Пример заполнения приходного кассового ордера: Приходный кассовый ордер | Скачать бланк и образец

Содержание

Приходный кассовый ордер КО-1 (бланк и образец). Как правильно заполнять ПКО

Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!

Бесплатная программа для автоматического заполнения всех документов для торговли и склада.

  • Счета на оплату
  • Счета-фактуры
  • Накладные
  • Путевые листы
  • Доверенности
  • Акты выполненных работ
  • Акты приемки, инвентаризации
  • Коммерческие предложения
  • Кассовые ордеры

Класс365 – быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Приходный кассовый ордер (ПКО) применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации. ПКО выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии (как правило, кассиром) и подписывается главным бухгалтером. Ордер состоит из двух частей: самого ПКО и квитанции к нему.

Квитанция к ПКО подписывается главным бухгалтером и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.

Прием денег по приходному кассовому ордеру может производиться только в день его составления.
Унифицированная форма № КО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88.

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

«Класс365» — онлайн программа для всех:

  • 50 актуальных бланков документов
  • Торговый и Складской учёт
  • CRM-система для работы с клиентами
  • Банк и Касса
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Встроенная почта и отправка SMS

Бесплатно для одного пользователя

Как правильно заполнить форму КО-1

Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре и составляется на основании документа, подтверждающего факт оплаты (товарный или кассовый чек, авансовый отчёт, Z-отчет по ККМ).

ПКО регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов до передачи в кассу; нумерация ведётся с начала года.

После внесения наличных денег в кассу кассир подписывает приходный ордер и квитанцию, также на квитанцию ставится печать или штамп кассира. Далее квитанция выдаётся лицу, внёсшему денежные средства. После завершения кассовой операции кассир ставит на ПКО специальный штамп «Получено» с датой и личной подписью.

Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную

Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.

Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:

  • Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
  • Печатать документы с изображением подписи и печати
  • Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
  • Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
  • Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
  • Рассылать документы по email прямо из системы

С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически готовить документы. КЛАСС365 позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.

бланк и инструкция по заполнению

Оглавление:

  1. Порядок оформления ПКО
  2. Заполняем ПКО

Приходный кассовый ордер – это первичный бухгалтерский документ, фиксирующий поступление наличности в кассу организации. Применение приходных и расходных ордеров и их регистрация в книге учёта кассовых документов являются обязательными для всех предпринимателей и юридических лиц, имеющих оборот наличных денег через кассу.

Как и другие бухгалтерские документы, ПКО составляется не в свободной форме, а официально утверждённой. Госкомстат России своим постановлением №88 от 18 августа 1998 года ввёл одинаковые для всех предприятий бланки кассовых документов. Для оформления «приходников» применяется унифицированная форма под номером КО-1. Скачать бланк приходного кассового ордера вы можете здесь.

Порядок оформления ПКО

В зависимости от способа ведения учёта в организации – вручную или с применением программных средств, формирование кассовых ордеров допустимо как от руки, так и на компьютере. Ордер заполняется в день поступления денежных средств в кассу, его реквизиты вносятся в журнал по форме КО-3, предназначенный для регистрации кассовых документов.

Бланк ПКО состоит из двух частей:

  1. Приходный ордер заполняется в единственном экземпляре, который в качестве отчётного документа хранится у кассира до окончания рабочего дня, а затем передаётся в бухгалтерию.
  2. Вноситель денежных средств на руки получает отрывную квитанцию к ПКО, подписанную кассиром, уполномоченным бухгалтерским работником и заверенную печатью кассы.

Эти же ответственные сотрудники проставляют свои подписи на самом ПКО: бухгалтер расписывается сразу после заполнения и регистрации ордера, кассир – после проверки документа и приёма денежных средств у вносителя. Печать кассир ставит таким образом, чтобы большая часть оттиска находилась на квитанции и частично заходила на ордер (смотрите образец приходного кассового ордера).

Исправления в «приходнике» не допускаются, поэтому в случае его формирования с ошибкой необходимо оформить новый документ. Перед приёмом денег кассир должен убедиться в правильности оформления ПКО, в наличии подписи главного бухгалтера. Если в ордере указаны приложения, их также нужно проверить и погасить штампом «Получено».

Заполняем ПКО

Теперь разберёмся, как правильно заполнять приходный кассовый ордер.

  1. В строку «Организация» вносим наименование (в соответствии с учредительными документами) юридического лица или ИП, выдающего «приходник».
  2. В следующие строке указываем название филиала /подразделения, формирующего документ, или ставим прочерк.
  3. В графу «Номер документа» переносим порядковый номер из журнала регистрации кассовых ордеров (нумерация приходных документов должна быть сплошной с начала календарного года).
  4. Датой составления документа является дата фактического поступления наличности в кассу. Формат записи – ДД.ММ.ГГГГ.
  5. Поля «Дебет» и «Кредит» не всегда обязательны к заполнению. Необходимость внесения в них информации определяется особенностями учёта, принятыми на фирме. В «Дебете» проставляем номер счёта, по дебету которого проходит наличка (обычно это счёт кассы – 50). В «Кредите» при наличии структурного подразделения и кодов аналитического учёта указываем соответствующие данные, а также номер корреспондирующего счёта, по кредиту которого происходит оприходование налички. Иначе пустые графы нужно прочеркнуть.
  6. Внесённую в кассу денежную сумму записываем цифрами, в рублях и копейках.
  7. Графу «Код целевого назначения» заполняем в том случае, если такие коды в организации применяются.
  8. Поле «Принято от» содержит информацию о вносителе: фамилия, имя, отчество (в родительном падеже) работника предприятия либо название фирмы и ФИО представляющего ее лица, если деньги поступают от сторонней организации.
  9. В качестве основания приёма денежных средств в кассу указываем содержание операции (например, оплата по договору).
  10. Поле «Сумма» заполняем прописью и с заглавной буквы: сумма внесённых средств в рублях и в копейках (копейки – цифрами). Свободное место после записи прочёркиваем, чтобы туда уже было ничего не вписать.
  11. Под суммой строка «В том числе» предназначена для указания НДС: прописываем сумму цифрами, а если налога по данной операции нет, ставим надпись «Без налога (НДС)».
  12. В поле «Приложение» перечисляем реквизиты документов, прилагающихся к ордеру (например, доверенность).
  13. В квитанцию переносим данные из пп. 1, 3, 4, 6, 8 – 11.

После заполнения приходного кассового ордера кассир и бухгалтерский работник ставят свои подписи с расшифровкой на обеих частях бланка. На квитанции предусмотрено место для штампа кассира.

Оформление и заполнение кассового ордера: бланк, образец

Добавлено в закладки: 0

ИП может использовать самостоятельно разработанные документы. Основанием выступает ФЗ «О бухгалтерском учете» №402. Оформление кассовых ордеров происходит по определенным правилам. Это поможет обеспечить достоверность проводимых операций и отслеживать передвижение денег.

Как правильно заполняют документы

Заполнение приходных и расходных бумаг позволяет правильно проводить операции с деньгами. По закону для приходных документов используют форму КО-1. Для расходных – КО-2. Оформляют приходно-кассовый ордер одновременно с выдачей денежных средств. Пример заполнения поможет оформить бумаги по установленной форме.

Порядок оформления кассового ордера особо не изменился. Получая наличность, кассир обязан отметить сведения в форме КО-1 или КО-2. Эти документы всегда являются объектом повышенного внимания у контролирующих органов. Поэтому заполнять нужно правильно. Правила оформления кассовых ордеров помогут отобразить в документах реквизиты, вписать основание платежа, отметить перечень сопроводительных документов.

Что нужно знать о ПКО

Оформление приходных и расходных кассовых ордеров осуществляется в следующих случаях:

  • если нужно получить наличные в банке;
  • при продаже товаров в розницу;
  • при пополнении уставного фонда;
  • если необходимо вернуть неиспользованную сумму денег;
  • если на выплату зарплаты выдали лишние деньги;
  • когда необходимо вернуть кредит;
  • при оплате поставщику.

Если документ с подтверждением действий будет отсутствовать, на предпринимателя могут наложить штрафные санкции. Это также происходит при наличии помарок, исправлений. КО является первичной финансовой документацией. Поэтому оформление приходных и расходных кассовых ордеров происходит по определенным правилам.

Как заполнить ПКО

Оформление приходного кассового ордера проходит с соблюдением некоторых правил:

  1. Документ составляется в одном экземпляре. Сделать это может руководитель или другое уполномоченное лицо (например, кассир).
  2. ПКО подписывает сотрудник, у которого есть образцы подписей ответственных людей. Если это ответственность возложена на руководителя, образец не требуется.
  3. Кассир обязан принять деньги, сверить с суммой в квитанции, подписать основную и отрывную часть документа, поставить печать и отдать ее тому, кто внес деньги.
  4. Если сумма не совпадает, а плательщик не доплачивает разницу, кассир перечеркивает кассовый ордер и возвращает плательщику.

Соблюдение процедуры позволяет не совершать ошибок в процессе принятия денежных средств. Заполняют приходный ордер с помощью 1С в онлайн-режиме или вручную на бумаге. Пример в 1С поможет заполнить документы по всей форме. По закону использовать можно современные автоматизированные системы и бухгалтерские программы. Выбирают любую удобную по договоренности с ответственным лицом. Это может быть:

  1. 1С различных конфигураций.
  2. БЭСТ.
  3. ИНФО-Бухгалтер.
  4. Галактика.
  5. Парус.

Подписывает кассовый документ ответственное лицо. Для электронного варианта предусмотрена цифровая подпись. Совершив ошибку, исправления не допускаются. Ордер аннулируют и возвращают на доработку. При заполнении ПКО с ошибкой придется делать новый документ, так как нарушается порядок ведения денежных операций. А это грозит штрафом.

В аптеке кассовые операции проводят на основании соответствующего положения. В банке ответственный кассир при подкреплении ВСП принимает от инкассаторов сумку с ценностями, проверяет целостность пломб, номера в описи, на сумке и пломбире. Заполнить следует расходный документ формы ОКУД 0402009. В бюджетном учреждении выдают и принимают деньги через кассу только в день составления ордеров.

Оформление приходного кассового ордера, пример которого помогает учитывать нюансы при заполнении бланка, производится по установленной форме. Источник поступления влияет на номер счета. Вписывать нужно графы:

  1. «Код целевого назначения» оформляется, если кодировка используется организацией.
    Указываются личные данные того, кто вносит деньги, а также вид хозяйственной операции. Это может быть:
  2. «Сумма» с указанием цифрами денежной суммы, поступающей в кассу.
  3. «Кредит» с кодом отдела, на который поступают денежные средства.
  4. «Дебет» с указанием номера бухгалтерского счета (возврат заемных средств или аванса/оплата по договору).
  5. «Сумма» указывается сумма прописью, остаток в копейках – цифрами. Если поля пустые, их перечеркивают. Указать нужно НДС или его отсутствие.
  6. Графа «Приложение» предназначена для реквизитов прикрепленных первичных документов (при их наличии).

Как заполнить РКО

Оформление расходного кассового ордера происходит согласно проведенным операциям. Правила идентичны с теми, которые предусмотрены для приходного ордера. То есть не допускается наличие исправлений. Выдавать денежные средства можно только с письменного разрешения руководителя. Аванс выдают по заявлению сотрудника. Расходный кассовый ордер заполняется с учетом следующих требований:

  1. Наименование ИП указывается полностью.
  2. При отсутствии подразделений в графе ничего не пишут.
  3. Вписывают ОКПО с указанием порядкового номера.
  4. Отмечают дату выдачи средств.
  5. Графу «дебет» и «кредит» следует заполнять по счету учета. Кредитный счет – 50. Дебетный счет отличается по назначению:
  • зарплатные средства – 70;
  • выдача денег поставщикам – 60;
  • возврат средств покупателям – 62;
  • расходы на сотрудников – 73;
  • выдача доли учредителю – 75;
  • возврат займа – 66;
  • расчет с контрагентами – 76;
  • сдача выручку в банк – 51.

Сумму прописывается прописью и цифрами. Обязательно указывается ФИО получателя. Основанием выступает назначение выплат. Получатель также ставит дату и расписывается. Выполнение этих требований является гарантом того, что документ не признают недействительным.

Приходный кассовый ордер. Форма КО-1 | Образец — бланк — форма

Приходный кассовый ордер по форме КО-1 – это документ первичного бухгалтерского учета, с помощью которого оформляется поступление денежных средств в кассу. Используется унифицированая форма бланка ПКО, код по ОКУД 0310001. Структура документа включает две части: сам приходный ордер и квитанцию к нему. Ордер заполняется в одном экземпляре, после чего от него отрывается квитанция и передается лицу, которое вносит деньги в кассу в качестве подтверждения факта их поступления.

