Когда вы регистрируете болезнь или травму в журнале 300, вам также необходимо заполнить форму Form 301 на то же время. Форма 301 представляет собой отчет о происшествиях с травмами и заболеваниями для каждого отдельного события и дает вам больше места для описания травмы или заболевания в том виде, в каком они произошли в контексте.

Отчет 301 — это то место, где вы рассказываете о том, что произошло, почему и каковы были последствия для сотрудника.

В конце года вам необходимо заполнить форму Form 300A , которая является вашим сводным отчетом журнала. Вы используете форму 300 для заполнения формы 300A, указав:

• Общее количество смертей
• Общее количество случаев отсутствия на работе
• Общее количество случаев с переводом или ограничением работы
• Общее количество других регистрируемых случаев
• Общее количество дней отсутствия на работе
• Общее количество дней перевода на работу или ограничения
• Общее количество травм, кожных заболеваний, респираторных заболеваний, положений, нарушений слуха и других заболеваний

Эта форма представляет собой только подсчет последствий травм и заболеваний в вашем учреждении.Он не содержит никакой личной информации о сотрудниках.

Какие изменения внесены в требования OSHA?

OSHA представила первое крупное изменение в 2002 году ведения записей, когда она объявила формуляров 300, 300А и 301. Обновления 2002 также включены необходимость отчета иглоукалывания / диезов травмы, опорно-двигательного расстройства, передачи туберкулеза, и стандартный пороговый сдвиг (STS) случаи потери слуха.

Следующее крупное обновление произошло в 2015 году, когда OSHA обновила требования к отчетности и ведению документации.

С 2015 года вам необходимо сообщать о несчастных случаях на работе, госпитализациях и потере глаза в установленные сроки, позвонив по номеру OSHA 1-800 или позвонив в ближайший офис.

Большое изменение в системе учета OSHA в 2015 году отразило список частично освобожденных от налогообложения отраслей, который мы описываем и ссылаемся на него ниже. Он также добавил в список предприятий, необходимых для ведения учета, добавив дилеров строительных материалов и расходных материалов , магазины автомобильных запчастей, аксессуаров и шин , а также торговую и промышленную технику и аренду / лизинг оборудования в список среди прочего. .

Вы должны подавать формы OSHA 300, 300A и 301 ежегодно, если вы работаете в покрываемой отрасли и у вас более 250 сотрудников.

В 2016 году OSHA опубликовало последнее обновление под названием «Улучшенное отслеживание травм и заболеваний на рабочем месте». Это не изменило основных требований к ведению документации. Большим изменением стала необходимость ежегодно отправлять все три формы в OSHA, если вы работаете в закрытой отрасли и у вас более 250 сотрудников. Организации в отраслях с высоким уровнем риска с 20-240 сотрудниками могут подавать только форму 300A до 2 марта каждого года.

COVID-19 Требования OSHA к ведению документации

COVID-19 представляет несколько уникальных проблем для организаций, которые должны соблюдать стандарты OSHA. OSHA регулярно обновляет свои требования в отношении COVID-19, поэтому рекомендуется регулярно проверять, чтобы в журнале OSHA 300 было все необходимое.

С ноября 2020 года OSHA требует, чтобы организации регистрировали все случаи COVID-19 , если дело связано с работой и соответствует критериям регистрации в 29 CFR 1904.7 . Это означает, что COVID-19 отличается от гриппа: вы не обязаны регистрировать случаи гриппа, даже если они распространяются по месту работы.

Другими словами, вы не будете регистрировать все случаи COVID-19, возникающие на вашем рабочем месте. Но вы должны исследовать каждый случай на предмет наличия у вас отношения к работе и записывать его в журнал OSHA 300, когда появляются доказательства того, что это связано с работой. OSHA рассудит вас на основании обоснованности вашего расследования и имеющихся у вас доказательств. И поскольку большинство подтвержденных случаев COVID-19 приводят к тому, что вы не можете работать в течение нескольких дней, подавляющее большинство случаев, связанных с работой, должно быть внесено в ваш журнал OSHA 300.

Найдите меморандум о руководстве по обеспечению соблюдения для записей COVID-19 здесь и специальную страницу OSHA по COVID-19 здесь.

Почему OSHA предъявляет строгие требования к ведению документации?

Требования OSHA к ведению документации не для того, чтобы натирать вам лицо травмами на рабочем месте или стыдить вас.

Смысл этих строгих требований — отслеживать болезни и травмы, чтобы вы могли предотвратить их в будущем. Их запись поможет вам (и OSHA) выявить закономерности и исправить опасные или опасные условия.

Это также поможет вам найти точки преткновения как до того, как другие сотрудники пострадают, так и до того, как ваш инспектор OSHA найдет их и оштрафует за них.

Кому нужно соответствовать требованиям OSHA по ведению документации?

Почти каждый работодатель с более чем десятью сотрудниками должен заполнить форму OSHA 300.

Единственное исключение — если ваш бизнес попадает в отрасль, указанную в списке, определенном обновлением правил 2015 года.

В обновлении 2015 года перечислены определенные отрасли, которые OSHA считает «низкорисковыми», и они освобождены лишь частично.

По состоянию на 2015 год некоторые из этих частично освобожденных от налогообложения отраслей включают:

• Управленческие, научные и технические консультационные услуги
• Бухгалтерский учет, подготовка налогов, бухгалтерские услуги и начисление заработной платы
• Строительные, профессиональные, трудовые, политические и аналогичные организации
• Услуги расследований и безопасности
• Услуги по организации поездок и резервированию
• Трубопроводная транспортировка сырой нефти
• Трубопроводная транспортировка природного газа
• Прочие трубопроводные перевозки
• Магазины ювелирных изделий, багажа и кожгалантереи
• Магазины одежды
• Обувные магазины
• Колледжи
• Стоматологические кабинеты
• Кабинеты врачей
• Амбулаторные центры по уходу
• Услуги по уходу за собой
• Услуги по уходу за смертью
• Религиозные организации
• Организации социальной защиты
• Гражданские и общественные организации
• Юридические услуги
• Страховые компании
• Просмотреть все частично ex empt Industries

Если ваша компания находится в списке выше или в полном списке (ссылка ниже), то вам не нужно выполнять требования OSHA по ведению документации , если только OSHA специально не попросит вас сделать это в письменной форме.Способность OSHA требовать от вас соблюдения правил ведения документации в любом случае является причиной того, что вы освобождены лишь «частично».

Вы можете найти ссылку на полный список частично освобожденных отраслей (по состоянию на 1 января 2015 г.) на странице «Необязательное приложение к подразделу B».

Где и когда вы публикуете свои журналы?

Если OSHA требует, чтобы вы заполняли журналы OSHA Form 300, вы должны постоянно следить за их актуальностью. Вы не должны заполнять их ежемесячно, ежеквартально или того хуже — в конце года.

Вам также необходимо опубликовать сводку форм за предыдущий год в период с февраля по апрель следующего года. Например, вы опубликуете сводку за 2019 год в период с февраля по апрель 2020 года.

Хотя вам нужно поддерживать их в рабочем состоянии всего несколько месяцев, вам необходимо хранить все записи на рабочем месте не менее пяти лет.

Что такое окончательное правило OSHA?

Ранее OSHA требовало, чтобы организации с 250 и более сотрудниками заполняли формы 300 и 301 в электронном виде.Однако в этом больше нет необходимости. В так называемом «Окончательном правиле OSHA» администрация отменила требование электронной подачи документов.

OSHA отменила правило электронной подачи документов для защиты конфиденциальности сотрудников, поскольку форма 301 содержит личную информацию о ваших сотрудниках, включая их имя, дату рождения и информацию об их медицинском обслуживании.

Однако исчез только аспект закона, связанный с электронной регистрацией. Ничто не отменяет вашу потребность в хранении, размещении и обслуживании ваших 300, 301 или 300A для проверки OSHA.

Использование цифровых записей для выполнения требований OSHA

Тот факт, что OSHA больше не заставляет вас использовать электронную регистрацию, не означает, что вам следует вернуться к бумаге или электронной таблице. Вы можете использовать цифровую систему управления безопасностью, такую ​​как Safesite, для регистрации событий в режиме реального времени и синхронизации данных, чтобы их могла видеть вся ваша команда.

. Ведение цифровых записей — предпочтительный способ обеспечить правильность, актуальность и легкость доступа к вашим формам.С помощью системы отчетов об инцидентах Safesite в режиме реального времени и цифрового журнала OSHA 300 вы можете немедленно регистрировать инциденты, которые можно записывать. Вы также можете запланировать последующие действия по обеспечению соответствия, чтобы убедиться, что вы предпримете меры для защиты своих сотрудников.

OSHA отменила обязательное электронное правило для защиты сотрудников частных компаний от идентификации посредством запросов Закона о свободе информации (FOIA). Однако запросы FOIA относятся только к федеральному правительству: они не относятся к вашему бизнесу. Таким образом, у вас нет причин отказываться от цифровых сервисов, если вы защищаете свои данные.

