Оптимизация штатного расписания \ Акты, образцы, формы, договоры \ Консультант Плюс

]]>

Подборка наиболее важных документов по запросу Оптимизация штатного расписания (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Судебная практика: Оптимизация штатного расписания Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Определение Второго кассационного суда общей юрисдикции от 03.06.2021 по делу N 88-13634/2021
Категория спора: Защита прав и интересов работодателя.
Требования работодателя: О признании незаконными решений комиссии по трудовым спорам (КТС).
Обстоятельства: Решение принималось полномочным составом КТС, оснований для отказа в удовлетворении заявлений работников по причине пропуска срока для обращения в КТС не имелось, заявления работников рассмотрены КТС в пределах предоставленной компетенции.
Решение: Отказано.Судебная коллегия отвергла как несостоятельные ссылки истца на приказ от ДД. ММ.ГГГГ N «О внесении изменений в штатное расписание», в соответствии с которым, в целях оптимизации организационно-штатной структуры в действующем штатном расписании института устанавливались должности по 0,5 ставки согласно приложению N к настоящему приказу, исключались из действующего штатного расписания института должности согласно приложению N к настоящему приказу, а также на то, что работники согласились на изменение существенных условий трудового договора, подписав дополнительные соглашения на 0,5 занимаемой ставки. Оценивая данные обстоятельства, судебная коллегия посчитала, что они не свидетельствуют об изменении организационных и технологических условий труда (изменение в технике и технологии производства, совершенствование рабочих мест на основе их аттестации, структурная реорганизация производства).

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Оптимизация штатного расписания

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: Бюджетная политика и обеспечение финансовой безопасности страны: правовой аспект
(Гуринович А. Г.)
(«Финансовое право», 2017, N 5)Были внесены соответствующие изменения в Бюджетный кодекс Российской Федерации, в конструкционное построение и содержание Федерального закона от 14 декабря 2015 г. N 359-ФЗ «О федеральном бюджете на 2016 год» и Федерального закона «О федеральном бюджете на 2017 год и на плановый период 2018 и 2019 годов», в регламенты Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, в Регламент Правительства Российской Федерации, в положения о Министерстве финансов Российской Федерации, Федеральном казначействе и о других федеральных органах исполнительной власти — участниках бюджетного процесса, которые выразились в оптимизации структуры Министерства финансов, штатного расписания Министерства финансов, а также в упразднении Указом Президента Российской Федерации Федеральной службы финансово-бюджетного надзора и передаче ее полномочий по контролю и надзору в финансово-бюджетной сфере Федеральному казначейству.

Нормативные акты: Оптимизация штатного расписания

Приказ об оптимизации штатной численности.

Скачайте полезные документы

Трудовым законодательством установлена строгая процедура увольнения работников в связи с сокращением численности или штата. Важное место в ней занимает приказ о сокращении штата, образец которого приведем в данном материале.

Трудовое законодательство про сокращение работников

Трудовой кодекс РФ вопросы сокращения регулирует в нескольких статьях, относящихся к разным главам:

• п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ устанавливает в качестве основания увольнения работника по инициативе работодателя сокращение численности/штата работников, проводимое в организации; часть 3 этой же статьи говорит о правилах сокращения;
• ст. 82 ТК РФ говорит об учете мнения профсоюзного органа об увольнении сокращаемого работника;
• ст. ст. 178 — 180 ТК РФ регламентируют гарантии и компенсации для сокращаемых работников;
• ст. 84.1 ТК РФ определяет общий порядок оформления увольнения по всем основаниям, включая сокращение штата. Издание приказа и ознакомление с ним — первый и главный его этап.

Форма приказа

Закон не устанавливает строгих требований к форме приказа.

Несмотря на необязательность применения в настоящее время унифицированных форм, утв. Приказом Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 , на практике они используются практически повсеместно из-за их удобства и полноты. Унифицированная форма приказа об увольнении № Т-8 , содержащая все необходимые реквизиты и сведения, наиболее подходит для заполнения в случае увольнения по сокращению.

В соответствии с ч. 3 ст. 180 ТК РФ стороны расторгаемого трудового договора могут договориться о досрочном его прекращении (ранее истечения обязательного двухмесячного срока предупреждения об увольнении). В этом случае в приказ о сокращении вносится информация о досрочном увольнении и о выплате дополнительной компенсации работнику, исчисленной пропорционально не отработанным до первоначальной даты дням.

Иногда возникает вопрос о заявлении работника как основании приказа.

Поскольку инициатива в увольнении принадлежит в данной ситуации работодателю, никакого заявления работника на сокращение не требуется. В ситуации, когда стороны договорились о досрочном увольнении по сокращению, в приказе можно сослаться также на письменное соглашение об этом.

Последствия издания приказа

Без ознакомления работника с изданным приказом увольнение не может считаться законным.

Поэтому сотрудника необходимо ознакомить с ним под роспись, а в случае его отказа от подписи в ознакомлении сделать соответствующую отметку на приказе об увольнении по сокращению.

Работник вправе потребовать у работодателя выдать ему заверенную копию приказа.

Сокращение штатной единицы вызывает трудности не только у новичков. Узнайте, как правильно провести процедуру и скачайте образец приказа.

В статье:

Скачайте полезные документы:

Сокращение ставки в штатном расписании: порядок действий

Иногда в результате изменения экономических условий у работодателей возникает необходимость провести сокращение штатного расписания. То есть, убрать из штатки либо целые подразделения, либо отдельные должности, либо сократить количество ставок по определенным позициям.

В таблице вы найдете все этапы, которые нужно выполнить, чтобы сократить ставку, занятую работником. Каждый этап завершается оформлением определенного документа.

Этап	Какой документ оформить
Этап 1. Оформить решения работодателя о сокращении штата или численности	Новое штатное расписание, приказ о его утверждении
Этап 2. Создать комиссии по сокращению (если сокращается численность)	Приказ о создании комиссии
Этап 3. Учесть преимущественное право работников на оставление в прежней должности	Протоколы заседания комиссии Список сокращаемых сотрудников
Этап 4. Известить органы службы занятости о предстоящем сокращении работников	Уведомление ЦЗН
Этап 5 . Известить выборный орган первичной профсоюзной организации о предстоящем сокращении	Письмо в профсоюзную организацию
Этап 6. Персонально письменно предупредить каждого работника об увольнении	Уведомление каждому работнику
Этап 7. Предложение работнику перевода на другую подходящую работу (или уведомление об отсутствии работы)	Предложение другой работы или Уведомление об отсутствии таковой
Этап 8. Запросить мотивированное мнение выборного органа первичной профорганизации при увольнении члена профсоюза	Письмо в профсоюзную организацию с проектом приказа об увольнении члена ПС
Этап 9. Предложить работнику расторгнуть договор до истечения срока предупреждения (при необходимости)	Предложение каждому работнику
Этап 10. Издать приказ об увольнении, оформить другие кадровые документы	Приказ об увольнении, отметка в личной карточке, запись в трудовой книжке
Этап 11. Выплатить пособия в связи с сокращением, выдать трудовую книжку и необходимые документы при увольнении

Для сокращения вакантных должностей в штатном расписании достаточно выполнить только первый этап. Внести изменения в штатное расписание можно двумя способами:

1. Утвердить новое штатное расписание.
2. Внести изменения в действующую штатку.

Первый вариант удобнее использовать, если требуется внести большое количество изменений. Для этого нужно составить расписание заново, внеся все нужные коррективы, а потом приказом утвердить документ со следующим регистрационным номером.

Если же изменений немного, или предусмотрена сложная процедура согласования нового документа, то достаточно издать приказ о внесении изменений в действующее штатное расписание.

В этом случае номер документа, дата составления и другие реквизиты остаются прежними.

Приказ о сокращении штатной единицы (образец)

Свое решение о сокращении штатного расписания работодатель оформляет приказом.

Что нужно прописать в документе:

• Укажите дату, с которой вводятся изменения в штатное расписание.
• Дайте распоряжения конкретным должностным лицам провести те или иные мероприятия, связанные с сокращением (если необходимо).

Образец приказа о сокращении штатной единицы:

Общество с ограниченной ответственностью «Альтаир» (ООО «Альтаир») ПРИКАЗ 27.03.2019. № 9 Волгоград О внесении изменений в штатное расписание На основании решения общего собрания участников ООО «Альтаир» (протокол № 3 от 24.03.2018)9 принято решение о передаче функций колл-центра внешней организации. Во исполнение решения ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Внести с 01.06.2019 в штатное расписание № 4-ШР, утвержденное приказом от 21.05.2018. № 5, следующие изменения: сократить подразделение «Кол центр» со штатом в количестве 3 (три) единицы по должности «оператор». 2. Менеджеру по персоналу Буханцевой Е.В. в срок до 30.03.2019 подготовить уведомления работникам и документы об извещении службы занятости о предстоящем сокращении. 3. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на главного бухгалтера Ильину И.Р. Директор Чижов П.И. Чижов С приказом ознакомлены: Главный бухгалтер Ильина И.Р. Ильина 27.03.2019 Менеджер по персоналу Буханцева Е.В. Буханцева 27.03.2019

Новую редакцию штатного расписания вводят в действие на следующий день после того, как работники будут уволены. Ведь до момента увольнения за сокращаемыми сотрудниками сохраняется место работы, следовательно, занимаемые ими должности должны быть предусмотрены в расписании.

Проект нового штатного расписания разрабатывается до издания приказов об увольнении работников, а вводится в действие после их фактического сокращения;

Интересные судебные решения о сокращении должности в штатном расписании

Порядок действий при сокращении должности в штатном расписании нужно обязательно соблюдать, если должность занята работником. Нарушение порядка может привести к восстановлению сотрудника на работе.

Решение суда	Реквизиты судебного решения
Работодатель при сокращении штата исключил должность из штатного расписания и включил в него другую должность с аналогичными обязанностями. В этом случае нельзя работника нельзя уволить по сокращению, потому что фактически имело место не сокращение штата, а переименование должности.	Апелляционное определение Верховного суда Чувашской Республики от 18. 04.2016 по делу N 33-1840/2016
Если при сокращении работодатель исключил должность из штатного расписания позже, чем был уволен сотрудник, то увольнение могут признать неправомерным.	Апелляционное определение Верховного Суда Удмуртской Республики от 13.02.2017 № 33-739/2017
Работодатель сам выбирает лиц, которым при сокращении предложит вакансии в первую очередь. Если работник сразу согласился на перевод, другим увольняемым эту вакансию можно не предлагать.	Апелляционное определение Московского городского суда от 30.05.2016 по делу N 33-20968/2016
Решение о сокращении относится к исключительной компетенции работодателя и проверке на обоснованность и целесообразность не подлежит.	Определение Конституционного суда РФ от 22.12.2015 № 2768-О
Некоторые работники согласились на досрочное увольнение в связи с сокращением численности. В этом случае работодатель сам решает, предлагать им вакансии или нет.

