Как писать докладную записку: Образцы докладной записки. Докладная записка на сотрудника

Содержание

Образец докладной записки | Делопроизводство

Как составляется докладная записка? Образец вы найдете в этой статье и всю необходимую информацию по этому вопросу. Ведь на практике не редко возникает необходимость написать докладную записку.

Итак, докладная записка адресуется руководству по выбранному вопросу с изложением выводов и предложений (коммуникация по вертикали). Обычно целью ее написания является желание побудить руководителя принять некое решение. Данное решение оформляется в виде резолюции руководителя. Но иногда докладная записка может быть просто информационного характера.

Данный документ довольно близок по назначению к служебной записке и так же, как правило, является внутренним. В адрес вышестоящей организации обычно направляют служебное письмо на официальном бланке организации.

В начале докладной записки сообщают причины или факты по интересующему вопросу. Далее может последовать анализ (допускается пропустить эту часть). Завершают текст докладной записки изложением выводов и предложений.

Если докладная записка представляется руководителю организации (или его заместителю), то подписывает документ начальник структурного подразделения. На имя начальника отдела докладную записку подписывает сотрудник этого одела.

Данный документ должен включать определенный состав необходимых реквизитов. Для понимания будет проще не перечислять их здесь по ходу текста, а ознакомиться с конкретным примером докладной записки.

Образец докладной записки – пример о командировании работников на семинар

ОТДЕЛ ЭКСПЛУАТАЦИИ                                                            Директору ОАО «Кувырком»
ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ                                                     К.П. Егорькину

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

16.11.2014 № 08-18/93

О командировании специалистов
на семинар

В связи с предстоящим внедрением программного комплекса «Калинда» и приглашением посетить проводимый ООО «Штепсель» семинар по эффективному использованию данного комплекса прошу командировать на семинар специалистов отдела Комарикова И. Д. и Таранда Ю.Б. в г. Воронеж с 24.11.2014 по 27.11.2014.

Начальник отдела                                                                                   О.Л. Барабанко

 

 

Докладная записка на сотрудника – образец оформления о нарушении трудовой дисциплины
ОТДЕЛ ИНФОРМАЦИОННЫХ                                                             Генеральному директору
ТЕХНОЛОГИЙ                                                                                  ООО «Беседа»

                                                                                                      И.Т. Избушкину

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

09.12.2014 № 10-23/158

О нарушении трудовой дисциплины

Ставлю Вас в известность, что вчера 08.12.2014 в течение 2-х часов с 16-00 и до конца рабочего дня специалист отдела информационных технологий Фрегатов Роман Викторович отсутствовал на рабочем месте.

Оправдательных документов, свидетельствующих об уважительности причины отсутствия, Фрегатовым Р. В. не представлено.

В связи с допущенным нарушением, учитывая его повторный характер, предлагаю Фрегатову Р.В. объявить выговор.

Начальник отдела                                                                                       Е.С. Любимчикова

На основании приведенных образцов докладных записок легко теперь составить собственные примеры.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 668 комментариев

Как написать докладную записку о нарушении трудовой дисциплины

Служебные записки бывают разными, и могут иметь как положительный, так и отрицательный характер. И работник, и руководитель должен знать о том, какую важность несет в себе каждая из видов записок, и как их наличие может повлиять на дальнейшую судьбу каждого из них.

Давайте рассмотрим, что же такое докладная записка о нарушении трудовой дисциплины.

Определение

Докладная записка – это один из видов служебных записок, которые несут информативный характер, и предполагают наличие разъяснительной и рекомендательной частей.

Пишут докладную на имя руководителя, либо представителя бухгалтерии или отдела кадров.

Не следует недооценивать ценность докладных записок, так как они имеют вполне реальную юридическую силу. Обычно меры, которые предлагает составитель в качестве наказания, принято принимать по отношению к нарушителю.

Как и любой документ, составлять докладную записку нужно в соответствии с правилами и стандартами, которые регламентирует государство или конкретное предприятие. Для начала, нужно приготовить лист формата А4 и ручку с черными, либо синими чернилами.

По закону, набрать записку можно и на компьютере, но кадровики с большой неохотой принимают такие документы. Заявление или записка, написанные от руки, защитят как сотрудников, так и работодателей от всевозможных манипуляций.

Докладные записки делят на внутренние и внешние. Первый тип докладной пишется на имя руководителя конкретного подразделения, и вся информация остается в его пределах.

Внешняя же докладная направляется напрямую к высшему руководству. Такую меру можно отнести к списку крайних, поэтому к ней обращаются достаточно редко. Разглашение деталей записки может послужить причиной увольнения сотрудников.

Трудовая записка о нарушении трудовой дисциплины содержит в себе информацию о происшествии и содержит часть, в которой автор требует принять меры по отношению к нарушителю. При этом работник, составивший доклад, может указать одну или список мер, которые он считает подходящими.

Цель написания докладной записки

В целом служебные записки несут в себе:

  1. Просьбы о предоставлении доступа к информации.
  2. Получение и передачу инструкций.
  3. Дополнение к другому документу.
  4. Уведомление о происшествии.
Целью докладной записки как раз таки является уведомление о происшествии. Докладные могут составлять как рядовые сотрудники, так и высшие эшелоны начальства.

В слаженном коллективе практика составления жалоб не распространена, но если в нем появляется слабое звено, которое тянет команду на дно и угрожает общему результату, такой документ все же придется составить.

Работника следует уведомить о том, что подобная письменная жалоба причисляется к документам, которые могут быть использованными против нерадивого сотрудника.

Нарушители дисциплины чаще подпадают под сокращения или бывают уволенными по статье. Докладные записки могут различаться по своей сути и содержанию.

Они бывают:

  • Информативными – то есть просто уведомляют работодателя о свершившемся факте и дают ему право самостоятельно выбрать меры пресечения беспорядков, которые он считает нужными.
  • Инициативные – рассчитаны на выявление слабых членов команды и работы с ними, а также на сбор предложений автора записки.
  • Отчетные – составляются с определенной периодичностью и служат для передачи статистических, текущих, или отчетных данных.

Для составления внешней записки нужно приготовить отдельные шаблоны бланков, на которых заранее будут расположены все реквизиты предприятия.

  • На бланке должно быть указано полное название организации, должности, и специальности нарушителя.
  • Имя документа должно быть написано большими буквами.
  • Под названием документа пишут его назначении («о нарушении трудовой дисциплины») и указывают дату происшествия (если точной даты нет, а докладная пишется об общей ситуации, когда сотрудник систематически нарушает трудовую дисциплину, здесь дату не пишут).
  • В шапке нужно полностью расписать место составления (цех, подразделение), указать почтовый индекс и полный адрес (если руководство находится в другом городе или районе).
  • Текст составляется в произвольной форме, но без использования жаргонизмов и нецензурной лексики.
  • Так как составляет внешнюю записку руководитель, он должен указать свое имя и поставить подпись под всем изложенным.

Образец докладной записки о нарушении трудовой дисциплины

 

Отдел рекламыКоммерческому директору
ООО «Руфус»
Коваленко М.В.

 

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
17.07.2015

 

О нарушении трудовой дисциплины

 

Прошу Вас принять к сведению факт нарушения трудовой дисциплины, который имел место 17.07.2015 дизайнером Мороедовой Ольгой Вячеславовной.

Нарушение состояло в ее отсутствии на рабочем месте с 10.00 до 10.45, и ее отказ от выполнения поручения лица, которое имеет право на делегацию некоторых обязанностей.

Мороедова О.В. не может предоставить документ, который способен оправдать отсутствие и подобное поведение.

Учитывая вышесказанное, прошу принять меры в виде дисциплинарного наказание дизайнера Мороедовой Ольги Вячеславовны.

 

Заместитель отдела рекламы                                                                                     (подпись)

Гордиенко М. Р.

Как писать докладную записку?

С докладными записками все знакомы ещё со школьной скамьи. Однако пишутся они не только на нерадивых учеников, но и на работников компаний.

Поэтому нелишне разобраться, что собой представляет этот документ каковы его реквизиты и особенности.

В данной статье рассмотрим не самый приятный, но важный документ — докладную записку, ее особенности написания.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (495) 212-90-15. Это быстро и бесплатно!

С докладными записками все знакомы ещё со школьной скамьи. Однако пишутся они не только на нерадивых учеников, но и на работников компаний.

Поэтому нелишне разобраться, что собой представляет этот документ каковы его реквизиты и особенности.

В данной статье рассмотрим не самый приятный, но важный документ — докладную записку, ее особенности написания.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (495) 212-90-15. Это быстро и бесплатно!

Оглавление:

  1. Виды докладных записок
  2. Структура документа
  3. Докладные записки на сотрудников
  4. Образец докладной записки на сотрудника

Докладная записка – документ, адресуемый руководителю по какому-либо вопросу, с изложением отправителем своих выводов и предложений по рассматриваемой проблеме. Вопреки стереотипу, она не обязательно касается дисциплинарных проступков, а может носить информационно-справочный характер и затрагивать любые производственные моменты. Как составляется докладная записка – образец оформления и содержания документа рассмотрим на примере.

Виды докладных записок

Докладные записки подразделяются по целям их написания:

  • информационная – представляет собой регулярно представляемую справку о ходе и состоянии выполняемых работ;
  • отчетная – документ, содержащий данные о произошедших изменениях, выполненных задачах за определенный период;
  • инициативная – служебное письмо, которое предполагает побуждение вышестоящих сотрудников к каким-либо действиям, составляется в связи с конкретными событиями – нарушениями, простоями и т.д.

Как правило, докладная записка используется как элемент обратной связи между руководителем и подчиненным. Это внутренний служебный документ, который составляется на обычной бумаге по форме, утвержденной на предприятии. Если докладная предназначена для вышестоящей организации, заказчика, старшего партнера, она относится к внешним письмам и оформляется на специальном фирменном бланке с реквизитами и печатью.

Структура документа

[1]
В левом верхнем углу проставляется исходящий номер и дата: для внешних докладных это обязательно, для внутренних – в зависимости от принятых правил делопроизводства. Далее идет наименование документа: «Докладная записка».[/stextbox]

Содержательная часть записки состоит из 3 разделов:

  1. Фактический, где констатируется наличие инцидента и описываются сопутствующие ему обстоятельства.
  2. Аналитический – раскрывающий уже наступившие и потенциальные последствия происшествия.
  3. Рекомендательный, в котором докладчик излагает свое видение ситуации и предлагает варианты решения проблемы.

В зависимости от вида записки и вопроса, которого она касается, аналитическую часть можно исключить. Во многих ситуациях свершение факта уже само по себе является предметом разбирательства, безотносительно последствий, которое оно повлекло. Например, докладная записка о прогуле в любом случае констатирует дисциплинарное нарушение, и ее составителю нет необходимости приводить подтверждающие аргументы.