О чем вы сообщаете или записываете в OSHA и когда?

Если травма серьезная и требует госпитализации в течение 24 часов после производственного происшествия, вам необходимо сообщить об этом непосредственно в OSHA в течение 24 часов после вынесения решения . В случае COVID-19 вам необходимо сообщать о госпитализации в связи с рабочими случаями COVID-19, если госпитализация происходит в течение 24 часов после контакта с вирусом.

OSHA необходимо знать о любых несчастных случаях на работе, произошедших в течение 30 дней с момента происшествия в течение 8 часов после смерти .При работе со смертельным исходом от COVID-19 применяются те же правила: если работник умирает в течение 30 дней после заражения вирусом на рабочем месте, то в новом руководстве от октября 2020 года говорится, что вы должны сообщить о его смерти в OSHA.

Подробнее о том, как сообщать о серьезных травмах и погибших, можно узнать здесь.

Все регистрируемые травмы или заболевания должны быть занесены в журнал формы 300, включая те, о которых сообщается непосредственно в OSHA.

Как узнать, можно ли зарегистрировать дело?

Не каждая травма или болезнь должны регистрироваться в журнале OSHA 300.

Как правило, вам необходимо регистрировать травму или заболевание, только если они связаны с:

• Смертельный исход
• Профессиональная потеря слуха
• Потеря сознания
• Выходные дни
• Ограниченная работа, перевод
• Медицинское лечение

Другими словами, если травма требует от сотрудника оказания медицинской помощи, помимо оказания первой помощи или перейти на ограниченный и / или модифицированный режим работы , затем он будет занесен в журнал OSHA 300.

Вам не нужно регистрировать случаи, когда требуется только первая помощь (или которые не включают элементы из списка выше).

Что считается первой помощью? OSHA определяет первую помощь как «медицинскую помощь, которая обычно оказывается сразу после травмы и в том месте, где она произошла. Он часто состоит из одноразового краткосрочного лечения и требует небольшого количества технологий или обучения для проведения «.

Незначительные раны, такие как порезы, царапины, царапины и легкие ожоги, обычно требуют оказания первой помощи, даже если вам потребовалась повязка или дезинфицирующее средство. Вот пример: если сотрудник порезал себе большой палец и нуждается в лечении на работе, это не подлежит регистрации.Если они порежут большой палец и им нужно наложить швы в отделении неотложной помощи, это попадет в журнал.

Зарегистрированные травмы и заболевания также должны быть связаны с работой. OSHA определяет «рабочие отношения» очень широко.

Стандарт номер 1904.5, определение «трудового отношения» гласит: «Вы должны рассматривать травму или заболевание как связанные с работой, если событие или воздействие в производственной среде либо вызвало, либо способствовало возникновению результирующего состояния, либо значительно усугубило предшествующее состояние. -существующая травма или болезнь.”

Понимание того, что считается рабочим, а что нет, важно, потому что это означает, что если у вашего сотрудника уже есть травма, и один из ваших процессов ее не уважает, то она все равно может быть занесена в ваш учет является «регистрируемой травмой». Например, если вы наняли сотрудника, у которого уже была грыжа, и условия вашей работы усугубили ее, вам необходимо записать грыжу, даже если она возникла не на вашем рабочем месте.

Есть несколько исключений, перечисленных в 1904.5 (б) . При таких обстоятельствах регистрировать травму не нужно:

• Если работник был на работе в качестве представителя общественности, а не на часах во время травмы
• Если травма или заболевание связаны с симптомами, которые появляются на работе, но являются результатом чего-то совершенно не связанного с работой
• Если травма произошла в результате добровольного участия сотрудника в программе оздоровления (например, фитнес-экзамен, развлекательные мероприятия или прививка от гриппа)
• Если заболевание возникло в результате того, что сотрудник ел или пил что-то, что он принес или заказал
• Если травма произошла, когда работник выполняет личные задачи в рабочее время (на предприятии
• Если травма нанесена самому себе (умышленно)
• Если заболевание представляет собой простуду или грипп
• Если заболевание является психическим заболеванием ( если лицензированный специалист в области здравоохранения не сочтет иное, e.g., посттравматическое стрессовое расстройство, вызванное работой)
• Если травма произошла на подъездной дороге или на парковке во время поездки сотрудника на работу

Каковы наиболее распространенные ошибки при ведении документации OSHA?

OSHA довольно просты, но некоторые компании все же делают ошибки, пытаясь убедиться, что их формы заполнены, или из-за того, что они получили неверную информацию.

Одна из самых распространенных ошибок — записывать каждый инцидент в попытке избежать штрафа.Вам не нужно записывать каждый кашель, чихание или порезание, и вы не должны. Добавление в журнал слишком большого количества незарегистрированных травм может повысить уровень заболеваемости, что может привести к большему количеству проверок OSHA и даже к росту ваших страховых ставок. Вы можете даже столкнуться с трудностями при заключении контрактов на землю, если окажется, что у вас плохие показатели безопасности.

Если вы беспокоитесь о записи происшествия и примете решение не делать этого, вы можете добросовестно задокументировать свое решение на случай, если оно произойдет позже.

Вторая распространенная ошибка — не учитывать травмы временных сотрудников.Строительные и производственные компании полагаются на временных сотрудников, которые явно не работают на полную ставку. OSHA говорит, что если они работают на вас — в любом качестве, включая «повседневный надзор», то регистрируемая травма должна быть занесена в ваш журнал 300.

В-третьих, вам необходимо вести журналы для всех ваших индивидуальных заведений. Это означает, что если у вас одновременно работают три сайта, вам понадобится три журнала — по одному для каждого сайта.

Каковы штрафы за невыполнение журнала OSHA 300?

нарушений OSHA снова увеличились.

Нарушения ведения учета считаются серьезными, и их размер составляет 13 260 долларов США за нарушение. Да, это означает, что если вы не разместите форму 300A (отчет о вашем журнале) в вашем учреждении, это будет стоить вам не менее 13 260 долларов США, если во время проверки OSHA будет установлено, что вы нарушаете требования.

Выполняете ли вы свои обязанности по ведению документации OSHA?

Ваши обязанности по ведению документации OSHA не только обеспечивают соответствие вашего бизнеса федеральным нормам, но и защищают ваших сотрудников от предотвратимых травм и болезней.

OSHA 300, 300a и 301 предоставляют полный список регистрируемых травм и заболеваний, которые происходят на вашем рабочем месте. Если вас нет в списке отраслей, освобожденных от уплаты налогов, своевременное заполнение этих форм имеет важное значение. И вы не должны забывать сообщать о госпитализации и смерти непосредственно в OSHA.

Ведение цифрового журнала OSHA

Цифровое ведение документации помогает ограничить объем бумажной работы, обеспечивая при этом выполнение всех ваших обязательств по ведению документации.

Safesite — это надежная система управления безопасностью, которая упрощает выполнение ваших обязательств по ведению документации. Синхронизируйте записываемые травмы с журналом OSHA 300. Загрузите, распечатайте и покажите его в период с февраля по апрель каждого года.

Как проводить осмотр рабочих мест

1. Как проводить проверки на рабочем месте

Существуют различные способы проведения проверок. Вы и человек / люди, с которыми вы проводите проверку, должны заранее согласовать наилучший способ для вашего рабочего места.

Вы должны заранее договориться о том, что необходимо проверять (например, конкретные участки, оборудование) и в соответствии с каким стандартом (установленным на местном или законодательном уровне).

Чтение отчетов о прошлых проверках может быть полезно для проверки любых проблем, выявленных ранее, и устранения их.

Осмотры можно провести, просто пройдя по вашему помещению, чтобы сразу исправить любые проблемы. Вы можете записать свои выводы в блокнот или использовать контрольный список, чтобы напоминать вам, что искать.

Проверка может включать поиск небезопасных условий и небезопасных действий.

Небезопасные условия могут включать опасность поскользнуться, споткнуться и упасть, например, неровный пол или тянущиеся кабели. Они также могут включать неисправное или поврежденное рабочее оборудование, электрические приборы и системы.

Небезопасные действия могут включать отсутствие СИЗ или несоблюдение безопасных рабочих процедур.

Проверки могут быть официальными, неофициальными, зарегистрированными или незарегистрированными. Важно, чтобы они выполнялись в соответствии с согласованными стандартами и с подходящей периодичностью.

Более формальные способы проведения инспекций включают

• проверок безопасности — общий осмотр рабочего места
• отбор проб на безопасность — тщательное изучение конкретных опасных видов деятельности, процессов или областей
• обследования безопасности — обычно инспектирование конкретных опасных видов деятельности, процессов или областей
• Инспекции инцидентов — поиск причин аварий, инцидентов и событий, которые могли привести к травмам или ухудшению здоровья.

