обязанности и краткая характеристика профессии

Делопроизводство – это характерное направление деятельности большинства предприятий, организаций и частных компаний, которое предполагает сбор, оформление и хранение всей документации. От правильности и грамотности составления бумаг зависит оперативность получения и обработки информации, а это приводит к своевременному принятию эффективных решений. Соответственно в штате любого хозяйствующего субъекта есть делопроизводитель, обязанности которого и распространяются на ведение документооборота. Что входит в обязанности делопроизводителя?

Характеристика профессии

Делопроизводитель, обязанности которого могут варьироваться от оформления бумаг до принятия оперативных решений, востребован на рынке трудовых ресурсов всегда. Он может работать в любой компании, где есть документооборот. На сегодня по законодательству каждое предприятие, независимо от сферы и формы собственности, обязано иметь правильно оформленные подтверждающие документы о деятельности и финансах, а их ведение входит в обязанности делопроизводителя. Приходят в эту профессию из родственных должностей: диспетчер-оператор, секретарь-референт, офис-менеджер или сотрудник справочной службы. Хороший канцелярский сотрудник – незаменимый специалист и надежный помощник руководителя. Делопроизводитель, обязанности которого давно уже переросли банальное оформление документации, может стать личным помощником руководителя. Специалист данной профессии – это в первую очередь служащий, который ответственен за организацию и хранение документации компании. Чаще всего он трудится в канцелярии и руководствуется налоговым, гражданским, судебным законодательством. В малых фирмах делопроизводитель, обязанности которого распространяются лишь на заполнение бумаг, выполняет свои обязанности в одиночку. Возможно, что он и секретарь – это одно лицо. В крупных компаниях и корпорациях в штате имеется несколько сотрудников данной направленности, которые обрабатывают бумаги по конкретному кругу вопросов.

Функциональные обязанности делопроизводителя

Основная его обязанность – ведение документооборота компании, он:

• принимает, корреспондирует, сортирует, отправляет все деловые бумаги и письма;
• ведет деловую переписку;
• ведет их учет в специальных журналах и осуществляет контроль за неразглашением особо важной информации, а также контролирует своевременное и правильное исполнение документов;
• подготавливает все необходимые материалы для руководителя и бизнес-встреч;
• организует работу архива.

Предъявляемые требования

Делопроизводитель должен иметь диплом о высшем образовании (экономическом, юридическом), бывают случаи, когда достаточно и среднего образования. Кандидат должен грамотно владеть языком, знать ключевые правила ведения деловых бумаг. Данная профессия требует от специалиста не только профессионализма и интеллектуальных способностей, но и таких персональных особенностей, как аккуратность, организованность, пунктуальность, доброжелательность. Человеку, желающему работать на должности делопроизводителя, должны быть свойственны способность к длительной концентрации внимания, отличная память, психологическая устойчивость, коммуникативные навыки и конструктивное восприятие критики. Чаще всего помимо личных качеств и диплома об образовании к кандидату предъявляют и другие требования, например знание иностранных языков. Сегодня многие компании сотрудничают с зарубежными предприятиями, и во избежание недоразумений делопроизводитель должен владеть иностранным языком, чаще всего это английский.

Образец характеристики на секретаря — когда требуется, правила составления

Характеристика секретаря — документ, являющийся отзывом о трудовой деятельности человека. Специальных нормативно-правовых актов, регулирующих образец характеристики на секретаря, не существует.

Когда требуется характеристика

Бумага может потребоваться в следующих случаях:

• по требованию секретаря для предоставления в полицию или использования при судебных разбирательствах
• по требованию руководителя компании для награждения
• по требованию государственных органов

Иногда секретарь запрашивает характеристику при увольнении для того, чтобы в дальнейшем быстрее устроиться на работу.

Документ может стать необходимым при самых разных обстоятельствах. В бумаге отражаются как положительные, так и отрицательные стороны работника. Если работник получил характеристику, которая не отражает его реальных качеств, он должен оспаривать ее.

Виды характеристик на секретаря

Характеристики отличаются по предназначению. Их условно разделяют на документы для внутреннего и для внешнего использования. В зависимости от типа документа информация в нем может незначительно отличаться. Бумага обычно составляется сотрудниками кадровой службы и руководителем секретаря. Кадровики следят за тем, чтобы бумага соответствовала стандартам, принятым в организации.

При увольнении

Если секретарь увольняется из организации, он вправе попросить написать ему характеристику. Если работник добросовестно выполнял свои обязанности, то с большой вероятностью он получит положительную характеристику, которая поможет ему при дальнейшем трудоустройстве.

Документ составляется руководителем секретаря. В нем отражаются деловые качества сотрудника, уровень дисциплины, степень квалификации, способности идти на контакт и находится в коллективе.

Для награждения

Документ для награждения составляется по типовому образцу, который создается еще на начальном этапе работы компании. В таком документе обычно отражаются только положительные качества работника, а также особые заслуги перед организацией. Также указывается вид награждения.

Организация, в которой трудится секретарь, может поощрить его особой грамотой, медалью, благодарственным письмом или денежными средствами.

Бумага должна включать в себя краткое описание трудовой деятельности и продолжительность работы секретаря в организации. Компания по желанию может добавлять в характеристику свои собственные необходимые разделы.

Для полиции

Документ с места работы может потребоваться полицейским, если секретарь является фигурантом уголовного дела или устраивается в правоохранительные органы на работу. Соответственно бумага для полиции составляется либо по просьбе человека, либо по просьбе полицейских.

При составлении характеристики руководитель берет на себя ответственность за то, что предоставляемая информация в документе полностью соответствует действительности. В бумаге отражается только реальные качества работника и его успехи в работе.

Правила составления на видео:

В суд

Если секретарь с кем-то судится, то для отстаивания своих интересов ему может потребоваться характеристика с работы. Также она может пригодиться и при уголовном судопроизводстве. В бумаге для суда описываются личные, профессиональные и деловые качества сотрудника. Готовый документ прикладывается к исковому заявлению, возражению на иск или к материалам уголовного дела.

Руководитель по просьбе своего работника добавляет в документ необходимые разделы. Если в бумаге желательно описать именно человеческие качества секретаря, то указывается информация о том, как он взаимодействовал в коллективе. Для некоторых ситуаций требуется документ, в котором по максимуму отражаются профессиональные качества человека.

Правила составления текста

Из-за того, что отсутствуют стандартизированные правила, у многих организаций возникают проблемы с составлением документа. Чтобы правильно создать характеристику, необходимо придерживаться следующих правил:

• указывать только реальные качества работника
• избегать негативного или позитивного эмоционального окрашивания, указывая исключительно фактическую информацию
• размещать сведения о работнике и работы, которую он выполняет
• излагать информацию в настоящем или прошедшем времени от третьего лица (в прошедшем времени, если секретарь больше не работает в компании)
• указывать дату выдачи, а также подписывать документ

Бумага имеет юридическую силу, только если на ней имеется подпись руководителя, который ее составлял. В некоторых случаях на ней размещается печать организации, тем самым подтверждается подлинность характеристики.

Для получения образца заполнения документа можно обратиться в кадровый отдел. Также примерный шаблон можно найти в интернете. После изучения схожих документов проблем с составлением и заполнением не возникнет.

Требования к оформлению

Оформление внутренней и внешней характеристики может отличаться. Особых требований к оформлению нет, если компанией не установлено обратное. Это означает, что при отсутствии единого образца, который используется внутри организации, руководитель составляет характеристику в свободном стиле. Главное, чтобы документ соответствовал следующим требованиям:

1. Был распечатан на бумаге формата А4. Документ составляется посредством текстовой офисной программы. Рекомендуемый шрифт — Times New Roman размером 12.
2. В шапке указывается наименование документа, название организации и ФИО секретаря, для которого эта бумага заполняется.
3. После шапки идет основная часть характеристики. Начинать повествование желательно с личной информации о работнике, которая включает в себя дату рождения и полученное образование.
4. В конце документа указывается причина составления характеристики (по просьбе работника, правоохранительных органов или по личной инициативе), а также ФИО заполнявшего, его подпись, дата составления и печать организации. Если документ согласовывается с отделом кадров, то дополнительно требуется подпись работника отдела кадров.

При оформлении документа проблемы возникают крайне редко, так как требования практически полностью отсутствуют. Сложности возникают при оценке трудовой деятельности секретаря. Не все руководители знают, что именно нужно указывать в бумаге.

Составные элементы бланка

Документ разделяется на 3 части (см. таблицу 1).

