Как вести журнал приказов: Книга приказов: как вести правильно, образец

Содержание

Журнал регистрации кадровых приказов: правила заполнения

Юридическая консультация > Трудовое право > Ведение журнала регистрации кадровых приказов в делопроизводстве предприятия

Кадровая документация требует от сотрудника точности и аккуратности. Провести анализ документов, зарегистрировать приказы — для всего этого необходима глубокая сосредоточенность, и следование правовой базе. Кадровая документация является основой, на которой стоит все производство.

Благодаря все изложенному выше, кадровая документация обычно является объектом частых проверок соответствующих организаций. То, насколько корректно оформлены документы по кадрам, определяет ее юридическую силу.

Каждый сотрудник компании напрямую зависит от того, насколько точно он оформлен в кадровой документации. До тех пор, пока документацию не зарегистрируют правильным образом, фактически нет ее существования

Юридическая сторона

журнал регистрации кадровых приказовжурнал регистрации кадровых приказов

Журнал регистрации кадровых приказов схож с другими подобными журналами

Сотрудники кадрового отдела обычно должны вести ряд журналов, где регистрируют различные приказы. К примеру, в одном журнале отображается в приказах деятельность организации. А в другом содержатся только приказы о кадрах. Также бывают журналы, где описаны отпуска или увольнения.

Обычно журналы регистрации приказов похожи между собой наличием стандартных колонок. Среди этих колонок должны быть запасные, для заполнения соответствующими работниками в случае необходимости.

Закон не предусматривает единой формы для всех журналов регистрации. Поэтому ниже мы приведем наш образец такого журнала. Но предприятие вправе разработать свою форму журнала регистрации приказов.

Порядок регуляции

Деятельность компании предполагает образование ряда документов, Перечень которых утверждает приказ Минкультуры РФ от 25.08. 2010 № 558. Базовое положение этого нормативного документа предписывает обязательное наличие сроков хранение кадровой документации.

Например, журналы регистрации различных приказов по сотрудникам предприятия должны быть сохранены двумя сроками: в 5 и 75 лет. Поскольку имеют место 2 разных срока, кадровый отдел должен вести сразу 2 таких журнала.

Распоряжения могут нумероваться в произвольном порядке, так как законодательная база не определяет этот порядок. В то же время, существует Типовая инструкция делопризводства, утвержденная Росархивом (приказ № 68 от 27.11.00), в соответствии с которой приказы следует нумеровать по порядку в пределах одного года по календарю. Также по этой инструкции специалисты обязаны отдельно нумеровать приказы по деятельности предприятия и приказы, касающиеся сотрудников.

Кадровый учет требует от специалистов, ведущих документацию, крайней аккуратности. Следует знать порядок ведения журнала различных договоров (например, трудовых). Если есть необходимость в трехсторонних договорах цессии, то их, обычно, необходимо заключать в банковских компаниях.

Есть ли необходимость в ведении?

журнал регистрации кадровых приказовжурнал регистрации кадровых приказов

Журналы хранятся 5 или 75 лет

Как мы уже говорили, приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 предписывает необходимый срок, в течение которого необходимо сохранить журналы регистрации документации по распоряжениям в отношении всей деятельности организации. Исходя из этого становится очевидным обязательное ведение журналов регистрации.

Письменно или в электронном виде?

Ведение регистрационного журнала может производиться в электронном виде. Правовая база не предусматривает какую-то особенную форму приказной документации, имеющей, кроме того, специальные оговорки о ее оформлении. Под последним мы имеем ввиду прошивку журнала, печатное удостоверение или нумеровку.

В случаях, когда журналы регистрации формируются в программе 1С, нумерация для приказов происходит сама собой. И тогда ведение описываемой документации в письменном виде не имеет обязательного характера.

Разновидности приказных регистрационных журналов и их примеры

На сегодняшний день для компаний актуален следующий список регистрационных журналов:

  • о трудоустройстве, увольнении или переводе сотрудников;
  • о командировании работников;
  • журналы отпусков;
  • о дисциплинарных взысканиях либо поощрительных мероприятиях.

Порядок работы с журналом

журнал регистрации кадровых приказовжурнал регистрации кадровых приказов

Многие предприятия давно перешли на документацию в электронном виде

Главные этапы работы по ведению регистрационных журналов таковы:

  • грамотное построение делопроизводства;
  • ведение документации, связанной с деятельностью хозяйственно-административной части;
  • надежное сохранение документов предприятия.

В действительности процесс делопроизводства — кропотливая работа, в которой важную роль играет большое количество специалистов организации. Процесс документооборота и его формирование входят в непосредственные обязанности делопроизводительного отдела компании.

Но отдел делопроизводства — это понятие достаточно расплывчатое, так как его обязанности обычно выполняются либо общей службой, либо возлагаются на канцелярию, что зависит от масштабов предприятия.

Если организация не обладает большими размерами, то делопроизводство обычно входит в обязанности секретаря. В самом начале работы специалисту следует разработать общие инструкции по работе с документами. Лучше всего разработанные инструкции задокументировать официально.

В настоящее время работу с документами чаще всего предприятие разрабатывает самостоятельно. По этой причине нормативно-правовые акты не предписывают порядок канцелярской работы, а всего лишь носят рекомендательный характер.

Для оптимального формирования процесса документооборота следует иметь следующие главные документы:

  1. инструкция для делопроизводства. Этот документ является локальным актом. Он отражает весь порядок работы, связанной с документацией, проходящей внутри организации. В случае, если в компании на данный момент пока нет готовых правил обращения с документами, то написание инструкции теряет свою актуальность. И тогда целесообразно на неопределенное время пользоваться существующими положениями.
  2. номенклатура дел. Необходимый организованный список документации содержит ее установленные сроки, в которые она должна быть сохранена. Он необходим для определения дальнейшего движения (перенесения в архив либо утилизации).