Результаты официальных проверок должны быть записаны, и важно, чтобы эти записи сохранялись.

Решение проблем, выявленных в ходе проверки

Принятие мер для исправления или исправления любых проблем, обнаруженных в ходе проверок, не менее важно, чем их выявление.

У вас должна быть процедура, которая гарантирует, что выбранный сотрудник несет ответственность за выполнение действий, выданных к установленной дате.

Другой указанный человек должен нести ответственность за проверку того, что действие было предпринято в согласованное время.

Вам также может потребоваться обновить любые оценки рисков или рабочие процедуры, связанные с выявленными проблемами.

Периодичность проверок рабочих мест

Тип выполняемой вами работы будет влиять на то, как часто вам нужно будет проводить проверки.

Рабочую среду с низким уровнем риска, такую ​​как офис, возможно, потребуется реже проверять.

Рабочее место с участками или деятельностью, которые подвержены высокому риску или быстро меняются, например, строительный объект, может нуждаться в более частом осмотре.

Вы должны использовать свою оценку рисков, чтобы определить, как часто вы проводите проверки.

Посмотреть дополнительную информацию об оценке рисков

Если вы проводите ежемесячные осмотры, никогда не сталкиваясь с проблемами, вы можете сократить их до двух-трех месяцев. Если при каждой проверке выявляется проблема, возможно, вам придется проводить проверки чаще.

Вы можете заранее уведомить об инспекциях для проверки соблюдения стандартов безопасности и гигиены труда или провести их без предупреждения.

Проверок безопасности: как часто бывает достаточно?

При внедрении надежной и устойчивой программы наблюдения для компаний часто возникает один вопрос:

«Сколько проверок безопасности мне нужно сделать?» Я, конечно, отвечу: «Это зависит от обстоятельств». Как бы загадочно это ни звучало, это правда. Частота проверки безопасности будет зависеть от нескольких факторов:

• Частота запланированных официальных проверок, определяемая регулирующим органом.
• Рекомендации из системы управления безопасностью (e.грамм. OSHA VPP, OHSAS 18001).
• Количество, размер и потенциальный риск различных рабочих операций или оборудования.
• Создание команды / вовлечение сотрудников / деятельность комитета по безопасности.
• Кол-во смен; активность каждой смены может быть разной.
• Количество человеко-часов, отработанных командой.
• Внедрение новых процессов, оборудования или рабочих.
• Исторические модели рискованной деятельности.
• Прошлые записи о происшествиях / близких к несчастным случаям.

Есть несколько основных рекомендаций, которые могут установить начальные ожидания, но они должны варьироваться в зависимости от обстоятельств.В идеале цель состоит в том, чтобы убедиться, что с работниками происходит хорошее взаимодействие, чтобы облегчить беседы по вопросам безопасности и перенаправить усилия на основе приоритетных потребностей относительно собранных данных.

OSHA Инструкции по проверке безопасности

OSHA имеет программу Challenge, которая предоставляет заинтересованным работодателям и работникам возможность получить помощь в улучшении их систем управления безопасностью и здоровьем. В рамках Руководства по вызову, разработанного OSHA как «Дорожная карта для обеспечения безопасности и гигиены труда», есть рекомендации по регулярным самопроверкам, как описано ниже:

Инспекции безопасности в строительной отрасли

• Проводите плановые самопроверки, охватывающие всю рабочую площадку, по мере необходимости, но не реже одного раза в неделю.
• Убедитесь, что субподрядчик применяет аналогичный процесс самопроверки.
• Чаще из-за динамического характера.

Общепромышленные проверки безопасности

• Проводите регулярные самопроверки, которые охватывают всю рабочую площадку не реже одного раза в месяц, а всю рабочую площадку проверяют не реже одного раза в квартал.

В упомянутых выше рекомендациях используется термин «самоконтроль». Чтобы уточнить, инспекция — это набор наблюдений за безопасностью на рабочем месте, таких как поведение или состояние.Согласно руководящим принципам OSHA Challenge, процесс документированной системы регулярных плановых самопроверок рабочего места должен содержать следующие компоненты:

• Инструмент или контрольный список.
• График проверки.
• Запись выводов.
• Ответственность за снижение выбросов.
• Отслеживание выявленных опасностей для своевременного устранения.

Эти проверки обычно называют «проверками безопасности», и их не следует путать с «проверками оборудования».«Самоинспекция может включать в себя аспекты проверки единицы оборудования; однако обычно существуют определенные вопросы, которые необходимо решать в зависимости от характера оборудования. Вот несколько примеров оборудования, которое необходимо проверять самостоятельно:

• Вилочные погрузчики и моторизованное оборудование
• Краны и подъемное оборудование
• Лестницы

Наши данные о проверках безопасности

Наше исследование, как описано в нашем техническом документе «Прогнозирующая аналитика в области безопасности труда: четыре« истины безопасности », снижающие уровень травматизма на рабочем месте», показывает, что достижение наибольшего успеха достигается при заметном участии с самого начала.Другими словами, наблюдения должен проводить работник, ближайший к работе; линейный супервайзер, контролирующий работу; и высшее руководство, чтобы продемонстрировать приверженность процессу. Цель всегда состоит в том, чтобы начать с количественной оценки, а затем усовершенствовать подход к качеству. В любом успешном процессе необходимо ставить измеримые цели и отслеживать их до завершения.

Первоначальное участие обычно представляет собой числовую цель, связанную с ролью сотрудника в компании.Вот пример типичного набора целей участия:

• 1-2 раза в месяц для высшего руководства, например руководителей и руководителей предприятий
• 1-2 раза в неделю для линейных руководителей, суперинтендантов, директоров и рабочих
• 3-5 человек в неделю для сотрудников службы безопасности

  На первый взгляд, эта модель может показаться неравномерной в соотношении разнообразия (безопасность или небезопасность), поскольку сотрудники службы безопасности проводят больше проверок. Однако, как правило, на объекте больше персонала, не занимающегося вопросами безопасности, поэтому итоги проверки, относящиеся к разнообразию, должны быть сбалансированы.Из этой модели можно сделать несколько важных выводов, которые могут помочь улучшить коэффициент разнообразия:

• Для персонала, не занимающегося вопросами безопасности, более эффективно увеличить участие, чем добавить больше людей. Например, добавление еще одной проверки каждые две недели дает больше проверок, чем добавление еще двух руководителей.
  

• При определении частоты проверок по ролям следует принимать во внимание рабочие функции, а это означает, что существует четкое понимание того, что человек делает изо дня в день.
  

• Частота должна быть установлена ​​так, чтобы улучшилось разнообразие и собирались качественные наблюдения. Слишком мало, а владение и осведомленность не установлены. Если их слишком много, рентабельность инвестиций заметно снижается. Если ваш существующий метод сбора данных проверки не работает, важно пересмотреть свою стратегию.

В целом, это хороший подход, поскольку он подходит как для малых, так и для крупных компаний.В идеале стратегия инспекции должна координировать деятельность, чтобы минимизировать дублирование и обеспечить наилучший охват для мониторинга.

Другой новый подход, используемый некоторыми компаниями, — это фактическая формула, основанная на человеко-часах (MH). В частности, подход составляет 1 проверка безопасности на 200 MH . Вот пример

В небольшом механическом цехе десять рабочих. Каждый рабочий работает 40 часов в неделю, что в сумме составляет 400 MH для магазина в неделю. Это должно равняться двум проверкам в течение недели (если этого требует какой-либо из факторов, определенных во вступительном параграфе).

Та же самая концепция (1 проверка на 200 MH) может также применяться к тому, как проверяются группы. Если работает несколько бригад, отделов или подрядчиков, но у одного есть 80% человеко-часов, наиболее целесообразно, чтобы 80% усилий по наблюдению было направлено на группу, которая генерирует наибольшее количество часов. Это будет варьироваться, поскольку риск также является одним из факторов. Вот хороший пример:

Есть два подрядчика с равным количеством часов. Один подрядчик — кровельный подрядчик, а другая группа — покрасочная бригада внутри готового здания (т.е. Стоять на полу, без лестниц, без опасностей сверху). Поскольку кровельщик, вероятно, будет подвергаться большему риску, естественно, он должен получать больше проверок и наблюдений.

В конечном счете, ваша компания должна определить, что лучше всего подходит для них. Не существует универсального подхода для всех, и культура безопасности так же важна, как и сами проверки. Однако есть много доступных ресурсов, которые могут помочь в разработке осмысленного подхода к проверкам безопасности на рабочем месте.Цель состоит в том, чтобы дать вам и вашей компании максимальную отдачу от инвестиций за время, потраченное на процесс наблюдения с точки зрения коучинга и взаимодействия, а также функции управления рисками. Помните, что проверки безопасности — это также только верхушка айсберга. Убедитесь, что у вас есть правильная стратегия анализа безопасности, чтобы ваши проверки того стоили.