Части	Что включает
Первая	Общая информация о человеке
Вторая	Трудовой стаж и обязанности работника
Третья	Личные качества, преимущества или недостатки сотрудника

В разделе, в котором отражаются личные и профессиональные качества, указывается то, как человек справляется со своей работой и как он взаимодействует с другими сотрудниками. Также пишется о дисциплинарных взысканиях и поощрениях секретаря, если они имеются.

В заключении отражается причина составления документа. Как правило, в конце указывается, что характеристика предоставлена по запросу (секретаря или правоохранительных органов) для предоставления по месту требования.

Профессиональные качества секретаря на видео:

Кто подписывает

Характеристика обязательно подписывается человеком, который ее составлял. Как правило, это руководитель отдела, в котором трудится секретарь. Если организация небольшая, то составлением и подписью занимается главный начальник.

В зависимости от компании обязанность составления различных документов может лежать на разных людях. Иногда бумагу составляет инспектор отдела кадров или другой уполномоченный сотрудник, при этом пользуясь информацией от непосредственного руководителя секретаря. В таком случае в конце бумаги требуется подпись уполномоченного сотрудника и руководителя.

Образец документа

Для составления характеристики можно воспользоваться следующим образцом:

Работник не согласен с характеристикой

Если человеку составлена отрицательная характеристика при увольнении, при этом он с ней полностью не согласен, то он не должен подписывать представление к увольнению. После этого потребуется обратиться в апелляционную комиссию. Стоит отметить, что смысл в обращении имеется, только если характеристика действительно не отражает реального положения дел.

Если представление к увольнению уже подписано, то единственный способ отстоять свои интересы — обращение в суд.

Основой искового заявления может стать упущенная выгода из-за отрицательной характеристики. Потребуется предоставить как можно больше доказательств того, что указанная информация в бумаге неправда.

Документ играет достаточно важную роль, если человек устраивается на государственную службу. При устройстве в частные компании наличие положительной характеристики станет преимуществом, но при этом ее наличие необязательно.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Инспектор по контролю за исполнением поручений квалификационные требования

]]>

Подборка наиболее важных документов по запросу Инспектор по контролю за исполнением поручений квалификационные требования (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Формы документов: Инспектор по контролю за исполнением поручений квалификационные требования Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Форма: Трудовой договор с инспектором по контролю за исполнением поручений
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2021) Требования к квалификации, опыту практической работы, образованию и обучению по данной специальности см.: Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37), разд. I «Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях», подраздел 2 «Должности специалистов» (инспектор по контролю за исполнением поручений).

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Инспектор по контролю за исполнением поручений квалификационные требования Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: Организация деятельности службы ДОУ
(Глотова С.А.)
(«Делопроизводство», 2021, N 2)К категории «руководители» относятся должности управляющего делами, заведующего канцелярией, заведующего общим отделом, начальника секретариата, заведующего экспедицией, заведующего центром подготовки документов, заведующего копировально-множительным бюро, заведующего машинописным бюро. К категории «специалисты» — должности документоведа, инспектора по контролю за исполнением поручений, инспектора, секретаря коллегии.

К техническим исполнителям — должности секретаря руководителя, делопроизводителя, стенографистки, технического секретаря, курьера, архивариуса, секретаря-машинистки, секретаря-стенографистки.

Нормативные акты: Инспектор по контролю за исполнением поручений квалификационные требования Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Приказ Минздравсоцразвития России от 10.12.2009 N 977
(ред. от 12.02.2014)
«Об утверждении Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел «Квалификационные характеристики должностей работников организаций атомной энергетики»Должностные обязанности. Ведет секретное делопроизводство, обеспечивая сохранение государственной тайны и режима секретности организации (подразделения), обеспечивает надлежащее хранение секретных документов, осуществляет прием, учет, размножение, рассылку секретных документов. Осуществляет прием и выдачу документов исполнителям в соответствии с действующей разрешительной системой, несет персональную ответственность за порученный участок работы. Контролирует исполнение секретных документов, проводит сверку наличия документов в хранилище секретных документов и у исполнителей, участвует в уничтожении секретных документов, готовит документы для передачи на хранение в отдел (группу) фондов. Знакомит исполнителей с инструкциями по вопросам режима секретности, осуществляет контроль за выполнением требований режима секретности при работе и обращении исполнителей с секретными документами на рабочих местах в закрепленном подразделении.

Характеристика на делопроизводителя для награждения грамотой

Вконтакте

Facebook

Twitter

Google+

Одноклассники

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Характеристика на делопроизводителя для награждения грамотой». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Подписывается документ руководителем отдела (если награда несёт локальный характер) или же директором фирмы (в случае вклада в общее развитие предприятия). Характеристика в обязательном порядке заверяется печатью.

Своевременно и правильно ведет регистрационно-контрольную картотеку и справочно-информационную базу данных офиса, обеспечивая надежную сохранность сведений от несанкционированного доступа.

Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам. Отправляет исполненную документацию по адресатам. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

Характеристика на руководителя

С коллегами поддерживает деловитые, корректные, благожелательные отношения. Служит примером в выполнении правил и норм повседневной деловой этики и порядочности. К совершению неблаговидных и недостойных поступков не склонен.

Важно С коллегами поддерживает деловитые, корректные, благожелательные отношения. Служит примером в выполнении правил и норм повседневной деловой этики и порядочности. К совершению неблаговидных и недостойных поступков не склонен.

За время работы Лавренькова Е.Б. зарекомендовала себя инициативным, ответственным и надежным специалистом, способным выполнять порученные задания в установленные сроки. Доказала, что способна принимать решения в трудных ситуациях и нести ответственность за результат своей деятельности. Оценка служебных особенностей работника, его умений ладить с коллегами и руководством в процессе работы, владеть юридической стороной вопроса.

Работу по подготовке и обеспечению протокольных мероприятий выполняет в точном соответствии с регламентом и поручениями руководителя предприятия. Принимает меры по обеспечению рабочего места руководителя предприятия всем необходимым, а также по созданию условий, способствующих его эффективной работе.

Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

Для руководителей в документе важно отразить наличие сплоченного и стабильного коллектива, управленческие и организаторские способности.

Петрова Полина Павловна имеет высшее экономическое образование. Стаж работы в сфере бухгалтерии — 25 лет. В компании «Эльбрус» Петрова П. П. работает с февраля 2000 года. На должности главного бухгалтера с 2005 года. За это время она заявила себя как инициативный, ответственный и добросовестный руководитель и сотрудник. Петрова П.П. постоянно стремиться к повышению квалификации.

Характеристика делопроизводителя на награждение пример

Новости Идёт загрузка… Алименты в Украине Что такое алименты, как они выплачиваются и взыскиваются.

Итак, рассмотрим типичные составляемые характеристики и пример их структур: Для составления характеристики для награждения желательно использовать фирменный бланк предприятия (образец такого листа формата А4 всегда есть на предприятии).

Поэтому включать в характеристику формулировки – достоин к награждению или т.п. – бессмысленно. Характеристика для награждения работника – это документ оценочный.

Твёрдо установленной формы не имеет и характеристика для награждения юриста почетной грамотой. Пример составления может быть взят за основу из предложенных выше. Естественно, это не касается наградных документов, предоставляемых за пределы учреждения — в министерство или ещё выше, для них форма существует незыблемо.

Черепов Константин Анатольевич является инициатором разработки и внедрения на предприятии ряда технических инноваций в вверенной сфере деятельности, в том числе по введению альтернативных источников энергетики в промышленности.

Характеристика на делопроизводителя позволяет описать в полной мере работу и квалификацию сотрудника, что находится на должности. Подробнее о том, что она собой представляет, какие требования необходимо соблюсти и на что нужно обратить внимание далее в статье.

Стаж работы сотрудника – 26 лет. Все эти годы Виталий Леонидович умело применяет и передаёт свои знания молодым специалистам.

Многие работодатели, принимая на должность нового работника, часто просят представить данный документ, выданный на последнем рабочем месте.

Стаж работы сотрудника – 26 лет. Все эти годы Виталий Леонидович умело применяет и передаёт свои знания молодым специалистам.

Из чего состоит характеристика на школьного руководителя? Руководство учебного заведения характеризуется с точки зрения учебно-воспитательного влияния на подрастающее поколение, осуществления эффективного влияния на трудовой или ученический коллектив, будь то управленческая деятельность директора, его заместителя или характеристика на классного руководителя.

Образец характеристики для награждения работника почетной грамотой

Она же на территории Польши пересекается со скоростными магистралями Е-59 и Е-65 и создает возможность скоростного железнодорожного сообщения почти между всеми государствами Европы.
Комплексно поставить проблемы, связанные с развитием транспортной системы, определить задачи и пути их решения, дать им надлежащее обеспечение (финансовое, материально-техническое, ресурсное, организационное, правовое и др.

