита в офис, выступая в качестве посредника, чтобы убедиться, что их коллеги ожидают гостей, прежде чем впускать их обратно в офис. Секретари управляют общими файлами и записями, поддерживая логическую систему организации, чтобы они могли легко получать доступ и отправлять информацию по запросу. Секретари также могут запланировать транспортировку и проживание коллег, которые путешествуют, и подготовить документы для деловых встреч.

Навыки и квалификация секретаря

Как необходимая часть вашей команды, секретари должны обладать отличными навыками тайм-менеджмента и уметь выполнять несколько задач одновременно.Терпение, организационные навыки и умение действовать очень важно. Секретарши также должны иметь базовые навыки работы с компьютером.

Вот еще несколько навыков и квалификаций, которыми должны обладать секретари:

  • Диплом средней школы или GED
  • Канцелярский опыт более 2 лет
  • Знание конкретных программ, используемых в вашей организации
  • Опыт работы в области обработки данных, бухгалтерского учета или другие навыки, которые вам необходимо выполнить
  • Умение работать самостоятельно
  • Организованное и профессиональное поведение
  • Великолепные письменные и устные коммуникативные навыки
  • Опыт ведения и определения приоритетов календаря менеджера

Ожидаемая заработная плата секретаря

Секретарь зарабатывает в среднем 25 942 доллара в год.Заработная плата может зависеть от уровня опыта, образования и географического положения.

Требования к образованию и обучению секретаря

Секретари часто являются выпускниками средней школы, хотя в некоторых отраслях, таких как юридические и медицинские секретари, требуется высшее образование для понимания терминологии и процедур. Например, степень бакалавра делового администрирования может быть полезна для понимания корпоративной среды. Сертификация по определенным программам может быть полезна для вашей организации, поэтому вы должны указать их в описании должности, если это требуется для этой должности.

Требования к опыту секретаря

Секретари должны иметь опыт общения с другими и уметь приветствовать клиентов и помогать им в приветливом и профессиональном менеджере. Им может потребоваться общаться с клиентами по телефону, лично, через онлайн-чат или письменно.

должности секретаря могут быть начального уровня, и в этом случае сотрудник часто учится на работе. Тем не менее, секретарь также должен иметь базовые навыки работы с компьютером, а также знакомство с несколькими программными приложениями.Им потребуется управлять расписанием, помещениями для встреч, встречами и т. Д., И они должны иметь опыт управления расписаниями в других областях.

Образцы должностных инструкций на аналогичные должности

Если это описание должности секретаря не совсем то, что вы ищете, рассмотрите другие связанные должности:

Секретарь или помощник по административным вопросам Профиль карьеры | Описание работы, заработная плата и рост

Секретари и административные помощники выполняют рутинные канцелярские и административные обязанности.Они организуют файлы, готовят документы, назначают встречи и поддерживают других сотрудников.

Обязанности

Секретари и административные помощники обычно делают следующее:

  • Ответить на телефонные звонки и принять сообщения или переадресовать вызовы
  • Планирование встреч и обновление календарей событий
  • Организация встреч персонала
  • Обработка входящей и исходящей почты и факсов
  • Подготовка служебных записок, счетов-фактур или других отчетов
  • Редактировать документы
  • Ведение баз данных и файловых систем, электронных или бумажных
  • Выполнение основной бухгалтерской отчетности

Секретари и помощники по административным вопросам выполняют различные канцелярские и административные обязанности, необходимые для эффективного управления организацией.Они используют компьютерное программное обеспечение для создания электронных таблиц; управлять базами данных; и готовить презентации, отчеты и документы. Они также могут вести переговоры с поставщиками, покупать расходные материалы и управлять складскими помещениями или корпоративными библиотеками. Секретари и административные помощники также используют видеоконференцсвязь, факс и другое офисное оборудование. Конкретные должностные обязанности зависят от опыта, должности и специальности.

Ниже приведены примеры типов секретарей и административных помощников:

Исполнительные секретари и исполнительные административные помощники обеспечивают административную поддержку высокого уровня для офиса и высшего руководства организации.Они часто берут на себя более сложные обязанности, такие как проверка входящих документов, проведение исследований и подготовка отчетов. Некоторые также контролируют канцелярский персонал.

Юридические секретари выполняют работу, требующую знания юридической терминологии и процедур. Они готовят юридические документы, такие как повестки, жалобы, ходатайства и повестки в суд под наблюдением адвоката или помощника юриста. Они также просматривают юридические журналы и помогают в юридических исследованиях — например, проверяя цитаты и цитаты в юридических сводках.

Медицинские секретари расшифровывают диктант и готовят отчеты или статьи для врачей или ученых-медиков. Они также собирают простые истории болезни пациентов, организуют госпитализацию пациентов или обрабатывают страховые выплаты. Медицинские секретари должны быть знакомы с медицинской терминологией и кодами, медицинскими записями, а также с больничными или лабораторными процедурами.

Секретари и административные помощники, за исключением юридических, медицинских и исполнительных , составляют самую большую подкатегорию секретарей и административных помощников.Они занимаются административной деятельностью офиса почти во всех секторах экономики, включая школы, правительство и частные корпорации. Например, секретари в школах часто несут ответственность за большую часть коммуникаций между родителями, учениками, сообществом, учителями и школьными администраторами. Они назначают встречи, принимают посетителей и ведут записи учеников.

