Рис.1 – Алгоритм выполнения бизнес-процесса «рассмотрение заявки»

На рис.1 показано, что, при поступлении новой заявки в строительную компанию, мы можем рассматривать два варианта развития событий: либо проект подходит компании по своим характеристикам, либо не подходит.
Если проект подходит компании и соответствует ее возможностям, то наступает событие «Формирование коммерческого предложения», которое снова влечет за собой рассмотрение руководством двух вариантов исхода.
При отрицательном ответе заказчика на подготовленное подрядчиком коммерческое предложение бизнес-процесс «рассмотрение заявки» завершается. При положительном ответе заказчика продолжается дальнейшая поэтапная реализация проекта.
Прописывая алгоритм бизнес-процесса, мы можем создавать различные варианты последовательности действий, дополнительные условия при их выполнении, добавлять участников и их роли [10]. В ARIS хорошо развиты графические средства представления сформированных моделей, что является ее преимуществом перед другими инструментами. ARIS позволяет моделировать бизнес-процессы строительной организации с подробным описанием, которые потом хранятся в единой базе данных.
Следовательно, применение программного комплекса ARIS позволяет руководству строительной компании успешно решать конкретные задачи, связанные с реорганизацией предприятия и адаптации ее к внешней среде, дает возможность предвидеть и минимизировать риски, рассматривать как отдельные бизнес-процессы, так и работу организации в целом.

1. Иванченко Д.И., Иванова Н.Н. Проблемы внедрения проектного управления на предприятиях строительного комплекса [Электронный ресурс] // «Студенческий научный форум», 2013. – Режим доступа: http://www.scienceforum.ru/2013/pdf/6057.pdf (доступ свободный) – Загл. с экрана. – Яз. рус.
2. Chris Hendrickson. Project Management for Construction  [Электронный ресурс] // Fundamental Concepts for Owners, Engineers, Architects and Builders, 2008 – Режим доступа: http://pmbook.ce.cmu.edu/02_Organizing_for_Project_ Management.html (доступ свободный ) – Загл. с экрана. – Яз. Англ.
3. Дьякова О.В. Анализ существующих подходов к оценке эффективности управления строительным предприятием [Электронный ресурс] // «Инженерный вестник Дона», 2011, №3. – Режим доступа: http://www.ivdon.ru/magazine/archive/n3y2011/479 (доступ свободный) – Загл. с экрана. – Яз. рус.
4. Павлов А.Ю. Управление бизнес-процессами на разных этапах развития современного предприятия [Электронный ресурс] // «Инженерный вестник Дона», 2012, №2. – Режим доступа: http://www.ivdon.ru/
magazine/archive/n2y2012/777 (доступ свободный) – Загл. с экрана. – Яз. рус.
5. ГОСТ Р ИСО 9000-2008. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь [Электронный ресурс] // Институт Консалтинга и Сертификации – Режим доступа: http://www.icc-iso.ru/toclients/standards2/gost-r-iso-9000-2008/ (доступ свободный) – Загл. с экрана. – Яз. Рус.
6. Милованов М.М. Современные подходы к моделированию и анализу бизнес-процессов предприятия [Электронный ресурс] // «Управление экономическими системами. Электронный научный журнал», 2011, №11. – Режим доступа: http://www.uecs.ru/instrumentalnii-metody-ekonomiki/item/821-2011-11-30-11-53-58 (доступ свободный) – Загл. с экрана. – Яз. Рус.
7. Ланцев Е.А., Доррер М.Г. Имитационное моделирование бизнес-процессов склада с применением агентского подхода [Текст] // «Вестник КрасГАУ», 2013. – № 5. – С.43-49.
8. Ефимова О.А. Реорганизация предприятий в современных условиях. Интегрированная методология ARIS // Весть-Метатехнология, 2009. – Режим доступа: http://citforum.ru/seminars/cis99/vest_03.shtml (доступ свободный) – Загл. с экрана. – Яз. Рус
9. Кириллов К.В. Моделирование бизнес-процессов средствами ARIS [Текст] // «Молодой ученый». – 2012. – №6. – С. 160-166.
10. Levinson W.A., Rerick R.A. Lean Enterprise: A Synergistic Approach to Minimizing Waste. – ASQ Quality Press, 2002.

Стандарты и методологии моделирования бизнес-процессов. Управление основной деятельности риэлторской фирмы курсовая по менеджменту