Перед тем как попасть в кассу, приходный ордер должен быть зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов по форме № КО-3. Заполнение приходного ордера может осуществляться как от руки, так и  с использованием печатных носителей. Следует отметить, что квитанцию, прежде чем ее передадут лицу, вносящему деньги, следует подписать у главного бухгалтера или уполномоченного лица, кассира и заверить печатью. Подписи должны быть расшифрованными, а печать ставится так, чтобы ее краешек заходил на сам ордер.

Порядок заполнения приходного кассового ордера в 2020 году

В документе заполняются следующие реквизиты:

  • регистрационный номер и дата составления;
  • наименование предприятия, в кассу которого вносятся деньги, наименование его структурного подразделения, код ОКПО;
  • наименование плательщика, номер корреспондирующего счета и субсчета;
  • сумма денежных средств, поступивших в кассу (числом и прописью), а также основание, на котором они были зачислены;
  • перечень дополнительных первичных документов, прилагаемых к ордеру.

Если денежные средства принимаются от сотрудника организации, то в ордере указывается его фамилия, имя, отчество, если деньги поступаю от сторонней организации, то указывается наименование этой организации и фамилия, имя, отчество сотрудника, через которого осуществляется поступление. Заполнение приходного ордера может осуществляться как от руки, так и посредством использования печатных носителей. Помарки или исправления при заполнении ордера недопустимы, поэтому если имело место допущение ошибки, документ выписывается заново. 

Приходный кассовый ордер. Образец заполнения приходного кассового ордера в РБ, форма КО-1

Бухгалтерский учет

20.01.2020

12406

Приходный кассовый ордер (ПКО) – это бланк строгой отчетности формы КО-1 утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь №38 от 29 марта 2010 года. С 1 октября 2017 года бланки ПКО больше не являются бланками строгой отчетности. То есть приходный кассовый ордер можно просто распечатать на принтере.

Приходным кассовым ордером оформляется поступление наличных денежных средств в кассу предприятия. Следует уточнить, что под кассой предприятия понимается система бухгалтерских операций при обращении с денежными средствами. Таким образом, даже малые организации и индивидуальные предприниматели считаются имеющими такую кассу и обязаны вести ее в соответствии с требованиями законодательства.

Бланки формы КО-1 печатаются только типографским способом государственным издательством «Белбланквыд». Полученные бланки регистрируются внутри организации в специальном журнале учета бланков строгой отчетности. При оформлении ПКО не допускаются исправления. Испорченные и неиспользованные бланки приходного кассового ордера запрещается выбрасывать, они подлежат хранению, с составлением соответствующего отчета, до проверки органами МНС. Также запрещается использование копий с оригинальных приходных ордеров или замена официально полученных бланков самодельными. Такие действия квалифицируются как попытка сокрытия доходов.

Приходный кассовый ордер состоит из двух частей: основной, и отрывной – т.е. квитанции к приходному кассовому ордеру. Основная часть остается в кассе предприятия, используется для внутреннего учета денежных средств, предъявляется при внутренних и внешних проверках организации.

Все разделы в обеих частях ордера наполняются бухгалтером от руки или печатным способом. ПКО подписывается главным бухгалтером и кассиром. Подписанный ордер удостоверяется печатью организации. На практике, особенно в малых организациях, не обращается особого внимания на порядок и сроки оформления ПКО. Это можно объяснить тем, что для проверок предъявляются уже заполненные ордера за прошлые периоды. Однако, для лучшего понимания, перечислим разделы формы КО-1 и установленные правила их заполнения:

  • Полное название предприятия;
  • Дата оформления – месяц и число проставляются двумя цифрами, год – четырьмя;
  • «Сумма цифрами» – указывается сумма принятых денежных средств, после записи, без промежутка, ставится знак «=»;
  • «Принято от» —  прописывается фамилия, имя и отчество (можно инициалы) лица, сдающего деньги;
  • «Основание» — здесь указывается причина внесения средств. Как правило, это стандартные операции, например — сдача выручки из кассы, возврат неиспользованных сумм и пр.;
  • «Ставка НДС» цифрами, «Сумма НДС», «Сумма с НДС» цифрами и прописью – из общей суммы средств выделяется и добавляется к первоначальной сумме налог на добавленную стоимость в процентах и денежных единицах. Разумеется, НДС начисляется не всегда и не всеми организациями;
  • «Приложение» — в этом разделе описываются названия, номера и даты приложенных документов.

Затем ордер подписывается главным бухгалтером и кассиром, удостоверяется печатью организации. Подпись лица, сдавшего деньги не предусмотрена. В подтверждение операции это лицо получает квитанцию ПКО. Печать на ордере ставится таким образом, чтобы ее часть оставалась на отрывной квитанции.

Также в ПКО имеется небольшая таблица «Корреспондирующий счет, субсчет» — этот раздел заполняется бухгалтером при обработке отчета кассира.

Оформление приходного кассового ордера разрешается только в день получения денежных средств.

Если вы заметили ошибку в тексте новости, пожалуйста, выделите её и нажмите Ctrl+Enter

Приходный кассовый ордер — как заполнить?

Любая организация, (предприятие или предприниматель) принимающая денежные средства обязана оформить приходный кассовый ордер (КО-1). Это первичный бухгалтерский документ, фиксирующий поступление денежных средств. 

Первичным он называется потому, что оформляется в момент получения денег.

Примеры заполнения приходного кассового ордера

Внесение средств на выдачу заработной платы

В поле, где указывается от кого приняты средства ставится не название банка, а данные кассира, совершившего операцию.

Поступление средств от заказчиков

Возврат денежных средств

Как заполняется приходной кассовый ордер?

Состоит приходный кассовый ордер (КО-1) из 2 частей:

  • Бланк приходного кассового ордера.
  • Отрывная квитанция к приходному кассовому ордеру.

Оформление ПКО проводится с использованием формы бланка утвержденного Постановлением Федеральной службы государственной статистики (Росстата) России от 18 августа 1998г. № 88.

При оформлении бланка приходного ордера (КО-1) необходимо соблюдать определенные правила:

  1. Необходимо безошибочно заполнить документы первичной отчетности. В кассовых документах (приходных и расходных ордерах) они не допускаются.
  2. Заполняется ордер бухгалтером.
  3. Подписываться ордер (КО-1) должен главным бухгалтером и кассиром.
  4. После заполнения ордер необходимо внести в Журнал, куда фиксируются приходные и расходные кассовые ордера (КО-3).
  5. Печать или штамп ставится кассиром на квитанции к ПКО.
  6. ПКО имеет силу только в день оформления.
  7. Ордер остается у кассира. Он его регистрирует в кассовой книге.
  8.  Квитанция отдается лицу, внесшему денежные средства в кассу.

Приходный кассовый ордер заполняется вручную бухгалтером.

Приходный ордер является обязательным при передаче кассиру денежной наличности. Такую норму установил Центральный Банк Российской Федерации (п. 4.1, 5 указания Банка России от 11.03.2014 года. № 3210-У)

 Порядок заполнения «приходника»:

  • Где написано «организация» указывается название организации.
  • Где написано «коды» вписывается код по справке Федеральной службы государственной статистики (Росстата).
  • «Номер документа» вписывается согласно журналу о регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (КО-3). Регистрация проводится с 01.01 каждого года.
  • «Дата» ставится в день, когда кассир получает деньги от физического лица, в формате ДД.ММ.ГГГГ например 01.01.2015
  • Где написано «дебет» вписывается номер счета или субсчета, согласно плану счетов организации.
  • Где написано «кредит, код структурного подразделения» вносится код структурного подразделения. Например, код филиала или подразделения. Если организация не имеет таковых, то это поле остается пустым.
  • Где написано «кредит, корреспондирующий счет» вписывается номер счета или субсчета, если он отражен в плане счетов, утвержденного Министерством финансов Российской Федерации.
  • Где написано «кредит, код аналитического учета» заполняется, если организация работает с такими кодами.
  • Где написано «сумма» пишется сумма денежной наличности вносимых в кассу. Пишется цифрами.
  • Где написано «от кого» вписывается ФИО физического лица. Если это организация, то пишется название организации и ФИО, через кого вносятся деньги.
  • Где написано «основание» вписывается, за что вносятся денежные средства.
  • Где написано «сумма» прописывают сумму прописью, с заглавной буквы. Копейки, если есть, пишут цифрами. Если часть строки осталась не занятой текстом, то ставится прочерк.
  • Где написано «в том числе» пишут сумму НДС (налог на добавленную стоимость) с процентной ставкой, если она есть, или надпись «без НДС».
  • Где написано «приложение» вписывают все прилагаемые первичные документы.

После заполнения приходного ордера, так же заполняется и квитанция.

Как заполняется квитанция к приходному кассовому ордеру?

Заполнение бланка квитанции к приходному ордеру происходит по аналогии заполнения ордера. На заполненную квитанцию ставится печать или штамп. Специальных требований как должна располагаться печать, нет. Все они будут считаться вариантом нормы.

Варианты расположения печати:

  • В месте печати на квитанции.
  • 60% на квитанции и 40% на приходном кассовом ордере.
  • Основная часть оттиска печати (штампа) ставится на квитанции, на ордере присутствует край оттиска печати (штампа).

Заполненный и подписанный  документ отдается кассиру. Кассир при этом внимательно проверяет документ.

Что кассир должен проверить в приходном ордере (КО-1):

  1. Наличие и соответствие подписей в документе (у кассира обязательно должны быть образцы подписей)
  2. Правильность заполнения документа (КО-1).
  3. Совпадают ли суммы в документе (прописная сумма с написанной цифрами).
  4. Все ли документы приложены, перечисленные в приходном ордере.

После оформления ПКО кассир принимает наличные от физического лица и пересчитывает. Человек, передающий деньги может наблюдать за пересчетом.

  • Если денежной наличности передано больше, то кассир возвращает часть наличности в виде сдачи.
  • Если денежных средств не хватает, кассир предлагает добавить до нужной суммы.
  • Если такой возможности нет, кассир перечеркивает ПКО и оформляется новый приходный ордер (КО-1).

Если проверка показала, что все правильно заполнено, денежные поступления соответствуют ПКО, кассир ставит печать (штамп), свою подпись.

Если какой-либо из пунктов в ордере заполнен не правильно, кассир обязан вернуть ордер на доработку в отдел бухгалтерии.

Оформление «приходника» в электронном виде: плюсы и минусы

Сейчас у  предприятий, организаций и предпринимателей появилась такая возможность как использование электронной версии заполненного документа.

Плюсы:

  • Не обязательно оформление на бумажных носителях.
  • Документы можно оформлять дистанционно.

Минусы:

  • Документы нужно заверять электронной подписью.
  • Если сотрудников в компании много, то электронную подпись использовать очень дорого.

Сейчас больше используется комбинированный вариант, предложенный  специалистами банка России.

Бухгалтер дистанционно визирует документ подписью.

Кассир распечатывает документ, ставит печать и свою подпись.

Минус в этом случае заполнения ПКО заключается в том, что налоговые службы могут посчитать этот документ не действительным. И у человека, предъявившего такой документ в налоговую службу, для подтверждения своих расходов могут возникнуть проблемы.

Оформить ПКО в электронном виде можно согласно письму от 11.08.2014 года № OЭ/3002 об оформлении кассовых документов.

Оформление приходного ордера онлайн

Приходный документ (КО-1), оформленный онлайн, ни чем не отличается от бланка, заполненного вручную. Он так же соответствует принятой форме бланка. Единственное отличие, поля бланка заполнены на компьютере и имеют печатный вид.

[youtube]http://www.youtube.com/watch?v=1VSBtsutg60[/youtube]

Для этого даже не нужно иметь специальных программ и устанавливать их на свой компьютер.

Достаточно просто в интернете найти сайт с соответствующей тематикой.

Заполнить предложенный там бланк и распечатать на принтере.

Автоматизированное оформление приходного ордера

Такое оформление приходных ордеров осуществляется в специальных программах.

Главный плюс использования таких программ – это полная автоматизация процессов, связанных с документооборотом организации. Главное подобрать подходящую по характеристикам программу, именно для конкретной организации.

Примером таких программ служит 1С: Бухгалтерия, ИНФО-Бухгалтер и др. Если ни одна программа, предложенная на рынке, не подходит, можно заказать программу, которую специалисты напишут под запрос.

При поступлении денежных средств ПКО не требуется:

  1. Если организация или предприниматель относится к перечисленным, ниже, видам деятельности:
  • Тем лицам кто имеет торговые точки на ярмарках, рынках, выставочных комплексах. Так же тем, у кого имеется открытый прилавок в крытом рыночном помещении. Это относится к товарам непродовольственной группы.
  • Тем лицам кто занимается разносной торговлей продовольственных и не продовольственных товаров.
  • Лицам, занимающимся продажами в киосках квасом, мороженным и разливными не алкогольными напитками.
  • Тем лицам кто занимается торговлей из бочек квасом, пивом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, овощами, фруктами и ягодами на развес.
  • Тем лицам кто занимается приемом от людей стеклотары и утильсырья.
  • Тем лицам кто занимается торговлей в пассажирских вагонах газет, журналов, чайной продукцией и так далее.
  • Если организация или предприниматель, ведет свою деятельность в труднодоступном районе или местности.
  1. Если организация или предприниматель находится на патентной системе налогообложения.
  2. Если организация или предприниматель находится на ЕНВД.