Обратите внимание на то, что журнал содержит приказы, касающиеся работников предприятия. На титульном листе регистрационного журнала необходимо указывать полное дословное название этого журнала. Такое название должно быть написано только заглавными буквами. После наименования документа должно следовать полное название организации.

Если организация является крупной, количество регистрационных журналов должно соответствовать количеству служб или отделов, включенных в процесс делопризводства. Дата оформления регистрационного журнала должна быть также указана на титульном листе.

Журнал необходимо прошить, пронумеровать, затем отдать на подпись и печать администрации компании. Особенно хорошо, если приказная документация опломбировывается номерной пломбой (следует обратить внимание, что пломбировка не будет считаться действительной, если ее номер не вписан в журнал).

Кто несет ответственность?

журнал регистрации кадровых приказовжурнал регистрации кадровых приказов

Ответственность за ведение журнала несет определенный работник

Основная работа предприятия регулируется, прежде всего, его главой в лице директора. Он, в свою очередь, возлагает ответственность по распоряжениям и приказам на руководителей отделов.

Иногда задачи организации носят комплексный характер. В этом случае директором создается специальная комиссия, в которую входят специалисты в разных областях.

Распоряжения следует делить на разновидности в зависимости от того, являются ли они главными или оперативными. Вариант классификации приказов:

  • Приказы по основной работе предприятия. Распоряжения этого уровня издаются наряду с другими задачами основной деятельности предприятия.
  • Приказы по работе администрации.
  • Приказы по этой классификации должны регистрироваться и храниться отдельно. Это связано с установленными сроками хранения. Распоряжения по работе администрации следует хранить в течение 5 лет, в то время как документы, регулирующие основную деятельность предприятия находятся на постоянном хранении. Регистрационные журналы — такой вид документации, который предназначен только для внутреннего пользования . Его никто не имеет права передавать сотрудникам каких-либо сторонних предприятий без особого разрешения главы компании.
  • Ознакомление с записями журнала регистрации должно проходить только в присутствии ответственного за этот журнал человека. Руководитель предприятия регулярно проверяет журнал регистрации для контроля и оценки работы канцелярской службы.

Сотрудник, ответственный за ведения журнала приказа, обязан хранить его у себя. Когда журнал заканчивается, ответственный должен отметить это на обратной сторон.

Необходимые пункты

журнал регистрации кадровых приказов
журнал регистрации кадровых приказов

Журнал регистрации кадровых приказов: заполнение

Как было изложено выше, законодательство не предусматривает специальную форму журнала регистрации приказов. Однако специалисты дают рекомендации по основным разделам журнала, которые можно использовать. Например:

  • порядковый номер,
  • дата приказа,
  • номер распоряжения,
  • основное содержание приказа,
  • сотрудник,
  • табельный номер,
  • основание распоряжения.

Примерные резервные колонки:

  1. кто подписал приказ,
  2. кто исполняет приказ,
  3. куда передали приказ,
  4. расписка о получении, дата,
  5. отметка о направлении в дело, и так далее.

Иногда требуется колонка «Примечания». Тогда следует сделать такую отметку: «запись № ……………… в столбце № ………… не действительна». После этого вносится новая запись.

Образец заполнения журнала приказов по личному составу предприятия

№ п/пДатаНомер приказаРазновидность приказаСотрудникТабельный номер приказаОснование
1003.05.201420-лсПеревод на другую должностьИванов Иван Иванович28394Дополнительное соглашение
  № 5 от 29.04.2014
к трудовому договору № 74
от 1.01.2012
1013.05.201421-лсПрием на работуОрлова Ольга Павловна30492Заявление
1023.05.201422-лсПрием на работуАнтонов Петр Николаевич67540Заявление

Журналы регистрации положено хранить в течение 75 лет согласно приказу Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

В таких журналах должны содержаться приказы следующего характера:

  • о приеме на работу;
  • об оплате труда;
  • о совмещении профессий;
  • о повышении квалификации;
  • о смене фамилии сотрудника;
  • о длительных командировках.
  • о поощрении персонала;
  • об отпусках
  • о дежурстве;
  • о переводе;
  • об увольнении работника

В течение 5 лет следует хранить журналы, содержащие следующие распоряжения:

  1. о дежурствах,
  2. об учебных и очередных отпусках,
  3. о непродолжительных командировках,
  4. о дисциплинарных взысканиях

Как регистрировать приказы задним числом

журнал регистрации кадровых приказовжурнал регистрации кадровых приказов

Журнал регистрации кадровых приказов — один из документов по организации кадрового делопроизводства

Регистрировать приказы задним числом исключено по причине того, что журналы регистрации следует нумеровать, прошивать и скреплять печатью. Но на предприятиях нередко бывают случаи нарушения порядка регистрации, так как возникают ситуации, в которых имеют интерес и сотрудник, и администрация.

Существует две приемлемые возможности обойти регистрационный порядок:

  1. Способ первый. Если канцелярия не осуществляла последующей регистрации распоряжений, то приказ можно записать задним числом.
  2. Способ второй. В случае, если последующая регистрация производилась, то на имя главы организации пишется служебная записка, а в ней описывается сложившаяся ситуация. Приказ регистрируется текущим числом. На практике такой приказ издается под дробью 11/1-П (или под любым индексом, буква индекса не имеет юридической силы.). Такой вариант является более благоприятным на случай контроля со стороны соответствующих органов.

Следует особо отметить порядок исправления ошибок. В случае их появления следует полностью заменить только те документы, которые не пересекаются с документами, которые заменить нельзя.

Регистрация документов задним числом должна быть соизмеримой со сложившимися ситуациями. К примеру, с сотрудником происходит несчастный случай за пределами предприятия, а ознакомление с приказом и подпись этого сотрудника зарегистрированы задним числом. Такой факт только привлечет внимание органов, проводящих расследование.

С распространенными ошибками в кадровом делопроизводстве вас ознакомит видеоматериал:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Поделиться

ВКонтакте

Класс

WhatsApp

Telegram

    

Как правильно вести журнал регистрации приказа о приеме на работу?

