Как прошить и заверить документы – Как прошивать и заверять документы

Содержание

Как правильно сшить документы нитками и заверить их

В делопроизводстве существует необходимость сшить многостраничные документы, заверяя их подписью и печатью. Такие требования существуют при передаче документов в архив, заверении копий документов для банков и финансовых учреждений, сдаче отчетности в фонды и налоговую инспекцию.

Оформление и подписание многостраничных документов также в обязательном порядке подлежат сшиву и нумерации. Сшить документы можно как вручную, с помощью степлера или ниток, так и с помощью различных настольных станков.

Как правильно cшить документы нитками

Не существует определенных регламентов, определяющих как правильно прошивать документы. Существуют только рекомендации по сшиву документов, утвержденные Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».

Для того, чтобы сшить документы или один многолистовой документ, потребуется шило, иголка, нитки, канцелярский клей и чистый лист бумаги.

Можно сшить документы через три отверстия — подготовив три прокола шилом, расстояние между которыми должно быть примерно 3-5 см.

В этом случае начинаем сшивать документ с тыльной стороны документа со среднего прокола, оставляя часть нитки (не менее 7 см).

С лицевой стороны протыкаем верхнюю дырку и отправляем иголку с ниткой в нижний прокол с тыльной стороны.

С лицевой стороны протыкаем среднее отверстие и отрезаем нить, оставляя не менее 7 см.

Остаток нити из среднего отверстия связываем с остатком нити из верхнего отверстия.

На узелок наклеить маленький прямоугольный листочек.

Если вместо шила использовать дырокол, то прокола для сшива получается два. В этом случае начиная сшив документа необходимо оставить сантиметров 7 нити, не протягивая иголку с ниткой до конца, так, чтобы с того прокола, с которого мы начинаем сшивать, свисал кончик нитки.

Заканчивать сшив нужно вторым проколом, не тем, с которого начали. Так же нужно отрезать нить, оставив кончик сантиметров в 7. Оба оставшихся конца нити связать, немного оттянуть вниз и наклеить маленький прямоугольный листочек чистой бумаги.

Видео: учимся прошивать документы нитками и заверять их

Для повышения надежности сшива можно сделать четыре прокола. В этом случае сшивать следует начинать со второго сверху отверстия, потом в верхнее и затем опять во второе сверху. Затем в третье отверстие и после этого с тыльной стороны в четвертое. Заканчиваем сшив документа продевая иголку в третье отверстие с лицевой стороны.

Нить для сшива лучше брать капроновую или специальный шпагат. Можно сшивать документы и обычной ниткой, но в таком случае нить лучше сложить в несколько раз. Иногда для сшива документов используют тонкую лавсановую ленту.

Важно знать, что сшив делают строго вертикально и симметрично. Проколы располагаются на левом поле документа, отступив от края листа 1,5-2 см. В случаях, когда сшитый документ имеет повышенную важность, проколов в документе делают в количестве пяти. Начинать сшив следует с тыльной стороны документа.

Видео: как прошить документы в большой папке для архива

Видео:  в некоторых случаях документы сшивают на уголок

Видео: как можно прошивать документы с помощью станка

Как заверить прошитые документы

Прошитые документы подлежат обязательному заверению подписью и печатью (при наличии таковой у индивидуальных предпринимателей). На маленьком прямоугольном листочке пишется от руки или заранее печатается на компьютере:

«Прошито, пронумеровано, скреплено подписью

и печатью ___ (_______________________) лист___».

Листы обязательно нумеруются. Количество листов пишется цифрами и прописью. Подпись на заверенных документах и оригиналах ставится только уполномоченными лицами, действующими на основании доверенности, или же самим индивидуальным предпринимателем.

Часть подписи должна быть расположена на самом документе, а часть на наклеенной бумаге. То же требование относится и к печати. Частично печать должна располагаться на документе, а частично на наклейке. Обязательно ставится дата заверения или подписания документа.

Если речь идет о заверении документа, то, как правило, заверяет документ то ответственное лицо, которое является подписантом оригинала. Если же лицо, заверяющее документ действует на основании доверенности, то номер и дата доверенности должны быть прописаны рядом с расшифровкой должности и ФИО подписанта.

Подготовка  документов для регистрации ИП

Для регистрации ИП необходимо предоставить в Налоговую инспекцию следующие документы:

  • Копия паспорта.
  • Заявление на регистрацию ИП.
  • Квитанция на оплату госпошлины.
  • Заявление о переходе на Упрощенную систему налогообложения (при необходимости).

При подаче документов в налоговый орган для регистрации ИП, необходимо заполнить Заявление на регистрацию ИП и сшить вместе листы 001, 002 и лист А. Лист Б сшивать не нужно. Этот лист остается у вас, с фамилией и подписью сотрудника налоговой службы, как подтверждение, что документы на регистрацию у вас были приняты.

Сшивать документы можно любым из приведенных выше способов. Заверяется подписью заявителя с расшифровкой ФИО. Если подавать документы на регистрацию будет не сам заявитель, а третье лицо, то третья страница заявления должна быть заверена нотариально.

Так как определенных инструкций и правил по подготовке и прошивке документов не существует, у каждой организации, финансовый компаний, банков и прочих организаций могут существовать свои собственные требования, утвержденные внутренними приказами и регламентами, которые необходимо учитывать при сотрудничестве.

Умение правильно и грамотно подготовить документы — это начало продолжительной и выгодной сделки.