Во всех остальных случаях при денежных поступлениях в кассу организации или предпринимателя нужно оформлять приходный ордер.

[youtube]https://www.youtube.com/watch?v=7NzLwGdaMD0[/youtube]


Если у Вас остались вопросы,


получите бесплатную консультацию прямо сейчас:

образец заполнения — «Моё дело».

Оглавление Скрыть
  • Как заполнить приходный и расходный кассовые ордера?

Для учета документов и кассовых операций на предприятии используют приходные и расходные кассовые ордера.

  • ПКО (форма № КО-1, код формы по ОКУД 0402008) — документ, используемый для оформления поступления в кассу предприятия наличных денежных средств.
  • РКО (форма № КО-2, код формы по ОКУД 0310002) — документ, с помощью которого оформляют все перемещения денежных средств из кассы (выдача заработной платы, денег под отчет сотрудникам, сдача наличности в банк, выплаты поставщикам или учредителям и т. д.).
Скачать бланк РКО Скачать бланк ПКО

Указывая цели расхода, обычно используют следующие корреспондирующие счета:

  • 51-й — расчетный счет организации;
  • 60-й — расчеты с поставщиками, подрядчиками;
  • 70-й — оплата труда персонала;
  • 71-й — расчеты с подотчетными лицами.

Сервис «Моё дело» позволяет за пару кликов и без ошибок составлять расходные и приходные кассовые ордера.

Как заполнить приходный и расходный кассовые ордера?

В бланках приходно-кассовых ордеров, при заполнении вручную, разборчиво указывают следующее:

  • реквизиты предприятия, филиала, коды по ОКПО;
  • регистрационный номер, дата заполнения приходного или расходного кассового ордера;
  • номера корреспондирующего счета и субсчета;
  • сумма наличности, поступившая в кассу или изъятая из нее, в том числе НДС;
  • ФИО работника организации, который передал денежную наличность;
  • основание для выдачи кассового ордера;
  • номер и дата заполнения документов, которые прилагаются к ордеру.

Аналогичные сведения необходимо указать также в квитанциях к ПКО и к бланкам РКО. Исправления в документах не допускаются.

На квитанции к расходному или приходному кассовому ордеру предприниматель или кассир ставит свою подпись, печать (чтобы захватывала часть кассового ордера) и указывает дату приема наличных. «Приходники» (ПКО) и «расходники» (РКО) необходимо зарегистрировать в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Как видим, заполнение ордеров отнимает немало времени. В сервисе «Моё дело» вы можете не только ознакомиться с образцами заполнения приходных и расходных кассовых ордеров, но и оптимизировать этот процесс. Сервис позволяет автоматически создать и оформить любые документы (см., например, образец заполнения РКО). Все, что вам нужно — просто скачать бланк расходного ордера или бланк приходно-кассового ордера, сохранить и распечатать готовые документы!

Получить бесплатный доступ

При возникновении сложностей вы можете бесплатно задать вопрос в консалтинговую службу сервиса.

Пошаговое заполнение денежного перевода

Заполнение денежного перевода: Краткое описание

Для заполнения денежного перевода выполните следующие пять простых шагов:

  • Введите имя получателя.

  • Напишите свой адрес в разделе покупателя.

  • Укажите номер своего счета, если вы оплачиваете счет.

  • Подпишите внизу, где написано «подпись покупателя».

Разобраться, как написать денежный перевод, легко, но важно, чтобы вы делали это правильно.Выполнив эти пять шагов, вы можете быть уверены, что ваши средства будут доставлены нужному человеку или нужному бизнесу.

1. Введите имя получателя

Напишите имя человека или компании, которые получат денежный перевод, в строке, начинающейся с «Оплатить заказ».

Получатель будет единственным лицом или компанией, уполномоченными вносить или обналичивать денежный перевод. Рекомендуется заполнить этот раздел как можно скорее, чтобы убедиться, что он не попадет в чужие руки, и убедитесь, что имя написано правильно, чтобы у получателя не возникло проблем с его обналичиванием.

NerdWallet Руководство по COVID-19

Получите ответы о стимулирующих проверках, списании долгов, изменении политики в отношении поездок и управлении своими финансами.

2. Напишите свой адрес в разделе покупателя

Вы — покупатель, поэтому ваша информация попадает в этот раздел. Вы хотите, чтобы получатель знал, как с вами связаться, если возникнут вопросы или проблемы с платежом. Иногда также требуется ваше полное имя.

SavingsCash ManagementCDCheckingMoney Market

Сберегательный счет — это место, где вы можете безопасно хранить деньги, получая при этом проценты.

Сберегательный счет — это место, где вы можете надежно хранить деньги, получая при этом проценты.

Депозиты застрахованы FDIC

One Save

APY

1.00% Зарабатывайте 1,00% APY, доступный на сбережениях остатков до 5000 долларов США, до 25000 долларов США при наличии соответствующего прямого депозита с зарплатой.

Высокодоходный сберегательный счет Comenity Direct

Эти денежные счета объединяют в одном продукте услуги и функции, аналогичные чековым, сберегательным и / или инвестиционным счетам. Счета управления денежными средствами обычно предлагаются небанковскими финансовыми учреждениями.

Эти денежные счета объединяют в одном продукте услуги и функции, аналогичные чековым, сберегательным и / или инвестиционным счетам. Счета управления денежными средствами обычно предлагаются небанковскими финансовыми учреждениями.

CD (депозитный сертификат) — это тип сберегательного счета с фиксированной процентной ставкой и сроком, который обычно имеет более высокие процентные ставки, чем обычные сберегательные счета.

CD (депозитный сертификат) — это тип сберегательного счета с фиксированной процентной ставкой и сроком, который обычно имеет более высокие процентные ставки, чем обычные сберегательные счета.

Платежи по счетам денежного рынка аналогичны сберегательным счетам и имеют некоторые функции проверки.

Платежи по счетам денежного рынка аналогичны сберегательным счетам и имеют некоторые функции проверки.

3. Укажите номер своего счета, если вы оплачиваете счет.

В некоторых денежных переводах есть поле «Платеж за / номер счета». Его заполнение помогает убедиться, что на ваш счет зачислен платеж.

4. Подпишите внизу, где написано «подпись покупателя».

Здесь важна ваша подпись, поскольку она делает денежный перевод официальным.Не подписывайтесь на обратной стороне. Эта область предназначена для того, кто ее получает.

5. Сохраните квитанцию ​​

Это подтверждение оплаты. Храните квитанцию ​​в надежном месте на случай, если позже возникнет проблема.

Когда вы знаете, как правильно делать денежный перевод, у вас есть хороший вариант для перевода денег. В отличие от выписки чека с личного банковского счета или передачи наличных денег, денежный перевод дает вам подтверждение платежа и заверяет получателя в том, что средства гарантированы.

порядок оформления, правила заполнения и образец

Входящие и исходящие кассовые ордера выступают в качестве первичных документов. Они подтверждают финансовые операции, связанные с выдачей и получением средств. Оформление входящих и исходящих кассовых ордеров производится по определенным правилам. Рассмотрим основные инструкции.

Расходный и входящий кассовый ордер: форма

При получении наличных денег оператор добавляет соответствующую информацию в форму КО-1, а при выдаче — КО-2.Заполнение входящих и исходящих кассовых ордеров Осуществляется для того, чтобы специалисты, проверяющие документы, могли четко понимать их содержание. В бумагу вносятся все обязательные реквизиты. Во входящие и исходящие кассовые ордера записывается основа, на которой они составлены. В них также перечислены прилагаемые (сопроводительные) документы.

Нюансы

Входящие и исходящие кассовые ордера подписываются ответственным сотрудником сразу после операции. Прилагаемые к ним документы необходимо вернуть с печатью или отметкой «Оплачено.«При этом дата должна быть обязательно проставлена ​​во избежание повторного использования ценных бумаг. Согласно действующим правилам во входящих и исходящих кассовых ордерах не допускается внесение каких-либо исправлений, даже если они предусмотрены.

Форма KO-1

Заполните заказ в одном экземпляре. Форма состоит из 2-х разделов. Первый — это прямая квитанция, а второй — ваучер — квитанция. Последний выдается лицу, сделавшему деньги. «Основа» обозначает содержание выполненной операции.Например, «платеж по счету № 321 от 1 февраля 2017 года». В поле «В том числе» указано значение НДС. Сумма указана цифрами. Если налог не предусмотрен, то следует написать «Без НДС». В поле «Заявка» перечислены документы, сопровождающие заказ. Корреспондентский счет открывается в зависимости от источника средств. Код подразделения указывают операторы отдельных структурных подразделений предприятия. Ячейка «Дебет» должна содержать кассовый счет по плану.Нумерация документов сквозная, устанавливается на один год. В бланке не должно быть номеров, записанных по порядку, или обратных кодов. Обязательный реквизит — ОКПО. Информация указывается в соответствии со справкой, выданной органом государственной статистики. Название организации указывается в той же форме, что и в учредительных документах. Если в компании утверждены коды аналитики, в заказе они должны быть указаны. В документе есть «целевая» ячейка. Его заполняют только некоммерческие предприятия с соответствующим финансированием.

Особенности аттестации

Квитанция оформляется в бухгалтерию. Если нет специалистов, уполномоченных посещать документ, то это делает руководитель предприятия. Директор организации своим распоряжением может наложить обязательство подписывать приказы на другого работника. При этом руководитель должен согласовать свою кандидатуру с главным бухгалтером. Если директор предприятия самостоятельно ведет финансовые операции, то кассовые чеки, кассовая книга составляются и подписываются им.

Пломбирование пломбы

Оттиск ставится на часть формы с отметкой «MP» и снимается чек. Законодательство не предусматривает особых правил печати. На практике принято 60% его на основной части, а 40% — на расписках. Некоторые рекомендации даны в постановлении Госкомстата от 18 августа 1998 г. № 88. Законодательством также не установлен конкретный перечень реквизитов, которые должны быть проставлены на печати оператора.Желательно указать в штампе реквизиты, которые ранее считались обязательными:

  1. Наименование предприятия (полное на русском языке), организационно-правовой вид.
  2. Расположение.
  3. Регистрационный номер.

Эмиссионный документ

Приказ также оформляется в одном экземпляре. При выдаче средств сотруднику на отчет форма должна быть оформлена в соответствии с его письменным заявлением. Может быть в произвольной форме. Заявление должно быть подписано руководителем предприятия.В нем указано:

  1. Сумма к выпуску.
  2. Срок сдачи.
  3. Дата.

Содержание документа

Поле «Земля» указывает на завершенную операцию. Например, это может быть «возврат перерасхода по отчету № 123 от 02.03.2017». В поле «Заявление» указываются первичные и прочие документы. Здесь указаны их номера и даты составления. Заявлениями могут быть заявки на выдачу денежных средств, векселей и так далее. Правила регистрации.КО-2 предусмотрена Методическими рекомендациями, утвержденными постановлением Госкомстата № 88. Вносить какие-либо корректировки в расходную часть не допускается. Документ также подписывается главным бухгалтером, руководителем или другим уполномоченным им лицом. Предприниматели, которые в соответствии с налоговым законодательством ведут учет затрат и доходов или физических показателей, не могут составлять распоряжения о расходах.

Действия оператора

При выдаче денежных средств по расходным документам кассир должен проверить:

  1. Наличие обязательных подписей и их соответствие образцам.
  2. Равенство сумм указано прописью и цифрами.
  3. Наличие документов по форме.
  4. Название соответствия в информации о варранте, предоставленной получателем.

После этого оператор готовит необходимую сумму, передает платежный документ получателю. В заказе получатель должен указать количество рублей (прописью) и копеек (цифрами). Человек также ставит свою подпись и дату. Оператор должен пересчитать приготовленные деньги.В этом случае получатель должен видеть, как это делает кассир. Принимающая организация также пересчитывает их под контролем оператора. Если этого не сделать, получатель не сможет впоследствии предъявить претензию кассиру на выданную сумму. После этого оператор должен подписать платежный документ.

Важные моменты

Кассир выдает денежные средства исключительно этому лицу, реквизиты которого указаны в доверенности. Последний представляет документ, удостоверяющий его личность.Если выдача осуществляется по доверенности, необходимо проверить соответствие имени. получатель, указанный в ордере, информация о представляемом лице. К платежной форме прилагается документ, подтверждающий полномочия фактического получателя. Если несколько платежей производятся по доверенности или в разных организациях, копия прилагается к доверенности. Оригинал должен оставаться у оператора, совершившего последний выпуск.