Докладные записки на сотрудников

Докладные, связанные с нарушением работниками трудовой дисциплины, в организациях оформляются чаще всего. Как правило, это сообщения об опозданиях, отлучках, прогулах, нахождении на работе в пьяном состоянии, невыполнении должностных обязанностей, несоблюдении внутренних инструкций и т.д.

«Жалобы» и «кляузы», как их любят называть сами проштрафившиеся, – особый вид докладных записок. Поскольку на их основании к работнику может быть применено дисциплинарное наказание, вплоть до увольнения, и даже наступить административная ответственность, при подготовке аналитической и рекомендательной части необходимо строго руководствоваться действующими законодательными нормами (ТК РФ, КоАП). Все сомнительные моменты лучше прояснить с юристом и опытным кадровиком.

Например, отсутствие человека на рабочем месте в течение нескольких часов не квалифицируется автоматически как прогул: если прошло менее 4 часов, то это отлучка, а, следовательно, — более мягкое взыскание. В любом случае, прежде чем писать руководству докладную записку о прогуле, нужно запросить у работника объяснение: вероятно, на проступок его побудила уважительная причина.

Что касается рекомендаций о наказании работника, здесь важно учесть:

  • причину отлучки;
  • наличие дисциплинарных взысканий в прошлом;
  • общая характеристика и «ценность» сотрудника для работодателя;
  • тяжесть последствий, которые повлекло отсутствие прогульщика на месте.

Все это составитель записки должен изложить в документе и сделать выводы о необходимости наказания и его возможных формах. Предложения о взысканиях подаются исключительно в виде рекомендаций, так как решение по данному вопросу начальство вправе принимать самостоятельно, не опираясь на мнение подчиненных.

Задача докладчика – изложить «голые» факты без эмоций и дать им правовую оценку, чтобы помочь вышестоящему сотруднику увидеть полную картину инцидента. Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины должна содержать указание, какой конкретно пункт правил служебного распорядка был не выполнен, а почему – будет понятно из объяснительной виновного.

Вполне возможно, что директор не усмотрит в провинности работника «состава преступления» или сочтет его объяснения удовлетворительными. Законом не установлено четких понятий уважительных и неуважительных причин, поэтому их трактовка остается на субъективный взгляд руководителя.

Другое дело, если нарушитель отказался оправдываться за свое поведение. В такой ситуации лучшее, что можно сделать – составить акт об отказе от объяснений, приложить его к докладной записке и издать приказ о дисциплинарном взыскании. Если это прогул или алкогольное опьянение, человека можно смело увольнять. В других случаях необходимо вынести предупреждение, выговор, занести эту информацию в личное дело и присовокупить туда все имеющиеся подтверждающие документы. В дальнейшем они послужат основанием для избавления от нерадивого работника по инициативе работодателя.

Образец докладной записки на сотрудника

Рассмотрим пример оформления докладной записки о прогуле:

  1. «Шапка» документа: Руководителю АХО Иванову И.И. от старшего специалиста АХО Петровой В.В.
  2. Название документа: «Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины».
  3. Фактическое содержание: «Довожу до Вашего сведения, что 20.01.2015 г. технический работник Смирнова Алевтина Николаевна отсутствовала на рабочем месте с 14:00 до 18:00. На следующее утро Смирнова вышла на работу без опоздания. По своему отсутствию пояснила, что была вызвана в школу классной руководительницей своего сына Ивана в связи с произошедшей дракой. По случившемуся инциденту в школе присутствовали сотрудники полиции. Пока длились разбирательства, рабочий день подошел к концу. На вопрос, почему не поставила в известность своего непосредственного руководителя, Смирнова ответила, что была очень расстроена и забыла позвонить начальнику».
  4. Аналитическая часть: «Смирнова Алевтина Николаевна на нашем предприятии работает более 10 лет, всегда добросовестно относилась к своим обязанностям, дисциплинарных взысканий не имела. По ситуации с прогулом готова предоставить контакты учителя, который подтвердит факт вызова Смирновой в школу. Отсутствие технического работника в период с 14:00 до 18:00 20. 01.2015 г. никак не повлияло на работу подразделения».
  5. Рекомендации: «В связи с вышеизложенным предлагаю не наказывать Смирнову А.Н., прогул не фиксировать, время отсутствия оформить как административный отпуск. Провести беседу о недопустимости таких ситуаций впредь».
  6. Исполнитель: «Старший специалист АХО Петрова В.В., подпись, дата».

Как видно из приведенного примера, составление докладной записки не обязательно влечет за собой карательные меры по отношению к виновному. Однако сотрудник, имеющий в подчинении персонал или отвечающий за определенный фронт работ, не вправе «отпускать грехи» работникам, замалчивая их проступки, и скрывать обстоятельства, способные привести к срыву выполнения поставленных задач. Оперативно и полно довести информацию до вышестоящего руководства – его прямая обязанность.

Оглавление:

  1. Виды докладных записок
  2. Структура документа
  3. Докладные записки на сотрудников
  4. Образец докладной записки на сотрудника

Докладная записка – документ, адресуемый руководителю по какому-либо вопросу, с изложением отправителем своих выводов и предложений по рассматриваемой проблеме. Вопреки стереотипу, она не обязательно касается дисциплинарных проступков, а может носить информационно-справочный характер и затрагивать любые производственные моменты. Как составляется докладная записка – образец оформления и содержания документа рассмотрим на примере.

Виды докладных записок

Докладные записки подразделяются по целям их написания:

  • информационная – представляет собой регулярно представляемую справку о ходе и состоянии выполняемых работ;
  • отчетная – документ, содержащий данные о произошедших изменениях, выполненных задачах за определенный период;
  • инициативная – служебное письмо, которое предполагает побуждение вышестоящих сотрудников к каким-либо действиям, составляется в связи с конкретными событиями – нарушениями, простоями и т.д.
Видео (кликните для воспроизведения).

Как правило, докладная записка используется как элемент обратной связи между руководителем и подчиненным. Это внутренний служебный документ, который составляется на обычной бумаге по форме, утвержденной на предприятии. Если докладная предназначена для вышестоящей организации, заказчика, старшего партнера, она относится к внешним письмам и оформляется на специальном фирменном бланке с реквизитами и печатью.

Структура документа

[1]
В левом верхнем углу проставляется исходящий номер и дата: для внешних докладных это обязательно, для внутренних – в зависимости от принятых правил делопроизводства. Далее идет наименование документа: «Докладная записка».[/stextbox]

Содержательная часть записки состоит из 3 разделов:

  1. Фактический, где констатируется наличие инцидента и описываются сопутствующие ему обстоятельства.
  2. Аналитический – раскрывающий уже наступившие и потенциальные последствия происшествия.
  3. Рекомендательный, в котором докладчик излагает свое видение ситуации и предлагает варианты решения проблемы.

В зависимости от вида записки и вопроса, которого она касается, аналитическую часть можно исключить. Во многих ситуациях свершение факта уже само по себе является предметом разбирательства, безотносительно последствий, которое оно повлекло. Например, докладная записка о прогуле в любом случае констатирует дисциплинарное нарушение, и ее составителю нет необходимости приводить подтверждающие аргументы.

Докладные записки на сотрудников

Докладные, связанные с нарушением работниками трудовой дисциплины, в организациях оформляются чаще всего. Как правило, это сообщения об опозданиях, отлучках, прогулах, нахождении на работе в пьяном состоянии, невыполнении должностных обязанностей, несоблюдении внутренних инструкций и т.д.

«Жалобы» и «кляузы», как их любят называть сами проштрафившиеся, – особый вид докладных записок. Поскольку на их основании к работнику может быть применено дисциплинарное наказание, вплоть до увольнения, и даже наступить административная ответственность, при подготовке аналитической и рекомендательной части необходимо строго руководствоваться действующими законодательными нормами (ТК РФ, КоАП). Все сомнительные моменты лучше прояснить с юристом и опытным кадровиком.

Например, отсутствие человека на рабочем месте в течение нескольких часов не квалифицируется автоматически как прогул: если прошло менее 4 часов, то это отлучка, а, следовательно, — более мягкое взыскание. В любом случае, прежде чем писать руководству докладную записку о прогуле, нужно запросить у работника объяснение: вероятно, на проступок его побудила уважительная причина.

Что касается рекомендаций о наказании работника, здесь важно учесть:

  • причину отлучки;
  • наличие дисциплинарных взысканий в прошлом;
  • общая характеристика и «ценность» сотрудника для работодателя;
  • тяжесть последствий, которые повлекло отсутствие прогульщика на месте.

Все это составитель записки должен изложить в документе и сделать выводы о необходимости наказания и его возможных формах. Предложения о взысканиях подаются исключительно в виде рекомендаций, так как решение по данному вопросу начальство вправе принимать самостоятельно, не опираясь на мнение подчиненных.

Задача докладчика – изложить «голые» факты без эмоций и дать им правовую оценку, чтобы помочь вышестоящему сотруднику увидеть полную картину инцидента. Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины должна содержать указание, какой конкретно пункт правил служебного распорядка был не выполнен, а почему – будет понятно из объяснительной виновного.

Вполне возможно, что директор не усмотрит в провинности работника «состава преступления» или сочтет его объяснения удовлетворительными. Законом не установлено четких понятий уважительных и неуважительных причин, поэтому их трактовка остается на субъективный взгляд руководителя.

Другое дело, если нарушитель отказался оправдываться за свое поведение. В такой ситуации лучшее, что можно сделать – составить акт об отказе от объяснений, приложить его к докладной записке и издать приказ о дисциплинарном взыскании. Если это прогул или алкогольное опьянение, человека можно смело увольнять. В других случаях необходимо вынести предупреждение, выговор, занести эту информацию в личное дело и присовокупить туда все имеющиеся подтверждающие документы. В дальнейшем они послужат основанием для избавления от нерадивого работника по инициативе работодателя.

Образец докладной записки на сотрудника

Рассмотрим пример оформления докладной записки о прогуле:

  1. «Шапка» документа: Руководителю АХО Иванову И.И. от старшего специалиста АХО Петровой В.В.
  2. Название документа: «Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины».
  3. Фактическое содержание: «Довожу до Вашего сведения, что 20.01.2015 г. технический работник Смирнова Алевтина Николаевна отсутствовала на рабочем месте с 14:00 до 18:00. На следующее утро Смирнова вышла на работу без опоздания. По своему отсутствию пояснила, что была вызвана в школу классной руководительницей своего сына Ивана в связи с произошедшей дракой. По случившемуся инциденту в школе присутствовали сотрудники полиции. Пока длились разбирательства, рабочий день подошел к концу. На вопрос, почему не поставила в известность своего непосредственного руководителя, Смирнова ответила, что была очень расстроена и забыла позвонить начальнику».
  4. Аналитическая часть: «Смирнова Алевтина Николаевна на нашем предприятии работает более 10 лет, всегда добросовестно относилась к своим обязанностям, дисциплинарных взысканий не имела. По ситуации с прогулом готова предоставить контакты учителя, который подтвердит факт вызова Смирновой в школу. Отсутствие технического работника в период с 14:00 до 18:00 20.01.2015 г. никак не повлияло на работу подразделения».
  5. Рекомендации: «В связи с вышеизложенным предлагаю не наказывать Смирнову А.Н., прогул не фиксировать, время отсутствия оформить как административный отпуск. Провести беседу о недопустимости таких ситуаций впредь».
  6. Исполнитель: «Старший специалист АХО Петрова В.В., подпись, дата».

