В каких случаях работнику, отправленному в командировку, выплачивается средний заработок за выполнение служебного задания в выходные дни?

При решении вопроса об оплате выходных дней, приходящихся на время командировки, следует руководствоваться нормами ТК РФ и Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение).

В соответствии со ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Согласно п. 9 Положения средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации. Следовательно, за приходящиеся на период командировки выходные дни средний заработок выплачиваться не должен.

Вместе с тем, если работник привлекается к работе в выходные или нерабочие праздничные дни, то оплата труда производится в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации (п. 5 Положения). Это означает, что во время командировки на сотрудников распространяются гарантии повышенной оплаты работы в выходные и нерабочие праздничные дни, установленные ст. 153 ТК РФ. Данной статьей предусмотрено, что работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере. Таким образом, за работу в выходные дни, приходящиеся на время командировки, сотруднику выплачивается не средний заработок (т.е. не двойной среднедневной заработок), а заработная плата в двойном размере (ст. 129 ТК РФ). По желанию работника ему может быть предоставлен другой день отдыха взамен выходного дня, в который работник привлекался к работе. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит (ч.

3 ст. 153 ТК РФ).

Исходя из ч. 8 ст. 113 ТК РФ и ст. 166 ТК РФ исполнять свои трудовые обязанности в выходные и нерабочие праздничные дни в месте командировки работник может только по письменному распоряжению работодателя. По нашему мнению, работникам, специально командированным для работы в выходные дни, в приказе о направлении в командировку должно быть указано, что поручаемая работа будет выполняться в том числе в выходные дни. Такой приказ является основанием для произведения работнику соответствующей оплаты за работу в выходные дни во время командировки.

Подтвердить выполнение работником служебного задания в выходной или нерабочий праздничный день можно, например, справкой принимающей стороны о том, что прикомандированный работник был привлечен к работе в выходной день с указанием отработанного времени, а также заверенной копией правил внутреннего трудового распорядка принимающей организации, предусматривающих режим работы в выходные и нерабочие праздничные дни (см.

письма УФНС России по г. Москве от 19.12.2007 № 28-11/121388, от 16.08.2006 № 20-12/72393).

Согласно ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения № 749 работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации, порядок и размеры возмещения которых определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Однодневная командировка: оплата по среднему заработку

Командировка продолжительностью в 1 день — как во время нее оплачивается труд работника? Об этом — в нашем материале.

От чего зависит длительность командировки

Срок, на который работник направляется в командировку, зависит от состава, объема и сложности работы, выполняемой им во время поездки (п. 4 Положения к Постановлению Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Поскольку все параметры, характеризующие работу, предстоящую в командировке, задает работодатель, он же устанавливает и продолжительность служебной поездки, учитывая в ней время, необходимое для приезда к месту командирования и возвращения из него. Время, проводимое в пути, включается в длительность служебной поездки, и весь ее срок отсчитывается, начиная от дня выезда и заканчивая днем возвращения.

Причем эти дни не всегда определяются по проездным документам — в случае удаленности места отправления соответствующего транспорта от населенного пункта, являющегося местом выезда, во внимание принимается дополнительное время, необходимое для того, чтобы добраться до вокзала, пристани или аэропорта и от них обратно до пункта выезда.

Максимальная продолжительность служебной поездки законодательно не ограничена, но для каждой из поездок необходимо установить конкретную длительность, т. к. срок для командировки является одной из обязательных ее характеристик (ст. 166 ТК РФ). А минимально возможная продолжительность служебной поездки составляет 1 день. В этот единственный день, отведенный на командировку, работник должен добраться до места командирования, выполнить служебное задание и вернуться обратно.

Расходы по поездке (какой бы длительности она не была) всегда возлагаются на работодателя (ст. 167 ТК РФ). В число таких расходов входят и суточные, призванные компенсировать работнику неудобства удаления места выполнения работы во время служебной поездки от места его постоянного проживания (ст. 168 ТК РФ). Но при однодневных командировках суточные не выплачиваются, поскольку работник в этот же день возвращается к месту своего проживания (п. 11 Положения к Постановлению № 749).

Полезная информация от Консультант+

Авансовый отчет на сумму суточных составляют, даже если других расходов не было. В случае, когда работник не представил проездные документы или документы о найме жилого помещения для подтверждения суммы суточных, он должен приложить служебную записку (иной документ) о сроке командировки с подтверждением принимающей стороны (п. 7 Положения о служебных командировках). Читать далее…

Правила оплаты труда в дни командировки

Труд работника во время нахождения в командировке оплачивается путем начисления ему среднего заработка (ст.

167 ТК РФ). Исключений из этого правила не предусмотрено. Поэтому оно действует и в отношении однодневных командировок. Выплата за этот день зарплаты, а не среднего заработка, будет расценена как нарушение трудового законодательства (Письмо Роструда от 05.02.2007 № 275-6-0 ).

Делаются начисления от среднего заработка за дни, которые по графику работы, применяемому для работника у направившего его в командировку работодателя, считаются рабочими (п. 9 Положения к Постановлению № 749). Т. е. однодневная командировка, совпавшая с днем, являющимся для командированного работника рабочим, всегда оплачивается, исходя из его среднего заработка.

Расчет среднего заработка при командировках осуществляется по стандартным правилам, закрепленным в ст. 139 ТК РФ и дополняющем эту статью Постановлении Правительства от 24.12.2007 № 922:

• период расчета равняется 12 месяцам, предшествующим месяцу, в котором состоялась служебная поездка;
• в объем доходов, учитываемых в расчете, входят все выплаты, связанные с оплатой за труд;
• из расчета исключаются неоплачиваемые периоды и периоды выплат, осуществляемых от среднего заработка или не связанных с платой за труд.

Оплата однодневной командировки на выходной

Однако однодневная командировка может совпасть и с выходным днем работника (общевыходным или нерабочим праздничным). Несмотря на наличие запрета на привлечение к работе в эти дни (ст. 113 ТК РФ), необходимость в ней может возникнуть при выполнении:

• неотложных (срочных) работ — в этом случае потребуется согласие работника на работу в его выходной;
• работ, производимых с целью предотвращения или ликвидации чрезвычайных ситуаций, — согласия работника здесь не нужно.

Оплачиваться труд в выходной день будет по особым правилам, установленным для таких именно дней (п. 5 Положения к Постановлению № 749). Суть таких правил изложена в ст. 153 ТК РФ. Применять эту статью требуется в том числе и для выходных дней, имеющих место в период командировки (письма Роструда от 24.01.2020 № ПГ/37602-6-1, от 16.10.2019 № ПГ/26391-6-1 и от 16.10.2019 № ТЗ/5985-6-1).

Ст. 153 ТК РФ предписывает оплачивать труд в выходной день по одному из следующих вариантов:

• в двойном размере;
• в одинарной величине с предоставлением другого дня отдыха.

Но любой из выбранных вариантов предполагает, что сумма, от которой делается соответствующий расчет, будет определена по правилам исчисления заработной платы, поскольку ст. 153 ТК РФ оперирует показателями, характеризующими систему труда, применяемую для работника.

Таким образом, за работу в однодневной командировке, состоявшейся в выходной для работника день, придется начислить заработную плату, а не средний заработок (письма Минтруда России от 09.07.2019 № 14-2/В-527, от 25.12.2013 № 14-2-337, от 05.09.2013 № 14-2/3044898-4415).

Подводим итоги

• Длительность командировки определяют состав, объем и сложность задания, выдаваемого командированному, а также время, необходимое на дорогу к месту командирования и обратно. Минимальная ее продолжительность равна 1 дню.
• Объем выплат за труд, осуществляемый во время командировки, рассчитывается от среднего заработка работника. Но начисляются такие выплаты только за дни, являющиеся рабочими в соответствии с установленным для работника графиком работы.
• Если же однодневная командировка совпадет с выходным для работника днем, то оплатить труд в такой день придется по правилам ст. 153 ТК РФ. Параметры, положенные в основу этих правил, соответствуют показателям, характеризующим систему платы за труд. Поэтому итогом расчета по ним станет заработная плата, а не средний заработок.

Организация направила своих сотрудников в длительную командировку.

Вопрос:

Организация направила своих сотрудников в длительную командировку.
Будут ли оплачиваться выходные дни, проведенные в командировке, с учетом того, что график работы сотрудников не изменился (5 рабочих, 2 выходных дня) и время в пути на выходные дни не выпадало

Ответ:
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Выходные дни, приходящиеся на период командировки, в которые работник не привлекается к работе и не находится в пути, оплате не подлежат.