Чем занимается помощник секретаря: описание работы и обязанности

Чем занимаются помощники администратора стойки регистрации

Помощник администратора стойки регистрации отвечает за выполнение административных обязанностей для поддержки повседневных бизнес-функций и операций.Администраторы стойки регистрации помогают гостям, отвечают на их запросы и проблемы и направляют их к соответствующему персоналу в соответствии с их потребностями. Они также контролируют инвентарь в офисе, пишут заявки на покупку и рассылают почту по отделам. Административные помощники на стойке регистрации проверяют деловые и финансовые операции для создания отчетов, обновления информации в базе данных компании и сортировки документов для справки.

В этом разделе мы сравниваем среднюю годовую зарплату помощника секретаря с зарплатой административного помощника на стойке регистрации.Как правило, зарплата административных помощников на стойке регистрации на 89 130 долларов ниже, чем у помощников секретарей в год.

Несмотря на то, что их зарплаты могут отличаться, у помощников секретарей и административных помощников на стойке регистрации есть одна общая черта — это несколько навыков, необходимых в каждом ремесле. В обеих профессиях сотрудники проявляют такие навыки, как телефонные звонки, планирование встреч и расчет заработной платы.

Что касается сходства, то на этом все заканчивается, потому что обязанности помощника секретаря требуют таких навыков, как «финансовая отчетность», «персональные компьютеры», «соответствующие стороны» и «федеральные агентства».«В то время как административный помощник на стойке регистрации обладает навыками« обслуживания клиентов »,« ввода данных »,« операций на стойке регистрации »и« регистрации ». Так что, если вы ищете, что действительно разделяет эти две карьеры, вы

В среднем административные помощники на стойке регистрации достигают того же уровня образования, что и помощники секретарей.Административные помощники на стойке регистрации на 4,0% реже получают степень магистра и на 2,4% реже заканчивают ее со степенью доктора.

Что Обязанности помощника операционного администратора?

Помощник операционного администратора в первую очередь отвечает за выполнение задач поддержки при надзоре за операциями внутри компании или организации.Как правило, их обязанности вращаются вокруг ответов на запросы на рабочем месте, ответов на звонки и вопросы клиентов, управления расписанием, организации встреч и ведения точного учета всех транзакций между сотрудниками, клиентами и поставщиками. Бывают также случаи, когда нужно помогать старшим администраторам с организацией поездок и помогать персоналу в сложных вопросах. Кроме того, в качестве помощника важно соблюдать политику и правила компании.

Далее нам нужно изучить профессию помощника администратора по операциям. Эта карьера приносит с собой более низкую среднюю зарплату по сравнению с годовой зарплатой помощника секретаря. Фактически разница в заработной плате помощников администратора операций на 84 939 долларов ниже, чем годовая зарплата помощников секретарей.

Сходство между двумя профессиями помощника секретаря и помощника администратора операций — это некоторые из навыков, связанных с обеими ролями. Мы использовали резюме по обеим профессиям и обнаружили, что в обеих используются такие навыки, как «телефонные звонки», «планирование встреч» и «финансовая отчетность».«

Помимо разницы в заработной плате, есть некоторые другие ключевые различия, которые стоит отметить. Например, обязанности помощника секретаря, скорее всего, потребуют таких навыков, как« персональные компьютеры »,« соответствующие стороны »,« федеральные агентства »и т. Д. и «собрания совета директоров». Между тем, помощник администратора операций может иметь опыт в таких областях, как «обслуживание клиентов», «ввод данных», «процедуры» и «средства». Эти различия подчеркивают, насколько разные повседневные в каждой роли смотрится.

Когда дело доходит до различий в образовании между двумя профессиями, помощники операционного администратора, как правило, достигают того же уровня образования, что и помощники секретарей. Фактически, у них на 1,8% меньше шансов получить диплом магистра и на 2,4% меньше шансов получить степень доктора.

Сравнение помощника по административным службам

Помощник по административным службам отвечает за административную поддержку организации, обеспечение бесперебойной работы и предоставление лучших услуг для клиентов.Помощники по административным вопросам обычно являются первой точкой контакта с посетителями, отвечая на их запросы и проблемы, проверяя встречи и направляя их к соответствующему персоналу или отделу. Они также присутствуют на собраниях и конференциях, составляя протоколы отчетов, представляя документы и предлагая возможности для улучшения операционных функций и повышения прибыльности. Помощник по административным службам выполняет обработку данных, сортирует файлы, контролирует инвентарь офиса и другие связанные задачи по мере необходимости.

Третья специальность, на которую мы обращаем внимание, — это помощник по административным вопросам. В среднем эти рабочие получают более низкую заработную плату, чем помощники секретаря. Фактически, они получают меньшую зарплату на 86 012 долларов в год.

Просматривая резюме нескольких помощников секретарей и помощников по административным вопросам, мы обнаружили, что обе роли используют одинаковые навыки, такие как «телефонные звонки», «планирование встреч» и «финансовая отчетность». Но помимо этого карьера выглядит совсем иначе.