Стандарты и методологии моделирования бизнес-процессов. Управление основной деятельности риэлторской фирмы. Выполнил: студент группы 03-431 Степанов М.Д. Московский авиационный институт (Государственный технический университет) Москва, 2009 . Введение Моделирование бизнес-процесса — процесс отражения субъективного видения потока работ в виде формальной модели, состоящей из взаимосвязанных операций. Целью моделирования является систематизация знаний о компании и ее бизнес- процессах в наглядной графической форме более удобной для аналитической обработки полученной информации. В настоящее время на рынке компьютерных технологий представлены множество специальных программ, позволяющих обследовать предприятие и построить модель. Выбор методологии и инструментов, с помощью которых проводится моделирование бизнес- процессов, основополагающего значения не имеет. Существуют стандартизированные, опробованные временем методологии и инструментальные средства, с помощью которых можно обследовать предприятие и построить его модель. Ключевое их преимущество — простота и доступность к овладению. Основу многих современных методологий моделирования бизнес-процессов составили методология SADT (Structured Analysis and Design Technique – метод структурного анализа и проектирования), семейство стандартов IDEF (Icam DEFinition, где Icam — это Integrated Computer-Aided Manufacturing) и алгоритмические языки. Основные типы методологий моделирования и анализа бизнес-процессов: Моделирование бизнес-процессов (Business Process Modeling). Наиболее широко используемая методология описания бизнес-процессов – стандарт IDEF0. Модели в нотации IDEF0 предназначены для высокоуровневого описания бизнеса компании в функциональном аспекте. Описание потоков работ (Work Flow Modeling). Стандарт IDEF3 предназначен для описания рабочих процессов и близок к алгоритмическим методам построения блок-схем. Описание потоков данных (Data Flow Modeling). Нотация DFD (Data Flow Diagramming), позволяет отразить последовательность работ, выполняемых по ходу процесса, и потоки информации, циркулирующие между этими работами. Прочие методологии. .Главное достоинство идеи анализа бизнес-процессов предприятия посредством создания его модели — ее универсальность. Во-первых, моделирование бизнес-процессов это ответ практически на все вопросы, касающиеся совершенствования деятельности предприятия и повышения его конкурентоспособности. Во-вторых, руководитель или руководство предприятия, внедрившие у себя конкретную методологию, будет иметь информацию, которая позволит самостоятельно совершенствовать свое предприятие и прогнозировать его будущее. Сущность и значение моделирования бизнес-процессов Моделирование бизнес-процессов позволяет проанализировать не только, как работает предприятие в целом, как оно взаимодействует с внешними организациями, заказчиками и поставщиками, но и как организована деятельность на каждом отдельно взятом рабочем месте. Существует несколько подходов к определению понятия «моделирование бизнес- процессов»: моделирование бизнес-процессов — это описание бизнес-процессов предприятия позволяющее руководителю знать, как работают рядовые сотрудники, а рядовым сотрудникам — как работают их коллеги и на какой конечный результат направлена вся их деятельность ; Моделирование бизнес-процессов – это эффективное средство поиска путей оптимизации деятельности компании, позволяющее определить, как компания работает в целом и как организована деятельность на каждом рабочем месте.; моделирование бизнес-процессов — это средство позволяющее предвидеть и минимизировать риски, возникающие на различных этапах реорганизации деятельности предприятия; моделирование бизнес-процессов — это метод, позволяющий дать оценку текущей деятельности предприятия по отношению к требованиям, предъявляемым к его функционированию, управлению, эффективности, конечным результатам деятельности и степени удовлетворенности клиента ; моделирование бизнес-процессов — это метод, позволяющий дать стоимостную оценку каждому процессу, взятому в отдельности, и всем бизнес-процессам на предприятии, взятым в совокупности; моделирование бизнес-процессов — это всегда верный способ выявления текущих проблем на предприятии и предвидения будущих. Современные предприятия вынуждены постоянно заниматься улучшением своей деятельности. Это требует разработки новых технологий и приемов ведения бизнеса, повышения качества конечных результатов деятельности и, конечно, внедрения новых, более эффективных методов управления и организации деятельности предприятий. Бизнес-процесс – это логичный, последовательный, взаимосвязанный набор мероприятий, который потребляет ресурсы, создаёт ценность и выдаёт результат. В международном стандарте ISO 9000:2000 принят термин «процесс», однако в настоящее время эти термины можно считать синонимами. Среди основных причин, побуждающих организацию оптимизировать бизнес-процессы, можно выделить необходимость снижения затрат или длительности производственного цикла, требования, предъявляемые потребителями и государством, внедрение программ управления качеством, слияние компаний, внутриорганизационные противоречия и др. . Моделирование бизнес-процессов – это эффективное средство поиска путей оптимизации деятельности компании, средство прогнозирования и минимизации рисков, возникающих на различных этапах реорганизации предприятия. Этот метод позволяет дать стоимостную оценку каждому отдельному процессу и всем бизнес-процессам организации в совокупности. Решения по моделированию бизнес-процессов обычно принимается по причинам, представленным на рисунке 1. Моделирование бизнес-процессов затрагивает многие аспекты деятельности компании: изменение организационной структуры; оптимизацию функций подразделений и сотрудников; перераспределение прав и обязанностей руководителей; изменение внутренних нормативных документов и технологии проведения операций; новые требования к автоматизации выполняемых процессов и т. д. строго отведенных местах относительно работ, которые называются функциональными блоками (Таблица 1). Таблица 1. Название и размещение входов и выходов в стандарте IDEF0 относительно функционального блока. Давайте рассмотрим пример бизнес-процесса «Выточить деталь», который выполняет токарь. Входом процесса является заготовка из которой вытачивается деталь – она физически преобразуется в процессе. Для того, что бы токарь начал точить деталь ему нужно дать задание или план. Также ему понадобится чертеж с размерами детали. Так вот, чертеж, задание или план нужны для реализации бизнес-процесса и процесс без них не начнется, но по ходу выполнения процесса они не преобразуются. Согласно стандарту IDEF0 их относят к управлению. Для того, что бы выточить деталь нужен токарь, нужен станок – их относят к механизмам. Выходами или результатами бизнес-процесса является деталь (рис. 3). Рис.3. Стандарт описания бизнес-процесса IDEF0. Стандарт IDEF0 получил большое распространение в США и активно используется в России. Ввиду того, что в стандарте IDEF0 появилась дополнительная аналитика по сравнению с классическим стандартом DFD, схемы бизнес-процессов получаемые при описании в стандарте IDEF0 выглядят более сложными с точки зрения менеджеров компании, в виду ограниченного наличия у них свободного времени. Данная сложность часто приводит к тому, что менеджеры, особенно высшего уровня, которые должны принимать активное участие в проекте по описанию и оптимизации деятельности компании, «отказываются» от работы с IDEF0. В данном случае IDEF0 — является излишне информационно насыщенным и сложным стандартом. Второй недостаток стандарта IDEF0 связан с тем, что он дает больше поводов и возможностей сторонникам сопротивлений изменениям притормозить проект по описанию и оптимизации бизнес-процессов и дискредитировать его идею. Это также связано с усложненной аналитикой стандарта IDEF0, которая часто дает повод задуматься и задавать следующие вопросы: «А правильно ли, что этот объект отнесен ко входу? Может его отнести к управлению?» Тем не менее, стандарт IDEF0 имеет большое распространение в России, так как по нему существует много книг и различных информационно-методических материалов. Также существуют программные продукты, поддерживающие данный стандарт, овладеть которым несложно. Практика показала, что стандарт IDEF0 целесообразно использовать в проектах по описанию и оптимизации локальных бизнес-процессов, в небольших проектах в которых больше участвуют и принимают решения специалисты предметных областей, а руководители высшего уровня привлекаются для принятия решений по минимуму. На рис. 4 приведена диаграмма IDEF0 верхнего уровня бизнес-процесса «Увольнение сотрудника». 1.5 Методология DFD в нотациях Гейна-Сарсона и Йордана-Де Марко Следующий стандарт описания бизнес-процессов, который получил распространение, был разработан на основе развития классической методологии DFD. Данный стандарт представлен двумя немного различающихся вариантами, которые называют нотациями. Первая из них называется нотацией Гейна Сарсона, вторая нотацией Йордона-Де Марко. Гейн Сарсон, предложил классическую DFD-схему немного усложнить. Он предложил ввести дополнительный объект, с помощью которого показываются места бизнес-процесса, в которых хранится информация, либо материальные ресурсы. Примерами таким мест являются архив, в котором хранятся документы, база данных, в которой хранится информация, либо склад, на котором хранятся материальные ресурсы. Данный объект получил название — хранилище данных. На DFD-схемах в нотациях Гейна-Сарсона и Йордона-Де Марко также используются объекты, с помощью которых показывают внешних субъектов, с которыми бизнес-процесс взаимодействует. Данные объекты называют внешними сущностями. На рис. 5 приведен пример DFD-схемы бизнес-процесса «Оформлении и выдача трудовой книжки сотруднику при увольнении», разработанной в нотации Гейна-Сарсона. На данной схеме в качестве хранилища данных выступают сейф, в котором хранятся трудовые книжки и архив, в который помещается заполненный обходной лист. В качестве внешней сущности выступает сотрудник, который увольняется и который получает выход рассматриваемого бизнес-процесса – трудовую книжку. Вторая нотация Йордона-Де Марко методологии DFD была названа в честь разработавшего ее специалиста Йордона-Де Марко. В первом приближении эта нотация аналогична нотации Гейна Саросна, за исключение форм объектов: для описаний операций бизнес-процесса вместо закругленных прямоугольников стали использоваться круги, немного видоизменились и другие объекты – хранилище данных и внешние сущности (рис. 6). В таблице 2 приведены названия, обозначения и смыл элементов, используемых при построении DFD-схемы бизнес-процесса в нотациях Гейна-Сарсано и Йордона-Де Марко. Таблица 2. Элементы методологии DFD в нотацияхГейна-Сарсано и Йордона-Де Марко. 1.6 Методология IDEF3 Стандарт IDEF0, который был рассмотрен ранее является развитием классического DFD – подхода и предназначен для описания бизнес-процессов верхнего уровня. Для описания временной последовательности и алгоритмов выполнения работ стандарт IDEF0 не подходит. Для решения этой задачи стандарт IDEF0 получил дальнейшее развитие в результате чего был разработан стандарт IDEF3, который входит в семейство стандартов IDEF. Стандарт IDEF3 предназначен для описания бизнес-процессов нижнего уровня и содержит объекты – логические операторы, с помощью которых показывают альтернативы и места принятия решений и в бизнес-процессе, а также объекты – стрелки с помощью которых показывают временную последовательность работ в бизнес-процессе (рис. 7). Рис. 7. Схема бизнес-процесса в стандарте IDEF3. В отличие от классической методологии WFD в стандарте IDEF3 связи между работами делятся на три типа, обозначения, названия и смыл которых, приведены в таблице 3. Помимо наличия нескольких типов связей между работами в стандарте IDEF3 логические операторы, которые в данном случае называются перекрестками также делятся на несколько типов: «Исключающий ИЛИ», «И» и «ИЛИ». Перекресток «Исключающий ИЛИ» обозначает, что после завершения работы «A» (рис. 8), начинает выполняться только одна из трех расположенных параллельно работ B, С или D в зависимости от условий 1, 2 и 3. Перекресток «И» обозначает, что после завершения работы «A», начинают выполняться одновременно три параллельно расположенные работы B, С и D. Перекресток «ИЛИ» обозначает, что после завершения работы «A», может запуститься любая комбинация трех параллельно расположенных работ B, С и D. Например может запуститься только одна из них, могут запуститься три работы, а также могут запуститься двойные комбинации В и С, либо C и D, либо B и D. Перекресток «Исключающий ИЛИ» является самым неопределенным, так как предполагает несколько возможных сценариев реализации бизнес-процесса и применяется для описания слабо формализованных ситуаций. Рис. 8. Применение перекрестков «Исключающий ИЛИ», «И» и «ИЛИ» — схемы расхождения. Перекрестки «И» и «ИЛИ» подразделяются еще на два подтипа – синхронные и асинхронные. Перекрестки синхронного типа обозначают, что работы В, С и D запускаются одновременно после завершения работы A. Перекрестки асинхронного типа требований к одновременности не предъявляют. Приведенные на рис. 5 схемы взаимосвязи работ и перекрестков называются схемами расхождения, так как от перекрестков расходятся несколько работ. Существует и другие схемы взаимосвязи перекрестков и работ – это так называемые схемы схождения, когда к перекрестку подходит несколько работ (рис. 9). Рис. 9. Применение перекрестков «Исключающий ИЛИ», «И» и «ИЛИ» — схемы схождения. В таблице 4 приведены обозначения, названия и смысл всех типов перекрестков как в схемах схождения, так и в схемах расхождения. Последним отличием стандарта IDEF3 в отличие от классической методологии WFD является использование на схеме бизнес-процесса такого элемента как «объект ссылки», который связывается с работами и перекрестками. С помощью объектов ссылки показывается прочая важная информация, которую целесообразно зафиксировать при описании бизнес-процесса. 1.7 Методология ORACLE Следующие подходы описания бизнес-процессов были разработаны компаниями, занимающиеся разработкой и внедрением интегрированных информационных систем. Сделано это было по следующей причине. Оказывается, для того, чтобы эффективно провести автоматизацию и правильно настроить информационную систему на деятельность компании, необходимо вначале описать ее бизнес-процессы, описать организационную структуру и только потом приступить к внедрению информационной системы. Три наиболее крупных разработчика информационных систем: SAP/R3, BAAN и ORACLE для повышения эффективности внедрения своих информационных систем разработали свои стандарты и программные продукты, с помощью которых описывается бизнес-деятельность компании. Каждый из этих стандартов содержит несколько бизнес- моделей, с помощью которых описываются бизнес-процессы, организационная структура, а также строятся прочие бизнес-модели. Давайте рассмотрим стандарт, который использует компания ORACLE. Методология ORACLE содержит 5 бизнес-моделей, название, описание и предназначение которых приведено в таблице 5. При описании бизнес-процессов с использованием методологии ORACLE наиболее часто применяется вторая согласно перечню таблицы 5 модель бизнес-процессов. Построение этой модели основано на подходе «Swimmer lanes», который представляет из себя смесь классических DFD и WFD стандартов и имеет одну отличительную особенность. Диаграмма, на котором рисуется схема бизнес-процесса разделена по горизонтали на дорожки. Каждая дорожка принадлежит определенному структурному подразделению или должности, участвующей в бизнес-процессе. Те операции бизнес-процесса, которые Состоит из моделей, используемых для описания бизнес-процессов, а также различных взаимосвязей между структурой, функциями и информацией. Большим преимуществом методологии ARIS является эргономичность и высокая степень визуализации бизнес-моделей, что делает данную методологию удобной и доступной в использовании всеми сотрудниками компании, начиная от топ-менеджеров и заканчивая рядовыми сотрудниками. В методологии ARIS смысловое значение имеет цвет, что повышает восприимчивость и читабельность схем бизнес-моделей. Например, структурные подразделения по умолчанию изображаются желтым цветом, бизнес-процессы и операции — зеленым. Помимо большего количества моделей по сравнению с другими методологиями, методология ARIS имеет наибольшее количество различных объектов, используемых при построении бизнес-моделей, что увеличивает их аналитичность. Например, материальные и информационные потоки на процессных схемах обозначаются разными по форме и цвету объектами, что позволяет быстро определить тип потока. Несмотря на большее количество моделей в методологии ARIS в проектах по описанию и оптимизации деятельности в общем случае их используется не более десяти. Методология ARIS позиционирует себя как конструктор, из которого под конкретный проект в зависимости от его целей и задач разрабатывается локальная методология, состоящая из небольшого количества требуемых бизнес-моделей и объектов. В общем случае практика показала, что в проектах наиболее часто используются модели, приведенные в таблице 6. Модель «Диаграмма целей» — OD применяется для описания стратегических целей компании, их иерархической упорядоченности, а также связей целей с продуктами и услугами, производимыми компанией и бизнес-процессами, поддерживающими их производство (рис. 12) Модель «Дерево продуктов и услуг» — PST применяется для описания продуктов и услуг, производимых в компании, а также и связи со стратегическими целями компании, бизнес- процессами, поддерживающими их производство (рис. 13). Модель «Дерево функций» — FT описывает функции, выполняемые в компании и их иерархию. Данная модель часто применяется для для построения дерева бизнес-процессов компании (рис. 14). Модель «Диаграмма окружения процесса» — FAT позволяет описать окружение или границы бизнес-процесса, показывая его входы, выходы, поставщиков и клиентов (рис. 15). Модель «Диаграмм цепочки добавленной стоимости» — VACD является прототипом классического DFD-стандарта и используется для описания бизнес-процессов верхнего уровня. Дополнительным отличием данной и других процессных моделей является то, что информационные и материальные потоки на схеме VACD изображаются не стрелками, а объектами. При этом для каждого типа потока используется свой объект. На модели VACD методологии ARIS в отличие от классического подхода также используется логические связи между работами, которые позволяют отобразить логическую последовательность выполнения работ. В качестве одного из вариантов логической последовательности может выступать временная последовательность выполнения работ, что характерно для классического подхода WFD. (рис. 16). Модель «Матрица выбора процесса» — PSM является прототипом классического DFD- стандарта и используется как альтернатива для модели VACD. Матрица выбора процессов по отношению к диаграмме цепочки добавленной стоимости является с одной стороны более упрощенным вариантом описания процесса, с другой стороны данная модель содержит дополнительные объекты, позволяющие показать другие аспекты бизнес-процесса. Простота матрицы выбора бизнес-процессов связана с тем, что на данной модели не показываются информационные и материальные потоки. Что касается других аспектов, то данная модель позволяет на одной схеме компактно и наглядно показать различные варианты выполнения бизнес-процесса, который описывается. Соответственно матрицу выбора процессов целесообразно применять вместо диаграммы цепочки добавленной стоимости в случаях, когда описываемый бизнес-процесс имеет несколько вариантов исполнения, каждый из которых ложится базовую схему. Пример применения матрицы выбора процессов для описания деятельности компании «Эврика», имеющий функциональную организационную структуру показан на рис. 17. Модель «Extended event driven Process Chain» — eEPC является прототипом классического WFD-стандарта и используется для описания бизнес-процессов нижнего уровня. Дополнительным отличием eEPC-модели от классической WFD-схемы является наличие на модели объекта, который называется событием. С помощью событий изображается факт, время или событие инициирующие начало выполнения работ процесса, а также факт или время их завершения (рис. 18). Рис. 18. Модель «Расширенная цепочка процессов, управляемая событиями» — VACD/ ARIS. Модель «Организационная структура» — ORG используется для описания организационной структуры компании. На данной модели изображаются структурные подразделения, группы, должности, роли и прочие элементы организационной структуры и связи между ними (рис. 19). Модель «Диаграмма типов информационных систем» — ASTD используется для описания структуры информационных систем, используемых в компании. На данной модели показываются типы и модули информационных систем, программные продукты, взаимосвязь между ними и бизнес-процессами организации, которые они автоматизируют (рис. 20). Для хранения моделей в ARIS используется объектная СУБД, и под каждый проект создается новая база данных. Предусмотрены различные функции по администрированию базы данных, например, управление доступом. База данных представляет из себя иерархическое хранилище моделей. Работа по созданию модели должна регламентироваться жёсткими и объёмными соглашениями по моделированию (стандартами), ARIS поддерживает механизм методологических фильтров, позволяющих пользователю использовать только определённый набор схем и объектов. Разработка таких соглашений требует значительного времени и высококвалифицированных специалистов. Если проект с использованием ARIS начинается без детальной проработки таких соглашений, то вероятность создания моделей бизнес- процессов, не отвечающих на поставленные вопросы, очень высока. 1.12 Методология, применяемая консалтинговыми компаниями Большинство консалтинговых компаний в проектах по оптимизации деятельности организаций в общем случае применяют типовую методологию описания бизнес-процессов. Данная методология состоит из двух типов бизнес-моделей, одна из которых применяется для описания бизнес-процессов верхнего уровня и является прототипом классической DFD- модели, а вторая применяется для описания процессов нижнего уровня и соответствует принципам построения классической WFD-схеме. Модель верхнего уровня и принципы ее построения представлена на рис. 21. Рис. 21. Модель описания бизнес-процессов верхнего уровня, применяемая консалтинговыми компаниями. Модель бизнес-процессов нижнего уровня, использующая подход «Swimmer lanes» представлена на рис. 22. Рис. 22. Модель описания бизнес-процессов нижнего уровня, применяемая консалтинговыми компаниями. 1.13 Методология Betec (©) На основе применения различных современных методологий описания бизнес- процессов в российских компаниях, консалтинговая компания «Бизнес — инжиниринговые технологии» разработала методологию описания деятельности, компании, воплотившую в себя наилучшие элементы рассмотренных выше методологий. Данная методология, называемая Betec (©), состоит из моделей, с помощью которых описывают бизнес- деятельность компании и которые условно сгруппированы в следующие разделы: Стратегия; Бизнес-процессы; Оргструктура; Финансы; Персонал; Маркетинг. В таблице 7 приведено описание бизнес-моделей, применяемых для описания организационно-функциональной деятельность, что соответствует разделам «Бизнес- процессы» и «Оргструктура». Таблица 7. Модели методологии Betec (©) соответствующие разделам «Бизнес-процесс» и «Оргструктура». Модель «Дерево бизнес-направлений» применяется для описания бизнес-направлений, реализуемых в компании и их взаимосвязь с другими элементами организации (рис. 23). Рис. 23. Модель «Дерево бизнес-направлений» — Betec (©). Модель «Дерево бизнес-процессов» описывает бизнес-процессы, выполняемые в компании и их иерархию (рис. 24). На верхнем уровне дерева бизнес-процессы делятся на три группы: основные, обеспечивающие и управленческие. Рис. 24. Модель «Дерево бизнес-процессов» — Betec (©). Модель «Диаграмм окружения процесса» позволяет описать окружение или границы бизнес-процесса, показывая его входы, выходы, поставщиков и клиентов (рис. 25). Рис.25. Модель «Диаграмма окружения процесса» — Betec (©). Модель «Дерево информационных потоков» позволяет описать и классифицировать информационные потоки компании, которые представляют из себя информацию, размещенную на бумажных носителях, устную информацию либо информацию в электронном виде. Во многих проектах по описанию бизнес-процессов, также приходится описать внутреннюю структуру информационных потоков. Для решения этой задачи, удобным с практической точки зрения, является подход, когда структура информации описывается в виде документа MS Word, после чего на схеме дерева информационных потоков показывается соответствие между элементами дерева и разработанными документами (рис. 26). Рис. 26. Модель «Дерево информационных потоков» — Betec (©). Модель «Дерево материальных потоков» позволяет описать и классифицировать материальные потоки компании, которые представляют из себя сырье, полуфабрикаты, готовую продукцию и т.д. (рис. 27). персонала, увольнение, смена должности, обучение персонала – эти процессы, являются такими же важными, как и процессы связанные с не посредственной деятельностью компании. Риэлторские компании имеют максимально простую организационную структуру в форме головного офиса и дополнительных региональных офисов, что не несет организационные факторы риска и несущественно влияет на деятельность компаний. Для риэлторских компаний более значимым являются отраслевые факторы риска и операционные риски. В состав Инком-недвижимости входят 31 офис в Москве и региональные представительства в Красноярске, Алма-Ате, Кирове. Управление и структура агентства недвижимости(рис 38). Рис. 38 Структура агентства недвижимости Обеспечение служб, риэлторской компании: Техническое: Рабочие места персонала обеспечены персональными компьютерами последних моделей, локальной сетью и выходом в интернет, также всей необходимой орг. Техникой и канцелярскими принадлежнастями. Программное: Использование системы Microsoft Dynamics CRM 3.0 в качестве связующей среды для работы сотрудников, взаимодействующих с клиентами корпорации «ИНКОМ-Недвижимость»( единой базы данных поставщиков, клиентов корпорации), использование лицензионного ПО (т.к. антивирусы, брандмауэры, браузеры) Обеспечение Кадрами: Набор и обучение высококлассных специалистов, так как от профессионализма сотрудников напрямую зависит прибыль компании. 3. Проектный раздел. 3.1 Постановка задачи. На каждом предприятии существует такая проблема как текучесть кадров. Тем более такая проблема преследует крупные компании. Увольнения, найм на работу, это множество документов и работы с ними. Существует возможность ошибки, при работе с таким количеством документов. Утери трудовых книжек, или неправильное их оформление.. Для этого отдел кадров агенства должен проверить правильность оформления обходных листов, записей в трудовой книжке и в книге учета хранения.. Задача: Выдать увольняющемуся сотруднику трудовую книжку, с записью в книгу учета хранения и выдачи трудовых книжек и с обязательной проверкой записей в обходном листе. 3.2 Экономическая сущность задачи. Цель – выдать увольняющемуся сотруднику трудовую книжку; вход – обходной лист, выход – заполненный обходной лист, трудовая книжка ; задача не периодична и выполняется по мере необходимости. 3.3 Описание метода решения задачи. Задача решается по методологии DFD-схемы бизнес-процесса в нотации Гейна-Сарсона показанному ниже на рисунке 39. 3.4 Описание бизнес-процесса. Рис. 39 DFD-схема бизнес-процесса «Оформлении и выдача трудовой книжки сотруднику при увольнении». Дополнительные информация и схемы по данной функциональности, расположены в разделе ПРИЛОЖЕНИЯ, ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЗАДАНИЯ. Заключение Моделирование бизнес-процессов позволяет проанализировать не только, как работает предприятие в целом, как оно взаимодействует с внешними организациями, заказчиками и поставщиками, но и как организована деятельность на каждом отдельно взятом рабочем месте. Моделирование бизнес-процессов организации включает два этапа структурное и детальное. Под методологией (нотацией) создания модели (описания) бизнес-процесса понимается совокупность способов, при помощи которых объекты реального мира и связи между ними представляются в виде модели. Основу многих современных методологий моделирования бизнес-процессов составила методология SADT (Structured Analysis and Design Technique – метод структурного анализа и проектирования) и алгоритмические языки, применяемые для разработки программного обеспечения. С помощью методологии семейства IDEF можно эффективно отображать и анализировать модели деятельности широкого спектра сложных систем в различных разрезах. Система ARIS представляет собой комплекс средств анализа и моделирования деятельности предприятия. Ее методическую основу составляет совокупность различных методов моделирования, отражающих разные взгляды на исследуемую систему. Необходимо учитывать важные характеристики моделирования бизнес-процессов. В частности, к преимуществам моделирования бизнес-процессов относят: повышение качества и скорости производства продукции с одновременным снижением издержек; рост профессионализма сотрудников; повышение конкурентоспособности компании. Недостатки, в свою очередь: усиление эксплуатации сотрудников и связанные с этим проблемы социально-психологического характера; необходимость проведения целенаправленной работы по изменению корпоративной культуры. Список литературы Войнов И. В., Пудовкина С. Г., Телегин А. И. Моделирование экономических систем и процессов. Опыт построения ARIS-моделей: Монография. – Челябинск: Изд. ЮУрГУ, 2002. – 392 с. Волков О. Стандарты и методологии моделирования бизнес-процессов. Режим доступа: http://www.connect.ru/article.asp?id=5710. — Загл. с экрана. Григорьев Д. Моделирование бизнес-процессов предприятия. Режим доступа: http:// www.valex.net/articles/process.html. — — Загл. с экрана. Калянов Г.Н. Моделирование, анализ, реорганизация и автоматизация бизнес-процессов // М.: Финансы и статистика, 2006. Менеджмент процессов / Под ред. Й. Беккера, Л. Вилкова, В. Таратухина, М. Кугелера, М. Роземанна; [пер. с нем.]. — М.: Эксмо, 2007. — 384 с. — (Качественный менеджмент). Пинаев Д., Веретенников Д. Моделирование бизнес-процессов: доступно о сложном / Д. Пинаев // 2003. http://www.betec.ru/ — Бизнес-инжиниринговые технологии. Сергей Ковалев, Валерий Ковалев, Журнал «Консультант директора», № 12, Июнь, 2004 г. http://www.sql.ru/forum/actualthread.aspx?tid=441853 – методология описания бизнес- процессов. Андрей Дворников, Журнал «Авант Партнер», № 22(79), Август 2005 г. http://www.aris-portal.ru/ — все о методологии ARIS. Приложения Дополнительные задания. Классификация документов в рамках IDEF0 Классификация документов — одна из задач информатики, заключающаяся в отнесении документа к одной из нескольких категорий на основании содержания документа. Использует методы информационного поиска и машинного обучения. Рис. Доп. 1. Классификация документов агентства недвижимости в рамках IDEF0 модели. Концептуальная модель Концептуальная модель — представляет объекты и их взаимосвязи без указания способов их физического хранения. Концептуальная модель, Приложения ETL извлекают информацию из исходной базы данных регистрирующей системы, преобразуют ее в формат, поддерживаемый базой данных аналитической системы или хранилищ данных, а затем загружают в нее преобразованную информацию. Модель процесса импорта данных о совершенной платежной транзакции в биллинговую систему предприятия с использованием ETL-процесса. Рис. Доп. 2. Концептуальная модель совершения платежной транзакции. Диаграмма классов Диаграмма классов оплаты и заказа.