Загрузка…

delatdelo.com

Как правильно заверить копию многостраничного документа? :: Profiz.ru

Вопрос:

Как правильно заверить копию многостраничного документа? Как должна выглядеть наклейка? Допускается ли сшивать копии документов в один пакет, если документы из разных по номенклатуре организации дел? Если да, то как проставить номер дела, в котором хранится документ, в заверительной надписи на наклейке?

Ответ:

Порядок заверения копии, в том числе для предоставления ее в другую организацию, описан в п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Отметка о заверении копии должна выглядеть так:

Верно.

Генеральный директор Островская К.А. Островская

17.12.2018

Подлинник документа находится в ООО «АБВ» в деле № 12-13 за 2018 год.

Печать

Порядок заверения многостраничных документов описан в п. 2.51 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44):

«На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии проставляется на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или скрепленного иным образом документа. Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листе документа».

Таким образом, на каждом листе ставится такая отметка:

Верно.

Генеральный директор Островская К.А. Островская

17.12.2018

Печать

А на последнем листе пишем полностью:

Верно.

Генеральный директор Островская К.А. Островская

17.12.2018

Подлинник документа находится в ООО «АБВ» в деле № 12-13 за 2018 год.

Печать

Что касается внешнего вида наклейки, то можно обратиться к письму Минфина России от 29.10.2015 № 03-02-Р3/62336: «На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка (в виде прямоугольника размером примерно 40—60 мм на 40—50 мм). Наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, за пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2—2,5 см. […] Заверительная надпись опечатывается печатью организации (при наличии). Печать ставится таким образом, чтобы частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, личную подпись, фамилию, инициалы лица, заверившего документы (копии документов), дату их заверения».

Лучше, если заверит копии генеральный директор. Несмотря на то что в приказе Минфина России от 07.11.2018 № ММВ-7-2/[email protected] (далее – Приказ Минфина № ММВ-7-2/[email protected]) на это нет прямого указания, подпись генерального директора исключит возможные вопросы со стороны проверяющих органов. В крайнем случае нужно сразу давать указание на документ, дающий право другому работнику заверять копии документов, и приложить к направляемому пакету его копию:

Верно.

Главный бухгалтер Козлова А.А. Козлова (по Доверенности от 03.12.2018 № 12)

17.12.2018

[…]

Правила представления многостраничных документов на бумажном носителе (в том числе копий) в налоговую изложены в приложении № 18 к приказу Минфина № ММВ-7-2/[email protected]:

Извлечение
из приложения № 18 к Приказу Минфина № ММВ-7-2/[email protected]

4. Все листы документов должны быть прошиты прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. На оборотной стороне последнего листа каждого тома (части) в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка, на которой находится заверительная надпись.
5. Заверительная надпись обязательно содержит наименование должности лица, удостоверившего подлинность документов…, его личную подпись, фамилию, инициалы, указание на количество листов (арабскими цифрами и прописью) и дату. Заверительная личная подпись должна частично захватывать бумажную наклейку.

Таким образом, отметка о заверении копии и заверительная надпись – два самостоятельных блока информации, которые должны присутствовать на сшитой копии. Путать и смешивать между собой их нельзя.

Приведем пример оформления оборотной стороны многостраничной копии документа на бумажном носителе для представления в налоговую:

В одну сшивку помещается одна копия документа. Сшивок в один адрес может направляться несколько. Направление осуществляется с сопроводительным письмом, в котором в реквизите «Отметка о приложении» (п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016) описывается каждая из них:

Уважаемый Иван Иванович!

 

В ответ на Ваш запрос направляем вам копии документов ООО «АБВ».

 

Приложение:           1. Копия Устава ООО «АБВ» на 20 л. в 1 экз.

2. Копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица на 1 л. в 1 экз.

3. …

Автор ответа: Кожанова Евгения Николаевна

Статьи и советы по делопроизводству и архивному делу, работе секретаря и помощника. Шаблоны документов, подарки и акции.

www.profiz.ru

схема в 2, 3, 4 дырки

В процессе делопроизводства каждой компании возникает необходимость соединить многостраничные документы. Поговорим о том, как правильно сшить документы из нескольких страниц, заверить их печатью и подписью.

Это необходимо во многих случаях — подаче отчётности, сдаче документов в архив, заверении копий для банковских учреждений. Приведем подробную инструкцию.

Правила сшивания документов нитками

Отметим, что есть приказ Росархива №76, принятый в 2009 году, а также ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело». Оба документа касаются прошивания документов, но они носят рекомендательный характер. Четкого регламента нет, но определённых правил придерживаться необходимо, чтобы не было проблем с подачей многостраничной отчётности и передачей документов в архив, банк или контролирующие органы.

Итак, чтобы сшить документы, вам нужны:

  • Чистый лист бумаги.
  • Сами нитки — лучше всего специальный шпагат или капроновая нить. Иногда используют тонкую лавсановую ленту. Можно взять и обычные нитки, но тогда их для надежности следует сложить в несколько раз.
  • Шило.
  • Игла с достаточно большим ушком.
  • Канцелярский клей.

Сам процесс выглядит следующим образом:

  1. Делают в аккуратно сложенных стопкой документах три прокола шилом, между отверстиями должно быть расстояние порядка трёх-пяти сантиметров. Проколы должны находиться на левом поле документа. От края листа необходимо отступить минимум 1,5 сантиметра, но не больше двух.
  2. Начинаем сшивать с тыльной стороны, со среднего прокола, следует оставить сзади часть нитки длиной не меньше семи сантиметров.
  3. С лицевой стороны протыкается верхнее отверстие, после чего иголка с ниткой вставляются с тыльной стороны в нижнюю дырку.
  4. Теперь с лицевой стороны снова протыкаем отверстие посередине, а нить отрезаем, вновь оставляя не меньше семи сантиметров длины.
  5. Остатки нитей, два оставшихся после отрезания конца, связываем.
  6. На получившийся узелок необходимо наклеить небольшой кусочек бумаги прямоугольной формы.

