Как заполнять кассовую книгу: Кассовая книга (форма КО-4) в 2021 году. Скачать бланк (excel, word) и образец заполнения

Содержание

Кассовая книга КО-4 (бланк и образец). Как правильно заполнить кассовую книгу по форме КО-4

Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!

Бесплатная программа для автоматического заполнения всех документов для торговли и склада.

  • Счета на оплату
  • Счета-фактуры
  • Накладные
  • Путевые листы
  • Доверенности
  • Акты выполненных работ
  • Акты приемки, инвентаризации
  • Коммерческие предложения
  • Кассовые ордеры

Класс365 – быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Кассовая книга — это учетная ведомость, предназначенная для регистрации операций по поступлению и выдаче наличных денежных средств в организации.
Унифицированная форма № КО-4 утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88.

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

«Класс365» — онлайн программа для всех:

  • 50 актуальных бланков документов
  • Торговый и Складской учёт
  • CRM-система для работы с клиентами
  • Банк и Касса
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Встроенная почта и отправка SMS

Бесплатно для одного пользователя

Как правильно заполнить форму КО-4

Каждая организация может вести только одну кассовую книгу. Книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, на которой делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано ___ листов». Общее количество листов книги заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Кассир заносит информацию о совершённых кассовых операциях сразу же после поступления приходного или расходного ордера. Записи в книге ведутся в двух экземплярах через копирку. Вторые экземпляры служат отчётом кассира, к которому прикрепляются все кассовые документы. В конце каждого рабочего дня кассир подсчитывает итоги за день и выводит остаток денег в кассе на следующее число.

Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную

Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.

Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:

  • Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
  • Печатать документы с изображением подписи и печати
  • Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
  • Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
  • Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
  • Рассылать документы по email прямо из системы

С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически готовить документы. КЛАСС365 позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.

Как заполнять кассовую книгу (образец)

В кассовой книге осуществляется учет всех операций по учету всех операций по приходу и расходу. Все организации должны вести данный документ, так как он является обязательным для заполнения. В связи с этим все кассиры организаций должны знать, как заполнять кассовую книгу.

Заполнение книги

Кассовую книгу можно заполнить двумя вариантами: книга с вертикальным расположением страниц и книга с горизонтальным расположением.

  1. Если листы в книге расположены вертикально, все сведения за трудовой день находятся на одном листе. В этом случае отчет кассира может оформляться любым из двух способов:
    • Отчет кассира заполняется на следующей странице журнала. На первом и втором экземпляре проставляется один и тот же номер. Между ними кладут копирку, через которую делаются записи шариковой ручкой (можно чернилами). Первые экземпляры остаются в книге, а вторые – отрываются.
    • Кассир заполняет свой отчет на специальном вкладном листе. Нумерация в книге является сплошной. На чистом вкладном листе пишут «отчет кассира за дату …». Все записи на этом листе делаются через копирку.
  2. Если страницы в книге располагаются горизонтально, все листы в ней разделяются на две части. Одна часть разлинована горизонтальным способом, ее заполняют в качестве первого экземпляра. Вторая часть горизонтальной разлиновки не имеет, она является вторым экземпляром лицевой и оборотной стороны. Ее заполнение происходит через копирку шариковой ручкой. Для того, чтобы ее заполнить, лист сгибают по специальной линии, подкладывая отрывной лист под неотрывной, и кладя между ними копирку.

И первая, и вторая часть страницы должна быть пронумерована одним и тем же номером. Первая часть остается в самой книге, а вторая – отрывается и передается главному бухгалтеру. Она является отчетом кассира за день.

Содержание книги

На титульном листе должны быть прописаны следующие сведения:

  • Если книга ведется юридическим лицом – полное название компании, с указанием организационной формы;
  • Если книга ведется предпринимателем – инициалы этого предпринимателя;
  • Период времени, на которую заводят книгу;
  • Код ОКПО;
  • Если книга ведется филиалом – название подразделения.

Касаемо самой книги, сведения вносятся в готовую форму. На каждый рабочий день отведена отдельная страница, в которую вносят операции, как по приходу, так и по расходу. В конце каждого дня подводится итог, подсчитывается остаток наличности в кассе.

Инструкции по заполнению

Заполнять кассовую книгу нужно в строгом соответствии со следующими инструкциями:

  • В самом верху листа должна быть проставлена дата заполнения и номер страницы.
  • Начинают заполнять книгу со строчки «остаток на начало дня». В ней прописывается сумма, оставшаяся в кассе на начало трудового дня. Данная сумма переносится с предыдущего листа.
  • В поле «номер документа» ставят порядковый номер ордера по приходу или расходу.
  • В следующей графе пишется, от кого получен или кому выдан ордер. Если это физическое лицо – его инициалы, а если юридическое лицо – название компании.
  • Обязательно должен быть прописан номер кор. счета. Данное поле заполняют только юр. лица, гражданам этого делать не нужно.
  • После этого заполняются графы «расход» и «приход», в зависимости от содержания операции. В них проставляют суммы цифрами, копейки пишут через запятую.
  • Следует помнить, что каждая операция должна быть внесена в книгу сразу после ее осуществления.
  • Поле «перенос» необходимо в тех случаях, когда сведения переносятся на следующую страницу, в ней записывают сумму операций со всех предыдущих строк.
  • В строчке «остаток на конец дня» указывают сумму, оставшуюся в кассе на конец трудового дня.
  • Незаполненные строчки перечеркивают буквой Z. Делается это для того, чтобы не было возможности дозаполнить пустые поля.
  • В конце листа прописываются инициалы кассира и бухгалтера. Также они проставляют свои подписи, и указывают число ордеров отдельно по приходу и отдельно по расходу.

Сшивание книги

Перед тем, как начать использовать кассовую книгу КО-4, ее нужно прошить. Порядок ее сшивания напрямую зависит от того, каким способом она ведется:

  • Если книга покупная, она прошивается сразу. Перед тем, как начать ее использовать, нужно:
  • Проставить на всех страницах номера;
  • Сшить все страницы;
  • На последней странице написать общее число листов;
  • Поставить штамп;
  • Главный бухгалтер или управляющий компании должны проставить свои подписи.
  • Если книгу распечатываются на компьютере, ее сшивают в конце года. В течение всего года ответственный сотрудник заполняет листы и хранит их в специальной папке, а в конце года сшивает их по общим правилам.

Бланк кассовой книги

Скачать бланк (Word).

Образец заполнения кассовой книги

Скачать образец (Word).

образец заполнения, как заполнять вручную, основания, инструкция и порядок на 2017 год

Документ, где отображаются все денежные операции, проведенные через кассу, называется кассовой книгой. Следует отметить, что касса – это не аппарат, а совокупность сделок (наличные доходы и расходы) фирмы.

Кассовая книга у предприятия только одна. Ведется она в течение календарного года, при этом ежегодно заводится новая. У кассового журнала существуют свои требования. Он должен быть пронумерован, прошнурован. Кроме того, на нем ставится печать. Количество листов документа указывается и заверяется ответственными лицами компании.

В маленьких организациях могут отсутствовать некоторые ответственные лица, тогда книга заполняется только начальником. Ведение документа обязательно и для крупных юридических лиц, и для индивидуальных предпринимателей, даже если организация находится на упрощенной системе налогообложения.

Содержание статьи

Как правильно вести

Ведение кассовой книги должно соответствовать требованиям Постановления Госкомстата РФ №88 от 1998 года, так как нередко этот журнал проверяется различными инстанциями.  Записи в документ производятся непосредственно после кассовой операции (получения или выдачи финансов).

Старший кассир в конце смены подсчитывает количество сделок, определяет остаток материальных средств, который переходит на следующий день. Если выручки нет совсем, в кассовую книгу ничего писать не нужно (ставится прочерк либо пропускается день). Копия записи в кассовой книге передается в бухгалтерию как отчет.

Исправления в книге запрещены. Если все-таки что-то было исправлено, запись заверяется кассиром и бухгалтером (указать инициалы, дату и поставить подпись).

Вести журнал можно двумя способами – от руки или автоматизировано.

На компьютере

Автоматизировано можно заполнять также двумя способами:

  1. Скачать бланки для журнала и заполнить их не вручную шариковой ручкой, а с помощью компьютера. Затем такие листы распечатываются и сшиваются.
  2. Заводится файл «кассовая книга» и регистрируется в ПО.

По первому варианту отчет происходит ежедневно, листки распечатываются и хранятся. В конце календарного года сшиваются в кассовую книгу. Как это делается? Проверяется корректность всех данных, бланки собираются в ровную стопку и сшиваются обычной швейной иглой. Узелки от нитки должны быть сзади, при этом заклеены маленькими бумажными треугольниками.

Второй вариант не нужно распечатывать, этот файл остается только в электронном виде в специальной программе. Организация должна иметь такое техническое средство, которое защищает информацию от неразрешенного доступа и от потери данных. Кроме того, не должно быть никаких ошибок. Контролируется ведение электронной кассовой книги полностью бухгалтерией предприятия.

Электронный документ также необходимо подписывать электронно. Как это сделать, указано в требованиях Федерального закона №63 от 2011 года.

Виртуальный файл отличается внешне от журнала формы КО-4, однако содержит в себе все графы.

Вручную

Кассовая книга продается в готовом виде. Состоит из трех частей:

  1. Лицевая (обложка и титульный лист).
  2. Внутренняя (основная часть книги).
  3. Завершающая (последний листок, где поставлены подписи ответственных лиц).

Обязательно нужно заполнить титульный листок, который содержит данные организации:

  1. Название юридического лица и структурного подразделения.
  2. Уникальный числовой код субъекта хозяйствования.
  3. Указание текущего года.

Внутри книги каждая страница составлена по такой структуре:

  1. «Касса за». В этой графе нужно написать текущую дату, за которую ведется отчет.
  2. «Номер». Указывается номер ПКО или РКО.
  3. «Лист». Порядковый номер страницы.
  4. «От кого и кому». ФИО человека, которому выдаются денежные средства. Также обязательно указать того (кассир или название организации), кто выдает финансы.
  5. «Приход». В этой графе указывается сумма средств по ПКО.
  6. «Расходы». Аналогичная предыдущей графа, только отчетная сумма указывается исходя из данных РКО.
  7. «Итого». Суммируются все поступления и расходы финансов.
  8. «Остаток». Указание суммы в общей сложности за рабочую смену, которая остается на следующий день.

Также есть необязательные графы. Это «Номер субсчета» и «Перенос», который используется, когда места для отчета на одной страницы не хватает. Каждый лист заверяется старшим по смене кассиром и главным бухгалтером. Первый подтверждает передачу документов и материальных средств, а второй заверяет их получение.

Кроме того, все листы нумеруются, книга прошнуровывается и скрепляется печатью. В конце журнала – указание страниц и подпись руководства и бухгалтерии.

Заполняется кассовый документ обычной шариковой ручкой под копирку, так как копия отдается на проверку главному бухгалтеру. Важно заметить, что у этих двух экземпляров должна быть идентичная нумерация. Занесение данных в журнал проводится сразу после прихода и расхода денежных средств, что подтверждается первичными кассовыми документами.

Подсчет всех сделок проводится в конце рабочего дня кассира, при этом сразу же подсчитывается выручка (все ли сходится).

После указания остаточной суммы на следующий день бланк заверяется и с подтверждающими документами (ПКО и РКО) отдается на проверку бухгалтеру.

Если допущена ошибка, нужно аккуратно ее исправить. Для этого:

  1. Зачеркнуть неправильную информацию.
  2. Вписать рядом верные данные.
  3. Кассир и бухгалтер подписывают все исправления.
  4. Запрещено подчищать и пользоваться замазкой.

Если операций совершается очень много и одного журнала на год не хватает, то можно завести продолжение. В таком случае в первой кассовой книге на титульном листе указывается, с какого по какой период года ведется отчетность. Однако следует помнить, даже если вторую часть пришлось заводить в декабре, с наступлением нового года нужно менять документ.

Образец

Рассмотрим на конкретном примере, как заполняется бланк.

  1. В месте, которое специально отведено для названия организации – ООО «Конфетка».
  2. Структурное подразделение – Вольская 74.
  3. Код ОКПО – 12367895.
  4. В отчетном периоде («Кассовая книга на») – 2014.
  5. Касса за – 13 июля 2014.
  6. Лист – 34.
  7. Номер документа – 13.
  8. От кого получено или кому – ООО «Зефир», Виноградов Е. А.
  9. Остаток на начало смены – 10000.
  10. Приход – 9000.
  11. Расход – 5000.
  12. Итого за день по приходу – 19000. По расходу – 5000.
  13. Остаток на конец дня – 6000.
  14. Кассир – Васильева Е.П.
  15. Записи в количестве – два – приходных получил.
  16. Бухгалтер – Морошко А.И.
  17. В конце книги: Пронумеровано и прошнуровано 65 страниц.
  18. Руководитель. Должность – генеральный директор. Подпись и расшифровка – Иванов В. В.
  19. Главный бухгалтер. Подпись и расшифровка – Морошко А. И.
  20. Дата – 2014.

Документы для скачивания (бесплатно)

Ответственные лица

Ответственные лица еще называются должностные. Их всего три:

  1. Старший кассир.
  2. Главный бухгалтер.
  3. Руководитель организации.

Люди на таких должностях ответственны за материальные средства предприятия. Они назначаются, если необходимы проведение и прием платежей, выполнение кассовых расчетов, передача и хранение финансов и ценных бумаг.

Чтобы лицо действительно стало ответственным, руководителю нужно подписать договор с сотрудником. Без него на законодательном уровне работник организации ничего не должен. При смене сотрудника или его увольнении необходимо проведение инвентаризации.