Новое в управлении бизнес-процессами – методология S-BPM и решения Metasonic

Машков И.В.,

Требования к ИТ в современном мире

В современном  мире потребители диктуют правила игры все больше и больше, и компании вынуждены подстраиваться под их требования, предоставляя все более разнообразные продукты и услуги, чтобы оставаться конкурентоспособными. При этом скорость изменений требований нарастает все больше и больше. Так, за 60 секунд в интернете сегодня продается (источник: http://www.go-gulf.com/blog/60-seconds-v2/):

• 925 iPhone 4s и 85 iPad
• 11 Xbox 360
• 4,000 USB устройств
• 103 Blackberry
• и многое другое.

За каждым продуктом и услугой стоят сложные цепочки процессов, которые функционируют в организациях. Появление новых продуктов и услуг означает необходимость перестройки существующих или создания новых процессов, а поскольку практически все процессы сегодня автоматизированы в той или иной степени – то и изменение соответствующих ИТ-приложений.

Традиционный цикл разработки информационных систем в таких условиях перестает соответствовать требованиям быстро изменяющегося бизнеса. Моделирование бизнес-процессов в начале цикла проектирования ИС стало сегодня стандартом де-факто и занимает порядка 30% времени и усилий в проекте. Оставшиеся 70% затрат относятся уже непосредственно к разработке и настройке информационной системы. На этапе моделирования бизнес-процессов ключевой проблемой является сложность существующих сегодня нотаций описания бизнес-процессов. Джим Сайнур (Jim Sinur) — один из ведущих аналитиков Gartner в области BPM – сказал несколько лет назад в своем блоге, что BPMN может расшифровываться как «Business People May Not understand», то есть «бизнес-люди могут не понимать» нотацию BPMN, которая сегодня является широко распространенной в практике описания и автоматизации процессов. Такая сложность применяемых сегодня на практике нотаций приводит к тому, что бизнес-эксперты не понимают и не готовы работать со сложными моделями бизнес-процессов, что в свою очередь приводит к проблемам с формализацией бизнес-требований к ИС. Эта ситуация действительно является проблемой, поскольку после этого тратится до 70% времени на автоматизацию не того, что требуется бизнесу. Ошибки выявляются уже на этапе тестирования, после чего повторяется весь цикл уточнения бизнес-требований через корректировку моделей и следует доработка приложения.

Другой проблемой проектов внедрения является высокая скорость изменений бизнес-требований. Существуют оценки, в соответствии с которыми до 70% моделей бизнес-процессов устаревают еще до конца проекта. Это возникает из-за того, что зачастую на практике есть два типа моделей: более простые, которые понятны бизнесу, и реально исполнимые модели, содержащие все технические детали, которые понятны бизнес-аналитикам и ИТ-специалистам, но уже непонятны бизнесу. Поддержание в актуальном состоянии и бизнес-моделей, и исполнимых моделей само по себе является непростой задачей, которая на практике не всегда решается, что и приводит к обозначенной проблеме в проектах.

