Порядок заполнения трудовой книжки: Институт профессионального кадровика

Содержание

Заполнение трудовой книжки — образец

Трудовая книжка традиционно содержит множество данных о работнике, о предприятиях, где он трудился и продолжает делать это, срок работы в тех или иных организациях и так далее. Ошибки, допущенные при оформлении столь важных документов, влекут за собой проблемы в дальнейшем: сотрудник при назначении пенсии будет вынужден обращаться в администрацию предприятия для исправления и заверения данных.

Кроме того, правила заполнения документации, в том числе и вышеозначенной, периодически меняются. Каждый кадровик обязан быть в курсе этих изменений, чтобы не допустить досадных промахов в работе и не создавать неприятностей для работников в будущем.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Порядок заполнения трудовых книжек

Законодательство обязывает администрацию организаций, независимо от форм собственности, вести учет сотрудников, платить налоги, заводить и оформлять, а также своевременно вносить необходимые записи в личные документы. Даже в том случае, когда работник устроен временно или принят на сезонную работу, на замещение и так далее. Любой сотрудник, проработавший на предприятии более пяти дней, должен быть учтен и ему оформляется трудовая. Внесение данных в документ должно отвечать следующими требованиям:

  • каждая запись должна быть пронумерована;
  • информацию вносить на государственном языке РФ — русском. На иностранных предприятиях допускается дублирование на другом языке;
  • в отметках не должно быть никаких сокращений;
  • написание дат вести в формате ДД.ММ.ГГ., они прописываются арабскими цифрами;
  • писать нужно черными, синими или фиолетовыми чернилами.

Каждая запись обязательно подтверждается официальной печатью организации.

Каким документом регламентируется порядок заполнения трудовых книжек?

Ведение книжек — строго регламентируемый процесс. Правила их оформления регулируются сразу несколькими документами, имеющими законодательную силу:

  • В Постановлении Правительства Российской Федерации за номером 225 имеются инструкции по правильному хранению и ведению данных документов;
  • Постановление № 69 Минтруда РФ содержит требования к их оформлению;
  • Статьи 66, 83, 192 и 193 поясняют ответственность кадровика и руководства за недостоверность содержащихся сведений и порядок действий при увольнении работников;
  • Письмо № 656-6-0 Роструда — об ответственности администрации при хранении документации;
  • Статья 5. 27 Кодекса об Административных Правонарушениях информирует о видах наказания за их утрату или порчу.

Закон гласит: ответственность за хранение книжки целиком лежит на главе предприятия. Но чаще всего он возлагает эту функцию на специалиста по кадрам. Тому нужно всегда помнить: даже если документ выдан на руки сотруднику, например, для предоставления в пенсионный фонд, отвечает за его сохранность кадровик.

При утрате трудовой работнику следует написать заявление на выдачу дубликата. Он должен быть оформлен не позднее пятнадцати рабочих дней. Титульный лист документа нужно снабдить пометкой “дубликат”. Кроме того, необходимость в восстановлении может возникнуть при сильном износе или наличии записей, отмененных в судебном порядке.

Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу

В случае, когда гражданин впервые устраивается на работу, необходимо заполнить титульный лист. Он содержит информацию об анкетных данных работника: фамилию, имя и отчество, дату рождения, образование, специальность. Проставляется число, когда сделана первая запись, работник подписывается, ниже пишется фамилия кадровика или руководителя. Документ обязательно должен быть утвержден печатью предприятия, с которого начал трудиться работник.

В первом разделе — вторая и третья страницы документа делаются записи соответственно графам: порядковый номер, дата, полное наименование организации. В последней колонке прописывается приказ по предприятию, на основании которого работник был принят.

Скачать образец заполнения

Заполнение трудовой книжки при увольнении по собственному желанию 2018 — образец

Важное условие для записей по поводу увольнения работников — чтобы дата записи в трудовой книжке точно совпадала с датой издания приказа об увольнении. За исполнением данного пункта строго следят контролирующие органы. На организацию могут наложить немалые штрафы за неправильное заполнение формы.

При увольнении необходимо внести дату, сделать запись о событии, ссылаясь на соответствующие статьи трудового законодательства. В последней колонке указать номер внутреннего приказа по предприятию, на основании которого произошел разрыв трудовых отношений с сотрудником.

Скачать пример записи

Согласно последним изменениям в законодательстве, организации, не имеющие круглой печати, могут заверять записи личной подписью руководителя.

Какие могут возникнуть ошибки при заполнении трудовых книжек?

Исправления, тем более зачеркивания в документе недопустимы. Как быть, если допущена неточность или внесена не ошибочная запись? Чаще всего кадровики допускают такие ошибки, как:

  • неправильное заполнение анкетных данных сотрудника при первом приеме на работу. Этого легко избежать, если переписывать информацию строго из личного дела;
  • использование римских цифр вместо арабских или проставление неполных дат;
  • ошибки в данных об образовании, специальности или профессии;
  • в графе “подпись владельца книжки” стоит фамилия работника вместо его личной росписи;
  • отсутствие печати организации на титульном листе.

При обнаружении оплошностей нужно сделать новую запись, в которой указывается номер ошибочной и подпись “считать недействительной”. Если трудовая книжка полностью исписана, необходимо вставить вкладыш (приложение), к оформлению которого предъявляются те же требования, что и к титульному листу.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Загрузка…

Заполнение трудовой книжки: следуем правилам

Юридическая консультация > Трудовое право > Заполнение трудовой книжки: следуем правилам

Сегодняшний рынок труда традиционно делят на официальный и теневой. Естественно, в большинстве граждане рассчитывают официально трудоустроиться, хотя это не всегда выгодно, смотря на материальную составляющую. Тем не менее, получение трудкнижки дает некоторые плюсы, связанные со стажем и т.п.

Но в данной статье мы поговорим не о работнике и трудкнижке, а о работодателе и трудкнижке, то есть о ее заполнении. Заполнение трудовых книжек обговорено в Инструкции по заполнении трудкнижек (№ 69). Данный документ был утвержден Постановлением Минтруда России 10 октября 2003 года.

Технические параметры заполнения

В трудовой книжке отмечается трудовой путь человека

Все записи, которые будут вноситься в трудкнижку, если речь идет о датах, должны быть сделаны арабскими цифрами. Если месяц – то запись двузначная, если год – то четырехзначная. В пункте 1.1. выше упомянутой Инструкции читаем, что все записи должны быть сделаны аккуратно. Для этого используют ручки – гелевые или перьевые, ручки-роллеры, шариковые.

Нередко используют световодостойкие чернила, пасты и гели. Это перечень, естественно, указывает все возможные примеры, но тот, кто имел дело с заполнением трудкнижки, знает, что на практике используется обычная шариковая ручка, и записи, нередко, не имеют много общего с той аккуратностью, о которой говорится в Инструкции.  Цвет записей:

  1. черный;
  2. синий;
  3. фиолетовый.

Ни в коем случае нельзя вести записи, используя сокращения. То есть такие частые слова в трудкнижке, как «приказ», нельзя заменять сокращением «пр.»; нельзя писать «расп.», когда речь идет о «распоряжении» и т.д. Эта норма очень важная, поэтому ей необходимо следовать без каких-либо исключений. К тому же, образец трудовой книги рассчитан на то, чтобы все записи можно было делать без сокращений и максимально полно.

Как заполнить титульный лист трудовой книжки? Подскажет тематический видеоматериал:

Информация о сотруднике

Это, пожалуй, самая первая статья заполнения трудовой книжки. Ведь работник вписывается на первую страницу, то есть на титульный лист. Записи ведутся на основе пункта 2.1. Наводим данную процедуру в предвиденной образцом последовательности:

  • ФИО; указывается обязательно полностью, никакие инициалы нельзя ставить;
  • дата рождения; также полностью. Вписывается число, месяц и год. Записи осуществляются на основании информации паспорта. В иных случаях источником сведений может быть любой из существующих документов, который подтверждает личность. К таким относятся, кроме других, водительские права, заграничный паспорт, военный билет.

полне возможно, в ближайшем будущем трудовые книжки не будут заполняться

Здесь мы должны обратить внимание на некоторые нюансы. Следует помнить, что запись ФИО производится исключительно в именительном падеже. Кстати, именно титульный лист является той страничкой трудкнижки, где чаще всего делают ошибки. С чем это связано?

Естественно с невнимательностью и незнанием процедуры. Ведь встречаются случаи, когда ФИО вписывали в одну строчку. Но ведь бланк предусматривает три линейки, и их, невзирая на то, насколько длинными являются фамилия, имя и отчество, необходимо использовать. Среди других частых ошибок, которые связаны с невежеством, отметим записи на первой странице сведений, касающихся присвоению работнику категорий, разрядов.

Для данных записей в трудкнижке имеется специальный раздел, подписанный «Сведения о работе». Ведь, как мы увидим ниже, данные записи могут изменяться (как правило, так и происходит), ведь с годами работники получают другие категории, могут и другую специальность. Вносить новые записи на титульный лист будет просто невозможным.

Возвратимся к дальнейшему обзору записей. После заполнения титульного листа, необходимо указать образование работника. Данная информация вписывается в следующем порядке:

  1. основное общее;
  2. среднее общее;
  3. начальное профессиональное;
  4. среднее профессиональное;
  5. высшее профессиональное;
  6. послевузовское профессиональное.

Данные записи нельзя делать, если у вас нет аттестатов, удостоверений, дипломов и т.п., то есть нужным образом заверенных документов, свидетельствующих о том или ином уровне образования. То есть, записи в трудкнижке всегда должны иметь документальное подтверждение.

Если имеет место незаконченное образование (естественно, на соответствующем уровне), то сделать запись можно только в случае представления заверенных свидетельств. Таковыми будут являться:

  • студенческий билет;
  • зачетная книжка;
  • справка образовательного учреждения.

Отметим, что эти документы необходимо предоставлять в пакете, то есть все вместе. Один из них не является основанием для записи. На трудовой книге должна стоять дата ее заполнения. Работник на первом листе ставит свою подпись. Иная подпись на титульной странице будет принадлежать лицу, которое выдает трудовые книжки и несет за это ответственность. Дальше следует печать организации, вернее – печать кадровой службы.

Если в трудовой книжке нет на титульной странице печати, то она является недействительной.

Изменения записей в трудкнижке

Заполненная трудовая книжка — образец

Специфика заполнения трудовой такова, что ранее или позже придется делать в ней записи, которые будут по отношению к предыдущим изменениями. Практика показывает, что изменения чаще всего касаются таких записей, как:

  1. ФИО;
  2. дата рождения.

Чтобы осуществить новые записи, которые делают недействительными старые, необходимо иметь основание. Иными словами – документальное подтверждение по факту изменения сведений. Таким образом, вписывая новые данные в трудкнижку, касающиеся изменений по ФИО и/или дате рождения, необходимо иметь основание, которым выступает:

На данные документы, при изменении записей, необходимо ссылаться. При этом указывают номер и дату их составления. Те изменения, о которых идет речь, имеют отношение к первому листу. Речь не идет о замене трудкнижки на новую. Следовательно, старые записи необходимо зачеркнуть. Причем это делается исключительно одной чертой.

На внутренней стороне обложки необходимо оставить ссылки на документы, которые послужили основой и подтверждением оставленных новых записей. Работодатель эти пометки заверяет подписью и печатью. Штатное расписание организации является той основой, которая определяет порядок в записях о наименовании должности, специальности и профессии.

Существуют, правда, квалификационные справочники, на которые необходимо обращать внимание в том случае, если выполнение работ по конкретным должностям и профессиям, как и специальностям, связано с предоставлением ограничений или льгот.

Период работы связан с присваиванием работникам новых разрядов. Это, также, могут быть классы и категории. Естественно, в трудкнижке должна появиться новая запись. Причем, она должна быть сделана максимально полно, то есть на всех страницах и во всех графах, для этого предвиденных (название, ссылки на подтверждающие документы, дата и т.п.).

Новые нюансы

Трудовая книжка заполняется по правилам

Отметим некоторые изменения в процедуре заполнения трудкнижек. Теперь АО и ООО получили право решать самостоятельно вопрос о необходимости круглой печати. Данное постановление вступило в силу от 7.04.2015. Роструд внес, правда, разъяснения в данный вопрос.

По-прежнему остается обязанность проставлять в трудкнижке печать. То есть, если какая-то из упомянутых организаций отказалась от использования печати, то заверить трудкнижку при записи все равно придется.

Для этого достаточно и кадровой печати, и любой иной, имеющей отношение к организации. Отметим важную деталь. При первом заполнении трудкнижки отсутствие трудового стажа не фиксируется. Если первая запись о приеме на работу делается непосредственно после окончания работником специального учебного заведения, то время обучения также не фиксируется отдельной записью.

Опять обратим внимание на ошибки, которые встречаются весьма часто. В графе 2 зачастую неверно фиксируют дату, когда работника принято на работу. Иногда ставят дату составления приказа. Это неверно, ведь ставить необходимо дату, которая имеет отношения к работнику, а не к указу, и вписана в текст указа. То есть, эти даты нельзя путать.

Графа 3 рассчитана на запись о том, в какое структурное подразделение определяется поступивший на работу сотрудник. Указывается его наименование. Также касательно работника вписывается его должность, специальность, профессия, квалификация. Графа 4 – это информация о приказе. Сюда вписывают номер и дату составленного документа.

Следует иметь в виду, что прием на работу может осуществляться не только путем составления приказа, но и на основе иных документов. Это значит, что заполняя графу 4, если приказа, как таково не существует, необходимо вписывать ссылку на иное решение работодателя (таковым может быть, например, решение общего собрания).

Каждый человек в определенное время начинает свою трудовую деятельность. Естественно, он пытается работать, как говорят, по трудкнижке, то есть официально. Данный документ является очень важным, поскольку он отображает трудовую деятельность человека, является его гордостью, и также имеет немалое практичное значение.

Поэтому рассмотренный в данной статье вопрос о его правильном заполнении очень важен, в виду еще и того, что нередко меняются и самые образцы трудкнижек, и параметры их заполнения. Тем же, кто нанимает работников, следует быть бдительным при внесении записей и следить за изменениями и разъяснениями Роструда.

Мнение юриста-эксперта:

Автор раскрывает некоторые тонкости правильного заполнения трудовой книжки. Статья полезная и познавательная. Но нашим читателям следует знать, что правовая значимость трудовой книжки в настоящее время несколько ниже, чем она была 15-20 лет назад. Не исключено, что трудовые книжки в недалеком будущем будут вообще отменены.

С введением в действие Трудового кодекса РФ с 1 февраля 2002 года, оформление письменного трудового договора стало обязательно (ст.67 ТК РФ). Также ст. 136 ТК РФ предусмотрена обязательная выдача на руки расчетного листка по заработной плате работникам. Эти два документа имеют более значительный вес, если их собирать и хранить до выхода на пенсию. Эти два документа содержат всю информацию о трудовой деятельности работника, необходимую для начисления пенсии.

Есть еще один документ, который рекомендуем ежегодно и при увольнении получать в бухгалтерии. Это справка о зарплате (Приложение № 1 к приказу Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 30.04.2013 № 182н). Этот документ тоже не будет лишним при наступлении пенсионного возраста.

Содержание трудовой книжки не раскрывает никакой информации о заработной плате, а именно эта информация представляет ценность при расчете пенсии. В трудовой книжке имеется только сведения о том, где, в качестве кого и сколько вы работали. А если вы еще где-то подрабатывали, но записи в трудовой книжке нет, то поможет письменный трудовой договор и расчетный листок. Эту информацию можно получить, даже, если работа была разовой.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Поделиться

ВКонтакте

Класс

WhatsApp

Telegram

    

Минтруд разъяснил новые правила заполнения электронных трудовых книжек :: Общество :: РБК

С 7 марта в силу вступил закон, разрешающий россиянам обращаться в Пенсионный фонд для включения сведений о полном рабочем стаже в электронные трудовые книжки. Об этом сообщает «Российская газета» со ссылкой на Минтруд.

В конце прошлого года завершился период, в ходе которого россияне могли решить — оставить «бумажные» трудовые на руках или перейти на электронные. Вне зависимости от решения работников отделы кадров все равно завели всем электронные дубликаты, однако в них содержатся сведения только с начала 2020 года, а весь предыдущий стаж остался в «бумажном» аналоге.

Вступивший в силу закон дал россиянам возможность обращаться в ПФР с заявлением о включении в свой индивидуальный лицевой счет всех сведений о трудовой деятельности за периоды работы до 1 января 2020 года, записи о которых содержатся в «бумажных» версиях трудовых книжек.

Больше 50% работников в России отказались от электронных трудовых книжек

Юрист Вадим Ткаченко в беседе с изданием уточнил, что для внесения в электронную трудовую полного рабочего стажа потребуется личное обращения с «бумажной» трудовой в любое отделение Пенсионного фонда.

