Расчет заработной платы сотрудников: Как рассчитывается заработная плата

Содержание

Расчёт заработной платы в Красноярске

Порядок начисления заработной платы и сроки её выплаты определяются
в соответствии со статьёй 135 Трудового кодекса Российской Федерации.
Кроме того, они зависят от формы образования юридического лица
и документации, на основании которой происходят исчисления.

В качестве локальных оснований внутри организации могу выступать:

  • Положения об оплате труда;
  • Штатные расписания;
  • Трудовые договоры;
  • Приказы о поощрении и т.п.

Вышеперечисленные документы содержат подробные сведения о
порядке расчёта заработной платы. Также в них имеется информация о
системе оплаты труда, принятой на предприятии.

Согласно части 6 статьи 136 Трудового кодекса Российской Федерации, заработная плата
в организации выплачивается не реже двух раз в месяц. Как правило,
дни выдачи прописываются в трудовом или коллективном договоре.

Кроме того, ежемесячно работодателем выдаются расчётные листки с
Как производится расчёт зарплаты?

Заработная плата начисляется в соответствии с установленным в организации тарифами, сделанными расценками, окладом и сведениями ,
фактически отработанном времени сотрудниками, расчёт заработной платы происходит с учётом штатного расписания, положением об оплате труда,
приказом о приёме на работу и трудовым договором. Также в соответствии с некоторыми документами (служебной запиской или
приказом о премировании) заработная плата может измениться в большую или меньшую сторону. Поощрительные выплаты и порядок расчёта
зарплаты касательно каждой категории сотрудников предусматриваются положением об оплате труда.

Как производится расчёт зарплаты?

Зависит от объёма выполненной работы, во втором — от количества отработанных часов и квалификации специалиста.

Правила сдачи зарплаты

Во избежание нарушений прав сотрудников Трудовой кодекс содержит перечень подробных правил касательно выплаты заработной платы:
   Если день выдачи заработной платы выпадает на выходной, выплата производится в рабочий день, который предшествует дню отдыха.
   Если сотрудник уходит в отпуск, отпускные ему должны быть выплачены не позднее, чем за три дня до начала отпуска.
   Размер заработной платы за полный рабочий день должен быть равен или превышать установленный на данный момент
   МРОТ с учетом районного коэффициента.
   Если заработная плата задерживается более чем 15 календарных дней, работодатель обязуется выплатить компенсацию за каждый день
  в размере 1/300 ставки рефинансирования ЦБ от общей задолженности.
   Если сотрудник увольняется, заработная плата ему выплачивается в последний рабочий день.

Порядок расчёта заработной платы в различных организациях может несущественно различаться в соответствии с утверждёнными документами,
регулирующими данный вопрос.
Если по мнению сотрудника порядок начисления зарплаты нарушает его права, он должен обратиться с заявлением в прокуратуру или инспекцию
по труду. Им будет выполнена проверка поступивших сведений на подлинность. В случае обнаружения нарушений работодатель (юридическое лицо)
будет привлечён к ответственности.

Расчет заработной платы

Программа «Расчет заработной платы» является частью систем «КИС Авиакомпания», «КИС Авиатопливный оператор» и «КИС Аэропорт». Но может использоваться и отдельно, но в обязательной комплектации с программой «Отдел кадров». Программа предназначена для бухгалтеров-расчетчиков заработной платы.

Программа «Расчет заработной платы». Состав и основные функции

Информация по личному составу поступает в программу первоначально из отдела кадров. Это и личная карточка сотрудника, и приказы о передвижении личного состава: прием на работу, штатно-должностные изменения, отпуск, увольнение.

Если программа «Расчет заработной платы» входит в состав «КИС Авиакомпания», «КИС Авиатопливный оператор» или «КИС Аэропорт», то она кроме отдела кадров может обмениваться данными с другими программными комплексами:

  • из программного комплекса «Спецодежда» в расчетную карточку сотрудника попадает сумма по возмещению стоимости недоношенной спецодежды, рассчитываемой при увольнении сотрудника
  • из программного комплекса «Обработка полетных заданий» (в составе КИС Авиакомпания) в расчетную карточку сотрудника импортируются суммы сдельной заработной платы (оплата налета) работников летного состава
  • из программы «Расчет заработной платы» могут экспортироваться данные по отпускным будущих периодов в программный комплекс «Расходы будущих периодов» для равномерного списания на затраты предприятия.

В документ «Расчетная карточка» стекается вся информация, необходимая для расчета оплаты труда работника.

 

Расчетные заработные карточки

Это основной документ, с которым работает бухгалтер РСО, в котором происходит весь расчет заработной платы по сотруднику. Расчет заработной платы производится в разрезе назначения, для этого в него автоматически из отдела кадров попадает информация, связанная со штатно-должностными изменениями, приказы на отпуск, командировку и увольнение, есть возможность просмотра личной и штатно-должностной карточки работника, табеля отработанного времени. В этом же документе хранится общая информация по сотруднику, необходимая для бухгалтера-расчетчика: вычеты, алименты, штрафы, ссуды, кредиты, справки с предыдущих мест работы, наличие инвалидности и прочее.

В верхней части документа отображаются: табельный номер и ФИО сотрудника, период просмотра и соответствующие ему назначения сотрудника. Если сотрудник уволен, то дата увольнения показывается рядом с табельным номером.

Эти данные являются фильтром, в соответствии с которым отображается информация на всех закладках документа. Так если, изменить (ввести вручную или выбрать по справочнику) табельный номер другого сотрудника или задать другой период просмотра, то информация, выводимая на всех закладках, изменяется в соответствии с выбранным сотрудником и периодом просмотра. Таким образом, открыв документ «Расчетная карточка» для одного сотрудника, можно просматривать и изменять данные по всем сотрудникам. Например, находясь на закладке «Б/лист», бухгалтер может обрабатывать пачку больничных листов по разным сотрудникам, не выходя из документа.

Кроме того, если у сотрудника несколько текущих назначений или имелись штатно-должностные изменения за год, у бухгалтера есть возможность просмотра всех начислений и удержаний по сотруднику по всем назначениям, за месяц/год, учитывая или не учитывая страховые взносы по сотруднику, либо отобрать начисления по конкретному коду, установив соответствующий признак.

 

Табельный учет

В расчетной карточке сотрудника ведется история сменных графиков по назначениям сотрудника. Для каждого назначения текущего месяца должен быть выбран хотя бы один текущий сменный график. В течение месяца у сотрудника может быть несколько назначений (данные отдела кадров). По одному назначению может быть несколько графиков, но их периоды действия не пересекаются. По каждому сменному графику из расчетной карточки за период автоматически формируется табель процедурой «Автоматическое формирование табеля» на основании данных сменных графиков и периодов действия графиков из расчетной карточки. То есть по одному работнику может быть несколько текущих табелей одновременно.

Данные по отпуску, командировкам и больничным заполняются в табеле автоматически при расчете в карточке соответственно отпускных, командировочных и больничных. Явки/неявки текущего табеля можно корректировать и вручную.

Кроме того по любому назначению работника может быть введен корректирующий табель за любой предшествующий период. Например, если больничный лист не был своевременно оформлен и в результате, за один из прошлых месяцев работнику было начислено дней (часов) больше/меньше, чем он отработал фактически, то можно внести исправления с помощью корректирующего табеля и учесть это при расчете заработной платы в текущем месяце.

 

Настройка начислений и удержаний и алгоритмов их расчета

Программа позволяет настроить расчет заработной платы полностью под нужды предприятия, вести свои коды начислений и удержаний, суммы по которым могут, как рассчитываться автоматически, так и вводится вручную. С каждым начислением и удержанием может быть связана расчетная процедура, реализующая алгоритм расчета суммы. Для простого алгоритма процедура может не указываться. В начислении/удержании может быть указанна фиксированная сумма (или не указанна и тогда она будет вводиться вручную в расчетной карточке). Или сумма может рассчитываться как процент от выбранной группы начислений/удержаний.

В качестве удержаний описываются не только удержания, которые уменьшают начисленные физическому лицу суммы (аванс, подоходный налог, выплаты по кассе и т. д.), но и страховые взносы (пенсионный фонд, медицинское страхование, социальное страхование и т.д.). Благодаря этому расчет налогов и страховых взносов производится одновременно с расчетом заработной платы.

Для возможности формирования налоговой отчетности коду начисления, принятому на предприятии, ставится в соответствие код вида дохода, утвержденный Министерством финансов РФ в соответствии с Налоговым кодексом РФ.

 

Постоянные и временные начисления и удержания по предприятию и работнику

Начисления, проходящие по штатно-должностной карточке сотрудника, являются для данного назначения сотрудника постоянными и попадают к бухгалтеру-расчетчику автоматически из отдела кадров путем запуска процедуры «Перенос из ОК». Эти начисления принимаются в расчет до окончания действия назначения. Кроме того в программе предусмотрен автоматический расчет начислений общих для предприятия или конкретного подразделения с определением периода их действия и уточнением алгоритмов расчета.

Если же появилась необходимость разнести начисления определенному списку сотрудников, то для этого можно воспользоваться документом ускоренного ввода, из которого данные автоматически попадают в расчетные карточки сотрудников.

 

Расчет премии, отпускных, больничных, алиментов, кредитов, ссуд, штрафов

Список отпусков заполняется автоматически по приказам, введенным в отделе кадров. Для случая компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении колонка «Вид отпуска» заполняется текстом «Компенсация при увольнении». Для запуска расчета бухгалтеру необходимо выбрать код соответствующего начисления и нажать кнопку «Расчет отпускных». Расчет среднего заработка происходит по соответствующему коду алгоритму расчета, используя коэффициент индексации, если таковой имеется. Результаты расчета автоматически попадают в текущие начисления по сотруднику.

Для расчета оплаты по листам временной нетрудоспособности в программе предусмотрена возможность выбора расчетного периода, автоматический расчет суммы доходов на предприятии, с которых уплачивались взносы в ФСС, учитывая предельный размер выплат, ввод справок о сумме заработка с предыдущих мест работы.

Алгоритм расчета учитывает стаж сотрудника на начало болезни, максимальный и минимальный пределы размера пособий. Бухгалтер-расчетчик, внеся данные по листу нетрудоспособности, указав период болезни, и выбрав необходимый код начисления, соответствующий виду болезни, запускает расчет больничного листа, результаты которого автоматически попадают в текущие начисления сотрудника.

Расчет алиментов, кредитов, ссуд и штрафов производится автоматически вместе с общим расчетом заработной платы. Для этого бухгалтер-расчетчик однократно вносит всю необходимую информацию о получателе, проценте или фиксированной сумме удержания и периоде его действия. Для алиментов возможен как расчет текущих удержаний, так и задолженности по исполнительному листу. Для расчетов по ссудным и кредитным выплатам ведется история погашения с указанием остатка на начало и конец месяца, суммы удержания. Для ссуд отображается материальная выгода, а рассчитанный налог на материальную выгоду автоматически попадает в текущие удержания.

Есть возможность досрочного погашения путем ввода дополнительных сумм за текущий месяц.

 

Расчет налогов по заработной плате

Благодаря настройке справочников «Начисления и удержания», «Налоги», «Вычеты» и справочнику «Состав группы н/у», в котором отражаются коды, с которых производится удержание налогов и страховых взносов, их расчет производится автоматически вместе с расчетом заработной платы. У бухгалтера есть возможность в любой момент просмотреть реестры по налогам, включающие в себя базовые суммы и начисленный налог за интересующий месяц и с начала года.

Для налоговой отчетности и в фонды социального страхования в программе предусмотрена выгрузка в xml-формате форм расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Пенсионный фонд РФ и на обязательное медицинское страхование в ФФОМС и ПФ РФ, справок 2-НДФЛ по предприятию за год.

 

Настройка системы налогообложения

Справочник «Налоги» позволяет бухгалтеру оперативно настраивать систему налогообложения в связи с изменениями в законодательстве, учитывая период действия тех или иных изменений, верхний и нижний пределы налоговой базы, если таковые имеются, возрастные группы, статус резидент/нерезидент, наличие инвалидности и т. д.

С помощью справочника «Вычеты» настраиваются установленные законом стандартные и не стандартные вычеты, уменьшающие налогооблагаемую базу, приводимыми в соответствие с кодами вычетов, утвержденных Министерством финансов РФ в соответствии с Налоговым кодексом РФ.

 

Выплата через кассу, банк (пластиковые карточки)

В программе предусмотрена выплата заработной платы через кассу или банк (на пластиковые карточки).

Для выплат зарплаты через пластиковые карточки в «Расчетной карточке» на закладке «Прочее» предусмотрен ввод всей необходимой информации: период действия, тип ПК, номер ПК, банк, номер лицевого счета. Для перечисления заработной платы на пластиковую карточку программой формируется файл для банка – приложение к платежному документу.

По сотрудникам, получающим зарплату через кассу, формируется платежная ведомость путем запуска процедуры «Формирование платежной ведомости». При закрытии ведомости в кассе депонированные суммы переходят на следующий расчетный месяц как остаток по заработной плате.

При наличии выплат в межрасчетный период, при формировании платежной ведомости за месяц выплаченные ранее суммы в нее не попадают.

 

Отчеты 

  • Расчетный лист
  • Справка о заработке за 2 года
  • Регистр налогового учета по НДФЛ
  • Справка 2-НДФЛ
  • Справка о среднем доходе
  • Расчет больничного листа
  • Расчет отпускных Т-60
  • Расчет компенсации за отпуск при увольнении Т-61
  • Справка о среднем заработке
  • Справка для получения ссуды банка
  • Карточка учета страховых взносов
  • Сводная ведомость начислений и удержаний
  • Начисления и удержания по видам оплат
  • Баланс по заработной плате
  • Баланс по депонентам
  • Итоговый свод начислений по балансовым счетам (с выделением несписочного состава и доп.сумм)
  • Платежная ведомость
  • Реестр почтовых переводов алиментов
  • Ведомость удержаний по кредиту
  • Ведомость удержаний по ссуде предприятия
  • Ведомость удержаний по алиментам
  • Ведомость удержаний по штрафам
  • Реестры перечислений заработной платы
  • Реестр начислений и удержаний по зарплате
  • ФЗП и ФСВ
  • ФОТ
  • Реестр по ПС
  • Реестр по отчислению в ФСС
  • Реестр по отчислению в фонды медицинского страхования
  • Реестр по отчислению в фонд травматизма
  • Реестр по НДФЛ
  • Печатные формы налоговой и статистической отчетности

 

Преимущества 

  • Удобная настройка начисления заработной платы под нужды предприятия
  • Одновременный расчет заработной платы, налогов и страховых взносов
  • Возможность оперативно самостоятельно вносить изменения в налогооблажении, не дожидаясь обновлений программы
  • Электронное ведение графиков работы, используемых на предприятии
  • Количество графиков не ограничено
  • Электронное ведение табеля явок/неявок сотрудника в соответствии с его индивидуальным графиком работы
  • Оперативное получение информации о штатно-должностных изменениях сотрудника
  • Просмотр информации по расчету сотрудника за любой месяц в одном документе
  • Возможность перерасчета заработной платы за прошлые периоды
  • Подготовка списков для банка по перечислению заработной платы сотрудников на пластиковые карточки
  • Выдача заработной платы через кассу по ведомости или расходным ордером по каждому сотруднику
  • Подготовка электронных файлов для сдачи отчетности по доходам физических лиц
  • Формирование проводок по начислениям и удержаниям.

 

Расчет заработной платы работников в Москве, цены, стоимость

Расчет заработной платы сотрудникам через аутсорсинг

Доверив расчет заработной платы работников аутсорсинговой компании, вы экономите на штате бухгалтерии, при этом получаете нужный результат. Квалифицированные сотрудники «Инкаунт-Бухгалтерия» проведут все работы оперативно, на высоком уровне.



Зарплата по правилам

Начисление выплат сотрудникам предприятия производится с учетом многих моментов и законодательных норм. Расчет зарплаты проводится профильными специалистами, потому только сотрудники, имеющие опыт в данной сфере бухгалтерской деятельности, могут выполнить задачу правильно.