Некоторые важные ключевые различия между двумя профессиями — это некоторые навыки, необходимые для выполнения обязанностей. Некоторые примеры из резюме помощника секретаря включают такие навыки, как «персональные компьютеры», «прямые звонки», «соответствующие стороны» и «федеральные агентства», тогда как помощник по административным службам может иметь навыки в «процедурах», «обслуживании клиентов», «данных». вход »и« специальные проекты ».

Помощники по административным вопросам обычно учатся на том же уровне, что и помощники секретарей.Например, у них на 0,6% больше шансов получить степень магистра и на 2,1% больше шансов получить степень доктора.

Описание канцелярского / административного помощника

Административный помощник, также известный как секретарь или офисный клерк, — это человек, который выполняет ежедневные канцелярские и административные задачи. Помощники администраторов выполняют различные задачи, такие как ответ на телефонные звонки, организация файлов, поддержание контактов, планирование собраний и встреч и многое другое.Их задача может быть обширной, в зависимости от потребностей операций и высшего руководства. Они служат в качестве привратников компании, поэтому необходимы сильные устные и письменные коммуникативные навыки. Они также должны демонстрировать отличные организаторские способности и умение управлять временем, поскольку выступают в качестве ресурса компании.

Теперь мы рассмотрим секретарей / административных помощников, которые в среднем имеют более низкую заработную плату по сравнению с годовой зарплатой помощников секретарей. Фактически разница составляет около 93 993 доллара в год.

Согласно резюме как помощников секретарей, так и канцелярских / административных помощников, некоторые навыки, необходимые для выполнения обязанностей каждой должности, аналогичны. Эти навыки включают «телефонные звонки», «планирование встреч» и «финансовую отчетность».

Несмотря на то, что некоторые наборы навыков частично совпадают, есть некоторые различия, которые важно отметить. Во-первых, помощник секретаря может больше использовать такие навыки, как «соответствующие вечеринки», «федеральные агентства», «заседания совета директоров» и «студенческие записи».Между тем, некоторые канцелярские / административные помощники могут включать в свое резюме такие навыки, как «ввод данных», «обслуживание клиентов», «временные задания» и «точные сообщения».

В целом канцелярские / административные помощники достигают аналогичного уровня образования по сравнению с резюме помощников секретарей. Канцелярские / административные помощники имеют на 3,8% меньше шансов получить степень магистра и на 2,6% меньше вероятность получить степень доктора.

Важные навыки для канцелярских должностей

Канцелярская работа обеспечивает бесперебойную и эффективную работу офиса.Он включает в себя повседневные административные задачи офиса, такие как ответ на телефонные звонки, планирование встреч, отправка факсов и хранение документов.

Канцелярские и административные навыки полезны практически всем, кто работает в офисе. Большинству сотрудников необходимо выполнять хотя бы некоторую канцелярскую работу. Следовательно, эти навыки важны независимо от вашей официальной должности. Офисные клерки и секретари должны обладать особенно сильными канцелярскими навыками. Сотрудники на этих должностях выполняют большинство повседневных задач в офисе.

Типы канцелярских работ

Хотя некоторые люди используют эти названия должностей как синонимы, офисные клерки и секретари отличаются от помощников по административным вопросам. Административным помощникам часто требуется высшее образование, и на них возлагается больше обязанностей, включая руководство проектами, а иногда и управление командами.

Напротив, клерки и секретари обычно не нуждаются в обширном образовании, выходящем за рамки средней школы (хотя существуют программы высшего образования, которые сосредоточены на делопроизводстве и секретарской работе).Клерки и секретари управляют повседневной деятельностью офиса, но, как правило, не имеют управленческих обязанностей.

Клерки и секретари работают в различных отраслях, включая финансы, бизнес, медицину, правительство и право. Некоторые из этих должностей требуют определенных навыков. Однако есть базовые навыки, которые необходимы почти на каждой должности канцелярского или административного помощника.

Лучшие канцелярские навыки

В приведенном ниже списке описаны канцелярские навыки, которые работодатели ищут у кандидатов на работу.Включен подробный список пяти наиболее важных канцелярских навыков, а также дополнительные списки связанных административных навыков.

Внимание к деталям

Канцелярская работа включает в себя внимание к повседневным деталям офиса — вещам, которые другие люди могут упустить, — например, к ответам и отслеживанию электронных писем, отслеживанию встреч и просмотру документов. Как клерку или секретарю важно сосредоточиться на этих деталях и не упускать ничего из виду.Например, ожидается, что клерки проверят документы на предмет опечаток или ошибок, прежде чем обратиться к заинтересованным сторонам.

  • Активное прослушивание
  • Аналитический
  • Дилижанс
  • Выявление риска
  • Организация поездок
  • Наблюдение
  • Организация
  • Планировка
  • Приоритизация
  • Решение проблем
  • Рассуждения
  • Делопроизводство
  • Запись на прием
  • Управление временем
  • Набор текста

Связь

Канцелярские работники должны обладать хорошими навыками письменного и устного общения с начальством, коллегами и клиентами.Обычно они отвечают на телефонные звонки, пишут записки, отправляют электронные письма и приветствуют клиентов и заказчиков. Они должны уметь говорить и писать четко и эффективно и легко для понимания. Клерки и секретари ежедневно общаются со многими разными людьми, поэтому знание того, как эффективно общаться с коллегами, будет означать разницу между долгосрочной и краткосрочной карьерой.