Порядок ведения и заполнения трудовых книжек

В ходе «Прямой линии» для читателей журнала «Я – специалист по кадрам», прошедшей 26 декабря 2012 г. с Синяком Владиславом Васильевичем, заместителем начальника Минского областного управления Департамента государственной инспекции труда Минтруда и соцзащиты РБ, можно было получить ответы на все вопросы, возникающие при ведении и заполнении трудовых книжек. Ответы на наиболее актуальные из них читайте ниже.

 

С каждой записью, вносимой в трудовую книжку (вкладыш к ней) на основании приказа (распоряжения) о переводе на другую постоянную работу, наниматель обязан ознакомить ее владельца под расписку в личной карточке, в которой также производится запись, соответствующая записи в трудовой книжке (вкладыше к ней) (п. 16 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее – Инструкция № 30)).

Правомерно ли требование проверяющих о необходимости исполнения п. 16 Инструкции № 30, если форма карточки Т-2 отменена еще в 2007 г.?

Требование проверяющих вести на работников организации личные карточки правомерно.

Несмотря на отмену использования постановления Государственного комитета СССР по статистике от 28.12.1989 № 241 «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций», которым была установлена форма личной карточки Т-2 (постановление Минстата РБ от 26.10.2007 № 359 «О неприменении некоторых постановлений Государственного комитета СССР по статистике»), обязанность нанимателя вести на работников личные карточки, в которые должны быть внесены сведения о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу, заключении контракта, увольнении, осталась и определена пп. 16 и 56 Инструкции № 30.

Наниматель может самостоятельно разработать форму личной карточки, заполняемой на работника, однако целесообразнее придерживаться именно формы Т-2, поскольку в ней предусмотрена возможность внесения всех необходимых для специалиста по кадрам сведений.

Необходимо ли при временном переводе работника на другую работу (например, в связи с производственной необходимостью) сведения о таком переводе вносить в трудовую книжку работника?

Нет, не нужно.

Перевод работника на другую постоянную работу у того же нанимателя оформляется в том же порядке, как и прием на работу, только вместо слова «принят» записывается «переведен». При этом не указывается причина перевода (п. 24 Инструкции № 30).

Таким образом, в трудовой книжке работника должен быть оформлен только перевод на другую постоянную работу у того же нанимателя, временный перевод работника в трудовую книжку не вносится.

При заполнении трудовой книжки инспектором по кадрам была допущена ошибка: неправильно указана профессия работника.

Каким образом ее исправить? Можно ли зачеркнуть неверное наименование профессии и над ним записать верное, заверив запись надписью «Исправленному верить»?

Нет, нельзя.

Исправление записей в разделе «Сведения о работе» осуществляется следующим образом: в гр. 1 пишется порядковый номер вносимой записи, в гр. 2 указывается дата внесения записи, в гр. 3 следует написать: «Запись номер такой-то недействительна» и далее правильный вариант сведений, в гр. 4 указывают дату и номер приказа (распоряжения), на основании которого вносится данная запись (п. 36 Инструкции № 30).

Образец записи, вносимой в трудовую книжку при исправлении записи в разделе «Сведения о работе», смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала.

Зачеркивание ранее внесенных неправильных или неточных записей, исправление их с написанием «Исправленному верить» либо «Исправленное верно» не допускается.

Организация заключила договор подряда с физическим лицом на оказание определенных услуг.

Подлежит ли внесению в трудовую книжку физического лица запись о работе по договору подряда?

Нет, не подлежит.

На лиц, выполняющих работу по гражданско-правовым договорам, трудовые книжки не заполняются. При наличии трудовой книжки записи о работе по гражданско-правовым договорам в них не вносятся (часть вторая п. 5 Инструкции № 30).

Работник при трудоустройстве сообщил о том, что потерял трудовую книжку.

Имеет ли право наниматель принять работника на работу без трудовой книжки и завести на него новую трудовую книжку? Если да, то каков будет в данном случае порядок ее оформления?

Имеет, но только если с момента увольнения работника по последнему месту работы прошел 1 год и он принесет справку о периоде работы у предыдущего нанимателя.

При приеме работника на работу наниматель обязан потребовать от работника, а работник – предъявить нанимателю определенный в ст. 26 Трудового кодекса РБ (далее – ТК) перечень документов, в т.ч. и трудовую книжку. Прием на работу без указанных в ст. 26 ТК документов не допускается.

Норма, устанавливающая запрет на прием на работу без трудовой книжки, также определена подп. 1.3 п. 1 постановления Совета Министров РБ от 10.12.1997 № 1635 «О трудовых книжках работников» (далее – постановление № 1635).

Так, в случае потери трудовой книжки (вкладыша к ней) работник вправе обратиться к нанимателю по последнему месту работы в течение года со дня его увольнения. Не позднее 15 дней со дня обращения наниматель выдает работнику другую трудовую книжку (вкладыш к ней) образца 1995 г. с надписью «Дубликат». При потере трудовой книжки по истечении указанного срока нанимателем выдается справка о периоде работы у него работника, которая является основанием для заведения по новому месту работы ему другой трудовой книжки (вкладыша к ней), но с надписью «Дубликат» (подп. 1.6 п. 1 постановления № 1635).

Образец заполнения первой страницы дубликата трудовой книжки смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала.

В случае прекращения деятельности нанимателя уволенный работник обращается по вопросу выдачи справки о периоде работы у данного нанимателя по месту хранения сданных в установленном порядке документов строгой отчетности (собственник ликвидируемого нанимателя, правопреемник, местный исполнительный комитет, архив и т. п.).

Дубликат трудовой книжки заполняется по общим правилам. При этом в разделы «Сведения о работе», «Сведения о награждениях», «Сведения о поощрениях» при заполнении дубликата вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов (распоряжений).

Эти записи заверяются подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя – печатью исполнительного и распорядительного органа, осуществившего регистрацию индивидуального предпринимателя.

Если работник до поступления к данному нанимателю уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в раздел «Сведения о работе» в гр. 3 вносится запись об общем стаже работы до поступления к данному нанимателю, подтвержденном документами. Общий стаж работы записывается суммарно, т.е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы и на каких должностях или по какой профессии работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в гр. 2 указывается дата приема на работу; в гр. 3 пишутся наименование нанимателя, у которого работал работник, а также функциональная служба (отдел, цех, лаборатория, сектор или иное структурное подразделение) и должность (профессия, работа), на которую был принят работник.

Если из представленных документов видно, что работник переводился на другую постоянную работу у того же нанимателя, то об этом делается соответствующая запись.

Затем в гр. 2 записывается дата увольнения, а в гр. 3 – его причина, если в представленном работником документе имеются такие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В гр. 4 указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Образец записи, вносимой в дубликат трудовой книжки работника, об общем стаже и прежнем месте работы смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала.

Документы, подтверждающие стаж работы, возвращаются их владельцу. Наниматель оказывает содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению к данному нанимателю.

Работник предприятия ранее был привлечен к уголовной ответственности. По приговору суда он лишен права занимать хозяйственно-распорядительные должности сроком на 5 лет.

Обязан ли наниматель внести в трудовую книжку указанные сведения?

Да, обязан.

В трудовую книжку лица, осужденного к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какие должности он лишен права занимать или какого рода деятельностью ему запрещено заниматься. Запись вносится нанимателем по последнему месту работы на основании приговора суда. После отбытия этого наказания либо освобождения от него в установленном порядке работнику по его письменной просьбе взамен трудовой книжки выдается дубликат без внесения в него записи об ограничениях в трудовой деятельности (п. 23 Инструкции № 30).

Образец записи, вносимой в трудовую книжку работника при лишении права занимать определенную должность, смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала.

Необходимо отметить, что выдача дубликата трудовой книжки после истечения срока наказания производится прежним нанимателем, т.е. нанимателем, внесшим запись о лишении права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью.

Работник по собственной инициативе в период работы в организации прошел обучение в высшем учебном заведении, получил новую специальность «инженер-программист» и представил в отдел кадров диплом.

Нужно ли вносить сведения о времени получения работником новой специальности в трудовую книжку?

Нет, не нужно.

До внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу нанимателем вносятся отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующего документа запись о времени получения профессионально-технического, среднего специального, высшего и послевузовского образования в дневной форме получения образования, дополнительного образования взрослых в учреждениях образования и иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, которым в соответствии с законодательством предоставлено право осуществлять образовательную деятельность (п. 12 Инструкции № 30).

Таким образом, нынешнему нанимателю внести запись содержащую данные сведения, не представляется возможным. Эта запись будет внесена при приеме на работу к новому нанимателю перед внесением записи о приеме на работу.

Основные правила заполнения и оформления трудовой книжки

Трудовая книжка (заполнение) —вопросы, связанные с этой частью делопроизводства, интересуют каждого работодателя. В этой статье мы рассмотрим общие вопросы заполнения трудовой книжки, в том числе главные правила ведения трудовых книжек, их правовую основу, а также правила заполнения трудовых книжек при приеме на работу и увольнении. 

Трудовая книжка: как получить 

Трудовая книжка — важный документ, который удостоверяет трудовой стаж и трудовую деятельность работника. Эти сведения необходимы не только соискателю при поступлении на работу, но и гражданину для получения некоторых социальных гарантий, льгот, пенсии и т. д. Заполнение трудовой книжки, а также порядок ее заведения, хранения и учета регулируются, помимо Трудового кодекса, соответствующими постановлениями правительства и министерства труда.

Вид трудовой книжки и вкладыша в нее, а также Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» № 225 от 16. 04.2003 (введены в действие с 01.01.2004). Из этого документа можно узнать, как выглядит действующая форма трудовой книжки, но там не найти образец заполнения трудовой книжки 2017 года, только отдельные правила, касающиеся заполнения.

Кстати, трудовые книжки прежнего образца действительны по сей день и не подлежат обмену на новый образец. 

Порядок оформления трудовой книжки, пример правильного заполнения (образец)

Будущий сотрудник при трудоустройстве предъявляет свою трудовую книжку для оформления трудовых правоотношений с нанимателем. Если трудящийся устраивается на работу в первый раз, то по соответствующему заявлению организация-наниматель (или индивидуальный предприниматель) оформляет на трудящегося новую книжку. Наниматель делает запись в трудовую книжку на всех, кто проработал у него более 5 дней (не по совместительству, а на основном месте).

Наниматель, согласно порядку заполнения трудовой книжки, должен внести в нее следующие записи:

  • о трудящемся;
  • самой работе;
  • внутренних и внешних переводах;
  • об увольнении;
  • наградах и заслугах работника.  

Важно: данные о взысканиях в трудовую книжку не заносятся, исключение может составить взыскание в виде увольнения работника.

Если у трудящегося есть не только основная работа, но и по совместительству, основной наниматель может, по инициативе самого работника и при наличии справки, которая подтвердит такое совместительство, сделать запись в трудовую книжку и о совместительстве в том числе.

Обязанность по организации работы по хранению, ведению и учету трудовых книжек возложена на нанимателя, а обязанность по непосредственному хранению, учету и ведению трудовой книжки, наниматель возлагает на сотрудника, назначенного приказом или распоряжением. Назначенный сотрудник (им в разных организациях могут быть специалисты по кадрам, кадровые делопроизводители, бухгалтеры, руководители и пр.) имеет право заполнять трудовые книжки и заверять своей подписью и печатью организации записи в них. Приказы о назначении уполномоченных лиц, как правило, проверяются трудовой инспекцией.

Важно: назначить ответственным за оформление трудовой книжки можно только того работника, у которого такие обязанности предусмотрены трудовым договором или должностной инструкцией. Если руководитель организации или индивидуальный предприниматель ведет кадровый учет самостоятельно, то он должен издать приказ о возложении функций по осуществлению кадрового учета на себя. Пример заполнения трудовой книжки при этом без проблем можно найти в Сети.

Подпишитесь на рассылку

Общие правила заполнения трудовой книжки по ТК РФ

Как правильно заполнить трудовую книжку при приеме на работу или при увольнении? Вот основные правила заполнения трудовых книжек 2017 года:

  1. Трудовые книжки заполняются перьевыми, гелевыми или роликовыми авторучками, чернилами черного, синего или фиолетового цветов.
  2. Цифры при заполнении трудовой книжки используются арабские, при этом дата и месяц — из 2 знаков, год — из 4 знаков. Для примера: 20.01.2017.
  3. При оформлении используется государственный язык России, т. е. русский. Если в субъектах нашей страны введен дополнительный государственный язык, при заполнении трудовой книжки можно использовать его.
  4. В трудовой книжке нельзя использовать сокращения, в том числе в названии должностей, приказов, распоряжений и пр. Все слова пишутся полностью.
  5. Любые данные вписываются в трудовую книжку на основе соответствующего распоряжения (приказа) и должны в точности с ним совпадать.
  6. Записи вносятся не позднее 7 дней со дня события, за исключением записи о приеме на работу (не позднее 5 дней) и увольнения (в день увольнения).
  7. Каждой записи в трудовой книжке должен соответствовать свой порядковый номер. Из этого правила существуют следующие исключения:
  • порядковый номер не ставится при переименовании работодателя;
  • при заполнении дубликата трудовой книжки не пишется порядковый номер в случае записи о трудовом стаже;
  • не нумеруются заголовки в разделе «Сведения о работе».
  • Трудящегося знакомят со всеми записями в трудовой книжке, за которые он расписывается в личной карточке, сведения в которую дублируются. 
  • Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно?

    По трудовому законодательству у работника должна быть одна трудовая книжка, в которую работодатель вносит все необходимые записи. Однако иногда в силу различных жизненных обстоятельств может случиться так, что у работника обнаружится вторая трудовая книжка.

    Это может произойти, например, если сотрудник уволился, потерял трудовую книжку, и при трудоустройстве на новую работу ему оформили новую трудовую книжку (ч. 5 ст. 65 ТК РФ, письмо Федеральной службы по труду и занятости от 30.04.2008 № 1026-6). Впоследствии же работник нашел потерянную книжку. Так у него оказалось одновременно 2 документа.

    В этом случае в законодательстве не прописано каких-либо санкций за наличие у работника 2 трудовых книжек. Работодатель также не имеет права как-либо оштрафовать сотрудника или отказать ему в приеме на работу по этому основанию (ч.  1 ст. 64 ТК РФ).

    При этом работодатель должен вносить сведения о работе и иные необходимые записи только в одну из трудовых книжек, поскольку ведение нескольких книжек на одного работника законом не предусматривается.

    Использование при увольнении и при приеме на работу образцов заполнения трудовой книжки

    Как уже оговаривалось выше, при приеме на работу работодатель, согласно правилам оформления трудовой книжки, не более чем через 5 дней делает в ней запись о его приеме на основании приказа. Если гражданин принимается на работу в первый раз, то он расписывается на титульной странице заведенной работодателем трудовой книжки, чем подтверждает правильность занесенных в нее сведений (но он не отвечает за правильное заполнение трудовой книжки).

    Важно: если наниматель — физическое лицо, которое не является предпринимателем, то он не может заводить новые трудовые книжки и делать отметки (записи) в предоставленные ему трудовые книжки. Подтверждением времени рабочей деятельности и стажа в этой ситуации для трудящегося будет трудовой договор, который заключен письменно.

    В день окончания трудовых правоотношений (последний день работы) наниматель должен отдать сотруднику трудовую книжку и другие документы, связанные с трудовой деятельностью, а также рассчитать сотрудника.

    Когда отдать трудовую книжку по разным причинам нет возможности, наниматель в письменном виде уведомляет трудящегося о том, что необходимо забрать трудовую книжку или направить ему согласие на пересылку трудовой книжки почтой. С момента направления такого сообщения работодатель не ответственен за задержку выдачи трудовой книжки. Кроме сказанного, ответственность снимается, если последний день рабочей деятельности работника не совпадает с датой окончания трудового договора.

    Чтобы не допустить ошибки, лицу, ответственному за ведение кадровых дел, имеет смысл ознакомиться с образцами заполнения трудовых книжек, в которых отмечены различные основания для приема на работу и для увольнения. Так будет проще понять, какие формулировки могут использоваться в зависимости от ситуации.

    При внесении записи об увольнении следует иметь в виду, что основание увольнения, а также его причина должны в точности соответствовать формулировке закона. Кроме того, под записью об увольнении ставят подписи работодатель и сам работник. Запись заверяется печатью организации.

    Настоящая статья раскрывает обобщенные понятия о ведении трудовых книжек, общие правила их заполнения. Информацию  о частных случаях, например о внесении записи в связи со сменой фамилии или об исправлении записи, а также о порядке заверки копии трудовой книжки, можно найти в отдельных статьях соответствующего раздела нашего сайта.

    Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
    Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

    Минтруд разъяснил правила заполнения электронных трудовых книжек

    Фото: sudak. rk.gov.ru

    Россияне смогут внести данные в электронную версию трудовой книжки, обратившись в Пенсионный фонд (ПФР) – соответствующий закон вступил в силу 7 марта, сообщила «Российская газета» со ссылкой на Минтруд.

    В Министерстве труда и социального развития РФ пояснили, что в индивидуальный лицевой счет граждане смогут внести все данные о трудовой деятельности за период работы до 1 января 2020 года. Для этого необходимо лично явиться в отделение ПФР с бумажной трудовой и написать заявление с просьбой включить стаж за все годы работы в электронную версию. Президент России Владимир Путин подписал закон, предоставляющий возможность включать в электронную трудовую книжку записи о предыдущем трудовом стаже, 24 февраля 2021 года.