Учет приходящих и исходящих кассовых ордеров

На предприятиях, составляющих рассмотренные выше документы, должен быть обеспечен контроль за операциями с наличными деньгами.Для этого необходимо вести реестр кассовых чеков. Он фиксирует детали платежных форм до их передачи оператору. Распоряжения, оформленные на выписки о выдаче заработной платы и другие подобные суммы, заносятся в книгу после передачи средств получателям. Соответствующее правило закреплено в Директивах, утвержденных Постановлением Госкомстата № 88.

На практике часто возникает вопрос: на какой срок необходимо открывать реестр входящих и исходящих кассовых ордеров? Следует отметить, что законодательство не предусматривает каких-либо сроков.В связи с этим вопросы срока использования журнала решает бухгалтер самостоятельно. Книгу можно открыть на год, месяц, квартал. При принятии соответствующего решения следует учитывать количество транзакций.

Ответственность за нарушение правил

К предприятиям, не соблюдающим требования по ведению кассовых операций, применяются меры, предусмотренные законодательством. Ответственность устанавливается различными нормативными актами.Среди них — Указ Президента РФ № 840 от 25.07.2003 г. Статья 15.1 15 главы Кодекса об административных правонарушениях предусматривает. В нем закреплены меры ответственности за нарушение правил обращения с наличными деньгами и порядка проведения кассовых операций. В случае превышения сумм, предназначенных для расчетов с контрагентами, недопущения (частичного или полного) полученных средств, несоблюдения инструкции по хранению свободных денежных средств сверх лимитов предусмотрен административный штраф: 40-50 минимальных размеров оплаты труда. для чиновников 400-500 МРОТ для организаций.

Заключение

Заказы — очень важная задача. Как было сказано выше, в документах не допускаются исправления, ошибки и помарки. Оператор, ответственный за их составление, должен помнить, что ордер — это форма строгой отчетности. Поэтому не портите документы. При отсутствии каких-либо обязательных реквизитов заполненный заказ будет считаться недействительным.

Как шаг за шагом заполнить денежный перевод

Заполнение денежного перевода — довольно простой процесс, но важно делать его правильно.При правильном заполнении эти бумажные документы позволяют безопасно отправлять или получать платежи, предоставляя альтернативу наличным деньгам, чекам или кредитным картам. Western Union рекомендует «думать о денежном переводе как о предоплаченном чеке».

Вот что вам нужно знать, чтобы совершить покупку и правильно заполнить денежный перевод.

Изображение предоставлено USPS, иллюстрация Bankrate

Что нужно для заполнения денежного перевода

Требования к заполнению денежного перевода зависят от учреждения, будь то Western Union или Почтовая служба США.Денежный перевод каждого учреждения также может немного отличаться по внешнему виду. Однако обычно вам потребуется следующая информация:

  • Имя получателя (т. Е. Лицо, которому будут выплачены деньги)
  • Адрес получателя
  • Сумма платежа
  • Ваше имя и адрес
  • Какой платеж и / или номер расчетного счета

Для покупки денежного перевода вам также понадобится форма оплаты (наличные, чек, дебетовая карта). Некоторые эмитенты также ограничивают ваши варианты оплаты.Например, вы, скорее всего, не сможете приобрести денежный перевод с помощью кредитной карты.

Шаги по заполнению денежного перевода

После того, как вы приобрели денежный перевод, внимательно заполните его, чтобы убедиться, что он попадет к нужному человеку и сможет обналичить его. Вот шаги, которые необходимо выполнить при его заполнении:

1. Введите имя получателя

Напишите имя получателя денежного перевода в поле «Оплатить» или «Оплатить заказу». . Это может быть имя человека или название компании.Напишите все правильно, убедитесь, что ваш текст разборчив и написан чернилами.

Важно заполнить этот раздел сразу после покупки денежного перевода, поскольку это будет единственное лицо, имеющее право обналичивать или вносить депозит. (Если вы потеряете или потеряете денежный перевод до того, как напишете имя получателя, любой может написать от своего имени и обналичить денежный перевод.)

Если у вас есть такая возможность, укажите свое имя в поле, помеченном «от», « покупатель »или« отправитель ».

2. Включите свой адрес в раздел покупателя.

Введите свой адрес, по которому в денежном переводе запрашивается адрес покупателя.Может быть второе поле адреса, где вы можете заполнить адрес человека или компании, которым вы платите или отправляете деньги.

3. Введите номер счета или заказа в поле для заметок

Строка для заметок позволяет вам отметить, для чего предназначен денежный перевод. Например, вы можете указать, что он предназначен для покупки определенного товара или погашения определенного долга. Если у вас есть счет или номер заказа от получателя платежа, укажите его здесь. Это поле также может называться «платеж за» или «номер счета».”

4. Подпишите свое имя в разделе« подпись покупателя »

Подпишите лицевую сторону денежного перевода в той части, которая помечена для вашей подписи. Этот раздел может называться «Подпись покупателя», «Покупатель», «От», «Подпись» или «Ящик». Не подписывайте обратную сторону денежного перевода. Здесь человек или компания, которым вы платите, подтверждает денежный перевод, прежде чем обналичить его.

Сохраните квитанцию ​​

Сохраните квитанцию ​​с номером для отслеживания. Этот номер может сказать вам, правильное ли лицо обналичило ваш денежный перевод.А в случае утери или кражи вы можете использовать номер для отслеживания, чтобы заменить его. За замену денежных переводов может взиматься комиссия за обработку. Квитанция также может помочь вам отменить денежный перевод в случае изменения ваших планов.

Как купить денежный перевод

Вы можете купить денежный перевод в банках и кредитных союзах, в пунктах обналичивания чеков, в Почтовой службе США, во многих продуктовых магазинах и некоторых крупных магазинах. Вы можете использовать наличные или дебетовую карту для покупки денежного перевода.

Тем не менее, вы можете не использовать свою кредитную карту для покупки денежного перевода, поскольку компания, выпускающая вашу кредитную карту, может рассмотреть возможность покупки в качестве аванса наличными.Денежные ссуды могут повлечь за собой высокие комиссии, и вы можете столкнуться с более высокой процентной ставкой, чем обычно, до тех пор, пока не погасите остаток. Некоторые эмитенты также не принимают к оплате кредитные карты.

Размер денежного перевода, который вы можете приобрести, может быть ограничен. Например, USPS позволяет покупать денежные переводы на сумму до 1000 долларов США, если вы отправляете их в пределах США. Помимо цены денежного перевода, вам обычно придется заплатить комиссию в размере от 1 до 10 долларов США.

Итог

Денежные переводы могут быть полезным способом отправки и получения денег.Это широко распространенный способ оплаты, срок их действия никогда не истекает, а в случае потери или кражи их часто можно заменить. А поскольку денежные переводы являются предоплаченными, в отличие от чеков, они не возвращаются, что делает их безопасным способом совершать покупки, оплачивать долги или отправлять деньги по почте.

Знание тонкостей получения и использования денежных переводов позволит вам добавить этот надежный инструмент в свой набор финансовых инструментов.

Порядок регистрации

, правила заполнения и образец. Как заполнить расходную кассу (РКО)

Денежный ордер на счет создается при выдаче наличных денег в кассе юридического лица.Это важно для правильного учета.

Какой пример оформления этого документа в 2019 году? Для любого снятия наличных в кассе юридического лица необходимо создать расходную накладную.

Заполнить анкету можно как вручную, так и с помощью специальных автоматизированных программ. Как оформить расходную ведомость на 2019 год?

Важные аспекты

В соответствии с положениями Положения Банка России № 373-П использование распоряжения о выдаче денежных средств в форме КО-2 допускается в следующих случаях:

  • перевод денежных средств организации на банковский счет;
  • при выдаче денежных средств сотруднику, если от него требуется совершение действий в интересах организации.В документе прописывается сумма выданных средств и срок, на который они выдаются. Также указывается конкретная цель экстрадиции, не противореча;
  • при выдаче сотруднику денежных средств на его личные расходы;
  • при снятии наличных денег предпринимателем для нужд собственного предприятия, на котором он является единственным работником.

Независимо от того, как документы подготовлены вручную или на компьютере, распоряжения по счету используются исключительно в бумажной форме.

Это связано с необходимостью наличия подписей на кассе ответственного лица, а также лица, принимающего деньги. Заверение платежного поручения электронной цифровой подписью не разрешено законом.

Распоряжение о расходах необходимо для правильного выполнения процесса выдачи наличных из кассы. В документе указывается не только сумма, но и лицо, принявшее ее. Должны быть указаны основания для экстрадиции.

Кто подписывает документ

После регистрации кассового аппарата в журнале требуется его подпись.Подписывается руководителем юридического лица и главным бухгалтером.

В отсутствие этих лиц распоряжение о расходах может быть удостоверено лицами, наделенными соответствующими полномочиями. Следует отметить, что подпись руководителя не считается обязательной, если она присутствует в прилагаемых документах.

Заполненная форма передается в кассу. Он проверяет правильность оформления документов и требует документ, подтверждающий личность получателя.

Кассир имеет право выдать деньги исключительно лицу, указанному в кассе.Если в заказе есть ошибка, кассир возвращает его в бухгалтерию. При выдаче наличных кассир требует, чтобы лицо, получающее деньги, расписалось в графе «Получено».

Также указывается сумма к выпуску, которая может быть выпущена в любой валюте. После завершения перевода денежных средств кассир фиксирует данные получателя.

Потом подписывает, расшифровывает подпись и устанавливает дату операции. В прилагаемых документах кассир ставит штамп «Оплачено» или штамп с указанием даты операции.

Действующие правила

Утверждена единая форма заказа КО-2.

Согласно статьям 14-21 утвержденного «Порядка проведения кассовых операций в Российской Федерации» он должен соответствовать правилам создания формы КО-2 и правилам выдачи наличных денег в кассе организации.

Суть требований действующего законодательства заключается в следующем: «Денежный ордер по счету оформляется в формате А5. Выписывается в одном экземпляре бухгалтером, заверяется главным бухгалтером или руководителем, либо лицами, их заменяющими.

Затем документ регистрируется в журнале регистрации по форме КО-3. Расходный материал указывает на суть бизнес-операции как основу. Также указан список прилагаемых документов с указанием их номеров и времени подготовки. ”

При выдаче денежных средств из кассы ответственному лицу на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, оформляется РКО в соответствии с письменной.

Заявление написано в произвольной форме, содержит данные о сумме денежных средств, сроке выдачи наличных, дате и подписи руководителя.

Лицо, получившее подотчетные деньги, обязано вернуть выданные средства в течение трех рабочих дней после истечения срока, на который средства были выданы, или в день выхода на работу.

Потеря денежных средств должна быть подтверждена соответствующими документами и.

Представление отчета о расходах требует проверки бухгалтерией, утверждения руководством и окончательного расчета по этому документу.

Деньги могут быть выданы по отчету только при безусловном погашении подотчетным лицом какой-либо задолженности по ранее принятой расчетной сумме денежных средств.

На заработную плату

Согласно «Порядку проведения кассовых операций» при выдаче заработной платы обязательно оформление расходного кассового ордера.

Также возможно оформить кассовый аппарат на каждого отдельного сотрудника, указав за основу «Расчет заработной платы».При выдаче зарплаты по выписке по счету кассовый ордер выдается кассиру как получателю.

В графе «Поступила» пишется Ф.И.О кассира, за основу берется выдача зарплаты сотрудникам. Приложение представляет собой расчетную ведомость.

Кассир подписывает квитанцию ​​о получении суммы и принимает на себя ответственность за полученную сумму.

Образец заполнения расходной кассы на заработную плату по ведомости отличается от обычного заполнения только основанием и тем, что получателем является сам кассир.

В соответствии с этим документом кассир должен выдать зарплату. На всю сумму денег, выданных в качестве заработной платы согласно ведомости, оформляется один расходный кассовый ордер.

В целом заполнить кассовый ордер на расходные материалы не составляет особого труда. Но необходимо учитывать особенности заполнения этого документа.

Неправильное или неправильное оформление документа станет основанием для признания документа недействительным.

Как оформить приказ о движении денежных средств в 1С: Бухгалтерия 8.3 (версия 3.0) 2016-12-20T12: 15: 34 + 00: 00

Оформить снятие наличных в кассе предприятия — казалось бы что что сложного? Но и у начинающих бухгалтеров возникают вопросы, когда дело касается реальных ситуаций в бухгалтерском учете. Что писать внизу, что в приложении … и так далее.

Сегодня на уроке мы разберем наиболее часто встречающиеся ситуации на практике в программе 1С: Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0.