Как видно из приведенного примера, составление докладной записки не обязательно влечет за собой карательные меры по отношению к виновному. Однако сотрудник, имеющий в подчинении персонал или отвечающий за определенный фронт работ, не вправе «отпускать грехи» работникам, замалчивая их проступки, и скрывать обстоятельства, способные привести к срыву выполнения поставленных задач. Оперативно и полно довести информацию до вышестоящего руководства – его прямая обязанность.

Оглавление:

  1. Виды докладных записок
  2. Структура документа
  3. Докладные записки на сотрудников
  4. Образец докладной записки на сотрудника

Докладная записка – документ, адресуемый руководителю по какому-либо вопросу, с изложением отправителем своих выводов и предложений по рассматриваемой проблеме. Вопреки стереотипу, она не обязательно касается дисциплинарных проступков, а может носить информационно-справочный характер и затрагивать любые производственные моменты. Как составляется докладная записка – образец оформления и содержания документа рассмотрим на примере.

Виды докладных записок

Докладные записки подразделяются по целям их написания:

  • информационная – представляет собой регулярно представляемую справку о ходе и состоянии выполняемых работ;
  • отчетная – документ, содержащий данные о произошедших изменениях, выполненных задачах за определенный период;
  • инициативная – служебное письмо, которое предполагает побуждение вышестоящих сотрудников к каким-либо действиям, составляется в связи с конкретными событиями – нарушениями, простоями и т. д.

Как правило, докладная записка используется как элемент обратной связи между руководителем и подчиненным. Это внутренний служебный документ, который составляется на обычной бумаге по форме, утвержденной на предприятии. Если докладная предназначена для вышестоящей организации, заказчика, старшего партнера, она относится к внешним письмам и оформляется на специальном фирменном бланке с реквизитами и печатью.

Структура документа

[1]
В левом верхнем углу проставляется исходящий номер и дата: для внешних докладных это обязательно, для внутренних – в зависимости от принятых правил делопроизводства. Далее идет наименование документа: «Докладная записка».[/stextbox]

Содержательная часть записки состоит из 3 разделов:

  1. Фактический, где констатируется наличие инцидента и описываются сопутствующие ему обстоятельства.
  2. Аналитический – раскрывающий уже наступившие и потенциальные последствия происшествия.
  3. Рекомендательный, в котором докладчик излагает свое видение ситуации и предлагает варианты решения проблемы.

В зависимости от вида записки и вопроса, которого она касается, аналитическую часть можно исключить. Во многих ситуациях свершение факта уже само по себе является предметом разбирательства, безотносительно последствий, которое оно повлекло. Например, докладная записка о прогуле в любом случае констатирует дисциплинарное нарушение, и ее составителю нет необходимости приводить подтверждающие аргументы.

Докладные записки на сотрудников

Докладные, связанные с нарушением работниками трудовой дисциплины, в организациях оформляются чаще всего. Как правило, это сообщения об опозданиях, отлучках, прогулах, нахождении на работе в пьяном состоянии, невыполнении должностных обязанностей, несоблюдении внутренних инструкций и т.д.

«Жалобы» и «кляузы», как их любят называть сами проштрафившиеся, – особый вид докладных записок. Поскольку на их основании к работнику может быть применено дисциплинарное наказание, вплоть до увольнения, и даже наступить административная ответственность, при подготовке аналитической и рекомендательной части необходимо строго руководствоваться действующими законодательными нормами (ТК РФ, КоАП). Все сомнительные моменты лучше прояснить с юристом и опытным кадровиком.

Например, отсутствие человека на рабочем месте в течение нескольких часов не квалифицируется автоматически как прогул: если прошло менее 4 часов, то это отлучка, а, следовательно, — более мягкое взыскание. В любом случае, прежде чем писать руководству докладную записку о прогуле, нужно запросить у работника объяснение: вероятно, на проступок его побудила уважительная причина.

Что касается рекомендаций о наказании работника, здесь важно учесть:

  • причину отлучки;
  • наличие дисциплинарных взысканий в прошлом;
  • общая характеристика и «ценность» сотрудника для работодателя;
  • тяжесть последствий, которые повлекло отсутствие прогульщика на месте.

Все это составитель записки должен изложить в документе и сделать выводы о необходимости наказания и его возможных формах. Предложения о взысканиях подаются исключительно в виде рекомендаций, так как решение по данному вопросу начальство вправе принимать самостоятельно, не опираясь на мнение подчиненных.

Задача докладчика – изложить «голые» факты без эмоций и дать им правовую оценку, чтобы помочь вышестоящему сотруднику увидеть полную картину инцидента. Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины должна содержать указание, какой конкретно пункт правил служебного распорядка был не выполнен, а почему – будет понятно из объяснительной виновного.

Вполне возможно, что директор не усмотрит в провинности работника «состава преступления» или сочтет его объяснения удовлетворительными. Законом не установлено четких понятий уважительных и неуважительных причин, поэтому их трактовка остается на субъективный взгляд руководителя.

Другое дело, если нарушитель отказался оправдываться за свое поведение. В такой ситуации лучшее, что можно сделать – составить акт об отказе от объяснений, приложить его к докладной записке и издать приказ о дисциплинарном взыскании. Если это прогул или алкогольное опьянение, человека можно смело увольнять. В других случаях необходимо вынести предупреждение, выговор, занести эту информацию в личное дело и присовокупить туда все имеющиеся подтверждающие документы. В дальнейшем они послужат основанием для избавления от нерадивого работника по инициативе работодателя.

Образец докладной записки на сотрудника

Рассмотрим пример оформления докладной записки о прогуле:

  1. «Шапка» документа: Руководителю АХО Иванову И.И. от старшего специалиста АХО Петровой В.В.
  2. Название документа: «Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины».
  3. Фактическое содержание: «Довожу до Вашего сведения, что 20.01.2015 г. технический работник Смирнова Алевтина Николаевна отсутствовала на рабочем месте с 14:00 до 18:00. На следующее утро Смирнова вышла на работу без опоздания. По своему отсутствию пояснила, что была вызвана в школу классной руководительницей своего сына Ивана в связи с произошедшей дракой. По случившемуся инциденту в школе присутствовали сотрудники полиции. Пока длились разбирательства, рабочий день подошел к концу. На вопрос, почему не поставила в известность своего непосредственного руководителя, Смирнова ответила, что была очень расстроена и забыла позвонить начальнику».
  4. Аналитическая часть: «Смирнова Алевтина Николаевна на нашем предприятии работает более 10 лет, всегда добросовестно относилась к своим обязанностям, дисциплинарных взысканий не имела. По ситуации с прогулом готова предоставить контакты учителя, который подтвердит факт вызова Смирновой в школу. Отсутствие технического работника в период с 14:00 до 18:00 20.01.2015 г. никак не повлияло на работу подразделения».
  5. Рекомендации: «В связи с вышеизложенным предлагаю не наказывать Смирнову А.Н., прогул не фиксировать, время отсутствия оформить как административный отпуск. Провести беседу о недопустимости таких ситуаций впредь».
  6. Исполнитель: «Старший специалист АХО Петрова В.В., подпись, дата».

Как видно из приведенного примера, составление докладной записки не обязательно влечет за собой карательные меры по отношению к виновному. Однако сотрудник, имеющий в подчинении персонал или отвечающий за определенный фронт работ, не вправе «отпускать грехи» работникам, замалчивая их проступки, и скрывать обстоятельства, способные привести к срыву выполнения поставленных задач. Оперативно и полно довести информацию до вышестоящего руководства – его прямая обязанность.

Видео (кликните для воспроизведения).

Источники:

  1. Наследственные споры. Судебная практика и образцы документов. — М.: Издание Тихомирова М. Ю., 2018. — 816 c.
  2. Под., Ред. Ванян А.Б. Афоризмы о юриспруденции: от античности до наших дней / Под. Ванян. — М.: Рязань: Узорочье, 2012. — 528 c.
  3. Кабинет и квартира В.И. Ленина в Кремле. Набор из 8 открыток. — М.: Изогиз, 2016. — 297 c.

Как писать докладную записку?

Оценка 5 проголосовавших: 1

Приветствую вас! на нашем ресурсе. Я Татьяна Туманова. Я уже более 7 лет занимаюсь юрисконсультом. Я считаю, что являюсь специалистом в этом направлении, хочу научить всех посетителей сайта решать сложные и не очень задачи.
Все материалы для сайта собраны и тщательно переработаны с целью донести в доступном виде всю необходимую информацию. Перед применением описанного на сайте всегда необходима ОБЯЗАТЕЛЬНАЯ консультация с профессионалами.

Как написать докладную записку на сотрудника образец. Как правильно пишется докладная записка на сотрудника: образец и нюансы составления

Один из самых распространенных документов в любой организации частного или государственного типа, это докладная, поэтому логично более подробнее рассмотреть, что такое докладная записка (текст докладной, образец, бланк). Итак, приступим. Докладная записка – это образец документа справочно-информационного вида, широко применяемого, как в производственных и трудовых отношениях, так и в делопроизводстве. Докладная записка имеет свой код по ОКУД – 0286041. По правилу, докладная направляется от лица подотчетного к начальнику, снизу-вверх, то есть олицетворяет в служебной иерархии обратную связь.

Форма и виды докладных записок

Существуют внешние и внутренние докладные. Внешние составляются только на корпоративных бланках с реквизитами (или при наличии фирменной печати). Внутренние докладные пишутся на простом листке бумаги.

Текст докладной записки начинается с указания ФИО и должности адресата, лишь в дательном падеже. К примеру, Исполнительному директору ОАО «Стройматериалы» Соколову Алексею Ивановичу, потом ставиться дата написания и исходящий №. Затем следует наименование: «Докладная записка», после этого смысловой текст – тело.

Текст докладной записки

Докладная имеет смысловой блок, который состоит из 3х частей. Первые 2 пишутся абсолютно безотносительно, нейтрально, строго по фактам. Все рекомендации и выводы описываются в заключительной части, но без проявления любых личных эмоций, отношений и чувств. В первую очередь, докладная записка – это документ информационного характера, который обладает юридической силой. Всевозможные фельетоны и кляузы сводят ее значение к минимуму в судебном или административном разбирательстве.

Части следуют в примерном порядке и содержат следующие:

Констатирующая часть, здесь описываются все важные обстоятельства происшествия.
Аналитическая часть содержит описание последствий по продолжительности и по силе.
Рекомендательная часть – автор докладной высказывает свои домыслы и соображения, по итогу дает рекомендации, в каком направлении двигаться дальше.
Подпись, где указывается должность.