    Ранее уже сообщалось, что в электронные трудовые книжки можно будет внести весь стаж работы, а не только за период с 1 января 2020 года. Такие поправки были внесены в Федеральный закон «Об индивидуальном учёте в системе обязательного пенсионного страхования». Узнать о своем стаже можно будет со следующего года через Единый портал госуслуг.  

    По мнению депутата Госдумы Светланы Бессараб, это облегчит процесс трудоустройства как работнику, так и работодателю. Кроме того, все данные о местах работы можно будет получить через сайт «Госуслуги», что упрощает доступ к этой информации.

    Напомним, что с 1 января 2020 года вступил в силу закон о введении электронных трудовых книжек. Работники должны написать заявление о том, в каком виде они хотят, чтобы им вели трудовую книжку: в бумажном или электронном. Поменять электронную трудовую книжку обратно на бумажную нельзя – такой процесс не предусмотрен законом.

    Министерство труда и социальной защиты Республики Беларусь. Официальный сайт

    16. 01.2020

    Изменяется порядок ведения трудовых книжек для наемных работников, нанимателями которых являются физические лица

    Новацией постановления является исключение обязательности нанимателям-физическим лицам заполнения трудовых книжек в отношении своих наемных работников.

    Данное новшество обусловлено внесением изменения в статью 50 Трудового кодекса, который вступает в силу 28 января 2020 г.

    В соответствии со статьей 50 Трудового кодекса на работников, принятых к нанимателям-физическим лицам, начиная с 28 января 2020 г. и позднее, трудовые книжки заполняться не будут.

    Под категорией нанимателей-физических лиц следует понимать: индивидуальных предпринимателей, адвокатов, осуществляющих индивидуальную адвокатскую деятельность, нотариусов, осуществляющих нотариальную деятельность в нотариальном бюро, физических лиц, осуществляющих деятельность в сфере агроэкотуризма, физических лиц, принимающих на работу домашних работников (няни, сиделки, помощники по хозяйству и т. п.).

    Данная корректировка Инструкции направлена на либерализацию ведения малого бизнеса, оптимизацию и совершенствование работы по ведению нанимателями-физическими лицами кадрового делопроизводства при регулировании трудовых отношений с работниками.

    Пунктом 2 постановления предусмотрено, что работникам, работающим у нанимателей-физических лиц, принятым на работу до 28 января 2020 г., трудовые книжки выдаются не позднее 28 февраля 2020 г. с внесением в них записи о прекращении заполнения трудовой книжки в связи с вступлением в силу Закона Республики Беларусь от 18 июля 2019 г. № 219-З «Об изменении законов», заверенной подписью нанимателя, а в отношении домашних работников — уполномоченным должностным лицом местного исполнительного и распорядительного органа первичного территориального уровня, зарегистрировавшего трудовой договор с домашним работником.

    В случае смерти индивидуального предпринимателя указанная запись будет заверяться регистрирующим органом по месту государственной регистрации индивидуального предпринимателя.

    С учетом требования пункта 2 постановления наниматели-физические лица обязаны не позднее 28 февраля 2020 г. своим наемным работникам выдать трудовые книжки с внесением соответствующей записи и подписанной нанимателем.

    Издания приказа о прекращении заполнения трудовых книжек в отношении работников, работающих у нанимателей-физических лиц, не требуется.

    Запись в трудовой книжке работника, работающего у нанимателя-физического лица, может быть следующего содержания:

    «28.01.2020. Заполнение трудовой книжки прекращено в связи с вступлением в силу Закона Республики Беларусь от 18 июля 2019 г. № 219-З «Об изменении законов».

    О других изменениях

    Пункт 11 Инструкции дополнен сведениями, которые не вносятся в трудовую книжку в связи с тем, что при осуществлении таких видов деятельности нормы законодательства о труде на граждан не распространяются.

    Так, помимо сведений о работе по гражданско-правовым договорам и осуществлении предпринимательской деятельности, в трудовую книжку не вносятся сведения об осуществлении:

    адвокатской деятельности;

    нотариусом нотариальной деятельности;

    деятельности по оказанию услуг в сфере агроэкотуризма,

    иных видов деятельности в соответствии с законодательством.

    Постановлением уточняется порядок внесения записей в трудовую книжку работнику, который был незаконно переведен на другую работу или уволен нанимателем, а затем восстановлен на прежней работе, на прежнем рабочем месте.

    С учетом появления в трудовых отношениях новой категории работников, выполняющих дистанционную работу (глава 25¹ Трудового кодекса), часть первая пункта 74 Инструкции предусматривает порядок выдачи трудовой книжки, в том числе дистанционному работнику в случае, когда в день увольнения выдать ее работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения.

    Постановление вступает в силу 28 января 2020 г.

    процедур заказа на работу | Small Business

    Если вы планируете нанять специалистов по обслуживанию для выполнения задач для вашего малого бизнеса, вам необходимо знать, как составлять заказы на работу и соблюдать процедуры заказа на работу. Заказ на работу — это запрос, в котором излагаются детали работы поставщика и устанавливается соглашение между вами и специалистом по обслуживанию. Используемая процедура очень проста.

    Создание системы и создание стандартных форм

    Первым шагом при установлении процедуры рабочего задания является создание системы базы данных, в которой будут записываться данные обо всех ваших рабочих заданиях.Вы можете использовать обычное программное обеспечение для работы с базами данных или приобрести программу для управления заказами на работу. После того, как вы создадите свою базу данных или систему, разработайте стандартную форму, которую вы будете использовать для отправки своих заказов на работу. Вы можете использовать шаблон рабочего задания, если вы не знакомы с процессом его создания с нуля.

    Заполните и отправьте

    Укажите в форме заказа информацию о вашей компании, контактную информацию специалиста по обслуживанию и подробное описание того, что специалист должен сделать для выполнения работы.Предоставьте инструкции о том, как специалист может получить доступ к рабочей зоне при необходимости (например, код ключа или номер телефона, по которому можно позвонить, чтобы назначить встречу). Наряд на работу также должен содержать крайний срок выполнения, список материалов, необходимых для работы, и оплату труда. Укажите адрес, по которому специалист может отправить счет на оплату. Затем вы можете отправить заказ на работу специалисту по обслуживанию по электронной почте, факсу или обычной почте.

    Проверка выполненной работы

    Проверьте завершенную работу, чтобы убедиться, что она удовлетворительна.Введите примечание в исходное рабочее задание или базу данных рабочего задания, чтобы подтвердить, что задание было выполнено в соответствии с вашими потребностями. Это утверждение определяет, готов ли заказ на работу к оплате или специалист должен выполнить дополнительную работу для завершения работы.

    Счет-фактура на оплату заказа на работу

    После выдачи утверждения после завершения заказа на работу вы должны дождаться окончательного счета от специалиста по обслуживанию. После получения проверьте счет, чтобы убедиться, что он соответствует вашему первоначальному соглашению (поговорите со специалистом, если были внесены изменения из-за неожиданных проблем во время работы). Отправьте платеж компании в течение периода времени, указанного в рабочем задании или счете-фактуре.

    Ссылки

    Биография писателя

    Луиза Балле пишет статьи в Интернете с 2004 года, охватывая все, от продвижения бизнеса до тем о красоте. Ее работы можно найти на разных сайтах. Она имеет опыт работы в сфере малого бизнеса и в качестве дизайнера макетов и графики для веб-проектов и книжных проектов.

    Как написать рабочую инструкцию — простая пошаговая инструкция

    GLUU НАПРАВЛЯЮЩИЕ

    Более девяти из 10 несчастных случаев на производстве происходят из-за человеческой ошибки.Это приводит к серьезным травмам и ежегодно обходится отрасли в миллиарды долларов. Тем не менее, многого из этого можно было бы избежать с помощью более точных и четких рабочих инструкций. Это руководство покажет вам, как писать рабочие инструкции или стандартные рабочие процедуры.

    Знание того, как писать рабочие инструкции или СОП, ясно и кратко для ваших коллег, гарантирует, что они точно знают, как должны выполняться их различные задачи. Это снижает риск, потому что уменьшается вероятность того, что что-то пойдет не так.Это также повышает эффективность; рабочие инструкции гарантируют, что самый лучший способ выполнения работы ясен и известен людям, выполняющим ее.

    Это подробное руководство покажет вам, как писать рабочие инструкции, которые ваши коллеги могут понять и извлечь из них пользу. Помните, что сказал Эйнштейн:

    Если вы не можете объяснить это просто, , , вы недостаточно хорошо его понимаете.

    Кстати о простоте: если вы относитесь к тому типу людей, которые легче усваивают вещи с помощью визуального или звукового формата, посмотрите наше видео ниже о том, где начинаются рабочие инструкции и почему они важны: (мы надеемся, что это видео даст вам веские аргументы в пользу важности этой области.)

    В чем разница между рабочими инструкциями, рабочими руководствами, СОПами и т. Д.?

    Рабочие инструкции также называются рабочими руководствами, стандартными рабочими процедурами (СОП), рабочими инструкциями или руководствами пользователя, в зависимости от ситуации. В любом случае цель рабочих инструкций — четко объяснить, как выполняется конкретная рабочая задача. Они похожи на пошаговые инструкции, которые мы получаем, когда учимся водить автомобиль: проверьте, находится ли рычаг переключения передач в нейтральном положении, включите зажигание, нажмите сцепление, переключитесь на первую передачу и так далее.

    Важно то, что рабочие инструкции не следует путать с процессами или картами процессов. Давайте быстро посмотрим, как рабочие инструкции вписываются в наши общие уровни документации процесса:

    1. Иерархия процессов показывает вашу общую архитектуру процессов и то, как она поддерживает ваш бизнес. (Подробнее об этом читайте в нашем Руководстве по созданию иерархий процессов)
    2. Процесс — это цепочка действий, которые преобразуют входы в выходы.(Заинтересованы? Прочтите наше Руководство по простому отображению процессов)
    3. Процедура описывает , как выполнять процесс — последовательность и кто что делает. В Gluu мы объединяем процесс и процедуру в единый простой формат (поскольку люди все время их путают).
    4. Рабочая инструкция — или рабочее руководство, рабочая инструкция или стандартная рабочая процедура — подробно описывает, как выполняется действие в рамках процесса (или процедуры).

    Таким образом, ваша рабочая инструкция должна быть частью общего плана улучшения процесса.

    С этой ясностью перейдем к теме написания рабочих инструкций. (О, еще одна вещь: для ясности по всему жаргону BPM см. Наш Глоссарий BPM)

    Почему так важны стандартные рабочие процедуры?

    Они уменьшают воздействие, когда ключевые люди уходят

    Рабочие инструкции или СОП создают и сохраняют знания внутри компании. Когда «как дела» передаются устно, остается место для интерпретации и человеческой ошибки. И знания о том, как наиболее эффективно выполнить задачу, теряются, когда указанный сотрудник покидает компанию и забирает эти знания с собой.Хорошие рабочие инструкции избегают всего этого.

    Рабочие инструкции снижают риск

    Они снижают риск, потому что наиболее безопасный способ выполнения работы ясен и известен тем, кто имеет значение.

    Избегайте ошибок и «виноватых»

    Четкость позволяет избежать ошибок. Что особенно важно, это позволяет избежать обвинений. Когда что-то идет не так, возникает тенденция обвинять или возлагать ответственность на людей, что естественно. Но если это происходит часто, это может повлиять на моральный дух персонала. Наличие четких рабочих инструкций сводит к минимуму эту проблему.

    Экономьте время

    В таблице ниже показано собственное исследование Gluu по рентабельности инвестиций при написании рабочих инструкций. Дело в том, что ваши первоначальные затраты времени окупаются после того, как ваша рабочая инструкция будет использована всего три раза. Это относится только к экономии времени — мы даже не упомянули о том, как важно избегать ошибок и доработок. Это также называется «Стандартная работа» в Lean:

    .

    Как выглядит хорошая инструкция?

    Рабочие инструкции должны четко разъяснять, как сотрудники выполняют свои задачи.Не должно быть места для интерпретации. Они не должны быть расплывчатыми. Вы хотите свести к минимуму вероятность того, что они запутают ваших сотрудников. Это означает, что ваши инструкции должны быть максимально краткими и простыми. Интернет изобилует забавными примерами плохо написанных инструкций и других, имеющих смешное двойное значение. Вот несколько основных правил, которые помогут вам:

    # 1 ясно

    Как сказал Джордж Оруэлл…

    «Хорошее письмо — как оконное стекло».

    Вы смотрите сквозь него и сразу понимаете смысл. Каждый сотрудник должен понимать ваши рабочие инструкции. Избегайте многосложных слов, сложных предложений, жаргона, сокращений, слишком большого количества технических терминов (без их объяснения) и ненужной болтовни.

    Напишите свои рабочие инструкции таким образом, чтобы их было легко понять для каждого сотрудника, выполняющего задание. Используйте активный голос, чтобы помочь вашему читателю, который относится к структуре предложения подлежащее, глагол, существительное.Например, человек (субъект) потягивал (глагол) свое пиво (существительное) , нет, его пиво, которое мужчина пил.

    # 2 доступен

    Хорошо иметь рабочие инструкции, но какая польза от них, если они доступны только в офисе, когда сотрудники, которые в них нуждаются, находятся в производственном цехе? Люди, выполняющие работу, должны иметь свободный доступ к ее инструкциям по работе, когда и где они им нужны. Путешественники или магазинные бумаги?

    (Здесь такой инструмент, как Gluu, может помочь вам получить нужные инструкции в нужном формате в руки нужного сотрудника в нужное время.)

    # 3 заслуживает доверия

    Сотрудники должны рассматривать рабочие инструкции как достоверные, полезные и точные. В противном случае это просто еще одна хорошая идея, которая никого не волнует. Проконсультируйтесь с наиболее опытным сотрудником, выполняющим задание, и попросите его объяснить, как выполняется работа. Убедитесь, что ваши инструкции соответствуют действительности.

    (Опять же, такой инструмент, как Gluu, может помочь вам привлечь нужных людей и сотрудничать в его обновлении по мере вашего обучения и развития.)

    # 4 согласованно

    Рабочие инструкции должны следовать единому стилю.Согласованность в терминологии, макете, средствах массовой информации и методах упрощает их изучение и усвоение. Также с точки зрения последовательности они должны придерживаться набора навыков сотрудников.

    (Gluu помогает обеспечить единообразие формата во всей организации.)

    # 5 коротко и просто

    Мы уже коснулись этого выше, но это действительно важный момент. Как сказал Альберт Эйнштейн: «Если вы не можете объяснить это просто, вы недостаточно хорошо это понимаете». Найдите время, чтобы понять это полностью.Это позволит избежать ошибок в дальнейшем. Написание рабочей инструкции — это не значит выглядеть умно. Вместо этого подумайте о языке, на котором написано руководство по эксплуатации вашего телевизора. А еще лучше взгляните на язык, на котором написана детская книга. Постарайтесь сделать его максимально коротким и простым.

    # 6 это визуальный

    Мы живем в визуальной культуре. Многим из нас удобнее работать с визуальными средствами массовой информации, чем с чтением книг и газет. Для этого постарайтесь по возможности использовать изображения, рисунки и видео в своих рабочих инструкциях.Подумайте о том, кто будет использовать ваши рабочие инструкции, и постарайтесь подготовить их соответствующим образом.

    (Gluu позволяет добавлять и показывать изображения и видео прямо на планшетах или телефонах, используемых персоналом первой линии.)

    # 7 написано людьми, которые знают

    Рабочую инструкцию должен писать человек, имеющий наибольший опыт в выполнении задания. Не поручайте задачу по написанию рабочих инструкций человеку, который не на 100% знаком с работой.Вы не можете ожидать, что оператор знает, как писать рабочие инструкции в полной мере, если они еще не полностью знакомы с ролью. Это означает, что один человек никогда не сможет написать рабочие инструкции вашей компании, если она не маленькая. Мы спросили ряд отраслевых экспертов о том, почему участие является ключевым фактором, и вы можете увидеть их ответы в этой статье здесь.

    (Gluu позволяет делегировать право собственности знающим людям — независимо от того, где они находятся.)

    Итак, с этими основными правилами понятно, как это на самом деле написать? Об этом следующий раздел.