Сокращение численности или штата — это основания для увольнения по инициативе работодателя.

Выполнение такой процедуры требует определенный алгоритм действий, потому что работник может оспорить неправомерность своего увольнения в суде. Самая популярная причина сокращения — это кризис. Когда нет денег для содержания огромной численности персонала.

Не стоит путать понятия приказ о сокращении численности и штата. Рассмотрим понятия поподробнее.

В чем разница между приказами

Необходимо знать, сокращение штата — это ликвидация должности. Сокращение численности — это уменьшение численности штатных единиц. В этом и есть разница между ними.

Приказ о сокращении численности подразумевает исключение из штатного расписания какое-то определенное количество работников различных должностей, а в приказе о сокращении штата исключается определенная должность.

Часто из-за этого могут возникать какие-то разногласия. Работодатель может уволить работника и упразднить его должность, а потом открыть другую должность с такими же функциями. Такие ситуации решаются в суде, и чаще всего это происходит не в пользу работодателя.

Вообще причин для сокращения очень много. Бывает, что таким образом работодатель стимулирует сотрудников, чтобы они работали более продуктивно. В такой ситуации происходит совмещение различных должностей, таким образом, увеличивается объем работы и заработная плата.

Другая причина — это может быть простая автоматизация производства. Различные внедренные новые разработки — это дорогой процесс. Это часто заставляет отказаться от некоторых сотрудников в качестве экономии. Самая популярная причина — это кризис.

Приказ о сокращении численности

Такой приказ составляется, полагаясь на некоторые правила:

• Оформляется шапка документа (название организации, номер приказа, дата оформления).
• Потом указывается: кто принял такое решение, какая причина.
• Часть «Приказываю» делится на 2 пункта. Первый пункт — это перечисление должностей, кто попал под сокращение, какое количество работников будут уволены и когда приказ вступит в силу. 2-й пункт — это предписание начальнику отдела кадров, чтобы сообщить работникам о сокращении. Сокращенные работники являются кандидатами на свободные должности в первую очередь.
• В конце ставится должность, подпись с инициалами человека, кто составлял приказ.

Приказ о сокращении штата

Руководству следует помнить о таких особенностях:

• Такой приказ оформляется за 2 месяца до самой даты сокращения, для своевременного оповещения работников.
• Нужно обязательно оповестить профсоюзную организацию о своем намерении.
• Уволить человека можно после того, как изменят штатное расписание и когда будет исключена эта должность.

Ниже расположен типовой бланк и образец приказа о сокращении численности и штата, вариант которого можно скачать бесплатно.

В некоторых ситуациях руководство хозяйствующего субъекта и его собственники принимают решение о полном или частичном закрытии предприятия, или о перепрофилировании деятельности. В связи с этим им приходится осуществлять сокращение сотрудников. Законодательство предусматривает при этом определенную обязательную процедуру, которую они должны соблюдать.

Как правильно составить приказ о сокращении

Для этого документа не существует стандартной утвержденной формы. Как правило, его составляют на фирменном бланке компании в общем стиле с другими приказами по предприятию.

В верхней его части нужно указать полное название фирмы, наименование документа («Приказ») и его порядковый номер. Ниже под ними обычно кратко заносится о чем он — в данном случае это будет «О сокращении численности сотрудников». Здесь же в шапке записывается дата его составления.

Далее идет вводная часть. В ней в обязательном порядке нужно указать два момента — на основании чего производится сокращение (это может быть решение собрания учредителей, решение единственного участника или другой документ), а также по какой причине (прекращение вида деятельности, оптимизация штата, в связи с ухудшением финансового положения и т. д.)

После этого идет слово «Приказываю:» , и перечисляются необходимые шаги, которые нужно сделать для исполнения приказа.

Как правило, первым пунктом идет указание исключить с определенной даты должности из штатного расписания, после чего приводится их перечень с указанием количества единиц. Если издается приказ о сокращении численности, то в данном пункте должно говориться не об исключении их из штатного расписания вообще, а об изменении количества штатных единиц при сохранении самой должности.

Вторым шагом идут меры, которые должно выполнить должностное лицо, ответственное за кадры. Сюда можно включить обязанность оповестить службу занятости, профсоюз и самих работников, предложить сотрудникам перевод на другую должность и т. д.

Документ подписывается руководителем компании.

Нюансы

Проводя сокращение должности нельзя тут же создавать на предприятии новую со схожими обязанностями. Такой шаг является фиктивным, проводимым с целью убрать с предприятия «нерадивого» работника под видом сокращения. Такое увольнение легко можно оспорить в суде, который обяжет руководство восстановить сотрудника на своем месте.

Если до вступления в действие приказа на сокращение штата ситуация на фирме меняется, возможен его отзыв. Для этого издается новое распоряжение по предприятию, которое отменяет первый приказ с указанием его реквизитов.

При массовом сокращении в приказ целесообразно включить пункт о создании специальной комиссии для определения списка работников, имеющих преимущественное право для оставления работе.

Если компания переходит к новому собственнику, то проводить сокращение работников можно только после юридической регистрации смены собственности. Это обязательство прописано в ТК РФ.

СМИ узнали о сокращениях в аппарате генпрокурора — РБК

По данным издания, Краснов сократил должности сразу трех своих замов. Кроме того, у генпрокурора сократилось число советников и помощников. Вместе с тем в ведомстве планируется создать новые подразделения, выяснил «Коммерсантъ»

Игорь Краснов (Фото: Андрей Епихин / ТАСС)

Генеральный прокурор Игорь Краснов провел административную реформу и сократил должности сразу трех своих заместителей, распределив их полномочия между остальными замами. Об этом пишет «Коммерсантъ».

По данным газеты, президент Владимир Путин по предложению Краснова сократил число замов генпрокурора до десяти, а потом уже глава надзорного ведомства издал приказ, в целях оптимизации исключив из штатного расписания три должности своих заместителей.

Как отмечает издание, предыдущий генпрокурор Юрий Чайка в свое время довел численность заместителей до рекордной среди правоохранительных органов. Среди них значились первый заместитель, заместитель — главный военный прокурор и 13 обычных замов в чине госсоветника юстиции первого класса (генерал-полковники).

Бастрыкин распределил полномочия замов после ухода Краснова в прокуратуру

«Коммерсантъ» пишет, что провести процедуру сокращения Краснову удалось за счет перераспределения полномочий между замами. Ранее у генпрокурора были заместители по каждому федеральному округу, международно-правовому сотрудничеству и по надзору за следствием, однако сейчас эти должности фактически упразднены.

Штатное расписание предприятия 2020: составление, утверждение и зачем оно вообще нужно

Автор: Шутько Виктория Сергеевна, юридический Интернет-ресурс «Протокол».

Штатное расписание — это документ, который является полным отображением структуры вашего предприятия и численности работников, а также “святая святых” для кадровика и бухгалтера. Недооценивать этот документ трудно, так как в нем отображаются все существующие должности на предприятии, соответствующие должностные оклады и структурные подразделения. Поскольку анализ штатного расписания предприятия, можно получить очень много информации, то это один из самых интересных документов для контролирующих органов, в частности для Гоструда. Поэтому правильному оформлению и утверждению штатного расписания надо уделить особое внимание. Сегодня мы рассмотрим наиболее распространенные вопросы, которые касаются штатного расписания.

Составление штатного расписания. Обязательно или нет?

Ни в одном законодательном акте не дается определение штатного расписания. Лишь в пункте 3 статьи 64 Хозяйственного кодекса Украины говорится о том, что предприятие самостоятельно определяет свою структуру, численность работников и штатное расписание. Даже в нашем любимом КЗОТе (Кодексе законов о труде) не упоминается о данном документе вообще. Также актуальное законодательство не закрепляет типичной формы штатного расписания для небюджетных предприятий.

В связи с этим вопрос: действительно ли нужно на предприятии утверждать такой документ или можно обойтись без него? Прямого ответа закон нам не даст. Но есть одинокие решения суда, которые говорят о том, что штатное расписание вести на негосударственных предприятиях не обязательно. Пример такого решения по ссылке.

В то же время в письме Минсоцполитики № 152 говорится о том, что утверждение штатного расписания является обязательным для предприятий, так как его ведение является необходимой гарантией для прав работника на труд и на обеспечение защиты от незаконного увольнения. Отсутствие данного документа может повлечь собой штрафы от контролирующих органов за нарушение требований законодательства о труде.

Более того, за отсутствие штатного расписания на предприятии вас могут привлечь к ответственности по составу ч. 2 ст. 265 Кодекса законом о труде, а именно — нарушение других требований трудового законодательства.

Порядок утверждения штатного расписания

Утверждение штатного приказа происходит через приказ руководителя. Такой приказ опять же не имеет установленной законом формы, но все равно должен быть составлен согласно общим требованиям к официальным документам. То есть необходимо указать: название самого документа, дату, с которой данное штатное расписание вступает в силу, ФИО руководителя, дату подписания. Ниже сможете найти примитивный пример такого приказа.

ООО “Гедонист”

Приказ № 123

30.06.2020 г.

город Харьков

Об утверждении штатного расписания

Приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие с 30. 06.2020 года штатное расписание в количестве 8 штатных единиц с месячным фондом заработной платы 200 000 тысяч гривен (прилагается).

Директор ООО “Гедонист” Шутько В. С.

Утверждаю:

штат в количестве 8 штатных единиц с месячным фондом заработной платы 200 000 тысяч гривен

Директор ООО “Гедонист” Шутько В. С.

(дальше должно идти само штатное расписание)

Правила составления штатного расписания: что там должно быть?

Обычно разработка штатного расписания возлагается на кадровика или бухгалтера на предприятии. Потом этот документ необходимо утвердить с руководителем.

Без штатного расписания невозможно провести сокращении сотрудника, так как этот процесс полностью завязан на штатном расписании;

Как уже мной упоминалось ранее универсальной формы и структуры для данного документа нет. В то же время вы можете в качестве примера для составления штатного расписания взять типичную форму для бюджетных организаций или составить свою. В вашей штатке всегда должны быть предусмотрено следующее:

1. Должности. При чем и занятые и вакантные и по совместительству.
2. Штатные единицы. Тут идет речь о количестве штатных единиц на каждую должность. Нужен сотрудник на полный рабочий день — устанавливаете полную ставку, в иных случаях, соответственно, полставки и т.д. То есть штатное расписание при неполном рабочем дне должно иметь отметку “0,5” в графе “количество штатных единиц”.
3. Указать код профессии. Название должностей должно соответствовать Классификатору профессий ДК 003:2010 (тут могут возникать проблемы, так как необходимых должностей может не быть в ГК)
4. Должностные оклады.
5. Надбавки и премии, которые имеют постоянный характер.