Обоснование вывода:
При решении вопроса об оплате выходных и нерабочих праздничных дней, приходящихся на время командировки, следует руководствоваться нормами Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) и Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13. 10.2008 N 749 (далее — Положение).

Статьей 167 ТК РФ установлено, что при направлении работника в служебную командировку ему, помимо сохранения места работы (должности) и возмещения расходов, связанных со служебной командировкой, гарантируется сохранение среднего заработка.

Пунктом 9 Положения установлено, что средний заработок сохраняется за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Причем сохраняется он за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации, то есть по месту постоянной работы.

Следовательно, за приходящиеся на период командировки выходные и праздничные дни средний заработок выплачиваться не должен.

Как установлено п. 5 Положения, оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством. Это означает, что во время командировки на сотрудников распространяются гарантии повышенной оплаты работы в выходные и праздничные дни, установленные ст.  153 ТК РФ.

Согласно данной статье работа в указанные дни оплачивается не менее чем в двойном размере. Также по желанию работника ему может быть предоставлен другой день отдыха взамен выходного или праздничного дня, в который работник привлекался к работе. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

Если же работник не привлекается в эти дни к работе, нет оснований и для оплаты ему в двойном размере работы за эти дни по правилам ст. 153 ТК РФ (смотрите в связи с этим апелляционные определения СК по гражданским делам Саратовского областного суда от 10.05.2012 N 33-2467/2012, Тюменского областного суда от 18.04.2012 N 33-1500/2012).

Обращаем Ваше внимание, что суточные выплачиваются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая и выходные дни (п. 11 Положения).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
кандидат юридических наук Широков Сергей

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Сотрудник принят на работу с окладом и переменной частью. За время командировки ему должен выплачиваться средний заработок или же фактическая заработная плата? //

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

За время командировки нужно выплачивать именно средний заработок работника, а не фактическую заработную плату. При этом помимо сохранения за командированным работником среднего заработка ему может производиться доплата в размере разницы между текущей (фактической) заработной платой и величиной сохраненного на период командировки среднего заработка на основании соответствующего положения локального нормативного акта или условия коллективного договора или трудового договора.

Обоснование вывода:

В соответствии со ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Согласно п. 9 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение N 749), средний заработок сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации, которые приходятся как на период нахождения работника в командировке, так и на дни нахождения в пути, в том числе на время вынужденной остановки в пути.

Средний заработок для всех случаев, предусмотренных ТК РФ, а значит, и для оплаты времени командировки, исчисляется по правилам, установленным ст. 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее — Положение N 922). Для работников с традиционным учетом рабочего времени рассчитывается средний дневной заработок, который затем умножается на количество рабочих дней в периоде командировки (п. 9 Положения о среднем заработке). Для тех работников, которым установлен суммированный учет рабочего времени, средний заработок за период командировки определяется путем умножения среднего часового заработка на количество рабочих часов по графику работника в периоде, подлежащем оплате (п. 13 Положения о среднем заработке).

За время командировки нужно выплачивать именно средний заработок, а не заработную плату. Подтверждает это и Роструд в своем письме от 05.02.2007 N 275-6-0, из которого следует, что выплата работнику, направленному в служебную командировку, заработной платы за дни нахождения в командировке будет противоречить положениям ТК РФ. Поэтому мы не исключаем, что выплата работникам заработной платы, а не среднего заработка за время нахождения в командировке также может быть расценена органами контроля как нарушение трудового законодательства, за что работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Таким образом, работодатель в любом случае обязан рассчитать, начислить и выплатить работнику за все рабочие дни в командировке средний заработок, как того требуют ст. 167 ТК РФ и п. 9 Положения о командировках.

В то же время нормы ст.ст. 8, 9, 41, 57 ТК РФ позволяют установить в коллективном договоре, трудовом договоре, локальном нормативном акте организации условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. В таком случае, на наш взгляд, работодатель вправе принять решение о том, что командированным работникам, помимо сохранения за ними среднего заработка, производится доплата в размере разницы между текущей (фактической) заработной платой и величиной сохраненного на период командировки среднего заработка. Принятое решение должно быть с соблюдением установленной законом процедуры отражено в коллективном договоре, в трудовых договорах с работниками либо в локальном нормативном акте организации (например в положении об оплате труда).

Также обратим Ваше внимание, что нормы ТК РФ, Положения N 749 и Положения N 922 должны применяться независимо от того, повторяют ли их содержание условия трудового договора, соглашения, локального нормативного акта, или нет.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Наумчик Иван

Информационное правовое обеспечение ГАРАНТ  

http://www.garant.ru

Многоканальный телефон (347) 292-44-44

В каких ситуациях работодатель выплачивает средний заработок?

По материалам книги-справочника «Зарплата и другие выплаты работникам» под редакцией В. Верещаки (http://go.garant.ru/zarplata/)

Наиболее распространенные случаи, при которых компания-работодатель обязана начислять сотрудникам средний заработок либо заработную плату не ниже среднего заработка, представлены в таблице.

Во всех перечисленных случаях те или иные выплаты работнику рассчитывают исходя из его среднего заработка. Зачастую бухгалтер вместо этого начисляет сотрудникам обычную заработную плату. Например, при оплате дней его командировки или при направлении на обучение. Однако это неправильно. Дело в том, что средний заработок может быть выше текущей заработной платы. Поэтому такой порядок расчета нарушает права работника.

Мнение специалиста

Согласно статье 167 Трудового кодекса на время командировки работнику гарантируется сохранение среднего заработка. При этом в пункте 9 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 года № 749, указано, что средний заработок сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации, которые приходятся как на период нахождения работника в командировке, так и на дни нахождения в пути, в том числе на время вынужденной остановки в пути. То, что за время командировки нужно выплачивать именно средний заработок, а не заработную плату, подтверждает и Роструд в своем письме от 5 февраля 2007 года № 275-6-0. Из письма следует, что выплата работнику, направленному в служебную командировку, заработной платы за дни нахождения в командировке будет противоречить положениям Трудового кодекса.

Существует и другая позиция, согласно которой работникам с повременной системой оплаты труда (на основе часовой, дневной ставки или оклада) за время нахождения в командировке вместо среднего заработка может выплачиваться обычная заработная плата при соблюдении требований статьи 167 Трудового кодекса, то есть не менее гарантированного среднего заработка, поскольку это не ухудшает положения работника. Однако, на наш взгляд, работодатель в любом случае обязан выплачивать работникам за все рабочие дни в командировке средний заработок, как того требуют статья 167 Трудового кодекса и пункт 9 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки. При этом он вправе принять решение о том, что командированным работникам помимо сохранения за ними среднего заработка производится доплата в размере разницы между текущей (фактической) заработной платой и величиной сохраненного на период командировки среднего заработка.

А. Арзамасцев, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ,

А. Кикинская, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

По материалам книги-справочника «Зарплата и другие выплаты работникам»

под редакцией В.Верещаки (http://go.garant.ru/zarplata/)

 

 

Наиболее распространенные случаи, при которых компания-работодатель обязана начислять сотрудникам средний заработок либо заработную плату не ниже среднего заработка, представлены в таблице.

 

Во всех перечисленных случаях те или иные выплаты работнику рассчитывают исходя из его среднего заработка. Зачастую бухгалтер вместо этого начисляет сотрудникам обычную заработную плату. Например, при оплате дней его командировки или при направлении на обучение. Однако это неправильно. Дело в том, что средний заработок может быть выше текущей заработной платы. Поэтому такой порядок расчета нарушает права работника.

 

Мнение специалиста

 

Согласно статье 167 Трудового кодекса на время командировки работнику гарантируется сохранение среднего заработка. При этом в пункте 9 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 года № 749, указано, что средний заработок сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации, которые приходятся как на период нахождения работника в командировке, так и на дни нахождения в пути, в том числе на время вынужденной остановки в пути. То, что за время командировки нужно выплачивать именно средний заработок, а не заработную плату, подтверждает и Роструд в своем письме от 5 февраля 2007 года № 275-6-0. Из письма следует, что выплата работнику, направленному в служебную командировку, заработной платы за дни нахождения в командировке будет противоречить положениям Трудового кодекса.