Все ответственные за ведение кассовой книги лица заверяют документ своими личными подписями и расшифровкой.

Кассовая книга ведется ежегодно каждым участником торговли. В ней фиксируются все финансовые сделки. Заполнение производится в двух экземплярах: для кассира и бухгалтера. Возможен вариант не только ручного ведения, но и через компьютер в специальной программе.

Типичные ошибки при формировании кассовой книги в 1С и порядок ее заполнения представлены на данной инструкции.

Кассовая книга

Основным регистром у хозяйствующего субъекта по осуществлению расчетов в наличной форме является кассовая книга, составление которой возлагается на кассира, при его отсутствии – на определенное должностное лицо. Периодически главный бухгалтер должен проверять правильность заполнения и само ведение кассовой книги, так как именно этот документ чаще всего запрашивают при проверках.

Оглавление статьи

Когда, зачем и с какой целью применяется кассовая книга

Порядок ведения кассовых операций регулирует все основные моменты по составлению кассовой книги. Ее обязаны заполнять все предприятия, а также предприниматели, за исключением ИП, применяющих упрощенный вариант ведения учета.

Этот регистр открывается в начале каждого года. В отчетном периоде в него вносятся данные ежедневно при наличии движения операций по кассе. Если кассовые документы не оформлялись в течение дня, лист книги не заполняется. Данное правило распространяется и на дни праздника и выходные. По окончании года книга закрывается.

Кассовая книга служит основным обобщающим документом, в котором ежедневно отражаются все кассовые бланки по приходным и расходным операциям. Также в ней определяются остатки денег на начало и конец дня. Это очень важный момент, так как в это время происходит проверка соблюдения лимита хранения наличности в кассе. При его превышении кассиру необходимо осуществить сдачу наличности в банк. Нарушение этого ограничения грозит организации штрафными санкциями.

Если компания имеет филиалы, то этот регистр должен вестись по каждому из них. При этом выделенные на самостоятельный баланс подразделения, заполняют книгу, а копии ее листов передают основному предприятию. Для подразделений, не имеющих своего баланса, необходимо сдавать оригиналы листов книги, а копии оставлять себе.

Внимание! Законодательство требует от организаций, совмещающих собственную деятельность с агентской, вести несколько кассовых книг.

Порядок ведения кассовых операций

Госстатом утверждена стандартная форма КО-4. Как правильно вести кассовую книгу должны знать и те, кто ее составляет, и те, кто проверяет.

Хозяйствующий субъект имеет право заполнять ее вручную, используя журнал, приобретенный в типографии, или автоматически, с помощью специализированных программ. Во втором случае ежедневно распечатываются отчеты кассира, а сам регистр воспроизводится на бумаге в конце года с указанием общего количества листов.

В любом случае, все листы книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, и скреплены печатью и подписью директора компании.

В кассовую книгу, заполненную от руки, можно вносить исправления. Они должны быть завизированы кассиром и главным бухгалтером. Если ошибки влияют на остаток денег, то лист аннулируется и заполняется новый.

В начале каждого дня кассир переносит остаток денег в кассе с предыдущего дня. По мере совершения операций, он отражает все приходные кассовые ордера (ПКО) и расходные кассовые ордера (РКО), а также приравненные к ним документы в этом регистре. При завершении дня или смены работник подсчитывает обороты и выводит остаток на конец дня. Вместе с отчетом кассира он передает все оформленные ПКО и РКО за день в бухгалтерию, подтверждая отчет своей подписью.

Бухгалтер принимает его, сверяет все приложенные документы и расписывается в регистре.

Сама кассовая книга хранится в кассе предприятия до конца года.

Образец заполнения кассовой книги

В первую очередь оформляется обложка кассовой книги. На ней нужно указать название фирмы, ее код согласно справочнику ОКПО. Если документ относится к конкретному структурному подразделению, то его название записывается в соответствующей графе, иначе — ставится прочерк.

Чуть ниже проставляется календарный год, за который ведется регистр.

Строение листа кассовой книги может быть двух видов — с горизонтальным или вертикальным расположением. У них различается принцип заполнения.

На листах с вертикальным расположением, все данные за один день располагаются на одной странице. При этом отчет кассира формируется двумя способами:

  • На следующем листе кассовой книги с его последующим удалением. Обе страницы нумеруются одинаково, а заполнение происходит через копирку шариковой ручкой.
  • На чистом вкладном листе. При этом на нем от руки делается запись «Отчет кассира за..». Заполнение производится через копирку. Все страницы книги нумеруются по порядку.

На листах с горизонтальным расположением вторая страничка без разлиновки подгибается вовнутрь. Между половинками прокрадывается копировальная бумага. Для заполнения обратной стороны вторую половинку загибают в другую сторону. Обе части нумеруются один номером. После заполнения вторая отрывная часть удаляется и подшивается к кассовым документам.

Заполнение листа кассовой книги в каждом случае не отличается и происходит следующим образом:

В верхней части страницы проставляется число, за которое заполняется лист, и его порядковый номер.

Затем переходят к внесению записей в табличную часть. Можно записывать все документы по приходу, а потом все расходные.

В поле «Остаток на начало дня» вносится переходящий остаток в кассе. Он обязательно должен совпадать с остатком на конец дня, указанным на предыдущем листе.

Затем построчно вносятся записи о кассовых документах.

В графе 1 указывается название и номер документа.

В графу 2 вносится Ф.И.О. лица или наименование фирмы, с которыми произошла операция движения денег по кассе.

В графе 3 записывается код бухгалтерского счета, соответствующий операции.

В графах 4 и 5 указывается сумма прихода или расхода денег, в зависимости от характера операции.

В строке «Перенос» в конце первой половины листа проставляется промежуточная итоговая сумма приходных и расходных операций на данной странице. Все пустые строки, оставшиеся на листе, прочеркиваются.

В строке «Итого за день» подводится денежный итог — в графе 4 ставится сумма приходных операций, в графе 5 — расходных.

После этого ниже указывается остаток средств в кассе в конце рабочего дня.

Если в кассе в конце дня находятся деньги, которые предназначены на выдачу зарплаты, стипендии и т. д. – эта сумма записывается отдельно в следующей строке.

Кассир заверяет правильность внесения данных, ставя свою личную подпись.

После этого бухгалтер пересчитывает количество приходных и расходных кассовых документов, приложенных к отчету кассира, указывает их количество в соответствующих строках ниже, после чего сам подписывает этот лист кассовой книги.

Кассовая книга бланк

Кассовая книга бланк скачать Excel.

Кассовая книга бланк скачать Word.

Кассовая книга: как заполнять, если не хватило «строчек» на одной странице и если работают два кассира. Бухгалтер 911, № 22, Май, 2019

Собираемся вести кассовую книгу в электронном виде. Если в рамках одного дня у нас большое количество операций (ПКО и РКО), которое не помещается на одной странице. Следующий лист, на котором будут записи ПКО и РКО за этот же день, — это уже следующий порядковый номер страницы? Или же в рамках одного дня проставляется один и тот же номер страницы, хотя физически их может быть несколько?

В первую очередь следует учесть, что, если книга ведется в электронном виде, программное обеспечение, с помощью которого ведется кассовая книга, должно обеспечивать визуальное отражение и распечатку каждой из двух частей листа кассовой книги («Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира»), которые по форме и содержанию должны воспроизводить форму и содержание кассовой книги в бумажном виде (п. 41 Положения № 148).

Иначе говоря, кассовая книга, которая ведется в электронном виде, должна по форме и по содержанию воспроизводить книгу, которая ведется в бумажной форме.

При этом согласно:

п. 5 пояснений к типовой форме № КО-4 страницы кассовой книги нумеруются автоматически в порядке возрастания с начала года;

п. 39 Положения № 148* — листы кассовой книги нумеруются и прошнуровываются. Количество листов заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера.

То есть нужно отличать листы кассовой книги от страниц. Нечетная и четная страница кассовой книги — это будет один лист (один порядковый номер), но 2 страницы (два отдельных порядковых номера).

Поэтому если для всех записей за день не хватает одной (нечетной) страницы кассовой книги — переходим на следующую (четную) страницу. При этом такая страница будет иметь следующий порядковый номер. Но лист будет один и тот же (кассовый день будет распечатан на одном листе с двух сторон).

При этом подводить итоги по операциям на «первой» нечетной странице, если записи за этот день еще не закончены, считаем, не нужно. Ведь абз. 2 п. 40 Положения № 148 говорит о том, что подытоживать операции кассир должен «ежедневно в конце рабочего дня». При этом п. 3 Пояснения к форме № КО-4 отрывать бланк «Отчет кассира» до окончания операций дня, когда соответствующие операции были в кассовой книге проведены, прямо запрещает.

Далее продолжаем делать записи на следующей (четной) странице кассовой книги (дата та же самая).

На предприятии бывает ситуация, когда в течение одного дня сменяется кассир, кто должен проставлять подпись в кассовой книге на конец рабочего дня? Или в рамках одного дня должно быть две кассовых книги для одного кассира и позже для другого кассира?

Сразу отметим, что согласно п. 39 Положения № 148 каждое предприятие, которое имеет кассовую книгу, ведет одну кассовую книгу для учета операций с наличкой в нацвалюте (без учета обособленных подразделений). Поэтому одновременно нескольких кассовых книг на «гривневую» наличность предприятие вести не может.(ср. 025069200)

Не может быть к ней никаких дополнений (дополнительных листов).

А вот в случае если у вас еще есть и «валютная» наличность (например, для загранкомандировок) — то на каждую иностранную валюту должна быть заведена отдельная кассовая книга (опять же с учетом того, что кассовая книга может заводиться только на 1 календарный год; с каждого нового календарного года должна быть новая кассовая книга).

Кассовая книга и журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов ведутся по каждой иностранной валюте отдельно.

Теперь что касается второй части вопроса — когда в течение одного календарного дня работают два кассира (например, один — утром, второй — вечером). Этот вопрос четко нормативными документами не урегулирован.

На наш взгляд, в таком случае нужно в первую очередь внутренним порядком оприходования наличности (который обязательно должен быть разработан и утвержден на предприятии — п. 12 Положения № 148) прописать, как в таком случае будут взаимодействовать кассиры (как будет происходить передача налички от одного кассира другому, оприходование наличности в течение дня и как будет заполняться кассовая книга в таком случае).

Как таковая инвентаризация с оформлением акта инвентаризации по форме 7 приложения к Положению № 148, в случае когда происходит в течение дня смена одного кассира на другого, не нужна. Ведь согласно Положению № 879** инвентаризация обязательно проводится в случае изменения материально ответственных лиц. У нас же МОЛ не меняются — они одни и те же. Но поскольку на предприятии несколько кассиров, которые работают по очереди, нужно фиксировать факт передачи наличности от одного кассира к другому.

В Положении № 148 (п. 40) сказано, что кассир осуществляет записи в кассовой книге по операциям получения или выдачи наличных денег по каждому кассовому ордеру и расходной ведомости в день ее поступления или выдачи. То есть предполагается, что кассовая книга должна заполняться по мере того, как проводится операция получения/выдачи денег и оформления кассовых ордеров. Иначе говоря, мы не ждем окончания рабочего дня для заполнения кассовой книги.

В случае если в течение дня меняется кассир — каждый кассир заполняет отдельную страницу кассовой книги за свою смену.

Иначе говоря, в начале дня первый кассир заполняет поле «Залишок на початок дня» кассовой книги. В конце своего рабочего дня (смены) он выводит остаток наличности на конец своей смены. Это предусмотрено п. 40 Положения № 148: кассир ежедневно в конце рабочего дня суммирует операции за день, выводит остаток наличных денег в кассе. Поэтому в кассовой книге целесообразно предусмотреть строки:

Каждый кассир заполняет отдельную страницу кассовой книги за свою смену, а общий итог за день выводит кассир, смена которого приходится на окончание дня.

«Разом за зміну»;

«Залишок на кінець зміни» (указывается дата и время)выводится остаток наличности на конец смены кассира;

— «Здав/прийняв» — ставятся подписи первого кассира о сдаче налички и второго о ее принятии.

Второй кассир заполняет следующую страницу кассовой книги, в которой:

— указывает «Залишок на початок зміни» — сумму, которая соответствует остатку на конец смены предыдущего кассира;

— выводит остаток наличности на конец своей рабочей смены «Разом за зміну»; «Залишок на кінець зміни» (указывается дата и время)»;

— заполняет поля «Разом за день»; «Залишок на кінець дня»; «у тому числі на зарплату» и ставит свою подпись (т. е. второй кассир закрывает кассовый день).

Как правильно вести кассовую книгу ИП: правила заполнения

Предприниматели должны вести учет движения денежной наличности наряду с предприятиями других форм собственности. Учет предполагает документальное оформление поступления, выдачи денежных средств, сдачи наличности в учреждение банка.

Обязанность ведения кассовой книги предпринимателями

В 2014 году законодательством внесены изменения в порядок ведения предпринимателями кассовой книги. На основании Указания Центробанка от 11.03.2014г. за № 3211-У ИП освобождены от ведения кассовой книги. Нововведение законодательства не означает отказа от ведения учета наличных денежных средств, но допускает отсутствие точного учета и исключает проверки кассы налоговыми органами.

Требование законодательства состоит в обязательном учете физических показателей деятельности предпринимателя, на основании которых начисляются налоги. Данное указание можно в первую очередь применить к учету специальных режимов налогообложения ИП.

Преимущественное количество активно работающих ИП продолжают вести журнал и оправдательные документы. Если предприятие использует общую систему налогообложения или имеет значительные денежные обороты, неведение кассовой книги может привести к потере данных или, что также вероятно, сокрытию средств недобросовестными сотрудниками.