    7 шагов для очистки рабочих инструкций

    Вы когда-нибудь покупали мебель в разобранном виде, приходили домой, пытались следовать инструкциям по сборке и полностью запутались? Если да, то вы не одиноки. Это случилось со многими из нас. По этой причине очень нужны хорошие технические писатели. Техническое написание — это большая тема, выходящая за рамки данной статьи, но вот семь шагов по улучшению ваших рабочих инструкций:

    ШАГ 1

    Напишите четкое название

    Что во введении? Ну, на самом деле довольно много. Очень важно сделать эту часть правильно. Для этого убедитесь, что вы сделали следующее:

    • Приведите контекст: кратко объясните, частью какого процесса является задача.
    • Определите владельцев: кратко объясните, кто является владельцем процесса, а кто владельцем задачи.
    • Укажите результат: кратко объясните, каков результат или цель задачи.
    • Название должно относиться к работе: хорошим примером может быть «как дезинфицировать руки».
    ШАГ 2

    Опишите цель — почему

    Какова цель вашей рабочей инструкции? Зачем вы его готовите? Если вы спросите, почему вопросы, это поможет вам сделать шаг назад и подумать о том, чего вы пытаетесь достичьОтвет на вопрос «почему» — это не просто результат, который вы уже определили. Прежде чем вдаваться в подробности, спросите, почему вы должны углубить свое понимание. Узнайте больше о ценности вопросов почему здесь.

    Итак, четкой целью «как дезинфицировать руки» было бы «Избегать распространения бактерий, чтобы другие рисковали заболеть».

    ШАГ 3

    Опишите, как это сделать

    Прежде всего, вам нужно перечислить материалы, необходимые для выполнения работы. Для удобства чтения лучше всего перечислить их в виде маркированного списка и различать предоставленные и непредоставленные материалы.Организуйте свой маркер-список логически. Например, в случае дезинфекции рук:

    • Мыло хозяйственное
    • Мыло жидкое противомикробное в дозаторе
    • Проточная вода
    • Полотенца

    Включите любые релевантные или полезные ссылки прямо в текст в виде естественных гиперссылок. Это позволяет вашему читателю легко прояснить ситуацию.

    Чтобы описать, например, как сотрудники должны дезинфицировать руки, вы должны сначала выбрать формат объяснения этого.Есть три основных варианта. Формат поваренной книги, таблица решений и блок-схема. Вы можете выбрать разные форматы для разных заданий, возможно, в зависимости от их сложности. Помните, что многие люди обучаются визуально, поэтому таблицы и блок-схемы, возможно, с изображениями, могут быть лучшим подходом.

    ШАГ 4

    Формат для удобного чтения

    Считайте свою рабочую инструкцию учебным пособием. Поставьте себя на место читателя и подумайте, что поможет ему или ей переварить документ.

    1. Выберите способ форматирования документа и придерживайтесь его. Если вы практикуете бережливое производство, то вот пример формата, который стоит рассмотреть.
    2. Разбейте все шаги на числовую последовательность. Если шагов больше 10, разделите разные темы. Один шаг описывает одно действие, выполнение которого занимает не более 15 секунд.
    3. Используйте изображения или рисунки. Убедитесь, что изображение соответствует тексту. Обратитесь к изображению в тексте. Разместите изображения на левой стороне листа бумаги и сохраните текст на правой стороне.
    4. Выделите важную информацию заглавными буквами, полужирным шрифтом или курсивом.
    5. Превратите любой список в маркированный или нумерованный список.

    Инструменты, такие как функция рабочих инструкций Gluu в нашем продукте Understand, имеют встроенное форматирование, которое упрощает обеспечение единообразия. Например. полезно форматировать риски таким же образом, чтобы люди быстро научились их замечать:

    ШАГ 5

    Перепишите и упростите

    Ключевое правило хорошего письма — краткость.Коротко, просто и понятно.

    1. Используйте короткие и простые предложения. Предложения не должны быть длиннее 15 слов и не должны быть предложениями.
    2. Используйте короткие и простые слова. Многосложные слова звучат умно, но замедляют читателя. Упростите им задачу и представьте, что вы пишете для пятилетнего ребенка.
    3. Избегайте сокращений, и если вы должны использовать их, произнесите их по буквам в первый раз и заключите аббревиатуру в скобки рядом с ней. С этого момента используйте аббревиатуру.
    4. Включите список сокращений, к которым читатель может обратиться.
    5. Решите, какое слово или термин вы будете использовать для описания чего-либо, и придерживайтесь его. Не используйте разные слова для обозначения одного и того же. Например, если вы используете термин «хозяйственное мыло», то используйте его только во всем документе.

    Как обсуждалось выше, используйте активные предложения, а не пассивные:

    Правильно : Тщательно вытрите руки.

    Неправильно : Руки следует тщательно высушить.

    ШАГ 6

    Добавить ссылку

    Всегда полезно предоставить источники и предложения для дальнейшего чтения и изучения.Добавьте сноски или добавьте приложение в конце документа.

    ШАГ 7

    Тест с коллегой!

    Чтобы ваши рабочие инструкции были легкими для понимания и выполнения, попросите коллегу выполнить задание, следуя ему. Это покажет вам, сбивают ли вас с толку определенные части или пояснения или требуют дальнейшего разъяснения.

    1. Попросите соответствующего коллегу прочитать черновик вашей рабочей инструкции и высказать свое мнение о нем.Соответствует ли рабочая инструкция тому, как на самом деле выполняется задача? Это сбивает с толку? Что может быть яснее?
    2. Попросите коллегу выполнить работу, следуя черновой рабочей инструкции. НЕ помогайте ему / ей и не давайте дополнительных объяснений. Наблюдать.
    3. Сделайте заметки о том, что следует добавить или изменить в вашем экземпляре рабочей инструкции.

    Пример проверенного формата СОП

    Lean.org предлагает несколько полезных шаблонов для написания стандартных рабочих инструкций.В основном это более продвинутые заводские настройки:

    Источник: https://www.lean.org/Search/Documents/53.pdf


    Контрольный список вашей рабочей инструкции

    Чтобы обобщить и упростить, вот контрольный список, который вы должны иметь под рукой, когда планируете, как написать следующую рабочую инструкцию.

    • Идентифицированный процесс, в который входит задача
    • Определил цель задачи
    • Понял объем задачи
    • Именованные лица, ответственные за задачу
    • Заявленные инструменты, необходимые для выполнения задачи
    • Упомянул о любых требованиях безопасности
    • Выбран подходящий и полезный формат
    • Б / у полезные наглядные пособия
    • Проверено на простой язык и короткие предложения
    • Удален ненужный жаргон и технические термины
    • Проверено на коллеге.

    Пришло время применить это на практике!

    Как мы часто говорим, важно помнить, что

    «Совершенное — враг хорошего».

    Просто начни, учись и совершенствуйся по ходу дела. Одна из идей — проинформировать своих коллег о том, что вы делаете, и попросить их указать на любые ошибки или упущения. Это гарантирует, что ваша рабочая инструкция будет хорошо принята. Здесь, в Gluu, мы верим в написание рабочих инструкций в рамках интегрированной системы для управления бизнес-процессами.


    Вы нашли это полезным?
    Если да, то мы будем очень признательны, если вы поделитесь:


    … или, если вы чувствуете себя готовым, ознакомьтесь с нашей функцией рабочих инструкций, чтобы прямо сейчас приступить к своим собственным рабочим инструкциям.

    Как написать процедуру: 13 шагов, чтобы превзойти ваших конкурентов | Процессная улица

    Умение написать процедуру — ключевой навык для каждого, кто хочет построить успешный бизнес. Процедуры жизненно важны для стабильного успеха по многим из тех же причин, по которым важны процессы — они позволяют вам надежно повторять свои успехи, выявлять и исправлять ошибки, а также создавать бизнес-модель, которая позволяет масштабировать ваши операции.

    Если вы не умеете писать процедуры, значит, вы мертвы в воде. Сделайте это правильно, и результирующее повышение эффективности поможет вам затмить своих конкурентов.

    Этот пост на Process Street будет охватывать следующие темы, которые помогут вам написать эффективные процедуры:

    Читайте дальше, чтобы узнать о 13 этапах эффективного написания бизнес-процедур таким образом, чтобы они действительно выполнялись, а не читались один раз, а потом забывались.

    Что такое процедура?

    Представление о процедуре меняется в зависимости от того, кого вы спрашиваете.Для многих процедура — это набор подробных инструкций, которые рассказывают читателю, как выполнить задачу. Другие считают политики и процедуры взаимозаменяемыми терминами, означающими список задач для достижения цели, будь то подробные, простые, в основном списке или изложенные в виде блок-схемы.

    Для простоты я присоединюсь к большинству и скажу, что «процедура» — это список подробных инструкций для выполнения заданной задачи.

    Стандартная рабочая процедура (СОП) — это превосходный пример процедуры; СОП предлагает подробные инструкции о том, как выполнять повседневную деловую деятельность.

    Ознакомьтесь с этим шаблоном стандартной рабочей процедуры, который команда Process Street создала, чтобы упростить создание, внедрение и соблюдение СОП.

    Чтобы получить этот шаблон стандартной рабочей процедуры, войдите в свою учетную запись и добавьте ее на свою панель управления. Если вы еще не являетесь пользователем Process Street, зарегистрируйтесь для получения бесплатной пробной версии.

    В любом случае, давайте вернемся к установлению, что такое процедура.

    Итак, как мы установили, процедуры — это в основном список задач или шагов, которые необходимо выполнить для достижения определенной цели или задачи.Однако нельзя сказать, что процедуры нельзя также называть «процессами».

    Политики пересекаются с процессами, и процессы могут быть очень похожи на процедуры. Черт возьми, если у вас есть хорошее программное обеспечение для документирования процессов, их часто можно объединить с основным списком задач, чтобы показать общий рабочий процесс, и подробными инструкциями для дополнения каждой задачи.

    Итак, давайте еще раз упростим отслеживание.

    Процедура — это список подробных инструкций для достижения любой поставленной цели.Эти инструкции остаются неизменными от одного проекта, который их использует, к другому, но их можно настроить и улучшить, если сама процедура отстает от производительности.

    Почему процедуры важны?

    Процедуры важны по многим из тех же причин, что и процессы — при соблюдении процедур вы последовательно выполняете задачи, ограничиваете человеческий фактор и упрощаете для новых членов команды выполнение своей работы с той же точностью (если не стандартной), что и ветераны. .

    Чтобы написать топ-процедуру, вам нужно тщательно ее изучить, прежде чем представлять.Посмотрите этот выпуск нашего подкаста Tech Out Loud , чтобы узнать, как Ной Каган развивал свой восьмизначный бизнес:
    Tech Out Loud — единственный подкаст, который приносит вам самые впечатляющие сообщения в блогах от крупнейших имен в сфере технологий, прямо на твои уши.

    Вы также можете послушать этот подкаст на других платформах. Нажмите, чтобы увидеть полный список! Если вам понравился этот подкаст, подписывайтесь на новый выпуск каждую неделю.

    Пример Toyota

    Возьмем, к примеру, Toyota.Между 1948 и серединой 1960-х годов они внесли постепенные изменения в свою бизнес-модель, сначала сосредоточив внимание на физической производительности, а затем распространив это на свое производство. Результат можно увидеть в том, что в последующие годы они затмили своих западных конкурентов.

    Toyota смогла произвести в среднем в три раза больше автомобилей, чем ее западные аналоги, и все это было связано с систематическим совершенствованием ее процессов и процедур. Другими словами, этот массовый успех был бы невозможен без документированных процедур по улучшению.

    На самом деле, без процедур для последовательного выполнения задачи с помощью набора элементов, какой-либо крупномасштабный успех вообще был бы невозможен. Чтобы масштабироваться, вам необходимо постоянно добиваться успеха и обеспечивать постоянный уровень качества ваших продуктов, будь то автомобили или программное обеспечение.

    Без процедур вы полагаетесь на память (и мотивацию) всех участников, чтобы все делать правильно. Рано или поздно случится беда.

    Документированные процедуры также позволяют постепенно улучшать свою бизнес-модель с помощью таких систем, как Lean, Six Sigma и Visual Process Innovation, и легко определять причину той или иной проблемы.Если конкретная процедура вызывает проблемы, вы знаете, что нужно улучшить. Без них вы, возможно, никогда не сможете точно определить свою ошибку и, следовательно, будете вынуждены повторить ее.

    Подготовка к написанию процедур

    При написании процедур вы не можете просто погрузиться в них и записать первое, что приходит в голову. Это не поможет ни вам, ни кому-либо другому, участвующему в процессе — у кого-либо нет причин видеть в этом важность, поэтому это будет проигнорировано.

    Вместо этого вам нужно начать с подготовки к процедуре. Это делает:

    • Выбор платформы
    • Установка согласованного макета
    • Выбор процедуры для документа

    Помните, что вы не пишете свою процедуру, а вместо этого закладываете основу для ее успеха. Может показаться, что нужно проделать много работы, прежде чем мы даже прикоснемся к бумаге, но платформу и макет, которые вы используете, нужно установить только один раз — если вы документируете более одной процедуры (что вам и следовало бы), вы можете сразу перейти к выбору какую процедуру вы настраиваете.

    Определитесь с платформой

    Платформа, на которой вы храните свои процедуры, будет определять все, от используемого макета до деталей, в которые вы можете войти. Это даже повлияет на то, как долго вы сможете их использовать, прежде чем они станут избыточными, и насколько сложно их будет обновить, поэтому не делайте этот выбор легкомысленно.

    У вас есть несколько вариантов на выбор:

    Выбор между ручкой и бумагой и переходом на цифровой формат в ваших процедурах прост; если у вас есть желание развивать свой бизнес или надежно повторить свой успех, вам необходимо перейти на цифровые технологии.

    Физическое ограничение потребности в новой бумаге каждый раз, когда вы используете свои процедуры, наряду с неудобством физического хранения завершенных экземпляров, не говоря уже о том, чтобы найти их снова или попытаться обновить вашу процедуру, означает, что только самые маленькие из неформальных процедур работают на бумаге. Но даже в этом случае от этого не будет никакой пользы, кроме первоначального удобства написания его впервые без компьютера.

    Программное обеспечение

    для документирования процессов — безусловно, лучший способ регистрировать ваши процедуры, но теперь выбор остается за тем, какой из них использовать.Многие по умолчанию используют Microsoft Word из-за его привычки, но он не справляется во многих отношениях с ручкой и бумагой.

    Word не предназначен для работы с процессами, поэтому все, что выходит за рамки обычного текста, превращается в громоздкий беспорядок в документе. Не говоря уже о том, что у вас такая же проблема с загромождением физического пространства, если вы храните печатные копии, и загромождением вашего компьютера, если вы храните цифровые файлы.

    Программное обеспечение

    , такое как Process Street, создано для ваших процедур.

    Process Street — это сверхмощных контрольных списков .

    Это современное программное обеспечение для управления бизнес-процессами (BPM), которое позволяет документировать все ваши процедуры в виде шаблонов. Затем вы можете запускать отдельные контрольные списки из этих шаблонов каждый раз, когда захотите выполнить процедуру. Эти действенные контрольные списки позволяют работать над задачами и записывать свой прогресс по ходу дела.

    Посмотрите это краткое введение о Process Street.

    Все хранится на наших серверах, а это значит, что вам не нужно загромождать собственное цифровое или физическое пространство.Тем не менее, загрузка и распечатка копий ваших процедур по-прежнему возможны, если вы предпочитаете это.

    Процессы и процедуры объединены в списки задач, которые позволяют быстро просмотреть процесс, а также дать подробные инструкции для каждой задачи.

    Эти подробные инструкции могут сопровождаться изображениями, видео, файлами и следующими специальными функциями, которые сделают ваши процедуры полезными и легкими для понимания:

    Члены группы

    могут быть назначены на процессы и / или отдельные задачи для лучшего делегирования и подотчетности, в то время как панель контрольных списков позволяет вам легко видеть прогресс каждого контрольного списка, запущенного из процедуры.

    Что еще лучше в Process Street, так это то, что он может подключаться к тысячам приложений с помощью Zapier, webhooks или интеграции API. Это означает, что вы можете автоматизировать большие части ваших процессов и процедур, чтобы ускорить процесс и сохранить его экономичность.

    Посмотрите этот веб-семинар по автоматизации, чтобы получить более подробную информацию о том, как автоматизировать ваши процессы и процедуры:

    Убедитесь, что ваш макет согласован.

    Вам необходимо иметь согласованный макет ваших процедур, так как это упростит навигацию по ним и позволит сразу увидеть, обновлялась ли процедура в последнее время.Им можно было бы даже предоставить варианты одного и того же макета в зависимости от команды, чтобы с первого взгляда различать ваши различные процедуры.

    Это может показаться странным, но последовательный стиль может даже сыграть в культуре вашей компании, поскольку он может помочь сформировать идентичность для тех, кто регулярно его использует.

    Хотя макет в конечном итоге будет зависеть от формата, который вы выбрали для своих процедур, вам нужно хотя бы ответить на следующие вопросы в информационном документе, прежде чем продолжить:

    • Вам нужна обложка или страница содержания? (Это лучше для длительных процедур, особенно если вы используете физические копии)
    • Где вы укажете необходимые ресурсы и / или знания для процедуры?
    • Вы укажете актуальную информацию? (Настоятельно рекомендуется для всех процедур)
    • Где будет храниться соответствующая информация? (На странице в конце, в сносках и т. Д.)
    • Будете ли вы использовать изображения, видео и другие файлы или это будет простой текст?
    • Как часто будут использоваться вспомогательные элементы (изображения, файлы и т. Д.)?
    • Вы включаете все необходимое в процесс или делаете ссылки где-то еще?
    • У вас есть заданная цветовая схема?
    • Где вы разместите элементы брендинга?
    • Какой тон вы будете использовать?

