Нотация описания бизнес процессов – Нотации моделирования бизнес-процессов

Содержание

Нотации моделирования бизнес-процессов

Нотация IDEF0

Наиболее популярная нотация моделирования бизнес-процессов, основанная на методологии структурного анализа SADT. Методология IDEF0 — это методология моделирования, позволяющая создать функциональную модель, отображающую структуру и функции системы, а также потоки информации и материальных объектов, связывающие эти функции (на рисунке представлена графическая диаграмма в нотации IDEF0 — пример реализован в системе Business Studio). Бизнес-процессы в нотации IDEF0 представляются в форме прямоугольника, а стрелки отражают связь с другими процессами и внешней средой. Особенностью нотации является:

  • Возможность декомпозировать процессы на подпроцессы и, таким образом, строить иерархические модели бизнес-процессов;
  • Выделение четыре типов стрелок: три типа входов — вход, управление и механизм (это позволяет более гибко описывать логику использования входов в процессе в целях последующего анализа), и выход.

Нотация IDEF0 используется для создания верхнего уровня модели бизнес-процессов. Построение IDEF0-диаграммы верхнего уровня обеспечивает наиболее общее или абстрактное описание объекта моделирования. На нижнем уровне для описания алгоритма (сценария) выполнения процесса допустимо сменить стандарт IDEF0 на нотацию Процесс, Процедура, EPC или BPMN 2.0.

Подробнее о нотации IDEF0

С методологией SADT можно подробно ознакомиться в монографии Дэвида А. Марка и Клемента МакГоуэна «Методология структурного анализа и проектирования SADT».

Нотация Процесс (Basic Flowchart в Visio)

Данная нотация используется для представления алгоритма выполнения процесса (нотация класса workflow). Используются графические элементы: событие, процесс, решение, два типа стрелок — стрелки предшествования и стрелки «Поток объектов».

Нотация Процесс поддерживает декомпозицию на подпроцессы.

Нотацию Процесс можно применять для моделирования отдельных процессов компании, а также на нижнем уровне модели бизнес-процессов, созданной в нотации IDEF0.

Нотация Процедура (Cross-Functional Flowchart в Visio)

Данная нотация используется для представления алгоритма выполнения процесса (нотация класса workflow). Дополнительно к графическим элементам, применяемым в нотации Процесс, используются дорожки (Swim Lanes), обозначающие организационные единицы — исполнителей действий процесса.

Нотация Процедура поддерживает декомпозицию на подпроцессы.

Нотацию Процедура можно применять для моделирования отдельных процессов компании, а также на нижнем уровне модели бизнес-процессов, созданной в нотации IDEF0.

Нотация BPMN 2.0

Данная нотация используется для представления алгоритма выполнения процесса (нотация класса workflow). Особенностью нотации BPMN 2.0, появившейся в качестве стандарта моделирования в 2011 году, является то, что она предназначена как для моделирования бизнес-процессов, так и для их исполнения. Она доступна для понимания и удобна как бизнес-аналитикам, так и разработчикам, которые занимаются автоматизацией исполнения процессов. Для экспорта схемы процесса в BPMS-систему в Business Studio используется стандарт XPDL.

В Business Studio представлено 2 типа диаграмм BPMN 2.0 — диаграммы процессов и диаграммы взаимодействия процессов. Используются следующие графические элементы: процессы, события, шлюзы; 3 типа стрелок: поток управления, поток сообщений, ассоциации; объекты: документы, информация, сообщения, базы данных. Важно, что в Business Studio все элементы диаграмм BPMN являются объектами репозитория.

В Business Studio в нотации BPMN можно строить иерархическое дерево процессов, т.е. поддерживается декомпозиция.

Для процесса BPMN можно автоматически сформировать регламент и другие отчеты, эта нотация применяется преимущественно для описания процессов нижнего уровня, особенно со сложной логикой исполнения.

Нотация EPC (Event-Driven Process Chain)

Данная нотация используется для представления алгоритма выполнения процесса (нотация класса workflow). Диаграмма, описанная в нотации EPC (событийная цепочка процессов), представляет собой упорядоченную комбинацию событий и функций. Для каждой функции могут быть определены начальные и конечные события, участники, исполнители, материальные и документальные потоки, сопровождающие её. В нотации EPC ветвление стрелок осуществляется с использованием операторов.

Нотация EPC поддерживает декомпозицию на более низкие уровни. Диаграмма декомпозируемой функции EPC может быть описана только в нотациях EPC или BPMN 2.0.

Нотацию EPC можно применять для моделирования отдельных процессов компании, а также на нижнем уровне модели бизнес-процессов, созданной в нотации IDEF0.

Методика «Проектирование системы управления»

www.businessstudio.ru

Краткое описание BPMN с примером / Trinion corporate blog / Habr

О том, что такое BPMN, написано очень много. Но проблема в том, что почти вся информация, которую можно найти в Интернет, ориентирована на людей, которые уже ранее сталкивались с BPMN или с другим стандартом моделирования бизнес-процессов. Я же предлагаю разобраться «с нуля» — что такое BPMN? В чем особенности и преимущества этой технологии и почему она появилась и оказалась столь востребованной, по крайней мере, за рубежом. Да и у нас в стране ей все больше и больше интересуются.

Также я хочу сразу обратить ваше внимание на то, что здесь я буду говорить именно о нотации BPMN, т.е. о языке моделирования бизнес-процессов. Я, конечно, постараюсь максимально просто описать основы BPMN так, чтобы они были понятны даже новичкам. Но также важно понимать, что здесь я буду говорить именно о языке, а не о методологии.

Методология моделирования бизнес-процессов — это понятие очень обширное, по сути, это та самая база, знания которой нужны для практического применения языков моделирования бизнес-процессов. О ней я буду говорить в будущих статьях и не раз. Почему я делаю на этом акцент? Многие люди (и я в свое время также) считают, что достаточно выучить язык бизнес-моделирования, и вы сумеете выстраивать бизнес-процессы.

Практика показывает, что без базовых знаний здесь не обойтись. И всем, кто только планирует изучение моделирования, я настоятельно советую сначала ознакомиться с методологией, понять общие принципы бизнес-моделирования, получить определенные навыки бизнес-анализа. И только потом приступать к изучению BPMN или любого другого языка.

А для понимания причин появления BPMN и всех нюансов моделирования при помощи этой системы нотаций, понадобится также знание основных проблем, которые решает BPMN, что для работы использовали до появления BPMN, и с какими сложностями сталкивались. Ведь появление новых систем и нотаций невозможно без понимания определенной проблематики. И я считаю, что этот аспект очень важен для понимания сути вопроса, что же такое на самом деле BPMN.

Лично я познакомился впервые с BPMN около восьми лет назад, когда начал изучать систему Bizagi Modeler. Заинтересовался я этой системой по причине того, что давно уже понимал всю важность моделирования. До этого я лично пользовался IDEF0 и IDEF3, но там я сталкивался с определенными ограничениями. Дело в том, что IDEF0 несколько ограничен по числу возможностей. А IDEF3 мне лично показался излишне строгим и «сухим», в нем было сложно моделировать многие виды бизнес-процессов с участием программных продуктов.

В то время Bizagi был относительно простым модулем, в котором присутствовал удобный редактор для моделирования (рисования) бизнес процессов, но еще не было никаких инструментов для исполнения бизнес-процессов. Но даже тогда строгие правила BPMN, принятые в системе Bizagi, помогали избегать значительного числа ошибок, столь частых при обычном «рисовании» бизнес-процессов в графических редакторах или на бумаге.

В поисках оптимального решения для себя я изучал ARIS, инструменты 1С для бизнес-моделирования, различные системы моделирования бизнес-процессов, которые были придуманы различными бизнес-консультантами, как российскими, так и зарубежными. И, конечно же, познакомился с нотацией BPMN.

При первом знакомстве BPMN мне во многом понравился, идея была очень хорошей, а вот исполнение на тот момент с моей точки зрения еще было «сырым». И полноценно пользоваться BPMN я начал около 3 лет назад, после того, как задачи, которые я стал решать, усложнились настолько, что IDEF0 применять полноценно никак не получалось. И оказалось, что нотация развивалась, и теперь я активно пользуюсь BPMN в своей работе.

BPM: ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ


Для того чтобы разобраться, что такое BPMN, нужно понимать, что часть этой аббревиатуры «BPM» имеет две расшифровки — Business Process Modeling и Business Process Management. В первом случае – это непосредственно моделирование бизнес процесса, а во втором – управление бизнес-процессами, т.е. общая система, частью которой и является Business Process Modeling.

При этом моделирование бизнес-процессов – является основой и основной целью. При помощи моделирования мы можем описать любой бизнес процесс, а исполняться они могут в самых разных системах управления.

Есть и еще одно понятие, о котором стоит сразу упомянуть – это «BPMS», т.е. Business Process Modeling System. Этот термин описывает те самые системы управления, в которых производится моделирование, а также исполнение бизнес-процессов.

Можно сказать, что BPMN является частью двух важнейших составляющих:

  • BPM (Business Process Modeling) – это та среда, где вы занимаетесь непосредственно моделированием. Самостоятельно или в команде.
  • BPMS (Business Process Modeling System) – это инструменты для исполнения созданных вами моделей. Это может быть Bizagi, Comundo,ELMA и пр.
  • Итак, основные понятия у нас есть. Подробнее о BPM я планирую поговорить в следующих статьях.

ЯЗЫК ОПИСАНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ


Когда впервые сталкиваешься с моделированием бизнес-процессов, очень тяжело понять, с чего же тут начать, где искать основу для понимания того, как строятся бизнес-модели. И я также с этим в свое время столкнулся.

А основой здесь является наличие языка описания бизнес-процессов. И важно понимать, что это действительно язык, как и языки программирования или даже языки, на которых говорят люди, он также прост на базовом уровне и сложен, если начинать изучать нюансы. У этого языка есть свои правила, семантика, орфография, свои законы, которые нужно изучить и строго им следовать. С другой стороны, как и любой искусственный язык, предназначенный не для живого общения, а для строгого и однозначного описания каких-то действий и процессов, он в своей основе проще “живых” языков, а его правила — строго логичны.

Кроме того, в силу ограниченности задач, которые стоят перед этим языком, он гораздо более определен в терминологии. Но все же и здесь имеется очень много нюансов, каких-то сочетаний «слов», которые несут собственную смысловую нагрузку. И очень важно строго следовать правилам сочетания разных элементов языка и знать ограничения (что с чем сочетать недопустимо, как начинать описание, чем заканчивать и пр.).

И как любой технологический язык, описание бизнес-процессов имеет собственные специфические конструкции, понять которые без определенного уровня технологических знаний будет крайне затруднительно. А потому для изучения языка описания бизнес-процессов также важно, в первую очередь, понимать сами технологии, для описания которых он предназначен.