СКАЧАТЬ СЕЙЧАС: ПОЛНЫЙ КОНТРОЛЬНЫЙ СПИСОК БЕЗОПАСНОСТИ КНИГА

Контрольные списки проверки безопасности — ключевой компонент надежной программы обеспечения безопасности на рабочем месте.Загрузите эту бесплатную электронную книгу с более чем 25 бесплатными контрольными списками, относящимися к строительству, энергетике, добыче полезных ископаемых, производству, коммунальным услугам и многому другому!

Что, почему и как долго объяснили.

Ваш картотечный шкаф полон? Когда дело доходит до охраны труда и техники безопасности (WHS), вы не знаете, что нужно сохранить и почему? Ты не единственный.

В этой статье мы рассмотрим каждый тип записей, которые вы должны хранить, и как долго.

Посмотрим правде в глаза.Ведение учета WHS обычно наименее любимая задача как для владельцев сельского хозяйства, так и для владельцев бизнеса.

Вы знаете, что вам необходимо вести учет своей компании, вести учет налогов и GST, а также повседневные операции. Очень важно знать, что происходит с вашим урожаем, скотом или производством, не так ли? Вы бы уже это сделали.

Ведение записей для вашего агробизнеса, которые касаются здоровья и безопасности на рабочем месте, не только необходимо, но и разумно. Это часть разумного подхода к управлению рисками.

[Узнайте, как долго вам нужно хранить свои записи, с помощью БЕСПЛАТНОЙ загрузки]

Знать, что вы соблюдаете правила охраны труда и здоровья, — это не значит демонстрировать, что вы соблюдаете.

Знание о том, что ваше здоровье и безопасность находятся под контролем, — это «рука об руку» — вы знаете, что делаете то, что нужно. Но можете ли вы показать это кому-нибудь, если нужно?

Как вы демонстрируете или доказываете, что делаете?

Ведение точных записей WHS поможет вам проверить показатели здоровья и безопасности вашего бизнеса и позволит вам при необходимости внести улучшения.Также важно, чтобы все на вашем рабочем месте знали, какие записи им необходимо вести, в том числе знали, как это делать.

В сфере охраны труда и техники безопасности на рабочем месте старая поговорка гласит, что если ее не записать, этого не произойдет. Записи могут быть на бумажном носителе или в электронном виде. Пока он находится на месте и доступен, то как вы будете его вести — решать вам.

Вам необходимо вести записи, чтобы показать, как вы заботитесь о здоровье и безопасности на рабочем месте.

Итак, что вам нужно, с чего начать и сколько хватит?

Начните с простого — ознакомьтесь с некоторыми политиками и процедурами WHS, проведите инструктаж и обучите людей и убедитесь, что вы управляете рисками и опасностями, выявленными в вашем бизнесе.За всем этим стоит немного бумажной работы, и все это так же важно, как и все остальное.

Это разумное вложение — потратить день или два на разработку того, что вам нужно, и на то, чтобы все это было на месте. Отсутствие или недостаток может сделать вас уязвимым с юридической точки зрения.

Как узнать, какие типы записей WHS следует хранить?

Начните с этих:

Политики

Убедитесь, что у вас есть хотя бы некоторые базовые правила охраны труда и техники безопасности, и они доступны для всех.

Важно, чтобы ваши работники и подрядчики знали, что в ваших правилах, поскольку они говорят другим, чего вы ожидаете, и должны указать, кто за что отвечает.

Правила безопасного труда

Это «инструкции» по использованию различных машин, оборудования или задач.

Индукционные записи

Когда кто-то впервые приходит к вам на территорию, вы должны убедиться, что он прошел вводный курс. Сюда входят рабочие, подрядчики и посетители.

Хороший вводный курс расскажет им о ваших ожиданиях в отношении безопасности, убедитесь, что они знают, где находятся опасности, которых следует остерегаться, и обо всем остальном, что важно для их безопасности, пока они там находятся.

Записи об обучении

Храните копии любых лицензий, сертификатов или билетов, которые есть у ваших рабочих, которые необходимы для работы, которую они выполняют, например, эксплуатация машин или оборудования, использование химикатов, свидетельство о первой помощи и т. Д. Любое обучение, которое работник проводит во время работы на вас, ведите учет этого тоже.

Отчетность об инцидентах и ​​опасностях

Вам необходимо знать, какие происшествия, травмы и опасные ситуации случаются, а также какие существуют опасности. Затем вы можете принять меры для повышения безопасности и предотвращения повторений. Записывайте, что вы делаете, так как это особенно полезно для демонстрации того, что вы активно обеспечиваете безопасность своего рабочего места, проявляя инициативу.

Опасные химические вещества

Вы должны вести учет того, что и сколько у вас есть на сайте, используя манифест или регистр.По мере того, как вы приносите больше или используете химическое вещество, записывайте и это.

Записи, включая паспорта безопасности, должны храниться не менее 5 лет. Любой, кто регулярно использует определенные опасные химические вещества, может нуждаться в наблюдении за здоровьем. У этого есть другие требования к хранению записей, в большинстве штатов вам необходимо хранить их не менее 30 лет.

Асбест

Вы должны иметь регистр асбеста, если он есть на вашем рабочем месте. Это должно сохраняться в течение всего срока службы конструкции, содержащей асбест.Если у вас есть асбест на месте и кто-либо работает с ним или подвергается воздействию в течение длительного периода времени, вам может потребоваться отправить их для наблюдения за состоянием здоровья. Эти записи о состоянии здоровья должны храниться не менее 40 лет.

Учет машин и оборудования

Записи о регистрации, оценке рисков, техническом обслуживании и любых испытаниях или проверках, проведенных для этой части установки или оборудования. Вам необходимо хранить эти записи в течение всего срока службы машин и оборудования и обеспечивать их предоставление тем, кто покупает у вас этот предмет.

Оценка рисков

Каждый раз, когда завершается оценка риска для вещества, установки и оборудования или процесса, у вас есть шанс повысить безопасность. Оценка риска предоставит вам информацию о том, что может пойти не так, и затем вы сможете принять меры для устранения или минимизации риска.

Регистры рисков

Это список всех выявленных опасностей и рисков в вашем бизнесе. Он должен включать вашу оценку уровня и средства контроля, предназначенные для устранения или снижения риска.Это идеальный инструмент, который поможет определить, какие политики, безопасные рабочие процедуры и обучение необходимы на вашем рабочем месте.

Должен ли я

Похоже, что приведенный выше список требует много работы. Но суровая реальность такова, что если вы не храните такую ​​информацию, в случае серьезного инцидента вы можете оказаться в сложной ситуации с регулирующим органом.

Определите, какие записи являются обязательными для вашей работы, и разработайте систему или получите программное обеспечение для управления безопасностью, чтобы регулярно обновлять их.

Как долго вам нужно хранить эти записи?

Некоторые записи имеют определенные временные рамки для хранения, в то время как на других есть серые области.

Эмпирическое правило для хранения записей о состоянии здоровья и безопасности в сельском хозяйстве и на рабочем месте составляет 5 лет, если нет особых требований.

Если происходит инцидент, который приводит к серьезной травме или заболеванию, или опасный инцидент, который может подвергнуть работника или любого другого человека серьезному риску для их здоровья и безопасности на вашей собственности, вам необходимо иметь действительно хорошие записи, поскольку вполне вероятно, что инспектор регулирующего органа приедет для расследования.

У регулирующих органов обычно есть 2 года (3 года в штате Вашингтон) с даты инцидента для завершения расследования. За это время они проведут расследование и решат, собираются ли возбуждать уголовное дело.

Вы должны вести записи, относящиеся к этому происшествию, задолго до этого. Если дело доходит до суда, этот процесс может занять еще 2-5 лет сверх периода расследования, поэтому вам нужны записи, пока все не будет завершено.

В Квинсленде Правила охраны труда и техники безопасности гласят, что вы должны хранить записи в течение как минимум 5 лет после происшествия.

Записи наблюдения за состоянием здоровья рабочих должны храниться не менее 30 лет, а если это связано с асбестом, то они должны храниться не менее 40 лет.

А как насчет общей деловой документации?

В дополнение к требованиям по охране труда и технике безопасности учетные записи компании должны храниться бессрочно, налоговые записи — 5 лет, а кадровые записи, такие как данные о заработной плате и заработной плате, а также учетные записи работников — 7 лет.

Есть много ресурсов, доступных для сельскохозяйственных предприятий от Налогового управления Австралии, Комиссии по справедливой работе, Безопасной работы Австралии, Австралийской комиссии по ценным бумагам и инвестициям (ASIC), товарных и промышленных ассоциаций и вашего соответствующего офиса по делам бизнеса и потребителей.Воспользуйтесь ими и при необходимости обратитесь за профессиональной помощью.

