Обратите внимание! Штамп организации нужно ставить так, чтобы он затронул как прямоугольный клочок бумаги, так и листок. 

Таким образом, осуществить сшивание документов может каждый самостоятельно. Необходимо следовать основным рекомендациям о том, как прошить договор и прочие важные бумаги, используемые в деловом обороте компаний, банков, налоговых и судебных органов.



shtrafsud.ru

ᐉ Как прошить дело в 4 прокола схема. mainurist.ru

Как правильно сшить документы

Не все документы той или иной организации подлежат сшиванию, поэтому важно понимать, какие именно бумаги подходят для этой процедуры. Во-первых, логично, что вам не нужно разбираться, как прошнуровать документ, если он состоит из одного листа, однако, если в нем две и больше страниц, тогда приведенная ниже информация будет полезной.

В этом случае сшивание начинается со второго отверстия сверху (с тыльной стороны), после чего нить пропускается через самое верхнее отверстие, и иголка выводится опять во второе сверху. Далее нить заводят в третью дырку, а затем (с тыльной стороны в четвертую).

Как правильно сшивать документы

Прошивание бухгалтерской документации схоже с прошиванием обычных документов. Но есть одно отличие. Для прошивания бухгалтерских документов делают 5 отверстий поскольку дела получаются в итоге большей толщины. Сшивать документы может только уполномоченный сотрудник. Часто ответственным является бухгалтер, который и занимается ведением дел.

1. Удалить скрепки, скобы из документа.
2. Аккуратно и ровно уложить листы, проверить для надежности нумерацию.
3. В зависимости от толщины получившейся пачки взять шило или иголку и, отступив от края, сделать сквозные отверстия в количестве не меньше 3. Отверстия должны находиться в ряд, вертикально относительно края бумаги, на расстоянии 2,5-3 сантиметра друг от друга. Среднее отверстие должно быть по центру.
4. В зависимости от толщины, получившейся стопки бумаг, взять нитку длиной 70-80 сантиметров.
5. Вдеть иголку снизу с тыльной стороны документа в центральное отверстие.
6. Провести сверху в крайнее верхнее отверстие.
7. Затем через обратную сторону документа в крайнее нижнее.
8. Возвращаемся в центральное через лицевую сторону.
9. После такого прошивания нитка окажется с тыльной стороны. Если прошивается документ с большим количеством листов, то подобную манипуляцию следует провести несколько раз для их закрепления.
10. Завязать узел на обороте. Остаток должен получиться длиной не менее 8 сантиметров.
11. На получившийся узел наклеить отрезок бумаги в виде прямоугольника. На которой заранее делается надпись: «Прошнуровано и пронумеровано.____ листов Директор____Фамилия И.О.». Если должность руководителя иная, соответственно она указывается согласно документации.
12. На прошитом документе, указанном листе бумаги ставится подпись и печать. Часть подписи и печать должны быть на листе бумаги и на тыльной стороне документа.

Как прошить дело в 4 прокола схема

Если же ошибки возникли в нумерации, то допускается использование литерной нумерации. На надпись ставится печать предприятия так, что ее оттиск находился и на наклейке то есть на самой надписи , и на листе. Единой инструкции по сшиванию документов не разработано. Надпись приклеивается на обороте последнего листа так, чтобы зафиксировать узел нити, которой скреплено дело. В сброшюрованное дело не допускается никаких вложений и дополнений. Перед самой прошивкой документов следует подумать о картонной обложке для каждой папки.

После того, как они хранятся определенное время в организации, их необходимо передать в государственный, региональный или муниципальный архив. Если такого специфического подразделения в организации нет, то архивом ведает секретарь, специалист кадровой службы или заместитель руководителя, в редких случаях — бухгалтер. Если где-то допущена неточность — например, забыли приложить документ, то необходимо либо подшивать его в виде отдельного тома, либо разбирать все дело и перепрошивать по новой.

Как оформить архивный переплет дела

Документы, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (брошюровке, переплету) все металлические скрепления документов (скрепки, скобы степлеров) должны быть удалены.

«Архивный переплет дела», т.е. дело со сформированными архивными документами, является результатом выполнения работ по оформлению дел в процессе подготовки их к последующему хранению и использованию в архиве организации (или просто к архивному хранению, если архива в организации нет).