    Ответ на любой из этих вопросов сам по себе не имеет особого значения, но, пока они остаются последовательными, вам будет намного легче ориентироваться в своих процедурах позже, и у вас появится чувство сплоченности. документы.

    Например, взгляните на следующие внутренние процедуры, которые мы используем для приема на работу новых сотрудников и обучения нашей группы обслуживания клиентов. Вы увидите, что у обоих одинаковый макет и стиль.

    Контрольный список для приема на работу сотрудников

    Щелкните здесь, чтобы получить доступ к контрольному списку адаптации сотрудников!

    Контрольный список для обучения работе с клиентами

    Щелкните здесь, чтобы получить доступ к контрольному списку обучения по обслуживанию клиентов!

    Выберите процедуру

    Этот шаг прост — вам нужно выбрать процедуру, которую вы собираетесь написать.

    Здесь особо нечего сказать, кроме как начать с процедуры наивысшего приоритета, которая еще не написана. Сделайте это, оценив важность ваших различных процессов и непосредственное влияние документирования каждого из них. Если вы найдете один из них, который одновременно важен и сразу же повысит производительность стандартизации, вам следует написать именно его.

    Как написать эффективную процедуру

    Теперь мы перейдем к сути темы — научимся писать процедуру.Любой из вас, кто читал другие наши публикации о процессах документирования и записи стандартных рабочих процедур, уже многое из этого знает, но, чтобы подвести итог, вам необходимо:

    • Встреча с командами, ответственными за процедуру
    • Начните с краткого введения
    • Составьте список необходимых ресурсов
    • Задокументировать текущую процедуру
    • Добавить вспомогательный носитель
    • Включите все соответствующие ресурсы
    • Проверьте правильность процедуры
    • Испытание в контролируемой среде
    • При необходимости доработать
    • Развернуть

    Давайте начнем.

    Встреча с командой (ами), ответственной за процедуру

    Сначала вам необходимо встретиться с командой (ами), ответственной за выполнение процедуры. Если возможно, вам следует договориться о встрече со всеми сразу, чтобы вам не приходилось повторяться (или, по крайней мере, пытаться встретиться со всеми старшими участниками). Идея здесь в том, чтобы убедиться, что у вас есть множество мнений о том, что это за процедура и как ее улучшить, при этом создавая чувство сопричастности и демонстрируя ее важность.

    Это люди, которые будут выполнять процедуру, как только она будет задокументирована — если вы убедите их так рано, вы почти гарантированно заставите их действительно придерживаться ее на практике.

    По крайней мере, вам нужно осветить следующее во время встречи (попробуйте немного поболтать, прежде чем сразу погрузиться в разговор, так как это может помочь создать ощущение совместной работы):

    • Определите цель процедуры (входы, выходы и цели)
    • Определите начальную и конечную точки установки
    • Определите свою аудиторию
    • Согласитесь с требуемым уровнем детализации
    • Обсудите основные шаги и принципы
    • Убедитесь, что вы знаете, как следует выполнять эту процедуру и как это делается в настоящее время.

    Если требуется несколько команд, вы можете встретиться со всеми сразу, чтобы убедиться, что все на одной странице, или встретиться по очереди, чтобы углубиться в детали.Обязательно делайте много заметок или записывайте встречу, чтобы вы могли просмотреть ее позже, если что-то пропустили (или забудете).

    У вас также есть два варианта развития событий; вы можете уйти с этой информацией и написать процедуру самостоятельно или продолжить работу с соответствующей группой (группами) для ее совместной записи. Я бы порекомендовал последнее, если вы можете выстроить для этого свои расписания, так как это заставит команду (группы) почувствовать, что они соавторы процедуры, что, в свою очередь, должно помочь им продвигать любые изменения и делать их желательными. преуспеть.

    Если вам нужна небольшая помощь в выборе лучшего приложения для видеоконференцсвязи на рынке, посмотрите таблицу ниже, чтобы узнать, насколько они соответствуют.

    Если работа с ними невозможна из-за ограничений по времени или графику, не волнуйтесь. Вместо этого просто выполните следующие шаги самостоятельно, а затем снова встретитесь с командой, когда вам нужно будет проверить правильность процедуры.

    Начните с краткого введения

    Наконец-то мы подошли к написанию! Однако, как и в случае с почти любым контентом, вам нужно начать с ура.

    Отметьте аудиторию, для чего предназначена процедура, кто будет ее выполнять и почему это важно (обычно в контексте того, как это согласуется с остальной частью компании). Если возможно, постарайтесь датировать и свою процедуру, так как это позволит избежать любой потенциальной путаницы в отношении того, какую версию процедуры использует ваша команда.

    У вас нет , чтобы включить и модных примеров, чтобы подтвердить ваши утверждения или сделать процедуру интересной, но будет намного лучше, если вы сможете. Чем интереснее и увлекательнее процедура, тем больше вероятность, что ваша команда будет придерживаться ее, а не срезать углы.

    Составьте список необходимых ресурсов

    Далее идет список ресурсов для процедуры. Считайте это своим списком ингредиентов — ресурсами и знаниями, которые потребуются человеку для прохождения процедуры.

    Лучший способ добиться этого — подумать как о том, что вам нужно для завершения процедуры, так и о том, какие знания и опыт у вас есть, которых не хватает обычной целевой аудитории. Не забудьте указать инструменты, пароли, коды клавиш, технологии, физические предметы (ручка, бумага и т. Д.) И все остальное, что может потребоваться.

    Задокументировать текущую процедуру в основном списке задач

    Наконец-то пора приступить к написанию процедуры. Используя платформу и макет, которые вы выбрали, а также заметки о вашей встрече с командой, которая в настоящее время выполняет процесс, запишите шаги для завершения процедуры в простой список задач. Не беспокойтесь пока о добавлении изображений, видео или вспомогательных файлов — просто сосредоточьтесь на правильном написании текста и инструкций.

    Разбейте процедуру на список задач, где каждый элемент представляет собой отдельную четкую инструкцию.Например, если вы документируете контрольный список редактирования, вместо «корректуры сообщения» поставьте отдельные задачи для «проверки орфографии», «проверки грамматики», «проверки того, что это имеет смысл» и т. Д.

    Уловка здесь не в том, чтобы вдаваться в подробности, чтобы вы утомляли читателя до смерти. Убедитесь, что они могут понять все, что им нужно знать, чтобы быстро завершить процедуру, вместо того, чтобы заставлять их работать над получением необходимой информации.

    Например, мы делаем это, имея список задач, содержащий краткое изложение каждой задачи в одно предложение, каждая из которых начинается с термина действия, например «написать» или «обсудить».Затем, когда вы нажимаете на любую из этих задач, появляется описание, в котором рассказывается, как выполнить задачу, оставаясь как можно более кратким.

    Добавить вспомогательный носитель

    Добавление других типов средств массовой информации к вашей процедуре — отличный способ более легко объяснить, что необходимо сделать, и заинтересовать вашего читателя (заставляя их более внимательно следить за методом). Предоставление вашей команде 20 задач по блокировке текста почти гарантированно заставит их захотеть срезать углы, но, ограничив текст необходимыми элементами и используя изображения, видео и другие файлы, чтобы подтвердить свою точку зрения, вы получите гораздо большую долю из них придерживаться того, что вы им говорите.

    Также может быть намного проще показать, что нужно сделать, на изображении или видео, чем пытаться печатать инструкции — 30-секундный скринкаст может объяснить, что делать, показывая аудитории, вместо того, чтобы тратить 500+ слов и несколько снимков экрана. пытаюсь описать это.

    То же самое касается подтверждающих документов, таких как формы, которые необходимо заполнить. Если вы прикрепите их к готовой задаче, у вас гораздо больше шансов заставить людей придерживаться вашей процедуры и завершить ее полностью, а не срезать углы и сразу переходить к следующему шагу.

    Включите все соответствующие ресурсы

    Независимо от того, перечисляете ли вы дополнительную литературу по одной или нескольким из затронутых вами тем (электронные книги, полезные статьи и т. Д.) Или отмечаете источники, из которых вы получили свою информацию, рекомендуется включить любые соответствующие ресурсы в конце вашего письма. процедура. Таким образом, любая любознательная группа может пойти дальше и улучшить свои навыки, если захочет.

    Я также рекомендую вам включить ссылки на другие связанные процедуры, чтобы каждый мог легко ориентироваться в инфраструктуре вашей компании.Таким образом, если кто-то не может найти процедуру, которую ищет (или забыл, где она находится), он сможет найти ее с помощью любой из других связанных процедур.

    Проверить правильность процедуры

    Было бы замечательно, если бы вы могли научиться писать процедуру, идеально создать ее с первой попытки и заставить всех использовать ее в обязательном порядке. К сожалению, независимо от того, насколько хороша процедура, которую вы пишете, если вы не учитываете, как все работают в настоящее время, вы никогда не сможете заставить их адаптироваться к новому методу.

    Затем вам нужно убедиться, что задокументированный процесс соответствует тому, как он выполняется в настоящее время — вы сможете сэкономить время, если выполнили все шаги до сих пор во время встреч с командой, которая выполняет это из.

    Проконсультируйтесь с командой, что шаги, которые вы задокументировали, охватывают процедуру в ее текущем состоянии (не идеализированном — оно должно быть точным, не впечатляющим). Как только вы это сделаете, вы можете перейти к тестированию процедуры, чтобы убедиться, что ни один шаг не был забыт.

    Проверить в контролируемой среде

    Пришло время протестировать вашу процедуру, чтобы трижды убедиться, что ничего не было упущено. В качестве бонуса эти тесты также должны указывать на то, является ли процедура, которую вы используете в настоящее время, адекватной, или же сама процедура требует настройки (вместо того, чтобы просто убедиться, что все ее придерживаются).

    Возьмите входы, выходы и цель, которые вы определили при подготовке, а затем измерьте эффективность вашей процедуры, если она выполняется в точности.В зависимости от сложности процедуры вам может потребоваться отдельная метрика успеха помимо того, была ли выполнена каждая задача, поэтому рассмотрите возможность использования ключевого показателя эффективности (KPI), общего для процесса, который вы выполняете.

    Другими словами, обратите внимание на то, была ли выполнена каждая задача. Если вы отправляли электронное письмо с призывом к действию, проверьте, насколько успешным был этот призыв к действию. Если процедура обрабатывала заказ, проверьте точность созданных записей, как быстро он был выполнен и сколько времени (и рабочей силы) потребовалось для этого.

    При необходимости внесите какие-либо улучшения

    Результаты ваших тестов должны были показать, подходит ли ваша процедура для развертывания или вам нужно внести некоторые улучшения. В последнем случае вам необходимо разработать эти улучшения сейчас, чтобы максимально использовать имеющийся у вас импульс.

    Это может показаться немного пугающим, но не беспокойтесь слишком сильно — если вы тщательно протестировали свою процедуру, вы сможете использовать собранные результаты, чтобы определить, что нужно улучшить, и где эти улучшения лучше всего сделать.

    Если вы не знаете, с чего начать, воспользуйтесь этим контрольным списком для оптимизации процесса:

    Щелкните здесь, чтобы получить доступ к процессу оптимизации процесса!

    В любом случае убедитесь, что вы встретитесь с командой, которая будет выполнять процедуру (снова), и вместе попытайтесь придумать улучшения, которые вы можете внести, чтобы значительно улучшить свои результаты. Помните, что даже небольшое увеличение производительности может иметь огромное значение со временем, поэтому обязательно выкладывайтесь на полную.

    Если вы в конечном итоге внесете какие-либо изменения, обязательно повторно протестируйте процедуру и заново измерьте результаты, затем повторяйте, пока не будете удовлетворены результатом.

    Развернуть

    Теперь все, что осталось сделать, — это развернуть процедуру и передать ее командам, которые будут использовать ее с этого момента. Об этом шаге особо нечего сказать, кроме того, что это должно быть намного проще, если вы тесно сотрудничали либо с командой, которая будет его использовать, либо, по крайней мере, со старшим персоналом.

    Если до этого момента вы в основном работали самостоятельно, сейчас у вас есть последний шанс — вы, , должны встретиться с соответствующей командой . Пройдите старую процедуру, объясните, почему она не работает (используя данные из ваших тестов), и ознакомьте их с внесенными вами улучшениями, а также методом выполнения и отслеживания новой письменной процедуры.

    Без какого-либо контекста вся ваша работа будет напрасной. Каждый, кто участвует в этой процедуре на практике, должен знать и соглашаться с тем, почему она важна и почему необходимо было внести какие-либо изменения.

    Практика ведет к совершенству

    Если вам удалось сделать все это, то примите наши поздравления — вы на пути к тому же скачку эффективности, который Toyota превратила в оружие, чтобы затмить своих конкурентов. Теперь вам просто нужно убедиться, что все соблюдают процедуру, и все проблемы решаются по мере их появления.

    Помимо этого, теперь, когда вы знаете, как написать процедуру, пора двигаться дальше и задокументировать следующую по важности процедуру в вашей компании.Прежде чем вы это узнаете, у вас будет всеобъемлющая структура для всего, что вы делаете, что сделает весь ваш бизнес более последовательным, эффективным и, прежде всего, масштабируемым.

    Если вы хотите узнать больше о том, как писать процедуры, ознакомьтесь со следующими статьями:

    Статьи о том, как написать процедуру

    Как вы записываете и храните свои процедуры? Есть вопросы или сомнения по поводу всего процесса? Я хотел бы услышать ваше мнение в комментариях ниже.

    Работодателей | Часто задаваемые вопросы

    Вопросы по регистрации, льготам и оплате | Общие вопросы | Налоговые вопросы | Вопросы сертификации иностранной рабочей силы

    Доступен WebTax / Изменения законодательства, влияющие на работодателей11 / 16/12

    Требования к поиску работы и пригодность работы 11.07.12

    Изменения по добровольному отказу от курения10.07.12

    Изменение размера пособия 10.07.12

    Вопросы по регистрации, льготам и оплате

    С кем мне связаться, чтобы сбросить пароль или получить регистрационный код?
    Обязательна ли ежеквартальная подача налоговой декларации через Интернет, или я все еще могу подавать ее на бумаге?
    Как мне зарегистрироваться для использования системы WebTax?
    Как долго кто-то должен проработать на меня, прежде чем я получу оплату за его пособие?
    Как определяется размер еженедельного пособия?
    Этот человек все еще работает у меня неполный рабочий день.Почему они обращаются за пособиями?
    Почему я получаю несколько копий форм «Уведомление о претензии» и «Запрос информации»?
    Сколько раз мне нужно выполнить это?

    Общие вопросы

    Как мне указать вакансию?
    Что такое система подбора должностей?
    Могу ли я адаптировать список вакансий к своим конкретным потребностям?
    Взимается ли плата за любую из этих услуг?
    Какие услуги доступны для работодателей?
    Какую информацию я могу получить, посетив семинар для работодателей?
    Какие дополнительные услуги доступны в случае увольнения?
    Что такое программа предотвращения увольнений в WorkShare?
    Какие специальные программы доступны для сотрудников, уволенных из-за увеличения иностранного импорта?
    Что работает NH?
    Какие льготы при приеме на работу доступны работодателям?
    Что такое WOTC?
    Что такое Федеральная облигационная программа?
    Что такое программа NH Working — Return to Work (RTW)?
    Что такое обучение на рабочем месте в соответствии с Законом о торговле (OJT)?
    Что такое программа стажировки USDOL?

    Налоговые вопросы работодателя

    Какая ставка налога для новых работодателей?
    Какова налогооблагаемая база заработной платы в Нью-Гэмпшире?
    Есть ли кто-нибудь, кто может помочь мне с моим отчетом о статусе и квартальными отчетами по налогам и заработной плате?
    Отчитывается ли заработная плата супругов и членов семьи?
    Облагаются ли планы кафетерия, определенные в разделе 125, налогом на случай безработицы?
    Облагается ли заработная плата в плане 401K налогом на случай безработицы?
    Какие формы мне нужно заполнить после найма первого сотрудника?
    Какие формы мне нужны для исправления своих квартальных налоговых отчетов, если я только что обнаружил, что ошибочно рассчитал превышение заработной платы?
    IRS недавно посоветовал мне связаться со штатом из-за несоответствия между федеральной заработной платой и заработной платой штата.Какая форма мне нужна?
    Должен ли я сообщать о работе по дому?
    Какое влияние на мою налоговую ставку окажут начисления на моем счету?
    Когда будут отправлены определения налоговой ставки по почте?
    Должен ли я подавать ежеквартальный налоговый отчет, даже если я не выплачивал заработную плату в течение календарного квартала?
    Что произойдет, если я не подам или не уплачу налог?
    Несут ли корпоративные должностные лица ответственность за неуплаченные налоги с бизнеса?
    Почему меня выбрали для аудита?
    Кому я могу позвонить, если у меня возникнут вопросы относительно пособий, начисляемых на мой счет?
    Почему с моего счета взимается плата за пособия, выплачиваемые __________?
    Должен ли я сообщать о моих новых сотрудниках?
    Как мне рассчитать сверхнормативную заработную плату — строка 9?
    Если один из моих сотрудников уже достиг базовой налогооблагаемой заработной платы в размере 14 000 долларов США, и я уплатил весь налог с этой суммы в первом квартале?