 

Существует и другая позиция, согласно которой работникам с повременной системой оплаты труда (на основе часовой, дневной ставки или оклада) за время нахождения в командировке вместо среднего заработка может выплачиваться обычная заработная плата при соблюдении требований статьи 167 Трудового кодекса, то есть не менее гарантированного среднего заработка, поскольку это не ухудшает положения работника. Однако, на наш взгляд, работодатель в любом случае обязан выплачивать работникам за все рабочие дни в командировке средний заработок, как того требуют статья 167 Трудового кодекса и пункт 9 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки. При этом он вправе принять решение о том, что командированным работникам помимо сохранения за ними среднего заработка производится доплата в размере разницы между текущей (фактической) заработной платой и величиной сохраненного на период командировки среднего заработка.

 

А. Арзамасцев, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ,

А. Кикинская, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

 

 

Файлы для скачивания

Консультации экспертов службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Если человек был в командировке три дня, а остальные работал, когда выплачивается аванс, то командировки считаются по среднему и производится доплата до оклада. Доплата до оклада (для случаев, когда средний заработок оказывается меньше) предусмотрена локальным актом работодателя. 

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Для целей НДФЛ средний заработок, сохраняемый при направлении работника в служебную командировку, относится к оплате труда. НДФЛ с такого дохода удерживается в общем порядке, предусмотренном для доходов в виде оплаты труда: то есть не ранее последнего дня месяца, за который налогоплательщику был начислен указанный доход. При выплате среднего заработка до окончания месяца, за который он начислен (т.е. в «аванс»), оснований для удержания и уплаты НДФЛ не возникает.

Такой же порядок считаем применимым и к доплате до оклада, производимой работодателем к среднему заработку на основании локального нормативного акта. Однако, учитывая отсутствие официальных разъяснений, в отношении этой выплаты не исключаем иного мнения у контролирующих органов.

 

Обоснование позиции:

Средний заработок, сохраняемый за работником на время его нахождения в служебной командировке (ст. 167 ТК РФ, п. 9 Положения о командировках), как и сумма доплаты до размера должностного оклада, производимая на основании локального нормативного акта работодателя (ст.ст. 8, 9, 41, 57 ТК РФ), образуют для физического лица доход, облагаемый НДФЛ (п. 1 ст. 41 НК РФ, п. 1 ст. 210 НК). Оснований для освобождения указанных выплат от налогообложения в ст. 217 НК РФ не содержится (сохранение среднего заработка при направлении работника в командировку является законодательно установленной гарантией, а не компенсационной выплатой (ст.  164 ТК РФ, письмо Минфина России от 17.12.2018 N 03-04-06/91719).

В свою очередь, работодатель, выплачивающий указанные доходы, признается налоговым агентом и обязан правильно и своевременно исчислять сумму НДФЛ, удерживать его у налогоплательщика и перечислять удержанную сумму в бюджет (п. 1, пп. 1 п. 3 ст. 24, п.п. 1, 2 ст. 226 НК РФ).

Согласно п. 3 ст. 226 НК РФ исчисление сумм налога производится налоговыми агентами на дату фактического получения дохода, определяемую в соответствии со ст. 223 НК РФ. Удержать исчисленную сумму налоговый агент должен непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате, а перечислить в бюджет, как правило, не позднее дня, следующего за днем выплаты такого дохода (п.п. 4, 6 ст. 226 НК РФ).

 

1. Средний заработок

 

Вопрос определения даты фактического получения дохода в виде сумм среднего заработка, сохраняемого за командированным работником, не является очевидным. В ст. 223 НК РФ рассматриваемый доход отдельно не поименован.

По общему правилу дата фактического получения доходов, получаемых в денежной форме, определяется как день их выплаты (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Для доходов в виде оплаты труда п. 2 ст. 223 НК РФ установлено специальное правило, согласно которому датой фактического получения налогоплательщиком такого дохода признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом).

В связи с чем НДФЛ с доходов в виде оплаты труда может быть исчислен не раньше последнего дня месяца, за который начислен этот доход. И это правило применимо вне зависимости от того, что согласно нормам трудового законодательства заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ). Соответственно при выплате заработной платы за первую половину месяца (так называемого «аванса») у налогового агента нет оснований для исчисления и удержания НДФЛ из выплачиваемых сумм (конечно, если выплата производится ранее последнего числа текущего месяца). Смотрите, например, письма Минфина России от 16.05.2019 N 03-04-05/35314, от 13.02.2019 N 03-04-06/8932, от 15.01.2019 N 03-04-06/1192, ФНС России от 15.01.2016 N БС-4-11/320, Минтруда России от 05.02.2019 N 14-1/ООГ-549, определение Верховного Суда РФ от 11.05.2016 N 309-КГ16-1804.

Исходя из положений ст.ст. 129, 139, 166, 167 ТК РФ, представители ФНС и Минфина России пришли к согласованному выводу, что средний заработок, сохраняемый при направлении работника в служебную командировку, относится к оплате труда для целей обложения НДФЛ (письма ФНС России от 05.10.2017 N ГД-4-11/20103@, Минфина России от 09.04.2018 N 03-04-07/23964).

Соответственно в целях обложения НДФЛ датой фактического получения дохода в виде среднего заработка, сохраняемого при направлении работника в служебную командировку, выплачиваемого в сроки, установленные для выплаты заработной платы, признается последний день месяца, за который налогоплательщику был начислен указанный доход. Смотрите также письма ФНС России от 18. 10.2018 N БС-4-11/20351@, от 08.06.2018 N БС-4-11/11115@, от 21.07.2017 N БС-4-11/14329@ (вопрос 6).

Таким образом, с дохода в виде среднего заработка, начисленного за дни командировки текущего месяца и выплачиваемого работнику одновременно с заработной платой за первую половину месяца (т.е. в аванс) НДФЛ налоговым агентом не исчисляется и не удерживается. НДФЛ с такого дохода должен быть удержан в общем порядке, предусмотренном для доходов в виде оплаты труда: т.е. при окончательном расчете за этот месяц по его завершении (как правило, при выплате зарплаты за вторую половину месяца).

Стоит заметить, что с 1 января 2016 года введена специальная норма — пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ, на основании которой дата фактического получения дохода определяется как последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки.

Причем в этой норме не уточняется, о каких конкретно доходах идет речь (о среднем заработке, сверхнормативных суточных или иных). Обнаруженные нами разъяснения финансового ведомства со ссылками на данную норму касаются сумм суточных, выплаченных работнику сверх необлагаемого лимита, в т.ч. для целей пересчета при выплате в иностранной валюте (п. 3 ст. 217 НК РФ) (письма Минфина России от 05.06.2017 N 03-04-06/35510, от 01.02.2017 N 03-04-09/5325, от 14.12.2016 N 03-04-06/74732 и др.).

На наш взгляд, учитывая вышеприведенную позицию официальных органов, непосредственно касающуюся определения даты фактического получения дохода в виде среднего заработка при направлении в командировку, в этом вопросе логичнее руководствоваться именно п. 2 ст. 223 НК РФ.

В любом случае пп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 223 НК РФ предполагают одинаковый порядок исчисления НДФЛ — на последнее число месяца, за который начислен доход. Поэтому при выборе любой из указанных норм дату фактического получения дохода в виде среднего заработка следует определять как последний день месяца.

 

2. Доплата к среднему заработку до оклада (фактической зарплаты)

 

Что касается доплаты до оклада, производимой работодателем командированным работникам на основании локального нормативного акта, то считаем возможным руководствоваться тем же порядком, что и при исчислении НДФЛ с суммы среднего заработка.

К сожалению, официальных разъяснений в отношении рассматриваемой доплаты касаемо НДФЛ нами не обнаружено. Однако, исходя из разъяснений применительно к налогу на прибыль, можно сделать вывод, что такая доплата, представляющая собой выплату, производимую на основании коллективного или трудового договора и улучшающую положение работников, вполне может быть отнесена к оплате труда. Смотрите, например, письма Минфина России от 28.04.2014 N 03-03-06/1/19699, от 27.01.2009 N 03-03-06/1/34.

Из письма Минтруда России от 03.08.2016 N 14-1/ООГ-7105 также следует, что доплату между окладом и средней заработной платой в период командировки можно рассматривать как часть заработной платы и учитывать при расчете среднего заработка.

В связи с чем полагаем, что дату фактического получения дохода в виде указанной доплаты также следует определять на основании п. 2 ст. 223 НК РФ. Соответственно, при ее выплате до окончания месяца, за который начислен средний заработок и соответствующая доплата, НДФЛ не исчисляется и не удерживается.