Многим компаниям выгоднее заказывать услуги по расчету заработной платы в сторонних фирмах, это становится гарантией точности расчетов и соблюдения законных сроков начисления и выплаты заработной платы. Аутсорсинговой компании можно поручить не только начисление вознаграждения сотрудникам, полное ведение фонда оплаты труда. Главный бухгалтер вашей компании может заняться другими направлениями бухучета, а вопросы по фонду оплаты возьмут на себя специалисты «Инкаунт».

Начисление зарплат сотрудниками «Инкаунт»

Специалисты фирмы «Инкаунт-Бухгалтерия» оказывают услуги по расчету и начислению заработной платы сотрудникам любых предприятий. У нас можно заказать:

  • расчет зарплат, налогов, подготовку отчетности;
  • начисление «отпускных», компенсаций по больничным, декретным выплатам, при увольнении;
  • отчетность по начисленным компенсациям;
  • отчеты в налоговую инспекцию;
  • ведение расчетных ведомостей компании, формирование табелей и индивидуальных листков с расчетами;
  • ведение платежных документов и ведомостей, касающихся налогов на зарплату сотрудникам;
  • ведение управленческой отчетности по заработной плате и налогам.

Квалифицированные сотрудники «Инкаунт» работают для вас

В компании «Инкаунт-Бухгалтерия» работают специалисты, знакомые со всеми законодательными нормами, с богатым опытом в финансовой сфере. Автоматизация и использование современных программных продуктов гарантирует качество предоставления услуг.

Кроме расчета и начисления зарплаты сотрудникам, а также работы с налогами, мы можем взять на себя комплексное ведение бухгалтерии, подготовку и сдачу квартального и годового отчетов. Весь документооборот и отчетность на вашем предприятии вы можете доверить сотрудникам «Инкаунт». Специалисты следят за всеми изменениями в законе, используются только актуальные формы отчетности. Все работы ведутся по договору, начисление и расчет заработной платы проводится в интересах заказчика, без ошибок. Информация, полученная нашей фирмой в период сотрудничества с вами, не разглашается третьим лицам.

Услуги от «Инкаунт-Бухгалтерия»

Сотрудничество и оказание услуг по начислению зарплаты ведется в несколько этапов. Проводится анализ установленных на предприятии порядков, определяется размер оплаты труда сотрудников. В ходе проверки могут выявиться проблемы, мы предоставим рекомендации по оптимизации деятельности фирмы. После проведения анализа специалистами будет составлен отчет, по результатам которого заключается договор на оказание услуг.

Нам нужна информация о:

  • численности сотрудников на предприятии;
  • стаже каждого специалиста;
  • наличии поощрительных выплат или удержаний;
  • отпусках, болезни и других периодах временной нетрудоспособности.

Учитывая полученную информацию, мы рассчитаем заработную плату вашим работникам, сформируем общую ведомость и индивидуальные расчетные листки для сотрудников, а также платежные документы по налогам и отчислениям. По результатам оказания услуг составляется отчет.

Сотрудничество с «Инкаунт» позволит вам сосредоточиться на ведении бизнеса, все вопросы по бухгалтерии, финансовой деятельности и отчетности мы можем взять на себя. 

Расчет заработной платы
Тарифный план «Минимальный 50»
Общая (ОСН) Производство, Строительство 5500. 00
Общая (ОСН) Услуги, Торговля 4500.00
Упрощенка (УНС) Производство, Строительство 4500.00
Упрощенка(УНС) Услуги, Торговля 3500,00
Упрощенка (УНС) 6 % (для ИП) 2500,00
Тарифный план «Стандартный 50»
Общая (ОСН) Услуги, Торговля, анализ 7000.00
Общая (ОСН) Производство, Строительство 5500.00
Упрощенка (УНС) производство, строительство, анализ 5500. 00
Упрощенка (УНС) Услуги, Торговля 5000.00
Упрощенка (УНС) 6 % (для ИП). 3500.00
Тарифный план «Минимальный 150»
Общая ОСН строительство, производство 23000.00
Общая ОСН Торговля, Услуги 19000.00
Упрощенка УНС строительство, производство 15000.00
Упрощенка УНС Торговля, Услуги 13000.00
Упрощенка УНС для ИП 6% 11000.00

Тарифный план «Минимальный 150»* + анализ предоставленной первичной документации на правильность оформления, подготовка первичной документации по запросу (до 5 документов в неделю),формирование и сдача отчётности в электронном виде, консультации аудитора 1 час в неделю.

Тарифный план Стандартный 150″
Общая Производство, Строительство 29000.00
Общая Услуги, Торговля 25000.00
Упрощенка Производство, Строительство 19000
Упрощенка Торговля, Услуги 16000.00
Упрощенка для ИП 6% 14500.00

В тарифный план входит ведение бухгалтерского учёта, формирование и сдача отчётности, расчёт заработной платы и ведение кадрового учёта до 3 сотрудников*.

Тарифный план «Минимальный 350»
Общая для Производства, Строительства 33000. 00
Общая для Услуг, Торговли 29000.00
Упрощенка для Строительства, Производства 25000.00
Упрощенка для Торговли. Услуг. 25000.00
Упрощенка 6% для ИП 19000.00

Тарифный план «Минимальный 350»* + анализ предоставленной первичной документации на правильность оформления, подготовка первичной документации по запросу (до 5 документов в неделю),формирование и сдача отчётности в электронном виде, консультации аудитора 1 час в неделю.

Тарифный план «Стандартный 350»
ОСН(общая) Производство, Строительство 49000. 00
ОСН(общая) Торговля, Услуги 38000.00
УНС (упрощенка) Строительство, Производство 35000.00
УНС (упрощенка) Торговля, Услуги 27000.00
УНС (Упрощенка) 6% (для ИП) 22 000.00

В тарифный план входит ведение бухгалтерского учёта, формирование и сдача отчётности, расчёт заработной платы и ведение кадрового учёта до 3 сотрудников*.

Тарифный план «Минимальный 600»
ОСН (общая) Строительство, Производство 44 000.00
ОСН (общая) Услуги. Торговля 40 000. 00
УНС (Упрощенка) Производство, Строительство 36 000.00
УНС (Упрощенка) Услуги, Торговля 35 000.00
УНС (Упрощенка) для ИП 6% 27 000.00

Тарифный план «Стандартный 600».
Тарифный план «Минимальный 600»* + анализ предоставленной первичной документации на правильность оформления, подготовка первичной документации по запросу (до 5 документов в неделю),формирование и сдача отчётности в электронном виде, консультации аудитора 1 час в неделю.

Тарифный план «Стандартный 600»
ОСН Производство, Строительство (общая) 62 000.00
ОСН Торговля, Услуги (общая) 48 000. 00
УНС Строительство, Производство (Упрощенка) 45 000.00
УНС Торговля, Услуги (Упрощенка) 38 000.00
УНС для ИП 6% (Упрощенка) 30 000.00

Автоматизация расчета заработной платы и кадрового учета

Зарплата и управление персоналом

Автоматизируем на любых предприятиях

  • расчет заработной платы и кадровый учет на базе 1С: 1С:ERP, 1С:Зарплата и управление персоналом, 1С:Зарплата и кадры государственных учреждение, 1С:УПП, КАМИН, 1С:Комплексная автоматизация
  • задачи охраны труда в программах:
    • 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП,
    • «Охрана труда», разработчик «Информ Центр»,
    • «Производственная безопасность. Охрана труда» разработчик ООО «ИНТЕРС».
  • HR-функции  на программном продукте 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП

Чем мы можем вам помочь:

Выполним переход на 1С:ЗУП 3.1, 1С:ERP, 1С:КА
  • с любой информационной системы 
  • с выбором оптимального периода перехода 
  • с выбором способа переноса данных
Настроим интеграцию информационных систем
  • Интеграция с учетными системами, например 1С:УПП,
  • Настройка типовых синхронизаций, например 1С:УАТ,
  • Разработка формата интеграции с другими отличными от 1С системами, например Microsoft Dynamics AX.
Обучим пользователей работе в программах
  • 1С:ЗУП 3.
  • 1С:ЗУП ПРОФ 
  • 1С:ЗУП КОРП
  • 1С:ERP
  • 1С:КА
  • 1С:Производственная безопасность. Охрана труда
Автоматизируем документооборот
  • Работа с договорными документами
  • Проектный учет и контроль исполнения
  • Управление документами
  • Управление процессами
  • Учет и планирование рабочего времени
Будем сопровождать программы 1С:ЗУП, 1С:ERP, 1С:КА, 1С:УПП
  • Услуги 2 и 3 линии поддержки
  • Поиск ошибок в информационных системах с выработкой решений по их устранению;
  • Составление технических заданий;
  • Доработки системы по требованию Заказчика
  • Написание пользовательских инструкций
  • Настройка типового функционала под заданные условия
Разработаем доп. функционал под ваши требования
  • Бюджетирование и планирование расходов по персоналу
  • Система премирования по KPI
  • Расчет сдельных нарядов по норме времени выполнения видов работ и среднему тарифу бригады 
  • Загрузка данных рабочего времени сотрудников из внешних ресурсов с сопоставлением данных по отсутствиям в программе
  • Автоматическое распределения расходов на заработную плату на объекты калькуляции
  • Печатные формы документов и отчетов для всех служб: кадровой, расчетной, ПЭО.
Автоматизируем HR-функции в 1С:ЗУП КОРП
  • синхронизация 1С с сайтами поиска работы
  • мотивация по грейдам
  • ключевые показатели эффективности
  • аттестация и оценка персонала
Автоматизируем охрану труда
  • Медицинские осмотры
  • СИЗ и СИОС
  • Специальная оценка условий труда СОУТ
  • Инструктажи по охране труда
  • Учет несчастных случаев
  • Учет выданных нарядов-допусков
  • Работа с нормативно-техническими документами

Автоматизация зарплаты и управления персоналом нужна для процессов, связанных с кадрами;

  • для сокращение трудозатрат сотрудников,
  • управления затратами на оплату труда,
  • исключения ошибок начисления заработной платы,
  • расчета налогов, страховых взносов,
  • для правильного отражения начислений в затратах предприятия и их последующего анализа,
  • для оперативного обновления программы, что дает возможность быстро реагировать на изменения законодательства.

На привлечение и удержание сотрудника уходит много времени и затрат. Процессы по обучению и развитию сотрудников, расчет и начисление заработной платы занимает много времени и часто носит авральный характер. Нет возможности вовремя проверить правильность начисления и все время приходится в следующем месяце вносить массу корректировок. Отчетность в фонды не хочет автоматически собираться. Бухгалтерия сидит ночами, рассчитывая зарплату.

Важно, чтобы руководители предприятия осознали: «так больше продолжаться не может» и решили комплексно подойти к решению этих проблем. Тогда становится очевидным, что правильно выстроенная работа персонала в совокупности с соответствующей автоматизированной системой сократит трудозатраты персонала, сократить срок закрытия месяца и снимет напряжение персонала от полуночных и ночных выходов на работу.

Причины выбрать нас

  • Проводим экспертизу задач и предлагаем выгодные именно для вас решения, не навязывая лишнее.
  • Наши квалификация и опыт не уступают уровню знаний специалистов раскрученных фирм Москвы и Санкт-Петербурга. Но при этом цены наших услуг не “кусаются”, доступны компаниям во всех регионах РФ.
  • Мы выработали технологию, позволяющую достигать целей проекта.
  • Не только выполняем задачи и решаем проблемы, а еще и обучаем вас — как избежать в работе этих проблем в дальнейшем.
  • В нашей команде все специалисты с сертификатами 1С.
  • Выстраиваем работу так, что вы всегда знаете: кто решает ваш вопрос, в какие сроки, сколько это стоит.

Знакомая картина?

  • Несвоевременный расчет ЗП ввиду многочисленных ручных расчетов. Следствие — недовольство руководства и сотрудников из-за задержки выплаты зарплаты.
  • Постоянные недовольства сотрудников организации и разборки из-за неправильного расчета заработной платы.
  • Постоянное нервное напряжение в ожидании писем от налоговых органов об уплате пеней и штрафов в связи с несвоевременной уплатой налогов и взносов или несвоевременно сданной отчетности.
  • Постоянные проверки налоговых органов из-за корректирующих отчетов.
  • Постоянные задержки на работе в период выплаты ЗП и сдачи отчетности.
  • Система не позволяет занести все необходимые данные для корректного формирования отчетности, что влечет за собой ручной сбор информации и формирование отчетности в других различных системах.
  • Количество сотрудников, обрабатывающих первичную информацию по расчету ЗП, превышено в 2-3 раза из-за несовершенства системы, ручного расчета.
  • Много ручного труда, закрытие месяца представляется трудоемким и крайне затруднительным.
  • Предоставленная руководству предприятия информация по ФОТ носит не всегда правдоподобные и точные данные.
  • Много времени уходит на перерасчет ЗП прошлых периодов, что влечет за собой корректировку отчетности.

Вычислительный SQL с различной степенью детализации — пример расчета заработной платы сотрудников

Создайте таблицу emp_bonus-Bonus и вставьте данные

CREATE TABLE emp_bonus
(
empno VARCHAR(10),
received DATE,
TYPE CHAR(5)
)

INSERT INTO emp_bonus(empno,received,TYPE) VALUES
 ('7934', '2017-05-17','1'),
 ('7934', '2017-02-15','2'),
 ('7839', '2017-02-15','3'),
 ('7782', '2017-02-15','1')

Создайте таблицу emp-employee и вставьте данные

CREATE TABLE emp
(
empno VARCHAR(10),
ename VARCHAR(10),
deptno CHAR(5),
sal CHAR(8)
)

INSERT INTO emp(empno,ename,deptno,sal) VALUES
 ('7934', 'miller','10','1300'),
 ('7839', 'king','10','5000'),
 ('7782', 'clark','10','2450')
Бонус будет распределяться по типу пользователя: 1 * 0,1; 2 * 0,2, 3 * 0,3. 
 SELECT a.empno,a.ename,a.deptno,a.sal,(CASE WHEN b.type= 1 THEN a.sal*0.1
                                             WHEN b.type= 2 THEN a.sal*0.2
                                             WHEN b.type= 3 THEN a.sal*0.3 END) bonus
   FROM emp a 
   JOIN emp_bonus b
     ON a.empno=b.empno

Расчет требований: сколько выплачено зарплаты и бонусов
PS: трудность заключается в суммах разной степени детализации.
Метод 1:

SELECT SUM(c.sal) ,SUM(c.bonus)
FROM (  SELECT z.empno,MAX(z.sal) sal,SUM(z.bonus) bonus
          FROM ( SELECT a.empno,a.ename,a.deptno,a.sal
                       ,(CASE WHEN b.type= 1 THEN a.sal*0.1
                              WHEN b.type= 2 THEN a.sal*0.2
                              WHEN b.type= 3 THEN a.sal*0.3 END) bonus
           FROM emp a 
           JOIN emp_bonus b
             ON a.empno=b.empno) z
     GROUP BY z.empno
      )c

Метод второй:

SELECT SUM(a.sal),SUM(a.sal*b.rate)
  FROM emp a
  JOIN ( SELECT empno,SUM(CASE WHEN TYPE= 1 THEN 0. 1
                               WHEN TYPE= 2 THEN 0.2
                               WHEN TYPE= 3 THEN 0.3 END) AS rate
          FROM emp_bonus
         GROUP BY empno)b
    ON a.empno=b.empno
 GROUP BY a.deptno

Расчёт заработной платы сотрудника организации в Санкт-Петербурге

Оказываем услуги в Санкт-Петербурге по расчету заработной платы сотрудников. При сотрудничестве клиент получает явные преимущества: гарантии верного исчисление оплаты труда, НДФЛ и страховых взносов, грамотное формирование зарплатной отчетности, исключение штрафов со стороны контролирующих органов.

Услуга по расчету зарплаты

Расчет заработной платы производится на основании четких требований трудового и бухгалтерского законодательства. При нарушении нормативно-правовых актов сотрудники обращаются в трудовую инспекцию или прокуратуру, а кроме того, налоговая инспекция тщательно следит за тем, чтобы работодатели не ущемляли права работников.

Грамотный расчет оплаты труда предусматривает защиту интересов работников и ограждение компании от разбирательств по трудовым спорам. Для верного исчисления оплаты труда целесообразно обращаться в специализированную организацию, оказывающую услуги по расчету заработной платы.