  • Автоответчик
  • Связь
  • Переписка
  • Служба поддержки
  • Делегирование
  • Электронная почта
  • Работа с факсом
  • Ресепшн
  • Языковые навыки
  • Аудирование
  • Устное общение
  • Корректура
  • Работа в команде
  • Письменное общение

Навыки работы с компьютером

В наши дни навыки работы с компьютером имеют решающее значение для любой канцелярской работы.Клерки и секретари должны быть быстрыми и аккуратными машинистами. От них также обычно требуется вводить некоторые данные, поэтому они должны быть знакомы с Microsoft Excel и другим программным обеспечением для ввода данных. Они также должны быть знакомы с другим программным обеспечением Microsoft Office, например Word и PowerPoint. Любые дополнительные компьютерные навыки, такие как умение разрабатывать или редактировать веб-страницы, будут считаться большим плюсом.

  • Кредиторская / дебиторская задолженность
  • Ввод данных
  • Управление данными
  • Визуализация данных
  • Свободное владение базой данных
  • Настольные публикации
  • Цифровые календари (Google, Outlook и т. Д.)
  • Связь по электронной почте
  • Microsoft Office
  • Офисное оборудование
  • Электронные таблицы
  • Набор текста
  • Обработка текста

Нумерация

Канцелярская работа предполагает умение считать, что требует базовых математических навыков для понимания числовой информации. Некоторые клерки в определенной степени отвечают за ведение бухгалтерского учета и / или бухгалтерский учет в компании, помимо других количественных обязанностей. Клерки, которые могут выполнять эти функции быстро и эффективно, будут преуспевать на этих должностях.Если вы не большой математик, не волнуйтесь. Просто убедитесь, что у вас есть базовые математические навыки и аналитическое мышление.

  • Бухгалтерский учет
  • Точность
  • Арифметика
  • Расчет
  • Биллинг
  • Бухгалтерский учет
  • Составление бюджета
  • Аналитика данных
  • Оценка
  • Расход
  • Логическое мышление
  • Организация информации
  • Таблицы
  • Технологии
  • Понимание тенденций
  • Варианты взвешивания

Организация

Клерки и секретари должны быть организованы, потому что они отвечают за бесперебойную работу офиса.В их задачи входит отслеживание расписания работодателя, ответы на электронные письма и телефонные звонки, а также ведение файлов.

Наличие сильных организаторских навыков позволит вам эффективно выполнять эти задачи. Будет полезно подвести итоги тех областей, в которых вы организованы, и над чем вам следует поработать. Например, записывание задач и вещей, которые следует помнить, на стикерах — это способ убедиться, что ничто не упущено из виду.

  • Оценка
  • Сотрудничество
  • Принятие решений
  • Делегирование
  • Доставка почты
  • Документирование
  • Эффективность
  • Хранение
  • Управление
  • Многозадачность
  • Управление делами
  • Надзор
  • Фотокопирование и сопоставление
  • Физическая организация
  • Планирование
  • Приоритезация
  • Ведение записей
  • Сортировка
  • Управление временем

Решение проблем

Умение решать проблемы является ключом к эффективному выполнению канцелярских функций и задач по мере их возникновения.В зависимости от объема вашей роли вам придется решать проблемы с клиентами, среди коллег или технические сбои. Если вы будете делать это своевременно, сохраняя спокойствие под давлением, это всегда будет обеспечивать наилучший результат.

  • Активное слушание
  • Адаптивность
  • Анализируем
  • Связь
  • Творческое мышление
  • Критическое мышление
  • Жалобы клиентов
  • Принятие решений
  • Делегирование
  • Эмоциональные навыки
  • Межличностное общение
  • Уравновешенность
  • Устойчивость
  • Управление рисками
  • Поиск и устранение технических неисправностей

Находчивость

Адаптация клерка поможет вам преуспеть в быстро меняющейся среде.Ожидается, что вы будете выполнять свою работу во времена перемен и будете надежным источником информации для своих коллег. Чтобы сделать это эффективно, потребуется целый ряд навыков — от многозадачности и критического мышления до непредубежденности. В некоторых случаях ваш начальник или начальник не сможет помочь вам в устранении неполадок. Если у вас есть способность работать независимо под давлением, вы будете выдающимся сотрудником.

  • Административная хватка
  • Креативное мышление
  • Гибкость
  • Обработка запросов
  • Независимость
  • Мониторинг офисного инвентаря
  • Многозадачность
  • Открытость
  • Настойчивость
  • Копирование / сканирование
  • Проактивное
  • Решение проблем
  • Исследования
  • Самодисциплина

Важные мягкие навыки

В дополнение к этим пяти лучшим канцелярским навыкам лучшие офисные работники также обладают мягкими навыками, которые часто являются врожденными чертами личности, а не приобретенными компетенциями.

К ним относятся сильные межличностные навыки, командная работа, гибкость, надежность, адаптивность и творческий подход. Они являются важными характеристиками для офис-менеджеров, администраторов, личных помощников, офисных помощников и исполнительных помощников.