Вся деятельность организации сопровождается оформлением приказов руководителя. В связи с этим на любом предприятии накапливается очень много документов для ежедневного пользования. Все они должны быть учтены и правильно храниться, чтобы ими легко было воспользоваться. Учётные данные о документах записываются по установленной форме в журнал (книгу, базу данных). В него переносятся номер, дата и название документа.

Для оформления трудовой деятельности каждого сотрудника фирмы любого юридического статуса нужны приказы по личному составу.

На их основании работникам начисляют зарплату, премии, бонусы, компенсации. Сотрудников отпускают в отпуск, оплачивают больничные листы, выдают справки для оформления кредита или других целей также руководствуясь приказами.

Приказ о приёме на работу — это первый официальный документ, на основании которого на сотрудника заводится личная карточка, отдел персонала вносит запись в трудовую книжку, бухгалтер открывает счёт и присваивает сотруднику табельный номер.

Чем больше организация и количество работающих в ней сотрудников, тем больше будет заведено журналов, так как документы должны группироваться в зависимости от типа и сроков хранения.

В крупных компаниях приказы о приёме на работу всех сотрудников должны быть зарегистрированы и храниться в отдельном журнале регистрации приказов.

СодержаниеПоказать

Функции журнала

Рабочий прцессРабочий прцесс

  • сохранность документов. У журналов есть сроки хранения, которые обязано соблюдать каждое предприятие;
  • систематизация. Все приказы идут строго по порядку, при проведении проверок это облегчает поиск нужной информации;
  • контроль над исполнением;
  • узаконивание документов. Регистрация документа даёт ему юридическую силу.

В связи с тем, что в законодательстве обозначены конкретные сроки хранения данных документов, ведение таких журналов является обязательным.

Внешний вид и структура

Унифицированной формы журнала регистрации нет, но есть обязательные пункты, которые должны быть в него включены. Его можно купить, а можно разработать самим.

Рассмотрение заявленияРассмотрение заявленияТитульный лист должен содержать наименование документа и название предприятия, дату начала и окончания ведения. Дата окончания вписывается непосредственно перед сдачей в архив.

Бланки представляют собой таблицу, в отдельные графы которой вносятся сведения: порядковый номер, номер и дата приказа, его вид, ФИО сотрудника, присвоенный сотруднику индивидуальный табельный номер, основание приказа.

Например:

Дата приказа Номер приказа Вид ФИО сотрудника Табельный номер сотрудника Основание

Также можно добавить иные данные: примечание, кто подписал приказ, куда был передан (бухгалтерия или другой отдел), расписка о получении с датой, ФИО и должность лица, вносящего запись в журнал.

Рассмотрение заявленияРассмотрение заявленияСтраницы нельзя изымать, заменять, портить или добавлять новые. Скачать образец журнала регистрации приказов о приеме на работу можно здесь.

Защита

Для защиты от замены листов и внесения ложной информации или её подмены, все листы нумеруются и прошнуровываются. Шнуровка должна быть закреплена пломбой и бланком, на котором указано количество страниц буквами и цифрами, руководитель, ответственное лицо, подписи. Даются указания о том, что пломбу вскрывать нельзя.

Пример:

В данном Журнале регистраций приказов о приёме на работу прошнуровано, пронумеровано и опломбировано 76 (семьдесят шесть) страниц.

Руководитель:

О. П. Ульянов _____________________________

Ответственный: руководитель службы персонала

В. П. Савченко _____________________________

Дата: __________________

Пломбу не вскрывать.

Шнуровку можно закрепить и сургучной печатью. На готовых журналах, которые есть в продаже, уже есть нумерация, шнуровка и голографическая пломба-стикер. Контрольная пломба не позволяет развязать шнуровку. При попытке её срыва появляется надпись «ВСКРЫТО». Она содержит свой индивидуальный номер, который вносится в скрепляющий бланк.

Электронный вид

заполнение финансовых документовзаполнение финансовых документовЗаконодательством не регламентируется форма ведения журнала, поэтому допускается его ведение в электронном виде. Это очень удобно для поиска всей информации по конкретному сотруднику.

В тех организациях, где документооборот ведётся в 1С, приказы сохраняются автоматически. Можно также дополнительно вести журнал регистрации в файле Excel.

Если в организации ведут журнал в электронном виде, перед сдачей в архив все листы нужно распечатать, пронумеровать и прошить.

Ведение

  1. Титульный лист обязательно должен быть заполнен, сзади должна присутствовать подпись ответственного за ведение журнала лица, печать.
  2. Нумерация строк последовательная.
  3. Все записи вносятся строго в хронологическом порядке.
  4. ФИО сотрудника, в отношении которого был составлен приказ, пишутся полностью, сокращения (инициалы) не допускаются.
  5. Информация, вносимая в журнал, должна полностью соответствовать содержанию приказа.

Например:

Дата приказа Номер приказа Вид ФИО     сотрудника Табельный номер сотрудника Основание
37 21.03. 2016 3799-ЛС Приём Завьялов С.Г. 00345 Трудовой Договор№ 31 от 21.03.2016
38 29.04. 2016 101-ЛС Приём Топорщенко Г.П. 00346 Трудовой Договор № 32 от 29.04.2016
39 25.05. 2016 103-ЛС Приём Савушкина Н.В.  00347 Трудовой Договор № 33 от 25.05.2016
В среднего размера организациях, когда приёмов-увольнений не так много, журнал включает несколько видов приказов по личному составу:

Например:

Дата приказа Номер приказа Вид ФИО сотрудника Табельный номер сотрудника Основание
20 15.01. 2016 23-ЛС Перевод Сыч Е.Л. 00032 Доп. с. от 11.01.2016 к Трудовому соглашению № 5 от 8.09.2014; заявление от 5.01.2016
21 20.03. 2016 24-ЛС Приём Петренко Н.В. 00109 Трудовое соглашение № 18 от 20.03.2016
22 13.05. 2016 25-ЛС Увольнение Маркин Г.Н. 00045 Доп. с. от 9.05.2016
к Трудовому соглашению № 7 от 16.09.2016
В такой журнал вносятся все приказы по личному составу, кроме приказов, касающихся директора, руководителя и главного бухгалтера предприятия.