Но с внедрением и запуском в эксплуатацию ИТ-приложений проблемы, к сожалению, не заканчиваются. Изменение приложений каждый раз становится очередным вызовом для бизнес-экспертов, поскольку им снова нужно разбираться с моделями бизнес-процессов. Нередко приходится слышать от ИТ-директоров, что нередки случаи, когда бизнес отказывается инициировать какие-то изменения, опасаясь затевать долгий процесс, с ними связанный. А с течением времени, когда процесс серьезно разрастается, отражая все новые и новые варианты и исключения, уже и ИТ-специалисты часто не готовы вносить изменения в такие процессы и приложения, их автоматизирующие, поскольку проанализировать последствия изменений становится очень сложно и требует значительных затрат на тестирование.

S-BPM — новое слово в управлении процессами

На фоне таких сложностей все больше теоретиков и практиков BPM говорят о необходимости создания нового класса инструментов BPM 2.0, ключевым отличием которых от существующих методов и инструментов является их ориентация не только на моделирование и анализ бизнес-процессов, а на их немедленное исполнение, то есть на создание исполняемых бизнес-приложений на основе разрабатываемых моделей. Субъектно-ориентированный подход к управлению бизнес-процессами (S-BPM = Subject-oriented BPM) относится как раз к новому поколению методов и инструментария BPM 2.0.

Методология S-BPM появилась относительно недавно – в начале 2000-х годов. Доктор Фляйшман – автор методологии – обратил внимание на то, что основой деятельности любой организации является коммуникация между сотрудниками. Действительно, уберите сегодня телефон, электронную почту, и деятельность почти любой компании остановится. Второй идеей, которая легла в основу подхода, стала идея возможности распределения сложной логики в сложных процессах на небольшие асинхронные части, исполняемые параллельно, и синхронизирующиеся друг с другом.

В фокусе нового подхода к описанию процессов оказались люди – исполнители в рамках процесса. В своих исследованиях доктор Фляйшман начал с разработки языка моделирования процессов со структурой, близкой к естественным языкам, содержащей подлежащее (субъект), сказуемое (действие) и дополнение (объект). Этот выбор был обоснован тем, что людям близка и интуитивно понятна такая структура. Созданные в 80-х работы Энтони Хоара по взаимодействующим последовательным процессам (CSP — Communicating Sequential Processes) и Робина Милнера  по исчислению взаимодействующих систем (CCS — Calculus of Communicating systems) были использованы для представления субъектов и коммуникации между ними, а сети Петри и концепция объектно-ориентированного программирования были применены для представления действий и объектов. Не последнюю роль в разработке математических основ методологии S-BPM сыграла и теория Машин Абстрактных Состояний российского ученого Юрия Гуревича. 

В итоге была создана чрезвычайно простая нотация, состоящая всего из 5 символов (см.Рис.1):

• Субъект (исполнитель) в процессе;
• Сообщение – информация, которой исполнители обмениваются в ходе процесса;
• И 3 типа действий или состояний, в которых находится субъект, используемые для описания моделей поведения исполнителей: функциональное состояние, в котором сотрудник выполнят какую-то задачу, состояние отправки и состояние получения информации.

Рис.1. Описание процесса – только 5 символов.

Несмотря на простоту, эта нотация позволяет описывать процессы любой сложности, и автоматически получать исполняемые приложения на основе разработанных моделей.

Взгляд на процесс в S-BPM

В S-BPM процесс – это набор структурированных коммуникаций сотрудников-участников процесса, каждый из которых выполняет на своем рабочем месте определенный набор действий (задач), а автоматизация этого процесса – это создание автоматизированных рабочих мест для сотрудников, которые позволят им выполнить необходимые задачи, и реализация требуемой коммуникации, обеспечивающей взаимодействие между исполнителями (см. Рис.2).

Рис.2. Автоматизация рабочих мест сотрудников в процессе

В традиционных системах класса BPMS для автоматизации процесса необходимо описать сквозную цепочку действий, учитывающую все варианты (сценарии) процесса, все исключительные ситуации. Если представить, что условная сложность отдельного рабочего места равняется 10, то сложность объединенной модели, описывающей все взаимодействия десяти таких участников, может составлять уже 100 условных единиц, то есть вырастать на порядок. Причиной этого является концепция потока управления – выстроенной цепочки действий, лежащая в основе большинства используемых сегодня на практике подходов и, в частности,  в основе BPMN (см.Рис.3).

Рис.3. В S-BPM нет потока управления

Поток управления отсутствует на практике, его нельзя «пощупать» или увидеть в реальности, поскольку это лишь абстракция, к которой необходимо прибегать для создания модели. В то время как исполнители процесса, их конкретные действия в ходе процесса – это объективная реальность, которую можно наблюдать (см.Рис.4). Таким образом, в S-BPM создается решение для автоматизации действий отдельных сотрудников в рамках процесса и обеспечения коммуникации между ними.

Рис.4. Автоматизация процесса в S-BPM

За счет такого подхода естественным образом достигается снижение сложности моделей разрабатываемого процесса, поскольку весь процесс отображается на уровне диаграммы коммуникаций, где видны участники и их взаимодействие, а детальная логика и состав действий отображаются на отдельных моделях поведения для каждого субъекта.

Рис.5. Диаграмма коммуникаций и модель поведения субъекта в S-BPM

В результате на практике возникают следующие преимущества. Во-первых, такие модели гораздо более просты и понятны бизнес-экспертам, поскольку:

• в нотации используются только 5 символов;
• каждый сотрудник четко видит свое место в процессе и свои действия.

Кроме того, разбиение процесса на субъекты и простые модели их поведения позволяет существенно повысить эффективность управления изменениями бизнес-процессов, в силу того, что:

• изменяется не весь процесс, а лишь отдельная модель/модели поведения;
• если изменения затрагивают коммуникации, то очень четко и просто локализуются соответствующие изменения в моделях поведения связанных субъектов;
• чрезвычайно упрощается тестирование измененных моделей и приложений – нет необходимости тестировать весь процесс.

Тем самым S-BPM создает предпосылки для смены парадигмы создания приложений, автоматизирующих процессы – каждый может делать это! Но не нужно понимать буквально, что каждый сотрудник сам в силу своих потребностей и фантазии меняет процессы, в которых участвует. На практике непосредственно разработкой моделей в ПО Metasonic Suite, которое представляет собой систему класса BPMS, основанную на методологии S-BPM, занимаются бизнес-аналитики. Они же отвечают и за создание целостных и непротиворечивых моделей процессов, соответствующих всем внешним и внутренним требованиям для целей управления соответствиями.

Новый способ организации взаимодействия бизнеса и ИТ

Простота нотации и разбиение процесса на отдельные модели поведения субъектов позволили создать инновационный интерфейс взаимодействия между бизнесом и ИТ – интерактивный стол Metasonic Touch (см.Рис.6).

Рис.6. Бизнес и ИТ встречаются за одним столом

Суть решения заключается в вовлечении бизнес-экспертов в проектирование бизнес-процессов за счет того, что они сами разрабатывают эти модели, формируя их на столе из трех типов кубиков, соответствующих трем типам состояний субъекта. Metasonic Touch является удачным примером внедрения принципов геймификации для решения сложных практических задач. На выходе созданная модель автоматически переносится в ПО Metasonic Suite и готова для ее запуска с целью проверки бизнес-логики и дальнейшего исполнения. С видеороликом примера работы с таким интерактивным столом можно ознакомиться в интернете: http://www.metasonic.de/touch

На сегодня методология S-BPM реализуется пока единственным инструментом – платформой Metasonic Suite, в состав которой входят различные модули, поддерживающие весь цикл внедрения приложения, автоматизирующего процесс (рис.7):

• Metasonic Base – среда администрирования сервера и приложений.
• Metasonic Build – среда проектирования бизнес-процессов и ИТ-разработки.
• Metasonic Proof – среда верификации бизнес-процессов.
• Metasonic Flow – среда исполнения процессных приложений

Рис.7. Автоматизация процессов в Metasonic Suite

Практические выгоды применения S-BPM

S-BPM является уникальным и инновационным подходом к управлению и автоматизации бизнес-процессов. Это подтверждается соответствующим патентом США, а также выводами аналитиков Gartner, которые выделили S-BPM в отдельную категорию в рамках BPM Hype Cycle. На практике компании, применяющие субъектно-ориентированный подход, получают следующие ключевые преимущества:

1. Реальная легкость.

Простота нотации и взгляд на процессы глазами исполнителей создают высокую степень вовлечения бизнес-экспертов и принятия ими результатов.

2. Изменения в Реальном времени.

Понятная бизнесу модель преобразуется автоматически в программный код исполняемого приложения. S-BPM позволяет быстро разрабатывать, проверять бизнес-логику моделей и получать исполняемые приложения, что дает быстрый запуск процессов «как есть» с дальнейшим наращиванием функциональности, а также высокую скорость внесения изменений. На практике это приводит к снижению сроков и затрат на изменения процессов и автоматизирующих их приложений до 50% по сравнению с традиционными ИС за счет повышения эффективности взаимодействия между бизнесом и ИТ-специалистами.

3. Реальные решения.

Metasonic Suite обеспечивает исполнение разработанных моделей и накопление статистики по фактически выполненным экземплярам процессов. Решения в конкретном экземпляре процесса и решения по изменению модели процесса принимаются не на основе субъективных мнений экспертов, а на основе фактической статистики по процессам.

4. Реальная устойчивость.

Легкость внесения изменений в модели процесса и автоматизирующие их приложения дают основу не только для реализации на практике принципов непрерывного совершенствования процессов, но являются инструментом организаций для быстрой перестройки процессов в случае существенных внешних или внутренних изменений, что позволяет решать задачи поддержания непрерывности бизнеса.

5. Реальные результаты.

Эффективность разработанных моделей подтверждается не только фактом их согласования экспертами или результатами имитационного моделирования, но прежде всего достижением на практике целей процесса, которое отслеживается путем мониторинга показателей процессов.

Бизнес-процесс — определение, этапы жизненного цикла и важность

Все говорят о бизнес-процессах, но остается много путаницы в их отношении. Чтобы внести некоторую ясность, вот вся необходимая информация о том, что это такое и почему ваш бизнес должен их понимать.

Что такое бизнес-процесс?

Бизнес-процесс — это ряд шагов, выполняемых группой заинтересованных сторон для достижения конкретной цели. Каждый шаг в бизнес-процессе обозначает задачу, которая назначается участнику.Это основной строительный блок для нескольких связанных идей, таких как управление бизнес-процессами, автоматизация процессов и т. д.

Хотя об управлении бизнес-процессами написано и сказано множество вещей, важно понять, почему они так важны для вашего бизнеса.

Важность бизнес-процессов

Необходимость и преимущества бизнес-процессов совершенно очевидны в крупных организациях. Процесс формирует жизненный путь для любого бизнеса и помогает оптимизировать отдельные действия, обеспечивая оптимальное использование ресурсов.

Ключевые причины иметь четко определенные бизнес-процессы

• Определите, какие задачи важны для достижения ваших бизнес-целей
• Повышение эффективности
• Оптимизация коммуникации между людьми/функциями/отделами
• Установка утверждений для обеспечения подотчетности и оптимального использования ресурсов
• Предотвратите хаос в ваших повседневных операциях
• Стандартизируйте набор процедур для выполнения задач, действительно важных для вашего бизнеса

Пример бизнес-процесса

В качестве примера рассмотрим процесс найма в отдел кадров.Начиная с публикации объявления о вакансии и заканчивая адаптацией сотрудника, процесс состоит из нескольких этапов. Хотя это может варьироваться от организации к организации, простой рабочий процесс может выглядеть так:

• Руководитель отдела кадров публикует обновление вакансии
• На портале подают заявки несколько кандидатов
• Руководитель отдела кадров проверяет кандидатов и отбирает наиболее подходящих
• Отобранные кандидаты вызываются на следующие этапы набора
• На последнем этапе набора выбран правильный кандидат
• Переговоры о заработной плате и политике
• Письмо с предложением отправлено и кандидат принимает

Затем следует длительный процесс адаптации сотрудников.

☛ Вот 6 реальных примеров бизнес-процессов.

Шаг 1 : Определите свои цели

Какова цель процесса? Почему он был создан? Как вы узнаете, успешно ли это?