Например, для моделирования бизнес-процессов вам понадобится знание таких понятий, как «условия», «цикл», «декомпозиция» и т.д.

Важно понимать: BPMN не является языком описания IT-систем. Эта нотация предназначена для описания предметной области реального бизнеса. И здесь могут быть задействованы как программные системы, так и люди (сотрудники компании, заказчики, поставщики). Это самое главное отличие этой нотации от графических инструментов для описания программ.

НЕМНОГО ИСТОРИИ BPMN


Для большего понимания особенностей моделирования бизнес-процессов и структуры языка моделирования, я хочу немного рассказать об истории появления нотации BPMN. Разработка системы моделирования бизнес-процессов и спецификаций для нее (языка моделирования) ведется относительно давно.

Первая версия BPMN 1.0 была выпущена в мае 2004 года компанией Business Process Management Initiative. Эта версия обладала ограниченными возможностями и была, так сказать, «пробным вариантом», который нуждался в многочисленных доработках.

Следующая версия BPMN 1.1 выходит в январе 2008, и здесь разработкой и поддержкой занималась уже Object Management Group, организация, появившаяся в результате слияния BPMI с другой компанией-разработчиком программного обеспечения.

Еще один релиз появляется всего через год, версия BPMN 1.2 выходит в свет в январе 2009. Разработчик OMG остается прежним. Команда, которая занимается продуктом, после слияния практически не меняется.

В январе 2011 года компания OMG выпускает версию BPMN 2.0, а в декабре 2013 выходит последний на данный момент релиз – BPMN 2.0.2. Именно эта версия предлагается всем пользователям и сегодня, так как система получилась стабильной, возможности моделирования в ней очень широкие, а язык моделирования (набор обозначений) по большей части понятен всем бизнес-пользователям – как бизнесменам, бизнес-консультантам, так и техническим специалистам.

Из истории можно сделать вывод что период изменений в этом языке миновал, и можно спокойно изучать и использовать его на практике.

Сегодня BPMN – это один из наиболее распространенных методов описания бизнес-процессов, которые сегодня уже «понимают» как бизнес-пользователи, так и программные продукты, предназначенные для работы с бизнес-моделями. Т.е. этот язык описания является стандартным также и для создания исполняемых алгоритмов в сфере управления бизнесом.

Я особенно хочу подчеркнуть этот момент, так как и сам столкнулся поначалу с непониманием, зачем те или иные вещи усложнять? Ведь для описания бизнес-процессов, например, при GAP-анализе (анализ разрывов) или для представления заказчику бизнес-модели в какой-то упрощенной форме, всего многообразия элементов BPMN вам не нужно. Но когда начинается автоматизация, когда бизнес-модель становится не просто удобной схемой, а может экспортироваться в другие программные продукты в качестве исполняемых данных, все становится на свои места. Последняя версия BPMN действительно стабильна и все требования к языку обоснованы.

ИЗ ЧЕГО СОСТОИТ НОТАЦИЯ BPMN?


И здесь я хочу сделать небольшое отступление. Дело в том, что перевод терминов и понятий с английского языка на русский – занятие сложное. Найти наиболее точное слово обычно может специалист, но переводом занимается совсем другой человек, часто вообще не имеющий понятия о сути тех понятий, которые он переводит. В результате появляется множество неточностей, понятия усложняются, возникает путаница. Об особенностях перевода и сложностях применения терминов в сравнении с графикой я уже писал, например, в статье Знакомство с нотацией IDEF0 и пример использования (см. раздел “Несколько слов о преимуществах графики”).

Я в этой статье буду оперировать теми понятиями и терминами, которые использую сам на практике. И они не всегда будут совпадать с теми словами, которые вы встречали в Википедии или каких-то переведенных руководствах. Причина заключается именно в том, что я, как специалист, в некоторых случаях нашел для себя более точный перевод английского термина. И применение слова, которое выбрал для себя я, помогает понять суть процесса намного быстрее.

Конечно, я буду пояснять всю терминологию по мере необходимости. А потому думаю, что проблем с пониманием и терминами не возникнет. Но все же обратить внимание на этот момент, я считаю правильным.

Язык описания бизнес-процессов опирается на следующие базовые объекты:

  • Event – Событие;
  • Activity – Действия;
  • Gateway – Шлюзы или Развилки;
  • Flow – Поток.
  • Date – Данные;
  • Artefact – Артефакты;
  • Swimline – «плавательные дорожки»;
  • Pool (Пул) — набор.

Здесь я не буду рассказывать обо всех существующих элементах BPMN, их на самом деле очень много. И при необходимости вы всегда можете воспользоваться документацией по BPMN, где подробно описаны все существующие элементы.

Я же остановлюсь только на базовых элементах, без которых не обходится ни одна бизнес-модель. Для первого знакомства с BPMN и понимания основных принципов работы нотаций этого достаточно.

EVENT (СОБЫТИЕ)


Event – это то событие, которое произошло в описании процесса или хореографии (о ней я расскажу отдельно). Эти события могут быть начальными, конечными или промежуточными.

Например, опишем процесс получения заказа от клиента по телефону:

  • Событие Старт – это входящий звонок от клиента.
  • Событие Финиш – это отправка готового расходного документа на печать.

Конечными могут быть самые разные события. Здесь и запись перечня потребностей клиента, и сохранение документа заказа, и создание на его основе расходной накладной, налоговой и т.д.

ACTIVITY (ДЕЙСТВИЯ)


Activity – это те действия (задачи), которые должны быть выполнены на определенном этапе бизнес-процесса. Их при моделировании обычно обозначают в виде прямоугольников, в которые вписывают суть действия.

Действия могут быть элементарными, т.е. неделимыми на какие-то более простые действия, так и не элементарными, т.е. такими, которые при детализации делятся на последовательность определенных более простых действий.

Обычно действия делят следующим образом:

  • Процесс – крупное действие, которое требует дальнейшей детализации при моделировании.
  • Задача – элементарное действие, которое уже не может быть дальше детализировано.

GATEWAY (ШЛЮЗ, РАЗВИЛКА)


Gateway – это контрольный узел, который появляется в случае условного ветвления бизнес-процесса. Графически изображается в виде ромба.

Также шлюзы необходимы в случаях, когда порядок действий зависит от тех или иных факторов. Например, при работе с заказчиками шлюз появляется на этапе принятия клиентом решения о покупке – «да или нет». При положительном решении необходимо оформить покупку, при отрицательном – выяснить возможные причины отказа, провести работу с «отказом» и т.д.

FLOW (ПОТОК) И MESSAGE FLOWS (ПОТОК СООБЩЕНИЙ)


Поток Flow – это последовательность действий, обозначается как стрелка, и показывает, какое действие после какого необходимо совершить.

Message Flows – это пунктирные стрелки в бизнес-модели, которые показывают сообщения, которыми обмениваются участники бизнес-процесса. Например, если заказ переходит от клиента в обработку в отдел продаж, он сопровождается сообщением, которое содержит информацию об этом заказе. Также Message Flows могут связывать два отдельных пула в диаграмме.

Message Flows Association – еще один вид линий, в отличие от сообщений, которые являются пунктирными линиями, этот вариант отображается в виде последовательности не отрезков, а точек. Необходима для того, чтобы показывать артефакты (о них – ниже).

POOL (ПУЛ)


Пул – это объект описывающий какой-то один процесс на диаграмме. Он может быть не изображен на диаграмме, но он всегда есть. На одной диаграмме может быть несколько Пулов. Пул можно развернуть для просмотра деталей.

Пул может также содержать, так называемые, «дорожки». Они нужны для того, чтобы указать участников процессов, которые скрыты в пуле. Например, в процессе работы с клиентами участвует менеджер по продажам, руководитель отдела продаж, возможно, бухгалтер или кассир.

DATE OBJECT (ДАННЫЕ, ОБЪЕКТЫ ДАННЫХ)


Объекты данных – это элемент, который показывает, какие данные и документы нужны для того, чтобы какое-то действие запустилось, либо которые являются результатом выполненного действия. Объектом данных может быть сформированный заказ. Для менеджера это будет результат действий, а для склада, который получает заказ – началом действия (сбор товаров и отгрузка).

MESSAGE (СООБЩЕНИЕ)


Этот элемент необходим, чтобы показать коммуникацию между двумя участниками процесса. Это может быть Email, сообщения внутри системы совместной работы, переписка в каком-либо из мессенджеров, которыми пользуются участники процесса, коммуникации на сайте компании, sms-сообщения и т.д.

ARTEFACT (АРТЕФАКТЫ)


Под артефактами в BPMN понимают объекты, не являющиеся действиями и не связанные с действиями напрямую. Это могут быть любые документы, данные, информация, которая не влияет напрямую на исполнение процесса.

Выделяют два вида артефактов:

  • Object Group (Группа объектов)
  • Text Annotation (Текстовая аннотация)

Object Group (Группа объектов) – это еще одна возможность объединить под общим символом несколько элементов, чтобы сэкономить место на диаграмме и повысить простоту ее восприятия. Здесь собираются различные активности под одним общим названием. Группу объектов также всегда можно рассмотреть детально. Группа выглядит как прямоугольник с закругленными углами, выполненный штриховой линией с точками.

Text Annotation (текстовые аннотации) применяют для различных уточнений к диаграмме. Это могут быть комментарии, пояснения, другая информация, которая повысит читабельность диаграммы. Аннотации – это незакрытый прямоугольник, выполненный сплошной линией, от которого к объекту аннотации ведет линия, состоящая из точек.

ИСПОЛНЯЕМЫЕ И НЕИСПОЛНЯЕМЫЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ


В бизнес-моделировании процессы можно условно разделить на два вида — исполняемые, которые действительно будут работать при помощи специального обеспечения, например, Bizagi, и неисполняемые, т.е.бизнес-модели, необходимые только для изучения и демонстрации вариантов работы предприятия.

В принципе, между их построением нет особой разницы, здесь важен исключительно желаемый результат. Либо бизнес-модель будет применяться только для облегчения взаимопонимания между заказчиком (руководителем) и консультантом (исполнителем). Либо эта нотация будет впоследствии использоваться в какой-либо программной среде для организации работы компании. В обычных руководствах вы этого разделения на две части не найдете. Но я лично считаю, что имеет смысл условно так делить бизнес-процессы, так как при различном желаемом результате потребуется различная глубина проработки деталей и выбор возможных инструментов для работы.

Исполняемые бизнес-процессы обязательно должны быть выстроены в строгом соответствие всем правилам нотации BPMN, так как в противном случае программное обеспечение не сможет работать корректно с составленной бизнес-моделью. Исполняемые процессы нужны, например, на предприятиях, где принят процессный подход к деятельности. Программное обеспечение позволяет вести контроль всех процессов в режиме реального времени, и на основе получаемых на каждом из этапов данных, руководитель компании и подразделений всегда смогут понимать, на каком этапе находится работа по тому или иному процессу. Подобный метод позволяет значительно повысить эффективность управления.