    Вопросы сертификации иностранной рабочей силы

    Как я могу нанять иностранного работника?
    Что такое свидетельство о трудоустройстве иностранного работника?
    Почему задействовано обеспечение занятости в Нью-Гэмпшире?
    Какая работа дает право на постоянную аттестацию иностранной рабочей силы?
    Какова процедура подачи различных заявлений о сертификации труда?

    Вопросы по регистрации, льготам и оплате

    Q.С кем мне связаться, чтобы сбросить пароль или получить регистрационный код?
    A. Мы добавили в нашу систему услугу, которая позволяет работодателям сбрасывать собственный пароль. При входе в нашу систему вам будет предложено создать ответы на контрольные вопросы. В следующий раз, когда вы будете заблокированы из-за неправильного ввода или просто забудете свой пароль, вы можете нажать «забыл пароль», и, ответив на ваши вопросы безопасности, будет выдан новый временный пароль.

    Как и наши текущие требования, вам нужно будет войти на нашу главную веб-страницу по адресу: nhuis.nh.gov/employer/, прокрутите страницу вниз и выберите «Войти в существующую учетную запись». Когда вы вводите свое имя пользователя и временный пароль, вам будет предложено создать собственный пароль. Вы должны использовать ровно десять символов, и ваш пароль должен включать в себя верхний и нижний регистры, а также один специальный символ (например, знак доллара или знак числа). После этого вы можете использовать свой новый пароль для входа в нашу сеть. налоговой системы и выполнять такие задачи, как уплата квартальных налогов

    Примечание. Если вы попытаетесь напрямую войти в систему веб-налогов с временным паролем, вы получите сообщение об ошибке.

    Если вы не можете сбросить собственный пароль, свяжитесь с нашей прямой линией для работодателей по телефону (603) 223-6100 или обратитесь за помощью по электронной почте [email protected] Вы также можете связаться с нами, чтобы получить регистрационный код.

    Мы также создали руководство для работодателей по нашей системе, которое называется NHUIS Employer User Guide.

    Опять же, если у вас есть какие-либо дополнительные вопросы относительно вашей учетной записи, в том числе выписки по счету, пожалуйста, свяжитесь с нашей прямой линией для работодателей, указав контактную информацию, указанную выше.

    В. Обязательна ли ежеквартальная подача налоговой декларации онлайн, или я все же могу подавать на бумаге?
    Он-лайн система регистрации документов WebTax в Нью-Гэмпшире для работодателей не является обязательной. Он предлагает работодателям еще один метод для подачи квартальных отчетов о налогах и заработной плате в режиме онлайн, осуществления платежей с помощью электронных денежных переводов, проверки имен сотрудников и номеров SS за ранее зарегистрированный квартал, изменения и обновления информации профиля компании в Интернете.

    Q: Как мне зарегистрироваться для использования системы WebTax?
    О: Чтобы зарегистрировать учетную запись в Интернете, выполните следующие 5 простых шагов:

    1.Перейдите на страницу работодателя в системе страхования по безработице штата Нью-Гэмпшир (NHUIS): nhuis.nh.gov/employer

    2. В левом меню нажмите «Зарегистрироваться для поддержания учетной записи в Интернете».

    3. Введите следующую информацию:
    Номер учетной записи пользовательского интерфейса (Это ваш уникальный номер учетной записи пользовательского интерфейса, присвоенный вам этим агентством при первоначальном создании учетной записи работодателя в этом состоянии.) Введите номер своей учетной записи, включая все нули. Всего должно быть десять цифр. Номер федерального налогоплательщика
    (введите свой FEIN) Регистрационный код
    (это уникальный регистрационный код, присвоенный вам Департаментом) см. Вопрос № 1 выше

    4.Укажите имя и контактную информацию администратора учетной записи.
    (Примечание: первое лицо, зарегистрировавшее учетную запись онлайн, автоматически становится администратором учетной записи. После регистрации и входа в систему это лицо сможет добавлять дополнительных пользователей в учетную запись.)

    5. Система автоматически сгенерирует и представит на экране уникальный идентификатор пользователя и пароль для лица, зарегистрировавшего учетную запись. Теперь вы готовы войти в систему и начать использовать онлайн-учетную запись WEBTAX для подачи квартальных отчетов о налогах и заработной плате и осуществления платежей.Прямая ссылка: www2.nhes.nh.gov/webtax. Если у вас есть какие-либо вопросы или проблемы с регистрацией вашей учетной записи, напишите нам по адресу [email protected] или свяжитесь с NHES по телефону (603) 223-6100.

    Q: Как долго кто-то должен проработать на меня, прежде чем я получу оплату за его пособие?
    О: В октябре 2012 года вступил в силу закон, гласящий, что после того, как человек проработал на вас более 12 недель подряд, вы соответствуете определению последнего работодателя и потенциально можете платить.Следующее определение можно найти в нашем сборнике законов по адресу: www.nhes.nh.gov/law

    Последнее определение работодателя (Раздел 282-A: 12):
    «Последний работодатель» означает последнего работодателя, не выплачивающего компенсацию, до даты вступления в силу первоначального требования, у которого трудовой стаж сотрудника превысил 12 недель подряд, в то время как такое лицо не получало пособий по RSA 282-A при условии, что работодатель предоставил занятость, или с которой выплачивалась или подлежит выплате заработная плата по найму, в период между началом базового периода, основного или альтернативного, и годом выплаты пособия, заканчивающимся по требованию.

    Q: Как определяется размер еженедельного пособия?
    О: Размер еженедельного пособия основан на заработной плате заявителя, полученной в течение базового периода, действующего на момент подачи первоначального требования. При подаче заявки первые четыре из пяти последних завершенных календарных кварталов до даты вступления в силу первоначального требования используются для расчета суммы еженедельного пособия. Если они не соответствуют требованиям к заработной плате, чтобы иметь право на участие, будут использоваться последние четыре завершенных календарных квартала (первый квартал будет исключен, а последний завершенный квартал будет добавлен).Мы называем это альтернативным базисным периодом. Если заявитель не имеет заработной платы, необходимой для соответствия требованиям в любой из базовых периодов, в выплате пособий будет отказано в денежном выражении.

    Имейте в виду, что заработная плата, используемая для расчета суммы еженедельного пособия, может включать заработную плату, полученную более чем от одного работодателя, и может включать заработную плату, полученную более чем в одном штате. Для получения дополнительной информации перейдите в Справочник работодателя, в котором объясняется заработная плата за базисный период, а также представлена ​​диаграмма заработанной брутто-заработной платы и назначаемых им еженедельных пособий.

    Примечание. Если заявитель имеет право на получение пособия с использованием заработной платы, полученной в течение стандартного базового периода, альтернативный базовый период не будет использоваться для предоставления ему более высокой суммы еженедельного пособия.

    Q: Этот человек все еще работает у меня неполный рабочий день. Почему они обращаются за пособиями?
    О: Если часы заявителя сокращены с полного рабочего дня на неполный или если он получает пособие по безработице и может найти работу на неполный рабочий день, он может подать заявление на получение частичного пособия.Когда это происходит, размер их еженедельного пособия увеличивается на тридцать процентов в качестве поощрительного бонуса за неполный рабочий день, а их валовая заработная плата вычитается из большей суммы. Если они соответствуют всем остальным требованиям, будет выписан чек на то, чтобы разница не превышала размер еженедельного пособия. Пожалуйста, сообщите нам, если они не принимают все доступные часы, которые им предлагаются.

    Примечание: если вы наняли кого-то для работы на неполный рабочий день, пока он получал пособие по безработице, и не вызвал у него необходимости получать пособие, вы можете быть защищены нашим правилом, касающимся параллелизма, которое можно найти в нашей книге правил .Пожалуйста, свяжитесь с нами, если вы просмотрите это и почувствуете, что с вас выставили счет по ошибке (см .: EMP 304.04 Взимание пособий в случаях двух или более одновременных работодателей).

    Q: Почему я получаю несколько копий форм «Уведомление о претензии» и «Запрос информации»? Сколько раз мне нужно их заполнить?
    О: Каждый раз, когда заявитель подает заявку на новый год выплаты пособий или должен повторно открыть свое заявление из-за перерыва в подаче, наша компьютерная система генерирует новый набор форм на основании ответов заявителя и транзакций отдела.Если вы уже ответили на эти вопросы и у вас нет новой информации, не обращайте внимания на дубликаты. Приносим извинения за причиненные неудобства.

    Q: Почему я постоянно получаю дубликаты форм уведомления о претензиях на одно и то же лицо?
    О: Программа страхования от безработицы обрабатывает информацию по мере ее получения. Например, если человек указывает одного и того же работодателя более одного раза, Уведомление о претензии будет рассылаться каждый раз, когда он будет указан. Вы можете игнорировать любые повторяющиеся формы, не содержащие новой информации.

    Общие вопросы

    В. Как мне указать вакансию?
    A. Вы можете указать вакансию прямо в нашей Системе подбора вакансий. Вы должны быть зарегистрированы в Службе безопасности занятости штата Нью-Гэмпшир, чтобы опубликовать объявление о вакансии. Вы можете связаться с местным отделением службы безопасности занятости Нью-Гэмпшира по телефону, факсу, письмом или лично.

    В. Что такое система подбора должностей?
    A. Система подбора должностей — это служба подбора должностей штата Нью-Гэмпшир.Система подбора должностей обеспечивает прямой доступ к кадровому резерву. Используя систему подбора вакансий, вы можете: просматривать резюме кандидатов, вводить свои вакансии и сопоставлять свои вакансии с квалифицированными кандидатами на основе набора навыков.

    Для получения дополнительной информации о системе подбора должностей вы можете обратиться в местный офис. Для получения технической поддержки звоните по телефону (603) 228-4083. , Доступ TDD: реле NH 1-800-735-2964, отправьте запрос по электронной почте или по почте.

    Гарантия занятости в Нью-Гэмпшире
    Attn: Операции
    45 Саут Фруктовая улица,
    Конкорд, NH 03301

    Q.Могу ли я адаптировать список вакансий к своим конкретным потребностям?
    A. Да, вы можете указать такие элементы, как: уровень опыта, уровень образования, количество рефералов и время, в течение которого список вакансий остается открытым. Система подбора вакансий будет сопоставлять соискателей со списками вакансий работодателя с использованием навыков, требований к работе или других связанных данных. Вы получите список подходящих кандидатов. Помимо списка соискателей, работодатель получает письмо с запросом результатов. Кроме того, система сопоставления дает работодателям возможность просматривать наборы навыков кандидатов и возможность звонить тем кандидатам, которые лучше всего подходят для работы.Вы можете в любое время внести изменения в свою вакансию. Все запросы должны соответствовать положениям «Закона об американцах с ограниченными возможностями» (ADA) и «Равных возможностей трудоустройства» (EEO).

    В. Есть ли плата за какие-либо из этих услуг?
    A. Нет, управление этими услугами финансируется за счет вашего федерального налога на безработицу. Эти услуги доступны всем работодателям, включая частных работодателей, некоммерческие агентства и государственный сектор.

    В. Какие услуги доступны для работодателей?
    А.Каждый местный офис предназначен для предоставления работодателю индивидуального обслуживания клиентов. Офис помогает работодателям в подборе персонала на местах, посещает ярмарки вакансий и проводит семинары для работодателей. Они также совершают личные визиты для предоставления технических услуг и информации об условиях рынка труда, пособиях по безработице и программах занятости и обучения. Кроме того, NHES помогает работодателям в массовом найме, когда вам нужно заполнить большое количество вакансий. Мы готовы предоставить услуги по месту вашего нахождения.Или, если вам нужно помещение для проведения собеседований, мы можем удовлетворить ваши требования, предоставив наши конференц-залы.

    В. Какую информацию я могу получить, посетив семинар для работодателей?
    A. Текущая информация о государственном и федеральном законодательстве представлена ​​на семинаре для работодателей. Кроме того, приглашенные докладчики из соответствующих агентств периодически представляют различные темы, касающиеся налогового законодательства, обновлений компенсаций работникам и информации о новом законе о найме.Свяжитесь с вашим местным офисом для получения информации о семинарах для работодателей в вашем районе. Кроме того, вы можете попросить представить конкретные темы на будущих семинарах.

    В. Какие дополнительные услуги доступны в случае увольнения?
    A. Если возникнет необходимость в увольнении, мы можем предоставить вашим сотрудникам специализированные услуги. Эти услуги бесплатны и помогают вашим сотрудникам в течение всего процесса поиска работы, а также предоставляют информацию о компенсации по безработице. При необходимости группа быстрого реагирования может провести инструктаж для сотрудников на объекте работодателя.В эту группу входят представители NHES, Министерства здравоохранения и социальных служб (DHHS), Программы действий сообщества / Южных служб NH, Департамента ресурсов и экономического развития и Государственного центра профессиональной реабилитации NH. Они предоставляют информацию о полном спектре услуг, доступных бесплатно для ваших сотрудников.

    Q: Что такое программа предотвращения увольнений в WorkShare?
    О: New Hampshire WorkShare также известен как Stay at Work, часть NH Working.Компании представляют план, сокращающий часы работы своих сотрудников, чтобы избежать увольнений, и работник получает частичную компенсацию по безработице.

    Хотя есть свидетельства того, что экономика улучшается, работодатели все еще пытаются сохранить свою обученную рабочую силу на месте. WorkShare может помочь! Работодатели могут временно сократить свою рабочую силу в конкретном подразделении, смене или компании на 10–50% и предотвратить увольнение. Затем они могут отозвать сотрудников, когда бизнес увеличится.

    Эта программа представляет собой альтернативу увольнениям в трудное время.Работодатели содержат обученных работников и могут быстрее выйти на полную мощность без необходимости повторного найма и / или обучения персонала.

    Сотрудники сохраняют свои рабочие места и получают пособие по безработице, в то время как их часы сокращаются, а не сокращаются; они остаются частично занятыми, а не становятся безработными.

    Соответствующие критериям участники WorkShare получат процент от суммы еженедельного пособия, равный проценту сокращения часов. Сумма еженедельного пособия может быть уменьшена за дополнительные часы работы.Уменьшение должно быть сделано, если сотрудник работает на работодателя (-ов), не участвующего в программе WorkShare, и получает от этого работодателя более 128 долларов США.

    Сотрудники сохраняют свои медицинские льготы у своего работодателя. Пенсионные взносы, производимые работодателем от имени работника, могут основываться на отработанных часах. Любые другие дополнительные льготы могут быть продолжены или прекращены по усмотрению работодателя и должны быть учтены в плане.

    Q. Какие специальные программы доступны для сотрудников, уволенных из-за увеличения иностранного импорта?
    А.Если ваша компания была сертифицирована Министерством труда США в соответствии с программой Закона о торговле, вам может быть предоставлена ​​помощь в корректировке торговых операций, чтобы помочь вашим сотрудникам подготовиться и получить подходящую работу.

    Некоторые из этих преимуществ включают:

    • Обучение на рабочем месте или в классе
    • Пособие на поиск работы
    • Пособие на переезд
    • Другие услуги по трудоустройству

    Q Что работает NH?
    А.В январе 2010 года губернатор Линч объявил о программе помощи работодателям и служащим в Нью-Гэмпшире. New Hampshire Working — это трехчастная инициатива губернатора, призванная помочь работникам остаться на работе, вернуться к работе и подготовиться к работе. В июле 2013 года программа Pathway to Work была добавлена ​​к инициативе New Hampshire Working, чтобы помочь заявителям, заинтересованным в помощи по самозанятости.

    • «Остаться на работе» также известно как New Hampshire WorkShare. Компании представляют план, сокращающий рабочие часы своих сотрудников, чтобы избежать увольнений, в то время как работник получает частичную компенсацию по безработице.
    • Return to Work поможет соискателям работы приобрести новые или дополнительные навыки путем сопоставления подходящих работодателей и подходящих соискателей возможности обучения бесплатно для работодателя. Правомочные заявители продолжат получать свои пособия по безработице, в том числе имеющие право на частичное пособие. Это беспроигрышный вариант как для работодателя, так и для соискателей.
    • Приготовьтесь к работе Безработным работникам будет предоставлена ​​возможность пройти тест на оценку их уровня квалификации.После прохождения оценки работники будут сертифицированы как готовые к работе или им будет предложена возможность участвовать в коррекционном обучении в любой области, где им необходимо повысить свои навыки.
    • «Путь к работе» — это добровольная программа, призванная помочь безработным соискателям начать собственное дело. Позволяет имеющим право безработным заявителям продолжать получать пособие по безработице, работая полный рабочий день, чтобы начать бизнес в Нью-Гэмпшире. Предоставляет финансовую поддержку, пока они получают доступ к ресурсам, информации и обучению, которые им необходимы, чтобы начать свой бизнес.