Штатное расписание с разбивкой по категориям персонала

Тут речь идет о названиях отделов. Эти названия не унифицированы, но обычно базово они делятся на две больших категории: Администрация и Рабочий аппарат, дальше — фантазируйте по потребностям предприятия.

На основании штатного расписания составляется должностная инструкция по каждой должности (т. е. прописываются права и обязанности).

Также стоит указать на какой период составляется штатное расписание. Как правило, удобнее всего принимать штатное расписание на год.

С примитивным примером структуры штатного расписания сотрудников можно будет ознакомится ниже.

ООО «Солнышко» Код ЕДРПОУ 12345678 ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ на 2020 год Вводиться в дію з 20.07.2020

Утверждено Приказ директора ООО «Солнышко» 19.07.2020 № 12

Структурное подразделение		Название должности	Профессиональное название работы	Код по КП	Кол-во штат- ных единиц	Должностной оклад, грн	Доплаты, грн		Месячный фонд заработной платы грн
код	название						за ненорм. роб. день	за разъездной характер труда
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
01	Адми- нистрация	Директор	Директор (начальник, другой руководитель предприятия)	1210. 1	1	40 000	—	—	40 000
		Замести- тель директора	Директор (начальник, другой руководитель предприятия)	1210.1	1	35 000	—	—	35 000
02	Отдел кадров	Начальник отдела	Начальник начальник отдела кадров	1232	1	20 000	15%	—	23 000
		Инспектор по кадрам	Инспектор по з кадрам	3423	0,5	12 000	—	—	6000
03	транс- портный отдел	Водитель автотранс-портных средств категории «B»	Водитель автотранспорт-ных средств	8322	2	10 000	20%	—	24 000
		Курьер	Курьер	9151	0,5	6000	—	—	3000
	Вместе	×		×	6				131 000

Изменение штатного расписания

Вносить изменения в этот документ можно. Изменение штатного расписания может понадобится в таких случаях:

• введение новых вакансия
• изменения в заработной плате
• увольнение, сокращение должности
• изменения в условиях труда и т.д.

В зависимости от ситуации, мы можете либо внести изменения в существующий документ приказом, просто перечислив такие изменения, либо утвердить приказом новое штатное расписание.

Обоснование штатного расписания

Любые изменения в штате сотрудников, будь то введение новой должности или же сокращение целого отдела, повышение должностного оклада и т.д., должны обосновываться в приказе, который вносит изменения. Пример ниже.

ООО “Надежда”

НАКАЗ

26. 07.2020 р.

г. Харьков

№ 1313-д

О внесении изменений в штатное расписание

В связи с увеличением объема продаж,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести в штатное расписание ООО «Надежда», утвержденного приказом от 23. 03.2019 года № 2-од, такие изменения:
   — ввести в транспортный отдел должность “Курьер” с должностным окладом 8000 гривень. Количество штатных единиц по должности — 1.
2. Начальнику отдела кадров Рябину О.В. внести изменения в штатное расписание с 26.07.2020 года.
3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Директор

Семенов

И. М. Семенов

С приказом ознакомлен:

26.07.2020 р. Рябин О.В.

Как отобразить почасовую оплату?

Почасовая оплата труда в штатном расписании отражается в обязательном порядке. Поскольку ведение штатного расписания да и сама форма документа определяется особенностями предприятия, то бланк штатного расписания можно адаптировать для своих условий. Таким образом показать почасовку можно несколькими способами:

1. Ввести специальную колонку для почасовой оплаты, а в графе “месячный фонд заработной платы” внести сумму тарифной ставки исходя из среднемесячного количества отработанных часов.
2. Вносить почасовку в графу “должностной оклад” путем исчисления среднемесячного оклада. При этом лучше добавить примечание, что для этой должности используется почасовая форма оплаты.
3. В графу “должностной оклад” вносить часовую тарифную ставку. Тут тоже необходимо будет добавить сноску об использовании почасовой оплаты.

Сохранение штатного расписания

Срок хранения этого документа зависит от того, на основании государственной или частной собственности работает предприятие. Исходя из этого есть такие сроки хранения:

1. Для государственного/коммунального предприятия + в деятельности которого создаются документы Национального архивного фонда — хранятся все время.
2. Государственное/коммунальное предприятие, но в деятельности которого не создаются документы Национального архивного фонда — 75 лет.
3. Все остальные — срок хранения 3 года.
4. *храним не только штатное расписание, а и его проекты и документы по его разработке.

Данные сроки хранение утверждены приказом Министерства юстиции № 578/5.

Оптимизация штатного расписания

Основная задача оптимизации — добится как можно большего эффекта при наименьших затратах. То есть организовать штат на предприятии вам необходимо таким образом, чтобы рабочая сила не была в переизбытке, полномочия не дублировались, а фонд заработной платы использовался максимально эффективно и рационально.

Выявить свои болевые точки можно только путем глубокого анализа, как структурного, так и количественного. Исходя из полученной аналитики уже можно будет принимать управленческие решения.

Основными инструментами для оптимизации есть:

1. Сокращение как целых структурных подразделений, так и отдельных должностей.
2. Вводить внутреннее совмещение штатных ставок.
3. Вывод части функционала на внешнее обслуживание (аутсорсинг).

При проведении операций по оптимизации персонала также следует помнить о нормах трудового законодательства, социальные гарантии и преимущественные права, особенно при сокращении.

Результатом оптимизации должна быть наиболее оптимальная штатная численность сотрудником, которая необходима для должного выполнения функций предприятия.

Несомненно, штатное расписание — основной кадровый документ на предприятии. Вести его нужно и заполнять нужно внимательно и ответственно, так как это экономит время и упрощает предприятию жизнь при найме и увольнении сотрудников, выплате заработной платы и позволит избежать изнурительных судебных тяжб.

Документы — Министерство культуры Российской Федерации

Текст документа

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 
ПРИКАЗ 

 

18.06.2012 
№169-ок 

 

Москва 

О структуре и штатном расписании центрального аппарата Министерства культуры Российской Федерации 

На основании Положения о Министерстве культуры Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 20 июля 2011 г. № 590, в целях оптимизации структуры центрального аппарата Министерства культуры Российской Федерации приказываю: 

1. Исключить   из   структуры   и   штатного   расписания   центрального аппарата  Министерства  культуры  Российской  Федерации,  утвержденных приказом от 14 декабря 2011 г. № 563-ок, структурные подразделения: 
— Департамент   инвестиционной   политики   и   реставрации   штатной численностью 27 единиц; 
— Департамент   Генерального   секретариата   штатной   численностью 46 единиц; 
— Департамент государственной поддержки кинематографии штатной численностью 29 единиц. 

2. Создать: 
— Департамент управления имуществом и инвестиционной политики численностью 46 штатных единиц, возложив на него функции по обеспечению реализации Минкультуры России полномочий собственника в отношении федерального имущества, по ведению единого государственного реестра объектов культурного наследия, по формированию инвестиционной политики и целевых программ, реализации программ в области реставрации, строительства, капитального ремонта и технического перевооружения объектов культурного наследия, а также функции административно-хозяйственного и социального обеспечения центрального аппарата Минкультуры России. В структуру департамента включить отделы: 
   отдел государственных программ; 
   отдел строительства и реконструкции; 
   отдел реставрации объектов культурного наследия; 
   отдел имущественных отношений; 
   отдел государственного реестра и имущественных ресурсов; 
   отдел административно-хозяйственного и социального обеспечения. 
— Административный департамент численностью 30 штатных единиц, возложив на него функции региональной политики, обеспечения деятельности руководства Минкультуры России, организации ведения документооборота, осуществления контроля за своевременным и качественным исполнением документов, обеспечения комплектования, хранения, учета и использования архивных документов. В структуру департамента включить отделы: 
   отдел региональной политики; 
   отдел обеспечения деятельности руководства; 
   отдел делопроизводства и ведомственного архива; 
   отдел электронного документооборота и контроля исполнения.  
— Департамент кинематографии и модернизационных программ численностью 30 штатных единиц, возложив на него функции по содействию развитию отечественной киноиндустрии, функции совершенствования стратегического планирования и развития управленческих процессов, в том числе в области культуры и современного искусства. В структуру департамента включить отделы: 
отдел государственной поддержки производства, продвижения и проката игровых национальных фильмов; 
   отдел государственной поддержки производства, продвижения и проката неигровых и анимационных национальных фильмов; 
   отдел взаимодействия с организациями кинематографии; 
   отдел ведения государственного регистра фильмов; 
   отдел модернизационных программ. 

3. Переименовать: 
— Департамент государственного    контроля    и    надзора    в    сфере культурного наследия в Департамент контроля, надзора и лицензирования в сфере культурного наследия, передав ему функции по лицензированию деятельности по реставрации объектов культурного наследия. Установить численность департамента – 30 штатных единиц. В структуру департамента включить отделы: 
   отдел государственной охраны объектов культурного наследия; 
   отдел контроля в сфере объектов культурного наследия; 
   отдел контроля в сфере сохранения культурных ценностей; 
   отдел регулирования градостроительной деятельности; 
   отдел лицензирования и контроля в сфере реставрации. 
— Департамент  экономики, финансов и имущественных отношений в Департамент экономики и финансов, установив штатную численность – 37 единиц. В структуру департамента включить отделы: 
   отдел обеспечения бюджетного процесса;

   отдел размещения государственного заказа; 
   отдел бухгалтерского учета и отчетности; 
   отдел финансового обеспечения отрасли. 
— Юридический  департамент в Нормативно-правовой  департамент, установив штатную численность – 26 единиц.  В  структуру департамента включить отделы: 
   отдел судебной работы; 
   отдел договорной работы и правового взаимодействия;отдел нормативно-правового регулирования; 
   отдел авторского права и смежных прав; отдел мониторинга правоприменения.  

4. Передать Департаменту государственной поддержки искусства и народного     творчества функции по содействию в осуществлении художественно-проектных работ и создании монументально-декоративных произведений, памятников, мемориальных досок и других произведений, увековечивающих памятные даты отечественной   истории и культуры, установив штатную численность — 32 единицы. В структуру департамента включить отделы: 
   отдел музыкального искусства; отдел театрального искусства; 
   отдел народного творчества; 
   отдел изобразительного искусства; отдел координации творческих программ. 

5. Установить Департаменту культурного наследия штатную численность – 34 единицы. В структуру департамента включить отделы: 
   отдел Музейного фонда Российской Федерации; отдел музеев; отдел археологии; 
   отдел государственного контроля за вывозом и ввозом культурных ценностей. 

6. Утвердить структуру и штатное расписание центрального аппарата Минкультуры России с учетом изменений, внесенных приказом от 15 июня 2012 г. № 164-ок, согласно приложениям. 