Шаг 2 : Спланируйте и нанесите на карту процесс

Какие стратегии необходимы для достижения целей? Это широкая дорожная карта процесса.

Шаг 3 : Установка действий и назначение заинтересованных сторон

Определите отдельные задачи, которые необходимо выполнить вашим командам и машинам для выполнения плана.

Шаг 4 : Проверка процесса

Запустите процесс в небольшом масштабе, чтобы увидеть, как он работает. Обратите внимание на любые пробелы и внесите коррективы.

Шаг 5 : Реализовать процесс

Запустить процесс в реальной среде. Надлежащим образом общайтесь и обучайте все заинтересованные стороны.

Шаг 6 : Следите за результатами

Просмотрите процесс и проанализируйте его закономерности. Документируйте историю процесса.

Шаг 7 : Повторите
Если процесс способен достичь поставленных перед ним целей, повторите его для будущих процессов.

Преимущества использования ПО для бизнес-процессов

BPM специально разработаны для повышения эффективности процессов во всех вертикалях и организациях. Их внедрение дает множество бизнес-преимуществ, таких как:

Снижение рисков

BPM помогает предотвращать и исправлять ошибки и узкие места, тем самым сводя к минимуму риски.

Устранение избыточности

Мониторинг процессов позволяет выявлять и устранять повторяющиеся задачи.Внедрение программного обеспечения BPM также улучшает распределение ресурсов, гарантируя, что человеческие усилия вложены только в соответствующие задачи.

Минимальные затраты

Улучшенная видимость процессов помогает сосредоточиться на расточительных расходах. Таким образом, затраты сводятся к минимуму, а экономия увеличивается.

Улучшенная совместная работа

Прозрачность, обеспечиваемая программным обеспечением BPM, способствует сотрудничеству между внутренними командами, а также внешними поставщиками и покупателями. Все знают об обязанностях, а также о сроках и узких местах.

Ловкость

Оптимизированные процессы обеспечивают большую гибкость в организационных операциях. Сведение к минимуму ошибок, узких мест и дублирования позволяет сократить время выполнения работ.

Повышенная производительность

Когда процессы налажены, утверждения выполняются быстрее, а поиск информации упрощается. Задачи маршрутизируются последовательно без вмешательства человека. Эти преимущества значительно повышают производительность команд.

Более высокая эффективность

Комплексные информационные панели в программном обеспечении BPM обеспечивают общее представление о производительности процессов.Это помогает менеджерам гарантировать, что время обработки будет коротким, а уровень точности высоким.

Высшее соответствие

С программным обеспечением BPM проще и методичнее создавать контрольные журналы и соблюдать отраслевые нормы и стандарты.

Каковы основные атрибуты идеального бизнес-процесса?

Есть 4 основных атрибута, которые составляют идеальный бизнес-процесс:

1. Конечный — Хороший бизнес-процесс имеет четко определенные начальную и конечную точки.Он также имеет конечное число шагов.

2. Повторяемость — Хороший бизнес-процесс можно запускать неопределенное количество раз.

3. Создает ценность . В конечном итоге он направлен на преобразование создания ценности в исполняемые задачи и не имеет никакого шага в процессе только ради этого. Другими словами, если какой-либо шаг в процессе не добавляет ценности, его не должно быть.

4. Гибкость – Он имеет встроенную природу быть гибким к изменениям и не является жестким.Когда есть какие-либо возможности для улучшения, которые определены, процесс позволяет этому изменению быть поглощенным внутри себя, не затрагивая в такой степени его заинтересованных лиц.

Какие термины относятся к бизнес-процессу?

Автоматизация бизнес-процессов — это основанная на технологиях стратегия автоматизации бизнес-процессов с целью их выполнения с минимальными затратами и в более короткие сроки. Это чрезвычайно полезно как для простых, так и для сложных бизнес-процессов. Некоторые области, в которых автоматизация бизнес-процессов очень полезна:

• Повышение эффективности
• Снижение человеческого фактора
• Адаптация к изменяющимся потребностям бизнеса
• Уточнение должностных ролей и обязанностей

BPM — это системный подход к повышению эффективности и динамичности процессов организации для удовлетворения меняющихся потребностей бизнеса.Непрерывное совершенствование является одной из основных философий BPM, и оно направлено на то, чтобы поставить его в центр всех инициатив BPM. BPM — это постоянный подход к постоянному улучшению выполнения бизнес-процессов. Для реализации BPM доступно несколько облачных и локальных программных решений.

Моделирование бизнес-процессов представляет собой схематическое/структурное представление потока бизнес-деятельности в организации или функции внутри организации. Его основное назначение — документирование и базовый анализ текущего потока действий с целью определения улучшений и улучшений для быстрого выполнения задач.Обычно они следуют такому стандарту, как нотация моделирования бизнес-процессов (BPMN), который является общепризнанным стандартом, с которым легко идентифицируют себя большинство специалистов по процессам. Однако программное обеспечение для моделирования процессов, такое как Kissflow, позволяет даже бизнес-пользователю моделировать процесс на основе бизнес-этапов без необходимости знать какие-либо нотации моделирования.

Улучшение бизнес-процессов — это инициатива по стратегическому планированию, направленная на изменение бизнес-процессов на основе операций, уровней сложности, навыков сотрудников и т. д.чтобы сделать весь процесс более значимым, эффективным и способствовать общему росту бизнеса. Это довольно радикальный способ заново открыть для себя более эффективные способы запуска бизнес-процесса, а не делать небольшие пошаговые шаги. Обычно он начинается с картирования процессов, и его основная цель — привести ИТ-ресурсы в соответствие с бизнес-целями организации. На рынке существует множество инструментов для улучшения процессов, которые помогут вам в этом.

Реинжиниринг бизнес-процессов — это полная реорганизация бизнес-процессов после тщательного анализа с целью достижения радикального результата.Он включает в себя выявление ядра неэффективности, отбраковку задач, которые не добавляют никакой ценности, и даже полное изменение способа разработки процесса, чтобы вызвать общую трансформацию.

Оптимизация бизнес-процессов берет существующий процесс и использует средства аналитики и анализа бизнес-процессов для устранения узких мест и других существенных недостатков в процессе.

Картирование бизнес-процессов — это процедура документирования, уточнения и разбиения последовательности процессов на логические этапы. Картирование выполняется либо в письменном формате, либо визуализируется с помощью блок-схем. Выберите программное обеспечение для картирования процессов, которое позволяет бизнес-пользователям отображать все процессы на основе логических шагов с интуитивно понятным визуальным интерфейсом.

Анализ бизнес-процессов — это процесс определения бизнес-требований и выбора решений, которые наилучшим образом решают бизнес-проблемы. Это может включать улучшение процессов, разработку политики, организационные изменения или стратегическое планирование.

Интеграция бизнес-процессов — это возможность определить модель процесса, которая определяет последовательность, иерархию, события и логику выполнения, а также перемещение информации между системами, находящимися на одном предприятии.

Моделирование бизнес-процессов — это инструмент для анализа бизнес-процессов, предназначенный для измерения производительности, тестирования структуры процессов, выявления узких мест, тестирования изменений и определения того, как процесс работает в различных условиях окружающей среды с различными наборами данных.

Преобразование бизнес-процессов — это термин, означающий радикальное изменение ряда действий, необходимых для достижения конкретной бизнес-цели. Это направлено на то, чтобы сотрудники, цели, процессы и технологии компании соответствовали друг другу.

Последовательность операций бизнес-процесса — это представление процесса, который вы создаете. Обычно это выглядит как форма или блок-схема. Каждый поток бизнес-процессов состоит из этапов, и внутри каждого этапа есть поля (или шаги), которые необходимо заполнить.

Мониторинг бизнес-процессов — это активный мониторинг процессов и действий, помогающий руководству получить представление о важных транзакциях и процессах на предприятии. Это помогает руководству понять, как функционируют их процессы и соответствуют ли они бизнес-целям компании.

Время создавать свои бизнес-процессы

Хорошо продуманные бизнес-процессы направят ваши команды на путь к успеху. Все четко понимают свои роли и обязанности и работают с четким видением конечной цели.

Исчезают ситуации, когда компании нанимали дорогих консультантов для проектирования бизнес-процессов. Вы не хотите, чтобы другой человек создавал бизнес-процесс для вас, когда вы являетесь экспертом, который знает все о вашем бизнесе.

Знаете ли вы, что с помощью Kissflow Process можно создать бизнес-процесс за 15 минут? Платформа без кода делает ее простой, позволяя разрабатывать сложные бизнес-процессы. Попробуйте и убедитесь, насколько это просто.

Управление бизнес-процессами (BPM) — определение, этапы и преимущества

Управление бизнес-процессами — огромная проблема для большинства организаций. Многие владельцы бизнеса предполагают, что это огромные расходы или что они того стоят только для масштабных процессов.Однако BPM важен независимо от размера вашего бизнеса. Вот исчерпывающее руководство по управлению вашими бизнес-процессами с помощью автоматизации.

Что такое управление бизнес-процессами?

Управление бизнес-процессами (BPM) — это организационная дисциплина, при которой компания делает шаг назад и рассматривает все эти процессы в целом и по отдельности. Он анализирует текущее состояние и определяет области улучшения для создания более эффективной и действенной организации.

Управление бизнес-процессами (BPM) — это то, как компания создает, редактирует и анализирует предсказуемые процессы, составляющие основу ее бизнеса.

Каждый отдел в компании отвечает за получение некоторого исходного материала или данных и преобразование их во что-то другое. Может быть дюжина или более основных процессов, которыми занимается каждый отдел.

BPM похож на управление задачами или проектами?

Управление бизнес-процессами — это не управление задачами (которое фокусируется на отдельных задачах) и не управление проектами (которое обрабатывает одноразовые или непредсказуемые потоки).

Управление задачами — это обработка или организация набора действий, вытекающих из проекта. Эти проекты часто бывают одноразовыми и неповторяемыми. Когда эти проекты хорошо организованы, например, в строительных работах, используется программное обеспечение для управления проектами, такое как «Microsoft Project». Trello, Asana или Kissflow Project — хорошие инструменты для управления задачами в специальных проектах.

Управление бизнес-процессами больше сосредоточено на повторяющихся и текущих процессах, которые следуют предсказуемой схеме, или управлении процессами.

Почему важно управление бизнес-процессами?

Неорганизованные и несистематизированные бизнес-процессы могут привести к хаосу. На индивидуальном уровне люди видят только одну часть процесса, и очень немногие могут сканировать и видеть все последствия процесса, где он начинается и заканчивается, какие ключевые данные необходимы, а также где кроются потенциальные узкие места и неэффективность.

Неуправляемые хаотичные процессы наносят ущерб бизнесу и приводят к одному или нескольким из следующих сценариев:

• Время потрачено впустую
• Другие ошибки
• Повышенная вина
• Отсутствие данных
• Деморализованные сотрудники

Применяя управление бизнес-процессами, организации могут улучшать свои процессы и поддерживать оптимальную работу всех аспектов операций.

Шаг 1 : Дизайн

Большинство процессов включают форму для сбора данных и рабочий процесс для их обработки. Создайте свою форму и определите, кто будет владеть каждой задачей в рабочем процессе.

Шаг 2 : Модель

Представьте процесс в визуальном макете. Фиксируйте такие детали, как сроки и условия, чтобы получить четкое представление о последовательности событий и потоке данных в процессе.

Шаг 3 : Выполнить

Выполните процесс, протестировав его вживую сначала с небольшой группой, а затем откройте его для всех пользователей. Убедитесь, что вы ограничили доступ к конфиденциальной информации.

Шаг 4 : Монитор

Следите за процессом, когда он проходит через рабочий процесс. Используйте правильные показатели для определения прогресса, измерения эффективности и выявления узких мест. Вот более подробная статья об этом шаге.

Шаг 5 : Оптимизировать

При анализе обратите внимание на любые изменения, которые необходимо внести в форму или рабочий процесс, чтобы сделать их более эффективными. Рассмотрите этапы улучшения бизнес-процессов.

Каковы различные типы управления бизнес-процессами?