Исправления в журнале

Если были ошибочно внесены данные, нельзя их полностью замазывать корректирующим средством или стирать ластиком так, что прочтение станет невозможным. Можно зачеркнуть неверную запись одной чертой, внести верную информацию и сделать запись об исправлении, поставить дату и подпись. Сплошное зачёркивание не допускается.

Ответственное лицо

ответственное лицо за ведение журнала приказовответственное лицо за ведение журнала приказовВедение журнала регистрации обычно возлагают на сотрудника службы персонала. Это оформляется приказом либо прописано в должностных обязанностях.

Если этот сотрудник уходит в отпуск, его полномочия возлагаются на другое ответственное лицо соответствующим приказом.

В небольших компаниях ведением журнала может заниматься секретарь.

Хранение

Хранится журнал в течение 75 лет.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии 8 (800) 350-34-85. Это бесплатно.

Юрист. Практика в сфере недвижимости, тудового права, семейного права, защите прав потребителей

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Теория менеджмента утверждает, что эффективность деятельности предприятия на три четверти зависит от качества администрирования, которое включает в себя работу, во-первых: с кадрами, а во-вторых — с документами. Эти две стороны номенклатурной деятельности во многом переплетаются и взаимодействуют друг с другом. Они включают в себя не только умение отдавать приказы, но и способность проверять их исполнение.

Грамотно составленный приказ, должен, как и хорошее литературное произведение, состоять из трех основных пунктов:

  1. Предмет приказа — основание для его издания и перечень мероприятий для исполнения.
  2. Время исполнения — срок для выполнения всего приказа или периоды исполнения каждого пункта отдельно.
  3. Исполнитель — ответственный за исполнение и тот, кто осуществляет общий контроль за воплощением приказа в жизнь.

И если хоть один из пунктов отсутствует, то теряется как смысл отдачи самого приказа, так и контроль за его действенностью и эффективностью.

Для чего необходим?

Для того чтобы держать весь документооборот предприятия под контролем в его повседневной хозяйственной и экономической деятельности, служат регистрационные книги. Из них основными для любой организации являются журналы регистрации приказов и распоряжений администрации:

  • по личному составу;
  • по административно‑хозяйственным вопросам;
  • по основной деятельности.

Руководители малых предприятий зачастую считают, что для них необязательно оформление кучи ненужных, на их взгляд, документов. Возможно, это и так для предприятий с кадровым составом менее трех человек. Но в любых других случаях при первой же проверке налоговой инспекцией, органами Минсоцтруда, МВД, Пенсионного фонда проверяющие могут затребовать документы, обосновывающие и подтверждающие выполнение хозяйственных операций и расходы по ним.

И зачастую результаты проверок напрямую зависят от правильности и тщательности ведения внутренней документации предприятия. Когда проверяющие органы видят правовую и хозяйственную культуру администрации предприятия, качественное и своевременное ведение документации, они обычно более снисходительно подходят и к остальным вопросам деятельности, по которым проводится проверка.

Тем более что основные правила ведения документации закреплены в законах и подзаконных актах и обязательны к исполнению независимо от формы собственности предприятия.

Какие приказы регистрируются?

Если с тем, какого рода распоряжения должны регистрироваться в первых двух книгах из указанных выше, более‑менее все понятно, то третья — «Журнал регистрации приказов по основной деятельности» вызывает у руководителей малых предприятий больше всего вопросов и непонимания: что за приказы должны в нее заноситься? А ведь распоряжения, которые в ней регистрируются, являются основополагающими для всех приказов, помещаемых в две другие книги.

Конечно, основная тематика этих распоряжений определяется организационно‑правовой формой предприятия и характером его хозяйственной деятельности, поэтому дать конкретные ответы и рекомендации для каждого частного случая невозможно. Но по преобладающим видам распоряжений, характерных для любой организации, все их типы по основной деятельности можно определить, как:

  1. Назначение генерального директора, главного бухгалтера.
  2. Утверждение логотипа, брендбука, рекламного слогана и т. п.
  3. Обеспечение охраны коммерческой тайны.
  4. Утверждение или изменение структуры организации, создание и ликвидация подразделений.
  5. Утверждение положений, инструкций, правил и других внутренних нормативных документов.
  6. Утверждение штатного расписания.
  7. Установление режима работы и внутреннего распорядка организации.
  8. Проведение внутренних проверок и аттестаций.
  9. Планирование основной деятельности и контроль за ней.
  10. Вопросы финансирования.
  11. Материально‑техническое база.
  12. Информационно‑документальное обеспечение.

А как же назначение директора и главбуха — это же кадровые вопросы? Тем не менее назначения главных руководящих лиц предприятия также являются субъектами основной деятельности и должны регистрироваться в этом журнале.

Зачем необходима регистрация?

Регистрация — это форма учета фактов создания, получения или отправки определенных документов в конкретное время. Как говорит закон, любой распорядительный акт, в том числе и приказ, вступает в действие с момента его опубликования или регистрации.

Несомненно, упорядочение этого учета помогает не только в правильном контроле за документооборотом, но и является основным фактором в решении любых вопросов, споров или разногласий, возникающих в ходе повседневной деятельности организации.

Взаимодействие с контрагентами по хозяйственно‑финансовой деятельности также во многом регулируется приказами и распоряжениями администрации и могут служить основанием для ведения дел в арбитраже или суде. Конечно, все распоряжения должны отдаваться в строгом соответствии с законом, а противоречащие ему не будут иметь юридической силы.

Приказы о назначении руководящих органов дают им право заниматься хозяйственной и правовой деятельностью, подписывать юридические и бухгалтерские документы. Распоряжения по структуре организации и штатному расписанию определяют круг обязанностей каждого подразделения и конкретного работника.