Ключевые выводы

ВНИМАТЕЛЬНО ПРОЧИТАЙТЕ ОПИСАНИЕ РАБОТЫ: Каждая работа требует разных навыков и опыта, поэтому сосредоточьтесь на навыках, перечисленных работодателем. Вы можете просмотреть другие наши списки навыков, перечисленные по должностям и по типам навыков.

ИСПОЛЬЗУЙТЕ КЛЮЧЕВЫЕ СЛОВА В ВАШЕМ РЕЗЮМЕ: Работодатели используют системы отслеживания кандидатов для поиска конкретных ключевых слов, поэтому резюме, включающее их, с большей вероятностью будут выбраны для дальнейшего рассмотрения.

ДОБАВИТЬ КЛЮЧЕВЫЕ СЛОВА К СВОЕМУ ПИСЬМО: В тексте сопроводительного письма постарайтесь упомянуть один или два из этих навыков и привести конкретный пример того, как вы продемонстрировали их на работе.

СЛОВА НАВЫКОВ УМЕНИЯ В ИНТЕРВЬЮ: Убедитесь, что у вас есть хотя бы один пример того, как вы продемонстрировали каждый из пяти основных навыков, перечисленных здесь, во время собеседования.

Секретарь: описание должности

Административная роль иногда может быть способом получить профессию, особенно в СМИ или маркетинге.

Чем занимается секретарь или администратор? | Типичные работодатели | Квалификация и обучение | Ключевые навыки

Секретари и администраторы помогают поддерживать бесперебойную работу организации, беря на себя административные и организационные задачи, обеспечивающие функционирование организации. Название должности «администратор» и «секретарь» могут использоваться как синонимы для описания одной и той же роли, или «секретарь» может быть другим, более старомодным именем личного помощника или исполнительного помощника.

Типичные должностные обязанности включают:

  • Ответ на звонки, прием сообщений и обработка корреспонденции
  • ведение дневников и запись на прием
  • набор, подготовка и сопоставление отчетов
  • подача
  • организация и обслуживание собраний (составление повестки дня и ведение протокола)
  • управление базами данных
  • приоритезация рабочих нагрузок
  • внедрение новых процедур и административных систем
  • связь с соответствующими организациями и клиентами
  • Координация рассылки и аналогичных рекламных заданий
  • счета за регистрацию или обработку данных или расходы
  • действует в качестве регистратора и / или встречает и приветствует клиентов
  • , если старше, набор, обучение и контроль младшего персонала.

Административная или секретарская роль иногда может быть способом получить другую профессию, особенно в СМИ или маркетинге; то есть многие профессионалы в таких секторах, как маркетинг и средства массовой информации, начинают с административной роли и «прокладывают себе путь вверх». Точно так же студенты и выпускники университетов часто выполняют краткосрочную временную работу в качестве администратора или секретаря через кадровое агентство во время каникул или после окончания учебы. Такой опыт работы в офисе может стать преимуществом в резюме.

Однако, если вы хотите специализироваться на административной должности, карьерный рост может быть обеспечен за счет занятия более высоких административных должностей; что именно это будет отличаться в зависимости от организации. В некоторых из них вы можете стать старшим администратором или руководителем группы; в других — личный или исполнительный помощник; в еще более, офис-менеджер. Также известно, что секретарский и административный персонал специализируется на работе с организациями в определенных секторах: например, фармацевтика или право.

Типичные работодатели секретарей и администраторов

В огромном количестве организаций государственного и частного секторов работают секретари и администраторы.

Вакансии обычно можно найти на досках вакансий, напрямую через веб-сайты работодателей, через кадровые агентства, а также в печатных и онлайн-версиях местных и национальных газет.

Требуемая квалификация и обучение

Формальные академические квалификации не всегда необходимы, хотя некоторые работодатели требуют, чтобы вы получили образование на уровне GCSE / стандартов или A level / более высокого уровня.Небольшое меньшинство может попросить ученую степень, и в этом случае степень по английскому языку, бизнесу, ИТ или информатике может быть полезной.

Большинство работодателей требуют, чтобы соискатели имели опыт работы в офисе или в администрации; соответствующий опыт можно получить путем соблазнения через кадровые агентства. Это, в свою очередь, может привести к постоянной работе.

Некоторые организации просят уметь печатать определенное количество слов в минуту или иметь опыт аудиотипирования; однако стенография больше не требуется в стандартной комплектации.Ряд курсов обучения секретарю доступен в Интернете или в колледжах повышения квалификации.

Ключевые навыки для секретарей

  • Хорошие навыки общения, обслуживания клиентов и построения отношений
  • Умение работать в команде
  • Навыки организации и управления временем
  • Внимание к деталям
  • Навыки переговоров
  • Напористость
  • Гибкость
  • Такт, осмотрительность и дипломатия
  • Способность проявлять инициативу и проявлять инициативу: видеть, что нужно делать, и делать это
  • Возможность использовать стандартные программные пакеты (например, Microsoft Office) и при необходимости изучать индивидуальные пакеты.