BPM можно разделить на категории в зависимости от цели, которой они служат. Вот три типа управления бизнес-процессами:

Ориентированный на интеграцию BPM

Этот тип системы управления бизнес-процессами обрабатывает процессы, которые в основном перескакивают между вашими существующими системами (например, HRMS, CRM, ERP) без особого участия человека. Системы управления бизнес-процессами, ориентированные на интеграцию, имеют обширные соединители и доступ к API, чтобы иметь возможность создавать процессы, которые быстро меняются.

Ориентированный на человека BPM

Ориентированный на человека BPM предназначен для тех процессов, которые в основном выполняются людьми. Они часто имеют много утверждений и задач, выполняемых отдельными лицами. Эти платформы отличаются дружественным пользовательским интерфейсом, простыми уведомлениями и быстрым отслеживанием.

Документоориентированный BPM

Эти решения по управлению бизнес-процессами необходимы, когда документ (например, контракт или соглашение) находится в центре процесса. Они позволяют маршрутизировать, форматировать, проверять и подписывать документ по мере прохождения задач по рабочему процессу.

Большинство систем управления бизнес-процессами могут включать элементы каждой из них, но каждая из них обычно имеет одну специализацию.

Примеры управления бизнес-процессами

ЧАС

Вы когда-нибудь чувствовали, что процесс адаптации в вашей организации слишком сложен и хаотичен? Ваш отдел кадров просит кандидатов заполнять бумажные формы, которые их утомляют? Это потому, что в вашем отделе кадров отсутствует принцип управления бизнес-процессами (BPM). Применение управления бизнес-процессами поможет вам полностью автоматизировать процессы управления персоналом, тем самым сократив затраты, время и бумажные формы. Вот несколько примеров того, как управление бизнес-процессами помогает вашему отделу кадров улучшить свои процессы:

• Утверждать табели учета рабочего времени сотрудников быстрее
• Принимать новых сотрудников без проблем

Продажи

В большинстве организаций отдел продаж тратит значительное количество времени на координацию с отделом учета дебиторской задолженности (AR) для утверждения счетов-фактур на продажу.Даже небольшая опечатка в счетах-фактурах портит жизнь продавцам. Именно здесь на сцену выходит управление бизнес-процессами, поскольку оно автоматизирует процесс утверждения счетов, тем самым устраняя вероятность ручных ошибок и обмен разъяснениями между продавцами и командой дополненной реальности. Вот несколько сценариев в отделе продаж, где управление бизнес-процессами может помочь им оптимизировать свои процессы:

Финансы

Финансовый отдел каждый день завален бумажными формами и электронными письмами, поскольку все, что связано с деньгами, должно проходить через них. Например, если группа управления активами хочет приобрести 50 ноутбуков, они отправляют предложение, полученное от поставщика, финансовой группе для утверждения. Это только один случай. Представьте, сколько электронных писем и бумажных форм они получают ежедневно от разных команд. Без системы им сложно управлять всем этим. Система управления бизнес-процессами (BPM) помогает им управлять всем этим. Вот несколько сценариев в финансовом отделе, где управление бизнес-процессами становится спасением:

• Утверждение заявок на командировки в один клик
• Настройка рабочих процессов для уникальных сценариев

Узнайте больше о Project vs.Процесс

Функции, которыми должен обладать каждый компетентный инструмент управления бизнес-процессами

Теперь, когда вы знаете, почему именно BPM-система необходима, вот список функций, которыми должна обладать хорошая система управления бизнес-процессами.

• Средство визуального построения схем процессов
• Конструктор форм с функцией перетаскивания
• Управление доступом на основе ролей
• Мобильная опора
• Мощные функции администратора
• Единый вход (SSO)
• Интеграция с существующими программными системами
• Отчеты и аналитика
• Производительность для больших баз пользователей
• Показатели производительности процесса

Прочтите эту статью для подробного объяснения перечисленных выше особенностей хорошей системы управления бизнес-процессами.

Каковы преимущества включения управления бизнес-процессами?

Вот некоторые из основных преимуществ использования BPM в вашем бизнесе:

• Получите контроль над хаотическими и громоздкими процессами
• Создание, отображение, анализ и улучшение бизнес-процессов
• Выполняйте повседневные операции более эффективно
• Реализовать большие организационные цели
• Переход к цифровой трансформации
• Улучшение и оптимизация запутанных операций
• Внимательно отслеживайте отдельные элементы по мере их перемещения по рабочему процессу

Действительно ли BPM дорого стоит?

Обычно да.Системы управления бизнес-процессами (BPM) могут быть довольно сложными. Установка локального решения может стоить более 250 000 долларов США с учетом затрат на технологии и консультантов. Но Kissflow Process стоит всего 390 долларов в месяц, что делает BPM гораздо более доступным. Кроме того, за поддержку не взимается дополнительная плата. Выберите процесс, который вам было сложно автоматизировать, и начните работу с Kissflow сегодня.

Узнайте, почему эти 7 инструментов автоматизации процессов лидируют среди конкурентов!

ударов в минуту | 10 основных функций системы управления бизнес-процессами

Когда вы ищете систему BPMS или BPM, есть масса вариантов.Некоторые из них облачные, другие — локальные. Некоторые цены указаны за пользователя, другие — единовременная плата. Некоторые требуют консультантов, другие сделай сам. Как вы можете отфильтровать все варианты со ссылкой на лучшую BPMS?

(Если вы хотите узнать больше об BPM, мы рекомендуем этот учебник по управлению бизнес-процессами)

Что такое система BPM?

Система управления бизнес-процессами позволяет моделировать, проектировать, выполнять и поддерживать бизнес-операции и сотрудников, которые ими управляют, в разных отделах и физических местах.Эти программные решения предназначены для того, чтобы помочь предприятиям оптимизировать свои повседневные бизнес-процессы для достижения максимальной эффективности и производительности.

Что делает система BPM?

Система управления бизнес-процессами делает следующее.

• Позволяет создавать сложные бизнес-процессы, охватывающие разные отделы и местоположения
• Отслеживает и поддерживает процессы для обеспечения оптимальной эффективности
• Изменяет существующие процессы, чтобы позволить вносить изменения в процесс по мере роста организации

Лучшая система управления бизнес-процессами – 10 лучших (+1) функций

1.Инструмент визуального построения диаграмм процессов

Самое важное, что следует учитывать при выборе программного обеспечения для управления бизнес-процессами, — это блок-схема процесса. Среди инструментов управления бизнес-процессами выделяют четыре категории моделирования процессов:

• • • Нет инструмента моделирования – Эти инструменты используют кодирование как способ реализации процесса.
    • Данные, собираемые с помощью форм пользовательского интерфейса — Информация о бизнес-процессе собирается с помощью форм.
    • Визуальный интерфейс на основе действия — этот параметр отображает весь процесс, включая обработку отклонений и исключений на каждом этапе.
    • Визуальный интерфейс, основанный на бизнес-шагах . Это похоже на третью категорию, но не беспокоит пользователя всеми тривиальными угловыми представлениями. Вместо этого он позволяет пользователю сосредоточиться на основном пути бизнес-процесса, а программное обеспечение автоматически обрабатывает пути исключений при работе.

Если вы не заядлый программист, которому нужен неограниченный контроль, четвертый вариант, как правило, лучше, поскольку он использует сильные стороны пользователя и системы. Пользователь знает, как процесс должен выполняться каждый раз, и система может предложить лучший способ структурировать путь.

2. Конструктор форм перетаскивания

Процесс без данных подобен поезду без пассажиров. Каждому бизнес-процессу нужен способ переноса полезной нагрузки через процесс. Большинство систем BPM используют форму как способ сбора и редактирования данных в ходе процесса. Инструменты управления бизнес-процессами должны сделать выбор для новичка или для опытного пользователя. Начинающим пользователям нужно все предельно упростить и прописать понятно. Опытные пользователи хотят иметь возможность настраивать форму и заставлять ее делать именно то, что им нужно.

Если вы выберете слишком простой конструктор форм, вы, скорее всего, вырастете из него, но выйти из этой системы будет сложно.Если вы выберете слишком сложный, ваши пользователи никогда не примут его, и он не будет выполнять свою задачу.

3. Управление доступом на основе ролей

Если данные в ваших формах и полях являются конфиденциальными, вам нужна система bpm, способная защитить самую важную информацию. Доступ может включать в себя возможность сделать поле редактируемым, доступным только для чтения или полностью скрытым.

Большинство инструментов BPM предлагают какой-либо контроль доступа в форме, но продумайте следующие ситуации:

• Вы хотите ограничить доступ к определенному разделу вашей формы только определенным людям.
• Вы хотите предоставить доступ к определенному разделу всей группе без ввода всех их имен.
• Вы хотите, чтобы определенные поля отображались только на основе данных, отображаемых в других полях.
• Вы хотите добиться всего вышеперечисленного на различных стадиях или этапах бизнес-процесса.

Выбранный вами пакет BPM Suite должен легко справляться со всеми этими ситуациями.

4. Мобильная поддержка

Если система bpm, которую вы оцениваете, не имеет мобильной поддержки по крайней мере для Android и iOS, вам следует немедленно отказаться от нее.Бизнес-процессы будут становиться все более мобильными, а ваши пользователи будут испытывать трудности с приложениями, к которым они смогут получить доступ, только сидя за рабочим столом.

Выберите облачную систему bpm, которая поддерживает и предлагает полную функциональность для мобильных пользователей.

5. Мощные функции администратора

Даже самое лучшее программное обеспечение для управления бизнес-процессами иногда зависает, часто из-за каких-то странных действий пользователя. Вам нужен способ администрирования и редактирования процесса, который не требует каждый раз вызова дорогого консультанта.

Ваш штатный администратор должен иметь возможность переназначать отдельные задачи, массово переназначать, удалять элементы, переводить элементы в завершенное состояние и редактировать формы по мере необходимости в бизнес-процессе. Без этих способностей вы окажетесь во власти вашего программного обеспечения BPM и поведения ваших пользователей.

6. Единый вход (SSO)

Если вы работаете в компании корпоративного уровня, единый вход может быть обязательной функцией для любого нового программного обеспечения в соответствии с вашими ИТ-политиками. SSO позволяет пользователю входить в систему с одним набором учетных данных на нескольких независимых программных платформах.Это помогает ИТ-командам предоставлять доступ и отслеживать действия.

Некоторые системы bpm предлагают функцию единого входа, но их возможности могут быть весьма ограничены. Убедитесь, что они предлагают то, что вам нужно.

Практический пример:
Узнайте, как Kissflow помог YMCA в Метро Чикаго автоматизировать свои процессы

7. Интеграция с существующими программными системами

Очень немногие компании используют решение BPM, которое не может взаимодействовать с другими базовыми программными системами. Без возможности интеграции вы будете выполнять множество ручных передач данных туда и обратно, что эффективно убивает чистый выигрыш от автоматизации.Без мощных интеграций инструменты управления бизнес-процессами — полный провал.

Эти интеграции должны включать подробную поддержку API, веб-перехватчики, REST API и многое другое.

8. Отчеты и аналитика

Без отличной отчетности система BPM — это просто инструмент рабочего процесса. Однако многие инструменты BPM не предлагают готовых к использованию статистических данных или показателей процесса. Также отчеты по данным формы должны быть мощными и настраиваемыми. Вы должны быть в состоянии генерировать отчеты, которые говорят вам:

• Среднее время, необходимое для выполнения отдельных шагов и целых элементов
• Моментальный снимок всех открытых позиций
• Как часто элемент отклоняется или перенаправляется

Отчеты должны быть чем-то большим, чем просто экспортированные файлы CSV.Отличные инструменты BPM поставляются с настраиваемым генератором диаграмм, который позволяет вам использовать широкий спектр графиков и тепловых карт.

9. Производительность для больших баз пользователей

Мы живем в эпоху, когда небольшая команда из 3-4 инженеров может собрать продукт и назвать его «лучшей системой bpm» на своем веб-сайте. Даже если они создали все другие функции, которые мы обсуждали, программное обеспечение работает по-разному, когда у вас 100 пользователей, а не 1 миллион.

Проведите исследование, чтобы узнать, сколько клиентов есть у вашего потенциального поставщика программного обеспечения BPM. На каких системах они построили продукт? Смогут ли они масштабироваться по мере роста их пользовательской базы?

10. Показатели эффективности процесса

Все бизнес-процессы имеют сроки, связанные с ними, но не все из них соответствуют своевременным ожиданиям эталона. В подобных ситуациях руководители бизнеса должны определить, что вызывает отставание и как его можно исправить.