Однако в условиях отсутствия официальных комментариев по данному вопросу не исключаем иной позиции контролирующих органов в отношении этой выплаты. Для исключения налоговых рисков рекомендуем обратиться за разъяснениями в Минфин России или территориальный орган ФНС (в т.ч. с целью достоверного отражения информации в формах 6-НДФЛ и 2-НДФЛ) (п. 1 ст. 21, пп. 4 п. 1 ст. 32, п. 1 ст. 34.2 НК РФ).

 

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Лазарева Ирина

Средний и дневной заработок равны: что выбрать для оплаты периода командировки. Оплата труда, № 24, Декабрь, 2019

Вопрос очень интересный! Ведь от правильного ответа на него зависит не только оплата рабочих дней, пропущенных в связи с командировкой, но и другие последующие оплатные моменты.

Напомним, что работникам, направленным в командировку, оплата труда за выполненную работу осуществляется в соответствии с условиями, определенными трудовым или коллективным договором, и размер такой оплаты труда не может быть ниже среднего заработка (ст. 121 КЗоТ).

Для выполнения этой гарантии нужно:

Подробнее о том, как правильно рассчитать среднедневную и дневную зарплату, а также оплатить период командировки, читайте в статье «Оплачиваем период командировки» // «ОТ», 2019, № 18.

Но вернемся к нашему вопросу. Когда дневной заработок меньше или больше средней зарплаты, мы четко знаем, как действовать. А вот как быть, если эти два показателя равны?

Ответ на этот вопрос — в ст. 121 КЗоТ. Если ее внимательно прочитать, то понятно, что за период командировки работнику выплачивают зарплату согласно трудовому договору. И только в случае, когда такая оплата оказывается меньше среднедневного заработка, период командировки оплачивают исходя из среднедневной зарплаты.

1284779″>В приведенном вопросе дневная и среднедневная зарплаты равны. В целом за период командировки работник получит одинаковую оплату, то есть в деньгах он не потеряет.

Но правильно за период командировки работнику начислять зарплату согласно условиям трудового договора.

Вывод

Если среднедневная зарплата равна дневному заработку, работнику за период командировки начисляйте зарплату согласно условиям трудового договора (как за обычные рабочие дни)

Отметим. Неправильно выбранный способ оплаты периода командировки в дальнейшем может сказаться на таких показателях.

1. Премирование. Если командировка была оплачена по «средней», то за дни пребывания в командировке работнику не будет начислена премия (если такое условие предусмотрено положением о премировании). И наоборот, если за дни пребывания в командировке работнику начислена зарплата как за обычные рабочие дни, то производственную премию нужно начислить.

2. Индексация зарплаты. Если за рабочие дни командировки работнику начислена зарплата как за обычные рабочие дни, то индексацию начисляют в полной сумме (при условии, что остальные дни были отработаны). Если же командировка оплачена по «средней», то сумму индексации рассчитывают пропорционально отработанным дням (без учета дней командировки).

3. Доплата до МЗП. За дни пребывания в командировке начислена зарплата как за обычные рабочие дни? Тогда доплату до МЗП определяйте с учетом такой оплаты и дней нахождения работника в командировке.

В противном случае — ни дни, ни средний заработок за период командировки не учитывают при расчете доплаты до МЗП.

12851677″>4. Расчет средней зарплаты исходя из выплат за 2 месяца. Если рабочие дни, пропущенные из-за командировки, оплачены исходя из средней зарплаты, то ни дни командировки, ни сумма не принимают участие в расчете средней зарплаты исходя из выплат за 2 месяца согласно Порядку № 100. И наоборот, дни командировки, оплаченные как обычные рабочие дни, участвуют в расчете «средней» за 2 месяца (и дни, и сумма).

Для наглядности сведем все сказанное в одну таблицу.

Оплата дней командировки	Как влияет на оплатные показатели (участвует (+) / не участвует (-))
	Премирование	Индексация зарплаты	12852224″>Доплата до МЗП	Расчет «средней» за 2 месяца
Начислена зарплата как за обычные рабочие дни	+	+	+	+
Оплачены по «средней»	—	—	—	—

Сколько должен получать сотрудник за проезд? | Работа

Если служащий должен путешествовать по работодателю в течение или вне его обычных рабочих часов, работодатель обязан выплатить ему компенсацию. Может быть трудно решить, сколько времени нужно платить во время командировок сотрудника. К счастью, у работодателей есть федеральные правила, которые помогают разъяснить, за что и по какой ставке будут платить.

Поездки на работу Vs. Поездки

Работодатели не обязаны оплачивать время, необходимое сотруднику для проезда на работу и с работы.Однако, если время в пути напрямую связано с работой, то работодатель должен заплатить работнику за это время. Например, сотруднику, который работает торговым представителем, платят за время, проведенное в пути к клиенту и обратно, а также за время в офисе. Если сотруднику необходимо ехать в офис в нерабочее время или в чрезвычайных ситуациях, она также должна получить компенсацию за проезд.

Правила оплаты командировок

Закон о справедливых трудовых стандартах классифицирует сотрудников как освобожденных и не освобожденных от уплаты налогов.Освобожденные сотрудники получают зарплату, а не освобожденные от уплаты налоги получают почасовую оплату. По данным Министерства торговли США, освобожденные от налогообложения сотрудники имеют право на оплату проезда только в том случае, если поездка требует, чтобы они работали больше, чем их расчетное окладное время. Работодатели могут запланировать некомпенсированные часы поездки для освобожденных сотрудников, но они должны указать причины в официальном табеле рабочего времени сотрудника, например, необходимость поездки в обычные рабочие часы. Работодатели должны проконсультироваться с Министерством труда США, прежде чем классифицировать сотрудника как освобожденного или не освобожденного от уплаты налогов.Министерство труда США заявляет, что любые часы, отработанные для сотрудников, не освобожденных от налогов, должны оплачиваться работодателем в размере согласованной заработной платы сотрудника. Любое время, потраченное на поездку в рамках постоянной работы или в обычные рабочие часы, должно быть компенсировано. Законы штата относительно сверхурочной работы и оплаты проезда могут отличаться от федеральных постановлений. Работодатели могут проконсультироваться с отделом труда своего штата относительно правил сверхурочной работы.

Особые ситуации

Однодневные командировки должны оплачиваться сотруднику по текущему тарифу.Работодатель может вычесть время, необходимое его сотруднице, чтобы прибыть в аэропорт, но он должен оплатить ей все часы поездки, связанные с работой, отмечает Министерство труда США. Когда работодатель отправляет работника за город в ночную командировку, работнику платят за все часы, которые она фактически отработала. Время, проведенное сотрудником в отеле, ресторанах и во время сна, не возмещается. Каждый раз, когда сотруднику требуется путешествовать в обычное рабочее время, ему также должны платить.Если сотрудник работает с 9:00 до 17:00, но должен уйти на три часа раньше, чтобы успеть на самолет, работодатель должен заплатить ей за три часа, но не за дополнительное время, потраченное на то, чтобы добраться до места назначения.

Правила налогового управления США по вычетам

Когда сотрудник находится в командировке, ему выплачивается обычная заработная плата, но его работодатель может возместить любые связанные с поездкой расходы. Работодатель может установить ограничения или размер надбавки за то, сколько он возмещает во время путешествия. В зависимости от законодательства штата от работодателя может не потребоваться возмещение каких-либо расходов.Невозмещенные командировочные расходы могут быть вычтены из налогооблагаемого дохода сотрудника при его следующей налоговой декларации. Некоторые франшизы включают транспортные расходы, стоимость проезда на такси, багаж или доставку, проживание и питание, аренду автомобилей и плату за телефон. Любой сотрудник, заинтересованный в вычете связанных с бизнесом расходов, должен обратиться к публикации 463 IRS «Путевые расходы, развлечения, подарки и расходы на автомобиль».

Ссылки

Биография писателя

Шейлинн Кроу начала профессионально писать в 2002 году.Она опубликовала статьи о еде, свадьбах, путешествиях, человеческих ресурсах / управлении и воспитании детей в многочисленных онлайн- и офлайн-публикациях. Кроу имеет степень бакалавра психологии Калифорнийского университета в Лос-Анджелесе и младшего научного сотрудника кондитерского искусства Международного кулинарного института Америки.