Нарушение трудовой дисциплины – образец докладной записки

Это отдельный вид докладной, так как в ней рассматривается личность человека. В следствии этого, при написании рекомендательной или аналитической части необходимо соблюдать нормы действующего законодательства. Если случай сомнительный, желательно посоветоваться с юристом, только после этого давать какие-либо умозаключения с указанием должности и ФИО юриста.

Докладная о нарушении дисциплины труда по форме отличается написанием в шапке с левой стороны название подразделения. Подобная докладная – это абсолютно внутренний документ. Чтобы контролировать ее со стороны, необходимы санкции правоохранительных органов, в противном случае, это будет не законно, так как речь ведется о личности нарушителя. В документации кадрового учета нужно лишь указать ее наличие и реквизиты – подразделение, дата, регистрационный №.

Докладная записка о прогуле

При составлении подобной докладной, нужно учитывать следующее:

Прогулом принято считать отсутствие работника на рабочем месте до 3х часов. Если хоть меньше на секунду – это считается отлучка, а не прогул. В таком случае, достаточно от работника объяснительной записки или же устных объяснений. За прогул наказание намного строже, чем за отлучку.

Перед тем, как составлять докладную записку, необходимо потребовать от трудящегося объяснений, которые будут подкреплены оправдательными документами, а в самой докладной описывается результат.

Образец докладной записки

Пример докладной о прогуле (без шапки, только тело документа):

«Охранник Лебедев Сергей Михайлович отсутствовал на положенном рабочем месте 15.10.2015 г. с 12:35 до 18:00 (до конца смены). Лебедев вышел на следующий день, и объяснил, что ему позвонил директор школы, где учиться его 13 летний сын Егор и сообщил, что он подрался с одноклассником. По словам Лебедева, беседа с сыном затянулась на 2 часа, он сильно расстроился из-за поведения сына, и пришел домой только вечером.

Если брать во внимание, что Лебедев образцовый работник, его стаж превышает 10 лет, к тому же производственный процесс из-за его отсутствия не остановился, предлагаю следующие меры:

1. Объяснения от Лебедева принять в том виде, в котором они есть.
2. Лебедева не наказывать, случившийся прогул официально не оформлять, а оформить в качестве отдыха или выходного за свой счет.
3. В обязательном порядке, провести с Лебедевым разъяснительную беседу.
4. О ситуации с Лебедевым сообщить в профком.

Начальник отдела упаковки Пирогова А.Н.

Мы можем сделать вывод, что докладная – это не обязательно карательный документ. Однако, он всегда предполагает наличие достоверных сведений, точного анализа и адекватных рекомендаций, и советов. Как именно выглядит докладная записка (текст докладной, образец, бланк), можете ознакомиться, прочитав эту статью.

При приеме на работу всем сотрудникам, вне зависимости должности, которую они будут занимать, выдается на руки экземпляр должностной инструкции. В этом документе четко обозначено, какую деятельность должен осуществлять работник. Согласие с требованиями должностной инструкции выражается подписанием трудового договора.

Жизнь такова, что ни один руководитель не застрахован от ситуации, когда подчиненный отказывается от выполнения данного ему задания. Если требования начальника правомерны, и данный вид деятельности прописан в должностной инструкции сотрудника, то за руководителем остается право уведомить вышестоящее руководство о сложившейся ситуации и потребовать применения к работнику мер дисциплинарного взыскания.

Соответственно, докладной запиской о невыполнении должностных обязанностей называют документ, назначение которого состоит в передаче информации снизу вверх по служебной вертикали. Она носит информативный характер и подготавливается начальником на своего подчиненного.

В каких случаях необходимо писать докладную записку?

Решение о целесообразности оформления докладной записки на сотрудника принимается непосредственно его руководителем, однако в каждом конкретном случае необходимо соотносить степень проступка и причины, которые спровоцировали его совершение.

Если начальник понимает, что нарушение требований должностных инструкций было умышленным, весомых аргументов в оправдание своего поведения у работника нет, то написание докладной записки представляется логичным. На ее основании к работнику могут быть применены меры дисциплинарной ответственности, например, выговор или штраф.

При неоднократном нарушении должностных инструкций, работодатель оставляет за собой право поставить вопрос об увольнении работника.

Как написать докладную записку?

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей — это внутренний документ организации и несмотря на то, что форма написания ее свободная, основные правила деловой переписки соблюдать необходимо.

Правила оформления:

  1. Оформляется на листе формата А4. Удобно пользоваться фирменным бланком организации с прописанными на нем контактными данными и реквизитами;
  2. Как и в остальных формальных документах, указывается наименование организации, должность адресата, после его фамилия, имя, отчество;
  3. Ниже пишутся данные автора, но уже без указания организации;
  4. Затем указывают наименование документа;
  5. Далее, в теле документа коротко излагается суть происшествия. В идеальной докладной должны присутствовать ссылки на конкретные пункты должностной инструкции, от выполнения которых отказывается работник;
  6. Если деяние сотрудника повлекло за собой причинение организации материального ущерба, об этом также следует упомянуть;
  7. Следующим пунктом следует указание мер, принятие которых, по мнению автора, приведет к урегулированию сложившейся ситуации;
  8. Под текстом указывается дата, записка заверяется подписью составителя;
  9. Затем документ необходимо зарегистрировать с присвоением номера;
  10. Вручение адресату происходит либо лично, либо через секретаря или корпоративную почту.

Структура докладной записки

В докладной записке обязательно должна излагаться следующая информация:

  • Данные получателя — обычно это непосредственный начальник руководителя, в подразделении которого был выявлен факт невыполнения должностных обязанностей;
  • Описание проблемы — необходимо в сжатой форме изложить основные тезисы. Когда, кем совершено нарушение. Какие конкретно пункты должностной инструкции не были выполнены.
  • Ущерб для подразделения или организации в целом . Проанализируйте какими последствиями грозит установленный факт;
  • Возможные пути решения. Предложите решение, которое поспособствует решению ситуации;
  • Заключение. Ваши данные: должность, фамилия, подпись, дата.

Образец докладной записки

Скачать образец докладной записки вы можете по следующей .


На любом предприятии бывают ситуации, когда подчиненным нужно донести до руководства важные сведения. Как нужно правильно написать докладную на работника или сообщить начальству какую-то информацию в письменной форме, знают немногие; между тем это не представляет особой сложности .

  • информативные — содержат информацию о конкретных деталях и способах проведения работ, имеют периодический характер;
  • отчетные — несут в себе данные о проделанной работе и выполненных указаниях руководства;
  • инициативные — обычно содержат какие-то предложения и рекомендации начальству.

В зависимости от адресата докладные бывают внутренние и внешние:

Структура и оформление

В зависимости от целей, преследуемых составителем, структура и написание некоторых докладных могут отличаться.

  1. Повышение эффективности работы. Бывают ситуации, когда полноценная работа отдела или целого подразделения ухудшается из-за плохого выполнения отдельными сотрудниками своих обязанностей на рабочем месте, и руководство необходимо поставить в известность о сложившейся ситуации для применения соответствующих мер к нарушителям.
  2. Изменение сложившейся ситуации. Если работнику стали известны обстоятельства, не позволяющие нормально работать или служащие источником какой-то опасности, то такую информацию нужно немедленно докладывать начальству.
  3. Защита от унизительного отношения. Никто из сотрудников не должен терпеть несправедливого и дискриминирующего отношения к себе, написание докладной в данном случае является попыткой защитить свое достоинство и урегулировать конфликт, не обращаясь в контролирующие органы.
  4. Желание снять с себя ответственность за происходящее. Если на предприятии сложилась непростая или критическая ситуация, а остальные сотрудники бездействуют или не считают ситуацию таковой, то работник, написав докладную и сообщив должностному лицу о сложившейся ситуации, может снять с себя дальнейшую ответственность за происходящее.

После того как цель определена, можно приступать к написанию самого документа. К оформлению докладной записки предъявляются определенные требования. Содержание должно быть кратким, но емким, выдержанным в стиле деловых документов. При написании докладной можно руководствоваться следующим планом:

  1. Адресат — конкретное лицо, уполномоченное помочь в разрешении описанной в докладной ситуации. Фамилия и должность адресата указывается обычно вверху справа, также здесь можно указать и данные человека, который обращается к руководству посредством докладной.
  2. Описание причины — краткое изложение сути произошедшей ситуации и причины обращения к вышестоящему должностному лицу.
  3. Полное описание случившегося — здесь уже автор должен подробно рассказать о проблеме с указанием всех дат, мест и фамилий участников.
  4. Причиненный ущерб — анализ составителем докладной сложившейся ситуации и описание возможного ущерба.
  5. Предложения и пожелания — изложение возможных путей решения проблем и предложений по предотвращению возникновения в будущем подобных ситуаций.
  6. Заключительная часть — в конце указываются данные автора докладной: должность и фамилия, ставится дата и подпись.

Докладная записка составляется в двух экземплярах, один из которых отдается адресату, а на втором ставится отметка о его принятии.

Пример докладной о прогуле


Докладная записка о прогуле обычно составляется для информирования вышестоящего руководства об отсутствии какого-то сотрудника на рабочем месте. Она содержит в себе сведения о данном происшествии и просьбу привлечь нерадивого работника к ответственности, чтобы избежать в будущем проблем, связанных с его отсутствием. Образец структуры докладной о прогуле можно представить следующим образом:

  1. В шапке документа указывается должность и инициалы должностного лица, которому адресована докладная: Директору ООО «Весна» Терентьеву А. Б.
  2. Ниже по центру пишется название документа: Докладная записка.
  3. Далее следует описание цели подачи докладной и сути проблемы: «Довожу до вашего сведения, что 15 июля 2015 года сотрудник Тигров А. А. отсутствовал на своем рабочем месте по неизвестной причине. Ставлю вас в известность, что данный сотрудник не выходит на работу уже в пятый раз за последние три месяца. Прошу вас принять меры и применить к Тигрову меры дисциплинарного взыскания, так как его прогулы нарушают нормальную работу цеха и способствуют снижению производительности всего предприятия».
  4. В заключение ставится должность, фамилия и подпись составителя: Начальник цеха (подпись) Петухов В. В.

Основной особенностью докладной является то, что она всегда пишется от нижестоящего лица к вышестоящему руководству. К ней также могут быть приложены документы, связанные с изложенными в докладной обстоятельствами.

В целом в написании докладных записок нет ничего сложного, главное — соблюдать структуру, четко излагать суть проблемы и возможные пути ее решения.

Пример докладной записки на сотрудника: как составлять?

Докладные записки – это документы, которые составляют в адрес руководителя, чтобы он решил какой-либо вопрос. Отправитель должен изложить свои выводы, а потом внести свои предложения в связи с рассматриваемой проблемой. Такие документы не обязательно связаны именно с проступками. Иногда они носят информационно-справочный характер, и могут затрагивать любые вопросы, связанные с производством.

Назначение, общая характеристика

Составление докладной

Докладные записки относятся к разновидностям деловой документации. Они носят одновременно информационный характер и рекомендательный, и адресованы руководителям всего предприятия либо конкретного структурного подразделения. Документ имеет право составить любой сотрудник, если есть хотя бы одна из двух причин:

  1. Личная инициатива.
  2. Задание руководства.

Главное – предоставить как можно более подробную информацию по интересующему вопросу. Можно сказать, что это просто мнение сотрудника, которое выражено в виде письменного сообщения. Часто бывает так, что самому руководителю необходимо ознакомиться с мнением подчиненных, чтобы принять правильное решение в сфере управления и производства. Тогда он и задает написать докладные. Работники приводят аргументированные ответы, и добавляют конкретные предложения, рекомендации.

Правильное оформление

Любая подобная записка имеет три основные части:

  • Описание причин, событий и фактов, которые привели к необходимости оформить документ
  • Анализ сложившейся ситуации, и варианты, с помощью которых проблема решается
  • Выводы вместе с наиболее подходящими действиями для дальнейшего продвижения

Нюансы составления

Составление начинается с указания адресата, которому написано сообщение. Чуть ниже свои данные пишет тот, кто составил саму записку. Исходящий номер вместе с датой ставятся сверху слева. Это обязательный компонент для так называемых внешних записок. На внутренних данные указывают, если этого требуют особенности делопроизводства.

В некоторых видах документов отсутствует так называемая аналитическая часть. Совершение факта уже само по себе становится предметом разбирательства. Неважно, какие наступили последствия. Например, если описывается прогул – значит, записку в любом случае написали после нарушения. Нет необходимости собирать аргументы для подтверждения.

О докладных записках на сотрудников

В организациях чаще всего сталкиваются с записками по факту нарушений в дисциплине. На основании данных документов к работникам можно применить какую-либо разновидность взысканий. Потому при составлении аналитической части рекомендуется строго придерживаться действующих законодательных норм, и ссылаться только на них.

К примеру, если человека не было несколько часов на месте, то автоматически прогул не ставится. Если проходит менее 4 часов, то факт называется отлучкой. Значит, и взыскание применяется более мягкое. Перед составлением записки лучше попросить работника объяснить ситуацию.

Рекомендуя применять ту или иную форму наказания, надо учесть:

  1. Причину отлучки.
  2. Наказания, которые накладывались раньше.
  3. Общую характеристику и важность работника.
  4. Последствия, возникшие после отсутствия на месте.

Вся эта информация подробно излагается в сути записки. После этого делаются выводы о том, какие формы наказания подходят больше всего, и какие решения будут рациональными.

Как писать докладную?

Докладчик не должен опираться на свои эмоции. Необходимо излагать только факты, и давать им объективную правовую оценку. Докладчик должен четко сказать о том, какой пункт трудового соглашения или внутреннего распорядка был нарушен. Из объяснений виновного уже можно будет сделать вывод из причин.

Вероятно, что сам директор не усмотрит сильного проступка со стороны виновного, или подумает, что объяснения удовлетворительны. В законе отсутствуют такие понятия, как уважительные либо неуважительные причины. Потому остается при трактовке полагаться только на личное мнение руководителя, его понимание ситуации.

Другая ситуация складывается, когда отчитываться по своему нарушению отказываются. Тогда рекомендуется отдельно составить акт о том, что виновный отказался от дачи показаний. Этот документ можно использовать в качестве приложения к докладной записке. После чего оформляется приказ, в котором описывается взыскание в связи с дисциплинарным проступком. После прогула и алкогольного опьянения разрешается увольнять сотрудников без дополнительных объяснений. В других случаях сначала выносятся выговоры.

Дополнительные рекомендации

Образец написания таких записок всегда должен быть у секретаря предприятия. Главное правило – ясное изложение сути происходящего. Руководитель должен сразу четко понимать, о чем говорит составитель. Лучше описывать факты, следуя хронологической последовательности. Тогда будет вырисовываться целая и ясная картина.

Если докладная нужна для использования внутри компании, то применяются обычные листы формата А4 и А5. Печать на фирменном бланке допускается при предоставлении информации в вышестоящие инстанции, другие предприятия. Подпись руководителя на документе становится обязательным требованием. Можно использовать дополнительные сведения, чтобы подтвердить свою информацию. Они представляются в то же время, что и основной документ.

Обычно докладные записки оформляются машинописным способом. От руки могут быть написаны документы, которые используются только для внутреннего оборота.

Если текст не помещается на одной странице, то последующие надо нумеровать. В верхней правой части страницы для этого ставятся арабские цифры. Если есть приложения, то их тоже нумеруют, в зависимости от общих правил делового оборота, принятых на том или ином предприятии.

Иногда составители допускают целый ряд ошибок, которые связаны с основным содержанием. Например, важно определить, какая именно структура отвечает за рассмотрение обращения. Но вне зависимости от содержания, наличие эмоций и домыслов недопустимо.

При внутренних расследованиях именно докладные записки часто служат отправными точками. Надо учитывать, что вину часто возлагают не только на самих сотрудников, но и на непосредственных начальников. Рекомендуется составлять документы сразу после обнаружения проступка. Иначе потом невозможно будет обнаружить ни одного следа. Сами по себе записки не могут служить доказательством наличия вины.

На каждом предприятии хранится стандартный образец, по которому заполняют записки. Это позволяет избегать ошибок при указании информации по составителю и адресату. Руководитель может составить ответ на записку, а может отклонить ее, если сочтет, что оснований для дальнейших действий не хватает. Любой подобный вопрос решается только внутренним руководством на предприятии. Получатель должен визировать документы, если планируется, что они выйдут за рамки той или иной организации. Подпись помогает подтвердить, что вторая сторона внимательно изучила записку вместе с ее содержанием.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Как составить меморандум за 21 минуту

Выкроить два или три часа из нашего насыщенного совещаниями и прессой дня, чтобы сосредоточиться на составлении меморандума, практически невозможно. Но обычно мы можем сохранять карманы от 20 до 30 минут. Не думайте, что такой короткий отрезок времени бесполезен — 21 минута — это все, что вам нужно, чтобы начать. Эта статья поможет вам быстро написать первый черновик, который может стать впечатляющей памяткой.

Создатель против Критика

Наш мозг имеет творческую и критическую стороны, и ключом к быстрой работе и созданию отличного меморандума является то, что каждый из них выполняет свою работу в надлежащем порядке.Если мы будем слишком критичны с самого начала, мы ничего не зафиксируем на бумаге. Если в какой-то момент мы не будем критичны, то, что мы делаем, не будет иметь смысла. Секрет заключается в том, чтобы помнить следующее: для творчества требуется . . . отказ.

Как только мы усвоим это, мы больше никогда не будем страдать от писательского ступора. Это сам процесс. Мы не можем написать меморандум, не потерпев неудачу на этом пути. Это не должно быть хорошо в первый раз. Или второй. Или третий. Мы пытаемся, ошибаемся и совершенствуемся, пока не создадим лучший меморандум, какой только сможем за то время, которое у нас есть.Вот как это сделать.

Правило №1 – Скрывайте исследования.

Вы освобождаете свою творческую сторону, записывая ранние наброски по памяти. Просмотр дел, законодательных актов или CC&R, пока вы пытаетесь написать, только отвлекает вас.

Почему это работает: после того, как вы изучили вопрос, все, что вам нужно знать на данный момент, все в вашей памяти. Вы не поймете, как много вы знаете о законе, стоящем за делом или сделкой, пока не запишете по памяти то, что узнали в ходе исследования.На данном этапе детали не важны. Начните, и ваши знания будут следовать.

Шаг №1 – Конверсия.

Представьте себе разговор между собой и другом, коллегой или супругом, реальным человеком в реальной обстановке. Этот человек только что сказал вам: «Итак, расскажите мне об этом деле/сделке». То, что выливается из вас, не будет организовано; это не будет хорошо; это будет некрасиво; это не должно быть. Это первая неудача на этом пути.

Почему это работает: если кто-то задаст вам вопрос, вы не уйдете и не будете смотреть в окно.Вы что-то скажете, и это что-то станет первым — очень грубым — черновиком вашего меморандума.

Правило №2 – Не прекращайте писать.

Что бы вы ни услышали от себя или своего друга в этом воображаемом разговоре, запишите это. Оно может быть не полностью сформировано, может не иметь смысла, но не останавливайтесь, не смотрите вверх и не спрашивайте. Просто введите. У вас была эта мысль по какой-то причине, и, не колеблясь, вы не даете Критической Стороне вмешиваться в этот поток. Вы понимаете, что закончили этот первый шаг, когда творческая сторона не может придумать, что еще сказать, обычно около четырех минут.

Почему это работает: на этом первом этапе гораздо важнее то, что вы пишете, чем то, что вы пишете. Если вы не остановитесь, только инерция будет нести вас между блестящими и не очень блестящими прозрениями. Позже вы можете отбросить не очень блестящий материал, но вы не сможете добраться до этой стадии, не написав вначале какой-нибудь не очень блестящий материал.

Шаг № 2 — Переход на критическую сторону.

Теперь критическая сторона оценивает то, что написала творческая сторона. Критическая сторона может сделать две вещи, которые не может сделать творческая сторона:

  1. извещения и групповые предметы;
  2. расположите эти группы в логическом порядке.

Когда Критическая сторона сталкивается с парой страниц почти непонятной болтовни — определение первого черновика — она тут же реструктурирует ее логично и плавно, по-прежнему работая по памяти, по-прежнему не останавливаясь, чтобы подумать или сделать паузу для уточнения. Он движется быстро.

Почему это работает: Наша Критическая Сторона автоматически находит способы улучшения путем комбинирования, перестановки и переформулировки. Оно не может помочь себе. Организация того, что мы написали, занимает гораздо меньше времени, чем его создание, может быть две минуты.

Правило №3 и Шаг №3 – Пишите и идите до конца.

Используя примерно воображаемый и слабо организованный первый набросок, пишите в течение 15 минут. Продолжают действовать те же правила — никаких исследований (приберегите их для черновика 3 или 4) и не переставайте писать. Хотя некоторые мысли, наспех набросанные в первый раз, естественным образом разовьются быстрее, чем другие, обдумайте каждую черновую мысль или абзац. И не беспокойтесь об орфографии, пунктуации, грамматике или осмысленности. Все это решится при написании оставшихся черновиков.

Почему это работает: гораздо предпочтительнее делать много легких пассов, чем пытаться довести до совершенства один абзац. Возможности для гениальности, которых вы не видите в черновике 2, внезапно представятся вам в черновиках 3 или 4, и вы, не теряя времени, попытаетесь придать гениальность абзацу, который не был готов. В следующий раз он будет готов. Или следующий.