Неисполняемые бизнес-процессы нужны исключительно для демонстрации какой-либо бизнес-модели. Это может быть диаграмма, отображающая реальное положение дел на предприятии, может быть наглядной иллюстрацией к предложенным изменениям при реинжиниринге. В этом случае, конечно, можно использовать любые удобные инструменты, в том числе, традиционный для многих IDEF0. А соблюдение правил языка моделирование необходимо исключительно для достижения взаимопонимания.

Я рекомендую на начальном этапе работы с BPMN создавать неисполняемые бизнес-процессы. Это действительно очень удобная нотация для того, чтобы иллюстрировать свои идеи и предложения, демонстрировать «узкие места» в бизнесе, даже просто для себя разбираться в структуре работы той или иной компании очень удобно с использованием нотаций. Наглядная графика и строгие правила в этом очень помогают.

Исполняемый вариант требует глубоких знаний BPMN, а также внимательного отношения к каждой детали, так как вы, по сути, создаете программу (алгоритм) для компьютера, просто используете для этого не текстовый язык, а графические нотации. Это дело – для опытных специалистов.

ПОДХОДИТ ЛИ BPMN ДЛЯ МАЛОГО И СРЕДНЕГО БИЗНЕСА?


Нотации BPMN можно и даже нужно использовать при работе с малым и средним бизнесом. Возможно, что вы не будете реализовать бизнес-модель на уровне программного обеспечения, так как это всегда — дополнительные затраты, и в условиях малого бизнеса нет необходимости в подобных инструментах контроля и анализа работы.

Но, тем не менее, на уровне неисполняемых бизнес-процессов я очень активно используют именно BPMN. Дело в том, что при всей сложности вхождения (т.е изучения и умения работать с нотациями), уровень понимания BPMN — низкий, т.е. для чтения нотаций не требуется вообще никаких особых знаний и навыков. Графические нотации понимаются интуитивно. И я еще не встретил ни одного человека, для которого бы прочесть нотацию было бы сложно. Эта нотация создавалась специально для того, чтобы найти общий язык между аналитиком и обычными бизнесменами (управленцами).

В результате, как я и писал выше, при помощи BPMN вы экономите свое время и время заказчика (руководителя) и добиваетесь максимально высокого уровня взаимопонимания. Нотации не позволяют “двойного прочтения”, а потому очень помогают в работе.

МИНУСЫ И ВАЖНЫЕ ОСОБЕННОСТИ BPMN


О том, насколько удобна BPMN, я сказал уже много. Но для выбора любого инструмента важно также понимать и возможные минусы. О них я сейчас и расскажу:
  • Система имеет значительное количество понятий и терминов, их нужно знать и применять грамотно.
  • Высокий уровень вхождения. Как и любой инструмент с широкими возможностями требует большего времени на изучение, по сравнению с другими нотациями (IDEF0, IDEF3).
  • Необходимо знание бизнес-анализа. В BPMN модели — это не просто картинки или схемы, которые вы можете нарисовать в любом графическом редакторе. Здесь очень важна грамотная структура и четкая последовательность.

ПРИМЕР ПРАКТИЧЕСКОГО ПРИМЕНЕНИЯ BPMN


Конечно же, без примера описание моделирования бизнес-процессов было бы неполным и не до конца понятным. Я решил в качестве примера взять процесс обеспечения заказов покупателей, так как этот этап работы присутствует практически в любом направлении бизнеса, а потому реализация этого процесса на практике будет понятна без дополнительных пояснений широкому кругу читателей.

Результатом этого процесса должно быть обеспечение покупателя необходимыми ему наименованиями товара.

Данный бизнес-процесс выполняется следующим образом:

  1. Менеджер по продажам получает информацию о потребностях клиента (заказ).
  2. В системе CRM создается документ Заказ покупателя.
  3. Если нужные товары есть в наличие, то менеджер создает расходный документ в программе учета. Если товара нет в наличии, менеджер делает запрос в отдел закупки.
  4. Отдел закупки оформляет запрос поставщикам на получение товара.

На этом мы будем считать бизнес-процесс завершенным, так как покупатель сейчас или после поступлений товаров от поставщиков, сможет купить все необходимое.

BPMN позволяет при моделировании бизнес-процессов опускать на определенном уровне те или иные реальные процессы. Так, в нашем случае мы оставляем «за скобками» получение заказа и согласование перечня товаров и их стоимости с клиентом. Это можно будет детализировать в случае необходимости отдельно. Также в этом примере мы оставили «за скобками» процессы оплаты товары, отгрузки, оформления расходных документов и т.д. А сейчас у нас другая задача – описать сам процесс обеспечения покупателя необходимыми товарами.

Точкой входа служит получение заказа от покупателя. Точкой выхода – «резервирование товара».

Обратите внимание, что после получения заказа стрелка ведет к этапу-ромбу, т.е. условию:

  • Если весь товар имеется в наличие, то менеджер выполняет подпроцесс «резервирование товаров». Я специально оформил эти действия именно подпроцессом, чтобы иметь возможность при необходимости детализировать действия менеджера. А потом – к точке выхода «Резервирование товаров проведено».
  • Если товаров в наличие нет, то менеджер выполняет запрос в отдел закупки. Информация о заказе переходит в отдел закупки к другому исполнителю – менеджеру по закупкам, что наглядно видно на схеме, и уже этот исполнитель создает заказ поставщику. На схеме также видно, что заказ поставщику создан на основе запроса на поставку и заказа поставщикам.

Зачем может понадобиться такое описание бизнес-процесса? В наглядной форме вы можете показать своим бизнес-клиентам каким образом функционирует или должна функционировать связь между отделами продаж и закупки с целью максимального удовлетворения потребностей покупателей. Также при помощи этого бизнес-процесса техническим специалистам будет намного проще создавать и настраивать программное обеспечение для автоматизации работы компании, так как на диаграмме наглядно видно, какие процессы в какой последовательности должны происходить, какая информация поступает на каком этапе, а также из каких источников, какие из пользователей должны иметь доступ к тем или иным процессам и документам.

При необходимости этот бизнес-процесс может быть детализирован, что также помогает увидеть, что и как работает (должно работать) для получения результата.

КАК РАЗРАБАТЫВАТЬ ДИАГРАММЫ BPMN НА ПРАКТИКЕ?


Здесь я хочу поделиться некоторыми советами о том, с чего начать и как производить разработку моделей бизнес-процессов. Мои советы основаны на знаниях особенностей бизнес-моделирования и личном практическом опыте.
  1. Необходимо запланировать начало и конец процесса. С этого начинается моделирование любого процесса. Так мы обозначаем рамки, в которых будем работать.
  2. Для начала лучше всего описать линейную последовательность действий: шаг за шагом движение от начала к финальному результату. Далее при необходимости добавляются ветвления. В таком порядке работать намного проще, чем ставить две или более ветвей одновременно и путаться в стрелках, что откуда и куда идет.
  3. Пришло время определить ответственных лиц. До этого мы работали с событиями «в чистом виде». Теперь у них появились исполнители и ответственные.
  4. Добавляем данные, сноски, комментарии.

Я лично создаю диаграммы именно в этой последовательности. В принципе, вы можете это делать как-то иначе. Главное, чтобы не возникало путаницы в процессе моделирования.

Что еще хотелось бы посоветовать:

  1. Создавайте диаграммы как можно менее разветвленные. Чем больше элементов окажется на вашей диаграмме, тем сложнее ее будет читать и вам, и вашим заказчикам.
  2. Используйте наиболее простую и понятную терминологию. Очень важно, чтобы ваши заказчики, а также технические специалисты, которые будут работать с диаграммами, без лишних пояснений понимали все (или почти все) термины.
  3. Все названия процессов должны быть максимально информативны и понятны. Иначе читабельность диаграммы также будет крайне низкой. Для названий процессов лучше всего подойдут либо термины, принятые в конкретной организации для описания работы, либо – просто понятные интуитивно фразы.
  4. Зоны ответственности также важно называть понятно для сотрудников компании, бизнес-модель работы которой вы описываете. Самое простое решение – выбирать названия среди существующих подразделений. А если необходимой должности или отдела в компании пока еще не существует, не бойтесь придумывать его сами. Но постарайтесь, чтобы название также было «говорящим», понятным для широкого круга бизнес-аудитории.
  5. Подпроцессов должно быть столько, чтобы избежать ненужной детализации, но не более того. Помните о чувстве меры. Если подпроцессов будет слишком мало, то действия, которые стоило бы спрятать в них, будут находиться в общем процессе, создавая дополнительные объекты, стрелки, ветвления и, как следствие, путаницу. Если вы перестараетесь с желанием убрать все в подпроцессы, то диаграмма потеряет свою информативность, а какие-то изменения в подпроцессе начнут ненаглядно влиять на результаты всего процесса.
  6. Не бойтесь ошибаться! Если вы ошибетесь в исполняемой методологии, это очень быстро выяснится в процессе исполнения (отладки) процесса. Если вы создаете просто наглядную схему, то мелкие ошибки не столь важны, главное, чтобы эта схема помогла вам и людям, для которых вы ее делаете (заказчики, технические специалисты), понять все нюансы вашей идеи. И в любом случае, на ошибках учатся, а исправления внести в бизнес-модель можно быстро и просто.

И, конечно же, независимо от того, какой вариант бизнес-моделирования вам нужен, не стоит бояться BPMN – выучить нотацию очень просто, а для чтения таких диаграмм вашим коллегам и клиентам даже минимальные знания не понадобятся, моделирование очень наглядно и готовые диаграммы понятны интуитивно. Попробуйте, у вас также обязательно все получится.

Еще статьи по данной теме:

Также в настоящее время я готовлю к публикации книгу и онлайн курс, в которой подробно опишу собственное видение процессного подхода к бизнесу, а также мой собственный практический опыт работы в сфере функционального и процессного моделирования. Все желающие могут подписаться на уведомление о выходе новой книги по и другие новости ссылке.

habr.com

Моделирование бизнес-процессов – обзор нотаций

Моделирование бизнес-процессов стало классической работой множества бизнес-аналитиков в рамках оптимизации бизнес-процессов и стандартизации деятельности российских компаний. Существует множество нотаций, которые применяются в тех или иных случаях. Обзору нотаций моделирования бизнес-процессов и посвящена данная статья.

Моделирование бизнес-процессов — VAD (value added chain diagram)

Нотация VAD, предложенная Майклом Портером (Michael Porter) в его работах по корпоративной стратегии, концентрируется на моделировании бизнес-процессов, «создающих ценность» в виде услуг или продукции для потребителя. Модель бизнес-процесса, построенная в нотации VAD, дает общий, не детализированный взгляд на бизнес-процессы.