Как следует вести записи на рабочем месте?

Чтобы упростить вам задачу, мы создали PDF-файл с требованиями к ведению документации, который дает краткое руководство по хранению записей для вашего бизнеса.

Отказ от ответственности: Контент на этом веб-сайте может иметь отношение к пользователям за пределами Австралии, но ссылки на контент и примеры относятся только к Австралии. Уточняйте у местных властей требования вашей страны и отрасли.

Первоначально опубликовано 4 июня 2020 г.

Что такое OSHA Dart? | Работа

Ли Энн Морган Обновлено 8 августа 2018 г.

DART означает «дни в пути, ограничения или перенесены». Этот показатель безопасности установлен Управлением по охране труда и технике безопасности (OSHA). Он помогает работодателям определить, сколько травм и заболеваний на рабочем месте вынудило сотрудников пропустить работу, выполнить ограниченную трудовую деятельность или перейти на другую работу в течение календарного года.Расчет коэффициента DART позволяет руководителям, руководителям и сотрудникам службы безопасности выявлять проблемы безопасности на рабочем месте.

OSHA 300

Менеджеры используют информацию из OSHA 300 для расчета скорости DART. Эта форма, называемая Журналом производственных травм и заболеваний, содержит информацию о регистрируемых травмах и заболеваниях на рабочем месте. Регистрируемые травмы — это травмы, которые приводят к потере сознания, необходимости в лечении, выходящем за рамки базовой первой помощи, ограничению рабочих обязанностей, отсутствию на работе или переходу на другую работу.Менеджер, заполняющий OSHA 300, вводит одну и ту же информацию для каждого регистрируемого инцидента: имя сотрудника и должность; дата травмы или начала заболевания, связанного с работой; полное описание травмы или болезни; и вызвал ли инцидент смерть, дни отсутствия на работе, ограничение работы или перевод на другую работу.

Расчет скорости DART

После заполнения OSHA 300 менеджер использует информацию для расчета скорости DART. Чтобы рассчитать коэффициент DART, вы умножаете количество травм, повлекших за собой дни отсутствия на работе, ограничение работы и перевод на другую работу, на 200000.Затем вы делите результат на общее количество часов, отработанных всеми сотрудниками в течение календарного года. Предположим, у компании было 25 травм, которые привели к временному отсутствию работы, ограничению работы или переходу на другую работу. Если бы все сотрудники работали в общей сложности 400 000 в календарном году, коэффициент DART составил бы 12,5, что составляет 25 умноженных на 200 000 деленных на 400 000.

Частота инцидентов по сравнению с частотой DART

Показатель DART не следует путать с регистрируемой частотой инцидентов, которая представляет собой просто общее количество регистрируемых заболеваний и травм на 100 штатных сотрудников в год.Расчет регистрируемой частоты происшествий включает определение количества несмертельных травм и заболеваний, произошедших в течение календарного года. Это число умножается на 200 000 и затем делится на общее количество отработанных часов в течение календарного года. Предположим, у компании было 35 регистрируемых травм и заболеваний за календарный год. Если бы все сотрудники отработали в общей сложности 375 000 часов, регистрируемая частота инцидентов составила бы 18,7, что составляет 35 умноженных на 200 000 часов, разделенных на 375 000.

Отраслевые ставки DART

Компании в опасных отраслях, таких как горнодобывающая промышленность и лесозаготовки, обычно имеют более высокие показатели регистрируемых инцидентов и DART, чем другие компании.Бюро статистики труда предлагает онлайн-калькулятор, который позволяет вам определять ставки вашей компании и видеть средние ставки для вашей отрасли. Если ваш показатель DART намного выше, чем средний показатель для вашей отрасли, подумайте о пересмотре политики безопасности вашей компании и определите, нужно ли вашим сотрудникам дополнительное обучение.

Знать требования OSHA по созданию и хранению документов

Как известно большинству работодателей, инспекции Управления по охране труда (OSHA) обычно включают в себя требование к работодателю предоставить определенные документы.Во многих случаях работодатели не уверены, какие документы имеют право просматривать и копировать инспектор по комплаенсу. Работодатели также могут не знать, как долго хранить определенные документы, требуемые OSHA. Некоторые правила OSHA требуют определенного срока хранения документов. Однако другие правила OSHA этого не делают (хотя часто рекомендуется сохранять определенные документы, даже если хранение технически не требуется).

Категории документов

В следующем списке излагаются типичные стандарты OSHA и пункт об общих обязанностях, который может потребовать от работодателя создавать, хранить и предоставлять определенные документы в ходе проверки, если это требуется сотрудником отдела соблюдения требований OSHA. .Очевидно, что необходимость наличия у работодателя определенных из этих программ или других будет зависеть от характера рабочей деятельности на объекте. Этот список ориентирован на стандарты, которые применимы к работодателям в общей отрасли, а не в строительстве, хотя некоторые общие отраслевые стандарты в значительной степени аналогичны и также применимы к строительной отрасли. Есть много опасностей, общих для каждой отрасли, но нормативные обязательства часто различаются. Тем работодателям в строительной отрасли необходимо будет сослаться на существующие правила, касающиеся опасностей в этой отрасли, при ответе на запрос документа OSHA.

Во время проверки работодатель должен попросить специалиста по комплаенсу сделать запрос документа в письменной форме (он может быть написан от руки), чтобы не было путаницы в том, какие документы запрашиваются, и чтобы работодатель не упоминался за непредставление документ, в который он не верил, был запрошен офицером по комплаенсу. Представитель работодателя на месте должен рассмотреть этот запрос с руководством и решить, какие документы будут представлены специалисту по комплаенсу.Важно помнить, что работодатель не обязан предоставлять определенные документы (например, расследования после несчастных случаев, страховые аудиты, отчеты консультантов, информацию о персонале сотрудников), потому что никакие правила не требуют такого производства. Важно отметить, что любые подготовленные документы могут быть использованы для выдачи цитат, поэтому работодатель не должен предоставлять никаких документов, если это не требуется по закону.

Контроль за опасной энергией — блокировка / маркировка (LOTO)

Регламент требует, чтобы работодатель разработал процедуры для защиты сотрудников, которые обслуживают или обслуживают его машины, от неожиданного включения питания или запуска оборудования или высвобождения накопленной энергии.Работодатель должен обучить своих «уполномоченных» сотрудников, как выполнять LOTO с этими процедурами, а также «затронутых» сотрудников, которые могут подвергаться воздействию оборудования. Правило требует, чтобы местный работодатель и сторонний работодатель информировали друг друга о своих соответствующих процедурах блокировки или маркировки.

Хранение документов: Стандарт LOTO требует, чтобы работодатели удостоверяли, что периодические проверки проводились не реже одного раза в год. Соответственно, работодатели должны сохранять сертификаты в течение одного года или до создания нового сертификата.Также рекомендуется, чтобы работодатели сохраняли записи об обучении сотрудников LOTO на время работы.

Уровень профессионального шума

Стандарт требует, чтобы работодатель обеспечивал программу сохранения слуха (обучение, ежегодные аудиограммы, средства защиты слуха) для сотрудников, которые подвергаются воздействию шума, равного или превышающего 8-часовую средневзвешенную по времени 85 децибел по шкале А. Работодатель должен провести исследование шума, чтобы определить те рабочие места, на которых может потребоваться включение сотрудников в программу.Сотрудники, страдающие потерей слуха на определенных частотах, должны быть включены в журнал OSHA 300. Работодатель должен разработать письменную программу и управлять ею.

Хранение документов: Работодатели должны хранить записи измерений воздействия шума в течение двух лет. Работодатели также должны хранить записи аудиометрических тестов в течение всего срока работы пострадавшего сотрудника.

Средства индивидуальной защиты (СИЗ)

Работодатель должен провести первоначальную сертифицированную оценку опасностей на рабочем месте, чтобы определить наличие опасностей, требующих средств индивидуальной защиты глаз, лица, головы и конечностей для защиты от травм.Работодатель должен предоставить каждому сотруднику необходимые СИЗ, обучить сотрудника использованию СИЗ и обеспечить их использование. Работодатель должен оплачивать СИЗ за некоторыми исключениями.

Вторая сертификация требуется для подтверждения того, что СИЗ были предоставлены, сотрудник прошел обучение тому, как их использовать, и что сотрудник «понял» обучение.

Хранение документов: Работодатели должны сохранять письменные свидетельства об оценке опасностей и обучении сотрудников в течение всего срока службы для всех сотрудников, подвергающихся выявленным опасностям.Также рекомендуется, чтобы работодатели сохраняли записи об обучении сотрудников СИЗ в течение всего срока службы.