При организации такого сотрудничества клиент получает массу преимуществ, главные из которых заключаются в соблюдении норм трудового и налогового законодательства, исключении штрафных санкций со стороны контролирующих органов. Кроме того, компании имеют возможность снизить расходы, исключая затраты на содержание бухгалтеров и организацию рабочих мест.

Стоимость услуги по расчету зарплаты

Стоимость услуг по расчету зарплаты зависит от численности сотрудников в компании, количества проводимых операций по ним и применяемых форм оплаты труда.

Клиент имеет возможность заказать услугу в комплексе или же по конкретному участку учета — начисление зарплаты, расчет НДФЛ и страховых взносов, формирование отчетности в ПФР, ФСС или налоговую инспекцию.

Преимущества сотрудничества с «Бухгалтерией для Вас»

Сотрудничество с нашей компанией по расчету з/п гарантирует следующие преимущества:

  • ориентация на соблюдение требований трудового и налогового законодательства;
  • профессионализм и компетентность сотрудников;
  • ответственность за полученные результаты в ходе работы;
  • участие при проведении проверки со стороны контролирующих органов;
  • консультации по вопросу начисления заработной платы.

Четыре шага к легкому расчету заработной платы

Оставьте заявку прямо сейчас

Вам позвонит наш бухгалтер и задаст вопросы о бизнесе, проконсультирует по заключению договора и стоимости обслуживания

Заключается договор

Бухгалтеры анализируют участок учета заработной платы в организации и дают рекомендации по оптимизации

Расчет зарплаты

Осуществляем ежемесячный расчет зарплаты, НДФЛ и страховых взносов, формируем необходимую отчетность

Оптимизация и предложения

В процессе обслуживания ищем пути оптимизации налоговых расходов, других издержек, консультируем, рекомендуем

ВТБ запустил расчет заработной платы сотрудников на in-memory платформе SAP HANA

ВТБ запустил расчет заработной платы для более 50 тысяч сотрудников в новой системе управления персоналом на платформе SAP HANA, что позволило ускорить процессы расчетов в 5 раз. Это один из крупнейших проектов автоматизации управления персоналом в России.

В платформе SАР HANA используются in-memory технологии, которые позволяют обрабатывать большие объемы данных в режиме реального времени и существенно повысить скорость вычислений. Внедрение позволит вывести из эксплуатации две исторические ИТ-системы кадрового учета с различными процессами.

На данный момент в банке реализован первый этап, в рамках которого внедрены ИТ модули системы расчета заработной платы, кадрового администрирования, планирования и учета рабочего времени.

«Цифровое решение для расчета заработной платы на платформе SAP HANA позволяет существенно снизить нагрузку на персонал за счет автоматизации обязательных рутинных процессов. Кроме того, новая система повышает точность и корректность расчетов. Она позволяет осуществлять оперативные расчеты на основе первичных данных из автоматизированных модулей, а также упрощает процедуры по сбору и обработке данных для расчета заработной платы и подготовки обязательной отчетности. В результате внедрение данного решения позволяет нам снизить расходы, операционные риски и оптимизировать трудозатраты, а у наших специалистов появится время для решения более сложных задач», — отметил главный бухгалтер ВТБ Михаил Коваленко.

До конца года планируется реализовать второй этап, который включает в себя полную автоматизацию сервисов самообслуживания для сотрудников банка, что позволит им пользоваться всеми кадровыми услугами без необходимости обращения в профильные подразделения банка и без использования бумаги.

«Успешный запуск проекта автоматизации HR-процессов в банке ВТБ стал важным шагом в развитии стратегического партнерства наших компаний. Это самый масштабный проект реализации подобного функционала на платформе SAP HANA в России. Хочу отметить профессионализм коллег из ВТБ, благодаря которым проект шел в русле лучших архитектурных рекомендаций от SAP. Выбранный ими подход поможет раскрыть весь потенциал решений SAP в области автоматизации управления персоналом», — прокомментировал Андрей Филатов, генеральный директор SAP CIS.

Руководитель департамента технологического развития общебанковских систем — вице-президент ВТБ Никита Рыбченко отметил: «Это уникальное внедрение по своему масштабу и сложности встраивания в архитектуру банка. Нам удалось значительно повысить эффективность процессов управления персоналом и в дальнейшем функционал платформы SAP HANA будет расширяться. Думаю, что цифровая трансформация ВТБ идет ускоренными темпами благодаря проектам такого уровня».

Что такое платежная ведомость? — Определение и компоненты

Если в вашем бизнесе есть сотрудники, вам нужно будет произвести расчет заработной платы. Этого нельзя избежать, но что такое платежная ведомость?

Ну, зарплата может означать несколько разных вещей:

  1. Расчет заработной платы относится к сотрудникам, которых вы платите, а также к информации о сотрудниках.
  2. Заработная плата — это также сумма, которую вы платите сотрудникам в течение каждого платежного периода.
  3. Заработная плата может относиться к процессу фактического расчета и распределения заработной платы и налогов.

Давайте углубимся в части расчета заработной платы.

Что такое фонд заработной платы сотрудников и какие части включены в программу расчета заработной платы?

Из чего состоит заработная плата на микроуровне? В этом разделе я разбиваю информацию о сотрудниках, отработанное время, оклады и заработную плату, удержания, а также чистую и валовую заработную плату.

Информация о сотруднике

Прежде чем вы сможете начать расчет заработной платы, вам необходимо собрать некоторую информацию от ваших сотрудников. Каждому сотруднику необходимо заполнить форму W-4.Эта форма предоставит вам информацию об удержании федерального подоходного налога каждым сотрудником, а также их имя, адрес и номер социального страхования. Вся эта информация необходима для правильного запуска и распределения заработной платы.

Каждый раз, когда вы нанимаете нового сотрудника, он должен будет заполнить форму W-4.

Наработка часов

Если у вас есть сотрудники с почасовой оплатой, вы должны отслеживать их рабочее время. Это гарантирует, что вы будете платить своим сотрудникам надлежащую сумму.

Если у вас есть сотрудники, получающие зарплату, вы можете отслеживать часы, которые они работают, чтобы убедиться, что они тратят все свое время.

Отгул

Вы также можете отслеживать время, в течение которого ваши сотрудники уходят с работы в отпуск, по болезни и в праздничные дни. Что такое больничные в вашей компании? Это важно, если у вас есть политика, в которой указано, сколько времени сотрудники могут отдыхать.

Заработная плата

Заработная плата — это фиксированная сумма, которую вы можете платить сотруднику. Обычно сотруднику назначается годовая зарплата, которая затем делится на количество периодов оплаты в году.

Например, вы даете сотруднику годовой оклад в размере 28 600 долларов США.Вы платите сотруднику каждую неделю, что означает, что еженедельная зарплата будет составлять 550 долларов до вычетов (28 600 долларов за 52 недели).

Заработная плата — это сумма, которую вы платите сотруднику в зависимости от отработанного времени. Вы установите конкретную ставку оплаты для каждого почасового сотрудника. Чтобы рассчитать общую заработную плату сотрудника, умножьте размер заработной платы на количество часов, в течение которых сотрудник работает.

Например, вы платите сотруднику 12 долларов в час. На этой неделе сотрудник проработал 34 часа. Вы будете должны сотруднику 408 долларов до вычетов (12 долларов x 34 часа).

Сверхурочная работа

Все работники, не освобожденные от уплаты налогов, должны получать сверхурочную работу. Сюда входят как почасовые, так и наемные работники без налогов. Сверхурочные часы обычно начинаются после того, как сотрудник отработал 40 часов в неделю. Оплата сверхурочной работы в полтора раза превышает обычную ставку оплаты труда.

Проверьте требования штата к сверхурочной работе и узнайте, как рассчитать сверхурочную работу там, где находится ваш бизнес. В некоторых штатах действуют другие требования к сверхурочной работе, например, к оплате в два раза больше.

Дополнительные преимущества

Дополнительные льготы — это вид компенсации.Льготы могут включать помощь в обучении, медицинское страхование, пенсионные планы и скидки для сотрудников. Любые льготы, которые вы предлагаете, должны быть включены в фонд заработной платы. Некоторые льготы облагаются налогом.

Другая заработная плата

У ваших сотрудников могут быть дополнительные источники оплаты. Сервисные работники могут получать чаевые. Сотрудники должны сообщать вам обо всех чаевых, кроме того, с чаевых взимается налог на заработную плату. Вы также можете выплачивать своим сотрудникам комиссию или премию. Вы должны включать комиссии и бонусы при расчете заработной платы.

Вычеты

Вычет — это любые деньги, которые вы вычитаете из общей заработной платы сотрудника.

Налоги на заработную плату

Вы будете удерживать налог на заработную плату из заработной платы каждого сотрудника. Сумма, которую вы удерживаете с каждого сотрудника, будет варьироваться в зависимости от общего дохода и информации формы W-4.

Налоги на заработную плату включают федеральный подоходный налог, подоходный налог штата, местный подоходный налог, федеральный налог на безработицу, налог штата по безработице, налог на медицинское обслуживание и налог на социальное обеспечение.

Украшения

Возмещение — это удержанный судом вычет после уплаты налогов. Возмещение используется для погашения просроченной задолженности работника. Вас могут попросить вычесть деньги из зарплаты сотрудника для оплаты неуплаченных налогов, невыплаченных кредитов и просроченных алиментов. Если вам необходимо удержать штраф, вы получите уведомление из суда.

Заработная плата нетто и брутто

В квитанции о заработной плате указывается чистая и валовая заработная плата сотрудника. Валовая заработная плата — это общая заработная плата работника.В формах IRS обычно запрашивается валовая заработная плата сотрудника.

Чистая заработная плата — это заработная плата работника после вычета всех удержаний. Чистая заработная плата — это заработная плата работника на дому. Банки и другие ссудодатели обычно хотят знать чей-то чистый заработок.

Параметры для расчета заработной платы

У вас есть три решения для расчета заработной платы.

  1. Выполняйте расчет заработной платы вручную. Вам нужно будет научиться делать расчет заработной платы. Этот вариант будет для вас наиболее трудоемким.IRS предоставляет налоговые таблицы, которые можно использовать для расчета удерживаемого федерального подоходного налога (см. Публикацию 15-T).
  2. Используйте бухгалтера по заработной плате. Аутсорсинг расчета заработной платы бухгалтеру может высвободить часть вашего драгоценного времени. Аккаунт позаботится обо всем процессе расчета заработной платы за вас. Однако этот вариант может быть самым дорогим.
  3. Используйте программу расчета заработной платы. Большинство программ расчета заработной платы стоит недорого. Программное обеспечение для расчета заработной платы автоматизирует большую часть вашей программы расчета заработной платы, что означает, что вы тратите меньше времени на расчет заработной платы.Программное обеспечение для расчета заработной платы может рассчитывать заработную плату и налоги, а некоторые даже будут сдавать налоги за вас.

Необходимо учитывать множество деталей. Независимо от того, являетесь ли вы новым или опытным работодателем, важно понимать этот аспект вашего бизнеса. Во-первых, узнайте о частях платежной ведомости. Затем найдите способ вести расчет заработной платы, который поможет вам вернуться к ведению бизнеса.

Наши услуги по подаче налоговой декларации делают расчет заработной платы простым и легким. И это тоже доступно! Попробуйте прямо сейчас, воспользовавшись бесплатной пробной версией.

Эта статья была обновлена ​​с момента ее первоначальной публикации 10 января 2011 г.

Это не является юридической консультацией; Для большей информации, пожалуйста нажмите сюда.

Что такое платежная ведомость? Руководство по расчету заработной платы на 2021 год

При участии Кена Бойда

Заработная плата — это бизнес-процесс выплаты заработной платы сотрудникам. Текущий расчет заработной платы состоит из расчета заработка сотрудников и вычета федеральных налогов и налогов штата.Термин «Расчет заработной платы» также может относиться к:

  • Финансовые отчеты о сотрудниках компании.
  • Распределение зарплаты сотрудников.
  • Годовые отчеты о заработной плате сотрудников.

Начисление заработной платы может быть крупнейшими накладными расходами компании. И процесс расчета заработной платы сложен. Но понимание каждого компонента платежной ведомости может помочь вам лучше понять финансы вашего бизнеса. И это может помочь обеспечить соблюдение федерального и государственного налогового и трудового законодательства.

Этапы обработки платежной ведомости

1. Собрать данные

Когда вы нанимаете нового сотрудника, вам необходимо собрать информацию о его заработной плате в форме W-4. Работодатели должны удерживать суммы федеральных налогов и налогов штата и могут удерживать деньги для выплаты вознаграждений работникам.

2. Рассчитать зарплату нетто

Чистая заработная плата работника — это их валовая заработная плата за вычетом налоговых удержаний и выплат по пособиям. Вы также рассчитаете удержание налогов на программу Medicare, налогов на социальное обеспечение и любых применимых местных налогов.

3. Выпустить платежи

Вы должны выплатить чистую заработную плату сотруднику посредством прямого депозита или выписав бумажный чек.

4. Отчет по налогам

Вы должны подать налоговую декларацию для удержания федеральных налогов и налогов штата в IRS и налоговый департамент штата. Вы сообщаете другим организациям пенсионные взносы, выплаты штата по безработице, налоги на Medicare и налоги на социальное обеспечение.

5. Удержание и уплата налогов

Вы должны направлять все налоговые платежи и выплаты в налоговые органы, пенсионные фонды и другие организации, предоставляющие льготы.

Основные компоненты фонда заработной платы

Процесс расчета заработной платы состоит из множества компонентов. Мы разделили каждый компонент на три категории: информация о сотрудниках, оклады и заработная плата, а также отчисления.

1. Информация о сотрудниках

Прежде чем платить сотрудникам, они должны предоставить вам некоторую информацию. Во-первых, им нужно заполнить форму W-4. Все сотрудники должны заполнить эту форму, как только вы их наняли. W-4 предоставляет информацию об удержании федерального подоходного налога с работника.Он также включает личную информацию сотрудника, такую ​​как его имя, адрес и номер социального страхования. Вся эта информация поможет вам обрабатывать платежные ведомости и распределять чеки сотрудников. IRS рекомендует работникам ежегодно пересматривать свои удержания.

2. Заработная плата

Вторая категория — это заработная плата работника. Либо вы платите сотруднику годовой оклад или почасовую оплату. Наемные сотрудники зарабатывают фиксированную сумму за период оплаты. Наемные работники или сотрудники с почасовой оплатой получают почасовую оплату.В квитанции о заработной плате сотрудника может быть указана его валовая заработная плата, отработанное время, сверхурочная работа, взносы и компенсации, дополнительный доход и чистая заработная плата.

Заработная плата брутто

Заработная плата брутто — это общая сумма в долларах, которую вы платите работнику до вычета вычетов. Валовая заработная плата — это то, что работник делает «до налогообложения» или «до налогообложения».

Рабочее время

Время сотрудника — это количество часов, отработанных сотрудником в период оплаты. Большинству предприятий требуется почасовая оплата сотрудников для учета рабочего времени.Однако некоторые наемные сотрудники могут также отслеживать время, если они получают сверхурочную работу.

Сверхурочная работа

Большинство сотрудников, не освобожденных от уплаты налогов, имеют право на сверхурочную работу, как указано в Законе о справедливых трудовых стандартах (FLSA). FLSA устанавливает, что ставка сверхурочной оплаты для работника, не освобожденного от налогов, равна их обычной ставке оплаты труда, умноженной на 1,5. Ставка сверхурочной оплаты применяется к часам, в течение которых свободный сотрудник работает более 40 часов в рабочую неделю. Другой распространенный термин сверхурочной работы — «полтора времени». Обычно сотрудники, освобожденные от уплаты налогов, не получают сверхурочных.Освобожденные сотрудники включают всех, кто зарабатывает более 684 долларов в неделю или 35 568 долларов в год. Министерство труда США (DOL) обеспечивает соблюдение закона FLSA. Трудовое законодательство вашего штата может определять ставки оплаты сверхурочных и требования к вашей рабочей силе.

Взносы и компенсации

Льготы — это взносы, которые вы можете предоставить своим сотрудникам. Наиболее распространенные виды пособий включают медицинское страхование, пенсионные планы и оплачиваемый отпуск. Однако вы должны вычесть из заработной платы сотрудника многие наиболее распространенные выплаты.После подачи документации работник имеет право на возмещение удержанных сумм.