Чтобы не пропустить выход новых уроков — к информационному бюллетеню.

Напоминаю, что это урок, поэтому вы можете смело повторять мои действия в своей базе (желательно копию или обучающую).

Итак, приступим.

Ордер наличных расходов (сокращенно RKO или расходные материалы) — это документ, по которому оформляется выдача денежных средств из кассы организации.

Форма расходного материала унифицирована КО-2.

Нумерация расходных материалов начинается каждый год заново с единицы и должна быть непрерывной: 1, 2, 3 …

Получатель денежных средств должен предъявить удостоверение личности (например, паспорт), данные который заносится в кассу.

Расходные материалы подписаны:

  • руководитель
  • главный бухгалтер или уполномоченное лицо
  • кассир
  • получатель денежных средств.

Более того, если подпись управляющего уже стоит на одном из документов, приложенных к распоряжению и разрешающих выдачу денег, то его подпись на кассе не обязательна.

Печать на счетном поручении не ставится, но штамп «Оплачено» может использоваться для предотвращения повторной выдачи денег по тому же поручению.

Денежный ордер по счету оформляется в одном экземпляре и остается на кассе.

Оформление кассы в 1С

Для оформления кассового ордера в программе перейдите в раздел «Банк и касса» пункта «Кассовые документы»:

В открывшейся форме нажмите кнопку «Оформить»:

Открылась новая форма документа:

Разберем его заполнение в различных ситуациях.

Платеж поставщику

01.03.2016 из кассы выдано 40 000 рублей (без НДС) В.В. Петрова в оплату по договору № 48 от 15.02.2016 на стулья по накладной № 351 от 01.03.2016.

Петров В.В. действовал от имени ООО «Поставщик» на основании доверенности № 17 от 20.02.2016.

В качестве удостоверения личности Петров В.В. предъявил паспорт РФ серии 12 23 № 345621, выданный УВД Приморского района г. Москвы 21.01.2008.

Заполненный заказ в 1с:

Его печатная форма:

Выдача ответственному лицу

01.03.2016 г. из кассы сотруднице Белкиной Анне было передано 5000 рублей на хозяйственные расходы по написанному ей заявлению на выдачу денег в отчете от 01.03.2016.

В качестве удостоверения личности Белкина А.Г. представила паспорт Российской Федерации серии 12 23 № 345621, выданный УВД Приморского района г. Москвы 21.01.2008.

Заполненный заказ в 1с:

Его печатная форма:

Выплата заработной платы

10.09.2016 Старший кассир Фокла Е.Б. передала кассир Плюшкина И.В. 104 400 рублей на выплату заработной платы работникам за август 2016 года согласно ЗП №1 от 08.09.2016.

Заполненная заявка в 1с:

Распечатанная форма:

Снятие наличных в банке

01.03.2016 Плюшкина И.V. Мне поступили деньги из кассы в размере 100 000 рублей для зачисления на расчетный счет ООО «Юпитер» в Банке БАНК ГПБ (ОАО).

В качестве удостоверения личности Плюшкина И.В. предъявил паспорт РФ серии 12 23 № 345621, выданный УВД Приморского района г. Москвы 21.01.2008.

Заполненная заявка в 1с:

Распечатанная форма:

Возврат кредита контрагенту

01.03.2016 450 000 рублей выданы в кассе Нестеренко Л.П. в счет погашения долга в соответствии с договором займа № 56 от 20.02.2016.

В качестве удостоверения личности Нестеренко Л.П. предъявил паспорт Российской Федерации серии 12 23 № 345621, выданный УВД Приморского района г. Москвы 21.01.2008.

Заполненный заказ за 1с:

Его печатная форма:

Прочие расходы

01.03.2016 г. из кассы выдано 3500 рублей сотруднику Иващенко Нестору Ивановичу в качестве материальной помощи.

Заявление о выдаче материальной помощи Иващенко Н.И. писал от 01.03.2016.

В качестве удостоверения личности Иващенко Н.И. предъявил паспорт РФ серии 12 23 № 345621, выданный УВД Приморского района г. Москвы 21.01.2008.

Заполненный заказ в 1с:

Его распечатанная форма.

Расчетный кассовый ордер — это первичный документ, который в обязательном порядке оформляется при выдаче из кассы.Расходник имеет унифицированную форму КО-2. Как заполнить кассовый ордер? Вы можете скачать форму КО-2 в конце статьи. Также предлагаем вам пример оформления документов, который можно скачать по ссылке внизу статьи.

Счет кассового ордера Форма КО-2

Документу присваивается индивидуальный номер по регистру приходных и расчетных кассовых ордеров, дата заполнения формы, которая совпадает с датой выдачи денег из кассы. регистр, установлен.

Вверху формы пишется название организации и ее код ОКПО.

Затем укажите счетные счета зачета, которые задействованы в операции снятия наличных. В графе «дебет» номер счета выставляется в зависимости от цели выдачи денег из кассы (счет 71 при выдаче средств подотчетному лицу, счет 70 при выплате заработной платы сотрудникам, счет 76 (60) при оплате услуги, работы, товары и материалы сторонним организациям).Если на указанном счете ведется аналитический учет, то его также необходимо указать в соответствующем столбце формы. В графе «кредит» пишем счет 50 «Кассир».

В графе «сумма» — цифрами прописана выданная сумма денег.

Графы «код структурного подразделения» и «целевой код» заполняются, если у компании есть соответствующие системы кодирования.

Под таблицей в строке «выдача» пишем имя лица, которому выдаются деньги на данной форме поручения.

«Земля» — указать содержание операции.

«Сумма» — прописью выданная сумма пишется с большой буквы, оставшееся пустое место заполняется тире, копейки цифрами.

В «Приложении» к бланку заказа документы прилагаются к бланку расходного кассового ордера и служат обоснованием для выдачи наличных.

Расходные материалы подписаны главным бухгалтером, руководителем предприятия. Скачать образец заполнения заказа ниже.

Теперь на основании заполненной таким образом формы КО-2 можно отдавать деньги в кассе. После этого сотрудник компании или представитель сторонней организации, получивший деньги, должен подтвердить факт выплаты суммы; для этого заполняет строки «получил», «дата», «подпись».

В графе «кем» пишутся реквизиты документов, удостоверяющих его личность (например, паспорт).

Внизу кассового ордера КО-2 кассир, выдавший деньги, ставит свою подпись.

Основной формой, оформляемой при выдаче наличных денег из кассы компании, является расходный кассовый ордер (РКО). Его необходимо заполнять каждый раз, когда деньги расходуются в ходе хозяйственной или иной деятельности. Порядок проведения кассовых операций позволяет использовать расчетно-кассовые счета не только предпринимателям, которые ведут учет в упрощенной форме.

Нормативный акт, принятый в 2014 году, определяет возможность применения не только типовой формы КО-02, но и собственных форм, разработанных с учетом потребностей и особенностей деятельности.

Распоряжение о расходах может составить бухгалтер, в том числе начальник, кассир, руководитель компании (если на предприятии нет бухгалтерии) или наемный специалист, привлеченный по договору. В этом случае все необходимые подписи ставятся директором организации.

Можно использовать бланк, купленный в типографии, а также заполненный с помощью специализированных программ. Расходный материал не должен содержать исправлений, в противном случае он признан недействительным.Если допущена ошибка, документ необходимо переоформить в правильной версии.

Основанием для расходования денег, за исключением заработной платы, является заявление работника, подписанное директором компании, с указанием направления расходования.

Записанный бланк предъявляется кассиру, который принимает его, проверяет правильность заполнения, наличие всех необходимых подписей. Потом фиксирует в бортовом журнале.

Прежде чем выдать наличные, должностное лицо должно запросить у получателя документ, удостоверяющий личность.После сверки с ним кассир вносит данные паспорта или другого документа в соответствующие графы. Затем кассир переводит средства получателю, который должен их пересчитать и, если сумма верна, подписать расходные материалы.

Важно! Если деньги выдаются уполномоченному лицу, то доверенность проверяется вместе с паспортом, после чего поступает на расчетный счет.

Заработная плата может быть выплачена сотрудникам из заработной платы или ведомостей заработной платы.В этом случае при их закрытии также оформляются распоряжения по счетам на итоги. Затем документ передается кассиру, который ставит на него штамп «Оплачен». Вместе с отчетом кассира в конце дня кассовый аппарат передается в бухгалтерию.

Обратите внимание: сотрудники, которым были выданы деньги на коммерческие расходы или на их выполнение, должны отчитываться о своих расходах. Прием денег в кассе основан на.

Образец заполнения кассового ордера

Рассмотрим образец заполнения CSC.

Название компании и ее код написаны в верхней части документа по справочнику ОКПО. Если форма принадлежит какому-либо конкретному юниту, то ее название необходимо указать ниже. В противном случае здесь ставится «-».

Справа от наименования документа «Расчетный кассовый ордер» записывается порядковый номер и дата его исполнения. Последний должен быть в формате ДД.ММ.ГГГГ.

В следующей таблице приведены данные бухгалтерского учета — компенсационные счета по дебету и кредиту, коды структурных единиц и аналитический учет — если они используются на предприятии.Затем цифрами записывается сумма кассового аппарата. Поле «Код цели» заполняется только в том случае, если компания разработала и использует необходимую систему кодирования.

В поле «Выпуск» пишутся ФИО. лицо, которому выдаются наличные из кассы. Здесь нельзя вводить название предприятия.

В базовом поле указаны причины выдачи денег. Например, «Заработная плата», «Банковское дело», «Суточные» и т. Д.

В поле «Сумма» прописью прописывается сумма документа.

В поле «Заявление» указываются наименования документов, на основании которых выполняется операция — выписка сотрудника, расчетная ведомость, квитанция и др.

Затем документ подписывают руководитель компании и главный бухгалтер, которые ставят свою личную подпись.

Важно! Ниже получателю средств необходимо вручную написать полученную сумму прописью и без сокращений, поставить дату получения и личную подпись.Затем указываются полные реквизиты документа, удостоверяющего личность — паспорта, паспорта, военные билеты и т. Д.

Денежный ордер подписывается кассиром. Кроме того, все кассовые операции по расходам и доходам регистрируются в.

.

Нюансы

Если денежные средства выдаются юридическому лицу, то в поле «Выдача» указываются персональные данные сотрудника — представителя. В поле «Заявление» необходимо указать реквизиты доверенности на получение денег, которая прилагается к распоряжению по счету.

При переводе наличных денег в банк в поле «Выдача» нельзя написать «Выручку», так как это противоречит порядку проведения кассовых операций. Там нужно указать ФИО сотрудника, выполняющего это действие, он же подписывает документ о получении денег.

Распоряжения о доходах и расходах — унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом для использования организациями или индивидуальными предпринимателями за наличный расчет. В зависимости от того, какую функцию они выполняют в кассе организации — доходную или расходную, — существует кассовый ордер и кассовый ордер.Рассмотрим подробнее каждый из них, зачем он нужен, какую функцию он выполняет и когда необходимо формализовать.

Когда заполняется входящий кассовый ордер (FFP)?

При поступлении денежных средств в кассу организации или индивидуального предпринимателя необходимо отразить факт совершения данной хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета. А для проводки наличных есть кассовый ордер.

Составляется унифицированно в единственном экземпляре и подписывается главным бухгалтером, бухгалтером, кассиром-бухгалтером, кассиром организации или другим уполномоченным лицом.

Поступление наличных денег состоит из двух блоков:

  1. собственно ПКО;
  2. Квитанция, которая после заполнения отрывается и передается лицу, внесшему деньги в кассу.

Вы можете записать получатель вручную или с помощью компьютера. Исправления в порядке поступления не допускаются. Если допустили ошибку, заказ необходимо переписать. В противном случае такой документ недействителен и нарушает кассовую дисциплину.

После заполнения второго блока ПКО «Квитанция» ставится печать юридического лица или предпринимателя.Штамп ставит потребность так, чтобы половина приходилась на кассовый чек, а вторая половина — на квитанцию, теперь нет.

В каких случаях заполняется входящий кассовый ордер?

Заполняем приходный кассовый ордер по адресу:

  • внесение учредителями своей доли в уставном капитале;
  • Поступление в кассу выручки. Если вы используете кассовый аппарат в своей работе и в течение дня вырываете кассовые чеки для клиентов, то вам не нужно заполнять кассовый ордер на каждый сломанный чек, у вас есть только одна общая сумма PKO в конце смены ;
  • возврат заемных средств.Если ваша организация или индивидуальный предприниматель предоставили ссуду юридическому или физическому лицу, а ссуда возвращается в кассу организации;
  • возврат от ответственного лица. Ваша организация выдала сотруднику деньги за отчет, сотрудник приобрел необходимое и приносит остаток аванса в кассу организации или предпринимателя;
  • списание денежных средств с расчетного счета юридических лиц. Если вы снимаете деньги с расчетного счета организации на заработную плату, хозяйственные нужды и т. Д., то эти деньги сначала нужно перечислить в кассу организации.

