Как работать с электронными больничными листками: полноценная инструкция

Возможность подавать электронные больничные открылась с 1 июля 2017 года. Однако участники пилотного проекта по прямым выплатам ФСС России столкнулись с трудностями. В ходе пилота компании направляли в Фонд реестры больничных листков (установленного формата).  Далеко не все сразу сумели отличить одно от другого и понять, нужно ли заполнять электронные больничные или, как прежде, заполнять реестры на выплату пособий. Из-за этого возникла путаница и даже некоторое недовольство операторами.

Главная причина неразберихи кроется в отсутствии утвержденного Регламента взаимодействия медучреждений, страхователей и фонда. Такой документ предусмотрен Федеральным законом от 01.05.2017 № 86-ФЗ, но пока существует только в виде проекта. Поэтому Фонд принимает временные меры для исправления ситуации. Как же компаниям действовать сейчас? Общая последовательность такая (участие в пилотном проекте ФСС России значения не имеет):

1.Заключить соглашение с ФСС (форму можно скачать на сайте Фонда, но оформить соглашение придется на бумаге).

2. Получить электронную подпись и убедиться, что с ней можно работать в системе ЕИИС «Соцстрах» (проверить это можно прямо на сайте Фонда через браузер, см. ниже).

3. Получить доступ к кабинету страхователя на cabinets.fss.ru.

4. Установить на компьютер бухгалтера СКЗИ (средство криптозащиты информации) и программу для обработки ЭЛН (или убедиться, что бухгалтерская программа способна работать с ЭЛН).

Важно

Вы можете, но пока не обязаны обрабатывать электронные больничные листки. Просто предупредите работников, что бухгалтерия пока не работает с такими больничными, чтобы работник в медучреждении получал обычный бумажный листок нетрудоспособности. Если работник принесет ЭЛН, а вы не готовы его обработать, работнику придется возвращаться в медучреждение и просить бумажный больничный.

Безопасность как препятствие

Затормозить работу с ЭЛН могут меры безопасности, принимаемые компаниями для защиты информации.  Безопасники изолируют рабочие места бухгалтеров от интернета и работать с ЭЛН становится неудобно. Дело в том, что основное преимущество ЭЛН — это возможность взаимодействовать напрямую с ЕИИС «Соцстрах». Из этой системы компания может получить данные по больничным листкам непосредственно в бухгалтерскую программу, рассчитать сумму для оплаты больничного пособия и передать информацию о расчете в ЕИИС «Соцстрах».

Для этого бухгалтеру достаточно знать номер ЭЛН, который может сообщить работник в любой форме, хоть на бумаге записать.

Сложности при получении ЭЛН от ФСС можно обойти. К примеру, с любого компьютера организации с доступом в Интернет зайти в личный кабинет страхователя (https://cabinets.fss.ru/) и на вкладке «Электронные листки нетрудоспособности» скачать нужные больничные листки. При этом   на компьютере должны быть установлены средства криптозащиты информации и сертификат электронной подписи организации (без него даже в личном кабинете страхователя не удастся получить ЭЛН).

Затем скачанные ЭЛН можно загрузить в бухгалтерскую программу, если программа, конечно, это позволяет.

С заполнением ЭЛН расчетными показателями такой «фокус» не пройдет. Если компьютер бухгалтера не имеет доступа в интернет, то загрузить из учетной программы данные так, чтобы они появились в личном кабинете страхователя, вряд ли получится. Придется либо вносить их на компьютере с доступом в интернет в «программе-набивалке» ФСС, либо заполнять непосредственно в личном кабинете страхователя. Некоторые бухгалтерские программы изначально предусматривают возможность заполнения документа на одном компьютере, а отправку – с другого. Просто поинтересуйтесь у поставщиков.

      Восемь рекомендаций для безопасности информсистем

1. Используйте надежные антивирусные средства и регулярно обновляйте антивирусные базы.

2. Ограничьте запуск потенциально опасных файлов (с расширениями js,.cmd,.bat,.vba,.ps1).

3. Создавайте резервные копии данных, лучше с помощью специализированных средств резервного копирования. Храните резервные копии в другом месте (например, на серверах) или на отчуждаемых носителях. Ограничьте права на изменения файлов в папках с резервными копиями.

4. Используйте межсетевые экраны. При этом руководствуйтесь правилом «запрещать все, что не разрешено в явной форме».

5. Обновляйте программное обеспечение. Когда производителям становится известно о появлении критических уязвимостей, они выпускают обновления. В первую очередь контролируйте обновления операционных систем, браузеров и антивирусов.

6. Ограничьте права пользователей в системе. Пользователи с правами администратора — потенциальная цель атаки злоумышленника. Наделяйте пользователей правами доступа, необходимыми лишь для выполнения должностных обязанностей.

7. Используйте сложные и длинные пароли. Длинный пароль только из строчных букв может оказаться безопаснее, чем замысловатый набор из символов, букв и цифр.

8. Будьте бдительны. Подозрительно в хорошем смысле относитесь к каждому письму от неизвестных лиц. Не торопитесь открывать все вложения, а если появятся сомнения, то лучше посоветуйтесь с администратором.

Электронные подписи

Если с 01.04.2018 вступят в силу новые правила передачи информации о расчетах через портал ФСС, то компании потребуются сразу три квалифицированные электронные подписи (вместо одной): КЭП страхователя (как сейчас), КЭП руководителя и КЭП главного бухгалтера.  Чтобы запросить ЭЛН из сервиса ФСС, достаточно будет ЭП юрлица (страхователя). А вот чтобы разместить в сервисе информацию о подсчитанных суммах больничных пособий, потребуется уже три ЭП (страхователя, руководителя и главного бухгалтера).

Все это может заметно осложнить работу. Пока дополнительных требований и пояснений на этот счет от Фонда нет, но логично предположить следующее:

• ЭП страхователя (юридического лица) – это любой КЭП юрлица (в том числе выданный для сдачи отчетности в контролирующие органы) с указанием физического лица. По сути, это может быть КЭП, оформленный на любого сотрудника, не только руководителя компании;
• ЭП руководителя — здесь по описанным требованиям может быть и КЭП юрлица (с указанием руководителя), и КЭП физического лица, выданный на самого руководителя;
• ЭП главного бухгалтера — здесь может быть и КЭП юрлица (с указанием бухгалтера), и КЭП физлица, выданный на самого бухгалтера.

Из частных разъяснений, данных ФСС, можно сделать вывод о том, что можно обойтись и двумя сертификатами ЭП, при условии, что сертификат на юридическое лицо оформлен на руководителя или главного бухгалтера. Это – текущая позиция Фонда, изменится ли она в будущем, прогнозировать сложно.

Совет

Убедиться, что ваша КЭП пригодна для работы с ЕИИС «Соцстрах», можно прямо через браузер на сайте фонда.

Скачайте простую инструкцию. 

Что изменилось в работе  

Вернемся теперь к участникам пилотного проекта Фонда по прямым выплатам. Cтрахователям из пилотных регионов стало несколько проще получать информацию о больничном. Им не придется сканировать бумажный листок нетрудоспособности или вручную вносить всю первичную информацию о больничном в реестр прямых выплат.

Нужные данные программа, в которой формируется реестр, сама извлечет из ЭЛН. Это безусловный плюс по сравнению с прежней ситуацией. Однако не обошлось без ложки дегтя. Теперь ЭЛН требуется сперва обработать в личном кабинете страхователя: дозаполнить «корешок» (часть с расчетом), подписать документ и дождаться изменения его статуса в системе ЕИИС «Соцстрах».