Примером страхового взноса является возмещение расходов по страхованию здоровья за прохождение ежегодного обследования. Другой пример — возмещение расходов на образование, при котором вы можете компенсировать сотруднику посещение занятий, связанных с его работой, или получение степени колледжа.

Дополнительный доход (чаевые, комиссии и бонусы)

Дополнительный доход может применяться к обслуживающему персоналу, продавцам и любому лицу, имеющему право на бонусы. Наиболее распространенные виды дополнительного дохода включают чаевые, комиссионные от продаж и бонусы. Местные и государственные законы могут облагать налогом некоторые формы дополнительной компенсации по более высокой ставке.

Чаевые — это уникальный вид дополнительного дохода. В зависимости от законов вашего штата о минимальной заработной плате чаевые могут вносить вклад в общую почасовую оплату работника. Сотрудники должны зарабатывать более 30 долларов в месяц в виде чаевых, чтобы чаевые повлияли на их ставку заработной платы, сообщает FLSA. Кроме того, чаевые и заработная плата сотрудников не должны опускаться ниже минимальной заработной платы.Минимальная заработная плата в штате может отличаться от федеральной минимальной заработной платы, которая составляет 7,25 доллара в час. Федеральная минимальная заработная плата для сотрудников, получающих чаевые, составляет 2,13 доллара в час плюс 7,25 доллара в час.

Чистая зарплата

После вычета всех удержаний оставшаяся сумма является чистой заработной платой работника. Это также называется «оплата на дом». Чистая зарплата — это сумма, которую сотрудники получают в день зарплаты.

3. Вычеты

Вычеты — это любая сумма, вычтенная из зарплаты сотрудника для уплаты налогов или других целей.Общие вычеты включают налоги на заработную плату, удержания из заработной платы, дополнительные выплаты из заработной платы и удержания в виде льгот.

Налоги на заработную плату

Налоги с заработной платы являются наиболее распространенным вычетом. Вы удерживаете эти налоги из валовой заработной платы сотрудника. Налоги на заработную плату относятся к налогам на социальное обеспечение и медицинское обслуживание. «Налог FICA» — еще один распространенный термин для этих налогов.

FICA — это Закон о федеральных страховых взносах, устанавливающий налог на социальное обеспечение. Ставка налога FICA составляет 7,65%. Ставка индивидуального налога на социальное обеспечение составляет 6.2%, а ставка налога Medicare составляет 1,45%.

Удержания из заработной платы

Эти вычеты относятся к налогам на прибыль и по безработице. W-4 сотрудника определяет, какую сумму вы должны удерживать для уплаты федерального подоходного налога. Как подоходный налог, так и налог на безработицу будут различаться в зависимости от вашего местоположения. Существуют ставки подоходного налога на федеральном уровне, уровне штата, а иногда и на местном уровне. Ставки налога на безработицу устанавливаются федеральными законами и законами штата.

Предметы заработной платы

Удержание из заработной платы не является обычным вычетом.Сотрудники, получившие взыскание заработной платы, делают это по постановлению суда по кредитному или гражданскому делу.

Типы возрастных украшений включают

  • Платежи по кредитам, медицинским счетам или индивидуальным займам.
  • Выплаты по потребительскому долгу или банкротству.
  • Выплата алиментов или алиментов.
  • Выплаты по федеральной студенческой ссуде.

Сумма удержания будет зависеть от решения суда. Федеральный закон устанавливает контрольные показатели удержания заработной платы на основе общего заработка работника.Законы штатов относительно удержания заработной платы различаются.

Льготы

Вычеты из пособий могут включать расходы на медицинское страхование, взносы 401 (k), страхование жизни или другие дополнительные выплаты. В отличие от взносов на льготы, эти выплаты оплачиваются сотрудниками в обмен на услугу или страховое покрытие.

Обычно работодатели и служащие оплачивают часть ежемесячной стоимости медицинского страхования. Пенсионные планы часто включают процент от дохода работника и помещают его на пенсионный счет от его имени.

Льготы, которые вы получаете до налоговых вычетов, называются «отложенными налогами». 401 (k) — распространенный пример, поскольку сотрудники будут платить налоги всякий раз, когда они снимают средства. Другие льготы облагаются налогом, например, Roth 401 (k). Вы удаляете налогооблагаемые льготы из общей заработной платы сотрудника после вычета налогов. Ознакомьтесь с местными, государственными и федеральными законами о налоговых льготах, чтобы убедиться, что ваш бизнес соответствует требованиям.

Как рассчитать заработную плату

Несмотря на то, что начисление заработной платы включает множество компонентов, не все они применимы к вашему бизнесу.Имейте в виду, что ваш бизнес и местное законодательство могут повлиять на то, как вы рассчитываете заработную плату.

1. Рассчитайте валовую заработную плату вашего сотрудника

Вы можете определить валовую заработную плату сотрудника, используя его ставку заработной платы и запланированные периоды оплаты. Большинство предприятий будут платить сотрудникам по графику. Чаще всего выплачиваются периоды еженедельно, каждые две недели или ежемесячно.

Для расчета почасовой оплаты брутто наемного работника умножьте количество часов, отработанных в период оплаты, на почасовую ставку оплаты труда. Формула следующая:

Почасовая ставка x общее количество часов, отработанных в период оплаты = заработная плата брутто

Давайте посмотрим на пример. Допустим, сотрудник зарабатывает 15 долларов в час. Их работодатель платит им каждые две недели. Сотрудник проработал 35 часов в первую неделю и 30 часов во вторую неделю, в общей сложности 65 часов за период оплаты. Таким образом, валовая заработная плата сотрудника составляет 975 долларов.

Для расчета валовой заработной платы наемного работника разделите его годовой оклад на количество периодов выплаты заработной платы в году.Формула следующая:

Годовая заработная плата / количество расчетных периодов в году = заработная плата брутто

Давайте посмотрим на пример. Сотрудник зарабатывает 60 000 долларов в год. Их компания платит сотрудникам каждые две недели в общей сложности 26 расчетных периодов. Таким образом, валовая заработная плата сотрудника составляет 2 307,69 доллара.

2. Сделайте вычеты до налогообложения

После определения заработной платы брутто необходимо вычесть вычеты. Это налоговые вычеты, но могут применяться и другие вычеты до налогообложения.

Некоторые общие вычеты до налогообложения включают:

  • 401 (k) и некоторые пенсионные планы.
  • Планы медицинского страхования.
  • Взносы на сберегательный счет здоровья (HSA) или гибкий расходный счет (FSA).
  • Некоторые планы страхования жизни.

3. Вычесть налоги (FICA, налог на безработицу и подоходный налог)

После того, как вы сделаете вычеты до налогообложения, оставшаяся заработная плата облагается налогом. Ставка налога FICA составляет 7,65%, то есть 1,45% для Medicare и 6,20% для налогов на социальное обеспечение. Другие налоговые ставки будут определяться федеральными, государственными или местными законами и выбором вашего сотрудника W-4.

Рассчитайте федеральный подоходный налог, используя налоговые таблицы IRS. Чаще всего вы будете платить федеральные налоги при уплате налогов на социальное обеспечение и медицинскую помощь. И вы будете сообщать обо всех платежах, используя форму IRS 941.

Вычтите налог FICA в размере 7,65% из валовой заработной платы работника. Ваш бизнес должен соответствовать взносам каждого сотрудника, и эти выплаты относятся к расходам компании. Компания вносит взносы как сотрудника, так и компании в социальное обеспечение и бесплатную медицинскую помощь.

Например, предположим, что сотрудник заработал 1120 долларов брутто за последний платежный период.Чтобы рассчитать отчисления работника в счет налога на социальное обеспечение, умножьте 1120 долларов на 0,062 и получите 69,44 доллара. Чтобы рассчитать налоговые отчисления работника в Medicare, умножьте 1120 долларов на 0,0145 и получите 16,24 доллара. В целом, налоговые отчисления работника в соответствии с FICA составляют 85,68 долларов за период оплаты, который должен соответствовать их работодателю. В этом случае работодатель должен выплатить 171,36 доллара в IRS. Половина — это прямые расходы компании. Вы удерживаете вторую половину из зарплаты сотрудника.

Работодатели не вычитают подоходный налог, но платят федеральный налог по безработице.Вы можете определить размер федерального подоходного налога, который должны платить ваши сотрудники, с помощью помощника IRS по удержанию подоходного налога.

4. Сделать добровольные вычеты

Следующим шагом после того, как вы сделаете для сотрудника вычеты до налогообложения и налоги, будут произведены любые другие вычеты после налогообложения из оставшейся заработной платы. Сюда могут входить:

  • Вклады Roth 401 (k).
  • Некоторые планы страхования жизни.
  • Некоторые планы долгосрочного страхования по нетрудоспособности.
  • Изъятие заработной платы.
  • Профсоюзные взносы.

5. Определить чистую прибыль работника

После всех налогов и отчислений оставшаяся сумма представляет собой чистую прибыль работника. Чистая прибыль — это сумма, которую сотрудник заберет домой в день выплаты жалованья.

Лучшие практики расчета заработной платы

1. Знайте даты подачи налоговой декларации

Вы должны ежеквартально подавать федеральный налог на заработную плату. Остальные крайние сроки уплаты налогов будут зависеть от законов штата и местных законов. В IRS есть список важных налоговых сроков и форм для малого бизнеса и самозанятых лиц.Создавайте для себя напоминания о необходимости подавать налоговые декларации в течение года. Несоблюдение крайнего срока уплаты налогов может привести к дополнительным расходам. IRS рекомендует подавать налоговую декларацию за просрочку как можно скорее, чтобы избежать возможных штрафов или пени.

2. Избегайте включения фрилансеров и независимых подрядчиков в процесс расчета заработной платы

Как правило, расчет заработной платы применяется только к оплачиваемым сотрудникам. При расчете заработной платы налоговая нагрузка равномерно распределяется между работодателем и работником. Однако независимые подрядчики и фрилансеры несут ответственность за уплату всех своих налогов и льгот.

Как компания, платящая фрилансеру или подрядчику, вы покупаете их услуги. Включение подрядчиков и фрилансеров в процесс расчета заработной платы может усложнить ваши записи. Вместо этого указывайте платежи подрядчикам или фрилансерам как коммерческие расходы.

3. Вести точный учет заработной платы

Всегда ведите подробный учет процесса расчета заработной платы и зарплат сотрудников. Точное ведение документации может защитить ваш бизнес в случае налоговой проверки, судебных исков DOL, FLSA или других трудовых исков.IRS требует, чтобы компании вели налоговую отчетность сотрудников в течение как минимум четырех лет.

В противном случае, согласно FLSA, работодатели должны вести 14 основных записей о каждом работнике, не освобожденном от налогов. Работодатели должны хранить эти записи не менее трех лет.

  1. Юридическое имя сотрудника и номер социального страхования.
  2. Адрес и почтовый индекс сотрудника
  3. Дата рождения и пол сотрудника
  4. Род занятий сотрудника
  5. Время и день недели, когда у сотрудника начинается рабочая неделя.
  6. Часы работы каждый день
  7. Общее количество часов, отработанных за каждую рабочую неделю
  8. Основа оплаты труда (почасовая или недельная ставка, комиссия, на основе услуг или заработная плата)
  9. Обычная почасовая оплата
  10. Общий дневной или еженедельный прямой заработок
  11. Общий заработок за сверхурочную работу за рабочую неделю
  12. Все удержания из заработной платы работника
  13. Общая заработная плата (валовая и чистая), выплачиваемая за каждый платежный период
  14. Даты выплаты и даты периода выплаты

4.Понять, как классифицировать сотрудников

Вы можете классифицировать рабочих как сотрудников или подрядчиков. Кроме того, вы можете классифицировать сотрудников как освобожденных или не освобожденных от уплаты налогов. Очень важно правильно классифицировать сотрудников и независимые контракты. Правильная классификация сотрудника поможет защитить ваш бизнес в случае аудита или судебного процесса.

Каждому из сотрудников и подрядчиков требуются разные налоговые формы. Чтобы определить классификацию, IRS разбивает отношения между работодателем и работником на три категории: поведенческий контроль, финансовый контроль и отношения.

DOL также определяет классификацию сотрудников по сравнению с подрядчиками. Сотрудники имеют право на определенные льготы работодателя и положения FLSA. Независимых подрядчиков нет. DOL разъясняет отношения между работодателем и работником в отношении выполняемой работы.

Возможно, вам придется заплатить налоговую задолженность по найму в IRS, если вы ошибочно классифицируете сотрудника как подрядчика. Для DOL неправильная классификация сотрудника как подрядчика может привести к судебному процессу. Законы штата, например, в Калифорнии, также могут влиять на классификацию сотрудников по сравнению с подрядчиками.

DOL устанавливает классификации освобожденных или не освобожденных от уплаты налогов сотрудников. Освобожденные сотрудники не имеют права на сверхурочные работы FLSA. Неуплачиваемые сотрудники имеют право на получение сверхурочных по закону FLSA. Неправильная классификация работника, не освобожденного от уплаты налогов, как освобожденного от уплаты налогов, может привести к судебному иску, поскольку работник будет иметь право на сверхурочную работу. Если у вас есть вопросы о классификации ваших сотрудников, подумайте о том, чтобы обратиться к юристу или специалисту по бухгалтерскому учету.

Способы расчета заработной платы

Теперь, когда вы разбираетесь в тонкостях расчета заработной платы, пора приступить к ее расчету.Вы можете запустить расчет заработной платы вручную, передать ее бухгалтеру или воспользоваться услугами поставщика услуг по расчету заработной платы.

1. Расчет заработной платы вручную

Расчет заработной платы вручную — это обычный выбор для многих малых предприятий. Но этот процесс может занять много времени. Вам придется все рассчитывать вручную, вести учет и подавать налоги. Расчет заработной платы сложен, а ошибки могут дорого обойтись. Ручной расчет заработной платы может быть не лучшим долгосрочным решением.

2. Аутсорсинг расчета заработной платы

Вы можете поручить расчет заработной платы бухгалтеру или бухгалтерской фирме.Плата кому-то за ведение платежной ведомости может высвободить часть вашего времени. Кроме того, бухгалтеры хорошо осведомлены, поэтому вы можете расслабиться, зная, что на вашей стороне есть эксперты. Имейте в виду, что аутсорсинг расчета заработной платы или наем штатного бухгалтера может быть дорогостоящим.

3. Программа расчета заработной платы

В некоторых случаях программное обеспечение для расчета заработной платы дешевле, чем наем бухгалтера, и может помочь вам сэкономить время при обработке платежных ведомостей. Правильное программное обеспечение для расчета заработной платы позволит вам получать доступ и запускать расчет заработной платы из любого места. Другие преимущества программного обеспечения для расчета заработной платы:

  • Оцифрованные ведомости заработной платы и автоматизированный учет.
  • Автоматические налоговые отчисления и оповещения о датах подачи документов.
  • Автоматизированный расчет заработной платы и оповещения о днях выплаты жалованья.

Как коронавирус (Covid-19) повлиял на заработную плату

Коронавирус затронул многие предприятия и, возможно, также повлиял на ваш процесс расчета заработной платы. Правительство предложило несколько способов помощи малому бизнесу.Наиболее значительная помощь была оказана в Законе о помощи, чрезвычайной помощи и экономической безопасности в связи с коронавирусом (CARES) и Законе о реагировании на коронавирус в первую очередь для семей (FFCRA).

Если вы сохранили сотрудников из-за коронавируса, вы можете иметь право на получение кредита на удержание сотрудников от IRS. Этот кредит представляет собой возвращаемый налоговый кредит против определенных налогов на трудоустройство в размере до 50% квалифицированной заработной платы. Кроме того, IRS откладывает некоторые налоговые платежи для предприятий.

Закон CARES учредил Программу защиты зарплаты.Эта кредитная программа предлагает малым предприятиям и другим правомочным организациям доступ к безнадежной ссуде через Управление малого бизнеса. Кредиты предназначены для того, чтобы помочь малому бизнесу поддерживать зарплату в условиях коронавируса. Кредиторы определяют суммы ссуды на основе восьминедельной ведомости заработной платы, умноженной на 2,5, для использования на приемлемых расходах.