Если используется дырокол, то получается не три, а два отверстия. В этом случае сразу оставляется не меньше семи сантиметров нити сзади, а заканчивать следует со второго прокола, не с того, с которого начинали. Так можно будет удобно связать два конца нити, узелок тоже заклеивается кусочком бумаги.

Иногда, чтобы добиться большей надежности соединения страниц, делают четыре прокола. Тогда прошивка начинается с отверстия, которое является вторым сверху. Затем иглу ведем в верхнее, после снова во второе. Следующий шаг — завод иглы в третье отверстие, а оттуда с тыльной стороны в четвёртое. Завершать следует в третьем отверстии, куда нить проводится с лицевой стороны. Не забываем оставлять часть нити для связывания.

По пять отверстий делают только при сшивании документов особой важности. При этом в любом случае сшив начинают с тыльной стороны.

Заверение прошитых документов

Все прошитые документы в обязательном порядке заверяются подписью и печатью. Если у индивидуального предпринимателя печати нет, то просто подписью.

На небольшом прямоугольном кусочке бумаги, которым заклеен узел прошитого документа, от руки пишут:

«Прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью _____ (__________________) листов».

Можно заранее набрать этот текст на компьютере и распечатать.

Все листы нумеруются, их количество прописывается и цифрами, и прописью. Заверить сшитый документ своей подписью имеют право исключительно уполномоченные лица, которые могут действовать на основании доверенности. В этом случае нужно указать номер и дату доверенности, они прописываются рядом с должностью и ФИО подписанта. Также поставить свою подпись может сам ИП. Часто заверяет прошитый документ тот же человек, который подписывал его первоначально.

Важно

Часть подписи располагается на самом наклеенном листочке, часть — на документе. По такому же принципу ставится печать.

Указывается дата проставления печати и подписи.

Подготовка документов, чтобы зарегистрировать ИП

Чтобы официально стать индивидуальным предпринимателем, следует предоставить в налоговую инспекцию пакет документов. В него входят:

  • заявление на регистрацию нового ИП;
  • копия паспорта, всех его страниц с записями;
  • квитанция, которая докажет, что положенная государственная пошлина была уплачена;
  • если нужно, то к пакету документов прилагается заявление о переходе на упрощенную систему уплаты налогов.

Важно, что в ходе подачи документов налоговикам с целью зарегистрировать ИП, нужно будет не просто заполнить заявление на регистрацию, но и сшить лист А и листы 001, 002. При этом лист Б остаётся отдельно, он будет передан заявителю обратно с ФИО и подписью представителя налоговой, который принимал документы.

Сшить документы можно одним из способов, о которых мы рассказали выше. Заверить сшитый документ должен сам заявитель, ФИО расшифровывается. Если же пакет документов подает в налоговую третье лицо, то третью страницу заявления следует заверить у нотариуса.

Заключение

Четких правил и строгих инструкций относительно прошивки документов нет. Каждое предприятие, банк, организация могут разработать свои регламенты, требования и правила, касающиеся подготовки и прошивки документов. Это следует учитывать, готовя документы для подачи, например, в органы статистики или банковское учреждение.

Помните, что умение грамотно, по всем правилам подготовить документы станет началом длительного сотрудничества и выгодной сделки.

finach.ru

Как правильно прошивать и заверять документы — kFIN.pro

В делопроизводстве существует необходимость сшить многостраничные документы, заверяя их подписью и печатью. Такие требования существуют при передаче документов в архив, заверении копий документов для банков и финансовых учреждений, сдаче отчетности в фонды и налоговую инспекцию.

Оформление и подписание многостраничных документов также в обязательном порядке подлежат сшиву и нумерации. Сшить документы можно как вручную, с помощью степлера или ниток, так и с помощью различных настольных станков.

Как правильно cшить документы нитками

Не существует определенных регламентов, определяющих как правильно прошивать документы. Существуют только рекомендации по сшиву документов, утвержденные Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».

Для того, чтобы сшить документы или один многолистовой документ, потребуется шило, иголка, нитки, канцелярский клей и чистый лист бумаги.

Можно сшить документы через три отверстия — подготовив три прокола шилом, расстояние между которыми должно быть примерно 3-5 см.

В этом случае начинаем сшивать документ с тыльной стороны документа со среднего прокола, оставляя часть нитки (не менее 7 см).

С лицевой стороны протыкаем верхнюю дырку и отправляем иголку с ниткой в нижний прокол с тыльной стороны.

С лицевой стороны протыкаем среднее отверстие и отрезаем нить, оставляя не менее 7 см.

Остаток нити из среднего отверстия связываем с остатком нити из верхнего отверстия.

На узелок наклеить маленький прямоугольный листочек.

Если вместо шила использовать дырокол, то прокола для сшива получается два. В этом случае начиная сшив документа необходимо оставить сантиметров 7 нити, не протягивая иголку с ниткой до конца, так, чтобы с того прокола, с которого мы начинаем сшивать, свисал кончик нитки.

Заканчивать сшив нужно вторым проколом, не тем, с которого начали. Так же нужно отрезать нить, оставив кончик сантиметров в 7. Оба оставшихся конца нити связать, немного оттянуть вниз и наклеить маленький прямоугольный листочек чистой бумаги.