Информация о вакансиях, карьере, заработной плате и образовании

Информация о карьере, заработной плате и образовании

Чем они занимаются: секретари и помощники по административным вопросам выполняют рутинные канцелярские и административные обязанности.

Условия труда: Хотя секретари и административные помощники работают почти во всех отраслях, многие из них работают в школах, больницах, государственных, юридических и медицинских учреждениях. Большинство работают полный рабочий день.

Как им стать: Выпускники средней школы, имеющие опыт использования компьютерных программных приложений, обычно имеют право на должности начального уровня.Хотя большинство секретарей осваивают свою работу за несколько недель, многим секретарям по юридическим и медицинским вопросам требуется дополнительное обучение для изучения отраслевой терминологии. Исполнительным секретарям обычно требуется несколько лет соответствующего опыта работы.

Заработная плата: Средняя годовая заработная плата секретарей и административных помощников составляет 40 990 долларов США.

Перспективы работы: Ожидается, что занятость секретарей и административных помощников сократится на 9 процентов в течение следующих десяти лет. Большинство вакансий возникает в результате необходимости замены работников, уволившихся с работы.

Родственные профессии: сравните должностные обязанности, образование, рост занятости и заработную плату секретарей и административных помощников с аналогичными занятиями.

Ниже приводится все, что вам нужно знать о карьере секретаря или административного помощника, с большим количеством деталей. В качестве первого шага взгляните на некоторые из следующих вакансий, которые являются настоящими вакансиями у реальных работодателей. Вы сможете увидеть вполне реальные требования к карьере для работодателей, которые активно нанимают сотрудников.Ссылка откроется в новой вкладке, чтобы вы могли вернуться на эту страницу и продолжить чтение о карьере:

3 лучших секретаря вакансии

  • Административный секретарь по совместительству Школа Милтона Херши Херши, Пенсильвания

    Административный секретарь, работающий неполный рабочий день * Запрос №: 21000196 * График работы: Неполный рабочий день * Местоположение: Херши, Пенсильвания Подать заявку сейчас Новый поиск Описание: Школа Милтона Херши (MHS) ищет работу на неполный рабочий день…

  • Административный секретарь I Юго-Западный муниципальный колледж, округ Чула-Виста, Калифорния

    Административный секретарь I Юго-западного округа муниципального колледжа Место работы: 900 Otay Lakes Road, Chula Vista, CA 91910 Департамент: деятельность школьного округа Ценности, действующие в округе…

  • Секретарь церкви по совместительству | Канцелярский Штатная группа Латтрелла Элгин, Иллинойс

    Штатная группа Латтрелла теперь нанимает секретаря церкви, чтобы он отвечал за общее руководство церковной службой. Основные обязанности и детали для церковного секретаря: * Ответить и проверить входящие звонки, открыт ежедневно…

Просмотреть все вакансии секретаря

Топ-3 вакансии помощника администратора

  • Канцелярский SelectStaffing Санта-Мария, Калифорния

    Помощник по административным вопросам обеспечивает канцелярскую поддержку для различных отделов. Обслуживание внутренних и внешних клиентов. Управление телефонными звонками и постоянными клиентами. Использование телефона…

  • административный помощник Служба безопасности Securitas SeaTac, WA

    Помощник по административным вопросам Место нахождения: SeaTac, WA Плата 18,00 $ / час. График: понедельник — пятница / с 8:00 до 17:00. Льготы + льготы: медицина, стоматология, зрение, 401K, оплачиваемый выходной, скидки для сотрудников и многое другое

  • административный помощник Кадровая группа ТЕРРА Сиэтл, Вашингтон

    Помощник по административным вопросам напрямую поддерживает команду по управлению недвижимостью во всех сферах деятельности, связанных с арендаторами.Ваши сильные навыки обслуживания клиентов, профессионализм и умение хорошо общаться …

Просмотреть все вакансии помощника администратора

Чем занимаются секретари и административные помощники [Об этом разделе] [Наверх]

Секретари и административные помощники выполняют рутинные канцелярские и административные обязанности. Они организуют файлы, готовят документы, назначают встречи и поддерживают других сотрудников.

Обязанности секретарей и административных помощников

Секретари и административные помощники обычно делают следующее:

  • Ответить на телефонные звонки и принять сообщения или переадресовать вызовы
  • Планирование встреч и обновление календарей событий
  • Организация встреч персонала
  • Обработка входящей и исходящей почты и факсов
  • Подготовка служебных записок, счетов-фактур или других отчетов
  • Редактировать документы
  • Ведение баз данных и файловых систем, электронных или бумажных
  • Выполнение основной бухгалтерской отчетности

Секретари и помощники по административным вопросам выполняют различные канцелярские и административные обязанности, необходимые для эффективного управления организацией.Они используют компьютерное программное обеспечение для создания электронных таблиц; управлять базами данных; и готовить презентации, отчеты и документы. Они также могут вести переговоры с поставщиками, покупать расходные материалы и управлять складскими помещениями или корпоративными библиотеками. Секретари и административные помощники также используют видеоконференцсвязь, факс и другое офисное оборудование. Конкретные должностные обязанности зависят от опыта, должности и специальности.