Процедура заполнения входящего кассового ордера

Теперь мы шаг за шагом рассмотрим, как заполнять каждое поле входящего кассового ордера.

Сайт Росстата.

В поле «Дата составления» стоит текущая дата, так как кассовый ордер оформляется в момент совершения операции.

Графы «Дебет» и «Кредит» заполняются в соответствии с бухгалтерскими проводками и составляют их бухгалтер.Но по умолчанию в графе «Дебет» стоит 50.1 — так как это счет кассы организации. В графе «Кредит» может быть один из следующих счетов:

75 «Расчеты с учредителями» — при внесении учредителями доли в уставном капитале;

51 «расчетные счета» — при снятии денежных средств с расчетного счета;

71 «Расчеты с подотчетными лицами» — при возврате неиспользованного аванса от работника;

62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» — при поступлении оплаты от покупателя в кассу организации;

90.1 «Выручка от продаж» — при капитализации выручки за смену с использованием кассовых аппаратов.

В поле «Сумма» отображается сумма внесенная в кассу. В этом случае обозначение копеек и рублей разделяется знаком «-».

В поле «Принято от» укажите либо полное имя участника в родительном падеже (отвечает на вопрос — от кого?), Либо полное название юридического лица или индивидуального предпринимателя и полное имя участника, внесшего вклад. также входит в родительный падеж.

В поле «Основа» указывается основа для зачисления денег: взнос в уставный капитал, выручка от продаж, денежные средства из банка, оплата товаров / услуг в соответствии с № счета (№ договора) и т. Д.

В поле «Сумма» прописными буквами написана сумма внесенных средств, а копейки указаны цифрами. Стоит отметить, что если в табличной части ПФП вы указали полную сумму без цента, то в поле «Сумма» необходимо указать только полную сумму прописью без цента.Уменьшение руб и коп. Если сумма включает НДС, то там написано «включая НДС, процентную ставку НДС и сумму НДС».

Первичные документы, на основании которых вводятся деньги, вводятся в поле «Заявление».

Две нижние строки содержат подписи кассира и главного бухгалтера.

Блок «Поступление» заполняется аналогично блоку «Поступление кассы». Печать ставится, снимается с конвейера и передается вкладчику.

Образец заполнения кассового ордера (FFP)

Нажмите, чтобы увеличить

Когда заполняется кассовый ордер (RKO)?

По аналогии с приходным кассовым ордером, расходный кассовый ордер заполняется, когда деньги необходимо получить в кассу организации.

CSC составляется в едином единственном экземпляре и хранится в кассовой книге организации.

Денежный ордер на расходы будет состоять только из одного блока — собственно кассового ордера на расходы. Подписано главным бухгалтером, бухгалтером, кассиром, кассиром организации или другим уполномоченным лицом.

Вы можете выписать расходный материал вручную или с помощью компьютера. Исправления в расчете расходов не допускаются. Если допустили ошибку, заказ необходимо переписать.В противном случае такой документ недействителен и нарушает кассовую дисциплину.

В каких случаях заполняется кассовый ордер?

Заполняем кассовый ордер по номеру:

  • о необходимости выдачи подотчетным лицам на закупку необходимых товаров или материалов для организации;
  • выдача подотчетным лицам на личные и командировочные расходы;
  • сдача наличных денег в банк на расчетный счет организации;
  • выплата заработной платы (аванса) работникам наличными в кассе;
  • Выплата дивидендов учредителям.

Процедура заполнения кассового ордера по счету

Теперь давайте рассмотрим пошагово, как заполнить кассовый ордер.

В поле «Организация» впишите полное наименование юридического лица или индивидуального предпринимателя в соответствии с уставными документами.

В поле «Структурная единица» вводится единица, выдавшая заказ. Если у организации или индивидуального предпринимателя нет подразделения, то ставится прочерк.

В поле «ОКПО» введите код ОКПО, выданный органами статистики.Если вы не знаете свой код, то можете узнать его на официальном сайте Росстата.

Поле «номер документа» присваивается с первого номера с 1 января нового года и имеет непрерывную нумерацию в течение года до 31 декабря. Организация имеет право использовать префиксы к номерам.

В поле «Дата составления» стоит текущая дата, т.к. кассовый ордер оформляется в момент совершения операции.

Графы «Дебет» и «Кредит» заполняются в соответствии с бухгалтерскими проводками и составляют их бухгалтер.Но по умолчанию в графе «Кредит» стоит 50,1 — это счет кассы организации. В графе «Дебет» может быть один из следующих счетов:

70 «Заработная плата» — в расчетах с работниками организации наличными деньгами;

51 «расчетные счета» — при зачислении денежных средств на расчетный счет из кассы организации;

71 «Расчеты с подотчетными лицами» — при выдаче работнику аванса на нужды предприятия или командировочные расходы;

60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — при расчетах с поставщиками наличными.

В поле «Сумма» отображается сумма внесенная в кассу. В этом случае обозначение копеек и рублей разделяется знаком «-». Или при полных рублях можно и копейку опустить.

Поле «Код назначения» заполняется только в том случае, если организация использует систему кодирования.

В поле «Выдача» указывается либо полное имя лица, которому выдаются денежные средства в родительном падеже (отвечает на вопрос — от кого?), Либо полное наименование юридического лица или индивидуального предпринимателя и полное имя. имя получателя также в родительном падеже.

В поле «Основание» вводится основание для выдачи денежных средств: выплата дивидендов, выплата поставщику, инкассо, оплата товаров / услуг по № счета (№ договора) и т. Д.

В поле «Сумма» прописными буквами прописными буквами пишется сумма выданных средств, копейки указываются цифрами. Стоит отметить, что если в табличной части кассы вы указали полную сумму без цента, то в поле «Сумма» необходимо указать только полную сумму прописью без цента.Уменьшение руб и коп.

Руководство по заполнению денежного перевода

Если вам нужно оплатить счет или физическому лицу, но вы не хотите носить с собой наличные, использовать банковский чек или кредитную карту, денежный перевод — ваш лучший выбор. Этот бумажный документ предписывает банку выплатить определенную сумму денег. Изучение того, как заполнять денежный перевод, может помочь вам относительно быстро отправлять или получать платежи.

Что нужно для заполнения денежного перевода

У каждого эмитента есть несколько разные требования к заполнению денежного перевода.Например, почтовая служба США (USPS) и денежные переводы Western Union имеют разные форматы.

Но независимо от того, покупаете ли вы денежный перевод в почтовом отделении или в финансовом учреждении, этот процесс похож на выписку чека. Обычно вам необходимо знать имя получателя, сумму платежа, адрес получателя и любые другие важные данные, такие как номер счета.

Для покупки денежного перевода вам также потребуется иметь действующую форму оплаты — наличные, дорожные чеки и дебетовые карты, как правило, принимаются большинством эмитентов.

Алекс Дос Диас © The Balance 2019

Заполнение денежного перевода

При покупке денежного перевода вы сообщаете сумму эмитенту. В полученном вами бумажном документе будет указана эта сумма, поэтому вам не нужно ее заполнять.

Однако для правильного заполнения денежного перевода вам необходимо будет предоставить запрашиваемую информацию:

  1. Имя: Напишите полное имя человека или компании, которой вы платите денежным переводом.Это поле может быть помечено как «Оплатить до», «Оплатить» или «Получатель». Старайтесь не оставлять это поле пустым и не переводить денежный перевод наличными, иначе любой сможет обналичить его, и вы рискуете потерять средства, если денежный перевод будет утерян или украден. Некоторые эмитенты также требуют указывать имя покупателя в поле «От».
  2. Адрес: Некоторые денежные переводы содержат поле для ввода вашего текущего почтового адреса на случай, если получателю потребуется связаться с вами по поводу платежа.Однако, если вы беспокоитесь о своей конфиденциальности, вы можете опустить эту информацию. Спросите эмитента денежного перевода и получателя, что требуется. Денежные переводы USPS включают поле адреса слева для адреса получателя и другое поле справа для адреса покупателя, так что отображаются как адрес получателя, так и ваш адрес.
  3. Дополнительная информация: Возможно, вам потребуется включить дополнительную информацию в денежный перевод, чтобы платеж был обработан правильно.Это может включать номер вашего счета, сведения о транзакции или заказе или любые другие примечания, которые помогут получателю распознать причину платежа. Это поле может быть помечено как «Re:» или «Memo». Если поля для дополнительной информации нет, напишите ее на лицевой стороне документа.
  4. Подпись: Некоторые денежные переводы требуют подписи. Найдите поле с пометкой «Подпись», «Покупатель» или «Ящик» на лицевой стороне документа. Не подписывайте обратную сторону документа, потому что именно здесь получатель подписывает денежный перевод.

Заполнив денежный перевод, сохраните все квитанции, копии и другие документы, полученные при покупке, на случай возникновения проблем с оплатой. Эти документы могут понадобиться вам для отмены денежного перевода, и они могут быть полезны при отслеживании или подтверждении платежа.

Один денежный перевод обычно ограничен суммой в 1000 долларов.

Преимущества денежных переводов

Для покупателей денежный перевод — безопасный способ произвести оплату.Вы можете отправить по почте документ, который вы можете отслеживать и который может быть обналичен только предполагаемым получателем. По сравнению с чеками, денежные переводы помогают сохранить конфиденциальность определенной информации, например номера вашего банковского счета. Они также полезны для транзакций, которые не разрешают оплату чеком.

Если вам нужно купить и заполнить денежный перевод, вы можете получить его в разных местах, включая почтовое отделение, финансовые компании, такие как Western Union, розничные магазины, такие как Walmart, или обычный банк.Обычно они стоят менее нескольких долларов в большинстве розничных продавцов, но вы заплатите немного больше в своем банке или кредитном союзе.

Для продавцов денежные переводы обычно являются безопасной формой оплаты. Покупатели должны использовать наличные деньги или их эквивалент для покупки денежного перевода, чтобы он не отскочил, как личный чек.

Некоторые эмитенты позволяют вам оплачивать денежный перевод с помощью кредитной карты, но могут охарактеризовать транзакцию как денежный аванс и взимать с вас комиссию за аванс наличными и высокие проценты.

Недостатки денежных переводов

До недавнего времени денежные переводы были популярным и недорогим способом оплаты. Однако появились новые платежные решения в сфере финансовых технологий, такие как Zelle и Venmo. Эти решения дешевле, проще и быстрее, чем денежные переводы. Итак, вы можете изучить другие формы оплаты. Для крупных покупок может потребоваться использование нескольких денежных переводов из-за ограничений по сумме и комиссии за выдачу. В этом случае более подходящей формой оплаты может быть кассовый чек.

Точно так же денежные переводы не заменяют обычный банковский счет, который позволяет вам выписывать собственные чеки или использовать дебетовую карту. В отличие от платежей по чекам или дебетовым картам, денежные переводы требуют, чтобы вы платили комиссию каждый раз при совершении платежа, что делает их менее доступными для частых транзакций.

Точно так же денежные переводы иногда подделываются и используются в распространенных онлайн-мошенничествах, поэтому убедитесь, что вы заполняете их в соответствии с указаниями и что все полученные вами средства очищаются в вашем банке, прежде чем вы их потратите.

Справочник по работе с наличными деньгами | Финансы и администрация

Введение

Целью данного справочника является определение и документирование движения денежных средств и денежных поступлений, а также рекомендации по надлежащему управлению денежными средствами для тех сотрудников, которые отвечают за получение, обработку и сохранность денежных средств и их эквивалентов.

Хранитель каждого денежного фонда несет ответственность за целостность денежного фонда. Сотрудники должны понимать свою ответственность за все денежные средства, являющиеся собственностью государства.

Эти правила и инструкции предназначены для защиты не только государственных денег, но и тех сотрудников, которым поручено работать с наличными деньгами.

Определение: «Деньги» — деньги в любой форме, включая валюту (монеты и банкноты), чек, банковский перевод, оплату кредитной картой, ACH (прямой депозит), другие электронные переводы денежных средств и т. Д. Также называемые наличными или кассовыми поступлениями.

Содержание

Общие правила работы с наличными деньгами

Цель: дать указания отделам университетского городка по сбору, хранению и отчетности о денежных средствах, а также наметить конкретные процедуры обработки наличности для использования отделом.

Затронутые лица / районы: все отделы университетского городка получают денежные выплаты и выплаты в их эквиваленте.