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

• ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
• Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.

После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см. так, чтобы кончики выглядывали из-под нее. На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц. После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата.

Как прошивать дела

Следует пронумеровать страницы дела. Нумерация производится в верхнем правом углу страницы, лучше делать это шариковой ручкой, чтобы в дальнейшем ни у кого не было возможности изъять или подменить лист дела. В начале тома должна содержаться опись документов — это что-то вроде оглавления, куда вносится краткое название документа и номер страницы в томе.

Документы с листами формата А4 подкалываются на обложку, которая позже заполняется соответствующим образом, в четыре прокола. Их нужно делать аккуратно, не задевая текст документа, по левую сторону вертикально. Проколы можно сделать шилом, большим дыроколом или использовать для этой цели специальный переплетный станок. При подготовке документов к сшиванию следует удалить с них все металлические скрепления — скобы, скрепки, булавки.

Прошивка документов

Для этих целей используется специальный станок. Если его нет, документы можно прошить вручную. Для этого стопку помещают под пресс, оставив свободным левый край. Затем при помощи шила или дрели делают четыре прокола на расстоянии трех сантиметров друг от друга. Далее документы скрепляют, используя для этих целей толстую иглу и прочную нить. Работу начинают с верхнего отверстия. При этом на лицевой стороне оставляют свободный край нити. Игла последовательно вставляется в каждое отверстие, двигаясь с обратной стороны стопки, захватывает свободную нить лицевой стороны и возвращается назад. Таким образом, в каждом отверстии образуется узелок. В последнем проколе обе нити соединяются и выводятся на заднюю стенку стопки. Они тщательно натягиваются, завязывается последний узелок, свободные края нити крепят к последнему листу. В результате получается дело, готовое для сдачи в архив.

Предварительно подготовленные материалы складывают стопкой. При этом удаляются все скрепки, проверяется каждый лист. Полученная стопка документов выравнивается по левому краю. Все работы проводят с особой тщательностью. В подавляющем большинстве случаев в архив сдаются бумаги формата А-4. Если в стопке есть листы большего размера, их необходимо свернуть, оставив свободным левое поле. Первым листом в папке должна быть опись подготовленных документов. С верхней и нижней стороны стопки прокладываются листы картона или плотной бумаги.

Как правильно прошивать документы нитками

Несмотря на повсеместное введение новых технологий и перевод части делопроизводства в электронный вид, в большинстве государственных предприятий основным носителем остается бумага. Особенно бумагу любят в различных контролирующих и исполнительных органах: налоговой, пенсионном фонде, пожарной инспекции, судах, финансовых учреждениях и др. Именно поэтому любой предприниматель должен уметь правильно сшивать документы, нумеровать и регистрировать их. Прошивка обычно выполняется при помощи нитки с иголкой, степлера или специальных станков. Расскажем подробнее о том, как правильно сшить документы и дела.

Далее нужно протащить иглу через нижнее отверстие, вывести ее на лицевую сторону, а затем протянуть ее в центральное к имеющемуся “хвосту”. Теперь можно отрезать нить, оставив не менее 7 см (если необходимо пропечатать дело, то оставляйте запас сантиметров 15). Свяжите начало и конец нитей, а на узел приклейте небольшой кусочек чистой бумаги. Если это бумаги строгой отчетности, то “хвосты” приклеиваются к последнему листу бумажным квадратом и на него ставится печать.

Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

Единой инструкции по сшиванию документов не разработано. Но рекомендации по прошивке дел содержатся в Методических рекомендациях Росархива, приказе Министерства культуры России за 2005 года №536, инструкции Центрального банка по документоведению и в ГОСТе 51141, которые регулируют правила хранения документов.

• Название документа.
• Дата подшивки.
• Срок хранения.
• Аннотация (то есть пояснение, что содержится в документе и для чего необходимо его хранить).
• Список всех документов, внесенных в подшивку, с указанием страниц в каждом документе.
• Данные ответственного лица – составителя подшивки.