Ниже приведены примеры типов секретарей и административных помощников:

Исполнительные секретари и исполнительные административные помощники обеспечивают административную поддержку высокого уровня для офиса и высшего руководства организации.Они часто берут на себя более сложные обязанности, такие как проверка входящих документов, проведение исследований и подготовка отчетов. Некоторые также контролируют канцелярский персонал.

Юридические секретари выполняют работу, требующую знания юридической терминологии и процедур. Они готовят юридические документы, такие как повестки, жалобы, ходатайства и повестки в суд под наблюдением адвоката или помощника юриста. Они также просматривают юридические журналы и помогают в юридических исследованиях — например, проверяя цитаты и цитаты в юридических сводках.

Медицинские секретари расшифровывают диктант и готовят отчеты или статьи для врачей или ученых-медиков. Они также собирают простые истории болезни пациентов, организуют госпитализацию пациентов или обрабатывают страховые выплаты. Медицинские секретари должны быть знакомы с медицинской терминологией и кодами, медицинскими записями, а также с больничными или лабораторными процедурами.

Секретари и помощники по административным вопросам, за исключением юридических, медицинских и исполнительных , составляют самую большую подкатегорию секретарей и помощников по административным вопросам.Они занимаются административной деятельностью офиса почти во всех секторах экономики, включая школы, правительство и частные корпорации. Например, секретари в школах часто несут ответственность за большую часть коммуникаций между родителями, учениками, сообществом, учителями и школьными администраторами. Они назначают встречи, принимают посетителей и ведут записи учеников.

Рабочая среда для секретарей и административных помощников [Об этом разделе] [Наверх]

секретарей и административных помощников занимают около 3 человек.6 миллионов рабочих мест. Занятость по специальностям секретарей и административных помощников распределяется следующим образом:

Секретари и административные помощники, кроме юридических, медицинских и исполнительных 2,250,200
Медицинские секретари 623 400
Исполнительные секретари и административные помощники 593 400
Юридические секретари 171 800

Крупнейшими работодателями секретарей и административных помощников являются:

Здравоохранение и социальная помощь 23%
Образовательные услуги; государственные, местные и частные 15%
Профессиональные, научные и технические услуги 12%
Правительство 8%
Религиозные, благотворительные, общественные, профессиональные и аналогичные организации 6%

Секретари и административные помощники работают почти во всех отраслях.

Большинство секретарей и административных помощников работают в офисе. Некоторые помощники по административным вопросам могут работать на дому как виртуальных помощников .

График работы секретаря и помощника администратора

Большинство секретарей и административных помощников работают полный рабочий день.

Как стать секретарем или административным помощником [Об этом разделе] [Наверх]

Получите необходимое образование: Найдите школы для секретарей и помощников по административным вопросам рядом с вами!

Выпускники средней школы, имеющие опыт использования компьютерных программных приложений, таких как программы обработки текста и электронные таблицы, обычно имеют право на должности начального уровня.Хотя большинство секретарей осваивают свою работу за несколько недель, многим секретарям по юридическим и медицинским вопросам требуется дополнительное обучение для изучения отраслевой терминологии. Исполнительным секретарям обычно требуется несколько лет соответствующего опыта работы.

Для этой формы требуется javascript.

Обучение секретарей и административных помощников

Выпускники средней школы могут пройти курсы по обработке текстов и офисным процедурам в технических школах или общественных колледжах.Некоторые агентства по временному трудоустройству также проводят обучение работе с текстовыми редакторами, электронными таблицами и базами данных.

Некоторые медицинские и юридические секретари изучают отраслевую терминологию и практику, посещая курсы, предлагаемые в местных колледжах или технических школах. На должности исполнительных секретарей работодатели все чаще предпочитают нанимать тех, кто прошел курсы колледжа или имеет степень бакалавра.

Обучение секретаря и помощника администратора

Секретари и помощники по административным вопросам обычно изучают свои навыки в ходе краткосрочного обучения без отрыва от производства, которое обычно длится несколько недель.За это время они узнают об административных процедурах, в том числе о том, как подготовить документы. Обучение медицинских и юридических секретарей может длиться несколько месяцев, поскольку они изучают отраслевую терминологию и практику.

Опыт работы по смежной специальности для секретарей и административных помощников

Исполнительные секретари могут получить опыт, работая на административных должностях с менее сложными обязанностями, например секретарями и секретарями главного офиса.

Важные качества секретарей и помощников по административным вопросам

Навыки принятия решений. Секретари и помощники по административным вопросам часто определяют приоритеты задач и принимают решения от имени своих работодателей, поэтому важно иметь здравый смысл.

Навыки межличностного общения. Секретари и помощники по административным вопросам взаимодействуют с клиентами, заказчиками или персоналом. Они должны эффективно общаться и быть вежливыми при взаимодействии с другими, чтобы создавать благоприятную рабочую среду и удовлетворять потребности клиентов.

Организационные навыки. Секретари и помощники по административным вопросам поддерживают файлы, папки и расписания в надлежащем порядке, чтобы офис мог работать эффективно.

Письменные навыки. Секретари и помощники по административным вопросам пишут записки и электронные письма при общении с менеджерами, сотрудниками и клиентами. Поэтому они должны хорошо владеть грамматикой, обеспечивать точность и поддерживать профессиональный тон.