Внутренние нормативные документы регулируют основные правила внутреннего распорядка и контроля. Распоряжения о финансировании, материальном и другом обеспечении являются основанием для ведения правильного бухгалтерского учета и налогообложения.

Даже, казалось бы, такие необычные распоряжения, как Приказы о единой униформе, о финансировании некоммерческой деятельности, о благотворительности и другие подобные им, занесенные в этот журнал послужат оправданием при проверках для обоснования различных дополнительных расходов. А Приказ о действиях в чрезвычайных ситуациях, например, поможет избежать материальных и людских потерь в случаях пожара, наводнения, землетрясения и т. п.

Законы об архивном деле в РФ определяют различные сроки хранения документации предприятий. И эта причина — одна из тех, которые определяют разделение различных видов документов по разным регистрационным книгам.

Так, распоряжения по административно‑хозяйственной деятельности имеют самый короткий срок хранения — 5 лет. А приказы по личному составу — уже 75 лет. Распоряжения же по основной деятельности должны храниться постоянно в течение всего времени существования предприятия.

Правила заполнения

Журнал регистрации приказов по основной деятельности образец скачать вы можете по ссылке.
Законодательство не определяет единой формы для ведения Журнала приказов по основной деятельности предприятия. Даже нет единого названия: в одних организациях его называют Журналом, в других — Книгой.

Однако, сложилась определенная практика заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности бланка, устанавливающая следующий порядок граф:

  1. Регистрационный номер — порядковый номер в пределах текущего календарного года.
  2. Дата приказа — календарная дата, когда был подписан документ.
  3. Наименование или краткое содержание, определяющие предмет издания приказа.
  4. Ответственный за исполнение — ФИО лица, на которого возложен контроль за выполнением приказа.
  5. Примечания — различная информация по теме и исполнению распоряжения.
  6. В дополнение к этим могут быть и другие графы, необходимые, по мнению администрации, в этой, конкретной организации.

Как правило, журнал ведется в течение одного календарного года, а в начале следующего открывается новый и нумерация начинается сначала. Однако, внутренним распоряжением руководителя может быть определен и другой порядок учета. Желательно, чтобы записи делались чернилами одного цвета: синего или черного. Журнал должен быть пронумерован и прошит.

На обложке необходимо указать срок, в течение которого он ведется и сведения о лице, ответственном за его заполнение. На последней странице — общее количество листов. Для ведения журнала должен быть назначен ответственный, обычно это секретарь‑референт.

Если каждый работник предприятия твердо знает круг своих обязанностей, имеет четкие представления о внутреннем взаимодействии подразделений и сотрудников, не раздумывая действует в соответствии с требованиями администрации в любой предвиденной и непредвиденной ситуации, такой порядок работы, установленный руководством организации, послужит и финансовому, и коммерческому ее успеху.

Как создать журнал регистрации приказов по кадрам в программе 1С рассказывается в видеоролике.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 938-59-45 (Москва)
+7 (812) 425-60-37 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!

Обязательно ли вести журнал регистрации кадровых приказов по личному составу

Ответ:

Законодательством для некоторых кадровых журналов и книг установлено обязательное их ведение в бумажном виде. При этом обязанность организации вести журнал регистрации кадровых приказов по личному составу (в частности, журнал учета отпусков) в бумажном виде не установлена. Следовательно, если номера соответствующих приказов присваиваются автоматически при их формировании в программе 1С, то вести такой журнал в бумажном виде необязательно.

Обоснование:

Согласно

п. п. 65 и 66 ГОСТ Р 51141-98 «Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28) регистрацией является запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

На данный момент утверждены формы некоторых журналов регистрации — их ведение для организаций в бумажном виде обязательно:

форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69), формы журналов учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н), форма журнала учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля (утв. Приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 N 141) и др.

Между тем форма журнала регистрации кадровых приказов по личному составу (в частности, журнала учета отпусков) законодательно не утверждена. Следовательно, работодатель сам определяет порядок регистрации таких приказов в локальном нормативном акте организации (например, Инструкции по делопроизводству), в котором можно предусмотреть в том числе и автоматизированную форму регистрации — автоматическое присвоение номеров приказам при их формировании в программе 1С.

Законодательно не установлены особенности оформления журнала, обязательные для работодателя, такие, как, например, обязанность распечатывать данный журнал по итогам определенного периода (квартала, года), заверять его подписью уполномоченных лиц и печатью организации. В связи с чем работодатель определяет порядок оформления журнала регистрации кадровых приказов по личному составу самостоятельно в локальном нормативном акте организации.

Отметим, что организации необходимо учитывать сроки хранения книг и журналов кадрового учета, которые установлены

Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Е.А.Чершинцева
Национальный исследовательский
университет «Высшая школа экономики»

Зачем и как вести судовой журнал

Когда дело доходит до морских прогулок, одна из самых полезных привычек, которые может иметь любой капитан, — это вести подробный журнал. Журналы когда-то использовались не только как личный дневник капитана, но и как подробный отчет обо всех аспектах лодки, команды и путешествия. До того, как мир был полностью нанесен на карту и появилась возможность позиционировать себя в продольном направлении, журналы часто давали единственные подсказки о курсе, который был необходим для определенного места. Независимо от того, являетесь ли вы плодовитым журналистом или просто организованным человеком, преимущества ведения хорошего журнала по-прежнему будут полезны даже во времена GPS и спутникового позиционирования.Журналы следует хранить в таком месте, где их можно легко взять во время движения и писать или читать, и для них должен быть назначен специальный пишущий инструмент, чтобы писать быстро и легко. Полезен водонепроницаемый футляр, который может быть таким же простым, как пластиковый пакет. Вот несколько вещей, которые следует учитывать в своем журнале:

Что хранить в судовом журнале

Информация о путешествии на лодке

Это традиционное использование журнала. Запись путешествий может быть подробной или простой, длинной или короткой.Типичные элементы, которые включаются, — это время, дата, погода, пункт назначения и пассажиры. Заметка о том, было ли заправлено топливо, какие изменения должны были произойти (например, изменение курса из-за погоды), а также количество моточасов — также отличные элементы, которые могут быть полезны позже. Те, кто любит дикую природу, могут также следить за морскими птицами или морскими млекопитающими. На самом деле нет предела тому, что вы можете включить: места для рыбалки и удача, чудесные обеды, приготовленные на борту, или даже самая смешная шутка, рассказанная во время поездки.Чем ярче журнал, который вы ведете, тем больше вероятность, что вам захочется вернуться, прочитать его позже и вспомнить, как вы были в море. Если вы капитан, а ваш супруг (а) является писателем, вы можете поручить ему или ей вести журнал.