Когда требуется характеристика Характеристика на сотрудника с места работы составляется в следующих ситуациях:

• По личному волеизъявлению работника:
• для разрешения конфликтов в семье;
• для досудебных разбирательств;
• по месту учебы;
• для урегулирования споров с новым работодателем.

Выполняет значительный объем работы по предварительному рассмотрению деловой корреспонденции, адресованной руководителю предприятия. Грамотно ведет офисное делопроизводство, используя современные программно-технические средства. В установленные сроки и с высоким качеством готовит проекты документов и информационные материалы, необходимые для работы руководителя предприятия.

Отправляет исполненную документацию по адресатам. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы. Принимает меры по обеспечению рабочего места руководителя предприятия всем необходимым, а также по созданию условий, способствующих его эффективной работе.

Такие характеристики предназначены для награждения работников внутри предприятия или организации, что в обязательном порядке должно отражаться в записях трудовой книжки.

В официальном документе нельзя сокращать слова. Анкетные данные указываются всегда до описания личных и профессиональных качеств представленного к награде работника. После анкетных данных следует указать конкретно место учёбы и пройденные курсы повышения квалификации — с датами, если они были. Деятельность сотрудника характеризуется согласно ситуации на предприятии.

Помимо деловых качеств необходимо остановиться и на личностных: насколько хорошо человек ладит с коллективом, каков уровень его стрессоустойчивости, самоконтроля во время возникновения конфликтов. Можно написать о его отзывчивости, о моральных качествах и стремлении к взаимопомощи, перечислив все поощрения, которые имели место.

Характеристика на главного бухгалтера для награждения обычно содержит данные о его работе, о том насколько хорошо он управляется с финансами предприятия. Как выглядит характеристика на главного бухгалтера для награждения можно посмотреть здесь.

Это позволило снизить себестоимость производимой продукции, что позволило предприятию конкурировать с зарубежными поставщиками, участвовать в государственных и муниципальных закупках.

Оценивая деловые и личные качества работника можно указать его аналитический склад ума, способность моментально выходить из стрессовых ситуаций, умело планировать рабочий процесс, нести ответственность за результат труда, а также самостоятельно принимать решения.

Характеристика на секретаря руководителя для награждения

Составление характеристики на сотрудника может потребоваться при присуждении последнему поощрительной награды. Награда может иметь вид как финансового вознаграждения, так и почетной грамоты.

Обычно характеристика составляется на компьютере, но ее можно написать и от руки, главное, чтобы она не имела исправлений и хорошо читалась. Пишут ее на фирменном бланке компании. В качестве примера ниже приведена производственная характеристика на главного бухгалтера для награждения.

Характеристика должна быть заверена руководителем организации и сотрудником отдела кадров. Потребуется также проставить печать организации.
Некоторое исключение может представлять ситуация, когда необходим образец характеристики для награждения почетной грамотой министерства, в этом случае может быть указание на использование унифицированной формы, которая будет рассматриваться для получения награды.

Работников за высокопроизводительный труд следует поощрять. Почетные грамоты — один из способов такого поощрения. Как правильно составить характеристику на работника, достойного награждения? Готовые образцы характеристик и рекомендации к ним найдете в нашем материале.

Самостоятельно осваивает новые программно-технические средства обеспечения офисной деятельности. К выполнению своих должностных полномочий относится серьезно, званием секретаря руководителя гордится. Обладает высокой работоспособностью. Постоянно опрятна, аккуратна.

Осуществляет действенный контроль за надлежащим рассмотрением и представлением структурными подразделениями и должностными лицами документов, поступивших на исполнение, а также за исполнением работниками ранее изданных приказов (распоряжений) и соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль.

Понятие характеристики для награждения почетной грамотой Министерства

Для процедуры награждения работника любым знаком отличия нужна подготовка определённых документов, и здесь может помочь пример характеристики для награждения почетной грамотой, которая в пакете документов занимает одно из самых важных мест, поскольку является официальной рекомендацией для поощрения добросовестного специалиста.

Характеристика на человека – это письменный официальный документ, в котором перечислены его успехи и достижения, а также причины, по которым руководитель принял решение о его награждении.

Помимо вышеперечисленной информации, рассматриваемый бланк должен содержать в себе информацию о личных и профессиональных качествах человека. Разновидности поощрений Поощрения от руководства компании являются одним из лучших стимулов для работников увеличить результативность своей трудовой деятельности.

Вконтакте

Facebook

Twitter

Google+

Одноклассники

Похожие записи:

Образец должностной инструкции делопроизводителя в 2021-2022 году

Должностная инструкция делопроизводителя определяет спектр функциональных обязанностей специалиста, ответственного за ведение документооборота в организации.

ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции делопроизводителя .doc

Образец должностной инструкции делопроизводителя

Общие положения

1. Делопроизводитель входит в категорию специалистов.
2. Делопроизводитель назначается на должность и увольняется с неё приказом директора компании, по согласованию с его непосредственным начальником.
3. Делопроизводитель находится в подчинении заместителя директора компании или иного руководящего лица в соответствии с действующим штатным расписанием.
4. Лицо, которое принимается на должность делопроизводителя, обязано иметь законченное среднее образование и иметь документы об успешном прохождении соответствующих профессиональных курсов; требования по стажу работы по специальности к нему не предъявляются.
5. Лицо, принятое на должность делопроизводителя, обязано обладать знаниями:
   • актуальных нормативов, определяющих процесс документооборота в компании;
   • законодательства, которое регулирует доступ к персональной информации и конфиденциальным данным;
   • внутренних правил компании, регулирующих процесс документооборота;
   • принципов составления аналитических документов по документообороту;
   • должностной структуры компании;
   • действующих системы электронного оборота документов в компании;
   • ведения базы данных документов компании;
   • типовых сроков и принципов обращения с документами;
   • требований к сохранности и хранению документации;
   • требований, предъявляемых законодательством и другими актами, к грамотному оформлению юридически значимых документов;
   • норм архивирования документов;
   • нормативов составления описи документов по заданным критериям;
   • правил функционирования офисного оборудования и используемого программного обеспечения.
6. В своей деятельности делопроизводитель должен руководствоваться:
   • действующими законами;
   • положениями данной инструкции;
   • документами компании, относящимися к сфере своей компетенции.
7. Во время отсутствия делопроизводителя (болезнь, командировка и пр.) его обязанности исполняет сотрудник, назначенный директором по согласованию с заместителем директора.
8. Для обеспечения процесса бесперебойного функционирования системы оборота документов делопроизводителю дается право подписи в пределах его компетенции.

Обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель:

1. Обрабатывает входящую корреспонденцию, регистрируя её и направляя в соответствующие подразделения компании.
2. После получения соответствующих руководящих распоряжений отдает для исполнения необходимые документы.
3. Ведет внутреннюю базу документов компании.
4. Обеспечивает комплекс мер по сохранности документов.
5. Обеспечивает ведение текущей документации компании.
6. Осуществляет первичную сортировку и отбор документов.
7. Контролирует доведение документов до их адресатов.
8. Дает справки по документам компании.
9. Занимается описью документов в соответствии с распоряжениями руководства.
10. Контролирует корректность ведения документации подразделениями компании.
11. Следит за актуальностью номенклатуры документации компании.
12. Выполняет распоряжения руководителя в сфере своей компетенции.
13. Соблюдает внутренние нормы компании в части безопасности, трудового распорядка и обращения с документами.

Права

Делопроизводитель обладает правами:

1. На знакомство с проектами распоряжений, касающихся своей сферы деятельности.
2. Вносить предложения по модернизации процессов документооборота.
3. Получать от коллег и руководителей информацию, необходимую для нормального функционирования системы обработки документов.
4. Сообщать руководителям и коллегам о выявленных недоработках в системах документооборота компании.
5. Требовать от непосредственных руководителей соблюдения трудовых норм в соответствии с действующим законодательством и данной инструкцией.

Ответственность

Делопроизводитель может быть привлечен к ответственности на следующих основаниях:

1. За ненадлежащее исполнение функций, определенных данной инструкцией, в границах, определенных положениями трудового законодательства.
2. За раскрытие конфиденциальной информации, утрату и хищение документов в пределах соответствующих норм законодательства.
3. За совершенные на рабочем месте правонарушения — в соответствии с положениями соответствующего законодательства.
4. За нарушение внутренних норм по трудовому распорядку, безопасности и хранению документов — в соответствии с положениями законодательства и соответствующих положений компании.

Необходимость должностной инструкции делопроизводителя

Данный документ регулирует основные моменты взаимоотношений специалиста с руководителями и коллегами. Для самого делопроизводителя документ служит основой выполнения им своих функциональных обязанностей. Для руководителей инструкция дает ориентир по взаимодействию со специалистом в рабочем процессе. Для обеих сторон инструкция выполняет важную профилактическую роль, позволяя на ранних подступах гасить потенциальные конфликтные ситуации.

Принципы должностной инструкции

Единая форма этого документа как в целом, так и для делопроизводителя отсутствует. Есть рекомендованные профессиональным стандартом № 276н, утвержденным в 2015 году, требования к навыкам делопроизводителя, но большая часть содержания инструкции дается на усмотрение работодателя. Поэтому организации обладают большими возможностями подстраивать положения данного документа под себя, в соответствии с отраслевой спецификой, размерами и другими моментами. Тем не менее существуют определенные стандарты составления данного документа. Считается, что в него должны в обязательном порядке входить 4 раздела:

• Общие положения — тут дается целостная характеристика положения специалиста.
• Обязанности — тут прописывают функции делопроизводителя.
• Права — дается перечень прав специалиста.
• Ответственность — в общем виде дается перечень основания для привлечения к ответственности.

К данным разделам руководители могут добавлять и некоторые другие. Обычно добавляют пункт об условиях труда. Можно добавить и пункт, где детально описаны должностные связи.

Сама инструкция составляется по принципу: один экземпляр для одного специалиста. Каждая инструкция должна для вступления в силу быть заверена собственноручной подписью делопроизводителя, а также руководителя и ответственного служащего.

Составление должностной инструкции

Документ желательно печатать на стандартном бланке компании. Соответственно, правая часть сверху отводится для данных о компании и руководителе. Далее по центру пишется наименование документа. Что касается самого содержания разделов, то оно расписано ниже.

Общие положения

В первую очередь, здесь прописывают:

• категорию, к которой относится делопроизводитель;
• требования по квалификации;
• кому он подчиняется;
• кто его должен заменить в случае необходимости.

Обязательным является перечень навыков и знаний, набором которых должен обладать делопроизводитель.

Важно! Перечень знаний соответствует потребностям каждой конкретной организации и не является стандартным.

Обязанности

Именно на основании данного раздела и строится повседневная деятельность делопроизводителя. Поэтому необходимо четко прописать функции сотрудника, не обременяя его и, с другой стороны, не забывая включать сюда ключевые рабочие обязанности.

Важно! Если делопроизводителей несколько, то рекомендуется не дублировать обязанности, а четко их прописать для каждого работника.

Права

В разделе даётся перечень прав, которым наделяется делопроизводитель для эффективного выполнения им своих обязанностей.

Важно! Необходимо четко соотносить объем прав с функциональными обязанностями делопроизводителя.

Ответственность

Здесь дается перечень причин, на основании которых работник может быть привлечен к ответственности. Принципы ответственности даются в общем виде, поскольку конкретная ответственность может наступить после юридических разбирательств.

После составления инструкция дается для ознакомления самому сотруднику. Если замечаний нет и сотрудник согласен с содержимым, то остается лишь подписать документ. Для этого в левом нижнем углу даётся подпись делопроизводителя и её расшифровка. При необходимости она дополняется подписью ответственного лица, например, начальника кадрового отдела. Печать компании не требуется.

Готовая характеристика на студента

Готовая характеристика на студента, представляет собой документированное описание качеств, присущих личности студента – его способностей, навыков, качеств характера. Характеристика и отзыв о практике студента необходимы для предъявления в качестве доказательства реального прохождения практики.

Какая информация указывается в характеристике

Характеристика составляется на студентов-практикантов руководителем практики, проходящей на предприятии. Можно оформить ее на фирменном бланке предприятия или на обычном белом листе формата А4.

 

Составляется этот документ для передачи его в университет. В характеристику включены все личные данные студента и сведения об уровне подготовки и полученных профессиональных знаниях. Готовая характеристика на студента-практиканта, от предприятия – это уровень его специализации и квалификации. На основании этой характеристики ставится оценка в дипломное приложение отвечающая за специализацию студента.

В конце характеристики проставляется дата, когда составлялся документ с подписью руководителя практики.

Приведем примеры характеристики на студента по результатам прохождения учебной, ознакомительной, производственной, педагогической или преддипломной практики.

1. Практика проходила на предприятии

Характеристика

Студент-практикант Ф.И.О. в период с 29.06.2015 г. по 12.07.2015 г. проходил учебно-ознакомительную практику в магазине ООО «Центральное», расположенном по адресу:  г. Южно-Сахалинск, ул. Ленина 218 в качестве помощника руководителя.

В течение всего периода практики, Ф.И.О. внимательно и ответственно относился к выполняемой работе. Изучал методы управления и основные методы мотивации персонала, должностные обязанности персонала, пробовал проводить анализ хозяйственной деятельности организации за последние три года, ознакомился с порядком ведения различных распорядительных документов, учетной документации, изучал организационную структуру предприятия, участвовал в различной повседневной работе.

Всю порученную работу выполнял добросовестно и в срок. Стремился приобретать новые знания, чтобы быть ещё более полезным на месте практики. Неоднократно оказывал помощь сотрудникам организации. Руководство организации оценивают работу Ф.И.О. на «отлично».

 

Замечаний по прохождению практики к Ф.И.О. нет.

12 июля 2015 г.

 

Генеральный директор 

ООО «Центральное»                                                     Иванов А. П.

 

 

ХАРАКТЕРИСТИКА

 

О прохождении квалификационной практики с                   2015 г. по  06 июня  2015 г.

в Обществе с ограниченной ответственностью «Фасад»

Студентом  Филипповым Андреем Витальевичем                            

                В процессе практики Филиппов Андрей изучал деятельность организации, а именно, документацию организации и особенности организации кадровой работы. На основании проведенной работы студент сформулировал рекомендации по совершенствованию управления развитием персонала в организации.

                За время практики зарекомендовал себя высококвалифицированным работником, специалистом своего дела. А.В. Филиппов прекрасно находит общий язык с персоналом организации. Трудолюбие и высокая работоспособность так же являются отличительными чертами Андрея Витальевича.

                Все вышеизложенное позволяет утверждать, что практика Андрея Витальевича Филиппова заслуживает положительной оценки.

 

Руководитель организации                     (подпись)                                      (расшифровка подписи)

М.П.

6.06.2015 г.

 

ХАРАКТЕРИСТИКА

о прохождении учебно-ознакомительной  практики студента РГТЭУ

***********************************

Место прохождения практики ООО «Виктория»

Срок прохождения практики с 15.04. 2015 г. по 28.04.2015 г.

Руководитель практики от предприятия Л.П. Орлова

 

В течение практики *********** проявил отличные знания в области коммерческой деятельности. Обладает самостоятельностью и стремлением реализовать на практике и приумножить знания, полученные в РГТЭУ.

*********** способен проявить в жизни, в поведении, во взаимоотношениях в профессиональном коллективе общечеловеческие ценности – уважение к труду (в том числе и чужому), к коллегам по работе, к знаниям.

В отношениях с коллегами ******** проявил себя с лучшей стороны; внимательность, умение выслушать и понять, стремление избежать конфликта, устойчивость к стрессам, способность пойти на компромисс, все эти качества незаменимы при работе в коллективе.

Особенно хочется отметить умение грамотно планировать свою деятельность в соответствии со стратегией развития коллектива и выполнение работы с максимальной эффективностью.

В ходе практики ************** исследовал коммерческую деятельность  ООО «Виктория». По результатам анализа им были разработаны предложения  по совершенствованию коммерческой деятельности организации, представляющие значительный интерес и практическую ценность.

Подготовленный отчет по практике является законченной исследовательской работой, выполненной на достаточно высоком уровне и отвечающей всем требованиям по актуальности, глубине разработки темы, обоснованности и достоверности выводов. Отчет заслуживает оценки «отлично».

 

Директор ООО «Виктория»    _____________________________    Л.П. Орлова

Место печати

 

2. Практика проходила в школе

Характеристика на студента-практиканта

Студентка Ипатова Елена Ивановна проходила практику с 01 октября по 28 октября 2015 г. на базе муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения «Средняя общеобразовательная школа №45» (город Краснодар, улица Красная, 222).

В процессе практики Елена Иванвона ознакомилась с учебными планами, планами внеклассных мероприятий и воспитательной работы. Также студентка провела наблюдения за уроками истории, проводимыми педагогом Т.Н. Козловой. Под наблюдением и руководством данного педагога Е.И. Ипатова разработала и провела уроки истории в 7 и 8 классах согласно учебного плана.

В процессе практики Елена Ивановна Ипатова показала себя как сформировавший педагог, умеющий находить общий язык, как с другими учителями, так и с детьми подросткового возраста. Студентка прилежно выполняла задания практики и была тактична в педагогическом общении.

Практика Елены Ивановны Ипатовой заслуживает положительной оценки.

 

28 октября 2015

Учитель СОШ №45                                                                                  Комарова Е. А.

 

 

Характеристика на студента

Светлана Сергеевна Лопатина проходила практику с 01 ноября по 28 нотября 2014 г. на базе муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения «Средняя общеобразовательная школа №36» (город Новосибирск, улица им. Шевченко, 21)

За время прохождения практики Светлана Сергеевна изучала документацию школы и администрации, познакомилась с организацией учебно-воспитательной работы, проанализировала государственный стандарт, учебные планы, методические разработки. Познакомилась с работой педагогов школы. Провела наблюдения за уроками учителя географии Т.Н. Козловой. Под наблюдением и руководством данного педагога Светлана Сергеевна разработала и провела уроки географии в 8 классах.

За время прохождения практики студентка показала себя как хороший специалист, разбирающийся в проблемах детей. Легко находит общий язык с подростками, а также с педагогами и психологами школы.

По итогам практики можно сделать вывод, что студентка показала знание теоретического и практического материала. Положительно можно оценить такие качества как исполнительность и дисциплинированность, ответственность и заинтересованность.

Практика Светланы Сергеевны Лопатиной заслуживает положительной оценки.

 

28 ноября 2015

Учитель СОШ №36                                                                                  Капралова Д.А.

 

3. Характеристика на студента в общем виде

Характеристика

Характеристика выдана  ___Ф.И.О. студента______   ____курса по итогам прохождения преддипломной практики в период с 4 июля 2015г. по 15 августа 2015г. 

Студент(ка) выполнял(а) следующие задания:

Перечислить все виды заданий, которые выполнялись во время практики. 

Во время работы ___ФИО____ проявил(а) себя как ответственный, исполнительный, добросовестный сотрудник, освоил(а) специфику работы.     

Студент(ка) показал(а) себя как грамотный специалист, умело применяющий свои знания в практической работе, прилежно посещал(а) и в полном объеме выполнял(а) установленную программу. В процессе прохождения практики студент(ка) показал(а) хороший уровень  теоретических знаний, и закрепил(а) их практическими навыками с большой долей самостоятельности в работе, принимал(а) активное участие в работе предприятия.

 

Подпись руководителя, печать.

 

Представленные примеры готовых характеристик на студента помогут вам в составлении своей характеристики, если ее потребует руководитель практики.

 

15 лучших канцелярских навыков и качеств для успешной карьеры

Развивая нужные навыки, вы можете значительно улучшить выполнение своих канцелярских обязанностей.

15 канцелярских навыков и качеств, необходимых для успешной карьеры

Если вы работаете канцелярским работником, вам необходимо развить определенные навыки и качества, чтобы добиться высоких результатов.

Если вы станете лучшим канцелярским работником в своем отделе, это ускорит ваш карьерный рост и сделает вас привлекательным для работодателей.

Этот пост поможет вам определить основные навыки, необходимые для того, чтобы стать хорошим канцелярским работником на пути к вершине карьеры.

Но сначала:

Кто такой канцелярский работник?

Канцелярский работник выполняет секретарские и другие необходимые задачи в офисе, такие как назначение встреч, хранение документов, а также написание и рассылка записок.

В его/ее обязанности также входит отправка электронных писем, отправка факсов и ответы на телефонные звонки.

Те, кто стремится стать канцелярским работником, должны приобрести необходимые навыки, особенно те, которые связаны с использованием компьютеров и офисного оборудования, чтобы быть эффективными на работе.

Вот важные навыки и качества, которые нужно развивать, чтобы повысить свою производительность на работе:

15 канцелярских навыков и качеств, необходимых для эффективной работы

1. Навыки общения . Коммуникативные навыки включают в себя устную и письменную речь, а также острые способности слушать. Канцелярские работники могут легко передавать информацию с этим набором навыков коллегам, клиентам, руководству и т. д .; а также четко говорить по телефону, демонстрировать вежливое отношение и не оставлять абонентов на линии в течение длительного времени.

2. Компьютерные навыки . Канцелярские работники нуждаются в хороших навыках работы с компьютером, чтобы быстро и точно печатать и, как правило, выполнять некоторые задачи по вводу данных. Они должны быть знакомы с Excel и другим программным обеспечением для ввода данных, а также с программным обеспечением Microsoft Office, таким как Word и PowerPoint. Они также должны обладать другими дополнительными компьютерными навыками, такими как способность создавать или редактировать веб-страницы.

3. Организаторские способности . Когда канцелярские работники организованы, они могут успешно справляться, планировать и планировать задачи, координировать поток документов в офисе, обращаться к соответствующему лицу за информацией и обеспечивать бесперебойную работу офиса в течение всего дня.

4. Внимание к деталям . Канцелярская работа предполагает внимание к повседневным деталям офиса. Канцелярский специалист должен сосредоточиться на отслеживании встреч, ведении бухгалтерского и бухгалтерского учета, исправлении ошибок в формах, исправлении документов, обновлении списков расширений, ответах и ​​отслеживании электронных писем и многом другом, что жизненно важно для их успешной работы. роль.

5. Взаимодействие с общественностью . Канцелярские работники должны иметь возможность взаимодействовать с общественностью, поскольку некоторые должности требуют регулярных личных бесед с клиентами, например, в отделе обслуживания клиентов.Другие должности требуют постоянного использования телефона, что требует явного громкого голоса. Умение хорошо ладить с людьми является важным навыком, который обычно требуется для работы в определенных канцелярских областях.

6. Надежность . Стать надежным канцелярским специалистом в одночасье не получится: для этого нужны терпение и самоотверженность. Вы должны накопить достаточно опыта, прежде чем люди смогут положиться на вас и поручать вам сложные задачи. Если на вас можно положиться, вы всегда закончите проекты вовремя, раньше срока, потому что нарушение срока может означать потерю клиента.

7. Навыки межличностного общения . Если у вас есть навыки межличностного общения, вы продемонстрируете эмпатию к клиентам и искренне захотите помочь им решить их проблемы. Навыки также включают способность поддерживать хорошие отношения с клиентами или сотрудниками на всех уровнях компании. Вы можете легко и продуктивно общаться с коллегами и клиентами, задавать правильные вопросы в нужное время, улыбаться так часто, как только можете, и использовать свои навыки, чтобы доминировать в рабочей силе.

8. Навыки планирования . Имея возможность планировать свой день, вы можете эффективно использовать время и убедить своего работодателя, что вы действительно работаете со временем, чтобы помочь вам достичь больших высот в своей карьере. Планируйте свою работу ежедневно, еженедельно и ежемесячно, и у вас будет отчет о том, над чем вы работали, а также четкая оценка вашего общего прогресса.

9. Навыки решения проблем . Вам нужно будет иметь возможность решать проблемы, которые обязательно возникнут в ходе выполнения ваших канцелярских функций.Могут возникнуть проблемы с клиентами или между коллегами, для решения которых может потребоваться наличие определенных навыков решения проблем.

10. Навыки печати . Канцелярскому работнику нужны не только навыки работы с компьютером, но и способность печатать с разумной скоростью — около 60 слов в минуту с большой точностью. Таким образом, вы должны стараться изо всех сил, чтобы улучшить свои навыки печати на практике. Вы можете приобрести хорошую программу для практического обучения тому, как увеличить скорость и точность набора текста.

11. Навыки ввода данных . Ввод данных, который включает в себя заполнение форм, управление списками рассылки и документами, а также выполнение других задач, является одним из самых важных канцелярских навыков, необходимых для успешной работы.

12. Бухгалтерские навыки . Канцелярским работникам необходим разумный уровень навыков бухгалтерского учета, поскольку их карьера в основном требует этого. Это даст им возможность решать основные задачи бухгалтерского учета и находить долговременные решения.

13. Языковые навыки . Ожидается, что старшие канцелярские специалисты будут владеть как минимум двумя языками. Способность говорить на испанском языке в некоторых частях страны может быть даже более ценным навыком, чем английский, в то время как другие языки могут быть более популярны в других регионах, чем английский.

14. Многозадачность . Канцелярские работники должны обладать способностью выполнять несколько задач одновременно, например, управлять отношениями как с клиентами, так и с коллегами, а также иметь дело с несколькими проектами и сроками.Способность к многозадачности поможет вам справляться с различными задачами и выполнять их в короткие сроки.

15. Расчет заработной платы . Умение работать с различным программным обеспечением для расчета заработной платы и быстро и точно выполнять с ним возложенные на него обязанности является ценным навыком, которым должен обладать канцелярский профессионал. Обладая этим навыком, вы можете легко исследовать несоответствия в платежной ведомости; расчет налогов, таблицы анализа стоимости строительства и т. д.

Канцелярские навыки и качества для резюме

Если вы пишете резюме для работы канцелярским работником, вы можете сделать раздел с убедительными навыками или основными компетенциями, применяя канцелярские навыки и качества, представленные выше.

Рекрутеры, скорее всего, обратят внимание на ваше резюме, потому что ваши навыки отражают то, что они ищут в человеке, которого хотят нанять на вакантную канцелярскую должность.

Вывод:

Если вы работаете канцелярским работником и желаете оказывать наилучшие услуги и добиваться успеха в своей карьере, вы можете развивать навыки и качества, предусмотренные на этой должности. Доказано, что они могут помочь вам превосходно выполнять работу

Для работодателей, желающих нанять людей на канцелярскую должность, навыки, указанные в этой статье, также могут быть включены в требования к работе.Это позволит им привлечь на работу наиболее подходящих людей.

Помог ли вам этот пост узнать о навыках и качествах, которыми вы должны обладать, чтобы улучшить свою работу в качестве канцелярского работника? Пожалуйста, оставьте свой комментарий в поле ниже. И если вы работаете на должности канцелярского работника и обладаете дополнительными навыками и качествами, которые помогли вам в работе, поделитесь ими, сделайте это .

5 основных качеств профессионального клерка

качеств профессионального клерка — это поведение, которое делает вас ценным сотрудником и гарантирует успех в вашей карьере.

Клерк — это сотрудник, работающий в офисе и выполняющий задачи, характерные для этих сфер. Некоторые из них являются общими клерками, другие специализируются на бизнесе, финансах или государственном управлении.

Работа в офисе обычно связана с повседневными задачами в организациях, такими как ответы на телефонные звонки, уход за людьми и ввод данных в электронные таблицы.

Другие обязанности, традиционно связанные с офисной работой, включают: обработку текстов и набор текста, хранение и хранение документов, фотокопирование, ведение записей, планирование встреч и мелкую бухгалтерию.

Основные и наиболее важные качества профессионального клерка

Способность к организации и планированию

Профессиональные клерки должны иметь возможность устанавливать цели и приоритеты при выполнении своей деятельности.

Точно так же они должны разрабатывать свою работу с учетом действий, сроков и ресурсов, необходимых для достижения желаемых результатов.

Планирование и организация включают реализацию стратегий для эффективного использования индивидуальных и групповых усилий и достижения целей.

Надежность

Качество надежности имеет важное значение для производительности сотрудника. Это относится к тому, в какой степени можно рассчитывать на то, что человек сделает то, что от него ожидается.

Надежный клерк приходит вовремя, своевременно выполняет свою работу, соблюдает сроки и делает то, что обещал.

Адекватное управление временем

Тайм-менеджмент — особенно полезный инструмент в офисе.Профессиональный клерк умеет расставлять свои задачи в порядке приоритета, своевременно выполняет свою работу и организован так, чтобы не переутомляться.

В этом смысле тайм-менеджмент может представлять собой серьезные проблемы, в то время как офисная работа может включать в себя различные виды деятельности. Именно поэтому это качество так ценится.

Хорошая сделка и уважение

Каждый профессиональный клерк имеет талант к людям и устанавливает хорошие отношения с коллегами и начальством.

Кроме того, он уважает мнения и различные точки зрения людей в их рабочей среде.

Поэтому, поскольку их отношения основаны на доверии и уважении, они не говорят о других за спиной и не жалуются публично.

Порядок и опрятность

Рабочее место профессионального делопроизводителя должно быть чистым и аккуратным. Заказ увеличивает продуктивность, ускоряет выполнение задач и вызывает больше доверия, производя хорошее впечатление на своих и незнакомых людей.

Организованное пространство позволяет выполнять задачи более эффективно. Точно так же, имея легкий доступ к предметам первой необходимости, вы можете тратить больше времени на каждое действие, тем самым увеличивая прибыль.

Кроме того, отсутствие гигиены на рабочем месте увеличивает риск заражения вирусами и другими заболеваниями. Это, в свою очередь, представляет серьезную угрозу для производительности.

Каталожные номера

1. Коллинз, М.(2015, 25 октября). Профессиональные качества офисных работников. Страницы узлов. Получено с сайта hubpages.com.
2. Офисный работник. (с/ф). В словаре Коллинза. Получено с сайта collinsdictionary.com.
3. Что такое делопроизводство? (с/ф). На сайте Learn.org. Получено с сайта Learn.org.
4. Вебстер, А.Л. (с/ф). Какая форма надежности влияет на производительность сотрудников? Получено с сайта smallbusiness.chron.com.
5. Макфадден, К. (22 марта 2013 г.) Характеристики и качества выдающихся сотрудников.В умных тенденциях бизнеса. Получено с сайта smartbusinesstrends.com.
6. Дусетт, К. (с/ф). Список важных причин, по которым сотрудники должны оставаться организованными. Получено с сайта smallbusiness.chron.com.
7. Организация и планирование. (с/ф). Общественный совет Кадисского университета. Получено с csintranet.org.

4 черты успешного кандидата в священнослужители

Опубликовано 10 ноября 2015 г.

Работодателю, который ищет идеального кандидата в служащие, может показаться, что каждое резюме не хуже предыдущего.Модные словечки и маркетинговые разговоры изобилуют, в то время как вы не можете получить четкое представление о том, кто действительно сможет выполнять свою работу. Интересно, что есть несколько ключевых черт, которые вы можете определить и расставить по приоритетам, чтобы помочь найти лучшего сотрудника на административную должность, и они могут не совпадать с тем, что вы думаете. В этой статье мы обсудим наиболее распространенные и влиятельные черты успешного кандидата в служащие и то, как вы, как менеджер по найму, можете быстро определить эти качества.

Навыки общения

В то время как отличные коммуникативные навыки, скорее всего, проявятся практически в любом резюме, которое вы встретите, не забывайте, что резюме и собеседование — это два непосредственных примера коммуникативных навыков кандидата в действии. Общение — это больше, чем письмо и разговор. Слушание также является ключевым моментом. Посмотрите дальше слов и подумайте, как кандидат описывает свои успехи в качестве коммуникатора. Предоставляют ли они качественные примеры своих коммуникативных навыков в действии? Ориентированы ли они на результат и способны ли они хорошо представить себя как на бумаге, так и лично? Это навыки, которые вы хотите определить.

Организаторские способности

Организация — еще один навык, который лучше показать, чем описать.Если кандидат может оставаться организованным в процессе поиска работы — или, скорее, вы можете определить, что это не так — это хороший признак того, как он будет работать в качестве сотрудника. Настоящая организация требует навыков тайм-менеджмента и планирования, чтобы действительно поддерживать контроль над широким спектром задач и результатов в быстро меняющемся и напряженном рабочем сценарии. Поищите примеры того, как ваш кандидат вел себя в нужном русле в тяжелых ситуациях, и если они их не приводят, спросите.

Навыки расстановки приоритетов и тайм-менеджмента

Канцелярская работа часто заключается в поиске времени для выполнения работы, а не только в выполнении самой работы.Планирование, расстановка приоритетов и управление количеством времени, затрачиваемым на любую конкретную задачу, — все это элементы набора навыков успешного административного профессионала. Ключевые показатели этих навыков включают пунктуальность, способность соблюдать сроки, последовательность и надежность. Спросите кандидата об их процессе расстановки приоритетов. Они должны быть в состоянии описать свое мышление при подходе к таким решениям и привести примеры прошлых проектов, в которых их навыки расстановки приоритетов и тайм-менеджмента подвергались испытанию.

Конфиденциальность и надежность

Канцелярские работники и помощники по административным вопросам часто являются основой успешного бизнеса. Они обеспечивают столь необходимую поддержку для компании, менеджера или команды. Это непростая работа, когда на тебя может положиться столько других сотрудников, и поддержание сильного чувства подотчетности, ответственности и конфиденциальности является хорошим показателем качественного сотрудника. Лучший способ определить эти качества у кандидата — оценить, как он отзывается о предыдущих работодателях.То, как они описывают свои предыдущие взаимодействия с коллегами и менеджерами на канцелярской должности, является хорошим показателем того, как они будут описывать свои взаимодействия с будущими работодателями.

Свяжитесь со специалистами по подбору персонала службы поиска сегодня, чтобы найти высококвалифицированных канцелярских работников.

Связанные

---

Теги: Канцелярский рекрутер Хьюстон, Канцелярские черты, Хьюстонский канцелярский рекрутер, Успешный кандидат в канцелярские, Черты для канцелярской работы

Категории: Новости

Лучшие канцелярские навыки для включения в резюме

1. Руководство по карьере
2. Резюме и сопроводительные письма
3. Лучшие канцелярские навыки для включения в резюме

By Indeed Editorial Team

24 ноября 2021 г.

Вы можете заметить, что в должностных инструкциях упоминаются определенные канцелярские навыки.От помощников руководителя до бухгалтеров почти все офисные служащие должны иметь определенные канцелярские навыки.

В этой статье мы перечисляем общие канцелярские навыки, которые интересуют большинство менеджеров по найму, с примерами, чтобы продемонстрировать, как перечислить эти навыки в резюме.

Связано: 10 навыков, которые лучше всего включить в резюме

Что такое канцелярские навыки?

Канцелярские навыки, такие как ведение документации, ввод данных, общение по телефону и планирование встреч, используются в офисе для обеспечения его эффективной работы.Почти каждый офисный служащий регулярно использует канцелярские навыки, независимо от их должности, однако канцелярские должности, такие как клерки, секретари и помощники по административным вопросам, используют их больше, чем другие, для выполнения повседневных задач.

Менеджеры по найму могут искать канцелярские навыки, указанные в резюме кандидата, чтобы убедиться, что они обладают базовыми навыками, необходимыми для поддержания продуктивной работы в офисе. Некоторые канцелярские навыки считаются мягкими навыками, которые часто относятся к личностным качествам сотрудников. Другие – это сложные навыки , которые сотрудники могут развить благодаря практическому опыту или обучению.

Примеры канцелярских навыков

Ниже приведены распространенные примеры впечатляющих канцелярских навыков, которые можно указать в резюме:

1. Устное и письменное общение 

Работая в офисе, вы, вероятно, будете регулярно общаться со многими людьми. По телефону, по электронной почте, в видеочате и лично вы разговариваете с клиентами, заказчиками и коллегами. Способность вести беседы с другими может помочь вам укрепить отношения и повысить эффективность работы.Чтобы хорошо выполнять свою работу, необходимо иметь прочные коммуникативные навыки.

Навыки письменного общения часто включают в себя профессиональное написание электронных писем клиентам или сотрудникам. Электронные письма должны содержать профессиональный язык, свободный от грамматических ошибок, а также простой для понимания. Навыки письменного общения также включают использование Microsoft Word для набора документов на рабочем месте, включая заметки, презентации или любые другие информационные материалы.

2. Базовые навыки работы с компьютером

Вы можете выполнять многие основные канцелярские задачи с помощью компьютера.Базовые компьютерные навыки позволяют выполнять простые задачи, такие как ввод данных, который может включать ввод важных данных в электронную таблицу. Вот почему знание продуктов Microsoft Office, особенно Microsoft Excel, может помочь вам легко выполнять эти проекты. Использование других продуктов Microsoft Office, таких как Microsoft PowerPoint для презентаций, также является полезным навыком работы с компьютером.

Навыки набора текста также важны для сотрудников, так как они могут ускорить общее время выполнения вашего проекта.Базовые знания различных компьютерных программ, таких как системы управления задачами или корпоративные системы обмена сообщениями, также могут помочь вам оставаться продуктивными и сотрудничать с другими сотрудниками.

3. Навыки, ориентированные на детали

Сотрудники должны уметь выявлять любые ошибки в проекте до его распространения. Руководители ценят пристальное внимание к деталям и могут искать это в резюме. Ориентированность на детали при выполнении каждой задачи помогает гарантировать, что вы последовательно отправляете качественную работу руководителям или клиентам.

Если вы претендуете на роль административного или исполнительного помощника, вам может потребоваться проверить работу супервайзеров, чтобы убедиться в отсутствии грамматических ошибок или проблем с точностью.

4. Организация

Организаторские способности высоко ценятся всеми сотрудниками. Эти навыки помогут вам оставаться эффективными и продуктивными. Хранение и хранение как цифровых, так и печатных документов поможет вам узнать, где находятся важные документы, на случай, если вам понадобится их быстро получить.Организационные навыки также могут гарантировать руководителям, что конфиденциальная информация хранится в безопасном месте, что снижает риск ее потери или кражи.

Использование этих навыков также поможет вам помнить о предстоящих проектах, задачах и встречах. Делая заметки во время презентации или учебного пособия, организованные сотрудники могут обращаться к важной информации позже, когда она им понадобится.

5. Простые математические знания 

В зависимости от занимаемой вами должности вам могут потребоваться базовые знания математики и способы ввода чисел.Microsoft Excel является распространенным выбором для предприятий, которые хотят записывать и упорядочивать пронумерованную информацию, и потребуется в большинстве случаев бухгалтерского учета, отслеживания бюджета или бухгалтерского учета, поэтому вам следует знать это программное обеспечение.

6. Критическое мышление 

Могут возникнуть определенные проблемы, требующие критического мышления или навыков решения проблем. Сохранять хладнокровие и приспосабливаться к определенным проблемам по мере их появления — ценные навыки, которые необходимо иметь на рабочем месте, где могут произойти неожиданные события.

Навыки критического мышления позволяют сотруднику проанализировать ситуацию и принять быстрое и ценное решение для решения проблемы. Наличие этих навыков помогает поддерживать эффективность офиса, не влияя на уровень производительности.

7. Навыки тайм-менеджмента

Способность расставлять приоритеты для определенных задач и проектов — важный навык, который ценят многие работодатели. Сотрудники с сильными навыками тайм-менеджмента узнают, как разумно организовать свое время, чтобы вовремя выполнять работу в срок и при этом выполнять работу качественно.

Пример раздела резюме канцелярских навыков

Выделяя канцелярские навыки в своем резюме, вы должны оставаться конкретными, объясняя, какими навыками вы обладаете, а также какие проекты вы выполнили, используя эти навыки. Вот два примера того, как вы можете выделить канцелярские навыки в своем резюме:

Канцелярские навыки в разделе навыков резюме

Технические навыки: бухгалтерские программы, такие как SAP, для обработки кредиторской задолженности, дебиторской задолженности, квитанций, выплат и ваучеров | Расчет заработной платы | Программное обеспечение ERP

Дополнительные навыки: Внимание к деталям | Визуальное и письменное общение | Критическое мышление | Решение проблем | Сверки по суммам| Подготовка отчетов о движении денежных средств | Подготовка отчетов, выставление счетов | Расчет дебиторской задолженности, например. расходы, ставки, общее количество, обязательства с использованием Microsoft Excel

Канцелярские навыки в разделе резюме опыт работы

Orange City Hall
Секретарь | Май 2011-декабрь 2016  

• Использовал Adobe Photoshop и Adobe Illustrator для редактирования и дизайна изображений веб-сайта компании, брошюр, презентаций и логотипов

• Отображал данные в функциональном формате с помощью Microsoft Word для подготовки документов

• Использовал Adobe InDesign разрабатывать макеты страниц и форматировать размер текста, ширину столбцов и интервалы для листовок и материалов компании

• Исследовать и вводить финансовые транзакции в системы управления базами данных, такие как Microsoft Access, Microsoft Excel

3 Качества отличного профессионального клерка

Хороший профессиональный клерк обладает множеством замечательных качеств, будь то мужчина или женщина.В то время как качества могут быть очевидны для некоторых людей, иногда человек может очень мало знать о профессиях, кроме своей собственной. В наши дни каждый должен иметь хотя бы базовые знания о том, чем занимаются все остальные в компании. Это не только один из основных краеугольных камней нетворкинга, но и просто хороший способ лучше понять организационную структуру. Так что имейте в виду, что следующие качества подобают высококлассному профессиональному клерку.

Беспокоиться о деталях

В то время как горячиться под воротничком — это не та черта, которой обычно обладают великие клерки, иметь небольшую фишку на плече, когда дело доходит до неряшливости.Неряшливый клерк может привести к тому, что компания потеряет небольшое состояние, и может потребоваться подробный аудит, чтобы даже узнать, что деньги ушли. Это то, что редко освещается в прессе, но жизненно важно для успешного ведения бизнеса. Когда детали не в хорошем рабочем состоянии, квалифицированный профессиональный клерк начинает беспокоиться и немедленно их исправлять.