Видео: учимся прошивать документы нитками и заверять их

Для повышения надежности сшива можно сделать четыре прокола. В этом случае сшивать следует начинать со второго сверху отверстия, потом в верхнее и затем опять во второе сверху. Затем в третье отверстие и после этого с тыльной стороны в четвертое. Заканчиваем сшив документа продевая иголку в третье отверстие с лицевой стороны.

Нить для сшива лучше брать капроновую или специальный шпагат. Можно сшивать документы и обычной ниткой, но в таком случае нить лучше сложить в несколько раз. Иногда для сшива документов используют тонкую лавсановую ленту.

Важно знать, что сшив делают строго вертикально и симметрично. Проколы располагаются на левом поле документа, отступив от края листа 1,5-2 см. В случаях, когда сшитый документ имеет повышенную важность, проколов в документе делают в количестве пяти. Начинать сшив следует с тыльной стороны документа.

Видео: как прошить документы в большой папке для архива

Видео:  в некоторых случаях документы сшивают на уголок

Видео: как можно прошивать документы с помощью станка

Как заверить прошитые документы

Прошитые документы подлежат обязательному заверению подписью и печатью (при наличии таковой у индивидуальных предпринимателей). На маленьком прямоугольном листочке пишется от руки или заранее печатается на компьютере:

«Прошито, пронумеровано, скреплено подписью

и печатью ___ (_______________________) лист___».

Листы обязательно нумеруются. Количество листов пишется цифрами и прописью. Подпись на заверенных документах и оригиналах ставится только уполномоченными лицами, действующими на основании доверенности, или же самим индивидуальным предпринимателем.

Часть подписи должна быть расположена на самом документе, а часть на наклеенной бумаге. То же требование относится и к печати. Частично печать должна располагаться на документе, а частично на наклейке. Обязательно ставится дата заверения или подписания документа.

Если речь идет о заверении документа, то, как правило, заверяет документ то ответственное лицо, которое является подписантом оригинала. Если же лицо, заверяющее документ действует на основании доверенности, то номер и дата доверенности должны быть прописаны рядом с расшифровкой должности и ФИО подписанта.

Подготовка  документов для регистрации ИП

Для регистрации ИП необходимо предоставить в Налоговую инспекцию следующие документы:

  • Копия паспорта.
  • Заявление на регистрацию ИП.
  • Квитанция на оплату госпошлины.
  • Заявление о переходе на Упрощенную систему налогообложения (при необходимости).

При подаче документов в налоговый орган для регистрации ИП, необходимо заполнить Заявление на регистрацию ИП и сшить вместе листы 001, 002 и лист А. Лист Б сшивать не нужно. Этот лист остается у вас, с фамилией и подписью сотрудника налоговой службы, как подтверждение, что документы на регистрацию у вас были приняты.

Сшивать документы можно любым из приведенных выше способов. Заверяется подписью заявителя с расшифровкой ФИО. Если подавать документы на регистрацию будет не сам заявитель, а третье лицо, то третья страница заявления должна быть заверена нотариально.

Так как определенных инструкций и правил по подготовке и прошивке документов не существует, у каждой организации, финансовый компаний, банков и прочих организаций могут существовать свои собственные требования, утвержденные внутренними приказами и регламентами, которые необходимо учитывать при сотрудничестве.

Умение правильно и грамотно подготовить документы — это начало продолжительной и выгодной сделки.

kfin.pro

Как прошить документы для налоговой и нужно ли прошивать устав в 2019 году

До 4 июля 2013 года, пока не вступил в силу Приказ ФНС России от 25.01.2012 № ММВ-7-6/[email protected], действовало обязательное требование по сшиванию многостраничных документов, подаваемых при государственной регистрации ООО или ИП. А вот осталось ли оно в силе и нужно ли прошивать документы для налоговой, попробуем разобраться.

Обязательно ли прошивать документы в налоговую

Обратимся к упомянутому Приказу ФНС России от 25.01.2012 № ММВ-7-6/[email protected], а точнее — к разделу «Общие требования к оформлению представляемых документов».

Там ничего не сказано о том, что многостраничные документы подаются в прошитом и пронумерованном виде.

До этого Приказа действовал Приказ ФНС РФ от 01.11.2004 N САЭ-3-09/[email protected], ныне утративший силу. Также есть Письмо ФНС России от 25.09.2013 N СА-3-14/[email protected], где четко сказано, что нет обязательного требования прошивать документы, в том числе учредительные документы, а также заявления.

Но все ли так просто?

Нужно ли прошивать формы заявлений перед заверением у нотариуса

Вообще, нотариус обычно берет за заверение формы заявления полную стоимость, состоящую не только из госпошлины за совершение нотариального действия (около 300р.), но и за оказание услуг правового и технического характера (УПиТХ), и выходит за всё где-то 1500-1600р. Учитывая, что чаще всего заявление к нему приносят готовое (хотя по-хорошему он должен его тогда составить, или хотя бы распечатать и проверить на соответствие законодательству), то нотариус его и сшивать должен. Все равно деньги берет. Обычно он же его и сшивает, хотя некоторые требуют принести уже прошитым, все зависит от нотариуса.

В свете того, что на подписании у Президента РФ лежит законопроект №285286-7, дающий заявителю право не платить за УПиТХ, если все действия он сделал сам, а также дающий перечень действий нотариуса, подпадающих под УПиТХ, то вскоре прошивать тоже придется самим. Иначе нотариус примет это на счет «иные услуги правового и технического характера», и потребует за это отдельную плату.