Техническое обслуживание лодки

Техническое обслуживание — важная вещь, которая должна быть в вашем журнале. Запись о конкретных выполненных услугах, датах и ​​любых специальных методах или соображениях, которые были необходимы, будет полезна для поддержания вашего лодочного двигателя в хорошем рабочем состоянии.Любые заметки о том, заметили ли вы, что что-то начинает изнашиваться, о состоянии вещей, которые были заменены во время настройки или подготовки к зиме, или о специальных инструментах, необходимых для попадания в определенный тесный моторный отсек, — все это хорошо, чтобы отслеживать. Создание расписания регулярного обслуживания в журнале для всех частей, которые требуют работы, также является хорошим способом структурирования раздела. Сохраняя его отдельно от более повествовательной части журнала, это упрощает поиск всей необходимой информации о том, какие услуги будут предоставляться на вашем судне.

Информация об оборудовании лодки

Это похоже на ведение журнала технического обслуживания, но вместо этого он касается элементов, которые время от времени требуют замены. Ведение списка важных предметов сосуда, срок годности которых истекает, на внутренней стороне обложки вашего журнала позволяет вам записать карандашом все даты истечения срока годности этих вещей. Сюда могут входить предметы первой помощи, сигнальные ракеты, одноразовые огнетушители, цинковые покрытия, защищающие металлические поверхности вашего судна, стропы и даже регистрацию вашей лодки.Лодочники также могут составлять график чистки таких вещей, как деревянные элементы на лодке, краска, чистка и обслуживание парусов. Сохраняя его на видном месте, он позволяет вам каждый раз, когда вы открываете журнал, напоминать себе о предстоящих изменениях. Хранение дат в карандаше позволяет вам изменить только дату истечения срока действия, не требуя от вас поиска нового, менее заметного места для письма.

Как журналы полезны для будущих путешествий

Хотя журналы — это прекрасные сборники рассказов, чем более подробны ваши истории, тем больше вероятность того, что их можно будет использовать для облегчения вашей жизни на лодке в будущем.Это относится не только к вашему собственному журналу, но и к журналам других пользователей. Например, в Пьюджет-Саунде журнал Джорджа Ванкувера, в честь которого названы город и остров, дал много информации и продолжает использоваться сегодня. В нем подробно рассказывалось об отравлении моллюсками, а врачам рассказывалось, что это происходит из Северной Америки, и предполагалось, что это, скорее всего, было вызвано употреблением моллюсков. В нем также перечислены его встречи с местными жителями и толкование географических названий.Бревна, наряду с журналами других исследователей того времени, по-прежнему используются археологами племен и сегодня, чтобы доказать масштабы их путешествий и расширить права определенных племен, например, на рыбную ловлю, на эти земли на основе их традиционного использования. Вот несколько отличных способов использовать журнал для экстраполяции информации о вашей лодке:

Отслеживание расхода топлива вашей лодкой

Отслеживая часы работы двигателя и мили или морские мили, пройденные с двигателем, можно узнать две вещи.Во-первых, вы можете понять расстояние, которое вы можете преодолеть без заправки топливом. Если вы планируете поездку в какое-то место с удаленным запасом топлива, например, во внутреннем проходе на Аляске, это отличный способ узнать, достаточно ли на вашей лодке топлива, чтобы добраться от остановки до остановки без необходимости брать с собой лишнее. Конечно, текущие условия в подобных местах потребуют от вас определенного запаса прочности, но, тем не менее, принцип тот же. Приблизительное значение производителя не так точно, как в вашем собственном журнале учета морских миль / моточасов по сравнению с сожженными галлонами топлива.Во-вторых, это отличный способ отследить начало проблемы или распознать ее до того, как она станет слишком серьезной или слишком дорогой. Регулярное отслеживание миль или часов в зависимости от топлива может помочь вам определить, когда двигатель, сопротивление или другая проблема начинает влиять на эффективность лодки при работе.

Использование судового журнала в качестве маршрута

Использование собственного или чужого журнала — отличный способ воссоздать путешествие. Это может быть историческое путешествие, такое как путешествие по Миссисипи со всеми остановками Гекльберри Финна или путешествие по тропе Льюиса и Кларка вдоль реки Колумбия.Это также может быть повторение любимого морского путешествия через Флорида-Кис или экскурсия по поиску всех любимых рыбачьих ям вашего деда. Чем больше подробностей в журнале, которые помогут определить места, которые создали отличные воспоминания, тем более значимым может стать повторное путешествие.

Охота за сокровищами с использованием судового журнала

Использование бревен издавна было орудием охотников за сокровищами. В Южно-Атлантическом и Карибском морях все еще остается большое количество затонувших сокровищ в результате неудавшихся пиратских попыток и неожиданных штормов.Дайверы, которые выбирают менее густонаселенные рифы, могут оказаться удачливыми с подводным металлоискателем и найти что-то историческое и денежное. Один из забавных способов сделать это — отследить регулярное путешествие определенного моряка, корабля или капитана. Тот же принцип применим, если вы, конечно, пытаетесь отследить, где в пути вы могли потерять свою новенькую плавательную лестницу.