    В. Какие льготы при приеме на работу доступны работодателям?
    A. Существуют специальные государственные и федеральные программы для стимулирования работодателей при приеме на работу определенных лиц. Некоторые из этих программ включают налоговый кредит за возможности работы (WOTC), Федеральную программу облигаций, программу NH Working — Return to Work (RTW), Закон о торговле на рабочем месте (OJT) и Программу ученичества USDOL. За дополнительной информацией об этих программах обращайтесь в местный офис.

    В. Что такое WOTC?
    A. Налоговая скидка на возможность работы — это федеральная программа, администрируемая NHES, которая предоставляет работодателям денежные стимулы для приема на работу из определенных целевых групп. Используя эту программу, вы можете сэкономить до 2400 долларов. Полный пакет форм и инструкций можно получить, позвонив координатору WOTC по телефону (603) 228-4079. Просмотрите или загрузите информационный бюллетень WOTC.

    (Финансирование ожидает утверждения законодательным органом. Свяжитесь с координатором WOTC, чтобы узнать о наличии программы.)

    В. Что такое Федеральная облигационная программа?
    A. Федеральная программа объединения помогает как работодателю, так и соискателю работы, когда прошлое квалифицированного соискателя работы создает препятствия для получения коммерческих связей для получения работы на полную ставку. Если залог — единственное, что мешает соискателю получить работу, мы можем помочь. Мы можем предоставить облигации с шагом 5 000,00 долларов США, до 25 000,00 долларов США, в течение первых 6 месяцев работы бесплатно для работодателя или работника.Чтобы подать заявку, работодатели обращаются к координатору по связям с общественностью штата по телефону (603) 228-4083.

    В. Что такое программа NH Working — Return to Work (RTW)?
    A. Инициатива «Возвращение к работе» — это возможность для стажера встать на ноги и приобрести новые навыки, а также возможность для работодателя обучаться без сопутствующих затрат. Обучение должно быть одобрено через Департамент безопасности занятости до начала обучения. Правомочные заявители продолжат получать свои пособия по безработице, в том числе имеющие право на частичное пособие.Это беспроигрышный вариант как для работодателя, так и для соискателей.

    В. Что такое обучение на рабочем месте в соответствии с Законом о торговле (OJT)?
    A. Обучение без отрыва от производства в соответствии с Законом о торговле предлагает работодателям финансовый стимул для найма и обучения участников, имеющих право на помощь в корректировке торговли (TAA), которые потеряли работу из-за иностранной конкуренции. Вы, как работодатель, соглашаетесь проводить обучение без отрыва от производства для соответствующего критериям участника (TAA), и программа TAA возмещает вам до 50 процентов начальной заработной платы стажера за период действия контракта.

    В. Что такое программа стажировки USDOL?
    A. NHES работает в сотрудничестве с Управлением ученичества и обучения Министерства труда США, чтобы помочь работодателям в разработке стандартов производительности и создании программ ученичества. Эта программа сочетает в себе обучение в классе с опытом работы на рабочем месте и приводит к трудоустройству. Свяжитесь с Офисом ученичества и обучения по телефону (603) 225-1444.

    Налоговые вопросы

    Q.Какая ставка налога для новых работодателей?
    A. Новая ставка налога работодателя в Нью-Гэмпшире составляет 2,7% (ставка UI: 2,3% / ставка AC: 0,4%).

    В. Какова налогооблагаемая база заработной платы в Нью-Гэмпшире?
    А. налогооблагаемая база заработной платы увеличилась до 14 000 долларов с 01.01.2012.

    В. Кто-нибудь может помочь мне с моим отчетом о статусе и квартальными отчетами по налогам и заработной плате?
    А. Да! В каждом из наших местных офисов есть полевой агент.Они являются экспертами, помогающими работодателям рассчитывать свои налоги. Они часто будут приходить к вам на работу, чтобы помочь. Помимо помощи, полевой агент может оказать работодателям: помощь в регистрации в NHES, заполнении форм и проведении расчетов. Наши полевые агенты хорошо осведомлены во всех аспектах закона и могут у вас возникнуть вопросы о других услугах.
    Пожалуйста, свяжитесь с ближайшим к вам офисом и спросите полевого агента.

    В. Отчитывается ли заработная плата супругов и членов семьи?
    А.По состоянию на 01.01.97 работа, выполняемая для владельца бизнеса его или ее родителями любого возраста, или супругом, или его или ее детьми в возрасте до 21 года, НЕ является заработной платой и не подлежит отчетности или использованию для налоги и пособия по безработице. Это применимо только к частным компаниям и LLC с одним участником, а в некоторых случаях — к партнерствам. Это не распространяется на корпорации, поскольку они по закону являются уникальными юридическими лицами, не имеющими родственников.

    В. Облагаются ли планы кафетерия, определенные в разделе 125, налогом на случай безработицы?
    А.Да. Взносы работодателя в счет неденежного вознаграждения считались бы заработной платой, если бы у работника была возможность вместо этого получать денежные выплаты, независимо от того, воспользовался ли он / она такой возможностью.

    В. Облагается ли заработная плата, переведенная в план 401K, налогом на случай безработицы?
    А. Да. 401 тыс. Отклоненных заработных плат облагаются налогом по безработице.

    Q. Какие формы мне нужно заполнить после найма первого сотрудника?
    A. Пожалуйста, заполните онлайн-форму регистрации.С любыми вопросами вы можете позвонить в отдел статуса по телефону (603) 228-4033.

    В. Какие формы мне нужны для исправления своих квартальных налоговых отчетов, если я только что обнаружил, что я ошибочно рассчитал превышение заработной платы?
    A. Вы можете получить форму налоговой корректировки и корректировки заработной платы онлайн или позвонить в Отдел счетов работодателей по телефону (603) 228-4046.

    В. IRS недавно посоветовал мне связаться со штатом из-за несоответствия между федеральной заработной платой и заработной платой штата. Какая форма мне нужна?
    А.Вы можете запросить повторное подтверждение в этом отделе, которое подтвердит размер заработной платы, указанный в форме 940C. Просто позвоните по телефону (603) 228-4141.

    В. Должен ли я сообщать о работе по дому?
    A. Да, вся денежная заработная плата, выплачиваемая домашним работникам, подлежит отчетности, если эта заработная плата также подлежит FUTA.

    В. Какое влияние на мою налоговую ставку окажут начисления на моем счете?
    A. Льготные сборы — это только один из факторов, влияющих на вашу налоговую ставку.Другими факторами являются уплаченные налоги и годовая налогооблагаемая заработная плата. Каждый год мы награждаем работодателей рейтингом. Формула рассчитывается для резерва счета путем вычитания всех льгот, взимаемых из всех уплаченных налогов. Этот резерв на счете делится на среднюю налогооблагаемую заработную плату за последние три года, чтобы получить коэффициент резерва. Этот коэффициент резервирования затем применяется к налоговой шкале для определения соответствующей налоговой ставки. Налоговый график есть в вашем «Справочнике работодателя» или его можно запросить по телефону (603) 228-4141.

    В. Когда будут отправлены определения налоговой ставки по почте?
    A. Они рассылаются по почте каждый сентябрь.

    В. Должен ли я подавать ежеквартальный налоговый отчет, даже если я не выплачивал заработную плату в течение календарного квартала?
    А. Да. Отчет необходимо подавать за каждый квартал, даже если в этом квартале не было обеспечено трудоустройство и налоги не уплачивались.

    В. Что произойдет, если я не подам налоговую декларацию или не уплачу налог?
    A. Несвоевременная подача налоговых отчетов и отчетов о заработной плате влечет за собой сбор за несвоевременную подачу в размере 10% от суммы налога или минимум 25 долларов США.00 для каждого случая. Также взимается процентная ставка в размере 1% от суммы налога, подлежащей уплате за каждый месяц или любую часть месяца, в которой налог не уплачен.

    В. Несут ли должностные лица корпорации ответственность за неуплаченные налоги с бизнеса?
    А. Да. Все должностные лица и любые другие лица, занимающие руководящие должности в указанной корпорации, несут индивидуальную ответственность за любые неуплаченные налоги.

    В. Почему меня выбрали для аудита?
    A. Постоянной деятельностью Департамента является Программа выездных проверок, которую проводят полевые агенты.Департамент должен проводить несколько аудитов в год. Эти аудиты иногда проводятся в рамках деятельности по сбору и проверки точности отчетов. Если вы были выбраны для аудита и у вас есть какие-либо вопросы, позвоните полевому агенту, назначенному для проведения аудита.

    В. Кому я могу позвонить, если у меня возникнут вопросы относительно пособий, начисляемых на мой счет?
    A. Вы можете позвонить начальнику отдела заработной платы / специальных программ по телефону (603) 223-6125.

    В. Почему с моего счета взимается плата за пособия, выплачиваемые __________?
    А.Вопрос требует проверки записи. Позвоните в программу по заработной плате / специальным программам по телефону (603) 223-6125 и сообщите им имя и номер социального страхования заявителя, ваш номер телефона и время для звонка. Вы получите ответ в течение 48 часов.

    В. Должен ли я сообщать о моих новых сотрудниках?
    А. Да. Вы должны подать в этот отдел отчет о новом приеме на работу в течение 20 дней с даты приема на работу. О новых приемах на работу можно сообщить на сайте www2.nhes.nh.gov/webtax/. Для получения дополнительной информации см. Руководство для работодателя по отчетности о новых приемах на работу (NHES 0082 / DES 604b).

    В. Как рассчитать сверхнормативную заработную плату — строка 9?
    A. Используйте электронную таблицу Microsoft Excel для расчета налогооблагаемой и сверхнормативной заработной платы.

    В. Если один из моих сотрудников уже достиг базовой суммы налогооблагаемой заработной платы в размере 14 000 долларов США, и я уплатил весь налог с этой суммы в первом квартале, буду ли я все еще нести ответственность за какие-либо дополнительные налоги по безработице?
    A. Если это ваш единственный сотрудник, то в оставшиеся 3 квартала не будет взиматься дополнительная налогооблагаемая заработная плата и не будет взиматься никаких дополнительных налогов по безработице.

    В. Какие формы мне нужно заполнить после найма первого сотрудника?
    A. Вы должны заполнить Отчет о статусе работодателя. Вы можете скачать форму или позвонить в отдел статуса по телефону (603) 228-4033.

    Вопросы сертификации иностранной рабочей силы

    В. Как я могу нанять иностранного работника?
    A. Конкретная информация о найме иностранных рабочих в рамках различных программ, предлагаемых
    Министерство труда США (USDOL) можно найти на сайте www.foreignlaborcert.doleta.gov/howdoi.cfm

    В. Что такое свидетельство о трудоустройстве иностранного работника?
    A. Закон об иммиграции и гражданстве (INA) требует, чтобы некоторые иностранные работники, желающие иммигрировать в связи с тем, что им была предложена работа в США, сначала получили трудовое свидетельство Министерства труда США (DOL). Министр труда должен сделать два вывода в рамках трудовой сертификации:
    Квалифицированных работников из США нельзя найти на момент подачи заявки и в районе предполагаемой работы, которые доступны, желают и могут заполнить вакансию, предлагаемую иностранному работнику; и

    • Наем иностранного работника не повлияет отрицательно на заработную плату и условия труда сотрудников U.С. рабочие.

    В. Почему задействовано обеспечение занятости в Нью-Гэмпшире?
    A. Служба обеспечения занятости штата Нью-Гэмпшир (NHES) является агентом USDOL и отвечает за четыре
    основные обязанности в отношении сертификатов временных сельскохозяйственных рабочих:

    • Для определения преобладающей заработной платы за предлагаемую работу.
    • Проведение инспекций жилья для рабочих, предоставленных утвержденным иностранным рабочим и / или рабочим из США, мигрирующим из-за пределов своего обычного расстояния до работы и нанятым в соответствии с утвержденным работодателем сертификатом.
    • Для определения наличия американских рабочих, которые могут, желают и имеют квалификацию для выполнения работы, предлагаемой иностранному рабочему в рамках программы временного сельского хозяйства.
    • Если нет квалифицированного работника из США, Служба безопасности занятости штата Нью-Гэмпшир помогает работодателю завершить оформление запроса на сертификацию иностранной рабочей силы.

    Q. Какая работа дает право на постоянную аттестацию иностранной рабочей силы?
    А.См. ниже

    • Предлагаемая работа должна выполняться сотрудником другого работодателя, кроме вас самих.
    • Должны существовать отношения между работодателем и работником. Работодатель должен нанимать, увольнять, контролировать и обеспечивать оплату сотрудников.
    • Это должна быть настоящая вакансия, на которую работодатель готов и желает нанять доступного квалифицированного работника из США.
    • Предлагаемая работа должна быть:
      • находится в США
      • полный рабочий день
      • постоянный
    • Работа должна существовать до того, как иностранный работник был принят на работу, или работодатель должен документально подтвердить, что в бизнесе произошли серьезные изменения, которые привели к созданию вакансии, после того, как иностранный работник был принят на работу.Исключения из следующего возможны только в том случае, если работодатель может документально подтвердить деловую необходимость выполнения сомнительной обязанности и / или требования о приеме на работу.
    • Должностные обязанности должны соответствовать тем, которые определены для работы в Библиотеке заработной платы OES, и должны быть теми, которые обычно требуются для работы в Соединенных Штатах.
    • Требования к найму на работу должны соответствовать данным Министерства труда об обычном опыте и образовательных стандартах, общих для профессии и отрасли; не может быть адаптирован к квалификации иностранца; и не должны включать требования для языка, отличного от английского (без письменного обоснования).

    В. Какова процедура подачи различных заявлений о сертификации труда?
    A. См. Ниже

    • Заявление на трудовое освидетельствование подается работодателем от имени иностранного работника.
    • Заявления на аттестацию как постоянных, так и временных работников, не занятых в сельском хозяйстве, подаются напрямую в USDOL.
    • Временное сельскохозяйственное заявление и необходимые приложения ETA 790 подаются одновременно с USDOL и отделом сертификации иностранной рабочей силы (FLC) в центральном офисе NHES, Конкорд.
    • Все заявки подаются по форме USDOL ETA 9142.

    Для подачи сельскохозяйственной заявки подразделение NHES FLC будет:

    • просмотреть описание должностных обязанностей
    • оценить минимальные требования работодателя для работы
    • определить преобладающую ставку заработной платы
    • дает работодателю возможность изменить заработную плату и / или требования, которые не соответствуют правилам трудовой сертификации
    • провести осмотр рабочего жилья
    • курирует найм U.С. рабочих, который состоит из следующих этапов, проводимых одновременно:
    • размещение заказа на работу в системе подбора вакансий в масштабе штата;
    • Размещение рекламы работодателем в газете, определяемой подразделением FLC как наиболее подходящая для области предполагаемого трудоустройства
    • просматривают соискателей
    • направить квалифицированных соискателей к работодателю

    Работодатель:

    • беседует с заявителем
    • оценивает заявителя
    • подает отчет в USDOL с указанием законных, связанных с работой причин, почему каждый отклоненный кандидат не соответствует требованиям для должности
    • представляет доказательства приема на работу рекламы в USDOL
    • USDOL анализирует рекрутинговую кампанию работодателя и оценку U.С. подает заявку и сообщает работодателю, если какие-либо недостатки необходимо исправить.
    • После завершения всех необходимых усилий по набору персонала и любых исправлений недостатков сотрудник по сертификации USDOL определяет, следует ли выдавать трудовой сертификат на основании того, выполнил ли работодатель требования федеральных нормативных актов, регулирующих временную сертификацию иностранной рабочей силы в сельском хозяйстве.

    Искусство подачи — Тренинг по тайм-менеджменту от MindTools.com

    Управление документами … и ваше время

    © iStockphoto
    Elenathewise

    Подача документов — важный навык!

    Вы когда-нибудь заставляли клиента или начальника ждать у телефона, пока вы обыскивали груды бумаг на своем столе в поисках важного документа? Если да, то ваш босс или ваш клиент могут не иметь о вас хорошего мнения, потому что в ключевой встрече вы их подвели.

    И если ваша работа — помогать людям, сколько времени других людей вы тратите, если не можете найти нужные документы и бумаги, когда они вам нужны?

    Вы обязаны эффективно подавать документы, как бы скучно это ни казалось.Представьте себе, насколько это было бы впечатляюще, если бы — когда вас спросили — вы бы улыбнулись, получили доступ к хорошо организованной системе хранения, сразу же нашли документ и быстро дали ответ!

    Управление временем

    Даже в эпоху электронной почты и Интернета мы все еще имеем дело с большим количеством бумажных документов и файлов. Со всех сторон поступает поток данных, которые нам нужно обработать и, как правило, сохранить для последующего извлечения. Мы хотим иметь возможность получить нужную нам информацию — в нужный момент, когда она нам нужна — чтобы ее можно было использовать для дальнейшего анализа или написания отчетов, или, возможно, для создания презентации.