Сообщение об опасности (право сотрудника на информацию)

Постановление требует, чтобы работодатель разработал письменную программу информирования об опасности для защиты сотрудников от любых опасных химических веществ, которые представляют физическую опасность или опасность для здоровья. Работодатель должен провести оценку, чтобы определить, какие опасные химические вещества могут присутствовать, проинформировать сотрудников о наличии опасных химикатов и обучить сотрудников тому, как читать паспорта безопасности (SDS) для каждого опасного химического вещества.

Сотрудники имеют право на доступ к паспортам безопасности и на получение копий.

Хранение документов: Работодатели должны хранить паспорта безопасности в течение всего срока работы плюс 30 лет для всех сотрудников, подвергшихся воздействию рассматриваемого химического вещества, если нет других записей, удостоверяющих личность вещества или химического вещества, где оно было использовано и когда это было использовано. Работодатель также должен быть уверен, что у него есть копии всех паспортов безопасности всех используемых в настоящее время химикатов. Работодателям также рекомендуется хранить записи об обучении сотрудников предупреждению об опасности в течение всего срока работы.

Управление безопасностью процесса (PSM)

Этот стандарт требует от работодателей, которые используют определенные токсичные, реактивные, легковоспламеняющиеся или взрывоопасные химические вещества в определенных количествах, разработать письменную программу PSM из четырнадцати (14) частей. Программа PSM затрагивает все аспекты работы вокруг охваченного «процесса», в котором используются химические вещества.

Правила требуют обучения сотрудников подрядчика, которые выполняют определенные работы в рамках охватываемого процесса, касающегося опасностей и элементов программы PSM.

Хранение документов: Работодатели должны хранить анализы опасностей процесса (PHA) в течение всего срока действия покрываемого процесса. Кроме того, работодатель должен подготовить письменную запись о том, что каждый сотрудник, участвующий в процессе, прошел обучение и понял, что такое обучение. Эти проверочные записи должны храниться в течение всего срока службы сотрудника. Мы рекомендуем работодателям также сохранять всю информацию о безопасности процессов (PSI), используемую для разработки, сопровождения, аудита и иного управления всеми процессами на протяжении всего жизненного цикла процессов.Любые расследования инцидентов, проведенные в соответствии со стандартом PSM, должны храниться в течение пяти лет. Кроме того, работодатели должны сохранять два последних отчета о проверке соответствия, проведенных в соответствии со стандартом PSM.

Планы действий в чрезвычайных ситуациях (EAP)

Правило требует, чтобы работодатель разработал план действий в чрезвычайных ситуациях для защиты сотрудников от опасностей пожаров или других чрезвычайных ситуаций. EAP должен включать положения для сообщения о пожаре или другой чрезвычайной ситуации, процедуры эвакуации и систему сигнализации.Работодатель должен обучать каждого сотрудника.

Хранение документов: Нет никаких особых требований к хранению документов, кроме требования о том, что работодатели должны разработать и поддерживать письменный EAP. Если у работодателя десять или меньше сотрудников, план не обязательно составлять в письменной форме.

Огнетушители

Работодатели, которым необходимо предоставить огнетушители, должны установить, найти и идентифицировать их так, чтобы они были легко доступны для сотрудников.

Если предполагается, что сотрудники будут использовать огнетушители, работодатель должен проводить обучение при приеме на работу и после этого не реже одного раза в год.Работодатель должен разработать образовательную программу, если он ожидает, что сотрудники будут использовать огнетушители. Многие работодатели специально запрещают работникам пользоваться огнетушителями, чтобы избежать этого обязательства по обучению. Если работодатель разрешает работникам пользоваться огнетушителями, образовательная программа и обучение должны быть составлены в письменной форме и сохранены в течение всего срока работы.

Замкнутые пространства, требующие разрешения

Работодатели должны идентифицировать все замкнутые пространства на рабочем месте, в которые сотрудники или внешние подрядчики могут быть обязаны входить и сдерживать опасную атмосферу, опасность поглощения, внутреннюю конфигурацию, которая может задерживать или задушить участник или другая серьезная угроза безопасности или здоровью.Работодатель должен разработать письменную программу и процедуры для сотрудников, которые входят в замкнутые пространства. Только обученные и уполномоченные сотрудники могут входить в помещение.

Стандарт требует, чтобы хозяин-работодатель предоставил определенную информацию другим подрядчикам, которые будут приглашать своих сотрудников на работу.

Хранение документов: Работодатели должны сохранять каждое аннулированное разрешение на въезд не менее одного года и пересматривать его в течение одного года после каждого въезда. Также рекомендуется хранить записи об обучении сотрудников в замкнутом пространстве на время их работы.

Патогены, передающиеся с кровью

Это постановление требует, чтобы работодатель разработал письменную программу защиты сотрудников на рабочем месте, которые, как ожидается, будут подвергаться профессиональному воздействию патогенов, передаваемых с кровью, то есть заболеваний, передающихся через кровь. Работодатель должен оценить все рабочие места, чтобы определить, есть ли такое воздействие, и если да, обучить сотрудников работе с опасностями, предоставить СИЗ и разработать процедуры медицинской оценки и лечения, если работник действительно подвергся воздействию.

Хранение документов: Работодатели должны хранить записи о воздействии на сотрудников в течение всего срока работы плюс 30 лет. Записи об обучении должны храниться в течение трех лет с даты проведения обучения, хотя рекомендуется хранить записи об обучении на протяжении всего срока работы.

Защита органов дыхания

Стандарт требует, чтобы работодатель проводил оценку рабочего места, чтобы определить наличие вредной пыли, дыма, тумана, аэрозолей или паров, которые могут создать опасность для здоровья органов дыхания.Если есть такие опасности, работодатель должен разработать письменную программу защиты органов дыхания, оценить сотрудников, чтобы определить, способны ли они физически носить респиратор, обеспечить такую ​​защиту органов дыхания за счет работодателя и обучить сотрудников тому, как носить и поддерживать респираторную защиту. Работодатель должен обеспечить использование средств защиты органов дыхания.

Хранение документов: Работодатели должны хранить записи медицинских осмотров сотрудников в течение всего срока работы плюс 30 лет.Работодатели также должны сохранять записи о проверках пригодности для пользователей респираторов до проведения следующего испытания.

Электробезопасность (рабочие методы, связанные с безопасностью)

Правила требуют, чтобы работодатель разрешал своим сотрудникам выполнять работы на открытых частях под напряжением (которые нельзя заблокировать и пометить) или в непосредственной близости от них. обучение опасностям при работе или в непосредственной близости от электрического оборудования, работающего под напряжением, защитной одежды и изолированных инструментов и устройств.Работодатель должен обозначить сотрудников как «уполномоченных» для выполнения такой работы или «неквалифицированных», и в этом случае такие сотрудники не могут выполнять такую ​​работу. От работодателя может потребоваться проведение обследования электрического оборудования на предмет опасности поражения электрическим током в соответствии с NFPA 70E, чтобы определить, какие средства индивидуальной защиты следует использовать, какое обучение необходимо, а также для того, чтобы соответствовать требованиям безопасности OSHA.

Хранение документов: Стандарты электробезопасности OSHA не содержат каких-либо конкретных требований к хранению записей, однако рекомендуется хранить записи об обучении сотрудников в соответствии с этими стандартами в течение всего срока службы.Если работодатель проводит обследование опасности поражения электрическим током, работодатель должен сохранять его до тех пор, пока существует опасность.

Доступ к информации о воздействии на сотрудников и медицинским записям

Работодатели должны информировать сотрудников об их праве иметь доступ ко всем записям, которые ведутся работодателем и которые отражают воздействие на сотрудника любого токсичного вещества или вредного физического агента (например, химикатов, пыль, пары, шум, плесень и т. д.) или любые медицинские записи, которые работодатель ведет на сотрудника, за исключением определенных исключений.Сотрудники имеют право на доступ и получение копии за счет работодателя.

Хранение документов: Работодатели должны хранить записи о воздействии на сотрудников в течение всего срока работы плюс 30 лет. Если работодатель ведет определенные медицинские записи сотрудников, он должен хранить их в течение всего срока работы плюс 30 лет.

Промышленные грузовые автомобили с приводом

Постановление требует, чтобы работодатель разработал письменную программу для обучения всех сотрудников, которые будут необходимы и уполномочены работать с механическими промышленными погрузчиками (включая вилочные погрузчики, подъемники и т.) относительно опасностей, связанных с таким оборудованием, и для подтверждения их обучения после того, как они пройдут обучение в классе и будут фактически наблюдать за работой с оборудованием в физических условиях на рабочем месте, таких как проходы, пандусы и т. д. Сотрудник должен пройти переподготовку и переаттестацию. не реже одного раза в три года или после аварии или «возможной аварии» в результате небезопасного действия.

Хранение документов: В стандарте промышленных грузовых автомобилей с механическим приводом не указывается, как долго должны храниться сертификаты прохождения обучения после первоначальной сертификации или сертификации, необходимой каждые три года или после почти полного отказа.Рекомендуется, чтобы работодатели сохраняли сертификаты о прохождении обучения на протяжении всего срока работы для каждого сотрудника.