Примерно через 21 минуту ваш первый черновик превратился в две или три страницы нормального материала, с которым вы можете работать. Теперь вы можете отложить его, чтобы отвечать на электронные письма или посещать собрания.

Смиритесь с прерываниями — пересмотрите позже.

Когда вы снова сядете за него, все будет свежим, и вы сразу увидите, что нужно исправить. Как правило, вы вряд ли сможете писать достаточно быстро, чтобы уточнить предложения и фрагменты и снова переместить их для еще лучшего порядка. Как и в прошлый раз, не прекращайте писать. За 30 минут вы выбьете второй драфт намного лучше первого. Когда вы позже напишете третий черновик за 30–45 минут, вы не поверите, насколько лучше он читается, чем второй.У каждого из вас будет этот опыт. Мы обещаем. Если у вас есть больше времени, вы можете попытаться улучшить его; если нет, то уже хорошо.

Редактировать, пересматривать и уточнять в конце.

Пока вы не решите, что у вас есть почти готовый черновик, не редактируйте сознательно. Затем используйте программное обеспечение для редактирования, такое как WordRake, чтобы сделать его четким и кратким. WordRake видит то, что вы слишком близко видите, слишком устали, чтобы заметить, или вообще не знаете, что искать. (И это примерно в сто раз быстрее, чем живой редактор.)

Об авторе

Гэри Киндер преподавал более 1000 программ письма для Американской ассоциации юристов, Управления социального обеспечения, PG&E, Kraft, Microsoft и юридических фирм, таких как Jones Day, Sidley и WilmerHale. Его получившая признание критиков книга «Золотой корабль в глубоком синем море » заняла 7-е место в списке бестселлеров New York Times .

Формат памятки

Формат памятки

(обновлено 08.01.2014 12:47)

Все письменные работы должны быть представлены в формате памятки.Все заметки набрал. Многостраничные заметки должны быть скреплены степлером . Не обрезанный. Не загнут ближе к верху. Сшивание гарантирует сохранение страниц вместе — к тому же это упрощает составление отчетов.

Общим для всех служебных записок является «верхняя часть служебной записки», которая включает:

Дата:

Тема:

Кому:

От:

Все письменные работы должны включать меморандум с использованием заголовков, аналогичных к вышеизложенному.Для всех письменных работ, кроме заданий на основе кейсов, вы можете продолжайте использовать любой формат, который, по вашему мнению, будет наиболее эффективным для передачи вашего сообщение. Например, если вы отвечаете на пронумерованные вопросы, то вы может продолжить, предоставив пронумерованные ответы. Однако для случая задания, вам нужно следовать более структурированному формату. Для индивидуальных случаев задания, включают в себя следующие три основных раздела: Введение, выводы, обсуждение. Это объясняется ниже.

Введение (или справочная информация)

Пара предложений, в которых указывается проблема, которую вы решаете, и что вы планируете сделать об этом здесь. Не ставьте свои выводы или ключевые выводы здесь — эти вещи идут ниже.

Находки

также известные как «Рекомендации», «Основные моменты», «Резюме», «Выводы» или что-то еще с подобным обобщающим тоном.

До трех ключевых моментов, которые вы хотите оставить читателю.Каждый ключ точка должна состоять из пары предложений. Все ваши выводы должны быть подтверждается вашими данными и анализом ниже. Если нет, то ваши выводы редакционная статья или мнение — то, чего следует избегать при анализе на основе данных.

Ваша последняя точка должна быть ориентирована на действие — что вы предлагаете, чтобы организация делает следующее.

Раздел с выводами должен помещаться на первой странице. Если внизу первой страницы осталось свободное место, используйте его, чтобы начать Раздел раздела обсуждения.

Обсуждение

Раздел обсуждения содержит ваши данные и анализ. Должно включают следующие подразделы:

Метод.  Начните с абзац, который подготавливает читателя к последующему анализу. Какие данные будешь использовать и где взял? Какие методы вы будете использовать и почему они законны/полезны? Каковы основные этапы вашего анализа, которые следует? Информируя своего читателя об этих проблемах, они будут лучше знать, чего ожидать, когда будут читать дальше…

Основной анализ. А теперь основная часть вашего анализа. Анализ — это использование данных (независимо от того, количественные они или качественные). для получения результатов, улучшающих процесс принятия решений. Данные дают ощущение объективность и поощрять «управление по факту».

Содержание вашего анализа зависит от специфики вашего проекта. Когда вы записываете свой анализ в разделе «Обсуждение», хорошей идеей будет используйте заголовки подразделов, такие как вводные слова, выделенные жирным шрифтом, используемые в начало абзацев здесь.Это поможет вам оставаться организованным. Это также помогает читателю понять, что вы делаете.

 Избегайте больших блоков описательного текста. Большой абзацы трудно читать быстро. Лучше разбить свою мысли на более мелкие куски.

 Данные и анализ часто размещаются в таблицах или графики. Разместите таблицы и графики в своем анализе рядом с местом, где вы будете обсудите их (не размещайте их в конце анализа в виде приложений).Таблицы и графики должны иметь заголовки и числовые ссылки (например, Таблица 2: Анализ прибыли альтернативных мощностей; Рисунок 3: Прогнозы продаж для азиатских рынков), и в вашем анализе должна быть сделана конкретная ссылка на каждый таблицу или график, которые вы включили в свой отчет (например, «см. Таблицу 2»).

Вы получите больше баллов от своих читателей, если будете цитировать стороннюю работу и источники. Цитаты приносят внешние точка зрения, которую могут использовать многие организации.Сноски предпочтительнее концевые сноски или разделы библиографии, как читателю удобнее смотреть вниз в нижней части страницы для цитирования, а не на странице до конца бумага. Это экономит время читателя — то, что почти всегда приносит вам пользу. точки.

Рекомендации.   Потратьте пару абзацев на обсуждение какие действия, по вашему мнению, мы должны предпринять на основе результатов вашего исследования. Как правило, вы не будете тем, кто имеет право принимать решения — ваши читатели обычно являются лицами, принимающими решения.Тем не менее, вашим читателям будет любопытно о том, что, по вашему мнению, мы должны делать дальше. Подумайте о консервативном следующем шаге (CNS). Ваши читатели, как правило, с большей вероятностью примут ваши рекомендации, если вы предполагают небольшие, небольшие изменения, а не большие, радикальные изменения. Если вы думаете, что необходимы большие изменения, представьте, что вы разделите их на более мелкие шаги и, здесь, предложите первый шаг.

Ограничения.   Каковы ограничения вашего анализа и выводы? Например, данные, которые вы используете, могут быть неполными или подозреваю — вам, возможно, придется отметить это вашему читателю.Действительно, «Ограничения» или аналогичный раздел может быть шансом навязать ваше превосходное понимание контекста который обрамляет ваш проект. Ваш читатель это оценит.

 

Написание юридических заметок — Юридические исследования и навыки письма

Предложения для внутреннего исследовательского меморандума ( NB: не существует единственно «правильного» стиля. Внимательно проверьте свои инструкции по заданию.)

Дополнительные советы см. в нашем видео «Лайки для изучения права» в левой части этой страницы.

Открытие:

На практике вверху страницы будет номер дела (обычно в протоколе допроса или примечании к делу), чтобы все записи по этому делу хранились вместе. Не все задания юридической школы требуют этого, однако это может быть включено.

Под номером файла можно указать:

                               Получатель:   ___________________________________

                               Отправитель:      ______________________

                               Дата:          ___________________________________

Под этими сведениями вы можете написать «Re:          ______________________» (сокращение от «В отношении», что может означать клиента или организацию, вовлеченную в юридический вопрос)

Корпус:

Иногда основная часть служебной записки начинается с краткого изложения.В нем излагаются основные вопросы, основные спорные области или те, которые требуют наибольшей аналитической глубины и обсуждения, особенно если исследование показывает, что это спорная область права. Этого должно быть достаточно, чтобы предоставить читателю и достаточный контекст для ваших выводов/выводов/рекомендаций по этим вопросам.

Вы можете включить короткий раздел с изложением основных фактов дела. Если вы решите сделать это в задании, постарайтесь не вдаваться в подробности, особенно в отношении важных фактов, которые будут использоваться в основном обсуждении.

Для каждой проблемы напишите отдельный заголовок. Примените структуру ответов IRAC для каждого вопроса и сделайте мини-вывод по каждому из них.

Закрытие/заключение :

Завершите записку вашими общими выводами о ситуации клиента в связи с обсуждаемыми вами вопросами. При необходимости изложите свои рекомендации. Будьте лаконичны и ясны в своих выводах. Будьте реалистичны с рекомендациями и выводами о ситуации клиента — избегайте чрезмерно позитивного или негативного высказывания.Вы можете подписать меморандум своим именем.

 

Процесс написания меморандумов — видео и стенограмма урока

Предварительная запись

Перед тем, как начать писать записку, остановитесь на минуту. Подумайте о цели того, что вы собираетесь написать. Памятка действительно необходима? Если, например, вы просто спрашивали своего начальника, можете ли вы уйти на полчаса раньше в пятницу, то вам, вероятно, не нужно использовать официальную записку. Тем не менее, другие политики требуют такой памятки.

Представьте, что вы начальник, и слишком много людей просят отгулов слишком много раз по пятницам. Очевидно, вам нужно пресечь подобные вещи, но если вы просто начнете говорить «нет» людям, которые спрашивают, вы можете выглядеть предвзято. Даже если кто-то будет ждать, чтобы выслушать ваши рассуждения, на самом деле они не впитают в себя слишком много. Вместо этого служебная записка позволяет вам четко изложить причины изменения, само изменение и то, что люди могут сделать, чтобы поддержать изменение.

Письмо

Видите, как это аккуратно разбито на три четких шага? Это то, что вы должны сделать, когда пишете меморандум.Люди ожидают, что в меморандуме будет четкая аргументация, и ожидают, что он будет следовать определенному формату.

В начале опишите аргументацию в пользу руководства или отношений, которые будут изменены. Возможно, слишком много людей уходит по пятницам или кто-то ушел на пенсию, и поэтому его роль должна быть заполнена.

Затем включите текст с описанием решения проблемы. Может случиться так, что люди могут просить только один выходной в пятницу во второй половине дня или что ведутся поиски, чтобы найти кого-то, кто присоединится к компании в качестве замены пенсионеру.

Наконец, укажите, что люди могут сделать, чтобы поддержать изменения. Уточните, что если это чрезвычайная ситуация, то есть некоторые соображения, но в целом вы ожидаете, что люди будут соблюдать новые правила пятницы во второй половине дня. Или, если вы пишете служебную записку о том, что чья-то должность вакантна, спросите, не знает ли кто-нибудь кого-нибудь, кого может заинтересовать эта должность, и если да, то свяжитесь с соответствующим лицом в организации.

Редактирование

То, что вы закончили писать, не означает, что все закончилось, и, кстати, записка завершена.Теперь вам нужно взглянуть на документ и отредактировать его содержание, ясность и грамматику. В конце концов, даже лучшие из нас могут время от времени использовать проверку орфографии.

Более того, если вы хотите, чтобы меморандум соблюдался, то всем должно быть ясно, о чем идет речь в самом меморандуме. Вы можете заручиться помощью других в окончательной доработке текста. Например, беглый взгляд члена отдела кадров может быть полезен, когда он просит людей не брать выходной по пятницам, чтобы убедиться, что служебная записка соответствует процедурам компании.В качестве альтернативы, если служебная записка касается вакантной должности, попросите кого-то, кто особенно тесно сотрудничал с пенсионером, просмотреть текст, это может гарантировать, что вы правильно получите все детали о роли этого человека в организации.

Итоги урока

В этом уроке мы рассмотрели процесс написания заметок. Мы увидели, что служебные записки обеспечивают официальный способ передачи информации в офисе таким образом, чтобы он был стандартизирован и прост для понимания.

Оттуда мы рассмотрели процесс написания меморандума. Во-первых, мы убедились, что рассматриваемая тема подходит для рассмотрения в служебной записке, а затем удостоверились, что у нас спланирован каждый этап служебной записки. На этих этапах знакомят с рассматриваемой проблемой, предлагают внесенные изменения и предлагают любые предложения для отдельных лиц, которые помогут поддержать изменение. Затем пишем памятку. Наконец, мы редактируем документ с точки зрения грамматики, содержания и любых других проблем, которые могут возникнуть.

Memos

На многих курсах вас просят представить свои работы в виде памяток, а в некоторых случаях ваши задания выдаются вам в виде памяток.Это не только дает вам возможность попрактиковаться в написании профессионального документа, но и побуждает вас рассматривать свое письмо как целенаправленное и нацеленное на определенную аудиторию. Подробная инструкция по написанию заметок — «метамемо», если хотите, — следует.

Чтобы открыть памятку с инструкциями по написанию памяток на этой странице, щелкните здесь.

Меморандум

МИФИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ОНЛАЙН
памятка

ДАТА : 9 августа 2008 г.
КОМУ : Пользователи стиля для студентов онлайн
ОТ : Джо Шалл
ТЕМА : Написание заметок для ваших классов

Эта записка содержит советы по написанию заметок для занятий с особым вниманием к аудитории, формату, организации, содержанию, тону и стилю записки.Поскольку мой совет представлен в виде памятки, вы можете использовать этот документ как образец для написания своих собственных памяток.

Аудитория для служебной записки
Полезно начать с того, что служебная записка — это, по сути, общение один на один между автором и читателем. Хотя меморандум может быть написан для группы людей или для разных аудиторий, обычно это высокоцеленаправленное общение между двумя людьми, которым необходимо поделиться информацией. Когда вы пишете служебную записку профессору в классе, вы очень похожи на сотрудника, которому поручили исследовать проблему и отчитаться перед руководителем.Поэтому ожидается, что вы предоставите конкретную информацию, даже информацию, которая, возможно, уже известна руководителю, в форме, которая проясняет идеи и помещает их в контекст. Наконец, служебная записка имеет более широкий контекст, чем эссе; следовательно, вы можете ссылаться на другие связанные заметки, когда пишете, или вы можете отвечать на конкретные запросы аудитории в своем тексте, фактически продолжая профессиональную беседу.

Типовой формат служебной записки
Общий формат служебной записки может быть разбит на заголовок, основную часть и заключительные примечания.Далее следует краткое описание каждого компонента.

Заголовок
Заголовок состоит из двух частей: часть первая включает две строки по центру вверху страницы 1, в первой строке указывается название компании или учреждения, а во второй строке слово «меморандум»; вторая часть включает строки «ДАТА», «КОМУ», «ОТ» и «ТЕМА» на левом поле, заполненные соответствующим образом.

Основная часть
Основная часть служебной записки следует за введением и обычно состоит из абзацев с одинарным интервалом и пропуском строки между каждым абзацем.Первые строки новых абзацев могут располагаться на левом поле или с отступом в пять пробелов.

Заключительные примечания
Заключительные примечания, используемые для обозначения таких вещей, как вложения, появляются на левом поле двумя строками ниже текста последнего абзаца. Просто набрав слово «Приложение» в качестве заключительного обозначения, вы автоматически отправляете читателя к любому приложению, такому как карта, набор расчетов, электронные таблицы или страница «Ссылки».

Как организованы служебные записки
Общая организация служебной записки аналогична эссе: введение, основные абзацы и заключение.Однако первый абзац меморандума обычно используется в качестве средства прогнозирования. Обратите внимание, как первый абзац этой памятки определяет функцию памятки и отражает ее организацию. Разумно открывать заметки для ваших занятий таким же образом, сначала прямо указывая цель заметки, затем излагая организацию и отмечая, как можно использовать записку.

Организация основной части служебной записки обычно характеризуется использованием заголовков разделов и коротких абзацев. Абзацы не должны быть слишком громоздкими — обычно идеально пять или шесть на странице.На уровне предложений вы должны в полной мере использовать те же организационные инструменты, которые вы используете при написании эссе: значимые тематические предложения; тщательно подобранные переходные слова; выделенные заголовки разделов; блоки цитируемого текста с отступом; маркированная серия примеров; мощные знаки препинания, такие как двоеточие, точка с запятой и тире.

Отбор и цитирование содержания
Содержание служебной записки, конечно же, определяется заданием и требуемым исследованием.Когда вы представляете контент, важно помнить, что избирательность и релевантность имеют большое значение. Ваша задача состоит в том, чтобы отобрать и представить самую актуальную и актуальную информацию, доступную вам. Не стесняйтесь, конечно, допустить, чтобы содержание вашей заметки было в значительной степени основано на вашем исследовании, но также предоставьте свою собственную интерпретацию и организацию этого исследования.

Как и в любом эссе, вы должны задокументировать источники вашей информации, чтобы ваш читатель мог при желании найти первоисточник информации.Если в вашей записке используются источники, предоставьте библиографическую информацию, связанную с вашими источниками, на странице «Ссылки» в качестве вложения в конце заметки — так же, как я сделал это в этой записке.

Тон и стиль заметки
Заметки для ваших занятий требуют очень информативного и прямого тона, но допускают слегка неформальный стиль по сравнению с эссе. Как и в этом меморандуме, «я» и «вы» удобны, потому что они обеспечивают прямой способ общения, но вы должны быть осторожны, чтобы не злоупотреблять этими терминами.Стильная проза является ключом к хорошему написанию заметок, и вы должны без колебаний использовать активные, интерпретирующие наречия и глаголы, а также конкретные, тщательно подобранные прилагательные и существительные.

Записка не должна быть написана сухо и скучно; скорее, он должен подражать тем же стилистическим стандартам, которым всегда следовала хорошая проза. Эти стандарты четко изложены в популярном руководстве по стилю «Элементы стиля» следующим образом:

Предложение не должно содержать ненужных слов, абзац не должен содержать
ненужных предложений по той же причине, по которой в чертеже не должно быть
ненужных линий, а в машине не должно быть ненужных частей (Странк и Уайт, 1979).

Как следует из этой цитаты, хорошая проза может быть элегантной благодаря своей ясности, эффективности и целеустремленности.

Заключение
Заключение служебной записки не должно просто давать краткое изложение всего содержания служебной записки, но должно быть истинным заключением, то есть сформулированным убеждением, сделанным на основе представленных доказательств. Заключительный абзац — это место, где читателю разъясняется суть. Поэтому я завершаю свою итоговую строку о написании памяток для ваших занятий:

  • Изучение и использование стандартного формата заметок для представления текста;
  • Используйте внутренние организационные инструменты, такие как заголовки разделов, тематические предложения, переходные слова и мощные знаки препинания, чтобы улучшить поток идей;
  • Пишите с той же ясностью, изяществом и эффективностью, которые ожидаются от вас в любом эссе.

Приложение

ПРИЛОЖЕНИЕ

Ссылки

Странк, Уильям-младший и Уайт, Э.Б., 1979: Элементы стиля. Macmillan Publishing Company, Inc., Нью-Йорк, 92 стр.

Как написать памятку?: Советы и шаблоны (2022)

Памятка, также известная как напоминание и меморандум, является важной частью бизнеса. Он используется для внутреннего общения в отношении официальных дел или процедур.

Это один из основных способов передачи информации сотрудникам организации.Заметки быстрые, а также эффективный вариант для распространения информации.

В отличие от электронной почты, вы можете отправить записку в виде сообщения большой группе сотрудников. Это может быть весь ваш отдел или даже все, кто работает в вашей компании.

Тем не менее, написание заметки может быть проблемой, если вы плохо знакомы с форматами. Чтобы узнать, как написать служебную записку, продолжайте читать статью, чтобы лучше понять эту тему.

Как выбрать формат для написания меморандума

Когда дело доходит до выбора правильного формата, вам важно понимать, что разные форматы имеют разные цели и задачи.

Это зависит от того, что вы выбираете, например, вы можете написать информационную записку для обмена информацией с вашими сотрудниками, а затем для памятки-запроса вы должны сосредоточиться на убедительной стороне.

Ну, есть разные типы, которые вы можете найти в записках, они включают подтверждение, запрос информации, периодический отчет, результаты исследования и записки с предложениями.

Однако все типы заметок могут иметь схожий формат, но вы можете найти некоторые различия в теле сообщения.

Вот почему важно сосредоточиться на том, какое сообщение вы собираетесь написать, а также на том, кому вы отправляете записку.

Убедитесь, что у вас есть четкое понимание цели или цели, которую содержит записка.

Каковы разделы деловой записки ?

Деловая записка разделена на разделы, в отличие от официально-делового письма в ней нет приветствия или подписи отправителя.

Типичный формат заметок включает в себя различные разделы, например: 

Заголовок

Ну, раздел заголовка включает название, а также адрес компании.Однако, если у вас есть фирменный бланк, эта информация уже будет напечатана.

Прямо под этим разделом вы должны написать слово Меморандум или Меморандум. Это поможет в создании того, что сообщение передается с помощью памятки.

Получатели

Этот раздел предназначен для идентификации получателей.

Здесь вам нужно указать, кому будет отправлена ​​записка или кому она принадлежит.

Например, если вы пишете памятку для сотрудников отдела маркетинга 

Здесь нужно указать «Кому: Всем сотрудникам отдела маркетинга» 

Отправитель

Раздел отправителя предназначен для указания лица, написавшего записку.Он включает в себя название, отдел и обозначение.

Например, если вы помощник менеджера отдела продаж.

Здесь нужно сначала указать свое имя, а затем добавить «Помощник менеджера по продажам»

Копия или дополнительные получатели 

CC (Копия) или Дополнительные получатели — это разделы, в которых вы указываете, кому будет отправлена ​​копия служебной записки для информации.

Упомянутое здесь имя не имеет прямого отношения к памятке или к разделу Кому.