Получение оплаты за деловую поездку не должно быть поездкой

Деловая поездка часто является частью работы. Вы даже можете получить удовольствие от поездки, но это не значит, что это отпуск.Деловые поездки считаются рабочим временем. И когда вы думаете о компенсации и возмещении, которые вам причитаются, вы должны понимать, на что вы имеете право.

Ответственность за возмещение командировочных расходов

Когда работодатели думают о компенсации командировок, они обычно начинают с введения руководящих принципов возмещения, чтобы сотрудники точно знали, на что они могут (и не могут) тратить. Расходы на деловые поездки могут выйти из-под контроля в спешке, и работодатели обычно используют эти правила, чтобы определить, как будут управляться и оплачиваться расходы, которые вы понесете во время деловых поездок.

Обычно командировочные расходы, понесенные вами, сотрудником, возмещаются вашим работодателем. Работодатель может потребовать от вас оценить ожидаемую стоимость до вашей деловой поездки или мероприятия, чтобы он мог заранее одобрить различные предполагаемые расходы в рамках своего командировочного бюджета.

В правилах деловых поездок обычно указываются ограничения на возмещение расходов и перечисляются предпочтительные для вашей компании поставщики. Предпочтительные поставщики обычно включают авиакомпании (например, JetBlue), компании по аренде автомобилей (например, JetBlue).g., Avis) и отелей (например, Marriott). Работодатели часто обсуждают расценки с предпочтительными поставщиками, чтобы получить лучшие расценки на деловые поездки, особенно если деловые поездки связаны с большими корпоративными расходами.

Некоторые компании требуют, чтобы сотрудники, путешествующие по делам, использовали контрактное туристическое агентство для организации поездок. Туристические агентства обычно предлагают своим бизнес-клиентам заранее согласованные и предпочтительные тарифы, помогая организациям управлять бюджетами на деловые поездки.

Командировочные расходы обычно ограничиваются служебными поездками.Если вы планируете продлить свое пребывание в городе, который вы посещаете, ради удовольствия, вы можете рассчитывать на то, что оплатите эту часть поездки самостоятельно.

Некоторые работодатели делают исключение из этой политики в отношении деловых поездок, если вы можете продлить поездку без увеличения общей стоимости. Например, если ваш обратный рейс перенесен на субботу, а не на пятницу, вы можете увидеть снижение общей стоимости авиабилетов. Это снижение стоимости перелета может компенсировать дополнительные затраты на дополнительный день проживания.В этом случае ваш работодатель может пожелать оплатить длительную поездку. Все сводится к тому, как это сформулировано в вашей корпоративной политике в отношении поездок.

Распаковка категорий деловых поездок

Командировочные расходы обычно делятся на три категории: транспорт, проживание и питание. Как сотрудник, вы имеете право на компенсацию командировочных в каждой из этих трех областей, и вам следует отслеживать свои командировочные расходы и квитанции для использования в процессе возмещения командировочных расходов.

Транспортные расходы

Стоимость авиабилетов часто будет самой большой из ваших транспортных расходов. В городских районах ваш работодатель может предложить вам поменять расходы на авиабилеты на поездку на поезде, так как поездка на поезде часто может быть менее дорогой альтернативой авиаперелету. Политика вашего работодателя в отношении деловых поездок должна включать инструкции о том, как вам следует обращаться с дополнительными услугами и оплачивать их (например, повышение категории места или сборы за багаж), а также изменения рейсов (которые влекут за собой сборы за изменение).

Ваши транспортные расходы могут также включать в себя плату за аренду автомобиля, лимузины, такси, билеты на проезд и проезд в метро. В случае аренды автомобилей в политике вашего работодателя в отношении поездок следует указать, какие типы и размеры автомобилей разрешены для аренды, а также типы страховки, которые следует выбрать в качестве дополнения. Независимо от того, какой вид транспорта вы используете, вам нужно будет отслеживать все квитанции и советы, которые вы можете отправлять для компенсации и возмещения расходов на командировку.

Если вы едете на собственном автомобиле на деловую встречу или мероприятие, вам обычно возмещают фиксированную ставку пробега плюс дорожные сборы.На 2019 год Налоговая служба (IRS) установила стандартные ставки вычета за пробег за использование легкового автомобиля (или фургонов, пикапов или панельных грузовиков) в размере 58 центов за милю на пробеги служебных миль. Хотя большинство компаний используют указанную ставку возмещения миль IRS, вам нужно будет подтвердить свою политику компенсации командировочных, чтобы подтвердить, что ваши работодатели соблюдают вычет IRS.

Парковка также считается транспортными расходами, независимо от того, водите ли вы собственный автомобиль или арендуете его во время деловой поездки, и может быть подана на возмещение расходов на командировку.

Расходы на проживание

Вы часто будете нести расходы на проживание в отелях, когда ваша деловая поездка на несколько дней подряд находится в месте, значительно удаленном от дома. «Расстояние», необходимое для получения права на ночлег, зависит от компании. Например, если вы едете из Бостона, штат Массачусетс, в Портленд, штат Мэн, по делам, это менее 2 часов езды. В политике вашего работодателя в отношении поездок должно быть указано, будет ли пребывание в отеле одобрено или вам следует отправиться домой в тот же день после завершения работы, не неся дополнительных расходов на проживание в отеле.

Многие предприятия позволят вам иметь собственный номер в отеле во время путешествия. Однако некоторые работодатели по-прежнему требуют, чтобы сотрудники делили комнату с коллегой того же пола, чтобы сэкономить на командировочных расходах. Рекомендации по бронированию проживания в отеле, включая подобные правила, должны быть указаны в официальном документе о правилах деловых поездок вашей организации.

Расходы на питание

Во время путешествия вам обычно возмещают расходы на питание на завтрак, обед и ужин.Однако ваш работодатель может установить дневной лимит на расходы на питание или установить распределение суточных расходов на питание. Ваши расходы на питание также можно классифицировать как расходы на развлечения, если ваш работодатель позволяет вам развлекать клиентов или поставщиков, приглашая их на обед или ужин.

В вашей компании, вероятно, также будут действовать правила в отношении возмещаемых расходов на алкоголь. Эти правила будут изложены в вашей политике компенсации деловых поездок.

Прочие сведения о деловых поездках

• Наградные баллы — когда дело доходит до поощрительных баллов, связанных с авиаперелетом или проживанием в отеле, большинство работодателей позволяют вам сохранить эти баллы.Меньшая часть работодателей потребует, чтобы вы предоставили компании бонусные баллы. Если вы часто путешествуете по работе, подумайте о подписке на программы лояльности по бесплатному воздуху, поезду, гостинице и аренде автомобилей, чтобы вы могли накапливать баллы для дальнейшего использования.
  
• Страхование — многие работодатели предоставляют своим сотрудникам страховку от несчастных случаев во время деловой поездки, которая покрывает работника от любой травмы, полученной во время деловой поездки. Политика вашего работодателя должна быть изложена в правилах выплаты вознаграждений сотрудникам или компенсации командировочных расходов.
  
• Налоговые вычеты — если вы хотите проверить, подлежат ли ваши командировочные расходы вычету из налогооблагаемой базы, вы можете просмотреть правила в теме IRS номер 511. Однако учтите, что, когда работодатель возмещает командировочные расходы, они, как правило, также не подлежат налогообложению. сотрудником.
  
• Оплата проезда — в Соединенных Штатах в соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA) в некоторых случаях работодатели должны оплачивать время в пути. Как правило, время, потраченное на поездку, подлежит компенсации, за исключением случаев, когда это обычное время на поездку из дома на работу или когда поездка требует ночевки, а время, проведенное в пути в качестве пассажира, выходит за рамки ваших обычных рабочих часов.Когда требуется оплата, время, потраченное на дорогу, считается отработанным и должно учитываться при определении обязательств по оплате сверхурочных.
  

Чтобы узнать больше о программе расходов на командировки вашей компании, сначала определите, есть ли у вашей компании официальная политика компенсации командировочных. Спросите об этом в отделе кадров или в финансовом отделе. И путешествуйте безопасно!

Горячие темы

Работодателям

Индивидуализируйте оплату труда сотрудников на основе уникальных требований к должности и личной квалификации.

Получите последние рыночные цены на контрольные вакансии и рабочие места в вашей отрасли.

Сотрудникам

Проанализируйте рынок и свою квалификацию, чтобы с уверенностью договариваться о зарплате.

Найдите тысячи открытых вакансий, чтобы найти следующую возможность.

Когда я должен платить сотрудникам за время в пути?