Журнал OSHA 300 со смертельным исходом, травмами и заболеваниями, связанными с работой

Журнал OSHA 300 должен вестись работодателями, если нет исключения, основанного на кодексе NAICS или размере работодателя. Работодатель должен регистрировать в журнале в течение семи календарных дней каждый смертельный исход, травму или заболевание, которые регистрируются в соответствии с определениями OSHA.Принимающий работодатель должен вносить в свой журнал травмы или болезни внешних сотрудников на рабочем месте при определенных условиях, например, временных сотрудников, находящихся под руководством и контролем принимающего работодателя.

Журнал OSHA 300 должен ежегодно обновляться и удостоверяться работодателем. Для каждой записи в журнале должна быть форма отчета OSHA 301 об инциденте или ее эквивалент, который может быть формой первого отчета работодателя о травме или болезни, требуемой законом о компенсации работникам штата.Годовое резюме должно быть подготовлено и размещено с использованием формы годового резюме 300A или аналогичного средства. Чтобы соответствовать требованиям OSHA по ведению записей, крайне важно, чтобы сотрудники прошли обучение с момента их первоначальной работы, что они должны немедленно сообщать о любых производственных травмах или заболеваниях, чтобы определить, подлежат ли они записи.

Хранение документов: Журнал OSHA 300, годовая сводка и формы отчета OSHA об инцидентах должны храниться работодателями в течение пяти лет после окончания календарного года, охватываемого этими записями.Журнал OSHA 300 должен вестись по принципу «учреждение» на основе кодов NAICS. Возможно, что у работодателей могут быть одни «предприятия», где необходимо вести журнал, и другие, где ведение журнала не требуется.

Статья об общих обязанностях

Раздел 5 (a) (1) Закона о безопасности и гигиене труда требует, чтобы работодатель выявлял для работника «признанные опасности, которые могут привести к серьезным травмам или смерти», которые могут не регулироваться специальным регламентом OSHA и предпринимать «возможные» действия по снижению или устранению таких опасностей.Эта обязанность может быть основана на «признании» опасности в собственных, существующих программах работодателя или в отрасли работодателя. Некоторые примеры этого юридического обязательства могут касаться эргономики, теплового заболевания, насилия на рабочем месте и горючей пыли.

Хранение документов: Несмотря на то, что нет конкретных стандартов для «признанных опасностей», охватываемых положением об общих обязанностях, и, следовательно, нет конкретных требований к хранению записей, работодателям рекомендуется сохранять любые записи об обучении, которые они разработали с учетом любых «признанных опасности »в течение всего срока работы, включая письменную политику, записи об обучении и документы, подтверждающие дисциплину за нарушение политики.Помните, что определенные документы, относящиеся к обязательствам, предусмотренным в соответствии с положениями об общих обязанностях, также могут подпадать под действие требований к облучению / ведению медицинских записей.

Дисциплинарная документация

Нет никаких правил, требующих от работодателя вести письменные записи о дисциплинарных взысканиях сотрудников за нарушения политики работодателя в области безопасности и здоровья. Если, однако, работодатель хочет убедительно отстаивать свою защиту о «неизбежных проступках сотрудника», чтобы избежать ответственности за ссылки OSHA, работодателю настоятельно рекомендуется вести письменные записи о дисциплине с указанием характера нарушения, даты, имени сотрудника. кто совершил нарушение и имя руководителя, наложившего дисциплинарное взыскание.

Та же самая документация может быть полезна в случае, если работодатель должен защищать дискриминацию при приеме на работу или незаконное увольнение, имея возможность доказать, что действие было основано на законной недискриминационной причине, такой как нарушение политики безопасности и здоровья.

Заключение

В дополнение к резюме документов, относящихся к OSHA, обсужденным выше, существует множество других правил OSHA, которые могут иметь требования к хранению документов.Если работодатель подчиняется любому из этих правил, правила должны быть пересмотрены, и должны быть разработаны соответствующие процедуры хранения документов.

Помните, что очень важно, чтобы работодатель контролировал поток информации во время проверки, включая информацию, содержащуюся в документах. Избегая предоставления документальных доказательств, которые не требуются по закону, работодатель снижает вероятность нормативных ссылок. Также очень важно, чтобы работодатели понимали, какие документы им необходимо создавать и хранить.Даже если в стандарте OSHA не указано, как долго должны храниться определенные записи, рекомендуется рассмотреть возможность хранения таких записей в течение значительного периода времени. Например, многие стандарты OSHA требуют обучения сотрудников, но не обязательно требуют документирования обучения или сохранения учебных документов. Тем не менее, рекомендуется готовить и хранить документы об обучении на время работы, потому что документы об обучении часто необходимы для подтверждения определенных аргументов в пользу цитирования.

Марк А. Лиз является партнером, а Илана Р. Моради — партнером в чикагском офисе компании Seyfarth Shaw LLP . © 2015 Сейфарт Шоу. Печатается с разрешения автора.

Быстрые ссылки:

SHRM Online Страница «Безопасность и защита»

— Джордж Белчер Эванс и Уилмер

От кого: Персонал

Шаблон общего плана безопасности

Этот образец шаблона плана безопасности необходимо настроить для каждого местоположения компании, чтобы отразить уникальные риски, связанные с вашим бизнесом.Ресурсы, которые помогут вам, а также советы по передовой практике, отмечены в этом шаблоне, чтобы помочь вам в достижении этой цели.

Просмотрите копию здесь, но мы рекомендуем вам загрузить настраиваемую версию этой формы для Word здесь.

Примечание: По состоянию на февраль 2017 года 26 штатов, Пуэрто-Рико и Виргинские острова США имеют планы штата, утвержденные Управлением по охране труда (OSHA). Планы двадцати двух штатов (Аляска, Аризона, Калифорния, Гавайи, Индиана, Айова, Кентукки, Мэриленд, Мичиган, Миннесота, Невада, Нью-Мексико, Северная Каролина, Орегон, Южная Каролина, Теннесси, Юта, Вермонт, Вирджиния, Вашингтон, Вайоминг). , и Пуэрто-Рико) охватывают рабочие места как в частных, так и в государственных и местных органах власти.Остальные шесть государственных планов (Коннектикут, Иллинойс, Мэн, Нью-Джерси, Нью-Йорк и Виргинские острова США) охватывают только государственных и местных государственных служащих. Каждый план штата в списке включает информацию о стандартах штата и о том, какие элементы отличаются от федеральных постановлений. Убедитесь, что ваш план безопасности составлен в соответствии с государственными стандартами.

Ссылки на информацию о планах, утвержденных OSHA, и об офисах штата можно найти здесь.

Важные советы:

• Любые улучшения в процессах обеспечения безопасности или в общей программе должны отслеживаться внутри компании и доводиться до сведения вашего страхового брокера и / или перевозчика.Это может помочь компании с более выгодными ставками и дополнительными опциями во время продления полиса.
• Подтвердите позитивное поведение, связанное с безопасностью (и, где возможно, поощряйте поощрения). Это поможет распространить позитивную культуру безопасности, которой будут подражать другие сотрудники.
• Укажите частоту и типы обучения, которое ваша компания проводит для сотрудников.

ПРИМЕЧАНИЕ: При использовании шаблона общего плана обеспечения безопасности в качестве руководства для создания плана обеспечения безопасности вашей компании обязательно удалите советы и рекомендации по передовой практике, включенные в шаблон, из окончательного проекта плана обеспечения безопасности.

Раздел 1: Обязательства руководства в отношении безопасности и здоровья

(укажите название компании) стремится создать для наших сотрудников максимально безопасное место работы.

Целями нашей программы безопасности являются:

• Разрабатывать, внедрять и поддерживать безопасные рабочие места для наших сотрудников в соответствии со всеми применимыми государственными и федеральными постановлениями.
• Контролировать расходы, связанные с компенсационным страхованием работников.
• Последовательно улучшайте программу безопасности, чтобы свести к минимуму инциденты, тем самым обеспечивая долгосрочную безопасность и благополучие наших сотрудников.
• Отсутствие происшествий и высокий показатель безопасности.

Лицом, ответственным за внедрение и мониторинг Программы безопасности в этом месте, является (имя представителя компании по безопасности) .

Копия этой программы безопасности находится здесь: (укажите, где находится копия)

Генеральный директор / Президент / Директор по безопасности: ________________________________________________

Дата: _____________________________

Раздел 2: Роли и обязанности

Обязанности работодателя

В соответствии с Законом о безопасности и гигиене труда (Закон об охране труда) работодатель несет ответственность за обеспечение работников на рабочем месте без признанных опасностей, которые могут вызвать заболевание или серьезный физический вред, и соблюдать стандарты, правила и положения, изданные в соответствии с Законом об охране труда. .