Прямое указание на отсутствие необходимости вести кассовую книгу предпринимателям на ОСН отсутствует. Кроме того, если ИП имеет зарегистрированную технику ККТ, в этом случае ведение журнала необходимо. Проверка ведения учета ККМ производится одновременно с контролем поступления денежных средств в операционную кассу ИП. Если журнал вести правильно, проверка имеет положительный результат.

Послаблением в учете операций воспользовались только предприниматели, имеющие:

  • малые обороты денежной наличности;
  • отсутствие численности работников;
  • незарегистрированный ККМ, используемый в качестве способа учета движения наличности.

Простота заполнения книги и сопровождающих документов позволяет предпринимателю использовать журнал для контроля операций. Если самостоятельно сложно разобраться в порядке движения документов, подсказать, как правильно заполнять формы, могут специалисты – налоговые консультанты обслуживающих учет компаний.

Отличие кассы от ККМ

В учете денежной наличности различают средства, полученные с использованием контрольно-кассовой техники и операционную кассу предприятия. Если ИП имеет зарегистрированную в установленном порядке ККМ, денежная наличность поступает операционисту с выпиской документа о приеме – чека, иной формы.

По окончании кассовой смены наличность по отчету кассира вносится в операционную кассу предприятия. Кассир оформляет операцию приходным кассовым ордером. При отсутствии официально зарегистрированного ЭКЛЗ денежная наличность может не сдаваться в кассу по окончании рабочего дня (вариант, используемый ИП на ЕНВД при расчетах с населением в розничной торговле).

Общие положения о журнале

Предприниматель может вести только одну книгу. На титульном листе необходимо указать основные реквизиты предпринимателя. Второй экземпляр не допускается и заводится на предприятии только по окончании предыдущего экземпляра. Вести кассовую документацию и книгу поручают одному лицу:

  • Ответственность за ведение документа возлагается на кассира – материально ответственное лицо. С сотрудником, помимо трудового договора, заключается соглашение о полной материальной ответственности.
  • При уходе в отпуск или возникновении иного разрешенного законодательством случая отсутствия вести кассовую документацию разрешается другому сотруднику. Документы и наличность передают правильно, по акту. Право ведения журнала определяется приказом ИП.

При наличии нескольких торговых точек выручка вносится по приходным кассовым ордерам после их закрытия. Если точек значительное количество, допускается взнос в операционную кассу по одному приходному ордеру, составляемому старшим кассиром. К документу прилагается реестр с подробной разбивкой по точкам.

Внимание! Заполнять кассовую книгу необходимо в четкой хронологии событий. Операция должна быть занесена в день движения средств – прихода или расхода.

Журнал может составляться в электронном или ручном варианте. Выбор того, как вести форму, определяется в добровольном порядке и в зависимости от оборотов ИП. Для малых размеров выручки ручная форма не менее удобна, чем электронный вариант.

Ручная форма ведения кассовой книги

При ручном заполнении документ до начала его ведения нумеруется, прошивается и заверяется подписью ИП. При нумерации страниц используется сквозной способ проставления номеров. Если предприниматель использует печать, на скрепляющем прошивку листке ставится печать, конец которой должен попасть на журнал.

При ручном заполнении документа:

  • Исключаются помарки, подчистки и исправления записей. Требование распространяется как на листы кассовой книги, так и на оправдательные формы, подтверждающие движение денежных средств. При возникновении неверной записи лист перечеркивается по диагонали с записью поверх линии в форме «испорчено» или ином аналогичном варианте.
  • По окончании кассового дня бухгалтерский работник должен вывести остатки денежной наличности. Величина остатка переходит на следующий день и служит начальной суммой листа.

В форме указывается количество подшитых приходных и расходных ордеров. Документы первичного учета необходимо вести и подшивать отдельно. Книга состоит из 2-частей – вкладыша и отчета кассира, который подлежит подшивке одновременно с формами первичного учета.

Электронная форма ведения журнала

При электронном ведении документ необходимо распечатывать по периодам. Предприятие в форме ИП самостоятельно определяет периодичность в зависимости от количества документооборота. После распечатывания документа его необходимо сшить и подписать в установленном порядке.

Электронная форма достаточно удобна и имеется во всех сопровождающих учет бухгалтерских программах. Преимущества электронной формы:

  • Отсутствует необходимость подсчета дебетовой и кредитовой части документа с выводом сальдо.
  • Перенос остатков производится автоматически.
  • Нет необходимости нумерации листов. Функция задается автоматически.
  • В программе можно задать правильные проводки для дальнейшего формирования данных.
  • При заполнении нет необходимости записи фамилий, инициалов сотрудников и их паспортных данных для первичного учета. Показатели вносятся единожды в справочники программы.

Если вести форму в автоматическом режиме, исключаются ошибки, на поиск и устранение которых тратится значительное количество времени. Хранение журнала осуществляется по правилам, определенным для форм первичного учета.

Важно! Книга подлежит хранению в течение 5-ти лет. По окончании срока создается комиссия по уничтожению документа и производится утилизация по письменному акту. Акт необходимо продолжать хранить бессрочно.

Заполнение кассовой книги: правила оформления, инструкция, возможные ошибки и примеры

Для ведения учета наличных средств в компаниях используется кассовая книга. Она применяется как фирмами, так и частными предпринимателями. С ее помощью значительно упрощается процедура составления разной бухгалтерской отчетности. Заполнение кассовой книги осуществляется назначенным ответственным специалистом, который наделяется соответствующими полномочиями на основании приказа руководителя фирмы. Обычно он представлен работником бухгалтерии, но некоторые ИП самостоятельно выполняют данный процесс.

Понятие документа

Данная книга представлена финансовой документацией, с помощью которой учитывается движение наличности в компании или у ИП. В ней фиксируется выдача денег или принятие средств.

Ее листы содержат таблицы, которые заполняются в течение каждого рабочего дня при совершении разных финансовых операций.

Для чего нужна кассовая книга?

На основании сведений, содержащихся в этом документе, контролируется финансовое состояние любой компании. Он может использоваться даже налоговиками, занимающимися проверкой компании. Дополнительно книга полезна для руководителя любой фирмы, так как с ее помощью можно легко понять, сколько денег получает компания, а также какое количество средств тратится на те или иные цели.

Кассовая книга является обязательной документацией, причем она представлена в каждой фирме в единственном экземпляре. По закону не допускается ведение сразу нескольких книг, содержащих разные данные.

Кто занимается ведением?

Заполнение кассовой книги может осуществляться от руки или с помощью компьютера. Занимается данным процессом кассир или бухгалтер, назначаемый ответственным за ведение книги с помощью специального приказа. Он представлен материально ответственным лицом. В его обязанности входят следующие действия:

  • грамотное заполнение кассовой книги;
  • выдача и прием денег или иных материальных ценностей и ценных бумаг;
  • принятие и выдача разной подотчетной документации;
  • заполнение доходных или расходных кассовых ордеров, которые требуются при выдаче зарплаты или премий;
  • контроль над разными кассовыми операциями.

Деятельность кассира контролируется со стороны главного бухгалтера предприятия. Если бизнесмен является индивидуальным предпринимателем, то он самостоятельно занимается заполнением этого документа.

Правила заполнения

Каждый человек, назначенный ответственным лицом за заполнение данной документации, должен разбираться в том, как вести правильно кассовую книгу. Для этого учитываются следующие правила и требования:

  • вносятся данные в документацию на основании специальных указаний, выпущенных Центральным банком;
  • допускается вести документ в бумажном или электронном виде;
  • используются для этих целей исключительно бланки, обладающие строго установленной формой;
  • не допускается пользоваться собственной формой, разработанной работниками отдельной фирмы, так как по закону нужно применять единый формат;
  • начинается новая книга ежегодно, поэтому в конце года с ее помощью можно определить, какое количество средств было заработано и потрачено компанией;
  • важно грамотно нумеровать каждый лист книги, поэтому пропуск страниц является грубым нарушением;
  • все страницы обязательно сшиваются, а в конце прописывается количество имеющихся листов;
  • на документе ставится подпись директора предприятия, а также печать компании;
  • если книга ведется в печатном виде, то делается сразу два одинаковых экземпляра.

Во время ведения документации ответственное лицо должно стремиться к тому, чтобы отсутствовали какие-либо помарки, ошибки или исправления.

Особенности для электронных книг

Все реже осуществляется заполнение кассовой книги вручную, так как многие компании предпочитают переходить на электронный документооборот. Поэтому и этот документ заполняется в электронном виде. Чтобы выполнить этот процесс грамотно, учитываются следующие правила:

  • как только документ будет полностью заполнен, он обязательно распечатывается;
  • распечатанная документация сшивается и скрепляется подписью директора фирмы;
  • если в фирме ответственное лицо занимается ведением кассового реестра в электронном виде, то допускается оформлять книгу поквартально;
  • записи должны вноситься ежедневно назначенным лицом;
  • обязательно указывается в начале дня остаток денег на счете, а в конце дня подводится итог на основании проведенных операций за один день работы;
  • любые операции, реализуемые в течение дня, обязательно указываются в книге.

К преимуществам использования электронного варианта относится то, что если кассир по разным причинам допустит какую-либо ошибку, то ее можно будет легко и оперативно исправить.

Инструкция по заполнению

Если кассир плохо разбирается в этой работе, то он должен изучить пример заполнения кассовой книги. На самом деле процедура считается оперативной и простой. Для этого нужно только следовать правильной инструкции:

  • начинается книга с титульного листа, где указывается общая информация о предпринимателе или компании;
  • указываются личные данные ИП, представленные его Ф.И.О., датой рождения и паспортными данными;
  • если заполняется документ в компании, то приводится ее наименование, юридический адрес и другие значимые реквизиты;
  • на титульном листе указывается период, за который ведется документация;
  • далее заполняются обычные листы книги, предназначенные для внесения сведений обо всех операциях, реализуемых в течение рабочего дня;
  • каждый листок имеет две части, которые могут легко отрываться;
  • сверху приводится дата внесения сведений, а также номер листка;
  • дальше располагается таблица, в которой имеется 5 столбиков;
  • в таблице указывается номер документа, субъект, от которого были получены деньги или которому были выданы средства, номер счета, а также размер прихода и расхода;
  • в конце приводится остаток на начало и конец дня;
  • если после заполнения таблицы остаются пустые строки, то они должны перечеркиваться с помощью большой буквы Z, чтобы в будущем невозможно было внести какие-либо недостоверные сведения в кассовую книгу;
  • в конце листа ставится подпись кассира, занимающегося ведением документации.

Образец заполнения кассовой книги можно изучить ниже.

Правила исправления сведений

Нередко в процессе ведения документации ответственные лица допускают какие-либо ошибки. Заполнение кассовой книги считается простым процессом, но всегда существует вероятность, что будут внесены неправильные сведения. В официальной документации не приветствуются разные описки или опечатки, а также исправления.

Любое исправление может признаваться в компании нарушением, поэтому за него ответственное лицо может привлекаться к дисциплинарной ответственности. Допускаются только мелкие ошибки, которые не связаны с указанными суммами и не влияют на подводимый итог. Как исправить ошибки? Для этого учитываются следующие правила:

  • неверные данные просто зачеркиваются;
  • сверху пишутся верные сведения;
  • правильно исправленная ошибка заверяется подписью ответственного кассира и бухгалтера, который занимается проверкой документации;
  • если же выявляются ошибки, связанные с размером остатка, то полностью перечеркивается лист, имеющийся в книге, после чего ставится отметка о его аннулировании;
  • после зачеркивания одного листа производится заполнение второго листа.

Именно кассир несет ответственность за правильность заполнения документа, поэтому если им допускаются серьезные ошибки, то важно составить специальную служебную записку на имя главного бухгалтера компании. Данная записка рассматривается специально созданной комиссией, после чего вносятся нужные изменения. Бухгалтер формирует справку о внесенных корректировках. Только после этого производится аннулирование страницы.

Правила сшивания

Кассир, назначенный в качестве ответственного за ведение документации, должен разбираться не только в правилах заполнения кассовой книги, но и в особенностях ее сшивания. Все листы обязательно нумеруются и прошиваются. Для этого используются качественные специальные нитки. После их завязывания они должны находиться с обратной стороны документа.

К узлу приклеивается небольшая бумага, содержащая информацию о количестве листов. Информация заверяется печатью компании, после чего лист подписывается директором.

Особенности ведения

Индивидуальные предприниматели могут не заниматься ведением кассовой книги, но они должны вести учет своих расходов и доходов. Поэтому наиболее актуально для этого воспользоваться именно этим документом. Если бизнесмен пользуется кассовой книгой, то он обязан следовать правилам ее оформления. Не требуется указывать лимит остатка кассы, а также предпринимателями не составляются кассовые ордера.

Компании обязаны следовать всем требованиям, предъявляемым к этой документации. Если будут иметься ошибки или нарушения, то это может стать основанием для более тщательной проверки со стороны работников ФНС.

Образец заполнения кассовой книги вручную можно изучить ниже.

Можно ли не распечатывать электронный документ?

Компании имеют право вести кассовую книгу в электронном виде без распечатки. В этом случае предприятие полностью переходит на электронный документооборот. В качестве основания для заполнения кассовой книги выступает любая финансовая операция, совершаемая в фирме.

Возможность вести документацию исключительно в электронном виде появляется только после покупки компанией определенных технических средств. Именно они обеспечивают защиту данных от мошенников и хакеров. При их использовании гарантируется, что ответственное лицо никаким образом не сможет допустить ошибку. Дополнительно документация защищается от потери сведений.

Все электронные образцы книги непременно подписываются с помощью электронной подписи, которая должна отвечать условиям ФЗ № 63. Электронная версия немного отличается от бумажного документа по внешнему виду, но в ней содержатся те же строки и столбцы.