FFCRA создало две новые формы отпуска по болезни, которые соответствующие компании должны предоставлять своим сотрудникам. Первый — это Закон об экстренном оплачиваемом отпуске по болезни, который касается оплачиваемых отпусков по болезни в связи с заболеваниями, связанными с COVID-19, для сотрудников и членов их семей.Между тем, Закон об экстренном семейном отпуске и расширении отпуска по болезни временно расширил существующий Закон о семейном отпуске и отпуске по болезни.

Заработная плата

Расчет заработной платы может быть сложным и трудоемким, но вам не обязательно делать это в одиночку. Независимо от того, как вы ведете расчет заработной платы, понимание основ может помочь вам отслеживать финансы бизнеса. И хотя рабочая сила может быть самой большой статьей расходов любого бизнеса, правильное ведение заработной платы необходимо для здоровья и успеха вашего малого бизнеса.


Закон о гибкости программы защиты заработной платы («Закон о гибкости ГЧП») был подписан 5 июня 2020 года. Закон о гибкости ГЧП расширяет доступность ссуд в рамках Программы защиты чеков по заработной плате (ГЧП) и регулирует определенные правила, применимые к ссудам ГЧП. . Ознакомьтесь с последними инструкциями от Управления малого бизнеса и Министерства финансов США , чтобы узнать текущие правила программы и их применимость к вашей конкретной ситуации.

Учитывая большой спрос на дополнительные средства, утвержденные в рамках Программы защиты зарплаты, не каждый квалифицированный кандидат в Программу защиты зарплаты получит ссуду. Описанное финансирование предоставляется предприятиям, расположенным в Соединенных Штатах Америки, и недоступно в других регионах.

Это содержимое предназначено только для информационных целей и не должно рассматриваться как юридическая, бухгалтерская или налоговая консультация или замена для получения такой консультации, характерной для вашего бизнеса.Может применяться дополнительная информация и исключения. Применимые законы могут различаться в зависимости от штата или местности. Не дается никаких гарантий, что информация является исчерпывающей по своему охвату или подходит для работы с конкретной ситуацией клиента. Intuit Inc. не несет ответственности за обновление или изменение любой информации, представленной здесь. Соответственно, на предоставленную информацию не следует полагаться как на замену независимому исследованию. Intuit Inc. не гарантирует, что материалы, содержащиеся в данном документе, останутся точными или что они будут полностью свободны от ошибок при публикации. Читатели должны проверить утверждения, прежде чем полагаться на них.

Мы предоставляем сторонние ссылки только для удобства и в информационных целях. Intuit не одобряет и не одобряет эти продукты и услуги, а также мнения этих корпораций, организаций или отдельных лиц. Intuit не несет ответственности за точность, законность или содержание этих сайтов.

Разъяснение о расчете заработной платы

: полное руководство на 2021 год

Компании, которые считают расчет заработной платы само собой разумеющимся, могут в конечном итоге тратить слишком много, отталкивая сотрудников и даже получать огромные штрафы или судебные иски.Несмотря на то, что есть много движущихся частей — хронометраж, выделение средств вашему финансовому учреждению, перечисление налогов, управление льготами и другие отчисления — компаниям с формализованными процессами будет проще и экономичнее платить работникам должным образом и вовремя.

Что такое платежная ведомость?

Слово «заработная плата» может означать несколько вещей, связанных с сотрудниками и их заработной платой. В этой статье мы сосредоточимся на процессах, связанных с оплатой сотрудников за их работу.Эти связанные с начислением заработной платы задачи включают отслеживание часов, расчет заработной платы, уплату и удержание налогов, управление отчислениями и выплатами пособий, а затем своевременное получение точных чеков или прямых депозитов сотрудникам.

В средних и крупных компаниях ответственность за расчет заработной платы обычно возлагается на финансовый отдел или отдел кадров. В небольших фирмах за процесс может отвечать бухгалтер или даже владелец. Независимо от размера компании, расчет заработной платы может быть сложной задачей, потому что зарплаты, налоговые удержания и льготы должны быть индивидуализированы для каждого сотрудника.Кроме того, компания должна точно удерживать подоходный и другие налоги с каждого чека и уплачивать их в соответствующее местное, государственное или федеральное правительство.

Основные выводы

  • Заработная плата — один из важнейших аспектов ведения бизнеса. Это также одна из самых больших затрат компании.
  • Ошибки в выплатах сотрудникам или государству могут иметь дорогостоящие последствия. Программное обеспечение может помочь автоматизировать процесс.
  • Обязанности по начислению заработной платы включают больше, чем просто выдачу чеков. Они включают удержание дохода и других налогов, удержание вознаграждений работникам и своевременную выплату выплат.

Расчет заработной платы

Процесс расчета заработной платы сотрудника обычно начинается, когда новый сотрудник заполняет форму W-4, которая определяет размер удерживаемого налога. Затем для каждого периода оплаты компания вычисляет размер задолженности каждому сотруднику — сложный процесс, поскольку удержание налогов и другие вычеты, такие как льготы, могут быть разными для каждого работника.

Затем компания определяет, имеет ли она право на какие-либо налоговые льготы с заработной платы, и переводит удержанные налоги с сотрудников федеральным, государственным и местным властям, в зависимости от обстоятельств, вместе с долей налогов работодателя, и выдает чек или прямой депозит на сумму, причитающуюся работнику. .

Как работает расчет заработной платы?

Если вы платите сотрудникам, вам нужен процесс для управления расчетом заработной платы. Что это влечет за собой? Детали различаются, но, по сути, план реализации состоит из трех основных этапов: компания собирает информацию от каждого сотрудника, рассчитывает заработную плату и удержания за каждый период, регистрирует и платит работнику и правительству по мере необходимости.

Шаг 1. Соберите информацию.

Компания собирает форму W-4 для сотрудников или форму W-9 для независимых подрядчиков, а также, при необходимости, государственные свидетельства об удержании налогов, форму I-9 (для подтверждения права на трудоустройство), банковскую информацию (для прямого депозита) и любые формы, связанные с медицинским страхованием и пенсионным обеспечением. Каждая компания, в которой есть сотрудники, также должна подать заявку на получение федерального идентификационного номера работодателя (EIN), который можно получить онлайн в IRS.

Шаг 2: Оплата работникам.

Для каждого периода оплаты компания рассчитывает валовую заработную плату и удержания каждого сотрудника, такие как удержание налогов, страхование здоровья и / или взносы в пенсионный план. Результат, чистая заработная плата, затем доставляется сотруднику в день выплаты жалованья в электронном виде или чеком.

Шаг 3: Уплатите налоги с заработной платы.

Компания платит удержанные налоги с сотрудников, а также свою долю налогов на заработную плату в IRS и соответствующие местные органы власти.Он также ведет учет в соответствии с правилами IRS и Министерства труда и сообщает о налогах в соответствии с федеральными, государственными и местными требованиями.

Периодичность расчета

Компании могут выбирать, как часто они будут платить сотрудникам. Варианты включают еженедельный, двухнедельный, полумесячный и ежемесячный. Некоторые штаты устанавливают минимально допустимую частоту; требования к выплате заработной платы для каждого штата можно найти на веб-сайте Министерства труда. Если сотрудники работают в разных штатах, работодатель должен будет согласовать с соответствующими законами штата для каждого сотрудника.

Выплата раз в месяц, то есть два раза в месяц в фиксированный день, может быть более трудной для администрирования, поскольку каждый период выплаты имеет разное количество дней. С точки зрения сотрудников, реже выплата, например ежемесячная, может вызвать проблемы с денежным потоком.

Стоимость еженедельной оплаты может быстро возрасти; Затраты на заработную плату включают комиссионные, уплачиваемые поставщикам программного обеспечения или услуг, банковские сборы за прямые депозиты и любые почтовые расходы.

Для бизнеса две недели — это лучший выбор.По данным Бюро статистики труда США, это наиболее экономичный и простой вариант, а также наиболее распространенная периодичность выплаты заработной платы.

5 Обязанности работодателя по заработной плате

Работодатели, как правило, несут ответственность за правильность расчета заработной платы и своевременную оплату труда. Это включает в себя точный расчет удерживаемых налогов и отчислений на льготы, а также регистрацию и уплату федеральных, государственных и местных налогов.Вот пять основных обязанностей работодателя:

  1. Точно рассчитывайте налоги. Работодатели должны рассчитывать свою долю в федеральных и любых применимых государственных и местных налогах. Кроме того, они должны учитывать налоги Федерального закона о страховых взносах (FICA), которые используются для уплаты налогов на социальное обеспечение и медицинское обслуживание, и Федерального закона о налоге на безработицу (FUTA), которые используются для выплаты пособий по безработице. Работодатели несут ответственность за расчет и удержание подоходного налога с сотрудников на основании формы W-4 и налоговых форм штата.
  2. Вычесть налог на трудоустройство. Каждый платежный период работодатель должен удерживать налоги и любые добровольные удержания из заработной платы сотрудников.
  3. Депозит налоги с работников и работодателей с помощью электронной системы федеральных налоговых платежей (EFTPS). Работодателям необходимо зарегистрироваться в EFTPS, системе, позволяющей налогоплательщикам оперативно производить налоговые платежи и удерживать удержанные депозиты. В противном случае работодатель может столкнуться с серьезными штрафами.
  4. Вести учет заработной платы. Это должно включать отработанное время, заработную плату, налоговые расходы и поступления средств, использованных для уплаты налогов.
  5. Предоставлять сотрудникам платежные ведомости. Сюда входит годовая сводка доходов и налогов, которые работники должны подавать свои собственные налоговые декларации.

Контрольный список налоговых документов IRS

Контрольный список налоговых документов IRS
Ваш EIN Имена, адреса, SSN и занятия сотрудников и получателей платежей
Суммы и даты всех выплат по заработной плате, аннуитету и пенсионным выплатам Любые копии форм W-2 и W-2c для сотрудников, возвращенные вам как недоставленные
Количество чаевых, сообщенных вам вашими сотрудниками, получившими чаевые Сроки приема на работу на каждого сотрудника
Записи о дополнительных льготах и ​​возмещении расходов, предоставленных вашим сотрудникам, включая отчеты / квитанции о T&E Периоды, в течение которых сотрудники и получатели получали зарплату в период их отсутствия по болезни или травме, а также сумма и еженедельная ставка выплат, которые вы или сторонние плательщики выплачивали им
Справедливая рыночная стоимость натуральной заработной платы, такой как товары или услуги, вместо денежных средств Копии заполненных деклараций и номеров подтверждений.
Копии свидетельств об удержании подоходного налога с сотрудников и получателей (формы W-4, W-4P, W-4 (SP), W-4S и W-4V) Даты и суммы внесенных вами налоговых депозитов, а также номера подтверждений депозитов, внесенных с помощью EFTPS
Записи выделенных чаевых, то есть дополнительных чаевых, которые вы платите сотруднику

Способы расчета заработной платы

У предприятий есть несколько вариантов расчета заработной платы.Небольшие компании часто начинают с управления заработной платой вручную. Но по мере того, как они растут, и эта задача, соответственно, занимает больше времени, обычно становится более целесообразным с финансовой точки зрения автоматизировать процесс с помощью программного обеспечения для расчета заработной платы или сторонней службы. Автоматизация расчета заработной платы может сократить время и усилия, а также уменьшить количество ошибок.

Давайте рассмотрим три основных варианта.

  1. Внутреннее руководство, руководство: Компании рассчитывают заработную плату сотрудников, используя электронные таблицы и / или онлайн-калькуляторы заработной платы, которые определяют налоговые удержания и другие отчисления.Этот процесс может легко усложниться, учитывая, что у сотрудников разные зарплаты и налоговые льготы. Этот подход также уязвим для человеческой ошибки, в основном из-за его сложности. Сотрудник должен внимательно следить за изменениями налогового и трудового законодательства, чтобы обеспечить правильный расчет заработной платы. Расчет заработной платы вручную также является самым медленным и наиболее трудоемким методом, отчасти из-за наличия бумажного следа, который необходимо вести для защиты компании в случае аудита.
  2. Аутсорсинг: Компании могут нанять внешнюю компанию по расчету заработной платы или бухгалтера для ведения расчета заработной платы. Аутсорсинг часто означает процесс невмешательства для бизнеса после первоначальной настройки расчета заработной платы, хотя определенная информация, такая как табели учета рабочего времени сотрудников, должна быть предоставлена, если компания по расчету заработной платы не предлагает приложение для учета рабочего времени или другой способ учета рабочего времени. Провайдер обрабатывает все расчеты заработной платы и распределяет чеки. Провайдер аутсорсинга также несет ответственность за соблюдение налогового и трудового законодательства, поэтому работодатель не несет ответственности за штрафы, если зарплаты или налоговые декларации неверны.
  3. Программное обеспечение: Программные решения обеспечивают свободу от некоторых из наиболее изнурительных аспектов ведения платежной ведомости, позволяя работодателю сохранять контроль над процессом. Хорошее программное обеспечение для расчета заработной платы соответствует требованиям законодательства в каждой юрисдикции и экономит время клиентов, выполняя такие задачи, как автоматический расчет доходов и удержаний, просмотр и редактирование платежных ведомостей в реальном времени, подача налоговых деклараций по заработной плате и распределение налогов на конец года. формы.

7 шагов для расчета заработной платы

После того, как вы собрали необходимые документы, установили периодичность начисления заработной платы и определили, как вы будете управлять этим процессом, есть семь шагов для обработки платежной ведомости.

  1. Учет рабочего времени. Это можно сделать вручную, с помощью перфокарт или с помощью программного обеспечения для учета рабочего времени. Точность здесь ключевой фактор.
  2. Рассчитать заработную плату брутто. Для сотрудников, получающих почасовую оплату, сложите количество часов, отработанных за данный период оплаты, и умножьте на их почасовые ставки. Обратите внимание, что сверхурочные часы, как правило, должны оплачиваться в полтора раза. Для наемных сотрудников валовая заработная плата рассчитывается делением годовой заработной платы на количество периодов оплаты труда.
  3. Определите вычеты каждого сотрудника. Здесь требуется внимание к деталям, потому что у штатов разные требования. Вычеты включают налоги на заработную плату: федеральные налоги, медицинское обслуживание и социальное обеспечение (FICA) и безработицу (FUTA).Кроме того, сотрудники могут платить государственные и местные налоги, а некоторые предпочитают участвовать в планах 401 (k). Сотрудники также могут вносить вклад в медицинское страхование и пенсионные планы с одновременным удержанием налогов до и после уплаты налогов.
  4. Подсчитайте чистую заработную плату и заработную плату сотрудников. Вычтите все удержания из валовой заработной платы каждого сотрудника, чтобы получить чистую заработную плату. Платите сотрудникам с помощью прямого депозита, чека или платежной карты. Кроме того, убедитесь, что сотрудники могут легко получить доступ к копии своих квитанций о заработной плате.
  5. Налоги на заработную плату. Все депозиты по федеральному налогу — подоходный налог, FICA и FUTA — должны производиться через EFTPS. Компании, которые сообщили о налоговых обязательствах в размере 50 000 долларов или меньше за предыдущие четыре квартала, могут вносить налоги ежемесячно; Те, кто сообщил о налогах на сумму более 50 000 долларов за предыдущие четыре квартала, должны вносить депозит каждые пол недели (два раза в месяц) в зависимости от дня, когда вы платите сотрудникам.
  6. Запишите каждую зарплату. Тщательный и точный учет является обязательным в соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах.По запросу компании должны иметь возможность предоставить в Департамент труда ведомости по заработной плате в течение 72 часов.
  7. Обновление счетов Главной книги. Поскольку фонд заработной платы — одна из самых больших расходов для компании, важно обновлять счета главной книги после каждого платежного периода, чтобы финансовые отчеты были точными и актуальными.

Основные компоненты расчета заработной платы

Независимо от того, платите ли вы сотрудникам вручную или используя аутсорсинговые услуги или программное обеспечение, вам необходимо создать систему для управления расчетом заработной платы. Например, вам обычно нужен конкретный человек в компании, который отвечает за расчет заработной платы, и вам необходимо определить политику расчета заработной платы и сообщить о ней сотрудникам.

