Образец оформления кассовой книги, актуальный бланк и рекомендации

Оглавление:

1. Для чего нужна кассовая книга?
2. Как оформляется кассовая книга?
3. Как заполнить кассовую книгу?

Редко какая организация ведет расчёты исключительно по безналу, а потому соблюдением кассовой дисциплины озабочены практически все юрлица и частные предприниматели. Для учёта операций с наличными денежными средствами, проводящимися через кассу, организация должна вести специальный журнал под названием кассовая книга.

Для чего нужна кассовая книга?

Кассовая книга – это документ бухгалтерского учёта, в котором фиксируются все приходно-расходные операции с деньгами в наличной форме. Заполнение кассовой книги обязательно для всех ИП и предприятий, на которых имеется касса. Применение упрощённой системы налогообложения (УСН) не освобождает фирму от ведения этого документа.

На одно предприятие заводится одна кассовая книга.

Однако это не касается тех организаций, в которых филиалы и подразделения имеют собственный баланс. В таком случае каждое подразделение самостоятельно ведёт кассовые документы, хранит их у себя, а в головной офис передаёт лишь копии заполненных страниц книги и первичных ордеров, подтверждающих произведённые операции. Кассовые остатки, зафиксированные в журнале, также учитываются на балансе конкретного подразделения.

Как оформляется кассовая книга?

Кассовая книга – всегда объект тщательной проверки всевозможными инстанциями, поэтому её правильному заполнению должно уделяться особое внимание. Для ведения журнала предусмотрен унифицированный бланк по форме КО-4, утверждённый в 1998 году органами Госстатистики, а сама книга может заполняться как в бумажном, так и в электронном виде.

Порядок ручного ведения кассовой книги

Журнал формы КО-4 для ручного ведения можно приобрести готовый, отпечатанный в типографии (с листами горизонтальной или вертикальной ориентации) или  скачать бланк кассовой книги на нашем сайте.

В бумажном варианте он оформляется следующим образом:

• все листы нумеруются;
• журнал прошнуровывается и скрепляется сургучной печатью;
• на последнем листе проставляется заверительная надпись с указанием количества листов в документе и подписями главного бухгалтера и руководителя предприятия.

Титульный лист кассовой книги содержит реквизиты организации:

• наименование юридического лица или ИП;
• название структурного подразделения;
• код ОКПО;
• текущий год.

Если в организации происходит активный оборот наличности, одного типографского бланка на год может не хватить. Тогда необходимо закрыть предыдущую книгу и начать новую — в этом случае на «титульнике» указывается тот период, за который в данном журнале фиксировались приход и расход в кассе. С началом нового календарного года необходимо заводить новую книгу.

Все записи в журнале ведутся в двойном экземпляре (под копирку): один лист, который называется вкладным, заполняется шариковой ручкой, на втором (отрывном) через копировальную бумагу остаётся идентичная запись.

Оба листа должны иметь одинаковую нумерацию. Фиксировать расход или внесение денег необходимо сразу же после их фактического совершения на основании первичного кассового документа – ПКО или РКО.

Подсчёт количества прошедших операций и «сведение» кассы производится в конце дня. Данные по остаткам денежных средств в форме КО-4 по итогу должны сходиться с фактическим остатком наличности в кассе. После внесения суммы остатка отрывной лист вместе с «приходниками» и «расходниками» передаётся в бухгалтерию.

Естественно, никаких помарок и исправлений в книге быть не должно. Если все же обнаружена ошибка, исправить её можно так: аккуратно зачеркнуть неверные данные, вписать рядом корректную информацию. Каждое исправление заверяется подписью кассира и главного бухгалтера. Подчистки, замазывание «штрихом» и прочие ухищрения в кассовом журнале абсолютно не допустимы.

Ведение кассовой книги в электронном виде

Электронная кассовая книга несколько отличается от заполняемой вручную. Для её ведения используют специальное программное обеспечение.

В течение дня в программе регистрируются все приходно-расходные документы, а после закрытия кассы на их основе автоматически формируются и выводятся на печать листы кассовой книги: вкладной и отчёт кассира, которые проверяются и подписываются кассовым работником. Отчёт кассира с прикрепленными к нему кассовыми ордерами отправляется в бухгалтерию, а пронумерованные вкладные листы остаются на хранении в кассе. В конце года из них складывается сшив. На последней странице получившейся книги проставляются печать, подписи ответственных лиц, указывается количество листов в сшиве.

Как заполнить кассовую книгу?

Заполнение полей кассовой книги происходит по следующему образцу:

1. Дата и порядковый номер листа.
2. В поле «Остаток на начало дня» табличной формы переносится сумма остатка на конец предыдущего дня.
3. Столбец 1 «Номер документа» предназначен для внесения всех номеров приходных и расходных документов, оформленных за день, по порядку.
4. Информация в столбец 2 «От кого получено или кому выдано»: фамилия имя отчество гражданина либо название организации переносится из соответствующего ПКО или РКО.
5. Столбец 3 «Номер корреспондирующего счета» не обязателен для заполнения ИП. Кассиры организаций вписывают номера счетов, по которым отражается движение по произведенной операции (например, заработная плата – 70, денежные средства, выданные под отчёт – 71).
6. В столбцах 4 и 5 указывается приход и расход соответственно, в рублях и копейках, на основании кассовых ордеров.
7. В графе «Перенос» суммируется весь приход и расход в таблице, при необходимости внесение данных продолжается на оборотной стороне. Если все данные уже заполнены, таблица на оборотной стороне, а также пустые графы на лицевой перечеркиваются буквой Z.
8. Строка «Итого за день» фиксирует суммы всех поступлений и выдач в кассе, а «Остаток на конец дня» — остаток денежных средств, рассчитанный по формуле: остаток на начало дня + сумма приходных операций – сумма расхода.
9. Поля под табличной формой – для подписей кассира и бухгалтера, а также указания количества кассовых документов по приходу и расходу (прописью).

Для правильного оформления документов ознакомьтесь с  образцом кассовой книги  на нашем сайте.

Как заполнять кассовую книгу? — «Моё дело»

Если кассовая книга заполняется от руки.

Записи в книге надо делать чернилами или шариковой ручкой.

Каждый лист книги состоит из двух одинаковых частей (экземпляров):

— первая всегда остается в книге;
— вторая — отрывная.

1. В начале смены кассир, то есть работник, в должностные обязанности которого входит ведение кассовых операций:

— по пунктирной линии (линии отреза) подгибает отрывную часть листа под первую и вкладывает между ними копировальную бумагу;
— указывает дату и сумму остатка наличных на начало дня, которая всегда равна остатку на конец предыдущего рабочего дня, в котором проводились кассовые операции.

2. В течение дня кассир построчно вносит в кассовую книгу записи о каждом ПКО и РКО.

Строка «Перенос» кассовой книги с общей суммой принятых и выданных к этому моменту наличных заполняется:
— или в конце смены;
— или когда одной страницы листа не хватило для записей за смену.
Если одного листа книги не хватило для всех записей за смену, записи вносятся в следующий лист, в котором в строке «Касса за ___» указывается та же дата.

3. В конце смены кассир:

— подсчитывает и указывает в кассовой книге общую сумму полученных и выданных денег (обороты по кассе) и остаток наличных на конец дня. При этом сумму, предназначенную для выдачи зарплаты по платежной или расчетно-платежной ведомости, указывает дополнительно в строке «в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии»;

— ставит в кассовой книге свою подпись и указывает фамилию и инициалы.

4. После этого кассир относит кассовую книгу вместе с полученными за день ПКО и РКО бухгалтеру или главному бухгалтеру (при их отсутствии руководителю организации) (п. 4.6 Указания N 3210-У).

5. Бухгалтер, сверив записи в кассовой книге с данными ПКО и РКО:

— указывает в кассовой книге прописью общее количество полученных ПКО и общее количество полученных РКО и расписывается;

Если кассовая книга заполняется на компьютере.
Ее можно вести в бухгалтерской программе или в другой удобной вам программе.
Записи в такую кассовую книгу вносятся так же, как и при заполнении кассовой книги от руки.
В конце каждого рабочего дня кассир распечатывает и подписывает 2 экземпляра листа кассовой книги, которые относит бухгалтеру вместе с оформленными за день ПКО и РКО. Сверка данных кассовой книги с данными ПКО и РКО проходит так же, как и при заполнении кассовой книги от руки.