Как прошить документы в 3 или 4 дырки

Для налоговых органов нужно прошить документы в 3 дырки, не больше и не меньше. Расстояние между проколами должно быть более трех сантиметров. Расположить их нужно на полях с левой стороны. Отверстия делаются с помощью шила или толстой иголки. Проколы должны быть в середине поля, чтобы текст хорошо просматривался. Все дырки нужно сделать так, чтобы они были строго друг под другом.

• Подготовка документов. Все бумаги необходимо разложить в нужном порядке и пронумеровать их карандашом в уголочке листа. Отверстия можно делать шилом или использовать дырокол. В том случае, когда бумаг очень много и проткнуть их дыроколом невозможно, стоит воспользоваться острым гвоздем и молотком. Количество отверстий зависит от важности и назначения документа. Особо секретные документы сшиваются в пять дырочек, чтобы избежать подмены листков. Отверстия нужно расположить слева, по центру свободного поля. Расстояние должно составлять примерно три сантиметра от одного прокола до другого.

• Списание. Разбираясь, как прошить документы нитками, нужно знать важные нюансы. В большинстве случаев принято использовать шпагат или нить ЛШ-210. Допускается применение и других прочных ниток. Начинать процесс необходимо с тыльной части того отверстия, которое расположено посередине. Принято сшивать документы дважды, чтобы придать нужную прочность. Нитка выводится на тыльную сторону из центрального прокола и завязывается узелком. Если нужно скрепить бумаги, которые не несут особой ценности, можно использовать обычную нитку.

• Заверение документа. Чтобы правильно заверить бумаги, необходимо подготовить небольшой листочек с размерами 4 на 5 см. Его нужно наклеить на узелок так, чтобы концы нити были свободны. На листочке необходимо указать количество подшитых бумаг числом и прописью, а также должность, фамилию и инициалы ответственного лица. После этого заверяющий ставит свою подпись и печать, если она имеется. Края подписи и печати обязательно должны выходить за пределы листочка-наклейки.

mainurist.ru

Как правильно прошить документы в 3 дырки схема

Чтобы сохранить важные документы, делопроизводители используют такой проверенный способ, как прошивать документы ниткой в 3 дырки. В статье подробная схема такой прошивки.

Из статьи вы узнаете:

• Когда требуется прошивать документы в 3 дырки
• Как прошивать документы ниткой в 3 дырки

Когда требуется прошивать документы в 3 дырки

Любая компания, независимо от численности штата и объемов производства, ведет документооборот. Документами сопровождается:

 — внутренняя производственная, административная, финансовая и организационно-распорядительная деятельность;

 — внешняя деятельность: взаимодействие с органами власти и контрольно-надзорными, заказчиками и партнерами. 

В зависимости от того, насколько важный документ, определяют сроки его хранения. К наиболее важным относятся документы:

• отражающие производственно-хозяйственную деятельность компании, подтверждающие эффективность принимаемых управленческих решений;
• финансового характера, которыми подтверждается добросовестность работодателя и выполнение им обязательств перед государственными органами и партнерами по бизнесу;
• кадровые, по личному составу, которыми подтверждаются трудовые отношения, страховой стаж работников, учитываемый при назначении пенсии. 

Один документ может состоять из нескольких листов. Потеря или замена хотя бы одного из них может лишить юридической значимости весь документ. Чтобы избежать случайной утери части документа или целенаправленной подмены в нем листов, многостраничные документы необходимо прошивать. 

Документы, которые необходимо прошивать

• приказы и распоряжения, в том числе, по личному составу;
• уставные документы;
• финансовая и бухгалтерская отчетность;
• штатные расписания;
• счета-фактуры;
• акты приемки-передачи и выполнения работ;
• кассовые книги;
• ведомости и пр. 

Персональная ответственность за сохранность документов организации лежит на ее руководителе. Полномочия по их учету и хранению он может передать специальному подразделению или возложить приказом на ответственное лицо, в том числе, на делопроизводителя или секретаря. А прошивать документы, еще не переданные в архив организации, руководитель может поручить и кому-то из сотрудников подразделения. 

Перед тем, как как прошивать документы в 3 дырки, необходимо пронумеровать их листы. Эксперты журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера» расскажут, что нумеруют — листы или страницы в журналах регистрации документов. 

Как прошивать документы ниткой в 3 дырки

Наиболее надежный способ проконтролировать сохранность всех листов в многостраничном документе — прошивка с помощью прочной нити или тонкого шпагата. В делопроизводстве применяют четыре способа прошивки:

1. В две дырки или прокола.
2. В три дырки.
3. В четыре дырки.
4. В один прокол (на уголок).

Как прошивать документы: в 3 дырки, в 4 или в две, зависит от степени важности деловых бумаг. В одну или две дырки прошивают те бумаги, которые не имеют большой важности или являются копиями, потерю листов в которых можно легко восполнить. Чаще всего для прошивки наиболее важных бумаг применяют способ прошивки в три, реже – в четыре прокола.

Единых требований к тому, как прошивать документы ниткой в 3 дырки, стандартами не установлено. Некоторые рекомендации можно найти в методичке, утвержденной приказом Росархива №76 от 23.12.2009. Существуют отраслевые инструкции по делопроизводству, в которых также описаны способы прошивки и заверения документации. Эксперты «Системы Кадры» расскажут, какие инструменты использует делопроизводитель, чтобы прошить документы. 

Как прошить документы в 3 дырки схема

Перед тем, как прошивать документы ниткой в 3 дырки, подготовьте проколы в документе. Для этой цели удобнее всего использовать дырокол, а при его отсутствии — шило. Три прокола должны быть расположены на одной прямой, вдоль его кромки листов, уложенных стопкой. Средний прокол – по центру длинной стороны листа, два других — на расстоянии не более 3 см от среднего.

Вденьте в иглу с большим ушком нитку и с тыльной стороны проденьте иглу в среднее отверстие. Кончик нитки, который останется с тыльной стороны, должен быть длиной не менее 7 см. С лицевой стороны пропустите в крайнюю дырку иглу с ниткой и затем с тыльной стороны проденьте иглу в другой крайний прокол. Затем на лицевой стороне вденьте иглу в среднее отверстие и вытащите нитку через него на тыльную сторону.

На рисунке показано, как прошить документы в 3 дырки, схема:

Снимите иглу и завяжите оба кончика нитки узелком. Прижмите кончики нитки к тыльной стороне листа и наклейте поверх узелка и нитки прямоугольный листок бумаги. Кончики нитки, если они слишком длинные, обрежьте, оставив 1-2 см.

После того, как клей подсохнет, поверх бумажной пломбы с заступом на поверхность тыльной стороны листа сделайте заверительную надпись. Укажите на наклейке количество листов в документе прописью и цифрами, поставьте свою подпись и дайте ее расшифровку.

Если прошитым документом еще будут активно пользоваться, есть смысл до того, как вы его прошьете, сделать к нему твердую обложку из двух листов картона или плотной бумаги. В этом случае бумажная пломба после прошивки будет располагаться на обратной стороне твердой обложки. 

Вывод

Выполняя установленные правила оформления документов и подготовки их к передаче на хранение, вы сможете сохранить их целостность. Зная, как прошивать документы в 3 дырки, используйте этот способ  для того, чтобы исключить замену или утерю листов в любом многостраничном документе.

www.sekretariat.ru

Как прошить документы в 3 дырки в 2019 году

Для систематизации бумаг в архиве применяется прошивка документов, которая особенно важна в случаях, когда нужно переработать большое количество документов. Прошивка применяется в делопроизводстве, если требуется сдать отчеты на проверку, и для архивного хранения.

Несмотря на то, что сам процесс очень простой, нужно выполнять его с соблюдением всех требований. Если бумаги сшиты неправильно, налоговая или другие госорганизации не смогут принять их на проверку.

Когда это нужно делать

Официальные документы прошиваются для того, чтобы избежать потерь важных листов в больших делах, содержащих множество описаний, вложений, копий. Прошивать листы бумаги нужно плотными нитками с использованием специальной, толстой иглы.

Правильный выбор шила – позволяет не допустить ошибок при прошивании, ведь обычную иголку трудно удержать, и она не «возьмет» толстые страницы.

Когда вся папка уже прошита, заменить один, отдельный лист из документа невозможно, любая попытка приведет к нарушению целостности печати. Данная мера помогает защититься от возможных подделок.

В обязательном порядке осуществляют прошивку бумаг в тех случаях, когда они должны быть переданы в архив.

Некоторые виды документации предприятия, подлежащие прошивке:

1. Архивные. Подготовленные материалы направляются в архив компании.
2. Корреспонденция – входящая и исходящая, в нее входят основные бумаги делопроизводителя.
3. Бухгалтерские бумаги – отчеты, счета – фактуры и накладные, а также кассовые журналы.
4. Кадровые бумаги – штатное расписание, различные Приказы директора предприятия.
5. Отчеты. Подготовленные для передачи в контролирующие ведомства – ПФР, налоговую.

В некоторых случаях исключением являются бумаги, передаваемые в налоговую – их не всегда требуется сшивать. Однако, если такое требование было изъявлено, нужно выполнить прошивку по действующему стандарту – ГОСТ.

Несмотря на то, что единые правила не были установлены, существуют все же некоторые нюансы – требуется использовать толстые нитки, ставить печать. Однако, не были описаны требования относительно того, сколько дырок нужно проделать в документе – три или четыре.

Некоторые правила закреплены и в Постановлении Росархива, где приведены нормы по использованию переплета, проведении различных операций.

Законодательство

Правила подготовки документов к проверке или передаче в архив установлены следующими нормами законодательства:

1. ГОСТ Р 51141 – установлены правила ведения делопроизводства, а также по архивному делу. Изложены некоторые определения и термины.
2. Приказ ФНС № ММВ 7-6/25. В данном постановлении закреплены нормы по прошивке бумаг перед подачей их для регистрации ИП.
3. Приказ Министерства культуры № 536 является типовой инструкцией, которая должна приниматься во внимание всеми предприятиями.

Дополнительно были изложены методические пояснения, с учетом которых должны быть заполнены некоторые формы. Определенные требования устанавливаются Министерством по сборам и налогам для внутренней документации.

Подготовка бумаг на предприятиях существенно осложняется ввиду того, что строгих требований, изложенных в одном нормативном акте, нет, и бухгалтерам приходится использовать сразу несколько постановлений и приказов для того, чтобы правильно подготовить документацию для проверки.

Основные правила

При подготовке документации для последующей передачи на проверку в государственные структуры и контролирующие ведомства, нужно руководствоваться некоторыми правилами, действующими в делопроизводстве.

В дальнейшем бумаги передаются в архив, или уничтожаются, если при их составлении были допущены какие – либо ошибки. Например, видны нити на лицевой стороне.

Чтобы осуществить передачу отчетности в судебные инстанции, ФНС или другие организации, нужно четко следовать следующим правилам:

1. Используется прошивка путем проделывания в бумаге трех дырок и последующего скрепления листов плотной нитью, либо тонким, но прочным шпагатом.
2. Между проколами расстояние не должно превышать 3 сантиметров.
3. После того, как все действия выполнены, на последней страницы с изнаночной стороны нити связываются в узел, после чего на них наклеивается бумага небольшого размера – 3 на 5 сантиметров. На этом листке должна быть поставлена печать руководителя и подпись.

Кроме того, особые требования и нормативы установлены для ведения отчетных бухгалтерских документов. Основным отличием является то, что на узел, завязанный с задней стороны и заклеенный папиросной бумагой.

Правила прошивки бумаг:

• при прошивке следует использовать прочную нить, либо специальную ленту или длинный шнурок;
• очень важно правильно проделывать отверстия для того, чтобы не допустить повреждения ни одного листа – некоторые организации в данном случае откажутся принять дело на проверку;
• документация должна быть распечатана на качественной, плотной офисной бумаге формата А4.

Перед подачей отчетов в контролирующие инстанции следует уточнить, какие действуют требования. Самый простой вариант, который можно использовать – проделать отверстие на задней, тыльной стороне, и скрепить его нитями.

Порядок действий 

Схема, используя которую, бухгалтер можно правильно прошить документы в 3 дырки:

Следует учесть, что самый простой способ – сделать дырки с помощью дырокола, а потом вдеть в них нити, применяя все правила. Если делать дырки с помощью шила, можно повредить бумаги, а с их заменой зачастую возникает проблема.

Для прошивки подготовленных документов нужно воспользоваться следующим алгоритмом:

1. Первый прокол делается иголкой с ниткой с тыльной стороны, по центру листа. Если используется дырокол, требуется сделать то же самое.
2. Вторая дырка должна располагаться с лицевой стороны бумаги.
3. Последний прокол делается с тыльной стороны, при этом нужно соблюдать определенное расстояние – три сантиметра.
4. Следующий шаг – провести иглу с ниткой в первое отверстие, по центру документа, и вывести нить с другой стороны.
5. Когда прошиты полностью три дырки, нужно подтянуть нити таким образом, чтобы они плотно стягивали все листы, которые были прошиты, после чего завязывается прочный узел. Сверху на него нужно наклеить небольшую бумажку.
6. На этой бумажке заблаговременно следует напечатать следующее: «Пронумеровано, прошито и скреплено печатью на … листах». Бухгалтер указывает общее количество листов в папке.

Чтобы не допустить ошибок, следует заранее подготовить бумаги к прошиванию:

1. Удаляются все посторонние предметы – скрепки, скобы.
2. Документы проходят сортировку по датам и тематике, после чего нумеруются. Очень важно не допустить при этом ошибок.
3. Подготавливается подходящая обложка – она должна быть стандартных размеров – 229 на 324 сантиметра.
4. После того, как цифры будут проставлены, листы укладываются в ровную стопку.
5. При прошивке бумаг необходимо соблюдать определенный отступ от края страницы – от 15 до 20 сантиметров.

Соблюдая все приведенные правила, сотрудник компании, подготавливающий документы, может быть уверен в том, что он не допустил никаких ошибок, и бумаги будут приняты проверяющими компаниями.

В случае, если общее количество документов в деле превышает 250, для удобства их следует распределить на несколько томов, при этом соответствующие записи должны быть сделаны на обложках.

Как заверить

Когда все приготовления завершены, а документы подготовлены и прошиты, нужно не просто передать его на проверку, а заверить. Чтобы правильно это сделать, нужно заранее подготовить листок, на котором будут напечатаны данные о папке – общее количество листов, которые были вложены.

Очень важно убедиться в том, что узел плотно завязан, и только после этого можно наклеивать листок. Он прилагается к внутренней стороне и сажается на клей, при этом, концы нитей должны оставаться свободными и располагаться под бумажкой. Данный процесс является процедурой заверения подготовленного дела.

Основные нюансы:

1. На бумажке указывается общее количество листов в деле, не только цифрами, но и прописью.
2. Отдельно заполняется приложение – доверительная бумага, в которой нужно указать, какие листы были повреждены или порваны случайно, уже после склейки страниц. Также можно указать другую, значимую информацию.
3. Затем, в самом низу нужно указать ФИО сотрудника, составляющего дело, подпись и должность, при условии, что заверение дела осуществил именно этот сотрудник. Чаще всего данную функцию выполняют руководители компании.

При постановке печати на листок нужно убедиться в том, ее оттиск находится непосредственно в пределах заверительной бумаги. Кроме того, печать должна быть поставлена на последней странице в деле.

Несмотря на то, что в законе не содержится четких указаний, касающихся оформления официальной документации, было установлено несколько нормативов, каждый из которых должен соблюдаться лицом, осуществляющим прошивку дела.

Видео по теме:

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

juristampro.ru

Как сшивать дела 5 дыркок

К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.

Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.

В 2 прокола

Прошивка в 2 дырки сама простая. Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола. Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом.

Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см. от него.

Как сшить дело 5 дырок

Он должен хорошо скрывать узел, но не закрывать его полностью.

На листочке указывается количество страниц в документе и отмечаются данные специалиста, который его заверял (ФИО и подпись). Это самый простой ответ на вопрос, как правильно прошить документы нитками, а более сложные и часто используемые комбинации представлены на фото ниже.

В три дырки

Как и в предыдущем случае, чтобы сшить документы, нужно проколоть бумагу, только в этом варианте следует рассчитать расстояние на 3 дырки (оно не должно превышать 3 см).

После того как в листах появятся отверстия, переверните документ и пропустите нитку в среднюю дырку (ее кончик должен показаться из первого листа), оставив с тыльной стороны не менее 7 см. Теперь с лицевой стороны бумаг необходимо проткнуть верхнее отверстие и направить иглу с ниткой в нижний прокол с тыльной стороны.

Как сшивать документы 5 дырок

Однако есть ценные, установленные законом рекомендации. Они содержатся в двух нормативных актах:

• «Делопроизводство и apxивнoе дeло», утвepждeно Пpикaзoм Федерального архивного агентства oт 2З.12.2009 № 76;
• приказ Министерства культуры РФ от 08.11.2005 года №536.

Для прошивки потребуются:

• дырокол;
• шило;
• толстая игла;
• крепкие нитки (толщина от 0,5 мм до 1,5 мм — лавсан, лавсан со смесью хлопка, толстые хлопчатобумажные, капрон, шпагат).

Основные

59agmr.ru

Как прошивать документы в 3 или 4 дырки :: SYL.ru

В процессе деятельности любой организации появляется большое количество деловых бумаг, которые нуждаются в систематизации и подшивке. А вот как правильно прошить документы, знают далеко не все. Существуют определенные правила, которым необходимо следовать, чтобы бумаги были правильно оформлены.

Почему необходимо прошивать бумаги?

Интересуясь тем, как правильно прошить документы, можно задуматься, а нужно ли это вообще делать? Конечно, многим может показаться, что прошивка — это старый и несовременный способ обработки бумаг. И тем не менее на сегодняшний день это действенный вариант приведения документов в надлежащий вид. К самому процессу необходимо относиться очень ответственно и скрупулезно. Одно дело, если бумаги будут использоваться только вашей фирмой, и совсем иной вопрос, если они будут подаваться в какую-нибудь инстанцию. Многие структуры очень придирчиво относятся к оформлению документов, поэтому неправильно подшитые бумаги могут стать поводом для отказа в их приеме.

Кроме того, плохо оформленные дела попросту могут рассыпаться, а это может привести к потере важной информации на бумажном носителе. По этой причине документы, которые состоят из двух и большего количества листов, должны быть обязательно прошиты. Давайте рассмотрим более подробно, как прошивать документы правильно?

Инструменты для работы

Для того чтобы правильно и красиво выполнить работу, нам понадобятся инструменты: иголка, нить, шило, чистая белая бумага и канцелярский клей.

Методика обработки документов имеет давнюю историю и менялась на протяжении веков. Но и в настоящее время этот вопрос актуален даже в условиях современных технологий. Для прошивки можно использовать тонкий шпагат или капроновую нить. Существует несколько вариантов скрепления бумаг. Можно прошить документы в 3 дырки или в 4. В нашей статье мы рассмотрим оба способа.

Подготовка документов

Перед тем как прошивать документы, их необходимо подготовить надлежащим образом. Листы необходимо освободить от всех скрепляющих материалов (скоб, скрепок), после чего необходимо позаботиться о том, чтобы все они были правильно пронумерованы.

Справедливости ради стоит отметить, что нумерация является очень важным элементом любого документа. Дело в том, что при заверении бумаг необходимо указывать количество страниц. Как правило, нумерация ставится в верхнем правом углу листа арабскими цифрами. Всегда нужно помнить основное правило оформления, которое гласит, что нумеровать необходимо не странички, а листы документов. А вот опись не входит в нумерацию.

Теперь, когда все бумаги подготовлены, необходимо сложить их стопкой в нужном порядке.

Составление описи

Говоря о том, как прошивать документы, необходимо вспомнить о том, что любое дело должно иметь опись, в которой содержится следующая информация:

1. Название.
2. Дата составления данной описи.
3. Краткая аннотация.
4. Сама опись. Как правило, это таблица с указанием порядкового номера, названия документа и даты, количества бумаг.
5. В конце ставится подпись и Ф.И.О. того человека, который оформлял документы.

Прошивка бумаг в 3 дырки

Когда все подготовительные этапы пройдены, можно переходить непосредственно к самому процессу. Давайте пошагово разберем, как прошивать документы в три дырки.

Бумаги необходимо сложить в виде ровной стопки. С левой стороны на полях следует проколоть три отверстия. Сделать это можно при помощи шила или же при помощи дырокола. Отверстие лучше всего делать, отступив на 1,5 сантиметра от левого края. Отступ делается для того, чтобы документ можно было читать после прошивки. Чтобы отверстия получились ровными, удобно пользоваться дыроколом.

Все три дырочки должны находиться на одной линии, расстояние между ними не должно превышать трех сантиметров. Среднее отверстие должно располагаться на середине листа.

Приводим пошаговую инструкцию, как прошивать документы (фото приведено в статье):

1. Иглу пропускаем через среднее отверстие, а конец нити оставляем на обратной стороне.
2. Далее продеваем иглу в верхнюю дырочку. Оба кончика нити очутились на одной стороне.
3. Продеваем иголку в нижнее отверстие, чтобы она вышла на лицевую сторону.
4. Вновь опускаем в среднее отверстие. Теперь, когда нить прошла все дырочки, ее необходимо завязать на тыльной стороне документов на узелок. При этом нужно оставить кончики длиной пять сантиметров. На узелок сверху необходимо наклеить заверительную записку.

Второй способ прошивки

Можно прошить документы в 4 дырки. Делается это достаточно просто. Необходимо пробить четыре отверстия по одной прямой.

А далее прошить стежками бумаги, начиная от первого отверстия, оставив при этом кусок нити на тыльной стороне. Как и в первом случае, узел заклеивается. Рекомендуется прошивать документы дважды, чтобы обеспечить большую прочность.

Как прошить документы для налоговой?

Очень часто организации предъявляют свои требования относительно оформления документов. В этом отношении налоговая не является исключением. Бумаги должны быть оформлены таким образом, чтобы не было причин отказать в их приеме.

Бумаги скрепляются в три прокола. Расстояние между отверстиями должно составлять три сантиметра. Сшивают документы капроновой нитью или шпагатом. Дело опечатывается: наклеивается бумага 3 х 5 см, при этом кончики нитки должны остаться свободными, а на ней ставится заверительная подпись и печать. А вот бухгалтерскую отчетность следует сшивать в 5 отверстий, а узелок заклеивать папиросной бумагой.

Заверительная надпись

После того как документы полностью подготовлены и прошиты, нужно оформить заверительную надпись. Для этого нужно взять лист бумаги, размером 4 сантиметра на 6. На нем пишется фраза: «Прошнуровано и пронумеровано… (указывается количество) листов». Количество листов указывается прописью и цифрами. Далее обязательно указывается должность того человека, который оформлял дело, ставится его подпись и дата. Такую этикетку наклеивают поверх узелка, а концы нитки оставляют свободными. Сверху ставится печать, которая должна частично располагаться на записке, а частично на самом деле.

Заверительная надпись должна быть оформлена надлежащим образом, поскольку именно она говорит о том, что бумаги неприкосновенны. В том случае, если нарушается целостность дела, видно, что надпись повреждена.

Способы прошивки

Прошить документы можно несколькими способами:

1. Нитью и иглой можно воспользоваться в том случае, когда документ имеет небольшой объем.
2. При помощи дырокола и нити. Такой способ подходит для более объемных дел.
3. С помощью дрели и шуруповерта. Такой вариант подходит только для очень большого объема документов.
4. В типографиях используют автонумератор и переплетный станок. Услугами профессионалов можно воспользоваться в том случае, если необходимо обработать большое количество бумаг в сжатые сроки. Архивы и типографии прекрасно справляются с подобными заданиями, оформляя все быстро и правильно.

Вместо послесловия

В нашей статье мы рассмотрели основные принципы сшивания документов. Однако стоит помнить о том, что каждая инстанция имеет свои взгляды на правила обработки бумаг. Нюансы могут возникнуть относительно нумерации страниц или заверительной записи. Поэтому рекомендуется предварительно уточнить требования той организации, в которую вы планируете подавать бумаги. Особенно стоит обращать внимание на пожелания налоговой. Иногда ее сотрудники требуют присутствия описи документов в виде отдельного листа. А готовые бумаги рекомендуют подавать в папке. Знание таких небольших нюансов позволит избежать проволочек.

www.syl.ru

No related posts.