Типичные компоненты системы расчета заработной платы компании включают:

  • Менеджер по заработной плате. Специальное контактное лицо может помочь в ведении расчета заработной платы. Менеджер по заработной плате отвечает за выдачу чеков о заработной плате и / или электронных переводов на банковские счета; подведение итогов заработка, налогов, удержаний, отпусков, инвалидности и необлагаемой заработной платы; и балансирование счетов заработной платы.
  • Заработная плата. Политика должна включать информацию о частоте выплаты зарплаты, представлении табелей учета рабочего времени, переплате / недоплате, обязательных удержаниях и льготах. Это помогает установить ожидания сотрудников и решить проблемы.
  • Методика расчета заработной платы. Вам нужно будет решить, запускать ли расчет заработной платы вручную или использовать программное обеспечение или услугу аутсорсинга, а также выяснить другие повседневные аспекты расчета заработной платы, например, как вы будете отслеживать рабочее время сотрудников.
  • Заработная плата. Регистр заработной платы — это бухгалтерская сводка доходов и удержаний сотрудников за каждый период оплаты. Он включает отработанные часы, заработную плату брутто, заработную плату нетто, удержания и дату выплаты заработной платы. Он ведет учет расходов на заработную плату и помогает компании анализировать расходы.

Как рассчитывается заработная плата?

Заработная плата сотрудника рассчитывается в каждый платежный период в несколько этапов, которые начинаются с расчета заработной платы брутто и заканчиваются суммой, которую сотрудники видят в своих чеках.

  1. Определите валовую заработную плату сотрудника. Умножьте их почасовую ставку на общее количество часов, отработанных в период оплаты, плюс сверхурочные. Для наемных работников валовая заработная плата за каждый период оплаты рассчитывается путем деления годовой заработной платы на количество периодов оплаты в году. Если кто-то получает годовую зарплату в размере 104 000 долларов США и выплачивается еженедельно, валовая заработная плата за каждый платежный период составляет 2 000 долларов США (104 000 долларов США / 52 = 2 000 долларов США).
  2. Рисунок федерального подоходного налога. Сотрудники облагаются индивидуальным налогом по ставкам, основанным на их доходах и удерживаемых надбавках.
  3. Рассчитайте налоги FICA. Умножьте валовую заработную плату каждого сотрудника за период оплаты на 6,2%, что является долей работника в налоговых обязательствах по социальному страхованию, чтобы рассчитать их взносы. В приведенном выше примере сотрудник будет платить 124 доллара за зарплату по налогу на социальное обеспечение (2000 долларов x 0,062 = 124 доллара).
  4. Налоги FICA = Валовая заработная плата за период оплаты * 6.2%

    Обратите внимание, что налоговые обязательства по социальному обеспечению основаны на налогооблагаемой базе заработной платы в размере 137 700 долларов США; сотрудники, которые зарабатывают больше, облагаются налогом только в размере первых 137 000 долларов, заработанных ежегодно. Кроме того, налоги FICA являются совместной обязанностью работодателя и работника. Это означает, что работодатель должен соответствовать сумме, которую работник переводит правительству.

    Для части FICA по программе Medicare умножьте валовую заработную плату сотрудника за период оплаты на 1,45%, что является его частью налоговых обязательств по программе Medicare. В нашем примере налоговые обязательства работника по программе Medicare за каждый еженедельный период выплаты заработной платы составляют 29 долларов (2000 долларов x 0,0145 = 29 долларов).

    Налог по программе Medicare = Валовая заработная плата за период оплаты * 1.45%

    Общий взнос FICA — это сумма социального обеспечения и медицинской помощи, или 153 доллара в нашем примере.

    Взнос FICA = Социальное обеспечение + Медикэр

  5. Рассчитайте любые применимые государственные или местные налоги. Законы о налоге на заработную плату и налоговые ставки различаются от штата к штату, поэтому уточняйте в соответствующих государственных и местных органах власти, чтобы точно определить необходимые налоги. Если некоторые сотрудники перешли с работы в офисе на работу из дома, возможно, в другом штате, чем ваша штаб-квартира, эти удаленные сотрудники могут создать экономические связи и непредвиденные обязанности по оформлению документов для бизнеса.
  6. Рассчитайте другие вычеты. Рассчитайте добровольные отчисления, такие как взносы в пенсионные фонды и медицинское страхование, а также любые принудительные отчисления, такие как удержание из заработной платы по решению суда.

Вычитание сумм, рассчитанных на этих этапах, дает чистую заработную плату работника, также называемую заработной платой на дому.

Удержания из заработной платы

Вычет — это сумма, вычитаемая из валовой заработной платы работника, тем самым уменьшая чистую заработную плату. Отчисления могут быть обязательными, например, налогами, или добровольными, например, пенсионными взносами.

Пять обязательных удержаний из заработной платы:

  • Удержание федерального подоходного налога: IRS предоставляет таблицы для определения удерживаемых сумм в публикации 15.
  • Государственные подоходные налоги для штатов, которые взимают эти налоги.
  • Местные налоги, например, городские, окружные или школьные налоги.
  • Налог на социальное обеспечение удержание в размере 6,2% от заработной платы до годового максимального налогооблагаемого дохода в размере 137 700 долларов США на 2020 год и 142 800 долларов США на 2021 год.
  • Налог Medicare удержание 1.45% плюс дополнительный налоговый вычет в размере 0,9% от Medicare для сотрудников, зарабатывающих более 200 000 долларов.

Если применимо, украшения по решению суда, такие как выплаты алиментов, также являются обязательными. Добровольные отчисления включают взносы на пенсионные счета, такие как счета 401 (k) или IRA, а также страхование жизни и страховые взносы.

Налоги на заработную плату

Налоги с заработной платы платят как работодатели, так и работники.Каждый платежный период работодатель должен удерживать деньги из зарплаты работников для покрытия взносов работников в подоходный налог, а также налоги на социальное обеспечение и медицинское обслуживание (FICA). Работодатель также несет ответственность за уплату некоторых налогов на заработную плату, включая FUTA и долю работодателя в налогах FICA.

Сумма удержанного федерального подоходного налога определяется формой IRS W-4, которую сотрудники заполняют при начале работы. В некоторых штатах также требуется удержание подоходного налога.

Только работодатели платят FUTA, которая вносит вклад в фонды, которые государственные учреждения используют для выплаты пособий по безработице работникам, имеющим на это право. Кроме того, работодатели, работающие в Калифорнии, Гавайях, Нью-Джерси, Нью-Йорке и Род-Айленде, должны платить налоги на страхование инвалидности.

7 Лучшие практики расчета заработной платы

Сотрудники и правительство ожидают точной и своевременной оплаты. Невыполнение этих обязанностей может привести к серьезным штрафам, судебным искам, снижению морального духа сотрудников и ущербу репутации.Вот несколько способов обеспечить бесперебойное начисление заработной платы.

  1. Установите современное программное обеспечение для управления заработной платой. Программное обеспечение для управления расчетом заработной платы может повысить эффективность расчета заработной платы. За счет автоматизации процессов и объединения бухгалтерской и кадровой информации решения для расчета заработной платы могут сэкономить время и предотвратить дорогостоящие ошибки.
  2. Проверить классификацию сотрудников. Неправильная классификация сотрудников как независимых подрядчиков может привести к штрафам и потенциально другим проблемам, таким как судебные иски сотрудников.Сотрудники могут иметь право на пособия компании и компенсацию по безработице, в то время как подрядчики, как правило, не имеют. Также существуют различия в налоговых обязательствах; например, вам нужно удерживать подоходный налог и налоговые отчисления FICA для сотрудников, но не для подрядчиков. Для сотрудников вам также необходимо заплатить долю работодателя в FICA и других применимых налогах. Поэтому убедитесь, что вы понимаете и соблюдаете современные правила классификации.
  3. Ведите календарь важных налоговых дат и сроков. Этой информацией также следует поделиться с командой по начислению заработной платы. Несоблюдение крайнего срока может привести к штрафам.
  4. Вести документ о политике и процедурах. Создайте политику расчета заработной платы, если у вас ее нет, и обновляйте ее не реже одного раза в год, если она есть. Сохраните его в Интернете, где он будет доступен для сотрудников, и направьте их к вашей политике, чтобы узнать о периодах оплаты, налоговых формах, удержаниях и личном отпуске. Также храните загружаемые копии важных форм в Интернете.
  5. Поощрение прямого депозита. Распечатка бумажных чеков и их отправка по почте стоят денег. Поощряйте сотрудников к участию в прямом депозите. Это также гарантирует, что заработная плата сотрудников доступна на их банковских счетах в день выплаты жалованья, и исключает возможность потери или кражи чеков, а также затраты на остановку и повторную выписку чека.
  6. Поддерживайте открытые линии общения с персоналом. Сотрудники должны чувствовать себя комфортно, рассказывая о любых проблемах, связанных с заработной платой, со своими работодателями, чтобы можно было решить возможные проблемы. Поощрение участия в формировании политики заработной платы может поднять моральный дух сотрудников.
  7. Распределите рабочую нагрузку по зарплате. Делегирование сотрудникам задач по начислению заработной платы, таких как расчет часов к оплате, комиссионных, бонусов, налогов и отчислений, может помочь снизить нагрузку. Благодаря обучению даже сотрудники, не относящиеся к отделу расчета заработной платы, могут выполнять неосновные задачи, такие как сбор форм во время процесса адаптации, тем самым высвобождая экспертов по расчету заработной платы, чтобы они могли сосредоточиться на более трудоемких задачах.Рассмотрите возможность внедрения приложений самообслуживания для расчета заработной платы, чтобы сотрудники могли безопасно обновлять критически важную информацию о заработной плате, например адреса.

Как программное обеспечение и автоматизация расчета заработной платы могут помочь

Даже автоматизированный расчет заработной платы требует внимания к деталям. Ручные процессы особенно трудоемки и подвержены ошибкам. Одна небольшая ошибка при ручном вводе данных, таких как ввод рабочего времени сотрудников, данных о посещаемости и комиссионных / премиальных данных, может привести к серьезным проблемам.

Инвестиции в программное обеспечение для расчета заработной платы, которое может унифицировать и автоматизировать процессы расчета заработной платы, может помочь во всех этих областях. Компании могут сконцентрироваться на своей основной компетенции и сосредоточиться на увеличении доходов, если они уверены, что важные внутренние процессы, такие как расчет заработной платы, выполняются должным образом. Программное обеспечение для расчета заработной платы может улучшить процесс расчета заработной платы:

  • Оптимизация задач. Расчет заработной платы можно выполнять быстрее, если он автоматизирован.Заработок, удержания, взносы компании, налоги и оплачиваемый отпуск могут быть рассчитаны автоматически.
  • Снижение затрат. Программное обеспечение Payroll можно использовать для оплаты труда сотрудников посредством прямого депозита без дополнительной оплаты. Компании также экономят на почтовых отправлениях.
  • Устранение ошибок. Программное обеспечение может обрабатывать сложные налоговые правила, включая новые формы и требования. Компании могут уверенно выгружать всю налоговую декларацию и депозиты по заработной плате.Программное обеспечение также может решать задачи, связанные с налогообложением в нескольких штатах, подготовкой и печатью форм W-2 и определением налоговых юрисдикций.

Итог

Расчет заработной платы может быть сложным и трудоемким процессом, но это также один из наиболее важных аспектов ведения бизнеса. Очень важно понимать все тонкости расчета заработной платы, от приема на работу до расчетных периодов, классификации работников и налогового законодательства. Программное обеспечение может помочь работодателям точно и эффективно платить сотрудникам каждый раз вовремя, сокращая ручную работу и ошибки.

Как подготовить платежную ведомость в компании | Small Business

Подготовка платежной ведомости включает в себя серию основных расчетов для определения базовой заработной платы каждого сотрудника, а также вычетов по государственным и федеральным налогам, а также отчислений сотрудников в пенсионные фонды и планы медицинского страхования. Затем эта информация переносится в зарплаты отдельных сотрудников, а также в записи компании, что упрощает процесс отслеживания информации для внутренней и внешней налоговой и финансовой отчетности.Разработка комплексной и удобной системы расчета заработной платы значительно упростит вашу жизнь, когда придет время заполнять наши квартальные и годовые налоговые формы. Он также предоставит вам четкую и полезную информацию для понимания финансовой деятельности вашей компании.

Рассчитайте базовую заработную плату каждого сотрудника, умножив количество часов, отработанных для наемных работников, или обратившись к уровням заработной платы для наемных работников. Если вы используете программное обеспечение для расчета заработной платы, ваша программа сделает эти расчеты за вас.Оплачивайте наемным работникам, которые работают более 40 часов в неделю, в полтора раза больше базовой ставки заработной платы за любые сверхурочные часы.

Подсчитайте отчисления штата и федеральные отчисления для каждого сотрудника. Используйте таблицы федерального налога или процентный метод, чтобы определить размер удерживаемого федерального подоходного налога, и рассчитайте удержание социального страхования и Medicare, умножив базовую выплату на 0,0565 по состоянию на 2012 год. Рассчитайте подоходный налог штата в соответствии с конкретными ставками подоходного налога вашего штата. Вычтите удерживаемые суммы из валовой заработной платы каждого сотрудника.Также вычтите суммы других удержаний из зарплаты, таких как взносы сотрудников в планы медицинского страхования или пенсионные фонды. Подготовьте чеки, в которых четко отражена информация, которую вы использовали для расчета чистой заработной платы каждого сотрудника, включая обычные и сверхурочные часы, а также налоговые и страховые удержания.

Следите за информацией о заработной плате и платите налоги на заработную плату вовремя. Отделите суммы, которые вы удержали из зарплаты сотрудников от общих фондов бизнеса, либо поместив их на отдельный банковский счет, пока не придет время их переводить, либо сохраните текущую сумму своей задолженности, чтобы вы не относились к этим деньгам как регулярный оборотный капитал.Делайте депозиты по федеральному налогу в соответствии с графиком депозитов, который вам дает IRS, в зависимости от объема вашей заработной платы. Заполняйте формы государственного налога на заработную плату ежеквартально.

Используйте информацию о заработной плате в бухгалтерском учете, чтобы оценить прибыльность и финансовое состояние вашей компании. Разделите информацию о заработной плате по разным задачам и отделам. Например, если вы владеете розничным продуктовым магазином, отслеживайте сумму, которую вы тратите на заработную плату в мясном отделе, по сравнению с суммой, которую вы тратите в производственном отделе. Сравните эти суммы с доходом от каждого отдела, чтобы оценить прибыльность каждого отдела.

Ссылки

Биография писателя

Девра Гартенштейн — всеядное животное, опубликовавшая несколько веганских кулинарных книг. Она владеет и управляет небольшим продовольственным бизнесом уже 30 лет.

Как работает система расчета заработной платы

7 мин. Читать

  1. Концентратор
  2. Бухгалтерский учет
  3. Как работает система расчета заработной платы

Системы расчета заработной платы управляют всем, что связано с процессом выплаты заработной платы сотрудникам и подачи налоговой декларации.Они созданы для учета отработанных часов, расчета заработной платы, удержания налогов и других удержаний, печати и доставки чеков и уплаты государственного налога на занятость.

Программное обеспечение

часто используется для расчета заработной платы и требует минимального участия работодателей. Работодатели должны вводить заработную плату и отработанное время, а затем программное обеспечение использует эту информацию для автоматического выполнения расчетов и удержания удержаний. Большинство программного обеспечения системы расчета заработной платы автоматически обновляются при изменении налогового законодательства и уведомляют работодателей о необходимости подачи определенных налоговых форм.

В этой статье будут обсуждаться:

ПРИМЕЧАНИЕ. Члены группы поддержки FreshBooks не являются сертифицированными специалистами по подоходному налогу или бухгалтерскому учету и не могут давать советы в этих областях, кроме дополнительных вопросов о FreshBooks. Если вам нужна консультация по подоходному налогу, обратитесь к бухгалтеру в вашем районе .

Что такое процесс расчета заработной платы?

Администратору расчета заработной платы необходимо детально спланировать весь процесс расчета заработной платы. Всегда есть работа по управлению текущими задачами, которые требуют внимания и постоянного мониторинга изменений налоговых удержаний, взносов и других вещей, которые необходимо учитывать в процессе.