7. Структуру и штатное расписание центрального аппарата Минкультуры России, утвержденные приказом от 14 декабря 2011 г. № 563-ок признать утратившими силу. 

8. Директорам департаментов в недельный срок представить на утверждение положения о департаментах. 

9. Директору Департамента  контроля и кадров (Аристархов В. В.) обеспечить проведение предусмотренных законодательством организационно-штатных мероприятий в отношении государственных служащих и работников структурных подразделений центрального аппарата Минкультуры России, которых касаются изменения, вносимые настоящим приказом. 

10. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой. 

Министр В. Р. Мединский

Что такое оптимизация рабочей силы и зачем мне это делать?

Вы когда-нибудь слышали поговорку «работай умнее, а не усерднее»? Это не просто еще одна корпоративная модная фраза — бизнес-технологии и стратегии на рабочих местах делают более реальным, чем раньше, сокращение расходов организациями любого размера при одновременном повышении производительности сотрудников и удовлетворенности клиентов.

Оказывается, свой (деловой) торт можно и съесть. Как? Два слова: оптимизация рабочей силы.

Истинное значение термина «оптимизация рабочей силы»

По мере роста вашего бизнеса масштабируемость становится еще более сложной задачей, и часто первым побуждением может быть добавление большего количества клиентов — больше клиентов — больше сотрудников, верно? Не обязательно.С точки зрения оптимизации рабочей силы больше может означать меньше: меньше времени тратится на неправильные задачи и меньше накладных расходов.

Оптимизация рабочей силы (WFO) определяется как «бизнес-стратегия, направленная на балансировку удовлетворенности клиентов, уровней обслуживания, планирования рабочей силы, операционных затрат и других ключевых показателей эффективности, чтобы бизнес мог получить максимальную выгоду от сотрудников, работающих на них в любое время».

Другими словами, оптимизация рабочей силы — это общий подход в сочетании с необходимыми приложениями и инструментами для его практического применения. Это концепция, которая поможет вам стать более эффективным и результативным по мере роста вашего бизнеса и обеспечить гармоничную совместную работу всех аспектов вашего бизнеса. По сути, это понимание того, как работают ваши сотрудники и как наилучшим образом использовать их навыки для достижения более высоких организационных целей.

Оптимизация рабочей силы — это информация. В то время как он работает эффективнее, он также работает лучше и быстрее, с нужными ресурсами в нужном месте в нужное время и правильными поддерживающими технологиями, обеспечивающими правильные данные.Это соединение всех точек между информацией и людьми, которые больше всего в ней нуждаются.

Информация, предоставляемая оптимизацией рабочей силы, охватывает все: от прогнозирования потребностей в персонале и планирования сотрудников до сопоставления соответствующих навыков с соответствующими задачами. Он в значительной степени зависит как от ваших человеческих ресурсов, так и от технологических ресурсов, связывая каждую часть вашей организации воедино, автоматизируя процессы, которые ранее выполнялись вручную, для устранения ошибок и оптимизации принятия решений.

Почему вы должны попробовать оптимизацию рабочей силы

Как мы упоминали ранее, оптимизация рабочей силы основана на информации и передаче этой информации нужным людям. Так что же самое большое преимущество оптимизации рабочей силы? Понимание всех аспектов вашего бизнеса. Одно только это изменение может привести к ежегодному повышению производительности труда персонала.

Ваши сотрудники должны иметь возможность принимать наилучшие возможные решения, и они могут сделать это только при наличии наилучшей информации в своем распоряжении.Оптимизация рабочей силы может предсказать спрос и убедиться, что лучшие сотрудники для работы запланированы и готовы к ней, что приводит к еще большему удовлетворению клиентов. Он быстро собирает информацию, а затем передает ее в руки нужным людям для воплощения в жизнь.

Рассмотрим следующий пример: вы работаете в часы пик, но клиенты жалуются, что их потребности не удовлетворяются достаточно быстро. Конечный продукт — это не то, что они просили, но никто из ваших сотрудников не знает об этом. У вас слишком много или слишком мало сотрудников — и не тех, которые нужны, — и вы не уверены, кто преуспевает в определенных задачах или где лучше всего использовать их навыки.

Это бесплатно для всех, и вы можете работать только с ограниченной информацией, которую сами собрали. Ваша команда выматывается и работает сверхурочно, а вы все еще не можете справиться со спросом. В конце концов, вы столкнетесь с более высокими затратами и недовольными клиентами.

Теперь рассмотрим тот же сценарий, но на этот раз все происходит немного по-другому.Вы начинаете ночь, когда ваши дежурные сотрудники дежурят, когда они вам нужны. У вас есть прогноз на пиковые часы и самые высокие потенциальные продажи, вы знаете, сколько сотрудников вам нужно для поддержки спроса, знаете, кто ваши лучшие работники, каковы должны быть их задачи, и соответственно укомплектовали свой график, и все это даже не тратя дополнительное время. сделать это.

Сотрудники знают, когда нужно появиться, и легко общаются. Если конечный продукт не соответствует первоначальному запросу клиента, он может получить доступ к этой информации и действовать.У вас не слишком много сотрудников или слишком мало, и ваши клиенты довольны.

Ваш бизнес находится в зоне Златовласки: в самый раз.

Как заставить оптимизацию рабочей силы работать на вас

На каждом этапе приведенных выше примеров оптимизация рабочей силы играла решающую роль в общем успехе команды. Вот несколько основных способов, которыми та же самая оптимизация рабочей силы может повлиять на ваш бизнес уже сегодня:

1. Перспектива клиента

Помните, что оптимизация рабочей силы — это не одно и то же.Несколько факторов работают вместе, чтобы добиться большего результата: более довольные клиенты и более продуктивные сотрудники. Применяя подход, ориентированный на клиента, и анализируя общие бизнес-операции, вы можете начать определять, где происходят сбои, а где ваш клиент не в центре внимания.

Изучите опыт клиентов с точки зрения клиентов и проанализируйте их отзывы. То, что работает для вас, не работает для них в любой момент? Какие-нибудь старые привычки или способы делать что-то «просто так», которые не основаны на эффективности или с которыми можно было бы справиться по-другому? Воспользуйтесь возможностью, чтобы провести аудит качества обслуживания клиентов и выяснить это.Затем сделайте первый шаг к оптимизации рабочей силы и предоставьте эти данные тем людям в вашей команде, которые больше всего в них нуждаются.

2. Тайм-менеджмент и учет посещаемости

Получение полной картины посещаемости сотрудников и общего управления временем является одним из наиболее важных факторов оптимизации рабочей силы в вашем бизнесе. С программным обеспечением для учета рабочего времени вы сократите время и количество ошибок, связанных с ручным вводом и выводом часов. Вы также сможете почувствовать вовлеченность сотрудников (которые всегда уходят рано и поздно приходят на работу) и сможете расправиться или устранить любые потенциальные удары приятелей. И, просматривая сверхурочные, вы получите представление о том, какие смены не укомплектованы персоналом и где есть пробелы в вашем покрытии.

3. Планирование

Как и посещаемость, программное обеспечение для планирования может уменьшить дублирование и устранить пробелы. Это экономит время, затрачиваемое на ручное составление расписаний и учет доступности сотрудников, и позволяет в любое время получить доступ к расписаниям, если вам нужно внести изменения. Объединив всю необходимую вам информацию в одном месте — доступность сотрудников, свободное время, навыки, данные о посещаемости и производительности — вы можете обеспечить присутствие наиболее квалифицированных людей для работы, когда они вам больше всего нужны, вместо того, чтобы планировать только по тому, кто происходит. быть доступным.Некоторое программное обеспечение для планирования может даже автоматически назначать открытые смены для просмотра и публикации, чтобы максимально упростить процесс планирования.

4. Производительность и отслеживание задач

Инструменты отслеживания задач

, такие как Basecamp, Trello и Salesforce, могут помочь вам назначать задачи и оценивать производительность сотрудников с первого взгляда. Ваши работники меняют свою работу в течение дня? Один сотрудник изо всех сил пытается выполнить свои задачи или выполнить свои квоты больше, чем другие? Это может быть вашим первым признаком того, что не каждый сотрудник выполняет роль, наиболее подходящую для его индивидуального набора навыков, или что ваши процессы не так эффективны, как могли бы быть.К счастью, существует целый мир программного обеспечения и аналитики для оптимизации рабочей силы, которые помогут вам изучить ваши текущие процессы и увидеть, какие из них получают высокую оценку.

Оптимизация рабочей силы не происходит в одночасье. Это происходит постепенно, и каждая новая система и перераспределение приоритетов приближают вас на один шаг к тому, чтобы сделать более довольных клиентов и более счастливых сотрудников, которые вовлечены и способны выполнять свою работу наилучшим образом каждый день. Потому что, в конце концов, оптимизация рабочей силы — это не просто стратегия. Это «реляционный процесс, посредством которого организации постоянно совершенствуются и получают отдачу от своего самого большого актива — своей рабочей силы.

Использование шестиэтапного восходящего подхода к оптимизации персонала в розничной торговле

Управление опытом клиента и собственными операционными затратами

Расходы на персонал являются одними из самых высоких пропорциональных расходов для розничных компаний, и надлежащие уровни персонала необходимы для обеспечения благоприятного обслуживания клиентов экономически эффективным способом. В Западной Европе расходы на персонал составляют около половины общих операционных расходов продуктового ритейлера1.Рынок розничной торговли очень нестабилен, и поведение покупателей продолжает быстро меняться, будь то из-за замедления рынка или новых покупательских тенденций. Поэтому кадровая оптимизация должна быть главным приоритетом в отрасли. Основываясь на опыте многих розничных продавцов, компания BearingPoint считает, что использование восходящего подхода к оптимизации персонала — лучший способ обеспечить операционные результаты при сохранении уровня обслуживания клиентов.

Проверенный шестиэтапный подход к программам оптимизации персонала

Подход «снизу вверх» предполагает подбор персонала на основе фактического спроса клиентов.При структурированном использовании такого подхода он также может быть мощным средством оптимизации кадрового обеспечения. Следующие шесть шагов составляют такую ​​программу.