В целом, ваша компания должна оплачивать сотрудникам время, которое они проводят в поездках по служебной деятельности. Вам не нужно платить сотрудникам за поездки, которые не связаны с обязанностями сотрудника и время, потраченное на дорогу (поездки между домом и работой).Время в пути может включать как местные поездки, так и поездки вдали от дома.

Время в пути и время в пути

На работу едут туда и обратно. Все (по крайней мере, все, кто не работает дома) ездят на работу. Время в пути — личное, а не рабочее время. IRS не позволяет предприятиям вычитать время в пути на работу в качестве деловых расходов, и сотрудникам не следует оплачивать время в пути.

Департамент труда (DOL) обсуждает сотрудников, которые водят автомобили, предоставленные работодателем.DOL считает, что время, потраченное сотрудником на поездку с дома на работу в транспортном средстве, предоставленном работодателем, или на действия, выполняемые сотрудником, связанные с использованием транспортного средства для поездок на работу, обычно не является «отработанными часами» и , следовательно, не подлежит оплате.

Вот возможное практическое правило: если ваша компания разрешает поездку сотрудника, независимо от того, как он путешествует (машина, поезд, автобус и т. Д.), Вы должны оплачивать время поездки сотрудника.

Время в пути для почасовых и наемных сотрудников может учитываться по-разному.Оплата сотрудникам за местное время в пути применяется только к сотрудникам, не освобожденным от налогов (почасовая оплата), а не к сотрудникам (профессиональным или управленческим), освобожденным от налогов. Сотрудники, освобожденные от налогов, получают оплату за их опыт по месту работы, а не по часам .

различных типов времени в пути:

Поездка от дома к работе , как объяснялось выше, — это время на дорогу, а не на работу, и оно не оплачивается.

Путешествие по особому однодневному заданию в другом городе. DOL говорит, что «время, потраченное на поездку в другой город и возвращение из него, является рабочим временем», но они отмечают, что вы можете вычесть время, которое сотрудник потратит на дорогу.

Сара работает в офисе вашей компании, но вы отправляете ее в другой город по особому заданию. Она уезжает из дома, уезжает в город и в тот же день возвращается домой. Она тратит 3 часа в пути (1,5 часа в одну сторону) из дома в другой город. Обычно она тратит 30 минут на дорогу от дома до работы и обратно, так что вы можете вычесть 30 минут и заплатить ей за 2,5 часа времени в пути.

Путешествие — часть нормальной работы сотрудника. Время, которое сотрудник проводит в командировках, является частью работы. Вы должны считать это время рабочим временем. Время, которое сотрудник тратит на поездку на первое место работы и домой с места последней работы, является временем на дорогу и не оплачивается.

LPN (лицензированная профессиональная медсестра) работает в учреждении сестринского ухода и путешествует между двумя местами этого учреждения, оказывая помощь пациентам в обоих местах. Ее ежедневное время в пути между этими местами должно быть включено в ее заработную плату, потому что она не ходит на работу.Но она не может сосчитать время на пути от дома к первому месту или время возвращения домой из последнего места.

Путешествие из дома. Если поездка включает в себя ночевку, это время в пути. В DOL не включаются поездки из дома в нерабочее время в качестве пассажира в самолете, поезде, лодке, автобусе или автомобиле в качестве рабочего времени. Но вы должны учитывать часы работы в обычные рабочие дни и часы работы в нерабочие дни (выходные и праздничные дни).

Если сотрудник едет из Кливленда в Питтсбург на двухдневный семинар по указанию вашей компании, вы должны оплатить часы, которые сотрудник проработал бы в обычный рабочий день за каждый из этих дней, даже если они были в субботу или Воскресенье.

Случайные поездки по сравнению с рабочими: оплачиваются или не оплачиваются?

• Сотрудник каждый день ездит на работу из дома. Вы просите его остановиться по дороге и забрать рогалики для собрания персонала. Это время вождения не оплачивается. Время на поездку на работу никогда не бывает оплачиваемым; время остановки для рогаликов является «второстепенным» по отношению к поездке на работу и не является частью работы сотрудника.
• Вы ​​просите сотрудника приехать в магазин в рабочее время за рогаликами для встречи в офисе. Если сотрудник совершает эту поездку в обычное рабочее время, ему следует заплатить.

Кроме того, вы можете связаться с адвокатом по трудоустройству, чтобы обсудить эти вопросы.

Оплата командировочных расходов

Помимо оплаты сотрудникам времени в пути, вы должны оплачивать их командировочные расходы. Министерство труда не требует возмещения командировочных расходов, но имеет смысл платить сотрудникам, если вы требуете от них командировки. Ваша компания может вычесть командировочные расходы сотрудников как служебные расходы. Если сотрудники совмещают деловые и личные поездки , вам нужно разобраться в той части, которая связана с бизнесом, и оплатить только эти расходы.

Государственные правила оплаты проезда сотрудников

Обратитесь в департамент труда своего штата, чтобы узнать, есть ли какие-либо правила, которые могут иметь приоритет над федеральными правилами. Свяжитесь с ближайшим местным офисом Министерства труда США для получения информации о конкретных случаях времени в пути, которые влияют на ваш бизнес.

Руководство для работодателя по подсчету сверхурочной работы и времени в пути

Когда дело доходит до расчета сверхурочной работы и времени в пути, работодатели должны уделять особое внимание требованиям к сверхурочной работе, поскольку ошибка может стоить намного больше, чем обычная заработная плата сотрудника в 1,5 раза. Федеральные требования к сверхурочной работе основаны на каждой отдельной рабочей неделе, которая может быть любой фиксированной и повторяющейся 168-часовой (семь последовательных 24-часовых периодов).

Работодатели должны платить работникам за все время, отработанное в течение рабочего дня. «Рабочий день», как правило, означает все часы между началом работы и ее окончанием в определенный день. Иногда рабочий день выходит за рамки запланированной смены или обычного рабочего времени. Когда это происходит, работодатель несет ответственность за оплату этого дополнительного времени работнику.Ниже приведены примеры рабочего времени вне основной смены:

• Ожидание ремонта оборудования, необходимого для работы
• Время перед сменой, подготовка к работе
• Время, проведенное после смены, выполнение незавершенных работ
• Ожидание доставки материалов в течение рабочего дня
• Время, затраченное на поездки между рабочими местами в течение рабочего дня

Время в пути и время в пути

В зависимости от характера поездки, характера работы сотрудника и взаимосвязи между ними, время в пути и время в пути, возможно, потребуется включить в общее количество отработанных часов за неделю для целей расчета сверхурочных. Согласно федеральным нормам, сотрудники «работают» по следующим сценариям командировок:

• Время в пути от офиса до первого рабочего места в день, если перед началом работы в течение дня требуется остановка в главном офисе или на рабочем месте
• Время в пути за вычетом обычного времени на работу (пример: если нормальный рабочий день сотрудника составляет 20 минут, а рабочее место находится в часе езды, 40 минут времени в пути являются компенсируемым рабочим временем)
• Любые поездки в обычные рабочие часы не освобожденного сотрудника (независимо от дня недели)
• В любое время в пути, проведенное за рулем (кроме обычных поездок на работу), водитель всегда работает (независимо от времени суток или дня недели)

Чтобы сократить расходы на сверхурочную работу, некоторые работодатели предпочитают оплачивать время вождения / поездки по более низкой ставке, чем обычная ставка оплаты труда работника. При использовании двух разных ставок заработной платы в неделю, в течение которой сотрудник работал сверхурочно, обычная ставка представляет собой «смешанную ставку» или «средневзвешенную ставку» из двух ставок.

Прочие виды компенсируемого рабочего времени

Обучение . Когда дело доходит до обязательного обучения или собраний, работодатели должны оплачивать работникам, не освобожденным от уплаты налогов, за все часы, которые они проводят, посещая любые требуемые программы.

Время ожидания. В зависимости от отрасли некоторым сотрудникам приходится ждать, чтобы получить работу на день, ждать в очереди или ждать на своем месте работы, чтобы пробить часы.Работодатели должны оплачивать работникам время ожидания, если работодатель требует такой деятельности; деятельность необходима сотруднику для выполнения своих обязанностей; и эта деятельность в первую очередь приносит пользу работодателю.