Снять отчет Х: нажать Кассир должен поставить дату, расписаться вместе с администратором расписаться на полученном отчете, который подшивается к кассовому отчету. Заполняется журнал кассира на начало дня.

Работа > Нажать клавишу на индикаторе выбор

ПОРЯДОК РАБОТЫ НА КАССОВОМ АППАРАТЕ

ТИПА «ЭЛВЕС-МИКРО-Ф» —

ВНИМАНИЕ !!!

ЕЖЕДНЕВНО ПРОВОДИТЬ ПОДЗАРЯДКУ АККУМУЛЯТОРА

ПОРЯДОК РАБОТЫ

1. Оформить начало контрольной ленты.

1. 2. Включить ККМ — на индикаторе ВЫБОР.

Ввести пароль кассира:

3. Снять нулевой чек:

ОПЛ

Поставить на чеке подпись и дату, сохранить.

4. СНЯТЬ УТРЕННИЙ ОТЧЕТ X1 (проводиться кассиром и администратором)

4.1. Нажать клавишу — на индикаторе ВЫБОР

4.2. Нажать клавишу , ввести пароль администратора

4.3. Снять отчет Х: нажать

Кассир должен поставить дату, расписаться вместе с администратором расписаться на полученном отчете, который подшивается к кассовому отчету. Заполняется журнал кассира на начало дня.

5. РАБОТА

2. 5.1. Нажать клавишу — на индикаторе ВЫБОР

Ввести пароль кассира:

6. ОФОРМЛЕНИЕ ЧЕКОВ

6.1. Простая продажа

6.2. Простая продажа через отдел

6.3. Продажа количества товара (веса)

6.4. Продажа количества товара (веса) через отдел

НЕ СПЕШИТЕ нажимать клавишу !

Пока чек не закончен есть возможность достаточно просто исправить ошибку.

СДАЧА, ЧЕК и ТОВАР выдаются покупателю ОДНОВРЕМЕННО!

7. ИСПРАВЛЕНИЕ ОШИБОК – (до нажатия клавиши ОПЛ):

7.1. Отмена последней продажи:

7.2. Отмена любой продажи

7.3. Аннулирование неиспользованных чеков (если чек закончен):

РЕКОМЕНДАЦИЯ: проводить аннулирование в конце смены, до получения отчета Z.

Заполнить Акт возврата КМ-3, подшить к нему кассовый чек и чек возврата, сохранять до проверки налоговой инспекцией. В конце рабочего дня сделать запись в журнале кассира операциониста.

7.4. Отмена ВСЕГО незаконченного чека – на чеке поставить подпись, сохранить.

7.5. Возврат товара

Товар принимается только при наличии заявления от покупателя и кассового чека в течении 14 дней с момента продажи.

Заполнить Акт возврата КМ-3, подшить к нему кассовый чек и чек возврата, сохранять до проверки налоговой инспекцией. В конце рабочего дня сделать запись в журнале кассира операциониста.

8. ЗАВЕРШЕНИЕ РАБОЧЕГО ДНЯ

Снять отчет X – для просмотра выручки:

8.1. Нажать клавишу — на индикаторе ВЫБОР

8.2. Ввести пароль администратора:

8. 3. Нажать , если касса работает на 1 отдел

Нажать , если касса работает на несколько отделов

Кассир должен вместе с администратором расписаться на полученном отчете, который подшивается к кассовому отчету.

9. СДАЧА ВЫРУЧКИ

9.1. Нажать клавишу — на индикаторе ВЫБОР

8.2. Ввести пароль кассира:

10. СНЯТЬ ОТЧЕТ Z (снимает администратор):

10.1. Нажать клавишу — на индикаторе ВЫБОР

10.2. Ввести пароль администратора:

Снять отчет Z:

нажать

!

распечатывается контрольная лента и первая половина отчета,

Затем необходимо обнулить кассу, нажать

На полученной контрольной ленте и отчете поставить дату и подписи кассира и администратора.

Оформить конец контрольной ленты и заполнить журнал кассира – операциониста.

ПОМНИТЕ: все отчеты Z должны быть сохранены!

11. ВНЕСЕНИЕ ОСТАТКА

11.1. Нажать клавишу — на индикаторе ВЫБОР

11.2. Ввести пароль кассира:

Внести сумму остатка:

!

ККМ КОНТРОЛИРУЕТ ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ СМЕНЫ. При продолжительности смены более 24 часов ККМ блокируется (на индикаторе появиться 24 часа).

Для продолжения работы на КММ необходимо провести отчет кассы с гашением (Z-отчет).

ТИПОВЫЕ ПРАВИЛА ЭКСПЛУАТАЦИИ КОНТРОЛЬНО-КАССОВЫХ МАШИН ПРИ

ОСУЩЕСТВЛЕНИИ ДЕНЕЖНЫХ РАСЧЕТОВ С НАСЕЛЕНИЕМ №104

(Выписка)

Начало работы на кассовой машине

3. 8.1. Директор (заведующий) предприятия либо его заместитель, дежурный администратор должен:

• Открыть замок привода и счетчиков машины и вместе с кассиром снять показания (получить отчетную ведомость) секционных и контрольных счетчиков и сверить их с показаниями, записанными в «Журнал кассира -операциониста» за предыдущий день,

• Убедиться в совпадении показаний и занести их в журнал за текущий день на начало работы и заверить своими подписями,

• Оформить начало контрольной ленты, указав на тип и заводской номер машины, дату и время начала работы, показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), данные на контрольной ленте заверить подписями…

6. Окончание работы на кассовой машине

   1. При закрытии предприятия или по прибытии инкассатора, если он по графику прибывает до закрытия предприятия, кассир должен:

• Составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему (главному) кассиру (в небольших предприятиях с одной-двумя кассами кассир сдает деньги непосредственно инкассатору банка).

Представитель администрации в присутствии кассира снимает показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), получает распечатку или вынимает из кассовой машины использованную в течение дня контрольную ленту. Представитель администрации подписывает конец контрольной ленты (распечатку), указав на ней тип и номер кассы, показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), дневную выручку, дату и время окончания работы.

Отчетные ведомости показаний на конец рабочего дня вписываются в «Журнал кассира – операциониста».

Программирование даты и времени

1. Снять Z – отчет.

2. Нажать клавишу — на индикаторе ВЫБОР

3. Ввести пароль администратора

4. Программирование даты

Нажать клавишу , на индикаторе должна загореться текущая дата – если загорится не текущая, то необходимо набрать текущую – ДДММГГ, нажать — на индикаторе С – 00, нажать

5. Программирование времени

Нажать клавишу — на индикаторе ВЫБОР

Нажать , набрать ЧЧММ, нажать

Информио

×

Неверный логин или пароль

×

Все поля являются обязательными для заполнения

×

Сервис «Комментарии» — это возможность для всех наших читателей дополнить опубликованный на сайте материал фактами или выразить свое мнение по затрагиваемой материалом теме.

Редакция Информио.ру оставляет за собой право удалить комментарий пользователя без предупреждения и объяснения причин. Однако этого, скорее всего, не произойдет, если Вы будете придерживаться следующих правил:

1. Не стоит размещать бессодержательные сообщения, не несущие смысловой нагрузки.
2. Не разрешается публикация комментариев, написанных полностью или частично в режиме Caps Lock (Заглавными буквами). Запрещается использование нецензурных выражений и ругательств, способных оскорбить честь и достоинство, а также национальные и религиозные чувства людей (на любом языке, в любой кодировке, в любой части сообщения — заголовке, тексте, подписи и пр.)
3. Запрещается пропаганда употребления наркотиков и спиртных напитков. Например, обсуждать преимущества употребления того или иного вида наркотиков; утверждать, что они якобы безвредны для здоровья.
4. Запрещается обсуждать способы изготовления, а также места и способы распространения наркотиков, оружия и взрывчатых веществ.
5. Запрещается размещение сообщений, направленных на разжигание социальной, национальной, половой и религиозной ненависти и нетерпимости в любых формах.
6. Запрещается размещение сообщений, прямо либо косвенно призывающих к нарушению законодательства РФ. Например: не платить налоги, не служить в армии, саботировать работу городских служб и т.д.
7. Запрещается использование в качестве аватара фотографии эротического характера, изображения с зарегистрированным товарным знаком и фотоснимки с узнаваемым изображением известных людей. Редакция оставляет за собой право удалять аватары без предупреждения и объяснения причин.
8. Запрещается публикация комментариев, содержащих личные оскорбления собеседника по форуму, комментатора, чье мнение приводится в статье, а также журналиста.