Руководство должно руководствоваться различными методами, чтобы продемонстрировать приверженность компании обеспечению безопасности и здоровья на рабочем месте.

Менеджеры могут продемонстрировать свою приверженность различными способами, например:

• Посещение совещаний по безопасности.
• Участие в волонтерских группах, продвигающих различные темы безопасности.
• Подавать пример, соблюдая правила и нормы безопасности.
• Предоставление сотрудникам свободного доступа к инструментам и оборудованию, необходимым для безопасного выполнения работы.
• Обучение сотрудников конкретным вопросам безопасности и оборудования.
• Посещение программ обучения сотрудников, если необходимо, для усиления обучения сотрудников.
• Участвует в комитетах по безопасности и охране здоровья или возглавляет их.
• Проведение презентаций по вопросам безопасности и здоровья.
• Постоянно обращать внимание общественности на заботу организации о безопасности и здоровье.
• Проведение регулярных проверок.
• Действия после происшествий, связанных с безопасностью, путем тщательного расследования происшествий, устранения проблем и обучения персонала после несчастных случаев.
• Признание и награждение сотрудников лучшими предложениями и практиками в области безопасности и гигиены труда.

Компания будет проводить необходимые медицинские осмотры сотрудников в соответствии со стандартами OSHA для поддержания здоровья рабочей силы. Все результаты тестирования будут храниться в файле и храниться в соответствии с федеральными правилами и положениями, касающимися безопасности и конфиденциальности.

Обязанности сотрудников

Поскольку (вставьте название компании) несет ответственность за обеспечение безопасной рабочей среды для всех, каждый сотрудник играет решающую роль в успехе программы безопасности.Мы просим сотрудников взять на себя эту важную ответственность и взять на себя обязательство работать максимально безопасным образом, чтобы обеспечить собственное здоровье и благополучие в будущем. Мы призываем всех сотрудников свободно сообщать о проблемах безопасности и предлагать предложения по улучшению условий безопасности, не опасаясь репрессий.

Права сотрудников защищены Законом об охране труда и законами о преследовании.

Все сотрудники несут ответственность за соблюдение всех стандартов OSHA (федеральных и государственных), а также правил компании по безопасности и охране здоровья, включая следующие:

• Обращение с оборудованием и рабочими процессами в соответствии с установленными процедурами и задокументированными протоколами.
• Незамедлительно сообщать руководству обо всех небезопасных условиях, недостатках оборудования или травмах (даже незначительных).
• Соблюдение всех инструкций по безопасности.
• Посещение курсов и инструктажей по технике безопасности и предотвращению несчастных случаев, включая практические занятия.
• Получение разрешения и обучение перед эксплуатацией машин или оборудования, если это не входит в обычные обязанности сотрудника. Сотрудники должны пройти обучение / сертификацию перед использованием любых промышленных погрузчиков с приводом, таких как вилочные погрузчики.
• Неуклонное соблюдение правил и политики безопасной работы компании.
• Всегда носить необходимое защитное снаряжение и защитное снаряжение в определенных рабочих местах.
• Обращение за разъяснениями или помощью, если вы не уверены в безопасности конкретной задачи, и немедленное прекращение работы до тех пор, пока не появятся четкие указания для продолжения.
• Никогда не участвовать в хулиганских играх, драках и других действиях, угрожающих безопасности или благополучию рабочей группы.
• Не явиться на работу в состоянии алкогольного и / или наркотического опьянения или быть ослабленным из-за усталости, болезни или по другим причинам, которые могут подвергнуть сотрудника или других лиц травмам или небезопасным условиям труда.
• Поднимать тяжелые предметы с помощью надлежащей техники подъема во избежание травм.

Все сотрудники имеют право на доступ к документам по безопасности, которые ведутся Компанией, которые документируют воздействие на сотрудника опасных веществ и индивидуальным медицинским записям, относящимся к оценкам, испытаниям или воздействиям, за некоторыми исключениями.

Отчетность о травмах и заболеваниях сотрудников

Обо всех травмах следует незамедлительно сообщать руководителю, руководителю или группе экстренного реагирования компании (если таковая имеется), чтобы можно было принять меры для оказания медицинской помощи и / или оказания первой помощи.

Аптеки первой помощи находятся в __________________; телефоны скорой, пожарной, скорой, спасательной службы, врачей __________________; и огнетушители находятся по адресу __________________.

Расположение поликлиники: (укажите название клиники)

В случае пожара, несчастного случая или другой чрезвычайной ситуации сотрудники должны собраться в этом месте: ___________________________________________________. См. Карты эвакуации вашего местоположения для получения более подробной информации.

Немедленно сообщайте о любых опасностях своему руководителю, руководителю или представителю комитета по безопасности.

Имя руководителя / супервайзера: ______________________

Телефон: _________________________

Электронная почта: ________________________

В нерабочее время / выходные: (при необходимости укажите контактную информацию)

Важный совет: Включите эту информацию, чтобы можно было незамедлительно сообщать о любых потенциальных происшествиях, можно было отремонтировать опасное оборудование или условия и своевременно расследовать происшествие.Например, инцидент может произойти в субботу, когда главный офис закрыт. Пострадавший сотрудник и расследование на рабочем месте потребуют внимания в этот день / выходные.

Проверки OSHA: обязанности сотрудников

Наша политика заключается в полном соблюдении требований OSHA и сотрудничестве с ними. Инспекции обычно происходят из-за жалобы сотрудника, направления или проверки программы в определенных отраслях или регионах. Назначенный представитель компании по безопасности будет общаться и работать напрямую с инспекторами OSHA.Немедленно свяжитесь с администрацией службы безопасности или исполнительным руководством, если инспекторы OSHA прибудут на место работы.

Представитель компании по безопасности, ответственный за проведение инспекций на местах:

Имя: ______________________

Телефон: _________________________

Электронная почта: ________________________

Если представитель компании по вопросам безопасности недоступен, обратитесь к менеджеру вашего местоположения, менеджеру по безопасности или в отдел кадров.

Телефон: _____________________________

Раздел 3: Расследование инцидента

Политика компании заключается в расследовании всех травм и заболеваний, чтобы понять, почему произошел инцидент и как предотвратить его повторение.Это также будет способствовать постоянному совершенствованию наших процессов / процедур для создания более безопасных рабочих мест для всех сотрудников.

Важный совет: Иногда полное расследование и отчет не могут быть выполнены сразу, а информация об инциденте ограничена. В этих случаях вы всегда должны отправлять быстрый отчет с основными фактами (имя сотрудника, краткое описание, дата и любые другие детали) об инциденте, чтобы его можно было своевременно отправить страховой компании.Дополнительная информация всегда может быть добавлена ​​постфактум, но отчет всегда должен быть предоставлен в кратчайшие сроки.

Порядок расследования происшествий с сотрудниками изложен ниже:

1. В экстренной ситуации не забудьте сразу набрать 911.
2. Непосредственный руководитель или менеджер должен немедленно сообщать о любой травме или заболевании (или когда это безопасно) и заполнять соответствующие документы для последующих действий группы безопасности, действий персонала и потребностей страховой компании.Необходимо сообщать обо всех травмах и заболеваниях, независимо от их размера.
3. Используйте форму отчета о происшествиях компании или форму отчетности OSHA, которая включает отчет сотрудника, отчет руководителя и отчет о расследовании. Полностью задокументируйте травму / заболевание, выполняя тщательный анализ первопричин инцидента, чтобы можно было определить корректирующие действия для предотвращения инцидентов в будущем.
4. Изучите отчет о расследовании инцидента с комитетом по безопасности и / или руководством, чтобы определить соответствующие корректирующие действия, обучение или другие изменения в программе безопасности в этой рабочей области.О любых корректирующих действиях следует четко сообщать, при этом ответственность за последующие задачи должна быть возложена на соответствующее лицо (лица), и при необходимости вноситься корректировки в анализ производственных опасностей.
5. Часть исправлений безопасности может включать инструктаж и консультирование сотрудников по исправлению небезопасного поведения, предотвращению травм и повышению безопасности. Следуйте процедурам компании для корректирующих действий и сосредоточьтесь на изменении поведения вместо наказания. Однако в некоторых случаях после консультации с отделом кадров и юрисконсультом вопиющее или умышленно небрежное поведение может стать поводом для немедленных дисциплинарных мер, вплоть до увольнения.

Сообщение о травмах и болезнях

В случае серьезных травм или смертельного исхода существуют требования к своевременной отчетности. О любых серьезных травмах следует сообщать как можно скорее, чтобы соответствовать правилам отчетности OSHA, в противном случае компания может столкнуться с серьезными штрафами. Менеджер по безопасности компании или менеджер по персоналу будет обрабатывать отчеты OSHA; однако, если необходимо уложиться в сроки, установленные OSHA, вы можете позвонить в службу отчетности OSHA по телефону 1-800-321-6742, TTY 1-877-889-5627: