Кто должен составлять график отпусков – ,

Содержание

Порядок и регламент составления графика отпусков

Трудовым Кодексом предусмотрено наличие у каждого человека права на отдых, которое относится как к обязательному наличию выходных дней во время работы, а также свободного нерабочего времени в установленных законодательством размерах, так и к предоставлению длительного ежегодного оплачиваемого отпуска. Размер такового отпуска регулируется законодательно, равно как и порядок его предоставления.

Оглавление: 
1. Кем составляется график отпусков
2. Порядок составления графика отпусков
3. Отпуск в праздничные и выходные дни
4. Нюансы составления графика отпусков
5. Порядок оплаты и учета перенесенных отпусков в графике

Кем составляется график отпусков

Рекомендуем прочитать:
Могут ли отозвать из отпуска: как проходит процедура, права работника

Право и обязанность формирования графиков отпусков всех работников возлагаются на работодателя соответственно положениям ст. 123 ТК РФ.

Это значит, что именно работодатель определяет, какие сотрудники будут отдыхать в конкретное время. Однако положениями этой статьи также регламентируется уведомление профсоюзного органа в ультимативном порядке о составлении отпускного графика.

Важный факт: согласно ст. 123 ТК РФ работодателю необходимо учитывать пожелания сотрудников относительно сроков и времени предоставления оплачиваемых отпусков. При наличии жалобы в профсоюзную организацию со стороны работников, от него может быть потребован пересмотр установленного графика.

Также существуют отдельные категории работников, обладающие правом получения оплачиваемого отпуска вне установленного графика по собственному заявлению. К таким категориям лиц относятся, например, беременные женщины, которые имеют право потребовать от работодателя предоставления оплачиваемого отпуска перед началом отпуска по беременности и родам. Кроме этого, требовать от работодателя предоставления отпуска имеют право и супруги беременных женщин на любую дату, приходящуюся на их отпуск. В таком случае, работодатель может потребовать от сотрудника документальных подтверждений наличия у его супруги такового отпуска.

Порядок составления графика отпусков

Законодательством предусмотрен порядок, по которому составляются графики отпусков. В целом, отпуска должны составляться следующим образом:

  • otpusk
    Работодатель формирует график отпусков на следующий календарный год не позднее, чем 17-го декабря. Соответствующий документ принимается в свободной форме, однако должен иметь дату составления и реквизиты работодателя.
  • Не ранее, чем за 14 дней до момента начала оплачиваемого отпуска сотрудник должен быть оповещен о таковом, вне зависимости от того, выдается отпуск в соответствии с заявлением работника или же без составления такового.
  • Не позднее, чем за три дня до начала отпуска, в соответствии с положениями ст. 136 ТК РФ, работнику выплачиваются отпускные.

В случае нарушения любого пункта из вышеописанного порядка составления графика отпуска, работник имеет право требовать от работодателя переноса такового отпуска на другой срок.

Важный факт: в случае, когда сотрудник требует перенести ему отпуск на законных основаниях, право выбора сроков и времени отпуска всё равно сохраняется за работодателем.

Отпуск в праздничные и выходные дни

grafik-otpuskov-na-2016-godТак как законодательно установленные федеральные праздничные дни являются общим временем для отдыха сотрудников большинства учреждений, они не включаются в длительность отпуска. Если отпуск приходится на праздничные дни, он соответствующим образом увеличивается на аналогичное количество дней, однако оплате дни отпуска, приходящиеся на праздничные, не подлежат.

В то же самое время, выходные дни, входящие в отпуск, подлежат оплате отпускными на общих основаниях, исходя из расчетов среднего заработка работника. При этом согласно трудовому законодательству непосредственно положенные выходные дни для сотрудника не считаются оплачиваемыми.

Важный факт: работодатель имеет право разделения отпуска так, чтобы его часть приходилась целиком только на выходные дни. В таком случае, работник фактически не получит дополнительного времени отдыха, однако может получить отпускные, что увеличит его доход за календарный месяц.

Нюансы составления графика отпусков

Следует отметить, что законодательство предусматривает возможность перенесения времени отпуска на следующий год, если таковой не был использован работником. Также, предусматривается и возможность переноса оплачиваемых отпусков на последующий календарный год и по инициативе работодателя в исключительных случаях, когда отсутствие сотрудника на рабочем месте будет недопустимым.

Также, сотрудник может просить перенесения отпуск у работодателя самостоятельно. При этом за работодателем сохраняется право отказать работнику в переносе оплачиваемого отдыха по собственному желанию, за исключением следующих ситуаций:

  • Сотрудник является несовершеннолетним;
  • Отпуск требуется беременной сотрудницей для прибавки к времени отпуска по беременности или родам;
  • Сотрудник временно утратил трудоспособность и находится на больничном на время отпуска согласно графику;
  • В других ситуациях, которые могут быть предусмотрены отдельными нормативными актами или законами.

Важный факт: следует помнить и о том, что работодатель обязан предоставлять 14-дневную часть отпуска сотруднику в целом неразделенном виде ежегодно. В том числе и в ситуациях, если сотрудник не подавал заявления на непрерывный отпуск соответствующей длины или даже требует предоставления ему отпуска меньшими частями.

Следует помнить, что отдельные категории работников обладают правом получения дополнительных оплачиваемых отпусков. В частности, таковым правом обладают сотрудники, трудовой договор с которыми включает в себя понятие ненормированного рабочего дня, а также работники, чьи служебные обязанности сопряжены с вредным или опасным производством.

Порядок оплаты и учета перенесенных отпусков в графике

grafik_otpuskovСогласно российскому законодательству, неиспользованные дни отпуска добавляются к расчету количества доступных для отпуска дней в следующем календарном году. Вноситься в график таковые дополнительные дни могут в свободном порядке, однако если отпуск был перенесен по инициативе работодателя, он обязан предоставить работнику возможность оплачиваемого отдыха сроком не менее 14 дней в последующем году, на который был перенесен таковой отпуск. Отдельного регламента для учета и оформления перенесенных отпусков в графике нет, поэтому они могут быть учтены в свободной форме.

Важный факт: работодатель должен в обязательном порядке оплатить сотруднику все неиспользованные дни отпуска, в том числе и за предыдущие годы при его увольнении.

Допускается также выплата денежной компенсации сотрудникам за любые дополнительные дни отпусков свыше 28 календарных дней в году со стороны работодателя.

grafik_otpuskov Загрузка…

pravo.moe

Правила ведения и принципы составления графика отпусков по форме Т7

Каждый работающий человек обладает правом на получение ежегодного отпуска с денежной компенсацией. Для обеспечения возможности выхода в отпуск при одновременном сохранении необходимого уровня производительности предприятия практикуется создание специального графика отпусков.

график отпусков

Содержание статьи

С какой целью применяется график отпусков?

По своей сути график отпусков представляет собой

документ, регламентирующий время выхода в отпуск сотрудников организации. Он составляется для формирования определенной очереди отдыха работников, чтоб сохранить полноценную работоспособность всей структуры компании.

графикБыл разработан определенный регламент для составления подобного графика. Он составляется единожды в году без возможности внесения каких-либо корректировок. Единственным исключением можно считать возможность внесения изменений в сроках длительности отпусков и только на основании изданного приказа руководителем коммерческой организации. Подобный документ

должен быть согласован с административным составом компании и профсоюзом работников, если, конечно, такой имеется.

Отпускной график должен быть сформирован с учетом имеющихся пожеланий сотрудников и согласно специфике функционирования самой организации. Различные нормативные акты в том числе и коллективные договора могут регламентировать максимальную численность работников одного и того же структурного подразделения организации, что могут одновременно отправляться в отпуск. Данные шаги важно соблюсти для того, чтоб ежегодный месячный отдых сотрудников негативно не отражался на рабочем процессе компании.

Зачастую рекомендуется начать составлять график еще в ноябре. Это связано с тем, что его важно сдать руководству за две недели до начала Нового года. Такие требования выдвигаются действующим Трудовым кодексом РФ.

При трудоустройстве в течение года новых работников они не должны быть внесены в этот график. Выход в отпуск таких работников осуществляется при согласовании с руководителем организации.

Существующие правила составления формы Т-7

график по форме т7По своей сути график представляет собой локальный документ конкретной организации, согласно которому ее сотрудники выходят в ежегодный отпуск. Он составляется по определенной форме, имеющей название Т-7. Для каждого отдельного структурного подразделения компании составляется свой собственный график. Таким образом, поступают на большинстве предприятиях. Сперва руководство каждого подразделения формирует свой собственный график с последующей его передачей в отдел кадров. Далее, сотрудники отдела кадров вносят свои коррективы в эти акты, основываясь на кадровом потенциале предприятия и специфике его работы.

После этого происходит согласование внесенных корректировок с сотрудниками, чьи отпуска были исправлены. Кроме того, важно получить согласие от непосредственного руководителя подразделения, ведь именно он знает потребности производства и понимает необходимость присутствия того или иного работника на предприятии. Кроме того, важно согласовать все возможные переносы отпусков, ведь даже изменение даты и срока отдыха одного сотрудника может передвинуть отдых нескольких работников, что чревато внутренними конфликтами в организации при отсутствии согласований.

После того как будут закончены все согласования итоговый документ передается вновь в отдел кадров для формирования окончательного сводного графика для всей организации.

Документы для скачивания (бесплатно)

Определенные нюансы составления документа

Помимо требований сотрудников компании, при составлении отпускного графика чрезвычайно важно учитывать требования действующего законодательства:

  • вне зависимости от стажа отдельные категории работников могут рассчитывать на получение ежегодного отдыха с материальной выплатой. К таким работникам относятся: граждане возрастом до 18 лет, представительницы женского пола перед уходом в декрет и после него, лица, усыновившие детей возрастом до 3 лет. По этой причине при составлении такого графика требуется учесть факт присутствия в штате сотрудников беременных женщин и несовершеннолетних лиц.

Отдых предоставляется работнику до момента достижения им шестимесячного срока работы в организации лишь при согласовании с руководством предприятия и написания соответствующего заявления.

До момента наступления полугодичного срока работы сотрудника в организации при предоставлении отпуска ему нужно выплатить отпускные и предоставить отдых в полном объеме.

Это связано с тем, что действующий ТК РФ не предусматривает возможность отправки в отпуск человека пропорционально времени его пребывания на должности.

  • получение двух отпусков допустимо для тех работников, кто пришел в организацию в конце предыдущего календарного года, к примеру, в начале октября. В таких ситуациях сотрудник имеет возможность взять отпуск в мае, а следующий за предыдущий год в любое другое время на протяжении всего оставшегося года. Подобна возможность должна учитываться в графике отпусков при его составлении и внесена в соответствующий акт;
  • очередность работников по выходу в отпуск устанавливается с учетом наличия в штате сотрудников людей, относящихся к определенной категории граждан, которым принадлежит первоочередное право получения отдыха.

Ситуации, допускающие возможность внесения корректировок в график

В некоторых ситуациях уже после составления графика отпусков в штат сотрудников организации принимается новый работник. В таких условиях возникает проблема с формированием такого акта. Действующий ТК РФ не накладывает обязательства на работодателя, вносить какие-либо корректировки в уже сформированный график.

Иначе говоря, новые сотрудники могут отправиться в отпуск лишь после написания соответствующего заявления на имя руководителя предприятия и при наличии его согласия.

Правда, стоит отметить тот факт, что действующее законодательство не запрещает составлять дополнительный документ, где будет отображена информация об отпусках всех новых сотрудников. Подобная процедура представляет собой составление дополнительного акта, в котором будут вноситься данные о датах и сроках предоставления отдыха таким сотрудникам коммерческой структуры. Такой документ заверяется подпись непосредственного руководителя организации.

Все изменения должны быть отражены в отдельных графах 7-10 унифицированной формы отпускного графика Т-7:

  • в графу 7 вносится информация о дате выхода в отпуск сотрудников организации;
  • в графе 8 требуется указать название и номер документа, согласно которому будут внесены изменения в сроки и даты отправления работников на ежегодный отдых. К подобным документам относится заявление человека о переносе его отдыха, что заверено подписью руководителя предприятия. Это предусмотрено 124 статьей действующего ТК РФ;
  • в 9 графе указывается предполагаемая дата отправки гражданина на отдых. Это допускается, к примеру, при написании заявления с просьбой о переносе отдыха на дату, когда его жена будет пребывать в декрете;
  • в 10 графу вносятся самые разные замечания и заметки.

Кто может проверить данный бланк?

Проверка формы т7Независимо от размера штата сотрудников предприятия такой график чрезвычайно важно составлять. Согласно Трудовому кодексу данный документ является необходимым условием для соблюдения прав и обязанностей как сотрудников организации, так и ее руководства. Кроме того, этот акт регламентирует очередность выхода в отпуск работников, что дает возможность исключить вероятность возникновения различных разногласий и внутренних конфликтов внутри коллектива. В том случае если стороны трудовых отношений будут прямо нарушать своими действиями ТК РФ, то контролирующие органы имеют возможность наложить финансовые взыскания в качестве штрафных санкций.

Данный документ относится к тем, что в обязательном порядке проходит проверку трудовой инспекцией. Это связано с тем, что при отсутствии на предприятии такого графика происходит нарушение прав работников, а также не дает им возможность заранее планировать свой заслуженный отдых.

При выявлении фактов несоблюдения трудового законодательства кроме штрафа в отношении руководителя организации, контролирующие органы могут инициировать приостановление ее деятельности.

В данном видео подробная информация о том, как составлять график отпусков без ошибок. Подробная инструкция.

znaybiz.ru

Можно ли обойтись без графика отпусков?

Журнал: Всё для кадровика
Год: 2011
Автор: Еремин Владимир Сергеевич
Тема: Документы кадровой службы, Ежегодный оплачиваемый отпуск
Рубрика: Есть проблема? Вот решение

У нас небольшая фирма, и многие оргвопросы мы решаем, так сказать, в неформальном порядке. Сотрудников чуть более пятидесяти человек, всегда можно договориться. Вот, например, знаю, что в большинстве организаций отпуска работникам предоставляются в порядке, определенном графиком отпусков, и в строго указанные в нем сроки. У нас же таких графиков отродясь не было. Захотел в отпуск – написал заявление и свободен.

Но недавно на одном из форумов кадровиков в Интернете прочитала, что кого-то за отсутствие такого графика оштрафовали. Якобы мало ли, как там принято в организации, но график отпусков должен быть. Так ли это? Если да, то расскажите в общих чертах, как составлять такой график и есть ли все-таки возможность обойтись без такового?

Ваш вопрос по-своему логичный: зачем менять что-либо, придумывать что-то новое, когда и так все хорошо, всем нравится и все довольны? И действительно, какой смысл в графике отпусков, если в силу устоявшихся в организации правил отпуска гарантированно предоставляются работникам по их заявлениям в сроки, указанные ими в таких заявлениях? Тем более, что никаких конфликтных ситуаций и разногласий между работниками и работодателем в этом случае не возникает. Не возникает, ну и хорошо. А вам в ответ инспектор ГИТ ответит: «Положено! Так надо!»

А вот надо ли? За ответом обратимся к закону.

ВАЖНО!

Унифицированная форма
№ Т-7 графика отпусков распространяется на все организации, независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ, в т. ч. и на бюджетные учреждения

Действительно, график отпусков предусмотрен самим законом — ст. 123 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ). В этой статье он упоминается как документ, в соответствии с которым определяется ежегодная очередность предоставления оплачиваемых отпусков. Кроме того, постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утверждена унифицированная форма такого графика (форма № Т-7). Таким образом, график отпусков составляется на основании ст. 123 ТК РФ по специальной унифицированной форме.

Итак, как мы с вами видим, график отпусков — документ, обязательность которого предусмотрена самим законом. Отсутствие такого графика есть прямое нарушение трудового законодательства! Но мало того, что график отпусков должен быть в организации, его, во-первых, необходимо сначала разработать и утвердить в установленном порядке, а во-вторых, соблюдать.

Начнем с первого. Согласно ч. 1 ст. 123 ТК РФ график отпусков утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. Само собой разумеется, что если в вашей организации нет профсоюза, то и учитывать его мнение не надо. Однако в любом случае такой график, как следует из нормы закона, должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). И это очень важно, потому как в противном случае за нарушение предусмотренного законом срока утверждения графика отпусков работодатель будет нести ответственность.

При составлении графика отпусков учитываются положения действующего законодательства, специфика деятельности организации и пожелания работников. Что касается пожеланий работников, то тут следует сделать оговорку. Работодатель, безусловно, может учитывать личные пожелания работников, однако в конечном счете именно он определяет даты предстоящих отпусков.

А ЧТО ЗА ЭТО БУДЕТ?

Нарушение срока утверждения графика отпусков может повлечь за собой ответственность за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях):

Можно ли обойтись без графика отпусков?

На практике, конечно же, мнение самих работников стараются учитывать. Обычно, перед тем как приступить к составлению графика отпусков, работников просят предоставить информацию, в какое время им удобнее всего взять отпуск. И уже с учетом высказанных пожеланий, сопоставляя их с производственными планами, работодатель составляет окончательный график. В то же время, отсутствие обязывающих норм предполагает формальное право работодателя вопреки воле работника самому определять дату его отпуска, прописывая ее в соответствующем графике.

НАШ СОВЕТ

Определите локальным нормативным актом процедуру, сроки составления и лиц, ответственных за подготовку графика отпусков

График отпусков — сводный график, в котором отражаются сведения о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений на календарный год.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации (уполномоченным им на это лицом). Унифицированная форма № Т-7 предусматривает соответствующие графы для простановки должности, личной подписи и расшифровки подписи указанными лицами (пример).

НЕ ЗАБЫТЬ!

Ознакомить работников с графиком отпусков

График отпусков является локальным нормативным актом. Следовательно, в соответствии со ст. 22 ТК РФ, предусматривающей обязательность ознакомления работников под роспись со всеми принимаемыми локальными нормативными актами, связанными с их трудовой деятельностью, работники должны быть под роспись ознакомлены и с графиком отпусков. Сделать это можно двумя способами.

Способ 1. Дополнить унифицированную форму графика отпусков отдельной графой, предназначенной для подписей работников об ознакомлении с документом (внесение изменений в унифицированную форму оформляется приказом (распоряжением) работодателя).

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

В графике отпусков учитываются все оплачиваемые отпуска, в т. ч. и ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска (за ненормированный рабочий день, особый характер работы, вредные и (или) опасные условия труда и т. д.)

Способ 2. Использовать специальную учетную форму — например Журнал ознакомления с графиками отпусков. Такой журнал можно вести в течение нескольких лет.

В ч. 2 ст. 123 ТК РФ сказано, что график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Из этого следует, что работник не вправе самовольно уйти в отпуск, когда ему пожелается, а работодатель не может отказать работнику в предоставлении отпуска в срок, определенный графиком.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Срок хранения графика отпусков — один год

Вместе с тем наличие графика отпусков не означает того, что стороны с момента его утверждения теряют всякую возможность изменить дату начала отпуска. Другое дело, что такие изменения допускаются, как правило, по взаимному согласию работодателя и работника, а сведения о перенесении отпуска в установленном порядке вносятся в график отпусков. Хотя не стоит забывать и о том, что в соответствии с законом отдельным работникам отпуск предоставляется в удобное для них время, например несовершеннолетним работникам согласно ст. 267 ТК РФ.

В ТО ЖЕ ВРЕМЯ…

Практика знает примеры, когда работодатель в желании хоть как-то «насолить» неугодному работнику, из года в год предоставляет ему отпуск в не самое подходящее, если говорить прямо, для отпуска время. Например, в феврале или марте. При этом прекрасно зная о давнем желании работника отдохнуть летом на море или тихим осенним вечером вдали от городской суеты порыбачить в свое удовольствие у себя на даче.

На первый взгляд работодатель, поступая подобным образом, формально не совершает каких-либо противозаконных действий. Да, он должен учитывать пожелания работников при составлении графика отпусков, но в целом волен распределять время отпусков работников, исходя из своих собственных предпочтений. Очевидно, что само право работника на отпуск также не нарушается (поскольку отпуск так или иначе работнику предоставляется). Но, как известно, закон гарантирует защиту не только прав работника, но и его законных интересов. Таким образом, в рассматриваемой ситуации имеет место нарушение не права работника на отпуск, а его законных интересов, которые состоят в том, чтобы отгулять отпуск в те сроки, когда он сможет в полной мере насладиться предоставленным ему свободным временем, а отдых будет полноценным.

Учитывая сказанное, следует признать указанные действия работодателя необоснованными. У работника в этом случае возникают реальные основания для обжалования решения работодателя

На практике бытует мнение, что поскольку отпуск таким работникам предоставляется по их заявлению в удобное для них время, то и необходимости включения их в график отпусков не возникает. Однако это не совсем правильно. Действительно, такие работники в любой момент могут обратиться к работодателю с заявлением на отпуск, работодатель же обязан будет предоставить им такой отпуск. Между тем порядок требует, чтобы при составлении графика отпусков принимались в расчет оплачиваемые отпуска всех работников организации, состоящих на данный момент в трудовых отношениях с работодателем. Тем более, что с внесением даты отпуска в общий график их право на использование отпуска вне графика, в удобное для них время, не ограничивается.

На этом, пожалуй, можно завершить наш разговор о графике отпусков. В конце концов главное теперь вы знаете точно: коль скоро такой документ напрямую назван в ТК РФ, то, вне всяких сомнений, он должен быть разработан и утвержден у вас в организации.

Однако вернемся к тому, с чего начали. Подумаем о сущности закона. Любой закон полезен лишь тогда, когда его нормы неукоснительно соблюдаются, в противном случае он теряет всякий смысл. При этом закон не нуждается в одолжениях. Тот, кто не желает его соблюдать, будет привлечен к ответственности.

Конечно, можно слепо соблюдать закон хотя бы потому, что «так положено», «так надо». Но важно здесь другое. Постарайтесь понять, для чего то или иное требование предусмотрено этим самым законом. И требование об обязательности графика отпусков — не исключение.

Наличие графика отпусков в организации в равной степени отвечает интересам как работодателя, так и работников. Так, с утверждением графика отпусков у работников появляются прямые гарантии того, что отпуск будет предоставлен им в запланированное время и не придется в случае чего сдавать билеты и возвращать путевки, когда уже настроились на отдых. В свою очередь, работодатель, вооружившись графиком, имеет возможность планировать производственный процесс, распределять рабочую нагрузку, зная наперед, когда и какой работник отправится в отпуск, а когда сможет вновь приступить к исполнению своих трудовых обязанностей. Опять же наличие графика отпусков исключает возможные конфликты в трудовом коллективе, которые могут возникнуть при одновременном желании уйти в отпуск у нескольких взаимозаменяемых работников, когда в интересах деятельности компании необходимо присутствие на работе по крайней мере одного из них.

Резюме

Наличие графика отпусков в организации обязательно. Составляется график отпусков по унифицированной форме (форма № Т-7), утверждается не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года.

Иными словами, графику отпусков — быть! И не только потому, что «так надо» по закону, но и по той причине, что это действительно необходимо для обеспечения нормальных, стабильных отношений в процессе планирования и предоставления работникам ежегодных оплачиваемых отпусков, а также во избежание ненужных споров и разногласий между работниками и работодателем.

ПРИМЕР

График отпусков (унифицированная форма № Т-7)

Можно ли обойтись без графика отпусков?

hr-portal.ru

Что нужно знать про график отпусков

Что нужно знать про график отпусков

Нужно ли учитывать мнение сотрудников при составлении графика отпусков?

В общем случае учитывать мнение сотрудников при составлении графика отпусков работодатель вправе, но не обязан. Исключение составляют пожелания отдельных категорий сотрудников, в частности:

  • сотрудниц, имеющих двух и более детей в возрасте до 12 лет, и сотрудников, воспитывающих таких детей без матери;
  • сотрудников в возрасте до 18 лет;
  • участников Великой Отечественной войны, инвалидов войны, ветеранов боевых действий.

Кроме того, при составлении графика отпусков работодателю следует также учитывать право отдельных категорий сотрудников на незапланированный отпуск в определенных обстоятельствах. Например, право беременной сотрудницы на использование отпуска перед или после отпуска по беременности и родам (ст. 260 ТК РФ) или право сотрудника воспользоваться ежегодным отпуском в период отпуска по беременности и родам его жены (ч. 4 ст. 123 ТК РФ).

Таким образом, составлять график отпусков работодатель в общем случае может без учета мнения сотрудников, не забывая при этом об «исключительных» категориях.

Нужно ли знакомить сотрудников с графиком отпусков после его утверждения?

По этому вопросу нет единого мнения, и сложились две противоположные позиции.

Сторонники первой считают, что обязанности знакомить сотрудников с графиком отпусков под подпись законодательство не содержит. График отпусков не является локальным актом, а относится к первичной учетной документации по учету кадров — то есть является организационно-распорядительным документом (постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Известить о предстоящем отпуске по утвержденному графику работодатель обязан не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Вторая точка зрения основана на том, что график отпусков все же подпадает под определение локального акта, а значит, работодатель обязан знакомить сотрудников с документом.

В условиях отсутствия единой позиции и во избежание спорной ситуации работодателю рекомендуется ознакомить сотрудников с графиком отпусков под подпись. С этой целью можно:

  • попросить сотрудника расписаться напротив даты его предполагаемого отпуска в самой форме графика в поле «Примечание»;
  • приложить к графику отпусков ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и распишется.

Можно ли в графике отпусков указывать не конкретные даты, а месяц предполагаемого отпуска?

Указывать в графике отпусков только месяц предполагаемого отпуска не запрещено. Однако на практике это не очень удобно, поскольку потом придется дополнительно оформлять согласование с сотрудником конкретной даты начала отпуска. Если отразить конкретные даты изначально, то это избавит работодателя от дальнейших согласований и возможного пересечения отпусков разных сотрудников.

Вместе с тем такой порядок удобно использовать при сменной работе. Если смены на дату составления графика еще неизвестны, то укажите месяцы предполагаемого отпуска, а после утверждения графика сменности уточните конкретные даты по согласованию с сотрудником (ст. 123 ТК РФ).

Нужно ли в графике отпусков указывать информацию о неиспользованных отпусках за прошлые годы?

Чтобы не допустить нарушения трудового законодательства, неиспользованный за прошлый год отпуск для наглядности можно включить в график отпусков на текущий год. Правомерность такого подхода подтверждают и специалисты Роструда в письме от 1 марта 2007 г. № 473-6-0. В нем говорится, что ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды могут быть предоставлены либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по соглашению между сотрудником и работодателем, то есть без включения указанных дней в текущий график.

Если работодатель решит отразить неиспользованную часть прошлогоднего отпуска в текущем графике, то период отпуска необходимо согласовать с сотрудником в обязательном порядке. Включать такие дни отпуска в график по своему усмотрению, в отличие от дней отпуска на новый рабочий год, работодатель уже не вправе.

Нужно ли в график отпусков включать внешних и внутренних совместителей, сотрудников-срочников?

График отпусков составляют для всех сотрудников организации, которые планируют продолжать работу в следующем году (ст. 123 ТК РФ). Поэтому нужно включать всех: и совместителей, и срочников – при условии что срочный договор закончится не в декабре текущего года.

Кстати, поскольку отпуск совместителю должен быть предоставлен одновременно с отпуском по основной работе, работодателю внешнего совместителя необходима информация о запланированном времени отпуска на основной работе (ч. 1 ст. 286 ТК РФ). Для этого работодатель может попросить сотрудника предоставить выписку из графика отпусков или соответствующую справку с основного места работы.

Нужно ли включать в график отпусков сотрудников, которые приняты в организацию за несколько месяцев до составления графика?

Ежегодный оплачиваемый отпуск работнику предоставляют ежегодно. Право на использование отпуска за первый год в общем случае возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы новичка в организации. Отпуск за второй и последующий годы предоставляют в любое время в соответствии с принятой очередностью, которая фиксируется в графике отпусков. Это следует из положений статей 122 и 123 Трудового кодекса РФ. Таким образом, включать отпуск за первый рабочий год в график не обязательно. Вместе с тем на практике такое включение удобно, поскольку дает комплексное представление о времени отдыха всех работников.

Источник: «Система Кадры»

spb.hh.ru

10 типичных нарушений при составлении графика отпусков

Задать вопрос эксперту ClubTK