Претензии к качеству материалов, заголовкам, работе журналистов и СМИ в целом присылайте на адрес

×

Информация доступна только для зарегистрированных пользователей.

×

Уважаемые коллеги. Убедительная просьба быть внимательнее при оформлении заявки. На основании заполненной формы оформляется электронное свидетельство. В случае неверно указанных данных организация ответственности не несёт.

Балансировка денежного ящика

Даже с сегодняшними современными системами кассовых терминалов (POS) вам по-прежнему нужна процедура для учета кассовых чеков магазина. Эти средства внутреннего контроля необходимы для предотвращения ненадлежащего обращения с деньгами и защиты активов от потери или кражи.

Надежный внутренний контроль не только способствует повышению операционной эффективности, но и обеспечивает надежную бухгалтерскую отчетность, которая понадобится в налоговое время. Одна из наиболее частых причин потери или усадки в вашем магазине — неправильное обращение с наличными.При расследовании наиболее частая причина сводится к отсутствию надлежащих процедур или средств контроля.

Эта система управления денежными средствами может быть создана одновременно с установлением политики магазина. Многие из сегодняшних POS-систем содержат пошаговые инструкции по закрытию (также известному как балансирование) денежного ящика, чтобы помочь сотруднику.

Бизнес-аналитика

Руководство магазина или кассиры могут получить отчет о продажах в любое время в течение смены. Добавляя начальные деньги в ящике к ежедневному объему продаж, розничный торговец будет точно знать, сколько денег должно быть в кассовом аппарате или POS-системе в любой момент времени.

Это полезно по нескольким причинам:

• Это позволяет избежать слишком большого количества наличных в торговом зале.
• Защищает от потери при ограблении магазина.
• Это предотвращает ситуации, когда покупатель жалуется на слишком маленькую сдачу.
• Обнаруживает частые перерасходы или нехватку у отдельных кассиров.
• Избавляет от соблазна взять наличные без документации из кассы.

Как и когда внедрять

Балансировка кассового аппарата обычно происходит в конце дня или в конце кассовой смены. Денежный ящик и его содержимое следует отнести в офис или другое укромное место для подготовки отчета. При балансировке ящика после закрытия убедитесь, что освещение в торговом зале выключено, а дверца заперта. Многие продавцы спешат и начинают закрываться еще до закрытия магазина. Это небезопасная практика. Однако, если у вас несколько сотрудников в магазине, можно закрыть один из регистров в часы работы.

Любые излишки или нехватка должны быть расследованы.При незначительных ошибках и небольших суммах следует учитывать человеческую природу, но частые расхождения могут быть признаком кражи сотрудником или могут указывать на необходимость дальнейшего обучения конкретного кассира. Как правило, вы хотите, чтобы расхождения не превышали 2 долларов к концу дня.

Начальная касса кладется обратно в кассовый ящик и хранится на вечер, пока готовится депозит для банка. Все квитанции о кредитных картах, отчеты по терминалам и другие квитанции регистров могут быть прикреплены к ежедневному отчету кассового ящика и поданы по дате.

Разделение обязанностей

Для большей ответственности рассмотрите возможность использования двух человек для балансировки кассового аппарата. Один человек будет считать ящик и составлять ежедневный кассовый отчет, а другой готовит банковский депозит. Оба сотрудника должны подписать отчет, указав, что они несут ответственность за указанные цифры. Хотя никакая система не может предотвратить мошенничество, этот контрольный журнал поможет предотвратить сговор между сотрудниками.

В начале следующей смены каждому кассиру должен быть выделен собственный денежный ящик.Попросите кассира пересчитать деньги в ящике, чтобы проверить начальный баланс. Если у вас небольшой магазин с одним кассовым аппаратом, наличные, скорее всего, останутся в ящике на ночь. Если это ваша ситуация, процедура такая же.

И последнее замечание: поскольку человеческая ошибка является частью игры, убедитесь, что вы включаете расхождения в ваших денежных средствах как часть своих отчетов о прибылях и убытках. Добавьте в свои отчеты о прибылях и убытках строку, в которой указываются убытки от неправильного учета.Это еще один способ аудита и управления убытками.

Сколько денег я должен держать в кассовом аппарате?

Розничным торговцам, которые принимают больше платежей по кредитным картам или чекам, чем наличными, обычно не нужно много сдачи. Но всегда разумно иметь в наличии немного больше мелких денег, чем вы думаете, что вам нужно.

Вопрос об имеющихся денежных средствах следует решать на этапе бизнес-планирования при установлении процедур для магазина. Принимая решение о том, сколько сдачи оставить в магазине, владельцы бизнеса должны учитывать множество факторов.

Сколько денег держать в кассе

На общение с общественностью может потребоваться несколько недель, прежде чем вы сможете точно определить, сколько денег иметь под рукой и в денежном ящике. Сумма денег, которую розничный продавец должен хранить в магазине, зависит от:

• Прогнозируемый или типовой объем продаж.
• Как безопасно хранить деньги.
• Тип платежей, которые обычно производят клиенты.

В рамках процедур вашего магазина установите сумму наличных в долларах, которая будет в каждом кассовом аппарате или денежном ящике в начале дня.Например, если ваш средний билет меньше 200 долларов, вы можете начать с 200 долларов за ящик или регистрацию. Эта сумма должна быть равномерно распределена между купюрами разного достоинства. Свернутые монеты поступают в установленном количестве; у вас должно быть равномерное распределение каждого, включая гроши.

Поскольку клиенты часто используют кредитные карты, дебетовые карты или мобильные способы оплаты, большинство розничных продавцов могут иметь в наличии относительно небольшую сумму наличных денег.

Ежедневно проверяйте количество и сумму в долларах обеих купюр и разменной монеты, чтобы убедиться, что в вашем магазине никогда не бывает дефицита.Если вы обнаружите, что у вас постоянно заканчивается определенная монета или банкнота, попробуйте увеличить суммы каждого номинала в своей ежедневной стартовой сумме,

Сведение кассового аппарата

Помимо определения начальной суммы наличных денег в кассе, вам также потребуется установить максимальную сумму. Когда сумма наличных денег в кассе превышает эту максимальную сумму, дополнительную сумму необходимо будет положить в безопасное место.

Вытаскивание денег из кассы и отнесение их в сейф иногда называют «сдачей наличных».«

Извлечение лишних денег из денежного ящика во время смены — это часть балансировки кассового аппарата и хорошее управление денежными средствами. Это снижает количество денег в торговом зале и особенно полезно в периоды интенсивных продаж, таких как сезон рождественских покупок. Хотя каждому бизнесу нужны большие суммы денег, лучше не делать их слишком заметными из соображений безопасности.

В дополнение к максимальной сумме для каждого регистра розничные продавцы могут захотеть хранить дополнительную сумму наличных денег и свернутых монет в сейфе, чтобы служить банком в магазине.Мелкие деньги, которые будут доступны в начале каждого дня, также должны быть установлены в рамках процедур вашего магазина и могут использоваться для:

• Непредвиденные ситуации, например, нехватка бумажной продукции в туалетах.
• Случайные расходы, например угощение персонала кофе
• Уравновешивание кассы в дни с большим объемом продаж или неожиданным количеством операций с наличными.

Доступ к сейфу магазина должен быть ограничен доверенным персоналом.

Вам также необходимо будет сбалансировать кассу в конце дня.При выводе всей наличности сверх лимита ящика постарайтесь согласовать распределение счетов с вашей отправной точкой.

Вытаскивание наличных денег, превышающих максимальную сумму в конце дня, иногда называют «вырезанием кассы».