В любом случае, форма, заверенная нотариусом, должна быть, по логике вещей, прошита. Вопреки мнению Письма ФНС России от 25.09.2013 N СА-3-14/[email protected], поскольку никто не мешает, после заверения у нотариуса листа «Сведения о заявителе», поменять какие-либо листы заявления, и подать их в непрошитом виде, дескать, «запрета-то нет». Да и любой мало-мальски опытный инспектор у вас такую форму просто откажется принимать.

Какие документы рекомендуется прошивать

Да в целом, все те же многостраничные документы. Не потому, что их не примут (за исключением формы заявления, ее, как уже сказано, сшивать обязательно), а скорее для того, чтобы кто-то что-то не потерял. Хотя бы скрепите степлером, или, на худой конец, скрепкой.

Как правильно прошить документы, способы прошивки

Правильного способа, как такового нет. Просто сшивка должна удерживать вместе все листы документа, не мешать его читаемости, и удобству перелистывания. Само собой, если вы устав сошьете не слева, а сверху, или в другом месте, или вообще «уголком», то это скорее всего вызовет в лучшем случае недоумение инспектора. А то и отказ его принять.

Рекомендуемый способ прошивки документов для налоговой – прошивка в три дырки, осуществляется следующим образом:

Как пронумеровать страницы

Страницы нумеруются арабскими цифрами, в большинстве офисных программ есть функция автоматической нумерации. Вряд ли вы будете писать устав или протокол от руки, поэтому воспользуйтесь плодом технического прогресса.

Сквозная нумерация самого заявления осуществляется в специально отведенных для этого знакоместах:

Прошнуровано и пронумеровано образец

Вариантов этой надписи много, на данный момент ее требуется приклеивать на протоколы или договоры, подаваемые в инспекцию. На учредительные документы не нужно, налоговая сама ее сделает. А вот и образец:


Скачать образец наклейки прошито и пронумеровано.
 

С печатью (для документов, где ее необходимо ставить):

Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью:

____  (_________________) листов;

Генеральный директор ООО «_________________»

__________________/___________/

М.П.

И без печати (решения, протоколы):

Всего прошито, пронумеровано:

____  (_________________) листов

Председатель общего собрания участников

ООО «_________________»

__________________/___________/

bizneszakon.ru

Как прошивать и проверять документы правильно: нормативы и порядок действий

Бумажный способ ведения документооборота используется практически во всех отраслях предпринимательской деятельности и часто требует особой прошивки документов. Эта процедура необходима как для обеспечения соответствия документации единым стандартам, так и для её дополнительной защиты от возможных подделок или просто от утери и для упрощения каталогизации и архивирования бумаг. Узнайте, как правильно прошивать документы и какие нормативные акты регламентируют этот вопрос.


Оглавление: 
1. Как прошивать документы: основные нюансы и нормативные акты
2. Способы прошивки документов:  основные виды
3. Как заверяется прошитый документ: порядок действий

Как прошивать документы: основные нюансы и нормативные акты

Действующее российское законодательство в целом на федеральном уровне никак не регламентирует обязательность прошивания документов или наоборот – отсутствие таковой необходимости. Одним из немногих нормативов, в соответствии с которым на территории Российской Федерации ведётся документооборот и прошивка документов в целом, является ГОСТ Р-51141-98 «Делопроизводство и архивное дело». Но этот стандарт не является общепринятым в целом и применяется сугубо добровольно.

Обратите внимание

Большинство государственных структур и органов устанавливают свои собственные нормативы делопроизводства, касающиеся подачи необходимых документов. Поэтому прежде чем подшивать документы для подачи в какое-либо учреждение, следует уточнить в его канцелярии правила, по которым таковые документы должны сшиваться. В отношении внутреннего документооборота таковые правила могут быть утверждены как отдельным приказом руководства, так и непосредственно фигурировать в правилах внутреннего распорядка или должностных инструкциях ответственных лиц.

В целом, прошивка документов традиционно проводится при помощи иглы и нитки. Для прокола бумаги, особенно при большой толщине документа может использоваться шило либо дырокол. Нить обычно используется белого цвета, капроновая либо специальный шпагат. Кроме этого, прошив документов может производиться при помощи специальных технических приспособлений, в частности – пресса для фиксации большого количества бумаг, специальных швейных машинок для документов, а также даже дрели и сверла – в случае необходимости прошивки документов объемом, одновременно превосходящим 300 страниц.

Способы прошивки документов:  основные виды

Существует множество видов и способов прошивки документов. При этом отдельными учреждениями могут утверждаться весьма специфические индивидуальные варианты проведения прошивки, что может в итоге значительно обезопасить её документооборот, как от утери нужных бумаг, так и от возможных подделок.

Однако в целом большинство предприятий и организаций предпочитают использовать один из традиционных способов, список которых выглядит следующим образом:

  • Прошивка в две дырки. Это – самый простой способ прошивки, так как прошить документы таким образом можно просто при помощи дырокола и ниток, без использования шила или иглы. В таком случае оба конца нити пропускаются через сделанные в листах документа отверстия сверху вниз и связываются с задней стороны.
  • Прошивка в три дырки. Прошивка в три дырки выполняется чаще всего уже с использованием иглы, однако можно использовать и дырокол. Основное правило – все отверстия должны располагаться строго на одной линии, поэтому лучше всего предварительно разметить их. Расстояния между отверстиями должны быть равны и не превышать 3,5 сантиметра. Сшить документы в три дырки можно следующим образом – сначала игла продевается с тыльной стороны в среднее отверстие в документах, после чего продевается через верхнее отверстие с передней стороны и снова вдевается с тыльной стороны уже в нижнее отверстие. После этого иголка снова вдевается с передней стороны в среднее отверстие документа, нитки обрезается и связывается с торчащим из средней дырки концом.
  • Прошивка в четыре дырки. Этот метод позволяет сшить документы в четыре дырки, однако на практике такая прошивка применяется относительно редко. Прошивается такой документ, начиная с тыльной стороны со второй дырки сверху. После неё нить заводится в верхнее отверстие и снова выводится через второе на переднюю сторону. Потом прошивается третье отверстие, нить выводится через четвертое и снов проводится в третье, после чего завязывается узлом.
  • Прошивка в пять дырок. В целом, такой способ сшить документы позволяет обеспечить максимальную надежность прошивки при относительной возможности выполнить данную процедуру вручную. Он подразумевает прошивку в пять дырок. Она проводится аналогичным способом, как в случае с тремя или четырьмя дырками. Прошивают, начиная от средней дырки с тыльной стороны, двигаясь в любую сторону. Точно таким же образом, как и в предыдущих вариантах сшивания, необходимо возвращаться по верхней стороне в те же самые отверстия. Для такого метода сшивания также применяют и специальные машинки.

Обратите внимание

Общие правила прошивки подразумевают в обязательном порядке выведение обоих концов нити на тыльную сторону документов, их связывание узлом и заклейку данного узла одним бумажным прямоугольным лоскутом. На этом лоскуте и с его помощью будет проводиться дальнейшее заверение всего документа. При необходимости после сшивания может использоваться дополнительная обложка или элемент картона, или плотной бумаги для защиты корешков в случае с объемными документами.

Как заверяется прошитый документ: порядок действий

Прошитые документы нуждаются в обязательном заверении. При этом совсем не обязательно в таковом случае обращаться к нотариусу – заверение производится самим лицом, ответственным за составление такового документа. Заключается оно в уже упомянутом выше скреплении концов нити прошивки бумагой. Эта бумага приклеивается на задний лист документа или на обложку, на ней наносится количество листов и информация о прошивке, а также подпись ответственного лица.

После этого, на листочке с информацией о прошивке и количестве страниц, ставится печать таким образом, чтобы она частично выходила за его край и приходилась на обложку или последний лист документа. При отсутствии печати – ответственное лицо должно нанести подпись таким образом, чтобы её часть выходила за границы самого бумажного лоскута, закрывающего узел.

Таковой подход позволяет обеспечить надежную защиту от несанкционированного изменения или подделки документа и гарантирует его последующую целостность.

Важный факт

Для заверения документов, срок хранения которых должен превышать десять лет, рекомендуется применять папирусную бумагу. Обычная бумага может за такой срок отклеиться, что в итоге приведет к возможности подделки документа или признания информации в нем недействительной.

Загрузка…

pravo.moe

Как правильно прошить документы нитками: фото и подробная инструкция

Имея дело с большим объемом документации, ее необходимо как-то систематизировать. Помочь в этом может прошивка, которую используют в делопроизводстве при передаче важных бумаг в архив или на дальнейшую проверку. Скрепив таким образом документы, вы можете не беспокоиться о возможности подмены, поскольку сделать это, не оставив следов, будет практически невозможно. Как правильно сшивать дела и что нужно, чтобы прошить документы, расскажет данная статья (готовые образцы также представлены ниже).

Регулирование прошивки документов в делопроизводстве

В любой сфере деятельности человека, где ему приходится иметь дело с большим количеством документов, не обойтись без их систематизации. Некоторые бумаги отправляются в архив, в то время как другие продолжают использоваться в работе. И те, и другие часто подлежат подшивке, но, прежде чем переходить к этому действию, давайте выясним, когда оно уместно.

Документы, подлежащие прошивке

Не все документы той или иной организации подлежат сшиванию, поэтому важно понимать, какие именно бумаги подходят для этой процедуры. Во-первых, логично, что вам не нужно разбираться, как прошнуровать документ, если он состоит из одного листа, однако, если в нем две и больше страниц, тогда приведенная ниже информация будет полезной.

    Так, сотрудники кадровых служб должны прошивать:
  • приказы личного и общего состава,
  • а также штатное расписание.
    Бухгалтера выполняют указанную процедуру с:
  • авансовыми отчетами,
  • накладными,
  • счетами-фактурами,
  • путевыми листами,
  • кассовыми книгами,
  • оборотными ведомостями,
  • актами выполнения работ,
  • а также ведомостями на заработную плату, если она выдается на руки.

Информация о том, как подшить документы нитками, понадобится и в том случае, если вы имеете дело с копиями документов юридических лиц, только в этой ситуации заверительная печать не нужна.

Проще говоря, прошивка документов выполняется практически всеми структурными подразделениями учреждений и компаний, а разница состоит только в способе выполнения процедуры.

Нормативные акты, регулирующие прошивание документов

На сегодняшний день не существует единого стандарта, который точно бы объяснял, как правильно прошивать документы в различных структурах, однако некоторые регламенты все же имеются (один из примеров возможной прошивки бумаг по ГОСТу представлен на фото ниже).

Так, рекомендации по сшиву различных документов указаны в «Делопроизводстве и архивном деле», утвержденном Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, а также в приказе Министерства культуры РФ № 536 от 2005 года, утверждающем типовую инструкцию по делопроизводству, Инструкции Центрального банка России, Методических разъяснениях по порядку заполнения отдельных форм документов, утвержденных Приказом Министерства по налогам и сборам от 2003 года и ГОСТом Р 51141. Кроме того, требования к прошиванию бумаг разрабатывались и отраслевыми ведомствами (например, Министерством по налогам и сборам).