Процесс расчета заработной платы можно разделить на три этапа — предварительный расчет, фактический расчет заработной платы и пост-платежные операции.

Действия перед выплатой зарплаты

Определение политики: На этих начальных этапах важно установить такие политики компании, как политика оплаты труда, политика отпусков и льгот и политика посещаемости.

Убедитесь, что эти политики четко определены и подписаны руководством вашей компании, чтобы можно было установить стандартную процедуру расчета заработной платы.

Сбор исходных данных: Взаимодействие с несколькими отделами и расчет заработной платы часто являются неотъемлемой частью процесса расчета заработной платы. Это люди, которые могут предоставить вам более широкий доступ к важной информации, такой как пересмотр заработной платы в середине года и данные о посещаемости.

Процесс может быть более консолидированным в небольших организациях и более надежным в более крупных компаниях. Сбор этих данных может быть непростым, но программное обеспечение для расчета заработной платы имеет интегрированные функции, такие как управление отпусками и посещаемостью, а также порталы самообслуживания сотрудников, которые упрощают работу.

Проверка ввода: Следующим шагом в процессе является проверка действительности вводимых данных и их соответствия политике компании. Пришло время убедиться, что ни один активный сотрудник не был пропущен, и ни один неактивный сотрудник не был включен в выплату заработной платы.

Фактический процесс расчета заработной платы

Расчет заработной платы: Это этап процесса расчета заработной платы, на котором входные данные вводятся в систему расчета заработной платы для фактической обработки платежной ведомости.Этот процесс приводит к получению чистой заработной платы после корректировки необходимых налогов и отчислений.

После завершения этого процесса рекомендуется согласовать значения и проверить точность, чтобы избежать ошибок.

Пост-расчетный процесс

Соответствие законодательству: Во время обработки вычитаются все установленные законом отчисления, такие как EPF (Фонд обеспечения сотрудников), TDS (Удержание налога у источника) и ESI (Государственное страхование сотрудников). Затем администратор по начислению заработной платы отправляет сумму в соответствующие государственные органы.

Частота этого процесса может варьироваться в зависимости от взносов. Большая часть этих сборов может быть произведена с помощью установленных форм. После уплаты всех взносов подаются отчеты о возврате.

Расчет заработной платы: Важно, чтобы каждая организация вела учет всех своих финансовых операций для процесса расчета заработной платы.

Заработная плата — одна из самых важных частей операционных расходов, которую необходимо регистрировать в вашей бухгалтерской книге. Управление заработной платой всегда должно гарантировать, что все данные о заработной плате и компенсациях точно вводятся в бухгалтерский учет компании или систему ERP (планирование ресурсов предприятия).

Выплата: Заработная плата может быть выплачена наличными, чеком или банковским переводом. Обычно работодатели переводят заработную плату непосредственно на банковский счет сотрудника.

После обработки платежной ведомости компании необходимо убедиться, что на ее банковском счете достаточно средств для выплаты заработной платы.

Следующим шагом будет получение выписки из банка о заработной плате в филиал компании. Этот отчет включает такие данные, как идентификатор сотрудника, номер банковского счета и размер заработной платы.

Если вы используете программное обеспечение для расчета заработной платы с порталом самообслуживания для сотрудников, будет проще публиковать расчетные ведомости, и сотрудники смогут войти в систему, чтобы получить доступ к своей учетной записи и расчетным ведомостям.

Отчетность: После того, как вы выполнили расчет заработной платы за определенный месяц, ваш финансовый отдел или руководство могут запросить отчет о таких вещах, как расходы на сотрудников отдела или затраты на сотрудников на местах.

Администратору расчета заработной платы необходимо будет собрать данные и извлечь необходимую информацию, чтобы поделиться этими отчетами.

6 причин важности систем расчета заработной платы

Заработная плата является неотъемлемой частью деятельности компании. Он не только отвечает за компенсацию заработной платы сотрудников, но также играет важную роль в защите компании, обеспечивая соблюдение налогового законодательства.

Вот и другие причины, по которым системы расчета заработной платы так важны:

1) Моральный дух сотрудников

Чтобы сотрудники оставались довольными, важно вовремя платить им.

Наличие системы начисления заработной платы, которая обеспечивает своевременную выплату вашей компании на постоянной основе, определенно повлияет на моральный дух ваших сотрудников. Несвоевременная и неточная оплата может заставить ваших сотрудников усомниться в финансовой устойчивости компании. Это может повлиять на общую среду и культуру вашей компании, что приведет к негативному отношению со стороны сотрудников, которое может перетекать в их повседневные задачи и вызывать низкую производительность.

Персонал компании часто является сердцем компании, а надежный и точный расчет заработной платы является частью того, что заставляет биться сердце.

2) Компенсация

Заработная плата превышает размер заработной платы сотрудника.

Вознаграждение работника может также включать бонусы и льготы сверх его заработной платы. Бонусы и повышение заработной платы, связанные с оценкой результатов работы, также управляются через систему начисления заработной платы.

3) Репутация

Компания не только несет финансовые обязательства перед своими сотрудниками, но и должна обеспечивать соответствие ее деятельности по начислению заработной платы налоговому и трудовому законодательству страны.

Соблюдение законодательных норм и эффективное выполнение налоговых обязательств делает компанию стабильным работодателем. Такое повышение репутации компании в конечном итоге привлечет и сохранит солидный резерв талантов.

4) Государственная отчетность

Система расчета заработной платы помогает компаниям соблюдать налоговое и трудовое законодательство.

Компания должна ежеквартально или ежегодно сообщать о своих удержаниях налога на заработную плату, платежах и статусе сотрудников местным, государственным и федеральным властям.Требования вашей компании часто зависят от размера вашей заработной платы и типа вашего бизнеса.

5) Соблюдение трудового законодательства

Понимание трудового законодательства — еще один способ убедиться, что в вашей компании есть счастливые сотрудники и соблюдаются местные и федеральные законы.

В каждом штате действуют различные законы о труде, касающиеся минимальной заработной платы, сверхурочной работы, плакатов с законодательством о труде, процедур увольнения и многого другого. Системы расчета заработной платы и администраторы платежных ведомостей упрощают соблюдение и понимание этих правил.

6) Уплата налогов

В соответствии с налоговым законодательством штата и федеральным законодательством компаниям необходимо удерживать подоходный налог и налог на заработную плату из фонда заработной платы сотрудника и своевременно уплачивать эти налоги.

Работодатели часто покрывают расходы на выплату вознаграждений работникам, и часть этой суммы может поступать из заработной платы брутто работника. Система расчета заработной платы компании также должна вычитать выплаты по социальному обеспечению и медицинской помощи из валовой заработной платы сотрудника. По большинству платежных ведомостей система заработной платы работодателя удерживает федеральный подоходный налог и подоходный налог штата из фонда заработной платы работника.

Как создать систему расчета заработной платы в Excel

Создание калькулятора заработной платы вручную может быть утомительным, но у Microsoft есть бесплатный шаблон калькулятора заработной платы для Excel как для компьютеров Windows, так и для Mac. Существует также программное обеспечение, с помощью которого можно автоматизировать расчет заработной платы и сделать вашу жизнь намного проще.

Вот инструкции по использованию этого инструмента.

  1. Перейдите на https://templates. office.com/en-us/Payroll-calculator-TM06101177
  2. Загрузите
  3. Откройте шаблон в Microsoft Excel
  4. На вкладке «Информация о сотрудниках » добавьте информацию о сотрудниках
  5. Определите своих сотрудников ‘заработная плата на вкладке калькулятора заработной платы

СТАТЬИ ПО ТЕМЕ

Заработная плата сотрудников | Кардинал за работой

Вмененный доход — это оценочная стоимость финансового вклада Стэнфорда в покрытие медицинского страхования (медицинское, стоматологическое, офтальмологическое, а также от несчастных случаев на смерть и расчленение) для зарегистрированных домашних партнеров.Его следует указывать как налогооблагаемую заработную плату, и поэтому стоимость их покрытия не облагается государственными налогами. Однако, поскольку федеральные налоговые правила не признают внутренних партнеров, стоимость страхового покрытия не защищена налогом, и вмененный подоходный налог рассчитывается на основе стоимости страхового покрытия для лиц, не являющихся сотрудниками.

Вмененные ставки дохода рассчитываются на основе нескорректированных ставок, установленных для каждого медицинского плана Стэнфордского университета. Эти нескорректированные ставки представляют собой наилучшую оценку нашими актуариями затрат по плану, которые используются в качестве основы для справедливой рыночной стоимости медицинского страхования, распространяемого на домашнего партнера и / или детей домашнего партнера.

Ставки, указанные на веб-сайте Стэнфордского университета в виде «общих затрат», представляют собой ставки с поправкой на риск и не отражают фактическую стоимость плана. Когда Стэнфорд рассчитывает тарифные планы, которые мы взимаем с сотрудников, мы следуем нашей философии управляемой конкуренции. Это означает, что мы делаем корректировку ставок на основе демографических показателей состояния здоровья по сравнению с другими планами, чтобы равномерно распределить риск по всем планам (т. Е. План с более слабым населением будет иметь сниженные ставки, которые мы взимаем по сравнению с «фактическими» затратами. и план с более здоровым населением приведет к тому, что ставки, которые мы взимаем, будут выше по сравнению с «фактическими» затратами).Наши университетские субсидии также основаны на стоимости плана с наименьшими затратами. Однако для целей расчета вмененного дохода IRS требует от нас основывать его на фактических плановых значениях, поэтому эти два числа не будут сопоставимы друг с другом. Чтобы окончательно определить сумму вмененного дохода, вы можете посмотреть свою последнюю квитанцию ​​о зарплате за год в разделе DOM-YTD. Если у вас возникнут проблемы с его поиском, вам может помочь Payroll.

Как вести расчет заработной платы для малого бизнеса

Самостоятельная обработка расчета заработной платы может быть сложной задачей, и если вы делаете это впервые, очень важно проконсультироваться со специалистом, прежде чем начать.

Вы можете упустить проблему обработки платежной ведомости. Например, если вы неправильно введете вычеты или подадите налог на заработную плату, вы можете подвергнуть свой бизнес серьезной ответственности. Тем не менее, вы все равно можете обрабатывать платежную ведомость вручную — в восемь шагов — и если вы являетесь владельцем малого бизнеса, в котором работает всего несколько человек, возможно, стоит научиться рассчитывать заработную плату самостоятельно.

Как сделать расчет заработной платы: 8 простых шагов

Шаг 1: Найдите свой идентификационный номер работодателя.

Ваш первый шаг — настроить EIN в IRS.IRS выдает этот номер, чтобы идентифицировать вашу компанию. Если вы новый бизнес, вам нужно будет подать заявку на EIN. Вы можете прочитать о том, как подать заявку на получение EIN, а также узнать больше о программе и процессе EIN на веб-сайте IRS.

Подача заявки бесплатна, и IRS предпочитает, чтобы вы подали заявку онлайн, хотя вы также можете подать заявку по факсу или почте. Международные заявители также могут подать заявку по телефону. Онлайн-заявки, если они одобрены, приводят к немедленному присвоению EIN, тогда как заявки по факсу и почте занимают четыре рабочих дня или один месяц, соответственно.

Вам также необходимо уточнить эти идентификационные номера налогоплательщика в вашем штате и по месту жительства (город и / или округ).

Примечание редактора: Ищете подходящую онлайн-службу расчета заработной платы для своего бизнеса? Заполните приведенную ниже анкету, чтобы наши партнеры-поставщики связались с вами по поводу ваших потребностей.

Шаг 2: Соберите налоговую информацию о сотрудниках.

Получив EIN, вам необходимо получить соответствующую налоговую информацию от своих сотрудников. Это означает, что все сотрудники должны заполнить формы W-4 и I-9.Если у вас есть контрактные или внештатные работники, вам нужно будет собрать 1099 шиллингов. В этих формах расчета заработной платы сотрудники предоставляют юридическую информацию о своем рабочем статусе, выбирают определенные вычеты и заполняют другую важную информацию.

Невозможно произвести расчет заработной платы без данных, указанных в этих формах. Существуют законы о том, когда вы должны подавать эти документы в IRS, в зависимости от информации, которую предоставляют ваши сотрудники. Вы можете узнать больше о подаче W-2 и I-9, чтобы определить, что требуется от вашего бизнеса.

Имейте в виду, что у 1099 есть другой набор правил их подготовки и отправки как в IRS, так и вашим сотрудникам. Поскольку большая часть работы, выполняемой с этими формами, ложится на плечи сотрудников, ваш бизнес потратит лишь короткое время — максимум 15 минут — на распространение этих форм среди ваших сотрудников и подрядчиков, их сбор и отправку в IRS.

Шаг 3: Выберите график заработной платы.

После того, как вы установили всю необходимую налоговую информацию для своего бизнеса и его сотрудников, вы должны решить, как вы хотите платить своим работникам.Существует четыре типа графика оплаты труда: еженедельно, раз в две недели, раз в две недели и ежемесячно. Все четыре расписания имеют свои преимущества. Тщательно продумайте, как часто вы будете платить сотрудникам, но не заставляйте сотрудников оставаться без оплаты в течение необоснованных периодов времени. Вы должны посвятить от 15 до 30 минут поиску законов штата о вашем графике заработной платы.

К вашему сведению: Большинство компаний выбирают период оплаты либо раз в две недели, либо раз в полмесяца, в зависимости от того, как они хотят подходить к своим годовым графикам, хотя в некоторых штатах требуется, чтобы почасовые работники получали оплату еженедельно.

Шаг 4: Рассчитайте заработную плату брутто.

Расчет заработной платы брутто прост: просто умножьте количество часов, отработанных сотрудником за определенный период оплаты, на его почасовую ставку.

Самый простой способ отслеживать часы работы сотрудников — использовать электронную таблицу. Как только у вас будет общее количество часов за период оплаты, умножьте это на почасовую ставку сотрудника, и вы получите валовую заработную плату этого сотрудника. Вы должны выполнить все описанные здесь шаги для каждого сотрудника вашей компании.

Вот краткий пример: сотрудник проработал 85 часов в течение вашего двухнедельного периода оплаты, и ему платят 10 долларов в час. Ваш период оплаты на этот раз составляет около 80 часов.

  • 80 часов x 10 долларов в час = 800 долларов
  • 5 часов x 15 долларов в час (сверхурочная работа) = 75 долларов
  • Заработная плата брутто = 875 долларов

Если вы используете электронную таблицу для определения валовой заработной платы ваших сотрудников, вы, скорее всего, сможете сделайте все необходимые расчеты всего за несколько минут с помощью вашего программного обеспечения. Если вы планируете рассчитывать валовую заработную плату всех своих сотрудников вручную, вам может потребоваться несколько минут для каждого расчета, и это время быстро складывается, когда у вас есть целая команда рабочих.

Шаг 5: Определите вычеты, надбавки и другие удержания.

Одним из наиболее важных шагов при обработке платежной ведомости является определение вычетов и надбавок для каждого сотрудника.

Вкратце, освобождения и надбавки — это одно и то же: они относятся к тому, сколько денег вычитается из вашей зарплаты в течение года. Допуски указаны в W-4. Вычеты, указанные сотрудником в форме 1040-EZ, — это вещи, которые вы можете вычесть из своего дохода при уплате налогов.Здесь вы должны обратить пристальное внимание на то, как сотрудники заполняют свои налоговые формы и удерживают надлежащие суммы.

Помимо вычетов и освобождений, учитывайте другие аспекты расчета заработной платы и удержания из каждой зарплаты. В зависимости от ситуации, в которой находится ваш бизнес, вам, возможно, придется учитывать следующее:

  • Федеральные налоги
  • Социальное обеспечение
  • Государственные налоги
  • Местные налоги
  • Medicare
  • 401 (k) взносы
  • Взносы на компенсацию рабочих
  • Другое льготы

Поскольку коэффициент, на который вы должны умножать зарплаты своих сотрудников для каждого из этих вычетов и надбавок, зависит от категории и сотрудника, этот шаг может занять довольно много времени — возможно, порядка часов — если выполняется вручную. Однако если вы сохранили и тщательно организовали всю информацию в таблице, это займет всего несколько минут.

Совет: Хранение и систематизация налоговых вычетов и удержаний сотрудников с помощью электронной таблицы или программного обеспечения для расчета заработной платы может ускорить этот процесс.

Шаг 6: Рассчитайте чистую заработную плату и выплатите своим сотрудникам.

Подсчитав удержания, надбавки и другие налоги, вычтите удерживаемые суммы из валовой заработной платы каждого сотрудника. Полученное число и есть чистая оплата.

Заработная плата брутто - удержания = заработная плата нетто

Заработная плата нетто — это сумма, которую получают каждый сотрудник в конце каждого периода оплаты. Это также известно как оплата на дом. Создайте квитанцию ​​о заработной плате для каждого сотрудника и отслеживайте, что вы удерживаете. Отслеживание платежей и ведение надлежащих записей принесет пользу вашему бизнесу в долгосрочной перспективе. Это также помогает вам отслеживать успехи сотрудника в вашей компании.

После того, как вы рассчитали чистую заработную плату для каждого сотрудника, заплатите каждому из них, используя предпочитаемый им метод оплаты, если можете.

Начисление заработной платы — это большие расходы для предприятий, и, хотя использование решения для расчета заработной платы стоит денег, оно может сократить время, необходимое для выполнения всех этих шагов. Это также означает, что ваши сотрудники могут получать свои зарплаты в различных формах, включая чеки, прямые депозиты и зарплатные карты.

Как показывает известность решений по начислению заработной платы, расчет чистой заработной платы — как и определение вычетов и надбавок — может занять несколько часов вручную. Даже если вы можете быстро определить чистую заработную плату с помощью электронной таблицы, доставка ваших платежей своим сотрудникам без установленной автоматизированной системы также может занять несколько часов.

Шаг 7: Ведите учет заработной платы и исправляйте ошибки.

Важное значение имеет ведение честного и организованного учета заработной платы. Вы хотите иметь возможность ссылаться на свои записи, если когда-либо возникнет несоответствие между чистой заработной платой сотрудника и тем, что он ожидает получить. С налоговой точки зрения также важно иметь эти записи под рукой на случай, если вам придется работать с IRS. Ошибки случаются, и если вы исправляете их быстро и честно, вы быстро поправляетесь.

Ведение учета также важно для налогов на заработную плату, которые вы должны платить на регулярной основе.Большинство электронных методов расчета валовой заработной платы, вычетов и чистой оплаты создают автоматические записи, если вы загружаете использованные файлы в облачное хранилище. Обязательно сохраните отдельные копии всех таблиц, которые вы использовали после расчета заработной платы.

Для бумажных расчетов и расчетов по зарплате, доставляемых по почте, вам необходимо вести письменные материальные книги и почтовые квитанции. Хотя каждый из этих шагов может занять несколько секунд, время увеличивается, если вы обрабатываете эти процессы для нескольких сотрудников.

Шаг 8: Удерживайте, отчитывайтесь и платите налоги на заработную плату.

Часть обработки вашей собственной ведомости заработной платы — это расчет налогов на заработную плату, которые вы должны удерживать из зарплаты сотрудников. Сюда входят подоходный налог, налоги на социальное обеспечение и медицинские услуги. Вашему бизнесу также может потребоваться уплатить федеральный налог по безработице (FUTA), налог штата по безработице (SUTA), страхование штата по безработице (SUI) и налоги Федерального закона о страховых взносах (FICA), не вычитая эти средства из зарплаты ваших сотрудников.

Это все важные аспекты расчета заработной платы. К счастью, есть онлайн-калькуляторы, которые позволяют вычислять числа FUTA, FICA, SUTA и SUI. Узнайте, когда вам нужно выплачивать налог на заработную плату в соответствии с законами вашего штата. Кроме того, вы должны ежеквартально и ежегодно сообщать в IRS о новых приемах на работу и подавать федеральные налоги на бизнес. Эти шаги в сочетании с расчетами, связанными с удержанием, отчетностью и уплатой налогов на заработную плату, могут занять несколько часов на один платежный цикл, особенно если процесс не автоматизирован.

Зачем вам нужна система расчета заработной платы?

Самая очевидная причина в том, что вам нужно платить людям, которые работают в вашей компании. После завершения работы сотрудникам легко платить, но наличие надлежащей системы снижает риски и значительно улучшает ваши бизнес-операции.

Это может показаться нелогичным, но системы расчета заработной платы предназначены не только для оплаты труда сотрудников. Расчет заработной платы — это подробная система документации, которая отслеживает, кто работает в вашей компании, как долго они работали на вас и сколько денег вы тратите на рабочую силу.Такие термины, как «расчет заработной платы» и «система расчета заработной платы», могут показаться сложными, но это довольно просто.

Если вы работаете с поставщиком заработной платы, ваша «система» автоматически настраивается через компанию. Если вы один, вам придется настроить свою собственную систему. Суть этой системы — документация.

Вот список того, что должна делать ваша система расчета заработной платы:

  • Отслеживание часов сотрудников
  • Отслеживание заработной платы сотрудников
  • Отслеживание удержаний и других удержаний
  • Сохранение налоговых документов
  • Отслеживание прямых депозитов и выплат

Как создать ваша собственная система расчета заработной платы

Прежде чем мы погрузимся в самостоятельный расчет заработной платы, важно рассмотреть весь процесс в целом.Создание системы расчета заработной платы с последующими шагами — это все об организации и планировании. После того, как ваша система будет настроена, через нее будут проходить информация и документация, и вы сможете сообщать о важных бизнес-аспектах.

Следуйте этим шагам, когда вы планируете свою систему расчета заработной платы и решаете, как структурировать выплаты сотрудникам:

  1. Соберите предварительную информацию, необходимую для обработки заработной платы.
    • Найдите свой EIN через IRS.
    • Установите государственные и местные налоговые идентификационные номера.
    • Собирайте финансовую информацию о сотрудниках, такую ​​как формы W-4 и 1099.
  2. Настройте график расчета заработной платы.
    • Выберите систему расчета заработной платы еженедельно, раз в две недели, раз в две недели или месяц.
    • Установить даты уплаты налога на заработную плату.
  3. Расчет заработной платы вручную.
    • Рассчитайте почасовое расписание сотрудников и оплату сверхурочных.
    • Рассчитать заработную плату брутто для каждого сотрудника.
    • Определите удержания и вычтите из заработной платы брутто.
    • Рассчитать зарплату нетто и произвести платеж.
  4. Завершите следующие задачи после каждого платежного периода:
    • Сохраняйте и документируйте записи о заработной плате.
    • Сообщать о новых сотрудниках в IRS.
    • Будьте в курсе любых просчетов или ошибок, которые должны быть задокументированы и, в конечном итоге, сообщены в IRS.

Это общая дорожная карта, которая инкапсулирует, как настроить систему расчета заработной платы и ее обработку. Если вы создали систему, которая решает все эти потребности организованным образом, вы на пути к успешному расчету заработной платы.

Контрольный список расчета заработной платы: что вам нужно для расчета заработной платы

Имея дорожную карту и обзор важных этапов, важно также точно понимать, какие формы расчета заработной платы вам нужны от каждого сотрудника. Расчет заработной платы сложен, и легко потеряться в деталях того, как все работает. Используйте приведенный ниже контрольный список в качестве обзора информации, которую вы должны собрать перед обработкой расчета заработной платы за каждый платежный период.

Налоговая информация

  • Идентификационный номер работодателя
  • Идентификационный номер государственного налогоплательщика
  • I-9 для каждого сотрудника
  • W-4 для каждого сотрудника
  • 1099 для каждого подрядчика или фрилансера (если применимо)

Информация о сотрудниках

  • Количество отработанных часов
  • Почасовая оплата
  • Сверхурочные часы
  • Предпочтительный способ оплаты (если применимо)

Система учета

Как рассчитать заработную плату в Excel

Обработка заработной платы в Excel может занять некоторое время, в зависимости от вашего знание начисления заработной платы и ваше знакомство с программным обеспечением. Многие владельцы малого бизнеса используют Excel для отслеживания бюджетов и другой финансовой информации, а также это полезный инструмент для расчета заработной платы.

Чтобы произвести расчет заработной платы в Excel, выполните следующие действия:

  1. Загрузите шаблон калькулятора заработной платы Microsoft. В этом шаблоне, который распространяется бесплатно от Microsoft, есть все необходимое для расчета заработной платы. Вам может потребоваться добавить или удалить столбцы или изменить имена столбцов, чтобы настроить шаблон.
  2. Введите сведения о сотруднике на вкладке «Информация о сотруднике» в левом нижнем углу таблицы. На этой вкладке запрашивается такая информация, как почасовая оплата работника, налоговый статус, федеральные надбавки (из W-4), налог штата, федеральный подоходный налог, налог на социальное обеспечение, налог на медицинское обслуживание, страховые отчисления и оплачиваемый отпуск. Вы можете легко добавить всю информацию в одном месте, а математические расчеты будут автоматически настроены в Excel.
  3. Перейдите на вкладку «калькулятор заработной платы», как только у вас будет информация обо всех ваших сотрудниках в электронной таблице. Здесь вы можете ввести все часы, отработанные в конкретный период оплаты, включая обычные часы, часы отпуска, часы болезни, сверхурочные часы и заработную плату за сверхурочную работу.По мере ввода информации Excel автоматически рассчитывает чистую заработную плату вашего сотрудника. Это избавляет от основной работы по расчету заработной платы.
  4. После «обработки» создайте отдельные квитанции о заработной плате, используя следующую вкладку расчетной ведомости. Квитанции о заработной плате позволяют отслеживать, сколько получает каждый сотрудник за каждый платежный период.

Как настроить начисление заработной платы в QuickBooks

QuickBooks предоставляет полный пакет начислений заработной платы, который вы можете добавить к своим услугам. Если вы добавите этот аспект в свою бухгалтерскую программу QuickBooks, вы сможете выполнить следующие простые шаги, чтобы обрабатывать платежную ведомость в QuickBooks и управлять своей финансовой информацией в одном месте.

Шаг 1. Соберите всю необходимую информацию, прежде чем начать работу с QuickBooks.

У вас должен быть доступ к следующему:

  • Персональные данные сотрудников
  • Ставки заработной платы сотрудников
  • Любые удержания из заработной платы
  • Формы W-4
  • Заполненные формы авторизации прямого депозита и аннулированные чеки
  • Идентификатор входа в банковский счет и пароль для вашего бизнеса
  • Основная бизнес-информация

Совет: Соберите дополнительную информацию, такую ​​как ваш федеральный EIN, номера удерживаемых налогов штата и политики компенсации работников, чтобы ваши налоги на заработную плату автоматически и точно вычитались из зарплаты сотрудников .

Шаг 2. Не торопитесь с настройкой QuickBooks.

В зависимости от количества сотрудников, настройка расчета заработной платы в QuickBooks в первый раз может занять много времени. Постарайтесь выделить достаточно времени, чтобы не спешить начальный процесс и свести к минимуму ошибки.

Если вы еще не зарегистрировались в программе QuickBooks Payroll, вам нужно будет сделать это, прежде чем продолжить. Вы можете зарегистрироваться с вашей текущей панели управления QuickBooks. Выберите тарифный план в соответствии с потребностями вашего бизнеса. Вы можете настроить платежную ведомость для сотрудников, подрядчиков или сотрудников.

Шаг 3. Ответьте на вопросы QuickBooks.

QuickBooks запросит информацию о платежной ведомости вашего предприятия, включая структуру оплаты, графики выплаты зарплаты и местонахождение компании.

Шаг 4: Добавьте информацию о сотрудниках.

Введите идентификационную информацию, график выплат, ставку заработной платы, удержания, удержания и детали платежа (например, данные банковского счета для прямого депозита) для каждого сотрудника. Если сотрудник уже находится в системе, вы можете дважды проверить, что его информация актуальна, и добавить любые прямые запросы на изменение.

Шаг 5. Добавьте политику компоновки работников в свою учетную запись QuickBooks.

Если у вас нет политики вознаграждения работников, QuickBooks может помочь вам ее найти, или вы можете добавить ее позже.

FYI: Законы о вознаграждении работников различаются от штата к штату. Если вы не уверены в законах своего штата, подумайте о том, чтобы связаться с CPA, адвокатом или страховым агентом, чтобы выполнить требования соответствия.

Шаг 6: Настройте налоги на заработную плату.

Для заполнения этого раздела вам потребуется информация о вашей компании (например, ваш федеральный EIN, номера счетов штата и номера удерживаемых налогов).Вы можете пропустить этот раздел, если у вас нет всей необходимой информации, но вам нужно будет заполнить его позже, чтобы обеспечить точную налоговую декларацию.

Шаг 7: Добавьте банковский счет.

Если вы предлагаете своим сотрудникам вариант прямого депозита, вам необходимо связать свой банковский счет с QuickBooks. Он запросит стандартную информацию, такую ​​как название вашей компании, тип, адрес электронной почты и физический адрес, номер телефона, отрасль и имя главного должностного лица.

Шаг 8: Предварительно подпишите налоговые формы.

Если у вас есть время, QuickBooks дает вам возможность предварительно подписать налоговые формы. Раннее подписание налоговых форм может сэкономить ваше драгоценное время во время налогового сезона.

Преимущество использования QuickBooks для расчета заработной платы состоит в том, что вам не придется снова добавлять эту информацию позже. Вы можете запускать расчет заработной платы в каждом платежном периоде, и программа сохраняет вашу информацию для будущего использования. QuickBooks также занимает ваше место, если вам нужно настроить расчет заработной платы более чем за один присест, а помощник QuickBooks может ответить на любые вопросы, которые у вас возникнут в процессе. [Прочтите наш обзор QuickBooks для получения дополнительной информации.]

Альтернативы самостоятельной обработке платежных ведомостей

Выбор поставщика платежных ведомостей

Даже если ваша компания небольшая, обработка платежных ведомостей может оказаться сложной задачей. Требуется время, чтобы собрать информацию о сотрудниках, рассчитать валовую и чистую заработную плату каждого сотрудника и убедиться, что вы удерживаете правильную сумму государственных и федеральных налогов в каждый платежный период. Кроме того, для организованного и эффективного отслеживания данных о заработной плате требуется много времени и усилий.

Если вы владелец малого бизнеса с несколькими сотрудниками, возможно, лучше будет инвестировать в поставщика платежных ведомостей, который поможет вам управлять всем этим процессом. Провайдеры начисления заработной платы упрощают выплату вашим сотрудникам. Многие также имеют порталы доступа сотрудников, поэтому ваши сотрудники могут войти в систему, чтобы просматривать свои квитанции о заработной плате, отслеживать свои удержания и при необходимости вносить корректировки в налоги.

Обработка заработной платы вручную может иметь смысл, если у вас очень маленький бизнес с небольшим количеством сотрудников и вы уверены в своей способности правильно рассчитывать заработную плату, удержания и надбавки. Если вы управляете быстрорастущим и динамичным малым бизнесом, вероятно, лучше всего сотрудничать с поставщиком платежных ведомостей, таким как Gusto или ADP. Большинство компаний либо взимают ежемесячную плату, либо берут небольшой процент от вашей общей заработной платы. Если вы ищете гибкие варианты расчета заработной платы, прочтите наш обзор OnPay.

Наем бухгалтера для управления расчетом заработной платы

Независимо от того, ведете ли вы большой или малый бизнес, отслеживание платежной ведомости может быть утомительным и утомительным занятием. Наем профессионального бухгалтера может показаться недостижимым, но затраты могут окупиться.

Бухгалтер не только обновляет ваши бухгалтерские книги, но также может управлять сроками уплаты налогов и соблюдением нормативных требований, а бухгалтер, специализирующийся на начислении заработной платы, может свести к минимуму дорогостоящие ошибки. Кроме того, наличие бухгалтера по мере роста может повысить ценность вашей корпоративной культуры, помочь вам превзойти отраслевые стандарты и помочь вам в достижении ваших общих целей.

Похожие записи

Вам будет интересно

Специальный налоговый режим это система налогообложения: Специальные налоговые режимы

Режим работы автосервиса: правильный автосервис приносит 0,6 млн руб. в месяц — РБК

Добавить комментарий

Комментарий добавить легко