Средняя годовая заработная плата секретарей и административных помощников составляет 40 990 долларов.Средняя заработная плата — это заработная плата, при которой половина рабочих по профессии зарабатывала больше этой суммы, а половина — меньше. Самые низкие 10 процентов заработали менее 26 880 долларов, а самые высокие 10 процентов заработали более 67 510 долларов.

Средняя годовая заработная плата секретарей и административных помощников составляет:

Исполнительные секретари и административные помощники 63 110 долл. США
Юридические секретари 48 980 долл. США
Секретари и административные помощники, кроме юридических, медицинских и исполнительных $ 38 850
Медицинские секретари 37 350 долл. США

Средняя годовая заработная плата секретарей и административных помощников в ведущих отраслях, в которых они работают, составляет:

Профессиональные, научные и технические услуги $ 46 990
Правительство $ 45 320
Религиозные, благотворительные, общественные, профессиональные и аналогичные организации 42 160 долл. США
Образовательные услуги; государственные, местные и частные $ 41 110
Здравоохранение и социальная помощь $ 38 060

Большинство секретарей и административных помощников работают полный рабочий день.

Перспективы работы секретарей и помощников администратора [Об этом разделе] [В начало]

По прогнозам, общая занятость секретарей и административных помощников сократится на 9 процентов в течение следующих десяти лет.

Technology позволяет сотрудникам многих организаций готовить собственные документы без помощи секретарей. Кроме того, многие исполнительные секретари и исполнительные административные помощники поддерживают более одного менеджера в организации, и многие менеджеры теперь выполняют задачи, которые ранее выполнялись этими работниками.В юридических фирмах помощники юристов и помощники юристов используют технологии, которые позволяют им выполнять такие задачи, как подготовка и подача документов, которые ранее выполнялись юридическими секретарями.

Просмотреть все административные вакансии.

Ожидается рост занятости медицинских секретарей, в первую очередь за счет роста отрасли здравоохранения. Например, с возрастом бэби-бумеры будут нуждаться в большем количестве медицинских услуг. Медицинские секретари будут необходимы для выполнения административных задач, связанных с обработкой счетов и страхованием Medicare и других требований.

Перспективы работы секретарей и административных помощников

Ожидается, что большинство вакансий будет связано с необходимостью замены секретарей и помощников по административным вопросам, которые уходят с работы.

Данные прогнозов занятости секретарей и административных помощников, 2019-29 годы
Титул Занятость, 2019 Прогнозируемая занятость, 2029 г. Изменение, 2019-29
Процент Числовой
Секретари и административные помощники 3 638 800 3 311 400 -9 -327 400
Исполнительные секретари и административные помощники 593 400 472 400 -20 -121 100
Юридические секретари и административные помощники 171 800 133,800 -22 -38 000
Медицинские секретари и административные помощники 623 400 682 700 10 59 300
Секретари и административные помощники, кроме юридических, медицинских и исполнительных 2,250,200 2 022 600 -10 -227 500

Карьера, связанная с секретарями и помощниками по административным вопросам [Об этом разделе] [Наверх]

Бухгалтера, бухгалтеры и аудиторы

Бухгалтеры, бухгалтеры и аудиторы составляют финансовую отчетность для организаций.Они записывают финансовые операции, обновляют отчеты и проверяют точность финансовых отчетов.

Судебные репортеры и лица, одновременно записывающие видео

Судебные репортеры дословно записывают записи судебных заседаний, дачи показаний и других судебных разбирательств. Одновременные субтитры обеспечивают аналогичные транскрипции для телевидения или для презентаций в других условиях, таких как пресс-конференции и деловые встречи, для глухих или слабослышащих людей.

Финансовые служащие

Финансовые служащие выполняют административную работу для многих типов организаций.Они ведут учет, помогают клиентам и проводят финансовые операции.

Клерки главного офиса

Обычные офисные клерки выполняют множество канцелярских задач, включая ответ на телефонные звонки, набор документов и хранение записей.

Служащие по информации

Информационные служащие выполняют рутинные канцелярские обязанности, такие как ведение записей, сбор данных и предоставление информации клиентам.

Специалисты по медицинской документации и медицинской информации

Специалисты по медицинской документации и медицинской информации, обычно называемые специалистами по медицинской информации, организуют и управляют данными медицинской информации.

Медицинские транскрипционисты

Медицинские транскрипционисты, которых иногда называют специалистами по медицинской документации, слушают голосовые записи, которые делают врачи и другие медицинские работники, и преобразуют их в письменные отчеты.

Параюристы и помощники юриста

Параюристы и помощники юристов выполняют различные задачи по поддержке юристов, включая ведение и систематизацию файлов, проведение юридических исследований и составление документов.

Ресепшн

Регистраторы выполняют административные задачи, такие как ответ на телефонные звонки, прием посетителей и предоставление общей информации о своей организации общественности и клиентам.

Похожие записи

Вам будет интересно

Разведение кроликов в домашних условиях как бизнес: спрос и стоимость, план кролиководческой фермы

Как приумножить свой капитал – Как приумножить деньги — 10 способов для новичков + примеры

Добавить комментарий

Комментарий добавить легко