Если предприниматель принимает решение перейти полностью на электронную версию книги, то он должен подготовиться к серьезным тратам, связанным с приобретением дорогостоящего оборудования. Выбранный кассир должен уметь работать с этой техникой.

Заключение

Кассовая книга ведется любой организацией, но ИП могут не заполнять эту документацию, хотя она обеспечивает легкость и оперативность учета. Документация может вестись в электронном или бумажном виде. Она содержит данные обо всех финансовых операциях, совершаемых в течение каждого рабочего дня.

При наличии ЭЦП и специальной техники можно вести документ исключительно в электронном виде, поэтому не возникает необходимости распечатывать его на принтере.

Кассовая книга

— бухгалтерия

Кассовая книга — это книга исходных записей, в которой подробно регистрируются операции, относящиеся только к денежным поступлениям и платежам. Когда наличные деньги получены, они вносятся в дебетовую или левую часть. Аналогичным образом, когда выплачиваются наличные, они записываются в кредит или в правую часть кассовой книги.

Кассовая книга, хотя и служит целям кассовой книги исходной записи, а именно кассовой книги, на самом деле представляет собой кассовый счет в бухгалтерской книге, отдельно связанный для удобства.Это больше бухгалтерская книга, чем журнал. Это журнал, так как в нем хронологически фиксируются кассовые операции. Это бухгалтерская книга, поскольку она содержит секретные записи всех кассовых операций. Остатки кассовой книги отражаются в пробном балансе и балансе.

Ваучеры:

Для каждой записи в кассовой книге должен быть соответствующий ваучер. Ваучеры — это документы, подтверждающие оплату и квитанции. При получении денег плательщику обычно выдается распечатанная квитанция, но корешок или его копия остается у кассира.Копии квитанций называются дебетовыми чеками, и они поддерживают записи, появляющиеся на дебетовой стороне кассовой книги. Аналогичным образом, когда производится платеж, получатель получает квитанцию. Эти квитанции известны как кредитные ваучеры. Все дебетовые и кредитные ваучеры имеют последовательную нумерацию. Для удобства количество ваучеров указано рядом с соответствующими записями. Для этого с обеих сторон кассовой книги предусмотрены столбцы.

Балансировочная кассовая книга:

Кассовая книга уравновешивается в конце заданного периода путем внесения излишка дебета на стороне кредита как «по уменьшенному сальдо», чтобы обе стороны пришли к согласию.Затем сальдо отображается на дебетовой стороне с помощью надписи «Снизить баланс», чтобы начать следующий период. Поскольку никто не может заплатить больше, чем он фактически получает, кассовая книга, учитывающая только наличные деньги, никогда не может показать кредитовый баланс.

Формат:

Вот простой формат кассовой книги:

Дата

Сведения

Л.Ф.

Сумма

Дата

Сведения

Л.F.

Сумма

Кассовая книга с одной колонкой :

Определение и объяснение:

Кассовая книга с одной колонкой регистрирует только кассовые поступления и платежи.Он имеет только по одному денежному столбцу на каждой из дебетовой и кредитной стороны кассовой книги. Все кассовые поступления вводятся на дебетовую сторону, а денежные выплаты — на кредитную.

При составлении кассовой книги с одной колонкой следует иметь в виду следующие моменты:

  1. Страницы кассовой книги вертикально разделены на две равные части. Левая часть предназначена для записи квитанций, а правая — для записи платежей.

  2. Быть кассовой книгой с остатком, перенесенным из предыдущего периода, или с того, что мы начинаем.Он отображается вверху слева как «Балансировать» или «В капитал» в случае нового бизнеса.

  3. Запишите операции по дате.

  4. Если на счет поступила какая-либо сумма наличных денег, название этого счета вводится в столбец с подробностями под словом «Кому» в левой части кассовой книги.

  5. Если какая-либо сумма оплачивается по счету, название счета записывается в колонке с подробностями под словом «By» в правой части кассовой книги.

  6. Он должен быть сбалансирован в конце данного периода.

Размещение:

Сальдо на начало периода не проводится, но другие записи, появляющиеся на дебетовой стороне кассовой книги, проводятся по кредиту соответствующих счетов в бухгалтерской книге, а записи, появляющиеся на кредитной стороне кассовой книги, проводится по дебету соответствующих счетов в бухгалтерской книге.

Формат одноколоночной кассовой книги:

Ниже приведен формат кассовой книги в одну колонку:

Дата

Сведения

Л.F.

Сумма

Дата

Сведения

Л.Ф.

Сумма

Пример:

Запишите следующие операции в простую кассовую книгу и проведите в бухгалтерскую книгу:

1991

янв.1

Наличными

15 000

«6

Купленные товары за наличные

2 000

«16

Получено от Акбара

3 000

«18

Выплачено Бабару

1,000

«20

Продажа за наличный расчет

4 000

«25

Платный за стационарный

60

«30

Выплачено по заработной плате

1,000

«31

Приобретена офисная мебель

2 000

Решение:

Кассовая книга

Дата

Сведения

Л.F.

Сумма

Дата

Сведения

Л.Ф.

Сумма

1991

1 января

16

20

На баланс б / д

К Акбару

К продаже а / с

На баланс б / д

15 000

3 000

4 000

22 000

15 940

янв.6

18

25

30

31

По закупкам а / с

По Бабару

Стационарный

По зарплате а / с

Мебель с кондиционером

Баланс к / д

2 000

1,000

60

1,000

2 000

15 940

22 000

Акбар

1991
янв.16


Наличными

Кассовая книга с двумя столбцами или Кассовая книга с двумя столбцами — это книга, состоящая из двух отдельных столбцов на дебетовой и кредитной стороне для учета наличных денег и дисконта. Во многих случаях трейдер обычно разрешает или получает небольшую надбавку за счет взносов или в счет них. Эти скидки предназначены для своевременного урегулирования счетов. В некоторых сферах деятельности почти все поступления или платежи сопровождаются такими скидками, и во избежание ненужных проводок в кассовой книге вводятся отдельные столбцы для записи полученных или разрешенных скидок.Эти столбцы скидок являются столбцами только для меморандумов. Они не формируют дисконтный счет. В столбце скидок на дебетовой стороне кассовой книги будут регистрироваться разрешенные скидки и скидки по полученным кредитам.

Сообщение:

Кассовые столбцы будут разнесены так же, как и кассовые книги с одним столбцом. Но что касается столбца скидок, то каждая разрешенная позиция (сторона доктора кассовой книги) будет проводиться в кредит соответствующих лицевых счетов. Аналогичным образом каждая полученная скидка будет проводиться по дебету соответствующего лицевого счета.Итоговая сумма в столбце скидки на дебетовой стороне кассовой книги будет разнесена на дебетовую сторону дисконтного счета в бухгалтерской книге, а сумма в столбце скидки на кредитной стороне кассовой книги — на кредитной стороне дисконтного счета. Столбцы скидок не сбалансированы, как столбец денежных средств в кассовой книге столбца буксировки.

Формат двухколоночной кассовой книги:

Дебетовая сторона Кредитная сторона

Дата Сведения В.№ L.F. Скидка Наличные деньги Дата Сведения В.Н. L.F. Скидка Наличные деньги

Пример двухколоночной кассовой книги:

Из следующих транзакций напишите двухколоночную кассовую книгу и проведите ее в бухгалтерскую книгу:

»
1991
Янв.1 Наличные $ 2 000
«7 Получено от Riaz & Co. $ 200; допустимая скидка $ 10
«12 Продажа за наличные 1000 долларов США
«15 Выплачено сыновьям Захура 500 долларов; полученная скидка $ 15
«20 Купил товар за наличные 300 $
«25 Получено от Салмана 500 долларов; допустимая скидка $ 15
«27 Выплачено Hussan & Sons 300 долларов.
«28 Купил мебель за наличные 100 $
«31 Оплаченная аренда $ 100

Решение:

Кассовая книга

Дебетовая сторона Кредитная сторона

Дата Сведения В.Н. L.F. Скидка Наличные деньги Дата Сведения В.№ L.F. Скидка Наличные

1991
1 января
«7
» 12
«25

1991
1 фев


Для балансировки б / д
В Riaz & Co.
Для продажи а / с
Салмана

Для балансировки б / д

10

15


2,000
200
1,000
500

1991
5 января
«20
» 27
«28
» 31


By Zahoor & Sons
При покупке a / c
By Hussan & Sons
By Furniture a / c
By Rent a / c
By Balance c / d

15

500
300
300
100
100
2400
25 3,700 15 3,700

2,400

Riaz & Co.

1991
7 января


Наличными
Скидкой

$
200
10

Счет продаж

1991
12 января


Наличными

$
1,000

Счет Salman


1991
янв.25


Наличными
Скидкой

$ 908 47 500
15

Счет Бабар

1991
18 января


К оплате

$
1 000



Захур Счет

1991
15 января


К оплате
Скидка

$ 908 47 500
15



Счет покупок

1991
янв.20


К оплате

$ 908 47 300



Hussan & Sons

1991
27 января


К оплате

$ 908 47 300



Мебельный счет

1991
янв.28


К оплате

$
100



Счет аренды

1991
31 января


К оплате

$
100



Учетный счет

1991
янв.31


К разным товарам по кассовой книге

Кассовая книга с тремя столбцами или Кассовая книга с тремя столбцами — это кассовая книга, в которой с каждой стороны по три столбца — дебетовая и кредитная. Один используется для записи кассовых операций, второй — для записи банковских операций, а третий — для записи полученной и уплаченной скидки.

Когда трейдер ведет банковский счет, возникает необходимость регистрировать суммы, внесенные в банк, и снятия с него.Для этого с каждой стороны кассовой книги добавлен один дополнительный столбец. Одно из основных преимуществ трехколоночной кассовой книги заключается в том, что она очень полезна для бизнесменов, поскольку позволяет быстро отображать наличные деньги и банковские депозиты

Написание трехколоночной кассовой книги:

Начальное сальдо:

Поместите начальное сальдо (если есть) по наличным деньгам и наличным в банке на дебетовую сторону в столбцах кассовой книги и банка. Если начальное сальдо является кредитовым сальдо (овердрафт), то оно будет помещено в кредитную часть кассовой книги в столбце банка.

Получен чек / чек или наличные:

Если чек получен от любого лица и внесен в банк в тот же день, он будет отображаться на дебетовой стороне кассовой книги как «Человеку». Сумма будет отображаться в столбце банка. Если полученный чек не будет депонирован в банк в тот же день, сумма появится в столбце «Кэш». Полученные денежные средства будут отражаться в колонке наличных в обычном порядке.

Оплата чеком / чеком или наличными:

Когда мы производим оплату чеком, в графе кредита будет указано «На лицо», а в графе банка будет указана сумма.Если оплата производится наличными, она фиксируется в обычном порядке в графе «Кэш».

Contra записей:

Если сумма вводится на дебетовой стороне кассовой книги, а точная сумма снова вводится на кредитную сторону того же счета, это называется «контрзачетом». Точно так же сумма, указанная на стороне кредита счета, также может иметь контрольную запись на стороне дебета того же счета.

Контракты принимаются, когда:

  1. Наличные деньги зачисляются в банк офисом: Это оплата наличными и чек в банке.Поэтому введите на стороне кредита столбец «Банком», а на стороне дебета — столбец «К оплате». Причина внесения двух записей заключается в соблюдении принципа двойной записи, которая в таких транзакциях завершается, и, следовательно, проводка этих позиций не требуется. Такие записи отмечаются в кассовой книге буквой «С» в столбце

    фолио.
  2. Чек выписан для использования в офисе: Это оплата через банк и получение наличными. Таким образом, введите на дебетовой стороне столбец «В банк», а на стороне кредита — столбец банка «Кассы».

Разрешенные банковские сборы и проценты:

Банковские сборы отображаются на стороне кредита, в столбце банка «Банковские сборы». Разрешенные банковские проценты отображаются на стороне дебета, в графе банка «На проценты».

Сообщение:

Метод разноски трехколоночной кассовой книги в бухгалтерскую книгу следующий:

  1. Начальное сальдо кассовой наличности и наличных денег в банке не проводится.

  2. Contra Записи, отмеченные буквой «C», не публикуются.

  3. Все остальные позиции по дебету будут проводиться по кредиту соответствующих счетов в бухгалтерской книге, а все другие позиции по кредиту будут проводиться по дебету соответствующих счетов.

  4. Что касается скидок, то общая разрешенная скидка будет проводиться по дебету дисконтного счета в бухгалтерской книге, а сумма полученной скидки — по кредитной стороне дисконтного счета.

Формат трехколоночной кассовой книги:

Дебетовая сторона Кредитная сторона

Дата Сведения В.№ L.F. Скидка Наличные деньги Банк Дата Сведения В.Н. L.F. Скидка Наличные деньги Банк

Пример трехколоночной кассовой книги:

1 января 1991 г. кассовая книга Noorani Stores показала дебетовый остаток наличных денег в размере 1 550 долларов США и банковского счета в размере 13 575 долларов США.В течение января были проведены следующие сделки.

1991
1 января Куплена офисная машинка за наличные 750 долларов; продажа за наличные $ 315
« Внесенные наличные деньги 500 долларов США
«4 Получен от А. Хусана чек на сумму 2550 долларов в счет частичной оплаты его счета
«6 Оплачено чеком за приобретенный товар на сумму 1005 долларов США
«8 Положил в банк чек, полученный от А.Хусан.
«10 Получил от Хаят Хана чек на 775 долларов в счет полного погашения своего счета и предоставил ему скидку в 15 долларов.
«12 Продал товары компании Divan Bros. за 1500 долларов, которые заплатили чеком, депонированным в банке.
«16 Чек выплачен Салману на 915 долларов, получена скидка на 5 долларов
«27 Выплачено Гульзару Ахмаду чеком 650 долларов
«30 Заработная плата выплачивается чеком 1750 долларов США
«31 Положил в банк чек Хаят Хана.
«31 Получил из банка для офиса 250 долларов.