Большинство розничных продавцов не учитывают сдачу для этой цели, а учитывают только счета. Если ваша стандартная сумма в ящике составляет 200 долларов, вы оставите 200 долларов в виде банкнот в ящике, а сдача вытаскивает только тогда, когда ящики переполняются.Тем не менее, некоторые розничные торговцы также тянут за собой изменения для преемственности.

Если вы оставите сдачу в кассе, вам все равно придется пересчитывать ее ночью, чтобы уравновесить ящик. Это обеспечивает систему проверки и баланса, которая поможет предотвратить внутреннюю кражу.

Ежедневные депозиты

Каждую ночь при закрытии счета возвращайте начальную сумму в денежном ящике. Сумма наличных сверх начальной суммы является вашим ежедневным депозитом и должна быть подготовлена ​​в соответствии с вашими операционными процедурами.По возможности, два человека должны участвовать в подсчете денежных ящиков и подготовке депозита, чтобы свести к минимуму ошибки или мошенничество.

Многие розничные торговцы принимают депозиты ночью, но это может привести к проблемам с безопасностью. Вы не хотите подвергать опасности себя или своих сотрудников, делая их потенциальной целью ограбления. Это еще один случай, когда полезно иметь сейф в магазине: многие розничные торговцы предпочитают хранить деньги в сейфе на ночь и вносить депозит в банке в течение дня.Если возможно, каждый депозит также должны вносить два человека.

Балансировка вашего денежного ящика | Шаги, советы и многое другое

Уравновешивание денежного ящика — важная часть повседневной работы вашего бизнеса. Так же, как чистить зубы, вы также должны ежедневно балансировать в кассовом аппарате.

Если вы пытаетесь сбалансировать денежный ящик, вы не одиноки. Читайте дальше, чтобы узнать, как сбалансировать денежный ящик, а также узнать о советах и ​​приемах, которые помогут сохранить его в надлежащем состоянии.

Что такое денежный ящик?

Прежде чем вы углубитесь в то, как сбалансировать денежный ящик, вам необходимо узнать о нем небольшую справочную информацию.

Ваш денежный ящик, также называемый кассовым аппаратом, хранит наличные деньги, монеты, чеки и другие ценные предметы (например, купоны) в точках продаж (POS).

В конце каждого дня, смены или периода вы должны сбалансировать свой денежный ящик для учета всех входящих транзакций. Транзакции включают не только наличные деньги и чеки, но также платежи по кредитным картам и чаевые (если применимо).

Лучше всего, если вы назначите сотрудников или менеджеров для балансировки денежного ящика. Таким образом, вы доверяете сотрудникам, работающим с поступающими денежными средствами, а не нескольким людям.

Компании, которые обычно отвечают за балансировку денежного ящика, включают:

• Магазины одежды
• Супермаркеты
• Рестораны
• Булочные
• Прочие магазины

Как часто нужно балансировать денежный ящик?

Чтобы ваши бухгалтерские книги были максимально точными, вам следует балансировать кассу каждый день или после каждой смены.Таким образом, вы можете быстро (и легко) внести исправления, если что-то не в порядке.

Исправление чего-либо, сделанного несколько дней, недель или даже недель назад, может занять много времени и быть сложным, потому что вам нужно возвращаться и проверять каждый день индивидуально на наличие ошибок. Ежедневная балансировка помогает уменьшить боль, связанную с отслеживанием расхождений в денежных ящиках.

Этапы балансировки денежного ящика

Когда дело доходит до балансировки денежного ящика, ваши действия могут отличаться от действий других компаний. Например, более крупному бизнесу может потребоваться внести несколько депозитов в течение дня. Или у малого бизнеса может быть только один денежный ящик для подсчета.

Независимо от того, насколько мал или велик ваш бизнес, вот четыре шага, которые помогут вам встать на правильную ногу, когда дело доходит до балансировки денежного ящика.

1. Получить отчет POS

Прежде чем вы начнете балансировать свой денежный ящик и учитывать любой входящий денежный поток, вам необходимо распечатать или получить доступ к отчету POS, в котором подробно указано, сколько у вас должно быть в вашей кассе.

Отчет POS будет разбивать итоги по категориям, например, наличные деньги, чеки и транзакции по кредитным картам.

2. Подсчитайте наличные

Когда у вас под рукой отчет по кассовому терминалу, самое время пересчитать наличные.

В начале каждого дня или смены вы должны держать постоянную сумму денег в вашем регистре, например 100 долларов. Это гарантирует, что у вас будет достаточно денег, чтобы раздать сдачу своим клиентам.

Когда вы считаете свою кассу в конце каждой смены или дня, подсчитывайте наличные и суммируйте свои чеки, квитанции по кредитным картам и другие транзакции.

Чтобы сделать процесс менее утомительным, подумайте о приобретении счетной машины. Со счетным автоматом вам не нужно беспокоиться о ручном подсчете наличных или сдаче вручную.

Обязательно вычтите начальный остаток денежных средств из текущего остатка денежных средств (например, вычтите 100 долларов США).

Запишите, сколько в кассе есть наличных денег, чеков, купонов, кредита и т. Д. Вот пример того, как вы можете отслеживать свои итоги:

Поступления	Продажа	Всего
Начальные деньги		$ 100
Продажа за наличные	500 долларов США
Продажа по кредитной карте	600 долл. США
Общий объем продаж		1100 долларов США
Продажа в кредит		$ 0
Денежные средства получены		500 долларов США
Всего кассовых аппаратов		600 долл. США

После того, как вы суммируете квитанции, чеки и наличные по кредитной карте, сравните их со своим отчетом POS.Они совпадают? Если да, то вперед! Если нет, вам нужно покопаться.

3. Устранение несоответствий

Значит у вас неточность в денежном ящике? Без проблем! С владельцами малого бизнеса это происходит постоянно.

Большинство расхождений вызвано человеческой ошибкой, например, неверная сдача сдачи покупателю или неправильная отправка квитанции по кредитной карте.

При балансировке денежного ящика обращайте внимание как на излишки, так и на нехватку. Излишек — это когда ваш ящик превышает сумму, указанную в отчете POS, которую вы должны иметь. Дефицит — это когда в вашем реестре мало.

Нехватка может означать, что наличные были потеряны, украдены или неправильно подсчитаны. Избыток обычно означает, что ваши клиенты были обмануты.

При попытке устранить несоответствия выполните следующие действия:

1. Пересчитайте наличные, чеки, купоны, квитанции по кредитным картам и т. Д.
2. Зарегистрируйтесь в своем ящике и возле него, а также зарегистрируйтесь на предмет недостающей информации (например, квитанций)
3. Просмотрите транзакции POS для получения информации, такой как транзакции по кредитной карте (если применимо)

Убедитесь, что кто-то записывает расхождения в кассовой наличности в отчете о прибылях и убытках (P&L) вашего малого бизнеса.Добавьте строку в отчеты о прибылях и убытках, чтобы учесть расхождения в денежных средствах.

4. Учет операций с денежным ящиком

После того, как вы посчитаете свой ящик и выясните все неточности, запишите операции с денежным ящиком в своих книгах.

При записи итоговой суммы кассового аппарата обязательно учитывайте начальный баланс (например, 100 долларов США). Записывайте в свои книги все наличные, кредитные, магазинные кредиты (если применимо), чеки, купоны и другие продажи.

Если есть какие-либо расхождения, которые вы не смогли устранить, укажите излишки или недостачи в отдельной колонке.

Взгляните на пример сбалансированной кассы ниже:

	Собрано денег		Зарегистрировано продаж	Разница (+/-)
Получено наличных	425,00 $	Продажа за наличные	425,00 $	0,00 $
Чеков собрано	$ 53,25	Проверить продажи	$ 53,25	0,00 $
Кредит магазина получен	233 доллара.55	Продажа в кредит магазина	$ 233,55	0,00 $
Получено кредитных карт	$ 657,48	Продажа кредитных карт	$ 657,48	0,00 $
Собрано купонов	11,00 $	Купонные продажи	11,00 $	0,00 $
Всего собрано	$ 1 380,28	Всего зарегистрировано	$ 1 380,28	0,00 $

Итак, как будет выглядеть, если ваш отчет POS и ваши подсчеты не совпадают? Взгляните на ящик с некоторыми неточностями.

	Собрано денег		Зарегистрировано продаж	Разница (+/-)
Получено наличных	350,00 $	Продажа за наличные	$ 367,78	— 17,78 долл. США
Чеков собрано	$ 85,33	Проверить продажи	$ 72,55	+ 12,78 долл. США
Кредит магазина получен	$ 247,52	Продажа в кредит магазина	247 долларов.52	0,00 $
Получено кредитных карт	$ 776,38	Продажа кредитных карт	$ 776,38	0,00 $
Собрано купонов	0,00 $	Купонные продажи	$ 2,50	— 2,50 доллара США
Всего собрано	$ 1 459,23	Всего зарегистрировано	$ 1 453,95	+ 5,28 $

Как видите, в ящике выше не хватает 17 долларов. 78 наличными и купонами на 2,50 доллара.

В кассе также есть дополнительные $ 12,78 чеков, не учтенных в продажах. Если продажи чеков ниже, чем общее количество собранных чеков, это может быть связано с тем, что сотрудник совершил транзакцию с использованием неверного метода оплаты.

Наконечники для балансировки ящиков

Балансировка денежных ящиков не должна быть сложной. Воспользуйтесь приведенными ниже советами, чтобы держать ящик в идеальном состоянии.

1. На каждый ящик должно приходиться по одному человеку

Что касается денежного ящика, то чем меньше людей будет к нему обращаться, тем лучше.Подумайте об ограничении количества людей, использующих каждый ящик. Ограничения позволяют избежать расхождений в денежном ящике и помогают избежать краж на рабочем месте.

Та же идея должна подойти и к менеджеру вашего кассового ящика. Ограничьте количество людей, занимающихся балансировкой кассовых и кассовых ящиков вашего бизнеса.

2.

Распределить обязанности

В целях подотчетности назначьте одного или двух доверенных сотрудников для балансировки вашего денежного ящика (ящиков). Вы можете назначить одного человека для подсчета ящика, в то время как другой сотрудник готовит банковский депозит.Попросите сотрудников, управляющих денежными ящиками, подписать отчет о том, что они уравновешивают ящик.

В начале следующего дня или следующей смены пересчитайте наличные в каждом ящике, чтобы проверить правильность начального баланса. Если в вашем бизнесе используется несколько ящиков, назначьте эту задачу каждому кассиру и попросите их подсчитать свой отдельный ящик.

3. Используйте отчеты о продажах

Если у вас есть POS-система, не бойтесь использовать отчеты о продажах в своих интересах. Вы можете использовать отчеты, чтобы увидеть остатки ящика на начало, текущий и конец дня.Отчеты о продажах могут вам помочь:

• Не кладите слишком много денег в ящик
• Проверить, был ли покупатель обманут
• Выявить кражу сотрудника

Отчеты о продажах также могут дать вам представление о вашем денежном потоке за день. Если вы хотите увидеть, как идут продажи, откройте отчет о продажах.

4. Депозит наличными в течение дня

Чтобы ваш денежный ящик был чистым и аккуратным, подумайте о его чистке в течение дня. Итак, как вы можете это сделать? Депозиты.

Если вы обнаружите, что ваш денежный ящик переполнен в течение дня, сделайте несколько небольших вкладов в свой сейф или банк, чтобы отсчет наличных в вашей кассе продолжался. В противном случае вы можете иметь дело с беспорядочным ящиком и потерянными или украденными деньгами.

Делайте вклады в более медленное время в течение дня. Таким образом, вам не придется изо всех сил снимать и считать наличные.

В зависимости от размера вашего бизнеса и поступающей наличности вам может потребоваться внести несколько депозитов в течение дня.Если ваш бизнес меньше, вы можете вообще пропустить этот шаг.

5. Обращайте внимание на постоянные расхождения

Если вы снова и снова начнете замечать несоответствия в денежном ящике, возможно, что-то не так. Вы можете иметь дело с украденными средствами, если денежные средства постоянно не соответствуют вашим отчетам POS.

Остерегайтесь шаблонов, например, обычных дефицитов. Например, если вы замечаете, что в ящике сотрудника постоянно скидка 20 долларов, возможно, вам придется еще покопаться и понаблюдать.

Необходимо учитывать денежный поток вашего денежного ящика? Без проблем! Бухгалтерское программное обеспечение Patriot позволяет вам легко вести учет доходов и расходов вашего бизнеса. Начните с самостоятельной демонстрации уже сегодня!

Нравится то, что вы читаете? Давай подключимся, друг! Поставьте нам лайк на Facebook и давай поговорим.

Это не является юридической консультацией; Для большей информации, пожалуйста нажмите сюда.

Руководство розничного продавца по обучению кассиров: ознакомление людей с вашим POS

Это сообщение Кары Вуд.

Пожалуй, самая важная часть розничной торговли — это момент совершения операции — когда деньги переводятся от покупателя к кассиру. В конце концов, это тот момент, к которому стремятся все в розничной торговле. Таким образом, очевидно, что ваши кассиры должны быть хорошо обучены, чтобы все шло гладко.

Розничные торговцы склонны подходить к кассирам двумя способами. Первый — это подход к этому магазину вроде Walmart: продавцы проводят всю смену за кассой, обзванивая всех, кто стоит в очереди, но не выходят из-за стола, пока им не скажут.Во-вторых, так поступают многие торговые центры, такие как Энн Тейлор: продавцы будут звонить покупателям по мере необходимости. В настоящее время эти продавцы могут даже не садиться за стол, чтобы позвонить, но могут использовать мобильный POS, чтобы звонить прямо в пол.

В любом случае, все они должны быть обучены, чтобы быть отличными кассирами, чтобы гарантировать, что ваш магазин обеспечивает первоклассное обслуживание клиентов и хорошо закрывает продажи.

Чему научить кассиров

1.Навыки обслуживания клиентов

Полноценный тренинг по обслуживанию клиентов хорошо послужит вашим кассирам, но если у вас есть время только на несколько вещей, кассирам необходимо развивать следующие навыки обслуживания клиентов:

Общее дружелюбие — Общее дружелюбие очень важно. Вашему кассиру нужно будет улыбаться и приветствовать клиентов, если они ранее не работали с клиентом в зале.

Им нужно будет демонстрировать позитивное и оптимистичное поведение на протяжении всего взаимодействия, чтобы гарантировать, что у клиента будет замечательный опыт.Дружелюбие — настолько важный навык, что Майкл Коннолли из Do It Best Hardware & Rental Connolly говорит, что нанимает его за дружелюбие, а не за умение.

Приветствие — В зависимости от планировки вашего магазина кассиры могут быть первыми, кого увидит покупатель. Они должны быть оснащены, чтобы дать вашим покупателям положительный старт, а также отвечать на их вопросы и направлять их по магазину.

Перекрестные продажи — Ваш кассир также будет последним, кто поговорит с клиентом перед официальным закрытием продажи, что означает, что у них есть решающий шанс подтвердить, что клиент нашел все, что ему нужно, или добавить к продаже .

Кассирам, которые не работали с клиентом в зале, следует спросить, нашел ли клиент все, что искал. Их также следует научить спрашивать клиентов, заинтересованы ли они в покупке любых мелких перекрестных продаж, которые вы держите на столе (например, подарочные карты или безделушки). Для этого взаимодействия вы можете предоставить сценарии, как это делает Church’s Chicken.

Работа с клиентами рассерженных клиентов — Во многих магазинах кассиры — первая остановка для возвратов или проблем и, следовательно, рассерженных клиентов.Итак, вы должны быть уверены, что они подготовлены с навыками (в основном, навыками активного слушания), чтобы смягчить ситуации и превратить вашего рассерженного клиента в счастливого. Обязательно вооружите кассиров «вежливыми фразами». Рене Эвенсон, автор книги Powerful Phrases for Effective Customer Service , предлагает такие фразы, как «Прошу прощения» или «Будете ли вы?» вместо «Ты будешь» может иметь большое значение в общении с рассерженным клиентом.

2. Политика магазина

Совершенно необходимо, чтобы ваши кассиры знали вашу политику от и до, особенно когда речь идет о продажах и возвратах. Кассир, который не знает правил магазина, будет стоить вам больших денег в виде скидок, мошеннических возвратов или рабочих часов менеджера.

В дополнение к знанию официальной политики магазина, со временем (по мере того, как ваш новый кассир станет надежным сотрудником), вы также захотите сообщить им, насколько они свободны в принятии решений. В конце концов, хороший магазин во имя обслуживания клиентов будет принимать поздний возврат или предлагать определенные скидки при наличии подходящих обстоятельств.

3.Фактическое использование ПО / обработка продажи

Очевидно, что ваши кассиры должны научиться работать с аппаратным и программным обеспечением POS, чтобы оформить продажу или возврат. Среди прочего, здесь будут задействованы следующие навыки:

• Вход в программу
• Начало продажи
• Поиск клиентов и их предыдущие покупки
  
• Искать товары
• Начало возврата
• Возврат без квитанции
• Прием мобильных и карточных платежей
• Обращение с наличными деньгами: выдача сдачи и проверка поддельных банкнот
• Обработка чека
• Правильная загрузка чековой бумаги
• Обработка подарочных карт
• Применение промоакций

4. Упаковка Как известно в Costco, упаковка

— это огромная часть вашего бренда и опыта после покупки. Они известны тем, что не упаковывают свои товары в пакеты, потому что это слишком похоже на обычный розничный магазин, и они предпочитают казаться более эксклюзивными. В конечном итоге ваши кассиры будут сотрудниками, ответственными за предоставление этой части опыта, и поэтому они должны знать, как упаковать или упаковать ваши продукты в соответствии с вашим брендом.

5. Работа с POS

Вашим кассирам необходимо знать, как управлять некоторыми административными элементами вашего POS в той или иной степени.Для ваших самых доверенных кассиров вы, вероятно, захотите научить их, как закрывать кассу и составлять некоторые отчеты о продажах. Некоторые компании считают, что для всех своих кассиров наиболее эффективным способом является закрытие сделки.

Как обучить кассиров

1. Используйте любые учебные материалы от вашего поставщика

Первое, что вам следует сделать, это дать новому кассиру возможность ознакомиться с любыми учебными ресурсами, которые может предложить поставщик программного обеспечения. (Привет, покупатели Vend: вот наши!) Эти ресурсы предоставят вашим новым кассирам хорошую основу для понимания того, как в целом будет работать программное обеспечение. Это сэкономит вам время, но также гарантирует, что вы поможете сотрудникам с любым стилем обучения действительно улучшить ваше программное обеспечение.

2. Упростите им запоминание PLU.

Для кассиров в определенных типах магазинов, особенно в продуктовых, это может сэкономить время, зная коды продуктов сразу же, вместо того, чтобы искать их каждый раз, когда они звонят.Предоставление кассирам листов или карточек для запоминания в нерабочее время может быть полезной тренировочной практикой. Для справки, вот карточки для PLU Kroger.

3. Практика!

Experience — лучший учитель из всех, так что теперь получите практический опыт у кассира. Вы можете провести со своим новым кассиром через одну или две практики продажи на пустом кассе. Кроме того, проведите их через практику возврата!

4. Пусть они следят за вашим лучшим кассиром

Когда ваши стажеры начнут изучать основы, попросите их следить за вашим лучшим кассиром, чтобы они могли видеть реальные «кассовые» ситуации.В течение дня кассиры сталкиваются с множеством различных и часто неожиданных ситуаций, и единственный реальный способ научиться — наблюдать за ними или участвовать в них. Ваш лучший кассир может объяснить, как политика и технические способы использования POS применяются в зависимости от того, что покупатель покупает или возвращает.

5. Запускать в нерабочее время (с тенью)

После того, как ваш новый кассир проведет некоторое время, наблюдая за лучшими, остается единственный способ научиться — это действительно получить практический опыт увеличения продаж.Лучше всего настраивать их в непиковые часы, возможно, с бейджем, который сообщает клиентам, что этот кассир новичок (и просит их терпения).

Вы также захотите, чтобы кто-то следил за ними на первых парах продаж, просто чтобы убедиться, что все идет хорошо. И даже когда этот человек прекращает активную слежку, он должен оставаться рядом, когда у нового кассира возникает вопрос (а он неизбежно будет).

6. Проведите обучение по обслуживанию клиентов

В нашем блоге есть ряд сообщений о том, как обучать сотрудников розничной торговли обслуживанию клиентов, поэтому я не собираюсь здесь приводить полное изложение.Но вот несколько советов, которые обязательно стоит использовать со своими кассирами:

Ролевые игры — Ролевые игры являются постоянным фаворитом для обучения обслуживанию клиентов, потому что они позволяют создать среду практического обучения с низкими ставками, и в конечном итоге навыки обслуживания клиентов лучше всего приобретаются на опыте. По словам Боба Фиббса, эксперта по розничной торговле, «чем больше ролей у вашей команды за плечами, тем меньше вероятность, что они будут продавать из собственного кошелька, будут плохо обслуживать клиентов или попадут в тупик из-за большей маржи. совершенствование методов розничных продаж, таких как надстройка. (Советы Боба по ролевой игре можно найти здесь.)

Обучайте своих кассиров основам приветствия и разговора — это означает обучение их фразам для светских разговоров, побуждение их сообщать клиентам (не пугающим образом), когда они помнят, как помогали им в последнем наладить связь, и поиск или создание точек соприкосновения с вашими клиентами. Вы можете повторить эти навыки в ролевой игре и / или дать своим кассирам для обучения скрипты.

7.Ставьте перед собой реалистичные цели

Вам нужно установить несколько реалистичных целей относительно того, как быстро ваши продавцы смогут научиться эффективно работать с реестром. Я говорю это потому, что, когда я работал в магазине женской одежды, было по крайней мере несколько пожилых сотрудников, которые никогда не понимали, как работать с программным обеспечением POS за месяцы своей работы.

И хотя вы хотите убедиться, что используете интуитивно понятное и удобное программное обеспечение для кассовых терминалов, вы не можете позволить сотрудникам звонить, которые никогда не научатся правильно использовать ваши регистры. Это создает больше работы для других ваших кассиров и может разорвать настоящие очереди и рассердить клиентов.

Некоторые цели, которые вы можете поставить, чтобы после того, как вы приложили максимум усилий в обучении и были уверены, что используете хорошее программное обеспечение, вы нанимали людей, которые преуспевают:

• Время, необходимое для изучения регистра. Здесь можно проявить щедрость, но около 40 часов — это вполне разумное время, которое должно занять кому-то, чтобы кто-то начал работать с простым в использовании программным обеспечением.
• Товаров за минуту голов. После того, как ваш кассир заработает и работает, если ваш магазин достаточно большой, вы можете установить цели по эффективности звонков, чтобы постоянно следить за тем, чтобы ваши кассиры соответствовали вашим стандартам.

Дополнительная литература

Если вам нужна дополнительная информация о том, как эффективно сравнивать различные решения для торговых точек, загрузите Vend’s POS Buyer’s Guide . Из этого ресурса вы узнаете 7 секретов поиска надежной POS-системы и избежите дорогостоящих ошибок, которые делают большинство розничных продавцов при выборе новой торговой платформы.

В нем вы узнаете:

• Как составить бюджет для вашей POS-системы
• Как найти и ветеринарных врачей
• Как получить максимальную отдачу от решения

Узнать больше

Заключение

Обучение кассиров — это жизненно важный процесс, но хорошее обучение в сочетании с отличным наймом приведет к эффективному заключению сделки, которое понравится вашим клиентам.Сильное взаимодействие с кассиром может произвести неизгладимое впечатление на клиента и повысить его лояльность.

О Франческе Никасио

Франческа Никасио (Francesca Nicasio) — эксперт в области розничной торговли и специалист по стратегии в области контента. Она пишет о тенденциях, советах и ​​других интересных вещах, которые позволяют розничным продавцам увеличивать продажи, лучше обслуживать клиентов и в целом быть более привлекательными. Она также является автором Retail Survival of the Fittest, бесплатной электронной книги, которая поможет розничным торговцам подготовить свои магазины к будущему. Свяжитесь с ней в LinkedIn, Twitter или Google+.

Как балансировать кассовый аппарат, как Pro

Балансировка вашего кассового аппарата совсем не похожа на балансировку чековой книжки.

Уравновешивание денежного ящика является такой же важной частью вашего распорядка, как отпирание входной двери, и должно выполняться как минимум ежедневно. Если вы привыкли открывать денежный ящик, вкладывать деньги и не задумываться дважды, вы оказываете себе медвежью услугу. В этом посте мы расскажем, почему важно и как вы можете сбалансировать денежный ящик, как профессионал.

Зачем вам балансировать денежный ящик?

Как продавец, вы должны заботиться о движении денежных средств в рамках своего бизнеса, и балансировка вашего денежного ящика связана со всеми видами способов оплаты, включая кредитные карты и чеки. Мобильные способы оплаты, такие как Apple Pay, становятся все более популярными, и их тоже необходимо учитывать. Балансировка денежного ящика гарантирует, что вся прибыль, которую приносит ваш бизнес, будет учтена, и даст вам четкое представление о финансовом положении вашего бизнеса.

Хотя вы можете полностью доверять своим сотрудникам (возможно, даже рассматривать их как семью), для предприятий, занимающихся операциями с наличными деньгами, важно внедрить процедуры обработки наличных денег. Эти методы защищают не только вас как владельца бизнеса, но и ваших сотрудников, заставляя все стороны нести ответственность за то, что входит и выходит из вашего реестра. Самая важная причина, по которой вам необходимо сбалансировать денежный ящик, — это предотвратить дефицит из-за неточной обработки наличных или кражи.Но вы также хотите убедиться, что ваш персонал обеспечивает клиентов достаточным количеством сдачи и что у вас никогда не бывает слишком много наличных денег.

По возможности, по одному человеку на каждый ящик

Для малых предприятий с одним регистром это может быть невозможно, но ограничение количества людей, ответственных за каждый денежный ящик, всегда идеально. Чем больше людей имеют доступ к ящику или даже ключу от ящика в любой момент времени, тем меньше ответственность за содержимое этого ящика.Это также затрудняет точное определение лица, ответственного за любую неучтенную или недостающую наличность. Однако, в отличие от традиционных кассовых аппаратов, POS-системы iPad предлагают настройки, которые могут помочь отслеживать и определять, какие сотрудники выполняли какие операции. Если вы используете ShopKeep, каждая продажа запускает POS-систему для автоматического обновления данных о продажах, чтобы вам было легче узнать, как средства перемещаются в рамках вашего бизнеса.

СМОТРИ ТАКЖЕ: Руководство из 6 шагов для определения суммы, которую нужно платить своему персоналу

Начни с подсчета наличных

Теперь, когда мы поняли, почему так важно балансировать в кассовом аппарате, давайте обсудим, как это сделать.Ключевой момент, о котором следует помнить, заключается в том, что балансировка вашего денежного ящика — это столько же о том, что вы делаете в первую очередь утром, так и о том, что вы делаете в конце дня. Что это обозначает? Вы всегда должны всегда начинать свой день с подсчета наличных денег в вашей кассе.

Традиционно, как торговец, вы хотите, чтобы в вашем реестре была постоянная базовая сумма денег. Это гарантирует, что у вас всегда будет достаточно денег, чтобы раздать сдачу своим клиентам. С точки зрения клиента, нет ничего более раздражающего, чем вручить двадцатидолларовую купюру только для того, чтобы клерк сказал, что у них недостаточно денег, чтобы внести сдачу.Это не только неудобно для посетителей, но также может помешать вам совершить продажу.

Хотя точная сумма может варьироваться от бизнеса к бизнесу, убедитесь, что утром под рукой есть наличные, иногда называемые мелкими. Для малого бизнеса от 100 до 150 долларов будет более чем достаточно. Хорошее практическое правило — хранить по крайней мере 20 долларов в пятидолларовых банкнотах и ​​20 долларов в однодолларовых банкнотах.

Депозит наличными в течение дня

Следующим шагом в поддержании порядка в кассовом аппарате является внесение наличных в течение дня. Опять же, в зависимости от объема и размера ваших транзакций количество депозитов, которые вы сделаете, будет варьироваться. В общем, вы хотите выбрать более медленное время дня, поэтому, если вы предпочитаете перекусить, полдень, вероятно, не лучшее время для вас, чтобы открывать кассу и пересчитывать наличные.

Определив, когда вы будете вносить этот депозит, пересчитайте свои наличные и удалите разницу из вашего первоначального утреннего счета. Также важно, чтобы два человека засвидетельствовали подсчет, подтвердили сумму и увидели, что деньги положены в ваш сейф.Итак, будь то владелец и менеджер магазина или менеджер и первоклассный сотрудник, два взгляда на такое управление денежными ящиками обеспечат определенный уровень сдержек и противовесов в вашем бизнесе.

СМОТРИ ТАКЖЕ: Предотвращение убытков: ваш ключ к прекращению краж в магазинах

Определите свой остаток на конец дня

Конец дня — когда вся тяжелая работа, которую вы вложили в ведение высокопроизводительного регистратора, принесет свои плоды. Пришло время посмотреть на плоды вашего труда и убедиться, что деньги, которые были получены в течение дня и которые были потрачены, были потрачены эффективно и честно.

Первый шаг в этом — подсчет общей суммы в вашей кассе. Сюда входят любые транзакции по кредитной карте, наличные деньги и чеки. После того, как вы закончите складывать суммы, вам следует сравнить полученное вручную число с тем, что отображается в вашей POS-системе. Если суммы совпадают, вы золотой! Если нет, вам придется немного покопаться. Небольшие расхождения являются обычным явлением и обычно вызваны человеческой ошибкой, возможно, когда кассир отсчитывал сдачу клиенту.Это более серьезные несоответствия, на которые вам нужно обратить внимание.

Существует несколько различных типов несоответствий, на которые следует обращать внимание: как излишки, так и дефициты. Избыток — это когда сумма в вашем реестре больше, чем ваша POS-система говорит, что вы должны иметь. Однако нехватка — это то место, где ваша POS-система говорит, что у вас должна быть определенная сумма наличных, но ваша касса не хватает. Разработайте политику, которой должны следовать ваши сотрудники, когда дело доходит до обращения с наличными деньгами, и выставляйте ее так, чтобы сотрудники могли легко ее просматривать, чтобы все сотрудники были подотчетны и единообразны.

Если говорить об этом, то ни один из них не идеален, но излишки могут нанести больший ущерб бренду вашего бизнеса. В то время как нехватка означает, что наличные деньги были потеряны, украдены или слишком много было возвращено клиентам, избыток наличных означает, что деньги были удержаны у клиентов и адекватная сдача не была возвращена. Хотя это и не делается специально, избыток в конце дня означает, что ваших клиентов не хватает. Когда покупатель осознает, что это происходит, вы можете не только потерять от него дополнительные продажи, но и получить отрицательный отзыв в Интернете и / или из уст в уста.Как показывает практика, торговцы всегда должны делать все, что в их силах, чтобы не допустить переизбытка.

Положите свой кассовый аппарат на iPad.

Выведите свой бизнес на новый уровень с ShopKeep

Поздравляем, теперь вы понимаете, как балансировать кассовый ящик на профессиональном уровне. Теперь у вас есть все знания и решения для управления денежными средствами, необходимые для обеспечения правильной проверки вашего денежного ящика между сменами и перед закрытием в конце рабочего дня

ИНСТРУКЦИИ

Выбор POS-системы

Правильная система торговых точек изменит ваш бизнес.Мы расскажем, как его найти.

Получить руководство

Получить ShopKeep’s Free Выбор POS Guide

Это бесплатное руководство за считанные минуты поможет вам освоить все, что вам нужно знать. Просто заполните краткую форму ниже.

Сара Шугар

В качестве управляющего редактора ShopKeep, ведущей системы точек продаж iPad, Сара Шугар использует свой выдающийся журналистский опыт, чтобы свести к минимуму темы, касающиеся малого бизнеса и точек продаж.

Центр малого бизнеса

фонтан полезных советов и информации для вашего бизнеса

Как рассчитать кассу на конец периода в бухгалтерском учете | Малый бизнес

Дэвид Уидмарк Обновлено 24 декабря 2018 г.

Наличные деньги в бухгалтерском учете часто представляют собой нечто большее, чем то, что находится в кассовом аппарате или ящике для мелких денежных средств. Обычно называемые денежными средствами и их эквивалентами или CCE, они состоят из любых активов, которые могут быть немедленно конвертированы в наличные, включая наличные деньги, деньги в банке, ценные бумаги, фонды денежного рынка, краткосрочные облигации.Сумма денежных средств, имеющаяся у вас на конец отчетного периода, будет такой же, как сумма, которая будет у вас в начале следующего периода. Если сумма наличных денег, которая у вас есть на конец декабря, составляет 5000 долларов, то в начале января у вас должно быть 5000 долларов.

Расчет наличных денег

Первая часть наличных — это буквально любые наличные деньги, которые есть у вашего предприятия в валюте, включая векселя, сдачу и денежные купюры. Для предприятий розничной торговли это все, что есть в кассовых аппаратах.Для других предприятий это включает мелкую наличность. Эта сумма также включает деньги на сберегательном или текущем счете, которые можно сразу же снять.

Чтобы рассчитать сумму наличных денег, имеющуюся у вашего предприятия на конец отчетного периода, сложите все эти суммы в последний день этого периода. Если у вас есть иностранная валюта, суммы в этих валютах должны быть переведены в американские доллары на дату вашей кассовой выписки.

Расчет эквивалентов денежных средств

Любые краткосрочные инвестиции, которые могут быть немедленно конвертированы в денежные средства, учитываются как эквиваленты денежных средств.Сюда входят инвестиции, срок погашения которых наступает в течение следующих трех месяцев и стоимость которых существенно не изменится, например казначейские векселя, депозитные сертификаты и краткосрочные облигации. Инвестиции в фонд денежного рынка также могут быть включены, поскольку их стоимость не колеблется, а деньги легко снимаются.

Инвестиции в акции или паевые инвестиционные фонды не считаются эквивалентами денежных средств, потому что их стоимость меняется изо дня в день. Кроме того, все, что нельзя быстро конвертировать в наличные, например акции частной компании, следует вводить как инвестиции, а не как эквиваленты денежных средств.

Использование отчета о движении денежных средств

Денежные средства и их эквиваленты следует вводить в отчет о движении денежных средств или отчет о движении денежных средств, чтобы продемонстрировать количество поступающих и уходящих денежных средств в вашем бизнесе. Отчет о движении денежных средств отделен от баланса и отчета о прибылях и убытках.

Отчет о движении денежных средств разделен на три части: денежные средства от операционной деятельности; инвестирование; и финансовая деятельность. Денежные средства от операционной деятельности могут включать поступления от продаж, выплаты процентов, выплаты поставщикам, заработную плату, выплачиваемую сотрудникам, выплаты подоходного налога или любые другие операционные расходы, такие как аренда и коммунальные услуги. Денежные средства от инвестиционной деятельности включают денежные средства, использованные для покупки активов; обналичивание, используемое для предоставления или получения ссуд или любых других приобретений для вашей компании. Денежные средства от финансирования включают денежные средства от инвесторов или банков, а также денежные средства, выплачиваемые инвесторам.

Для каждой категории сложите все свои денежные средства, их эквиваленты, а также ваши денежные платежи и квитанции в конце отчетного периода. Затем вычтите эту сумму из того, что у вас было в начале того же периода, чтобы определить, произошло ли чистое увеличение или уменьшение.

Пример кассовой наличности

Предположим, например, что вы открыли небольшой розничный магазин с типичными операционными расходами, но без инвестиционной или финансовой деятельности. В начале вашего первого месяца вы начали с 500 долларов наличными на кассе и 1500 долларов на текущем счете, что в сумме составляет 2 000 долларов CCE. В конце месяца вы добавляете свои поступления от продаж к денежным средствам в размере 2000 долларов США в начале месяца и вычитаете денежные расходы, чтобы определить чистые денежные средства от операционной деятельности в конце месяца:

• Поступления от продаж: 2 820 долларов США.
• Аренда (1000 долларов США).
• Поставщик A (500 долл. США).
• Поставщик B (200 долл. США).
• Омыватель окон: (20 долларов США).
• Денежные средства на начало месяца: 2000 долларов США.
• Чистые денежные средства от операционной деятельности: 3 100 долларов США.

В тот же день, когда вы выполнили этот расчет, вы также должны добавить наличные деньги из вашего регистра в текущий баланс текущего счета, чтобы определить сумму наличных денег, которая у вас есть на начало следующего месяца.Сумму в регистре можно подсчитать вручную, или остаток в кассе, как это видно из кассовой книги, или запись в кассовом журнале, если они точны. Обратите внимание, что наличные деньги на конец месяца не обязательно будут такими же, как чистые денежные средства, накопленные или потерянные в течение этого месяца.

Шаблон отчета кассира — заполнить онлайн, для печати, заполняемый, пустой

Комментарии и справка по журналу кассира

Видеоинструкция и помощь в заполнении и заполнении шаблона отчета кассира

Инструкции и справка по шаблону ежедневного кассового отчета

Выверка банка, часть 1 Джордж собирается выполнить выверку банка, процедура для этого выглядит следующим образом: шаг 1: сначала мы должны поставить галочку в выписке из банка в кассовой книге, это включает в себя идентификацию каждой позиции, записанной в выписке из банка, которая также появляется в в кассовой книге это делается путем проверки сумм и деталей в выписке, а в кассовой книге, где суммы и детали соответствуют, мы отмечаем позиции как в выписке, так и в кассовой книге, так что первая позиция, показанная в выписке из банка, которая также является в кассовой книге есть чек номер 0 1 1 2 9 1, который является платежом, который мы сделали 2 жутких таймера, поэтому нам нужно отметить обе записи, поскольку они совпадают, мы просто продолжаем просматривать все квитанции и платежи и ставим галочку От всех тех, которые показаны как в банковской выписке, так и в кассовой книге, после того, как мы отметим все элементы, которые мы можем перейти к следующему шагу, для шага 2 нам теперь нужно обновить кассовую книгу для все предметы t появляются в банковской выписке, но не отображаются в кассовой книге; обычно это такие элементы, как постоянные платежи, прямое дебетование банковских комиссий и процентов, которые мы не записываем в кассовую книгу до тех пор, пока не будет получена выписка из банка, поскольку мы не будем в этом уверены о подробностях, датах и ​​суммах, пока мы не увидим их в выписке, поэтому нам нужно найти все элементы в выписке из банка, которые мы не сняли, для каждой из них, которые нам нужно записать в кассовой книге, с которой связан первый элемент на оплату прямым дебетом телефонные услуги 2sw за 220 фунтов и 15 пенсов, так что это первая запись для записи в кассовой книге, как только все нетипизированные элементы в выписке будут записаны в кассовую книгу, кассовая книга должна быть заполнена, затем необходимо уравновесить кассовую книгу, чтобы сделать это, нам нужно определить, какая сторона кассовой книги является наибольшей с точки зрения денежной стоимости, в данном случае сторона получения, указывающая на то, что у нас есть деньги в банке, мы суммируем сторону получения и толще мы Прибыль сразу записывается как общая сумма как в квитанциях, так и в платежах. Пункты на платежной стороне кассовой книги в настоящее время не складываются в общую сумму, которую мы только что зарегистрировали, поэтому для исправления этого нам нужно рассчитать балансирующую цифру, поэтому добавьте увеличьте суммы на стороне платежа и вычтите эту цифру из общей суммы, эта цифра станет вашей суммой перенесенного остатка, которая в данном случае составляет 706 фунтов и 18 P, мы переносим эту цифру на сторону получения кассовой книги под общей суммой, и это приведенная цифра представляет собой сумму, которая у нас фактически есть в банке, то есть 706 фунтов стерлингов, а третий шаг — 18 P, чтобы убедиться, что то, что, по нашему мнению, находится на нашем банковском счете, согласуется с тем, что, по нашему мнению, у нас есть на нашем банковском счете, единственное Разницами должны быть один неоплаченный чек, то есть деньги, которые мы выплатили, но еще не погашены, что означает, что эти платежи еще не указаны в банковской выписке, и две незарегистрированные подачи, то есть деньги, которые мы выплатили на наш.