Дата 

Важно указать дату написания меморандума. Включите, когда вы написали заметку в разделе «Дата».

Строка темы 

Строка темы — это раздел, в котором вам нужно написать краткое и точное представление о том, о чем служебная записка.

Здесь вы должны кратко упомянуть о содержании меморандума.

Например, если памятка посвящена тренингу для сотрудников отдела SEO.Тогда здесь нужно написать «Тема: Тренинг для сотрудников отдела SEO»

Тело сообщения 

Что ж, тело сообщения важно, и раздел, на котором вам нужно сосредоточиться больше всего

Тело сообщения включает в себя содержание памятки, информацию и цель. Вы можете разделить его на два или три абзаца.

В первом абзаце этого тела указывается цель меморандума. Теперь вы можете перейти к следующему абзацу, чтобы упомянуть информацию или сообщение.

Хорошо, если содержание длинное, вы можете добавить краткое содержание сообщения. Кроме того, вы можете добавить призыв к действию или убрать призыв к действию 

.

Это поможет понять, какие действия должен предпринять получатель.

Вложения 

Однако добавление вложения не важно и не нужно. Но вы можете добавить, если заметка связана с представленными результатами, исследованием или нужны какие-либо дополнительные данные.

Тогда записка должна иметь вложение для обоснования сообщения записки.

Как написать деловую записку?

Что ж, теперь вам нужно понять, как вы должны написать свою записку. Написание состоит из нескольких основных шагов, которые просты и легки для выполнения.

Включает: 

Шаг 1. Укажите, для чего предназначена ваша памятка 

В первом вступительном абзаце должна быть упомянута цель вашей записки 

Человек, читающий служебную записку, должен мгновенно понять, что отправитель сообщает ему во вступительном абзаце.

Кроме того, содержание вашего меморандума должно быть составлено таким образом, чтобы отвечать на вопросы. Обязательно продумайте, какой вопрос может возникнуть у вашего сотрудника или получателя.

Цель должна быть первой вещью, которая должна быть ясной, затем вы можете расширить детали или действия, которые необходимо предпринять.

Не забудьте расположить все события в хронологическом порядке. Это поможет дать сотруднику гораздо больше ясности, а также ему будет намного проще предпринимать действия, если это необходимо.

 

Шаг 2. Сделайте это лаконичным и позитивным во всем 

С момента написания вашей записки будет адресовано руководителю или коллегам. Важно, чтобы вы сохраняли позитивный язык во время написания меморандума.

Кроме того, оно будет отправлено людям, которых вы знаете и с которыми будете взаимодействовать ежедневно. Держите язык таким образом.

Кроме того, делайте свои предложения короткими и четкими. Кроме того, используйте активный залог, чтобы вы могли передать цель.

Это поможет повысить авторитет среди ваших коллег.

Шаг 3. Отправка сообщения через строку темы 

Следующее, что вы должны быть осторожны в том, что вы пишете в строке темы. Этот раздел должен рассказать читателям о том, чего им следует ожидать при чтении меморандума.

Кроме того, в строке темы указано, куда они помещают папки электронной почты.

Например, , если это обновление бюджета для отдела маркетинга, то это поможет понять, прочитав тему заметки, а также просмотреть действия, которые повлияют на работу, а также на отдел.

Шаг 4. Разбивка информации на основные абзацы и заключение 

Используйте основной абзац для уточнения объявления о принимаемом вами решении. Кроме того, добавьте, как это повлияет на сотрудников и дальнейшую работу.

Кроме того, это может быть полезно для ответа на вопросы, а также чувства, которые могут испытывать ваши сотрудники.

Выразите благодарность и ориентируйтесь на изменения.

Что такое шаблон для написания памятки?

Теперь важно понять шаблон написания меморандума.Вам следует использовать следующий формат: 

.

Деловой меморандум 

Дата : Добавить текущий месяц, день и год

Кому:  Добавьте имя сотрудника, которому вы отправляете записку 

От кого: Здесь вам нужно добавить свое имя и фамилию, а также название вашей компании

Тема:   Для чего эта записка?

Тело: начните с перечисления причин написания меморандума.Держите его в одном предложении, но если это невозможно, вы можете переключиться на два предложения. Теперь добавьте детали, которыми человек должен поделиться с сотрудниками начального уровня. Объясните ответ или последующие действия, которые были отправлены компанией, если они у вас есть.

Теперь сформулируйте заключение. Вы также можете использовать это для определения реакции читателя. Упомяните действия, которые вы хотите, чтобы ваш читатель предпринял.

Спасибо,

Ваше имя и фамилия

Адрес электронной почты вашей компании

Телефон вашей компании

Если вы добавляете вложения, вы должны объяснить это в памятке.

Советы по написанию деловой записки 

Что ж, теперь, когда у вас есть понимание того, как написать памятку вместе с правильным форматом.

Вот несколько советов, которые сделают вашу памятку эффективной.

  • Проверьте, есть ли у вас какие-либо стилистические требования, связанные с вашей работой. Кроме того, поищите любую стандартную форму, которая есть в вашей компании для написания служебных записок. Его можно скачать или нет?
  • Убедитесь, что основная часть текста краткая, правильная и продуманная.Кроме того, проверяйте грамматику, чтобы знать, что все правильно и легко читается.
  • Делайте предложения простыми. Не используйте длинные предложения и избегайте многословных фраз.
  • Не использовать растворы. Ваша записка должна напрямую относиться к теме.
  • Если у вас есть что-то важное, используйте маркированный список, а также заголовок для передачи сообщения.
  • Также используйте заключительные утверждения в конце записки. Держите его вдохновляющим и прямым, чтобы ваши читатели знали, какие действия им нужно предпринять.
  • Если вы добавляете вложения вместе с запиской, укажите это или используйте одно слово «вложение».
  • После того, как вы закончите черновик, не забудьте поделиться им со своим знакомым или коллегой. Это поможет вам отловить ошибки, которые могли проскочить.

Часто задаваемые вопросы (FAQ) Каковы три части написания меморандума?


Три основные части написания меморандума делятся на заголовок, тему и дату и сообщение.

Что означает памятка в общении?


Памятка — это политика связи, краткие отчеты, процедуры, отчеты или бизнес. Это связано с бизнесом и происходит внутри организации.

Чем полезна памятка?


Памятка имеет разные преимущества, ну, она быстрая и намного быстрее. Кроме того, это удобная среда для общения. Дело не только в том, что это не так уж дорого и может быть легко сохранено в виде письменных записей.

Читатели также любят читать:

Как написать меморандум (памятка)

Что такое меморандум? Меморандум или меморандум можно просто определить как короткую официальную заметку или сообщение, которое человек в организации или компании отправляет другому лицу или группе людей в той же организации или компании.

Меморандум широко известен как «меморандум». Форма единственного числа – «меморандум». Множественное число для меморандума может быть «меморандумы», «меморандумы» или даже «меморандумы».

Например, в компании у вас может быть служебная записка от управляющего директора всем руководителям отделов одной компании.

Памятки являются очень важными инструментами в каждой компании или организации, потому что они используются для информирования одного или нескольких лиц о чем-то важном. Их также можно использовать для напоминания людям об определенных важных вещах.

Одна интересная особенность заметок заключается в том, что их обычно не кладут в конверты перед отправкой получателям. Обычно они помещаются в ящики для заинтересованных сторон. Что такое голубь? Это набор небольших открытых коробок, которые крепятся к стене во многих организациях или на рабочих местах. Основная цель ячеек в организации состоит в том, чтобы люди могли хранить письма, сообщения, заметки и т. д., чтобы другие люди могли иметь к ним доступ.

Как написать меморандум (меморандум)

Написать служебную записку довольно просто и понятно, потому что служебные записки, как правило, очень короткие.При написании служебной записки степень формальности во многом будет зависеть от получателя или получателей служебной записки.

Первый раздел меморандума, раздел заголовка состоит из четырех основных компонентов. Это

  1. Поле « Кому» . Здесь должны отображаться имена получателей и должности.
  2. Поле « От» . В этом поле отображается имя отправителя и должность.
  3. Поле « Дата» . Конечно, здесь идет дата.
  4. Поле «Тема ». Тема меморандума должна быть коротким предложением, которое несет в себе всю цель меморандума.

Второй шаг вступительный абзац . В этом первом абзаце должна быть четко указана цель служебной записки и подробный, но краткий обзор того, о чем вы собираетесь говорить в основной части служебной записки.

Третий шаг — поговорить о проблеме . Но не забывайте идти прямо к делу и не ходите вокруг да около.Заметки должны быть краткими и лаконичными, но информативными.

Ваше заключение также должно быть кратким и прямолинейным. Вы должны включить все, что, по вашему мнению, должен сделать получатель(и), прежде чем резюмировать все, что вы сказали.

Подпишите меморандум . Вы можете поставить свою подпись на заметку. Однако в некоторых компаниях это необязательно. Но я настоятельно рекомендую вам это сделать.

Советы по написанию памятки

  • Всегда используйте четкие и лаконичные формулировки при написании служебной записки.
  • Заметки обычно пишутся с однострочными пробелами.
  • При изложении основных моментов в служебной записке вы должны использовать маркеры или заголовки.
  • Убедитесь, что вы проверили свою записку перед отправкой. Это очень важно сделать, чтобы избавиться от всех ошибок, таких как грамматические ошибки.

Цель меморандума или меморандума

Ниже приведены некоторые из причин, по которым человек или группа людей напишет меморандум

.
  • Для передачи информации
  • Чтобы напомнить кому-то или группе людей о чем-то важном
  • Сделать запрос
  • Сделать предложение
  • Представить неофициальный отчет
  • Дать ответ на вопрос

ПРИМЕЧАНИЕ:

Памятка вышестоящего работника, такого как менеджер, подчиненному персоналу обычно начинается с ОТ в разделе заголовка, тогда как служебная записка подчиненного работника вышестоящему офицеру обычно начинается с ДО в разделе заголовка.

Примеры служебных записок от вышестоящего офицера к подчиненному и наоборот:

ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА ОТ ВЫСШЕГО НАЧАЛЬНИКА ПОДЧИНЕННОМУ НАЧАЛЬНИКУ

ИЗ : имя автора плюс титул.

TO : Имя получателя плюс должность.

ДАТА : День написания меморандума.

ТЕМА : Тема записки.

 

ЗАПИСКА ОТ ПОДЧИНЕННОГО СОТРУДНИКА НАЧАЛЬНИКУ

TO : имя получателя плюс должность.

ИЗ : Имя автора плюс должность.

ДАТА : День написания меморандума.

ТЕМА : Тема записки.

Следуйте за нами на Facebook

.

Похожие записи

Вам будет интересно

Какие бывают профессии список для девушек: Профессии для девушек: рейтинг востребованных женских профессий

Бизнесмен это человек который: Бизнесмен (англ. businessman) | определение, значение, понятие, термин

Добавить комментарий

Комментарий добавить легко