Вам необходимо ввести вышеуказанные операции в кассовую книгу из трех столбцов и сбалансировать ее.

Решение:

Магазины Noorani


Кассовая книга

Дебетовая сторона Кредитная сторона

Дата Сведения В.Н. L.F. Скидка Наличные деньги Дата Сведения В.№ L.F. Скидка Наличные деньги

1991
1 января
«1
» 3
«4
» 8
«10
» 12
«31
» 31

1991
1 февраля


Для сальдирования б / д
Для продажи а / с
Для обналичивания в / с
В хусана
Для обналичивания
Для Хаята Хана
Для продажи а / с
Для снятия наличных
В банк

Для баланса б / д

С

С

С
С

15


1,550
1,315

2,550

775

250


13,575

500

2,550

1,500
775

1991
янв.1
«3
» 6
«8
» 16
«27
» 30
«31
» 31


По офисному оборудованию.
Банком
Покупками
Банком
Салманом
Гульзаром
Заработной платой
Банком
Наличными
Сбалансированными

С

С

С
С

5


750
500

2,550

775

1,865

1,005

915
650
1,750

250
14,330

15 6,440 18 900 5 6,440 18900

1,865

14,330

Счет сбыта

1991
янв.1
«12


Наличными
Наличными

$
1315
1500

А. Хуссан

1991
4 января


Наличными

$
2,550

Хаят Хан


1991
янв.10


Наличными
Скидкой

$ 908 47 775
15

Счет конторского оборудования

1991
1 января


К оплате

$
750



Счет закупок

1991
янв.6


К наличному расчету

$
1,005



Салман

1991
16 января


Обналичить
К скидке

$ 908 47 915
5



Гульзар Ахмад

1991
янв.27


К оплате

$
650



Счет заработной платы

1991
30 января


К оплате

$
1,750



Учетный счет

1991
янв.31


К разным товарам по кассовой книге

$

15

1991
31 января


Разными товарами по кассовой книге

5

Как согласовать кассовую книгу в финансовом учете | Малый бизнес

Кимберли Леонард Обновлено 28 января 2019 г.

Сегодняшний владелец малого бизнеса, скорее всего, использует бухгалтерское программное обеспечение для ведения бухгалтерских книг.Программное обеспечение записывает все транзакции по мере их возникновения, как дебетование, так и кредитование, а затем создает отчеты о том, что остается невыполненным, когда выписка по счету сверяется. Понимание того, как этот процесс работает с кассовой книгой, которая содержит все денежные поступления и платежи, включая банковские депозиты и снятие средств, помогает владельцу бизнеса подтвердить правильность кассовых операций.

Это также необходимо для обнаружения мошенничества и незаконной деятельности. Вам потребуются обновленные бухгалтерские записи и текущая выписка из банка для сверки счета.

Период времени для сверки

Вы должны сверять кассовые книги с выписками в конце каждого банковского цикла. Закрыв бухгалтерские книги с выверкой в ​​конце каждой банковской выписки, работу намного быстрее и проще организовать. Он также информирует вас о непогашенной дебиторской задолженности, которую, возможно, потребуется решить. После получения выписки из банка сопоставьте даты цикла выписки с периодом времени в книгах.

Большинство банковских выписок составляются ежемесячно.Для понимания предположим, что цикл идет с первого дня месяца по 31 день в выписке под рукой. Сопоставьте эту дату со своими бухгалтерскими книгами. Это период, когда вы примиряетесь. Не пытайтесь согласовать элементы, записанные после цикла, потому что банк еще ничего не отправил.

Подтверждение остатка в банке

Вы можете сверять бухгалтерские книги и выписки с помощью формы сверки, загруженной онлайн, или использовать лист бумаги со значениями ваших бухгалтерских книг в левом столбце и значениями банковских выписок в правом.Первое, что вам нужно сделать, это проверить начальный баланс. Если вы правильно сверяли предыдущий месяц, выписка из банка и ваши кассовые книги должны совпадать. Конечный баланс не будет таким же, если все депозиты и снятия не будут опубликованы банком.

Добавление депозитов в пути

Денежные депозиты обычно регистрируются немедленно, но возможна задержка. Если какие-либо денежные депозиты в ваших записях еще не учтены в банковской выписке, примите это во внимание.

Прочие вычеты по сборам и штрафам

Одна из причин, по которой у многих владельцев малого бизнеса нет кассовой книги, заключается в том, что они не нашли времени для вычета банковских комиссий и штрафов. Вычтите их из своих книг на основе информации, предоставленной банком.

Устранение ошибок при ошибках

Если все транзакции были должным образом учтены в процессе сверки, конечные сальдо кассовой книги и выписки должны совпадать. Если это не так, начните проверять каждый депозит, чтобы убедиться, что он был на правильную сумму.Иногда расхождения указывают на то, что кто-то обманным путем изменяет сумму депозита.

Как подготовить кассовую книжку | Small Business

Автор Chron Contributor Обновлено 27 октября 2020 г.

Мелкие наличные — это система, которая финансирует и отслеживает небольшие покупки, такие как плата за парковочные счетчики, которые не подходят для оплаты чеками или кредитными картами. Книга мелкой кассовой наличности — это бухгалтерская книга, которая ведется в фонде мелкой кассы для записи сумм, которые добавляются к его балансу или вычитаются из него.Мелкие денежные средства должны быть частью общей системы бухгалтерского учета, которая документирует, как ваш бизнес перемещает средства между одним счетом и другим и как он тратит свои деньги.

Информация о покупках

В магазинах и в Интернете есть множество примеров книжек для мелкой кассы и шаблонов книжек для мелкой кассы. На каждом билете запрашивается основная информация. Ваша мелкая кассовая книга позволяет вам записывать соответствующую информацию о сделанных вами покупках. Выделите поле для описаний элементов и используйте это поле для ввода необходимой информации.Например, если вы купили винт в хозяйственном магазине на углу, вы можете отметить, использовалась ли эта покупка для ремонта части инфраструктурного оборудования или как часть продукта, который вы будете продавать напрямую покупателю. Также включите поля для даты и суммы покупки.

Информация о балансе

Мелкая кассовая книга используется для простой системы отслеживания того, сколько денег в настоящее время находится в фонде. Включите поля для расчета текущего баланса и для пересчета этого баланса каждый раз, когда вы снимаете или добавляете в фонд.Эти поля должны обеспечивать основу для простых уравнений, позволяющих вычитать суммы покупок из баланса и добавлять суммы дополнительных денежных вливаний, которые вы делаете для пополнения фонда.

Выверка мелкой кассы

Суммы, которые вы регистрируете в журнале регистрации мелкой кассы, и баланс, который вы рассчитываете каждый раз, когда вы добавляете или удаляете средства, должны соответствовать сумме, которая остается в поле после совершения транзакции. Протоколы вашей мелкой кассовой книги должны включать систему проверки того, что средства были добавлены и вычтены точно и честно.Например, запланируйте подсчет средств и сверку их с суммами в своей мелкой кассовой книге каждый раз, когда вы добавляете наличные.

Важно иметь внутренний контроль для вашей системы мелкой кассы, чтобы предотвратить злоупотребление системой или кражу. «Храните мелкие деньги в безопасности и предоставляйте доступ только доверенным людям», — говорит Signature Analytics. Прежде чем предоставлять кому-либо доступ, убедитесь, что у вас есть надлежащее обучение системе и использованию мелкой наличности.

Интеграция счетов

Информация в вашей мелкой кассовой книге является частью более крупной системы бухгалтерского учета, которая объясняет финансовую деятельность вашей компании для целей налогообложения, а также дает отзывы об эффективности и прибыльности.Периодически объединяйте информацию в своей мелкой кассовой книге с записями в вашей общей системе бухгалтерского учета, перечисляя суммы покупок в соответствующих категориях и используя эти цифры для компенсации прибыли.

Мичиганский технический университет рекомендует хранить и отправлять все оригиналы квитанций / чеков, особенно если ваш бизнес достаточно велик, и над счетами работают несколько человек. Также ведите записи о том, как вы получили средства, которые вы использовали для начала, и пополните свои мелкие денежные средства, например, сняв наличные в банке.

Типы и их подготовка (с образцом)

Прочтите эту статью, чтобы узнать о следующих типах кассовой книги и ее подготовке, а именно: (1) Простая кассовая книга, (2) Кассовая книга с двумя столбцами и (3) Кассовая книга с тремя столбцами.

1. Простая кассовая книга:

Это простейшая форма кассовой книги, которая используется на предприятиях, где платежи производятся и принимаются в основном наличными и где обычно не предоставляется или не предоставляется скидка при оплате наличными. Однако, если есть какие-либо операции со скидкой или чеком, они регистрируются на отдельном счете в бухгалтерской книге.Простая кассовая книга работает как обычный денежный счет.

Размещение:

Все позиции на дебетовой стороне кассовой книги проводятся по кредиту, а позиции по кредиту — по дебету соответствующих счетов главной книги. Кассовая книга балансируется регулярно, в основном ежедневно, и баланс должен быть равен наличным деньгам. В кассовой книге всегда будет отображаться только дебетовый остаток.

Иллюстрация 1 :

Введите в кассовую книгу следующие операции:

Решение :

2.Кассовая книга с двумя столбцами:

Кассовая книга этого типа имеет два столбца, а именно столбец кассовый и дисконтный. Обычно скидка при оплате наличными предоставляется или предоставляется при оплате. Значит, необходимо зафиксировать этот факт в том же месте, где фиксируется кассовая операция.

Этот тип аналогичен простой кассовой книге, за исключением того, что по одному дополнительному столбцу с каждой стороны предоставляется для записи скидки при оплате наличными. Поскольку скидка является номинальным счетом, допустимая скидка в качестве убытка отображается на стороне дебета, а полученная скидка в качестве прибыли отображается на стороне кредита.

Иллюстрация 2:

Введите следующие операции в двухколоночную кассовую книгу:

Решение:

Примечание. Транзакция 18 -го марта опускается, потому что это кредитная транзакция [покупка в кредит].

3. Трехколоночная кассовая книга:

В наше время банковская привычка стала настолько распространенной и настолько удобной и безопасной, что большое количество крупных платежей производится и принимается через чеки.В таких случаях удобнее использовать столбец «Кассовая книга с банком» в дополнение к столбцам «Касса» и «Скидка». Такой тип кассовой книги известен как трехколоночная кассовая книга. В такой кассовой книге столбцы кассы и банковские столбцы представляют собой кассовый счет и банковский счет соответственно.

Contra Entries:

Когда транзакция затрагивает обе стороны кассовой книги, такая транзакция вводится с обеих сторон и называется контр-вводом. Например, когда наличные деньги депонируются в банк, они вводятся в дебетовую часть кассовой книги путем записи «К наличным» и ввода суммы в столбец банка.

Другая запись относится к кредиту, написано «Банком» и указана сумма в столбце «Наличные».

Когда наличные деньги снимаются в банке, делается обратная запись, т. Е. Путем записи «В банк» на дебетовой стороне и ввода снятой суммы в столбце «Кэш», а другая запись делается на стороне кредита путем написания «Кому». Наличными »и внесением суммы в столбец« Банк »кассовой книги. Ввод буквы «C» в столбце L.F. указывает на такие записи.

Поскольку двойная запись для таких операций завершена в самой кассовой книге, дальнейшая проводка в бухгалтерской книге не требуется.

Правила учета операций в кассовой книге:

1. Все позиции кассовых чеков заносятся в кассовую колонку чековой стороны; наличные платежи на стороне платежа. Скидка разрешена по дебету и скидка, полученная по кредитной стороне кассовой книги [в столбцах скидок].

2. Когда чеки получены от клиентов и немедленно депонированы, они заносятся в столбец банка кассовой книги [дебетовая сторона]. Если они отправляются в банк позже, это становится вкладом денег в банк и, следовательно, записью «против».

Отображается в столбце банка на стороне дебета и столбце наличных денег на стороне кредита.

3. Если компания получает чеки и одобряет их для кредиторов, они включаются в столбцы «Касса» как кассовые поступления и выплаты наличными.

Иллюстрация 3 :

Введите следующие транзакции в кассовую книгу с тремя столбцами и узнайте остатки на 16 января 2002 г .:

Решение:

Иллюстрация 4:

Оформить кассовую книгу с учетными, кассовыми и банковскими столбцами.

Решение:

Базовый учет

Базовый учет

Содержание этого руководства

  1. Что вы используете для учета
  2. Важные сведения о бухгалтерском учете и бухгалтерия
  3. Как использовать банковский счет
  1. Открытие счета
  2. Использование чековой книжки
  3. Внесение денег на счета
  4. Выписки с банковского счета
  1. Как вести ежедневный учет
  2. Как вести ежемесячный учет
  1. Кассовая книга
  2. Кассовая книга
  1. Как составлять годовую финансовую отчетность
  1. Годовая финансовая отчетность и аудит
  1. Как убедиться, что ваши деньги в безопасности

  1. Для чего вы используете бухгалтерию?

Каждая организация должна нести ответственность перед своими членами за использование средства внутри организации.Члены организации размещают свои верят в исполнительную власть, что средства будут использоваться честно для достижения цели организации.