Политика:

  • Все поступающие денежные средства должны подтверждаться квитанцией при приеме или получении по почте и отправляться в кассу OSU для обработки в течение одного рабочего дня с использованием формы регистрации денежных поступлений OSU, чтобы указать, куда следует депонировать средства.
  • Деньги нельзя оставлять без присмотра. Это касается кассовых аппаратов, столешниц и денежных ящиков.Если сотрудник покидает свое рабочее место по какой-либо причине, независимо от того, насколько быстро, наличные деньги должны быть надлежащим образом защищены в запертом месте.
  • Посторонние лица не должны допускаться в зоны обработки наличных денег.
  • Двери всегда должны быть заперты в местах, где обрабатываются наличные деньги.
  • Большие суммы наличных денег следует считать и обрабатывать вне поля зрения широкой публики.
  • Физические лица должны постоянно сводить оборотные денежные средства к минимуму. Излишки средств должны быть на заблокированном устройстве или депонированы в кассе.
  • Полученные денежные средства нельзя использовать для внесения сдачи, получения мелкой наличности и т.д.
  • Для хранения на ночь и в другие периоды, когда наличные деньги не используются, их следует хранить в специальном устройстве хранения — в сейфе или запертом контейнере.
  • Ни при каких обстоятельствах физическое лицо не должно хранить наличные деньги Университета в своих личных средствах, размещать средства Университета на личном банковском счете или брать средства Университета на хранение домой.

Ответственность отделов кампуса:

  • Обеспечение надлежащего использования государственных средств.
  • Защитите сотрудников от рисков, следуя политикам и процедурам.
  • Обеспечивает сохранность и своевременное, точное внесение денежных средств.

Артикул:

  • Руководство по бухгалтерскому учету штата Орегон См. «Внутренний контроль и денежные средства»
  • Стандартное руководство по финансовому учету, раздел 100, касающееся депонирования и регистрации
  • Пересмотренный закон штата Орегон (ORS)
  • Руководство по управлению денежными средствами казначейства штата Орегон

Депозиты Общая политика

Цель: Давать указания отделам университетского городка по пересылке денежных средств в кассу для записи в баннере и описывать конкретные процедуры для использования отделом.

Затронутые лица / районы: все отделы университетского городка получают депозиты и выплаты наличными.

Политика:

  • Департаменты должны внести денежные средства в течение одного рабочего дня после сбора или получения таких денежных средств.
  • Своевременное внесение полученных денежных средств обеспечивает улучшенный контроль над средствами, что снижает риск потери из-за ошибок, небрежности или кражи.
  • Деньги, хранящиеся на ночь, должны быть защищены каким-либо запорным устройством, например, сейфом или запирающимся шкафом для документов.
  • Все чеки должны быть надлежащим образом подтверждены при получении.
  • Расходы или возврат денежных средств невозможен.
  • Департаменты, депонирующие подарки, должны следовать изложенным процедурам бухгалтерского учета и не смешивать деньги с общими деньгами или деньгами на самообеспечение.

Обязанности: Отделы, получающие денежные средства по адресу:

  • Выполните требования по внесению депозита на следующий рабочий день.
  • Предоставьте соответствующую и точную информацию при представлении депозитов.
  • Гарантийные депозиты.

Артикул:

  • Руководство по бухгалтерскому учету штата Орегон
  • Пересмотренный закон штата Орегон (ORS)

Общая информация

  • Политика Университета штата Орегон состоит в том, что департаменты, работающие с наличными деньгами, должны соответствовать стандартам, установленным в Руководстве по бухгалтерскому учету штата, Руководстве по работе со стандартами финансового учета (FASOM) и Пересмотренном статуте штата Орегон (ORS).
  • Денежные средства включают валюту, монеты, чеки, отчеты о расчетах по кредитным картам и телеграфные переводы.Все поступающие денежные средства должны быть подтверждены, когда они приняты, и отправлены в кассу OSU для обработки с использованием формы записи денежных поступлений OSU. Чтобы получить справку по заполнению формы записи о кассовых поступлениях, обратитесь к разделу «Подготовка кассового чека» на веб-сайте кассы OSU.
  • Деньги могут представлять собой оплату различных сборов, скидок или возмещений. Полный список типов доходов см. В разделах 100 и 200 FIS (Руководство по политике и процедурам фискальных операций) FASOM.
  • Департаменты, проводящие семинары, конференции или выставляющие счета, которые не регистрируются как часть дебиторской задолженности, должны уведомлять кассу, чтобы входящие чеки и переводы можно было легко идентифицировать для внесения в соответствующий фонд / индекс / счет.

Прием денежных средств и платежей

Валютные платежи

Вся валюта, полученная от постоянных клиентов, должна быть получена немедленно на последовательно пронумерованных кассовых чеках или через кассовый аппарат. Валюту следует пересчитывать в присутствии лица, предъявляющего ее к оплате. Копия квитанции должна быть предоставлена ​​посетителю. Никакая иностранная валюта не принимается.

Платежные чеки

Чеки всех типов, полученные лично или по почте, должны быть одобрены немедленно.Постоянным посетителям необходимо получить заранее пронумерованную письменную или кассовую квитанцию. Документы, прилагаемые к почтовым платежам, должны быть проставлены печатью сотрудника, открывающего почту. Все чеки, выписанные в OSU, должны быть депонированы в OSU. Информацию о чеках, выписанных в OSU, но предназначенных в качестве подарков или пожертвований, см. В разделе «Деньги в качестве подарка или пожертвования» ниже.

Каждый чек или денежный перевод должен проверяться на полноту следующим образом:

  • Убедитесь, что имя, адрес и номер телефона владельца счета указаны в чеке.Дневной телефонный номер предпочтительнее.
  • Убедитесь, что на чеке указано название банка и что маршрутный номер, номер банковского счета клиента и номер чека закодированы на нижнем крае чека.
  • Обратите внимание на дату. Не принимайте почтовый чек с датой (чек с датой в будущем) и не соглашайтесь удерживать чек для будущего депозита.
  • Убедитесь, что сумма, записанная цифрами, соответствует сумме, написанной прописью. Если другое, сделайте специальную пометку на кассовом чеке, чтобы касса могла обработать его надлежащим образом.Как правило, банки уважают записанную сумму, а не числовую.
Условия приема чеков

Есть несколько различных категорий чеков. Все они должны рассматриваться как чеки.

  • Кассовый чек: чек, купленный в банке на любую сумму; банк дополняет всю информацию на лицевой стороне чека сотрудником банка, подписывающимся в качестве векселя.
  • Сертифицированный чек: персональный чек, который выписывается владельцем счета, а затем проштампован и подписан служащим банка на лицевой стороне чека.
  • Денежный перевод: товар, приобретенный в банке, почтовом отделении или другом коммерческом учреждении на любую сумму до 1000 долларов США. Банк заполняет только информацию о сумме.
  • Дорожный чек: специальный чек, предоставляемый банками или другими компаниями для использования путешественниками; эти чеки уже имеют подпись покупателя и должны быть подписаны и датированы в присутствии кассира.
  • Персональный чек: письменное поручение, подлежащее оплате по требованию, выписанное в банк вкладчиком; личный чек выписывается против текущего счета физического лица, в отличие от кассового чека, сертифицированного чека, денежного перевода или дорожного чека, которые выписываются против банковских средств.
  • Стартовый чек: неперсонализированный закодированный чек, который человек получает от банка при открытии текущего счета. Они предназначены для использования лицом до получения кодированных чеков из банка. Однако их следует принимать только в том случае, если банк закодировал номер маршрута и номер счета в нижней части чека.
  • Иностранный чек: Чек, выписанный в иностранном банке. Даже если после суммы чека написано «USD», он не может быть оплачен в U.S. валюта, если на лицевой стороне чека не указано, что он подлежит оплате через банк США. Если иностранный чек принимается, сделайте специальную отметку на кассовом чеке, чтобы касса могла обработать его надлежащим образом. (См. Также Иностранная валюта и чеки)
Иностранная валюта и чеки

Принимается только валюта США (монеты и купюры). Чеки, выписанные в иностранных банках или выпущенные в иностранной валюте, требуют специальной обработки в кассе OSU и Государственном казначействе.На получение средств по таким чекам может уйти несколько дней или недель. Первоначальный депозит в фонд отдела будет суммой, отраженной в чеке, даже если он находится в иностранной валюте. Казначейство обработает товар и обсудит обменный курс. Любая курсовая разница взимается в депозитарном отделе как уменьшение депозита (дебет на счет доходов, указанный в оригинальном кассовом чеке).

Внесение вкладов

Сохранение денег

Департаменты, получающие денежные средства, несут ответственность за сохранность и своевременность депозита.Департаменты должны сделать следующее:

  • Немедленно индоссировать чеки с ограничительным индоссаментом.
  • Внесите все деньги в кассу в течение одного рабочего дня.
  • Депозиты следует делать чаще, если в отделе отсутствует надежное хранение средств.
  • Все деньги, хранящиеся на ночь, должны храниться в безопасном месте.
  • Если отдел обнаруживает отдельные события, когда он не может выполнить требование о внесении депозита на следующий рабочий день из-за необычных обстоятельств, не зависящих от него, рекомендуется, чтобы отдел задокументировал причины возникновения и сохранил документацию в файлах отдела, поскольку это может оказаться полезным для отдела в случае аудита.
Денежные средства с депозитами

Правила отправки валюты и монет в кассу для депозита:

  • Купюры должны быть «лицевой стороной» (лицевой стороной вверх и лицевой стороной вверх). Это позволяет производить более точный пересчет.
  • Купюры
  • следует отсортировать по номиналу, и, если количество номинала достаточно, вырезать или разделить на следующие суммы:
    • Единицы = 25 или 25 долларов
    • Пятерок = 20 или 100 долларов
    • Десяток = 20 или 200 $
    • Двадцатые годы = 25 или 500 долларов
    • Пятидесятые = 20 или 1000 долларов
    • сотен = 10 или 1000 долларов
  • Монета может быть принята свернутой в роликах типа «дробовик», обеспечивающих точный счет монеты.Рулоны, зажатые вручную, должны быть пересчитаны в кассу. Если вы отправляете в одном пакете с монетой, пожалуйста, плотно свяжите его или конвертом.
  • При отправке нескольких мешков в качестве одного депозита в Журнале денежных поступлений должны быть указаны мешки отдельно и сумма в долларах, включенная в каждую сумку. Если вы используете пронумерованную сумку, обратите внимание на номер в Журнале кассовых чеков. Это гарантирует, что все наличные деньги могут быть учтены при каждом депозите.
Депонирование пакетов кредитных карт

Платежи по кредитной карте завершаются, когда передается пакетный расчет.Все платежи по кредитной карте должны производиться и вноситься на депозит ежедневно. Отчет о расчетах должен сопровождать заполненную запись о кассовых поступлениях. Отчет о расчетах (имеет разные названия в зависимости от устройства для чтения кредитных карт или машины, используемой для обработки), представляет собой сводку транзакций за определенную дату или диапазон дат, а также перечисляет общее количество транзакций и общую сумму в долларах. Большинство отчетов о расчетах содержат промежуточные итоги по типам используемых кредитных карт, а также по расходам и кредитам / возмещениям.

Депозиты, сделанные непосредственно в отделении банка

Есть несколько отделов, которым разрешено вносить депозиты напрямую в указанный банк. Эти отделы используют предварительно закодированные депозитные квитанции. Копия депозитной квитанции (желтая, розовая или настоящая) отправляется в качестве резервной копии с заполненной отчетом о кассовых поступлениях в кассу для обработки и ввода в Banner.

Инструкция по заполнению банковского депозита:

  • Дайте депозитную квитанцию.
  • Отметьте отдел или индекс на депозитной квитанции.
  • Укажите монеты и валюту отдельно в отведенном для этого месте.
  • Перечислите чеки и включите ленту счетной машины.
  • Сортировка всех наличных денег перед чеками, в открытую и в порядке номинала.
  • Подтвердите все чеки.
  • Включите дорожные чеки с чеками.

Учет по форме учета денежных поступлений

Деньги как доход

Деньги можно перевести на:

  • Операционный фонд с использованием индекса и кода счета
    • Учетный код должен быть выбран из серии 0xxxxx
  • Фонд главной бухгалтерской книги
    • Код счета главной книги должен быть выбран из серии Axxxx (Актив) или Bxxxx (Ответственность).
  • См. Стандартное руководство по эксплуатации финансового управления.
Денежные средства в виде подарков или пожертвований

Подарок определяется как пожертвование, отличное от пожертвования, без возмещения ущерба со стороны дарителя, т. Е. Даритель ничего не ожидает взамен подарка. Депозиты на подарочные счета отдела должны состоять из благотворительных пожертвований, сделанных отделу. Пожертвования, сделанные в пользу отдела, даже если они предназначены для общего использования, считаются ограниченными фондами.Эти деньги не следует смешивать с общими фондами или фондами самоподдержки. Эти средства расходуются в соответствии с правилами университета, и их нельзя перерасходовать.