    Однако слишком часто мы тратим свое собственное время (а часто и время других людей) на поиск данных, которые на самом деле находятся где-то на нашем столе или в офисном картотеке. Это усиливает стресс и делает задачу использования данных более сложной, чем это должно быть. Поэтому нам нужно стать более организованными и эффективными в управлении файлами, если мы собираемся выполнять свою работу своевременно.

    Эффективное управление информацией

    Когда вы получаете документ от коллеги, продавца или покупателя, возникает соблазн «просто убрать его» в стопку на столе или в ящике.«Хм. Выглядит интересно, но я рассмотрю это позже, когда у меня будет больше времени». Звучит знакомо? Через некоторое время накапливается много таких документов, что приводит к большому беспорядку. Маловероятно, что вы когда-нибудь найдете время, чтобы вернуться и систематизировать всю эту информацию, особенно с учетом того, что вы обычно находитесь под давлением других вещей.

    Вы можете потратить часы драгоценного времени на поиск документов, которые вы куда-то спрятали, потому что легко забыть, куда вы их положили, или даже забыть, что этот документ у вас изначально.Итак, как вы можете упростить свою работу? Научитесь лучше управлять файлами.

    Эффективное управление файлами

    Эффективное хранение сводится к следующему: хранить информацию в папках — по категориям и в понятной для вас последовательности.

    Вот несколько советов по управлению файлами:

    • Избегайте сохранения ненужных документов — Не делайте привычки сохранять все, что попадется к вам. Потратьте несколько секунд, чтобы просмотреть содержимое, и сохраните файл, только если он имеет отношение к вашей работе.Наличие слишком большого количества ненужных документов создает беспорядок и затрудняет поиск вещей в будущем. Будьте избирательны в том, что вы оставляете!
    • Следуйте единому методу именования файлов и папок — Например, разделите основную папку на подпапки для клиентов, поставщиков и сотрудников. Дайте сокращенные имена, чтобы определить, к чему или к кому относятся папки. Более того, вы даже можете придать другой вид или просмотреть разные категории папок — это поможет легко отличить их с первого взгляда.
    • Хранить связанные документы вместе, независимо от их типа — Например, хранить отчеты, письма, заметки к презентациям, электронные таблицы и графику, относящиеся к конкретному проекту, в одной папке — вместо того, чтобы иметь одну папку для презентаций для всех проектов, другую папку для таблиц для всех проектов и т. д. Таким образом, гораздо быстрее найти документы для конкретного проекта.
    • Отделить текущую работу от выполненной работы — Некоторые люди предпочитают держать текущую или текущую работу на своем столе до тех пор, пока работа не будет завершена.Затем, когда это будет сделано, они перемещают его в соответствующее место, где хранятся файлы той же категории. Периодически (например, еженедельно или каждые две недели) перемещайте файлы, над которыми вы больше не работаете, в папки, где хранится ваша выполненная работа.
    • Избегайте переполнения папок — Если у вас большое количество файлов в одной папке или большое количество подпапок в основной папке, разбейте их на более мелкие группы (подпапки или подпапки). Например, вы можете разделить папку «Бизнес-план» на подпапки «BP2008», «BP2009» и «BP2010».Аналогичным образом вы можете разделить папку для клиента с именем Delta Traders на подпапки с именами «Презентации продаж Delta Traders» и «Контракты Delta Traders». Идея состоит в том, чтобы поместить каждый файл в логическую папку или подпапку, а не иметь один огромный список файлов.

      Сказав это, обычно нет смысла создавать папку для менее чем примерно пяти документов.

    • Создание цифровых копий бумажных документов с помощью сканера — это полезно, если у вас мало места для хранения бумажных документов или если вы хотите архивировать документы, не уничтожая их полностью.(Это не будет подходить для всех типов документов, например, с юридическими контрактами или документов с оригинальными подписями. Так что используйте здесь свое здравое суждение.)
    Получите бесплатную рассылку новостей

    Изучайте новые карьерные навыки каждую неделю, а также получайте бонус Рабочая тетрадь по управлению временем , бесплатно !

    Прочтите нашу Политику конфиденциальности

    Приоритет файлов для действий

    Воспользуйтесь этими подходами, настроив управление файлами.Это поможет вам расставить приоритеты в работе, что повысит эффективность.

    • Упорядочивайте документы по датам — Напишите дату в документе. Это поможет вам упорядочить документы по дате, не открывая папку и не просматривая все документы.
    • Используйте файлы «Tickler» — Файлы Tickler, также известные как метод «43 папки» , представляют собой уникальную систему, которая используется многими людьми для организации файлов. Создайте 12 папок (по одной на каждый месяц года) и дополнительную 31 подпапку (на каждый день месяца).Заполните каждую папку документами, с которыми вам нужно работать в этот день. В начале каждого дня открывайте папку этого дня. Выньте все элементы из папки и переместите их в папку «сегодня» или на рабочий стол. Затем переместите пустую папку в соответствующий слот на следующий месяц. Если вы не можете выполнить некоторые задания к концу дня, перенесите их в папку на следующий удобный день. Эта система управления файлами помогает вам отслеживать все, что вам нужно сделать, а также выполняет функцию дневника.
    Совет:

    Чтобы любая система была полезной и эффективной, она также должна быть удобной для вас. В некоторой степени это зависит от характера вашего бизнеса или выполняемой вами работы. Итак, хотя универсального решения для управления файлами не существует, вы, вероятно, получите прибыль, воспользовавшись некоторыми из этих советов по управлению файлами и настроив их так, чтобы они наилучшим образом соответствовали вашим потребностям.

    Ключевые моменты

    Вы теряете слишком много времени на поиск нужных файлов в беспорядке на столе? А когда вы находитесь под давлением, можете ли вы быстро и легко получить информацию?

    Тратить драгоценное время на поиск документов может лишить вас удовольствия от любой творческой работы, которую вы выполняете, а также это усугубит ваш уровень стресса.Простые хорошие привычки управления файлами могут значительно упростить вашу рабочую жизнь!

    Примени это к своей жизни

    Мы знаем, что это скучно, но вы знаете, что это нужно делать!

    Освободите час в своем расписании где-нибудь на следующей неделе и настройте свою файловую систему!

    Как заполнить счет

    5 мин. Читать

    1. Концентратор
    2. Выставление счетов
    3. Как заполнить счет | Контрольный список для профессионального выставления счетов

    Чтобы правильно заполнить счет, малые предприятия должны убедиться, что они включают всю информацию, которая потребуется клиенту для оплаты их услуг.Эта информация включает:

    • Название и контактные данные вашего предприятия
    • Контактная информация клиента
    • Уникальный номер счета
    • Подробное описание предоставленных услуг
    • Особые условия оплаты
    • Срок оплаты счета
    • общая сумма задолженности по счету.

    Чтобы получить оплату как можно скорее и чтобы информация, указанная в счете, была как можно более точной, предприятия должны заполнять детали счета, как только они завершают работу над проектом, когда информация все еще важна. .

    FreshBooks, от выставления счетов до платежей и всего, что между ними. Попробуйте бесплатно

    Вот несколько советов, которые научат вас, как заполнять счет:

    Как заполнить счет: Контрольный список для малого бизнеса

    Как включить скидки в счет

    Как заполнить счет : Контрольный список для малого бизнеса

    1. Создайте единообразный вид

    Деловые счета-фактуры должны иметь единый шаблон, которому вы следуете каждый раз при заполнении счета, чтобы обеспечить единообразный внешний вид ваших счетов.Таким образом, ваши клиенты смогут сразу определить, что счет выставлен вашей компанией. Это также сделает ваш бизнес безупречным и профессиональным для клиентов. Чтобы создать шаблон счета-фактуры, вы можете скачать эти бесплатные шаблоны бизнес-счетов FreshBooks в форматах Word, PDF и Excel. Или вы можете создать свой собственный дизайн счета, следуя этим рекомендациям по оформлению счетов.

    2. Создайте свой бренд

    Не думайте о счете как о скучном бухгалтерском документе. Вместо этого думайте об этом как о возможности произвести впечатление на клиентов и построить свой бренд.Убедитесь, что ваш счет отражает индивидуальность вашего бизнеса. Если у вас уже есть бизнес-сайт, вы можете позаимствовать оттуда элементы дизайна для шаблона счета-фактуры, включая логотипы, цвета и шрифты. Максимально используйте свой счет и позвольте ему стать еще одним маркетинговым инструментом, который поможет вам в развитии вашего бизнеса.

    3. Основы заполнения счета-фактуры

    Чтобы заполнить счет-фактуру, начните с основных деталей, которые вам нужно будет указать, чтобы ваши клиенты могли заплатить вам правильную сумму вовремя. Вот что вам нужно будет указать при заполнении счета:

    • Контактная информация вашей компании , включая ее название, адрес, номер телефона и адрес электронной почты.
    • Контактные данные вашего клиента ; убедитесь, что вы указали правильное контактное лицо для выставления счетов в компании вашего клиента. Это может быть не тот человек, с которым вы ежедневно имеете дело по делам.
    • Уникальный номер счета , чтобы вы могли легко ссылаться на конкретные счета при общении с клиентами или когда вы ведете учет для своего бизнеса.
    • Подробный список предоставленных услуг , включая все соответствующие детали, такие как количество отработанных часов, почасовая оплата и промежуточный итог по каждой позиции.Может помочь отображение этой информации в виде сетки или таблицы.
    • Условия оплаты , включая способы оплаты, которые принимает ваша компания, и любые штрафы за просрочку платежа, которые будут взиматься с клиентов за пропущенные платежи.
    • Срок оплаты счета , который четко отображается и выделяется на странице.
    • Общая сумма задолженности жирным шрифтом, который выделяется на странице.
    • Краткое «спасибо» внизу не обязательно, но это хорошее дополнение, которое может помочь вам поддерживать хорошие отношения с клиентами.

    4. Создание системы нумерации счетов-фактур

    Создайте систему нумерации счетов-фактур, которая будет работать для вас при заполнении счетов-фактур. Самый простой способ — это просто последовательно пронумеровать ваши счета, например, счет № 001, счет № 002, счет № 003. При желании вы также можете пронумеровать их по дате выставления счета или по идентификатору клиента, если вы назначите уникальный номер каждому из своих клиентов. Если вы используете облачное программное обеспечение для выставления счетов, программа автоматически назначит уникальные номера счетов для каждого нового счета, который вы заполняете, в зависимости от выбранной вами системы нумерации.

    5. Установите четкие временные рамки

    При заполнении счета для вашего бизнеса обязательно установите четкие и конкретные сроки. Вместо использования расплывчатых формулировок для описания срока оплаты счета, например «Оплата при получении» или даже «Оплата через 30 дней», вы должны указать конкретную дату оплаты, например: «Оплата должна быть произведена 1 октября 2018 года». Указание конкретных сроков оплаты при заполнении счетов может помочь устранить путаницу для ваших клиентов и даже помочь вам быстрее получать оплату, согласно исследованию FreshBooks по выставлению счетов.

    6. Предлагайте гибкие варианты оплаты

    Если вы обдумываете, какие варианты оплаты предлагать при заполнении счетов, постарайтесь предоставить своим клиентам как можно больше способов оплаты. Мало того, что клиенты оценят гибкость оплаты наиболее удобным для них способом, гибкость в выборе вариантов оплаты также может помочь вам получить оплату быстрее. Заполните счет-фактуру с четкими инструкциями о том, как клиенты могут платить вам, будь то чеком, кредитной картой, прямым банковским переводом, онлайн-платежами или наличными.

    Вот пример того, как заполнить профессиональный счет из шаблона счета FreshBooks:

    Как включить скидки в счет-фактуру

    Если вы хотите включить скидку при заполнении бизнес-счета, сначала определите какую скидку вы предлагаете, будь то процентная скидка на ваши услуги или установленная сумма в долларах, которую вы дисконтируете из промежуточной суммы счета.

    Включите скидку в конце счета-фактуры под промежуточной суммой счета-фактуры.Перечислите название скидки и сумму скидки, а затем включите окончательную сумму счета в следующую строку.

    Исключите выставление счетов и бухгалтерский учет из своего списка дел с FreshBooks. Попробуйте бесплатно


    СТАТЬИ ПО ТЕМЕ

    Как написать счет: пошаговое руководство

    Независимо от того, отправляли ли вы много счетов раньше или вы работаете над написанием первого, важно знать, как правильно составить счет.При составлении счета есть много разных разделов, и отсутствие одного из них может сделать вас непрофессиональным.

    Имейте в виду, что мы использовали Invoice Simple в качестве руководства по выставлению счетов, но шаги должны оставаться последовательными независимо от того, какое программное обеспечение для выставления счетов вы используете. Если вам сначала нужно уточнить, что такое счет, прочтите это. Если вы предпочитаете работать с файлом шаблона, а не с нашим онлайн-генератором счетов, посетите нашу страницу бесплатных шаблонов.

    Хотя написание счета — хороший знак для вашего бизнеса, это, безусловно, может показаться немного утомительным.Через некоторое время вы можете почувствовать, что тратите больше времени на заполнение счетов, чем на фактическую работу, за которую вам платят.

    Вот почему так важно иметь сверхпростое программное обеспечение для выставления счетов, такое как Invoice Simple, которое позволяет вам тратить меньше времени на бухгалтерскую работу и больше на выполнение любимой работы. Вот как можно проще всего составить счет — с помощью программного обеспечения для онлайн-выставления счетов.

    Как выписать счет

    Это пять шагов к эффективному и профессиональному составлению счета.

    1. Персонализируйте и сделайте свой счет профессиональным

    Для начала выберите цвет, который лучше всего представляет ваш бренд, и загрузите логотип своего бренда. Это придаст вашему счету профессиональный и индивидуальный вид. Наконец, вы можете изменить содержимое поля «счет-фактура». Если вы называете свои счета чем-то еще (например, счетом, формой, квитанцией), в противном случае оставьте все как есть.

    2. Заполните соответствующую контактную информацию в счете-фактуре

    Этот шаг довольно прост, но его часто упускают из виду при составлении счета.Включите контактную информацию о том, кому идет счет, а также от кого он исходит. Это включает имя, адрес электронной почты, адрес и телефон. Если у вас есть служебный номер, укажите его тоже. Это еще один способ помочь вам писать счета, которые выглядят и выглядят профессионально.

    3. Выберите срок оплаты в счете-фактуре

    Invoice Simple гордится тем, что упрощает для вас процесс выставления счетов. Итак, в этом разделе все, что вам нужно сделать, это установить флажок рядом с «Срок».Затем выберите дату, когда вы хотите оплатить счет. Оттуда условия будут автоматически заполнены. Кроме того, счет-фактура «Номер» и «Дата» позаботятся о себе сами.

    Если вы уже отправляли счета раньше (например, с помощью одного из наших шаблонов счетов), измените номер счета здесь, чтобы он соответствовал вашей текущей последовательности.

    Что такое номер счета?

    Номер счета-фактуры — это простой способ отслеживать ваши счета-фактуры, а ваши клиенты могут отслеживать вас.Присваивая уникальный номер каждому отправляемому вами счету, вы упрощаете себе отслеживание статуса платежа. Сохраняя последовательность номеров, вы упрощаете клиентам понимание того, как и когда им нужно платить.

    4. Заполните проекты / задачи, которые вы выставляете клиенту на .

    Хотя мы почти закончили показывать вам, как составлять счет-фактуру, не забудьте уделить особое внимание этому разделу, потому что он, возможно, самый важный. Клиенты хотят точно знать, за что вы выставляете им счет … поэтому больше подробностей здесь лучше, чем меньше.Дайте четкое и ясное описание услуги или задачи. Например: «Управление маркетингом в социальных сетях в июле». Затем введите описание из 1–3 предложений, напоминающее клиенту, в чем заключалась ваша работа.

    Затем введите цену и количество — количество будет варьироваться в зависимости от того, взимаете ли вы почасовую оплату или по проекту . Вы также можете установить или снять флажок в поле «налог», в зависимости от того, включаете ли вы налоги или нет.

    И, наконец, вы можете заполнить несколько дополнительных комментариев внизу для более подробной информации — это отличное место, чтобы поблагодарить вашего клиента за возможность работать с ним .

    5. Добавьте информацию об оплате

    Для беспрепятственной оплаты добавьте в счет реквизиты платежа (включая условия и способы оплаты).

    Если вы решили добавить к услугам налоги или скидки, вы можете сделать это в этом разделе. Хотя это, конечно, необязательно.

    Отсюда выберите разделение счета. Вы можете поделиться URL-адресом, загрузить его в формате PDF, распечатать или просто отправить по электронной почте своему клиенту.

    У вас есть еще вопросы о том, как выписывать счет или как выставлять счета клиентам? Если да, то отправьте нам письмо по адресу [адрес электронной почты защищен].Если нет, начните создавать счет здесь.

    Что включать в счет-фактуру

    Помимо выполнения пяти шагов, описанных выше, вам необходимо обязательно включить в счет наиболее важную информацию.

    Похожие записи

    Вам будет интересно

    Канадский способ выращивания грибов: Выращивание грибов в домашних условиях по канадской технологии

    Обязательна ли печать для ип 2018: Нужна ли печать для ИП в 2018 году

    Добавить комментарий

    Комментарий добавить легко