Точно так же, как вам нужно вести записи встреч, писем и членство вы также должны вести учет денег организации. Бухгалтерский учет — это система учета [книг] всех денег, которые вы соберите и все деньги, которые вы потратите

Книги необходимо хранить должным образом по четырем причинам:

  1. Убедиться, что исполнительный комитет и члены организации можно точно понять, что случилось с деньгами организации.
  2. Чтобы помочь организации составить реалистичные планы относительно того, сколько она может потратить и следить за тем, как расходы соотносятся с бюджетом.
  3. Для подотчетности и прозрачности большинство организаций используют общедоступные или донорские деньги и должны показать, как был потрачен каждый цент
  4. В целях безопасности, чтобы избежать потери денег из-за неправильного управления, коррупции или кражи
  1. Важные сведения о бухгалтерском учете и бухгалтерия

Казначей организации обычно несет ответственность за все деньги и должен иметь возможность предоставлять ежемесячные отчеты о деньгах организаций по адресу исполнительные собрания и годовой отчет на годовом Общем собрании акционеров.

Финансовый учет означает, что:

  • Вы регулярно отчитываетесь всем, кто имеет право знать, что организация распоряжается своими средствами.
  • Руководство организации имеет финансовую информацию, необходимо принимать решения о бюджетах и ​​расходах.
  • У вас есть документальное подтверждение получения и выплаты всех денежных средств.

Невозможно подготовить выписки, если у вас нет четкого и четкого точная система бухгалтерского учета.Хорошая система бухгалтерского учета зависит от доказательства. это важно, чтобы вы держали каждый лист бумаги, связанный с деньгами, которые потрачены или собраны.

В ваших книгах должно быть указано:

— все деньги, которые поступают в организацию (сбор средств, пожертвования, банковские проценты, гранты, подписки)
  • Расходы
  • — все деньги, которые тратятся организацией (на например, канцелярские товары, текущие расходы, банковские сборы, мастерские, кейтеринг, средства массовой информации производство, аренда помещений, транспорт и т. д.)
  • Остаток
  • — деньги, которые остаются в конце каждого месяца

    Каждая финансовая операция проходит следующие этапы:

    1. Транзакция происходит, когда деньги потрачены или получены
    2. Сделка записывается на листе бумаги как доказательство того, что она обычно случается выписка, выданная вами на деньги, которые вы получаете, или квитанция, выданная вам поставщиком, за что вы что-то платите.
    3. Затем транзакция записывается в бухгалтерскую книгу, например кассовая книга за все потраченные деньги.
    4. По всем транзакциям делается сводка и ежемесячно утверждение.
    5. Сводка операций за год записывается в годовом утверждение.

    Для ведения точных бухгалтерских книг вам необходимо иметь следующее;

    • Банковский счет с чековой книжкой
    • Система ежедневного учета квитанций и кассовых чеков
    • Система ежемесячного учета с мелкой кассовой книгой и кассовой книгой для учет и анализ доходов и расходов
    • Формат годовой финансовой отчетности

    Остальная часть этого руководства посвящена тому, как делать все вышеперечисленное.

    1. Как использовать банковский счет

    Наличие банковского счета означает, что банк заботится о ваших деньгах и вам не нужно хранить большие суммы наличных денег. Когда вы платите деньги в банк вы делаете депозит, и когда вы снимаете деньги, вы снимаете их со своего счета.

    Лучший банковский счет — это чековый счет, так как тогда вы получите чековая книжка и можете производить большую часть ваших платежей чеком.Если у вас много деньги, которые вы хотите оставить себе на какое-то время, лучше всего открыть инвестицию счет, а также, где вы получите больший процент.

    1. Открытие счета

    Если вы являетесь частью более крупной организации, такой как национальная организация, вы должны следовать национальным руководящим принципам о том, какой банк использовать. это национальным организациям лучше всего использовать один банк, потому что он осуществляет переводы между разными частями организации проще.

    Если вы местная организация, выберите удобный местный банк и откройте аккаунт на имя вашей организации.

    Банк обычно запрашивает копию вашей конституции, чтобы аккаунт может быть на имя вашей организации. Организуйте с банком, что 3 человека смогут подписывать чеки, и что любые двое из подписавших должен подписать любой конкретный чек. Вам необходимо будет предоставить копии удостоверения личности. документы подписавших.

    Казначей должен быть одним лицом, а секретарь и председатель другие два.Каждый раз, когда казначею нужно заплатить кому-то чеком затем он или она должны получить чек, подписанный секретарем или казначеем, как хорошо. Это мера безопасности, потому что тогда 2 исполнительных члена знают, что каждая проверка используется для.

    1. Использование чековой книжки

    Если у вас есть чековый счет, чековая книжка используется для:

    • Снимите деньги со счета:
    вы отнесете подписанный чек в банк на сумму, которую вам нужно снять, а затем банк дает вам наличные
  • Для оплаты своих счетов
  • : вы даете лицу / организации, которой вы должны деньги подписанный чек на эту сумму.Затем этот человек или организация платит вам проверить свой банковский счет. Используйте чеки для оплаты сумм свыше 20 рандов. Любой меньшие расходы, такие как чай или молоко, которые вы можете оплатить из мелких наличных (см. Наличные).

    Когда вы выставляете чек, вы всегда должны заполнять левую часть чек (корешок) как можно подробнее, чтобы показать, что именно эта проверка использовалась для.

    Никогда не выписывайте чек, если у вас нет другого листа бумаги для подтверждения для чего использовался чек, например, счет от кейтеринга Компания.

    Ниже приведен пример формы заявки на получение чека, которую вы должны заполните, чтобы вести четкие записи о том, какие чеки выдаются.

    Проверить заявку:
    Дата __________ Контрольный номер ___________ Сумма _____________
    Чек выписан на: ___________________________________________
    Для чего нужны деньги: __________________________________________
    ____________________________________________
    Запрошен: _______________ Уполномоченным: ______________________
    Приложите счет-фактуру или счет.
    Чеки должны выдаваться только если:
    1. Вы уверены, что деньги организации могут быть потрачены на товар
    2. Вы заполнили форму заявки на получение чека и приложили счет-фактура или счет
    3. Подписавшие чек подписали
    4. Вы заполнили корешок в чековой книжке
    5. В банке достаточно денег
    После оплаты убедитесь, что у вас:
    1. Подать заявку и документы в файле для проверки заявки
    2. Вы записываете операцию в кассовую книгу
    1. Внесение денег на расчетный счет

    Когда вы кладете деньги на свой чековый счет, это называется депозит.Вы идете в банк и заполняете депозитную квитанцию, которую получаете в банк. Банк выдаст вам копию квитанции, и ее нужно хранить в файл для депозитов для ваших финансовых отчетов. Напишите номер квитанции на квитанцию ​​о депозите, чтобы вы могли легко определить, какие деньги вы внесли.

    1. Выписки с банковского счета

    Раз в месяц, обычно в середине следующего месяца, вы получаете банк выписка из банка, в которой записаны все чеки, которые были выпущенных в этом месяце, и всех депозитов, сделанных с вашего учетная запись.Итак, примерно 15 ноября вы получите выписку по счету со всеми ваши чеки и депозиты за октябрь.

    Вам следует использовать выписку из банковского счета, чтобы перепроверить свои финансовые записывает, что все в порядке, и вы должны позволить руководителю увидеть выписка из банка каждый месяц. Убедитесь, что все чеки прошли через банк и что все депозиты зарегистрированы. Также запишите банковские сборы и проценты по расходам и доходам в вашей кассовой книге.

    1. Как вести ежедневный учет

    Самое важное, что вам нужно для ежедневных записей, — это Квитанция для учета доходов и чеки на мелкую кассу для учета мелких затраты.

    1. Квитанция
    — это довольно дешево, их можно купить в местный магазин канцелярских товаров. Когда кто-то передает деньги организации, должен дать ему или ей квитанцию, в которой будет указана сумма, которую они вам дали. Ты отдайте оригинал квитанции человеку и оставьте дубликат в вашем чековая книжка. Получив деньги, сразу же положите их в банк. возможно. Его нельзя использовать в качестве мелкой наличности. Храните депозитную квитанцию ​​как запишите и напишите на нем номер квитанции.Вот пример квитанции:
    Число 2365

    Получено от: …

    Количество:

    Для: ..

    Дата. Ранд центов
    1. Ваучеры для мелких дел
    — всегда нужно иметь при себе немного денег для мелких платежи. Если вам нужно 5 рандов на марки или молоко, вы будете использовать мелкие деньги, чтобы заработать. эти выплаты. Мелкие деньги следует использовать только для оплаты небольших расходов. все остальное проверяйте, так как это намного безопаснее.Исполнительная власть должна решить, сколько денег следует хранить в виде мелкой наличности. Казначей должен использовать чек, чтобы ежемесячно снимать в банке сумму на мелкую наличность. Этот может составлять от 50 до 100 рандов в зависимости от того, какие деньги вы тратите каждый месяц на небольшие вещи.

    Исполнительный орган должен решить, сколько денег должно храниться в мелкой кассе и все, что тратится каждый месяц, должно быть возвращено в кассу казначей. Это называется авансовой системой.

    Вся потраченная мелкая наличность должна регистрироваться в ваучере на мелкую кассу. которые можно дешево купить в магазине канцелярских товаров.Кассовые сборы, кассовые чеки или счета, которые вы получаете при оплате чего-либо, также должны храниться. Эти квитанции должны быть прикреплены к талонам на получение наличных.

    Ваучер на мелкую кассу
    Дата
    Сколько денег было потрачено на Сумма
    Подпись .Имя ..
    Прикрепите кассовый чек.
    1. Как вести ежемесячный учет:

    1. Мелкая кассовая книга

    В конце каждого месяца казначей должен записывать информацию из все купоны на мелкую кассу в кассу.Вы можете использовать обычная школьная тетрадь для мелкой кассы. Сделайте ДВЕ столбца на в правой части страницы под названием ДОХОД и РАСХОДЫ. Вот пример:

    Мелкая кассовая книга за апрель 2001 г.

    Дата

    Детали

    Доход

    Расходы

    ИТОГО

    Остаток: начало месяца [перенесено с прошлого месяца]
    Остаток: конец месяца [предыдущий баланс плюс доход минус расходы] ..

    В разделе ДОХОД впишите сумму, которую казначей снял с банка, и положите в мелкую кассу. Под расходной записью все кассовые чеки. В конце месяца вы также должны сбалансировать мелкую кассовую книгу.

    Для балансирования МКА необходимо:
    1. Сложите столбец расходов, чтобы получить общую сумму. Это называется ВСЕГО РАСХОДОВ.
    2. Сложите остаток на начало месяца плюс доход за месяц.Затем вычтите из этого количество. Это БАЛАНС на конец месяца.
    3. Убедитесь, что остаток равен сумме денег, оставшихся в кассовый ящик.

    После этого казначей должен пойти в банк и снять сумму ниже общей расходы, чтобы в мелкой кассе снова была та же сумма денег. Это должно быть записано в разделе ДОХОД на странице в кассовой книге для следующий месяц.

    1. Кассовая книга

    Кассовая книга — это запись всех денег, которые входят и выходят из вашего банковский счет.Он должен показать, какие деньги вы получили, какие деньги вы потратили и какая сумма осталась. Вы также должны использовать свою кассовую книгу для проверки выписки по счету

    В конце каждого месяца все записи, которые вы ведете, должны регистрироваться в одна книга, называемая кассовой книгой, которую вы можете дешево купить в канцелярских принадлежностях магазин. Вы также можете составить свою кассовую книгу.

    Записи в кассовой книге включают все банковские депозитные квитанции, чеки, квитанции и кассовая книга.Депозитные квитанции — это записи для ДОХОД. Доход также может поступать от других людей, вкладывающих деньги в ваш счет или от процентов, выплачиваемых банком, ищите их в своем банке утверждение.

    Чеки и мелкая кассовая книга являются записями для РАСХОДОВ. Расходы, такие как банковские сборы и дебетовые поручения, будут отображаться в вашем банке. утверждение.

    Доходы и расходы отражаются в кассовой книге. Ты использовать две страницы каждый месяц.Вся левая страница — это доход. кассовой книги, а правая страница — расходная часть кассы. книга:

    Пример доходной части кассовой книги (левая страница)

    Сторона дохода называется стороной дебета. В этом примере пять основные столбцы на левой странице доходов:

    Кассовая книга апрель 2001 г. ДОХОД

    Номер документа

    Дата

    Детали

    Сбор средств

    Пожертвования

    Гранты

    Подписки

    Банк

    ИТОГО

    1. Квитанция или ваучер №
    2. Дата совершения операции
    3. Реквизиты — имя лица или организации, которые дали деньги
    4. Столбцы анализа [те, которые не выделены жирным шрифтом]: это говорит нам, что какой доход это был и это надо записать в правильном разделе.Для пример сбора средств, пожертвований, грантов, подписок.
    5. Столбец банка: укажите сумму каждой позиции в правом столбце, а также в графе банка при внесении денег.

    Прежде чем записывать свою доходную часть кассовой книги, убедитесь, что у вас есть:

    • Выписка из банка за месяц
    • Копий депозита за этот месяц
    • Квитанции о получении денег за этот месяц
    Пример расходной части кассовой книги (правая страница)

    Расходная часть кассовой книги называется кредитной стороной.