Работа в нерабочее время или в нерабочее время. Многие работодатели, которые ожидают или требуют от своих сотрудников проверять электронную почту или отвечать на звонки за пределами офиса, могут не осознавать, что они должны платить своим сотрудникам за это время. Убедитесь, что ваши сотрудники отслеживают это время с помощью журнала, чтобы вы могли платить им надлежащим образом.Если вы решите запретить работу в нерабочее время или в нерабочее время, убедитесь, что у вас есть четкая политика, определяющая это. В любом случае вы должны заплатить сотруднику, но в этом случае вы также сможете наказать его или ее за нарушение политики.

Работодатели должны проявлять осторожность при оценке того, соблюдают ли они требования сверхурочной работы. Во многих штатах действуют законы, которые не всегда отражают правила сверхурочной работы Закона о справедливых трудовых стандартах (FLSA). Работодатели должны быть уверены, что они соблюдают FLSA и требования законодательства штата в каждом штате, где у них есть сотрудники, и правильно рассчитывают сверхурочную работу на основе этих законов.

Чтобы узнать больше по этому вопросу, воспользуйтесь нашим интерактивным калькулятором сверхурочных.

Понимание средних затрат на командировки для малого бизнеса

Хотя деловые поездки, безусловно, имеют некоторые преимущества, в конце концов, решение о том, должны ли поездки быть частью стратегии вашей компании, сводится к долларам и центам. Путешествие стоит дорого, и вы должны быть уверены, что ваши инвестиции того стоят. Какого черта вы подойдете к выяснению того, сколько путевых расходов обходится вашей компании? К счастью, есть отличные ресурсы.Посвятив немного времени подсчетам, вы сможете получить довольно неплохую приблизительную оценку своих расходов при определении средних расходов на командировку.

Как и следовало ожидать, транспортные расходы зависят от местоположения. Я буду делиться некоторыми полезными ресурсами, которые могут дать вам среднюю стоимость для разных мест. Как только вы узнаете, где будут находиться ваши деловые поездки, вы сможете использовать эти ресурсы для точной корректировки собственных расходов.

Средняя стоимость авиабилетов

Авиабилеты могут составлять большую часть средних командировочных расходов.Что касается внутренних поездок, у Бюро статистики транспорта есть удобный инструмент, который позволяет одновременно сравнивать три города или района метро.

Например, во втором квартале 2019 года средняя стоимость авиабилетов в США составляет 357,10 доллара. Для большого Далласа / Форт-Уэрта это 389,54 доллара. В районе Вашингтона, округ Колумбия, это 360,84 доллара, а в районе Сан-Франциско — 383,09 доллара.

Для международных поездок диапазон цен просто огромен. Согласно Руководству по обслуживанию паспортов США, в 2019 году средняя стоимость международного авиабилета составляет 1368 долларов США, но для оценки расходов на деловые поездки вам необходимо сузить фокус, включив в него фактический пункт отправления и пункты назначения.

Средний проезд

Помимо стоимости авиабилета, вы собираетесь понести дополнительные расходы на командировку. В эти расходы входит так много переменных, что просто безумно пытаться свести их в таблицу для ряда мест.

Вы должны иметь возможность ориентироваться на чистую прибыль, когда оцениваете стратегии и цели своей компании в отношении путешествий.

Мое эмпирическое правило — добавлять 100 долларов в день на различные дорожные расходы. Эта цифра может включать стоимость проезда на такси или проездных, аренду автомобиля, парковку или общественный транспорт.Некоторые местоположения будут превышать эту сумму в среднем в 100 долларов, а некоторые будут в рамках бюджета.

Средняя гостиница

После того, как вы вычислили свои потенциальные расходы на авиабилеты, вам нужно подсчитать еще пару категорий, прежде чем вы сможете оценить общую стоимость своих командировочных расходов. Администрация общего обслуживания США предоставляет суточные для проживания и питания в зависимости от местоположения, которые вы можете использовать в качестве общего руководства для расчета затрат и определения средних командировочных расходов. (Примечание: вы увидите результаты с разбивкой по месяцам, так как в некоторых регионах есть значительные сезонные колебания.)

Даже для внутренних поездок, когда вы занимаетесь бизнесом, сильно повлияет на ваши командировочные расходы. Давайте снова посмотрим на отечественные города для справки. Даллас / Форт-Уэрт варьируется от 150 до 160 долларов в зависимости от времени года. Вашингтон, округ Колумбия, стоит от 169 до 256 долларов, а Сан-Франциско — от 244 до 334 долларов.

Для расчета стоимости международных отелей вы можете использовать другой инструмент, который можно найти в США.Веб-сайт Госдепартамента, помогающий определить среднюю продолжительность деловых поездок. Здесь вы также увидите диапазон цен, как и следовало ожидать. Максимально допустимое проживание для государственных командиров составляет 391 доллар в Париже, 259 долларов в Шанхае и 196 долларов в Стокгольме, Швеция.

Среднее питание

Где бы вы ни были, вы должны есть! Фактические расходы, вероятно, будут больше всего варьироваться в этой категории, поскольку расходы на деловые поездки могут включать в себя обслуживание клиентов, что значительно поднимет цены. Но просто с точки зрения обеспечения вас и ваших сотрудников базовым питанием давайте вернемся к инструментам Управления общего обслуживания США и Государственного департамента.

Когда вы ищите питание для наших примерных мест проживания, вы получаете общую цену за день, а также цифры компонентов для завтрака, обеда, ужина и непредвиденных расходов. В Далласе / Форт-Уэрте вы смотрите на 66 долларов в день. В Вашингтоне (округ Колумбия) и Сан-Франциско суточные и дополнительные расходы составляют 76 долларов.

За границей стоимость еды и непредвиденных расходов составляет 169 долларов в Париже, 143 доллара в Шанхае и 145 долларов в Стокгольме.

Всего за одну поездку

Чтобы оценить расходы на командировку, важно оценить стоимость всей поездки.

Допустим, вы отправляете своего ведущего продавца в Сан-Франциско, чтобы сделать важную презентацию клиентам. Это трехдневная поездка, так что у вас есть две ночи проживания.

Если сложить авиабилеты, проживание, проезд и государственное питание, получится 1400–1500 долларов. Добавьте к этому расходы на развлечение пары клиентов на ужин (дополнительно 1000 долларов), и вы получите примерно 2500 долларов на поездку.

Этикет командировочных расходов при общении с сотрудниками

Контроль над расходами является ключевым моментом, а возврат ваших инвестиций — это цель.

Убедитесь, что каждый член вашего персонала понимает ваши ожидания и ограничения в отношении законных деловых расходов. В некоторых отраслях ожидается обед клиента за 1000 долларов. В других случаях это была бы возмутительная сумма. Будьте ясны, и вы сможете избежать любых трудностей, связанных с этикетом расходов на деловые поездки.

Рентабельность инвестиций в путешествия: отслеживайте свои расходы и любые доходы

Недостаточно просто надеяться, что деловая поездка окупится.Вы должны иметь возможность ориентироваться на чистую прибыль, когда оцениваете стратегии и цели своей компании в отношении путешествий. Отслеживание рентабельности инвестиций дает вам данные, необходимые для определения того, насколько успешными были ваши поездки.

И, наконец, выбор подходящей кредитной карты для поощрения деловых поездок может иметь большое значение для повышения прибыльности ваших путешествий. Получение кэшбэка или бесплатного проживания в отеле может снизить расходы и сделать каждую поездку более выгодной.

Подробнее об управлении деньгами .

Фото: Getty Images

НАЛОГОВЫЕ ВОЗДЕЙСТВИЯ БИЗНЕС-ПУТЕШЕСТВИЙ — Gates, Kirby & Company, P.C.

26 янв ЕЩЕ ВАЖНО: НАЛОГОВЫЕ ВОЗДЕЙСТВИЯ ДЕЛОВОЙ ПОЕЗДКИ

Отправлено в 09:00 в области юриспруденции, налогов веб-мастером

По-прежнему важно: налоговые последствия деловых поездок

Благодаря тому, что конференц-связь и веб-встречи становятся все более распространенными, деловые поездки перестали быть тем, чем раньше.Но если ваша компания по-прежнему отправляет сотрудников в командировки, по-прежнему важно понимать налоговые последствия.

Дополнительные преимущества

Как правило, для целей федерального налогообложения компания может вычесть все обычные и необходимые расходы, уплаченные или понесенные в течение налогового года при ведении любой торговли или бизнеса. Сюда входят дорожные расходы, которые не считаются чрезмерными или экстравагантными.