1. Определение видов деятельности и драйверов рабочей силы
   Какие действия выполняются в повседневных операциях, сколько времени требуется для выполнения каждого конкретного действия и каковы основные движущие силы этих действий. Этот первый шаг может быть выполнен с помощью анализа DILO (day-in-the-life), когда за несколькими сотрудниками следят в течение нескольких дней, а их работа документируется
.
2. Определите контрольное время и методы работы
   Следующим шагом является определение необходимого количества времени для деятельности, выявленной в ходе анализа.Установка целевого времени стандартизирует операции и является способом сообщить сотрудникам о наиболее эффективных процедурах. Эти процедуры могут включать как подробные описания того, как выполнять каждое действие, так и сколько времени требуется для выполнения каждой задачи.
3. Создание модели потребности в персонале
   Чтобы преобразовать анализ деятельности и движущих сил рабочей силы в пригодный для использования спрос на персонал, необходима модель укомплектования персоналом, которая использует стандартный набор расчетов, правил и параметров.Тип используемых входных данных зависит от того, что является основным драйвером рабочей силы, но наиболее распространенной формой ввода является информация, собираемая системой торговых точек (POS). Спрос на персонал зависит только от факторов, влияющих на рабочую силу, по сравнению с инструментом планирования, на который могут влиять местные факторы и ограничения или трудовые нормы.
   
4. Согласование кадровой модели с бизнес-целями
   При создании кадровой модели важно убедиться, что целевые уровни параметров соответствуют бизнес-целям компании.Например, если компания поставила цель сократить общее количество отработанных часов на 10 процентов, целевые уровни параметров будут скорректированы с учетом этого сокращения.
5. Внедрение кадровой модели
   Способ реализации кадровой оптимизации сильно различается в зависимости от типа оцениваемой компании или даже отдельного объекта, но на этом этапе следует подчеркнуть некоторые общие факторы. Важно убедиться, что менеджер сайта или менеджер магазина понимает логику модели, ее параметры и целевые уровни.Представление менеджеру статистики и результатов модели создает заинтересованность, облегчая ее использование.
6. Последующее наблюдение и ежедневное использование модели
   Важно отслеживать результаты внедрения как путем анализа данных, так и посредством встреч с конкретными целевыми группами. Последующую фазу можно разделить на две категории: краткосрочную и долгосрочную. Краткосрочное последующее наблюдение должно быть сосредоточено на мерах, которые помогут обеспечить достижение результатов и целей первоначального проекта оптимизации штатного расписания.Должен осуществляться долгосрочный контроль за оптимизацией штатного расписания путем введения в систему управления ключевых показателей эффективности (КПЭ) кадрового обеспечения.

Процесс оптимизации персонала может иметь большое значение в долгосрочной перспективе для операций розничной торговли

Когда розничные компании пытаются сократить свои расходы, оптимизация персонала должна быть одним из их главных приоритетов. Использование подхода «снизу вверх» помогает гарантировать, что во внимание принимаются перспективы как «изнутри наружу», так и «снаружи внутрь».Потому что такой подход учитывает основную деятельность, согласуется с общими целями компании и с большей вероятностью получит поддержку менеджеров. Это не только может сократить количество отработанных часов, но также может заставить менеджеров магазинов и менеджеров среднего звена активно осознавать факторы, влияющие на потребность в персонале, а не только необходимость сокращения затрат. Благодаря такой повышенной осведомленности результаты инициативы могут поддерживаться в течение более длительного периода времени, а это означает, что процесс оптимизации персонала действительно изменит деятельность розничного продавца.

---

¹ Годовые отчеты компании за 2010 г., анализ цепочки поставок Института распределения продовольственных товаров за 2009 г., анализ BearingPoint за 2011 г.

Использование данных для поддержки кадровых стратегий

Благодаря множеству передовых технологий современные организации во всех отраслях имеют доступ к данным, которые могут помочь им принимать обоснованные бизнес-решения, направленные на стимулирование роста.

В сфере здравоохранения каждая больница и медицинское учреждение могут использовать технологии для оптимизации каждого аспекта своей деятельности, включая кадровое обеспечение. Имея правильные данные, эти учреждения могут получить ценную информацию о том, как кадровое обеспечение влияет на их доход и прибыльность, а также о стратегиях, которые они могут использовать для оптимизации кадрового обеспечения. В этом посте мы углубимся в процесс использования данных для поддержки кадровой стратегии.

Зачем нужна кадровая стратегия?

Предприятия в сфере здравоохранения нуждаются в кадровой стратегии по целому ряду причин, в том числе:

• Эффективность и производительность — Наличие компетентных, квалифицированных сотрудников необходимо для успеха любого бизнеса, поэтому вы хотите быть уверены, что привлекаете лучшие таланты.Надежная кадровая стратегия улучшает процесс найма и, следовательно, качество вашего персонала.
• Подготовка к будущему — Когда у вас есть четкая кадровая стратегия, вы лучше понимаете каждый аспект своей организации. Когда вы обдумываете большие изменения, такие как слияния, у вас будет информация, необходимая для принятия мудрых решений в будущем.
• Положительный опыт пациентов — Хорошо спланированная кадровая стратегия обеспечивает более высокое качество ухода за пациентами, что приводит к улучшению качества обслуживания пациентов и улучшению репутации вашей компании.

Использование данных для поддержки кадровой стратегии

Создавая и используя правильные данные в своих интересах, вы можете разработать кадровую стратегию, которая поможет вашей организации расти и процветать. Некоторые способы использования данных для этой цели перечислены ниже.

• Понимание морального духа — Медицинские организации могут собирать данные от сотрудников, чтобы получить представление об удовлетворенности работой. Используя эту информацию, организации могут вносить изменения, направленные на поддержание морального духа, обеспечение достаточного уровня персонала и обеспечение непрерывности лечения пациентов.
• Оценка текучести кадров — Данные могут предоставить ценную информацию о показателях текучести кадров, а также о факторах, повышающих текучесть кадров. Используя эту информацию, организации здравоохранения могут разработать кадровую стратегию, которая удержит квалифицированных врачей.
• Повышение качества обслуживания пациентов — Оценки качества обслуживания пациентов предоставляют организациям здравоохранения важную информацию об удовлетворенности пациентов уходом. Организации могут использовать эти оценки в сочетании с данными об уровне укомплектования персоналом, чтобы понять, как взаимодействуют эти два фактора.
• Оптимизация использования — Используя правильные данные, организации здравоохранения могут оценить и понять текущее использование персонала на случай непредвиденных обстоятельств, что позволит им соответствующим образом оптимизировать этот аспект кадрового обеспечения.
• Выявление тенденций — Медицинские организации могут использовать данные для понимания кадровых тенденций и факторов, которые их определяют.

Генерация данных с помощью технологии

Понятно, что сбор и анализ правильных данных может помочь вам разработать надежную кадровую стратегию, в которой вы нуждаетесь, но многие организации здравоохранения все еще пытаются получить эти данные. К счастью, организации здравоохранения могут упростить этот процесс, внедрив систему управления поставщиками (VMS) или поставщика управляемых услуг (MSP). Оба этих решения могут генерировать полезные данные и помогать организациям в управлении персоналом.

Если вы хотите построить эффективную кадровую стратегию, сбор и анализ данных — важная часть процесса. VISTA может помочь вам получить необходимую информацию в этих областях, чтобы вы могли разработать стратегию, которая поможет вам улучшить управление уровнями персонала и стимулировать рост.Свяжитесь с VISTA, чтобы узнать больше о том, как мы можем помочь вам разработать оптимизированную кадровую стратегию.

Оптимизация труда в ресторанном бизнесе

Существует множество факторов, которые следует учитывать при составлении графика работы сотрудников ресторана. Требуется талант и усилия, чтобы создать наилучший план для вашего бизнеса, сотрудников и клиентов. Используя процессы и инструменты оптимизации в своих интересах, вы можете оптимизировать свой труд таким образом, чтобы удовлетворить все потребности, при этом максимально удовлетворив как клиентов, так и сотрудников.

Использование бесконтактной технологии

Настоящая оптимизация труда означает предоставление вашим сотрудникам инструментов, необходимых им для достижения успеха в своей работе, и бесконтактная технология является одной из самых эффективных. Особенно в эпоху COVID мобильные решения для просмотра меню, бесконтактной оплаты и бесконтактного заказа могут помочь упростить взаимодействие с вашим клиентом и устранить любые ненужные точки соприкосновения между персоналом и клиентом.

Предварительное планирование

Составление расписаний и заблаговременная рассылка их сотрудникам — один из лучших способов упорядочить свое расписание.Эта практика предварительного планирования дает вам больше времени для решения чрезвычайных ситуаций, а также снимает часть стресса с процесса еженедельного планирования.

Согласованность также является важной частью этого процесса. Каждую неделю выделяйте определенное время для составления расписания, чтобы ваши сотрудники знали, когда его ожидать. Публикация вашего расписания в один и тот же день каждой недели помогает установить порядок, позволяя сотрудникам знать, когда им нужно сообщить вам о любых потенциальных конфликтах. Поддерживая надежный график планирования, у вас и ваших сотрудников будет меньше стресса, недопонимания и места для ошибок.

График пиковых нагрузок сначала

Пиковые часы работы — это самое критическое время, когда ваша команда должна быть в графике. Когда столы заполнены и заказы накапливаются, вам нужны лучшие исполнители. Хотя может показаться, что проще всего строить графики в хронологическом порядке от начала до конца недели, это может затруднить создание правильного баланса.

Отслеживайте периоды высокой посещаемости вашего ресторана с помощью простой системы, которая определяет смены на шкале.Это может быть простая шкала от одного до пяти, где единица соответствует более медленной дневной смене, а пять — быстрой ночной службе.

После того, как вы оцените свои смены, будет легче определить и заполнить пробелы от самых загруженных часов до самых медленных. Планирование времени пиковой нагрузки, а затем заполнение оставшейся части графика гарантирует, что ваши наиболее квалифицированные и эффективные сотрудники будут размещены там, где они необходимы, без необходимости отступать и постоянно вносить изменения.

Баланс

Несмотря на то, что очень важно, чтобы ваши нападающие были на месте для самых загруженных смен, также важно, чтобы ваши графики были как можно более сбалансированными.Все работники должны иметь возможность хоть какое-то время работать в разные смены. Это не только позволяет официантам зарабатывать больше в виде чаевых, чем если бы они постоянно работали в слотах с низкой посещаемостью, но также позволяет каждому получить опыт работы в условиях пиковых смен. Это увеличение числа проверенных в боях сотрудников, в свою очередь, позволит увеличить количество сотрудников, планирующих периоды пиковой нагрузки в будущем.

Время перезарядки

Одним из наиболее важных соображений при составлении расписания является интервал между сменами для каждого сотрудника. По возможности следует избегать чередования смен, будь то две смены в середине дня или совмещенные смены закрытия и открытия. Предоставление персоналу времени для перезарядки между сменами не только поднимает моральный дух и снижает утомляемость, но и повышает общую производительность.

POS

Среди тех, кто ищет новый POS в ресторанной индустрии, 76% считают управление трудовыми ресурсами главным фактором при принятии решения. Правильная POS-платформа может значительно помочь в управлении персоналом, автоматизируя многие аспекты процесса управления персоналом.POS-терминалы могут выполнять функции часов, обеспечивая точное отслеживание времени на работе и помогая поддерживать надлежащий уровень укомплектованности персоналом в периоды высокой и низкой нагрузки.