    Кассовая книга апрель 2001 РАСХОДЫ

    Контрольный номер

    Дата

    Детали

    Мелкая наличность

    Мастерские

    Стоимость кампании

    Канцелярские товары

    Банк

    ИТОГО

    Все платежи наличными и чеками, а также банковские комиссии должны регистрироваться на страница расходов.В этом примере есть 5 основных столбцов расходов. страница:

    1. Номер чека: фактический номер чека, а не сумма
    2. Дата каждой проверки
    3. Подробнее. Напишите имя человека / организации, которому чек был выписан и для чего использовался чек, например Питание для цеха.
    4. Анализ. Столбцы анализа [те, которые не выделены жирным шрифтом] сообщают вам каковы были ваши расходы, например, текущие расходы, канцелярские товары, транспорт, общественное питание и так далее.Вы должны решить, сколько столбцов вам нужно и какие заголовки, которые нужно использовать для каждого. Убедитесь, что у вас есть основные типы расходы, которые у вас будут в офисе: текущие расходы, канцелярские товары, Мастерские, кампании, разное.
    5. Столбец «Банк»: запишите все снятия средств в банке. Все расходы следует вписать в правую колонку анализа и в колонку банка. Банковские сборы всегда регистрируются по разным статьям.

    Для записи расходной части кассовой книги потребуется:

    • Выписка из банка за месяц
    • Файл чековой заявки
    • Корешки чековой книжки
    Сальдирование кассовой книги — сверка

    После составления кассовой книги вы должны провести линию под каждой стороной и добавить до итогов.Затем вы должны определить баланс того, что у вас осталось. Вы делаете это, записывая следующее:

    Остаток на начало месяца _____________
    Плюс общая сумма дохода за этот месяц _____________
    Промежуточный итог _____________
    Минусовая сумма расходов за месяц _____________
    Остаток на конец месяца _____________

    В следующем месяце ваш конечный баланс станет вашим балансом в начале месяц.

    Суммирование столбцов анализа

    Столбцы анализа говорят нам, какой доход и какие расход там был. Это поможет нам ответить на такие вопросы, как сколько деньги мы получили из провинции или региона за один месяц или сколько мы потратили на эксплуатационные расходы в месяц. Чтобы ответить на этот вопрос, вам нужно иметь итоги для каждый столбец складывается внизу. Когда вы складываете итоги всех столбцов вместе они должны быть такими же, как сумма для столбца банка.

    Выверка банковских счетов

    Вам также следует посмотреть выписку из банка и убедиться, что наличные в книге и в выписке по счету указаны одинаковые остатки. Помните, что ваша кассовая книга может быть раньше вашей банковской выписки, поскольку некоторые люди, возможно, не обналичили чеки, которые вы им выписали. Итак, напишите свою банковскую выверку следующим образом:

    Остаток в выписке из банка: __________
    Минус неоплаченные чеки: __________
    Реальный баланс: __________

    Реальный баланс должен быть таким же, как и в вашей кассовой книге в конце месяца.

    1. Ежемесячный отчет

    Казначей должен предоставлять ежемесячный отчет руководству или руководству. о доходах и расходах организации за предыдущий месяц. Все книги должны быть актуальными для отчета. Казначей должен иметь квитанции, банковские выписки, чековая книжка и корешки, счета-фактуры, мелкая наличность путевки, квитанции и др. при встрече в случае возникновения вопросов.

    1. Как составлять годовую финансовую отчетность и аудит

    В конце каждого года вы должны составлять финансовый отчет для организация, в которой можно дать полное представление о доходах, расходах и баланс за этот год.Доход следует разбить на пожертвования, сбор средств и подписки. Расходы следует разбить на текущие расходы, канцелярские товары, мастерские, кампании и прочее, которое будет включают банковские сборы.

    Казначей должен представить финансовую отчетность ГОСА в виде это облегчает понимание людьми. Напишите резюме на газетной бумаге и объясните, что подразумевается под каждым элементом, например, если вы потратите 500 рандов на эксплуатационные расходы, дайте людям представление о том, каковы были эти затраты.Если вы подняли 5000 рандов в сборе средств дают людям разбивку того, какие события и что способствовали. Также неплохо дать людям копию последней банковской выписки. чтобы они могли сами увидеть баланс.

    Если есть возможность, вам следует организовать для независимого бухгалтера проверять свои книги каждый год, чтобы убедиться, что вы все делаете правильно и чтобы вы могли доказать, что ни одна из организаций не получает деньги был неправильно использован. Аудит стоит денег, поэтому лучше попросить волонтера помочь в этом, например, учитель бухгалтерского учета в местной средней школе могу помочь тебе.

    1. Как убедиться, что ваши деньги в безопасности

    Украсть деньги у организаций очень легко. Это может произойти в количество путей:

    • человек могут снять деньги по чекам, выданным без проверки что надлежащие документы существовали
    • человек могут использовать чеки организаций в личных целях. Это одна из причин, почему очень важно настаивать на том, чтобы два люди должны подписывать каждый чек.
    • человек могут переплатить организации за такие вещи, как кейтеринг, если казначей не проверяет счета и записи, а также проверяет, что семинар или событие действительно произошло, и поставщики провизии предоставили количество еды, за которое они выставили вам счет.
    • человек могут украсть деньги из наличных денег.
    • человек могут принимать пожертвования и класть их в карман, если им не нужно выдавать квитанция

    Очень важно, чтобы казначей брал на себя ответственность за хранение чековой книжки и денег организаций.Он или она должны сделать убедитесь, что каждый произведенный платеж является законным и что для этого существуют документы. Никогда не подписывайте чек и не отдавайте его кому-либо иначе с полномочиями подписи, если вы не совсем уверены, для чего нужен чек. В другие подписанты присутствуют для вашей безопасности и безопасности филиалов вы всегда должны быть одним из подписантов любого чека .. Лучше, если вы оформить чек в их присутствии и подписать его вместе. Только два подписавшие должны подписать, поэтому, если один подписавший болен или уехал другой должен быть там.



    Этот материал нельзя использовать для получения прибыли без разрешение от ЕТУ

    Настройте и ведите свои книги

    Ведение точной финансовой отчетности — это требование закона, позволяющее готовить счета на конец года и налоговые декларации. Хорошо организованная, актуальная и точная финансовая отчетность имеет важное значение для анализа продаж и денежных потоков, управления кредитными ресурсами и контроля запасов.

    Большинство предприятий легко справляются с собственными потребностями в бухгалтерском учете.Компьютерная система является самой быстрой и простой для всех, кроме самых простых предприятий.

    Выбор системы

    Настройка вашей системы

    Запись продаж

    Продажа за наличные

    Покупок

    Покупки за наличные

    Проверка банковских выписок

    Банковская сверка

    1. Выбор системы

    Осознайте ограничения бумажных систем

    • Если финансы вашего бизнеса не очень просты, компьютерная система будет лучше.Ведение и оценка финансовых отчетов в ручном режиме будет стоить вашему бизнесу больше времени и денег.
    • Требования HMRC «Making Tax Digital», которые вводятся постепенно, требуют, чтобы многие компании представляли свои налоговые декларации по НДС и самооценке в режиме онлайн с использованием совместимого программного обеспечения. В конечном итоге это будет применяться ко всем предприятиям, зарегистрированным в качестве плательщика НДС или имеющим годовой оборот более 10 000 фунтов стерлингов.
    • Подумайте о росте вашего бизнеса. Дальнейший переход на компьютерную систему будет разрушительным.
    • Компьютерные системы предлагают повышенную скорость и гибкость. Они могут избавить вас от скуки при выполнении повторяющихся задач, но вам нужно убедиться, что ваши финансовые данные хранятся в безопасности.

    Узнайте о пакетах программ для бухгалтерского учета

    • Спросите у других компаний или у своего бухгалтера, какие пакеты они рекомендуют.
    • Вы можете загрузить программное обеспечение в свою сеть или использовать онлайн-пакет (облачный).
    • Хорошо известные варианты включают Intuit QuickBooks, Sage Business Cloud, Clear Books и Xero.

    Обратитесь за советом к бухгалтеру

    • Правильная система упростит им подготовку ваших счетов, снизив ваши расходы.
    • Они также смогут рассказать вам, как сгруппировать различные затраты, чтобы информация была полезной для вас.
    • Подумайте, нужно ли вам (или нужно будет) вести учет и возврат НДС. При необходимости посоветуйтесь со своим бухгалтером по поводу обработки НДС, поскольку ошибки могут дорого обойтись.

    2. Настройка системы

    Вы должны регистрировать все деньги, поступающие и исходящие из вашего бизнеса, как для отслеживания вашего денежного потока, так и для вашей налоговой отчетности.HM Revenue & Customs (HMRC) имеет режим штрафов, который возлагает на предприятия обязанность проявлять разумную осторожность, усиливая необходимость хорошего ведения учета.

    Создание файлов для учета продаж

    • Безналичные предприятия выставляют счета по каждой продаже и хранят их в двух файлах: «Продажи с оплатой» и «Продажи без оплаты».
    • Кассовые предприятия используют кассовые аппараты и кассовые системы для регистрации своих продаж. Эти записи также должны быть сохранены.

    Создание файлов для учета покупок

    • Храните два файла для счетов-фактур: «Оплаченные покупки» и «Неоплаченные покупки».
    • Храните отдельную коробку с надписью «Мелкие наличные» для квитанций о деловых покупках, сделанных за наличные.

    Открыть отдельный счет в банке

    • Отдельный банковский счет для бизнеса упрощает отслеживание доходов и расходов вашего бизнеса. Не выписывайте личные чеки с этого аккаунта.
    • Если возможно, старайтесь делать все покупки для бизнеса с этого счета, а не из собственного кармана. Для небольших сумм (например, дорожных расходов) это не всегда возможно.
    • Запрашивайте ежемесячные банковские выписки и систематически храните их.

    Создание ручной или компьютеризированной кассовой книги для обобщения финансовой информации

    • В кассовой книге регистрируются все деньги, поступающие и списываемые с вашего банковского счета (включая чеки и электронные платежи).
    • Бухгалтерское программное обеспечение автоматически включает те же функции, что и кассовая книга. Если вы выберете ручную систему, вы можете купить аналитическую книгу для использования в качестве своей кассовой книги.
    • Вам необходимо выбрать, какие заголовки использовать для записи различных видов расходов. Спросите совета у своего бухгалтера.

    При необходимости настроить отдельную книгу продаж за наличные

    • Эта запись будет похожа на вашу кассовую книгу, но она будет использоваться для записи фактических денежных средств, поступающих в кассу и из нее.

    3. Учет продаж

    Вам нужна простая рутинная процедура для отслеживания ваших продаж, позволяющая легко сопоставлять счета-фактуры, записи по счетам и банковские выписки.

    Выставляйте счет каждый раз, когда вы совершаете продажу

    • Присвойте каждому счету исходный номер (001, 002 и т. Д.) И сохраните копию.
    • Если вы зарегистрированы в качестве плательщика НДС, вы должны выставлять счета-фактуры по НДС.
    • Подайте копию счета-фактуры в «Неоплаченные продажи». Поместите самый последний счет вверху, чтобы счета были автоматически отсортированы по дате.
    • Для продаж за наличный расчет может потребоваться отдельная система.

    Записывать при оплате счета

    • Оплатите чек клиента на свой банковский счет, если платеж не производится в электронном виде.
    • Возьмите соответствующий счет из «Продажи неоплаченные» и отправьте его в «Продажи оплачены».
    • Поместите последний оплаченный счет вверху, чтобы счета автоматически располагались в том порядке, в котором они были оплачены.

    Обновляйте кассовую книгу раз в неделю

    • Просмотрите корешки своей платежной книжки и проверьте свою банковскую выписку в Интернете. Введите в кассовую книгу данные всех оплаченных счетов.
    • Если вы зарегистрированы в качестве плательщика НДС, запишите отдельно сумму счета без НДС и сумму НДС.
    • Сравните записи со счетами в файле «Оплаченные продажи». Поставьте галочку напротив номера счета на каждом счете, чтобы показать, что данные были введены в вашу кассовую книгу.
    • Если вы регулярно выплачиваете в свой банк пакеты чеков, вам понадобится отдельный столбец «банк» в разделе «Деньги в» вашей кассовой книги. Здесь отображается общая стоимость чеков, выплаченных за каждый день, что упрощает проверку по вашей выписке из банка.

    Решение любых нестандартных ситуаций

    • Если в счет вносятся изменения, выставьте новый счет.Напишите «Отменено: см. Счет-фактуру». xxx ‘в исходном счете-фактуре и отправьте его в Sales Paid.
    • Если получена частичная оплата, укажите в счете «частично оплачена», дату и сумму. Подайте ксерокопию в Sales Paid, а оригинал сохраните в Sales Unpaid. При обновлении кассовой книги укажите P рядом с номером счета-фактуры (например, P169).
    • Если вы выписываете кредит-ноту, присвойте ему номер (например, счет-фактуру) и отправьте его в «Неоплаченные продажи». Когда вы обновляете кассовую книгу, запишите детали как обычно, но заключите сумму в скобки, чтобы показать, что это отрицательная сумма, которую необходимо вычесть из общей суммы продаж.

    Проверяйте неоплаченные счета один раз в неделю

    • Погоня за всеми, которые подлежат оплате или просрочены.
    • Чем дольше клиент задолжал вам деньги, тем дальше в файле «Неоплаченные продажи» будет счет-фактура.

    4. Продажа за наличный расчет

    Вести отдельный учет регулярных продаж за наличные

    • Используйте кассу или систему электронных торговых точек (EPoS) для регистрации продаж. Храните кассовые чеки или сводки EPoS и используйте их в качестве счетов-фактур в своей системе.
    • Ведите отдельный учет (например, свою кассовую книгу) для всех поступающих и исходящих денег из кассы. Ежедневно сверяйте эту запись, чтобы проверять, соответствуют ли суммы фактически имеющимся у вас наличным деньгам.

    Будьте осторожны со своими записями и с тем, как вы используете наличные деньги с кассы

    • Если взять наличные из кассы и потратить их, легко потерять счет. Немедленно положите чек в кассу и относитесь к нему, как к другим покупкам за наличные.
    • HMRC всегда будет более подозрительно относиться к операциям с наличными.