Для сотрудников командировочные расходы обычно считаются «дополнительным пособием по условиям работы» и, следовательно, не включаются в валовой доход.Дополнительные льготы по условиям работы — это любая собственность или услуга, предоставляемая сотруднику в той степени, в которой, если бы он или она заплатили за собственность или услугу, они не облагались бы налогом.

Бухгалтерский план

Согласно Налоговому кодексу, аванс или возмещение командировочных расходов, выплаченных сотруднику по «плану подотчетности», вычитаются работодателем и не подлежат удержанию FICA и подоходного налога. Как правило, аванс или возмещение считаются произведенными по плану подотчетности, если сотрудник:

• Получает аванс или возмещение вычитаемых деловых расходов, уплаченных или понесенных во время оказания услуг его или ее работодателю,
• Отчитывается за расходы перед своим работодателем в разумные сроки и надлежащим образом, и
• Возвращает любое излишек возмещения или надбавки в течение разумного периода времени.

Напротив, аванс или возмещение, сделанные в рамках «необъяснимого плана», не считаются дополнительным пособием по условиям труда — они рассматриваются как компенсация. Таким образом, эта сумма полностью облагается налогом для работника и подлежит FICA и удержанию подоходного налога работодателем.

Статус поездки

Хотя деловой транспорт — переход от одного места к другому без ночевки — подлежит вычету, получение «статуса деловой поездки» полностью открывает дверь к существенным налоговым льготам.В статусе деловой поездки вся стоимость проживания и непредвиденных расходов, а также 50% расходов на питание, как правило, вычитаются работодателем, который оплачивает счет. Более того, эти суммы не приравниваются к налогооблагаемому доходу сотрудников, которым, как упоминалось, возмещаются в соответствии с планом подотчетности.

Итак, как командировка дает право на статус деловой поездки? Это должно включать ночное путешествие; сотрудник, выезжающий из своего налогового дома; и временная поездка, предпринимаемая исключительно или преимущественно по обычным и необходимым деловым причинам.

Имейте в виду, что поездка «с ночевкой» не обязательно означает, что сотрудник должен находиться вдали от сумерек до рассвета. Любая поездка, которая требует сна или отдыха для продолжения работы налогоплательщика, считается «ночевкой».

Кроме того, существует исключение, в соответствии с которым местные, «нелицеприятные» расходы на проживание, понесенные в отсутствие дома в ночное время по делам, могут вычитаться, если на это указывают все факты и обстоятельства. Одним из факторов, указанных в правилах, является то, несет ли сотрудник расходы из-за добросовестного условия занятости или требования.

Важнейшие детали

Даже если ваша компания притормозила в командировках, знание налоговых правил поможет вам сэкономить ценные деньги на этих «обязательных» командировках. Мы можем помочь вам с наиболее важными деталями — и особенно с настройкой подотчетного плана, если у вас его еще нет.

© 2018

Поверенный по сверхурочной работе в Лос-Анджелесе | Требования по заработной плате

Юридическая фирма Лос-Анджелеса о трудоустройстве во время поездок в Калифорнии

Работа иногда требует, чтобы сотрудники работали за пределами своего стандартного рабочего места. Если вы путешествуете по работе, вы можете спросить: «Считается ли это время в пути сверхурочным?» Ответ зависит от нескольких различных обстоятельств. Как правило, вы можете иметь право на оплату некоторого времени в пути, а также части ваших путевых расходов. В определенных ситуациях время, потраченное на поездку, также подлежит сверхурочной работе в соответствии с законодательством о занятости Калифорнии. Если работодатели не могут компенсировать сверхурочные часы в пути, они фактически вычитают из заработной платы сотрудников.

Наши юристы по трудоустройству представляют интересы рабочих по всему Лос-Анджелесу и Калифорнии, которым работодатель отказал в оплате сверхурочных за время проезда и суточных расходов. Наша команда адвокатов по вопросам заработной платы имеет более четырех десятилетий юридического опыта. Мы можем бороться, чтобы вернуть вам потерянную заработную плату. Если вы подумываете о подаче заявления о заработной плате за сверхурочные поездки, наша юридическая фирма в Лос-Анджелесе может помочь вам предпринять необходимые шаги.

Законы Калифорнии о сверхурочной работе в командировках

Законы, касающиеся оплаты времени в пути и оплаты сверхурочных в Калифорнии, могут быть сложными, потому что здесь задействовано несколько различных факторов. Во-первых, работники не имеют права на оплату проезда на работу и с работы и не должны требовать заработной платы в зависимости от того, как они добираются до работы.Если вам каждый день приходится добираться на работу по часу, это не считается рабочим часом. Однако, если вы добираетесь с вашего обычного рабочего места на общественном транспорте на другое рабочее место, ваш работодатель, возможно, должен будет выплатить вам вашу обычную заработную плату за это время в пути.

Второй вопрос закона о найме на время в пути касается времени в пути, которое является частью ежедневных рабочих обязанностей. Если сотруднику необходимо регулярно ездить в разные места в течение рабочего дня, время в пути от места к месту оплачивается.Для тех, кто обычно не обязан путешествовать в течение рабочего дня, но призван выполнять работу на своем рабочем месте, должен быть оплачен отдельный участок для чрезвычайных ситуаций или особых обстоятельств, время в пути на место работы и обратно.

Время в пути сверхурочное в Калифорнии?

Итак, в Калифорнии время в пути сверхурочное? Как видите, время в пути считается сверхурочным только в том случае, если вы работаете сверх своих обычных сорока часов в неделю, и некоторое время в пути не оплачивается. Время в пути является частью регулярной заработной платы, и вам должны платить соответственно.Если вы в конечном итоге проработаете более 40 часов, вы имеете право на получение как минимум в 1,5 раза превышающего вашу обычную ставку заработной платы за каждый час, отработанный сверх 40 часов, в соответствии с федеральным законом о занятости.

Если сотрудник путешествует с ночевкой, работодатели могут иметь право на получение заработной платы, которую сотрудники получали бы за обычный рабочий день и сверхурочную работу, если время, потраченное на работу, превышает 40 часов. Время, проведенное за ужином, сном в отеле или другой деятельностью, не связанной с вашей работой, компенсации не подлежит.

Если у вас есть дополнительные вопросы о том, что считается работой во время поездки и оплатой сверхурочных, свяжитесь с нашей юридической фирмой в Лос-Анджелесе.

Должен ли я получить компенсацию за командировочные расходы? Закон Калифорнии о заработной плате

Когда работодатель требует, чтобы вы поехали на работу, он, как правило, должен выплачивать вам суточные для покрытия вашего проживания, питания и общих дорожных расходов. Согласно определению Налоговой службы США (Internal Revenue Service, IRS), суточные — это «суточные для сотрудников за деловые поездки вдали от дома в пределах континентальной части США». С. »

Ставки суточных в основном устанавливаются в зависимости от пункта назначения поездки или района, в котором вы будете работать, находясь вдали от домашнего офиса. В пределах Калифорнии для путешествий и работы в более крупных мегаполисах (например, в Лос-Анджелесе и Сан-Франциско) суточные будут выше, чем в менее дорогих районах штата. Суточные устанавливаются и регулируются IRS.

Закон о занятости штата Калифорния также позволяет работодателям устанавливать другую ставку оплаты времени в пути, которая должна быть не ниже минимальной заработной платы в Калифорнии.Однако, чтобы установить эту ставку заработной платы за время в пути, работодатели должны информировать работников перед поездкой. Для оплаты сверхурочных за время в пути в этом сценарии штат использует метод «средневзвешенного». Наши поверенные по заработной плате в Калифорнии могут помочь вам рассчитать ваши часы и общую компенсацию за неделю, чтобы определить, сколько должно быть в полтора раза этого средневзвешенного значения для компенсации сверхурочного времени в пути.

Отказано в заработной плате за командировки по работе? Позвоните в нашу юридическую фирму по трудоустройству в Лос-Анджелесе

Если вы подозреваете, что ваш работодатель выплачивает вам меньше установленных суточных ставок или не платит вам надлежащим образом за служебные командировки, поговорите с адвокатом по трудоустройству нашей юридической фирмы в Лос-Анджелесе.Закон о трудоустройстве во время поездок требует, чтобы ваш работодатель выплачивал справедливую заработную плату за вашу работу, включая время, потраченное на работу в командировках. Свяжитесь с нашими адвокатами по заработной плате сегодня, чтобы назначить бесплатную консультацию по претензиям за сверхурочную работу. Возможно, мы сможем помочь вам взыскать оплату деловых расходов или неоплачиваемого сверхурочного времени в пути.

.