Среди других преимуществ хорошего POS, связанных с работой, — автоматическое создание отчетов о заработной плате, а также ограничение доступа к конфиденциальным элементам управления, таким как скидки, аннулирование и возмещение. Эти возможности и ограничения могут помочь вам поддерживать повышенную безопасность в ваших системах продаж, привязывая транзакции к конкретным сотрудникам, не только снижая вероятность кражи, но и снижая риск того, что сотрудники будут предоставлять несанкционированные скидки друзьям или членам семьи.

Автоматизация, обеспечиваемая хорошим POS-терминалом, может значительно упростить иногда пугающий процесс оптимизации рабочей силы. В результате повышается эффективность, улучшается моральный дух сотрудников и появляется больше времени для решения многих других управленческих вопросов, требующих вашего внимания каждый день.

Оптимизация рабочей силы вашего ресторана будет по-прежнему иметь решающее значение даже после окончания пандемии, поскольку клиенты ожидают определенных удобств — например, самовывоза и доставки.Чтобы узнать больше о том, как бесконтактные технологии могут улучшить ваш бизнес, запланируйте демонстрацию OneDine сегодня!

Оптимизация рабочей силы для планирования смены ресторана |… – CrunchTime!

Управление персоналом в ресторане касается не только штатного расписания. Речь идет об оптимизации штата — наличие нужных людей на нужных станциях в нужное время суток.

Менеджеры ресторанов считают, что жонглирование еженедельными графиками смен является одним из самых напряженных и трудоемких процессов в их работе.Даже топ-менеджеры полагаются на такие методы, как использование стикеров, белых досок или громоздких электронных таблиц для управления информацией о персонале. Запросы на отгулы и заметки о смене смены могут быть в равной степени обременительны для контроля. Согласование такой разрозненной информации, а также обеспечение того, чтобы ресторан был укомплектован нужными людьми в нужное время, является большой головной болью.

Работа в ресторане — это бизнес-задача с множеством движущихся частей. Требуется мощное программное обеспечение, такое как интегрированное решение для бэк-офиса корпоративного класса, достаточно сложное, чтобы понять весь ваш бизнес, чтобы оптимизировать трудовую составляющую работы вашего ресторана. Хотя легкие мобильные приложения для планирования являются важным инструментом, они являются лишь частью решения.

Семь трудовых задач, которые можно решить с помощью правильной системы бэк-офиса:

1. Сотрудничество — Хорошая коммуникация — основа командной работы

2. Разрушение разрозненности . Поток информации, включая частоту и ритмичность, может разрушить организационные разрозненности

3. Мобильность — Доступ к информации за пределами бэк-офиса, в любом месте и в любое время

4.Доступ в реальном времени — чем ближе данные к «сейчас», тем лучше

5. Обеспечение соблюдения трудовых норм — Обеспечение соблюдения местного, государственного и федерального трудового законодательства

6. Возможности прогнозирования — Получите точный прогноз продаж, который поможет вам прогнозировать трудовые ресурсы

7. Интеграция с другими системами . Убедитесь, что системы подключены и взаимодействуют друг с другом

В Teamworx есть замечательный автопланировщик, который может автоматически планировать нужных людей в нужное время.

Надежный прогноз продаж является ключом к оптимизации рабочей силы, поскольку он может точно прогнозировать приливы и отливы на каждый день.Прогнозы должны включать в себя ряд бизнес-факторов, таких как продажи, количество гостей, транзакции и состав меню, чтобы извлечь важные сведения из исторических данных. Он также должен учитывать фиксированные задачи, праздники, ДН и другие особые события, которые могут повлиять на каждый рабочий день. Затем вам нужно создать умные шаблоны потребности в персонале , чтобы преобразовать ваши бизнес-факторы в надежный спрос на персонал. В конечном счете, когда вы создаете свои штатные расписания, вы должны иметь возможность видеть: уровни квалификации, сертификаты, ставки заработной платы, доступность, информацию о бюджете, а также трудовые правила. Все это может звучать прямолинейно, пока план не сойдет с рельсов.

В начале дня продажи могут быть уже смещены, сотрудники могут пропустить свою смену, погода может повлиять на течение дня, ДН может быть неточно предсказуем, или покупка СМИ может иметь отрицательный или положительный эффект. Вот где мобильность действительно может иметь значение. Это может значительно расширить возможности вашего менеджера, чтобы иметь актуальный доступ к тенденциям продаж в любой момент. Кроме того, наличие своевременности и доступности персонала может помочь вашему менеджеру принимать правильные решения в течение всей смены.

Эффективность повышается, когда менеджеры могут использовать компьютер или смартфон для просмотра расписаний, рассмотрения запросов персонала и отправки сообщений соответствующим членам команды об открытии смен или других важных обновлениях. Мобильные платформы также облегчают координацию с командой ресторана, поэтому они могут легко предлагать, забирать и менять смены прямо со своих устройств. Таким образом, менеджеру не нужно вмешиваться до тех пор, пока в этом нет необходимости. Эта замечательная функция очень помогает оптимизировать планирование.Кроме того, существуют и другие важные аспекты, которые необходимо учитывать при оптимизации затрат на оплату труда.

Не изолируйте планирование труда — оно влияет на все

Интегрированное операционное решение должно также включать скоординированные, легко изменяемые списки задач, чтобы обеспечить подотчетность для каждой основной части работы вашего ресторана. Важно сосредоточить планирование рабочей силы, потому что каждая ключевая часть в вашем ресторане может повлиять на тонкий баланс обеспечения наиболее эффективного персонала для вашей работы.Таким образом, если ваша система заказов отключена и вам нужно, чтобы кто-то принес что-то из магазина, или если ваш ежедневный план подготовки не учитывает фактический спрос, а кухня резервируется, тогда члены вашей команды будут бегать вокруг, выполняя задачи, которые имеют решающее значение для вашей работы в данный момент (например, бег в магазин), но не учитывались в ваших кадровых планах.

Способность наилучшим образом использовать персонал ресторана — с точки зрения размера и качества — для каждой смены является ключевым фактором, отличающим управление трудовыми ресурсами от планирования трудовых ресурсов.Правильное определение штата позволит сократить расходы, часто связанные с избыточным или неполным штатом сотрудников. Идеально использовать интеллектуальные шаблоны кадрового обеспечения для создания графиков работы на основе прогнозов продаж и гостевого трафика, а также прошлых моделей потребления и трафика.

Кроме того, превосходные решения по управлению персоналом также будут иметь возможности Performance Management . Эти возможности позволят менеджерам вознаграждать лучших сотрудников, быть более эффективными тренерами, отслеживая производительность сотрудников, посещаемость и выполнение задач.

Как лучше всего решить проблему сверхурочной работы? В идеале ваше решение позволит вам увидеть потенциал запланированных сверхурочных работ задолго до того, как они произойдут. Если ваши системы информируют вас о OT только непосредственно перед тем, как оно должно произойти, вы, вероятно, столкнетесь с увеличением затрат. Хорошо информированная команда может принимать оптимальные и экономически эффективные кадровые решения.

Соблюдение правил навигации и трудового законодательства

Соблюдение трудового законодательства и нормативных актов является ключевым, но часто запутанным и трудоемким.В идеале выбранное вами решение по управлению трудовыми ресурсами поможет вам соблюдать местные, государственные, федеральные и корпоративные законы о труде, а также не нарушать какие-либо основные или незначительные законы или правила сверхурочной работы. Кроме того, выбранное вами решение должно позволить вам применять передовые трудовые практики в любом месте по всему миру и на любом языке. Наконец, идеальное решение для рабочей силы будет автоматически создавать полные аудиты для всех важных транзакций.

Узнайте больше о решениях для управления трудовыми ресурсами.Свяжитесь с нами здесь.

Как оптимизировать график работы посменно, чтобы максимизировать производительность сотрудников | Процессная улица

Это гостевой пост Дерека Джонса из Vice, глобальной платформы управления персоналом для планирования сотрудников, табелей учета рабочего времени и общения. Сосредоточив внимание на развитии розничной торговли, Дерек помогает владельцам бизнеса и руководителям упростить соблюдение трудового законодательства, поддерживать расходы на оплату труда на должном уровне и создавать отмеченные наградами рабочие места. Дерек имеет более чем 16-летний опыт реализации стратегий продаж и маркетинга на основе данных для SaaS-компаний, таких как MarketSource и Griswold Home Care .

Одним из многих факторов, которые сегодня могут гарантировать успех и рост бизнеса, является производительность сотрудников.

Это известно большинству организаций. Поэтому им нужны максимально эффективные сотрудники. Однако это легче сказать, чем сделать, особенно в отраслях, где деятельность часто ведется в нерабочее время или даже круглосуточно и без выходных.

Для таких отраслей (в частности, как здравоохранение, гостиничный бизнес и розничная торговля) одной из самых важных вещей, которыми им необходимо управлять, является планирование сменной работы .

Благодаря оптимизации задача планирования сменной работы будет иметь структуру, сводящую к минимуму выгорание сотрудников и повышающую общую производительность .

Сотрудники, работающие в благоприятной среде, имеют больше шансов должным образом выполнить все важные задачи — в соответствии с графиком.

Ввиду этого в этой статье Process Street мы будем:

• Обсудите некоторые вопросы и проблемы, связанные с посменной работой.
• Взгляните на последние исследования эффективности сотрудников.
• Обобщите 3 цели сменной работы, которые вы можете включить, чтобы оптимизировать график сменной работы.
• Дайте лучшие советы по планированию сменной работы, чтобы максимизировать производительность и удержание сотрудников.

Нажмите на соответствующие подзаголовки ниже, чтобы перейти к этому разделу, или прокрутите вниз, чтобы прочитать все, и узнайте, как вы можете оптимизировать свои сменные графики работы уже сегодня!

Давайте сразу к делу!

Оптимизация расписания: использование BPM при сменной работе

Планирование — это процесс организации и контроля рабочих нагрузок.В этом случае мы говорим об организации и контроле рабочей нагрузки между сотрудниками в течение 24 часов с помощью графика сменной работы. Оптимизация расписания направлена ​​на наилучшее и наиболее эффективное использование ваших сотрудников и их времени. Чтобы удовлетворить свои профессиональные потребности, выполняя работу.

Хотя связь может быть неочевидной, сменная работа и управление бизнес-процессами тесно связаны. Графики смен определяют , кто выполняет работу, и , когда эта работа выполняется. BPM дополняет это, управляя тем, как выполняется эта работа, и тем, как ее можно оптимизировать.

Подумайте об этом иначе.

Что затрудняет планирование сменной работы ?

Это может быть нехватка квалифицированной рабочей силы на рынке, преобладание сверхурочной работы, что приводит к путанице, низкий уровень производительности, высокие часы пик, процессы адаптации, требующие наставника, и так далее.