Как заменить журналы учета

Конечно, чем более вы заядлый писатель или лодочник, тем больше журналов вы накопите.Лодки — традиционно тесные помещения, и идея полки (или нескольких), полной бревен, обычно нежелательна. Большинство капитанов держат только одно бревно на борту судна. Журналы можно использовать один раз в год или отключать после заполнения, в зависимости от ваших предпочтений. Когда приходит время менять журнал, начинать новый лучше всего, взяв то, что узнали о техническом обслуживании и оборудовании из прошлого. Перепишите страницу оборудования или воспользуйтесь этой возможностью, чтобы заменить эти элементы и вписать новые даты истечения срока годности.Запишите последнее техническое обслуживание всех основных деталей и номера деталей двигателя, использованные в этих исправлениях. Задокументируйте последний известный пробег лодки и то, было ли это отклонением от предыдущего изменения журнала. Потратив время на передачу этой информации, вы сэкономите время на копание информации, когда у вас ее действительно нет, например, когда вы в пути только с одним журналом.

Какое бы применение вы ни находили наиболее подходящим для вашего судового журнала, ведение журнала является полезным, практичным и ценным занятием.Это отличный способ привлечь к участию членов семьи, которым менее комфортно заниматься капитаном, например, супруга или подростка, и прекрасный способ вспомнить самые волшебные моменты вашей поездки. В зимние месяцы, когда ваша лодка надежно спрятана на хранение, журнал также является отличным способом запомнить лучшие поездки предыдущего сезона катания на лодках и служить отправной точкой для планирования вашего нового сезона путешествий.

.

Ведение журнала времени — Как отслеживать свое время —

time log

Используйте свое время более эффективно, ведя журнал учета рабочего времени.

Вот вопрос, который вы, вероятно, задавали себе много раз: «Куда ушло время?» Если это похоже на вас, у меня есть инструмент, с помощью которого вы можете начать отслеживать свое время, так что вы всегда можете ответить на этот вопрос. Это старый добрый журнал.

Журнал времени можно использовать для всех следующих целей:

onehouradayformula banner long
  • Определите, как вы проводите время.
  • Определить расточителей времени.
  • Научитесь лучше оценивать, сколько времени у вас уйдет на выполнение задачи.
  • Определите, как вы откладываете на потом.
  • Лучше используйте свой досуг, чтобы начать выделять час в день на осуществление своей мечты.
  • Придумывайте стратегии, чтобы лучше использовать свое время.
  • Измерьте результаты своих усилий, чтобы стать более продуктивным.

Ниже вы узнаете, как вести журнал учета рабочего времени.

Как вести журнал учета рабочего времени

Вот 8-этапный процесс, которому вы собираетесь следовать, чтобы начать вести журнал времени:

Период отслеживания времени

1. Выберите период отслеживания . Решите, как долго вы будете вести учет рабочего времени. По общему мнению, чтобы получить точную картину того, как вы проводите свое время, вы должны отслеживать свое время в течение 30 дней.

При этом вы, вероятно, получите вводную информацию, которую сможете использовать, чтобы начать лучше использовать свое время с первого дня.

Инструмент отслеживания времени

2. Выберите инструмент учета времени. Вы можете вести учет своего времени в аналоговом виде — с помощью бумаги и ручки — или в цифровом формате. Если вы выберете аналоговый вариант, вы можете выполнить одно из следующих действий:

  • Создайте форму на листе бумаги для отслеживания времени (я создал форму, которую вы можете скачать в конце этой публикации).
  • Используйте каталожные карточки.
  • Используйте записную книжку, например пулевый журнал.

Если вы выберете цифровой путь, вы можете использовать три инструмента:

  • Часы .Clockify — это бесплатное программное обеспечение для отслеживания времени. Когда вы начинаете новое занятие, введите название занятия и запустите таймер. Когда вы закончите упражнение, остановите таймер. Запись будет добавлена ​​в ваш табель.
  • Тонкий Таймер . SlimTimer — еще одно бесплатное веб-приложение для отслеживания вашего времени.
  • Excel . Если вы уже знаете, как использовать Excel, вы можете просто создать электронную таблицу Excel и использовать ее для отслеживания своего времени.

Методика отслеживания времени

3.Всегда держите свой журнал времени под рукой и записывайте свои действия в режиме реального времени. Не ждите конца дня, чтобы попытаться восстановить по памяти, чем вы занимались каждый час в течение дня.

4. Запишите время, когда вы начинаете занятие, и время, когда вы останавливаетесь. Затем запишите общую продолжительность занятия (сколько времени вы на него потратили). Заметьте, что просто записывая, что вы делаете, вы лучше понимаете, как проводите свое время.

5. Чем больше подробностей вы запишите, тем эффективнее будет ваш журнал учета рабочего времени.Например, не стоит просто записывать «работает». Будьте более конкретными, записав такие вещи, как:

  • Ответ на электронные письма от клиентов;
  • Работа над проектом X;
  • Встреча с моим начальником;
  • Подготовка к презентации в понедельник;
  • Помогаем коллеге научиться пользоваться новым программным обеспечением; и так далее.

6. Создайте категории и подкатегории. Получите хорошее представление о том, как вы проводите время, создавая категории и подкатегории.Категории могут включать в себя такие вещи, как:

  • Здоровье и благополучие
  • Работа
  • Семья
  • Социальные сети (друзья и сообщество)
  • Обслуживание дома
  • Транспорт

Затем разбейте каждую категорию на столько подкатегорий, сколько вам нужно. Например, категорию «Здоровье и благополучие» можно разбить на следующие подкатегории:

  • Упражнение
  • Духовное питание
  • Утренний ритуал
  • Ночной ритуал
  • Чтение
  • Дремать

Таким образом, вы можете увидеть процент времени, который уходит на каждую из ваших жизненных категорий и подкатегорий.Это может помочь вам определить, какие категории отнимают у вас слишком много времени, а какие игнорируются.

Придумайте категории и подкатегории, которые вы будете использовать, и символ для каждой (например: «W» для работы, «M» для маркетинга и т. Д.).