Process Performance Metrics — это инструмент, который помогает предприятиям выявлять проблемы в процессе и принимать обоснованные решения для улучшения неэффективных процессов.В BPM метрики производительности процесса — это автоматически собираемые системные данные, которые оцениваются администратором процесса, чтобы определить, является ли проблема результатом:

• Плохое моделирование процесса
• Плохое выполнение процесса

11. Сотрудничество

Процессы часто требуют контекстных обсуждений, обмена заметками о собраниях и других видов связи, которые должны происходить в том же месте, где выполняется ваша работа.

Совместная работа делает общение тесным и целенаправленным, а вся ваша команда может внести свой вклад в улучшение и оптимизацию процессов.

БОНУСНАЯ ФУНКЦИЯ:

Расширение возможностей вычислений для конечных пользователей

Как следует из названия, управление бизнес-процессами больше связано с бизнесом, чем с технологиями. Однако, даже если бизнес понимает свои потребности, у него обычно нет технической поддержки для их удовлетворения. Эти пользователи в конечном итоге порождают теневые ИТ-проекты. Эти теневые ИТ-проекты часто кажутся хорошими в краткосрочной перспективе, но впоследствии наносят одинаковый ущерб как бизнес-команде, так и ИТ-отделу.

Поэтому при выборе платформы BPM важно выбрать платформу, удобную для бизнеса, практически не требующую написания кода и позволяющую пользователям создавать собственные процессы и управлять ими при значительной поддержке со стороны ИТ.ИТ-отдел должен владеть платформой и обеспечивать администрирование и контроль доступа к ней. Выбор этого варианта является беспроигрышным как для ИТ, так и для бизнеса.

Узнайте об ориентированных на человека инструментах BPM для бизнес-пользователей, которые не навредят ИТ-специалистам

Сфера управления бизнес-процессами (BPM) быстро развивается, и постоянно появляются новые программные решения. Прежде чем рассматривать новое решение BPM, убедитесь, что оно обладает всеми необходимыми функциями. Вы также можете лучше обслуживать полностью цифровое рабочее место, которое также допускает менее структурированные процессы.

Kissflow Process — это комплексное решение BPM, которое органично встраивается в цифровое рабочее место, а также предлагает управление проектами и делами. Начните работать с Kissflow сегодня!

Один из наших руководителей финансового отдела сказал: «Это так просто, даже моя мама смогла бы это сделать». Это было чрезвычайно интуитивно понятно и просто. Водяной знак гласил: «Мне не нужно звонить в ИТ, чтобы сделать это. Я могу сделать это сам». — Старший ИТ-менеджер, McDERMOTT

Связанные ресурсы

Краткое руководство по поиску и описанию бизнес-процессов

Так что же такое «бизнес-процесс»?

Есть много сложных способов определить значение бизнес-процесса, но вот простой:

Бизнес-процесс — это заранее определенная последовательность шагов, многократно выполняемая в компании для получения определенного результата.

Некоторые хорошие примеры бизнес-процессов:

• Шаги от запроса котировок, отправленного с веб-сайта компании, до подписания контракта.
• Шагов, чтобы провести гостя от входа в ресторан до места и, наконец, до оплаты ужина.

Процессы обычно повторяются снова и снова практически одним и тем же образом. Благодаря этому вы можете описать процесс, задокументировать его один раз, а затем уточнить и улучшить.

Но что значит улучшить процесс?

Улучшенный процесс может занимать меньше времени, требовать меньше ресурсов или приносить больше пользы.

Помните мои примеры выше? Вот как их можно улучшить:

• Клиент получает расчет в течение одного часа вместо одного дня.
• Компания закрывает на 20% больше сделок за то же время.
• Гость рассаживается за 15 секунд вместо 15 минут.
• Три официанта теперь могут делать то, что раньше требовалось 5 официантам.

Итак, как видите, улучшение существующих бизнес-процессов так же важно, как и наличие их на первом месте.

Если у вас есть бизнес, у вас есть процессы – хотим мы этого или нет.Вы можете распознавать их или игнорировать, но процессы существуют, и они определяют, как работает ваш бизнес.

Что делать с бизнес-процессами?

• Распознать и описать.
• Следуйте за ними.
• Доработать и улучшить.

Четко определенные процессы отличают упорядоченный и эффективный бизнес от хаотичного.

Надеюсь, я убедил вас, что наличие отдельных бизнес-процессов важно. Итак, давайте поговорим о распознавании и документировании процессов.

Распознавание процессов

Первое, чему вы хотите научиться, это как видеть существующие бизнес-процессы. Процессы есть в любом деле, замечаем мы их или нет. Любая компания — от Google и Apple до технологического стартапа из одного человека — использует бизнес-процессы.

Взгляд на свою компанию через призму бизнес-процессов — суть управления, основанного на процессах. Этот подход сильно отличается от традиционного, основанного на рассмотрении компании через ее организационную структуру.

Большинство успешных компаний сегодня уже работают на процессах, так что нет сомнений, нужны бизнес-процессы или нет.

Все процессы можно разделить на:

• Операционные процессы.
• Вспомогательные процессы.
• Процессы управления.

Операционные процессы

Возможно, наиболее часто используемым и наиболее важным типом процессов в любой компании являются операционные процессы. Это процессы, которые определяют основные действия, которые компания должна выполнять для успешного ведения бизнеса.

Результаты любого операционного процесса:

• Предоставление ценности клиенту.
• Получение прибыли — может быть в виде денег, а также дополнительного опыта, узнаваемости бренда, новых деловых партнеров и т. д.

Примеры операционных процессов:

• Разработка дизайна сайта.
• Дизайн визитки.
• Продам дом.
• Проведение маркетинговой кампании.
• Организация свадебной церемонии.

Простой рабочий процесс для цифрового агентства может выглядеть так:

Обратите внимание, что шаг (3) не называется «Внести авансовый платеж». Всегда называйте шаги, глядя с единой точки зрения компании, даже если задача адресована кому-то за пределами компании: заказчику, деловому партнеру или подрядчику.

…

Скоро выйдет вторая часть этой статьи, подпишитесь, чтобы получать обновления!

Что такое бизнес-процесс? Определение, примеры и преимущества

Бизнес-процесс — это набор бизнес-задач и действий, которые при выполнении людьми или системами в рамках структурированного курса дают результат, способствующий достижению бизнес-целей. В этой статье мы научим определению бизнес-процессов и рассмотрим его преимущества, примеры и связанные с ним бизнес-термины.

Процессы повсюду в бизнесе. От адаптации новых сотрудников до выходных интервью, выставления счетов поставщикам и продаж. Каждый бизнес-результат является результатом повторяющихся задач и действий.

Некоторые из этих процессов выполняются строго в соответствии с задокументированными рекомендациями, а некоторые пытаются быть более гибкими. Это различается в зависимости от приоритета и важности бизнес-результата, полученного в результате процесса.

Тем не менее, бизнес не может функционировать без надлежащего выполнения его процессов. В этой статье мы углубимся в концепцию бизнес-процесса, его примеры, преимущества, ссылки и важность в ваших бизнес-операциях.

Что такое бизнес-процесс?

Бизнес-процесс определяется как набор бизнес-задач и действий, которые при выполнении людьми или системами в рамках структурированного курса дают результат, способствующий достижению бизнес-целей. Бизнес-процесс включает по крайней мере один из следующих элементов, но не ограничивается ими:

• задача/ действие
• система
• сотрудник(и)
• рабочий процесс
• данные

Бизнес-процессы изобретены для достижения организационных целей и содействия им. Непрерывное и повторяющееся выполнение бизнес-процессов имеет решающее значение для успешных бизнес-операций и роста бизнеса.

Структуры бизнес-процессов могут быть простыми или сложными в зависимости от элементов, участвующих в процессе.Через каждый бизнес-процесс бизнес стремится достичь определенных целей.

Некоторые ключевые атрибуты, которые отличают бизнес-процессы от других бизнес-задач и действий:

• процесс повторяем
• процесс является гибким, а не жестким
• процесс специфичен и установил начальную и конечную точки
• процесс измерим

Чтобы лучше понять это, давайте рассмотрим пример процесса увольнения сотрудников, который состоит из следующих шагов:

• подтверждение увольнения/увольнения
• переговоры с работником об удержании
• период уведомления и процедуры окончательного расчета
• планирование незавершенных проектов и назначенных задач
• передача и передача информации о проекте и компании
• выходное интервью

Это наиболее распространенные действия, связанные с увольнением сотрудников. Посредством признания и обсуждения переговоров бизнес пытается урезонить сотрудника и удержать его. Период уведомления и процедуры окончательного расчета помогают сотруднику и компании получить ясность в отношении условий контракта, ожидающего завершения после увольнения. Планирование проекта и действия по передаче помогают бизнесу убедиться, что ежедневные процессы не затронуты уходом сотрудника. Наконец, заключительное собеседование предоставляет бизнесу возможность улучшить работу, предоставляя подробные отзывы о деятельности и политике компании.

Бизнес-процессы являются основой ваших бизнес-операций, поэтому их улучшение имеет стратегическое значение для вашего бизнеса. По данным Gartner, внедрение стратегии управления бизнес-процессами увеличивает вероятность успеха ваших проектов на 70%. Организации по всему миру вкладывают значительное количество времени и денег в управление и совершенствование своих бизнес-процессов.

Бизнес-процессы часто путают с проектами и процедурами. Процессы конечны, гибки и воспроизводимы, и после их выполнения они генерируют ценность.Давайте разберемся, чем они отличаются от проектов и процедур.

Процессы и проекты

Проект направлен на создание чего-то нового или внедрение изменений, тогда как процесс направлен на создание ценности путем многократного выполнения задачи. Проще говоря, проекты — это действия, которые вы никогда раньше не выполняли в своем бизнесе, тогда как процессы — это действия, которые вы выполняете неоднократно.

Например, приготовление ежедневной чашки кофе — это процесс.Вам нравится добавлять одни и те же ингредиенты в одинаковом количестве и делать это каждый день. Почти нет шансов, что вкус испортится, но если это произойдет, я знаю, как это вас раздражает!

Но попытка сделать популярный в Instagram рецепт кофе из Кореи — это не то, чем вы занимаетесь каждый день. Вы экспериментируете с новыми ингредиентами и методами, которые делают это проектом. Это ново, захватывающе, и вы не знаете, чем все обернется.

Процессы и процедуры

Процесс — это поток бизнес-операций, которые связаны с достижением бизнес-результата, тогда как процедура — это предписанный способ выполнения процесса или часть процесса.В то время как процесс представляет собой набор определенных действий, процедура представляет собой набор инструкций, которые детализированы по своей природе.

Например, адаптация нового сотрудника в вашей организации — это процесс. Он ориентирован на представление компании новому человеку и ознакомление его с политикой компании, культурой и командами.

В то время как адаптационная документация — это процедура. Он имеет подробный набор инструкций, связанных с документами, подписями и соглашениями.

Чтобы управлять бизнес-процессами и улучшать их, вы должны лучше понимать их.Давайте взглянем на еще несколько примеров бизнес-процессов, их преимущества и контекст с другими бизнес-практиками.

Примеры бизнес-процессов

Процессы различаются в зависимости от типа, отрасли, местоположения и т. д. бизнеса, но есть несколько процессов, которые практикуются во всех этих сегментах бизнеса по всему миру. Чтобы это было легко понять, мы рассмотрим примеры таких процессов.

Процесс продажи

Продажа — это фундаментальный бизнес-процесс в различных отраслях, предложениях и других сегментах.Обычный процесс, наблюдаемый в большинстве компаний, включает следующие этапы:

• поделиться коммерческим предложением
• отправка котировок
• переговоры
• прием заказов на товары/услуги
• обновление записей о продажах
• доставка товара/услуги
• биллинг
• платеж

Это повторяющиеся шаги, а рабочий процесс и структура процесса могут быть гибкими в зависимости от бизнеса.