Что общего у большинства этих проблем ?

Их можно частично исправить, определив надежные процессы управления бизнесом.В сущности, хорошо оптимизированные бизнес-процедуры экономят время и дают вам больше свободы действий при разработке графиков смен. Именно здесь на помощь приходит Process Street как инструмент BPM.

Process Street — это сверхмощных контрольных списков. Вы можете создать контрольный список для любой процедуры, чтобы повысить эффективность, результативность и производительность. Это включает в себя создание, внедрение и ведение графиков сменной работы.

Для получения дополнительной информации о Process Street посмотрите следующий веб-семинар: Введение в Process Street .

Прежде чем углубляться в то, как Process Street может помочь вам оптимизировать графики сменной работы, важно понять проблемы, связанные со сменной работой, и их влияние на производительность сотрудников.

График сменной работы: 3 основные проблемы сменной работы

Сменная работа неизбежна во многих отраслях, где требуется предоставлять услуги далеко за пределами обычного рабочего времени. Некоторые из наиболее распространенных секторов для этой практики включают такие услуги, как охрана (полиция и пожарные), здравоохранение, питание, гостиничный бизнес, транспорт, производство и тому подобное.

Если вы ведете (или собираетесь вести) бизнес, который будет доступен дольше, чем обычно, вам необходимо разобраться в тонкостях сменной работы.

Независимо от вашей отрасли, существуют определенные проблемы, характерные для сменной работы в целом. Эти проблемы могут повлиять на общую эффективность организации и вызвать стресс у всех, будь то менеджер или сотрудник.

Важно правильно управлять стрессом сотрудников, максимально поддерживая сотрудников.Чтобы помочь вам в этом, используйте наш Контрольный список управления стрессом при критических инцидентах, приведенный ниже .

Нажмите здесь, чтобы получить доступ к контрольному списку вопросов по управлению стрессом при критических инцидентах

Мы укажем на 3 проблемы, которые больше всего беспокоят, когда речь идет о сменной работе, а именно:

• Нарушения смены
• Сверхурочные
• Нарушения циркадного ритма

Важно знать об этих проблемах и их влиянии на производительность сотрудников, чтобы оптимизировать графики смен.

Проблема сменной работы № 1: сбои смены

Даже самые хорошо спланированные смены будут случаться сбоями и корректировками интервалов из-за жизненных проблем, таких как болезни, пробки, безответственные работники и т. д.

Важно осознавать этот риск и сохранять гибкость, чтобы приспособиться к неожиданным изменениям.

Хорошей моделью для использования является цикл PDCA. Этот цикл выполняется путем непрерывной оценки риска, болевых точек и областей, требующих улучшения. Выполнение этого цикла в графике смены поможет оптимизировать график.

Нажмите здесь, чтобы получить доступ к контрольному списку процессов управления изменениями цикла PDCA

Сменная работа № 2: сверхурочная работа

Давайте представим ситуацию, когда работник, не освобожденный от налогов, работает на несколько часов дольше обычной 40-часовой рабочей недели. Работа выполняется без найма дополнительного персонала, а сотрудник также получает премиальную компенсацию. Все довольны, пока сверхурочная работа не станет чрезмерной и постепенно не начнет сказываться на производительности.

Несколько исследований показывают, что производительность не обязательно увеличивается с увеличением количества отработанных часов. То есть производительность не является линейной.

Если вам нужны дополнительные советы о том, как повысить производительность на рабочем месте, прочитайте : Как повысить производительность на рабочем месте: 5 технических примеров

Хотя некоторые работники более выносливы, чем другие, постоянная сверхурочная работа, скорее всего, приведет к снижению общей производительности. Это больше вопрос , когда произойдет падение общей производительности, это может быть, скажем, 1 неделя, 1 месяц или 6 месяцев.

Помимо производительности, исследования Корнельского университета показывают, что увеличение продолжительности рабочего дня может повлиять на благополучие семьи, особенно для работников, которые работают более 50 часов в неделю.

Существует также несколько запретов в соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA), которые заменяют внутренние договоренности, которые вы можете заключать со своим персоналом. Вы должны знать об этих ограничениях.

Проблема сменной работы №3: нарушение циркадного ритма

Компании будут использовать различные типы рабочих смен в зависимости от характера их операций. Но, как правило, обычные рабочие смены утренние, дневные, вечерние и ночные. Хотя ранее мы установили, что сменная работа неизбежна в некоторых отраслях, она может негативно сказаться на людях, особенно на сотрудниках, которые регулярно работают в ночную смену.

По данным Американской физиологической ассоциации, некоторые из опасностей работы в ночное время включают беспокойство, сон на работе, усталость, снижение внимания и нарушение обменных процессов в организме.

В дополнение к этому, Национальный фонд сна утверждает, что:

“ Длительная работа в ночную смену связана с повышенным риском развития некоторых видов рака, а также проблем с обменом веществ, сердечных заболеваний, язв, желудочно-кишечных заболеваний и ожирения .” – Национальный фонд сна, Жизнь и борьба с расстройством сменной работы

Работники ночной смены также могут подвергаться большему риску несчастных случаев на производстве из-за снижения бдительности и замедления реакции в ночное время. Наука, стоящая за этим, заключается в том, что работа в ночную смену или посменную смену нарушает естественные суточные и циркадные ритмы организма — люди приспособились работать днем ​​и отдыхать ночью.

Поэтому разумно внедрить на рабочем месте системы сменной работы, которые сводят к минимуму длительные нарушения этих биологических ритмов, и работать с вашими сотрудниками, чтобы управлять ночными сменами.

Как общие проблемы с сменной работой влияют на производительность сотрудников?

Источник

С учетом 3 негативных последствий сменной работы, выделенных выше, мы оценим, как каждое из них может повлиять на производительность сотрудников. Для этого мы сосредоточимся на 3 отраслях, а именно на здравоохранении, гостиничном бизнесе и розничной торговле.

Сменная работа и производительность сотрудников в здравоохранении

Медицинские учреждения обязаны круглосуточно обеспечивать уход за пациентами. Из-за этого здравоохранение является вторым по величине сектором по количеству работников, сообщающих о короткой продолжительности сна (шесть часов или меньше в день). Эта отрасль также известна очень разрушительными рабочими сменами.

Одной из самых неприятных проблем, с которыми сталкиваются работники здравоохранения, являются смены по вызову. Это практика, когда график работы сотрудника намеренно непредсказуем. Поэтому врачи, медсестры и другой медицинский персонал часто работают по вызову, и ожидается, что они будут готовы вернуться к своим обязанностям в любое время дня и ночи, как правило, с коротким уведомлением.

По наблюдениям журнала Scientific American, более половины (около 52%) тех, кто работает в ночную смену в сфере здравоохранения, спят менее шести часов.Также было показано, что усталость среди медицинского персонала увеличивает количество ошибок и травм следующим образом:

• Измученные медицинские работники могут подвергать опасности других людей, возвращающихся домой после ночной смены.
• По данным Национального центра биотехнологической информации (NCBI), у стажеров-медиков, лишенных сна, в три раза больше шансов случайно проткнуть себя иглой или другим острым предметом.
• В другом отчете предполагается, что ошибки, возникающие в результате продолжительного рабочего дня и смен, могут составлять долю от 48 000 до 98 000 смертей пациентов, происходящих ежегодно.

Это серьезные проблемы, особенно когда мы рассматриваем такие сценарии, как в отделении неотложной помощи, где медицинскому персоналу приходится за доли секунды принимать жизненно важные решения во время ночной смены.

Сменная работа и производительность сотрудников в гостиничном бизнесе

Гостиничный бизнес — это широкая категория, включающая предприятия в сфере общественного питания и напитков, размещения, туризма, транспорта (круизного и авиаперевозок), гостиниц и т. д.

В исследовании, проведенном NCBI, приведены данные о значительной связи между усталостью и эмоциональной дисгармонией как у мужчин, так и у женщин, работающих в отелях.Тот же источник привел данные Министерства статистики труда, указывающие на то, что несчастные случаи на производстве в сфере общественного питания и жилья увеличились за последние пять лет.

Несмотря на то, что в этом исследовании использовались только тематические исследования отелей, расположенных в Сеуле, неудивительно, что они могут быть применимы и к американским отелям. Например, согласно Академическому журналу промышленной медицины, сотрудники отелей имеют более высокий уровень производственного травматизма и получают более серьезные травмы, чем большинство других работников сферы обслуживания.

Факты неопровержимы и заставляют нас задаться вопросом: Может ли такой высокий уровень травм быть результатом снижения внимания и бдительности из-за усталости ?

Сменная работа и производительность сотрудников в розничной торговле

Как и в сфере гостеприимства, предприятия розничной торговли испытывают наибольшую загруженность в праздничные дни, выходные и поздним вечером, когда большинство покупателей возвращаются с работы домой. Следствием этого является потребность в сотрудниках, работающих допоздна.Опять же, проблемы сменной работы проникают в розничную торговлю – проблемы, о которых уже упоминалось выше.

Национальный институт охраны труда и здоровья сообщает о связи нестандартных, нерегулярных и продолжительных смен с повышенным стрессом и проблемами со здоровьем у работников розничной торговли.

Оптимизация расписания: 3 цели по оптимизации графика смен

Источник

Ввиду всего того, что мы обсуждали выше, очевидно, что ваша способность управлять и оптимизировать смены среди ваших сотрудников может иметь значение и значительно влиять на их производительность.

Вдобавок к трем общим проблемам сменной работы, описанным выше, помните о влиянии других факторов, таких как продолжительность смены, ротация, перерывы и уникальный умственный и физический стресс, связанный с работой и производительностью сотрудников.

При этом ниже приведены 3 основные цели, к которым следует стремиться для оптимизации графика смен.

Оптимизация графиков смен, цель № 1: максимальное повышение эффективности рабочего места

Оптимизация графиков смен поможет свести к минимуму выгорание сотрудников, повысить производительность и снизить текучесть кадров.

Помните, что многие работники могут не жаловаться на неблагоприятные условия труда. Вместо этого они затаивают обиду и покидают организацию, когда поступает более выгодное предложение. Кроме того, обычно недовольный персонал вряд ли будет стараться изо всех сил.

Как упоминалось ранее, несколько исследований показывают, что, хотя производительность может первоначально увеличиваться с увеличением количества рабочих часов, средняя почасовая производительность начинает падать с течением времени.

Заинтересуйте своих сотрудников и стремитесь удовлетворить их профессиональные потребности.