С помощью нотации VAD, можно описать перечень и взаимосвязь бизнес-процессов на верхнем уровне, так как данная нотация позволяет отобразить все бизнес-процессы компании на одной модели. В нотации VAD можно использовать связи, показывающие взаимосвязь бизнес-процессов относительно друг друга, при этом поток процесса в этой нотации в подавляющем большинстве случаем направлен слева направо.

Вариантов нотации VAD реализовано в различных инструментах немало, и каждый со своим набором символов, но выглядят они все примерно одинаково – набор бизнес-процессов, часто связанных между собой связями «предшественник-последователь».

Например, расширение данной нотации в инструментарии ARIS позволяет показать на модели бизнес-процесса исполнителей, риски, документы, данные и многое-многое другое.

Помимо моделирования карты бизнес-процессов организации, нотация VAD позволяет моделировать сквозные (End-to-End) бизнес-процессы при их первичном определении. Но нужно понимать, что VAD не предназначена для моделирования логических условий в процессе, и поэтому она отлично воспринимается менеджментом. На практике, после моделирования бизнес-процессов на верхнем уровне в нотации VAD, следует более подробное моделирование бизнес-процессов в других нотациях, которые мы подробно рассмотрим далее.

Модель нотации VAD можно нарисовать во множестве инструментов, например, в MS Visio, ARIS, Archi и многих других инструментах моделирования бизнес-процессов.

Моделирование бизнес-процессов – EPC (event-driven process chain)

Нотация EPC разработана профессором Августом Вильгельмом Шеером в рамках методологии инструментария ARIS. С помощью нотации EPC бизнес-процесс моделируется в виде перечня шагов процесса, запускаемых событиями. Нотация удобна для последующей регламентации бизнес-процесса, а также для анализа информационного потока бизнес-процесса (входящих/исходящих документов).

Свобода нотации EPC позволяет описывать в рамках моделирования бизнес-процессов дополнительные объекты, такие как операционные риски, контрольные процедуры, экранные формы, информационные системы, показатели и многое другое.

В рамках нотации EPC процесс моделируется «сверху-вниз», а порядок выполнения шагов/функций/действий/операций бизнес-процесса определяется через систему событий и логических условий. В качестве событий в нотации EPC рассматривается начало и завершение шагов процесса, а также внешние события требующие реакции от организации.

Модель бизнес-процесса состоит из последовательностей «событие-функция-событие» и логических операторов «И», «ИЛИ», «исключающее ИЛИ» которые отображают решения, проверку условий, распараллеливание и схождение потоков моделируемого бизнес-процесса.

Существует множество вариантов нотации EPC, в формате столбцов, строк, а также с разными перечнями используемых объектов, однако все эти варианты доступны только в инструментарии ARIS, тогда как в остальных инструментах, например, MS Visio или Business Studio доступно моделирование бизнес-процессов EPC лишь в классическом формате.

Моделирование бизнес-процесса в нотации EPC позволяет впоследствии получить текстовый или табличный регламент бизнес-процессов, так как правильно нарисованная EPC модель может быть преобразована в последовательность предложений обычного языка, что становится основой для регламента. Именно поэтому данная нотация считается самой удобной для моделирования бизнес-процессов с целью из последующего анализа и регламентации.

Моделирование бизнеспроцессов – BPMN (Business Process Model and Notation 2.0)

Нотация BPMN создана консорциумом Object Management Group (OMG) и предназначена для моделирования бизнес-процессов с целью их последующей автоматизации. Нотация BPMN используется для детального моделирования бизнес-процесса, а количество объектов в данной нотации превышает 100, что позволяет описать все нюансы поведения бизнес-процессов для того, чтобы информационная система могла преобразовать созданную модель в исполняемый код.

Открытость нотации BPMN и поддержка большинством средств моделирования и автоматизации бизнес-процессов сделали данную нотацию лидером в моделировании бизнес-процессов.

В нотации BPMN, помимо шагов бизнес-процесса, можно моделировать стартовые, промежуточные и завершающие события процесса, информационные потоки и потоки сообщений. Из особенностей нотации можно выделить применение по умолчанию стиля моделирования Swim Lane (плавательные дорожки), когда исполнитель показывается вертикальной или горизонтальной полосой, напоминающей дорожки в плавательном бассейне, и именно на этой дорожке располагаются действия/операции, выполняемые данным исполнителем.

Упорядочивание бизнес-процесса в формате Swim Lane делает наглядной передачу ответственности и потока работ между участниками процесса, но, в тоже время, затрудняет моделирование в случае нескольких соисполнителей у одной операции.

Модели, нарисованные в нотации BPMN, часто сложно собрать в связанную иерархию, так как методология изначально создавалась для автоматизации «сквозных» бизнес-процессов.

Для применения нотации BPMN необходим определенный опыт, что часто ограничивает число создателей данных моделей лишь системными и бизнес-аналитиками. Представители бизнес-подразделений моделируют бизнес-процессы в нотации BPMN достаточно редко.

Несмотря на графические различия нотации BPMN и EPC и очень похожи друг на друга, и в инструментарии ARIS они уже могут быть преобразованы друг в друга, правда с определенными методологическими ограничениями.

Моделирование бизнес-процессов — Flow Charting

Название нотации Flow Charting, проще всего перевести как блок-схемы. Данная нотация изначально появилась в стандарте ANSI в 1970 году, и содержит очень простой набор символов.

За годы существования нотации Flow Charting было нарисовано множество вариантов блок-схем, содержащих символы для решения разных задач, например, для описания материальных потоков, ролей и работ, оборудования, для анализа входов и выходов функций.

Фактически блок-схемы явились предшественниками современных нотаций моделирования бизнес-процессов, и вплоть до настоящего времени преподавались в большинстве учебных заведений в рамках дисциплин, посвящённых информационным технологиям.

Нотация Flow Charting не имеет жесткого стандарта, что позволяет моделировать бизнес-процессы с различных точек зрения, добавляя те или иные объекты в модель по необходимости. Этим данная нотация очень похожа на EPC, но имеет еще больше свободы в части применения. Свобода вариантов применения Flow Charting и поддержка большинством недорогих и даже бесплатных средств моделирования бизнес-процессов сделало данную нотацию применимой во множестве компаний.

Из недостатков Flow Charting можно выделить отсутствие типового перечня объектов и атрибутов, что является обратной стороной «свободы» данной нотации. Это позволяет моделировать один и тот же бизнес-процесс в данной нотации так, что модели будут серьёзно отличаться друг от друга.

Несмотря на то, что модели бизнес-процессов в нотации Flow Charting можно встретить достаточно часто, скорее всего она будет уходить в прошлое, уступая место более «строгим нотациям»

Моделирование бизнеспроцессов – IDEF (Integrated Definition Language)

Нотация IDEF появилась в 70 ых годах, как стандарт правительства США, фокусирующий внимание на входах, выходах, механизмах и средствах управления бизнес-процессом и увязывающий процессы организации в иерархию. Ключевым элементом данной нотации является функция, тогда как все остальные объекты и взаимодействия моделируются с помощью связей.

Нотация использует очень простой набор символов: прямоугольники процессов и стрелки, изображающие входы, выходы, управление и механизмы, эту нотацию отличает «встроенная» система нумерации шагов бизнес-процесса, что позволяет отслеживать связи между родительским и дочерними процессами.

Учитывая историю данного стандарта и достаточно широкое применение он реализован во многих средствах моделирования, но все же данную нотацию можно отнести к уходящему поколению, так как сторонников у нее все меньше, да и представители бизнеса часто относятся к данным «микросхемам» со скепсисом.

Моделирование бизнес-процессов – UML (Unified Modeling Languages)

Унифицированный язык моделирования (UML) – это набор нотаций и методов моделирования, предназначенных для описания требований к информационным системам, однако среди нотаций UML есть и специализированная нотация, предназначенная именно для моделирования бизнес-процессов.  UML поддерживается Object Management Group (OMG), что сделало данную методологию достаточно распространенной среди ИТ-специалистов.

Данная нотация очень похожа на EPC и BPMN, единственное отличие в отображении логических операторов и событий, и, хотя по нотации UML существует множество книг, и поддержана она множеством инструментов моделирования, используется UML Activiti Diagram в основном для системного анализа и проектирования, и лишь незначительное число компаний используют UML, чтобы моделировать бизнес-процессы

Моделирование бизнес-процессов – VSM (Value Stream Mapping)

Название нотации VSM можно перевести н русский язык, как картирование потока создания потребительской ценности. Оригинальное название этой нотации в корпорации Тойота, где как считается, ее и придумали — Карта потоков материалов и информации.

Нотация VSM была разработана как часть методологии бережливого производства, и использует набор специфических символов для отображения элементов затрат ресурсов и времени для анализа эффективности бизнес-процесса в проектах Lean 6Sigma. Карта потока создания ценности изображает физическое окружение и потоки материалов и продукции в производстве и используется для того, чтобы привязать к процессу затраты ресурсов и времени, и таким образом дать представление о производительности

Задача данной нотации вовлечь в анализ бизнес-процесса его участников, для того, чтобы стимулировать их к самостоятельному поиску возможностей оптимизации. Как правило модели VSM рисуются в проектах на Flip Chart и не требуют серьёзных средств моделирования бизнес-процессов, ведь на ее основании принимаются решения, а сама модель не становится основой ни для регламента, ни для ИТ-решения.

Основное при создании модели в нотации VSM это заполнение временных атрибутов по процессу, для поиска «бутылочных горлышек» и мест излишнего хранения запасов.

Данная нотация имеет ограниченный круг последователей, и среди широких масс бизнес-аналитиков она в ближайшее время распространена не будет из-за специфичности решаемых с ее помощью задач. Но в тоже время многие инструменты моделирования бизнес-процессов, например, ARIS, уже разработали расширения для поддержки моделирования бизнес-процессов в данной нотации.

Моделирование бизнес-процессов – SIPOC

Аббревиатура SIPOC означает: Supplier (поставщик), Input (вход), Process (процесс), Output (выход), Customer (потребитель). Это шаблон документирования процессов, принятый в методологии Шесть сигм, фактически это даже не нотация модели, а формат таблицы, который позволяет описать бизнес-процесс на верхнем уровне. Модель SIPOC наиболее эффективно применять при определении границ бизнес-процесса, взаимодействующих сторон и входов/выходов процесса.

Для SIPOC не существует нотации, ведь это простая таблица с соответствующими заголовками, которая позволяет структурировать выбранной бизнес-процесс для последующего анализа и оптимизации.

Полезность SIPOC, в отличии от других диаграмм заключается в возможности ее использования сотрудниками бизнес-подразделений, так как она не содержит сложной логики и множества объектов, как нотации EPC или BPMN.

Моделирование бизнес-процессов – выводы

Итак, я рассмотрел некоторые нотации моделирования бизнес-процессов, которые можно встретить на российском рынке (более подробно они описаны в главе BPM CBOK, посвященной моделированию бизнес-процессов). Какую из нотаций выбрать для использования – это вопрос открытый, например, для моделирования бизнес-процессов организации на верхнем уровне я использую нотацию VAD, для первичного моделирования бизнес-процесса, выбранного для оптимизации, проще использовать SIPOC или VAD. Для создания детальных моделей бизнес-процессов – упрощённый BPMN для моделирования кросс-функционального взаимодействия или EPC для детального моделирования с целью формализовать информационный поток и множество объектов, связанных с бизнес-процессом. Ну а если необходимо автоматизировать бизнес-процесс в BPMS системе, то тут уже не обойтись без нотации BPMN.

koptelov.info

Что такое нотации бизнес процессов

Сегодня мне даже сложно представить, что я когда-то не пользовался нотациями. Я применяю их практически всюду: при изучении организации работы компании, при выборе и внедрении программных систем, в начале работы над новым проектом. Даже при написании статей я периодически сначала создаю нотацию, а потом на ее основе пишу текст статьи.

Но при встрече с новым клиентом мне очень часто приходится пояснять, что такое нотации и зачем они нужны. Практически всегда поначалу графическая нотация вызывает некоторое недоумение, потом, в процессе обсуждение, приходит понимание и принятие преимуществ такого подхода. В этой статье я решил подвести своеобразный итог этих многочисленных обсуждений, и собрать все «за», «против» и «почему» воедино. Я надеюсь, что после изучения этого материала у вас не возникнет вопросов, почему нужно пользоваться нотациями, и какие из них подходят для ваших целей.

Цели моделирования

При взаимодействии заказчика с исполнителем важнейшая задача – донести до второй стороны, что именно вы хотите получить или предложить. Проблема взаимопонимания нередко становится причиной неудачных решений или многочисленных доработок.

Первая цель моделирования – наглядно и однозначно поставить задачу или пояснить решение. Графика – всегда нагляднее слов. В случае использования нотаций разночтений практически не возникает.

Графика против текста

На начальном этапе сотрудничества у меня нередко клиенты просят предоставить техническое задание, спецификацию или другой подобный текстовый документ. Как правило, я отказываюсь или сокращаю текстовую часть до необходимого минимума.

Каждый раз, когда я интересуюсь, зачем клиенту нужен такой документ, в ответ слышу «у нас так принято» или «так делают все». В ответ я поясняю, что хочу достичь взаимопонимания, а не просто предоставить какой-то документ. Мне важно, чтобы мои предложения были поняты однозначно. А потому вместо больших объемов трудно читаемого текста я предлагаю графическую бизнес-модель.

Преимущества такого подхода:

  1. Графика нагляднее. Она проще воспринимается.
  2. Графика обладает глубиной. В отличие от последовательности слов, графическая нотация двухмерна. В отличие от цепочки, здесь можно продемонстрировать взаимодействие слева-направо, сверху-вниз и т.д.
  3. Графические нотации информативны. Кроме самой графики, они содержат краткие и однозначные текстовые пояснения.
  4. Нотация кратко и наглядно на одной схеме поясняет суть решения: от и до.

Можно возразить, что текст дает больше возможностей, ведь описать словами можно все, что угодно. Текстом можно максимально детализировать любые нюансы. Но с другой стороны, этот текст должен быть внимательно прочитан и понят. А это – дополнительное время, да и подготовка у человека должна быть достаточной, чтобы он понял все термины, сумел понять суть идеи, и не «заблудился» в подробностях.

В своей практике я видел технические задания, состоящие из 200 или 300 страниц. Честно говоря, я с трудом представляю, как можно в голове «связать» такой объем информации. А ведь это не художественная литература, здесь каждая страница содержит огромное количество технической информации. А ведь ее нужно не просто изучить и понять, но еще и обсудить, а иногда и «защитить» идею. Графическая нотация в этом случае явно выигрывает.

Но есть у графики и недостатки. Здесь нет возможности подробно и развернуто описать все нюансы решения. Часть процессов придется оставлять без детализации, от описания других – отказываться, так они «уводят» в сторону от основного процесса.

Какие бывают нотации

Подробно о видах нотаций я уже писал ранее в статье «Моделирование бизнеса. Основные подходы». Подробно на этом останавливаться я здесь не буду. Но напомню, что моделирование бывает:

  1. функциональным;
  2. процессным;
  3. ментальным.

В зависимости от поставленной задачи выбирают и языки моделирования. Так, если вы нуждаетесь в разработке стратегии развития, то последовательность действий в каждом процессе вам не нужна. И тогда выбирают функциональный подход, где каждый процесс рассматривается как «черный ящик» или функция. Если необходимо оптимизировать последовательность действий, то понятно, что лучше всего подойдет процессное моделирование.

Ментальный подход удобен для наглядной демонстрации идеи. Он не скован строгими рамками и правилами, не имеет какого-то языка моделирования. По сути, это просто графические наброски, которые помогут наглядно увидеть «слабые места» и нюансы решения. Для других видов моделирования созданы специальные языки – IDEF0, IDEF3, BPMN, UML, ARIS и многие другие.

Нередко мне задают вопрос, почему я не использую отечественные разработки. Дело в том, что в России графическое моделирование практически не развивалось. Существует две системы – сетевой график и «дракон». Но, к сожалению, они не столь популярны и не так хорошо документированы, как IDEF0 или BPM.

Выбор языка моделирования

Язык графических нотаций выбирают с точки зрения выбранного подхода и особенностей применения. Например, UML используют для работы с базами данных и алгоритмизации компьютерных информационных систем. Графические элементы этого языка отражают преимущественно объекты и управляющие элементы для взаимодействия с базами данных, а потому этот специализированный язык будет удобен разработчиками в этой сфере деятельности, но описать с его помощью производственный процесс не получится. Для описания последовательности действий при выполнении каких-то работ оптимально подойдет IDEF3 или BPMN.

Для функционального моделирования я рекомендую IDEF0, он был создан именно для функционального подхода к бизнесу, а потому здесь вы найдете те самые «черные ящики», но детализировать процессы в этой среде крайне сложно, да и нет в этом необходимости. Т.е. выбирать язык моделирование необходимо, исходя из поставленных целей.

Что касается вопроса, а какой из языков, созданных для одинаковых целей, лучше, я считаю, что это зависит преимущественно от личных предпочтений. Я лично не использую ARIS или Дракон, предпочитаю языки семейства IDEF0 и BPM. С моей точки зрения они удобны, и другие просто ни к чему. Другие люди работают в том же Драконе, и, думаю, смогут привести массу доводов, почему он для них оказался самым лучшим.

Впрочем, я лично рекомендую придерживаться IDEF00, IDEF03, BPMN. Просто потому, что они наиболее развиты и популярны. Инструменты проверены на практике, синтаксис в них развит и стандартизирован. Это снижает вероятность ошибок или отсутствия нужного инструмента. Кроме того, в случае создания исполняемых нотаций, т.е. при автоматизации процессов, намного легче будет найти разработчика, который также работает с этими инструментами.

В любом случае, нотацию нужно выбирать под задачу, а не наоборот.

В каком порядке моделировать

Для начала вспомним бессмертную истину – «нельзя объять необъятное». А потому необходимо очертить границы модели. Например, если поставленная цель – автоматизация работы отдела продаж, то ваша модель должна быть ограничена рамками работы этого подразделения. Все, что находится вне продажи, в том числе, бухгалтерские отчеты, производство или закупка товаров, может присутствовать только как входящие или исходящие «стрелки», если в этом есть необходимость.

Следующий этап – изучаем поставленную задачу. Если речь идет о работе с людьми, как в примере выше, необходимо понять, что и как они делают. Для этого проводятся интервью с руководителем подразделения и его подчиненными. В других случаях список опрашиваемых может быть другим. Но он обязательно необходим, даже если в будущем функции этих людей заменит программа.

При этом важно вовремя остановиться. Так, нет никакой нужды опрашивать всех исполнителей, можно выбрать только наиболее компетентных. А поможет выбрать – руководитель подразделения, тем более, что интервью с ним должно быть первым.

Далее, создается первый вариант графической нотации и вносятся уточнения. Т.е. вы по итогам опросов создаете модель, после чего демонстрируете ее тем людям, у которых брали интервью. В результате обсуждения и уточнений модель корректируется. Этот этап завершается только тогда, когда все обсуждения пройдены, а сама модель утверждена заказчиком.

И последний этап – текстовые пояснения. Любая графическая модель, как я уже писал, ограничена определенными рамками и несколько абстрактна. Обойти эти рамки и донести суть модели поможет текст, где будут описаны все подробности каждого действия.

Например, в графической нотации присутствует элемент «заказ поставщику». Большей детализации графика не позволяет. В текстовом пояснении нужно подробно перечислить все поля этого заказа, другие дополнительные данные, которые будут присутствовать в документе. Такой документ-сопровождение может называться отчетом, пояснительной запиской или т.д.

Насколько важно знать сферу деятельности при моделировании

Этот вопрос я слышу очень часто. И суть его заключается в том, надо ли быть специалистом, например, в продаже автомобилей или производстве какого-то оборудования, чтобы создать модель и оптимизировать (автоматизировать) работу.

Нет. Чтобы создать грамотную бизнес-модель нет никакой необходимости изучать все особенности сферы деятельности клиента. Моделирование описывает не особенности какой-то сферы деятельности, а трудовые процессы в коллективе.

Сфера деятельности влияет только на определенные нюансы. Но, по сути, заказ покупателю – всегда определенная последовательность действий. Отличаться будут только перечень позиций и, может быть, еще какие-то незначительные нюансы. Все необходимые сведения и уточнения вам предоставит заказчик и его сотрудники.

Помимо изучения ситуации «как есть», от вас ждут предложений «как надо». И здесь вы будете использовать собственный опыт, информацию из внешних источников (учебники, статьи, советы), а также идеи от сотрудников заказчика, которые нередко появляются в процессе обсуждения модели. В процессе таких обсуждений обязательно будут выявлены профильные нюансы, касающиеся определенной сферы деятельности или даже конкретной организации. В остальном моделирование бизнес-процессов – это описание трудовой деятельности, а потому от сферы деятельности заказчика здесь мало что зависит.

Подведем итоги

Итак, графические нотации бизнес-процессов – удобное решение для достижения взаимопонимания между заказчиком и подрядчиком. В процессе моделирования принимают участие сотрудники и другие заинтересованные лица. При этом форма подачи информации позволяет в сжатые сроки даже неподготовленному человеку понять, что именно вы предлагаете и какие важные особенности вы могли пропустить.

Результат – однозначно утвержденная нотация, прочитать которую неправильно практически невозможно, а также текстовое описание того, что не помещается в рамки графики. После утверждения такого документа вероятность в итоге услышать «я это представлял себе иначе» от заказчика или «я не так вас понял» от исполнителя стремится к нулю. А потому изучайте моделирование, оно того стоит.

www.trinion.org

Знакомство с нотацией IDEF0 и пример использования / Trinion corporate blog / Habr

Одна картинка стоит тысячи слов
Народная мудрость

Зачастую в моей работе возникает необходимость не просто изучить и решить определенную проблему, но выявить ее местонахождение в общей модели работы компании. Мало понимать, что определенное подразделение работает неправильно, важно понимать, каким образом оно взаимодействует с другими. Иначе невозможно выявить все существующие проблемы и выбрать оптимальный метод решения поставленной задачи. А для этого требуется изучить работу компании и составить ее функциональную модель.

Конечно, в теории функциональная модель работы компании должна быть у руководителя, причем, не важно, идет речь об организации работы склада или об IT системе от лида до заявки. Но в реальности практически никогда ее не оказывается, а потому в процессе изучения и поиска решения поставленной клиентом задачи я также создаю функциональную модель работы компании или определенного процесса (функции) самостоятельно.

Несколько слов о преимуществах графики


Как известно, функциональные модели IDEF0 — это всегда графические схемы. У них есть свои особенности и правила составления. Об этом мы поговорим чуть-чуть позже. А сейчас я хотел бы привести пару примеров эффективности графики. Почему я делаю на этом акцент? Скорей всего, после моего утверждения о необходимости функциональной модели работы компании, очень многие подумали, что это все необязательно, можно и на словах пояснить как работает та или иная функция в компании. Вот об этом я и хочу поговорить.

И для начала сделаем небольшой экскурс в историю. Вернемся в далекий 1877 год, в период Русско-Турецкой войны. Именно тогда полиграфист Сытин впервые применил графику при описании военных действий. Сейчас для нас все это привычно, при описании любого сражения у каждого перед глазами возникают карты со стрелками, которые наглядно показывают ход сражения. А в те времена военные действия описывались словами. Для каждого боя — много-много слов. И понять в итоге, что же происходит, было очень сложно.

А потому идея Сытина была поистине революционной — он начал печатать литографические копии карт с обозначением укреплений и расположений воинских частей. Назывались эти карты “Для читателей газет. Пособие”. Идея оказалась настолько актуальной, что первый же тираж “Пособий” разошелся мгновенно. И потом такие приложения были очень востребованы. Причина очевидна. Графика помогала понять то, что при помощи одних слов разобрать было практически невозможно.

Аналогичный пример беспомощности словесных описаний я могу привести также из своей практики. Один из моих заказчиков очень просил взяться за внедрение ERP-системы для его компании. На вопрос, есть ли у них какое-то техническое задание, я получил ответ: “Да, есть. Но в нем 400 страниц”. При этом клиент очень жаловался, что мои коллеги, к которым он обращался ранее, либо отказывались от проекта вообще, либо называли явно завышенные цены. После того, как я увидел, что в техническом задании действительно 400 страниц, и состоит оно исключительно из текстового описания, я понял причины поведения разработчиков. Прочитать такой объем текста, вникнуть в него, разобраться во всех нюансах только для того, чтобы понять задачу и назвать цену — это и правда очень сложно.

Этому клиенту я предложил альтернативный вариант — описать все, что можно, графически в виде нотаций. Показал ему примеры моделирования. В итоге они сейчас переосмысливают свои пожелания и оформление технического задания.

Знаю я также много других примеров, когда графическое моделирование бизнес-процессов помогало в работе как моим коллегам, бизнес-консультантам и разработчикам, так и самим бизнесменам.

Почему это важно для моей работы


Моя работа всегда связана с внесением изменений в существующую систему. А для того, чтобы внести изменения и получить нужный результат, нужно изучить то, что существует уже сейчас. И не важно, что именно мы делаем – настраиваем или устанавливаем с нуля CRM-систему, создаем эффективную ERP-систему, занимаемся интеграцией различных систем для повышения автоматизации работы в целом. В любом случае, для начала, необходимо получить представление о существующей схеме работы, и только после этого можно предлагать какие-то изменения и продумывать варианты решения поставленной задачи.

После изучения существующего положения вещей я, как и любой другой сторонний специалист, создаю коммерческое предложение, в котором максимально подробно раскрываю мое видение текущей ситуации, а также действия, которые необходимо выполнить для решения поставленной задачи, и, конечно, ожидаемый результат.

Такие отчеты об обследовании работы получаются объемные, занимают не одну страницу, что с одной стороны, необходимо, а с другой – усложняет восприятие. Вначале я, как и многие, думал, что объемные отчеты — это хорошо, ведь человек платит за работу и нужно ему предоставить максимум подробной информации.

→ Пример одного из моих отчетов в текстовом виде

На самом деле, важно не предоставить объем, а максимально быстро и полно донести суть. Большие объемы текста требуют времени, которого у бизнесменов чаще всего очень мало. А графика позволяет сократить объем моего предложения и наглядно, в понятной форме показать решение. В результате мои предложения значительно сократились, в них появилась графика, а решения о начале сотрудничества стали приниматься быстрее.

Именно по этой причине я использую наглядные модели. Как известно, одна картинка стоит тысячи слов. И в случае описания бизнес-процессов и вариантов модернизации работы бизнеса – это действительно так. И здесь очень хорошо подходят нотации IDEF0.

Но для начала, давайте разберемся с основными понятиями, что такое нотации, зачем они нужны, что такое IDEF0, в чем особенности и преимущества этого метода.

Что такое нотация описания бизнес-процессов


Нотацией называется формат описания бизнес-процесса, представляющий собой совокупность графических объектов, используемых при моделировании, а также правил моделирования.

По сути, нотации – это особый графический язык, который позволяет описывать работу компании, наглядно демонстрировать взаимодействие между различными подразделениями, т.е. описывать бизнес-процессы. Нотации могут применяться для процессного или функционального моделирования.

В общем, нотации можно назвать языком программирования при бизнес-анализе.

Что такое IDEF0?


IDEF0 — методология функционального моделирования (англ. function modeling) и графическая нотация, предназначенная для формализации и описания бизнес-процессов. Отличительной особенностью IDEF0 является ее акцент на соподчиненность объектов. В IDEF0 рассматриваются логические отношения между работами, а не их временна́я последовательность (поток работ).
Википедия

Стандарт IDEF0 был разработан в 1981 году в США департаментом Военно-воздушных сил для автоматизации промышленных предприятий. В процессе разработки программного обеспечения разработчики столкнулись с необходимостью разработки новых методов анализа бизнес-процессов. В результате появилась методология функционального моделирования IDEF0, в которой для анализа применяются специальные нотации IDEF0.

Функциональная модель компании


Функциональная модель IDEF0 представляет собой набор блоков, каждый из которых представляет собой «черный ящик» со входами и выходами, управлением и механизмами, которые детализируются (декомпозируются) до необходимого уровня. Наиболее важная функция расположена в верхнем левом углу. А соединяются функции между собой при помощи стрелок и описаний функциональных блоков. При этом каждый вид стрелки или активности имеет собственное значение. Данная модель позволяет описать все основные виды процессов, как административные, так и организационные.

Стрелки могут быть:

  • Входящие – вводные, которые ставят определенную задачу.
  • Исходящие – выводящие результат деятельности.
  • Управляющие (сверху вниз) – механизмы управления (положения, инструкции и пр).
  • Механизмы (снизу вверх) – что используется для того, чтобы произвести необходимую работу.

Входящие и исходящие стрелки точнее было бы называть вводящими и выводящими, так как по-английски они называются Input и Output соответственно. Но особенности перевода и привычные названия выглядят уже так, как сложилось. И все же для правильного понимания терминов важно помнить их значение в данном случае. Это подтверждается еще и тем, что данная нотация создана прежде всего для разработки ПО, и термины переводить правильнее в этой точки зрения.

Стрелки подписываются при помощи имен существительных (опыт, план, правила), а блоки – при помощи глаголов, т.е. в них описываются действия, которые производятся (создать товар, заключить договор, произвести отгрузку).

IDEF0 – это очень простой и одновременно наглядный язык описания бизнес-процессов. С помощью этого стандарта возможна передача информации между разработчиками, консультантами и пользователями. Стандарт очень тщательно разрабатывался, он удобен для проектирования, универсален. Для работы с ним существует множество инструментов, например, VISIO, BPWIN, ERWIN, Bussines studio и т.д.

Кроме того, использование для создания бизнес-моделей IDEF0 — это не только удобно, это еще и правильно. Этот инструмент был разработан для бизнес-аналитики, он прошел длительную и тщательную отладку и шлифовку. А потому при помощи IDEF0 создать функциональную модель без ошибок намного проще, чем без применения этого стандарта.

Как известно, забивать гвозди лучше всего молотком. Конечно, вы можете для этого применять и другие инструменты, но молоток — наиболее функционален и с его помощью проще всего забить гвоздь аккуратно и точно. Так и с применением IDEF0 — этот инструмент был создан для функционального моделирования, и с его помощью вы намного быстрее и точнее сможете получить нужный результат.

Пример создания функциональной модели IDEF0


Для того чтобы понять, как работать с функциональным моделированием, я приведу пример процесса написания статьи.

Основной блок – «Написать статью».


Пример описания функциональной модели верхнего уровня

Входящие стрелки – «Опыт», «Информация из сторонних источников». Это те вводные, которые необходимы для начала работы.

Управляющие для написания статьи – это «План публикации», «Требования издателя», «Правила русского языка».

А в роли «Механизмов» выступают автор, копирайтер, корректор и программное обеспечение. В данном случае автор создает аудиоматериал, в котором собирает все мысли и идеи, которые должны быть отражены в статье. Копирайтер – это человек, который создает на основе этого материала, руководствуясь требованиями издателя, планом публикации и правилами русского языка, готовый текст статьи. Корректор проверяет материал на ошибки. А программное обеспечение – это те инструменты, которые используют в работе все участники процесса.

Таким образом, я задал основные параметры процесса, его вход, выход, а также все необходимое для успешного проведения процесса. Но это – только основные рамки процесса. Так описывается общая схема работы компании в целом.

На самом деле, процесс создания статьи, как и любой бизнес-процесс можно и нужно детализировать. Для этого я декомпозирую общий блок «написать статью» на связанные между собой элементы.

В нашем случае работа делится на 4 основных этапа:

  1. Подготовить аудио.
  2. Подготовить текст
  3. Подготовить текст к публикации.
  4. Разместить статью в издании.


Пример описания функциональной модели бизнес процесса второго уровня

На схеме наглядно видно, на каком этапе какие управляющие элементы и какие механизмы задействованы.

Так, автор при создании аудио использует свои знания и опыт, при этом руководствуется планом публикации и требованиями издателя. Копирайтер получает на входе аудиозапись, из которой, руководствуясь правилами русского языка, создает текст. Корректор получает текст и проверяет его, также руководствуясь правилами русского языка. Для размещения статьи в издании необходимо специальное программное обеспечение.

При создании функциональной модели ключевыми параметрами являются цель и точка зрения. Исходя из них, моделирование одних и тех же процессов может выглядеть несколько по-разному. Например, в моем случае целью является «рассказать о процессе написания статьи». А точка зрения копирайтера – это «написание и публикация статьи с точки зрения руководителя процесса».

Так, если бы тот же процесс был описан с точки зрения копирайтера, то входящими были бы опыт и аудиофайл от автора. При этом в таком случае под Опытом подразумевался бы опыт копирайтера, но не руководителя или автора. А потому первое, что нужно определить при создании модели бизнес-процесса – это выбрать точку зрения и четко сформулировать цель.

Такое моделирование не только наглядно, но и очень удобно для принятия эффективных управленческих решений. Например, в описанном выше бизнес-процессе есть два отдельных специалиста — копирайтер и корректор. Если я поставлю задачу оптимизировать финансирование проекта, то я благодаря схеме сразу увижу, где это и как можно сделать. Так, к копирайтер и корректор пользуются примерно одинаковыми правилами, но копирайтер получает аудио, а выдает результат в виде текста, корректор же и принимает, и отдает текст. А потому при необходимости я могу, скажем, за половину стоимости обязанности корректора предложить копирайтеру. Так я сэкономлю средства и время на взаимодействие разных специалистов. Конечно, я понимаю все заслуги корректоров и почему лучше работать с отдельным специалистам. Но напоминаю — у меня стоит задача: оптимизация затрат.

Без такого наглядного инструмента было бы сложнее определить, какие из блоков можно удалить и, таким образом, оптимизировать работу.

Как создавать нотации IDEF0


Существует множество различных программных продуктов, которые можно применять при создании нотаций. Какие-то созданы специально для функционального моделирования, другие предназначены для любой работы с графическими элементами. Где и как вы будете строить эти модели – решать вам.

Я лично считаю, что на первом этапе нет ничего лучше, чем обычная бумага, простой карандаш и ластик, чтобы вносить корректировки в случае ошибок.

Для того чтобы создать нотацию существующих бизнес-процессов, т.е. описать, как сейчас работает компания, необходимо принципы работы изучить. Сторонний специалист (консультант, разработчик) для этого проводит интервью. На первом этапе на вопросы отвечает руководитель компании, далее в процессе детализации нотации проводятся интервью сотрудников, отвечающих за различные этапы работы.

При этом важно понимать, что в результате потребуется 2 нотации. Первая будет отображать бизнес-процессы в виде «как есть». Ее вы создаете на основе интервью и согласовываете каждую детализацию с сотрудниками компании и руководителем. Очень важно, чтобы ваше видение существующих процессов совпало с реальностью, именно для этого и требуется подтверждение на всех уровнях.

Вторая нотация – «как должно быть». Она создается на основе первой и тех изменений, которые вы предлагаете внести в структуру работы для оптимизации и автоматизации работы компании в рамках выполнения поставленной задачи.

Требования стандарта IDEF0


Базовые требования стандарта IDEF0, в принципе, я описал выше и показал на примере.
  1. В левом верхнем углу всегда – главный элемент.
  2. Все элементы должны иметь входящие и исходящие стрелки, так как для выполнения необходимо что-то получить на входе (заказ, поставленную задачу), а после обработки на выходе необходимо передать готовый продукт. Входящие стрелки всегда слева, исходящие – справа.
  3. Сверху – управляющие элементы, снизу – механизмы, необходимые для выполнения процесса.
  4. Если на одном листе (экране) располагается несколько блоков, каждый последующий располагается справа и ниже предыдущего.
  5. Необходимо стремиться создавать схемы таким образом, чтобы пересечение стрелок было сведено к необходимому минимуму.

Стандарт IDEF0 включает в себя также общепринятые обозначения, правила, требования к блокам диаграмм, имеет собственную семантику. Подробно ознакомиться с ними можно в документе «Методология функционального моделирования IDEF0».

Типичные ошибки


Функциональное моделирование выполняют при помощи самых разных инструментов, в том числе, не предназначенных для моделирования. В последнем случае нет проверки на ошибки и ограничения стандарта. Желание повысить наглядность и отсутствие опыта при этом часто оканчиваются ошибками.
Использование различных цветов

Все элементы на диаграмме одинаково важны. При функциональном моделировании нет более или менее важных элементов. Исчезновение любого приведет к нарушению процесса и производственному браку.

Часто при моделировании на бумаге или в различных программах пользователи пытаются повысить наглядность за счет использования разных цветов. Это одна из самых распространенных ошибок. На самом деле, применение разноцветных стрелок и блоков только вносит дополнительную путаницу, а также искажает восприятие схемы.

Ваша модель должна читаться в черно-белом виде, без каких-то дополнительных цветовых решений. Такой подход одновременно помогает избежать недоразумений и дисциплинирует создателя модели, в результате читабельность и грамотность модели повышаются.

Слишком большое количество блоков

При составлении модели часто стараются отобразить на одном листе все нюансы работы компании со всеми подробностями. В результате получается очень большое количество блоков с большим количеством управляющих стрелок. Читабельность при этом теряется.

Оптимальный вариант – это детализация, достаточная для понимания вопроса, и не более того. Подробная детализация работы каждого подразделения или даже сотрудника может раскрываться при выборе подробного просмотра того или иного процесса. И создается такая структура только если это действительно нужно для работы или принятия решения.

Нарушение структуры при внесении корректировок

Внимательно следите за тем, чтобы не возникло путаницы или процессов без входящих, исходящих и других важных элементов. Например, если в приведенном выше примере, я посчитаю нужным сместить точку зрения на копирайтера, я удалю из схемы автора. И тогда управляющие элементы «опыт автора и сторонние источники», а также план публикации становятся ненужными. Ведь ими пользуется автор. Копирайтер работает с аудиофайлом. И если они останутся в общей схеме, то при детализации будут вести непонятно куда и вносить путаницу.

Аналогично, если я решу добавить какой-то блок, важно убедиться, чтобы он также имел все необходимые атрибуты. Здесь очень важна внимательность, так как при моделировании сложных бизнес-процессов изменения в одной части модели могут повлечь за собой изменения в другой. Их обязательно нужно внести.

Правила названия управляющих элементов и блоков

Важно запомнить простое правило: управляющие стрелки называют именами существительными, блоки – глаголами. Так принято в стандарте IDEF0, и такой подход помогает избежать путаницы и ошибок.

Чаще всего ошибки допускают при названии блоков. Например, вместо «Создать статью» пишут «Создание статьи». Блоки в данном подходе – это действия, а потому они должны быть всегда глаголами.

Выгоды использования IDEF0


  • Самая первая выгода очевидна – это наглядность. Вы сами начинаете понимать, как работает та или иная система, и можете также наглядно пояснить, где в этой системе «тонкие места» и как ваши решения помогут избавиться от них.
  • Взаимопонимание и отсутствие разночтений. При обсуждении работы компании с использованием функциональной модели у вас имеются наглядные и понятные интуитивно блоки задач с управляющими элементами. Кроме того, функциональное моделирование предполагает создание в случае необходимости глоссария, в котором раскрываются условные обозначения и термины. В результате вы с клиентом, руководителем, другими сотрудниками при обсуждении проблемы говорите на одном языке.
  • Простота и высокая скорость создания модели. Конечно, научиться моделированию не так просто, как кажется. Ведь схема — это, по сути, сверхплотная подача информации, что очень хорошо для понимания, но для реализации такой подачи требуется особый подход. Мозг аналитика выступает в данном случае как очень мощный пресс с одной стороны, и фильтр – с другой. Но с опытом этот процесс становится очень быстрым. В результате вы получаете инструмент, который поможет и самому разобраться, что же происходит в той или иной системе, и при помощи созданного в сжатые сроки наглядного пособия проиллюстрировать важные моменты коллегам или заказчикам.
  • Дисциплина и отсутствие ошибок. Стандарт IDEF0 предполагает строгие рамки и правила. Такой подход дисциплинирует, а привычка действовать в рамках стандарта помогает избежать ошибок по невнимательности. Любые нарушения стандарта становятся сразу заметны.

В чем трудность применения IDEF0


Важно понимать, что только в самых простых случаях два бизнес-аналитика создадут для описания работы компании абсолютно одинаковые функциональные модели. Любая модель – это отражение опыта аналитика, глубины понимания работы бизнеса, который он стремится описать, а также, в некотором роде, его личная точка зрения на этот бизнес. Т.е. человек разрабатывает бизнес-модель с точки зрения руководителя, как будто этим руководителем является именно он.

При этом я считаю, что бизнес-аналитик — это не совсем профессия, бизнес-аналитикой занимается каждый руководитель бизнеса или разработчик каких-то систем, который анализирует бизнес и стремится выстроить наиболее эффективную систему. Именно для этих людей и для этих целей предназначен инструмент IDEF0.

А потому очень важно при составлении функциональной бизнес модели «как есть» постоянно советоваться с руководителем компании, чтобы не совершить ошибки, которая повлечет за собой автоматически ошибки на этапах декомпозиции. Также на последующих этапах могут потребоваться дополнительные согласования с руководителями структурных подразделений и сотрудниками. Только если ваша функциональная модель «как есть» будет действительно отражать реальное положение вещей, можно вносить какие-то изменения и предложения. А для достижения качественных результатов в такой работе требуется, прежде всего, практический опыт и знание особенностей того или иного вида бизнеса.

Еще статьи по данной теме:

Также в настоящее время я готовлю к публикации книгу и онлайн курс, в которой подробно опишу собственное видение процессного подхода к бизнесу, а также мой собственный практический опыт работы в сфере функционального и процессного моделирования. Все желающие могут подписаться на уведомление о выходе новой книги по и другие новости ссылке.

habr.com

Как моделировать бизнес-процессы в нотации eEPC? / Habr

В ходе своей работы и преподавания я сталкиваюсь с описанием бизнес-процессов организации в нотации eEPC (Extended event driven process chain), которая принята стандартом де-факто для описания процедур и регламентов после обследования деятельности организации. К сожалению, используя эту нотацию очень просто допустить ошибки моделирования, не зная правил, по которым она составляется. Эти ошибки приводят в последующем к несоответствию логики процесса, и как следствие – непониманию реальной ситуации в организации. Эта статья является некоторым обобщением моего опыта моделирования бизнес-процессов, и надеюсь, послужит некоторым читателям полезным руководством.

Для начала вспомним, что называется процессом. Определений процесса очень много, остановимся на наиболее известном и формальном из них: процесс — логически упорядоченная взаимосвязанная последовательность действий (работ, операций), выполняемых должностными лицами и подразделениями организации для получения желаемого конечного результата (достижения цели, решения задачи, реализации программы, предоставления услуги).
Моделирование в нотации eEPC представляет собой описание последовательности функциональных шагов (действий) в рамках одного бизнес-процесса, которые выполняются сотрудниками (отделами, департаментами) и позволяет осуществлять связь между организационной и функциональной моделями, поэтому эта нотация является идеальной для описания сценариев и процедур.

Объектов, которые можно использовать в модели, очень много, но зачастую пользуются только несколькими из них: интерфейс процесса, событие, логические правила, функция и объекты организационной схемы (должность, сотрудник, отдел).

Меня часто спрашивают, как называть события и функции при моделировании. Для того чтобы ответить на этот вопрос, необходимо понимать, что такое событие. Событие – это некоторое состояние, которое является необходимым условием для начала и окончания выполнения функции. Основное правило моделирования — любой процесс должен начинаться и заканчиваться событием или интерфейсом в другой процесс, а любая функция – событием или логическим оператором. При определении событий важно помнить, что событие мгновенно во времени, то есть не может быть события типа «Ожидание согласования договора», его следует заменить двумя событиями «Договор согласован» и «Договор не согласован». Примеры наиболее типичных событий:

  • наступление плановой даты, времени, например, «принято решение о начале проекта»
  • получение или отправка сотрудником заявки, распоряжения, формы, информации, например «поступила заявка от клиента»

Что касается функций, то тут нужно помнить, что функция — это описание элемента работы, образующего один (как правило минимальный) логический этап в рамках процесса, поэтому нежелательно в названии функции перечислять несколько действий, например «Проверка и покупка товара», «Заключение договора и выставление счета», необходимо разбить подобные случаи на 2 независимых функции.

Большинство ошибок в модели делается из-за неправильного использования логических операторов и их сочетаний. Их всего три: и, или, исключающее или. Я приведу несколько примеров их использования на примере простых моделей.

Самыми распространенными ошибками являются использование оператора «ИЛИ» и «исключающего ИЛИ» после события, например:

Обе эти ситуации запрещены, так как событие не может принимать решения. В данном случае единственными вариантом является использование оператора «И»:

либо добавление двух дополнительных состояний:

Еще одной ошибкой является пропуск логических операторов, когда событие имеет две исходящих связи, или функция имеет две входящих связи.

Самой распространенной ошибкой является неправильное использование обратной связи, например, как тут:

В данном случае пропущен логический оператор, то есть нарушено правило о том, что функция может иметь только одну входящую связь. Также ошибкой будет, если в качестве логического оператора будет использован оператор «И». Единственно правильным решением в данном случае является использование логического оператора «исключающее ИЛИ»:

В заключении хочу отметить, что для успешного полного описания бизнес-процесса необходимо знать не только правила моделирования, но перед началом описания необходимо узнать:

  • Кто
  • какое задание выполняет
  • когда
  • с помощью каких инструментов
  • и каких данных (какие документы поступают на вход, какие на выходе)
  • кто отвечает за успех или неудачу (владелец процесса)
  • как измерить успех или неудачу (ключевые показатели результативности)

habr.com

Нотация EPC [BS Docs 4]

Название Кнопка Графический символ Описание
Функция Блок представляет собой функцию — действие или набор действий, выполняемых над исходным объектом (документом, ТМЦ и прочим) с целью получения заданного результата.
Внутри блока помещается наименование функции.
Временная последовательность выполнения функций задается расположением функций на диаграмме процесса сверху вниз.
Событие
Событие — состояние, которое является существенным для целей управления бизнесом и оказывает влияние или контролирует дальнейшее развитие одного или более бизнес-процессов. Элемент отображает события, активизирующие функции или порождаемые функциями. Внутри блока помещается наименование события.
Стрелка Стрелка отображает связи элементов диаграммы процесса EPC между собой. Связь может быть направленной и ненаправленной в зависимости от соединяемых элементов и типа связи.
Оператор AND («И») Оператор «И» используется для обозначения слияния/ветвления как функций, так и событий. Если завершение выполнения функции должно инициировать одновременно несколько событий, то это обозначается с помощью оператора «И», следующего после функции и перед событиями.
На рисунке (Рис.1) завершение выполнения Функции одновременно инициирует события: Событие 1 и Событие 2.

Рисунок 1

Если событие происходит только после обязательного завершения выполнения нескольких функций, то это обозначается с помощью оператора «И», следующего после функций и перед одиночным событием. На рисунке (Рис.2) Событие произойдет только после обязательного завершения Функции 1 и Функции 2.

Рисунок 2

Если функция может начать выполняться только после того, как произойдут несколько событий, то это обозначается с помощью оператора «И», следующего после событий и перед функцией. На рисунке (Рис.3) Функция начнет выполняться только после того, как произойдут Событие 1 и Событие 2.

Рисунок 3

Если одно событие может инициировать одновременное выполнение нескольких функций, то это обозначается с помощью оператора «И», следующего после события и перед функциями. На рисунке (Рис.4) Событие одновременно инициирует выполнение Функции 1 и Функции 2.

Рисунок 4

Оператор OR («ИЛИ») Оператор «ИЛИ» используется для обозначения слияния/ветвления функций и для слияния событий. По правилам нотации EPC после одиночного события не может следовать разветвляющий оператор «ИЛИ».
Если завершение выполнения функции может инициировать одно или несколько событий, то это обозначается с помощью оператора «ИЛИ», следующего после функции и перед событиями. На рисунке (Рис.5) завершение выполнения Функции 1 может инициировать 3 вида ситуаций: только Событие 1, только Событие 2, одновременно и Событие 1, и Событие 2.

Рисунок 5

Если событие происходит после завершения выполнения одной или нескольких функций, то это обозначается с помощью оператора «ИЛИ», следующего после функций и перед одиночным событием. На рисунке (Рис.6) Событие может произойти либо после завершения выполнения Функции 1, либо после завершения выполнения Функции 2, либо после завершения выполнения и Функции 1, и Функции 2.

Рисунок 6

Если функция может начать выполняться после того, как произойдет одно или несколько событий, то это обозначается с помощью оператора «ИЛИ», следующего после событий и перед функцией. На рисунке (Рис.7) Функция может начать выполняться либо после того, как произойдет Событие 1, либо после того, как произойдет Событие 2, либо после того, как произойдут оба события: Событие 1, и Событие 2.

Рисунок 7

Оператор XOR («Исключающее ИЛИ») Оператор «Исключающее ИЛИ» используется для обозначения слияния/ветвления функций и для слияния событий. По правилам нотации EPC после одиночного события не может следовать разветвляющий оператор «Исключающее ИЛИ».
Если завершение выполнения функции может инициировать только одно из событий в зависимости от условия, то это обозначается с помощью оператора «Исключающее ИЛИ», следующего за функцией и перед событиями. На рисунке (Рис.8) Функция инициирует либо только Событие 1, либо только Событие 2.

Рисунок 8

Если событие происходит сразу после завершения выполнения либо одной функции, либо другой, то это обозначается с помощью оператора «Исключающее ИЛИ», следующего после функций и перед одиночным событием. На рисунке (Рис.9) Событие может произойти либо сразу после завершения выполнения Функции 1, либо сразу после завершения выполнения Функции 2.

Рисунок 9

Если функция может начать выполняться сразу после того, как произойдет либо одно событие, либо другое, то это обозначается с помощью оператора «Исключающее ИЛИ», следующего после нескольких событий и перед функцией. На рисунке (Рис.10) Функция может начать выполняться сразу после того, как произойдет либо Событие 1, либо Событие 2.

Рисунок 10

Интерфейс процесса Элемент, обозначающий внешний (по отношению к текущей диаграмме) процесс или функцию. Используется для указания взаимосвязи процессов:
— обозначает предыдущий или следующий процесс по отношению к диаграмме рассматриваемого процесса;
— обозначает процесс, откуда поступил или куда передается объект. Внутри блока помещается наименование внешнего процесса.
На рисунке (Рис.11) показано, что договор является результатом выполнения процесса «Заключение договора».

Рисунок 11

На рисунке (Рис.12) показано, что после окончания Процесса 1 (и наступления Событие 1) начинает выполняться Процесс 2.

Рисунок 12. Диаграмма Процесса 1

На диаграмме Процесса 2 (Рис.13) показано, что перед началом Процесса 2 был завершен Процесс 1, инициировавший Событие 1.

Рисунок 13. Диаграмма Процесса 2

Субъект Используется для отображения на диаграмме организационных единиц (должности, подразделения, роли, внешнего субъекта) — исполнителей, владельцев или участников функций. Внутри блока помещается наименование организационной единицы.
Бумажный документ Используется для отображения на диаграмме бумажных документов, сопровождающих выполнение функции. Внутри блока помещается наименование бумажного документа.
Электронный документ Используется для отображения на диаграмме электронных документов, сопровождающих выполнение функции. Внутри блока помещается наименование электронного документа.
ТМЦ Используется для отображения на диаграмме товарно-материальных ценностей (ТМЦ), сопровождающих выполнение функции. Внутри блока помещается наименование ТМЦ.
Информация Используется для отображения на диаграмме информационных потоков, сопровождающих выполнение функции. Внутри блока помещается наименование информационного потока.
Информационная система Используется для отображения на диаграмме информационной системы, поддерживающей выполнение функции. Внутри блока помещается наименование информационной системы.
Модуль информационной системы Используется для отображения на диаграмме модуля информационной системы, поддерживающего выполнение функции. Внутри блока помещается наименование модуля информационной системы.
Функция информационной системы Используется для отображения на диаграмме функции информационной системы, поддерживающей выполнение функции. Внутри блока помещается наименование функции информационной системы.
База данных Используется для отображения на диаграмме базы данных, сопровождающей выполнение функции. Внутри блока помещается наименование базы данных.
Термин Используется для отображения на диаграмме объектов, сопровождающих выполнение функции. Наименования этих объектов — термины, используемые в организации. Внутри блока помещается наименование термина.
Элемент может быть использован для обозначения данных, передаваемых между процессами или обрабатываемых при выполнении процессов.
Элемент может быть также использован для обозначения статусов бумажных/электронных документов и других элементов справочника «Объекты деятельности». На ри

www.businessstudio.ru

Похожие записи

Вам будет интересно

Сколько отпускных дней начисляется за месяц – Сколько дней отпуска положено за каждый отработанный месяц

Что входит в обязанности менеджера ресторана – Должностные обязанности менеджера ресторана и принцип работы :: BusinessMan.ru

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о