Отдел обслуживания клиентов

Обслуживание клиентов — еще один важный процесс, являющийся частью глобальных бизнес-операций.Он включает следующие шаги:

• получать жалобы/проблемы клиентов через CRM
• подтвердить обеспокоенность клиента
• реквизиты для входа в систему CRM
• решить проблему
• сообщить статус клиенту

Еще несколько примеров бизнес-процессов:

• процесс найма
• процесс выставления счетов
• обработка заказа
• процесс адаптации клиентов
• учетный процесс
• процесс исследования рынка
• процесс разработки продукта

Общие термины, относящиеся к бизнес-процессам

Мы перечисляем несколько общих бизнес-терминов, которые непосредственно связаны с бизнес-процессами:

Управление бизнес-процессами

Управление бизнес-процессами определяется как дисциплина в управлении операциями, в которой люди используют различные методы для обнаружения, моделирования, анализа, измерения, улучшения, оптимизации и автоматизации бизнес-процессов.

Используйте это подробное руководство, чтобы узнать больше об управлении бизнес-процессами.

Улучшение бизнес-процессов

Улучшение бизнес-процессов определяется как практика управления, используемая для повышения эффективности и действенности бизнес-процессов путем обнаружения, отображения, документирования, анализа и перепроектирования процессов. Подробнее о том, почему вам следует инвестировать в улучшение бизнес-процессов, мы узнаем далее в этой статье.

Картирование бизнес-процессов

Картирование бизнес-процессов определяется как деятельность по созданию диаграммы рабочего процесса процесса для получения четкого понимания процесса и того, как он пересекается с другими процессами.Это инструмент документирования бизнес-процессов, который использует визуальные средства для документирования и передачи деталей процесса в компании. Прочтите это руководство, чтобы узнать все о картировании бизнес-процессов.

Документация по бизнес-процессу

Документирование бизнес-процессов — это процесс составления подробного описания того, как должен выполняться процесс. Это метод, используемый предприятиями, чтобы сделать свои процессы обучаемыми, видимыми и улучшаемыми.В первую очередь он фокусируется на ответе на вопрос: «Как реализуется процесс?». Узнайте больше о документации бизнес-процессов из этого подробного руководства.

Обнаружение бизнес-процессов

Обнаружение бизнес-процессов определяется как набор методов, которые создают представление о текущих бизнес-процессах организации, включая их рабочие процессы, структуры и элементы. Узнайте все, что вам нужно знать об обнаружении процессов, в этой статье.

Автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов определяется как практика использования технологий для автоматизации сложных и избыточных бизнес-процессов и рабочих процессов. Это помогает предприятиям экономить ручной труд, сокращать расходы, повышать эффективность и оптимизировать производительность процессов.

Передача бизнес-процессов

Передача бизнес-процессов определяется как передача информации, обязанностей или людей в вашем бизнесе от одной организации к другой. Они имеют решающее значение для бесперебойной работы ваших бизнес-операций в случае увольнения сотрудников, реструктуризации команды и т. д. Для получения более подробной информации ознакомьтесь с нашим руководством по передаче бизнес-процессов.

Почему вы должны улучшить свои бизнес-процессы?

Эффективные и действенные процессы — ключ к росту и устойчивости вашего бизнеса. Опросы из отчета «Состояние BPM» показывают, что предприятия сделали улучшение процессов приоритетом в своих общих бизнес-стратегиях. Но почему вы должны подумать об улучшении своих процессов?

Вот несколько причин для начала улучшения бизнес-процессов:

Помогает сократить расходы

Улучшение процессов позволяет выявить ненужные затраты ресурсов и найти эффективные способы получения наилучших результатов процесса. Это позволяет сэкономить на расходах, которые в противном случае можно было бы использовать для других важных приоритетов. И, как говорится в большинстве бизнес-блогов и исследовательских работ, легче сократить существующие расходы, чем привлечь новых клиентов, что является еще одной причиной для улучшения ваших процессов и, в свою очередь, для сокращения расходов.

Повышает производительность вашей команды

Улучшение процесса помогает исключить избыточные и ненужные задачи и действия из вашего процесса. Это позволяет вам реорганизовать существующий процесс с помощью более эффективных методов.Это побуждает ваших сотрудников выполнять более сложные задачи, а не заниматься канцелярской избыточной деятельностью, повышая показатель производительности в ваших операциях.

Повышает качество обслуживания клиентов

Бизнес-процессы приводят к результатам, которые напрямую способствуют достижению бизнес-целей, одной из которых является удовлетворенность клиентов. Эффективные и действенные бизнес-процессы дают исключительные результаты, которые радуют ваших клиентов. Следовательно, улучшение бизнес-процессов повышает качество обслуживания клиентов.

Это поможет вам жить лучше

Усовершенствованные процессы ведут к улучшению операций, улучшению бизнес-результатов и повышению качества жизни. Как только ваши процессы будут оптимизированы, вы сможете наслаждаться личной жизнью без какого-либо стресса, беспокойства или чувства вины, потому что ваши процессы позаботятся о себе сами!

Возьмите под контроль свои бизнес-процессы с Processology

Бизнес-процессы являются движущей силой вашей деятельности. Вам нужно взять под контроль свои бизнес-процессы, прежде чем они начнут контролировать ваш бизнес.В Processology мы помогаем таким компаниям, как вы, распутать свои процессы, чтобы ваши команды и платформы могли лучше ориентироваться. Узнайте о наших методах проектирования и улучшения процессов.

Что такое моделирование бизнес-процессов и как его реализовать?

Каждый бизнес должен работать в полную силу в течение всего года, и производительность проверяется несколько раз в течение года. Непрерывный рост бизнеса может быть достигнут только при полном понимании того, как работает бизнес.Изображение говорит за тысячу слов, и наглядное представление всех аспектов бизнеса, включая продажи, маркетинг, проектирование и поддержку, необходимо для успеха бизнеса.

Определение моделирования бизнес-процессов

Термин Моделирование бизнес-процессов относится к созданию графического представления различных рабочих процессов в организации, которое фиксирует процессы и взаимодействия между различными отделами. Четкая картина текущих процессов помогает выявить невыполненные работы и узкие места, чтобы можно было разработать лучший и более эффективный процесс.

Существуют различные инструменты для создания графического представления ваших рабочих процессов. Организации может не понадобиться использовать несколько инструментов, но она может найти наиболее подходящий, который вносит наиболее эффективные изменения в процессы.

Каковы различные методы моделирования бизнес-процессов?

На первый взгляд бизнес может показаться набором простых задач, объединенных для достижения основной цели, такой как привлечение большего количества клиентов или продажа большего количества товаров, в зависимости от типа вашего бизнеса.

Однако, если вы присмотритесь поближе, вы поймете, что существует ряд небольших, но важных процессов, в которых участвует множество заинтересованных сторон, которые должны работать в унисон для достижения общей цели.

Лучшее понимание рабочих процессов может быть достигнуто с помощью моделирования бизнес-процессов, и здесь представлены наиболее широко распространенные методы BPM.

1. Нотация моделирования бизнес-процессов (BPMN)

Графическое представление с использованием метода BPMN (нотация моделирования бизнес-процессов), состоящего из стандартизированных символов для представления различных действий и взаимодействий, популярно среди крупных предприятий по всему миру.

Источник: https://methodandstyle.com/

Метод BPMN упоминается в первую очередь потому, что он в первую очередь предназначен для моделирования процессов, в отличие от всех других методов, первоначальное назначение которых отличалось от моделирования процессов.

Бизнес-аналитики, финансовые эксперты и консультанты по процессам выбирают BPMN для разработки процессов, поскольку это стандартизированный и широко известный метод определения процессов.

Вот типы символов и знаков, используемых в BPMN-

• Объекты потока — Круги используются для представления событий в категории объектов потока, в то время как прямоугольники с закругленными углами представляют действия, а ромбовидные формы демонстрируют точки принятия решений.
• Соединение объектов — тире в сочетании с длинной линией используется для представления задачи, которая была перенесена из одной точки в другую, а пунктирные линии обозначают сообщение между двумя процессами.
• Плавательные дорожки . Когда два или более человека должны координировать и совместно выполнять работу для ее выполнения, для их представления используются плавательные дорожки. Пул обозначает задачу, а дорожки обозначают людей или команды.
• Артефакты — используются для заполнения недостающей информации.Пунктирные линии показывают, как добавляется дополнительная информация, квадраты, обведенные точками и тире, помогают группировать элементы, а квадратные скобки используются в аннотировании текста.

2. Диаграммы UML

Диаграммы UML — один из популярных методов моделирования бизнес-процессов. UML расшифровывается как Unified Modeling Language, который изначально был разработан для разработки программного обеспечения.

UML — это объектно-ориентированная диаграмма представления, которая изображает отношения между «актерами» и «системами» и имеет различные типы, такие как диаграммы вариантов использования, диаграммы последовательности, диаграммы связи и т. д.

3. Блок-схемы

Блок-схемы, вероятно, являются единственным типом моделирования в этом списке, который не нуждается в представлении, и люди сразу же узнают об этой концепции.

Создать блок-схему очень просто, и большинство бизнес-пользователей будут чувствовать себя как дома. Единственным недостатком является то, что блок-схемы полезны для простых представлений, но не позволяют моделировать сложные взаимодействия на одной диаграмме. Блок-схемы могут демонстрировать несколько рабочих процессов по отдельности и должны быть объединены, чтобы действительно представить весь бизнес-процесс.

Методы моделирования бизнес-процессов. Понимание понятий

Методы моделирования бизнес-процессов представляют собой ряд действий, которые необходимо выполнять с целью создания одной или нескольких моделей для представления, коммуникации, анализа, компоновки, синтеза, принятия решений. и контроль бизнеса.

Целью моделирования процессов является понимание внутренней работы организации — от начала до конца — и для этого используются многие методы, такие как организационные схемы, диаграммы позиционирования, поток процессов и другие.Все это дает представление о том, что делают работники в повседневной жизни компании, и создает прочную основу для исследований, улучшения процессов, оценки затрат и правильного понимания бизнес-процессов.

При правильном использовании методы моделирования бизнес-процессов очень эффективны в обеспечении истинного понимания компании и механизмов, применяемых к ее функционированию, что чрезвычайно важно для предприятия.

При моделировании процесса BPM авторы используют информацию и документы, чтобы создать поток того, как происходят действия, от их начала до достижения цели процесса.Для разработки бизнес-проекта в процессном моделировании используются следующие методики:

• Метод : Последовательность шагов для сбора информации и моделирования.
• Метамодель : Информация для модели.
• Обозначение : Символы и правила для представления информации.
• Инструмент : Вычислительная поддержка информационной документации. Попробуйте этот бесплатный инструмент для моделирования процессов.

Существует множество методов моделирования бизнес-процессов, которые можно использовать для понимания процедур компании. Большинство из них используются годами и работают исключительно хорошо.

Темы моделирования процессов BPM — Определение

Бизнес-модель

Бизнес-модель – это инструмент для создания экономических способов, социальных способов или других ценностей. Термин «бизнес-модель» используется в широком диапазоне описаний, как формальных, так и неформальных, для представления основных аспектов бизнеса, включая его мотивы, предложения, стратегии, инфраструктуру, организационные структуры, коммерческую практику, операционные и политические процессы.

В более общем смысле бизнес-модель — это метод ведения бизнеса, с помощью которого компания может поддерживать себя, то есть получать доход. Бизнес-модель описывает, как организация зарабатывает деньги, определяя ее положение в цепочке создания стоимости.

Бизнес-процесс

Бизнес-процесс — это набор действий, происходящих в бизнесе с намерением создать продукт или услугу для достижения определенной цели. Они обычно предпринимательские, управленческие или продуктивные и должны соответствовать стратегическим целям компании.

Можно сделать организацию более эффективной, если мы сможем улучшить ее процессы, а для этого мы должны знать их в деталях. Во многих случаях процессы не являются явными или очень сложными, охватывая многие области организации. Чтобы стимулировать процессы, нам нужно, во-первых, знать, как они структурированы, моделировать их, чтобы отслеживать, как происходят их действия, кто в них участвует и какие фрагменты информации передаются.

Как только моделирование будет готово, можно, благодаря более широкому знанию процессов, внести улучшения, определить действия, которые пассивны для автоматизации, и даже установить возможности аутсорсинга, если это интересно для компании.

Бизнес-процесс, ориентированный на артефакты

Подход к моделированию бизнес-процессов, ориентированный на артефакты, возник как многообещающий новый подход к методам бизнес-моделирования, поскольку он обеспечивает очень гибкое решение, которое фиксирует операционные спецификации бизнес-процессов.