Фонд ОГУ (OSUF) и Фонд сельскохозяйственных исследований (ARF)

  • Чеки, выданные OSUF в OSU, должны регистрироваться в указанных фондах (FSxxxx, FExxxx, 438xxx, 8xxxxx или 9xxxxx).
  • Only Research Accounting переводит средства в FAxxxx.
  • Депозиты из ARF в OSU должны регистрироваться в фондах FAxxxx.
  • Проверки, оформленные в OSU, предназначенные для OSUF или ARF
  • Депозиты в OSUF и ARF ограничиваются настоящими подарками или доходами от мероприятий по сбору средств, в которых донор намеревается передать дар фонду (фондам).
  • Подарки, переданные в фонды, должны подлежать оплате в фонды. Если чеки подлежат оплате в OSU, они должны быть депонированы непосредственно в OSU. Если есть доказательства от донора, что он намеревался передать деньги OSUF или ARF, пожалуйста, свяжитесь с этими фондами для получения инструкций.
  • Для получения дополнительной информации см. Руководство по политике и процедурам учета грантов, контрактов и подарков.
Деньги как уменьшение расходов

Денежные поступления, которые могут быть депонированы для уменьшения расходов, очень ограничены. Возврат средств продавцу может быть результатом переплаты, возврата предоплаты, возврата бракованного товара, кредита для досрочной оплаты и т. Д.

Депозиты, которые приводят к кредитам на коды счетов, начинающиеся с 2xxxx до 4xxxx, должны:

  • Зачислить на фонд и код счета, на который была списана первоначальная покупка.
  • Покажите номер счета-фактуры и / или номер чека первоначального платежа или утверждения Счета к оплате для возврата, скидки или переплаты.
  • Если возврат получен до того, как первоначальный платеж был записан в баннере, код счета должен быть 08001 или 08008.
  • Укажите в описании причину (возврат, переплата).
  • Возврат средств за регистрацию на семинар / конференцию:
    • Должен быть записан с использованием учетного кода 2xxxxx.
    • Приложите копию оригинальной платежной документации, как указано выше.

Возвращенные товары

Чеки о недостаточности денежных средств (NSF) — это чеки, которые возвращаются из банка в отдел по работе с бизнесом из-за отсутствия средств на индивидуальном счете для покрытия позиции. Отдел отдела бизнеса направит чек обратно в банк во второй раз, чтобы попытаться вернуть сумму, как написано. Если чек возвращается в отдел по делам бизнеса во второй раз, чтобы зафиксировать нехватку средств для депозита отдела, будет обработано СП для отмены платежа (дебет на счет доходов отдела).Затем товар будет отправлен в депозитарный отдел, чтобы они могли продолжить работу по своему усмотрению.

Определения

Советы
Уведомление
о банковских переводах, переводах ACH и банковских исправлениях.
Автоматизированная клиринговая палата (ACH)
перевод ACH — это электронный элемент, который обрабатывается через Автоматическую клиринговую палату, созданную в качестве клирингового и расчетного механизма для финансовых учреждений. Переводы ACH достигают места назначения от 2 до 4 рабочих дней и могут быть отозваны или возвращены по разным причинам.
Наличные
валюта; монеты и купюры. Также используется для всех эквивалентов денежных средств, таких как чеки. Часто используется во множественном числе: денежные поступления или деньги.
Квитанции (используются в данном справочнике)
деньги в любой форме: валюта (монеты и банкноты), чек, банковский перевод, оплата кредитной картой, ACH (прямой депозит), другие электронные переводы денежных средств и т. Д.
Электронный перевод денежных средств (EFT)
общий термин для любого движения средств не бумажными средствами; может быть автоматизированной клиринговой палатой (ACH) или банковским переводом.Все входящие электронные платежи для системы Университета Орегона обрабатываются через Отдел управления денежными средствами Казначейства штата Орегон.
Подтверждение / одобрение
акт написания или печати, обычно на оборотной стороне, а иногда и на лицевой стороне чека или другого оборотного инструмента, посредством которого переуступаются и передаются находящиеся в нем денежные средства или имущество.
Денежные средства (используются в данном справочнике)
деньги в любой форме: валюта (монеты и банкноты), чек, банковский перевод, оплата кредитной картой, ACH (прямой депозит), другие электронные переводы денежных средств и т. Д.
Квитанция
существительное: Письменное подтверждение получения денежной суммы или указанного предмета; документ, который обеспечивает контрольный след денежных средств. Форма записи кассовых чеков ОГУ.
глагол: Чтобы отдать или выписать квитанцию ​​об уплаченных деньгах или доставленных товарах или услугах; для учета перевода наличных денег.
Банковский перевод
средств отправлено через электронную сеть Федеральной резервной системы из одного финансового учреждения в другое.Их можно отозвать только с разрешения получателя. Электронные переводы обычно используются, когда требуются большие суммы вместе с возможностью подтверждения получения, а также при совершении международных платежей.

Дополнительные источники информации

Пошаговое руководство по продажам

Когда у меня заканчивается один из моих любимых товаров для дома, я захожу на сайт Amazon. Там я ищу нужный товар, добавляю его в корзину и направляюсь в раздел «Оформить заказ».

Затем мне будет предложено начать обработку моего заказа, указав данные о доставке, выставлении счетов и оплате.После выполнения заказ продолжает обработку или прохождение цикла от заказа до кассы, в то время как я занимаюсь своими повседневными делами.

От поручения к циклу наличности

Цикл от заказа к оплате, часто сокращенно O2C или OTC, — это то, как ваш бизнес получает, обрабатывает, управляет и выполняет заказы клиентов. Это означает обработку всех аспектов продажи, включая доставку товаров, сбор платежей, создание счетов-фактур и создание отчетов о сквозном процессе.OTC влияет на вашу прибыль и отношения с вашими клиентами, поэтому процесс должен быть хорошо оптимизирован.

Почему так важен цикл выплаты наличных?

Цикл от заказа к оплате является важной частью функционирования вашего бизнеса: он влияет на ваш доход, взаимодействие с клиентами, уровень удержания клиентов и общий рост. Вот несколько конкретных примеров, которые объясняют важность заказа для денежного цикла.

Оптимизируя цикл от заказа до кассы, вы можете:

  • Оптимизируйте процесс покупки для ваших клиентов
  • Сократите время выполнения заказа для ваших клиентов
  • Свести к минимуму необходимость вмешательства представителя службы поддержки клиентов
  • Точное выполнение заказов при первом размещении
  • Своевременно выполнять заказы для клиентов
  • Обеспечьте быструю конвертацию дебиторской задолженности и инкассо для клиентов
  • Избегайте повторного ввода информации о заказе и форме
  • Докажите клиентам, что ваш бизнес профессионален и вы цените их время
  • Избегайте задержек и убедитесь, что у вас достаточно товара
  • Улучшение отчетности и точности записей с течением времени

Теперь, когда вы лучше понимаете причины, по которым вы должны отдавать приоритет своему внебиржевому циклу, давайте рассмотрим семь этапов этого процесса и то, что каждый влечет за собой.

Шаги цикла от приказа до кассы

Прежде чем мы углубимся в то, что представляют собой семь шагов в цикле от заказа до получения наличных, взгляните на этот визуальный элемент, чтобы лучше понять, как выглядит этот процесс:

1. Принять заказ

В момент размещения заказа ваша онлайн-система управления заказами (OMS), такая как Shopify или WooCommerce, уведомит вас. В зависимости от вашей OMS определенные люди, команды и системы будут уведомлены о заказе, как только он будет отправлен клиентом.Затем можно начинать обработку оставшейся части заказа на получение наличных.

Примечание : ваша OMS может подключаться к вашей CRM (аналогично интеграции Shopify и WooCommerce с HubSpot CRM). Это позволяет вам управлять всеми аспектами вашего бизнеса, связанными с клиентами, из центра.

2. Управление платежами клиентов

Затем управляйте платежами вашего клиента в зависимости от выбранного им метода (например, кредитный, дебетовый, PayPal). Ваша система электронной торговли поможет вам управлять и этой частью процесса — когда клиент размещает заказ, система автоматически отправляет платеж через процесс утверждения.Система примет или отклонит платеж, а затем перейдет к выполнению, если и когда он будет одобрен.

Примечание : Как правило, новые клиенты проходят процесс утверждения или отказа в оплате, в то время как возвращающиеся клиенты сразу переходят к выполнению, поскольку их данные уже хранятся в системе. Если по какой-либо причине новому или постоянному клиенту будет отказано, член вашей команды, вероятно, должен будет обратиться к клиенту, чтобы исправить проблему. Ваша система также может автоматически отправлять заказчику запрос, чтобы он мог снова ввести свою информацию (если проблема столь же проста, как необходимость повторного ввода данных, таких как номер кредитной карты).

3. Выполнить заказ

Затем пришло время выполнить заказ, то есть найти и подготовить товар для покупателя, который его купил. Это должно быть сделано с помощью вашей системы управления запасами. (В большинстве программ для управления заказами в систему включено управление запасами, аналогично тому, как это делают Shopify и WooCommerce.) Это позволяет вам отслеживать свои запасы в режиме реального времени без необходимости подсчета или сортировки вручную.

Системы управления запасами

помогают вам точно выполнять заказы клиентов, а также отслеживать ваши учетные записи и данные.Например, этот тип системы поможет вам узнать, когда у вас заканчиваются определенные товары, чтобы вы могли избежать задержки заказов на товары.

4. Отправьте заказ клиенту

Своевременно отправьте заказ вашему клиенту, чтобы он получил его в срок, который вы обещали. Независимо от того, делаете ли вы это вручную или автоматически, убедитесь, что ваша посылка подготовлена ​​к отправке, используя ваши данные выполнения, чтобы гарантировать, что нужный товар будет доставлен по правильному адресу. Таким образом, посылка будет отправлена ​​профессионально и качественно.Ваша система управления заказами и запасами сделает запись отгрузки для дальнейшего использования и отчетности.

5. Создайте счет-фактуру

Выставление счетов клиентам — важная часть этого цикла. Счет-фактура клиента — это документ, в котором указаны приобретенные товары и цена, по которой эти товары были проданы клиенту. Создание счета-фактуры для каждой покупки и заказа — это то, как вы отслеживаете, что оплачено и отгружено, чтобы избежать денежных расхождений.

Программное обеспечение

для выставления счетов поможет вам на этом этапе — система, такая как QuickBooks, может быть включена в ваше программное обеспечение для управления заказами в зависимости от того, какая у вас есть (например, Shopify поставляется с собственной системой выставления счетов).

Таким образом, ваши счета будут включать всю необходимую информацию, такую ​​как приобретенные товары, реквизиты платежа, дату заказа и адрес доставки. Счета также важны для отдела дебиторской задолженности вашего бизнеса. Эти сотрудники могут просматривать счета и отмечать все, что кажется проблемным. Примером может служить задержка платежа — после ее выявления представитель может связаться с соответствующим клиентом и предпринять необходимые шаги для устранения проблемы.

6. Получение платежа

Теперь пора обеспечить беспрепятственный сбор платежа вашим клиентам.Предполагая, что все идет соответствующим образом, этот этап цикла должен быть автоматизирован вашими системами управления заказами и выставления счетов, то есть форма оплаты клиента должна обрабатываться автоматически, как указано в счете. Затем ваш бизнес может подтвердить продажу (и получение денег, полученных от этой продажи) через вашу систему управления заказами.

Если есть какие-либо проблемы со сбором платежа — например, задержка платежа или полное отсутствие платежа из-за ошибки, которая произошла после выставления счета-фактуры — ваша группа по работе с дебиторской задолженностью должна связаться с клиентом.В зависимости от ситуации они могут объяснить необходимые процедуры для решения проблемы с оплатой. В зависимости от серьезности ситуации они могут также пересмотреть штрафы, которые клиент может понести в будущем.

7. Отчет о данных

Наконец, вы хотите сообщить обо всех данных, касающихся вашего внебиржевого рынка. Ваши автоматизированные системы заказов и выставления счетов упрощают это, потому что они уже управляют всеми данными о ваших продажах, заказах и клиентах. Анализируя данные внебиржевого процесса, ваш бизнес может определить, насколько хорошо ваш цикл оптимизирован, а также его влияние на выручку и клиентов.

Кроме того, если вы часто просматриваете эту информацию, вы можете определить неэффективность вашего процесса до того, как они начнут расти. Вы сможете определить и извлечь выгоду из успешных частей своего цикла. Таким образом, вы убедитесь, что вы неизменно точно выполняете и отправляете заказы своих клиентов вовремя и максимизируете свою прибыль.

Похожие записи

Вам будет интересно

Оформление льгот на коммунальные услуги: Льготы по ЖКХ в 2021 году: какие есть скидки на услуги и как их оформить

Бизнес идеи для мамочек в декрете: ТОП-7 бизнес-идей для мам в декрете

Добавить комментарий

Комментарий добавить легко