Как правильно прошить документы: подробные схемы с описанием

Существует несколько вариантов того, как правильно подшить документы нитками, ведь эту процедуру можно выполнить как в две дырки, так и в три, четыре и даже пять.

В две дырки

Прошивка бумаг в две дырки — это самый простой способ их скрепления, и чаще всего его используют при оформлении бумаг, не имеющих особой важности. Однако и в этом случае у некоторых специалистов появляются определенные вопросы, поэтому, чтобы выполнить работу правильно и точно знать, как прошить документы в 2 дырки, рекомендуем придерживаться следующей схемы:

  • Перед началом сшивания воспользуйтесь дыроколом и сделайте в документе два отверстия (пробить бумагу также можно, использовав обычную иголку, но в этом случае нужно быть предельно аккуратным).
  • Далее возьмите нить и пропустите ее через оба прокола, причем так, чтобы ее концы оказались с тыльной стороны бумаг.
  • Затем свяжите концы нити между собой и наклейте на них прямоугольник, который нужно заранее вырезать из белой плотной бумаги. Он должен хорошо скрывать узел, но не закрывать его полностью.

В том случае, если срок хранения документа будет превышать 10 лет, для прямоугольника лучше взять папирусную бумагу.

На листочке указывается количество страниц в документе и отмечаются данные специалиста, который его заверял (ФИО и подпись). Это самый простой ответ на вопрос, как правильно прошить документы нитками, а более сложные и часто используемые комбинации представлены на фото ниже.

В три дырки

Как и в предыдущем случае, чтобы сшить документы, нужно проколоть бумагу, только в этом варианте следует рассчитать расстояние на 3 дырки (оно не должно превышать 3 см).

После того как в листах появятся отверстия, переверните документ и пропустите нитку в среднюю дырку (ее кончик должен показаться из первого листа), оставив с тыльной стороны не менее 7 см.

Теперь с лицевой стороны бумаг необходимо проткнуть верхнее отверстие и направить иглу с ниткой в нижний прокол с тыльной стороны.

Как только она окажется сверху, ее вновь пропускают через середину, добиваясь появления с тыльной стороны.

На этом этапе вы может отрезать нить, оставив от нее 7 см, и связать ее с уже имеющимся остатком.

На полученный узелочек наклеивается небольшой прямоугольный листочек, на котором будет отмечаться количество листов и заверительная подпись.

Если вы до этого не знали, как прошить документы в 3 дырки, то, воспользовавшись этой схемой, проблем не возникнет.

Вместо иголки или дырокола можно использовать шило, а на роль ниток для прошивки документов идеально подойдут капроновые изделия или специальный шпагат.

Нужно отметить, что, используя указанную информацию, вам не придется долго думать и как прошить журнал регистрации, главное — подобрать твердую обложку и внимательно пронумеровать все страницы, так как после сшивания изменить что-то будет невозможно.

В четыре дырки

Разобравшись, как прошивать документы в 3 дырки, для вас не составит большого труда выполнить соединение бумаг в 4 прокола. Процесс проходит практически аналогично предыдущему варианту, только расстояние между соседними отверстиями должно составлять около 1,5 см.

В этом случае сшивание начинается со второго отверстия сверху (с тыльной стороны), после чего нить пропускается через самое верхнее отверстие, и иголка выводится опять во второе сверху. Далее нить заводят в третью дырку, а затем (с тыльной стороны в четвертую).

В конце процесса иголка продевается в третье отверстие с лицевой стороны, и после выведения нитки завязывается узелок. Сверху на него клеится уже упомянутый небольшой прямоугольник.

Чтобы было проще понять, как прошить документ в 4 дырки, приводим следующее фото с отмеченной схемой работы.

В пять дырок

Пять отверстий используют в основном для сшивания бухгалтерских документов, так как в конечном итоге их толщина оказывается намного большей, чем у обычных документов. Это, пожалуй, самая высокая степень защиты, на которую только способна прошивка. Отверстия должны располагаться с левой стороны на расстоянии 5 см друг от друга.

Сложив все листы в правильном порядке и пронумеровав их, можно зажать документы в специальном прессе и с помощью дрели с тонким сверлом проделать нужные отверстия: два из которых должны располагаться по краям (отступив от них не менее 2 см), одно по центру и еще два — между центром и крайними отверстиями.

Чтобы не повредить листы бумаги, необходимо использовать картонную обложку.


Когда отверстия будут готовы, остается только сшить стопку документов, используя для этого капроновую нить и большую иголку, именуемую в народе цыганской. Схема подшивки документов в архив в этом случае выглядит так:
  • С тыльной стороны стопки бумаг иголку пропускают в среднее отверстие, оставляя сзади около 10 см нитки (хвостик).
    Затем нитку протягивают во второе отверстие сверху (хотя вы можете двигаться и вниз) и снова выводят с тыльной стороны.
  • Далее по типу змейки иголка с ниткой выводится через самое верхнее отверстие (оказывается с лицевой стороны) и снова «ныряет» вниз через второе сверху отверстие. Таким образом, один край уже готов.
  • Теперь, придерживая нитку у среднего отверстия, необходимо просунуть иголку через него с тыльной стороны (как в начале процедуры) и вывести ее на исходную позицию, чтобы направить во второе снизу отверстие.
  • Опять по типу змейки с тыльной стороны документов иголку просовывают в самое нижнее отверстие, а как только она окажется наверху, ее еще раз направляют вниз через второе отверстие.
  • Таким образом, с тыльной стороны у вас получилось уже два хвостика, которые нужно завязать на узел, отрезав лишние части нити (если вы используете специальный пресс, то высвобождать из него бумаги можно будет только после этой процедуры).