Оптимизация графиков смен, цель № 2: выполнение юридических обязательств

Существуют нормативные руководящие принципы для рабочих смен, которые охватывают многие вопросы, касающиеся сменной работы. Например, несколько штатов, включая Калифорнию (Сан-Франциско), Нью-Йорк, Пенсильванию, Орегон, Аризону и т. д., требуют, чтобы работодатели уведомляли своих сотрудников о минимальном периоде времени, прежде чем вносить изменения в свои смены. Существуют также рекомендации по определению сверхурочной работы и других вопросов.

Оптимизация графиков смен, цель № 3: повышение вовлеченности сотрудников

Хорошо оптимизированный сменный график, скорректированный с учетом потребностей сотрудников, по крайней мере в разумной степени, может снизить вероятность невыхода на работу и текучести кадров.Когда сотрудникам не приходится постоянно выбирать между работой и личными обязанностями, это помогает снизить вероятность невыхода на работу и чувства выгорания.

Планирование сменной работы: советы и рекомендации по планированию сменной работы

Независимо от вашей отрасли, есть несколько общих проблем, с которыми менеджеры часто сталкиваются в отношении оптимизации графиков смен и управления своей рабочей силой в целом. Ниже мы рассмотрим несколько советов, которые помогут вам избежать головной боли при планировании.

Совет № 1 по планированию смен: создайте структуру и порядок (сосредоточьтесь на процессе)

Начните с создания справедливого и функционального расписания, не нарушающего никаких правил. Крайне важно, чтобы у вас были операционные процедуры, контрольные списки и расписания, в которых указано, как выполняются ваши операции. В идеале новые сотрудники должны иметь доступ к этой информации с первого дня на этапе адаптации.

Это должно помочь в дальнейшем уменьшить количество споров и отвлекающих факторов по поводу рабочих смен.

Создайте структуру и порядок с помощью Process Street в качестве программного обеспечения BPM.

Наши контрольные списки имеют следующие функции, создавая динамические машины контрольных списков:

Для получения дополнительной информации о том, как создать шаблон контрольного списка в Process Street, посмотрите видео ниже: Основы создания и редактирования контрольных списков .

Нажмите здесь, чтобы зарегистрироваться в Process Street уже сегодня!

Совет № 2 по планированию смен: будьте гибкими

Хотя вы хотите, чтобы ваш персонал давал наилучшие результаты, помните, что ваши системы и процедуры настолько хороши и эффективны, насколько хороши люди, которые будут их внедрять. Поэтому обратите внимание на продолжительность смены и на то, как часто происходит ротация. Обычно для сотрудников, работающих 8-часовую смену, рекомендуется делать 1-часовой перерыв на обед и до 12 часов отдыха, прежде чем возобновить работу в следующую смену.

Но, если ваш бизнес трудоемкий или подвержен травмам (например, тяжелое производство и строительство), вам может потребоваться внести дополнительные коррективы, чтобы снизить риск утомления. Вместо восьмичасовой смены и одночасового перерыва на обед вы можете выбрать более короткие и частые перерывы по 10–15 минут плюс 30-минутный перерыв на обед.Кроме того, будьте особенно бдительны, чтобы убедиться, что никто из сотрудников не назначен на последовательные ночные смены, когда в этом нет необходимости.

Узнайте, что работает для вашей организации, и придерживайтесь этого.

Совет по планированию смен № 3: автоматизация с помощью программного обеспечения для планирования

Для крупных организаций с персоналом, работающим в нескольких местах, попытка управлять графиками смен, а также планирование перерывов и перерывов между сменами является утомительным процессом.

На разработку нового приемлемого расписания могут уйти дни и даже недели, если требуется более серьезное изменение.Также вероятно, что расписание будет результатом часов, потраченных на изучение электронных таблиц, расписаний, календарей и бланков отпусков сотрудников.

Кроме того, при ручном подходе легко пропустить ошибки. К сожалению, серьезная ошибка в расписании может потребовать начала заново.

заместитель — это передовое программное обеспечение для планирования, которое может помочь вам здесь. С настраиваемыми функциями, такими как:

• Автоматическое планирование — для создания оптимизированных и соответствующих законодательству графиков
• Планирование перерывов — для планирования нескольких перерывов в дополнение к отслеживанию соблюдения перерывов
• Обмен — чтобы легко предлагать открытые смены другим сотрудникам и позволять им обмениваться

…Deputy можно использовать для управления различными командами и функциями одним щелчком мыши из одного места. Программное обеспечение совместимо с мобильными устройствами, что означает, что вы можете вносить коррективы в процессе работы.

Нажмите здесь, чтобы зарегистрироваться в качестве заместителя сегодня!

Совет № 4 по планированию смен. Рассмотрите возможность найма удаленных сотрудников

Сменная работа может быть нестабильной, и сотрудники, как правило, приходят и уходят. Так что в какой-то момент вам, возможно, придется подумать об удаленных работниках. Особенно, когда вам не хватает определенного набора навыков, в периоды занятости или когда вы хотите привлечь востребованных экспертов.

Учет удаленной работы, дистанционной работы и других форм гибкой работы может помочь вам обратиться к более широкому кругу талантов.При таких вариантах планирования сотрудники могут выбрать сжатую рабочую неделю или гибкий график.

Семейный ресурсный центр Мичиганского государственного университета сообщает, что сотрудники все чаще признают гибкий график важным фактором принятия решения о принятии или сохранении должности.

То же исследование показывает, что гибкий график работы может дать много преимуществ, таких как повышение производительности, улучшение морального духа, сокращение прогулов и текучести кадров, и в целом улучшает качество работы.Это также помогает снизить стресс и затраты на здравоохранение и создает среду, в которой сотрудники чувствуют себя более удовлетворенными своей работой. Кроме того, 87 % сотрудников и 70 % менеджеров сообщают о положительном влиянии на производительность.

Однако важно иметь политики, которые контролируют эти механизмы. В противном случае чрезмерная гибкость смены основных служб может нанести ущерб общей производительности. Например, вы можете захотеть сделать так, чтобы сотрудники не могли изменить график работы по своему усмотрению, не обсудив это сначала с вами.

Совет по планированию смен № 5: попросите сотрудников внести свой вклад

Несмотря на все ваши усилия, некоторые работники могут так и не приспособиться к определенным сменам, особенно к ночным сменам. Крайне важно, чтобы вы составляли свой сменный график с учетом баланса между работой и личной жизнью сотрудников.

Маловероятно, что вы составите расписание, идеально подходящее для всех, но обсуждение его с сотрудниками подтолкнет вас к этому. Принимая во внимание их уникальные проблемы, вы снизите риск рассеянности сотрудников, которые физически находятся на работе, но их мысли заняты какими-то неотложными личными проблемами.

Оптимизируйте график сменной работы уже сегодня, чтобы максимизировать производительность сотрудников

В этой статье мы рассмотрели различные проблемы, которые могут возникнуть при попытке оптимизировать график смен. Одной из наиболее распространенных проблем являются неожиданные сбои, которые время от времени происходят из-за того, что сотрудник должен отсутствовать на работе по уважительной причине.

Вместо того, чтобы искать решение каждый раз, когда происходит изменение, вы можете воспользоваться приведенным выше советом. Сочетание этих советов с программным обеспечением для планирования и эффективными инструментами управления рабочими процессами гарантирует, что вы управляете организацией, которая максимизирует производительность сотрудников.

Как вы планируете сменную работу в вашей организации? С какими трудностями вы столкнулись и как вы справлялись с этими трудностями? Пожалуйста, прокомментируйте ниже, так как мы хотели бы услышать от вас. Кто знает, возможно, вы даже попадете в будущую статью !

Оптимизация колл-центра для подбора персонала

Фон 

Был смоделирован центр обработки входящих вызовов городской газовой компании для проверки надлежащего целевого уровня обслуживания. Были предложены процедуры для определения оптимального количества агентов с учетом их навыков и расписания агентов для удовлетворения частоты вызовов клиентов.Во-первых, было принято целочисленное программирование для получения начального допустимого решения. Во-вторых, была спроектирована и разработана специальная система для изменения запланированных перерывов для каждого агента. Затем путем моделирования совместно с методами прямого поиска были получены оптимальные решения. Предложенная процедура была применена к реальному делу с целью подтверждения ее эффективности.

Руководители колл-центров хотят повысить производительность колл-центра и нуждаются в мощных средствах принятия решений для визуализации, анализа и усовершенствования бизнес-процессов колл-центра.Лучшими инструментами, доступными сегодня для выполнения этих функций, являются инструменты моделирования (Anton, Bapat, and Hall 1999). Несколько исследований были посвящены различным вопросам, связанным с колл-центрами. Например, модели крупных колл-центров были смоделированы и проанализированы Таниром и Бутом (1999). Производительность колл-центра измерялась на уровне обслуживания, который определялся как процент клиентов, обслуженных в течение некоторого фиксированного периода времени, известного как целевой уровень обслуживания. Вопрос об уровне обслуживания рассматривался на основе продолжительности обработки в исследовании Klunge (1999). Как входящие, так и исходящие звонки были обработаны и проанализированы с точки зрения навыков агентов Mehrotra and Fama (2003) и Pichitlamken et al. (2003). Хендерсон и Мейсон (1998) предложили использовать имитационное моделирование в сочетании с целочисленным программированием для распределения персонала. Анализ маршрутизации на основе навыков был проведен для онлайн-маршрутизации входящих вызовов (Koole et al. 2003; Mazzuchi and Wallace 2004). Кроме того, была представлена ​​удобная для менеджеров платформа для имитационного моделирования с использованием электронной таблицы Excel (Saltzman and Mehrotra, 2004).

вызов

В настоящее время на территории компании расположено девять сервисных центров и тринадцать бизнес-центров. Когда-то звонки клиентов поступали либо в сервисный центр, либо в бизнес-центр. Недавно компания создала один колл-центр для приема звонков клиентов, автоматически переведенных из сервисных центров или бизнес-центров. Компания хочет принимать свои решения, в первую очередь, на основе количества агентов и рабочего времени для агентов с классификацией навыков.

Решение 

Процедуры поиска оптимального решения можно классифицировать следующим образом:

1. Получите начальное допустимое решение с помощью целочисленного линейного программирования, как описано в разделе 3.2.
2. Получите лучшее возможное решение, изменив углубления для каждого агента, применив предложенный метод, как описано в разделе 3.3.
3. Получите оптимальное решение с точки зрения минимального количества выбранных агентов, выполнив моделирование вместе с методами прямого поиска с ограничениями, как описано в разделе 3.4. Углубления для каждого агента должны быть изменены перед выполнением имитации.
4. Повторите шаг 3 для всех назначенных агентов по очереди.

Результаты 

Имитационная модель центра обработки входящих вызовов городской газовой компании была построена и использовалась для проверки целевого уровня обслуживания. Была разработана и изготовлена ​​специальная система, позволяющая модифицировать запланированные ниши агентов в соответствии с частотой обращений клиентов.

No related posts.