    5. Закупки

    Получайте счет или квитанцию ​​при каждой покупке

    • Сохраняйте все свои счета в разделе «Неоплаченные покупки» в порядке дат, причем самые свежие должны быть вверху.
    • Если вы зарегистрированы в качестве плательщика НДС, у вас должен быть счет-фактура НДС для всех покупок. Для небольших покупок товаров со стандартной ставкой (20% НДС) вы можете рассчитать уплаченный НДС, разделив общую стоимость на 6.
    • Записывайте все покупки, чек на которые у вас нет.Например, если у вас нет билета, подтверждающего поездку на поезде, держите листок бумаги с указанием, куда вы пошли, когда и сколько это стоило.

    Если вы оплачиваете счет чеком, укажите данные на корешке чека

    • Напишите дату, поставщика и сумму.
    • Если вы оплачиваете несколько счетов одним чеком, запишите каждую сумму и общую сумму.
    • Если вы производите платеж в электронном виде, сохраните полную информацию таким же образом.
    • Возьмите счет из файла «Неоплаченные закупки» и напишите дату и контрольный номер в правом верхнем углу.
    • Заполните счет-фактуру в поле «Оплаченные закупки» в дату платежа, указав наверху последний оплаченный счет.
    • Если у вас есть квитанция и счет-фактура, скрепите их вместе.
    • Вам нужна отдельная система для покупок за наличные и покупок, сделанных по кредитной карте.

    Обновляйте кассовую книгу раз в неделю

    • Просмотрите свои корешки чеков и проверьте свою банковскую выписку в Интернете. Введите данные оплаченных вами счетов в свою кассовую книгу.
    • Сравните данные со счетами в файле «Оплаченные закупки». Поставьте галочку напротив номера чека на каждом счете, чтобы показать, что данные были внесены в вашу кассовую книгу.
    • Ежедневно обновляйте свою кассовую книгу, если у вас много счетов.

    6. Покупки за наличные

    Запишите все деловые расходы, которые вы оплачиваете из собственного кармана

    • Напишите подробности покупки на каждой квитанции.

    Храните квитанции в папке с мелкой наличностью

    Итого все поступления мелкой наличности один раз в месяц

    • Напишите себе чек на сумму.
    • Прикрепите квитанции к листу А4 и отправьте его в папку «Оплаченные закупки».

    Введите данные в кассу

    • Поставьте свое имя и укажите «возмещение за мелкие деньги» в качестве поставщика.
    • Разбейте итоговую сумму на разные заголовки, которые вы используете. Например, если вы потратили 10 фунтов стерлингов на канцелярские товары и 5 фунтов стерлингов на парковку, вы должны ввести 15 фунтов стерлингов в качестве общей суммы, разделенной на 10 фунтов стерлингов на канцелярские товары и 5 фунтов стерлингов на поездки.

    Точно так же обрабатываются покупки, сделанные с помощью кредитной карты

    • Верните себе сумму всех деловых покупок при поступлении счета по кредитной карте.
    • Скрепите все чеки вместе.
    • Введите данные в кассовую книгу.

    7. Проверка банковских выписок

    Каждый месяц проверяйте свою банковскую выписку на предмет предметов, которых нет в вашей кассовой книге

    • У вас может быть доход, не связанный с продажей, на который вы не выставили счет. Например, вы могли взять новую ссуду, получить грант, получить проценты на ваш счет или получить возврат налога.
    • Платежи, произведенные прямым дебетом или постоянным поручением, банковские сборы и проценты, еще не будут записаны в кассовой книге.

    Введите данные о любых предметах, отсутствующих в кассовой книге

    • Введите подробные сведения обо всех внереализационных доходах после записей о деньгах, полученных от продаж.
    • Введите сведения о любых недостающих платежах после списка покупок, которые вы оплатили за этот месяц.

    Сопоставьте каждую запись в кассовой книге с записью в вашей банковской выписке

    • Система, которую вы используете для учета продаж и покупок, означает, что записи в вашей кассовой книге должны быть в том же порядке, что и записи в вашей банковской выписке.
    • Отметьте позицию в кассовой книге и в своей банковской выписке.
    • Убедитесь, что все позиции в банковской выписке отмечены галочкой.

    8. Банковская выверка

    Итого все предметы в вашей кассовой книге, которые не были отмечены галочкой

    • Это элементы, которые еще не отображались в вашей банковской выписке.
    • Возможно, вы заплатили деньги, которые еще не отражены в вашей выписке, например, чеки клиентов, которые еще не прошли оплату.
    • Также могут быть выплачены деньги, которых еще нет в вашей выписке — например, чеки, которые вы отправили поставщикам, но они еще не оплатили их счета.

    Рассчитайте скорректированный банковский счет

    • Скорректированное сальдо — это то, что было бы сальдо в банке, если бы все внесенные деньги и все выплаченные чеки были показаны в банковской выписке.
    • Скорректированный остаток равен остатку на конец месяца, указанному в отчете, плюс деньги, внесенные, но не включенные в отчет, за вычетом выписанных, но не включенных в отчет чеков.

    Сверьте свою банковскую выписку

    • Запишите скорректированный банковский баланс на начало месяца.
    • Добавьте общий уплаченный доход от продаж и другой доход за месяц (взятый из вашей кассовой книги).
    • Вычтите общую сумму платежей за месяц (взято из вашей кассовой книги).
    • Эта цифра должна равняться скорректированному сальдо на конец месяца. Когда это произойдет, вы успешно свернули свой банковский счет.

    Отслеживание ошибок

    • Если вы не сверяли банковский счет успешно, значит, где-то в вашей бухгалтерии вы допустили ошибку.
    • Разница между рассчитанной вами цифрой и скорректированным остатком на конец месяца обычно помогает вам найти ошибку.
    • Например, если разница составляет 5,25 фунта стерлингов, найдите счет-фактуру, другой доход или платежную запись на сумму 5,25 фунта стерлингов. Найти его не займет много времени.

    Как настроить бухгалтерские книги для малого бизнеса

    В бизнесе вы должны вести учет своих транзакций в своих книгах. Ваши бухгалтерские книги предоставляют вам место для анализа доходов и расходов вашего бизнеса и определения вашего финансового положения.Систематизируя и обновляя свои книги, вы можете контролировать свои финансы и принимать разумные бизнес-решения. Но прежде чем вы сможете сделать что-либо из этого, вам нужно научиться настраивать бухгалтерские книги для малого бизнеса.

    Как настроить бухгалтерские книги для малого бизнеса: 7 шагов

    Мысль о записи всех ваших деловых операций может показаться сложной. Но запись транзакций не должна быть сложной задачей. Чем больше вы готовите свои книги, тем легче будет вести учет.

    Чтобы обеспечить бесперебойное ведение документации и надлежащее состояние бухгалтерских книг, выполните следующие семь шагов по настройке бухгалтерских книг для малого бизнеса.

    1. Выберите метод учета

    Первым делом при настройке бухгалтерских книг является выбор метода учета. Вы можете выбрать один из следующих методов бухгалтерского учета:

    • Кассовый : наименее сложный метод учета
    • Начисление : самый сложный метод учета
    • Модифицированный кассовый метод : сочетание кассового метода и начисления

    Кассовый учет не требует обширных знаний в области бухгалтерского учета.С помощью этого метода записывайте транзакцию, когда деньги переходят из рук в руки. Это означает, что вы регистрируете доход при получении платежа. В кассовом методе используются только денежные счета (например, расходы, доходы и т. Д.).

    Учет по методу начисления требует больших знаний в области бухгалтерского учета и требует больше времени для владельцев малого бизнеса. При начислении вы должны записывать доход при совершении транзакции, с переводом денег или без него. И записывайте расходы при выставлении счета. Метод начисления использует более сложные счета и позволяет регистрировать долгосрочные обязательства.

    Модифицированный кассовый метод, или гибридный учет, представляет собой смесь учета по методу начисления и по кассовому методу. Как и при кассовом методе, вы регистрируете доход при его получении и записываете расходы при совершении платежа. Модифицированный кассовый учет использует как кассовый, так и счет начисления.

    2. Определите, как вы будете регистрировать транзакции

    Как вы планируете регистрировать транзакции в своих книгах? Может быть, вы рассматриваете:

    • Ручная запись транзакций (например,г., таблица)
    • Наем бухгалтера
    • Использование бухгалтерской программы

    Ручная запись транзакций вручную — наиболее трудоемкий вариант записи транзакций. Однако это самое дешевое решение для владельцев малого бизнеса. Когда вы записываете транзакции вручную, вручную учитывайте каждую транзакцию и вычисляйте итоги.

    Наем бухгалтера освобождает вас от ведения собственных бухгалтерских книг и совершения типичных бухгалтерских ошибок. Это наименее трудоемкий, но и самый дорогой вариант.Если вы нанимаете бухгалтера, он составит финансовую отчетность и подсчитает итоги за вас.

    Бухгалтерское программное обеспечение

    — лучшее из обоих миров, когда дело касается сложности и стоимости. Бухгалтерское программное обеспечение — хороший вариант, если вы хотите упростить бухгалтерские процессы и сэкономить время, не платя цену за то, что бухгалтер сделает все за вас. Не говоря уже о том, что вам не нужно беспокоиться о подсчете итогов самостоятельно, поскольку программное обеспечение сделает это за вас.

    3.Настроить план счетов

    Ваш план счетов, или COA, перечисляет все счета в ваших финансовых отчетах и ​​разбивает ваши деньги на определенные категории. Сертификат подлинности показывает вам все деньги, которые идут в ваш бизнес, а также все деньги, которые уходят.

    Ваш план счетов состоит из следующих пяти разделов:

    • Активы
    • Обязательства
    • Собственный капитал
    • Доходы
    • Расходы

    Чтобы еще больше разбить учетные записи, вы можете использовать дополнительные учетные записи (например,g., Product Sales) для организации транзакций. По мере роста вашего бизнеса вы можете добавлять в свой сертификат подлинности другие субаккаунты.

    4. Открыть счет в коммерческом банке

    Совмещение личных и деловых средств — это огромная проблема. Чтобы избежать ошибок в бухгалтерском учете, неточной налоговой отчетности и перерасхода средств, откройте отдельный банковский счет для бизнеса.

    Открытие корпоративного банковского счета не только поможет вам организовать ваши записи, но также может создать четкий контрольный журнал для вашей компании.

    Чтобы открыть коммерческий банковский счет, вам обычно нужна следующая информация:

    • Номер социального страхования
    • Идентификационный номер работодателя (EIN)
    • Название компании
    • Бизнес-лицензия
    • Организационные документы (например, статьи организации)

    Обратитесь в свое банковское учреждение, чтобы узнать, какую документацию вам необходимо предоставить для открытия коммерческого банковского счета.

    5. Определите, как будут платить вашему бизнесу

    Ваш бизнес не сможет развиваться, если ваши клиенты не будут вам платить.Чтобы гарантировать, что вы получаете деньги за свои продукты или услуги, установите четкую политику оплаты клиентов.

    Определите, какие виды платежей вы будете принимать от своих клиентов. Это может включать:

    Если вы продаете клиентам в кредит, вам нужно будет отправлять счета позже после предоставления ваших товаров или услуг. И определите условия оплаты счета-фактуры, такие как формы приемлемого платежа, когда платежи подлежат оплате, куда отправить платеж и штрафы за просрочку платежа.

    6. Вести учет расходов

    Учет расходов — важная часть бухгалтерского учета.Это помогает вам содержать свои книги в порядке. Кроме того, вы будете благодарить себя за то, что отслеживаете расходы, когда придет время уплаты налогов.

    При ведении учета своих расходов не забудьте указать следующее:

    • Квитанции
    • Выписки по банку и кредитным картам
    • Счета-фактуры
    • Векселя
    • Аннулированные чеки
    • Подтверждение платежа
    • Предыдущие налоговые декларации
    • Формы W-2, 1099-MISC и 1099-NEC

    Чем больше документации вы храните в своих записях, тем лучше будет ваш бизнес и ваши бухгалтерские книги.

    7. Составьте расписание и установите напоминания

    Последнее, что вы хотите сделать, — это отложить регистрацию транзакций в своих книгах. Накапливание транзакций может привести к неорганизованным записям, ошибкам и множеству ненужных стрессов.

    Чтобы упростить бухгалтерские обязанности, создайте и придерживайтесь графика или цикла бухгалтерского учета. Ваше расписание начинается с вашего начального остатка на счете и заканчивается, когда вы закрываете свои книги.

    Запишите шаги в свой график или цикл и выделите время каждую неделю, месяц и т. Д.просмотреть их и обновить свои записи. Чтобы сделать шаг вперед, подумайте о том, чтобы установить напоминания для себя, чтобы вы знали, когда вам нужно пройти свой цикл и обновить свои книги.

    Советы по систематизации книг

    Если вы хотите, чтобы бухгалтерские книги вашей компании были точными, держите их в порядке и обновляйте.

    Не самый организованный человек? Без проблем. Воспользуйтесь этими советами, чтобы поддерживать свои книги в идеальном состоянии:

    1. Получите базовые знания о бухгалтерском учете, прежде чем записывать операции в свои книги
    2. Воспользуйтесь бухгалтерским программным обеспечением для оптимизации процессов
    3. Держите бизнес и личные финансы отдельно друг от друга
    4. Отслеживайте все транзакции как можно скорее или на регулярной основе (например,г.

    Похожие записи

    Вам будет интересно

    Как легко заработать деньги: 35+ Лучших Способов Заработать Онлайн в 2021 Году

    Нелинейный способ начисления амортизации: Нелинейный метод начисления амортизации | Современный предприниматель

    Добавить комментарий

    Комментарий добавить легко