Достав документы из пресса, остается только открыть обложку и наметить линии ее загиба с тыльной стороны, которая, отворачиваясь назад, частично закроет хвостики нитей. Чтобы этот загиб лучше держался, его не только промазывают клеем ПВА, но и проклеивают посредине скотчем, помимо которого на нитях также будет размещаться прямоугольный листочек с информацией о нумерации и прошивке. На боковой части такой книги можно наклеить листочек с названием: например, «Книга продаж за 2016 год».

Особенности прошивки документов: дельные советы

Прежде чем выяснять, как правильно сшивать документы ниткой, и просматривать фото, пошагово изучая указанный процесс, необходимо удалить с бумаг все скрепки и зажимы, отсортировав по дате и пронумеровав каждый лист тщательно подсоединенных друг к другу документов.

Естественно, при подготовке к процедуре вас может волновать не только, как правильно прошнуровать бумаги, но и как пронумеровать документы, не допустив ошибки. В этом нет ничего сложного: номера страниц проставляются арабскими цифрами (иногда римскими) и начинаются с цифры 1 (по возрастанию), причем опись не нумеруется.

Если требуется обложка, то для нее подбирают специальный картон с надписью «Дело», который может быть самых разных размеров и качества. Для прошивания обычных документов нередко используют обычный сшиватель для документов формата А4.

Нумерации подлежат и конверты в документах, номера на которых проставляются в первую очередь, а следом за ним нумеруются все находящиеся в нем листы и фотографии.

Если при нумерации важных бумаг была допущена ошибка, то ее просто зачеркивают одной линией и дальше продолжают нумерацию. При этом лист обязательно следует заверить надписью «Исправленному верить», поставив подпись и печать ответственного лица.

Главное требование к подшитым бумагам — неприкосновенность, то есть если нужные документы уже сшиты и пронумерованы, но вам необходимо добавить какое-то дополнение (например, образец заполненного заявления), то его нужно будет подшивать либо отдельным томом, либо разобрать все дело и наново перешивать. В случае допуска ошибок в нумерации возможно применение литерной нумерации. Проще говоря, на пропущенный лист ставится та же цифра, только к ней добавляется буква (16а, 17б…).

В случае более серьезного нарушения нумерации ее придется проставлять заново. Для этого нужно аккуратно зачеркнуть неверно написанные цифры и указать новые. Информацию обо всех изменениях нужно будет внести в заверительную надпись: зачеркнуть старые данные и рядом с ними написать новые.

Подшивка документов в архив или на проверку может выполняться намного проще, но для этого понадобится специальный переплетный станок и автонумератор. К сожалению, чаще всего такой способ систематизации бумаг доступен только в типографиях.

Как заверить прошитые документы

Заверение бумаг — последний этап перед их подачей на проверку или на хранение. Однако, если эта процедура будет выполнена неправильно, то у вас появятся лишние проблемы. Поэтому очень важно знать, как именно выполняется указанный процесс и кто за него отвечает.

Кто может заверить прошитые документы

Как только вы правильно пронумеровали и прошнуровали документы, оформив их в своеобразный журнал, можно приступать к заверению ценных бумаг. Заверением называют подпись уполномоченного лица, которое отвечает за передачу указанных бумаг в налоговую инспекцию, архив или другие инстанции.

Выполнить эту задачу может лишь руководитель учреждения или предприятия либо уполномоченный составитель, в обязанности которого входит указание на стикере своей должности и расшифровки подписи. Кроме того, нужную отметку может поставить и частный предприниматель, но в любом случае лучше, чтобы подпись стояла одновременно и на стикере, и на листе.

Подписывая прошитые документы, управляющий берет на себя ответственность за их содержимое или назначает ответственным за достоверность другого сотрудника путем подписания соответствующего приказа.

 
 

Требования к оформлению прошитых документов для заверения

Как вы уже поняли, подшивать документы нитками — только полдела, так как нужно же еще их правильно заверить. Для того чтобы выполнить указанную процедуру, необходимо подготовить стикер (можно набрать в программе MS Word и распечатать) размером 5 х 6 см. На нем указывается информация о количестве страниц в деле (не только цифрами, но и прописью), об особенностях вложенных документов (к примеру, некоторые из них могут быть повреждены), а также отмечается фамилия, должность и подпись специалиста, который занимался прошивкой. Этим фрагментом бумаги фиксируется узел нитей на последней странице, после чего ставится печать предприятия: одна часть оттиска должна находиться на наклейке с надписью, а вторая на листе.

Для того чтобы узелок нитей был хорошо заметен, лучше взять для наклейки папиросную бумагу, а в качестве клея подойдет жидкое стекло (канцелярский клей). В некоторых случаях края оттиска печати и нити также заливаются клеем, но к такой мере прибегают только при оформлении бухгалтерских документов повышенной важности. В целом же все перечисленные меры являются хорошей защитой ценных бумаг и подтверждают, что все подшитые документы подлинные.

Разобравшись, как правильно нумеровать документы при подшивке и в какой последовательности проходит эта процедура, вы можете больше не переживать за возврат бумаг и необходимость в их повторной систематизации путем шнуровки.

svoedelo-kak.ru

Похожие записи

Вам будет интересно

Краудинвестинг платформы – что это простыми словами? Лучшие площадки в России |

Больничный лист по уходу за взрослым больным – Больничный по уходу за больным родственником (листок нетрудоспособности) — за взрослым, матерью, инвалидом 1 группы, родителем

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о