7. Запишите, что вы чувствуете, выполняя каждое задание — счастливым, в потоке, обидчивым, напряженным, виноватым, скучающим, тревожным, подавленным, высоко энергичным, низкоэнергетическим, отвлеченным и так далее.

Этот шаг не является обязательным, но если вы отслеживаете, сколько времени вы тратите на разные задачи, вы также можете отслеживать, как вы себя чувствуете при работе над каждой задачей.

8. Кроме того, имейте раздел «Примечания», чтобы отслеживать такие вещи, как:

  • Это заняло больше времени, чем ожидалось, потому что. . . (Я не сосредотачивался, меня постоянно перебивали, я не мог найти нужные инструменты и так далее).
  • Это заняло меньше времени, чем ожидалось, потому что. . .
  • Этого не было в моем списке дел, но я уделил этому время, потому что. . .
  • Я мог бы лучше использовать свое время к. . .

Вы также можете указать в разделе «Примечания», было ли действие активным действием с высокой, средней или низкой степенью воздействия.

Образец протокола времени

Журнал учета рабочего времени должен выглядеть примерно так:

time log

Проанализируйте журнал своего времени

После того, как вы ввели журнал времени, указанное на первом шаге описанного выше процесса, проанализируйте результаты. Задайте себе следующий вопрос:

  • Трачу ли я свое время на правильные дела?
  • Я трачу большую часть своего времени на занятия с низкой, средней или высокой отдачей?
  • Что хорошо работает?
  • Чем я хочу перестать заниматься? Есть ли задачи, которые я могу устранить? Могу ли я поручить или заплатить кому-то другому за выполнение задач, которые мне не нравятся, или за малоэффективные задачи, которые необходимо выполнить?
  • Как я зря трачу время?
  • Где есть место для улучшения?

Используйте свои ответы на эти вопросы, чтобы придумать стратегию более эффективного использования вашего времени.

Следующие шаги

После того, как вы проанализировали, как тратите свое время, и придумали стратегию по его более эффективному использованию, реализуйте свою стратегию. Затем снова отследите свое время, чтобы увидеть, работает ли ваша стратегия.

Задайте себе следующие вопросы:

  • Вы лучше используете свое время?
  • Довольны ли вы количеством времени, которое вы проводите в каждой временной категории, которую вы придумали?
  • Есть ли у вас хороший баланс между работой и личной жизнью?
  • Вам нужно сделать больше улучшений?

Продолжайте делать это — отслеживая свое время, придумывая стратегию улучшения, внедряя стратегию и анализируя свои результаты, — пока вы не будете довольны тем, как вы проводите свое время.

Заключение

Если вы отслеживаете свое время, в следующий раз, когда вы задаетесь вопросом, куда ушло все ваше время, вы можете просто взглянуть на свой журнал учета рабочего времени и узнать ответ. Живите своей лучшей жизнью, ведя журнал времени.

А теперь, как и было обещано, вот журнал, который вы можете скачать:

time log time log

banner make it happen

banner make it happen banner make it happen banner make it happen

one hour a day header-2

banner make it happen guidebook of dreams banner banner make it happen how to be creative banner banner make it happen

how to be creative banner

Похожие сообщения:

.

c ++ — Как сохранить Z-порядок элемента управления в диалоговом окне MFC?

Переполнение стека
  1. Около
  2. Товары
  3. Для команд
  1. Переполнение стека Общественные вопросы и ответы
  2. Переполнение стека для команд Где разработчики и технологи делятся частными знаниями с коллегами
  3. Вакансии Программирование и связанные с ним технические возможности карьерного роста
  4. Талант Нанимайте технических специалистов и создавайте свой бренд работодателя
  5. Реклама Обратитесь к разработчикам и технологам со всего мира
  6. О компании
.

Как вести учет запасов для начинающих продавцов

Ваш инвентарь — это хлеб с маслом вашего бизнеса. Вам, вашим сотрудникам и вашим клиентам необходимо каким-то образом получить к нему доступ, чтобы ваш бизнес работал должным образом.

Эффективное управление запасами удерживает всех на одной странице и позволяет избежать путаницы. Однако часто это легче сказать, чем сделать. Отслеживать инвентарь всегда непросто; особенно если вы новый владелец бизнеса или переживаете период быстрого роста.

Мы собрали этот пост, чтобы помочь вам разобраться со сложностями управления запасами. Мы дадим вам общие стратегические рекомендации и несколько быстрых советов по решению распространенных проблем. Мы даже порекомендуем вам несколько инструментов управления запасами.

Что такое управление запасами?

На базовом уровне управление запасами — это практика установки инструментов и систем для отслеживания того, какие предметы, ингредиенты или товары у вас есть на складе, а также количество каждого из них в наличии.Это сообщит вам, какие товары вам нужно переупорядочить, когда вам нужно это сделать и сколько вам нужно получить, что предотвратит проблемы с отсутствием на складе.

Точные особенности этого процесса будут различаться для разных предприятий и отраслей. Такие соображения, как покупательские привычки вашей целевой аудитории и особенности ваших отношений с дистрибьюторами, также приведут к различным подходам к управлению запасами. Несмотря на все это, есть несколько общих концепций, применимых повсеместно.Ответьте на эти вопросы, чтобы начать разработку приблизительной стратегии управления запасами:

  • Сколько запасов у вас сейчас под рукой?
  • Сколько запасов вы заказываете?
  • На сколько вам хватит этого инвентаря?
  • Слишком много или слишком мало запасов?
  • Есть ли у вас подходящие складские помещения?
  • Какую методологию (управление запасами «первым пришел, первым ушел» или «точно в срок») и инструменты (программное обеспечение для отслеживания запасов, кассовые терминалы или электронные таблицы) вы хотите использовать для отслеживания запасов?

How to Keep Track of Inventory Stocking Shelves

.

Похожие записи

Вам будет интересно

Снижение оклада по инициативе работодателя: Уменьшение оклада

Диверсифицируется: Недопустимое название — Викисловарь

Добавить комментарий

Комментарий добавить легко