После этого нужно отправить, как и прежде, реестр пособий, сформированный на основе ЭЛН, на шлюз ФСС. 

Тем, кто не участвует в пилоте, немного проще. Они обрабатывают ЭЛН в кабинете страхователя или в сервисе, который их оператор ЭДО предоставит для работы с кабинетом. Например, пользователь зайдет в свою программу для отправки отчетности, подгрузит из кабинета страхователя ЭЛН по номеру документа, обработает его, подпишет, после чего документ автоматически обработается в кабинете.

Сложности могут возникнуть из-за необходимости синхронизировать работу нескольких сервисов —  учетной системы компании, в которой работает пользователь (вносит данные ЭЛН для учета и проведения расчетов) и систем ФСС. Если учетная система установлена на локальный ПК, обновить своевременно ее не всегда просто.  Поэтому данные приходится вносить руками, перебивать из ЭЛН в свои программы.

Рынок сейчас очень нуждается в продуманных интеграционных решениях – программах, в которых можно импортировать и экспортировать ЭЛН, преобразовывать в формат реестра пособий (принимаемого шлюзом ФСС), выполнять все действия, не заходя в кабинет страхователя.

Вячеслав Шинкарев, эксперт сервиса Контур-Зарплата компании СКБ Контур

www.klerk.ru

Оформление электронного больничного листа: как получить, образец заполнения

Всех приветствую и начну, пожалуй, с главного! А вы знали, что сейчас доступно оформление электронного больничного листа или только я не знал? Вчера посетил поликлинику и совершил самое настоящее открытие.

Скачать образец электронного больничного листа

Пока не очень понял, как регистрировать и как получить документ, но врач заверил, что выдадут мне только номер бюллетеня, а потом, я должен буду его передать своему бухгалтеру. В общем, тонкостей много, а понимания вопроса – недостаточное.

В этой связи, будет рассматривать вопрос подробнее, в привычной мне форме – напишем статью. Надеюсь, что моя заметка поможет читателям сформировать свое мнение о том, что такое электронный больничный (ЭБЛ) и куда с таким документом обращаться.

С какой целью был внедрен электронный формат БЛ

Не только мне, но и многих россиянам известно, что система социального страхования и сервис обслуживания в поликлиниках вот уже долгие годы оставляю желать лучшего.

Достаточно часто встречаются ситуации, когда происходит нарушение гражданских прав пациентов и возникают серьезные проблемы с получением листка нетрудоспособности, а в дальнейшем и с получением по нему оплаты.

Часто встречающимися случаями считаются вопросы по оформлению декретных компенсаций и касательно получения денег по бюллетеню при ликвидации фирмы.

Введение ЭБЛ стало решением многих проблем, а также, позволило упорядочить процедуру оформления документа и получения положенных выплат. В частности, стоит сказать о следующих положительных моментах:

• произошло усиление контроля со стороны соцстраха за установкой периодов нетрудоспособности у граждан и выплате по ним возмещения;
• максимальная ликвидация мошеннических схем по возмещению средств от государства;
• снижение рисков по отказу в выплате пособия;
• упрощение порядка заполнения документа и возможность без проблем исправить допущенные ошибки;
• снижение издержек, связанных с ведением бухучета.

Определенные преимущества получает и персонал поликлиники, поскольку врачам больше не придется тратить время на «писанину» и больше уделить внимание осмотру пациентов.

Одним из наиболее важных моментов является то, что врач сможет моментально переслать все документы в ФСС, на основании которых и будет произведена дальнейшая выплата положенного пособия.

Как работать с виртуальным больничным

Законодательно утверждена специальная инструкция по заполнению ЭБЛ, а также, действует стандартный регламент, который определяет порядок работы с бюллетенем. Основные этапы предполагают такие действия:

1. Пояснение. Пациент посещает специалиста для получения медпомощи и БЛ.
2. В базу данных вводится информация, необходимая для оформления стандартного документа. Выполняются эти действия при помощи специального программного обеспечения.
3. Заполненный ЭБЛ заверяется при помощи ЭЦП врача и поликлиники.
4. Документ передается в ЕИИС (общую базу Соцстраха).
5. Компания-работодатель, при помощи специального ПО, оформляется выплату пособия. Все действия заверяются ЭЦП и отправляются назад.
6. Сотрудник Фонда выполняется необходимую проверку и назначает пособие к выплате.

Важно подчеркнуть, что предварительно, каждый участник процесса должен позаботиться об установке специальной программы и о получении ЭЦП.

Порядок заполнения ЭБЛ

Чтобы понять, как заполнять документ, стоит внимательно изучить пример. Визуально, форма БЛ аналогична бумажному варианту и никаких затруднений заполнение бланка, вызвать не должно. Чтобы исключить возможные ошибки, стоит найти в Сети специальный образец или обратиться к сотрудникам ФСС с этим вопросом.

В целом, принцип заполнения формы идентичен оформлению бумажного документа. В ЭБЛ потребуется внести следующие данные:

• название работодателя и должность пациента;
• форма занятости – постоянное место или работник – совместитель;
• страховой стаж и средний заработок;
• размер компенсационной выплаты и сумма, которая должна быть выдана на руки;
• условия начисления средств, с применением кодировки (43-51). При необходимости можно записать сразу несколько кодов;
• название поликлиники;
• личные данные врача и его должность;
• причина обращения в больницу.

Документ заверяется ЭЦП лечащего врача, но если период действия документ – свыше 15-ти суток, то требуются подписи главврача и председателя врачебной комиссии. Подробнее об оформлении документа можно узнать из видео:

Как быть, если в форме обнаружены ошибки

Поскольку заполнением документа занимается человек, ошибки неизбежны. При выявлении такого нарушения необходимо обратиться в медучреждение для оформления дубликата. Виртуальный документ можно будет исправить в режиме онлайн, что очень удобно для каждого из участников процесса получения БЛ.

В конце заметки стоит сказать еще об одном важном моменте оформления электронного бюллетеня. Дело в том, что пока система работает не во всех регионах, а запущена как пилотный проект. Постепенно, планируется ввести такой формат работы с населением повсеместно, но пока не все медучреждения оснащены необходимым оборудованием.

В этой связи, бумажные ЛН продолжают оформляться, а электронный больничный, пациент может получить только после подачи соответствующего заявления лечащему врачу.

grazhdaninu.com

как это будет работать, действия работодателя и работника, образец

Электронный больничный лист – как форма документа, был реализован в начале июля 2017 года. Информационный объект разработан и предназначен для использования в специальных медицинских учреждениях. Данное новшество регулируется законодательством, No 86-ФЗ. Электронный больничный полностью соответствует бумажным аналогам. В статье вниманию представлена информация, что представляет собой данный документ, какими особенностями отличается.

Что такое электронный больничный лист?

Это специальный документ, который выдается в качестве подтверждения нетрудоспособности граждан, потерявших способности к труду по причине болезни или травмирования. Также лист выдается при родах и на отпуск по уходу за ребенком.

Информационная форма бумаги была создана специально для оптимизации работы медицинской службы, для повышения качества обслуживания. Среди преимуществ подобной справки можно отметить:

1. Полный аналог больничного из бумаги.
2. Трата минимального количества времени на оформления, но больше на лечение.
3. Написанное легко прочитать, не нужно разбираться в почерке.
4. Снижение расходов на хранение и содержание архива.

Лист нельзя фальсифицировать. Он защищен специальной криптографией и может быть передан только через информационные каналы.

Как это будет работать в 2019 году?