Быть хладнокровным под давлением

Клерки имеют репутацию переутомленных и подверженных стрессу людей. С учетом того, что на их плечах лежит так много всего, это никого не должно удивлять. Конечно, если позволить всему этому стрессу сделать их резкими и трудными для работы, это никому не поможет. Таким образом, профессиональный клерк склонен превращать все в игру, поддерживая все в хорошем рабочем состоянии, и это позволяет такому человеку быть очень организованным и хладнокровным даже в самые напряженные времена. Хладнокровный клерк может справиться со многими кризисными ситуациями с изяществом и точностью.

Прощающий

Клерк будет много времени проводить в офисе, и иногда что-то будет происходить.Хороший клерк видит все грехи, независимо от того, связаны ли они с бухгалтерией или просто случайны, когда он находится в офисе во время гнева. Клерк должен уметь не обращать внимания на мелкие детали жизни и сосредотачиваться на действительно важных задачах организации и разъяснения. Клерки никогда не могут позволить себе быть мелкими людьми, потому что это только отвлечет их от их чрезвычайно важных обязанностей по поддержанию порядка. К счастью, большинство клерков, как правило, чрезвычайно уравновешены и позволяют негативу, которого они не заслуживают, просто скатиться с их спины, как вода с утки.

ПРИМЕЧАНИЕ: Точность информации на этом сайте не гарантируется. Некоторый контент был скомпилирован из сторонних источников или фидов. Если вам известно о неверной или устаревшей информации, не стесняйтесь обращаться к нам.

Хорошие качества администратора | Work

Автор Barbara Bean-Mellinger Обновлено 29 июня 2018 г.

Администратор представляет публичное лицо бизнеса. Она часто является первым человеком, которого видит клиент, или первым голосом, который он слышит по телефону.Из-за этого важно, чтобы администратор вел себя профессионально, чтобы произвести на клиентов хорошее первое впечатление. Определенные качества и навыки могут помочь администраторам лучше выполнять свою работу и представить компанию в лучшем свете.

Позитивное отношение

Будь то по телефону или при личном общении, отношение администратора проявляется четко и ясно. Говорят, что звонящие могут сказать, когда человек улыбается по телефону, и они точно могут сказать, когда он улыбается.Позитивное отношение администратора говорит потенциальным и текущим клиентам, что компания заинтересована в них и их потребностях.

Организационные способности

Организованный администратор облегчает работу каждого. Она знает, где найти документы, файлы и номера телефонов, которые нужны ее начальнику, коллегам и клиентам. Администратор также должен быть в состоянии работать независимо, следить за собой и выполнять свои задачи без непосредственного контроля. Способность расставлять приоритеты имеет важное значение, так как характер работы требует частого выполнения нескольких задач одновременно.В дополнение к ответу на телефон и приему сообщений секретарь должен набирать корреспонденцию, отвечать на электронную почту компании и отвечать на вопросы людей по телефону и лично.

Технологические навыки

Офисные технологии постоянно меняются, и секретари должны уметь работать с разнообразным оборудованием и системами. Телефонные системы обычно имеют более одной линии и несколько функций. Навыки работы с компьютером обязательны, особенно обработка текстов и электронная почта. Администраторы, которые также знают электронные таблицы, настольные издательские системы или другое отраслевое программное обеспечение, обладают дополнительными навыками, которые пользуются спросом.Если копировальный аппарат или другие обычные машины находятся рядом с приемной, администратора часто также просят помочь с ними, поэтому ее способность осваивать дополнительные технологии по мере необходимости имеет жизненно важное значение.

Постоянная надежность

Когда в обычное рабочее время телефон не отвечает или очередь нетерпеливых клиентов стоит перед пустой стойкой регистрации, это плохо отражается на бизнесе. Администратор должен быть на ресепшене вовремя утром, быстро возвращаться с обеда, быстро отвечать на корреспонденцию и давать точную, достоверную информацию о компании по всем вопросам.

Умение слушать

Выделение времени на то, чтобы выслушать, очень важно для роли администратора. Хорошие секретари внимательно слушают, когда говорят клиенты, чтобы эффективно решать их проблемы или отвечать на их вопросы. Благодаря активному слушанию она может быстро связать посетителей и клиентов с нужным отделом или персоналом. Это также идеальный способ быстро освоить новые навыки и продвинуться по карьерной лестнице.

Замещение должности администратора в приемной

Лучшие кандидаты недолго остаются на рынке труда, что затрудняет наем секретаря.В результате важно определить качества, которые вы ищете в администраторе, прежде чем начать поиск идеального человека, который может стать исходным контактным лицом вашей компании.

Используя очень четкие критерии, менеджеры по найму могут быстрее определить подходящего кандидата и действовать быстрее, чтобы не потерять отличного администратора из-за конкурирующих предложений о работе. Согласно ежегодному Руководству по зарплате от Роберта Халфа, компании с таким эффективным процессом найма имеют больше шансов найти высококвалифицированных специалистов, ищущих работу.

Работа администратором

Каковы типичные обязанности администратора? Что ж, они могут варьироваться от рабочего места к рабочему, но в целом администраторы работают со следующим:

• Приветствие посетителей и прием посылок
• Обработка входящих вызовов и управление коммутатором
• Ведение офисных каталогов
• Помощь другим административным сотрудникам в выполнении избыточной работы, включая обработку текстов, ввод данных и исследования

Принимая во внимание этот круг важных обязанностей, вам нужен человек, который может оказать немедленное влияние, имеет послужной список проявления инициативы, готов к сотрудничеству и обладает идеальным балансом опыта и потенциала для будущего продвижения.

По мере того, как вы уточняете критерии найма, убедитесь, что вы включили следующие шесть качеств при приеме на работу администратора:

1.

Эффективное общение

Разумеется, секретарь должен обладать отличными навыками устной речи. Активное слушание и отличные навыки обслуживания клиентов также являются обязательными. Талантливый администратор может связать звонящих и посетителей с нужными сотрудниками, а также умело справиться с основными проблемами обслуживания клиентов и запросами.

Узнайте больше о востребованных технических навыках для административных специалистов.

2. Профессионализм

Как первый человек, которого встречают ваши клиенты, посетители и будущие сотрудники, администратор должен произвести хорошее первое впечатление. Вы хотите, чтобы кто-то на передовой, кто имеет профессиональный внешний вид и отношение. Так что учитывайте лоск и уравновешенность каждого кандидата во время собеседования.

3. Межличностный апломб

Хорошие навыки межличностного общения выходят за рамки базовых коммуникативных способностей. Ищите кандидата, который легко сотрудничает, может изящно высказывать и принимать критику и возвышается над мелкой офисной политикой. Мягкие навыки, такие как дружелюбие и симпатия, особенно важны для роли администратора.

Современный административный работник должен совмещать множество требований. Узнайте больше на эту тему в нашем отчете «Офис будущего» с Международной ассоциацией административных специалистов.

4. Многозадачность

У секретарей несколько обязанностей, которыми они часто должны совмещать одновременно. Это может включать обработку входящих вызовов, проверку вызывающих абонентов и управление трафиком вызовов при работе в зоне приема.Администраторы могут также помогать другим административным сотрудникам с общим объемом работы или помогать со специальными проектами, требующими обработки текстов, ввода данных и онлайн-исследований. Таким образом, ваш секретарь должен уметь справляться с несколькими задачами, не волнуясь.

Во время собеседования спросите кандидатов, как они расставляют приоритеты для нескольких задач в течение дня. Ищите подсказки, что они организованы, спокойны, ориентированы на детали и ответственно подходят к тому, чтобы свести концы с концами.

5. Организационные способности

Организованные люди разрабатывают процессы, чтобы не сбиться с пути, даже когда они сталкиваются с неожиданностями.Отличные администраторы демонстрируют ловкость и энтузиазм в организации. Они могут найти файлы и телефонные номера в любой момент и поддерживать порядок на рабочем месте. Чтобы оценить организационные навыки, попросите кандидатов объяснить, какую файловую систему они внедрили или как они предпочитают настраивать календари и контакты.

6. Техническое мастерство

Любой администратор должен уметь пользоваться телефонными системами, копировальными аппаратами и принтерами. И чем больше у них опыта, тем лучше. Навыки обработки текстов являются обязательными, а знакомство с Excel, настольными издательскими системами, социальными сетями или отраслевым программным обеспечением может быть преимуществом.Если для этой роли требуются специальные технические навыки, убедитесь, что кандидат подходит.

Готовы нанять секретаршу?

После того, как вы определили обязанности администратора и готовы нанять его, мы можем помочь упростить этот процесс.

No related posts.