Работник, полностью убежденный в собственной нетрудоспособности, отправляется в поликлинику, чтобы оформить документы. Далее выполняются такие действия:

• после определения диагноза человек выбирает категорию больничного и ставит подпись по согласию;
• доктор заполняет бланк по нетрудоспособности и отдает сотруднику номер из 12 цифр;
• больной передает его руководителю;
• как только терапия или отпуск по уходу заканчивается, лист подписывается врачом или руководителем медицинского учреждения;
• файл отправляется в ФСС;
• отсюда его передают директору предприятия. Он проверяет файл и ставит криптографическую подпись;
• больному переводят денежные средства.

База с виртуальными больничными напрямую связана с базой личных карт больных. По каждому человеку собираются равные сведения. Соответственно, как выглядит электронный больничный лист, одинаково:

1. ФИО и год рождения.
2. Группа крови.
3. Занятость.
4. Заболевания – хронические и перенесенные.
5. Сведения об аллергии.

В карте есть несколько пустых строк для автоматического заполнения. Есть место для написания информации врачом. Он ставит подпись и отправляет файл для надежного хранения в государственную информационную среду.

Действия работодателя

Если руководителю требуется получить доступ к листу, он должен зайти на портал интернет обслуживания. После прохождения регистрации директор может проводить такие операции, как:

• получение уведомлений о поступлении больничного;
• просмотр документов и их распечатка;
• экспорт данных в файл со специальным расширением;
• можно загружать документ в ПО страхователя и создавать реестр для отправки в ФСС;
• изучать и искать сведения из реестра цифровых бумаг;
• внесение данных в раздел для руководителей;
• формирование официального обращения в ФСС и нахождение поданных запросов по теме, по коду и по дате;
• просмотр оповещений, что приходят от сотрудников ФСС.

Подобные действия работодателя по электронному больничному листу в 2019 году доступны исключительно после регистрации на портале и после получения в распоряжение личного кабинета. Если не вписать информацию по больному в единую базу, не получится переслать лист сотрудника. Если поликлиника и руководитель компании включены в электронный обмен, сотрудник самостоятельно выберет, какой вид листа ему нужен – стандартный или электронный.

Действия работника

Каждый сотрудник должен понимать, как грамотно оформить документ. Осуществить подобный процесс можно в поликлинике, предварительно выбрав категорию бумаги. Выбирая интернет вариант, человек должен дать согласие на обработку данных.

Файл не требует заверения. У него есть специальный код, который можно сообщить на предприятии. Используя подобную комбинацию цифр, в компании смогут отслеживать общее состояние больничного и начислять положенное пособие. Если требуется продлить лист, важно осуществить следующую процедуру:

Если у Вас остались вопросы или есть жалобы — сообщите нам

1. После прохождения обследования доктор заполняет форму по нетрудоспособности и руководителю передает официальный код.
2. Если улучшение отсутствуют, нужно сделать повторный визит, специалист сможет продлить отпуск по болезни на дополнительные три дня.
3. Общее время на больничном не должно быть более двух недель. В противном случае собирается специальная комиссия для продления.
4. Если для лечения требуется перейти в иное медицинское учреждение, потребуется уведомить об этом ФСС. Организация аннулирует актуальный на данный момент лист и выдаст новый.

Если необходимо проверить и посмотреть электронный больничный лист через госуслуги, сотрудник должен задействовать сервис социального страхования РФ. Здесь можно получить подробные сведения о больничном.

Как выглядит электронный больничный лист в 2019 году – образец

Справка по нетрудоспособности по внешним характеристикам отличается от привычного варианта. Здесь есть четыре раздела, отдельный друг от друга. Заполнять поля могут не только медики, это правило имеют свойство получать руководители предприятий. Есть поля, которые остаются неизменными.

Врач прописывает место работы человек, время болезни, квалификацию и ФИО. Также проставляются коды нетрудоспособности. Директор предприятия в процессе заполнения должен прописать такие сведения:

• наименование ИП или компании;
• категория места работы – главная или по совместительству;
• номер и код подчиненности и регистрации;
• ИНН;
• средний заработок за два года и за день по итогам определенного периода;
• страховой стаж и нестраховые периоды;
• время, за которое сформируется пособие и будет выплачена положенная сумма;
• распределение средств на части – от ФСС и от компании;
• дата, когда сотрудник должен приступить к работе;
• ФИО бухгалтера и работодателя.

В листе прописываются сведения, которые представлены вниманию на бумажном носителе. Разница только в том, что информацию в любое время можно направить на оформление. Прописанные сведения вносятся в базу данных, по которой производится оплата. Они потом могут быть запрошены сотрудниками ФСС.

Как проверить электронный больничный лист по номеру онлайн?

Существует два главных метода, как проверить документ работника по номеру через СБИС или иные порталы и потом распечатать его. Для использования сайта потребуется оформлять учетную запись, предварительно созданная на сайте государственного обслуживания. Обе схемы действия следует посмотреть более подробно.

На сайте ФСС

Чтобы провести проверку через этот сайт и что-то добавить, если необходимо важную информацию дополнительного характера, работодатель должен получить ЭЦП. Без нее документооборот на ФСС не возможен. Одновременно с этим потребуется наличие профиля на портале Госуслуг.

Как видно из всего сказанного выше, отдельно не стоит рассматривать подобные варианты, они связаны между собой. Работать на ФСС без регистрации на портале государственного обслуживания нет возможности.

Через Госуслуги

Для проверки образца оформленного электронного больничного листа в 2019 году действия работника должны начинаться с регистрации и получения в распоряжение собственного кабинета. Если данный процесс уже был осуществлен онлайн, выполняются действия по такой инструкции:

1. Получение от сотрудника уникального номера больничного. Он выдается в поликлинике.
2. Осуществляется вход в кабинет страхователя.
3. Выбирается вкладка Электронные листы и строка Запросить лист.
4. В специальные графы вводится СНИЛС и номер.
5. Выбирается сертификат, который официально удостоверяет права компании на осуществление запроса в ФСС.
6. Ожидание найденной бумаги в списке листков.
7. Выбирается пункт для заполнения работодателем.
8. Заполняется нужная информация и нажимается Сохранить.

После данных манипуляций документ отправляется в ФСС. Здесь будет оформлена компенсация по оплате положенного пособия. Чтобы ускорить процесс поиска, можно использовать встроенный на госуслугах фильтр.

Подводя итоги

Официальный переход на использование цифрового вида бумаг будет, доступных в личном кабинете, производиться не резко, постепенно. Но это процесс необратимый. Он напрямую касается больничных и разнообразных бумажных справок, что выдаются в местных поликлиниках. С июля электронные новые бумаги были введены везде. Это позволило врачам и руководителям предприятий избавиться от затратной по времени волокиты, найти нужную бумагу по номеру стало легко.

gosuslugi24.su

Электронный больничный: инструкция

Шаг 1. Зарегистрируйтесь в системе

Чтобы работать с электронными больничными листками, организации потребуется завести личный кабинет в Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах» ФСС на cabinets.fss.ru (далее — ЕИИС «Соцстрах»). Войти в него можно через учетную запись юрлица на портале Госуслуг.

Если у вашей организации нет подтвержденной учетной записи на Госуслугах, создайте ее в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА):

1. На esia.gosuslugi.ru перейдите во вкладку «Организации».
2. Создайте подтвержденную учетную запись, используя квалифицированную электронную подпись, выданную на имя руководителя или на лицо, имеющее право действовать без доверенности.
3. Заполните карточку с реквизитами.

После регистрации в личном кабинете ЕИИС «Соцстрах» заполните информацию о своей компании и ознакомьтесь с инструкцией.

Для каждого участника системы предусмотрены свои функции личного кабинета:

• Больницы будут загружать в систему электронные листки, подписывая их квалифицированной электронной подписью.
• Бухгалтер будет видеть больничные сотрудников, получать нужные сведения для начисления пособия и заполнять раздел работодателя.
• Застрахованные смогут проверять, правильно ли заполнен больничный лист и корректно ли начислено пособие.
• Федеральный закон № 86-ФЗ предусматривает, что врач сможет оформить электронный больничный по временной нетрудоспособности, беременности или материнству, если соблюдены эти два условия:
• Медучреждение и работодатель застрахованного человека зарегистрированы в специальной автоматизированной системе электронных листков.
• Пациент в письменном виде согласился на оформление листка нетрудоспособности в электронной форме.

Шаг 2. Перераспределите обязанности    

Назначьте бухгалтера, ответственного за работу с электронными больничными, получите на него электронную подпись и обеспечьте доступ к ЕИИС «Соцстрах». Если нужно, обучите новым правилам работы тех бухгалтеров, которые раньше работали только с бумажными больничными.

Во многих сервисах разрабатываются новые возможности для работы с электронными больничными.  Для работы с пособиями можно воспользоваться и бесплатной программой, которую ФСС предлагает скачать в Личном кабинете работодателя.

Шаг 3. Расскажите сотрудникам об изменениях

Как только компания подключилась к системе, расскажите сотрудникам, что у них есть право оформить больничный в электронном виде. Можно выпустить приказ под подпись или сделать рассылку по электронной почте.

ФСС оплатит больничный, если он представлен в электронной форме, за три рабочих дня

Работник сам решает, в каком виде хочет оформить документ: в бумажном или электронном. Но у электронного больничного есть преимущества, донесите их до сотрудников:

• Его проще оформлять, не нужно дополнительно заверять печатями в регистратуре.
• Его невозможно испортить, забыть, потерять. Если застрахованный потеряет номер больничного, он сможет восстановить его в личном кабинете по номеру СНИЛС и паролю с Госуслуг.
• Электронный больничный не нужно бережно хранить и передавать бухгалтеру, как его бумажный аналог. Достаточно сообщить номер листка по телефону или по почте. Это особенно актуально для компаний с филиалами, разными офисами или отдельно расположенной бухгалтерией.
• Если в регионе проходит пилотный проект по прямым выплатам, ФСС оплатит больничный, представленный в электронной форме, за три рабочих дня (в бумажной форме — за 10 дней).

Оформление пособия

Шаг 4. Получите от сотрудника номер больничного

Врач поликлиники входит в систему ФСС и формирует в ней листок нетрудоспособности: вносит необходимые данные, копирует информацию из электронной медкарты. Также он запрашивает в системе уникальный номер электронного больничного.

Готовый больничный медучреждение выгружает в ЕИИС «Соцстрах».

Выдавая больничный пациенту, врач и медучреждение заверяют документ усиленными КЭП. На этом этапе сотрудник не увидит больничного, он только получит уникальный номер, который затем будут использовать медучреждение, работодатель и ФСС. Он должен передать этот номер бухгалтеру, который занимается начислением пособия.

Шаг 5. Заполните листок в личном кабинете

По этому номеру бухгалтер находит в личном кабинете в ЕИИС «Соцстрах» больничный лист сотрудника. Полученные из листка сведения (о периоде болезни и т.д.) нужно будет использовать для расчета и учета больничного листа.

Также нужно будет заполнить свою часть: наименование компании, средний заработок, стаж и т.д. Дополнения в листке нужно заверить электронной подписью, которую вы используете для сдачи электронной отчетности.

На этапе выплаты пособия

Шаг 6. Передайте сведения в ФСС для выплаты или возмещения пособия

Заполненный больничный мгновенно поступит в отделение ФСС по месту работы застрахованного. Эти сведения ФСС будет учитывать при начислении и проверке пособия.

Дальше сценарии работы по начислению и выплате пособий различаются в разных регионах России. Часть регионов участвует в пилотном проекте ФСС «Прямые выплаты», все они перечислены в Постановлении Правительства РФ от 21.04.2011 № 294. В этих регионах пособие выплачивает ФСС напрямую сотруднику. В остальных регионах пособие сотруднику начисляет и выплачивает работодатель. Рассмотрим сценарии работы бухгалтера в обоих случаях.

Зачетная система

Рисунок 1. Порядок действий при оплате пособия по нетрудоспособности при зачетной системе страховых взносов.

При зачетной схеме:

• Рассчитайте пособие и выплатите его работнику с ближайшей зарплатой.
• Сумму расходов, понесенных на выплату пособия, можно или зачесть в счет уплаты взносов на социальное страхование, или возместить в ФСС. Чтобы получить возмещение, необходимо отправить на шлюз ФСС заявление или электронный реестр.

Прямые выплаты

Рисунок 2. Порядок действий при оплате пособия по нетрудоспособности в регионах, где действует пилотный проект «Прямые выплаты».

При прямых выплатах:

• В своей бухгалтерской программе выполните расчет среднего заработка для пособия.
• Если пособие за первые три дня нужно оплатить за счет работодателя, рассчитайте и включите эту часть в следующую зарплату.
• Подготовьте реестр в электронном виде (если отправляете данные через интернет) или заполните заявление в ФСС от имени сотрудника (если обращаетесь в ФСС лично).
• Отправьте реестр на портал ФСС или отнесите заявление лично в отделение ФСС.
• Проследите, чтобы работник получит пособие: ФСС выплатит его банковским или почтовым переводом.

 

Преимущество электронных больничных

Закон обязывает только медучреждения оформлять электронные больничные по требованию застрахованного. Штрафов для работодателя за то, что он не перешел на электронные больничные, пока не предусмотрено. Но в добровольном переходе на электронные больничные листы есть плюсы.

Меньше ошибок

При заполнении бумажного больничного ошибаются и врачи, и работодатели. Ревизоры-консультанты ФСС ежегодно находят ошибки в более чем 2 000 000 бумажных больничных, в том числе и бухгалтерские ошибки при расчете пособия. Использование электронных больничных листов способно свести эти ошибки практически к нулю.

Меньше злоупотреблений

Новая система электронных больничных позволит свести на нет злоупотребления при оформлении листков нетрудоспособности. Работнику будет гораздо сложнее подделать электронный листок, а факт подделки легче доказать.

Меньше работы

С переходом на электронные больничные не нужно будет тратить время на:

• передачу бумажных больничных в территориальные отделения ФСС;
• учет фактов хозяйственной жизни листков, так как они являются бланками строгой отчетности;
• проверку подлинности больничных;
• хранение и обработку архива.

Меньше места для архивов

Если оформлен электронный больничный, у работодателя нет обязанности  хранить бумажный аналог. То есть не нужно будет выделять специальные места для хранения бланков строгой отчетности.

Над материалом работали Наталья Потапкина, эксперт веб-сервиса Контур.Бухгалтерия,
Елена Кулакова, эксперт системы электронной отчетности Контур.Экстерн

https://kontur.ru/articles/4890?utm_content=article_4890&utm_source=newsletter&utm_medium=email&utm_campaign=yb-20170913

grbuh.msk.ru

Оформление электронного больничного листа: как подтверждается получение, оплата

Электронные больничные в стране с июля 2017 г. введены законным путем. Насколько обосновано их внедрение, каковы имеются преимущества и недостатки, осталась ли альтернатива – об этом речь ниже. В статье расскажем про оформление электронного больничного, дадим образец заполнения.

Основные цели внедрения электронного больничного

Система социального страхования, многие годы действующая в стране, довольно часто вызывает нарекания. Нередки случаи нарушения гражданских прав, в результате чего назначения больничного пособия можно добиться только после обращения в суд. Особенно часто проблемы с получением БЛ возникают в случае ликвидации предприятия, при назначении выплат по БиР.

Возможность оформить электронный больничный лист (ЭБЛ) – один из действенных способов гасить возможные конфликты до их проявления. Кроме того, внедрение ЭБЛ поспособствует:

• усилению контроля ФСС за фактами нетрудоспособности;
• ликвидации мошенничества в страховой сфере;
• минимизации рисков отказа в пособиях;
• упрощению расчетных процессов по страховым ситуациям;
• сокращению бухгалтерских издержек.

Выписка ЭБЛ возложена на младший медперсонал. Это освобождает доктора от дополнительной писанины и позволяет сосредоточиться на составлении индивидуального плана терапии для больного. Читайте также статью: → «Максимальная и минимальная сумма больничного: как правильно сделать расчет».

Важно! Врач сможет без промедления отправлять в фонд соцстраха все документы, на основании которых рассчитываются выплаты его пациенту.

Этапы и порядок работы с ЭБЛ

Порядок работы с больничными в электронной форме представлен так:

Этапы	Пояснение
1	Больной обращается к доктору за медпомощью и выпиской БЛ
2	Медучреждение вводит в ПК информацию, которая соответствует стандартному БЛ. Для подобных действий установлено специальное программное обеспечение
3	Заполненный ЭБЛ заверяется усиленными квалифицированными электронными подписями медработником и медучреждением
4	ЭБЛ направляется в Единую информсистему «Соцстрах» (ЕИИС «Соцстрах»)
5	Компания-страхователь с помощью ранее установленного ПО заполняет реестр по выплате пособия. Все это также следует заверить ЭЦП (усиленной, квалифицированной), отправить в ЕИИС
6	ФСС проводит назначение пособий и их выплату

Важно! Медучреждения и предприятия должны установить специальное ПО и получить ЭЦП. Только тогда выдача ЭБЛ становится возможной.

Алгоритм работы с ЭБЛ работодателю

Для того, чтобы предприятие могло работать с ЭБЛ, нужна подготовка. Присоединиться к проекту вправе любая компания и организация вне зависимости от того, большая она или маленькая. Что нужно сделать владельцу:

1. Заключить с отделением фонда соцстрахования соглашение, подтверждающее информационное взаимодействие.
2. Оформить усиленную электронную подпись.
3. Приобрести и установить соответствующее ПО.
4. Внести изменения в действующую учетную политику – предусмотреть отдельной записью, что компания принимает все БЛ, в том числе, и электронные.
5. Открыть личный кабинет на cabinets.fss.ru. Для этого организация регистрируется на сайте gosuslugi.ru.

Через личный кабинет происходит обмен информацией об ЭБЛ с ФСС. Сотрудник компании также может посмотреть свой ЭБЛ в кабинете застрахованного лица в cabinets.fss.ru.

Функции личного электронного кабинета страхователя:

• получение данных о ЭБЛ, закрытого доктором;
• ввод сведений о страховом стаже, заработке заболевшего сотрудника;
• просмотр имеющихся ЭБЛ, их распечатывание;
• оперативный обмен сведениями с ФСС;
• выверка реестров БЛ, поданных в ФСС, поиск необходимых документов;
• доступ к журналу обмена сведениями между компанией и ФСС;
• поиск и ознакомление с пособиями, которые выплачены ФСС. Проводится по ФИО, СНИЛС сотрудника и статусу денежной компенсации;
• загрузка в xml-файл перечня найденных в процессе проверки пособий и реестра недочетов и ошибок;
• формирование в фонд соцстрахования обращений;
• подача заявки в ФСС касательно записи на прием к конкретному сотруднику.

У работодателя есть выбор. Он вправе не подключаться к сайту и не открывать личный кабинет. Тогда его сотрудники смогут получать только обычный бумажный БЛ. Если и компания, и медучреждение участвуют в формировании ЭБЛ, заболевший сотрудник сам решает, в каком виде ему оформлять БЛ. Когда он выбирает электронный вариант, то должен написать письменное согласие в установленной Минтрудом форме.

Как заполнять электронный листок нетрудоспособности

Особенности заполнения ЭБЛ:

• используемая форма БЛ такая, как и в бумажном варианте. Она утверждена в 2011 году;
• бланк имеет отличную защиту. Его легко заполнить с помощью ПК, и это значительно упрощает труд медиков. В виде кодов зашифровывается отдельная информация;
• главная особенность бланка – возможность обработки на ПК и машиночитаемость.

ЭБЛ заполняется по тем же принципам, что и бумажный образец. В него необходимо внести сведения касательно:

1. Наименования организации и должности больного.
2. Формы занятости – постоянной или по совместительству.
3. Регистрационных номеров и кодов подчиненности компании.
4. ИНН и СНИЛС сотрудника-больного.
5. Количества полных лет страхового стажа.
6. Средней зарплаты.
7. Размера пособия.
8. Общего количества денег, которые подлежат выдаче на руки.
9. Условий начисления (спецкоды от 43 до 51). Если необходимо, то записывается несколько. Читайте также статью: → «Коды заболеваний в больничном листе».

Работники медучреждения заносят информацию о:

• названии своей организации;
• ФИО и должности доктора;
• причине временной нетрудоспособности в виде кода, состоящего из двух цифр.

Важно! Если ЭБЛ выдается более чем на 15 дней, нужны дополнительные подписи: главврача и председателя врачебной комиссии.

Удобно ли использовать ЭБЛ – плюсы

Работники ФСС считают, что в оформлении ЭБЛ есть плюсы:

Преимущества ЭБЛ
Для граждан	Для ФСС
Пациент не тратит время на сбор необходимых подписей и печатей. Нет нужды простаивать в очередях к доктору при получении и закрытии листа нетрудоспособности. Чтобы оформить ЭБЛ, понадобится несколько минут, поскольку сведения, вносимые в медкарту пациента и бумажный БЛ дублировать не нужно	Простота в обработке данных. Это позволяет анализировать статистическую информацию, не допуская при этом ошибок, и, соответственно, решения принимать правильно
Оперативное получение компенсации после закрытия БЛ. Человеку не придется ждать аванса или зарплаты, поскольку деньги перечисляются на банковскую карту (возможен и почтовый перевод)	Уровень контроля – высокий. Все ЭБЛ находятся на виду, проверить их легко, изменить – крайне сложно. Внести неправдивую информацию, оформить фальшивку – почти невозможно
Сохранность документа. Вероятность потери ЭБЛ или его повреждение исключены	Экономное расходование бумаги. Чтобы перенаправить информацию, она не нужна вовсе
Сведение ошибок в расчетах к минимуму. Контроль над процессом оформления ЭБЛ и переводом денег можно проводить из личного кабинета	Экономия квадратных метров. Для хранения ЭБЛ необходимость в отдельном кабинете отсутствует. Вся информация – в компьютере

Теперь у работников ФСС не будет возможности отказывать в пособии из-за даже незначительных недочетов в бумажных БЛ. В ЭБЛ это исключено. Читайте также статью: → «Порядок оплаты больничного листа за счет работодателя».

Недостатки ЭБЛ – насколько они серьезные

Идеальных вариантов решения любой проблемы не существует. Есть только наиболее оптимальные. Замена бумажных листов электронными – в числе рациональных. Минусы присутствуют, но они не могут перевесить преимущества. Среди недостатков ЭБЛ выделяются такие:

Минусы ЭБЛ для
работодателей	ФСС
Задержки выплат исключены	Необходимость дополнительного обучения сотрудников
Дополнительные затраты на специальное ПО и ЭЦП	Денежные расходы на ПО и ЭЦП
Освоение особенностей программы	Возможность сбоев в работе ПО и вытекающие негативные результаты
Технические системные сбои и их последствия	Недопустимость задержек в расчетах оплаты по больничному и отправлений компенсаций

Касательно минусов для сотрудников компаний, то они, скорее, морального содержания – покупка больничного листа и его подделка становятся невозможными. Для полного перехода на выдачу ЭБЛ во всех медучреждениях необходимо провести модернизацию и установить современное ПО.

Как оплачивается выданный ЭБЛ

Оплата по ЭБЛ производится так же, как и по бумажному. Но некоторые отличия, все же, существуют. Основное в том, что компенсация перечисляется на банковский счет сотрудника независимо от дня месяца. Не нужно ожидать зарплаты или аванса, чтобы получить оплату по БЛ. Первые три дня болезни оплачиваются работодателем. Компенсация касательно ухода за малышом или близким пожилым родственником проводится за счет ФСС. Это касается и БЛ, выданного в связи с БиР.

Сотрудник может проверить, правильно ли сделан расчет его компенсации. Для этого в системе есть калькулятор. ФСС сможет контролировать, в срок ли назначено пособие и вовремя ли выплачено. Для внутренней отчетности ЭЦБ можно распечатать или экспортировать в отдельный файл.

Что делать при наличии ошибок в ЭБЛ

Поскольку ЭБЛ заполняет человек, то вполне возможны ошибки. При их обнаружении, следует обратиться в медучреждение за оформлением дубликата.

Ошибкой не считается, если:

• название организации записано в кавычках;
• внесено сокращенное наименование компании, которое фактически не зарегистрировано;
• при заполнении специальности доктора использовано сокращение.

Пример 1. В фирму поступил ЭБЛ сотрудницы, которая лечилась в условиях стационара в марте 2017 года. Пособие рассчитано и выплачено. Внутренняя ревизия в июне этого же года обнаружила ошибку в БЛ: вместо даты выдачи проставлено начало недуга, а не день выписки из лечебницы. Сотрудница обратилась с письменной просьбой в лечебное учреждение, и там оформили дубликат ЭБЛ с правильными датами в той же электронной форме. Инцидент был исчерпан.

Топ-5 популярных вопросов

Вопрос №1. Как больной получает ЭБЛ?

Когда доктор закрывает больничный, он сообщает пациенту его электронный номер. Также этот номер передается работодателю. Поэтому на руки пациенту документ не выдается. За указанным номером он может ознакомиться со своим ЭБЛ в личном кабинете на сайте, указанном выше.

Вопрос №2. Можно ли получить бумажный БЛ вместо электронного?

Медучреждение не имеет право заставлять больного оформить именно ЭБЛ. Если медучреждение и предприятие, где работает пациент, подключены к электронной системе, то только от больного зависит выбор формы. Во всяком случае, на данный момент времени. В дальнейшем, когда все организации и предприятия подключатся к системе и установят ПО, будут действовать только ЭБЛ.

Вопрос №3. Все ли предприятия обязаны переходить на выдачу ЭБЛ?

Поскольку малый бизнес с численностью до 25 человек не обязан сдавать отчеты в электронной форме, то можно сделать вывод, что и ЭБЛ они могут не оформлять. Например, если у предпринимателя работает 5 человек, то, скорее всего, он посчитает нецелесообразным внедрение сложных электронных систем. Его выбор – бумажные БЛ.

Вопрос №4. Кто имеет доступ к информации об ЭБЛ?

Сведения, поступившие в электронную базу данных, доступны работникам ФСС, руководителю компании и медработникам. Сотрудник может ознакомиться только со своим ЭБЛ, введя в систему его номер.

Вопрос №5. Можно ли подделать ЭБЛ?

Подделать ЭБЛ трудно, ведь он подписывается ЭЦП медучреждения и доктора. Для его оформления отведены специальные защищенные каналы связи. Поэтому для подделки нужно иметь особые знания и умения, которыми обладают хакеры, или же вступить в криминальный сговор с доктором.

Внедрение ЭБЛ значительно упрощает процесс расчетов и возмещения пособий для фонда соцстраха, работодателей и трудящихся. Пациенту нужно только обратиться в медучреждение за БЛ, как об этом сразу стает известно и в ФСС, и на работе. При подключении и клиники, и компании работодателя к электронному обмену информацией, сотрудник решает самостоятельно, какой бюллетень брать – обычный или электронный.

Внесенные в законодательство поправки не ставят однозначной цели полной замены БЛ с бумажных на электронные. Чтобы это стало возможным, понадобятся значительные денежные инвестиции.

online-buhuchet.ru

как выглядит и как работает, как посмотреть и проверить

В 2017 году был принят Федеральный закон № 86, связанный с внедрением электронных больничных листов. Нормативный акт ввел ряд корректировок в отношения между работодателем и сотрудниками. Оформление и выплата пособий легла на плечи бухгалтерии, сотрудникам этого подразделения необходимо наиболее внимательно относится к нововведениям.

Скачать для просмотра и печати:

Федеральный закон от 1 мая 2017 г. № 86-ФЗ «О внесении изменений в статью 13 Федерального закона «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» и статьи 59 и 78 Федерального закона «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации»

Цели внедрения электронных больничных листов

Постепенно все государственные услуги переходят на онлайн-формат. Внедрение электронного больничного листа стало еще одним шагом в сторону компьютеризации повседневной жизни граждан.

К основным целям внедрения ЭБЛ относятся:

1. Упрощение процедуры назначения и выплаты больничного;
2. Снижение количества поддельных бланков временной нетрудоспособности;
3. Перевод бумажной отчетности в электронную;
4. Сокращение издержек предприятий.

Формирование и предоставление ЭБЛ возложено на младший медицинский персонал, что освобождает врачей от бумажной волокиты, которая занимает массу времени.

Как получить ЭБЛ

Чтобы воспользоваться опцией ЭБЛ, необходимо обратиться в медицинское учреждение, которое работает с новой системой. Процедура получения электронного бланка следующая:

1. Пациент обращает в медучреждение и получает помощь;
2. Больница или поликлиника вводит в базу ФСС сведения о периоде временной нетрудоспособности лица в связи с болезнью;
3. Бланк заверяется врачом, учреждением и электронным ключом безопасности;
4. Пациент получает номер больничного, который передает работодателю.

Для работы с электронными больничными и медучреждения, и предприятия должны установить специальную программу.

Процедура работы с электронным больничным

Учитывая, что формат электронных больничных достаточно новый, многие работодатели попадают в ступор, когда сотрудники приносят аналог стандартного листа.

Рассмотрим, как действовать бухгалтеру, если компания внедрила систему отчетности по форме ЭБЛ.

Подготовка

Прежде чем приступать к фактическим действиям, связанным с фиксацией данных в системе и расчетом выплат, требуется прохождение процедуры регистрации. С одной стороны, внедрение ЭБЛ — это сокращение количества бумаг, с другой, важно учитывать ряд важных особенностей электронных больничных листов.

Изучим процедуру поэтапно.

Регистрация

В первую очередь компании нужно завести личную страницу на портале ФСС. Система, в которой реализуется проект ЭБЛ называется «Соцстрах» — объединенная информационная система. Сформировать персональный доступ на портале возможно, только если есть авторизированная и подтвержденная страница предприятия на Госуслугах.

После захода на сайт ФСС в разделе ЕИИС Соцстрах заполняются сведения о компании. При вводе всех данных страница считается активированной. Портал открывает ряд опций как для компаний, так и для сотрудников предприятий.

Важно! Для создания профиля компании на Госуслугах следует действовать в той же последовательности, что и для гражданина. Оформить личный кабинет вправе либо руководитель, либо уполномоченный представитель фирмы.

Перераспределение полномочий

Неотъемлемым шагом является обучение бухгалтеров работе с электронными больничными. Опытные специалисты в этой сфере быстро адаптируются к изменениям, так как процедура заполнения бланка становится проще.

Но необходимо, чтобы на бухгалтера была оформлена электронная подпись, он имел доступ в системе «Соцстрах» и использовал все возможности сайт и бесплатных программ.

Информирование сотрудников

Руководство компании должно проинформировать сотрудников о возможности оформления электронного больничного вместо бумажного аналога. Лучше это сделать посредством издания приказа, обязательного для прочтения или в виде рассылки по смс или электронной почте.

С одной стороны, у работников остается право получения больничного на листе бумаги, с другой, работодателю стоит указать все преимущества ЭБЛ. В числе некоторых он может отметить:

• простота получения — не заверяется в регистратуре медицинского учреждения;
• отсутствие рисков порчи или утери бланка;
• возможность сообщения номера больничного дистанционно, то есть, без посещения бухгалтерии.

Выплата по ЭБЛ формируется и переводится в течение трех рабочих дней. Срок перечисления по стандартному бланку не менее десяти дней.

Полезно! Работодатель не вправе обязать сотрудников получать исключительно ЭБЛ, равно как и не принять бумажный формат больничного листа.

Вам нужна по этому вопросу? и наши юристы свяжутся с вами в ближайшее время.

Алгоритм работы

Система работы с электронным больничным листом глобально отличается от использования бумажного бланка. Если с процедурой заверения и применения второго знакомы и работники и руководители предприятия, то с ЭБЛ возникают вопросы. Рассмотрим, как выглядит процедура на практике.

Принципы и правила заполнения листка

После выздоровления в медицинском учреждении, работник не получает на руки никаких бланков. Специалист из поликлиники формирует электронный больничный и загружает его в базу данных, копируя сведения из медкарты пациента. Система выдает номер листка нетрудоспособности.

Врач выдает клиенту только цифровой код, по которому на сайте ФСС можно найти сведения о больничном листе. Использовать номер могут как медицинские учреждения, так и работодатель, и ФСС.

Внимание! Начисление выплат на предприятии занимается бухгалтерия, поэтому номер ЭБЛ следует передать сотрудникам этого отдела.

Оформление выплаты

Чтобы оформить выплату по временной нетрудоспособности бухгалтеру надо иметь доступ к системе «Соцстрах» и уметь с ней работать. Также необходимо, чтобы сотрудник предоставил номер электронного больничного, далее рассмотрим этот этап подробнее.

При наличии двух указанных составляющий перечисление денежных средств — вопрос техники, не требующих дополнительной информации.

Получение номера ЭБЛ от сотрудника

Сотрудник в медицинском учреждении получит лишь цифрой код, который откроет доступ работодателю к сведениям о его болезни. Отметим, что руководству компании не раскрывается информация о лечении и особенностях заболевания.

Речь идет только о сроках нахождения на больничном, и в каком медицинском учреждении наблюдался служащий.

Заполнение сведений в личном кабинете

Бухгалтер должен войти в систему ЕИИС «Соцстрах» в личный кабинет организации. Далее он вводит предоставленный сотрудником номер ЭБЛ и находит его больничный лист в базе данных. Для расчета пособия специалисту потребуются сведения о периоде болезни.

Также бухгалтер должен внести данные о предприятии. К ним относятся:

• реквизиты юридического лица;
• стаж и средний доход сотрудника.

Именно эта информация играет роль при расчете выплаты. Отметим, что информация идентична той, что заполняется в бумажной форме, но здесь нет жестких требований к чернилам и читаемости букв. Сформированный дополненный документ закрепляет электронной подписью.

Передача сведений в ФСС

После того как бланк заполнен бухгалтерией предприятия, он автоматически попадает в систему ФСС. Документ направляется в отделение по месту трудоустройства гражданина и проверяется уполномоченными сотрудниками ведомства.

Что касается судьбы денежных средств, то на текущий момент в России в ряде регионов действует проект по прямому перечислению. Суть в том, что деньги люди получают сами, а не от работодателя при первой заработной плате. Однако, в большинстве субъектов ФСС компенсирует деньги работодателю.

Проверка ЭБЛ работником в личном кабинете

Если сотрудник, оформивший ЭБЛ, хочет проверить достоверность указанных в документе данных, то у него есть такая возможность. Для этого необходимо сделать следующее:

• зарегистрироваться на портале Госуслуг и подтвердить личность;
• зайти на сайт ФСС и заполнить сведения о себе в разделе личного кабинета;
• дистанционно подтвердить личность.

Как только медицинским учреждением будет отправлен больничный, его можно будет найти по номеру в разделе личного кабинета.

Полезно знать! Сведения для сотрудника и работодателя предоставляются одинаковые, но бухгалтерия компании вправе вносить коррективы в свои поля документа, а человеку доступен лишь режим просмотра.

Удобство использования ЭБЛ

Как показала практика и граждане, и работодатели, и ФСС оценили удобство использования электронных больничных листов. Как и любая новая технология ЭБЛ внедрялся со скрипом, но после того как все уполномоченный лица разобрались с системой и принципами работы, заполнять бланки стало проще и быстрее.

Преимущества

Проект электронных больничных в пилотном режиме начался развиваться в 2015 году. С тех были зафиксированы положительные моменты программы. К числу наиболее значимых относятся:

• удобство — просто зафиксировать данные, нет необходимости следовать строгим рекомендациям в заполнении бумажного бланка;
• гарантия подлинности — ЭБЛ невозможно подделать, все сведения зафиксированы в электронной системе;
• нет риска утери или порчи больничного листа.

Отметим, что на текущий момент компании и ИП не обязаны переходить на ЭБЛ, хотя данный режим и рекомендуем.

Недостатки

Электронный больничный лист во многом является идеальным решением, хотя нельзя не отметить и ряд недостатков, с которыми сталкиваются все стороны. В числе общего для медицинских учреждений, компании и ФСС можно отметить:

• необходимость проведения дополнительного обучения персонала;
• приобретение программного обеспечения и электронной подписи;
• возможные технические сбои.

Что касается самих сотрудников, то они более не смогут купить поддельный бланк и каким-либо образом обмануть систему. Но это скорее преимущество системы, чем ее недостаток.

Действия при обнаружении ошибок

Учитывая, что бланк заполняется несколькими специалистами, риск ошибки возможен, хоть и меньший, чем при бумажном формате. Если в документе есть неточность или неверно введены данные, то следует обратиться в медицинское учреждение и запросить дубликат ЭБЛ.

Получив новый номер, сотрудник должен предоставить его в бухгалтерию.

Отказ в приеме ЭБЛ

На текущий момент организации вправе, но не обязаны включаться в систему ЭБЛ. Равно, как и сотрудник имеет возможность выбора. Бывают случаи, когда работник предпочитает электронную версию документа, а работодатель принимает только бумажную.

Важно знать! Руководство компании должно оповестить работников, в какой форме принимаются больничные листы.

Допустимость

Не прием цифрового документа возможен, особенно это касается индивидуальных предпринимателей со штатом менее двадцати пяти человек. Дело в том, что малый бизнес не обязан сдавать отчетность в электронном виде.

Порядок действий

Если при визите в бухгалтерию сотрудник выяснил, что компания не подключена к электронной системе документооборота, то ему следует повторно обратиться в медицинское учреждение для замены бланка на бумажный формат.

Если предприятие не авторизовано в системе ФСС, то принять электронный документ о нетрудоспособности они не могут. Чтобы не потерять выплату сотруднику стоит предъявить оригинал справки в бумажном виде.

Процедура замены на бумажный аналог

Для замены ЭБЛ на стандартную справку пациенту надо сделать следующие:

1. Обратиться в медицинское учреждение, где был получен электронный больничный и в письменной форме подать запрос на получение бумажного аналога;
2. После проверки информации сотрудники медучреждения выдадут справку с подписями и печатями.

Бланк заявления не имеет унифицированной формы, но должен содержать как сведения о лице, так и о работодателе. Фактически запрос составляет от его лица.

Отказ работодателя

Если компания присоединилась к системе электронного документооборота, то отказать в приеме ЭБЛ работодатель не может. В случае подобного поведения допустимо обращение в прокуратуру на основании ущемления прав.

Особенности проверки

Многие интересуются, почему при использовании ЭБЛ снижается количество ошибок. Дело в том, что при использовании ресурса и медучреждение, и компания-работодатель, должны скачать бесплатные приложения ФСС. В таком случае на этапе заполнения персональных сведений система будет осуществлять их проверку в режиме реального времени и не допустит отправку бланка с ложной информацией.

Ошибка, которая может реально возникнуть — неправильно рассчитанная сумма.

Внимание! ФСС рекомендует для расчетов использовать онлайн-калькулятор, размещенный на сайте ведомства.

Электронный больничный лист — сравнительно новый сервис, набирающий популярность. Возможность избежать бумажной волокиты, сократить время и избежать поддельных бланков, привлекает как медицинские учреждения, так и работодателей. Принцип работы с ЭБЛ достаточно прост, но необходимо обучение специфике уполномоченных работников всех сторон взаимоотношений.

Сегодня сохранилась возможность оформления и бумажного аналога, право выбора формы предоставляется пациенту. Постепенно все большее количество фирм и поликлиник переходят на электронный документооборот, в том числе и в сфере учета больничного.

Дорогие читатели!

Мы описываем типовые способы решения юридических вопросов, но каждый случай уникален и требует индивидуальной юридической помощи.

Для оперативного решения вашей проблемы мы рекомендуем обратиться к квалифицированным юристам нашего сайта.

Последние изменения

Наши эксперты отслеживают все изменения в законодательстве, чтобы сообщать вам достоверную информацию.

Добавляйте сайт в закладки и подписывайтесь на наши обновления!

Посмотрите видео о том, как оформить электронный больничный

lgoty-vsem.ru

пошаговая инструкция.. АБТ Отчетность в Москве

Автоматизация все глубже проникает в нашу повседневную жизнь. С 1 июля 2017 года она добралась и до оформления больничных листов по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, и выплат по ним – в силу вступил N 86-ФЗ, согласно которому электронный больничный имеет такой же официальный статус, как и бумажный. Как работает электронный больничный лист, как правильно рассчитать в нем выплату, без чего электронный больничный не будет принят органом социального страхования, как оформить виртуальный больничный через систему СБИС – читайте об этом в нашей статье.

В чем суть изменений

Цель реформы процедуры оформления больничного листка: сэкономить время и деньги всем участникам процесса, предотвратить многочисленные ошибки, штрафы, подделки.

Суть изменений в процедуре оформления больничного листка прописана в федеральном законе № 86 в одном, но емком предложении: «Назначение и выплата пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам осуществляются на основании листка нетрудоспособности, выданного медицинской организацией в форме документа на бумажном носителе или (с письменного согласия застрахованного лица) сформированного и размещенного в информационной системе страховщика в форме электронного документа, подписанного с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи…»

После закрытия ЭЛН (электронного листка нетрудоспособности) работник (пациент) получает от медучреждения только номер больничного листа, который передает в бухгалтерию предприятия. Но это лишь верхушка айсберга всей процедуры работы с ЭЛН, всего же в процессе оформления и выплат участвуют 4 субъекта: работник (пациент), медучреждение, страхователь (работодатель), Фонд социального страхования. Три последних субъекта действуют через ЕИИС – единую интегрированную информационную систему «Соцстрах», оператором которой является ФСС.

ЭЛН: участники и роли

При выдаче и начислении больничного через ЕИИС у каждого участника своя роль со строго определенным алгоритмом действий.

Личный кабинет работодателя в системе ЕИИС

Для того чтобы новая процедура заработала, каждый ее участник должен проявить определенные усилия. Например, работник должен объявить о своем желании получить электронный больничный и подтвердить это желание письменно. Медучреждение должно быть оснащено компьютерами и доступом в интернет, врачи и организация должны иметь электронную подпись, работодателю также необходимо подтверждать все свои действия электронной подписью. Работодателю также нужно наладить электронный обмен с ФСС и иметь личный кабинет для оформления электронного больничного.

О том, какие операции выполняются через личный кабинет, пояснили эксперты ФСС:

• В личный кабинет «падает» информация о закрытии ЭЛН сотрудника медицинской организацией;
• Осуществляется ввод сведений страхователя в существующие ЭЛН;
• Возможен экспорт данных ЭЛН в xml-файл с возможностью последующей загрузки этого файла вПО страхователя для создания и подписания реестров для отправки в ФСС
• Осуществляется поиск и просмотр поданных в ФСС реестров листков нетрудоспособности;
• Осуществляется поиск и просмотр пособий, выплаченных ФСС в рамках прямых выплат. Поиск осуществляется по ФИО, СНИЛС и статусу пособия;
• Предусмотрен просмотр журнала обмена данными между Страхователем и ФСС, с возможностью сохранения запросов и полученных ответов в xml-файл;
• Предусмотрен просмотр и выгрузка в xml-файл (для дальнейшей обработке в ПО Страхователя) списка ошибок при проверке реестра и пособий;
• Осуществляется формирование обращений в ФСС (в части прямых выплат), с возможностью поиска по номеру, теме, статусу и дате поданного запроса;
• Возможен просмотр извещений, сформированных сотрудником ФСС при работе с реестром и пособиями;
• Предусмотрена возможность подать заявку на консультацию в ФСС.

Как оформить электронный больничный в СБИС: 10 простых шагов

Если у вас отлажен механизм сдачи электронной отчетности, и вы пользуетесь СБИС, работать с ЭНЛ будет проще.

Предлагаем вам пошаговую инструкцию по работе с ЭЛН в системе СБИС:

1. В разделе «ФСС» нажмите «Новый отчет». Во вкладке «Дополнительно» выберите «Электронный больничный».
2. Выберите сотрудника, на которого оформлен больничный.
3. В предложенной форме проверьте СНИЛС работника и регистрационный номер вашего регионального отделения ФСС. Впишите номер больничного листа, переданный сотрудником.
4. Нажмите «Отправить».
5. Дождитесь ответа ФСС: запись в реестре поменяется с «Запрос ЭЛН: ФИО» на «Больничный: ФИО». ФСС должна прислать ЭЛН в течение нескольких минут (нажмите «Получить ответы и требования»).
6. Ознакомьтесь с присланными ФСС данными.
7. В разделе «Расчет» укажите сведения о заработной плате, стаже работника, величинеего пособия.
8. Нажмите «Готово» и заверьте документ электронной подписью.
9. Отправьте больничный в ФСС.
10. Расчет больничного считается принятым, когда от ФСС получен протокол расчета со статусом «ОК».

Хотите более подробно узнать о нововведении, вам нужно наладить электронную отчетность, вам оперативно нужна электронная подпись. Обратитесь к нашим специалистам, они помогут вам в решении этих задач.

www.abt.ru